Concept Wiki allgemein

allgemein:allgemein

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Allgemeine Informationen zur Arbeit mit Concept Office

allgemein:benutzereinstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-18T10:54:21+00:00

Benutzereinstellungen

Concept Office verwaltet ab Version 6.0 modulübergreifend die Einstellungen des angemeldeten Benutzers. Die Einstellungen werden zentral gespeichert. Getroffene Einstellungen werden programmweit ausgewertet.

Aufrufen der Benutzereinstellungen

Der Aufruf erfolgt durch den Klick auf die Office-Schaltfläche. Und einen weiteren Klick auf Optionen. Anschließend öffnet ich eine Maske, welche ebenfalls Optionen heißt

Auf der linken Seite der Optionenmaske ist die Auswahl verschiedener Einstellungsoptionen zu finden.

Allgemeine Optionen

Feld mit Enter-Taste verlassen

Ist diese Option aktiviert, muss man in mehrzeiligen Feldern STRG + Enter für einen Zeilenumbruch benutzen.

Farbschema

Im Abschnitt Container-Einstellungen wird dem Concept Office-Nutzer die Möglichkeit gegeben das Programm farblich individuell zu gestalten. Nach der Auswahl der Farben und der Beendigung der Einstellungen mit ‚OK‘ sollte Concept Office geschlossen werden und wieder neu gestartet werden, damit die Einstellungen greifen.

Auch im Abschnitt Baumstruktur-Einstellungen kann der Nutzer die Strukturansicht farblich nach Belieben einstellen.

Suchoptionen

Preise in Suchergebnis einbeziehen

Diese Option startet bereits in der Suche eine Preisfindung. Hier ist zu beachten, dass die Performance erheblich beeinflusst wird und somit die Suchzeit verlängert.

Modulspezifische Optionen

Kalender und Disposition

Mehr zum Modul Kalender
Mehr zum Modul Disposition

Outlooksynchronisation

Einstellungen zur Schnittstelle mit Microsoft Outlook

Erinnerungs- und Telefonüberwachung

Hier hier mehr zur Erinnerungsfunktion von Concept Office.

Modulstart

Steuer den Start von Modulen im Ansichts-Tab

allgemein, Optionen

allgemein:bilder

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Bildbearbeitung für Concept Office

Erstellung quadratischer Artikelbilder mit FastStone Photo Resizer 3.2

Eine freie, nichtkommerzielle Version ist unter http://www.faststone.org/ erhältlich.

1. Die zu ändernden Bilder auswählen.

2. Über „Advanced Options“ die entsprechenden Einstellungen vornehmen.

3. Unter Resize die gewünschte Bildgröße einstellen (hier die längste Seite auf 5 cm = 591 Pixel)

4. Unter Canvas die Größe des Bereichs angeben, in welchen das Bild eingefügt werden soll. In diesem Beispiel 5 x 5 cm.

5. Nach den entsprechenden Einstellungen ein Zielverzeichnis auswählen und die Bilder konvertieren.

Beispiel:

Vorher:

Nachher: (für eine bessere optische Darstellung wurde hier ein Rahmen hinzugefügt)

intern, Bilder

allgemein:cokundentool

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-05T10:06:50+00:00

COKundentool

Allgemeine Einstellungen

Es werden nur Kundensonderpreise für die Kunden ausgegeben, welche im Modul „Firmen“ unter „Kundendaten“ in der Rubrik „Allgemein“ eine „Internetshop-ID:“ haben. Die Internetshop-ID kann mit der Firmennummer identisch sein.

Die Ausgabe der Kundensonderkonditionen erfolgt über das Modul „COKundentools.exe“. Dieses befindet sich im Programmpfad unter …\Programme\Software-Concept\Conceptoffice\sc.CO.Kundentools.exe oder unter C:\Users\Windows-Benutzername\Appdata\Local\ConceptOffice\sc.CO.Kundentools.exe . Aus diesem Verzeichnis, eine Verknüpfung auf den Desktop anlegen. Anschließend auf dem Desktop mit der rechten Maustaste die Eigenschaften der Verknüpfung aufrufen und unter Ziel, den vorhandenen Eintrag ergänzen um „ PrivatePilot“.

Wird dies nicht vorgenommen, so muss beim Start des „COKundentools“ die Eingabe „PrivatePilot“ manuell eingetragen werden.

Für die Ausgabe der Kundensonderkonditionen muss in der Datei „COKundentools.ini“ ein Eintrag mit dem Ausgabepfad angelegt werden. Die Datei „COKundentools.ini“ ist im Pfad ..\Sysdata

Wird das Programm über die Verknüpfung das erste Mal gestartet und der Eintrag wird in der COKundentools.ini nicht gefunden, dann wird der Eintrag automatisch angelegt und der Ausgabe-Pfad kann anschließend eingetragen, bzw. geändert werden.

Ausgabe der Kundensonderpreise

Der Aufruf des Moduls zur Ausgabe der Kundensonderpreise erfolgt über die angelegte Verknüpfung.

Einstellungen

Als Mandant wird der aktuelle Mandant aus Concept Office voreingestellt.

Unter „Kundennr:“ kann ein Kunde ausgewählt werden, so dass nur für diesen Kunden die Kundensonderpreise ausgelesen werden.

Erfolgt keine Auswahl (Kundennr:=0), so werden die Kundensonderpreise zu allen Kunden mit einer Internetshop-ID ausgelesen. Die Internetshop-ID wird im Modul „Firmen“, in der Registerkarte „Kundendaten“, unter „Allgemein“, im Feld „Internetshop-ID“, hinterlegt.
Für jeden Kunden wird eine eigene Datei mit Kundennummer und Name angelegt.

Unter „Ausgabepfad:“ wird der Pfad eingestellt, bzw. aus der COKundentool.ini übernommen, in welchen die Datei(en) abgelegt werden. Von dort aus können die Dateien in den Webshop übertragen werden.

Optionen für die Ausgabe der Daten

Kundenartikelpreise ausgeben: es werden nur Kundensonderpreise zu dem ausgewählten Kunden ausgegeben. Dies betrifft alle Kundenartikel und Kundenwarengruppenpreise.
Kundengruppenartikelpreise ausgeben: es werden Sonderpreise der Kundengruppe ausgegeben. Dies betrifft alle Kundengruppenartikel und Kundengruppenwarengruppenpreise.
nur Artikel mit Exportkennzeichen berücksichtigen: selektiert alle Artikel, bei denen „Artikel exportieren“ im Artikelstamm aktiviert ist.
Preise für Bereiche ausgeben: wählt Sonderpreise für einen Bereich aus, z.B. Artikelnummer = „Lei*“ (für alle Artikel, welche mit Lei beginnen), oder Artikelnummer = „*“ (für alle Artikel), oder Warengruppe = „*“ (für alle Warengruppen).
nur Kundenartikel-Nettopreise (ohne Warengruppenpreise): hier werden, nur Artikel-Sonderkonditionen mit absoluten Beträgen, aber keine Warengruppenpreise und keine Bereichspreise ausgewählt.
Bei Rabattregelung Rabatte ausgeben: hier werden Sonderkonditionen mit Rabatten ausgegeben.
Datei mit Staffelmenge ausgeben: sind Staffelpreise angegeben, so werden diese mit ausgegeben, sonst nur die kleinste Staffelmenge (0, oder 1)
Artikel als Kernsortiment ausgeben: Artikel werden mit dem Kennzeichen Kernsortiment ausgegeben
Aktionspreise ignorieren: sind Aktionspreise vorhanden, werden diese ignoriert
Nullpreise explizit ausgeben: wird der Haken gesetzt werden Artikel mit Nullpreise mit ausgegeben, andernfalls werden diese ignoriert
Nur Preise aus dem Preiskatalog: die Ausgabe der Preise einzelner Preiskataloge
Preiskatalogname in Ausgabedateiname aufnehmen: hier wird der Name des gewählten Preiskataloges mit in den Dateinamen der ausgegebenen Datei übernommen
Webkatalogname in Ausgabedateiname aufnehmen: hier wird der Name des gewählten Webkataloges mit in den Dateinamen der ausgegebenen Datei übernommen
Für Artikel, die keinen gültige Sonderkondition haben, den Listenpreis ausgeben: Ist dieser Haken gesetzt wird für Artikel, die keinen gültigen Preis im gewählten Katalog haben, der Listenpreis übernommen.
Kundennr. anstelle von Kurzname in Dateiname: Wird bei der Ausgabe im Dateinamen die Kundennummer anstelle des Kunden-Kurznamen verwendet.
Zusätzlich alle Kundenartikel ausgeben
PBS-Deutschland: Anbindung des PBS-Deutschland-Webshop

Führende Artikelnummer

Auswahl, ob für den Webshop die eigene Artikelnummer aus Concept Office übergeben wird.
Die Artikelnummer aus einem Katalogeintrag, im Modul Artikel, unter „Katalog“
Alternativ kann der Artikel auch mit beiden Nummern übergeben werden
nach GTIN (wenn keine GTIN vorhanden ist, wird der Artikel ignoriert)

Ist die Parameterauswahl abgeschlossen, dann werden die Kundensonderpreise über den Button „Start“, in das Zielverzeichnis ausgegeben. Für jeden Kunden wird eine eigene Datei erzeugt. Zur Überprüfung kann das Protokoll eingesehen werden, in dem die ausgegebenen Dateien gelistet sind und auch Fehler vermerkt werden.

Will man den Prozess automatisieren, kann man als 2. Parameter am Kundentool eine 0 mitgeben und kann das Kundentool in den Windows-Taskplaner einbinden.

Beim Kundentool zur Preislistenausgabe PrivatePilot können jetzt Sets von Einstellungen als Schema gespeichert, geladen und gelöscht, sowie automatisch ausgeführt werden. Mögliche Aufrufparameter des Kundentools:

```
Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot
```
- Maske wird angezeigt
```
Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot <Kundennummer>
```
- Automatische Verarbeitung mit Standardschema für den angegebenen Kunden

Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot <Kundennummer> <Schemaname>

Anstelle einer speziellen Kundennummer kann auch * angegeben werden. Damit werden die Dateien für alle Kunden ausgegeben.

COKundentool,, Webshop

allgemein:customer_buttons

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-26T14:25:16+00:00

Customer Buttons - Individuelle Buttonliste

Diese Funktion ist mit der Lizenz Admin-Modul verfügbar.

Neben der ‚Internen Hilfe‘ ist es nun möglich, eine individuelle Buttonliste zu konfigurieren.

Die gewünschten Einstellungen sowie die relevanten Dateien müssen im Unterordner ‚CustomButtons‘ des Documents-Ordners hinterlegt werden. Wie auch bei der internen Hilfe kann hier nochmals nach Mandanten getrennt werden, indem speziell für einen Mandanten gedachte Einstellungen und Dateien in einem Unterordner mit der Mandantennummer als Bezeichnung gespeichert werden.

Die Buttons werden in der Datei CustomButtonMappings.ini konfiguriert.

Für jedes Modul, bei dem eine Reihe von Buttons verfügbar sein soll, muss ein Abschnitt innerhalb der Datei angelegt werden, dessen Überschrift das Kürzel des Moduls bildet.

Die Buttons werden pro Modul durchnummeriert und mit Titel, Link und Icon-Link nach folgendem Schema definiert:

< Nr > = < Titel > | < Link > | < Icon-Verweis >

Der Link kann sowohl ein Verweis auf eine Datei als auch ein Link einer Website sein. Außerdem kann er Platzhalter enthalten, die beim Aufruf des Buttons ausgetauscht werden würden. Ein Icon muss nicht zwangsläufig angegeben werden.

Ein Teil dieser Konfigurations-Datei könnte folgendermaßen aussehen:

[FA]
1= Preise | "C:\VBNetApps\CO70Release\_BuildOutput\bin\release\Sc.Co.KundenTools.exe" PrivatePilot 15208 | EuroGrau32.png

[MA]
1=Maschinen-Beschreibung | Maschinen\Beschreibungen\#SE#.pdf
2=Konica-Support | https://konica.de/support | support.jpg

[MM]
1=Fleet Management System | https://fleet-management.de

Per Customer Buttons Recherchen ausführen

Es gibt außerdem die Möglichkeit, zu exportierende Recherchen und Recherchenketten via Custom Button auszuführen. Dazu ist es notwendig, dass in der Recherche die Zieldatei und das Excel-Blatt definiert sind.

Beispiel in CustomButtonMappings.ini:

[FA]
1=Recherche-Test | Recherche: 500024; $Kontaktnummer = #KU#

Besonderheit Modul Disposition 2.0

Bei den Tools der individuellen Buttonliste kann der Link im Modul ‚Dispo 2.0‘ den Platzhalter '#AktivitaetenNummern#' enthalten. Dieser Platzhalter wird durch eine mit Komma getrennte Liste der Aktivitätennummern der ausgewählten Aktivitäten ersetzt.

allgemein:dsgvo-datenschutzgrundverordnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-07-01T13:15:39+00:00

DSGVO Datenschutzgrundverordnung

Anpassungen in Concept Office

Ab 25. Mai 2018 gilt die neue EU Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). In Concept Office sind dazu erweiterte Funktionen implementiert, um den Händler datenschutzkonform agieren zu lassen.

Firmen Stammdaten

An jedem Firmendatensatz kann der Status der AVV eingestellt und fortlaufend eingesehen werden.

Einstellungen zur Herkunft

Es kann hinterlegt werden, welcher Herkunft die entsprechenden Datensätze sind. Diese Funktion ist am Kontakt, sowie am Ansprechpartner einstellbar. Mittels Zuweisen einer Aktion kann eindeutig nachvollzogen werden, wo der Datensatz herkommt.

Kontakt

Ansprechpartner

Modulfunktion Kontaktdatenauskunft

Für die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) kann mit der Modulfunktion eine E-Mail erzeugt werden, welche die Kontaktinformationen als Dateianhang enthält. Diese können auch direkt ausgedruckt werden. Mittels Vorschau kann das Dokument geprüft werden

Der Vereinbarungsinhalt ist in Textbausteinen hinterlegt. Diese sind im Einzelnen:

bwMailTextDSGVOAP
bwMailTextDSGVOKunde
bwMailBetreffDSGVOAP
bwMailBetreffDSGVOKunde

und können bei Bedarf angepasst werden.

Anhang zur Email der Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV)

Diese Modulfunktion ist in gleicher Funktionsweise auch am Ansprechpartner verfügbar.

Neuerungen beim Löschen von Kontakten

Beim Löschen von Kontakten wird der Kontakt als gelöscht gekennzeichnet. Namen, Anschriften und Ansprechpartner werden gelöscht. Vorgänge, Umsätze und Druckdokumente bleiben erhalten, sind aber nur durch gezielte Abfrage sichtbar.

Kontakte, Firmen, Ansprechpartner

Anonymisierung

Bei Ansprechpartnern und Kontakten (Firmen) gibt es die Modulfunktion Ansprechpartner oder Kontaktdaten anonymisieren.

Im Rahmen der Anonymisierung personenbezogener Daten bei Ansprechpartnern und Kontakten (Firmen) in den Übersichten der Ansprechpartner und der Kontakte wurden zwei Spalten (Anonymisierung-Info und Anonymisiert am) hinzugefügt.

Es kann nun ein Grund für die Anonymisierung hinterlegt werden (Anonymisierung-Info).
Zusätzlich wird automatisch das Datum der Anonymisierung gespeichert (Anonymisiert am).
Eine Captcha-Sicherheitsabfrage zum Anonymisieren von Ansprechpartnern wurde hinzugefügt.

allgemein:emails

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Emails mit Outlook synchronisieren

Das Synchronisieren von Emails mit Outlook dient lediglich der Verknüpfung von Mails mit Kunden oder/und Ansprechpartnern. Concept office ist kein Email-Client. Das Antworten auf oder Weiterleiten von archivierten Emails ist nicht möglich.

Bitte beachten Sie, dass importierte Emails als Datei auf dem zentralen CO-Server abgelegt werden. Sie sind dort von jedem Mitarbeiter mit entsprechenden Leserechten (jeder Concept Office Anwender im Unternehmen) einsehbar.

Synchronisation einrichten

Bitte lesen Sie zuerst diesen grundlegenden Artikel zur Outlooksynchronisation

Legen Sie einen neuen Ordner in Outlook an (zum Beispiel: CO_Mailarchiv). Hinterlegen Sie diesen Ordner in den Optionen der Outlooksynchronisation.

Importierte Mails werden in Outlook gelöscht. Geben Sie keinesfalls ihren Posteingangsordner an und kopieren Sie zu archivierende Mails in den Ordner, damit das Original in Outlook erhalten bleibt.

Emails in Concept Office importieren

Nun wird dieser Outlook-Ordner beim Synchronisieren (automatisch und manuell) auf Mails geprüft. Diese werden im Modul Dokumente im Bereich Mailarchiv angezeigt und zeitgleich als Dokument unter ..\co\documents\Mandantennummer\Emails abgelegt.

Nun können diese Mails mit einer Aktivität versehen und mit dem entsprechenden Kunden verknüpft werden. Dabei schlägt Concept office die Firma und den Ansprechpartner entsprechend vor, wenn die Mailadresse des Absenders bekannt ist.

allgemein:exchangesynchronisation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Synchronisation über Microsoft Exchange Server

Concept Office verfügt über die Möglichkeit, Daten mit Microsoft Outlook-Konten abzugleichen. Dies kann für Einzelplätze über die Outlook-Synchronisation erfolgen. Für größere Unternehmen sowie Mitarbeiter die nicht täglich lokal mit Concept Office arbeiten, gibt es alternativ die Möglichkeit, die Daten zentral via Microsoft Exchange zu synchronisieren.

Funktionsweise

Über einen Dienst wird zentral mit dem Exchange-Server kommuniziert. Der Dienst synchronisiert alle für ihn eingestellten Benutzerkonten gemäß den inhaltlichen Einstellungen. Anschließend wird ein definiertes Synchronisationsintervall abgewartet, bevor der Prozess erneut durchlaufen wird.

Voraussetzungen

Folgendes wird benötigt:

Exchange Server (ab Version 2010), der die Emailkonten der Mitarbeiter verwaltet
Benutzer-Account, welcher über die Berechtigung Exchange Impersonation verfügt
Server mit installierter Concept Office-Applikation und Verbindung zum Exchange-Server

Diese Funktion wird mit der Lizenz Exchange Synchronisation freigeschaltet.

Bei der Synchronisation werden personenbezogene Daten auf weitere Geräte, in die lokalen Outlookinstanzen, kopiert. Daher sollten Sie durch Ihren Datenschutzbeauftragten prüfen lassen, welche Notwendigkeiten hinsichtlich der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Ihr Unternehmen bestehen.

Technische Einstellungen

Einrichten des Dienst-Benutzers auf dem Exchangeserver

Nachfolgend die beispielhafte Einrichtung eines Benutzers, in dessen Kontext der Synchronisationsdienst ausgeführt werden soll.

Als erstes wird der Domänenbenutzer ewservice mit einem Exchangeserverpostfach angelegt.

Mittels eines Webbrowsers kann man sich als Domänenadministrator an der Exchangeserververwaltungskonsole anmelden über:

https://[Url des Exchangeservers]/ecp

Nach der Anmeldung sollte man sich im Knoten E-Mail > Optionen: Meine Organisation verwalten befinden.

In der Liste der Postfächer sollte jetzt auch das Postfach ewservice zu sehen sein.

Über die Navigation wechselt man auf Menü Rollen und Überwachung

Hier legt man über Neu… die neue Rollengruppe EWS-Applicationimpersonation an.

Unter Rollen: fügt man die Rolle ApplicationImpersonation hinzu.

Unter Mitglieder: fügt man den Benutzer ewservice hinzu.

Einrichten des Dienstes

Die ausführbare Dienst-Datei befindet sich im Anwendungspfad und heisst Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe.

Sicherstellen, dass die Dateiausführung erlaubt ist

Rechte Maustaste auf die Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe –> Eigenschaften –> allgemein: Kontrollkästchen zulassen (engl.: unblock)

Registrierung des Dienstes

Eingabeaufforderung als Administrator starten
in den Pfad zur InstallUtil.exe wechseln (i.d.R. C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\InstallUtil.exe)
InstallUtil.Exe aufrufen mit Startparameter Pfad zur Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe

 C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\InstallUtil.exe "C:\Program Files (x86)\Software-Concept\Concept Office\Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe"

Bei der Installation des Dienstes kann auch der Name des Services und der Anzeigename übergeben werden.

 C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\InstallUtil.exe /ServiceName=myServiceName /DisplayName="my Display Name" "C:\Program Files (x86)\Software-Concept\Concept Office\Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe"

Der Dienst ist nun installiert und kann unter Dienste konfiguriert werden.

Der ausführende Benutzer des Dienstes sollte ausreichend Berechtigung für die CO-Umgebung besitzen. Ein „Lokales Systemkonto“ kann meist nicht in der gesamten Domäne zugreifen.

Benutzerkonto zuweisen

Aufruf der Dienste
Rechte Maustaste auf den Eintrag ExchangeSynchroService –> Eigenschaften –> Anmelden

Den zuvor angelegten Benutzer auswählen bzw. eintragen.

Beim Patchen oder Installieren muss der Dienst angehalten bzw. beendet werden. Anschliessend muss der Dienst neu gestartet werden.

Inhaltliche Konfiguration

Für die Einrichtung des Dienstes finden Sie im Anwendungspfad die Datei Sc.Co.ExchangeSynchroKonfig.exe.

Allgemeine Optionen

Hier werden der URL-Pfad des Exchange Web Services an, sowie Domäne, Benutzername und Kennwort hinterlegt

Der hier hinterlegte Benutzer muss über die Berechtigungen für Exchange Impersonation verfügen. Im Regelfall wird der hier hinterlegte Benutzer verwendet.

Für Office 365 lautet die URL https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx

Synchronisation

Die hier getroffenene Einstellungen gelten als Default Benutzer Einstellungen. Sie können pro Nutzer-Konto individuell überschrieben werden.

Welche Inhalte synchronisiert werden sollen, lässt sich individuell einstellen.

Einstellung des führenden Systems

Bei kurz hintereinander statt findenden Änderungen in den zu synchronisierenden Systemen muss eines als führend festgelegt werden, um dauerhafte Synchronisation ein und desselben Zustands zu vermeiden. In den CO – Optionen unter Outlooksynchronisation kann das führende System für die Synchronisation ausgewählt werden.

Folgende Fehlermeldung deutet darauf hin, dass das führende System noch nicht ausgewählt wurde. Aktivität mit der Nummer: ‚240552‘ hat sich geändert, wurde aber nicht synchronisiert, weil das Änderungsdatum auf beiden Seiten innerhalb einer Minute Liegen. Bitte ändern Sie eine der beiden Aktivitäten.

Werden in beiden Systemen innerhalb eines Synchronisationsintervalls Änderungen durchgeführt, werden die Änderungen aktuell gesetzt, die im führenden System durchgeführt wurden.

Weiterführende Hinweise zur Bedeutung der einzelnen Einstellungen finden Sie hier:

Benutzer Konten

In der Registerkarte User-Konten legen Sie fest, welche Mitarbeiter synchronisiert werden. Wählen Sie dazu einen Concept Office Mitarbeiter aus und ordnen Sie ihm das passende Emailkonto zu.

Weiterhin lassen sich hier die Default Benutzer Einstellungen übersteuern.

Bekannte Einschränkungen

Die Synchronisation berücksichtigt keine im Outlook angelegten Serientermine. Das Kopieren der Termine im Outlook ist nicht zulässig.

Mehrere Mandanten

Mehrere Mandanten können mit einem Synchroservice synchronisiert werden, sofern folgende Rahmenbedingungen gelten:

gleicher Exchange-Server
gleiche Standard-Einstellungen für die Synchronisation
kein Mitarbeiter-Account wird in mehreren Mandanten synchronisiert

Zur Eingabe wird jeweils das Feld Mandant umgestellt. Auf der Registerkarte User-Konten wird dann die Liste zu synchronisierender Mitarbeiter des gewählten Mandanten angezeigt.

allgemein, Exchange, Synchronisation

allgemein:faq

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:16+00:00

FAQ

Wer hat den Datensatz angelegt oder zuletzt geändert?

An diese Information kommt man, wenn man mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der Maske klickt und dann Letzte Änderung aufruft.

allgemein:html_seiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-04T11:18:48+00:00

HTML-Seiten

Auf den meisten HTML-Seiten gibt es die Möglichkeit, weitere Karteikarten (Tabs) einzublenden und diese mit Gadgets zu befüllen. Es können freie Gadgets angezeigt werden, welche auf Textbausteine mit dem Typ HTML-Gadget verweisen, und auch Recherchegadgets, teils mit parametrisierten Recherchen. Die Parameter der Recherche können durch den Anwender im Gadget angepasst und verändert werden.

Platzhalter für freie Gadgets über vordefinierte Textbausteinen

OfficeHeute:

Platzhalter aktueller Mitarbeiter: #AktuellerMitarbeiternummer#
Platzhalter aktueller Mitarbeiterkurzname: #AktuellerMitarbeiterkurzname#

Firmen:

Platzhalter Kontaktnummer: #Kontaktnummer#
Platzhalter Kontaktkurzname: #Kontaktkurzname#

Projekte:

Platzhalter Projektkennung: #Projektkennung#
Platzhalter Projektbezeichnung: #Projektbezeichnung#

Mitarbeiter:

Platzhalter Mitarbeiternummer: #Mitarbeiternummer#
Platzhalter Mitarbeiterkurzname: #Mitarbeiterkurzname#

Tickets:

Platzhalter TicketId: #Ticketid#
Platzhalter TicketBetreff: #Ticketbetreff#

Verträge:

Platzhalter Vertragsnummer: #Vertragsnummer#
Platzhalter Vertragsbezeichnung: #Vertragsbezeichnung#

Maschinen:

Platzhalter Maschinennummer: #Maschinennummer#

Vorgänge:

Platzhalter Auftragsnummer: #Auftragsnummer#

allgemein:layouttemplates

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:16+00:00

Programmtemplates

Dieser Artikel / Abschnitt beschreibt Funktionen die ab Concept Office 6.1 zur Verfügung stehen. Für vorherige Programmversionen finden Sie möglicherweise weiterführende Links oder Sie erhalten Informationen durch unseren Support.

Mitarbeiterlayouts

Für Mitarbeiter mit bestimmter Funktion und Geschäftsbereich ist es möglich vorgefertigte Layouts für den ersten Programmstart zu hinterlegen.

Layout erstellen

Die Layoutdatei wird erzeugt, indem zunächst im Programm gewünschte Einstellungen vorgenommen werden:
- Einstellungen in den Optionen
- Einstellungen der Programmfenster z.B. Spaltenreihenfolge usw.
Das Ergebnis befindet sich nach dem Schließen des Programmes unter CO\Data\Userdata\Nutzername\Layout\ .
Die Dateien aus dem Layout-Pfad müssen dann im entsprechenden Ordner des Vorlagenpfades hinterlegt werden.

z.B. im Ordner ..\Templates\Layouts\Sachbearbeiter\

Layout für den Programmstart ermitteln

Der zentrale Pfad für Layouts ist per Definition Vorlagenpfad\Layouts.

Beim Laden von Layouts wird kontrolliert ob eine lokale Layoutdatei vorliegt. Falls es keine passende Layoutdatei gibt , wird der aktuelle Mitarbeiter auf die Funktionen und den Hauptgeschäftsbereich überprüft.

Z.B.: Funktionen- Sachbearbeiter, Vertriebsmitarbeiter Hauptgeschäftsbereich - „(alle)“ Jetzt wird anhand des Vorlagenpfades und jeweils aus einer Funktion und Geschäftsbereich der Pfad gebildet.

Zuerst wird sichergestellt ob dieser Ordner vorhanden ist „Templates\Layouts\Sachbearbeiter\(alle)“

Falls ja, wird dort nach Layoutdatei gesucht und bei einem Treffer wird die Datei geladen ansonsten, wird der CO Standart geladen und es wird nicht weiter gesucht.

Falls „Templates\Layouts\Sachbearbeiter\(alle)“ nicht vorhanden ist, wird die nächste Funktion und Geschäftsbereich zum Pfad gebildet. Nun wird nach „Templates\Layouts\Vetriebsmitarbeiter\(alle)“ gesucht.

Falls der Ordner vorhanden ist, wird dort nach Layoutdatei gesucht und bei einem Treffer wird die Datei geladen ansonsten, wird der CO Standart geladen und es wird nicht weiter gesucht.

Da nicht mehr Funktionen hinterlegt sind, wird als letztes im Ordner Templates\Layouts\Default gesucht.

Bei mehreren Funktionen ist die Reihenfolge wie folgt: Sachbearbeiter, Vertriebsmitarbeiter, Techniker, Lagermitarbeiter, Default

allgemein:mehrsprachige_wiki

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:16+00:00

Mehrsprachige Wiki

Diese Wiki ist mehrsprachig. Derzeit arbeiten unsere Partner in Benelux an einer Übersetzung ins Holländische. Weitere Sprachen werden folgen.

Am Ende jeder Seite gibt es Links um zur entsprechenden Sprachversion zu gelangen. Ist der Link grau hinterlegt, gibt es in dieser Sprache keinen Eintrag.

allgemein:mehrwertsteuer

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:16+00:00

Umstellung der Mehrwertsteuer zum 01.07.2020 und zum 01.01.2021

Dieser Beitrag enthält die aktuell in ConceptOffice enthaltenen Möglichkeiten auf eine Umstellung der Mehrwertsteuer zu reagieren.

Für ältere Versionen steht die Funktion „alten Steuersatz verwenden“ nur in den Vorgängen zur Verfügung. Falls Sie in einer dieser Versionen Verträge abrechnen müssen, kontaktieren Sie bitte unseren Support !!!

Änderungen in den Stammdaten

Steuersätze

Unter Weitere Stammdaten / Steuersätze muss am Tag der Umstellung der „Prozentsatz aktuell“ und der „Prozentsatz alt“ eingetragen werden. Sollen externe Schlüssel in die Finanzbuchhaltung übergeben werden, dann müssen diese analog hinterlegt werden.

Die Änderung muss für alle Steuersätze (normal, reduziert, frei) erfolgen. Bei steuerfreien Sätzen muss entsprechend geprüft werden, ob der „Externe Schlüssel alt“ gesetzt ist.

Es erfolgt jeweils eine Abfrage, ob Brutto-Preise aktualisiert werden sollen.

Wird diese mit Ja beantwortet, werden die Brutto-Preise auf Basis des neuen Steuersatzes neu berechnet. Damit wird die Änderung an den Kunden (Endverbraucher) weiter gegeben. Nein bedeutet, dass der neue Steuersatz gilt und sich entsprechend der Rohertrag ändert.

Kontierungsgruppen

Wenn notwendig, muss am Tag der Umstellung unter Weitere Stammdaten / Kontierungsgruppen sowohl für den Verkauf, als auch für den Einkauf die entsprechende Kontierung für das aktuelle Konto und das „Konto alt“ hinterlegt werden.

Nach der Umstellung muss Concept Office neu gestartet werden!

Concept Cash (Kassensoftware)

An der Kasse wird immer der aktuelle (sprich neue) Steuersatz gezogen.

Vorgänge / Serviceaufträge

Welcher Mehrwertsteuersatz für eine Rechnungslegung verwendet werden soll, hängt vom Leistungsdatum ab. In der Vorgangsbearbeitung und den Service-Aufträgen kann für Gutschriften und Rechnungen, die mit dem alten Steuersatz berechnet werden müssen, unter der Karteikarte „Sonstiges“, der Haken „Alten Steuersatz verwenden“ gesetzt werden.

Sammelrechnungen und Abrufaufträge sollten gesondert betrachtet werden, ob eine außerplanmäßige Abrechnung zum 30.6.2020 erforderlich ist.

Vertragsabrechnungen

In der Vertragsabrechnung kann für die Berechnung und bei Gutschriften, die mit dem alten Steuersatz berechnet werden müssen, unter den Optionen, der Haken „Alten Mwst.-Satz verwenden“ gesetzt werden.

Hierbei ist zu beachten, dass die Pauschalen (Miete und Wartung), die im voraus berechnet werden, mit dem aktuellen Steuersatz berechnet werden müssen. Klicks die rückwirkend berechnet werden, müssen aber noch mit dem alten Steuersatz berechnet werden.

In diesem Fall muss eine getrennte Abrechnung der Klicks und Pauschalen erfolgen. Wobei hier jeweils der Haken für den alten Steuersatz berücksichtigt werden muss.

Im Formulardurck funktioniert der alte Steuersatz nur mit vorher gesetztem Haken im Vorgang !!! Für die aktuelle Mehrwertsteueränderung ist es also notwendig alle Sammelrechnungen am 30.06.2020 und dann wieder am 31.12.2020 zu erzeugen.

Rechnungseingang

Im manuellen Rechnungseingang finden Sie ebenfalls eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht den alten Mehrwertsteuersatz zu verwenden.

Wird der Haken entsprechend gesetzt, wird die Lieferantenrechnung entsprechend verbucht.

In der zentralen Rechnungsprüfung Lieferantenrechnungen wird immer der aktuelle Steuersatz verwendet, dort gibt es KEINE Funktion, die es erlaubt den alten Steuersatz zu verwenden.

Mehrwertsteuer, Erhöhung, MwSt, Steuersatz

allgemein:modulfunktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:16+00:00

Modulfunktionen

In vielen Modulen gibt es Funktionen, welche bestimmte Aktionen oder Datenverarbeitungen auslösen. Beispielsweise kann die Funktion Aktivität anlegen genutzt werden um im aktuellen Kontext eine Aktivität anzulegen.

Solche Funktionen werden als Modulfunktionen bezeichnet.

Aufruf

Bildschirmrand

Über die am rechten Bildschirmrand angebrachten Schaltflächen sind die Modulfunktionen am einfachsten erreichbar.

Können wegen fehlender Höhe nicht alle Modulfunktionen angezeigt werden, lassen sich diese über die untere kleine Leiste aufklappen (Klick mit der linken Maustaste).

Einstellmöglichkeiten

Modulfunktionen können ein- und ausgeblendet werden sowie in Symbolgröße und Schrift angepasst werden.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den kleinen Pfeil am unteren Rand der Leiste.

Multifunktionsleiste

Die Modulfunktionen können alternativ über die Registerkarte Funktionen in der Multifunktionsleiste aufgerufen werden.

Funktionen

Die einzelnen Funktionen werden im Kontext der Module beschrieben.

allgemein:outlooksicherheit

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Sicherheitseinstellungen für Microsoft Outlook

Damit Concept Office ohne Rückfrage mit Microsoft Office Daten abgleichen kann, muss die entsprechende Einstellung in MS Outlook abgeschaltet werden.

Einstellung in MS Office 2007

Wählen Sie in der Menüleiste Extras aus und dann den Menüpunkt Vertrauensstellungscenter…

Auf der Registerkarte Programmgesteuerter Zugriff wählen Sie die Einstellung Bei verdächtigen Aktivitäten nie Warnhinweis anzeigen.

Einstellung in MS Office 2010

Wählen Sie im Menü Datei den Menüpunkt Optionen.

Auf der Regsiterkarte Sicherheitscenter klicken Sie bitte auf Einstellungen für das Sicherheitscenter.

Auf der Registerkarte Programmgesteuerter Zugriff wählen Sie die Einstellung Bei verdächtigen Aktivitäten nie Warnhinweis anzeigen.

Alternativen

Falls Sie oder Ihr Administrator die Sicherheitsfunktion nicht komplett abschalten möchten, kann mittels Drittsoftware ein selektiver Zugriff auf Outlook ermöglicht werden. Beispielsweise kann Advanced Security for Outlook dies umsetzen.

allgemein, Outlookanbindung

allgemein:outlooksynchronisation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Synchronisation mit Microsoft Outlook

Es existieren verschiedene Möglichkeiten Daten mit Microsoft Outlook auszutauschen. Diese werden zentral über eine Synchronisationsschnittstelle abgewickelt. Der Aufruf der Outlocksynchronisation erfolgt in den Optionen unter der Reiterkarte Office.

Voraussetzungen

Es wird ein installiertes Microsoft Outlook ab Version 2007 vorausgesetzt. Das Produkt muss auf dem selben System installiert sein auf dem auch Concept Office installiert ist. Der Zugriff auf ein lokales Microsoft Outlook von einer Terminalserver-Sitzung mit Concept Office ist nicht möglich.

Konfigurieren der Synchronisation

Die Konfiguration erfolgt beim erstmaligen Synchronisieren und kann jederzeit in den Nutzereinstellungen überarbeitet werden.

Allgemeine Einstellungen

Das Synchronisationsintervall gibt den Minutenabstand zwischen 2 Synchronisationsvorgängen an. Die Einstellung 0 deaktiviert die automatische Synchronisation.

Als Synchronisations-Mandant muss ein führender Mandant ausgewählt werden, da MS Outlook keine Mandanten widerspiegelt.

Weitere Einstellungen

Die Einstellungen der jeweiligen Synchronisationsart werden im Kontext der Funktionsbeschreibung dokumentiert.

Synchronisieren

Während die Synchronisation läuft, wird in der Statuszeile ein entsprechendes Symbol eingeblendet:

automatisch

Wird ein Synchronisationsintervall >0 eingestellt, startet Concept Office zyklisch und automatisch die Synchronisation.

manuell

Die Synchronisation kann auch manuell durchgeführt werden, durch Klicken Outlock synchronisieren unter der Reiterkarte Office.

Einige Synchronisationsfunktionen sind nur bei manueller Ausführung möglich. Diese werden in der Funktionsbeschreibung gesondert vermerkt.

Arten der Synchronisation

Es wird zwischen verschiedenen Arten von Synchronisationen unterschieden:

Sonstiges

Dieses Modul ist mit der Lizenz Vertriebsunterstützung 1 verfügbar.

Warnmeldung von Microsoft Outlook

Möglicherweise erscheint beim Start der Synchronisation folgende Warnmeldung:

Sie können diese Meldung bei jedem Aufruf manuell beantworten - dies ist für eine automatische Synchronisation aber nicht praktikabel. Stattdessen empfehlen wird in dem Fall die Einstellung abzuschalten.

allgemein, Outlookanbindung, Outlook, Synchronisation

allgemein:programmfenster

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Aufbau des Programmfensters

1. Menüleiste

In der Menüleiste befinden sich zum einen alle Standardfunktionen, wie zum Beispiel Speichern, Suchen (über den Sichten-Manager) und Drucken. Zum Anderen können Sie hier in die Untermodule des jeweiligen Moduls navigieren.

Der Navigationsbereich

Navigationsbereich Der Navigationsbereich besteht aus Favoriten, Sichten und Strukturansicht. Er befindet sich auf der linken Seite des Programms und lässt sich bei Bedarf einklappen. Dies geschieht über die kleine Stecknadel im Kopfbereich der Navigation.

Klickt man dann ins Modulfenster „fährt“ die Navigation an den linken Rand und lässt dem eigentlichen Modul mehr Platz. Wird die Navigation benötigt, klickt man auf die entsprechende Schaltfläche und die Navigation fährt wieder heraus.

2. Favoriten

Im Bereich Favoriten lassen sich vom Nutzer oft genutzte Module ablegen. Sie können Favoriten hinzufügen in dem Sie in der Strukturansicht mit rechts auf ein Modul klicken und Zu Favoriten hinzufügen wählen.

Um ein Modul aus der Liste der Favoriten zu entfernen, klicken Sie auf das Modul ebenfalls mit rechts und wählen den entsprechenden Eintrag.

Die Reihenfolge kann per Drag & Drop verändert werden.

3. Strukturansicht

Die einzelnen Untermodule des Programms können über die Strukturansicht, auch Treeview genannt, angesteuert werden. Prinzipiell arbeitet die Strukturansicht genau wie der Windows Explorer. Unter übergeordneten Modulen „hängen“ Untermodule, die sich auf- und zuklappen lassen.

Um an die Untermodule zu gelangen, reicht ein Klick auf das Pfeilsymbol. Hat ein Benutzer keine Leserechte oder keine Lizenz für ein Modul oder Untermodul, so erscheint dieses auch nicht in der Strukturansicht. Es ist daher möglich, das die Abbildungen in dieser Dokumentation von Ihrer Bildschirmansicht abweichen.

4. Modulfenster

Hier ist das eigentliche Modul (Firmen, Vorgänge usw.) zu sehen.

5. Modulfunktionen

In vielen Modulen gibt es Sonderfunktionen. Zum Beispiel „Aktivität anlegen“ oder „Bestellung generieren“ usw. Über die am rechten Bildschirmrand angebrachten Schaltflächen sind diese leicht erreichbar.

Die Beschriftung der Symbole lässt sich abschalten, so dass diese Leiste auf kleineren Monitoren weniger Platz verbraucht.

Im Bild beispielhaft ein Teil der Modulfunktionen aus dem Modul Vorgänge:

Wie Sie diese Leiste an Ihre Wünsche anpassen können, lesen Sie bitte hier.

6. Modulleiste

Hier finden Sie alle aktuell von Ihnen geöffneten Module, um schnell wieder darauf zugreifen zu können.

Nach Programmstart wird jedes Modul, welches der Nutzer öffnet hier mit einem Tab abgelegt. So lässt sich schnell zwischen den Modulen hin- und herschalten.

Bleiben Sie mit der Maus über einem Tab stehen, werden Ihnen Detailinformationen zum jeweils geladenem Datensatz angezeigt.

Mit einem Rechtsklick in den freien Bereich neben den geöffneten Tabs können Sie entscheiden, ob große oder kleine Symbole oder nur Text in den tabs angezeigt werden soll.

Bei einer Monitorauflösung unter 1024 Pixel in der Höhe ist die Einstellung auf „nur Text“ obligatorisch.

Admin-Info:
Das Programm lässt sich vom Nutzer auf vielfältige Weise anpassen (Favoriten, Spaltenbreiten usw.). Diese Daten werden im Data-Pfad im Ordner UserData abgespeichert. Die Daten eines Users sind im Ordner mit dem Windows-Login-Namen des Users abgelegt. Durch Löschen dieses Userordners wird das Programm vom Layout her für diesen User in den Werkszustand zurückversetzt.

Das Aussehen des Programms kann in Templates voreingestellt werden. Lesen Sie mehr dazu hier.

allgemein

allgemein:reminder

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Reminder

Die Funktion „Reminder“ dient dem Benutzer von Concept Office dazu, sich selbst an Termine und Aufgaben zu erinnern und auf an ihn delegierte Termine und Aufgaben hinzuweisen. Ab Version 6.0 ist der Reminder kein eigenes Programm mehr, sondern in Concept Office integriert. Das heißt, er funktioniert auch nur wenn Concept Office läuft, aber auch dann, wenn es minimiert

Die Funktion „Reminder“ zeigt folgendes an:

Aktivitäten, bei denen eine Erinnerung eingestellt wurde.
Aktivitäten, die man zugewiesen (delegiert) bekommen hat.
Rückmeldungen von Aktivitäten, die man anderen Nutzern zugewiesen hat.

In den Benutzereinstellungen kann jeder Anwender dieser Funktionen eine eigene Farbe zuweisen. So das man bereits an der Farbe des kleinen Fensters erkennt, um was es sich handelt. Zudem kann die Verweildauer des Erinnerungsfensters eingestellt werden.

Soll die Erinnerung automatisch mit einem Vorlauf versehen werden, so kann das ebenfalls in den Benutzereinstellungen hinterlegt werden.

Öffnet sich das Fenster, bekommt es keinen Fokus. Der Nutzer kann einfach weiterarbeiten. Nach Start von Concept Office erscheint eine Erinnerung mit einer Zusammenfassung aller Aufgaben und Termine des Tages.

Mit Klick auf das kleine Kreuz oben rechts schließt das Erinnerungsfenster. Auf die Pinnadel daneben klickt man, wenn sich das Fenster nicht nach der eingestellten Verweildauer automatisch schließen soll. Links unten findet der Nutzer Icons je nach Verknüpfung der Aktivität mit anderen Daten:

Sprung in die Aktivität
Sprung in die verknüpfte Firma
Sprung in den verknüpften Ansprechpartner
Sprung in den verknüpften Vorgang
„Nicht mehr Erinnern“ aktivieren
Neue Erinnerung eintragen

Bekommt man einen Termin delegiert, wird dies in einer anderen Farbe (wenn entsprechend eingestellt) dargestellt. Zudem finden sich in dem Erinnerungsfenster Icons um den Termin zu bestätigen oder abzulehnen.

Wurde eine delegierte Aktivität bestätigt oder abgelehnt, kann man sich auch ein Fenster einblenden lassen. Dies wird so lande angezeigt, bis dieses mit einem Klick auf „Zur Kenntnis genommen“ oder durch den Klick auf das entsprechende Icon ausgeblendet wird.

Starten des Reminders

Über der Office-Schaltfläche kann der Reminder gestartet werden. Nach der Betätigung des Buttons Reminder starten werden alle Erinnerungen angezeigt.

allgemein:rest_api

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

REST API Client Concept Office

Der Webservice Client „Concept Office“ nutzt zur Übertragung von Bestellungen und Auftragsbestätigungen das nachfolgend beschriebene REST API.

Die Pfade gelten unterhalb des hinterlegten Endpunktes für den Service Host.

URI	Methode	Bemerkung	Body	Response
/CoEdiService/authentication	POST	Im Response wird ein Token zurück geliefert. Das ist in nachfolgenden Aufrufen immer im Header mit zugeben. „Authorization“, „token “ <authenticationToken>	{„LoginName“: „<loginname>“,„Password“:„<password>“}„	{„LoginName“:„soft“,“Token„:„abc123“}
	DELETE
/CoEdiService/filelist/{doctype}	GET	Liefert eine Liste der bereitstehenden Dateien. doctype =“Orders“
/CoEdiService/files/{doctype}/{filename}	PUT	Upload einer Datei doctype=“Orders“ Der Dateiinhalt wird als Bytestream im Body übergeben.		{„ResultCode“: 0, „TranscationSuccessfull“: false, „Files“: [], „Committed“: false, „Rollbacked“: false}
	GET	Download einer Datei. doctype=“OrderResponse“. Rückmeldung der Datei als Bytestream.
	DELETE	Löschen einer Datei nach erfolgreichem Download. doctype=“OrderResponse“.
/CoEdiService/Version	GET

allgemein:sichten-manager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Der Sichten-Manager

Mit einem Klick auf das Fernglassymbol (alternativ CTRL + F) wird eine umfangreiche Suchfunktion aufgerufen. Die Suche bezieht sich dabei auf den Inhalt des Moduls, von dem aus sie gestartet wird.

Wurde in dem Modul, in dem der Sichtenmanager geöffnet wird bereits eine Selektion (Sicht) gespeichert, können Sie diese schnell über den kleinen Pfeil unter dem Fernglas auswählen.

Sie können sich mit Hilfe logischer Verknüpfungen eine Selektion zusammenstellen, die genau die Datensätze enthält, die sie suchen. Diese Selektionen lassen sich speichern und so einfach zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufrufen. Wobei die Abfrage und nicht das Ergebnis gespeichert wird. Somit wird bei jedem Aufruf der Selektion eine Abfrage mit den momentan aktuellen Daten durchgeführt.

Bitte beachten Sie, dass bei logischen Verknüpfungen das UND eine andere Bedeutung hat, als im üblichen Sprachgebrauch. Suchen Sie nach allen Angeboten der Kunden 123 und 456, dann sollten Sie mit ODER selektieren, da sonst nach Angeboten gesucht wird die zu einem Kunden gehören, der die Nummer 123 und die Nummer 456 hat. Er kann aber nur entweder die Nummer 123 haben ODER die Nummer 456.

Um kompliziertere Selektionen vorzunehmen, können Teile einer Selektion auch in Klammern gesetzt werden. Hierzu markieren Sie die Teile der Selektion die eingeklammert werden und klicken im Kontextmenü der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Klammer setzen.

Selektionsteile müssen auch dann in Klammern gesetzt werden, wenn in einer Selektion nach UND und ODER selektiert wird, da die UND Verknüpfung immer Vorrang vor der ODER Verknüpfung hat.

Beispiel:

Gesucht werden alle nicht erledigten Vorgänge der Geschäftsbereiche Verkauf und Service. Ungeklammert sähe diese nun so aus:

Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Service' und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt'

Da aber die UND Verknüpfung Vorrang hat, "liest" der Sichten-Manager die Selektion so:

Geschäftsbereich ist gleich 'Service' und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf'

Damit werden vom Geschäftsbereich 'Verkauf' auch alle erledigten mit angezeigt. Korrekt geklammert sollte die Selektion so aussehen:

(Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Service') und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt'

So wie in der Mathematik Punkt- vor Strichrechnung gilt, gilt hier also Und- vor Oderselektion.

Selektionen speichern

Zum Speichern von Selektionen klicken Sie, nach Zusammenstellen der Abfrage, einfach auf Speichern anstatt auf Übernehmen. Um die gespeicherte Selektion später oberhalb der Strukturansicht unter dem Menüpunkt Sichten abrufen zu können, setzen Sie einen Haken hinter In Strukturansicht anzeigen und vergeben für diese „Sicht“ einen passenden Namen.

Über das Auswahlfeld Selektion ist sichtbar für: können Sie auswählen, ob die von Ihnen gespeicherte Selektion nur für Sie sichtbar sein soll (Häkchen bei Selektion ist privat) oder Sie hinterlegen die Mitarbeiter, für die die Selektion bestimmt ist.

Eine gespeicherte Selektion kann über die Schaltfläche Selektion öffnen oder, wenn sie als Sicht in die Strukturansicht eingebunden wurde, über das Modul Sichten wieder aufgerufen werden. Wurde eine Sicht in die Strukturansicht eingebunden ist diese erst nach Neustart von Concept Office sichtbar.

Wird eine gespeicherte Sicht über die Strukturansicht aufgerufen, springt Concept Office automatisch in das Modul in dem die Sicht selektiert und abgespeichert wurde.

Es wurde eine neue Option unter Allgemeine Optionen / Baumstruktur-Einstellungen „Aktualisierungsintervall Sichten in min“ angelegt. Hiermit kann erreicht werden, dass die Sichten in vorgegebenen Intervallen aktualisiert werden. Dies ist besonders sinnvoll, wenn die Ergebnisanzahl im Baum angezeigt wird. Bitte beachten, dass diese Option bei großen Datenbanken evtl. die Performance beeinträchtigen kann.

Selektionsschablonen

Aus dem Sichten-Manager heraus lassen sich Schablonen anlegen, die vorgefertigte Suchabfragen mit Parametern enthalten. Werden diese Suchanfragen gestartet, so erscheint eine Maske, auf der nur noch die Werte der Suchparameter eingegeben werden müssen.

Um eine neue Schablone zu erstellen, wird das Kontrollkästchen Platzhalter anzeigen aktiviert. Nun wird eine Selektion erstellt, die feste Abfrageparameter enthalten kann, aber auch Platzhalter, welche erst bei Abfrage durch den Nutzer gefüllt werden. Jetzt wird an Stelle eines Wertes ein Platzhalter in die Selektion eingesetzt (zum Beispiel <$P1>). Es ist darauf zu achten, dass für verschiedene Werte innerhalb einer Abfrage auch verschiedene Platzhalter verwendet werden müssen.

Über die Schaltfläche Speichern wird die Selektionsschablone, wie jede andere Sicht auch, abgespeichert. Wichtig ist hierbei eine sinnvolle Beschreibung zu hinterlegen, da sonst andere Nutzer den Inhalt der Selektion nicht erkennen.

Sichten ändern

Möchten Sie eine Sicht ändern, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Modul, welches Ziel der Sicht ist.
Öffnen Sie die Fernglassuche.
Über die Schaltfläche Öffnen navigieren Sie zu der zu ändernden Sicht und wählen diese aus.
Ändern Sie die Selektionsbedingung
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern, wählen entsprechende die Sicht aus und speichern

Sichten löschen

Möchten Sie Sichten löschen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Modul, welches Ziel der Sicht ist.
Öffnen Sie die Fernglassuche
Über die Schaltfläche Öffnen navigieren Sie zu der zu löschenden Sicht und wählen diese aus.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen

Tipps

Bei der Suche nach einem Datum ist es möglich, ein Datum mit Jahr = 1960 als Platzhalter für den SQL-Ausdruck Datum is null einzusetzen. Hierdurch ist es möglich auf das Vorhandensein von Datensätzen zu prüfen.

Weiteres

Hier sind folgende Sonderechte zu beachten:

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Bereiche

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Öffentlich

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Privat

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

allgemein, Sichten-Manager, Suche

allgemein:speichern_allgemein

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Speichern allgemein

Das Speichern in Concept Office erfolgt nach Relevanz und notwendiger Einbindung der zu sichernden Daten ins Programm, wie folgt:

Automatisches Speichern:

Es werden alle Eingaben automatisch beim Verlassen der Zeile abgespeichert, die der reinen Datenaufnahme dienen. (kann durch Konfiguration eingestellt werden, wenn die Konfiguration nicht eingestellt ist, werden diese Daten bei der manuellen Speicherung gesichert)

Manuelles Speichern:

Es werden alle eingegeben Daten gespeichert und die Eingabe von Daten freigeschalten, die eine Verknüpfung zu anderen Daten herstellen. (z.B. Verbindungsdaten, Sonderkonditionen …)

Speichern und Neustart:

Alle Änderungen, die den Programmablauf ändern, werden nach dem manuellen Speichern erst bei einem Neustart des Programms wirksam. (z.B. Rechteverwaltung, Konfigurationen …)

allgemein:startleiste

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-11T14:07:28+00:00

Start-Menü von Concept Office

Jedes Modul von Concept Office besitzt ein Startmenü, in welchem die grundlegenden Verwendungswerkzeuge angeboten werden. Das Menü unterteilt sich in fünf Bereiche, die im nachfolgenden einzeln beschrieben werden.

Start

Datensatz

Drucken

Drucken

Seitenansicht

Öffnet eine Vorschau des gewählten Dokumentes.

Zwischenablage

Ausschneiden

Kopieren

Einfügen

Hilfe und Web

Hilfe

Über diesen Link öffnet sich die Startseite der Wiki von Concept Office.

Modulhilfe

Über diesen Link öffnet sich die Modulseite der Wiki von Concept Office.

interne Hilfe

Die interne Hilfe dient dem Nutzer von Concept Office dazu eigene Inhalte als Hilfe oder Prozessbeschreibung zur Verfügung zu stellen. Dies können Bilder, Microsoft Office Dokumente oder PDFs sein. Voraussetzung ist lediglich, dass die Nutzer ein Programm zum Anzeigen der entsprechenden Dokumente auf ihrem Rechner installiert haben. Weitere Informationen

Individuelle Buttonleiste

Neben der ‚Internen Hilfe‘ ist es möglich, eine individuelle Buttonliste zu konfigurieren. Diese sind nur sichtbar, wenn die Einträge entsprechend angelegt wurden. Weitere Informationen

Fernwartung

Über diese Funktion kann eine Fernwartung mit dem Support über TeamViewer gestartet werden.

Info

In einem extra Fenster können Informationen zum Versionsstand von Concept Office sowie der vorhandene Lizenzname eingesehen werden.

Vorgangsansicht

Flex aus Concept Office starten - diese Hilfe ermöglicht es neben einer Tätigkeit in Concept Office, Informationen aus einem Vorgang einzuholen z.B. bei Kundenanruf oder für sich selbst, ohne die aktuelle CO-Maske zu verlassen und den Kontext zu eventuell in Bearbeitung befindlichen Aufgaben zu verlieren.

Hierfür ist eine Lizenz für Concept Flex notwendig.

Der Eintrag für den Concept Flex Link zur Vorgangsansicht muss in Externe Systeme (XS) gespeichert werden, damit die Modulfunktion den richtigen Link abgreift.

Dabei sind folgende Felder zu befüllen:

Bezeichnung - freie Eingabe
Externes System - Concept Flex auswählen
Benutzer - freie Eingabe (hat hier keinen Einfluss)
URL - URL, welche auf Concept Flex verweist (z.B.: https://flextest.Musterfima.de/)

Fehlt der Eintrag wird nun deutlich mit einer neuen Meldung darauf hingewiesen.

allgemein:suchfunktion

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Suchfunktion

Artikelsuche

Die Suche (auch Matchcodesuche) wird durch Mausklick auf die Schaltfläche oder mit der Funktionstaste F4 ausgelöst. Es erscheint das zum jeweiligen Modul zugehörige Suchfenster (Beispiel: Artikelsuche).

Die Suchkriterien Artikelnummer, Bezeichnung und Kurztext sind logische UND Verknüpfungen. Im obigen Bild werden alle Artikel gesucht, wo die Artikelnummer mit 93 beginnt und die Bezeichnung beginnt mit dem Wort „Farb“. Ein „*“ hinter oder vor dem Wort steht als Platzhalter für nicht bekannte Teile des Suchkriteriums. Das „+“ steht als Platzhalter für „*“ vor und hinter dem Wort und relativiert bei mehreren Suchbegriffen die Reihenfolge.

Wird in der Artikelbezeichnung Stuhl + blau eingegeben, dann werden neben Stuhl blau auch Ergebnisse mit dem Inhalt blau Stuhl angezeigt.

Ein Klick auf das Symbol (alternativ F4) setzt die in der letzten Suche eingegebenen Suchparameter wieder ein und das Suchergebnis wird aufgelistet, bis die unter Maximal eingetragene Menge erreicht ist.

Hierbei wird die letzte Sortierung beibehalten. Sie können jede Spalte alphabetisch sortieren, in dem Sie auf den Spaltennamen klicken.

Im Feld Maximal kann die Anzahl der Suchtreffer eingeschränkt werden um die Performance der Datenbank nicht zu sehr zu belasten.

Setzt man in das Kontrollkästchen Manuell einen Haken, startet die Suche nicht automatisch, sondern erst wenn die Schaltfläche Start betätigt wurde.

Die angezeigten Suchfelder lassen sich über die Benutzereinstellungen konfigurieren.

Ist per Option die Mehrfachauswahl in den Suchergebnissen zugelassen, funktioniert diese mittels Klick ins erste Feld der Position.

Historische Artikelsuche

Die Suche in historischen Vorgängen des Kunden ist ebenfalls im Vorgang möglich. Die Funktion wird über die rechte Maustaste oder die Tastenkombi Strg + F4 aufgerufen. Diese Artikel können dann mit den historischen Preisen in den Vorgang übernommen werden. Dazu erscheint für die Übernahme des VK´s ein Fenster und für die Übernmahme des Ek´s.

Bei OFML-Artikeln wird der historische Preis nicht übernommen.

Volltextsuche

Die Volltextsuche erlaubt die Eingabe eines beliebigen Suchwortes, welches an beliebiger Stelle des Artikels stehen kann.

Für die Suche nach Zahlenfolgen (z.B. abw. Artikelnummern) die Zahl und Leerzeichen oder Zahl und + eingegeben werden.

allgemein, Suche

allgemein:uebersichten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Übersichten

Nahezu jedes Modul enthält eine Registerkarte, die mit Übersicht bezeichnet ist. In der Übersicht des jeweiligen Moduls finden Sie alle Datensätze, die zu diesem Modul gehören.

Sortieren

Die Datensätze können nach jeder beliebigen Spalte sortiert werden, in dem man auf die Spaltenüberschrift klickt. Dadurch werden die Datensätze alphabetisch aufsteigend sortiert. Eine absteigende Sortierung erreicht man durch einen wiederholten Klick auf die Spaltenüberschrift

Sortieren nach mehreren Spalten ist mittels gedrückter UMSCHALT-Taste möglich.

Gruppieren

Die in der Übersicht gezeigten Daten können auch gruppiert werden. Dafür wird die Spaltenüberschrift mit der linken Maustaste in den Bereich darüber gezogen (siehe Bild).

Will man die Gruppierung aufheben, dann zieht man die Spalte aus dem oberen Bereich wieder an ihrem Platz in der Tabelle.

Anordnen

Spalten lassen sich in beliebiger Reihenfolge anordnen. Ziehen Sie mit linker Maustaste per drag & drop eine Spalte an den von Ihnen gewünschten Platz. Die von Ihnen gewählte Reihenfolge wird vom Programm gespeichert und steht beim nächsten Start wieder zur Verfügung.

Spaltenauswahl

Der besseren Übersicht halber lassen sich Spalten auch abschalten. Bei einigen Spalten wird durch abschalten der Aufbau der Übersicht schneller. Zum Abschalten oder wieder Zuschalten von Spalten klicken Sie auf die im Bild zu sehende Schaltfläche.

Im sich darauf hin öffnenden Fenster können Sie nun nicht gewünschte Spalten abwählen oder wieder hinzufügen.

Beachten Sie, dass es in der jeweiligen Übersicht zu Mehrfachanzeigen kommen kann, wenn Profilfelder zur Auswahl definiert sind.

Daten filtern

In der ersten Zeile jeder Übersicht gibt es eine Filterfunktion. Je nach Datentyp (Zahlen oder Buchstaben) kann man verschiedene Operatoren auswählen:

Über die Schaltfläche ganz am Anfang der Spalten, kann ein Filter gelöscht werden.

Ist diese Filter-Zeile in einer Übersicht (oder sonstiger tabellarischer Anzeige) einmal nicht zu sehen, können Sie diese mit der Tastaturkombination STRG + SHIFT + F ein oder ausblenden.

Die Tabellenfilterzeile wird farbig unterlegt, sobald ein Suchwert eingetragen wurde.

Der Tabellenfilter wird verworfen wenn:

Eine Fernglassuche geöffnet wird
Ein anderer Einstiegspunkt ins Modul gewählt wird
Eine Fernglassuche entfernt wird

Tabellenoptionen

Über die Tastenkombination STRG + SHIFT + G können die Tabellenoptionen aufgerufen werden. Damit kann jede Übersicht, aber auch jede andere tabellarische Ansicht, individuell eingestellt werden.

allgemein:webservice

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Concept Office Webservice

Der Artikel beschreibt allgemein Funktionen und Arbeitsweise des CO-Webservice

Funktion

Der Webservice ist ein Dienst, welcher auf eingehende Anfragen wartet (lauscht). Die Anfragen werden gemäß Concept Office Business Logik verarbeitet, d.h. entsprechen der Arbeitsweise eines manuell bedienten Concept Office. Der Webservice hat dabei Zugriff auf die Concept Office Datenbank.

Installationsumgebung

Der Webservice wird in der Regel im Intranet bereitgestellt. Er benötigt eine Concept Office Installation. Idealerweise existiert ein eigener Server, der alle autonomen Prozesse von Concept Office (Automations, etc.) hostet.

Webservice, allgemein

allgemein:webserviceumstellung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Webservice Konfiguration 2.0

Der Artikel dient als Leitfaden für die technisch, notwendige Umstellung des Webservice.

Funktionsweise

Concept Office stellt aktuell die Konfiguration in .default.config-Dateien bereit. Bei einer Neuinstallation müssen die benötigten Datein in .config umbenannt und ausgefüllt werden. Bei bereits konfigurierten Umgebungen folgen Sie den Anweisungen unter dem Abschnitt Durchführung der Umstellung.

bisher

Sc.Co.WebServices.Host.exe.default.config
Sc.Co.WebServices.Services.exe.default.config

ab Stand 7.0.1336

Sc.Co.WebServices.Host.exe.default.config
Sc.Co.WebServices.Services.exe.default.config
Application.default.config
Services.default.config

ab Stand 7.0.2141

Application.default.config
Services.default.config

Umstellungsbegründung

Die Dateien Sc.Co.WebServices.Host.exe.config und Sc.Co.WebServices.Services.exe.config enthielten bisher Informationen über den Programmstand und Informationen über die Installationsumgebung. Diese Informationen werden nun getrennt abgelegt um erstere updatefähig und zweitere updatesicher halten zu können.

Als positiver Nebeneffekt können Service und Host synchron konfiguriert werden.

Durchführung der Umstellung

Application.default.config in Application.config umbenennen. Mandantentag eintragen/anpassen. (siehe bisherige Config-Datei)
Services.default.config in Services.config umbenennen. IP/Servername und Port eintragen/anpassen. (siehe bisherige Config-Datei)

Bei Installation eines Standes >= 7.0.1336 werden die Dateien Sc.Co.WebServices.Host.exe.config und Sc.Co.WebServices.Service.exe.config als *.bak-Dateien ins Programmverzeichnis gesichert.

webservice, allgemein

allgemein:zeitstempel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Zeitstempel

Mit der Tastenkombination Strg+Shift+D wird in Textfelder ein Zeitstempel eingetragen.

Bei eingestellter Konfiguration 382 können folgende Platzhalter hinterlegt werden:

Platzhalter	Beschreibung
#DATUM#	Datum
#DATUM,yyyy.MM.dd#	Datum mit Komma und Format
#uhrzeit#	Uhrzeit
#uhrzeit,HH:mm:ss#	Uhrzeit mit Komma und Format
#MA#	Username

Concept Wiki allgemein

allgemein:allgemein

Allgemeine Informationen zur Arbeit mit Concept Office

allgemein:benutzereinstellungen

Benutzereinstellungen

Aufrufen der Benutzereinstellungen

Allgemeine Optionen

Suchoptionen

Modulspezifische Optionen

Kalender und Disposition

Outlooksynchronisation

Erinnerungs- und Telefonüberwachung

Modulstart

allgemein:bilder

Bildbearbeitung für Concept Office

Erstellung quadratischer Artikelbilder mit FastStone Photo Resizer 3.2

allgemein:cokundentool

COKundentool

Allgemeine Einstellungen

Ausgabe der Kundensonderpreise

Einstellungen

Optionen für die Ausgabe der Daten

Führende Artikelnummer

allgemein:customer_buttons

Customer Buttons - Individuelle Buttonliste

Per Customer Buttons Recherchen ausführen

Besonderheit Modul Disposition 2.0

allgemein:dsgvo-datenschutzgrundverordnung

DSGVO Datenschutzgrundverordnung

Anpassungen in Concept Office

Firmen Stammdaten

Einstellungen zur Herkunft

Modulfunktion Kontaktdatenauskunft

Anhang zur Email der Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV)

Neuerungen beim Löschen von Kontakten

Anonymisierung

allgemein:emails

Emails mit Outlook synchronisieren

Synchronisation einrichten

Emails in Concept Office importieren

allgemein:exchangesynchronisation

Synchronisation über Microsoft Exchange Server

Funktionsweise

Voraussetzungen

Technische Einstellungen

Einrichten des Dienst-Benutzers auf dem Exchangeserver

Einrichten des Dienstes

Sicherstellen, dass die Dateiausführung erlaubt ist

Registrierung des Dienstes

Benutzerkonto zuweisen

Inhaltliche Konfiguration

Allgemeine Optionen

Login-Daten

Synchronisation

Einstellung des führenden Systems

Benutzer Konten

Bekannte Einschränkungen

Mehrere Mandanten

allgemein:faq

FAQ

Wer hat den Datensatz angelegt oder zuletzt geändert?

allgemein:html_seiten

HTML-Seiten

Platzhalter für freie Gadgets über vordefinierte Textbausteinen

allgemein:layouttemplates

Programmtemplates

Mitarbeiterlayouts

Layout erstellen

Layout für den Programmstart ermitteln

allgemein:mehrsprachige_wiki

Mehrsprachige Wiki

allgemein:mehrwertsteuer

Umstellung der Mehrwertsteuer zum 01.07.2020 und zum 01.01.2021

Änderungen in den Stammdaten

Steuersätze

Kontierungsgruppen

Concept Cash (Kassensoftware)

Vorgänge / Serviceaufträge

Vertragsabrechnungen

Rechnungseingang