Concept Wiki nl:vorgaenge

nl:vorgaenge:abrufauftrag

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Afroeporder

Hieronder wordt de werkwijze van een afroeporder beschreven. De klant bestelt een grote hoeveelheid van een artikel (bijvoorbeeld papier), betaalt vooruit en roept deze in kleine hoeveelheden af.

Voorbereiding

Om een afroeporder aan te kunnen maken is een extra dossiersoort nodig. Deze moet de eigenschap “Afroeporder” hebben.

Bovendien is een afroepartikel nodig omdat de berekening via aanbetalingsfactuur verloopt.

Werkwijze

Bij het aanmaken van een afroeporder wordt er een extra dossiersoort toegevoegd. Als de klant het complete aantal vooruit betaald heeft, dan moet bij het totale aantal van de afroeppositie een korting van 100% ingevoerd worden.

Nu kan de aanbetalingsfactuur gemaakt worden. De producten kunnen alleen regel voor regel geleverd worden. Als er bij de klant een nieuwe opdracht voor hetzelfde artikel wordt ingegeven, verschijnt er een waarschuwing dat er voor het artikel reeds een afroeporder bestaat.

Als het artikel compleet geleverd is, dan moet de order met een nulfactuur afgesloten worden.

nl:vorgaenge:abschlagsrechnungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Aanbetalingsfacturen

Dit artikel beschrijft functies welke vanaf Concept Office 6.1 beschikbaar zijn. Voor de beschreven procedure is versie 6.1.188 of hoger vereist.

Gebruikt u een versie voor 6.1 van Concept Office? Lees dan het het volgende artikel: „Aanbetalingsfacturen in eerdere versies“

In dit artikel wordt de toepassing van aanbetalingsfacturen in Concept Office 6.1 met nieuwe mogelijkheden beschreven. Het ondersteunt een facturatie volgens de aanbestedingen voor constructiewerkzaamheden (§ 16 VOB / deel B / 2012)

De formulieren voor facturen zullen moeten worden voorbereid voor deze nieuwe procedure.
- Bij alle klanten waarbij Concept Office versie 6.1 na 01.09.2014 is geïnstalleerd, wordt al het juiste formulier toegepast.
- Klanten met een oudere versie kunnen een offerte aanvragen voor het aanpassen van deze formulieren.
De bestaande methode (zogenaamde residuele boekhouding) zal in 6.1 Concept Office blijven, maar vanaf versie 7.0 verwijderd worden. Vervolgens zal een transactieverwerking onder deze oude procedure niet meer mogelijk zijn.
In de artikelstam moet minstens één aanbetalingsartikel aanwezig zijn.

Voorbereidingen

Aanbetalingsartikel aanmaken

Aanmaken van het artikel in de artikelstam

Een aanbetaling wordt meestal op een speciale grootboekrekening in de boekhouding vermeld. Daarom is het nodig om een speciaal artikel met een passende toewijzing aan te maken. Hier volgt een korte beschrijving.

Module [Stamgegevens].

Selecteren [Artikelen] en voer een korte naam in voor de zoekactie.

Definiëren van grootboekgroep en artikelsoort, markeren als aanbetalingsartikel.

[Opslaan]. Bij een nieuw dossier kunt u nu het aanbetalingsartikel selecteren.

Dagelijkse werking

De posities worden zoals gewenst in het systeem aangemaakt. In het ‚ondersteunde tekstveld‘ kunnen eventueel de verdere instructies over de overeengekomen betalingsvoorwaarden opgeslagen worden.

Nu wordt de aanbetalingscalculator gestart:

De aanbetalingscalculator

De waarde van de aanbetaling kan procentueel worden berekend (1) of door het ingeven van een vast bedrag. (2)

Met behulp van de knop [Bijwerken] wordt de berekening getoond. (3)

Nu kan in het veld Aanbetalingstekst de tekst voor de aanbetaling opgegeven worden. (4)

Tevens kan de tekst voor de eindfactuur bij het betreffende veld ingevoerd worden. (5)

Na de bevestiging op [OK] wordt een aanbetalingspositie aangemaakt.

Deze positie heeft de status Aangemaakt (gele statuskleur) en toont alle berekende waarden. De aanbetaling kan eventueel nog voor de uiteindelijke facturatie, middels dezelfde procedure, gewijzigd worden.

Afdrukken van de aanbetalingsfactuur

Voor het afdrukken van de aanbetalingsfactuur klikt men op de status Aangemaakt. Deze verandert daarna in Te factureren.

Print nu zoals gebruikelijk een factuur. Het systeem zal een aanbetalingsfactuur printen.

De status van de aanbetalingspositie wijzigt daarbij op Gefactureerd.

Voorbereiding van de eindfactuur

Voor de eindfactuur moeten alle posities op te leveren of op geleverd gezet zijn.

De aanbetalingsposities moeten de status „Verevend“ te klikken. De eindfactuurtekst kan hier nog worden aangepast. Die Abschlagspositionen müssen per Klick auf den Status auf „auszugleichen“ gestellt werden. Der Schlussrechnungstext kann hierbei noch angepasst werden.

Beim Auslösen des Rechnungsdrucks wird Concept Office eine Rückfrage an Sie stellen, ob die Abschlagsrechnungen mit den Normalpositionen zusammengeführt werden sollen.

Nach Bestätigung mit JA erfolgt der Druck der Schlussrechnung.

Hierbei werden alle Abschläge aufgeführt und gegen die gelieferte Ware gerechnet.

Was gibt es noch zu wissen?

Kann ich auch mehrere Abschläge zu einem Vorgang erfassen?

Ja, dies ist möglich. Die Erfassung erfolgt auf die gleiche Art wie beim ersten Abschlag.

Ich möchte auf der Abschlagsrechnung nur bestimmte Positionen angezeigt haben. Wie ist dies möglich?

a) Setzen Sie bei diesen Positionen den Druckhaken in der Positionsliste.

b) Stellen Sie sicher, dass die Abschlagsrechnung auf zu fakturieren steht

c) Setzen Sie bei der Druckfreigabe den Haken „nur gekennzeichnete Positionen drucken“

Auf der Abschlagsrechnung erscheinen dann die selektierten Artikel, als auch der Abschlagsartikel.

Ich möchte einen prozentualen Abschlag auf einen Teil des Auftrags in Rechnung stellen. Kann dies Concept Office für mich berechnen?

Die Berechnung ist kein Problem. Markieren Sie hierbei zunächst die Positionen, welche für die Berechnung vorgesehen sind.

Starten Sie direkt danach den Abschlagswertkalkulator und klicken auf das Bedienfeld markierte Positionen einbeziehen.

Gehen Sie danach vor, wie oben bereits beschrieben. Die Ausgangsbasis für den Abschlag ist hierbei nun die Positionsmarkierung.

Kann ich eine Teilrechnung nach einer Abschlagsrechnung stellen?

Die Berechnung von Artikelpositionen ist auch nach einer Abschlagsrechnung möglich. Diese werden jedoch nicht in der Schlussrechnung aufgeführt. Falls Sie dies wünschen, können Sie einen Abschlag über einen Anteil der Positionen ausführen.

Wie kann ich eine bereits getätigte Abschlagsrechnung gutschreiben oder stornieren?

Die Gutschrift einer Abschlagsposition ist über einen Rechtsklick mit der Maus auf die ursprüngliche Abschlagsposition möglich.

Dadurch wird eine neue rote Betragszeile erzeugt, die den Gutschriftswert wiedergibt.

Danach wird die Position wie eine Abschlagsrechnung behandelt. (Siehe Druck der Abschlagsrechnung) Die Abschlagsrechnung enthält hierbei eine negative Rechnungssumme und gleicht den Umsatz wieder aus. Ein Storno der Rechnung ist natürlich auch möglich.

neues, Abschlagsverfahren, Vorgänge, 6.1

nl:vorgaenge:abschlagsrechnungen60

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Aanbetalingsfacturen (Versie 6.0)

Bij grote dossiers kan het voorkomen, dat u de klant een aanbetaling wilt laten doen. In dit geval kunt u met Concept Office een zogenoemde aanbetalingsfactuur maken.

Voor elke aanbetalingsfactuur dient een aanbetalingspositie in het dossier aangemaakt te worden.

Om het dossier af te sluiten kunt u een eindfactuur maken, deze zal alle posities meenemen inclusief de eerder gefactureerde aanbetalingsposities. Hiermee krijgt de klant een totaaloverzicht met de reeds gefactureerde aanbetalingen en nog openstaande posities/bedragen.

Aanbetalingsartikel

Als het artikel een aanbetalingsartikel betreft, krijgt deze het kenmerk aanbetalingsartikel. Bovendien wordt aanbevolen om het artikel aan aparte grootboekgroepen toe te wijzen. Indien een aanbetalingsartikel in het dossier wordt opgenomen, dan wordt deze met een groene achtergrond weergegeven.

Het factuurbedrag van de aanbetalingsfactuur vertegenwoordigd de prijs van de aanbetalingsconditie. Het is ook mogelijk een procentele waarde in te geven. Hiervoor dient u het veld korting te gebruiken.

De positie dient u op Te leveren te zetten door hier een „1“ in te geven, waardoor u aansluitend een factuur kunt printen. (Let op! Eerst de positie selecteren) De posities zijn hiermee gefactureerd.

Workflow van een dossier met aanbetalingsartikelen

Bij het toepassen van aanbetalingsfacturen binnen een dossier, heeft u te maken met de volgende beperkingen:

Aanbetalingsfacturen kunnen alleen aanbetalingsposities factureren.
U kunt meerdere aanbetalingsfacturen maken, echter kunt u maar één eindfactuur maken

Boeken van de omzet

Indien een aanbetalingsfactuur wordt gemaakt, dan wordt het bedrag bij de omzet geboekt. De inkoopprijs wordt procentueel aan brutowinst dossier berekend. Een alternatief is om de inkoopprijs direct bij de aanbetalingspositie in te geven.

Als de eind-factuur wordt geprint, dan wordt de eerste omzet boeking met een nieuwe boeking met negatieve waarde berekend. De eigenlijke omzet van de betreffende positie wordt normaal geboekt.

Dossiers, Aanbetalingsfacturen, Aanbetalingsartikel

nl:vorgaenge:angebotswesen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Offerte module

Dit artikel gaat over de mogelijkheden om een offerte in Concept Office aan te maken, te verwerken, en te evalueren.

Normaliter kan men onder Offerte zowel een Dossier als ook een geprinte Offerte verstaan. Wanneer er over een offerte gesproken wordt, dan wordt deze gerelateerd aan een dossier met de bewerkingsstatus “Geoffreerd”.

Offerte maken

Voor het maken van een offerte maakt men een nieuw dossier aan. Na ingave van alle benodigde kopgegevens worden de artikelen als posities aangemaakt.

Om een offerte te printen, gaat u naar tabblad Overige / Afdrukken . Vink daarna bij Afdrukvrijgave het veld Offerte / Nu aan, en klik aansluitend op het printsymbool.

De status van het dossier wijzigt dan naar “geoffreerd”.

Geldigheidsperiode vastleggen

Concept Office maakt het mogelijk om een geldigheidsperiode aan een offerte mee te geven. In het veld Geldig tot kan een datum ingegeven worden, welke de geldigheidsperiode van de offerte vastlegt. Deze geldigheidsdatum wordt ook op de offerte aangegeven.

Bij verkoopgebied kunt u de geldigheidsdatum instellen.

Wanneer de datum is verlopen, dan krijgt de medewerker die het dossier opent de melding dat het termijn verstreken is.

Realisatie gegevens ingeven

Om op elk gewenst tijdstip een overzicht te krijgen over openstaande offertes, biedt Concept Office u meerder instellingsmogelijkheden die in het vak Forecast en afsluiting samengevat zijn.

Afsluitstatus:Gegenereerde waarde die aangeeft wat de status is van het dossier (mogelijke waarde: open, gewonnen, verloren)
Kans: Selectie van voorgedefinieerde waarde, die een realistische weergave geeft van de scoringskans
Datum: Datum, wanneer de opdracht van klant verwacht wordt
Reden: Selectie van zelf gedefinieerde waarde, waarom een offerte niet in opdracht is gegeven. Dit veld is verplicht indien u een dossierstatus van Geoffreerd op Gereed wilt wijzigen. De waarde van dit veld kunt u wijzigen in module Status.
Concurent: Bedrijfsnummer van uw concurent, als bekend is dat deze ook een offerte heeft uitgebracht. U dient deze concurenten ook als bedrijf aan te maken.

Een overzicht van aangemaakte en aangeboden offertes kan middels Analyse statistieken (Offerte analyse en Offerte forecast) gemaakt worden.

Alternatieve offerte

Soms is het nodig zijn om meerdere offertes uit te brengen op een klantaanvraag. Om deze offertes inhoudelijk samen te vatten, dienen alle offerte dossiers hetzelfde groeperingsnummer te bevatten.

Met behulp van het selectievak Alternatief kan vastgelegd worden dat het bedrag van deze offerte niet bij een offerteoverzicht meegenomen wordt.

Dossiers, Offerte

nl:vorgaenge:bearbeitungsstatus

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Bewerkingsstatus van een dossier

De bewerkingsstatus van een dossier geeft u de actuele informatie in welke status zich het dossier bevindt, en tot welk niveau aan het dossier gewerkt is.

Volgorde van de status

De bewerkingsstatus volgt een bepaalde volgorde, echter wordt niet elke status daadwerkelijk toegepast/bereikt.

U kunt de status (moeilijk) handmatig wijzigen, normaliter wordt de status door het afdrukken van een dossier formulier gewijzigd.

Niet elke status is handmatig aan te passen. Soms dient een medewerker de inhoud van het dossier te wijzigen alvorens men de status kan wijzigen.

Overzicht van de status

Aangemaakt

Het dossier is aangemaakt.

Geoffreerd

De klant heeft inmiddels een offerte uit dit dossier ontvangen.

Bevestigd

De klant heeft de opdracht gegeven.

Deels geleverd

Een deel van de dossierposities zijn uitgeleverd.

Geleverd

Alle posities van het dossier zijn geleverd.

Deels gefactureerd

Een deel van de posities zijn geleverd en gefactureerd of een aanbetaling is gemaakt.

Deze status geeft niet aan of er een factuurachterstand is.

Gereed

Alle posities van het dossier zijn geleverd en gefactureerd. Of De offerte is door de klant niet in opdracht gegeven. Overige informatie hierover vindt u in Offertemodule.

Configuratiemogelijkheden

Concept Office biedt u de mogelijkheid om de status bij het aanmaken voor in te stellen.

Konfiguration 37: Dossierstatus bij nieuw aan te maken dossiers

0 - Aangemaakt
1 - Geoffreerd
2 - Bevestigd

Konfiguration 125: Dossierstatus bij nieuw aan te maken Serviceopdrachten

0 - Aangemaakt
1 - Geoffreerd
2 - bevestigd

Bovendien kan de statuswijziging middels gebruikersrechten voor elke gebruiker beperkt worden.

Dossiers, Bewerkingsstatus

nl:vorgaenge:direktlieferinfo

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Direct leverinfo

In dit veld kan de leverdatum en een leverbonnummer van de leverancier ingegeven worden, wanneer deze de goederen direct aan de klant heeft uitgeleverd. Deze gegevens worden op de factuur getoond.

Administratie-configuratie 234 vult het veld automatisch. Indien deze configuratie geactiveerd wordt, dan is het zinvol bij configuratie 235 het veld Leverbonnummer in module Goederenboeking als een verplicht veld aan te duiden.

Mogelijke configuratie:

Configuratie 234: Bij het inboeken van de goederen, automatisch Direct leverinfo in het dossier plaatsen

0 - Nee
1 - Ja

Dossier

nl:vorgaenge:eigenbedarf

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Eigen gebruik in de dossierverwerking

Om een goederenuitgifte in de eigen onderneming zichtbaar te maken kan dossierverwerking gebruikt worden. Daarvoor moeten wel eerst enkele stamgegevens aangepast worden.

Voorbereidingen

Speciale dossiersoorten

U heeft een dossiersoort met speciale eigenschappen nodig.

Bij dit extra dossiertype moet Order intake (effectief) uitgevinkt zijn, en moet bij Effectieve omzet de keuze nee, gereed met levering geselecteerd worden.

Speciale klanten

U heeft een bedrijf nodig welke uw onderneming, filiaal of medewerker vertegenwoordigt.

Het bedrijf wordt later als klant in het dossier opgenomen.

Onder klantgegevens kan aan deze klant ook een extra dossiersoort toegekend worden, die dan bij de orderinvoer automatisch ingevuld wordt.

Gebruik

Indien u een eigen gebruik dossier wilt verwerken, dient u eerst een dossier aan te maken. Selecteer uw eigen gebruik klant als klant en kies daarna het overeenkomende extra dossiertype.

Verwerk daarna de overige dossierposities en vervolg alle gewenste stappen tot aan het maken van de leverbon. Nadat de leverbon afgedrukt is, wordt het dossier automatisch in de status gereed gezet.

Statistiek

In de statistiekmodule kunt u dossiers met een speciale eigen dossiertype evalueren.

Nadat u een selectie hebt gemaakt, moet u de gewenste printerinstellingen opgeven.

U krijgt een statistische evaluatie, die u kunt exporteren of afdrukken.

Vorgaenge, Eigenbedarf

nl:vorgaenge:ekanalyse

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Inkoop analyse van een dossier

De Module functie IK-Analyse biedt de mogelijkheid om voor de producten uit het actuele dossier, doelgericht leveranciers toe te kennen. Deze kunnen eventueel handmatig aangepast worden.

Functie beschrijving

Bij het aanroepen laat Concept Office een tabel zien met in de rijen de artikel posities en in de kolommen de leveranciers. Als een leverancier een bepaald artikel niet levert, dan blijft de betreffende cel leeg, anders wordt de prijs voor het bestel aantal getoond.

Onderaan de tabel zijn verschillende totalen en waarden te zien:

Totaal mogelijk: maximale bestelwaarde bij deze leverancier
Totaal is: actueel toegewezen bestelwaarde
Minimale bestelwaarde: Leveranciersinformatie; wordt rood weergegeven wanneer niet gehaald
Vracht vrij: leveranciersinformatie
Verzendkosten: leveranciersinformatie

Afsluitend worden de totale inkoopkosten getoond.

Bewerkingsmogelijkheden

De knop Gunstiger leverancier laat voor alle artikelen de leveranciers met de beste prijs zien.

Door een artikel handmatig aan te vinken kan deze aan een andere leverancier toegekend worden. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een minimaal bestelbedrag te bereiken.

Overname in het dossier

Door op de knop Sluiten te klikken worden de gemaakte aanpassingen in het dossier opgenomen. Voor verdere verwerking kan de Bestel functie gebruikt worden.

Indien het venster met behulp van het kruisje gesloten worden, zullen de wijzigingen niet doorgevoerd worden en blijft het dossier onveranderd.

Dossiers, Module functies, IK-Analyse

nl:vorgaenge:emailversand

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Dossier documenten per E-mail versturen

Van offerte tot factuur kunnen alle documenten in een dossier per E-mail verstuurd worden. Daarvoor selecteert u eerst het document bij Afdrukvrijgave en daarna drukt u op E-mail verzenden.

Met administratie configuratie 241 kan men aangeven op welke wijze de E-mails verzonden moeten worden:

Configuratie 241: Starten van E-mail cliënt in dossiers

0 - Starten van E-mail volgens: Configuratiemanager zonder afzonderlijk dossierveld (E-mail komt in de concepten map)
1 - Starten met afzonderlijk dossierveld
2 - Starten van E-mail volgens: Configuratiemanager met de optie "Direct verzenden"

Facturen per E-mail versturen

Terwijl bij alle documenten het E-mailadres van een betreffende contactpersoon wordt gebruikt, wordt er bij facturen een andere methode gehanteerd. Let daarom op het volgende: artikel.

Tekstbouwstenen

Bij het per E-mail versturen van dossierdocumenten kan het onderwerp en de tekst van de gebruiker vastgelegd worden. Dit wordt door middel van tekstbouwstenen bereikt. U kunt deze tekstbouwstenen bedrijfsafhankelijk instellen.

Voor deze tekstbouwstenen worden in het programma standaard ingestelde tekstbouwstenen gebruikt. Daarmee zijn er geen geldigheidsbeperkingen van toepassing en zal, indien er geen andere tekst wordt ingegeven, uiteindelijk altijd deze tekst gebruikt worden.

De tekstbouwstenen voor het onderwerp zijn:

bwBetreffAngebot
bwBetreffBestellung
bwBetreffRuecksendung
bwBetreffLieferschein
bwBetreffPackzettel
bwBetreffRechnung
bwBetreffReparaturauftrag
bwBetreffVertragsrechnung
bwBetreffAuftragsbestaetigung

Variabele voor dossiers zijn:

#Vorgangsnummer# 
#LaufendeNummer#
#Vorgangstitel#
#KundenBestellNr#

Variabele voor bestellingen zijn:

#Bestellnummer# 
#LaufendeNummer#

De lopende nummers van de betreffende formulieren worden gebruikt: (Offertenummer, Factuurnummer, etc.) Het veld Soort voor de tekstbouwstenen moet op intern ingesteld zijn.

De tekstbouwstenen voor de tekst van een E-mail zijn:

bwMailTextAngebot
bwMailTextBestellung
bwMailTextRuecksendung
bwMailTextLieferschein
bwMailTextPackzettel
bwMailTextRechnung
bwMailTextReparaturauftrag
bwMailTextVertragsrechnung
bwMailTextAuftragsbestaetigung

Te gebruiken variabelen zijn:

#Anrede# 
#Anrede2#
#LaufendeNummer#
#Vorgangsnummer#
#Vorgangstitel#

Opmaak in Outlook

Indien u aan uw E-mail in Outlook nog andere informatie wilt toevoegen, kan het voorkomen dat er een ander lettertype gebruikt wordt dan dat er vanuit Concept Office meekomt.

In dat geval moet in Mircosoft Word bij Webopties het juiste lettertype ingesteld worden.

Hier wordt het lettertype ingesteld, welke in een E-mail gebruikt wordt:

Dossier, Tekstbouwstenen, E-mail

nl:vorgaenge:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Veld beschrijving van Dossier module

(in alfabetische volgorde per tabblad)

Tabblad Kopgegevens

Veld	Veldtype	Korte beschrijving
Afsluitstatus	Status	Wordt toegepast bij Angebotsauswertungen
Alternatief	Selectieveld	Kenmerkt een dossier als alternatieve_offerte
Aanvraag van	Datum	Tijdstip van aanvraag
Adressen en contactpersonen	Overzicht
Bearb.status	Keuzeveld	Actuele bewerkingsstatus
Opmerkingen	Memo	Interne opmerkingen m.b.t. dossier
Betalingsconditie	Keuzeveld	Betalingscondities voor betreffende dossier
Bestel-Nr.	Tekst (255 tekens)	Bestelnummer klant
Bedrijfsnummer	Tekst (nummeriek)	Bedrijfsnummer van klant
Concurent	Tekst (nummeriek)	Wordt toegepast bij Angebotsauswertungen
Contactmiddelen	Link	Laat contactgegevens van klant zien
Dossier historie	Link	Laat alle aan dossier gerelateerde activiteiten van dossier zien
Datum	Keuzeveld	Wordt toegepast bij Angebotsauswertungen
Dossiernr.	Tekst (nummeriek)	Lopende nummering van dossiers
Dossiersoort	Keuzeveld	Dossiersoort
Dossiertitel	Tekst (100 tekens)	Titelveld
Verkoopgebied	Keuzeveld	toegewezen verkoopgebied
Erledigungsgrund	Keuzeveld	Wordt toegepast bij Angebotsauswertungen
Extra dossier type	Keuzeveld	Extra dossiertype; Kan verwerking van dossier beïnvloeden. Zie hier
Geldig tot	Datum	Wordt toegepast bij Angebotsauswertungen
Groeperingsnr.	Tekst (nummeriek)	Nummer van dossiergroep
Incl. BTW	Selectieveld	geeft aan of, positieprijzen als bruto of netto prijzen aangegeven worden
Kans	Keuzeveld	Wordt toegepast bij Angebotsauswertungen
Klant historie	Link	Laat alle aan klant gerelateerde activiteiten zien
Kostenplaats	Tekst (nummeriek)	Kostenplaats klant
Mdw BiDi	Keuzeveld	Verantwoordelijke binnendienstmedewerker
Mdw BuDi	Keuzeveld	Toegewezen buitendienstmedewerker
Omzet info	Link	Omzet informatie van klant
Openstaand saldo	Link	Openstaand saldo (wordt alleen bij financiële koppeling aangegeven)
Ontvangst fact.	Tekst (nummeriek)	Afwijkende bedrijfsnummer welke de factuur zal betalen
Project	Tekstveld	Verwijzing naar toegewezen Projecten
Provisionsteilung	Link	Instellingen voor Provisie
Ref. Factnr.	Tekst (nummeriek)	Verwerkt bij Creditnota
Service-Auftrag	Selectieveld	Dossier kenmerken als Service opdracht
Valuta	Keuzeveld	Valuta, welke in de posities en formulieren verwerkt dient te worden
VK-Team	Keuzeveld	Toegewezen Verkoopteam

Tabblad leverdata / Tekst

Veld	Veldtype	Korte beschijving
Bestelinfo	Tekst (Memo)
Leverinfo	Text (max. 255 tekens)
Koptekst	Tekst (Memo)	Koptekst voor dossierdocumenten
Voettekst	Tekst (Memo)	Voettekst voor dossierdocumenten
Levervoorwaarden	Keuzeveld	in Administratie voorgedefinieerde waarde
Leverinfo	Tekst (max. 255 tekens)
Levering geadviseerd voor	Bereik
Gewenste leverdatum klant
Verzendvoorwaarde	Keuzeveld	in Administratie voorgedefinieerde waarde

Tabblad Overige

Veld	Veldtype	Korte beschrijving
Afwikkelingstype	Keuzeveld	Vaste voorgegeven waarde
Vorig Btw-tarief toepassen	Selectieveld	Wordt momenteel niet toegepast
Afwikkelingstype	Keuzeveld	in Administratie voorgedefinieerde waarde
Totaal netto	Bereik
Formulierdatum	Datum
Regio	Keuzeveld
Boekingsdatum	Datum
Concept Office Web	Bereik
Dokumenten	Bereik
Afdrukvrijgave	Bereik
Filialen	Keuzeveld
Fact. vrijgifte	Datum
Factuurkenmerk	Keuzeveld
Verzamelleverbon	Selectieveld
Verzamelfactuur	Selectieveld
Deellevering	Selectieveld
Deelfactuur	Selectieveld
Taal (Basket)	Keuzeveld
BTW-Land	Keuzeveld

Dossier

nl:vorgaenge:internepositionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Interne Posities

Een Dossierpositie kan middels het kenmerk intern gemarkeerd worden, hiermee krijgt de klant het betreffende artikel niet te zien.

Een intern artikel wordt vaak toegepast bij het inzichtelijk maken van interne kosten, welke invloed heeft op de brutto winst.

Weergave van de beperking

Interne Posities worden in het positieoverzicht blau weergegeven. En vanzelfsprekend is het selectieveld intern geselecteerd.

Interne Posities dienen een Verkoopprijs en Positiewaarde = 0 tonen.

Als interne posities zich in een bevinden sectie sectie prijs bevinden dan is een verkoopprijs toegestaan.

Eigenschappen bij het printen van documenten

Interne Posities worden niet op dossierdocumenten geprint - met uitzondering van een Pakbon.

Interne Posities kunnen als normale posities besteld worden.

Interne Artikel

Vele Artikelen worden altijd als interne posities verwerkt. In dit geval kan in de artikelstamgegevens, in het tabblad Groepering/Overige het selectieveld interne artikel geselecteerd worden.

Als het betreffende artikel in een dossier wordt verwerkt, dan wordt het artikel automatisch als intern gekenmerkt.

Dossier, artikel

nl:vorgaenge:kopf-und_fusstext

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Kop- en Voettekst

Per dossierdocument kunt u een kop- en voettekst aanmaken.

Middels zoekfuncties kunnen voorgedefinieerde tekstsjablonen opgeroepen worden. In het verkoopgebied beheer kunnen tekstsjablonen gekoppeld worden, zodat bij het aanmaken van een dossier deze al aanwezig zijn.

Bij het afdrukken van een document wordt bij de koptekst automatisch de briefaanhef incl. contactpersoon geplaatst. Indien geen contactpersoon is aangegeven, dan zal automatisch „Geachte mevrouw, mijnheer,“ geplaatst worden.

Onderstaande plaatshouders kunnen worden toegepast in combinatie met de door u ingegeven tekst, de plaatshouders worden automatisch gevuld bij het bekijken van het betreffende formulier:

#AV#: Aanvraag van
#GB#: Geldig tot
#AN1#: Adresaanhef
#AN2#: Briefaanhef
#LB#: Levervoorwaarden
#VB#: Verzendvoorwaarden
#SB#. Binnendienst medewerker
#FB#. Buitendienst medewerker
Leverdatum = „#LT#“
Leverdatum (Week) = „#LTW#“
Leverdatum (Jaar) = „#LTJ#“
Avisierter Termin = „#AT#“
Avisierter Termin (Woche) = „#ATW#“
Avisierter Termin (Jahr) = „#ATJ#“
Avisierter Termin (Zeit von) = „#ATZV#“
Avisierter Termin (Zeit bis) = „#ATZB#“

Kop- en voettekst kunnen ook geformateerd worden. Dit gaat als volgt, zoals in Microsoft Word of andere Tekstverwerkingsprogramma’s. Het venster waarin u de teksten kunt formateren, geschiedt middels een dubbelklik in het tekstveld.

Dossier

nl:vorgaenge:lieferbedingung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Leveringsvoorwaarden

Leveringsvoorwaarden worden in de module Administratie in de Registerkarte Versandart / Lieferbedingung onderhouden.

Aan een levervoorwaarde kan een montageartikel of/en verzendkosten artikel gekoppeld worden.

Overige informatie omtrent verzendkosten artikel vindt u hier.
Overige informatie omtrent montage artikel vindt u hier.

Dossier

nl:vorgaenge:lieferschein_stornieren

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Leverbon storneren of nadien wijzigen

Leverbon storneren

Een leverbon kan alleen gestorneerd worden, wanneer de posities van de leverbon nog niet gefactureerd zijn.

Om een leverbon te storneren, opent u een dossier en het tabblad Posities.
Selecteer een van de posities, die op de leverbon afgedrukt zijn.
Selecteer onder tabblad Modulfunctie de functie Leverhistorie en selecteer hier de te storneren leverbon.
Daarna wordt de functie Leverbon storneren vrijgegeven, als u deze selecteert, wordt de leverbon gestorneerd.

Leverbon nadien wijzigen

Doel: Een eerder afgedrukte leverbon is, bij een klant voordat de handtekening gezet is, gewijzigd omdat een afwijkend aantal stoelen geleverd is.

Om een leverbon te storneren, opend u een dossier en het tabblad Posities.
Selecteer de positie, waarbij het aantal op de leverbion gewijzigd dient te worden.
Selecteer onder tabblad Modulfunctie de functie Leverhistorie en selecteer hier de betreffende leverbon.
Geef in het kolom Te leveren het aantal in met een minus(-), welke op de leverbon in mindering gebracht dient te worden.
Het het verlaten van de positie komt een melding/vraag of u ook het bestelaantal wilt reduceren, voor het geval geen nalevering zal plaatsvinden.(Let op, dit geldt alleen voor afgedrukte leverbonnen, en dient u in de posities zelf de reductie van de aantallen in te geven.

Dossier, Leverbon

nl:vorgaenge:provisionsteilung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Provisie verdeling

Dit artikel heeft betrekking op de instellingen van dossier module. Uitleg betreffende de voorinstellingen van de provisie verdeling vindt u in Verkoopteam.

Indien u verschillende of uitzonderlijke provisie berekeningen heeft, dan is het mogelijk om in elke dossier een afwijkende/gewenste Provisieberekening in te geven. Dit zorgt ervoor dat voor het betreffende dossier berekende provisie Provisie verdeling over meerdere medewerkers wordt verdeeld.

Wanneer een provisie verdeeld wordt, dan wordt deze in het dossier door een * aan het einde van de naam Provisie verdeling aangegeven.

Aanmaken van een provisieverdeling

Door het selecteren van Provisie verdeling wordt de actuele stand van de provisiewaarde getoond. U kunt nu medewerkers toevoegen of verwijderen. U kunt aansluitend de procentwaarde voor de verdeling aanpassen. De som van de waarde van kolom Prov. % moet altijd 100 zijn.

Dossier, Provisie, verdeling, provisie

nl:vorgaenge:sidebar

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

U bevindt zich in rubriek:

Dossier

Index

Beschrijving velden (Dossier)

Zoekwoorden:

nl:vorgaenge:steuerfreierechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:38+00:00

BTW-vrije facturen in het binnenland

Voor sommige klanten kan het nodig zijn, een dossier zonder BTW te berekenen. Deze kan over speciaal aangemaakte BTW-gebieden gerealiseerd worden.

Aanmaken van stamgegevens

Allereerst dient u uw stamgegevens uit te breiden. Dit gebeurt in 3 stappen.

Aanmaken van BTW-gebied

In module landen legt u een nieuw BTW-gebied aan.

Aanmaken van een BTW-tarief

Aansluitend wisselt u naar de module BTW-tarief.

Breidt het BTW-vrije record uit, doormiddel van een nieuwe regel door het eerder aangemaakte BTW-gebied toe te voegen. Het percentage dient 0 te zijn.

Bewerking van grootboekgroepen

Afsluitend dient u de grootboekgroepen aan te passen.

Voeg aan de door u gewenste grootboekgroep een nieuwe regel toe met het BTW-gebied, het BTW-tarief en het gewenste rekeningnummer.

Instellingen bij het dossier

Nadat alle stamgegevens juist zijn aangemaakt, kunt u in een dossier, in het tabblad Overige het BTW-Gebied toewijzen.

Deze toewijzing kan ook nadat u de posities heeft ingegeven, echter dient het voor het printen van een dossierdocument te gebeuren.

Instellingen bij de klant

Indien een bedrijf altijd een BTW-vrije factuur dient te ontvangen, dan is het verstandig het BTW-gebied in zijn factuuradres op te nemen. In het tabblad Overige in de module Adressen kunt u deze instellen.

Indien maar één dossier aan dit factuuradres verstuurt, wordt het BTW-gebied automatisch aan het dossier toegevoegd.

Dossier, BTW-vrije, BTW-gebieden

nl:vorgaenge:verkaufshinweise

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:38+00:00

Verkoopinformatie

Bij de posities in (Tabblad Posities) vindt u onder aan de pagina een tabblad Verkoopinformatie. Hier worden de - indien aanwezig - verkoop bijzonderheden van een artikel weergegeven. Dit kunnen waarschuwingen of verkoopinformatie zijn.

Staffelprijs voorhanden

Indien een staffelprijs van toepassing is (Verkoop listprijs of klantspecifieke prijzen), dan worden deze hier getoond. Darüber hinaus eine Verkaufshilfe: In groen wordt de eerstvolgende staffel in vergelijk tot het huidige aantal getoond, en wat het voordeel voor de klant is, wanneer gekozen wordt voor het hoger aantal producten.

Catalogus

De verkoopinformatie toont ook, uit welke prijscatalogus de actuele verkoopprijs genomen is.

Informatietekst

Indien bij een artikel een informatietekst ingegeven wordt, dan verschijnt deze bij het invoegen van het betreffende artikel. Als men deze bevestigd heeft dan kan men deze tekst te allen tijde weer nalezen.

Accessoires / Materialen

Indien het bij machines, accessoires of materialen geeft, dan wordt een betreffende melding gegeven.

Alternatieve artikelen

Wordt deze via “alternatieve artikelen” aangemaakt, dan verschijnt er automatisch de bijbehorende informatie.

Dossier

nl:vorgaenge:versandart

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:38+00:00

Verzendvoorwaarden

De verzendvoorwaarde geeft aan, op welke wijze de goederen verzonden worden. Verzendvoorwaarden worden onderhouden in Administratie (Tablad Verzendvoorwaarden/ Leveringsvoorwaarden)

Middels de verzendvoorwaarden kan een koppeling met easylog van DHL aangemaakt worden. Hiermee is een geautomatiseerd printen van pakketstickers mogelijk.

Ondersteuning van DHL-EasyLog: Aan de verzendsoort kan een uitleveringskenmerk en het uitgifte folder gezet worden. Het het printen van een leverbon wordt dit kenmerk uitgelezen en bij de geselecteerde kenmerk “DHL” worden de leverbongegevens als tekstbestand in de aangegeven folder geplaatst.

Dit tekstsbestand bevat alle voor de pakketsticker relevante gegevens die in easylog verder verwerkt kunnen worden. Ze zijn punt-komma(;) gescheiden en als volgt opgebouwd:

110704174;Voorbeeld BV;;;12345;Eindhoven;Voorbeeldstraat 12;030 123456;030123457;D;1;4

1.Veld	Leverbonnummer
2.Veld	Naam 1
3.Veld	Naam 2
4.Veld	Naam 3
5.Veld	Postcode
6.Veld	Plaats
7.Veld	Straat
8.Veld	Telefoon ontvanger
9.Veld	Fax ontvanger
10.Veld	Land
11.Veld	Aantal paketten
12.Veld	Douane-Goederensoort (4 = Goederenlevering)

nl:vorgaenge:vorgaenge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:38+00:00

Dossiers

(Inclusief order- en offerteverwerking)

Dossierverwerking omvat het genereren van een offertes, opdrachtbevestigingen, leverbonnen, facturen, creditnota’s, en pakbonnen.

Het bewerkingsproces is voornamelijk gebaseerd op de stamgegevens. Deze kunnen tijdens het bewerkingsproces uitgebreid of gewijzigd worden.

Seiten in diesem Namensraum:

D (Fortsetzung)

Dossiersoorten

Eigen gebruik in de dossierverwerking

Gebruikersrechten voor dossierverwerking beheren

Kop- en Voettekst

Leverbon storneren of nadien wijzigen

L (Fortsetzung)

Leveringsvoorwaarden

Module functies in Dossiers

Offerte module

Provisie verdeling

Actueel, Dossiers

nl:vorgaenge:vorgangsarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:38+00:00

Dossiersoorten

Dit artikel beschrijft de verschillende dossiersoorten en de toepassing.

Normale order

Klassieke klantopdracht

Goederenstroom van dealer naar klant
Omzet wordt per positie berekend

Creditnota via magazijn

Creditnota met terugname van de goederen

Goederenstroom van klant naar dealer
Omzet wordt per positie gecrediteerd

Creditnota rechtstreekse levering

Creditnota zonder terugname van goederen

Geen goederenstroom van klant naar dealer (geen magazijn toegang)
Omzet wordt per positie gecrediteerd
Oorspronkelijke omzetbedrag wordt gereduceerd

Waardeberekening

Creditnota op basis van een bedrag

Geen goederenstroom
Oorspronkelijke omzetbedrag wordt gereduceerd
Geen omzet
Geen wijziging van gemiddelde- of laatste inkoopprijs van de artikelpositie

Waardebon

Berekening van een geldbedrag

Geen goederenstroom
Omzetbedrag wordt geschreven
Geen omzetaantal
Geen wijziging van gemiddelde- of laatste inkoopprijs van de artikelpositie

Dossier, creditnota

nl:vorgaenge:vorgangsmodulfunktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:38+00:00

Module functies in Dossiers

Hat tabblad Module functies stelt functionaliteiten ter beschikking binnen de module dossiers. Deze worden over het betreffende tabblad of in het rechtermenu ter beschikking gesteld.

Module funkties

Modulfunktie	Beschrijving
OFML-Basket starten	Start artikelverwerking met pCon.basket
Bestellen	Maakt bestelling van (geselecteerde) artikelen binnen het dossier
Leveren	Automatisch ingeven van te leveren aantallen.
Leverbon storneren	Functie om leverbon te storneren
Leverdatum bepalen	Functie om mogelijke leverdatum te communiceren
Handleverbon	Inboeken van een handleverbon
IK-Analyse	Functie voor het berekenen van de beste bestelvariant
Prijzen overnemen	Maakt het mogelijk dossierposities over te nemen in de speciale klantcondities posities
Groepswijzigingen	Maakt het mogelijk om positie overstijgende wijzigingen door te voeren
Berekenen	Hulpmiddel voor positie overstijgende prijswijzigingen
Nacalculatie	Evaluatie voor een dossiergroep
Activiteit aanmaken	Maakt een activiteit gekoppeld aan het dossier
Brief schrijven	Start een wizard voor het schrijven van een brief/mailing
Dispositie	Start de module Dispositie
Afgesloten dossiers tonen	Laat alle afgesloten dossier zien
Dossiers van filiaal tonen	Filter voor het actuele filiaal
Positie markeren	Functie om posities te markeren aan de hand van kenmerken

Dossiers, Module funkties

nl:vorgaenge:vorgangsrechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:38+00:00

Gebruikersrechten voor dossierverwerking beheren

Dit artikel beschrijft de mogelijkheden de rechten van een Concept Office gebruiker te configureren. De algemene functionele beschrijving van het toepassen van rechten is hier beschreven.

Module rechten

Technisch gezien worden 3 modules toegepast bij dossierverwerking, namelijk:

Offerteverwerking
Dossiers
Service-opdrachten

Afhankelijk van de werkzaamheden van de medewerker, kunnen deze afzonderlijk vergeven worden.

Modulrecht Offerteverwerking

Maakt het mogelijk een binnendienstmedewerker een offerte aan te maken en te bevestigen.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Modulrecht Vorgänge

Maakt het mogelijk dat een binnendienstmedewerker dossiers mag bewerken.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Modulrecht Service-Aufträge

Maakt het mogelijk dat een binnendienstmedewerker een Service-opdracht mag bewerken.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Formulier rechten

Voor het printen van dossier documenten, dienen de rechten in de groepen Reports CO-Aktuell en Reports CO-Aktuell TKD tenminste voorzien te zijn met de waarde Drucken.

Mogelijke selecties.

Keine Rechte
Anzeigen
Drucken
Exportieren
Anzeigen / Drucken
Anzeigen / Exportieren
Anzeigen / Drucken / Exportieren

Speciale rechten

Middels een aantal speciale rechten kunt u de verwerkingsmogelijkheden nog specifieker instellen:

Speciale rechten voor het aanzicht van dossiers

Sonderrecht Angebotsansicht

Bepaald welke offerte-dossiers (Module Angebotswesen) de medewerker te zien krijgt. Voor gedetaileerde beschrijving zie speciale rechten Vorgangsansicht.

keine Vorgänge
Nur eigene Aufträge
Aufträge des VK-Teams
Aufträge des Geschäftsbereiches
Alle Aufträge

Sonderrecht Vorgangsansicht

Bepaald welke dossiers de medewerker te zien krijgt. Afhankelijk van de toewijzingen van de medewerker worden de gegevens zichtbaar in het dossier, rekeninghoudend met de deelname aan een verkoopteam of een toegewezen verkoopgebied.

keine Vorgänge
Nur eigene Aufträge
Aufträge des VK-Teams
Aufträge des Geschäftsbereiches
Alle Aufträge

Bij een beperkt overzicht wordt het aantal records in de boomstructuur met een * aangegeven.

Speciale rechten die de bewerkingstatus beïnvloeden

Normaliter hangt een wijziging van de Dossierstatus af van de status van de dossierposities. Door speciale rechten is het mogelijk te sturen welke gebruikers wijzigen kunnen uitvoeren of beperkt worden in het wijzigen.

Sonderrecht Offerte's "gereed" en "verloren" zetten.

Toewijzen, dat de gebruiker de dossierstatus van Geoffreerd op Gereed kan zetten.

Nein
Ja

Sonderrecht Gereed zijnde dossier reactiveren.

Toewijzen, dat de gebruiker de dossierstatus van Gereed op Deelsgefactureerd terugzetten.

Nein
Ja

Speciale rechten Direct storneren ook na een geslaagde overdracht naar een financiële boekhouding toestaan

Wenn gewährt kann der Bearbeiter jederzeit eine Rechnung stornieren.

Nein
Ja

Speciale rechten Dossier bevestigen

Toewijzen, dat een gebruiker de dossierstatus van offertes op bevestigd kan zetten, zonder een opdrachtbevestiging te printen.

Nein
Ja

Sonderrechte zur Preisgestaltung in Vorgängen

Sonderrecht Basket Einkaufsbrutto ändern

Legt fest, ob im angeschlossenen pCon Basket eine EK-Änderung erlaubt ist.

Nein
Ja

Sonderrecht Einkaufspreise und Rohgewinne sichtbar machen

Wenn nicht gewährt kann der Bearbeiter keine Einkaufspreise oder abhängige Werte (Spanne, Rohgewinn ) einsehen.

Nein
Ja

Sonderrecht Mindestspanne am Artikel unterschreiten

Wenn gewährt kann der Bearbeiter den Verkaufspreis eines Artikels niedriger als die am Artikel hinterlege Mindestspanne eingeben.

Nein
Ja

Sonderrecht Rabattvergabe für nicht rabattfähige Artikel

Wenn nicht gewährt kann der Bearbeiter in Auftragspositionen keinen Rabatt eintragen, falls der Artikel nicht das Kennzeichen rabattfähig besitzt. Ist das Recht gewährt, erhält der Sachbearbeiter eine Meldung, dass der Artikel eigentlich nicht rabattfähig ist.

Nein
Ja

Overige speciale rechten

Sonderrecht Gutschriften erlauben

Wenn gewährt, darf der Sachbearbeiter neben Normalaufträgen auch Gutschriftsvorgänge erfassen. Das Durchführen eines Sofortstorno ist ebenfalls an dieses Recht gekoppelt (notwendige Ausprägung: Erfassen uns Auslösen.

Nein
Erfassen
Erfassen und Auslösen

Speciale rechten Leverbon storneren

Bepaald of een gebruiker een geprinte leverbon mag storneren.

Nein
Ja

SPeciale rechten Bovengrens offertebedrag printen offerte

Legt vast, tot welk offertebedrag een medewerker een offerte mag maken.

kein Angebotsdruck erlaubt
Obergrenze 1.000
Obergrenze 5.000
Obergrenze 10.000
Obergrenze 50.000
Angebotsdruck erlaubt

Sonderrecht Verkoopteam in opdracht wijzigen

Bepaald of het veld Verkoopteam van binnendienstmedewerker gewijzigd mag worden.

Nein
Ja

Speciale rechten Filiaal in opdracht wijzigen

Bepaald of het veld Filialen van binnendienstmedewerker gewijzigd mag worden.

Nein
Ja

Dossier, Rechtenbeheer