Concept Flex. Service-Aufträge

Übersicht Serviceeinsätze

Dem Techniker steht im Modul Serviceeinsätze eine Übersicht, aller ihm zugewiesenen Einsätze zur Verfügung.

Diese unterteilt sich in erledigte, anstehende und sich aktuell in Bearbeitung befindende Einsätze. Zusätzlich werden über Symbole Besonderheiten gekennzeichnet.

Dieses Modul ist Dreh- und Angelpunkt für die Abarbeitung von Serviceeinsätzen und grundlegend vorhanden.

1. Modulfunktionen. Datumsauswahl und Selbstdisposition (wird im weiteren Verlauf beschreiben).
2. Datumsauswahl. Kalendersymbol = Einsätze heute und Blätterfunktion über die Pfeilsymbole.
3. Status. Status aus Sicht des Technikers (wird im weiteren Verlauf beschreiben).
4. Symbole. Unterstützen die Darstellungen (werden im weiteren Verlauf beschrieben)
5. Kundendaten. Disponierte Uhrzeit und Anschrift für den Einsatz
6. Aktualisierung. Aktualisiert die Liste der Einsätze

Anzeige der Serviceeinsätze auf der Agenda

Flex Service Agenda

Wenn die Agenda aktiviert ist (Einstellungen → Modul Start → Agenda anzeigen), werden die Einsätze unter Termine bereits auf dem Startbildschirm der Anwendung angezeigt. (entsprechendes Zugriffsrecht vorausgesetzt)

Symbole

Der Schraubenschlüssel symbolisiert das es sich um einen Serviceeinsatz (Serviceauftrag) handelt…

• Erledigte Serviceeinsätze sind grau gekennzeichnet.
• Serviceeinsätze ohne Maschine sind dunkelgrau gekennzeichnet.

Ist der Schraubenschlüssel farbig dargestellt, gibt die Farbe Auskunft über die Reaktionszeit (SLA)…

• Ist keine Reaktionszeit zu beachten, ist der Schraubenschlüssel blau.
• Grün bedeutet, das aktuell noch weniger als 50% der Reaktionszeit verstrichen sind.
• Gelb bedeutet, von der Reaktionszeit sind bereits über 50% verstrichen.
• Ist die Reaktionszeit überschritten, wird der Schraubenschlüssel rot dargestellt.

Zusatzsymbole

Der gelbe Stern symbolisiert neue Einsätze, die noch nicht gelesen wurden. In den Status gelesen wechselt der Einsatz sobald der Technik ihn auswählt bzw. anklickt und die Übersicht zum Einsatz selbst angezeigt bekommt. Ab diesem Zeitpunkt bekommt auch der Innen- und Außendienst den Status „gelesen vom Techniker“ angezeigt.

Das rote Dreieck symbolisiert, im Zusammenhang mit einer Datums- bzw. Zeitangabe, dass es sich um einen Fixtermin handelt.

Status aus Sicht des Servicetechnikers

Offen :

• Der Einsatz wurde noch nicht bearbeitet. Trägt er als zusätzliches Symbol einen gelben Stern, so wurde er noch nicht gelesen.
• Dem Innen- bzw. Außendienst wird der Einsatz als lediglich disponiert angezeigt und ohne den gelben Stern als gelesen vom Techniker.

in Bearbeitung:

• Der Servicetechniker hat den Einsatz begonnen zu bearbeiten. Je nach Arbeitsschritt, wird dem Innen- bzw. Außendienst der Einsatz als in Anfahrt oder im Einsatz (vor Ort) angezeigt.

Geparkt

• Wird der Einsatz unterbrochen, z.B. bei einer Pause, oder es werden mehrere parallel bearbeitet und gewechselt, z.B. im Bereich IT, wo während eine Installation läuft ein weiteres Problem bearbeitet wird, so kann der Servicetechniker einen Einsatz parken und dieser Status wird vergeben.

Erledigt:

• Dieser Einsatz ist für den Servicetechniker abgeschlossen unabhängig davon, ob ein Folgeeinsatz nötig ist. Ein Serviceauftrag kann aus mehreren Einsätzen bestehen.

Je nach Einstellung und Prozess im Unternehmen, können für den Kunden Benachrichtigungen bei Statuswechsel oder die Anzeige der Serviceeinsätze im Kundenportal konfiguriert sein. In diesen Fällen ist auch der Kunde über den jeweiligen Status informiert!

Offline-Betrieb

Das System wechselt selbständig in den Offline-Betrieb, wenn keine Internetverbindung besteht und kümmert sich selbständig um die Aktualisierung. Im Kurs Flex Grundlagen haben wir gelernt, dass der Offline-Betrieb am Symbol durchgestrichene Wolke in der Kopfzeile zu erkennen ist.

• Die Anwendung speichert alle relevanten Daten, die nötig sind um den Einsatz abzuarbeiten, zwischen und aktualisiert diese, wenn wieder eine ausreichende Internetverbindung besteht.
• Je nach Netzabdeckung oder auch Netzqualität, gerade bei EDGE oder GSM, im Smartphone an den Symbolen E und G bzw. GSM zu erkennen, kann es vorkommen, dass dennoch nicht vollständig aktualisiert werden kann.
• Das kann dazu führen, dass man als Servicetechniker nicht weiter arbeiten kann, da zwar eine Verbindung erkannt wird, diese aber qualitativ keinen Datenaustausch ermöglicht.
• Daher ist der Offline-Betrieb auch manuell aktivierbar. Im Menü Einstellungen gibt es hierfür die entsprechende Option.

• Die Funktion bleibt so lange aktiv, bis sie entweder manuell deaktiviert wird oder spätestens wenn die Liste der Einsätze manuell aktualisiert und dabei eine ausreichende Verbindung zum Internet erkannt wird.

So ist sichergestellt, dass bei wieder vorhandener Internetverbindung der Offline-Betrieb beendet wird und sich die Einsätze aktualisieren. Gibt es weiterhin Probleme mit dem mobilen Netz, muss bzw. kann der Offline-Betrieb erneut manuell aktiviert werden.

Aktualisierung

Über den ActionButton kann die Übersicht der Einsätze aktualisiert werden. Dabei werden, vorausgesetzt es besteht eine Verbindung zum Internet, alle vorhandenen Einsätze in beide Richtungen inhaltlich aktualisiert.

Befindet sich die Anwendung im Offline-Betrieb wird versucht über die Aktualisierung wieder eine Verbindung herzustellen um die Einsätze abzugleichen. Wird eine ausreichende Internetverbindung erkannt und die Daten können aktualisiert werden, wird der Offline-Betrieb an dieser Stelle beendet um sicherzustellen, dass der Servicetechniker auf dem Aktuellen Stand bleibt. Es besteht jederzeit die Möglichkeit den Offline-Betrieb wieder manuell zu aktivieren.

Aufruf der Serviceeinsätze

Nach dem Start von Concept Flex werden über Serviceaufträge die Einsätze des Technikers angezeigt.

• Unter aktuell werden die Einsätze angezeigt, die sich ab Status „Anfahrt beginnen“ befinden
• Unter offen werden alle zugeordneten Einsätze angezeigt
• Unter erledigt werden die abgeschlossenen Einsätze angezeigt.

Wird ein Einsatz aufgerufen, dann werden in der nachfolgenden Maske die Einsatzdaten angezeigt

Hier kann entschieden werden wie weiter vorgegangen wird Mit Klick auf den Stift werden die entsprechende Möglichkeiten angezeigt und können un ausgewählt werden.

Wird der Einsatz beendet, so werden über Positionen:

• Neue Artikel
• Neue Tätigkeiten
• Dateien

Dem Einsatz hinzugefügt.

Neue Tätigkeiten werden nur eingefügt, wenn dies nicht über die Rückmeldung erfolgen kann.

• Zusätzliche abweichende Tätigkeiten zur Rückmeldung
• Zweiter Techniker, der mit am Einsatz beteiligt war.

Über „Rückmeldung“ wird der Einsatz abgeschlossen

• Erfassung der Fahrtzeit und gefahrenen Kilometer
• Erfassung der Arbeitszeit
• Auswahl der Stundenart und Tätigkeit
• Eingabe der relevanten Zählerstände
• Angabe des Einsatz-Status
• Abschluss durch Unterschrift des Kunden