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vertragsabrechnung:administrativerechnungskorrekturen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:12+00:00

Administrative Rechnungskorrekturen

Vertragsrechnungen sind im Gegensatz zu Normalrechnungen ein fortlaufender Prozess, der von einem bestimmten Zeitraum begrenzt ist. Innerhalb dieses Zeitraumes können dem Kunde Rechnungen erstellt werden, die höher oder niedriger ausfallen.

Eine administrative Rechnungskorrektur ist im Prinzip eine Zusatzrechnung/-gutschrift. Diese wird am Schluss des Rechnungsprozesses ‚angehängt‘.

Nachfolgend wird der unterschiedliche inhaltliche Ablauf der Normalkorrektur und der administrativen Korrektur dargestellt.

Ablauf einer normalen Gutschrift

Normal Gutschrift im Vertrag

Rechnungen:

12345

12346

12347

12348

In diesem Beispiel ergibt sich für eine folgerichtige Berechnung mittels Rechnungskorrektur:

RE 12345

RE 12346

RE 12347

RE 12348

GS 12348

GS 12347

GS 12346

RE(neu) 12346

RE(neu) 12347

RE(neu) 12348

Wenn hier die RE 12346 gutgeschrieben und neu berechnet werden soll, müssen erst die beiden RE 12347 und 12348 gutgeschrieben werden und dann alles neu berechnet werden. Hierbei werden auch Zählerstände und Ersatzmaschinen, sowie Serviceaufträge sauber umgebucht, sowie der Umsatz korrigiert

Ablauf einer administrativen Gutschrift

Administrative Gutschrift im Vertrag

Rechnungen:

12345

12346

12347

12348

In diesem Beispiel ergibt sich eine administrative Korrekturrechnung mit:

RE 12345

RE 12346

RE 12347

RE 12348

GS(admin) 12346

Wenn dem Kunden aus der RE12346 einen Zeitraum erstattet werden soll, dann kann für die Rechnung 12346 eine administrative Rechnungskorrektur vorgenommen werden. Diese wird dann als Vertragsrechnungskorrektur erstellt. Der Umsatz wird hinzugefügt. Die administrative Gutschrift (Vertragsrechnungskorrektur)befinden sich nicht in der Abrechnungshistorie und auch nicht in der Maschinenhistorie. In Statistiken werden diese Korrekturumsätze berücksichtigt.

Auswertungen

Unter Dokumente in der Abrechnungshistorie werden die Rechnungen und Gutschriften dann auch so angezeigt. An jeder Rechnungsgutschrift ist auch der Bezug ersichtlich, auf welche Orginalrechnung sich diese bezieht. Administrative Rechnungskorrekturen sind separat gekennzeichnet.

vertragsabrechnung:einmalrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T08:34:18+00:00

Einmalrechnungen

Concept Office bietet die Möglichkeit, Vertragserlöse nur einmalig in Papierform abzurechnen und nachfolgende Rechnungen nicht auszudrucken.

Arbeitsweise

Wird ein mit Einmalrechnung gekennzeichneter Vertrag abgerechnet, verarbeitet Concept Office die Daten wie bei einer klassischen Abrechnung. Handelt es sich um die erste Abrechnung, wird diese auch gedruckt. Handelt es sich um eine Folgeabrechnung, werden die Daten für das Druckdokument regulär erzeugt - inklusive Umsatzdaten und Bereitstellung für die Finanzbuchhaltung - der Ausdruck wird aber unterdrückt.

Einstellungen im Vertrag

Im Modul Verträge auf der Registerkarte Rechnungsempfänger/Optionen gibt es hierfür die DropDown-Auswahl Einmalrechnung.

Sie steuert für den gesamten Vertrag, ob und welche Erlöse einmalig abgerechnet werden sollen.

Nicht jede Kombination von Klickerlösen und Einmalrechnung-Einstellung ist sinnvoll. Concept Office erlaubt die Eingabe aber in jedem Fall.

Belegnummern

Für Einmalrechnungen existiert ein gesonderter Belegnummernkreis. Diese Nummern werden sowohl bei der erstmaligen Abrechnung mit Papierausdruck verwendet, als auch bei den Folgeabrechnungen ohne Beleg. Die Belegnummer wird auch bei den Folgeabrechnungen bei der FiBu-Übergabe berücksichtigt.

Reportlayout

Es existiert ein gesonderter Report Vertragseinmalrechnung. Dieser kann nach Ihren Vorgaben angepasst werden, um diesem Anwendungsfall bestmöglich gerecht zu werden.

Der Report kommt nur zur Anwendung, wenn ausschließlich einmalig abzurechnende Erlöse berücksichtigt werden. Aktivieren Sie bei der Vertragsabrechnung daher nur die Erlösarten, die als einmalig gekennzeichnet sind.

Beispiel: Wenn nur Pauschalen als Einmalrechnung eingestellt sind, sollten bei Berücksichtigen die Haken Miete und Wartung aktiviert werden.

Nachträgliches Drucken

Sollte doch einmal eine Folgeabrechnung gedruckt werden müssen, kann dies direkt im Modul Vertragsabrechnung bei den Optionen angehakt werden.

Nachträglich kann jede Folgerechnung über die Druckwiederholung oder die Dokumentenansicht, beispielsweise im Unterbaum des Vertrages, ausgedruckt werden.

Vertraege, Vertragsabrechung

vertragsabrechnung:fehlermeldung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T08:36:26+00:00

Mögliche Fehler bei der Vertragsabrechnung

Auf dieser Seite befinden sich mögliche Ursachen und Behebungsmöglichkeiten für die Fehlermeldung „Kein Pool-Mastererlös gefunden“.

Fehlender Haken bei Poolerlös

Problem:

Der Haken „Poolerlös“ ist in der Vertragsabrechnung nicht gesetzt.

Lösung:

Im Modul Vertragsabrechnung muss wie im nachfolgenden Bild ersichtlich unter Berücksichtigen der Haken bei Poolerlöse gesetzt werden. Ist dieser nicht gesetzt, erfolgt keine Abrechnung von Poolerlösen.

Bereits abgerechnete Zählerstände

Problem:

Maschinen wurde im Vertrag mit einem Startdatum aufgenommen. Die Abrechnung für den Erlös ist im Pool jedoch schon durchgeführt worden.

Lösung:

Variante a: In diesem Fall das Beginndatum für diesen Erlös am Gerät so setzen, dass die Abrechnung zum nächsten Intervall erfolgt

Variante b: Ist der Pool bereits für diesen Zeitraum abgerechnet, dann kann das Gerät auch einzeln für diesen Zeitraum abgerechnet werden und wird nach der Abrechnung in den Pool aufgenommen.

Falsche Poolgruppe

Problem:

Die Meldung kommt bei der Abrechnung der Klicks und die bereits benannten Punkte sind nicht der Fall.

Lösung:

Prüfen Sie, ob das Gerät den richtigen „Zähler“ hat und damit in der entsprechenden Poolgruppe zugeordnet ist.

vertragsabrechnung:konfigurationen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:12+00:00

Konfigurationen der Vertragsabrechnung

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht, der in der Vertragsabrechnung gültigen Konfigurationen. Diese können im gleichnamigen Modul unter Administration eingestellt werden.

Konfiguration 68: Vertragsabrechnung, Umsatz auf welches Datum buchen

Umsatz buchen

0 - verwendet Rechnungsdatum für Umsatzbuchung
1 - verwendet Datum aus Abrechnungszeitraum für Umsatzbuchung

Konfiguration 269: Nur vollständig gemeldete Maschinen abrechnen.

0 - Nein, jeden Zähler auch einzeln abrechnen
1 - Ja, nur abrechnen, wenn alle Zähler gemeldet sind.

Konfiguration 299: Bei Vertragsabrechnung auf Vertragsebene sperren

Steuert, ob bei Start einer Abrechnung auf Vertragsebene gesperrt wird oder ob die gleichzeitige Abrechnung generell ausgeschlossen ist.

0 - Nein, Maske komplett sperren
1 - Ja, auf Vertragsebene sperren

Konfiguration 481: Mindestrechnungsbetrag bei Vertragsabrechnung nur gegen Klickbetrag prüfen

Steuert, ob ein bei der Vertragsbrechnung angegebener Mindestrechnungsbetrag nur für Klicks oder den gesamt Rechnungsbetrag geprüft wird.

0 - Nein, gesamter Rechnungsbetrag
1 - Ja, nur Klickerlöse

Konfiguration 500: Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Rechnung buchen

Ist diese Konfiguration aktiv, werden am Vertrag hinterlegte Kosten bei der Vertragsabrechnung nicht gebucht, sondern erst mit Einbuchung der Servicepartnerrechnungen.

0 - Bei Vertragsabrechnung buchen
1 - Mit Servicepartner-Rechnung buchen

vertragsabrechnung:modulfunktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:12+00:00

Modulfunktionen der Vertragsabrechnung

Zählerstandserfassung

Über diese Modulfunktion kann in das Modul Zählerstandserfassung gewechselt werden.

Übersicht abzurechnender Verträge

Erstellt eine Liste, der fälligen Verträge, die abgerechnet werden können. Dies kann durch die Auswahl-Optionen eingeschränkt werden.

Protokoll anzeigen

Das Protokoll zeigt alle Informationen zu den abgerechneten Verträgen. Hier werden sowohl Fehler als auch Warnungen angezeigt sowie die erstellten Rechnungen.

Fehler anzeigen

Das Log zeigt die Verträge auf, bei denen bei der Abrechnung Fehler aufgetreten sind und deswegen nicht abgerechnet werden konnten.

Warnungen anzeigen

Das Log zeigt die Verträge auf, bei denen bei der Abrechnung Warnungen aufgetreten sind.

Informationen anzeigen

Das Log zeigt ausführlichere Informationen den einzelnen Erlösen, bei denen es zu Komplikationen bei der Abrechnung gekommen ist.

vertragsabrechnung:sidebar

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:12+00:00

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vertragsabrechnung:vertragsabrechnung_durchfuehren

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T08:39:12+00:00

Vertragsabrechnung durchführen

Die Abrechnung von Verträgen findet im Modul Vertragsabrechnung statt. Dieses finden Sie im Strukturbaum unter Kundendienst-Aktuell.

Auswahl

Im ersten Schritt wird eine Auswahl getroffen, welche Verträge abgerechnet werden sollen. Eine Abrechnung ist sowohl für einzelne als auch mehrere Verträge gleichzeitig möglich.

Folgende Möglichkeiten stehen dabei zur Verfügung:

Vertragsnummer (von-bis)
Vertragsarten
Firmennummer (von-bis)
Rechnungsempfänger
Erlösartikel
Geschäftsbereich
Abrechnungsintervall
Zahlungsbedingung
Druck-Kundengruppe
Kundengruppe
Filiale
Servicepartnerverträge (nur mit aktiver Lizenz sichtbar)

Anschließend können die Daten für „Abrechnung zum“ sowie für das „Rechnungsdatum“ festgelegt werden. Das Rechnungsdatum wird standardmäßig mit dem aktuellen Tag vor belegt.

Berücksichtigen

Nachdem die Verträge ausgewählt wurden, können im Abschnitt Berücksichtigen ausgewählt werden, welche Erlösarten einbezogen werden sollen.

Für die Abrechnung von Klickerlösen im Pool muss der Haken bei Klick und Poolerlöse gesetzt werden, sonst wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Optionen

In diesem Abschnitt besteht die Möglichkeit eine Reihe von Optionen zu wählen, die bei der Vertragsabrechnung berücksichtigt werden sollen. Alle weiteren Informationen dazu finden Sie auf der Unterseite Optionen der Vertragsabrechnung.

Nachdem alles ausgewählt wurde, kann über die Menüleiste „Drucken“ Vertragsabrechnung abgeschlossen werden.

Neben den Optionen beeinflussen verschiedene Konfigurationen die Vertragsabrechnung.

vertragsabrechnung:vertragsabrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:12+00:00

Vertragsabrechnung

Die Vertragsabrechnung dient dazu, Verträge abzurechnen und Vertragsrechnungen bzw. -gutschriften zu drucken.

Die Einstellungen für den Druck der Vertragsrechnungen erfolgt im Druck-Manager von Concept Office. Durch Abwahl der Einstellung Drucker laut Drucksteuerung verwenden besteht die Möglichkeit, die in der Drucksteuerung für die Vertragsrechnung hinterlegten physischen Drucker durch den dort ausgewählten physischen Drucker zu ersetzen. (Bild folgt) Alle anderen Einstellungen wie Anzahl Exemplare, Seitensteuerungen oder zugeordnete Exportdrucker bleiben dabei erhalten.

Unter einem physischen Drucker versteht man einen Drucker, der nicht das Kennzeichen Exportdrucker trägt

Seiten in diesem Namensraum:

Administrative Rechnungskorrekturen

Einmalrechnungen

Konfigurationen der Vertragsabrechnung

Optionen der Vertragsabrechnung

Vertragsabrechnung, Vertraege

vertragsabrechnung:vertragsabrechnungskorrektur

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T08:40:56+00:00

Vertragsabrechnungskorrekturen

Die Möglichkeit eine Rechnungskorrektur für Vertragsabrechnungen zu erstellen, besteht im Modul Vertragsabrechnung im Reiter Rechnungskorrektur-Vertragsabrechnung.

Vergangene Abrechnungen anzeigen lassen

Dafür wird das Modul Vertragsabrechnung geöffnet und in den Reiter Rechnungskorrektur-Vertragsabrechnung gewechselt.

Über den Abschnitt Auswahl können vergangene Abrechnungen gefunden werden. Hierbei besteht die Möglichkeit nach der Identnummer der Maschine, der Vertragsnummer oder der Rechnungsnummer zu suchen.

Zudem kann ausgewählt werden, ob nur für bestimmte Erlösarten (Klick - Wartung - Miete), die Abrechnungen angezeigt werden sollen.

Eine weitere Option ist die administrative Rechnungskorrektur. Weitere Informationen zu befinden sich im Abschnitt unter Administrative Rechnungskorrekturen.

Mit Klick auf „Anzeige aktualisieren“ werden die Abrechnungen geladen.

Rechnungskorrektur durchführen

Im Abschnitt Positionskorrektur erscheint nun eine Übersicht der einzelnen Abrechnungen. Dabei werden standardmäßig immer die zuletzt erstellten Rechnungen gezeigt. Ältere Rechnungen sind erst, nach Korrektur der aktuellen Rechnung für die Erlösart möglich.

Über die Spalte „Auswahl“ kann das Häkchen bei den betreffenden Abrechnungen gesetzt werden, bei denen eine Korrektur nötig ist. Über die Funktion „Drucken“ in der oberen Menüleiste wird der Prozess abgeschlossen.

Nun können die falschen Werte im Vertrag geändert und eine neue Vertragsabrechnung ausgegeben werden.

vertragsabrechnung:vertragsoptionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-02-19T13:05:02+00:00

Optionen der Vertragsabrechnung

Im Modul Vertragsabrechnung stehen Ihnen zur Abrechnung von Verträgen verschiedene Optionen zur Verfügung. Nachfolgend finden Sie eine Vorstellung dieser Optionen sowie Hinweise und weiterführende Seiten.

Erlaubte Toleranz des Zählermeldedatums zum Intervallende in Tagen.
Hier kann festgelegt werden, wie groß der Abstand zum Intervallende sein darf. Dabei besteht die Möglichkeit in beide Zeitrichtungen (voraus und zurück) festzulegen, um viele Tage das Datum abweichen darf. Ist der Wert=0 dann erfolgt keine Prüfung.
Mindestrechnungsbetrag
Es erfolgt keine Berechnung, wenn der Rechnungsbetrag (netto) den hier hinterlegten Betrag unterschreitet (bspw. Folgeklickabrechnung unterschreitet den Wert einer Briefmarke). Als zusätzliche Option gibt es „Bei Unterschreitung als Nullrechnung abrechnen“, wodurch Rechnungen, die den Mindestrechnungsbetrag unterschreiten direkt als Nullrechnung abgerechnet werden. Ist der Haken gesetzt, verfällt der Rechnungsbetrag. Ist der Haken nicht gesetzt, wird der Rechnungsbetrag ins nächste Intervall geschrieben.
Max. Rechnungsbetrag
Es erfolgt keine Berechnung, wenn der Rechnungsbetrag (netto) den hier hinterlegten Betrag überschreitet.
Anzahl Intervalle auf Rechnung nicht angeben
Die Angabe der Intervalle wird auf der erzeugten Rechnung ausgeblendet.
Rechnungsgebühr nicht erheben
Die am Geschäftsbereich festgelegte Rechnungsgebühr wird nicht erhoben. Weitere Informationen zur Rechnungsgebühr am Vertrag: hier.
Rechnung mit negativem Betrag nicht zulassen
Es findet keine Berechnung bei einem negativen Betrag statt.
Klicks und Kontigente mit Betrag=0 auf Rechnung nicht ausweisen
Es findet keine Darstellung von Klicks oder Kontigenten auf der Rechnung statt, die einen Betrag gleich Null haben.
Aktive Jahres- und Halbjahresverträge mit Verlängerungsoption immer bis Intervallende abrechnen
Ist dieser Haken nicht gesetzt, werden im Voraus zu berechnende Pauschalen nur bis zum vorläufigen Vertragsende abgerechnet. Ist der haken gesetzt, wird von einer Verlängerung des Vertrages ausgegangen und bis zum rechnerischen Intervallende berechnet.
Pauschale nur gemeinsam mit Zählermeldung abrechnen
Dieser Haken verhindert, dass nur Pauschalen auf der Rechnung stehen, weil eventuell eine Zählerstandsmeldung noch nicht erfolgte oder nicht freigegeben ist.
Alle Dokumente drucken
Bei Verträgen mit dem Kennzeichen Einmalrechnung wird nur die erste Abrechnung auf Papier ausgedruckt. Bei weiteren Abrechnungen erfolgt die Abrechnung nur in Form einer Buchung ohne Ausdruck. Dieser Haken dient dazu, doch einen Ausdruck zu erhalten, obwohl es sich nicht um die erste Abrechnung handelt (bspw. bei Erhöhung der Wartungspauschale). Der Platzhalter für den Vertragsbeginn wird dann nicht aus dem Vertragskopf gezogen, sondern statt dessen wird das Datum im Feld Abrechnung zum eingesetzt.
Alten Mehrwertsteuersatz verwenden
Der alte Mehrwertsteuersatz wird für die erstellte Rechnung verwendet.
Behandlung von Negativ-Zählermeldungen
Es kann ein Vorgehen festgelegt werden, wenn der Fall auftritt, dass Negativ-Zählermeldungen vorhanden sind. Zur Auswahl stehen: - nicht zulassen, Abrechnung des Vertrages wird blockiert - gegen berechnete Kopien der letzten Rechnung prüfen - Freikopien reduzieren Negativmeldungen - Freikopien erhöhen Negativmeldungen - Freikopien nullen Über die Konfiguration 510 - „Abweichender Abrechnungsmodus für Negativmeldungen von Klicks“ kann gesteuert werden, wie die Einstellung in der Vertragsabrechnungsmaske belegt werden soll.