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soennecken:rechnungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-12T13:30:28+00:00

Lieferanten-Rechnungen

Voraussetzungen

Dieses Modul benötigt die Lizenz „Lieferantenrechnungen einlesen (Opentrans)“.

Für die Zentralregulierung (Soennecken) sind am Lieferanten die Betriebsnummern zu hinterlegen (Registerkarte „Weiteres“ dort im Bereich Betriebsnummer. Ist eine Betriebsnummer vorhanden und die Lieferanten-Rechnungen werden mit einer abweichenden Betriebsnummer geliefert, dann ist hier zusätzlich unter „externe Kundennummern“ (Reiter Mitarbeiter/Weiteres) ein Eintrag vorzunehmen. (Die Warenwirtschaft muss, wie im Bild gezeigt, exakt BetriebsnummerAlternativ heißen.)

Sollen alle Rechnungen auf einen Kreditor in die Fibu übergeben werden, dann ist der Rechnungssteller an den einzelnen Lieferanten zu prüfen und ggf. umzustellen.

• Am jeweiligen Lieferant sollte auch das Kennzeichen „Sammelrechnung“ aktiviert werden, damit nur Rechnungen mit einer ZR-Nummer übergeben werden.

Wenn der Erlösartikel nicht der Artikel „Frachtkosten“ ist, so muss in der Datei Office.dat (..\CO\Sysdata\Office.dat) eingetragen werden, welcher Erlösartikel für eventuelle Zuschläge Verwendung finden soll. Dies erfolgt in der abgebildeten Form:

REFrachtArtikel=SOEFracht

„SOEFracht“ ist im Beispiel oben die Artikelnummer des Erlösartikels für Zuschläge.

Konfiguration 370 - Vorhandensein einer Frachtposition lieferanten- und bestellungsabhängig prüfen und Konfiguration 381 - Mengen der internen Fracht-/Portoartikel automatisch gemäß Auftragsstatus setzen prüfen

In der Datei Lieferantenrechnungen_einlesen.ini (..\CO\Sysdata\ImportExport\Lieferantenrechnungen_einlesen.ini) muss folgender Eintrag erfolgen:

[ActebisRechnung]

Importtyp = 1

Zusätzlich kann beim Einlesen der Belege eingestellt werden, ob vor der Übergabe an das Rechnungseingangsbuch eine manuelle Sichtung erfolgen soll, oder ob die Belege, die nach der Prüfung als in Ordnung befunden werden, sofort in das Rechnungseingangsbuch in CO gebucht werden. Soll keine automatische Buchung erfolgen, so wird dies über den nachfolgenden Eintrag in die Lieferantenrechnungen_einlesen.ini vorgenommen. Fehlerhafte Lieferantenbelege werden nicht automatisch übergeben und müssen manuell nachbearbeitet werden.

NurEinlesen=1

Die Belege erhalten in diesem Fall, nach dem Einlesen den Prüfstatus OK (grüner Haken), und den Status „importiert“.

_LieferantenMengenEinheitIgnorieren=#1 ignoriert das Prüfen der Mengeneinheiten beim Abgleich zwischen Datei und Bestellung.

Soennecken erstellt die Abrechnung in der Regel mittwochs, so dass die Dateien für die Zusammenfassung (*.csv) erst am nächsten Tag zur Verfügung stehen.

Eingangsrechnungen – Prüfen / Korrigieren / Akzeptieren

Nach dem Einlesen der Sammelrechnungsbelege wird zur weiteren Bearbeitung das Modul „<Lieferanten Rechnungen>“ geöffnet (Im Beispiel „Soennecken Rechnungen“, abhängig vom Eintrag in der coTreeview.dat). Dieses wird im Bereich „Aktuell“ / <Lieferanten> Rechnungen“ aufgerufen.

Nach dem Aufruf des Moduls kann im oberen Bereich der Maske eine Auswahl getroffen werden, wenn nur ein bestimmter Teil der Belege geprüft werden soll. Zur Auswahl stehen dabei:

Zeitraum (von / bis)
Bearbeiter (aus der Bestellung)
Geschäftsbereich (aus Bestellung)
Lieferant
ZR-Nummer

Zudem können geprüfte Belege ausgeblendet werden. Als geprüfte Belege gelten dabei Belege mit dem Status „extern gebucht“, oder „Freigeben f. Fibu“, bei denen keine Reklamation (offene Belastungsanzeige) vorliegt und keine Nacharbeit im Kundenauftrag nötig ist. Durch Klick auf die Schaltfläche „Anzeigen“ werden die selektierten Belege angezeigt.

Prüfung

Beim Einlesen werden die Rechnungen geprüft und mit einem Prüfstatus versehen. Hierbei wird von Concept Office festgestellt, ob die gelieferten Rechnungsdaten, mit den Daten der zugrundeliegenden Bestellungen übereinstimmen. Wird bei der Prüfung ein Fehler festgestellt, dann wird dieser über den Fehlertext angezeigt.

Im Status grün werden die Rechnungen ohne Prüffehler angezeigt. Diese können sofort verbucht werden.
Der Prüfstatus „Achtung“ zeigt an, dass bei der Übernahme Abweichungen zur Bestellung, oder fehlerhafte Daten festgestellt wurden.

Status der Rechnungen

Die Rechnungen erhalten neben dem Prüfstatus, noch ein Kennzeichen, in welchem Bearbeitungsstatus sich die Rechnungen befinden.

Folgenden Status können die Belege haben:

importiert
- Rechnungen sind importiert und haben einen Prüfstatus.
Wartet auf Sammelbelegnummer
- Rechnungen wurden geprüft, sind noch nicht verbucht. Die ZR-Nummer (Sammelbelegnummer) ist noch nicht zugeordnet.
manuell gebucht
- setzt CO ein, wenn die Rechnung über den manuellen Rechnungseingang gebucht wurde.
extern gebucht
- kann für die Rechnung zugeordnet werden, wenn die Rechnung außerhalb von CO gebucht wurde und damit für nicht mehr für die Rechnungsprüfung relevant ist.
freigegeben für Fibu
- Rechnung wurde gebucht und ist in das Rechnungseingangsbuch übergeben. Den Status der Fibu-Übergabe kann in der Spalte Fibu-Übergabestatus eingesehen werden.

Die Status „freigegeben für Fibu“, „manuell gebucht“ und „Warte auf Sammelbelegnummer“ können ab Version 8.2232.15 nicht mehr manuell gesetzt werden.

Über den Haken „akzeptierte Belege ausblenden“ können Belege mit dem Status „extern gebucht“ und „freigegeben f. Fibu“ ausgeblendet werden.

Wenn man eine Lieferantenrechnung bucht und dabei eine Belastungsanzeige erstellt, dann bekommt die Rechnung den Status „In Bearbeitung“, die Belastungsanzeigenummer ist die ReBuch-Beleg-Id und der Status ist entweder „Warte auf Sammelbeleg“ oder „Freigeben für Fibu“, je nach Option.

Ob eine Belastungsanzeige geprüft wird, ist nur über Konfig 83 abfragbar.

Modulfunktionen

Rechnung neu prüfen
- Die Rechnungsdaten werden erneut gegen die Bestellung geprüft (z.B. nach manuellen Korrekturen). Diese Belege müssen dann manuell gebucht werden.
Freigegeben für FiBu
- Übergibt die Daten in das Rechnungseingangsbuch
Wareneingang buchen
- Bucht den Wareneingang. Nach Abschluss der Buchungsfunktion erfolgt eine Neuprüfung des Beleges.
Position anfügen
- Erlaubt es, eine Position der Rechnung hinzufügen
Aktivität anlegen
- Erstellt eine Aktivität. Damit lässt sich von der Rechnung z. B. eine Aufgabe für einen anderen Mitarbeiter zur Rechnungsklärung delegieren.

Lieferantengutschriften

Gutschriften können nicht direkt gebucht werden, da zwischen 2 Fällen unterschieden werden muss:

Gutschrift im Bezug auf Preise

Soll lediglich der Einkaufspreis korrigiert werden, kann dies im Rechnungseingang erfolgen. Geben Sie dabei den gutgeschriebenen Wert (und nicht resultierenden Wert) als Preis an. Concept Office zieht diesen von dem zuvor eingebuchten Wert ab. Ist ein Vorgang in der Bestellung referenziert, wird auch dort der EK korrigiert.

Gutschrift im Bezug auf Mengen

Soll die Menge verändert werden, erzeugen Sie bei einer Lagerbestellung eine Rücksendung mit Warenbuchung über die Gutschriftsmenge und buchen diese im Rechnungseingang zu. Handelt es sich um eine Direktlieferung, legen Sie zunächst einen Rechnungskorrektur-Vorgang zum Kunden an. Erzeugen Sie daraus die Rücksende-Bestellung.

Mögliche Fehlerfälle:

Bestellung zur Rechnung ist in der Warenwirtschaft nicht vorhanden oder wurde in der Rechnung nicht angegeben.
Rechnungswert stimmt auf Positionsebene nicht mit Bestellungswert überein, weil folgende Werte unstimmig sind:
- Preis
- Rabatt
- Menge
- Preiseinheit
- Mengeneinheit
Rechnung stimmt in sich nicht (Rechnungsendsumme <> Summe der Positionswerte = meist fehlende Zuschläge)
Lieferant in der Warenwirtschaft nicht vorhanden oder GLN in Stammdaten nicht hinterlegt.
Positionsnummern auf der Rechnung vertauscht
Lieferantenartikelnummern stimmen nicht überein

Durch Doppelklick auf eine Zeile gelangt man in die Positionen. Dort werden die gefundenen Unstimmigkeiten in Rot dargestellt. Im Bild unten sind bei 3 Positionen die Preise nicht identisch.

Der prüfende Sachbearbeiter hat nun die Möglichkeit auf verschiedene Fehlerfälle zu reagieren. Sollen Prüfungsdifferenzen bewusst ignoriert werden, so kann in der jeweiligen Position der Haken „Manuell ok“ gesetzt werden.

Korrigieren

Fall 1: Preis, Preiseinheit oder Rabatt stimmen nicht überein

Stellt der Sachbearbeiter fest, dass die Werte der Rechnung stimmen, hat er direkt hier die Möglichkeit die Bestellung entsprechend zu korrigieren. Die Korrektur wird direkt an die Bestellung und darüber hinaus an einen evtl. verbundenen Auftrag weitergegeben. Dies kann für eine oder mehrere Positionen auch mit dem Haken „Manuell ok“ erfolgen.

Kommt der Sachbearbeiter zu dem Urteil, dass die Werte der Rechnung nicht stimmen, belässt er die Werte wie sie sind.

Fall 2: Rechnung stimmt in sich nicht

Stimmt die Summe der Rechnungspositionen nicht mit dem Gesamtbetrag der Rechnung überein, liegt das an fehlenden Zuschlägen (Frachtkosten etc.). In diesem Fall kann man in der Spalte „R.-Zuschläge“ den entsprechenden Wert eintragen. Dadurch wird ein Artikel (siehe Kapitel „Voraussetzungen“) in die Bestellung eingefügt. Damit stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein.

Fall 3: Bestellung zur Rechnung nicht vorhanden

Hierzu kann es zwei Ursachen geben. Zum einen kann tatsächlich nicht bestellt worden sein. Zum anderen kann in der Rechnung aber auch die Angabe der Bestellnummer fehlen.

Im ersten Fall kann, wenn in der Rechnungsdatei die Positionen angegeben wurden, ein entsprechender Erlösartikel hinterlegt werden. Damit wird die Rechnung in Concept Office buchbar. Sind in der Rechnungsdatei keine Positionen angegeben, kann die Rechnung nur im Modul „Rechnungseingang“ gebucht werden.

Fehlt nur die Bestellnummer in der Rechnung, so kann diese direkt im Modul „Lieferanten Rechnungen“ nachgetragen werden. Hierbei kann man die Suche im betreffenden Feld zu Hilfe nehmen.

Fall 4: Lieferant konnte nicht zugeordnet werden

Auch hier kann es zwei Ursachen geben. Entweder der Lieferant existiert nicht in den Stammdaten von Concept Office oder die Betriebsnummer im Lieferantenstamm ist nicht korrekt gepflegt. Siehe hierzu auch die Möglichkeit einer alternativen Betriebsnummer (Abschnitt Voraussetzungen).

Fall 5: Offene BestellREMenge zu gering oder auf 0

In diesem Fall ist die Bestellung zu prüfen. Die Bestellung wurde erzeugt, die Positionen sind aber nicht bestellt („bestellt“ in Positionstabelle = 0 oder nicht = „Menge“). Ändern Sie die „bestellt“-Mengen entsprechend in der Bestellung ab und aktualisieren Sie dann mit F5 die Ansicht in Lieferanten Rechnungen.

Fall 6: mehrere Bestellungen werden in einer Rechnung geliefert

Im Modul „Lieferanten Rechnungen“ kann immer nur eine Bestellung zu einem gelieferten Rechnungs-Datensatz zugeordnet werden. Werden in einer Datei mehrere Bestellungen zusammengefasst, so muss diese Rechnung über das Modul Rechnungseingang gebucht werden. In diesem Fall wird der Status des Lieferanten-Belegs auf „extern gebucht“ gesetzt.

Fall 7: Teilrechnungen zu Bestellungen

Hierzu kann es mehrere Ursachen geben.

Es werden nicht alle Positionen berechnet.

Positionsdaten werden in der Soennecken-Datei mitgeliefert. In diesem Fall erfolgt die Zuordnung der Bestellpositionen über die Positionsnummer. Die Rechnung kann in diesem Fall akzeptiert und gebucht werden, da die Rechnungssumme mit der Summe der Bestellpositionen übereinstimmt.

Es werden keine Positionsdaten mitgeliefert, jedoch die Bestellnummer.

Die Summe der Rechnung stimmt in diesem Fall nicht mit der Bestellsumme überein. In diesem Fall muss über die mitgelieferte PDF-Rechnungs-Datei eine Prüfung der berechneten Positionen erfolgen. Positionen die nicht auf der PDF-Datei aufgeführt sind, werden in diesem Fall aus der Positionsansicht gelöscht. Dies erfolgt über Ziele markieren und Taste „Entf“. Nun sollte die Summe der Rechnung mit der Summe der Bestellpositionen übereinstimmen.

Es werden nur Teilmengen zu einer Position berechnet.

Hier wird geprüft, ob der Rechnungswert stimmt. In diesem Fall wird in der Position der Haken „Manuell“ gesetzt und die Rechnung kann manuell gebucht werden.

Fall 8: Rechnungen werden nicht im Modul "Lieferanten Rechnungen" gebucht

Es werden die Status ‚manuell gebucht‘ und ‚extern gebucht‘ unterstützt:

‚manuell gebucht‘ setzt CO ein, wenn die Rechnung über den Rechnungseingang gebucht wurde (nicht mehr manuell einstellbar)

‚extern gebucht‘ kann für die Rechnung zugeordnet werden (manuell einstellbar), wenn die Rechnung außerhalb von CO gebucht wurde und damit für nicht mehr für die Rechnungsprüfung relevant ist.

Wird eine Rechnungen nicht im Modul „Lieferanten Rechnungen“ gebucht und soll gelöscht werden, so wird hierzu die entsprechende Zeile in der Übersicht markiert und mit der Taste „Entf“ gelöscht.

Belege mit diesen Kennzeichen werden bei gesetztem Haken „akzeptierte Belege ausblenden“ nicht angezeigt.

Der Status ‚manuell gebucht‘ kann in folgenden Fällen sinnvoll Verwendung finden:

Zur Rechnung existiert keine Bestellung.
Die Rechnung wird über das Modul Rechnungseingänge, oder direkt in der Finanzbuchhaltung gebucht.
Um die Rechnung im Modul „Lieferanten Rechnungen“ zu belassen.
In der Rechnung werden mehrere Bestellungen zusammengefasst geliefert. In diesem Fall muss die Rechnung über das Modul „Rechnungseingang“ gebucht werden. Im Modul „Lieferanten Rechnungen“ wird der Status für diese Rechnung auf „manuell gebucht“ gesetzt.

Belege für die Fibu-Übergabe bereitstellen

Ist der Prüfstatus der Rechnung „grün“ kann die Rechnung an das Rechnungseingangsbuch übergeben werden. Je nach gesetztem Office.dat-Schalter wird dies beim Einlesen der Belege vorgenommen, oder muss manuell durchgeführt werden. Ist der Office.dat-Schalter „nurEinlesen=1“ gesetzt, so kann man nach dem Status sortieren und alle „grünen“ Rechnungen in einem Schritt an das Rechnungseingangsbuch übergeben. Dazu alle Rechnungen (die entsprechenden Zeilen) markieren und die entsprechende Modulfunktion betätigen.

Danach erhalten sie eine entsprechende Erfolgsmeldung und der Status der Rechnungen wechselt von „importiert“ auf „freigegeben f. Fibu“. Steht eine Rechnung im Prüfstatus „Achtung“, da eine Preisdifferenz vorliegt, die Rechnung soll aber an die Fibu übergeben werden, dann kann dies über „manuell Buchen“ erfolgen. In diesem Fall wird eine Belastungsanzeige erstellt. In der Spalte „Reklamation“ wird dies mit dem Eintrag „in Bearbeitung“ vermerkt, bis die entsprechende Gutschrift eingetroffen ist. Eine Spalte „Reklamation: in Bearbeitung“ wird in altrosa angezeigt. In der Spalte „Vorgang“ kann man hinterlegen, dass man in einem mit einer Bestellung verbundenen Vorgang noch Korrekturen, beispielsweise beim Verkaufspreis vornehmen möchte.

Welche Belegnummer wird in die Finanzbuchhaltung übergeben?

Wird ein Beleg in das Rechnungseingangsbuch von Concept Office gebucht, dann wird im Feld „Belegnummer“ die Rechnungsnummer des Lieferanten eingetragen und in das Feld „Sammelbelegnummer“ die ZRA-Nummer von Lieferanten. Zum dem gibt es ein Feld „Sammelbeleg buchen“. Das Feld wird aus dem Kreditor des Lieferanten vorbelegt.

Bei der Übergabe in die Finanzbuchhaltung wird als Belegnummer die ZRA-Nummer übergeben, wenn das Feld „Sammelbeleg buchen“ gefüllt ist, andernfalls die Belegnummer.

Weiteres

Folgendes Sonderrecht ist zu beachten:

Sonderrecht Lieferantenrechnungen (Filter)

Steuert, welche Lieferantenrechnungen geprüft und gebucht werden sollen:

Keine Rechte
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

Actebis

Unter dem Modul „Soennecken Rechnungen“ wird in Concept Office das Prüfen und Buchen der „Lieferanten Sammelrechnungen“ durchgeführt. Über die coTreeview.dat kann der Anzeigenname „Soennecken Rechnungen“ geändert werden. Hierzu „Soennecken Rechnungen“ in „ Actebis Rechnungen“ ändern und anschließend die geänderte coTreeview.dat in den Ordner …\sysdata\privat\ kopieren. Weiterhin muss im Pfad .. \SysData>\ImportExport\ in der Datei Lieferantenrechnungen_einlesen.Ini der entsprechende Eintrag vorhanden sein:

[ActebisRechnung]

WareneingangBuchen=1

NurEinlesen=0

Die Daten werden über die Edi-Schnittstelle, über die Schnittstelle „Lieferantenrechnungen einlesen“, „Datenformat „Actebis“, Importschema „ActebisRechnung„, übernommen. Über das Concept Office Tool „Automation“ kann das Einlesen nun über den Windows-Task-Planer eingerichtet und damit ohne weiteres Zutun in einem beliebigen Intervall erfolgen. Falls gewünscht kann das Einlesen auch manuell erfolgen. Hierzu in der EDI-Schnittstelle die Felder entsprechend hinterlegen (siehe Bild unten) und die Schaltfläche „Einlesen“ betätigen. Danach stehen die Belege zur Prüfung im Modul „<Lieferanten> Rechnungen“ zur Verfügung.

Achtung beim automatischen FTP-Abruf muss der Passivhaken gesetzt werden.

edi_artikel:aendern_und_uebernehmen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-16T11:31:05+00:00

EDI-Artikel: Änderung und Übernahme

Folgende Funktionen stehen im Modul Edi-Artikel für Änderungen oder Übernahme von Datensätzen zur Verfügung:

Artikelmassenänderung
Massenänderungen
Übernehmen

Genauere Informationen zu den einzelnen Funktionen sind im nachfolgenden Artikel aufgeführt.

Artikelmassenänderung

Mit dieser Funktion ist es möglich Veränderungen an selektierten Artikeln vorzunehmen. Hierfür kann ein einzelner oder mehrere Datensätze markiert werden. Die Anzahl der selektierten Datzensätze wird im unteren Bereich neben den Änderungen- und Übernahme-Funktionen angezeigt.

In dieser Bearbeitungsmaske können in den einzelnen Feldern durch Hakensetzung Sperren gesetzt oder entfernt werden.

EDI-EK-Mengeneinheitssperre: Sperre/Entsperrung der Einkaufsmengeneinheit bei der Übernahme (VK-Mengeneinheit gibt es nicht, wird bei Änderung nie übernommen)
EDI-EK-Preiseinheitssperre: Sperre/Entsperrung der Einkaufspreiseinheit bei der Übernahme
EDI-EK-Preissperre: Sperre/Entsperrung der Einkaufspreise bei der Übernahme
EDI-VK-Preiseinheitssperre: Sperre/Entsperrung der Verkaufspreiseinheit bei der Übernahme
EDI-VK-Preissperre: Sperre/Entsperrung der Verkaufspreise bei der Übernahme
EDI-Bezeichnungssperre: Sperre/Entsperrung der Bezeichnung, Langtext und Bontext am CO-Artikel (1. & 2. Tab) bei der Übernahme
EDI-SperreSortimentsKennung: Sperre gegenüber Übertragung von der Sortimentskennung Auslaufartikel auf den CO-Artikel (2. Tab)
EDI-SperreVerkaufsSperre: Sperre der Übernahme der Verkaufssperre (1. Tab) vom Lieferanten (Tab Einkauf) auf den CO-Artikel
EDI-SperreMaximaleBestellmenge: Sperre der Übernahme der maximalen Bestellmenge an den Lieferantenatikel

Massenänderung

Bei Betätigung dieses Buttons erscheint eine Artikel-Übernahme-Maske. Bei der Massenänderung können, noch vor der Übernahme in den Artikelstamm, Veränderungen an einem oder mehreren Artikeln vorgenommen werden. Diese Veränderungen sind anschließend in der Artikelübersicht der Reiterkarte Bearbeiten zu sehen.

Übernehmen

Die Maske für die Übernahme in den Artikelstamm ist genauso aufgebaut wie die der Massenänderung. Mit dem Unterschied, dass die hier vorgenommenen Einstellungen nicht nur im Modul Edi-Artikel zu sehen sind, sondern auch im Artikelstamm nach erfolgreicher Übernahme beim Aufruf der eingelesenen Artikel. Der Bearbeitungsstatus ist bei der Übernahme der Edi-Artikel in den Artikelstamm zu beachten. Auch sollte vor der Übernahme beachtet werden, dass die Betriebsnummer des Lieferanten im Lieferantenstamm hinterlegt ist.

Nachfolgend sind die einzelnen Abschnitt des Übernahmeschemas in ihrer Funktionsweise beschrieben. Die detaillierte Feldbeschreibung kann hier eingesehen werden.

Abschnitt Übernahme

In diesem Abschnitt werden die Anzahl der gewählten Artikel, derzugehörige Lieferant sowie der Katalog angezeigt. Zudem ist es möglich ein gespeichertes Übernahmeschema auszuwählen, sowie Neue anzulegen. Durch die Wahl eines vordefinerten Schemas werden die Daten in der Übernahmemaske vorbelegt.

Abschnitt Neuanlage

Bei Neuanlage von Artikel werden in diesem Abschnitt notwendige Informationen zur Erstellung gepflegt. Hier erfolgt beispielsweise eine Auswahl, wie die Artikelnummervergabe bei der Übernahme stattfinden soll. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten für die automatische Vergabe:

anhand Artikelnummer Hersteller: Die Artikelnummer des Herstellers wird als CO-Artikelnummer verwendet.
anhand Artikelnummer Großhändler: Entspricht der Bestellnummer des Artikels.
anhand alternativer Artikelnummer des Herstellers
anhand Referenznummer Hersteller: Entspricht der Herstellerreferenz unter weitere Informationen in dem Edi-Artikel.
fortlaufend aus Artikelnummernkreis: Standardermittlung laut Modul Nummernkreis

Zusätzliche Einstellungen für die Artikelnummernbildungsvorschrift können in den Lieferantendaten oder über Markenkürzel vorgenommen werden. Diese wirken sich an dieser Stelle ebenfalls aus.

Über das Auswahlfeld Aus Fremdartikelnummer zu entfernende Sonderzeichen können Sonderzeichen ausgewählt werden, die bei Übernahme in den Artikelstamm aus der Fremdartikelnummer entfernt werden sollen.

Die Eingabe von Warengruppe, Kontierungsgruppe und Preisgruppe sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden.

Wird bei der Warengruppe die Artikelvorqualifikation gewählt, so werden die Pflichtfelder (Warenuntergruppe, Warenunteruntergruppe und Kontierungsgruppe) grau dargestellt und bei Neuanlage im Artikelstamm aus dieser gebildet. Artikelvorqualifikationen werden im gleichnamigen Modul gepflegt.

Abschnitt Änderungen

Alle Änderungen, die am Edi-Artikel durch die Massenänderung vorgenommen wurden, sowie durch Import geändert wurden, können durch in diesem Abschnitt in den Artikelstamm übertragen werden.

Es besteht die Möglichkeit über Alle Änderungen übernehmen alle geänderten Details zu übernehmen oder alternativ können nur bestimmte Änderung durch Anhaken ausgewählt werden.

Abschnitt XML Zusatzdaten

Welche zusätzlichen Daten bei der Artikelausgabe bzw. beim Einlesen in den Artikelstamm berücksichtigt werden soll, kann man in diesem Abschnitt des Übernahmeschemas einstellen.

Abschnitt Preiskatalog

Damit die Preise in den Artikelstamm übernommen werden, muss in diesem Abschnitt der Haken auf 'EK-Preise übernehmen‘ gesetzt sein.

Abschnitt Verkaufspreiskatalog

Hier findet die Auswahl des Preiskataloges statt. Außerdem können noch weitere Einstellungen, die Verkaufspreis beeinflussen können, vorgenommen werden.

Abschnitt Übernahme

Die Global Trade Item Number und Artikelnummer werden beim Betätigen des Buttons 'Ausführen‘ automatisch aus dem Edi-Artikelstamm in die Felder des Übernahmeschemas gezogen.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu EDI-Artikel:

Seiten in diesem Namensraum:

E (Fortsetzung)

EDI-Artikel: Reiterkarte Selektion

Temporärer Artikel

edi artikel

disposition-service:disposition-service

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-05-24T11:42:58+00:00

Disposition Serviceauftrag

Die Disposition dient dazu, Service- oder Montageaufträge einem Termin und einem Techniker zuzuweisen. Dies geschieht, in dem Aufträge aus einer Tabellenansicht per Drag and Drop in eine Kalenderansicht gezogen werden. Wir empfehlen in der Planungsansicht zu disponieren.

Zur besseren Übersicht kann das Fenster mit der Auftragstabelle ausgekoppelt und außerhalb vom Programm angezeigt werden. Unabhängig davon kann das CO weiter voll umfassend genutzt werden.

Vorbereitung

In den Benutzereinstellungen können Sie die Intervalleinteilung sowie die sichtbare Tages- und Arbeitszeit einstellen. Solange dies noch nicht geschehen ist, startet die entsprechende Maske bei jedem Start der Disposition. Zu dem kann die folgende Konfiguration genutzt werden:

Konfiguration 265: Vorbelegung der Dauer eines Technikereinsatzes für Disposition

10 - Minuten
15 - Minuten
20 - Minuten
30 - Minuten
45 - Minuten
60 - Minuten
90 - Minuten

Besetzt die Dauer des Technikereinsatzes in der Disposition mit dem angegebenen Wert vor

Oben Rechts im Feld Mitarbeiter sind alle, als Techniker gepflegten, Mitarbeiter aufgelistet. Durch Klick auf den Pfeil kann die Liste aufgeklappt werden und Sie können Techniker aus der Auflistung entfernen. Alle Techniker werden durch Klick auf das rote Kreuz entfernt. Am Ende der Auflistung findet Sie zur schnellen Auswahl auch alle Techniker eines Geschäftsbereichs. Klicken Sie darauf, werden alle Techniker ausgewählt, die in der Mitarbeiterpflege diesem Geschäftsbereich zugeordnet sind.

Im Modul Mitarbeiter können den Technikern Anzeigenamen für die Disposition vergeben werden (Registerkarte Weiteres). Nach diesem Anzeigenamen werden die Techniker in der Planungsansicht, alphabetisch sortiert, angezeigt. Somit kann man zum Beispiel Techniker, die nur bestimmte Herstellermaschinen reparieren, zusammenfassen. Denkbar ist auch ein Zusammenfassen nach Gebiet o.ä.

Wurde kein Anzeigename am Mitarbeiter hinterlegt, sortiert das Programm nach dem Nachnamen.

Disponieren

Im unteren (alternativ im rechten) Bereich befinden sich die disponierbaren Aufträge, sowie die als Aufgabe einem Techniker zugewiesenen Aufträge. In dieser Liste zu disponierender Aufträge werden alle Aufträge angezeigt, die einen Unterbearbeitungsstatus aufweisen, welche im Modul Mandanten, Registerkarte Vorgabewerte TKD als disponierbar gekennzeichnet sind.

Die Farbe der kleinen Kugel hat folgende Bedeutung:

= keine Priorität/Reaktionszeit hinterlegt (Priorität ist 0 oder 1000)
= die Reaktionszeit ist noch nicht zur Hälfte aufgebraucht
= die Reaktionszeit ist bereits mindestens zur Hälfte aufgebraucht
= die Reaktionszeit ist überschritten
= der Auftrag wurde zurückgemeldet.

Die Farbe der Kugel in den noch zu disponierenden Aufträgen steht für den aktuellen Status. Bei den bereits disponierten Aufträgen steht sie für den Status zum disponierten Zeitpunkt. Die Reaktionszeit kommt aus dem entsprechendem Feld im Serviceauftrag, der diese Information dem Service-Level-Agreement des Vertrages oder der Maschine entnommen hat.

Mit der linken Maustaste, per Drag und Drop, kann ein solcher Auftrag in die Zeitschiene oberhalb gezogen werden.

Im diesem Moment wird ein Eintrag im Kalender des Techniker vorgenommen. Verschiebt der Techniker seinen Termin, werden die Aufträge auch in der Disposition verschoben. Zudem werden die Daten (Techniker, Datum und Uhrzeit) im entsprechenden Auftrag vermerkt.

Über den Kontext der rechten Maustaste können disponierte Aufträge wieder zurückgesetzt werden (Termin löschen) oder auf erledigt/rückgemeldet gesetzt werden. Im Kontextmenü lässt sich zudem der Intervall einstellen, in dem die Zeitschiene angezeigt werden soll und über die Schaltfläche Liefertermin ermitteln kann ein Fenster aufgerufen werden, welche die Positionen des zugrunde liegenden Auftrags anzeigt (inklusive avisiertem Lieferantenliefertermin)

Anzeige disponierter Aufträge

Die Anzeige der Aufträge in der Planungsansicht kann konfiguriert werden. Dies geschieht über den Textbaustein bwDispoAnzeigeText. Mögliche Platzhalter sind:

Kunde: #KN#
Standort-Ort: #SO#
Standort-Strasse: #SR#
Standort-PLZ: #SZ#
Vorgangsnummer: #VG#

Ist in dem disponierten Auftrag das Kennzeichen Fixtermin gesetzt, wird er mit einem roten Rand angezeigt.

Die Farbe der Schrift des disponierten Auftrages ändert sich, während der Auftrag im Concept Mobile bearbeitet wird:

Gelesen - Blau
Unterwegs - Grün
Im Einsatz - Rot
Erledigt - Grau

Infoblase

Alle wichtigen Informationen zu einem Auftrag finden sich bei einem disponierten Auftrag in der Infoblase, die bei erscheint, wenn man mit der Maus über den Auftrag geht:

Die Informationen in dieser Infoblase können angepasst werden. Dies geschieht im Textbaustein bwdispobemerkung im Modul Textbausteine.

Folgende Platzhalter können darin verwendet werden:

Platzhalter	Bedeutung
#DB#	Dispobemerkung
#EH#	Einsatzhinweis
#ED#	EK-Datum
#FT#	Fehler
#KU/KN#	Kunde/ Kurzname
#KMN#	KundenmaschinenNr.
#LI#	Lieferinfo
#MB#	Maschinenbezeichnung
#MM#	Maschine
#RT#	Reaktionszeit
#SA#	Ansprechpartner (Lieferanschrift)
#SE#	SerienNr.
#SN#	Standort-Name
#SO#	Standort-Ort
#SR#	Standort-Straße
#ST#	Stellplatz
#SZ#	Standort-PLZ
#VD#	VK-Datum
#VBZ#	Vertragsbezeichnung
#VN#	VertragsNr.
#VZ#	Vertragsart

Dispobemerkung

Im Serviceauftrag gibt es ein neues Feld Dispobemerkung. Dies dient dem Disponenten zur freien Eingabe einer Notiz. Diese Eingabe kann im Serviceauftrag oder in der Tabelle der zu disponierenden Aufträge im Modul Disposition erfolgen.

Aufgaben

Aufgaben sind in der Disposition Aufträge, die zwar einem Techniker zugewiesen worden, jedoch nicht mit einer Zeit versehen wurden. Sie erscheinen nicht in der Zeitschiene oben. Eine Aufgabe wird erstellt, in dem in der Liste disponierbarer Aufträge ein Techniker in der Spalte Techniker ausgewählt wird.

Reparaturauftrag drucken oder mailen

Wurde ein Serviceauftrag disponiert, kann er für den Techniker ausgedruckt bzw. an ihn gemailt werden. Dazu muss der Auftrag in der Planungsansicht angeklickt und dann die entsprechende Schaltfläche betätigt werden.

Dispo-Bereiche

Alle zu disponierenden Aufträge in einer Tabelle zu haben, kann schnell unübersichtlich werden. Daher gibt es die Möglichkeit Aufträge in Selektionen zu gruppieren. So lässt sich beispielsweise eine Selektion anlegen, die Aufträge eines bestimmten Unterbearbeitungsstatus beinhalten (zum Beispiel „Wartet auf Kundennachricht“). Beim Speichern einer Selektion in der Disposition werden auch die in diesem Moment sichtbaren Techniker mit gespeichert. So kann man beispielsweise eine Selektion erstellen, die Aufträge beinhaltet, wo die Maschinen ein bestimmtes Herstellerkürzel tragen (am Modellartikel) und wenn dann diese Selektion aufgerufen wird, dann sind auch nur die Techniker zu sehen, die diesen Herstellertyp reparieren können.

Über den kleinen Pfeil können Sie auf die verschiedenen gespeicherten Selektionen zugreifen (siehe Bild)

Über der Tabelle zu disponierender Aufträge wird die entsprechende Selektion noch einmal in roter Schriftfarbe angezeigt:

Wie Sie eine solche Selektionen anlegen können, lesen Sie bitte hier nach: Sichten-Manager

Löschen der Dispoaktivität

Wird ein Auftrag disponiert, entsteht automatisch ein Termin im Kalender des entsprechenden Technikers. Dieser Termin wird normalerweise beim Berechnen des Service-Auftrages gelöscht, da an seine Stelle die Stundenzettel-Aktivität kommt, die entsteht, wenn die realen Zeiten im Service-Auftrag erfasst werden. Soll dies nicht geschehen muss die Mandantenkonfiguration 284 entsprechend eingestellt werden:

Konfiguration 284: Umgang mit Dispoaktivitäten bei Fakturierung

0 - löschen
1 - beibehalten

Dieses Modul ist mit der Lizenz Disposition verfügbar.

Stundenzettel-Aktivität

Erledigte Stundenzettel werden zur manuellen Bearbeitung gesperrt, wenn sie Auftragsverknüpfungen mit dazugehörigen Tätigkeiten haben.

lizenzen:lizenzen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T10:47:06+00:00

Lizenzverwaltung

Voraussetzungen

Für die Nutzung des Moduls Lizenzverwaltung ist eine CO-Lizenz erforderlich.

Artikelanlage

Es gibt 2 Möglichkeiten die Lizenzen anzulegen. Je nach Anwendungsfall wird die entsprechende „Artikelart Allgemein“ gesetzt.

Werden die Lizenzen nur im Vertrag aufgenommen, so wird der jeweilige Artikel im Artikelstamm mit der „Artikelart Allgemein“= „Bearbeitungsgebühr / Dienstleistungen“ angelegt.

Für die Erfassung im Vertrag müssen die Lizenzen nicht mit einer Identnummer erfasst werden. In diesem Fall reicht es aus, die Lizenzen über die Artikelnummer im Vertrag aufzunehmen.

Sollen die Lizenzen mit einer Lizenznummer im Modul Lizenzen einzeln verwaltet werden, so wird der jeweilige Artikel im Artikelstamm mit der „Artikelart Allgemein“= Lizenz angelegt.

Um die Anzahl der verfügbaren Lizenzen zu verwalten, bietet es sich an, für diesen Artikel ein Lager zu hinterlegen. Damit kann über den Lagerbestand die verfügbare Anzahl an Lizenzen ermittelt werden.

Damit bei der Buchung der Lizenzen, über den Wareneingang, für jede Lizenz eine Identnummer und ein Lizenz-Key hinterlegt werden kann, wird in den Mengeneinheiten eine Inhaltsmenge=1 angegeben, sonst wird nur eine Lizenznummer gebucht.

Lizenzen werden im Modul Lizenzen mit einer Identnummer und Lizenznummer verwaltet.

Das Zubuchen der Lizenzen wird über die Warenbuchungen durchgeführt, kann aber auch manuell im Modul Lizenzen erfolgen.

Lizenzen können über das Modul Bestellungen beim jeweiligen Lieferanten bestellt werden.

Über das Modul Warenbuchungen werden die Lizenzen zugebucht. Hierbei erfolgt analog dem Zubuchen von Maschinen, eine Vereinzelung der Lizenzen. Für jede Lizenz wird eine Identnummer und der zugehörige Lizenz-Key eingetragen. Nach dem Buchen werden die gebuchten Lizenzen im Modul Lizenzen angezeigt.

Lizenzverwaltung

Das Modul Lizenzen befindet sich unter Aktuell-Service. Hier können die Lizenzen verwaltet werden.

Lizenzen werden ähnlich wie Maschinen, mit einer Identnummer vereinzelt. Weiterhin kann die Lizenznummer hinterlegt werden. Dies entspricht beim Buchen über den Wareneingang, dem Feld Seriennummer.

In der Karteikarte Ein-/Verkauf werden die Einkaufs- und Verkaufsdaten erfasst.

Erfassung

Über die manuelle Anlage können bereits bestehende Kunden-Lizenzen erfasst werden.
Über den Button „neu“ wird eine fortlaufende System-ID vergeben.
Über das Modul Warenbuchungen können Lizenzen mit einer Identnummer gebucht werden.
Über die Vorgangsbearbeitung werden die Daten der Lizenzen aus dem Vorgang übernommen

Feldbeschreibung im Lizenzverwaltungs-Modul

Eingabe

Firma = Kunde
Artikel = Lizenz-Artikel
Vorgang = Vorgang über den die Lizenz verkauft wurde
Lizenznummer(n) = Lizenz-Key der gelieferten Lizenzen
Gültig Ab: = Datum, ab wann die Lizenz gültig ist
Gültig Bis: = Gültigkeit der Lizenz bis.
Menge = 1 (Vereinzelt wird immer=1 gesetzt)
Lager= Das Lager an dem die Lizenzen geführt werden
Zustand= aktueller Zustand, ob die Lizenz am Lager verfügbar ist, oder dem Kunden zugeordnet ist (erfolgt hierbei analog den Maschinen)
Version= freier Text
Bemerkung = freier Text

Ein- Verkauf

Einkauf

Bestellnummer= CO-Bestellnummer, über die die Lizenz beim Lieferanten bestellt und zugebucht wurde
Lieferscheinnummer= Lieferscheinnummer, mit der der Wareneingang gebucht wurde
Rechnungsnummer= Rechnungsnummer die zu Bestellung gebucht wurde
Lieferantennummer = der Lieferant, über den die Lizenz eingekauft wurde
Eingangsdatum= Wareneingangs-Datum
Rechnungsdatum = Rechnungsdatum des Lieferanten
Letzter Inventurwert= wie wurde die Lizenz zur letzten Inventur bewertet
Einkaufspreis= Einkaufspreis beim Lieferanten

Verkauf/Rücknahme

Lieferscheinnummer= Lieferscheinnummer aus dem CO-Vorgang
Rechnungsnummer= Rechnungsnummer aus dem CO-Vorgang
Lieferdatum= Lieferscheindatum aus dem CO-Vorgang
Rechnungsdatum = Datum der Rechnung aus dem CO-Vorgang
Verkaufspreis= Verkaufspreis aus dem CO-Vorgang

Übersicht im Lizenzverwaltungs-Modul

In der Übersicht werden die erfassten Lizenzen angezeigt.

Hier kann nach Artikel, Hersteller, Kunde etc. gesucht (Fernglas-Suche) und gefiltert (Filterzeile Übersicht) werden.

Erfassung über die Vorgangsbearbeitung

Im Vorgang wird zunächst der Lizenzartikel als Position eingefügt. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf die Position, oder Karteikarte „Positionsverarbeitung) kann die Erfassungsmaske für die Lizenzdaten aufgerufen werden. Dies wird analog zur Maschinen-Reservierung, über Identartikel reservieren vorgenommen.

Über die Erfassungsmaske können für die ausgewählte Position die vorhandenen Lizenzen ausgewählt werden.

Die Rechnung wird nur gedruckt, wenn die oben genannten Lizenzdaten erfasst sind.

Lizenzen im Vertrag

Für die Abrechnung von Lizenzen ist eine Reportanpassung der Vertragsrechnung und -gutschrift notwendig

Konfiguration 555: Abrechnungsintervall auf Kalenderjahr abstimmen (Lizenzen)

0 - Nein - Intervall wird auf den Abrechnungszeitraum abgestimmt
1 - Ja - Intervall wird auf das Kalenderjahr abgestimmt

Damit kann eine getrennte Eingabe der Abrechnungsintervalle für Lizenzen erfolgen. Pauschalen und Klick-Abrechnungen werden über die Konfiguration 79 gesteuert.
Der Wertzeitraum kann neben der Konfiguration 27 jetzt auch im Vertrag, auf der entsprechenden Erlös-Karteikarte eingestellt werden.

Im Modul Vertragsarten muss für die jeweilige Vertragsart das Kennzeichen „Lizenzverwaltung“ gesetzt werden. Wird nur der Haken Lizenzverwaltung aktiviert, so wird im Vertrag die Karteikarte der Erlöse (Wartung, Miete und Klick) ausgeblendet. Sollte es notwendig sein, dann kann jedoch auch eine parallele Erfassung von klassischen Erlösen, Kontingenten und Lizenzen erfolgen.

Modul Verträge

Der Lizenz-Vertrag wird im Modul Verträge, mit der entsprechenden Vertragsart angelegt. Vorbelegte Standardwerte werden aus der Vertragsart übernommen. Die weitere Anlage erfolgt analog der normalen Vertragsanlage.

Im Vertrag, unter Rechnungsempfänger/Optionen werden die Einstellungen für die Lizenzabrechnung vorgenommen (analog Pauschalen und Klicks).

Ist in der Vertragsart, neben der Lizenzverwaltung, noch ein weiterer Erlös aktiviert, so können neben den Lizenzen auch noch die klassische Vertragserlöse erfasst werden.

Lizenzen in die Vertragserlöse aufnehmen

Eine Tag-genaue Abrechnung ist möglich, da jede Auf- und Abstockung mit einem Beginn-Datum erfasst wird. Zur Erfassung der Lizenzen im Vertrag wird der entsprechende Lizenz-Artikel aus dem Artikelstamm ausgewählt.

Ein Artikel muss nicht zwingend als Artikelart (allgemein) den Wert Lizenz haben. Prinzipiell kann jeder beliebige Artikel als Lizenz abgerechnet werden.

Die Eingabe der Lizenz-Erlöse erfolgt im Vertrag, in der Karteikarte Lizenzen.

Im oberen Teil werden die Lizenzen erfasst.

Hierbei wird der Lizenzartikel eingegeben. Es muss keine Lizenz im Modul Lizenzen vorhanden sein.

In Der Lizenzerfassung wird der Lizenzartikel ausgewählt. Hierbei wird der Wertzeitraum aus der Rubrik Rechnungsempfänger/Optionen, übernommen.

Abweichend kann jedoch auch ein Lizenzerlös mit einem abweichenden Wertzeitraum angelegt werden.

Vertragsbeginn, -Ende und das Ende der ersten Abrechnung werden analog zu den klassischen Vertragserlösen erfasst.

In der unteren Tabelle werden die Menge und das Start-Datum der Lizenzen eingegeben.

Aufstockungen werden mit positiver Menge erfasst
Abstockungen mit negativer Menge

Über den eingestellten Wertzeitraum, unter Rechnungsempfänger/Optionen, kann eingestellt werden, ob die Werte pro Monat, oder pro Abrechnungszeitraum eingegeben werden.

Wird eine Lizenz nur für einen bestimmten Zeitraum erfasst, dann muss zum Ende der Laufzeit die Menge mit negativer Menge erfasst werden.

Aufstockung ab Zeitraum X werden als zusätzliche Zeile erfasst
Abstockungen werden als separate Zeile mit Menge = Minus erfasst

Wird am Lizenz-Grundartikel EK und VK-Preise hinterlegt, dann werde diese in den Vertrag übernommen. Der Preis wird in diesem Fall für die Berechnung gezogen. Soll ein abweichender Preis im Vertrag eingefügt werden, dann kann dies in der Spalte Preise erfolgen.

Gibt es zum Kunden im Modul Lizenzen Einträge, so kann auf diese zugegriffen werden. Diese können im Feld Lizenznummer aufgerufen werden.

Die aktuelle Menge der Lizenz-Zeile ergibt sich aus den Auf- und Abstockungen.

Die Menge wird unabhängig vom Zeitraum angezeigt.
Bei der Erfassung der Preise, in der Rubrik „Auf- und Abstockungen“ könne diese als fester Preis hinterlegt werden
Änderungen am Preis müssen dann im jeweiligen Vertrag angepasst werden. Dies erfolgt im Feld Preise (monatlich)
Wird im Feld Preise (monatlich) der Wert „-1“ hinterlegt, dann wird der Preis aktuell aus dem Lizenz-Artikel gezogen.
- Wird jetzt am Lizenz-Artikel der Preis geändert, so wird dies in allen Verträgen, wo dieser Lizenz-Artikel hinterlegt ist und unter Preise (monatlich) der Wert =-1 hinterlegt ist, berücksichtigt.
- Bei der nächsten Vertragsabrechnung wird dann der geänderte Preis aus dem Lizenz-Artikel gezogen.

Soll eine Lizenz einer Maschine zugeordnet werden, dann muss die entsprechende Maschine im Vertrag erfasst werden.

Die Maschine wird über „Maschinen/Erlöse hinzufügen“ in den Vertrag aufgenommen. Hierbei muss nicht zwingend ein Erlös erfasst werden.
Zu beachten ist hierbei, dass die Maschinenzuordnung mit Anlage der Lizenz-Zeile erfolgen muss. Wird der Eintrag gespeichert, so kann nachträglich keine Maschine zugeordnet werden.
In diesem Fall muss die angelegte Position gelöscht und neu erfasst werden.
Die Zuordnung einer Lizenz, zu einer Maschine wird in den Maschinen selbst, unter Verträge/Kosten angezeigt.
Die Zuordnung einer vorhandenen Lizenz, aus dem Lizenzmodul erfolgt über die Rubrik „Auf- und Abstockungen“, über die Auswahl der Lizenznummer.

Ist abzusehen, dass Supportleistungen für die Lizenzen anfallen, die Bestandteil des bestehenden Vertrages sind, dann kann dies:

in der Vertragsart, als Vertragsleistung hinterlegt werden.
als Kontingent im Vertrag angelegt werden.

In diesem Fall sollte die Abwicklung von Supportleistungen über eine „Dummie-Maschine“, die in den Vertrag aufgenommen wird, abgewickelt werden. Die spätere Erfassung und Verrechnung kann dann über diese „Dummie-Maschine“, in einem Service-Auftrag erfolgen.

Vertragsabrechnung

Die Vertragsabrechnung der Lizenzen erfolgt im Modul Vertragsabrechnungen.

Sollen nur die Lizenz-Verträge abgerechnet werden, so kann dies über die Einschränkung nach der Vertragsart erfolgen.

Um die Lizenzen abzurechnen ist unter „Berücksichtigen“ der Haken für Lizenzen zu setzen.

Beispiel für die Lizenzabwicklung im Vertrag

Wird ein Lizenz-Erlös erfasst und abgerechnet und im laufenden Intervall eine Aufstockung, oder Ab-stockung vorgenommen, dann kann die Berechnung nachträglich durchgeführt werden.

Hierbei erfolgt eine Verrechnung im neuen Intervall oder eine Nachberechnung zum laufenden Intervall, indem die Abrechnung der neu erfassten Erlöse zum Intervall-Ende berechnet werden.

Beispiel:

Erlösposition1 wird zum 01.06, im Voraus abgerechnet

Aufstockung erfolgt zum 15.06.

Abrechnung kann zum 30.06. nachberechnet werden:

Oder zum nächsten Intervall, mit der Folgeabrechnung nachberechnet werden:

Gleiches ist bei Abstockungen möglich:

Nachberechnung im Intervall

Nachberechnung mit der nächsten Intervall-Abrechnung

recherchen:recherchen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-16T11:57:22+00:00

Recherchen

Allgemein

Im Bereich Auswertungen findet man das Modul Recherchen.

Mit Recherchen ist es möglich nahezu alle Informationen aus der Concept Office Datenbank auszulesen und in verschiedenen Programmen oder Programmbereichen darzustellen. Mit dem Ergebnis kann entweder direkt in Concept Office gearbeitet oder via Microsoft Excel Export analysiert werden.

Die Pfade für Rechercheexporte (Vorlage- und Zielpfad) funktionieren auch mit Windows-Umgebungsvariablen.

z.B.:

%UserProfile%\
%AppData%\
%WinDir%\
%Temp%\

usw. …

Der Export per Automation unterstützt diese Funktion nicht!

Die folgenden Programme unterstützen die Darstellung von Recherchen:

Concept Office
Concept Flex
Concept Portal / Concept B2B

Mit dem Erweiterungspaket „Erweiterte Recherche“ können die Exporte automatisiert in eine Pivot-Tabelle exportiert werden. Dadurch können eigens erstellte Microsoft Excel Dashboards generiert werden.

Ebenso können die Ergebnisse als E-Mail-Anhang zeitgesteuert via CO Automation an ausgewählte Empfänger versendet werden.

In der Übersicht werden alle gespeicherten Recherchen angezeigt:

Reiter "Eingabe"

Durch einen Klick auf Neu wird das Feld Laufende Nummer zur Eingabe freigegeben.

Man hat nun die Möglichkeit manuell eine Nummer zu hinterlegen oder man verwendet den danebenstehenden Button „neu“ um die nächste fortlaufende Nummer zu verwenden.

Das Feld Bezeichnung ist der Titel der Abfrage, in das Feld Beschreibung können weitere Informationen hinterlegt werden.

Werden im Feld Mitarbeiter Personen ausgewählt, können nur diese die Recherche sehen / ausführen. Administratoren haben Zugriff auf alle Recherchen. Analog zu diesem Feld kann durch Bereiche der Zugriff angepasst werden.

Das Feld Kategorie ist optional und dient der Filterung, folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Keine Zuordnung
Auswertung intern
Controlling
Auswertung Kunde
Fehlersuche

Abweichende Kategorie können über das Modul Qualifikationen erstellt werden.

Mit dem Feld Anzeigen als kann gesteuert werden, wie die Recherche in bestimmten Programmbereichen (Office Heute, Concept Flex Startseite, Concept Portal / Concept B2B) dargestellt wird, folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

nicht anzeigen
Tabelle
Balkendiagramm
Liniendiagramm
Tortendiagramm
Balkendiagramm mit Tabelle
Liniendiagramm mit Tabelle
Tortendiagramm mit Tabelle

Es ist möglich den Autor der Recherche zu benennen.

Zudem kann man unter Optionen in den Balken- bzw. Liniendiagrammen Spalten ausblenden lassen und/oder ihre Farben ändern. Die Syntax dazu sieht wie in dem folgendem Beispiel aus:

{Columns: [
{
Color:"green"
},
{
Color: "blue"
},
{
Hidden: "True",
Color:"red"
}
]}

Die Optionen werden der Reihenfolge der Spalten nach ausgeführt. Color bestimmt die Farbe, wenn Hidden auf „True“ gesetzt wird, ist das Feld nicht mehr sichtbar. Dies macht Sinn wenn unter Anzeigen als ein Diagramm mit Tabelle ausgewählt wurde und Werte aus der Tabelle nicht im Diagramm vorkommen sollen.

Die Recherche mit der Einstellung sieht dann wie folgt aus:

Falls das Feld leer bleibt oder die Optionen nicht valide sind, werden die Standard-Farben benutzt. Unter diesem Link gibt es eine umfangreiche Liste aller auswählbaren Farben.

Wenn eine valide Option eingefügt wurde, aber eine Spalte keine Farbe zugewiesen bekommt, bleibt sie grau. Daher muss darauf geachtet werden allen Spalten einen Farbwert zuzuweisen, sofern diese gestaltet werden sollen.

Wenn Concept Portal / Concept B2B für Endkunden im Einsatz ist und die entsprechende Lizenz vorhanden ist, hat man mit der Checkbox „Im Portal anzeigen“ die Möglichkeit, diese für die Portalrechte darzustellen.

Des weiteren bietet der Reiter Eingabe folgende Optionen:

Recherche ausführen - Dadurch wird das Ergebnis der Recherche im Modul Recherche, Reiter „Ergebnis“ als Tabelle dargestellt.
Export - Dadurch wird das Ergebnis der Recherche in die angegebene Zieldatei gespeichert, das Exportdatum kann automatisiert im Dateinamen hinterlegt werden, hierfür muss <ddMMyy>im Dateinamen hinterlegt werden, z. B.: DSGVO_Export_<ddMMyy>.xlsx
Folgerecherche - Hier kann definiert werden, welche Recherche unmittelbar im Anschluss an die ausgewählte Recherche ausgeführt werden soll. Es können beliebig lange Rechercheketten erstellt werden, die nach Ausführen der ersten Recherche durchlaufen. Es ist möglich, die Ergebnisse der Recherchekette in einer Excel-Datei zusammenzufassen.
Task XML erzeugen - Hierdurch wird eine XML für die CO Automation erstellt.

E-Mail-Versand

Für den E-Mail-Versand per Automation können Betreff und Text angegeben werden. Dies kann manuell erfolgen oder über Textbausteinsuchen befüllt werden.

Dazu stehen außerdem folgende Platzhalter zur Verfügung:

#Recherchedatum#
#Recherchenummer#
#Recherchebezeichnung#

Der Start einer Recherche wird in den Nutzungsinformationen vermerkt.

select * from __NutzungsInformationen where Parameter like ‚recherche%'

Reiter "SQL-Abfrage"

Im Reiter „SQL-Abfrage“ wird der auszuführende SQL-Befehl hinterlegt und kann wie im Reiter „Eingabe“ ausgeführt werden.

Um für Concept Portal oder Concept B2B eine Firmen- / Ansprechpartner unabhängig Recherche erstellen zu können, kann mit den folgenden Variablen gearbeitet werden:

  Declare @apNummer int
  set @apNummer=$AnsprechpartnerNummer
  WHERE AnsprechparnerNummer=@apNummer

Die Möglichkeit besteht ebenso für die $Kontaktnummer.

Durch die Verwendung dieser Variablen werden nur Inhalte angezeigt, die eindeutig mit dem angemeldeten Benutzer / der angemeldeten Benutzerin in Zusammenhang stehen.

Reiter "SQL-Stored Procedure"

Stored Procedures ermöglichen dem Benutzer eines Datenbank-Management-Systems (DBMS), komplexe Folgen von SQL-Anweisungen im System unter einem Namen zu speichern und jederzeit auszuführen.

In diesem Reiter werden die gespeicherte Stored Procedures angezeigt und über den Button SP erstellen können neue angelegt werden.

Reiter "View SQL"

Views sind Abfragen, die in der Datenbank als Objekt fest gespeichert sind. Sie können als virtuelle Tabellen verstanden werden, deren Inhalt und Struktur auf anderen Tabellen oder Views basieren. Deshalb können sie in (fast) jedem SELECT-Befehl anstelle einer „echten“ Tabelle verwendet werden.

Bei einer View wird die Abfrage in der Datenbank gespeichert, aber nicht das Ergebnis. Aus diesem Grund wird bei jedem neuen Aufruf der View die dahinterliegende Abfrage neu ausgeführt, weil sie das Ergebnis anhand der aktuellen Daten bestimmen soll.

Reiter Ergebnisse

Nach einer SQL-Abfrage wird dieser Reiter eingeblendet. Auch erfolgt die Freischaltung der Modulfunktion ‚Datenverarbeitung starten‘ mit der Einblendung dieses Reiters. Mit Hilfe dieser Modulfunktion können markierte Rechercheergebnisse in einem Verarbeitungsfenster verarbeitet werden.

Sonderrecht Rechercheergebnis exportieren

Steuert, ob ein Benutzer dazu befugt ist die durch SQL-Abfrage entstandenen Rechercheergebnisse zu exportieren.

Ja
Nein

Separierter Export

Es ist möglich nach einer zu bestimmenden Spalte zu separieren, um mit einer einzigen Abfrage beliebig viele Exporte zu erstellen. Dies ist für Dateiausgaben im Format .xls sowie .csv möglich.

Hierfür wird der Suffix „_sep“, der an einer Select Spalte angegeben. Ist dies angegeben, wird beim Export immer, wenn diese Spalte den Wert wechselt, eine neue Datei erzeugt.

Beispiel:

select admitarbeiternummer_sep,
auftragsnummer,
mandant
from auftragskoepfe where bearbeitungsstatus<>9

Der Name der Excel-Arbeitsdatei muss einen Platzhalter für den Wert der zu separierenden Spalte enthalten.

Beispiel:

„c:\tmp\AuftraegeProMitarbeiter_< sep >_< yyMMdd >.xls“

Callback

#AuftragspositionKontierung wurde erstellt, die unter Angabe der Vorgangsnummer und der Positionsnummer das Aufwands- und das Erlöskonto zurück gibt.

Gruppierung von Befehlen

Teile einer Recherche können mit ‚go‘ in separate Zeilen getrennt werden. Die einzelnen Befehle werden dadurch in angegebener Reihenfolge abgearbeitet.

Beispiel (exemplarisch):

exec < SPName >
go 
callback < name >
go
select * from <Tabelle>

Weiteres

Dateiname

Platzhalter, die in den Namen der Ausgabedatei integriert werden können:

Kurzname
MitarbeiterNr
Exportdatum kann automatisiert im Dateinamen hinterlegt werden, hierfür muss <ddMMyy>im Dateinamen hinterlegt werden

c:\tmp\Auftragseingaenge<ddMMyyyy>-<MitarbeiterNr>-<Kurzname>.xlsx

Konfigurationen

Sonderrecht Rechercheansicht

Steuert, welche Recherchen dem Benutzer angezeigt werden sollen

Nur eigene Recherchen
Recherchen des eigenen Bereichs
alle Recherchen

rechnungseingang:feldbeschreibung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-21T08:54:48+00:00

Feldbeschreibung Rechnungseingang

Name	Beschreibung
Auswahl zu prüfender Bestellungen
Eigene Bestellnummer	Zugehörige CO-Bestellnummer zur Rechnung, die gebucht werden soll.
LS-Nummer	Eingabemöglichkeit für die Lieferscheinnummer, wenn Rechnungsmenge gleichzeitig als Liefermenge in der Bestellung zugebucht werden soll.
Sonstiges
Aktueller Lieferant	Zugehöriger Lieferant
Zu belastender Vertrag	Zugehöriger Vertrag
Beleg-Id	Interne Nummer von gebuchten Rechnungen, entspricht nicht der Rechnungsnummer
Rechnung suchen	Über diesen Button kann eine bereits gebuchte Rechnung gefunden werden. Diese wird angezeigt und die Buchung kann bei vorhandener Berechtigung gelöscht werden. Im öffnen Dialog kann in der Spalte Bemerkung eingesehen werden, welche Information in der gleichnamigen Spalte in der Tabelle ReBuchKopf stehen. (Bspw. bei Rechnungen bereits an SFirm übergeben wurden.)
Bestellinformation	In diesem Abschnitt werden nach Auswahl einer Bestellung weitere Informationen wie Bestell- oder Mindestbestellwert angezeigt.
Rechnung
Rechnungsnummer	Nummer, der Rechnung, die gebucht werden soll.
Rg.-korrektur	Wenn der Haken aktiviert wird, handelt es sich um eine Rechnungskorrektur.
Rech./Buch.-Datum	Eingabemöglichkeit für das Rechnungs- und Buchungsdatum
Ref.-Rechnung	Nummer der Referenz-Rechnung
ZBD	Zahlungsbedingungen, die für die Rechnung gelten.
Steuergebiet	Steuergebiet der Rechnung
Rechnungsdokument	Name des zugehörige Rechnungsdokument, welches per Drag&Drop hochgeladen wurde.
Leasingrückkauf	weitere Informationen: Leasingrückkauf
Brutto	Bruttowert der Rechnung
Netto	Nettowert der Rechnung
Skontofähig	Skontofähiger Betrag anhand der Zahlungsbedingungen
Abschläge	Wenn genau eine Bestellung geladen ist, so können die Bestellabschläge gepflegt werden, ohne die Bestellmaske aufrufen zu müssen. Liegen mehrere Bestellungen vor, so kann nach wie vor direkt in die Bestellmaske gesprungen werden, um dort den Abschlag zu pflegen.
Frachtartikel anlegen	Wenn in den Standardwerten ein Frachtartikel vorgegeben ist, so wird eine Schaltfläche „Frachtartikel anlegen“ angezeigt, welche eine neue Rechnungseingangsposition mit diesem Artikel anlegt. Als Versandpreis werden die am Artikel unter Einkauf hinterlegten Preise für die jeweiligen Lieferanten verwendet.
Rechnungseingang	In diesem Abschnitt befinden sich die Informationen, welche Artikel in welcher Menge, etc. sich in der Rechnung befinden. Außerdem kann bspw. angegeben werden, welche Menge gebucht werden soll.
Bestellkopf-Bemerkung	Enthält die Informationen aus dem Bemerkungsfeld der Bestellung (Bestellkopf). Somit ist sichergestellt, dass eventuell relevante Informationen auch bei den entsprechenden Anwendern sichtbar sind.
Beleg	Im Modul Rechnungseingang wurde ab CO 8.3460.14 die Spalte „Rechnung“ in der Positionsliste in „Belege“ umbenannt. Zudem wird nun in der Anzeige durch die Präfixe „R:“ für Rechnungen und „G:“ für Gutschriften kenntlich gemacht, um welche Belegart es sich handelt.
Buchen
Buchungstext	Buchungstext, der an die Finanzbuchhaltung übergeben wird.
Buchung löschen	Über diesen Button können Buchungen gelöscht werden.
Rechnungsmenge vorbelegen	Belegt die Spalte R.Mge im Abschnitt Rechnungseingang mit den Bestellwerten vor.
Nur freigegebene Positionen buchen	Nur Positionen mit dem Haken Freigegeben werden mit Klick auf Rechnung buchen gebucht.
Rechnungsmenge gleichzeitig als Liefermenge in Bestellung zubuchen	Die Liefermenge wird mit dem Buchen zurück in die Bestellung geschrieben.
Rechnung an Fibu übergeben	Die Rechnung wird an die Finanzbuchhaltung übergeben.
Rechnung buchen	Mit diesem Button wird die Rechnung abschließend gebucht.

Seiten in diesem Namensraum:

Abschläge für Einkaufsrechnungen

Konfigurationen und Rechte

Leasingrückkauf

Positionen umlegen

Rechnungseingang

edi_artikel:edi_artikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-18T07:49:18+00:00

EDI-Artikel

Importierte Daten zu Artikeln aus der Edi-Schnittstelle können in diesem Modul gespeichert, bearbeitet und in den Artikelstamm übernommen werden. Zudem ist es möglich fehlerhafte Artikeldaten zu filtern und anzupassen.

Ablauf Edi-Übernahme

1. Im Reiter Selektion wird eine Auswahl getroffen, welche Artikel bearbeitet und möglicherweise übernommen werden sollen. In der Übersicht sind die Artikel nach Lieferant und Status (bspw. neu, geändert, fehlerhaft, etc.) sortiert. Eine Auswahl geschieht über Klick auf die entsprechende Summe im Grid.

2. Die gewählten Datensätze öffnen sich anschließend im Reiter Bearbeitung. Im oberen Teil befindet sich eine Auflistung der gewählten Artikel und es eine Suche nach Artikeln über die Filterzeile möglich. Wird ein Artikel markiert füllt sich der untere Abschnitt mit den Informationen zum gewählten Datensatz.

In diesem Reiter können individuell oder über die Massenänderung weitere Einstellungen an den Artikeln vorgenommen werden.

3. Über die Funktion Übernehmen werden die neuen und bearbeiteten Datensätze übernommen. Damit ist die Übernahme abgeschlossen.

4. Alle alten Artikeleigenschaften und Bilder mit gleicher Herkunft und System soll gelöscht werden, wenn aktuellere Daten übernommen werden.

EDI - Artikelimport

Im EDI-Artikel (Datenbank) stehen die Felder „LetzteStammDatenHash“ und „LetzteKipDatenHash“ zur Verfügung.

Diese werden verwendet, da einige Lieferanten keine Delta-Updates liefern, sondern bei jeder Übertragung alle Artikeldaten vollständig senden.

Ändert sich der Hash-Wert nicht, bedeutet dies, dass keine relevanten Änderungen an den Artikeldaten vorliegen. In diesem Fall wird der Artikel nicht erneut importiert und auch nicht als geändert markiert.

Ein Import kann bei Bedarf manuell forciert werden, indem die entsprechenden Felder geleert werden:

für 030-Daten: „LetzteStammDatenHash“
für 008-Daten: „LetzteKipDatenHash“
für BMEcat: ebenfalls „LetzteStammDatenHash“

Bitte beachten Sie außerdem, dass das Feld „ImportDatum“ bei BMEcat aktuell nicht befüllt wird.

Weitere Informationen

Seiten in diesem Namensraum:

E (Fortsetzung)

EDI-Artikel: Änderung und Übernahme

Temporärer Artikel

edi-schnittstelle:kundenbestellungen_einlesen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-24T08:44:23+00:00

Kundenbestellungen Einlesen

Über diese Schnittstelle lassen sich Kundenbestellungsinformationen aus anderen Systemen in Concept Office importieren. Beim Einlesen der Dateien, z.B. aus einem Webshop stammend, werden Vorgänge in Concept Office erzeugt.

Unterstütze Formate

Bitte beachten Sie, dass diese Formate nicht aus jeder Bestellplattform identisch ausgegeben werden und bei Einsatz eines neuen Formates bei Ihnen am Besten ein Test erfolgen muss. Diesen kostenpflichtigen Importtest übernimmt unser Support gern für Sie. Unser Mitarbeiter unterstützt Sie dann auch gern bei der weiteren Einrichtung.

Folgende Eingangsformate werden unterstützt

cXML
xCBL
iDocXML
OEXXML
OpenTrans (Version 1.0, 2.1) / (Soennecken, Büroring, Simple Pilot, Privat Pilot)
Siemens XML
Spicers (veraltet / es gibt nicht mehr)
Textformat (hierzu sind weitere Einstellungen notwendig)
EANCOM 1997

Bei einigen Formaten ist es notwendig das Format durch den Parameter ‚ImportTyp=<Format>' genauer festzulegen. In älteren CO-Versionen wurde die Einstellung als ‚_ImportType=#<Format>' hinterlegt, diese sollte man auf die aktuelle Einstellung ändern.

Einleseoptionen

Die folgenden Angaben sind zwingend vorzugeben, da ohne sie kein Auftrag angelegt werden kann:

Geschaeftsbereich=#ihrGeschäftsbereich
Eingangsart=#OnlineShop (Eingangsart muss vorher im Mandanten angelegt werden)
AbwicklungsArt=#Lager (alternativ: =#Strecke für Direktlieferungen)
Filiale=#Kennung ihrer Filiale (Diese übersteuert immer die Konfiguration 43 „Filialzuordnung in Vorgängen und Verträge“.)
Weitere optionale Vorgabewerte sind durch Angabe konstanter Werte über Feldbezeichner des Textimportes möglich, zB. Versandbedingung, Lieferbedingung oder ZusatzvorgangsArt, sofern der entsprechende Wert nicht durch Angaben in der Datei überschrieben wird.

Einige Dateiinhalte können beim Einlesen verändert oder überschrieben werden. Die nachfolgenden Schalter müssen dazu im verwendeten Übernahmeschema eingetragen werden.

Nicht alle Schalter sind mit jedem Format kompatibel. Weiterführende Hinweise erhalten Sie beim Support.

Beispiel: _AnschriftenUeberKostenstelle=#1

(alphabetisch):

_AltenativeAuftragsNummerIstAngebotsNr: speziell für OpenTrans WOS→SC, soll die ALT_CUSTOMER_ORDER_ID als Angebotsnummer verwendet und damit eine Angebotsaktivierung durchgeführt werden?
_AnschriftenUeberKostenstelle: bei >0 werden die Anschriften über die Kostenstelle ermittelt, sofern der Kunde vorhanden und eine Kostenstelle angegeben ist
_APBestellungInBestellnummer: bei >0 wird der AP für die Bestellung (gegebenenfalls nach der Bestellnummer und dem Bestelldatum) in das Bestellnummern-Feld von CO eingetragen
_ArtikelErstausstattungHinzufuegen: bei>0 werden zugeordnete Erstausstattungsartikel automatisch hinzugefügt
_APLieferungInLieferadresse: bei >0 wird der Ansprechpartner für die Lieferung (gegebenenfalls nach dem Liefername und der Abteilung) in die Lieferanschrift (Feld Liefername) eingetragen.
_ArtikelAnlageAusEdiSchema=#: Es wurde eine neue Funktion für die Anlage von Fremdartikeln beim Kundenbestellungsimport geschaffen. Es können nun neue Artikel aus dem EDI-Artikelstamm direkt beim Import angelegt und im Auftrag übernommen werden. Voraussetzung ist, dass die Lizenz für Fremdartikel vorhanden ist und der Artikel im vorgelagerten Artikelstamm (EDI-Artikel) existiert. Für die Anlage der Artikel muss ein entsprechendes Schema angelegt werden und dem Import-Schalter _ArtikelAnlageAusEdiSchema zugewiesen werden.
_ArtikelAuswahlAnzeigen: bei >0 werden Dialoge, wie bei der Artikeleingabe im Vorgang (Folgeartikel oder ähnliches) angezeigt. Das heißt, dieser Schalter kann nur auf #1 gesetzt werden, wenn der Import manuell erfolgt!
_ArtikelnummerAlsHerstellerartikelnummer: bei =1 wird die HerstellerArtikelnummer durch die eigene Artikelnummer ersetzt. Bei der eigenen Artikelnummer kann es sich auch um eine Porto-Artikelnummer handeln.
_ArtikelnummerFunktion: Hier können Funktionen angegeben werden, um die in Bestellungen angegebene Artikelnummer vor dem Abgleich mit dem Artikelstamm zu formatieren. Bsp.: #replace('~value‘,‘-',‘‘)
_AuftragseingangsartBeiPrueffehler: Um eine bessere Separierung von Vorgängen zu erhalten, kann im Importschema gesteuert werden, dass fehlerhafte Bestellungen eine eigene Auftragseingangsart erhalten. Bsp: _AuftragseingangsartBeiPrueffehler=#123
_AutomatischeBestellung:
- bei =1 wird für bestätigte Vorgänge sofort eine Bestellung generiert und gedruckt/exportiert (laut Einstellung am Lieferanten ‚Auftragsimport Optionen‘)
- bei =2 wird für bestätigte Vorgänge sofort eine Bestellung generiert und ohne Druck die Bestellte Menge gesetzt (für Onlineshops die selbst die Bestellung zum Lieferanten auslösen)
_AvisiertenLieferTerminIgnorieren: bei =1 wird der elektronisch übermittelte avisierte Liefertermin ignoriert, so dass die Auslieferung abhängig von der Tour zeitnah erfolgen kann.
_BeiFolgeArtikelWarnen: bei =0 wird nur die Info im Protokoll hinterlegt, dass ein Artikel durch einen Folgeartikel ersetzt wurde, bei =1 wird der Vorgang in so einem Fall auf ‚Erfasst‘ gesetzt. Der Standwert ist wie bisher =1
_BeiLieferungsBemerkungAuftragAufErfasst: falls eine Bemerkung für die Lieferung vorhanden ist (Kopf wie Position), wird der Auftrag auf ‚erfasst‘ gesetzt.
_BeiVertragLeistungAuftragAufErfasst: speichert den Vorgang im Status ‚erfasst‘, falls eine Vertragsleistung gewährt wurde. Voraussetzung ist, dass Konfiguration 236 aktiviert wurde.
_BemerkungAlsArtikelPosition (zB. REMARKS aus ORDER_HEADER bei openTRANS):
- 0 - keine Bemerkung als erste Artikelposition
- 1 - allgemeine Bemerkung als erste Artikelposition
- 2 - Bemerkungen zur Lieferung als erste Artikelposition
- 3 - Bemerkungen zur Rechnung als erste Artikelposition
- 4 - Bemerkungen zur Lieferung als erste Artikelposition, jedoch kein Eintrag in Lieferinfo des Auftragskopfes
_BemerkungInternVorBemerkungExtern (zB. REMARKS aus ORDER_HEADER bei openTRANS): Mit Hilfe des neuen Schalters ‚_BemerkungInternVorBemerkungExtern‘ können die Kundenbemerkungen aus dem Geschäftsbereich vor die Bemerkungen aus einer importierten Kundenbestellung integriert werden. Bisher werden sie ans Ende gesetzt.
_BestandsPruefungDurchfuehren: (anstelle vom Schalter _LagerZuordnungsArt)
- 0 - keine Bestandsprüfung
- 1 - Bestandsprüfung mit Lagerwechsel (Verhalten wie bei Lagerzuordnungsart=1)
- 2 - Bestandsprüfung ohne Lagerwechsel (falls nicht genügend Bestand vorhanden ist, wird der Auftrag auf erfasst gesetzt)
_BestellAenderungErlaubt: bei =1 werden Bestelländerungen so verarbeitet, dass der ursprüngliche Vorgang abgeändert und neu ausgelöst wird. (Standard =0)
_BezeichnungAusStammdaten: bei =1 wird die Bezeichnung aus den Artikel-Stammdaten übernommen (falls die Artikelnummer aus der Kundenartikelnummer oder der Bestellnummer zu ermitteln ist und falls der entsprechende Artikel im Artikelstamm gefunden wurde).
_BonitaetSperreKundeIgnorieren=#1: Import von Bestellungen mit bonitätsgesperrten Kunden. Der Vorgang wird dann als erfasst gespeichert und eine Warnung in Feld Dispo-Bemerkung protokolliert.
_DefaultArtikel: Standard-Artikelnummer als Rückfall-Variante, falls eine unbekannte Artikelnummer eingelesen wird.
_EkKleinerVkPruefen: 0 = keine Prüfung ob der EK kleiner als der VK ist (es gibt Sonderkonditionen dieser Form), 1 = Standardprüfung wie bei der Eingabe
_ExterneLieferanschriftPruefen:
- 0 - keine Prüfung
- 1 - aus den Daten wird eine ähnliche Anschrift gesucht, Daten müssen nicht 100% übereinstimmen
- 2 - es wird über Lieferstraße, Lieferpostleitzahl und Kontaktnummer die Anschriftsnummer ermittelt und gesetzt, die restlichen Lieferanschriftsdaten werden aus der Datei übernommen. Falls keine Anschriftsnummer gefunden werden kann, wird der Vorgang auf erfasst gesetzt und die Standardlieferadresse des Kunden übernommen.
- 3 - aus der Lieferstraße und Kundennummer wird eine Anschrift in den Stammdaten ermittelt, aus der alle Daten in den Vorgang übernommen werden. Falls keine Anschrift gefunden werden kann, wird der Vorgang auf erfasst gesetzt und die Standardlieferadresse des Kunden übernommen.
- (greift nur, wenn _LieferanschriftAusStammdaten = 0 (die Lieferanschrift wird komplett aus dem importierten Auftrag ermittelt (Standard))
_ExterneMengenEinheitNichtBeachten: Ignoriert die in der externen Datei gelieferte Mengeneinheit und verwendet stattdessen immer die Standardmengeneinheit des Artikels.
_FehlerhaftePositionAlsTextZeile: Ist diese Option aktiv, führen fehlerhafte Auftragspositionen nicht zu einer Löschung des gesamten Auftrages, sondern zu einer Textposition, die alle ermittelten Daten enthält, so dass hieraus in der Vorgangsbearbeitung eine Artikelposition erstellt werden kann. Die importierte Datei wird hierbei auch nicht als fehlerhaft markiert, sondern normal archiviert.
_GbArtikelUebernehmen: Bei #1 werden die Geschäftsbereichsartikel auch in einen importierten Vorgang übernommen, was hier auch dem Standardwert entspricht.
_GeschenkArtikelNr: Artikelnummer eines Artikels der kostenlos als Geschenk hinzugefügt werden soll, wenn der Auftragswert den Betrag in _GeschenkArtikelAbgabeWert überschreitet.
_GeschenkArtikelAbgabeWert: Betrag ab dem der Geschenkartikel dem Auftrag hinzugefügt wird. (mindestens 0)
_GratisArtikel: In der Importschemadatei können jetzt am Schalter „_GratisArtikel“ Gratisartikel im Format „_GratisArtikel=#Art11,Art12,Art15“ hinterlegt werden. Bei Plausibilitätsprüfungen auf den Positionswert werden diese ignoriert und ohne Fehler übernommen.
_KeinePlausibilitaetsPruefung: Wird dieser Schalter aktiviert, dann werden die Positionswertprüfungen (Extern <> Intern, _PositionsWertOberGrenze und _PositionsWertUnterGrenze) nicht mehr durchgeführt.
_KomplettAuftraegeBestellenFuerEinLieferant: Im Kundebestellungsschema kann jetzt der neue Schalter „_KomplettAuftraegeBestellenFuerEinLieferant=#1“ gesetzt werden, der die automatische Bestellungserzeugung zulässt, wenn ein Auftrag komplett (bestätigt) ist und alle Positionen einem einzigen Lieferanten zugeordnet sind. Diese Funktion ist unabhängig von der Mandantenkonfiguration 393 (automatische Bestellungen)
_KopfRabattArtikel: Sofern Kopfrabattangaben beim entsprechenden Dokument verarbeitet werden, kann hier der Artikel angegeben werden, über den diese am Vorgang hinterlegt werden.
_KostenstelleAusPosAmKopfEintragen: (nur Kundenidentifikationsart 0 oder 2) bei =1 wird die Kostenstelle aus der letzten Positionen des Auftrages an den Kopf übernommen (nur sinnvoll, wenn alle Positionen zur selben Kostenstelle gehören). Funktioniert nur, wenn _KostenstelleAusStammdaten=#0, da diese Einstellung die Option _KostenstelleAusPosAmKopfEintragen übersteuert.
_KostenStelleAusLieferAnschriftName2: wird die Kostenstelle im Feld Lieferanschrift.Name (zB. OpenTrans <NAME2>) übermittelt, dann kann sie über diesen Schalter als Kostenstelle verwendet werden.
_KostenStelleAusAbteilung: wird die Kostenstelle im Feld Abteilung (zB. OpenTrans <DEPARTMENT>) übermittelt, dann kann sie über diesen Schalter als Kostenstelle verwendet werden.
_KostenstelleAusStammdaten: bei >0 wird die Kostenstelle am Kopf über die Lieferanschrift aus den Stammdaten ermittelt. Funktioniert nur, wenn pro Anschrift eine Kostenstelle hinterlegt ist. An den Positionen wird dann die für den Kopf ermittelte Kostenstelle ebenfalls übernommen.
_KostenstellePosAusCostCategory: Nur für openTRANS-Bestellungen, wenn #1 dann wird die Kostenstelle immer aus COST_CATEGORY_ID genommen, auch wenn COST_ACCOUNT gefüllt ist. Es funktioniert auch ohne den Schalter, dann steht die Kostenstelle nur an der jeweiligen Position. Wird der gesetzt, dann wird nur die erste Kostenstelle an den Kopf übernommen.
_KundenAnlage: Falls keine Kundennummer für einen in den Stammdaten vorhandenen Kunden gefunden werden kann, bestimmt dieser Schalter ob ein neuer Kunde angelegt werden darf oder ein fest vorgegebener Kunde verwendet werden soll.
- #0 - Kundenanlage nicht erlaubt
- #1 - Kundenanlage erlaubt
- #> 1 Verwendet die angegebene Nummer als Kontaktnummer des Auftrages, wenn der Kunde aus der Datei nicht gefunden werden kann.
_KundenBestellNrEindeutigkeitPruefen:
- 0 - keine Prüfung
- 1 - falls nicht eindeutig, wird die Bestellung nicht eingelesen
- 2 - falls nicht eindeutig, wird die Bestellung eingelesen und der Vorgang auf ‚erfasst’ gesetzt
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift: Bildungsvorschrift für das Befüllen der Kundenbestellnummer (übersteuert die Einstellung _APBestellungInBestellnummer)

Beispiele und Platzhalter:
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# -> '123456'
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# #AlternativeBestellNummer# -> '123456 4567'
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# #AlternativeBestellNummer0T# -> '123456 / 4567' oder '123456' wenn die alternative Bestellnummer leer ist
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# vom #BestellDatum# -> '123456 vom 01.03.2012'
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# vom #BestellDatum# Lieferung: #LieferDatum# -> '123456 vom 01.03.2012 Lieferung: 08.03.2012'
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=#BNr:#BestellNummer##NZ#BDatum:#BestellDatum##NZ#BAp:#ApBestellungAnrede# #ApBestellungNachName##NZ#Lieferung: #LieferDatum# ->
     BNr: 123456
     BDatum: 01.03.2012
     BAp: Herr Torge
     Lieferung: 08.03.2012

_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##ApBestellungVorName##ApBestellungGeschlecht#

Die Kundenbestellnummer aus dem Webshop kann bei Lieferantenbestellungen im Format OpenTRANS mit ausgegeben/übernommen werden. Zudem kann beeinflusst werden, ob die Kundenbestellnummer des Webshopauftrages (Bestellnummer vom Webshop vergeben) ODER die Kundenbestellnummer des Kunden (Angabe durch Kunden im Webshop) übergeben wird.

Webshopbestellnummer (vom Shop vergeben)

Die vom Webshop vergebene Bestellnummer wird durch den Schalter _KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# ausgelesen und steht in folgendem Knoten der Webshopbestellung (OT1.0/2.0):

(OPENTRANS/) ORDER/ORDER_HEADER/ORDER_INFO/ORDER_ID

Kundenbestellnummer (durch Kunde im Shop vergeben)

Die vom Kunden vergebene Bestellnummer wird mit dem Schalter _KundenBestellNummerBildungsVorschrift =##AlternativeBestellNummer# ausgelesen und steht in folgenden Knoten der Webshopbestellung:

OpenTrans1.0: (OPENTRANS/) ORDER/ORDER_HEADER/ORDER_INFO/ALT_CUSTOMER_ORDER_ID
OpenTrans2.0: (OPENTRANS/) ORDER/ORDER_HEADER/ORDER_INFO/CUSTOMER_ORDER_REFERENCE

_KundenDuplikatePruefen: bei >0 wird (nach der Neuanlage eines Kunden während der Bestellung) geprüft, ob es nun Duplikate des Kunden gibt - standardmäßig deaktiviert
_KundenIdentifikationsart: Bestimmt die Art wie ein Kunde Identifiziert werden kann.
- 0 - CO-Kundennummer (Kunde wird ermittelt aus BUYER_PARTY/PARTY/PARTY_ID und diese Daten kommen in die Angebots- und Auftragsbestätigungsanschrift)
- 1 - CO-Anschriftsnummer,
- 2 - CO-Kundennummer mit durch - angefügte Kostenstelle (z.B. 17482-001),
- 3 - ILN des Kunden.
- 4 - ILN des Kunden oder CO-Kundennummer.
- 5 - Webshop ID des Kunden, Neuanlage erfolgt aus fortlaufendem Nummernkreis
- 6 - Webshop ID des Kunden, Neuanlage erfolgt mit der Webshop ID als CO Kundennummer
- 7 - über Konditionsgebende Kundennummer (KonditionsGebendeKundenNummer) und ILN
- 8 - Kundennummer nur über die externe Kundennummer bestimmen
- 9 - Dabei wird der Kunde anhand der Kostenstelle über eine ini-Datei ermittelt, die im ImportExport-Verzeichnis liegt. Diese muss den Namen „KstKundenzuordnungen.ini“ haben. Mit ihr weist man der Kostenstelle die Kundennummer zu (Kostenstelle=Kundennummer). Die Kostenstelle wird dafür aus der Party-Id der Buyer Party genommen.
_KundenidentifikationsartExtern: beim Import von cXML-Bestellungen, das bestimmt, welche Nummer für die Kundenidentifikation herangezogen wird. Mögliche Ausprägungen:
- 0 - AddressID der BillTo-Adresse (bisher verwendete Nummer)
- 1 - jeglicher Wert in der From-Deklaration im Header wird gegen die Fremdnummer am Kontakt beim Import geprüft.
- 2 - #NetworkID#-#AddressID# Die NetworkID und die AdressID werden in Kombination gegen die Fremdnummer des Kontakts geprüft. (Dazu muss die Fremdnummer folgenden Aufbau haben #NetworkID# - #AdressID#)
_LagerMitBestandWechsel: Die Auftragsposition wird dann dem ersten Lager mit Bestand für diesen Artikel zugewiesen. Dieser Schalter überschreibt den _Lagerkennungs-Schalter, aber wird wiederum von den Artikeldaten „Lagerliefererung ab Menge“ und „Direktlieferung ab Menge“ überschrieben. Bsp.: _LagerMitBestandWechsel=#12/11/13
_LagerZuordnungsArt: bei >0 wird eine Bestandsprüfung durchgeführt.
_LangTextDruckKennzeichenSetzen: Druckkennzeichnen für die Auftragsposition aus
- 0 - Artikelstamm, auch bei Sammelartikel
- 1 - aus Importschema → verwendet die bei _LangTextAufAngebot, _LangTextAufAuftragsBestaetigung, _LangTextAufBestellung, _LangTextAufLieferSchein, _LangTextAufRechnung hinterlegten Werte
- 2 - ist _PosBemerkungVerarbeiten=#1 wird der Langtext automatisch auf Rechnung und Lieferschein gedruckt
_LangTextAufAngebot - Langtext auf Angebot drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufAuftragsBestaetigung - Langtext auf Auftragsbestaetigung drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufAvisierung - Langtext auf Avisierung drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufBestellung - Langtext auf Bestellung drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufLieferSchein - Langtext auf Lieferschein drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufPackZettel - Langtext auf Packzettel drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufRechnung - Langtext auf Rechnung drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LevelPruefungBestellposition: Verarbeitung fehlerhafter Positionen. 1 - weiche Prüfung (Positionen werden trotz Fehlern bei kleinster Abgabemenge oder Losgröße eingelesen und der Auftrag auf erfasst gesetzt), sonst normale Prüfung.
_LieferadresseZusatzBildungsvorschrift: Es kann eine Zeichenfolge angegeben werden, die als zusätzliche Zeile in den Namen der Lieferadresse aufgenommen wird. Dabei werden Platzhalter wie '#BestellNummer#‚ unterstützt. (s. auch _KundenBestellNummerBildungsVorschrift)
_LieferanschriftAusStammdaten:
- 0 die Lieferanschrift wird komplett aus dem importierten Auftrag ermittelt (Standard / Kommt aus SHIPMENT_PARTIES/DELIVERY_PARTY/PARTY )
- 1 die Lieferanschrift wird zwangsweise aus den Stammdaten ermittelt. (Kunde muss vorhanden sein)
- 2 die externe Lieferanschriftsnummer wird als ILN interpretiert, über die dann aus den Stammdaten die korrekte Lieferanschrift ermittelt wird.
- 3 die Angabe in <PARTY_ID type=„supplier_specific“>34212</PARTY_ID> wird als CO-Anschriftsnummer interpretiert
_LieferantenArtikelNrBeiArtikelSucheNichtVerwenden: Wird dieser Schalter aktiviert, dann werden die übermittelten Bestellnummern nicht mehr mit den Lieferantenartikelbestellnummern verglichen, um hier falsche Zuordnungen auszuschließen.
_LieferantenNummerVorgabe: Hier kann eine Lieferantennummer gesetzt werden, so dass die Bestellung nicht beim Hauptlieferanten erfolgt.
_LieferBedingungszuordnungen: Mit diesem Schalter können mehrere externe Bedingungen auf CO-interne Lieferbedingungen gemappt werden. z.B._LieferBedingungszuordnungen=#ExternVB1=7/ExternVB2=2. (Trennzeichen ist „/“).
_LieferscheinFreigabe: bei >0 wird das Lieferscheinfreigabedatum am Kopf auf das aktuelle Datum gesetzt und ein eventuell angefügter Portoartikel mit Liefermenge 1 versehen. Wird der Schalter nicht verwendet, erfolgt keine Lieferscheinfreigabe.
_LieferdatumAlsKWSetzen: (0-nein,1-ja) Lieferdatumsangaben werden auf Positions- und Kopfebene in Jahr und Kalenderwoche umwandelt.
_LieferInfoBildungsVorschrift: Es kann eine Bildungsvorschrift für die Zusammensetzung der Lieferinfo angegeben werden. Dabei können alle Platzhalter verwendet werden, die auch für die Bildung der Kundenbestellnummer zur Verfügung stehen. Darüber hinaus wurde der Platzhalter #LieferHinweis# eingeführt, der durch den aus der importierten Bestellung entnommenen Lieferhinweistext ersetzt wird.
_ManuelleBestellFreigabe: bei =1 wird der Vorgang/Auftrag auf den Status erfasst gesetzt und muss manuell auf Bestätigt gesetzt werden
_ManuelleBestellFreigabeFuerZahlungsBedingungen: =#4,45 Statt für alle Vorgänge/Aufträge die manuelle Bestellfreigabe zu aktivieren, besteht auch die Möglichkeit dies für eine Liste durch Komma getrennte Zahlungsbedingungen zu tun.
_MengeneinheitAusSonderkondition: Soll die Mengeneinheit immer aus der Sonderkondition ermittelt werden, egal was in der Datei steht?
_Mindestauftragswert: Falls angegeben und größer als der aktuelle Auftragswert, wird ein Versandkostenartikel automatisch angefügt. Dieser ist über den Schalter _PortoArtikel zu spezifizieren. Der Preis des Versandkostenartikels bestimmt die Höhe der Versandkosten.
_MindestbestellwertProAuftragPruefung: An Lieferanten gibt es jetzt ein neues Kennzeichen „Mindestbestellwert des Lieferanten“. Ist dieser Wert > 0 und die Schwellwertprüfung für den Kundenbestellungsimport aktiviert, dann wird die Summe des Bestellwertes für diesen Lieferanten über den importierten Auftrag ermittelt und gegen den Schwellwert geprüft. Wird dieser unterschritten, wird der Vorgang auf „Erfasst“ gesetzt. Um diese Prüfung für den Import zu aktivieren, muss im Importschema der neue Schalter „_MindestbestellwertProAuftragPruefung“ aktiviert sein (ab CO 8.2752.0).
_MindestGewinnspanneVorgang: Angabe der Mindestgewinnspanne des gesamten Vorgangs in Prozent, die mindestens erreicht werden muss. Wenn sie nicht erreicht wird, wird der Vorgang mit dem Status erfasst gespeichert.
_MoebelAnlageNachKonfiguration: >0 die in der Bestellung gelieferten Artikel werden genau so nach der Konfiguration 85 behandelt, wie wenn dieser Auftrag im Basket erzeugt würde.
_MontageArtikel: Falls nur für diesen Import ein Montageartikel hinzugefügt werden soll, dann kann dieser hier angegeben werden. Standardmäßig sollte dieser ja über den entsprechenden Geschäftsbereich eingefügt werden.
_NichtAutomatischBestellenFuerMehrereLaeger: Prüft, ob Vorgangspositionen das gleiche Lager haben, wenn nicht, dann werden die Positionen nicht automatisch bestellt.
- 0 - keine Prüfung
- 1 - alle Positionen dürfen nur das gleiche Lager haben, Direktlieferungen werden nicht betrachtet
- 2 - alle Positionen dürfen nur das gleiche Lager haben und Direktlieferung wird als „Lager“ behandelt
_NurKundenArtikelnummerBeachten:
- 0 - alle ermittelten Artikelnummern werden in der Reihenfolge CO-Artikelnummer, Kundenartikelnummer, EAN, Herstellerartikelnummer, Lieferantenartikelnummer beachtet.
- 1 - wird dieser Schalter verwendet, wird nur die Kundenartikelnummer zur Bestimmung des CO-Artikels verwendet.
- 2 - mit dieser Option wird die als Kundenartikelnummer übermittelte Nr als CO-Artikelnummer verwendet und die als CO-Artikelnummer übermittelte Nr als Herstellerartikelnummer.
- 3 - mit dieser Option wird die als Kundenartikelnummer übermittelte Nr als Lieferantenartikelnummer verwendet.
_NichtLieferbareArtikelErfassen: Prüfung auf Lieferbarkeit des Artikels beim Hauptlieferant. Sollte der Artikel nicht lieferbar sein, wird der Auftrag nur erfasst gespeichert.
_PackzettelDrucken:
- 0 - kein Packzetteldruck
- 1 - Der Packzettel wird direkt ausgedruckt, wenn der Vorgang bestätigt ist.
- 2 - Die Druckdaten des Packzettels werden erstellt. Der Packzettel wird jedoch nicht ausgedruckt.
_PlausiUndPrufungsFehlerIgnorieren: #1 = alle Plausibilitätsfehler und Prüfungsfehler (zB Losgröße) ignorieren, sinnvoll beim Lieferscheinimport, da dieser ja bereits verkauft.
_PortoArtikel: Eigene Artikelnummer für Porto-Artikel zur Berechnung von Versandkosten. Der Porto-Artikel wird als zusätzliche Position in den Vorgang aufgenommen. Siehe auch Schalter „„_Mindestauftragswert““. Der Artikel wird auch verwendet, wenn eine Position ohne jegliche Artikelangeben (Bestellnummer, Artikelbezeichnung, Artikelnummer) geliefert wird.
_PosBemerkungVerarbeiten (zB. REMARKS aus ORDER_ITEM bei openTRANS): beeinflusst die Verarbeitung von Kurztext, Langtext und Bemerkungen auf Positionsebene:
- 0 - Kurztext und Langtext werden ganz normal übernommen
- 1 - falls Langtext leer, wird der Kurztext als Langtext übernommen und eventuell vorhandene Bemerkungen werden an den Langtext angehängt, andernfalls wird der Langtext ganz normal übernommen und um die Bemerkungen ergänzt.
- 2 - die Bemerkungen werden an die Artikelbeschreibung der entsprechenden Position angefügt.
- 3 - nicht verarbeiten, aber Langtext und Artikelbezeichnung in der Verarbeitung tauschen.
- 4 - als Textposition zur Artikelposition hinzufügen.
- 5 - als einzelne Textpositionen zur Artikelposition hinzufügen.
_PositionswertOberGrenze: bei >0 wird der eingegebe Wert als Obergrenze betrachtet. Übersteigt der VK-Wert einer Positition diesen Wert, wird ein Plausibilitätsfehler ins Protokoll der EDI-Schnittstelle geschrieben.
_PosFrachtKostenArtikel: Interner Kostenartikel für die in _PosFrachtKostenArtikelExtern angegebene externe Kostenbezeichnung an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_PosVerpackungsKostenArtikel: Interner Kostenartikel für die in _PosVerpackungsKostenArtikelExtern angegebene externe Kostenbezeichnung an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_PosMontageKostenArtikel: Interner Kostenartikel für die in _PosMontageKostenArtikelExtern angegebene externe Kostenbezeichnung an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_PositionswertUnterGrenze: bei >0 wird der eingegebe Wert als Untergrenze betrachtet. Unterschreitet der VK-Wert einer Positition diesen Wert, wird ein Plausibilitätsfehler ins Protokoll der EDI-Schnittstelle geschrieben.
_PreiseAusStammdaten:
- 0 - Die Preise werden aus der Datei übernommen.
- 1 - Die Preise werden aus den Stammdaten übernommen.
- 2 - Die Preise werden aus den Stammdaten übernommen und gegen die Datei geprüft.
_PreiseInclMwst: bei >0 wird beim Einlesen der Preis als Bruttopreis verwendet. Standard ist Nettopreis.
_ProtokollInDispoBemerkung: bei Einstellung 1 oder 2 wird das detaillierte Protokoll in die Dispobemerkung geschrieben. Einstellung=1 nur bei Aufträgen mit dem Bearbeitungsstatus erfasst . Einstellung=2 bei allen Aufträgen, unabhängig vom Bearbeitungsstatus. Zusätzlich werden Importprüffehler in dem Feld ImportProtokoll in der Tabelle AuftragsKoepfe gespeichert.
_RechAnschriftUebernehmen:
- Bei > 0 wird die in der Bestellung angegebene Rechnungsanschrift (falls vorhanden) in den Auftrag übernommen.
- Bei = 0 wird Rechnungsanschrift aus den Stammdaten ermittelt. Wird der Schalter nicht verwendet, wird Rechnungsanschrift nicht übernommen.
- Bei = 2, bedeutet, die Rechnungsanschriftsnummer wird gegen die CO-Rechnungsanschriftsnummer geprüft und entsprechend eingesetzt.
- Bei = 3, bedeutet, die Rechnungsanschriftsnummer wird gegen die Fremdnummer der CO-Anschriften geprüft und die Anschrift entsprechend eingesetzt. Dafür können die Fremdnummern jetzt im Anschriften-Modul gepflegt werden.
_RechnungsFreigabe: bei >0 wird das Rechnungsfreigabedatum am Kopf auf das aktuelle Datum gesetzt und ein eventuell angefügter Portoartikel mit Liefermenge 1 versehen. Wird der Schalter nicht verwendet, erfolgt keine Rechnungsfreigabe.
_RechnungsAnschriftsNrAlsExterneKundenNrVerwenden: bei > 0 wird die Nummer der Rechnungsanschrift als externe Kundennummer verwendet.
_SetArtikelAlsSetArtikelSpeichern: 0 = nicht als Set-Artikel speichern, dann wird der Artikel aufgelöst, 1 = der Artikel wird als Set-Artikel gespeichert, dann wird der Artikel nicht aufgelöst. Standard = 1
_StandardAbschnittAnlegen: Soll der Standardabschnitt auch beim Import angelegt werden?
_TermineAusPosAmKopfEintragen: Falls keine Terminangaben am Kopf existieren, können Sie hiermit aus der Position übernommen werden. Der Schalter bewirkt nun im Falle von mehreren unterschiedlichen Positionsterminen, dass der früheste Termin an den Auftragskopf übergeben wird, anstatt wie bisher der Termin der letzten Position (8.3645.xx).
_TextPositionTBS: fügt einen Textbaustein vor der Positionsliste ein. zB _TextPositionTBS=#bwNews fügt den Textbaustein mit dem Schlüssel ‚bwNews‘ ein.
_TextPositionTBSAmEnde: fügt einen Textbaustein am Ende der Positionsliste ein. zB _TextPositionTBS=#bwNews fügt den Textbaustein mit dem Schlüssel ‚bwNews‘ ein.
_UebernahmeKundenbestellpositionsnummer: bei >0 wird die Positionsnummer der Kundenbestellung übernommen. Standardmäßig erfolgt eine Übernahme der Kundenbestellpositionsnummer.
_UnsereKundennummer: Dient als Schalter für Import von Textbestellungen bei Waser. Über diesen Schalter werden die Zeilen selektiert, welche der angebenen Kundennummer entsprechen. Kann nur verwendet werden, wenn in der Bestellung die Kundennummer des Händlers beim Lieferanten angegeben ist.
_VerkaufsgesperrteArtikel: Ermöglicht Import von Positionen mit verkaufsgesperrten Artikeln. Der Vorgang wird dann als erfasst gespeichert und die Warnung protokolliert.
_VersandBedingungszuordnungen: Mit diesem Schalter können mehrere externe Bedingungen auf CO-interne Versandbedingungen gemappt werden. z.B. _VersandBedingungszuordnungen=#ExternVB1=3/ExternVB2=8. (wird aktuell nicht von extern gefüllt).
_VertragsMaschinenZuordnungsart: bei =1 wird die Positionsbemerkung hinsichtlich Vertragsinformationen ausgewertet.
_VkAbweichungProzent: Definiert zulässige prozentuale Abweichungen des importierten VK-Preises vom aktuell gültigen Kundenpreis. Eine Über- bzw. Unterschreitung dazu führt, dass der Vorgang auf ‚erfasst’ gesetzt wird. Negative Angaben definieren Untergrenzen, positive Angaben entsprechend Obergrenzen. Beispiel: ‚_VkAbweichungProzent=#-5.75/6.25’ Trennzeichen für die Angabe ist '/', außerdem müssen Dezimalpunkte statt Kommas gesetzt werden.
_VkZuschlaegeAlsUnterPositionen: bei =1 werden übermittelte VK Zuschläge nicht als Zuschlag, sondern als Unterpositionen hinterlegt. (Opentrans)
_VkZuschlaegeAlsGesamtZuschlagDerPos: bei =1 werden die VK Zuschläge bei Unterpositionen mit Menge 1 angelegt und als Zuschläge durch die Menge geteilt
_VorgangTrotzDefaultArtikelBestaetigen: bei =1 werden auch Vorgänge mit Defaultartikel bestätigt, zB. wenn es sich um eine spezielle Schnittstelle handelt, bei der alle Positionen über diesen abgewickelt werden. Bei =2 Nur Lieferantensammelartikel die aus dem Lieferanten der Position ermittelt wurden, setzen den Vorgang auf Bestätigt. Der Standarddefaultsammelartikel (_DefaultArtikel=#xyz) hingegen setzt den Vorgang hiermit auf Erfasst.
_WerbemittelBeachten: bei =1 werden aktuell hinterlegte Werbemittel wie in der Vorgangsbearbeitung auch einem elektronischen Auftrag hinzugefügt
_WunschLieferTerminIgnorieren: bei =1 wird der elektronisch übermittelte Wunschliefertermin ignoriert, so dass die Auslieferung abhängig von der Tour zeitnah erfolgen kann.
_WunschLieferTerminVersatz: Mit Hilfe des Schalters ‚_WunschLieferTerminVersatz‘ kann beim Import von mehreren Dateien dafür gesorgt werden, dass der Wunschliefertermin ab einer bestimmten Anzahl verschoben wird._WunschLieferTerminVersatz=#50:1;100:2 bedeutet, ab der 51. Bestellung Wunschliefertermin oder Heute +1, ab der der 101. Bestellung +2. Die Anzahl wird pro Kundennummer gezählt. Es kann auch zusätzlich ein Delay zum Versatz angegeben werden. _WunschLieferTerminVersatz=#2:4:1 bedeutet damit, das aller zwei Vorgänge ein Versatz von 4 Arbeitstagen statt findet und ab dem ersten Vorgang ein zusätzlicher Versatz von einem Tag.
_ZuIgnorierendeKostenstellen: Es können mit Komma getrennte Kostenstellen angegeben werden, die beim Auftragsimport nicht in den Vorgang übernommen werden sollen.
_ZulieferndeMengeSetzen: bei >0 wird die zuliefernde Menge auf die bestellte Menge gesetzt. Ist der Eintrag nicht vorhanden wird die zuliefernde Menge nicht gesetzt.

Mit folgenden Angaben im Importschema können die Vorgabewerte des Kunden für die entsprechenden Vorgangsfelder übersteuert werden:

TeilLieferung=#1 ;0 - nein, 1 - ja
TeilRechnung=#1 ;0 - nein, 1 - ja
SammelLieferschein=#1 ;0 - nein, 1 - ja
SammelRechnung=#1 ;0 - nein, 1 - ja
SbMitarbeiterNr =# kein Eintrag oder Wert=0 - es wird der lt. CO zuständige Sachbearbeiter ermittelt, Wert > 0 - der vorgegebene Wert wird als Sachbearbeiternummer verwendet, Wert=-1 - der aktuell angemeldete Mitarbeiter wird verwendet

Filteroptionen

Damit nur wirkliche Bestellungen eingelesen werden, sind Filter in der Konfiguration sinnvoll. Bei XML-Bestellungen ist der Filter *.xml geeignet. Ausnahme bildet hier der offene Soennecken-Shop. Hier haben die Dateien verschiedene Endungen. In diesem Fall ist der Filter order_FH_12704* sinnvoll.

Weiteres

Sonderrecht Kundenbestellungen einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Kundenbestellungen einzulesen.

Ja
Nein

Edi-Schnittstelle, OEXXML, Kundenbestellungen

firmen:firmenkennzeichen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-02-21T09:29:08+00:00

Firmenkennzeichen

Die auf der Registerkarte Weiteres vorhandenen Kennzeichen dienen einer schnellen Kategorisierung von Firmen.

Alle Kennzeichen sind über die Fernglas-Suche verfügbar.

Einige Kennzeichen haben auch Einfluss auf die Verarbeitung innerhalb des Programms.

Mitbewerber

Als Mitbewerber gekennzeichnete Firmen stehen in Projekten als Auswahl bereit.

Hersteller

Keine gesonderte Verarbeitung.

Konzern

Keine gesonderte Verarbeitung.

Verband

Keine gesonderte Verarbeitung.

Firmengruppe

Keine gesonderte Verarbeitung.

Achtung-Kennzeichen

Firmen mit diesem Kennzeichen werden hervorgehoben. In der Eingabemaske wird ein Achtung-Symbol eingeblendet. In der Firmenübersicht wird die Firma farbig angezeigt.

Privatperson

Kennzeichnet eine Firma als Person.

Auf gedruckten Dokumenten wird das Feld Name nicht ausgegeben. Stattdessen wird Vorname und Nachname des Hauptansprechpartners gedruckt.

Konfiguration 554: Sonderbehandlung von Privatanschriften beim Druck deaktivieren

Damit kann gesteuert werden, ob die Verwendung der Anrede anstelle des Namens beim Druck von Belegen für Privatkontakte deaktiviert werden soll.

0 - Nein
1 - Ja

Montagefirma

Firmen mit diesem Kennzeichen werden in Vorgängen und Service-Aufträgen als Montagefirmen angeboten.

Sammelkunde

Für Firmen mit diesem Kennzeichen und eingestellten Recht „Rechnungsanschriften oder Debitorenkonto im Vorgang ändern (Ausnahme: Für Sammelkunden gilt immer JA)“, ist es möglich die Rechnungsanschrift/Debitorenkonto in einem Vorgang zu verändern. Dies gilt auch für die anderen Einstellungen, ein Sammelkunde wird durch dieses Recht nicht eingeschränkt. Das Kennzeichen ‚Sammelkunde‘ aktuell nur zur Steuerung dieses Rechts dient.

Firmen, Kennzeichen, Labeling

identartikel:identartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-09T11:36:01+00:00

Identartikel

Um die Lagerführung zu optimieren, kann die Ident-Artikel Funktionalität zur klaren Identifikation von Artikeln genutzt werden.

Hierüber ist es möglich Möbel, welche über Sammelartikel oder auch Standart-Artikel abgewickelt werden, mit individuellen Angaben wie: Einkaufsdatum, Verkaufsdatum, EK-Preise, Variantencode, Artikelzustand, etc. zu ergänzen. Typische Beispiele hierfür sind Ausstellungs-, Reklamations- und Musterläger.

Ist die Vereinzelung der Artikel am Lager aktiviert, so muss bei jeder Lagerbuchung (Zu- und Abgang) auf eine konkrete Ident-Nummer Bezug genommen werden. Ohne diese Angabe ist die Buchung nicht möglich.

Eine Lagerlizenz ist notwendig.

Vorbereitung

Konfigurationen

Um die Funktionalität nutzen zu können, muss die Konfiguration 418 „Vereinzelung von Standardartikeln möglich“ aktiviert werden.

Über die Konfiguration 486 „Ident-Artikel bei Verkauf automatisch zuordnen“, kann gesteuert werden, ob der älteste oder jüngste Ident-Artikel beim Verkauf zugeordnet werden soll, oder ob eine manuelle Auswahl erfolgen soll.

Modul Läger

Um Artikel an bestimmten Lägern vereinzeln zu können, muss für die betroffenen Läger der Haken „Artikel an diesem Lager vereinzeln“ aktiviert sein.

Bei solch konfigurierten Lägern wird bei jeder Warenbuchung die Angabe einer Ident-Nr. gefordert.

Modul Identartikel (ID)

In diesem Modul werden die vereinzelten Artikel verwaltet. Jedes Möbelstück ist über die Ident-Nr. eindeutig gekennzeichnet. Zu jeder Ident-Nummer werden individuelle Angaben hinterlegt, die es erlauben das Möbelstück vollständig zu kennzeichnen. Insbesondere für Lagerbewertungen innerhalb der Inventur sind diese Angaben notwendig.

Ab Version 8.3460.xx wurde am Identartikel, im Bereich Verkauf ein neues Feld mit der Bezeichnung „Sonderpreis“ ergänzt. Wird in diesem Feld ein Preis hinterlegt, so wird dieser automatisch als Verkaufspreis verwendet, sobald der entsprechende Identartikel in einem Vorgang ausgewählt wird. Der „Sonderpreis“ hat dabei Vorrang vor anderen Preisquellen.

Ab Version 8.4512.2 wurde ein neues Kennzeichen an Gerätezuständen (Mandanten / Vorgabewerte (Service)) ‚VerhältSichWie‘ implementiert. Hier ist das Kennzeichen ‚Schrott‘ einstellbar. Identartikel mit dem Gerätezustand (Feld: Zustand am Identartikel) verhalten sich wie der Gerätezustand ‚Schrott‘.

Abwicklung von Ident-Artikeln auf ein Vereinzelungslager

Die Rücknahme von Artikeln (z.B. bei Musterstellungen oder Reklamationen) kann über ein Vereinzelungslager erfolgen. Hierfür muss das entsprechende Vereinzelungslager vor Rücknahme der Waren ausgewählt werden.

Bei der Rücknahme bekommen die Artikel automatisch eine Ident-Nr. (sofern noch keine Ident-Nr. zugeordnet) und werden in das Modul „Ident-Artikel“ übernommen.

An jedem Ident-Artikel werden Artikelangaben wie: Datum, spezifischen OFML-Merkmale, Preise, etc., automatisch hinterlegt.

Vorgehensweise im Modul Vorgänge

Erzeugen eines neuen Vorganges „z.B. Bemusterung“.

Auswahl eines Ident-Artikels

Um einen Ident-Artikel im Vorgang zu verarbeiten, kann dieser über den pCon.basket oder über die Positionsbearbeitung im Concept Office eingefügt werden. Wichtig hierbei ist, dass der entsprechende Ident-Artikel aus einem Vereinzelungslager kommt.

Durch das Hinterlegen der zu liefernden Menge wird der Ident-Artikel in Abhängigkeit der Konfiguration 486 vorgegeben, oder kann manuell ausgewählt werden.

Im unteren Bereich der Positionen können danach im Tab „Zugeordnete Ident-Artikel“ Informationen über Seriennummer, Identnummer, oder auch der Zustand des Artikels abgerufen werden.

Rücknahme eines Ident-Artikels

An der zurückzunehmenden Position wird das Vereinzelungslager als Rücknahmelager zugeordnet (im Beispiel das Lager „Musterlager“).

Die zurückzunehmende Menge wird eingetragen.

Durch die Erstellung des Korrekturlieferscheins wird der Ident-Artikel auf dem hinterlegten Vereinzelungslager automatisiert angelegt.

Nach der Buchung ist der Artikel im Modul „Ident-Artikel“ mit tiefergehenden Informationen wie. z.B. Ausführung und Auslieferhistorie angelegt.

Im Bereich Einkauf kann der Artikel dann z.B. auch preislich neu bewertet werden.

servicepartner_vertraege:servicepartner_vertraege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-11T14:41:56+00:00

Servicepartner-Verträge

Servicepartnerverträge sind Verträge mit Fachhandelskollegen, die für Maschinen die Servicebetreuung übernehmen und mit denen zu diesem Zweck ein Vertrag abgeschlossen wird. Diese Verträge können aus Kundenverträgen heraus abgeschlossen werden. Es können zu einem Kundenvertrag mehrere Servicepartnerverträge existieren. Es kann zu einem Servicepartnervertrag nur ein Kundenvertrag existieren.

Voraussetzungen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Servicepartner-Verträge verfügbar.

Modulrecht Servicepartner-Verträge

Modulrecht Servicepartnerabrechnungen

Über die Modulrechte kann festgelegt werden, ob der Nutzer Sericepartnerverträge und deren Abrechnungen anlegen, ändern und löschen darf.

lesen
lesen / bearbeiten
lesen / bearbeiten / anlegen
Alle Rechte (beinhaltet löschen)

Konfiguration 500: Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Abrechnung buchen.

0 - mit Vertragsabrechnung buchen
1 - mit Servicepartner-Abrechnung buchen

Vertragsarten

Im Modul Servicepartnerverträge werden nur Verträge angezeigt, welche über eine Vertragsart mit der Eigenschaft „Servicepartnervertrag“ verfügen. Daher muss mindestens eine solche Vertragsart angelegt werden. Die Standardwerte und Vertragsleistungen sind bei diesen Vertragsarten nicht zu füllen, da die Werte aus den Kundenverträgen gezogen werden und keine Vertragsleistungen für diese Verträge anfallen.

Nummernkreis

Für Servicepartnerverträge kann ein eigener Nummernkreis angelegt werden. Dies geschieht unter Administration / Nummernkreise. Achtung, der Nummernkreis für Servicepartnerverträge darf sich nicht mit dem Nummernkreis für Kundenverträge überschneiden.

Servicepartnervertrag anlegen

Um einen Servicepartnervertrag anzulegen, öffnet man den entsprechenden Kundenvertrag und dort die Registerkarte Maschinen. Nach Markieren der betreffenden Maschinenzeilen klickt man auf die Modulfunktion Partnervertrag anlegen.

Im sich öffnenden Fenster werden die Daten eingegeben:

Servicepartner - hier können alle angelegten Lieferanten ausgewählt werden.
Vertragsart - alle mit der Eigenschaft Servicepartnervertrag angelegten Vertragsarten stehen zur Auswahl
Vertragsnummer extern - eine evtl. vorhandene Vertragsnummer des Fachhandelskollegen
Zahlungsbedingung
Servicepartner übernimmt Serviceleistungen - das Häkchen trägt in den betreffenden Maschinen den Betreuer für Service ein
Servicepartner übernimmt Materiallieferungen - das Häkchen trägt in den betreffenden Maschinen den Betreuer für Materiallieferungen ein

Nach Klick auf die Schaltfläche Vertrag anlegen wird die Vertragsnummer des neuen Vertrags angezeigt. Diese ist bereits vorbelegt, wenn es zu diesem Servicepartner und diesem Kundenvertrag bereits einen Servicepartnervertrag gibt. Zudem wird der Servicepartner an den betroffenen Maschinen eingetragen. Dort kann man nun auch den Servicepartnervertrag einsehen.

Über den blauen Link gelangt man direkt in den Servicepartnervertrag. Hier stehen in der Registerkarte Erlöse die übernommen Daten ohne Preise zur Verfügung. Solange kein Preis hinterlegt ist, wird die Zeile in roter Farbe angezeigt.

Zählerstandserfassung

Besteht zu einer Maschine ein Servicepartnervertrag wird jeder Zählerstand der Meldungsart „Kundenmeldung“ ein zweites Mal mit der Meldungsart „ServicepartnerMeldung“ angelegt.

Diese Meldung wird für eine Zählermeldung an den Servicepartner und für die Eingangsrechnungsvorschlagsliste verwendet. Wie die Zählerstände an den Betreuer gemeldet werden, ist hier beschrieben.

Eingangsrechnungsprüfung

Vorschlagsliste erstellen

Sollen Eingangsrechnungen geprüft werden, wird vorher eine Vorschlagsliste erstellt. Das geschieht durch das Abrechnen der Servicepartnerverträge. Vorher sollten die Zählerstände erfasst sein (wenn diese fällig sind). Das Abrechnen geschieht genau wie das Abrechnen der Kundenverträge, nur dass hier keine Druckdokumente und keine Umsätze entstehen. Dafür wird im Modul Servicepartnerabrechnungen eine Tabelle mit den zu erwartenden Eingangsrechnungen gefüllt.

Im Modul Vertragsabrechnung gibt es dafür ein neues Auswahlfeld, mit dem man festlegt, ob man Kundenverträge oder Servicepartnerverträge abrechnen möchte.

Nach Abrechnung der Servicepartnerverträge stehen die Vorschläge für die Eingangsrechnungen im Modul Servicepartner-Abrechnung zur Verfügung.

Stimmt der Betrag des Fachhandelskollegen mit dem Vorschlag überein, kann mit Klick auch die Modulfunktion Rechnung buchen der Betrag gebucht werden. Dabei wird ein Datensatz für die Übergabe in die Finanzbuchhaltungssoftware bereitgestellt und die Werte in die Kosten des Kundenvertrags eingetragen.

Stimmt die Rechnung des Händlerkollegen nicht mit dem Vorschlag überein, kann man sich die Details des Vorschlags durch Doppelklick auf die Rechnungszeile ansehen. Ist man mit der Rechnung des Fachhändlers nicht einverstanden, kann man den Status im Register Rechnungsprüfung auf reklamiert setzen und im Feld Bemerkung eine entsprechende Notiz eintragen. Zudem kann die Spalte Reklamation genutzt werden.

Kündigung

Bei Kündigung eines Kundenvertrages wird geprüft, ob es Servicepartnerverträge gibt und schlägt diese ebenfalls zum Kündigen vor. Wird der entsprechende Haken nicht entfernt, werden auch diese Verträge auf den Status gekündigt gesetzt und somit nicht mehr verlängert.

stammdaten_tkd:vertragsarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-11T13:46:51+00:00

Vertragsarten

Vertragsarten dienen der Auswertung bzw. Selektion von Verträgen und der Pflege von Vertragsleistungen. Zudem wird festgelegt, welche Vertragserlöse (Miete, Wartung oder/und Klick) bei einem Vertrag zulässig sind.

Das Modul Vertragsarten (VN) befindet sich im Strukturbaum unter Stammdaten TKD.

Anlage Vertragsarten

Bei Anlage wird automatisch eine eindeutige Nummer vergeben. Die Bezeichnung darf maximal 100 Zeichen lang sein und wird bei Neuanlage eines Vertrages in das gleichnamige Feld übertragen.

Im Feld Vertragsabrechnung kann zwischen 3 Arten der Abrechnung gewählt werden:

keine Vertragsabrechnung (Es wird keine Rechnung erstellt und der Vertrag hat lediglich informative Aufgaben.)
normale Vertragsabrechnung (Es wird eine Rechnung erstellt und an die Finanzbuchhaltung übergeben.)
nur Übergabe an Fibu

Im Feld Vertragsprüfungsart kann neben dem Standard die Auswahl „auch ohne gültigen Erlös durchführen“ ausgewählt werden. Dadurch können dann auch Vertragsleistungen der Vertragsart gewährt, wenn der Vertrag noch nicht läuft (Vertragsbeginn zum nächsten 1.) und wenn kein Wartungs- oder Klickerlös angelegt wurde.

Weiterhin können folgende Einstellungen getroffen werden:

Miet-, Wartungs- und Klickerlös möglich (Nur wenn die entsprechenden Erlösfelder hier angehakt werden, erscheinen diese auch im Vertrag und können dort abgerechnet werden.)
Servicepartnervertrag (Ein Service-Partner wird beauftragt, Maschinen von Kunden zu reparieren. (Hinweis: Dieser Partner muss als Firma angelegt sein.))
Kontingentverwaltung (Legt fest, ob eine Kontingentabrechnung möglich ist oder nicht.)
Ertragsschwellenwert grün/gelb ab % (Farbige Darstellung des Ertrages entsprechend des Schwellenwertes in Prozent)
Gutschriftsverfahren: Dieses führt dazu, dass die Vertragsabrechnungen von Klicks als negative Rechnung ausgeführt werden. Alle Werte (Zählerstände) werden wie bisher erfasst und bei Abrechnung derart gekennzeichneter Verträge werden die Rechnungs- und Umsatzwerte negiert. Somit lassen sich periodische Gutschriften z.B. über kWh abbilden.

Verbrauchsmaterial:

Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht (hierfür muss Konfiguration 497 auf wird durch Vertragsart bestimmt stehen)
An der Vertragsart kann angegeben werden, ob der Endkunde beim Bestellen von Verbrauchsmaterial eine Menge größer 1 angeben darf. Der Standardwert=1 und somit kompatibel zum bisherigen Verhalten.

Hierbei kann folgende Funktion nützlich sein:

Die in MPS-Meldungen importierte Menge wird als Feld Bestellmenge angezeigt, zusätzlich gibt es das Feld Freigabemenge, welches bearbeitbar ist und mit der Bestellmenge vorbelegt ist. Eine abweichende Freigabemenge wird orange angezeigt, Bestellmengen >1 werden ebenfalls orange angezeigt.

Ist eine Weiterverarbeitung erfolgt, z.B. ein Vorgang angelegt, kann die Freigabemenge nicht mehr bearbeitet werden.

Kostenbuchung bei Servicepartner-Abrechnung

Im Abschnitt Einstellung abweichende Kostenbuchung kann entschieden werden, wann Kosten gebucht werden sollen. Laut Standard passiert dies bei der Vertragsabrechnung. Hier kann abweichend pro Erlös (Miete, Wartung, Klick) gesteuert werden, ob die Kostenbuchung erst im Rahmen der Servicepartner-Abrechnung stattfindet.

Pflege von Vertragsleistungen

Im Reiter „Vertragsleistungen“ können Leistungen, die in dem Vertrag inklusive bzw. explizit ausgeschlossen sind, definiert werden.

Vertragsleistung hinzuzufügen

Mit dem Klick auf Neuanlage (rechter unterer Rand) öffnet sich das Fenster zur Auswahl von Vertragsleistungen.

Eine detaillierte Beschreibung befindet sich unter Vertragsleistungen.

Definition von Standardwerten

Im Reiter „Standardwerte“ können Eingaben getätigt werden, die in neuen Verträgen mit dieser Vertragsart vor belegt werden. Dies erleichtert und beschleunigt die Anlage von Verträgen.

Folgende Standardwerte können vordefiniert werden:

Feldname	Feldtyp	Feldbeschreibung
Laufzeit (Monate)	Zahl	Festlegung der Laufzeit des Vertrages in Monaten
Kündigungsfrist (Monate)	Zahl	Festlegung der Kündigungsfrist des Vertrages in Monaten
Verlängerung (Monate)	Zahl	Festlegung, um wie viele Monate sich der Vertrag verlängert
Vertragsende definitiv nach Monaten	Zahl	Festlegung, nach wie vielen Monaten das definitive Vertragsende festgelegt wird
Kopienguthaben	Auswahlfeld	Steuert, den Umgang mit nicht erreichten Freikopien
Zählermeldung durch	Auswahlfeld	Definiert, wie die Zählerstände gemeldet werden sollen
Betragsdruck	Auswahlfeld	Legt fest, welche Beträge und Teilsummen auf der Rechnung erscheinen
Geschäftsbereich Miete	Auswahlfeld	Belegt den Geschäftsbereich für Miete mit diesem Wert vor
Geschäftsbereich Wartung	Auswahlfeld	Belegt den Geschäftsbereich für Wartung mit diesem Wert vor
Geschäftsbereich Klick	Auswahlfeld	Belegt den Geschäftsbereich für Klick mit diesem Wert vor
Miete und Wartung summieren	Kontrollkästchen	Ausgabe Miete und Wartung als ein Erlös auf der Rechnung
Klicks auf separate Rechnung	Kontrollkästchen	Erzwingt Einzelrechnung für Klickerlöse
Preisanpassung möglich	Kontrollkästchen	Vorbelegung des gleichnamigen Hakens
Kompatible Artikel verwenden	Kontrollkästchen	Erlaubt die Verwendung eines Alternativartikels
Erlösanteile bilden in Summe die Rate	Kontrollkästchen	Summieren von Erlösanteilen zur Rate
Pool-Freikopien für zeitversetzt auf- bzw. abgebaute Geräte korrigieren	Kontrollkästchen	Korrektur von Freikopien bei zeitversetztem Aufbau oder vorzeitigem Abbau
Verträge im Portal anzeigen	Kontrollkästchen	Steuert, ob die entsprechenden Verträge (bei entsprechender Berechtigung) im Portal angezeigt werden dürfen. Dieser Haken vererbt sich in den Vertrag und kann dort ggf. übersteuert werden. Der Haken ist standardmäßig gesetzt.

Im Bereich Service Level Agreements können die entsprechenden Reaktionszeiten für das SLA vor belegt werden. Die Werte, die hier zur Auswahl stehen, werden am Mandanten im Reiter Vorgabewerte (Tkd) gepflegt.

Stammdaten TKD, Vertragsarten, Vertraege

tourenplanung:tourenplanung_bei_aktivierter_logistik

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:08+00:00

Tourenplanung bei LS-Druck und aktivierter CO-Logistik

Ist zusätzlich zur Tourenplanung in der Einstellung 3 auch CO-Logistik aktiviert, weicht die Erstellung und Bearbeitung eines Kommissionierscheines von der üblichen Vorgehensweise ab.

Erfassen der Vorgänge

Nachdem in einem bestätigten Vorgang die Positionen erfasst sind, wird beim Verlassen des Vorgangs die nachfolgende Meldung angezeigt. Mit „Ja“ wird der Status des Vorgangs auf „zu kommissionieren“ gesetzt. Im Hintergrund wird ein Kommissionierschein angelegt, jedoch noch nicht gedruckt.

Im Vorgang wird dieser Kommissionierschein mit einem „ * “ versehen.

Damit wird sichergestellt, dass bei Teillieferungen entschieden werden kann, ob dieser Kommissionierschein über die Tourenplanung gedruckt werden kann, oder mit den nächsten Wareneingängen dieser Kommissionierschein ergänzt wird, bis der Vorgang vollständig geliefert werden kann. Bei der Erstellung eines Serviceauftrags aus einem Ticket heraus wird bei der Ermittlung der Tournummer auch ein abweichender Maschinenstandort beachtet.

Wird die Tourzuordnung im Vorgang geändert, muss der Kommissionierschein neu freigegeben werden, da er andernfalls in der falschen Tour landet.

Die weitere Bearbeitung der Vorgänge erfolgt dann in der Tourenplanung, oder in Concept-Logistik (CO-Logistik).

TourenplanungsKommissionierschein

Unter der Tourenplanung im Bereich Kommissionierschein, werden beim Start der Tourenplanung alle nicht gedruckten Kommissionierschein angezeigt. Dies ist an der gelb eingefärbten Filterzeile erkennbar. In der Spalte Druckdatum befinden sich in diesem Fall keine Einträge.

Unter KommissionierscheinNr ist ersichtlich, ob es sich um den ersten Kommissionierschein, oder eine Folgekommissionierschein handelt.

Die Weiterbearbeitung der Vorgänge kann nun über einen Filter auf die Tour-Nummer (TourNr) erfolgen. Damit können die Vorgänge zu einer Tour vorab gesichtet und anschließend weiter bearbeitet werden.

Nachdem die Vorgänge nach der jeweiligen Tour gefiltert wurden, stehen weiter Informationen zur Verfügung.

Teillieferung erlaubt

Ist eine Teillieferung zum Vorgang erlaubt, oder muss bis zur vollständigen Lieferung gewartet werden.

Vollständig

Gibt es noch offene Positionen, oder wird mit diesem Kommissionierschein der Vorgang vollständig geliefert

Anzahl Pack-Positionen

Die Anzahl der zu packenden Positionen für diesen Kommissionierschein

Gesamt Auftrags-Positionen

Die Anzahl der gesamten Auftragspositionen

Rückständige Auftrags-Positionen

Die Anzahl der noch nicht gepackten, also rückständigen Positionen

Angelegt am

Datum an dem der Kommissionierschein erzeugt wurde

Geschäftsbereich

Geschäftsbereich des Vorgangs

Ist unter „vollständig“ eine grüner Eintrag, dann ist der Vorgang vollständig. Nach Druck des Kommissionierscheins und anschließendem Lieferscheindruck ist der Vorgang vollständig geliefert.

Die Anzahl der Pack-Positionen ist gleich der Gesamt Auftrags-Positionen und der Rückständigen Positionen

Die Anzahl der Pack-Positionen ist kleiner als die Gesamt Auftrags-Positionen un dgleich der Rückständigen Positionen. Mit diesem Kommissionierschein wird der Auftrag vollständig abgewickelt.

Ist unter „vollständig“ ein gelber Eintrag, dann gibt es noch offenen Positionen Die Anzahl der Packpositionen ist abweichend zu den Gesamt Auftrags-Positionen und den Rückständigen Auftrags-Positionen. Der Vorgang kann nicht vollständig abgewickelt werden Die Anzahl der Packpositionen ist gleich den Gesamt Auftrags-Positionen und den Rückständigen Auftrags-Positionen. Der Vorgang kann nicht vollständig abgewickelt werden, da eine, oder mehrere Positionen nicht vollständig geliefert werden können.

Im anschließenden Dialog wird die Anzahl der zu druckenden Kommissionierscheine angezeigt. Über den Button „Drucken“ wird der Kommissionierscheindruck ausgelöst.

* Alle Kommissionierscheine drucken Es werden alle selktierten Kommissionierscheine gedruckt * Markierte Kommissionierscheine drucken Es werden die markierten Kommissionierscheine gedruckt.

Sollen zu den vollständigen Vorgängen auch unvollständige Vorgänge gepackt und geliefert werden, so können diese zusätzlich ausgewählt werden und die Kommissionierscheine zu diesen Vorgängen gedruckt werden.

Werden vorerst nur vollständige Vorgänge bearbeitet, dann sollte nach Warenbuchungen eine nochmalige Prüfung der Vorgänge erfolgen, ob sich aus dem letzten Wareneingang weitere vollständig lieferbare Vorgänge ergeben haben. Die Aktualisierung der Tourenplanung erfolgt über „Aktualisieren, oder F5.

Tourenplanung, tourenplanung bei ls-druck

vorgaenge:positionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-24T10:06:12+00:00

Positionen im Vorgang

Im Modul Vorgänge finden Sie unter der Registerkarte Positionen eine Liste. Hier werden die vom Kunde bestellten Artikel mit Menge und Preisen hinterlegt. Wenn ein Artikel in einen Vorgang gezogen wird, enthält er die Artikelinformationen, welche zu diesem Zeitpunkt an seinem Stammdateneintrag hinterlegt sind.

Änderungen in diesem Eintrag werden nur am Vorgang gespeichert und nicht in die Stammdaten übernommen. Umgekehrt werden auch Änderungen an den Stammdaten nicht an bereits bestehende Positionen übernommen.

Feldbeschreibungen Positionen

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Angelegt am	Anzeigefeld	Datum der Positionsanlage
Angelegt von	Anzeigefeld	Wer hat die Position angelegt
Artikelnummer	Auswahlfeld	Artikelnummer in CO
Bestellnummer	Anzeigefeld	Bestellnummer beim Hauptlieferanten
Bezeichnung	Eingabefeld	Bezeichnung in CO
Druck	Auswahlfeld	Druckauswahl für Dokumente
Einheit	Auswahlfeld	Mengeneinheit des Artikels
EK-Positionswert	Anzeigefeld	Gesamteinkaufspreis der Position
EK-Preis	Auswahlfeld	Einkaufspreis des Artikels
EK-Preis nach Rabatt	Anzeigefeld	Zeigt den neuen EK nach Rabattierung
EK-Rabatt %	Eingabefeld	Zeigt kumulierten Rabattwert. Mit Klick auf den Stift in der Eingabezelle können die Rabattzeilen in einer Tabelle angezeigt werden. Bei pCon.basket Online + pCon.basket Offline - Vorgängen ist diese Tabelle eine reine Anzeige.
fakturiert	Anzeigefeld	Menge für die eine Rechnung gedruckt wurde
Geändert am	Anzeigefeld	Datum der letzten Änderung der Position
Geändert von	Anzeigefeld	Wer hat die Position zuletzt geändert
geliefert	Anzeigefeld	Menge für die ein Lieferschein gedruckt wurde
Interne Bemerkung	Eingabefeld	Eingabemöglichkeit für interne Bemerkungen
Lager	Auswahlfeld	Lager von dem die Position geliefert wird
Lieferanten-Bezeichnung	Auswahlfeld	Lieferantenbezeichnung von welchem der Artikel geliefert wird
Lieferantennummer	Auswahlfeld/Eingabefeld	Nummer des Lieferanten von dem der Artikel geliefert wird
Menge	Eingabefeld	gewünschte Menge der gewählten Mengeneinheit
PE	Anzeigefeld	Preiseinheit
Pos.	Eingabefeld	Gruppierungsnummer einer Position
Rohg.	Anzeigefeld	Rohgewinn
Spanne	Anzeigefeld	Spanne
Stat.	Anzeigefeld	Status der Bearbeitung
VK-Preis	Eingabefeld	Verkaufspreis
VK-Preis nach Rabatt	Anzeigefeld	Zeigt den neuen VK nach Rabattierung
VK-Rabatt %	Eingabefeld	Den Rabatt in % der auf den VK angewendet wird
Wert	Anzeigefeld	Gesamtverkaufspreis der Position
zu liefern	Eingabefeld	Menge die zum Liefern vorhanden ist

* Beschreibung des Positionsstatus im Vorgang

Status	Kurzbeschreibung
	Position im erfassten Vorgang
	Position im bestätigten Vorgang
	Für die Position wurde ein Bestellvorschlag generiert
	Die Position wurde in einer Bestellung erfasst
	Position mit Bestellung bestellt
	Position durch den Lieferanten bestätigt
	Position vom Lieferanten geliefert, zur Kundenbelieferung bereit
	Position wurde an den Kunden teilgeliefert
	Position wurde an den Kunden geliefert
	Position wurde berechnet

Zulaufartikel (Artikel ohne Bestand aber mit offenen Lager-Bestellungen ohne Vorgangsbezug) werden ab 8.4260.xx im Vorgang in Concept Office orange gekennzeichnet.

Neues Positionslayout

Das neue Positionslayout bietet die Möglichkeit das Panel „Infobereich“ benutzerabhängig in bestimmten Bereichen der Positionsliste zu positionieren bzw. abzudocken. Zusätzlich kann das zweite Panel „Kalkulation“, was in Verbindung mit dem pCon.basket Online zur Verfügung steht, ebenfalls abgedockt oder frei positioniert werden.

Vorgehen:

Dazu das Panel im Fenstertitel mit gedrückter linker Maustaste festhalten - es werden Interaktoren im Positionsbereich sichtbar
Mit der Maus das Panel auf diese Interaktoren ziehen, bis sie wieder andocken

Optional können die Panels frei auf dem Bildschirm / einen zweiten Bildschirm gezogen werden, so entsteht mehr Arbeitsfläche im Positionsteil.

Das gilt es zu berücksichtigen:

Sollte der Bildschirmbereich / zweite Bildschirm nicht zur Verfügung stehen, werden die Panele automatisch auf dem Hauptbildschirm gezeigt
Die Positionierung des Panels „Infobereich“ ist modulübergreifend für die Module Angebotsbearbeitung, Serviceaufträge und Vorgänge gleichgeschaltet
Die Positionierung des Panels „Kalkulation“ ist modulübergreifend für die Module Angebotsbearbeitung und Vorgänge gleichgeschaltet

Aus der Positionsliste Service-Aufträge anlegen

Aus einer Auftragsposition heraus kann auch ein Serviceauftrag angelegt werden. Dabei wird die Bezeichnung der Position in den Vorgangstitel und in die Fehlermeldung übernommen. Die Gruppierungsnummer wird aus dem Originalauftrag übertragen. In der Nachkalkulation wird der Vorgangstitel angezeigt. Aus der aktiven Position heraus kann durch Klicken mit der rechten Maustaste auf diese Position das Kontextmenü geöffnet werden, hier findet man die Funktion Service-Auftrag anlegen.

Die Daten für den Service-Auftrag können noch entsprechend ergänzt werden. Mit Klick auf Anlegen wird der Service-Auftrag angelegt. Der erstellte Service-Auftrag hat die gleiche Gruppierungsnummer wie der Originalauftrag. Vorgangstitel und Fehlertext enthalten die Bezeichnung der Position aus dem Vorgang.

Edi-Artikel über Matchcode-Suche übernehmen

Hier ist dieses Sonderecht zu beachten

Sonderrecht Bei allen Lieferanten bestellen (Filiallösung)

Erlaubt dem Benutzer, über der Matchcode-Suche (Edi-Artikel), temporäre Artikel anzulegen. Die sind Artikel mit der Sortimentskennung "automatisch angelegt (Edifakt)". Die Checkbox "Temporärer Artikel" in der Übernahmemaske wird in diesem Fall vorbelegt und gesperrt.

Nein
Ja

Vorgänge

weitere_stammdaten:fahrzeuge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:18+00:00

Fahrzeuge

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Fahrzeuge.

Im vorliegenden Modul wird der Fuhrpark des Unternehmens verwaltet, also zum Beispiel Fahrzeuge mit denen Techniker zu Kunden fahren. Es ist möglich Fahrzeugen ein Lager zuzuweisen sowie Kosten zu hinterlegen.

Anlage von Fahrzeugen

Über Klick auf Neu kann ein neues Fahrzeug angelegt werden. Im Reiter „Eingabe“ werden dann alle notwendigen Einstellungen getroffen.

Über das Fahrzeugkennzeichen wird das Fahrzeug eindeutig identifiziert. Die Bezeichnung wird programmweit zur Anzeige verwendet. Mit dem Kontrollkästchen Firmenfahrzeug ist es möglich, ein Fahrzeug als Firmen- oder Privatfahrzeug zu kennzeichnen.

Selbst- und externe Kosten (EK und VK)

Wird im Feld Selbstkosten (EK) ein Wert hinterlegt, wird dieser Betrag für die Kostenermittlung in Service-Aufträgen herangezogen und mit den dort hinterlegten Fahrkilometern multipliziert. Das Ergebnis erhöht die EK-Kosten zusätzlich zum EK des Stundensatzes. Dies gilt auch für Fahrtpauschalen mit fest definiertem Verkaufspreis.

Der Wert im Feld Externe Kosten (VK) wird in Service-Aufträgen mit den Fahrkilometern multipliziert und zum VK des Stundensatzes addiert.

Gibt es im Service-Auftrag einen Artikel mit der Artikelart TKD Wegekosten, werden die hier am Fahrzeug hinterlegten VK-Kosten nicht berechnet. Nur die EK-Kosten werden dann zur tatsächlichen Ermittlung der Kosten herangezogen.

Das Fahrzeug als Lager

Im Feld Lagerkennung kann ein vorher anzulegendes Lager hinterlegt werden. Dieses Lager muss die Qualifikation Fahrzeug besitzen.

Im Service-Aufträgen werden dann Artikel, die an diesem Lager geführt werden, erst von diesem Lager abgebucht.

Am Fahrzeug kann zudem ein maximales Ladevolumen hinterlegt werden (Lademeter). Dies ist für die Disposition relevant. An jeder Planungseinheit kann ein Wert für benötigte Lademeter eingetragen werden. Im Dispomodul werden pro Tag an der entsprechenden Ressource die Lademeter aufsummiert und entsprechend angezeigt. Ist der Wert überschritten, wird dies durch eine rote Darstellung angezeigt.

Die weiteren Felder in diesem Abschnitt: Zuladung (in kg), Laderaum Länge (in cm), Höhe und Breite (in cm) haben lediglich informativen Charakter.

Zuordnung eines Fahrzeuges zu einem Techniker

Jedes Fahrzeug sollte einem Techniker zugeordnet sein. Dies geschieht im Modul Mitarbeiter, Registerkarte Weiteres. Dort muss im Feld KFZ-Kennzeichen das entsprechende Kennzeichen eingetragen werden.

weitere_stammdaten:mitarbeitergruppen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-24T14:52:04+00:00

Akademie

Mitarbeitergruppen

Unter den weiteren Stammdaten können Mitarbeiter zu Mitarbeitergruppen zusammengefasst werden. Jeder Mitarbeiter kann dabei in mehreren Gruppen enthalten sein. Dies ermöglicht zum Beispiel die Definition von Verkaufsteams oder die Einrichtung spezieller Umsatzanzeigen.

Eingabe einer Mitarbeitergruppe

Durch Klick auf Neu wird das Feld Mitarbeitergruppe freigeschalten. Die Gruppe kann nun eindeutig definiert werden, indem einen bis zu 20 Zeichen langen Namen eingegeben wird, der die Gruppe eindeutig definiert. Die Bezeichnung dient später der Auswahl der Gruppe und darf bis zu 50 Zeichen lang sein. Nun muss die Mitarbeitergruppe gespeichert werden, wodurch die Eingabe der restlichen Felder freigeschalten wird.

Eine Mitarbeitergruppe ist bei Eingabe immer aktiv, kann aber später inaktiv gesetzt werden. Diese Gruppe wird dann nicht mehr zur Auswahl (z.B. in den Vorgängen) angeboten.

Die Gruppenart bietet die Möglichkeit Mitarbeiter zu einem Verkaufsteam einer Mitarbeitergruppe oder einer Genehmigungsgruppe zuzuordnen.

Eine Mitarbeitergruppe definiert, in welchem Maß, in welchen Bereichen etc. die zugehörigen Mitarbeiter ihre Arbeitskraft dem Unternehmen zur Verfügung stellen.

Einer Genehmigungsgruppe gehören Mitarbeiter, die bestimmte Vorgänge, Abläufe etc. im Unternehmen überprüfen und genehmigen müssen, bevor diese endgültig werden.

Verkaufsteam wird im nächsten Kapitel separat erklärt.

In der Tabelle Mitarbeiterzuordnung können nun die Mitarbeiter zugewiesen werden. Dabei ist eine zeitliche Befristung möglich. Für die Gruppenart Verkaufsteam gibt es mehrere Optionen:

Das Kennzeichen Hauptmitarbeiter findet bei der Ermittlung von Verkaufsteams in Vorgängen Bedeutung.

Durch Auswahl einer Provisionsstaffel wird diesem Verkaufsteam eine Provision zugeordnet. Diese zugeordnete Provision kann anteilig auf die Mitarbeiter des Verkaufsteams verteilt werden. Die prozentuale Aufteilung wird in der Spalte Provisionsteilung eingegeben - die Summe muss dabei 100 ergeben.

Verkaufsteams

Jeder Vorgang in Concept Office besitzt nicht nur einen Verkäufer sondern auch ein Verkaufsteam. Diese werden dazu verwendet Gebietsaufteilungen abzubilden oder Provisionen aufzuteilen.

Über die Rechteverwaltung sind Einschränkungen auf Daten des Verkaufsteams möglich.

Wenn kein Verkaufsteam in organisatorischer Form existiert, kann pro Verkäufer ein gleichnamiges Verkaufsteam angelegt werden. Diesem Verkaufsteam wird nur der gleichnamige Mitarbeiter zugeordnet.

Zuweisen von Verkaufsteams

Die Zuordnung des Verkaufsteams im Vorgang erfolgt implizit über den Verkäufer. Wenn dieser ermittelt wurde, prüft Concept Office dessen Mitgliedschaft in den aktiven Verkaufsteams:

ist der Verkäufer in genau 1 Verkaufsteam enthalten, wird dieses eingesetzt.
ist der Verkäufer in mehreren Verkaufsteams enthalten, besitzt aber nur in genau 1 die Zuordnung Hauptmitarbeiter, wird dieses eingesetzt
konnte keine eindeutige Zuordnung ermittelt werden, wird kein Verkaufsteam eingetragen.

Für eine korrekte Provisionsabrechnung muss der im Vorgang hinterlegte Verkäufer Mitglied des Verkaufsteams aus dem Vorgang sein

Die Zuordnung an der Firma kann Geschäftsbereichsabhängig erfolgen. Im Modul Firmen über den Reiter „Untermodule“ können die Geschäftsbereichsabhängige Firmeneinstellungen zum Kunden aufgerufen werden.

Nun kann das Verkaufsteam hinterlegt werden.

Anlage Genehmigungsgruppen

Im Concept Office können bestimmte Einstellungen im Prozesse des Angebotsverfahrens nur noch mit einer Genehmigung durchgeführt werden. Eine Ausführung ohne entsprechende Genehmigung ist für die eingestellten Mitarbeiter nicht möglich.

Durch das Setzen des Hakens auf Genehmigungsgruppe im Reiter Eingabe, ist die Reiterkarte Genehmigungsverfahren verfügbar.

Es lassen sich pro Mitarbeitergruppe (z.B. Sachbearbeiter) Kriterien definieren, die dazu führen, dass ein Vorgesetzter die Abgabe (Druck) eines Dokuments genehmigen muss.

Einstellungsmöglichkeiten Genehmigungsverfahren

Im Reiter Genehmigungsverfahren gibt es folgende Optionen:

Wechsel der ZBD ist zu genehmigen

Ob für die Änderung der Zahlungsbedingungen im Vergleich zur Standardeinstellung am Kunden eine Genehmigung notwendig ist, kann hier eingestellt werden.

Unterschreitung der Auftragsmindestspanne ist zu genehmigen

Hier kann entschieden werden, ob die Mindestspanne laut Geschäftsbereich unterschritten werden darf.

Unterschreitung der Artikelmindestspanne ist zu genehmigen

Durch diese Option kann entschieden werden, ob die Mindestspanne, die im Modul Artikel hinterlegt wurde, überschritten werden darf.

Überschreitung des Auftragswertes ist zu genehmigen

Im Feld kann direkt einen Wert eingetragen werden oder es greift die Einstellung am Geschäftsbereich.

Gilt für Genehmigungsart

Hier besteht die Option zwischen Angebot, Auftragsbestätigung oder Gutschrift auszuwählen.

4-Augen-Prinzip

An einer Genehmigungsgruppe kann ausgewählt werden, ob das 4-Augen-Prinzip angewendet werden soll. Falls der Antragsteller die Berechtigung hat ein Formular zu drucken, dies bedeutet der Auftragswert in einem Vorgang überschreitet nicht den Wert aus der Genehmigungsgruppe, ist er prinzipiell befugt das Formular zu drucken. Ist aber das 4-Augen-Prinzip aktiv muss trotzdem eine Genehmigung eingeholt werden. Diese Genehmigung muss durch einen zweiten Mitarbeiter erfolgen, egal in welcher Genehmigungsstufe er ist. Falls der Antragsteller die Berechtigung nicht hat, also der Auftragswert überschritten wird, muss der zweite Mitarbeiter berechtigt sein die Genehmigung frei geben zu dürfen.

Bereiche

Ist der Haken auf Bereich gesetzt, so werden die Abteilungen in denen die zugeordneten Mitarbeiter tätig sind, aufgelistet.

Provisionseinstellungen

Durch Auswahl einer Provisionsstaffel wird diesem Verkaufsteam eine Provision zugeordnet. Diese zugeordnete Provision kann anteilig auf die Mitarbeiter des Verkaufsteams verteilt werden, geben Sie dazu die prozentuale Aufteilung in der Spalte Provisionsteilung ein - die Summe muss dabei 100 ergeben.

Umsatzrechte (Ansicht) einschränken

Im Modul Rechteverwaltung Reiter „Gruppenrechte“ lassen sich über ein Sonderrecht die in Concept Office angezeigten Umsätze für einzelne Mitarbeiter einschränken. Dabei kann auf Mitarbeitergruppen oder Verkaufsteams Bezug genommen werden, bei denen der Mitarbeiter zugeordnet ist.

Sonderrecht Umsatzansicht (Filter)

Über diese Sonderrecht kann festgelegt werden, dass ein Nutzer nur Teile der vorhandenen Umsätze sehen darf. Je nach eingestellter Ausprägung werden die Daten gefiltert

keine Umsätze
nur eigene Umsätze
nur eigene Umsätze und Umsätze eigener Kunden
Umsätze des VK-Teams
Umsätze der Mitarbeitergruppe
Umsätze des Geschäftsbreichs
Alle Umsätze

Mitarbeitergruppen, weitere Stammdaten, Mitarbeiter, Verkaufsteam, VK-Team, Provision

weitere_stammdaten:stuecklisten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-07-08T09:23:35+00:00

Stücklisten

Weitere Stammdaten zu finden. Sie werden für verschiedene Aufgaben verwendet, bei der mehrere Artikel zugleich verarbeitet werden sollen.

Für den Einsatz ist die passende Stücklisten-Lizenz notwendig.

Stücklisten anlegen

Wenn ein Artikel selbst über die Fernglas Suche als eine Stückliste gewählt wird, so muss dieser unter Gruppierungen/Weiteres im Modul Artikel als solche gekennzeichnet sein.

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Stücklistennummer zur Eingabe freigegeben. Nun kann einen maximal 50 Zeichen langen, eindeutigen Namen vergeben werden. Es darf kein Artikel mit diesem Namen existieren.

Soll die Stückliste als Artikel fakturiert werden, wird eine Bezeichnung benötigt und auf dem Reiter Langtext müssen die Felder Lang- und Variantentext ausgefüllt werden.

Optional lässt sich eine Stückliste auch genau einem Kunden zuweisen. Die Firmennummer des Kunden muss eingetragen werden.

Nun können im Abschnitt Komponenten die Stücklistenelemente, d.h. die Artikel, aus denen die Stückliste bestehen soll, erfasst werden.

Programmverhalten

Auflösen bei

Die Einstellung dieses Feldes steuert das Erscheinungsbild der Positionen im Vorgang sowie die Lagerbestandsänderung der Stücklistenelemente.

immer bei Lagerzugang: Der Bestand der Stücklistenelemente reduziert sich um die in der Stückliste beinhaltenden Mengen, multipliziert mit der Anzahl des Stücklistenartikels, wenn ein Stücklistenartikel im Wareneingang manuell zugebucht wird. In der Positionserfassung erscheint nur der Stücklistenartikel.
immer bei Verkauf bedeutet, dass in der Positionserfassung nur der Stücklistenartikel erscheint, der dieser Stückliste zugeordnet wurde. Wenn dieser Artikel geliefert wird, reduziert sich der Lagerbestand der Stücklistenelemente.
immer bei Positionserfassung: die Stückliste wird als Abschnitt in den Vorgang eingelesen. Die der Stückliste zugeordneten Artikel werden als interne Positionen aufgeführt, wenn die Einstellung Positionen nicht ausweisen markiert ist.

Konfiguration 452 steuert, ob im Basket-Vorgang eine Modul-Funktion zum Nachträglichen Auflösen von Stücklisten angeboten wird.

0 - Nein
1 - Ja

Kalkulieren von Stücklisten

Auf dem Reiter Stücklistenelemente/Kalkulation besteht die Möglichkeit die Preise des Artikels aus der Summe der Einzelartikel zu berechnen, indem auf Preise aus. Komp. neu kalkulieren geklickt wird. Alternativ können den EK und VK festlegt werden. Über Preise im Artikelstamm speichern werden die Preise dem Stücklistenartikel zugewiesen. Es ist auch möglich, für die Berechnungen des VK einen Aufschlag auf den EK anzugeben.

Zuweisen von Stücklisten

Im Modul Vorgänge werden Stücklistenartikel über die Artikelsuche gefunden.

Die Auswahl funktioniert nicht bei Auflösen bei Positionserfassung. In diesem Fall muss die Stückliste eingelesen werden durch die rechte Maustaste in der Positionserfassung.

Stücklisten können im Kontextmenü der Vorgangspositionen ausgewählt werden. In diesem Fall werden die Positionen immer aufgelöst (siehe oben immer bei Positionserfassung).

Die Einstellung des Feldes Komponenten im Modul Stücklisten steuert das Erscheinungsbild der Positionen im Vorgang sowie die Lagerbestandsänderung der Stücklistenelemente.

Im pcon.Basket steht die Menüfunktion Stücklistensuche Warenwirtschaft zur Verfügung.

weitere_stammdaten:unterbearbeitungsstatus

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-16T09:39:40+00:00

Unterbearbeitungsstatus

Unterbearbeitungsstatus werden definiert, um die Verarbeitung von verschiedenen Service-Aufträgen abzubilden und die einzelnen Zwischenschritte darzustellen.

Alle vorhandenen Unterbearbeitungsstatus werden in der Übersicht des Moduls angezeigt. Der Übersichtsmodus ermöglicht es, eine schnelle Überarbeitung von vorhandenen Unterbearbeitungsstatus durchzuführen.

Bestehende Einträge, die mit der Installation mitgeliefert werden, dürfen nicht gelöscht werden, da dies sonst zu Fehlverhalten im Programm führt.

Eingabe

Im Reiter Eingabe des Moduls kann mit Klick auf Neu ein Unterbearbeitungsstatus angelegt werden.aus:

Die StatusId wird automatisch bei Neuanlage vergeben und kennzeichnet den Unterbearbeitungsstatus eindeutig. Zusätzlich wird eine Bezeichnung benötigt, über welche der Status dann im Programm ausgewählt werden kann.

Außerdem gibt es die Möglichkeit einem Unterbearbeitungsstatus eine Farbe zuzuordnen, dadurch werden die Aufträge in der Dispositionskartenansicht in der entsprechenden Farbe dargestellt.

Folgende weitere Eingaben sind möglich:

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
StatusID	eindeutige Nummer	wird bei Neuanlage automatisch vergeben
Bezeichnung	Textfeld	Anzeigename; über diesen Namen wird der Status ausgewählt
aktiv	Kontrollkästchen	kennzeichnet den Status als verwendbar
disponierbar	Kontrollkästchen	Service-Aufträge mit diesem Status werden im Dispositionsmodul zum disponieren angeboten
Mobile / Flex	Kontrollkästchen	dieser Status kann als Rückmeldestatus in Concept Mobile oder Concept Flex verwendet werden
Fakturasperre	Kontrollkästchen	Service-Aufträge mit diesem Status erlauben keinen Rechnungsdruck
Sperre Auftragsbestätigung	Kontrollkästchen	Ist dieses Häkchen gesetzt, so kann ein nicht bestätigter Auftrag mit diesem Unterbearbeitungsstatus nicht bestätigt werden.
Sortierung	Textfeld, numerisch	steuert die Anzeigereihenfolge in der Unterbearbeitungsstatus-Auswahlbox
Bemerkung	Textfeld, mehrzeilig	freie Eingabe weiterer Informationen

Nachfolgende Konfigurationen sollten beachtet werden:

Konfiguration 305: Wert des Unterbearbeitungsstatus nach Textausgabe des Serviceauftrages

(Steuert, welchen Unterbearbeitungsstatus der Serviceauftrag annehmen soll, nachdem er textuell ausgegeben wurde.)

0 - Abweichende Einstellung lt. Angabe unter Einstellung textuell
2 - Standard Einstellung (Unterbearbeitungsstatus: 2 - versendet an Support)

Konfiguration 397: Unterbearbeitungsstatus bei Störungen ist Pflichtfeld

(Steuert, ob die manuelle Eingabe des Feldes Unterbearbeitungsstatus bei Störungen im Concept Mobile/Flex Pflicht ist (keine automatische Vorbesetzung).)

0 - Nein
2 - Ja)

Zuweisen von Unterbearbeitungsstatus

Unter Aktuell-Kundendienst im Modul Serviceaufträge stehen nun die Unterbearbeitungsstatus zur Verfügung.

Unterbearbeitungsstatus „Vom Techniker disponierbar“

In den disponierbaren Aufträgen in Serviceeinsätzen werden nur Aufträge angeboten, die einen solchen Unterbearbeitungsstatus haben.

Weitere Stammdaten, Unterbearbeitungsstatus, Disposition, Concept Mobile

draganddrop

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-24T08:51:07+00:00

Drag & Drop - Die interne Dokumentenverwaltung von Concept Office

Die interne Dokumentenverwaltung Drag&Drop ermöglicht in ausgewählten Modulen das Bereitstellen von Dokumenten, die außerhalb von CO entstanden sind, aber einen direkten Bezug zum ausgewählten Datensatz haben.

Einrichtung

Diese Funktion ist nur mit der Lizenz 'Vertriebsunterstützung Active 1' nutzbar.

Konfiguration 417: Drag & Drop Funktion.

0 - Nein
1 - Ja

Desweiteren sollten, falls gewünscht, entsprechende Dokumentenarten angelegt werden.

Module

In folgenden Modulen steht die Funktion Drag&Drop zur Verfügung:

Aktivitäten
Bestellungen
Firmen
Maschinen
Tickets
Verträge
Vorgänge
Projekte
Lieferantenkonditionen
Lizenzen

Archiv

Im zentralen CO-Verzeichnis werden die Dokumente entsprechend vorgehalten.

Pfad: .\CO\Documents\1\DragDrop\JJJJMM\Dokumentenart

Die Dokumente werden mit dem Orginaldateinamen zuerst nach Datum und an zweiter Stelle nach Dokumentenart abgelegt. Jeden Monat wird ein neuer Ordner angelegt.

Einsatz

Die gewünschten Dokumente sind wie gewohnt in Drag&Drop-Funktionen mit der Maus auf das Dokumentensymbol zu ziehen. Danach öffnet sich ein Fenster zur Dokumentenzuweisung.

Es können auch E-Mails per Drag&Drop angehängt werden.

Per Drag&Drop besteht auch die Möglichkeit Links aus Webseiten zuzuweisen. Mittels Doppelklick auf das Drag&Drop-Symbol kann der Dokumentenzuweisungsdialog geöffnet werden und man kann manuell Dokumente verknüpfen. Beispielsweise kann man einen Sharepoint-Link einfügen und auf diesem Wege ein Sharepoint-Dokument zuordnen.

Um nur die Anhänge aus einer E-Mail an das gewünschte Modul zu hängen, muss beim Anwenden der Drag&Drop-Funktion die Umschalttaste gedrückt gehalten werden.

Beim Parallelbetrieb eines Archivierungssystemes kann es unter Umständen zu Konflikten kommen. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall unseren Support.

administration:sonderrechte_office

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Sonderrechte Office

Änderung an Rechnungsanschrift erlauben

Angebote erledigen und "verloren" setzen

Damit sich nicht zu viele offene Vorgänge im System befinden, sollte man alte bzw. verlorene Angebote auf Bearbeitungsstatus erledigt setzen. Dazu benötigt man dieses Recht.

Basket-Konditionen in CO-Positionsverarbeitung ändern

Basket: Einkaufsbrutto ändern

Bei allen Lieferanten bestellen (Filiallösung)

Bestellungsansicht

Ausprägungen:

keine Bestellungen
nur eigene Bestellungen (Mitarbeiter muss als Bearbeiter in der Bestellung hinterlegt sein)
nur Bestellungen des VK-Teams
Bestellungen des Geschäftsbereiches (Geschäftsbereich der Bestellung muss am Mitarbeiter hinterlegt sein)
Alle Bestellungen

Direkteingabe von Zählerständen in Maschinenpflege

Ist dieses Recht nicht gegeben, können Zählerstände nur über Serviceaufträge und das Modul Zählerstandserfassung eingetragen werden.

Erledigte Vorgänge reaktivieren

In erledigten (komplett berechneten) Vorgängen kann nichts mehr verändert werden. Mit diesem Recht hier, können erledigte Vorgänge auf teilberechnet gesetzt werden. Danach ist der entsprechende Vorgang wieder offen und es können beispielsweise Positionen angefügt werden.

Gutschriften erlauben

Hier können Sie entscheiden, ob die Mitglieder der Rechtegruppe Gutschriften erfassen oder erfassen und auch auslösen dürfen.

Das Recht Gutschriften auszulösen, erlaubt auch ein Sofortstorno von Rechnungen durchzuführen

Inventurbewertung

Inventurbücher übernehmen und löschen

Lagermengen verwalten

Setzt Modulrechte Läger und Warenbuchung voraus und schränkt diese ein. Wenn entzogen, darf der Nutzer keine Lagerbestände verändern. Im Modul Läger sind keine Direkteingaben möglich. Im Modul Warenbuchung keine Bestandsbuchungen. Das Reklamationsmodul ist nicht aufrufbar.

Letzten EK bzw. DurchschnittsEK ändern

Mindestspanne am Artikel unterschreiten

Steht dieses Recht nicht auf ja, kann an der Kasse prinzipiell kein Artikel unter dem Einkaufspreis verkauft werden.

Möbelkonditionen für alle Kunden bzw. Lieferanten

Obergrenze Auftragswert für Angebotsdruck

Preise und Rabatte ändern (AB/PE)

Provisionsbearbeitung erlauben

Rabattvergabe für nicht rabattfähige Artikel

Seriennummern von Maschinen ändern

Sofortstorno auch nach Fibu-Übergabe erlauben

Siehe Sofortstorno

Sonderkonditionsart Artikel immer ändern

Verkaufsteam im Auftrag ändern

Vertragsgutschrift mit erweiterter Funktionalität

Vertragsansicht

Dieses Recht legt fest, welche Verträge der Nutzer sehen soll. Auch die Vertragsprüfung (Zuordnung von Vertragsleistungen) im Auftrag funktioniert nur für die Verträge, die der Nutzer über dieses recht sieht.

Ausprägungen:

nur eigene Verträge (Mitarbeiter muss als Verkäufer im Vertrag hinterlegt sein)
nur Verträge zu eigenen Firmen (Mitarbeiter muss als Verkäufer am Kunden hinterlegt sein)
Verträge des Geschäftsbereiches (Geschäftsbereich des Vertrages muss am Mitarbeiter hinterlegt sein)
Alle Verträge

Vorgänge bestätigen

Nur mit diesem Recht können Sie einen Vorgang mit Bearbeitungsstatus erfasst oder angeboten auf den Status bestätigt setzen bzw. eine Auftragsbestätigung drucken.

Vorgangsgesamtspanne bzw. -rohgewinn ändern

Zahlungsbedingung bei Vertragsabrechnung ändern

Administration, Rechteverwaltung

artikel:anlage_eines_modellartikels

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-05T06:37:16+00:00

Anlage eines Modellartikels

Als Modellartikel wird ein Artikel bezeichnet der seriennummerngeführt ist. Aus diesem entstehen später Maschinen. Prinzipiell wird ein solcher Artikel wie jeder andere Artikel angelegt. Zum seriennummerngeführten Artikel wird der Artikel durch die „Artikelart Allgemein“. In der Registerkarte Gruppierung/Weiteres muss dieses Feld auf Identartikel mit Seriennummer gesetzt werden.

Folgende weitere Informationen können bzw. müssen für Maschinen hinterlegt werden (zusätzlich zu den Feldern, die bei allen anderen Artikel auch gelten):

Registerkarte Artikel

Bezeichnung (zwingend)

Die hier angegebene Bezeichnung wird auf allen Statistiken und Kundendokumenten (TKD-Rechnung, Vertragsrechnung etc.) angedruckt, wenn an der einzelnen Maschine keine abweichende Bezeichnung hinterlegt wird.

Herstellerkürzel (optional)

Das Herstellerkürzel kann als Prefix vor die Maschinennummer herangezogen werden. Siehe hier

Registerkarte Gruppierung/Weiteres

ArtikelartAllgemein (zwingend)

Wie oben erwähnt wird durch den Eintrag „Identartikel mit Seriennummer“ erst dafür gesorgt, dass der Artikel ein Modellartikel ist.

Registerkarte Texte/Bilder

Langtext (optional)

Da Maschinen oft hochwertige Waren sind, lassen sich hier längere Texte, die inhaltlich über die bloße Bezeichnung hinausgehen, hinterlegen. Darüberhinaus kann festgelegt werden auf welchen Dokumenten der Langtext gedruckt werden soll. Langtexte lassen sich formatieren.

Kurztext (optional)

Die hier eingegebene Kurzbezeichnung wird im Programm an verschiedenen Stellen angezeigt und soll Bildschirmplatz sparen, da normale Maschinenbezeichnungen oft sehr lang sind. Im folgenden Bild wird ein Ausschnitt der Zählerstandserfassung gezeigt. Die oberen beiden Maschinen haben keinen Kurztext (die normale Bezeichnung wird gezeigt), die beiden unteren besitzen einen Kurztext. Die Spalte könnte bei den unteren Maschinen schmaler gezogen werden.

Bildname (optional)

Hier kann der Pfad zu einem Artikelbild hinterlegt werden, welches zentral abgespeichert werden sollte. Dieses kann auf Angeboten mit angedruckt werden. Es wird auch in der Vorgangsbearbeitung, im Maschinenbuch und an der Kasse angezeigt.

Dokumentenpfad (optional)

Hier kann ein beliebiges Dokument zum Modell hinterlegt werden. Wenn Sie Zählerstände ablesen nutzen, können Sie hier einen Link zu einem Dokument im Internet hinterlegen, aus welchem ihr Kunde erkennt, wie und wo er den Zählerstand an diesem Modell abliest.

Registerkarte TKD

Gerätegruppe und Gerätetyp (optional)

Diese beiden Felder dienen der Selektion von Maschinen zur Auswertung und über beide Felder können verschiedene Stundensätze für Technikereinsätze definiert werden. Beispielsweise kann der Gerätegruppe „Plotter“ ein anderer Stundensatz zugewiesen werden als der Gerätegruppe „Kleingeräte“.

Mehr Informationen finden Sie hier.

Garantie Hersteller (Monate) (optional)

Wird hier eine Zahl angegeben, dann errechnet das Programm das Ende der Herstellergarantie und trägt das entsprechende Datum an der Maschine ein. Die Garantie beginnt am Tag der Warenzubuchung. Weitere Informationen können Sie hier nachlesen.

Garantie Kunde (Monate) (optional)

Wird hier eine Zahl angegeben, dann errechnet das Programm das Ende der Kundengarantie und trägt das entsprechende Datum an der Maschine ein. Die Garantie beginnt mit Datum des Lieferscheins. Weitere Informationen können Sie hier nachlesen.

Abschreibungsdauer (optional)

Der hier hinterlegte Wert wird für die Abschreibungsberechnung herangezogen. Siehe hier.

Materialien (optional)

Zubehör (optional)

Erstausstattung (optional)

Siehe: Erstausstattung

Zähler (zwingend, wenn bei dieser Maschine Klicks in Verträgen abgerechnet werden sollen)

Artikel

artikel:lieferantensammelartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-11T13:22:01+00:00

Lieferanten-Sammelartikel

Funktion

Für das Verarbeiten von Möbelaufträgen werden sogenannte Lieferanten-Sammelartikel benötigt. Dabei handelt es sich um Artikel mit speziellen Eigenschaften. Sie ermöglichen es, nicht jede Konfigurationsvariante eines Möbelstücks in den Artikelstamm aufnehmen zu müssen.

Da die OFML-Artikel aufgrund der hohen Variantenmöglichkeiten nicht standardmäßig in Concept Office vorliegen, ist ein Sammelartikel notwendig. Dieser Sammelartikel verarbeitet die hohe Anzahl an Artikelvarianten aus den OFML-Daten.

Der Sammelartikel wird auch für die Fälle verwendet, welche sich durch eine hohe Individualität auszeichnen. Bspw. ergibt es wenig Sinn, Schreinerartikel textuell sowie preislich bereits im Artikelstamm anzulegen, wenn die Kundenanforderung erst im Angebot oder Auftragsfall konkretisiert werden können.

Die Anlage des Sammelartikels erfolgt über den jeweiligen Lieferanten. Der hierdurch entstehende Sammelartikel ist nach der Anlage auch im Artikelstamm ersichtlich. Er kann dort aufgerufen und nachbearbeitet werden.

Hierfür eine kurze grafische Darstellung, welcher die Verarbeitung von OFML-Daten über einen Sammelartikel in Concept Office aufzeigt.

Grundsätzlich benötigen Sie immer mindestens einen Sammelartikel pro Lieferant, welcher auch die Regel darstellt. Der Artikel beinhaltet Informationen, die für alle Konfigurationsvarianten gelten sollen, beispielsweise Kontierungs- oder Warengruppe. Es sind auch mehrere Lieferanten-Sammelartikel möglich, um spezielle Artikel oder Serien gesondert betrachten zu können.

Die Zuordnung erfolgt dabei vom genauesten zum allgemeingültigsten Sammelartikel/ von der genauesten zur allgemeingültigsten Artikelnummer (siehe folgender Abschnitt).

Benennung

Ein Lieferanten-Sammelartikel muss immer das Herstellerkürzel des zugeordneten Lieferanten als Artikelnummer besitzen.

Bezieht sich der Sammelartikel auf eine Serie, verlängert sich die Artikelnummer um das Serienkürzel.

Bezieht sich der Sammelartikel auf ein Produkt, verlängert sich die Artikelnummer um Serienkürzel und Produkt-Code.

Beispiel:

Das Herstellerkürzel der Firma OKA Büromöbel lautet OK. Der Lieferantensammelartikel hätte als Artikelnummer ebenfalls OK. Eine Serie dieses Herstellers heißt Comform Sit and Stand und trägt das Kürzel C8. Der Sammelartikel für diese Serie hätte die Artikelnummer OKC8.

Anlage eines Lieferanten-Sammelartikel

Im Modul Firmen wird ein Möbellieferant aufgerufen.

1. Auf der Registerkarte Lieferantendaten befindet sich die Schaltfläche Möbel-Sammelartikel verwalten. Concept Office legt den Sammelartikel immer für das eingetragene Lieferantenkürzel an.
Im unten gezeigten Beispiel wäre das SWC.

2. Für die Ausnahmefälle, wo es mehrere Kürzel gibt, müssen die nachfolgenden Schritte für jedes Kürzel wiederholt werden, im gezeigten Beispiel wären das zusätzlich noch C4, C8, Z5, YZ.

3. Am Ende sollte dann einfach das Kürzel im Feld Lieferantenkürzel stehenbleiben, welches hauptsächlich benötigt wird. Die anderen werden im Feld Alternative Lieferantenkürzel belassen.

Für das eingetragene Lieferantenkürzel wird nun die Schaltfläche Möbel-Sammelartikel verwalten betätigt. In der Spalte Serie/ Weitere Merkmale wird ein * eingetragen und in Warengruppe/Kontierungsgruppe erfolgt eine Zuordnung. Mit dem Button Schließen wird automatisch der Sammelartikel angelegt.

Beim erneuten Öffnen des Fensters (zur Kontrolle) ist anstelle dessen dieser Vermerk (Alle Serien) zu finden.

Mehrere Lieferanten-Sammelartikel

Der Sammelartikel beinhaltet Informationen, beispielsweise eine Kontierungs- oder Warengruppe. Auf Basis dieser Grundinformationen werden die darüber erfassten OFML-Artikel in Concept Office gebildet.

Folgende Aspekte erfordern unter Umständen weitere Sammelartikel für den einzelnen Lieferanten.

1. Das Unternehmen möchte eine Umsatzauswertung auf Warengruppenbasis. Eine Auswertung auf Produktserienbasis ist nicht ausreichend. In diesem Fall muss jede Produktserie für sich betrachtet und einem serienspezifischen Sammelartikel zugeordnet werden.

2. Die Buchhaltung möchte in der BWA eine Aufschlüsselung wiedergeben, welche über die Lieferantenumsätze hinausgeht. Bspw. sollen die Umsätze Stühle und Tische in der BWA getrennt aufgeführt werden. Bei Herstellern, die beides anbieten muss nun auch hierfür ein serienspezifischer Sammelartikel angelegt werden.

3. Der Hersteller hat in den OFML-Daten mehrere Produktkataloge angelegt, weil er im Verbund agiert oder die Art der Produkte eine Separierung über ein eigenes Lieferantenkürzel bedürfen. In Rücksprache dürfen die unterschiedlichen Produktkataloge jedoch in einer Bestellung an den Lieferanten übermittelt werden. In diesem Fall kann auch ein alternatives Lieferantenkürzel direkt am Lieferanten hinzugefügt werden. D.h. bei einem Lieferanten können auch mehrere Lieferantenkürzel verwendet werden.

Lieferantenkürzel

Das Lieferantenkürzel kann im pCon.basket abgefragt werden. Dafür wird im Menü Extras die Liste der installierten Hersteller geöffnet. Das Kürzel steht am Hersteller vermerkt.

Bei Lieferanten, welche keine OFML-Daten besitzen (bspw. Schreinereien), muss das Kürzel selbst vergeben werden. Es darf dabei kein Kürzel verwendet werden, welches bereits in der o.g. Liste für einen Hersteller reserviert ist. Es empfiehlt sich, die selbst gebildeten Kürzel etwas länger zu wählen. Damit erhöht sich die Anzahl der zukünftig möglichen Kürzel bei neuen Lieferanten.

Besonderheiten

Platzhalter

Wenn die Sammelartikelauflösung bestimmte Stellen der Artikelnummer nicht beachten soll, kann dort das Platzhaltersymbol ? verwendet werden.

Beispiel:

Für einen besonderen Sammelartikel des Herstellers EG soll serienübergreifend ein spezielles Attribut berücksichtigt werden. Die Serie wird an den Stellen 3 und 4 der Artikelnummer codiert. Das gesuchte Attribut, an den Stellen 5 und 6 der Artikelnummer, soll die Zeichen DE enthalten. Der Sammelartikel würde den Namen EG??DE erhalten.

Die Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es sind auch tiefergehende Aufschlüsselungen möglich, bis hin zur Teilartikelnummer.

Es sollte jedoch dringend darauf geachtet werden, die Systematik bei der Anlage beizubehalten und im Zweifelsfall den Support zu kontaktieren. Fehlerhafte Anlagen aus Unklarheiten können dazu führen, dass der Lieferant und dessen Artikel nicht verarbeitet werden können oder die Datenpflegearbeiten sich deutlich erhöhen.

Artikel, Artikelart, Lieferanten, OFML-Basket

artikel:sortiment

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Sortiment

Das Sortiment, auch Sortimentskennung genannt, ist eine eindeutige Eigenschaft jedes Artikels. Die vorhandenen Sortimente sind fest vorgegeben und nicht pflegbar:

Kernsortiment
kurzfristig beschaffbar
Besorgeartikel
automatisch angelegt (Möbel)
automatisch angelegt (Sonderartikel Möbel)
automatisch angelegt (Edifakt)
Auslaufartikel
Kundenexklusivartikel

Ändern Sie das Sortiment auf einen der automatisch angelegten Werte, können Löschroutinen diesen ungewollt entfernen.

Sortimente auf Lagerebene

Für einen Lagerartikel kann ein vom Artikel abweichendes Sortiment eingetragen werden. Die Einstellung (keine Zuordnung) bewirkt, dass die Sortimentskennung des Artikels verwendet wird (empfohlen).

Auswirkungen der Sortimente

Vorgangsbearbeitung: farbige Kennzeichnung für den Sachbeabeiter, Hinweise bei Positionserfassung und Bestellungsgenerierung
Kundenexklusivartikel: Mit diesem Sortiment gekennzeichnete Artikel, können nur in Vorgängen aufgenommen werden, wenn diese beim entsprechenden Kunden als Kundenartikel hinterlegt sind. Hierbei wird berücksichtigt, ob der aktuelle Kunde Konditionen eines anderen übernimmt. In diesem Fall übernimmt er auch dessen Exklusivartikel.
Bestellvorschläge: nur Kernsortimentsartikel werden berücksichtigt. Per Konfiguration sind weitere Sortimente zuschaltbar.
Artikelpflege: automatisierte Pflege, z.B.Bereinigung
Wird ein Artikel auf Auslaufartikel gesetzt, wird das Feld gesperrt aktiviert, wenn der Bestand an allen Lagern 0 ist. (Mandantenkonfiguration 270)

Konfigurationen

Das Verhalten der Sortimente kann durch unterschiedliche Konfiguration gesteuert werden. So kann für viele Sortimente eine eigene Farbe definiert werden, die dem Sachbearbeiter in den Vorgangspositionen die gesonderten Sortimentesignalisiert.

Mögliche Konfigurationen:

Konfiguration 170: Textfarbe Sortiment „Kernsortiment“

0 - Standard
255 - rot
6604900 - dunkelgrün
7923320 - grün
16711680 - blau

Konfiguration 171: Textfarbe Sortiment „Kurzfristig beschaffbar“

0 - Standard
255 - rot
6604900 - dunkelgrün
7923320 - grün
16711680 - blau

Konfiguration 172: Textfarbe Sortiment „Besorgeartikel“

0 - Standard
255 - rot
6604900 - dunkelgrün
7923320 - grün
16711680 - blau

Konfiguration 173: Textfarbe Sortiment „Automatisch angelegt“

0 - Standard
255 - rot
6604900 - dunkelgrün
7923320 - grün
16711680 - blau

Konfiguration 174: Textfarbe Sortiment „Automatisch angelegt Sonderartikel“

0 - Standard
255 - rot
6604900 - dunkelgrün
7923320 - grün
16711680 - blau

Konfiguration 175: Textfarbe Sortiment „Auslaufartikel“

0 - Standard
255 - rot
6604900 - dunkelgrün
7923320 - grün
16711680 - blau

Konfiguration 226: Artikel mit Sortimentkennung 'Besorgeartikel' in lagerbezogenen Bestellvorschlägen bestellen.

(Artikel mit der Sortimentkennung „Besorgeartikel“, oder „kurzfristig beschaffbar“ werden nur in die Bestellvorschläge aufgenommen, wenn hier die Einstellung "1 - Ja" getroffen wurde.)

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 268: Textfarbe Sortiment „Kundenexklusivartikel“

0 - Standard
255 - rot
6604900 - dunkelgrün
7923320 - grün
16711680 - blau

Konfiguration 270: Auslaufartikel automatisch sperren, wenn Bestand = 0

0 - Nein
1 - Ja

Artikel, Sortiment, Sortimentkennung

artikel:verkaufssperre

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-03-14T13:22:20+00:00

Verkaufssperre eines Artikels

Durch die Verkaufssperre lässt sich der Verkauf eines Artikels unterbinden. In vielen Fällen geht die Verkaufssperre mit der Einrichtung eines Folgeartikels einher.

Das Erfassen des gesperrten Artikels in einem Vorgang in nicht mehr möglich. Die Abarbeitung bestehender Vorgangspositionen mit diesem Artikel wird nicht beeinflusst.

Bestellungen des Artikels werden von diesem Sperrkennzeichen nicht berücksichtigt.

Erhält ein Artikel das Sortimentskennzeichen „Auslaufartikel“, wird das Feld gesperrt automatisch aktiviert, wenn in allen Lägern der Bestand 0 ist.

Folgende DropDownOptionen, der Verkaufssperre sind möglich:

keine
vorübergehend, mit Edi-Aktualisierung
dauerhaft (Ist diese Auswahl gesetzt, dann bleibt diese Sperre auch bei Änderung vom Status des Lieferantenartikels.)

Sperren und Entsperren bei Änderung vom Status des Lieferantenartikels

Über die Konfiguration (558) ‚Verkaufssperre am Artikel automatisch setzen bei Statusänderung am Lieferantenartikel’ werden Artikel automatisch gesperrt und entsperrt, bei Änderungen am Status des Lieferantenartikels. Folgende Ausprägungen sind möglich:

0 - keine automatische Sperre
1 - Sperren, wenn Artikel bei allen Lieferanten gesperrt ist und Bestand=0 (alle Läger) (Standardeinstellung)
2 - Sperren, wenn Artikel bei Hauptlieferanten gesperrt ist und Bestand=0, Artikel automatisch entsperren, wenn dieser wieder verfügbar ist.

Entsperrt werden Artikel nur automatisch, wenn Konfiguration 558 den Wert =2 hat. Entsperrt werden Artikel nur dann, wenn Lieferantenartikel vom Status ‚Zur Zeit nicht lieferbar‘ auf ‚wieder verfügbar‘ oder ‚normal‘ wechseln.

Artikel, die sich auf einem Sperrlager befinden, werden von der Aktualisierung ausgenommen.

Außerdem ist am Lieferanten das Kennzeichen „Wenn Hauptlieferant, dann Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen“ zu setzen, damit die Konfiguration wirksam wird.

Artikel, gesperrt, Verkaufssperre

bestellungen:ruecksendungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-29T11:33:01+00:00

Lieferantenseitige Rücksendungen/Reklamationen

Findet eine Warenbewegung von Ihnen zu einem Ihrer Lieferanten statt, wird das als Rücksendung bezeichnet. Diese werden ebenfalls im Modul Bestellungen abgewickelt. Dabei ist der Bestellungstyp für die Verarbeitung entscheidend.

In fast allen Belangen verhält sich eine Rücksendung wie eine Bestellung. Ein markanter Unterschied ist das Fehlen des Dokumentes Bestellung - stattdessen wird das Dokument Rücksendung angeboten.

Anlegen einer Rücksendung

Sie können eine Rücksendung genau wie eine manuelle Bestellung erfassen. Sie können zur schnellen Positionserfassung aus einer existierenden Bestellung durch die Menüfunktion Speichern Unter ein Duplikat vom Typ Rücksendung erzeugen.

Arten der Rücksendungen

Rücksendung mit Lagerbuchung

Bei diesem Typ werden beim Druck der Rücksendung die Mengen vom zugeordneten Lager abgebucht.

Mit der Erzeugung des Rücksendescheines wird die Ware vom Lager abgebucht. Möglichkeit der Zuordnung einer Referenzbestellnummer - Bestellung mit der die Ware ins Lager gebucht wurde.

Rücksendung ohne Lagerbuchung

Bei diesem Typ werden beim Druck der Rücksendung werden keine Warenbewegungen gebucht.

Diese Art der Rücksendung lässt sich für Anmeldung von Wertgutschriften u.ä. verwenden. Auch hier kann eine Referenzbestellnummer angegeben werden.

Rücksendung für Reparatur

Bei dieser Art der Rücksendung findet ebenfalls keine Warenbewegung statt. Hiermit können Reparatureinsendungen zum Hersteller verwaltet werden.

Rücksendungen werden bei Rücksendescheindruck ausgebucht und bei Belieferung wieder eingebucht

Abrechnung der Rücksendungen

Rücksendungen werden genau wie Bestellungen im Rechnungseingang gebucht oder in der Zentralregulierung übergeben. Je nachdem ob eine Referenzbestellnummer angegeben ist, wird der Wert der Orginalbestellung gut geschrieben und die Rücksendung ohne Berechnung geschlossen. Wenn keine Referenzbestellnummer angegeben ist, wird die Rücksendung selbst bebucht und nach Rechnungsprüfung geschlossen.

Hinweise

Bei Rücksendungen ist die Modulfunktion Bestellen deaktiviert.

Bestellungen

co_portal:zaehlerstandsmeldung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-24T08:22:42+00:00

CO Portal: Modul Zählerstandsmeldung

In diesem Modul kann ihr Kunde Zählerstände melden. Diese werden dabei, nach Plausibilitätsprüfung, direkt in Concept Office eingetragen und können für eine Vertragabrechnung verwendet werden. Ihr Kunde erhält dafür eine E-Mail mit einem Link zu seinen Geräten.

Zählerstände ablesen

Um Endkunden die Suche nach dem richtigen Zählerstand zu erleichtern, haben Sie die Möglichkeit ein Dokument (PDF, HTML, Bilddatei) am Modellartikel zu hinterlegen. Dieses Dokument wird durch einen Link in der Maschinenkachel verfügbar gemacht. Der Kunde kann mit Klick auf den Link Wie lese ich den Zählerstand ab? das Dokument öffnen.

In Concept Office suchen Sie dafür den Artikel des Modells und ergänzen in der Registerkarte Texte/Bilder im Bereich Dateiverweise den Pfad zur entsprechenden Datei. Der Speicherort des Dokumentes sollte idealerweise in der zentralen CO-Strukturligen befinden - mindestens aber für Concept Office Benutzer erreichbar sein. Damit ist sichergestellt, dass der Portalbenutzer im Kontext der WebService-Schnittstelle Zugriff hat.

Ab Concept Flex Kundenportal kann ein UNC-Pfad oder eine Internet URL verwendet werden.

Bei Geräten dieses Modells findet sich in CO Portal danach ein Link für ihre Kunden.

Zählerstände via CO Portal

Kunden, die ihre Zählerstände per Web melden sollen, müssen in ihren Verträgen im Auswahlfeld Zählermeldung durch den entsprechenden Eintrag aufweisen.

CO Portal Ready

Die Modulfunktion Portal Ready (Modul Verträge) ermöglicht es einen oder mehrere markierte Verträge zu prüfen. Dabei wird geprüft ob den Einstellungen am Vertrag entsprechend Ansprechpartner mit einer E-Mail ausgestattet sind und ob an mehreren Ansprechpartnern nicht fälschlicherweise die gleiche Emailadresse hinterlegt ist. Beim Ausführen von „Portal Ready“ werden den Ansprechpartnern auch gleich die entsprechenden Rechte für das Portal eingeräumt. Diese Prüfung wird auch beim Absenden der Zähleranforderung durchgeführt.

Zählerstände anfordern

Mit der Zählerstandsabfrage via CO Portal werden Kunden-eMails erstellt. Diese Anforderung wird unter Auswertung - Service-Statistiken - Ungemeldete Zählerstände via CO Portal abgerufen. Der Kunde erhält eine Email. Der Inhalt wird über den Textbaustein bwCOPortalZEmailHtml festgelegt. Über den Platzhalter #URL# wird ein Link in der Mail angeboten, über den der Kunde direkt zu seinen Maschinen gelangt. Statt der URL kann ein Hyperlink zur Zählerabfrage versendet werden Bsp.: (< a href=„#url#“ > Bitte klicken Sie hier, um die Zählerstände zu melden</a >). Sein Login ist in dem Link verschlüsselt, so dass der Kunde keine Logindaten vorhalten muss. Er hat jedoch die Möglichkeit sich ein eigenes Passwort zu generieren, um in andere Bereiche des Portals zu gelangen ohne sich die Mail mit dem Link aufheben zu müssen.

Lesen Sie hier mehr zu Passwortvergabe.

Zählerstände eintragen

Durch Klick auf den Link in der E-Mail gelangt er direkt in einer Übersicht seiner Maschinen:

Der Kunde sieht nur vertragsrelevante Zähler. Ein Link „Wie lese ich den Zähler ab?“ zeigt ihm wo er am Gerät den Zählerstand ablesen kann.

Gibt der Kunde einen nicht plausiblen Zählerstand ein, bekommt er einen Hinweis und kann korrigieren.

Bestehen die gemeldeten Zählerstände die Plausibilitätsprüfung, erscheinen die in grüne Farbe. Die Zählerstände sind sofort in Concept Office eingetragen, jedoch nicht für die Abrechnung freigegeben. Solange dies noch nicht erfolgte, kann der Kunde die eingegebenen Zahlen korrigieren. Nach der Freigabe zur Berechnung kann keine Korrektur im Portal mehr erfolgen.

Zählerstände freigeben

In Modul Zählerstandserfassung (ZE) können über das Portal gemeldete Zähler zur Berechnung freigegeben werden. Dies erfolgt über die Schaltfläche:

Dabei werden die vom Kunden eingetragenen Zähler noch einmal auf Plausibilität geprüft und gegebenenfalls in ein Protokoll eingetragen. Zählerstände die diese Prüfung nicht bestehen, werden nicht freigegeben und müssen manuell freigegeben werden.

Gleiche E-Mail bei mehreren Kunden

Es kann vorkommen, das über mehrere Kunden hinweg Ansprechpartner die gleiche E-Mail Adresse besitzen. In diesem Fall hat der Ansprechpartner nach dem Login über einen Link die Möglichkeit zwischen den Firmen zu wechseln und somit mit einem Login Zugriff auf alle ihm anvertrauten Geräte.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal, zaehlerstaende, TKD, Statistiken

Portal, Zählerstände

concept_dms:administration

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:26+00:00

Administration der Integration von Concept DMS by Starke

Voraussetzungen

Eine lokale Installation der DMS-Applikation ist nicht notwendig. In diesem Fall ist sicherzustellen, dass das Anzeigeprogramm DMSViewerLoader.exe über eine gemappte Netzwerkresource auf dem Archiv-Server zugreifen kann. Alternativ dazu ist eine lokale Installation der DMS-Applikation möglich.

Die Einrichtung muss in der Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini (Speicherort Sysdata-Pfad) hinterlegt sein.

Dieses Modul ist mit der Lizenz Archivierung verfügbar.

Konfiguration

Die Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini steuert, ob die Integration von Concept DMS by Starke aktiv ist oder nicht. Ist die Konfigurationsdatei im Sysdata-Pfad von Concept Office vorhanden, wird beim Anzeigen der jeweiligen Dokumente geprüft, ob sie über den Crystal-Report-Viewer von Concept Office oder über den DMS-Viewer angezeigt werden soll.

Damit das passende Concept Office-Dokument im DMS auch gefunden wird, müssen die Dokumententypen, Schlüsselwerte und Mandanten aus CO den entsprechenden Pendants im Concept DMS by Starke zugeordnet werden.

Prinzipiell ist es möglich, Dokumente im Crystal-Report-Viewer anzeigen zu lassen, obwohl diese archiviert sind. Die Einstellung dafür kann für jedes Dokument in der Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini einzeln vorgenommen werden.

Die Konfiguration im Detail

Die Konfigurationsdatei enthält 6 Sektionen: Einstellungen, Mandantzuordnung, Formularzuordnung, Ordnersuchmasken, Feldzuordnung und Kontextarchivierung

Sektion Einstellungen

Hier werden Einstellungen für den Zugriff auf das Archivsystem vorgenommen.

PfadAnzeigeProgramm=   Pfad zum Anzeigeprogramm DMSViewerLoader.exe, das vom Concept DMS System zur Verfügung gestellt wird
ArchivServerIP=        IP des Archivservers
Port=                  Port, über den die Kommunikation mit dem Archivsystem stattfindet
User=                  Nutzer im Archivsystem, der die Berechtigung im Archivsystem hat, Dokumente anzuzeigen
Pwd=                   Kennwort zu diesem Nutzer
Windowslogin=          Schalter, ob zur Anmeldung beim Archivsystem die Logindaten von Windows verwendet werden sollen

Sektion Mandantzuordnung

Jedem Mandanten in Concept Office kann der entsprechende Mandant im Archivsystem zugeordnet werden. Soll die DMS Integration für einzelne Concept Office-Mandanten deaktiviert werden, dann wird diesen Concept Office-Mandanten kein Mandant im Archivsystem zugeordnet.

Im nachfolgenden Beispiel soll Concept Office-Mandant 99 auf DMS-Mandant 0005 gemappt werden:

 [Mandantzuordnung]
99=0005

Der DMS-Mandant ist eine Zeichenfolge, deshalb müssen führende Nullen (Vornullen) mit eingetragen werden.

Sektion Formularzuordnung

Jedem Dokumenttyp in Concept Office kann die ID des entsprechenden Dokuments im Archivsystem zugeordnet werden. Soll die DMS Integration für einzelne Concept Office-Dokumenttypen deaktiviert werden, dann wird diesen Concept Office-Dokumenttypen keine Dokument-ID im Archivsystem zugeordnet.

Hier ein Beispiel in dem der Dokumententyp Rechnungen im DMS die Dokument-ID 6 besitzt:

[Formularzuordnung]
Rechnungen=6

Sektion Ordnersuchmasken

Für die Anzeige Archivierte Dokumente in den CO-Modulen Vorgänge, Firmen und Maschinen können im DMS Suchmasken definiert werden, denen wiederum Dokumentarten zugeordnet werden können.

In dieser Sektion können den CO-Aufrufen die gewünschten Suchmasken zu geordnet werden.

Wird die eingetragene Suchmaske im DMS nicht gefunden, arbeitet das DMS mit der zuletzt genutzten Suchmaske weiter.

Beispiel der Zuordnung der Suchmaske Maschinenakte zur Ordnersuche im Modul Maschinen:

[OrdnerSuchmasken]
MaschinenOrdnersuche=Maschinenakte

Sektion Feldzuordnung

Hier muss jedem CO-Schlüsselfeld, das als Suchparameter beim Aufruf von Dokumenten im Archivsystem oder bei der Kontextarchivierung benötigt wird, die entsprechende Index-ID im Archivsystem zugeordnet werden. Es ist zulässig, dass verschiedene CO-Schlüsselfelder auf die gleiche Index-ID im Archivsystem gemappt werden.

Beispiel der Zuordnung der Lieferscheinnummer zur Index-ID 4518 im Archivsystem:

[Feldzuordnung]
LieferscheinNummerKennung=4518

Sektion Kontextarchivierung

Bei der Kontextarchivierung können beliebige Dokumente und E-Mails aus Outlook per Drag and Drop-Funktion archiviert werden. Der jeweilige Kontext wird als Verschlagwortungsinformation automatisch zusammen mit dem zu archivierenden Dokument an das Archivsystem übergeben. Die Kontextarchivierung ist für die Module Vorgänge, Firmen und Maschinen verfügbar.

Die Einstellungen für die Kontextarchivierung beinhalten folgende Einträge:

PfadKontextArchivierungProgramm=    Pfad zum zum Programm DMSSendTo.exe, das vom DMS System zur Verfügung gestellt wird und für die Übernahme der von CO übergebenen Daten sorgt
IndexMaskeAnzeigen=                 1 - Indexmaske wird angezeigt und die Verschlagwortungsinformationen können geändert und ergänzt werden, 0 - Indexmaske wird nicht angezeigt
DokumentenartKontextFirma=          die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Firma archiviert werden
DokumentenartKontextVorgang=        die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Vorgang archiviert werden
DokumentenartKontextMaschine=       die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Maschine archiviert werden

Beispiel für eine Konfiguration der Kontextarchivierung:

[KontextArchivierung]
PfadKontextArchivierungProgramm=z:\DMSSendTo.exe
IndexMaskeAnzeigen=1
DokumentenartKontextFirma=KundenAkte
DokumentenartKontextVorgang=Vorgangsakte
DokumentenartKontextMaschine=Maschinenakte

Die Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini hängt stark von der Konfiguration der Concept DMS by Starke Installation ab. Es ist deshalb nicht ohne Weiteres möglich, die Konfigurationsdatei von einer Installation auf eine andere zu übertragen, wenn nicht sichergestellt ist, dass beide Concept DMS-Installationen identisch konfiguriert sind.

Beispiel für eine Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini

[Einstellungen]
PfadAnzeigeProgramm=v:\DMSViewerLoader.exe
ArchivServerIP=192.168.1.100
Port=27244
User=AnzeigeBenutzer
pwd=5j33tww
;windowslogin=ja

[Mandantzuordnung]
;<CO-Mandant>=<Mandant im Concept DMS>
99=0001

[Formularzuordnung]
;<CO-Dokument>=<Dokument-ID Concept DMS>
Angebote=1
Auftragsbestaetigungen=2
Lieferscheine=3
Rechnungen=4
Gutschriften=5
Bestellungen=6
BestellungsStornos=7
Packzettel=10
VertragsRechnungen=24
VertragsGutschriften=25
Reparaturauftraege=26

[OrdnerSuchmasken]
;<Modul-Suchfunktion>=<Eingabemasken in Concept-DMS>
MaschinenOrdnersuche=Maschinenakte
FirmenOrdnerSuche=Firmenakte
VorgangsOrdnersuche=Vorgangsakte

[Feldzuordnung]
;<CO-Schlüssel>=<Schlüssel-ID Concept DMS>
BelegNummerKennung=4518
LieferscheinNummerKennung=4518
VorgangsNummerKennung=4500
AuftragsNummerKennung=4518
MaschinenNummerKennung=4528
KundenNummerKennung=4503
DokumentenArtKennung=13
LieferantenNummerKennung=4516

; Feldzuordnung für Kontextarchivierung
AuftragsNummerKennung=4518
BelegDatumKennung=4505
FirmennummerKennung=4503
KurznameKennung=4504
FirmennameKennung=4517
OrtKennung=4520
StrasseKennung=4521
PostleitzahlKennung=4523
Vertragsnummer=4526

[KontextArchivierung]
PfadKontextArchivierungProgramm=z:\DMSSendTo.exe
IndexMaskeAnzeigen=1
DokumentenartKontextFirma=KundenAkte
DokumentenartKontextVorgang=Vorgangsakte
DokumentenartKontextMaschine=Maschinenakte

Hinweise zur Verschlagwortung

Nach der Übernahme der Dokumente in Archivsysteme muss eine Verschlagwortung erfolgen, damit die archivierten Dokumente auch mit den gewünschten Suchkriterien wiedergefunden werden können. Dies kann manuell oder automatisch erfolgen. Da die manuelle Verschlagwortung zeitintensiv ist, sollte, wenn möglich, die automatische Verschlagwortung Verwendung finden.

Bei Dokumenten, die von Concept Office an das Concept DMS by Starke übergeben werden, erfolgt die Verschlagwortung automatisch, indem ein Indexagent von DMS auf die Verschlagwortungstabelle in der Concept Office-Datenbank zugreift und die entsprechenden Einträge für das jeweilige Dokument ausliest.

Falls bisher schon eine Archivierungslösung im Einsatz war, muss geprüft werden, ob in der Office.dat von Concept Office der Eintrag DocuwareType= vorhanden ist. Wenn ja, muss dieser Eintrag auf DocuwareType=0 geändert werden.

Fehlersuche Kontextarchivierung

Wenn die Kontextarchivierung nicht, wie erwartet, funktioniert, obwohl alle Einstellungen korrekt vorgenommen wurden, kann über den Office.dat-Schalter ConceptDmsDebug=1 die Erstellung einer Kopie der .dmsparam-Datei aktiviert werden, die alle Parameter enthält, die an das DMS übergeben werden. Die Datei trägt den Namen der zu archivierenden Datei, die Erweiterung dmsparam. Sie wird in den Windows-Temp-Ordner des jeweiligen Benutzers geschrieben.

Mit Hilfe dieser Datei kann das aufgetretene Problem ggf. eingegrenzt werden.

Concept DMS, Archivierung, Administration

edi-schnittstelle:import_dokumente_xml

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:34+00:00

XML-Import von Dokumenten

Ab Version 7.0.2174 verfügbar.

Concept Office verfügt über eine Schnittstelle zum Einlesen von Dokumenten im Datenformat XML.

Für diese Funktion ist eine Lizenz erforderlich.

Import XML Datei

Öffnen Sie unter Sonstiges das Modul Edi-Schnittstelle.

Wählen Sie bei Schnittstelle „Dokumente einlesen“ und bei Datenformat „CO-Documents-XML-Format“ ein.

Über den Button Konfiguration können Sie das entsprechende Quellverzeichnis, aus dem die XML-Dateien importiert werden sollen, auswählen.

Nun werden Ihnen alle Dokumente angezeigt, die an dem Zielpfad zur Verfügung stehen. Über das Häkchen können Sie auswählen, welche importiert werden sollen. Standardmäßig sind diese Kästchen aktiv vorbelegt. Mit anschließendem Klick auf Einlesen werden die ausgewählten Dokumente importiert.

Abschließend erhalten Sie eine Meldung über das Resultat des Imports. Sie können diesem entnehmen, welche Dokument erfolgreich eingelesen wurden und sich Fehlermeldungen zu gescheiterten Importen anschauen.

Samples Datei

Die nachfolgende Samples Datei stellt den Aufbau einer XML-Datei dar, welcher für ein korrektes Einlesen über die Edi-Schnittstelle in Concept Office erforderlich ist.

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<CoDocument>

  <!-- ausgebende Applikation --> 
  <Application>Concept Office</Application>
  <SenderId>Bürowelt Gmbh</SenderId>
  <ReceiverId>Servicepartner Gmbh</ReceiverId>
  <CreationTime>2019-09-04T14:03:00</CreationTime>
  <Creator>Frank Mustermann</Creator>
  
  <!-- Dokumentart, WICHTIG: notwendiges Feld, es muss eine entsprechende Dokumentenart in CO existieren-->
  <DocumentType>Statusseite</DocumentType>
  
  <!-- Dateiname des Dokumentes, WICHTIG: notwendiges Feld, die Datei muss in dem angegebenen Pfad enthalten sein -->
  <!-- Die Datei wird bei der Verarbeitung in das Dokumentenverzeichnis bewegt -->
  <DocumentFileName>C:\Beispielordner\Statusseite5432.pdf</DocumentFileName>
  
  <!-- Beschreibung des Dokuments, wird als Titel in CO verwendet, WICHTIG: notwendiges Feld, darf nicht leer sein -->
  <Description>Statusseite zu Gerät 5432</Description>
  <Comment>Bei Installation vom Techniker erstellt.</Comment>
  <Assignments>
	<Assign>
		<!--'Vorgang', 'Maschine', 'Vertrag', 'Kontakt', 'Projekt', 'Aktivitaet', 'Aktion' (ohne Kontakt), 'Planung', 'Ticket'-->
		<!-- Verhalten wie bei Drag & Drop in dem Modul-->
		<!-- WICHTIG: Das Dokument wird zusätzlich zu Vorgangsnummer, Maschinennummer, etc. einer Kontaktnummer zugewiesen -->
		<!-- Die Kontaktnummer wird aus der ERSTEN Zuweisung (Assignment) genommen, in diesem Beispiel des Vorgangs -->
		<!-- Sollte die erste Zuweisung keine Kontaktnummer hervorbringen, kann dem Dokument durch die nächste Zuweisung eine Kontaktnummer zugewiesen werden, usw. -->
		<!-- Alle weiteren Zuweisungen überschreiben NICHT die Kontaktnummer. Ausnahme: Zuweisung an einen Kontakt, dieser überschreibt die Kontaktnummer -->
		<!-- Mit jeder Zuweisung einer Kontaktnummer wird auch die (Haupt-)Ansprechpartnernummer an das Dokument zugewiesen, falls es zu der Zuweisung eine gibt -->
     	        <Type>Vorgang</Type>
		<Key>1059269</Key>
	</Assign>
	<Assign>
		<Type>Maschine</Type>
		<Key>5432</Key>
	</Assign>
  </Assignments>  
</CoDocument>

Weiteres

Sonderrecht Dokumente einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Dokumente in den Dokumentenstamm einzulesen.

Ja
Nein

firmen:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-08T06:53:34+00:00

Feldbeschreibungen des Moduls Firmen

in Anzeigereihenfolge
nach Registerkarten gruppiert
teilweise mit weiterführenden Links

Registerkarte Eingabe

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Aktivitäten	Bereich	wird nur bei Neuanlage angezeigt
Branche	Auswahlfelder	Branchenzuordnung
Dokumente	Link für Anzeigefeld	Klick darauf zeigt Dokumente des Kunden
Duplikate	Schaltfläche	startet die Duplikatssuche
Firmennummer	Textfeld, numerisch	eindeutige ID-Nummer der Firma
Geschäftsbereiche	Mehrfachauswahl	zugeordnete Geschäftsbereiche
Hauptanschrift	Bereich	ausgewählte Informationen zur Hauptanschrift. Weitere Informationen unter Anschriften
Hauptansprechpartner	Bereich	ausgewählte Informationen zum Hauptansprechpartner. Weitere Informationen unter Ansprechpartner
Herkunft	Auswahlfeld	Verweis auf die Aktion durch die der Kunde aufgenommen wurde
Historie	Link für Anzeigefeld	zeigt Aktivitäten zur Firma
Umsatzauskunft	Link für Anzeigefeld	Zeigt komprimierte Umsatzdaten
Kategorien		Zuordnung von Kategorien
Kundengruppe	Auswahlfeld	Zuordnung Kundengruppe
Kurzname	Textfeld (50 Zeichen)	Kurzbezeichnung der Firma
Mitarbeiter	nur Anzeige	siehe Registerkarte Mitarbeiter/Weiteres
neu	Schaltfläche	startet die Neuanlage der Firma
Qualifikation	Auswahlfeld	dient der Selektion von Kunden
Status	Bereich	Kennzeichen, wie diese Firma mit dem eigenen Unternehmen in Beziehung steht
Verbindungen	Bereich
Werbesperre	Kontrollkästchen
AVV	Auswahlfeld	Auftragsverarbeitungs-Vertrag gemäß DSGVO; Status auswählen

Registerkarte Weiteres

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Kennzeichen	Bereich	weitere Kennzeichen, zum Teil mit Verarbeitung im Programm
Betriebsnummer	Textfeld	ILN der Firma
Umsatzsteuer ID	Textfeld (max. 20 Zeichen)	Eingabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (inkl. Länderkürzel)
Steuernummer	Textfeld
Amtsgericht	Textfeld
Bonität	Auswahlfeld	Zahlungsmoral des Kunden; kann Vorgangserfassung sperren
Filiale	Auswahlfeld	Zuweisung einer eigenen Filiale
Registernummer	Textfeld
Rabattstufe	Auswahlfeld
Auftragsmindestspanne (%)	Zahlenfeld
Standardanschriften	Bereich	Vorgabewert für Vorgänge/Bestellungen
Hauptansprechpartner	Auswahlfeld	Vorgabewert für Vorgänge/Bestellungen
Bankverbindung	Bereich	Angaben zur Bankverbindung; notwendig für Lastschriften
Hinweistext	Text (max. 255 Zeichen)
Bemerkungen	Textfeld	freies Feld für Bemerkungen zum Kunden

Registerkarte Mitarbeiter/Weiteres

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Mitarbeiterzuordnung	Bereich	Zuordnung eigener Mitarbeiter
externe Kundennummern	Bereich	Firmennummern dieser Firma in anderen Systemen
Kundenkarten	Bereich	Übersicht zu Kundenkarten dieser Firma (Concept Cash)
Basket-Profile	Button	Startet die Basket-Profilverwaltung

Registerkarte Kundendaten

Die Registerkarte ist nur vorhanden, wenn die Firma den Status Kunde besitzt.

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Rechnungsempfänger	Textfeld, numerisch	Verweis auf eigene oder abweichende Firmennummer
Debitorenkonto	Textfeld	Kontoangabe für die Fibu
Zahlungsbedingungen/Rechnungstermine	Bereich	Vorgabewerte für die Vorgangsbearbeitung
Optionen / Druckparameter	Bereich	Vorgabewerte für die Verarbeitung in Vorgängen
Sammelrechnung	Kontrollkästchen
Sammellieferschein	Kontrollkästchen
Teilrechnung / Teillieferung	Kontrollkästchen
Bestpreisregelung	Kontrollkästchen
Mahnsperre	Kontrollkästchen
Preiskataloge	Multiselect-Auswahl	Preiskataloge, die für diesen Kunden verwendet werden können
Benachrichtigungsgruppen	Auswahlfeld
Allgemein	Bereich
Kreditlimit	Textfeld, numerisch	dem Kunde zugewiesener Kreditrahmen in Hauswährung
Kredit verfügbar	Textanzeige	bei eingegebenen Kreditlimit, wird der offene Betrag angezeigt
Kreditlimit gültig bis	Datumseingabe
Textbaustein	Textfeld (Matchcode)	Text, der in jeden Kundenvorgang aufgenommen werden soll
Unsere Lieferantennummer	Textfeld	Nummer unter dem das eigene Unternehmen beim Kunden bekannt ist
Kunde seit	Textfeld, Datum	Abgabe, wann der Kunde erstmalig eingekauft hat/erfasst wurde
Internetshop-ID	Textfeld	Nummer des Kunden im Webshop
Internetshop-Typ	beschreibbares Auswahlfeld	Freibesschreibbares Feld. Einmal eingegebene Einträge können bei anderen Kunden per Drop-Down ausgewählt werden. Dient zur besseren Selektierung im PrivatePilot.
Zusatzvorgangsart	Auswahlfeld	Zusatzvorgangart, die bei Anlage eines Vorganges bzw. Serviceauftrages vorbesetzt wird
Druck-Kundengruppe	Auswahlfeld
E-Mail Einstellungsgruppe	Auswahlfeld
Sonderkonditionen und Stundensätze anderer Kunden anwenden	Bereich
Klassisch	Textfeld (Matchcode)	verweist auf Sonderkonditionen einer abweichenden Firma
Möbel	Textfeld (Matchcode)	verweist auf Möbelkonditionen einer abweichenden Firma
Sonderpreise (Nur Gruppenpreise)	Link zur Anzeige
OP-Saldo	Link zur Anzeige	Zeigt Summe offener Posten; durch Klick erscheint Auflistung der Einzelpositionen

Registerkarte Lieferantendaten

Die Registerkarte ist nur vorhanden, wenn die Firma den Status Lieferant besitzt.

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Artikelnummerbildungsvorschrift	Bereich
Artikel-Mindestspanne	Textfeld, numerisch	Die hier angegebene Spanne greift, wenn am konkreten Artikel keine abweichende Einstellung getroffen wurde. Der angegebene Wert findet bei allen Artikelarten, außer Fracht/Porto und Bearbeitungsgebühren/Dienstleistungen Anwendung.
Auftragsbestätigung üblich	Kontrollkästchen
Ausgabeart Bestellung	Auswahlfeld	Vorgabewert, wie beim Lieferanten bestellt wird
EdiFact-Lagerzuordnungen	Bereich
EdiFact-Mengeneinheitsbezeichnungen	Bereich	Umwandlungen von Mengeneinheiten eigene und Lieferant
Eilzuschlag	Textfeld, numerisch	Information bei Zuschlag über dem üblichen Zuschlag durch Eillieferung (Anzeige in der Bestellung)
frei ab	Textfeld, numerisch
ILN Betriebsnummer (LS1)	Textfeld	ILN für Lieferstufe 3
Kreditorenkonto	Textfeld	Kontoangabe für die Fibu
Kreditlimit	Textfeld, numerisch	vom Lieferanten zugewiesener Kreditrahmen
Liefermahnungssperre	Kontrollkästchen
Mindestbestellwert	Textfeld, numerisch	Minimaler Wert bei Bestellungen von diesem Lieferanten (Relevant für EK-Analyse)
Mindestbestellwert des Lieferanten	Textfeld, numerisch	An Lieferanten gibt es jetzt ein neues Kennzeichen „Mindestbestellwert des Lieferanten“. Ist dieser Wert > 0 und die Schwellwertprüfung für den Kundenbestellungsimport aktiviert, dann wird die Summe des Bestellwertes für diesen Lieferanten über den importierten Auftrag ermittelt und gegen den Schwellwert geprüft. Wird dieser unterschritten, wird der Vorgang auf „Erfasst“ gesetzt. Um diese Prüfung für den Import zu aktivieren, muss im Importschema der neue Schalter „_MindestbestellwertProAuftragPruefung“ aktiviert sein.
Mittlere Lieferzeit (Tage)	Textfeld, numerisch
Pfad für Bilddateien	Textfeld	Den Pfad für die Bilder pro Lieferant anlegen. Für die Artikel von Lieferanten, die keinen separaten Pfad haben, wird dann den zentralen Pfad oder den Pfad aus der Konfig.346 funktionieren.
Rechnungssteller	Auswahlfeld (Matchcode)	eigene oder abweichende Firmennummer für Kreditorermittlung
Textbaustein	Textfeld (Matchcode)	Text, der in jede Bestellung aufgenommen werden soll
Unsere Kundennummer	Textfeld	eigene Kundennummer bei diesem Lieferanten
Versandkosten	Textfeld, numerisch	Versandkosten des Lieferanten. Das Feld soll gepflegt werden, falls die Belege automatisch via Zentralregulierung eingelesen werden müssen.
Zahlungsbedingung	Auswahlfeld
Zuschlag	Textfeld, numerisch	Information über Zuschlag bei Unterschreitung des Mindestbestellwertes (Anzeige in der Bestellung)

Firmen, Feldbeschreibungen

firmen:firmenrechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-05T07:54:58+00:00

Rechte für die Firmenpflege verwalten

Der nachfolgende Artikel beschreibt die Möglichkeiten der Rechteeinstellungen für die Firmenpflege. Die allgemeinen Funktionsweise der Rechteverwaltung ist hier beschrieben.

Modulrechte

Generell legt das Modulrecht Firmen fest, wie Concept Office Nutzer mit Firmendaten umgehen dürfen. Es existieren die Ausprägungen:

Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Außerdem sind entsprechende Ausprägung der Modulrechte Anschriften und Ansprechpartner notwendig, falls Firmenanschriften und -ansprechpartner bearbeitet werden sollen.

Firmenansicht

Das Modulrecht Firmen steuert wie die Firmen bearbeitet werden dürfen. Über Sonderrechte lässt sich festlegen welche Firmen angezeigt werden.

Sonderrecht Firmenansicht für Interessenten (Filter)

Legt fest, welche als Interessent gekennzeichnete Firmen dem Sachbearbeiter angezeigt werden. Dabei wird die Mitarbeiterzuordnung an den Firmen oder deren Geschäftsbereiche ausgewertet.

nur eigene Firmen
Firmen des VK-Teams
Firmen des Geschäftsbereiches
Alle Firmen

Sonderrecht Firmenansicht für Kunden (Filter)

Legt fest, welche Firmen mit Kunden-Status dem Sachbearbeiter angezeigt werden. Dabei wird die Mitarbeiterzuordnung an den Firmen oder deren Geschäftsbereiche ausgewertet.

nur eigene Firmen
Firmen des VK-Teams
Firmen des Geschäftsbereiches
Alle Firmen

Sonderrecht Firmenansicht für Lieferanten (Filter)

Legt fest, welche als Lieferanten gekennzeichnete Firmen dem Sachbearbeiter angezeigt werden. Dabei wird die Mitarbeiterzuordnung an den Firmen oder deren Geschäftsbereiche ausgewertet.

nur eigene Firmen
Firmen des VK-Teams
Firmen des Geschäftsbereiches
Alle Firmen

Bei eingeschränkter Ansicht wird die Datensatzanzahl im Baum mit einem Sternchen gekennzeichnet.

Bearbeiten abhängig vom Firmenstatus erlauben

Das Modul-Recht Firmen steuert wie die Firmen bearbeitet werden dürfen. Über zwei Sonderrechte lässt sich das Recht einschränken.

Sonderrecht Kunden bearbeiten

Beschränkt das Modul-Recht Firmen. Falls nicht gewährt, wird das Zugriffsrecht für Firmen mit dem Status Kunde auf Lesen reduziert.

Ja
Nein

Sonderrecht Lieferant bearbeiten

Beschränkt das Modul-Recht Firmen. Falls nicht gewährt, wird das Zugriffsrecht für Firmen mit dem Status Lieferant auf Lesen reduziert.

Ja
Nein

Mit dem Modulrecht Firmen-Ändern besitzen Ihre Mitarbeiter automatisch das Recht Interessenten zu bearbeiten. Nur Kunden- oder Lieferanten- bearbeiten kann über die Sonderrechte freigeschalten oder verboten werden.

Weitere Sonderrechte

Weiterhin regeln Sonderrechte diffizilere Einstellungen.

Sonderrecht Firmenstatus (Kunde, Lieferant, Interessent) ändern

Ein Benutzer mit diesem Recht darf den Status einer Firma verändern, zum Beispiel vom Interessenten zum Kunden abändern.

Ja
Nein

Sonderrecht Gesperrte Firmen bearbeiten

Regelt, ob ein Mitarbeiter Firmen mit Bonität: 9 - gesperrt bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern

Regelt, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Kundenbonität, Bankverbindung ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Ja, auch bei gesperrten Firmen
Nein

Sonderrecht Mitarbeiterzuordnung ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Zuordnung der eigenen Mitarbeiter zu Firmen bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Geschäftsbereichsdaten ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Geschäftsbereichsdaten einer Firma bearbeiten darf.

Keine Rechte
Lesen via API ohne Modulrecht
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
Alle Rechte

Sonderrecht Webshopzuordnung trotz Bearbeitungssperre ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Zuordnung der eigenen Mitarbeiter zu Firmen bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Buchhaltungsdaten ändern

Ein Benutzer mit diesem Recht darf Buchhaltungsdaten ändern.

Ja
Nein

Sonderrecht Firmen umnummerieren

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist die Firmennummern der eigenen Firma umzunummerieren.

Ja
Nein

Sonderrecht Kundenanschrift bearbeiten

Legt fest, ob ein Benutzer dazu berechtigt ist die Firmenanschrift zu ändern.

Ja
Nein

Sonderrecht Anschriftszuordnung (außer Haupt- und Rechnungsanschrift) trotz Sperre ändern

Bestimmt, ob ein Benutzer berechtigt ist, die Anschriftszuordnung in Firmen zu ändern, die laut Firmenrecht für Bearbeitungen gesperrt sind.

Ja
Nein

Sonderrecht Rabattstufe

Legt fest, welche Rabattstufe bei Neuanlage von Kunden automatisch vergeben werden soll.

Keine Rabattstufe
Rabattstufe 1
Rabattstufe 2
Rabattstufe 3

Sonderrecht Standardfirma, Standardanschrift und Alle-Artikel ändern

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist die Standardfirma, Standardanschrift und Alle-Artikel zu ändern.

Nein
Ja

Firmen, Rechteverwaltung, Sonderrechte

fremdmaschinen:fremdmaschinen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-03-25T11:38:21+00:00

Fremdmaschinen

Das Modul Fremdmaschinen dient dem Vertrieb dazu, Maschinen die Mitbewerber bei Interessenten und Kunden aufgestellt haben, zu erfassen. Zu diesem Zweck können hier die Eckwerte der fremden Maschinen und eventuelle Vertragsgrunddaten erfasst werden. Nach allen Feldern des Moduls kann selektiert werden, um beispielsweise alle Fremdmaschinen eines bestimmten Herstellers zu filtern, oder um Marketingaktivitäten zielgerichtet zu steuern.

Fremdmaschinen, für die Service-Aufträge durchgeführt oder die in Wartungsverträgen geführt werden, müssen im Modul Maschinen gepflegt werden.

Fremdmaschinen, Maschinen

Reiterkarte Maschinendaten

Im Reiter Maschinendaten kann im Abschnitt Stellplatz eingetragen werden, wo und seit wann sich eine Fremdmaschine an einem Stellplatz befindet.

Feld	Kurzbeschreibung
Firma	Firmennummer des Kunden, bei dem sich die Maschine befindet
Standort	Anschrift, wo sich Maschine befindet
Ort	Stadt und Postleitzahl
Land	Land
Ansprechpartner	Verantwortlicher für Maschine am Standort
Seit	Seit wann steht Maschine am Standort
Stellplatz	z.B. Etage

Im Abschnitt Verantwortlich findet die Eingabe des zuständigen Mitarbeiters und die Zuordnung des Mitarbeiters zu einem Verkaufsteam statt.

Feld	Beschreibung
Mitarbeiter	Zuständiger Verkäufer
Verkaufsteam	Zugeordnetes Verkaufsteam (für Provision)

Im Bereich Maschine können maschinenbezogene Daten eingetragen werden.

Feld	Beschreibung
Modell	Modellname
Mitbewerber	Mitbewerber, der Maschinen bei Kunden hat
Gerätegruppe	Auswahl der Gerätegruppen der Maschine
Hersteller	Hersteller der Maschine
Gerätetyp	Auswahl der Gerätetyp der Maschine
Besonderheit	Freibeschreibbares Feld für Besonderheiten der Maschine

Vertragsbezogene Daten zu der Fremdmaschine werden im Abschnitt Vertrag eingetragen.

Feld	Beschreibung
Vertragsbeginn	Beginn des Vertrages
Vertragsende	Ende des Vertrages
Laufzeit	Aktuelle Vertragslaufzeit in Monaten
Miete, Leasing, Kauf	Definition der Eigentumsverhältnisse der Maschine
Mietrate	Vereinbarte monatliche Mietrate, wenn es sich um ein Mietgerät handelt
Wartungsrate	Vereinbarte montaliche Wartungsrate
Freikopie s/w	Monatlich vereinbartes Druckvolumen für Schwarz/Weiß-Freikopien
Freikopie Farbe	Monatlich vereinbartes Druckvolumen für Farb-Freikopien
Klickpreis s/w	Vereinbarter Preis pro Schwarz/Weiß-Kopie
Klickpreis Farbe	Vereinbarter Preis pro Farbkopie

Vertragsdaten

In diesem Reiter sind vertragsbezogene Informationen zu den Fremdmaschinen zu finden. Hier hat man Einsicht zu Ein- du Verkaufsinformationen, der Garantie, weiteren Verträgen und den Dokumenten zu der Auftragsbearbeitung.

Abschnitt Weitere Verkaufsdaten

Feld	Beschreibung
Rechnungsdatum	Ausstellungsdatum der Rechnung
Garantie Kunde	Länge Gerätegarantie Kunde
Rechnungsnummer	Rechnungs-ID zum Vertrag
Lieferscheinnummer	Lieferschein-ID
Auftragsnummer	Auftrags-ID

Abschnitt Einkauf

Feld	Beschreibung
Eingangsdatum	Eingangsdatum der Bestellung
Garantie Lieferant	Garantielaufzeit Lieferanten
Einkaufspreis	Beschaffungspreis der Maschine

Abschnitt Ein-/Verkauf-Info

Feld	Beschreibung
Ein-/Verkauf-Info	Zusatzinfo zum Ein-bzw. Verkauf

Abschnitt Weitere Vertragsdaten

Feld	Beschreibung
Vertragsnummer	Eindeutige ID zum Vertrag
Vertragsdatum	Ausstellungsdatum des Vertrages
Kündigungsfrist	Kündigungsfrist in Monaten
Verlängerung um	Verlängerung Vertrag in Monaten

Abschnitt Weitere Maschinendaten

Feld	Beschreibung
Identnummer	Eindeutige Identifikationsnummer der Maschine
Bezeichnung	Maschinenbezeichnung
Beschreibung	Beschreibung der Maschine
Konfiguration	Info zur Einstellung

howto:sofortstorno_einer_rechnung_oder_rechnungskorrektur

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Sofortstorno einer bereits gedruckten Rechnung oder Rechnungskorrektur

Mit der Standardrechteeinstellung ist es in Concept Office möglich, eine bereits gedruckte (und ggf. versendete und an die FiBu übergebene Rechnung) oder Rechnungskorrektur zu stornieren und „rückgängig zu machen“.

Dies ist nicht gleichzusetzen mit einem Rechnungskorrekturvorgang (Gutschriftsvorgang)!

Bei der entsprechenden Funktion handelt es sich um eine Funktion, welche mit äußerster Vorsicht zu verwenden ist und nur von geschultem Personal!

Der richtige Weg, eine Rechnung wieder auszugleichen, ist immer über einen Rechnungskorrekturvorgang bzw. bei einer Abschlagsrechnung über die Funktion „Abschlag gutschreiben“ im Vorgang selbst!
Sollte diese Funktion dennoch angewandt werden, findet diese sich im Formulardruck. Abschlagsrechnungen dürfen jedoch in keinem Fall so storniert werden, da dies zu Fehlern im Vorgang führen kann!

Nach Eingabe der Rechnungsnummer und Klick auf Anzeigen wird die Rechnungsadresse des gedruckten Dokumentes angezeigt.

Analog können auch Rechnungskorrekturen storniert werden:

Das Programm bietet dann an, die Rechnungsnummer wieder für den Vorgang zu verwenden.

Wird hier mit „Ja“ bestätigt, ist die nächste in diesem Vorgang gedruckte Rechnung mit identischer Rechnungsnummer. Die Reservierung der Nummer erfolgt immer nur für den gleichen Vorgang.

Vor dem Storno erfolgt gegebenenfalls eine nochmalige Warnung, falls der Beleg bereits über eine FiBu-Schnittstelle an die Buchhaltung übergeben wurde. Spätestens hier sollten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrer Buchhaltung nehmen, bevor Sie mit „Ja“ bestätigen, ob diese dem Vorgehen zustimmt!

Das eigentliche „Storno“ wird mit dem Button „Stornieren“ durchgeführt. Nach dessen Betätigen öffnet sich eine Seitenansicht des entspr. Dokumentes (Rechung / Rechnungskorrektur…) - der Stornobeleg. Dieser ist unbedingt ausdrucken und unmittelbar der Buchhaltung zuzuführen oder alternativ als PDF zu exportieren und dorthin zu leiten. Dies darf weder übersehen noch übersprungen werden!

Ein Storno eines Dokumentes über diesen Weg ist irreversibel und das Dokument z.B. die Rechnung - wird unwiderbringlich aus der Datenbank gelöscht! Ein solchermaßen entferntes Dokument ist nicht mehr in der Datenbank aufzufinden und das Vorgehen kann nicht mehr hinterher nachvollzogen werden. Es läßt sich demnach später nicht mehr ermitteln, wer wann welche Rechnung auf diesem Wege gelöscht hat!
Wird die Übergabe des Beleges an die Buchhaltung versäumt und es kommt z.B. zu einer Steuerprüfung, steht infolge der mangelnden Nachvollziehbarkeit unter Umständen der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum!

Der usprüngliche Vorgang verhält sich nun so, als wäre die Rechnung / Rechnungskorrektur nie gedruckt worden. Der blaue Link zum Dokument ist verschwunden. Der Vorgang kann weiter bearbeitet werden.
Aufgrund der erheblichen Gefahr, die bei unsachgemäßem Gebrauch mit dem Verfahren verbunden ist, empfehlen wir dringend, in der Rechteverwaltung in Concept Office diese Funktion idealerweise komplett zu deaktivieren oder nur für bestimmte Mitarbeiter zugänglich zu machen.

Sie finden die beiden entsprechenden Rechte hier:

itscope:belegabgleich

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-16T11:20:07+00:00

Belegabgleich mit ITscope

Der aktuelle Belegabgleich umfasst den Import von Lieferanten-Auftragsbestätigungen und Lieferrückmeldungen. Der Automatische Abruf kann wie gewohnt über eine Windows Aufgabenplanung laufen.

Lieferantenauftragsbestätigung

1. Die Edi-Schnittstelle Lieferanten-Auftragsbestätigungen einlesen unterstützt das Format ‚ITscope‘.

Der Abruf der Auftragsbestätigung erfolgt per API von ITscope. Die abgerufenen Auftragsbestätigungen werden als OpenTrans-XML im angegeben Verzeichnis gespeichert. Danach erfolgt die Verarbeitung als Import einer OpenTrans-OrderResponse. Die eingelesenen Auftragsbestätigungen werden im Modul ‚Lieferanten Auftragsbestätigungen‘ gespeichert.

2. In der Datei < SysDataPfad > \ImportExport\Lieferantenauftragsbestätigungen_einlesen.Ini ist ein entsprechendes Schema anzulegen. In diesem Schema wird der Zeitpunkt des letzten Abrufes bei ITscope hinterlegt.

[ITscope]

LetzteSynchroAm=YYYY-MM-DDTHH:MM:SS

Das Abrufdatum/LetzteSynchroAm muss bewusst gesetzt werden, damit ein Abruf erfolgen kann.

Lieferrückmeldungen

Über die EDI-Schnittstelle gibt es nun die Möglichkeit Lieferrückmeldungen (Opentrans2.1-Format) von ITscope per API-Abruf zu verarbeiten. Dazu ist in der Edischnittstelle das Format ‚ITscope‘ für Lieferrückmeldungen auszuwählen.

Die Verarbeitung umfasst 2 Schritte:

1. Den Abruf bereitstehender OpenTrans Dispatchnotfication-Dateien und deren Speicherung im Dateisystem. 2. Die Verarbeitung der im angegebenen Verzeichnis vorhandenen Dateien.

Der Abruf erfolgt anhand eines Zeitstempels, welcher wie folgt anzugeben ist: < SysDataPfad > \ImportExport\Lieferrückmeldungeinlesen.ini:

[Itscope]

LetzteSynchroAm=YYYY-MM-DDTHH:MM:SS

Das Abrufdatum/LetzteSynchroAm muss bewusst gesetzt werden, damit ein Abruf erfolgen kann.

CO ruft die Bestellungsdaten nach diesem Zeitpunkt ab und übernimmt die Lieferrückmeldungen, falls vorhanden.

itscope:lieferanten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-15T10:55:43+00:00

Lieferantenübersicht ITscope

In diesem Link verweisen wir auf die Lieferantenübersicht aus ITScope

https://guide.itscope.com/kb/eservices/

Lieferantenübersicht EDI-Anbidung

In diesem Link verweisen wir auf die EDI-Anbindung der einzelnen Lieferanten lt. ITscope

https://guide.itscope.com/kb/edi-bestellservice/

laeger:lieferantengefuehrtes_lager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-13T06:58:17+00:00

Lieferantengeführtes Lager

Hiermit kann abgebildet werden, dass sich ein Lager beim Lieferanten befindet. Der Lieferant wird durch die Bestellung informiert, die Ware aus dem Lager im Auftrag des Händlers an den Kunden auszuliefern. Das Lager wird, wie ein normales Lager, durch den Händler befüllt (Bestellung ohne Vorgangsbezug).

Ein Lager kann mit dem Kennzeichen „Durch Lieferanten geführt“ versehen werden. Vorgangspositionen die aus einem Vorgang heraus für dieses Lager bestellt werden, werden wie Direktlieferungspositionen bestellt und behandelt, wobei die Lagerzuordnung am Vorgang erhalten bleibt.

Die entsprechenden Artikel werden an diesem Lager geführt und die Bestände entsprechend verwaltet.

Es kann mit Melde und Auffüllbeständen gearbeitet werden
Zu diesem Lager können Bestellvorschläge ermittelt werden

Bestellungen werden dann beim Hauptlieferanten für das Lager bestellt und somit an den Lieferanten der am Lager hinterlegt ist gesendet.

Es wird entsprechend der hinterlegten Melde- und Auffüllbestände oder durch manuelle Ermittlung, die jeweilige Menge bestellt. Die Warenbuchung erfolgt nach Rückinfo des lagerführenden Lieferanten und passt damit die Bestände im entsprechenden Lieferantenlager an.

maschinen:ersatzmaschine

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-06T13:27:29+00:00

Ersatzmaschine

Ist die Stellung einer Ersatzmaschine notwendig, so kann dies direkt aus dem Serviceauftrag der zu ersetzenden Maschine über die Modulfunktion Ersatzmaschine heraus erfolgen.

Alternativ kann direkt über die Maschine selbst ein Ersatzgerät gestellt und verwaltet werden. Hierfür können im Reiter Verträge/Kosten im Abschnitt Ersatzmaschinen die Einstellungen getroffen werden.

Ersatzmaschine stellen

Bei beiden Vorgehensweisen (über Serviceauftrag oder Maschine) öffnet sich nachfolgender Dialog:

Abschnitt Ersatzmaschine

Über die Artikelsuche des Feldes Identnummer wird eine Maschine, die als Ersatz verwendet werden soll, gewählt. Die Artikelnummer wird anschließend automatisch befüllt. Es muss weiterhin ein Anfangszählerstand für die spätere Zählerabrechnung vorhanden sein.

Im Feld Austausch wird das Datum des Tausches eingetragen. Zudem kann ein Grund für die Ersatzstellung angegeben werden. Dieses Feld ist frei beschreibbar.

Abschnitt Originalmaschine

In diesem Abschnitt werden die Zähler der Originalmaschine zum Zeitpunkt des Tausches vermerkt. Damit können noch nicht abgerechnete Zähler im laufenden Abrechnungsintervall bei der nächsten Abrechnung berücksichtig werden.

Zudem kann entschieden werden, welche Rolle die Ersatzmaschine im Vertragskontext einnimmt. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

1. keine Auswirkungen auf den Vertrag

Das Gerät wird nicht mit seinen Erlösen in den zugehörigen Vertrag der Originalmaschine aufgenommen. Bei dieser Auswahl ist auch das Feld Vertragsnummer ausgegraut.

2. Ersatzmaschine in den Vertrag aufnehmen

Wenn Sie bei Auswahl der Ersatzmaschine die Option Ersatzmaschine in Vertrag aufnehmen wählen, wird die Maschine in den Vertrag der zu ersetzenden Maschine mit aufgenommen. Damit bekommt Sie die Vertragsleistungen der zu ersetzenden Maschine während des Ersatzzeitraums und wird, wenn notwendig bei Intervallwechsel auch mit abgerechnet (Klicks)

3. Ersatzmaschine dauerhaft in den Vertrag aufnehmen

Neben der temporären Ersatzstellung ist nun auch ein dauerhafter Tausch von Maschinen möglich. Dazu kann in der Maske „Ersatzmaschinen verwalten“ die Option „Maschine dauerhaft in den Vertrag aufnehmen“ gesetzt werden. Wird am Originalgerät ein Zählerstand eingegeben, vermerkt CO diesen als Endzählerstand zum Zeitpunkt des Austausches am Gerät. Das Ersatzgerät wird wie bisher zum Austauschdatum in den Vertrag mit angegebenen Startzähler aufgenommen. Alle Daten aus den Erlösen des Originalgerätes werden übernommen.

Beim dauerhaften Tausch einer Maschine werden die Pauschalerlöse nicht von der Originalmaschine auf das Ersatzgerät kopiert.

Im Kontext von Serviceaufträgen wird mit Klick auf Speichern abgefragt, ob die Maschine gleich über diesen Serviceauftrag ausgeliefert werden soll. Wird dies bestätigt, dann wird die Maschine reserviert, als Position in den Auftrag aufgenommen und kann über den Druck eines Lieferschiens an den Kunden ausgeliefert.

Solange die Ersatzmaschinenstellung besteht, wird diese in der Maschine im Reiter Verträge/Kosten angezeigt und kann dort verwaltet werden.

Ersatzmaschinenstellung aufheben

Die Aufhebung der Ersatzstellung kann analog wie bei der Stellung über den Serviceauftrag oder die Maschine, zu der eine Ersatzmaschine gestellt wurde, selbst geschehen.

Die Bearbeitung erfolgt im gleichen Dialog, wie beim Ersatzmaschine stellen. Folgende Einstellungen müssen in diesem Fenster nun vorgenommen werden bzw. vorhanden sein:

Eintragen des Endzählers der Ersatzmaschine
Eintragen des Datums der Erledigung
Setzen des Hakens Ersatzmaschinenstellung abgeschlossen.

Zählerabrechnung mit Ersatzmaschinen

Ersatzgeräte sind hellblau hinterlegt und Geräte zu denen eine Ersatzstellung existiert sind disabled, damit keine Zählerstandseingabe mehr möglich ist. Tooltiptext über der Zeile zeigt für die Ersatzgeräte an, für welches Gerät die Ersatzstellung existiert.

maschinen:zaehler_umbenennen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T07:42:14+00:00

Zähler einer Maschine umbenennen

Manchmal ist es notwendig, dass ein bestehender Zähler an einer Maschine umbenannt werden muss. Der nachfolgende Artikel beschreibt das Vorgehen im Detail.

Voraussetzungen

Beide Zähler müssen im Mandant existieren und dem Modellartikel der Maschine zugeordnet sein.

Umbenennen

Zunächst muss die Maschine im Maschinenstamm ausgewählt werden. Zu diesem Zeitpunkt sollten alter und neuer Zähler bereits in der Zählerübersicht zu sehen sein.

Durch Aufruf der Modulfunktion Zählerstandsänderung wird das Dialogfenster der Zählerstände angezeigt.

Unten links befindet sich die Schaltfläche Zähler umschreiben. Durch Klick öffnet sich ein weiteres Dialogfeld.

Hier werden alter Zähler und neuer Zähler ausgewählt. Anschließend mit OK bestätigt. Zu diesem Zeitpunkt werden die Zähler intern verändert.

Hinweise

Zähler mit Vertragserlös

Ist der alte Zähler einem aktiven Vertragserlös zugeordnet, verhindert Concept Office das Umbenennen.

In dem Fall muss der Erlös zuerst abgeändert werden. Hierbei ist zu beachten, dass für Poolabrechnungen weitere Einstellungen notwendig sind, wie unter Kaufmännische Zähler beschrieben.

Maschinen, Zähler, Modulfunktion

op-verwaltung:abgleich

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-04T07:48:41+00:00

OP-Abgleich mit Fibu

Offene Posten lassen sich nicht nur manuell in Concept Office schließen, sondern auch einlesen. Ihre Finanzbuchhaltung muss zu diesem Zweck die offenen Posten als Textdatei im Ascii-Format exportieren können.

Vor dem Import der offenen Posten, werden alle OPs in Concept Office geschlossen und beim Einlesen der Importdatei wieder geöffnet. Somit sind nur noch die Posten offen, welche sich in der Importdatei befunden haben.

Die Importdatei muss mindestens die Rechnungsnummer beinhalten. Wird nur diese Rechnungsnummer und kein Betrag geliefert, steht in Concept Office der komplette Posten offen. Es muss also noch ein Zahlbetrag übermittelt werden, um den Posten in CO als ausgeglichen darzustellen. Des weiteren können auch Teilbeträge und eine Mahnstufe verarbeitet werden.

Für eine zu bestimmende Mahnstufe kann die Bonität von Kunden beim Import automatisch auf „gesperrt“ oder „Sperrhinweis“ gesetzt werden.

Durch Erstellen einer neuen Sektion in der Datei bwImportAscii.ini wird die von ihrer Fibu exportierte Textdatei bekannt gemacht. In dieser Sektion wird der Name der Exportdatei angegeben so wie der Pfad (Path)zu dem Ordner hinterlegt, an dem diese abgespeichert ist. Zudem wird das Trennzeichen der Felder (FieldDelimiter) angegeben. Die Datei bwImportAscii.ini befindet sich im Sysdata-Ordner ihrer CO-Umgebung auf dem zentralen Server.

Die folgenden Feldnamen werden verarbeitet:

Belegnummer
Belegdatum
Konto
Betrag (Rechnungsbetrag, was man bezahlen muss)
Zahlbetrag (was man eventuell teilweise bezahlt hat)

Befinden sich in ihrer Exportdatei Felder, welche nicht verwendet werden (können), so sollten sie diese sinnvoll benennen, sie werden beim Import überlesen. Anzugeben sind jedoch alle Felder der Datei in richtiger Reihenfolge.

Den Namen der Sektion können Sie frei vergeben. Folgende Namen sind jedoch reserviert und werden nur bei bestimmten Fibus verwendet:

OPOS_OP
DATAC
Abacus
DatevRewe
Exact
Varial
AgendaOP

Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini:

[FibuName]
Name=\\servername\CO\OP\op.txt
CharSet=iso-8859-1
FieldDelimiter=";"
SkipLines=1
Feld1=Kontonummer,0,0,1,1
Feld2=Rechnungsnummer,0,0,1,1
Feld3=Rechnungsdatum,0,0,1,1
Feld4=Faelligkeit,0,0,1,1
Feld5=BetragSoll,0,0,1,1
Feld6=BetragHaben,0,0,1,1
Feld7=OPSaldo,0,0,1,1
Feld8=SHSaldo,0,0,1,1

Beispiel einer OP.txt

Kontonummer;Rechnungs-Nr;Rechnungsdatum;Fälligkeit;Betrag Soll;Betrag Haben;Saldo;S/H Saldo

10014;"903109";27062019;27062019;11,78;0,00;11,78;"S"

Der Name der Sektion, im Beispiel oben „FibuName“, muss nun in der Datei

 <zentrales CO Verzeichnis>\Sysdata\ImportExport\OffenePosten_Einlesen.ini

vermerkt werden. Folgenden inhalt sollte die Datei aufweisen:

[Settings]
OPSektion="FibuName"

Abgleich für mehrere Mandanten

Sollen Offene-Posten-Listen für mehrere Mandanten eingelesen werden, müssen in der bwImportAscii.ini jeweils ein Schema für die jeweiligen Mandanten angegeben werden. Die OP-Dateien (welche von der Datev bereitgestellt werden) müssen zusätzlich in 2 verschiedenen Ordnern abgelegt werden (im Beispiel „Ordner1“ und „Ordner2“). In diesem Fall würde die bwImportAscii.ini für das einlesen von Mandant 1 und Mandant 2 wie folgt aussehen:

[FibuName_1]
Name=\\servername\CO\OP\Ordner1\op.txt
CharSet=iso-8859-1
FieldDelimiter=";"
SkipLines=1
Feld1=Kontonummer,0,0,1,1
Feld2=Rechnungsnummer,0,0,1,1
Feld3=Rechnungsdatum,0,0,1,1
Feld4=Faelligkeit,0,0,1,1
Feld5=BetragSoll,0,0,1,1
Feld6=BetragHaben,0,0,1,1
Feld7=OPSaldo,0,0,1,1
Feld8=SHSaldo,0,0,1,1

[FibuName_2]
Name=\\servername\CO\OP\Ordner2\op.txt
CharSet=iso-8859-1
FieldDelimiter=";"
SkipLines=1
Feld1=Kontonummer,0,0,1,1
Feld2=Rechnungsnummer,0,0,1,1
Feld3=Rechnungsdatum,0,0,1,1
Feld4=Faelligkeit,0,0,1,1
Feld5=BetragSoll,0,0,1,1
Feld6=BetragHaben,0,0,1,1
Feld7=OPSaldo,0,0,1,1
Feld8=SHSaldo,0,0,1,1

Im ImportExport-Opdner werden nun für die beiden Mandanten ein Ordner angelegt. Die Ordner müssen mit der Kennung des Mandanten benahmt werden: Für Mandant 1 muss der Ordner also 1 heißen, für Mandant 2 heißt der Ordner 2. In diese Ordner wird nun eine OffenePosten_Einlesen.ini eingefügt, welche auf das entsprechende Schema der bwImportAscii.ini verweist:

In Ordner 1:

[Settings]
OPSektion="FibuName_1"

In Ordner 2:

[Settings]
OPSektion="FibuName_2"

Nach Neustart von Concept Office können sie nun im Modul OP-Verwaltung die offenen Posten abgleichen.

stammdaten_tkd:vertragspreisanpassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-25T08:23:03+00:00

Vertragspreisanpassung

In diesem Modul können Änderungen für Vertragspreise durchgeführt werden. Dabei können Kunden informiert und Erhöhungen freigegeben oder zurückgestellt werden.

Das Modul Vertragspreisanpassung befindet sich im Strukturbaum unter Stammdaten TKD.

Anlage Vertragspreisanpassung

Über Klick auf Neu kann eine neue Vertragspreisanpassung hinterlegt werden, dabei wird automatische eine eindeutige Nummer vergeben. Anschließend erfolgt die Eingabe einer Bezeichnung.

Im Bereich Selektionskriterien können verschiedene Voreinstellungen für die Auswahl der zu erhöhenden Vertragserlöse bei der automatischen Vertragspreisanpassung getroffen werden. Gewählt werden kann:

Geschäftsbereich
Vertragsarten
Erlösart
Firma
Kundengruppe
Preisanpassungs-Schema

Die hier hinterlegten Daten bei den Selektionskriterien spielen bei der manuellen Vertragspreisänderung keine Rolle. Sie haben dort lediglich informativen Charakter.

Es kann bei der Vertragspreisanpassung ein Kundenanschreiben aufgerufen werden. Dafür ist es möglich einen formatierbaren Kopftext im gleichnamigen Feld einzugeben.

Zudem kann eine Bemerkung hinterlegt werden. Diese hat lediglich informellen Charakter und ist nur intern sichtbar.

Manuelle und automatische Vertragspreisanpassung

Es gibt zwei Wege, um Verträge für die Vertragspreisanpassung vorzubereiten. Zum einen kann im Modul Verträge eine manuelle Auswahl getroffen und diese dann über die Modulfunktion „zu Vertragspreisanpassung hinzufügen“ zur Weiterverarbeitung gegeben werden. Zum anderen können die Verträge unter zu Hilfenahme der hinterlegten Daten am Vertrag im Modul Vertragspreisanpassung importiert werden.

Manuelle Vertragspreisanpassung

Bei der manuellen Vertragspreisanpassung haben alle Anpassungs-Werte, die am Vertrag eingegeben wurden, keine Gültigkeit. Anzupassende Verträge werden über Selektionen ausgewählt und in das Modul Vertragspreisanpassung weitergegeben. Dort werden dann die Erhöhungswerte festgelegt.

Verträge manuell hinzufügen

Im Modul Verträge erfolgt eine Auswahl der Verträge, die zur Erhöhung vorgesehen sind. Dazu kann die „Fernglassuche“ verwendet werden.

Sind in der Übersicht nur noch Verträge, die selektiert werden sollen, erfolgt über die Modulfunktion Zur Vertragspreisanpassung hinzufügen eine Überführung in das entsprechende Modul.

In dem daraufhin angezeigten Fenster kann entschieden werden, ob die selektierten Verträge in eine bereits vorhandene oder in eine neue Vertragspreisanpassung überführt werden sollen.

Bei einer neuen Anpassung erfolgt zusätzlich die Eingabe einer Bezeichnung sowie des Stichtages. Zudem werden die zu überführenden Erlösarten (Klick, Wartung, Miete) benötigt.

Preise manuell ändern

Im Modul Vertragspreisanpassung kann eine bestehende Anpassung geöffnet oder neu angelegt werden. Die im Bereich Selektionskriterien hinterlegten Felder spielen bei der manuellen Vertragspreisänderung keine Rolle und haben lediglich informativen Charakter.

Im Reiter Vertragserlöse befinden sich alle Erlöse im Status erfasst. Durch Markieren und Löschen können auch hier noch Vertragserlöse von der Anpassung geschlossen bzw. über die Modulfunktion Vertragserlöse manuell hinzufügen ergänzt werden.

In der Spalte Neuer Preis kann eine Preisvergabe erfolgen. Alternativ kann die Modulfunktion Massenänderung verwendet werden. Per Massenänderung sind folgende möglich:

Status
Anpassung in %
Neuer Preis
Klickpreis runden auf
Abrunden für Pauschalen und Klickpreise

Es ist möglich eine Massenänderung mit Faktor = 0 % durchzuführen. Durch diese Funktionalität wird der Ursprungspreis (Alter Preis) wieder hergestellt.

Manuelle Anpassung durchführen

Sind alle zu erhöhenden Erlöse mit einem neuen Preis versehen worden und der Status dieser Erlöse ist Freigegeben, können die neuen Preise über die Modulfunktion Vertragsanpassung durchführen in die Verträge übertragen werden.

Automatische Vertragspreisanpassung

Bei der automatischen Vertragspreisanpassung werden die Daten direkt am Vertrag, in der Regel über ein Schema, gepflegt. Das Laden der Vertragserlöse erfolgt anschließend durch eine Modulfunktion.

Ist an einem Vertrag ein Schema für Vertragspreisanpassung hinterlegt, so werden ausschließlich dessen Werte für die automatische Erhöhung verwendet. Abweichende Einstellungen am Vertrag selbst sind nicht mehr möglich (ab 8.3822.2).

Voreinstellungen am Vertrag

Die zur automatischen Vertragspreiserhöhung notwendigen Parameter werden am Vertrag im Reiter „Rechnungsempfänger/Optionen“ selbst hinterlegt. Hier muss der Haken Preisanpassung möglich gesetzt sein.

Anschließend können die Daten manuell in die Felder eingetragen oder ein voran gelegtes Schema aufgerufen werden. Die Pflege der Schemata erfolgt im Modul Vertragspreisanpassungs-Schemata.

Hinzufügen zur Preisanpassung

Im Modul Vertragspreisanpassung werden im Eingabe-Reiter über die Selektionskriterien, die Vertragserlöse ausgewählt, die in die Anpassung gezogen werden sollen. Zur Auswahl stehen die unter Anlage beschriebenen Optionen.

Im Reiter Vertragserlöse steht nun die Modulfunktion Vertragserlöse neu laden zur Verfügung. Durch diese werden alle Erlöse, die

den Selektionskriterien,
den Preisanpassungsdaten aus Vertrag/Schemata entsprechen (letzte Abrechnung bis 1 Tag vor dem Stichtag) sowie
in diesem Zeitraum noch nicht abgerechnet wurden, in dem die Erhöhung stattfindet,

im Status Erfasst in das Grid geladen und erhalten den neuen Preis, wenn die Daten gepflegt wurden. Nun können letzte Änderungen vorgenommen werden.

Abschließend werden die Erlöse wie bei der manuellen Vertragspreisanpassung freigegeben und über die Modulfunktion Vertragsanpassung durchführen, wird der Prozess abgeschlossen.

Kundenbrief versenden

Im Reiter „Eingabe“ ist es einen Kopftext für ein Kundenanschreiben zu erstellen, indem die Kunden über die Preiserhöhung informiert werden. (Abweichende bzw. individuelle Anschreiben können über die Reportabteilung von Software-Concept erstellt werden. )

Anschließend können im Reiter „Vertragserlöse“ die Erlöse selektiert werden, für die ein Anschreiben erstellt werden soll. Über das Drucken-Symbol in der Menüleiste wird der Druck ausgelöst.

Der Vertragserlös erhält nun den Status Kunde informiert.

ticket:ticket

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-05T13:17:05+00:00

CO-Ticket

Über das Modul Tickets können Kundenanfragen/-meldungen erfasst und weiterbearbeitet werden. Das Modul Tickets wird unter Aktuell aufgerufen.

Dieses Modul ist mit der gleichnamigen Lizenz verfügbar.

Zur Anlage und Verwaltung von Aktivitäten wird die Lizenz Active I benötigt. Um zusätzliche Profilmasken zu erstellen, wird die Lizenz Active II benötigt.

Vorbereitungen

In den Weiteren Stammdaten werden allgemeine Basisdaten für das Ticketsystem hinterlegt. Programmseitig sind bereits Grunddaten hinterlegt.

Das Ticket als Werkzeug

Das Ticket ist ein geeignetes Werkzeug, um verschiedenste Informationen über einen längeren Zeitraum zu bündeln, mit der Besonderheit, diese auch entsprechend weiterverarbeiten bzw. kontrollieren und verfolgen zu können. Es ermöglicht die Aufnahme von Informationen aus den unterschiedlichsten Kanälen (Portal, Mail, manuell Telefon etc.), welche anschließend bzw. zu einem späteren Zeitpunkt verarbeitet/abgearbeitet werden können.

Besonders für den Vertrieb ist das Ticket ein perfektes Werkzeug, um verschiedene Informationen/Daten eines Kunden (vor Ort) in einem Ticket aufzunehmen, welche im Nachgang bearbeitet werden können. Zudem lässt sich auch kontrollieren, was mit den einzelnen Daten passiert ist bzw. in welchem Status sich diese befinden.

Vorteile/Besonderheiten zum Ticket:

Kontroll-Werkzeug
Organisations-Werkzeug
Übersichts-Werkzeug
„Datensammler“
Zeiterfassungs-Werkzeug (Timer-Funktion)

Ticket erfassen

Beim Erfassen des Tickets wird eine fortlaufende Ticket-ID vergeben. Die Ticketart ist ein Pflichtfeld und wird ab der Version 7.0.5673 nicht mehr mit einem Standardwert (i.d.R. Störung) vorbesetzt, d.h. es muss bewusst die korrekte Ticketart gewählt werden. Um das erfasste Ticket weiter zu qualifizieren, wird dem Ticket die Herkunft des Tickets zugeordnet. Über den Betreff wird eine Kurzbeschreibung zum Ticket hinterlegt.

Zusätzlich zum Betreff kann unter „gemeldet von“ der Ansprechpartner hinterlegt werden, von dem die Anfrage stammt. Hierzu kann über den gesamten Ansprechpartnerstamm aus CO gesucht werden. Gemeldet von kann zudem per Konfiguration 531 als Pflichtfeld definiert werden.

Konfiguration 531: "Gemeldet von" ist ein Pflichtfeld bei Tickets

Steuert, ob "gemeldet von" bei Tickets ein Pflichtfeld ist. In dem Einstellungstext kann man einen Standardwert definieren. Dieser wird bei Tickets, die nicht aus dem Modul angelegt werden, gezogen.

0 - Nein
1 - Ja

Nach Auswahl des Ansprechpartners wird die Firma und bei vorhandener E-Mail-Adresse, die E-Mail des Ansprechpartner eingetragen.

Nach Erfassung des Tickets kann die Priorität und der Status zum Ticket hinterlegt werden. Außerdem kann noch ein verantwortlicher Bearbeiter und der zuständige Geschäftsbereich zugeordnet werden. Als Eingangsdatum wird das Datum und die Uhrzeit der Erfassung eingetragen. Handelt es sich um die Störungsmeldung zu einer Maschine, wobei noch nicht feststeht, ob ein Service-Auftrag erforderlich ist, so kann hier über die Maschinennummer das entsprechende Gerät ausgewählt werden. Neben dem Ticket-Betreff können unter Beschreibung und Einsatzhinweis detaillierte Informationen zum Ticket eingetragen werden.

Ticket verwalten

Nach Erfassen des Tickets wird dem Ticket eine Priorität zugeordnet.
Weiterhin wird der entsprechende Status ausgewählt. Je nach Bearbeitung wird der entsprechende Status manuell geändert.
Wird das Ticket von einem bestimmten Mitarbeiter bearbeitet, so wird dieser als Bearbeiter hinterlegt.
Unter Geschäftsbereich wird der zuständige Geschäftsbereich ausgewählt
Betrifft das Ticket eine bestimmte Maschine, so wird diese unter „Maschinennr.“ Dem Ticket zugewiesen.
Wird die Maschinen zugewiesen, so wird die Ticketbeschreibung in das Feld Beschreibung, unter Maschinen hinzugefügt.
Unter den Maschinendaten werden alle relevanten Daten zum Gerät angezeigt, analog dem Modul Service-Aufträge. Es wird jedoch an dieser Stelle noch kein Service-Auftrag angelegt.

Folgende Modulfunktionen stehen zur Verfügung:

Aktivität anlegen [1]
Timer starten [2]
Vorgang anlegen [3]
Service-Auftrag anlegen [4]
E-Mail senden [5]
Dokument hinzufügen [6]
Erledigte Tickets anzeigen

[1] Aktivitäten zum Ticket anlegen

Über die Funktion „Aktivität anlegen“ können die Aktivitäten zum Ticket angelegt werden. Diese werden in der Ticket-Rubrik „Aktivitäten“ eingetragen.

Für die aufgenommenen Aktivitäten kann entschieden werden, welche der Aktivitäten später in einen Service-Auftrag übernommen werden sollen. Beim Terminen wird die „Zeit“ in Minuten (Beginn Tätigkeit bis Ende Tätigkeit), zur Aktivität angezeigt. Für diese Aktivitäten kann eine Kennzeichnung erfolgen, ob eine Berechnung an den Kunden erfolgen soll.

Die aus der Mitarbeiterzuordnung hinterlegte Stundenart wird automatisch vorbesetzt. Sind mehrere Stundenarten an einem Mitarbeiter hinterlegt, so wird keine Stundenart vorbelegt.

Bei Kennzeichnung eines Tickets als fakturierfähig muss folgendes Beachtet werden:

Sonderrecht Fakturierfähiges Tickets ändern

Erlaubt es dem Nutzer Tickets mit dem Kennzeichen berechenbar zu bearbeiten.

Nein
Ja

[2] Timer starten

Über die Modulfunktion ‚Timer starten‘ kann manuell eine Stopp-Uhr gestartet werden, welche nach Beendigung der Zeit die Möglichkeit bietet, eine Aktivität anzulegen.

So lassen sich zum Beispiel verschiedene Dienstleistungen oder Telefonate zeitlich festhalten und können später über einen Service-Auftrag abgerechnet werden.

[3] Vorgang anlegen

Analog zum Anlegen eines Service-Auftrags aus dem Ticket heraus, kann ebenfalls ein Vorgang zum Ticket angelegt werden. Über „Vorgang anlegen“ wird in diesem Fall ein Vorgang zum Kunden aus dem Ticket angelegt. Dem Vorgang wird die Ticket-ID zugeordnet, so dass vom Vorgang aus in das zugehörige Ticket gewechselt werden kann.

[4] Service-Auftrag anlegen

Ergibt sich aus der Ticketbearbeitung, dass die Aufwendungen über einen Service-Auftrag abgerechnet werden sollen, so kann dies über die Modulfunktion „Service-Auftrag anlegen“ erfolgen.

Vor der Übernahme des Tickets in einen Service-Auftrag muss geprüft werden, ob alle Aktivitäten für den Vorgang angelegt sind und welche in den Service-Auftrag übernommen werden sollen. Weiterhin muss geprüft werden, ob der Service-Auftrag für eine bestimmte Maschine anzulegen ist. Dies erfolgt über den Haken „Übernahme“. Für berechenbare Aktivitäten muss der Haken „berechenbar“ gesetzt werden. Durch drücken der Modul-Funktion „Service-Auftrag anlegen“.

Nachträglich erfasste Tätigkeiten können noch in den Service-Auftrag übernommen werden.

Wenn bei Anlage eines Serviceauftrages aus dem Ticket heraus, kein Tätigkeitsartikel vorgegeben ist, dann wird der an der ausgewählten Stundenart hinterlegte Artikel verwendet.

Ist dort keine Angabe hinterlegt, wird der Artikel ‚Service‘ eingesetzt.

Wird mit der Übernahme des Tickets in den Service-Auftrag das Ticket abgeschlossen, so wird im Ticket der Status auf erledigt gesetzt.

[5] E-Mail

Über die Modulfunktion „E-Mail senden“ kann an die hinterlegte Absender Mail-Adresse eine E-Mail gesendet werden. Hierbei kann zum Beispiel eine Anfrage zum Ticket erfolgen oder der Kunde über den Status des Tickets informiert werden. Hierbei wird im Ticket automatisch eine Aktivität „TicketMail“ angelegt.der Betreff der E-Mail in die Bezeichnung der dazugehörige Aktivität vererbt.

Beim Einlesen von Ticket-E-Mails, die bereits eine Ticketnummer im Betreff enthalten (z.Bsp. Antwort auf eine E-Mail aus dem Ticket), werden diese als Aktivitätenart ‚Ticketmail empfangen‘ am alten Ticket hinterlegt.

[6] Dokument hinzufügen

Zum Ticket kann über diese Funktion ein externes Dokument hinzugefügt werden. Dies kann über die Dokument hinzufügen durchgeführt werden. Weiterhin kann ein Dokument durch Ziehen in den „Infos“-Container hinzugefügt werden. Dokument mit der LMT anfassen und in den Bereich Infos ziehen. Nachträglich muss in diesem Verfahren das Dokument aufgerufen werden und die Bezeichnung geändert werden.

CO-Ticket in Verbindung mit CO-Portal

Ist in Concept Office(CO) die Konfiguration 333 auf 1- Ticket anlegen eingestellt, so werden Störungen in CO als Ticket mit der Herkunft „CO-Portal“ angelegt.

Beim gleichzeitigen Einsatz von CO-Portal können zusätzlich Einstellungen die Produkte direkt ineinandergreifen lassen.

Über Senden wird das Ticket in CO angelegt

Im CO-Portal werden diese neben den Service-Aufträgen, mit dem entsprechenden Status, als „Störung zur Maschine…“ angezeigt.

Neben den Tickets aus CO-Portal sind für den Kunden auch alle sonstigen offenen Tickets sichtbar. Hier kann der Kunde den Bearbeitungsstatus der jeweiligen Tickets einsehen.

Wird aus dem Ticket ein Service-Auftrag generiert, so wird dies in den Störungen mit der entsprechenden Service-Auftragsnummer geändert, wobei die Ticket-ID weiterhin sichtbar ist.

Im CO-Portal werden unter Störungen zuerst die Aufträge und danach die Tickets angezeigt. Bei einer Änderung von Ticket auf Auftrag verschiebt sich demzufolge die Störung zur ursprünglichen Reihenfolge der Anzeige.

Formular zum Ticket

Zum Ticket kann ein Ticketblatt ausgedruckt werden. Folgende Informationen sind dabei enthalten:

Störungsbetreff
Kundenhauptanschrift
Ist eine Maschinen im Ticket hinterlegt, so werden die Maschinennummer und Seriennummer, sowie der Stellplatz angezeigt.
Beschreibung und Einsatzhinweis
Aktivitäten zum Ticket

Ticket-Profile

Im Modul Profildefinitionen und Profileinträge, kann zur Profilart „Ticket“ eine eigene Maske für das Modul „Tickets“ angelegt werden. Über das Profil lassen sich frei definierbare Einträge hinterlegen.

co portal, vorgaenge, aktivitaeten

Konfigurationen zum Ticket

Konfiguration 402: Versand einer E-Mail beim Anlegen eines neuen Ticket´s, an eine bestimmte E-Mail-Adresse

0 - Nein, keine E-Mails versenden
1 - Ja, bei manuell angelegten Tickets
2 - Ja, bei importierten Tickets
3 - Ja, immer

Es besteht die Möglichkeit programmseitig festzulegen, ob bei Anlage eines Tickets eine Benachrichtigungs-E-Mail an eine hinterlegte E-Mail-Adresse erfolgen soll. Diese Einstellung kann über die Konfiguration 402 definiert werden. Ebenso lässt sich unterscheiden, ob die Benachrichtigung für manuell angelegte oder importierte Tickets versendet werden soll. Sollen mehrere Empfänger benachrichtigt werden, müssen die Emailadressen getrennt mit ; in den Einstellungstext eingetragen werden.

Für die Textbausteine Betreff bwMailBetreffTicketInfo und Text bwMailBodyTicketInfo können folgende Platzhalter verwendet werden:

#Ticket-Id#,
#Ticket-Art#,
#Ticket-Betreff#,
#Ticket-Status#,
#Ticket-MaschinenNr#,
#Ticket-Beschreibung#,
#Ticket-SerienNr#,
#Ticket-MeldungsCode#,
#Ticket-EingangsDatum#,
#Ticket-Einsatzhinweis#,
#Ticket-Meldender#,
#Ticket-BestellNr#,
#Ticket-Projekt#,
#Ticket-ExtTicketID#,
#Ticket-Vorqualifikation1#,
#Ticket-Vorqualifikation2#,
#Ticket-Priorität #,
#Ticket-Herkunft#,
#Ticket-Bearbeiter#,
#Ticket-Geschaeftsbereich#,
#Ticket-ImPortal#,
#Ticket-Ansprechpartner#,
#Ticket-Anschrift#,

...wenn Ticket.KundenNummer > 0 dann:
            
#KN# (alt bleibt kompatibel) oder #Ticket-Kunde#"
            
...wenn Ticket.AnsprechpartnerNummer > 0 dann:

#Ticket-MeldenderAnrede1#,
#Ticket-MeldenderAnrede2#,
            
...wenn Ticket.MaschinenNummer <> 'leer' dann:

#MB#(alt bleibt kompatibel) oder #Ticket-Maschinenbezeichnung#,
#Ticket-MaschinenstandortName#,
#Ticket-MaschinenstandortOrt#,
#Ticket-MaschinenstandortStrasse#,
#Ticket-MaschinenstandortPLz#,
#Ticket-MaschinenstandortLand#,
#Ticket-Stellplatz#,
#Ticket-KundenmaschinenNr#,
#Ticket-KundenmaschinenName#,
#Ticket-Kostenstelle#,

...aus dem Modellartikel:

#Ticket-MaschinenArtikelbezeichnung#,
#Ticket-ArtikelartTKD#,
#Ticket-Herstellerartikelnummer#,
#Ticket-Artikelkurztext#, 

...aus abweichender Materiallieferanschrift bzw. wenn diese nicht vorhanden aus der Standardanschrift
#Ticket-LieferName#,
#Ticket-Lieferland#,
#Ticket-Lieferstrasse#,
#Ticket-LieferPlz#

Konfiguration 464: Soll die Ticket-ID immer aus dem Nummernkreis ermittelt werden

0 - Nein
1 - Ja

Des Weiteren lässt sich definieren, ob die Ticket-ID aus dem Nummernkreis ermittelt werden soll oder nicht. Die Vergabe laut Nummernkreis erfolgt automatisiert, wenn die Konfiguration 464 auf ‚JA‘ steht. Der Nummernkreis kann über das Administrations-Modul hinterlegt werden.

Sonstiges

Folgende Sonderrechte sind zu beachten:

Sonderrecht Tickets (Filter)

Steuert, welche Tickets dem Benutzer angezeigt werden sollen.

Keine Rechte
nur eigene Tickets
Tickets des eigenen Bereiches
Tickets des Geschäftsbereiches
alle Tickets

Sonderrecht Änderung der Filiale am Ticket erlauben

Nein
nur eigene Filialen
Ja

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu Ticket:

Seiten in diesem Namensraum:

Das Monatsticket

Import von Tickets

Vorqualifikation an Tickets

Ticket

tourenplanung:tourenplanung_bei_ls-druck

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:08+00:00

Tourenplanung bei LS-Druck

Bitte lesen Sie vorab den einführenden Artikel: Tourenplanung

Mit der Einstellung der Konfiguration „231“ auf „3 - PBS bei LS-Druck“ zur Mandantenkonfiguration 231 werden die Vorgänge einer Tour zugeordnet, sobald zum Vorgang der Lieferscheindruck erfolgt ist.

Ist zur Tourenplanung auch CO-Logistik aktiv erfolgt die Abwicklung des Kommissionierscheines abweichend. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Packzetteldaten ändern

Wird während des Packens festgestellt, dass die zu packende Menge abweichende zur Menge des Packzettels ist, dann kann in der Karteikarte „Kommissionierung“ eine Änderung der Packmenge erfolgen. Hierzu wird in „Kommissionieren gewechselt. Anschließend wird unter Vorgangs-Nummer die Vorgangsnummer zum Packzettel eingetragen. Unter „Vorgangspositionen kann dann die Packmenge geändert werden.

Lieferschein drucken

Nachdem die Ware an Hand der Packzettel Kommissioniert wurde, wird im Anschluss der Filter zur Tour geändert, so dass alle Vorgänge zur Tour angezeigt werden. Nun können über den Filter Druckdatum die gedruckten Packzettel zur Tour aufgerufen werden.

Über die Modulfunktion „Lieferschein drucken“ wird der Lieferscheindruck zu den ausgewählten, oder markierten Vorgängen ausgelöst. Anschließend werden die Vorgänge in die jeweilige offene Tour, soweit vorhanden, oder in eine neue Tour aufgenommen.

Ladeliste

Nachdem die Vorgänge über den Lieferscheindruck einer Tour zugeordnet sind, können die offenen Touren in der Übersicht ausgewählt werden.

Per Doppelklick auf eine offene Tour gelangt man in die Registerkarte Tour, wo man im unteren Bereich eine Liste der Lieferscheine zu dieser Tour findet.

Versandetiketten drucken

Mit Doppelklick auf einen Lieferschein gelangt man in die Registerkarte Kommissionierung. Alternativ kann man auch manuell in die Registerkarte wechseln und die Lieferscheinnummer in das entsprechende Feld eingeben. Man findet nun alle Positionen des Lieferscheins mit der Möglichkeit Paketaufkleber zu drucken. Dabei ist im Feld „Anzahl Pakete neu“ die entsprechende Menge einzugeben.

Mit Enter wird der Druck ausgelöst.

Mit „Ja“ werden die Paketaufkleber gedruckt und Anzahl Pakete in das Feldee „beisher“ eingetragen. Wird mit „Nein“ bestätigt, dann wird trotzdem die Anzahl Pakete in „bisher“ eingetragen, jedoch kein Paketaufkleber gedruckt.

Soll die bisherige Anzahl Pakete korrigiert werden, dann kann man im Feld Anzahl Pakete neu mittels Eingabe eines entsprechend negativen Wertes und betätigen der Schaltfläche Versandetikett drucken für Korrektur sorgen. Ein Etikett wird in diesem Fall nicht ausgedruckt.

Nach dem Druck der Paketaufkleber wird in der Maske „Tour“ der Status der Vorgänge auf „gepackt“ gesetzt.

Um im Anschluss eine Ladeliste zu drucken, muss mindestens 1 Auftrag den Status gepackt haben. Auf die Ladeliste werden nur die Lieferscheine aufgenommen, die mindestens einen gedruckten Paketaufkleber aufweisen.

Der Druck der Ladeliste erfolgt nach Setzen des Hakens „Druckfreigabe Ladeliste“, über die Modulfunktion „Ladeliste drucken“. Freigabehaken gesetzt:

Erst mit dieser Freigabe kann die Ladeliste gedruckt werden
Über den Freigabehaken wird die Tour für die weitere Vorgänge gesperrt. Neu gedruckte Lieferscheine werden in eine neue, noch offene Tour übernommen.

Bei Druck der Ladeliste wird die Tour auf erledigt gesetzt. Alle Lieferscheine die noch keine Paketaufkleber aufweisen, werden in die nächste offene Tour (gleiche Tour mit neuer Tour-ID) verschoben.

Soll für die Tour genaue Zeitangaben eingetragen werden, kann der Haken bei Tour erledigt wieder entfernt werden und eine Startúhrzeit und ein Endedatum mit Uhrzeit nachgetragen werden.

Nachabwicklung

Kann ein Paket nicht ausgeliefert werden, so muss dies in der Tourenplanung vermerkt werden, damit das Paket, auf der nächsten Tour wieder mit auf die Ladeliste gedruckt wird. Zu diesem Zweck rufen Sie in der Registerkarte Tour die Tour-ID auf und ändern bei dem nicht ausgelieferten Lieferschein den Status auf „Zustellung nicht möglich“. Dadurch wird der Lieferschein auf die nächste Tour-ID verschoben.

Wird der Vorgang in die nächste Tour übernommen, so sollte dies mit der Option „aus aktueller Tour entfernen“ erfolgen. Der Vorgang wird in die nächste Tour mit dem Status „gepackt“ übernommen.

Das Stornieren eines Lieferscheins in der Vorgangsbearbeitung entfernt diesen auch aus offenen Touren.

vertraege:alternativtoner

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-01T07:32:39+00:00

Alternative Verbrauchsmaterialien

Es besteht die Möglichkeit, im Vertrag oder an einer Maschine zu hinterlegen, ob diese mit original oder kompatiblem Verbrauchsmaterial beliefert werden soll.

Einstellungen am Artikel

Alle Verbrauchsmaterialien (Toner, Trommeln, Resttonerbehälter), sowohl original als auch kompatibel, müssen mit der entsprechenden ArtikelartTKD gekennzeichnet werden.

Es ist notwendig folgende Einstellungen in Stammdaten zu prüfen und ggf. anzupassen.

Original-Artikel

Am Original-Artikel müssen die möglichen Alternativen als Alternativartikel hinterlegt sein. Sind mehrere Alternativen hinterlegt, kann über Spalte Rang eine Reihenfolge festgelegt werden. Der Artikel mit dem höchsten Rang wird eingesetzt.

Alternativ-Artikel

Handelt es sich bei der Alternative um einen kompatiblen Artikel (z.B. Refill, Rebuild usw.), muss dieser als kompatibler Artikel gekennzeichnet werden. Die Kennzeichnung erfolgt in der Registerkarte TKD.

Achten Sie darauf, hierfür in den alternativen Artikel zu wechseln, sonst wird der originale Artikel mit diesem Kennzeichen versehen!

Einstellung im Vertrag

Die Verwendung von alternativen Verbrauchsmaterialien kann im Vertrag über die Registerkarte Rechnungsempfänger/Optionen und die Option Kompatible Artikel verwenden festgelegt werden.

Trifft dies nicht für alle Maschinen des Vertrags zu, so kann die Verwendung kompatibler Artikel an der jeweiligen Maschine im Vertrag Reiterkarte Vertragsmaschinen gesperrt werden.

Einstellung an der Maschine

Ist eine Maschine keinem Vertrag zugeordnet, so steht die Option auch direkt an der Maschine zur Verfügung.

Der Haken ist nur sichtbar, wenn die Maschine keinem Vertrag zugeordnet ist!

Verhalten bei manueller Erfassung

Wird im Service-Auftrag ein Toner erfasst, prüft Concept Office die Vertragseinstellungen, sowie die Einstellungen der Artikel. In Abhängigkeit der Einstellung der Konfiguration 426 wird bei Maschinen aus Verträgen, die kompatible Verbrauchsmaterialien erlauben, für welche ein originales Verbrauchsmaterial erfasst wird, der kompatible Artikel automatisch oder nach Rückfrage eingesetzt, falls dies lt. Vertragskonstellation zulässig ist.

Verhalten bei Datenimport

Beim Import einer Bedarfsmeldung, gilt nun:

Wenn vom MPS-System kein Verbrauchsmaterial explizit mitgegeben wird und
- es ist nur originales Verbrauchsmaterial erlaubt, dann wird der Artikel der angeforderten Farbe mit dem höchsten Rang im Material des Modells in den Auftrag aufgenommen.
- es ist kompatibles Verbrauchsmaterial erlaubt, wird am Artikel der angeforderten Farbe mit dem höchsten Rang im Material des Modells die Alternative mit dem höchsten Rang in den Auftrag aufgenommen. Zur Ermittlung werden aber nur Alternativen herangezogen, die im Artikelstamm als kompatibler Toner gekennzeichnet sind.

Wird vom MPS-System eine Artikelnummer mitgegeben und
- es ist nur originales Verbrauchsmaterial erlaubt, wird dieser Artikel in den Auftrag aufgenommen.
- es ist kompatibles Verbrauchsmaterial erlaubt, wird die Alternative mit dem höchsten Rang in den Auftrag aufgenommen, die an diesem Artikel hinterlegt ist. Zur Ermittlung werden aber nur Alternativen herangezogen, die im Artikelstamm als kompatibler Artikel gekennzeichnet sind.

alternativ, Artikel, kompatibel, Service-Aufträge, Toner, Verbrauchsmaterial, Verträge

vertraege:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-18T08:39:37+00:00

Feldbeschreibungen des Moduls Verträge

(in alphabetischer Reihenfolge nach Registerkarten gruppiert)

Registerkarte Eingabe

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Vertragsnummer	Zahl	eindeutige Identifikationsnummer; wird automatisch zugewiesen
Allgemeines
Bezeichnung	Text (max. 100 Zeichen)	wird auf Kundendokumenten und im Service-Auftrag aufgedruckt
Firmennummer	Zahl	Kunde mit dem der Vertrag abgeschlossen wird.
Kundenbestellnr.	Text (max. 255 Zeichen)	Referenznummer des Kunden
Sachbearbeiter	Auswahl	zugeordneter Mitarbeiter
Status	Auswahl	Vertragsstatus
Vertragsart	Auswahlfeld	zugrundeliegende Vertragsarten
Vertrags-Nr. extern	Text	kann bspw. für die Leasing-, Servicepartnervertragsnummern o.Ä. verwendet werden.
Vertragsdauer
Beginn / Ende	Datum	Vertragsbeginn und aktuelles Ende (wird bei Vertragsverlängerung weiter gesetzt)
Ende definitiv	Datum	Vertragsende, zu welchem der Vertrag tatsächlich beendet wurde
Ende ursprünglich	Datum	Vertragsende, welches bei Vertragsabschluss verhandelt wurde, ohne Verlängerungen
Kündigungsfrist	Zahl	Dauer in Monaten
Laufzeit	Zahl	aktuell geplante Vertragslaufzeit in Monaten
Laufzeit ursprünglich	Zahl	Vertragslaufzeit in Monaten, welche bei Vertragsabschluss verhandelt wurde, ohne Verlängerungen
Verlängerung um	Zahl	Zahl der Monate um die ein aktiver Vertrag automatisch verlängert werden soll, wenn die Kündigungsfrist erreicht ist
Vertragsdatum
Ansprechpartner	Bereich	Informationen des für diesen Vertrag verantwortliche Kundenansprechpartners
Externer Vertrag	Bereich
Vertragsbeziehungen	Bereich	findet im Rahmen von Servicepartner-Verträgen Verwendung
Bemerkung	Memo	Notizfeld für Sachbearbeiter
Vertragstext	Memo

Registerkarte Rechnungsempfänger/Optionen

Folgende Informationen können jeweils für Miet-, Wartungs-, Klick- und Lizenzerlöse hinterlegt werden:

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Rechnungsanschrift	Textfeld (Matchcode)	Anschrift, an die Rechnungen dieses Erlöses gesandt werden
Rechnungsempfänger	Textfeld (Matchcode)	Kundennummer, auf die der Umsatz gebucht wird
Sammelrechnung	Kontrollkästchen	legt fest, dass die Rechnungen mit anderen Verträgen mit diesem Kennzeichen zusammengefasst werden
Verkäufer	Auswahlfeld	zugeordneter Verkäufer
Verkaufsteam	Auswahlfeld	zugeordnetes Verkaufsteam
Vertragstext	Textfeld
Zahlungsbedingung	Auswahlfeld	Zahlungsbedingung bei Rechnungslegung
Bankverbindung	Auswahlfeld
Steuergebiet	Auswahlfeld
Filiale	Auswahlfeld
Rechnung per Mail an:	Textfeld

Sonstige Felder:

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Optionen
Betragsdruck	Auswahlfeld	legt fest welche Beträge und Teilsummen auf der Rechnung erscheinen
Einmalrechnung	Auswahlfeld	kennzeichnet Teile des Vertrages als Einmalrechnung
Erlösanteile bilden in Summe die Rate	Kontrollkästchen
Im Portal anzeigen	Kontrollkästchen	Wird aus der Vertragsart vorbesetzt. Steuert, ob die entsprechenden Verträge (bei entsprechender Berechtigung) im Portal angezeigt werden dürfen.
Klickkosten ab 1. Kopie in den Umsatz	Auswahlfeld	bestimmt, ob die Kosten von Kopien ab der ersten Kopie oder ab der ersten Folgekopie in den Umsatz gebucht werden.
Klicks auf separater Rechnung	Kontrollkästchen	erzwingt Einzelrechnung für Klickerlöse
Kompatible Artikel verwenden	Kontrollkästchen
Kopienguthaben	Auswahlfeld	steuert Umgang mit nicht erreichten Freikopien
Miete und Wartung summieren	Kontrollkästchen
Pool-Freikopien für zeitversetzt auf- bzw. abgebaute Geräte korrigieren	Kontrollkästchen
Unvollständig gemeldete Klicks abrechnen	Kontrollkästchen
Meldung der Zählerstände für nicht elektronische Systeme
Anschriftsnummer (Meldeanschrift)
Zählermeldung durch	Auswahlfeld
Service Level Agreements
SLA Response	Auswahlfeld
SLA vor Ort	Auswahlfeld
SLA Wiederherstellung	Auswahlfeld
Preisanpassung möglich	Kontrollkästchen	Aktiviert die Optionen zur Preisanpassung
Ansprechpartner
Bemerkung	Textfeld	Diese wird bei einem gewählten Preisanpassungs-Schema aus diesem vorbesetzt.
Erste Erhöhung nach Vertragsbeginn in Monaten
Intervall für Klickerlöse in Monaten
Intervall für Mieterlöse in Monaten
Intervall für Wartungserlöse in Monaten
Letzte Erhöhung vor Vertragsende in Monaten

alten Steuersatz verwenden	Kontrollkästchen	benötigt bei Mehrwertsteuerwechsel
automatische Preisänderung	Auswahlfeld
Erlöszwischensumme	Auswahlfeld	legt fest ob Zwischensummen gebildet werden

Mehr zur Registerkarte Maschinen lesen Sie hier.

Registerkarte Rechnungsempfänger/Optionen

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Abrechnungsart	Auswahlfeld
Abrechnungsintervall	Auswahlfeld
Abrechnungsmodus	Auswahlfeld	Lesen Sie hier mehr

Registerkarte Erlöse

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Menge	Zahlenfeld	wieviel mal soll dieser Erlös an dieser Maschine abgerechnet werden
Kostenkennung	Auswahlfeld	Art der Kosten (z.B. Betrag oder Prozent ….)

Registerkarte Übersicht

Zeigt alle nicht erledigten Verträge. Möchte man beendete Verträge sehen, können diese über die Modulfunktion Beendete Verträge anzeigen eingeblendet werden.

Vertraege, Feldbeschreibungen, Bearbeitung

vertraege:vertrag_anlegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-27T14:07:34+00:00

Anlage eines Vertrages

1. Modul Verträge

Um über das Modul neue Verträge anzulegen, öffnen Sie unter Aktuell-Kundendienst das Modul Verträge. Nun können Sie nachfolgend die Reiter mit den Vertragsinformationen befüllen.

1.1 Eingabe

Vertragsnummer: Hier können sie manuell eine Nummer eingeben (diese darf noch nicht vergeben sein) oder das Feld leer lassen. Dann wird beim ersten Speichern die nächste freie Nummer aus einem fortlaufenden Nummernkreis gezogen.

Wenn geschäftsbereichsabhängige Vertragsnummern gewählt werden, dann greift die Ermittlung laut Erlös in der Reihenfolge Miete → Wartung → Klick.

Vertragsart: Die Vertragsart wird aus einer Liste ausgewählt. Sie bestimmt die Leistungen des Vertrages und die möglichen Erlöse (Miete, Wartung oder/und Klick). Siehe auch: Vertragsarten
Bezeichnung: Die Bezeichnung wird mit der Vertragsart vorbesetzt, kann aber überschrieben werden. Sie steht auch auf den Vertragsrechnungen des Kunden.
Firmennummer: Hier wird der Kunde des Vertrages eingetragen. Das muss nicht zwingend der Rechnungsempfänger sein. In der regel ist es der Kunde, bei dem das System aufgestellt wurde.
Status: Bei der Anlage eines Vertrages sollte der Status auf „Aktiv“ stehen. Siehe auch Vertragsstatus
Vertragsdauer: Bei der Vertragsdauer kann der Beginn und das Vertragsende oder die Dauer angegeben werden. Wird die Dauer angegeben, errechnet Concept Office das Ende und umgekehrt. Die Felder Ende ursprünglich und Laufzeit ursprünglich werden beim ersten Speichern automatisch gefüllt. Das Feld Verlängerung um gibt die Anzahl der Monate an, um die sich der Vertrag automatisch verlängern soll, wenn die Kündigungsfrist erreicht ist und der Vertrag nicht gekündigt wurde.
Ansprechpartner: Nicht zwingend notwendig, aber optimalerweise wird ein Ansprechpartner mit seinen Verbindungsdaten in den Stammdaten angelegt und hier nur aufgerufen und hinterlegt. Dieser kann je nach Einstellung des Feldes Zählermeldung durch zur Zähleranforderung herangezogen werden.

1.2 Rechnungsempfänger/Optionen

Die oben im Bild angegebenen Informationen müssen für alle 3 Erlöse separat eingegeben werden, auch dann wenn sie gleich sind.
Pro Erlösart können sie einen abweichenden Rechnungsempfänger hinterlegen, beispielsweise eine Leasingbank. Belassen sie den Wert, bekommt der Kunde des Vertrags die Rechnung.
Ebenfalls pro Erlösart können Sie weitere Daten wie Geschäftsbereich, Verkäufer und Zahlungsbedingung hinterlegen. Achtung! Wenn sich die Zahlungsbedingungen der Erlöse unterscheiden, wird die Rechnung pro Zahlungsbedingung aufgesplittet.
Soll die Rechnung per Mail versandt werden, hinterlegen sie eine entsprechende Emailadresse, vorzugsweise direkt in den Stammdaten des Kunden. Lesen sie dazu: Rechnungsversand per E-Mail

Einmalrechnung wird nur benötigt, wenn nur am Anfang eines Vertrages eine Rechnung gestellt, während der Laufzeit des Vertrages dann nur ein Buchungssatz erstellt werden soll.
Kopienguthaben: Voreingestellt ist immer, dass Kopienguthaben mit der Abrechnung des Intervalls verfällt. Alternativ kann man das Restguthaben in die nächste Abrechnung übernehmen oder bis Jahreende behalten oder weist es sofort aus. In diesem Fall kann unter Umständen eine negative Rechnung entstehen.
Abw. Mandant
Kompatible Artikel verwenden: Eine ausführliche Beschreibung zum Umgang mit kompatiblen Artikeln finden sie hier: Alternative Verbrauchsmaterialien

1.3 Maschinen (Maschinen hinzufügen)

In dieser Registerkarte finden sich in Tabellenform alle Maschinen, die zu diesem Vertrag gehören. Zusätzlich wird eine Zeile „Poolvereinbarung“ abgebildet, um anzuzeigen, wenn der Vertrag ein Poolvertrag ist.

In 3 Spalten werden die drei Erlösarten Miete, Wartung und Klick angezeigt. Befindet sich darin kein Symbol, dann gibt es diesen Erlös in dem Vertrag für diese Maschine nicht. Ein grünes Häkchen aktiver Erlös zeigt an, dass ein aktiver Erlös vorhanden ist. Wird das Symbol einer Uhr angezeigt, dann ist der Erlös entweder noch nicht oder nicht mehr aktiv.

Zu jeder Maschine gibt es noch das Feld Bemerkung. Hier ist darauf zu achten, dass manche Kundenformulare so angepasst sind, dass diese Bemerkung mit auf der Kundenrechnung angedruckt wird.

Lesen sie zum Hinzufügen von Maschinen: Maschine(n) zu einem Vertrag hinzufügen

1.4 Erlöse

1.5 Leistungen / Aussetzungen

1.6 Kontingente

Kontingentverträge sind eine spezielle Form von Verträgen. Alles dazu finden sie hier: Kontingentverwaltung

1.7 Fallbeispiel "Guthaben ausgleichen": 2 Zähler werden dynamisch gegen eine Gesamtpauschale verrechnet

Vertragskonstrukt: mit dem Kunden ist eine Wartungspauschale vereinbart, z. B. 20 Euro. Die Maschine hat einen SW- und einen Farbzähler. Ziel ist es, beide Zähler durch die Pauschale abzurechnen, ohne dass man zuvor eine Freikopienanzahl je Zähler festlegt. Vorgehen:

Wartungspauschale 20 Euro
In den Erlösen beide Klicks mit jeweiligem Preis anlegen
Nur in einem Zähler Freikopien eintragen, z. B. 2000 bei SW
Danach bei beiden Erlösen den Haken „Guthaben ausgleichen“ setzen

In der Klickabrechnung laufen nun die Farbklicks gegen das Guthaben der SW-Klicks:

Weiteres

Für bereits angelegte ist die Möglichkeit gegeben bestimmte Datensätze über den Druck-Button zu drucken. Dabei ist dieses Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht Verträge

Steuert, welche Rechte der Benutzer Zum Ducken bestimmter Datensätze im Vertrags-Modul hat.

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

Vertraege, Vertragsanlage

vertraege:vertragsleistungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T13:40:02+00:00

Vertragsleistungen

In den Verträge in Concept Office lässt sich festlegen, dass Kunden definierte Artikel oder Leistungen unentgeltlich erhalten. Diese werden als Vertragsleistungen bezeichnet.

Funktionsweise

Am Vertrag oder dessen Vertragsart werden die gewünschten Leistungen über Artikelnummern, ganze Warengruppen oder andere Merkmale eingetragen. Wird ein solcher Artikel in einem Service-Auftrag erfasst, weist Concept Office auf die Vertragsleistung hin oder legt diese direkt fest.

Ausschlüsse und Leistung kostenpflichtig

Vertragsleistung ausschließen

Es lassen sich auch Artikel explizit ausschließen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn bis auf eine Ausnahme einen ganze Warengruppe als Vertragsleistung gelten soll. So lässt sich beispielsweise die Warenuntergruppe „Farbtoner“ ausschließen, während die komplette Warengruppe „Toner“ Vertragsleistung ist.

Vertragsleistung kostenpflichtig

Auch in diesem Fall kostet die Vertragsleistung Geld. Dabei wird aber im Gegensatz zum Ausschluss keine Bestpreisfindung gemacht (wenn aktiviert) sondern immer der am Kunden hinterlegte Preis verwendet. Damit ist das sogenannte tonerabnahmebasiertes Serviceverfahren möglich. Der höhere Tonerpreis gilt nur für diesen Kunden solange der Vertrag gültig ist, da mit diesem höheren Preis weitere Serviceleistungen finanziert werden.

Vertragsleistungsarten

Folgende Einstellungen sind als Vertragsleistung möglich

Warengruppe: alle Artikel einer Warengruppe
Warenuntergruppe: alle Artikel einer Warenuntergruppe
Warenunteruntergruppe: alle Artikel einer Warenunteruntergruppe
Artikel: ein konkreteter Artikel
Artikelmaterial (komplett): alle als Material am Modellartikel der Maschine hinterlegten Artikel
Zubehörartikel (komplett): alle als Zubehör am Modellartikel der Maschine hinterlegten Artikel
Service-Artikelart: alle Artikel einer TKD-Artikelart

Es besteht die Möglichkeit, Toner und Farbpatronen in Vertragsleistungen nach ihrer Farbe auszuschließen.

Beim Hinzufügen von Vertragsleistungen kann man nun, wenn die „ServiceArtikelart“ sowie „Toner“ oder „Tintenpatrone“ ausgewählt wird, die gewünschte Farbe festlegen.

Vertragsleistungen definieren

Die Definition ist am Vertrag oder der Vertragsart möglich. Empfohlen ist die Einstellung an der Vertragsart und die - bei Bedarf - individuelle Überarbeitung im Vertrag.

Vertragsart

In den Vertragsarten werden die Vertragsleistungen auf der gleichnamigen Registerkarte hinterlegt.

Sollen neue Leistungen hinzugefügt werden, klickt man auf die Schaltfläche Neuanlage.

Vertrag

Im Vertragsmodul werden die Einstellungen auf der Registerkarte Leistungen/Aussetzungen hinterlegt.

Alle einem Vertrag zugeordneten Maschinen erhalten automatisch die Leistung Leistungen gemäß Vertragsart. Dadurch werden die der Vertragsart zugeordneten Vertragsleistungen zugewiesen.

Vertragsleistungen in Service-Aufträgen

Bei der Eingabe einer Position findet eine Vertragsleistungsprüfung statt. Wird mindestens eine gültige Zuordnung gefunden, wird der Nutzer über ein Dialogfenster informiert und kann nun die Leistung zuweisen.

Alternativ und zu Kontrollzwecken kann man auch die rechte Maustaste über dem Identartikel mit der Funktion „Vertrag prüfen“ nutzen.

Die Position wird dadurch als nicht berechenbar gekennzeichnet und erhält den Verkaufspreis 0. Bei der Faktura des Service-Auftrags wird der Einkaufspreis als Belastung im Umsatz und der Maschinen-/Vertragshistorie eingetragen.

Sonstiges

Konfigurationen

Das Programmverhalten kann über Konfigurationen angepasst werden.

Konfiguration 12: Vertragsprüfung durchführen

Schaltet die Prüfung auf Vertragsleistungen zu- oder ab. (Geschäftsbereichsabhängig möglich)

0 - Nein
1 - Ja
2 - Ja, außer bei Angeboten bzw. Kostenvoranschlägen

Die Vertragsprüfung wird auch für Verträge im Status ‚erfasst‘ durchgeführt. Für die Abrechnung ist der Vertrag jedoch gesperrt.

Konfiguration 128: Vertragsprüfung auch zu Verträgen des Debitors.

Wenn aktiv werden, falls vorhanden, auch die Verträge für abweichende Debitoren berücksichtigt.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 186: Zugeordnete Vertragsleistungen nur berücksichtigen, wenn diese auch als Zubehör hinterlegt sind.

Wenn aktiviert, muss unabhängig von der Vertragsleistungsart der Artikel entweder als Material oder Zubehör am Modell der Maschine hinterlegt sein.

0 - Nein, keine Prüfung
1 - Ja, Prüfung

Konfiguration 197: Bei Vertragsleistungen auf Geschäftsbereich des Vertrages buchen

Steuert, ob bei Vertragsleistungen der Umsatz auf den Geschäftsbereich des Vertrags oder der Vorgangs bzw. Kassenvorgang gebucht wird.

0 - Nein, auf Geschäftsbereich des Vorgangs buchen
1 - Ja, auf Geschäftsbereich des Vertrags buchen

Konfiguration 229: Zuordnung des AD-Mitarbeiters bei Vertragsleistungen.

Steuert die Ermittlung des AD-Mitarbeiters für eine Vertragsleistung-Position.

0 - Standardverhalten
1 - Fixe Zuordnung an dieser Konfiguration
2 - Verkäufer aus dem Vertrag (Wartung) einsetzen

Konfiguration 236: Zuordnung der Vertragsleistungen automatisch vornehmen.

Wenn aktiv, wird falls genau 1 Maschine für 1 Vertragsleistung ermittelt werden kann, diese automatisch zugeordnet.

0 - Nein, manuelle Zuordnung.
1 - Ja, automatisch, falls möglich

Konfiguration 279: Vertragsprüfung nur für Artikel mit angegebener TKD-Artikelart durchführen.

Wenn aktiv, werden Artikel ohne eingetragene TKD-Artikelart nicht geprüft.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 357: Bei Nicht-Vertragsleistungspositionen Vertragsnummer in Historie entfernen.

Steuert, ob Vorgangspositionen, die nicht als Vertragsleistung gekennzeichnet, aber einer Maschine mit Vertrag zugeordnet sind, ohne Vertragsbezug in der Historie vermerkt werden.

0 - Nein, Vertragsnummer wird vermerkt.
1 - Ja, Vertragsbezug wird gelöscht.

Vertraege, Vertragsleistungen

vertragsabrechnung:administrativerechnungskorrekturen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:12+00:00

Administrative Rechnungskorrekturen

Vertragsrechnungen sind im Gegensatz zu Normalrechnungen ein fortlaufender Prozess, der von einem bestimmten Zeitraum begrenzt ist. Innerhalb dieses Zeitraumes können dem Kunde Rechnungen erstellt werden, die höher oder niedriger ausfallen.

Eine administrative Rechnungskorrektur ist im Prinzip eine Zusatzrechnung/-gutschrift. Diese wird am Schluss des Rechnungsprozesses ‚angehängt‘.

Nachfolgend wird der unterschiedliche inhaltliche Ablauf der Normalkorrektur und der administrativen Korrektur dargestellt.

Ablauf einer normalen Gutschrift

Normal Gutschrift im Vertrag

Rechnungen:

12345

12346

12347

12348

In diesem Beispiel ergibt sich für eine folgerichtige Berechnung mittels Rechnungskorrektur:

RE 12345

RE 12346

RE 12347

RE 12348

GS 12348

GS 12347

GS 12346

RE(neu) 12346

RE(neu) 12347

RE(neu) 12348

Wenn hier die RE 12346 gutgeschrieben und neu berechnet werden soll, müssen erst die beiden RE 12347 und 12348 gutgeschrieben werden und dann alles neu berechnet werden. Hierbei werden auch Zählerstände und Ersatzmaschinen, sowie Serviceaufträge sauber umgebucht, sowie der Umsatz korrigiert

Ablauf einer administrativen Gutschrift

Administrative Gutschrift im Vertrag

Rechnungen:

12345

12346

12347

12348

In diesem Beispiel ergibt sich eine administrative Korrekturrechnung mit:

RE 12345

RE 12346

RE 12347

RE 12348

GS(admin) 12346

Wenn dem Kunden aus der RE12346 einen Zeitraum erstattet werden soll, dann kann für die Rechnung 12346 eine administrative Rechnungskorrektur vorgenommen werden. Diese wird dann als Vertragsrechnungskorrektur erstellt. Der Umsatz wird hinzugefügt. Die administrative Gutschrift (Vertragsrechnungskorrektur)befinden sich nicht in der Abrechnungshistorie und auch nicht in der Maschinenhistorie. In Statistiken werden diese Korrekturumsätze berücksichtigt.

Auswertungen

Unter Dokumente in der Abrechnungshistorie werden die Rechnungen und Gutschriften dann auch so angezeigt. An jeder Rechnungsgutschrift ist auch der Bezug ersichtlich, auf welche Orginalrechnung sich diese bezieht. Administrative Rechnungskorrekturen sind separat gekennzeichnet.

vorgaenge:emailversand

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-25T12:49:18+00:00

Dokumente per Mail versenden

Vom Angebot bis zur Rechnung können alle Dokumente eines Vorgangs auch per Mail versendet werden. Zu diesem Zweck klickt man anstatt auf die Schaltfläche Drucken auf Mail senden.

Bisher wurde mit der Mandantenkonfiguration 241 entschieden, wie die Mails versendet werden sollen. Diese Einstellungen wurden mit einer neueren 7.0 Version in die zentralen Emaileinstellungen übernommen. Sollten diese bei Ihnen bereits aktiv sein, wird die Konfiguration als Inaktiv im Modul Konfigurationen weiter geführt, so dass Sie Ihre Einstellungen jederzeit vergleichen können.

Konfiguration 241: INAKTIV Aufruf E-Mail Client in Vorgängen

0 - Aufruf des Mail Clients lt. Konfigurationsmanager ohne separate Vorgangsmaske (Mail landet in Entwürfe)
1 - Aufruf mit separater Vorlaufmaske
2 - Aufruf des Mail Clients lt. Konfigurationsmanager mit der Option "Sofort versenden"

Rechnungen per Mail versenden

Während bei allen Dokumenten die E-Mailadresse aus dem entsprechenden Ansprechpartner gezogen wird, ist bei Rechnungen ein anderes Verfahren realisiert. Bitte beachten Sie dazu diesen Artikel.

Textbausteine

Beim Mailversand von Vorgangsdokumenten kann der Betreff und der Text vom Nutzer festgelegt werden. Dies wird mittels Textbausteinen erreicht. Sie können diese Textbausteine auch geschätfsbereichsabhängig einstellen.

Für diese Textbausteine ist ein vorgefertigter Text fest im Programm eingestellt, der Inhalt entspricht der Grundeinstellung. Damit sind alle Gültigkeitseinschränkungen irrelevant, da als Rückfallvariante immer dieser Text dargestellt wird.

Die Textbausteine für den Betreff heißen:

bwBetreffAngebot
bwBetreffBestellung
bwBetreffRuecksendung
bwBetreffLieferschein
bwBetreffPackzettel
bwBetreffRechnung
bwBetreffReparaturauftrag
bwBetreffVertragsrechnung
bwBetreffAuftragsbestaetigung

Platzhalter für Vorgänge sind :

#Vorgangsnummer# 
#LaufendeNummer#
#Vorgangstitel#
#KundenBestellNr#
#GN# (Gruppierungsnummer)
#TrackingInfo#

Platzhalter für Bestellungen sind

#Bestellnummer# 
#LaufendeNummer#

Die laufende Nummer steht dabei für die jeweilige Formularnummer (Angebotsnummer, Rechnungsnummer etc.). Das Feld Art des Textbausteins muss auf intern gestellt sein.

Die Textbausteine für den Text der Mail heißen:

bwMailTextAngebot
bwMailTextBestellung
bwMailTextRuecksendung
bwMailTextLieferschein
bwMailTextPackzettel
bwMailTextRechnung
bwMailTextReparaturauftrag
bwMailTextVertragsrechnung
bwMailTextAuftragsbestaetigung

Verwendbare Platzhalter sind:

#Anrede# 
#Anrede2#
#LaufendeNummer#
#Vorgangsnummer#
#Vorgangstitel#  
#FB# (Fachberater/Verkäufer)
#GN# (Gruppierungsnummer)
#VN# (Vertragsnummer)

Schriftart in Outlook

Wenn Sie Ihrer Email in Outlook weitere Informationen hinzufügen möchten, kann es sein, dass dort plötzlich eine andere Schriftart verwendet wird, als für den Text, der bereits aus Concept Office mitkommt.

In diesem Fall müssen in Mircosoft Word die Weboptionen entsprechend eingestellt werden.

Hier werden die Schriftarten eingestellt, welche dann in Emails verwendet werden:

Vorgaenge, Textbausteine, email

vorgaenge:erweiterte_verkaufsinformationen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-26T08:56:52+00:00

Erweiterte Verkaufshinweise

Um dem Innendienst den Telefonverkauf zu erleichtern, können Sie zur Position erweiterte Verkaufshinweise anzeigen. Diese werden in einem separaten Fenster angezeigt und können auch auf einen anderen Monitor gelegt werden.

Mit diesen Funktionen kann während eines Telefonats kompetent Auskunft gegeben und durch entsprechende Empfehlungen die Anzahl der Vorgangspositionen gesteigert werden.

Das Fenster kann während der gesamten Vorgangsbearbeitung geöffnet bleiben und aktualisiert sich mit jedem Positionswechsel oder beim Speichern einer neuen Position. Sie sehen auf dem zweiten Bildschirm also immer alle nötigen Verkaufshinweise zur aktuell markierten Position.

Für dieses Modul benötigen Sie eine Lizenz.

Aufruf

Das Zusatzmodul befindet sich in der Modulleiste beim Aufruf der Positionsliste.

Hier erhalten Sie für die aktuell markierte Position im Vorgang Erweiterte Verkaufshinweise angezeigt.

*klicken Sie auf das Bild um es in voller Größe anzuzeigen

Für Alternativen, Zubehör und Verbrauchsmaterial ist es möglich am Artikel unter der Reiterkarte Tkd einen Rang zu setzen. Dieser bestimmt die Reihenfolge in der Anzeigesortierung auch für erweiterte Verkaufsinformationen.

Rangreihenfolge - höchster Rang gewinnt

Inhalt

Bei optimaler Pflege Ihrer Artikeldaten, z.B. durch Verwendung Soennecken AMDP-Daten, werden in der ersten Reihe Bild, Mengeneinheiten, Artikelmerkmale und Dokumente angezeigt. Darunter Alternativen, Zubehör und Verbrauchsmaterial. Die dritte Reihe enthält neben den Kataloginformationen die 10 häufigsten Artikel, die der Kunde kauft aber noch nicht in diesem Vorgang enthalten sind. Daneben Artikel, welche andere Kunden auch kauften, wenn der aktuell markierte Artikel im Vorgang war.

Bei aktivierter Soenneckenbestandsabfrage, wird Ihnen auch die aktuelle Verfügbarkeit angezeigt. Das Symbol oben links neben dem Artikelbild zeigt die Verfügbarkeit des Artikels, der aktuell im Vorgang ausgewählt ist.

Durch einen Klick auf das „+“-Symbol wird der jeweilige Artikel in den aktuellen Vorgang übernommen

Wird die Maus über das Symbol für die Bestandsauskunft geführt, so erhält man neben dem farblich dargestellten Status auch Detailinformationen.

Die Artikelmerkmale lassen sich zur besseren Übersicht auf eine Klassifizierung umschalten.

Arbeiten Sie im Tagesgeschäft mit den Soennecken AMDP-Daten empfiehlt sich die Einstellung „Soennecken“. Die Einstellung bleibt auch beim Verlassen des Fensters erhalten.

Individuelle Anpassung

Die beiden mit statistisch Werten gefüllten Boxen unten rechts, lassen sich inhaltlich an die Anforderungen des jeweiligen Händlers und dessen Vertriebskonzepte anpassen. Gesteuert wird der angezeigte Inhalt über zwei Recherchen.

Erweiterte Verkaufshinweise - Box 1
Erweiterte Verkaufshinweise - Box 2

Diese Recherchen werden programmseitig ausgeliefert und sind mit dem Standardinhalt, den Top 10 des Kunden, die noch nicht im Vorgang aufgenommen sind und weiteren Artikelempfehlungen vorbelegt.

Löscht man diese Recherchen, so werden sie beim nächsten Aufruf der Modulfunktion automatisch wieder mit dem Standardinhalt erstellt.

Die Recherchen sind standardmäßig keinem Mitarbeiter zugeordnet. Sie können entweder vom Systemverwalter gepflegt werden oder man ordnet entsprechende Mitarbeiter zu.

Das Anpassen von Recherchen sollte nur von Personen mit Erfahrung in diesem Bereich durchgeführt werden. Benötigen Sie hierbei Unterstützung, wenden Sie sich bitte an den Support.

Das Feld Beschreibung der Recherche legt die Überschrift der jeweiligen Box fest und der SQL-Befehlt den Inhalt. Für den SQL-Befehl sind Variablen vordefiniert um den Inhalt bei Bedarf im Kontext des aktuellen Artikels oder Kunden anzuzeigen.

So wäre es z.B. möglich, immer die aktuelle Monatsaktion anzuzeigen, die als Preiskatalog hinterlegt sein könnte und die jeweiligen Artikel werden dann genau so wie Alternativen oder Zubehör in den Vorgang übernommen.

Verknüpft man zusätzlich mit dem Kunden, kann man den Inhalt auf diesen eingrenzen.

Ist eine Recherche fehlerhaft, so wird die jeweilige Box mit entsprechender Überschrift und ohne Inhalt angezeigt.

Da der Inhalt der beiden individuellen Boxen zu Laufzeit errechnet wird, ist die Geschwindigkeit, mit der die Inhalte angezeigt werden, von der Systemleistung abhängig.

Sollten Sie generell Probleme mit der Performance Ihrer Systemumgebung haben, lassen sich die Boxen mit einem Dummy-SQL-Befehl und entsprechender Überschrift sogar einzeln deaktivieren.

Auswertung

Werden Artikel über die Modulfunktion erweiterte Verkaufshinweise einem Vorgang hinzugefügt, bekommen sie ein entsprechendes Kennzeichen in der Datenbank. Dadurch besteht die Möglichkeit auszuwerten, welcher Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum Zusatzartikel verkauft bzw. wie sich die Anzahl der Auftragspositionen erhöht hat.

Hierzu sind individuelle Anpassungen Ihrer Statistiken bzw. Recherchen nötig. Bitte wenden Sie sich an unseren Support. Wenn Sie zur Auswertung Recherchen nutzen möchten, ist die entsprechende Lizenz für das Recherche-Modul Voraussetzung.

Soennecken eG

Concept Office unterstützt Mitglieder der Soennecken eG mit vielen weiteren nützlichen Funktionen. Mehr dazu unter Soennecken und Concept Office.

Verkaufsinformationen, Verkaufshinweise, Soennecken

vorgaenge:leasingberechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-26T11:26:17+00:00

Leasingberechnung im Angebot

Concept Office bietet die Möglichkeit Leasingberechnungen für Angebote durchzuführen. Dabei entstehen Textpositionen im Vorgang, die auf hinterlegten Werten beruhende Ergebnisse beinhalten. Der Nutzer kann damit Leasingangebote erstellen, ohne selbst rechnen zu müssen.

Vorbereitung

Hinterlegen von Leasingfaktoren

Im Modul Leasingfaktoren unter können für die einzelnen Leasinggesellschaften verschiedene laufzeitabhängige Faktoren angegeben werden. Leasinggesellschaften müssen vorher als Kunden angelegt worden sein.

Textbausteine definieren

Für die Aufnahme in den Auftrag muss mindestens ein Textbaustein definiert werden. Möchte man mit alternativen Texten arbeiten, kann man auch mehrere anlegen. Diese werden dann vom Nutzer im Vorgang ausgewählt.

Unterstützt werden die Platzhalter:

Platzhalter	Bedeutung
#AuftragswertInklMwst#, #AuftragswertExclMwst#	Auftragswert mit bzw. ohne Mwst.
#RateInklMwst#, #RateExclMwst#	Errechnete Rate mit bzw. ohne Mwst
#KN#	Kurzname der Leasinggesellschaft
#Laufzeit#	Laufzeit des Leasingvertrages

Leasingberechnung im Vorgang

Im Vorgang kann über die Modulfunktion Leasing berechnen eine Maske gestartet werden, die es erlaubt, eine oder mehrere Leasingkonditionen aufzunehmen. Zu diesem Zweck kann man die hinterlegen Konditionen suchen.

Danach kann über die Suche in der Spalte Text ein Textbaustein ausgewählt werden.

Nach Betätigung der „Übernehmen“-Taste werden die Texte als Textpositionen in den Vorgang übernommen. Diese Texte werden für den Ausdruck auf Angebot und Auftragsbestätigung gekennzeichnet. Zusätzlich wird eine interne Textposition erzeugt, die die Eckdaten der Leasingkalkulation beinhaltet, um später nachvollziehen zu können auf welcher Grundlage die Berechnung erfolgte.

Eine wiederholte Kalkulation auf der Basis alter Daten ist nicht möglich. Nachfolgende Änderungen am Vorgang aktualisieren nicht die generierten Texte. In diesem Fall muss die Textposition gelöscht und neu gebildet werden.

Unter folgenden Einschränkungen ist die Leasingberechnung auch für den Geschäftsbereich Möbel möglich:

Nach der Anlage der Angebotspositionen als letztes Doing noch Textbausteine für das Leasing formulieren. Diese geben dann Leasingrate, Leasingzins, Leasingdauer sinngemäß auf der letzten Seite wieder.
Wird im pCon.basket geändert, löscht das System den hinterlegten Leasingtextbaustein und dieser muss neu geladen werden. (Aufwand i.d.r. 2 Minuten)
Zum Textbaustein entfernen, reicht es aus, den pCon.basket - Startknopf mit gedrückter Shifttaste zu betätigen. Beim Beenden erfolgt eine komplette Synchronisation der Positionsliste aus dem pCon.basket. Die Textposition verschwindet.
Leasingtextbausteine sind nur in der Concept Office Positionsliste ersichtlich.
Es erfolgt an dieser Stelle derzeit keine Weiterentwicklung, d.h. der beschriebene Umstand bleibt zunächst Bestandteil der Softwareauslieferung. Etwaige Nachteile hierzu wären Stand Heute nicht änderbar.

vorgaenge:montageartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-27T07:09:08+00:00

Montage- und Frachtkostenzuschläge

Einleitung

Montage- oder Frachtkostenzuschläge sind EK- und VK-Zuschläge, deren Wert sich ausgehend von den Werten anderer Positionen ermittelt. Hierbei sind beliebige Kombinationen von EK und VK sowie rabattierten und unrabattierten Preisen möglich, z.B. VK-Zuschlag = 3% der Summe der Listen-Einkaufspreise. Diese Zuschläge werden wie normale Positionszuschläge behandelt, d.h., mit einem Artikel verknüpft und als Vorgangsposition geführt. Auf Kopfebene sind Montage- oder Frachtkostenzuschläge nicht möglich. Der Wert der Vorgangsposition berechnete sich damit aus dem Preis des Artikels + der Summe seiner Zuschläge. Es ist sinnvoll, den EK und VK des Artikels, welcher Montage- oder Frachtkostenzuschläge trägt, auf 0 zu belassen und auch keine anderen Zuschläge (außer beliebig vielen Montagezuschlägen) mit diesem Artikel bzw. einer Vorgangsposition zu verknüpfen.

Typischer Ablauf

Definition Montage- oder Frachtkostenzuschlag im Modul Zu-und Abschläge. (zu finden unterhalb Weitere Stammdaten)
Verknüpfung Montage- oder Frachtkostenzuschlag mit einem Montage- oder Frachtkosten-Artikel im Modul Artikel, Registerkarte Gruppierungen/Weiteres.
Bei Bedarf Montage- oder Frachtkosten-Artikel mit einer Lieferbedingung verknüpfen (zu finden unterhalb Weitere Stammdaten). Dieser Artikel wird automatisch als Position bei der Anlage eines Vorgangs eingesetzt, sofern die entsprechende Lieferbedingung in den Kundenstammdaten an der Lieferanschrift des Kunden hinterlegt ist.
Alternativ kann die Artikelposition manuell in den Vorgang aufgenommen werden.
Nach Erfassen der Vorgangspositionen wird der Wert des Montageartikels automatisch berechnet.

Definition des Montage- oder Frachtkostenzuschlages

Der Montage- oder Frachtkostenzuschlag wird im Modul Zu-und Abschläge definiert.

Als Zu-/Abschlagswert ist ein Prozentwert sinnvoll. Er kann für den VK, EK oder beides verwendet werden.

Als Berechnungsbasis kann der rabattierte oder unrabattierte Preis gewählt werden. Zusätzlich, wenn als Kalkulationsbasis = „Gesamter Bereich“ gewählt ist, kann ein alternierender rabattierter bzw. alternierender unrabattierter Preis gewählt werden, d.h. ein EK Zuschlag berechnet sich auf der Basis des VK und umgekehrt.

Das Kontrollkästchen Umlegen auf Positionen ist gesperrt, da dies nur bei Kopfzuschlägen sinnvoll ist.

Die Kalkulationsbasis „Aktueller Bereich“ ist für normale Zuschläge an der Vorgangsposition oder im Auftragskopf und berechnet sich anhand des Positionspreises bzw. Vorgangspreises. Wird hier „Gesamter Bereich“ gewählt, berechnet sich der Zuschlagswert anhand aller oder durch einen Filter eingeschränkter Positionen.

Filter sind unter Kalkulationsmerkmal, Kalkulationsschlüssel und Filter Lagerabwicklung zu definieren.

Als Kalkulationsmerkmal kann Gesamter Vorgang oder Warengruppe, Serie, Herstellerkürzel gewählt werden. Die Herstellerkürzel werden im Feld Kalkulationsschlüssel eingegeben.

Der Filter Lagerabwicklung kann genutzt werden, um die Berechnung der Montagekosten nur für Lagervorgänge oder Direktlieferungsvorgänge auszuführen.

Zuschläge mit Montage-/Frachtkostenartikel verknüpfen

Am erstellten Montage –oder Frachtkostenartikel werden unter der Registerkarte Gruppierungen/Weiteres die Zuschläge (Rubrik Zuschläge) hinterlegt. Dafür wird über die Kennung der zuvor angelegte Zuschlag ausgewählt.

Der Wert der Vorgangsposition berechnete sich damit aus dem Preis des Artikels + der Summe seiner Zuschläge. Es ist sinnvoll, den EK und VK des Artikels, welcher Montage- oder Frachtkostenzuschläge trägt, auf 0 zu belassen und auch keine anderen Zuschläge außer Montagezuschlägen mit diesem Artikel bzw. einer Vorgangsposition zu verknüpfen.

Montage-/Frachtkostenartikel mit Lieferbedingung verknüpfen

In der Strukturansicht unter weitere Stammdaten finden Sie das Modul Lieferbedingungen. Hier werden die Bedingungen für die Kundenbelieferungen vordefiniert. Außerdem können Sie pro Lieferbedingung einen Versandartikel und einen Montagekostenartikel festlegen.

Übernahme des Artikels in den Vorgang

Wird die Lieferbedingung mit dem Montageartikel an der Lieferanschrift des Kunden hinterlegt, so wird der Montageartikel bei Vorgangsanlage automatisch in den Vorgang aufgenommen. Der Artikel kann auch händisch in den Vorgang aufgenommen werden.

Nach Erfassen der Vorgangspositionen wird der Wert des Montageartikels automatisch berechnet.

Montagezuschläge und pCon.Basket

Montagezuschläge können auch in pCon.Basket-Positionen geführt werden. Allerdings ist pCon.Basket zurzeit nicht in der Lage, den Wert der Montagezuschläge dynamisch zu berechnen, d.h., der pCon.Basket wird als Zuschlagswert immer = 0 anzeigen. Die Kalkulation erfolgt bei der Übernahme aus dem pCon.Basket in die Concept Office Positionsliste. Die Eigenschaften des Montagezuschlages werden im pCon.Basket in der Bezeichnung verschlüsselt (z.B. „Zuschlagsbezeichnung #0##“. Bitte die mit „#“ gekennzeichneten Werte nicht ändern).

Vorgaenge, Montage, Zuschlaege, Rabatte

vorgaenge:serviceauftrag_anlegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-27T13:43:02+00:00

Service-Auftrag für Maschinen aus dem Vorgang anlegen

Es ist im Vorgang möglich positionsweise Service-Aufträge für Maschinen anzulegen, die mit Hinweisen wie Lieferdatum versehen sind. So sollen zukünftige Lieferungen einfacher vorbereitet werden.

Aus den Vorgangsdaten wird übernommen:

der Terminwunsch des Kunden
die Auftragsnummer
der zukünftige Standort
sowie die Identnummer der Maschine

Service-Auftrag anlegen

Öffnen Sie das Modul Vorgänge und tragen Sie unter Position, die zu liefernde bzw. die zu liefernden Maschinen ein.

Wählen Sie nun die Funktion „Service-Auftrag anlegen“ aus. Dies ist über den Reiter „Positionsverarbeitung“ in der obigen Menüleiste oder per Rechtsklick auf die Position möglich.

Sollte die Funktion „Service-Auftrag anlegen“ nicht angezeigt werden, dann überprüfen Sie im gewählten Geschäftsbereich, ob „Tkd-Funktionen freischalten“ angeklickt ist.

Danach öffnet sich folgende Vorlaufmaske:

Tragen Sie, wie in der Abbildung dargestellt, den entsprechenden Geschäftsbereich ein sowie alle weiteren für Sie notwendigen Daten. Im Feld „Fehlermeldung“ erscheint der neue Hinweistext. In diesem Text ist die Maschine, der Auftrag sowie der Terminwunsch des Kunden angegeben.

Werden mehrere Maschinen ausgewählt, dann erscheint in den Feldern Fehlertext und Ident-Nr.: „(mehrere gewählt)“.

Wenn Sie den Service-Auftrag anlegen, erscheint im unteren Teil der Vorlaufsmaske ein blauer Link mit der Nummer des Auftrages. Mit diesem Link können Sie direkt in den Auftrag wechseln.

Bei der Anlage von mehreren Aufträgen werden Ihnen in den Link zwar alle Nummern angezeigt, aber mit Klick darauf, springen Sie immer in den ersten angelegten Auftrag.

Hinweistext einsehen

Im neu angelegten Service-Auftrag finden Sie den Hinweistext im unteren Bereich des Reiters Identartikel im Abschnitt Identartikeldaten.

Textbaustein anpassen

Der Hinweistext kann über das Modul Textbausteine unter Weitere Stammdaten gesteuert werden. Hierfür öffnen Sie das Modul und suchen nach dem Textschlüssel ‚bwServiceauftragFehlertext‘.

In der sich nachfolgend öffnenden Eingabe-Maske können Sie den Text entsprechend anpassen und abschließend speichern.

warenbuchung:registerkarte_artikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-02T06:38:11+00:00

Artikel

In der Registerkarte Artikel können Sie Artikel zu- und umbuchen oder den Bestand Korrektur buchen:

Ware ohne Bestellung zubuchen
Einen Ist-Bestand buchen
Von einem Lager auf ein Anderes umbuchen

Zubuchen

Hier können Sie Ware zubuchen, für die keine Bestellung im System existiert. Zu diesem Zweck wählen Sie ein Lager aus, auf welches zugebucht werden soll sowie den Lieferanten, von dem die Ware kommt.

Sie können noch eine Lieferscheinnummer nebst Datum hinzufügen und wählen dann in der Tabelle unten im Feld Art den Wert Zubuchung aus.

Im Feld Artikelnummer können Sie die Artikelnummer hinterlegen bzw. über die entsprechende Schaltfläche suchen. Dieser Artikel muss im Artikelstamm bereits angelegt sein. Die Felder Bezeichnung, Einheit, Preis, PE (Preiseinheit) werden automatisch aus dem Artikelstamm gefüllt. Im Feld Menge muss noch angegeben werden, wie viel zugebucht werden soll.

Handelt es sich bei den Artikeln um Maschinen oder Zubehör mit Seriennummer, ist in der Unterregisterkarte Seriennummern eine Zuordnung von Maschinen- und Seriennummer vorzunehmen.

Mit Klick auf die Schaltfläche Buchen wird die Ware auf das Lager gebucht.

Bestandsbuchung

Eine Bestandsbuchung funktioniert genau wie eine Zubuchung mit dem Unterschied, dass die gebuchte Menge dann als neue Ist-Menge für diesen Artikel an diesem Lager an den Lagerartikel geschrieben wird. Die vorherige Ist-Menge wird dabei überschrieben.

Umbuchung

Bei einer Umbuchung von einem in ein anderes Lager, geben Sie im oberen Bereich das Lager an von dem gebucht werden soll. In der unteren Tabelle wird dann das Ziellager angegeben.

Weiter zum Reiter "Offene Bestellungen"

weitere_stammdaten:provisionsstaffeln

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-21T06:29:14+00:00

Provisionsstaffeln

Unter Weiteren Stammdaten befindet sich das Modul Provisionsstaffeln.

In diesem Modul werden den im Modul Mandanten hinterlegten Provisionsgruppen konkrete Provisionssätze zugewiesen. Dabei können artikelorientierte oder kundenorientierte Provisionsgruppen verwendet werden.

Vor der Eingabe müssen im Modul Mandanten die Provisionsgruppen gepflegt sein.

Eingabe von Provisionsstaffeln

Durch Klick auf Neu wird eine neue Provisionsstaffel erzeugt. Im gleichnamigen Feld ist es nun möglich, einen eindeutigen Namen zu vergeben, welcher maximal 20 Zeichen lang sein darf. Die Bezeichnung darf 50 Zeichen lang sein und dient im Concept Office der Auswahl und Zuweisung der Provisionsstaffeln.

Eine Provisionsstaffel kann mehrere Provisionssätze enthalten, um die verschiedenen Geschäftsvorfälle abzudecken. Pro Provisionsgruppe kann aber nur eine Festlegung getroffen werden. Außerdem ist eine allgemeine Regelung für die Provisionsgruppe ( alle) möglich.

Die Zuweisung der Provisionssätze kann nach den folgenden Berechnungsvorschriften erfolgen:

Umsatz (fester Satz)
Rohgewinn (fester Satz)
Umsatz abhängig vom Rohgewinn-% (gestaffelt)
Umsatz abhängig vom Rabatt (gestaffelt)
Provision auf Rohgewinn abhängig vom Rohgewinn-% (gestaffelt)
Umsatzprovision abhängig vom Preiskatalog (gestaffelt)
Umsatzprovision abhängig vom Listen-VK
Umsatzprovision abhängig vom Auftragswert (gestaffelt)

Zuweisung der Provisionsgruppen

Die Zuweisung der Provisionsgruppen erfolgt über die Verkaufsteams.

In den Mitarbeitergruppen hinterlegt man anschließend welchem Verkaufsteam die erstellten Provisionsstaffel hinterlegt werden. Dort kann man auch Provisionsteilungen hinterlegen. D.h. wenn in einem Team die Hauptarbeit macht, kann diesem Mitarbeitern z.B. 80% der Provision zugeordnet werden und den anderen 20%.

Wenn in der Mitarbeiterzuordnung unter Provisionsteilung ein Wert angegeben wird, muss die Summe aller Prozentwerte der verschiedenen Mitarbeiter 100% ergeben. Wenn in der Gruppe ein Mitarbeiter ohne Wert ist, bekommt dieser in einem Vorgang als Verkäufer KEINE Provision, sondern nur die Mitarbeiten, die einen Prozentwert hinterlegt haben.

Wenn alle Mitarbeiter keinen Wert in der Provisionsteilung hinterlegt haben, bekommt der Mitarbeiter 100%, der in der fakturierten Rechnung als Verkäufer hinterlegt ist.

Mandanten, Provisionsgruppen, Provision

weitere_stammdaten:verkaufsteams

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:20+00:00

Verkaufsteams (5.40)

Ab Version CO 6.0 sind die Verkaufsteams Bestandteil der Mitarbeitergruppen.

Jeder Vorgang in Concept Office besitzt nicht nur einen Verkäufer sondern auch ein Verkaufsteam. Diese werden dazu verwendet, Mitarbeiter zu gruppieren, Gebietsaufteilungen abzubilden oder Provisionen aufzuteilen.

Über die Rechteverwaltung ist eine Einschränkung auf Daten des Verkaufsteams möglich.

Wenn in Ihrem Unternehmen keine Verkaufsteams in organisatorischer Form existieren, legen Sie pro Verkäufer ein gleichnamiges Verkaufsteam an. Diesem Verkaufsteam wird nur der gleichnamige Mitarbeiter zugeordnet.

Eingabe von Verkaufsteams

Durch Klick auf neu wird das Feld Verkaufsteam freigeschalten, in dem Sie einen, bis zu 20 Zeichen langen, Namen eingeben können, der das Verkaufsteam eindeutig definiert. Die Bezeichnung dient später der Auswahl des Verkaufsteams und darf bis zu 50 Zeichen lang sein. Speichern Sie nur das Verkaufsteam, wodurch die Eingabe der restlichen Felder freigeschalten wird.

Nicht mehr verwendete Verkaufsteams können später über das aktiv-Kennzeichen deaktiviert werden.

Mitarbeiterzuordnung

Dem Verkaufsteam können beliebig viele Mitarbeiter zugeordnet werden. Auch die Eingabe eines Zugehörigkeitszeitraumes ist möglich.

Das Hauptmitarbeiterkennzeichen dient einer genaueren Auswahl, falls ein Mitarbeiter in mehreren Verkaufsteams einhalten ist. Näheres dazu im Absatz Zuordnen von Verkaufsteams im Vorgang.

Provisionseinstellungen

Durch Auswahl einer Provisionsstaffel wird diesem Verkaufsteam eine Provision zugeordnet. Diese zugeordnete Provision kann anteilig auf die Mitarbeiter des Verkaufsteams verteilt werden, geben Sie dazu die prozentuale Aufteilung in der Spalte Provisionsteilung ein - die Summe muss dabei 100 ergeben.

Zuordnen von Verkaufsteams im Vorgang

Die Zuordnung des Verkaufsteams im Vorgang erfolgt implizit über den Verkäufer. Wenn dieser ermittelt wurde, prüft Concept Office dessen Mitgliedschaft in den aktiven Verkaufsteams:

ist der Verkäufer in genau 1 Verkaufsteam enthalten, wird dieses eingesetzt.
ist der Verkäufer in mehreren Verkaufsteams enthalten, besitzt aber nur in genau 1 die Zuordnung Hauptmitarbeiter, wird dieses eingesetzt
konnte keine eindeutige Zuordnung ermittelt werden, wird kein Verkaufsteam eingetragen.

Weiteres

In der Rechteverwaltung gibt es das Sonderecht Verkaufsteam und Verkäufer im Vorgang ändern, welches erlaubt den Sachbearbeiter erlaubt das Verkaufsteam zu ändern.

Sonderrecht Verkaufsteam im Auftrag ändern

Steuert ob das Feld Verkaufsteam vom Sachbearbeiter geändert werden darf.

Nein
Ja

Verkaufsteam, VK-Team, Verkäuferzuordnung, Provision, 5.40

weitere_stammdaten:zahlungsmodalitaeten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-05-13T09:39:53+00:00

Zahlungsmodalitäten

Dieses Modul beeinflusst die Prüfung der Überschreitung des Kreditlimits, durch die in der Zahlungsmodalität festgelegte Mindestanzahlung.

Die Verwendung des Moduls setzt die Lizenz für das Genehmigungsverfahren voraus.

Einstellungsmöglichkeiten

Folgende Eingabemöglichkeiten stehen zur Verfügung:

Formulartext
Findet in den Tabelle AufBestDruckKopf, RechnungsDruckKopf und GutschriftsDruckKopf Anwendung und unterstützt den Platzhalter #BB Brutto-Betrag (kostenpflichtige Reportanpassung notwendig).

Prozentsatz Anzahlungspflicht (0-100)
Unterschreitet der Prozentsatz der Abschlagsrechnung den hier eingetragenen Wert, so darf diese Abschlagsrechnung nicht gedruckt werden.
Wenn eine Abschlagsrechnung gestellt wird, muss diese mindestens den Abschlagsprozentsatz lt. Zahlungsmodalität haben.
Liegt der Wert bei 100, so wird für diesen Vorgang keine Prüfung auf Basis des Kreditlimits durchgeführt, da hierbei der komplette Betrag im Voraus bezahlt wird.

Die Prüfung der Zahlungsmodalität bei einer Schlussrechnung wird nicht mehr durchgeführt, wenn bereits eine Anzahlung erfolgt ist.

Checkbox - Auslösen auftragsbezogener Bestellungen ohne Anzahlung möglich
Ist dieser Haken gesetzt, darf bei Verwendung dieser Zahlungsmodalität im Vorgang, aus diesem Vorgang heraus ohne vorherige Abschlagsrechnung bestellt werden.
Ist dieser Haken NICHT gesetzt, darf bei Verwendung dieser Zahlungsmodalität im Vorgang, aus diesem Vorgang heraus ohne vorige Abschlagsrechnung NICHT bestellt werden.
Ob die Abschlagsrechnung beglichen ist oder nicht, ist für Erstellung der Bestellung irrelevant.
Wenn die Bestellung ohne beglichener Abschlagsrechnungen nicht ausgelöst werden darf, kann dies über Konfiguration 513 ‘Bestellen erst nachdem alle Anzahlungen beglichen sind’ verhindert werden.

Hinterlegung

Zahlungsmodalitäten können fest am Kunden (Kundendaten/Zahlungsbedingungen) hinterlegt werden und werden bei Anlage eines Auftrages übernommen.

weitere_stammdaten:zu_und_abschlaege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:20+00:00

Zu- und Abschläge

Allgemein

In diesem Modul lassen sich wiederkehrende Abschläge, wie Rabatte, und Zuschläge, wie Versandkosten, pflegen. Diese Zu- und Abschläge stehen später in der Vorgangsbearbeitung zur Verfügung.

Erfassen von Zu- und Abschlägen

Der Name eines Abschlages wird im Feld Kennung eingetragen und darf 20 Zeichen lang sein. Eine genauere Beschreibung wird unter Bezeichnung eingetragen. Diese dient gleichzeitig als Positionstext.

Anschließend erfolgt die Wahl, ob es sich um einen prozentualen oder absoluten Wert handelt und der Wert eingegeben.

Der Zu-/Abschlag kann für EK, VK oder beides gelten. Diese Auswahl wird unter wird verwendet für getroffen.

Mindestbetrag bedeutet, dass ein EK- oder VK-Zuschlag, z.B. für eine Auftragsposition, mit einem Mindestbetrag versehen werden kann. Bei der Berechnung des Mindestbetrages wird die Bestellmenge nicht einbezogen, d.h. ein Mindestbetrag von z.B. 10,00€ gilt sowohl für Menge = 1 als auch für Menge = 10 (der Mindestbetrag beträgt in diesem Fall nicht 100,00€). Zuschläge und Aufschläge werden getrennt behandelt, d.h. ein Rabatt mit 10% kann mit einem Mindestrabatt versehen werden, hierbei wird jedoch eine Mindestaufschlag nicht berücksichtigt.

Die Berechnungsbasis legt fest, ob im Falle mehrerer Zu-/Abschläge eine Verkettung stattfinden soll oder nicht.

Der Wert eines Zu-/Abschlags muss in irgendeiner Form kontiert werden. Durch Umlegen auf Positionen legen Sie fest, ob der Zu-/Abschlag anteilig, solidarisch auf die Position(en) umgelegt wird oder stattdessen auf einen sogenannten Erlösartikel gebucht werden soll. In letzerem Fall muss der Erlösartikel im gleichnamigen Feld eingegeben werden.

Mit dem Schalter Aktiv lassen sich Zu- und Abschläge aktiv oder inaktiv schalten.

Die Felder im Bereich Kalkulationsbasis werden nur für dynamische Berechnungen benötigt. Für weitere Informationen: Montageartikel

Verwenden von Zu- und Abschlägen

In der Vorgangsbearbeitung, Registerkarte Sonstiges, unter Rabatte und Zuschläge können Sie nun die gepflegten Datensätze auswählen. Sie können dort auch Wert und Art eines Abschlages ändern.

Im Artikelstamm können einem Artikel Zuschläge fest zugewiesen werden.

weitere Stammdaten, Zuschlaege, Rabatte

disposition:disposition2:einstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-12T10:10:08+00:00

Disposition 2.0 Einstellungen und Vorbereitungen

Hier werden Vorbereitungen und Einstellung zum Einsatz der Disposition 2.0 erläutert. Details zur Anwendung und praktische Beispiele finden Sie hier. Beachten Sie bitte auch Hinweise und Empfehlungen und den FAQ-Bereich.

Zum Einsatz der Disposition 2.0 ist eine Lizenz "Disposition" erforderlich.

Umstellung auf Disposition 2.0

Muss zwingend noch komplett in Concept Office 7.0 erfolgen, wenn ein Wechsel auf 8.0 geplant ist!!! Siehe: https://wiki7.software-concept.info/doku.php?id=disposition:disposition2:einstellungen

Einrichtung des Moduls Disposition 2.0

Das Modul befindet sich im Strukturbaum im Hauptbereich unter Aktuell. Das Kürzel für die Modulsuche lautet: D2

Aktualisierung in Disposition 2.0

Die Aktualisierung der Disposition wurde umfassend erweitert. Es gibt weiterhin die automatische Aktualisierung aus dem für die Disposition in den Optionen hinterlegtem Intervall. Diese aktualisiert den Kalender und die Liste der Planungseinheiten. Diese Aktualisierung findet jetzt nicht mehr unbemerkt im Hintergrund statt, sondern wird im Vordergrund in einem Ablauffenster dargestellt.

Zusätzlich wird die Aktualisierung beim Betätigen des Anwenden Buttons des Schemas ausgelöst, wobei hier in jedem hinterlegten Schema einstellbar ist, ob nur der Dispokalender selbst oder die Liste der Planungseinheitenliste oder beides aktualisiert werden soll. Auch hier wird die Aktualisierung im Ablauffenster dargestellt.

Eine Erweiterung zur Aktualisierung bietet die Einstellung im Schema, durch die Eingabe von Tagen zurück und voraus einen Zeitraumes für das Vorabladen der Planungseinheitenliste in den Kalenderbereich auszuwählen. Hierbei werden die Kalenderseiten, die sich bisher erst beim Umblättern befüllt haben bereits in vorgeladen, so dass man innerhalb dieses Zeitraumes ohne Wartezeit hin und her blättern kann. Wird innerhalb eines Aktualisierungsintervalls in einen Kalendertag außerhalb des vorgeladenen Zeitraumes geklickt, wird der Zeitraum bis zu diesem Datum vergrößert. Beim nächsten Aktualisieren fällt die Disposition wieder auf den ursprünglich eingestellten Zeitraum zurück.

In der Planungseinheitenliste und im Kalender erfolgt außerdem die Aktualisierung des Status zum Vorgang beim Drüberfahren mit der Mouse. Die Statuspunkte in der Planungseinheitenliste und die Symbole im Dispositionskalender erhalten dann erst die entsprechende Farbe, bis zu diesem Zeitpunkt sind Punkte und Symbole grau.

Außerdem ist über das Menü der rechten Maustaste die Farbe pro Planungseinheit einstellbar sein. Dabei ist zu bedenken, dass diese Einstellung die Farbe, welche an der zugehörigen Aktivitätenart angegeben ist, übersteuert.

Fixtermine nach Terminwunsch des Kunden werden jetzt ebenso rötlich eingefärbt.

Einrichten der Dispositionsfilter

Der Dispositionsfilter befindet sich zwischen der Kalenderansicht und der Liste der zu disponierenden Aufträge.

Einstellen der Schemas

Hier ist es möglich, unterschiedliche Schemata für den Möbelbereich und/oder den Technikbereich einzustellen. Geschäftsbereich, Auftragsart (Normalaufträge, Serviceaufträge) und die Zusatzvorgangsart können gewählt werden. Als Mitarbeiter sind die jeweils gewünschten Monteure, Techniker oder sonstige Ressourcen einzutragen. Über den Button Neu kann der Name des Schemas vergeben werden. Die eingestellten Filterwerte können gespeichert werden, Button Speichern.

Es können mehrere Schemata gespeichert werden. Die Anwendung der hinterlegten Schemata selektiert die Mitarbeiter und die Aufträge entsprechend. Mit der Auswahl eines Filters werden je nach Auftragsart Spalten ein- bzw. ausgeblendet.

Ab CO 8.2569.33. Ist im Schema der Disposition eine Filiale gewählt, werden nur die Ressourcen angezeigt, die dieser Filiale bzw. keiner Filiale zugeordnet sind. Dies gilt sowohl für das Schema selbst als auch für die Auswahl/Anzeige der Ressourcen. Abhängig von der Filiale in einem Auftrag wendet die Sofortdisposition dieses Verhalten auch bei der Auswahl der entsprechenden Ressource an.

Aufträge können bei einer Sofortdisposition in Concept Office nun auch einem bestimmten Bereich zugeordnet werden. In Concept Flex Serviceeinsätzen gibt es dazu die Funktion ‚disponierte Bereichsaufträge‘. Dort werden die Aufträge der eigenen Bereiche angezeigt und können vom Techniker bzw. Monteur übernommen werden.

Planungseinheitenliste und Sichten

In der Planungseinheitenübersicht kann mit Rechtsklick in dem Feld Menge die Positionsliste eingesehen werden.

Es können auch Sichten zur Planungseinheitenliste hinterlegt werden. Diese können im Schema ausgewählt werden…

oder wie bisher in der oberen Funktionsleiste über dem Fernglas.

Ressourcen

Für die Nutzung in der Disposition 2.0 müssen Ressourcen angelegt werden. Wie diese hinterlegt werden, erfahren Sie hier.

Legen Sie für alle flexibel zu nutzenden Arbeitsmittel eine Ressource an. Dann können Sie in der Disposition jederzeit nachverfolgen mit welchem Techniker und in welchem Auto Ihre Arbeitsmittel unterwegs sind.

Ganztätige Termine

Ganztätige Termine werden nun in der Disposition 2.0 am oberen Rand angezeigt. Hierbei ist diese Konfiguration zu beachten:

Konfiguration 544: Wie sollen ganztägige Termine in der Disposition angezeigt werden

0 - Anzeige über den ganzen Tag verteilt
1 - als ganztägiger Termin am oberen Rand der Tagesansicht

Weiteres

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Dispositionsaktivitäten bearbeiten/löschen

Welche Rechte hat der Benutzer für das Löschen/Bearbeiten von Dispositionsaktivitäten?

Keine Rechte
Ändern
Alle Rechte

nl:pcon.basket:artikelliste

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Artikellijst pCon.basket

Inleiding

De artikellijst wordt als een tabel weergegeven, en geeft u gedetailleerde informatie over de artikelen die in pCon.basket aanwezig zijn. Elke rij laat een artikel zien, en elke kolom toont informatie over bijvoorbeeld het aantal, de prijs of een beschrijving van het artikel. De artikellijst biedt de mogelijkheid om snel een overzicht van de totale offerte te laten zien. Daarmee kunt u eenvoudig kwaliteitscontroles doorvoeren, mede omdat de afbeeldingen van de betreffende artikelen getoond kunnen worden. Aan de linkerkant van de lijst worden diverse symbolen gebruikt welke informatie geven over de status van elk artikel. Lees winkelwagenartikel voor meer informatie over deze symbolen.

Standaard weergave

pCon.basket wordt met de volgende standaard kolommen uitgeleverd:

Positie; deze kolom laat de positie van het artikel in de boomstructuur zien. pCon.basket maakt onderscheid tussen hoofdposities en subposities en worden als zodanig weergegeven. Bijvoorbeeld: “2” en “2.1”.
Fabrikant; alle fabrikanten worden getoond met een eigen unieke code.
Programma; deze kolom laat de productserie zien, ook weer met een identificatie code. De afkorting van het programma is eenduidig voor alle fabrikanten.
Artikelnummer; hier wordt het artikelnummer weergegeven.
Omschrijving; toont uitgebreide informatie en karakteristieken over het artikel.
Aantal; in deze kolom kan het aantal handmatig aangepast worden. Klik hiervoor op de betreffende cel en geef het nieuwe aantal in. Daarmee wordt automatisch de prijs doorberekend.
Netto stuksprijs; de netto prijs exclusief kortingen en BTW.
Netto totaalprijs; is de netto prijs vermenigvuldigd met het aantal.
Gegenereerde afbeelding; in deze kolom worden de afbeeldingen van een artikel getoond. Indien er aanpassingen in de configuratie gemaakt worden, zal ook de afbeelding hierop aangepast worden. Dit biedt de mogelijkheid om snel de totale lijst te controleren op eventuele afwijkingen.

Artikelweergave aanmaken

U kunt zoveel artikelweergaven aanmaken als u wenst en is het mogelijk om tussen deze weergaven te wisselen. Zo kunt u een weergave maken waarin bijvoorbeeld de prijs niet getoond wordt op het moment dat u samen met uw klant een offerte maakt. Om een nieuwe weergave te maken klikt u op Beeld/Configureren Basket-weergaven:

Selectie

Op het tabblad “Selecteren” worden de bestaande weergaven getoond. U kunt ze hier verwijderen, toevoegen of hernoemen. De Standaard weergave kan niet verwijderd of hernoemd worden. Indien u op de knop “Standaard” klikt, wordt de op dat moment geselecteerde weergave als standaard ingesteld. Deze weergave wordt dan automatisch geopend op het moment dat er een project geopend wordt. Als u de optie Aan vooringestelde weergaven toevoegen aanvinkt, wordt de huidige weergave in pCon.basket opgeslagen en zal daarna voor alle toekomstige projecten te selecteren zijn. Als u deze optie niet aanvinkt, zal de weergave uitsluitend voor dit betreffende project gebruikt kunnen worden.

Indien u een nieuwe weergave wenst aan te maken, klikt u op de knop “Nieuw”. Geef daarna een naam op en selecteer van welke bestaande weergave u een kopie wenst te maken. Kies een weergave waarvan veel gemeenschappelijke elementen gebruikt worden. Daarmee hoeft u nog maar kleine aanpassingen in de weergave te maken.

Kolommen

Op het tabblad “Kolommen” definieert u welke kolommen in het overzicht getoond moeten worden. Door op de knop “Toevoegen” te klikken kunt u een kolom toevoegen aan de lijst met “Zichtbare kolommen”. Op dezelfde wijze kunt u door op de knop “Wissen” te klikken ook weer verwijderen uit het overzicht. Met de knoppen “Omhoog” en “Omlaag” kunt u de volgorde van de kolommen bepalen.

Bovendien heeft u de mogelijkheid om nieuwe kolommen aan de weergave toe te voegen. Klik hiervoor op de knop “Nieuw”. Er verschijnt een venster waarin u de specificaties voor de nieuwe kolom kunt opgeven.

U kun de volgende kenmerken opgeven:

Titel; deze titel wordt getoond in het bovenste rij van de weergave
Naam; wordt getoond in de lijst met mogelijke kolommen
Type; hier zijn verschillende kolomtypes te selecteren:
1. Afbeelding
2. Nummer
3. Tekst
4. Waar/Onwaar
Standaardkolom; biedt de mogelijkheid om deze kolom op basis van een van de standaardkolommen te baseren.
Standaardtekst; hiermee kan een standaardtekst voor de geselecteerde kolom opgegeven worden. In dit veld kunt u variabele gebruiken met betrekking tot de eigenschappen van een artikel. De volgende variabele zijn beschikbaar:

$(SingleTax:<tax-type>)                               
$(TotalTax:<tax-type>)                               
$(TaxRate:<tax-type>)                                
$(TaxCategory:<tax-type>)                            
$(PackInfo:<pack-info-type><opt-unitand-precision>)

Een kolom die alle belangrijke informatie voor de ECO-Contributie toont, kan als volgt aangemaakt worden:

Het resultaat wordt op de volgende manier weergegeven:

Let er op dat de belasting- en verpakkingsinformatie alleen getoond kan worden indien deze door de fabrikant in de OFML data is opgenomen.

Weergave-modus

Op het tabblad “Weergave-modus” kunt u twee andere weergave opties definiëren:

Kortingen verbergen die niet zijn gemarkeerd als zichtbaar; als u deze optie aanvinkt worden alle gemarkeerde kortingen niet getoond in het overzicht. U kunt kortingen en toeslagen op het tabblad “Berekening” markeren. In het volgende voorbeeld is “Rabat 1” als niet zichtbaar, en “Rabat 2” als zichtbaar gekenmerkt.

Groepen altijd expanderen; als deze optie aangevinkt is dan worden alle groepen geëxpandeerd weergegeven.
Eigenschappen set-artikelen; hiermee wordt aangegeven hoe een set-artikel getoond moet worden:
1. Uitklappen; de onderliggende posities van een set-artikel zijn zichtbaar
2. Inklappen; de onderliggende posities van een set-artikel zijn niet zichtbaar
3. Dynamisch; in de artikelboom kunt u aangeven of een set-artikel uitgeklapt of ingeklapt moet worden weergegeven.

Meer informatie over “set-artikelen” kunt u hier lezen.

Weergave wijzigen

Om een weergave in een project toe te passen, dient u op “Beeld / Wijzigen huidige Basket-weergave” te klikken en de gewenste weergave te selecteren. Indien u de weergave van een project verandert, en het project sluit en weer opent, dan zal pCon.basket de standaard weergave laten zien.

Standaard weergave wijzigen

In pCon.basket zijn er twee standaard weergaven. Eén is de standaard weergave van een project, en de andere is de standaard weergave van de applicatie en daarmee voor alle nieuwe projecten.

Standaard weergave van een project

Indien u wenst dat uw project altijd dezelfde weergave heeft, onafhankelijk of u het op uw eigen of op een andere computer sluit en opent, dan kunt u d

Wenn Sie möchten, dass Ihr Projekt immer die gleiche Standardansicht hat, unabhängig davon, ob Sie es am selben oder an einem anderen Computer schließen und wieder öffnen, so gehen Sie auf Ansicht Warenkorb-Sichten konfigurieren… In dem neuen Fenster müssen Sie nun die Ansicht auswählen, welche als Standard verwendet werden soll, anschließend auf Standard und dann auf Ok klicken. Von dem Augenblick an ist es die Standardansicht des Projektes. Wenn Sie zum Beispiel zu einer anderen Ansicht wechseln, ein Projekt speichern, es schließen und wieder öffnen, wird die definierte Standardansicht stets angewendet.

Standaard weergave van de applicatie

Wenn Sie eine Standardansicht definieren möchten, welche für alle Projekte gültig sein soll, so gehen Sie auf Extras Einstellungen… Warenkorb. In dem neuen Fenster müssen Sie nun die Ansicht auswählen, welche die Standardansicht werden soll. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Standard und dann auf Ok. Von nun an wird diese Ansicht immer den neuen Projekten zugewiesen. Stellen Sie sicher, dass Sie beim Erstellen der Ansichten, wie im Abschnitt Ansicht erstellen beschrieben, die Option Zu voreingestellten Ansichten für neue Projekte hinzufügen selektiert haben. Wenn Sie eine Ansicht auch zu Projekten hinzufügen möchten, welche Sie nicht selbst erstellt haben (zum Beispiel bekommen Sie das Projekt eines Kollegen aus dem pCon.xcad), so aktivieren Sie für die gewünschte Ansicht die Box in der Spalte Zu existierenden Projekten hinzufügen.

Ansicht löschen

Gehen Sie zu Ansicht Warenkorb-Sichten konfigurieren… Wählen Sie nun die Ansicht, die Sie löschen möchten und klicken Sie auf Löschen. Eine Ansicht, welche als Standardansicht definiert wurde, können Sie nicht löschen. Sie können diese Ansicht nur löschen, wenn Sie vorher eine andere Ansicht als Standardansicht definieren. Ab diesem Zeitpunkt steht die gelöschte Ansicht nicht mehr für dieses Projekt zur Verfügung.

Beschreibungsarten

Sie können auswählen, welche Beschreibungsarten in der Spalte Beschreibung der Artikelliste stehen sollen. Gehen Sie dazu auf Ansicht Position. Sie können zwischen folgenden Arten wählen:

Standarttext; zeigt den normalen Beschreibungstext
Kurztext; zeigt den kurzen Beschreibungstext
Langtext; zeigt den langen Beschreibungstext
Variententexte; zeigt die Artikelmerkmale, welche konfiguriert werden können. Es ist ein dynamisches Feld, welches automatisch aktualisiert wird, wenn der Nutzer die Produktmerkmale ändert.
Zusatztexte; zeigt den Zusatztext an, welcher unter der Schaltfläche Texte/ Manuelle Artikel des Arbeitsbereichs eingegeben werden kann Preiskomponenten; zeigt die Zusammensetzung des Listenpreises des Artikels an Mehrere dieser Beschreibungen können gleichzeitig angezeigt werden (zum Beispiel Langtext und Variantentexte). Es gibt keinen Maßstab über die Informationen, welche in den Feldern enthalten sind. Die Informationen richten sich nach den Entscheidungen der jeweiligen Hersteller.

Bildänderung

Im pCon.basket können Sie ein Standardbild manipulieren oder es komplett durch ein Bild Ihrer Wahl ersetzen.

Aktuelles Bild manipulieren

Die Änderung eines Bildes ist keine häufige Aufgabe, aber sie möchten möglicherweise eine Besonderheit eines Artikels hervorheben, wenn diese in der Standardansicht nicht sichtbar ist. Um das aktuelle Bild zu ändern, wählen Sie den gewünschten Artikel aus und klicken auf die Schaltfläche Konfiguration. Dort können Sie den Artikel mit der linken Maustaste rotieren bzw. mit der rechten Maustaste zoomen. Desweiteren können Sie einige Merkmale des Bildes in den Tabs Ansicht und Kamera festlegen. Um weitere Informationen zu erhalten, lesen Sie bitte in den Abschnitten Ansicht und Kamera nach. Wenn Sie das gewünschte Bild haben, gehen Sie auf Ansicht Bild neu erzeugen oder nutzen die Tastenkombination STRG + G. Gehen Sie nun zur Artikelliste zurück, sehen Sie, dass pCon.basket das Standardbild durch das neu Erstellte ersetzt hat. Dieses Bild wird von der Drucksteuerung genutzt, wenn sie ein ausgedrucktes oder elektronisches Angebot erstellen.

Sie können die Standardansicht einfach zurücksetzen, indem Sie auf Ansicht Standardansicht klicken. Wenn Sie das Objekt bewegen möchten und zu der neu definierten Ansicht wechseln möchten, gehen Sie auf Ansicht Ansicht wie Artikelbild. Wenn Sie möchten, dass das Bild in der Artikelliste zurückgesetzt wird, selektieren Sie den Artikel und gehen auf Ansicht Artikelbilder zurücksetzten …. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie auswählen können, welche Einstellungen zurückgesetzt werden sollen. Wenn Sie zum Beispiel die Ansicht eines Bildes mögen, aber nicht möchten, dass es in Graustufen angezeigt wird, so deaktivieren Sie Ansicht Zurücksetzen. So werden nur die Farben des Bildes zurückgesetzt, aber die Ansicht wird die gleiche bleiben.

Wenn Sie das Bild zurücksetzen, werden die Standardeinstellungen des pCon.basket genutzt. Lesen Sie hierzu bitte in den Abschnitten Grafikeinstellungen und Warenkorb weiter. Sie können diese Funktion auch für mehrere Artikel auf einmal nutzen. Wählen Sie hierzu einfach alle Artikel aus, für welche Sie die Bilder erneuern möchten, und rufen Sie die Funktion im Menü auf.

Externes Bild hinzufügen

Bei der Erstellung eines manuellen Artikels ist es wichtig, ein Bild mit in den Artikel einbinden zu können. Bilder können auch für Ordner und Set-Artikel eingefügt werden, was wiederum wichtig ist, wenn Sie Unterelemente im gedruckten Angebot nicht sichtbar machen wollen, um das endgültige Angebot zu vereinfachen. Um weitere Informationen zu erhalten, wie sie ein Element einer Gruppe ausblenden, lesen Sie bitte im Abschnitt Gruppeneinstellungen weiter. Stellen Sie sicher, dass Sie die Spalte Ansicht in der Artikelliste besitzen. Sie können sie in der Ansicht OrganizerView finden. Wenn Sie eine neue Ansicht entworfen haben, lesen Sie bitte im Abschnitt Spalten weiter, wie man eine neue Spalte hinzufügt. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die leere Zelle der Spalte Ansicht des Artikels oder der Gruppe. Ein Menü öffnet sich, in welchem Sie den Befehl Bild ersetzen wählen müssen. Ein neues Fenster öffnet sich, wo Sie die Bilddatei auswählen können. Die typischsten Bildquellen sind folgende:

Photos vom Hersteller. Diese Situation tritt auf, wenn Sie ein Bild für einen Artikel einsetzen möchten, für welches der Hersteller keine pCon Daten besitzt.
Eine Zeichnung, welche im pCon.planner erstellt wurde. Diese Situation tritt auf, wenn Sie eine Gruppe zusammengefasst darstellen möchten, so dass der Kunde nicht mit unnützen Produktdaten überflutet wird. In diesem Fall können Sie ein Bild von hoher Qualität im pCon.planner erstellen, als jpg speichern und in den pCon.basket laden.

Sie können die Bildgröße und die Ausrichtungen für das gedruckte Angebot manipulieren. So können Sie Ihrem Angebot einfach ein anderes Aussehen geben. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen, lesen Sie bitte im Abschnitt Artikel-/Gruppeneinstellungen beim Drucken nach.

Wenn Sie das Bild in der Artikelliste wieder löschen möchten, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild. Ein Menü öffnet sich, in welchem Sie den Befehl Bild zurücksetzen wählen müssen. pCon.basket ersetzt nun das Bild mit dem Ursprünglichen.

pCon.basket, Artikellijst

artikelgruppierungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-05T12:55:12+00:00

Artikelgruppierungen

Um z. B. Angebote in Concept Office kompakter darstellen zu können, können Sie die Funktion der Artikelgruppierung nutzen.

Nur im Zusammenhang mit dem Online-Basket nutzbar.

Grundfunktionen

Mit der Artikelgruppierung können Unterpositionen von Planungsgruppenartikeln, Mutter-Kind-Artikeln oder Set-Artikeln durch einen gemeinsamen Gruppentext zusammengefasst werden.

Im Formular werden die Unterpositionen dann in Form des zusammengefassten Gruppentextes unterhalb Ihrer Hauptposition angezeigt.

Beispiel Angebot Vorher/Nachher:

Das Angebot konnte in diesem Beispiel durch die Gruppierung der Unterpositionen um 13 Seiten gekürzt werden.

Gruppenfähige Positionen ermitteln

Damit Sie grundsätzlich ermitteln können, welche Positionen sich im Concept Office gruppieren lassen, gibt es in der Positionsliste eine eigene, einblendbare Spalte „Artikelgruppe“.

In dieser Spalte ist zu erkennen, welche Artikel gruppenfähig sind:

Die Spalte „Artikelgruppe“ kann über die Tabellenoptionen der Positionsliste eingefügt werden:

Artikelgruppentext bilden

1. Markieren Sie hierzu zunächst die Position, die gruppiert werden soll.

2. Wechseln Sie anschließend in den Reiter „Positionsverarbeitung“ und klicken Sie auf „Texte/Bild bearbeiten“:

3. Im sich öffnenden Texte/Bild-Menü wechseln Sie dann in den Reiter Artikelgruppe und klicken auf „untergeordnete Positionen zusammenführen“. Hierdurch generiert sich automatisch der Gruppentext für die zuvor markierte Position:

4. Im Anschluss bestätigen Sie mit „OK“. Der Gruppentext wurde somit erfolgreich erzeugt und in der Positionsliste wird der zuvor markierte Artikel nun als gruppiert angezeigt:

Gruppierung aufheben

1. Markieren Sie hierzu zunächst die Position, für die die Gruppierung aufgehoben werden soll.

2. Wechseln Sie anschließend in den Reiter „Positionsverarbeitung“ und klicken Sie auf „Texte/Bild bearbeiten:

3. Im sich öffnenden Texte/Bild-Menü wechseln Sie dann in den Reiter Artikelgruppe und führen einen Doppelklick im Fenster „Artikelgruppentext aus. Löschen Sie dort dann den gesamten Textinhalt und bestätigen Sie mit „OK“.

4. Ihr zuvor gebildeter Gruppentext ist damit nicht mehr gebildet und Sie können das Texte/Bild-Menü wieder mit „OK“ schließen. In einem nachfolgenden Formular werden die Positionen dann wieder einzeln aufgeteilt dargestellt.

xlsexportfehler2017

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-08-07T07:25:21+00:00

!VERALTET! - Probleme bei Export nach Excel in Folge Windows-Update

Stand der Information: 26.10.2017

Fehlerbeschreibung

Ohne Änderungen am Concept Office-Stand scheitert plötzlich die Ausgabe nach Excel oder Word über die Datenverarbeitung oder die Modulfunktion Brief schreiben bzw. der Import aus Access (TradePilot, DHL) war nicht mehr möglich. Mögliche Fehlertexte:

Unerwarteter Fehler vom externen Datenbanktreiber (1).

Ausführung des Assistenten gescheitert! Fehler beim Öffnen bzw. Anlegen der Zieldatenbank.
Klasse nicht registriert

Ursache

Als Ursache konnten die Windows-Updates KB4041676 (Windows10), KB4041681 (Windows7), KB4041671 (Windows Server 2008), KB4041693 (Windows 8.1) ausgemacht werden. Das Update wurde am 10.10.2017 veröffentlicht.

Herstellerbeschreibung des Windows-Updates von Microsoft

Auszug aus der Updatebeschreibung von Microsoft zum bekannten Fehler

Nach der Installation dieses Updates kann es passieren, dass Anwendungen, die auf der Microsoft JET-Datenbankengine (Microsoft Access 2007 und ältere nicht-Microsoft-Anwendungen) basieren, beim Erstellen oder Öffnen von Microsoft Excel .xls-Dateien einen Fehler ausgeben. Die Fehlermeldung lautet: „Unerwarteter Fehler vom externen Datenbanktreiber (1). (Microsoft JET-Datenbankengine)“.

Laden Sie das Microsoft Access-Datenbankmodul 2010 Redistributable herunter, installieren Sie es, und legen Sie in den DB-Verbindungszeichenfolgen in Microsoft Excel ACE als Anbieter fest. Beispiel: Ändern Sie „Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0“ zu „Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0“.

Microsoft arbeitet an einer Lösung und wird in einer zukünftigen Veröffentlichung ein Update bereitstellen.

Genannte Anpassung wurde in den Lösungsversionen seitens Software Concept realisiert.

Behebung

Da die Bereitstellung eines korrigierenden Updates durch Microsoft noch nicht erfolgt ist, stellen wir zur Fehlerbehebung folgende Sonderstände zur Verfügung:

Version 6.0: 6.0.2185
Version 6.1: 6.1.754
Version 7.0: 7.0.814

In bestimmten Konstellationen scheitert der Datenexport nun immer noch.

Bitte führen Sie in diesem Fall folgende Schritte durch:

Installieren Sie bitte die Access Database Engine 2010:
https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=13255&751be11f-ede8-5a0c-058c-2ee190a24fa6=True

alternativer Link:
http://www.software-concept.de/download/tools/Access Database Engine 2010/AccessDatabaseEngine.exe
http://www.software-concept.de/download/tools/Access Database Engine 2010/AccessDatabaseEngine_X64.exe

Wenn der Export trotzdem scheitert, installieren Sie noch die Office Engine 2007:
https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=4438

alternativer Link:
http://www.software-concept.de/download/tools/Access Database Engine 2007/AccessDatabaseEngine.exe

allgemein, Fehlerbeschreibung

administration:konfigurationsmanager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-08-17T09:11:27+00:00

Akademie

Konfigurationsmanager

Das Modul zeigt zentrale und nutzeranhängige Programmeinstellungen von Concept Office.

Zur Änderung zentraler Einstellungen ist eine Passworteingabe erforderlich. Das Passwort erfahren Sie beim Support.

Viele dieser Einstellungen sind ausschließlich für Fehleranalysen vorgesehen.

Pfade

Die Reiterkarte zeigt die Speicherorte, der zentral abgelegten Dateien, z.B.: Reports, Dokumente, CO-HTML-Seiten. Ein Ändern der Pfade ist, z.B. bei einem Serverwechsel erforderlich. Alle Pfade gelten systemweit, welches durch den Haken zentral dargestell wird.

Dokumentenpfad in Datenbank ändern

in Concept Office verwendete Dateien und Dokumente werden in der Datenbank referenziert. Wird der Dokumentepfad verändert, z.B. bei einem Serverwechsel, müssen diese Referenzen ebenfalls geändert werden. Der Knopf ermöglicht dieses Verändern der Referenzierung durch eine Zeichenkettenersetzung.

Datenbank

Das Feld Dat-Datei zeigt den Speicherort der zentralen Steuerdatei office.dat. Ohne Zugriff auf diese Datei ist Concept Office nicht lauffähig.

Im Feld Connect wird der Verbindungspfad (Connect-String) zur Datenbank von Concept Office angezeigt.

Außerdem werden ausgewählte Steuerwerte angezeigt. Diese werden für Fehleranalysen benötigt.

Sonstiges

Programm Einstellungen

Serienbriefexporttyp: (zentrale) Einstellung welche Verarbeitungsweise für Serienbriefe verwendet werden soll
Sprache: in welcher Sprache soll CO angezeigt werden (globale Einstellung)
Report-Mustersatz: eingestellter Formular-Mustersatz für Vorgangsdokumente
Masken-Layout-Dateien nicht aktualisieren: „friert“ die momentan getroffene Maskeneinstellung ein

Email Einstellungen

Email-Client: Über welche Software soll Concept Office seine Emails versenden? Zur Verfügung stehen:

Microsoft Outlook
Default Client*
POP3/SMTP*

*(Funktionsumfang eingeschränkt, da einige Funktionen nur mit Microsoft Outlook arbeiten können)

Früher konnte man mit einem beliebigen Absender über den Exchange Server intern Mails versenden. Dies ist nun nicht mehr möglich. Es ist notwendig das eine E-Mail hinterlegt ist, welche dem Exchange Server bekannt ist. Sollte keine E-Mail konfiguriert sein, wird standardmäßig „noreply@fox.local“ eingesetzt. Dort sollte eine, dem Exchange Server bekannte E-Mail Adresse hinterlegt sein.

Protokolldatei

Zeigt den Speicherort des nutzerspezifischen Fehlerprotokolls

Druckprotokoll

Erlaubt das Zuschalten eines Druckprotokolls zur Fehleranalyse. Ein zugeschaltetes Druckprotokoll verlangsamt alle Druck- und Statistikfunktionalitäten extrem. Aktivieren Sie diese Funktion nur auf Bitte eines Supporters, um ein Problem zu analysieren.

Debugmeldungen

Erlaubt das Anzeigen der Debugmeldungen zur Fehleranalyse.

Concept EDI

Timer

Gibt an, in welchem Minutenintervall auf neue Emails und neue Bestellungs-XML-Dateien geprüft werden soll.

Administrator Email

Da Concept EDI unbeaufsichtigt läuft, können Fehler einige Zeit unbemerkt bleiben. Für solche Fälle lässt sich hier eine Emailadresse hinterlegen, an die im Fehlerfall eine Email geschickt wird.

Sofort versenden

Gibt an, ob die Emails in den Entwürfen landen, oder direkt versendet werden.

Text

Text, der in der Email zum Hersteller/zum Händler erscheinen soll

Tapi-Manager

Benutzerzuordnung des TAPI-Gerätes: Bei der Konfiguration der TAPI-Schnittstelle wird zwischen Arbeitsplatz-PC und Windows Terminalserver (WTS) unterschieden. Für den Einsatz am Arbeitsplatz-PC ist die Einstellung Einheitlich für alle Benutzer sinnvoll, während auf einem WTS Benutzerabhängig eingestellt werden muss.

Auswahl des TAPI-Gerätes: Hier muss das mit Ihrer TK-Anlage verbundene TAPI-Gerät, i.d.R. ist das ein Telefon, ausgewählt werden.

Wählfunktion: Es können hier Einträge hinterlegt werden, um nicht dem internationalen Standard entsprechende Telefonnummern aus der Concept Office-Datenbank in das wählbare Format überführen zu können (Siehe auch TAPI-Schnittstelle). Liegen die Telefonnummern schon in der korrekten Schreibweise vor, so sind hier keine Einträge notwendig.

Nummer für Amtsholung: Einstelliger Wahlpräfix zum Heranholen einer Amtsleitung auf dem Nebenstellentelefon.

Ersetzungen Landesvorwahl: dient zu Entfernung von falsch geschriebenen Landesvorwahlen z.B. ++49 oder 0049 usw. diese Zeichenketten werden vor der Anwahl aus der Telefonnummer entfernt.

Standardwerte setzen: Die Einstellungen für Status-Maskierung, Parameter Mediamodes und Parameter Flags werden für die meisten TK-Anlagen mit diesem Knopf korrekt gesetzt und sollten nur nach Rücksprache mit unserem Support verändert werden.

Parameter Call Privileges: Die Einstellung steuert, ob über die TK-Anlage nur gewählt werden soll, oder ob auch eingehende Anrufe behandelt werden sollen.

None: Es werden nur ausgehende Anrufe behandelt.
Monitor: In Concept Office nicht benutzt.
Owner: Es werden ausgehende und eingehende Anrufe behandelt.

Benutzer- oder Geräte-abhängige Einstellungen zur TAPI-Schnittstelle.

Installation

Hier finden sich erweiterte Funktionen zur Prüfung der CO-Installation und Funktionistüchtigkeit der Programmumgebung. Die meisten Funktionen sollten nur durch den Support benutzt werden.

Installation prüfen: Überprüft die Verfügbarkeit benötigter DLL-Dateien und COM-Komponenten.

DB-Verbindung prüfen:Versucht die Datenbank anzusprechen. Der vorgeschlagenen Connect-String muss dabei geändert werden, da sonst ein Fehler auftritt.

Masken-Layout-Dateien löschen: CO speichert Informationen zur Darstellung von Masken und Übersichten. Diese Layout-Informationen lassen sich löschen. CO muss dazu geschlossen sein.

Reportinformationen neu einlesen: Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Routine „copy report information to database“, welche Formularinformationen, Reports und Reportrechen erneut in die Datenbank kopiert.

Mandantenauswahl erzwingen: CO speichert den zuletzt genutzten Mandant. Der Knopf erzwingt die Mandantenauswahl beim nächsten Programmstart

Meldungstexte neu einlesen: Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Routine „copy text information to database“, welche Meldungstexte und Übersetzungen erneut in die Datenbank kopiert.

Abgewählte Meldungen reaktivieren: Alle, durch den Benutzer abgewählten Meldungen, werden wieder angezeigt.

Setupnachbereitung erzwingen:Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Setup-Nachbereitung.

Verschlüsselung

Hier findet die Passwortverschlüsselung statt. Beim FibuConnect-String in der office.dat kann das Passwort als Platzhalter hinterlegt werden (< pwd >) Durch Angabe von FibuPwd=… kann das verschlüsselte Passwort hinterlegt werden.

Protokoll

Administration, Konfigurationsmanager, Datenbank, Protokoll, Meldungen

administration:lieferantenauftragsbestaetigungsoptionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-26T07:16:47+00:00

Lieferantenauftragsbestätigungsoptionen

Das Modul Lieferantenauftragsbestätigungsoptionen (Bereich Administration) wird für das Modul HerstellerAuftragsbestätigungen und LieferantenAuftragsbestätigungen benötigt.

In diesem Modul können sowohl Vergleichsoptionen wie auch Übernahmeoptionen von elektronischen Auftragsbestätigungen im OEX-XML Format individuell pro Lieferant definiert werden.

administration:rechteverwaltung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-02-05T13:19:56+00:00

Rechteverwaltung

Die Rechteverwaltung ist eine eigenständige Windows-Anwendung. Mit ihrer Hilfe können Zugriffsmöglichkeiten auf Programmteile von Concept Office für unterschiedliche Benutzer separat eingestellt werden.

Allgemeine Funktionsweise

Die Identifikation eines Benutzers erfolgt über den Loginnamen (Microsoft Windows Benutzername). Die Zuweisung von Rechten erfolgt dabei nicht direkt an den Benutzer, sondern über Benutzergruppen.

Rechte sind kumulativ, das heißt: Für jeden Programmteil sind jeder Benutzergruppe gewisse Zugriffsmöglichkeiten eingeräumt, zum Teil in Abstufungen. Ein Nutzer besitzt für einen Programmteil dasjenige Recht aus einer der Benutzergruppen, in denen er Mitglied ist, welches den größten Zugriff bietet.

Ein Verweigern von Rechten für spezifische Benutzer (wie z.B. beim NTFS-Dateisystem) ist nicht möglich.

Werden die Rechte geändert, gilt dies ab dem nächsten Programmstart für die betroffenen Benutzer.

Reiter Benutzer

Im oberen Teil des Reiters werden alle vorhandenen Benutzernamen angezeigt. Mit dem Klick auf den Button Neuer Benutzer kann ein neuer Benutzer angelegt werden. Anschließend kann im erscheinenden Dialogfeld der Windows-Loginname des Benutzers eingeben werden.

Ist ein Name selektiert, wird in den unteren Spalten angezeigt, in welchen Gruppen der Benutzer nicht Mitglied ist und in welcher er bereits Mitglied ist. Per Doppelklick oder per Schaltfläche (Pfeiltaste) besteht die Möglichkeit, eine Gruppe zu entfernen bzw. hinzuzufügen.

Mit der Funktion Benutzer löschen ist es möglich, nicht mehr benötigte Benutzer zu entfernen.

Reiter Gruppe

Im oberen Teil des Fensters werden die Benutzergruppen angezeigt sowie die Mandanten, für die diese Gruppen gültig sind. Gibt es mehrere Mandanten, dann kann entschieden werden, ob die Benutzergruppen im Mandant X oder Y gültig sind. Wird Keine Einschränkung gewählt, dann sind die Einstellungen in allen vorhandenen Mandanten gültig.

Außerdem gibt es die Option Schnelle Mandantenzuordnung: Gewählten Mandanten können bei gehaltener Strg-Taste mit Mausklick Gruppen zugeordnet werden.

Wird eine Benutzergruppe ausgewählt, werden dann darunter die Nicht-Mitglieder und die Mitglieder angezeigt. Es besteht die Möglichkeit auch hier per Doppelklick oder per Schaltfläche Benutzer aus einer Gruppe zu entfernen oder zu einer anderen Gruppe hinzufügen.

In diesem Reiter können zudem neue Gruppen angelegt werden. Darüber hinaus gibt es die Optionen, vorhandene Gruppen zu kopieren, umzubenennen oder zu löschen. Auch Flex Gruppen werden hier angelegt.

Während im Reiter „Benutzer“ für jeden Nutzer die Gruppen eingestellt werden können, in denen er Mitglied sein soll, wird im Reiter „Gruppen“ für jede Gruppe festgelegt, welche Nutzer ihr angehören sollen. Der Unterschied besteht nur im Blickwinkel.

Reiter Gruppenrechte

Auf der Karteikarte Gruppenrechte müssen zunächst eine oder mehrere Gruppen zur Bearbeitung ausgewählt werden, wenn nicht schon eine geeignete Gruppe durch das Programm gewählt wurde. Dadurch werden alle Rechteausprägungen in die darunter befindliche Tabelle geladen. In der Tabelle kann jede Rechteausprägung separat eingestellt werden.

Sollen mehrere Rechte zugleich bearbeitet werden, müssen diese zunächst ausgewählt werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Am linken Tabellenrand mit STRG und UMSCHALT mehrere Rechte auswählen.
Tabelle nach Rechtegruppe gruppieren. Dazu den Spaltenkopf in das Gruppierfeld ziehen. In der entstehenden Baumansicht können die zu bearbeitenden Rechtegruppen (mit STRG und UMSCHALT auch mehrere) ausgewählt werden.

Anschließend können mit den entsprechenden Schaltflächen für die ausgewählten Rechte die jeweils minimale oder maximale Ausprägung eingestellt werden. Sofern die ausgewählten Rechte gemeinsame Auswahlmöglichkeiten aufweisen, können diese über die Auswahlbox unter Multi-Bearbeitung eingestellt werden.

Je nach Rechtegruppe stehen im Feld Feature Multibearbeitung entweder Ja oder Nein zur Verfügung oder folgende Optionen:

Keine Rechte
Lesen via API ohne Modulrecht (API: Application Programming Interface)
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Alle Rechte

Achtung: Die Änderungen betreffen alle angezeigten Benutzergruppen! Bevor mehrere Gruppen oder viele Rechte auf einmal geändert werden, fragt das Programm jedoch zur Sicherheit stets nach.

Hinweis zur alten Version (vor September 2014): Hier kann nur eine Gruppe auf einmal bearbeitet werden. Auf der Reiterkarte Gruppenrechte kann der Gültigkeitsbereich ausgewählt werden, um Gruppen Mandanten zuzuordnen. Das Feature Multi-Bearbeitung ist erst in Programmversionen ab November 2014 verfügbar.

Reiter Benutzerrechte

Hier ist es möglich, alle Rechte anzuzeigen, die sich für einen Benutzer aus seinen Gruppenmitgliedschaften in einem bestimmten Mandanten ergeben.

In der Tabelle unten werden die Rechtegruppen, die Rechte und die resultierende Benutzerrechte angezeigt.

Im Beispiel unten ist der Benutzer Mitglied in den Gruppen Administration und Techniker und es werden deshalb auch die daraus resultierende Rechte angezeigt.

Reiter Backup

Es wird empfohlen, vor größeren Bearbeitungen eine Sicherung vorzunehmen. Das ist (ab November 2014) ganz einfach per Knopfdruck auf dem Reiter „Backup“ möglich. Zu jeder Zeit existiert nur höchstens eine einzige Sicherung als Schnappschuss aller aktuellen Benutzer, Gruppen und Rechtezuweisungen. Sie kann jederzeit, ebenfalls einfach per Knopfdruck, wiederhergestellt werden.

Einteilung der Rechte

Die Rechte sind in sechs Gruppen unterteilt.

Flex

Über der Standardrechtegruppe für Flex können die grundlegenden Rechte für ein Concept-Flex-Anwender angelegt bzw. eingestellt werden.

Haupteinträge

Diese Rechte steuern das Einblenden der hierarchisch höchsten Knoten im Baum. Dieser Knoten kann ein- oder ausgeblendet werden.

Modulrechte

Ähnlich den Haupteinträgen, kann man hier die einzelnen Module ein- oder ausblenden. Weiterhin wird hier festgelegt, ob der Benutzer Lese-, Schreib- oder Vollzugriff auf das Modul besitzt.

Profilrechte

Die Profilrechte für einen bestimmten Mandanten steuern, ob ein Concept-Office-Nutzer die Rechte hat bestimmte Profildefinitionen zu bearbeiten. Profilrechte werden mandantenabhängig angelegt.

Reportrechte

Jedes Dokument und jede Statistik, die Concept Office erzeugt, kann über diese Rechte eingeschränkt werden. Die Ausprägungen lauten Anzeigen, Drucken, Exportieren und regeln, inwieweit ein Benutzer die Dokumente verarbeiten darf.

Sonderrechte

Alle nicht anderweitig zuordenbaren Rechte sind hier abgelegt. Die Sonderrechte werden im Kontext des jeweiligen Moduls beschrieben und sind entsprechend verlinkt.

Sonderrechte sind in acht Kategorien eingeteilt:

Administration, Rechteverwaltung, Benutzer, Rechte

allgemein:bilder

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Bildbearbeitung für Concept Office

Erstellung quadratischer Artikelbilder mit FastStone Photo Resizer 3.2

Eine freie, nichtkommerzielle Version ist unter http://www.faststone.org/ erhältlich.

1. Die zu ändernden Bilder auswählen.

2. Über „Advanced Options“ die entsprechenden Einstellungen vornehmen.

3. Unter Resize die gewünschte Bildgröße einstellen (hier die längste Seite auf 5 cm = 591 Pixel)

4. Unter Canvas die Größe des Bereichs angeben, in welchen das Bild eingefügt werden soll. In diesem Beispiel 5 x 5 cm.

5. Nach den entsprechenden Einstellungen ein Zielverzeichnis auswählen und die Bilder konvertieren.

Beispiel:

Vorher:

Nachher: (für eine bessere optische Darstellung wurde hier ein Rahmen hinzugefügt)

intern, Bilder

allgemein:cokundentool

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-05T10:06:50+00:00

COKundentool

Allgemeine Einstellungen

Es werden nur Kundensonderpreise für die Kunden ausgegeben, welche im Modul „Firmen“ unter „Kundendaten“ in der Rubrik „Allgemein“ eine „Internetshop-ID:“ haben. Die Internetshop-ID kann mit der Firmennummer identisch sein.

Die Ausgabe der Kundensonderkonditionen erfolgt über das Modul „COKundentools.exe“. Dieses befindet sich im Programmpfad unter …\Programme\Software-Concept\Conceptoffice\sc.CO.Kundentools.exe oder unter C:\Users\Windows-Benutzername\Appdata\Local\ConceptOffice\sc.CO.Kundentools.exe . Aus diesem Verzeichnis, eine Verknüpfung auf den Desktop anlegen. Anschließend auf dem Desktop mit der rechten Maustaste die Eigenschaften der Verknüpfung aufrufen und unter Ziel, den vorhandenen Eintrag ergänzen um „ PrivatePilot“.

Wird dies nicht vorgenommen, so muss beim Start des „COKundentools“ die Eingabe „PrivatePilot“ manuell eingetragen werden.

Für die Ausgabe der Kundensonderkonditionen muss in der Datei „COKundentools.ini“ ein Eintrag mit dem Ausgabepfad angelegt werden. Die Datei „COKundentools.ini“ ist im Pfad ..\Sysdata

Wird das Programm über die Verknüpfung das erste Mal gestartet und der Eintrag wird in der COKundentools.ini nicht gefunden, dann wird der Eintrag automatisch angelegt und der Ausgabe-Pfad kann anschließend eingetragen, bzw. geändert werden.

Ausgabe der Kundensonderpreise

Der Aufruf des Moduls zur Ausgabe der Kundensonderpreise erfolgt über die angelegte Verknüpfung.

Einstellungen

Als Mandant wird der aktuelle Mandant aus Concept Office voreingestellt.

Unter „Kundennr:“ kann ein Kunde ausgewählt werden, so dass nur für diesen Kunden die Kundensonderpreise ausgelesen werden.

Erfolgt keine Auswahl (Kundennr:=0), so werden die Kundensonderpreise zu allen Kunden mit einer Internetshop-ID ausgelesen. Die Internetshop-ID wird im Modul „Firmen“, in der Registerkarte „Kundendaten“, unter „Allgemein“, im Feld „Internetshop-ID“, hinterlegt.
Für jeden Kunden wird eine eigene Datei mit Kundennummer und Name angelegt.

Unter „Ausgabepfad:“ wird der Pfad eingestellt, bzw. aus der COKundentool.ini übernommen, in welchen die Datei(en) abgelegt werden. Von dort aus können die Dateien in den Webshop übertragen werden.

Optionen für die Ausgabe der Daten

Kundenartikelpreise ausgeben: es werden nur Kundensonderpreise zu dem ausgewählten Kunden ausgegeben. Dies betrifft alle Kundenartikel und Kundenwarengruppenpreise.
Kundengruppenartikelpreise ausgeben: es werden Sonderpreise der Kundengruppe ausgegeben. Dies betrifft alle Kundengruppenartikel und Kundengruppenwarengruppenpreise.
nur Artikel mit Exportkennzeichen berücksichtigen: selektiert alle Artikel, bei denen „Artikel exportieren“ im Artikelstamm aktiviert ist.
Preise für Bereiche ausgeben: wählt Sonderpreise für einen Bereich aus, z.B. Artikelnummer = „Lei*“ (für alle Artikel, welche mit Lei beginnen), oder Artikelnummer = „*“ (für alle Artikel), oder Warengruppe = „*“ (für alle Warengruppen).
nur Kundenartikel-Nettopreise (ohne Warengruppenpreise): hier werden, nur Artikel-Sonderkonditionen mit absoluten Beträgen, aber keine Warengruppenpreise und keine Bereichspreise ausgewählt.
Bei Rabattregelung Rabatte ausgeben: hier werden Sonderkonditionen mit Rabatten ausgegeben.
Datei mit Staffelmenge ausgeben: sind Staffelpreise angegeben, so werden diese mit ausgegeben, sonst nur die kleinste Staffelmenge (0, oder 1)
Artikel als Kernsortiment ausgeben: Artikel werden mit dem Kennzeichen Kernsortiment ausgegeben
Aktionspreise ignorieren: sind Aktionspreise vorhanden, werden diese ignoriert
Nullpreise explizit ausgeben: wird der Haken gesetzt werden Artikel mit Nullpreise mit ausgegeben, andernfalls werden diese ignoriert
Nur Preise aus dem Preiskatalog: die Ausgabe der Preise einzelner Preiskataloge
Preiskatalogname in Ausgabedateiname aufnehmen: hier wird der Name des gewählten Preiskataloges mit in den Dateinamen der ausgegebenen Datei übernommen
Webkatalogname in Ausgabedateiname aufnehmen: hier wird der Name des gewählten Webkataloges mit in den Dateinamen der ausgegebenen Datei übernommen
Für Artikel, die keinen gültige Sonderkondition haben, den Listenpreis ausgeben: Ist dieser Haken gesetzt wird für Artikel, die keinen gültigen Preis im gewählten Katalog haben, der Listenpreis übernommen.
Kundennr. anstelle von Kurzname in Dateiname: Wird bei der Ausgabe im Dateinamen die Kundennummer anstelle des Kunden-Kurznamen verwendet.
Zusätzlich alle Kundenartikel ausgeben
PBS-Deutschland: Anbindung des PBS-Deutschland-Webshop

Führende Artikelnummer

Auswahl, ob für den Webshop die eigene Artikelnummer aus Concept Office übergeben wird.
Die Artikelnummer aus einem Katalogeintrag, im Modul Artikel, unter „Katalog“
Alternativ kann der Artikel auch mit beiden Nummern übergeben werden
nach GTIN (wenn keine GTIN vorhanden ist, wird der Artikel ignoriert)

Ist die Parameterauswahl abgeschlossen, dann werden die Kundensonderpreise über den Button „Start“, in das Zielverzeichnis ausgegeben. Für jeden Kunden wird eine eigene Datei erzeugt. Zur Überprüfung kann das Protokoll eingesehen werden, in dem die ausgegebenen Dateien gelistet sind und auch Fehler vermerkt werden.

Will man den Prozess automatisieren, kann man als 2. Parameter am Kundentool eine 0 mitgeben und kann das Kundentool in den Windows-Taskplaner einbinden.

Beim Kundentool zur Preislistenausgabe PrivatePilot können jetzt Sets von Einstellungen als Schema gespeichert, geladen und gelöscht, sowie automatisch ausgeführt werden. Mögliche Aufrufparameter des Kundentools:

```
Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot
```
- Maske wird angezeigt
```
Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot <Kundennummer>
```
- Automatische Verarbeitung mit Standardschema für den angegebenen Kunden

Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot <Kundennummer> <Schemaname>

Anstelle einer speziellen Kundennummer kann auch * angegeben werden. Damit werden die Dateien für alle Kunden ausgegeben.

COKundentool,, Webshop

allgemein:mehrwertsteuer

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:16+00:00

Umstellung der Mehrwertsteuer zum 01.07.2020 und zum 01.01.2021

Dieser Beitrag enthält die aktuell in ConceptOffice enthaltenen Möglichkeiten auf eine Umstellung der Mehrwertsteuer zu reagieren.

Für ältere Versionen steht die Funktion „alten Steuersatz verwenden“ nur in den Vorgängen zur Verfügung. Falls Sie in einer dieser Versionen Verträge abrechnen müssen, kontaktieren Sie bitte unseren Support !!!

Änderungen in den Stammdaten

Steuersätze

Unter Weitere Stammdaten / Steuersätze muss am Tag der Umstellung der „Prozentsatz aktuell“ und der „Prozentsatz alt“ eingetragen werden. Sollen externe Schlüssel in die Finanzbuchhaltung übergeben werden, dann müssen diese analog hinterlegt werden.

Die Änderung muss für alle Steuersätze (normal, reduziert, frei) erfolgen. Bei steuerfreien Sätzen muss entsprechend geprüft werden, ob der „Externe Schlüssel alt“ gesetzt ist.

Es erfolgt jeweils eine Abfrage, ob Brutto-Preise aktualisiert werden sollen.

Wird diese mit Ja beantwortet, werden die Brutto-Preise auf Basis des neuen Steuersatzes neu berechnet. Damit wird die Änderung an den Kunden (Endverbraucher) weiter gegeben. Nein bedeutet, dass der neue Steuersatz gilt und sich entsprechend der Rohertrag ändert.

Kontierungsgruppen

Wenn notwendig, muss am Tag der Umstellung unter Weitere Stammdaten / Kontierungsgruppen sowohl für den Verkauf, als auch für den Einkauf die entsprechende Kontierung für das aktuelle Konto und das „Konto alt“ hinterlegt werden.

Nach der Umstellung muss Concept Office neu gestartet werden!

Concept Cash (Kassensoftware)

An der Kasse wird immer der aktuelle (sprich neue) Steuersatz gezogen.

Vorgänge / Serviceaufträge

Welcher Mehrwertsteuersatz für eine Rechnungslegung verwendet werden soll, hängt vom Leistungsdatum ab. In der Vorgangsbearbeitung und den Service-Aufträgen kann für Gutschriften und Rechnungen, die mit dem alten Steuersatz berechnet werden müssen, unter der Karteikarte „Sonstiges“, der Haken „Alten Steuersatz verwenden“ gesetzt werden.

Sammelrechnungen und Abrufaufträge sollten gesondert betrachtet werden, ob eine außerplanmäßige Abrechnung zum 30.6.2020 erforderlich ist.

Vertragsabrechnungen

In der Vertragsabrechnung kann für die Berechnung und bei Gutschriften, die mit dem alten Steuersatz berechnet werden müssen, unter den Optionen, der Haken „Alten Mwst.-Satz verwenden“ gesetzt werden.

Hierbei ist zu beachten, dass die Pauschalen (Miete und Wartung), die im voraus berechnet werden, mit dem aktuellen Steuersatz berechnet werden müssen. Klicks die rückwirkend berechnet werden, müssen aber noch mit dem alten Steuersatz berechnet werden.

In diesem Fall muss eine getrennte Abrechnung der Klicks und Pauschalen erfolgen. Wobei hier jeweils der Haken für den alten Steuersatz berücksichtigt werden muss.

Im Formulardurck funktioniert der alte Steuersatz nur mit vorher gesetztem Haken im Vorgang !!! Für die aktuelle Mehrwertsteueränderung ist es also notwendig alle Sammelrechnungen am 30.06.2020 und dann wieder am 31.12.2020 zu erzeugen.

Rechnungseingang

Im manuellen Rechnungseingang finden Sie ebenfalls eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht den alten Mehrwertsteuersatz zu verwenden.

Wird der Haken entsprechend gesetzt, wird die Lieferantenrechnung entsprechend verbucht.

In der zentralen Rechnungsprüfung Lieferantenrechnungen wird immer der aktuelle Steuersatz verwendet, dort gibt es KEINE Funktion, die es erlaubt den alten Steuersatz zu verwenden.

Mehrwertsteuer, Erhöhung, MwSt, Steuersatz

allgemein:uebersichten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Übersichten

Nahezu jedes Modul enthält eine Registerkarte, die mit Übersicht bezeichnet ist. In der Übersicht des jeweiligen Moduls finden Sie alle Datensätze, die zu diesem Modul gehören.

Sortieren

Die Datensätze können nach jeder beliebigen Spalte sortiert werden, in dem man auf die Spaltenüberschrift klickt. Dadurch werden die Datensätze alphabetisch aufsteigend sortiert. Eine absteigende Sortierung erreicht man durch einen wiederholten Klick auf die Spaltenüberschrift

Sortieren nach mehreren Spalten ist mittels gedrückter UMSCHALT-Taste möglich.

Gruppieren

Die in der Übersicht gezeigten Daten können auch gruppiert werden. Dafür wird die Spaltenüberschrift mit der linken Maustaste in den Bereich darüber gezogen (siehe Bild).

Will man die Gruppierung aufheben, dann zieht man die Spalte aus dem oberen Bereich wieder an ihrem Platz in der Tabelle.

Anordnen

Spalten lassen sich in beliebiger Reihenfolge anordnen. Ziehen Sie mit linker Maustaste per drag & drop eine Spalte an den von Ihnen gewünschten Platz. Die von Ihnen gewählte Reihenfolge wird vom Programm gespeichert und steht beim nächsten Start wieder zur Verfügung.

Spaltenauswahl

Der besseren Übersicht halber lassen sich Spalten auch abschalten. Bei einigen Spalten wird durch abschalten der Aufbau der Übersicht schneller. Zum Abschalten oder wieder Zuschalten von Spalten klicken Sie auf die im Bild zu sehende Schaltfläche.

Im sich darauf hin öffnenden Fenster können Sie nun nicht gewünschte Spalten abwählen oder wieder hinzufügen.

Beachten Sie, dass es in der jeweiligen Übersicht zu Mehrfachanzeigen kommen kann, wenn Profilfelder zur Auswahl definiert sind.

Daten filtern

In der ersten Zeile jeder Übersicht gibt es eine Filterfunktion. Je nach Datentyp (Zahlen oder Buchstaben) kann man verschiedene Operatoren auswählen:

Über die Schaltfläche ganz am Anfang der Spalten, kann ein Filter gelöscht werden.

Ist diese Filter-Zeile in einer Übersicht (oder sonstiger tabellarischer Anzeige) einmal nicht zu sehen, können Sie diese mit der Tastaturkombination STRG + SHIFT + F ein oder ausblenden.

Die Tabellenfilterzeile wird farbig unterlegt, sobald ein Suchwert eingetragen wurde.

Der Tabellenfilter wird verworfen wenn:

Eine Fernglassuche geöffnet wird
Ein anderer Einstiegspunkt ins Modul gewählt wird
Eine Fernglassuche entfernt wird

Tabellenoptionen

Über die Tastenkombination STRG + SHIFT + G können die Tabellenoptionen aufgerufen werden. Damit kann jede Übersicht, aber auch jede andere tabellarische Ansicht, individuell eingestellt werden.

anschriften:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-13T08:53:30+00:00

Feldbeschreibungen des Moduls Anschriften

In diesem Artikel werden die Felder im Modul genauer beschrieben.

Registerkarte Eingabe

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Nummer	Textfeld (numerisch)	Eindeutige Nummer der Anschrift
Aktiv	Häkchen	Steuert, ob die Verwendung der Anschrift erlaubt wird
Qualifikation	Auswahlfeld	Kennzeichen zur Klassifizierung und schnellen Suche
Zuordnung
Firma	Anzeige	Verweise auf die zugehörige Firma
Name	Textfeld, mehrzeilig	Namenszeile(n) der Anschrift
Straße	Textfeld	Straßen-Zeile der Anschrift
Postleitzahl	Textfeld	Postleitzahl der Anschrift
Ort	Textfeld	Ort der Anschrift
Postfach PLZ	Textfeld	Postleitzahl des Postfachs
PF Ort	Textfeld	Ort des Postfachs
Postfach	Textfeld	Postfach
Land	Auswahlfeld	Land der Anschrift
Bundesland	Textfeld	Eingabemöglichkeit einer Bundesland-Zuordnung
Kategorien	Bereich	Kennzeichen, als was die Anschrift verwendet werden kann
Sonstiges
Hauptansprechpartner	Combo-Box	Verweis auf einen dieser Anschrift zugeordneten Ansprechpartner
Filiale	Auswahlfeld	Zuordnung zur eigenen Filiale
Bankverbindung	Auswahlfeld	Zugehörige Bankverbindung der Anschrift, muss an der Firma hinterlegt sein Gewinnt über Bankverbindung an Firma, wenn diese Anschrift als Rechnungsanschrift verwendet wird.
Verbindungen	Bereich	Anzeige der vorhandenen Verbindungen zur Anschrift

Registerkarte Weiteres

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Formulare
Sprache	Auswahlfeld	Belegt die Sprache für die Vorgänge zu dieser Anschrift vor
Währung	Auswahlfeld	Vorgabe für die Verkaufswährung im Vorgang (bei Verwendung als Rechnungsadresse)
Geschäftsbereiche
Versandart aus Tour	Vorgabewert	Wenn man in der Anschrift die Tour auswählt, dann zieht es auch die Versandart aus der Tour mit
Tournummer	Auswahlfeld	Was aus der Tour ermittelt wird
Warenwirtschaftsdaten
Steuergebiet	Auswahlfeld	Vorgabe für das Steuergebiet im Vorgang (bei Verwendung als Rechnungsadresse)
Anfahrtspauschale	Textfeld (30 Zeichen)	Als Anfahrtspauschale kann ein beliebiger Artikel hinterlegt werden. Die Anfahrtspauschale an der Maschine oder der Anschrift wird automatisch in einem Service-Auftrag mit dieser Maschine aufgenommen.
Betriebsnummer	Textfeld	Zur Firma abweichende Betriebsnummer
Rechnung an	Textfeld, numerisch	Vorgabe für die Rechnungsadresse der Vorgangs (bei Verwendung als Lieferanschrift). Ist an einem Kunden ein abweichender Rechnungsempfänger eingetragen wurde, werden bei ‚Rechnung an‘ die Rechnungsadressen des abweichenden Rechnungsempfängers angeboten, da diese zum Rechnungsempfänger gehören. Die des Kunden werden dort nicht mehr zur Auswahl angeboten.
Verkäufer
Materiallieferung an	Auswahlfeld	Ermöglicht die Eingabe einer abweichenden Materiallieferungsanschrift
Materiallieferungen Ansprechpartner	Auswahlfeld	Ermöglicht die Eingabe eines abweichenden Ansprechpartners für Materiallieferungen
Auftragsbestätigungen an	Textfeld, numerisch	Fest zugeordnete Auftragsbestätigungsanschrift, wenn diese Anschrift als Lieferabschrift greift. (Dies gilt wie bei ‚Rechnungen an:' bei der Verwendung als Lieferanschrift.)
Leitweg-Id	Textfeld, numerisch	Zahlenkombination, die bei der elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (z.B. Behörden, Kommunen) verwendet wird. Sie dient der eindeutigen Adressierung und Weiterleitung der Rechnung an den zuständigen Empfänger innerhalb der öffentlichen Verwaltung.
Bemerkungen	Textfeld, mehrzeilig	Freier Text für Bemerkungen
Kostenstellen	Bereich	Kostenstellen- und Budgetmanagement

Anschriften, Feldbeschreibungen

anschriften:kategorien

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-02-21T13:40:48+00:00

Anschriftskategorien

Jede Anschrift besitzt mehrere Kennzeichen, die sogenannten Kategorien. Diese regeln als was die Anschrift verwendet werden darf.

Die Kategorien zeigen nicht an was eine Anschrift ist, sondern was sie sein kann.

Rechnungsanschrift

Mit diesem Kennzeichen darf die Anschrift für Rechnungen und Gutschriften verwendet werden. (Vorgangsbearbeitung)

Lieferanschrift

So gekennzeichnet, kann die Anschrift für Lieferscheine und Rücknahmescheine verwendet werden. (Vorgangsbearbeitung)

Lieferavisierungsanschrift

So gekennzeichnet, kann die Anschrift für die Lieferavisierung verwendet werden. (Vorgangsbearbeitung)

Angebotsanschrift

Eine solche Anschrift darf für Angebote und Auftragsbestätigungen verwendet werden. (Vorgangsbearbeitung)

Bestellanschrift

Ist dieses Kennzeichen gesetzt, darf die Anschrift für Bestellungen verwendet werden. (Bestellwesen)

Ermittlung:

Ist am Lieferanten eine Anschrift hinterlegt, die das Kennzeichen ‚Bestellanschrift‘ trägt und der aktuellen Filiale zugeordnet ist, wird diese verwendet. Falls keine filialabhängige Anschrift gefunden wird, greift die Standard-Bestellanschrift des Lieferanten.

Rücksendeanschrift

Die Anschrift darf für Rücksendungen verwendet werden (Bestellwesen).

Weiteres

Es gibt ein Sonderrecht, welches den Mitarbeiter erlaubt die Anschriftskategorie trotz Sperre einer Firma zu ändern. Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern

Sonderrecht Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern

Regelt, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Nein

Anschriften, Anschriftskategorien

ansprechpartner:wie_wird_ein_ansprechpartner_angelegt

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-21T07:25:32+00:00

Ansprechpartner anlegen

Ansprechpartner können auf 3 Wegen angelegt werden:

über das Modul Firmen / Anschriften
direkt über das Modul Ansprechpartner
bei Anlage von Aktivitäten

1. über das Modul Firmen oder über das Modul Anschriften

Dazu gibt es in den Modulfunktionen einen Button „Ansprechpartner anlegen“.

2. direkt über das Modul Ansprechpartner

Über die Schaltfläche „neu“ öffnet sich eine neue Eingabemaske, damit man den Ansprechpartner anlegen kann.

Als erstes wird über die Fernglassuche die entsprechende Firma ausgewählt, zu welcher der Ansprechpartner gehört.

Als nächstes wird die passende Anschrift gewählt. Dabei werden nur die Anschriften der bereits ausgewählten Firma angezeigt.

Anschließend sollten wenigstens Name und Vorname angegeben werden. Diese beiden sind Pflichtfelder. Alles andere kann eingegeben werden, muss aber nicht zwingend.

Die weiteren Reiter des Moduls Ansprechpartner kann man sich über das Modul Profildefinitionen eigenständig zusammenstellen.

Wenn alle Eingaben eingegeben und gespeichert wurden ist dies im Ansprechpartner hinterlegt und es können nun noch die passenden Verbindungen eingegeben werden.

3. bei Anlage von Aktivitäten

Bei Anlage von Aktivitäten kann jetzt auch ein neuer Ansprechpartner angelegt und mit der Aktivität verknüpft werden.

Hierfür gibt es im Modul Aktivitäten einen neuen Button Neuer AP. Über diesen kann in einer separaten Maske der neue Ansprechpartner angelegt werden.

Der Button ist erst nach Wahl der Firma sichtbar.

Alternativ ist dies auch über die Modulfunktion Aktivitäten anlegen bspw. aus dem Modul Firmen möglichen. Hierfür muss in der Eingabemaske Zuordnung der neue Haken Neuen Ansprechpartner anlegen gesetzt werden.

Weiteres

In diesem Modul ist die Möglichkeit gegeben Daten, wie Telefonliste, Geburtstage Ansprechpartner oder ein Adressetikett, bereits angelegte Ansprechpartnern zu drucken. Dabei ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Ansprechpartner

Steuert, welche Rechte der Benutzer Zum Ducken bestimmter Datensätze im Ansprechpartner-Modul hat.

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

artikel:artikelarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-09-17T09:28:59+00:00

Artikelarten

Der Artikel beschreibt die im Programm hinterlegten Artikelarten. Jeder Artikel in Concept Office ist genau einer Artikelart zugeordnet. Auf der Registerkarte Gruppierungen/Weiteres wird diese eingestellt.

Die Artikelart hat Einfluß auf die Verarbeitung des Artikels im Programm.

Die Artikelarten sind fest definiert und können im Programm nicht ergänzt oder verändert werden.

Liste der Artikelarten

Standardartikel

Die einfachste und häufigste Form eines Artikel. Jede Funktionsbeschreibung geht von diesem Fall als Normalfall aus.

Maschinen mit Seriennummer

Der Artikel wird als Maschine verarbeitet. Mit Seriennummer bedeutet, dass es sich um nicht-anonyme Maschinen handelt, also jeder Maschinenartikel eindeutig identifizierbar ist.

Maschinen ohne Seriennummer

Die Verarbeitung entspricht der eines Standardartikel.

Zubehör mit Seriennummer

Der Artikel wird als Zubehör verarbeitet. Mit Seriennummer bedeutet, dass es sich um nicht-anonyme Zubehörteile handelt, also jedes Teil eindeutig identifizierbar ist.

Zubehör ohne Seriennummer

Die Verarbeitung entspricht der eines Standardartikel.

Sammelartikel

Der Artikel hat keine eindeutige physische Entsprechung und dient als Platzhalter für eine ganze Reihe von eigentlichen Artikeln.

Weitere Informationen zu Sammelartikeln:

Lieferanten-Sammelartikel (Möbel)

Sammelartikel in Concept Cash

Fracht / Porto

Artikel dieser Artikelart sind nicht lagerfähig und können nicht bestellt werden.

Bei der Anlage eines Artikel mit der Artikelart „Fracht/Porto“ ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Artikel mit der Artikelart "Fracht/Porto" im Vorgang löschen

Dieses Sonderrecht erlaubt dem Benutzer Artikel der Artikelart "Fracht/Port" im Vorgang zu löschen.

Nein
Ja

Bearbeitungsgebühr / Dienstleistung

Artikel mit der Kennzeichnung Bearbeitungsgebühr/Dienstleistung tragen bei der Aufnahme in einen Vorgang bzw. Service-Auftrag das am Geschäftsbereich hinterlegte Lager. Dadurch können sie gemeinsam mit Lagerartikeln bestellt werden. Voraussetzung dafür ist gleicher Lieferant sowie gleiches Lager. Diese Artikel erzeugen allerdings keine Bestände.

Tätigkeitsartikel und Frachtkosten sind davon ausgenommen.

Stückliste (Artikelkennzeichen)

Der Artikel ist ein Platzhalter für eine Stückliste.

Tätigkeit

Es handelt sich um eine Tätigkeit.

Wechsel der Artikelart

Der Wechsel der Artikelart ist für bestehende Artikel nicht immer ohne Weiteres möglich. Vor allem beim Wechsel von einer seriennummerngeführten Artikelart zu einer nicht seriennummerngeführten Art - oder umgekehrt - sind weitere Einstellungen zu beachten.

Zukünftig mit Seriennummer

Der Artikel darf in keinem Vorgang im Status zu liefern oder geliefert stehen. Falls doch, wird bei der Abrechnung dieser Vorgänge ein Fehler auftreten.

Bestehende Bestände müssen zuvor gelöscht und nach Umstellung neu und mit Seriennummer zugebucht werden.

Zukünftig ohne Seriennummer

Der Artikel darf in keinem Vorgang im Status zu liefern oder geliefert stehen. Falls doch, wird bei der Abrechnung dieser Vorgänge ein Fehler auftreten.

Bestehende Maschinen oder Zubehör müssen verschrotten oder gelöscht werden. Es dürfen keine Vertragszuordnungen bestehen.

Artikel, Artikelart

artikel:basisartikel_basket

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:20+00:00

Basisartikel Basket und Katalogsuche Basket

Bis einschließlich Version 5.34 wurde ein Möbelartikel über die Eigenschaft variantenfähig gekennzeichnet, um einen Artikel als Möbelartikel zu kennzeichnen. Diese Eigenschaft wurde in zwei Eigenschaften aufgesplittet, um zusätzliche Sonderfälle abbilden zu können.

Bis auf die unten erwähnten Sonderfälle, werden stets beide Eigenschaften zugewiesen (oder entfernt).

Lieferanten-Sammelartikel sollten stets beide Eigenschaften besitzen.

Basisartikel Basket

Das Feld steuert, ob ein Artikel bei der Übernahme von Basket-OFML-Positionen für die Variantencodeprüfung zur Verfügung steht. Ist die Eigenschaft gesetzt, wird der Artikel immer dann als Auftragsposition verwendet, wenn eine Basket-Position die gleiche Variante (den gleichen Variantencode) wie der Artikel besitzt. In diesem Fall erhält die Position auch den Preis des gespeicherten Artikels.

Katalogsuche Basket

Das Feld steuert, ob für diesen Artikel, wenn er über Artikelsuche Warenwirtschaft im Basket eingesetzt wird, eine Katalogsuche im OFML-Katalog ausgeführt wird. Bei gesetzter Eigenschaft wird die Katalogsuche ausgeführt. Außerdem werden die Preise aus dem Katalog verwendet und nicht die im Concept Office hinterlegten.

Sonderfälle

Durch Zuweisen der Eigenschaft Basisartikel Basket und Entfernen der Eigenschaft Katalogsuche Basket lässt sich erreichen, dass ein Stammdatenartikel, als konfigurierbarer Möbelartikel erfasst werden kann, ein zufälliges Zusammenstellen des Artikels aber niemals auf den vorhandenen Stammdatenartikel verweist (Preisfindung, Lagerzuordnung, etc.)

Durch Zuweisen der Eigenschaft Katalogsuche Basket und Entfernen der Eigenschaft Basisartikel Basket lässt sich erreichen, dass ein Stammdatenartikel, der eigentlich ein konfigurierter Möbelartikel ist, nicht als solcher behandelt wird (nachträgliche Änderung, Preisfindung, etc.).

Sonderzeichen Basketartikel

Bei der Erfassung von Basketpositionen sollten in der Rabattbezeichnung die Sonderzeichen „#“ und „~“ nicht benutzt werden, da diese internen Zwecken dienen. Das Verhalten von CO wurde für einen speziellen Fall stabilisiert (Rabattbezeichnung enthält „###“).

Artikel, Basket, Basisartikel, Katalogsuche

artikel:hinweistext

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Hinweistext

Einen Hinweistext gibt es am Kunden und am Artikel.

Hinweistext am Kunden

Dieser Hinweistext wird angezeigt, wenn mit dem Kunden, an dem er hinterlegt ist, ein Vorgang oder ein Serviceauftrag geladen oder der Kunde in einem Bon an der Kasse aufgerufen wird. Er lässt sich generell oder pro Geschäftsbereich hinterlegen. Der Nutzer muss ihn mit OK bestätigen.

Mögliche Konfigurationen:

Konfiguration 179: Kundenhinweistext im Vorgang immer anzeigen.

Soll der Kundenhinweistext nur bei Anlage eines Vorgangs oder auch beim Aufruf eines bereits gespeicherten Vorgangs angezeigt werden?

0 - Nein
1 - Ja, immer wenn Kunde wechselt
2 - Ja, immer wenn Vorgang geladen wird

Hinweistext am Artikel

Dieser Hinweistext wird angezeigt, wenn der Artikel, an dem er hinterlegt ist, in einem Vorgang, an der Kasse oder Serviceauftrag erfasst wird. Der Nutzer muss ihn mit OK bestätigen.

Zu diesem statischen Hinweistext gibt es ab Version 6.0 noch einen zeitlich befristbaren Hinweistext. Er kann mit „von bis“ Datum in der Registerkarte Gruppierung/Weiteres am Artikel hinterlegt werden.

Artikel, Kunden, Meldungen

artikel:massenaenderung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-04T12:57:36+00:00

Artikelmodulfunktion Massenänderung

Im Modul Artikel kann in der Übersicht eine Massenänderung über die gleichnamige Modulfunktion durchgeführt werden. Es können Daten geändert, KiP-Preise für Lieferanten generiert sowie Druckhaken gesetzt werden.

Abschnitt Ändern

Folgende Stammdaten können geändert bzw. gesetzt werden:

Hauptlieferant (Wenn dieser gesetzt ist, kann wird der Haken Herstellerkürzel übernehmen aktiviert)
Kontierungsgruppe
Herstellerkürzel
Herstellerserie
Waren-, Warenunter- und Warenunteruntergruppe
Provisionsgruppe
auf alle Lieferanten anwenden
Lager-/Direktlieferung ab Menge

Für EDI können folgende Daten gesperrt werden:

EK-Mengeneinheitssperre
EK-Preiseinheitssperre
EK-Preissperre
VK-Preiseinheitssperre
VK-Preissperre
Bezeichnungssperre

Diese Daten werden betreffend der gewählten Sperre nicht durch eine Aktualisierung durch EDI geändert.

Abschnitt KiP generieren

In diesem Abschnitt können KiP-Preise für Lieferanten generiert werden. Es kann festgelegt werden, ab wann und bis wann diese gültig sind sowie der zugehörige Rabatt gesetzt werden.

Abschnitt Druckhaken setzen

Hier können Druck-Einstellungen für Lang- und Variantentexte getroffen werden. Es kann festgelegt werden auf welche Dokumentensart die Texte zu drucken sind und bei welchen diese nicht erscheinen sollen.

Abschnitt Massenverarbeitung für Artikelzuordnung

Wird einem Artikel ein anderer Artikel zugeordnet, oder an einer bestehenden Zuordnung eine Änderung durchgeführt (Material, Zubehör, Erstausstattung) und dieser Artikel gehört zu einer Herstellerserie, erfolgt eine Abfrage, ob diese Aktion für alle Artikel dieser Herstellerserie erfolgen soll. Ausgewertet wird hierbei das Feld Herstellerserie am Artikel.

artikel:mindestspanne

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Mindestspanne eines Artikel

Im Artikelstamm kann für einen Artikel eine Mindestspanne hinterlegt werden. Je nach Einstellung erscheint eine Warnmeldung oder ein Verkauf unter diesem Wert wird verhindert.

Eingabe einer Mindestspanne

Am Artikel erfolgt die Eingabe auf der Registerkarte Preise im Feld Mindestspanne. Die Eingabe erfolgt in %.

Warnmeldung

Wird dieser Artikel in einem Vorgang oder Angebot erfasst, und der Verkaufspreis unterschreitet die Spanne erscheint eine Meldung folgenden Typs.

Die Eingabe ist trotzdem möglich. Außerdem wird der Nutzer eine mögliche Preisanpassung vorgeschlagen.

Verhinderung der Unterschreitung

Über ein Recht kann einzelnen Benutzern verboten werden die Spanne zu unterschreiten.

Sonderrecht Mindestspanne am Artikel unterschreiten

Das Recht steuert, ob der Benutzer bei der Preiseingabe eines Artikels dessen Mindestspanne unterschreiten darf.

Ja
Nein

Fehlt dem Benutzer das Recht erscheint bei der Eingabe stattdessen folgende Meldung:

Artikel, Mindestspanne

artikel:vereinzelung_von_artikeln_am_lager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-28T13:22:52+00:00

Vereinzelung von Artikeln am Lager

Es soll möglich sein, für angegebene Läger (z.B. Ausstellung) die Lagerbestände anhand von vereinzelten Artikeln zu untersetzen. Damit wird für die angegebene Menge am Lager eine entsprechend Anzahl von Ident-Artikeln in CO verwaltet. Jeder Ident-Artikel trägt eine eindeutige Nummer (Ident-Nr.). Diese erlaubt es, zugeordnete Informationen zu verwalten. Das können Daten sein bezogen auf den Einkauf, die Konfiguration, den Verkauf des entsprechenden Ident-Artikels.

Heute verwaltet CO bereits seriennummerngeführte Artikel (z.B. Drucker), die per Definition Ident-Artikel sind. Bei der lagerbezogenen Vereinzelung wird der Standard- oder Sammelartikel nur für entsprechend gekennzeichnete Läger zum Ident-Artikel. Die Buchung auf bzw. von den Lägern ist nur mit Angabe konkreter Ident-Nummer(n) möglich. Anmerkung: Ggf. wird der Begriff „Maschine“ bzw. „Maschinennummer“ noch verwendet. Das ist gleichzusetzen mit der Ident-Nummer.

Konfiguration

Um die Funktionalität nutzen zu können, muss die Konfiguration 418 „Vereinzelung von Standardartikeln möglich“ aktiviert werden.

Konfiguration 418: Vereinzelung von Standardartikeln möglich

Steuert, ob Standardartikel an entsprechenden Lägern vereinzelt werden sollen

0 - Nein
1 - Ja

Modul Läger

Die betroffenen Läger sind zu kennzeichnen, wenn dort die Ware zu vereinzeln ist. Dazu ist das Kennzeichen „Artikel an diesen Lager vereinzeln“ zu setzen.

Wenn das Lager nicht aktiv ist, wird dieses Lager auch nicht in den neuen Vorgängen und auch nicht am Artikel angezeigt. Wenn das Lager nicht aktiv ist, dann kann man keine Manipulationen, wie z.B. Bestand auf 0 setzen, mit dem Lager durchführen. Um Artikel aus dem Lager zu löschen, muss man den Bestand auf 0 setzen, wenn das Lager aktiv ist. In der Warenbuchung wird das Lager auch nicht zur Auswahl angezeigt, d.h. z.B. Umbuchungen sind auch bei inaktiven Lagern nicht möglich.

Zubuchen von Ware ohne Bestellung

Die Buchung erfolgt im Modul „Warenbewegungen“, Karteikarte „Artikel“.

Erfolgt die Buchung für ein Vereinzelungslager und wird der „Buchen“-Knopf betätigt, fragt CO die Ident-Informationen für die angegeben Menge ab.

Wird auf einen Auftrag (Spalte „Auftrag“) referenziert, so lädt CO aus der Auftragsposition die Daten für Grundartikel-Nummer, Endartikelnummer, Langtext, Positionstext, Variantentext, Variantencode. Damit lassen sich OFML-Daten referenzieren. Nach dem Buchen wird für die gebuchte Menge die entsprechende Anzahl an Ident-Artikeln erzeugt.

Zubuchen mit Bestellung

Wird in CO eine Bestellung für ein Lager mit dem Vereinzelungskennzeichen ausgelöst, fordert CO beim Buchen der Bestellung zur Eingabe der Ident-Informationen auf. (s. Zubuchen ohne Bestellung) Dabei ist es kein Unterschied, ob die Bestellung einzeln oder komplett zugebucht wird und ob die Bestellung aus dem Vorgang heraus erzeugt wurde oder nicht. OFML-Zusatzinformationen (Langtext, Variantentext etc.) werden in diesem Fall aus der zugrundeliegenden Bestellung in die Ident-Artikel eingesetzt.

Abbuchen von Ware

Wenn innerhalb eines Vorgangs Ware von einem Vereinzelungslager zu liefern ist, fordert CO bei der Eingabe der zu liefernden Menge dazu auf, eine konkrete Ident-Nr. auszuwählen. Weitere Informationen sind hier zu finden.

Umbuchen von Ware

Beim Umbuchen von Ware auf ein Vereinzelungslager werden Sie aufgefordert, die notwendigen Ident-Nummern einzugeben.

Modul Ident-Artikel

Dieses Modul wird unter Aktuell angezeigt. Hier werden die vereinzelten Artikel verwaltet.

Laeger, Artikel

artikel:versandkostenartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-17T11:44:51+00:00

Versandkostenartikel

Über spezielle Versandkostenartikel können Versandkosten, abhängig vom Auftragswert, an den Kunden berechnet werden.

Einrichtung des Artikels

Der Versandkostenartikel wird im Artikelstamm angelegt. Folgende Eigenschaften müssen gesetzt werden:

Artikelart Allgemein: „Fracht / Porto“
Sonderkonditionen: Klassisch
Eine Verkaufspreisstaffel, deren Mengenangaben Geldbeträgen in Hauswährung entsprechen. Die höchste Staffel muss dabei den Freiwert angeben, d.h. Preis = 0 abbilden.

In diesem Beispiel ist ab einem Auftragswert von 50 € der Versand kostenlos, unter 50 € werden 4,95 € berechnet. Die Höhe des freien Auftragswertes wird über das Feld Menge bestimmt.

Lieferbedingung

Die Lieferbedingung am Vorgang entscheidet, ob ein Versandkostenartikel automatisch dem Vorgang hinzugefügt wird. Dazu wird der Lieferbedingung ein Versandkostenartikel zugeordnet. Dies wird im Modul Lieferbedingungen hinterlegt:

Automatische Vorbelegung der Lieferbedingung im Vorgang

An folgenden Stellen kann die automatische Vorbelegung einer Lieferbedingung definiert werden:

Mandant (gilt nur für Lieferbedingung „Standard“)
Geschäftsbereich
Kundenanschrift (Lieferanschrift)

Dabei gewinnt die genaueste, vorhandene Definition. Bei Vorgangserfassung, bei Änderung des Geschäftsbereiches oder der Lieferanschrift, wird eine Neuermittlung durchgeführt.

Programmverhalten bei Lieferbedingung mit Versandartikel

Im Reiter „Positionen“ wird in den Verkaufshinweisen eine rote Zeile sichtbar. Diese zeigt folgende Werte: frachtfreier Vorgangswert / aktuelle Frachtkosten und die Differenz zum Erreichen des frachtfreien Vorgangswertes

Im Beispiel ist ersichtlich, dass der Kunde noch Waren im Wert von 35,56 € mehr bestellen sollte, um keine Frachtkosten bezahlen zu müssen.

Erreicht der Vorgangswert die Höhe der Frachtkostenstaffel, wird die rote Zeile nicht mehr dargestellt.

Die Entscheidung, ob Frachtkosten berechnet werden, wird zum Zeitpunkt des ersten Dokumentendrucks (oder der ersten Dokumenten-Seitenansicht) gefällt. Folgende Punkte müssen erfüllt sein, damit der Versandkostenartikel in den Vorgang aufgenommen wird:

der Auftragswert ist kleiner als der zu erreichende Wert der Frachtkosten
Prüfung der Einstellung an der Lieferbedingung für Auftragswert=0
es existiert im Vorgang noch kein Artikel, mit der Artikelart „Fracht/Porto“
der Preis des Frachtkostenartikels ist > 0
es darf keine Tätigkeitsposition im Vorgang vorhanden sein (das Programm geht davon aus, dass kein Versand erfolgt, da der Techniker die Ware mit nimmt.)
der Geschäftsbereich darf nicht mit dem Kennzeichen Barverkauf versehen sein.

Nachdem der Versandkostenartikel in den Auftrag eingefügt wurde, erfolgt keine weitere Prüfung. Werden danach Positionen hinzugefügt, muss der Sachbearbeiter manuell entscheiden, ob der Versandkostenartikel noch Relevanz hat.

Weitere Informationen

Versandkostenartikel können mit Sonderkonditionen versehen werden.
Der Versandkostenartikel kann auch mit Staffeln versehen werden. (z.B.: ab Wert 0 € → 5 € Versandkosten, ab Wert 25 € → 2 € Versandkosten, ab 50 € → versandkostenfrei)
Für die Ermittlung des Vorgangswertes werden nur Artikel berücksichtigt, welche die Eigenschaft Relevant für Versandkosten besitzen. Diese ist als Standard für alle Artikel gesetzt, kann aber manuell in der Reiterkarte Gruppierung/Weiteres bearbeitet werden.
Bei Kulanz-, Garantie- und Vertragsleistungslieferungen wird zur Ermittlung des Vorgangswertes der Listenpreis herangezogen.

Versandkostenartikel können nicht in pconBasket-Aufträgen verwendet werden.

Konfigurationen

Konfiguration 381: Frachtartikel geschäftsbereichsabhängig automatisch auf zu liefern setzen

Einstellung, ob Frachtartikel geschäftsbereichsabhängig automatisch auf zu liefern gesetzt werden.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 462: Versandkostenpositionen beim Druck aller Kundendokumente anlegen

Ja: beim Druck aller Kundendokumente wird geprüft, ob eine Versandkostenposition zum Vorgang hinzugefügt werden soll. Nein: mit dem Einstellungstext kann vorgegeben werden, beim Druck welcher Dokumente die Prüfung erfolgen soll. Hierbei bedeuten: AN-Angebot, AB-Auftragsbestätigung, LA-Lieferavis, LS-Lieferschein, RE-Rechnung. Mehrere Werte werden durch Komma von einander getrennt.

0 - Nein
1 - Ja

Wie mit Versandkosten und Auftragswert beträgt 0€ umgegangen wird, kann an der Lieferbedingung entsprechend eingestellt werden. (Versandkosten bei Auftragswert=0 - Ja/Nein/Ja, wenn Kundenexlusivartikel im Auftrag

Frachtkosten, Versandkosten

auskunft:auskunft

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-07-01T10:03:56+00:00

Modul: Auskunft

Das Modul Auskunft dient der Ermittlung von Preisen (auch kundenindividuellen Preisen). Zudem werden weitere Informationen zu Artikeln angezeigt. Dazu gehören Ein- und Verkaufspreise, Bestände sowie Artikelinfos. In der Auskunft kann auch auf die Historie eines Kunden zugegriffen werden. Was hat er in welcher Menge wann zu welchem Preis gekauft?

Artikel suchen

Durch Klick auf die Fernglassuche im Feld Artikelnummer öffnet sich die Maske Artikelsuche. Folgende Informationen werden zum gewählten Artikel angezeigt, falls sie vorhanden sind:

Artikelbild
Artikelinfo
Bestand
Kundeninfo
Preise zu gewählten Artikel
VK Sonderpreise / Pflege
Umsatz für gewählten Artikel und/oder gewählten Kunde
Umsatzverlauf
Wartungshistorie

Der Button EK-Info öffnet eine neue Maske, die eine weitere Möglichkeit ist, Artikel zu suchen. Wurde aber ein Artikel z.B. per Fernglassuche bereits ausgewählt, liefert die Maske Informationen über alle vorhandene EK-Preise des Artikels.

Der Button Historie anzeigen öffnet eine neue Maske, die alle Vorgänge mit dem bestimmten Artikel anzeigt.

Es besteht auch die Möglichkeit, die Suche nach mehreren Kriterien, wie z.B. nur einer bestimmten Firma, die den Artikel gekauft hat, nach einem Zeitraum und/oder nach einem Geschäftsbereich, zu filtern.

Der Button Edi-Artikel öffnet die Maske Edi-Artikelinfo. Wird dort auf Anzeigen geklickt, werden im Abschnitt Edi Artikel alle vorhandene Edi Artikel geladen. Wenn ein Artikel aus der Liste doppelt geklickt wird, werden seine EK und VK Preise unten angezeigt.

Außerdem ist es möglich, Informationen über einen bestimmen Lieferanten zu bekommen.

Im Modul ‚Auskunft‘ unter dem Reiter ‚VK-Sonderpreise / Pflege‘ ist es ab CO 8.3645.xx möglich die kundenspezifische Sonderpreise für die gewünschten Artikel zu pflegen. Über die Spalte ‚Übernehmen‘ wird bestimmt, welche Mengenstaffeln gespeichert werden sollen, nicht übernommene Staffeln werden beendet. Wie bei der Übernahme aus einem Vorgang, werden alle bisherigen Preise dieser Preisart ebenso beendet. Weiterhin können über den Button ‚Alle VK-Sonderpreise beenden‘ alle angezeigten kundenspezifischen Sonderpreise beendet werden.

Kundenhistorie

Öffnen Sie das Modul Auskunft unter Auswertungen. Wählen Sie die gewünschte Firmennummer und Artikelnummer aus. Mit anschließendem Klick auf Historie anzeigen öffnet sich ein Fenster. In diesem werden alle Vorgänge zur Auswahl angezeigt.

Es gibt folgende weitere Auswahlmöglichkeiten:

Zeitraum
Geschäftsbereich
Auswahl (Hier können Sie wählen, ob Vorgänge, Bestellungen oder Kassenvorgänge angezeigt werden sollen.)

bestellungen:manuelle_bestellung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-29T08:32:01+00:00

Bestellungen manuell erstellen

Das manuelle Bestellen erfolgt in folgenden Schritten

Auswahl des Lieferanten
Eintragen weiterer Kopfinformationen
Erfassen der Bestellpositionen
Überprüfung der Eingaben
Ausdruck der Bestelldokumente

Auswahl des Lieferanten

Durch Klick auf die Matchcodesuche für das Feld Firmennummer können Sie die Suche nach einem Lieferanten starten. Wählen Sie anschließend im Suchfenster den gewünschten Lieferanten aus.

Alternativ können Sie die Firmennummer des Lieferanten auch direkt in das Feld eintragen.

Nach erfolgter Auswahl werden viele Informationen bereits automatisch gefüllt. Diese Informationen werden aus den Stammdaten des Lieferanten ermittelt.

Um bei allen Concept Office Lieferanten bestellen zu können, ist die Beachtung dieses Sonderrechtes notwendig:

Sonderrecht Bei allen Lieferanten bestellen (Filiallösung)

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist bei allen Lieferanten zu bestellen.

Nein
Ja

Eintragen weiterer Kopfinformationen

Lagerauswahl / Lieferanschrift

Sie sollten festlegen wohin die Ware geliefert werden soll. Entweder geben Sie eines der Läger an, oder wählen direkt eine Lieferanschrift.

Das eingestellte Lager wird unabhängig von der Lieferanschrift mit den Bestellmengen belastet. Bestellte Artikel werden an diesem Lager mit erfasst und bestellt gezählt.

Sonstiges

Kopf- und Fußtext der Bestellung werden aus dem zugeordneten Geschäftsbereich eingetragen.

Falls ein konkreter Terminwunsch existiert, sollten Sie diesen ebenfalls hinterlegen. Außerdem lässt sich eine individuelle Bestellinfo eintragen.

Erfassen der Bestellpositionen

Nun können Sie damit beginnen, auf der Registerkarte Positionen die Artikel zu erfassen, die Sie bestellen möchten.

Geben Sie dazu im Feld Artikelnummer die Artikelnummer ein oder wählen Sie sie über die Matchcodesuche aus. Geben Sie anschließend die gewünschte Bestellmenge ein.

Überprüfung der Eingaben

Sind alle Artikel erfasst, sollten Sie auf der Registerkarte Lieferdaten/Sonstiges den Bereich Bestellung überprüfen. Hier finden Sie den Gesamtbestellwert und können ihn mit bekannten Mindestbestellwerten oder Zuschlägen vergleichen.

An dieser Stelle kann es sinnvoll sein, weitere Artikel aufzunehmen oder die Bestellung zu einem späteren Zeitpunkt weiter zu bearbeiten.

Ausdruck der Bestelldokumente

Sind Sie mit Ihren Eingaben zufrieden, können Sie die Bestellung nun auslösen. Dazu dient der Bereich Druckfreigabe auf der Registerkarte Lieferdaten/Sonstiges.

Wählen Sie Ausgabeart und Dokument aus. Geben Sie bei Freigaben ein entsprechendes Datum an.

Bestellungen

bestellvorschlaege:dynamische_bestandsermittlung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-29T09:15:15+00:00

Dynamische Bestandsermittlung

Die Bestandsermittlungsart „dynamisch“ kann am Lagerartikel hinterlegt werden.

Bei dynamischer Ermittlung werden die Meldebestände der mit dieser Ermittlungsart markierten Artikel vor jedem Bestellvorschlagslauf ermittelt. Auch die Bestellmenge wird anhand der Warenbewegungen errechnet.

Berechnungsformel:

Bestellvorschlagsmenge = Bestellzykluspuffer * Durchschnittliche Lieferzeit (Lieferant) * Durchschnittsverbrauch pro Tag * Trendfaktor + Meldebestand

Durchschnittsverbrauch pro Tag: Abgänge aus Warenbewegungen im Betrachtungszeitraum (Anzahl Monate rückwärts ab dem aktuellen Datum)

Meldebestand = Mindestbestand (0) + Durchschnittsverbrauch pro Tag * Durchschnittliche Lieferzeit (Lieferant) * Sicherheitsfaktor

Trendfaktor = Durchschnittlicher Verbrauch der letzten X Monate im aktuellen Jahr gegen die kommenden X Monate des Vorjahres

Diese Bestellvorschlagsmenge wird verrechnet mit dem momentanen Bestand abzüglich der Umbuchungsmengen und für Lager- und Kundenreservierte Mengen. Der Auffüllbestand verhindert Überlagerung und ist eine Prüfmenge.

Beispiel: (Heute = 15.07.2008)

X = betrachteter Zeitraum in Monaten (in diesem Beispiel 2)

Vom 15.05.08 bis 15.07.08 ist der Verbrauch = 20

Vom 15.07.07 bis 15.09.07 ist der Verbrauch = 30

Trendfaktor = 1,5 (ergibt sich aus 30/20)

Die Glättung sorgt dafür, dass Aufträge mit unverhältnismäßigen Mengen aus der Berechnung ausgeschlossen werden. Dabei kann bestimmt werden, wie viele Vorgänge mindestens existieren müssen damit die Glättung greift.

Bestellwesen

bestellvorschlaege:umbuchungsvorschlaege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T08:37:48+00:00

Umbuchungsvorschläge

Über das Modul „Bestellvorschläge (BV)“ können sowohl Bestellvorschläge, als auch Umbuchungsvorschläge erstellt werden.

Für Umbuchungsvorschläge kann unter „Läger“ ein Umbuchungslager angelegt werden, wenn kein gleichzeitiges Ausbuchen vom Quelllager und Einbuchen in das Ziellager erfolgt.

Hier kann z.B. für Umbuchungen vom Lager „Hauptlager“ zum Lager „Fachmarkt“ ein Umbuchungslager (HL_U_FM) angelegt werden. Damit kann der Bestand aus dem Lager „Hauptlager“ ausgebucht und die Kommission für das Lager „Fachmarkt“ zu einem späteren Zeitpunkt zugebucht werden.

Damit wird sichergestellt, dass der Bestand aus dem Ziellager ausgebucht wird, die Artikel kommissioniert werden können und die Zubuchung des Bestandes im Ziellager, erst bei der tatsächlichen Anlieferung erfolgt.

Für das Erzeugen der Bestell- und Umbuchungsvorschläge erhalten die Läger ein „Gruppierungskennzeichen“. Damit werden die Läger in Lagergruppen eingeteilt, wobei es in den Lagergruppen Quelllager und Ziellager geben kann.

Die Läger „Fachmarkt“ (FL), „Kommissionslager“ (KL), und „Hauptlager“ (HL) werden zur Lagergruppe 1 zusammengefasst. Hierbei ist das Lager „Hauptlager“ das Quelllager und die Läger „Fachmarkt“, „Kommissionslager“ sind die Zielläger.

Die Läger „Hauptlager“ und „Außenlager“ werden zur Lagergruppe 2 zusammengefasst, wobei das Lager „Außenlager“ das Quelllager und das Lager „Hauptlager“ das Ziellager ist.

(Lagergruppierungen werden bei der Erstanlage per SQL-Befehl zugeordnet)

Für das Erstellen der Umbuchungen und Bestellvorschläge wird in folgender Reihenfolge vorgegangen:

Erstellen eines Umbuchungsvorschlags für die Lagergruppe 1
Erstellen eines Umbuchungsvorschlags für die Lagergruppe 2
Erstellen eines Bestellvorschlags für die Lagergruppe 1

Nach dem Erstellen der Umbuchungsvorschläge, werden unter „Übersicht“ die Umbuchungs-vorschläge angezeigt. Das „Ausgangslager“ ist das Quelllager, aus welchem abgebucht wird. Das „Zwischenlager“ ist das Umbuchungslager, auf welchem die Kommissionierung zwischen gebucht wird. Das „Lagerkennung“ ist das Ziellager, auf welchem zugebucht werden soll.

Die Umbuchungsvorschläge erhalten den Status „angelegt“. Die Reihenfolge der Spalten kann verändert werden. Hierzu mit der „Linken Maus Taste“ den Spaltenkopf markieren und bei gedrückter Maustaste an die entsprechende Stelle verschieben.

Wenn Positionen nicht Umgebucht werden sollen, dann werden diese gelöscht. Diese Positionen können anschließend als Bestellvorschlag zur Lagergruppe 1 erfasst werden.

Nach der Kontrolle der Umbuchungsvorschläge wird unter „Übernahme /Umlagerungsvorschläge“, der Transportschein gedruckt. Die Umbuchungsvorschläge erhalten den Status „gedruckt“. Es wird für jedes Quell- und Ziellager eine Transportliste gedruckt.

Umbuchungen aus Umbuchungsvorschlägen

Anschließend werden die Umbuchungen im Modul „Warenbuchung“ vorgenommen. Hier wird in der Rubrik „Artikel“ die Umbuchung durchgeführt. Für die direkte Umbuchung wird unter „Auswahl“ das Lager „Hauptlager“ als Quelllager ausgewählt.

Unter „Umbuchungsvorschläge“ wird mit „einlesen…“ der Umbuchungsvorschlag für das direkte Umbuchen ausgewählt. Hierbei werden Umbuchungsvorschläge berücksichtigt, für die kein Zwischenlager eingetragen ist.

Zum automatischen Druck des Umbuchungsprotokolls wird der Haken „Umbuchungsprotokoll automatisch” gesetzt. Danach wird mit „Buchen“ der Umbuchungsauftrag ausgelöst. Hierbei wird der Bestand vom Strecken-Lager abgebucht und in das Ziellager zugebucht.

Umbuchung mit Kommissionierung auf ein Umbuchungslager

Zum Abwickeln der Umbuchungen für den „Fachmarkt“, oder „Außenlager“ werden über „Kommissionieren“ der Umbuchungsvorschlag eingelesen, da der Bestand vom Lager „Hauptlager“ abgebucht werden soll, die Zubuchung auf das Lager „Fachmarkt“ aber zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt. Und jetzt aud „Buchen“ drucken.

Es wird auf das angelegte Umbuchungslager „HL_U_FM“ gebucht

Nach Auslieferung der Kommission an das Lager „Fachmarkt“, wird im Modul Warenbuchungen / Artikel die Kommission über „kommissionierte einlesen…“ aufgerufen. Als „Lager“ wird hierbei das Lager „Chemnitz“ ausgewählt, da dieses das Quelllager war.

Über „Buchen“ werden die Artikel auf das Lager „Fachmarkt“ zugebucht.

Wenn einzelne Artikel, ohne Erstellen eines Umbuchungsvorschlages, von einem Lager an ein anderes umgebucht werden müssen, dann kann dies manuell im Modul Warenbuchungen erfolgen.

Anzeige der Umbuchungsvorschläge

In der Maske Umbuchungsvorschläge, im Modul Warenbuchung, können die Umbuchungsvorschläge zum jeweiligen Tag aufgerufen werden. Hier werden sowohl die Umbuchungen aus den Umbuchungsvorschlägen, als auch die manuellen Umbuchungen angezeigt

Die Auswahl der Umbuchungsvorschläge erfolgt über das Quelllager.
Wird kein Ziellager ausgewählt, so werden alle Umbuchungen zum ausgewählten Quelllager angezeigt
Wird ein Ziellager ausgewählt, dann werden nur die Umbuchungen vom Quell- zu diesem Ziellager angezeigt.
Unter „Status“ können die Umbuchungsvorschläge nach dem jeweiligen Status selektiert werden. Wird kein Status geladen, dann werden alle Umbuchungsvorschläge zum jeweiligen Lager angezeigt.

Die verfügbaren Stati sind:

*(keine Zuordnung) - es erfolgt keine Selektion nach Status

*Angelegt

*Gedruckt

*Kommissioniert

*Erledigt

Die Umbuchungsvorschläge können unter „Datum ab:“ „bis:“ auf den jeweiligen Zeitraum eingeschränkt werden.
Erfolgt keine Auswahl eines Quell- und Ziellagers, dann werden alle Umbuchungen mit dem jeweiligen Status, für den ausgewählten Zeitraum angezeigt.
Über Umbuchungsvorschläge kann an Hand des Status eingesehen werden, welche Umbuchungsvorschläge erledigt sind und ob noch offene (gedruckte) Umbuchungsvorschläge vorliegen.

Weitere Themen

Seiten in diesem Namensraum:

Bestellvorschläge

B (Fortsetzung)

Bestellvorschläge für Lagergruppen

Dynamische Bestandsermittlung

Bestellvorschläge, Bestellwesen

co_portal:anschrift

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-04T08:09:30+00:00

CO Portal: Modul Anschrift

In diesem Modul sind die beim Kunden angelegten Anschriften zu finden. Über den Actionsbutton besteht die Möglichkeit, eine neue Anschrift anzulegen.

Aus dem Anschrift kann man Ticket erstellen und Leergutbox bestellen. Die Anschrift kann bearbeitet, aber nicht über das Portal gelöscht werden.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:maschinen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-01T12:59:47+00:00

CO Portal: Modul Maschinen

In diesem Bereich bekommt Ihr Kunde eine Übersicht über seine Geräte sowie folgenden Funktionen:

Toner bestellen
Stellplatz ändern
Händler kontaktieren

Hinweise

Falls vorhanden wird statt der Maschinennummer die Kundenmaschinennummer angezeigt.

Folgende Geräte werden angezeigt:

Gerätezustand ungleich Schrott
unabhängig vom Status MPS-Maschinen
ohne Vertragszuordnung (erfordert deaktivierte Berechtigung nur gültige Verträge)
Artikelart Maschine mit Seriennummer

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:passwortvergabe

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-05T08:24:14+00:00

CO Portal: Manuelles Freischalten und Passwortvergabe

Bekommt ein Kunde eine Mail mit Zählerstandsanforderung, dann ist dieser Kunde (Ansprechpartner des Kunden) automatisch für das Portal freigeschalten. In der Mail ist auch ein vorläufiges Passwort verschlüsselt.

Ein Kunde hat aber auch die Möglichkeit sich ein Passwort zu vergeben. Sobald er dies getan hat, kommt in der Anforderungsmail das Login nicht mehr mit.

Manuelle Freigabe und Passwortvergabe

Wird ein Ansprechpartner nicht automatisiert durch eine Zählertstandsanforderung freigeschaltet, kann der Händler dies manuell im Modul Ansprechpartner tun. Dazu wird das Feld Portallogin mit der Email gefüllt und ein Haken bei Portalzugeang gesetzt. Ein Passwort kann vergeben werden. Der Kunde kann sich dies jedoch auch beim ersten Einloggen selbst vergeben.

Portalmail zur Passwortvergabe versenden

Per Modulfunktion - ‚Portalmail senden‘ am Ansprechpartner

Über diese Funktion können Sie einem aktivierten Portalnutzer einen Link zur Passwortvergabe senden.
Der Link wird über die E-Maileinstellung vom Flex Kundenportal versendet, es werden die neuen Textbausteine bwMailTextPortalAktivMail und bwMailBetreffPortalAktivMail als E-Mailtext/Betreff verwendet.

In Standardwerten kann ein Wert für ‚Aktivitätenart beim Verschicken einer Portalmail‘ eingestellt werden - ist hier eine Aktivitätenart hinterlegt, wird beim Versenden jeder Portalmail eine erledigte Aktivität angelegt. Diese enthält den Ansprechpartner mit zugehöriger Firma und die Bezeichnung ‚Portalmail versendet.‘. Als Mitarbeiter wird der Mitarbeiter eingesetzt, welcher die Portalmail ausgelöst hat.

Was darf der Kunde im Portal sehen?

Sie können bestimmen, welche Module Ihre Kunden in CO Portal sehen dürfen. Diese Freigabe können Sie in verschiedenen Stufen realisieren.

Am Mandanten können die Portaloptionen für alle Kunden voreingestellt werden. (Trotzdem braucht jeder einzelne Kunde die Freigabe zu Portalzugang wie oben beschrieben)
Die Modulfunktion Portaloptionen im Modul Firmen schaltet alle Ansprechpartner mit Zugang in den jeweiligen Portalmodulen frei
Die Modulfunktion Portaloptionen im Modul Ansprechpartner schaltet nur diesen Ansprechpartner in den jeweiligen Portalmodulen frei

Kunde gibt sich selbst ein Passwort und Passwortwiederherstellung

Haben Sie dem Kunden kein Passwort gegeben oder hat er es vergessen, kann er es sich selbst vergeben bzw. wiederherstellen. Voraussetzung ist aber, dass in Concept Office am Ansprechpartner ein Haken bei Portalzugang gesetzt ist und das Feld Portal-Login gefüllt ist.

Ihr Kunde kann sich ein Passwort vergeben in dem er das Portal aufruft und in der Anmeldemaske auf Neues Passwort vergeben klickt.

In der folgenden Ansicht kann er seine E-Mail eingeben. Diese muss mit der E-Mail übereinstimmen, die Sie in das Feld Portal-Login am Ansprechpartner in Concept Office eingetragen haben.

Nach Absenden erscheint ein entsprechender Hinweis und der Kunde erhält eine Mail mit einem Link und der Bitte diesem zur Passwortvergabe zu betätigen.

Nach doppelt eingegebenem Passwort kann sich der Kunde einloggen.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:vorbereitungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-11-27T13:25:55+00:00

CO Portal: Vorbereitung und Einstellungen

Die Systemvoraussetzungen für CO Portal finden Sie hier.

CO Portal ist nur in Verbindung mit Concept Office nutzbar.

Mandanteneinstellungen

Im Modul Mandanten im Tab Vorgabewerte TKD wird die URL zu CO Portal hinterlegt und es werden die mandantenweiten Rechte vergeben.

Im Bereich MPS Systeme wird die URL zum Portal angelegt. Diese wird zur Bildung des Zugangslinks in E-Mails verwendet. Die Felder Username und Passwort werden leer gelassen.

Rechte

Über die dahinter befindliche Schaltfläche Portaloptionen bearbeiten können die mandantenweiten Rechte vorbelegt werden, welche initial für alle Ansprechpartner gelten:

Folgende Module lassen sich freigeben:

Zähler (funktioniert nur in Zusammenhang mit Verträgen, an denen die Option „Meldung durch CO Portal“ hinterlegt ist)
Maschinen (alle Geräte des Kunden (Maschinen mit Seriennummer) unabhängig ob Vertragsgerät oder nicht)
Serviceaufträge (hier kann spezifiziert werden zwischen:
- keine
- nur offene
- alle)

Diese Rechte lassen sich an jeder Firma und an jedem Ansprechpartner überschreiben.

Mandantenkonfigurationen

Konfiguration 286: E-Mail für Störungsmeldungen

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die E-Mailadresse ein, an die Störungsmeldungen versendet werden sollen.

Konfiguration 287: E-Mail für Verbrauchmaterialanforderungen

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die E-Mailadresse ein, an die Verbrauchmaterialanforderungen versendet werden sollen.

Konfiguration 289: Link zur Startseite im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die Webseite an, die neben den einzelnen Modulbausteinen auf der Startseite erscheinen soll. CO Portal behandelt diese Seite als Inner Frame und zeigt dort beliebigen Inhalt an.

Konfiguration 290: Verweis auf Firmenlogo im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie den Bildnamen inkl. Pfad für das Logo im Kundenportal an. Am Besten wird dies in der CO Umgebung auf ihrem Server abgelegt. Es ist dann links im Portal ganz oben zu sehen.

Konfiguration 291: Ablauftage der initialen Zählerstandsabfrage

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die Zahl an, die angibt nach wie vielen Tagen der Link in der E-Mail (Zählerstandanforderung mit Direktzugriffslink) ungültig werden soll. Im Link gibt es zu diesem Zweck einen Timestamp. Auf dieser Webseite kann dieser zu Prüfungszwecken in ein Datum umgewandelt werden: coderstoolbox.net/unixtimestamp

Konfiguration 292: Link zum Impressum im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie den Link an, der angibt wo sich das Impressum befindet.Beachten Sie, dass das Impressum eine Pflichtangabe auf einer nicht privaten Webseite ist.

Konfiguration 293: Passwortanforderung ausblenden

0 - nein
1 - ja

Schaltet die Passwortwiederherstellung ab. Kunden können sich dann nur über den Link einer Zählerstandsanforderung anmelden und haben kein eigenes Login.

Konfiguration 333: Störungen melden über

Mit welchem Verfahren sollen Portalstörungsmeldungen übertragen werden.

0 - per Email
1 - Ticket anlegen

Wenn das Ticketmodul lizenziert ist, können Tickets direkt angelegt werden.

Konfiguration 352: Stellplatzänderung melden über

Mit welchem Verfahren sollen Stellplatzmeldungen übertragen werden.

0 - per Email ( Einstellung textuell Emailadresse eintragen)
1 - Ticket anlegen
2 - Stellplatz direkt ändern

Wenn das Ticketmodul lizenziert ist, können Tickets direkt angelegt werden.

Konfiguration 400: Soll bei MPS Maschinen der Button ‚Verbrauchmaterial bestellen‘ ausgeblendet werden.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 437: Übermittlung von Verbrauchsmaterialmeldungen aus dem Portal

0 – Per Mail
1 – Als Mps-Meldung speichern

Steuert, wie im Portal ausgelöste Verbrauchsmaterialmeldungen übermittelt werden sollen.

Konfiguration 496: Mailversand mit Absender aus E-Mail-Einstellungen

0 – Nein
1 – Ja

Erfolgt aus dem Portal ein Mailversand, wird nicht die Loginmail-Adresse des Kunden als Absender verwendet, sondern die Mailadresse, welche an den E-Mail-Einstellungen hinterlegt ist.

Konfiguration 497: Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht

kann gesteuert werden, ob bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial über das Concept Flex Kundenportal der aktuelle Zählerstand des Gerätes (Vertragsmaschinen) angegeben werden muss oder nicht, bzw. ob die Vertragsart das Verhalten bestimmt.

0 – keine Pflicht
1 – wird durch Vertragsart bestimmt
2 – ist Pflicht für alle Vertragsmaschinen

Soll laut Konfiguration die Vertragsart das Verhalten bestimmen, kann das über eine neue Eigenschaft (Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht), an der jeweiligen Vertragsart hinterlegt werden.

Konfiguration 504: Anzeige der Artikelbezeichnung im Kundenportal.

0 - Artikelbezeichnung
1 – Kurztext, wenn vorhanden

Steuert, ob bei der Artikelbezeichnungen im Portal der Kurztext (wenn vorhanden) oder die Bezeichnung angezeigt wird.

Konfiguration 511: Seitenname im Browser

Steuert den Browsertitel für das Kundenportal. Der hier hinterlegte Text wird als Name om Browser angezeit. Ist kein Text hinterlegt, wird Concept Flex angezeigt.

Konfiguration 514: Maximale Größe in MB für Uploads im CO Portal

Über die Einstellung textuell kann die Dateigröße für Uploads (z.B. Dokument an ein Ticket anhängen) beschränkt werden. Die maximale Größe muss im IIS angepasst werden.

Konfiguration 515: Link zu Danteschutzbestimmungen im Kundenportal

Bei Eingabe einer Url bitte das Protokoll (http:// oder https://) mit angeben.

Konfiguration 549: Ablauftage Portal-Link zur Passwortvergabe

Fehlt dieser Eintrag wird mit einem Standartwert von 1 Tag gearbeitet. (http:// oder https://) mit angeben.

Konfiguration 550: Tickets ohne Ticket-Id ausblenden.

0 – Nein
1 – Ja

Sollen im Modul Tickets (Störungen) nur Daten angezeigt werden, die eine Ticket-Id haben.

Konfiguration 575: Soll bei MPS-Maschinen die MPS-Info abgefragt werden.

0 – Nein
1 – Ja

Über die textuelle Einstellung können Stunden hinterlegt werden, ab wann die MPS Infos erneut abgefragt werden. ACHTUNG: Aus Performancegründen ist die Standardeinstellung = Nein. Wenn aktiviert, kann in den textuellen Einstellungen ein zeitlicher Wert in Stunden angegeben werden, zu dem die Informationen abgefragt werden sollen, falls die aktuellen Daten älter sind als die definierten Stunden. Ist kein textueller Wert bei aktivierter Konfiguration vorgegeben, so werden die Informationen beim Laden der Maschinendetails immer aktualisiert. Die Aktivierung der Konfiguration ist nicht unbedingt notwendig, wenn MPS-Infos per Automation zeitgesteuert sowieso aktualisiert werden und das dort verwendetet Intervall ausreichend ist.

Konfiguration 587: Suchfunktion für B2B Produktsucche.

0 – Volltextsucher inkl. Ähnlichkeitsfindung
1 – einfache Volltextsuche

Steuert, welche Suche für die B2B Produktsuche verwendet wird.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co8:administration

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-11T07:11:35+00:00

Administrative Änderungen

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Inkompatible Änderung

Neue Lizenz

Für Concept Office 8.0 werden neue Lizenzen benötigt.

Es ist nicht möglich mit der Lizenz aus der 7.0 weiterzuarbeiten. Hierfür werden beim Update neue Lizenzen eingespielt.

Die Schlüssel für Liefer- und Versandbedingung wurde von Zeichenkette auf Zahl umgestellt.

Grundlegende Datenbankänderungen

In den von Zeichenkette auf Zahl umgestellten Tabellen Versand- und Lieferbedingung wurde eine neue Spalte Key70 angelegt, welche den früheren Primärschlüssel (Zeichenkette) enthält. Hinweis: Dieses Feld wird auch für alle weiteren umgestellten Tabellen angelegt werden.

Der Primärschlüssel für die Tabelle „Filialen“ wurde von String auf Zahl geändert.

Der Schlüssel für den ehemaligen „(alle)“-Eintrag für Versandarten und Filialen wurde auf 9999 geändert.

Angepasste Konfigurationsdateien

Sind bei einem Update keine angepassten Konfigurationsdateien (z. B. application.config) im Installationsverzeichnis vorhanden, werden diese nun angelegt und mit dem Inhalt der entsprechenden default.config gefüllt.

Angepasste config-Dateien werden bei einem Update in den Ordner der nächsten Version übernommen. Dies betrifft folgende Dateien:

application.config
services.config
smtp.config

Dienste

Vorhandene Dienste (z.B. Flex-Host oder Exchange-Synchro) werden bei jedem Update automatisch so angepasst, dass sie auf die aktuelle Version zeigen. Zum Zeitpunkt des Updates werden laufende Dienste ggf. vor der Pfadanpassung beendet und danach wieder gestartet. Somit müssen in 8.0 keine Dienste mehr manuell angehalten und gestartet werden.

Allgemeines

Neue Setuproutine. Für Patches keine administrativen Berechtigungen mehr notwendig

Concept Office ist nun eine reine 64 Bit Anwendung

Neue Crystal Reports Runtime (2020). Bei der Ersteinrichtung wird die unterstütze Crystal Report Version (64-bit/Version 13.0.333.4485) automatisch heruntergeladen und installiert, falls dies notwendig ist. Reportanpassungen sollten nur noch mit Crystal Reports 2016 und höher realisiert werden. Im Zuge der Anhebung auf CO 8.0 müssen alle Reports überprüft werden.

Beim Einspielen eines Patches müssen keine Dienste mehr beendet werden

Spezielle HTML-Gadgets nun auch in den Modulen Mitarbeiter und Projekte (Tabs, Recherchen, freie Gadgets)

Performanceverbesserungen
- bei Druck großer Dokumente
- Aufruf von Übersichten
- Ausgabe von Kundenpreisen (PrivatePilot)
- Aktualisieren von EDI und COP-Daten
- Aufbau von HTML-Seiten
- Vorlaufverarbeitung im Batchmanager (Recherchen)

Beim Auswählen einer Datei, beispielsweise eines Bildes, über eine Netzwerkfreigabe mittels Laufwerksbuchstaben wird der Pfad in einen UNC-Pfad umgewandelt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Datei auch ohne die Zuweisung eines Laufwerksbuchstabens für Netzwerkfreigaben immer für alle Nutzer erreichbar ist.

Die Begriffe „TKD“ und „Kundendienst“ wurden auf den Begriff „Service“ vereinheitlicht.

Gadget Offene Termine/Aufgaben - Im Gadget offene Termine/Aufgaben wurde die Bemerkung aus Platzgründen entfernt.

Anpassung der Vorgänge/Angebotsbearbeitung - Die Auftragsmasken wurden benutzerfreundlich überarbeitet.

Benutzeroptionen

Concept Office kann im Darkmode verwendet werden

Einige Module kann man nun im Register Ansicht starten lassen

Rechteverwaltung

Neue Rechteausprägung für Maschinen- und Vertragsansicht - Nur Maschinen/Verträge eigener Firmen und des Geschäftsbereichs. Es wird die Schnittmenge aus dem am Mitarbeiter hinterlegten Geschäftsbereich und Firmen, wo dieser hinterlegt ist (Reiter ‚Mitarbeiter/Weiteres‘) angezeigt.

Neues Recht: ‚Sonderkonditionen mit Festpreisen anlegen‘ - (Weitere Informationen: Abschnitt Prozentpreise)

Neues Recht beim Drucken: ‚Nur Daten erzeugen‘

Es können nur noch die Verträge abgerechnet werden, die der Benutzer laut dem Recht ‚Vertragsansicht‘ besitzt.

Über das neue Sonderrecht - ‚Anschriftszuordnung (außer Haupt- und Rechnungsanschrift) trotz Sperre ändern’ ist es möglich, in laut Firmenrecht für die Bearbeitung gesperrten Firmen, die Anschriftszuordnung zu verändern.

Konfigurationen

Übersicht der neuen bzw. erweiterten Konfiguration. Genaue Informationen erhalten Sie in den entsprechenden folgenden Abschnitten in diesem Handbuch.

Erweiterung Konfiguration 1 (Rohgewinnermittlung im Auftrag) um die Ausprägung: „8 - Listen EK laut Auftragsmenge bei auftragsbezogener Bestellung, sonst durchschnittlicher EK, wenn Bestand vorhanden ist“.

Konfiguration 194 - „Kreditlimitprüfung im Vorgang durchführen“ wurde durch eine weitere Ausprägung erweitert: 4 - Ja. Bei Überschreiten des Kreditlimits während der Auftragsanlage warnen und den AB - Druck sperren.

Konfiguration 136 - Neue Ausprägung 999 „Unbefristet“ - Richtlaufzeit für Sonderkonditionen (Vorbelegung bei Übernahme aus dem Vorgang)“. Wenn diese Konfiguration eingestellt wird, werden Sonderkonditionen ohne Enddatum angelegt.

Konfiguration 497 - Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht

Konfiguration 517 - Aktivierung von Ansprechpartnerrollen

Konfiguration 557 - EK-Änderungen an fakturierten Positionen erzeugen Korrektur-Umsatzpositionen

Konfiguration 558 - Verkaufssperre am Artikel automatisch setzen bei Statusänderung des Lieferantenartikels

Konfiguration 559 – Textfarbe für neue Sortimentskennung „Lieferung durch Dritte“

Konfiguration 563 - Bei Anlage von Aktivitäten über KFZ-Kennzeichen verbundene Ressourcen beachten

Konfiguration 565 - Variable Skalierung der Artikel-Bilder im Vorgang

Konfiguration 566 - Speichern der Bezeichnung statt ID von Kundenkostenstellen am Auftragskopf und Position

Konfiguration 567 – Erlaubte Toleranz bei Rechnungsprüfung auf Positionsebene

Konfiguration 417 - für die Freischaltung der Drag und Drop-Funktionalität gibt es neue Einstellungen, welche steuern, wie der Ablagepfad für die Dokumente gebildet werden soll.

Konfiguration 500 - (Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Rechnung buchen) entfällt. Die entsprechenden Einstellungen müssen nun an den Vertragsarten gepflegt werden. Zusätzlich ist es jetzt möglich dies pro Erlös (Miete, Wartung, Klick) per Haken zu entscheiden.

ACHTUNG: Nach dem Update müssen die Vertragsarten manuell angepasst werden, wenn die Konfiguration bisher mit der Einstellung ‚1 - Mit Servicepartner-Rechnung buchen‘ genutzt wurde.

Konfiguration 574 - Es möglich zu steuern, ob für bestimmte Belegarten die Erstellung von Bilderdruckdaten ausgeschlossen werden soll. Standardmäßig ist diese Konfiguration nur für Angebot und Auftragsbestätigung aktiv. Diese Anpassung wurde vorgenommen, um umfassende Datenbankressourcen einzusparen.

Konfiguration 576 - mit dieser Konfiguration ist es möglich die automatische Ermittlung von Anfahrtspauschalen für bestimmte Geschäftsbereiche auszuschalten.

Konfiguration 581 - Verkäufer ist in Vorgängen Pflichfeld

Konfiguration 1023 - Ansprechpartner muss Anschrift haben entfällt. Ansprechpartnern mit Anschriftsnummer = 0 wurden im Update der Hauptanschrift des zugehörigen Kontaktes zugeordnet. Ein Ansprechpartner muss immer einer Anschrift zugeordnet sein, um reibungslose Protzessabläufe sicherzustellen.

Profilfelder

Layoutverschiebungen

Aufgrund der Schriftgrößenanpassung um 25% kann es nach dem Versionswechsel auf 8.0 zu Layoutverschiebungen kommen.

Profilrechte Das Kopieren von Profilrechten bei Mandantenkopie wurde entfernt. Beim Kopieren von Mandanten werden die Profilrechte nicht mehr mit kopiert, da dies zu Bezugsfehlern führte. Diese werden im Nachgang durch die Standardwerteprüfung angelegt.

Benachrichtigungen

Druckbenachrichtigungsereignis für Lagerbuchung Es wurde eine neue Funktionalität eingeführt, dass bei der Warenbuchung bzw. Lieferung automatisch Lieferavis im openTRANS-Format erzeugt werden. Für eine Lagerbuchung muss ein Druckbenachrichtigungsereignis mit der Dokumentenart „Lieferscheine“ angelegt werden. Als Reaktion muss „Drucken“ gewählt werden und hier die Option „Lieferavis“ im neuen Reiter „laut Druckmanager“.

ACHTUNG: Gilt nur für Lagerlieferungen!

Benachrichtigungsereignis „Warenbuchung“ für Direktlieferungen Für eine Direktlieferbuchung gibt es jetzt das neue Benachrichtigungsereignis „Warenbuchung“. Die Reaktion muss wieder „Drucken“ und als Option „Lieferavis“ im neuen Reiter gewählt werden. Im Druckmanager muss ein zusätzlicher Eintrag für Lieferavis erstellt werden mit der Druckapplikationsoption „Automatisch“.

ACHTUNG: Gilt nur für Direktlieferungen!

Darüber hinaus wurden die Benachrichtigungen um eine Druckfunktion für Auftragsbestätigungen im openTRANS-Format erweitert. Dazu muss ein neues Ereignis „Drucken“ für Auftragsbestätigungen angelegt werden. Außerdem muss im Druckmanager ein zusätzlicher Eintrag für Auftragsbestätigungen erstellt werden mit der Druckapplikationsoption „Automatisch“.

Automation

Ist eine Automation für den Emailversand vorgesehen (beispielsweise für den Versand von Rechercheergebnissen) kann nun ein Empfänger unter CC und unter BCC vorgegeben werden. Dazu sind Einträge in der entsprechenden XML vorzunehmen:

CO8

co8:allegb

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T09:56:41+00:00

Alle Geschäftsbereiche

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Allgemeines

Filialen

In Concept Office 8 wurde an vielen Stellen im Programm die Filiale als neues Feld hinzugefügt. Dazu gehören:

Maschinen
Tickets
Disposition 2.0
Textbausteine
Geschäftsbereichsdaten an Firmen und Anschriften
Nummernkreise (erweitert)
Kundenbestellung einlesen
Bezirke (Touren)
API von Concept Office

Zudem gibt es eine neue Bezirksart Filiale.

Ist diese entsprechend konfiguriert, kann bei Anlage einer Firma (Kunden und Interessenten) anhand der Postleitzahl der Hauptanschrift die Filiale automatisch ermittelt werden.

Drag&Drop

Per Drag&Drop besteht nun die Möglichkeit, auch Links aus Webseiten zuzuweisen. Mittels Doppelklick auf das Drag&Drop-Symbol kann der Dokumentenzuweisungsdialog geöffnet werden und man kann auch manuelle Dokumente verknüpfen. Beispielsweise kann man einen Sharepoint-Link einfügen und auf diesem Wege ein Sharepoint-Dokument zuordnen.

Kalender/Monatsansicht/Aktivitätenarten

Farbdarstellung von Aktivitäten

Die Farben der Aktivitätenarten werden nun korrekt, anhand des hinterlegten Farbcodes, dargestellt. Dies führt zu einer veränderten Darstellung der Farben gegenüber Concept Office 7.0.

Artikel

In der Artikelsuche wird nun der Hauptlieferant angezeigt.

Am Artikel kann ein neues Merkmal ‚Nur gemeinsam mit Ware berechnen’ gesetzt werden (z.B. für Kostenartikel). Das führt dazu, dass der Artikel nicht versehentlich als alleinige Position berechnet wird, wenn es noch andere rückständige Standardartikel, Sammelartikel, Ident-Artikel gibt. Der Rechnungsdruck wird mit einer entsprechenden Meldung verhindert. Ist im Auftrag keine Ware vorhanden, so kann der Artikel auch einzeln berechnet werden (bspw. für Nachberechnungen).

Neuer Link in der Artikelmaske, welcher die Vorläuferartikel (welche Artikel haben den aktuellen Artikel direkt oder indirekt als Folgeartikel) anzeigt.

Bei der Ermittlung des DEK (durchschnittlicher Einkaufspreis) wird der Bestand von Sperrlagern nicht mehr berücksichtigt.

Vorgänge

Normal- und Abschlagspositionen

Bei Normal- und Abschlagspositionen in einem Vorgang wurde in Version 7.0 bei Fakturierung abgefragt, ob die Positionen gemeinsam fakturiert werden sollen. Ab Version 8.0 entfällt diese Abfrage und die Positionen werden immer separat berechnet.

Manuelle Liefermenge bei Identartikel mit Seriennummer nicht mehr möglich

Im Kontext von Identartikeln ist eine manuelle Liefermenge nicht mehr setzbar. Hierbei soll verhindert werden, dass Maschinenreservierung bestehen bleiben, wenn die Mengen manuell geändert wurden.

Abonnements

Concept Office wurde um die neue Funktion ‚Abonnements‘ erweitert. Derzeit sind ausschließlich Vorgangsabonnements implementiert. Diese ermöglichen es, Vorgänge und Serviceaufträge zeitgesteuert zu kopieren. Hierfür steht ein Aufgabenplaner zur Verfügung, mit dem verschiedene Aufgabentypen verwaltet werden können, um eine Automation durchzuführen. Alles zu Abonnements lesen sie hier

Anschriften, Ansprechpartner, Firmen

Änderung der Spaltenbezeichnung im Register Übersicht. In der Übersicht der Ansprechpartner wurde die Spalte ‚Firma‘ in ‚Anschriftname‘ umbenannt.

Neue Art Kategorien auszuwählen

Kategorien gibt es jetzt auch im Modul Ansprechpartner

Neue Massenänderungsfunktion von Ansprechpartnerkategorien implementiert

Inaktive Firmen werden in der Übersicht ausgeblendet. Können jedoch über eine Modulfunktion zugeschaltet werden.

Die Eingabesuchfunktion für die Dropdownboxen ‚Kundengruppe und Branche‘ im Modul wurde verändert. Ergebnisse sind beim Tippen eines Teils des Namens zu sehen.

Bestellungen

Modulfunktion Offene Vorgänge

Im Modul ‚Bestellungen‘ gibt es eine Modulfunktion ‚Offene Vorgänge‘. Diese zeigt, welche Vorgänge beim Zubuchen der aktuellen Position bedient werden. Zusätzlich werden alle weiteren offenen Bestellungen zu dem Artikel und dem Lieferanten angezeigt.

Die für die aktuelle Bestellposition zutreffende Zeile wird rot dargestellt.

Bestellen über Lieferanten Am Lieferanten wurde die neue Spalte ‚Bestellen über Lieferant‘ hinzugefügt.

Ist dieses Feld gefüllt, wird bei Bestellungen aus einem Auftrag heraus auf den eingetragenen Lieferanten geswitcht. Dabei werden im Auftrag weder Preise noch Bestellnummern geswitcht, einzig der Lieferant wird gewechselt.

ACHTUNG: Diese Funktionen greift nur bei einem lieferantengeführten Lager. Voraussetzung ist, dass der Switchlieferant auch am Artikel hinterlegt ist.

Am Lieferanten besteht die Möglichkeit, eine Artikelmindestspanne zu definieren. Eine hier angegebene Spanne greift, wenn am konkreten Artikel keine abweichende Einstellung getroffen wurde.

Der am Lieferanten angegebene Wert findet bei allen Artikelarten, außer Fracht/Porto und Bearbeitungsgebühren/Dienstleistungen Anwendung.

Neue Einstellung an den Verbindungsarten - An der Verbindungsart lässt sich nun einstellen, ob die jeweilige Verbindungsart am Kontakt, am Ansprechpartner, an der Anschrift oder am Mitarbeiter sichtbar sein soll. In den Links der Verbindungsauskunft gilt die Einstellung des Kontakts. Standardmäßig sind alle Verbindungsarten in allen Modulen sichtbar, einzig am Mitarbeiter sind einige firmenbezogene Verbindungsarten standardmäßig deaktiviert (bspw. RechnungsMail). Bitte überprüfen Sie nach Update auf Version 8 ggf. die Einstellungen. Sie können damit die einzelnen Anzeigen individuell, übersichtlich und sinnvoll gestalten.

Weitere Stammdaten

Dokumentenarten

Erweiterungen der Anzeige von Dokumenten im Concept Flex

Es gibt jetzt bei den Dokumentenarten 2 neue Checkboxen: ‚In Flex/Service unter Dokumente anzeigen‘ und ‚In Flex/Service auf erster Karteikarte anzeigen‘. Beide steuern getrennt die Anzeige von Dokumenten im Flex unter Serviceeinsätzen.

Achtung: Für die Standard-Dokumentenart für Fotos aus Flex muss mindestens einer der Haken gesetzt sein, sonst werden diese nicht angezeigt.

Mitarbeiter

Qualifikation der Mitarbeiter

An den einem Kontakt zugeordneten (eigenen) Mitarbeitern kann definiert werden, welche Qualifikation (Vertriebsmitarbeiter, Sachbearbeiter) diese bei dem Kunden ausfüllen. Bei der Zuordnung der Mitarbeiter im Vorgang ist entscheidend, wer welche Qualifikation für den konkreten Kunden ausübt.

Es dürfen am Kontakt nur Qualifikationen zugewiesen werden, die auch im Mitarbeiterstamm für den Mitarbeiter definiert sind. Am Mitarbeiter selbst können die Haken nur entfernt werden, wenn diese an keinem Kontakt in Verwendung sind. Das Modul Verkäuferwechsel berücksichtigt die Zuordnung der Qualifikationen (Verkäufer, Sachbearbeiter), die abweichend vom Mitarbeiterstamm eingestellt sind.

CO8

co8:co8

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-01T07:35:15+00:00

Neues in Concept Office 8

Willkommen zu den Neuheiten von Concept Office 8! In diesem kompakten Bereich unserer Hilfe entdecken Sie die aktuellsten Funktionen und Verbesserungen unserer Software, strukturiert nach verschiedenen Geschäftsbereichen.

Wir haben diesen Bereich so gestaltet, dass Sie schnell und effektiv die Neuerungen verstehen und anwenden können. Egal ob Sie neu bei uns sind oder ein erfahrener Nutzer, hier finden Sie wertvolle Einblicke, um das Potenzial der Version 8 voll auszuschöpfen.

Herzlich willkommen an Bord der Version Concept Office 8!

Seiten in diesem Namensraum:

G (Fortsetzung)

Geschäftsbereich Einrichtung

CO8

concept_cash:bonerfassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-21T08:06:34+00:00

Bonbearbeitung

Der Artikel beschreibt den allgemeinen Ablauf der Bearbeitung eines Bons in Concept Cash.

Generell lässt sich sagen, dass jeder Bon eine ähnliche, dreistufige Abarbeitung durchläuft.

Kundenidentifikation

Als erstes muss der Kunde identifiziert werden. Handelt es sich um einen unbekannten Kunden, verwendet Concept Cash eine allgemeine Kundeneinstellung - den Barverkaufskunden.

Der Barverkaufskunde ist bei jedem neuen Bon voreingestellt.

Die Kundenidentifikation ist Voraussetzung für kundenindividuelle Preise und Vertragsleistungserkennung.

Es kann auch nach erfolgter Artikeleingabe ein Kundenwechsel durchgeführt werden. In diesem Fall wird für alle Artikel eine erneute Preisermittlung durchgeführt.

Nachfolgend werden die einzelnen Arten der Kundenidentifikation erläutert.

Für Umsatzauswertungen kann alternativ auch nur eine Postleitzahl erfasst werden.

Direkteingabe

Die Direktauswahl der Kundennummer kann mit der Taste F3 oder die Funktion Kunde in den Kassenfunktionen aufgerufen werden.

Kundensuche

Im Firmenstamm können für die Kunden Kundenkartennummern hinterlegt werden. Anhand so einer Nummer kann an der Kasse der Kunde ermittelt werden.

Über F11 oder die Kassenfunktion Kundensuche kann ein Suchfenster aufgerufen werden.

Kundenkarte

Um die Nummer einer Kundenkarte einzugeben, kann die Kassenfunktion Kundenkarte oder die Tastenkombination STRG + UMSCHALT + F10 genutzt werden.

Für die Suche nach einer Kundenkartennummer existiert eine separate Kassenfunktion, die auch mittels STRG + UMSCHALT + F12 aufrufbar ist.

Kundenkostenstelle

Wenn Kostenstellen an den Kundenanschriften eingetragen wurden, kann auch direkt darüber gesucht werden: Kassenfunktion Kostenstellensuche oder STRG + UMSCHALT + F4 .

manueller Kunde

Für den Fall, dass der Kunde seine Daten auf der Quittung oder dem Bon aufgedruckt haben möchte, er jedoch nicht in Concept Office angelegt ist, kann die Kundeneingabe auch manuell erfolgen. Über die Kassenfunktion manueller Kunde oder die Tastenkombination STRG + F10 lässt sich die sich zugehörige Eingabemaske öffnen.

In den Optionen kann hinterlegt werden, ab welchem Bon-Wert bei Zahlung die manuelle Kundeneingabe automatisch angezeigt werden soll, wenn kein Kunde hinterlegt ist.

Positionserfassung

Ist der Kunde bekannt, können die Positionen erfasst werden. Dabei wird für jede Position eine Artikelnummer erfasst. Anschließend werden je nach aktivierten Bearbeitungsmodi Menge, Preis und Verkäufer eingegeben. Über Kassenfunktionen können Rabatt und Lagerkennung geändert werden.

Bereits erfasste Positionen können nachträglich bearbeitet werden, indem sie in der Positionsübersicht ausgewählt werden.

Die Eingabe der Artikelnummern kann über verschiedene Möglichkeiten erfolgen.

Direkteingabe

Die Artikelnummer oder die EAN-Nummer werden per Tastatur oder Scanner ins Feld Artikelnummer eingetragen.

Artikelsuche

Über die Kassenfunktion Artikelsuche oder die Taste F12 lässt sich eine Matchcodesuche starten.

Artikelfesttasten

Eine Schnellauswahl über Artikelfesttasten.

Sonstiges

Sie können ebenfalls Textpositionen oder Rücknahmen auf Positionsebene erfassen. Sie können in den bisherigen Umsätzen des Kunden nach Artikeln suchen.

Concept Cash unterstützt den Maschinenverkauf an der Kasse und die Veräußerung von Vertragsleistungen.

Positionen des Bons können storniert werden.

Bons können geparkt, storniert oder zurückgenommen werden.

Vorgänge können über Concept Cash abgewickelt, und Bestellungen angenommen.

Kassieren

Sind alle Positionen erfasst, erfolgt das Abschließen des Bons - das Kassieren, . Dazu wechselt der Kassierer durch drücken der F8-Taste oder durch die Kassenfunktion Bezahlen in den Bezahlmodus.

Dabei ändern sich mehrere Punkte der Ansicht:

die Position werden ausgegraut
im Bereich der aktuellen Bonposition wird ein Betragsfeld angezeigt
der Bereich Artikelanzeige zeigt die Zahlungsübersicht
Der Gesamtbetrag des Bons zeigt nun auch den noch zu zahlenden Betrag.

Concept Cash erwartet nun vom Kassierer die Eingaben, mit welchen Zahlungsarten welche Beträge bezahlt werden. Dazu gibt der Kassierer den Betrag ein und wählt anschließend über die Kassenfunktionen oder die Tastaturkürzel eine Zahlungsart aus. Es ist möglich, einige Zahlungsarten zu kombinieren, zum Beispiel mit Gutschein und Bargeld zu bezahlen. In dem Fall werden die Beträge nacheinander eingegeben. Bei Überzahlung weist Concept Cash das Wechselgeld aus. Zum Abschluß (der gezahlte Betrag ist so groß wie der Bonbetrag), erfolgt der Ausdruck auf dem Kassendrucker.

Reihenfolge:

Bezahlmodus aktivieren
Betragseingabe
Zahlungsart wählen
optional weitere Betragseingabe und weitere Zahlungsart (wiederholbar)
Wechselgeld
abschließen

Ist der Zahlgeldzwang in den Optionen aktiviert, wird der Zahlbetrag mit 0 vorbelegt, sonst mit der Bonsumme bzw. dem noch nicht bezahlten Bonbetrag.

Zahlungsarten

Aktuell stehen 4 Zahlungsarten zur Verfügung

Zahlungsart	Kürzel	Kombinierbar	Überzahlung	Sonstiges
Bar	`ALT`+`1`	ja	möglich	Barzahlung
Gutschein	`ALT`+`4`	ja	optional	Gutscheine
Kreditkarte	`ALT`+`5`	nein	nein	Zahlbetrag muss am Kartenlesegerät ebenfalls eingetragen werden
Lieferschein / Rechnung	`ALT`+`6`	nein	nein	Übergabe der Daten an Concept Office

Als kombinierbar gekennzeichnete Zahlungsarten können gleichzeitig auf einem Bon verwendet werden. Nicht kombinierbare gelten jeweils für den kompletten Bon.

Überzahlung gibt an, dass ein Zahlbetrag eingegeben werden kann, der den Bonbetrag übersteigt. In dem Falle wird eine Wechselgeldanzeige ausgegeben.

Wechsel in Positionserfassung

Falls noch eine Position auf dem Bon erfasst werden soll, kann mittelst der Kassenfunktion Neue Position oder der Taste F5 in den Eingabemodul zurückgewechselt werden.

Die Eingaben zur Abrechnung werden dabei nicht verworfen.

Zahlungsstorno

Um eine Korrektur einer bereits eingegebenen Zahlung vorzunehmen, kann durch Start des Stornomodus eine Zahlungsposition ausgewählt werden. Durch anschließendes Betätigen der Eingabe-Taste wird die Zahlung storniert. IN der Zahlungsübersicht sind dann 2 Positionen zu sehen. Die originale und die Stornoposition.

Eingabe von Skonto

Während des Barzahlungsmodus kann auch ein Skontobetrag eingegeben werden. Der Aufruf geschieht über die Kassenfunktion Skonto oder die Tastenkombination STRG+F2

Im Feld Skonto % kann nun der gewünschte Betrag eingegeben werden.

Der skontofähige Betrag ist die Summe der Preise aller Artikel, die als skontotfähig gekennzeichnet sind.

Der maximale Skontosatz den ein Kassierer vergeben kann, wird in den Kassierer-Stammdaten festgelegt. Die Kassiererwechsel-Schaltfläche ermöglicht es, einem Kassierer mit höherem Maximalskonto eine Eingabe vorzunehmen.

In den Optionen lässt sich hinterlegen, dass die Skontoabfrage ab einem gewählten Betrag automatisch erscheinen soll.

Concept Cash, Kasse, Bonbearbeitung

concept_cash:optionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-14T08:20:41+00:00

Optionen in Concept Cash

Die Optionen in Concept Cash steuern das Programmverhalten und ermöglichen es, Concept Cash nach eigenen Anforderungen anzupassen.

Die Optionen können über das Concept Cash Hauptmenü oder das Symbol auf dem Startbildschirm gestartet werden.

Allgemeine Optionen

In diesem Menü werden grundlegende Einstellungen für das Programmverhalten der Kasse hinterlegt, beginnend beim optischen Erscheinungsbild im Bereich Container-Einstellungen.

Für die nachfolgenden Optionen kann ein Gültigkeitsbereich festgelegt werden. Er legt fest, ob es sich um globale Einstellungen, die für alle physischen Kassensysteme gleichermaßen gelten sollen,oder um lokale Einstellungen, die nur für genau dieses Kassensystem gelten sollen, handelt

Stellen Sie vorerst nur eine globale Einstellung ein. Eine nachträgliche Lokalisierung ist jederzeit möglich.

Nun folgen die Allgemeinen Einstellungen:

Tabelle für die Artikelfesttasten
Online Buchen
Bonnummer fortlaufend: laufende Bonnummer nicht bei Tagesbeginn auf 1 zurücksetzen
automatisches Skonto: ab welchem Betrag automatisch die Skontoeingabe beim Bezahlen aufgerufen werden soll.
Abschöpfung anzeigen:
Kassiereranmeldung-Resetzeit: „Bildschirmschoner“;nach wieviel Sekunden Inaktivität, muss sich der Kassierer erneut anmelden
Verhalten bei bereits gestarteter Kasse

Anschließend werden die Dauermodi eingestellt, sowie ob Bons und Quittungen gedruckt werden sollen und die Druckabfrage ab Steuerbetrag einzuschalten.

Zahlungsoptionen

ENTER als Bar:im Bezahlmodus wird nach Bestätigung des Zahlbetrages dieser automatisch als Barzahlung übernommen
Zahlgeldzwang: als Vorschlag zur Zahlung wird 0,00 € vorbelegt (Kassierer muss Betrag immer eingeben)
Lieferschein/Rechung auf Bondrucker: Leitet den Druck der Vorgangsdokumente auf den Bondrucker um

Nachfolgend werden die Gutschein Optionen eingestellt.

Unter Kassenabschluss können Sie einstellen, wie oft der Zählvorgang des Sortenberichts wiederholt werden soll, wenn Differenzen größer als der eingegebene Betrag auftreten.

Unter Steuergrenze können Sie den automatischen Start der manuellen Kundeneingabe für Barzahlungskunden ab einen Bonbetrag in Hauswährung hinterlegen.

Displayoptionen

Im Bereich Standbymodus hinterlegen Sie den Text, der dem Kunden angezeigt werden soll, wenn sich die Kasse im Ruhezustand befindet.

Im Bereich Positionseingabe stellen Sie ein, wie dem Kunden einzelne Positionen während der Eingabe angezeigt werden sollen.

Im Bereich Zahlungseingabe stellen Sie ein, was angezeigt wird, wenn die Zahlung erfolgt.

Hardwareeinstellungen

Hier werden die technischen Bedingungen für die Druckausgabe, die Schublade und die Anzeige des Displays hinterlegt. Beim ersten Start sollte hier einmal auf die Schaltfläche „Standard“ geklickt werden und die Werte, die dann eingetragen wurden, übernommen werden. Als „Standard“ wird ein Epson Serielldrucker an COM 1 inkl. Schubladenbelegung eingetragen.

Durch Klicken auf die Schaltfläche Kassenauswahl haben Sie die Möglichkeit, aus einem Auswahlfenster die „Aktuelle Kasse“ zu definieren. Im Feld Speichermodus können Sie entweder Globale Konfiguration oder Nutzerabhängige Konfiguration einstellen. Die nutzerabhängige Konfiguration ist für den Betrieb auf einem Windows-Terminal-Server vorgesehen. Wenn Sie Globale Konfiguration wählen, werden die Einstellungen für den kompletten PC gespeichert (empfohlen an normalen Kassen-PCs). Die Speicherung der Daten erfolgt in der Registry in local machine. Wählen Sie Nutzerabhängige Konfiguration, werden die Einstellungen nutzerbezogen gespeichert (current user).

Im Bereich Drucker können Sie einen verfügbaren Drucker als Bondrucker einstellen, wenn kein Bondrucker verwendet werden soll. Das Häkchen im Feld Druckerfunktionalität unterstützen muss immer gesetzt sein. Welcher Drucker als Quittungs-, Lieferschein- und/oder Rechnungsdruckerverwendet werden soll, können Sie im Drop-Down-Feld A4-Standard-Drucker auswählen.

Im Feld COM Drucker werden der COM Port und weitere Settings des Druckers eingestellt, siehe technische Beschreibung Ihres Bondruckers. In den Bereichen Kassenschublade und Display werden analog zum Feld COM Drucker die Einstellungen definiert, wiederum siehe technische Handbücher Ihrer Hardware.

Achtung die Eingabe des Kassenschubladen - COMPorts ist nur durch Betätigen der Taste „Druckerliste laden“ möglich.

Im Bereich Allgemein legen Sie fest, ob die Kasse auch mit der Maus bedient werden kann und ob sich die Kasse minimieren lassen soll (beides empfohlen)

Concept Cash, Kasse

concept_cash:programmfenster

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-21T06:55:18+00:00

Aufbau des Programmfensters (Concept Cash)

Da sich der Programmaufbau von Concept Cash vom Programmaufbau von Concept Office unterscheidet, beschreibt der nachfolgende Artikel im Detail Aufbau und Funktion der einzelnen Fenster.

Start (die Registerkarte File)

1: Hauptmenü
2: Inhaltefenster

Je nach ausgewähltem Menüpunkt im Hauptmenü erscheinen unterschiedliche Unterpunkte im Inhaltefenster.

Hauptmenü

Über das Hautmenü erreichen Sie alle wesentlichen Funktionen von Concept Cash.

Start Kasse: Startet die eigentliche Kasse / den Kassiermodus
Kassenwechsel: ermöglicht die Anmeldung an einer anderen Kasse
Kassiererwechsel: wechselt den aktuell angemeldeten Kassierer
Mandantenauswahl: wechselt den zugeordenten Concept Office Mandanten
Start: Zeigt den Startbildschirm
Drucken:Druckwiederholung
Weitere Funktionen: Zusatzfunktionen
Stammdaten: Start der Stammdaten
Kassenstatus: Kassenstatus-Fenster
Abrechnung: Aufruf von Kassensturz und Kassenabschluss
Buchen: Nachbuchen von Kassenbons nach Concept Office
Optionen: Optionsbildschirm der Kasseneinstellungen
Schließen: Beendet Concept Cash

Das Programmfenster der Kasse

Kundenanzeige

Der Bereich zeigt alle Informationen über den aktuellen Kunden, links sind die Informationen der Kundenauswahl, rechts zusätzliche Infos, beispielsweise über lieferbereite Aufträge.

Bonpositionen

Alle in diesem Bon erfassten Positionen werden hier als Übersicht aufgeführt.

Gesamtbetrag des Bons

Während der Positionserfassung wird hier der Gesamtbetrag ausgewiesen.

Während des Bezahlvorgangs wird hier zusätzlich das Wechselgeld angezeigt.

aktuelle Bonposition

Zeigt Details zur aktuell ausgewählten Bonposition.

Informationszeile

Hier werden die aktuell aktivierten Dauermodus sowie sonstige Steuersymbole angezeigt.

Artikelanzeige

Der Bereich zeigt vielfältige Informationen zum ausgewählten Artikel. Links Informationen zu Preisen und Beständen, mittig die Verkaufshinweise und rechts das Artikelbild.

Kassenfunktionen

Die Kassenfunktionen von Concept Cash.

Hier kann auch auf die Registerkarte Tastatur und zurück gewechselt werden.

Abrechnungsauswahl

Hier kann die Art der Bezahlung ausgesucht werden.

Artikelfesttasten

Fenster mit den Hinterlegten festen Artikeln.

Concept Cash, Kasse

concept_edi:herstellerpflege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:28+00:00

Herstellerpflege

Jeder Hersteller, der mittels Concept EDI angebunden werden soll, muss zuerst in diesem Modul hinterlegt werden.

Die Herstellerpflege ist im Baum unterhalb des Knoten Administration angeordnet.

Herstellerkürzel

Jeder Hersteller besitzt ein ihm zugeordnetes Kürzel, welches ihn eindeutig identifiziert. Geben Sie dieses Herstellerkürzel im gleichnamigen Feld als erstes ein.

Zur Nutzung ist für jeden Hersteller eine eigene Lizenz notwendig. Sie können Herstller ohne Lizenz erfassen, ein Versand ist aber nicht möglich. Ein Hinweistext weist sie auf eine fehlende Lizenz bereits während der Eingabe hin.

Versand

Für den elektronischen Versand gibt es die Kommunikationsarten E-Mail und für CO-Versionen > 7.0.890 wird auch COEdiWebService unterstützt.

Versand per E-Mail

Für den elektronischen Versand hat jeder Hersteller eine gesonderte Emailadresse bereitgestellt. Falls Sie Ihnen nicht bekannt ist, fragen Sie bei Ihrem Hersteller nach.

Tragen Sie die Emailadresse im gleichnamigen Feld ein.

Versand per COEdiWebService

Die Kommunikationsart CoEdiService bietet eine sichere Übertragung mittels Webservice. Voraussetzung ist, dass der entsprechende Hersteller diese Funktion unterstützt. Die URL, User und Passwort tragen Sie entsprechend den Vorgaben des Herstellers ein.

weitere Informationen

Zur Verarbeitung benötigt Concept EDI keine weiteren Informationen. Sie können allerdings weitere Informationen für informative Zwecke hinterlegen:

Postanschrift
Ansprechpartner
Verbindungsinformation
Bemerkung

Concept EDI, Herstellerpflege

concept_mps:docuform_einrichtung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-14T14:22:56+00:00

Akademie

Schnittstelle zu Concept MPS

Voraussetzungen

Zur Nutzung der Schnittstelle wird ein Zugang (Händlerkonto) zu einem Fleet & Service Management System der docuFORM GmbH benötigt.

Damit Concept Office mit einem docuform-Server Verbindung aufnehmen kann, muss auf beiden Systemen der Port 52004 freigegeben sein.

Concept Office kann mehrere docuForm-Server verwalten.

Die Server von docuForm können direkt bei docuForm oder vom Händler selbst gehostet sein. Falls ein Hosting durch uns gewünscht ist, bitte folgende Artikel beachten:

Die Nutzung setzt 1 Lizenz Managed Print Service voraus.

Einrichtung

Zugangsdaten

Im Modul Mandanten müssen in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD), in der Tabelle MPS-Systeme die Zugangsdaten für den docuForm-Server eingetragen werden.

Die Eingabe des fsm-Server-Passwortes muss als MD5-Hash erfolgen. Nutzen Sie zur unverschlüsselten Eingabe die Schaltfläche rechts am Eingabefeld. Der Hash wird dann generiert.

Einstellungen der MPS Maschinen

Nachfolgende Einstellungen erfolgen im Modul MPS-Maschinen, im Kontext des MPS-Systems docuform.

Zähler mappen

Die Zähler vom docuform fsm-Server müssen mit den Zählern in Concept Office abgeglichen/gemappt werden. Dies ist ausführlich im Artikel Zähler mappen beschrieben.

Kunden zuordnen

Damit ein Kunde erfolgreich eingelesen werden kann, muss dieser auf der Registerkarte Kundenzuordnungen hinterlegt werden. Dabei muss der Kundenname des docuform fsm-Server mit einem im Concept Office vorhandenen Kunden verbunden werden.

Legen Sie diese Kundenzuordnung zeitgleich mit der Anlage des Endkunden am fsm-Server an. Dann vergessen Sie keine Eintragung.

Maschinen importieren und zuweisen

Über die Modulfunktion Maschinen mit MPS abgleichen werden alle Maschinen vom docuForm fsm-Server importiert, die bei vorher zugeordneten Kunden stehen.

Dabei versucht Concept Office diese Maschinen mit im Modul Maschinen vorhandenen Geräten abzugleichen und zuzuordnen. Dies geschieht über die Seriennummer oder die MAC-Adresse. Nach dem Import können Sie in der Registerkarte Übersicht prüfen, ob alle importierten MPS-Geräte zugeordnet wurden. Man erkennt nicht zugeordnete Maschinen an der fehlenden Nummer in der Spalte CO-Maschinennummer.

In diesem Fall muss die Maschine manuell zugewiesen werden. Dazu klickt man doppelt auf die betreffende Maschine um in der Registerkarte Eingabe und hinterlegt im Feld CO-MaschinenNr eine gültige Maschinennummer.

nachträgliches Zuweisen

Müssen Sie die Maschinen in Concept Office erst anlegen, können Sie nachdem dies getan ist, die Modulfunktion Maschinenstamm-Abgleich betätigen und die neuen CO-Maschinen werden mit den MPS-Maschinen abgeglichen.

Zählerstände importieren

Um Zählerstände vom MPS-System zu übernehmen, verwenden Sie die Modulfunktion Zähler mit MPS abgleichen.

Dabei wird für jede MPS-Maschine, die mit einer CO-Maschine verknüpft ist ein Zählerstand eingelesen. Dies ist mit einer Technikermeldung vergleichbar. Pro Tag und Zähler kann nur eine Übernahme erfolgen.

Falls Sie nur für eine Maschine Zähler importieren möchten, können Sie die MPS-Info Modulfunktion benutzen.

Anzeige bestehender Zählermeldungen

Die eingelesenen Zählerstände werden als MPS-Meldung an der Maschine vermerkt. Über die Modulfunktion Zählerhistorie können Sie sich die Zählermeldungen für die ausgewählte MPS-Maschine anzeigen lassen.

Zähler zur Abrechnung freigeben

Damit nicht jeder eingelesene Zählerstand automatisch zur Abrechnung gelangt, sind für die Abrechnungsfreigabe weitere Schritte notwendig. Dies ist im Artikel Zähler für eine Abrechnung übernehmen beschrieben.

Concept MPS, MPS, docuform

concept_mps:nrs_easymonitor_tonerbestellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:30+00:00

NRS easymonitor

Bei NRS easymonitor handelt es sich um ein System in dem maschinenbezogene Daten verwaltet werden können. Außerdem können aus diesem MPS-System die Daten abgerufen und importiert werden.

Importoptionen

XML-Datei
Excel-Datei

Importschema

[EasyMonitor] 
  * **_AuftragAnlegen**=#0 (Bestellauftrag wird angelegt)
  * **_MeldungSpeichern**=#1 (Speicherung in MPS-Meldungen, von dort aus Standardweiterverarbeitung in den Aufträgen)
  * ** _MpsKennung**=#9 (entspricht der Kundennummer im CO)

  * **_GbArtikelUebernehmen**=#0; Umbenennung des Artikels
  * **Geschaeftsbereich**=#13 (Art und Weise der Abwicklungsart zur Optimierung von Arbeitsabläufen)
  * **Eingangsart**=#Barverkauf (Eingangsart muss vorher am Mandaten angelegt werden)
  * **AbwicklungsArt**=#Lager (alternativ: =#Strecke für Direktlieferungen)
  * **ADMitarbeiterNr**=#130 (Die in einer Filiale hinterlege Verkäufernummer.)
  * **SBMitarbeiterNr**=#12 (Sachbearbeiternummer)
  * **FehlerCode**=#F123 
  * **Filiale**=#13 (Zugeordnete Filiale)
  * **Sammelrechnung**=#0 (Sammelrechnungen erlaubt (ja;nein)?)
  * **_TextPositionTBS**=#bwNews (fügt einen Textbaustein vor der Positionsliste ein. z.B. _TextPositionTBS=#bwNews fügt den Textbaustein mit dem Schlüssel ‚bwNews‘ ein.)
  * **_ZulieferndeMengeSetzen**=#1 (zuliefernde Menge übernehmen oder ändern)
  * **_NurKundenArtikelNummerBeachten**=#0:
 
  - 0 - Alle ermittelten Artikelnummern werden in der Reihenfolge CO-Artikelnummer, Kundenartikelnummer, EAN, Herstellerartikelnummer, Lieferantennummer beachtet
  - 1 - Wird dieser Schalter verwendet, wird nur die Kundenartikelnummer zur Bestimmung des CO-Artikels verwendet 
  - 2 - Mit dieser Option wird die als Kundenartikelnummer übermittelte Nr als CO-Artikelnummer verwendet und die als CO-Artikelnummer übermittelte Nr als Herstellerartikelnummer.
  - 3 - Mit dieser Option wird die als Kundenartikelnummer übermittelte Nr als Lieferantenartikelnummer verwendet.
  *** _LagerZuordnungsart**=#0 
  * **_KostenstelleAusPosAmKopfEintragen**=#0 (Bei >0 wird die Kostenstelle am Kopf über die Lieferanschrift aus den Stammdaten ermittelt. Funktioniert nur, wenn pro Anschrift eine Kostenstelle hinterlegt ist. An den Positionen wird dann die für den Kopf ermittelte Kostenstelle ebenfalls übernommen.)
  * **_PackzettelDrucken**=#0 
  - 0 - kein Packzetteldruck
  - 1 - Der Packzettel wird direkt ausgedruckt, wenn der Vorgang bestätigt ist.
  - 2 - Die Druckdaten des Packzettels werden erstellt. Der Packzettel wird jedoch nicht ausgedruckt. 
 
  * **_LieferanschriftAusStammdaten**=#0
  * **_DefaultArtikel**=#90000Standard-Artikelnummer als Rückfall-Variante, falls einen unbekannte Artikelnummer eingelesen wird. 
  * **_PortoArtikel**=# (Eigene Artikelnummer für Porto-Artikel zur Berechnung von Versandkosten. Der Porto-Artikel wird als zusätzliche Position in den Vorgang aufgenommen. Siehe auch Schalter „„_Mindestauftragswert““. Der Artikel wird auch verwendet, wenn eine Position ohne jegliche Artikelangeben (Bestellnummer, Artikelbezeichnung, Artikelnummer) geliefert wird.)
  * **_KundenAnlage**=#0 (Falls keine Kundennummer für einen in den Stammdaten vorhandenen Kunden gefunden werden kann, bestimmt dieser Schalter, ob ein neuer Kunde angelegt werden darf. Werte ungleich 0 erlauben die Neuanlage von Kunden, standardmäßig können keine neuen Kunden angelegt werden.)
  - 0 - CO-Kundennummer,
  - 1 - CO-Anschriftsnummer,
  - 2 - CO-Kundennummer mit durch - angefügte Kostenstelle (z.B. 17482-001),
  - 3 - ILN des Kunden.
  - 4 - ILN des Kunden oder CO-Kundennummer.
  - 5 - Webshop ID des Kunden, Neuanlage erfolgt aus fortlaufendem Nummernkreis
  - 6- Webshop ID des Kunden, Neuanlage erfolgt mit der Webshop ID als CO-Kundennummer
  - 7 - über Konditionsgebende Kundennummer (KonditionsGebendeKundenNummer) und ILN
  - 8 - Kundennummer nur über die externe Kundennummer bestimmen
  - 9 - Dabei wird der Kunde anhand der Kostenstelle über einen ini-Datei ermittelt, die im ImportExport-Verzeichnis liegt. Diese muss den Namen „KstKundenzuordnungen.ini“ haben. Mit ihr weist man der Kostenstelle die Kundennummer zu (Kostenstelle=Kundennummer). Die Kostenstelle wird dafür aus der Party-Id der Buyer Party genommen.
  * **_KundenIdentifikationsart**=#0 (bestimmt di Art wie ein Kunde identifiziert werden)
  * ** _KostenstelleAusStammdaten**=#0 ( Bei >0 wird die Kostenstelle am Kopf über die Lieferanschrift aus den Stammdaten ermittelt. Funktioniert nur, wenn pro Anschrift eine Kostenstelle hinterlegt ist. An den Positionen wird dann die für den Kopf ermittelte Kostenstelle ebenfalls übernommen.)
  * ** _UnsereKundennummer**=#0 (Dient als Schalter für Import von Textbestellungen bei Waser. Über diesen Schalter werden die Zeilen selektiert, welche der angegebenen Kundennummer entsprechen. Kann nur verwendet werden, wenn in der Bestellung die Kundennummer des Händlers beim Lieferanten angegeben ist.)
  * **_PreiseInclMwst**=#0 (bei = 0 wird beim Einlesen der Preis als Bruttopreis verwendet. Standard ist Nettopreis.)
  * ** _KundenDuplikatePruefen**=#0 (bei >0 wird (nach der Neuanlage eines Kunden während der Bestellung) geprüft, ob es nun Duplikate des Kunden gibt - standardmäßig deaktiviert)
  * ** _RechanschriftUebernehmen**=#0 (bei = 0 wird die in der Bestellung angegebene Rechnungsanschrift (falls vorhanden) in den Auftrag übernommen. Bei =0 wird Rechnungsanschrift aus den Stammdaten ermittelt. Wird der Schalter nicht verwendet, wird Rechnungsanschrift nicht übernommen.)
  * ** _RechnungsFreigabe**=#1 (0 wird das Rechnungsfreigabedatum am Kopf auf das aktuelle Datum gesetzt und ein eventuell angefügter Portoartikel mit Liefermenge 1 versehen. Wird der Schalter nicht verwendet, erfolgt keine Rechnungsfreigabe.)
  *  _LieferscheinFreigabe=#1 (bei = 0 wird das Lieferscheinfreigabedatum am Kopf auf das aktuelle Datum gesetzt und ein eventuell angefügter Portoartikel mit Liefermenge 1 versehen. Wird der Schalter nicht verwendet, erfolgt keine Lieferscheinfreigabe.)
  ***  _Kundenartikel**=#0 (Artikelnummer des Kunden)
  ***  _PreiseAusStammdaten**=#1
  - 0 - Die Preise werden aus der Datei übernommen.
  - 1 - Die Preise werden aus den Stammdaten übernommen.
  - 2 - Die Preise werden aus den Stammdaten übernommen und gegen die Datei geprüft.
  * ** _APBestellungInBestellnummer**=#0 (bei = 0 wird der AP für die Bestellung (gegebenenfalls nach der Bestellnummer und dem Bestelldatum) in das Bestellnummern-Feld von CO eingetragen)
  * ** _UebernahmeKundenbestellpositionsnummer**=#0 (bei = 0 wird die Positionsnummer der Kundenbestellung übernommen. Standardmäßig erfolgt eine Übernahme der Kundenbestellpositionsnummer.)
  * ** _PositionswertOberGrenze**=#0 (bei >0 wird der eingegebene Wert als Obergrenze betrachtet. Übersteigt der VK-Wert einer Position diesen Wert, wird ein Plausibilitätsfehler ins Protokoll der EDI-Schnittstelle geschrieben.)
  *** _PositionswertUnterGrenze**=#0 (bei >0 wird der eingegebene Wert als Untergrenze betrachtet. Unterschreitet der VK-Wert einer Position diesen Wert, wird ein Plausibilitätsfehler ins Protokoll der EDI-Schnittstelle geschrieben.)
  * ** _ArtikelAuswahlAnzeigen**=#0 (bei = 0 werden Dialoge, wie bei der Artikeleingabe im Vorgang (Folgeartikel oder ähnliches) angezeigt. Das heißt, dieser Schalter kann nur auf #1 gesetzt werden, wenn der Import manuell erfolgt!)

coweb:zaehlerstandserfassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-22T06:44:31+00:00

Zählerstände einlesen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Zählerstände einlesen verfügbar.

Concept Office kann Zählerstände aus verschiedenen Quellen einlesen. Neben dem hier beschriebenem Textimport gibt es den Import aus CO Portal und aus den Fleet & Servicemanagementsystemen docuform, FM Audit und Simple Clicks.

Pflichtfelder für Textimport

Zählerstände, die als Textdateien (*.txt, *.csv) eingelesen werden sollen, müssen folgende Pflichtangaben beinhalten:

Seriennummer der Maschine
Meldedatum
Zählerstand

Zählername (wenn die Zählerstände einer Maschine nicht in einer Zeile geliefert werden) Die Textdatei kann alle Zähler des Gerätes in einer Zeile liefern oder für jeden eine neue Zeile anbieten. Im letzteren Fall muss jedoch der jeweilige Zählername mitgeliefert werden. Dieser muss jedoch nicht mit dem Zählernamen in Concept Office identisch sein.

Textbausteine beschreiben

Damit Concept Office die Textdatei verarbeiten kann, muss sie beschrieben werden. Dies geschieht in der Datei bwImportAscii.ini. In dieser Datei können für andere Importe (Artikel etc.) bereits Beschreibungen vorliegen.

Im folgenden Beispiel stehen alle Zählerstände in einer Zeile. Die Beschreibung beginnt mit einem Namen, der in eckigen Klammern stehen muss. Da in der ersten Zeile dieser Textdatei die Überschriften stehen, wird diese mit SkipLines=1 nicht mit importiert. Mit FieldDelimiter wird festgelegt, wie die Daten getrennt sind. Möglich ist hier auch FieldDelimiter=„;“ und FieldDelimiter=„<tab>“.

[ZaehlerstandsImport1]
  * SkipLines=1
  * FieldDelimiter=","
  * Feld1=Meldedatum,0,0,1,1
  * Feld2=Description,0,0,1,1
  * Feld3=IPAdress,0,0,1,1
  * Feld4=Seriennummer,0,0,1,1
  * Feld5=AssetNumber,0,0,1,1
  * Feld6=Location,0,0,1,1
  * Feld7=MACAddress,0,0,1,1
  * Feld8=TotalPages,0,0,1,1
  * Feld9=MonoPages,0,0,1,1
  * Feld10=ColorPages,0,0,1,1
  * Feld11=CopierMonoPages,0,0,1,1
  * Feld12=CopierColorPages,0,0,1,1
  * Feld13=PrintMonoPages,0,0,1,1
  * Feld14=PrintColorPages,0,0,1,1
  * Feld15=ScanPages,0,0,1,1
  * Feld16=FaxPages,0,0,1,1
  * Feld17=Canon101,0,0,1,1
  * Feld18=Canon103,0,0,1,1
  * Feld19=Canon106,0,0,1,1
  * Feld20=Canon109,0,0,1,1
  * Feld21=Canon915,0,0,1,1
  * Feld22=Canon916,0,0,1,1

Zudem ist es bei Textimporten möglich eine Sprache in den Formateinstellungen einzugeben, sodass Zahlen mit einem anderen Format als dem lokal eingestellten, gelesen werden können (in bwImportAscii.ini z.B. Feld7=Gesamt Zähler,0,0,1,1,,,de-DE).

Um das Meldedatum so zu formatieren, das Concept Office es als Datum erkennt, kann man in der bwImportAscii.ini an 8. Stelle das Format angeben:

[ZaehlerstandsImportCvs] FieldDelimiter=„,“

Feld1=Meldedatum,0,0,1,1,,,M/d/yyyy h:mm:ss tt …

Mögliche Formate:

Thu Sep 27 14:56:50 CEST 2012 ddd MMM dd HH:mm:ss CEST yyyy
6/1/2012 9:10:13 AM M/d/yyyy h:mm:ss tt;
2023/02/21 22:16:53.00 yyyy-MM-dd HH:mm:ss.00

Sollten die Stunden im 12 Stunden-Rhythmus angezeigt werden, so verwendet man ein kleines h und bei einem 24 Stunden-Rhythmus ein großes H. Das große M steht für die Monate, das kleine m für die Minuten.

Concept Office benötigt nun noch ein Mapping der Felder. Da die Beschreibung (CoImportAscii) lediglich die in der Textdatei vermerkten Spaltenüberschriften enthält. Das Mapping wird in der Datei ImportExportZählermeldungen_einlesen.Ini eingetragen. Passend zu der obigen Beschreibung sieht dies dann so aus:

[ZaehlerstandsImport1]
  * _MpsKennung=1
  * SerienNummerSerienNummer
  * Meldedatum=Meldedatum
  * MpsZaehlerName1=#MonoPages
  * Zaehlerstand1=MonoPages
  * MpsZaehlerName2=#ColorPages
  * Zaehlerstand2=ColorPages
  * MpsZaehlerName3=#ScanPages
  * Zaehlerstand3=ScanPages

Im Modul Mandanten muss in der Registerkarte Vorgabewerte (Service), in der Tabelle MPS-Systeme, am entsprechenden MPS-System, die Funktion Web-Service-Anbindung Bedarfsmeldungen aktiviert werden.

Die MPS-Kennung ist die ID-Nummer, die Sie im Mandanten unten im Reiter „Vorgabewerte (Service)” finden.

Zählername mappen

Die im obigen Beispiel verwendeten Zählernamen sind nicht identisch mit den Zählernamen in Concept Office. Aus diesem Grunde müssen die Namen miteinander verbunden werden. Dies geschieht unter Stammdaten TKD MPS-Maschinen und dort in der Registerkarte Zählerzuordnung. Im Modul Mandanten muss vorher in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD) der Name des MPS-Systems oder Programmes eingetragen werden, aus dem die Textdateien stammen.

Nun können die Concept Office Zähler mit den Fremdzählern verbunden werden. Für bestimmte Modelle (oder Hersteller z.B.: Canon) können verschiedene MPS-Zähler für einen CO-Zähler angelegt werden.

Mit diesen Schritten ist die Vorbereitung zur Zählerstand-Einlese abgeschlossen.

Import der Zählerstände in Concept Office

Die Zählerstände werden über das Modul EDI-Schnittstelle in Concept Office eingelesen. Im Modul sind die Einträge wie im Bild unten vorzubelegen. Über der Schaltfläche Konfiguration ist zu hinterlegen, wo sich die Textdateien befinden und ob diese nach dem Einlesen archiviert werden sollen.

Nach Klick auf die Schaltfläche Einlesen werden die Zählerstände mittels Webservice aus dem Internet heruntergeladen. Am Ende des Importvorganges erscheint ein Protokoll mit allen eingelesenen Maschinen.

Die eingelesenen Zählerstände werden als „MPS-Meldung“ an der Maschine vermerkt. Um diese abzurechnen ist ein weiterer Schritt notwendig. Damit ist sichergestellt, dass nicht jeder eingelesene Zählerstand automatisch zur Abrechnung gelangt.

druck-manager:additive_drucksteuerung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:32+00:00

Additiver Druck

Additive Drucksteuerung

Wenn es nötig sein sollte, jeweils den gleichen Eintrag in mehrere Seitensteuerungen für das gleiche Formular einzufügen, können sie stattdessen eine additive Drucksteuerung anlegen.

Eine additive Drucksteuerung wird beim Druck zur vorhandenen Drucksteuerung hinzugefügt, wenn die Selektionskriterien erfüllt sind. Sollten mehrere additive Drucksteuerungen zutreffen, dann werden auch mehrere hinzugefügt.

Eine additive Formularzuordnung kann mit einer Kundengruppe kombiniert werden, wenn sie nur bei bestimmen Kunden wirksam sein soll(Siehe Gruppeninformation anlegen).

Eine additive Formularzuordnung kann mit einer Seitensteuerung kombiniert werden, wenn der Bedarf besteht.

Die Priorität 999 ist reserviert für die Globale additive Drucksteuerung und darf hier nicht verwendet werden.

Der erste nicht additive Druckauftrag ist der Masterdruckauftrag. An diesem werden die Druckparameter definiert. Der additive Druck beinhaltet dann immer in der Voreinstellung die Druckparameter aus dem Masterdruckauftrag, diese können bei Bedarf angepasst werden.

Werden beim Masterdruckauftrag Druckparameter einmalig angepasst, werden diese Anpassungen auch einmalig in den darauf folgenden additiven Druckauftrag übernommen.

Globale additive Drucksteuerung

Diese ermöglicht die Optimierung komplexer Drucksysteme für elektronische Archivierung wie

ELO
DocuWare
ConceptDMS

Die Einstellungen für diese Funktionalität müssen folgendermaßen erfolgen:

Der Haken additiver Druck muss gesetzt sein
Die Priorität in der Formularzuordnung muss auf 999 stehen

Mit dieser Einstellung werden alle Zuordnungskriterien wie Kunde, Kundengruppe, Geschäftsbereich usw. ignoriert. Pro Dokument wird nur eine Formularzuordnung benötigt.

In dieser Zeile wird am Dokument

die Kennzeichnung (wie oben beschrieben)
die Archivierungsart (z.B. ELO)
das Ablageverzeichnis

eingestellt.

Sobald der additive Druck aktiviert ist, werden in den dadurch zusätzlich erzeugten Drucken die Druckparameter, die die Logo-Anzeige steuern per Definition auf aktiv gesetzt.

Dies ist eine Einstellung, deren Funktionalität nur unter bestimmten Voraussetzungen gewährleistet ist. Bitte kontaktieren Sie den Support, falls die hier beschriebene Vorgehensweise nicht wie gewünscht greift.

Druck-Manager, Concept DMS

edi_artikel:feldbeschreibung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T09:03:55+00:00

EDI-Artikel: Feldbeschreibung

Feldbeschreibung Reiter Bearbeiten

Feld	Kurzbeschreibung
Artikelnummer	Eindeutiges Identifikationsmerkmal des Artikels
Bestell-Nr	Bestellnummer
E-Bestell-Nr	Bestellnummer des Ediartikels
E-Bez	Bezeichnung des Ediartikels
E-Gültig ab	Gültigkeitsbeginn des Ediartikeldatensatzes
E-Hersteller	Hersteller des Ediartikels
Ek Pe	Im Artikelstamm hinterlegte Einkaufspreiseinheit des Lieferanten
E-Kip Pe	Am Ediartikel hinterlegte Preiseinheit des Kundeneinkaufspreises
E-Kip Preis	Kundeneinkaufspreis des Ediartikels
E-Kip Gültig	Ab Gültigkeit des Kundeneinkaufspreises des Ediartikels
E-Lek Pe	Am Ediartikel hinterlegte Preiseinheit des Listeneinkaufspreises
E-Lek Preis	Listeneinkaufspreis des Ediartikels
E-Lek Gültig	Ab Gültikeit des Listeneinkaufspreises des Ediartikels
E-Lieferant	Lieferant des Ediartikels
E-Me	Durch den Ediartikel gelieferte Mengeneinheit
E-MwSt	Mehrwertsteuersatz des Ediartikels
E-Status	Bearbeitungsstatus des Edi-Artikels
E-Vk Brutto	Neuer Brutto VK-Preis am Ediartikel
E-Vk Brutto Pe	Am Ediartikel hinterlegte Brutto-Verkaufspreiseinheit
E-Vk Brutto Gültig ab	Ab Gültigkeit des Brutto VK-Preises des Ediartikels
E-Vk Netto	Neuer Netto Vk-Preis am Ediartikel
E-Vk Netto Gültig Ab	Ab Gültigkeit des Netto VK-Preises am Ediartikel
E-Vk Netto Pe	Am Ediartikel hinterlegte Netto-Verkaufspreiseinheit
E-Wgr	Am Ediartikel hinterlegte Warengruppe
Fehler	Kennzeichen, das bei den Edi-Artikelprüfungen Fehler festgestellt wurden
Fehlertext	Zusammenfassung der festgestellten Fehler
Folgeartikelnummer	Artikelnummer des Nachfolgerediartikels
GTIN	Global Trade Item Number
Hauptlieferant	Hauptlieferant des Artikels
Herkunft	Schnittstelle, aus der Artikel übernommen wurden
Herstellerartikelnummer	Herstellerartikelnummer des Ediartikels
Import-Datum	Zeitpunkt des Einlesens
Kalkulationsgruppe	Kalkulationsgruppe des Ediartikels
Kip Differenz	Prozentueller Unterschied zwischen altem und neuem Kundeneinkaufspreis
Kip Preis	Aktueller Kundeneinkaufspreis beim Lieferanten
Kip Staffel	Neue Kundeneinkaufspreisstaffel am Ediartikel
Lek-Differenz	Prozentueller Unterschied zwischen altem und neuem Listeneinkaufspreis
Lek-Preis	Aktueller Listeneinkaufpreis beim Lieferanten
Lek Status	Neue Listeneinkaufspreisstaffeln am Ediartikel
LiefMe	Aktuelle Mengeneinheit am Lieferantenartikel
LiefSt	Lieferstatus des Lieferantenartikels
Me	Aktuelle Standardmengeneinheit am Artikel
Menge pro Pack	Menge pro Pack des Ediartikels
Mengeneinheit Packung	Mengeneinheit Packung des Ediartikels
Status	Lieferstatus des Ediartikels
Verfügbar ab	Ediartikel verfügbar ab
Verpackungsart	Verpackungsart des Ediartikels
Vk-Brutto	Aktueller Brutto VK-Preis im Barverkaufskatalog
Vk Brutto	Prozentueller Unterschied zwischen altem und neuem Brutto VK-Preis
Vk Brutto Staffeln	Neue Brutto VK-Preisstaffel am Ediartikel
VK-Differenz	Prozentueller Unterschied zwischen altem und neuem Netto VK-Preis
Vk Netto	Neue Netto Vk-Preisstaffeln am Ediartikel
Vk Netto	Aktueller Netto VK-Preis im Standardkatalog
Vk Pe	Im Artikelstamm hinterlegte Verkaufspreiseinheit
Vk-Sperre	Im Artikelstamm gesperrt
Wgr	Derzeit im Artikelstamm hinterlegte Warengruppe

Reiter Preise

Feld	Kurzbeschreibung
Katalogseite	Katalogseite, in der sich der Artikel und Preis befinden
Katalogsortimentsk.	Katalogsortimentskennung
Artikelsortimntsk.	Artikelsortimentskennung
Katalog Mengenbez.	Im Katalog verwendete Artikelmengenbezeichnung
Katalogartikelbzeichnung	Artikelbezeichnung im Katalog
Katalogeinkaufspreise
Preisart	Dient der Preisermittlung des EK’s
Menge	Abgabemenge
Preiseinheit	Einkaufspreiseinheit
Preiseinheit (Nenner)	Nenner der EK-Preiseinheit des Lieferanten
Preis	Einkaufspreis
Rabatt	Gewährter Einkaufsrabatt
Netto	Effektiver Einkaufspreis
Per 1	Einkaufspreis pro Stück
Gültig ab	Ab Gültigkeit des Preises
Gültig bis	Bis Gültigkeit des Preises
Aufschlag	zeigt oder überschreibt Aufschlag auf aktuell angezeigten EK (in Prozent)
Spanne	Zeigt oder überschreibt Gewinnspanne anhand aktuell angezeigten EK (in Prozent)
Akt Katalogsortimentsk.	Aktuelle Eigenschaft des Kataloges
Akt. Artikelsortimentsk.	Aktuelle Eigenschaft des Artikels
Artikelnummer	Eindeutige Benennung des Artikels
Bestellnummer	Bestellnummer beim Hauptlieferanten
Artikelstammartikelbezeichnung	Artikelbezeichnung im Artikelstamm
GTIN	Global Trade Item Number des Artikels
Herst.-Art.-Nr.	Herstellerartikelnummer
Bildnummer	Dateiname zum Artikelbild
Hauptlieferanten anzeigen	Anzeige des Hauptlieferanten
Aktuelle Einkaufspreise
Ab Menge	Ab dieser Menge liefert der Lieferant den Artikel
Preiskatalog	Dem Artikel zugeordneten Preiskatalog
Preis	Einkaufspreis Artikel pro Stück
Rabatt	Gewährgeleisteter Rabatt zum Einkauf
Nettopreis	Nettoeinkaufspreis
Gültig ab	Ab Gültigkeitsdatum des Einkaufspreises
Gültig bis	Bis Gültigkeitsdatum des Einkaufspreises
Geändert	Letztes Änderungsdatum des Einkaufspreises
Aktuelle Verkaufspreise
Preiskatalog	Dem Artikel zugeordneten Preiskatalog zur Regulierung des Verkaufspreises
Ab Menge	Ab dieser Menge steht Artikel zum Verkauf
Preis	Verkaufspreis pro Stück
Gültig ab	Ab Gültigkeitsdatum des Verkaufspreises
Gültig bis	Bis Gültigkeitsdatum
Aufschlag	Zeigt oder überschreibt Aufschlag auf aktuell angezeigten EK (in Prozent)
Spanne	Zeigt oder überschreibt Gewinnspanne anhand aktuell angezeigten EK (in Prozent)
Br. Aufschlag	Zeigt oder überschreibt Bruttoaufschlag (in Prozent)
Br. Spanne	Zeigt oder überschreibt Bruttospanne (in Prozent)
Brutto	Zeigt oder überschreibt Brutto-Verkaufspreis
Anzahl Datensätze	Anzahl der zu bearbeitenden bzw. übernehmenden Artikel

Reiter Gruppen und Mengen

Feld	Kurzbeschreibung
Warengruppe	Zuordnung Warengruppe, Warenuntergruppe und Warenunteruntergruppe
Kontierungsgruppe	Zuordnung Kontierungsgruppe
Staffelgruppe	Zuordnung Staffelgruppe
Artikelart	Artikelart des Artikels
Artikelart Tkd	Für Maschinenauswertungen und Vertragsleistungen
Verpackungsmenge	Umverpackungsmenge
Mindestbestellmenge	Kleinste Abgabemenge
Maximale Bestellmenge	Höchste Abgabemenge
GTIN	Global Trade Item Number des Artikels
Mengeneinheit	Menge, mit der gehandelt wird
Menge Zähler	Menge im Zähler
Menge Nenner	Menge im Nenner

Reiterkarte weitere Informationen

Feld	Kurzbeschreibung
Betriebsnummer	Vom Finanzamt zugewiesene Betriebsnummer bestehend aus 13 Ziffern
Betriebsnummer Hersteller	Betriebsnummer des Herstellers
Folgeartikelnummer	Artikelnummer des Nachfolgerediartikels
Folge GTIN	Folge Global Trade Item Number des Folgeartikels
Langtext	Text, der auf Dokumenten gedruckt wird
Bontext	Text, welcher auf Bon gedruckt wird
Farbe	Betrifft Artikel, der Artikelart Tkd wie bspw. Toner
Laufleistung lt. Hersteller (Klicks)	Gibt die Anzahl, der möglichen Klicks für diesen Toner mit
Lieferant	Name des Lieferanten
Hersteller	Name des Herstellers
Status	Bearbeitungsstatus des Ediartikel
Lieferantenartikel-Nr.	Artikelnummer beim zuständigen Lieferanten
Herstellerartikel-Nr.	Artikelnummer beim zuständigen Lieferanten
Bestellstatus	Hinweis zum aktuellen Bestellstatus des Artikels. Bspw. Möglichkeit zur Kennzeichnung als Auslaufartikel
Herstellerreferenz	Nummer, mit der man einen Hersteller zuordnen kann
Katalog	Katalognummer
Abw. Artikelnummer	Abweichende Artikelnummer
Katalogseite	Seite im Katalog, wo der Artikel zu finden ist
Pos	Artikelposition in Katalogseite

Feldbeschreibung Übernahme- bzw. Massenänderungsschema

Übernahmeschema

Feld	Kurzbeschreibung
ILN-Lieferant	Betriebsnummer des Lieferanten
ILN-Hauptlieferant	Betriebsnummer des Hauptlieferanten
Alle	Alle Übernahmeschemas zur Übernahme verwenden
Neu..	Neues Übernahmeschema erstellen
Speichern	Übernahmeschema speichern
Löschen	Übernahmeschema löschen

Neuanlage

Feld	Kurzbeschreibung
Automatische Vergabe von Artikelnummern	Auswahl, wie Artikelnummervergabe im CO stattfinden soll
Artikelnummer	Artikelnummer bestimmen
Abw. Lieferantenkürzel	Abweichendes Lieferantenkürzel
An vorhandene Artikel anhängen	Abweichendes Lieferantenkürzel an schon im CO vorhandene Artikel anhängen
Temporärer Artikel	Anlage eines temporären Artikels, welches je nach Konfigurationseinstellung nach einer bestimmten Zeit löscht
Artikelart	Auswahlbox
Artikelart Tkd	Auswahlbox
Warengruppe	Auswahlbox für Waren-, Warenunter- und Warenunteruntergruppe
Provisionsgruppe	Auswahlbox für Provisionsgruppe
Kontierungsgruppe	Auswahlbox für Kontierungsgruppe
Preisgruppe	Auswahlbox
Sortimentkennung Artikel	Sortimentskennung des Artikels in CO
Sortimentkennung Katalog	Sortimentskennung des Artikels im Katalog
Lagerartikel anlegen	Zuordnung Artikel zu einem Lager
Bestandsermittlungsart	Bestandsermittlungsart (statisch oder dynamisch)
Rabattfähig	Berücksichtigung Rabattierung bei Neuanlage
Skontofähig	Berücksichtigung Artikel in Skontoberechnung bei Neuanlage
Nicht vorhandene Mengeneinheiten automatisch anlegen	Nicht vorhandene Umverpackungsmengen werden bei Edi-Übernahme ignoriert
Nur vorhandene Mengeneinheiten übernehmen	Bei der Übernahme werden nicht im Stamm vorhandene Mengeneinheiten ignoriert, so dass diese nicht zu Fehlern führen.

Änderungen

Feld	Kurzbeschreibung
Alle Änderungen übernehmen	Bei Hakensetzung werden alle Änderungen am Artikel übernommen
Herstellerartikelnummer	Auswahlbox
VK-min.-menge/Losgröße	Auswahlbox
Bezeichnung	Übernahme Änderung Artikelbezeichnung
Langtext	Übernahme Änderung Langtext, welcher Dokumenten gedruckt wird
Bontext	Übernahme Änderung Bontext
Lieferantenbezeichnung	Übernahme Änderung Lieferantenbezeichnung
Lieferantenbestellnummer	Übernahme Änderung Lieferantenbestellnummer
Lieferantenmengeneinheiten	Übernahme Änderung Lieferantenmengeneinheiten (die EK-Mengeneinheit bei diesem Lieferanten am Lieferantenartikel)
Status	Übernahme Bearbeitungsstatus eines Artikels
Tkd Information	Übernahme Änderung Tkd Information zum Artikel
Mengeneinheit	Übernahme Änderung Mengeneinheit (Damit wird die Mengeneinheit des Lieferanten zur Standardmengeneinheit des Unternehmens. )
Verpackungseinheit	Übernahme Änderung Verpackungseinheit
Sortimentkennung	Übernahme Änderung Sortimentkennung
Inhaltsmengeneinheit	Übernahme Änderung Inhaltsmengeneinheit
Katalog	Übernahme Änderung Katalog
Bildnummer	Übernahme Änderung Bildnummer
Mindestbestellmenge/Losgröße	Übernahme Änderung Mindestbestellmenge bzw. bei angegebener Losgröße, wird diese als ‚Bestellte Menge Losgröße‘ in die Lieferantendaten zum Artikel übernommen.
GPSR-Informationen	Beim Import von Artikeldaten via BMECat und PBSeasy werden die Pflichtangaben zur EU-Produktsicherheit nun übernommen, wenn im Übernahmeschema die GPSR-Daten angehakt werden (8.3645.xx)

XML-Zusatzdaten

Feld	Kurzbeschreibung
Ext. Webshop	Auswahlbox
Int. Webshop	bietet, die am Mandanten hinterlegten Webkataloge als Auswahl an
Artikeleigenschaften	Ausgabe der Artikeleigenschaften in XML-Datei
Artikeldokumente	Ausgabe der Artikeldokumente in XML-Datei
Zugeordnete Artikel	Ausgabe zugeordneter Artikel in XML-Datei

Preiskalkulationen

Feld	Kurzbeschreibung
EK-Preise übernehmen	Hakensetzung bei Übernahme EK-Preis in den Artikelstamm, EK wird übernommen
Mindestspanne	Mindestspanne festlegen
EK-Rabatt	Einkaufsrabatt in Prozenten

Verkaufspreiskatalog

Feld	Kurzbeschreibung
Preiskatalog	Auswahl Preiskatalog - der Katalog in dem die VK-Preise landen sollen
VK-Netto	Übernahm Netto-VK-Preis / Man übernimmt den empfohlenen VK-Netto des Lieferanten 1:1 als VK-Netto, Brutto ergibt sich daraus
VK-Brutto	Übernahme Brutto-VK-Preis / Man übernimmt den empfohlenen VK-Brutto des Lieferanten 1:1 als VK-Brutto, Netto ergibt sich daraus
Nur Hauptl.	Nur Übernahme VK des Hauptlieferanten. VK nur setzen, wenn der übernommene Lieferant der Hauptlieferant ist
Alte Staffeln	Setzt bei allen alten VK-Staffeln das ‚Gültig bis‘-Datum auf ‚Gültig ab‘-1 des neuen VK
Kalkulation	Auswalfeld; Ermittlung VK; / VK-Preise behalten → VK bleibt wie gehabt / Alte Spanne wiederherstellen → vom Basispreis ausgehen die aktuelle Spanne wiederherstellen / Spanne = x% → Angabe (Wert) der gewünschten Spanne in % vom Basispreis / Zuschlag = x% → Angabe (Wert) des gewünschten Zuschlags in % vom Basispreis / Zuschlag inkl. MwSt = x% → Angabe (Wert) des gewünschten Zuschlags in % mit Mehrwertsteuer vom Basispreis / Zuschlagsbetrag = x → fixe Angabe ein Zuschlagsbetrages (Wert) auf den Basispreis / Absoluter Preis = x → fixe Angabe eines Preises (Wert)
Basispreis	Auswahlfeld; niedrigster EK - der niedrigste EK aus EKL (EK-Liste) & KiP (kundenindividueller Preis) wird zur Kalkulation benutzt / EKL (EK-Liste) wird zur Kalkulation benutzt / Kip (kundenindividueller Preis) wird zur Kalkulation benutzt / net empf. - der empfohlene Nettopreis des Lieferanten wird als Basis zur Berechnung des eigenen VK benutzt
Wert	VK-Preis eines Artikels
Gültig ab	Ab Gültigkeitsdatum VK - fixes Vorgaben für Gültigkeiten, ohne Angabe werden die Werte des Basispreises übernommen
Gültig bis	Bis Gültigkeitsdatum VK - fixes Vorgaben für Gültigkeiten, ohne Angabe werden die Werte des Basispreises übernommen

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu EDI-Artikel:

Seiten in diesem Namensraum:

E (Fortsetzung)

EDI-Artikel: Änderung und Übernahme

Temporärer Artikel

edi artikel

edi_artikel:mehrkatalogfaehig

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-16T09:15:14+00:00

EDI-Artikel: Mehrkatalogfähigkeit einstellen

Die Mehrkatlogfähigkeit dient dazu, VK-Preiskataloge getrennt zum normalen Edi-Artikelstamm zu verwalten und zu verarbeiten. Hierbei können mehrere unterschiedliche VK-Preiskataloge verwaltet und bearbeitet werden. Hierzu wird in der Mandantenkonfiguration 244 die Einstellung von =0 auf =1 umgestellt.

Katalogkennung=#SOEBMECat

;Katalogkennung - interne Zuordnung des Artikels unter Mengeneinheiten/Kataloge mit den möglichen nachfolgenden Werten

VKKatalog=#BMECAT

;Eintrag zum Edi-Katalog. Damit werden bei eingestellter Mehrkatalogfähigkeit die Edi-Artikel-VK-Daten, diesem Katalog zugeordnet

Für die getrennte Verwaltung im Edi-Artikelstamm muss im Einlese-Schema (Artikelstamm_einlesen) ein Eintrag unter VKKatalog vorgenommen werden.

Mit dieser Option wird beim Einlesen eine Trennung der Daten vorgenommen. Die EKs und Stammdaten werden im oberen Teil eingelesen. Die VKs werden im unteren Teil eingelesen.

Damit ist eine getrennte Verarbeitung möglich.
EKs können nun getrennt vom VK verarbeitet und in den Artikelstamm übernommen werden.
Die Katalog-Daten im unteren Bereich können gesichtet und getrennt zum EK-Bereich eingelesen werden.
Die Katalog-Daten im unteren Bereich können über ein separates EDI-Übernahmeschema in einen dafür vorgesehenen Preiskatalog übernommen werden.

Daten, die unter dem Schema-Eintrag Katalogkennung eingelesen wurden, können am Artikel, unter Mengeneinheiten/Kataloge übernommen werden.

Die nachfolgenden Einträge werden genutzt, wenn ein BMECat übernommen wird. Hier werden die Daten aus dem BMECat als Webkatalog in CO übernommen. Bei der Übernahme der Artikel aus dem EDI-Artikelstamm können dann die entsprechenden Artikel dem Webkatalog zugeordnet werden.

Mögliche Einträge in der Artikelstamm_einlesen.ini

WebShopClassificationImport=#0

=#0 Webshopzuordnung zu CO und Übernahme in den Edi-Artikelstamm

=#1 nur Anlage des Webshops und Zuordnung der Artikelkategorien (Warengruppenstruktur des Webshops)

WebShopClassificationExtern=#Zentralshop

Zuordnung im BMECat inkl. Artikelklassifizierungen

WebShopClassificationIntern=#Zentralshop

Zuordnung zum CO-Webkatalog. Artikelklassifizierungen (Artikelkategorien) werden aus dem zugeordneten externen Webshop an den internen übergeben

Katalogseite=#1

KatalogPosnr=#1

Katalogartikelnr=Bestell-Nr.

EKKatalog=#KIPPreise

Hier kann gesteuert werden, ob die EK-Preise in den Standard-order Kip-Preise-Preiskatalog übernommen werden

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E (Fortsetzung)

EDI-Artikel: Änderung und Übernahme

Temporärer Artikel

edi artikel

edi-schnittstelle:herstellerauftragsbestaetigungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-06-13T12:52:06+00:00

Herstellerauftragsbestätigungen einlesen

Über diese Schnittstelle können Herstellerauftragsbestätigungen eingelesen werden, die anschließend im Modul Herstellerauftragsbestätigungen aufgerufen, geprüft und in die Module Bestellungen und Vorgänge übernommen werden können.

Unterstützte Formate

OexXmlNeu
SO-XML

Ausführung

Für den Import von Herstellerauftragsbestätigungen ist eine INI-Datei nicht notwendig. Jedoch eine XML-Datei, die im OEXBestellungen-Pfad abgelegt wird, ist für das Einlesen der Herstellerauftragsbestätigungen in das gleichnamige Modul erforderlich.

Wie nach dem Einlesen weitergearbeitet werden kann, ist unter diesem Artikel zu lesen:

Herstellerauftragsbestätigungen

Weiteres

Sonderrecht Artikelmaterialien einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Artikelmaterialien einzulesen.

Ja
Nein

edi-schnittstelle:kundenbestellung_opentrans

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-20T12:09:05+00:00

Kundenbestellung im OpenTrans-Format

Die nachfolgenden Schalter können nur für das OpenTrans-Format verwendet werden.

_AnsprechPartnerTrennzeichen: =#, erfolgt keine Angabe, dann wird als Trennzeichen ',‘ angenommen und der Vorname von rechts wie in ‚Müller, Max‘ getrennt. (Anstelle des Kommas nach dem Hashtag muss ein Leerzeichen stehen.)
_AnsprechPartnerVornameIstLinks: =#0, erfolgt keine Angabe, dann wird der Vorname rechts angenommen
_BemerkungsTypenFuerLieferungsBemerkung (REMARK type=„xxx“): hier können Bemerkungstypen (_BemerkungsTypenFuerLieferungsBemerkung=#transport,general) festgelegt werden, die in die Lieferungsbemerkung aufgenommen werden und damit den Schalter _BeiLieferungsBemerkungAuftragAufErfasst triggern.
_BestellNummerAlsCoArtikelnummer: Bestimmt, ob die Lieferantenbestellnummer aus einer OpenTrans als Bestellnummer der Position oder direkt als CO-Artikelnummer verwendet wird. Wenn der Schalter nicht aktiv ist, dann die SUPPLIER_AID die Bestellnummer für Programm ist und nicht die CO-Artikelnummer.
InterneEndKundenNummer = Fixe Angabe der Kundennummer
_LieferBedingungszuordnungen: Damit können mehrere externe Bedingungen auf CO-interne gemappt werden z.B. _LieferBedingungszuordnungen=#ExternVB1=Standard/ExternVB2=PerZug. Trennzeichen ist „/“
_LieferhinweistextAusStammUebertragen: Bei 1 wird einer Lieferhinweis aus REAMRK=deliverynote mit dem Versandhinweis aus dem Anschriftsgeschäftsbereich kombiniert, sodass beide auf eigenen Lieferscheinen und denen des Lieferanten auftauchen. Bei 0 wird wie bisher nur der Lieferhinweis aus REMARK = Deliverynote eingesetzt
_PosFrachtKostenArtikelExtern: Externe Kostenbezeichnung für die in _PosFrachtKostenArtikel angegebene internen Kostenartikel an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_PosMontageKostenArtikelExtern: Externe Kostenbezeichnung für die in _PosMontageKostenArtikel angegebene internen Kostenartikel an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_PosVerpackungsKostenArtikelExtern: Externe Kostenbezeichnung für die in _PosVerpackungsKostenArtikel angegebene internen Kostenartikel an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_VersandBedingungszuordnungen: Damit können mehrere externe Bedingungen auf CO-interne gemappt werden z.B. _VersandBedingungszuordnungen=#ExternVB1=Standard/ExternVB2=PerZug. Trennzeichen ist „/“
_ZahlungsArtZuordnungen - (nur openTRANS-2.1) - in diesem Schalter werden Zahlunsarten hinterlegt, die im UDX-Tag „REMARKS“ hinterlegt sind (REMARKS type=„invoice“ ) Im Schalter sind die Zahlungsarten nach dem Schema: _ZahlungsArtZuordnungen=#ZahlungsartOpenTrans1=ZahlungsartNrConceptOffice1/ZahlungsartOpenTrans2 = ZahlungsartNrConceptOffice2 usw. zu hinterlegen. „/“ ist dabei das Trennzeichen zwischen den Zuordnungen. Zu beachten ist, dass die Nummer der Zahlungsbedingung in CO als Zuordnung eingetragen wird, nicht die Bezeichnung. Außerdem können beliebig viele Zuordnungen genutzt werden, um in beliebig vielen Fällen von Zahlungsarten aus der openTRANS-Kundenbestellung Zuordnungen zu definieren.
_ZahlungsBedingungDesRechnungsEmpfaengers: speziell für OpenTrans WOS→SC, bei = 1 wird geprüft ob die in der Bestellung enthaltenen Zahlungsbedingung beim Empfänger vorhanden ist. Wenn ja wird diese am Vorgang voreingestellt, wenn nein werden in das Bemerkungsfeld am Vorgang die ZBD-Konditionen eingetragen.

Nicht extra klassifizierte Positionsbemerkungen werden wie folget bearbeitet: Also REMARK ist der richtige Knoten für openTRANS 1.0 und REMARKS ist der richtige Knoten für openTRANS 2.1. Wo die dann für uns einsortiert wird, liegt am „type“

„conf“ - Konfiguration/Stempelbeschreibung = Artikelzusatzinformationen „order“, „deliverynote“,„position note“,„transport“ = auch Artikelzusatzinformationen und zusätzlich „order“ in Bestellbemerkung „deliverynote“ in Anlieferungsbemerkung „position note“ in Positionsbemerkung „transport“ in Transportbemerkung

der Rest wie „general“ in BemerkungAllgemein

jede dieser Bemerkungen wird dann eine untergeordnete Textposition

und man kann alle in Lieferungsbemerkung umleiten, mittels __BemerkungsTypenFuerLieferungsBemerkung kann man das steuern

edi-schnittstelle:lieferrueckmeldungen_output_consulting

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-11-06T10:57:52+00:00

Lieferrückmeldungen_einlesen: Importformat 'Output Consulting'

Mit diesem Format können über die Edi-Schnittstelle .csv-Dateien eingelesen werden, die aus Vorgängen erzeugte Bestellungen komplett zubuchen, die Vorgänge auf den Status geliefert setzen und an den Vorgängen die übermittelten Tracking-Informationen hinterlegen.

Es müssen Einträge in den .ini-Dateien ergänzt werden:

- in der bwImportAscii.ini:

[OutputConsulting]
FieldDelimiter=";"
SKIPlines=1
Feld1=Belegnummer,0,0,1,1
Feld2=Belegdatum,0,0,1,1
Feld3=Kundennummer,0,0,1,1
Feld4=Matchcode,0,0,1,1
Feld5=Betreff,0,0,1,1
Feld6=Referenz2,,0,0,1,1
Feld7=Sendungsnummer,,0,0,1,1

- in der Lieferrückmeldung_einlesen.ini:

[OutputConsulting]
_BestellungsTyp=#3;
Satzart=#-1
ExternerServer=Branion
Satzart=Satzart
BestellungsNummer=Betreff
TrackingId=Sendungsnummer
; werden in Datei nicht geliefert
Positionsnummer=#-1
Bestellnummer=#< leer >
Liefermenge=#-1

einkaufspreiskataloge:einkaufspreiskataloge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-24T10:07:04+00:00

EK-Preiskataloge

In der Strukturansicht, in der Rubrik Sonstiges befinden sich die Module „EK-Preiskataloge“ und „Preiskataloge“.

Neben den Einkaufspreiskatalogen „Standard“ (Listenpreise) und „KIPPreise“ (händlerindividuelle EK) können in Concept Office weitere EK-Preiskataloge angelegt werden. Diese können dann in den Sonderkonditionen einem Kunden zugewiesen werden und mit einer EK-Aufschlagskalkulation versehen werden.

Ein EK-Preiskatalog wird unter Sonstiges im gleichnamigen Modul angelegt - folgender Ablauf ist unbedingt einzuhalten:

Im Modul Artikel können nun in der Registerkarte Einkauf die EK-Preise hinterlegt werden.

Legt man für einen Kunden eine Sonderkondition mit Kalkulationsbasis EK-Aufschlag an, werden die Verkaufspreise des Kunden nicht anhand der KIPs oder Listenpreise, sondern anhand des speziellen EK-Preiskataloges gebildet.

Reiter Artikel

In diesem Reiter werden dem Einkaufspreiskatlog zugeordneten Artikel angezeigt.

Reiter Übersicht

In der Übersicht ist eine Ansicht aller erstellten Einkaufspreiskatalogen. Außerdem kann man sich in der Übersicht anzeigen lassen, wann ein EK-Preiskatalog erstellt wurde, seine Gültigkeit und wer ihn erstellt hat.

firmen:bonitaet

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:36+00:00

Bonität

An jedem Kontakt kann die Bonität des Kontakts hinterlegt werden.

Dafür gibt es in Concept Office folgende Bonitätsstufen

Stufe	Schlüssel	Verarbeitung	Anmerkung
Unbekannt	0	nur Info - keine Verarbeitung
SehrGut	1	nur Info - keine Verarbeitung
Gut	2	nur Info - keine Verarbeitung
Befriedigend	3	nur Info - keine Verarbeitung
Schlecht	4	nur Info - keine Verarbeitung
SehrSchlecht	5	nur Info - keine Verarbeitung
KundeGesperrtMitNachfrage	8	Auftragsanlage und Abwicklung nur jeweils einmalig nach Abfrage möglich
KundeGesperrt	9	keine Auftragsanlage und Abwicklung möglich - Entsperrung durch OP-Verwaltung möglich	Wenn kein OP in der angegeben Mahnstufe vorliegt wird bei Bonität=0 über die OP-Rückkopplung entsperrt. Bei 98 wird auch in diesem Fall nicht entsperrt.
Sondereinstellungen
frei für einen Auftrag	20	springt nach Verarbeitung eines Auftrages in Bonität 97	Anlage eines Vorganges (egal in welchem Status) springt von 20 auf 97
frei für einen Auftrag	30	springt nach Verarbeitung eines Auftrages in Bonität 98	Anlage eines Vorganges (egal in welchem Status) springt von 30 auf 98
gesperrt für Auftragsanlage	97	Lieferung und Faktura alter Aufträge möglich
Komplettsperre	98	keine Verarbeitung von Aufträgen möglich	Unterschied zu 9 ist, dass hier nur manuell und nicht über OP-Rückführung entsperrt werden kann

Rechte

Für die Einstellung /Kundegesperrt/ gibt es zusätzlich ein Sonderrecht

Sonderrecht Gesperrte Firmen bearbeiten

Regelt, ob ein Mitarbeiter Firmen mit Bonität: /gesperrt/ bearbeiten darf.

Ja
Nein

Es gibt für die Bearbeitung der Bankverbindungen von Kunden mir einer Bonitätssperre ein Sonderrecht ( Kundenbonität, Bankverbindung ändern )

Sonderrecht Kundenbonität, Bankverbindung ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Ja, auch bei gesperrten Firmen
Nein

firmen:neuanlage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-10-01T08:51:47+00:00

Neuanlage von Firmen

Die Neuanlage einer Firma unterscheidet sich von der Bearbeitung einer Bestehenden. Die optimale Eingabereihenfolge ist einer Visitenkarte nachempfunden und detailliert in diesem Artikel beschrieben.

Auswahl des Firmenstatus

Die Neuanlage von Firmen kann direkt in der Eingabemaske angelegt werden.

Der Button ‚Neu‘ zur Erstellung von Firmen ab CO 8.2569.16 wurde entfernt. Dazu wurde die Kennzeichnung, ob es sich um einen Kunden, Lieferanten oder Interessenten handelt, an den Anfang der Maske verschoben. Der Haken für Interessenten ist standardmäßig voreingestellt. Zudem wurde das Feld für die Filiale in die Eingabemaske umgezogen.

Die Vergabe des Status Aktiv, einer neu angelegten Firma, wird durch speichern automatisch vergeben. Die Auswahl eines Status ist entscheidend, da dieser darüber bestimmt aus welchem Nummernkreise die Firmennummer zugewiesen wird.

Name und Zuordnungen

Anschließend muss ein Kurzname für die Firme gewählt werden. Dieser dient zur Findung bei einer späteren Suche. Der Kurzname darf 50 Zeichen lang sein.

Außerdem können Zuordnungen wie Kundengruppe, Branche und Kategorie getroffen werden.

Einige Felder werden automatisch gefüllt. Die Werte dafür können in der Standardfirma, Firmennummer 1, hinterlegt werden.

Namen und Mitarbeiterzuordnungen können automatisch vorbesetzt werden.

Zur Mitarbeiterzuordnung gibt außerdem es das Sonderrecht Mitarbeiterzuordnung bei Firmen ändern.

Sonderrecht Mitarbeiterzuordnung ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Zuordnung der eigenen Mitarbeiter zu Firmen bearbeiten darf.

Ja
Nein

Durch Klicken auf Speichern werden die Eingaben übernommen. Außerdem wird die Eingabemaske wieder auf das normale Bearbeitungslayout umgewandelt. Daher sollte das Speichern erst nach der Dateneingabe durchgeführt werden.

Name, Anschrift, Ansprechpartner

Im Abschnitt Hauptanschrift kann nun die Anschrift der Firma angegeben werden. Diese wird für alle Verwendungen, wie Vorgangsbearbeitung oder Bestellungen, verwendet. Der Name der Firma wird automatisch aus dem Kurznamen gezogen. Im darauffolgenden Abschnitt können Daten zum Hauptansprechpartner eingetragen werden. Weitere Anschriften und Ansprechpartner einer Firma können im Nachhinein hinzugefügt werden.

Verbindungsdaten

Nun können die wichtigsten Verbindungsdaten eingetragen werden: Telefon, Mobiltelefon, FAX, Email und Internet-Adresse.

Jede Verbindung besitzt ein Kennzeichen namens AP, welches festlegt, ob die Verbindung dem Ansprechpartner oder der Anschrift als Zentrale zugeordnet wird. Die Vorbelegung deckt dabei den häufigsten Fall ab. Weitere Informationen finden sind unter Verbindungen zu finden.

Firmen, Neuanlage

firmen:status

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:36+00:00

Firmenstatus

Der Firmenstatus kennzeichnet, in welcher Geschäftsbeziehung die ausgewählte Firma zum eigenen Unternehmen steht.

Kombinationen der Einzelstatus sind möglich - mit Einschränkungen.

Interessent

Eine Firma, zu der noch keine Kundenbeziehung existiert, wird als Interessent bezeichnet. Angebote können für Interessenten erstellen. Die weitere Vorgangsabwicklung ist nur für Kunden möglich.

War der Interessent bereits in der Vergangenheit einmal Kunde und es existieren Vorgänge mit Rechnungen bedarf der Wechsel von Interessent zu Kunde Zusatzschritte.

Kunde

Eine Firma, zu der bestätigte Vorgänge, Verträge oder Umsätze existieren, wird als Kunde bezeichnet. Nur für Firmen mit diesem Kennzeichen ist eine Vorgangsbearbeitung mit Faktura möglich.

Lieferant

Eine Firma, bei der Artikel bestellen werden soll, muss als Lieferant gekennzeichnet werden.

Aktiv

Kennzeichnet, ob die Firmen (noch) aktiv ist.

Existieren zu einer Firma zukünftig keine Geschäftsbeziehungen mehr, z.B. aufgrund einer Insolvenz, kann der Haken entfernt werden. Im Gegensatz zum Löschen der Firma sind die zugeordneten Daten noch vorhanden.

Inaktive Firmen werden unter Vorgängen nicht über die Suche angeboten. Direkteingaben der Firmennummer werden mit einer Hinweismeldung verhindert.

Nur im Modul Firmen können diese Firmen wieder freigeschaltet werden.

Weitere Einstellungen

Die Änderung des Firmenstatus kann über das Sonderrecht Firmenstatus (Kunde, Lieferant, Interessent) ändern gesondert erlaubt/verboten werden.

Außerdem existieren folgende Konfigurationen:

Konfiguration 126: Aktivierung einer Firma als Kunde oder Lieferant ruft Nummernvergabe auf

0 - Nein
1 - Ja. (So kann sichergestellt werden, dass Interessenten und Kunden in getrennten Nummernkreisen geführt werden.)

Konfiguration 1086: Firma gleichzeitig als Kunden und Lieferanten kennzeichnen

0 - Nein, Firma darf nur entweder Kunde oder Lieferant sein
1 - Ja, Firma darf gleichzeitig Kunde und Lieferant sein

Firmen, Status

firmen:umsatzauskunft

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-20T07:39:27+00:00

Umsatzauskunft

Vorbereitung

Um eine schnelle Anzeige zu gewährleisten, müssen die Umsatzdaten komprimiert werden. Zu diesem Zweck starten Sie ein kleines Tool, welches auch per geplantem Task jede Nacht laufen kann.

Das Tool heißt Sc.Co.Kundentools.exe und liegt im Applikationspfad. Bei einer Standardinstallation finden Sie das Tool unter: ..\Programme(x86)\Software-Concept\ConceptOffice. Nach Start durch Doppelklick werden Sie aufgefordert einen Parameter einzugeben. Der Parameter lautet: COWartung.

(Um das Tool täglich als geplanten Task laufen zu lassen, lautet der Parameter: CoWartung auto)

Danach startet das Tool. Im Feld Ab Datum können Sie die Umsätze, die Sie komprimieren wollen, einschränken. Bleibt das Feld leer werden alle Umsätze komprimiert.

Je nach Datenmenge kann das Tool einige Minuten benötigen. Steht links unten Fertig, können Sie das Tool schließen und Concept Office starten.

Umsatzauskunft nutzen

Im Modul Firmen auf der Registerkarte Eingabe, in der Auskunft sowie in der Vorgangsbearbeitung gibt es einen grünen Link: Umsatzauskunft. Ein Klick darauf startet das entsprechende Fenster.

Im Bereich Auswahl können Sie eine Einschränkung der zu betrachtenden Daten vornehmen. Im Bereich Betrachtung nach legen Sie die Gruppierung der Daten fest.

Unter den Umsatzdaten sehen Sie, wann das Kundentool die Daten das letzte Mal für diese Anzeige komprimiert hat. Die verschiedenen Anzeigen aktualisieren sich selbstständig.

Sonstiges

Folgende Sonderrecht ist zu beachten

Sonderrecht Umsatzauskunft

Steuert, ob der Benutzer dazu befugt ist die Umsatzauskunft aufzurufen.

Nein
Ja

Firmen, Umsatz, Kunden, Auskunft

gutschriftseingang:gutschriftseingang

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-09T11:45:36+00:00

Gutschriftsverfahren

In Concept Office können Gutschriften, die von Kunden aufgrund von Lieferungen des Händlers erstellt werden, geprüft und gebucht werden. Dies ist mit dem neuen Modul Gutschriftseingang unter Aktuell, Kürzel GE, möglich.

Für die Nutzung des Moduls Gutschriftseingang wird eine Lizenz benötigt.

Voraussetzungen

Zahlungsbedingung

Über die Zahlungsbedingung wird gesteuert, ob ein Auftrag mittels Gutschriftsverfahren beglichen wird. Dazu ist der Haken „Gutschriftsverfahren“ zu aktivieren.

Nummernkreis GutschriftsEingangsBelegID Für die BelegID der Gutschriftseingänge ist ein eigener Nummernkreis zu definieren. Dieser darf keine Überschneidungen mit Rechnungsnummern und Rechnungskorrekturnummern haben.

Vorgangsbearbeitung Im Vorgang ist diese Zahlungsbedingung einzusetzen. Für Vorgänge mit entsprechender Zahlungskondition ist keine Rechnungslegung möglich.

Modul Gutschriftseingang

Das Modul dient der Buchung von eingehenden Kundengutschriften.

Durch Eingabe von Auftragsnummer(n), Eingabe von Lieferscheinnummer(n) oder Kunden-Bestellnummer lassen sich die Vorgänge wählen, für die die Buchung von Gutschriften möglich ist.

CO errechnet anhand der gelieferten und noch nicht gebuchten Mengen in den Vorgangspositionen den Wert der Gutschrift. Dieser erwartete Wert wird mit den eingegebenen Werten lt. Gutschrift verglichen. Stimmen diese überein, wird der Knopf zur Buchung freigeschaltet. Bei dieser Prüfung wird ein ggf. unter Konfiguration 146 angegebener Toleranzwert berücksichtigt.

Nach erfolgreicher Buchung werden die generierte CO-BelegId und Vorgangsnummer in der Maske angezeigt. Die Buchung erzeugt einen Datensatz im Rechnungsausgangsbuch. Außerdem werden in diesem Moment die Umsätze in CO vermerkt.

Wenn eine CO-BelegId angegeben ist, kann eine Buchung mittels des Knopfes „Buchung löschen“ wieder storniert werden.

howto:auftragseingaenge_unterschiede

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:38+00:00

Auftragseingänge – Unterschied zwischen Buchungsdatum und „Bestätigt am“–Datum

Grundsätzlich sind die Auftragseingänge bestätigte und fakturierte Werte (VK, EK, Marge etc.), die immer zeitlich eingegrenzt werden. Mit dieser Statistik soll u.a. die Leistung des Vertriebes bzw. des einzelnen Vertriebsmitarbeiter aufgezeigt werden.

In Concept Office gibt es in der Selektion zwei Datumsangaben. Einmal das Buchungsdatum und das Bestätigt am-Datum.

Mit dem „Buchungsdatum“ erhält man den aktuellen Wert jeder einzelnen Position bzw. des kompletten Vorganges zum Zeitpunkt der Auslösung der Statistik. Jede Veränderung der Positionen (löschen, neu erfassen, EK + VK Änderung) wird in dem Zeitraum angezeigt, in dem sie getätigt (gebucht) wurden. Dieses kann zur Folge haben, dass man für einen Zeitraum nicht den letzten kompletten Auftragswert angezeigt bekommt, sondern nur die Werte, die in dem Zeitraum getätigt wurden.

Da diese Art der Auftragseingänge für einige Fachhändler nicht aussagekräftig waren, wurde das „Bestätigt am“ -Datum noch als Auswahl in die Selektion mit aufgenommen. Für einen Auftrag gibt es immer nur ein „Bestätigt am“-Datum, somit werden die Werte immer komplett angezeigt, egal wann diese getätigt (gebucht) wurden. Der Nachteil dieser Möglichkeit ist, dass z.B. eine Änderung der Werte im Mai nicht mehr im Mai angezeigt wird, sondern evtl. im April da der Auftrag dann bestätigt wurde.

Hier ein kurzes Beispiel zur Verdeutlichung. Der Gesamtwert des Auftrages ist 4284,11. Man kann jede einzelne Veränderung der Positionen mit „Buchungsdatum“ und „Bestätigt am“-Datum verfolgen:

Mit dem „Bestätigt am“-Datum bekommt man den kompletten Wert in einer Selektion, die den 17.01.2008 beinhaltet. Auch die Veränderung im März wird zu diesem Datum 17.01.2008 angezeigt. In einer Auftragseingangs-Statistik im März wird der Auftrag bzw. die Auftragspositionen jedoch nicht angezeigt. Das Buchungsdatum würde im Januar nur die Werte mit dem Datum 17 + 23.01.2008 anzeigen und im März nur die Werte vom 07.03.2008, jedoch in beiden Fällen nicht den kompletten Auftragswert.

howto:backup

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:38+00:00

Erstellen/Wiedereinspielen von Backups - Datensicherung

Sehr geehrte Damen und Herren,
in diesem Artikel möchten wir Sie auf die Notwendigkeit von Datensicherungen hinweisen und welche Concept Office Dateien gesichert werden müssen. Einträge wie z. B. Stammdaten, Kalender, Vorgänge, etc. werden in einer Mircosoft SQL Datenbank gespeichert. Vorgangsbezogene Daten (OFML-Konfigurationen, individuelle Artikelbilder/Maskenanordnungen, etc.) werden in separaten Dateien innerhalb der Concept Office Server-Struktur abgelegt.

Datenbank
Um die Datenbank von Concept Office zu sichern, starten Sie zuallererst das ‚SQL Server Management Studio‘ am SQL-Server. Drücken Sie hierfür einfach die Start/Windows-Taste und geben dort ‚sql‘ ein:

In dem nun erscheinenden Fenster müssen Sie die ‚Windows-Authentifizierung‘ auswählen (Bereich ‚Authentifizierung‘):

Alternativ zur ‚Windows-Authentifizierung‘ können Sie sich ebenfalls mit dem ‚SA‘-Benutzer und dem verwendeten Kennwort anmelden.
Da Sie nun mit der entsprechenden Instanz von Microsoft SQL Server Database Engine (Datenbankmodul) verbunden sind, können Sie sowohl eine Sicherung als auch eine Wiederherstellung der Datenbank vornehmen.
Die Vorgehensweise zur Sicherung/Wiederherstellung wird in den folgenden Dokumentationen von Microsoft® beschrieben.

Sicherung: http://msdn.microsoft.com/de-de/library/ms187510.aspx
Wiederherstellung: http://msdn.microsoft.com/de-de/library/ms177429.aspx

Dateistruktur
Neben der Datenbank müssen zusätzlich noch die Serverdateien von Concept Office gesichert und an einem entsprechenden Ablageort (separater Server, externe Festplate, Sicherungsband, o. ä.) aufgewahrt werden:

Für weitere Unterstützung kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Wichtiger Hinweis:

Die Sicherung der Daten ist ausschließlich Sache des Softwareanwenders und liegt nicht im Verantwortungsbereich der wegscheider office solution gmbh.

howto:bestellaenderung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:38+00:00

Bestelländerung - Bereits ausgelöste Bestellungen nachträglich noch ändern

Früher war es notwendig, eine Bestellung zu stornieren und/oder zu löschen, um eine Änderung in einem Vorgang bei einer Bestellung nachträglich zu erfassen und zu bestellen.

Mit dem Bestelländerungsverfahren ab Version 7.1 von Concept Office (Standard) oder 7.0 (nachträglich aktiviert) wurde hier eine einfachere Vorgehensweise geschaffen.

In Concept Office 7.0 muß das Verfahren durch den Support erst aktiviert werden. Da diese neue Funktion eine Änderung der Bestellprozesse darstellt, ist eine Webschulung obligat.

Voraussetzung für eine Bestelländerung:

Die betreffende Bestellung befindet sich im Bearbeitungsstatus bestellt oder bestätigt durch denLieferanten.

Jede Änderung in Bestellungen sollten im Vorfeld auf mit dem Hersteller besprochen werden (insb. wegen des Zeitpunkts des Produktionsbeginns / Änderung noch möglich / Konditionen etc.). Hier empfiehlt sich nach wie vor die telefonische Kontaktaufnahme. Die Bestelländerung in Concept Office bildet nur den Prozeß in der Warenwirtschaft selbst - z.B. für Ihre Statistik - ab.

Bitte beachten Sie, dass Bestelländerung bei Verwendung von elektronischen Bestellungen (z.B. per EDI) oder per Mail nicht nochmals an den Hersteller gesendet werden dürfen. Also nicht per Mail und nicht als Druck via OEXXml. Diese dürfen nur für Sie als Dokumentation auf Papier bzw. für DMS gedruckt werden. Der Hersteller wird ausschließlich von Ihnen direkt kontaktiert. Änderungen bearbeitet der Hersteller direkt in seinem System. Diese Vorgehensweise wird ausdrücklich von verschiedenen Herstellern so gewünscht. Eine erneute Übertragung der Bestellung auf elektronischem Weg kann beim Hersteller nicht adäquat verarbeitet werden!

Vorbereitung erstmalig:

Setzen Sie unter Weitere Stammdaten / Geschäftsbereiche für die betreffenden Geschäftsbereiche der Büroeinrichtung die Funktion „Möbelfunktionen freischalten“.

Falls die Funktion Bestelländerung aktivieren bei Ihnen nicht verfügbar ist, setzen Sie sich bitte mit unserem Support in Verbindung.

Wichtig: Führen Sie Positionsänderungen ausschließlich im pCon.basket durch:

Artikelvarianten
Mengen
Wegfall von Positionen
Neue Positionen

Änderung des Liefertermins, des Liefer-u. Lagerortes werden direkt im Bestelldatensatz durchgeführt. Sie können eine Bestellung auch mehrfach ändern. Wichtig ist es, nach erfolgter Änderung, die Bestelländerung durch das Auslösen eines aktuellen Bestelldrucks abzuschließen! Die eigentlichen Änderungen werden im System nicht separat aufgezeichnet. D.h. Umfangreiche Bestelländerungen sollten separat dokumentiert werden. Die Änderungen lassen sich in Concept Office nur über die Druckhistorie des Bestelldatensatzes einsehen!

Bestelländerung aktivieren:

Um eine Bestelländerung durchzuführen, öffnen Sie den betreffenden Datensatz und wählen „Bestelländerung aktiveren“.

Allgemeine Bestelldaten ändern: Allgemeine Bestelldaten wie Lieferanschriften, Liefertermin (Terminwunsch) oder auch das Lager. Diese Punkte können Sie, nachdem die Bestelländerung aktiviert wurde, in der Bestellung selbst ändern.

Die Lieferanschrift kann manuell im Bestellkopf abgeändert werden.

Lieferanschrift ändern durch Lageränderung: Die Lieferanschrift kann durch eine Lageränderung auf das „kein Lager, Direktlieferung„ zusätzlich geändert werden. Hier hat man nun die Möglichkeit aus der Anschriften-Datenbank eine bereits angelegte Anschrift auszuwählen.

Das Lager kann natürlich in diesem Zuge auch einzeln geändert werden. Die Adresse des Lagers wird dann automatisch als Lieferanschrift gesetzt. Wichtig hierbei ist, dass nur dem Sammelartikel bzw. Artikel zugeordnete Läger ausgewählt werden können.

Änderung von Positionsdaten: Im Zuge der Bestelländerung ist es nun auch möglich, Artikel bis zur Variante zu ändern. Um die Positionsdaten zu ändern, müssen Sie zum bestehenden Vorgang, welcher Ihrer Bestellung zugeordnet ist. Die Änderungen werden im pCon.basket durchgeführt! In der Positionsliste werden alle Artikel, die in einer Bestellung mit aktiver Bestelländerung violett angezeigt.

Sobald Sie den pCon.basket öffnen, werden Sie darauf hingewiesen, dass es offene Bestelländerung vorhanden sind. Diese Meldung kann abgewählt werden.

Die Menge können Sie im pCon.basket ändern. Diese kann in der Artikelliste oder zum jeweiligen Artikel in der Artikelkalkulation geändert werden.

Die Variante kann im pCon.basket ebenfalls geändert werden. Hierzu den gewünschten Artikel selektieren und im Reiter „Konfiguration“ abändern. Hier kann die komplette Variante geändert werden. Sobald der Basket geschlossen wird, werden die Neuerungen in Concept Office übertragen und können bestellt werden.

Es können nun neue Artikel in eine bestehende Bestellung, bei der eine Bestelländerung vorhanden ist, hinzugefügt werden. Hierzu müssen die neuen Artikel im pCon.basket ausgewählt und konfiguriert werden, der Basket geschlossen und die Artikel neu bestellt werden. Wichtig hierbei ist, dass beim Bestellvorgang dieser Haken (siehe Bild unten) gesetzt wird. Er darf jedoch nur in Bestellungen aus Bestelländerungen gesetzt werden!

Anschließend muss die Bestellung manuell gedruckt werden. Nach dem Druck ist aus der erfassten Bestellung eine bestellte Bestellung geworden. Die Bestelländerung schließen Sie ab, in dem Sie die Bestellung unter Sonstiges erneut auslösen.

Wie bereits eingangs erwähnt, ist es zwingend notwendig, bei Bestellungen per Concept EDI - also elektronischen Bestellungen - vor dem Druck der Bestellung im Reiter Lieferdaten/Sonstiges der Bestellung auf Ausgabeart „Papier“ umzustellen. Versenden Sie keine Bestelländerungen per EDI (OEXXml), da Hersteller dies nicht verarbeiten können!

Damit erzeugt das System eine neue Version Ihrer Bestellung. Dies können Sie im Vorgang in den Bestellungen nachvollziehen.

Bestelländerungen können nur durch einen Bestelldruck beendet werden. Das Rückgängig-machen des Aktivieren einer Bestelländerung ist anders nicht möglich! Sollten Sie also versehentlich eine Bestelländerung ausgelöst haben, können Sie diese einfach Drucken („nur Daten erzeugen“), um den Status wieder zurückzustellen.

howto:briefbogenintegration

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:38+00:00

Briefbogenintegration Concept Office

Für die Briefbogenintegration werden JPG Dateien genutzt. Diese müssen in den zentralen Concept Office Pfad unter Reports z.B. \\Server\WOS\CO\Reports kopiert werden. Die JPGs müssen die exakt vorgegebenen Namen haben damit das Programm diese austauscht.

1. Die Absenderzeile: Dateiname = Absenderzeile.jpg

Größe 1181×56 Pixel

2. Die Kopfzeile:

Dateiname = Kopf.jpg

Größe 2215×531 Pixel

3. Die Fußzeile:

Dateiname = Fuss.jpg

Größe 2215×295 Pixel

Die Optimale dpi ist 300×300. Wenn man Umfangreiche Angebote drucken will und der Speicherverbrauch zu stark steigt, sollte man die dpi minimieren.

Vorlagen sind im Zentralen Concept Office Pfad im Ordner „Vorlagen“, diese kann man bearbeiten und anschließend im Reports Ordner austauschen.

Sollten zu druckende Bereiche in den „nicht druckbaren Bereich“ des Druckers ragen, so kann dies zu weiteren Effekten (evlt. Verkleinerung beim Druck) führen, da u.U. dann skaliert wird. Bei einer PDF wird das nicht passieren, wenn man diese betrachtet, ggfs. aber wieder wenn diese gedruckt wird. Das hängt dann von den Druckoptionen des PDF Programms ab.

Die PNG Vorlagen sollen als, verlustfreies Format, für die Bearbeitung herhalten. Diese Vorlagen muss man final als JPG Datei exportieren, um ein „hochqualitativeres“ JPG zu erhalten.

Wenn man die Vorlagen oder auch die angegebenen Daten einhält werden die Dateien mit dem Formularen harmonieren.

Mandantenspezifisch

Um die Briefbögen Mandantenspezifisch anzupassen, müssen in den zentralen Concept Office Pfad unter Reports z.B. \\Server\WOS\CO\Reports Ordner angelegt werden. Jeder Mandant erhält einen Ordner, der mit der eindeutigen Mandanten Nummer betitelt ist.

In diesen Ordner müssen die Mustersätze erneut abgelegt werden. Die Musterformulare sind in dem gleichen Verzeichnis abgelegt, unter dem Namen MusterSaetze.zip. In diesem ZIP-Archiv sind alle vorhandenen Mustersätze abgespeichert.

Die Archivierung muss extrahiert werden und der zurzeit aktivierte Mustersatz* muss in den gewünschten Mandant Ordner eingefügt werden.

Nach diesen Schritten kann die Briefbogenintegration, wie oben beschreiben, durchgeführt werden.

* Um den aktivierten Mustersatz heraus zu finden, muss auf die Windows Taste geklicht werden → Ordner Software Concept suchen → Konfigurationsmanager öffnen.

Im Manager kann unter dem Reiter „Sonstiges“ neben „Report-Mustersatz“ der Mustersatz herausgefunden werden.

Attachments:
beigefuegte_vorschau_angebote.zip

vorlage300x300dpi_mit_rahmen.zip

vorlage300x300dpi.zip

howto:mehrwertsteuer-zuordnung_und_mehrwertsteuer-freie_berechnung_in_concept_office

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Mehrwertsteuer-Zuordnung und Mehrwertsteuer-freie Berechnung in Concept Office

Die Berechnung der Mehrwertsteuer kann in Concept Office sowohl für den Verkauf, als auch für den Einkauf verändert werden. Im Einzelnen unterscheiden wir folgende Fälle:

Verkauf: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Verkauf: Mehrwertsteuer reduziert (z.B. Bücher)
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei sonstiges (Nicht-EU-) Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei Inland (besondere Voraussetzungen)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer reduziert
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei (Nicht-EU) -Ausland

Grundeinstellungen:

Grundsätzlich gibt es mehrere Parameter und „Stellen“ in Concept Office, welche auf die Berechnung der Mehrwertsteuer sowohl beim Einkauf, als auch beim Verkauf direkte Auswirkung haben. Diese Stellen sind:

1. Basisdaten unserer Firma

Zu finden in Administration → Mandaten im aktuellen Mandanten. Sind mehrere vorhanden, sind die Einstellungen für jeden Mandanten extra zu führen!

Umsatzsteuer-ID - obligat für die Umsatzsteuer-freie Rechnungsbuchung im EU-Ausland. Damit wird Verlagerung der Umsatzsteuerpflicht auf den Empfänger ermöglicht (Reverse Charge). Diese ist auch im Inland erforderlich, um nachzuweisen, dass es sich um ein Unternehmen handelt. Im Inland kann hier jedoch auch alternativ die Steuernummer angedruckt werden.

2. Länder

Zu finden in Weitere Stammdaten → Länder. Es sollten alle Länder gepflegt werden.

Die Zuordnung entscheidet letztlich, welche Kontierung später für das Land gezogen wird und damit indirekt der Steuersatz bzw. die Steuerpflichtigkeit.

3. Steuersätze

Zu finden in Weitere Stammdaten → Steuersätze.

Für jedes Land sollten grundsätzlich immer alle drei Steuersätze zu pflegen. Dies bedeutet auch den „Frei“ benannten. Es mag unlogisch sein, für ein Land extra nochmal das Land einzutragen mit „0“ für den Steuersatz. Es ist jedoch erforderlich, da sonst bei Rechnungsstellung aus dem Auftrag schnell ein Fehler erscheint. Das Programm prüft grundsätzlich nach dem Schema Land erkannt → welche Zuordnung (Inland…) in den Kontierungen → welcher Eintrag dort (Steuerfrei, Reduziert, Normal) und danach den entsprechenden Steuersatz.

Wichtig ist auch bei angeschlossener Finanzbuchhaltung, unbedingt den sog. „externe Schlüssel“ gemäß Angaben der FiBu zu pflegen, da über ihn dort der hinterlegte Steuersatz geregelt wird! Als Besonderheit kann es weiterhin noch geben (siehe Artikel „Termporäre Mehrwertsteuersenkung“), dass zeitweise mit einem aktuellen und alten Satz gearbeitet wird (siehe Screenshot).

4. Kontierungsgruppen

Zu finden in Weitere Stammdaten → Kontierungsgruppen.

Die Kontierungsgruppen sollten unbedingt für alle vorhandenen Kontierungsgruppen (Lieferungen, Leistungen…) gepflegt werden - auch z.B. für Abschläge!

Die Mindesteintragungen, welche in den Kontierungsgruppen erforderlich sind, sind „Inland“, „EU-Ausland“ und „sonstiges Ausland“. Wir werden später noch darauf kommen, in welchen Fällen noch weitere erforderlich sind. Ebenfalls essentiell ist es, diese für „Verkauf“ und für „Einkauf“ zu pflegen, da es sich sonst spätestens bei Rechnungseingangsbuchung rächen wird, dies vergessen zu haben!

Die Grundeintragungen und ihre steuerliche Zuordnung sehen Sie oben. EU-Ausland wird erst durch eine Besonderheit steuerfrei und muß daher nicht auf „Steuerfrei“ gestellt werden. Hierzu später mehr.

Es müssen zumindest wie oben die Kontierungen mit validen Zahlen <> 0 befüllt werden. Wird dies unterlassen, kann keine Rechnung erstellt und/oder gebucht werden.

Achtung: Die oben gezeigten Angaben zeigen fiktive Kontierungen bei einer Firma ohne angeschlossene FiBu. Die tats. einzutragenden muß der Kunde selbst bei seinem Steuerberater erfragen. Diese sind sehr wichtig, besonders wenn eine FiBu angeschlossen ist!

5. Zuordnung am Artikel

An jedem Artikel - gleich ob Sammelartikel, Montageartikel oder normaler Warenwirtschaftsartikel - findet sich in den Stammdaten unter Gruppierungen/Weiteres der Parameter „Kontierungsgruppe“. Über diese wird die Zuordnung zu den dort eingestellten Kontierungsinformationen und damit indirekt zu Steuer und Land gezogen.

Zusammenfassend kann man zu den bisherigen Punkten sagen - die „Ermittlungskette“ von Concept Office arbeitet wie folgt:

Kontierungsgruppe am Artikel → Kontierungsgruppe → Länderzuordnung (einz. Land/Steuergebiet oder Inland…) → dort hinterlegte Besteuerung (Normal/Reduziert/Frei) → in Steuersätze für dieses Gebiet/Land hinterlegter Steuersatz in %

Laufend zu pflegende Einstellungen:

Legt der Mitarbeiter Kunden neu an, ist es empfehlenswert, von diesen immer die Steuernummer und vor allem die Umsatzsteuer-ID zu erfragen und diese zu prüfen (Auslandskunden).

Das Prüfprotokoll ist dabei zu archivieren!

https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Identifikationsnummern/AuslaendischeUSt-IdNr/auslaendische_ust_idnr_node.html

In der Firma des Kunden findet sich unter „Weiteres“ das Feld für die Umsatzsteuer-ID. Diese sollte grundsätzlich vor Anlage von Vorgängen für diesen Kunden befüllt sein. Wird z.B. ein Vorgang ins EU-Ausland mit Mehrwertsteuer berechnet, ist in den meisten Fällen das Fehlen dieser Umsatzsteuer-ID der Hintergrund. In anderen, selteneren Fällen das falsch gesetzte Steuergebiet an der Lieferadresse des Kunden.

Mögliche Steuerfälle beim Verkauf:

Wie zu Beginn des Artikels bezeichnet, haben wir in der Praxis folgende Fälle:

Verkauf: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Verkauf: Mehrwertsteuer reduziert (z.B. Bücher)
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei sonstiges (Nicht-EU-) Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei Inland (besondere Voraussetzungen)

1. Mehrwertsteuer normal (Normalsatz)
Dies ist der Normalfall, welcher keinerlei besondere Eingriffe erfordert.

2. Mehrwertsteuer reduziert
Hier ist es erforderlich, dass der Artikel einer entsprechenden Kontierungsgruppe für reduzierte Waren (wenn nicht vorhanden, erstellen) zugeordnet ist, in der für das Land oder Steuergebiet der reduzierte Steuersatz ausgewählt ist. Desweiteren muß in „Steuersätze“ für das Land unter den reduzierten Steuersätzen der aktuelle reduzierte hinterlegt sein.

3. Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Voraussetzung ist die Hinterlegung einer Umsatzsteuer-ID beim Kunden - möglichst vor Erstellung des Vorgangs. Wird dies vergessen oder erfolgt die nicht korrekte oder nicht vollständige Eintragung in den Kontierungsgruppen, erhält der Kunde bei Übernahme aus dem pCon.basket oder bei Versuch der Rechnungsstellung z.B. folgende Fehlermeldung

Hier ist zu prüfen, welcher Artikel (von mir hier entfernt) betroffen ist. Dann geht man über dessen Kontierungsgruppe und die Lieferadresse zur entsprechenden Kontierung und prüft für diese die Steuersätze des Lieferlandes. Bei der Meldung wie oben steht meist in der Kontierung eine „0“ - diese ist also noch nicht vollständig befüllt.

4. Mehrwertsteuerfrei sonstiges Ausland
Dieser Fall ist problemlos und wird bei richtiger Eintragung der Kontierungsgruppen direkt angewendet.

5. Mehrwertsteuerfrei im Inland
Hier handelt es sich um Sonderfälle! Diese müssen eine stichhaltige Begründung haben. Der Kunde sollte immer darauf hingewiesen werden, dass er - bei nicht begründeter Anwendung - massive Konsequenzen im Falle einer Steuerprüfung zu befürchten hat! Des Öfteren hört man, dass der Kunde dies aus Kulanz seinem Kunden gegenüber machen möchte oder anderen Gründen - dies ist nicht zulässig und darauf muß ausdrücklich hingewiesen werden. Es erfolgt auf eigene Gefahr und gegen unseren Rat!
Eine Übersicht der Sonderfälle findet man unter https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__4.html
Die häufigsten, uns begegnenden Fälle sind die sog. Ausnahme der Besteuerung nach §13b (Bauleistungen)
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html
sowie Lieferungen an NATO-Gebiet (Art. 67 Abs. 3 NATO-ZAbk.) oder §9 Freihafen (Freihandelsabkommen).

Sonstige außergewöhnliche Steuerfälle sollten immer mit dem Steuerberater abgestimmt werden!

In den Sonderfällen muß in den Weitere Stammdaten → Länder ein zusätzliches Steuergebiet erstellt werden:

Wichtig ist hier die Zuordnung als „Steuergebiet“. Man könnte sagen, man schafft hier ein „künstliches Land“, welches gesondert berechnet wird.

In den Kontierungsgruppen muß dieses ebenfalls noch angelegt werden

Vermutlich ahnen Sie es schon - es muß noch der Steuersatz für dieses neue Steuergebiet angelegt werden:

Wie wird nun dieses Steuergebiet „angewandt“. Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Die einfachste ist, dies an der Lieferadresse des Kunden als Steuergebiet zu hinterlegen. Dies hat aber nur Sinn, wenn diese Adresse immer so beliefert wird. Ansonsten kann ein Steuergebiet auch manuell - für den Einzelfall - im Vorgang unter „Sonstiges“ gewählt werden.

Diese Eintragung gilt dann nur für den aktuellen Vorgang und übersteuert das Steuergebiet, welches an der Lieferadresse des Kunden hinterlegt wurde, manuell!
Ebenso lassen sich auch andere Sonderfall-Steuergebiete anlegen. So gab es zum Beispiel einen besonderen Fall, in welchem auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden wegen eines Zwischenlagers in die Schweiz (Nicht-EU wäre Steuerfrei) mit Mwst. geliefert werden mußte. Dies läßt sich auch über diesem Weg - jedoch dann mit manuell auf „Normal“ gesetztem Steuersatz abbilden.

Mögliche Steuerfälle beim Einkauf:

Wie zu Beginn des Artikels bezeichnet, haben wir in der Praxis folgende Fälle:

Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer reduziert
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei sonstiges Ausland

Die Vorgehensweise setzt voraus, dass wie erwähnt in den Kontierungsgruppen auch die Seite „Einkauf“ gepflegt wurde. Nur dann kann eine Eingangsrechnung richtig gebucht werden!

Wichtig sind bei Fehlern bei der Rechnungseingangsbuchung die Felder der Kontierungen. Steht hier z.B. „9999“ oder „-9999“, so ist die Kontierung nicht korrekt befüllt und in der fraglichen Kontierungsgruppe findet sich dort eine „0“. Dies muß der Anwender korrigieren. Wichtig ist auch, am Rechnungseingang das Steuergebiet zu kontrollieren. Dieses ist das Steuergebiet des Rechnungsstellers! Danach sollte sich die Rechnung buchen lassen.

Abschließende Bemerkungen:

Das Programmverhalten wird durch mehrere Konfigurationen beeinflußt. Diese sind im Bereich „Administration“ unter „Konfigurationen“ erreichbar. Wichtig ist, im Falle eines Fehlverhaltens deren korrekte Einstellung zu prüfen!

Die Wichtigste, von deren korrekter Einstellung bei den bisherig geschilderten Verhaltensweisen ausgegangen wird, ist die Konfiguration „8“:

Die Einstellung ist für Deutschland so obligat! Diese darf nur in Sonderfällen in anderen Nicht-EU-Ländern verändert werden.
Empfohlen wir auch, die nachfolgende Konfiguration „1089“ auf eine Prüfung einer eingebenen Umsatzsteuer-ID vorzubelegen:

Um unerwünschtes Programmverhalten zu verhindern und zugleich die Mitarbeiter zu einer korrekten und vollständigen Anlage von Firmen zu „erziehen“, ist auch das Setzen der Konfiguration „295“ sehr hilfreich:

howto:pcm_veraltete_produkthierarchie

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Steelcase PCM - Warnung bei nicht aktueller Produkthierarchie oder CDAList

Wenn die Steelcase PCM Funktion im Concept Office aktiviert ist, werden regelmäßig XML Dateien via Steelcase WebService heruntergeladen.

Wird bei Ihnen im pCon.basket eine Meldung mit Hinweis auf die Produkthierarchie oder die Rahmenvertragsliste angezeigt, dann sind die Dateien älter als fünf Tage und somit nicht mehr aktuell (siehe folgender Screenshot).

In diesem Fall müssen im Concept Office die Parameter bezüglich der Verbindung zu dem Steelcase WebService überprüft und die Daten aktualisiert werden.

Die Daten finden Sie im Concept Office unter „Administration / Externe Systeme / Steelcase Webservice“

Die Kundendaten haben Sie während der PCM-Schulung durch Herrn Häußler (jhaeussl@steelcase.com) erhalten und können im Bedarfsfall erneut bei ihm abgefragt werden. Uns liegen diese Daten nicht vor.

Wird trotz aktualisierter Daten eine Meldung angezeigt, informieren Sie bitte unseren Support: support@wegscheider-os.de

Meistens werden die PCM-Konditionen jedoch durch eine sogenannte Automationen täglich aktualisiert. Sollte also diese Meldung erscheinen, müßte die korrekte Funktion der Automation verifiziert werden.

Fehlerquellen können sein:

Änderung des Administratorpasswords auf dem Server - da die Automation mit Administratorrechten laufen muß.
Serverumzug
Aktualisierung von Concept Office ohne Aktualisierung des Programmes auf dem Server, auf dem die Automation läuft!

howto:shopanbindungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Shopanbindungen mit Concept Office Pro

Um eine effiziente Anbindung eines WEB-Shops zu gewährleisten, bietet Concept Office Standardschnittstellen, mit welchen eine Übermittlung von Artikeldaten an den Shop und eine Rückübermittlung von Kundenbestellungen aus dem Shop, ermöglicht wird. Dies erspart wertvolle Arbeitszeit, da die Stammdatenpflege zentral im ERP-System erfolgt, wie auch bei der Verarbeitung von Kundenbestellungen, welche automatisiert in die Vorgangsbearbeitung importiert werden können.

Artikeldatenexporte aus Concept Office

Um Artikeldaten qualifiziert in ein Shop-System zu importieren, bietet Concept Office folgende Schnittstellen: Format Typ BMEcat 1.2 XML BMEcat 2005 XML

Diese Datenformate beinhalten neben den kaufmännischen Grundinformationen auch separate Bilddateien. Ebenso können Shop-Strukturen in den Artikeln in einem WEB-Katalog verankert werden, welche Bestandteil der Exportdateien sind.

Kundenbestellungen des Shops in Concept Office einlesen

Folgende Bestellformate können von Shop-Systemen übernommen und importiert werden: Format Typ OpenTrans 1.0 XML OpenTrans 2.1 XML OEX 2.1.0 XML

OpenTrans wurde als allgemeines Austauschformat von kaufmännischen Informationen entwickelt. OEX ist ein spezielles Format des IBA-Verbands, mit welchem neben den kaufmännischen Daten auch die produktionsrelevanten Informationen der Büromöbelindustrie ausgetauscht werden.

Was tun, wenn keines der genannten Formate vom eingesetzten Shop-System bereit steht?

Teilen Sie uns bitte mit, welche Import- bzw. Exportformate unterstützt werden und übermitteln Sie uns bitte Formatbeschreibungen und Testdatensätze Ihres Shopanbieters mit. Ein qualifizierter Mitarbeiterkontakt für Rückfragen und Abstimmungen sowohl in Ihrem Haus als auch von Ihrem Shopanbieters wären sehr hilfreich. Wir werden diese Unterlagen prüfen und mit möglichen Lösungsansätzen auf Sie zukommen.

Wie können weitere Dienste zwischen meinem Shop und Concept Office implementiert werden?

Sie möchten noch weitere Daten zwischen den beiden Systemen austauschen, welche über Stammdaten und Bestelldaten hinausgehen. So teilen Sie uns Ihre Vorstellungen mit, welche Daten von welchem Quell-System an welches Zielsystem übertragen werden. Soweit Ihr Shopanbieter hierzu Schnittstellenbeschreibungen und Testdaten zur Verfügung stellen kann, erleichtert dies die Validierung Ihrer Anforderung. Auch in diesem Falls werden Ihre Unterlagen geprüft und Sie erhalten von uns Lösungsansätze unterbreitet.

howto:updateservice

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Updateservice - Concept Office über einen Dienst aktualisieren

Wird Concept Office in einer Client-/Server Umgebung betrieben (und nicht auf einem Terminalserver), ist es ratsam das Update der einzelnen Clients über einen Update Dienst vorzunehmen. Würden die Clients über die reguläre Setup Routine installiert, darf sonst während des Installationsvorgangs keiner mit Concept Office arbeiten, da es sonst zu temporären Fehlern kommen kann. Desto größer die Anzahl der zu aktualisierenden Clients ist, desto mehr kann das zu einem Problem werden.

Um dem Sachverhalt zu begegnen kann ein entspr. Dienst eingerichtet werden. Der bekannte Concept Office Patch muss dann nur noch einmalig angewendet werden. Sobald dies passiert ist, können alle weiteren Clients dann über den Update Dienst aktualisiert werden. Der Dienst installiert dann nur noch die lokale Concept Office Installation und lässt die Server Freigabe unangetastet.

Dieser Knowledebaseartikel erklärt, wie der Update Dienst auf regulären Clients eingerichtet wird und zeigt auf, wie ein Update mit eingerichtetem Dienst abläuft.

Terminalserver müssen jedoch weiterhin, ganz regulär über die Installationsroutine und manuell aktualisiert werden! Dabei ist darauf zu achten, dass immer nur eine Installationsroutine gleichzeitig gestartet wird. Hier muss der verantwortliche Administrator zunächst einmal dafür sorgen, dass niemand mehr am Server mit Concept Office arbeitet. Im Idealfall stellt man schlicht sicher, dass kein Nutzer mehr am Server angemeldet ist. Darüber hinaus sollte die erneute Anmeldung für die Dauer des Update gesperrt werden. Evtl. laufende Dienste und Concept Office Programme (bspw. Webservice / Exchange Synchronisation / Automation …) sind vorher zu beenden.

Voraussetzung

Dieser Dienst kann keine Erstinstallation von Concept Office ersetzen!

Ein Concept Office Aktualisierung muss aber zwingend (über die herkömmliche Methode) zunächst einmal installiert werden! Hierbei werden dann nämlich auch wichtige Dateien im Netz ausgetauscht die für das ordnungsgemäße Funktionieren von Concept Office erforderlich sind. Eine Aktualisierung nur über die neue Methode funktioniert nicht.

Im Rahmen einer solchen Erstinstallation werden bspw. auch ActiveX DLLs etc. registriert. Sollten es einmal innerhalb einer Version erforderlich sein, bspw. neue DLLs zu registrieren, kommt man um eine herkömmliche Patch Installation nicht umhin. In dem Falle wäre die Installation über den UNC Pfad, unter dem das zentrale Concept Office Verzeichnis abliegt, aus dem SETUP Ordner möglich.

Dienstnutzer

Der Update Dienst wird mit der Berechtigung, des am Dienst hinterlegten Windows Kontos ausgeführt. Im Rahmen dieser Dokumentation wird ein dedizierter Nutzer COUpdateService empfohlen. Ob das Ganze aber über einen speziellen Nutzer, oder durch ein anderes (selbst ausgedachtes) Konstrukt erreicht wird, spielt dabei keine Rolle. Auch sogenannte Managed Service Accounts wären denkbar, um einem erhöhtem Sicherheitsbewusstsein gerecht zu werden. Dann muss ggfs. der registrierte Dienst umgebaut werden.

Letztendlich benötigt der Nutzer lokale Administrationsrechte und muss auch die Berechtigung haben, (mindestens lesend) auf den zentralen Concept Office Pfad über die Freigabe zuzugreifen.

Dienst COUpdateService

Um den Dienst COUpdateService zu registrieren ist es erforderlich die EXE Datei Sc.Co.UpdateServiceInstaller.exe mit Administrativer Berechtigung zu starten. Dies erreicht man indem man aus dem lokalem Concept Office Programmverzeichnis (üblicherweise C:\Program Files (x86)\Software-Concept\Concept Office) einen Rechtsklick auf die EXE macht und die Option Als Administrator ausführen wählt:

Daraufhin muss man auf die Schaltfläche Updateservice installieren klicken und im Fenster Dienstanmeldung festlegen die entpsr. Kontoinformationen des Dienstnutzers hinterlegen.

Daraufhin ist der Dienst registriert und wird auch unter Dienste in Windows angezeigt.

Damit der Dienst auch mit dem Betriebssystem gestartet wird, ist der Starttyp noch zu konfigurieren. Ein Doppelklick auf den Dienst öffnet die Eigenschaften des Dienstes, worauf dann der Starttyp auf Automatisch gestellt wird.

Unter dem Register Anmelden sollte der zuvor definierte Nutzer hinterlegt sein. Wer den Dienst unmittelbar im Anschluss starten will, muss diesen dann noch einmalig starten (per Rechtsklick).

Mechanismus aktivieren

Abschließend muss noch ein Schalter in der zentralen Concept Office Installationsdatei OFFICE.DAT gesetzt werden, um die Funktionalität endgültig zu aktivieren. Dort ist folgende Zeile in der Sektion [Settings] zu ergänzen:

UpdateServiceAktiv=1

Aktualisierung mit aktiviertem Dienst

Ab dem Zeitpunkt ändert sich das Verhalten bei aktiviertem und vorhandenem Update Dienst, wenn ein Update ansteht. Zwar ändert sich zunächst an der Maske nichts, die ein Update signalisiert, diese sieht wie gewohnt aus.

Fortan wird aber nur noch die lokale Concept Office Installation aktualisiert und der Teil im Netz so belassen, wie er ist.

Sobald die Aktualisierung durchgelaufen ist, wird Concept Office im Anschluss automatisch gestartet.

Mögliche „False Positive“ Meldungen am Virenscanner

Der ein oder andere Virenscanner, will im Update Service Dienst einen Schädling (Ransomware bzw. Erpressungstrojaner) erkennen. Exemplarisch hier eine Meldung des TrendMicro Virenscanners:

Solche falschen positiven Erkennungen der Sc.Co.UpdateServiceInstaller.exe müssen durch entspr. Maßnahmen im Virenscanner (bspw. Whitelisting, Ausschluß o.ä.) verhindert werden. Sprechen Sie hierzu bitte Ihren IT Partner an, der Ihnen den Virenscanner verkauft hat. Er sollte sich mit diesem auch auskennen und wissen wie so etwas im jeweiligen Produkt konfiguriert wird.

installation:conceptoffice_umgebung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Die Concept Office Umgebung

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Concept Office in einem Netzwerk installiert ist.

Der Begriff Server bezieht sich nicht zwangsläufig auf einen physischen Rechner mit dieser Bezeichnung. Es bezeichnet statdessen einen Rechner oder PC der die beschriebene Funktion als Dienst bereitstellt (engl: to serve = dienen). Außerdem ist es möglich, dass ein und derselbe Rechner oder PC mehrere Serverdienste bereitstellt.

Schematische Darstellung

Concept Office ist eine datenbankbasierte Client-Server-Applikation. Mehrere Arbeitsplätze (Clients) greifen dabei auf eine zentral auf dem Datenbank-Server gelagerte Datenbank zu.

Jedoch werden nicht alle Daten in der Datenbank gespeichert. Manche Informationen werden in Dateiform in der zentralen CO-Struktur abgelegt. Diese liegt - wie der Name bereits aussagt - zentral auf dem File-Server.

Die Server

Grundlegend werden 2 Server für Concept Office benötigt:

SQL-Server: Speicherort der Datenbank; liefert Daten auf Anfrage der Applikation auf den Clients
File-Server: Speicherort der zentralen CO-Struktur; gewährt Zugriff auf die gemeinsam genutzen Dateien

Concept Office muss nicht zwingend auf den Servern installiert werden, es kann aber sinnvoll sein, dies trotzdem zu tun.

Die Clients

Auf den Arbeitsplatzrechnern oder Terminal-Servern wird die Applikation Concept Office installiert. Concept Office kommuniziert mit den Servern um seine Daten zu bekommen und zu speichern.

In einer Terminalserver-Umgebung werden die mit dem Terminal-Server (WTS) verbundenen Rechner ebenfalls als Clients bezeichnet. Jedoch wird die Applikation auf diesen nicht installiert - die Installation findet lediglich auf dem WTS statt. Die Clients stellen lediglich eine Verbindung zum WTS her.

Zentrale CO-Struktur

Alle Dateien die Concept Office verarbeitet werden in einem zentralen, für alle Benutzer verfügbaren Ordner abgelegt. Dieser Ordner wird als zentraler Concept Office Ordner oder zentrale CO-Struktur bezeichnet. Struktur deswegen, weil der Inhalt dieses Ordners wohldefiniert und in der Verarbeitungslogik enthalten ist. Kurz gesagt hat jeder Unterordner eine konkrete Funktion.

Berechtigungen der Nutzer

Damit Concept Office reibungslos funktioniert, sollten folgende Berechtigungen für die Benutzer erteilt werden:

Mitgliedschaft der Gruppe Hauptbenutzer im Betriebssystem / Active Directory
Vollzugriff auf lokalen Anwendungspfad (C:\Programme (x86)\Software-Concept\)
Vollzugriff auf den zentralen CO-Ordner

Installation

inventur:inventur_durchfuehrung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T14:11:46+00:00

Inventurzähllisten

Unter Sonstiges befindet sich das Modul Inventurzähllisten. In diesen werden die Artikel nach Lägern gruppiert erfasst, gezählt, bewertet und übernommen.

Bevor Zähllisten angelegt werden können, muss im Modul Inventurbücher, das zugehörige Buch existieren.

Anlage von Zähllisten

Die Anlage neuer Zähllisten erfolgt im Reiter ‚Eingabe‘.

Um eine Zählliste anzulegen, muss im Feld Zähllistennummer einen numerischen Wert eingegeben werden. Anschließend wird im Feld Bezeichnung der Name der Zählliste hinterlegt und das Inventurbuch bzw. das zugehörige Lager, für welches die Zählliste erstellt wird, ausgewählt.

Optional besteht die Möglichkeit, eine Bemerkung hinzufügen.

Die Aufnahme der Artikel zu einer Zählliste erfolgt unter dem Reiter „Mengenerfassung“. Es gibt 2 Optionen:

Durch Klick auf das Symbol Fernglas in der Tabelle, Spalte Artikelnummer erscheint das Fenster Artikelsuche.
Über die Modulfunktion „Artikel hinzufügen“ wird die Auswahlmaske gestartet.

Bei der Modulfunktion kann nach unterschiedlichen Kriterien wie Artikelart, Lieferantennummer, etc. ausgewählt werden, welche Artikel in die Zählliste aufgenommen werden sollen.

Folgende Optionen sind zu beachten:

Artikel mit EDV-Bestand = 0 ignorieren

gesetzt: Lagerartikel mit Ist-Bestand=0 werden nicht auf der Zählliste gedruckt
nicht gesetzt: Alle Lagerartikel (der getroffenen Selektion) werden angedruckt

Zählmengen mit EDV-Bestand vorbelegen

gesetzt: In der Mengenerfassung, wird der EDV-Bestand angezeigt und in Gesamt gezählt übernommen.
nicht gesetzt: In der Mengenerfassung wird der EDV-Bestand angezeigt.

Ermittlung anhand Kommissionsaufträgen

gesetzt: Artikel, die sich in der Kommission befinden, werden inbegriffen.

Ausdrucken von Zähllisten

Nachdem die Zähllisten vollständig erstellt wurden, ist es möglich, diese auszudrucken. Es besteht die Möglichkeit, Zähllisten, nach Artikelnummer oder Stellplatz sortiert, auszudrucken.

Die gedruckten Zähllisten enthalten die Artikelnummern, Artikelbezeichnung, die Mengeneinheit der Artikel, deren Stellplätze und eine Spalte für die manuell erfassten Lagermengen.

Mengenerfassung

Nachdem die Artikel gezählt wurden, müssen diese Werte eingegeben werden. Im Reiter „Mengenerfassung“ erfolgt neben der Aufnahme der Zähllisten-Artikel, auch die Eingabe der gezählten Mengen.

In der Spalte Gezählt können die gezählten Mengen eingetragen werden. Diese werden dann automatisch in der Spalte Gesamt gezählt übernommen.

Je nach der Einstellung der Konfiguration 84 wird die eingetragene Menge zur Menge der Spalte Gesamt gezählt hinzugerechnet oder sie überschreibt die bereits vorhandene Menge. Zählen mehrere Mitarbeiter die gleichen Artikel an verschiedenen Orten, so empfiehlt sich die Einstellung = 1 (Ja,Eingegebene Menge wird zur bisherigen Eingabe addiert).

Konfiguration 84 steuert, ob eingegebenen Mengen zu bisherigen addiert werden oder diese überschreiben (greift nicht bei permanenten Inventuren)

0 - Nein, Eingegebene Menge überschreibt bisherige Eingabe
1 - Ja, Eingegebene Menge wird zur bisherigen Eingabe addiert.

Sobald ein Artikel auf einer Zähllisten gesetzt wird (d.h. gezählt wurde), speichert CO den EDV-Bestand dieses Lagerartikels ab. Alle nach diesem Zeitpunkt getätigten Zu- und Abgänge werden bei der Übernahme mit der gezählten Menge verrechnet. Deshalb sollte der Zeitraum zwischen dem Anlegen der Zähllisten und der Übernahme der Inventur möglichst kurz sein. Wenn es gewünscht ist, die Zähllisten im Vorfeld auszudrucken, sollte den Knopf Bestand aktualisieren direkt vor der Durchführung der Inventur (vor dem Zählen der Artikel) gedrückt werden (Bestand von Maschinenartikeln wird nicht aktualisiert). Damit werden die aktuellen EDV-Bestände erneut übernommen. Dies ist in der Übersicht auch für mehrere Listen gleichzeitig möglich. Dazu sind die entsprechenden Zähllisten zu markieren.

2 Varianten der Durchführung:

1. Standard ist, die gezählten Mengen im Reiter Mengenerfassung bei „gezählt“ einzutragen - dadurch wechselt der Status auf „gezählt“ - nun ist eine Bewertung in „Bewertung“ mit der gleichnamigen Modulfunktion möglich, auch wenn der Haken bei „Nur gezählte Artikel bewerten“ gesetzt ist. Falsch erfasste Mengen kann man durch Subtraktion (Minusmengen) korrigieren

2. Des Weiteren ist es möglich, bei der Mengenerfassung - Modulfunktion „Artikel hinzufügen“ „ die Zählmenge mit EDV-Bestand vorbelegen“ zu wählen. Diesen Fall hat man, wenn man weiß, dass die Bestände stimmen, weil man diese permanent gezählt und gepflegt hat. Beim Setzen dieses Hakens bleibt der Status aber auf „angelegt“, wodurch man bei der Bewertung zwingend den Haken bei „Nur gezählte Artikel bewerten“ entfernen muss.

Die Inventurzählliste ab CO 8.3460.14 verfügt über eine neue zuschaltbare Spalte ‚DEK-Abweichung‘. Dort wird die Wertabweichung auf Basis des Lager-DEK zwischen gezählter Menge und Inventur-Ausgangsbestand angezeigt.

Inventurmengen einlesen

Zur Übernahme von externen Zähllisten gibt es die Modulfunktion „Inventurmengen einlesen“. Es werden Textdateien eingelesen, die die CO-Artikelnummer und/oder EAN und die Menge, getrennt durch Semikolon, enthalten. Exceldateien müssen erst in das Format „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“ konvertiert werden und mit Öffnen durch den Editor werden die Datensätze durch ein Semikolon getrennt.

Bei dieser Übernahme können folgende Optionen ausgewählt werden:

Fehlende Artikel in Zählliste aufnehmen
Mengen aus Datei zu Mengen in Zählliste addieren
Bereits gezählte Artikel nicht überschreiben

Für das Einlesen wird in der Datei bwimportascii.ini folgender Eintrag benötigt:

[Zaehllisten]

FieldDelimiter=";" 

Feld1=Artikelnummer,0,0,1,1 

Feld2=Menge,0,0,1,1

Feld3=Stellplatz,0,0,1,1

Feld4=SerienNr,0,0,1,1

Über die Spalte (Feld1) kann die Artikelnummer, oder die GTIN (EAN) verarbeitet werden.

Stellplatz

Zusätzlich kann der Parameter Stellplatz mit eingelesen werden. Hierfür muss die bwImportAscii.ini ergänzt werden (z.B. „Feld3=Stellplatz,0,0,1,1“). Neu eingelesene Stellplätze überschreiben dabei bestehende Stellplätze. Dies kann dem zugehörigen Log (…/Data/Logs/Inventur) entnommen werden.

Bewertung

Nachdem die gezählten Mengen erfasst sind, kann im Reiter „Bewertung“ die Bewertung der Artikel erfolgen. Bewertet wird immer der gezählte Bestand, es erfolgt keine nachträgliche Verrechnung von Warenbuchungen.

Es ist möglich eine Bewertung für alle Artikel der Zählliste zu machen. Alternativ können einzelne Artikel markiert werden, um eine Bewertung vorzunehmen.

Wenn keine Artikel vorselektiert sind, werden immer alle bewertet.

Nach Aufruf der Modulfunktion Bewerten stehen folgende Bewertungsarten zur Auswahl:

DEK Artikel (Durchschnitts-EK laut Artikel)
DEK Lager/Artikel (Durchschnitts-EK laut Lager, wenn dieser =0, dann Rückfallvariante DEK Artikel)
LEK (letztem EK)
Liste (Listen-EK)
Abschlag auf letzten Inventurwert (prozentuale Bewertung über das Feld „Abschlag %“ )
Abschlag auf aktuellen EK (prozentuale Bewertung über das Feld „Abschlag %“ ) - Bei Identartikeln wird der Abschlag entweder auf den im Identartikel hinterlegten Einkaufspreis angewendet oder, je nach Auswahl, auf den kalkulatorischen EK des Identartikels (siehe Optionen in der Bewertungsmaske).

Zusätzlich gibt es folgende Optionen:

Für Nullpreise Listen-EK einsetzen
Vorhandene Preise <> 0 belassen
Nur gezählte Artikel bewerten
Bei Identartikeln kalkulatorischen Preis verwenden

Wenn mit Abschlägen bewertet wird, wird der Prozentsatz des Abschlags in der Spalte ‚Abschlag‘ angezeigt. Die Spalte ‚Bewert.-EK‘ zeigt den Einkaufspreis, welcher der Bewertung zu Grunde lag, während die Spalte ‚Inventurwert‘ den Gesamtwert nach der Bewertung darstellt.

Manuelle Bewertung

Neben den beschriebenen Bewertungsarten steht die manuelle Bewertung zur Verfügung. Bei dieser wird der gewünschte Wert in die Spalte Man. Bew. eingegeben, der sich auf die Preiseinheit bezieht, die in der Spalte PE angezeigt wird.

Der eventuelle Abschlag erfolgt durch eine prozentuale Angabe in der Spalte Abschlag. Der Inventurwert ergibt sich aus der Bewertung minus Abschlag multipliziert mit der erfassten Menge (bezogen auf die Preiseinheit).

In der Spalte Manuelle Freigabe ist es möglich durch Setzen eines Häkchens einen Artikel für die Übernahme freizugeben.

Übernahme

Über die Modulfunktion „Übernehmen“ wird die ausgewählte Zählliste übernommen. Es besteht die Möglichkeit, dass von einer Liste nur die freigegebenen Artikel übernommen werden sollen und/oder nur die gezählten Artikel. Für unterjährige Bewertung können Inventurwerte eingefroren werden.

Die Spalte Übernommen zeigt in einer Zählliste an, ob die Artikel bereits übernommen wurden. Wird ein Artikel vor der Übernahme bewertet, wird der Inventurwert in den Artikelstamm zurückgeschrieben. Wird ein Artikel nach erfolgter Übernahme bewertet, bezieht sich der Wert nur auf das Inventurbuch.

Bei der Übernahme werden die gezählten Mengen nicht 1:1 als EDV-Bestand übernommen, sondern mit den Warenzugängen und Warenabgängen seit Anlegen der Zähllisten modifiziert.

konfigurationen:konfigurationen401

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-16T08:04:27+00:00

Mandantenkonfigurationen 401-500

Nachfolgend ist eine Liste von Konfigurationen aufgeführt. Fehlende Nummern stehen für entfallene Konfigurationen.

Weiterführende Links beschreiben die Konfiguration kontextabhängig.

zurück zu Konfigurationen ab 301

Nr.	Beschreibung
401	In der Maschinenhistorie Materiallieferungen ausblenden Steuert, ob Materiallieferungen in der Maschinenhistorie in Concept Flex ausgeblendet werden. Voraussetzung ist der Haken Materiallieferung an der Zusatzvorgangsart der Service-Aufträge.
402	Bei Ticketanlage Benachrichtigungsmail versenden Steuert, ob und an wen bei Anlage eines Tickets eine Benachrichtigungsmail gesendet werden soll. Ebenso lässt sich unterscheiden, ob die Benachrichtigung für manuell angelegte oder importierte Tickets versendet werden soll. Weitere Information: hier.
403	Bei Anfahrtspauschalen zusätzlich die Angabe von Fahrtzeit und/oder Kilometer zulassen Über die Konfiguration kann gesteuert werden, dass trotz Angabe einer Anfahrtspauschale mit der Tätigkeit Fahrtzeit und/oder Fahrtkilometer abgerechnet werden können.
404	Änderungen an eigenen Artikeln in offenen Vorgängen zulassen Ist diese Konfiguration aktiv, dann dürfen im Basket die Texte eigener Artikel auch für bestellte Vorgangspositionen geändert werden.
405	Faktor für Mehrwertsteuer bei Kreditlimitprüfung Es erfolgt im Feld ‚Einstellung textuell‘ keine Angabe: Der Betrag ohne MwSt. des Vorgangs wird gegen den aus dem Brutto-Op berechneten Netto-OP verglichen. Im Feld ‚Einstellung textuell‘ erfolgt ein Eintrag >1. Der Betrag ohne Mehrwertsteuer des Vorgangs multipliziert mit dem Faktor (z.B. 1,19) wird gegen den Brutto-OP verglichen. Hintergrund: Der Betrag mit MwSt. wird auf der Datenbank nicht auf Vorgangskopfebene geführt. Eine Ermittlung dieses Betrag für die Kreditlimitprüfung würde eine erhebliche Belastung für die Datenbank darstellen. Statt dessen kann näherungsweise ein Faktor über die neue Konfiguration angegeben werden, wenn das am Kunden hinterlegte Kreditlimit als Betrag inkl. Mehrwertsteuer angesehen wird.
406	Mitarbeiter für Reklamationsmeldung Wird eine Menge als Reklamationsmenge im Wareneingang (CO-Logistik) gebucht, wird eine Aktivität mit der Bezeichnung „Reklamationsmeldung“ für den in Konfiguration 406 hinterlegten Mitarbeiter generiert.
407	Bestätigte Vorgänge im Angebotswesen sperren Ist diese Konfiguration gesetzt, können bestätigte Vorgänge im Angebotswesen nur angezeigt werden.
408	Wareneingang mit Lieferschein-Id Die Konfiguration steuert, ob das Feld Lieferschein-Id vorhanden ist und automatisch den Focus bekommt. Bei Bedarf muss das Feld über die Konfiguration zugeschaltet werden.
410	Paketverwaltung beim Verpacken in CO Logistik Beim Verpacken kann durch die Taste Paketwechsel das Gewicht des aktuellen Paketes eingegeben werden und alle weiteren Artikel werden dann in das nächste Paket verpackt. Dieser Vorgang ist mehrfach wiederholbar. Vor Abschluss wird das Gewicht des letzten Paketes abgefragt. Die Paketverwaltung steht in diesem Umfang nur im Modul Verpacken zur verfügen. Im Modul Kommissionieren ist ein Paketwechsel und eine Gewichtseingabe nicht vorgesehen. Für eine einheitliche Arbeitsweise empfehlen wir bei aktiver Paketverwaltung zusätzlich die Konfiguration 372 - im Kommissionieren direkt Verpacken auf Einstellung - 0 NEIN zu setzten.
411	Möglichkeit, die zu liefernde Menge bei Abschlagspositionen auszuwerten In der Berechnung des Abschlags werden nur die tatsächlich zu liefernden Positionen berücksichtigt. Dazu müssen die Positionen markiert werden, im Abschlagskalkulator „Markierte Positionen einbeziehen“ gewählt werden und der Haken „Zu liefernde Menge berücksichtigen“ (wenn Konfiguration aktiviert) gesetzt sein.
412	Für Auswertungen Perioden abweichend von Monaten verwenden (nur notwendig wenn das Geschäftsjahr nicht an einem 01. des Monats beginnt) Wenn diese Konfiguration aktiv ist, so können mittels einer SQL-Funktion Perioden, welche abweichend vom Kalendermonat sind, definiert werden. Diese Perioden werden für diverse Zusammenfassungen (z.B. Umsatz, Auftragseingang) benutzt.
413	In der Steelcase PCM Rahmenvertragsauswahl (Konfiguration 320) Marketingverträge standardmäßig ausblenden Ist diese Konfiguration aktiviert, werden die Marketingverträge ausgeblendet.
414	Bei manueller Vorgangsanlage Eindeutigkeit der Kundenbestellnummer prüfen Bei Übereinstimmung der Bestellnummer (Vorgangskopf) mit der Bestellnummer in einem anderen Vorgang des Kunden wird eine Warnung ausgegeben. Greift nur bei manueller Erfassung eines Vorganges. Beim Import von Kundenbestellungen greifen die Einstellungen aus dem entsprechenden Importschema.
415	Routenplanung aktiv Die Konfiguration steuert, in welcher Disposition (Auslieferung, Service) die Routenplanung verwendet werden soll. Nur mit aktiver Lizenz für Routenplanung verwendbar.
416	Bei Anlage eines Vorganges Sachbearbeiter ermitteln Hat diese Konfiguration die Einstellung 1 wird bei Vorgangsanlage der am Kunden hinterlegte Sachbearbeiter vorbelegt, ansonsten der angemeldete Mitarbeiter.
417	DragDrop-Funktion Schaltet die Drag- and Drop-Funktion zu. Damit besteht die Möglichkeit für die interne Dokumentenverwaltung in CO, die Dokumente alternativ auch per Drag&Drop zuzuordnen. Ausprägungen: 0 - Nein 1 - Ja, Datum bildet Stammverzeichnis bei Ablage (..Document/<mandant>/DragDrop/ <Jahr><Monat>/<Dokumentenart>) 2 - Export Docuware (Einstellungen in Externe Systeme) (Ist diese ausgewählt werden Dokumente, die per Drag&Drop abgelegt werden, zusammen mit einer XML-Datei abgespeichert. Diese dient zur Datenübermittlung an die Docuware Weboberfläche. Wird bei dieser Einstellung der Link zu archivierten Dokumenten angeklickt, öffnet dieser die DocuWare-Weboberfläche, mit einer Ergebnisliste passend zur Form aus der dieser Aufruf erfolgt.) 3 - Ja, Dokumentenart bildet Stammverzeichnis bei Ablage (..Document/<mandant>/DragDrop/ <Dokumentenart>/<Jahr><Monat>)
418	Vereinzelung von Standardartikeln möglich
419	Lagerbezirke verwenden
420	Bei Kunden- und Technikermeldung nur Vertragszähler eingeben lassen Über die Konfiguration lässt sich steuern, ob dem Techniker alle Zähler oder nur die Vertragszähler angeboten werden. Ist kein Vertrag zum Gerät vorhanden, werden alle Zähler angeboten. Wird auch bei Eingabe im Serviceauftrag ausgewertet.
421	Lieferanten von Lagerbezirksermittlung ausschließen
422	Anzeige letzter Tonerlieferung bei Maschinenanzahl >x unterdrücken Bei Maschinenanzahl >50 wird jetzt die letzte Tonerlieferung im Portal nicht angezeigt (Performancegründe). Es ist möglich mit dieser Konfiguration selbst zu bestimmen, ob die letzte Tonerlieferung immer angezeigt wird (Einstellung 0) oder ab welcher Anzahl Maschinen die Anzeige nicht erfolgen soll (Einstellung 1, in Einstellung textuell die Anzahl hinterlegen).
423	Einkaufspreis immer in Vorgangsposition übernehmen, wenn Lieferantenkondition vorliegt Bei bestimmten EK-Preisarten (z.B. Durchschnitts-EK) werden Lieferantenkonditionen nicht angewendet, sondern der konditionierte EK wird erst bei der Übernahme in die Bestellung gebildet. Ist die Konfiguration 423 aktiv, dann wird, wenn eine Lieferantenkondition vorliegt, der konditionierte EK bereits in die Auftragsposition übernommen, auch wenn die Rohgewinnermittlung laut Konfiguration z.B. auf DEK eingestellt ist.
424	Steuert die Zulässigkeit des Lagerwechsels für Vorgangspositionen, die in Bestellungen und Bestellvorschlägen enthalten sind Es gibt die Ausprägungen: 0 - ‚Gegen Bestellung prüfen‘ - Dies ist das bisherige Verhalten und Standardeinstellung. 1 - ‚Gegen Bestellung und Bestellvorschlag prüfen‘ 2 - ‚Gegen Bestellung und Bestellvorschlag prüfen, nur Warnung ausgeben‘
425	Optimierung der Belegnummernvergabe Wir empfehlen, diese Konfiguration bei Installationen mit vielen Nutzern ab Sql-Server 2012 zu aktivieren. Ab SQL-Server Version 2012 können Belegnummern mittels des Befehls ‚Sequence‘ erzeugt werden. Dies verringert in Anwendungsfällen mit sehr vielen Anwendern die Gefahr von Blockierungen beim Ermitteln der Belegnummer.
426	Zusätzliche Vertragsprüfung für kompatible Toner Über diese Konfiguration lässt sich steuern, ob beim Import von MPS-Bedarfsmeldungen die Vertragsprüfung eines evtl. automatisch eingesetzten kompatiblen Toners unabhängig vom Original-Toner erfolgen soll. Falls nicht (Einstellung 0), erbt der kompatible Toner die Eigenschaft Vertragsleistung vom Original-Toner, d.h.wenn der Original-Toner Vertragsleistung ist, gilt dies auch für den kompatiblen Toner.
427	Volltextsuche in Matchcodesuche anzeigen Diese Konfiguration steuert, ob ein Volltextsuchfeld angezeigt wird. Die Volltextsuche belastet die Datenbank, so dass Concept Office für andere Anwender evtl. langsamer wird. Im Standard ist die Volltextsuche deshalb deaktiviert. Die Konfiguration aktiviert die Volltextsuche in folgenden Bereichen: Artikelsuche, Kontaktsuche, Maschinensuche, Aktivitätensuche, Anschriftensuche, Ansprechpartnersuche, Vorgangssuche, Bestellungssuche, Fremdmaschinensuche, Mitarbeitersuche, Möbelkonditionensuche, Projektsuche, Textbausteinsuche, Ticketsuche, Suche nach Zahlungsbedingungen
428	Kommissionierscheinerstellung Concept Flex beim Wareneingang und Verräumen verhindern In der textuellen Einstellung kann eine Zusatzvorgangsart angegeben werden, für welche die Unterdrückung gilt. Ist dieser Wert hinterlegt, so gilt die Unterdrückung ausschließlich für Aufträge mit dieser Zusatzvorgangsart (Schlüsselwert angeben). Für jeden Geschäftsbereich kann genau eine Zusatzvorgangsart angegeben werden.
429	Unterschrift bei Störungen ist Pflichtfeld
430	Übersichten automatisch füllen
431	Abweichenden Pfad für Drag-Drop-Dokumente verwenden Ist die Konfiguration aktiv, kann dort im Konfigurationstext ein abweichender Pfad für Drag&Drop-Dokumente festgelegt werden. Das Verzeichnis kann abweichend zum Standard '…\Documents\Mandant\DragDrop‘ gewählt werden. Die Struktur der Unterordner ‚JahrMonat\Dokumententyp‘ bleibt gleich. HINWEIS: Soll die neue Einstellung in bestehenden Drag & Drop - Umgebungen genutzt werden, sind weitere Einstellungen notwendig. Bei Bedarf hilft Ihnen unsere Supportabteilung weiter.
432	Automatischer Toneretikettendruck bei Lieferscheindruck
433	Wareneingang für Lagerartikel mit zugeordnetem Stellplatz immer an das entspr. Lager buchen
434	Mindestbestellwertprüfung pro Lieferant im Vorgang
436	Euroumrechnung von OFML-Preisen
437	Übermittlung von Verbrauchsmaterialmeldungen aus dem Portal
438	Zählermeldung vom Kunden auch gegen die letzte Technikermeldung prüfen
440	Lieferschein wird als Versandetikett benutzt (eigene Etiketten, nicht DHL)
441	Lieferschein erforderlich (nur Serviceaufträge)
442	Übergabe des Vorgangs an die Disposition (Auslieferung) mit Druck der Auftragsbestätigung
443	Dynamische Anfahrtspauschal-Ermittlung
444	Basketstart für erledigte Vorgänge verhindern
445	Abschlagsrechnungen mit Betrag=0 nicht als Nullrechnung verarbeiten
447	MPS-Meldungen nach Einlesen direkt verarbeiten
448	Geburtstage der Ansprechpartner direkt speichern
449	Geburtstage der Mitarbeiter speichern
450	Standardbeginnzeit für disponierten Vorgang ohne Zeitangabe
451	An der Kasse den Barverkaufs-Preiskatalog anwenden
452	Nachträgliches Auflösen von Stücklisten im Vorgang unterstützen
453	Ergodata Stücklistenauflösung
454	Anschriftenlängenprüfung
455	Anzahl offene Serviceaufträge in Concept Flex
456	Variable Skalierung der individuellen Basket-Bilder
457	Vertragserlöse ausblenden
458	Standardverhalten beim Artikelimport aus COP
459	Einkaufspreise aufgrund von Basiseinkaufspreisen kalkulieren
460	E-Mailversand Lieferschein/Rücknahmeschein bei Unterschrift aus Concept Flex-Serviceeinsätze
461	Soll das Ändern von EK-Preisen im Vorgang verhindert werden, wenn bereits eine Auftragsbestätigung oder ein Rechnungseingang durch den Lieferanten/Hersteller vorliegt
462	Versandkostenpositionen beim Druck aller Kundendokumente anlegen
463	Anzahl von Tagen, welche eine Aktivität rückwirkend angelegt werden kann, begrenzen
464	Soll die Ticket-Id immer aus dem Nummernkreis ermittelt werden
466	Bemerkung aus Kunden in Vorgänge, Bestellungen oder Verträge übernehmen
467	Firma und Ansprechpartner in der Aktivitätenbezeichnung beim Anlegen einer Aktivität immer vorbesetzen
468	Bei Störungen den Button ‚Zurück an Dispo‘ einblenden
469	Sortiermöglichkeit in der Positionsliste von Vorgängen sperren
470	Für Maschinen Abschnittsbezeichnung bei Lieferscheindruck als Stellplatz übernehmen
471	Kommissionierscheindruck pro Lager splitten (Kann nur aktiv sein, wenn Konfiguration 134 nicht aktiv ist
472	Zuordnung von Leistungen auf bereits abgerechnete Kontingente erlauben
473	automatische Bestandskorrektur bei CO Logistik
474	Hinweis nächster Kundenauftrag ist gültig für
475	Auftragsbestätigungen im Sofortdruck asynchron drucken, erlaubt Weiterarbeit während des Druckes
476	Ausgabe einer Warnung bei verdreifachtem Zählerstand
477	Kopierte Bestellanfragen werden mit erledigt
478	Soll bei Rohgewinnermittlung nach DEK der Einkaufspreis eines seriennummerngeführten Artikels in den Vorgang übernommen werden
479	Nummernvergabe nach Filialzuordnung
480	entfallen in 8.0
481	Mindestrechnungbetrag bei Vertragsabrechnung nur gegen Klick-Betrag prüfen
482	Update-Maske bei Datenverarbeitung aus Recherche anzeigen
483	Dispo: Prüfung der Warenverfügbarkeit berücksichtigt Dienstleistungs- und Tätigkeitsartikel
484	Automatischer Offline-Modus in Concept Flex Serviceeinsätzen
485	Serviceeinsatzrückmeldungen zusätzlich protokollieren
486	Ident-Artikel bei Verkauf automatisch zuordnen
487	Soll für Verkaufspreise zuerst der Rabatt oder aber der rabattierte Preis gerundet werden
488	Dauer der Anzeige von offenen Störungen
489	Einkaufspreisbildung bei Wiederverkauf einer Maschine
490	Pingintervall in Sekunden für Concept Flex
491	Einkaufspreis bei Konditionen mit Aufschlag auf den Basiseinkaufspreis bilden
492	Barverkaufspreiskatalog der Filiale im Vorgang zwangsweise verwenden
493	Bestätigen eines Vorgangs erfordert den Kundenterminwunsch
494	Detailauswertungen für Umsätze und Auftragseingänge anzeigen
495	Bilder an Identartikeln anzeigen
496	Mailversand mit Absender aus E-Mail-Einstellungen
497	Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht kann gesteuert werden, ob bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial über das Concept Flex Kundenportal der aktuelle Zählerstand des Gerätes (Vertragsmaschinen) angegeben werden muss oder nicht, bzw. ob die Vertragsart das Verhalten bestimmt. Soll laut Konfiguration die Vertragsart das Verhalten bestimmen, kann das über eine neue Eigenschaft (Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht), an der jeweiligen Vertragsart hinterlegt werden.
498	Lieferschein nur mit Unterschrift archivieren
499	Reparaturauftrag nur mit Unterschrift archivieren
500	Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Rechnung buchen (INAKTIV) ACHTUNG: ab Version 8.1622.196 entfällt diese Konfiguration. Die Einstellungen müssen nun in den Vertragsarten gepflegt werden.

Konfigurationen ab 1001

Mandanten, Konfigurationen, Administration

laeger:artikelzuordnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:52+00:00

Artikel einem Lager Zuordnen

Concept Office kann Lagerartikel, d.h. eine Zuordnung eines Artikels zu einem Lager, automatisch anlegen. Über eine Konfiguration kann dies unterbunden werden. In dem Fall müssen Sie jedoch alle Aritkel für dieses Lager manuell zuweisen.

automatische Zuordnung

Bei folgenden Aktionen wird ein Lagerartikel angelegt.

Zubuchen/ Bestandsbuchung eines Artikels in der Warenbuchung
Erfassen einer Vorgangsposition zu einem Lager (auch Basket)
Erfassen einer Bestellposition zu diesem Lager
Eintragen des Lagers am Artikel
Eintragen des Artikels am Lager
Buchung über eine Inventur

explizite Zuordnung

Konfiguration 205: Lagerzuordnung des Artikels nur über Artikelstamm vornehmen.

Wenn aktiviert kann ein Lagerartikel nur über einen Eintrag im Artikelstamm erzeugt werden.

0 - Nein
1 - Ja

Ist die Konfiguration aktiv, erscheint bei allen anderen Nutzeraktionen, die einen Lagerartikel anlegen würden, eine Fehlermeldung falls der Lagerartikel nicht existiert.

Löschen eines Lagerartikels

Das Löschen von Lagerartikeln ohne Bestand oder andere Mengen kann über eine Bereinigungsfunktion automatisiert werden.

Weiteres

Sonderrecht Lagermengen verwalten

Erlaubt dem Benutzer Artikel einem Lager zuzuordnen.

Ja
Nein

Laeger, Artikel

laeger:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-19T11:48:37+00:00

Feldbeschreibungen des Moduls Läger

Registerkarte Eingabe

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Anschrift	Auswahlfeld (Matchcode)	Referenz bei Konsignationslager. Es wird im Vorgang geprüft, ob es für die Lieferanschrift des Vorgangs ein zugeordnetes Konsignationslager gibt. Falls ja, wird dieses verwendet. Andernfalls die normale Lagerermittlung.
aus Bestellvorschlägen keine Bestellungen erzeugen	Kontrollkästchen
Gruppierungskennz.	Label	zeigt Gruppenzuordnung (falls vorhanden)
Kommissionslager	Kontrollkästchen
Kostenstelle	Textfeld (Zahl)
Kurzname	Textfeld	unter diesem Namen wird das Lager programmweit angezeigt
Lagerkennung	Textfeld (15 Zeichen)	dient als eindeutiger Schlüssel, nachträglich nicht änderbar
Namensbereich	Bereich	entspricht einer formalen Anschrift des Lagers
Qualifikation	Auswahlfeld	siehe hier
Durch Lieferanten geführt	Kontrollkästchen	siehe hier
Nur manuell in Vorgang einsetzen	Kontrollkästchen	Ist dieses Kennzeichen gesetzt, so wird das entsprechende Lager zwar als verfügbares Lager angeboten, aber nicht automatisch eingesetzt. Dies ist z.B. sinnvoll für Gebrauchtwarenläger.

Registerkarte Artikel

Die Registerkarte zeigt eine tabellarische Darstellung der am Lager geführten Artikel.

Registerkarte Regalmeter

Hier werden Daten für hinterlegte Regalmeter angezeigt. Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an den Support.

Laeger, Feldbeschreibungen

mandanten:konfigurationen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:52+00:00

Mandantenkonfigurationen

Concept Office lässt sich vielfältig für Ihre Bedürfnisse anpassen. Hierzu dienen die Konfigurationen am Mandanten. Diese können teilweise mitarbeiterabhängig oder geschäftsbereichsabhängig eingestellt werden. Dazu die Konfiguration aufrufen und mit Datei → Speichern unter duplizieren. In diesem Duplikat sind die Felder Geschäftsbereich und Mitarbeiter frei und können geändert werden.

Mandanten, Konfigurationen, Administration

mandanten:vorgabewertetkd

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:54+00:00

Vorgabewerte TKD

Auf diesem Reiter werden grundlegende Informationen für die Arbeit im technischen Kundendienst hinterlegt.

Zähler

Siehe Zähler.

Stundenarten

Stundenarten bilden die Basis für Ihre Stundensätze. Die Stundenart muss ein eindeutiger Name sein.

Service Level Agreements

Die Service Level Agreements (SLA’s) legen fest, welche Reaktionszeiten Sie mit Ihren Kunden vereinbaren möchten.

Das SLA kann an der Maschine und am Vertrag hinterlegt werden. Ist an beiden ein SLA hinterlegt, gewinnt die Einstellung des Vertrages.

Gerätezustände

Eine Auflistung der an den Maschinen hinterlegbaren Gerätezustände.

Gerätebewertungen

Eine Auflistung der an den Maschinen hinterlegbaren Bewertungen.

Arbeitswert

Der hier hinterlegte Wert in Minuten legt das Standard-Arbeitsintervall fest.

MPS-Systeme

An dieser Stelle können Zugangsdaten für MPS-Server eingetragen sowie der Funktionsumfang festgelegt werden. Weitere Informationen unter MPS-System.

Mandanten, Vorgabewerte TKD, Stammdaten TKD

maschinen:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-13T10:00:35+00:00

Feldbeschreibungen Maschinen

in alphabetischer Reihenfolge
nach Registerkarten gruppiert
teilweise mit weiterführenden Links

Registerkarte Eingabe

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Identnummer (Maschinennummer)	Text (max. 50 Zeichen)	Eindeutige Identifikationsnummer der Maschine
Sammelmaschine	Kontrollkästchen	Platzhalter für anonyme Geräte
Maschinendaten
Abw.Rg.-Anschrift	Zahl ohne Kommastellen	Abweichende Anschrift für Rechnungen
Abw.Rg.-Empfänger für Werkstattaufträge	Zahl ohne Kommastellen	abweichende Kundennummer für Rechnungen aus Werkstattaufträgen
Artikelnummer	Text (max. 30 Zeichen)	Artikelnummer, die für das Modell der Maschine steht (Modellartikel).
Aufbereitung	Auswahlfeld	feste Auswahl, gibt Auskunft über den Zustand der Maschine (verkaufsbereit, Aufbereitung nötig, Schrott)
Eigentümer	Auswahlfeld	feste Auswahl, gibt Auskunft über den Eigentümer der Maschine (keine, Händler, Kunde, Leasinggesellschaft, Lieferant)
Firmennummer	Zahl ohne Kommastellen	Kundennummer, wo sich die Maschine befindet, 1 = Lagermaschine
Gerätebewertung	Auswahlfeld	feste Auswahl, gibt an, ob es sich um ein gebrauchtes oder neues Gerät handelt
Gerätezustand	Auswahlfeld	feste Auswahl, gibt Auskunft über den Gerätezustand wie z. Bsp. Ersatzgerät, Reserviertes Gerät, Ausstellungsgerät, etc.
Verschrottungsgrund	Combo-Box	die Pflege der Verschrottungsgründe erfolgt über das Modul ‚Status‘ unter ‚Weitere Stammdaten’
Lager	Auswahlfeld	Handelt es sich um eine Lagermaschine (Gerätezustand), wird hier das entsprechende Lager angezeigt
Standort	Auswahlfeld	feste Auswahl
Seriennummer	Text (max. 50 Zeichen)	Vom Hersteller vergebene Identifikationsnummer der Maschine
Standort
Standort	Bereich	aktueller Standort und Ansprechpartner der Maschine (wird bei Lieferscheindruck automatisch gefüllt).
Materialliefer.-Anschrift	Auswahlfeld	Möglichkeit zur Eingabe einer abweichenden Materiallieferungsanschrift
Kunden-Masch.-Nr.	Text	Möglichkeit der Zuweisung einer eigenen Kundenmaschinennummer
Kunden-Masch.-Name	Text	Möglichkeit der Zuweisung eines eigenen Kundenmaschinennamens
Zähler
Zähler	Bereich	Information zu den Zählern die der Maschine zugeordnet sind und deren Zählerständen
Weitere
Artikelbild	Bild	Wird aus dem Modellartikel heraus angezeigt.
Bemerkung	Text (max. 255 Zeichen)	Frei beschreibbares Feld für Anmerkungen zur Maschine
Maschinenbezeichnung	Text (max. 255 Zeichen)	Bezeichnung für Maschinen, die über eine Dummymaschine abgewickelt werden und damit keinen korrespondierenden Artikel haben oder wo die Bezeichnung von der des Modellartikels abweicht.
Zusatzinfo	Text (max. 255 Zeichen)	Zusatzinformationen, z.B. genauere Spezifikation zu Maschinen

Registerkarte Ein- /Verkauf, Reparatur

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Einkauf	Bereich	Daten aus Bestellung und Warenbuchung
Bestellnummer	Zahl ohne Kommastellen	Nummer der Bestellung
Eingangsdatum	Datum	Datum der Warenbuchung
Einkaufspreis	Preis	Einkaufspreis der Maschine
Filiale	Auswahlfeld	Erbt die Filiale aus der Bestellung und dient zum Filtern und Sortieren.
Garantie Lieferant bis	Datum	siehe hier
Letzter Inventurwert	Preis	Wert den die Maschine bei der letzten Inventur erhalten hat
Lieferantennummer	Zahl ohne Kommastellen	Bei diesem Lieferanten wurde die Maschine eingekauft
Lieferscheinnummer	Zahl ohne Kommastellen	Lieferscheinnummer des Lieferanten
Rahmenvertragsnummer	Textfeld	Eingabemöglichkeit für Rahmenvertragsnummern
Rechnungsnummer	Zahl ohne Kommastellen	Nummer der Eingangsrechnung
Rechnungsdatum	Datum	Datum der Rechnung mit der die Maschine gekauft wurde
Summer der Optionen	Preis	EK-Summe der zugehörigen Optionen zur Maschine. Wird berechnet aus den im Reiter Optionen hinterlegten Artikeln bzw. bei automatischer Übernahme der Optionen aus dem Vorgang bei Lieferscheindruck, werden Positions-EK mit übernommen.
Verkauf/Rücknahme	Bereich	Daten aus dem Verkaufsvorgang
Garantie Kunde bis	Datum	siehe hier
Geschäftsbereich	Auswahlfeld	Geschäftsbereich, in dem verkauft wurde
Kalkulierter EK	Zahl mit 2 Kommastellen
Kalkulierter VK	Zahl mit 2 Kommastellen
Kassennr. / Bonnummer:	Zahl ohne Kommastellen	wird bei Verkauf via Concept Cash automatisch gefüllt
Lieferdatum	Datum	Datum des Lieferscheins (wird bei Lieferscheindruck im Verkaufsauftrag automatisch gefüllt)
Lieferscheinnummer	Zahl ohne Kommastellen	wird bei Lieferscheindruck im Verkaufsauftrag automatisch gefüllt
Rechungsdatum	Datum	wird bei Rechnungsdruck im Verkaufsauftrag automatisch gefüllt
Rechnungsnummer	Zahl ohne Kommastellen	wird bei Rechnungsdruck im Verkaufsauftrag automatisch gefüllt
Rücknahmepreis	Zahl mit 2 Kommastellen
Summe der Optionen	Preis	VK-Summe der zugehörigen Optionen zur Maschine. Wird berechnet aus den im Reiter Optionen hinterlegten Artikeln bzw. bei automatischer Übernahme der Optionen aus dem Vorgang bei Lieferscheindruck, werden Positions-VK mit übernommen.
Verkaufspreis	Zahl mit 2 Kommastellen
Verkäufer	Auswahlfeld	Verkäufer, der die Maschine verkauft hat
Vorgangsnr./Posnr.:	Zahl ohne Kommastellen	wird bei Reservierung der Maschine im Verkaufsauftrag automatisch gefüllt
Details	Bereich
Im Portal ausblenden	Kontrollkästchen	Maschine im Portal ausblenden
Kompatible Artikel möglich	Kontrollkästchen
MPS Anbindung vorgesehen	Kontrollkästchen	Ist eine Maschine für die MPS-Anbindung vorgesehen (Haken ‚MPS Anbindung vorgesehen‘ im Maschinenmodul), so wird der Bestellmodus im Portal als automatisch angezeigt, aber eine manuelle Bestellung ist bis zur tatsächlichen Anbindung weiterhin möglich.
MPS-Hinweis		Hinweise zum MPS-System
MPS-Systemname	Text	Name des angebundenen MPS-System
Software-Schlüssel	Text	manuelle Eingabe, die nicht ausgewertet wird (Bsp. Produkt-Key)
Reparatur	Bereich	Daten einer zeitweiligen Rücksendung
Einschickdatum	Auswahlfeld
Geschäftsbereich	Auswahlfeld	Vorlage für Serviceaufträge mit dieser Maschine, am Verkaufsgeschäftsbereich wird hinterlegt, welcher hier vorbesetzt werden soll.
Rücklieferdatum	Auswahlfeld
Rücksendeschein für Reparatur
Restwertermittlung	Bereich
Restwert	Zahl	Dies ist der aktuelle Restwert des Gerätes
Datum Restwert	Datumsfeld	siehe Restwertermittlung
Basis-EK	Zahl	siehe Restwertermittlung
Basis-EK (Wiedervermietung)	Zahl	siehe Restwertermittlung
EK-Aufschlag in Prozent	Zahl	siehe Restwertermittlung
Zinssatz in Prozent	Zahl	siehe Restwertermittlung
Mietbuch	Bereich	Verwalten von Abschreibungs- und Buchwerten für Mietmaschinen

Registerkarte Verträge/Kosten

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Verträge	Bereich	Übersicht zur Maschine zugeordneten Verträgen
Ersatzmaschinen	Bereich	Übersicht zur Ersatzmaschine, die im Einsatz ist (wird nur befüllt, wenn eine Erssatzmaschine im Einsatz ist)
Servicepartner (Fremdbetreuung)
Auftragserfassung trotz Fremdbetreuung zulassen	Checkbox
Betreut für	Zahl	Zeigt den Händlerkollegen an, für den eine Maschine betreut wird(Händlerkollege muss als Kunde angelegt sein).
Chargebackcode	Textfeld	Sonderfunktion Xerox-Partner
Fremdbetreuung Material		Zeigt den Händlerkollegen an, welcher die Maschine betreut (Händlerkollege muss als Lieferant angelegt sein)
Fremdbetreuung Service		Zeigt den Händlerkollegen an, welcher die Maschine betreut (Händlerkollege muss als Lieferant angelegt sein)
Vertragsnummer	Textfeld	Möglichkeit zum Eintragen der Vertragsnummer für die Fremdbetreuung
Finanzierung / Abschreibung	Bereich	Übersicht zur Maschine zugeordneter Abschreibung und Finazierungen

Registerkarte Historie

Übersicht zu Historie der Maschine. Angezeigt werden können verschiedene Kriterien wie Sevice-Aufträge, Wartungshistorie, Vorgänge, Zählermeldungen, etc. Bei der Auswahl kann ein bestimmter Zeitraum, der Anzeige, definiert werden.

Registerkarte Einsatzdaten

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Wartungsauftrag	Bereich
Letzte Wartung	Datumsfeld	Zeitpunkt des letzten Service-Auftrags vom Typ Wartung (automatisch gefüllt, wenn eine Tätigkeitsposition zur Maschine fakturiert wird)
Besonderheiten	Memo	Eine hier hinterlegte Besonderheit wird als Einsatzhinweis in in den Service-Auftrag kopiert.
Hinweistext	Text
Anfart	Bereich
Anfahrtspauschale	Text (30 Zeichen)	Zuweisung Artikel für Anfahrt
Service Level Agreement	Auswahlfeld	Weitere Informationen hier
Techniker	Auswahlfeld	Auswahl, welcher Techniker erwünscht ist und welcher unerwünscht ist
Netzwerkdaten	Bereich
MAC-Adresse	Textfeld
Hostname	Textfeld
Gateway	Textfeld
1. DNS-Server	Textfeld
Maschinenpasswort	Textfeld
IP-Adresse	Textfeld
DHCP	Textfeld
Sudnet Mask	Textfeld
2. DNS-Server	Textfeld

Registerkarte Optionen

Übersicht von Komponenten, die der Maschine zugeordnet sind, oder wo die Maschine selbst als Komponente hinterlegt ist. Weitere Informationen: Optionen

Maschinen

maschinen:restwertermittlung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-06T14:18:45+00:00

Restwertermittlung

Der Restwert stellt bei vermieteten Maschinen den aktuellen Wert der Maschine dar. Hierbei wird von einem Ausgangswert, bei jeder Mietrechnung an den Kunden, der Einkaufsanteil der Mietrate abgezogen und Zinsen hinzugefügt. Für die Restwertermittlung wird bei Verträgen, bei denen die Erlösanteile eine Summe bilden, die ArtikelArt-TKD=„Vertragsartikel Miete“ herangezogen.

Folgende Felder stehen für die Restwertermittlung zur Verfügung:

Restwert	Dies ist der aktuelle Restwert des Gerätes
Datum Restwert	Das Datum der letzten Mietabrechnung des Kunden. An diesem Tag wurde der aktuelle Restwert des Gerätes festgelegt.
Basis-EK	Der Basiseinkaufspreis von dem aus der Restwert ermittelt wird. Dieser ist manuell einzugeben, da er neben dem reinen Geräte-EK auch weitere Kosten, wie Ablösung eines Altgerätes, Installations- und Aufbereitungskosten beinhalten kann.
Basis-EK (Wiedervermietung)	Basis für die Restwertermittlung bei Zweitvermietung (auch manuell einzugeben)
EK-Aufschlag in Prozent	Da die Kundenmiete sich aus dem Verkaufspreis berechnet, die Restermittlung aber vom EK aus geht, wird hier der Aufschlag von EK zu VK angegeben. Somit wird nur der EK-Anteil der Miete für die Restwertermittlung herangezogen.
Zinssatz in Prozent	Aufschlagszins, um den sich der Restwert erhöht (effektiver Jahreszins). Hierbei wird auch beachtet, ob die Mieterate im Voraus oder rückwirkend bezahlt wird.

Vor der ersten Mietabrechnung des Kunden müssen die Felder entsprechend gefüllt werden. Das Programm ermittelt den Restwert bei jeder Mietabrechnung und trägt diesen an der Maschine ein. In der Registerkarte Historie im Unterpunkt Restwerte kann der Verlauf der Restwertentwicklung nachverfolgt und gegebenfalls auch korrigiert werden.

mps_maschinen:maschinenimport

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-16T09:35:17+00:00

Maschinenimport bei MPS Maschinen

Über die Modulfunktion Maschinen mit MPS abgleichen werden Maschinen vom MPS-Server importiert

Funktionsweise

Concept Office ruft für alle unter Kundenzuordnungen hinterlegten Datensätze beim zugehörigen MPS-System die Maschinendaten ab. Wird auf dieser Registerkarte eine Selektion getroffen, wird nur für selektierte Kunden ein Abruf durchgeführt.

Abgleich mit Concept Office Maschinen

Bei Import versucht Concept Office die MPS-Maschinen mit im Modul Maschinen vorhandenen Geräten abzugleichen und zuzuordnen. Dies geschieht über die Seriennummer oder die MAC-Adresse. Nach dem Import kann auf der Registerkarte Übersicht geprüft werden, ob alle importierten MPS-Geräte zugeordnet wurden. Man erkennt nicht zugeordnete Maschinen an der fehlenden Nummer in der Spalte CO-Identnummer.

In diesem Fall muss die Maschine manuell zugewiesen werden. Dazu klickt man doppelt auf die betreffende Maschine um in der Registerkarte Eingabe und hinterlegt im Feld CO-IdentNr eine gültige Maschinennummer.

Nachträgliches Zuweisen

Müssen die Maschinen in Concept Office erst angelegt oder überarbeitet werden, kann die Zuordnung später erfolgen. Entweder durch Benutzen der Modulfunktion Maschinenstamm-Abgleich oder durch manuelle Eingabe der CO-Maschinennummer. Durch den Maschinenstamm-Abgleich werden die importierten Datensätze gegen die Maschinendaten in Concept Office geprüft.

Bei jedem MPS-Maschinenstammabgleich wird im Falle doppelter Seriennummern, nur das aktuellste Device als aktiv weitergeführt. Alle anderen werden deaktiviert. Die Überprüfung erfolgt anhand des Datums der letzten Kommunikation mit dem MPS-System.

MPS, MPS Maschinen, Concept MPS

mps_maschinen:mps_maschinen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:58+00:00

MPS-Maschinen

In diesem Modul werden alle Einstellungen zur Verwaltung von Maschinendaten getroffen, welche aus einem MPS-Systemen abgerufen oder importiert werden. Weiterhin ist die Verarbeitung solcher MPS-Maschinendaten hier möglich.

Dafür muss die Lizenz Managed Print Service vorhanden sein.

Überblick der vorhandenen Hilfeartikel

Seiten in diesem Namensraum:

Auswahl des MPS-Systems bei MPS-Maschinen

Feldbeschreibung Mps-Maschinen

Kundenzuordnungen bei MPS Systemen

Stammdaten TKD, MPS, MPS Maschinen, Concept MPS, docuform, fmaudit, simpleclicks

mps_meldungen:mps_meldungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:58+00:00

MPS-Meldungen

In diesem Modul werden Bedarfsmeldungen von allen hierfür im Mandant aktivierten MPS-Systemen zusammengefasst. Unabhängig von der Herkunft einer Bedarfsmeldung bzw. dem verwendeten MPS-System, erfolgt für die anschließende Weiterverarbeitung eine einheitliche Darstellung und Vorgehensweise.

Es ist möglich MPS-Systeme verschiedener Anbieter und/oder mehrere Systeme eines bestimmten Anbieters parallel mit Concept Office zu betreiben.

Der Fachhändler ist somit nicht an ein bestimmtes MPS-System gebunden. So besteht z.B. die Möglichkeit einen eigenen Server zu betreiben und parallel ein vorhandenes Kundensystem anzubinden. Auch Testinstallationen eines anderen Anbieters sind dadurch parallel möglich.

Dieses Modul ist verfügbar, wenn mindestens 1 MPS-System lizenziert ist. Die MPS-Systeme selbst werden unabhängig voneinander lizenziert.

Zur bestmöglichen Nutzung und besonders zur reibungslosen Überführung Ihrer bestehenden Arbeitsprozesse, empfehlen wir ausdrücklich, eine Schulung (kostenpflichtig) über den Support zu buchen.

Seiten in diesem Namensraum:

Allgemein

Feldbeschreibung Mps-Meldungen

Modulfunktionen MPS-Meldungen

Vorbereitungen

Weiterführende Artikel

Bedarfsmeldungen, Concept MPS, MPS Meldungen, MPS Maschinen, CO Portal, docuform, fmaudit, simpleclicks

nummernkreise:nummernkreise

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-09-10T13:38:43+00:00

Nummernkreise

Das Modul Nummernkreise befindet sich im Strukturbaum unter Administration.

In einem Mandanten werden verschiedene fortlaufende Nummern benötigt, um Eindeutigkeiten zu gewährleisten. Diese so genannten Belegnummern werden in diesem Modul zusammengefasst.

Es wird immer die nächste zu vergebene Nummer angezeigt. Änderungen sollten nach der Festlegung nicht mehr erfolgen, damit ein geschlossener Nummernkreis gewährleistet wird.

Es besteht die Möglichkeit pro Geschäftsbereich einen eigenen Nummernkreis zu verwenden.

Anlage von Belegnummern

Über den Reiter „Eingabe“ kann ein neuer Nummernkreis angelegt werden. Für die genauere Definition, wo die Nummern zur Anwendung kommen, stehen die Felder Geschäftsbereich, Art und Filiale zur Verfügung.

Anschließend wird im Feld Nummer die Startzahl eingeben. Die Nummernkreise müssen eindeutig definiert werden, d.h. es darf keinen zweiten Kreis mit den gleichen Schlüsseln geben.

Bei der Vergabe sollten ausreichend große Abstände zwischen den Nummernkreisen eingehalten werden.

Es besteht die Möglichkeit pro Geschäftsbereich und Filiale einen eigenen Nummernkreis zu verwenden.

Achtung, nur die folgenden Nummernkreise können filialabhängig definiert werden:

- Firmennummern/Debitoren/Kreditoren
- Maschinennummern
- Vorgangsnummern
- Bestellungsnummern
- Vertragsnummern
- AngebotsNummern
- Lieferscheinnummern
- Rechnungsnummern
- Gutschriftsnummern
- Nullrechnungsnummern
- Einmalrechnungsnummer
- Barverkaufsnummern

Nummernkreise können nicht gleichzeitig einem Geschäftsbereich und einer Filiale zugeordnet werden.

Um die Filial-Funktionalität nutzen zu können, muss außerdem die Konfiguration 479 „Nummernvergabe nach Filialzuordnung“ aktiviert werden.

Konfiguration 479: Nummernvergabe nach Filialzuordnung

0 - Nein
1 - Ja

Arten von Belegnummern

Die Belegnummern sind in 3 Gruppen aufgeteilt: interne Nummern, Formulare und Stammdaten. Diese werden automatisch an Hand der Art des Nummernkreises ermittelt. Ersichtlich sind diese in der Übersicht in der Spalte Gruppe.

Formularnummern

Hier befinden sich die Belegnummern, die Sie später auf den gedruckten Firmendokumenten vorfinden, also auch für Ihre Kunden und Lieferanten zu sehen sind.

Alle Belegnummern die Rechnungen und Gutschriften betreffen, müssen mandantenweit eindeutig sein. Anders ausgedrückt handelt es sich um verschiedene Intervalle auf dem selben Zahlenstrahl. Wählen Sie deshalb die Abstände entsprechend groß aus.

Stammdaten

Die hier befindlichen Belegnummern dienen hauptsächlich den Stammdaten in Ihrem Unternehmen.

interne Nummern

Diese Nummern haben technischen Charakter und dienen dem Programmablauf. Sie müssen nicht oder nur in Rücksprache mit dem Support verändert werden.

mehrere Nummernkreise verwenden

Im einfachsten Fall gibt es im Mandanten genau einen Nummernkreis, ohne Geschäftsbereichszuordnung. Falls es notwendig ist, lässt sich aber pro Geschäftsbereich ein eigener Nummernkreis definieren. Dieser kann so eingestellt werden, dass nur bestimmte Nummern eigenständig ermittelt werden.

Ist eine Belegnummer auf -1 gestellt, wird bei der Ermittlung die Belegnummer des Standardnummernkreises verwendet.

Einrichtung Schritt für Schritt:

Kopieren der Belegnummern durch die Menüfunktion Speichern unter
Auswahl des gewünschten Geschäftsbereiches
Setzen aller Werte auf -1
Setzen der Werte, die vom Standard abweichen

Trotzdem mehrerer Nummernkreise muss jeder Nummer pro Typ und Mandant eindeutig sein. Beispielsweise kann es nur ein Angebot 9300155 geben. Achten Sie bei der Vergabe auf ausreichend große Intervallabstände.

Mandanten, Belegnummer, Nummernkreis

op-verwaltung:op-verwaltung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-23T07:14:05+00:00

Mahnwesen in der OP-Verwaltung

Im Rahmen einer Offenen-Posten-Verwaltung über welche Rechnungen durch manuelles Bearbeiten sowie auch durch angeschlossene Finanzbuchhaltungsschnittstellen automatisiert ausgeglichen werden können, ist das mehrstufiges Mahnverfahren eine weitere grundlegende Ergänzung des Funktionsumfangs von Concept Office. Das Mahnwesen ist im Modul OP-Verwaltung zu finden.

Für das Modul wird die Lizenz Mahnwesen benötigt. (außer OP-Abgleich)

Voraussetzungen

Einstellen der Zahlungsbedingungen

Die Ermittlung der ersten Mahnstufe, z.B. die einer Zahlungserinnerung, erfolgt über die am Vorgang hinterlegte Zahlungsbedingung. Die einzelnen Zahlungsbedingungen müssen daher vorher klar definiert werden.

Die Einteilung, wann eine Rechnung sich im Zahlungsverzug befindet, wird anhand des Fälligkeitstermin und der Karenztage ermittelt.

Mahnstufenverwaltung

Damit Concept Office zu mahnende Belege ermitteln kann, wird neben den Zahlungsbedingungen auch eine Hinterlegung der einzelnen Mahnstufen benötigt, welche im Modul Mahnstufen hinterlegt werden können.

Die unterschiedlichen Stufen können mit festen Werten über die Eingabefelder Mahngebühr,Karenztage und Mahnfrist konfiguriert werden. Zudem ist es auch möglich dies prozentual anhand des Rechnungswertes bzw. des Mahnwertes vor einzustellen. Der Anwendungsfall erfordert entweder die Eintragung von „Wert“ oder „Prozent“. Wenn sowohl Wert als auch Prozent eingetragen sind, werden die Prozente vom Rechnungsbetrag berechnet.

Die Karenztage bedeuten, dass während dieser Tage noch keine Mahngebühren bezahlt werden müssen (zusätzliche Tage bis zur Zahlung). Diese Angabe steuert, wann eine Mahnstufe erreicht ist (und ab welchem Zeitpunkt also eine Mahnung erzeugt werden soll). Die Karenztage addieren sich auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Ist eine Rechnung z.B. bis 01.05.2024 fällig, dann ist sie ab 02.05.2024 überfällig. Hat man als Karenztage 0 Tage eingestellt, dann ist die erste Mahnstufe am 02.05.2024 erreicht (an dem Tag soll die Mahnung vorgeschlagen bzw. erstellt werden).

Mahnfrist - nach wie vielen Tagen die nächste Mahnung gedruckt und verschickt werden kann. Hier kann man festlegen, wie viele Tage dem Kunden gewährt werden, nach dem Mahnschreiben zu bezahlen. Im vorhergehenden Beispiel würde die Mahnung am 02.05.2024 an den Kunden gesendet. Wenn man als Mahnfrist 2 Tage eingibt, dann würde auf der Mahnung als Zahlungsfrist 04.05.2024 gedruckt werden.

Bei der Ermittlung der 1 Mahnstufe (Zahlungserinnerung) werden nur noch die Karenztage der Zahlungsbedingung beachtet. Das Mahndatum ergibt sich aus dem Fälligkeitsdatum und der angegeben Karenztage aus der Zahlungsbedingung der Rechnung.

Beim Erreichen der dritten Mahnstufe, kann z.B. auch eine Liefersperre gesetzt werden. Über die Textfelder können die als Beschreibung dienenden Texte, wie der Betreff und der Kopf- und Fußtext, hinterlegt werden. Diese Eingaben werden beim Erstellen des jeweiligen Mahnschreibens mit in das Formular übernommen und können auch nochmals vor dem Erstellen der Mahnungen individuell auf diese angepasst werden.

Überblick OP-Verwaltung

Im Modul OP-Verwaltung werden detaillierte Rechnungsinformationen und im System bereits erzeugten Mahnungen zu dem gewählten Vorgang angezeigt.

In der Übersicht sind alle bereits im Verzug befindlichen Belege angezeigt. Die Funktion „Mahnvorschläge erstellen“ liest neue Belege ein. Über die Selektion einzelner Belege oder durch Mehrfachselektion, können höhere Mahnstufen gesetzt und ausgeglichene OPs erledigt werden.

Die im Fälligkeitsverzug befindlichen Rechnungen werden anhand der vorher im Vorgang gewählten Zahlungsbedingungen vom System ermittelt und mit der ersten Mahnstufe z.B. der Zahlungserinnerung aufgeführt.

Durch Klick auf die Seitenansicht erhält man die Möglichkeit alle Mahnbelege vorab einzusehen oder über die Drucksteuerung direkt erstellen zu lassen. Es besteht zudem die Option, die Belege vorher durch entsprechende Filter zu separieren.

Um überfällige OPs mit der nächsten Mahnstufe zu belegen, kann dies über die Modulfunktionsleiste durch „Mahnungen abschließen“ vorgenommen werden.

Ablauf Mahnwesen

Mahnvorschläge erstellen

Durch das Ausführen der Funktion „Mahnvorschläge erstellen“ öffnet sich der Mahnvorschlag Parameter, in welchem der Tag einzustellen ist, zudem gemahnt werden soll. Im zweiten Schritt wird bestimmt, ob dies für einen bestimmten Kunden oder für alle im Verzug befindlichen Kunden (0 = alle) durchführt werden soll.

Der Druck von Mahnungen schließt diese nicht ab! Dies muss durch die Funktion Mahnung abschließen erfolgen.

Mahnungen versenden

Versenden per Brief

Es können mehrere überfällige Rechnungen eines Kunden zu unterschiedlichen OP’s in einer Mahnung dargestellt werden. Darüber hinaus werden auch weitere aktuelle Verbindlichkeiten des Kunden aus anderen Vorgängen zu Informationszwecken mit aufgeführt. Das Mahnformular kann wie andere Formulartypen angepasst werden. Pro Rechnungsanschrift entsteht ein Mahnbrief.

Fremdsprachige Mahntexte

Die Mahnstufentexte werden über Textbausteine abgebildet. Diese können direkt an Mahnstufen hinterlegt werden und auch mehrsprachig verfasst werden. Die Sprache wird aus der Rechnungsanschrift des entsprechenden Rechnungsempfängers gezogen.

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die folgenden Textbausteine in der entsprechenden Sprache vorhanden sein:

#Mahnstufe<n>Betreff#
#Mahnstufe<n>Kopf#
#Mahnstufe<n>Fuss#

<n> muss dabei durch die zugehörige Nummer der Mahnstufe ersetzt werden. Also für Mahnstufe 1 lautet der Schlüssel für den Textbaustein: #Mahnstufe1Betreff#.

Versenden per Mail

Mahnbriefe können auch per E-Mail versendet werden. Pro Rechnungsanschrift und ermittelter Mahnungsmailadresse entsteht eine E-Mail mit dem dazugehörigen Mahnbrief.

Ansprechpartner

Standardverbindungsart „Mahnungsmail“ - Ist am Kunden eine Mahnungsmail hinterlegt, so wird diese beim E-Mailversand der Mahnung herangezogen. Die Ermittlungsreihenfolge der Mahnungsmail ist analog der Rechnungsmail.

Ist die Mahnungsmail leer, so wird wie bisher die Rechnungsmail verwendet.

Textbausteine

Für den Betreff und den Text stehen die Textbausteine bwMailTextMahnbrief, bwMailBetreffMahnbrief zur Verfügung, welche angepasst werden können. Dazu können folgende Platzhalter verwendet werden:

#Rechnungname#

#Kundennummer# oder #KU#

#Mahnstufe#

#Mahndatum#

#Zahlungerwartetbis#

#DatumLetzteMahnung# (das Datum der vorherigen Mahnung an den Kunden)

Konfigurationen für den E-Mailversand

Soll die E-Mail an den Ansprechpartner der Auftragsbestätigung verschickt werden , so muss die Konfiguration eingestellt sein.

Konfiguration 388:

Mailadresse des Ansprechpartners der Auftragsbestätigung für Mahnungsmail verwenden.(nur für Vorgänge)

0 - Nein
1 - Ja

Für das Anfügen der Rechnungsdokumente ist die Konfiguration 387 einzustellen.

Konfiguration 387:

Rechnungskopie wird an die Mahnungsmail als Anhang angefügt. (nur für Vorgänge)

0 - Nein
1 - Ja

In der Drucksteuerung muss für den OP Mahnbrief der Drucker $Email eingetragen werden.

Sind diese beiden Konfigurationen gesetzt, so wird bei entsprechendem Eintrag in der Drucksteuerung die Mahnung per E-Mail an den Ansprechpartner der Auftragsbestätigung aus dem Vorgang mit den angefügten Rechnungsdokumenten verschickt. Nach dem Versenden der Mahnung befinden sich die angefügten Rechnungsdokumente im Pfad „Dokumentenpfad\mandant\gedrucktedokumente\rechnungen\jahr\monat\“.

Die Ordnerstruktur „jahr\monat“ bezieht sich auf Jahr und Monat aus den Rechnungsdokumenten.

Gutschriften und negative Rechnungen

Wenn Offene Posten durch evtl. vorhandene Gutschriften oder negative Rechnungen kompensiert werden, erfolgt eine Meldung und die offenen Posten werden in der Spalte Bemerkung mit dem Hinweis ‚manuell zu bearbeiten‘ versehen.

Zugehörige Mahnvorschläge werden automatisch abgeschlossen.
Offene Posten müssen in solchen Fällen manuell geprüft und gegebenenfalls bearbeitet werden.
Ist eine Rechnung beispielsweise durch eine Gutschrift vollständig oder über den Rechnungsbetrag hinaus ausgeglichen, ist eine Mahnung nicht erforderlich.

Mahnung abschließen

Um einem OP eine neue Mahnstufe zuzuteilen, kann dies über die Funktion „Mahnung abschließen“, für alle oder mittels Selektion nur für bestimmte Posten durchgeführt werden.

Wurden alle Mahnungen und die hierzu gehörigen offenen Posten komplett durch den Kunden beglichen, können diese entweder automatisch durch eine OP-Rückführung aus der Finanzbuchhaltung, oder auf manuellem Weg erledigt werden.

OP-Abgleich mit Finanzbuchhaltung

Im Modul OP-Verwaltung können im Reiter „OP-Abgleich mit Fibu“ die Offenen-Posten an die weiterführende Software übergeben werden. Hier kann vor dem Abgleich definiert werden, ob Sperrhinweise mit übergeben werden oder direkt eine Sperrung auf Grund von Fälligkeitsüberschreitungen stattfinden soll.

Der Ausgleich der offenen Posten kann auch wieder aus dem Finanzbuchhaltungsprogramm nach Concept Office rückgeführt werden.

Die Importdatei muss mindestens die Rechnungsnummer beinhalten. Wird nur diese Rechnungsnummer und kein Betrag geliefert, steht in Concept Office der komplette Posten offen. Es muss also noch ein Zahlbetrag übermittelt werden, um den Posten in CO als ausgeglichen darzustellen. Des Weiteren können auch Teilbeträge und eine Mahnstufe verarbeitet werden.

Für eine zu bestimmende Mahnstufe kann die Bonität von Kunden beim Import automatisch auf „gesperrt“ oder „Sperrhinweis“ gesetzt werden.

Durch Erstellen einer neuen Sektion in der Datei bwImportAscii.ini wird die von ihrer Finanzbuchhaltung exportierte Textdatei bekannt gemacht. In dieser Sektion wird der Name der Exportdatei angegeben so wie der Pfad (Path)zu dem Ordner hinterlegt, an dem diese abgespeichert ist. Zudem wird das Trennzeichen der Felder (FieldDelimiter) angegeben. Die Datei bwImportAscii.ini befindet sich im Sysdata-Ordner ihrer CO-Umgebung auf dem zentralen Server.

Die folgenden Feldnamen werden verarbeitet:

Belegnummer
Belegdatum
Konto
Betrag
Zahlbetrag

Den Namen der Sektion können Sie frei vergeben. Folgende Namen sind jedoch reserviert und werden nur bei bestimmten Finanzbuchhaltungen verwendet:

OPOS_OP
DATAC
Abacus
DatevRewe
Exact
Varial
AgendaOP

Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini. Die Feldbezeichnungen sind fix vorgegeben und dürfen nicht verändert werden. Die Spaltenbezeichnungen in der OP.txt sind dagegen frei wählbar.

Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini:


[FibuName]

Name=\\servername\CO\OP\op.txt

CharSet=iso-8859-1

FieldDelimiter=";"

SkipLines=1

Feld1=Kontonummer,0,0,1,1

Feld2=Rechnungsnummer,0,0,1,1

Feld3=Rechnungsdatum,0,0,1,1

Feld4=Faelligkeit,0,0,1,1

Feld5=BetragSoll,0,0,1,1

Feld6=BetragHaben,0,0,1,1

Feld7=OPSaldo,0,0,1,1

Feld8=SHSaldo,0,0,1,1

Beispiel einer OP.txt

Kontonummer;Rechnungs-Nr;Rechnungsdatum;Fälligkeit;Betrag Soll;Betrag Haben;Saldo;S/H Saldo

10014;"903109";27062019;27062019;11,78;0,00;11,78;"S"

Der Name der Sektion, im Beispiel oben „FibuName“, muss nun in der Datei

<zentrales CO Verzeichnis>\Sysdata\ImportExport\OffenePosten_Einlesen.ini

vermerkt werden. Folgenden inhalt sollte die Datei aufweisen:

[Settings]
OPSektion="FibuName"

Nach Neustarten von Concept Office können nun im Modul OP-Verwaltung die offenen Posten abgeglichen werden.

Beim Import offener Posten werden vorhandene offene Posten aus Fremdbelegen gelöscht, wenn diese erledigt sind.

[Settings]
OPSektion="SageOP"
;Datac = 1;Abacus = 2; DatevRewe = 3; Exact = 4; Varial = 5; Opos = 7;UniText = 10;NonText = 99
ImportType=10

jeder neue Import löscht alte Fremdbelege und übernimmt die aktuell offenen Fremdbeleg ins RABuch. Es werden nur die aktuell offenen Fremdbelge gespeichert, um das Risiko von Nummernkreisüberschneidungen zu minimieren.

Weitere Funktionen

Mahnsperre

Mahnsperre in der OP-Verwaltung

Um bestimmte offene Posten mit einer Mahnsperre zu versehen, kann dies im Tab Mahnwesen in der hierfür vorgesehenen Spalte für mehrere OPs gleichzeitig durchgeführt werden. Zudem kann die Mahnsperre auch durch Setzen das Hakens im Tab Eingabe für einen bestimmten offenen Posten hinterlegt werden.

Nur im Tab Eingabe können gesetzte Mahnsperren wieder entfernt werden!

Mahnsperre am Kunden

Um bei bestimmten Kunden Mahnungen komplett auszuschließen, kann eine Mahnsperre direkt am Kunden im Kundenstamm hinterlegt werden.

Mahnsperre in den Zahlungsbedingungen

In den Zahlungsbedingungen wurde das Kennzeichen ‚Mahnsperre‘ implementiert (ab CO 8.2752.0). Wenn ein Vorgang eine Zahlungsbedingung mit Mahnsperre verwendet, wird in der OP-Verwaltung kein Eintrag dafür vorgenommen

OP-Saldo am Kunden

Um Informationen über offene Posten eines bestimmten Kunden einsehen zu können, kann auch direkt am Kunden unter der Registerkarte Kundendaten auf den roten Link OP-Saldo geklickt werden.

Qualitätsmanagement

Eine neue Spalte Mahnstufe zeigt die jeweilige Mahnstufe der Rechnung an. Über die Tabellenoption kann die Übersicht in der gewählten Selektion in weiterführende Formate exportiert werden.

Neben der Auswertung bzw. Selektion und dem Export in andere Formate, besteht die Möglichkeit, eine Auflistung aller selektierten OPs in der Seitenansicht erstellen zu lassen.

Weiter Informationen

Feldbeschreibung

Reiterkarte Eingabe

Feld	Kurzbeschreibung
Belegnummer	Belegnummer
Belegart	Rechnung oder Rechnungskorrektur
Beleg
Kunde	CO-Kundennummer
Rechnungsempfänger	CO-Kundennummer des Rechnungsempfängers
Debitorenkonto	Kundennummer des Schuldnerkontos zum Verbuchen von Forderungen
Rechnung vom	Ausstellungsdatum der Rechnung
Fälligkeitsdatum	Fälligkeitsdatum der Rechnung
Rechnungsbetrag	Betrag
In Hauswährung	Währung, mit der gehandelt wird
Skontofähig	Betrag Preisnachlass bei sofortiger Zahlung
Restbetrag	Zuzahlender Betrag mit Abzügen
Buchungstext	Kurzname des Kunden
Zahlungsbedingung	Vereinbarte Zahlungsbedingung
Verkäufer	Dem Vorgang zugeordneten Verkäufer
Vorgang	Vorgangsnummer und Datum der Vorgangserstellung
Zahlung
Zahlbetrag	Zahlbetrag in Euro
Datum	Eingangsdatum des Betrages
Erledigt	Hakensetzung bei Zahlungseingang
Mahnwesen
Letzte Mahnstufe	Anzahl der Mahnungen
Nächste Mahnung	Datum Übergang nächste Mahnstufe
Mahnsperre	Kontrolkästchen
Dokumente	Beleg und Mahnungen
Bemerkungen	Zusätzliche Informationen

Reiterkarte OP-Abgleich mit Fibu

Feld	Kurzbeschreibung
Abgeschlossene Fibu	Angeschlossenen Fibuschnittstelle
Debitoren-OP
Sperrhinweis	Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrhinweis?
Sperrung	Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrung?
Stichtag	Datum
Rechnungskorrekturen abgleichen	Abgleich von Rechnungskorrekturen
Fremdbelege einbeziehen	Fremdbelege beim Einlesen mit einbezogen
Abgleichen	Button; Belege der OP werden eingelesen

Modulfunktion

OP's erledigen

Die Funktion ermöglicht es ausgeglichene OP’s zu erledigen.

Mahnvorschläge erstellen

Die Funktion Mahnvorschläge erstellen liest neue Belege ein.

Mahnungen abschließen

Mit der Funktion ‚Mahnungen abschließen‘ werden Mahnungen gebucht und abgeschlossen.

preispflege:sonderkonditionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-02T08:50:37+00:00

Preispflege: Übernahme aus Sonderkonditionen

In der Übersicht des Modul Sonderkonditionen wird eine Auswahl vorgenommen. Dieses Modul finden Sie im Strukturbaum unter Stammdaten.

Zum Beispiel können Sie alle Sonderkonditionen eines Kunden wählen. Dies kann unter zu Hilfenahme der Suchfunktion geschehen. Im nachfolgenden Bild wurden beispielspielhaft alle Sonderkonditionen des Kunden Bürohaus Schmidt ausgewählt.

Mit anschließendem Klick auf die Modulfunktion „Preispflege“ öffnet sich das nachfolgende Fenster.

Für die Übergabe stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Id (wird automatisch vergeben)
Bezeichnung des Übernahmeschemas (wird automatisch vorbelegt)
Bemerkung (freies Notiz-Feld)
Umsatzzahlen können optional, unter Angabe des zu berücksichtigenden Zeitraumes, mit angezeigt werden
Kalkulation zum (Hier wird das aktuelle Tagesdatum vorbelegt. Für die Kalkulation der Spannen wird der zu diesem Datum hier gültige Einkaufspreis herangezogen.)
Geschäftsbereich (Die auszuwertenden Umsätze bei der Übernahme der selektierten Konditionen für die Preispflege können auf ausgewählte Geschäftsbereiche eingeschränkt werden.)
Ermittlungsart:
- für den Kunden
- für Kundengruppe des Kunden
- für preisgebenden Kunden (Diese Einstellung betrachtet im Umsatz neben dem konditionsgebenden Kunden auch alle anderen Kunden, die entsprechende Einstellung am Kundenstamm für die klassischen Konditionen haben (Firmenmaske ‚Sonderkondition anderer Kunden anwenden‘).)
Gehören alle Konditionen zu einem Kunden oder einer Kundengruppe, so kann mit der Option „Artikel ohne Konditionen einbeziehen“ veranlasst werden, dass auch Artikel ohne Konditionen, mit welchen im angegebenen Zeitraum Umsätze erzielt wurden, als Preispflegepositionen übernommen werden.

Mit der Schaltfläche Übernehmen werden die ausgewählten Daten in das Modul Preispflege übernommen. Nach der Übernahme wird die neu vergeben Ident-Nummer (Ident-Nr.:) angezeigt und kann im Modul Preispflege aufgerufen werden. Über den blauen Id-Link kann nach Erstellen des Schemas direkt in das Modul gesprungen werden.

Weitere Informationen

Ablauf Preispflege

Bearbeiten der Daten in einer Excel-Liste

Preispflege (PP)

P (Fortsetzung)

provisionsabrechnung:provisionsabrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-21T06:49:29+00:00

Provisionsabrechnung (PV)

Im diesem Modul kann für fakturierte Vorgänge eine Provisionsermittlung durchgeführt werden.

Zur erfolgreichen Abrechnung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Provisionsgruppen sind im Mandantenstamm gepflegt und den Artikeln zugeordnet
Provisionsstaffeln sind gepflegt und den Verkaufsteams zugeordnet
den Vorgängen/Vorgangspositionen ist jeweils das korrekte Verkaufsteam zugeordnet

Auswahlbedingungen

Die Provisionsermittlung erfolgt nach mindestens einer der folgenden Auswahlbedingungen:

Zeitraum (von-bis)
Mitarbeiter (von-bis)
Verkaufsteam

Drucken der Provisionsliste und Überarbeitung

Über den Button Seitenansicht kann die Provisionsabrechnung für die eingestellte Auswahl als Vorschau auf dem Bildschirm angezeigt werden. Mit dem Button Drucken wird die Provisionsliste ausgedruckt.

Außerdem werden danach in der Registerkarte Übersicht die Rechnungen mit dem jeweiligen Artikelumsatz angezeigt.

Mit einen Doppelklick auf eine Rechnung, wird der Datensatz ins Register Provisions-Daten geladen und die Provision pro Position angezeigt. Bei einer Provisionsteilung wird der Provisionsbetrag anteilig gesplittet.

Auf Positionsbasis können nun manuelle Änderungen vorgenommen werden, z.B. Änderung der Provision.

Abrechnen der Provisionen

Nach eingehender Prüfung der Provisionen können diese abgerechnet werden. Dazu klicken Sie auf den Knopf Abrechnen auf der Registerkarte Provisions-Liste.

Dadurch wird die Provision als Auszahlung für die provisionsberechtigten Mitarbeiter eingetragen. Ebenfalls findet eine interne Kennzeichnung der Vorgangspositionen statt.

Achtung bei Artikeln, die nach Rechnungsstellung durch den Rechnungseingang in den Vorgang gebucht wurden, wird die Rechnungsnummer 1 hinterlegt.

Bei Rechnungskorrekturen wird die Provisionsteilungen anhand einer referenzierten Rechnung aus dem Ursprungsauftrag übernommen.

Auswertungen, Provisionsabrechnung, Provision

Weitere Informationen

rechnungseingang:leasingrueckkauf

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-03T09:25:51+00:00

Leasingrückkauf

Bei der Rechnungseingangsbuchung lässt sich angeben, ob es sich um einen Leasingrückkauf handelt. Ist dies der Fall, kann der Rechnungsbetrag bei der Buchung auf die zurückgekauften Maschinen verteilt werden.

Die Rechnungen für Leasingrückkauf sollen sich speziell kennzeichnen lassen. Wird eine solche Rechnung gebucht, kann ein Vertrag angegeben werden. Dabei werden die Geräte des Vertrages in einer Liste angezeigt. Dort lassen sich Rückkaufswerte der Geräte eingeben bzw. können diese über eine Verteilungsfunktion anhand des Rechnungsbetrages automatisch verteilt werden. Beim Buchen werden diese Werte als kalkulatorischer EK an den Geräten vermerkt.

Vorbereitung

Neues Kennzeichen ‚Rückkaufrelevant‘ am Modellartikel im Reiter ‚Gruppierung/Weiteres‘.

Beim Buchen einer als Leasingrückkauf gekennzeichneten Rechnung im Rechnungseingang werden die Preise der Artikel, die nicht als rückkaufrelevant gekennzeichnet sind, nicht mit verteilt.

Rechnungseingang buchen

Im Rechnungseingang muss die entsprechende Rechnung aufgerufen und die notwendigen Daten eingegeben werden. Zudem muss der Haken Leasingrückkauf gesetzt werden.

Mit anschließendem Klick auf Rechnung buchen öffnet sich der nachfolgende Dialog:

Mit der Wahl des Vertrages erscheinen alle Maschinen, die in diesem enthalten sind (egal welcher Erlös hinterlegt ist). Alternativ kann auch über die Eingabe der Identnummer eine Maschine erfasst werden.

Nun kann der Betrag verteilt werden. Hierfür gibt es drei Optionen:

Gleichverteilung: der offene Betrag wird auf alle Maschinen zu gleichen Teilen verteilt. Maschinen, die bereits manuell mit einem Betrag >0 versehen wurden, werden von der automatischen Verteilung ausgenommen.
Verteilung anhand EK: der Rechnungsbetrag wird anhand des EKs der Maschinen verteilt.
manuelle Aufteilung des Rechnungsbetrages

Beim Abbrechen der Verteilung des Rechnungsbetrags auf die Maschinen wird ebenso die Buchung abgebrochen.

Daten an der Maschine

Nach erfolgreicher Buchung werden an den Reiter Einkauf-/Verkauf, Details der Maschine folgende Daten zurück geschrieben:

der Rückkauf-Betrag als kalkulatorischer EK
der Lieferant
die Rechnungsnummer
das Rechnungsdatum

reklamation:maschinen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-06-02T11:59:56+00:00

Reklamation von Maschinen

Der Reklamationsablauf von Maschinen in Aufträgen entspricht grundlegend dem Ablauf von nichtseriennummerngeführten Artikeln. Die entsprechende Position wird über Rechtsklick auf diese sowie der anschließenden Wahl von Position reklamieren begonnen. Damit öffnet sich der nachfolgende Dialog:

Es stehen für die Reklamation von Maschinen in diesem Dialog weitere Felder zur Auswahl:

Nachlieferungsposition anlegen: veranlasst, dass die Bestellmenge um die reklamierte Menge reduziert und im Ausgleich eine neue Position mit der entsprechenden Menge angelegt wird. VK-Preis und VK-Rabatt der angelegten Position werden der Reklamationsposition entnommen. Damit ist es möglich, dass Reklamationsposition und Nachlieferungsposition auf einem Lieferschein aufgeführt werden.
Ident-Nummern: Ermöglicht die Wahl der Identnummer der Maschine, die reklamiert werden soll.
Serviceauftrag anlegen: Ermöglicht, dass zeitgleich mit der Reklamation ein Serviceauftrag zur Rücknahme der Maschine vom Kunden angelegt werden kann.

Außerdem können jetzt Artikel mit Seriennummern, welche ohne Lieferschein ausgeliefert wurden (z.B. Rechnung ohne Lieferschein oder Direktlieferung) in der Auftragsposition reklamiert werden.

reklamation:reklamation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-09T07:12:38+00:00

Reklamationen

Unter Sonstiges ist das Modul Reklamationen zu finden. Hierbei handelt es sich um eine abrufbare Übersicht der kunden- oder lieferantenseitige Reklamationen, die in diesem Mandanten durchgeführt wurden.

Kundenseitige Reklamationen im Vorgang

Im Modul Vorgänge kann die zu reklamierende Position über Rechtsklick reklamiert werden. Daraufhin öffnet sich eine Maske in der reklamationsbezogene Informationen eingetragen werden können.

Bei der Reklamation einer Position ist zu beachten, dass der Bearbeitungsstatus des Vorganges auf ‚geliefert‘ ist.

Verfügbare Eingabemöglichkeiten

Reklamationsgrund: Kann der Grund für die Reklamation wie z.Bsp. „beschädigt“ eingetragen werden. Die Reklamationsgründe können im Modul Status gepflegt werden.
Bemerkung: Dieses Feld dient der internen Informationsweiterleitung und wird im Modul Reklamationen angezeigt.
Lieferschein: Das Feld wird mit der Lieferscheinnummer, mit der der reklamierte Artikel geliefert wurde, vorbelegt.
Menge: Hier wird die zu reklamierende Menge eingetragen, welche sich von der gelieferten Menge unterscheiden kann.
Neuen Rücknahmeschein erstellen: Wird dieser Haken gesetzt, wird automatisch ein Rücknahmeschein zum Artikel gedruckt.
Nachlieferungsposition anlegen: Soll der Artikel direkt durch einen neuen ersetzt werden, kann eine neue Position im Vorgang angelegt werden.
Rücknahmelager: Angabe des Lagers, wohin der reklamierte Artikel zurückgeliefert werden soll. Bei der Reklamation einer Auftragsposition wurde im Vorlaufdialog das Rücknahmelager bisher mit dem Lager der Auftragsposition vorbesetzt. Die Vorbesetzung erfolgt mit dem Reklamationslager (definiert über Lagerbeziehungen oder ein Lager mit der entsprechenden Lagerqualifikation).
Reklamation speichern: Ist dieser Haken nicht gesetzt, werden alle Warenbuchungen vorgenommen, sowie die entsprechenden Rücknahmebelege erstellt, die Position wird jedoch nicht als ‚reklamiert‘ gekennzeichnet.

Bei der Reklamation von Maschinen stehen weitere Felder zur Verfügung.

Weiterhin wird geprüft, ob die reklamierte Menge größer als die bereits fakturierte Menge ist. Ist dies der Fall, so wird die Menge bei Umbuchung der Positionen auf das Reklamationslager reduziert (da nur nicht fakturierte Positionen umgebucht werden können) und ein Hinweis ausgegeben.

Die Position ist nun im Vorgang gekennzeichnet und die reklamierte Menge der Position wird negativ auf zu liefern gesetzt. Durch Lieferscheindruck wird ein Lieferschein/Rücknahmeschein erzeugt, der die Menge negativ ausweist. Die Ersatzlieferung kann im gleichen Vorgang erfolgen.

Bitte beachten, dass der Vorgang manuell auf den Status „erledigt“ gesetzt werden muss.

Programmverhalten reklamierter Positionen

Die reklamierte Position wird farblich gekennzeichnet und die gelieferte Menge wird in der Spalte ‚Geliefert‘ auf null gesetzt. Der Status der reklamierten Position wird von ‚geliefert‘ auf ‚erfasst‘ zurückgesetzt.

Ist Konfiguration 202 aktiv, dann wird zusätzlich der VK der Position genullt. Dies geschieht allerdings nur, wenn die gesamte Position reklamiert wird. Bei Teilreklamation muss der VK manuell genullt werden.

Konfiguration 202: Reklamation setzt Verkaufspreis auf 0

Soll der Verkaufspreis einer Vorgangsposition auf 0 gesetzt werden, wenn die Position als Reklamationsposition gekennzeichnet wurde.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 203: Reklamation sperrt Vorgangsposition für Berechnung

Steuert, ob eine reklamierte Position fakturiert werden kann.

0 - Nein
1 - Ja

Wenn Konfiguration 203 aktiviert ist, dann sollte die Konfiguration 202 ebenfalls aktiviert werden. Da es sonst im Falle von Kopfzuschlägen zu falschen Berechnungen kommen kann.

Weiterverarbeitung im Modul Reklamationen

Im Modul Reklamationen können reklamierte Positionen aus einem Vorgang durch die Auswahl des Feldes ‚Kundenseitige Reklamation‘ und der Betätigung des Buttons ‚Anzeige aktualisieren‘ im Abschnitt Fehlmengen angezeigt werden.

Lieferantenseitige Reklamation

Im Abschnitt ‚Verarbeitung lieferantenseitig‘ kann der Reklamationsprozess vollendet werden.

Hier bestehen folgende Möglichkeiten:

Ware an das Lager buchen (Option Waren auszubuchen und direkt eine Rücksendung einzuleiten, ist noch nicht möglich)
Ware vernichten
Ware zum Lieferanten zurücksenden

schnittstellen:kassaline

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-04-19T08:51:49+00:00

Schnittstelle Concept-Office Kassaline

Das Modul „Datenabgleich Concept Office – Kassaline“ dient zum Export der Concept Office (CO) – Kunden- und Artikeldaten, zu Kassaline. Weiterhin werden Verkäufe über Lieferschein aus Kassaline nach Concept Office übertragen. Diese werden als Vorgang in CO übernommen und ermöglichen damit die nachfolgende Rechnungslegung in Concept Office.

Programmaufruf

Die Schnittstelle wird über das CO-Kundentool mit dem Parameter: „KassalineAbgleich“ aufgerufen.

Hierzu aus dem Programm-Verzeichnis von Concept Office (CO), eine Verknüpfung zur „Sc.Co.KundenTools.exe“, auf den Desktop legen. Anschließend in die Eigenschaften der Verknüpfung gehen und unter Ziel, den Eintrag mit der Option „KassalineAbgleich“ erweitern.

Durch Doppelklick auf das Desktop-Icon wird das Programm gestartet.

Automatischer Start

Für den automatischen Start ist in der Kommandozeile der Parameter „auto“ auszuführen. Es ist möglich, einzelne Funktionen beim automatischen Abgleich zu aktivieren. Dazu können weitere Parameter hinzugefügt werden, die die Buchstamen ‚K‘-Kunden, ‚A‘-Artikel, ‚L‘-Lieferscheine enthalten können. Leerzeichen zwischen den Parametern sind erforderlich. Beispiel „CoKundentools.Exe KasslineAbgleich auto K L“ Startet den automatischen Abgleich, exportiert dabei Kunden und übernimmt Lieferscheindaten.

Programmbeschreibung

Die Abbildung zeigt die Eingangsmaske für den Kassaline-Abgleich.

Konfiguration

In der nachfolgenden Maske können über den Button Konfiguration ändern Grundeinstellungen für den Export und Import der Daten vorgenommen werden. Diese werden in der Datei Kassaline.ini abgespeichert.

Import Export Konfigurationen

Für den allgemeinen Import kann in der Maske „Import Konfiguration“ die Grundkonfiguration vorgenommen weden. Folgende Werte lassen sich einstellen: - die Lagerzuordnung

      Die Vorgänge werden mit dieser Lagerkennung angelegt.

- eine Default-Artikelnummer, welche verwendet wird, wenn ein Artikel geliefert wird, der nicht in CO vorhanden ist.

      Dies ist die letzte Rückfallvariante bei der Ernittlung der Artikelnummer. Zuerst wird versucht, über EAN, Bestellnummer des Lieferanten die 
      Artikelnummer in CO zu finden.
      Gelingt dies nicht, wird geprüft, ob es für die mitgelieferte Warengruppe einens Sammelartikel gibt.
      Wenn auch das nicht gelingt, wird der Default-Artikel verwendet.

- eine selbst definierte Auftrags-Eingangsart

      Sinnvollerweise kann diese verwendet werden, um die Kassaline-Aufträge zu kennzeichnen.

- eine spezielle Zusatzvorgangsart, um eventuell die Vorgänge zu unterscheiden. - Versandart - Lieferbedingungen

Diese Daten werden in der coImportExcel.ini, unter dem Schema [KassalineVorgaenge] abgespeichert

- Über „Lieferant“ kann der Hauptlieferant ausgewählt werden, für den die Artikel ausgegeben werden sollen.

FTP-Konfigurationen

In der Rubrik „FTP-Konfiguration werden die Verbindungsdaten zum Kassaline-FTP-Server hinterlegt. Diese Werte werden für den Datenaustausch per Ftp von Import- und Exportdaten verwendet:

- Server: Ftp-Server, der zur Kommunikation verwendet wird. - User, Passwort: Anmeldedaten. - FTP-Pfad für Upload: Verzeichnis auf dem Ftp-Server für den Export der Kunden- und Artikeldaten. Hier werden die Daten aus CO abgelegt. - FTP-Pfad für Download: Verzeichnis auf dem Ftp-Server für den Import der Lieferscheindaten. Hier werden die Daten von Kassaline bereitgestellt. - Über „Dateien löschen“ werden die abgeholten Dateien, auf dem FTP-Server gelöscht.

Diese Daten werden in der Kassaline.ini gespeichert. Das Passwort wird in der ini-Datei verschlüsselt gespeichert.

E-Mail Konfigurationen

Unter der Rubrik „Email-Konfiguration“ werden die Daten hinterlegt, die für den Emailverkehr benötigt werden. - Ziel-Email-Adresse. An diesen Eintrag werden die Meldungen nach dem Durchlauf des Programms versendet. - Auswahl der Methode kannOutlook, oder Pop3/Smtp sein

Die Daten werden in der Kassaline.ini gespeichert. Das Passwort wird in der ini-Datei verschlüsselt gespeichert.

Sind diese Daten eingestellt,dann kann zur eigentlichen Programmmaske gewechselt werden.

Der E-Mail-Versand im Kundentool Kassaline wurde in Version 8.0 auf das Standard-Verfahren in Concept Office umgestellt. Dazu ist es erforderlich, die E-Mail-Einstellungen im Modul ‚E-Mail-Einstellungen‘ unter der Dokumentenart ‚Kundentool‘ zu definieren.

Datenabgleich

In der Programm-Maske kann nun eingestellt werden, welche Daten an Kassaline geschickt werden.

Über den Button „Exportieren“ werden anschließend die Daten für Kassaline ausgelesen und an Kassaline geschickt.

Über den Button „Importieren“ werden die durch Kassaline bereitgestellten Lieferscheindaten abgeholt und als Vorgang in CO angelegt.

Protokoll

Über den Button „Protokoll anzeigen“ lässt sich die bei der aktuellen Übertrage entstandene Protokolldatei aufrufen.

Interne Struktur

Für den Datenaustausch zwischen Concept Office und Kassaline werden die Daten zwischengespeichert. Dazu gibt es unterhalb des Sysdata-Verzeichnisses ein Unterverzeichnis „Kassaline“. In diesem Verzeichnis werden die Unterverzeichnisse „Import“, „Export“ gebildet, die dann aus Sicht von Concept Office die entsprechenden Daten Import- bzw. Exportdaten beinhalten.

Export

Kundendaten

Über den Haken Kundendaten werden folgende Daten ausgegeben:

Kundenstammdaten
Kundenanschriften
Kundensonderkonditionen
Kundenkostenstellen

Mit dem Eintrag „Ab Änderungsdatum“ wird festgelegt, ab welchem Zeitpunkt Änderungen oder Neuanlagen an den Kundendaten beim Export berücksichtigt werden sollen.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Kunden.csv, KundenKostenstellen.Csv, KundenSonderkonditionen.csv, KundenLieferAdressen.csv

Beim Export von Kassalinedaten werden auch Löschungen für Firmen und Anschriften verarbeitet. Dazu muss in der Office.dat der Schalter WriteMsgQueueData=1 aktiviert werden. Die Daten werden in die Dateien Kundenloeschungen.csv und KundenAdressenLoeschungen.csv ausgegeben.

Artikeldaten

Über den Haken Artikeldaten werden folgende Daten ausgegeben:

Artikelnummer
Bezeichnungen
Warengruppeninformationen
EAN
Preise (EK, VK)
Lieferantendaten

Mit dem Eintrag „Ab Änderungsdatum“ wird festgelegt, ab welchem Zeitpunkt Änderungen oder Neuanlagen an den Artikeldaten beim Export berücksichtigt werden sollen.

Der Lieferant (Hauptlieferant) für den die Artikel ausgegeben werden sollen, wird über „Konfiguration ändern“ vorbelegt.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Artikel.csv, ArtikelEanMengeneingheiten.csv, ArtikelPreise.csv, ArtikelLieferanten.csv

Lieferant

Der Lieferantenabgleich erfolgt analog des Kundenabgleich.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Lieferanten werden in die Datei „Lieferanten.csv“ ausgegeben. Lieferantenlöschungen werden in die Datei „Lieferantloeschungen.csv“ exportiert.

Import

Die importierten Lieferscheindaten werden in den Dateien ‚OC_Online<Zeitstempel>.csv‘ abgelegt.

In der Datei bwImportAscii.ini ist der Dateiaufbau der Lieferscheindaten unter der Sektion ‚[OC_Online]‘ beschrieben. Die Datei liegt im SysData-Verzeichnis.

Für den Kassaline-Lieferschein-Import können für verschiedene Mehrwertsteuersätze verschiedene Default-Artikel angegeben werden. Diese Einträge müssen direkt in der Kassaline.ini erfolgen.

Bildungsvorschrift: _DefaultArtikel_Mwst-Satz=#Artikelnummer

Beispiel:
MwSt=7.7, Defaultartikel = Def77
_DefaultArtikel_7.7=#Def77

Die Rückfallvariante wird mit der Zahl 999 gekennzeichnet: DefaultArtikel_999=#Artikelnummer. Dieser Artikel wird eingesetzt, wenn es für einen Mehrwertsteuersatz keinen Eintrag gibt und ersetzt den bisherigen Eintrag.

Automatischer Abgleich

Über einen geplanten Windows-Task kann der automatische Abgleich der Daten erfolgen. Der Task wird mit der Sc.CO.Kundentool.exe angelegt. Die Parameter sind hierfür: KassalineAbgleich Auto

Über weitere Parameter können die Daten getrennt verarbeitet werden:

ListenpunktKassalineAbgleich Auto K (Kunden Export)
KassalineAbgleich Auto A (Artikel Export)
KassalineAbgleich Auto Li (Lieferanten Export)
KassalineAbgleich Auto L (Lieferschein Import)

Ein mischen der Parameter ist möglich, zum Beispiel Kunden und Artikel gleichzeitig exportieren:

KassalineAbgleich Auto K A (Kunden- und Artikel Export)

Kassaline.ini

Fehlertolerante Anlage ermöglichen:

_LevelPruefungBestellposition=#1
_PlausiUndPrufungsFehlerIgnorieren=#1

Logs

Logs für den KassalineAbgleich befinden sich im zentralen Pfad unter <Data> / <Kundentools> / <Kassaline>.

Kassaline, Kasse

schnittstellen:neos

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:04+00:00

Concept Office verfügt über eine Schnittstelle zu NEOS. NEOS (Nordanex-Einkaufs-Optimierungs-System) ist mehr als ein Softwaretool zur Beschaffung. Höchste Datenqualität und die Verdichtung der verschiedenen Lieferantenartikel auf eine Artikelnummer lösen das Stammdatenproblem der Nordanex IT-Systemhäuser. Alle nachgelagerten Beschaffungsprozesse, wie Listung beim Lieferanten, Rechnungsprozess, Bestellkonditionen, RAM und Gewährleistung sind bereits geregelt.

Die Produkt- und Preisrecherche zeigt an, welcher Lieferant die besten Einkaufspreise und Lieferzeiten bietet. Dazu erhalten Sie alle notwendigen Produktdetails, wie Bilder oder technische Daten. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Anbieters: http://www.nordanex.de

Vor allem für Mitglieder von Soennecken bietet sich hier in Verbindung mit Concept Office ein echter Mehrwert.

Mit Concept Office können Sie auf NEOS-Daten direkt aus der Warenwirtschaft zugreifen. Direkt im Vorgang oder einer Bestellung können Sie Einkaufspreise und Lagerbestandsdaten abrufen und aktualisieren. Über die Suche lassen sich nicht in Concept Office vorhandene Artikel finden und direkt im Vorgang anlegen.

Dieses Modul erfordert eine Lizenz!

Lesen Sie hier, welche Vorbereitungen getroffen werden müssen.

Artikeldaten im Vorgang aktualisieren

Bei der Neuanlage von Artikel aus NEOS können die Warengruppen übernommen werden, wenn man unter Warengruppe ‚aus EDI kopieren‘ einstellt. Nicht vorhandene Warengruppen werden dabei automatisch angelegt. Sind die Artikelpositionen in den Vorgang (Angebot oder Auftrag) aufgenommen, können die Einkaufspreise der Artikel nun lieferantenübergreifend aktualisiert und verglichen werden. Dafür klicken Sie auf die Modulfunktion EK-Analyse. Im sich daraufhin öffnenden Fenster sehen Sie alle Postionen des Auftrages und nebeneinander alle für die Artikel möglichen Lieferanten. Für jeden Lieferanten werden die folgenden Informationen angezeigt:

ein Kontrollkästchen, welches über den aktuell im Auftrag hinterlegten Lieferanten informiert.
EK-Preis
Bestand
Bestandsstatus (Ampel analog zu neos)
letztes Aktualisierungsdatum

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Daten aktualisieren werden die Lieferantendaten via Webservice direkt aktualisiert. Dabei werden auch die Stammdaten des Lieferantenartikels aktualisiert. Wird ein Artikel bei einem Lieferanten geführt, der am Artikel noch nicht bekannt ist, wird dieser direkt im Artikelstamm am Artikel hinzugefügt.

Am Ende der Tabelle sind verschiedene Summierungen und Werte aufgeführt:

Summe möglich: maximaler Bestellwert bei diesem Lieferanten
Summe ist: aktueller zugewiesener Bestellwert
Mindestbestellwert: Lieferanteninformation; wird rot dargestellt, wenn unterschritten
Fracht frei: Lieferanteninformation
Versandkosten:Lieferanteninformation

Die Schaltfläche Günstigster Lieferant besetzt für alle Artikel den Lieferanten mit dem niedrigsten Preis vor.

Durch manuelles Anhaken von Kontrollkästchen kann ein Artikel einem anderen Lieferant zugeordnet werden. Dies kann beispielsweise genutzt werden um Mindestbestellwerte zu erreichen.

NEU ab Version 7.0.1078 - Import von Artikel/Artikellisten

Ziel

Ziel ist der Import von Artikeln/Artikellisten nach Concept Office sowie die Übergabe der Bestellungen nach NEOS.

Voraussetzungen

Ausführen des Programmes CoCallBack.exe, das im Lieferumfang von Concept Office, im Programmverzeichnis, enthalten ist

Dieses Programm ist mit Administratorrechten einmalig auszuführen und erstellt alle nötigen Einträge in der Windows-Registry.

Einmalige Freischaltung des Buttons im NEOS durch den NEOS-Support

Aufruf

Modul Vorgänge - Modulfunktion COP-Agent starten.

Dabei öffnet sich automatisch die Seite zu NEOS sowie eine Übernahmemaske. Wird NEOS direkt aus dem Vorgang gestartet, geschieht nun alles mit Bezug auf diesen Vorgang. Artikel oder Listen, die nach Concept Office übergeben werden, ohne Aufruf der Modulfunktion aus einem Concept Office Vorgang, werden in allen Vorgängen angezeigt.

Import von Artikeln oder Listen

Button in NEOS - An Concept Office übertragen

Bitte wenden Sie sich zur einmaligen Freischaltung des Buttons an den NEOS-Support.

Über diesen Button lassen sich nun problemlos ganze Merklisten, sowie Artikellisten (Mehrfachmarkierung), aber auch einzelne Artikel nach Concept Office importieren.

Wir empfehlen Artikel und Artikellisten immer im Kontext eines Vorgangs zu importieren.

Da wir hier nur eine Map-ID zur Verfügung haben, ist es nicht möglich die Artikel mit Bezeichnung o.ä. anzuzeigen.

Merklisten hingegen werden mit der entsprechenden Bezeichnung aus NEOS importiert. Hierbei sollte beachtet werden, dass bei der Benamung möglichst nicht mit „-“ und „_“ gearbeitet wird. Dies könnte dazu führen, dass die Bezeichnung nicht korrekt nach Concept Office übertragen wird.

Wird ein Artikel oder eine Merkliste übernommen, verschwinden diese aus der Übernahmemaske. Kommt es bei der Übernahme zu einem Fehler, bleiben der Artikel oder die Liste in dieser erhalten, um eine erneute Übernahme zu ermöglichen. Ist das nicht nötig, kann die Liste oder der Artikel über Entfernen gelöscht werden.

Export von Bestellungen an NEOS

schnittstellen:zaehlerstaende

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-04T13:42:06+00:00

Zählerstände importieren

Dieses Modul ist mit der Lizenz Zählerstände einlesen verfügbar.

Vorbereitungen

Pflichfelder für den Textimport von Zählerständen

Zählerstände, die als Textdateien (*.txt, *.csv etc.) eingelesen werden sollen, müssen die folgenden Pflichtangaben beinhalten:

Seriennummer der Maschine
Meldedatum
Zählerstand
Zählername (wenn die Zählerstände einer Maschine nicht in einer Zeile geliefert werden.)

Die Textdatei kann alle Zähler des Gerätes in einer Zeile liefern oder für jeden Zähler eine neue Zeile anbieten. Im letzteren Falle muss jedoch der jeweilige Zählername mit geliefert werden. Dieser muss jedoch nicht mit dem Zählernamen in Concept Office identisch sein.

Textdatei beschreiben

Damit Concept Office die Textdatei verarbeiten kann, muss sie beschrieben werden. Dies geschieht in der Datei bwImportAscii.ini. In dieser Datei können für andere Importe (Artikel etc.) bereits Beschreibungen vorliegen.

Im folgenden Beispiel stehen alle Zählerstände in einer Zeile. Die Beschreibung beginnt mit einem Namen, der in eckigen Klammern stehen muss. Da in der ersten Zeile dieser Textdatei die Überschriften stehen, wird diese mit SkipLines=1 nicht mit importiert. Mit FieldDelimiter wird festgelegt, wie die Daten getrennt sind. Möglich ist hier auch FieldDelimiter=„;“ und FieldDelimiter=„<tab>“.

[ZaehlerstandsImport1]
SkipLines=1
FieldDelimiter=","
Feld1=Meldedatum,0,0,1,1
Feld2=Description,0,0,1,1
Feld3=IPAdress,0,0,1,1
Feld4=Seriennummer,0,0,1,1 alternativ Maschinennummer,0,0,1,1
Feld5=AssetNumber,0,0,1,1
Feld6=Location,0,0,1,1
Feld7=MACAddress,0,0,1,1
Feld8=TotalPages,0,0,1,1
Feld9=MonoPages,0,0,1,1
Feld10=ColorPages,0,0,1,1
Feld11=CopierMonoPages,0,0,1,1
Feld12=CopierColorPages,0,0,1,1
Feld13=PrintMonoPages,0,0,1,1
Feld14=PrintColorPages,0,0,1,1
Feld15=ScanPages,0,0,1,1
Feld16=FaxPages,0,0,1,1
Feld17=Canon101,0,0,1,1
Feld18=Canon103,0,0,1,1
Feld19=Canon106,0,0,1,1
Feld20=Canon109,0,0,1,1
Feld21=Canon915,0,0,1,1
Feld22=Canon916,0,0,1,1

Um das Meldedatum so zu formatieren, dass Concept Office es als Datum erkennt, kann man in der bwImportascii.ini an 8.Stelle das Format angeben:

[ZaehlerstandsImportCvs]
FieldDelimiter=","
Feld1=Meldedatum,0,0,1,1,,,M/d/yyyy h:mm:ss tt
...

Mögliche (bisher vorkommende) Formate sind:

Thu Sep 27 14:56:50 CEST 2012	=	ddd MMM dd HH:mm:ss CEST yyyy
6/1/2012 9:10:13 AM	=	M/d/yyyy h:mm:ss tt

Uhrzeit 24 Stunden mit großem H, im 12 Stunden Rhythmus mit kleinem h angeben.

[ZaehlerstandsImport1]
_MpsKennung=4
SerienNummer=SerienNummer
Meldedatum=Meldedatum
MpsZaehlerName1=#MonoPages
Zaehlerstand1=MonoPages
MpsZaehlerName2=#ColorPages
Zaehlerstand2=ColorPages
MpsZaehlerName3=#ScanPages
Zaehlerstand3=ScanPages

Zählernamen mappen

Die im obigen Beispiel verwendeten Zählernamen sind nicht identisch mit den Zählernamen in Concept Office. Aus diesem Grunde müssen die Namen miteinander verbunden werden. Dies geschieht unter StammdatenTKD/MPS-Maschinen und dort in der Registerkarte Zählerzuordnung. Im Modul Mandanten muss vorher in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD) der Name des MPS-Systems oder Programmes eingetragen werden, aus dem die Textdateien stammen. Im Bild unten ist es das Programm „County“.

Damit sind die Vorbereitungen abgeschlossen. Nun können die Zählerstände eingelesen werden.

Import der Zählerstände in Concept Office

Die Zählerstände werden über das Modul EDI-Schnittstelle in Concept Office eingelesen. Im Modul sind die Einträge wie im Bild unten vorzubelegen. Über die Schaltfläche Konfiguration ist zu hinterlegen, wo sich die Textdateien befinden und ob diese nach dem Einlesen archiviert werden sollen.

Nach Klick auf die Schaltfläche Einlesen werden die Zählerstände mittels Webservice aus dem Internet herunter geladen. Am Ende des Importvorganges erhalten Sie ein Protokoll mit allen eingelesenen Maschinen.

Die eingelesenen Zählerstände werden als „MPS-Meldung“ an der Maschine vermerkt. Um diese abzurechnen ist ein weiterer Schritt notwendig. Damit ist sichergestellt, das nicht jeder eingelesene Zählerstand automatisch zur Abrechnung gelangt. Dieser Schritt wird hier beschrieben

schulungen:schulungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:04+00:00

Schulungen

Im Strukturbaum unter Sonstiges wird das Modul Schulungen gepflegt. In diesem können Schulungen angelegt und geplant werden.

Anlage von Schulungen

Im Feld Schulungsart können verschiedene Arten von Schulungen ausgewählt werden. Die Schulungsarten können im Strukturbaum unter Weitere Stammdaten angelegt und gepflegt werden.

Zusätzlich ist es möglich folgende Daten einzugeben:

Datum / Zeit (Start und Ende möglich)
Firma (wo geschult wird)
Mitarbeiter (welcher schult)
Geschäftsbereich

Im Abschnitt Bemerkungen kann eine wichtige Information, wie der Hinweis auf Dokumente, hinzugefügt werden.

Modulfunktionen

Aktivitäten

Über diese Modulfunktion werden zugehörige Aktivitäten angezeigt und können hinzugefügt sowie bearbeitet werden.

Dokumente

Weiterleitung in das Modul Dokumente, wodurch die Möglichkeit besteht Verknüpfungen von Dokumenten zu Schulungen zu schaffen.

Schulungsteilnehmer

Weiterleitung in das Modul Schulungsteilnehmer, wodurch die Möglichkeit besteht Verknüpfungen von Schulungsteilnehmern zu Schulungen zu schaffen.

service-auftraege:auftragsanlage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-12T09:30:54+00:00

Anlegen eines Service-Auftrags

Nach oder während der Entgegennahme einer Störung muss ein Service-Auftrag angelegt werden. Hier nun stichpunktartig die einzelnen Schritte:

Nennt der Kunde eine Maschinennummer, kann diese direkt in das Feld Maschinennummer eingegeben werden. Ansonsten kann die Maschine über die Suche hinter dem Feld unter zu Hilfenahme weiterer Kriterien die Maschine gefunden werden.
Eingabe des Melders (evtl. mit Telefonnummer)
Prüfung: Stimmt der Standort?
Eingabe des Fehlercodes oder der Fehlermeldung
Eventuelle Besonderheiten zur Maschine für den Einsatz
Setzen des Unterbearbeitungsstatus für die Disposition oder/und Druck des Reparaturscheins

Besonderheit bei Anlage eines Service-Auftrages mittels einer Sammelmaschine (Dummy-Maschine)

Eine Sammelmaschine (Dummy-Maschine) wird verwendet, wenn ein Gerät zu reparieren ist, welches nicht im Maschinenstamm vorhanden ist und für die einmalige Reparatur auch nicht angelegt werden soll.

In diesem Fall geht man wie folgt vor:

Eingabe der Firmennummer im entsprechenden Feld (oder Aufruf der Firma über die Suche)
Speichern
In der kleinen Tabelle rechts die Maschinennummer der Sammelmaschine eingeben, Seriennummer eingeben (wenn keine vorhanden ist, dann 0) und die Bezeichnung füllen, damit erkannt werden kann, um welches Gerät es sich handelt.
Nun wird der Service-Auftrag wie jeder andere behandelt.

Lesen Sie hier weitere Informationen zu Sammelmaschinen.

Service-Aufträge

service-auftraege:hinweise

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:04+00:00

Hinweise (Bereich in Service-Aufträgen)

(Modul Service-Aufträge, Registerkarte Maschinen)

In diesem Feld werden dynamisch Informationen zur im Service-Auftrag erfassten Maschine angezeigt. Durch Klick auf eine dieser Informationen wird bei einigen Punkten eine weitere Unterregisterkarte sichtbar, in der Detailinformationen zu finden sind. Die Informationen werden nur eingeblendet, wenn diese relevant sind für die aktuelle Maschine

Vertrag

Zeigt an, dass es einen aktiven Vertrag zu dieser Maschine gibt. In der sichtbar werdenden Unterregisterkarte kann man die Kopfdaten zum Vertrag einsehen.

Offene Service-Aufträge

Anzeige zeitgleich nicht abgeschlossener Service-Aufträge zu einer Maschine

Letzter Auftrag

Anlagedatum des letzten Auftrages zu dieser Maschine

Fehler pro Maschine

Anzahl an Service-Aufträgen dieser Maschine insgesamt.

Fehler pro Artikel

Anzahl an Service-Aufträgen des Modellartikels dieser Maschine insgesamt.

Kundengarantie beendet

Datum, zu dem die Garantie des Kunden lt. Maschinenbuch beendet ist.

Lieferantengarantie beendet

Datum, zu dem die Garantie des Lieferanten lt. Maschinenbuch beendet ist.

Ausgeliefert am

Datum des Lieferscheins mit dem die Maschine ausgeliefert wurde.

Einsatz Mo - Fr ...

Sind am Kunden, an der Standortanschrift oder an der Maschine Geschäftszeiten hinterlegt, werden diese pro Tag angezeigt.

Ausfallintervall Tage

Zeigt an, wie viele Tage durchschnittlich zwischen zwei Service-Aufträgen liegen. Der Berechnung liegen nur Service-Aufträge zu Grunde, in denen eine Technikertätigkeit erfasst wurde.

Ausfallintervall Klicks

Zeigt an, wie viele Klicks durchschnittlich zwischen zwei Service-Aufträgen liegen. Der Berechnung liegen nur Service-Aufträge zu Grunde, in denen eine Technikertätigkeit erfasst wurde. Zur Ermittlung der Klicks wird der von Concept Office dynamisch ermittelte Gesamtzähler herangezogen.

Service-Aufträge

service-auftraege:verbrauchsmaterialsuche

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-12T13:55:04+00:00

Verbrauchsmaterialsuche

Ziel der Verbrauchsmaterialsuche ist, dass passendes Verbrauchsmaterial für eine Maschine, schnell gefunden und sicher richtig zugeordnet werden kann.

Die spezielle Suche ist in Vorgänge und Service-Aufträgen verfügbar.

Vorbereitung in den Stammdaten

Wenn Sie die Stammdaten für die Verwendung der Verbrauchsmaterialsuche vorbereiten, bedenken Sie, dass auch für die Verwendung der Funktion Alternative Toner im Vertrag Vorbereitungen notwendig sind. Es spart Zeit, diese Vorbereitungen gleichzeitig abzuarbeiten.

Am Modellartikel

Im Modul Artikel muss das entsprechende Modell ausgewählt und das Verbrauchsmaterial hinterlegt werden. Dies geschieht in der Registerkarte Zuordnungen in der Tabelle Material. Der Rang dient der automatisierten Zuordnung von Toner beim Import von Bedarfsmeldungen. Sind beispielsweise 2 schwarze Toner hinterlegt, wird beim Import einer MPS Bedarfsmeldung der Artikel mit der höchsten Zahl in der Spalte Rang verwendet.

Am Verbrauchsmaterial

In der Registerkarte TKD im Modul Artikel muss bei Verbrauchsmaterial, inbesondere bei Toner die Laufleistung und die Farbe hinterlegt werden.

Suche verwenden

Die Verbrauchsmaterialsuche kann in der Positionserfassung auf 2 Wegen aufgerufen werden:

Über die Taste F6
Auf Fernglas Rechtsklick „Verbrauchsmaterial/Tätigkeitsartikel suchen“ auswählen

Nach Aufruf der Suche, muss die Maschinennummer angegeben werden. Danach stehen einige Informationen zum Gerät zur Verfügung:

Es besteht auch die Möglichkeit den aktuellen Zählerstand einzugeben (6). Unter den Zählerständen kann ein Link angeboten werden, der aufzeigt, wie bei diesem Modell der Zählerstand abgelesen wird. (Mehr dazu hier)

In der Suche werden angezeigt:

Standort mit Anschrift
Vertragsdaten der Maschine inklusive der Information, ob kompatible Toner verwendet werden dürfen.
eventuelle Anbindung an ein MPS-System
Information, dass die Maschine fremdbetreut wird.
Hinweistext, welcher an der Maschine hinterlegt ist.
Zähler der Maschine mit der Möglichkeit, den aktuellen Zähler einzutragen
das dem Modell zugeordnete Verbrauchsmaterial inkl. weiterer Informationen wie letzte Lieferung, letzter Zählerstand, Laufleistung, Vertragsleistung etc.

Zum Übernehmen des Verbrauchsmaterials muss ein Haken in der Spalte Auswahl gesetzt werden. Ist das benötigte Material so markiert, kann es mit Klick auf Übernehmen in den Auftrag aufgenommen werden.

Vorgaenge, Suche, Service-Aufträge

soennecken:soflex_artikelbezeichnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-06T10:48:18+00:00

Änderung der Artikelbezeichnung durch Soennecken (SoFlex)

Information lt. Soennecken:

Änderung in Concept Office:

Aufgrund gehäufter Mitgliedsanfragen werden wir zukünftig die Internetbezeichnung aus dem BMEcat2005 als Standard in die Artikelbezeichnung übernehmen. Dadurch werden die Artikeldaten analog des Webshops mit der entsprechenden Bezeichnung ausgestattet. Diese Änderung wird mit Versionstand 8.3460.43 ausgeliefert.

Es wird keine Anpassung in CO7 stattfinden.

Information vom 29.07.2025

Guten Tag,

durch unterschiedliche Rückmeldungen hat sich gezeigt, dass unsere Anpassung der Kurzbezeichnungen zu praxisfern gewesen ist.

Es geht um die Kurzbezeichnung 1 und 2, die wir systembedingt auf 2 Mal 30 Zeichen um insgesamt 10 Zeichen kürzen mussten. Es handelt sich nicht um die Texte, die in den Shops verwendet werden. Zwei Wochen vor GoLive hatten wir die Marke und die Herstellerartikelnummer aus der Kurzbezeichnung entfernt. Die Informationen zu Marke und HAN stehen in den Datenexporten in eigenen Feldern zur Verfügung. Damit die Bezeichnung die Zuordnung des Artikels einfacher macht, haben wir die Marke wieder ergänzt und uns vorrangig an der alten Bezeichnung orientiert. Die Herstellerartikelnummer wird nicht in der Bezeichnung enthalten sein - ein Kompromiss an die reduzierte Zeichenanzahl. Bei Artikeln, bei denen die Produkttypbezeichnung sehr wichtig ist, haben wir diese ergänzt (z.B. Edding 3000). Wir können damit nicht allen Anforderungen gerecht werden und die automatische Generierung mit Hilfe der KI hat sicher auch Grenzen. Wir haben die Texte in Stichproben geprüft und teilweise manuell nachbearbeitet.

Nachdem diese Arbeiten abgeschlossen waren, hat sich gezeigt, dass bei uns intern bereits einige Exporte und Übersichten pragmatisch angepasst und die Herstellerartikelnummer plus Marke vor oder hinter den Text der Kurzbezeichnungen gehängt wurde. Bevor wir nun die Umstellung vornehmen, möchte ich mit Ihnen abstimmen, ob Sie ebenfalls solche Änderungen vorgenommen haben, die dazu führen würden, dass die Marke doppelt im Text enthalten ist. Bitte beantworten Sie mir dazu möglichst bis zum 07.08.25 die folgenden Fragen: Müssen Sie Anpassungen vornehmen, wenn Soennecken die Bezeichnung erneut ändert? Falls ja: Können Sie diese Anpassungen bis zum 15.08.25 vorbereiten und an diesem Termin in Betrieb nehmen? Benötigen Sie mehr Zeit oder mehr Informationen?

Wir wollen unbedingt vermeiden, ein neues Problem zu erzeugen und prüfen sehr genau, ob wir auf diese Verbesserung im Zweifel verzichten sollten.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Viele Grüße

i.V. Claudia Lorenz

Weitere wichtige Informationen im Zusammenanhang mit dem ERP-Wechsel SoFlex seitens Soennecken.

soennecken:soflex_belegabgleich

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-24T07:32:00+00:00

Änderungen zum Belegabgleich (SoFlex)

Lieferrückmeldungen: Im Zeitraum vom 31.05.-06.06.25 kam es zu Problemen der der DESADV (Lieferrückmeldung). Bestellungen in diesem Zeitraum müssen ggfls manuell abgewickelt werden.

Lieferantenrechnungen: Mit Beginn des ERP-Wechsels 01.06.2025 kann es zu Verzögerungen der Bereitstellung von Belegdaten kommen. Zudem sind aktuelle Fehler bei der Ersatzartikelabwicklung, sowie falsche Netto-werte in den OpenTrans-Rechnungen vorhanden, welche schnellstmöglich durch Soennecken behoben werden. Eine Korrektur der Belege ist laut Soennecken vorgesehen (Stand 24.06.2025).

Lieferantenauftragsbestätigung

Information lt. Soennecken

Ersatzlieferung

Information lt. Soennecken

Weitere wichtige Informationen im Zusammenanhang mit dem ERP-Wechsel SoFlex seitens Soennecken.

sonstiges:preiskataloge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-09T11:36:42+00:00

Preiskataloge

In der Strukturansicht, in der Rubrik Sonstiges befinden sich die Module „EK-Preiskataloge“ und „Preiskataloge“.

Das Modul „Preiskataloge“ dient zur Anlage von Verkaufspreisen, welche als separater Preiskatalog (Verkaufspreisliste) geführt werden.

Hier ist es möglich, für bestimmte Artikel einen Sonderpreis, abweichend zum Standard-Verkaufspreis zu hinterlegen. Diese Preiskataloge können anschließend einzelnen Kunden zugeordnet werden.

Konfiguration

Konfiguration 98: Steuert die Einstellung der Bestpreisermittlung

0 - lt. Kundenstamm
1 - Immer für alle Kunden
2 - Nie

Mandant

In der Registerkarte Vorgabewerte am Mandant wird die nächstfolgende Einstellung getroffen. Dabei greift immer die niedrigste Priorität. Die Einstellung am Mandant greift nur, wenn die Konfiguration 98 auf Nie steht.

Übersicht

Beim Start des Moduls wird die „Übersicht“ mit den vorhandene Preiskatalogen angezeigt. Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag kann der jeweilige Preiskatalog mit den dazugehörigen Artikeln geladen werden.

Der Rang am Preiskatalog steuert nur gleichwertige Kataloge, die nicht durch die Preisfindung am Mandant oder die Konfiguration 98 gesteuert werden. Der höchste Rang gewinnt. Wird ein Katalog mit Ablaufdatum gekennzeichnet, wird der Rang dieses Kataloges ignoriert.

Reiterkarte Eingabe

In der Reiterkarte Eingabe können neue Kataloge erstellt und gespeichert werden.

Unter „Preiskatalog“ wird der Name des Preiskatalogs angegeben.
Unter Bezeichnung wird die Bezeichnung des Preiskataloges eingegeben, welche in den Sonderkonditionen und im Artikelstamm angezeigt wird.
Mit „Gültig ab: und „bis:“ wird das Gültigkeitsdatum des Preiskataloges festgelegt.
Unter „Katalogart“ kann festgelegt werden, ob es sich um einen „normalen“ Preiskatalog handelt, oder ob dies ein „Actions“-Preiskatalog für alle Kunden wird.
Soll der Preiskatalog als Rahmenvertrag gelten, dann kann dies unter „Rahmenvertrag“ erfolgen.
Sind zu einem Kunden mehrere Preiskatloge zugeordnet, dann kann über den Rang die Reihenfolge der Preisfindung vorgenommen werden. Der höhere Rang ist hier ausschlaggebend.

EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)

Sollen VK-Preise anhand des sich veränderten EK-Preises nachkalkuliert werden, so kann dies über den Haken „EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)“ erfolgen. Jetzt unbedingt speichern. Erst danach aktivieren sich die Dropdown-Felder „Preiskatalog (EK)“ und „Preisbasis (EK)“ - gewünschte Einstellung wählen bei Bedarf „Preissenkung (VK) erlaubt“, „Gültig ab“ und „Gültig bis“ eintragen Bezeichnung eintragen und speichern.

Ist der Haken gesetzt, kann der entsprechende EK-Preiskatalog ausgewählt werden.

KIPPreise
Standard

Sowie die Preisbasis (EK):

Damit auch bei geringeren EK-Preisen eine Kalkulation erfolgt, muss der Haken „Preissenkung (VK) erlaubt“ gesetzt werden. Wird dies nicht vorgenommen, dann wird bei einem geringeren EK-Preis der ursprüngliche VK-Preis beibehalten, jedoch die aktuelle Spanne errechnet. Das heißt, dass bei einer Erhöhung des EK-Preises die Kalkulations-Basis für den neuen VK die neu gebildete Spanne ist, mit der dann entsprechend weiter kalkuliert wird.

Reiterkarte Artikel

Werden Artikel mit dem Standard-VK erfasst, so werden diese automatisch in den Preiskatalog „Standard“ übernommen. Dieser Preiskatalog gilt für alle Kunden und Interessenten.

Sollen Artikel in einem separaten VK-Preiskatalog erfasst werden, dann erfolgt dies im Artikelstamm unter Preise / Verkaufspreise. Hier kann bei der Neuerfassung der Preise der entsprechende VK-Preiskatlog ausgewählt werden. Da dies im Artikelstamm für jeden Artikel einzeln vorgenommen werden muss, bietet es sich an, Artikel im Modul Preiskataloge zu erfassen. Die Übernahme der Artikel kann neben der manuellen Erfassung auch über die Edi-Schnittstelle, oder aus dem Edi-Artikelstamm heraus erfolgen.

Unter der Karteikarte „Artikel“ können die Artikel für die jeweilige Verkaufspreisliste ausgewählt werden. Die Auswahl kann durch Eingabe der Artikelnummer, über die Matchcodesuche unter „Artikelnummer“, oder durch „F4“ erfolgen.

Rechts wird die VK-Preiseinheit, der Listen-VK und Listen-EK zum Artikel angezeigt. Unter der Artikelmaske können Staffelpreise zum Verkaufspreiskatalog erfasst werden.

Im Fenster „Einkaufspreise“ werden die Lieferanten mit Ihren Einkaufspreisen angezeigt.

In dieser Reiterkarte ist möglich Artikel samt ihren Preisen an die Preispflege zu übergeben. Dazu muss der Button ‚Daten an Preispflege‘ getätigt werden.

Anschließend erscheint eine Maske in der die Übernahme vollzogen werden kann. Die übertragenen Preiskataloge sind im Modul Preispflege wieder zu finden.

Ist der Haken „EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)“ gesetzt, so werden bei der Erstanlage des Artikels die Verkaufspreise eingetragen. Nachdem die Verkaufspreise erfasst sind, wird bei jeder Änderung des EK-Preises der entsprechende Verkaufspreis, anhand der ursprünglichen Spanne aktualisiert.

Eine Nachkalkulation der VK-Preise, wenn der Preiskatalog nicht auf „EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)“ gesetzt ist, kann über die Preispflege, die Edi-Schnittstelle, oder den Edi-Artikelstamm erfolgen.

Reiterkarte Kundenzuordnung

In diesem Reiter ist eine Übersicht der dem Preiskatalog zugeordneten Kunden bzw. Firmen zu sehen. Unter der Spalte ‚Laufende Nummer‘ ist ein Linklabel zur dazugehörigen Sonderkondition zu finden.

Vorgang

Beispiele für die Einstellung der Preiskataloge:

stammdaten:lieferantenkonditionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T07:03:36+00:00

Lieferanten-Konditionen

Lieferantenkonditionen erlauben es dem Händler vom Hersteller gewährte Rabatte, Rahmenverträge und maximale Bestellmengen für alle oder einzelne Kunden, Kundengruppen abzubilden.

Für das Modul Lieferantenkonditionen sind Lizenzen erforderlich.

Modul Lieferantenkonditionen

Sie finden das Modul Lieferantenkonditionen in Ihrem Concept Office Bereich „Stammdaten“.

In diesem Modul können die Lieferantenkonditionen gepflegt werden. Es stehen folgende Daten zur Verfügung:

Kopfdaten

Optionaler Verweis auf Kunde
Optionaler Verweis auf Lieferant
Optionaler Verweis auf Kundengruppe
Rahmenvertragsnummer
Gültigkeitsdatum
Verweis auf ein Projektlager (hierzu wurde eine neue Lagerqualifikation eingeführt)
Unsere Kundennummer

Sind die Kopfdaten erfasst, muss die Kondition gespeichert werden.

Positionsdaten

Optionaler Verweis auf Artikel
Für Artikelkonditionen
Maximale Bestellmenge
Einkaufspreis
Einkaufsrabatt
Optionaler Verweis auf Warengruppe (Hier wird nicht die am Artikel zugeordnete Warengruppe angezeigt. Es kann eine Lieferantenkondition für eine bestimmte Warengruppe, statt für einzelne Artikel, anlegt werden.)

Wenn eine vorhandene Rahmenvertragsnummer bereits in einer anderen Kondition verwendet wird, wird ein Hinweis ausgegeben.
Einer Lieferantenkondition können beliebig viele Dokumente zugeordnet werden. Außerdem lassen sich aus der Maske heraus Aktivitäten anlegen, die aber keinen Bezug zu den Lieferantenkonditionen haben.

Verarbeitung der Kondition

Wird eine Vorgangsposition erfasst, so wird geprüft, ob für den erfassten Artikel die Kondition zutrifft. Ist dies der Fall, so wird die Rahmenvertragsnummer der Kondition in die Auftragsposition übernommen. Sofern definiert, werden Preis oder Rabatt der Kondition gezogen. Ist an der Kondition ein Projektlager definiert, so wird dieses Lager als Positionslager benutzt.

Sofern die in Vorgängen erfassten Mengen, die an der Kondition erfasste Maximalmenge überschreiten, wird ein Hinweis angezeigt.

In der Lieferantenkondition selbst ist ersichtlich, welche Menge des Artikel zu dieser Kondition beim Lieferanten bestellt werden kann (Maximale Menge), welche Menge bereits in Vorgängen zugeordnet ist (Bestellmenge) und welchen Anteil die Bestellmenge von der Maximalmenge (% Bestellmenge) ausmacht.

Die Rahmenvertragsnummer sowie gegebenenfalls der Einkaufspreis laut Kondition werden in die Bestellung übernommen. Wird die Bestellung zugebucht, so wird an Artikeln mit Seriennummer (Maschinen) die Rahmenvertragsnummer hinterlegt (neues Feld auf der Maschinenpflegemaske auf der Karteikarte „Ein- /Verkauf, Details“).

Beim Hinterlegen der Rahmenvertragsnummer in einer Auftragsposition wird der Rahmenvertrag wirksam, auch, wenn der Kunde nicht im Rahmenvertrag steht. Dies kann durch die Vergabe von Rechten erlaubt werden.

Sonderrecht Kundenspezifischen Rahmenvertrag für alle Kunden verwenden

Legt fest, ob der Mitarbeiter eine Rahmenvertragsnummer, die in einer Lieferantenkondition für einen bestimmten Kunde hinterlegt ist, auch für einen anderen Kunde verwenden darf.

Nein
Ja

Beim Hinterlegen der Rahmenvertragsnummer in einer Bestellposition wird ebenfalls der entsprechende Preis gezogen.

Anzeige der Konditionen

Sonderrecht Lieferantenkonditionenansicht (Filter)

Legt fest, welche Konditionen in der Übersicht im Modul Lieferantenkonditionen angezeigt werden.

nur Konditionen zu eigenen Firmen
alle Konditionen

tagesberichte:tagesberichte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:08+00:00

Tagesberichte

In diesem Modul können Sie Tagesberichte für die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter (insbesondere Techniker) anlegen.

Eingabe

Öffnen Sie das Modul Tagesberichte unter Aktuell-Kundendienst. Im Reiter „Eingabe“ können Sie neue Berichte anlegen.

Wählen Sie im ersten Schritt die „Mitarbeiternummer“ aus sowie das „Datum des Tagesberichtes“, falls das aktuelle nicht das korrekte Datum ist.

Übersicht

In dem Reiter Übersicht sehen Sie alle eingetragenen Mitarbeiter mit folgenden Eigenschaften, wenn diese gepflegt sind. Sie können jeweils nach den einzelnen Tabellenpunkten sortieren.

Nummer
Vor- und Nachname
Adresse
Geburtsdatum
Eintrittsdatum
Geschlecht
zusätzlichen Bemerkungen
Kennzeichnung Techniker

Das Anlegen der Mitarbeiter findet unter Mitarbeiter in weitere Stammdaten statt.

Löschen von Tagesberichten

Das Löschen von Tagesberichten ist nur im Modul Aktivitäten möglich.

ticket:monatsticket

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:08+00:00

Das Monatsticket

Fallbeispiel für das Modul Ticket

Im Geschäftsbereich IT kommt es vor, dass für einen Kunden viele kurze Fernwartungen für Monitoring oder kurze Hilfestellungen anfallen. Für die betreffenden Kunden kann einmal im Monat ein Ticket angelegt werden, es empfiehlt sich dafür die Ticketart „Monatsticket“ anzulegen, und für jede kurze Aktion in der EDV-Landschaft des Kunden kann in diesem Ticket eine Aktivität angelegt werden.

So werden diese kleinen Einsätze über einen Monat gesammelt. Am Monatsende können alle Aktivitäten in einen Serviceauftrag exportiert werden und dieser kann entweder berechnet werden oder einen Vertrag belasten bzw. dessen Kontingent verringern. Über den Status des Tickets kann der aktuelle Zustand nachvollzogen werden, so kann man beispielsweise über eine Sicht alle zur Fakturierung anstehenden Tickets filtern.

Ticket, IT

tkd-statistiken:tkd-statistiken

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:08+00:00

TKD-Statistiken

In diesem Modul lassen sich diverse Auswertungen zu Verträgen, Maschinen und Technikern aufrufen. Dabei werden, je nach Statistik, entsprechende Auswahlfelder zur Selektion freigeschaltet. Hier werden auch die Zählerstandsanforderungen erstellt.

Kyocera Audit

Zielsetzung

Daten in Excel bereitzustellen, die Auswertungen bezüglich der Störungsabwicklung und des Lagerumschlages zulassen. Bei der Ausgabe wurden Anforderungen, welche Kyocera an seine Händler stellt, zugrunde gelegt.

Voraussetzungen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Kyocera Audit verfügbar.

In der TKD-Statistik.cfg muss ein entsprechender Eintrag vorhanden sein
Im Templateverzeichnis von CO muss die Excel-Vorlage „KyoAudit.xlsx“ angelegt sein. Diese Vorlage wird von SC bereitgestellt.
Feiertage.ini muss für die korrekte Berechnung der Responsezeiten gepflegt sein.
Die Klickfaktoren an den Zählern im Artikelstamm müssen gepflegt sein.
Für die Ermittlung durchschnittlicher Reaktionszeiten muss die Arbeitszeit in den Nutzeroptionen eingetragen sein

Aufruf

Der Aufruf erfolgt über das Modul TKD-Statistiken. Vorher ist der Auswertungszeitraum zu selektieren. Damit die Reaktionszeiten etc. nicht von Auslieferungen oder ähnlichem verzerrt werden, können Zusatzvorgangsarten selektiert werden. Für den Lagerumschlag können TKD-Artikelarten selektiert werden. Zusätzlich kann auf einen Lieferanten eingeschränkt werden.

Es werden alle Technikereinsätze entsprechend der angegeben Auswahlkriterien ermittelt. Diese Einsätze werden an Excel ausgegeben in den Komprimierungsstufen:

Einsätze komplett
Einsätze pro Kunden
Einsätze pro Maschine
Einsätze pro Modellartikel

Zur Ermittlung der Reaktionszeit wird die in den Nutzeroptionen eingetragene Arbeitszeit unter Berücksichtigung der in der Feiertags.ini eingetragenen Feiertage herangezogen. Sind diese nicht gepflegt fällt die Ermittlung auf eine Arbeitszeit von 8:00 - 17:00 Uhr zurück.

MTBF (mean time between failures) wird in Stunden angegeben und errechnet sich aus 8 Stunden pro Arbeitstag unter Berücksichtigung der Feiertage. Für MCBF (mean clicks between failures) wird ein Gesamtzähler herangezogen. Dieser berechnet sich aus Klicks * Klickfaktor. Im Folgendem ein Beispiel für eine Farbmaschine:

Am Modellartikel hinterlegte Klickfaktoren:

Am Gerät hinterlegte Zählerstände:

Berechnung:

Ausgabe der Lagerkennziffern

Im Tabellenblatt „Lagerumschlag“ werden zusätzlich die Lagerkennziffern ermittelt. Für die Ermittlung der Kennziffern wird der in der Selektionsmaske angegebene Lieferant und die Lagerkennung herangezogen.

Folgende Werte werden für den angegebenen Zeitraum ermittelt:

Der Lagerumschlag wird mit folgender Formel berechnet:

Beispiel:

Ein Artikel wird 12 x im Zeitraum verkauft und durchschnittlich liegen 4 Stück am Lager, dann berechnet sich der Lagerumschlag: 12/4 = 3.

vertraege:abrechnungsmodus

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:10+00:00

Abrechnungsmodus

Der Abrechnungsmodus gibt an, wie ein Vertrag abgerechnet werden soll. Folgende Auswahl kann getroffen werden:

im Voraus
rückwirkend
einmalig
mittelschüssig
Mit diesem Abrechnungsmodus wird der Erlös erst fällig, wenn die Hälfte des Abrechnungszeitraumes verstrichen ist.

Abrechnung monatlich, mittelschüssig (Monat Januar). Am 1.1. keine Abrechnung, ab 15.1. Abrechnung des Januar fällig

Standard
Der Eintrag Standard bedeutet bei Pauschalen „im Voraus“ und bei Klickerlösen „rückwirkend“

vertraege:maschine_hinzufuegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-01T13:25:35+00:00

Maschine(n) zu einem Vertrag hinzufügen

Maschine hinzufügen

Im Modul Verträge kann über die Modulfunktion “Maschinen/Erlöse hinzufügen” Maschinen und deren Erlöse mit allen wichtigen Parametern zu einem Vertrag hinzugefügt werden. Die Funktion finden Sie in der rechten Leiste oder in der oberen Menüleiste unter Modulfunktionen.

Es öffnet sich folgendes Fenster, indem Sie über die Fernglassuche die hinzuzufügenden Maschinen auswählen können.

Sie sind dann im oberen Bereich der Liste zur Prüfung noch einmal aufgelistet. Fälschlicherweise hinzugefügte Maschinen können zeilenweise wieder herausgelöscht werden.

Erlöse hinzufügen

Im unteren Bereich werden die Werte der einzelnen Erlöse hinterlegt.

Feld	Beschreibung
Abrechnungsart	Wird die Abrechnungsart „Poolabrechnung“ verwendet, so wird automatisch ein Pool angelegt, wobei auszuwählen ist, ob es sich um einen statischen oder einen dynamischen Pool handelt. (siehe hier).
Erlösartikel
Rate
Rechnungskennzeichen
Rechnungsempfänger
Gruppierung

Ganz rechts findet man die Zähler. Es sind alle an den hinzuzufügenden Maschinen befindlichen Zähler aufgelistet. Soll ein Zähler nicht in diesem Vertrag angelegt werden, ist der entsprechende Haken zu entfernen. Zudem kann hier eine Gruppierung für Klick angegeben werden.

Mit Klick auf “Ok” werden die Daten in den Vertrag übernommen.

Eine Übersicht aller zum Vertrag zugehörigen Maschinen finden Sie im Modul Verträge im Reiter Maschinen.

vertraege:registerkarte_maschinen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-02T07:05:52+00:00

Registerkarte Maschinen

In 3 Spalten werden die drei Erlösarten Miete, Wartung und Klick angezeigt. Befindet sich darin kein Symbol, dann gibt es diesen Erlös in dem Vertrag für diese Maschine nicht. Ein grünes Häkchen zeigt an, dass ein aktiver Erlös vorhanden ist. Wird das Symbol einer Uhr angezeigt, dann ist der Erlös entweder noch nicht oder nicht mehr aktiv.

Zu jeder Maschine gibt es noch das Feld Bemerkung. Hier ist darauf zu achten, dass manche Kundenformulare so angepasst sind, dass diese Bemerkung mit auf der Kundenrechnung angedruckt wird.

Vertraege, Maschinen

vertraege:uebersicht_modulfunktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-18T08:58:42+00:00

Übersicht Modulfunktionen Verträge

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht aller im Modul Verträge existierenden Modulfunktionen. Bitte beachten Sie, dass einge Funktionen erst mit Nutzung von Lizenzen verfügbar sind.

Modulfunktionen

Aktivität anlegen

Sie haben die Möglichkeit eine Aktivität zum Vertrag anzulegen.

Vertrag abrechnen

Sie werden in das Modul Vertragsabrechnung weitergeleitet, wo die Vertragsnummer bereits in der Übersicht eingetragen wurde.

Zählerstände eingeben

Sie werden in das Modul Zählerstandserfassung weitergeleitet, wo die Zählerstände eingeben, bearbeitet und freigegeben werden können.

Abrechnungshistorie

Es öffnet sich eine Übersicht in der alle abgerechneten Erlöse des Vertrages aufgelistet sind.

Maschinen/Erlöse hinzufügen

Über diese Funktion können weitere Maschinen bzw. Erlöse dem Vertrag hinzugefügt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Maschine(n) zu einem Vertrag hinzufügen.

Erlöse ändern

Über diese Funktion können Sie die Erlöse des Vertrages anpassen.

Bitte beachten Sie, dass ein Erlös im Reiter Erlöse ausgewählt sein muss, um die Bearbeitung zu beginnen.

Vertragsleistungen ändern

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit weitere Vertragsleistungen dem Vertrag hinzuzufügen bzw. Vertragsleistungen direkt auszuschließen.

Vertragsleistungen können dabei folgendermaßen gepflegt werden:

Löschen: Alle markierten Vertragsleistungen werden gelöscht .
Hinzufügen: Zu allen markierten Maschinen kann jeweils eine neue Vertragsleistung hinzugefügt werden. Sind keine Maschinen markiert, so wird die angegebene Leistung zu allen Vertragsmaschinen des aktuellen Vertrages hinzugefügt.
Ändern: Sind einheitliche Vertragsleistungen markiert (z.B. Vertragsleistungen für eine bestimmte Warengruppe oder einen bestimmten Artikel), so kann durch Markierung der Checkbox „Änderung“ eine Massenänderung ausgeführt werden. Die Vertragsleistungsart wird in diesem Fall auf der Maske gesperrt, die Leistung (z.B. Warengruppe oder Artikel) kann geändert werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Vertragsleistungen.

Vertragszeitraum ändern

Mit dieser Funktion können Sie den Beginn und das Ende des Vertrages ändern. Die Funktion erlaubt es auch ein Datum von der Aktualisierung auszunehmen, hierfür muss das entsprechende Eingabefeld geleert werden.

CO Portal Ready

Überprüfung der Einstellungen des Vertrages für CO Portal bzw. für die Zählerstandsmeldung per Portal. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Zählerstände via CO Portal.

Bei Erfassung eines Ansprechpartners und bei der Funktion ‚Portal Ready‘ wird geprüft, ob die Anmeldedaten (Portal-Mail-Adresse + Portal-Passwort) eindeutig sind und es wird ggf. eine entsprechende Meldung ausgegeben. Grund: Nicht eindeutige Anmeldedaten lassen die Anmeldung an CO-Portal scheitern.

Zu Preisanpassung hinzufügen

Mit dieser Funktion können Sie den Vertrag zu einer Preisanpassung hinzufügen, wählbar über die Nummer der bestehenden Anpassung, oder eine neue Preisanpassung mit Bezeichnung, Anpassung zum und Erlösen anlegen.

Diese Funktion ist nur in der Übersicht des Moduls nutzbar.

Eigentümer wechseln

Sie haben die Möglichkeit über ein Eingabe-Fenster den Eigentümer der Maschine zu wechseln. Die Änderungen werden direkt an die Maschine übernommen.

Um diese Funktionen nutzen zu können, müssen Sie im Reiter Maschinen befinden und eine Maschine auswählen, ansonsten ist die Funktion ausgegraut.

beendete Verträge anzeigen

Wenn der Haken gesetzt ist, werden Ihnen im Reiter Übersicht des Moduls auch beendete Verträge mit angezeigt. Diese sind ansonsten standardmäßig nicht sichtbar.

beendete Erlöse anzeigen

Damit können unter dem Reiter Erlöse bereits beendete Vertragserlöse angezeigt werden. Standardmäßig werden diese nicht angezeigt.

Vertragsnummern ändern

Mit dieser Funktion können Sie bestehenden Verträgen eine neue Vertragsnummer zu weisen. Sie können diese manuell eingeben oder sich aus dem Nummernkreis vorschlagen lassen. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragsnummern ändern.

Rückkaufswert ermitteln

Es werden in einer separaten Maske alle aktiven Mieterlöse des Vertrages angezeigt.

Das Stichtagsdatum der Maske bestimmt, zu welchem Datum der Rückkaufswert ermittelt werden soll. Das Datum wird mit dem Ende des aktuellen Monats bzw. des Folgemonates vorbelegt, je nachdem ob der Aufruf bis zum 15. eines Monats oder später erfolgt.

Die Restlaufzeit errechnet sich aus den verbleibenden Monaten vom Stichtag bis zum Mietende. Diese Restlaufzeit, multipliziert mit der Rate, ergibt den Rückkaufswert des Gerätes.

Im oberen Bereich wird immer die Summe aller Rückkaufswerte dargestellt.

vertragsabrechnung:einmalrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T08:34:18+00:00

Einmalrechnungen

Concept Office bietet die Möglichkeit, Vertragserlöse nur einmalig in Papierform abzurechnen und nachfolgende Rechnungen nicht auszudrucken.

Arbeitsweise

Wird ein mit Einmalrechnung gekennzeichneter Vertrag abgerechnet, verarbeitet Concept Office die Daten wie bei einer klassischen Abrechnung. Handelt es sich um die erste Abrechnung, wird diese auch gedruckt. Handelt es sich um eine Folgeabrechnung, werden die Daten für das Druckdokument regulär erzeugt - inklusive Umsatzdaten und Bereitstellung für die Finanzbuchhaltung - der Ausdruck wird aber unterdrückt.

Einstellungen im Vertrag

Im Modul Verträge auf der Registerkarte Rechnungsempfänger/Optionen gibt es hierfür die DropDown-Auswahl Einmalrechnung.

Sie steuert für den gesamten Vertrag, ob und welche Erlöse einmalig abgerechnet werden sollen.

Nicht jede Kombination von Klickerlösen und Einmalrechnung-Einstellung ist sinnvoll. Concept Office erlaubt die Eingabe aber in jedem Fall.

Belegnummern

Für Einmalrechnungen existiert ein gesonderter Belegnummernkreis. Diese Nummern werden sowohl bei der erstmaligen Abrechnung mit Papierausdruck verwendet, als auch bei den Folgeabrechnungen ohne Beleg. Die Belegnummer wird auch bei den Folgeabrechnungen bei der FiBu-Übergabe berücksichtigt.

Reportlayout

Es existiert ein gesonderter Report Vertragseinmalrechnung. Dieser kann nach Ihren Vorgaben angepasst werden, um diesem Anwendungsfall bestmöglich gerecht zu werden.

Der Report kommt nur zur Anwendung, wenn ausschließlich einmalig abzurechnende Erlöse berücksichtigt werden. Aktivieren Sie bei der Vertragsabrechnung daher nur die Erlösarten, die als einmalig gekennzeichnet sind.

Beispiel: Wenn nur Pauschalen als Einmalrechnung eingestellt sind, sollten bei Berücksichtigen die Haken Miete und Wartung aktiviert werden.

Nachträgliches Drucken

Sollte doch einmal eine Folgeabrechnung gedruckt werden müssen, kann dies direkt im Modul Vertragsabrechnung bei den Optionen angehakt werden.

Nachträglich kann jede Folgerechnung über die Druckwiederholung oder die Dokumentenansicht, beispielsweise im Unterbaum des Vertrages, ausgedruckt werden.

Vertraege, Vertragsabrechung

vertragsabrechnung:fehlermeldung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T08:36:26+00:00

Mögliche Fehler bei der Vertragsabrechnung

Auf dieser Seite befinden sich mögliche Ursachen und Behebungsmöglichkeiten für die Fehlermeldung „Kein Pool-Mastererlös gefunden“.

Fehlender Haken bei Poolerlös

Problem:

Der Haken „Poolerlös“ ist in der Vertragsabrechnung nicht gesetzt.

Lösung:

Im Modul Vertragsabrechnung muss wie im nachfolgenden Bild ersichtlich unter Berücksichtigen der Haken bei Poolerlöse gesetzt werden. Ist dieser nicht gesetzt, erfolgt keine Abrechnung von Poolerlösen.

Bereits abgerechnete Zählerstände

Problem:

Maschinen wurde im Vertrag mit einem Startdatum aufgenommen. Die Abrechnung für den Erlös ist im Pool jedoch schon durchgeführt worden.

Lösung:

Variante a: In diesem Fall das Beginndatum für diesen Erlös am Gerät so setzen, dass die Abrechnung zum nächsten Intervall erfolgt

Variante b: Ist der Pool bereits für diesen Zeitraum abgerechnet, dann kann das Gerät auch einzeln für diesen Zeitraum abgerechnet werden und wird nach der Abrechnung in den Pool aufgenommen.

Falsche Poolgruppe

Problem:

Die Meldung kommt bei der Abrechnung der Klicks und die bereits benannten Punkte sind nicht der Fall.

Lösung:

Prüfen Sie, ob das Gerät den richtigen „Zähler“ hat und damit in der entsprechenden Poolgruppe zugeordnet ist.

vertragsabrechnung:vertragsabrechnung_durchfuehren

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T08:39:12+00:00

Vertragsabrechnung durchführen

Die Abrechnung von Verträgen findet im Modul Vertragsabrechnung statt. Dieses finden Sie im Strukturbaum unter Kundendienst-Aktuell.

Auswahl

Im ersten Schritt wird eine Auswahl getroffen, welche Verträge abgerechnet werden sollen. Eine Abrechnung ist sowohl für einzelne als auch mehrere Verträge gleichzeitig möglich.

Folgende Möglichkeiten stehen dabei zur Verfügung:

Vertragsnummer (von-bis)
Vertragsarten
Firmennummer (von-bis)
Rechnungsempfänger
Erlösartikel
Geschäftsbereich
Abrechnungsintervall
Zahlungsbedingung
Druck-Kundengruppe
Kundengruppe
Filiale
Servicepartnerverträge (nur mit aktiver Lizenz sichtbar)

Anschließend können die Daten für „Abrechnung zum“ sowie für das „Rechnungsdatum“ festgelegt werden. Das Rechnungsdatum wird standardmäßig mit dem aktuellen Tag vor belegt.

Berücksichtigen

Nachdem die Verträge ausgewählt wurden, können im Abschnitt Berücksichtigen ausgewählt werden, welche Erlösarten einbezogen werden sollen.

Für die Abrechnung von Klickerlösen im Pool muss der Haken bei Klick und Poolerlöse gesetzt werden, sonst wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Optionen

In diesem Abschnitt besteht die Möglichkeit eine Reihe von Optionen zu wählen, die bei der Vertragsabrechnung berücksichtigt werden sollen. Alle weiteren Informationen dazu finden Sie auf der Unterseite Optionen der Vertragsabrechnung.

Nachdem alles ausgewählt wurde, kann über die Menüleiste „Drucken“ Vertragsabrechnung abgeschlossen werden.

Neben den Optionen beeinflussen verschiedene Konfigurationen die Vertragsabrechnung.

vorgaenge:abrufauftrag

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-25T07:12:35+00:00

Abrufauftrag

Im Folgenden wird der Ablauf eines Abrufauftrages beschrieben. Der Kunde bestellt eine große Menge eines Artikels (zum Beispiel Papier), bezahlt dies im Voraus und ruft es in kleineren Mengen ab.

Vorbereitung

Zum Abarbeiten eines Abrufauftrags wird eine Zusatzvorgangsart benötigt. Diese muss die Eigenschaft Abrufauftrag aufweisen.

Zudem wird ein Abschlagsartikel benötigt, da die Vorausberechnung via Abschlagsrechnung erfolgt.

Ablauf

Bei der Anlage eines Abrufauftrages wird die Zusatzvorgangsart hinterlegt. Der Artikel wird mit seiner gesamten Menge erfasst. Anschließend wird die Abschlagsposition mit einem Rabatt von 100% angelegt - sofern der Kunde die komplette Menge im Voraus bezahlt.

Nun kann die Abschlagsrechnung gedruckt werden (siehe Abschlagsrechnungen). Im Laufe der Zeit wird die Ware in Teilen/Teilmengen bestellt und geliefert.

Ist der Artikel komplett geliefert, schließt man den Auftrag mit einer ausgleichenden Nullrechnung ab.

Wird bei dem Kunden in einem anderen Auftrag dieser Artikel erfasst, so erscheint ein Warnhinweis, das es zu diesem Artikel einen offenen Abrufauftrag gibt.

vorgaenge:angebote_schreiben_mit_winword

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:12+00:00

Angebote schreiben mit Winword

Concept Office bietet die Möglichkeit, Angebotsdaten an WinWord zu übergeben. Dazu muss eine extra erstellte Word-Vorlage vorhanden sein.

Kurzbeschreibung zum Erstellen der Wordvorlage

Kopfbereich/Fußbereich

Es werden Felder unterstützt, die in der Tabelle AngebotsDruckkopf vorhanden sind.

z.B. Feld „AngebotsNummer“ - für die Nutzung in der Wordvorlage muss dort eine Dokumentenvariable mit dem Name „AngebotsNummer“ integriert werden.

Positionsbereich

Der Positionsbereich wird mittels einer Tabelle ausgestaltet. Dabei werden die Spaltenüberschriften benutzt, um die Inhalte zu definieren.

z.B.

Überschriftszeile der Tabelle:

Posnr ArtikelNr Bez Bild Menge Preis Rabatt Wert

In diesem Beispiel ist die Positionsnummer die erste Spalte, die Artikelnummer die zweite usw … Da die Spalten nicht in jedem Fall genauestens benannt sein werden, arbeitet Concept Office hier mit einem Näherungsverfahren. Als Spalte für die Positionsnummer wird alles erkannt, das in der Überschrift den Wert „Pos“ enthält. Die Spalte könnte demzufolge auch wie folgt benannt werden: „Pos“, „Position“, „Angebots-Pos“, …

Bitte beachten Sie, dass die Erstellung der Wordvorlage kundenseitig erfolgen muss ! Zusätzlich ist eine Anpassung des Dictionarys notwendig !

vorgaenge:bearbeitungsstatus

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:12+00:00

Bearbeitungsstatus eines Vorgangs

Der Bearbeitungsstatus eines Vorgangs gibt an, in welchem Zustand der Vorgang sich zum aktuellen Zeitpunkt befindet, d.h. inwieweit bisher eine Bearbeitung erfolgte.

Reihenfolge der Status

Die Bearbeitungstatus besitzen eine gewisse Reihenfolge, jedoch wird nicht jeder Status wird in jedem Vorgang tatsächlich erreicht.

Der Status eines Vorgangs lässt sich zwar manuell verändern, im Regelfall wird der Status durch den Druck der Vorgangsformulare gesetzt.

Nicht jeder Status lässt sich zu jederzeit manuell setzen. Manchmal muss zuvor eine inhaltliche Änderung des Vorgangs durch den Sachbearbeiter erfolgen.

Übersicht der Status

erfasst

Der Vorgang wurde bisher nur angelegt.

angeboten

Der Kunde hat bereits ein Angebot zu diesem Vorgang erhalten.

bestätigt

Der Vorgang wurde durch den Kunden bestätigt.

Hier sind diese Sonderrechte zu beachten:

Sonderrecht Vorgänge bestätigen

Erlaubt dem Bearbeiter den Bearbeitungsstatus eines Vorganges auf "bestätigt" zu setzen.

Nein
Ja

Sonderrecht Bestätigte Vorgänge bearbeiten

Ist der Benutzer dazu befugt Vorgänge mit einem bestätigten Bearbeitungsstatus zu bearbeiten?

Ja
Nein

teilgeliefert

Ein Teil der Vorgangspositionen wurde bereits ausgeliefert.

geliefert

Alle Positionen des Vorgangs wurden vollständig geliefert.

teilberechnet

Ein Teil der Positionen wurde bereits geliefert und fakturiert.

Der Status gibt keine Auskunft darüber, ob Fakturierrückstände existieren.

erledigt

Alle Positionen des Vorgangs wurden vollständig geliefert und fakturiert.
oder
Der Angebotsvorgang wurde vom Kunden nicht beauftragt. Nähere Hinweise hierzu finden Sie im Artikel Angebotswesen.

Konfigurationsmöglichkeiten

Concept Office bietet die Möglichkeit den Status für die Neuerfassung vorzubelegen.

Konfiguration 37: Vorgangsstatus bei Neuerfassung in Vorgangsbearbeitung

0 - erfasst
1 - angeboten
2 - bestätigt

Konfiguration 125: Vorgangsstatus bei Neuerfassung in Serviceaufträgen

0 - erfasst
1 - angeboten
2 - bestätigt

Außerdem können die Statuswechsel über eine Reihe von Benutzerrechten für die einzelnen Programmbenutzer eingeschränkt werden.

Sonderrechte

Auch werden von Concept Office Sonderrechte angeboten, die den Bearbeitungsstatus beeinflussen.

Sonderrecht Angebote erledigen und "verloren" setzen

Wenn zugewiesen, das der Benutzer den Vorgangsstatus von angeboten auf erledigt setzen.

Nein
Ja

Sonderrecht Erledigte Vorgänge reaktivieren

Wenn zugewiesen, das der Benutzer den Vorgangsstatus von erledigt auf teilberechnet zurücksetzen.

Nein
Ja

Sonderrecht Sofortstorno auch nach erfolgter FiBu-Übergabe erlauben

Wenn gewährt kann der Bearbeiter jederzeit eine Rechnung stornieren.

Nein
Ja

Sonderrecht Vorgänge bestätigen

Wenn zugewiesen, darf der Benutzer den Vorgangsstatus von angeboten auf bestätigt setzen, ohne eine Auftragsbestätigung zu drucken.

Nein
Ja

Sonderrecht Erfasste Vorgänge löschen

Bestimmt, ob ein Bearbeiter das Recht hat Vorgänge mit dem Status "Erfasst" löschen kann.

kein Recht
Recht vorhanden

Vorgaenge, Bearbeitungsstatus

vorgaenge:direktlieferinfo

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:12+00:00

Direktlieferinfo

In diesem Feld kann Lieferdatum und Lieferscheinnummer des Lieferanten hinterlegt werden, wenn dieser die Ware direkt zum Kunden geliefert hat. Die hier eingetragenen Daten werden auf der Rechnung als Leistungsdaten vermerkt.

Die Mandanten-Konfiguration 234 füllt das Feld automatisch. Wird diese Konfiguration aktiviert, ist es sinnvoll mit Konfiguration 235 das Feld Lieferscheinnummer im Modul Warenbuchung zum Pflichtfeld zu machen.

Konfiguration 234: Beim Buchen des Wareneinganges Direktlieferinformation am Vorgang eintragen

0 - Nein
1 - Ja

Vorgaenge

vorgaenge:eigenbedarf

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-14T11:22:13+00:00

Eigenbedarf

Um eine Warenausgabe im eigenen Unternehmen abzubilden, kann die Vorgangsbearbeitung benutzt werden. Zuvor sind jedoch einige Stammdaten anzupassen.

Vorbereitungen

spezielle Zusatzvorgangsart

Sie benötigen eine Zusatzvorgangsart mit speziellen Eigenschaften.

Die Zusatzvorgangsart muss nicht auftragseingangswirksam und mit Umsatzwirksamkeit nein, erledigt mit Lieferung gekennzeichnet sein.

spezieller Kunde

Sie benötigen eine Firma, welche ihr Unternehmen, die Filiale oder den Mitarbeiter repräsentiert.

Die Firma wird später als Kunde im Vorgang eingesetzt.

In den Kundendaten kann diesem Kunden auch fest eine Zusatzvorgangsart zugeordnet werden, die bei Auftragsanlage automatisch eingetragen wird.

Verwendung

Wenn Sie einen Eigenbedarf-Vorgang abwickeln wollen, erstellen Sie zunächst einen Vorgang. Wählen Sie als Kunde Ihren Eigenbedarfskunden aus und stellen Sie die entsprechende Zusatzvorgangsart ein.

Erfassen Sie die Vorgangspositionen und unternehmen Sie alle gewünschten Schritte bis zur Lieferschein-Erstellung. Nachdem der Lieferschein gedruckt wurde, wird der Vorgang automatisch in den Status erledigt gesetzt.

Statistik

Im Statistikmodul können Sie auch Vorgänge mit einer besonderen Zusatzvorgangsart auswerten.

Nachdem Sie Ihre Selektion ausgewählt haben, stellen Sie die gewünschten Druckparameter ein.

Sie erhalten eine statistische Auswertung, die Sie nach Bedarf exportieren oder direkt drucken können.

Vorgaenge, Eigenbedarf

vorgaenge:ekanalyse

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-25T13:45:15+00:00

Einkaufsanalyse eine Vorgangs

Die Modulfunktion EK-Analyse ermöglicht es für die im aktuellen Vorgang erfassten Artikel gezielt Lieferanten zuzuordnen. Dies kann durch manuelle Zuordnung nachbearbeitet werden.

Ist die Schnittstelle copagent aktiviert, lesen Sie bitte auch diesen Artikel.

Funktionsbeschreibung

Beim Aufruf erzeugt Concept Office eine Tabelle deren Zeilen die Auftragspositionen und deren Spalten die Lieferanten darstellen. Wird ein Artikel bei einem Lieferanten nicht geführt, bleibt die Zelle frei, sonst wird der Preis für die Auftragsmenge der Position angezeigt.

Am Ende der Tabelle sind verschiedene Summierungen und Werte aufgeführt:

Summe möglich: maximaler Bestellwert bei diesem Lieferanten
Summe ist: aktueller zugewiesener Bestellwert
Mindestbestellwert: Lieferanteninformation; wird rot dargestellt, wenn unterschritten
Fracht frei: Lieferanteninformation
Versandkosten:Lieferanteninformation

Abschließend werden die gesamten Einkaufskosten angezeigt.

Artikel mit der Artikelart Fracht/Porto und Bearbeitungsgebühr/Dienstleistung werden in der EK-Analyse nicht angezeigt.

Bearbeitungsmöglichkeiten

Die Schaltfläche Günstigster Lieferant besetzt für alle Artikel den Lieferanten mit dem niedrigsten Preis vor.

Durch manuelles Anhaken von Kontrollkästchen kann ein Artikel einem anderen Lieferant zugeordnet werden. Dies kann beispielsweise genutzt werden um Mindestbestellwerte zu erreichen.

Die EK-Analyse beachtet auch die Frachtkosten für den Vergleich des günstigsten Lieferanten auf Positionsebene. Außerdem wird auf Positionsebene auch der Mindestbestellwertzuschlag beachtet, um den günstigsten Lieferanten zu ermitteln. Beim Setzen des günstigsten Lieferanten gibt es die Möglichkeit die Lieferbarkeit zu beachten, sodass der günstigste Lieferant mit Bestand gewinnt.

Übernahme in die Vorgangspositionen

Durch Klicken auf Schließen werden die angezeigten Einstellungen an die Vorgangspositionen zurückgeschrieben. Zur weiteren Verarbeitung kann die Bestellen-Funktion verwendet werden.

Durch Klicken auf das Abbruchsymbol werden die Eingaben verworfen und die Vorgangspositionen nicht verändert.

vorgaenge, ekanalyse, bestellabwicklung, Modulfunktionen

vorgaenge:versandart

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-04T13:23:42+00:00

Versandart

Die Versandart gibt an, auf welche Art die Ware versendet wird. Versandarten werden unter Weitere Stammdaten / Versandarten gepflegt.

Im Modul Versandarten kann jeder Versandart eine Farbe zugewiesen werden. So ist in CO-Logistik eine schnelle visuelle Zuordnung der Aufträge möglich.

Über die Versandart kann eine Schnittstelle zur DHL-Software angesprochen werden. Damit ist ein automatischer Versandaufkleberdruck möglich.

Achtung bitte verwenden Sie beim Name der Versandart KEINE Sonderzeichen, wenn Sie CO-Logistik im Einsatz haben.

Soe - Lieferstufen und Lieferoptionen

Einzelne Lieferoptionen werden als Erweiterung der Maske Versandarten abgebildet. Als Auslieferungskennzeichen muss an der Versandart Soe LS2, LS3 oder LS4 hinterlegt werden. Die bisherigen Lieferstufen werden über die Codierungen der Lieferoption verwaltet. Diese entspricht der ID in der folgenden Tabelle

neue Tabelle finden Sie unter dem Link Soennecken: neue Lieferstufen und Lieferoptionen (Juni 2025)

alte Tabelle: gilt bis 01.06.2025:

ID	Bezeichnung	Bemerkung	Merkmal	Lieferstufe	Annahme-schluss	Kosten pro Auftrag	Kosten pro Position	LVS-Frachtführer	LVS-Versandart	Staat	Storno-Dankeartikel
005	LS2	Standard	Sammelkennzeichen erforderlich	LS2	17:00	4,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
011	LS3	Standard	-	LS3	17:00	4,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
012	LS3	Anlieferung	nur Paket(e)	LS3	17:00	4,95	0,83	variabel	Paket	frei	ja
013	LS3	Schreibtisch	Paket(e)	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	Paket	DE	ja
024	LS3	Lieferung 10:00 Uhr	Paket(e)	LS3	13:00	14,90	0,83	variabel	Paket	DE	ja
025	LS3	Schreibtisch 10:00 Uhr	Paket(e)	LS3	13:00	19,90	0,83	variabel	Paket	DE	ja
028	LS3	Lieferung 12:00 Uhr	Paket(e)	LS3	13:00	10,90	0,83	variabel	Paket	DE	ja
029	LS3	Schreibtisch 12:00 Uhr	Paket(e)	LS3	13:00	15,90	0,83	variabel	Paket	DE	ja
032	LS4	Standard	Sammelkennzeichen erforderlich	LS4	13:00	4,95	0,83	variabel	Paket	frei	ja
098	LS3	Schreibtisch	Paket(e) GLS	LS3	17:00	6,95	0,83	GLS	Paket	DE	ja
099	LS3	mit Lieferschein außen	nur Komplettlieferungen	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
100	LS3	mit Materialschein außen	nur Komplettlieferungen	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
108	LS3	Schreibtisch	Paket(e) mit xLS mit mehreren Lieferscheinen	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	Paket	DE	ja
111	LS3	Komplettlieferung	wie LO11 aber nur als Komplettlieferung	LS3	17:00	4,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
117	LS3	kein Ersatzartikel	wie LO11 aber ohne Ersatzartikelfindung	LS3	17:00	4,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
122	LS3	mit Lieferschein außen m. T.	wie LO99 aber mit Teillieferungen	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
123	LS2	Stadtfahrer	-	LS2	17:00	2,95	0,83	variabel	variabel	DE	ja

Am Kontakt werden die Standardversandkosten hinterlegt. Über die Versandart kann eine abweichende Versandkostenvereinbarung definiert werden. Es sind weitere Angaben wie Annahmeschluss, Anlieferungsuhrzeit usw. entspr. oben stehender Tabelle möglich.

Wird diese Versandart im Auftrag ausgewählt (oder kommt vom Kunden in den Auftrag), dann

Sollte der Auftrag als Direktlieferung abgewickelt werden.
Wird in der Bestellung als Lieferanschrift die Adresse des Kunden verwendet
Wird die Versandart aus dem Auftrag in die Bestellung übernommen (unabhängig davon wie Mandantenkonfiguration 95 eingestellt ist.)
Wird in die Bestellung (OpenTrans bzw. bei LS3 OpenTrans oder pbsMail) die Lieferstufe übergeben
Wird bei aktivierter Tourenplanung der Auftrag während der Warenzubuchung (manuell oder DESADV) in eine Tour aufgenommen (optional, wenn Auftrag in einer Tour ist.) → Mandantenkonfiguration 231 muss auf 3 (Lieferscheindruck) stehen.
soll bei einer vorgangsbezogenen Bestellung an LS2 oder LS4 über OpenTrans die Tourennummer übermittelt werden, muss zuvor folgender Befehl auf der Datenbank gepflegt werden - die Kontaktnummer ist auf den entsprechenden Lieferanten bezogen:

update kontakte set BestellAusgabeOptionen='<BestellAusgabeOptionen><Format>OpenTransXml</Format><Option><Name>SoenneckenFormat</Name><Wert>1</Wert></Option></BestellAusgabeOptionen>' where kontaktnummer =xxxx

muss Mandantenkonfiguration 102 (Lieferscheindruck bei Warenzugang) auf „keine Aktion“ stehen, da Lieferscheine bereits von Soennecken gedruckt werden
muss Mandantenkonfiguration 234 auf „ja“ stehen (Direktlieferinfos am Vorgang eintragen), damit die Lieferscheinnummer auf die Rechnung gedruckt wird.

Drucken von DHL Versandaufklebern

Ab Januar 2017 wird DHL easylog durch das neue System Versenden im DHL Geschäftskundenportal abgelöst. Um weiter Versandaufkleber lokal ausdrucken zu können, stellt DHL das Tool Pollingclient bereit. Bei der Einrichtung unterstützt die DHL Hotline.

An der Versandart kann ein Auslieferungskennzeichen und der Ausgabepfad gesetzt werden. Beim Lieferscheindruck wird dieses Kennzeichen ausgewertet und bei eingestelltem Kennzeichen „DHL“ werden die Lieferscheindaten als Textdatei im angegebenen Ordner ausgegeben.

Diese Textdatei beinhaltet alle für einen Paketaufkleber relevanten Daten und kann in der DHL-Software weiterverarbeitet werden. Sie ist Semikolon-getrennt und wie folgt aufgebaut:

110704174;Mustermann GmbH;;;12345;Berlin;Musterstraße 12;030 123456;030123457;D;1;4

1.Feld	Lieferscheinnummer
2.Feld	Name 1
3.Feld	Name 2
4.Feld	Name 3
5.Feld	Postleitzahl
6.Feld	Ort
7.Feld	Straße
8.Feld	Telefon Empfänger
9.Feld	Fax Empfänger
10.Feld	Land
11.Feld	Anzahl Pakete
12.Feld	Zoll-Warenart (4 = Warenlieferung)

Bitte vergwissern Sie sich, dass die Konfiguration 66 (Export in externe Systeme) richtig eingestellt ist.

Neben diesem Daten-Export ist weiterhin das Zurücklesen der sogenannten Tracking-Nummer möglich:

Dazu muss seitens des DHL-Tools in dem im CO angegebenen Pfad die entsprechende Access-Datei (.mdb) abgelegt werden. Im Normalfall wird bei dieser Datei von der Namensgebung in der Art wie ELSendEx….mdb ausgegangen. Sollte sich an der Stelle ein anderer Name erforderlich machen, so ist dies mittels Schalter ‚DhlSendungsExportDateiname=*.mdb‘ in der Office.dat einzustellen.

Beim Erstellen neuer Versandarten wird für das Auslieferungskennzeichens „DHL“ die Codierungs-Lieferstufe automatisch mit „V01PAK“ für Pakete befüllt. Für Warenpost muss hier manuell „V62WP“ eingetragen werden. Beim Erstellen der Pollingdatei wird die eingetragene Codierungs Lieferstufe in die Datei übernommen.

Verlinken der Sendungsverfolgung

Wird die Tracking-Url an der Versandart um einen entsprechenden Platzhalter erweitert, so kann am Dokument direkt in die Sendungsverfolgung abgesprungen werden.

…&idc=#trackingid#

Dieser Link wird auch im Vorgang unter Lieferdaten und in der Toureninformation angezeigt. (siehe auch Abruf von Tracking-Info)

Abruf der Tracking-Info

Der Abruf der Tracking-Info (URL) kann, je nach aufgestellter Infrastruktur, durch die Firewall blockiert werden. Diesbezüglich muss die angewandte URL in der Firewall freigegeben werden.

Der Abruf der Tracking-Info erfolgt über die URL des angeschlossenen Versand-Dienstleisters, inklusive der zugehörigen Tracking-ID. Damit der Abruf durch die angeschlossene Firewall nicht blockiert wird, ist es notwendig, die URL des Versand-Dienstleisters in der Firewall zu hinterlegen.

Hinterlegung in der Firewall

Die Hinterlegung der URL sollte in der http UND https-Variante erfolgen und am Ende mit einem * versehen werden:

Beispiele:

http://partner.dachser.com*
https://partner.dachser.com*


http://track.tof.de*
https://track.tof.de*


http://www.gls-group.eu*
https://www.gls-group.eu*

http://www.dhl.de*
https://www.dhl.de*

Lieferbedingungen, Versandbedingungen

Ermittlungsreihenfolge Versandart für Vorgang

Tour
Zusatzvorgangsart
Anschrift (geschäftsbreichsabhänig)
Anschrift (allgemeiner Eintrag (alle))

vorgaenge:xrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-15T08:22:25+00:00

Rechnungsversand per XRechnung

Die XRechnung, ein XML-basiertes Format, ist der aktuelle Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.

Hier finden Sie eine Übersicht der aktuell unterstützten Felder.

Für dieses Modul ist die Lizenz XRechnung erforderlich.

Version XRechnung

Konfiguration 522: Version XRechnung

Angabe der Version XRechnung

0 - aktuelle Version (aktuell implementierte Version)
1 - lt. Einstellung textuell

Da die XRechnungsversion halbjährlich aktualisiert werden, ist es zwingend notwendig, CO regelmäßig zu atualisieren. Nur dadurch kann gewährleistet werden, dass das Portal ihres Auftraggebers die XRechnung nicht ablehnt.

Einrichtung XRechnung

Lizenz prüfen

Unter Administration im Modul Lizenzinfo kann im Reiter Optionen die Lizenz für die XRechnung eingesehen werden. Ist ein Häkchen bei Sonderverarbeitung XRechnung gesetzt, verfügen Sie bereits über die notwendige Lizenz.

Ist die Lizenz nicht vorhanden, muss diese im Ordner Licenses im auf dem Laufwerk C unter dem Ordner CO eingefügt werden. Mit einem Klick auf Lizensieren gelangt man automatisch zu dem entsprechenden Ordner.

Info: Nach dem Einspielen der Lizenz kann ein Neustart von Concept Office notwendig sein.

Einstellungen am Mandanten

Bankverbindung eintragen

Unter Administration im Modul Mandanten wird im Reiter Bankverbindungen die IBAN eingetragen (alle anderen Spalten werden automatisch ausgefüllt).

Falls mehrere Banken existieren, wird automatisch immer die erste aktive Bank für die XRechnung benutzt. Sollen mehrere Banken auf der XRechnung erscheinen, muss ein Bankverbindungs-Schemata angelegt werden.

Bankverbindungs-Schemata anlegen

Um z.B. zwei Bankverbindungen in der XRechnung anzeigen zu lassen, wird dafür ein Schemata im Modul Bankverbindungs-Schemata angelegt. Dieses Modul finden Sie unter Weitere Stammdaten.

Nachdem das Schemata benannt wurde, werden die Banken ausgewählt, welche in der XRechnung angezeigt werden sollen. Wird in der Tabelle Zuordnungen in der Spalte Kunde eine 1 eingetragen, so gilt dieses Schemata für alle Kunden.

Einstellungen im Druck-Manager

Druck-Kundengruppe

Über die Druck-Kundengruppe können Kunden ausgewählt, welche die XRechnung erhalten sollen.

Diese wird unter Administration im Modul Druck-Manager unter Reiter Gruppen und Mitglieder angelegt.

Für die Neuanlage wählen Sie im Grid in einer neuen Zeile die Gruppenart „Kundengruppe“ im Drop-Down-Menü aus. Der Name XRechnung wird in der Spalte „Name“ eingetragen. Das $ setzt sich automatisch nach dem Aktualisieren vor den Namen.

Um nun dieser Gruppe Kunden hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. über das Modul Druck-Manager:

Im Druck-Manager im Reiter „Gruppen und Mitglieder“ können Sie nach Auswahl der Gruppe im unteren Abschnitt der Seite Kunden hinzufügen.
Dies geschieht über die Fernglas-Suche oder die Eingabe der Kundennummer.

2. über das Modul Firmen:

Öffnen Sie das Modul Firmen unter Stammdaten.
Wählen Sie einen Kunden aus und öffnen den Reiter „Kundendaten“.
Im Abschnitt „Allgemein“ befindet sich die Auswahlmöglichkeit für die Druck-Kundengruppe.

Der Kunde, welcher die XRechnung erhalten soll, darf nur einer Email-Gruppe im Kontext von Rechnungen angehören!

Formularzuordnung

Öffnen Sie im Modul Druck-Manager den Reiter „Formularzuordnung“. Fügen Sie in einer neuen Zeile die entsprechende Rechnungsart* (z.B. Rechnung (1) oder Rechnung (Standard)) hinzu.

Folgende Spalten müssen befüllt werden:

Formularname – z.B. Rechnung (1)
Kundengruppe – $XRechnung
Drucker – $EmailXRechnung
Absenderadresse – z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, diese E-Mail-Adresse (welche im Portal als Rechnungs-Mail hinterlegt wurde) muss zwingend in der Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen werden
Absender-Telefonnummer - z.B. senderphone: +49 123 / 456789 (wird verwendet, wenn am Sachbearbeiter keine Telefonnummer hinterlegt ist)
Absendername - z.B. sendername: Max Müller (Rückfallvariante, wenn 1. Sachbearbeiter am Auftrag/Vertrag=0 und/oder 2. angemeldeter Mitarbeiter/Sachbearbeiter keine qualifizierten Namensinformationen trägt)

Sollen mehrere Informationen vorgegeben werden, werden die Informationen mit Komma getrennt in die Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen - z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, senderphone: +49123/456789, sendername: Max Müller

Kontrolle ob Muster oder Standard:

Modul Geschäftsbereiche à Reiter „Textbausteine“ à Reportgruppensatz à Standardaufträge à Mustersatz = z.B. Rechnung (1) oder Standardsatz = z.B. Rechnung (Standard)

Seitensteuerung

Falls zusätzlich zur XRechnung eine PDF oder ein Papierdruck erzeugt werden soll, muss eine Seitensteuerung eingerichtet werden.

In diesem Fall wird eine Seitensteuerung für die Ausgabe der XRechnung und PDF erzeugt. Dafür muss die Seitensteuerung einheitlich benannt werden z.B. „XRechnung + PDF“. Für die XRechnung wird in der Spalte Drucker $EmailXRechnung eingetragen.

Für die PDF wird der Drucker $PDF angegeben. Zusätzlich muss in der Spalte Exportverzeichnins der Pfad angegeben werden, wo die PDF gespeichert werden soll.

Falls eine Seitensteuerung zum Einsatz kommt, dann muss in der Formularzuordnung die Spalte „Seitensteuerung“ ausgewählt werden.

Leitweg-ID und Ziel-Email

Die Leitweg ID wird unter Stammdaten im Modul Firmen im Reiter „Mitarbeiter/Weiteres“ in die Tabelle „Externe Kundennummern“ in die Spalte „Fremdnummer“ eingetragen.

Die Leitweg-ID ist nicht als Pflichtfeld bei der Ausgabe von XRechnungen ausgelegt. Ist diese am Kunden bzw. der Anschrift nicht angegeben, setzt CO automatisch den Wert '(keine Zuordnung)‘ dafür ein.

Es kann zudem ein individueller Standardwert (z.B. ‚unbekannt‘) in der Konfigurationsdatei '< SysDataPfad > \ ImportExport \ XRechnung.ini‘ festgelegt werden:

[General]
BT-10=#unbekannt

Beachten Sie bitte, dass die Leitweg-ID weiterhin bei Rechnungen für Behörden Pflicht ist und in den Stammdaten gepflegt werden muss.

Um die Angabe der Leitweg-ID in den Stammdaten zur Pflicht zu machen, muss ein leerer Standardwert in der XRechnung.ini hinterlegt werden. Dann wird der Rechnungsdruck mit Ausgabe als XRechnung mit einem Fehler abgebrochen, wenn keine Leitweg-ID in den Stammdaten hinterlegt ist.

[General]
BT-10=#

Die Portal-E-Mail wird ebenfalls im Modul Firmen eingetragen. Dafür öffnen Sie den Reiter „Eingabe“. Unter „Verbindungen“ wird die Ziel-Email in der Spalte „RechnungsMail“ hinterlegt.

Email-Einstellungen

Wenn die XRechnung über Outlook versendet werden soll, muss unter Administration im Modul E-Mail Einstellungen der E-Mail Client entsprechend ausgewählt werden. Dadurch wird bei dem Rechnungsdruck die XRechnung in den Ordner Entwürfe im Outlook gelegt und muss manuell gesendet werden.

Soll die Rechnung über SMTP verschickt werden, muss unter dem Reiter „Smtp-Server“ der Server entsprechend eingerichtet werden. Die XRechnung wird dadurch bei Rechnungsdruck sofort an den entsprechenden Empfänger gesendet. Hier muss in der Spalte Absender die einheitliche E-Mail Adresse (z.B. xrechnung@software-concept.de) eingetragen werden. Zusätzlich muss unter dem Reiter „E-Mail Einstellungen“ der SMTP E-Mail Client ausgewählt werden.

Sonderfälle XRechnung

Anschrift bei XRechnung bei mehreren Firmenstandorten, die über Geschäftsbereiche gesteuert werden

Es wird geprüft, ob der im Auftrag bzw. Vertrag hinterlegte Geschäftsbereich (am Vertrag: der Geschäftsbereich für Miete, Wartung oder Klicks, je nach dem was im Vertrag hinterlegt wurde) auf eine Filiale verweist.

Ist dies der Fall, so wird die Anschrift für die XRechnungs-Ausgabe nicht dem Mandanten, sondern der Filiale entnommen.

Ist an der Filiale eine Kundennummer hinterlegt, so wird anhand dieser die Umsatzsteuer-ID ermittelt.

Bitte beachten Sie, dass die Geschäftsbereiche der verschiedenen Vertragserlöse, die gleiche Filiale aufweisen sollten.

Leitweg-ID für mehrere Anschriften einer Firma

Die Leitweg-ID kann zusätzlich pro Rechnungsanschrift angegeben werden.

Hierfür muss in den weiteren Anschriften im Reiter „Weiteres“ im Abschnitt „Warenwirtschaftsdaten“ die geltende Leitweg-ID eingetragen werden. Wenn dieses Feld nicht ausgefüllt wird, greift CO automatisch auf die hinterlegte Leitweg-ID im Modul Firmen zurück.

Gleiches gilt am Vertrag für Miete, Wartung oder Klick, je nachdem was in der Vertragsart freigegeben ist.

Bitte beachten Sie, dass bei verschiedenen Anschriften, pro Vertragserlös die gleiche Leitweg-ID verwendet werden sollte.

Ist die Leitweg-ID an der Anschrift leer, so wird die am Kunden hinterlegte Leitweg-ID verwendet.

Stornorechnung XRechnung

Es gibt die Möglichkeit einzustellen, dass bei Storno einer Rechnung im Modul Formulardruck für Kunden, die XRechungen empfangen, eine Storno-XRechnung ausgegeben wird. Hierfür muss als Zusatzparameter ‚stornobeleg:1‘ in die Rechnungszeile im Druck-Manager eingetragen werden.

Als < InvoiceTypeCode > wird dann der Wert 384 übergeben. Außerdem wird der Knoten <BillingReference> mit der ursprünglichen Rechnungsnummer befüllt. Als ID für die Stornorechnung wird die ursprüngliche Rechnungsnummer mit einem angehängten ‚S‘ ausgegeben.

XRechnung.ini

Im Verzeichnis <SysData>\ImportExport wird die Datei XRechnung.ini unterstützt. Für ausgewählte X-Rechnungs-ID (BT-xx) können Werte angegeben werden, die die Verarbeitung steuern.

Ist die Steuerdatei nicht vorhanden, dann erfolgt die Ausgabe wie dem Wert 0 entsprechend.

Per .ini steuerbare Felder

Feldnummer	Feldname	CO-Punkt	ab Version	Inhalt	Verfügbar ab
BT-10	Leitweg-ID	CO-44419	8.0	siehe - Leitweg-ID	8.2752.107
BT-45	Buyer electronic adress	CO-41589	7.0	Externe Kostenstelle 0 - Name Rechnungsempfänger 1 - Ausgabe der Kostenstelle	7.0.6635
BT-70	Deliver to Party name	CO-40919	8.0	Name abweichende Lieferanschrift 0 - nicht ausgeben 1 - ausgeben	8.1337.85
BT-126	Invoice line identifier	CO-42154/CO-42314	7.0	Vertragsabrechnungen\Vertragsabrechnungskorrekturen 0 - interne Rechnung-Positionsnummer 1 - Ausgabe MaschinenNr, SerinenNr, Stellplatz	7.0.6652 / 8.1771.0

Angaben können erfolgen:

global
pro Mandant
pro Kunde

Bei der Ermittlung werden die gültigen Einstellungen kombiniert.

Beispiel:

Aktuell unterstützt wird ID ‚BT-70’, die im Rahmen einer kostenpflichtigen Anpassung (Name abweichende Lieferanschrift) implementiert wurde.

Standardmäßig wird ‚BT-70‘ ausgegeben (falls keine XRechnung.ini) vorhanden ist. BT-70=1 wird ausgeben BT-70=0 wird unterdrückt (wie ohne .ini).

; Steuert die Ausgabe der XRechnungen
; Datei muss nicht vorhanden sein, dann greifen die programmseitigen Standardwerte


; globale Einstellungen
[General]

;Deliver to party name BT-70 Text 0..1 58
;Der Name des Empfängers, an den die Waren geliefert bzw. für den die Dienstleistungen erbracht werden.
;Das Informationselement ist zu verwenden, wenn der Empfänger vom Erwerber abweicht.
; 1-ausgeben 0-nicht ausgeben
BT-70=1

; Einstellungen für Mandant 98, übersteuert globale Einstellungen
[General_98]
BT-70=0

; Einstellungen für Kunden 61, übersteuert globale und Mandanteneinstellungen 
[Kunde_61]
; Ausgabe unterdrücken
BT-70=0

warenbuchung:registerkarte_offene_bestellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-02T09:20:11+00:00

Offene Bestellungen

In dieser Registerkarte werden ausgelöste Bestellungen nach Wareneingang auf die Läger oder die offenen Vorgänge gebucht.

Beim Buchen offener Bestellungen ist die Zuweisung von Stellplätzen für Kommissionsware möglich. Der Stellplatz kann auf der Registerkarte Offene Bestellungen für Kommissionsläger angegeben werden und wird bei der Zubuchung in das Wareneingangsprotokoll übernommen.

Sofern der zugebuchte Artikel einem Vorgang zugeordnet wird (bei automatischer Zuordnung auf offene Vorgänge oder bei Zubuchung über offene Bestellungen), wird die Stellplatz-Information in die Vorgangsposition übernommen und beim Packzetteldruck ausgegeben.

Zubuchen

Sie haben die Möglichkeit eine offene Bestellung komplett zu zubuchen oder nur einzelne Positionen dieser.

Komplett zubuchen

Wählen Sie eine offene Bestellung aus und tragen in der Tabelle „Bestellpositionen“ in der Spalte „Neu“ die gelieferte Menge ein. Bei Bestellungen mit vielen Posiionen empfiehlt es sich den Button „Mengen vorbelegen“ zu nutzen. Dieser ersetzt die händische Arbeit. Anschließend klicken Sie auf „komplett zubuchen“. Damit schließt sich die Bestellung und verschwindet aus der Übersicht.

Positionsweise zubuchen

Alternativ können Sie auch einzelne Positionen buchen, indem Sie die offene Bestellung auswählen und bei der gewählten Position die Menge eintragen. Mit anschließendem Klick auf „Positionsweise zubuchen“ wird nur die Position gebucht. In diesem Fall bleibt die Bestellung in der Übersicht erhalten, da noch offene Posten vorhanden sind.

Weitere Informationen: Überlieferung und Reklamation.

Auf offene Vorgänge verteilen

Im Abschnitt Buchen kann entschieden werden, wie die gebuchte Menge auf offene Vorgänge zugeteilt werden soll. Nachfolgende Einstellungen sind möglich:

- nicht verteilen: Ware wird ans Lager gebucht, auf keine Vorgänge verteilt

- immer verteilen: Es wird auf offene Vorgänge verteilt, egal ob vorgangsbezogene Bestellung, ältester Vorgang wird zu erst bedient. → Standardeinstellung

- verteilen, nur bei Vorgangsbezug: Die Ware der gewählten Bestellung wird auf offene Vorgänge mit dieser Bestellung gebucht (aus Vorgang/Vorgängen bestellt).

- immer verteilen, neg. Bestand ausgleichen: Wenn der Lagerartikel negativen Bestand hat, wird bei der Warenbuchung erst der negative Bestand ausgeglichen/versucht auszugleichen, dann erst wird der Vorgang bedient.

Weiteres

Beim Zubuchen gibt es ein Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Einkaufspreisänderung einer Bestellposition nach Zubuchung noch möglich.

Erlaubt dem Bearbeiter Einkaufspreise in einer Bestellposition nach Zubuchung zu ändern.

Nein
Ja

warenbuchung:umbuchung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-25T13:11:02+00:00

Warenbuchung. Manuelle Umbuchungen

Wenn einzelne Artikel, ohne Erstellen eines Umbuchungsvorschlages, von einem Lager an ein anderes umgebucht werden müssen, dann kann dies manuell im Modul Warenbuchungen erfolgen.

Im Modul Warenbuchungen in „Artikel“ wechseln.
Unter „Auswahl“ als Lager, dass Quelllager auswählen.
In der Rubrik Artikel, als „Art“ „Umbuchung“ auswählen und die umzubuchenden Artikel in Artikelnummer eingeben.
Als Ziellager wird in der jeweiligen Position das Lager ausgewählt, auf welches die Artikel umgebucht werden sollen.
Über „Buchen“ wird der Umbuchungsvorgang ausgeführt. Ist ein Umbuchungslager vorgesehen, so wird durch „Buchen“ eine Kommission in diesem Zwischenlager angelegt, wenn die nachfolgende Meldung mit „Ja“ bestätigt wird. Mit „Nein“ erfolgt die direkte Buchung auf das Ziellager.
Wird mit „Ja Bestätigt, dann erfolgt die weitere Bearbeitung der Kommission, wie bei kommissionierten Umbuchungsvorschlägen, über den Button „Kommissionierte einlesen.

Seiten in diesem Namensraum:

Artikel

Bestellungseingang mit gleichzeitiger Reklamation

Offene Bestellungen

Seriennummern importieren

Warenbuchung (WB)

W (Fortsetzung)

Warenbuchung

warenbuchung:warenbuchung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T09:02:23+00:00

Warenbuchung (WB)

In diesem Modul werden Ihre Bestellungen zugebucht. Dabei lässt sich die Ware entweder auf Ihre Läger oder auf rückständige Vorgänge verteilen. Zudem können Sie hier Zubuchungen ohne Bestellung, Bestandsbuchungen und Umbuchungen zwischen Ihren Lägern vornehmen.

Für das Zubuchen der offenen Bestellungen wird unter „Lager:“ das entsprechenden Lager ausgewählt.

Wird vom Lieferanten die eigene Bestellnummer mit angegeben, dann kann über die Eingabe unter „Bestellnummer“, direkt diese Bestellung aufgerufen werden.

Beim Zubuchen gibt es die Optionen „Komplett zubuchen“ bzw. „Positionsweise zubuchen“.

„Komplett zubuchen“ - zugebucht wird bei Kompletter Lieferung der Ware.
„Positionsweise zubuchen“. Bei Teillieferungen, wobei hier die entsprechende markierte Position vom Zubuchen ausgeschlossen, bzw. eingeschlossen werden kann.
Durch „Menge vorbelegen“, wobei hier die Positionen mit der bestellten Menge vorbelegt werden und nur Änderungen unter „neu“ abgeändert werden müssen.

Über die Markierung „ausschließen„, oder „einschließen“ kann entschieden werden, ob das Vorbelegen der Menge für die markierte(n) Position(en) erfolgen , oder ausgeschlossen werden soll.

Wird unter „neu“ eine abweichende Menge eingetragen, so wird diese Menge zugebucht.

ist diese Menge kleiner, als die bestellte Menge, dann bleibt die Bestellung mit dieser Position offen.
ist die Menge größer, als die bestellte Menge, dann wird über einen Hinweis die Differenzmenge als „überliefert“ eingetragen.
wird beschädigte Ware angeliefert, so wird unter „neu“ die gelieferte Menge eingetragen und unter „reklamiert“ wird die beschädigte Menge eingetragen. Unter „Status“ wird ein vordefinierter Reklamationsgrund ausgewählt. Unter „Bemerkung“ kann der Reklamationsgrund noch ergänzt werden.
Sind Mengen unter „neu“ eingetragen, so wird anschließend über „Positionsweise zubuchen“ der Buchungsvorgang abgeschlossen.

Überlieferte und reklamierte Positionen werden auf ein Reklamationslager umgebucht. Dieses Lager muss im Modul Läger, mit der Qualifikation „Reklamationslager“ angelegt werden.

Bei reklamierten Positionen wird die reklamierte Menge von der bestellten Menge abgezogen und die Bestellung bleibt mit dieser Position offen.

Bei überlieferten Positionen wird nur die bestellte Menge auf die Bestellposition angerechnet.

Die Option „auf offene Vorgänge verteilen“ bewirkt ein Zubuchen von Artikeln auf lagerbezogene Vorgänge. Hier werden in Reihenfolge der Vorgangsanlage den einzelnen Vorgängen die Artikel zugeteilt, bis die bestellte Menge ausgeschöpft ist. Nicht zugeordnete Artikel werden auf das entsprechende Lager gebucht.

Durch den Haken unter „Zubuchungsprotokoll automatisch“, wird mit dem Buchungsvorgang ein Zubuchungsprotokoll ausgedruckt

Seiten in diesem Namensraum:

Artikel

Bestellungseingang mit gleichzeitiger Reklamation

Offene Bestellungen

Seriennummern importieren

Warenbuchung. Manuelle Umbuchungen

W (Fortsetzung)

Warenbuchung

weitere_stammdaten:anlagereihenfolge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:18+00:00

Anlagereihenfolge der weiteren Stammdaten

Die Stammdaten bauen inhaltlich aufeinander auf. Daher ist es sinnvoll, mit sogenannten Hilfdaten zu beginnen und sich zu den komplexeren Datenstrukturen hinzuarbeiten. Nachfolgend finden Sie eine sinnvolle Reihenfolge zur Abarbeitung.

Es geht nicht um eine vollständige Erfassung aller möglicherweise benötigten Daten, sondern um eine Art Basisdatensammlung. Hier ein Beispiel für das Befüllen der Währungen: auf jeden Fall werden Sie nach Deutschland verkaufen - Sie benötigen daher die Währung Euro. Sollten Sie irgendwann auch ins nicht-EU-Ausland verkaufen, tragen Sie die benötigte Währung erst zu diesem Zeitpunkt nach.

Erfassen von Informationen des eigenen Mandanten

Vor dem Erfassen von Firmen

Vor dem Erfassen von Artikeln

Erstbefüllung, Stammdatenreihenfolge

weitere_stammdaten:anreden

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-13T06:31:22+00:00

Anreden

Für die Kundenansprechpartner können geschlechtsabhängige Anredeschablonen vordefiniert werden, welche z.B. in Vorgangsdokumenten und Emails eingesetzt werden können. Diese sogenannten Anreden werden in diesem Modul gepflegt.

Eingabe von Anreden

Durch Klick auf neu wird das Feld Anrede freigeschaltet. Sie können nun einen bis zu 50 Zeichen langen Namen vergeben. Dieser muss eindeutig gewählt werden. Für die spätere Auswahl ist der Name nicht von Bedeutung.

Der Anredetext kann aus freiem Text und folgenden Platzhaltern bestehen:

Nachname
Vorname
Titel
Beruf

Bei der Eingabe muss auf Leerzeichen zwischen dem freien Text und den Platzhaltern geachtet werden.

Es besteht jetzt auch die Möglichkeit sprachneutrale (englische) Anredenplatzhalter zu benutzen. Dies ist sinnvoll, wenn eine CO-Installation von Anwender genutzt wird, die verschiedene Sprachen benutzen.

Durch die Eingabe weiterer Kriterien kann man einschränken, für welche Ansprechpartner die aktuelle Anrede später zur Auswahl angeboten wird:

Sprache: gemäß der Spracheinstellung am Ansprechpartner können fremdsprachige Anreden gefiltert werden
Geschlecht: Trennung für männliche, weibliche und neutrale Anreden
Anzeige: Festlegung, ob die Anrede für Anschriftsanreden, persönliche Anreden oder beides zulässig ist

Zuweisen von Anreden

Bei der Anlage oder Pflege von Ansprechpartnern kann man aus den angelegten Anreden auswählen. In der Auswahl werden die im Text enthaltenen Platzhalter mit den Echtdaten ersetzt.

Wenn eine Anrede zugewiesen wird, wird diese in Textform gespeichert. Eine Änderung der verwendeten Stammdaten-Anrede hat keinen Einfluss auf die dem Ansprechpartner zugewiesene Anrede.

weitere Stammdaten, Anreden

weitere_stammdaten:artikelvorqualifikation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-21T11:06:12+00:00

Artikelvorqualifikation

Im Strukturbaum unter Weiteren Stammdaten befindet sich das Modul Artikelvorqualifikationen.

In diesem können bei der Neuanlage von Artikeln aus cop-agent und AMDP-Edi-Artikeln aus den externen Warengruppen die internen Warengruppen und die Kontierungsgruppen gebildet werden.

Import

Über die Modulfunktionen ‚cop Warengruppenimport‘ und ‚Artikelkategorien importieren‘ können die externen Warengruppen importiert werden. Der Import von cop-Warengruppen erfolgt über die angebundene Schnittstelle, bei AMDP-Daten werden diese aus den eingelesenen Artikelkategorien gezogen.

Zuweisung

Die internen Warengruppen und die Kontierungsgruppen müssen den externen Warengruppen zugewiesen werden. Dies geschieht manuell oder durch die Modulfunktion „Massenänderung“.

Artikelübernahme

Im Edi-Artikel-Übernahmeschema muss bei Warengruppe entsprechend die Artikelvorqualifikation: xy gewählt werden. Nun werden bei Anlage des Artikels Warengruppe, Warenuntergruppe, Warenunteruntergruppe und Kontierungsgruppe aus der Artikelvorqualifikation gebildet.

Das Gleiche geschieht im cop-Artikel-Übernahmeschema. Dort kann das entsprechende Schema ausgewählt werden.

weitere_stammdaten:bankverbindungs-schemata

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-21T13:40:30+00:00

Bankverbindungs-Schemata

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Bankverbindungs-Schemata.

In diesem kann festgelegt werden, in welcher Reihenfolge (1-10) die Bankverbindungen in der Fußzeile von Dokumenten angezeigt und gedruckt werden.

Anlage

Nach dem Ausfüllen der Bezeichnung des Schemas, sowie der verschiedenen Bankverbindungen, muss zunächst gespeichert werden, um den Abschnitt Zuordnungen bearbeiten zu können.

Zuordnung für das Schema

Die Festlegung, wo das Bankverbindungs-Schemata Verwendung findet, erfolgt anhand des Abschnittes Zuordnungen. Dies ist für folgende Kriterien möglich:

Filiale
Geschäftsbereich
PLZ von-bis
Kunde

Pflege von Bankverbindungen

Bankverbindungen können im Modul Mandanten, Reiter Bankverbindungen gepflegt werden. Diese werden dann im Modul Bankverbindungs-Schemata zur Auswahl angeboten.

Bankverbindung pro Filiale

Es ist möglich für eine Filiale eine fest zugeordnete Bankverbindung zu definieren, die bei Verwendung der jeweiligen Filiale greift und bespielsweise in die X-Rechnung ausgegeben wird.

1. Voraussetzung hierfür ist die Pflege der Bankverbindungen am Mandanten.

2. Es ist ein Bankverbindungs-Schema für die Filiale zu definieren. Dazu ist als Bank1 die Bank der Filiale anzugeben und unter Zuordnungen muss die zugeordnete Filiale eingetragen werden.

weitere_stammdaten:berichtsarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-21T14:08:14+00:00

Berichtsarten

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Berichtsarten. In diesem können Berichtsarten bearbeitet oder neu angelegt werden. Diese finden in ConceptFlex zum Beispiel bei der Dokumentation von Kundenbesuchen Anwendung.

Anlage von Berichtsarten

Durch Klick auf Neu wird das Feld Art zur Eingabe freigegeben. Nachdem im Feld eine Nummer manuell eingetragen wurde, kann eine genauere Beschreibung unter Bezeichnung hinzugefügt werden.

Es besteht die Option Ordnervorlage, auszuwählen, die eine Ordnerstruktur zur Strukturierung der Daten schafft, welche im ConceptFlex Verwendung findet.

Es muss zuerst gespeichert werden, damit der Abschnitt Strukturtypen zur Eingabe freigegeben wird.

weitere_stammdaten:berufsbezeichnungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-24T08:07:10+00:00

Berufsbezeichnungen

In diesem Modul lassen sich Berufsbezeichnungen pflegen. Diese können anschließend Ansprechpartnern zugewiesen werden. Dies ermöglicht eine spätere Selektion nach Berufsgruppen, o.ä..

Anlegen von Berufsbezeichnungen

Durch Klick auf Neu wird das Feld Beruf freigegeben. Dieser Name darf maximal 30 Zeichen lang sein und muss eindeutig gewählt werden. Die Bezeichnung wird später bei der Auswahl der Berufsbezeichnungen angezeigt. Sie darf 255 Zeichen lang sein und sollte ebenfalls eindeutig gewählt werden.

Zuweisen von Berufsbezeichnungen

Die Berufsbezeichnung kann einem Ansprechpartner durch Auswahl in der Beruf-Auswahl zugewiesen werden.

weitere Stammdaten, Beruf, Berufsbezeichnung

weitere_stammdaten:bezirke

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T12:22:10+00:00

Bezirke (BZ)

In diesem Modul können Bezirke definiert werden. Diese können verwendet werden als

Verkaufsgebiete
Anfahrtszonen
Tour
Filiale

Anlage eines Bezirkes

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Bezirk freigeschalten. Es kann nun ein maximal 30 Zeichen langer, eindeutiger Namen eingeben werden. Die Bezeichnung wird in Concept Office zur Auswahl dieses Bezirkes angeboten. Nachfolgend wird eine Bezirksart gewählt und anschließend gespeichert.

Optional kann ein Bezirk einem bestimmten Geschäftsbereich zugeordnet werden.

In der Tabelle Postleitzahlbereiche können länderabhängige Postleitzahlenbereiche eingetragen werden - in beliebiger Anzahl.

Gilt der Bereich nur für eine Postleitzahl, überspringen Sie die Eingabe des Feldes PLZ bis. Concept Office füllt das Feld dann automatisch mit dem Wert des Feldes PLZ von.

Verkaufsgebiete

Einem, als Verkaufsgebiet deklariertem, Bezirk kann optional ein Gebietsleiter und eine Gültigkeitsdauer zugewiesen werden.

Zuordnung von Mitarbeitern

Im Abschnitt Mitarbeiterzuordnung können dem Bezirk eigene Mitarbeiter zugewiesen oder nicht zugewiesen werden. Dies geschieht entweder durch Doppelklick oder durch Auswählen des Mitarbeiters und Klicken des Zuweisen- oder Entfernen-Knopfes.

Ist während des Zuweisens der Haken Firmen und Projekte neu zuordnen gesetzt, werden die in den Modulen Firmen und Projekte gespeicherten Mitarbeiterzuordnungen ebenfalls überarbeitet.

Zuweisen von Bezirken (Verkaufsgebiete)

Bei Neuanlage von Firmen und Projekten wird die Bezirks- und Mitarbeiterzuordnung dem neuen Datensatz vererbt. Die Einstellungen können danach manuell geändert werden.

Dynamische Zuweisung von Verkäufern im Auftrag

Ist die Mandantenkonfiguration 99 auf den Wert 2 gestellt, wird der Verkäufer anhand der Postleitzahl der Lieferanschrift über die Postleitzahlenzuordnung in Bezirken ermittelt. Ein fest am Kunden hinterlegter Verkäufer gewinnt jedoch gegen den dynamisch ermittelten.

Anfahrtszone

Wird ein Bezirk als Anfahrtszone deklariert, dann entfällt die Mitarbeiterzuordnung (wird deaktiviert). Es besteht nun die Möglichkeit einen Anfahrtsartikel (Anfahrtspauschale) zu hinterlegen. Dieser wird automatisch in einem Service-Auftrag aufgenommen, wenn die Postleitzahl des Standortes der Maschine im Postleitzahlenbereich dieses Bezirks liegt und an der Maschine direkt kein Anfahrtsartikel hinterlegt ist.

Alternativ zur Anfahrtspauschale kann für die entsprechende Postleitzahl auch eine feste Entfernung (in km) und eine feste Zeit (in Minuten) angegeben werden. Diese Daten sind bei der Zeiterfassung in Concept Office und Concept Flex dann vor eingestellt und können bei Bedarf im Auftrag überschrieben werden.

Ist die Anfahrt in einem Service-Auftrag Vertragsleistung, wird der Artikel mit einem Verkaufspreis von 0 aufgenommen.

Im Modul Bezirke bei den Anfahrtszonen ist es auch möglich eine Filiale zu hinterlegen. Dadurch können Anfahrtszonen nun filialspezifisch genutzt werden – basierend auf der im Serviceauftrag hinterlegten Filiale. Ist im Vorgang keine Filiale hinterlegt, werden automatisch alle Anfahrtszonen berücksichtigt, die im jeweiligen Bezirk liegen.

Tour

Einem als Tour deklarierter Bezirk kann man anstatt der Anfahrtspauschale eine Tournummer hinterlegen. Diese muss als Tour im Tourenstamm angelegt sein. Wird ein Vorgang angelegt und die Lieferanschrift stammt aus dem hinterlegtem Postleitzahlenbereich, dann wird die Tournummer dynamisch an den Vorgang geschrieben.

weitere Stammdaten, Bezirke, Mitarbeiterzuordnung, Anfahrtspauschale

Filiale

Diese dient dazu, mittels Postleitzahl-Bereichen Filialen an Firmen und Anschriften zuordnen zu können. Sind Filial-Bezirke definiert, wird beim Speichern von Firmen und Anschriften, bei denen keine Filiale angegeben ist, versucht, anhand des Bezirkes die Filiale zu ermitteln.

Die Ermittlung für die Filiale, gilt nur für Kunden und Interessenten.

weitere_stammdaten:branchen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-24T08:34:40+00:00

Branchen

Mit Hilfe von Branchen können Firmen genauer gekennzeichnet werden. In diesem Modul können die gewünschten Branchen gepflegt werden.

Diese können später dem Kunden und Lieferanten zugewiesen werden. Dadurch wird eine gezielte Selektion, zum Beispiel für Verkaufsaktionen möglich.

Eingabe von Branchen

Durch Klick auf Neu wird das Feld Branche freigeschalten. Nun ist die Eingabe einer neuen Branche möglich. Dieser Name darf maximal 20 Zeichen lang sein und muss eindeutig gewählt werden. Anschließend gibt man im Feld Bezeichnung eine treffende Benennung ein, die später bei der Auswahl der Branchen verwendet werden soll.

Zuweisen von Branchen

Nach der Anlage stehen die Branchen im Modul Firmen, im Branchen-Auswahlfeld, zur Verfügung.

Weiteres

Das Sonderrecht Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern erlaubt es die Branche, trotz Firmensperre, zu ändern.

Sonderrecht Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern

Regelt, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Nein

weitere Stammdaten, Branche, Labeling

weitere_stammdaten:filialen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-18T06:45:59+00:00

Filialen

Die Filialpflege ermöglicht es, räumlich getrennte Standorte zu verwalten. Dies betrifft Läger, Kunden und die Zuordnung der Filialen untereinander.

Es muss mindestens eine Filiale im Mandant existieren.

Filialname und -anschrift

Über Neu ist die Erstellung einer neuen Filiale möglich. Dabei muss jede Filiale einen Kurznamen besitzen, der sie eindeutig identifiziert. Außerdem können Adressinformationen hinterlegt werden, welche bei der Filiallösung von Bedeutung sind.

Lagerzuordnung

Jede Filiale kann individuelle Lagerzuordnungen besitzen. Aus den vorhandenen Lägern können beliebig viele als zulässig definiert werden. Ein Zentrallager, ein Barverkaufslager (Concept Cash) und ein Kommissionslager sind explizit wählbar.

Folgende Felder sind hier ebenfalls untergebracht:

Barverk.-Geschäftsbereich: (Concept Cash) Der Geschäftsbereich in den Kassenumsätze dieser Filiale gebucht werden.
Firmennummer (Kunde): Sondereinstellung Filiallösung. Kundennummer - als bestellende Filiale.
Firmennummer (Lieferant): Sondereinstellung Filiallösung. Lieferantennummer - als liefernde Filiale.

Lagerermittlung mit Filialen

Konfiguration 49: Nur der Filiale zugeordnete Läger einstellbar

0 - Nein, alle zulassen
Der Sachbearbeiter erhält lediglich einen Hinweis, dass das ausgewählte Lager nicht zulässig ist
1 - Ja, bei Verkauf sind nur der Filiale zugeordnete Läger einstellbar
Die Auswahl eines nicht zulässigen Lagers ist bei Verkauf nicht möglich
2 - Ja, bei Verkauf, Einkauf und Warenbuchung sind nur der Filiale zugeordnete Läger einstellbar
Die Auswahl eines nicht zulässigen Lagers ist nicht möglich

Die Konfiguration 49 prüft zusätzlich die Zuordnung der Filiale für den aktuellen Mitarbeiter.

Bsp.:
1. Bei der freihändigen Warenbuchung oder Bestellung werden nur die Läger angeboten, welche der Filiale des aktuellen Mitarbeiters zugeordnet sind.
2. Ist in einer vorgangsbezogenen Bestellung die Filiale z.B. durch den zugeordneten Vorgang definiert, werden die Läger dieser Filiale verwendet.

Unterfiliale

Ist im Feld Hauptfiliale eine Filiale hinterlegt, so handelt es sich um eine Unterfiliale. Unterfilialen lassen sich an der Kasse auswählen. Wird eine Unterfiliale verwendet, so steuert diese Lager, Geschäftsbereich und ggf. Drucklayout für Kassenvorgänge.

Zuordnung der Filialen

Jeder Vorgang, Vertrag und Ticket besitzt eine Filialzuordnung. Je nach Programmeinstellung wird diese unterschiedlich vorbelegt. Folgende Einstellungen sind dabei möglich.

Konfiguration 43: Filialzuordnung in Vorgängen, Verträgen und Tickets

0 - lt. Kundenstamm, Rückfall lt. Geschäftsbereich
Nacheinander werden Kontaktgeschäftsbereich, Kontakt, Geschäftsbereich, Mandant auf eine Filialzuordnung überprüft. Das genaueste gefundene Ergebnis wird eingetragen.
1 - lt. Mandantenstamm
Die am Mandanten hinterlegte Filiale wird im Vorgang, Vertrag und Ticket eingetragen.
2 - lt. AD-Mitarbeiter
Die am Verkäufer hinterlegte Filiale wird im Vorgang, Vertrag und Ticket eingetragen.
3 - lt. Geschäftsbereich
Die am Geschäftsbereich hinterlegte Filiale wird im Vorgang, Vertrag und Ticket eingetragen.
4 - lt. Kundenstamm, keine Rückfallvariante
5 - lt. Kundenstamm, Rückfall lt. AD-Mitarbeiter
6 - lt. AD-Mitarbeiter, Rückfall lt. Kundenstamm

Filiallösung

Die Einstellung „Filiallösung“ ermöglicht es Filialen, untereinander zu bestellen und zu liefern. Dazu sind weitere Einstellungen im Programm notwendig. Weitere Informationen zu diesem Punkt können Sie vom Concept Office Support erhalten.

Konfiguration 39: Filiallösung aktivieren

0 - inaktiv
1 - aktiv

Die Konfiguration sollte nur nach Rücksprache mit dem Concept Office Support aktiviert werden.

Weiteres

Sonderrecht Filialenänderung im Vorgang erlauben

Erlaubt dem Bearbeiter die Filiale im Vorgang zu ändern.

Nein
Ja

Filiale, Filiallösung, Lagerzuordnung, Lägerzuordnung, 540

weitere_stammdaten:geschaeftsbereiche

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-26T15:26:24+00:00

Geschäftsbereiche

Unter Geschäftsbereich versteht man in Concept Office eine Art und Weise der Auftragsabwicklung, die sich von anderen Abwicklungsarten abgrenzen lässt. Durch spezielle Einstellungen kann der Arbeitsablauf dabei optimiert werden. Klassische Beispiele hierfür sind „Bürobedarf“ oder „Technischer Kundendienst“.

Geschäftsbereiche werden oft separat statistisch ausgewertet.

1. Eingabe

Durch Klick auf Neu wird das Feld Geschäftsbereich freigeschalten und ein neuer Name mit maximal 20 Zeichen kann eingetragen werden. Zur detaillierten Beschreibung kann im Feld Bezeichnung ein maximal 50 Zeichen langer Inhalt eingetragen werden.

Anschließend können die Einstellungen des Geschäftsbereichs eingetragen werden. Diese unterscheiden sich in den nachfolgenden Kategorien.

Nicht alle Felder müssen zwangsweise gefüllt werden. Einstellungen wie Keine Zuordnung oder (alle) sorgen dafür, dass die Einstellung des Mandanten oder die zuletzt verwendete Nutzereinstellung verwendet wird.

1.1 Vorgabewerte für Vorgänge des Geschäftsbereiches

Rechnungskennzeichen
Lager
Kommissionslager
Abwicklungsart (Wird hier nichts ausgewählt gewinnt immer die zuletzt verwendete Abwicklungsart des Nutzers)
Filialzuordnung
Lieferbedingung
Gültigkeitstage für Angebote oder Gültigkeitsdatum Angebot : legt ein dynamisches oder fixes Datum fest, welches im Vorgangsfeld Gültig Bis bei Druck des ersten Angebotes eingetragen wird
**Rechnungsgebühr-Artikel**: Am Geschäftsbereich kann ein Gebührenartikel z.B. für Überweisung festgelegt werden.
Lieferinformation: Kann eine Lieferinformation eingetragen werden, die dann in den Vorgang übertragen wird. Eine Lieferinformation an der Lieferanschrift des Kunden übersteuert den Wert am Geschäftsbereich.

1.2 Sonstige Vorgabewerte

Geschäftsbereich Service: legt für Maschinen, die über diesen Geschäftsbereich verkauft werden fest, welcher Geschäftsbereich für Service-Aufträge verwendet werden soll. Das Feld Reparatur - Geschäftsbereich der Maschine wird gefüllt.
Übergeordneter Geschäftsbereich
Umsatzpotenzial pro Kundenmitarbeiter
Auftragswertgrenze für Genehmigung
Auftragsmindestwert
Abweichende Intra-Teilnehmerkennung
Abweichende Intra-Materialnummer

1.3 Einstellungen zum Programmablauf

Barverkaufslosgröße am Artikel verwenden: Geschäftsbereiche, die diesen Haken tragen, lassen Losgrößen zu, die für den Barverkauf (Kasse) angegeben sind. Diese Einstellung hat keine Auswirkung mehr auf die automatische Versandkostenermittlung. Die Prüfung, ob automatische Versandkosten zu berechnen sind, erfolgt nur noch für Vorgänge mit Abwicklungsart <> ‚Kasse‘.
Basket startet automatisch: Erfasste und angebotene Vorgänge starten automatisch die Positionserfassung des pcon basket
Auslieferung über Touren
TKD: schaltet verschiedene Funktionen für den technischen Kundendienst frei
Möbel-Funktionen freischalten
Auftragsmindestspanne (%): Vorgabe der durch den Sachbearbeiter nicht zu unterschreitenden Gewinnspanne
Betriebsnummer: die für diesen Geschäftsbereich abweichend zu verwendende Betriebsnummer

1.4. Programmsteuerung Concept Flex

In diesem Abschnitt können Sie Einstellungen zu Concept Flex bezüglich des Geschäftsbereiches treffen:

Positionsbearbeitung
Zeiterfassung und Reparaturauftragsdruck
Lieferscheinbearbeitung

2. Textbausteine

Textbausteine für Vorgangs- und Bestellungsbearbeitung : Vorbelegung für die Texte, die auf den Vorgangsdokumenten gedruckt werden. Pro Dokument kann für den Kopf- und Fußbereich ein Textbaustein ausgewählt werden aus. Beachten Sie die Hinweise zur Mehrsprachigkeit.

Reportgruppenzusatz : steuert aus welchem Reportsatz (Standard, Möbel oder TKD) der jeweilige Report verwendet wird. Die Einstellung (keine Zuordnung) bewirkt, daß das Vorgangs-Kennzeichen TKD festlegt, ob der Reportsatz TKD oder Standard verwendet wird. Diese Einstellung kann sinnvoll sein für Geschäftsbereiche, die sowohl für Normalvorgänge als auch für Service-Aufträge benutzt werden.

Dies gilt sowohl für den Reportdruck aus dem Vorgang heraus, als auch beim Reportdruck im Modul Formulardruck.

Bei der Druckwiederholung wird die Einstellung, die zum Druckzeitpunkt des Originals aktiv war, verwendet. Die aktuell gültige Einstellung wird nicht berücksichtigt.

Beim Druck von Dokumenten im Modul Formulardruck kann eine geschäftsbereichsübergreifende Selektion gewählt werden. Dadurch wird die geschäftsbereichsabhängige Reportauswahl unwirksam. Es erscheint die Meldung Achtung, es ist kein oder mehr als 1 Geschäftsbereich angegeben. Dadurch werden geschäftsbereichsabhängige Formularzuordnungen nicht berücksichtigt. Fortsetzen? Wenn das nicht gewünscht wird, dann kann der Drucklauf abgebrochen und nach Auswahl eines Geschäftsbereichs wiederholt werden.

3. Artikel

Die in dieser Registerkarte eingegebenen Artikel werden mit ihrer Menge, bei Anlage des Auftrags in dem jeweiligen Geschäftsbereich, in den Vorgang aufgenommen. Dies geschieht nicht, wenn ein bereits in einem anderen Geschäftsbereich angelegter Vorgang in einen mit Artikeln gewechselt wird.

Wenn dieser Artikel die Eigenschaft intern hat, wird der Artikel mit der positionsnummer 0.4 angelegt.

Positionsnummer	Artikelart
0.1	Textposition
0.2	Montageartikel
0.3	Werbemittel
0.4	interner Geschäftsbereichsartikel

4. Geschäftsbereiche in Vorgängen

Wie die Vorbesetzung des Geschäftsbereichs in Vorgängen erfolgen soll, ist über eine Konfiguration steuerbar:

Konfiguration 120: Geschäftsbereich in Vorgangsbearbeitung vorbesetzen.

Legt fest, welcher Geschäftsbereich im Vorgang vorbesetzt wird bzw. welche Geschäftsbereiche zur Auswahl stehen.

0 - Mit dem zuletzt benutzten Geschäftsbereich vorbesetzen
1 - Mit am Kunden hinterlegten Geschäftsbereich vorbesetzen, alle zur Auswahl anbieten
2 - Nur die am Kunden hinterlegten Geschäftsbereiche anbieten
3 - Nicht vorbesetzen
4 - Mit am Kunden hinterlegten Geschäftsbereich vorbesetzen, wenn es nur einen gibt, ansonsten Auswahl anbieten
5 - Mit dem Geschäftsbereich des Mitarbeiters vorbesetzen
6 - Ersten Geschäftsbereich nutzen
7 - Nur die am Mitarbeiter hinterlegten Geschätsbereiche nutzen
8 - Auftragsrelevante Kontaktgeschäftsbereiche, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind, anbieten

bei der Ausprägung 5 ist zu beachten, dass die Änderung eines Geschäftsbereichs am Mitarbeiter erst nach Neustart von Concept Office wirksam wird.

Wenn die Ausprägung 8 - Auftragsrelevante Kontaktgeschäftsbereiche, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind, anbieten gesetzt wird, werden nur Geschäftsbereiche angeboten, die am Kontaktgeschäftsbereich der Firma den neuen Haken „Auftragsrelevant“ tragen und gleichzeitig dem Mitarbeiter zugeordnet sind. Aktuell bestehende und neu angelegte Kontaktgeschäftsbereiche erhalten standardmäßig den Haken „Auftragsrelevant“, dieser muss bei Bedarf abgewählt werden.

Geschaeftsbereiche, Reportgruppenzusatz, Vorbelegung

weitere_stammdaten:leasingfaktoren

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:18+00:00

Leasingfaktoren

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Leasingfaktoren.

Im vorliegenden Modul können für die einzelnen Leasinggesellschaften verschiedene laufzeitabhängige Faktoren angegeben werden. Leasinggesellschaften müssen vorher als Kunden im Modul Firmen angelegt worden sein.

Eingabe Leasingfaktoren

Durch Klick auf Neu wird das Feld Id zur Eingabe freigegeben. Die Bezeichnung liefert eine genauere Beschreibung und optional können mehrere Informationen im Feld Bemerkung hinzugefügt werden.

Leasingfaktoren werden in den Felder Laufzeit, Anschaffungswert, Faktor und Gültig ab…bis näher definiert.

An den Leasingfaktoren lässt sich zudem eine Finanzierungsprovision hinterlegen. Diese Provision erhöht den Faktor um den angegebenen Prozentwert. Diese Provision kann in der Vertragskalkulation noch einmal angepasst werden. Aus Faktor und Provision ergibt sich ein Kalkulationsfaktor, mit dem die Mietraten berechnet werden.

Mit entsprechender Lizenz können Leasingfaktoren über die Edi-Schnittstelle eingelesen werden.

Zuweisen von Leasingfaktoren

Im Vorgang kann über die Modulfunktion „Leasingberechnung“ eine Maske gestartet werden, die es erlaubt, eine oder mehrere Leasingkonditionen aufzunehmen. Zu diesem Zweck kann man die hinterlegen Konditionen suchen.

weitere_stammdaten:profildefinitionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-11T07:32:11+00:00

Profildefinitionen

Einige Module von Concept Office lassen sich um selbst definierte Masken, sogenannte Profilmasken, erweitern.

Das Pflegen von Profilen erfolgt in diesem Modul.

Um die Profildefinitionen nutzen zu können, wird die Lizenz Admin-Modul benötigt.

Anlegen und Bearbeiten von Profilen

Bevor ein Profil erstellt wird, sollten die Informationen genau ausgewählt werden. Außerdem kann es sinnvoll sein, das Aussehen der Maske zuvor skizzenartig zu Papier zu bringen.

Anlegen der Profildefinition

Zuerst müssen Kopfinformationen für das Profil festgelegt werden.

Als Profil wird ein eindeutiger Name vergeben. Die Bezeichnung wird innerhalb von Concept Office zur Auswahl/Anzeige verwendet. Der Anzeigeort bzw. die Zuordnung für das Profil wird im Feld Profilart ausgewählt.

Existieren mehrere Profile für eine Profilart, lässt sich über die Reihenfolge Anzeige steuern, wie die Profile angeordnet werden sollen.

Im Feld Filter kann definiert werden, wann das Profil angezeigt werden soll.

Beispiel: ‚Ticketart=1‘ (Ist kein Eintrag vorhanden, wird das Profil bei allen Einträgen der Profilart angezeigt.)

Festlegen des Layouts

Als nächstes wird der eigentliche Inhalt des Profils spezifiziert. Dazu stehen verschiedene Typen von Eingabefeldern, sogenannte Steuerelemente, zur Verfügung. Die Auswahl erfolgt über das Kontextmenü. Nun können nacheinander die einzelnen Felder für das Profil angelegt werden.

Die exakte Ausrichtung kann auch über die Felder Position X und Position Y in den Profileinträgen durchgeführt werden.

Details der Profileinträge sind im Modul Profileintragdefinitionen zu finden.

Rechte

Für jedes Profil werden pro Mandant eigene Rechte (Keine/Lesen/Alle Rechte) angelegt. Dadurch kann über die Rechteverwaltung gesteuert werden, welche Mitarbeiter welches Profil sehen können.

Nun ist es bei entsprechender Berechtigung für Profildaten möglich, diese zu bearbeiten, auch wenn für die eigentliche Maske nur Leserechte besteht.

Programmverhalten von Profilen

Anzeige im Modul

Nach Anlage des Profils ist eine neue Registerkarte im durch die Profilart zugewiesenen Modul verfügbar.

Nach Aufruf der Registerkarte können die Felder nun gefüllt werden.

Besonderheiten

Das Profilfeld Textfeld - Verweis auf Tabelle ist mit einer Matchcode-Suche ausgestattet. Für das Ergebnis der Suche wurde hinter dem Feld im Layout Platz reserviert. Gleiches gilt für das Profilfeld Combobox - Verweis auf Tabelle . Hier wird der Platz für den Eintrag aus der Box reserviert. Dieser Platz ist bei der Erstellung des Layouts nicht sichtbar. Es muss mindestens die Breite des Feldes als Abstand eingehalten werden.

Profile in der Datenbank

Jedes Profil wird in einer separaten Tabelle der Concept Office Datenbank gespeichert, der Tabellenname wird wiefolgt aufgebaut:

<Modul>_<Mandant-Nr>_<Profilname>

Die einzelnen Profilfelder werden gemäß der Maskenbezeichnung als Datenbankfeld angelegt und gespeichert. Die Profilfelder können dann per Recherchen abgefragt und ausgewertet werden.

Besonderheiten Kontaktprofile und Vorgangsprofile

Werden Profilfelder an Kontakten und Vorgängen so definiert, dass Felder mit gleicher Maskenbezeichnung und selbem Feldtyp existieren, so werden die Daten aus dem Kontakt in den neu angelegten Vorgang kopiert.

weitere stammdaten, Profile

weitere_stammdaten:stundensaetze

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-23T13:16:46+00:00

Akademie

Stundensätze (SU)

In diesem Modul werden Stundensätze mit konkreten Preisinformationen (EK und VK) versehen. Stundensätze werden bei der Preisermittlung für Tätigkeitsartikel benötigt.

Zuvor müssen die verwendeten Stundenarten im Modul Mandanten, Reiter „Vorgabewerte (Service)“ definiert werden.

Eingabe der Daten

Im Modul Stundensätze können für jede Stundenart verschiedene Stundensätze definiert werden, die sich durch Gerätegruppe, Gerätetyp, Mitarbeiter/Techniker, Kunde und Kundengruppeunterscheiden können.

Im Abschnitt Stundensätze können die Selbstkosten (Einkaufspreise) und die Verkaufspreise, die der Kunde bezahlt, sowohl für die Arbeitszeit als auch für die Fahrtzeit eingetragen werden.

Der allgemeinste Fall sollte immer existieren: ein Stundensatz für alle Geräte, Mitarbeiter und Kunde 1 - dieser gilt für alle Kunden.

Dieser Eintrag kann mittels Speichern Unter dupliziert und so schnell angepasst werden.

Funktionsbeschreibung

Die Preisfindung und damit auch die Auswahl des Stundensatzes findet im Modul Serviceaufträge, Reiter „Positionen“ statt. Beim Erfassen einer Tätigkeit wird nur die Stundenart angegeben. Es erscheint ein neues Fenster, wo alle Daten in Bezug auf die Tätigkeit eingetragen werden.

Rabatte für Stundensätze

Neben der oben beschriebenen Preisfindung für Stundensätze kommen zusätzlich in den Sonderkonditionen hinterlegte Rabatte zum Tragen. Diese können für den entsprechenden Tätigkeitsartikel hinterlegt werden. Die Preisfindung ermittelt erst den hier hinterlegten Stundensatz und zieht dann den in Kundensonderkonditionen hinterlegten Rabatt ab.

weitere_stammdaten:textbausteine

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-10-09T07:41:19+00:00

Textbausteine

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Textbausteine.

Im vorliegenden Modul können Texte, die wiederholt benötigt werden, als sogenannte Textbausteine bearbeitet oder neu angelegt werden. Daneben existiert eine Reihe von vorgefertigten Textbausteinen, die für die Funktion von Concept Office notwendig sind.

Eingabe eines neuen Textbausteins

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Textschlüssel zur Eingabe freigegeben. Dieser Name muss dem entsprechenden Schlüssel in CO entsprechen und muss in Verbindung mit dem Feld Sprache eindeutig gewählt werden.

Außerdem kann es ausgewählt werden, ob der Textbaustein zu einem bestimmten Geschäftsbereich oder zu allen gehören sollte. Im Feld Text kann eine längere Beschreibung, Erklärung usw. geschrieben werden. Platzhalter werden auch in diesem Feld eingegeben.

Eine kürzere Beschreibung kann hingegen im Feld Beschreibung eingetragen werden.

Weiterhin kann die Art ausgewählt werden:

Textbaustein
Tätigkeit
Logistikmeldung
Mengeneinheit
Intern
Vertragskalkulationstext
Benachrichtigung

Darüber hinaus kann eine Qualifikation ausgewählt werden. Qualifikationen dienen der Kennzeichnung von Daten zur späteren Selektion.

Optional kann auch die Gültigkeit in den Felder Gültig von und Gültig bis bestimmt werden.

Textbausteine lassen sich als gesperrt kennzeichnen, um deren Verwendung zu verhindern. Einige Textbausteine sind standardmäßig gesperrt. Dies stellt keinen Fehler dar, sondern ist gewolltes Verhalten.

Über die Checkbox Text als HTML-Quellcode interpretieren kann fertiger HTML-Code in die Textbox eingegeben werden. Über den Button HTML Anzeigen kann das Ergebnis anschließend geprüft werden. Wird beim Mailversand ein Textbaustein ermittelt, der diesen Haken gesetzt hat, wird der fertige Code als HTML zurückgegeben.

ACHTUNG: E-Maileinstellung HTML-Mail nicht vergessen.

Einige Textbausteine sind standardmäßig gesperrt. Dies stellt keinen Fehler dar, sondern ist gewolltes Verhalten.

An CO 8.2569.33 ist es in Concept Office nun möglich, Textbausteine pro Filiale unterschiedlich zu definieren. Unterstützt wird eine globale Definition für eine Filiale oder einen Geschäftsbereich, aber auch eine Kombination aus beidem ist für eine genauere Definition möglich.

Bitte achten Sie darauf, dass pro Textbaustein eindeutige Konstellationen entstehen. Wenn Concept Office 2 Treffer findet, gewinnt der Geschäftsbereich.

Bsp.: Vorgang trägt Geschäftsbereich ‚Technik‘ und Filiale ‚1‘

es gibt einen Textbaustein mit Geschäftsbereich ‚Technik‘ und Filiale '(alle)'
es gibt einen Textbaustein mit Geschäftsbereich '(alle)' und Filiale ‚1‘

Mehrsprachige Textbausteine

Zur automatisierten Verwendung von Textbausteinen, kann ein Textschlüssel in mehreren Sprachen existieren. Wird dieser Textschlüssel in einen Vorgang hinterlegt, entscheidet die Formularsprache des zu druckenden Dokumentes, welcher tatsächliche Textbaustein zum Druck verwendet wird.

Steuerung Textausgabe auf Dokumente

Die hier eingestellten Werte, werden an eine Textposition vererbt, sobald diese mit dem Textbaustein gefüllt wird.

Es kann ausgewählt werden, auf welchen Dokumenten, die Texte erscheinen sollten:

Text auf Angebot
Text auf Auftragsbestätigung
Text auf Kommissionierschein
Text auf Avisierung
Text auf Lieferschein
Text auf Rechnung
Text auf Bestellung

Im Feld Textart kann bestimmt werden, ob der Text als Vortext, Nachtext oder Immer erscheinen soll. So kann entschieden werden, ob der Text z.B. vor einer Position, nach einer Position oder immer ausgedruckt werden soll.

Außerdem kann ein Text-Id. vergeben werden.

Zuweisen von Textbausteinen

Kopf- und Fußtexte für Vorgangsdokumente (können auch am Geschäftsbereich vorbelegt werden).
Textpositionen
Kunden- und Lieferantentextbaustein
eigene Abrechnungstexte
Werbetexte
Vertragsabrechnungstexte
Betreff und Text in eMails
Als Bemerkung in Dispo-Aktivitäten
zur Definition von Fibu-Übergabe-Texten
Als Zusatz zu einem Artikellangtext (#TBS_Textbausteinschlüssel#)

Übersicht Verwendbare Platzhalter

Textbausteine, TBS, Kopftext, Werbetext

weitere_stammdaten:titel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:20+00:00

Titel

In diesem Modul lassen sich Personentitel pflegen. Diese können anschließend Ansprechpartnern und Mitarbeitern zugewiesen werden

Anlegen von Titeln

Durch Klick auf Neu wird das Feld Titel zur Eingabe freigegeben. Dieser Titelname darf maximal 50 Zeichen lang sein und muss eindeutig gewählt werden. Die Bezeichnung, die 50 Zeichen lang sein darf, wird später bei der Auswahl des Titels angezeigt.

Zuweisen von Titeln

Einem Ansprechpartner kann durch Auswahl in der Titel-Combobox ein Titel zugewiesen werden.

Analog ist dies für Mitarbeiter möglich.

weitere Stammdaten, Titel

weitere_stammdaten:versandarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-12T13:25:09+00:00

Versandarten Feldbeschreibung

Unter Weitere Stammdaten können sie auf das Modul Versandarten (VR) zugreifen. Die Versandart gibt an, auf welche Art die Ware versendet wird.

Feldbeschreibung Allgemein

Feld	Kurzbeschreibung
Aktion beim Buchen der vom Lieferanten gemeldeten Menge	Auswahlmöglichkeiten ( keine / internen Lieferschein erzeugen / Übergabe an Tourenplanung). Diese Funktion greift bei Lieferrückmeldung und Warenbuchung (inkl. Rechnungseingang).
Ausgabepfad	Pfad, in den Exportdateien abgelegt werden. Ist der Pfad gefüllt, so wird eine Datei entsprechend dem Auslieferungskennzeichen erstellt, ist er leer, so wird ein Aufkleber entsprechend dem Auslieferungskennzeichen gedruckt.
Auslieferungskennzeichen	Kennzeichen, welches bei der Auswertung von Lieferscheindaten verwendet wird. Wird z.B. das Kennzeichen „DHL“ gewählt, werden im Lieferschein DHL-relevante Daten hinterlegt.
Abweichendes Auslieferungskennzeichen	Relevant für Auslieferungskennzeichen VLOG. In diesem Fall wird hier der weitere Auslieferer angegeben.
Bemerkung	Ort, um intern Informationen zur Versandart zu hinterlegen.
Bezeichnung	Bezeichnung für die Versandart, die in jeder Auswahl von Versandarten angezeigt wird.
Codierung Lieferstufe	Sonderkennzeichen, über das bei bestimmten Auslieferungskennzeichen die Lieferstufen gekennzeichnet werden können. Diese internen Codierungen sind als Information für diese Paket- und Lieferdienste gedacht. Beispiel DHL: Codierung „V01PAK“ signalisiert das die Sendung ein DHL-Paket ist.
Farbe in CO-Logistik	Farbliche Zuordnung in der CO-Logistik (Modul in CO Mobile)
Kostenartikel (intern)	An der Versandart kann ein Kostenartikel angegeben werden. Das kann z.B. ein interner Artikel mit EK>0 und VK=0 sein, der dem Kunden nicht weiter belastet wird.Beim Druck eines Beleges wird die Versandart auf einen solchen Artikel geprüft und ggf. wird dieser in den Auftrag gezogen.
Lieferant	In speziellen Fällen, an denen eine neue Bestellung eine Direktlieferung ist, wird diese Versandart vorbelegt, wenn a) entweder die Versandart kein undefiniertes Auslieferungskennzeichen hat ODER die Konfig 95 inaktiv ist b) die Versandart am Auftragskopf hinterlegt ist und c) die hier hinterlegte Lieferantennummer die der Bestellung entspricht.
Lieferbedingung	Möglichkeit zur Hinterlegung einer Lieferbedingung. Wird die Tour oder die Versandart im Vorgang gewechselt, wird die Lieferbedingung (falls angegeben) automatisch mit gewechselt.
Tracking-URL	URL, mit der mit bestimmten Auslieferungsdiensten die Zustellung online verfolgt werden kann.

Feldbeschreibung Versand

Feld	Kurzbeschreibung
Auslandslieferung	Option, ob Lieferungen mit der Versandart auch ins Ausland getätigt werden können.
Anlieferung (Tage/Uhrzeit)	Bestimmt in wie vielen Tagen und zu welcher Uhrzeit die Lieferung erfolgen soll.
Annahmeschluss	Uhrzeit, unter welcher eine Bestellung noch zum derzeitigen Werktag und nicht zum nachfolgenden gehört.
Versandkostenvereinbarung	Diese Option ermöglicht, die Versandkosten einer Versandart sowie einen Freibetrag dieser Kosten einzustellen. Eine vorhandene Versandkostenvereinbarung an der Versandbedingung übersteuert die am Lieferanten hinterlegten Versandkosten. Das wird verwendet, wenn wir Lieferantenbelege importieren, um dort enthalten Frachtkosten zu prüfen

Rubrik Gewicht

An der Versandart wurde ab CO 8.3460.14 die Möglichkeit geschaffen, das maximal zulässige Paketgewicht sowie die Anzahl an Nachkommastellen, die bei der Gewichtseingabe zur Verfügung stehen soll, zu pflegen.

Wird bei der Eingabe das maximal zulässige Gewicht überschritten, erhält der Nutzer eine Warnung.
Ist an der Versandart die Anzahl der Nachkommastellen hinterlegt (größer 0), erfolgt die Eingabe des Gewichts rückwärtig, d.h. beginnend bei der kleinsten Nachkommastelle.
Ansonsten greift das Standardverhalten mit 3 Nachkommastellen und der Eingabe von vorn.

Weitere Informationen

weitere_stammdaten:zahlungsbedingungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-21T09:15:34+00:00

Zahlungsbedingungen (ZB)

In dem Modul werden Zahlungsvereinbarungen definiert, die in Rechnungen und Gutschriften Verwendung finden. Diese können anschließend in den Stammdaten der Kunden und den Vorgängen ausgewählt werden.

Eingeben von Zahlungsbedingungen

Mit Klick auf Neu wird einen neuer Datensatz angelegt. Dabei erhält die Zahlungsbedingung automatisch eine fortlaufende Nummer.

Bei angeschlossener Finanzbuchhaltung müssen möglicherweise die Nummern gemäß der FiBu-Schlüssel geändert werden.

Das Feld Bezeichnung sollte die Zahlungsbedingung leserlich kennzeichnen, z.B. „10 Tage 2%, 30 Tage netto“.

Eine Zahlungsbedingung kann, neben dem Nettozahlungsziel, 2 zusätzliche Zahlungsziele besitzen. Dabei kann entweder eine konkrete Anzahl Tage oder auf ein bestimmten Tag eines beliebigen Folgemonats eingegeben werden - sowie ein Skontosatz in Prozent.

Es ist auch möglich zu definieren, über eine Zahlungsbedingung Skonto für nicht skontofähige Artikel gewähren, indem der gleichnamige Haken gesetzt wird.

Der Fälligkeitstermin ermöglicht es, bei angeschlossener Finanzbuchhaltung, eine abweichende Mahnfrist zu hinterlegen.

Externer Schlüssel enthält den Wert, der an die angeschlossenen Finanzbuchhaltung übergeben wird. Damit entfällt die Notwendigkeit, Zahlungsbedingungen in CO und der Fibu immer synchron anlegen/benennen zu müssen. Die externen Schlüssel dürfen eine Zeichenanzahl von max. 20 haben.

Falls die Zahlungsbedingung eine Lastschriftart enthalten soll, wird diese im gleichnamigen Feld eingestellt. Folgende Einstellungen sind möglich:

0 - keine Lastschrift
1 - Einzugsermächtigung
2 - Abbuchungsauftrag
3 - keine FiBu-Übergabe
4 - Belege parken

Für Einstellungen >0 muss am Kunden eine Bankverbindung hinterlegt sein.

Ab dem 01.02.2014 muss bei Lastschrift neben der Mandats-ID, der Gläubiger-ID und BIC sowie IBAN das Einzugsdatum angegeben werden. Weiter Informationen: Bankeinzugstermine.

Zum Ausweisen spezieller Anteile, wie z.B. der WIR-Anteile in der Schweiz, kann das Feld Teilbetrags-Anteil % verwendet werden.

Weiterhin ist es möglich einen Rechnungsgebühren-Artikel an den Zahlungsbedingungen zu ergänzen. Weiterführende Informationen: Rechnungsgebühr im Vorgang oder Rechnungsgebühr im Vertrag

Durch die Optionen „Gilt für Kunden“ und / oder „Gilt für Lieferanten“ kann unterschieden werden, bei welchen Kontakttypen diese Zahlungsbedingung angezeigt werden soll. In Vorgängen, Bestellungen und Firmen werden dann nur die freigeschalteten Zahlungsbedingungen angezeigt.

Ein neues Kennzeichen „Rücklesen von OP-Daten aus Fibu deaktivieren“ ab CO8.3460.14 ermöglicht die Belege mit bestimmten Zahlungsbedingungen vom Offene-Posten-Abgleich auszuschließen. Belege mit solchen Zahlungsbedingungen werden beim OP-Abgleich künftig nicht mehr als „OP-Erledigt“ markiert.

Kennzeichen: Genehmigungspflichtig im Genehmigungsverfahren

Texte anpassen

Jede Zahlungsbedingung kann 2 Texte enthalten, welche auf den verschiedenen Dokumenten gedruckt werden. Wird das Feld Abweichender Text auf Angebot und Auftragsbestätigung nicht gefüllt, verwenden alle Vorgangsdokumente den Inhalt des Feldes Text.

Um einen Text einzugeben, können verschiedene Platzhalter verwendet werden, die später, zum Zeitpunkt des Ausdrucks, durch tatsächliche Daten ersetzt werden. Zur besseren Lesbarkeit wird unter Beispieltext einen so aufgelösten Text (Wertangaben sind dabei durch 0,00 dargestellt) angezeigt. Folgende Platzhalter stehen zur Auswahl:

Platzhalter für die Zahlungsbedingungstext:

Platzhalter	Bedeutung
#B5	Bankkonto des Debitors
#B6	Bankleitzahl
#B9	BIC
#BB	Bruttobetrag
#D4	Datum Fälligkeitstage („dd.mm.yyyy“)
#D3	Datum Nettotage („dd.mm.yyyy“)
#D1	Datum Skonttage1 („dd.mm.yyyy“)
#D2	Datum Skonttage2 („dd.mm.yyyy“)
#DK	Debitorenkonto (üblicherweise als Mandats-ID verwendet)
#ED	Einzugsdatum
#GI	Gläubiger-ID (in der Mandantenpflege Tab Finazbuchführung/Intra zu hinterlegen.)
#B8	IBAN
#B7	Name der Bank
#R1	Restbetrag1 (Brutto-Skontobetrag1)
#R2	Restbetrag2 (Brutto-Skontobetrag2)
#TR	Restbetrag nach Teilbetrag
#B1	Skontobetrag1
#B2	Skontobetrag2
#SF	Skontofähiger Betrag
#P1	Skontosatz1 („x.x“)
#P2	Skontosatz2 („x.x“)
#TE	Teilbetrag
#TA	Teilbetraganteil in %
#WR	Währung

In den Auftragsbestätigungen werden folgende Platzhalter anders behandelt.

Platzhalter	Bedeutung
#BB	Bruttobetrag (Netto kasse)
#D1	Datum Skonttage1 (xxx Tage)
#R1	Restbetrag1 (abzgl. n.nn%)
#B1	Skontobetrag1 (x.x % Skto)

Beispiel:

In der Zahlungsbedingung sind 3% Skonto innerhalb von 10 Tagen, 30 Tage netto  definiert. 

Zahlungsbedingungstext : #P1% Skonto=#B1 #W bis zum #D1 ergibt #R1, bis zum #D3 rein netto

Folgende Rechnung wird gelegt:
Rechnungsdatum: 12.4.2010
Rechnungsbetrag: 37,69 € , skontofähig = 37,69 €

ergibt eine Zahlungsbedingungstext auf der Rechnung:

3,0% Skonto=1,13 € bis zum 20.04.2010 ergibt 36,56 €, bis zum 12.05.2010 rein netto

Verwendet werden sollten nur Textbausteine, die tatsächlich gefüllten Feldern entsprechen. Eine Logikprüfung findet hier nicht statt.

Zuweisen von Zahlungsbedingungen

Bei Vorgangsanlage wird in dieser Reihenfolge die genauest eingestellte Zahlungsbedingung ermittelt:

Zahlungsbedingung der Geschäftsbereichsdaten am Kunde
Zahlungsbedingung des Kunden

An diesen Stellen können also abweichende Einstellungen vorgenommen werden. Die allgemeinste Einstellung wird an der Standardfirma eingetragen - der Kopiervorlage für alle neuen Kontakte.

Standardzahlungsbedingung ändern

Wenn im Concept Office ein neuer Kunden angelegt werden soll, so wird diesem immer eine Standardzahlungsbedingung zugewiesen. Jedoch ist es nicht immer gewünscht, dass diese Zahlungsbedingung allen Kunden automatisiert hinterlegt werden soll.

Im Folgenden wird kurz gezeigt, wie diese Standardzahlungsbedingung zu ändern ist.

Wechseln in den Bereich „Stammdaten“ und Aufruf des Moduls „Firmen“
Eingabe der Firmennummer 1 und mit anschließendem Bestätigen.
Es erscheint folgendes Hinweisfenster:

Mit Klick auf „OK“ fortfahren
Im Register „Kundendaten“ im Abschnitt „Zahlungsbedingungen / Rechnungstermine“ können die jeweiligen Zahlungsbedingungen geändert werden.

Sobald abgespeichert, ist diese Änderung für jede ab dem Moment neu angelegte Kundenfirma gültig.

Änderung der Zahlungsbedingung(en) bei Bestandskunden

Bei Bestandkunden muss die Änderung manuell im Register „Kundendaten“, durchgeführt werden.

Alternativ kann dies in der Übersicht des Firmenmoduls die gewünschten Kunden geschehen, indem der Kunde ausgewählt und mit der Modulfunktion „Firmendaten ändern“ eine Massenänderung durchgeführt wird:

Zahlungsbedingungen deaktivieren

Bereits verwendete Zahlungsbedingungen können aufgrund von Abhängigkeiten nicht gelöscht werden. Mit der Checkbox „Aktiv“ gibt es jedoch die Möglichkeit diese deaktivieren. Alternativ kann dies auch im entsprechenden Feld in der Übersicht gemacht werden.

Durch das Deaktivieren wird die Zahlungsbedingung in den Modulen Firmen (siehe Screenshot) oder Vorgänge ausgegraut, um den Hinweis „(inaktiv)“ ergänzt und ans Ende des Auswahlfeldes gestellt:

Zahlungsbedingungen, ZBD, Skonto, FiBu, Platzhalter

zaehlerstandserfassung:zaehlerstandserfassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:22+00:00

Zählerstandserfassung

In diesem Modul können Sie Zählerstände manuell eintragen, Zählerwechsel vornehmen, Meldungen aus dem CO-Portal freigeben sowie Schätzungen zu den Ständen vornehmen.

Seiten in diesem Namensraum:

Konfigurationen & Rechte der Zählerstandserfassung

Portal-Zählerstände freigeben

Spaltenbeschreibung Zählerstandserfassung

Zählerstände manuell eingeben

Z (Fortsetzung)

Zaehlerstandserfassung

allgemein:startleiste:interne_hilfe

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:22+00:00

Interne Hilfe

Die interne Hilfe dient dem Nutzer von Concept Office dazu eigene Inhalte als Hilfe oder Prozessbeschreibung zur Verfügung zu stellen. Dies können Bilder, Microsoft Office Dokumente oder PDFs sein. Voraussetzung ist lediglich, dass die Nutzer ein Programm zum Anzeigen der entsprechenden Dokumente auf ihrem Rechner installiert haben.

Wenn Sie mit vorhandenen Dokumenten arbeiten möchten, ist das PDF-Format am flexibelsten. Für komplexere Dokumentationen empfiehlt sich eine flexible HTML-Struktur.

Einstellungen

Der Einsatz der internen Hilfe ist im CO-Pfad bereits vorbereitet. Dazu finden Sie im Ordner Documents den Unterodner PrivateHelp.

Hier werden die Dokumente abgelegt, die in der Internen Hilfe angezeigt werden sollen. Hier befindet sich ebenfalls die Datei PrivateHelpMappings.ini in welcher Sie die Zuordnungen der Dokumente einstellen.

Die vorhandenen Kürzel zu den jeweiligen Modulen können Sie im Hauptmenü oben links einsehen.

Beachten Sie bitte, dass hier nur Module angezeigt werden, für die Sie die entsprechenden Rechte besitzen.

Für mehrere Mandanten bei unterschiedlichen internen Hilfen gilt folgendes: Jeder Mandant, muss über einen eigenen Mandantenordner, mit einer eigenen PrivateHelpMappings.ini und den dazugehörigen Dokumenten verfügen.

Allgemeine Dokumente (für alle Mandanten) können auch außerhalb der Mandantenordner, global, abgelegt werden. Nur der entsprechende Eintrag in der .ini muss je Mandant eingetragen werden.

Für weitere Einstellungen und Einrichtungen zur Funktion kontaktieren Sie bitte unseren Support

Abbildung von händlerinternen Prozessen und Abläufen

Die interne Hilfe ist in der Modulleiste auswählbar, wenn entsprechende Dokumente hinterlegt sind. Der Button wird mit einem weißen Fragezeichen auf rotem Grund angezeigt, wenn es für das aktuell geöffnete Modul eine Hilfedatei gibt, andernfalls ist er grau.

Beim Klick darauf öffnet sich dann das jeweils hinterlegte Dokument in einem separaten Fenster.

Praxisbeispiel

In diesem Fall wird eine HTML-Struktur verwendet, da man so komplexe Themen mit Hilfe von Links unterteilen bzw. übersichtlicher gestalten kann. Es wurde ebenfalls eine Indexseite als Stichwortverzeichnis mit der Startseite von Concept Office verknüpft.

PrivateHelpMappings.ini

OH=Startseite.html

Zur einfachen Pflege verwendet der Fachhändler Microsoft Word, da sich damit Dokumente leicht bearbeiten, als HTML-Datei speichern und über Links und Textmarken verknüpfen lassen.

Die Pflege ist den Bereichsleitern übertragen und sollte auch als Bestandteil der internen Hilfe dokumentiert sein.

Neue Seite erstellen

Vorhandene Datei öffnen, dann „speichern unter…“ und abändern.

Link auf Startseite einfügen

In der Tabelle eine Zeile einfügen und einen Link auf die vorher erstellt oder vorhandene Seite erstellen.

Link erstellen

Text markieren und unter „Einfügen“ „Link“ wählen…

auf einen Abschnitt (Textmarke) im gleichen Dokument verlinkt werden soll, rechts „Textmarke…“ wählen.

Textmarken müssen vorher angelegt werden.

Soll auf einen Abschnitt in einem anderen Dokument verlinkt werden, zuerst das Dokument wählen und dann werden unter „Textmarke…“ die Abschnitte des gewählten Dokuments gezeigt.

Wird keine Textmarke gewählt, öffnet sich das Dokument ohne an eine bestimmte Stelle zu springen.

Links und Textmarken helfen die Dokumente sinnvoll zu unterteilen. So kann man z.B. ein Dokument mit dem Modul Vorgänge verknüpfen und über Links um Kopfbereich zu verschiedenen Unterpunkten der Vorgangsbearbeitung abspringen. Dies kann dann z.B. so aussehen…

Textmarke (Absatz) erstellen

Textmarken sind für Abschnitte sinnvoll.

Die gewünschte Überschrift markieren und kopieren. Wenn markiert, unter „Einfügen“ „Textmarke“ wählen…

Bezeichnung einfügen. Sind Leerzeichen dabei, müssen diese durch „_“ ersetzt oder die Bezeichnung gekürzt werden.

Datum für Änderungen

Zum Schluss Datums- bzw. Änderungsangaben hinzufügen und Mitarbeiter mit Hinweis auf Dokumentation informieren.

Als Datum für geändert am empfiehlt sich ein Feld mit der Funktion Datum einzufügen. Am Datumsfeld kann man dann einstellen, ob es sich beim Öffnen (zum Bearbeiten mit Word) aktualisieren soll.

Möchte man mit einer Index-Seite (Stichwort-Verzeichnis) arbeiten empfiehlt sich folgende Vorgehensweise…

Für die Felder geändert am und geändert durch, fügt man eine Textmarke ein (GeandertAm, GeaendertDurch). Auf der Index-Seite wählt man an der entsprechenden Stelle Objekt aus Datei einfügen… und gibt bei Bereich den Namen der Textmarke sowie den Dateinamen an.

Vorteil: Ändert man ein Dokument, so aktualisieren sich auf der Index-Seite auch die Informationen für die Änderung und man muss diese nicht zusätzlich pflegen.

nl:administration:konfigurationsmanager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:26+00:00

Configuratie manager

Deze module toont u de centrale en gebruikerspecifieke instellingen van Concept Office.

Om wijzigingen in de centrale instellingen door te voeren, heeft u een wachtwoord nodig. Dit wachtwoord kunt u verkrijgen bij uw systeembeheerder.

Vele van deze instellingen zijn uitsluitend voor foutanalyse voorbehouden.

Datenbank

Das Feld Dat-Datei zeigt den Speicherort der zentralen Steuerdatei office.dat. Ohne Zugriff auf diese Datei ist Concept Office nicht lauffähig.

Im Feld Connect wird der Verbindungspfad (Connect-String) zur Datenbank von Concept Office angezeigt.

Außerdem werden ausgewählte Steuerwerte angezeigt. Diese werden für Fehleranalysen benötigt.

Sonstiges

Programm Einstellungen

Serienbrieferxporttyp: (zentrale) Einstellung welche Verarbeitungsweise für Serienbriefe verwendet werden soll
Sprache: in welcher Sprache soll CO angezeigt werden (globale Einstellung)
Report-Mustersatz: eingestellter Formular-Mustersatz für Vorgangsdokumente
Masken-Layout-Dateien nicht aktualisieren: „friert“ die momentan getroffene Maskeneinstellung ein

Email Einstellungen

Email-Client: Über welche Software soll Concept Office seine Emails versenden? Zur Verfügung stehen:

Microsoft Outlook
Default Client*
POP3/SMTP*

*(Funktionsumfang eingeschränkt, da einige Funktionen nur mit Microsoft Outlook arbeiten können)

Protokolldatei

Zeigt den Speicherort des nutzerspezifischen Fehlerprotokolls

Druckprotokoll

Debugmeldungen

Erlaubt das Anzeigen der Debugmeldungen zur Fehleranalyse.

Concept EDI

Timer

Gibt an, in welchem Minutenintervall auf neue Emails und neue Bestellungs-XML-Dateien geprüft werden soll.

Administrator Email

Sofort versenden

Gibt an, ob die Emails in den Entwürfen landen, oder direkt versendet werden.

Text

Text, der in der Email zum Hersteller/zum Händler erscheinen soll

Tapi-Manager

Auswahl des TAPI-Gerätes: Hier muss das mit Ihrer TK-Anlage verbundene TAPI-Gerät, i.d.R. ist das ein Telefon, ausgewählt werden.

Nummer für Amtsholung: Einstelliger Wahlpräfix zum Heranholen einer Amtsleitung auf dem Nebenstellentelefon.

Ersetzungen Landesvorwahl: dient zu Entfernung von falsch geschriebenen Landesvorwahlen z.B. ++49 oder 0049 usw. diese Zeichenketten werden vor der Anwahl aus der Telefonnummer entfernt.

Parameter Call Privileges: Die Einstellung steuert, ob über die TK-Anlage nur gewählt werden soll, oder ob auch eingehende Anrufe behandelt werden sollen.

None: Es werden nur ausgehende Anrufe behandelt.
Monitor: In Concept Office nicht benutzt.
Owner: Es werden ausgehende und eingehende Anrufe behandelt.

Benutzer- oder Geräte-abhängige Einstellungen zur TAPI-Schnittstelle.

Installation

Hier finden sich erweiterte Funktionen zur Prüfung der CO-Installation und Funktionistüchtigkeit der Programmumgebung. Die meisten Funktionen sollten nur durch den Support benutzt werden.

Installation prüfen: Überprüft die Verfügbarkeit benötigter DLL-Dateien und COM-Komponenten.

DB-Verbindung prüfen:Versucht die Datenbank anzusprechen. Der vorgeschlagenen Connect-String muss dabei geändert werden, da sonst ein Fehler auftritt.

Masken-Layout-Dateien löschen: CO speichert Informationen zur Darstellung von Masken und Übersichten. Diese Layout-Informationen lassen sich löschen. CO muss dazu geschlossen sein.

Mandantenauswahl erzwingen: CO speichert den zuletzt genutzten Mandant. Der Knopf erzwingt die Mandantenauswahl beim nächsten Programmstart

Abgewählte Meldungen reaktivieren: Alle, durch den Benutzer abgewählten Meldungen, werden wieder angezeigt.

Setupnachbereitung erzwingen:Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Setup-Nachbereitung.

Verschlüsselung

Administration, Konfigurationsmanager, Datenbank, Protokoll

nl:bestellvorschlaege:dynamische_bestandsermittlung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:28+00:00

Dynamische Bestandsermittlung

Die Bestandsermittlungsart „dynamisch“ kann am Lagerartikel hinterlegt werden.

Berechnungsformel:

Bestellvorschlagsmenge = Bestellzykluspuffer * Durchschnittliche Lieferzeit (Lieferant) * Durchschnittsverbrauch pro Tag * Trendfaktor + Meldebestand

Der in der Formel verwendete Meldebestand errechnet sich auch dynamisch:

Meldebestand = Mindestbestand (0) + Durchschnittsverbrauch pro Tag * Durchschnittliche Lieferzeit (Lieferant) * Sicherheitsfaktor

Trendfaktor = Durchschnittlicher Verbrauch der letzten X Monate im aktuellen Jahr gegen die kommenden X Monate des Vorjahres.

Beispiel: (Heute = 15.07.2008)

X = betrachteter Zeitraum in Monaten (in diesem Beispiel 2)

Vom 15.05.08 bis 15.07.08 ist der Verbrauch = 20

Vom 15.07.07 bis 15.09.07 ist der Verbrauch = 30

Trendfaktor = 1,5 (ergibt sich aus 30/20)

Bestellwesen

nl:weitere_stammdaten:provisionsstaffeln

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:40+00:00

Provisiestaffel

In diesem Modul werden den im Mandantenstamm hinterlegten Provisionsgruppen konkrete Provisionssätze zugewiesen. Dabei können artikelorientierte oder kundenorientierte Provisionsgruppen verwendet werden. In deze module worden de in de administratie ingevoerde provisiegroepen concrete provisie toegewezen. Hierbij kunnen artikel- of klantgeorienteerde provisiegroepen toegepast worden.

Aanmaken van provisiestaffels

Voor de invoer dienen in de administratiegegevens de provisiegroepen ingevoerd zijn.

Durch Klick auf neu wird eine neue Provisionsstaffel erzeugt. Im gleichnamigen Feld können Sie einen Namen vergeben, welcher maximal 20 Zeichen lang sein kann und eindeutig sein muss. Die Bezeichnung darf 50 Zeichen lang sein und dient im Concept Office der Auswahl und Zuweisung der Provisionsstaffeln.

Die Zuweisung der Provisionssätze kann nach folgenden Berechnungsvorschriften erfolgen:

Rohgewinn (fester Satz)
Rohgewinn abhängig vom Rohgewinn (gestaffelt)
Umsatz (fester Satz)
Umsatz abhängig vom Rohgewinn (gestaffelt)
Umsatz abhängig vom Rabatt (gestaffelt)
Umsatz abhängig vom Preiskatalog
Umsatz abhängig vom Auftragswert (gestaffelt)

Zuweisung der Provisionsgruppen

Die Zuweisung der Provisionsgruppen erfolgt über die Verkaufsteams.

weitere Stammdaten, Provision, Provisionsstaffel

nl:weitere_stammdaten:titel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:40+00:00

Titel

In diesem Modul lassen sich Personentitel pflegen. Diese können anschließend Ansprechpartnern und Mitarbeitern zugewiesen werden

Aanmaken van titels

Durch Klick auf neu wird das Feld Titel zur Eingabe freigegeben. Dieser Titelname darf maximal 50 Zeichen lang sein und muss eindeutig gewählt werden. Die Bezeichnung wird später bei der Auswahl des Titels angezeigt. Sie darf 50 Zeichen lang sein.

Toewijzen van titels

Einem Ansprechpartner kann durch Auswahl in der Titel-Combobox ein Titel zugewiesen werden. Analog ist dies für Mitarbeiter möglich.

Uitgebreide stamgegevens, Titel