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co8:buerobedarf

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T09:33:59+00:00

Geschäftsbereich Bürobedarf

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Allgemeines

Die PrivatePilot-Ausgabe wurde um die GTIN-Ausgabe (führende Artikelnummer) erweitert.

Artikel

Neuer Link in der Artikelmaske, welcher die Vorläuferartikel (welche Artikel haben den aktuellen Artikel direkt oder indirekt als Folgeartikel) anzeigt.

Verkaufssperre am Artikel in Abhängigkeit des Lieferantenstatus setzen

1. Hierfür wurde eine neue Konfiguration (558) ‚Verkaufssperre am Artikel automatisch setzen bei Statusänderung am Lieferantenartikel‘ geschaffen. Damit werden Artikel automatisch gesperrt und entsperrt, bei Änderungen am Status des Lieferantenartikels.

Folgende Ausprägungen sind möglich:

0 - keine automatische Sperre
1 - Sperren, wenn Artikel bei allen Lieferanten gesperrt ist und Bestand=0 (alle Läger) - Standardeinstellung
2 - Sperren, wenn Artikel bei Hauptlieferanten gesperrt ist und Bestand=0, Artikel automatisch entsperren, wenn dieser wieder verfügbar ist.

Entsperrt werden Artikel nur automatisch, wenn Konfiguration 558 den Wert =2 hat. Entsperrt werden Artikel nur dann, wenn Lieferantenartikel vom Status ‚Zur Zeit nicht lieferbar‘ auf ‚wieder verfügbar‘ oder ‚normal‘ wechseln.

2. Der Haken „Verkaufssperre“ am Artikel wurde zu einer Dropdownbox umgewandelt. Folgende Ausprägungen sind möglich:

keine
vorübergehend, mit Edi-Aktualisierung
dauerhaft (Ist diese Auswahl gesetzt, dann bleibt diese Sperre auch bei Änderung vom Status des Lieferantenartikels.)

Außerdem ist am Lieferanten das Kennzeichen „Wenn Hauptlieferant, dann Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen“ zu setzen, damit die Konfiguration wirksam wird.

Bei Artikeln, die vorher den Haken Verkaufssperre getragen haben, wird die Dropdownbox mit „vorübergehend, mit Edi-Aktualisierung“ gesetzt.

Gruppenpreise

Es besteht die Möglichkeit Gruppenpreise in Concept Office umzusetzen. Dabei lassen sich Artikel mithilfe der Artikelklassifizierungen hinsichtlich der Preisaktualisierung gruppieren.

Alles über Gruppenpreise lesen sie hier

Prozentpreise

In Concept Office 8.0 ist es nun möglich Prozentpreise zu definieren. Dabei handelt es sich um Preise, die auf einer EK-Kalkulation beruhen, das heißt, ändert sich der EK des Artikels, ändert sich, anhand der vorgegebenen Spanne, auch der VK des Artikels. Somit hat jede Änderung am zugrundeliegenden EK einen veränderten VK zu Folge.

Alles über Prozentpreise finden sie hier.

Sonderkonditionen

Kopiervorlage von verschiedenen Merkmalen aus der Sonderkondition mit laufender Nummer 1

Beim Anlegen einer EK-basierenden Kondition werden die Werte für ‚Preiskatalog (Ek)', ‚Preisbasis (Ek)' und ‚Preissenkung (VK) erlaubt‘ aus der Kondition mit lfd. Nummer = 1 vorbelegt. Daher ist es sinnvoll diese nicht mit einer echten Kundenkondition zu verwenden. Ist dies bereits geschehen, sollte sie umnummeriert werden, damit die laufende Nummer 1 frei ist.

Ebenso kann das Merkmal „Kernsortiment“ gepflegt werden. Dieses Merkmal vererbt sich nun auf weitere Sonderkonditionsanlagen.

EDI-Artikel

Prüfung Warengruppen und Artikelklassifizierung bei Neuanlage
Beim Import von neuen Artikeln in den EDI-Artikelstamm werden die Warengruppen und Artikelklassifizierungen bei automatischer Übernahme geprüft. In der EDI-Artikel-Ansicht gibt es nun die Spalten „Neu-fehlerfrei“ und „Neu-fehlerhaft“.

Übernahme der Sortimentskennung aus dem BMEcat Beim Einlesen von Artikelstammdaten über BMEcat wird die Sortimentskennung anhand der von Soennecken bereitgestellten Informationen ermittelt und am Edi-Artikel gespeichert. Dafür wurde eine neue Sortimentskennung ‚Lieferung durch Dritte‘ eingeführt, falls der Artikel von einem Lieferanten von Soennecken direkt geliefert wird. Außerdem wurde eine neue Konfiguration 559 hinzugefügt, um eine Textfarbe für die neue Sortimentskennung hinterlegen zu können.

Bei der Übernahme der Artikeldaten wird die Sortimentskennung am Lieferantenartikel gespeichert. Die Sortimentskennung wird automatisch in den Artikelstamm geschrieben, wenn:

der Lieferant Hauptlieferant ist,
das Kennzeichen „Wenn Hauptlieferant, dann den Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen“ am Lieferanten gesetzt ist und
die neu geschaffene Auswahl der in den Artikelstamm zu synchronisierenden Sortimentskennungen die im BMEcat ermittelte Sortimentskennung enthält. Diese lassen sich im Reiter „Lieferantendaten“ im Firmenmodul des entsprechenden Lieferanten einstellen.

Im BMEcat können nun die Artikelklassifierzungen EPAG und EWAG ausgelesen werden

Die Informationen EPAG und EWAG aus dem BMEcat können nun analog anderer Klassifizierungen importiert werden. Hierfür müssen die Klassifizierungen im Mandanten angelegt werden, damit diese beim Import den Artikeleigenschaften im Concept Office zugeordnet werden können.

Aus dem BMECat lassen sich Zolltarifnummern auslesen. Diese werden als Artikelklassifizierung mit dem Namen „StBA“ und „Zolltarifnummer“ in den Artikelstamm übertragen.

Erweiterung Artikelnummerierung

Es wurde die Funktion der Artikelnummergenerierung für EDI-Artikel erweitert. Für die Nummerngenerierung werden jetzt Markenkürzel gesetzt, falls nicht anderweitig im Übernahmeschema angegeben.

Die Markenkürzel werden in einem neuen Modul „Marken Hersteller (ML)“ unter „Weitere Stammdaten“ verwaltet. Diese können per Hand oder über die neue Modulfunktion „EDI-Marken importieren“ angelegt werden. Nach Nutzen der Importfunktion, müssen die importieren Marken noch gepflegt werden, d.h. das Kürzel setzen und dieses über den Haken „Kürzel für Artikelnummerbildung verwenden“ freigeben.

Sind keine Markenkürzel vorhanden, wird auf die am Lieferanten hinterlegten Kürzel für die Artikelnummerierung zurückgegriffen.

EDI-Schnittstelle

Artikelstamm ausgeben - Format BMEcat

Bei der Preisausgabe können nun auch Aktionspreise ausgeschlossen werden

Rückfallschema bei Übernahme von Artikeldaten aus dem EDI-Artikelstamm

Es kann vorkommen, dass Artikel mit Verkaufspreis aktualisiert werden sollen, vereinzelte Artikel aber vom Lieferanten keine Verkaufspreise mit bekommen haben. Bisher wurden diese Artikel nicht aktualisiert und ein Fehler wurde ausgewiesen. In Concept Office 8 kann nun ein Ersatzschema angegeben werden, wo Artikel ohne Verkaufspreis entweder ohne Aktualisierung des Verkaufspreis übernommen werden oder der Verkaufspreis kalkuliert wird.

Kundenbestellungsimport

Erweiterungen im Kundenbestellungsimport ohne Schalter

Maximaler Auftragswert für einen Kunden
Für einen Kunden kann ein maximaler Auftragswert für den Kundenbestellungsimport definiert werden. Dieser kann am Geschäftsbereich, am Kontakt sowie geschäftsbereichsabhängig am Kontakt hinterlegt werden. Der zum Auftrag passende maximale Auftragswert wird dabei folgendermaßen ermittelt:

Für den konkreten Geschäftsbereich am Kontakt hinterlegter Wert
Für den übergeordneten Geschäftsbereich am Kontakt hinterlegter Wert
Am Kontakt hinterlegter Wert (Reiter Kundendaten, Abschnitt Allgemein)
Am Geschäftsbereich hinterlegter Wert
Am übergeordneten Geschäftsbereich hinterlegter Wert

Maximaler Positionswert, maximale Positionsmenge
Der Auftragsimport über die EDI-Schnittstelle wurde erweitert. Die Positionsanlage wurde um eine Prüfung der maximalen Positionsmenge und des maximalen Positionswertes ergänzt.

Hierzu kommen die Felder Max. Menge und Max. Wert am Artikel, sowie nun auch unter Warengruppen zum Tragen, es können entsprechende Werte hinterlegt werden.

Bei der Prüfung haben die Werte des Artikels Vorrang.

Bei manueller Anlage eines Auftrages, greift nur die Max. Menge, bei der elektronischen Verarbeitung werden beide Angaben ausgewertet (Max. Menge und Max. Wert).

Lieferantenswitch
Am Artikel kann am Hauptlieferanten ein Ersatzlieferant hinterlegt werden (Ausweichlieferant max. Bestellmenge), auf welchen gewechselt wird, wenn die maximale Bestellmenge für den Artikel überschritten wird. Achtung: Dieser Lieferant muss außerdem am Artikel gepflegt sein. Sollte auch die maximale Menge des Ausweichlieferanten überschritten wurden sein, dann bleibt der Artikel beim Hauptlieferanten und der Vorgang wird nur erfasst gespeichert. Wenn kein Ausweichlieferant hinterlegt ist und die maximale Menge überschritten ist, wird der Vorgang ebenfalls nur erfasst gespeichert.

Ermittlung des Sachbearbeiters
Sachbearbeiter werden jetzt, wenn nicht im Auftrag angegeben, über den zugehörigen Geschäftsbereich im Kundenstamm ermittelt.

Protokollierung verbessert
Im Feld Dispobemerkung werden nun auch Fehler und Warnungen protokolliert.

Erweiterungen im Kundenbestellungsimport mit Schalter

für Kundenbestellungen_einlesen.ini

_AuftragseingangsartBeiPrueffehler
Um eine bessere Separierung von Vorgängen zu erhalten, kann im Importschema für die Schnittstelle ‚Kundenbestellung einlesen‘ gesteuert werden, dass fehlerhafte Bestellungen eine eigene Auftragseingangsart erhalten. Dazu ist im Schema anzugeben: _AuftragseingangsartBeiPrueffehler=#123

_AutomatischeBestellung=#1
Es gibt jetzt ein neues Lieferantenkennzeichen „automatisch bestellen“ im Firmenmodul (Reiter Lieferantendaten). Dies hat die Optionen Ja/Nein/Nur Bestellvorschlag. Entsprechend werden Positionen pro Lieferanten behandelt, wenn der Ini-Schalter für automatisches bestellen („_AutomatischeBestellung“) aktiv ist.

_ArtikelAnlageAusEdiSchema=#
Es wurde eine neue Funktion für die Anlage von Fremdartikeln beim Kundenbestellungsimport geschaffen. Es können nun neue Artikel aus dem EDI-Artikelstamm direkt beim Import angelegt und im Auftrag übernommen werden.

Voraussetzung ist, dass die Lizenz für Fremdartikel vorhanden ist und der Artikel im vorgelagerten Artikelstamm (EDI-Artikel) existiert. Für die Anlage der Artikel muss ein entsprechendes Schema angelegt werden und dem Import-Schalter _ArtikelAnlageAusEdiSchema zugewiesen werden.

_BonitaetSperreKundeIgnorieren=#1
Import von Bestellungen mit bonitätsgesperrten Kunden. Der Vorgang wird dann als erfasst gespeichert und eine Warnung in Feld Dispo-Bemerkung protokolliert.

_KomplettAuftraegeBestellenFuerEinLieferant
Im Kundebestellungsschema kann jetzt der neue Schalter „_KomplettAuftraegeBestellenFuerEinLieferant=#1“ gesetzt werden, der die automatische Bestellungserzeugung zulässt, wenn ein Auftrag komplett (bestätigt) ist und alle Positionen einem einzigen Lieferanten zugeordnet sind.

Diese Funktion ist unabhängig von der Mandantenkonfiguration 393 (automatische Bestellungen)

_KundenBestellNrEindeutigkeitPruefen‘=#2
Die Prüfung auf Kundenbestellnummereindeutigkeit wurde mit Ausrichtung 2 erweitert, sodass bei Dopplungen von Kundenbestellnummern der Auftrag im Status „erfasst“ angelegt wird. (Dies ist sinnvoll, wenn der Import grundlegend aus bestätigt importiert wird und der Status „erfasst“ bei Dopplungen eine Sichtung vorgibt).

_LieferInfoBildungsVorschrift
Es kann eine Bildungsvorschrift für die Zusammensetzung der Lieferinfo angegeben werden. Dabei können alle Platzhalter verwendet werden, die auch für die Bildung der Kundenbestellnummer zur Verfügung stehen. Darüber hinaus wurde der Platzhalter #LieferHinweis# eingeführt, der durch den aus der importierten Bestellung entnommenen Lieferhinweistext ersetzt wird.

_LieferAnschriftAusStammdaten=#3
Beim Einlesen von OpenTrans-Kundenbestellungen kann gesteuert werden, dass die Lieferanschriftsnummer aus der Datei gegen die CO-Anschriftsnummern geprüft und entsprechend eingesetzt wird.

_LieferadresseZusatzBildungsvorschrift
Beim Einlesen von Kundenbestellungen kann über den Schalter ‚_LieferadresseZusatzBildungsvorschrift‘ eine Bildungsvorschrift definiert werden, die im Namen der Lieferanschrift eine zusätzliche Zeile entsprechend der Vorschrift anfügt (analog der Vorschrift für die Kundenbestellnummer). (CO-40800):

z.B.: _LieferadresseZusatzBildungsvorschrift=#Ihre Bestellung: #BestellNummer# vom #BestellDatum#

_NichtLieferbareArtikelErfassen
Prüfung auf Lieferbarkeit des Artikels beim Hauptlieferant. Sollte der Artikel nicht lieferbar sein, wird der Auftrag nur erfasst gespeichert.

_RechAnschriftUebernehmen (neue Ausprägungen)

#0: wird Rechnungsanschrift aus den Stammdaten ermittelt
#1: wird die in der Bestellung angegebene Rechnungsanschrift (falls vorhanden) in den Auftrag übernommen
#2: die Rechnungsanschriftsnummer wird gegen die CO-Rechnungsanschriftsnummer geprüft und entsprechend eingesetzt. (neu)
#3: die Rechnungsanschriftsnummer wird gegen die Fremdnummer der CO-Anschriften geprüft und die Anschrift entsprechend eingesetzt. Dafür können die Fremdnummern jetzt im Anschriften-Modul gepflegt werden. (neu)

_VerkaufsgesperrteArtikel
Ermöglicht Import von Positionen mit verkaufsgesperrten Artikeln. Der Vorgang wird dann als erfasst gespeichert und die Warnung protokolliert.

_VkAbweichungProzent
VK-Schwellwertprüfung. Es kann ein unterer und oberer Schwellwert als Prozentwert angegeben werden z.B.: ‚_VkAbweichungProzent=#-10,5/15,5. Trennzeichen für die Angabe ist '/'. Wenn der Schalter aktiv ist, wird mit dem Listenpreis des Artikels verglichen. Sollte es zur Überschreitung kommen, wird es als Fehler protokolliert, der Vorgang wird als erfasst angelegt.

Wenn der Schalter aktiv ist, wird mit dem Preis des Artikels verglichen, der bei manueller Erstellung des Vorgangs eingesetzt werden würde, sei es der Listenpreis oder evtl. ein Kundenpreis. Sollte es zur Überschreitung kommen, wird es als Fehler protokolliert, der Vorgang wird als erfasst angelegt.

_BeiVertragsLeistungAuftragAufErfasst=#1
Bei Import von Kundenbestellungen kann festgelegt werden, ob gewährte Vertragsleistungen dazu führen sollen, dass der Auftrag im Status ‚erfasst‘ angelegt wird.

Ob beim Import der Kundenbestellungen eine Vertragsprüfung stattfinden soll, ist über Konfiguration 236 ‚Zuordnung von Vertragsleistungen automatisch vornehmen‘ zu aktivieren.

_VorgangTrotzDefaultArtikelBestaetigen=#2
Erweiterung des Schalters um die Option 2, bei welcher der Standardsammelartikel (_DefaultArtikel=#xyz) den Vorgang auf Erfasst setzt. Nur Lieferantensammelartikel, die aus dem Lieferanten der Position ermittelt wurden, setzen den Vorgang dann hingegen auf Bestätigt.

Neue Option HTML-Display an der Kasse

Neue Funktion in Concept Cash

Hierfür muss in den Optionen von ConceptCash (Displayoptionen) der Haken bei HTML-Display gesetzt werden, um diesen zu aktivieren. Es erscheint beim Start der Kasse ein zweites Fenster, welches frei positioniert werden kann (beispielsweise auf einem 2. Bildschirm).

Der Inhalt des Displays wird über die Dateien im Ordner HTML→Views→ KassenDisplay gesteuert. Diese werden beim Update angelegt und mit den Standardeinstellungen (Platzhaltern, etc.) vorbelegt.

CO8

howto:mehrwertsteuer-zuordnung_und_mehrwertsteuer-freie_berechnung_in_concept_office

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Mehrwertsteuer-Zuordnung und Mehrwertsteuer-freie Berechnung in Concept Office

Die Berechnung der Mehrwertsteuer kann in Concept Office sowohl für den Verkauf, als auch für den Einkauf verändert werden. Im Einzelnen unterscheiden wir folgende Fälle:

Verkauf: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Verkauf: Mehrwertsteuer reduziert (z.B. Bücher)
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei sonstiges (Nicht-EU-) Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei Inland (besondere Voraussetzungen)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer reduziert
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei (Nicht-EU) -Ausland

Grundeinstellungen:

Grundsätzlich gibt es mehrere Parameter und „Stellen“ in Concept Office, welche auf die Berechnung der Mehrwertsteuer sowohl beim Einkauf, als auch beim Verkauf direkte Auswirkung haben. Diese Stellen sind:

1. Basisdaten unserer Firma

Zu finden in Administration → Mandaten im aktuellen Mandanten. Sind mehrere vorhanden, sind die Einstellungen für jeden Mandanten extra zu führen!

Umsatzsteuer-ID - obligat für die Umsatzsteuer-freie Rechnungsbuchung im EU-Ausland. Damit wird Verlagerung der Umsatzsteuerpflicht auf den Empfänger ermöglicht (Reverse Charge). Diese ist auch im Inland erforderlich, um nachzuweisen, dass es sich um ein Unternehmen handelt. Im Inland kann hier jedoch auch alternativ die Steuernummer angedruckt werden.

2. Länder

Zu finden in Weitere Stammdaten → Länder. Es sollten alle Länder gepflegt werden.

Die Zuordnung entscheidet letztlich, welche Kontierung später für das Land gezogen wird und damit indirekt der Steuersatz bzw. die Steuerpflichtigkeit.

3. Steuersätze

Zu finden in Weitere Stammdaten → Steuersätze.

Für jedes Land sollten grundsätzlich immer alle drei Steuersätze zu pflegen. Dies bedeutet auch den „Frei“ benannten. Es mag unlogisch sein, für ein Land extra nochmal das Land einzutragen mit „0“ für den Steuersatz. Es ist jedoch erforderlich, da sonst bei Rechnungsstellung aus dem Auftrag schnell ein Fehler erscheint. Das Programm prüft grundsätzlich nach dem Schema Land erkannt → welche Zuordnung (Inland…) in den Kontierungen → welcher Eintrag dort (Steuerfrei, Reduziert, Normal) und danach den entsprechenden Steuersatz.

Wichtig ist auch bei angeschlossener Finanzbuchhaltung, unbedingt den sog. „externe Schlüssel“ gemäß Angaben der FiBu zu pflegen, da über ihn dort der hinterlegte Steuersatz geregelt wird! Als Besonderheit kann es weiterhin noch geben (siehe Artikel „Termporäre Mehrwertsteuersenkung“), dass zeitweise mit einem aktuellen und alten Satz gearbeitet wird (siehe Screenshot).

4. Kontierungsgruppen

Zu finden in Weitere Stammdaten → Kontierungsgruppen.

Die Kontierungsgruppen sollten unbedingt für alle vorhandenen Kontierungsgruppen (Lieferungen, Leistungen…) gepflegt werden - auch z.B. für Abschläge!

Die Mindesteintragungen, welche in den Kontierungsgruppen erforderlich sind, sind „Inland“, „EU-Ausland“ und „sonstiges Ausland“. Wir werden später noch darauf kommen, in welchen Fällen noch weitere erforderlich sind. Ebenfalls essentiell ist es, diese für „Verkauf“ und für „Einkauf“ zu pflegen, da es sich sonst spätestens bei Rechnungseingangsbuchung rächen wird, dies vergessen zu haben!

Die Grundeintragungen und ihre steuerliche Zuordnung sehen Sie oben. EU-Ausland wird erst durch eine Besonderheit steuerfrei und muß daher nicht auf „Steuerfrei“ gestellt werden. Hierzu später mehr.

Es müssen zumindest wie oben die Kontierungen mit validen Zahlen <> 0 befüllt werden. Wird dies unterlassen, kann keine Rechnung erstellt und/oder gebucht werden.

Achtung: Die oben gezeigten Angaben zeigen fiktive Kontierungen bei einer Firma ohne angeschlossene FiBu. Die tats. einzutragenden muß der Kunde selbst bei seinem Steuerberater erfragen. Diese sind sehr wichtig, besonders wenn eine FiBu angeschlossen ist!

5. Zuordnung am Artikel

An jedem Artikel - gleich ob Sammelartikel, Montageartikel oder normaler Warenwirtschaftsartikel - findet sich in den Stammdaten unter Gruppierungen/Weiteres der Parameter „Kontierungsgruppe“. Über diese wird die Zuordnung zu den dort eingestellten Kontierungsinformationen und damit indirekt zu Steuer und Land gezogen.

Zusammenfassend kann man zu den bisherigen Punkten sagen - die „Ermittlungskette“ von Concept Office arbeitet wie folgt:

Kontierungsgruppe am Artikel → Kontierungsgruppe → Länderzuordnung (einz. Land/Steuergebiet oder Inland…) → dort hinterlegte Besteuerung (Normal/Reduziert/Frei) → in Steuersätze für dieses Gebiet/Land hinterlegter Steuersatz in %

Laufend zu pflegende Einstellungen:

Legt der Mitarbeiter Kunden neu an, ist es empfehlenswert, von diesen immer die Steuernummer und vor allem die Umsatzsteuer-ID zu erfragen und diese zu prüfen (Auslandskunden).

Das Prüfprotokoll ist dabei zu archivieren!

https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Identifikationsnummern/AuslaendischeUSt-IdNr/auslaendische_ust_idnr_node.html

In der Firma des Kunden findet sich unter „Weiteres“ das Feld für die Umsatzsteuer-ID. Diese sollte grundsätzlich vor Anlage von Vorgängen für diesen Kunden befüllt sein. Wird z.B. ein Vorgang ins EU-Ausland mit Mehrwertsteuer berechnet, ist in den meisten Fällen das Fehlen dieser Umsatzsteuer-ID der Hintergrund. In anderen, selteneren Fällen das falsch gesetzte Steuergebiet an der Lieferadresse des Kunden.

Mögliche Steuerfälle beim Verkauf:

Wie zu Beginn des Artikels bezeichnet, haben wir in der Praxis folgende Fälle:

Verkauf: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Verkauf: Mehrwertsteuer reduziert (z.B. Bücher)
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei sonstiges (Nicht-EU-) Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei Inland (besondere Voraussetzungen)

1. Mehrwertsteuer normal (Normalsatz)
Dies ist der Normalfall, welcher keinerlei besondere Eingriffe erfordert.

2. Mehrwertsteuer reduziert
Hier ist es erforderlich, dass der Artikel einer entsprechenden Kontierungsgruppe für reduzierte Waren (wenn nicht vorhanden, erstellen) zugeordnet ist, in der für das Land oder Steuergebiet der reduzierte Steuersatz ausgewählt ist. Desweiteren muß in „Steuersätze“ für das Land unter den reduzierten Steuersätzen der aktuelle reduzierte hinterlegt sein.

3. Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Voraussetzung ist die Hinterlegung einer Umsatzsteuer-ID beim Kunden - möglichst vor Erstellung des Vorgangs. Wird dies vergessen oder erfolgt die nicht korrekte oder nicht vollständige Eintragung in den Kontierungsgruppen, erhält der Kunde bei Übernahme aus dem pCon.basket oder bei Versuch der Rechnungsstellung z.B. folgende Fehlermeldung

Hier ist zu prüfen, welcher Artikel (von mir hier entfernt) betroffen ist. Dann geht man über dessen Kontierungsgruppe und die Lieferadresse zur entsprechenden Kontierung und prüft für diese die Steuersätze des Lieferlandes. Bei der Meldung wie oben steht meist in der Kontierung eine „0“ - diese ist also noch nicht vollständig befüllt.

4. Mehrwertsteuerfrei sonstiges Ausland
Dieser Fall ist problemlos und wird bei richtiger Eintragung der Kontierungsgruppen direkt angewendet.

5. Mehrwertsteuerfrei im Inland
Hier handelt es sich um Sonderfälle! Diese müssen eine stichhaltige Begründung haben. Der Kunde sollte immer darauf hingewiesen werden, dass er - bei nicht begründeter Anwendung - massive Konsequenzen im Falle einer Steuerprüfung zu befürchten hat! Des Öfteren hört man, dass der Kunde dies aus Kulanz seinem Kunden gegenüber machen möchte oder anderen Gründen - dies ist nicht zulässig und darauf muß ausdrücklich hingewiesen werden. Es erfolgt auf eigene Gefahr und gegen unseren Rat!
Eine Übersicht der Sonderfälle findet man unter https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__4.html
Die häufigsten, uns begegnenden Fälle sind die sog. Ausnahme der Besteuerung nach §13b (Bauleistungen)
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html
sowie Lieferungen an NATO-Gebiet (Art. 67 Abs. 3 NATO-ZAbk.) oder §9 Freihafen (Freihandelsabkommen).

Sonstige außergewöhnliche Steuerfälle sollten immer mit dem Steuerberater abgestimmt werden!

In den Sonderfällen muß in den Weitere Stammdaten → Länder ein zusätzliches Steuergebiet erstellt werden:

Wichtig ist hier die Zuordnung als „Steuergebiet“. Man könnte sagen, man schafft hier ein „künstliches Land“, welches gesondert berechnet wird.

In den Kontierungsgruppen muß dieses ebenfalls noch angelegt werden

Vermutlich ahnen Sie es schon - es muß noch der Steuersatz für dieses neue Steuergebiet angelegt werden:

Wie wird nun dieses Steuergebiet „angewandt“. Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Die einfachste ist, dies an der Lieferadresse des Kunden als Steuergebiet zu hinterlegen. Dies hat aber nur Sinn, wenn diese Adresse immer so beliefert wird. Ansonsten kann ein Steuergebiet auch manuell - für den Einzelfall - im Vorgang unter „Sonstiges“ gewählt werden.

Diese Eintragung gilt dann nur für den aktuellen Vorgang und übersteuert das Steuergebiet, welches an der Lieferadresse des Kunden hinterlegt wurde, manuell!
Ebenso lassen sich auch andere Sonderfall-Steuergebiete anlegen. So gab es zum Beispiel einen besonderen Fall, in welchem auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden wegen eines Zwischenlagers in die Schweiz (Nicht-EU wäre Steuerfrei) mit Mwst. geliefert werden mußte. Dies läßt sich auch über diesem Weg - jedoch dann mit manuell auf „Normal“ gesetztem Steuersatz abbilden.

Mögliche Steuerfälle beim Einkauf:

Wie zu Beginn des Artikels bezeichnet, haben wir in der Praxis folgende Fälle:

Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer reduziert
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei sonstiges Ausland

Die Vorgehensweise setzt voraus, dass wie erwähnt in den Kontierungsgruppen auch die Seite „Einkauf“ gepflegt wurde. Nur dann kann eine Eingangsrechnung richtig gebucht werden!

Wichtig sind bei Fehlern bei der Rechnungseingangsbuchung die Felder der Kontierungen. Steht hier z.B. „9999“ oder „-9999“, so ist die Kontierung nicht korrekt befüllt und in der fraglichen Kontierungsgruppe findet sich dort eine „0“. Dies muß der Anwender korrigieren. Wichtig ist auch, am Rechnungseingang das Steuergebiet zu kontrollieren. Dieses ist das Steuergebiet des Rechnungsstellers! Danach sollte sich die Rechnung buchen lassen.

Abschließende Bemerkungen:

Das Programmverhalten wird durch mehrere Konfigurationen beeinflußt. Diese sind im Bereich „Administration“ unter „Konfigurationen“ erreichbar. Wichtig ist, im Falle eines Fehlverhaltens deren korrekte Einstellung zu prüfen!

Die Wichtigste, von deren korrekter Einstellung bei den bisherig geschilderten Verhaltensweisen ausgegangen wird, ist die Konfiguration „8“:

Die Einstellung ist für Deutschland so obligat! Diese darf nur in Sonderfällen in anderen Nicht-EU-Ländern verändert werden.
Empfohlen wir auch, die nachfolgende Konfiguration „1089“ auf eine Prüfung einer eingebenen Umsatzsteuer-ID vorzubelegen:

Um unerwünschtes Programmverhalten zu verhindern und zugleich die Mitarbeiter zu einer korrekten und vollständigen Anlage von Firmen zu „erziehen“, ist auch das Setzen der Konfiguration „295“ sehr hilfreich:

edi-schnittstelle:kundenbestellungen_einlesen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-24T08:44:23+00:00

Kundenbestellungen Einlesen

Über diese Schnittstelle lassen sich Kundenbestellungsinformationen aus anderen Systemen in Concept Office importieren. Beim Einlesen der Dateien, z.B. aus einem Webshop stammend, werden Vorgänge in Concept Office erzeugt.

Unterstütze Formate

Bitte beachten Sie, dass diese Formate nicht aus jeder Bestellplattform identisch ausgegeben werden und bei Einsatz eines neuen Formates bei Ihnen am Besten ein Test erfolgen muss. Diesen kostenpflichtigen Importtest übernimmt unser Support gern für Sie. Unser Mitarbeiter unterstützt Sie dann auch gern bei der weiteren Einrichtung.

Folgende Eingangsformate werden unterstützt

cXML
xCBL
iDocXML
OEXXML
OpenTrans (Version 1.0, 2.1) / (Soennecken, Büroring, Simple Pilot, Privat Pilot)
Siemens XML
Spicers (veraltet / es gibt nicht mehr)
Textformat (hierzu sind weitere Einstellungen notwendig)
EANCOM 1997

Bei einigen Formaten ist es notwendig das Format durch den Parameter ‚ImportTyp=<Format>' genauer festzulegen. In älteren CO-Versionen wurde die Einstellung als ‚_ImportType=#<Format>' hinterlegt, diese sollte man auf die aktuelle Einstellung ändern.

Einleseoptionen

Die folgenden Angaben sind zwingend vorzugeben, da ohne sie kein Auftrag angelegt werden kann:

Geschaeftsbereich=#ihrGeschäftsbereich
Eingangsart=#OnlineShop (Eingangsart muss vorher im Mandanten angelegt werden)
AbwicklungsArt=#Lager (alternativ: =#Strecke für Direktlieferungen)
Filiale=#Kennung ihrer Filiale (Diese übersteuert immer die Konfiguration 43 „Filialzuordnung in Vorgängen und Verträge“.)
Weitere optionale Vorgabewerte sind durch Angabe konstanter Werte über Feldbezeichner des Textimportes möglich, zB. Versandbedingung, Lieferbedingung oder ZusatzvorgangsArt, sofern der entsprechende Wert nicht durch Angaben in der Datei überschrieben wird.

Einige Dateiinhalte können beim Einlesen verändert oder überschrieben werden. Die nachfolgenden Schalter müssen dazu im verwendeten Übernahmeschema eingetragen werden.

Nicht alle Schalter sind mit jedem Format kompatibel. Weiterführende Hinweise erhalten Sie beim Support.

Beispiel: _AnschriftenUeberKostenstelle=#1

(alphabetisch):

_AltenativeAuftragsNummerIstAngebotsNr: speziell für OpenTrans WOS→SC, soll die ALT_CUSTOMER_ORDER_ID als Angebotsnummer verwendet und damit eine Angebotsaktivierung durchgeführt werden?
_AnschriftenUeberKostenstelle: bei >0 werden die Anschriften über die Kostenstelle ermittelt, sofern der Kunde vorhanden und eine Kostenstelle angegeben ist
_APBestellungInBestellnummer: bei >0 wird der AP für die Bestellung (gegebenenfalls nach der Bestellnummer und dem Bestelldatum) in das Bestellnummern-Feld von CO eingetragen
_ArtikelErstausstattungHinzufuegen: bei>0 werden zugeordnete Erstausstattungsartikel automatisch hinzugefügt
_APLieferungInLieferadresse: bei >0 wird der Ansprechpartner für die Lieferung (gegebenenfalls nach dem Liefername und der Abteilung) in die Lieferanschrift (Feld Liefername) eingetragen.
_ArtikelAnlageAusEdiSchema=#: Es wurde eine neue Funktion für die Anlage von Fremdartikeln beim Kundenbestellungsimport geschaffen. Es können nun neue Artikel aus dem EDI-Artikelstamm direkt beim Import angelegt und im Auftrag übernommen werden. Voraussetzung ist, dass die Lizenz für Fremdartikel vorhanden ist und der Artikel im vorgelagerten Artikelstamm (EDI-Artikel) existiert. Für die Anlage der Artikel muss ein entsprechendes Schema angelegt werden und dem Import-Schalter _ArtikelAnlageAusEdiSchema zugewiesen werden.
_ArtikelAuswahlAnzeigen: bei >0 werden Dialoge, wie bei der Artikeleingabe im Vorgang (Folgeartikel oder ähnliches) angezeigt. Das heißt, dieser Schalter kann nur auf #1 gesetzt werden, wenn der Import manuell erfolgt!
_ArtikelnummerAlsHerstellerartikelnummer: bei =1 wird die HerstellerArtikelnummer durch die eigene Artikelnummer ersetzt. Bei der eigenen Artikelnummer kann es sich auch um eine Porto-Artikelnummer handeln.
_ArtikelnummerFunktion: Hier können Funktionen angegeben werden, um die in Bestellungen angegebene Artikelnummer vor dem Abgleich mit dem Artikelstamm zu formatieren. Bsp.: #replace('~value‘,‘-',‘‘)
_AuftragseingangsartBeiPrueffehler: Um eine bessere Separierung von Vorgängen zu erhalten, kann im Importschema gesteuert werden, dass fehlerhafte Bestellungen eine eigene Auftragseingangsart erhalten. Bsp: _AuftragseingangsartBeiPrueffehler=#123
_AutomatischeBestellung:
- bei =1 wird für bestätigte Vorgänge sofort eine Bestellung generiert und gedruckt/exportiert (laut Einstellung am Lieferanten ‚Auftragsimport Optionen‘)
- bei =2 wird für bestätigte Vorgänge sofort eine Bestellung generiert und ohne Druck die Bestellte Menge gesetzt (für Onlineshops die selbst die Bestellung zum Lieferanten auslösen)
_AvisiertenLieferTerminIgnorieren: bei =1 wird der elektronisch übermittelte avisierte Liefertermin ignoriert, so dass die Auslieferung abhängig von der Tour zeitnah erfolgen kann.
_BeiFolgeArtikelWarnen: bei =0 wird nur die Info im Protokoll hinterlegt, dass ein Artikel durch einen Folgeartikel ersetzt wurde, bei =1 wird der Vorgang in so einem Fall auf ‚Erfasst‘ gesetzt. Der Standwert ist wie bisher =1
_BeiLieferungsBemerkungAuftragAufErfasst: falls eine Bemerkung für die Lieferung vorhanden ist (Kopf wie Position), wird der Auftrag auf ‚erfasst‘ gesetzt.
_BeiVertragLeistungAuftragAufErfasst: speichert den Vorgang im Status ‚erfasst‘, falls eine Vertragsleistung gewährt wurde. Voraussetzung ist, dass Konfiguration 236 aktiviert wurde.
_BemerkungAlsArtikelPosition (zB. REMARKS aus ORDER_HEADER bei openTRANS):
- 0 - keine Bemerkung als erste Artikelposition
- 1 - allgemeine Bemerkung als erste Artikelposition
- 2 - Bemerkungen zur Lieferung als erste Artikelposition
- 3 - Bemerkungen zur Rechnung als erste Artikelposition
- 4 - Bemerkungen zur Lieferung als erste Artikelposition, jedoch kein Eintrag in Lieferinfo des Auftragskopfes
_BemerkungInternVorBemerkungExtern (zB. REMARKS aus ORDER_HEADER bei openTRANS): Mit Hilfe des neuen Schalters ‚_BemerkungInternVorBemerkungExtern‘ können die Kundenbemerkungen aus dem Geschäftsbereich vor die Bemerkungen aus einer importierten Kundenbestellung integriert werden. Bisher werden sie ans Ende gesetzt.
_BestandsPruefungDurchfuehren: (anstelle vom Schalter _LagerZuordnungsArt)
- 0 - keine Bestandsprüfung
- 1 - Bestandsprüfung mit Lagerwechsel (Verhalten wie bei Lagerzuordnungsart=1)
- 2 - Bestandsprüfung ohne Lagerwechsel (falls nicht genügend Bestand vorhanden ist, wird der Auftrag auf erfasst gesetzt)
_BestellAenderungErlaubt: bei =1 werden Bestelländerungen so verarbeitet, dass der ursprüngliche Vorgang abgeändert und neu ausgelöst wird. (Standard =0)
_BezeichnungAusStammdaten: bei =1 wird die Bezeichnung aus den Artikel-Stammdaten übernommen (falls die Artikelnummer aus der Kundenartikelnummer oder der Bestellnummer zu ermitteln ist und falls der entsprechende Artikel im Artikelstamm gefunden wurde).
_BonitaetSperreKundeIgnorieren=#1: Import von Bestellungen mit bonitätsgesperrten Kunden. Der Vorgang wird dann als erfasst gespeichert und eine Warnung in Feld Dispo-Bemerkung protokolliert.
_DefaultArtikel: Standard-Artikelnummer als Rückfall-Variante, falls eine unbekannte Artikelnummer eingelesen wird.
_EkKleinerVkPruefen: 0 = keine Prüfung ob der EK kleiner als der VK ist (es gibt Sonderkonditionen dieser Form), 1 = Standardprüfung wie bei der Eingabe
_ExterneLieferanschriftPruefen:
- 0 - keine Prüfung
- 1 - aus den Daten wird eine ähnliche Anschrift gesucht, Daten müssen nicht 100% übereinstimmen
- 2 - es wird über Lieferstraße, Lieferpostleitzahl und Kontaktnummer die Anschriftsnummer ermittelt und gesetzt, die restlichen Lieferanschriftsdaten werden aus der Datei übernommen. Falls keine Anschriftsnummer gefunden werden kann, wird der Vorgang auf erfasst gesetzt und die Standardlieferadresse des Kunden übernommen.
- 3 - aus der Lieferstraße und Kundennummer wird eine Anschrift in den Stammdaten ermittelt, aus der alle Daten in den Vorgang übernommen werden. Falls keine Anschrift gefunden werden kann, wird der Vorgang auf erfasst gesetzt und die Standardlieferadresse des Kunden übernommen.
- (greift nur, wenn _LieferanschriftAusStammdaten = 0 (die Lieferanschrift wird komplett aus dem importierten Auftrag ermittelt (Standard))
_ExterneMengenEinheitNichtBeachten: Ignoriert die in der externen Datei gelieferte Mengeneinheit und verwendet stattdessen immer die Standardmengeneinheit des Artikels.
_FehlerhaftePositionAlsTextZeile: Ist diese Option aktiv, führen fehlerhafte Auftragspositionen nicht zu einer Löschung des gesamten Auftrages, sondern zu einer Textposition, die alle ermittelten Daten enthält, so dass hieraus in der Vorgangsbearbeitung eine Artikelposition erstellt werden kann. Die importierte Datei wird hierbei auch nicht als fehlerhaft markiert, sondern normal archiviert.
_GbArtikelUebernehmen: Bei #1 werden die Geschäftsbereichsartikel auch in einen importierten Vorgang übernommen, was hier auch dem Standardwert entspricht.
_GeschenkArtikelNr: Artikelnummer eines Artikels der kostenlos als Geschenk hinzugefügt werden soll, wenn der Auftragswert den Betrag in _GeschenkArtikelAbgabeWert überschreitet.
_GeschenkArtikelAbgabeWert: Betrag ab dem der Geschenkartikel dem Auftrag hinzugefügt wird. (mindestens 0)
_GratisArtikel: In der Importschemadatei können jetzt am Schalter „_GratisArtikel“ Gratisartikel im Format „_GratisArtikel=#Art11,Art12,Art15“ hinterlegt werden. Bei Plausibilitätsprüfungen auf den Positionswert werden diese ignoriert und ohne Fehler übernommen.
_KeinePlausibilitaetsPruefung: Wird dieser Schalter aktiviert, dann werden die Positionswertprüfungen (Extern <> Intern, _PositionsWertOberGrenze und _PositionsWertUnterGrenze) nicht mehr durchgeführt.
_KomplettAuftraegeBestellenFuerEinLieferant: Im Kundebestellungsschema kann jetzt der neue Schalter „_KomplettAuftraegeBestellenFuerEinLieferant=#1“ gesetzt werden, der die automatische Bestellungserzeugung zulässt, wenn ein Auftrag komplett (bestätigt) ist und alle Positionen einem einzigen Lieferanten zugeordnet sind. Diese Funktion ist unabhängig von der Mandantenkonfiguration 393 (automatische Bestellungen)
_KopfRabattArtikel: Sofern Kopfrabattangaben beim entsprechenden Dokument verarbeitet werden, kann hier der Artikel angegeben werden, über den diese am Vorgang hinterlegt werden.
_KostenstelleAusPosAmKopfEintragen: (nur Kundenidentifikationsart 0 oder 2) bei =1 wird die Kostenstelle aus der letzten Positionen des Auftrages an den Kopf übernommen (nur sinnvoll, wenn alle Positionen zur selben Kostenstelle gehören). Funktioniert nur, wenn _KostenstelleAusStammdaten=#0, da diese Einstellung die Option _KostenstelleAusPosAmKopfEintragen übersteuert.
_KostenStelleAusLieferAnschriftName2: wird die Kostenstelle im Feld Lieferanschrift.Name (zB. OpenTrans <NAME2>) übermittelt, dann kann sie über diesen Schalter als Kostenstelle verwendet werden.
_KostenStelleAusAbteilung: wird die Kostenstelle im Feld Abteilung (zB. OpenTrans <DEPARTMENT>) übermittelt, dann kann sie über diesen Schalter als Kostenstelle verwendet werden.
_KostenstelleAusStammdaten: bei >0 wird die Kostenstelle am Kopf über die Lieferanschrift aus den Stammdaten ermittelt. Funktioniert nur, wenn pro Anschrift eine Kostenstelle hinterlegt ist. An den Positionen wird dann die für den Kopf ermittelte Kostenstelle ebenfalls übernommen.
_KostenstellePosAusCostCategory: Nur für openTRANS-Bestellungen, wenn #1 dann wird die Kostenstelle immer aus COST_CATEGORY_ID genommen, auch wenn COST_ACCOUNT gefüllt ist. Es funktioniert auch ohne den Schalter, dann steht die Kostenstelle nur an der jeweiligen Position. Wird der gesetzt, dann wird nur die erste Kostenstelle an den Kopf übernommen.
_KundenAnlage: Falls keine Kundennummer für einen in den Stammdaten vorhandenen Kunden gefunden werden kann, bestimmt dieser Schalter ob ein neuer Kunde angelegt werden darf oder ein fest vorgegebener Kunde verwendet werden soll.
- #0 - Kundenanlage nicht erlaubt
- #1 - Kundenanlage erlaubt
- #> 1 Verwendet die angegebene Nummer als Kontaktnummer des Auftrages, wenn der Kunde aus der Datei nicht gefunden werden kann.
_KundenBestellNrEindeutigkeitPruefen:
- 0 - keine Prüfung
- 1 - falls nicht eindeutig, wird die Bestellung nicht eingelesen
- 2 - falls nicht eindeutig, wird die Bestellung eingelesen und der Vorgang auf ‚erfasst’ gesetzt
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift: Bildungsvorschrift für das Befüllen der Kundenbestellnummer (übersteuert die Einstellung _APBestellungInBestellnummer)

Beispiele und Platzhalter:
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# -> '123456'
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# #AlternativeBestellNummer# -> '123456 4567'
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# #AlternativeBestellNummer0T# -> '123456 / 4567' oder '123456' wenn die alternative Bestellnummer leer ist
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# vom #BestellDatum# -> '123456 vom 01.03.2012'
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# vom #BestellDatum# Lieferung: #LieferDatum# -> '123456 vom 01.03.2012 Lieferung: 08.03.2012'
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=#BNr:#BestellNummer##NZ#BDatum:#BestellDatum##NZ#BAp:#ApBestellungAnrede# #ApBestellungNachName##NZ#Lieferung: #LieferDatum# ->
     BNr: 123456
     BDatum: 01.03.2012
     BAp: Herr Torge
     Lieferung: 08.03.2012

_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##ApBestellungVorName##ApBestellungGeschlecht#

Die Kundenbestellnummer aus dem Webshop kann bei Lieferantenbestellungen im Format OpenTRANS mit ausgegeben/übernommen werden. Zudem kann beeinflusst werden, ob die Kundenbestellnummer des Webshopauftrages (Bestellnummer vom Webshop vergeben) ODER die Kundenbestellnummer des Kunden (Angabe durch Kunden im Webshop) übergeben wird.

Webshopbestellnummer (vom Shop vergeben)

Die vom Webshop vergebene Bestellnummer wird durch den Schalter _KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# ausgelesen und steht in folgendem Knoten der Webshopbestellung (OT1.0/2.0):

(OPENTRANS/) ORDER/ORDER_HEADER/ORDER_INFO/ORDER_ID

Kundenbestellnummer (durch Kunde im Shop vergeben)

Die vom Kunden vergebene Bestellnummer wird mit dem Schalter _KundenBestellNummerBildungsVorschrift =##AlternativeBestellNummer# ausgelesen und steht in folgenden Knoten der Webshopbestellung:

OpenTrans1.0: (OPENTRANS/) ORDER/ORDER_HEADER/ORDER_INFO/ALT_CUSTOMER_ORDER_ID
OpenTrans2.0: (OPENTRANS/) ORDER/ORDER_HEADER/ORDER_INFO/CUSTOMER_ORDER_REFERENCE

_KundenDuplikatePruefen: bei >0 wird (nach der Neuanlage eines Kunden während der Bestellung) geprüft, ob es nun Duplikate des Kunden gibt - standardmäßig deaktiviert
_KundenIdentifikationsart: Bestimmt die Art wie ein Kunde Identifiziert werden kann.
- 0 - CO-Kundennummer (Kunde wird ermittelt aus BUYER_PARTY/PARTY/PARTY_ID und diese Daten kommen in die Angebots- und Auftragsbestätigungsanschrift)
- 1 - CO-Anschriftsnummer,
- 2 - CO-Kundennummer mit durch - angefügte Kostenstelle (z.B. 17482-001),
- 3 - ILN des Kunden.
- 4 - ILN des Kunden oder CO-Kundennummer.
- 5 - Webshop ID des Kunden, Neuanlage erfolgt aus fortlaufendem Nummernkreis
- 6 - Webshop ID des Kunden, Neuanlage erfolgt mit der Webshop ID als CO Kundennummer
- 7 - über Konditionsgebende Kundennummer (KonditionsGebendeKundenNummer) und ILN
- 8 - Kundennummer nur über die externe Kundennummer bestimmen
- 9 - Dabei wird der Kunde anhand der Kostenstelle über eine ini-Datei ermittelt, die im ImportExport-Verzeichnis liegt. Diese muss den Namen „KstKundenzuordnungen.ini“ haben. Mit ihr weist man der Kostenstelle die Kundennummer zu (Kostenstelle=Kundennummer). Die Kostenstelle wird dafür aus der Party-Id der Buyer Party genommen.
_KundenidentifikationsartExtern: beim Import von cXML-Bestellungen, das bestimmt, welche Nummer für die Kundenidentifikation herangezogen wird. Mögliche Ausprägungen:
- 0 - AddressID der BillTo-Adresse (bisher verwendete Nummer)
- 1 - jeglicher Wert in der From-Deklaration im Header wird gegen die Fremdnummer am Kontakt beim Import geprüft.
- 2 - #NetworkID#-#AddressID# Die NetworkID und die AdressID werden in Kombination gegen die Fremdnummer des Kontakts geprüft. (Dazu muss die Fremdnummer folgenden Aufbau haben #NetworkID# - #AdressID#)
_LagerMitBestandWechsel: Die Auftragsposition wird dann dem ersten Lager mit Bestand für diesen Artikel zugewiesen. Dieser Schalter überschreibt den _Lagerkennungs-Schalter, aber wird wiederum von den Artikeldaten „Lagerliefererung ab Menge“ und „Direktlieferung ab Menge“ überschrieben. Bsp.: _LagerMitBestandWechsel=#12/11/13
_LagerZuordnungsArt: bei >0 wird eine Bestandsprüfung durchgeführt.
_LangTextDruckKennzeichenSetzen: Druckkennzeichnen für die Auftragsposition aus
- 0 - Artikelstamm, auch bei Sammelartikel
- 1 - aus Importschema → verwendet die bei _LangTextAufAngebot, _LangTextAufAuftragsBestaetigung, _LangTextAufBestellung, _LangTextAufLieferSchein, _LangTextAufRechnung hinterlegten Werte
- 2 - ist _PosBemerkungVerarbeiten=#1 wird der Langtext automatisch auf Rechnung und Lieferschein gedruckt
_LangTextAufAngebot - Langtext auf Angebot drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufAuftragsBestaetigung - Langtext auf Auftragsbestaetigung drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufAvisierung - Langtext auf Avisierung drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufBestellung - Langtext auf Bestellung drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufLieferSchein - Langtext auf Lieferschein drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufPackZettel - Langtext auf Packzettel drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufRechnung - Langtext auf Rechnung drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LevelPruefungBestellposition: Verarbeitung fehlerhafter Positionen. 1 - weiche Prüfung (Positionen werden trotz Fehlern bei kleinster Abgabemenge oder Losgröße eingelesen und der Auftrag auf erfasst gesetzt), sonst normale Prüfung.
_LieferadresseZusatzBildungsvorschrift: Es kann eine Zeichenfolge angegeben werden, die als zusätzliche Zeile in den Namen der Lieferadresse aufgenommen wird. Dabei werden Platzhalter wie '#BestellNummer#‚ unterstützt. (s. auch _KundenBestellNummerBildungsVorschrift)
_LieferanschriftAusStammdaten:
- 0 die Lieferanschrift wird komplett aus dem importierten Auftrag ermittelt (Standard / Kommt aus SHIPMENT_PARTIES/DELIVERY_PARTY/PARTY )
- 1 die Lieferanschrift wird zwangsweise aus den Stammdaten ermittelt. (Kunde muss vorhanden sein)
- 2 die externe Lieferanschriftsnummer wird als ILN interpretiert, über die dann aus den Stammdaten die korrekte Lieferanschrift ermittelt wird.
- 3 die Angabe in <PARTY_ID type=„supplier_specific“>34212</PARTY_ID> wird als CO-Anschriftsnummer interpretiert
_LieferantenArtikelNrBeiArtikelSucheNichtVerwenden: Wird dieser Schalter aktiviert, dann werden die übermittelten Bestellnummern nicht mehr mit den Lieferantenartikelbestellnummern verglichen, um hier falsche Zuordnungen auszuschließen.
_LieferantenNummerVorgabe: Hier kann eine Lieferantennummer gesetzt werden, so dass die Bestellung nicht beim Hauptlieferanten erfolgt.
_LieferBedingungszuordnungen: Mit diesem Schalter können mehrere externe Bedingungen auf CO-interne Lieferbedingungen gemappt werden. z.B._LieferBedingungszuordnungen=#ExternVB1=7/ExternVB2=2. (Trennzeichen ist „/“).
_LieferscheinFreigabe: bei >0 wird das Lieferscheinfreigabedatum am Kopf auf das aktuelle Datum gesetzt und ein eventuell angefügter Portoartikel mit Liefermenge 1 versehen. Wird der Schalter nicht verwendet, erfolgt keine Lieferscheinfreigabe.
_LieferdatumAlsKWSetzen: (0-nein,1-ja) Lieferdatumsangaben werden auf Positions- und Kopfebene in Jahr und Kalenderwoche umwandelt.
_LieferInfoBildungsVorschrift: Es kann eine Bildungsvorschrift für die Zusammensetzung der Lieferinfo angegeben werden. Dabei können alle Platzhalter verwendet werden, die auch für die Bildung der Kundenbestellnummer zur Verfügung stehen. Darüber hinaus wurde der Platzhalter #LieferHinweis# eingeführt, der durch den aus der importierten Bestellung entnommenen Lieferhinweistext ersetzt wird.
_ManuelleBestellFreigabe: bei =1 wird der Vorgang/Auftrag auf den Status erfasst gesetzt und muss manuell auf Bestätigt gesetzt werden
_ManuelleBestellFreigabeFuerZahlungsBedingungen: =#4,45 Statt für alle Vorgänge/Aufträge die manuelle Bestellfreigabe zu aktivieren, besteht auch die Möglichkeit dies für eine Liste durch Komma getrennte Zahlungsbedingungen zu tun.
_MengeneinheitAusSonderkondition: Soll die Mengeneinheit immer aus der Sonderkondition ermittelt werden, egal was in der Datei steht?
_Mindestauftragswert: Falls angegeben und größer als der aktuelle Auftragswert, wird ein Versandkostenartikel automatisch angefügt. Dieser ist über den Schalter _PortoArtikel zu spezifizieren. Der Preis des Versandkostenartikels bestimmt die Höhe der Versandkosten.
_MindestbestellwertProAuftragPruefung: An Lieferanten gibt es jetzt ein neues Kennzeichen „Mindestbestellwert des Lieferanten“. Ist dieser Wert > 0 und die Schwellwertprüfung für den Kundenbestellungsimport aktiviert, dann wird die Summe des Bestellwertes für diesen Lieferanten über den importierten Auftrag ermittelt und gegen den Schwellwert geprüft. Wird dieser unterschritten, wird der Vorgang auf „Erfasst“ gesetzt. Um diese Prüfung für den Import zu aktivieren, muss im Importschema der neue Schalter „_MindestbestellwertProAuftragPruefung“ aktiviert sein (ab CO 8.2752.0).
_MindestGewinnspanneVorgang: Angabe der Mindestgewinnspanne des gesamten Vorgangs in Prozent, die mindestens erreicht werden muss. Wenn sie nicht erreicht wird, wird der Vorgang mit dem Status erfasst gespeichert.
_MoebelAnlageNachKonfiguration: >0 die in der Bestellung gelieferten Artikel werden genau so nach der Konfiguration 85 behandelt, wie wenn dieser Auftrag im Basket erzeugt würde.
_MontageArtikel: Falls nur für diesen Import ein Montageartikel hinzugefügt werden soll, dann kann dieser hier angegeben werden. Standardmäßig sollte dieser ja über den entsprechenden Geschäftsbereich eingefügt werden.
_NichtAutomatischBestellenFuerMehrereLaeger: Prüft, ob Vorgangspositionen das gleiche Lager haben, wenn nicht, dann werden die Positionen nicht automatisch bestellt.
- 0 - keine Prüfung
- 1 - alle Positionen dürfen nur das gleiche Lager haben, Direktlieferungen werden nicht betrachtet
- 2 - alle Positionen dürfen nur das gleiche Lager haben und Direktlieferung wird als „Lager“ behandelt
_NurKundenArtikelnummerBeachten:
- 0 - alle ermittelten Artikelnummern werden in der Reihenfolge CO-Artikelnummer, Kundenartikelnummer, EAN, Herstellerartikelnummer, Lieferantenartikelnummer beachtet.
- 1 - wird dieser Schalter verwendet, wird nur die Kundenartikelnummer zur Bestimmung des CO-Artikels verwendet.
- 2 - mit dieser Option wird die als Kundenartikelnummer übermittelte Nr als CO-Artikelnummer verwendet und die als CO-Artikelnummer übermittelte Nr als Herstellerartikelnummer.
- 3 - mit dieser Option wird die als Kundenartikelnummer übermittelte Nr als Lieferantenartikelnummer verwendet.
_NichtLieferbareArtikelErfassen: Prüfung auf Lieferbarkeit des Artikels beim Hauptlieferant. Sollte der Artikel nicht lieferbar sein, wird der Auftrag nur erfasst gespeichert.
_PackzettelDrucken:
- 0 - kein Packzetteldruck
- 1 - Der Packzettel wird direkt ausgedruckt, wenn der Vorgang bestätigt ist.
- 2 - Die Druckdaten des Packzettels werden erstellt. Der Packzettel wird jedoch nicht ausgedruckt.
_PlausiUndPrufungsFehlerIgnorieren: #1 = alle Plausibilitätsfehler und Prüfungsfehler (zB Losgröße) ignorieren, sinnvoll beim Lieferscheinimport, da dieser ja bereits verkauft.
_PortoArtikel: Eigene Artikelnummer für Porto-Artikel zur Berechnung von Versandkosten. Der Porto-Artikel wird als zusätzliche Position in den Vorgang aufgenommen. Siehe auch Schalter „„_Mindestauftragswert““. Der Artikel wird auch verwendet, wenn eine Position ohne jegliche Artikelangeben (Bestellnummer, Artikelbezeichnung, Artikelnummer) geliefert wird.
_PosBemerkungVerarbeiten (zB. REMARKS aus ORDER_ITEM bei openTRANS): beeinflusst die Verarbeitung von Kurztext, Langtext und Bemerkungen auf Positionsebene:
- 0 - Kurztext und Langtext werden ganz normal übernommen
- 1 - falls Langtext leer, wird der Kurztext als Langtext übernommen und eventuell vorhandene Bemerkungen werden an den Langtext angehängt, andernfalls wird der Langtext ganz normal übernommen und um die Bemerkungen ergänzt.
- 2 - die Bemerkungen werden an die Artikelbeschreibung der entsprechenden Position angefügt.
- 3 - nicht verarbeiten, aber Langtext und Artikelbezeichnung in der Verarbeitung tauschen.
- 4 - als Textposition zur Artikelposition hinzufügen.
- 5 - als einzelne Textpositionen zur Artikelposition hinzufügen.
_PositionswertOberGrenze: bei >0 wird der eingegebe Wert als Obergrenze betrachtet. Übersteigt der VK-Wert einer Positition diesen Wert, wird ein Plausibilitätsfehler ins Protokoll der EDI-Schnittstelle geschrieben.
_PosFrachtKostenArtikel: Interner Kostenartikel für die in _PosFrachtKostenArtikelExtern angegebene externe Kostenbezeichnung an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_PosVerpackungsKostenArtikel: Interner Kostenartikel für die in _PosVerpackungsKostenArtikelExtern angegebene externe Kostenbezeichnung an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_PosMontageKostenArtikel: Interner Kostenartikel für die in _PosMontageKostenArtikelExtern angegebene externe Kostenbezeichnung an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_PositionswertUnterGrenze: bei >0 wird der eingegebe Wert als Untergrenze betrachtet. Unterschreitet der VK-Wert einer Positition diesen Wert, wird ein Plausibilitätsfehler ins Protokoll der EDI-Schnittstelle geschrieben.
_PreiseAusStammdaten:
- 0 - Die Preise werden aus der Datei übernommen.
- 1 - Die Preise werden aus den Stammdaten übernommen.
- 2 - Die Preise werden aus den Stammdaten übernommen und gegen die Datei geprüft.
_PreiseInclMwst: bei >0 wird beim Einlesen der Preis als Bruttopreis verwendet. Standard ist Nettopreis.
_ProtokollInDispoBemerkung: bei Einstellung 1 oder 2 wird das detaillierte Protokoll in die Dispobemerkung geschrieben. Einstellung=1 nur bei Aufträgen mit dem Bearbeitungsstatus erfasst . Einstellung=2 bei allen Aufträgen, unabhängig vom Bearbeitungsstatus. Zusätzlich werden Importprüffehler in dem Feld ImportProtokoll in der Tabelle AuftragsKoepfe gespeichert.
_RechAnschriftUebernehmen:
- Bei > 0 wird die in der Bestellung angegebene Rechnungsanschrift (falls vorhanden) in den Auftrag übernommen.
- Bei = 0 wird Rechnungsanschrift aus den Stammdaten ermittelt. Wird der Schalter nicht verwendet, wird Rechnungsanschrift nicht übernommen.
- Bei = 2, bedeutet, die Rechnungsanschriftsnummer wird gegen die CO-Rechnungsanschriftsnummer geprüft und entsprechend eingesetzt.
- Bei = 3, bedeutet, die Rechnungsanschriftsnummer wird gegen die Fremdnummer der CO-Anschriften geprüft und die Anschrift entsprechend eingesetzt. Dafür können die Fremdnummern jetzt im Anschriften-Modul gepflegt werden.
_RechnungsFreigabe: bei >0 wird das Rechnungsfreigabedatum am Kopf auf das aktuelle Datum gesetzt und ein eventuell angefügter Portoartikel mit Liefermenge 1 versehen. Wird der Schalter nicht verwendet, erfolgt keine Rechnungsfreigabe.
_RechnungsAnschriftsNrAlsExterneKundenNrVerwenden: bei > 0 wird die Nummer der Rechnungsanschrift als externe Kundennummer verwendet.
_SetArtikelAlsSetArtikelSpeichern: 0 = nicht als Set-Artikel speichern, dann wird der Artikel aufgelöst, 1 = der Artikel wird als Set-Artikel gespeichert, dann wird der Artikel nicht aufgelöst. Standard = 1
_StandardAbschnittAnlegen: Soll der Standardabschnitt auch beim Import angelegt werden?
_TermineAusPosAmKopfEintragen: Falls keine Terminangaben am Kopf existieren, können Sie hiermit aus der Position übernommen werden. Der Schalter bewirkt nun im Falle von mehreren unterschiedlichen Positionsterminen, dass der früheste Termin an den Auftragskopf übergeben wird, anstatt wie bisher der Termin der letzten Position (8.3645.xx).
_TextPositionTBS: fügt einen Textbaustein vor der Positionsliste ein. zB _TextPositionTBS=#bwNews fügt den Textbaustein mit dem Schlüssel ‚bwNews‘ ein.
_TextPositionTBSAmEnde: fügt einen Textbaustein am Ende der Positionsliste ein. zB _TextPositionTBS=#bwNews fügt den Textbaustein mit dem Schlüssel ‚bwNews‘ ein.
_UebernahmeKundenbestellpositionsnummer: bei >0 wird die Positionsnummer der Kundenbestellung übernommen. Standardmäßig erfolgt eine Übernahme der Kundenbestellpositionsnummer.
_UnsereKundennummer: Dient als Schalter für Import von Textbestellungen bei Waser. Über diesen Schalter werden die Zeilen selektiert, welche der angebenen Kundennummer entsprechen. Kann nur verwendet werden, wenn in der Bestellung die Kundennummer des Händlers beim Lieferanten angegeben ist.
_VerkaufsgesperrteArtikel: Ermöglicht Import von Positionen mit verkaufsgesperrten Artikeln. Der Vorgang wird dann als erfasst gespeichert und die Warnung protokolliert.
_VersandBedingungszuordnungen: Mit diesem Schalter können mehrere externe Bedingungen auf CO-interne Versandbedingungen gemappt werden. z.B. _VersandBedingungszuordnungen=#ExternVB1=3/ExternVB2=8. (wird aktuell nicht von extern gefüllt).
_VertragsMaschinenZuordnungsart: bei =1 wird die Positionsbemerkung hinsichtlich Vertragsinformationen ausgewertet.
_VkAbweichungProzent: Definiert zulässige prozentuale Abweichungen des importierten VK-Preises vom aktuell gültigen Kundenpreis. Eine Über- bzw. Unterschreitung dazu führt, dass der Vorgang auf ‚erfasst’ gesetzt wird. Negative Angaben definieren Untergrenzen, positive Angaben entsprechend Obergrenzen. Beispiel: ‚_VkAbweichungProzent=#-5.75/6.25’ Trennzeichen für die Angabe ist '/', außerdem müssen Dezimalpunkte statt Kommas gesetzt werden.
_VkZuschlaegeAlsUnterPositionen: bei =1 werden übermittelte VK Zuschläge nicht als Zuschlag, sondern als Unterpositionen hinterlegt. (Opentrans)
_VkZuschlaegeAlsGesamtZuschlagDerPos: bei =1 werden die VK Zuschläge bei Unterpositionen mit Menge 1 angelegt und als Zuschläge durch die Menge geteilt
_VorgangTrotzDefaultArtikelBestaetigen: bei =1 werden auch Vorgänge mit Defaultartikel bestätigt, zB. wenn es sich um eine spezielle Schnittstelle handelt, bei der alle Positionen über diesen abgewickelt werden. Bei =2 Nur Lieferantensammelartikel die aus dem Lieferanten der Position ermittelt wurden, setzen den Vorgang auf Bestätigt. Der Standarddefaultsammelartikel (_DefaultArtikel=#xyz) hingegen setzt den Vorgang hiermit auf Erfasst.
_WerbemittelBeachten: bei =1 werden aktuell hinterlegte Werbemittel wie in der Vorgangsbearbeitung auch einem elektronischen Auftrag hinzugefügt
_WunschLieferTerminIgnorieren: bei =1 wird der elektronisch übermittelte Wunschliefertermin ignoriert, so dass die Auslieferung abhängig von der Tour zeitnah erfolgen kann.
_WunschLieferTerminVersatz: Mit Hilfe des Schalters ‚_WunschLieferTerminVersatz‘ kann beim Import von mehreren Dateien dafür gesorgt werden, dass der Wunschliefertermin ab einer bestimmten Anzahl verschoben wird._WunschLieferTerminVersatz=#50:1;100:2 bedeutet, ab der 51. Bestellung Wunschliefertermin oder Heute +1, ab der der 101. Bestellung +2. Die Anzahl wird pro Kundennummer gezählt. Es kann auch zusätzlich ein Delay zum Versatz angegeben werden. _WunschLieferTerminVersatz=#2:4:1 bedeutet damit, das aller zwei Vorgänge ein Versatz von 4 Arbeitstagen statt findet und ab dem ersten Vorgang ein zusätzlicher Versatz von einem Tag.
_ZuIgnorierendeKostenstellen: Es können mit Komma getrennte Kostenstellen angegeben werden, die beim Auftragsimport nicht in den Vorgang übernommen werden sollen.
_ZulieferndeMengeSetzen: bei >0 wird die zuliefernde Menge auf die bestellte Menge gesetzt. Ist der Eintrag nicht vorhanden wird die zuliefernde Menge nicht gesetzt.

Mit folgenden Angaben im Importschema können die Vorgabewerte des Kunden für die entsprechenden Vorgangsfelder übersteuert werden:

TeilLieferung=#1 ;0 - nein, 1 - ja
TeilRechnung=#1 ;0 - nein, 1 - ja
SammelLieferschein=#1 ;0 - nein, 1 - ja
SammelRechnung=#1 ;0 - nein, 1 - ja
SbMitarbeiterNr =# kein Eintrag oder Wert=0 - es wird der lt. CO zuständige Sachbearbeiter ermittelt, Wert > 0 - der vorgegebene Wert wird als Sachbearbeiternummer verwendet, Wert=-1 - der aktuell angemeldete Mitarbeiter wird verwendet

Filteroptionen

Damit nur wirkliche Bestellungen eingelesen werden, sind Filter in der Konfiguration sinnvoll. Bei XML-Bestellungen ist der Filter *.xml geeignet. Ausnahme bildet hier der offene Soennecken-Shop. Hier haben die Dateien verschiedene Endungen. In diesem Fall ist der Filter order_FH_12704* sinnvoll.

Weiteres

Sonderrecht Kundenbestellungen einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Kundenbestellungen einzulesen.

Ja
Nein

Edi-Schnittstelle, OEXXML, Kundenbestellungen

officeheute:officeheute

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-10-01T09:11:34+00:00

Office Heute

Funktionsbeschreibung

Die Übersicht Office Heute bietet auf einen Blick, was in der täglichen Arbeit für Sie wichtig ist. Ob es Umsatz- oder Planzahlen sind oder Sie sehen möchten, welche Bestellungen und Vorgänge am aktuellen Tag auf Sie warten oder ob Sie sich dafür interessieren, wer von Ihren Kollegen als nächstes Geburtstag hat. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich eigene Recherchen als Gadget anzeigen zu lassen. In der Registerkarte Module finden Sie eine Komplettübersicht aller Module, können danach suchen und direkt dahin wechseln.

Die Gadgets lassen sich vielfältig anpassen. Es können Einschränkungen auf Mitarbeiter oder Geschäftsbereich getroffen werden und auch das Klonen eine Gadgets ist möglich.

Einstellungen

Administrative Einstellungen

Sonderrecht -> Sonderrecht Zusatz / Sonstiges -> HTML-Ansichten konfigurieren -> Ja / Nein

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist HTML-Ansichten zu konfigurieren oder nicht.

Es gibt zwei Schemen auf die Sie die Office Heute Seite anpassen können.

Entweder auf - > Office Heute Vertriebsmitarbeiter (entspricht 6.0 Active Heute) oder auf - > Office Heute Sachbearbeiter (entspricht 6.0 Office Heute).
Es kann im Mitarbeiterprofil angepasst werden, s. Abb.

Speicherort: <HTMLPfad>/Privat/

Legen Sie hier einen neuen Unterordner namens Privat an. Würden Sie die mitgelieferte Datei bearbeiten, werden diese bei Update des Systems überschrieben.

Ist das entsprechende Recht vorhanden, kann jeder Mitarbeiter diese Seite für sich überarbeiten.

Werkseinstellung

Je nach Mitarbeiterqualifikation erfolgt die Auswahl:
Für Vertriebsmitarbeiter in der Datei » OfficeHeuteVertriebsmitarbeiter.ini. Für alle anderen, in der Datei » OfficeHeuteSachbearbeiter.ini.

Eine Besonderheit hat das Gadget News

Diesen Text können Sie folgendermaßen ändern:
Klicken Sie auf Weitere Stammdaten im Baum des CO dann auf Textbausteine.

Hier können Sie nun den gewünschten Text eintragen. Bspw. einen Kalenderspruch für den jetzigen Monat zur Motivation Ihrer Mitarbeiter.
Formatierte Texte werden im Abschnitt Text gelblich angezeigt und in der Übersicht ist die Spalte Text formatiert gefällt.

Automatische Aktualisierung

Soll Office heute als Info-Bildschirm an einer Wand hängen, ist es sinnvoll, dass sich die Seite in vorgegebenen Intervallen aktualisiert. Dies können Sie über die Nutzereinstellungen realisieren.

}

Einstellungen für Benutzer

Anleitung zum Gestalten der Office Heute - Seite

Wie soll Ihre Übersicht aussehen?

Klicken Sie auf das kleine Rad (oben rechts), dies sind die Einstellungen.
Markieren Sie die Einträge die Ihnen wichtig sind und entscheiden, wieviel Spalten es geben soll.
Haben Sie diese Einstellungen getroffen, können Sie jedes Gadget für sich nochmals verschieben.
Dazu das betreffende Anklicken und per Drag and Drop an die gewünschte Stelle ziehen.

Hierbei haben Sie die Möglichkeit selbst zu entscheiden, welche Einstellungen Sie gern sehen möchten. Bei jeder dieser Zeilen handelt es sich um ein sogenanntes Gadget.

Gadgets

Gadget
(Englisch für Apparat oder technische Spielerei) - es bezeichnet ein technisches Werkzeug oder Gerät mit bisher so nicht bekannter Funktionalität und/oder besonderem Design

Die Gadgets in Office Heute werden automatisch aktualisiert. Dazu muss in den Optionen ein Aktualisierungsintervall eingestellt werden. Aus dem Modul Recherche heraus können Ergebnisse als Gadget ausgegeben werden.

Beschreibungen

Angebots- / Auftragsbestand

zeigt Ihnen den aktuellen Gesamtbestand der vorliegenden Angebote und Aufträge nach Auftragswert, unterteilt nach Bearbeitungsstatus unabhängig von weiteren Kriterien. Hier wird auch der Auftragswert von Positionen angezeigt, die nicht berechnet werden.

Zusätzlich wird eine Summenzeile über den Gesamtbestand angezeigt.

Angebots- / Auftragsbestand Normal / Service

zeigt Ihnen den aktuellen Angebots- und Auftragsbestand nach Bearbeitungsstatus und aufgeteilt nach Normalvorgängen und Service-Aufträgen

Anzahl der Aktivitäten

zeigt die Termine und Aktivitäten des jeweils angemeldeten Users
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Aktivitäten

Dieses Gadget zeigt den Inhalt der Gadgets Termine und unerledigte Aufgaben in einer Anzeige

Aufgaben Heute

Hier werden die heute anstehenden Aufgaben des angemeldeten Users angezeigt.

Auftragseingänge

Zeigt die Anzahl der Auftragseingänge nach Auftragseingangsdatum und Vergleich mit dem Vorjahr.

belieferbare Aufträge

zeigt Aufträge, die an Lager vorrätig und/oder durch Wareneingang zur Lieferung bereit stehen

fakturierbare Aufträge

zeigt Aufträge, die berechenbare Positionen enthalten

Fakturierrückstand

Auswertung der zu berechnenden Positionen nach Lieferstatus
Hier werden Auftragswerte angezeigt, die zur Berechnung stehen, wo aber noch keine Berechnung stattgefunden hat. Die Summen werden aus Auftragsposition gebildet und der Bearbeitungsstatus des Vorgangs zu Grunde gelegt.

Geburtstage Ansprechpartner

zeigt tagesaktuell Geburtstage von Kunden- und Lieferantenansprechpartnern, wenn sie in den Stammdaten hinterlegt sind

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Geburtstage Ansprechpartner anzeigen

Steuert, ob die Geburtstage der Ansprechpartnern auf der Office Heute Seite angezeigt werden sollen.

Ja
Nein

Geburtstage Mitarbeiter

Hier können Sie die aktuellen Geburtstage anzeigen lassen oder über die Einstellungen mehrere Tage auswählen.

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Geburtstage Mitarbeiter anzeigen

Steuert, ob die Geburtstage der Mitarbeiter auf der Office Heute angezeigt werden sollen.

Ja
Nein

lieferbereite Aufträge

zeigt Aufträge, die bestätigt sind und bei Bedarf beim Hersteller bestellt sind

nachzubearbeitende Störungen

zeigt Service-Aufträge an, die von Concept Mobile mit Fehlern zurückgemeldet wurden.

News

Das News-Gadget ermöglicht es Ihnen, allen Mitarbeitern bestimmte Informationen anzuzeigen. Im Modul Textbausteine kann im Textbaustein bwNews der gewünschte Text hinterlegt werden. Um die Nachrichten aufeinanderfolgend mit Überschriften anzuzeigen, müssen Sie im Textbaustein durch folgenden Platzhalter getrennt werden:

#neu#

nicht bestellte Bestellungen

zeigt Bestellungen im Staus „erfasst“
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Bestellungen

nicht bestellte Serviceaufträge

zeigt alle bestätigten Serviceaufträge, die mindestens eine Position enthalten, zu der es keine zugehörige Bestellposition gibt. Es werden nur Normalaufträge beachtet.
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Service-Aufträge

Posteingang

Hier sehen Sie Ihren Posteingang, wenn Concept Office mit einem Mailkonto synchronisiert ist
Weitere Informationen dazu finden Sie hier:Emails mit Outlook synchronisieren

Termine Heute

Terminanzeige für den aktuellen Tag

Die Bemerkung aus den Gadgets der aktuellen Termine/Aufgaben wurde in der 8.0 entfernt, um die Anzeige übersichtlicher zu gestalten.

überfällige Angebote

zeigt alle offenen Angebote, bei denen eine Angebotsfrist hinterlegt und überschritten ist

überfällige Bestellungen

zeigt noch offene oder nur teilgelieferte Lieferantenbestellungen an, die ein Lieferdatum eingetragen und überschritten haben

Weiterführende Informationen finden Sie hier: Bestellungen

Umsätze

Umsatzübersicht im Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahr

Hier ist dieses Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht Umsatzansicht (Filter) für Office Heute

Legt fest, welche Umsätze dem Benutzer auf der Office Heute Startseite angezeigt werden.

keine Umsätze
nur eigene Umsätze
nur eigenen Umsätze und Umsätze der eigenen Kunden im zugeordneten Geschäftsbereich
Umsätze des VK-Teams
Umsätze der Mitarbeitergruppe
Umsätze des Geschäftsbereiches
alle Umsätze

Recherchen

Es ist möglich das Ergebnis von Recherchen in einem Gadget angezeigt werden.

Hierfür muss zuerst eine Recherche angelegt und dort der Haken In Office Heute Gadgets anzeigen aktiviert werden. Die Beschreibung wird im Gadget später zur Auswahl stehen. Dieses Feld sollte also nicht leer bleiben.

Nun kann in den Einstellungen das Gadget Recherche ausgewählt werden. Zunächst erscheint dann ein Gadget namens Leer. Mit Klick auf das Einstellungsrädchen des Gadgets kann eine Überschrift vergeben und eine Recherche ausgewählt werden. Es besteht auch die Möglichkeit das Gadget zu duplizieren (klonen), für den Fall, dass eine weitere Recherche in Office heute angezeigt werden soll.

Alternativ kann über Neues Recherchegadget ein weiteres Gadget erstellt werden.

Recherche Gadgets, die kein Ergebnis liefern, werden aufgrund der Übersichtlichkeit ausgeblendet.

Es ist möglich aus der Recherche in das jeweilige Modul abzuspringen.

Ab CO 8.2569.16 wird bei Recherchegadgets nur noch nach $-Platzhaltern gesucht ($Mitarbeiternummer oder $Kontaktnummer). Die Suche nach der Variablen selbst (@Mitarbeiternummer) entfällt

SLA-Status

Kennzeichen/Farbe	Bedeutung
	Keine Reaktionszeit, kein Meldedatum
	Weniger als die Hälfte der Reaktionszeit ist vergangen
	Hälfte der Reaktionszeit ist vergangen
	Reaktionszeit ist überschritten

Vorgangssichten

Hier kann eine Vorgangssicht ausgewählt werden. Das Ergebnis der Sicht wird angezeigt. Ist keine Überschrift in den Einstellungen des Gadgets eingetragen, wird die Bezeichnung der Sicht als Überschrift angezeigt.

Sichten

Haben Sie Sichten in Vorgängen oder bestellungen erzeugt und möchten das Ergebnis direkt auf Office heute sehen, dann können Sie das ebenfalls über ein Gadget realisieren. Dazu das entsprechende Gadget aufrufen und über das kleine Einstellungsrädchen konfigurieren. Auch dieses Gadget können Sie klonen, also duplizieren, um eine weitere Sicht anzuzeigen.

Tabs / Registerkarten

Planzahlen

zeigt den tagesaktuellen Vergleich der tatsächlichen Verkaufszahlen mit den geplanten Verkaufzahlen
Weitere Informationen finden Sie hier: Planzahlen

Umsatzdetails

zeigt eine aufgeschlüsselte Umsatzauswertung nach z.B. Geschäftsbereichen und Warengruppen

Textbausteine, Sonderrecht, Versionen, Sonderrecht, Rechteverwaltung

vorgaenge:prozentpreise

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T09:08:21+00:00

Prozentpreise

In Concept Office 8.0 ist es nun möglich Prozentpreise zu definieren. Dabei handelt es sich um Preise, die auf einer EK-Kalkulation beruhen, das heißt, ändert sich der EK des Artikels, ändert sich, anhand der vorgegebenen Spanne, auch der VK des Artikels. Somit hat jede Änderung am zugrundeliegenden EK einen veränderten VK zu Folge.

Eine Anlage der Prozentpreise ist über Sonderkonditionen oder Preiskataloge möglich.

Sonderkonditionen

Anlage

Sonderkonditionen mit Prozentpreisen werden mit der Kalkulationsbasis EK Aufschlag angelegt.

Im Abschnitt Allgemein können der Preiskatalog (EK), die Preisbasis (EK) und das Kennzeichen Preissenkung (VK) erlaubt gesetzt werden. Diese drei Werte können aus der Kondition mit lfd. Nummer = 1 vorbelegt werden. Diese muss ebenfalls die Kalkulationsbasis EK Aufschlag besitzen.

ACHTUNG: Beim Haken „Preissenkung (VK) erlaubt“ muss die Automation (siehe Punkt 6) hinterlegt werden.

Es ist die Eingabe eines Preises (Spalte Nettopreis) möglich. Dieser wird beim Speichern in einen Aufschlag umgerechnet, der bei jeder Preisermittlung als Grundlage dient. Ändert sich der EK wird anhand des Aufschlages der neue Preis berechnet.

Es wurde ein neues Recht ‚Sonderkonditionen mit Festpreisen anlegen‘ implementiert. Dieses wird standardmäßig gewährt. Wird dieses Recht entzogen, können nur noch Sonderpreise angelegt werden, die auf einer Aufschlagskalkulation auf den EK (Prozentpreise) basieren.

Kundenpreisliste einlesen

Beim Import von Kundenpreislisten werden nun für den Import von EK-basierenden Preisen (Prozentpreise) die neuen Felder unterstützt:

KalkulationsBasis (für EK-basierende Preis muss der Wert 2 angeben werden)
VkPreissenkungErlaubt (0=nein/1=ja)
EkPreiskatalog
EkPreisbasis.

Für EkPreisbasis werden folgende Werte unterstützt:

EK ab Menge 0 (nach Rabatten) = 0,
EK lt. Mengenstaffel = -1,
Durchschnittlicher EK = -3,
Letzter EK= -4,
Kalkulatorischer-EK = -5,
EK ab Menge 0 (vor Rabatten, Listen-EK) = -6
EK für optimale Bestellmenge = -7

Preiskataloge

Bei Preiskatalogen kann angegeben werden, dass die Verkaufspreise des Kataloges EK-Basierend (Aufschlagskalkulation) sind.

Zudem können ebenfalls der Preiskatalog (EK), die Preisbasis (EK) und das Kennzeichen Preissenkung (VK) erlaubt gesetzt werden. Der aktuelle VK des Kataloges errechnet sich aus dem zugrundeliegende EK und dem Aufschlag, der beim Erfassen errechnet wurde. Am Preiskatalog wird definiert, welcher EK (Liste, DEK, Lek, EK- lt. Menge) als Berechnungsgrundlage dient.

Mit der Aufnahme des ersten Artikels in den Preiskatalog werden die Einstellungsfelder in der Eingabe gesperrt und sind nicht mehr änderbar.

Bei EK-basierenden Preiskatalogen wird der Preis in der Artikelliste ausgeblendet, da dessen Ermittlung zeitintensiv ist und damit die Anzeige blockiert würde. Der aktuell ermittelte VK wird im unteren Bereich angezeigt.

Neue EK-Grundlage: Optimale Bestellmenge

Für die Kalkulation eines VK-Preises im Preiskatalog oder der Sonderkondition über einen Aufschlag auf den EK ist es möglich, als Basis den EK des Hauptlieferanten für die optimale Bestellmenge zu verwenden. Ist die optimale Bestellmenge nicht angegeben, wird der Listen EK des Hauptlieferanten angesetzt.

Vorgang

Im Artikelinfobereich der Positionsliste wird zusätzlich angezeigt, ob es sich bei dem ermittelten VK-Preis um einen Preis auf Basis einer EK-Aufschlagskalkulation (%-Aufschlag) handelt.

Zudem wird angezeigt, ob zukünftige Preise für den Artikel hinterlegt sind.

Katalogpreise: Es wird geprüft, ob es zu dem Artikel im aktuellen Katalog einen Preis gibt, der später gültig wird.
Sonderpreise: Es wird geprüft, ob es für den aktuellen Kunden und den konkreten Artikel einen zukünftigen Preis gibt. Es werden dabei nur Konditionen berücksichtigt, die für diesen Artikel hinterlegt sind.

Folgeartikel

Wird zu einem Artikel ein Folgeartikel eingetragen, erfolgt die Abfrage, ob Katalogpreise und Kundensonderpreise auf den Folgeartikel zu übernehmen sind.

Sollen Preise übernommen werden, die auf einer Aufschlagskalkulation auf dem EK basieren, wird der VK des Originalartikels auf den Folgeartikel übernommen. Dabei findet die Ermittlung des EK für den Folgeartikels statt (kann abweichend vom EK des Originalartikel sein). Auf dessen Basis wird der Aufschlagsprozentsatz für den Folgeartikel angepasst.

Trägt man am Originalartikel den Folgeartikel wieder aus, werden die automatisch erzeugten Preise für den Folgeartikel gelöscht.

VK-Preissenkung

Bei EK-basierenden Preiskatalogen und Kundensonderpreisen kann definiert werden, ob VK-Preissenkungen zulässig sind.

EK-basierende VK-Preise folgen anhand des definierten Aufschlages immer Änderungen des EKs. Dadurch sind bei sinkenden EK-Preisen auch sinkende VK-Preise möglich. Das Absinken des VK-Preises kann über den Haken Preissenkung (VK) erlaubt gesteuert werden.

Die Prüfung bezieht sich immer auf Änderungen von EK-Preisen des Hauptlieferanten.

Automation

Die Überprüfung, ob es sinkende EK-Preise gibt, wurde in die Automation EkAufschlaegeAktualisieren ausgelagert, da dieser Prozess sehr rechenintensiv sein kann. Bei der Überprüfung wird bei gesunkenen Preisen der EK-Aufschlag erhöht, um das Absinken des VK zu verhindern.

Der erhöhte Aufschlag wird beibehalten, auch wenn der EK wieder steigen sollte.

Es wurde eine neue Spalte Einkaufspreise.EkAufschlaegeNachkalkuliert in der Datenbank hinzugefügt. Ist diese mit = 1 befüllt, werden die Preise beim nächsten Ausführen der Automation EKAufschlaegeAktualisieren nicht beachtet.
Diese Spalte wird bei jeder Preisänderung auf = 0 (manuell, Edi) gesetzt.
Zusätzlich wurde eine neue gleichnamige Spalte im EK-Grid am Artikel hinzugefügt. Ist dort der Haken gesetzt, wird auf der Datenbank das Feld mit = 1 befüllt.
Alle Einkaufspreissenkungen mit dem Kennzeichen Einkaufspreise.EkAufschlaegeNachkalkukiert=0 werden in der Automation berücksichtigt

BEACHTEN: Bei bereits bestehenden und neu angelegten Prozentpreisen ist der Wert in der Spalte Einkaufspreise.EkAufschlaegeNachkalkuliert = 0. Ggf. alles vorab aktualisieren „update Einkaufspreise set EkAufschlaegeNachkalkuliert=1“

Es wird für den Preiskatalog der Wert ‚*‘ oder ein Leerstring unterstützt. Mit dieser Einstellung werden alle EK-basierenden Kataloge berücksichtigt.

Zuletzt geändert: Dienstag, 19. Dezember 2023, 16:42

inventur:inventur_durchfuehrung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T14:11:46+00:00

Inventurzähllisten

Unter Sonstiges befindet sich das Modul Inventurzähllisten. In diesen werden die Artikel nach Lägern gruppiert erfasst, gezählt, bewertet und übernommen.

Bevor Zähllisten angelegt werden können, muss im Modul Inventurbücher, das zugehörige Buch existieren.

Anlage von Zähllisten

Die Anlage neuer Zähllisten erfolgt im Reiter ‚Eingabe‘.

Um eine Zählliste anzulegen, muss im Feld Zähllistennummer einen numerischen Wert eingegeben werden. Anschließend wird im Feld Bezeichnung der Name der Zählliste hinterlegt und das Inventurbuch bzw. das zugehörige Lager, für welches die Zählliste erstellt wird, ausgewählt.

Optional besteht die Möglichkeit, eine Bemerkung hinzufügen.

Die Aufnahme der Artikel zu einer Zählliste erfolgt unter dem Reiter „Mengenerfassung“. Es gibt 2 Optionen:

Durch Klick auf das Symbol Fernglas in der Tabelle, Spalte Artikelnummer erscheint das Fenster Artikelsuche.
Über die Modulfunktion „Artikel hinzufügen“ wird die Auswahlmaske gestartet.

Bei der Modulfunktion kann nach unterschiedlichen Kriterien wie Artikelart, Lieferantennummer, etc. ausgewählt werden, welche Artikel in die Zählliste aufgenommen werden sollen.

Folgende Optionen sind zu beachten:

Artikel mit EDV-Bestand = 0 ignorieren

gesetzt: Lagerartikel mit Ist-Bestand=0 werden nicht auf der Zählliste gedruckt
nicht gesetzt: Alle Lagerartikel (der getroffenen Selektion) werden angedruckt

Zählmengen mit EDV-Bestand vorbelegen

gesetzt: In der Mengenerfassung, wird der EDV-Bestand angezeigt und in Gesamt gezählt übernommen.
nicht gesetzt: In der Mengenerfassung wird der EDV-Bestand angezeigt.

Ermittlung anhand Kommissionsaufträgen

gesetzt: Artikel, die sich in der Kommission befinden, werden inbegriffen.

Ausdrucken von Zähllisten

Nachdem die Zähllisten vollständig erstellt wurden, ist es möglich, diese auszudrucken. Es besteht die Möglichkeit, Zähllisten, nach Artikelnummer oder Stellplatz sortiert, auszudrucken.

Die gedruckten Zähllisten enthalten die Artikelnummern, Artikelbezeichnung, die Mengeneinheit der Artikel, deren Stellplätze und eine Spalte für die manuell erfassten Lagermengen.

Mengenerfassung

Nachdem die Artikel gezählt wurden, müssen diese Werte eingegeben werden. Im Reiter „Mengenerfassung“ erfolgt neben der Aufnahme der Zähllisten-Artikel, auch die Eingabe der gezählten Mengen.

In der Spalte Gezählt können die gezählten Mengen eingetragen werden. Diese werden dann automatisch in der Spalte Gesamt gezählt übernommen.

Je nach der Einstellung der Konfiguration 84 wird die eingetragene Menge zur Menge der Spalte Gesamt gezählt hinzugerechnet oder sie überschreibt die bereits vorhandene Menge. Zählen mehrere Mitarbeiter die gleichen Artikel an verschiedenen Orten, so empfiehlt sich die Einstellung = 1 (Ja,Eingegebene Menge wird zur bisherigen Eingabe addiert).

Konfiguration 84 steuert, ob eingegebenen Mengen zu bisherigen addiert werden oder diese überschreiben (greift nicht bei permanenten Inventuren)

0 - Nein, Eingegebene Menge überschreibt bisherige Eingabe
1 - Ja, Eingegebene Menge wird zur bisherigen Eingabe addiert.

Sobald ein Artikel auf einer Zähllisten gesetzt wird (d.h. gezählt wurde), speichert CO den EDV-Bestand dieses Lagerartikels ab. Alle nach diesem Zeitpunkt getätigten Zu- und Abgänge werden bei der Übernahme mit der gezählten Menge verrechnet. Deshalb sollte der Zeitraum zwischen dem Anlegen der Zähllisten und der Übernahme der Inventur möglichst kurz sein. Wenn es gewünscht ist, die Zähllisten im Vorfeld auszudrucken, sollte den Knopf Bestand aktualisieren direkt vor der Durchführung der Inventur (vor dem Zählen der Artikel) gedrückt werden (Bestand von Maschinenartikeln wird nicht aktualisiert). Damit werden die aktuellen EDV-Bestände erneut übernommen. Dies ist in der Übersicht auch für mehrere Listen gleichzeitig möglich. Dazu sind die entsprechenden Zähllisten zu markieren.

2 Varianten der Durchführung:

1. Standard ist, die gezählten Mengen im Reiter Mengenerfassung bei „gezählt“ einzutragen - dadurch wechselt der Status auf „gezählt“ - nun ist eine Bewertung in „Bewertung“ mit der gleichnamigen Modulfunktion möglich, auch wenn der Haken bei „Nur gezählte Artikel bewerten“ gesetzt ist. Falsch erfasste Mengen kann man durch Subtraktion (Minusmengen) korrigieren

2. Des Weiteren ist es möglich, bei der Mengenerfassung - Modulfunktion „Artikel hinzufügen“ „ die Zählmenge mit EDV-Bestand vorbelegen“ zu wählen. Diesen Fall hat man, wenn man weiß, dass die Bestände stimmen, weil man diese permanent gezählt und gepflegt hat. Beim Setzen dieses Hakens bleibt der Status aber auf „angelegt“, wodurch man bei der Bewertung zwingend den Haken bei „Nur gezählte Artikel bewerten“ entfernen muss.

Die Inventurzählliste ab CO 8.3460.14 verfügt über eine neue zuschaltbare Spalte ‚DEK-Abweichung‘. Dort wird die Wertabweichung auf Basis des Lager-DEK zwischen gezählter Menge und Inventur-Ausgangsbestand angezeigt.

Inventurmengen einlesen

Zur Übernahme von externen Zähllisten gibt es die Modulfunktion „Inventurmengen einlesen“. Es werden Textdateien eingelesen, die die CO-Artikelnummer und/oder EAN und die Menge, getrennt durch Semikolon, enthalten. Exceldateien müssen erst in das Format „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“ konvertiert werden und mit Öffnen durch den Editor werden die Datensätze durch ein Semikolon getrennt.

Bei dieser Übernahme können folgende Optionen ausgewählt werden:

Fehlende Artikel in Zählliste aufnehmen
Mengen aus Datei zu Mengen in Zählliste addieren
Bereits gezählte Artikel nicht überschreiben

Für das Einlesen wird in der Datei bwimportascii.ini folgender Eintrag benötigt:

[Zaehllisten]

FieldDelimiter=";" 

Feld1=Artikelnummer,0,0,1,1 

Feld2=Menge,0,0,1,1

Feld3=Stellplatz,0,0,1,1

Feld4=SerienNr,0,0,1,1

Über die Spalte (Feld1) kann die Artikelnummer, oder die GTIN (EAN) verarbeitet werden.

Stellplatz

Zusätzlich kann der Parameter Stellplatz mit eingelesen werden. Hierfür muss die bwImportAscii.ini ergänzt werden (z.B. „Feld3=Stellplatz,0,0,1,1“). Neu eingelesene Stellplätze überschreiben dabei bestehende Stellplätze. Dies kann dem zugehörigen Log (…/Data/Logs/Inventur) entnommen werden.

Bewertung

Nachdem die gezählten Mengen erfasst sind, kann im Reiter „Bewertung“ die Bewertung der Artikel erfolgen. Bewertet wird immer der gezählte Bestand, es erfolgt keine nachträgliche Verrechnung von Warenbuchungen.

Es ist möglich eine Bewertung für alle Artikel der Zählliste zu machen. Alternativ können einzelne Artikel markiert werden, um eine Bewertung vorzunehmen.

Wenn keine Artikel vorselektiert sind, werden immer alle bewertet.

Nach Aufruf der Modulfunktion Bewerten stehen folgende Bewertungsarten zur Auswahl:

DEK Artikel (Durchschnitts-EK laut Artikel)
DEK Lager/Artikel (Durchschnitts-EK laut Lager, wenn dieser =0, dann Rückfallvariante DEK Artikel)
LEK (letztem EK)
Liste (Listen-EK)
Abschlag auf letzten Inventurwert (prozentuale Bewertung über das Feld „Abschlag %“ )
Abschlag auf aktuellen EK (prozentuale Bewertung über das Feld „Abschlag %“ ) - Bei Identartikeln wird der Abschlag entweder auf den im Identartikel hinterlegten Einkaufspreis angewendet oder, je nach Auswahl, auf den kalkulatorischen EK des Identartikels (siehe Optionen in der Bewertungsmaske).

Zusätzlich gibt es folgende Optionen:

Für Nullpreise Listen-EK einsetzen
Vorhandene Preise <> 0 belassen
Nur gezählte Artikel bewerten
Bei Identartikeln kalkulatorischen Preis verwenden

Wenn mit Abschlägen bewertet wird, wird der Prozentsatz des Abschlags in der Spalte ‚Abschlag‘ angezeigt. Die Spalte ‚Bewert.-EK‘ zeigt den Einkaufspreis, welcher der Bewertung zu Grunde lag, während die Spalte ‚Inventurwert‘ den Gesamtwert nach der Bewertung darstellt.

Manuelle Bewertung

Neben den beschriebenen Bewertungsarten steht die manuelle Bewertung zur Verfügung. Bei dieser wird der gewünschte Wert in die Spalte Man. Bew. eingegeben, der sich auf die Preiseinheit bezieht, die in der Spalte PE angezeigt wird.

Der eventuelle Abschlag erfolgt durch eine prozentuale Angabe in der Spalte Abschlag. Der Inventurwert ergibt sich aus der Bewertung minus Abschlag multipliziert mit der erfassten Menge (bezogen auf die Preiseinheit).

In der Spalte Manuelle Freigabe ist es möglich durch Setzen eines Häkchens einen Artikel für die Übernahme freizugeben.

Übernahme

Über die Modulfunktion „Übernehmen“ wird die ausgewählte Zählliste übernommen. Es besteht die Möglichkeit, dass von einer Liste nur die freigegebenen Artikel übernommen werden sollen und/oder nur die gezählten Artikel. Für unterjährige Bewertung können Inventurwerte eingefroren werden.

Die Spalte Übernommen zeigt in einer Zählliste an, ob die Artikel bereits übernommen wurden. Wird ein Artikel vor der Übernahme bewertet, wird der Inventurwert in den Artikelstamm zurückgeschrieben. Wird ein Artikel nach erfolgter Übernahme bewertet, bezieht sich der Wert nur auf das Inventurbuch.

Bei der Übernahme werden die gezählten Mengen nicht 1:1 als EDV-Bestand übernommen, sondern mit den Warenzugängen und Warenabgängen seit Anlegen der Zähllisten modifiziert.

konfigurationen:konfigurationen501

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-10T10:44:12+00:00

Konfigurationen ab 501

Nachfolgend ist eine Liste von Konfigurationen aufgeführt. Fehlende Nummern stehen für entfallene Konfigurationen.

Weiterführende Links beschreiben die Konfiguration kontextabhängig.

zurück zu Konfigurationen ab 401

500	Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Rechnung buchen
501	Mehrstufigen Stellplatz verwenden Damit können statt dem Feld Stellplatz die Felder Bereich, Gebäude, Etage und Raum freigeschalten werden. Diese werden in der Datenbanktabelle ‚MaschinenOrte‘ im Feld ‚Stellplatz‘ mit Semikolon getrennt dargestellt. Bereits vorhandene Stellplätze werden bei der Änderung der Konfiguration ins Feld ‚Bereich‘ übernommen. Bei Änderung/Anzeige des Stellplatzes im Concept Flex Kundenportal/Concept Flex stehen diese Felder ebenso zur Verfügung.
502	ConceptFlex: Zeiterfassung für Techniker gesperrt Steuert, ob die manuelle Erfassung von Einsatzzeiten, im Serviceeinsatz, zulässig ist. Bei Einstellung ‚Ja‘ wird die vom Programm ermittelte Einsatzzeit verwendet.
504	Kundenportal: Anzeige der Artikelbezeichnung im Kundenportal Steuert, ob bei der Artikelbezeichnungen im Portal der Kurztext (wenn vorhanden) oder die Bezeichnung angezeigt wird.
505	ConceptFlex: Artikellieferung im Serviceeinsatz ohne ausreichenden Bestand Steuert, ob Lieferungen ohne ausreichenden Bestand möglich sind.
506	ConceptFlex: Lagerauswahl für Techniker gesperrt Steuert, ob die Lagerauswahl beim Erfassen von Artikeln im Serviceeinsatz, zulässig ist. Bei Einstellung ‚Nein‘ wird das Defaultlager verwendet.
507	ConceptFlex: Anzeige der Kontingente bei Serviceeinsätzen Steuert, ob im Modul Serviceeinsätze die Kontingente angezeigt werden.
508	ConceptFlex: Anzeige der Lieferscheine/Rücknahmescheine bei Serviceeinsätzen Steuert, ob im Modul Serviceeinsätze Lieferscheine und Rücknahmescheine angezeigt werden.
510	Abweichender Abrechnungsmodus für Negativmeldungen von Klicks
511	Kundenportal: Seitenname im Browser Steuert den Browsertitel für das Kundenportal.
512	Stellplatz über MPS-System aktualisieren
513	Bestellung nur bei beglichenen Anzahlungsrechnungen erlauben
514	Maximale Größe in MB für Uploads im CO Portal
515	Link zu Datenschutzbestimmungen im Kundenportal
516	An Kasse bei Zahlung auf Lieferschein/Rechnung ZBD für Barverkauf oder Normalaufträge verwenden
517	Ansprechpartnerrollenunterstützung aktiv Wird diese Konfiguration aktiviert, dann ist es möglich den Ansprechpartnern beim Endkunden definierte Rollen (Zuständigkeiten) zu zu weisen. Diese können pro Kunde, Anschrift und Maschine vergeben werden. Diese Ansprechpartner übernehmen dann bestimmte Zuständigkeit wie Meldung von Zählerständen, Verantwortlicher für Materiallieferung, etc. Dabei kann eine Person auch mehrere Rollen innehaben. Außerdem ist es möglich für Rollen Benachrichtigungen zu definieren. Neue Ausprägung an 8.4512.xx für die Konfiguration 517 (Ansprechpartnerrollenunterstützung) – 2-Hybridbetrieb: Hier sind Rollen vorerst nicht aktiviert, jedoch können die Rollen gepflegt werden. Im Anschluss kann firmenweise über den neuen „Ansprechpartnerrollen aktiv“ für einzelne Firmen die Funktion der Ansprechpartnerrollen freigeschaltet werden. Somit kann eine komplette Umstellung vorbereitet oder auch nur einzelne Firmen umgestellt werden. Der Haken unterstützt außerdem bei der Filterung nach noch nicht umgestellten Firmen. Eingestellte Benachrichtigungen werden nur ausgelöst, wenn die entsprechende Rolle vorhanden ist und der Kunden aktiviert ist. ACHTUNG: Diese Konfiguration sollte nur mit Unterstützung des Supports umgestellt werden, damit die korrekten Einstellungen im Rahmen einer Schulung getroffen und Fehlverhalten vermieden wird.
518	Kaufmännische Zähler als Gruppierung im Vertrag anbieten Steuert, ob kaufmännische Zähler als Gruppierungskennzeichen im Vertrag vorgeschlagen werden sollen.
519	Max. Anzahl an Zählerschätzungen nach der ein Hinweis erfolgen soll
520	In den Positionen für Verkaufsteam, Verkäufer und Geschäftsbereich immer den Wert aus dem Auftragskopf verwenden
521	Modulfunktionen in MPS Meldungen ausblenden
522	Version XRechnung
523	Bei statischen Pools an Maschinen hinterlegte Kosten verwenden Steuert, ob bei einem statischen Pool, die an den Maschinen hinterlegten Kosten pro Klick verwendet werden. Ist das der Fall, dann werden die am Pool angegebenen Werte ignoriert.
524	Filialzuordnung in Bestellungen
525	In E-Mail-Einstellungen pro Ticketart Einstellungen erlauben Es kann eingestellt werden, dass für den E-Mail-Versand pro Ticketart (Ticket Mail) unterschiedliche Einstellungen möglich sind (z.B. Absender).
526	Stellplatzverwaltung am Lager
527	Bei Anlage eines Serviceauftrages aus dem Ticket heraus Aktivitätenbemerkung als Textposition abbilden
528	Stellplatzzuordnung im Vorgang
529	Kommissionsschein nur für Materialieferungen lt. Zusatzvorgangsart zulassen
530	Betrachtungszeitraum (rückwirkend) von Meldungen für Zählerschätzungen
531	'Gemeldet von' ist ein Pflichtfeld bei Tickets
532	‚Gemeldet durch‘ ist ein Pflichtfeld bei Serviceaufträgen
533	Zwei-Faktor-Authentisierung für Mitarbeiter
534	Ansprechpartner mit einbeziehen bei Rechnungsmailadresse
535	Vertragsbelastung bei Rechnungseingang pro Artikel buchen
536	Ausgabe einer Warnung, wenn die Hersteller-Serie am Sammelartikel fehlt
537	Ausgabe einer Warnung, wenn wegen Bestellsperre nicht bestellt werden kann
538	Stapelverarbeitung stoppt bei Fehler
540	Nur einen Mitarbeiter pro Geschäftsbereich zulassen
541	Beendete Verträge bei Rücknahmen für Vertragsbelastung anzeigen Steuert die Anzeige von beendeten Verträgen bei Vertragsprüfung von Rücksendungen. Bei Standardeinstellung werden die beendeten Verträge ausgeblendet.
542	Gutschriften aus nicht verbrauchten Freikopien auf Erlösartikel der Wartung buchen
543	Artikelmindestspanne immer prüfen
544	Wie sollen ganztägige Termine in der Disposition angezeigt werden
545	Begrenzung der Anzahl zu ändernder Datensätze
546	Gültigkeitsdauer Login-Token
547	Artikelarten vom Druck auf Kommissionsscheinen ausschließen
548	Beim Umsatz buchen die Verkäuferzuordnung=0 ('keine Zuordnung') zulassen Steuert, ob beim Buchen des Umsatzes von Positionen, ohne Verkäuferzuordnung, der Verkäufer leer bleibt (Ja) oder wie bisher der Verkäufer aus dem Auftragskopf übernommen wird (Nein). Geschäftsbereichabhängig einstellbar.
549	Ablauftage Portal-Link zur Passwortvergabe Über die Einstellung textuell kann der Zeitraum (in Tagen) festgelegt werden. Ohne diesen Eintrag wirkt der Standardwert von einem Tag.
550	Tickets ohne Ticket-Id ausblenden Steuert, ob im Modul Tickets (Störungen) nur Datensätze mit Ticket-ID angezeigt werden sollen.
551	Geschäftsbereich beim Anlegen einer Aktivität mit Mitarbeitergeschäftsbereich vorbesetzen
552	Genehmigungsverfahren verwenden
553	Anlegen einer Bestellung bei Ausgabe eines Auftrags als XML Steuert, ob eine Bestellung erzeugt werden soll, wenn ein Serviceauftrag als XML exportiert wird. Als textuelle Einstellung kann ein bestimmter Lieferant (+ Geschäftsbereich), bei dem die Artikel bestellt werden sollen, hinterlegt werden.
554	Sonderbehandlung von Privatanschriften beim Druck deaktivieren
555	Abrechnungsintervall auf Kalenderjahr abstimmen (Lizenzen) Im Rahmen der neuen Lizenzabwicklung (lizenzpflichtig) nutzbar. Bei Fragen und Interesse wenden Sie sich bitte an unseren Support.
556	Anmeldung im Flex auch über Azuare AD möglich \\Das Login in Concept Flex kann damit neben Benutzername und Passwort auch über das Microsoft-Konto des Mitarbeiters erfolgen. Dafür muss die Anwendung entsprechend konfiguriert werden. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zur Einrichtung an unseren Support.
557	EK-Änderungen an fakturierten Positionen erzeugen Korrektur-Umsatzpositionen Wenn diese Konfiguration aktiv ist, dann werden bei einer Änderung des EK an fakturierten Auftragspositionen nicht die Umsätze aktualisiert, sondern es werden neue Umsätze (mit einer Rechnungsnummer aus dem Nullrechnungsnummernkreis) erzeugt mit der Änderungsdifferenz.
558	Verkaufssperre am Artikel automatisch setzen bei Statusänderung des Lieferantenartikels Damit werden Artikel automatisch gesperrt und entsperrt, bei Änderungen am Status des Lieferantenartikels. (Ausnahme Artikel die sich auf einem Sperrlager befinden.) Folgende Ausprägungen sind möglich: - 0 - keine automatische Sperre - 1 - Sperren, wenn Artikel bei allen Lieferanten gesperrt ist und Bestand=0 (alle Läger) - Standardeinstellung - 2 - Sperren, wenn Artikel bei Hauptlieferanten gesperrt ist und Bestand=0, Artikel automatisch entsperren, wenn dieser wieder verfügbar ist. Weitere Informationen
559	Textfarbe Sortiment Lieferung durch Dritte Beim Einlesen von Artikelstammdaten über BMECat wird die Sortimentskennung anhand der von Soennecken bereitgestellten Informationen ermittelt und am Edi-Artikel gespeichert. Dafür wurde eine neue Sortimentskennung ‚Lieferung durch Dritte‘ eingeführt, falls der Artikel von einem Lieferanten von Soennecken direkt geliefert wird. Außerdem wurde eine neue Konfiguration 559 hinzugefügt, um eine Textfarbe für die neue Sortimentskennung hinterlegen zu können. Bei der Übernahme der Artikeldaten wird die Sortimentskennung am Lieferantenartikel gespeichert. Die Sortimentskennung wird automatisch in den Artikelstamm geschrieben, wenn: - der Lieferant Hauptlieferant ist, - das Kennzeichen „Wenn Hauptlieferant, dann den Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen“ am Lieferanten gesetzt ist und - die neu geschaffene Auswahl der in den Artikelstamm zu synchronisierenden Sortimentskennungen die im BMECat ermittelte Sortimentskennung enthält. Diese lassen sich im Reiter „Lieferantendaten“ im Firmenmodul des entsprechenden Lieferanten einstellen.
562	ConceptFlex: Bemerkung aus Kunden in Serviceeinsätzen ausblenden Bemerkung (aus Kunden) in Serviceeinsätzen ausblenden. Der Standardwert=NEIN und entspricht damit dem bisherigen Verhalten.
563	Bei Anlage von Aktivitäten über KFZ-Kennzeichen verbundene Ressourcen beachten Bei Neuanlage einer Aktivität für eine Ressource mit KFZ-Kennzeichen, werden auch Aktivitäten für die Ressourcen, die das selbe KFZ-Kennzeichen haben, angelegt. Ausnahme Planungseinheiten, dort gilt immer das Standardverhalten (Verbindung - Mitarbeiter/KFZ-Kennzeichen).
564	EK einer ausgelösten Bestellposition darf durch die EK-Änderung der entsprechenden Vorgangsposition beeinflusst werden Wenn EK an einer Vorgangsposition geändert wird und es eine ausgelöste Bestellung dazu gibt, darf der EK in die Bestellposition nachgetragen werden.
565	Variable Skalierung der Artikel-Bilder im Vorgang Wenn die Konfiguration aktiviert wird, werden Artikel-Bilder beim Druck laut der Konfiguration skaliert und in der Datenbank gespeichert. Diese Einstellung kann z.B. verhindern, dass zu große Dateien entstehen oder Bilder verzerrt dargestellt werden (z.B. bei Angeboten mit Bilderdruck). In der textuellen Einstellung der Konfiguration kann die Größe variabel definiert werden, der Standardwert bei aktiver Konfiguration liegt bei 360 x 360 Pixel.
566	Speichern der Bezeichnung statt ID von Kundenkostenstellen am Auftragskopf und Position Die Konfiguration erlaubt es Kostenstellenbezeichnungen statt der ID in Auftragskopf- und Positionsebene zu speichern. Dazu müssen diese als Kundenkostenstelle gepflegt sein, sonst wird wie bisher nur die ID gespeichert.
567	Abweichung des Betrages beim Einlesen von Lieferantenauftragsbestätigungen und - rechnungen auf Positionsebene erlauben Angabe der Abweichung in Cent erfolgt im Feld ‚Einstellung textuell‘. <untere Grenze>; <oberere Grenze> Beispiel: Die Einstellung '-100;200‘ mit gleichzeitiger Auswahl Ausprägung ‚1 - Abweichung erlauben lt. Einstellung textuell‘ 100 Cent Abweichung nach unten und 200 Cent Abweichung nach oben sind zulässig. Zur Prüfung auf Kopfebene Konfiguration 146 beachten.
568	Bei Generierung von Sonderkonditionen aus dem Vorgang heraus, nur dem Kunden zugeordnete Preiskataloge anbieten Ist die Konfiguration aktiv, werden nur Kataloge angeboten, die dem Kunden zugeordnet sind. Darf der aktuelle Anwender nur Sonderkonditionen auf Basis eines EK-Aufschlages erstellen, werden nur Preiskataloge angeboten, die auf einer EK-Kalkulation basieren.
569	Aufwandskonto in die Umsätze eintragen Wenn die Konfiguration aktiviert wird, wird das entsprechende Aufwandskonto in die Umsätze eingetragen. (Standardeinstellung=NEIN)
571	Bei Artikelsuche Warenwirtschaft im Basket soll die ausgewählte Artikelnummer bei Sammelartikeln als Herstellerartikelnummer übernommen werden. Ist diese aktiv, wird diese auch als End- und Grundartikelnummer in die OFML-Position im Basket übernommen. Andernfalls bleiben diese leer.
573	Soll beim Buchen des Wareneinganges einer auftragsbezogenen Bestellung die Ware über ein Kommissionslager gebucht werden Damit lässt sich steuern, ob die Ware beim Wareneingang für eine auftragsbezogene Bestellung über ein Kommissionslager separiert werden soll. Das Kommissionslager ist am Geschäftsbereich einzustellen.
574	Sollen Belegarten bei der Erstellung von Bilddaten für den Druck ausgeschlossen werden Mittels der Konfiguration 574 ist es möglich zu steuern, ob für bestimmte Belegarten die Erstellung von Bilderdruckdaten ausgeschlossen werden soll. Die Werte dazu sind in das Feld ‚Einstellung textuell‘ einzutragen. Möglich sind die Einstellungen: ;AN-Angebot AB-Auftragsbestätigung ;KS-Kommissionsschein LA-Lieferavis LS-Lieferschein RE-Rechnung GS-Gutschrift KS,LA,LS,RE,GS ACHTUNG, die Konfiguration wird mit diesen Einstellungen standardmäßig aktiviert ausgeliefert. Bilderdruckdaten werden nach Installation des Patches nur noch für Angebot und Auftragsbestätigung erzeugt. Es wird empfohlen zu überprüfen, ob diese Einstellungen für Ihre Formulare ausreichend sind. Diese Anpassung wurde vorgenommen, um umfassende Datenbankressourcen einzusparen.
575	Soll bei MPS-Maschinen die MPS-Info abgefragt werden (z.B. Zählerstände) Über die textuelle Einstellung können Stunden hinterlegt werden, ab wann die MPS Infos erneut abgefragt werden. ACHTUNG: Aus Performancegründen ist die Standardeinstellung = Nein. Wenn aktiviert, kann in den textuellen Einstellungen ein zeitlicher Wert in Stunden angegeben werden, zu dem die Informationen abgefragt werden sollen, falls die aktuellen Daten älter sind als die definierten Stunden. Ist kein textueller Wert bei aktivierter Konfiguration vorgegeben, so werden die Informationen beim Laden der Maschinendetails immer aktualisiert. Die Aktivierung der Konfiguration ist nicht unbedingt notwendig, wenn MPS-Infos per Automation zeitgesteuert sowieso aktualisiert werden und das dort verwendetet Intervall ausreichend ist.
576	Automatische Ermittlung von Anfahrtspauschalen deaktivieren (Weitere Informationen).
577	Soll bei Textpositionen der Haken ‚Drucken auf Bestellung‘ gesetzt werden. Standardwert=NEIN
578	Stornobuchung beim Löschen eines Rechnungseinganges für Fibu erzeugen Steuert, ob beim Löschen eines Rechnungseinganges ein Stornobeleg für die Buchhaltung bereitgestellt werden soll. Aktuell nur für Addison-Fibu verfügbar.
579	Pool-Mietraten bei Vertragskalkulation anhand der VK-Preise anteilig auf die Geräte verteilen, andernfalls anhand der EK-Preise Mittels dieser Konfiguration kann gesteuert werden, wie die Miet-Anteile der Pool-Maschinen zu ermitteln sind.
580	Bei Stornierung einer Rechnung Stornobeleg als Dokument am Vorgang/Vertrag verknüpfen Mittels dieser Konfiguration ist es möglich, zu steuern, ob beim Stornieren von Rechnungen ein Storno-PDF-Beleg am Vorgang bzw. Vertrag verknüpft wird (‚Weitere Dokumente‘). Der Standardwert=JA und die Ablage des Dokuments damit sofort aktiv. Die Ablage erfolgt in den Dokumenten-Pfad in ‚\Mandant\Gedrucktedokumente\Storno-Rechnung(-Rechnungskorrektur)\Jahr\Monat\‘. Es werden zur besseren Auffindbarkeit im Programm 2 neue Dokumentenarten angelegt ‚Storno-Rechnung‘ und ‚Storno-Rechnungskorrektur‘, diese können bei Bedarf über die Standardwerte abgeändert werden.
581	Verkäufer ist Pflichtfeld Mit der neuen Konfiguration 581 kann das Feld Verkäufer im Vorgang für Concept Office als Pflichtfeld definiert werden. Der Standardwert = NEIN.
582	Nur Druckdaten erzeugen (Mandantenkonfiguration) JA(Steuerung via Rechteverwaltung)/NEIN . Standardwert=JA(Steuerung via Rechteverwaltung)
583	In Rücksendungen 'Erledigt nach' vorbesetzen Über die neue geschäftsbereichsabhängige Konfiguration 583 kann gesteuert werden, wie der Wert „Erledigt nach“ beim Generieren einer Rücksendungs-Bestellung vorbelegt wird. Der Standardwert=‚Rechnungskorrektur durch Lieferanten‘. Bitte tätigen Sie nach der Installation des Patches (ab CO 8.2569.16) die für Sie passende Einstellung
584	Sollen die Comboboxen Abteilung, Titel und Berufsbezeichnung in den Modulen Ansprechpartner und Firmen nur feste Einträge zulassen Die Comboboxen Abteilung, Titel und Berufsbezeichnung in den Modulen Ansprechpartner und Firmen lassen nur die in den Stammdaten definierten Einträge zu. Der Standardwert der Konfiguration ist kompatibel zum bisherigen Verhalten.
585	Interne GTIN (eigene) automatisch ermitteln" hinzugefügt Hier wird festgelegt, ob das automatische Erzeugen von GTIN bei Neuanlage erfolgen soll und mit welchem 7-stelligen festen Teil diese erzeugt wird. Aus diesen zwölf Stellen wird dann eine abschließe dreizehnte Prüfziffer erzeugt (ab CO 8.2752.0).
586	Sollen mehrere Vorgänge pro Planungseinheit in einer Disposition möglich sein Um Performanceverbesserungen in der Disposition beim Laden von Planungseinheiten zu erreichen, ist es möglich, über diese Konfiguration die Möglichkeit abzuschalten, dass in einer Planungseinheit mehrere Vorgänge möglich sind. Der Standardwert = JA und somit kompatibel zum bisherigem Verhalten.
587	Suchfunktion für B2B Produktsuche, welche steuert auf welche Art in B2B-Katalogen gesucht wird. 0 - Volltextsuche inkl. Ähnlichkeitsfindung 1 - einfache Volltextsuche
588	Steuert ob das Ausführen von JavaScript in HTML-Gadgets (freie Gadgets über Textbausteine) in Concept Flex erlaubt ist. Der Standardwert = NEIN, mögliche Sicherheitslücken durch ein verwendetes JavaScript müssen vom Anwender abgeschätzt werden.
590	Bei Rücknahmen von Identartikeln den Identartikel-EK eintragen Steuert, ob der EK des Rücknahmevorganges als EK an den Identartikel geschrieben wird. Wenn der Identartikel-EK ungleich 0 ist, dann wird der EK nun nicht mehr überschrieben.
591	verbietet die automatische Änderung der Gerätebewertung
592	Adressvalidierung beim Speichern deutscher Anschriften Adressvalidierung beim Speichern deutscher Anschriften in den Stammdaten, Projektanschriften und für Lieferanschriften in Aufträgen
593	Filiale an der Aktivität vorbesetzen Bei der Anlage einer Aktivität wird die Filiale aus dem Quellmodul vorbelegt. Ist diese nicht gefüllt, wird auf die am Mitarbeiter hinterlegte Filiale zurückgegriffen.
594	Löschen der Vordisposition Ist diese gesetzt, wird die Vordisposition automatisch aus der Planungseinheit gelöscht, sobald eine reale Ressource zugeordnet wird.
595	Reports im Speicher halten, um Aufrufe zu beschleunigen Über die neue Konfiguration kann gesteuert werden, dass Reports nach erster Verwendung im Speicher vorgehalten werden, um den Druck zu beschleunigen.
596	Kundenanlage-Funktion für Endnutzer aktivieren Aktiviert die Funktion, mit welcher sich Endkunden selbst anlegen können.
597	Bestandsanzeige im B2B Shop Diese Konfiguration steuert, ob an den Katalogartikeln im Shop des Concept-Flex-Kundenportals, der Lieferantenartikel-Bestand angezeigt werden soll. Die Standardeinstellung ist ‚Nein‘. Folgende Artikel sind von der Bestandsanzeige ausgenommen:- Artikel ohne Lieferant; - Artikel ohne Lagerbestand; - Artikel mit einer der folgenden ‚Artikelart Allgemein‘: Bearbeitungsgebühr / Dienstleistungen / Fracht / Porto / Tätigkeit / Sammelartikel / Lizenzen .
600	Automatische Popup-Anzeige der Bemerkung beim Öffnen eines Vorgangs Steuert, ob das Bemerkungsfeld eines Vorgangs automatisch in einem separaten Popup-Fenster angezeigt wird, sobald es befüllt ist. Das Popup wird beim Öffnen des Vorgangs eingeblendet.
601	Funktion Serviceeinsatz Parken anzeigen Steuert, ob bei Serviceeinsätzen die Funktion ‚Parken‘ verfügbar ist.

Konfigurationen ab 1000

Mandanten, Konfigurationen, Administration

pcon.basket:profilanlage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:00+00:00

Profilanlage pCon.Basket

Prolog

Die OFML-Daten der Hersteller unterstützen in der Büroplanung und in der kaufmännischen Angebotserstellung. Die konfigurierbaren Produkte werden hierzu mit verschiedenen Ausprägungen (=Varianten) versehen, um eine optimale Produktbestimmung zu erreichen. Entscheidet sich der Kunde zum Beispiel für eine bestimmte Plattenfarbe am Schreibtisch o. eine spezielle Stofffarbe beim Stuhl, wird dies häufig im Gesamtkonzept berücksichtigt, auch für entsprechende Nachbestellungen. Diese Vorgaben können natürlich im Einzelfall geändert werden, es sollte jedoch eine bestmögliche Voreinstellung der Produktauswahl gegeben sein.

Vorteile

Weniger Aufwand in der Konfiguration der Produkte
Fehlerreduzierung (jedoch kein Wegfall der Kontrolle)
Übergreifende Nutzung des Profils im pCon.planner und im pCon.basket

Überlegungen für die Anlage eines pCon.basket Profils

Der Kunde bestellt zu einem hohen Anteil die gleichen Ausführungen nach
Die Ausführungen sind Standard, keine Sonderanfertigungen
Es handelt sich dabei um Artikel die im OFML-Katalog regulär wählbar sind
Es handelt sich hierbei um ein „lebendes“ Einkaufsprofil. D.h. Sie können das Profil jederzeit an die Anforderungen Ihres Kunden anpassen.
Natürlich kann der Artikel genauso, wie vorher auch, noch individuell gestaltet werden. Es wird lediglich eine andere Voreinstellung vom System vorgeschlagen.

Beschreibung der Anwendung

Anlage des Profils

Das Profil wird grundsätzlich im pCon.basket oder im pCon.planner angelegt. Die Beschreibung zeigt die Anlage im pCon.basket, wobei es keinen wesentlichen Unterschied zum pCon.planner gibt. Für die Anlage des Profils benötigt man einen Vorgang in Concept Office mit den „üblichen“ Produkten. Gerade bei Tischen o. Schränken ist es nicht erforderlich, das jede Größe erfasst wurde. Wird z.B. die Plattenfarbe Akazie gewählt bei einem Tisch in der Größe 1600x800mm, so wird die Einstellung auch für andere Tischgrößen – u. Formen übernommen. Das funktioniert natürlich nur im Rahmen der Möglichkeiten des jeweiligen Produkts. Die beste Ausgangssituation ist hierbei ein neuer oder bestehender Vorgang in Concept Office mit entsprechenden Artikeln. Dieser Vorgang dient nur als Vorlage und hat keinen nachgelagerten Einfluss auf das Profil.

Der Profilmanager wird über den Menüeintrag „Extras“ gestartet.

Es erfolgt eine Neuanlage des Profils mit Beschreibung, z.B. mit dem Kundennamen. Während das Profilmanager - Fenster geöffnet ist, können Positionen angeklickt und konfiguriert werden.

Speichern der Variantenvoreinstellungen

Dies lässt sich am besten an einem kleinen Beispiel aufzeigen: Zukünftig soll Nussbaum für die Serie Activa beim Kunden voreingestellt sein. Gestell soll Alu Metallic sein, die Plattenkante in Schwarz. Der Kunde kauft diesen Tisch immer mit einer Elektrifizierung.

Zunächst wird das Produkt in der Ausführung bestimmt.

Mit einem Linken Mausklick klicke ich in die graue Fläche vor den Merkmalsbezeichnungen

Im letzten Schritt wird die Einstellung gespeichert.

Im Reiter „Bearbeiten“ sehen Sie die übernommen Einstellungen. Dort ist auch ein Löschen möglich.

Auf diese Art und Weise ist das Profil jederzeit anpassbar auf die Anforderungen des Kunden.

Kundenbezogenes Profil

Damit das Profil auch nach dem Schließen des Angebots aufrufbar ist, kann es direkt mit dem Kunden verknüpft werden. Hierzu wird die Firma in Concept Office geöffnet, und der Button „Basket-Profile“ unter „Mitarbeiter/Weiteres“ angeklickt. Das Profil steht hier in der Auswahlbox zur Verfügung. Nach der Zuordnung steht das Profil sofort für alle bestehenden und neuen Vorgänge zu Verfügung. Löscht man die Zeile wieder, ist das Profil inaktiv.

Nach dem Hinterlegen des Profils startet der pCon.basket aus dem Vorgang mit einem entsprechenden Hinweis.

Nun werden die getroffenen Einstellungen für alle neu erfassten Positionen angewendet.

Was gibt es noch zu wissen?

Kann ich das Profil auch im pCon.planner nutzen?

Ja, dies ist möglich. Sowohl im Profilmanager im pCon.basket als auch im pCon.planner gibt es eine Im-/Exportfunktion. Es wird jeweils eine Datei erzeugt, die im anderen Programm wieder eingelesen werden kann.

Kann ich ein Profil auch mehreren Kunden zuordnen?

Ja, das ist möglich. Hierzu jeweils den Kunden öffnen und wie im gezeigten Beispiel die Zuordnung treffen.

Ich habe ein Profil angelegt und möchte dies nachträglich auf bestehende Angebotspositionen anwenden, geht das?

Ja. Hierzu werden zunächst die Positionen markiert. Im Profilmanager bei Profil zuweisen auf „Auswahl“ klicken. Dadurch werden die markierten Positionen auf das Profil gebracht.

Kann ich auch ein neutrales Profil anlegen? Unsere Kunden bevorzugen zumeinst eine andere Produktausführung, als vom Hersteller vorgeschlagen.

Im Prinzip ist das möglich. Die Profileinstellungen können als Datei exportiert werden. Vor dem Erstellen des Angebots muss diese importiert werden. Es gilt nur zu beachten, dass bei dieser Vorgang auch bei jeder Angebotsänderung notwendig ist.

pConBasket, Basket, Profilanlage

co8:administration

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-11T07:11:35+00:00

Administrative Änderungen

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Inkompatible Änderung

Neue Lizenz

Für Concept Office 8.0 werden neue Lizenzen benötigt.

Es ist nicht möglich mit der Lizenz aus der 7.0 weiterzuarbeiten. Hierfür werden beim Update neue Lizenzen eingespielt.

Die Schlüssel für Liefer- und Versandbedingung wurde von Zeichenkette auf Zahl umgestellt.

Grundlegende Datenbankänderungen

In den von Zeichenkette auf Zahl umgestellten Tabellen Versand- und Lieferbedingung wurde eine neue Spalte Key70 angelegt, welche den früheren Primärschlüssel (Zeichenkette) enthält. Hinweis: Dieses Feld wird auch für alle weiteren umgestellten Tabellen angelegt werden.

Der Primärschlüssel für die Tabelle „Filialen“ wurde von String auf Zahl geändert.

Der Schlüssel für den ehemaligen „(alle)“-Eintrag für Versandarten und Filialen wurde auf 9999 geändert.

Angepasste Konfigurationsdateien

Sind bei einem Update keine angepassten Konfigurationsdateien (z. B. application.config) im Installationsverzeichnis vorhanden, werden diese nun angelegt und mit dem Inhalt der entsprechenden default.config gefüllt.

Angepasste config-Dateien werden bei einem Update in den Ordner der nächsten Version übernommen. Dies betrifft folgende Dateien:

application.config
services.config
smtp.config

Dienste

Vorhandene Dienste (z.B. Flex-Host oder Exchange-Synchro) werden bei jedem Update automatisch so angepasst, dass sie auf die aktuelle Version zeigen. Zum Zeitpunkt des Updates werden laufende Dienste ggf. vor der Pfadanpassung beendet und danach wieder gestartet. Somit müssen in 8.0 keine Dienste mehr manuell angehalten und gestartet werden.

Allgemeines

Neue Setuproutine. Für Patches keine administrativen Berechtigungen mehr notwendig

Concept Office ist nun eine reine 64 Bit Anwendung

Neue Crystal Reports Runtime (2020). Bei der Ersteinrichtung wird die unterstütze Crystal Report Version (64-bit/Version 13.0.333.4485) automatisch heruntergeladen und installiert, falls dies notwendig ist. Reportanpassungen sollten nur noch mit Crystal Reports 2016 und höher realisiert werden. Im Zuge der Anhebung auf CO 8.0 müssen alle Reports überprüft werden.

Beim Einspielen eines Patches müssen keine Dienste mehr beendet werden

Spezielle HTML-Gadgets nun auch in den Modulen Mitarbeiter und Projekte (Tabs, Recherchen, freie Gadgets)

Performanceverbesserungen
- bei Druck großer Dokumente
- Aufruf von Übersichten
- Ausgabe von Kundenpreisen (PrivatePilot)
- Aktualisieren von EDI und COP-Daten
- Aufbau von HTML-Seiten
- Vorlaufverarbeitung im Batchmanager (Recherchen)

Beim Auswählen einer Datei, beispielsweise eines Bildes, über eine Netzwerkfreigabe mittels Laufwerksbuchstaben wird der Pfad in einen UNC-Pfad umgewandelt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Datei auch ohne die Zuweisung eines Laufwerksbuchstabens für Netzwerkfreigaben immer für alle Nutzer erreichbar ist.

Die Begriffe „TKD“ und „Kundendienst“ wurden auf den Begriff „Service“ vereinheitlicht.

Gadget Offene Termine/Aufgaben - Im Gadget offene Termine/Aufgaben wurde die Bemerkung aus Platzgründen entfernt.

Anpassung der Vorgänge/Angebotsbearbeitung - Die Auftragsmasken wurden benutzerfreundlich überarbeitet.

Benutzeroptionen

Concept Office kann im Darkmode verwendet werden

Einige Module kann man nun im Register Ansicht starten lassen

Rechteverwaltung

Neue Rechteausprägung für Maschinen- und Vertragsansicht - Nur Maschinen/Verträge eigener Firmen und des Geschäftsbereichs. Es wird die Schnittmenge aus dem am Mitarbeiter hinterlegten Geschäftsbereich und Firmen, wo dieser hinterlegt ist (Reiter ‚Mitarbeiter/Weiteres‘) angezeigt.

Neues Recht: ‚Sonderkonditionen mit Festpreisen anlegen‘ - (Weitere Informationen: Abschnitt Prozentpreise)

Neues Recht beim Drucken: ‚Nur Daten erzeugen‘

Es können nur noch die Verträge abgerechnet werden, die der Benutzer laut dem Recht ‚Vertragsansicht‘ besitzt.

Über das neue Sonderrecht - ‚Anschriftszuordnung (außer Haupt- und Rechnungsanschrift) trotz Sperre ändern’ ist es möglich, in laut Firmenrecht für die Bearbeitung gesperrten Firmen, die Anschriftszuordnung zu verändern.

Konfigurationen

Übersicht der neuen bzw. erweiterten Konfiguration. Genaue Informationen erhalten Sie in den entsprechenden folgenden Abschnitten in diesem Handbuch.

Erweiterung Konfiguration 1 (Rohgewinnermittlung im Auftrag) um die Ausprägung: „8 - Listen EK laut Auftragsmenge bei auftragsbezogener Bestellung, sonst durchschnittlicher EK, wenn Bestand vorhanden ist“.

Konfiguration 194 - „Kreditlimitprüfung im Vorgang durchführen“ wurde durch eine weitere Ausprägung erweitert: 4 - Ja. Bei Überschreiten des Kreditlimits während der Auftragsanlage warnen und den AB - Druck sperren.

Konfiguration 136 - Neue Ausprägung 999 „Unbefristet“ - Richtlaufzeit für Sonderkonditionen (Vorbelegung bei Übernahme aus dem Vorgang)“. Wenn diese Konfiguration eingestellt wird, werden Sonderkonditionen ohne Enddatum angelegt.

Konfiguration 497 - Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht

Konfiguration 517 - Aktivierung von Ansprechpartnerrollen

Konfiguration 557 - EK-Änderungen an fakturierten Positionen erzeugen Korrektur-Umsatzpositionen

Konfiguration 558 - Verkaufssperre am Artikel automatisch setzen bei Statusänderung des Lieferantenartikels

Konfiguration 559 – Textfarbe für neue Sortimentskennung „Lieferung durch Dritte“

Konfiguration 563 - Bei Anlage von Aktivitäten über KFZ-Kennzeichen verbundene Ressourcen beachten

Konfiguration 565 - Variable Skalierung der Artikel-Bilder im Vorgang

Konfiguration 566 - Speichern der Bezeichnung statt ID von Kundenkostenstellen am Auftragskopf und Position

Konfiguration 567 – Erlaubte Toleranz bei Rechnungsprüfung auf Positionsebene

Konfiguration 417 - für die Freischaltung der Drag und Drop-Funktionalität gibt es neue Einstellungen, welche steuern, wie der Ablagepfad für die Dokumente gebildet werden soll.

Konfiguration 500 - (Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Rechnung buchen) entfällt. Die entsprechenden Einstellungen müssen nun an den Vertragsarten gepflegt werden. Zusätzlich ist es jetzt möglich dies pro Erlös (Miete, Wartung, Klick) per Haken zu entscheiden.

ACHTUNG: Nach dem Update müssen die Vertragsarten manuell angepasst werden, wenn die Konfiguration bisher mit der Einstellung ‚1 - Mit Servicepartner-Rechnung buchen‘ genutzt wurde.

Konfiguration 574 - Es möglich zu steuern, ob für bestimmte Belegarten die Erstellung von Bilderdruckdaten ausgeschlossen werden soll. Standardmäßig ist diese Konfiguration nur für Angebot und Auftragsbestätigung aktiv. Diese Anpassung wurde vorgenommen, um umfassende Datenbankressourcen einzusparen.

Konfiguration 576 - mit dieser Konfiguration ist es möglich die automatische Ermittlung von Anfahrtspauschalen für bestimmte Geschäftsbereiche auszuschalten.

Konfiguration 581 - Verkäufer ist in Vorgängen Pflichfeld

Konfiguration 1023 - Ansprechpartner muss Anschrift haben entfällt. Ansprechpartnern mit Anschriftsnummer = 0 wurden im Update der Hauptanschrift des zugehörigen Kontaktes zugeordnet. Ein Ansprechpartner muss immer einer Anschrift zugeordnet sein, um reibungslose Protzessabläufe sicherzustellen.

Profilfelder

Layoutverschiebungen

Aufgrund der Schriftgrößenanpassung um 25% kann es nach dem Versionswechsel auf 8.0 zu Layoutverschiebungen kommen.

Profilrechte Das Kopieren von Profilrechten bei Mandantenkopie wurde entfernt. Beim Kopieren von Mandanten werden die Profilrechte nicht mehr mit kopiert, da dies zu Bezugsfehlern führte. Diese werden im Nachgang durch die Standardwerteprüfung angelegt.

Benachrichtigungen

Druckbenachrichtigungsereignis für Lagerbuchung Es wurde eine neue Funktionalität eingeführt, dass bei der Warenbuchung bzw. Lieferung automatisch Lieferavis im openTRANS-Format erzeugt werden. Für eine Lagerbuchung muss ein Druckbenachrichtigungsereignis mit der Dokumentenart „Lieferscheine“ angelegt werden. Als Reaktion muss „Drucken“ gewählt werden und hier die Option „Lieferavis“ im neuen Reiter „laut Druckmanager“.

ACHTUNG: Gilt nur für Lagerlieferungen!

Benachrichtigungsereignis „Warenbuchung“ für Direktlieferungen Für eine Direktlieferbuchung gibt es jetzt das neue Benachrichtigungsereignis „Warenbuchung“. Die Reaktion muss wieder „Drucken“ und als Option „Lieferavis“ im neuen Reiter gewählt werden. Im Druckmanager muss ein zusätzlicher Eintrag für Lieferavis erstellt werden mit der Druckapplikationsoption „Automatisch“.

ACHTUNG: Gilt nur für Direktlieferungen!

Darüber hinaus wurden die Benachrichtigungen um eine Druckfunktion für Auftragsbestätigungen im openTRANS-Format erweitert. Dazu muss ein neues Ereignis „Drucken“ für Auftragsbestätigungen angelegt werden. Außerdem muss im Druckmanager ein zusätzlicher Eintrag für Auftragsbestätigungen erstellt werden mit der Druckapplikationsoption „Automatisch“.

Automation

Ist eine Automation für den Emailversand vorgesehen (beispielsweise für den Versand von Rechercheergebnissen) kann nun ein Empfänger unter CC und unter BCC vorgegeben werden. Dazu sind Einträge in der entsprechenden XML vorzunehmen:

CO8

soennecken:rechnungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-12T13:30:28+00:00

Lieferanten-Rechnungen

Voraussetzungen

Dieses Modul benötigt die Lizenz „Lieferantenrechnungen einlesen (Opentrans)“.

Für die Zentralregulierung (Soennecken) sind am Lieferanten die Betriebsnummern zu hinterlegen (Registerkarte „Weiteres“ dort im Bereich Betriebsnummer. Ist eine Betriebsnummer vorhanden und die Lieferanten-Rechnungen werden mit einer abweichenden Betriebsnummer geliefert, dann ist hier zusätzlich unter „externe Kundennummern“ (Reiter Mitarbeiter/Weiteres) ein Eintrag vorzunehmen. (Die Warenwirtschaft muss, wie im Bild gezeigt, exakt BetriebsnummerAlternativ heißen.)

Sollen alle Rechnungen auf einen Kreditor in die Fibu übergeben werden, dann ist der Rechnungssteller an den einzelnen Lieferanten zu prüfen und ggf. umzustellen.

• Am jeweiligen Lieferant sollte auch das Kennzeichen „Sammelrechnung“ aktiviert werden, damit nur Rechnungen mit einer ZR-Nummer übergeben werden.

Wenn der Erlösartikel nicht der Artikel „Frachtkosten“ ist, so muss in der Datei Office.dat (..\CO\Sysdata\Office.dat) eingetragen werden, welcher Erlösartikel für eventuelle Zuschläge Verwendung finden soll. Dies erfolgt in der abgebildeten Form:

REFrachtArtikel=SOEFracht

„SOEFracht“ ist im Beispiel oben die Artikelnummer des Erlösartikels für Zuschläge.

Konfiguration 370 - Vorhandensein einer Frachtposition lieferanten- und bestellungsabhängig prüfen und Konfiguration 381 - Mengen der internen Fracht-/Portoartikel automatisch gemäß Auftragsstatus setzen prüfen

In der Datei Lieferantenrechnungen_einlesen.ini (..\CO\Sysdata\ImportExport\Lieferantenrechnungen_einlesen.ini) muss folgender Eintrag erfolgen:

[ActebisRechnung]

Importtyp = 1

Zusätzlich kann beim Einlesen der Belege eingestellt werden, ob vor der Übergabe an das Rechnungseingangsbuch eine manuelle Sichtung erfolgen soll, oder ob die Belege, die nach der Prüfung als in Ordnung befunden werden, sofort in das Rechnungseingangsbuch in CO gebucht werden. Soll keine automatische Buchung erfolgen, so wird dies über den nachfolgenden Eintrag in die Lieferantenrechnungen_einlesen.ini vorgenommen. Fehlerhafte Lieferantenbelege werden nicht automatisch übergeben und müssen manuell nachbearbeitet werden.

NurEinlesen=1

Die Belege erhalten in diesem Fall, nach dem Einlesen den Prüfstatus OK (grüner Haken), und den Status „importiert“.

_LieferantenMengenEinheitIgnorieren=#1 ignoriert das Prüfen der Mengeneinheiten beim Abgleich zwischen Datei und Bestellung.

Soennecken erstellt die Abrechnung in der Regel mittwochs, so dass die Dateien für die Zusammenfassung (*.csv) erst am nächsten Tag zur Verfügung stehen.

Eingangsrechnungen – Prüfen / Korrigieren / Akzeptieren

Nach dem Einlesen der Sammelrechnungsbelege wird zur weiteren Bearbeitung das Modul „<Lieferanten Rechnungen>“ geöffnet (Im Beispiel „Soennecken Rechnungen“, abhängig vom Eintrag in der coTreeview.dat). Dieses wird im Bereich „Aktuell“ / <Lieferanten> Rechnungen“ aufgerufen.

Nach dem Aufruf des Moduls kann im oberen Bereich der Maske eine Auswahl getroffen werden, wenn nur ein bestimmter Teil der Belege geprüft werden soll. Zur Auswahl stehen dabei:

Zeitraum (von / bis)
Bearbeiter (aus der Bestellung)
Geschäftsbereich (aus Bestellung)
Lieferant
ZR-Nummer

Zudem können geprüfte Belege ausgeblendet werden. Als geprüfte Belege gelten dabei Belege mit dem Status „extern gebucht“, oder „Freigeben f. Fibu“, bei denen keine Reklamation (offene Belastungsanzeige) vorliegt und keine Nacharbeit im Kundenauftrag nötig ist. Durch Klick auf die Schaltfläche „Anzeigen“ werden die selektierten Belege angezeigt.

Prüfung

Beim Einlesen werden die Rechnungen geprüft und mit einem Prüfstatus versehen. Hierbei wird von Concept Office festgestellt, ob die gelieferten Rechnungsdaten, mit den Daten der zugrundeliegenden Bestellungen übereinstimmen. Wird bei der Prüfung ein Fehler festgestellt, dann wird dieser über den Fehlertext angezeigt.

Im Status grün werden die Rechnungen ohne Prüffehler angezeigt. Diese können sofort verbucht werden.
Der Prüfstatus „Achtung“ zeigt an, dass bei der Übernahme Abweichungen zur Bestellung, oder fehlerhafte Daten festgestellt wurden.

Status der Rechnungen

Die Rechnungen erhalten neben dem Prüfstatus, noch ein Kennzeichen, in welchem Bearbeitungsstatus sich die Rechnungen befinden.

Folgenden Status können die Belege haben:

importiert
- Rechnungen sind importiert und haben einen Prüfstatus.
Wartet auf Sammelbelegnummer
- Rechnungen wurden geprüft, sind noch nicht verbucht. Die ZR-Nummer (Sammelbelegnummer) ist noch nicht zugeordnet.
manuell gebucht
- setzt CO ein, wenn die Rechnung über den manuellen Rechnungseingang gebucht wurde.
extern gebucht
- kann für die Rechnung zugeordnet werden, wenn die Rechnung außerhalb von CO gebucht wurde und damit für nicht mehr für die Rechnungsprüfung relevant ist.
freigegeben für Fibu
- Rechnung wurde gebucht und ist in das Rechnungseingangsbuch übergeben. Den Status der Fibu-Übergabe kann in der Spalte Fibu-Übergabestatus eingesehen werden.

Die Status „freigegeben für Fibu“, „manuell gebucht“ und „Warte auf Sammelbelegnummer“ können ab Version 8.2232.15 nicht mehr manuell gesetzt werden.

Über den Haken „akzeptierte Belege ausblenden“ können Belege mit dem Status „extern gebucht“ und „freigegeben f. Fibu“ ausgeblendet werden.

Wenn man eine Lieferantenrechnung bucht und dabei eine Belastungsanzeige erstellt, dann bekommt die Rechnung den Status „In Bearbeitung“, die Belastungsanzeigenummer ist die ReBuch-Beleg-Id und der Status ist entweder „Warte auf Sammelbeleg“ oder „Freigeben für Fibu“, je nach Option.

Ob eine Belastungsanzeige geprüft wird, ist nur über Konfig 83 abfragbar.

Modulfunktionen

Rechnung neu prüfen
- Die Rechnungsdaten werden erneut gegen die Bestellung geprüft (z.B. nach manuellen Korrekturen). Diese Belege müssen dann manuell gebucht werden.
Freigegeben für FiBu
- Übergibt die Daten in das Rechnungseingangsbuch
Wareneingang buchen
- Bucht den Wareneingang. Nach Abschluss der Buchungsfunktion erfolgt eine Neuprüfung des Beleges.
Position anfügen
- Erlaubt es, eine Position der Rechnung hinzufügen
Aktivität anlegen
- Erstellt eine Aktivität. Damit lässt sich von der Rechnung z. B. eine Aufgabe für einen anderen Mitarbeiter zur Rechnungsklärung delegieren.

Lieferantengutschriften

Gutschriften können nicht direkt gebucht werden, da zwischen 2 Fällen unterschieden werden muss:

Gutschrift im Bezug auf Preise

Soll lediglich der Einkaufspreis korrigiert werden, kann dies im Rechnungseingang erfolgen. Geben Sie dabei den gutgeschriebenen Wert (und nicht resultierenden Wert) als Preis an. Concept Office zieht diesen von dem zuvor eingebuchten Wert ab. Ist ein Vorgang in der Bestellung referenziert, wird auch dort der EK korrigiert.

Gutschrift im Bezug auf Mengen

Soll die Menge verändert werden, erzeugen Sie bei einer Lagerbestellung eine Rücksendung mit Warenbuchung über die Gutschriftsmenge und buchen diese im Rechnungseingang zu. Handelt es sich um eine Direktlieferung, legen Sie zunächst einen Rechnungskorrektur-Vorgang zum Kunden an. Erzeugen Sie daraus die Rücksende-Bestellung.

Mögliche Fehlerfälle:

Bestellung zur Rechnung ist in der Warenwirtschaft nicht vorhanden oder wurde in der Rechnung nicht angegeben.
Rechnungswert stimmt auf Positionsebene nicht mit Bestellungswert überein, weil folgende Werte unstimmig sind:
- Preis
- Rabatt
- Menge
- Preiseinheit
- Mengeneinheit
Rechnung stimmt in sich nicht (Rechnungsendsumme <> Summe der Positionswerte = meist fehlende Zuschläge)
Lieferant in der Warenwirtschaft nicht vorhanden oder GLN in Stammdaten nicht hinterlegt.
Positionsnummern auf der Rechnung vertauscht
Lieferantenartikelnummern stimmen nicht überein

Durch Doppelklick auf eine Zeile gelangt man in die Positionen. Dort werden die gefundenen Unstimmigkeiten in Rot dargestellt. Im Bild unten sind bei 3 Positionen die Preise nicht identisch.

Der prüfende Sachbearbeiter hat nun die Möglichkeit auf verschiedene Fehlerfälle zu reagieren. Sollen Prüfungsdifferenzen bewusst ignoriert werden, so kann in der jeweiligen Position der Haken „Manuell ok“ gesetzt werden.

Korrigieren

Fall 1: Preis, Preiseinheit oder Rabatt stimmen nicht überein

Stellt der Sachbearbeiter fest, dass die Werte der Rechnung stimmen, hat er direkt hier die Möglichkeit die Bestellung entsprechend zu korrigieren. Die Korrektur wird direkt an die Bestellung und darüber hinaus an einen evtl. verbundenen Auftrag weitergegeben. Dies kann für eine oder mehrere Positionen auch mit dem Haken „Manuell ok“ erfolgen.

Kommt der Sachbearbeiter zu dem Urteil, dass die Werte der Rechnung nicht stimmen, belässt er die Werte wie sie sind.

Fall 2: Rechnung stimmt in sich nicht

Stimmt die Summe der Rechnungspositionen nicht mit dem Gesamtbetrag der Rechnung überein, liegt das an fehlenden Zuschlägen (Frachtkosten etc.). In diesem Fall kann man in der Spalte „R.-Zuschläge“ den entsprechenden Wert eintragen. Dadurch wird ein Artikel (siehe Kapitel „Voraussetzungen“) in die Bestellung eingefügt. Damit stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein.

Fall 3: Bestellung zur Rechnung nicht vorhanden

Hierzu kann es zwei Ursachen geben. Zum einen kann tatsächlich nicht bestellt worden sein. Zum anderen kann in der Rechnung aber auch die Angabe der Bestellnummer fehlen.

Im ersten Fall kann, wenn in der Rechnungsdatei die Positionen angegeben wurden, ein entsprechender Erlösartikel hinterlegt werden. Damit wird die Rechnung in Concept Office buchbar. Sind in der Rechnungsdatei keine Positionen angegeben, kann die Rechnung nur im Modul „Rechnungseingang“ gebucht werden.

Fehlt nur die Bestellnummer in der Rechnung, so kann diese direkt im Modul „Lieferanten Rechnungen“ nachgetragen werden. Hierbei kann man die Suche im betreffenden Feld zu Hilfe nehmen.

Fall 4: Lieferant konnte nicht zugeordnet werden

Auch hier kann es zwei Ursachen geben. Entweder der Lieferant existiert nicht in den Stammdaten von Concept Office oder die Betriebsnummer im Lieferantenstamm ist nicht korrekt gepflegt. Siehe hierzu auch die Möglichkeit einer alternativen Betriebsnummer (Abschnitt Voraussetzungen).

Fall 5: Offene BestellREMenge zu gering oder auf 0

In diesem Fall ist die Bestellung zu prüfen. Die Bestellung wurde erzeugt, die Positionen sind aber nicht bestellt („bestellt“ in Positionstabelle = 0 oder nicht = „Menge“). Ändern Sie die „bestellt“-Mengen entsprechend in der Bestellung ab und aktualisieren Sie dann mit F5 die Ansicht in Lieferanten Rechnungen.

Fall 6: mehrere Bestellungen werden in einer Rechnung geliefert

Im Modul „Lieferanten Rechnungen“ kann immer nur eine Bestellung zu einem gelieferten Rechnungs-Datensatz zugeordnet werden. Werden in einer Datei mehrere Bestellungen zusammengefasst, so muss diese Rechnung über das Modul Rechnungseingang gebucht werden. In diesem Fall wird der Status des Lieferanten-Belegs auf „extern gebucht“ gesetzt.

Fall 7: Teilrechnungen zu Bestellungen

Hierzu kann es mehrere Ursachen geben.

Es werden nicht alle Positionen berechnet.

Positionsdaten werden in der Soennecken-Datei mitgeliefert. In diesem Fall erfolgt die Zuordnung der Bestellpositionen über die Positionsnummer. Die Rechnung kann in diesem Fall akzeptiert und gebucht werden, da die Rechnungssumme mit der Summe der Bestellpositionen übereinstimmt.

Es werden keine Positionsdaten mitgeliefert, jedoch die Bestellnummer.

Die Summe der Rechnung stimmt in diesem Fall nicht mit der Bestellsumme überein. In diesem Fall muss über die mitgelieferte PDF-Rechnungs-Datei eine Prüfung der berechneten Positionen erfolgen. Positionen die nicht auf der PDF-Datei aufgeführt sind, werden in diesem Fall aus der Positionsansicht gelöscht. Dies erfolgt über Ziele markieren und Taste „Entf“. Nun sollte die Summe der Rechnung mit der Summe der Bestellpositionen übereinstimmen.

Es werden nur Teilmengen zu einer Position berechnet.

Hier wird geprüft, ob der Rechnungswert stimmt. In diesem Fall wird in der Position der Haken „Manuell“ gesetzt und die Rechnung kann manuell gebucht werden.

Fall 8: Rechnungen werden nicht im Modul "Lieferanten Rechnungen" gebucht

Es werden die Status ‚manuell gebucht‘ und ‚extern gebucht‘ unterstützt:

‚manuell gebucht‘ setzt CO ein, wenn die Rechnung über den Rechnungseingang gebucht wurde (nicht mehr manuell einstellbar)

‚extern gebucht‘ kann für die Rechnung zugeordnet werden (manuell einstellbar), wenn die Rechnung außerhalb von CO gebucht wurde und damit für nicht mehr für die Rechnungsprüfung relevant ist.

Wird eine Rechnungen nicht im Modul „Lieferanten Rechnungen“ gebucht und soll gelöscht werden, so wird hierzu die entsprechende Zeile in der Übersicht markiert und mit der Taste „Entf“ gelöscht.

Belege mit diesen Kennzeichen werden bei gesetztem Haken „akzeptierte Belege ausblenden“ nicht angezeigt.

Der Status ‚manuell gebucht‘ kann in folgenden Fällen sinnvoll Verwendung finden:

Zur Rechnung existiert keine Bestellung.
Die Rechnung wird über das Modul Rechnungseingänge, oder direkt in der Finanzbuchhaltung gebucht.
Um die Rechnung im Modul „Lieferanten Rechnungen“ zu belassen.
In der Rechnung werden mehrere Bestellungen zusammengefasst geliefert. In diesem Fall muss die Rechnung über das Modul „Rechnungseingang“ gebucht werden. Im Modul „Lieferanten Rechnungen“ wird der Status für diese Rechnung auf „manuell gebucht“ gesetzt.

Belege für die Fibu-Übergabe bereitstellen

Ist der Prüfstatus der Rechnung „grün“ kann die Rechnung an das Rechnungseingangsbuch übergeben werden. Je nach gesetztem Office.dat-Schalter wird dies beim Einlesen der Belege vorgenommen, oder muss manuell durchgeführt werden. Ist der Office.dat-Schalter „nurEinlesen=1“ gesetzt, so kann man nach dem Status sortieren und alle „grünen“ Rechnungen in einem Schritt an das Rechnungseingangsbuch übergeben. Dazu alle Rechnungen (die entsprechenden Zeilen) markieren und die entsprechende Modulfunktion betätigen.

Danach erhalten sie eine entsprechende Erfolgsmeldung und der Status der Rechnungen wechselt von „importiert“ auf „freigegeben f. Fibu“. Steht eine Rechnung im Prüfstatus „Achtung“, da eine Preisdifferenz vorliegt, die Rechnung soll aber an die Fibu übergeben werden, dann kann dies über „manuell Buchen“ erfolgen. In diesem Fall wird eine Belastungsanzeige erstellt. In der Spalte „Reklamation“ wird dies mit dem Eintrag „in Bearbeitung“ vermerkt, bis die entsprechende Gutschrift eingetroffen ist. Eine Spalte „Reklamation: in Bearbeitung“ wird in altrosa angezeigt. In der Spalte „Vorgang“ kann man hinterlegen, dass man in einem mit einer Bestellung verbundenen Vorgang noch Korrekturen, beispielsweise beim Verkaufspreis vornehmen möchte.

Welche Belegnummer wird in die Finanzbuchhaltung übergeben?

Wird ein Beleg in das Rechnungseingangsbuch von Concept Office gebucht, dann wird im Feld „Belegnummer“ die Rechnungsnummer des Lieferanten eingetragen und in das Feld „Sammelbelegnummer“ die ZRA-Nummer von Lieferanten. Zum dem gibt es ein Feld „Sammelbeleg buchen“. Das Feld wird aus dem Kreditor des Lieferanten vorbelegt.

Bei der Übergabe in die Finanzbuchhaltung wird als Belegnummer die ZRA-Nummer übergeben, wenn das Feld „Sammelbeleg buchen“ gefüllt ist, andernfalls die Belegnummer.

Weiteres

Folgendes Sonderrecht ist zu beachten:

Sonderrecht Lieferantenrechnungen (Filter)

Steuert, welche Lieferantenrechnungen geprüft und gebucht werden sollen:

Keine Rechte
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

Actebis

Unter dem Modul „Soennecken Rechnungen“ wird in Concept Office das Prüfen und Buchen der „Lieferanten Sammelrechnungen“ durchgeführt. Über die coTreeview.dat kann der Anzeigenname „Soennecken Rechnungen“ geändert werden. Hierzu „Soennecken Rechnungen“ in „ Actebis Rechnungen“ ändern und anschließend die geänderte coTreeview.dat in den Ordner …\sysdata\privat\ kopieren. Weiterhin muss im Pfad .. \SysData>\ImportExport\ in der Datei Lieferantenrechnungen_einlesen.Ini der entsprechende Eintrag vorhanden sein:

[ActebisRechnung]

WareneingangBuchen=1

NurEinlesen=0

Die Daten werden über die Edi-Schnittstelle, über die Schnittstelle „Lieferantenrechnungen einlesen“, „Datenformat „Actebis“, Importschema „ActebisRechnung„, übernommen. Über das Concept Office Tool „Automation“ kann das Einlesen nun über den Windows-Task-Planer eingerichtet und damit ohne weiteres Zutun in einem beliebigen Intervall erfolgen. Falls gewünscht kann das Einlesen auch manuell erfolgen. Hierzu in der EDI-Schnittstelle die Felder entsprechend hinterlegen (siehe Bild unten) und die Schaltfläche „Einlesen“ betätigen. Danach stehen die Belege zur Prüfung im Modul „<Lieferanten> Rechnungen“ zur Verfügung.

Achtung beim automatischen FTP-Abruf muss der Passivhaken gesetzt werden.

administration:rechteverwaltung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-02-05T13:19:56+00:00

Rechteverwaltung

Die Rechteverwaltung ist eine eigenständige Windows-Anwendung. Mit ihrer Hilfe können Zugriffsmöglichkeiten auf Programmteile von Concept Office für unterschiedliche Benutzer separat eingestellt werden.

Allgemeine Funktionsweise

Die Identifikation eines Benutzers erfolgt über den Loginnamen (Microsoft Windows Benutzername). Die Zuweisung von Rechten erfolgt dabei nicht direkt an den Benutzer, sondern über Benutzergruppen.

Rechte sind kumulativ, das heißt: Für jeden Programmteil sind jeder Benutzergruppe gewisse Zugriffsmöglichkeiten eingeräumt, zum Teil in Abstufungen. Ein Nutzer besitzt für einen Programmteil dasjenige Recht aus einer der Benutzergruppen, in denen er Mitglied ist, welches den größten Zugriff bietet.

Ein Verweigern von Rechten für spezifische Benutzer (wie z.B. beim NTFS-Dateisystem) ist nicht möglich.

Werden die Rechte geändert, gilt dies ab dem nächsten Programmstart für die betroffenen Benutzer.

Reiter Benutzer

Im oberen Teil des Reiters werden alle vorhandenen Benutzernamen angezeigt. Mit dem Klick auf den Button Neuer Benutzer kann ein neuer Benutzer angelegt werden. Anschließend kann im erscheinenden Dialogfeld der Windows-Loginname des Benutzers eingeben werden.

Ist ein Name selektiert, wird in den unteren Spalten angezeigt, in welchen Gruppen der Benutzer nicht Mitglied ist und in welcher er bereits Mitglied ist. Per Doppelklick oder per Schaltfläche (Pfeiltaste) besteht die Möglichkeit, eine Gruppe zu entfernen bzw. hinzuzufügen.

Mit der Funktion Benutzer löschen ist es möglich, nicht mehr benötigte Benutzer zu entfernen.

Reiter Gruppe

Im oberen Teil des Fensters werden die Benutzergruppen angezeigt sowie die Mandanten, für die diese Gruppen gültig sind. Gibt es mehrere Mandanten, dann kann entschieden werden, ob die Benutzergruppen im Mandant X oder Y gültig sind. Wird Keine Einschränkung gewählt, dann sind die Einstellungen in allen vorhandenen Mandanten gültig.

Außerdem gibt es die Option Schnelle Mandantenzuordnung: Gewählten Mandanten können bei gehaltener Strg-Taste mit Mausklick Gruppen zugeordnet werden.

Wird eine Benutzergruppe ausgewählt, werden dann darunter die Nicht-Mitglieder und die Mitglieder angezeigt. Es besteht die Möglichkeit auch hier per Doppelklick oder per Schaltfläche Benutzer aus einer Gruppe zu entfernen oder zu einer anderen Gruppe hinzufügen.

In diesem Reiter können zudem neue Gruppen angelegt werden. Darüber hinaus gibt es die Optionen, vorhandene Gruppen zu kopieren, umzubenennen oder zu löschen. Auch Flex Gruppen werden hier angelegt.

Während im Reiter „Benutzer“ für jeden Nutzer die Gruppen eingestellt werden können, in denen er Mitglied sein soll, wird im Reiter „Gruppen“ für jede Gruppe festgelegt, welche Nutzer ihr angehören sollen. Der Unterschied besteht nur im Blickwinkel.

Reiter Gruppenrechte

Auf der Karteikarte Gruppenrechte müssen zunächst eine oder mehrere Gruppen zur Bearbeitung ausgewählt werden, wenn nicht schon eine geeignete Gruppe durch das Programm gewählt wurde. Dadurch werden alle Rechteausprägungen in die darunter befindliche Tabelle geladen. In der Tabelle kann jede Rechteausprägung separat eingestellt werden.

Sollen mehrere Rechte zugleich bearbeitet werden, müssen diese zunächst ausgewählt werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Am linken Tabellenrand mit STRG und UMSCHALT mehrere Rechte auswählen.
Tabelle nach Rechtegruppe gruppieren. Dazu den Spaltenkopf in das Gruppierfeld ziehen. In der entstehenden Baumansicht können die zu bearbeitenden Rechtegruppen (mit STRG und UMSCHALT auch mehrere) ausgewählt werden.

Anschließend können mit den entsprechenden Schaltflächen für die ausgewählten Rechte die jeweils minimale oder maximale Ausprägung eingestellt werden. Sofern die ausgewählten Rechte gemeinsame Auswahlmöglichkeiten aufweisen, können diese über die Auswahlbox unter Multi-Bearbeitung eingestellt werden.

Je nach Rechtegruppe stehen im Feld Feature Multibearbeitung entweder Ja oder Nein zur Verfügung oder folgende Optionen:

Keine Rechte
Lesen via API ohne Modulrecht (API: Application Programming Interface)
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Alle Rechte

Achtung: Die Änderungen betreffen alle angezeigten Benutzergruppen! Bevor mehrere Gruppen oder viele Rechte auf einmal geändert werden, fragt das Programm jedoch zur Sicherheit stets nach.

Hinweis zur alten Version (vor September 2014): Hier kann nur eine Gruppe auf einmal bearbeitet werden. Auf der Reiterkarte Gruppenrechte kann der Gültigkeitsbereich ausgewählt werden, um Gruppen Mandanten zuzuordnen. Das Feature Multi-Bearbeitung ist erst in Programmversionen ab November 2014 verfügbar.

Reiter Benutzerrechte

Hier ist es möglich, alle Rechte anzuzeigen, die sich für einen Benutzer aus seinen Gruppenmitgliedschaften in einem bestimmten Mandanten ergeben.

In der Tabelle unten werden die Rechtegruppen, die Rechte und die resultierende Benutzerrechte angezeigt.

Im Beispiel unten ist der Benutzer Mitglied in den Gruppen Administration und Techniker und es werden deshalb auch die daraus resultierende Rechte angezeigt.

Reiter Backup

Es wird empfohlen, vor größeren Bearbeitungen eine Sicherung vorzunehmen. Das ist (ab November 2014) ganz einfach per Knopfdruck auf dem Reiter „Backup“ möglich. Zu jeder Zeit existiert nur höchstens eine einzige Sicherung als Schnappschuss aller aktuellen Benutzer, Gruppen und Rechtezuweisungen. Sie kann jederzeit, ebenfalls einfach per Knopfdruck, wiederhergestellt werden.

Einteilung der Rechte

Die Rechte sind in sechs Gruppen unterteilt.

Flex

Über der Standardrechtegruppe für Flex können die grundlegenden Rechte für ein Concept-Flex-Anwender angelegt bzw. eingestellt werden.

Haupteinträge

Diese Rechte steuern das Einblenden der hierarchisch höchsten Knoten im Baum. Dieser Knoten kann ein- oder ausgeblendet werden.

Modulrechte

Ähnlich den Haupteinträgen, kann man hier die einzelnen Module ein- oder ausblenden. Weiterhin wird hier festgelegt, ob der Benutzer Lese-, Schreib- oder Vollzugriff auf das Modul besitzt.

Profilrechte

Die Profilrechte für einen bestimmten Mandanten steuern, ob ein Concept-Office-Nutzer die Rechte hat bestimmte Profildefinitionen zu bearbeiten. Profilrechte werden mandantenabhängig angelegt.

Reportrechte

Jedes Dokument und jede Statistik, die Concept Office erzeugt, kann über diese Rechte eingeschränkt werden. Die Ausprägungen lauten Anzeigen, Drucken, Exportieren und regeln, inwieweit ein Benutzer die Dokumente verarbeiten darf.

Sonderrechte

Alle nicht anderweitig zuordenbaren Rechte sind hier abgelegt. Die Sonderrechte werden im Kontext des jeweiligen Moduls beschrieben und sind entsprechend verlinkt.

Sonderrechte sind in acht Kategorien eingeteilt:

Administration, Rechteverwaltung, Benutzer, Rechte

artikel:lieferantensammelartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-11T13:22:01+00:00

Lieferanten-Sammelartikel

Funktion

Für das Verarbeiten von Möbelaufträgen werden sogenannte Lieferanten-Sammelartikel benötigt. Dabei handelt es sich um Artikel mit speziellen Eigenschaften. Sie ermöglichen es, nicht jede Konfigurationsvariante eines Möbelstücks in den Artikelstamm aufnehmen zu müssen.

Da die OFML-Artikel aufgrund der hohen Variantenmöglichkeiten nicht standardmäßig in Concept Office vorliegen, ist ein Sammelartikel notwendig. Dieser Sammelartikel verarbeitet die hohe Anzahl an Artikelvarianten aus den OFML-Daten.

Der Sammelartikel wird auch für die Fälle verwendet, welche sich durch eine hohe Individualität auszeichnen. Bspw. ergibt es wenig Sinn, Schreinerartikel textuell sowie preislich bereits im Artikelstamm anzulegen, wenn die Kundenanforderung erst im Angebot oder Auftragsfall konkretisiert werden können.

Die Anlage des Sammelartikels erfolgt über den jeweiligen Lieferanten. Der hierdurch entstehende Sammelartikel ist nach der Anlage auch im Artikelstamm ersichtlich. Er kann dort aufgerufen und nachbearbeitet werden.

Hierfür eine kurze grafische Darstellung, welcher die Verarbeitung von OFML-Daten über einen Sammelartikel in Concept Office aufzeigt.

Grundsätzlich benötigen Sie immer mindestens einen Sammelartikel pro Lieferant, welcher auch die Regel darstellt. Der Artikel beinhaltet Informationen, die für alle Konfigurationsvarianten gelten sollen, beispielsweise Kontierungs- oder Warengruppe. Es sind auch mehrere Lieferanten-Sammelartikel möglich, um spezielle Artikel oder Serien gesondert betrachten zu können.

Die Zuordnung erfolgt dabei vom genauesten zum allgemeingültigsten Sammelartikel/ von der genauesten zur allgemeingültigsten Artikelnummer (siehe folgender Abschnitt).

Benennung

Ein Lieferanten-Sammelartikel muss immer das Herstellerkürzel des zugeordneten Lieferanten als Artikelnummer besitzen.

Bezieht sich der Sammelartikel auf eine Serie, verlängert sich die Artikelnummer um das Serienkürzel.

Bezieht sich der Sammelartikel auf ein Produkt, verlängert sich die Artikelnummer um Serienkürzel und Produkt-Code.

Beispiel:

Das Herstellerkürzel der Firma OKA Büromöbel lautet OK. Der Lieferantensammelartikel hätte als Artikelnummer ebenfalls OK. Eine Serie dieses Herstellers heißt Comform Sit and Stand und trägt das Kürzel C8. Der Sammelartikel für diese Serie hätte die Artikelnummer OKC8.

Anlage eines Lieferanten-Sammelartikel

Im Modul Firmen wird ein Möbellieferant aufgerufen.

1. Auf der Registerkarte Lieferantendaten befindet sich die Schaltfläche Möbel-Sammelartikel verwalten. Concept Office legt den Sammelartikel immer für das eingetragene Lieferantenkürzel an.
Im unten gezeigten Beispiel wäre das SWC.

2. Für die Ausnahmefälle, wo es mehrere Kürzel gibt, müssen die nachfolgenden Schritte für jedes Kürzel wiederholt werden, im gezeigten Beispiel wären das zusätzlich noch C4, C8, Z5, YZ.

3. Am Ende sollte dann einfach das Kürzel im Feld Lieferantenkürzel stehenbleiben, welches hauptsächlich benötigt wird. Die anderen werden im Feld Alternative Lieferantenkürzel belassen.

Für das eingetragene Lieferantenkürzel wird nun die Schaltfläche Möbel-Sammelartikel verwalten betätigt. In der Spalte Serie/ Weitere Merkmale wird ein * eingetragen und in Warengruppe/Kontierungsgruppe erfolgt eine Zuordnung. Mit dem Button Schließen wird automatisch der Sammelartikel angelegt.

Beim erneuten Öffnen des Fensters (zur Kontrolle) ist anstelle dessen dieser Vermerk (Alle Serien) zu finden.

Mehrere Lieferanten-Sammelartikel

Der Sammelartikel beinhaltet Informationen, beispielsweise eine Kontierungs- oder Warengruppe. Auf Basis dieser Grundinformationen werden die darüber erfassten OFML-Artikel in Concept Office gebildet.

Folgende Aspekte erfordern unter Umständen weitere Sammelartikel für den einzelnen Lieferanten.

1. Das Unternehmen möchte eine Umsatzauswertung auf Warengruppenbasis. Eine Auswertung auf Produktserienbasis ist nicht ausreichend. In diesem Fall muss jede Produktserie für sich betrachtet und einem serienspezifischen Sammelartikel zugeordnet werden.

2. Die Buchhaltung möchte in der BWA eine Aufschlüsselung wiedergeben, welche über die Lieferantenumsätze hinausgeht. Bspw. sollen die Umsätze Stühle und Tische in der BWA getrennt aufgeführt werden. Bei Herstellern, die beides anbieten muss nun auch hierfür ein serienspezifischer Sammelartikel angelegt werden.

3. Der Hersteller hat in den OFML-Daten mehrere Produktkataloge angelegt, weil er im Verbund agiert oder die Art der Produkte eine Separierung über ein eigenes Lieferantenkürzel bedürfen. In Rücksprache dürfen die unterschiedlichen Produktkataloge jedoch in einer Bestellung an den Lieferanten übermittelt werden. In diesem Fall kann auch ein alternatives Lieferantenkürzel direkt am Lieferanten hinzugefügt werden. D.h. bei einem Lieferanten können auch mehrere Lieferantenkürzel verwendet werden.

Lieferantenkürzel

Das Lieferantenkürzel kann im pCon.basket abgefragt werden. Dafür wird im Menü Extras die Liste der installierten Hersteller geöffnet. Das Kürzel steht am Hersteller vermerkt.

Bei Lieferanten, welche keine OFML-Daten besitzen (bspw. Schreinereien), muss das Kürzel selbst vergeben werden. Es darf dabei kein Kürzel verwendet werden, welches bereits in der o.g. Liste für einen Hersteller reserviert ist. Es empfiehlt sich, die selbst gebildeten Kürzel etwas länger zu wählen. Damit erhöht sich die Anzahl der zukünftig möglichen Kürzel bei neuen Lieferanten.

Besonderheiten

Platzhalter

Wenn die Sammelartikelauflösung bestimmte Stellen der Artikelnummer nicht beachten soll, kann dort das Platzhaltersymbol ? verwendet werden.

Beispiel:

Für einen besonderen Sammelartikel des Herstellers EG soll serienübergreifend ein spezielles Attribut berücksichtigt werden. Die Serie wird an den Stellen 3 und 4 der Artikelnummer codiert. Das gesuchte Attribut, an den Stellen 5 und 6 der Artikelnummer, soll die Zeichen DE enthalten. Der Sammelartikel würde den Namen EG??DE erhalten.

Die Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es sind auch tiefergehende Aufschlüsselungen möglich, bis hin zur Teilartikelnummer.

Es sollte jedoch dringend darauf geachtet werden, die Systematik bei der Anlage beizubehalten und im Zweifelsfall den Support zu kontaktieren. Fehlerhafte Anlagen aus Unklarheiten können dazu führen, dass der Lieferant und dessen Artikel nicht verarbeitet werden können oder die Datenpflegearbeiten sich deutlich erhöhen.

Artikel, Artikelart, Lieferanten, OFML-Basket

vorgaenge:teilschlussrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-28T07:40:42+00:00

Teilschlussrechnungen auf Abschlagsrechnungen

Hiermit wird ermöglicht, Schlussrechnungen auf Abschlagsrechnungen nicht nur als kompletten Betrag, sondern auch als Teilbetrag zu fakturieren, z.B. wenn nach einer unvollständigen Lieferung eine Teilschlussrechnung gewünscht ist.

Voraussetzung für die Nutzung der Teilschlussrechnung:

1. Es sollte eine Prüfung der Rechnungsdaten für die jeweils angeschlossen Fibu erfolgen, ob diese die Abrechnungsweise korrekt unterstützt. Gegebenfalls müssten entsprechende kostenpflichtige Anpassungen durchgeführt werden.

2. Es ist eine kostenpflichtige Anpassung des Reportes notwendig.

Freigabe eines Teilschlussrechnungsbetrages

Eine fakturierte Abschlagsposition kann komplett ausgeglichen werden (Standardverfahren) oder in Teilbeträgen. Zur Eingabe der Teilbeträge gibt es die neue Schaltfläche „Teilausgleich“.

Es wird eine Maske geöffnet, auf welcher die Teilschlussrechnungsbeträge eingegeben werden können. Pro Abschlagsposition darf es nur einen nicht fakturierten Teilschlussrechnungsbetrag geben.

Nach Eingabe eines Teilausgleichbetrages wird der Status der Abschlagsposition automatisch auf „teilweise auszugleichen“ gesetzt.

Faktura eines Teilschlussrechnungsbetrages

Beim Rechnungsdruck wird eine Schlussrechnung für den freigegeben Betrag erstellt. Der Status der Abschlagsposition wird automatisch auf „teilweise ausgeglichen“ gesetzt.

Jetzt kann eine weitere Teilausgleichsposition erfasst und fakturiert werden.

Nicht fakturierte Teilausgleichpositionen können geändert oder gelöscht werden.

Gutschrift und Storno

Fakturierte Teilausgleichspositionen können, wie auch alle anderen Rechnungen, im Modul Formulardruck unter „Anschriftenkorrektur/Sofortstorno“ storniert werden.

Eine Gutschrift zu Rechnungen aus Aufträgen mit einer oder mehr Teilausgleichspositionen ist nicht möglich.

Abschließender Teilausgleich

Erreicht die Summe der ausgeglichenen fakturierten Beträge den Abschlagsbetrag, so wird der Status auf „ausgeglichen“ gesetzt, so als wäre die Schlussrechnung in einem Betrag fakturiert worden.

Getrennter Ausgleich von Abschlagspositionen

Wird eine Abschlagsposition auf auszugleichen gesetzt, so werden automatisch alle weiteren Abschlagsposition ebenfalls auf diesen Status gesetzt. (ohne Teilausgleich)

Möchte man nur eine von mehreren Abschlagspositionen in einer Schlussrechnung fakturieren, so kann dies über Setzen des vollen Abschlagsbetrages als Teilausgleichsbetrag erfolgen. (als Teilausgleich)

ACHTUNG: Sollen nicht die vollen Beträge der einzelnen Abschlagspositionen ausgeglichen werden, sondern nur Teilbeträge, so müssen diese manuell eingetragen werden. Eine automatische Vorbesetzung ist nicht sinnvoll da CO die Verteilung nicht automatisiert berechnen kann, da es hierbei immer mehrere Möglichkeiten gibt.

Vorbesetzung des Teilausgleichsbetrages

Mittels des Buttons „Auszugleichenden Betrag vorbesetzen“ kann der Wert, der zu liefernden und gelieferten nicht fakturierten Positionen vorbesetzt werden. Im Normallfall wird es so sein, dass man eine Teilschlussrechnung genau über diesen Betrag stellen und den entsprechenden Betrag mit dem bisher geleisteten Abschlagsbetrag ausgleichen möchte.

Beispiel: Bei einem Auftragswert in Höhe von 1000,00€ wurden bisher Teilschlussrechnungen über insgesamt 300,00€ fakturiert. Die Ware wurde komplett geliefert, so dass auch die restlichen Abschlagszahlungen verrechnet werden können.

Teilabschlagszahlungen beeinflussen die Berechnung des vorzubesetzenden Betrages nicht (siehe Beispiele mit Abschlagsteilbetrag).

Beispiele Vorbesetzung

**Komplette Lieferung**
Auftragswert: 1000,00€
Abschlagsrechnung über 100%: 1000,00€
Lieferung komplett
auszugleichen: -1000€
= 0 Rechnung

**Komplette Lieferung für Abschlagsteilbetrag**
Auftragswert: 1000,00€
Abschlagsrechnung über 40%: 400,00€
Lieferung komplett
In Schlussrechnung auszugleichen: -400€ (Betrag wird auf den Abschlagsbetrag gekappt)

{{:vorgaenge:teilschlussrechnung11.png?400|}}

Teilschlussrechnung fakturieren
auszugleichen: 0 €
Rechnung = 600 €

**Teillieferung**
Auftragswert: 1000,00€
Abschlagsrechnung über 100%: 1000,00€
Lieferung 600,00€
auszugleichen: -600€
Teilschlussrechnung fakturieren = 0 Rechnung
Lieferung 400,00€
auszugleichen: -400€
= 0 Rechnung

**Teillieferung für Abschlagsteilbetrag**
Auftragswert: 1000,00€
Abschlagsrechnung über 40%: 400,00€
Lieferung 600,00€
In Schlussrechnung auszugleichen: -400€ (Es wird also hier die komplette Abschlagsrechnung ausgeglichen, obwohl nur ein abschlagsteilbetrag fakturiert worden war. Außerdem wird der Betrag auf den Abschlagsbetrag gekappt.)

Teilschlussrechnung fakturieren = 200€
Lieferung 400,00€
auszugleichen: 0€
Rechnung = 400€

Zusammenfassung für den Ablauf einer Teilschlussrechnung mit Teillieferung

Auftrag über 10 Stück zu 100,00€ erfassen. 100% Abschlagszahlung über 1000,00€ fakturieren.

Lieferung Teilmenge 1 Stück. Anlage einer Teilschlussrechnungsposition über 100,00€.

Faktura Teilschlussrechnung + gelieferte Menge

Es entsteht eine Nullrechnung.

Lieferung Restmenge 9 Stück Teilschlussrechnung über 900,00€ Nullrechnung, Auftrag ist erledigt.

ACHTUNG: Zur Nutzung ist eine kostenpflichtige Reportanpassung erforderlich!!!

nl:pcon.basket:artikelliste

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Artikellijst pCon.basket

Inleiding

De artikellijst wordt als een tabel weergegeven, en geeft u gedetailleerde informatie over de artikelen die in pCon.basket aanwezig zijn. Elke rij laat een artikel zien, en elke kolom toont informatie over bijvoorbeeld het aantal, de prijs of een beschrijving van het artikel. De artikellijst biedt de mogelijkheid om snel een overzicht van de totale offerte te laten zien. Daarmee kunt u eenvoudig kwaliteitscontroles doorvoeren, mede omdat de afbeeldingen van de betreffende artikelen getoond kunnen worden. Aan de linkerkant van de lijst worden diverse symbolen gebruikt welke informatie geven over de status van elk artikel. Lees winkelwagenartikel voor meer informatie over deze symbolen.

Standaard weergave

pCon.basket wordt met de volgende standaard kolommen uitgeleverd:

Positie; deze kolom laat de positie van het artikel in de boomstructuur zien. pCon.basket maakt onderscheid tussen hoofdposities en subposities en worden als zodanig weergegeven. Bijvoorbeeld: “2” en “2.1”.
Fabrikant; alle fabrikanten worden getoond met een eigen unieke code.
Programma; deze kolom laat de productserie zien, ook weer met een identificatie code. De afkorting van het programma is eenduidig voor alle fabrikanten.
Artikelnummer; hier wordt het artikelnummer weergegeven.
Omschrijving; toont uitgebreide informatie en karakteristieken over het artikel.
Aantal; in deze kolom kan het aantal handmatig aangepast worden. Klik hiervoor op de betreffende cel en geef het nieuwe aantal in. Daarmee wordt automatisch de prijs doorberekend.
Netto stuksprijs; de netto prijs exclusief kortingen en BTW.
Netto totaalprijs; is de netto prijs vermenigvuldigd met het aantal.
Gegenereerde afbeelding; in deze kolom worden de afbeeldingen van een artikel getoond. Indien er aanpassingen in de configuratie gemaakt worden, zal ook de afbeelding hierop aangepast worden. Dit biedt de mogelijkheid om snel de totale lijst te controleren op eventuele afwijkingen.

Artikelweergave aanmaken

U kunt zoveel artikelweergaven aanmaken als u wenst en is het mogelijk om tussen deze weergaven te wisselen. Zo kunt u een weergave maken waarin bijvoorbeeld de prijs niet getoond wordt op het moment dat u samen met uw klant een offerte maakt. Om een nieuwe weergave te maken klikt u op Beeld/Configureren Basket-weergaven:

Selectie

Op het tabblad “Selecteren” worden de bestaande weergaven getoond. U kunt ze hier verwijderen, toevoegen of hernoemen. De Standaard weergave kan niet verwijderd of hernoemd worden. Indien u op de knop “Standaard” klikt, wordt de op dat moment geselecteerde weergave als standaard ingesteld. Deze weergave wordt dan automatisch geopend op het moment dat er een project geopend wordt. Als u de optie Aan vooringestelde weergaven toevoegen aanvinkt, wordt de huidige weergave in pCon.basket opgeslagen en zal daarna voor alle toekomstige projecten te selecteren zijn. Als u deze optie niet aanvinkt, zal de weergave uitsluitend voor dit betreffende project gebruikt kunnen worden.

Indien u een nieuwe weergave wenst aan te maken, klikt u op de knop “Nieuw”. Geef daarna een naam op en selecteer van welke bestaande weergave u een kopie wenst te maken. Kies een weergave waarvan veel gemeenschappelijke elementen gebruikt worden. Daarmee hoeft u nog maar kleine aanpassingen in de weergave te maken.

Kolommen

Op het tabblad “Kolommen” definieert u welke kolommen in het overzicht getoond moeten worden. Door op de knop “Toevoegen” te klikken kunt u een kolom toevoegen aan de lijst met “Zichtbare kolommen”. Op dezelfde wijze kunt u door op de knop “Wissen” te klikken ook weer verwijderen uit het overzicht. Met de knoppen “Omhoog” en “Omlaag” kunt u de volgorde van de kolommen bepalen.

Bovendien heeft u de mogelijkheid om nieuwe kolommen aan de weergave toe te voegen. Klik hiervoor op de knop “Nieuw”. Er verschijnt een venster waarin u de specificaties voor de nieuwe kolom kunt opgeven.

U kun de volgende kenmerken opgeven:

Titel; deze titel wordt getoond in het bovenste rij van de weergave
Naam; wordt getoond in de lijst met mogelijke kolommen
Type; hier zijn verschillende kolomtypes te selecteren:
1. Afbeelding
2. Nummer
3. Tekst
4. Waar/Onwaar
Standaardkolom; biedt de mogelijkheid om deze kolom op basis van een van de standaardkolommen te baseren.
Standaardtekst; hiermee kan een standaardtekst voor de geselecteerde kolom opgegeven worden. In dit veld kunt u variabele gebruiken met betrekking tot de eigenschappen van een artikel. De volgende variabele zijn beschikbaar:

$(SingleTax:<tax-type>)                               
$(TotalTax:<tax-type>)                               
$(TaxRate:<tax-type>)                                
$(TaxCategory:<tax-type>)                            
$(PackInfo:<pack-info-type><opt-unitand-precision>)

Een kolom die alle belangrijke informatie voor de ECO-Contributie toont, kan als volgt aangemaakt worden:

Het resultaat wordt op de volgende manier weergegeven:

Let er op dat de belasting- en verpakkingsinformatie alleen getoond kan worden indien deze door de fabrikant in de OFML data is opgenomen.

Weergave-modus

Op het tabblad “Weergave-modus” kunt u twee andere weergave opties definiëren:

Kortingen verbergen die niet zijn gemarkeerd als zichtbaar; als u deze optie aanvinkt worden alle gemarkeerde kortingen niet getoond in het overzicht. U kunt kortingen en toeslagen op het tabblad “Berekening” markeren. In het volgende voorbeeld is “Rabat 1” als niet zichtbaar, en “Rabat 2” als zichtbaar gekenmerkt.

Groepen altijd expanderen; als deze optie aangevinkt is dan worden alle groepen geëxpandeerd weergegeven.
Eigenschappen set-artikelen; hiermee wordt aangegeven hoe een set-artikel getoond moet worden:
1. Uitklappen; de onderliggende posities van een set-artikel zijn zichtbaar
2. Inklappen; de onderliggende posities van een set-artikel zijn niet zichtbaar
3. Dynamisch; in de artikelboom kunt u aangeven of een set-artikel uitgeklapt of ingeklapt moet worden weergegeven.

Meer informatie over “set-artikelen” kunt u hier lezen.

Weergave wijzigen

Om een weergave in een project toe te passen, dient u op “Beeld / Wijzigen huidige Basket-weergave” te klikken en de gewenste weergave te selecteren. Indien u de weergave van een project verandert, en het project sluit en weer opent, dan zal pCon.basket de standaard weergave laten zien.

Standaard weergave wijzigen

In pCon.basket zijn er twee standaard weergaven. Eén is de standaard weergave van een project, en de andere is de standaard weergave van de applicatie en daarmee voor alle nieuwe projecten.

Standaard weergave van een project

Indien u wenst dat uw project altijd dezelfde weergave heeft, onafhankelijk of u het op uw eigen of op een andere computer sluit en opent, dan kunt u d

Wenn Sie möchten, dass Ihr Projekt immer die gleiche Standardansicht hat, unabhängig davon, ob Sie es am selben oder an einem anderen Computer schließen und wieder öffnen, so gehen Sie auf Ansicht Warenkorb-Sichten konfigurieren… In dem neuen Fenster müssen Sie nun die Ansicht auswählen, welche als Standard verwendet werden soll, anschließend auf Standard und dann auf Ok klicken. Von dem Augenblick an ist es die Standardansicht des Projektes. Wenn Sie zum Beispiel zu einer anderen Ansicht wechseln, ein Projekt speichern, es schließen und wieder öffnen, wird die definierte Standardansicht stets angewendet.

Standaard weergave van de applicatie

Wenn Sie eine Standardansicht definieren möchten, welche für alle Projekte gültig sein soll, so gehen Sie auf Extras Einstellungen… Warenkorb. In dem neuen Fenster müssen Sie nun die Ansicht auswählen, welche die Standardansicht werden soll. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Standard und dann auf Ok. Von nun an wird diese Ansicht immer den neuen Projekten zugewiesen. Stellen Sie sicher, dass Sie beim Erstellen der Ansichten, wie im Abschnitt Ansicht erstellen beschrieben, die Option Zu voreingestellten Ansichten für neue Projekte hinzufügen selektiert haben. Wenn Sie eine Ansicht auch zu Projekten hinzufügen möchten, welche Sie nicht selbst erstellt haben (zum Beispiel bekommen Sie das Projekt eines Kollegen aus dem pCon.xcad), so aktivieren Sie für die gewünschte Ansicht die Box in der Spalte Zu existierenden Projekten hinzufügen.

Ansicht löschen

Gehen Sie zu Ansicht Warenkorb-Sichten konfigurieren… Wählen Sie nun die Ansicht, die Sie löschen möchten und klicken Sie auf Löschen. Eine Ansicht, welche als Standardansicht definiert wurde, können Sie nicht löschen. Sie können diese Ansicht nur löschen, wenn Sie vorher eine andere Ansicht als Standardansicht definieren. Ab diesem Zeitpunkt steht die gelöschte Ansicht nicht mehr für dieses Projekt zur Verfügung.

Beschreibungsarten

Sie können auswählen, welche Beschreibungsarten in der Spalte Beschreibung der Artikelliste stehen sollen. Gehen Sie dazu auf Ansicht Position. Sie können zwischen folgenden Arten wählen:

Standarttext; zeigt den normalen Beschreibungstext
Kurztext; zeigt den kurzen Beschreibungstext
Langtext; zeigt den langen Beschreibungstext
Variententexte; zeigt die Artikelmerkmale, welche konfiguriert werden können. Es ist ein dynamisches Feld, welches automatisch aktualisiert wird, wenn der Nutzer die Produktmerkmale ändert.
Zusatztexte; zeigt den Zusatztext an, welcher unter der Schaltfläche Texte/ Manuelle Artikel des Arbeitsbereichs eingegeben werden kann Preiskomponenten; zeigt die Zusammensetzung des Listenpreises des Artikels an Mehrere dieser Beschreibungen können gleichzeitig angezeigt werden (zum Beispiel Langtext und Variantentexte). Es gibt keinen Maßstab über die Informationen, welche in den Feldern enthalten sind. Die Informationen richten sich nach den Entscheidungen der jeweiligen Hersteller.

Bildänderung

Im pCon.basket können Sie ein Standardbild manipulieren oder es komplett durch ein Bild Ihrer Wahl ersetzen.

Aktuelles Bild manipulieren

Die Änderung eines Bildes ist keine häufige Aufgabe, aber sie möchten möglicherweise eine Besonderheit eines Artikels hervorheben, wenn diese in der Standardansicht nicht sichtbar ist. Um das aktuelle Bild zu ändern, wählen Sie den gewünschten Artikel aus und klicken auf die Schaltfläche Konfiguration. Dort können Sie den Artikel mit der linken Maustaste rotieren bzw. mit der rechten Maustaste zoomen. Desweiteren können Sie einige Merkmale des Bildes in den Tabs Ansicht und Kamera festlegen. Um weitere Informationen zu erhalten, lesen Sie bitte in den Abschnitten Ansicht und Kamera nach. Wenn Sie das gewünschte Bild haben, gehen Sie auf Ansicht Bild neu erzeugen oder nutzen die Tastenkombination STRG + G. Gehen Sie nun zur Artikelliste zurück, sehen Sie, dass pCon.basket das Standardbild durch das neu Erstellte ersetzt hat. Dieses Bild wird von der Drucksteuerung genutzt, wenn sie ein ausgedrucktes oder elektronisches Angebot erstellen.

Sie können die Standardansicht einfach zurücksetzen, indem Sie auf Ansicht Standardansicht klicken. Wenn Sie das Objekt bewegen möchten und zu der neu definierten Ansicht wechseln möchten, gehen Sie auf Ansicht Ansicht wie Artikelbild. Wenn Sie möchten, dass das Bild in der Artikelliste zurückgesetzt wird, selektieren Sie den Artikel und gehen auf Ansicht Artikelbilder zurücksetzten …. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie auswählen können, welche Einstellungen zurückgesetzt werden sollen. Wenn Sie zum Beispiel die Ansicht eines Bildes mögen, aber nicht möchten, dass es in Graustufen angezeigt wird, so deaktivieren Sie Ansicht Zurücksetzen. So werden nur die Farben des Bildes zurückgesetzt, aber die Ansicht wird die gleiche bleiben.

Wenn Sie das Bild zurücksetzen, werden die Standardeinstellungen des pCon.basket genutzt. Lesen Sie hierzu bitte in den Abschnitten Grafikeinstellungen und Warenkorb weiter. Sie können diese Funktion auch für mehrere Artikel auf einmal nutzen. Wählen Sie hierzu einfach alle Artikel aus, für welche Sie die Bilder erneuern möchten, und rufen Sie die Funktion im Menü auf.

Externes Bild hinzufügen

Bei der Erstellung eines manuellen Artikels ist es wichtig, ein Bild mit in den Artikel einbinden zu können. Bilder können auch für Ordner und Set-Artikel eingefügt werden, was wiederum wichtig ist, wenn Sie Unterelemente im gedruckten Angebot nicht sichtbar machen wollen, um das endgültige Angebot zu vereinfachen. Um weitere Informationen zu erhalten, wie sie ein Element einer Gruppe ausblenden, lesen Sie bitte im Abschnitt Gruppeneinstellungen weiter. Stellen Sie sicher, dass Sie die Spalte Ansicht in der Artikelliste besitzen. Sie können sie in der Ansicht OrganizerView finden. Wenn Sie eine neue Ansicht entworfen haben, lesen Sie bitte im Abschnitt Spalten weiter, wie man eine neue Spalte hinzufügt. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die leere Zelle der Spalte Ansicht des Artikels oder der Gruppe. Ein Menü öffnet sich, in welchem Sie den Befehl Bild ersetzen wählen müssen. Ein neues Fenster öffnet sich, wo Sie die Bilddatei auswählen können. Die typischsten Bildquellen sind folgende:

Photos vom Hersteller. Diese Situation tritt auf, wenn Sie ein Bild für einen Artikel einsetzen möchten, für welches der Hersteller keine pCon Daten besitzt.
Eine Zeichnung, welche im pCon.planner erstellt wurde. Diese Situation tritt auf, wenn Sie eine Gruppe zusammengefasst darstellen möchten, so dass der Kunde nicht mit unnützen Produktdaten überflutet wird. In diesem Fall können Sie ein Bild von hoher Qualität im pCon.planner erstellen, als jpg speichern und in den pCon.basket laden.

Sie können die Bildgröße und die Ausrichtungen für das gedruckte Angebot manipulieren. So können Sie Ihrem Angebot einfach ein anderes Aussehen geben. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen, lesen Sie bitte im Abschnitt Artikel-/Gruppeneinstellungen beim Drucken nach.

Wenn Sie das Bild in der Artikelliste wieder löschen möchten, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild. Ein Menü öffnet sich, in welchem Sie den Befehl Bild zurücksetzen wählen müssen. pCon.basket ersetzt nun das Bild mit dem Ursprünglichen.

pCon.basket, Artikellijst

disposition:disposition2

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-12T10:26:46+00:00

Disposition 2.0 Einsatz und Ablauf

Bevor Sie die Disposition 2.0 optimal nutzen können, sind weitere Einstellungen notwendig. Lesen Sie deshalb unbedingt vorher welche Vorbereitungen und Einstellungen sie treffen müssen.

Allgemeine Informationen

Das Modul Disposition 2.0 fasst die beiden geschäftsbereichsabhängigen Dispositionen aus Concept Office zusammen. Damit kann jetzt in einem einzigen Modul für verschiedene Geschäftsbereiche disponiert werden.

Es wurden folgende Funktionserweiterungen für den Prozess Disposition in Concept Office implementiert:

Zuordnung mehrerer Ressourcen
mehrtägige Planungen
speicherbare Filtermöglichkeiten zur Erstellung verschiedener Ansichten
Suche von Dispositionen
Planungseinheiten ohne Kommissionsschein
manuelle Planungseinheiten ohne Vorgangsbezug
Vorladen von Zeiträumen für die Dispositionsansicht
Hinterlegung von Geschäftszeiten, Infos zu abgeschlossenen Vorinstallationen und anderen wichtigen Hinweisen in ‚Auftragsinfo‘

Ansicht

Bildschirmansicht der Disposition 2.0

Arbeitsfenster

Im oberen Teil erfolgt die Anzeige des gewählten Zeitraumes, die Planungseinheitensuche und die ausgewählten Ressourcen. Darunter folgt die Kalenderansicht, wie in der oberen Modulleiste ausgewählt.

Folgende Möglichkeiten haben Sie:

Heute

Tagesansicht

Arbeitswoche

Kalenderwoche

Monatsansicht

Planungsansicht

Darunter befinden sich die Einstellungen der Anzeigeschemas. Hier wird die Arbeitsansicht der Disposition 2.0 eingestellt.

Die Bildschirmaktualisierung lässt sich über die Angabe Tage zurück/voraus optimieren.

Wird die Zeile eines zu disponierenden Vorganges aktiviert, wird geprüft, ob der Vorgang sich nach wie vor im Status ‚disponierbar‘ befindet. Ist dies nicht der Fall, wird die aktivierte Zeile durchgestrichen dargestellt. Diese Prüfung ist sinnvoll, wenn z.B. von mehreren Arbeitsplätzen aus disponiert wird.

Es werden dann beim Aktualisieren die Planungseinheiten, für diese Anzahl von Tagen, vorgeladen, um beim Blättern in der Arbeitsansicht (Tage vor/zurück) Wartezeiten durch ständiges Nachladen von Daten zu verhindern.

Die Aktualisierung dauert beim Vorladen von Planungseinheiten für mehrere Wochen ggf. länger!

Im unteren Teil werden die zu disponierenden Planungseinheiten angezeigt.

Die Schemaeinstellung und die Planungseinheitenliste bilden ein eigenes Fenster und können bei Bedarf durch Klick auf das Symbol ausgeklinkt und damit auf einem anderen Bildschirm auch außerhalb vom Concept Office Fenster angezeigt werden.

Zusatzfunktionen rechts

Ganz rechts im Bildschirm wird die Ressourcentabelle angezeigt.

Fahrzeuge

Werkzeuge

Monteure

Kalenderwoche

Techniker

Wie in jeder CO-Tabelle kann auch hier gefiltert werden, damit genau die Ressourcen angezeigt werden, die zum jeweiligen Geschäftsprozess eingestellten Schema gehören.

Bei Nutzung von Multiroute finden Sie Daten zur Routenberechnung im mittleren Teil. Diese können hier nun auch filialbezogen ermittelt werden.

Ganz unten ist der Kalendermonat eingeblendet, je nach Anzeigeplatz einer oder mehrere Monate. In dieser Kalenderansicht werden alle Tage, die erstens durch das eingestellte Schema zur Ansicht frei gegeben und zweitens an denen Planungseinheiten disponiert sind fett dargestellt.

Beim Start wird der Zeitraum der großen Kalenderansicht in der kleinen Kalenderansicht gelb hinterlegt. Beim Mausklick auf einen Tag oder eine Kalenderwoche in der kleinen Kalenderansicht wird auch die große geändert. Der rote Rahmen zeigt immer den heutigen Tag.

Freigabe zur Disposition

In den Normalaufträgen erfolgt die Freigabe auf der Karteikarte Lieferdaten/Texte.

Dazu muss auf den Button Freigabe zur Disposition geklickt werden. Jetzt kann ein Kommissionsschein für die Dispositionsfreigabe erstellt werden.

Es können alle oder nur einzelne (markierte) Positionen zur Kommissionierung freigegeben werden. Der Kommissionierschein kann erzeugt (*-Schein) oder gedruckt werden. Mit OK werden die Positionen zur Disposition freigegeben. Durch Auswahl verschiedener Positionen ist es möglich, mehrere Kommissionierscheine mit getrennten Dispositionsfreigaben zu erzeugen. Über den grünen Schriftzug Dispositionen werden die aktuellen, dem Vorgang zugeordneten Dispositionen angezeigt.

In Klammern wird die Gesamtanzahl der Dispositionsfreigeben/Planungseinheiten zum Vorgang angezeigt.

Die erzeugten Dispositionsfreigaben werden in der Disposition 2.0 angezeigt und können an unterschiedlichen Tagen für verschiedene Mitarbeiter geplant werden.
In den Serviceaufträgen erfolgt die Freigabe zur Disposition auf der Reiterkarte Maschinen. Hier wird in der Regel kein Kommissionierschein benötigt.
Ist in Standardwerte als Standard-Unterbearbeitungsstatus disponierbar eingestellt, so erfolgt die Dispositionsfreigabe wie bisher automatisch. Es können mehrere Dispositionen angelegt werden, um zum Beispiel Einsätze für unterschiedliche Techniker oder an unterschiedlichen Tagen zu planen.

Sofortdispo
Es gibt auch die Möglichkeit Vorgänge sofort einem Mitarbeiter zuzuweisen. Dafür muss der Button Sofortdispo geklickt werden. Es erscheint ein Fenster zur sofortigen Disposition, wo man Datum, Uhrzeit und Mitarbeiter direkt wählen kann. Aufträge können bei einer Sofortdisposition in Concept Office nun auch einem bestimmten Bereich zugeordnet werden. In Concept Flex Serviceeinsätzen gibt es dazu die Funktion ‚disponierte Bereichsaufträge‘. Dort werden die Aufträge der eigenen Bereiche angezeigt und können vom Techniker bzw. Monteur übernommen werden.

genehmigungen:genehmigungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-08T07:18:44+00:00

Genehmigungen (GN)

Unter Sonstiges befindet sich das Modul Genehmigungen. Mittels Genehmigungsverfahren lassen sich in Concept Office bestimmte Einstellungen im Angebotsverfahren nur noch mit Genehmigung durchführen. Eine Ausführung ohne entsprechende Genehmigung ist für die eingestellten Mitarbeiter nicht möglich.

Per Recht autorisierte Mitarbeiter dürfen die Anfrage genehmigen. Im Modul Rechteverwaltung, Rechtegruppe Module Sonstiges, können diese Rechte verwaltet werden.

Voraussetzung

Diese Schnittstelle ist mit der Lizenz Genehmigungsverfahren verfügbar.

Einstellung Konfiguration

Folgende Konfiguration ist dabei zu beachten:

Konfiguration 552: Genehmigungsverfahren verwenden

Steuert, ob bei vorhandener Lizenz das Genehmigungsverfahren verwendet werden soll.

0 - Nein (schaltet das Genehmigungsverfahren aus)
1 - Ja, alle Rechte für Mitarbeiter ohne Genehmigungsgruppe (Standardausprägung)
2 - Ja, keine Rechte für Mitarbeiter ohne Genehmigungsverfahren (Mitarbeiter ohne Genehmigungsgruppe wird das Erstellen der Vorgangsdokumente verwehrt)

Anlage Genehmigungsgruppen

Im Modul Mitarbeitergruppen (MG) erfolgt die Anlage von Genehmigungsgruppen. Bei der Gruppenart muss Genehmigungsgruppe ausgewählt werden. Es ist möglich mehrere Mitarbeiter einer Gruppe zuzuordnen.

Es lassen sich pro Mitarbeitergruppe (z.B. Sachbearbeiter) Kriterien definieren, die dazu führen, dass ein Vorgesetzter die Abgabe (Druck) eines Dokuments genehmigen muss.

Zahlungsbedingungen

Eine Zahlungsbedingung kann im Rahmen des Genehmigungsverfahrens als genehmigungspflichtig / nicht genehmigungspflichtig gekennzeichnet werden (Wechsel der Zahlungsbedingung muss genehmigt werden). Nach der Installation des Patches 8.3233.36 sind alle Zahlungsbedingungen als genehmigungspflichtig gekennzeichnet und somit kompatibel zum aktuellen Verhalten.

Artikel zu genehmigen

Innerhalb des Genehmigungsverfahrens gibt es die Möglichkeit, einzelne Artikel für ein Angebot als genehmigungspflichtig zu kennzeichnen. Dazu wurde am Artikel (Modul: Artikel / Gruppierungen & Weiteres) das Kennzeichen ‚Genehmigungspflichtig‘ eingeführt. Das Kennzeichen ist nur sichtbar bei vorhandener Lizenz ‚Genehmigungsverfahren‘.

In den Genehmigungsgruppen (Modul: Mitarbeitergruppen / Genehmigungsverfahren) kann die Überwachung dieses Kennzeichens aktiviert werden.

Einstellungsmöglichkeiten

Im Modul Mitarbeitergruppen (MG), Reiter Genehmigungsverfahren, gibt es folgende Optionen:

Wechsel der ZBD ist zu genehmigen

Ob für die Änderung der Zahlungsbedingungen im Vergleich zur Standardeinstellung am Kunden eine Genehmigung notwendig ist, kann hier eingestellt werden.

Unterschreitung der Auftragsmindestspanne ist zu genehmigen

Hier kann entschieden werden, ob die Mindestspanne laut Geschäftsbereich bzw. laut Firma unterschritten werden darf. Die Mindestspanne an der Firma gewinnt über die am Geschäftsbereich hinterlegte Spanne.

Unterschreitung der Artikelmindestspanne ist zu genehmigen

Durch diese Option kann entschieden werden, ob die Mindestspanne im Modul Artikel unterschritten werden darf.

Unterschreitung des Kreditlimits ist zu genehmigen

Für die Prüfung des Kreditlimits innerhalb des Genehmigungsverfahrens ist es möglich einen Auftragswert anzugeben, ab dem die Prüfung erfolgen soll.

Überschreitung des Auftragswertes ist zu genehmigen

Im Feld kann ein Wert eingetragen werden, oder es greift die Einstellung am Geschäftsbereich.

Gilt für Genehmigungsart

Hier besteht die Option zwischen Angebot, Auftragsbestätigung oder Gutschrift auszuwählen.

4-Augen-Prinzip

An einer Genehmigungsgruppe kann ausgewählt werden, ob das 4-Augen-Prinzip angewendet werden soll. Mindestens einer der genehmigenden Mitarbeiter muss über die benötigten Berechtigungen verfügen.

Anwendung

Die Genehmigungsanfrage

Beim Dokumentendruck im Vorgang wird kontrolliert, ob der Vorgang genehmigungspflichtig ist. Ist dies der Fall erscheint folgende Meldung:

Wird die Frage mit ,Ja‘ beantwortet, entsteht eine Genehmigungsanfrage im Modul Genehmigungen. Zudem ist es möglich eine Bemerkung für den Genehmigenden zu hinterlassen.

Der Druck ist nach Genehmigung durch einen Berechtigten möglich, die Seitenansicht kann allerdings zu jeder Zeit durch den Bearbeiter des Auftrages aufgerufen werden.

Die Genehmigung

Im Modul Genehmigungen entsteht eine Anfrage. Diese muss durch einen autorisierten Mitarbeiter erteilt werden. Dieser Mitarbeiter muss über zwei Voraussetzungen verfügen:

Das nötige Recht haben, um genehmigen zu dürfen (Rechteverwaltung)
und einer höheren Genehmigungsgruppe angehören

Im Abschnitt Entscheidung kann der Entscheidung-Status: angefragt, abgelehnt, genehmigt oder ungültig ausgewählt werden.

Der Druck ist erst nach erfolgter Genehmigung durch einen befugten Mitarbeiter möglich. Bis dahin kann eine Seitenansicht erzeugt werden.

Im Genehmigungsmodul ist es möglich in der geöffneten Genehmigungsanfrage über die Seitenansicht das zu genehmigende Dokument anzeigen zu lassen.

Werden am Vorgang Änderungen vorgenommen die eines der Kriterien betreffen, wird die Anfrage automatisch verworfen bzw. ungültig. Damit ist der Vorgang hinsichtlich der Genehmigung im Zustand wie bei Erstanlage.

Ungültige Genehmigungen werden im Filter wie erledigte behandelt, die Checkbox ‚Erledigte anzeigen‘ wirkt auf genehmigte, abgelehnte und ungültige.

Das Genehmigungsverfahren wurde ab 8.3233.36 um die Möglichkeit erweitert, das Auslösen von Bestellungen ab einem bestimmten Wert genehmigungspflichtig zu machen.

In den Genehmigungsgruppen (Mitarbeitergruppen) können entsprechende Bestellwerte hinterlegt werden.

Dieses Verfahren greift nur bei manuellem Auslösen. Der Import mit automatischer Bestellungsauslösung ist davon ausgenommen.

ACHTUNG: Haben laut Konfiguration 552 Mitarbeiter ohne Genehmigungsgruppe keine Rechte, so muss dazu eine neue Genehmigungsgruppe angelegt werden.

Benachrichtigungen

Im Benachrichtigungsmodul (BT) können nun Benachrichtigungen ausgelöst werden, wenn im Rahmen eines Genehmigungsverfahrens Statusänderungen an Genehmigungen auftreten.

Hierfür wurde das neue auslösende Ereignis „Genehmigungsverfahren“ eingeführt.

Für die Genehmigungs-Entscheidungen „angefragt“, „ungültig“, „abgelehnt“ und „genehmigt“ können entsprechende Reaktionen definiert werden.

Zusätzlich wurde für die Reaktionsart „E-Mail senden“ eine neue Auswahlmöglichkeit für die Empfängeradresse geschaffen:

„Genehmigungsberechtigte des GB“
„Genehmigungsberechtigte (alle)“

Damit können gezielt die Mitarbeitenden benachrichtigt werden, die zur Genehmigung berechtigt sind, entweder innerhalb eines bestimmten Geschäftsbereichs oder übergreifend.

maschinen:sammelmaschine

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:54+00:00

Sammelmaschinen

Im Fall von Reparaturen ist es nicht notwendig oder nicht gewünscht jedes Gerät als Maschine in den Maschinenstamm aufzunehmen. Dann kann eine so genannte Sammelmaschine verwendet werden - ein Platzhalter für anonyme Geräte.

Wird eine Maschine mit dem Kennzeichen Sammelmaschine versehen, ändert sich das Programmverhalten an verschiedene Stellen.

Sammelmaschine im Service-Auftrag

es wird kein alter Zählerstand angezeigt
es wird keine Maschinenhistorie angezeigt
es erfolgt kein Hinweis, wenn ein anderer Service-Auftrag zu der Maschine existiert
Liefer- und Rechnungsanschrift sowie Standort werden nicht aus dem Maschinenstamm übertragen, sondern mit der Standardanschrift vorbesetzt

Sammelmaschinen auf Dokumenten

es wird keine Historie gedruckt
es werden keine alten Zählerstände gedruckt
es werden keine Informationen zu letzen Besuchen gedruckt

Sammelmaschinen in Verträgen

Sammelmaschinen können nicht in Verträge aufgenommen werden

Ausdruck des Reparaturauftrags mit einer Sammelmaschine

Wird ein Reparaturauftrag gedruckt, auf dem es um eine Sammelmaschine geht, werden diverse Daten nicht mit gedruckt:

Zähler (und der letzte Zählerstand)
die Historie
das Garantiedatum
das Verkaufsdatum
die Vertragsinformationen
der letzte Besuch

Bitte bedenken Sie, das evtl. angepasste Reports von vor Januar 2012 diese Neuerungen nicht beinhalten und neu angepasst werden müssen.

Maschinen, Sammelmaschine

nummernkreise:nummernkreise

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-09-10T13:38:43+00:00

Nummernkreise

Das Modul Nummernkreise befindet sich im Strukturbaum unter Administration.

In einem Mandanten werden verschiedene fortlaufende Nummern benötigt, um Eindeutigkeiten zu gewährleisten. Diese so genannten Belegnummern werden in diesem Modul zusammengefasst.

Es wird immer die nächste zu vergebene Nummer angezeigt. Änderungen sollten nach der Festlegung nicht mehr erfolgen, damit ein geschlossener Nummernkreis gewährleistet wird.

Es besteht die Möglichkeit pro Geschäftsbereich einen eigenen Nummernkreis zu verwenden.

Anlage von Belegnummern

Über den Reiter „Eingabe“ kann ein neuer Nummernkreis angelegt werden. Für die genauere Definition, wo die Nummern zur Anwendung kommen, stehen die Felder Geschäftsbereich, Art und Filiale zur Verfügung.

Anschließend wird im Feld Nummer die Startzahl eingeben. Die Nummernkreise müssen eindeutig definiert werden, d.h. es darf keinen zweiten Kreis mit den gleichen Schlüsseln geben.

Bei der Vergabe sollten ausreichend große Abstände zwischen den Nummernkreisen eingehalten werden.

Es besteht die Möglichkeit pro Geschäftsbereich und Filiale einen eigenen Nummernkreis zu verwenden.

Achtung, nur die folgenden Nummernkreise können filialabhängig definiert werden:

- Firmennummern/Debitoren/Kreditoren
- Maschinennummern
- Vorgangsnummern
- Bestellungsnummern
- Vertragsnummern
- AngebotsNummern
- Lieferscheinnummern
- Rechnungsnummern
- Gutschriftsnummern
- Nullrechnungsnummern
- Einmalrechnungsnummer
- Barverkaufsnummern

Nummernkreise können nicht gleichzeitig einem Geschäftsbereich und einer Filiale zugeordnet werden.

Um die Filial-Funktionalität nutzen zu können, muss außerdem die Konfiguration 479 „Nummernvergabe nach Filialzuordnung“ aktiviert werden.

Konfiguration 479: Nummernvergabe nach Filialzuordnung

0 - Nein
1 - Ja

Arten von Belegnummern

Die Belegnummern sind in 3 Gruppen aufgeteilt: interne Nummern, Formulare und Stammdaten. Diese werden automatisch an Hand der Art des Nummernkreises ermittelt. Ersichtlich sind diese in der Übersicht in der Spalte Gruppe.

Formularnummern

Hier befinden sich die Belegnummern, die Sie später auf den gedruckten Firmendokumenten vorfinden, also auch für Ihre Kunden und Lieferanten zu sehen sind.

Alle Belegnummern die Rechnungen und Gutschriften betreffen, müssen mandantenweit eindeutig sein. Anders ausgedrückt handelt es sich um verschiedene Intervalle auf dem selben Zahlenstrahl. Wählen Sie deshalb die Abstände entsprechend groß aus.

Stammdaten

Die hier befindlichen Belegnummern dienen hauptsächlich den Stammdaten in Ihrem Unternehmen.

interne Nummern

Diese Nummern haben technischen Charakter und dienen dem Programmablauf. Sie müssen nicht oder nur in Rücksprache mit dem Support verändert werden.

mehrere Nummernkreise verwenden

Im einfachsten Fall gibt es im Mandanten genau einen Nummernkreis, ohne Geschäftsbereichszuordnung. Falls es notwendig ist, lässt sich aber pro Geschäftsbereich ein eigener Nummernkreis definieren. Dieser kann so eingestellt werden, dass nur bestimmte Nummern eigenständig ermittelt werden.

Ist eine Belegnummer auf -1 gestellt, wird bei der Ermittlung die Belegnummer des Standardnummernkreises verwendet.

Einrichtung Schritt für Schritt:

Kopieren der Belegnummern durch die Menüfunktion Speichern unter
Auswahl des gewünschten Geschäftsbereiches
Setzen aller Werte auf -1
Setzen der Werte, die vom Standard abweichen

Trotzdem mehrerer Nummernkreise muss jeder Nummer pro Typ und Mandant eindeutig sein. Beispielsweise kann es nur ein Angebot 9300155 geben. Achten Sie bei der Vergabe auf ausreichend große Intervallabstände.

Mandanten, Belegnummer, Nummernkreis

schnittstellen:kassaline

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-04-19T08:51:49+00:00

Schnittstelle Concept-Office Kassaline

Das Modul „Datenabgleich Concept Office – Kassaline“ dient zum Export der Concept Office (CO) – Kunden- und Artikeldaten, zu Kassaline. Weiterhin werden Verkäufe über Lieferschein aus Kassaline nach Concept Office übertragen. Diese werden als Vorgang in CO übernommen und ermöglichen damit die nachfolgende Rechnungslegung in Concept Office.

Programmaufruf

Die Schnittstelle wird über das CO-Kundentool mit dem Parameter: „KassalineAbgleich“ aufgerufen.

Hierzu aus dem Programm-Verzeichnis von Concept Office (CO), eine Verknüpfung zur „Sc.Co.KundenTools.exe“, auf den Desktop legen. Anschließend in die Eigenschaften der Verknüpfung gehen und unter Ziel, den Eintrag mit der Option „KassalineAbgleich“ erweitern.

Durch Doppelklick auf das Desktop-Icon wird das Programm gestartet.

Automatischer Start

Für den automatischen Start ist in der Kommandozeile der Parameter „auto“ auszuführen. Es ist möglich, einzelne Funktionen beim automatischen Abgleich zu aktivieren. Dazu können weitere Parameter hinzugefügt werden, die die Buchstamen ‚K‘-Kunden, ‚A‘-Artikel, ‚L‘-Lieferscheine enthalten können. Leerzeichen zwischen den Parametern sind erforderlich. Beispiel „CoKundentools.Exe KasslineAbgleich auto K L“ Startet den automatischen Abgleich, exportiert dabei Kunden und übernimmt Lieferscheindaten.

Programmbeschreibung

Die Abbildung zeigt die Eingangsmaske für den Kassaline-Abgleich.

Konfiguration

In der nachfolgenden Maske können über den Button Konfiguration ändern Grundeinstellungen für den Export und Import der Daten vorgenommen werden. Diese werden in der Datei Kassaline.ini abgespeichert.

Import Export Konfigurationen

Für den allgemeinen Import kann in der Maske „Import Konfiguration“ die Grundkonfiguration vorgenommen weden. Folgende Werte lassen sich einstellen: - die Lagerzuordnung

      Die Vorgänge werden mit dieser Lagerkennung angelegt.

- eine Default-Artikelnummer, welche verwendet wird, wenn ein Artikel geliefert wird, der nicht in CO vorhanden ist.

      Dies ist die letzte Rückfallvariante bei der Ernittlung der Artikelnummer. Zuerst wird versucht, über EAN, Bestellnummer des Lieferanten die 
      Artikelnummer in CO zu finden.
      Gelingt dies nicht, wird geprüft, ob es für die mitgelieferte Warengruppe einens Sammelartikel gibt.
      Wenn auch das nicht gelingt, wird der Default-Artikel verwendet.

- eine selbst definierte Auftrags-Eingangsart

      Sinnvollerweise kann diese verwendet werden, um die Kassaline-Aufträge zu kennzeichnen.

- eine spezielle Zusatzvorgangsart, um eventuell die Vorgänge zu unterscheiden. - Versandart - Lieferbedingungen

Diese Daten werden in der coImportExcel.ini, unter dem Schema [KassalineVorgaenge] abgespeichert

- Über „Lieferant“ kann der Hauptlieferant ausgewählt werden, für den die Artikel ausgegeben werden sollen.

FTP-Konfigurationen

In der Rubrik „FTP-Konfiguration werden die Verbindungsdaten zum Kassaline-FTP-Server hinterlegt. Diese Werte werden für den Datenaustausch per Ftp von Import- und Exportdaten verwendet:

- Server: Ftp-Server, der zur Kommunikation verwendet wird. - User, Passwort: Anmeldedaten. - FTP-Pfad für Upload: Verzeichnis auf dem Ftp-Server für den Export der Kunden- und Artikeldaten. Hier werden die Daten aus CO abgelegt. - FTP-Pfad für Download: Verzeichnis auf dem Ftp-Server für den Import der Lieferscheindaten. Hier werden die Daten von Kassaline bereitgestellt. - Über „Dateien löschen“ werden die abgeholten Dateien, auf dem FTP-Server gelöscht.

Diese Daten werden in der Kassaline.ini gespeichert. Das Passwort wird in der ini-Datei verschlüsselt gespeichert.

E-Mail Konfigurationen

Unter der Rubrik „Email-Konfiguration“ werden die Daten hinterlegt, die für den Emailverkehr benötigt werden. - Ziel-Email-Adresse. An diesen Eintrag werden die Meldungen nach dem Durchlauf des Programms versendet. - Auswahl der Methode kannOutlook, oder Pop3/Smtp sein

Die Daten werden in der Kassaline.ini gespeichert. Das Passwort wird in der ini-Datei verschlüsselt gespeichert.

Sind diese Daten eingestellt,dann kann zur eigentlichen Programmmaske gewechselt werden.

Der E-Mail-Versand im Kundentool Kassaline wurde in Version 8.0 auf das Standard-Verfahren in Concept Office umgestellt. Dazu ist es erforderlich, die E-Mail-Einstellungen im Modul ‚E-Mail-Einstellungen‘ unter der Dokumentenart ‚Kundentool‘ zu definieren.

Datenabgleich

In der Programm-Maske kann nun eingestellt werden, welche Daten an Kassaline geschickt werden.

Über den Button „Exportieren“ werden anschließend die Daten für Kassaline ausgelesen und an Kassaline geschickt.

Über den Button „Importieren“ werden die durch Kassaline bereitgestellten Lieferscheindaten abgeholt und als Vorgang in CO angelegt.

Protokoll

Über den Button „Protokoll anzeigen“ lässt sich die bei der aktuellen Übertrage entstandene Protokolldatei aufrufen.

Interne Struktur

Für den Datenaustausch zwischen Concept Office und Kassaline werden die Daten zwischengespeichert. Dazu gibt es unterhalb des Sysdata-Verzeichnisses ein Unterverzeichnis „Kassaline“. In diesem Verzeichnis werden die Unterverzeichnisse „Import“, „Export“ gebildet, die dann aus Sicht von Concept Office die entsprechenden Daten Import- bzw. Exportdaten beinhalten.

Export

Kundendaten

Über den Haken Kundendaten werden folgende Daten ausgegeben:

Kundenstammdaten
Kundenanschriften
Kundensonderkonditionen
Kundenkostenstellen

Mit dem Eintrag „Ab Änderungsdatum“ wird festgelegt, ab welchem Zeitpunkt Änderungen oder Neuanlagen an den Kundendaten beim Export berücksichtigt werden sollen.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Kunden.csv, KundenKostenstellen.Csv, KundenSonderkonditionen.csv, KundenLieferAdressen.csv

Beim Export von Kassalinedaten werden auch Löschungen für Firmen und Anschriften verarbeitet. Dazu muss in der Office.dat der Schalter WriteMsgQueueData=1 aktiviert werden. Die Daten werden in die Dateien Kundenloeschungen.csv und KundenAdressenLoeschungen.csv ausgegeben.

Artikeldaten

Über den Haken Artikeldaten werden folgende Daten ausgegeben:

Artikelnummer
Bezeichnungen
Warengruppeninformationen
EAN
Preise (EK, VK)
Lieferantendaten

Mit dem Eintrag „Ab Änderungsdatum“ wird festgelegt, ab welchem Zeitpunkt Änderungen oder Neuanlagen an den Artikeldaten beim Export berücksichtigt werden sollen.

Der Lieferant (Hauptlieferant) für den die Artikel ausgegeben werden sollen, wird über „Konfiguration ändern“ vorbelegt.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Artikel.csv, ArtikelEanMengeneingheiten.csv, ArtikelPreise.csv, ArtikelLieferanten.csv

Lieferant

Der Lieferantenabgleich erfolgt analog des Kundenabgleich.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Lieferanten werden in die Datei „Lieferanten.csv“ ausgegeben. Lieferantenlöschungen werden in die Datei „Lieferantloeschungen.csv“ exportiert.

Import

Die importierten Lieferscheindaten werden in den Dateien ‚OC_Online<Zeitstempel>.csv‘ abgelegt.

In der Datei bwImportAscii.ini ist der Dateiaufbau der Lieferscheindaten unter der Sektion ‚[OC_Online]‘ beschrieben. Die Datei liegt im SysData-Verzeichnis.

Für den Kassaline-Lieferschein-Import können für verschiedene Mehrwertsteuersätze verschiedene Default-Artikel angegeben werden. Diese Einträge müssen direkt in der Kassaline.ini erfolgen.

Bildungsvorschrift: _DefaultArtikel_Mwst-Satz=#Artikelnummer

Beispiel:
MwSt=7.7, Defaultartikel = Def77
_DefaultArtikel_7.7=#Def77

Die Rückfallvariante wird mit der Zahl 999 gekennzeichnet: DefaultArtikel_999=#Artikelnummer. Dieser Artikel wird eingesetzt, wenn es für einen Mehrwertsteuersatz keinen Eintrag gibt und ersetzt den bisherigen Eintrag.

Automatischer Abgleich

Über einen geplanten Windows-Task kann der automatische Abgleich der Daten erfolgen. Der Task wird mit der Sc.CO.Kundentool.exe angelegt. Die Parameter sind hierfür: KassalineAbgleich Auto

Über weitere Parameter können die Daten getrennt verarbeitet werden:

ListenpunktKassalineAbgleich Auto K (Kunden Export)
KassalineAbgleich Auto A (Artikel Export)
KassalineAbgleich Auto Li (Lieferanten Export)
KassalineAbgleich Auto L (Lieferschein Import)

Ein mischen der Parameter ist möglich, zum Beispiel Kunden und Artikel gleichzeitig exportieren:

KassalineAbgleich Auto K A (Kunden- und Artikel Export)

Kassaline.ini

Fehlertolerante Anlage ermöglichen:

_LevelPruefungBestellposition=#1
_PlausiUndPrufungsFehlerIgnorieren=#1

Logs

Logs für den KassalineAbgleich befinden sich im zentralen Pfad unter <Data> / <Kundentools> / <Kassaline>.

Kassaline, Kasse

aktivitaeten:aktivitaetensynchronisation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Aktivitäten mit Outlook synchronisieren

Aktivitäten und Termine können mit Microsoft Outlook synchronisiert werden. Es können Aktivitäten sowie zugeordnete Ansprechpartner übertragen werden. Außerdem können Outlook-Termine in Concept Office importiert werden. Aktuell ist kein Löschweitergabe möglich.

Das Feld Abrechnungsinfo (Billinginformation) wird im Outlook als Referenz auf die Aktivitätennummer verwendet.

Konfigurieren der Synchronisation

Hinweise für die allgemeinen Synchronistationseinstellungen

Startdatum

Durch Eintragen eines Datums im Feld Synchronisation ab legen wird festgelegt, ab welchen Zeitstempel Aktivitäten für die Synchronisation berücksichtigt werden sollen.

Dadurch ist es möglich vergangene Termine zu synchronisieren, z.B. für nachträgliche Auswertungen oder Historien.

Synchronisation von Aktivitäten in Richtung Outlook

Um Aktivitäten nach Outlook zu übergeben muss das gleichnamige Kontrollkästchen angehakt werden.

Optional lassen sich den Aktivitäten zugeordnete Ansprechpartner automatisch für die Synchronisation kennzeichnen. Weiterführende Informationen dazu finden sich in der Beschreibung der Ansprechpartnersynchronisation.

Synchronisation von Terminen in Richtung Concept Office

Durch das Kontrollkästchen Termine und Aufgaben aus Outlook importieren wird das Einlesen in Concept Office aktiviert.

Dabei kann unterschieden werden ob nur bestehende Aktivitäten aktualisiert oder auch neue Aktivitäten angelegt werden können.

Neue Termine werden dabei im Hintergrund übernommen und mit der Aktivitätenart Aktivitäten Import Fremdsystem gekennzeichnet. Diese sollte später geändert werden. Es ist jedoch auch möglich Kategorien in Outlook genau so zu benennen, wir Aktivitätenarten in Concept Office. Dann wird eine in Outlook angelegte Aktivität auch gleich mit der entsprechenden Aktivitätenart angelegt.

Werden Aktivitäten aus Outlook importiert, muss nachträglich eine Aktivitätenart und die entsprechende Firma zugeordnet werden. Es empfiehlt sich daher, kundenbezogene Aktivitäten in Concept Office anzulegen und diese Aktivitäten nach Outlook zu synchronisieren. Zur nachträglichen Zuordnung ruft man die Aktivität durch einen Doppelklick auf und kann dann im Bereich Zuordnung der Aktivität auf <Zuordnung ändern> klicken. Dadurch wird es möglich die Aktivität über die Suchfunktion zuzuordnen.

Weitere Informationen

Im Gegensatz zu vorherigen Concept Office Versionen wird nun auch das privat-Kennzeichen synchronisiert.

Synchronisierte Termine und Aufgaben werden im Outlook im Feld Abrechnungsinfo vermerkt. Es wird die Aktivitäten-ID hinterlegt.

Aktivitäten können in Concept Office mehreren Mitarbeitern zugeordnet werden, im Outlook gibt es eine solche Zuordnung nicht - hier ist der Mitarbeiter eindeutig. Ändert ein Mitarbeiter in seinem Outlook eine Aktivität, die er mit anderen Mitarbeitern teilt und synchronisiert die Änderung anschließend zurück - greift die Änderung nun auch die anderen Mitarbeiter.

Das Aktualisieren von Aktivitäten setzt voraus, dass der aktuelle Mitarbeiter der Aktivität (noch) zugeordnet ist und ein Änderungsrecht für diese Aktivität besitzt.

Unter Weitere Stammdaten/Aktivitätenarten lässt sich einstellen, ob Aktivitäten dieser Aktivitätenart prinzipiell synchronisiert werden sollen.

Mögliche Einträge im UserSetting

RueckwirkenderZeitraum = 30 (Tage)

Alle Aktivitäten deren Datum oder das Datum ihrer letzten Änderung größer(neuer), als „heute - 30 Tage“ ist, werden für die ExchangeSynchro ausgewertet.

MonatsBegrenzungzukunft = 18

Alle Aktivitäten deren Datum oder das Datum ihrer letzten Änderung kleiner(älter), als „heute + 18 Tage“ ist, werden für die ExchangeSynchro ausgewertet.

Aktivitaeten, Outlookanbindung

co8:allegb

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T09:56:41+00:00

Alle Geschäftsbereiche

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Allgemeines

Filialen

In Concept Office 8 wurde an vielen Stellen im Programm die Filiale als neues Feld hinzugefügt. Dazu gehören:

Maschinen
Tickets
Disposition 2.0
Textbausteine
Geschäftsbereichsdaten an Firmen und Anschriften
Nummernkreise (erweitert)
Kundenbestellung einlesen
Bezirke (Touren)
API von Concept Office

Zudem gibt es eine neue Bezirksart Filiale.

Ist diese entsprechend konfiguriert, kann bei Anlage einer Firma (Kunden und Interessenten) anhand der Postleitzahl der Hauptanschrift die Filiale automatisch ermittelt werden.

Drag&Drop

Per Drag&Drop besteht nun die Möglichkeit, auch Links aus Webseiten zuzuweisen. Mittels Doppelklick auf das Drag&Drop-Symbol kann der Dokumentenzuweisungsdialog geöffnet werden und man kann auch manuelle Dokumente verknüpfen. Beispielsweise kann man einen Sharepoint-Link einfügen und auf diesem Wege ein Sharepoint-Dokument zuordnen.

Kalender/Monatsansicht/Aktivitätenarten

Farbdarstellung von Aktivitäten

Die Farben der Aktivitätenarten werden nun korrekt, anhand des hinterlegten Farbcodes, dargestellt. Dies führt zu einer veränderten Darstellung der Farben gegenüber Concept Office 7.0.

Artikel

In der Artikelsuche wird nun der Hauptlieferant angezeigt.

Am Artikel kann ein neues Merkmal ‚Nur gemeinsam mit Ware berechnen’ gesetzt werden (z.B. für Kostenartikel). Das führt dazu, dass der Artikel nicht versehentlich als alleinige Position berechnet wird, wenn es noch andere rückständige Standardartikel, Sammelartikel, Ident-Artikel gibt. Der Rechnungsdruck wird mit einer entsprechenden Meldung verhindert. Ist im Auftrag keine Ware vorhanden, so kann der Artikel auch einzeln berechnet werden (bspw. für Nachberechnungen).

Neuer Link in der Artikelmaske, welcher die Vorläuferartikel (welche Artikel haben den aktuellen Artikel direkt oder indirekt als Folgeartikel) anzeigt.

Bei der Ermittlung des DEK (durchschnittlicher Einkaufspreis) wird der Bestand von Sperrlagern nicht mehr berücksichtigt.

Vorgänge

Normal- und Abschlagspositionen

Bei Normal- und Abschlagspositionen in einem Vorgang wurde in Version 7.0 bei Fakturierung abgefragt, ob die Positionen gemeinsam fakturiert werden sollen. Ab Version 8.0 entfällt diese Abfrage und die Positionen werden immer separat berechnet.

Manuelle Liefermenge bei Identartikel mit Seriennummer nicht mehr möglich

Im Kontext von Identartikeln ist eine manuelle Liefermenge nicht mehr setzbar. Hierbei soll verhindert werden, dass Maschinenreservierung bestehen bleiben, wenn die Mengen manuell geändert wurden.

Abonnements

Concept Office wurde um die neue Funktion ‚Abonnements‘ erweitert. Derzeit sind ausschließlich Vorgangsabonnements implementiert. Diese ermöglichen es, Vorgänge und Serviceaufträge zeitgesteuert zu kopieren. Hierfür steht ein Aufgabenplaner zur Verfügung, mit dem verschiedene Aufgabentypen verwaltet werden können, um eine Automation durchzuführen. Alles zu Abonnements lesen sie hier

Anschriften, Ansprechpartner, Firmen

Änderung der Spaltenbezeichnung im Register Übersicht. In der Übersicht der Ansprechpartner wurde die Spalte ‚Firma‘ in ‚Anschriftname‘ umbenannt.

Neue Art Kategorien auszuwählen

Kategorien gibt es jetzt auch im Modul Ansprechpartner

Neue Massenänderungsfunktion von Ansprechpartnerkategorien implementiert

Inaktive Firmen werden in der Übersicht ausgeblendet. Können jedoch über eine Modulfunktion zugeschaltet werden.

Die Eingabesuchfunktion für die Dropdownboxen ‚Kundengruppe und Branche‘ im Modul wurde verändert. Ergebnisse sind beim Tippen eines Teils des Namens zu sehen.

Bestellungen

Modulfunktion Offene Vorgänge

Im Modul ‚Bestellungen‘ gibt es eine Modulfunktion ‚Offene Vorgänge‘. Diese zeigt, welche Vorgänge beim Zubuchen der aktuellen Position bedient werden. Zusätzlich werden alle weiteren offenen Bestellungen zu dem Artikel und dem Lieferanten angezeigt.

Die für die aktuelle Bestellposition zutreffende Zeile wird rot dargestellt.

Bestellen über Lieferanten Am Lieferanten wurde die neue Spalte ‚Bestellen über Lieferant‘ hinzugefügt.

Ist dieses Feld gefüllt, wird bei Bestellungen aus einem Auftrag heraus auf den eingetragenen Lieferanten geswitcht. Dabei werden im Auftrag weder Preise noch Bestellnummern geswitcht, einzig der Lieferant wird gewechselt.

ACHTUNG: Diese Funktionen greift nur bei einem lieferantengeführten Lager. Voraussetzung ist, dass der Switchlieferant auch am Artikel hinterlegt ist.

Am Lieferanten besteht die Möglichkeit, eine Artikelmindestspanne zu definieren. Eine hier angegebene Spanne greift, wenn am konkreten Artikel keine abweichende Einstellung getroffen wurde.

Der am Lieferanten angegebene Wert findet bei allen Artikelarten, außer Fracht/Porto und Bearbeitungsgebühren/Dienstleistungen Anwendung.

Neue Einstellung an den Verbindungsarten - An der Verbindungsart lässt sich nun einstellen, ob die jeweilige Verbindungsart am Kontakt, am Ansprechpartner, an der Anschrift oder am Mitarbeiter sichtbar sein soll. In den Links der Verbindungsauskunft gilt die Einstellung des Kontakts. Standardmäßig sind alle Verbindungsarten in allen Modulen sichtbar, einzig am Mitarbeiter sind einige firmenbezogene Verbindungsarten standardmäßig deaktiviert (bspw. RechnungsMail). Bitte überprüfen Sie nach Update auf Version 8 ggf. die Einstellungen. Sie können damit die einzelnen Anzeigen individuell, übersichtlich und sinnvoll gestalten.

Weitere Stammdaten

Dokumentenarten

Erweiterungen der Anzeige von Dokumenten im Concept Flex

Es gibt jetzt bei den Dokumentenarten 2 neue Checkboxen: ‚In Flex/Service unter Dokumente anzeigen‘ und ‚In Flex/Service auf erster Karteikarte anzeigen‘. Beide steuern getrennt die Anzeige von Dokumenten im Flex unter Serviceeinsätzen.

Achtung: Für die Standard-Dokumentenart für Fotos aus Flex muss mindestens einer der Haken gesetzt sein, sonst werden diese nicht angezeigt.

Mitarbeiter

Qualifikation der Mitarbeiter

An den einem Kontakt zugeordneten (eigenen) Mitarbeitern kann definiert werden, welche Qualifikation (Vertriebsmitarbeiter, Sachbearbeiter) diese bei dem Kunden ausfüllen. Bei der Zuordnung der Mitarbeiter im Vorgang ist entscheidend, wer welche Qualifikation für den konkreten Kunden ausübt.

Es dürfen am Kontakt nur Qualifikationen zugewiesen werden, die auch im Mitarbeiterstamm für den Mitarbeiter definiert sind. Am Mitarbeiter selbst können die Haken nur entfernt werden, wenn diese an keinem Kontakt in Verwendung sind. Das Modul Verkäuferwechsel berücksichtigt die Zuordnung der Qualifikationen (Verkäufer, Sachbearbeiter), die abweichend vom Mitarbeiterstamm eingestellt sind.

CO8

schnittstellen:copagent

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:02+00:00

COP-Agent

Concept Office verfügt über eine Schnittstelle zu cop agent. Dabei handelt es sich um eine Beschaffungslösung, die Sie bei allen einkaufsrelevanten Abläufen unterstützt. Die Produkt- und Preisrecherche zeigt an, welcher Lieferant die besten Einkaufspreise und Lieferzeiten bietet. Dazu erhalten Sie alle notwendigen Produktdetails wie Bilder oder technische Daten. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Anbieters: http://www.cop-software.de

Vor allem für Mitglieder der Compass-Gruppe bietet sich hier in Verbindung mit Concept Office ein echter Vorteil.

Mit Concept Office können Sie auf cop-Daten direkt aus der Warenwirtschaft zugreifen. Direkt im Vorgang oder einer Bestellung können Sie Einkaufspreise und Lagerbestandsdaten abrufen und aktualisieren. Über die Suche lassen sich nicht in Concept Office vorhandene Artikel finden und direkt im Vorgang anlegen.

Dieses Modul ist mit der Lizenz COP-Agent verfügbar.

Lesen Sie hier, welche Vorbereitungen getroffen werden müssen.

Import von Merklisten/Artikellisten

Anwendung aus Concept Office

Im Vorgang steht die Modulfunktion - COP-Agent starten - zur Verfügung.

Daraus öffnet sich die Seite zum COP-Agent sowie eine Übernahmemaske.

Button in COP - An Concept Office übertragen

Ist der Button nicht sichtbar, wenden Sie sich bitte an den COP-Support. Siehe administrative Voraussetzungen Vorbereitungen für das Verwenden der Schnittstelle zu "cop agent"

Über diesen Button lassen sich nun problemlos ganze Merklisten, sowie Artikellisten (Mehrfachmarkierung), aber auch einzelne Artikel nach Concept Office importieren.

Wir empfehlen, auftragsbezogene Artikel- und Artikellisten immer im Kontext eines Vorgangs zu importieren.
Da wir hier nur eine Map-ID zur Verfügung haben, ist es nicht möglich, die Artikel mit Bezeichnung o.ä. anzuzeigen. Bei Merklisten hingegen haben wir den Namen der Merkliste zur Verfügung.

Merklisten hingegen werden mit der entsprechenden Bezeichnung aus COP importiert. Hierbei sollte beachtet werden, dass bei der Benamung möglichst nicht mit „-“ und „_“ gearbeitet wird. Dies könnte dazu führen, dass die Bezeichnung nicht korrekt nach Concept Office übertragen wird.

Wird ein Artikel oder eine Merkliste übernommen, verschwinden diese aus der Übernahmemaske. Kommt es bei der Übernahme zu einem Fehler, bleiben der Artikel oder die Liste erhalten, um eine erneute Übernahme zu ermöglichen. Ist das nicht nötig, kann die Liste oder der Artikel über Entfernen gelöscht werden.

Über den Aktualisieren-Button lassen sich die aus COP exportierten Artikel und Listen anzeigen.

Wird der COP-Agent direkt aus dem Vorgang gestartet, geschieht nun alles mit Bezug auf diesen Vorgang. Artikel oder Listen, die aus cop nach Concept Office übergeben werden, ohne vorherigen Aufruf der Modulfunktion aus einem Concept Office Vorgang, werden in allen Vorgängen im Übernahmefenster angezeigt.

Suche in cop-Artikeln

Wird in der Matchcodesuche gezielt nach cop-Artikeln gesucht, ist direkt im Suchfenster erkennbar, ob der Artikel im Concept Office schon vorhanden ist.

Im Concept Office vorhanden	Bereits verknüpft	Bedeutung
Ja	Ja	Anhand von Herstellerartikelnummer oder EAN wurde ein passender Artikel gefunden und Artikel besitzt bereits eine cop Map-Id
Ja	Nein	Anhand von Herstellerartikelnummer oder EAN wurde ein passender Artikel gefunden, der Artikel besitzt keine cop Map-Id
Nein	Nein	Anhand von Herstellerartikelnummer oder EAN wurde kein passender Artikel gefunden, im CO existiert die MapID nicht

Artikel, welche bereits im Artikelstamm vorhanden sind, werden anhand des Standardschemas verknüpft oder aktualisiert.

Beim Abgleich nur über die Herstellerartikelnummer wird bei einem uneindeutigem Match eine Auswahl an Artikeln angeboten. Über die Herstellerartikelnummer liefert uns die Schnittstelle oft Ergebnisse > 1 und es kann manuell das richtige Ergebnis gewählt werden. Diese Funktion ist nur bei Einzelaktualisierung möglich, bei Massenaktualisieren wird eine Verknüpfung verhindert. Dazu gibt es eine entsprechende Meldung im Protokoll.

Übernahme

Für die Übernahme von cop-Artikeln wurde ein eigenes Schema implementiert. Im Übernahmeschema kann nun z.B. auch der EK-Preis abgewählt werden. Zur Nutzung muss mindestens ein Standardschema gespeichert werden. Das Standardschema wird beim Aktualisieren und Verknüpfen über die Concept Office ‚Suche in cop agent Artikeln‘ verwendet. Abweichend können weitere (z.B. pro Lieferant) angelegt werden.

Folgende Möglichkeiten zur Artikelnummernbildung bei der Übernahme aus cop stehen zur Verfügung

Einmalig das Schema für alle Artikel ohne Herstellerkürzel = Das Kürzel kann im Schema unter abweichende Kürzel hinzugefügt werden. Dieses Kürzel wird, wenn ausgefüllt, allen Artikeln des Imports vorangestellt. Keine automatische Bildung des Herstellerkürzels.

Herstellerkürzel aus den Stammdaten für die Artikelnummernbildung = Automatische Bildung der Artikelnummer, Artikelnummer und Herstellerkürzel des Herstellers (Datenpflege der Hersteller und cop manIDs notwendig)

Schema gruppiert pro Hersteller anzeigen = Das Kürzel kann im Schema unter abweichende Kürzel hinzugefügt werden. Dieses Kürzel wird, wenn ausgefüllt, allen Artikeln des Imports vorangestellt. Keine automatische Bildung des Herstellerkürzels. Eingabe/Schema wird einmal pro Hersteller angezeigt.

Für jeden Artikel einzeln das Schema anzeigen = Das Kürzel kann im Schema unter abweichende Kürzel hinzugefügt werden. Dieses Kürzel wird, wenn ausgefüllt, allen Artikeln des Imports vorangestellt. Keine automatische Bildung des Herstellerkürzels. Eingabe/Schema wird einmal pro Artikel angezeigt. Mit dieser Einstellung ist es außerdem möglich, jeden Artikel individuell anzulegen (z.B. Artikelart,Warengruppe…)

Konfiguration 458: Standardverhalten beim Artikelimport aus cop

Steuert das Standardverhalten beim Artikelimport aus cop bzgl. der Bildung von Artikelnummern und Anzeige der Übernahmeoptionen.

Herstellerkürzel aus den Stammdaten für Artikelnummernbildung verwenden
Einmalig das Schema für alle Artikel ohne Herstellerkürzel
Schema gruppiert pro Hersteller anzeigen
Für jeden Artikel einzeln das Schema anzeigen

Über die Konfiguration kann der Vorgabewert in der Übernahmemaske definiert werden. Ein manueller Wechsel ist in der Übernahmemaske jederzeit möglich.

Preise können beim Import im Vorgang und in der Vorgangs-Ek-Analyse Real-Time abgefragt.

Achtung: Eine Real-Time Abfrage kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

cop Sperre

Neue Checkbox am Kontaktgeschäftsbereich ‚Sperre für den cop agent‘. Hier können pro Lieferant und Geschäftsbereich die cop-Funktionalitäten gesperrt werden. Über die neue Warengruppengeschäftsbereichszuordnung im Modul Warengruppen, kann festgelegt werden welche Artikelwarengruppen zu welchen Geschäftsbereich gehören. Somit kann sichergestellt werden, dass bestimmte Artikel/Warengruppen nicht über cop agent aktualisiert oder verknüpft werden.

Ausgabe von Bestellungen an COP

Bestellungen können nach COP exportiert werden. Dafür steht die Bestellausgabeart cop Service zur Verfügung.

Erweiterte Einstellungen

In den Lieferantendaten des Firmenmoduls ist es möglich, die Aktualisierung des Bestandes (Status wird grau) und der EK-Preise über cop - Agent abzuwählen, so dass Artikel eines Lieferanten nicht mehr über cop aktualisiert werden.

Artikel, Bestellungen, Schnittstelle, Vorgänge

vertraege:alternativtoner

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-01T07:32:39+00:00

Alternative Verbrauchsmaterialien

Es besteht die Möglichkeit, im Vertrag oder an einer Maschine zu hinterlegen, ob diese mit original oder kompatiblem Verbrauchsmaterial beliefert werden soll.

Einstellungen am Artikel

Alle Verbrauchsmaterialien (Toner, Trommeln, Resttonerbehälter), sowohl original als auch kompatibel, müssen mit der entsprechenden ArtikelartTKD gekennzeichnet werden.

Es ist notwendig folgende Einstellungen in Stammdaten zu prüfen und ggf. anzupassen.

Original-Artikel

Am Original-Artikel müssen die möglichen Alternativen als Alternativartikel hinterlegt sein. Sind mehrere Alternativen hinterlegt, kann über Spalte Rang eine Reihenfolge festgelegt werden. Der Artikel mit dem höchsten Rang wird eingesetzt.

Alternativ-Artikel

Handelt es sich bei der Alternative um einen kompatiblen Artikel (z.B. Refill, Rebuild usw.), muss dieser als kompatibler Artikel gekennzeichnet werden. Die Kennzeichnung erfolgt in der Registerkarte TKD.

Achten Sie darauf, hierfür in den alternativen Artikel zu wechseln, sonst wird der originale Artikel mit diesem Kennzeichen versehen!

Einstellung im Vertrag

Die Verwendung von alternativen Verbrauchsmaterialien kann im Vertrag über die Registerkarte Rechnungsempfänger/Optionen und die Option Kompatible Artikel verwenden festgelegt werden.

Trifft dies nicht für alle Maschinen des Vertrags zu, so kann die Verwendung kompatibler Artikel an der jeweiligen Maschine im Vertrag Reiterkarte Vertragsmaschinen gesperrt werden.

Einstellung an der Maschine

Ist eine Maschine keinem Vertrag zugeordnet, so steht die Option auch direkt an der Maschine zur Verfügung.

Der Haken ist nur sichtbar, wenn die Maschine keinem Vertrag zugeordnet ist!

Verhalten bei manueller Erfassung

Wird im Service-Auftrag ein Toner erfasst, prüft Concept Office die Vertragseinstellungen, sowie die Einstellungen der Artikel. In Abhängigkeit der Einstellung der Konfiguration 426 wird bei Maschinen aus Verträgen, die kompatible Verbrauchsmaterialien erlauben, für welche ein originales Verbrauchsmaterial erfasst wird, der kompatible Artikel automatisch oder nach Rückfrage eingesetzt, falls dies lt. Vertragskonstellation zulässig ist.

Verhalten bei Datenimport

Beim Import einer Bedarfsmeldung, gilt nun:

Wenn vom MPS-System kein Verbrauchsmaterial explizit mitgegeben wird und
- es ist nur originales Verbrauchsmaterial erlaubt, dann wird der Artikel der angeforderten Farbe mit dem höchsten Rang im Material des Modells in den Auftrag aufgenommen.
- es ist kompatibles Verbrauchsmaterial erlaubt, wird am Artikel der angeforderten Farbe mit dem höchsten Rang im Material des Modells die Alternative mit dem höchsten Rang in den Auftrag aufgenommen. Zur Ermittlung werden aber nur Alternativen herangezogen, die im Artikelstamm als kompatibler Toner gekennzeichnet sind.

Wird vom MPS-System eine Artikelnummer mitgegeben und
- es ist nur originales Verbrauchsmaterial erlaubt, wird dieser Artikel in den Auftrag aufgenommen.
- es ist kompatibles Verbrauchsmaterial erlaubt, wird die Alternative mit dem höchsten Rang in den Auftrag aufgenommen, die an diesem Artikel hinterlegt ist. Zur Ermittlung werden aber nur Alternativen herangezogen, die im Artikelstamm als kompatibler Artikel gekennzeichnet sind.

alternativ, Artikel, kompatibel, Service-Aufträge, Toner, Verbrauchsmaterial, Verträge

vertragsabrechnung:vertragsoptionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-02-19T13:05:02+00:00

Optionen der Vertragsabrechnung

Im Modul Vertragsabrechnung stehen Ihnen zur Abrechnung von Verträgen verschiedene Optionen zur Verfügung. Nachfolgend finden Sie eine Vorstellung dieser Optionen sowie Hinweise und weiterführende Seiten.

Erlaubte Toleranz des Zählermeldedatums zum Intervallende in Tagen.
Hier kann festgelegt werden, wie groß der Abstand zum Intervallende sein darf. Dabei besteht die Möglichkeit in beide Zeitrichtungen (voraus und zurück) festzulegen, um viele Tage das Datum abweichen darf. Ist der Wert=0 dann erfolgt keine Prüfung.
Mindestrechnungsbetrag
Es erfolgt keine Berechnung, wenn der Rechnungsbetrag (netto) den hier hinterlegten Betrag unterschreitet (bspw. Folgeklickabrechnung unterschreitet den Wert einer Briefmarke). Als zusätzliche Option gibt es „Bei Unterschreitung als Nullrechnung abrechnen“, wodurch Rechnungen, die den Mindestrechnungsbetrag unterschreiten direkt als Nullrechnung abgerechnet werden. Ist der Haken gesetzt, verfällt der Rechnungsbetrag. Ist der Haken nicht gesetzt, wird der Rechnungsbetrag ins nächste Intervall geschrieben.
Max. Rechnungsbetrag
Es erfolgt keine Berechnung, wenn der Rechnungsbetrag (netto) den hier hinterlegten Betrag überschreitet.
Anzahl Intervalle auf Rechnung nicht angeben
Die Angabe der Intervalle wird auf der erzeugten Rechnung ausgeblendet.
Rechnungsgebühr nicht erheben
Die am Geschäftsbereich festgelegte Rechnungsgebühr wird nicht erhoben. Weitere Informationen zur Rechnungsgebühr am Vertrag: hier.
Rechnung mit negativem Betrag nicht zulassen
Es findet keine Berechnung bei einem negativen Betrag statt.
Klicks und Kontigente mit Betrag=0 auf Rechnung nicht ausweisen
Es findet keine Darstellung von Klicks oder Kontigenten auf der Rechnung statt, die einen Betrag gleich Null haben.
Aktive Jahres- und Halbjahresverträge mit Verlängerungsoption immer bis Intervallende abrechnen
Ist dieser Haken nicht gesetzt, werden im Voraus zu berechnende Pauschalen nur bis zum vorläufigen Vertragsende abgerechnet. Ist der haken gesetzt, wird von einer Verlängerung des Vertrages ausgegangen und bis zum rechnerischen Intervallende berechnet.
Pauschale nur gemeinsam mit Zählermeldung abrechnen
Dieser Haken verhindert, dass nur Pauschalen auf der Rechnung stehen, weil eventuell eine Zählerstandsmeldung noch nicht erfolgte oder nicht freigegeben ist.
Alle Dokumente drucken
Bei Verträgen mit dem Kennzeichen Einmalrechnung wird nur die erste Abrechnung auf Papier ausgedruckt. Bei weiteren Abrechnungen erfolgt die Abrechnung nur in Form einer Buchung ohne Ausdruck. Dieser Haken dient dazu, doch einen Ausdruck zu erhalten, obwohl es sich nicht um die erste Abrechnung handelt (bspw. bei Erhöhung der Wartungspauschale). Der Platzhalter für den Vertragsbeginn wird dann nicht aus dem Vertragskopf gezogen, sondern statt dessen wird das Datum im Feld Abrechnung zum eingesetzt.
Alten Mehrwertsteuersatz verwenden
Der alte Mehrwertsteuersatz wird für die erstellte Rechnung verwendet.
Behandlung von Negativ-Zählermeldungen
Es kann ein Vorgehen festgelegt werden, wenn der Fall auftritt, dass Negativ-Zählermeldungen vorhanden sind. Zur Auswahl stehen: - nicht zulassen, Abrechnung des Vertrages wird blockiert - gegen berechnete Kopien der letzten Rechnung prüfen - Freikopien reduzieren Negativmeldungen - Freikopien erhöhen Negativmeldungen - Freikopien nullen Über die Konfiguration 510 - „Abweichender Abrechnungsmodus für Negativmeldungen von Klicks“ kann gesteuert werden, wie die Einstellung in der Vertragsabrechnungsmaske belegt werden soll.

vorgaenge:katalogpreisliste

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:14+00:00

Erstellen Preisliste in Katalogform

Voraussetzungen

Für die Katalogerstellung aus Concept Office ist ein gesonderter Report, sowie eine Anpassungen der Dictionary-Datei nötig. Der Report wird standardmäßig mit Ihrem Logo und der Fusszeile mit Ihren Geschäftsdaten ausgestattet.

Anlage der Daten

Geplanten Inhalt des Kataloges als Vorgang anlegen

Empfohlen wird die Anlage einer Zusatzvorgangsart, damit der Vorgang nicht auftragseingangswirksam ist und nicht fakturiert werden kann.

Übernommen werden folgende Felder:

Vorgangstitel - Katalogtitel
Gültig bis - Gültigkeitsangabe des Kataloges
Abschnitte - Gruppierungsüberschriften
Abschnitte - Bilder
Artikelpositionen - Angebotsartikel
Textpositionen - Texte

Jeder Abschnitt bildet eine Seite des Dokuments. Der Abschnittstext ist die Seitenüberschrift. Die Position des Artikels im Abschnitt entspricht der Position auf der Seite. Pro Seite können 10 Positionen in einem 2-spaltigen Layout dargestellt werden, auf der ersten Seite, wegen den Kopfdaten, nur 8 Positionen. Werden im ersten Abschnitt nur 2 Positionen erfasst, können diese auf der ersten Seite hervorgehoben, z.B. für eine Aktion, dargestellt werden (Druckparameter „Seite 1 als Aktion darstellen“).

Erste Seite

Der Vorgangstitel bildet automatisch den Namen der Preisliste bzw. des Katalogs auf der ersten Seite. Die Angabe für „Gültig bis …“ kommt ebenfalls automatisch aus dem Vorgang. Der Druckparameter „Seite 1 als Aktion darstellen“, steuert, ob nur zwei Artikel auf der ersten Seite dargestellt werden. Ist der Haken gesetzt, darf der erste Abschnitt maximal 2 Positionen haben.

Folgeseiten

Die Bezeichnung des Abschnitts wird als Seitenüberschrift bzw. Kategorie ausgegeben und die Abschnittsposition entspricht der Position auf der Seite. Durch umsortieren in der Positionsliste, kann auf einfache Weise die Darstellung verändert werden. Artikel lassen sich so innerhalb einer Seite neu anordnen oder auf andere Seiten verschieben. Auch ganze Seiten lassen sich verschieben, in dem man die Reihenfolge der Abschnitte ändert.Die Abschnittsnummer wird auch als Seitenzahl angezeigt.

Darstellung einzelner Artikel

Wird im Vorgang eine Nummer im Feld „Kundenartikelnummer“ angegeben, wird diese angezeigt und wenn vorhanden nicht das Bild (Feld „Bildname“), sondern, wenn vorhanden, das Sammelbild (Feld „Bildname1“) angezeigt. So ist es möglich, platzsparend mit nur einer Position, einen Artikel darzustellen, den es in mehreren Ausführungen gibt. Der Text kann individuell über den Langtext des Artikels gesteuert formatiert werden.

Die Schriftgröße für Arial 6 kann nicht ausgewählt und muss manuell eingegeben werden. Ist der Druckparameter „Legende Farben anzeigen“ aktiviert (Standard), wird, sobald ein Artikel mit Varianten vorhanden ist (Kundenartikelnummer), über der Fußzeile eine Legende angezeigt.

Textbereiche

Es können formatierte Textblöcke mit und ohne Bezug zu einem Artikel eingefügt werden. Es empfiehlt sich als Positionsnummer eine Stelle mehr zu verwenden, z.B. „2.3.1“, damit die Reihenfolge der Positionen durchgängig erhalten bleibt.

Füllseiten

Ist die Anzahl der Abschnitte (Seiten) nicht durch 4 teilbar, kann mit „Füllseiten“ gearbeitet werden. Hierzu muss ein Bild (Format jpeg, 18×23 cm) im Concept Office-Ordner „..\CO\Reports\Privat\Preislisten“ existieren. Es kann dann einfach in der Positionsliste ein Abschnitt für die entsprechende Seite eingefügt werden, der als Bezeichnung den Namen der Bilddatei trägt. Aufgrund der Inhalte muss bei firmenspezifischen Bildern der Mandant vorangestellt (z.B. „Mustermandant-Logistik.jpg“) werden. Es ist sinnvoll sich hierfür einige Vorlagen abzulegen, um schnell darauf zugreifen zu können.

Bestandskontrolle

Mit dem Druckparameter „Freie Menge (Hauptlager) anzeigen“ kann eine Bestandskontrolle gedruckt werden. Als Bezeichnung werden nur noch die ersten 25 Zeichen der Artikelbezeichnung als Kurzbezeichnung ausgegeben und dafür zusätzlich die freie Menge auf dem Hauptlager. Diese Funktion ist hauptsächlich zur schnellen Kontrolle für den Einkauf gedacht. So kann ohne zeitlichen Aufwand die Verfügbarkeit für einen Aktionsflyer oder kleinen Katalog überwacht werden. Unterschrittene Mindestbestände oder 0-Mengen werden rot angezeigt. Wird das Feld „Kundenbestellnummer“ verwendet um mit einer Position mehrere Varianten eines Artikels darzustellen, werden unter der Kurzbezeichnung alle dazugehörigen Artikelnummern mit Bestandsinformation aufgelistet. Aktuelle Bestellmengen werden mit einem „(B)“ gekennzeichnet hinter der freien Menge angezeigt.

Diese Funktion ist im Basisreport nicht enthalten. Bitte kontaktieren Sie dazu den Support.

Druckparameter

Mittels Druckparameter lassen sich weitere Feineinstellungen für den Katalog vornehmen. Die Fusszeilen müssen zwingend mit dem Texteditor, der mit Klick auf die Lupe öffnet, gesetzt werden. Sollten Die Fusszeilen für mehr als einen Drucklauf erhalten bleiben, empfiehlt es sich die Textbausteine selbst entsprechend zu befüllen.

artikel:edi_artikel:edi_premium

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-15T13:57:25+00:00

Edi Premium

Durch die Einführung der Edi-Schnittstelle Premium ändert sich die Datenbasis der unter Ediartikel angezeigten Prüfungen der externen Artikeldaten gegen die Daten des CO-Artikelstamms. Die angezeigten Informationen werden nun nicht mehr direkt beim Aufruf der Anzeige generiert, sondern beim Import neuer externer Artikeldaten über die Edi-Schnittstelle. Dadurch ist es einmalig nötig, die angezeigten Daten für den bereits vorhandenen Datenbestand zu generieren. Die der Prüfung zugrunde liegenden Einstellungen werden dabei aus der Ediartikelmaske in eine neue Maske Edi Premium Optionen übernommen.

Edi Premium Optionen

Die bisher im Ediartikel vorhandenen Optionen zur Ediartikelprüfung können nun unter Edi Premium Optionen vorgenommen werden. Hierzu wird durch den Patch bereits ein gültiger Eintrag mit Standardeinstellung vorgenommen.

Prüfungsoptionen

Die Zeile für den Lieferanten Standard legt hierbei fest, wie Artikel von Lieferanten zu prüfen sind, für die kein abweichender Eintrag vorhanden ist.

Der Haken in den Prüfungen bezieht sich nur auf die Preiseinheit, ob die Abweichung geprüft wird, bestimmt der Schwellwert. Dieser sollte 0 sein, um nicht zu prüfen.

Ist eine Prüfung gesetzt, so löst diese beim Ausführen der Prüfungen einen Fehlerstatus am Ediartikel aus, durch den diese Datensätze herausgefiltert und gesondert bearbeitet werden können.

Prüfung aktiv	Fehlerfall
Mengeneinheit	Der Lieferant liefert eine andere Mengeneinheit, als am Lieferantenartikel hinterlegt. Bei gesetzter Mengeneinheitssperre wird kein Fehler ausgelöst.
Preiseinheit EK Liste	Die Preiseinheit des Listeneinkaufspreises weicht von der am Lieferantenartikel ab. Bei gesetzter Einkaufspreiseinheitsperre wird kein Fehler ausgelöst.
Preis EK Liste	Der Listeneinkaufspreis weicht um mehr als den eingegebenen Prozentsatz vom bisherigen Listeneinkaufspreis ab.
Preiseinheit EK Kip	Die Preiseinheit des Kip Einkaufspreises weicht von der am Lieferantenartikel ab. Bei gesetzter Einkaufspreiseinheitsperre wird kein Fehler ausgelöst.
Preis EK Kip	Der Kip Einkaufspreis weicht um mehr als den eingegebenen Prozentsatz vom bisherigen Kip Einkaufspreis ab.
Preiseinheit VK Netto	Die Preiseinheit des Nettoverkaufspreises weicht von der Standardpreiseinheit ab. Bei gesetzter Verkaufspreiseinheitsperre wird kein Fehler ausgelöst.
Preis VK Netto	Der Nettoverkaufspreis weicht um mehr als den eingegebenen Prozentsatz vom bisherigen Nettoverkaufspreis im Katalog Standard ab.
Preiseinheit VK Brutto	Die Preiseinheit des Bruttoverkaufspreises weicht von der Standardpreiseinheit ab. Bei gesetzter Verkaufspreiseinheitsperre wird kein Fehler ausgelöst.
Preis VK Brutto	Der Bruttoverkaufspreis weicht um mehr als den eingegebenen Prozentsatz vom bisherigen Bruttoverkaufspreis im Katalog Standard ab.

Haben Sie hier Änderungen Ihrer Standardeinstellungen vorgenommen, so ist es nun einmalig nötig, über die Schaltfläche Ausführen Ihre bereits vorhandenen Daten gegen diese Regeln zu prüfen. Dieser Vorgang sollte nur außerhalb des laufenden Betriebs durchgeführt werden, da es sich hier um einen sehr zeitaufwändigen Prozess handelt.

Erweiterungen durch Edi Premium Lizenz

Durch den Erwerb der Edi Premium Lizenz ist es möglich, einzelne Prüfungen für jeden einzelnen Lieferanten anzugeben, um so differenziert auf besonders kritische Daten reagieren zu können oder Daten zu ignorieren, die nicht importiert werden sollen. Außerdem ist die Möglichkeit gegeben Regeln für die automatische Übernahme von fehlerfreien Daten festzulegen. Diese Regeln werden ebenfalls im Dialog Edi Premium Optionen definiert.

Abbildung 2 - Optionen für die automatische Prüfung

Hierbei gibt es wieder einen Eintrag für den Lieferanten Standard durch den es möglich ist, zu definieren, wie mit Daten von nicht genannten Lieferanten verfahren wird. In Abbildung 2 würden diese Einstellungen dazu führen, dass die Daten aller Lieferanten, außer Soennecken LS1, nicht automatisch in den CO Artikelstamm übernommen werden. Für Daten von Soennecken LS1, die hingegen fehlerfrei durch den Prüfungsprozess gegangen sind, wurde eine Übernahme mit dem Importschema ‚Lieferanteneks geändert‘ durchgeführt.

Sowohl die Prüfungen als auch die automatische Übernahme werden hierbei nur für geänderte Daten durchgeführt. Neue Artikel werden somit nicht automatisch eingepflegt.

Erweiterung der Ediartikelmaske

In der Selektion der Ediartikel wird nun eine neue Spalte Fehlerhaft pro Lieferant angezeigt, durch die alle fehlerhaft geprüften Ediartikel in die Datenbearbeitung geladen werden.

Zusätzlich zu dieser Spalte ist es auch möglich über die Spaltenselektion einzelne Spalten pro Prüfungsfehler anzuzeigen.

Abbildung 3 - Ediartikel Selektion

In der Übersicht der Datensätze finden Sie zusätzlich zur Fehlermarkierung auch einen Hinweistext, der den Fehler beschreibt.

Abbildung 4 - Ediartikel Datenbearbeitung

Artikel, EDI

nl:installation:installation60

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:32+00:00

Installatie Concept Office 6.0

Dieser Artikel beschreibt die Installationsroutine zur Version 6.0.

Vorbereitungen

Die Systemvoraussetzungen von Concept Office müssen erfüllt sein.

Die benötigten Laufzeitbibliotheken werden, falls nicht vorhanden, während der Installation heruntergeladen und ebenfalls installiert.

Für die Installation werden Administratorrechte benötigt.

Neu-Installation

Die Neuinstallation installiert die lokalen Anwendungsdaten und richtet das zentrale CO-Verzeichnis ein.

Schritt für Schritt

Führen Sie die Setup-Datei aus und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Klicken Sie auf Weiter.

Geben Sie das gewünschte Programmverzeichnis (Anwendungspfad) an. Es wird empfohlen, den Standardwert zu verwenden.

Wählen Sie Neues Verzeichnis einrichten aus. Geben Sie den Speicherort für das Verzeichnis an. Es wird empfohlen, den Pfad in UNC-Notation anzugeben, auch wenn es sich um ein lokales Laufwerk handelt. Dadurch wird sichergestellt, dass jederzeit weitere Arbeitsplätze angebunden werden können.

Sie können nun die Pfadeinstellungen überprüfen und ändern. Es wird empfohlen, alle zentralen Pfade in einem einzigen, übergeordneten Verzeichnis abzulegen.

Wählen Sie als nächstes aus, welche Icons auf dem Desktop angelegt werden sollen. Für die Funktion der einzelnen Programme sind die entsprechenden Lizenzen erforderlich.

Klicken Sie auf Installieren, um zu beginnen.

Wenn Sie diesen Bildschirm sehen, wurde Concept Office erfolgreich installiert. Bevor es jedoch einsatzbereit ist, müssen weitere Einrichtungsschritte, wie zum Beispiel die Einrichtung der Datenbank, erfolgen.

Arbeitsplatz hinzufügen

Um einen weiteren Arbeitsplatz / Terminal-Server installieren zu können, muss zuvor an mindestens einem Rechner eine Neu-Installation mit Concept Office 6.0 durchgeführt worden sein, welche das zentrale CO-Verzeichnis erstellt und die Umgebung konfiguriert. Dieses Verzeichnis und die darin enthaltenen Steuerinformationen sind Voraussetzung für diese Art der Installation

Die Arbeitsplatzinstallation installiert die lokalen Anwendungsdaten und aktualisiert, falls nötig, die Ressourcen im zentralen CO-Verzeichnis .

Schritt für Schritt

Führen Sie die Setup-Datei aus und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Klicken Sie auf Weiter.

Geben Sie das gewünschte Programmverzeichnis (Anwendungspfad) an. Es wird empfohlen, den Standardwert zu verwenden.

Wählen Sie Vorhandes Verzeichns auswählen aus. Geben Sie das zentrale CO-Verzeichnis an. Sie können entweder den Pfad direkt eingeben oder über Wählen suchen.

Sie können nun die Pfadeinstellungen überprüfen und ändern. Es wird empfohlen, die Einstellungen beizubehalten.

Wählen Sie als nächstes aus, welche Icons auf dem Desktop angelegt werden sollen. Für die Funktion der einzelnen Programme sind die entsprechenden Lizenzen erforderlich.

Klicken Sie auf Installieren, um zu beginnen.

Installation

druck-manager:formularzuordnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-12-29T09:18:15+00:00

Formularzuordnung

In der Formularzuordnung werden die Bedingungen festgelegt, unter denen ein Report oder Formular auf einem Drucker gedruckt werden soll. Alle Reports und Formulare, die hier nicht konfiguriert sind, werden auf dem als Standarddrucker im Betriebssystem definierten Drucker des Rechners ausgedruckt.

Alle Felder, die bei der Konfiguration freigelassen werden, berücksichtigt das Programm nicht und sie werden daher mit dem Platzhalter !! (alle) gefüllt. Alle Einträge in die Tabelle werden durch Klick auf die Schaltfläche Speichern oder durch Wechsel in eine neue Zeile gespeichert.

Einträge werden gelöscht, in dem der Cursor in die betreffende Zeile gesetzt wird und dann auf die Schaltfläche Löschen geklickt wird.

Die Felder im Einzelnen:

Nr.	Automatisch gefüllte Zeilennummer.
Virtueller Formularname	Der Name, mit dem das Formular¹⁾ programmintern hinterlegt ist. Beim Klick in das Feld lässt sich eine Auswahlfeld öffnen. Eine Liste aller verfügbarer Formulare wird sichtbar. Neben dem programminternen Namen ist auch die Formularkategorie und unter der Spalte Bezeichnung der Name zu sehen, wie ihn der Anwender im Programm sieht. Dies soll eine Auswahl der Formulare erleichtern.
Benutzername	Auswahlkriterium: Benutzername (Login mit dem der Anwender am Computer angemeldet ist)
Rechnername	Auswahlkriterium: Name des Computers
Geschäftsbereich	Auswahlkriterium: Geschäftsbereich des Vorgangs für den das Formular gedruckt wird.
Kunde	Auswahlkriterium: Firmennummer des Kunden
Lieferant	Auswahlkriterium: Firmennummer des Lieferanten
Sprache	Auswahlkriterium: Formularsprache welches an der Anschrift des Kunden hinterlegt ist
Lager / Filiale	Auswahlkriterium: Das im Vorgang hinterlegte Lager. Hier kann mittels eines internen Schalters ²⁾ auch auf das Auswahlkriterium Filiale umgeschaltet werden.
Anzahl Exemplare	Wie viele Exemplare des Reports sollen gedruckt werden. (Wirkt nur wenn keine Seitensteuerung verwendet wird.)
Virtueller Druckername	Legt den Drucker fest, auf dem nach den Auswahlkriterien gedruckt werden soll. Mit Klick auf das Feld lässt sich eine Combobox öffnen und die vorher in der Druckereinrichtung konfigurierten Drucker können ausgewählt werden.
Exportverzeichnis	Falls es sich bei dem Druck um einen Exportdruck handelt (PDF, WORD), ist hier der Pfad zu hinterlegen wo die exportierte Datei abgelegt werden soll.
Spezielle Reportdatei	Hier kann ein speziell, für die hier getroffene Zuordnung, angepasstes Formular mit eigenem realem Dateinamen hinterlegt werden.
Seitensteuerung aktivieren	Ein Klick setzt einen Haken in das Feld und aktiviert die Seitensteuerung. Diese muss dann im Bereich Seitensteuerung konfiguriert werden. Ist die Seitensteuerung für ein Formular aktiviert, wird die hier angegebene Exemplaranzahl ignoriert und stattdessen die Exemplaranzahlen, wie in den Seitensteuerungseinträgen angegeben, verwendet. Dies gilt auch für den eingestellten Drucker und einen eventuell eingestellten Exportpfad.
Seitensteuerungsvorlage	Name der Seitensteuerung, die im Bereich Seitensteuerung festgelegt wurde.
Priorität	Die Sortierung der Einträge erfolgt vom Programm. Soll ein Eintrag bevorzugt werden, kann dies durch Eingabe einer höheren Priorität erfolgen. Niedrigste Priorität hat die 0. Es ist jedoch zu beachten, dass die prinzipielle Sortierung vom ungenauen zum genaueren Eintrag funktioniert.
Additiv	Deklariert den Formularzuordnungseintrag als additive Formularzuordnung, weitere Informationen zum additiven Druck finden Sie hier
Nur Druckparameter	Ist hier ein Haken wird, die Zeile blau dargestellt. Die Zeile dient nur zur abweichenden Druckparametereinstellung. Die Kunden- und Druckzuordnungen bleiben wie im Haupteintrag des Formulars.
Recherche-ID	Es kann pro Formularzuordnung eine Recherche hinterlegt werden. Diese wird beim Druck ausgeführt und das Ergebnis, wie in der Recherche angegeben, exportiert. Dabei wird die Dokument-Id (z.B. Rechnungsnummer) als Platzhalter für Recherche und Exportpfad verwendet. Im Fall eines Mailversandes des Dokuments wird die exportierte Recherche mit als Anhang versendet.
Bildungsvorschrift Exportdatei	Siehe unten.

Priorität
Mandant
Formularkategorie
Kriterium 1 - Geschäftsbereich
Kriterium 2 - Kunde
Kriterium 3 - Lieferant
Kriterium 4 - Sprache
Kriterium 5 - Lager oder Filiale
Benutzername
Rechnername

Beispiel Rechnungsversand per Mail

Gegebenheit: es existieren in der Formularzuordnung für das Rechnungsformular bereits mehrere Zeilen und zwar in Abhängigkeit vom Geschäftsbereich.

Zielstellung: für spezielle Kunden, die zuvor in einer Druck-Kundengruppe vermerkt worden, sollen die Rechnungen per Mail (anstelle in Papierform) verschickt werden.

Da von der Rangfolge her der Geschäftsbereich vorrangiger als der Kunde / die Kundengruppe behandelt wird, muss in dem Fall mit der Priorität gearbeitet werden und dazu die Zeile mit der Kundengruppe für den Mailversand eine höhere Priorität als die Zeilen für den Papierdruck erhalten.

Für Kassennutzer: Der Lieferscheindruck kann auch in den Stammdaten von Concept Cash eingestellt werden. Der Druck erfolgt dann am Bondrucker. Wenn nicht anders gewünscht (z.B. ein weiteres Exemplar für den Archivdrucker), ist keine weitere Einstellung im Druckmanager nötig.

Für die Drucker $PDF und $email lässt sich der Name der entstehenden PDF-Datei beeinflussen. Dies geschieht in der Spalte Bildungsvorschrift Exportdateiname. Folgende Platzhalter sind verwendbar:
#Kontaktnummer#
#Belegdatum#
#Belegnummer#
#Vertragsnummer#
#Vorgangsnummer#

Beispiel für einen Eintrag: RE_#Kontaktnummer#_#Belegnummer# führt zu RE_4711_0815.pdf.

Druckapplikation

Im Druck-Manager - Formularzuordnung ist es möglich, für die Drucksteuerung mittels der Spalte „Druckapplikation“ applikationsspezifische Einstellungen für Concept Cash, Concept Flex und Concept Office vorzunehmen.

Als Standard wird Druckapplikation=(alle) vorgegeben.

Wenn kein Eintrag mit Druckapplikation=(alle) vorhanden ist, dann muss für jede der Applikationen Concept Cash, Concept Flex und Concept Office ein separater Eintrag vorhanden sein. Ist dies nicht der Fall, dann fällt die Drucksteuerung für Applikationen ohne separaten Eintrag auf den Standarddrucker zurück.

Bei einer additiven Formularzuordnung gilt wie bisher auch:

Jede zutreffende Formularzuordnung wird dem Druckauftrag hinzugefügt. Wenn es beispielsweise beim Druck in Concept Office eine additive Formularzuordnung mit Druckapplikation=(alle) und eine weitere additive Formularzuordnung mit Druckapplikation=Concept Office gibt, dann werden beide Formularzuordnungseinträge dem Druckauftrag hinzugefügt, weil beide Einträge zutreffend sind.

ACHTUNG: Mit dieser Funktion werden alle in Flex erzeugten Dokumente laut Druckmanager gedruckt (z.B. auch Reparaturaufträge). Ist das nicht gewünscht, so können diese Dokumente mit der oben beschriebenen Einstellung auf den Drucker $Null umgeleitet werden. Der Drucker $Null unterdrückt den Ausdruck.

Druck-Manager, Drucken

¹⁾

auch Report genannt

²⁾

Eintrag in der Datei Office.dat: DruckKriterium5=„Filiale“

howto:bestellaenderung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:38+00:00

Bestelländerung - Bereits ausgelöste Bestellungen nachträglich noch ändern

Früher war es notwendig, eine Bestellung zu stornieren und/oder zu löschen, um eine Änderung in einem Vorgang bei einer Bestellung nachträglich zu erfassen und zu bestellen.

Mit dem Bestelländerungsverfahren ab Version 7.1 von Concept Office (Standard) oder 7.0 (nachträglich aktiviert) wurde hier eine einfachere Vorgehensweise geschaffen.

In Concept Office 7.0 muß das Verfahren durch den Support erst aktiviert werden. Da diese neue Funktion eine Änderung der Bestellprozesse darstellt, ist eine Webschulung obligat.

Voraussetzung für eine Bestelländerung:

Die betreffende Bestellung befindet sich im Bearbeitungsstatus bestellt oder bestätigt durch denLieferanten.

Jede Änderung in Bestellungen sollten im Vorfeld auf mit dem Hersteller besprochen werden (insb. wegen des Zeitpunkts des Produktionsbeginns / Änderung noch möglich / Konditionen etc.). Hier empfiehlt sich nach wie vor die telefonische Kontaktaufnahme. Die Bestelländerung in Concept Office bildet nur den Prozeß in der Warenwirtschaft selbst - z.B. für Ihre Statistik - ab.

Bitte beachten Sie, dass Bestelländerung bei Verwendung von elektronischen Bestellungen (z.B. per EDI) oder per Mail nicht nochmals an den Hersteller gesendet werden dürfen. Also nicht per Mail und nicht als Druck via OEXXml. Diese dürfen nur für Sie als Dokumentation auf Papier bzw. für DMS gedruckt werden. Der Hersteller wird ausschließlich von Ihnen direkt kontaktiert. Änderungen bearbeitet der Hersteller direkt in seinem System. Diese Vorgehensweise wird ausdrücklich von verschiedenen Herstellern so gewünscht. Eine erneute Übertragung der Bestellung auf elektronischem Weg kann beim Hersteller nicht adäquat verarbeitet werden!

Vorbereitung erstmalig:

Setzen Sie unter Weitere Stammdaten / Geschäftsbereiche für die betreffenden Geschäftsbereiche der Büroeinrichtung die Funktion „Möbelfunktionen freischalten“.

Falls die Funktion Bestelländerung aktivieren bei Ihnen nicht verfügbar ist, setzen Sie sich bitte mit unserem Support in Verbindung.

Wichtig: Führen Sie Positionsänderungen ausschließlich im pCon.basket durch:

Artikelvarianten
Mengen
Wegfall von Positionen
Neue Positionen

Änderung des Liefertermins, des Liefer-u. Lagerortes werden direkt im Bestelldatensatz durchgeführt. Sie können eine Bestellung auch mehrfach ändern. Wichtig ist es, nach erfolgter Änderung, die Bestelländerung durch das Auslösen eines aktuellen Bestelldrucks abzuschließen! Die eigentlichen Änderungen werden im System nicht separat aufgezeichnet. D.h. Umfangreiche Bestelländerungen sollten separat dokumentiert werden. Die Änderungen lassen sich in Concept Office nur über die Druckhistorie des Bestelldatensatzes einsehen!

Bestelländerung aktivieren:

Um eine Bestelländerung durchzuführen, öffnen Sie den betreffenden Datensatz und wählen „Bestelländerung aktiveren“.

Allgemeine Bestelldaten ändern: Allgemeine Bestelldaten wie Lieferanschriften, Liefertermin (Terminwunsch) oder auch das Lager. Diese Punkte können Sie, nachdem die Bestelländerung aktiviert wurde, in der Bestellung selbst ändern.

Die Lieferanschrift kann manuell im Bestellkopf abgeändert werden.

Lieferanschrift ändern durch Lageränderung: Die Lieferanschrift kann durch eine Lageränderung auf das „kein Lager, Direktlieferung„ zusätzlich geändert werden. Hier hat man nun die Möglichkeit aus der Anschriften-Datenbank eine bereits angelegte Anschrift auszuwählen.

Das Lager kann natürlich in diesem Zuge auch einzeln geändert werden. Die Adresse des Lagers wird dann automatisch als Lieferanschrift gesetzt. Wichtig hierbei ist, dass nur dem Sammelartikel bzw. Artikel zugeordnete Läger ausgewählt werden können.

Änderung von Positionsdaten: Im Zuge der Bestelländerung ist es nun auch möglich, Artikel bis zur Variante zu ändern. Um die Positionsdaten zu ändern, müssen Sie zum bestehenden Vorgang, welcher Ihrer Bestellung zugeordnet ist. Die Änderungen werden im pCon.basket durchgeführt! In der Positionsliste werden alle Artikel, die in einer Bestellung mit aktiver Bestelländerung violett angezeigt.

Sobald Sie den pCon.basket öffnen, werden Sie darauf hingewiesen, dass es offene Bestelländerung vorhanden sind. Diese Meldung kann abgewählt werden.

Die Menge können Sie im pCon.basket ändern. Diese kann in der Artikelliste oder zum jeweiligen Artikel in der Artikelkalkulation geändert werden.

Die Variante kann im pCon.basket ebenfalls geändert werden. Hierzu den gewünschten Artikel selektieren und im Reiter „Konfiguration“ abändern. Hier kann die komplette Variante geändert werden. Sobald der Basket geschlossen wird, werden die Neuerungen in Concept Office übertragen und können bestellt werden.

Es können nun neue Artikel in eine bestehende Bestellung, bei der eine Bestelländerung vorhanden ist, hinzugefügt werden. Hierzu müssen die neuen Artikel im pCon.basket ausgewählt und konfiguriert werden, der Basket geschlossen und die Artikel neu bestellt werden. Wichtig hierbei ist, dass beim Bestellvorgang dieser Haken (siehe Bild unten) gesetzt wird. Er darf jedoch nur in Bestellungen aus Bestelländerungen gesetzt werden!

Anschließend muss die Bestellung manuell gedruckt werden. Nach dem Druck ist aus der erfassten Bestellung eine bestellte Bestellung geworden. Die Bestelländerung schließen Sie ab, in dem Sie die Bestellung unter Sonstiges erneut auslösen.

Wie bereits eingangs erwähnt, ist es zwingend notwendig, bei Bestellungen per Concept EDI - also elektronischen Bestellungen - vor dem Druck der Bestellung im Reiter Lieferdaten/Sonstiges der Bestellung auf Ausgabeart „Papier“ umzustellen. Versenden Sie keine Bestelländerungen per EDI (OEXXml), da Hersteller dies nicht verarbeiten können!

Damit erzeugt das System eine neue Version Ihrer Bestellung. Dies können Sie im Vorgang in den Bestellungen nachvollziehen.

Bestelländerungen können nur durch einen Bestelldruck beendet werden. Das Rückgängig-machen des Aktivieren einer Bestelländerung ist anders nicht möglich! Sollten Sie also versehentlich eine Bestelländerung ausgelöst haben, können Sie diese einfach Drucken („nur Daten erzeugen“), um den Status wieder zurückzustellen.

lizenzen:lizenzen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T10:47:06+00:00

Lizenzverwaltung

Voraussetzungen

Für die Nutzung des Moduls Lizenzverwaltung ist eine CO-Lizenz erforderlich.

Artikelanlage

Es gibt 2 Möglichkeiten die Lizenzen anzulegen. Je nach Anwendungsfall wird die entsprechende „Artikelart Allgemein“ gesetzt.

Werden die Lizenzen nur im Vertrag aufgenommen, so wird der jeweilige Artikel im Artikelstamm mit der „Artikelart Allgemein“= „Bearbeitungsgebühr / Dienstleistungen“ angelegt.

Für die Erfassung im Vertrag müssen die Lizenzen nicht mit einer Identnummer erfasst werden. In diesem Fall reicht es aus, die Lizenzen über die Artikelnummer im Vertrag aufzunehmen.

Sollen die Lizenzen mit einer Lizenznummer im Modul Lizenzen einzeln verwaltet werden, so wird der jeweilige Artikel im Artikelstamm mit der „Artikelart Allgemein“= Lizenz angelegt.

Um die Anzahl der verfügbaren Lizenzen zu verwalten, bietet es sich an, für diesen Artikel ein Lager zu hinterlegen. Damit kann über den Lagerbestand die verfügbare Anzahl an Lizenzen ermittelt werden.

Damit bei der Buchung der Lizenzen, über den Wareneingang, für jede Lizenz eine Identnummer und ein Lizenz-Key hinterlegt werden kann, wird in den Mengeneinheiten eine Inhaltsmenge=1 angegeben, sonst wird nur eine Lizenznummer gebucht.

Lizenzen werden im Modul Lizenzen mit einer Identnummer und Lizenznummer verwaltet.

Das Zubuchen der Lizenzen wird über die Warenbuchungen durchgeführt, kann aber auch manuell im Modul Lizenzen erfolgen.

Lizenzen können über das Modul Bestellungen beim jeweiligen Lieferanten bestellt werden.

Über das Modul Warenbuchungen werden die Lizenzen zugebucht. Hierbei erfolgt analog dem Zubuchen von Maschinen, eine Vereinzelung der Lizenzen. Für jede Lizenz wird eine Identnummer und der zugehörige Lizenz-Key eingetragen. Nach dem Buchen werden die gebuchten Lizenzen im Modul Lizenzen angezeigt.

Lizenzverwaltung

Das Modul Lizenzen befindet sich unter Aktuell-Service. Hier können die Lizenzen verwaltet werden.

Lizenzen werden ähnlich wie Maschinen, mit einer Identnummer vereinzelt. Weiterhin kann die Lizenznummer hinterlegt werden. Dies entspricht beim Buchen über den Wareneingang, dem Feld Seriennummer.

In der Karteikarte Ein-/Verkauf werden die Einkaufs- und Verkaufsdaten erfasst.

Erfassung

Über die manuelle Anlage können bereits bestehende Kunden-Lizenzen erfasst werden.
Über den Button „neu“ wird eine fortlaufende System-ID vergeben.
Über das Modul Warenbuchungen können Lizenzen mit einer Identnummer gebucht werden.
Über die Vorgangsbearbeitung werden die Daten der Lizenzen aus dem Vorgang übernommen

Feldbeschreibung im Lizenzverwaltungs-Modul

Eingabe

Firma = Kunde
Artikel = Lizenz-Artikel
Vorgang = Vorgang über den die Lizenz verkauft wurde
Lizenznummer(n) = Lizenz-Key der gelieferten Lizenzen
Gültig Ab: = Datum, ab wann die Lizenz gültig ist
Gültig Bis: = Gültigkeit der Lizenz bis.
Menge = 1 (Vereinzelt wird immer=1 gesetzt)
Lager= Das Lager an dem die Lizenzen geführt werden
Zustand= aktueller Zustand, ob die Lizenz am Lager verfügbar ist, oder dem Kunden zugeordnet ist (erfolgt hierbei analog den Maschinen)
Version= freier Text
Bemerkung = freier Text

Ein- Verkauf

Einkauf

Bestellnummer= CO-Bestellnummer, über die die Lizenz beim Lieferanten bestellt und zugebucht wurde
Lieferscheinnummer= Lieferscheinnummer, mit der der Wareneingang gebucht wurde
Rechnungsnummer= Rechnungsnummer die zu Bestellung gebucht wurde
Lieferantennummer = der Lieferant, über den die Lizenz eingekauft wurde
Eingangsdatum= Wareneingangs-Datum
Rechnungsdatum = Rechnungsdatum des Lieferanten
Letzter Inventurwert= wie wurde die Lizenz zur letzten Inventur bewertet
Einkaufspreis= Einkaufspreis beim Lieferanten

Verkauf/Rücknahme

Lieferscheinnummer= Lieferscheinnummer aus dem CO-Vorgang
Rechnungsnummer= Rechnungsnummer aus dem CO-Vorgang
Lieferdatum= Lieferscheindatum aus dem CO-Vorgang
Rechnungsdatum = Datum der Rechnung aus dem CO-Vorgang
Verkaufspreis= Verkaufspreis aus dem CO-Vorgang

Übersicht im Lizenzverwaltungs-Modul

In der Übersicht werden die erfassten Lizenzen angezeigt.

Hier kann nach Artikel, Hersteller, Kunde etc. gesucht (Fernglas-Suche) und gefiltert (Filterzeile Übersicht) werden.

Erfassung über die Vorgangsbearbeitung

Im Vorgang wird zunächst der Lizenzartikel als Position eingefügt. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf die Position, oder Karteikarte „Positionsverarbeitung) kann die Erfassungsmaske für die Lizenzdaten aufgerufen werden. Dies wird analog zur Maschinen-Reservierung, über Identartikel reservieren vorgenommen.

Über die Erfassungsmaske können für die ausgewählte Position die vorhandenen Lizenzen ausgewählt werden.

Die Rechnung wird nur gedruckt, wenn die oben genannten Lizenzdaten erfasst sind.

Lizenzen im Vertrag

Für die Abrechnung von Lizenzen ist eine Reportanpassung der Vertragsrechnung und -gutschrift notwendig

Konfiguration 555: Abrechnungsintervall auf Kalenderjahr abstimmen (Lizenzen)

0 - Nein - Intervall wird auf den Abrechnungszeitraum abgestimmt
1 - Ja - Intervall wird auf das Kalenderjahr abgestimmt

Damit kann eine getrennte Eingabe der Abrechnungsintervalle für Lizenzen erfolgen. Pauschalen und Klick-Abrechnungen werden über die Konfiguration 79 gesteuert.
Der Wertzeitraum kann neben der Konfiguration 27 jetzt auch im Vertrag, auf der entsprechenden Erlös-Karteikarte eingestellt werden.

Im Modul Vertragsarten muss für die jeweilige Vertragsart das Kennzeichen „Lizenzverwaltung“ gesetzt werden. Wird nur der Haken Lizenzverwaltung aktiviert, so wird im Vertrag die Karteikarte der Erlöse (Wartung, Miete und Klick) ausgeblendet. Sollte es notwendig sein, dann kann jedoch auch eine parallele Erfassung von klassischen Erlösen, Kontingenten und Lizenzen erfolgen.

Modul Verträge

Der Lizenz-Vertrag wird im Modul Verträge, mit der entsprechenden Vertragsart angelegt. Vorbelegte Standardwerte werden aus der Vertragsart übernommen. Die weitere Anlage erfolgt analog der normalen Vertragsanlage.

Im Vertrag, unter Rechnungsempfänger/Optionen werden die Einstellungen für die Lizenzabrechnung vorgenommen (analog Pauschalen und Klicks).

Ist in der Vertragsart, neben der Lizenzverwaltung, noch ein weiterer Erlös aktiviert, so können neben den Lizenzen auch noch die klassische Vertragserlöse erfasst werden.

Lizenzen in die Vertragserlöse aufnehmen

Eine Tag-genaue Abrechnung ist möglich, da jede Auf- und Abstockung mit einem Beginn-Datum erfasst wird. Zur Erfassung der Lizenzen im Vertrag wird der entsprechende Lizenz-Artikel aus dem Artikelstamm ausgewählt.

Ein Artikel muss nicht zwingend als Artikelart (allgemein) den Wert Lizenz haben. Prinzipiell kann jeder beliebige Artikel als Lizenz abgerechnet werden.

Die Eingabe der Lizenz-Erlöse erfolgt im Vertrag, in der Karteikarte Lizenzen.

Im oberen Teil werden die Lizenzen erfasst.

Hierbei wird der Lizenzartikel eingegeben. Es muss keine Lizenz im Modul Lizenzen vorhanden sein.

In Der Lizenzerfassung wird der Lizenzartikel ausgewählt. Hierbei wird der Wertzeitraum aus der Rubrik Rechnungsempfänger/Optionen, übernommen.

Abweichend kann jedoch auch ein Lizenzerlös mit einem abweichenden Wertzeitraum angelegt werden.

Vertragsbeginn, -Ende und das Ende der ersten Abrechnung werden analog zu den klassischen Vertragserlösen erfasst.

In der unteren Tabelle werden die Menge und das Start-Datum der Lizenzen eingegeben.

Aufstockungen werden mit positiver Menge erfasst
Abstockungen mit negativer Menge

Über den eingestellten Wertzeitraum, unter Rechnungsempfänger/Optionen, kann eingestellt werden, ob die Werte pro Monat, oder pro Abrechnungszeitraum eingegeben werden.

Wird eine Lizenz nur für einen bestimmten Zeitraum erfasst, dann muss zum Ende der Laufzeit die Menge mit negativer Menge erfasst werden.

Aufstockung ab Zeitraum X werden als zusätzliche Zeile erfasst
Abstockungen werden als separate Zeile mit Menge = Minus erfasst

Wird am Lizenz-Grundartikel EK und VK-Preise hinterlegt, dann werde diese in den Vertrag übernommen. Der Preis wird in diesem Fall für die Berechnung gezogen. Soll ein abweichender Preis im Vertrag eingefügt werden, dann kann dies in der Spalte Preise erfolgen.

Gibt es zum Kunden im Modul Lizenzen Einträge, so kann auf diese zugegriffen werden. Diese können im Feld Lizenznummer aufgerufen werden.

Die aktuelle Menge der Lizenz-Zeile ergibt sich aus den Auf- und Abstockungen.

Die Menge wird unabhängig vom Zeitraum angezeigt.
Bei der Erfassung der Preise, in der Rubrik „Auf- und Abstockungen“ könne diese als fester Preis hinterlegt werden
Änderungen am Preis müssen dann im jeweiligen Vertrag angepasst werden. Dies erfolgt im Feld Preise (monatlich)
Wird im Feld Preise (monatlich) der Wert „-1“ hinterlegt, dann wird der Preis aktuell aus dem Lizenz-Artikel gezogen.
- Wird jetzt am Lizenz-Artikel der Preis geändert, so wird dies in allen Verträgen, wo dieser Lizenz-Artikel hinterlegt ist und unter Preise (monatlich) der Wert =-1 hinterlegt ist, berücksichtigt.
- Bei der nächsten Vertragsabrechnung wird dann der geänderte Preis aus dem Lizenz-Artikel gezogen.

Soll eine Lizenz einer Maschine zugeordnet werden, dann muss die entsprechende Maschine im Vertrag erfasst werden.

Die Maschine wird über „Maschinen/Erlöse hinzufügen“ in den Vertrag aufgenommen. Hierbei muss nicht zwingend ein Erlös erfasst werden.
Zu beachten ist hierbei, dass die Maschinenzuordnung mit Anlage der Lizenz-Zeile erfolgen muss. Wird der Eintrag gespeichert, so kann nachträglich keine Maschine zugeordnet werden.
In diesem Fall muss die angelegte Position gelöscht und neu erfasst werden.
Die Zuordnung einer Lizenz, zu einer Maschine wird in den Maschinen selbst, unter Verträge/Kosten angezeigt.
Die Zuordnung einer vorhandenen Lizenz, aus dem Lizenzmodul erfolgt über die Rubrik „Auf- und Abstockungen“, über die Auswahl der Lizenznummer.

Ist abzusehen, dass Supportleistungen für die Lizenzen anfallen, die Bestandteil des bestehenden Vertrages sind, dann kann dies:

in der Vertragsart, als Vertragsleistung hinterlegt werden.
als Kontingent im Vertrag angelegt werden.

In diesem Fall sollte die Abwicklung von Supportleistungen über eine „Dummie-Maschine“, die in den Vertrag aufgenommen wird, abgewickelt werden. Die spätere Erfassung und Verrechnung kann dann über diese „Dummie-Maschine“, in einem Service-Auftrag erfolgen.

Vertragsabrechnung

Die Vertragsabrechnung der Lizenzen erfolgt im Modul Vertragsabrechnungen.

Sollen nur die Lizenz-Verträge abgerechnet werden, so kann dies über die Einschränkung nach der Vertragsart erfolgen.

Um die Lizenzen abzurechnen ist unter „Berücksichtigen“ der Haken für Lizenzen zu setzen.

Beispiel für die Lizenzabwicklung im Vertrag

Wird ein Lizenz-Erlös erfasst und abgerechnet und im laufenden Intervall eine Aufstockung, oder Ab-stockung vorgenommen, dann kann die Berechnung nachträglich durchgeführt werden.

Hierbei erfolgt eine Verrechnung im neuen Intervall oder eine Nachberechnung zum laufenden Intervall, indem die Abrechnung der neu erfassten Erlöse zum Intervall-Ende berechnet werden.

Beispiel:

Erlösposition1 wird zum 01.06, im Voraus abgerechnet

Aufstockung erfolgt zum 15.06.

Abrechnung kann zum 30.06. nachberechnet werden:

Oder zum nächsten Intervall, mit der Folgeabrechnung nachberechnet werden:

Gleiches ist bei Abstockungen möglich:

Nachberechnung im Intervall

Nachberechnung mit der nächsten Intervall-Abrechnung

moebelkonditionen:moebelkonditionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-18T09:17:21+00:00

Möbelkonditionen

Allgemein

In der Regel werden auf gegeben. Auch können es Vereinbarungen mit dem Kunden abgeschlossen werden, die in Abhängigkeit zum Hersteller einen definierten
erhalten.

Die Anlage einer Möbelkondition macht Sinn, wenn die Konditionsvereinbarung in geregelter Form besteht, bspw. als Konditionsdatenblatt, Rahmenvertrag oder einen Projektbezug aufweist.

Die Konditionen können immer in Abhängigkeit vom Hersteller oder einer bzw. mehrerer Produktserien angelegt werden. Dies gilt auch für begrenzte Aktionen auf einzelne Produktmodelle.

Gilt eine Kondition für mehrere Serien, so sind diese mit Semikolon getrennt und ohne Leerzeichen anzugeben
z.B. MC;TL;EL

Suche & Anlage einer Möbelkondition

Die Anlage einer Kondition erfolgt im Modul Möbel-Konditionen, welches unter Stammdaten zu finden ist.

Beim Öffnen des Moduls kann in der Übersicht nach bestehenden Konditionen gefiltert werden. In dem nachfolgenden Beispiel ist eine Grundkondition vom Lieferanten ersichtlich (25+10%). Für den Kunden Adidas besteht eine 2. Einkaufskondition (45+10%) mit zugehöriger Verkaufsrabattierung (10+7,5%).

Soll eine neue Kondition angelegt werden, ist ein Wechsel zu dem Reiter Eingabe erforderlich. Über die Schaltfläche Neu wird ein neuer Datensatz angelegt.

Hier ist dieses Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht

Anlage kunden- bzw. lieferantenübergreifender Möbelkonditionen erlauben?

Nein
Ja

Beispiele

Beispiel 1:

Erfassung einer Lieferantengrundkondition

1. Zuordnung des Lieferanten test

Nachdem im oberen Bereich alle Zuordnungen erfolgt sind, sollte gespeichert werden. Ansonsten gibt es die folgende Information:

2. Erfassung der vereinbarten Kondition

3. Neuer Konditionssatz

Mit der nächsten Positionserfassung wird für diesen Lieferanten der neue Konditionssatz zugrunde gelegt.

Beispiel 2:

Erfassung einer kundenbezogenen Kondition

1. Zuordnung des Kunden und des Lieferanten

Zusätzlich kann hier im Rahmenvertrag eine Vertragsnummer oder der Kundenname eingetragen werden. Diese® wird dann bei der Lieferantenbestellung angezeigt.

Für elektronische Bestellungen ist die Angabe einer bestehenden Rahmenvertragsnummer zwingend erforderlich, um eine fehlerfreie Bestellung (bzgl. der Konditionen) zu gewährleisten. Rahmenvertragsnummern bzw. entsprechende Konditionen sind über Konditionsblätter oder auch Internetauftritte der Hersteller zu erfahren.

Nachdem im oberen Bereich alle Zuordnungen erfolgt sind, sollte gespeichert werden. Ansonsten gibt es die folgende Information:

2. Erfassung der vereinbarten Kondition

3. Neuer Konditionssatz

Mit der nächsten Positionserfassung wird für diesen Lieferanten in Bezug auf den hinterlegten Kunden der neue Konditionssatz zugrunde gelegt.

Bei der Anlage Anlage kunden- bzw. lieferantenübergreifender Möbelkonditionen ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Anlage kunden- bzw. lieferantenübergreifender Möbelkonditionen erlauben

Steuert ob das Feld Filiale Legt fest, ob der Nutzer das Recht hat kunden- bzw. lieferantenübergreifende Möbelkonditionen anzulegen.

Nein
Ja

FAQ

F: Ich habe eine Grundkondition für einen Lieferanten angelegt. Für eine Produktserie erhalte ich abweichende (bessere) Konditionen. Ist dies möglich?

AW: Ja, das ist möglich. Die serienbezogene Konditiom muss entsprechend angelegt werden. Es können auch mehrere Serien benannt werden. Dazu wird eine weitere Kondition mit Benennung der Serie(n) angelegt. Mehrere Serien können durch ein Semikolon benannt werden.

F: Der Lieferant gewährt uns für einen Kunden einen Sonderrabatt, welcher jedoch zeitlich ist. Wie kann ich diese zeitliche Befristung erfassen?

AW: Die zeitliche Befristung ist über die Eingabe eines Gültigkeitsdatums direkt in der kondition möglich. Wird der Zeitraum erreicht, greift die Kondition. Wird der angegebene Zeitraum überschritten, wird der Konditionssatz ignoriert. Dann gilt, soweit vorhanden, die Grundkondition.

F: Ich möchte für einige Lieferanten eine kundenbezogene Standardkondition hinterlegen. Die Lieferantenkonditionen entsprechen jedoch den Grundkonditionen. Muss ich diese Grundkondition trotzdem nochmal bei der Kundenkondition erfassen?

AW: Nein, das ist nicht notwendig. Steht im Einkaufskonditionsfeld eine 0, ermittelt Concept Office automatisch die nächste gültige Kondition.

F: Ich erhalte von einem Lieferanten für einen Artikel eine besondere Einkaufskondition, jedoch nur für einen begrenzten Zeitraum. Kann ich diese Kondition auch Artikelebene erfassen? AW: Dies ist möglich. Legen Sie eine neue Kondition mit Hinterlegung der Artikelnummer an. Es können auch Platzhalter verwendet werden; bspw. ein *. Die Begrenzung lässt sich über Gültig bis erreichen.

F: Ich habe einige Konditionen für einen Lieferanten angelegt, auch für spezifische Kunden. Seltsamerweise zieht sich das System für einige Produkte anstatt der der kundenspezifischen Kondition die Grundkondition für den Lieferanten. Im folgenden Beispiel würde ich erwarten, dass bei Auswahl des Kunden Adidas im Vorgang auch dessen (bessere) Konditionen verwendet werden.

AW: Das Programm arbeitet die Konditionsermittlung nach einer eingestellten Reihenfolge ab. In dem oben gezeigten Beispiel ist zwar die kundenspezifische Kondition die Bessere, sofern jedoch die Produktlinie AZ gewählt wird, ziehen die serienspezifischen Konditionen. Das Verhalten kann geändert werden, siehe Konfiguration 139. Hierbei wäre die Einstellung 1 zu wählen.

F: Ich habe einen Lieferanten angelegt, welcher mit mehreren Herstellerkürzeln arbeitet. Die Konditionen unterscheiden sich zwischen den einzelnen Herstellerkürzeln. Wie lässt sich dies abbilden?

AW: In Concept Office können Sie für den jeweiligen Lieferanten mehrere Konditionen anlegen. Dabei ist es wichtig, dass Sie das jeweilige Herstellerkürzel darunter eintragen.

F: Ich habe bereits Positionen erfasst und lege eine Möbelkondition an. Greift diese für die bereits erfassten Positionen?

AW: Bestehende Positionen bleiben von der Kondition unberührt.

op-verwaltung:op-verwaltung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-23T07:14:05+00:00

Mahnwesen in der OP-Verwaltung

Im Rahmen einer Offenen-Posten-Verwaltung über welche Rechnungen durch manuelles Bearbeiten sowie auch durch angeschlossene Finanzbuchhaltungsschnittstellen automatisiert ausgeglichen werden können, ist das mehrstufiges Mahnverfahren eine weitere grundlegende Ergänzung des Funktionsumfangs von Concept Office. Das Mahnwesen ist im Modul OP-Verwaltung zu finden.

Für das Modul wird die Lizenz Mahnwesen benötigt. (außer OP-Abgleich)

Voraussetzungen

Einstellen der Zahlungsbedingungen

Die Ermittlung der ersten Mahnstufe, z.B. die einer Zahlungserinnerung, erfolgt über die am Vorgang hinterlegte Zahlungsbedingung. Die einzelnen Zahlungsbedingungen müssen daher vorher klar definiert werden.

Die Einteilung, wann eine Rechnung sich im Zahlungsverzug befindet, wird anhand des Fälligkeitstermin und der Karenztage ermittelt.

Mahnstufenverwaltung

Damit Concept Office zu mahnende Belege ermitteln kann, wird neben den Zahlungsbedingungen auch eine Hinterlegung der einzelnen Mahnstufen benötigt, welche im Modul Mahnstufen hinterlegt werden können.

Die unterschiedlichen Stufen können mit festen Werten über die Eingabefelder Mahngebühr,Karenztage und Mahnfrist konfiguriert werden. Zudem ist es auch möglich dies prozentual anhand des Rechnungswertes bzw. des Mahnwertes vor einzustellen. Der Anwendungsfall erfordert entweder die Eintragung von „Wert“ oder „Prozent“. Wenn sowohl Wert als auch Prozent eingetragen sind, werden die Prozente vom Rechnungsbetrag berechnet.

Die Karenztage bedeuten, dass während dieser Tage noch keine Mahngebühren bezahlt werden müssen (zusätzliche Tage bis zur Zahlung). Diese Angabe steuert, wann eine Mahnstufe erreicht ist (und ab welchem Zeitpunkt also eine Mahnung erzeugt werden soll). Die Karenztage addieren sich auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Ist eine Rechnung z.B. bis 01.05.2024 fällig, dann ist sie ab 02.05.2024 überfällig. Hat man als Karenztage 0 Tage eingestellt, dann ist die erste Mahnstufe am 02.05.2024 erreicht (an dem Tag soll die Mahnung vorgeschlagen bzw. erstellt werden).

Mahnfrist - nach wie vielen Tagen die nächste Mahnung gedruckt und verschickt werden kann. Hier kann man festlegen, wie viele Tage dem Kunden gewährt werden, nach dem Mahnschreiben zu bezahlen. Im vorhergehenden Beispiel würde die Mahnung am 02.05.2024 an den Kunden gesendet. Wenn man als Mahnfrist 2 Tage eingibt, dann würde auf der Mahnung als Zahlungsfrist 04.05.2024 gedruckt werden.

Bei der Ermittlung der 1 Mahnstufe (Zahlungserinnerung) werden nur noch die Karenztage der Zahlungsbedingung beachtet. Das Mahndatum ergibt sich aus dem Fälligkeitsdatum und der angegeben Karenztage aus der Zahlungsbedingung der Rechnung.

Beim Erreichen der dritten Mahnstufe, kann z.B. auch eine Liefersperre gesetzt werden. Über die Textfelder können die als Beschreibung dienenden Texte, wie der Betreff und der Kopf- und Fußtext, hinterlegt werden. Diese Eingaben werden beim Erstellen des jeweiligen Mahnschreibens mit in das Formular übernommen und können auch nochmals vor dem Erstellen der Mahnungen individuell auf diese angepasst werden.

Überblick OP-Verwaltung

Im Modul OP-Verwaltung werden detaillierte Rechnungsinformationen und im System bereits erzeugten Mahnungen zu dem gewählten Vorgang angezeigt.

In der Übersicht sind alle bereits im Verzug befindlichen Belege angezeigt. Die Funktion „Mahnvorschläge erstellen“ liest neue Belege ein. Über die Selektion einzelner Belege oder durch Mehrfachselektion, können höhere Mahnstufen gesetzt und ausgeglichene OPs erledigt werden.

Die im Fälligkeitsverzug befindlichen Rechnungen werden anhand der vorher im Vorgang gewählten Zahlungsbedingungen vom System ermittelt und mit der ersten Mahnstufe z.B. der Zahlungserinnerung aufgeführt.

Durch Klick auf die Seitenansicht erhält man die Möglichkeit alle Mahnbelege vorab einzusehen oder über die Drucksteuerung direkt erstellen zu lassen. Es besteht zudem die Option, die Belege vorher durch entsprechende Filter zu separieren.

Um überfällige OPs mit der nächsten Mahnstufe zu belegen, kann dies über die Modulfunktionsleiste durch „Mahnungen abschließen“ vorgenommen werden.

Ablauf Mahnwesen

Mahnvorschläge erstellen

Durch das Ausführen der Funktion „Mahnvorschläge erstellen“ öffnet sich der Mahnvorschlag Parameter, in welchem der Tag einzustellen ist, zudem gemahnt werden soll. Im zweiten Schritt wird bestimmt, ob dies für einen bestimmten Kunden oder für alle im Verzug befindlichen Kunden (0 = alle) durchführt werden soll.

Der Druck von Mahnungen schließt diese nicht ab! Dies muss durch die Funktion Mahnung abschließen erfolgen.

Mahnungen versenden

Versenden per Brief

Es können mehrere überfällige Rechnungen eines Kunden zu unterschiedlichen OP’s in einer Mahnung dargestellt werden. Darüber hinaus werden auch weitere aktuelle Verbindlichkeiten des Kunden aus anderen Vorgängen zu Informationszwecken mit aufgeführt. Das Mahnformular kann wie andere Formulartypen angepasst werden. Pro Rechnungsanschrift entsteht ein Mahnbrief.

Fremdsprachige Mahntexte

Die Mahnstufentexte werden über Textbausteine abgebildet. Diese können direkt an Mahnstufen hinterlegt werden und auch mehrsprachig verfasst werden. Die Sprache wird aus der Rechnungsanschrift des entsprechenden Rechnungsempfängers gezogen.

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die folgenden Textbausteine in der entsprechenden Sprache vorhanden sein:

#Mahnstufe<n>Betreff#
#Mahnstufe<n>Kopf#
#Mahnstufe<n>Fuss#

<n> muss dabei durch die zugehörige Nummer der Mahnstufe ersetzt werden. Also für Mahnstufe 1 lautet der Schlüssel für den Textbaustein: #Mahnstufe1Betreff#.

Versenden per Mail

Mahnbriefe können auch per E-Mail versendet werden. Pro Rechnungsanschrift und ermittelter Mahnungsmailadresse entsteht eine E-Mail mit dem dazugehörigen Mahnbrief.

Ansprechpartner

Standardverbindungsart „Mahnungsmail“ - Ist am Kunden eine Mahnungsmail hinterlegt, so wird diese beim E-Mailversand der Mahnung herangezogen. Die Ermittlungsreihenfolge der Mahnungsmail ist analog der Rechnungsmail.

Ist die Mahnungsmail leer, so wird wie bisher die Rechnungsmail verwendet.

Textbausteine

Für den Betreff und den Text stehen die Textbausteine bwMailTextMahnbrief, bwMailBetreffMahnbrief zur Verfügung, welche angepasst werden können. Dazu können folgende Platzhalter verwendet werden:

#Rechnungname#

#Kundennummer# oder #KU#

#Mahnstufe#

#Mahndatum#

#Zahlungerwartetbis#

#DatumLetzteMahnung# (das Datum der vorherigen Mahnung an den Kunden)

Konfigurationen für den E-Mailversand

Soll die E-Mail an den Ansprechpartner der Auftragsbestätigung verschickt werden , so muss die Konfiguration eingestellt sein.

Konfiguration 388:

Mailadresse des Ansprechpartners der Auftragsbestätigung für Mahnungsmail verwenden.(nur für Vorgänge)

0 - Nein
1 - Ja

Für das Anfügen der Rechnungsdokumente ist die Konfiguration 387 einzustellen.

Konfiguration 387:

Rechnungskopie wird an die Mahnungsmail als Anhang angefügt. (nur für Vorgänge)

0 - Nein
1 - Ja

In der Drucksteuerung muss für den OP Mahnbrief der Drucker $Email eingetragen werden.

Sind diese beiden Konfigurationen gesetzt, so wird bei entsprechendem Eintrag in der Drucksteuerung die Mahnung per E-Mail an den Ansprechpartner der Auftragsbestätigung aus dem Vorgang mit den angefügten Rechnungsdokumenten verschickt. Nach dem Versenden der Mahnung befinden sich die angefügten Rechnungsdokumente im Pfad „Dokumentenpfad\mandant\gedrucktedokumente\rechnungen\jahr\monat\“.

Die Ordnerstruktur „jahr\monat“ bezieht sich auf Jahr und Monat aus den Rechnungsdokumenten.

Gutschriften und negative Rechnungen

Wenn Offene Posten durch evtl. vorhandene Gutschriften oder negative Rechnungen kompensiert werden, erfolgt eine Meldung und die offenen Posten werden in der Spalte Bemerkung mit dem Hinweis ‚manuell zu bearbeiten‘ versehen.

Zugehörige Mahnvorschläge werden automatisch abgeschlossen.
Offene Posten müssen in solchen Fällen manuell geprüft und gegebenenfalls bearbeitet werden.
Ist eine Rechnung beispielsweise durch eine Gutschrift vollständig oder über den Rechnungsbetrag hinaus ausgeglichen, ist eine Mahnung nicht erforderlich.

Mahnung abschließen

Um einem OP eine neue Mahnstufe zuzuteilen, kann dies über die Funktion „Mahnung abschließen“, für alle oder mittels Selektion nur für bestimmte Posten durchgeführt werden.

Wurden alle Mahnungen und die hierzu gehörigen offenen Posten komplett durch den Kunden beglichen, können diese entweder automatisch durch eine OP-Rückführung aus der Finanzbuchhaltung, oder auf manuellem Weg erledigt werden.

OP-Abgleich mit Finanzbuchhaltung

Im Modul OP-Verwaltung können im Reiter „OP-Abgleich mit Fibu“ die Offenen-Posten an die weiterführende Software übergeben werden. Hier kann vor dem Abgleich definiert werden, ob Sperrhinweise mit übergeben werden oder direkt eine Sperrung auf Grund von Fälligkeitsüberschreitungen stattfinden soll.

Der Ausgleich der offenen Posten kann auch wieder aus dem Finanzbuchhaltungsprogramm nach Concept Office rückgeführt werden.

Offene Posten lassen sich nicht nur manuell in Concept Office schließen, sondern auch einlesen. Ihre Finanzbuchhaltung muss zu diesem Zweck die offenen Posten als Textdatei im Ascii-Format exportieren können.

Vor dem Import der offenen Posten, werden alle OPs in Concept Office geschlossen und beim Einlesen der Importdatei wieder geöffnet. Somit sind nur noch die Posten offen, welche sich in der Importdatei befunden haben.

Die Importdatei muss mindestens die Rechnungsnummer beinhalten. Wird nur diese Rechnungsnummer und kein Betrag geliefert, steht in Concept Office der komplette Posten offen. Es muss also noch ein Zahlbetrag übermittelt werden, um den Posten in CO als ausgeglichen darzustellen. Des Weiteren können auch Teilbeträge und eine Mahnstufe verarbeitet werden.

Für eine zu bestimmende Mahnstufe kann die Bonität von Kunden beim Import automatisch auf „gesperrt“ oder „Sperrhinweis“ gesetzt werden.

Durch Erstellen einer neuen Sektion in der Datei bwImportAscii.ini wird die von ihrer Finanzbuchhaltung exportierte Textdatei bekannt gemacht. In dieser Sektion wird der Name der Exportdatei angegeben so wie der Pfad (Path)zu dem Ordner hinterlegt, an dem diese abgespeichert ist. Zudem wird das Trennzeichen der Felder (FieldDelimiter) angegeben. Die Datei bwImportAscii.ini befindet sich im Sysdata-Ordner ihrer CO-Umgebung auf dem zentralen Server.

Die folgenden Feldnamen werden verarbeitet:

Belegnummer
Belegdatum
Konto
Betrag
Zahlbetrag

Befinden sich in ihrer Exportdatei Felder, welche nicht verwendet werden (können), so sollten sie diese sinnvoll benennen, sie werden beim Import überlesen. Anzugeben sind jedoch alle Felder der Datei in richtiger Reihenfolge.

Den Namen der Sektion können Sie frei vergeben. Folgende Namen sind jedoch reserviert und werden nur bei bestimmten Finanzbuchhaltungen verwendet:

OPOS_OP
DATAC
Abacus
DatevRewe
Exact
Varial
AgendaOP

Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini. Die Feldbezeichnungen sind fix vorgegeben und dürfen nicht verändert werden. Die Spaltenbezeichnungen in der OP.txt sind dagegen frei wählbar.

Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini:


[FibuName]

Name=\\servername\CO\OP\op.txt

CharSet=iso-8859-1

FieldDelimiter=";"

SkipLines=1

Feld1=Kontonummer,0,0,1,1

Feld2=Rechnungsnummer,0,0,1,1

Feld3=Rechnungsdatum,0,0,1,1

Feld4=Faelligkeit,0,0,1,1

Feld5=BetragSoll,0,0,1,1

Feld6=BetragHaben,0,0,1,1

Feld7=OPSaldo,0,0,1,1

Feld8=SHSaldo,0,0,1,1

Beispiel einer OP.txt

Kontonummer;Rechnungs-Nr;Rechnungsdatum;Fälligkeit;Betrag Soll;Betrag Haben;Saldo;S/H Saldo

10014;"903109";27062019;27062019;11,78;0,00;11,78;"S"

Der Name der Sektion, im Beispiel oben „FibuName“, muss nun in der Datei

<zentrales CO Verzeichnis>\Sysdata\ImportExport\OffenePosten_Einlesen.ini

vermerkt werden. Folgenden inhalt sollte die Datei aufweisen:

[Settings]
OPSektion="FibuName"

Nach Neustarten von Concept Office können nun im Modul OP-Verwaltung die offenen Posten abgeglichen werden.

Beim Import offener Posten werden vorhandene offene Posten aus Fremdbelegen gelöscht, wenn diese erledigt sind.

[Settings]
OPSektion="SageOP"
;Datac = 1;Abacus = 2; DatevRewe = 3; Exact = 4; Varial = 5; Opos = 7;UniText = 10;NonText = 99
ImportType=10

jeder neue Import löscht alte Fremdbelege und übernimmt die aktuell offenen Fremdbeleg ins RABuch. Es werden nur die aktuell offenen Fremdbelge gespeichert, um das Risiko von Nummernkreisüberschneidungen zu minimieren.

Weitere Funktionen

Mahnsperre

Mahnsperre in der OP-Verwaltung

Um bestimmte offene Posten mit einer Mahnsperre zu versehen, kann dies im Tab Mahnwesen in der hierfür vorgesehenen Spalte für mehrere OPs gleichzeitig durchgeführt werden. Zudem kann die Mahnsperre auch durch Setzen das Hakens im Tab Eingabe für einen bestimmten offenen Posten hinterlegt werden.

Nur im Tab Eingabe können gesetzte Mahnsperren wieder entfernt werden!

Mahnsperre am Kunden

Um bei bestimmten Kunden Mahnungen komplett auszuschließen, kann eine Mahnsperre direkt am Kunden im Kundenstamm hinterlegt werden.

Mahnsperre in den Zahlungsbedingungen

In den Zahlungsbedingungen wurde das Kennzeichen ‚Mahnsperre‘ implementiert (ab CO 8.2752.0). Wenn ein Vorgang eine Zahlungsbedingung mit Mahnsperre verwendet, wird in der OP-Verwaltung kein Eintrag dafür vorgenommen

OP-Saldo am Kunden

Um Informationen über offene Posten eines bestimmten Kunden einsehen zu können, kann auch direkt am Kunden unter der Registerkarte Kundendaten auf den roten Link OP-Saldo geklickt werden.

Qualitätsmanagement

Eine neue Spalte Mahnstufe zeigt die jeweilige Mahnstufe der Rechnung an. Über die Tabellenoption kann die Übersicht in der gewählten Selektion in weiterführende Formate exportiert werden.

Neben der Auswertung bzw. Selektion und dem Export in andere Formate, besteht die Möglichkeit, eine Auflistung aller selektierten OPs in der Seitenansicht erstellen zu lassen.

Weiter Informationen

Feldbeschreibung

Reiterkarte Eingabe

Feld	Kurzbeschreibung
Belegnummer	Belegnummer
Belegart	Rechnung oder Rechnungskorrektur
Beleg
Kunde	CO-Kundennummer
Rechnungsempfänger	CO-Kundennummer des Rechnungsempfängers
Debitorenkonto	Kundennummer des Schuldnerkontos zum Verbuchen von Forderungen
Rechnung vom	Ausstellungsdatum der Rechnung
Fälligkeitsdatum	Fälligkeitsdatum der Rechnung
Rechnungsbetrag	Betrag
In Hauswährung	Währung, mit der gehandelt wird
Skontofähig	Betrag Preisnachlass bei sofortiger Zahlung
Restbetrag	Zuzahlender Betrag mit Abzügen
Buchungstext	Kurzname des Kunden
Zahlungsbedingung	Vereinbarte Zahlungsbedingung
Verkäufer	Dem Vorgang zugeordneten Verkäufer
Vorgang	Vorgangsnummer und Datum der Vorgangserstellung
Zahlung
Zahlbetrag	Zahlbetrag in Euro
Datum	Eingangsdatum des Betrages
Erledigt	Hakensetzung bei Zahlungseingang
Mahnwesen
Letzte Mahnstufe	Anzahl der Mahnungen
Nächste Mahnung	Datum Übergang nächste Mahnstufe
Mahnsperre	Kontrolkästchen
Dokumente	Beleg und Mahnungen
Bemerkungen	Zusätzliche Informationen

Reiterkarte OP-Abgleich mit Fibu

Feld	Kurzbeschreibung
Abgeschlossene Fibu	Angeschlossenen Fibuschnittstelle
Debitoren-OP
Sperrhinweis	Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrhinweis?
Sperrung	Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrung?
Stichtag	Datum
Rechnungskorrekturen abgleichen	Abgleich von Rechnungskorrekturen
Fremdbelege einbeziehen	Fremdbelege beim Einlesen mit einbezogen
Abgleichen	Button; Belege der OP werden eingelesen

Modulfunktion

OP's erledigen

Die Funktion ermöglicht es ausgeglichene OP’s zu erledigen.

Mahnvorschläge erstellen

Die Funktion Mahnvorschläge erstellen liest neue Belege ein.

Mahnungen abschließen

Mit der Funktion ‚Mahnungen abschließen‘ werden Mahnungen gebucht und abgeschlossen.

recherchen:recherchen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-16T11:57:22+00:00

Recherchen

Allgemein

Im Bereich Auswertungen findet man das Modul Recherchen.

Mit Recherchen ist es möglich nahezu alle Informationen aus der Concept Office Datenbank auszulesen und in verschiedenen Programmen oder Programmbereichen darzustellen. Mit dem Ergebnis kann entweder direkt in Concept Office gearbeitet oder via Microsoft Excel Export analysiert werden.

Die Pfade für Rechercheexporte (Vorlage- und Zielpfad) funktionieren auch mit Windows-Umgebungsvariablen.

z.B.:

%UserProfile%\
%AppData%\
%WinDir%\
%Temp%\

usw. …

Der Export per Automation unterstützt diese Funktion nicht!

Die folgenden Programme unterstützen die Darstellung von Recherchen:

Concept Office
Concept Flex
Concept Portal / Concept B2B

Mit dem Erweiterungspaket „Erweiterte Recherche“ können die Exporte automatisiert in eine Pivot-Tabelle exportiert werden. Dadurch können eigens erstellte Microsoft Excel Dashboards generiert werden.

Ebenso können die Ergebnisse als E-Mail-Anhang zeitgesteuert via CO Automation an ausgewählte Empfänger versendet werden.

In der Übersicht werden alle gespeicherten Recherchen angezeigt:

Reiter "Eingabe"

Durch einen Klick auf Neu wird das Feld Laufende Nummer zur Eingabe freigegeben.

Man hat nun die Möglichkeit manuell eine Nummer zu hinterlegen oder man verwendet den danebenstehenden Button „neu“ um die nächste fortlaufende Nummer zu verwenden.

Das Feld Bezeichnung ist der Titel der Abfrage, in das Feld Beschreibung können weitere Informationen hinterlegt werden.

Werden im Feld Mitarbeiter Personen ausgewählt, können nur diese die Recherche sehen / ausführen. Administratoren haben Zugriff auf alle Recherchen. Analog zu diesem Feld kann durch Bereiche der Zugriff angepasst werden.

Das Feld Kategorie ist optional und dient der Filterung, folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Keine Zuordnung
Auswertung intern
Controlling
Auswertung Kunde
Fehlersuche

Abweichende Kategorie können über das Modul Qualifikationen erstellt werden.

Mit dem Feld Anzeigen als kann gesteuert werden, wie die Recherche in bestimmten Programmbereichen (Office Heute, Concept Flex Startseite, Concept Portal / Concept B2B) dargestellt wird, folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

nicht anzeigen
Tabelle
Balkendiagramm
Liniendiagramm
Tortendiagramm
Balkendiagramm mit Tabelle
Liniendiagramm mit Tabelle
Tortendiagramm mit Tabelle

Es ist möglich den Autor der Recherche zu benennen.

Zudem kann man unter Optionen in den Balken- bzw. Liniendiagrammen Spalten ausblenden lassen und/oder ihre Farben ändern. Die Syntax dazu sieht wie in dem folgendem Beispiel aus:

{Columns: [
{
Color:"green"
},
{
Color: "blue"
},
{
Hidden: "True",
Color:"red"
}
]}

Die Optionen werden der Reihenfolge der Spalten nach ausgeführt. Color bestimmt die Farbe, wenn Hidden auf „True“ gesetzt wird, ist das Feld nicht mehr sichtbar. Dies macht Sinn wenn unter Anzeigen als ein Diagramm mit Tabelle ausgewählt wurde und Werte aus der Tabelle nicht im Diagramm vorkommen sollen.

Die Recherche mit der Einstellung sieht dann wie folgt aus:

Falls das Feld leer bleibt oder die Optionen nicht valide sind, werden die Standard-Farben benutzt. Unter diesem Link gibt es eine umfangreiche Liste aller auswählbaren Farben.

Wenn eine valide Option eingefügt wurde, aber eine Spalte keine Farbe zugewiesen bekommt, bleibt sie grau. Daher muss darauf geachtet werden allen Spalten einen Farbwert zuzuweisen, sofern diese gestaltet werden sollen.

Wenn Concept Portal / Concept B2B für Endkunden im Einsatz ist und die entsprechende Lizenz vorhanden ist, hat man mit der Checkbox „Im Portal anzeigen“ die Möglichkeit, diese für die Portalrechte darzustellen.

Des weiteren bietet der Reiter Eingabe folgende Optionen:

Recherche ausführen - Dadurch wird das Ergebnis der Recherche im Modul Recherche, Reiter „Ergebnis“ als Tabelle dargestellt.
Export - Dadurch wird das Ergebnis der Recherche in die angegebene Zieldatei gespeichert, das Exportdatum kann automatisiert im Dateinamen hinterlegt werden, hierfür muss <ddMMyy>im Dateinamen hinterlegt werden, z. B.: DSGVO_Export_<ddMMyy>.xlsx
Folgerecherche - Hier kann definiert werden, welche Recherche unmittelbar im Anschluss an die ausgewählte Recherche ausgeführt werden soll. Es können beliebig lange Rechercheketten erstellt werden, die nach Ausführen der ersten Recherche durchlaufen. Es ist möglich, die Ergebnisse der Recherchekette in einer Excel-Datei zusammenzufassen.
Task XML erzeugen - Hierdurch wird eine XML für die CO Automation erstellt.

E-Mail-Versand

Für den E-Mail-Versand per Automation können Betreff und Text angegeben werden. Dies kann manuell erfolgen oder über Textbausteinsuchen befüllt werden.

Dazu stehen außerdem folgende Platzhalter zur Verfügung:

#Recherchedatum#
#Recherchenummer#
#Recherchebezeichnung#

Der Start einer Recherche wird in den Nutzungsinformationen vermerkt.

select * from __NutzungsInformationen where Parameter like ‚recherche%'

Reiter "SQL-Abfrage"

Im Reiter „SQL-Abfrage“ wird der auszuführende SQL-Befehl hinterlegt und kann wie im Reiter „Eingabe“ ausgeführt werden.

Um für Concept Portal oder Concept B2B eine Firmen- / Ansprechpartner unabhängig Recherche erstellen zu können, kann mit den folgenden Variablen gearbeitet werden:

  Declare @apNummer int
  set @apNummer=$AnsprechpartnerNummer
  WHERE AnsprechparnerNummer=@apNummer

Die Möglichkeit besteht ebenso für die $Kontaktnummer.

Durch die Verwendung dieser Variablen werden nur Inhalte angezeigt, die eindeutig mit dem angemeldeten Benutzer / der angemeldeten Benutzerin in Zusammenhang stehen.

Reiter "SQL-Stored Procedure"

Stored Procedures ermöglichen dem Benutzer eines Datenbank-Management-Systems (DBMS), komplexe Folgen von SQL-Anweisungen im System unter einem Namen zu speichern und jederzeit auszuführen.

In diesem Reiter werden die gespeicherte Stored Procedures angezeigt und über den Button SP erstellen können neue angelegt werden.

Reiter "View SQL"

Views sind Abfragen, die in der Datenbank als Objekt fest gespeichert sind. Sie können als virtuelle Tabellen verstanden werden, deren Inhalt und Struktur auf anderen Tabellen oder Views basieren. Deshalb können sie in (fast) jedem SELECT-Befehl anstelle einer „echten“ Tabelle verwendet werden.

Bei einer View wird die Abfrage in der Datenbank gespeichert, aber nicht das Ergebnis. Aus diesem Grund wird bei jedem neuen Aufruf der View die dahinterliegende Abfrage neu ausgeführt, weil sie das Ergebnis anhand der aktuellen Daten bestimmen soll.

Reiter Ergebnisse

Nach einer SQL-Abfrage wird dieser Reiter eingeblendet. Auch erfolgt die Freischaltung der Modulfunktion ‚Datenverarbeitung starten‘ mit der Einblendung dieses Reiters. Mit Hilfe dieser Modulfunktion können markierte Rechercheergebnisse in einem Verarbeitungsfenster verarbeitet werden.

Sonderrecht Rechercheergebnis exportieren

Steuert, ob ein Benutzer dazu befugt ist die durch SQL-Abfrage entstandenen Rechercheergebnisse zu exportieren.

Ja
Nein

Separierter Export

Es ist möglich nach einer zu bestimmenden Spalte zu separieren, um mit einer einzigen Abfrage beliebig viele Exporte zu erstellen. Dies ist für Dateiausgaben im Format .xls sowie .csv möglich.

Hierfür wird der Suffix „_sep“, der an einer Select Spalte angegeben. Ist dies angegeben, wird beim Export immer, wenn diese Spalte den Wert wechselt, eine neue Datei erzeugt.

Beispiel:

select admitarbeiternummer_sep,
auftragsnummer,
mandant
from auftragskoepfe where bearbeitungsstatus<>9

Der Name der Excel-Arbeitsdatei muss einen Platzhalter für den Wert der zu separierenden Spalte enthalten.

Beispiel:

„c:\tmp\AuftraegeProMitarbeiter_< sep >_< yyMMdd >.xls“

Callback

#AuftragspositionKontierung wurde erstellt, die unter Angabe der Vorgangsnummer und der Positionsnummer das Aufwands- und das Erlöskonto zurück gibt.

Gruppierung von Befehlen

Teile einer Recherche können mit ‚go‘ in separate Zeilen getrennt werden. Die einzelnen Befehle werden dadurch in angegebener Reihenfolge abgearbeitet.

Beispiel (exemplarisch):

exec < SPName >
go 
callback < name >
go
select * from <Tabelle>

Weiteres

Dateiname

Platzhalter, die in den Namen der Ausgabedatei integriert werden können:

Kurzname
MitarbeiterNr
Exportdatum kann automatisiert im Dateinamen hinterlegt werden, hierfür muss <ddMMyy>im Dateinamen hinterlegt werden

c:\tmp\Auftragseingaenge<ddMMyyyy>-<MitarbeiterNr>-<Kurzname>.xlsx

Konfigurationen

Sonderrecht Rechercheansicht

Steuert, welche Recherchen dem Benutzer angezeigt werden sollen

Nur eigene Recherchen
Recherchen des eigenen Bereichs
alle Recherchen

ticket:ticket

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-05T13:17:05+00:00

CO-Ticket

Über das Modul Tickets können Kundenanfragen/-meldungen erfasst und weiterbearbeitet werden. Das Modul Tickets wird unter Aktuell aufgerufen.

Dieses Modul ist mit der gleichnamigen Lizenz verfügbar.

Zur Anlage und Verwaltung von Aktivitäten wird die Lizenz Active I benötigt. Um zusätzliche Profilmasken zu erstellen, wird die Lizenz Active II benötigt.

Vorbereitungen

In den Weiteren Stammdaten werden allgemeine Basisdaten für das Ticketsystem hinterlegt. Programmseitig sind bereits Grunddaten hinterlegt.

Das Ticket als Werkzeug

Das Ticket ist ein geeignetes Werkzeug, um verschiedenste Informationen über einen längeren Zeitraum zu bündeln, mit der Besonderheit, diese auch entsprechend weiterverarbeiten bzw. kontrollieren und verfolgen zu können. Es ermöglicht die Aufnahme von Informationen aus den unterschiedlichsten Kanälen (Portal, Mail, manuell Telefon etc.), welche anschließend bzw. zu einem späteren Zeitpunkt verarbeitet/abgearbeitet werden können.

Besonders für den Vertrieb ist das Ticket ein perfektes Werkzeug, um verschiedene Informationen/Daten eines Kunden (vor Ort) in einem Ticket aufzunehmen, welche im Nachgang bearbeitet werden können. Zudem lässt sich auch kontrollieren, was mit den einzelnen Daten passiert ist bzw. in welchem Status sich diese befinden.

Vorteile/Besonderheiten zum Ticket:

Kontroll-Werkzeug
Organisations-Werkzeug
Übersichts-Werkzeug
„Datensammler“
Zeiterfassungs-Werkzeug (Timer-Funktion)

Ticket erfassen

Beim Erfassen des Tickets wird eine fortlaufende Ticket-ID vergeben. Die Ticketart ist ein Pflichtfeld und wird ab der Version 7.0.5673 nicht mehr mit einem Standardwert (i.d.R. Störung) vorbesetzt, d.h. es muss bewusst die korrekte Ticketart gewählt werden. Um das erfasste Ticket weiter zu qualifizieren, wird dem Ticket die Herkunft des Tickets zugeordnet. Über den Betreff wird eine Kurzbeschreibung zum Ticket hinterlegt.

Zusätzlich zum Betreff kann unter „gemeldet von“ der Ansprechpartner hinterlegt werden, von dem die Anfrage stammt. Hierzu kann über den gesamten Ansprechpartnerstamm aus CO gesucht werden. Gemeldet von kann zudem per Konfiguration 531 als Pflichtfeld definiert werden.

Konfiguration 531: "Gemeldet von" ist ein Pflichtfeld bei Tickets

Steuert, ob "gemeldet von" bei Tickets ein Pflichtfeld ist. In dem Einstellungstext kann man einen Standardwert definieren. Dieser wird bei Tickets, die nicht aus dem Modul angelegt werden, gezogen.

0 - Nein
1 - Ja

Nach Auswahl des Ansprechpartners wird die Firma und bei vorhandener E-Mail-Adresse, die E-Mail des Ansprechpartner eingetragen.

Nach Erfassung des Tickets kann die Priorität und der Status zum Ticket hinterlegt werden. Außerdem kann noch ein verantwortlicher Bearbeiter und der zuständige Geschäftsbereich zugeordnet werden. Als Eingangsdatum wird das Datum und die Uhrzeit der Erfassung eingetragen. Handelt es sich um die Störungsmeldung zu einer Maschine, wobei noch nicht feststeht, ob ein Service-Auftrag erforderlich ist, so kann hier über die Maschinennummer das entsprechende Gerät ausgewählt werden. Neben dem Ticket-Betreff können unter Beschreibung und Einsatzhinweis detaillierte Informationen zum Ticket eingetragen werden.

Ticket verwalten

Nach Erfassen des Tickets wird dem Ticket eine Priorität zugeordnet.
Weiterhin wird der entsprechende Status ausgewählt. Je nach Bearbeitung wird der entsprechende Status manuell geändert.
Wird das Ticket von einem bestimmten Mitarbeiter bearbeitet, so wird dieser als Bearbeiter hinterlegt.
Unter Geschäftsbereich wird der zuständige Geschäftsbereich ausgewählt
Betrifft das Ticket eine bestimmte Maschine, so wird diese unter „Maschinennr.“ Dem Ticket zugewiesen.
Wird die Maschinen zugewiesen, so wird die Ticketbeschreibung in das Feld Beschreibung, unter Maschinen hinzugefügt.
Unter den Maschinendaten werden alle relevanten Daten zum Gerät angezeigt, analog dem Modul Service-Aufträge. Es wird jedoch an dieser Stelle noch kein Service-Auftrag angelegt.

Folgende Modulfunktionen stehen zur Verfügung:

Aktivität anlegen [1]
Timer starten [2]
Vorgang anlegen [3]
Service-Auftrag anlegen [4]
E-Mail senden [5]
Dokument hinzufügen [6]
Erledigte Tickets anzeigen

[1] Aktivitäten zum Ticket anlegen

Über die Funktion „Aktivität anlegen“ können die Aktivitäten zum Ticket angelegt werden. Diese werden in der Ticket-Rubrik „Aktivitäten“ eingetragen.

Für die aufgenommenen Aktivitäten kann entschieden werden, welche der Aktivitäten später in einen Service-Auftrag übernommen werden sollen. Beim Terminen wird die „Zeit“ in Minuten (Beginn Tätigkeit bis Ende Tätigkeit), zur Aktivität angezeigt. Für diese Aktivitäten kann eine Kennzeichnung erfolgen, ob eine Berechnung an den Kunden erfolgen soll.

Die aus der Mitarbeiterzuordnung hinterlegte Stundenart wird automatisch vorbesetzt. Sind mehrere Stundenarten an einem Mitarbeiter hinterlegt, so wird keine Stundenart vorbelegt.

Bei Kennzeichnung eines Tickets als fakturierfähig muss folgendes Beachtet werden:

Sonderrecht Fakturierfähiges Tickets ändern

Erlaubt es dem Nutzer Tickets mit dem Kennzeichen berechenbar zu bearbeiten.

Nein
Ja

[2] Timer starten

Über die Modulfunktion ‚Timer starten‘ kann manuell eine Stopp-Uhr gestartet werden, welche nach Beendigung der Zeit die Möglichkeit bietet, eine Aktivität anzulegen.

So lassen sich zum Beispiel verschiedene Dienstleistungen oder Telefonate zeitlich festhalten und können später über einen Service-Auftrag abgerechnet werden.

[3] Vorgang anlegen

Analog zum Anlegen eines Service-Auftrags aus dem Ticket heraus, kann ebenfalls ein Vorgang zum Ticket angelegt werden. Über „Vorgang anlegen“ wird in diesem Fall ein Vorgang zum Kunden aus dem Ticket angelegt. Dem Vorgang wird die Ticket-ID zugeordnet, so dass vom Vorgang aus in das zugehörige Ticket gewechselt werden kann.

[4] Service-Auftrag anlegen

Ergibt sich aus der Ticketbearbeitung, dass die Aufwendungen über einen Service-Auftrag abgerechnet werden sollen, so kann dies über die Modulfunktion „Service-Auftrag anlegen“ erfolgen.

Vor der Übernahme des Tickets in einen Service-Auftrag muss geprüft werden, ob alle Aktivitäten für den Vorgang angelegt sind und welche in den Service-Auftrag übernommen werden sollen. Weiterhin muss geprüft werden, ob der Service-Auftrag für eine bestimmte Maschine anzulegen ist. Dies erfolgt über den Haken „Übernahme“. Für berechenbare Aktivitäten muss der Haken „berechenbar“ gesetzt werden. Durch drücken der Modul-Funktion „Service-Auftrag anlegen“.

Nachträglich erfasste Tätigkeiten können noch in den Service-Auftrag übernommen werden.

Wenn bei Anlage eines Serviceauftrages aus dem Ticket heraus, kein Tätigkeitsartikel vorgegeben ist, dann wird der an der ausgewählten Stundenart hinterlegte Artikel verwendet.

Ist dort keine Angabe hinterlegt, wird der Artikel ‚Service‘ eingesetzt.

Wird mit der Übernahme des Tickets in den Service-Auftrag das Ticket abgeschlossen, so wird im Ticket der Status auf erledigt gesetzt.

[5] E-Mail

Über die Modulfunktion „E-Mail senden“ kann an die hinterlegte Absender Mail-Adresse eine E-Mail gesendet werden. Hierbei kann zum Beispiel eine Anfrage zum Ticket erfolgen oder der Kunde über den Status des Tickets informiert werden. Hierbei wird im Ticket automatisch eine Aktivität „TicketMail“ angelegt.der Betreff der E-Mail in die Bezeichnung der dazugehörige Aktivität vererbt.

Beim Einlesen von Ticket-E-Mails, die bereits eine Ticketnummer im Betreff enthalten (z.Bsp. Antwort auf eine E-Mail aus dem Ticket), werden diese als Aktivitätenart ‚Ticketmail empfangen‘ am alten Ticket hinterlegt.

[6] Dokument hinzufügen

Zum Ticket kann über diese Funktion ein externes Dokument hinzugefügt werden. Dies kann über die Dokument hinzufügen durchgeführt werden. Weiterhin kann ein Dokument durch Ziehen in den „Infos“-Container hinzugefügt werden. Dokument mit der LMT anfassen und in den Bereich Infos ziehen. Nachträglich muss in diesem Verfahren das Dokument aufgerufen werden und die Bezeichnung geändert werden.

CO-Ticket in Verbindung mit CO-Portal

Ist in Concept Office(CO) die Konfiguration 333 auf 1- Ticket anlegen eingestellt, so werden Störungen in CO als Ticket mit der Herkunft „CO-Portal“ angelegt.

Beim gleichzeitigen Einsatz von CO-Portal können zusätzlich Einstellungen die Produkte direkt ineinandergreifen lassen.

Über Senden wird das Ticket in CO angelegt

Im CO-Portal werden diese neben den Service-Aufträgen, mit dem entsprechenden Status, als „Störung zur Maschine…“ angezeigt.

Neben den Tickets aus CO-Portal sind für den Kunden auch alle sonstigen offenen Tickets sichtbar. Hier kann der Kunde den Bearbeitungsstatus der jeweiligen Tickets einsehen.

Wird aus dem Ticket ein Service-Auftrag generiert, so wird dies in den Störungen mit der entsprechenden Service-Auftragsnummer geändert, wobei die Ticket-ID weiterhin sichtbar ist.

Im CO-Portal werden unter Störungen zuerst die Aufträge und danach die Tickets angezeigt. Bei einer Änderung von Ticket auf Auftrag verschiebt sich demzufolge die Störung zur ursprünglichen Reihenfolge der Anzeige.

Formular zum Ticket

Zum Ticket kann ein Ticketblatt ausgedruckt werden. Folgende Informationen sind dabei enthalten:

Störungsbetreff
Kundenhauptanschrift
Ist eine Maschinen im Ticket hinterlegt, so werden die Maschinennummer und Seriennummer, sowie der Stellplatz angezeigt.
Beschreibung und Einsatzhinweis
Aktivitäten zum Ticket

Ticket-Profile

Im Modul Profildefinitionen und Profileinträge, kann zur Profilart „Ticket“ eine eigene Maske für das Modul „Tickets“ angelegt werden. Über das Profil lassen sich frei definierbare Einträge hinterlegen.

co portal, vorgaenge, aktivitaeten

Konfigurationen zum Ticket

Konfiguration 402: Versand einer E-Mail beim Anlegen eines neuen Ticket´s, an eine bestimmte E-Mail-Adresse

0 - Nein, keine E-Mails versenden
1 - Ja, bei manuell angelegten Tickets
2 - Ja, bei importierten Tickets
3 - Ja, immer

Es besteht die Möglichkeit programmseitig festzulegen, ob bei Anlage eines Tickets eine Benachrichtigungs-E-Mail an eine hinterlegte E-Mail-Adresse erfolgen soll. Diese Einstellung kann über die Konfiguration 402 definiert werden. Ebenso lässt sich unterscheiden, ob die Benachrichtigung für manuell angelegte oder importierte Tickets versendet werden soll. Sollen mehrere Empfänger benachrichtigt werden, müssen die Emailadressen getrennt mit ; in den Einstellungstext eingetragen werden.

Für die Textbausteine Betreff bwMailBetreffTicketInfo und Text bwMailBodyTicketInfo können folgende Platzhalter verwendet werden:

#Ticket-Id#,
#Ticket-Art#,
#Ticket-Betreff#,
#Ticket-Status#,
#Ticket-MaschinenNr#,
#Ticket-Beschreibung#,
#Ticket-SerienNr#,
#Ticket-MeldungsCode#,
#Ticket-EingangsDatum#,
#Ticket-Einsatzhinweis#,
#Ticket-Meldender#,
#Ticket-BestellNr#,
#Ticket-Projekt#,
#Ticket-ExtTicketID#,
#Ticket-Vorqualifikation1#,
#Ticket-Vorqualifikation2#,
#Ticket-Priorität #,
#Ticket-Herkunft#,
#Ticket-Bearbeiter#,
#Ticket-Geschaeftsbereich#,
#Ticket-ImPortal#,
#Ticket-Ansprechpartner#,
#Ticket-Anschrift#,

...wenn Ticket.KundenNummer > 0 dann:
            
#KN# (alt bleibt kompatibel) oder #Ticket-Kunde#"
            
...wenn Ticket.AnsprechpartnerNummer > 0 dann:

#Ticket-MeldenderAnrede1#,
#Ticket-MeldenderAnrede2#,
            
...wenn Ticket.MaschinenNummer <> 'leer' dann:

#MB#(alt bleibt kompatibel) oder #Ticket-Maschinenbezeichnung#,
#Ticket-MaschinenstandortName#,
#Ticket-MaschinenstandortOrt#,
#Ticket-MaschinenstandortStrasse#,
#Ticket-MaschinenstandortPLz#,
#Ticket-MaschinenstandortLand#,
#Ticket-Stellplatz#,
#Ticket-KundenmaschinenNr#,
#Ticket-KundenmaschinenName#,
#Ticket-Kostenstelle#,

...aus dem Modellartikel:

#Ticket-MaschinenArtikelbezeichnung#,
#Ticket-ArtikelartTKD#,
#Ticket-Herstellerartikelnummer#,
#Ticket-Artikelkurztext#, 

...aus abweichender Materiallieferanschrift bzw. wenn diese nicht vorhanden aus der Standardanschrift
#Ticket-LieferName#,
#Ticket-Lieferland#,
#Ticket-Lieferstrasse#,
#Ticket-LieferPlz#

Konfiguration 464: Soll die Ticket-ID immer aus dem Nummernkreis ermittelt werden

0 - Nein
1 - Ja

Des Weiteren lässt sich definieren, ob die Ticket-ID aus dem Nummernkreis ermittelt werden soll oder nicht. Die Vergabe laut Nummernkreis erfolgt automatisiert, wenn die Konfiguration 464 auf ‚JA‘ steht. Der Nummernkreis kann über das Administrations-Modul hinterlegt werden.

Sonstiges

Folgende Sonderrechte sind zu beachten:

Sonderrecht Tickets (Filter)

Steuert, welche Tickets dem Benutzer angezeigt werden sollen.

Keine Rechte
nur eigene Tickets
Tickets des eigenen Bereiches
Tickets des Geschäftsbereiches
alle Tickets

Sonderrecht Änderung der Filiale am Ticket erlauben

Nein
nur eigene Filialen
Ja

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu Ticket:

Seiten in diesem Namensraum:

Das Monatsticket

Import von Tickets

Vorqualifikation an Tickets

Ticket

verkaeuferwechsel:verkaeuferwechsel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-09-04T06:19:01+00:00

Modul Verkäuferwechsel (Verkäufer oder Sachbearbeiter wechseln)

Im Strukturbaum unter Sonstiges befindet sich das Modul Verkäuferwechsel, welches auch über das Modulkürzel VW aufgerufen werden kann.

Hier können Verkäufer gesetzt und bisherige Verkäufer geändert werden. Diese Funktionalität steht für Firmen, Maschinen, Verträge und Projekte zur Verfügung.

Ab CO 8.2443.7 wurde das Modul um die Möglichkeit erweitert, neben dem Verkäufer auch den Sachbearbeiter wechseln zu können.

Der Verkäuferwechsel berücksichtigt die Zuordnung der Rollen/Qualifikationen (Verkäufer, Sachbearbeiter), die abweichend vom Mitarbeiterstamm an Firmen eingestellt sind.

Unter den Reitern „Firmen“ und „Projekte“ kann der Verkäuferwechsel nur in der Gesamtheit über die Modulfunktion „Verkäufer wechseln/zuordnen“ erfolgen. In „Maschinen“ oder „Verträge“ kann die Zuordnung von keinem oder einem neuen Verkäufer direkt in der Tabelle oder über die Modulfunktion vorgenommen werden.

Anzeige zum Verkäufer

Die zweite Möglichkeit ist, die Firmen zum Verkäufer zu ermitteln. Maschinen und Verträge zu diesen Firmen können geladen werden.

Dies erfolgt nach der Aktivierung des Button Firmen anzeigen. Danach können mit dem weiteren Button 'Maschinen, Verträge und Projekte zu Firmen laden‘ deren Maschinen, Verträge und Projekte geladen werden. Anschließend kann dort die Zuordnung von keinem oder einem neuen Verkäufer, wie schon beschrieben, direkt in der Tabelle oder über die Modulfunktion „Verkäufer wechseln/zuordnen“ erfolgen.

Modulfunktion "Verkäufer wechseln/zuordnen"

Verkäufer oder Sachberabeiter wechseln

Durch Klick auf die Modulfunktion „Verkäufer (oder Sachbearbeiter) wechseln/zuordnen“ erscheint ein neues Fenster.

Der Reiter „Wechseln“ bietet folgende Optionen:

Der aktuelle Verkäufer kann mit einem neuen Verkäufer/Sachbearbeiter gewechselt werden, der per Auswahlbox ausgewählt wird.
Es gibt die Möglichkeit ‚Schutz zu berücksichtigen‘ oder den neuen Verkäufer/Sachbearbeiter zu ‚schützen‘. Wird einen Verkäufer/Sachbearbeiter geschützt, kann er nicht entfernt werden.
Weiterhin kann der Verkäufer/Sachbearbeiter für alle zugeordneten Geschäftsbereiche entfernt werden.
Es besteht die Option die zugehörigen Maschinen, Projekte oder Verträge zu wechseln.

Beim Wechsel des zuständigen Sachbearbeiters an der Firma kann per Freigabehaken gesteuert werden, ob auch in deren Vorgängen (Status: erfasst und angeboten) und offenen Aktivitäten der Sachbearbeiter bzw. Mitarbeiter zu wechseln ist. Das geht beim Verkäuferwechsel nicht - ist ja auch ausgegraut.

Verkäufer/Sachbearbeiter zuordnen

Der Reiter „Zuordnen“ bietet die Option, einen neuen Verkäufer/Sachbearbeiter auszuwählen und auch den Geschäftsbereich zu bestimmen.

Wird das Kontrollkästchen 'vorhandene Verkäufer für diesen Geschäftsbereich ersetzen‘ (Schutz wird berücksichtigt) angehakt, erscheint ein neues Kontrollkästchen 'neuen Verkäufer neben evtl. geschützten Verkäufern zulassen‘.

Für das geschäftsbereichsabhängige Wechseln und Zuordnen ist die Konfiguration 540 zu beachten, diese steuert, ob es nur einen Mitarbeiter pro Geschäftsbereich an einer Firma geben kann.

weitere_stammdaten:zahlungsbedingungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-21T09:15:34+00:00

Zahlungsbedingungen (ZB)

In dem Modul werden Zahlungsvereinbarungen definiert, die in Rechnungen und Gutschriften Verwendung finden. Diese können anschließend in den Stammdaten der Kunden und den Vorgängen ausgewählt werden.

Eingeben von Zahlungsbedingungen

Mit Klick auf Neu wird einen neuer Datensatz angelegt. Dabei erhält die Zahlungsbedingung automatisch eine fortlaufende Nummer.

Bei angeschlossener Finanzbuchhaltung müssen möglicherweise die Nummern gemäß der FiBu-Schlüssel geändert werden.

Das Feld Bezeichnung sollte die Zahlungsbedingung leserlich kennzeichnen, z.B. „10 Tage 2%, 30 Tage netto“.

Eine Zahlungsbedingung kann, neben dem Nettozahlungsziel, 2 zusätzliche Zahlungsziele besitzen. Dabei kann entweder eine konkrete Anzahl Tage oder auf ein bestimmten Tag eines beliebigen Folgemonats eingegeben werden - sowie ein Skontosatz in Prozent.

Es ist auch möglich zu definieren, über eine Zahlungsbedingung Skonto für nicht skontofähige Artikel gewähren, indem der gleichnamige Haken gesetzt wird.

Der Fälligkeitstermin ermöglicht es, bei angeschlossener Finanzbuchhaltung, eine abweichende Mahnfrist zu hinterlegen.

Externer Schlüssel enthält den Wert, der an die angeschlossenen Finanzbuchhaltung übergeben wird. Damit entfällt die Notwendigkeit, Zahlungsbedingungen in CO und der Fibu immer synchron anlegen/benennen zu müssen. Die externen Schlüssel dürfen eine Zeichenanzahl von max. 20 haben.

Falls die Zahlungsbedingung eine Lastschriftart enthalten soll, wird diese im gleichnamigen Feld eingestellt. Folgende Einstellungen sind möglich:

0 - keine Lastschrift
1 - Einzugsermächtigung
2 - Abbuchungsauftrag
3 - keine FiBu-Übergabe
4 - Belege parken

Für Einstellungen >0 muss am Kunden eine Bankverbindung hinterlegt sein.

Ab dem 01.02.2014 muss bei Lastschrift neben der Mandats-ID, der Gläubiger-ID und BIC sowie IBAN das Einzugsdatum angegeben werden. Weiter Informationen: Bankeinzugstermine.

Zum Ausweisen spezieller Anteile, wie z.B. der WIR-Anteile in der Schweiz, kann das Feld Teilbetrags-Anteil % verwendet werden.

Weiterhin ist es möglich einen Rechnungsgebühren-Artikel an den Zahlungsbedingungen zu ergänzen. Weiterführende Informationen: Rechnungsgebühr im Vorgang oder Rechnungsgebühr im Vertrag

Durch die Optionen „Gilt für Kunden“ und / oder „Gilt für Lieferanten“ kann unterschieden werden, bei welchen Kontakttypen diese Zahlungsbedingung angezeigt werden soll. In Vorgängen, Bestellungen und Firmen werden dann nur die freigeschalteten Zahlungsbedingungen angezeigt.

Ein neues Kennzeichen „Rücklesen von OP-Daten aus Fibu deaktivieren“ ab CO8.3460.14 ermöglicht die Belege mit bestimmten Zahlungsbedingungen vom Offene-Posten-Abgleich auszuschließen. Belege mit solchen Zahlungsbedingungen werden beim OP-Abgleich künftig nicht mehr als „OP-Erledigt“ markiert.

Kennzeichen: Genehmigungspflichtig im Genehmigungsverfahren

Texte anpassen

Jede Zahlungsbedingung kann 2 Texte enthalten, welche auf den verschiedenen Dokumenten gedruckt werden. Wird das Feld Abweichender Text auf Angebot und Auftragsbestätigung nicht gefüllt, verwenden alle Vorgangsdokumente den Inhalt des Feldes Text.

Um einen Text einzugeben, können verschiedene Platzhalter verwendet werden, die später, zum Zeitpunkt des Ausdrucks, durch tatsächliche Daten ersetzt werden. Zur besseren Lesbarkeit wird unter Beispieltext einen so aufgelösten Text (Wertangaben sind dabei durch 0,00 dargestellt) angezeigt. Folgende Platzhalter stehen zur Auswahl:

Platzhalter für die Zahlungsbedingungstext:

Platzhalter	Bedeutung
#B5	Bankkonto des Debitors
#B6	Bankleitzahl
#B9	BIC
#BB	Bruttobetrag
#D4	Datum Fälligkeitstage („dd.mm.yyyy“)
#D3	Datum Nettotage („dd.mm.yyyy“)
#D1	Datum Skonttage1 („dd.mm.yyyy“)
#D2	Datum Skonttage2 („dd.mm.yyyy“)
#DK	Debitorenkonto (üblicherweise als Mandats-ID verwendet)
#ED	Einzugsdatum
#GI	Gläubiger-ID (in der Mandantenpflege Tab Finazbuchführung/Intra zu hinterlegen.)
#B8	IBAN
#B7	Name der Bank
#R1	Restbetrag1 (Brutto-Skontobetrag1)
#R2	Restbetrag2 (Brutto-Skontobetrag2)
#TR	Restbetrag nach Teilbetrag
#B1	Skontobetrag1
#B2	Skontobetrag2
#SF	Skontofähiger Betrag
#P1	Skontosatz1 („x.x“)
#P2	Skontosatz2 („x.x“)
#TE	Teilbetrag
#TA	Teilbetraganteil in %
#WR	Währung

In den Auftragsbestätigungen werden folgende Platzhalter anders behandelt.

Platzhalter	Bedeutung
#BB	Bruttobetrag (Netto kasse)
#D1	Datum Skonttage1 (xxx Tage)
#R1	Restbetrag1 (abzgl. n.nn%)
#B1	Skontobetrag1 (x.x % Skto)

Beispiel:

In der Zahlungsbedingung sind 3% Skonto innerhalb von 10 Tagen, 30 Tage netto  definiert. 

Zahlungsbedingungstext : #P1% Skonto=#B1 #W bis zum #D1 ergibt #R1, bis zum #D3 rein netto

Folgende Rechnung wird gelegt:
Rechnungsdatum: 12.4.2010
Rechnungsbetrag: 37,69 € , skontofähig = 37,69 €

ergibt eine Zahlungsbedingungstext auf der Rechnung:

3,0% Skonto=1,13 € bis zum 20.04.2010 ergibt 36,56 €, bis zum 12.05.2010 rein netto

Verwendet werden sollten nur Textbausteine, die tatsächlich gefüllten Feldern entsprechen. Eine Logikprüfung findet hier nicht statt.

Zuweisen von Zahlungsbedingungen

Bei Vorgangsanlage wird in dieser Reihenfolge die genauest eingestellte Zahlungsbedingung ermittelt:

Zahlungsbedingung der Geschäftsbereichsdaten am Kunde
Zahlungsbedingung des Kunden

An diesen Stellen können also abweichende Einstellungen vorgenommen werden. Die allgemeinste Einstellung wird an der Standardfirma eingetragen - der Kopiervorlage für alle neuen Kontakte.

Standardzahlungsbedingung ändern

Wenn im Concept Office ein neuer Kunden angelegt werden soll, so wird diesem immer eine Standardzahlungsbedingung zugewiesen. Jedoch ist es nicht immer gewünscht, dass diese Zahlungsbedingung allen Kunden automatisiert hinterlegt werden soll.

Im Folgenden wird kurz gezeigt, wie diese Standardzahlungsbedingung zu ändern ist.

Wechseln in den Bereich „Stammdaten“ und Aufruf des Moduls „Firmen“
Eingabe der Firmennummer 1 und mit anschließendem Bestätigen.
Es erscheint folgendes Hinweisfenster:

Mit Klick auf „OK“ fortfahren
Im Register „Kundendaten“ im Abschnitt „Zahlungsbedingungen / Rechnungstermine“ können die jeweiligen Zahlungsbedingungen geändert werden.

Sobald abgespeichert, ist diese Änderung für jede ab dem Moment neu angelegte Kundenfirma gültig.

Änderung der Zahlungsbedingung(en) bei Bestandskunden

Bei Bestandkunden muss die Änderung manuell im Register „Kundendaten“, durchgeführt werden.

Alternativ kann dies in der Übersicht des Firmenmoduls die gewünschten Kunden geschehen, indem der Kunde ausgewählt und mit der Modulfunktion „Firmendaten ändern“ eine Massenänderung durchgeführt wird:

Zahlungsbedingungen deaktivieren

Bereits verwendete Zahlungsbedingungen können aufgrund von Abhängigkeiten nicht gelöscht werden. Mit der Checkbox „Aktiv“ gibt es jedoch die Möglichkeit diese deaktivieren. Alternativ kann dies auch im entsprechenden Feld in der Übersicht gemacht werden.

Durch das Deaktivieren wird die Zahlungsbedingung in den Modulen Firmen (siehe Screenshot) oder Vorgänge ausgegraut, um den Hinweis „(inaktiv)“ ergänzt und ans Ende des Auswahlfeldes gestellt:

Zahlungsbedingungen, ZBD, Skonto, FiBu, Platzhalter

erweiterte_rollout_funktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-10T13:21:16+00:00

Erweiterte Rollout-Funktionen

Mit diesen Funktionen bietet Concept Office unter anderem die Möglichkeit leichter eine große Anzahl von Maschinen an verschiedene Standorte zu versenden.

Für dieses Modul ist die Lizenz "Erweiterte Rollout-Funktionen" erforderlich.

Abweichende Lieferanschriften und Rechnungsadressen

Bei der Auswahl der abweichenden Rechnungs- bzw. Lieferanschriftsnummer ist zu beachten, Anschriften der Firma im Vorgangskopf zu wählen (Haken „alle Anschriften“ bei der Suche deaktivieren). Werden Rechnungsanschriften anderer Firmen gewählt, so wird die Debitorennummer der abweichenden Rechnungsadresse nicht ausgewertet.

Abweichungen eintragen

Für Auftragsabschnitte sind die neuen Spalten „Abweichende Lieferanschrift“ und „Abweichende Rechnungsanschrift“ verfügbar. Diese Spalten aktivieren Sie im Vorgang im Reiter Positionen über die Spaltenauswahl.

Die Adresse kann über das Fernglas-Symbol gesucht werden. Wird in die Spalten eine abweichende Anschrift eingetragen, so wird pro Anschrift 1 Lieferschein (bzw. 1 Rechnung) mit der jeweiligen Anschrift erstellt. Dies geschieht auch, wenn die abweichende Anschrift gleich der im Auftragskopf vorgegebenen Anschrift ist.

Dokumente für gleiche abweichende Anschriften werden zusammengefasst.

Sofern aus einem Auftrag aufgrund abweichender Liefer- bzw. Rechnungsanschriften mehrere Dokumente erzeugt werden, wird das Kennzeichen „Teillieferung“ bzw. „Teilrechnung“ nicht ausgewertet.

Kommissionierscheine

Es werden separate Kommissionierscheine für abweichende Lieferanschriften erstellt.

Direktlieferungen

Bestellungen für Aufträge mit Direktlieferung an abweichende Lieferanschriften werden nicht in Teilbestellungen zu den abweichenden Lieferanschriften zerlegt. Es wird immer die Lieferanschrift des Auftragskopfes benutzt.

Stornierungen

Für die Stornierung von Lieferscheinen bzw. Rechnungen mit abweichenden Anschriften gibt es keine gesonderte Verarbeitung. Jedes Dokument muss separat storniert werden, so als wäre es mit einer Teillieferung bzw. Teilrechnung entstanden.

Vorab-Identnummer für Vorvertrag

Die Generierung eines Vertrages aus dem Vorgang heraus soll oftmals erfolgen, wenn noch keine Seriennummern verfügbar sind, um beispielsweise einen Vertragsentwurf zu erstellen. Deshalb lassen sich Vorab-Identnummern anlegen. Diese verfügen über eine interne IdentNummer aber noch nicht über eine Seriennummer.

Am entsprechenden Geschäftsbereich muss der Haken TKD-Funktionen freischalten gesetzt sein.

Identnummern vorab belegen

Im Vorgang unter Positionen Maschine hinzufügen und anschließen mit Rechtsklick Vertrag anlegen auswählen. Es öffnet sich das Fenster zur Vertragsanlage. Mit Klick auf „Identartikel vorab anlegen“ wird automatisch der Haken bei „Als Vorvertrag anlegen“ gesetzt. Nach Eingabe der restlichen Daten auf „Vertrag anlegen“ klicken. Sie erhalten abschließend eine Meldung über das erfolgreiches Anlegen mit Vertragsnummer.

Ansicht im Vorvertrag

Im Modul Vertrag steht nun im Reiter Eingabe der Status: „erfasst (wartet auf Freigabe)“.

Im Reiter Maschinen steht an der Maschine in der Spalte „Seriennummer“ als Platzhalter „(erwartet)“.

Warenbuchung

Wird eine Bestellung zu einer Vorgangsposition erzeugt, zu der Vorab-Identnummer generiert wurden, so werden für diese bei Warenbuchung die Seriennummern aus dem Wareneingang übernommen.

administration:tapi-schnittstelle

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

TAPI - Schnittstelle

Als TAPI-Schnittstelle wird der Programmteil von Concept Office bezeichnet, der die Verbindung zu einer Telefonanlage, genauer gesagt zum TAPI-Treiber einer Telefonanlage, herstellt.

TAPI-Funktionen

Folgende Funktionen bietet die TAPI-Schnittstelle:

Anruferidentifikation
Wahlmöglichkeit aus Concept Office heraus
Information zu eingehenden Anrufen mittels TAPI-Informationsfenster mit Sprungmöglichkeit zum jeweiligen Ansprechpartner und zur jeweiligen Firma.
Anrufliste

Verwendung der Wählfunktion

Eine Telefonanwahl kann durchgeführt werden, wenn die Rufnummer entweder in der korrekten internationalen Schreibweise (s.u.) vorliegt, oder in eine der u.a. Schreibweisen überführt werden kann. Ist die Telefonnummer zu stark von den gültigen Schreibweisen abweichend, so kann der Wählvorgang nicht durchgeführt werden.

1. Internationale Schreibweise (empfohlen): +<Landesvorwahl> (<Ortsvorwahl>) <Telefonnummer> z.B. +49(371)382870
2. Schreibweise mit Landes- und Ortsvorwahl: 0049371-382870
3. verkürzte Schreibweise mit Ortsvorwahl: 0371-382870 oder 0371/382870
4. verkürzte Schreibweise ohne Ortsvorwahl: 382870

Beispiel einer nicht wählbaren Schreibweise: (+49)0371 382870

Hinweis: Einige Telefon-Provider akzeptieren die Landesvorwahl des eigenen Landes wie in Beispiel 2 nicht. In dem Fall sollte die internationale Schreibweise verwendet werden, bei der auch die eigene Landesvorwahl korrekt behandelt wird.

Konfiguration

Die Einstellungen werden im Konfigurationsmanager getroffen.

Zur Verwendung der TAPI-Schnittstelle in Concept Office ist es notwendig, dass der zur TK-Anlage passende TAPI 2.0-kompatible TAPI-Treiber im Windows installiert und konfiguriert ist. Es muss die Amtsholung für die TK-Anlage, die Ortsvorwahl des eigenen Standorts und der Netzwerkzugriff zur TK-Anlage eingetragen werden.

Die TAPI-Schnittstelle in Concept Office kann Geräte- oder Benutzer-spezifisch konfiguriert werden. Gerätespezifisch ist dann sinnvoll, wenn mehrere Benutzer einen Arbeitsplatz-PC benutzen. Benutzerspezifisch ist die Einstellung für Windows Terminalserver-Lösungen.

Einstellungen am Terminalserver

Bei Einsatz der TAPI-Funktion auf Windows-Terminalservern sind 2 Besonderheiten zu beachten: Der TAPI-Treiber der TK-Anlage muss TAPI Version 2.1 unterstützen. Auf dem Windows Terminalserver muss der Telefonieserver aktiviert und konfiguriert werden.

Über Ausführen „mmc tapimgmt.msc“ das SnapIn für die Microsoft Management Console öffnen:

Hier kann der Telefonieserver aktiviert und die Benutzer den jeweiligen Telefonleitungen zugeordnet werden.

Sonstiges

TAPI und Windows Version 8.0, 8.1 und 10

Die TAPI-Funktionalität in CO ist sehr von der Funktionalität der Windows-TAPI-Treiber abhängig, die der Hersteller ihrer TK-Anlage bereitstellt. Wenn der TAPI-Treiber nicht funktioniert, dann kann auch die TAPI-Funktionalität in CO auch nicht funktionieren.

Wenn es sich bei den Rechnern, bei denen es nicht funktioniert, um Windows ab Version 8.0 handelt, dann liegt es sehr wahrscheinlich daran, dass der Windows-TAPI-Treiber nicht für Windows 8.x zertifiziert ist. Der Betriebssystemhersteller hat den TAPI-Unterbau in Windows 8.0 geändert und deshalb lassen sich nicht zertifizierte TAPI-Treiber zwar auf Windows 8.x installieren, aber sie funktionieren nicht. In dem Fall müssen Sie beim Hersteller ihrer TK-Anlage für Windows 8.x zertifizierte TAPI-Treiber anfordern oder alternative 3rd-Party-TAPI-Treiber verwenden, die oftmals besser funktionieren als die Treiber der TK-Anlagen-Hersteller.

TAPI-Funktion im CO versus TAPI-Funktion in anderen Programmen

Auf einem PC/Server kann jeweils nur eine Software mit dem TAPI-Treiber zusammenarbeiten. Das heißt sie können entweder die Applikation des Herstellers benutzen oder die TAPI-Funktionen in Concept Office.

Für die Benutzung ist eine Lizenz Modul Active oder eine Lizenz TAPI-Schnittstelle erforderlich.

Administration, TAPI, Anrufliste

allgemein:mehrwertsteuer

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:16+00:00

Umstellung der Mehrwertsteuer zum 01.07.2020 und zum 01.01.2021

Dieser Beitrag enthält die aktuell in ConceptOffice enthaltenen Möglichkeiten auf eine Umstellung der Mehrwertsteuer zu reagieren.

Für ältere Versionen steht die Funktion „alten Steuersatz verwenden“ nur in den Vorgängen zur Verfügung. Falls Sie in einer dieser Versionen Verträge abrechnen müssen, kontaktieren Sie bitte unseren Support !!!

Änderungen in den Stammdaten

Steuersätze

Unter Weitere Stammdaten / Steuersätze muss am Tag der Umstellung der „Prozentsatz aktuell“ und der „Prozentsatz alt“ eingetragen werden. Sollen externe Schlüssel in die Finanzbuchhaltung übergeben werden, dann müssen diese analog hinterlegt werden.

Die Änderung muss für alle Steuersätze (normal, reduziert, frei) erfolgen. Bei steuerfreien Sätzen muss entsprechend geprüft werden, ob der „Externe Schlüssel alt“ gesetzt ist.

Es erfolgt jeweils eine Abfrage, ob Brutto-Preise aktualisiert werden sollen.

Wird diese mit Ja beantwortet, werden die Brutto-Preise auf Basis des neuen Steuersatzes neu berechnet. Damit wird die Änderung an den Kunden (Endverbraucher) weiter gegeben. Nein bedeutet, dass der neue Steuersatz gilt und sich entsprechend der Rohertrag ändert.

Kontierungsgruppen

Wenn notwendig, muss am Tag der Umstellung unter Weitere Stammdaten / Kontierungsgruppen sowohl für den Verkauf, als auch für den Einkauf die entsprechende Kontierung für das aktuelle Konto und das „Konto alt“ hinterlegt werden.

Nach der Umstellung muss Concept Office neu gestartet werden!

Concept Cash (Kassensoftware)

An der Kasse wird immer der aktuelle (sprich neue) Steuersatz gezogen.

Vorgänge / Serviceaufträge

Welcher Mehrwertsteuersatz für eine Rechnungslegung verwendet werden soll, hängt vom Leistungsdatum ab. In der Vorgangsbearbeitung und den Service-Aufträgen kann für Gutschriften und Rechnungen, die mit dem alten Steuersatz berechnet werden müssen, unter der Karteikarte „Sonstiges“, der Haken „Alten Steuersatz verwenden“ gesetzt werden.

Sammelrechnungen und Abrufaufträge sollten gesondert betrachtet werden, ob eine außerplanmäßige Abrechnung zum 30.6.2020 erforderlich ist.

Vertragsabrechnungen

In der Vertragsabrechnung kann für die Berechnung und bei Gutschriften, die mit dem alten Steuersatz berechnet werden müssen, unter den Optionen, der Haken „Alten Mwst.-Satz verwenden“ gesetzt werden.

Hierbei ist zu beachten, dass die Pauschalen (Miete und Wartung), die im voraus berechnet werden, mit dem aktuellen Steuersatz berechnet werden müssen. Klicks die rückwirkend berechnet werden, müssen aber noch mit dem alten Steuersatz berechnet werden.

In diesem Fall muss eine getrennte Abrechnung der Klicks und Pauschalen erfolgen. Wobei hier jeweils der Haken für den alten Steuersatz berücksichtigt werden muss.

Im Formulardurck funktioniert der alte Steuersatz nur mit vorher gesetztem Haken im Vorgang !!! Für die aktuelle Mehrwertsteueränderung ist es also notwendig alle Sammelrechnungen am 30.06.2020 und dann wieder am 31.12.2020 zu erzeugen.

Rechnungseingang

Im manuellen Rechnungseingang finden Sie ebenfalls eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht den alten Mehrwertsteuersatz zu verwenden.

Wird der Haken entsprechend gesetzt, wird die Lieferantenrechnung entsprechend verbucht.

In der zentralen Rechnungsprüfung Lieferantenrechnungen wird immer der aktuelle Steuersatz verwendet, dort gibt es KEINE Funktion, die es erlaubt den alten Steuersatz zu verwenden.

Mehrwertsteuer, Erhöhung, MwSt, Steuersatz

ansprechpartner:ansprechpartner_rollen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-10T11:56:00+00:00

Ansprechpartnerrollen

Zur Nutzung der Ansprechpartnerrollen muss die Konfiguration 517 aktiviert werden.

Bitte stellen Sie die Konfiguration nicht ohne Rücksprache mit unserem Support um.

Ziel:

Ansprechpartner beim Endkunden haben definierte Rollen (Zuständigkeiten) aus Sicht Concept Office
Ein Ansprechpartner kann mehrere Rollen bedienen
Ansprechpartnerrollen pro Kunde, Anschrift, Maschine mit entsprechender Vererbung
Automatisierte Kommunikation (Benachrichtigung) mit dem Ansprechpartner je nach Rolle
Unterstützung untergeordneter/übergeordneter Firmen
Verwendung der Rollen in den Geschäftsvorfällen: Serviceeinsatz, Materiallieferung, Zähleranfrage, Portal-Administrator, Erreichbarkeit von Fleet-Geräten

Einstellungen der Ansprechpartnerrollen (Ansprechpartnerrechte)

Unterstütze Rollen:

Zählerstände - Verwendet bei Anfrage Zählermeldungen.

Service - Anzeige der verantwortlichen im Portal an Anschrift, an Gerät.

Verbrauchsmaterialien - Ansprechpartner für Materiallieferung, wird in Vorgang eingesetzt Anzeige als Verantwortlichen für Verbrauchsmaterial im Portal an Anschrift, an Gerät.

Standortverantwortlicher - wird als Rückfallvariante verwendet, falls es keinen AP für Service und Material - wird berücksichtigt bei Portalrechten ‚nur eigene Anschriften/Geräte sehen‘ (an Anschriften mit der Kennung ‚Im Portal anzeigen‘ möglich).

Vertragsverantwortlicher - freie Rolle für Benachrichtigungen/Steuerung für Portalberechtigungen.

Portal-Administrator - Anlage von Nutzern im Portal.

Fleet-Administrator - freie Rolle für Benachrichtigungen (Erreichbarkeit von Geräten).

IT-Verantwortlicher - freie Rolle für Benachrichtigungen.

Rollout-Verantwortlicher - freie Rolle für Benachrichtigungen.

Sind mehrere Personen an einer Rolle angegeben, werden diese unabhängig von einander z.B. per Mail mit eigenen Benachrichtigungsaufgaben benachrichtigt.

Ansprechpartnerrollen können in den folgenden Modulen definiert werden:

an der Firma

an der Maschine

an der Anschrift

an den Verträgen

Die genaue Reihenfolge des Rollenkonzepts auf die Verträge ist: Kontakt > Vertrag > Standort > Maschine (ab CO 8.4512.x).

Besonderheiten

Concept Office

Maschinen

Wird eine Ansprechpartnerrolle für eine Maschine zugeordnet, erfolgte bisher die gleichzeitige Speicherung der Maschinenanschriftsnummer in der Rollenzuweisung, diese wird jetzt mit dem Wert ‚0‘ zugeordnet.

Concept Portal

Benutzer

Rollen können jetzt im Concept Flex Kundenportal im Modul Benutzer angezeigt und gepflegt werden, dazu ist das entsprechende Portal-Recht notwendig.

Anschriften

können jetzt zu einer Rolle mehrere Ansprechpartner angezeigt werden. Wenn es keine konkreten Ansprechpartner zur Anschrift gibt, werden alle allgemeinen Ansprechpartner dieser Rolle/Firma angezeigt. Es werden nur die Rollen für Service und Verbrauchsmaterial angezeigt.

Maschinen

werden jetzt zu einer Rolle auch mehrere Ansprechpartner angezeigt. Wenn es keine konkreten Ansprechpartner zur Maschine gibt, werden alle allgemeinen Ansprechpartner dieser Rolle/Standort angezeigt. Ist auch am Standort nichts hinterlegt, werden die allgemeinen Ansprechpartner der Firma angezeigt. Es werden nur die Rollen für Service und Verbrauchsmaterial angezeigt.

Rollenbeispiele

Bsp.1 Ansprechpartner soll alle Maschinen des Standortes sehen (zugehörige Anschriften sehen im Portal):

Folgende Einstellungen müssen vorliegen:

Portal MaschinenRecht eigene eingetragen
StandorteRecht eigene eingetragen
Rolle Standortverantwortlicher vergeben

CO Portal (Kundenportal)

co8:buerotechnik

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T10:49:39+00:00

Geschäftsbereich Bürotechnik

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Allgemeines

Auskunft: Neue Karteikarte - Wartungshistorie
Im Modul Auskunft wurde eine neue Reiterkarte „Wartungshistorie“ hinzugefügt. Hier kann zu einem Kunden oder zu einem Modell (Artikelnummer) maschinenübergreifend oder kundenübergreifend die Wartungshistorie angezeigt werden.

Neue Artikeleigenschaft
‚Artikel muss vom Techniker gewechselt werden‘

Diese Kennung am Artikel bewirkt, dass dieser nur über einen Service-Auftrag abgewickelt werden kann. Zudem lässt sich diese Kennung im Modul MPS-Meldungen und in der Artikelauswahl der Vertragsleistung an der Vertragsart filtern.

Anbindung des Ticketsystems ZAMMAD
Bei der Anbindung des Ticketsystem Zammad wurde der Abgleich der Stammdaten (Firmen und Ansprechpartner) implementiert. Dabei ist Concept Office das führende System. Es besteht die Möglichkeit aus den gelisteten Tickets im Zammad einen Service-Aufträge in Concept Office zu erstellen.

Auswahl des Geschäftsbereiches
Die Auswahl des Geschäftsbereiches kann nun bei Anlage eines Service-Auftrages lt. Maschine gesetzt werden.

Disposition 2.0
Im Dispositions-Schema kann zusätzlich die Filiale als Filterkriterium angegeben werden.

Rückkaufwert

Im Vertragsmodul gibt es eine neue Modulfunktion ‚Rückkaufswerte ermitteln. Dazu werden in einer separaten Maske alle aktiven Mieterlöse des Vertrages angezeigt. Das Stichtagsdatum der Maske bestimmt, zu welchem Datum der Rückkaufswert ermittelt werden soll. Das Datum wird mit dem Ende des aktuellen Monats bzw. des Folgemonats vorbelegt, je nachdem ob der Aufruf bis zum 15. eines Monats oder später erfolgt. Aus dem Datum der letzten Abrechnung bis zum Stichtag errechnet sich eine Restlaufzeit in Monaten. Diese Restlaufzeit, multipliziert mit der Rate, ergibt den Rückkaufswert des Gerätes. Im oberen Bereich wird immer die Summe aller Rückkaufswerte dargestellt.

Kontingentvereinbarungen

Es ist möglich, bei der Definition von Kontingenten immer eine Mengenvereinbarung zu treffen.

Typischerweise wird dies bei Stundenkontingenten angewendet, wenn pauschal eine Anzahl Stunden als Kontingent vereinbart wird, jedoch unerheblich ist, wer diese leistet (Techniker, Consultant,..).

In einer Leistungsgruppe können die entsprechenden Tätigkeitsartikel angegeben werden und deren abgerechnete Gesamtmenge wird gegen das Kontingent geprüft.

Vertragsgutschriften

Bei Vertragsgutschriften besteht die Möglichkeit, einen Grund für die Gutschrift anzugeben. Dieser wird in der Dokumentenmaske für Vertragsrechnungskorrekturen angezeigt. Wenn ein Druck des Grundes auf der Gutschrift gewünscht ist, müsste eine Formularanpassung erfolgen.

Kundenportal

Erweiterung Modul Störungen
Das Modul Tickets (Störungen) im Portal wurde erweitert. Um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können, wird in Concept Office das Modul Tickets benötigt. Hierzu sind entsprechende Lizenzen erforderlich (Tickets/ Flex Portal Service). Dazu auch die Konfiguration ‚333 - Störungen melden über‘ beachten, diese muss auf ‚1‘ stehen, um Tickets im Portal nutzen zu können.

Es können Ticketarten pro Modul (Auswertungen, Dashboard, Tickets, Verträge, usw.) im Portal gesteuert werden. Ein Ansprechpartner kann nun zusätzlich für alle diese Module, per Portalrecht gesteuert, Tickets erstellen. Es stehen dann jeweils die Ticketarten zur Verfügung, die administrativ für die jeweiligen Module, in den Ticketarten, zugelassen wurden.

Die Ticketanlage/Störungen melden aus Maschinen ist weiterhin ohne Portalrecht möglich und somit kompatibel zum bisherigen Verhalten. Wurde für die Maschinen keine Einstellung getroffen, so wird wie bisher automatisch auf die Ticketart Störung zurückgegriffen.

2-stufige Vorqualifikation für Tickets
Unter Qualifikationen können für jede Stufe die entsprechenden Texte hinterlegt werden. An jeder Ticketart können die benötigten Texte für beide Stufen verknüpft werden. Die Stufen können vom Kunden im Portal oder im Modul Tickets (Concept Office) ausgewählt werden, im Modul Tickets können diese auch nachträglich geändert werden. Werden an der Ticketart nur Texte für eine Stufe hinterlegt, so wird nur diese Stufe zur Auswahl angeboten. Mit dieser Funktion können (Störungs-) Meldungen in max. 2 Stufen vorqualifiziert werden. Diese Funktion ist nur in Verbindung mit dem Portalrecht - Tickets anlegen=ja verfügbar.

An der Ticketart kann ebenfalls ein Geschäftsbereich vorgegeben werden, welchen das Ticket beim Erstellen mit dieser Ticketart erbt.

Konfiguration 497: Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht

Über die neue Konfiguration 497 (Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht), kann gesteuert werden, ob bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial über das Kundenportal, der aktuelle Zählerstand des Gerätes angegeben werden muss oder nicht, bzw. ob die Vertragsart das Verhalten bestimmt.

Soll laut Konfiguration die Vertragsart das Verhalten bestimmen, kann dies über einen neuen Haken ‚Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht‘, an der jeweiligen Vertragsart hinterlegt werden.

Verbrauchsmaterial bestellen
An der Vertragsart kann angegeben werden, ob der Endkunde beim Bestellen von Verbrauchsmaterial über das Kundenportal eine Menge größer 1 angeben darf.

Der Standardwert=1 und somit kompatibel zum bisherigen Verhalten.

Lizenzen und Lizenzabrechnung

Concept Office 8 verfügt über die Möglichkeit Lizenzen zu verwalten und in Intervallen abzurechnen. Alles zu Lizenzen lesen sie hier.

CO8

concept_flex:barcodescan

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:28+00:00

Barcodescan Funktion Flex Logistik

Diese Funktion befindet sich in der Pilotierungsphase und steht aktuell noch nicht zur Verfügung!

ConceptFlex kann, wenn das verwendetet Endgerät über eine kompatible Kamera verfügt und der Zugriff darauf besteht, Barcodes direkt scannen und verarbeiten. Je nach Hersteller ist das Menü für die Einstellungen des Gerätes (nicht ConceptFlex) teilweise angepasst oder anders aufgebaut.

Es kann direkt ein Menüpunkt für den Chrome-Browser vorhanden sein oder auch ein separater Punkt für die Kamera, wo man wiederum die Einstellungen für die jeweilige Anwendung findet. Jeder Hersteller bietet in der Regel online eine Bedienungsanleitung an, die Sie bei Problemen mit der jeweiligen Einstellung heranziehen sollten.

Voraussetzungen

Ein Endgerät mit kompatiblem Webbrowser und Kamera wird benötigt.
Es muss Zugriff auf die Kamera muss bestehen. Das ist von den gerätespezifischen Sicherheitseinstellungen abhängig.

Barcode-Formate

Aktuell werden folgende Formate unterstützt…

1D product	1D industrial	2D
UPC-A	Code 39	QR Code
UPC-E	~~Code 93~~	Data Matrix
EAN-8	Code 128	~~Aztec~~ *
EAN-13	~~Codabar~~	~~PDF 417~~ *
	ITF	~~MaxiCode~~
	RSS-14
	~~RSS-Expanded~~ *

Grundeinstellungen

Die Barcode Scanfunktion kann unter im Hauptmenü unter Einstellungen aktiviert werden…

Die Grundeinstellungen sind mit einer Linie als Zielmarkierung und aktivierter Formatautomatik vorbelegt, wobei die Zielmarkierung nach den persönlichen Vorlieben angepasst bzw. auch deaktiviert werden kann.

Mit diesen vorbelegten Grundeinstellungen kann eigentlich sofort losgelegt werden. Weitere Einstellungen sind nur in Problemfällen nötig!

Barcodes scannen

Ist die Funktion aktiv, erscheint neben den jeweiligen Eingabefeldern ein entsprechendes Symbol…

An dieser Stelle erscheinen, je nach verwendetem Endgerät und Browser, ggf. Meldungen die Kamera zu aktivieren oder den Zugriff darauf zu gewähren.

Über dieses Symbol wird dann die Kamera aktiviert. Sind mehrere Kameras vorhanden, wird die Standard-Kamera aktiviert. Die zu verwendende Kamera kann dann aber nachträglich ausgewählt werden.

Ansicht Tablet/Smartphone…

Der Dialog schließt sich automatisch, sobald ein Barcode erkannt wurde und die Suche beginnt. Er kann aber auch manuell wieder beendet werden, für den Fall, dass man den Vorgang abbrechen möchte.

Weitere Einstellungen

Zugriff auf Kamera einstellen

Android Smartphone/Tablet

Bei Geräten, die mit Android laufen, kann der Zugriff auf die Kamera für den Chrome-Browser in den Einstellungen festgelegt werden.

Apple Smartphone/Tablet

Bei mobilen Geräten von Apple kann der Zugriff auf die Kamera für den Browser in den Einstellungen festgelegt werden…

Formatautomatik

Ist die Formularautomatik aktiv, scannt die Anwendung alle unterstützten Formate. Es kann aber nötig sein, wenn mit Verpackungen gearbeitet wird, auf denen mehrere Barcodes aufgedruckt sind, dass nur ein oder bestimmte Barcodes gescannt werden dürfen. Ist das der Fall, können die Formatautomatik deaktiviert und nur die benötigten Formate aktiviert werden. Die Funktion ist im Auslieferungszustand mit einer typischen Kombination vorbelegt.

Es muss bei deaktivierter Formatautomatik mindestens ein Format aktiviert werden, sonst ist die automatische Erkennung aktiv!

Einschränkungen

Auf iOS-Geräten funktioniert der Kamerazugriff nur mit dem integrierten Safari-Browser und nicht mit anderen Browsern. Grund ist ein eingeschränkter WebRTC Support von Apple. Mindestens iOS 13 wird benötigt.

F & A

F: Warum muss bei jedem Scan der Zugriff auf die Kamera erneut gewährt werden, bzw. erscheint die Abfrage dazu?

A: Ob und wie lange die Einstellung erhalten bleibt, hängt vom verwendeten Endgerät und Browser ab. Im Normalfall kann in den Einstellungen des Endgerätes festgelegt werden ob der Zugriff gewährt, nicht gewährt oder immer nachgefragt werden soll. Nach dem Löschen von Browser-Daten, erfolgt die Abfrage meist erneut.

F: Warum kann die Funktion auch aktiviert werden, wenn das Endgerät keine Kamera hat?

A: ConceptFlex kann auf mehreren Geräten parallel genutzt werden, unabhängig, ob eine Kamera vorhanden ist. Die Funktion lässt sich auch kurzfristig aktivieren bzw. deaktivieren.

F: Warum steht die Funktion nicht generell in jedem Eingabefeld zur Verfügung?

A: Es ist nicht immer unbedingt sinnvoll in jedes Feld scannen zu können, da das oft zu Fehlern führt, bzw. versehentlich Daten ändert (z.B. Feld Artikeltext). Daher wurden die Felder bewusst gewählt.

Flex, Barcode, scannen, Formate, Apple, Android, Safari, Chrome

concept_mps:fmaudit_tonerbestellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:30+00:00

fmAudit

FM Audit ist eine Schnittstelle, welche den Datenaustausch von Maschinen zu Concept Office ermöglicht. Dabei ist es zu beachten, dass es sich hierbei um ein Testsystem handelt.

Zugang zu FM-Audit hat man nur mit Logindaten möglich.

Einstellungen

Nach erfolgreichem LogIn kann man über Accounts einen Account, zu dem man Einsicht über Account- und Geräteinformationen hat, auswählen.

Im Reiter Account ist es zu beachten, dass es sich bei der Zahl hinter dem Account-Namen um die CO-Kundennummer handelt.

Gängige Zähler sind:

PageCountMono PageCountColor

Die Zähler müssen in der Zählerzuordnung (MPS-Maschinen) von Hand eingetragen und gemappt werden. Die Namen kann man der MPS-Info entnehmen.

Einlesen der Bestellung

Das Einlesen aus der fm-Audit-Schnittstelle in Concept Office sollte durch eine Automation erfolgen, so können ohne großen Aufwand Maschinendaten eingelesen werden.

Es ist auch möglich die Einlese manuell auszuführen.

[fmAuditBedarfsMeldung]
  * Charset="UTF-8"
  * SkipLines=1
  * FieldDelimiter=","
  * Feld1=Ip,0,0,1,1
  * Feld2=Modell,0,0,1,1
  * Feld3=Beschreibung,0,0,1,1
  * Feld4=Mac,0,0,1,1
  * Feld5=SerienNr,0,0,1,1
  * Feld6=Inventarnr,0,0,1,1
  * Feld7=Kunde,0,0,1,1
  * Feld8=Wartungsvertrag,0,0,1,1
  * Feld9=Standort,0,0,1,1
  * Feld10=VerbrauchsmaterialMeldung,0,0,1,1
  * Feld11=VerbrauchsmaterialBeschreibung,0,0,1,1
  * Feld12=Zählerstand sw,0,0,1,1
  * Feld13=Zählerstand Farbe,0,0,1,1
  * Feld14=Lifetime Zähler,0,0,1,1
  * Feld15=Erfassungszeit,0,0,1,1
  * Feld16=Event Identifikator,0,0,1,1
  * Feld17=Farbe,0,0,1,1
  * Feld18=Asset-Nr,0,0,1,1
  * Feld19=Kundenbeschreibung,0,0,1,1
  * Feld20=Kontakt,0,0,1,1

[fmAuditBedarfsMeldung]
  * Geschaeftsbereich=#Ihr Geschaeftsbereich
  * Eingangsart=#Ihre Eingangsart
  * AbwicklungsArt=#Lager
  *  _NurKundenArtikelNummerBeachten=#0
  * _LagerZuordnungsart=#0
  * _KostenstelleAusPosAmKopfEintragen=#0
  * _PackzettelDrucken=#0
  * _LieferanschriftAusStammdaten=#0
  * _DefaultArtikel=#Artikelnummer für nicht aufzulösende Artikel
  * _PortoArtikel=#
  * _KundenAnlage=#0
  * _KundenIdentifikationsart=#0
  * _KostenstelleAusStammdaten=#0
  * _UnsereKundennummer=#0
  * _PreiseInclMwst=#0
  * _KundenDuplikatePruefen=#0
  * _RechanschriftUebernehmen=#0
  * _RechnungsFreigabe=#0
  * _Kundenartikel=#0
  * _PreiseAusStammdaten=#1
  * _APBestellungInBestellnummer=#0
  * _UebernahmeKundenbestellpositionsnummer=#0
  * _PositionswertOberGrenze=#0
  * _PositionswertUnterGrenze=#0
  * _ArtikelAuswahlAnzeigen=#0

disposition:disposition

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-04T11:51:43+00:00

Disposition

Die Disposition dient dazu, Aufträgen des Geschäftsbereiches Möbel Termin, Monteur und notwendige Ressourcen (z.B. LKW, Werkzeuge) zuzuweisen.
Wir empfehlen Aufträge in der Tages- oder Wochenansicht zu disponieren.

Weitere Hinweise und Regeln zur Disposition finden Sie hier.

Vorbereitung

Einstellung für Kalender-und Dispositionsmodul

In den Benutzereinstellungen können Sie die Intervalleinteilung sowie die sichtbare Tages- und Arbeitszeit einstellen. Solange dies noch nicht geschehen ist, startet die entsprechende Maske bei jedem Start der Disposition.

Einstellung der Konfigurationen

Konfiguration 328: Folgekommissionierschein

Die Konfiguration muss die Einstellung 2 haben, damit nur ein Kommissionierschein pro Position gedruckt werden kann.

0 - nicht möglich
1 - möglich, Druck aller nicht gelieferten Positionen
2 - möglich, Druck aller nicht gelieferten Positionen, die nicht auf einem anderen offenen Kommissionierschein sind

Konfiguration 312:Teillieferung in CO-Logistik und Disposition anzeigen

Die Konfiguration muss aktiv sein, damit die Kommissionierscheine in der Disposition angezeigt werden.

0 - Nein
1 - Ja

Dispositionsaktivitäten werden jetzt mit Rechnungsdruck erledigt gesetzt, falls die Aktivität lt. Konfiguration 284 nicht gelöscht werden soll.

Einstellung der Rechte

Der Mitarbeiter, der disponiert, benötigt die Rechte Disposition und Dispositionsaktivitäten bearbeiten/löschen.
Für die Anzeige der Dispo-Liste ist das Recht Dispo-Liste erforderlich.

Stammdatenverwaltung

Die Anlage der Stammdaten für die Disposition finden Sie hier.

Disponieren

Vorgangsbearbeitung

Die Disposition basiert auf einem im Vorgang erstellten Kommissionierschein.
In der Modulfunktion Liefertermin ermitteln in der Vorgangsbearbeitung wird der Auftrag zur Kommissionierung freigegeben.

Es ist auch möglich SET-Artikel als Teillieferung zu liefern.

Im Feld Dispobemerkung können Informationen für den Disponenten hinterlegt werden, die er in der Durchführung seiner Lieferplanung jederzeit einsehen kann. Komplettiert werden die Zusatzinformationen durch Lademeter und der Eingabe einer voraussichtlichen Montagedauer in Stunden, welche beim Einfügen des Vorgangs in die Kalendersicht sofort berücksichtigt wird. Mit der Funktion Zur Kommissionierung freigeben wird ein Kommissionierschein erstellt und es wird ein organisatorischer Wechsel vom Innendienst in die Disposition vollzogen.

Disposition

Mit der Disposition erhalten Sie eine Kalenderdarstellung, in der dem Disponenten alle relevanten Informationen zur Planung der Dienstleistungsdurchführung zur Verfügung stehen.

Planungskalender

Zur Planung wird die Tages- oder Wochenansicht empfohlen. Die Darstellung des Planungskalenders gliedert sich in drei Hauptbereiche:

Kalenderdarstellung

Die Kalendereinstellung kann durch den Benutzer in unterschiedliche Darstellungsarten eingestellt werden.

Planungseinheiten (disponierte Vorgänge)

Die Symbole sind im Aktivzustand farbig - inaktiv weiß

Symbol	Status	Kurzbeschreibung
	aktiv	Vorgang wurde disponiert
	aktiv	Lieferavis gedruckt
	aktiv	Lieferschein gedruckt
	aktiv	Ware ist kommissioniert, bzw. Liefermenge eingetragen
	aktiv	Dispobemerkung vorhanden
	aktiv	Lagerauftrag
	aktiv	Direktlieferung
	aktiv	Disposition ist gesichtet und noch nicht als Erledigt bzw. Rückgemeldet gekennzeichnet
	aktiv	Disposition ist als Erledigt bzw. Rückgemeldet gekennzeichnet

Anzeige disponierter Aufträge

Die Anzeige der Aufträge in der Planungsansicht kann konfiguriert werden. Dies geschieht über den Textbaustein bwDispoAnzeigeText. Mögliche Platzhalter sind:

Platzhalter	Bedeutung
#ED#	EK-Datum
#KN#	Kunde
#SO#	Standort-Ort
#SZ#	Standort-PLZ
#SR#	Standort-Strasse
#VD#	VK-Datum
#VG#	Vorgangsnummer

Infoblase

Alle wichtigen Informationen zu einem Auftrag finden sich bei einem disponierten Auftrag in der Infoblase, die erscheint, wenn man mit der Maus über den Auftrag geht:

Die Informationen in dieser Infoblase können angepasst werden. Dies geschieht im Textbaustein bwdispobemerkung im Modul Textbausteine.

Folgende Platzhalter können darin verwendet werden:

Platzhalter	Bedeutung
#SA#	Ansprechpartner (Lieferanschrift)
#DB#	Dispo-Bemerkung
#KU#/#KN#	Kunde/Kurzname
#LI#	Lieferinfo
#MB#	Maschinenbezeichnung
#TL#	Telefonnummer (Lieferanschrift (AP))

Im Vorgang gibt es ein Feld Dispobemerkung. Dieses dient dem Disponenten zur freien Eingabe einer Notiz. Diese Eingabe kann im Vorgang oder in der Tabelle der zu disponierenden Aufträge im Modul Disposition erfolgen.

Die Dispobemerkung selbst wird als Tooltip der Planungseinheit angezeigt, wenn der Textbaustein „bwdispobemerkung“ mit dem Platzhalter #DB# gefüllt wurde.

Vorgangsübersicht

hier werden alle Vorgänge, welche disponiert werden können, aufgeführt. Diese Übersicht kann über den Button maximieren in einem eigenen Programmfenster dargestellt werden, welches z.B. auf einem weiteren Bildschirm zur Anzeige kommt.

Ressourcen

Darstellung aller möglichen Ressourcen, wie Mitarbeiter, LKW’s und Werkzeuge, … Ist in den Ressourcen ein Dispo-Name gepflegt, wird dieser im Grid angezeigt. Rückfallvariante ist der Kurzname.

Mittels Drag’n Drop-Funktion können disponierbare Vorgänge in die gewählte Kalenderansicht überführt werden.

Durch diesen Schritt erfolgt sofort eine Aktualisierung der Ressourcen, um doppelte Verplanungen auszuschließen. Sofort werden bereits geplante oder verhinderte (krank) Ressourcen in roter Schrift dargestellt. Es werden nur tatsächlich am Tag verfügbare Ressourcen angezeigt. Mitarbeiter, die einen ganztägigen Außer-Haus-Termin haben, erscheinen nicht im Ressourcen-Grid. Ressourcen können per Drag’n’Drop der Planungseinheit zugeführt werden.

Ist eine Planungseinheit markiert, haben die Ressourcen in der Ressourcentabelle unterschiedliche Farben. Diese zeigen die Verfügbarkeit der jeweiligen Ressource für die markierte Planungseinheit an.

Farbe	Bedeutung
	Die Ressource ist in der markierten Planungseinheit verplant.
	Die Ressource ist für den gasamten Zeitraum verplant.
	Die Ressource ist für einen Teil der Zeit in einer anderen Planungseinheit verplant.
	Die Resource ist verfügbar.

Planungseinheiten mit Fixtermin werden rot umrandet angezeigt.

Nach der zeitlichen Disposition kann das Lieferavis an den Kunden generiert werden. Hierzu ist lediglich die Planungseinheit zu anzuklicken und danach der Button Drucken oder den Button E-Mail versenden zu betätigen.

Übersicht disponierte Vorgänge

Im Vorgang und am Kunden gibt es einen grünen Schriftzug „Dispositionen“. Darüber öffnet sich ein Fenster mit der Anzeige der Dispositionen zum Vorgang bzw. zum Kunden. In der Disposition selbst kann über die Seitenansicht dieses Fenster global als Dispo-Liste aufgerufen werden.

Mehrere Vorgänge pro Planungseinheit

Soweit die Praxis des jeweiligen Fachhändlers vorsieht, kann eine Planungseinheit auch aus mehreren Vorgängen bestehen, da diese zum gleichen Kunden geliefert oder als eine Liefereinheit gesehen werden. Die Zuordnung erfolgt wiederum unter Zuhilfenahme der Drag’n Drop-Funktion eines undisponierten Vorgangs zu einer bestehenden Planungseinheit. Dadurch werden nunmehr 2-x Vorgänge in einer Planungseinheit dargestellt.

Konfiguration 586: Sollen mehrere Vorgänge pro Planungseinheit in der Disposition möglich sein

0 - Nein
1 - Ja (Standard)

Bitte Beachten: Die Aktivierung der Konfiguration kann zu Performance-Verlusten führen.

Veränderungen in aktuellen Dispositionen

Soweit eine Planungseinheit aus der Dispositionsübersicht entnommen und neu geplant werden soll, ist die Planungseinheit mittels der bereitgestellten Funktion Dispositionen löschen in der Menüleiste bzw. Kontextmenü herauszunehmen. Dadurch steht der Vorgang wieder zur Disposition bereit und wird in der Vorgangsübersicht angezeigt.

Sollten Ressourcen, bspw. Mitarbeiter wegen Krankheit o.ä., nicht zur Verfügung stehen, kann der Disponent eine Neuzuordnung vornehmen. Dazu muss die nicht zur Verfügung stehende Ressource aus der Planungseinheit entnommen werden. Über das Kontextmenü (rechter Mausklick) wird die Möglichkeit Ressourcen entfernen angeboten, wo Sie eine Anzeige aller Ressourcen erhalten und wählen können.

Ergibt sich innerhalb einer Planungseinheit, welche aus mehreren Vorgängen zusammen gestellt wurde, bspw. eine Terminverzögerung, so kann auch ein Vorgang aus der Planungseinheit entnommen werden. Analog zur Entnahme von Ressourcen, existiert im Kontextmenü die Funktion Vorgänge entnehmen, wo aus der Liste der dargestellten Vorgänge der zu löschende auszuwählen ist.

Über die rechte Maustaste kann man von der Planungseinheit in die zugrunde liegende Aktivität (Menüpunkt Aktivität öffnen) verzweigen und dort ggf. den Endezeitpunkt, Bezeichnung anpassen.

edi_artikel:aendern_und_uebernehmen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-16T11:31:05+00:00

EDI-Artikel: Änderung und Übernahme

Folgende Funktionen stehen im Modul Edi-Artikel für Änderungen oder Übernahme von Datensätzen zur Verfügung:

Artikelmassenänderung
Massenänderungen
Übernehmen

Genauere Informationen zu den einzelnen Funktionen sind im nachfolgenden Artikel aufgeführt.

Artikelmassenänderung

Mit dieser Funktion ist es möglich Veränderungen an selektierten Artikeln vorzunehmen. Hierfür kann ein einzelner oder mehrere Datensätze markiert werden. Die Anzahl der selektierten Datzensätze wird im unteren Bereich neben den Änderungen- und Übernahme-Funktionen angezeigt.

In dieser Bearbeitungsmaske können in den einzelnen Feldern durch Hakensetzung Sperren gesetzt oder entfernt werden.

EDI-EK-Mengeneinheitssperre: Sperre/Entsperrung der Einkaufsmengeneinheit bei der Übernahme (VK-Mengeneinheit gibt es nicht, wird bei Änderung nie übernommen)
EDI-EK-Preiseinheitssperre: Sperre/Entsperrung der Einkaufspreiseinheit bei der Übernahme
EDI-EK-Preissperre: Sperre/Entsperrung der Einkaufspreise bei der Übernahme
EDI-VK-Preiseinheitssperre: Sperre/Entsperrung der Verkaufspreiseinheit bei der Übernahme
EDI-VK-Preissperre: Sperre/Entsperrung der Verkaufspreise bei der Übernahme
EDI-Bezeichnungssperre: Sperre/Entsperrung der Bezeichnung, Langtext und Bontext am CO-Artikel (1. & 2. Tab) bei der Übernahme
EDI-SperreSortimentsKennung: Sperre gegenüber Übertragung von der Sortimentskennung Auslaufartikel auf den CO-Artikel (2. Tab)
EDI-SperreVerkaufsSperre: Sperre der Übernahme der Verkaufssperre (1. Tab) vom Lieferanten (Tab Einkauf) auf den CO-Artikel
EDI-SperreMaximaleBestellmenge: Sperre der Übernahme der maximalen Bestellmenge an den Lieferantenatikel

Massenänderung

Bei Betätigung dieses Buttons erscheint eine Artikel-Übernahme-Maske. Bei der Massenänderung können, noch vor der Übernahme in den Artikelstamm, Veränderungen an einem oder mehreren Artikeln vorgenommen werden. Diese Veränderungen sind anschließend in der Artikelübersicht der Reiterkarte Bearbeiten zu sehen.

Übernehmen

Die Maske für die Übernahme in den Artikelstamm ist genauso aufgebaut wie die der Massenänderung. Mit dem Unterschied, dass die hier vorgenommenen Einstellungen nicht nur im Modul Edi-Artikel zu sehen sind, sondern auch im Artikelstamm nach erfolgreicher Übernahme beim Aufruf der eingelesenen Artikel. Der Bearbeitungsstatus ist bei der Übernahme der Edi-Artikel in den Artikelstamm zu beachten. Auch sollte vor der Übernahme beachtet werden, dass die Betriebsnummer des Lieferanten im Lieferantenstamm hinterlegt ist.

Nachfolgend sind die einzelnen Abschnitt des Übernahmeschemas in ihrer Funktionsweise beschrieben. Die detaillierte Feldbeschreibung kann hier eingesehen werden.

Abschnitt Übernahme

In diesem Abschnitt werden die Anzahl der gewählten Artikel, derzugehörige Lieferant sowie der Katalog angezeigt. Zudem ist es möglich ein gespeichertes Übernahmeschema auszuwählen, sowie Neue anzulegen. Durch die Wahl eines vordefinerten Schemas werden die Daten in der Übernahmemaske vorbelegt.

Abschnitt Neuanlage

Bei Neuanlage von Artikel werden in diesem Abschnitt notwendige Informationen zur Erstellung gepflegt. Hier erfolgt beispielsweise eine Auswahl, wie die Artikelnummervergabe bei der Übernahme stattfinden soll. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten für die automatische Vergabe:

anhand Artikelnummer Hersteller: Die Artikelnummer des Herstellers wird als CO-Artikelnummer verwendet.
anhand Artikelnummer Großhändler: Entspricht der Bestellnummer des Artikels.
anhand alternativer Artikelnummer des Herstellers
anhand Referenznummer Hersteller: Entspricht der Herstellerreferenz unter weitere Informationen in dem Edi-Artikel.
fortlaufend aus Artikelnummernkreis: Standardermittlung laut Modul Nummernkreis

Zusätzliche Einstellungen für die Artikelnummernbildungsvorschrift können in den Lieferantendaten oder über Markenkürzel vorgenommen werden. Diese wirken sich an dieser Stelle ebenfalls aus.

Über das Auswahlfeld Aus Fremdartikelnummer zu entfernende Sonderzeichen können Sonderzeichen ausgewählt werden, die bei Übernahme in den Artikelstamm aus der Fremdartikelnummer entfernt werden sollen.

Die Eingabe von Warengruppe, Kontierungsgruppe und Preisgruppe sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden.

Wird bei der Warengruppe die Artikelvorqualifikation gewählt, so werden die Pflichtfelder (Warenuntergruppe, Warenunteruntergruppe und Kontierungsgruppe) grau dargestellt und bei Neuanlage im Artikelstamm aus dieser gebildet. Artikelvorqualifikationen werden im gleichnamigen Modul gepflegt.

Abschnitt Änderungen

Alle Änderungen, die am Edi-Artikel durch die Massenänderung vorgenommen wurden, sowie durch Import geändert wurden, können durch in diesem Abschnitt in den Artikelstamm übertragen werden.

Es besteht die Möglichkeit über Alle Änderungen übernehmen alle geänderten Details zu übernehmen oder alternativ können nur bestimmte Änderung durch Anhaken ausgewählt werden.

Abschnitt XML Zusatzdaten

Welche zusätzlichen Daten bei der Artikelausgabe bzw. beim Einlesen in den Artikelstamm berücksichtigt werden soll, kann man in diesem Abschnitt des Übernahmeschemas einstellen.

Abschnitt Preiskatalog

Damit die Preise in den Artikelstamm übernommen werden, muss in diesem Abschnitt der Haken auf 'EK-Preise übernehmen‘ gesetzt sein.

Abschnitt Verkaufspreiskatalog

Hier findet die Auswahl des Preiskataloges statt. Außerdem können noch weitere Einstellungen, die Verkaufspreis beeinflussen können, vorgenommen werden.

Abschnitt Übernahme

Die Global Trade Item Number und Artikelnummer werden beim Betätigen des Buttons 'Ausführen‘ automatisch aus dem Edi-Artikelstamm in die Felder des Übernahmeschemas gezogen.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu EDI-Artikel:

Seiten in diesem Namensraum:

E (Fortsetzung)

EDI-Artikel: Reiterkarte Selektion

Temporärer Artikel

edi artikel

firmen:loeschen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-27T07:39:16+00:00

Firmen löschen und anonymisieren

Im Concept Office ist es möglich, Firmendaten (Anschriften, Ansprechpartner, Anschriften) und entsprechende zugehörige Dokumente, Vorgänge und ähnliches zu löschen bzw. zu anonymisieren und entsprechend „unbrauchbar“ zu machen. Dies kann nur bei entsprechender Rechtevergabe erfolgen.

1. Firmen löschen

1.1 Auswirkungen

Das Löschen von Firmen stellt aus unserer Programmsicht eine Ausnahme dar und sollte verwendet werden, wenn durch versehentliche Anlage oder Datenimport Firmenduplikate entstanden sind. Wenn Sie eine Firma tatsächlich löschen wollen, ist dies nur möglich, wenn keine referenzierten Daten oder Dokumente existieren - ansonsten erscheint eine Fehlermeldung.

Löschen ist in folgenden Modulen möglich:

Firmen
Anschriften
Ansprechpartner

Folgende Untermodule/Dokumente können betroffen sein:

Alle Dokumente
Vorgänge
Serviceaufträge
Zugeordnete Projekte
Tickets
Sonderkonditionen
Aktivitäten

1.2 Alternativen zum Löschvorgang

Wenn ein Geschäftskontakt zukünftig nicht mehr von Interesse ist, so sollten bestehende Informationen und Dokumente trotzdem beibehalten werden. Anstatt sie zu löschen, sollte die Firma deshalb den Status inaktiv erhalten.

Eine mögliche Alternative zum Löschen kann auch das Zusammenlegen dieser Firma mit beispielsweise dem Barverkaufskunden sein.

1.3 Löschvorgang

Zum Löschen einer Firma öffnen Sie das Modul Firmen unter Stammdaten. Wählen Sie im nächsten Schritt die Firma aus, die gelöscht werden soll.

Im oberen Menüband unter Start befindet sich die Löschfunktion. Es erscheint noch eine Kontrollabfrage sowie eine anschließende Sicherheitsabfrage, ob die Firma wirklich gelöscht werden soll. Dies funktioniert nur, wenn keine Dokumente, Vorgänge, etc. zur Firma existieren.

1.4 Fehlermeldungen

Offene Vorgänge: Sollte es noch offene Vorgänge zu der Firma geben, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass die Firma nicht gelöscht werden kann. Diese offenen Vorgänge müssen zunächst geschlossen werden.

Abgeschlossene Vorgänge: Sind abgeschlossene Vorgänge vorhanden, erhalten Sie ebenfalls eine Fehlermeldung mit Abfrage, ob der Kontakt mit Löschkennzeichen versehen werden soll.

Die Firmennummer bleibt vorerst erhalten, es werden aber Anschrift, Ansprechpartner und Verbindungen entfernt. Als Kurzname wird gelöscht! eingetragen.

2. Anonymisierung

Sie können die Kontaktdaten der Firma auch anonymisieren, d.h. es werden alle Informationen wie Name der Firma, Anschrift und Kontaktpersonen mit ihren Verbindungen gelöscht. Dies kann beispielsweise durch die Einhaltung der DSVGO-Richtlinien notwendig sein.

Hierfür öffnen Sie die Firma und wählen im rechten Menüband (Modulfunktionen) „Kontaktdaten anonymisieren“. Nun wird in den Kontaktfelder anonym eingetragen. Einige Daten (woraus nicht auf die Firma geschlossen werden kann) bleiben erhalten. Diese Daten dienen beispielsweise Auswertungszwecken.

Modulfunktion „Anschriften/Ansprechpartner/Kontaktdaten anonymisieren“:

Hier kann ein Anonymisierungsgrund angegeben werden, dieser wird in der Spalte Anonymisierungsinfo gespeichert.

Hierfür stehen folgende Spalten in der Übersicht zur Verfügung:

Anonymisiert am
Anonymisierungsinfo

Firmen, löschen

howto:arbeiten_im_homeoffice

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:38+00:00

Arbeiten im Homeoffice mit Concept Office

Alle geschilderten Lösungsansätze erfordern eine stabile Internetverbindung zu Ihrem Unternehmen. Desweiteren sollte sichergestellt sein, dass alle genutzten (z. B. private) PCs mit Virenscannern ausgestattet sind. Sollten Sie Hilfe benötigen oder weitere Rückfragen haben, stehen wir Ihnen wie gewohnt zur Verfügung: E-Mail: support@wegscheider-os.de Telefon: +49 9135 2111 55

Setzen Sie nicht Concept Office als lokal installiertes Programm (Client/Server) mit VPN aus dem Homeoffice ein. Hiervon wird ausdrücklich abgeraten und dies wird nicht unterstützt! Hierbei arbeiten Sie direkt auf der Datenbank und es können z.B. bei Internetproblemen massive Fehler und Datenverlust entstehen! Vor dieser Variante warnen wir ausdrücklich!

RDP - Verbindung (PC in Unternehmen)

Hier handelt es sich um eine Remote-Desktop-Verbindung zu Ihrem Firmen-PC. Sie greifen z. B. mit Ihren privaten PC auf Ihren Firmen PC zu und nutzen somit die Leistung und Ressourcen des Firmenrechners. Die Verbindung der Endgeräte / Netzwerke wird über einen VPN-Client oder via RDS-Gateway hergestellt.

Wenn Sie via RDP auf Ihren Firmen-PC zugreifen, darf dieser nicht heruntergefahren werden - Das Einschalten des Firmen-PCs müsste ansonsten vor Ort durchgeführt werden (oder via Wake-On-Lan).

Teamviewer oder andere Fernwartungsprogramme (PC in Unternehmen)

Wie bei der Verbindung via RDP, wird auch hier mit einem privaten PC auf den Firmen PC zugegriffen. Durch die Verwendung eines Fernwartungsprogrammes muss für gewöhnlich kein VPN-Client eingerichtet werden.

In den folgenden Zeilen erfahren Sie, wie die Einrichtung des Fernwartungsprogrammes „Teamviewer“ erfolgen muss:

  Auf dem privaten PC muss die Vollversion von Teamviewer installiert werden: https://www.teamviewer.com/de/ 
  Auf Ihrem Firmen-PC muss die einfache Version von Teamviewer installiert werden: http://download.wegscheider-os.de/teamviewer.exe

Wie auch bei der Verbindung via RDP, darf der Firmen-PC nicht heruntergefahren werden.

Hinweis von www.pcwelt.de:

Teamviewer drückt bei der Gratisversion vorübergehend und inoffiziell beide Augen zu, wenn Sie die Software jetzt beruflich nutzen. Sie dürfen also mit Teamviewer zum Beispiel im Home Office arbeiten.

Terminalserver

Der Idealfall für ein sicheres und performantes Arbeiten im Home-Office ist der Zugang zu Ihrem Netzwerk via Terminalserver. Auf einem Terminalserver können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten und auf unsere kaufmännisch relevanten Anwendungen (Concept Office, Concept DMS, pCon.basket, etc.) zugreifen. Die eigentliche Rechenleistung findet auf dem Server statt und es wird nur noch der Bildinhalt übertragen.

Da die Einrichtung eines Terminalservers für gewöhnlich nicht von Heute auf Morgen erfolgen kann, ist dieser Bereich evtl. nicht für Sie interessant. Dennoch möchten wir Ihnen nachfolgend einige Informationen / Hinweise liefern:

  Es gibt eine 90 tägige Testversion des Microsoft Terminalservers
  Die Verbindung der Endgeräte / Netzwerke wird über einen VPN-Client oder via RDS-Gateway hergestellt
  Beachten Sie weitere Lizenzkosten (Microsoft Office wird z. B. nur in bestimmten Versionen unterstützt)
  Es wird eine pCon.update Dataclient Pro Lizenz benötigt

Falls Sie sich für diese Lösung entscheiden sollte, kann die Installation von Concept Office zeitnah und unkompliziert durch uns durchgeführt werden.

installation:patches

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:42+00:00

Patches

Nachdem eine Softwareversion freigegeben wurde, erscheinen in unregelmäßigen Abständen Patches (engl. für Flicken) für diese Version. Sie beinhalten Fehlerbehebungen und neue Programmfunktionen.

Jedem Patch liegt eine Dokumentation der Änderungen in Form einer Patchinfo-Datei bei.

Die Patches sind stets kumulativ, das heißt, dass im aktuellsten Patch alle Änderungen seit der Freigabe enthalten sind.

Patches für Concept Office 7.0

Ermitteln der eingesetzten Programmversion

Ein Patch kann nur die Version (5.40, 6.0, 6.1, 7.0) aktualisieren, für die er bestimmt ist. In der Regel erhalten Sie von uns nur Patches für die von Ihnen aktiv eingesetzte Version. Im Rahmen von Teststellungen o.ä. ist es aber möglich, dass Sie Patches für andere Versionen erhalten. Ein Patch für Concept Office 7.0 hat immer einen Dateinamen der mit Concept_Office_7.0 beginnt.

Hinweise, wie Sie Ihre Programmversion ermitteln, finden Sie in unserem FAQ

Einspielen eines Patches

Zum Einspielen des Patches führen Sie nacheinander folgende Schritte durch. Beachten Sie, dass während Ihre Concept-Office-Umgebung gepatcht wird, kein Arbeiten in den dazugehörenden Applikationen möglich ist. Das Patchen ist an jedem System/Arbeitsplatz notwendig. Es wird streng empfohlen, den Patchvorgang an einem Server/Arbeitsplatz vollständig durchzuführen, bevor weitere Systeme gepatcht werden.

Laden Sie die Patch-Datei herunter (Sie erhalten einen Link per Email)
Speichern Sie die Datei im Setup-Pfad Ihrer Concept Office-Umgebung (siehe Konfigurationsmanager)
Schließen Sie folgende Applikationen (falls vorhanden/aktiv):
- Concept Office
- Concept EDI
- Concept Cash
- ExchangeSynchroService-Dienst
- Sc.Co.Webservices.Host / Sc.Co.Webservices.Dienst
- Automation, sowie ggf. zeitgesteuerte Aufgaben
Stellen Sie sicher, dass Sie administrative Nutzerrechte besitzen. Sollte eine Terminal-Server-Installation vorliegen, stellen Sie sicher, dass alle Nutzer sich abgemeldet haben und wechseln Sie in den Install-Modus.
Starten Sie Concept Office - es erscheint eine Aufforderung zum Update. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm und das Update wird eingespielt.
Starten Sie Concept Office nochmals. Es werden verschiedene Vorgabewerte in Ihre Datenbank übertragen. Anschließend startet die Anwendung in gewohnter Weise.
Bei Terminal-Server-Installation: wechseln Sie zurück in den Execute-Modus.

Patches für browserbasierte Anwendungen

Die betrifft folgende Anwendungen:

Concept Mobile
CO Portal
Concept Flex

Voraussetzungen

Die browserbasierten Anwendungen sind passend für eine konkrete Version von Concept Office konzipiert und werden mit dieser ausgeliefert. Nachdem Concept Office gepatcht wurde, befinden sich im Setup-Pfad die Programmdateien für die browserbasierte Anwendungen.

Pro Applikation gibt es einen Ordner. Dieser enthält weitere Unterordner (1 pro installierten Concept Office-Patch. Dabei ist die Version des Concept Office-Patch Bestandteil des Ordnernamens.

Installation

Während des Patches kann die Anwendung nicht genutzt werden. Nach dem Patchen ist eine Neuanmeldung der Benutzer via Browser erforderlich.

Um eine browserbasierte Anwendung zu patchen, gehen Sie wiefolgt vor:

Beenden Sie die Webseite der Anwendung im IIS-Manager.
Kopieren Sie den Inhalt des Quellordners (zum Concept Office-Patch gehörender Unterordner der Applikation im SetupPfad) in den Speicherort der Webseite. Bestehende Dateien müssen überschrieben werden.
Starten Sie die Webseite neu.
Prüfen Sie durch Aufruf der Webseite und Nutzeranmeldung deren Funktionstüchtigkeit.

Werden Mobile und Portal auf dem selben IIS gehostet, ist folgende Reihenfolge empfohlen:

Aktualisieren Mobile
Neustart der Website Mobile
Aktualisieren Portal
Neustart der Website Portal
2. Neustart der Website Mobile

Reports

Wird ein eigenständiger Reportpfad verwendet (kein Zugriff auf das zentrale Report-Verzeichnis) müssen Reports aktualisert werden. Für Störungsbearbeitung:

Reparaturauftrag_540.rpt
Reparaturauftrag_Mobile.rpt

und für Logistik:

Lieferschein.rpt
ArtikelEtikettMobile.rpt
ArtikelEtikettMobileWE.rpt
Versandetiketten.rpt

manuell kopiert werden. Beachten Sie, dass falls kundenindividuelle Reports existieren, diese verwendet werden müssen.

Installation, Patch

installation:systemvoraussetzungen_iis

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-04-12T12:59:22+00:00

Systemvoraussetzungen für den Einsatz browserbasierter Erweiterungen

Die betrifft u.a. folgende Anwendungen:

Concept Flex
Concept Portal

Allgemein

Die Applikationen sind nur in Verbindung mit Concept Office nutzbar.

Die Applikationen sind browserbasiert. Es wird ein Internet Information Server ab Version 7.5 benötigt, durch den die Website bereitgestellt wird. Dieser IIS muss über das Internet erreichbar sein.

Hardware

Server

Voraussetzung für den Einsatz ist ein Internet-Information-Server der Version 7.5 oder höher. Unterstützt werden derzeit folgende Server-Betriebssysteme: Windows 2016, Windows 2019 und Windows 2022. Die Hardware-Voraussetzungen des Betriebssystems sowie der eingesetzten IIS-Version müssen erfüllt sein.

Der IIS sollte nicht auf einem Exchange-Server benutzt werden. Weitere bekannte Einschränkungen betreffen den WSUS-Update-Service. Bitte kontaktieren Sie in dem Fall unseren Support.

Minimum:
Windows Server 2016 mit IIS 7.5
1.4 GHz CPU
2 GB RAM
100 Mbit/s Netzwerkverbindung

Empfohlen:
Windows Server 2019 mit IIS 8
2.4 GHz CPU (Mehrkernprozessor)
4 GB RAM
1000 Mbit/s Netzwerkverbindung

Lizenzen für Microsoft-Server-Produkte: Beim Einsatz von Concept Portal und/oder Concept B2B wird üblicherweise externen Nutzern ein Zugriff ermöglicht. Neben der Lizenzgrundlage für interne Nutzer, sind diese und/oder die genutzten Produkte (bspw. SQL Server) ebenfalls zu lizenzieren. Es empfiehlt sich deshalb eine Core-Lizenz. Es handelt sich hierbei um keine rechtsverbindliche Aussage im Sinne der Microsoft Nutzungsrechte! Bitte berücksichtigen Sie dies bei der Ermittlung der benötigten Microsoft Lizenzen und stimmen sich mit Ihrem Microsoft Lizenzpartner dahingehend ab.

Client-Geräte

Die unter dem Link http://jquerymobile.com/gbs/ aufgelisteten Plattformen sind mit Concept Mobile und CO Portal kompatibel. Zudem wird Javascript benötigt.

Abgesehen von den technischen Voraussetzungen, sollte darauf geachtet werden, dass das Endgerät über einen genügend großen Bildschirm verfügt, um die Programminhalte gut darstellen zu können.

Browserwahl

Für den optimalen Einsatz von Concept Flex empfehlen wir die Nutzung des Browsers Google Chrome bzw. chromiumbasierter Browser. Der in den mobilen Applikationen verwendete Standard „HTML 5“ ist dort sehr gut unterstützt. Der Browser wird auch in den Tests unserer Entwickler / Qualitätssicherung eingesetzt.

Andere Browser funktionieren natürlich ebenfalls. Es sind jedoch Abweichungen vom gewollten Programmverhalten möglich, z.B. in der Darstellung.

bekannte Einschränkungen

Alle aktuellen Windows Phone-Systeme unterstützen einige Funktionen der Produkte nicht in vollem Umfang.

Software / Konfiguration

Funktionen und Einstellungen des IIS-Webservers

Die Rolle als Webserver (IIS) muss aktiviert sein
Microsoft .NET-Framework 4.8 muss als Full-Variante installiert sein
installiertes Sicherheitszertifikat für den Webserver (für verschlüsselte Übertragung benötigt)

Für Concept Flex

In Concept Office 8.0 wird nur noch eine Crystal Reports Runtime unterstützt. (64-bit/Version 13.0.33.4485)
SMTP-Server

Sonstiges

Sollen generierte Reparaturaufträge archiviert werden, müssen dazu diese Einstellungen vorgenommen werden.

Informationen zur Datensicherheit

Beachten Sie bitte, dass Sie selbst bzw. Ihr IT-Betreuer für die Installation und Wartung des IIS-Webservers, der Netzwerkkonfiguration und der Endgeräte verantwortlich sind. Berücksichtigen Sie, dass Ihre Sicherheitseinstellungen regelmäßig gewartet/aktualisiert werden sollten (z.B. Windows-Updates, Virenscannersignaturen). Außerdem sollten Sie auf die Verwendung sicherer Passwörter achten.

Kommunikation im internen Netzwerk

Concept Mobile und CO Portal benötigt zum Arbeiten folgende Rechte in Ihrem Netzwerk:

Voll-Zugriff auf den Website-Ordner (auf dem IIS-Server)
Verbindung zum SQL-Server und Voll-Zugriff auf die Concept Office-Datenbank
Voll-Zugriff auf das zentrale CO-Verzeichnis
Zugriff auf einen SMTP-Server (betrifft Emailversand-Funktionen)

Routing / Erreichbarkeit

Während der Installation der mobilen Applikationen wird sichergestellt, dass die mobile Applikation generell lauffähig ist. Für die Erreichbarkeit (Verfügbarkeit) des Webservers im Intranet und Internet müssen geeignete Schritte unternommen werden um Nutzbarkeit und Sicherheit zu gewährleisten. Besprechen Sie diese Anforderungen mit Ihrem IT-Betreuer. Dies betrifft u.a. das Routing in Ihrem Netzwerk sowie durch die Firewall ins Internet.

Um maximale Kompatibilität zu gewährleisten, sollten die mobilen Applikationen über die Standard-HTTP/S-Ports erreichbar sein. Dies gilt insbesondere für Concept Portal. Sollten Sie abweichende Ports verwenden, können Endkunden mit starken Sicherheitsvorkehrungen die Applikation möglicherweise nicht nutzen.

Sicherheitszertifikate

Für die verschlüsselte Datenübertragung wird ein SSL-Zertifikat benötigt. Die Software Concept GmbH stellt keine Sicherheitszertifikate aus. Sie können ein Zertifikat selbst erstellen oder als Dienstleistung von Drittanbietern erwerben. Generell empfehlen wir den Einsatz einer verschlüsselten Verbindung.

Concept Mobile

Um eine (Ende-zu-Ende-) Verschlüsselung zu erreichen, ist ein selbst erstelltes Sicherheitszertifikat ausreichend. Instruieren Sie Ihre Mitarbeiter, dass die Warnmeldungen des nicht-prüfbaren Zertifikates akzeptiert und ggf. als Ausnahme im Browser vermerkt werden dürfen.

Concept Portal

Sollten Sie eine Verschlüsselung wünschen, ist ein gekauftes, von 3. Seite prüfbares, Zertifikat empfohlen. Ansonsten werden dem Endbenutzer möglicherweise Sicherheitswarnungen angezeigt.

Technischer Hinweis

Bei Seitenaufrufen mit

https//...

gibt es die Eigenschaft x-Frame-Options

Diese steht standardmäßig auf Sameorigin (Bedeutung: Die Seite lässt sich nicht von fremden x-Frames von außerhalb aufrufen.)

Diese Eigenschaft muss im Server umgestellt werden.

Concept Mobile, Installation, Hardware, Hardwareanforderung, Systemvoraussetzungen

servicepartner_vertraege:servicepartner_vertraege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-11T14:41:56+00:00

Servicepartner-Verträge

Servicepartnerverträge sind Verträge mit Fachhandelskollegen, die für Maschinen die Servicebetreuung übernehmen und mit denen zu diesem Zweck ein Vertrag abgeschlossen wird. Diese Verträge können aus Kundenverträgen heraus abgeschlossen werden. Es können zu einem Kundenvertrag mehrere Servicepartnerverträge existieren. Es kann zu einem Servicepartnervertrag nur ein Kundenvertrag existieren.

Voraussetzungen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Servicepartner-Verträge verfügbar.

Modulrecht Servicepartner-Verträge

Modulrecht Servicepartnerabrechnungen

Über die Modulrechte kann festgelegt werden, ob der Nutzer Sericepartnerverträge und deren Abrechnungen anlegen, ändern und löschen darf.

lesen
lesen / bearbeiten
lesen / bearbeiten / anlegen
Alle Rechte (beinhaltet löschen)

Konfiguration 500: Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Abrechnung buchen.

0 - mit Vertragsabrechnung buchen
1 - mit Servicepartner-Abrechnung buchen

Vertragsarten

Im Modul Servicepartnerverträge werden nur Verträge angezeigt, welche über eine Vertragsart mit der Eigenschaft „Servicepartnervertrag“ verfügen. Daher muss mindestens eine solche Vertragsart angelegt werden. Die Standardwerte und Vertragsleistungen sind bei diesen Vertragsarten nicht zu füllen, da die Werte aus den Kundenverträgen gezogen werden und keine Vertragsleistungen für diese Verträge anfallen.

Nummernkreis

Für Servicepartnerverträge kann ein eigener Nummernkreis angelegt werden. Dies geschieht unter Administration / Nummernkreise. Achtung, der Nummernkreis für Servicepartnerverträge darf sich nicht mit dem Nummernkreis für Kundenverträge überschneiden.

Servicepartnervertrag anlegen

Um einen Servicepartnervertrag anzulegen, öffnet man den entsprechenden Kundenvertrag und dort die Registerkarte Maschinen. Nach Markieren der betreffenden Maschinenzeilen klickt man auf die Modulfunktion Partnervertrag anlegen.

Im sich öffnenden Fenster werden die Daten eingegeben:

Servicepartner - hier können alle angelegten Lieferanten ausgewählt werden.
Vertragsart - alle mit der Eigenschaft Servicepartnervertrag angelegten Vertragsarten stehen zur Auswahl
Vertragsnummer extern - eine evtl. vorhandene Vertragsnummer des Fachhandelskollegen
Zahlungsbedingung
Servicepartner übernimmt Serviceleistungen - das Häkchen trägt in den betreffenden Maschinen den Betreuer für Service ein
Servicepartner übernimmt Materiallieferungen - das Häkchen trägt in den betreffenden Maschinen den Betreuer für Materiallieferungen ein

Nach Klick auf die Schaltfläche Vertrag anlegen wird die Vertragsnummer des neuen Vertrags angezeigt. Diese ist bereits vorbelegt, wenn es zu diesem Servicepartner und diesem Kundenvertrag bereits einen Servicepartnervertrag gibt. Zudem wird der Servicepartner an den betroffenen Maschinen eingetragen. Dort kann man nun auch den Servicepartnervertrag einsehen.

Über den blauen Link gelangt man direkt in den Servicepartnervertrag. Hier stehen in der Registerkarte Erlöse die übernommen Daten ohne Preise zur Verfügung. Solange kein Preis hinterlegt ist, wird die Zeile in roter Farbe angezeigt.

Zählerstandserfassung

Besteht zu einer Maschine ein Servicepartnervertrag wird jeder Zählerstand der Meldungsart „Kundenmeldung“ ein zweites Mal mit der Meldungsart „ServicepartnerMeldung“ angelegt.

Diese Meldung wird für eine Zählermeldung an den Servicepartner und für die Eingangsrechnungsvorschlagsliste verwendet. Wie die Zählerstände an den Betreuer gemeldet werden, ist hier beschrieben.

Eingangsrechnungsprüfung

Vorschlagsliste erstellen

Sollen Eingangsrechnungen geprüft werden, wird vorher eine Vorschlagsliste erstellt. Das geschieht durch das Abrechnen der Servicepartnerverträge. Vorher sollten die Zählerstände erfasst sein (wenn diese fällig sind). Das Abrechnen geschieht genau wie das Abrechnen der Kundenverträge, nur dass hier keine Druckdokumente und keine Umsätze entstehen. Dafür wird im Modul Servicepartnerabrechnungen eine Tabelle mit den zu erwartenden Eingangsrechnungen gefüllt.

Im Modul Vertragsabrechnung gibt es dafür ein neues Auswahlfeld, mit dem man festlegt, ob man Kundenverträge oder Servicepartnerverträge abrechnen möchte.

Nach Abrechnung der Servicepartnerverträge stehen die Vorschläge für die Eingangsrechnungen im Modul Servicepartner-Abrechnung zur Verfügung.

Stimmt der Betrag des Fachhandelskollegen mit dem Vorschlag überein, kann mit Klick auch die Modulfunktion Rechnung buchen der Betrag gebucht werden. Dabei wird ein Datensatz für die Übergabe in die Finanzbuchhaltungssoftware bereitgestellt und die Werte in die Kosten des Kundenvertrags eingetragen.

Stimmt die Rechnung des Händlerkollegen nicht mit dem Vorschlag überein, kann man sich die Details des Vorschlags durch Doppelklick auf die Rechnungszeile ansehen. Ist man mit der Rechnung des Fachhändlers nicht einverstanden, kann man den Status im Register Rechnungsprüfung auf reklamiert setzen und im Feld Bemerkung eine entsprechende Notiz eintragen. Zudem kann die Spalte Reklamation genutzt werden.

Kündigung

Bei Kündigung eines Kundenvertrages wird geprüft, ob es Servicepartnerverträge gibt und schlägt diese ebenfalls zum Kündigen vor. Wird der entsprechende Haken nicht entfernt, werden auch diese Verträge auf den Status gekündigt gesetzt und somit nicht mehr verlängert.

soennecken:bestandsabgleich

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-02T14:03:30+00:00

Soennecken Bestandsabfrage

Die Soennecken eG stellt einen Webservice zur Verfügung, mit dem es möglich ist, den aktuellen Lagerbestand abzufragen. Damit kann einem Sachbearbeiter diese Information direkt in der Warenwirtschaft zur Verfügung gestellt werden.

Voraussetzungen

Externe Systeme

Die bei Soennecken erhältlichen Zugangsdaten müssen unter Administration im Modul Externe Systeme (XS) eingetragen werden. In der nachfolgenden Eingabemaske müssen:

Benutzer
Passwort
URL
Kundennummer eingetragen werden.

Aktualisierung Web-API Bestandsabfrage Soennecken ab 06/2025 (nur zusammen mit CO 8.0 / ab Patch 8.3460.xx):

Benutzer
Passwort = API-Key
URL: neue URL seitens SOE (Hinweis: Hier wird immer der SOE-Mandant (Tenant-ID) zum API-Key in der URL eingesetzt)

https://api.soennecken.de/api/Mandant(Mitglied)/logistics/v1/stocks/

das Wort ‚neu‘ in der Zusatzinfo 3

* Als Benutzer kann die Mandanten-ID angegeben werden, auch wenn diese momentan keine Verwendung findet.

Zur Aktivierung der Zugangsdaten klicken Sie Aktiv an und speichern abschließend die Eingabe.

Firma

Um mit der Soennecken-Bestandsabfrage eine Verkaufssperre an einem Artikel setzen zu können, so muss am Lieferanten im Abschnitt EDIFact der Reiterkarte Lieferantendaten der Haken auf das Feld 'Wenn Hauptlieferanten, dann den Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen‘ gesetzt sein. Diese Option kann Artikelweise im Artikelstamm wieder entsperrt werden und greift somit nicht für einzelne Artikel.

Sofern die alte Sortimentskennung (Kern, Besorger) es zulässt, wird der Status ‚Auslaufartikel‘ als Sortimentskennung gesetzt.

Die Verkaufssperre wird gesetzt, sofern der Artikel ‚Auslaufartikel‘ oder ‚Bestellsperre‘ hat und seitens Soennecken Bestand = 0 hat. So lange der Artikel an Ihrem Lager Bestand hat, können Sie den Artikel aber trotzdem verkaufen.

Zusätzlich können noch mit den Feldern ‚Verfügbar ab Intervall in Tagen für gesperrte Artikel‘ und ‚Für angekündigte‘ noch festlegen, wann die Artikel wieder entsperrt werden. Soennecken schickt ja auch noch einen voraussichtlichen Termin mit, wann Bestand erwartet wird. Bei Intervall 0 wird die Verkaufssperre nur entfernt, wenn der Artikel Bestand hat. Bei einem größeren auch schon so viele Tage vor dem vom Soennecken gemeldeten Termin.

Abruf des Lagerbestandes in Concept Office

Abruf im Auftrag

Im Auftrag bzw. Angebot kann der aktuelle Bestand über die Modulfunktion „EK-Analyse“ abgerufen werden.
(Darüber hinaus gehende Informationen zur EK-Analyse finden sie hier.)

Klickt der Sachbearbeiter auf die Schaltfläche „Soennecken abfragen“ nimmt Concept office Verbindung mit dem Webservice von Soennecken auf und liefert den aktuellen Bestand und den Status, farblich dargestellt in grün, gelb oder rot. Zudem wird die Spalte „aktualisiert“ mit dem aktuellen Datum versehen, damit man erkennen kann, wann der Bestand das letzte Mal abgerufen wurde.

Dabei werden alle Artikel berücksichtigt, die sich im Auftrag befinden und von Soennecken geliefert werden können. Der Status zeigt den Lagerbestand im Verhältnis zur im Auftrag hinterlegten Bestellmenge an.

Grün = Menge ausreichend im Lager vorhanden
Gelb = Menge nicht ausreichend am Lager, kann aber bestellt werden.
Rot = Dieser Artikel ist derzeit am Lager von Soennecken nicht vorrätig

Abruf in der Bestellung

Bei Klick auf die Modulfunktion „Soe Bestand prüfen“ wird der Status entsprechend farblich dargestellt. (siehe vorheriges Kapitel)

Abruf im Modul Bestellvorschläge

Ruft man einen Artikel im Modul Bestellvorschläge auf, hat man ebenfalls die Möglichkeit die Funktion „EK-Analyse“ zu nutzen. Im sich öffnenden Fenster werden alle für diesen Artikel verfügbaren Lieferanten angezeigt. Neben dem aktuellen EK (KIP) wird nach Klick auf „Soennecken abfragen“ der bestand und der Status angezeigt. Auch hier wird zusätzlich das Datum der letzten Abfrage aufgeführt.

Für den Soennekenbestandsabgleich gibt es neue Funktionalitäten: - Abruf und die Hinterlegung des ‚Verfügbar ab‘-Datums von Soennecken am Lieferantenartikel - Abgleich des Soenneckenbestallstatus (50=neu nur angekündigt, 100=normal, 600=Bestellsperre, 900=Auslauf (Lieferant/Hersteller), 905=Auslauf Distributor (Soennecken))

Am Lieferanten gibt es ein neues Kennzeichen ‚Setzt als Hauptlieferant den Artikelstatus‘, sowie die Option ‚Verfügbar ab Intervall‘. Ist das Kennzeichen gesetzt, dann wird Folgendes mit durch den Abgleich realisiert: - der Status von Soennecken bei Auslaufartikeln wird in das Sortiment übernommen, sofern es sich um einen Kern- oder Besorgerartikel handelt - hat der Artikel eine Bestellsperre oder ist Neu nur angekündigt, dann wird am Artikel die Verkaufssperre gesetzt - hat der Artikel Bestand und einen bestellbaren Status, dann wird die Verkaufssperre entfernt - sowohl für die Sortimentskennung, als auch die Verkaufssperre können am Lieferantenartikel Sperren hinterlegt werden, so dass diese Funktionen dann für diesen Artikel nicht ausgeführt werden

Sofern ein Intervall hinterlegt ist: - hat der Artikel eine Bestellsperre oder keinen Bestand und das Verfügbar ab-Datum liegt weiter in der Zukunft, als durch das Intervall festgelegt, dann wird am Lieferantenartikel die Bestellsperre gesetzt, sofern dieser nicht Streckenmengeab = 1 hat und somit nie Bestand bei Soennecken aufweist - hat der Artikel Bestand oder ist in einem Zeitraum kleiner dem Intervall bestellbar, dann wird die Bestellsperre entfernt

Automation

Über die Automation kann die aus dem Artikelstamm und der EK-Analyse bekannten Soennecken-Bestandsabfrage über den gesamten Artikelstamm des Lieferanten ausgeführt werden.

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?>
<task>
    <name>SoenneckenBestandsAbfrage</name>
    <mandant>98</mandant>
    <operations>
        <operation name = "SoenneckenBestandsAbfrage">
            <call></call>
        </operation>
    </operations>
</task>

Parameter

<LieferantenNr> Angabe des zu aktualisierenden Lieferanten, ist kein Lieferant angegeben, dann werden LS1 & LS3 über die Betriebsnummer ermittelt.

< AnzahlArtikelProRequest > , mit dem definiert werden kann, wie viele Artikel pro Request bei Soennecken abgefragt werden sollen. Wird kein Wert angegeben, werden 100 Artikel pro Request abgefragt.

< AnzahlRetries >, mit dem festgelegt werden kann, wie oft im Falle eines Fehlers die Anfrage an Soennecken wiederholt wird. Standardmäßig wird dieser Wert mit 1 vorbelegt.

< FehlerhafteBestellnummernProtokollieren > , (1/0) kann gesteuert werden, ob Bestellnummern, die nicht den Vorgaben von Soennecken entsprechen, protokolliert werden sollen.

stammdaten_tkd:vertragspreisanpassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-25T08:23:03+00:00

Vertragspreisanpassung

In diesem Modul können Änderungen für Vertragspreise durchgeführt werden. Dabei können Kunden informiert und Erhöhungen freigegeben oder zurückgestellt werden.

Das Modul Vertragspreisanpassung befindet sich im Strukturbaum unter Stammdaten TKD.

Anlage Vertragspreisanpassung

Über Klick auf Neu kann eine neue Vertragspreisanpassung hinterlegt werden, dabei wird automatische eine eindeutige Nummer vergeben. Anschließend erfolgt die Eingabe einer Bezeichnung.

Im Bereich Selektionskriterien können verschiedene Voreinstellungen für die Auswahl der zu erhöhenden Vertragserlöse bei der automatischen Vertragspreisanpassung getroffen werden. Gewählt werden kann:

Geschäftsbereich
Vertragsarten
Erlösart
Firma
Kundengruppe
Preisanpassungs-Schema

Die hier hinterlegten Daten bei den Selektionskriterien spielen bei der manuellen Vertragspreisänderung keine Rolle. Sie haben dort lediglich informativen Charakter.

Es kann bei der Vertragspreisanpassung ein Kundenanschreiben aufgerufen werden. Dafür ist es möglich einen formatierbaren Kopftext im gleichnamigen Feld einzugeben.

Zudem kann eine Bemerkung hinterlegt werden. Diese hat lediglich informellen Charakter und ist nur intern sichtbar.

Manuelle und automatische Vertragspreisanpassung

Es gibt zwei Wege, um Verträge für die Vertragspreisanpassung vorzubereiten. Zum einen kann im Modul Verträge eine manuelle Auswahl getroffen und diese dann über die Modulfunktion „zu Vertragspreisanpassung hinzufügen“ zur Weiterverarbeitung gegeben werden. Zum anderen können die Verträge unter zu Hilfenahme der hinterlegten Daten am Vertrag im Modul Vertragspreisanpassung importiert werden.

Manuelle Vertragspreisanpassung

Bei der manuellen Vertragspreisanpassung haben alle Anpassungs-Werte, die am Vertrag eingegeben wurden, keine Gültigkeit. Anzupassende Verträge werden über Selektionen ausgewählt und in das Modul Vertragspreisanpassung weitergegeben. Dort werden dann die Erhöhungswerte festgelegt.

Verträge manuell hinzufügen

Im Modul Verträge erfolgt eine Auswahl der Verträge, die zur Erhöhung vorgesehen sind. Dazu kann die „Fernglassuche“ verwendet werden.

Sind in der Übersicht nur noch Verträge, die selektiert werden sollen, erfolgt über die Modulfunktion Zur Vertragspreisanpassung hinzufügen eine Überführung in das entsprechende Modul.

In dem daraufhin angezeigten Fenster kann entschieden werden, ob die selektierten Verträge in eine bereits vorhandene oder in eine neue Vertragspreisanpassung überführt werden sollen.

Bei einer neuen Anpassung erfolgt zusätzlich die Eingabe einer Bezeichnung sowie des Stichtages. Zudem werden die zu überführenden Erlösarten (Klick, Wartung, Miete) benötigt.

Preise manuell ändern

Im Modul Vertragspreisanpassung kann eine bestehende Anpassung geöffnet oder neu angelegt werden. Die im Bereich Selektionskriterien hinterlegten Felder spielen bei der manuellen Vertragspreisänderung keine Rolle und haben lediglich informativen Charakter.

Im Reiter Vertragserlöse befinden sich alle Erlöse im Status erfasst. Durch Markieren und Löschen können auch hier noch Vertragserlöse von der Anpassung geschlossen bzw. über die Modulfunktion Vertragserlöse manuell hinzufügen ergänzt werden.

In der Spalte Neuer Preis kann eine Preisvergabe erfolgen. Alternativ kann die Modulfunktion Massenänderung verwendet werden. Per Massenänderung sind folgende möglich:

Status
Anpassung in %
Neuer Preis
Klickpreis runden auf
Abrunden für Pauschalen und Klickpreise

Es ist möglich eine Massenänderung mit Faktor = 0 % durchzuführen. Durch diese Funktionalität wird der Ursprungspreis (Alter Preis) wieder hergestellt.

Manuelle Anpassung durchführen

Sind alle zu erhöhenden Erlöse mit einem neuen Preis versehen worden und der Status dieser Erlöse ist Freigegeben, können die neuen Preise über die Modulfunktion Vertragsanpassung durchführen in die Verträge übertragen werden.

Automatische Vertragspreisanpassung

Bei der automatischen Vertragspreisanpassung werden die Daten direkt am Vertrag, in der Regel über ein Schema, gepflegt. Das Laden der Vertragserlöse erfolgt anschließend durch eine Modulfunktion.

Ist an einem Vertrag ein Schema für Vertragspreisanpassung hinterlegt, so werden ausschließlich dessen Werte für die automatische Erhöhung verwendet. Abweichende Einstellungen am Vertrag selbst sind nicht mehr möglich (ab 8.3822.2).

Voreinstellungen am Vertrag

Die zur automatischen Vertragspreiserhöhung notwendigen Parameter werden am Vertrag im Reiter „Rechnungsempfänger/Optionen“ selbst hinterlegt. Hier muss der Haken Preisanpassung möglich gesetzt sein.

Anschließend können die Daten manuell in die Felder eingetragen oder ein voran gelegtes Schema aufgerufen werden. Die Pflege der Schemata erfolgt im Modul Vertragspreisanpassungs-Schemata.

Hinzufügen zur Preisanpassung

Im Modul Vertragspreisanpassung werden im Eingabe-Reiter über die Selektionskriterien, die Vertragserlöse ausgewählt, die in die Anpassung gezogen werden sollen. Zur Auswahl stehen die unter Anlage beschriebenen Optionen.

Im Reiter Vertragserlöse steht nun die Modulfunktion Vertragserlöse neu laden zur Verfügung. Durch diese werden alle Erlöse, die

den Selektionskriterien,
den Preisanpassungsdaten aus Vertrag/Schemata entsprechen (letzte Abrechnung bis 1 Tag vor dem Stichtag) sowie
in diesem Zeitraum noch nicht abgerechnet wurden, in dem die Erhöhung stattfindet,

im Status Erfasst in das Grid geladen und erhalten den neuen Preis, wenn die Daten gepflegt wurden. Nun können letzte Änderungen vorgenommen werden.

Abschließend werden die Erlöse wie bei der manuellen Vertragspreisanpassung freigegeben und über die Modulfunktion Vertragsanpassung durchführen, wird der Prozess abgeschlossen.

Kundenbrief versenden

Im Reiter „Eingabe“ ist es einen Kopftext für ein Kundenanschreiben zu erstellen, indem die Kunden über die Preiserhöhung informiert werden. (Abweichende bzw. individuelle Anschreiben können über die Reportabteilung von Software-Concept erstellt werden. )

Anschließend können im Reiter „Vertragserlöse“ die Erlöse selektiert werden, für die ein Anschreiben erstellt werden soll. Über das Drucken-Symbol in der Menüleiste wird der Druck ausgelöst.

Der Vertragserlös erhält nun den Status Kunde informiert.

tourenplanung:tourenplanung_bei_aktivierter_logistik

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:08+00:00

Tourenplanung bei LS-Druck und aktivierter CO-Logistik

Ist zusätzlich zur Tourenplanung in der Einstellung 3 auch CO-Logistik aktiviert, weicht die Erstellung und Bearbeitung eines Kommissionierscheines von der üblichen Vorgehensweise ab.

Erfassen der Vorgänge

Nachdem in einem bestätigten Vorgang die Positionen erfasst sind, wird beim Verlassen des Vorgangs die nachfolgende Meldung angezeigt. Mit „Ja“ wird der Status des Vorgangs auf „zu kommissionieren“ gesetzt. Im Hintergrund wird ein Kommissionierschein angelegt, jedoch noch nicht gedruckt.

Im Vorgang wird dieser Kommissionierschein mit einem „ * “ versehen.

Damit wird sichergestellt, dass bei Teillieferungen entschieden werden kann, ob dieser Kommissionierschein über die Tourenplanung gedruckt werden kann, oder mit den nächsten Wareneingängen dieser Kommissionierschein ergänzt wird, bis der Vorgang vollständig geliefert werden kann. Bei der Erstellung eines Serviceauftrags aus einem Ticket heraus wird bei der Ermittlung der Tournummer auch ein abweichender Maschinenstandort beachtet.

Wird die Tourzuordnung im Vorgang geändert, muss der Kommissionierschein neu freigegeben werden, da er andernfalls in der falschen Tour landet.

Die weitere Bearbeitung der Vorgänge erfolgt dann in der Tourenplanung, oder in Concept-Logistik (CO-Logistik).

TourenplanungsKommissionierschein

Unter der Tourenplanung im Bereich Kommissionierschein, werden beim Start der Tourenplanung alle nicht gedruckten Kommissionierschein angezeigt. Dies ist an der gelb eingefärbten Filterzeile erkennbar. In der Spalte Druckdatum befinden sich in diesem Fall keine Einträge.

Unter KommissionierscheinNr ist ersichtlich, ob es sich um den ersten Kommissionierschein, oder eine Folgekommissionierschein handelt.

Die Weiterbearbeitung der Vorgänge kann nun über einen Filter auf die Tour-Nummer (TourNr) erfolgen. Damit können die Vorgänge zu einer Tour vorab gesichtet und anschließend weiter bearbeitet werden.

Nachdem die Vorgänge nach der jeweiligen Tour gefiltert wurden, stehen weiter Informationen zur Verfügung.

Teillieferung erlaubt

Ist eine Teillieferung zum Vorgang erlaubt, oder muss bis zur vollständigen Lieferung gewartet werden.

Vollständig

Gibt es noch offene Positionen, oder wird mit diesem Kommissionierschein der Vorgang vollständig geliefert

Anzahl Pack-Positionen

Die Anzahl der zu packenden Positionen für diesen Kommissionierschein

Gesamt Auftrags-Positionen

Die Anzahl der gesamten Auftragspositionen

Rückständige Auftrags-Positionen

Die Anzahl der noch nicht gepackten, also rückständigen Positionen

Angelegt am

Datum an dem der Kommissionierschein erzeugt wurde

Geschäftsbereich

Geschäftsbereich des Vorgangs

Ist unter „vollständig“ eine grüner Eintrag, dann ist der Vorgang vollständig. Nach Druck des Kommissionierscheins und anschließendem Lieferscheindruck ist der Vorgang vollständig geliefert.

Die Anzahl der Pack-Positionen ist gleich der Gesamt Auftrags-Positionen und der Rückständigen Positionen

Die Anzahl der Pack-Positionen ist kleiner als die Gesamt Auftrags-Positionen un dgleich der Rückständigen Positionen. Mit diesem Kommissionierschein wird der Auftrag vollständig abgewickelt.

Ist unter „vollständig“ ein gelber Eintrag, dann gibt es noch offenen Positionen Die Anzahl der Packpositionen ist abweichend zu den Gesamt Auftrags-Positionen und den Rückständigen Auftrags-Positionen. Der Vorgang kann nicht vollständig abgewickelt werden Die Anzahl der Packpositionen ist gleich den Gesamt Auftrags-Positionen und den Rückständigen Auftrags-Positionen. Der Vorgang kann nicht vollständig abgewickelt werden, da eine, oder mehrere Positionen nicht vollständig geliefert werden können.

Im anschließenden Dialog wird die Anzahl der zu druckenden Kommissionierscheine angezeigt. Über den Button „Drucken“ wird der Kommissionierscheindruck ausgelöst.

* Alle Kommissionierscheine drucken Es werden alle selktierten Kommissionierscheine gedruckt * Markierte Kommissionierscheine drucken Es werden die markierten Kommissionierscheine gedruckt.

Sollen zu den vollständigen Vorgängen auch unvollständige Vorgänge gepackt und geliefert werden, so können diese zusätzlich ausgewählt werden und die Kommissionierscheine zu diesen Vorgängen gedruckt werden.

Werden vorerst nur vollständige Vorgänge bearbeitet, dann sollte nach Warenbuchungen eine nochmalige Prüfung der Vorgänge erfolgen, ob sich aus dem letzten Wareneingang weitere vollständig lieferbare Vorgänge ergeben haben. Die Aktualisierung der Tourenplanung erfolgt über „Aktualisieren, oder F5.

Tourenplanung, tourenplanung bei ls-druck

vertraege:kontingente

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-15T07:36:57+00:00

Kontingentverwaltung

Für die Nutzung der Kontingentverwaltung ist eine Lizenz erforderlich.

Vertragsarten

Für die entsprechenden Vertragsarten die Kontingentverwaltung aktivieren.

Modul Verträge

In der Registerkarte „Kontingente“ das Kontingent definieren. Kontingente können wertmäßig oder mengenmäßig vorgegeben werden. Für die Festlegung der ins Kontingent fallenden Artikel gibt es die Möglichkeiten, diese zu definieren über:

ArtikelNr
Warengruppe
ArtikelartTKD
Leistungsgruppe

Leistungsgruppe

Es ist möglich, bei der Definition von Kontingenten immer eine Mengenvereinbarung zu treffen.

Typischerweise wird dies bei Stundenkontingenten angewendet, wenn pauschal eine Anzahl Stunden als Kontingent vereinbart wird, jedoch unerheblich ist, wer diese leistet (Techniker, Consultant,..). In einer Leistungsgruppe können die entsprechenden Tätigkeitsartikel angegeben werden und deren abgerechnete Gesamtmenge wird gegen das Kontingent geprüft.

Bei der Kontingentart Leistungsgruppe muss zunächst die Kontingenteart und der Wert erfasst werden. Nach dem Speichern der Zeile können die Artikel, Warengrupppen … für die Leistungsgruppe aufgenommen werden. Dazu klickt man auf den Stift im Feld Leistungsgruppe. Es öffnet sich das Fenster Leistungsgruppe.

Durch Klick auf den Button Neuanlage können weitere Leistungen für die Leistungsgruppe erfasst werden. Die Anlage der Leistung entspricht der Anlage bei Vertragsleistungen. Die erfasste Leistungsgruppe wird im Vorgang und bei der Abrechnung wie bisherige Kontingente behandelt.

Abrechnung des Kontingentes

Für die periodische Abrechnung des Kontingentes wird ein Kontingenterlös verwendet.

Dieser bestimmt den Zeitraum, das Intervall, den Erlösartikel. Bei der Abrechnung werden die auf das Kontingent gebuchten Leistungen gegen den Kontingentwert geprüft. Bei Überschreitungen wird entsprechend nachberechnet.

Kontingentbuchungen

Über die Modulfunktion „Kontingent“ kann eingesehen werden, was auf das Kontingent gebucht wurde. Zuordnungen lassen sich hier löschen.

Kontingente im Vorgang und im Serviceauftrag

Damit vom im Vertrag festgelegten Kontingent der Verbrauch abgezogen wird, benutzt man einen Auftrag oder Serviceauftrag.

Im Vorgang wird bei Eingabe einer Position gegen das Kontingent geprüft. Stellt CO fest, dass es ein Kontingent gibt, wird eine entsprechende Bestätigungsmaske angezeigt.

Durch Auswahl des Vertrags wird auf das Kontingent gebucht, Mittels Auswahl von „nicht zugeordnet“ wird die Zuordnung entfernt. In der Positionsliste wird zusätzlich angezeigt, ob die Position gegen das Kontingent gebucht wird.

Per rechter Maustaste belastet man das Kontingent.

Vertragsabrechnung

Hier können zusätzlich die Kontingenterlöse abgerechnet werden. Dabei muss der Haken bei Poolerlöse und Kontingente gesetzt werden. Das Leistungsdatum welches für die Kontingentabrechnung genutzt wird, entspricht beim Artikel dem Lieferscheindatum, wenn dieser vorhanden ist, andernfalls dem Rechnungsdatum. Bei einer Tätigkeit entspricht das Leistungsdatum dem Datum der Aktivität der Tätigkeit selbst.

Vergessen Sie nicht Ihre Reports anpassen zu lassen.

Einsichtnahme

Es gibt jetzt die Möglichkeit, den aktuellen Status eines Kontingentes in folgenden Modulen einzusehen.

Firma

Vorgang

CO-Ticket

Der Link stellt folgende Daten zur Einsicht:

Im Vertrag werden an der Kontingentvereinbarung zwei Spalten verbleibende Menge und verbleibender Wert angezeigt, die den aktuellen Status angeben. Bei der Anzeige werden berechnete und noch nicht berechnete Kontingentleistungen berücksichtigt.

Verträge, Kontingente

vertraege:vertrag_anlegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-27T14:07:34+00:00

Anlage eines Vertrages

1. Modul Verträge

Um über das Modul neue Verträge anzulegen, öffnen Sie unter Aktuell-Kundendienst das Modul Verträge. Nun können Sie nachfolgend die Reiter mit den Vertragsinformationen befüllen.

1.1 Eingabe

Vertragsnummer: Hier können sie manuell eine Nummer eingeben (diese darf noch nicht vergeben sein) oder das Feld leer lassen. Dann wird beim ersten Speichern die nächste freie Nummer aus einem fortlaufenden Nummernkreis gezogen.

Wenn geschäftsbereichsabhängige Vertragsnummern gewählt werden, dann greift die Ermittlung laut Erlös in der Reihenfolge Miete → Wartung → Klick.

Vertragsart: Die Vertragsart wird aus einer Liste ausgewählt. Sie bestimmt die Leistungen des Vertrages und die möglichen Erlöse (Miete, Wartung oder/und Klick). Siehe auch: Vertragsarten
Bezeichnung: Die Bezeichnung wird mit der Vertragsart vorbesetzt, kann aber überschrieben werden. Sie steht auch auf den Vertragsrechnungen des Kunden.
Firmennummer: Hier wird der Kunde des Vertrages eingetragen. Das muss nicht zwingend der Rechnungsempfänger sein. In der regel ist es der Kunde, bei dem das System aufgestellt wurde.
Status: Bei der Anlage eines Vertrages sollte der Status auf „Aktiv“ stehen. Siehe auch Vertragsstatus
Vertragsdauer: Bei der Vertragsdauer kann der Beginn und das Vertragsende oder die Dauer angegeben werden. Wird die Dauer angegeben, errechnet Concept Office das Ende und umgekehrt. Die Felder Ende ursprünglich und Laufzeit ursprünglich werden beim ersten Speichern automatisch gefüllt. Das Feld Verlängerung um gibt die Anzahl der Monate an, um die sich der Vertrag automatisch verlängern soll, wenn die Kündigungsfrist erreicht ist und der Vertrag nicht gekündigt wurde.
Ansprechpartner: Nicht zwingend notwendig, aber optimalerweise wird ein Ansprechpartner mit seinen Verbindungsdaten in den Stammdaten angelegt und hier nur aufgerufen und hinterlegt. Dieser kann je nach Einstellung des Feldes Zählermeldung durch zur Zähleranforderung herangezogen werden.

1.2 Rechnungsempfänger/Optionen

Die oben im Bild angegebenen Informationen müssen für alle 3 Erlöse separat eingegeben werden, auch dann wenn sie gleich sind.
Pro Erlösart können sie einen abweichenden Rechnungsempfänger hinterlegen, beispielsweise eine Leasingbank. Belassen sie den Wert, bekommt der Kunde des Vertrags die Rechnung.
Ebenfalls pro Erlösart können Sie weitere Daten wie Geschäftsbereich, Verkäufer und Zahlungsbedingung hinterlegen. Achtung! Wenn sich die Zahlungsbedingungen der Erlöse unterscheiden, wird die Rechnung pro Zahlungsbedingung aufgesplittet.
Soll die Rechnung per Mail versandt werden, hinterlegen sie eine entsprechende Emailadresse, vorzugsweise direkt in den Stammdaten des Kunden. Lesen sie dazu: Rechnungsversand per E-Mail

Einmalrechnung wird nur benötigt, wenn nur am Anfang eines Vertrages eine Rechnung gestellt, während der Laufzeit des Vertrages dann nur ein Buchungssatz erstellt werden soll.
Kopienguthaben: Voreingestellt ist immer, dass Kopienguthaben mit der Abrechnung des Intervalls verfällt. Alternativ kann man das Restguthaben in die nächste Abrechnung übernehmen oder bis Jahreende behalten oder weist es sofort aus. In diesem Fall kann unter Umständen eine negative Rechnung entstehen.
Abw. Mandant
Kompatible Artikel verwenden: Eine ausführliche Beschreibung zum Umgang mit kompatiblen Artikeln finden sie hier: Alternative Verbrauchsmaterialien

1.3 Maschinen (Maschinen hinzufügen)

In dieser Registerkarte finden sich in Tabellenform alle Maschinen, die zu diesem Vertrag gehören. Zusätzlich wird eine Zeile „Poolvereinbarung“ abgebildet, um anzuzeigen, wenn der Vertrag ein Poolvertrag ist.

In 3 Spalten werden die drei Erlösarten Miete, Wartung und Klick angezeigt. Befindet sich darin kein Symbol, dann gibt es diesen Erlös in dem Vertrag für diese Maschine nicht. Ein grünes Häkchen aktiver Erlös zeigt an, dass ein aktiver Erlös vorhanden ist. Wird das Symbol einer Uhr angezeigt, dann ist der Erlös entweder noch nicht oder nicht mehr aktiv.

Zu jeder Maschine gibt es noch das Feld Bemerkung. Hier ist darauf zu achten, dass manche Kundenformulare so angepasst sind, dass diese Bemerkung mit auf der Kundenrechnung angedruckt wird.

Lesen sie zum Hinzufügen von Maschinen: Maschine(n) zu einem Vertrag hinzufügen

1.4 Erlöse

1.5 Leistungen / Aussetzungen

1.6 Kontingente

Kontingentverträge sind eine spezielle Form von Verträgen. Alles dazu finden sie hier: Kontingentverwaltung

1.7 Fallbeispiel "Guthaben ausgleichen": 2 Zähler werden dynamisch gegen eine Gesamtpauschale verrechnet

Vertragskonstrukt: mit dem Kunden ist eine Wartungspauschale vereinbart, z. B. 20 Euro. Die Maschine hat einen SW- und einen Farbzähler. Ziel ist es, beide Zähler durch die Pauschale abzurechnen, ohne dass man zuvor eine Freikopienanzahl je Zähler festlegt. Vorgehen:

Wartungspauschale 20 Euro
In den Erlösen beide Klicks mit jeweiligem Preis anlegen
Nur in einem Zähler Freikopien eintragen, z. B. 2000 bei SW
Danach bei beiden Erlösen den Haken „Guthaben ausgleichen“ setzen

In der Klickabrechnung laufen nun die Farbklicks gegen das Guthaben der SW-Klicks:

Weiteres

Für bereits angelegte ist die Möglichkeit gegeben bestimmte Datensätze über den Druck-Button zu drucken. Dabei ist dieses Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht Verträge

Steuert, welche Rechte der Benutzer Zum Ducken bestimmter Datensätze im Vertrags-Modul hat.

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

Vertraege, Vertragsanlage

weitere_stammdaten:aktivitaetenarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-26T15:19:50+00:00

Aktivitätenarten

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Aktivitätenarten. Jeder Aktivität liegt eine Aktivitätenart zu Grunde. Die Anlage von Aktivitätenarten geschieht im vorliegenden Modul. Aktivitätenarten dienen der Selektion von Einzelaktivitäten zur späteren Auswertung.

Eingabe von Aktivitätenarten

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Kennung zur Eingabe freigegeben. Nun kann ein maximal 20 Zeichen langer, eindeutiger Name vergeben werden. In Concept Office wird stets die Bezeichnung zur Auswahl der Aktivitätenart angeboten.

Ist eine Aktivitätenart nicht aktiv gesetzt, wird sie in der Auswahl bei Anlage einer Aktivität ganz unten ausgegraut angezeigt, da sie nur noch der Anzeige in historischen Aktivitäten dient.

Außerdem können Farben für das Hervorheben in der Monatsansicht, im Kalender und der Disposition definiert werden. Durch farbige Kennzeichnungen können besondere Aktivitäten sofort erkannt werden. Die Farben sollten sparsam verwendet werden, um eine Signalwirkung zu erzielen.

Zu späteren statistischen Auswertung stehen folgende Eingaben zur Verfügung:

Kosten: Hier kann angegeben werden, welche Kosten durch die Aktivitätenart entstehen
Mögliche Ergebnisse: Dieses Feld dient der Eingabe von Ergebnissen

Weiterhin können folgende Vorgaben an Aktivitäten dieser Aktivitätenart vererbt werden:

Privat
Außer Haus

Im Abschnitt Einstellungen gibt es folgende Optionen:

In der Historie anzeigen (kleines Fenster hinter dem grünen Link im Modul Firmen))
Mit Outlook synchronisieren
E-Mail an entsprechenden Mitarbeiter senden
Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen
Stundenzettelaktivität
Im Portal anzeigen
Kostenpflichtig (Einstellung wird auch nach Concept Flex vererbt. Das Feld dient lediglich der Kennzeichnung ohne weitere Funktionalität im Programm.)
Erledigung nur mit Folgeaktivität möglich (Wenn diese Einstellung aktiv ist, können Aktivitäten dieser Art nur mit vorhandener Folgeaktivität gespeichert werden.)
Erledigung nur mit Eingabe weiterer Firmendaten (Betrifft Anzahl der Mitarbeiter, Datum und Bemerkung. Die Abfragefelder kommen nur, wenn die Aktivität auch mit einer Firma verknüpft ist. Die Felder werden mit den aktuellen Daten aus der Firma vorbelegt. Die vorbelegten Daten müssen nicht zwingend geändert, aber mindestes bestätigt werden.)

Workflows

Workflows sind selbstauslösende Arbeitsabläufe, die in Concept Office über Aktivitäten abgebildet werden.

Es besteht die Möglichkeit der Anlage eines Workflows mit oder ohne Ergebnissen.

Anlage eines Workflows mit möglichen Ergebnissen

Es können für alle Aktivitäten beliebig viele Workflows definiert werden. In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden. Nicht alle möglichen Ergebnisse müssen mit einem Workflow definiert werden.

In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden.

Es müssen nicht alle möglichen Ergebnisse mit einem Workflow definiert werden.

Im Abschnitt Workflowdefinition kann zuerst eins der zuvor festgelegten möglichen Ergebnisse ausgewählt werden. Die Seite muss zuerst aktualisiert werden, damit die möglichen Ergebnisse angezeigt werden.

Jetzt kann der gewünschte Workflow definiert werden. In der ersten Spalte kann aus allen zuvor angelegten möglichen Ergebnissen das ausgewählt werden, welches als erstes mit einem Workflow hinterlegt werden soll.

Ergebnis - Auswahl eines zuvor festgelegten möglichen Ergebnis
Geschäftsbereich - Auswahl eines für den Workflow gültigen Geschäftsbereiches
Wird (alle) gewählt, gilt der Workflow dieser Aktivität für alle Geschäftsbereiche.
Aktivität - Auswahl der Aktivität, die dem eingetretenen Ergebnis folgen soll (es dient der optimalen Weiterführung der Aufgabe)
Bezeichnung - Hinterlegung textueller Hinweise, die für die nächste Aktivität von Bedeutung sind
Offset in Tagen - Hinterlegung der Tage bis zur Aktivität, d.h. aktuelles Datum plus Offset in Tagen ergibt das Datum der Aktivität
Mitarbeiter - Zuständiger Mitarbeiter, der für die Ausführung der Aktivität zuständig ist
Bereich - der festgelegte, zugehörige Bereich
Bemerkungen - die hier vorbesetzte Bemerkung wird an die entstehende Aktivität vererbt.

Über den Link Workflow anzeigen wird die schematische Darstellung geöffnet. Diese steht nicht zur Verfügung, wenn im Abschnitt Einstellungen die Option Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen angehakt ist. Die grafische Darstellung ermöglicht den Arbeitsablauf, der für die entsprechende Aktivitätenart definiert ist, noch einmal zu prüfen und erleichtert den Mitarbeitern diesen Abläufen nachvollziehen zu können.

Diese Grafik wird in einem separaten Fenster angezeigt. Mittels dieser Einstellungen können die Aktivitäten zu Workflowketten verbunden werden. Wurde beispielsweise in einer Aktivität an einem definierten Ergebnis als Workflow eine andere Aktivität festgelegt, die ebenfalls einen Workflow hinterlegt hat, erhält man eine Workflowkette.

Folgende Konfiguration ist zu beachten:

Konfiguration 355: Beim Erledigen einer Aktivität muss ein Ergebnis angegeben werden.

Beim Erledigen einer Aktivität muss ein Ergebnis angegeben werden, wenn für diese Aktivitätenart Ergebnisse hinterlegt sind.

0 - Nein
1 - Ja

Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse

Das Ziel der Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse ist, eine Kette von Aktivitäten mit Hilfe eines auslösenden Triggers sofort zu erstellen.

Dazu wird in Aktivitätenarten eine sogenannte Triggeraktivität (Kennung) angelegt. Sie dient lediglich dazu, um die Aktivitätenkette auszulösen und erscheint später nicht mehr in den offenen Aktivitäten.

Außerdem muss die Check-Box Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen aktiviert werden.

In der Workflowdefinition dieser Aktivität wird angegeben, welche Aktivitäten bei Anlage ausgelöst werden. Hierbei ist die Nennung unterschiedlicher Mitarbeiter sowie Offset-Tage (aktuelles Datum + Offset-Tage = Aktivitätendatum) möglich.

Auslösen der Workflowkette

Um die Aktivitätenkette nun auszulösen, muss eine Aktivität mit dieser Triggeraktivität erstellt werden.

Für alle an dieser hinterlegten Definitionen werden nun Aktivitäten erstellt.

Die Triggeraktivität selbst wird jedoch ausgeblendet. Innerhalb jeder der einzelnen Aktivitäten kann über den Link Workflow eine Übersicht der verknüpften Aktivitäten sowie deren Status abgerufen werden.

Zuweisen von Aktivitätenarten

Im Modul Offene Aktivitäten, ist unter Aktuell-Vertrieb zu finden, stehen die Aktivitätenarten zur Verfügung. In jeder Aktivität kann im Aktivitäten-Auswahlfeld aus den vorhandenen Aktivitätenarten gewählt werden. Je nach Herkunft der Aktivität ist diese mit Standardwerten vorbelegt.

Aktivitätenarten

weitere_stammdaten:kontierungsgruppen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-24T10:35:32+00:00

Akademie

Kontierungsgruppen

Kontierungs- oder Erlösgruppen werden dazu verwendet, Steuersätzen konkrete Kontennummern zuzuweisen. Dabei kann nach verschiedenen Kriterien unterschieden werden.

Jeder Artikel muss einer Kontierungsgruppe zugewiesen werden, um fakturiert werden zu können. Kontierungsgruppen können Warengruppen entsprechen, müssen es aber nicht.

Eingeben von Kontierungsgruppen

Vor der Eingabe der Kontierungsgruppen müssen Länder und Steuersätze gepflegt sein.

Jede Kontierungsgruppe muss einen eindeutigen Namen besitzen, der unter Kontierungsgruppe eingegeben wird, und maximal 20 Zeichen lang sein darf. Die Bezeichnung darf länger sein, sollte aber überschaubar gewählt werden, da diese in Concept Office zur Auswahl angeboten wird. Nach der Eingabe muss der Datensatz gespeichert werden.

Nun ist es möglich nacheinander für Einkauf und Verkauf die Kontenzuweisungen vorzunehmen. Es muss zuerst ein Land ausgewählt werden, und dann kann in der Spalte Steuerpflichtig/Konto die Kontonummer eingetragen werden. Abschließend wird der Steuersatz ausgewählt.

Es ist möglich auch weitere, spezifische Konten für folgende Kriterien hinterlegen.

Dazu müssen die entsprechenden Felder ausgefüllt werden. Es sollte aber immer ein Datensatz ohne Einschränkung existieren.

Die Spalten Steuerfrei sind nur für EU-Ausland und sonstiges Ausland auszufüllen. Die Spalten Konto alt werden dann notwendig, wenn ein Mehrwertsteuerwechsel durchzuführen ist.

Zuweisen von Kontierungsgruppen

Im Modul Artikel unter Gruppierungen/Weiteres stehen die vorhandenen Kontierungsgruppen nun zur Auswahl. Einem Artikel kann immer nur 1 Kontierungsgruppe zugewiesen werden.

Kontierung, Kontierungsgruppe, FiBu, Steuersatz, EU-Ausland

weitere_stammdaten:textbausteine

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-10-09T07:41:19+00:00

Textbausteine

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Textbausteine.

Im vorliegenden Modul können Texte, die wiederholt benötigt werden, als sogenannte Textbausteine bearbeitet oder neu angelegt werden. Daneben existiert eine Reihe von vorgefertigten Textbausteinen, die für die Funktion von Concept Office notwendig sind.

Eingabe eines neuen Textbausteins

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Textschlüssel zur Eingabe freigegeben. Dieser Name muss dem entsprechenden Schlüssel in CO entsprechen und muss in Verbindung mit dem Feld Sprache eindeutig gewählt werden.

Außerdem kann es ausgewählt werden, ob der Textbaustein zu einem bestimmten Geschäftsbereich oder zu allen gehören sollte. Im Feld Text kann eine längere Beschreibung, Erklärung usw. geschrieben werden. Platzhalter werden auch in diesem Feld eingegeben.

Eine kürzere Beschreibung kann hingegen im Feld Beschreibung eingetragen werden.

Weiterhin kann die Art ausgewählt werden:

Textbaustein
Tätigkeit
Logistikmeldung
Mengeneinheit
Intern
Vertragskalkulationstext
Benachrichtigung

Darüber hinaus kann eine Qualifikation ausgewählt werden. Qualifikationen dienen der Kennzeichnung von Daten zur späteren Selektion.

Optional kann auch die Gültigkeit in den Felder Gültig von und Gültig bis bestimmt werden.

Textbausteine lassen sich als gesperrt kennzeichnen, um deren Verwendung zu verhindern. Einige Textbausteine sind standardmäßig gesperrt. Dies stellt keinen Fehler dar, sondern ist gewolltes Verhalten.

Über die Checkbox Text als HTML-Quellcode interpretieren kann fertiger HTML-Code in die Textbox eingegeben werden. Über den Button HTML Anzeigen kann das Ergebnis anschließend geprüft werden. Wird beim Mailversand ein Textbaustein ermittelt, der diesen Haken gesetzt hat, wird der fertige Code als HTML zurückgegeben.

ACHTUNG: E-Maileinstellung HTML-Mail nicht vergessen.

Einige Textbausteine sind standardmäßig gesperrt. Dies stellt keinen Fehler dar, sondern ist gewolltes Verhalten.

An CO 8.2569.33 ist es in Concept Office nun möglich, Textbausteine pro Filiale unterschiedlich zu definieren. Unterstützt wird eine globale Definition für eine Filiale oder einen Geschäftsbereich, aber auch eine Kombination aus beidem ist für eine genauere Definition möglich.

Bitte achten Sie darauf, dass pro Textbaustein eindeutige Konstellationen entstehen. Wenn Concept Office 2 Treffer findet, gewinnt der Geschäftsbereich.

Bsp.: Vorgang trägt Geschäftsbereich ‚Technik‘ und Filiale ‚1‘

es gibt einen Textbaustein mit Geschäftsbereich ‚Technik‘ und Filiale '(alle)'
es gibt einen Textbaustein mit Geschäftsbereich '(alle)' und Filiale ‚1‘

Mehrsprachige Textbausteine

Zur automatisierten Verwendung von Textbausteinen, kann ein Textschlüssel in mehreren Sprachen existieren. Wird dieser Textschlüssel in einen Vorgang hinterlegt, entscheidet die Formularsprache des zu druckenden Dokumentes, welcher tatsächliche Textbaustein zum Druck verwendet wird.

Steuerung Textausgabe auf Dokumente

Die hier eingestellten Werte, werden an eine Textposition vererbt, sobald diese mit dem Textbaustein gefüllt wird.

Es kann ausgewählt werden, auf welchen Dokumenten, die Texte erscheinen sollten:

Text auf Angebot
Text auf Auftragsbestätigung
Text auf Kommissionierschein
Text auf Avisierung
Text auf Lieferschein
Text auf Rechnung
Text auf Bestellung

Im Feld Textart kann bestimmt werden, ob der Text als Vortext, Nachtext oder Immer erscheinen soll. So kann entschieden werden, ob der Text z.B. vor einer Position, nach einer Position oder immer ausgedruckt werden soll.

Außerdem kann ein Text-Id. vergeben werden.

Zuweisen von Textbausteinen

Kopf- und Fußtexte für Vorgangsdokumente (können auch am Geschäftsbereich vorbelegt werden).
Textpositionen
Kunden- und Lieferantentextbaustein
eigene Abrechnungstexte
Werbetexte
Vertragsabrechnungstexte
Betreff und Text in eMails
Als Bemerkung in Dispo-Aktivitäten
zur Definition von Fibu-Übergabe-Texten
Als Zusatz zu einem Artikellangtext (#TBS_Textbausteinschlüssel#)

Übersicht Verwendbare Platzhalter

Textbausteine, TBS, Kopftext, Werbetext

weitere_stammdaten:zusatzvorgangsarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-15T07:40:30+00:00

Zusatzvorgangsarten

Zusatzvorgangsarten bieten die Möglichkeit Vorgänge und Serviceaufträge zusätzlich zu kennzeichnen. Somit lassen sich bestimmte Typen von Vorgängen gezielt suchen oder als Gruppe auswerten.

Zusatzvorgangsarten dienen außerdem der übergangsweisen oder permanenten Kennzeichnung um spezielles Programmverhalten zu ermöglichen, z.B.:

Zusatzvorgangsarten werden über ihre Nummer eindeutig identifiziert. Dabei sind die Nummern 1-20 sind für interne Verarbeitungen reserviert.

Eingabe von Zusatzvorgangsarten

Durch Klick auf Neu wird eine neue Zusatzvorgangsart angelegt. Dabei wird eine eindeutige, fortlaufende Nummer vergeben.

Damit die Zusatzvorgangsart im Programm genutzt werden kann, muss eine treffende Bezeichnung eingetragen werden. Außerdem sollte festgelegt werden, ob diese Zusatzvorgangsart für Vorgänge, Serviceaufträge oder beide verfügbar sein soll.

Danach können weitere Einstellungen vorgenommen werden. Diese beeinflussen zum Teil stark das Programmverhalten eines so gekennzeichneten Vorgangs/Service-Auftrags.

Ein nachträgliches Ändern vorhandener Zusatzvorgangsarten hat möglicherweise weitere Auswirkungen auf Programmabläufe und Statistiken.

Vorgangstitel Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart erhalten diesen Vorgangstitel.
Reklamation
Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart dienen zur Kennzeichnung der Reklamationsabwicklung.
Abrufauftrag
Sammelauftrag
Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart werden geprüft, ob es einen offenen Vorgang dieses Kunden mit einer Zusatzvorgangsart Sammelauftrag gibt. Ist dies der Fall, wird eine Meldung mit der Vorgangsnummer des betreffenden Auftrags ausgegeben. Nach der Anlage von Sammelaufträgen muss das Modul dazu einmal geschlossen werden.
Bearbeitungssperre für Vorgänge
Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart werden nicht bebucht.
Materiallieferung
Dient zur Ermittlung von abweichenden Materiallieferungsanschriften, ansonsten wird der Standort verwendet. Es wird kein Standardwert für den Unterbearbeitungsstatus für die Disposition ermittelt, da Materiallieferungen in der Regel nicht disponiert werden.
Liefersperre
Bei Vorgängen mit dieser Zusatzvorgangsart wird der Lieferschein nicht erstellt.
Auftragseingangswirksam
Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart werden in statistischen Auswertungen des Auftragseingangs berücksichtigt
Interne Verrechnung
Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart besitzen für alle Artikel den VK = 0
Keine Vertragsprüfung
Für Vorgänge dieser Zusatzvorgangsart findet keine Vertragsprüfung statt. Der Kunde muss alle aufgeführten Positionen bezahlen, auch wenn ein gültiger Vertrag vorhanden ist.
Umsatz auf Rechnungsempfänger buchen
Bei Vorgängen mit dieser Zusatzvorgangsart wird angegeben, dass der Umsatz auf den Rechnungsempfänger, nicht den Kunden, zu buchen ist.
Betreuung durch Lieferanten
Kein E-Mailversand bei Rückmeldung der Serviceeinsätze
In Flex wird bei der Rückmeldung von Serviceaufträgen die E-Mail nicht vorbesetzt. Bei entsprechender Einstellung an der Firma kommt ein Hinweis im Serviceauftrag über dem E-Mail-Feld.
Kommissionierschein pro Abschnitt splitten
Es wird pro Abschnitt ein eigener Kommissionierschein erstellt.
Lieferschein pro Abschnitt splitten
Es wird pro Abschnitt ein eigener Lieferschein erstellt.

Ist das Splitten pro Abschnitt für Kommissionier- und Lieferschein aktiviert, dann werden diese beim gleichzeitigen Druck paarweise gedruckt, d.h. KS1, LS1, KS2, LS2,…. (ACHTUNG: Diese Funktion steht nur im Vorgang direkt und nicht im Formulardruck zur Verfügung. Zudem ist die Verwendung des gleichen Druckers notwendig.)

Vorgang pro Kostenstelle splitten
Durch Wahl dieser Zusatzvorgangsart ist im Vorgangsreiter „Sonstiges“ im Abschnitt der „Druckfreigabe“ der Button „Vorgang nach Kostenstelle splitten“ vorhanden. Durch diesen Button wird der Vorgang entsprechend der Kostenstellen der Positionen in neue Vorgänge aufgesplittet und es werden die Kommissionierscheine erstellt. Der Ursprungsvorgang wird zudem automatisch erledigt. Die neuen Vorgänge erhalten alle die gleiche Gruppierungsnummer. Alle Aufträge sind zudem für Sammelrechnung und Sammellieferschein gekennzeichnet.Die Kommissionierung erfolgt pro Auftrag und damit pro Kostenstelle. Solange nicht alle Teilaufträge des Ursprungsvorgangs erledigt sind, erscheint ein Hinweis, dass noch weitere Kommissionierscheine offen sind und ein Druck des Lieferscheins ist nicht möglich. Wird der letzte Auftrag aus der Gruppierung kommissioniert und verpackt, erfolgt auf Nachfrage die Erstellung des (Sammel-)Lieferscheines über alle Aufträge. Abschließend kann über alle Teilaufträge eine Sammelrechnung erstellt werden.
Im Portal ‚Bestellungen‘ anzeigen (gilt nur für Vorgänge)
Diese Einstellung bewirkt, dass im Kundenportal nur Vorgänge unter Bestellungen (vorausgesetzt, das entsprechende Portalrecht besteht) angezeigt werden, wenn die zugehörige Zusatzvorgangsart diese Einstellung aktiviert hat. Vorgänge ohne eine spezifizierte Zusatzvorgangsart bleiben jedoch weiterhin immer sichtbar. Im Vorgang in Concept Office wird der Schriftzug ‘Im Portal sichtbar’ angezeigt, falls dies der Fall ist. Dieses Merkmal ist standardmäßig aktiviert, sodass der Haken für alle Zusatzvorgangsarten gesetzt wird (kompatibel). Bei der Erstellung neuer Zusatzvorgangsarten muss diese Entscheidung jedoch bewusst manuell getroffen werden (inkompatibel).

Weitere Einstellungen:

Umsatzwirksamkeit
Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart ermöglichen das Sperren oder Erledigen eines Vorgangs nach Lieferscheindruck.
Hauptlieferant für Bestellungen
Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart erhalten einen Lieferanten als Vorgabewert.
Sonderverarbeitung (Sonderfunktion - „POOLVersorgung von Partner- und Regionallägern“)
Codierung Extern 1 (Sonderfunktion - Konica Minolta)
Versandart
Vorgänge erhalten diese Versandart (Ermittlungsreihenfolge der Versandarten: 1. aus der Tour, 2. aus der Zusatzvorgangsart, 3. aus der Anschrift (geschäftsbereichsabhängig), 4. aus der Anschrift (allgemeiner Eintrag (alle)))

Concept-Office Web

CO-Web-Abrechnungsart
Anbindung CO-Webshop
Webshop-Katalog
Kennzeichnet Vorgänge als Vorlage für CO-Webshop-Kataloge
Webshop-Bestellung
Kennzeichnet Vorgänge als Bestellung aus dem CO-Webshop
B2B-Katalog
Kennzeichnet Vorgänge als Vorlage für B2B Kataloge (Concept Flex Portal)
B2B-Warenkorb
Kennzeichnet Vorgänge als Bestellung aus dem B2B Shop (Concept Flex Portal)
B2B-Warenkorb OCI
Kennzeichnet Vorgänge als Bestellung aus dem B2B Shop (Concept Flex Portal), welche über einen OCI-Login erstellt wurden.

Zuweisung von Zusatzvorgangsarten

Zusatzvorgangsarten werden im Modul Vorgänge angezeigt.

Im Modul Serviceaufträge stehen die Zusatzvorgangsarten auch zur Verfügung.

weitere stammdaten, Zusatzvorgangsart, Abrechnungsart

werbemittel:werbemittel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-13T10:23:52+00:00

Werbemittelversand

Ein Katalog (oder ein anderes Werbemittel) soll bei Kundenaufträgen automatisch mit ausgeliefert werden.

Vorbereitung

Das Werbemittel (Katalog, Warenprobe etc.) muss als Artikel angelegt sein. Das Werbemittel hat beim Versand keinen Verkaufspreis. Der eventuell bestehende Verkaufspreis wird beim Versand als Werbemittel automatisch genullt.

Dieser Artikel muss in der Registerkarte Mengeneinheiten/Sonstiges als Werbemittel aktiviert werden.

Werbemittel zuordnen

Wählen Sie die Firmen aus, denen das Werbemittel zugesandt werden soll. Nutzen Sie dafür die Fernglassuche (Sichtenmanager) im Modul Firmen. In der Übersicht des Moduls sollten nun alle Firmen aufgelistet sein, die das Werbemittel erhalten sollen.

Weiterhin können ein Ansprechpartner, eine Aktion und ein Mitarbeiter bestimmt werden.

Konfiguration 1046: Vorbesetzen des Mitarbeiters bei Eingabe Werbemittel

Hier kann eingestellt werden, ob die Combobox 'Mitarbeiter' vorbesetzt sein soll.

0 - nicht vorbesetzen
1 - vorbesetzen

Über den Schemaschalter ‚_WerbemittelBeachten=#1‘ ist es möglich, beim Kundenbestellungsimport automatisch aktive Werbemittel in den Auftrag einzufügen.

Im Abschnitt Werbemittel kann nun der Artikel und die gewünschte Anzahl ausgewählt werden. Es besteht die Option, die Sprache auszuwählen und eine Bemerkung hinzufügen.

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit das Datum auszuwählen und das Werbemittel als Verschickt zu kennzeichnen. Wird der Haken bei Verschickt gesetzt, dann nimmt Concept Office an, dass das Werbemittel bereits versandt wurde und nimmt es in keinen Auftrag mehr auf.

Werbemittel in Übersicht verarbeiten

Werbemittel können auch über die Übersicht verarbeitet werden. Klicken Sie dafür auf die Modulfunktion Daten verarbeiten um den Assistenten zu starten. Wählen Sie hier den Punkt Den selektierten Firmen ein Werbemittel zuordnen (…) und gegebenfalls auch einen Haken bei der Für die selektierten Daten eine Aktivität anlegen und klicken Sie auf Weiter.

Hier können Sie aus allen, als Werbemittel deklarierten Artikeln, den Zuzuordnenden auswählen, in dem Sie ihn von Links nach Rechts bewegen. (Setzen Sie einen Haken bei Werbemittel verschickt, dann nimmt Concept Office an, dass das Werbemittel bereits versandt wurde und nimmt es in keinen Auftrag mehr auf.)

Wenn Sie nun mit einer der gewählten Firmen einen Vorgang erfassen, erhalten Sie eine Abfrage, ob der Werbeartikel angefügt werden soll.Beantworten Sie die Frage mit Ja, wird das Werbemittel als erste Position im Vorgang angelegt. Dies geschieht nur einmal. Dabei wird an dem Werbemittel für diese Firma ein „Verschickt“-Kennzeichen gesetzt.

Werbemittelzuordnung kontrollieren

Dies können Sie kontrollieren indem Sie die der Firma zugeordneten Unterpunkte öffnen und dort den Menüpunkt Werbemittel klicken.

Vertrieb, Werbemittel, Katalogversand

disposition:disposition2:einstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-12T10:10:08+00:00

Disposition 2.0 Einstellungen und Vorbereitungen

Hier werden Vorbereitungen und Einstellung zum Einsatz der Disposition 2.0 erläutert. Details zur Anwendung und praktische Beispiele finden Sie hier. Beachten Sie bitte auch Hinweise und Empfehlungen und den FAQ-Bereich.

Zum Einsatz der Disposition 2.0 ist eine Lizenz "Disposition" erforderlich.

Umstellung auf Disposition 2.0

Muss zwingend noch komplett in Concept Office 7.0 erfolgen, wenn ein Wechsel auf 8.0 geplant ist!!! Siehe: https://wiki7.software-concept.info/doku.php?id=disposition:disposition2:einstellungen

Einrichtung des Moduls Disposition 2.0

Das Modul befindet sich im Strukturbaum im Hauptbereich unter Aktuell. Das Kürzel für die Modulsuche lautet: D2

Aktualisierung in Disposition 2.0

Die Aktualisierung der Disposition wurde umfassend erweitert. Es gibt weiterhin die automatische Aktualisierung aus dem für die Disposition in den Optionen hinterlegtem Intervall. Diese aktualisiert den Kalender und die Liste der Planungseinheiten. Diese Aktualisierung findet jetzt nicht mehr unbemerkt im Hintergrund statt, sondern wird im Vordergrund in einem Ablauffenster dargestellt.

Zusätzlich wird die Aktualisierung beim Betätigen des Anwenden Buttons des Schemas ausgelöst, wobei hier in jedem hinterlegten Schema einstellbar ist, ob nur der Dispokalender selbst oder die Liste der Planungseinheitenliste oder beides aktualisiert werden soll. Auch hier wird die Aktualisierung im Ablauffenster dargestellt.

Eine Erweiterung zur Aktualisierung bietet die Einstellung im Schema, durch die Eingabe von Tagen zurück und voraus einen Zeitraumes für das Vorabladen der Planungseinheitenliste in den Kalenderbereich auszuwählen. Hierbei werden die Kalenderseiten, die sich bisher erst beim Umblättern befüllt haben bereits in vorgeladen, so dass man innerhalb dieses Zeitraumes ohne Wartezeit hin und her blättern kann. Wird innerhalb eines Aktualisierungsintervalls in einen Kalendertag außerhalb des vorgeladenen Zeitraumes geklickt, wird der Zeitraum bis zu diesem Datum vergrößert. Beim nächsten Aktualisieren fällt die Disposition wieder auf den ursprünglich eingestellten Zeitraum zurück.

In der Planungseinheitenliste und im Kalender erfolgt außerdem die Aktualisierung des Status zum Vorgang beim Drüberfahren mit der Mouse. Die Statuspunkte in der Planungseinheitenliste und die Symbole im Dispositionskalender erhalten dann erst die entsprechende Farbe, bis zu diesem Zeitpunkt sind Punkte und Symbole grau.

Außerdem ist über das Menü der rechten Maustaste die Farbe pro Planungseinheit einstellbar sein. Dabei ist zu bedenken, dass diese Einstellung die Farbe, welche an der zugehörigen Aktivitätenart angegeben ist, übersteuert.

Fixtermine nach Terminwunsch des Kunden werden jetzt ebenso rötlich eingefärbt.

Einrichten der Dispositionsfilter

Der Dispositionsfilter befindet sich zwischen der Kalenderansicht und der Liste der zu disponierenden Aufträge.

Einstellen der Schemas

Hier ist es möglich, unterschiedliche Schemata für den Möbelbereich und/oder den Technikbereich einzustellen. Geschäftsbereich, Auftragsart (Normalaufträge, Serviceaufträge) und die Zusatzvorgangsart können gewählt werden. Als Mitarbeiter sind die jeweils gewünschten Monteure, Techniker oder sonstige Ressourcen einzutragen. Über den Button Neu kann der Name des Schemas vergeben werden. Die eingestellten Filterwerte können gespeichert werden, Button Speichern.

Es können mehrere Schemata gespeichert werden. Die Anwendung der hinterlegten Schemata selektiert die Mitarbeiter und die Aufträge entsprechend. Mit der Auswahl eines Filters werden je nach Auftragsart Spalten ein- bzw. ausgeblendet.

Ab CO 8.2569.33. Ist im Schema der Disposition eine Filiale gewählt, werden nur die Ressourcen angezeigt, die dieser Filiale bzw. keiner Filiale zugeordnet sind. Dies gilt sowohl für das Schema selbst als auch für die Auswahl/Anzeige der Ressourcen. Abhängig von der Filiale in einem Auftrag wendet die Sofortdisposition dieses Verhalten auch bei der Auswahl der entsprechenden Ressource an.

Aufträge können bei einer Sofortdisposition in Concept Office nun auch einem bestimmten Bereich zugeordnet werden. In Concept Flex Serviceeinsätzen gibt es dazu die Funktion ‚disponierte Bereichsaufträge‘. Dort werden die Aufträge der eigenen Bereiche angezeigt und können vom Techniker bzw. Monteur übernommen werden.

Planungseinheitenliste und Sichten

In der Planungseinheitenübersicht kann mit Rechtsklick in dem Feld Menge die Positionsliste eingesehen werden.

Es können auch Sichten zur Planungseinheitenliste hinterlegt werden. Diese können im Schema ausgewählt werden…

oder wie bisher in der oberen Funktionsleiste über dem Fernglas.

Ressourcen

Für die Nutzung in der Disposition 2.0 müssen Ressourcen angelegt werden. Wie diese hinterlegt werden, erfahren Sie hier.

Legen Sie für alle flexibel zu nutzenden Arbeitsmittel eine Ressource an. Dann können Sie in der Disposition jederzeit nachverfolgen mit welchem Techniker und in welchem Auto Ihre Arbeitsmittel unterwegs sind.

Ganztätige Termine

Ganztätige Termine werden nun in der Disposition 2.0 am oberen Rand angezeigt. Hierbei ist diese Konfiguration zu beachten:

Konfiguration 544: Wie sollen ganztägige Termine in der Disposition angezeigt werden

0 - Anzeige über den ganzen Tag verteilt
1 - als ganztägiger Termin am oberen Rand der Tagesansicht

Weiteres

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Dispositionsaktivitäten bearbeiten/löschen

Welche Rechte hat der Benutzer für das Löschen/Bearbeiten von Dispositionsaktivitäten?

Keine Rechte
Ändern
Alle Rechte

nl:mandanten:belegnummern

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:34+00:00

Nummerreeksen

In einem Mandanten werden verschiedene fortlaufende Nummern benötigt, um Eindeutigkeiten zu gewährleisten. Diese so genannten Belegnummern werden in Nummernkreisen zusammengefasst.

Es besteht die Möglichkeit pro Geschäftsbereich einen eigenen Nummernkreis zu verwenden.

Arten von Belegnummern

Die Belegnummern sind in 3 Gruppen aufgeteilt.

Formularnummern

Hier befinden sich die Belegnummern, die Sie später auf den gedruckten Firmendokumenten vorfinden, also auch für Ihre Kunden und Lieferanten zu sehen sind.

Stammdaten

Die hier befindlichen Belegnummern dienen hauptsächlich den Stammdaten in Ihrem Unternehmen.

interne Nummern

Diese Nummern haben technischen Charakter und dienen dem Programmablauf. Sie müssen nicht oder nur in Rücksprache mit dem Support verändert werden.

mehrere Nummernkreise verwenden

Ist eine Belegnummer auf -1 gestellt, wird bei der Ermittlung die Belegnummer des Standardnummernkreises verwendet.

Einrichtung Schritt für Schritt:

Kopieren der Belegnummern durch die Menüfunktion Speichern unter
Auswahl des gewünschten Geschäftsbereiches
Setzen aller Werte auf -1
Setzen der Werte, die vom Standard abweichen

Mandanten, Belegnummer, Nummernkreis

platzhalter

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-21T08:47:53+00:00

Platzhalter

Platzhalter für Kopf und Fusstexte in Textbausteinen

Platzhalter für die Disposition-Serviceaufträge

Platzhalter für den E-Mail-Versand der Vorgangsdokumente

Platzhalter für die Benachrichtigungsmail beim Erstellen einer Aktivität

Platzhalter für Tickets

Platzhalter für Mahnungen per Mail

Platzhalter für freie Gadgets auf HTML-Seiten

Platzhalter für Service-Aufträge

(Gelten für Reparaturauftrag / Technikereinsatz)

Es gelten auch ausgewählte maschinenabhängige Platzhalter aus der Vertragsabrechnung.

Platzhalter	Bedeutung
#AP#	Ansprechpartner - hat den Servicefall gemeldet
#SA#	Ansprechpartner des Stellplatzes
#AS#	Ansprechpartner Stellplatz
#BT0#	Beginn der Tätigkeit ohne Datum
#BT#	Beginn Tätigkeit
#BM#	Bemerkung
#DB#	Dispo-Bemerkung/Hinweis an Disposition
#RW#	Berechnete Arbeitswerte
#RW0#	Berechnete Arbeitswerte mit 0-Unterdrückung
#RWF#	Berechnete Arbeitswerte Fahrtzeit
#RWF0#	Berechnete Arbeitswerte Fahrtzeit mit 0-Unterdrückung
#RZ#	Berechnete Arbeitszeit
#RZ0#	Berechnete Arbeitszeit mit 0-Unterdrückung
#RF#	Berechnete Fahrtzeit
#RF0#	Berechnete Fahrtzeit mit 0-Unterdrückung
#RK#	Berechnete Kilometer
#RK0#	Berechnete Kilometer mit 0-Unterdrückung
#BN#	Bestellnummer
#DD#	Datum Tätigkeit
#DF#	Dauer Fahrt
#DA#	Dauer pro Arbeitswert
#DT#	Dauer Zeit
#EH#	Einsatzhinweis Maschine
#SI#	Email Ansprechpartner des Stellplatzes
#ET#	Ende Tätigkeit
#EV#	Ersatzmaschine vereinbart (j/n=
#FC#	Fehlercode Maschine
#FT#	Fehlertext Maschine
#GK#	Gefahrene Kilometer
#GK0#	Gefahrene Kilometer mit 0-Unterdrückung
#GW#	Geleistete Arbeitswerte
#GWF#	Geleistete Arbeitswerte Fahrtzeit
#GZ#	Geleistete Arbeitszeit
#GF#	Geleistete Fahrtzeit
#HK#	Herstellerkürzel Maschinenartikel
#KN#	Kundenname
#KU#	Kundennummer
#LS#	Letzter Serviceeinsatz (Datum)
#LI#	Lieferinfotext
#TA#	Liefertermin avisiert
#MD#	Meldedatum des Servicefalls
#SN#	Name des Stellplatzes (Adresse)
#SO#	Ort des Stellplatzes (Adresse)
#SZ#	PLZ des Stellplatzes (Adresse)
#PW#	Preis pro Arbeitswert
#PWF#	Preis pro Arbeitswert Fahrtzeit
#PK#	Preis pro km
#PS#	Preis pro Stunde
#PSR#	Preis pro Stunde rabattiert
#PSF#	Preis pro Stunde Fahrtzeit
#PSFR#	Preis pro Stunde Fahrtzeit rabattiert
#PWFR#	Preis pro Arbeitswert Fahrtzeit rabattiert
#PWR#	Preis pro Arbeitswert rabattiert
#RAB#	Rabatt
#RAB0#	Rabatt mit Nullwertunterdrückung
#RT#	Reaktionszeit
#RDT#	Rechnungsdatum
#RNR#	Rechnungsnummer
#SL#	Servicelevelagreement (Bezeichnung)
#ST#	Stellplatz der Maschine
#SR#	Straße des Stellplatzes (Adresse)
#SAR#	Stundenart
#TN#	Technikername
#TL#	Telefon Ansprechpartner des Stellplatzes
#AT#	Telefon des Ansprechpartners
#TL#	Telefon des Stellplatzes
#US#	Unterbearbeitungsstatus
#VM#	Verkaufsdatum Maschine
#VA#	Vertragartnummer
#VZ#	Vertragartbezeichnung
#VR#	Vertragsbemerkung
#VN#	Vertragsnummer
#VS#	Vertragsstatus
#VG#	Vorgangsnummer
#VT#	Vorgangstitel
#ZV#	Zusatzvorgangsart

Platzhalter für Maschinenkomponenten

Beschränkungen: max. 10 möglich (x läuft von 0 bis 9) Als Besonderheit für komponentenbezogene Platzhalter gilt: Ist die jeweilige Komponente nicht vorhanden, dann wird die gesamte Zeile, in der mindestens ein auf diese Komponente bezogener Platzhalter verwendet wird, gelöscht.

Platzhalter	Bedeutung
#KxHA#	Herstellerartikelnummer der Komponente
#KxKA#	Komponentenartikelnummer
#KxAB#	Komponentenartikelbezeichnung
#KxAD#	Komponentenausbaudatum
#KxRM#	Komponentenbemerkung
#KxED#	Komponenteneinbaudatum
#KxME#	Komponentenmenge
#KxSE#	Komponentenseriennummer
#KMNA#	Kundenmaschinenname
#KMN#	Kundenmaschinennummer

Platzhalter für die Vertragskalkulation

i=1,2,3 für Zähler1, Zähler2, Zähler3

Platzhalter	Bedeutung
#Zaehler{i}Bez#	Bezeichnung des Zählers
#Zaehler{i}Freikopien#	Freikopien des Zählers
#Zaehler{i}Klickpreis#	Festgelegter Klickpreis des Zählers
#Zaehler{i}Intervall#	Intervalldauer des Zählers
#MietePlusWartungRate#	Rate bestehend aus Miete und Wartung
#GesamtRate#	Gesamtrate
#WartungExtra1Name#	Name der Extra-Wartungskosten 1
#WartungExtra1Rate#	Rate der Extra-Wartungskosten 1
#WartungExtra2Name#	Name der Extra-Wartungskosten 2
#WartungExtra2Rate#	Rate der Extra-Wartungskosten 2
#Laufzeit#	Laufzeit
#MietRate#	Rate für die Miete
#WartungRate#	Rate für die Wartung
#AuftragsWert#	Auftragswert
#MietIntervall#	Dauer Mietintervall
#WartungIntervall#	Dauer Wartungsintervall

Platzhalter für die Vertragsabrechnung

Platzhalter	Bedeutung
#ZM#	Anteil Mietbetrag an der Zwischensumme
#ZW#	Anteil Wartungsbetrag an der Zwischensumme
#MA#	Artikelnummer der Maschine
#GB#	Bei Abrechnung entstandener Guthabensbetrag aus nicht verbrauchten Freikopien. Der Vertrag so konfiguriert sein, dass Guthabenbildung möglich ist.
#ZB#	Bezeichnung des Zählers z.B. A4 s/w
#GPB#	Bruttobetrag des Platzhalters #GP#
#ZSB#	Bruttobetrag des Platzhalters #ZS#
#AZ#	Der Text mit Angabe des Abrechnungszeitraumes wird im Textbaustein angegeben und nicht im Feld ExtraText der Drucktabelle (des Reports).
#AU#	Der Text mit Angabe des Abrechnungszeitraumes wird unterdrückt (im Textbaustein und im Feld Extratext des Reports).
#EB#	Erlösbezeichnung
#GPM#	Fällige Mehrwertsteuer des Platzhalters #GP#
#ZSM#	Fällige Mehrwertsteuer des Platzhalters #ZS#
#KF#	Folgekopien bei entspr. Ertragsart = Staffelmenge
#GG#	Gerätegruppe der Maschine (ab 4.78d)
#GT#	Gerätetyp der Maschine (ab 4.78d)
#GM#	Grundmenge (Freikopien, Anzahl Wartungspauschalen)
#GP#	Grundpreis (=Pauschale)
#GW#	Grundwert GP * GM
#AG#	In Anspruch genommener Guthabensbetrag aus Kopienguthaben. Der Vertrag so konfiguriert sein, dass Guthabenbildung möglich ist.
#EK#	Kopien auf Ersatzgeät (Nullwerte werden unterdrückt)
#XK#	Leerzeichen-Platzhalter für Anzahl Kopien, macht soviele Spaces wie für Anzahl Kopien verbraucht werden.
#XP#	Leerzeichen-Platzhalter für Anzahl Kopien, macht soviele Spaces wie für Kopienpreis verbraucht werden.
#MB#	Maschinenbezeichnung
#MM#	Maschinennummer der Maschine
#KR#	Mindestkopien (Freikopien) bei entspr. Ertragsart = Grundmenge
#KM#	Mindestkopien bei entspr. Ertragsart = Grundmenge
#SN#	Name des Stellplatzes
#SO#	Ort des Stellplatzes
#ZP#	Platzhalter für Monatsbetrag bei Zwischensummen
#ZS#	Platzhalter für Zwischensumme
#SZ#	PLZ des Stellplatzes
#PB#	Poolbeginn
#PE#	Poolende
#SE#	Seriennnummer der Maschine
#SM#	Staffelmenge (nur bei Klick relevant)
#SG#	Staffelmenge Guthaben
#SP#	Staffelpreis
#SW#	Staffelwert = Menge * Preis
#ST#	Stellplatz der Maschine
#SR#	Strasse des Stellplatzes
#ES#	Summe nach Abzug des Guthabens bzw. nach Abzug der Vorauszahlungen
#KT#	Technikerkopien
#KT0#	Technikerkopien mit Nullunterdrückung (ab.4.78d)
#VB#	Vertragsbeginn
#VE#	Vertragsende
#FG#	Verwendete Menge des Freikopienguthabens aus alten Abrechnungen
#ZA#	Zählerstand alt
#ZN#	Zählerstand neu
#ZD#	Zählerstandsdifferenz

Beispiel:

Textbaustein bwMaschinenVAInfo(P):

  Gerät:        #MA# #MB# 
  Nummer:       #MM#
  Seriennummer: #SE#

Textbaustein bwKlick1:

Berechnet aus:
  Neuer Zählerstand: #ZN#
- Alter Zählerstand: #ZA#
= Differenz        : #ZD#
- Freikopien       : #KR#
= Mehrkopien       : #SM# * #SP#   =  #SW#
+ Pauschale        : #XK#   #XP#   =  #GW#

Textbausteine in der Vertragsabrechnung

Die Maschineninfo kann in einem separaten Textbaustein hinterlegt werden. (bwMaschinenVAInfo und für die Poolabrechnunge bwMaschinenVAInfoP) Wenn diese Textbausteine aktiviert werden, dann muss aus den anderen Textbausteinen die Maschineninfo entfernt werden.

Für die Vertragsabrechnung können im Reportverzeichnis Textbausteine <name>.vtx bereitgestellt und mit den o.g. Platzhaltern ausgestattet werden.

Bei der Ermittlung der vorhandenen Textbausteine geht das Programm in folgender Reihenfolge vor:

a) Klick-Erlöse (normal)

<Erlösartikelnummer><Abrechnungsart>.vtx
<Erlösartikelnummer>.vtx
„Klick“<Abrechnungsart>.vtx
„Klick“.vtx

a) Klick-Erlöse ( als Poolvereinbarung)

<Erlösartikelnummer>+<Abrechnungsart>+„P“.vtx
<Erlösartikelnummer>+„P“.vtx
„Klick“<Abrechnungsart>+„P“.vtx
„Klick“+„P“.vtx
<Erlösartikelnummer>+<Abrechnungsart>.vtx
<Erlösartikelnummer>.vtx
„Klick“+<Abrechnungsart>.vtx
„Klick“.vtx

b) Miet- und Wartungs-Erlöse (normal)

<Erlösartikel>+„MitZwischenSumme“ bzw. „OhneZwischenSumme“.vtx (falls Zwischensummen im Vertrag konfiguriert sind)
<Erlösartikelnummer>.vtx
„Miete“+„MitZwischenSumme“ bzw. „OhneZwischenSumme“.vtx (falls Zwischensummen im Vertrag konfiguriert sind)
„Miete“.vtx (bzw. „Wartung.vtx“)

b) Miet- und Wartungs-Erlöse (als Poolvereinbarung)

<Erlösartikel>+„P“.vtx (falls Zwischensummen im Vertrag konfiguriert sind)
„Miete“ (bzw. „Wartung“)+„P“.vtx (falls Zwischensummen im Vertrag konfiguriert sind)
<Erlösartikelnummer>.vtx
„Miete“.vtx (bzw. „Wartung.vtx“)

Findet das Programm keinen Textbaustein, so wird die Bezeichnung des Erlösartikels verwendet.

Platzhalter für Maschineninformationen

(Druck von Lieferscheinen, Rechnungen)

Platzhalter	Bedeutung
#MA#	Artikelnummer der Maschine
#GD#	Garantiedatum der Maschine
#GH#	Garantiedatum Hersteller der Maschine
#MM#	Maschinennummer der Maschine
#SE#	Seriennummer der Maschine

Platzhalter für die Zählerstandsabfragen

Es gelten die selben Platzhalter wie unter Platzhalter für die Vertragsabrechnung aufgeführt.

Platzhalter für Tätigkeiten

Platzhalter Langtext Tätigkeit:

Berechnete Arbeitszeit

      Private Const _PlatzhalterBerechneteArbeitszeit = "#RZ#"
      Private Const _PlatzhalterBerechneteArbeitszeit0 = "#RZ0#"

Berechnete Arbeitswerte

      Private Const _PlatzhalterBerechneteArbeitswerte = "#RW#"
      Private Const _PlatzhalterBerechneteArbeitswerte0 = "#RW0#"

Berechnete Fahrtzeit

      Private Const _PlatzhalterBerechneteFahrtzeit = "#RF#"
      Private Const _PlatzhalterBerechneteFahrtzeit0 = "#RF0#"

Berechnete Arbeitswerte Fahrtzeit

      Private Const _PlatzhalterBerechneteArbeitswerteFahrtzeit = "#RWF#"
      Private Const _PlatzhalterBerechneteArbeitswerteFahrtzeit0 = "#RWF0#"

Kilometer

      Private Const _PlatzhalterBerechneteteKm = "#RK#"
      Private Const _PlatzhalterBerechneteteKm0 = "#RK0#"
      Private Const _PlatzhalterGefahreneKm = "#GK#"
      Private Const _PlatzhalterGefahreneKm0 = "#GK0#"

Platzhalter für geleistete Zeiten (geleistete Kilometer gibt es schon: _PlatzhalterGefahreneKM)

      Private Const _PlatzhalterGeleisteteArbeitszeit = "#GZ#"
      Private Const _PlatzhalterGeleisteteArbeitswerte = "#GW#"
      Private Const _PlatzhalterGeleisteteFahrtzeit = "#GF#"
      Private Const _PlatzhalterGeleisteteArbeitswerteFahrtzeit = "#GWF#"

Stundensätze

      Private Const _PlatzhalterPreisProStunde = "#PS#"
      Private Const _PlatzhalterPreisProStundeRabattiert = "#PSR#"
      Private Const _PlatzhalterPreisProStundeFahrtzeit = "#PSF#"
      Private Const _PlatzhalterPreisProStundeFahrtzeitRabattiert = "#PSFR#"
      Private Const _PlatzhalterPreisProArbeitswert = "#PW#"
      Private Const _PlatzhalterPreisProArbeitswertRabattiert = "#PWR#"
      Private Const _PlatzhalterPreisProArbeitswertFahrtzeit = "#PWF#"
      Private Const _PlatzhalterPreisProArbeitswertFahrtzeitRabattiert = "#PWFR#"

Kilometersatz

      Private Const _PlatzhalterPreisProKm = "#PK#"

Rabatt

      Private Const _PlatzhalterRabatt = "#RAB#"
      Private Const _PlatzhalterRabatt0 = "#RAB0#"

Weitere

      Private Const _PlatzhalterDauerProArbeitswert = "#DA#"
      Private Const _PlatzhalterTechnikerName = "#TN#"
      Private Const _PlatzhalterBemerkung = "#BM#"
      Private Const _PlatzhalterStundenart = "#SAR#"
      Private Const _PlatzhalterMaschineFehlerText = "#FT#"

Platzhalter für HTML-Gadgets

Ab CO 8.760.6 wurden für HTML-Gadgets mit Textbausteinen neue Platzhalter erstellt:

Platzhalter	Bedeutung
#AktuellerMitarbeiternummer#	aktueller Mitarbeiter
#AktuellerMitarbeiterkurzname#	aktueller Mitarbeiterkurzname
#Kontaktnummer#	Kontaktnummer
#Kontaktkurzname#	Kontaktkurzname
#Projektkennung#	Projektkennung
#Projektbezeichnung#	Projektbezeichnung
#Mitarbeiternummer#	Mitarbeiternummer
#Mitarbeiterkurzname#	Mitarbeiterkurzname

Weitere Platzhalter

Platzhalter für Kopf und Fusstexte in den Textbausteinen finden Sie hier.

Platzhalter für die Disposition-Serviceaufträge finden Sie hier.

Platzhalter für den E-Mail-Versand der Vorgangsdokumente finden Sie hier.

Platzhalter für die Benachrichtigungsmail beim Erstellen einer Aktivität finden Sie hier.

Vertraege, Vertragsabrechnung, Textbausteine, Platzhalter

administration:benachrichtigung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-13T06:05:03+00:00

Administration

Benachrichtigungen (BT)

Für dieses Modul ist die Lizenz Admintool erforderlich.

Um Kunden oder auch eigene Mitarbeiter / Techniker über verschiedene Sachstände zu unterrichten, gibt es im Concept Office die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu verschicken.

Dieses Modul finden Sie im Strukturbaum unter Administration und kann über die Modulkürzel BT aufgerufen werden.

Aufbau des Benachrichtungen-Moduls

Im Modul Benachrichtigungen finden Sie 3 Reiterkarten:

Benachrichtigungen
Gruppen
Aufgaben

1.Benachrichtigungen

Im oberen Bereich des Benachrichtigungen-Reiters lassen sich beliebig viele Ereignisse hinterlegen. Jede hinterlegte Benachrichtigung erhält eine eigenständige Ereignisnummer.

Zunächst kann für die Benachrichtigung ein fest definierter Kunde (=Kundennummer in Spalte Kunden) oder eine Benachrichtigungs-Gruppe (insofern diese im Register Gruppen angelegt wurde) hinterlegt werden. Wird kein Kunde bzw keine Kundengruppe definiert, so wird die Kunden-Spalte mit der Zahl 1 vorbelegt und hat zur Folge, dass das Ereignis für ALLE Kunden (1=ALLE) gilt. In der Bezeichnungs-Spalte wird die Benachrichtigung benannt und kann über die Beschreibungs-Spalte genauer beschrieben werden.

Wenn alle Voreinstellungen getroffen wurden, kann nun der Auslöser für die Benachrichtigung definiert werden. Dabei entscheidet die Wahl des Auslösers, welche Bearbeitungs-Spalte (siehe Pfeile) im Ereignis ausgewählt werden kann, um das Ereignis einem explizitem Status/ Dokument zuzuordnen.

Trigger (Auslöser):

Auftragsimport
Bearbeitungsstatusänderung
Dokumentendruck
Genehmigungsverfahren
MPS-Bedarfsmeldung
MPS-Maschine nichct erreichbar
Ticketanlage
Ticketbearbeitungsstatusänderung
Trackinginformation eintragen
Unterbearbeitungsstatusändergun
Warenbuchung auftragsbezogen

Ab CO 8.2569.33: Trigger für Benachrichtigungen bei Anlage von MPS-Bedarfsmeldungen. In einer neuen Spalte kann definiert werden, für welches MPS-System diese Benachrichtigungen aktiviert werden, auch Portalmeldungen via MPS-System können Benachrichtigungen auslösen. Es stehen auch die Platzhalter für die Benachrichtigungen zur Verfügung.

Ab CO 8.3822.2: mit dem Trigger „Trackinginformation eintragen“ wird eine neue Benachrichtigungsaufgabe erzeugt, wenn neue Trackingdaten auf Kopfebene des Auftrags geschrieben oder geändert werden. Dafür werden nun auch bei DHL die Trackinginformationen aus den Positionen in den Kopf übertragen.

Für die Benachrichtigungen stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:

#TrackingInfo# - Sendungsnummer(n)
#TrackingURL# - Tracking-URL ergänzt um die Sendungsnummer(n), wenn diese für den entsprechenden Paketdienstleister gepflegt ist (Versandarten)

Reaktionen:

Nachdem das Ereignis angelegt wurde, lassen sich nun verschiedene Reaktionen (Benachrichtigungen) hinterlegen:

E-Mail senden: versenden einer E-Mail an eine Empfängeradresse aus den vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten oder durch Eingabe einer direkten E-Mail in das Empfängerfeld
Aktivität anlegen: anlegen einer Aktivität mit Vorbelegung der Aktivitätenart sowie des betreffenden Mitarbeiters, für welchen die Aktivität angelegt werden soll
Drucken
KRZN-Meldung
SimpleClicks-Verbrauchsmaterialmeldung: auslösen einer SimpleClicks-Verbrauchsmaterialmeldung
SimlpeClicks-Störungsmeldung: auslösen einer SimlpeClicks-Störungsmeldung
individuell

Zudem ist es Möglich, mehrere Reaktionen zu ein und demselben Ereignis zu hinterlegen.

Im oben gezeigten Beispiel wird sowohl eine E-Mail gesendet, als auch eine Aktivität angelegt, wenn das Ereignis Unterbearbeitungsstatus = disponiert eintritt.

Bitte beachten Sie, wenn Sie als Auslöser den Unterbearbeitungsstatus disponiert verwenden, wird bei jeder NEUEN Disposition eine Mail versandt.

Über den Haken ‚Sofort benachrichtigen‘ kann entschieden werden, ob die Reaktion (E-Mail) sofort (benötigt die Einrichtung eines SMTP-Servers) oder im Nachgang durch einen Mitarbeiter manuell ausgelöst werden soll. Reaktionen/E-Mails, welche nicht sofort benachrichtigt werden sollen, werden im Aufgaben-Reiter als ausstehend gekennzeichnet.

Empfängeradresse bei E-Mail senden:

(keine Zuordnung)
Angebotsmail Vorgang
AP der Rolle Verbrauchsmaterial am Vertrag
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Anschrift
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Firma
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Maschine
AP der Rolle Fleet-Administrator
AP der Rolle IT-Verantwortlicher
AP der Rolle Portal-Administrator
AP der Rolle Rollout-Verantwortlicher
AP der Rolle Service am Vertrag
AP der Rolle Service an Anschrift
AP der Rolle Service an Firma
AP der Rolle Service an Maschine
AP der Rolle Standortverantwortlicher
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher am Vertrag
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Anschrift
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Firma
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Maschine
AP der Rolle Wiederverkäufer
AP der Rolle Zählerstände am Vertrag
AP der Rolle Zählerstände an Anschrift
AP der Rolle Zählerstände an Firma
AP der Rolle Zählerstände an Maschine
Avisierungsmail Vorgang
Bearbeitermailadresse
BestellungsMail
Bestellt durch aus Vorgang
E-Mail
Genehmigungsberechtigte (alle)
Genehmigungsberechtigte des GB
LieferbestaetigungsMail
Lieferungsmail Vorgang
Maschinenort Benachrichtigungsmail
Mahnungsmail
Mitarbeiter am Kunden
MPS-Meldender
RechnungsMail
Rechnungsmail Vorgang
Verkäufermailadresse

2.Gruppen

Da gewisse Benachrichtigungen nur für bestimmte Kunden benötigt werden, bietet es sich an, eine Kundengruppe für diese anzulegen. Dabei wird lediglich die Bezeichnung der Gruppe, sowie eine kurze Bemerkung hinterlegt. Im unteren Bereich werden dann die Kundennummern für die angelegte Kundengruppe hinterlegt. Sie können die Kunden über die Fernglassuche oder auch durch Direkteingabe der Kundennummer der Gruppe zuordnen.

3.Aufgaben

In der Reiterkarte Aufgaben werden alle ausgeführten Reaktionen, welche über ein Ereignis definiert bzw ausgelöst wurden, aufgelistet. Dabei zeigt der Status an, ob die Benachrichtigung erfolgt ist oder noch ausstehend ist. Auch fehlerhafte Status werden aufgezeigt, wo im Nachgang geprüft werden muss, was die Fehlerursache ist.

Der Status ‚ausstehend‘ erfolgt dann, wenn die hinterlegte Reaktion Keinen ‚sofort benachrichtigen‘-Haken besitzt. Diese müssen manuell über die Modulfunktion Aufgabe ausführen am rechten Rand angestoßen werden.

Einstellen von Textbausteinen

Für jede Reaktion einer hinterlegten Benachrichtigung kann ein spezieller Textbaustein hinterlegt werden. Diese müssen bei Anlage im Modul Textbausteine in Ihrer Art als Benachrichtigung definiert werden.

Die hinterlegten Textbausteine können dann in der Benachrichtigungs-Reaktion ausgewählt werden.

Deaktivieren einer Benachrichtigung

Falls eingestellte Benachrichtigungen einmal nicht benötigt werden, können diese deaktiviert und bei Neubedarf wieder aktiviert werden.

Hierfür wird mit Reiter Benachrichtigungen in der oberen Tabelle in der Spalte Deaktivieren der Haken gesetzt oder entfernt.

Benachrichtigungen, Textbausteine

administration:konfigurationsmanager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-08-17T09:11:27+00:00

Akademie

Konfigurationsmanager

Das Modul zeigt zentrale und nutzeranhängige Programmeinstellungen von Concept Office.

Zur Änderung zentraler Einstellungen ist eine Passworteingabe erforderlich. Das Passwort erfahren Sie beim Support.

Viele dieser Einstellungen sind ausschließlich für Fehleranalysen vorgesehen.

Pfade

Die Reiterkarte zeigt die Speicherorte, der zentral abgelegten Dateien, z.B.: Reports, Dokumente, CO-HTML-Seiten. Ein Ändern der Pfade ist, z.B. bei einem Serverwechsel erforderlich. Alle Pfade gelten systemweit, welches durch den Haken zentral dargestell wird.

Dokumentenpfad in Datenbank ändern

in Concept Office verwendete Dateien und Dokumente werden in der Datenbank referenziert. Wird der Dokumentepfad verändert, z.B. bei einem Serverwechsel, müssen diese Referenzen ebenfalls geändert werden. Der Knopf ermöglicht dieses Verändern der Referenzierung durch eine Zeichenkettenersetzung.

Datenbank

Das Feld Dat-Datei zeigt den Speicherort der zentralen Steuerdatei office.dat. Ohne Zugriff auf diese Datei ist Concept Office nicht lauffähig.

Im Feld Connect wird der Verbindungspfad (Connect-String) zur Datenbank von Concept Office angezeigt.

Außerdem werden ausgewählte Steuerwerte angezeigt. Diese werden für Fehleranalysen benötigt.

Sonstiges

Programm Einstellungen

Serienbriefexporttyp: (zentrale) Einstellung welche Verarbeitungsweise für Serienbriefe verwendet werden soll
Sprache: in welcher Sprache soll CO angezeigt werden (globale Einstellung)
Report-Mustersatz: eingestellter Formular-Mustersatz für Vorgangsdokumente
Masken-Layout-Dateien nicht aktualisieren: „friert“ die momentan getroffene Maskeneinstellung ein

Email Einstellungen

Email-Client: Über welche Software soll Concept Office seine Emails versenden? Zur Verfügung stehen:

Microsoft Outlook
Default Client*
POP3/SMTP*

*(Funktionsumfang eingeschränkt, da einige Funktionen nur mit Microsoft Outlook arbeiten können)

Früher konnte man mit einem beliebigen Absender über den Exchange Server intern Mails versenden. Dies ist nun nicht mehr möglich. Es ist notwendig das eine E-Mail hinterlegt ist, welche dem Exchange Server bekannt ist. Sollte keine E-Mail konfiguriert sein, wird standardmäßig „noreply@fox.local“ eingesetzt. Dort sollte eine, dem Exchange Server bekannte E-Mail Adresse hinterlegt sein.

Protokolldatei

Zeigt den Speicherort des nutzerspezifischen Fehlerprotokolls

Druckprotokoll

Erlaubt das Zuschalten eines Druckprotokolls zur Fehleranalyse. Ein zugeschaltetes Druckprotokoll verlangsamt alle Druck- und Statistikfunktionalitäten extrem. Aktivieren Sie diese Funktion nur auf Bitte eines Supporters, um ein Problem zu analysieren.

Debugmeldungen

Erlaubt das Anzeigen der Debugmeldungen zur Fehleranalyse.

Concept EDI

Timer

Gibt an, in welchem Minutenintervall auf neue Emails und neue Bestellungs-XML-Dateien geprüft werden soll.

Administrator Email

Da Concept EDI unbeaufsichtigt läuft, können Fehler einige Zeit unbemerkt bleiben. Für solche Fälle lässt sich hier eine Emailadresse hinterlegen, an die im Fehlerfall eine Email geschickt wird.

Sofort versenden

Gibt an, ob die Emails in den Entwürfen landen, oder direkt versendet werden.

Text

Text, der in der Email zum Hersteller/zum Händler erscheinen soll

Tapi-Manager

Benutzerzuordnung des TAPI-Gerätes: Bei der Konfiguration der TAPI-Schnittstelle wird zwischen Arbeitsplatz-PC und Windows Terminalserver (WTS) unterschieden. Für den Einsatz am Arbeitsplatz-PC ist die Einstellung Einheitlich für alle Benutzer sinnvoll, während auf einem WTS Benutzerabhängig eingestellt werden muss.

Auswahl des TAPI-Gerätes: Hier muss das mit Ihrer TK-Anlage verbundene TAPI-Gerät, i.d.R. ist das ein Telefon, ausgewählt werden.

Wählfunktion: Es können hier Einträge hinterlegt werden, um nicht dem internationalen Standard entsprechende Telefonnummern aus der Concept Office-Datenbank in das wählbare Format überführen zu können (Siehe auch TAPI-Schnittstelle). Liegen die Telefonnummern schon in der korrekten Schreibweise vor, so sind hier keine Einträge notwendig.

Nummer für Amtsholung: Einstelliger Wahlpräfix zum Heranholen einer Amtsleitung auf dem Nebenstellentelefon.

Ersetzungen Landesvorwahl: dient zu Entfernung von falsch geschriebenen Landesvorwahlen z.B. ++49 oder 0049 usw. diese Zeichenketten werden vor der Anwahl aus der Telefonnummer entfernt.

Standardwerte setzen: Die Einstellungen für Status-Maskierung, Parameter Mediamodes und Parameter Flags werden für die meisten TK-Anlagen mit diesem Knopf korrekt gesetzt und sollten nur nach Rücksprache mit unserem Support verändert werden.

Parameter Call Privileges: Die Einstellung steuert, ob über die TK-Anlage nur gewählt werden soll, oder ob auch eingehende Anrufe behandelt werden sollen.

None: Es werden nur ausgehende Anrufe behandelt.
Monitor: In Concept Office nicht benutzt.
Owner: Es werden ausgehende und eingehende Anrufe behandelt.

Benutzer- oder Geräte-abhängige Einstellungen zur TAPI-Schnittstelle.

Installation

Hier finden sich erweiterte Funktionen zur Prüfung der CO-Installation und Funktionistüchtigkeit der Programmumgebung. Die meisten Funktionen sollten nur durch den Support benutzt werden.

Installation prüfen: Überprüft die Verfügbarkeit benötigter DLL-Dateien und COM-Komponenten.

DB-Verbindung prüfen:Versucht die Datenbank anzusprechen. Der vorgeschlagenen Connect-String muss dabei geändert werden, da sonst ein Fehler auftritt.

Masken-Layout-Dateien löschen: CO speichert Informationen zur Darstellung von Masken und Übersichten. Diese Layout-Informationen lassen sich löschen. CO muss dazu geschlossen sein.

Reportinformationen neu einlesen: Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Routine „copy report information to database“, welche Formularinformationen, Reports und Reportrechen erneut in die Datenbank kopiert.

Mandantenauswahl erzwingen: CO speichert den zuletzt genutzten Mandant. Der Knopf erzwingt die Mandantenauswahl beim nächsten Programmstart

Meldungstexte neu einlesen: Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Routine „copy text information to database“, welche Meldungstexte und Übersetzungen erneut in die Datenbank kopiert.

Abgewählte Meldungen reaktivieren: Alle, durch den Benutzer abgewählten Meldungen, werden wieder angezeigt.

Setupnachbereitung erzwingen:Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Setup-Nachbereitung.

Verschlüsselung

Hier findet die Passwortverschlüsselung statt. Beim FibuConnect-String in der office.dat kann das Passwort als Platzhalter hinterlegt werden (< pwd >) Durch Angabe von FibuPwd=… kann das verschlüsselte Passwort hinterlegt werden.

Protokoll

Administration, Konfigurationsmanager, Datenbank, Protokoll, Meldungen

aktivitaeten:workflow

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T12:29:33+00:00

Akademie

Workflows

Workflows sind selbstauslösende Arbeitsabläufe, die in Concept Office über Aktivitäten abgebildet werden. Diese sind in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten zu finden. Sie werden an den Aktivitätenarten eingerichtet.

Wenn aktiv, werden diese Arbeitsabläufe sowohl in Concept Office als auch in Concept Mobile eingehalten.

Anlage eines Workflow mit (möglichen) Ergebnissen

Es wird die Aktivitätenart ausgewählt, für welche ein Workflow hinterlegt werden soll. Es können für alle Aktivitäten beliebig viele Workflows definiert werden.

In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden.

Sie müssen nicht alle möglichen Ergebnisse mit einem Workflow definieren.

Ergebnis- Auswahl eines zuvor festgelegten möglichen Ergebnis
Geschäftsbereich-Auswahl eines für den Workflow gültigen Geschäftsbereiches
Wird (alle) gewählt, gilt der Workflow dieser Aktivität für alle Geschäftsbereiche.
Aktivität-Auswahl der Aktivität, die dem eingetretenen Ergebnis folgen soll (es dient der optimalen Weiterführung der Aufgabe)
Bezeichnung-Hinterlegung textueller Hinweise, die für die nächste Aktivität von Bedeutung sind
Offset in Tagen-Hinterlegung der Tage bis zur Aktivität, d.h. aktuelles Datum plus Offset in Tagen ergibt das Datum der Aktivität
Mitarbeiter-Zuständiger Mitarbeiter, der für die Ausführung der Aktivität zuständig ist
Bereich - der festgelegte, zugehörige Bereich
Bemerkungen - die hier vorbesetzte Bemerkung wird an die entstehende Aktivität vererbt.

Im Modul Aktivitätenarten gibt es auch die Möglichkeit, sich mit einem Klick auf den entsprechenden Link die Workflows grafisch anzeigen zu lassen.

Die grafische Darstellung ermöglicht den Arbeitsablauf, der für die entsprechende Aktivitätenart definiert ist, noch einmal zu prüfen und erleichtert den Mitarbeitern diese Abläufen nachvollziehen zu können.

Einstellungen

0 - Nein
1 - Ja

Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse

Das Ziel der Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse ist, eine Kette von Aktivitäten mit Hilfe eines auslösenden Triggers sofort zu erstellen.

Außerdem muss die Check-Box Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen aktiviert werden.

Auslösen der Workflowkette

Um die Aktivitätenkette nun auszulösen, muss eine Aktivität mit dieser Triggeraktivität erstellt werden.

Für alle an dieser hinterlegten Workflowdefinitionen werden nun Aktivitäten erstellt.

Aktivitaeten

allgemein:layouttemplates

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:16+00:00

Programmtemplates

Dieser Artikel / Abschnitt beschreibt Funktionen die ab Concept Office 6.1 zur Verfügung stehen. Für vorherige Programmversionen finden Sie möglicherweise weiterführende Links oder Sie erhalten Informationen durch unseren Support.

Mitarbeiterlayouts

Für Mitarbeiter mit bestimmter Funktion und Geschäftsbereich ist es möglich vorgefertigte Layouts für den ersten Programmstart zu hinterlegen.

Layout erstellen

Die Layoutdatei wird erzeugt, indem zunächst im Programm gewünschte Einstellungen vorgenommen werden:
- Einstellungen in den Optionen
- Einstellungen der Programmfenster z.B. Spaltenreihenfolge usw.
Das Ergebnis befindet sich nach dem Schließen des Programmes unter CO\Data\Userdata\Nutzername\Layout\ .
Die Dateien aus dem Layout-Pfad müssen dann im entsprechenden Ordner des Vorlagenpfades hinterlegt werden.

z.B. im Ordner ..\Templates\Layouts\Sachbearbeiter\

Layout für den Programmstart ermitteln

Der zentrale Pfad für Layouts ist per Definition Vorlagenpfad\Layouts.

Beim Laden von Layouts wird kontrolliert ob eine lokale Layoutdatei vorliegt. Falls es keine passende Layoutdatei gibt , wird der aktuelle Mitarbeiter auf die Funktionen und den Hauptgeschäftsbereich überprüft.

Z.B.: Funktionen- Sachbearbeiter, Vertriebsmitarbeiter Hauptgeschäftsbereich - „(alle)“ Jetzt wird anhand des Vorlagenpfades und jeweils aus einer Funktion und Geschäftsbereich der Pfad gebildet.

Zuerst wird sichergestellt ob dieser Ordner vorhanden ist „Templates\Layouts\Sachbearbeiter\(alle)“

Falls ja, wird dort nach Layoutdatei gesucht und bei einem Treffer wird die Datei geladen ansonsten, wird der CO Standart geladen und es wird nicht weiter gesucht.

Falls „Templates\Layouts\Sachbearbeiter\(alle)“ nicht vorhanden ist, wird die nächste Funktion und Geschäftsbereich zum Pfad gebildet. Nun wird nach „Templates\Layouts\Vetriebsmitarbeiter\(alle)“ gesucht.

Falls der Ordner vorhanden ist, wird dort nach Layoutdatei gesucht und bei einem Treffer wird die Datei geladen ansonsten, wird der CO Standart geladen und es wird nicht weiter gesucht.

Da nicht mehr Funktionen hinterlegt sind, wird als letztes im Ordner Templates\Layouts\Default gesucht.

Bei mehreren Funktionen ist die Reihenfolge wie folgt: Sachbearbeiter, Vertriebsmitarbeiter, Techniker, Lagermitarbeiter, Default

allgemein:sichten-manager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Der Sichten-Manager

Mit einem Klick auf das Fernglassymbol (alternativ CTRL + F) wird eine umfangreiche Suchfunktion aufgerufen. Die Suche bezieht sich dabei auf den Inhalt des Moduls, von dem aus sie gestartet wird.

Wurde in dem Modul, in dem der Sichtenmanager geöffnet wird bereits eine Selektion (Sicht) gespeichert, können Sie diese schnell über den kleinen Pfeil unter dem Fernglas auswählen.

Sie können sich mit Hilfe logischer Verknüpfungen eine Selektion zusammenstellen, die genau die Datensätze enthält, die sie suchen. Diese Selektionen lassen sich speichern und so einfach zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufrufen. Wobei die Abfrage und nicht das Ergebnis gespeichert wird. Somit wird bei jedem Aufruf der Selektion eine Abfrage mit den momentan aktuellen Daten durchgeführt.

Bitte beachten Sie, dass bei logischen Verknüpfungen das UND eine andere Bedeutung hat, als im üblichen Sprachgebrauch. Suchen Sie nach allen Angeboten der Kunden 123 und 456, dann sollten Sie mit ODER selektieren, da sonst nach Angeboten gesucht wird die zu einem Kunden gehören, der die Nummer 123 und die Nummer 456 hat. Er kann aber nur entweder die Nummer 123 haben ODER die Nummer 456.

Um kompliziertere Selektionen vorzunehmen, können Teile einer Selektion auch in Klammern gesetzt werden. Hierzu markieren Sie die Teile der Selektion die eingeklammert werden und klicken im Kontextmenü der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Klammer setzen.

Selektionsteile müssen auch dann in Klammern gesetzt werden, wenn in einer Selektion nach UND und ODER selektiert wird, da die UND Verknüpfung immer Vorrang vor der ODER Verknüpfung hat.

Beispiel:

Gesucht werden alle nicht erledigten Vorgänge der Geschäftsbereiche Verkauf und Service. Ungeklammert sähe diese nun so aus:

Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Service' und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt'

Da aber die UND Verknüpfung Vorrang hat, "liest" der Sichten-Manager die Selektion so:

Geschäftsbereich ist gleich 'Service' und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf'

Damit werden vom Geschäftsbereich 'Verkauf' auch alle erledigten mit angezeigt. Korrekt geklammert sollte die Selektion so aussehen:

(Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Service') und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt'

So wie in der Mathematik Punkt- vor Strichrechnung gilt, gilt hier also Und- vor Oderselektion.

Selektionen speichern

Zum Speichern von Selektionen klicken Sie, nach Zusammenstellen der Abfrage, einfach auf Speichern anstatt auf Übernehmen. Um die gespeicherte Selektion später oberhalb der Strukturansicht unter dem Menüpunkt Sichten abrufen zu können, setzen Sie einen Haken hinter In Strukturansicht anzeigen und vergeben für diese „Sicht“ einen passenden Namen.

Über das Auswahlfeld Selektion ist sichtbar für: können Sie auswählen, ob die von Ihnen gespeicherte Selektion nur für Sie sichtbar sein soll (Häkchen bei Selektion ist privat) oder Sie hinterlegen die Mitarbeiter, für die die Selektion bestimmt ist.

Eine gespeicherte Selektion kann über die Schaltfläche Selektion öffnen oder, wenn sie als Sicht in die Strukturansicht eingebunden wurde, über das Modul Sichten wieder aufgerufen werden. Wurde eine Sicht in die Strukturansicht eingebunden ist diese erst nach Neustart von Concept Office sichtbar.

Wird eine gespeicherte Sicht über die Strukturansicht aufgerufen, springt Concept Office automatisch in das Modul in dem die Sicht selektiert und abgespeichert wurde.

Es wurde eine neue Option unter Allgemeine Optionen / Baumstruktur-Einstellungen „Aktualisierungsintervall Sichten in min“ angelegt. Hiermit kann erreicht werden, dass die Sichten in vorgegebenen Intervallen aktualisiert werden. Dies ist besonders sinnvoll, wenn die Ergebnisanzahl im Baum angezeigt wird. Bitte beachten, dass diese Option bei großen Datenbanken evtl. die Performance beeinträchtigen kann.

Selektionsschablonen

Aus dem Sichten-Manager heraus lassen sich Schablonen anlegen, die vorgefertigte Suchabfragen mit Parametern enthalten. Werden diese Suchanfragen gestartet, so erscheint eine Maske, auf der nur noch die Werte der Suchparameter eingegeben werden müssen.

Um eine neue Schablone zu erstellen, wird das Kontrollkästchen Platzhalter anzeigen aktiviert. Nun wird eine Selektion erstellt, die feste Abfrageparameter enthalten kann, aber auch Platzhalter, welche erst bei Abfrage durch den Nutzer gefüllt werden. Jetzt wird an Stelle eines Wertes ein Platzhalter in die Selektion eingesetzt (zum Beispiel <$P1>). Es ist darauf zu achten, dass für verschiedene Werte innerhalb einer Abfrage auch verschiedene Platzhalter verwendet werden müssen.

Über die Schaltfläche Speichern wird die Selektionsschablone, wie jede andere Sicht auch, abgespeichert. Wichtig ist hierbei eine sinnvolle Beschreibung zu hinterlegen, da sonst andere Nutzer den Inhalt der Selektion nicht erkennen.

Sichten ändern

Möchten Sie eine Sicht ändern, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Modul, welches Ziel der Sicht ist.
Öffnen Sie die Fernglassuche.
Über die Schaltfläche Öffnen navigieren Sie zu der zu ändernden Sicht und wählen diese aus.
Ändern Sie die Selektionsbedingung
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern, wählen entsprechende die Sicht aus und speichern

Sichten löschen

Möchten Sie Sichten löschen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Modul, welches Ziel der Sicht ist.
Öffnen Sie die Fernglassuche
Über die Schaltfläche Öffnen navigieren Sie zu der zu löschenden Sicht und wählen diese aus.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen

Tipps

Bei der Suche nach einem Datum ist es möglich, ein Datum mit Jahr = 1960 als Platzhalter für den SQL-Ausdruck Datum is null einzusetzen. Hierdurch ist es möglich auf das Vorhandensein von Datensätzen zu prüfen.

Weiteres

Hier sind folgende Sonderechte zu beachten:

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Bereiche

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Öffentlich

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Privat

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

allgemein, Sichten-Manager, Suche

allgemeine_kundeninformationen:ftp_upload

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

FTP-Server / Upload

Grundeinstellungen

Bitte beachten Sie, dass sowohl die Anmeldung, als auch der Datentransfer entsprechend der Forderung der DSGVO nur noch verschlüsselt möglich sind. Anonyme Anmeldungen werden ebenfalls abgelehnt.

Folgende Einstellungen sollten in ihrem FTP-Client einstellbar und aktiviert sein:

  * URL: ftps://ftp.software-concept.de (Total Commander)
  * URL: ftp.software-concept.de (FileZilla)
  * SSL/TLS muss aktiviert sein
  * Passiver Modus muss aktiviert sein

Ältere FTP-Clients

Es ist möglich, dass ältere FTP-Clients die Verschlüsselungs-Features nicht oder noch nicht korrekt beherrschen.

FTP-Clients

Als FTP-Clients, die die benötigten Verschlüsselungs-Features beherrschen, können wir empfehlen: Total-Commander ab Version 9.22a. Auch ein aktueller Filezilla-Client sollte benutzbar sein.

Filezilla

Anmeldung

Bei der ersten Anmeldung wird unser SSL-Zertifikat angezeigt und fälschlicherweise behauptet, dass dieses Zertifikat nicht geprüft werden kann. Das ist aber anscheinend ein Bug in dem Filezilla-Client, denn dieses Zertifikat wurde von einer offiziellen Zertifizierungsstelle ausgegeben. Wenn das Zertifikat manuell als korrekt bestätigt wird, dann wird es bei zukünftigen Verbindungen nicht mehr angezweifelt.

So sollte dann der erfolgreiche Verbindungsaufbau aussehen:

Status: Auflösen der IP-Adresse für ftp.software-concept.de
Status: Verbinde mit 217.18.177.156:21...
Status: Verbindung hergestellt, warte auf Willkommensnachricht...
Status: Initialisiere TLS...
Status: Überprüfe Zertifikat...
Status: TLS-Verbindung hergestellt.
Status: Angemeldet
Status: Empfange Verzeichnisinhalt...
Status: Anzeigen des Verzeichnisinhalts für "/" abgeschlossen.

Mögliche Probleme

1. Version

Wenn Sie im FileZilla-Client die Einstellungen korrekt vorgenommen haben, es aber trotzdem nicht funktioniert, dann wäre es möglich, dass die FTP-Verschlüsselung in der aktuellen Version noch nicht richtig implementiert worden ist und ein Update auf eine höhere Version das Problem beheben kann.

2. Firewall

Eventuell werden auch die für den Passiven Modus benötigten TCP-Ports oberhalb 55000 von ihrer Firewall blockiert. Um dies ebenfalls als Ursache des fehlerhaften FTP-Transfers auszuschließen, sollte der FTP-Transfer über einen alternativen Internet-Zugang ausgetestet werden.(bspw. durch testweises Deaktivieren über die Systemsteuerung)

3. Fehlender Passiver Modus

Über die Funktion Servermanager können die Servereinstellungen hinterlegt werden:

Die Einstellung „Passiver Modus“ ist auf der dritten Reiterkarte versteckt:

Total Commander

Der Total Commander ist ab Version 9.22a nutzbar.

Öffnen Sie den Total Commander und wählen im Menü unter Netz die Funktion FTP Verbinden aus.

Anschließend können Sie in den FTP:Verbindungsdetails alle Einstellungen überprüfen und anpassen. Das nachfolgende Bild zeigt die notwendigen Einstellungen für eine korrekte Verbindung zum Server.

artikel:artikelarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-09-17T09:28:59+00:00

Artikelarten

Der Artikel beschreibt die im Programm hinterlegten Artikelarten. Jeder Artikel in Concept Office ist genau einer Artikelart zugeordnet. Auf der Registerkarte Gruppierungen/Weiteres wird diese eingestellt.

Die Artikelart hat Einfluß auf die Verarbeitung des Artikels im Programm.

Die Artikelarten sind fest definiert und können im Programm nicht ergänzt oder verändert werden.

Liste der Artikelarten

Standardartikel

Die einfachste und häufigste Form eines Artikel. Jede Funktionsbeschreibung geht von diesem Fall als Normalfall aus.

Maschinen mit Seriennummer

Der Artikel wird als Maschine verarbeitet. Mit Seriennummer bedeutet, dass es sich um nicht-anonyme Maschinen handelt, also jeder Maschinenartikel eindeutig identifizierbar ist.

Maschinen ohne Seriennummer

Die Verarbeitung entspricht der eines Standardartikel.

Zubehör mit Seriennummer

Der Artikel wird als Zubehör verarbeitet. Mit Seriennummer bedeutet, dass es sich um nicht-anonyme Zubehörteile handelt, also jedes Teil eindeutig identifizierbar ist.

Zubehör ohne Seriennummer

Die Verarbeitung entspricht der eines Standardartikel.

Sammelartikel

Der Artikel hat keine eindeutige physische Entsprechung und dient als Platzhalter für eine ganze Reihe von eigentlichen Artikeln.

Weitere Informationen zu Sammelartikeln:

Lieferanten-Sammelartikel (Möbel)

Sammelartikel in Concept Cash

Fracht / Porto

Artikel dieser Artikelart sind nicht lagerfähig und können nicht bestellt werden.

Bei der Anlage eines Artikel mit der Artikelart „Fracht/Porto“ ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Artikel mit der Artikelart "Fracht/Porto" im Vorgang löschen

Dieses Sonderrecht erlaubt dem Benutzer Artikel der Artikelart "Fracht/Port" im Vorgang zu löschen.

Nein
Ja

Bearbeitungsgebühr / Dienstleistung

Artikel mit der Kennzeichnung Bearbeitungsgebühr/Dienstleistung tragen bei der Aufnahme in einen Vorgang bzw. Service-Auftrag das am Geschäftsbereich hinterlegte Lager. Dadurch können sie gemeinsam mit Lagerartikeln bestellt werden. Voraussetzung dafür ist gleicher Lieferant sowie gleiches Lager. Diese Artikel erzeugen allerdings keine Bestände.

Tätigkeitsartikel und Frachtkosten sind davon ausgenommen.

Stückliste (Artikelkennzeichen)

Der Artikel ist ein Platzhalter für eine Stückliste.

Tätigkeit

Es handelt sich um eine Tätigkeit.

Wechsel der Artikelart

Der Wechsel der Artikelart ist für bestehende Artikel nicht immer ohne Weiteres möglich. Vor allem beim Wechsel von einer seriennummerngeführten Artikelart zu einer nicht seriennummerngeführten Art - oder umgekehrt - sind weitere Einstellungen zu beachten.

Zukünftig mit Seriennummer

Der Artikel darf in keinem Vorgang im Status zu liefern oder geliefert stehen. Falls doch, wird bei der Abrechnung dieser Vorgänge ein Fehler auftreten.

Bestehende Bestände müssen zuvor gelöscht und nach Umstellung neu und mit Seriennummer zugebucht werden.

Zukünftig ohne Seriennummer

Der Artikel darf in keinem Vorgang im Status zu liefern oder geliefert stehen. Falls doch, wird bei der Abrechnung dieser Vorgänge ein Fehler auftreten.

Bestehende Maschinen oder Zubehör müssen verschrotten oder gelöscht werden. Es dürfen keine Vertragszuordnungen bestehen.

Artikel, Artikelart

artikel:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T08:54:42+00:00

Modul Artikel: Feldbeschreibung

Registerkarte Artikel

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Artikelbild	Anzeige	Zeigt Bild des Artikels (falls vorhanden)
Artikelnummer	Text (max. 30 Zeichen)	Eindeutige Benennung des Artikels
Bemerkung	Text (max. 255 Zeichen)	Interne Bemerkung zum Artikel
Bezeichnung	Text (max. 255 Zeichen)	Ausführliche Artikelbezeichnung
Lagerbestände	Bereich	Übersicht der verfügbaren Bestände pro Lager
Verkaufspreise	Bereich	aktuelle Verkaufspreise des Artikels (Anzeige anhand ausgewähltem Preiskatalog)
Preiskatalog	Auswahlfeld	legt die hier anzuzeigenden Verkaufspreise fest
Preiseinheit bzgl. Standardmengeneinheit	Zahl mit Nachkommastellen	Verkaufspreiseinheit
Hinweistext	Text (max. 255 Zeichen)	Hinweis für Verkauf des Artikels
Weiteres	Bereich
Folgeartikel	Text (max. 30 Zeichen)	Verweis auf Folgeprodukt
Verkaufsperre	Auswahlfeld	Gibt an, ob der Artikel zum Verkauf gesperrt ist (Auswahlmöglichkeiten: keine, dauerhaft, vorübergehend mit Edi-Aktualisierung)
Herstellerinformationen	Bereich
Herstellerartikelnr.	Text (max. 255 Zeichen)	Herstellerartikelnummer
Herstellerkürzel	Auswahlfeld	Herstellerkürzel
Herstellerserie	Text (max. 50 Zeichen)	Herstellerserie
Hersteller-UPC_Nummer
Marke	Textfeld	Markenname (aus BMEcat übernommen)
Verkaufsinformationen	Bereich
Kleinste Abgabemenge	Zahl mit Nachkommastellen	Mindestverkaufsmenge
Losgröße	Zahl mit Nachkommastellen	Losgröße für den Verkauf
Losgröße Kasse	Zahl mit Nachkommastellen	Losgröße für den Barverkauf
Sortiment	Auswahlfeld	Zuordnung des Sortiments
Hauptkatalog	Anzeige
Direktlieferung ab Menge	Textfeld	Ab welcher Menge im Auftrag eine Direktlieferung erfolgt
Lagerabwicklung ab Menge	Textfeld	Ab welcher Menge im Auftrag eine Abwicklung über Lager erfolgt
Vorgabe-Abwicklungsart	Auswahlfeld	vorgegebene Abwicklungsart zu hinterlegen (Artikel/Verkaufsinformationent). Folgende Möglichkeiten können gewählt werden: a) (keine Zuordnung) – die bisherige Programmlogik wird zur Ermittlung verwendet (Standard); b) Direktlieferung – die Artikelposition wird im Vorgang fest auf Direktlieferung gesetzt; c) Lager – der Artikelposition wird im Vorgang das bevorzugte Lager zugewiesen. Dieses muss dafür an den Lagerzuordnungen des Artikels gewählt werden (Haken - Lager für Vorgabe-Abwicklungsart). In Aufträgen, welche durch Kassenvorgänge angelegt werden, findet dieses Verhalten keine Anwendung. Die Einstellungen für ‚Direktlieferung ab Menge‘ und ‚Lagerabwicklung ab Menge‘ werden durch die feste Vorgabe der Abwicklungsart gesperrt.
Preisbildung	Bereich
Rabattfähig (VK)	Kontrollkästchen	steuert, ob der Artikel rabattiert werden kann
Skontofähig	Kontrollkästchen	legt fest, ob der Artikel in der Skontoberechnung berücksichtigt wird
Sonderkonditionen	Auswahlfeld	legt die Art der Konditionsfindung fest

Registerkarte Gruppierung/Weiteres

(in alphabetischer Reihenfolge nach Registerkarten gruppiert)

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Abschlagsartikel	Kontrollkästchen	spezieller Artikel für Abschlagsrechnungen
Absummierungskennzeichen	Auswahlfeld
Angebotsartikel	Kontrollkästchen	Es wurde im Modul „Artikel“ unter dem Reiter „Gruppierungen / Weiteres“ ein neues Artikelkennzeichen „Angebotsartikel“ eingeführt. Dieses bringt folgende spezielle Verhaltensweisen im Positionsgrid von Vorgängen mit sich: Der EK kann beim „Angebotsartikel“ auch von Benutzern ohne EK-Änderungsrecht angepasst werden. Positions- und Beschreibungstexte können bei Angebotsartikeln auch ohne Recht geändert werden. Angebotsartikel können nur in Vorgängen mit dem Status „erfasst“ oder „angeboten“ aufgenommen werden. Aufträge mit Angebotsartikeln können nicht auf „bestätigt“ gesetzt werden (CO-44398)
Artikelart Allgemein	Auswahlfeld
Artikelart TKD	Auswahlfeld	für Maschinenauswertungen und Vertragsleistung
Basisartikel Basket	Kontrollkästchen	Kennzeichen für die OFML-Basket-Schnittstelle
eClass	Bereich	Unter Angabe der eCl@ss Version wird hier die Codierung der Produktklassifizierung hinterlegt.
Gewicht in g	Zahl mit Nachkommastellen
Interner Artikel	Kontrollkästchen	Vorbelegung für interne Vorgangspositionen
Katalogsuche Basket	Kontrollkästchen	Kennzeichen für die OFML-Basket-Schnittstelle
Kontierungsgruppe	Auswahlfeld	anzuwendende Kontierungsinformationen
Mengeneinheit	Auswahlfeld	Verbundinformation
MHD vorhanden	Kontrollkästchen	So gekennzeichnete Artikel werden beim Kommissionieren mittels CO-Logistik nicht über das Kommissionslager abgewickelt, sondern es wird das an der Position (Vorgang) angegebene Lager verwendet.
Preisgruppe	Auswahlfeld	ermöglicht warengruppenunabgängige Gruppierung zur Preisbildung
Provisionsgruppen	Auswahlfeld	Kennzeichen zur Provisionssatzermittlung
Relevant für Versandkosten	Kontrollkästchen	Steuert die Berechnung von Versandkostenartikeln
Warengruppe	Auswahlfeld	zugeordnete Warengruppe
Warenuntergruppe	Auswahlfeld	Warenuntergruppe
Warenunteruntergruppe	Auswahlfeld	Warenunteruntergruppe
Verbundartikel	Textfeld	Verbundinformation. Dieses Feld diente zur Erkennung, dass der Artikel ebenfalls in anderen Farben/Ausprägungen existiert.
Vertragsverrechn.-Art	Auswahlfeld
Volumen in ccm	Zahl mit Nachkommastellen
Werbemittel	Kontrollkästchen	kennzeichnet den Artikel als zulässiges Werbemittel
Zuschläge	Bereich	Zuweisen von expliziten Rabatten oder Zuschlägen

Registerkarte Texte/Bild

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Bildname	Bereich	Pfadangaben für vorhandene Bilder/Grafiken
Dokumentname	Pfadangabe	für zugeordnete PDF-Datei o.ä.
Kurztext	Text (max. 255 Zeichen)	für den Druck auf Kassenbon
Langtext	Bereich	ersetzt auf den markierten Dokumenten die Bezeichnung des Artikels. Geeignet für detaillierte Texte
Variantentext	Bereich	ersetzt auf den markierten Dokumenten die Bezeichnung des Artikels. Wird zusätzlich zu Langtexten gedruckt - falls beide für ein Dokument gekennzeichnet sind

Registerkarte Mengeneinheiten/Kataloge

Felder im Bereich Mengeneinheiten

Die Mengeneinheiten sind im Artikel Mengeneinheiten beschrieben.

Felder im Bereich Katalog

Katalog	Auswahlfeld
Seite	Zahl	Katalogseite
Preis	Zahl mit Nachkommastellen	Katalogpreis
Position	Zahl	Position auf der Katalogseite (Quadrant)
abweichende Artikelnummer	Text (max. 30 Zeichen)	alternative Artikelnummer
Sortiment	Auswahlfeld	abweichendes Sortiment

Registerkarte Einkauf

Felder im Bereich Lieferanten

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Aktualisiert	Datum	wann hat die letzte Bestandsaktualisierung statt gefunden
Bestand	Zahl	vom Lieferant zuletzt bekannter Bestand in dessen Lager
Bestandsstatus	Symbol	grau = unbekannt, grün = ausreichend, gelb - gering, rot - kein
Bestellnummer	Text (max. 255 Zeichen)	Artikelnummer des Lieferanten
Bestellstatus	Auswahlfeld	ist der Artikel bestellbar oder gesperrt
Bestellte Menge Losgröße	Zahl	Losgröße für bestellte Menge
Bezeichnung beim Lieferant	Text (max. 255 Zeichen)	Artikelbezeichnung beim Lieferanten
Bezeichnung Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Bild	Bild	Anzeige Bild
Bild 1	Bild	Anzeige alternatives Bild
Bildnummer	Text (max. 255 Zeichen)	Dateiname zum Bild
Bildname 1	Text (max. 255 Zeichen)	Dateiname zum alternativen Bild
Direktl. Menge ab	Zahl	ab dieser Bestellmenge liefert der Lieferant nicht mehr selbst, sondern durch seinen Lieferanten, im CO nur als Information hinterlegt (CO-30353)
EK Mengeneinheit Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
EK Preiseinheit Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Hauptlieferant	Kontrollkästchen	kennzeichnet den Hauptlieferanten
Keine Wertbuchungen	Kontrollkästchen	wird dieser Lieferant verwendet, dann sollen hier keine EK Wertbuchungen durchgeführt werden, da es sich eher um eine Logistikdienstleistung handelt (CO-25086)
KIP Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Kurzname	Anzeige	zeigt den zur Lieferantennummer gehörenden Kurznamen
Lieferant	Zahl	Firmennummer des Lieferanten
Losgröße	Zahl	Umverpackungsmenge des Artikels
Maximale Menge	Zahl	maximal zu bestellende Menge
Maximale Menge Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme (CO-33279)
Mengeneinheit	Auswahlfeld	Bestellmengeneinheit des Lieferanten
Minimale Menge	Zahl	minimal zu bestellende Menge
Optimale Menge	Zahl	optimal zu bestellende Menge
Preiseinheit bgzl Standardmengeneinheit	Zahl mit Nachkommastellen	aus Zähler/Nenner berechnete EK-Preiseinheit des Lieferanten
Preiseinheit (Zähler) bgzl Standardmengeneinheit	Zahl mit Nachkommastellen	Zähler der EK-Preiseinheit des Lieferanten
Preiseinheit (Nenner) bgzl Standardmengeneinheit	Ganzzahl	Nenner der EK-Preiseinheit des Lieferanten
Sortimentkennung Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme und Soennecken-Bestandsabfrage (CO-33276)
Verfügbar ab	Datum	Datum an dem der Lieferant Wareneingang erwartet
Verkaufssperre Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme und Soennecken-Bestandsabfrage (CO-33276)
VK Preiseinheit Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
VK Preis Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Wiederbeschaffungstage	Ganzzahl	falls gefüllt wird hierüber das Lieferanmahnungsfreigabedatum ermittelt
Keine Wertbuchungen	Kontrollkästchen	Wertfreistellung

kundenspezifische Felder

Felder im Bereich Einkaufspreise

ab Menge	Zahl	Staffelmenge
geändert am	Datum	wann dieser Preis eingetragen/geändert wurde
gültig ab	Datum	ab wann der Einkaufspreis gilt
gültig bis	Datum	bis wann der Einkaufspreis gilt
Nettopreis	Zahl mit Nachkommastellen	effektiver Einkaufspreis
Preis	Zahl mit Nachkommastellen	Einkaufspreis
Preiskatalog	Auswahl	zeigt Auswahl vorhandener Preiskataloge
Rabatt	Zahl mit Nachkommastellen	gewährter Einkaufsrabatt

Registerkarte Preise

Bereich Einkaufspreise

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
ab Menge	Anzeige	Staffelmenge
Durchschnittlicher EK	Zahl mit Nachkommastellen	durchschnittlicher Einkaufspreis (automatisch gefüllt)
geändert am	Anzeige	wann dieser Preis eingetragen/geändert wurde
gültig ab	Anzeige	ab wann der Einkaufspreis gilt
gültig bis	Anzeige	bis wann der Einkaufspreis gilt
Hauplieferant	Anzeige	zeigt ob der aktuell ausgewählte Lieferant der Hauptlieferant ist
Kalkulatorischer EK	Zahl mit Nachkommastellen	durch Sachbearbeiter kalkulierter EK
Letzter EK	Zahl mit Nachkommastellen	letzter Einkaufspreis
Letzter Inventurwert	Zahl mit Nachkommastellen	bei Inventur eingetragener Wert
Lieferant	Auswahl	enthält die in Registerkarte EK hinterlegten Lieferanten
Mindestspanne	Zahl mit Nachkommastellen	im Verkauf geforderte Mindestspanne
Nettopreis	Anzeige	effektiver Einkaufspreis
Preis	Anzeige	Einkaufspreis
Preiseinheit	Anzeige	Preiseinheit des ausgewählten Lieferanten
Preiskatalog (1)	Auswahlfeld	Standard oder KIP
Preiskatalog (2)	Anzeige	zeigt ausgewählten EK-Preiskatalog
Rabatt	Anzeige	gewährter Einkaufsrabatt
Währung	Anzeige

Bereich Verkaufspreise

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Preiskatalog	Auswahl	zeigt Auswahl vorhandener Preiskataloge
Brutto automatisch	Kontrollkästchen	steuert automatische Berechnung des Brutto-VK
Preiseinheit	Anzeige	Preiseinheit für den Verkauf
Menge	Zahl	Staffelmenge
EK-Staffel	Zahl	Verweis auf EK-Staffelmenge als Kalkulationsgrundlage
Aufschlag	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Aufschlag auf aktuell angezeigten EK (in Prozent)
Spanne	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Gewinnspanne anhand aktuell angezeigten EK (in Prozent)
Preis	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Verkaufspreis
Br. Aufschlag	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Bruttoaufschlag (in Prozent)
Br. Spanne	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Bruttospanne (in Prozent)
Brutto	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Brutto-Verkaufspreis
gültig ab	Anzeige	ab wann der Verkaufspreis gilt
gültig bis	Anzeige	bis wann der Verkaufspreis gilt

Registerkarte Läger/Alternativartikel

Bereich Läger

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Lager	Auswahl	zugeordnetes Lager
Stellplatz	Text (max. 50 Zeichen)	Stellplatz des Artikel
Sortiment	Auswahl	optional abweichende Sortimentseinstellung
Mind.Bestand	Zahl	minimalster Lagerbestand (informativer Wert)
Meldebestand	Zahl	Wert für Bestellvorschlagsermittlung
Auffüllbestand	Zahl	Wert für Bestellvorschlagsermittlung
Ist	Anzeige	aktueller Bestand
Reserviert	Anzeige	in Vorgängen und Service-Aufträgen reservierte Menge
Verfügbar	Anzeige	effektiv verfügbare Menge
Bestellt	Anzeige	bestellte, aber noch nicht eingetroffene Menge
Erfasst	Anzeige	in noch nicht ausgelösten Bestellungen erfasste Menge
Zu Liefern	Anzeige	in Vorgängen als auszuliefern gekennzeichnete Menge
Bestandsermittlungsart	Auswahl	Wert für Bestellvorschlagsermittlung
Letzte Inventurmenge	Anzeige	Menge bei der letzten Inventur
Letzter Zugang	Anzeige	letzter Zugang des Artikels mit Datum und Menge(lagerübergreifend)
Letzter Abgang	Anzeige	letzter Abgang des Artikels mit Datum und Menge(lagerübergreifend)

Bereich Alternativartikel

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Alternativartikel	Auswahl	Artikelnummer des alternativen Concept Office-Artikels
Bezeichnung	Anzeige	Bezeichnung des ausgewählten Alternativartikels
Bemerkung	Text (max. 255 Zeichen)	freies Bemerkungsfeld

Registerkarte Service

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Garantie Hersteller (Monate)	Zahl
Garantie Kunde (Monate)	Zahl
Artikel muss vom Techniker gewechselt werden	Checkbox	Kennzeichen am Artikel oder am Kundenartikel. Zunächst gilt die Einstellung des Artikels, der evtl. vorhandene Kundenartikel übersteuert diese. Im Modul MPS-Meldungen wird diese Kennung in einer Spalte angezeigt und es ist nicht möglich, für einen solchen Artikel, einen normalen Vorgang anzulegen. Für diese Artikel kann nur ein Serviceauftrag angelegt werden!
Gerätegruppe	Auswahlfeld
Gerätetyp	Auswahlfeld
Lebensdauer lt. Hersteller (Klicks)	Zahl (siehe auch: Laufleistungskontrolle)
Materialien, Zubehör und Erstausstattung	Bereich
Tätigkeit	Bereich
Wartungsintervall (Klicks)	Zahl
Wartungsintervall (Monate)	Zahl
Zähler	Bereich

Registerkarte Webshop

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Artikel exportieren	Kontrollkästchen	Artikel beim Export ausgeben
Kernsortiment	Kontrollkästchen	Artikel beim Export als Kernsortiment kennzeichnen
Stichworte	Bereich
Stichwortgruppen	Bereich
Webkatalog	Auswahl
vollständigen Pfad anzeigen	Kontrollkästchen

Registerkarte Intra

Die Registerkarte ist nur bei eingerichteter Intrahandelsstatistik verfügbar.

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Bezeichnung	Text (max. 255 Zeichen)	Bezeichnung für die Ausgabe
Ursprungsbundesland	Auswahl	Herkunft laut Intrabundesland
Verfahrenscode	Zahl	Intra-Verfahrenscode
Warennummer	Zahl	Warennummer für die Ausgabe

Artikel, Feldbeschreibungen

auskunft:auskunft

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-07-01T10:03:56+00:00

Modul: Auskunft

Das Modul Auskunft dient der Ermittlung von Preisen (auch kundenindividuellen Preisen). Zudem werden weitere Informationen zu Artikeln angezeigt. Dazu gehören Ein- und Verkaufspreise, Bestände sowie Artikelinfos. In der Auskunft kann auch auf die Historie eines Kunden zugegriffen werden. Was hat er in welcher Menge wann zu welchem Preis gekauft?

Artikel suchen

Durch Klick auf die Fernglassuche im Feld Artikelnummer öffnet sich die Maske Artikelsuche. Folgende Informationen werden zum gewählten Artikel angezeigt, falls sie vorhanden sind:

Artikelbild
Artikelinfo
Bestand
Kundeninfo
Preise zu gewählten Artikel
VK Sonderpreise / Pflege
Umsatz für gewählten Artikel und/oder gewählten Kunde
Umsatzverlauf
Wartungshistorie

Der Button EK-Info öffnet eine neue Maske, die eine weitere Möglichkeit ist, Artikel zu suchen. Wurde aber ein Artikel z.B. per Fernglassuche bereits ausgewählt, liefert die Maske Informationen über alle vorhandene EK-Preise des Artikels.

Der Button Historie anzeigen öffnet eine neue Maske, die alle Vorgänge mit dem bestimmten Artikel anzeigt.

Es besteht auch die Möglichkeit, die Suche nach mehreren Kriterien, wie z.B. nur einer bestimmten Firma, die den Artikel gekauft hat, nach einem Zeitraum und/oder nach einem Geschäftsbereich, zu filtern.

Der Button Edi-Artikel öffnet die Maske Edi-Artikelinfo. Wird dort auf Anzeigen geklickt, werden im Abschnitt Edi Artikel alle vorhandene Edi Artikel geladen. Wenn ein Artikel aus der Liste doppelt geklickt wird, werden seine EK und VK Preise unten angezeigt.

Außerdem ist es möglich, Informationen über einen bestimmen Lieferanten zu bekommen.

Im Modul ‚Auskunft‘ unter dem Reiter ‚VK-Sonderpreise / Pflege‘ ist es ab CO 8.3645.xx möglich die kundenspezifische Sonderpreise für die gewünschten Artikel zu pflegen. Über die Spalte ‚Übernehmen‘ wird bestimmt, welche Mengenstaffeln gespeichert werden sollen, nicht übernommene Staffeln werden beendet. Wie bei der Übernahme aus einem Vorgang, werden alle bisherigen Preise dieser Preisart ebenso beendet. Weiterhin können über den Button ‚Alle VK-Sonderpreise beenden‘ alle angezeigten kundenspezifischen Sonderpreise beendet werden.

Kundenhistorie

Öffnen Sie das Modul Auskunft unter Auswertungen. Wählen Sie die gewünschte Firmennummer und Artikelnummer aus. Mit anschließendem Klick auf Historie anzeigen öffnet sich ein Fenster. In diesem werden alle Vorgänge zur Auswahl angezeigt.

Es gibt folgende weitere Auswahlmöglichkeiten:

Zeitraum
Geschäftsbereich
Auswahl (Hier können Sie wählen, ob Vorgänge, Bestellungen oder Kassenvorgänge angezeigt werden sollen.)

bestellvorschlaege:umbuchungsvorschlaege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T08:37:48+00:00

Umbuchungsvorschläge

Über das Modul „Bestellvorschläge (BV)“ können sowohl Bestellvorschläge, als auch Umbuchungsvorschläge erstellt werden.

Für Umbuchungsvorschläge kann unter „Läger“ ein Umbuchungslager angelegt werden, wenn kein gleichzeitiges Ausbuchen vom Quelllager und Einbuchen in das Ziellager erfolgt.

Hier kann z.B. für Umbuchungen vom Lager „Hauptlager“ zum Lager „Fachmarkt“ ein Umbuchungslager (HL_U_FM) angelegt werden. Damit kann der Bestand aus dem Lager „Hauptlager“ ausgebucht und die Kommission für das Lager „Fachmarkt“ zu einem späteren Zeitpunkt zugebucht werden.

Damit wird sichergestellt, dass der Bestand aus dem Ziellager ausgebucht wird, die Artikel kommissioniert werden können und die Zubuchung des Bestandes im Ziellager, erst bei der tatsächlichen Anlieferung erfolgt.

Für das Erzeugen der Bestell- und Umbuchungsvorschläge erhalten die Läger ein „Gruppierungskennzeichen“. Damit werden die Läger in Lagergruppen eingeteilt, wobei es in den Lagergruppen Quelllager und Ziellager geben kann.

Die Läger „Fachmarkt“ (FL), „Kommissionslager“ (KL), und „Hauptlager“ (HL) werden zur Lagergruppe 1 zusammengefasst. Hierbei ist das Lager „Hauptlager“ das Quelllager und die Läger „Fachmarkt“, „Kommissionslager“ sind die Zielläger.

Die Läger „Hauptlager“ und „Außenlager“ werden zur Lagergruppe 2 zusammengefasst, wobei das Lager „Außenlager“ das Quelllager und das Lager „Hauptlager“ das Ziellager ist.

(Lagergruppierungen werden bei der Erstanlage per SQL-Befehl zugeordnet)

Für das Erstellen der Umbuchungen und Bestellvorschläge wird in folgender Reihenfolge vorgegangen:

Erstellen eines Umbuchungsvorschlags für die Lagergruppe 1
Erstellen eines Umbuchungsvorschlags für die Lagergruppe 2
Erstellen eines Bestellvorschlags für die Lagergruppe 1

Nach dem Erstellen der Umbuchungsvorschläge, werden unter „Übersicht“ die Umbuchungs-vorschläge angezeigt. Das „Ausgangslager“ ist das Quelllager, aus welchem abgebucht wird. Das „Zwischenlager“ ist das Umbuchungslager, auf welchem die Kommissionierung zwischen gebucht wird. Das „Lagerkennung“ ist das Ziellager, auf welchem zugebucht werden soll.

Die Umbuchungsvorschläge erhalten den Status „angelegt“. Die Reihenfolge der Spalten kann verändert werden. Hierzu mit der „Linken Maus Taste“ den Spaltenkopf markieren und bei gedrückter Maustaste an die entsprechende Stelle verschieben.

Wenn Positionen nicht Umgebucht werden sollen, dann werden diese gelöscht. Diese Positionen können anschließend als Bestellvorschlag zur Lagergruppe 1 erfasst werden.

Nach der Kontrolle der Umbuchungsvorschläge wird unter „Übernahme /Umlagerungsvorschläge“, der Transportschein gedruckt. Die Umbuchungsvorschläge erhalten den Status „gedruckt“. Es wird für jedes Quell- und Ziellager eine Transportliste gedruckt.

Umbuchungen aus Umbuchungsvorschlägen

Anschließend werden die Umbuchungen im Modul „Warenbuchung“ vorgenommen. Hier wird in der Rubrik „Artikel“ die Umbuchung durchgeführt. Für die direkte Umbuchung wird unter „Auswahl“ das Lager „Hauptlager“ als Quelllager ausgewählt.

Unter „Umbuchungsvorschläge“ wird mit „einlesen…“ der Umbuchungsvorschlag für das direkte Umbuchen ausgewählt. Hierbei werden Umbuchungsvorschläge berücksichtigt, für die kein Zwischenlager eingetragen ist.

Zum automatischen Druck des Umbuchungsprotokolls wird der Haken „Umbuchungsprotokoll automatisch” gesetzt. Danach wird mit „Buchen“ der Umbuchungsauftrag ausgelöst. Hierbei wird der Bestand vom Strecken-Lager abgebucht und in das Ziellager zugebucht.

Umbuchung mit Kommissionierung auf ein Umbuchungslager

Zum Abwickeln der Umbuchungen für den „Fachmarkt“, oder „Außenlager“ werden über „Kommissionieren“ der Umbuchungsvorschlag eingelesen, da der Bestand vom Lager „Hauptlager“ abgebucht werden soll, die Zubuchung auf das Lager „Fachmarkt“ aber zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt. Und jetzt aud „Buchen“ drucken.

Es wird auf das angelegte Umbuchungslager „HL_U_FM“ gebucht

Nach Auslieferung der Kommission an das Lager „Fachmarkt“, wird im Modul Warenbuchungen / Artikel die Kommission über „kommissionierte einlesen…“ aufgerufen. Als „Lager“ wird hierbei das Lager „Chemnitz“ ausgewählt, da dieses das Quelllager war.

Über „Buchen“ werden die Artikel auf das Lager „Fachmarkt“ zugebucht.

Wenn einzelne Artikel, ohne Erstellen eines Umbuchungsvorschlages, von einem Lager an ein anderes umgebucht werden müssen, dann kann dies manuell im Modul Warenbuchungen erfolgen.

Anzeige der Umbuchungsvorschläge

In der Maske Umbuchungsvorschläge, im Modul Warenbuchung, können die Umbuchungsvorschläge zum jeweiligen Tag aufgerufen werden. Hier werden sowohl die Umbuchungen aus den Umbuchungsvorschlägen, als auch die manuellen Umbuchungen angezeigt

Die Auswahl der Umbuchungsvorschläge erfolgt über das Quelllager.
Wird kein Ziellager ausgewählt, so werden alle Umbuchungen zum ausgewählten Quelllager angezeigt
Wird ein Ziellager ausgewählt, dann werden nur die Umbuchungen vom Quell- zu diesem Ziellager angezeigt.
Unter „Status“ können die Umbuchungsvorschläge nach dem jeweiligen Status selektiert werden. Wird kein Status geladen, dann werden alle Umbuchungsvorschläge zum jeweiligen Lager angezeigt.

Die verfügbaren Stati sind:

*(keine Zuordnung) - es erfolgt keine Selektion nach Status

*Angelegt

*Gedruckt

*Kommissioniert

*Erledigt

Die Umbuchungsvorschläge können unter „Datum ab:“ „bis:“ auf den jeweiligen Zeitraum eingeschränkt werden.
Erfolgt keine Auswahl eines Quell- und Ziellagers, dann werden alle Umbuchungen mit dem jeweiligen Status, für den ausgewählten Zeitraum angezeigt.
Über Umbuchungsvorschläge kann an Hand des Status eingesehen werden, welche Umbuchungsvorschläge erledigt sind und ob noch offene (gedruckte) Umbuchungsvorschläge vorliegen.

Weitere Themen

Seiten in diesem Namensraum:

Bestellvorschläge

B (Fortsetzung)

Bestellvorschläge für Lagergruppen

Dynamische Bestandsermittlung

Bestellvorschläge, Bestellwesen

co_portal:2-faktor-authentifizierung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-11-06T11:15:41+00:00

CO Portal: 2-Faktor-Authentifizierung

Dies funktioniert nur, wenn Concept Flex und Concept Portal eigene Installtionen sind. Die bisherige Übergangslösung (Concept Flex+Portal kombiniert in einer Installation) wird dadurch nicht mehr unterstützt.

Einstellungen

Die Aktivierung der 2-Faktor-Authentifizierung erfolgt durch Vergabe des gleichnamigen Portalrechts auf Einstellung „ja“.

Die 2-Faktor-Authentifizierung ist dann für betroffene Ansprechpartner sofort aktiv. Es gibt keinen initialen Einrichtungsprozess, da der Codeversand per E-Mail immer als 2. Faktor verfügbar ist.

Der per E-Mail versendete Code ist eine Stunde gültig. E-Mail-Betreff und Text sind über die Textbausteine bwMailBetreffLoginCode und bwMailTextLoginCode anpassbar. Diese werden mit Standardtexten bereits vom Programm angelegt.

Nach erfolgtem Login können weitere Faktoren durch den Nutzer selbst eingerichtet und verwaltet werden. Diese befinden sich am Nutzer-Avatar unter „Anmeldeoptionen“.

Vertrauenswürdiges Gerät

Dieser Faktor ist ein zufällig generierter Schlüssel, der im LocalStorage des Browsers abgelegt ist. Die Einrichtung dieses Faktors wird einmalig pro Gerät nach erfolgreichem Login angeboten.

Bei zukünftigen Logins auf dem selben Gerät wird dieser Faktor automatisch verwendet. Vertrauenswürdige Geräte können manuell in Anmeldeoptionen wieder entfernt werden oder nachträglich hinzugefügt werden. Die Gültigkeit beträgt 6 Monate.

Authenticator-App

Die Einrichtung erfolgt durch das Scannen eines QR-Codes in den Anmeldeoptionen.

Dies funktioniert nur nach erneuter Passworteingabe.

Geräte können bei Bedarf in den Anmeldeoptionen manuell wieder entfernt werden.

Backup-Codes

Liste von Einmalcodes für den Fall, dass andere Faktoren nicht verfügbar sind. Diese können via Anmeldeoptionen generiert oder auch angezeigt werden.

Dies funktioniert nur nach erneuter Passworteingabe.

Die Codes sind zeitlich unbegrenzt verwendbar, bereits benutzte Codes werden durchgestrichen angezeigt.

Diese Codes können ebenso bei Bedarf in den Anmeldeoptionen wieder entfernt werden.

Sonderfälle

Firmen-/Nutzerwechsel

Für die Fälle, wo der Login mehr als einem Ansprechpartner zugeordnet ist, entfallen die Anmeldeoptionen.

Die 2-Faktor-Authentifizierung kann trotzdem aktiviert werden, es wird dann allerdings nur der Faktor Email-Code unterstützt. Bei mehreren Ansprechpartnern mit gleichem Login reicht es, an einem beliebigen davon das Portalrecht zu setzen, um die 2-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.

Login via Link

Anstatt des Passworts kann auch der Login via Link als erster Faktor dienen (bspw. Zählerbabfragen), der 2. Faktor funktioniert genauso wie mit Passwort. Einziger Unterschied ist, dass nach erfolgreichem Login auf einem neuen Gerät dieses nicht als vertrauenswürdiges Gerät hinzugefügt werden kann, wenn der Login ohne Passwort erfolgte, da das Einrichten von neuen Faktoren aus Sicherheitsgründen nur mit Passwort möglich ist.

Modulfunktion Portallogin

Da es sich hierbei um eine administrative Funktion handelt, die beispielsweise dem Händler zur Prüfung der Einstellungen bei seinen Kunden dient, ist an dieser Stelle keine Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderlich.

Dieser Login-Link ist nur einmalig gültig.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

concept_cash:bonerfassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-21T08:06:34+00:00

Bonbearbeitung

Der Artikel beschreibt den allgemeinen Ablauf der Bearbeitung eines Bons in Concept Cash.

Generell lässt sich sagen, dass jeder Bon eine ähnliche, dreistufige Abarbeitung durchläuft.

Kundenidentifikation

Als erstes muss der Kunde identifiziert werden. Handelt es sich um einen unbekannten Kunden, verwendet Concept Cash eine allgemeine Kundeneinstellung - den Barverkaufskunden.

Der Barverkaufskunde ist bei jedem neuen Bon voreingestellt.

Die Kundenidentifikation ist Voraussetzung für kundenindividuelle Preise und Vertragsleistungserkennung.

Es kann auch nach erfolgter Artikeleingabe ein Kundenwechsel durchgeführt werden. In diesem Fall wird für alle Artikel eine erneute Preisermittlung durchgeführt.

Nachfolgend werden die einzelnen Arten der Kundenidentifikation erläutert.

Für Umsatzauswertungen kann alternativ auch nur eine Postleitzahl erfasst werden.

Direkteingabe

Die Direktauswahl der Kundennummer kann mit der Taste F3 oder die Funktion Kunde in den Kassenfunktionen aufgerufen werden.

Kundensuche

Im Firmenstamm können für die Kunden Kundenkartennummern hinterlegt werden. Anhand so einer Nummer kann an der Kasse der Kunde ermittelt werden.

Über F11 oder die Kassenfunktion Kundensuche kann ein Suchfenster aufgerufen werden.

Kundenkarte

Um die Nummer einer Kundenkarte einzugeben, kann die Kassenfunktion Kundenkarte oder die Tastenkombination STRG + UMSCHALT + F10 genutzt werden.

Für die Suche nach einer Kundenkartennummer existiert eine separate Kassenfunktion, die auch mittels STRG + UMSCHALT + F12 aufrufbar ist.

Kundenkostenstelle

Wenn Kostenstellen an den Kundenanschriften eingetragen wurden, kann auch direkt darüber gesucht werden: Kassenfunktion Kostenstellensuche oder STRG + UMSCHALT + F4 .

manueller Kunde

Für den Fall, dass der Kunde seine Daten auf der Quittung oder dem Bon aufgedruckt haben möchte, er jedoch nicht in Concept Office angelegt ist, kann die Kundeneingabe auch manuell erfolgen. Über die Kassenfunktion manueller Kunde oder die Tastenkombination STRG + F10 lässt sich die sich zugehörige Eingabemaske öffnen.

In den Optionen kann hinterlegt werden, ab welchem Bon-Wert bei Zahlung die manuelle Kundeneingabe automatisch angezeigt werden soll, wenn kein Kunde hinterlegt ist.

Positionserfassung

Ist der Kunde bekannt, können die Positionen erfasst werden. Dabei wird für jede Position eine Artikelnummer erfasst. Anschließend werden je nach aktivierten Bearbeitungsmodi Menge, Preis und Verkäufer eingegeben. Über Kassenfunktionen können Rabatt und Lagerkennung geändert werden.

Bereits erfasste Positionen können nachträglich bearbeitet werden, indem sie in der Positionsübersicht ausgewählt werden.

Die Eingabe der Artikelnummern kann über verschiedene Möglichkeiten erfolgen.

Direkteingabe

Die Artikelnummer oder die EAN-Nummer werden per Tastatur oder Scanner ins Feld Artikelnummer eingetragen.

Artikelsuche

Über die Kassenfunktion Artikelsuche oder die Taste F12 lässt sich eine Matchcodesuche starten.

Artikelfesttasten

Eine Schnellauswahl über Artikelfesttasten.

Sonstiges

Sie können ebenfalls Textpositionen oder Rücknahmen auf Positionsebene erfassen. Sie können in den bisherigen Umsätzen des Kunden nach Artikeln suchen.

Concept Cash unterstützt den Maschinenverkauf an der Kasse und die Veräußerung von Vertragsleistungen.

Positionen des Bons können storniert werden.

Bons können geparkt, storniert oder zurückgenommen werden.

Vorgänge können über Concept Cash abgewickelt, und Bestellungen angenommen.

Kassieren

Sind alle Positionen erfasst, erfolgt das Abschließen des Bons - das Kassieren, . Dazu wechselt der Kassierer durch drücken der F8-Taste oder durch die Kassenfunktion Bezahlen in den Bezahlmodus.

Dabei ändern sich mehrere Punkte der Ansicht:

die Position werden ausgegraut
im Bereich der aktuellen Bonposition wird ein Betragsfeld angezeigt
der Bereich Artikelanzeige zeigt die Zahlungsübersicht
Der Gesamtbetrag des Bons zeigt nun auch den noch zu zahlenden Betrag.

Concept Cash erwartet nun vom Kassierer die Eingaben, mit welchen Zahlungsarten welche Beträge bezahlt werden. Dazu gibt der Kassierer den Betrag ein und wählt anschließend über die Kassenfunktionen oder die Tastaturkürzel eine Zahlungsart aus. Es ist möglich, einige Zahlungsarten zu kombinieren, zum Beispiel mit Gutschein und Bargeld zu bezahlen. In dem Fall werden die Beträge nacheinander eingegeben. Bei Überzahlung weist Concept Cash das Wechselgeld aus. Zum Abschluß (der gezahlte Betrag ist so groß wie der Bonbetrag), erfolgt der Ausdruck auf dem Kassendrucker.

Reihenfolge:

Bezahlmodus aktivieren
Betragseingabe
Zahlungsart wählen
optional weitere Betragseingabe und weitere Zahlungsart (wiederholbar)
Wechselgeld
abschließen

Ist der Zahlgeldzwang in den Optionen aktiviert, wird der Zahlbetrag mit 0 vorbelegt, sonst mit der Bonsumme bzw. dem noch nicht bezahlten Bonbetrag.

Zahlungsarten

Aktuell stehen 4 Zahlungsarten zur Verfügung

Zahlungsart	Kürzel	Kombinierbar	Überzahlung	Sonstiges
Bar	`ALT`+`1`	ja	möglich	Barzahlung
Gutschein	`ALT`+`4`	ja	optional	Gutscheine
Kreditkarte	`ALT`+`5`	nein	nein	Zahlbetrag muss am Kartenlesegerät ebenfalls eingetragen werden
Lieferschein / Rechnung	`ALT`+`6`	nein	nein	Übergabe der Daten an Concept Office

Als kombinierbar gekennzeichnete Zahlungsarten können gleichzeitig auf einem Bon verwendet werden. Nicht kombinierbare gelten jeweils für den kompletten Bon.

Überzahlung gibt an, dass ein Zahlbetrag eingegeben werden kann, der den Bonbetrag übersteigt. In dem Falle wird eine Wechselgeldanzeige ausgegeben.

Wechsel in Positionserfassung

Falls noch eine Position auf dem Bon erfasst werden soll, kann mittelst der Kassenfunktion Neue Position oder der Taste F5 in den Eingabemodul zurückgewechselt werden.

Die Eingaben zur Abrechnung werden dabei nicht verworfen.

Zahlungsstorno

Um eine Korrektur einer bereits eingegebenen Zahlung vorzunehmen, kann durch Start des Stornomodus eine Zahlungsposition ausgewählt werden. Durch anschließendes Betätigen der Eingabe-Taste wird die Zahlung storniert. IN der Zahlungsübersicht sind dann 2 Positionen zu sehen. Die originale und die Stornoposition.

Eingabe von Skonto

Während des Barzahlungsmodus kann auch ein Skontobetrag eingegeben werden. Der Aufruf geschieht über die Kassenfunktion Skonto oder die Tastenkombination STRG+F2

Im Feld Skonto % kann nun der gewünschte Betrag eingegeben werden.

Der skontofähige Betrag ist die Summe der Preise aller Artikel, die als skontotfähig gekennzeichnet sind.

Der maximale Skontosatz den ein Kassierer vergeben kann, wird in den Kassierer-Stammdaten festgelegt. Die Kassiererwechsel-Schaltfläche ermöglicht es, einem Kassierer mit höherem Maximalskonto eine Eingabe vorzunehmen.

In den Optionen lässt sich hinterlegen, dass die Skontoabfrage ab einem gewählten Betrag automatisch erscheinen soll.

Concept Cash, Kasse, Bonbearbeitung

concept_cash:ruecknahme

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-12-13T11:05:03+00:00

Rücknahmen

Generell ist es in Concept Cash möglich Rücknahmen durchzuführen. Es wird zwischen Positions- und Bonrücknahmen unterschieden.

Rücknahme einer Position

Es ist möglich eine bereits erfasste Position als Rücknahme zu kennzeichnen. Dies geschieht über die Kassenfunktion Rücknahme oder ALT+F8 und anschließendem Klick auf die Position.

Die Position geht mit negativem Preis in den Gesamtbon ein. Der Bon kann ganz normal weiterbearbeitet werden.

Bonrücknahme

Die Bonrücknahme ermöglicht es einen zuvor in Concept Cash abgerechneten Bon auszugleichen.

Über die Kassenfunktion Bonrücknahme oder mit STRG+F12 kann die Kassenbonsuche gestartet werden.

Wählen Sie darin den gewünschten Bon aus. Alle Positionen des Kassenbons werden einzeln als Rücknahmepositionen aufgenommen.

Falls Sie Korrekturen vornehmen möchten, können Sie dies nun tun. Sollte auf den rückzunehmenden Bon ein Bonrabatt gegeben worden sein, muss dieser erneut erfasst werden.

Schließen Sie dann die Rücknahme mittels Kassieren ab.

Concept Cash, Kasse

edi-schnittstelle:artikelstamm_ausgeben

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T12:33:55+00:00

Artikelstamm ausgeben

Im Strukturbaum Sonstiges lassen sich mithilfe der Edi-Schnittstellen ‚Artikelstamm ausgeben‘ artikelbezogene Daten - wie Artikelname, Artikelnummer, Bestellmenge, Artikelzustand – von Concept aus Office in einen Webshop exportieren.

Einstellungen Edi-Schnittstelle

Um Artikeldaten in den Webshop zu laden, kann über die Edi-Schnittstelle eine Xml-Datei im BMEcat-Format ausgegeben werden.

Folgende Parameter sind auszuwählen:

Schnittstelle = Artikelstamm ausgeben
Datenformat= BMEcat-Xml
Exportschema = <gewünschter Schemaname>

Über den Button „Konfiguration…“ kann die Konfiguration des Schemas vorgenommen werden. Unter „Ordner“ wird

das Zielverzeichnis angelegt, in welches die Dateien ausgelesen werden.
der Dateifilter wird mit „*.xml“ angelegt

Über „Ausgeben“ wird der Xml-Artikelausgabedialog gestartet, in welchem eine Auswahl der zu übergebenden Artikel nach Trade Pilot getroffen wird.

Über den Button „Automation-Xml“ kann ein neuer Zielordner erstellt werden, dessen Pfad darauffolgend im Feld Zielverzeichnis der Maske „Konfiguration..“ eingetragen werden kann.

Nach der Speicherung der „Konfiguration“ wird über den Button „Ausgeben“ eine Xml-Artikelausgabedialog gestartet, in dem eine Auswahl der zu übertragenden Artikel nach Trade Pilot getroffen wird.

Übernahme-Schema XML Artikelausgabe

Mandantenauswahl

Die „Mandantenauswahl“ zeigt den aktuell in Concept Office ausgewählten Mandanten an.

Durch die Auswahl einer Filiale kommt es in der Ausgabe zum Ersatz der Anschrift durch die Anschrift der Filiale.

Format der Ausgabe

Zeilenumbrüche durch Platzhalter ersetzen: Zeilenumbrüche in Artikelbezeichnung, Langtext und Variantentext können durch den Platzhalter „#cr#, #lf#“ ersetzt werden.

Option „ohne Namespaces ausgeben“ in der XML Artikelausgabe: beim Speichern des Dokuments werden dadurch alle XML-Namespaces entfernt. Die Funktion steht sowohl für BMEcat 1.2 als auch für BMEcat 2005 zur Verfügung.

Auswahl der Artikel

„nur Artikel mit Exportkennzeichen“, selektiert alle Artikel aus, bei denen „Artikel exportieren“ im Artikelstamm aktiviert ist.
„nur Artikel mit EAN ausgeben“, selektiert alle Artikel mit einer EAN
„nur Artikel mit Preisen>0“, selektiert alle Artikel mit einem Preis größer 0
„ Nur Artikelmit Sonderkonditionen“, selektiert alle Artikel mit einer Sonderkondition
„Keine gesperrten Artikel“, selektiert alle Artikel mit einer Sperre
„Kundenexklusivartikel“. Bei der Ausgabe des Artikelstammes als BMEcat-Katalog gibt es jetzt auch die Möglichkeit Kundenexklusivartikel mit auszugeben, auch wenn kein Kunde für diese Ausgabe eingestellt ist.

Recherche: es kann eine Recherche angegeben werden, die die Artikel weiter einschränkt. Die Recherche muss folgender Syntax entsprechen: „Select Artikelnummer from …“

Bei der BME-Cat-Ausgabe werden Artikel der Artikelart ‚Fracht/Porto‘ ignoriert.

Artikel ausgeben bei Änderung von

Felder aktivieren, wenn nur Artikel mit Preisänderungen, im oben angegebenen Zeitraum, berücksichtigt werden sollen. Ist das „Ab Datum“ leer, dann werden alle Artikel mit Verkaufspreisen ausgegeben.

Artikel ausgeben, die im folgendem Zeitraum geändert wurden

„Immer komplett ausgeben“ - es werden immer alle Artikel ausgegeben, die den anderen Selektionskriterien entsprechen
Das „Ab Datum“ wird automatisch bei einer erfolgreichen Ausgabe mit mehr als einem Artikel für die nächste Ausgabe auf das heutige Datum gesetzt.
Das „Bis Datum“ wird immer auf das aktuelle Datum gesetzt, so dass standardmäßig immer alle Änderungen seit der letzten Ausgabe selektiert sind.

Art der Ausgabe

Für die Ausgabe der Katalogartikelnummern muss unter „Art der Ausgabe“, „Artikelkatalog ausgeben (z.B. für Trade Pilot)“ aktiviert werden.

Artikelnummer für die Ausgabe

Zur eigenen Artikelnummer und der Herstellerartikelnummer, kann zusätzlich eine Katalogartikelnummer ausgegeben werden. Als Kataloge stehen die eingetragenen Druckkataloge aus dem Mandantenstamm zur Auswahl Die Katalogartikelnummer wird aus dem Artikelkatalog (Modul Artikel / Katalog /Artikelnummer im Katalog) ausgewählt.

Artikelklassifizierungen

In der Mehrfachauswahl kann ein Klassifikationssystem von Waren und Dienstleistungen ausgewählt werden.

Auswahl der Preise für die Ausgabe

Für die Übergabe der Verkaufspreise in den Webshop kann unter „Auswahl der Preise für die Ausgabe“ der, oder die VK-Preiskataloge ausgewählt werden.

Im Modul „Preiskatalog“, wird über die Eingabe „Rang“ entschieden, welcher Preis aus den ausgewählten VK-Preiskatalogen genommen wird. Hier ist der höhere Rang entscheidend.

Über den Haken „ohne Aktionspreise ausgeben“ kann die Ausgabe von Aktionspreisen gesteuert werden.

Außerdem erfolgt nun die Ausgabe entweder für Preiskataloge oder kundenspezifisch. Sollte eine Kundennummer eingesetzt werden, wird die Eingabe für Preiskataloge automatisch gesperrt. Ist ein Preiskatalog gewählt, so wird die Eingabe eines Kunden verworfen.

Webkatalogzuordnung

Um nur Artikel mit den entsprechenden Webshop-Kategorien auszugeben, muss bei „Webkatalog“ der entsprechende Eintrag ausgewählt werden.

Weitere Optionen

Für den Artikelstammexport als BMEcat wurde eine neue Option hinzugefügt, dass für alle Preise mit Menge 0 stattdessen die kleinste Abgabemenge ausgegeben wird.

Ausführen

In der Rubrik Ausführen wird über den Button „Daten ausgeben“ die BME-CAT-Datei erzeugt und in das ausgewählte Verzeichnis ausgegeben. Über „Anzahl ermitteln“ kann vor der Ausgabe geprüft werden, wie viel Datensätze in die BME-CAT-Datei übergeben werden.

XML-Datei

bei EDI-Schnittstelle:

LANGUAGE = immer „deu“
CATALOG_ID = ID des ausgewählten Webkatalogs. Wenn kein Webkatalog ausgewählt ist, dann bei einem ausgewählten Preiskatalog dessen Priorität. Bei mehreren Katalogen deren Anzahl + der Text „x Kataloge“ (wobei x = Anzahl der ausgewählten Preiskataloge). Wenn beide Felder leer sind, dann kein Wert.
CATALOG_VERSION = immer „1.0“
CATALOG_NAME = Eingabe von Katalogname
DATETIME = Ausgabezeitstempel
TERRITORY = Mandant.Land
CURRENCY = Mandant.Hauswaehrung

bei Vorgang

LANGUAGE = immer „deu“
CATALOG_ID = Vorgangsnummer
CATALOG_VERSION = aktueller Mandant
CATALOG_NAME = Vorgangstitel
DATETIME = Ausgabezeitstempel
TERRITORY = Auftragskopf.LieferungLand
CURRENCY = ASuftragskopf.Waehrung

Zeitgesteuerte BMECAT-Ausgabe über Automation

Voraussetzung

Anlage eines Exportschemas in der Datei Artikelstamm_ausgeben.Ini unter Sysdata\ImportExport: z.B.: [Test_Kunde]

Erstellen der Automation Xml

In der Edi-Artikelausgabe wird die Schnittstelle Artikelstamm ausgeben, mit Datenformat BMECAT_Xml und dem zuvor angelegte Exportschema Test_Kunde gestartet.

Über den Button Ausgeben wird das Formular zur Xml Artikelausgabe aufgerufen.

Die hier getroffenen Einstellungen können über den Button Speichern(rot) für die Automation gesichert werden. Danach wird die Artikelausgabe geschlossen. Ist dies alles erfolgt, kann jetzt noch die Automation Xml durch Klick auf den Button erstellt werden.

Die gespeicherten Einstellungen befinden sich im Ordner „<CO-Pfad>\SysData\ImportExport\XmlArtikelAusgabe“

Weiteres

Sonderrecht Artikelstamm ausgeben

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat den Artikelstamm auszugeben.

Ja
Nein

EDI-Schnittstelle,, Webshop

fibuschnittstelle:schalter_andere_fibu

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-28T14:15:00+00:00

Schalter für Finanzbuchhaltungen

Einstellung in der jeweiligen Ini-Datei der Finanzbuchhaltung. Diese Datei liegt im Pfad: < SysDataPfad > \ImportExport\.

Informationen für folgende Schnittstellen befinden sich in seperaten Artikeln:

Addison (Addison.ini)

[General]

AnschriftenAlsFilialenAusgeben: Wenn = 1, dann wird die Ausgabe der Filialen wird benutzt, um Rechnungsanschriften zu übertragen.
AnschriftenModus: Steuert die Ausgabe von Filialen
- = 0 keine Ausgabe von Filialen
- = 1 Ausgabe von Filialen Name1 und Name 2 sind getauscht
- = 2 Ausgabe von Filialen Name1 und Name 2 sind nicht getauscht
BelegNrModusER: steuert, was in die Felder ‚BELEGNR1‘ udn ‚BELEGNR2‘ ausgegeben werden soll. (Eingangsrechnungen)
- = 0 BelegNr1=LieferantenRechnungsNr, BelegNr2=BelegId
- = 1 BelegNr1=LieferantenRechnungsNr, BelegNr2=SammelbelegNr (falls vorhanden, ansonsten LieferantenRechnungsNr)
- = 2 BelegNr1=SammelbelegNr (falls vorhanden, ansonsten LieferantenRechnungsNr), BelegNr2=LieferantenRechnungsNr
NettodatumUnterdruecken: Wenn =1, dann wird das Feld ‚Nettodatum‘ nicht ausgegeben.
SepaMandatDatum: Ausgabe eines Datums für SepaMandat (Bsp. =‚1.1.2023‘)
UebergabeEMailAdresse: Steuert, welche E-Mail bei der Übergabe der Stammdaten (Satzart ‚K‘) ausgegeben wird
- = 0 oder kein Eintrag → Hauptansprechpartner
- = 1 → keine Ausgabe
- = 2 → Mahnmail der Zentrale
- = 3 → Mahnmail der Zentrale, Rückfallvariante: Hauptansprechpartner

Konfiguration 578: Stornobuchung beim Löschen eines Rechnungseinganges für Fibu erzeugen (Nur Addison)

0 - Nein
1 - Ja

Bei Buchung für Gutschriften im Rahmen des Gutschriftsverfahrens wird die Gutschriftsnummer als Belegnummer an die Addison-Fibu übertragen.

Diamant (Diamant.ini)

[General]

Belegart_AR=ARC ;auszugebende Belegart Ausgangsrechnungen (AR)
Belegart_ARAbschlag= ;auszugebende Belegart Abschlags-Ausgangsrechnungen
Belegart_ARSchluss= ;auszugebende Belegart Abschlags-Schlussrechnung
Belegart_ARTeilschluss= ;auszugebende Belegart Abschlags-TeilSchlussrechnung
Belegart_AG= ;auszugebende Belegart Ausgangsgutschriften (AG)
Belegart_ER= ;auszugebende Belegart Eingangsrechnungen (ER)
Belegart_EG= ;auszugebende Belegart Eingangsgutschriften (EG)
Belegart_AGAbschlag= ;Mit dieser Einstellung kann eine neue Belegart für Anzahlungsgutschriften definiert werden.

BelegNummernInternModus=0/1

; Einstellung=0 ; AR: BelegNummerIntern=Gruppierungsnummer ; ER: BelegNummerIntern=BelegId

; Einstellung=1 ; AR: BelegNummerIntern=Gruppierungsnummer ; ER: BelegNummerIntern= < leer >

REB_BelegLeer=0/1

; Einstellung 1 Feld 58 in Eingangsrechnungen wird geleert

CO-Filialen zu Mandant mappen:

[FilialeZuMandant]
;<COFiliale>=<FibuMandant>
30=001
60=002
90=003
999="77"

; Ausgabe der Stammdaten in einem speziellen Mandanten, Der Mandant wird über eine (ggf. fiktive) Filiale definiert. ; muss in [FilialeZuMandant] zugeordnet werden. Filiale muss nicht existieren

FilialeFuerStammdaten=90

Mit dem folgendem Eintrag kann die Funktion des Ansprechpartners für die Buchhaltung bekannt gemacht werden:

FibuFunktion=<xxxx>
KstBuchungen= 1 , Ausgabe Kostenstellen

OP_Zusatzfelder

;OP_Zusatzfelder=F1,F2,Filiale,F4,Kreditlimit,F6,F7,F8,F9,F10

Hierüber lässt sich steuern, welche wie die OP-Zusatzfelder1-10 zu belegen sind. Unterstützt werden die Felder Filiale,Kreditlimit,Kundenbestellnummer.

;Ausgabe der Kundenbestellnummer als OP-Zusatzfelder1, weiter Felder bleiben leer.

OP_Zusatzfelder=Kundenbestellnummer

Ist der Eintrag leer oder enthält keinen der angegeben Werte, erfolgt keine Ausgabe von Zusatzdaten.

Ist der Eintrag nich angegeben, erfolgt die Standardausgabe: OP_Zusatzfelder=F1,F2,Filiale,F4,Kreditlimit,F6,F7,F8,F9,F10

ZusatzdatenStammdaten

;ZusatzdatenStammdaten=Kreditlimit,Filiale,Factoring

Darüber kann gesteuert werden, welche Zusatzdaten zu den Debitorenstammdaten auszugeben sind.

Unterstützt werden die Felder Kreditlimit,Filiale,Factoring. Ist der Eintrag leer oder enthält keinen der angegeben Werte, erfolgt keine Ausgabe von Zusatzdaten.

Ist der Eintrag nicht angegeben, erfolgt die Standardausgabe:

ZusatzdatenStammdaten=Kreditlimit,Filiale,Factoring

eGecko (eGecko.ini)

[General]

BelegNummernModus : Diese Einstellung steuert die Ausgabe der eGecko-Felder: belegnummer, opNr, referenznr
- = 0
  - belegnummer: Belegnummer der Rechnung (AR, ER)
  - opNr: Referenznummer bei GS (falls angegeben), sonst Belegnummer
  - referenznr: < leer >
- = 1
  - belegnummer: Belegnummer der Rechnung (AR), BelegId (ER)
  - opNr: Belegnummer der Rechnung (AR,ER)
  - referenznr: Belegnummer der Rechnung (AR, ER)
- = 2
  - belegnummer: Belegnummer der Rechnung (AR), ‚AUTO‘ (ER)
  - opNr: leer (AR, ER) oder bei Gutschrift die ReferenzNummer (AR)
  - referenzNr: Lieferantenrechnungsnummer (ER)
BuchungstextUebergabeGesperrt = 1 : Der Buchungstext wird bei allen Buchungen nicht an die Fibu übergeben.
DateinamenPraefixVerwenden : Möglichkeit, die Buchungsdateien für Ein- und Ausgangsrechnungen unterschiedlich zu benennen. Dazu wird das Präfix ‚AR‘ bzw. ‚ER‘ vorangestellt, wenn der Schalter aktiviert wird (=1)
GeschaeftspartnerAnschriftsnummerModus :
- = 0: Ausgabe der Debitorennummer bzw. Kreditorenummer
- = 1: Angabe bleibt leer
GutschriftsNrAlsOpNrVerwenden: Wenn = 1, dann wird bei Lieferantengutschriften zwangsläufig die Gutschriftsnummer als OP-Nr. innerhalb der OP-Infos übergeben.
KostenStellenBuchungGesperrt =0
KundenAlsAnzahlungsfaehigKennzeichnen : Wenn = 1, dann werden bei der Ausgabe der Stammdaten alle Kunden als anzahlungsfähig gekennzeichnet ( < anzahlungsfaehig > j < /anzahlungsfaehig > )
ProjektAngabeNurBeiAbschlagsrechnungen : Wenn = 1, dann wird die Ausgabe des Feldes ‚projektNr‘ unterdrückt (außer bei Abschlags- und zugehörigen Schlussrechnungen)
SchlussrechnungEinBetrag : Wenn = 1, dann werden in Schlussrechnungen, die Anzahlungen nicht mit berücksichtigt.
ZahlartKeineLastschriftZuNull :
- = 0: Falls lt. ZBD keine Lastschrift, Ausgabe von 0 im Beleg, Ausgabe von 31 in den Stammdaten
- = 1: Falls lt. ZBD keine Lastschrift, immer Ausgabe von 0
SpracheInIso2=1 : Schalter, welcher steuert, ob die 2-stellige Isokennung bei der Übertragung von Stammdaten verwendet wird (beispielsweise ‚de‘ statt ‚D‘)
ProjektUebergabeGesperrt=1 : Schalter zur Unterdrückung der Ausgabe der Projektnummer in Ein-und Ausgangsrechnungen.
KostentraegerUebergabeGesperrt=1 : Sperrt die Übergabe des Knotens ‚Kostentraeger‘.

[ZahlartenDebitor/Kreditor]

Es besteht zudem die Möglichkeit, den Lastschriftarten aus CO eine Zahlart in eGecko zuzuweisen.

[ZahlartenDebitor]
; < LastschriftartCO >= ZahlartEgecko
;0-keine Lastschrift
0=8
;1-Basislastschrift (Bankeinzug)
1=32
;2-Firmenlastschrift (Abbuchung)
2=31

Es werden die Sektionen [ZahlartenDebitor] und [ZahlartenKreditor] unterstützt.

Perfacto (perfacto.ini)

[General]

Beim Buchen einer Ausgangrechnung wird der statistische Wareneinsatz für die Buchhaltung ermittelt und übergeben. Der statistische Wareneinsatz ist der Einkaufswert an der Vorgangsposition.

SWEKontoSoll=51010
SWEKontoHaben=59000

[GbSweKonten]

Es können pro Geschäftsbereich verschiedene Konten für den statistischen Wareneinsatz angegeben werden.

[GbSweKonten]
(alle)=51010,59000
60=51010,59000
64=51010,59000

proAlpha (proAlpha.ini)

[General]

SachbearbeiterStammdaten : Bei Ausgabe der Personenkonten muss der Eintrag für den Sachbearbeiter hinterlegt werden. (Name)
SachbearbeiterBuchung: Bei Ausgabe der Buchungen muss der Eintrag für den Sachbearbeiter hinterlegt werden. (Name)
Kostenart:

Selectline (Selectline.ini)

[General]

EsrReferenzAusgeben: Wenn =1, dann wird die ESR-Referenzzeile zusätzlich ausgegeben. Ist der Schalter in der Ini-Datei nicht gesetzt, dann entspricht dies EsrReferenzAusgeben=0 und die Zeile entfällt in der Ausgabe. Bei der ESR-Referenzzeile handelt es sich um eine programmspezifische Besonderheit, welche nicht der Standardausgabe entspricht.

[SammelkontenDebitor]

Für die Selectline-Fibu müssen die Ist-Sammelkonten für Debitoren währungsabhängig angegeben werden.

[SammelkontenDebitor]
;Waehrungskuerzel=Konto
CHF=1111
EUR=2222

Ist kein Eintrag vorhanden, wird in der Ausgabe an dieser Stelle der Wert 0 eingetragen.

howto:sofortstorno_einer_rechnung_oder_rechnungskorrektur

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Sofortstorno einer bereits gedruckten Rechnung oder Rechnungskorrektur

Mit der Standardrechteeinstellung ist es in Concept Office möglich, eine bereits gedruckte (und ggf. versendete und an die FiBu übergebene Rechnung) oder Rechnungskorrektur zu stornieren und „rückgängig zu machen“.

Dies ist nicht gleichzusetzen mit einem Rechnungskorrekturvorgang (Gutschriftsvorgang)!

Bei der entsprechenden Funktion handelt es sich um eine Funktion, welche mit äußerster Vorsicht zu verwenden ist und nur von geschultem Personal!

Der richtige Weg, eine Rechnung wieder auszugleichen, ist immer über einen Rechnungskorrekturvorgang bzw. bei einer Abschlagsrechnung über die Funktion „Abschlag gutschreiben“ im Vorgang selbst!
Sollte diese Funktion dennoch angewandt werden, findet diese sich im Formulardruck. Abschlagsrechnungen dürfen jedoch in keinem Fall so storniert werden, da dies zu Fehlern im Vorgang führen kann!

Nach Eingabe der Rechnungsnummer und Klick auf Anzeigen wird die Rechnungsadresse des gedruckten Dokumentes angezeigt.

Analog können auch Rechnungskorrekturen storniert werden:

Das Programm bietet dann an, die Rechnungsnummer wieder für den Vorgang zu verwenden.

Wird hier mit „Ja“ bestätigt, ist die nächste in diesem Vorgang gedruckte Rechnung mit identischer Rechnungsnummer. Die Reservierung der Nummer erfolgt immer nur für den gleichen Vorgang.

Vor dem Storno erfolgt gegebenenfalls eine nochmalige Warnung, falls der Beleg bereits über eine FiBu-Schnittstelle an die Buchhaltung übergeben wurde. Spätestens hier sollten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrer Buchhaltung nehmen, bevor Sie mit „Ja“ bestätigen, ob diese dem Vorgehen zustimmt!

Das eigentliche „Storno“ wird mit dem Button „Stornieren“ durchgeführt. Nach dessen Betätigen öffnet sich eine Seitenansicht des entspr. Dokumentes (Rechung / Rechnungskorrektur…) - der Stornobeleg. Dieser ist unbedingt ausdrucken und unmittelbar der Buchhaltung zuzuführen oder alternativ als PDF zu exportieren und dorthin zu leiten. Dies darf weder übersehen noch übersprungen werden!

Ein Storno eines Dokumentes über diesen Weg ist irreversibel und das Dokument z.B. die Rechnung - wird unwiderbringlich aus der Datenbank gelöscht! Ein solchermaßen entferntes Dokument ist nicht mehr in der Datenbank aufzufinden und das Vorgehen kann nicht mehr hinterher nachvollzogen werden. Es läßt sich demnach später nicht mehr ermitteln, wer wann welche Rechnung auf diesem Wege gelöscht hat!
Wird die Übergabe des Beleges an die Buchhaltung versäumt und es kommt z.B. zu einer Steuerprüfung, steht infolge der mangelnden Nachvollziehbarkeit unter Umständen der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum!

Der usprüngliche Vorgang verhält sich nun so, als wäre die Rechnung / Rechnungskorrektur nie gedruckt worden. Der blaue Link zum Dokument ist verschwunden. Der Vorgang kann weiter bearbeitet werden.
Aufgrund der erheblichen Gefahr, die bei unsachgemäßem Gebrauch mit dem Verfahren verbunden ist, empfehlen wir dringend, in der Rechteverwaltung in Concept Office diese Funktion idealerweise komplett zu deaktivieren oder nur für bestimmte Mitarbeiter zugänglich zu machen.

Sie finden die beiden entsprechenden Rechte hier:

howto:updateservice

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Updateservice - Concept Office über einen Dienst aktualisieren

Wird Concept Office in einer Client-/Server Umgebung betrieben (und nicht auf einem Terminalserver), ist es ratsam das Update der einzelnen Clients über einen Update Dienst vorzunehmen. Würden die Clients über die reguläre Setup Routine installiert, darf sonst während des Installationsvorgangs keiner mit Concept Office arbeiten, da es sonst zu temporären Fehlern kommen kann. Desto größer die Anzahl der zu aktualisierenden Clients ist, desto mehr kann das zu einem Problem werden.

Um dem Sachverhalt zu begegnen kann ein entspr. Dienst eingerichtet werden. Der bekannte Concept Office Patch muss dann nur noch einmalig angewendet werden. Sobald dies passiert ist, können alle weiteren Clients dann über den Update Dienst aktualisiert werden. Der Dienst installiert dann nur noch die lokale Concept Office Installation und lässt die Server Freigabe unangetastet.

Dieser Knowledebaseartikel erklärt, wie der Update Dienst auf regulären Clients eingerichtet wird und zeigt auf, wie ein Update mit eingerichtetem Dienst abläuft.

Terminalserver müssen jedoch weiterhin, ganz regulär über die Installationsroutine und manuell aktualisiert werden! Dabei ist darauf zu achten, dass immer nur eine Installationsroutine gleichzeitig gestartet wird. Hier muss der verantwortliche Administrator zunächst einmal dafür sorgen, dass niemand mehr am Server mit Concept Office arbeitet. Im Idealfall stellt man schlicht sicher, dass kein Nutzer mehr am Server angemeldet ist. Darüber hinaus sollte die erneute Anmeldung für die Dauer des Update gesperrt werden. Evtl. laufende Dienste und Concept Office Programme (bspw. Webservice / Exchange Synchronisation / Automation …) sind vorher zu beenden.

Voraussetzung

Dieser Dienst kann keine Erstinstallation von Concept Office ersetzen!

Ein Concept Office Aktualisierung muss aber zwingend (über die herkömmliche Methode) zunächst einmal installiert werden! Hierbei werden dann nämlich auch wichtige Dateien im Netz ausgetauscht die für das ordnungsgemäße Funktionieren von Concept Office erforderlich sind. Eine Aktualisierung nur über die neue Methode funktioniert nicht.

Im Rahmen einer solchen Erstinstallation werden bspw. auch ActiveX DLLs etc. registriert. Sollten es einmal innerhalb einer Version erforderlich sein, bspw. neue DLLs zu registrieren, kommt man um eine herkömmliche Patch Installation nicht umhin. In dem Falle wäre die Installation über den UNC Pfad, unter dem das zentrale Concept Office Verzeichnis abliegt, aus dem SETUP Ordner möglich.

Dienstnutzer

Der Update Dienst wird mit der Berechtigung, des am Dienst hinterlegten Windows Kontos ausgeführt. Im Rahmen dieser Dokumentation wird ein dedizierter Nutzer COUpdateService empfohlen. Ob das Ganze aber über einen speziellen Nutzer, oder durch ein anderes (selbst ausgedachtes) Konstrukt erreicht wird, spielt dabei keine Rolle. Auch sogenannte Managed Service Accounts wären denkbar, um einem erhöhtem Sicherheitsbewusstsein gerecht zu werden. Dann muss ggfs. der registrierte Dienst umgebaut werden.

Letztendlich benötigt der Nutzer lokale Administrationsrechte und muss auch die Berechtigung haben, (mindestens lesend) auf den zentralen Concept Office Pfad über die Freigabe zuzugreifen.

Dienst COUpdateService

Um den Dienst COUpdateService zu registrieren ist es erforderlich die EXE Datei Sc.Co.UpdateServiceInstaller.exe mit Administrativer Berechtigung zu starten. Dies erreicht man indem man aus dem lokalem Concept Office Programmverzeichnis (üblicherweise C:\Program Files (x86)\Software-Concept\Concept Office) einen Rechtsklick auf die EXE macht und die Option Als Administrator ausführen wählt:

Daraufhin muss man auf die Schaltfläche Updateservice installieren klicken und im Fenster Dienstanmeldung festlegen die entpsr. Kontoinformationen des Dienstnutzers hinterlegen.

Daraufhin ist der Dienst registriert und wird auch unter Dienste in Windows angezeigt.

Damit der Dienst auch mit dem Betriebssystem gestartet wird, ist der Starttyp noch zu konfigurieren. Ein Doppelklick auf den Dienst öffnet die Eigenschaften des Dienstes, worauf dann der Starttyp auf Automatisch gestellt wird.

Unter dem Register Anmelden sollte der zuvor definierte Nutzer hinterlegt sein. Wer den Dienst unmittelbar im Anschluss starten will, muss diesen dann noch einmalig starten (per Rechtsklick).

Mechanismus aktivieren

Abschließend muss noch ein Schalter in der zentralen Concept Office Installationsdatei OFFICE.DAT gesetzt werden, um die Funktionalität endgültig zu aktivieren. Dort ist folgende Zeile in der Sektion [Settings] zu ergänzen:

UpdateServiceAktiv=1

Aktualisierung mit aktiviertem Dienst

Ab dem Zeitpunkt ändert sich das Verhalten bei aktiviertem und vorhandenem Update Dienst, wenn ein Update ansteht. Zwar ändert sich zunächst an der Maske nichts, die ein Update signalisiert, diese sieht wie gewohnt aus.

Fortan wird aber nur noch die lokale Concept Office Installation aktualisiert und der Teil im Netz so belassen, wie er ist.

Sobald die Aktualisierung durchgelaufen ist, wird Concept Office im Anschluss automatisch gestartet.

Mögliche „False Positive“ Meldungen am Virenscanner

Der ein oder andere Virenscanner, will im Update Service Dienst einen Schädling (Ransomware bzw. Erpressungstrojaner) erkennen. Exemplarisch hier eine Meldung des TrendMicro Virenscanners:

Solche falschen positiven Erkennungen der Sc.Co.UpdateServiceInstaller.exe müssen durch entspr. Maßnahmen im Virenscanner (bspw. Whitelisting, Ausschluß o.ä.) verhindert werden. Sprechen Sie hierzu bitte Ihren IT Partner an, der Ihnen den Virenscanner verkauft hat. Er sollte sich mit diesem auch auskennen und wissen wie so etwas im jeweiligen Produkt konfiguriert wird.

maschinen:mietbuch

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-08-19T12:03:46+00:00

Mietbuch

Das Mietbuch dient dem Verwalten von Abschreibungs- und Buchwerten für Mietmaschinen in Concept Office. Der aktuelle Buchwert ist zu jeder Zeit im Programm ersichtlich. Die Berechnung erfolgt parallel zur Berechnung der Mieten an den Kunden.

Ablauf

Modellartikel

Am Modellartikel (Modul Artikel) sollte zuerst die Abschreibungsdauer in Monaten hinterlegt werden (Registerkarte TKD).

Maschine

Nun können an jeder Maschine die entsprechenden Werte für die Abschreibungsberechnung eingetragen werden. Dies geschieht im Modul Maschinen im Reiter Ein-/Verkauf, Details im Abschnitt Mietbuch.

Mit der Schaltfläche Vorbelegen wird der Abschreibungsbeginn aus dem Kundenmietvertrag (Vertragsbeginn) und die Abschreibungsdauer aus dem Modellartikel gezogen. Der Basis-EK ist manuell zu füllen. Speichert man diese 3 Werte ab, fügt das Programm den Abschreibungsbetrag automatisch hinzu. Gibt es keinen gültigen Mietvertrag, muss der Abschreibungsbeginn von Hand eingetragen werden.

1. Sind an Maschinen Abschreibungsinformationen hinterlegt, werden diese immer am Ende eines Abschreibungsmonates gebucht. Die Buchung wird in der Vertragsabrechnung ausgelöst. Es ist aber nicht davon abhängig, ob zu einem Gerät ein gültiger Mietvertrag vorhanden ist. Auch Geräte ohne gültigen Mietvertrag werden abgeschrieben.

2. Im Modul ‚Maschinen‘ kann die Buchung über die Modulfunktion ‚Abschreibung buchen‘ jederzeit von Hand veranlasst werden.

3. Wird die Abschreibungsbuchung angestoßen prüft Concept Office, ob zum heutigen Datum (wenn es der letzte Tag des aktuellen Monats ist) oder zum letzten des Vormonats (falls der heutige Tag nicht der letzte Tag des aktuellen Monats ist) zu buchen ist.

4. Bei der Inventurbewertung ist es für Geräte möglich, die Bewertung anhand des letzten Buchwertes (falls vorhanden) vorzunehmen. Ist bei dieser Bewertungsart kein Buchwert vorhanden, wird der aktuelle EK des Gerätes verwendet.

Maschinen, Abschreibung, Mietbuch, Verträge

maschinen:zaehler

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-08-22T11:44:34+00:00

Zähler

Drucker besitzen mechanische oder elektronische Zählwerke, welche wiederspiegeln, wie oft bestimmte Funktionen des Geräts benutzt wurden. In Concept Office lassen sich diese Zahlen als sogenannte Zähler abbilden. Zähler werden im Umfeld des technischen Kundendienstes an verschiedenen Stellen im Programm verwendet, beispielsweise bei Service-Einsätzen oder Vertragsabrechnungen.

Definition von Zählern

Alle Zähler, die verwendet werden sollen, werden im Modul Mandanten, Registerkarte Vorgabewerte TKD definiert. Jeder Zähler benötigt einen eindeutigen Namen.

Spalte	Beschreibung
Zähler	Name des Zählers
Lfd Nummer Anzeige	ermöglicht die Definition einer Anzeigereihenfolge (sonst alphabetisch)
Klickfaktor	wird verwendet bei Berechnungen von Gesamtzählern für TKD-Statistiken
Art	legt fest, ob der Zähler der Kategorie schwarz/weiss, Farbe oder Scan zugeordnet wird. Nur Zähler dieser 3 Arten können in der Vertragskalkulation verwendet werden.
technischer Zähler	ermöglicht es den Zähler als technischen Zähler zu verwenden
kaufmännischer Zähler	ermöglicht es den Zähler als kaufmännischen Zähler zu verwenden
Aufschlag Wartung %	Kalkulationsgröße für die Vertragskalkulation
Aufschlag Folgeklick %	Kalkulationsgröße für die Vertragskalkulation
Kumulierender Zähler	Ist der Haken gesetzt, zählt der Zähler immer weiter und beginnt nicht bei jeder Abrechnung bei 0. Der Haken ist standardmäßig gesetzt.

technische und kaufmännische Zähler

Mit Concept Office 7.0 wurde der Begriff des kaufmännischen Zählers eingeführt und verschiedene, bisher nur über Umwege zu realisierende Konstellationen, einfach und transparent abzubilden. Alle im Mandanten hinterlegten Zähler besitzen die Kennzeichen technischer Zähler und kaufmännischer Zähler, welche bei der Verarbeitung unterschiedliche Auswirkungen haben.

technischer Zähler: Soll einem Zähler entsprechen, der namentlich so am Gerät existiert („realer Name“). Nur ein als technisch markierter Zähler kann am Modellartikel zugewiesen werden.

kaufmännischer Zähler: Dient als Namensgeber gegenüber dem Endkunden. Wird weiterhin beim Poolen von Erlösen ausgewertet. Nur ein als kaufmännisch markierter Zähler kann einem Vertragserlös zugewiesen werden.

Beim Update auf Concept Office 7.0 werden alle vorhanden Zähler sowohl als kaufmännisch als auch als technisch gekennzeichnet.

Nicht kumulierende Zähler

Am Zähler (Mandanten/Register Vorgabewerte(Service)) gibt es eine Eigenschaft ‚Ist kumulierend‘. Damit wird gesteuert, ob eine Zählermeldung immer auf der vorhergehenden basiert oder der Ausgangswert immer = 0 ist. Der Standardwert hierfür ist = 1, da Meldungen von Zählerständen immer fortlaufend erfasst werden. Andere Meldungen, wir z.B. Transfervolumina (MByte), werden jeden Monat absolut erfasst und beruhen damit immer auf dem Ausgangswert = 0. Bei Zählern der Arten „Farbe“, „schwarz/weiß“ und „Scan“ erhalten sie eine Warnung, wenn der Haken entfernt wird, da ein klassischer Print- und Scanvertrag immer kumulierend ist.

Zuweisen am Modellartikel

Am Modellartikel, Registerkarte TKD, befindet sich die Liste der am Modell vorhandenen Zähler. Die Zähler werden automatisch jeder Maschine dieses Modells vererbt.

Spalte	Beschreibung
Zähler	Name des Zählers
Beschreibung	Feld für eigene Ergänzung
Ort	optionale Angabe, wo der Zähler am Gerät zu finden ist
Nullung bei	Nullungsoffset bei mechanischen Zählwerken
Klickfaktor	wird verwendet bei Berechnungen von Gesamtzählern für TKD-Statistiken
kalkulierter Klick-EK	statistische Größe für den EK dieses Zählers
kalk. Info	Feld für eigene Ergänzung
zugeordneter kaufmännischer Zähler	Vorgabe eines abweichenden kaufmännischen Zählers welcher bei Vertragserlösanlage vererbt wird

Zählerstände einer Maschine

Jede Maschine besitzt die an Ihrem Modell festgelegten Zähler und speichert dazu ihre eigenen Zählerstände. Jeder Zählerstand ist eindeutig einem Datum zugeordnet.

Zähler im Vertrag

Wenn in Verträgen Klickerlöse verwendet werden sollen, müssen diese immer einen technischen Zähler als Berechnungsgrundlage besitzen. Zum Zeitpunkt einer Vertragsabrechnung werden die aktuellen Zählerstände angefordert. Dabei wird auf den kundenseitigen Dokumenten namentlich der kaufmännische Zähler ausgegeben.

Der kaufmännische Zähler ist auch das Kriterium, mit dem Klickerlöse zu einem Pool zusammengefasst werden.

Durch kaufmännische Zähler ist es möglich, unterschiedliche Zähler zu einem oder zu mehreren Pools zusammenzufassen.

Maschinen, Vertraege, Zaehler, Pool

service-auftraege:zaehlernullung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-06-02T12:06:16+00:00

Zählernullung/Zählerwechsel im Serviceauftrag

Im Serviceauftrag in Concept Office ist es möglich Zähler zu nullen. Dies findet beispielsweise bei Tausch einer Platine am Gerät Verwendung. Es ist möglich sowohl neue Platin mit Zählerstand gleich 0 als auch gebrauchte Platinen mit Zählerstand ungleich 0 zu verbauen.

Für die Ausweisung der neuen Felder in der Vertragsabrechnung ist eine kostenpflichtige Reportanpassung notwendig.

Serviceauftrag in Concept Office

Im Modul Serviceauftrag kann im Reiter Sonstiges im Abschnitt Maschinenzählerstände die Nullung vorgenommen werden.

Im Feld alter Zählerstand bei Wechsel wird der zuletzt abgelesene Zählerstand der alten Platine vor dem Tausch eingetragen.
Anschließend wird bei Startzähler nach Wechsel der Startzähler der neuen Platine eingetragen. Dieser kann größer (gebraucht) oder gleich (neu) 0 sein.
Zuletzt wird im Feld Zählerstand neu der neue Startzähler (+ evtl. Technikerkopien) eingetragen.

Beim Speichern werden die Daten als Technikermeldung vermerkt und stehen dann im Modul Zählerstandserfassung zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Serviceauftrag in Concept Flex

Im Concept Flex hat der Techniker ebenfalls die Möglichkeit eine Zählernullung/Zählerwechsel bei der Rückmeldung des Auftrages vorzunehmen. Die benötigen Felder müssen über einen Schieberegler hinzugeschalten werden.

Weiterverarbeitung der neuen Zählerstände

Die neuen Zählerstände werden nicht automatisch als neue Zählerstände in das Modul Zählerstandserfassung übertragen. Hierfür ist das Eingreifen des zuständigen Bearbeiters notwendig.

Zur besseren Auswertung stehen die vom Techniker eingegebenen Daten in den folgenden Spalten zur Verfügung:

Technikerkopien: Technikerkopien, die bei dem Serviceeinsatz vorgenommen wurden.
Nullung bei (Techniker): Letzter Zählerstand der alten Platine, die ausgebaut wurde.
Letzte Techn.-nullung Startzähler: Der Wert entspricht dem neuen Startzähler, der eingesetzt wurde.
Letzter Stand: Dieser Wert entspricht dem zuletzt vom Techniker gemeldeten Zählerstand.

Nach Eingabe des neuen, aktuellen Zählerstandes erscheint ein Hinweis über die Abweichung des Wertes und es muss ein Zählerwechsel vorgenommen werden. Mit Klick auf Zählerwechsel erscheint die Information, dass Daten Techniker-Zählerwechseldaten aus einem Serviceauftrag vorliegen. Diese Werte werden anschließend beim Wechsel vor belegt.

Es erfolgt die Eingabe bzw. Bestätigung der vorbelegten Werte:

letzter bekannter Zählerstand vor dem Zählerwechsel
Anzahl Klicks des neuen Zählwerkes

Damit ändert sich der Wert in der Spalte Offen auf den korrekten Wert. Damit ist der Zählerwechsel abgeschlossen.

Nach Durchführung des Zählerwechsels wird zusätzlich in die Spalte Nullung, der Wert bei dem genullt wurde, eingetragen.

Für die Ausweisung der neuen Felder in der Vertragsabrechnung ist eine kostenpflichtige Reportanpassung notwendig.

vertraege:uebersicht_modulfunktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-18T08:58:42+00:00

Übersicht Modulfunktionen Verträge

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht aller im Modul Verträge existierenden Modulfunktionen. Bitte beachten Sie, dass einge Funktionen erst mit Nutzung von Lizenzen verfügbar sind.

Modulfunktionen

Aktivität anlegen

Sie haben die Möglichkeit eine Aktivität zum Vertrag anzulegen.

Vertrag abrechnen

Sie werden in das Modul Vertragsabrechnung weitergeleitet, wo die Vertragsnummer bereits in der Übersicht eingetragen wurde.

Zählerstände eingeben

Sie werden in das Modul Zählerstandserfassung weitergeleitet, wo die Zählerstände eingeben, bearbeitet und freigegeben werden können.

Abrechnungshistorie

Es öffnet sich eine Übersicht in der alle abgerechneten Erlöse des Vertrages aufgelistet sind.

Maschinen/Erlöse hinzufügen

Über diese Funktion können weitere Maschinen bzw. Erlöse dem Vertrag hinzugefügt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Maschine(n) zu einem Vertrag hinzufügen.

Erlöse ändern

Über diese Funktion können Sie die Erlöse des Vertrages anpassen.

Bitte beachten Sie, dass ein Erlös im Reiter Erlöse ausgewählt sein muss, um die Bearbeitung zu beginnen.

Vertragsleistungen ändern

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit weitere Vertragsleistungen dem Vertrag hinzuzufügen bzw. Vertragsleistungen direkt auszuschließen.

Vertragsleistungen können dabei folgendermaßen gepflegt werden:

Löschen: Alle markierten Vertragsleistungen werden gelöscht .
Hinzufügen: Zu allen markierten Maschinen kann jeweils eine neue Vertragsleistung hinzugefügt werden. Sind keine Maschinen markiert, so wird die angegebene Leistung zu allen Vertragsmaschinen des aktuellen Vertrages hinzugefügt.
Ändern: Sind einheitliche Vertragsleistungen markiert (z.B. Vertragsleistungen für eine bestimmte Warengruppe oder einen bestimmten Artikel), so kann durch Markierung der Checkbox „Änderung“ eine Massenänderung ausgeführt werden. Die Vertragsleistungsart wird in diesem Fall auf der Maske gesperrt, die Leistung (z.B. Warengruppe oder Artikel) kann geändert werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Vertragsleistungen.

Vertragszeitraum ändern

Mit dieser Funktion können Sie den Beginn und das Ende des Vertrages ändern. Die Funktion erlaubt es auch ein Datum von der Aktualisierung auszunehmen, hierfür muss das entsprechende Eingabefeld geleert werden.

CO Portal Ready

Überprüfung der Einstellungen des Vertrages für CO Portal bzw. für die Zählerstandsmeldung per Portal. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Zählerstände via CO Portal.

Bei Erfassung eines Ansprechpartners und bei der Funktion ‚Portal Ready‘ wird geprüft, ob die Anmeldedaten (Portal-Mail-Adresse + Portal-Passwort) eindeutig sind und es wird ggf. eine entsprechende Meldung ausgegeben. Grund: Nicht eindeutige Anmeldedaten lassen die Anmeldung an CO-Portal scheitern.

Zu Preisanpassung hinzufügen

Mit dieser Funktion können Sie den Vertrag zu einer Preisanpassung hinzufügen, wählbar über die Nummer der bestehenden Anpassung, oder eine neue Preisanpassung mit Bezeichnung, Anpassung zum und Erlösen anlegen.

Diese Funktion ist nur in der Übersicht des Moduls nutzbar.

Eigentümer wechseln

Sie haben die Möglichkeit über ein Eingabe-Fenster den Eigentümer der Maschine zu wechseln. Die Änderungen werden direkt an die Maschine übernommen.

Um diese Funktionen nutzen zu können, müssen Sie im Reiter Maschinen befinden und eine Maschine auswählen, ansonsten ist die Funktion ausgegraut.

beendete Verträge anzeigen

Wenn der Haken gesetzt ist, werden Ihnen im Reiter Übersicht des Moduls auch beendete Verträge mit angezeigt. Diese sind ansonsten standardmäßig nicht sichtbar.

beendete Erlöse anzeigen

Damit können unter dem Reiter Erlöse bereits beendete Vertragserlöse angezeigt werden. Standardmäßig werden diese nicht angezeigt.

Vertragsnummern ändern

Mit dieser Funktion können Sie bestehenden Verträgen eine neue Vertragsnummer zu weisen. Sie können diese manuell eingeben oder sich aus dem Nummernkreis vorschlagen lassen. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragsnummern ändern.

Rückkaufswert ermitteln

Es werden in einer separaten Maske alle aktiven Mieterlöse des Vertrages angezeigt.

Das Stichtagsdatum der Maske bestimmt, zu welchem Datum der Rückkaufswert ermittelt werden soll. Das Datum wird mit dem Ende des aktuellen Monats bzw. des Folgemonates vorbelegt, je nachdem ob der Aufruf bis zum 15. eines Monats oder später erfolgt.

Die Restlaufzeit errechnet sich aus den verbleibenden Monaten vom Stichtag bis zum Mietende. Diese Restlaufzeit, multipliziert mit der Rate, ergibt den Rückkaufswert des Gerätes.

Im oberen Bereich wird immer die Summe aller Rückkaufswerte dargestellt.

vertraege:vertragskalkulation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-25T10:12:50+00:00

Vertragskalkulation

Dieses Modul ist mit der Lizenz VorgangsKalkulationExtern verfügbar.

1.Vorbereitung

1.1 Konfiguration

Einstellung der Konfiguration 339 auf die Einstellung 5 Vertragskalkulation intern.

Konfiguration 339: Externe Vorgangskalkulation

Hier stellen Sie das gewünschte Kalkulationsmodell ein.

0 - Nicht unterstützt
1 - Vertragskalkulation Excel - ein Modell
2 - Vertragskalkulation Excel - mehrere Modelle
3 - Positionskalkulation Excel Möbel individuell (Variante1)
4 - Positionskalkulation Excel Möbel individuell (Variante2)
5 - Vertragskalkulation intern

1.2 Einstellungsmöglichkeit am Mandanten

Für einen einheitlichen Aufschlag für Folgeklicks, können die Werte hier vordefiniert werden.

Damit Klicks in der Vertragskalkulation angezeigt werden, muss am Mandanten das Feld Art am Zähler gefüllt sein.

1.3 Einstellungsmöglichkeit am Grundartikel der Maschine

Für einen vordefinierten kalkulatorischen Klick-EK können Sie am Grundartikel der Maschine den Wert im Reiter Service vordefinieren.

1.4 Erstellen eines Textbausteins

Als Kopiervorlage können Sie folgenden Text nutzen:

Miete + Wartung

Miete pro Monat #MietRate# € Abrechnung #MietIntervall#

Servicepauschale pro Monat #WartungRate# € Abrechnung #WartungIntervall#

- Monatliche Freiseiten #Zaehler1Bez# #Zaehler1Freikopien#

- Monatliche Freiseiten #Zaehler2Bez# #Zaehler2Freikopien#

- Preis Folgeseite #Zaehler1Bez# #Zaehler1Klickpreis# €

- Preis Folgeseite #Zaehler2Bez# #Zaehler2Klickpreis# €

Abrechnung #Zaehler1Intervall#

Vertragslaufzeit #Laufzeit# Monate

In dem aufgeführten Wartungsvertrag sind folgende Dienstleistungen beinhaltet:

* Verbrauchsmaterial (Toner, Entwickler, Trommel)

* Ersatzteile

* Technikerleistungen

* An- und Abfahrtskosten

Reparaturen bzw. Technikereinsätze, die auf unsachgemäße Bedienung zurückzuführen sind, fallen nicht unter Wartungsvertragsleistungen.

Das gleiche gilt für Umsetzungen.Kopiermaterialien einschließlich Heftklammern sind nicht im Wartungsvertrag enthalten.

Wird kein Wartungsvertrag abgeschlossen, werden Verbrauchsmaterialien berechnet.

Um Miete und Wartung summiert anzuzeigen, können Sie auch folgenden Platzhalter verwenden. #MietePlusWartungRate#

Alle gültigen Platzhalter finden Sie auch hier.

2. Vertragskalkulation im Vorgang

2.1 Positionen im Vorgang

Die zu kalkulierenden Maschinen können für die Kalkulation im Vorgang in einer Position aufgenommen werden. Für die spätere Vereinzelung sollten folgende Einstellungen beachtet werden.

Am Abschnitt kann für die spätere Vereinzelung die Bezeichnung für die einzelnen Positionen hinterlegt werden. Diese werden pro gewünschtem Abschnitt durch Komma getrennt. Dabei muss die Anzahl der durch Komma getrennten Bezeichnungen mit der Anzahl der Maschinen übereinstimmen, sonst entstehen leere Ordner.

Jetzt wird mittels Modulfunktion die Vertragskalkulation, welche entweder im oberen Menüband unter Modulfunktion oder in der rechten Leiste zu finden ist, als separates Fenster geöffnet:

Bei Aufruf der Modulfunktion mit gedrückter Shift-Taste wird immer eine leere Kalkulation geöffnet. So können einzelne Positionen selektiert und separat kalkuliert werden. Andernfalls wird die letzte Kalkulation innerhalb dieses Vorgangs wieder geladen.

Sofern hinterlegt, werden Sie beim Aufruf der Vertragskalkulation zur Auswahl der Leasingfaktoren aufgefordert. Diese werden in die Kalkulation übernommen. Damit der richtige Wert dort angezeigt wird, muss mindestens eine Kalkulation gespeichert werden.

Hier können Sie jetzt alle weiteren Einstellungen treffen. Die gelb gekennzeichneten Felder sind bereits durch Ihre Voreinstellungen an Mandant und Maschine gefüllt. Diese können Sie jetzt manuell noch bearbeiten. Es öffnet sich ein Fenster in dem noch mal die generellen Parameter des Vertrages angezeigt werden. Hierbei wird auf die Daten aus der Vertragskalkulation zurück gegriffen.

Um die Mengen zu vereinzeln, muss hier der Haken entsprechend gesetzt werden. Textbausteine der Art Vertragskalkulationstext können hier ausgewählt werden. Die Erlöse werden aufgrund des oberen Grids bereits vorberechnet, manuelle Eingaben z.B. Erhöhungen der Raten sind ebenso möglich. Außerdem wird hier das Intervall eingestellt. Die Eingaben sind nach dem Speichern an den Maschinenpositionen gespeichert und werden bei erneutem Aufruf der Kalkulation wieder angezeigt. Die Positionen werden direkt nach dem Schließen der Vertragskalkulation vereinzelt, sofern der Haken gesetzt wurde.

Es ist möglich, über die Vertragskalkulation zu definieren, dass die Erlösanteile in Summe die Rate bilden. Ist diese Option gesetzt, werden zusätzliche Spalten zur Eingabe der Erlösartikel mit den entsprechenden Anteilen eingeblendet.

In der Position können jetzt die Maschinen zugeordnet werden. Die kalkulierten Daten werden bei der Anlage des Vertrages aus dem Vorgang übernommen. Sollen mehrere Maschinen aufgenommen werden, sind diese zu markieren.

Bemerkung: Sollte in der Vertragskalkulation ohne Leasingfaktoren gearbeitet werden, muss entweder manuell ein Leasingfaktor von 1,0 hinterlegt werden, oder es muss ein Standardleasingfaktor von 1,0 angelegt und ausgewählt werden, damit in der Kalkulation beim Mieterlös die Rate mittels Programmlogik errechnet und vorbelegt wird.

2.2.1 Hinweis

Wird in der Vertragskalkulation der Haken auf Schreibschutz gesetzt, so werden bei nachfolgenden Aufrufen die Werte nicht mehr anhand des Auftrages aktualisiert. Zusätzlich sind keine Eingaben in der Maske mehr möglich.

2.2 Extra Raten

Im Bereich Extra Raten können neben der Wartungspauschale weitere Pauschalen hinterlegt werden. Zum Beispiel, wenn Fleet (MPS) über eine eigene Pauschale in den Vertrag und die Vertragskalkulation aufgenommen werden soll. Hierzu muss ein entsprechender Erlösartikel angelegt werden. Der Verkaufspreis dieses Artikels wird als Verkaufspreis vorgeschlagen, kann aber in der oberen Tabelle mit der Maschinenauflistung in der entsprechenden Spalte (Spaltenname = Erlösartikelnummer) abgeändert werden. Der zur Ertragsberechnung herangezogene Einkaufspreis ist der Einkaufspreis des Erlösartikels.

In der Tabelle mit den Gesamtwerten wird eine weitere Zeile für diesen Erlös angezeigt. Bei Anlage eines Vertrages wird für diesen Erlös unter Zuhilfenahme des Erlösartikels ein oder zwei weitere Wartungspauschalen angelegt.

Um die Vertragstexte zu erweitern, können die Platzhalter „#WartungExtra < n > Name#“ (Bezeichnung des Erlösartikels) und „#WartungExtra < n > Rate#“ verwendet werden, wobei für < n > die Werte 1 und 2 zulässig sind.

2.3 Ablöse / Ablöseartikel

Um eine Ablöse in die Vertragskalkulation einzubeziehen, benötigen Sie im ersten Schritt einen Ablöseartikel, den Sie über das Modul Artikel unter Stammdaten anlegen.

In der Vertragskalkulation im Vorgang im Abschnitt „Allgemein“ können Sie diesen Ablöseartikel einfügen bzw. auswählen.

Die Ablöse wird dann als interne Position in den ersten Abschnitt der Positionen aufgenommen. Damit wird die Ablöse als zusätzliche Kosten in den ersten Abschnitt eingerechnet und schmälert dort entsprechend den Rohertrag.

2.4 Vertragsanlage mit den Daten der Vertragskalkulation

Aus einem Vorgang mit Vertragskalkulation kann mit wenigen Klicks ein Vertrag angelegt werden. Hierzu sind in der Positionsliste die betreffenden Maschinen zu markieren und mit Rechtsklick der Punkt Vertrag anlegen auszuwählen.

Bei erstmaliger Ausführung müssen die Erlösartikel pro Erlösart eingetragen werden. Diese sind bei erneuter Ausführung der Funktion dann bereits vorbelegt.

Steht im Feld Vertragsnummer bereits eine Nummer, so hat der Kunde des Auftrags bereits einen Vertrag und dieser würde erweitert werden. Möchten Sie das nicht, können Sie die Nummer mit 0 überschreiben. Dann entsteht ein neuer Vertrag mit einer neuen Vertragsnummer.

Haben sie verschiedene Modelle in der Vertragskalkulation mit verschiedenen Verkaufspreisen für Folgeklicks, dann wird bei der Vertragsanlage der Verkaufspreis der Folgeklicks für den Pool unter Berücksichtigung der hinterlegten Freikopien gemittelt.

Zusätzlich gibt es die Option ‚Kosten aus Kalkulation übernehmen‘. Diese gibt an, ob Kosten an die Vertragserlöse zu übernehmen sind.

Vorgaenge

vertraege:vertragsstatus

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-15T07:10:30+00:00

Akademie

Vertragsstatus

Der Vertragsstatus gibt an, in welchem Zustand sich ein Vertrag befindet und hat direkten Einfluss auf dessen Verarbeitung.

Der Status kann teilweise auf Erlösebene überschrieben werden. Dabei ist nicht jede Kombination gültig/eingebbar.

Status

Erfasst (wartet auf Freigabe)

Wird ein Vorvertrag im Vorgang erfasst, dann erhält auch der Vertrag den Status „erfasst“.

Es können keine Zählerstände erfasst und keine Abrechnungen durchgeführt werden.

Aktiv

Der Vertrag ist aktiv und kann berechnet werden. Vertragsleistungen werden dem Kunden gewährt. Automatische Verlängerung möglich.

Gekündigt / Läuft aus

Der Vertrag ist aktiv und kann berechnet werden. Vertragsleistungen werden dem Kunden gewährt. Es findet aber keine automatische Verlängerung mehr statt.

Erlöse im Status läuft aus werden bei der letzten Abrechnung auf erledigt gesetzt

Abrechnungssperre

Der Vertrag ist aktiv und kann aber nicht berechnet werden. Vertragsleistungen werden dem Kunden gewährt. Automatische Verlängerung möglich.

Wird der Vertrag wieder auf aktiv gesetzt, werden alle Pauschalen bei der nächsten Abrechnung nachberechnet. Bei der nächsten Klickabrechnungen, werden alle Freikopien des gesperrten Zeitraums mit eingerechnet.

Kann genutzt werden, wenn Unklarheiten bei der letzten Abrechnung zu klären sind.

Abrechnungs- und Zählerabfragesperre

Der Vertrag kann nicht abgerechnet werden. Zusätzlich werden Zähleranfragen unterdrückt. Vertragsleistungen werden dem Kunden gewährt. Automatische Verlängerung möglich.

Komplettsperre

Der Vertrag kann nicht abgerechnet werden. Vertragsleistungen werden nicht gewährt.

Beendet

Der Vertrag ist abgeschlossen; Es finden bis auf die Endabrechnung keine weiteren statt. Es fließen keine weiteren Vertragsleistungen.

Vertraege, Vertragsstatus

vertragsabrechnung:einmalrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T08:34:18+00:00

Einmalrechnungen

Concept Office bietet die Möglichkeit, Vertragserlöse nur einmalig in Papierform abzurechnen und nachfolgende Rechnungen nicht auszudrucken.

Arbeitsweise

Wird ein mit Einmalrechnung gekennzeichneter Vertrag abgerechnet, verarbeitet Concept Office die Daten wie bei einer klassischen Abrechnung. Handelt es sich um die erste Abrechnung, wird diese auch gedruckt. Handelt es sich um eine Folgeabrechnung, werden die Daten für das Druckdokument regulär erzeugt - inklusive Umsatzdaten und Bereitstellung für die Finanzbuchhaltung - der Ausdruck wird aber unterdrückt.

Einstellungen im Vertrag

Im Modul Verträge auf der Registerkarte Rechnungsempfänger/Optionen gibt es hierfür die DropDown-Auswahl Einmalrechnung.

Sie steuert für den gesamten Vertrag, ob und welche Erlöse einmalig abgerechnet werden sollen.

Nicht jede Kombination von Klickerlösen und Einmalrechnung-Einstellung ist sinnvoll. Concept Office erlaubt die Eingabe aber in jedem Fall.

Belegnummern

Für Einmalrechnungen existiert ein gesonderter Belegnummernkreis. Diese Nummern werden sowohl bei der erstmaligen Abrechnung mit Papierausdruck verwendet, als auch bei den Folgeabrechnungen ohne Beleg. Die Belegnummer wird auch bei den Folgeabrechnungen bei der FiBu-Übergabe berücksichtigt.

Reportlayout

Es existiert ein gesonderter Report Vertragseinmalrechnung. Dieser kann nach Ihren Vorgaben angepasst werden, um diesem Anwendungsfall bestmöglich gerecht zu werden.

Der Report kommt nur zur Anwendung, wenn ausschließlich einmalig abzurechnende Erlöse berücksichtigt werden. Aktivieren Sie bei der Vertragsabrechnung daher nur die Erlösarten, die als einmalig gekennzeichnet sind.

Beispiel: Wenn nur Pauschalen als Einmalrechnung eingestellt sind, sollten bei Berücksichtigen die Haken Miete und Wartung aktiviert werden.

Nachträgliches Drucken

Sollte doch einmal eine Folgeabrechnung gedruckt werden müssen, kann dies direkt im Modul Vertragsabrechnung bei den Optionen angehakt werden.

Nachträglich kann jede Folgerechnung über die Druckwiederholung oder die Dokumentenansicht, beispielsweise im Unterbaum des Vertrages, ausgedruckt werden.

Vertraege, Vertragsabrechung

vorgaenge:abschlagsrechnungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-25T12:12:40+00:00

Abschlagsrechnungen

Dieser Artikel zeigt die Anwendung des Abschlagsverfahrens in Concept Office. Es unterstützt eine Rechnungsstellung gemäß der Vergabe u. Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB §16 / Teil B / 2012). Das Verfahren kann hierbei auch für eine Anzahlungsrechnung genutzt werden.

Vorbereitungen

Abschlagsartikel anlegen

Anlage des Artikels im Artikelstamm

Ein Abschlag wird in der Buchhaltung i.d.R. als besondere Kontenklasse geführt. Daher ist es erforderlich, einen besonderen Artikel mit einer entsprechenden Kontierung vorbereitet anzulegen. Hier eine kurze Beschreibung.

Modul Artikelstamm starten

Artikelnummer wählen u. eine Kurzbezeichnung für die Suche eingeben

Für die am Abschlagsartikel hinterlegten Texte für die Abschlags- und Schlussrechnung können folgende Platzhalter benutzt werden:

Platzhalter
#Abschlagsbetrag#
#BerechnungsbasisEk#
#BerechnungsbasisVk#
#Einkaufspreis#
#InklKopfzuschlaege#
#MarkiertePositionen#
#Prozentsatz#

Der Abschlagsrechnungstext mit den entsprechenden Platzhaltern muss im Langtext des Erlösartikels und der Schlussrechnungstext in der Bezeichnung hinterlegt werden.

Kontierungsgruppe, Artikelart Allgemein u. Abschlagsklassifizierung hinterlegen

Speichern. Bei einem neuen Vorgang kann der Abschlagsartikel nun entsprechend ausgewählt werden.

Bedienung im Tagesgeschäft

Die Positionen werden wie gewünscht im System erfasst. In einem Kopfvortext zum Angebot / AB können Hinweise über die vereinbarten Zahlungsschritte hinterlegt werden.

Nun wird der Abschlagswertkalkulator gestartet:

Der Abschlagswertkalkulator

Die Ermittlung des Abschlagswertes kann wahlweise prozentual erfolgen (1) oder mit direkter Eingabe eines Festbetrages.(2)

Über den Button Aktualisieren wird die Berechnungsbasis angezeigt. (3)

Nun kann im Feld Abschlagsrechnungstext der Text für die Abschlagsposition hinterlegt werden. (4)

Der Text für die Schlussrechnung kann sofort hinterlegt werden, oder vor dem Erstellen der Schlussrechnung. (5)

Nach Betätigen von OK wird die Abschlagszeile erzeugt.

Die Position hat hierbei eine gelbe Statusfarbe und zeigt alle ermittelten Werte an. Der Abschlag kann vor der Fakturierung über das gleiche Verfahren geändert werden.

Druck der Abschlagsrechnung

Für den Druck der Abschlagsrechnung klickt man auf den Status erfasst der Abschlagsposition. Diese zeigt danach zu fakturieren an.

Lösen Sie wie gewohnt eine Rechnung aus. Das System erzeugt hierbei eine Abschlagsrechnung.

Der Status der Abschlagsposition steht hierbei dann auf fakturiert.

Vorbereitung der Schlussrechnung

Für die Schlussrechnung müssen alle Positionen auf zu liefern oder geliefert gesetzt sein.

Die Abschlagspositionen müssen per Klick auf den Status auf „auszugleichen“ gestellt werden. Der Schlussrechnungstext kann hierbei noch angepasst werden.

Beim Auslösen des Rechnungsdrucks wird Concept Office eine Rückfrage an Sie stellen, ob die Abschlagsrechnungen mit den Normalpositionen zusammengeführt werden sollen.

Nach Bestätigung mit JA erfolgt der Druck der Schlussrechnung.

Beachten Sie, wenn Sie Positionen und Abschlagssummen in einer Rechnung berechnen, dass Sie diese bei Rechnungskorrekturen nur getrennt gutschreiben können. Liegt eine solche Rechnung vor muss immer erst die Position gutgeschreiben werden und dann im Orginalvorgang den Abschlag. Wird die Abschlagssumme mit Minus zuerst korrigiert, muss diese Rechnung wieder storniert werden, um die Position gutschreiben zu können.

Hierbei werden alle Abschläge aufgeführt und gegen die gelieferte Ware gerechnet.

Achtung für Abschlagsbeträge müssen abweichende Fibu-Konten und abweichende Kontierungsgruppen in CO angelegt sein.

Sichten für Abschlagsverfahren

Offene Aufträge mit Abschlagszahlungen lassen sich auf dem Startbildschirm und im Baum anzeigen. Hierzu ist eine Sicht anzulegen und entsprechend zu speichern.

Diese Sicht wird dann im Baum gespeichert u. erlaubt per Klick das Öffnen der betreffenden Abschlagsvorgänge. Zusätzlich können diese Aufträge auf dem Startbildschirm angezeigt werden.

Darstellung Office Heute

Abschläge sind in dieser Sicht separat. Erst mit der Erstellung der Schlussrechnung werden diese Zahlungen sowohl im Umsatz, als auch im Rohgewinn angezeigt. Abschläge für sich stellen keinen Umsatz dar und werden auch in der Buchhaltung separat geführt.

Abschlagszahlungen und daran anteilig ermittelte Rohgewinne werden nicht unter Umsatz u. Rohgewinn aufgeführt.

Auswertungen

Die bestehenden Umsatzauswertungen beinhalten keine Abschlagszahlungen, diese sind in Umsätze u. Umsatzstatistik Aufträge aus der Vorgangsbearbeitung enthalten. Es gibt zwei weitere Auswertungen, welche einen Gesamtumsatzbericht mit Abschlägen und ausschließlich Abschlagszahlungen beinhalten.

Bericht Abschlagszahlungen der Vorgangsbearbeitung - offene Abschläge mit der Buchhaltung abgleichen
Bericht Umsätze einschließlich Abschlagszahlungen - Gesamtumsatzbericht mit Abschlägen

Was gibt es noch zu wissen?

Kann ich auch mehrere Abschläge zu einem Vorgang erfassen?

Ja, dies ist möglich. Die Erfassung erfolgt auf die gleiche Art wie beim ersten Abschlag.

Ich möchte auf der Abschlagsrechnung nur bestimmte Positionen angezeigt haben. Wie ist dies möglich?

a) Setzen Sie bei diesen Positionen den Druckhaken in der Positionsliste.

b) Stellen Sie sicher, dass die Abschlagsrechnung auf zu fakturieren steht

c) Setzen Sie bei der Druckfreigabe den Haken „nur gekennzeichnete Positionen drucken“

Auf der Abschlagsrechnung erscheinen dann die selektierten Artikel, als auch der Abschlagsartikel.

Ich möchte einen prozentualen Abschlag auf einen Teil des Auftrags in Rechnung stellen. Kann dies Concept Office für mich berechnen?

Die Berechnung ist kein Problem. Markieren Sie hierbei zunächst die Positionen, welche für die Berechnung vorgesehen sind.

Starten Sie direkt danach den Abschlagswertkalkulator und klicken auf das Bedienfeld markierte Positionen einbeziehen.

Gehen Sie danach vor, wie oben bereits beschrieben. Die Ausgangsbasis für den Abschlag ist hierbei nun die Positionsmarkierung.

Kann ich eine Teilrechnung nach einer Abschlagsrechnung stellen?

Die Berechnung von Artikelpositionen ist auch nach einer Abschlagsrechnung möglich. Diese werden jedoch nicht in der Schlussrechnung aufgeführt. Falls Sie dies wünschen, können Sie einen Abschlag über einen Anteil der Positionen ausführen.

Wie kann ich eine bereits getätigte Abschlagsrechnung gutschreiben oder stornieren?

Die Gutschrift einer Abschlagsposition ist über einen Rechtsklick mit der Maus auf die ursprüngliche Abschlagsposition möglich.

Dadurch wird eine neue rote Betragszeile erzeugt, die den Gutschriftswert wiedergibt.

Danach wird die Position wie eine Abschlagsrechnung behandelt. (Siehe Druck der Abschlagsrechnung) Die Abschlagsrechnung enthält hierbei eine negative Rechnungssumme und gleicht den Umsatz wieder aus. Ein Storno der Rechnung ist natürlich auch möglich.

Abschlagsverfahren, Vorgänge

vorgaenge:xrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-15T08:22:25+00:00

Rechnungsversand per XRechnung

Die XRechnung, ein XML-basiertes Format, ist der aktuelle Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.

Hier finden Sie eine Übersicht der aktuell unterstützten Felder.

Für dieses Modul ist die Lizenz XRechnung erforderlich.

Version XRechnung

Konfiguration 522: Version XRechnung

Angabe der Version XRechnung

0 - aktuelle Version (aktuell implementierte Version)
1 - lt. Einstellung textuell

Da die XRechnungsversion halbjährlich aktualisiert werden, ist es zwingend notwendig, CO regelmäßig zu atualisieren. Nur dadurch kann gewährleistet werden, dass das Portal ihres Auftraggebers die XRechnung nicht ablehnt.

Einrichtung XRechnung

Lizenz prüfen

Unter Administration im Modul Lizenzinfo kann im Reiter Optionen die Lizenz für die XRechnung eingesehen werden. Ist ein Häkchen bei Sonderverarbeitung XRechnung gesetzt, verfügen Sie bereits über die notwendige Lizenz.

Ist die Lizenz nicht vorhanden, muss diese im Ordner Licenses im auf dem Laufwerk C unter dem Ordner CO eingefügt werden. Mit einem Klick auf Lizensieren gelangt man automatisch zu dem entsprechenden Ordner.

Info: Nach dem Einspielen der Lizenz kann ein Neustart von Concept Office notwendig sein.

Einstellungen am Mandanten

Bankverbindung eintragen

Unter Administration im Modul Mandanten wird im Reiter Bankverbindungen die IBAN eingetragen (alle anderen Spalten werden automatisch ausgefüllt).

Falls mehrere Banken existieren, wird automatisch immer die erste aktive Bank für die XRechnung benutzt. Sollen mehrere Banken auf der XRechnung erscheinen, muss ein Bankverbindungs-Schemata angelegt werden.

Bankverbindungs-Schemata anlegen

Um z.B. zwei Bankverbindungen in der XRechnung anzeigen zu lassen, wird dafür ein Schemata im Modul Bankverbindungs-Schemata angelegt. Dieses Modul finden Sie unter Weitere Stammdaten.

Nachdem das Schemata benannt wurde, werden die Banken ausgewählt, welche in der XRechnung angezeigt werden sollen. Wird in der Tabelle Zuordnungen in der Spalte Kunde eine 1 eingetragen, so gilt dieses Schemata für alle Kunden.

Einstellungen im Druck-Manager

Druck-Kundengruppe

Über die Druck-Kundengruppe können Kunden ausgewählt, welche die XRechnung erhalten sollen.

Diese wird unter Administration im Modul Druck-Manager unter Reiter Gruppen und Mitglieder angelegt.

Für die Neuanlage wählen Sie im Grid in einer neuen Zeile die Gruppenart „Kundengruppe“ im Drop-Down-Menü aus. Der Name XRechnung wird in der Spalte „Name“ eingetragen. Das $ setzt sich automatisch nach dem Aktualisieren vor den Namen.

Um nun dieser Gruppe Kunden hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. über das Modul Druck-Manager:

Im Druck-Manager im Reiter „Gruppen und Mitglieder“ können Sie nach Auswahl der Gruppe im unteren Abschnitt der Seite Kunden hinzufügen.
Dies geschieht über die Fernglas-Suche oder die Eingabe der Kundennummer.

2. über das Modul Firmen:

Öffnen Sie das Modul Firmen unter Stammdaten.
Wählen Sie einen Kunden aus und öffnen den Reiter „Kundendaten“.
Im Abschnitt „Allgemein“ befindet sich die Auswahlmöglichkeit für die Druck-Kundengruppe.

Der Kunde, welcher die XRechnung erhalten soll, darf nur einer Email-Gruppe im Kontext von Rechnungen angehören!

Formularzuordnung

Öffnen Sie im Modul Druck-Manager den Reiter „Formularzuordnung“. Fügen Sie in einer neuen Zeile die entsprechende Rechnungsart* (z.B. Rechnung (1) oder Rechnung (Standard)) hinzu.

Folgende Spalten müssen befüllt werden:

Formularname – z.B. Rechnung (1)
Kundengruppe – $XRechnung
Drucker – $EmailXRechnung
Absenderadresse – z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, diese E-Mail-Adresse (welche im Portal als Rechnungs-Mail hinterlegt wurde) muss zwingend in der Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen werden
Absender-Telefonnummer - z.B. senderphone: +49 123 / 456789 (wird verwendet, wenn am Sachbearbeiter keine Telefonnummer hinterlegt ist)
Absendername - z.B. sendername: Max Müller (Rückfallvariante, wenn 1. Sachbearbeiter am Auftrag/Vertrag=0 und/oder 2. angemeldeter Mitarbeiter/Sachbearbeiter keine qualifizierten Namensinformationen trägt)

Sollen mehrere Informationen vorgegeben werden, werden die Informationen mit Komma getrennt in die Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen - z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, senderphone: +49123/456789, sendername: Max Müller

Kontrolle ob Muster oder Standard:

Modul Geschäftsbereiche à Reiter „Textbausteine“ à Reportgruppensatz à Standardaufträge à Mustersatz = z.B. Rechnung (1) oder Standardsatz = z.B. Rechnung (Standard)

Seitensteuerung

Falls zusätzlich zur XRechnung eine PDF oder ein Papierdruck erzeugt werden soll, muss eine Seitensteuerung eingerichtet werden.

In diesem Fall wird eine Seitensteuerung für die Ausgabe der XRechnung und PDF erzeugt. Dafür muss die Seitensteuerung einheitlich benannt werden z.B. „XRechnung + PDF“. Für die XRechnung wird in der Spalte Drucker $EmailXRechnung eingetragen.

Für die PDF wird der Drucker $PDF angegeben. Zusätzlich muss in der Spalte Exportverzeichnins der Pfad angegeben werden, wo die PDF gespeichert werden soll.

Falls eine Seitensteuerung zum Einsatz kommt, dann muss in der Formularzuordnung die Spalte „Seitensteuerung“ ausgewählt werden.

Leitweg-ID und Ziel-Email

Die Leitweg ID wird unter Stammdaten im Modul Firmen im Reiter „Mitarbeiter/Weiteres“ in die Tabelle „Externe Kundennummern“ in die Spalte „Fremdnummer“ eingetragen.

Die Leitweg-ID ist nicht als Pflichtfeld bei der Ausgabe von XRechnungen ausgelegt. Ist diese am Kunden bzw. der Anschrift nicht angegeben, setzt CO automatisch den Wert '(keine Zuordnung)‘ dafür ein.

Es kann zudem ein individueller Standardwert (z.B. ‚unbekannt‘) in der Konfigurationsdatei '< SysDataPfad > \ ImportExport \ XRechnung.ini‘ festgelegt werden:

[General]
BT-10=#unbekannt

Beachten Sie bitte, dass die Leitweg-ID weiterhin bei Rechnungen für Behörden Pflicht ist und in den Stammdaten gepflegt werden muss.

Um die Angabe der Leitweg-ID in den Stammdaten zur Pflicht zu machen, muss ein leerer Standardwert in der XRechnung.ini hinterlegt werden. Dann wird der Rechnungsdruck mit Ausgabe als XRechnung mit einem Fehler abgebrochen, wenn keine Leitweg-ID in den Stammdaten hinterlegt ist.

[General]
BT-10=#

Die Portal-E-Mail wird ebenfalls im Modul Firmen eingetragen. Dafür öffnen Sie den Reiter „Eingabe“. Unter „Verbindungen“ wird die Ziel-Email in der Spalte „RechnungsMail“ hinterlegt.

Email-Einstellungen

Wenn die XRechnung über Outlook versendet werden soll, muss unter Administration im Modul E-Mail Einstellungen der E-Mail Client entsprechend ausgewählt werden. Dadurch wird bei dem Rechnungsdruck die XRechnung in den Ordner Entwürfe im Outlook gelegt und muss manuell gesendet werden.

Soll die Rechnung über SMTP verschickt werden, muss unter dem Reiter „Smtp-Server“ der Server entsprechend eingerichtet werden. Die XRechnung wird dadurch bei Rechnungsdruck sofort an den entsprechenden Empfänger gesendet. Hier muss in der Spalte Absender die einheitliche E-Mail Adresse (z.B. xrechnung@software-concept.de) eingetragen werden. Zusätzlich muss unter dem Reiter „E-Mail Einstellungen“ der SMTP E-Mail Client ausgewählt werden.

Sonderfälle XRechnung

Anschrift bei XRechnung bei mehreren Firmenstandorten, die über Geschäftsbereiche gesteuert werden

Es wird geprüft, ob der im Auftrag bzw. Vertrag hinterlegte Geschäftsbereich (am Vertrag: der Geschäftsbereich für Miete, Wartung oder Klicks, je nach dem was im Vertrag hinterlegt wurde) auf eine Filiale verweist.

Ist dies der Fall, so wird die Anschrift für die XRechnungs-Ausgabe nicht dem Mandanten, sondern der Filiale entnommen.

Ist an der Filiale eine Kundennummer hinterlegt, so wird anhand dieser die Umsatzsteuer-ID ermittelt.

Bitte beachten Sie, dass die Geschäftsbereiche der verschiedenen Vertragserlöse, die gleiche Filiale aufweisen sollten.

Leitweg-ID für mehrere Anschriften einer Firma

Die Leitweg-ID kann zusätzlich pro Rechnungsanschrift angegeben werden.

Hierfür muss in den weiteren Anschriften im Reiter „Weiteres“ im Abschnitt „Warenwirtschaftsdaten“ die geltende Leitweg-ID eingetragen werden. Wenn dieses Feld nicht ausgefüllt wird, greift CO automatisch auf die hinterlegte Leitweg-ID im Modul Firmen zurück.

Gleiches gilt am Vertrag für Miete, Wartung oder Klick, je nachdem was in der Vertragsart freigegeben ist.

Bitte beachten Sie, dass bei verschiedenen Anschriften, pro Vertragserlös die gleiche Leitweg-ID verwendet werden sollte.

Ist die Leitweg-ID an der Anschrift leer, so wird die am Kunden hinterlegte Leitweg-ID verwendet.

Stornorechnung XRechnung

Es gibt die Möglichkeit einzustellen, dass bei Storno einer Rechnung im Modul Formulardruck für Kunden, die XRechungen empfangen, eine Storno-XRechnung ausgegeben wird. Hierfür muss als Zusatzparameter ‚stornobeleg:1‘ in die Rechnungszeile im Druck-Manager eingetragen werden.

Als < InvoiceTypeCode > wird dann der Wert 384 übergeben. Außerdem wird der Knoten <BillingReference> mit der ursprünglichen Rechnungsnummer befüllt. Als ID für die Stornorechnung wird die ursprüngliche Rechnungsnummer mit einem angehängten ‚S‘ ausgegeben.

XRechnung.ini

Im Verzeichnis <SysData>\ImportExport wird die Datei XRechnung.ini unterstützt. Für ausgewählte X-Rechnungs-ID (BT-xx) können Werte angegeben werden, die die Verarbeitung steuern.

Ist die Steuerdatei nicht vorhanden, dann erfolgt die Ausgabe wie dem Wert 0 entsprechend.

Per .ini steuerbare Felder

Feldnummer	Feldname	CO-Punkt	ab Version	Inhalt	Verfügbar ab
BT-10	Leitweg-ID	CO-44419	8.0	siehe - Leitweg-ID	8.2752.107
BT-45	Buyer electronic adress	CO-41589	7.0	Externe Kostenstelle 0 - Name Rechnungsempfänger 1 - Ausgabe der Kostenstelle	7.0.6635
BT-70	Deliver to Party name	CO-40919	8.0	Name abweichende Lieferanschrift 0 - nicht ausgeben 1 - ausgeben	8.1337.85
BT-126	Invoice line identifier	CO-42154/CO-42314	7.0	Vertragsabrechnungen\Vertragsabrechnungskorrekturen 0 - interne Rechnung-Positionsnummer 1 - Ausgabe MaschinenNr, SerinenNr, Stellplatz	7.0.6652 / 8.1771.0

Angaben können erfolgen:

global
pro Mandant
pro Kunde

Bei der Ermittlung werden die gültigen Einstellungen kombiniert.

Beispiel:

Aktuell unterstützt wird ID ‚BT-70’, die im Rahmen einer kostenpflichtigen Anpassung (Name abweichende Lieferanschrift) implementiert wurde.

Standardmäßig wird ‚BT-70‘ ausgegeben (falls keine XRechnung.ini) vorhanden ist. BT-70=1 wird ausgeben BT-70=0 wird unterdrückt (wie ohne .ini).

; Steuert die Ausgabe der XRechnungen
; Datei muss nicht vorhanden sein, dann greifen die programmseitigen Standardwerte


; globale Einstellungen
[General]

;Deliver to party name BT-70 Text 0..1 58
;Der Name des Empfängers, an den die Waren geliefert bzw. für den die Dienstleistungen erbracht werden.
;Das Informationselement ist zu verwenden, wenn der Empfänger vom Erwerber abweicht.
; 1-ausgeben 0-nicht ausgeben
BT-70=1

; Einstellungen für Mandant 98, übersteuert globale Einstellungen
[General_98]
BT-70=0

; Einstellungen für Kunden 61, übersteuert globale und Mandanteneinstellungen 
[Kunde_61]
; Ausgabe unterdrücken
BT-70=0

weitere_stammdaten:filialen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-18T06:45:59+00:00

Filialen

Die Filialpflege ermöglicht es, räumlich getrennte Standorte zu verwalten. Dies betrifft Läger, Kunden und die Zuordnung der Filialen untereinander.

Es muss mindestens eine Filiale im Mandant existieren.

Filialname und -anschrift

Über Neu ist die Erstellung einer neuen Filiale möglich. Dabei muss jede Filiale einen Kurznamen besitzen, der sie eindeutig identifiziert. Außerdem können Adressinformationen hinterlegt werden, welche bei der Filiallösung von Bedeutung sind.

Lagerzuordnung

Jede Filiale kann individuelle Lagerzuordnungen besitzen. Aus den vorhandenen Lägern können beliebig viele als zulässig definiert werden. Ein Zentrallager, ein Barverkaufslager (Concept Cash) und ein Kommissionslager sind explizit wählbar.

Folgende Felder sind hier ebenfalls untergebracht:

Barverk.-Geschäftsbereich: (Concept Cash) Der Geschäftsbereich in den Kassenumsätze dieser Filiale gebucht werden.
Firmennummer (Kunde): Sondereinstellung Filiallösung. Kundennummer - als bestellende Filiale.
Firmennummer (Lieferant): Sondereinstellung Filiallösung. Lieferantennummer - als liefernde Filiale.

Lagerermittlung mit Filialen

Konfiguration 49: Nur der Filiale zugeordnete Läger einstellbar

0 - Nein, alle zulassen
Der Sachbearbeiter erhält lediglich einen Hinweis, dass das ausgewählte Lager nicht zulässig ist
1 - Ja, bei Verkauf sind nur der Filiale zugeordnete Läger einstellbar
Die Auswahl eines nicht zulässigen Lagers ist bei Verkauf nicht möglich
2 - Ja, bei Verkauf, Einkauf und Warenbuchung sind nur der Filiale zugeordnete Läger einstellbar
Die Auswahl eines nicht zulässigen Lagers ist nicht möglich

Die Konfiguration 49 prüft zusätzlich die Zuordnung der Filiale für den aktuellen Mitarbeiter.

Bsp.:
1. Bei der freihändigen Warenbuchung oder Bestellung werden nur die Läger angeboten, welche der Filiale des aktuellen Mitarbeiters zugeordnet sind.
2. Ist in einer vorgangsbezogenen Bestellung die Filiale z.B. durch den zugeordneten Vorgang definiert, werden die Läger dieser Filiale verwendet.

Unterfiliale

Ist im Feld Hauptfiliale eine Filiale hinterlegt, so handelt es sich um eine Unterfiliale. Unterfilialen lassen sich an der Kasse auswählen. Wird eine Unterfiliale verwendet, so steuert diese Lager, Geschäftsbereich und ggf. Drucklayout für Kassenvorgänge.

Zuordnung der Filialen

Jeder Vorgang, Vertrag und Ticket besitzt eine Filialzuordnung. Je nach Programmeinstellung wird diese unterschiedlich vorbelegt. Folgende Einstellungen sind dabei möglich.

Konfiguration 43: Filialzuordnung in Vorgängen, Verträgen und Tickets

0 - lt. Kundenstamm, Rückfall lt. Geschäftsbereich
Nacheinander werden Kontaktgeschäftsbereich, Kontakt, Geschäftsbereich, Mandant auf eine Filialzuordnung überprüft. Das genaueste gefundene Ergebnis wird eingetragen.
1 - lt. Mandantenstamm
Die am Mandanten hinterlegte Filiale wird im Vorgang, Vertrag und Ticket eingetragen.
2 - lt. AD-Mitarbeiter
Die am Verkäufer hinterlegte Filiale wird im Vorgang, Vertrag und Ticket eingetragen.
3 - lt. Geschäftsbereich
Die am Geschäftsbereich hinterlegte Filiale wird im Vorgang, Vertrag und Ticket eingetragen.
4 - lt. Kundenstamm, keine Rückfallvariante
5 - lt. Kundenstamm, Rückfall lt. AD-Mitarbeiter
6 - lt. AD-Mitarbeiter, Rückfall lt. Kundenstamm

Filiallösung

Die Einstellung „Filiallösung“ ermöglicht es Filialen, untereinander zu bestellen und zu liefern. Dazu sind weitere Einstellungen im Programm notwendig. Weitere Informationen zu diesem Punkt können Sie vom Concept Office Support erhalten.

Konfiguration 39: Filiallösung aktivieren

0 - inaktiv
1 - aktiv

Die Konfiguration sollte nur nach Rücksprache mit dem Concept Office Support aktiviert werden.

Weiteres

Sonderrecht Filialenänderung im Vorgang erlauben

Erlaubt dem Bearbeiter die Filiale im Vorgang zu ändern.

Nein
Ja

Filiale, Filiallösung, Lagerzuordnung, Lägerzuordnung, 540

weitere_stammdaten:kundenartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-24T10:54:06+00:00

Kundenartikel

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Kundenartikel.

Für bestimmte Kunden oder Kundengruppen kann es notwendig sein, eine vom Kunden vorgegebene Artikelnummer und Bezeichnung zu verwenden, die von eigenen Stammdaten abweichen. Im vorliegenden Modul können Artikeln abweichende Nummern und Texte zugeordnet werden.

Kundenartikel können auch kundenübergreifend angelegt werden. Das kann bei Eigenmarken sinnvoll sein, die mit eigener Artikelnummer und eigener Bezeichnung auf den Formularen ausgewiesen werden sollen, aber intern gegen wechselnde Artikel verschiedener Hersteller ausgetauscht werden sollen. Dazu kann man Kundenartikel für die Kundennummer=1 und die Kundengruppe „(alle)“ definieren.

Beim Formulardruck werden die normalen Artikeltexte durch die des Kundenartikels ersetzt.

Anlage von Kundenartikeln

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Kundennummer zur Eingabe freigegen. Über die Matchcodesuche kann der gewünschte Kunden ausgewählt werden. Soll der Kundenartikel für eine Kundengruppe gelten, wird die Kundennummer 1 ausgewählt, und anschließend die Kundengruppe im Auswahlfeld.

Weiterhin wird die gewünschte Kundenartikelnummer eingegeben und per Matchcodesuche den dazugehörigen Artikel ausgewählt.

Außerdem gibt es die Möglichkeit eine Bezeichnung hinzufügen und die Mengeneinheit bzw. Umrechnungsfaktor zur Standardmengeneinheit zu bestimmen.

Es besteht die Option weitere, abweichende Texte in den Feldern Langtext und Variantentext zu schreiben. Werden die Felder leer gelassen, werden beim Druck die Texte aus dem Artikelstamm verwendet.

Zuweisen von Kundenartikel

Kundenartikel werden im Vorgang verwendet. Die neue Kundenartikelnummer ist nicht in der Position zu sehen, sondern nur auf den gedruckten Dokumenten.

Automatischer Wechsel

Es besteht die Möglichkeit, kunden- und mengenbezogen den automatischen Wechsel von Artikel A nach Artikel B einzustellen.

Die Einstellungen dazu werden im Modul Kundenartikel angegeben. Bei aktiven Haken ‚Interner Artikelwechsel‘ kann für einen Artikel ein entsprechender Zielartikel angegeben werden.

Kundenartikel

weitere_stammdaten:mitarbeitergruppen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-24T14:52:04+00:00

Akademie

Mitarbeitergruppen

Unter den weiteren Stammdaten können Mitarbeiter zu Mitarbeitergruppen zusammengefasst werden. Jeder Mitarbeiter kann dabei in mehreren Gruppen enthalten sein. Dies ermöglicht zum Beispiel die Definition von Verkaufsteams oder die Einrichtung spezieller Umsatzanzeigen.

Eingabe einer Mitarbeitergruppe

Durch Klick auf Neu wird das Feld Mitarbeitergruppe freigeschalten. Die Gruppe kann nun eindeutig definiert werden, indem einen bis zu 20 Zeichen langen Namen eingegeben wird, der die Gruppe eindeutig definiert. Die Bezeichnung dient später der Auswahl der Gruppe und darf bis zu 50 Zeichen lang sein. Nun muss die Mitarbeitergruppe gespeichert werden, wodurch die Eingabe der restlichen Felder freigeschalten wird.

Eine Mitarbeitergruppe ist bei Eingabe immer aktiv, kann aber später inaktiv gesetzt werden. Diese Gruppe wird dann nicht mehr zur Auswahl (z.B. in den Vorgängen) angeboten.

Die Gruppenart bietet die Möglichkeit Mitarbeiter zu einem Verkaufsteam einer Mitarbeitergruppe oder einer Genehmigungsgruppe zuzuordnen.

Eine Mitarbeitergruppe definiert, in welchem Maß, in welchen Bereichen etc. die zugehörigen Mitarbeiter ihre Arbeitskraft dem Unternehmen zur Verfügung stellen.

Einer Genehmigungsgruppe gehören Mitarbeiter, die bestimmte Vorgänge, Abläufe etc. im Unternehmen überprüfen und genehmigen müssen, bevor diese endgültig werden.

Verkaufsteam wird im nächsten Kapitel separat erklärt.

In der Tabelle Mitarbeiterzuordnung können nun die Mitarbeiter zugewiesen werden. Dabei ist eine zeitliche Befristung möglich. Für die Gruppenart Verkaufsteam gibt es mehrere Optionen:

Das Kennzeichen Hauptmitarbeiter findet bei der Ermittlung von Verkaufsteams in Vorgängen Bedeutung.

Durch Auswahl einer Provisionsstaffel wird diesem Verkaufsteam eine Provision zugeordnet. Diese zugeordnete Provision kann anteilig auf die Mitarbeiter des Verkaufsteams verteilt werden. Die prozentuale Aufteilung wird in der Spalte Provisionsteilung eingegeben - die Summe muss dabei 100 ergeben.

Verkaufsteams

Jeder Vorgang in Concept Office besitzt nicht nur einen Verkäufer sondern auch ein Verkaufsteam. Diese werden dazu verwendet Gebietsaufteilungen abzubilden oder Provisionen aufzuteilen.

Über die Rechteverwaltung sind Einschränkungen auf Daten des Verkaufsteams möglich.

Wenn kein Verkaufsteam in organisatorischer Form existiert, kann pro Verkäufer ein gleichnamiges Verkaufsteam angelegt werden. Diesem Verkaufsteam wird nur der gleichnamige Mitarbeiter zugeordnet.

Zuweisen von Verkaufsteams

Die Zuordnung des Verkaufsteams im Vorgang erfolgt implizit über den Verkäufer. Wenn dieser ermittelt wurde, prüft Concept Office dessen Mitgliedschaft in den aktiven Verkaufsteams:

ist der Verkäufer in genau 1 Verkaufsteam enthalten, wird dieses eingesetzt.
ist der Verkäufer in mehreren Verkaufsteams enthalten, besitzt aber nur in genau 1 die Zuordnung Hauptmitarbeiter, wird dieses eingesetzt
konnte keine eindeutige Zuordnung ermittelt werden, wird kein Verkaufsteam eingetragen.

Für eine korrekte Provisionsabrechnung muss der im Vorgang hinterlegte Verkäufer Mitglied des Verkaufsteams aus dem Vorgang sein

Die Zuordnung an der Firma kann Geschäftsbereichsabhängig erfolgen. Im Modul Firmen über den Reiter „Untermodule“ können die Geschäftsbereichsabhängige Firmeneinstellungen zum Kunden aufgerufen werden.

Nun kann das Verkaufsteam hinterlegt werden.

Anlage Genehmigungsgruppen

Im Concept Office können bestimmte Einstellungen im Prozesse des Angebotsverfahrens nur noch mit einer Genehmigung durchgeführt werden. Eine Ausführung ohne entsprechende Genehmigung ist für die eingestellten Mitarbeiter nicht möglich.

Durch das Setzen des Hakens auf Genehmigungsgruppe im Reiter Eingabe, ist die Reiterkarte Genehmigungsverfahren verfügbar.

Es lassen sich pro Mitarbeitergruppe (z.B. Sachbearbeiter) Kriterien definieren, die dazu führen, dass ein Vorgesetzter die Abgabe (Druck) eines Dokuments genehmigen muss.

Einstellungsmöglichkeiten Genehmigungsverfahren

Im Reiter Genehmigungsverfahren gibt es folgende Optionen:

Wechsel der ZBD ist zu genehmigen

Ob für die Änderung der Zahlungsbedingungen im Vergleich zur Standardeinstellung am Kunden eine Genehmigung notwendig ist, kann hier eingestellt werden.

Unterschreitung der Auftragsmindestspanne ist zu genehmigen

Hier kann entschieden werden, ob die Mindestspanne laut Geschäftsbereich unterschritten werden darf.

Unterschreitung der Artikelmindestspanne ist zu genehmigen

Durch diese Option kann entschieden werden, ob die Mindestspanne, die im Modul Artikel hinterlegt wurde, überschritten werden darf.

Überschreitung des Auftragswertes ist zu genehmigen

Im Feld kann direkt einen Wert eingetragen werden oder es greift die Einstellung am Geschäftsbereich.

Gilt für Genehmigungsart

Hier besteht die Option zwischen Angebot, Auftragsbestätigung oder Gutschrift auszuwählen.

4-Augen-Prinzip

An einer Genehmigungsgruppe kann ausgewählt werden, ob das 4-Augen-Prinzip angewendet werden soll. Falls der Antragsteller die Berechtigung hat ein Formular zu drucken, dies bedeutet der Auftragswert in einem Vorgang überschreitet nicht den Wert aus der Genehmigungsgruppe, ist er prinzipiell befugt das Formular zu drucken. Ist aber das 4-Augen-Prinzip aktiv muss trotzdem eine Genehmigung eingeholt werden. Diese Genehmigung muss durch einen zweiten Mitarbeiter erfolgen, egal in welcher Genehmigungsstufe er ist. Falls der Antragsteller die Berechtigung nicht hat, also der Auftragswert überschritten wird, muss der zweite Mitarbeiter berechtigt sein die Genehmigung frei geben zu dürfen.

Bereiche

Ist der Haken auf Bereich gesetzt, so werden die Abteilungen in denen die zugeordneten Mitarbeiter tätig sind, aufgelistet.

Provisionseinstellungen

Durch Auswahl einer Provisionsstaffel wird diesem Verkaufsteam eine Provision zugeordnet. Diese zugeordnete Provision kann anteilig auf die Mitarbeiter des Verkaufsteams verteilt werden, geben Sie dazu die prozentuale Aufteilung in der Spalte Provisionsteilung ein - die Summe muss dabei 100 ergeben.

Umsatzrechte (Ansicht) einschränken

Im Modul Rechteverwaltung Reiter „Gruppenrechte“ lassen sich über ein Sonderrecht die in Concept Office angezeigten Umsätze für einzelne Mitarbeiter einschränken. Dabei kann auf Mitarbeitergruppen oder Verkaufsteams Bezug genommen werden, bei denen der Mitarbeiter zugeordnet ist.

Sonderrecht Umsatzansicht (Filter)

Über diese Sonderrecht kann festgelegt werden, dass ein Nutzer nur Teile der vorhandenen Umsätze sehen darf. Je nach eingestellter Ausprägung werden die Daten gefiltert

keine Umsätze
nur eigene Umsätze
nur eigene Umsätze und Umsätze eigener Kunden
Umsätze des VK-Teams
Umsätze der Mitarbeitergruppe
Umsätze des Geschäftsbreichs
Alle Umsätze

Mitarbeitergruppen, weitere Stammdaten, Mitarbeiter, Verkaufsteam, VK-Team, Provision

weitere_stammdaten:status

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:20+00:00

Status

Die Statuspflege dient der Bearbeitung von Statusinformationen, die an unterschiedlichen Programmstellen, bspw. in Vorgängen, verwendet werden. Oft dienen die Status einer späteren Auswertung oder zur schnellen Selektion von Datensätzen.

Einige Status sind automatisch vorgegeben und finden im Programm Verwendung. Diese Status werden in der Statuspflege ausgeblendet.

Eingabe eines neuen Status

Das gleichnamige Modul wird in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten aufgerufen. Das Modul-Kürzel lautet SI.

Die Eingabe eines neuen Status erfolgt über Klick auf Neu. Unter dem Reiter Eingabe wird das Feld Status freigegeben und eine Nummer gemäß des Nummernkreises händig vergeben. .

Die Verwendung eines händig geführten Nummernkreises für jeden einzelnen Status-Typ erleichtert die Übersicht.

Wenn mehrere Status nacheinander für dieselbe Status-Art eingegeben werden, ist es möglich ab der 2. Eingabe den Button Neu zu verwenden. Dadurch erscheint in Status die vorbelegte, nächsthöhere Zahl.

In das Feld Bezeichnung wird der Name eingetragen, der im Programm unter Status angezeigt werden soll und abschließend im Feld Art die Status-Art ausgewählt.

Optional kann eine Bemerkung zu dem Status hinterlegt werden.

Arten von Status

Abschluss-Status (Erledigungsgründe)

Für langfristige Auswertungen kann es interessant sein, warum ein Angebot nicht zum Auftrag wurde. Es sollten die Auswertungskriterien als verschiedene Abschlussstatus eingepflegt sowie jedem verlorenen Angebot ein Abschluss-Status zugewiesen werden.

Projekt-Phase

Der Ablauf eines Projektes kann in mehrere Teilphasen aufgeteilt sein. Es sollten die, für das Unternehmen, relevanten Projektphasen eingepflegt sowie den Projekten der aktuelle Status zugewiesen werden.

Entscheidungsgründe

Jedes Projekt kann einen Entscheidungsgrund, für oder gegen sich, erhalten. Dies ermöglicht eine spätere Auswertung.

Reklamationsgründe

Die in einer Reklamation angebbaren Gründe werden hier gepflegt.

Vertriebsstatus

Hier wird (dem Verkäufer) die Info hinterlegt, in welcher Situation sich der Vorgang befindet.

Zuweisen von Status

Das Zuweisen von Status findet zum Beispiel im Modul Vorgänge statt.

weitere stammdaten, Status, Abschlussstatus, Entscheidungsgründe, Erledigungsgrund

aufschlag_basis-ek

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-23T06:42:03+00:00

Aufschläge Basis-EK

Hierbei handelt es sich um ein Modul, welches die Möglichkeit bietet besonders günstige Einkaufspreise des Lieferanten als Basispreis in Concept Office zu führen und diesen über eine EK-Aufschlagskalkulation als Standardeinkaufspreis (LEK/KIP) zu verstecken. Sprich der EK des Lieferanten wird beim Import als Basiseinkaufspreis importiert und der Fachhändler entscheidet, ob dieser als Standardeinkaufspreis wertmäßig bestehen bleibt (dann ist kein Aufschlag notwendig, denn Basiseinkaufspreis = Standardeinkaufspreis) oder durch einen Aufschlag manipuliert/kalkuliert wird.

Für die Freischaltung des Moduls „Aufschläge Basis-EK“ ist die Lizenz „Einkaufspreiskalkulation anhand Basiseinkaufspreis“ notwendig. Die Live-Aktivierung im System erfolgt über die Konfigurationseinstellung 459.

Das Modul befindet sich in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten und kann mit dem Kürzel „BK“ aufgerufen werden.

Vorbereitung

Mit der Aktivierung der Konfiguration lassen sich die Aufschlagsdefinitionen je Lieferant zu Artikeln oder Warengruppen/Warenuntergruppen definieren. Sobald die ersten Einkaufspreise eines Lieferanten aus EDI-Artikeln in den Artikelstamm übernommen werden, sind die Basiseinkaufspreise gepflegt. Die Aufschläge werden mit sofortiger Wirkung als LEK/KIP am Artikel hinterlegt.

Die Erstübernahme von Einkaufspreisen aus EDI-Artikel füllt nach Aktivierung den Basis-EK am Artikel. Auch die manuelle Eingabe eines Basiseinkaufspreises wäre möglich.

Rechteeinstellungen

Mit der Rechteverwaltung lässt sich steuern, welche Benutzer den realen Basiseinkaufspreis sehen können. Soll dieser versteckt werden, so wird den Anwendern nur der kalkulierte Einkaufspreis (Basiseinkaufspreis + Aufschlag X-%) angezeigt.

Die Sichtbarkeit lässt sich nur am Artikel oder im Vorgang steuern.

Im Einkaufsbereich wird immer mit dem realen Basiseinkaufspreis gearbeitet, da dieser gegenüber des Lieferanten gültig ist. Dies betrifft folgende Module:

Bestellungen
Wareneingang (wenn Basis-EK aktiv)
Rechnungseingang/Lieferantenrechnungen

Sichtbarkeit des Basiseinkaufspreises

Der aktivierte Basiseinkaufspreis wird in folgenden Programmteilen abgebildet:

Modul Artikel

Im Reiter ‚Einkauf‘ wird im unteren Grid ‚Einkaufspreise‘ neben dem Nettopreis (LEK/KIP) zusätzlich der Basispreis und die Kalkulationsart angezeigt.

Kalkulationsarten des Basiseinkaufspreises:

‚Automatisch’ = Ist die Kalkulationsart ‚automatisch‘, so wirken die Einstellungen aus Basis-Ek-Kalkulationsparameter und der EK-Preis ergibt sich aus dem Basis-EK (echter Lieferanten-Ek) + Aufschlag der zutreffenden Einstellungen.

‚Manuell’ =Bei der Kalkulationsart ‚manuell‘ kann auf Artikelebene ein individueller Einkaufspreis definiert werden, sodass bei Änderung des EK’s dieser Aufschlag wieder hergestellt wird.

‚Keine Zurodung’ = Ebenso kann die Kalkulationsart auf ‚Keine Zuordnung‘ gestellt werden. Hierbei findet keine Kalkulation statt und es wird der Basiseinkaufspreis des Lieferanten als LEK/KIP 1:1 übernommen.

Ob der Basis-Ek und dessen Kalkulationsart angezeigt wird, ist über ein Sonderrecht einstellbar. Beim Import oder Eingabe eines Basis-EK wird entsprechend der EK nach den Einstellungen kalkuliert.

Soll der EK von einem Artikel ohne Aufschlag zum Basis-EK behandelt werden, so kann die Kalkulationsart auf ‚manuell‘ umgestellt werden und der EK muss wertmäßig dem Basis-EK angepasst werden.

Modul Vorgänge

In den Vorgangspositionen wird der EK-Preis inklusive Aufschlag angezeigt. Ist das Recht für den Basiseinkaufspreis aktiviert, so kann im Infobereich der Basispreis eingesehen werden.

Modul Bestellungen

Im Modul Bestellungen wird immer der Basispreis als Positionspreis angezeigt, da dieser gegenüber dem Lieferanten gilt.

Modul Wareneingang

Im Modul Warenbuchung wird ebenfalls der ‚Basispreis‘ als Preis angezeigt:

Modul Rechnungseingang

Im Rechnungseingang wird der EK-Preis ebenfalls mit dem Basiseinkaufspreis angezeigt:

Module Lieferantenkonditionen und Kundensonderkonditionen

Ist der Basiseinkaufspreis über die Konfiguration 459 aktiv, so lässt sich eine weitere Steuerung der Konditionen (Lieferanten oder Kundenkonditionen) in Concept Office abbilden. Über die Konfiguration 491 lässt sich definieren, ob der EK laut Kondition mit dem Aufschlag aus den Basispreis gebildet werden soll.

Ist diese Konfiguration aktiv, so wird der hinterlegte Einkaufspreis aus der Kondition ebenfalls mit dem aktuellen Aufschlag lt. Basis-EK kalkuliert.

Beispiel Lieferantenkondition

Der EK-Preis für den Artikel _9011590 ist laut Lieferantenkondition 21,00 €, so wird dieser laut den Kalkulationsdefinitionen des Moduls ‚Aufschlag auf Basis-EK‘ wie ein Basis-EK behandelt und entsprechend kalkuliert.

Lieferantenkondition:

Auswirkung der Lieferantenkondition im Vorgang:

Wichtig: Ist eine Lieferantenkondition vorhanden, so übersteuert diese den BasisEK am Artikel.

Beispiel Sonderkonditionen

Es besteht die Möglichkeit eine Aufschlagskalkulation auf den Basis-Ek oder den klassischen EK-Aufschlag zu wählen.

Ist der Basis-EK aktiv, so kann dieser als Kalkulationsbasis hinterlegt werden.

Im Vorgang wird der kalkulierte Kunden-VK entsprechend abgebildet:

Bei der Ermittlung Kundensonderkonditionen ist die Einstellung lt Konfiguration 98 ‚Bestpreisfindung‘ zu beachten.

administration:archivierung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Archivierung von Dokumenten

Concept Office unterstützt die Dokumenten-Management-Systeme (DMS) ELO Archiv, DocuWare, Windream und Concept DMS by Starke.

Für diese DMS wird die automatische Archivierung durch zusätzliche Übergabe der Verschlagwortungs-Informationen unterstützt.

Der Export von Concept Office-Dokumenten in andere DMS ist ebenfalls möglich. Aber die Verschlagwortung muss dann manuell erfolgen.

Im Druck-Manager kann für jede Dokumentenart, die archiviert werden soll, das Übergabeverzeichnis für die Dokumente und die Steuerdatei eingestellt werden.

DMS Integration

Für Concept DMS by Starke bieten wir eine Erweiterung an, die DMS Integration. Damit ist es möglich, Fremddokumente wie z.B. PDF-Dokumente und auch Emails aus Outlook im Firmen- oder Vorgangskontext von Concept Office zu archivieren. Dabei werden die Verschlagwortungsinformationen aus Concept Office hinzugefügt und angezeigt. Der Benutzer hat dann die Möglichkeit, diese Informationen vor der Übergabe an das Archivsystem zu ergänzen oder abzuändern. Außerdem kann über die DMS Integration aus Concept Office heraus direkt auf die archivierten Dokumente zugegriffen werden.

Übergabe der Verschlagwortungs-Informationen

Für aktuelle Archivierungs-Schnittstellen wie Concept DMS by Starke und Docuware-Anbindung findet die Übergabe der Index-Informationen anhand einer Datenbanktabelle statt.

Archivierbare Dokumentenarten

Folgende Dokumentenarten werden archiviert:

Modul Bestellungen: Bestellung, BestellStorno
Modul Service-Aufträge: Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Gutschrift, Rücknahmeschein, Lieferschein, Packzettel, Rechnung
Modul Vorgänge: Angebot, Auftragsbestätigung, Gutschrift, Lieferschein, Packzettel, Rechnung
Modul Vertragsabrechnung: Vertragsrechnung, Vertragsgutschrift

Um nur die Anhänge aus einer E-Mail an das gewünschte Modul zu hängen, muss beim Anwenden der DMS-Funktion keine Umschalttaste gedrückt gehalten werden.

Archivieren in Concept Mobile

Für die Archivierung von Dokumenten die via Concept Mobile erzeugt werden (Reparaturaufträge), sind keine gesonderten Einstellungen zu beachten. Es werden die Einstellungen des Druck-Manager berücksichtigt.

Bis Version CO 6.0.1811

Für die Archivierung von automatisch generierten Reparaturaufträgen sind Archivdrucker und Ausgabepfad in der Steuerdatei web.config einzutragen:

<configuration> 
  ... 
  <appSettings> 
    <add key="ArchivDrucker" value="$ArchivierungDocuware" /> 
    <add key="ArchivPath" value="C:\Tmp" /> 
    ... 
  </appSettings> 
</configuration>

Nachträgliches Archivieren

Es besteht die Möglichkeit nachträglich Dokumente aus Concept Office an das Archivsystem zu übergeben. Dazu wird im Modul Formulardruck, Registerkarte Druckwiederholung Die Einstellung Datenexport verwendet: Selektieren Sie die gewünschten Dokumente anhand der verfügbaren Auswahlkriterien. Stellen Sie anschliessend den zum Archivsystem passenden Exportdrucker ein. Klicken Sie abschliessend auf den Drucken-Button in der Funktionsleiste.

Hinweise

Dieses Modul ist mit der Lizenz Archivierung verfügbar.

Windream Archivierung

Die Verzeichnisse für Indexdateien und zu archivierende Dokumente sollten schon bei der Installation von Windream auf den Pfad verweisen, der als Exportpfad im Druck-Manager eingestellt ist. Ist dieser Pfad ein Netzwerkpfad, dann muss dieser laut Herstellerangaben als Laufwerk gemappt sein.

Windream 2017 Archivierung

Voraussetzungen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Windream 2017 verfügbar.

Windream 2017.ini

Zuordnung der Feldnamen von CO zu Windream Über die Konfigurationsdatei Windream2017.ini erfolgt das Mapping der CO-Feldnamen auf die Windream-Feldnamen.

Aufbau der Konfigurationsdatei

[Kopfdaten]
<Infotyp>=<Feldname>
;<Position>
;<optional Wert>
Version=Version 1.2
ZielOrdnerPraefix=\Innendienst
DokumentTyp=ObjectTypeName
Steuerdatei=URL
Dokumentdatei=BinaryFile
[Formularzuordnung]
;<CO-Dokumenttyp>=<Dokumentname Windream>
Angebote=Angebote-Ausgang-CR
Auftragsbestaetigungen=Auftragsbestätigungen-Ausgang-CR
Lieferscheine=Lieferscheine-Ausgang-CR
Rechnungen=Rechnungen-Ausgang-CR
Gutschriften=Gutschriften-Ausgang-CR
Bestellungen=Bestellungen-Ausgang-CR
BestellungsStorno=BestellungsStorno-Ausgang-CR
Packzettel=Kommissionierscheine-Ausgang-CR
VertragsRechnungen=VertragsRechnungen-Ausgang-CR
VertragsGutschriften=VertragsGutschriften-Ausgang-CR
Reparaturauftraege=Reparaturaufträge-Ausgang-CR
Lieferavisierungen=Lieferavisierungen-Ausgang-CR
Ruecknahmescheine=Ruecknahmescheine-Ausgang-CR
;Konfiguration der Indexfelder
;hier fortlaufend alle gewünschten Indexfelder für den jeweiligen Dokumenttyp aufführen
;<LfdNr>=<CO-Feldname>
;<Windream-Index>
;Unterknoten aktiv
;1=Unterknoten aktiv: 0=Unterknoten nicht aktiv: wenn aktiv, dann wird der Wert als Unterknoten geliefert
[Angebote]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Auftragsbestaetigungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Rechnungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Gutschriften]
1=Kundennummer;Kundennummer;0

3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Bestellungen]
1=Lieferantennummer;Lieferantennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
5=Kundennummer;Kundennummer;0
[BestellungsStorno]
1=Lieferantennummer;Lieferantennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
5=Kundennummer;Kundennummer;0
[Packzettel]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Lieferscheine]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Lieferavisierungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Reparaturauftraege]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Auftragsnummer;0

4=Belegdatum;Datum;0
;5=Maschinenbezeichnung;Modell;0
5=Maschinennummer;Maschinennummer;0
6=Stellplatzinfo;Stellplatz;0
7=Lieferungname;Kunde;0
8=Bemerkung;Bemerkung;0
;10=Artikelnummer;Artikelnummer;0
[Ruecknahmescheine]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[VertragsRechnungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vertragsnummer;Vertragsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[VertragsGutschriften]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vertragsnummer;Vertragsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0

Alternativ kann für jeden Dokumententyp eine abweichender Dokumentenordner hintelegt werden.

Orginalzeile:        <CO-Dokumenttyp>=<Dokumentname Windream>
abweichender Ordner: <CO-Dokumenttyp>=<Dokumentname Windream>;<abweichender Dokumentenordner>

Bsp.: Lieferschein=Lieferscheine-Ausgang-CR;Lieferscheinausgangsordner

Die Datei Windream2017.ini muss im Sysdata Ordner hinterlegt werden.

Ausgabe der Daten zur Archivierung

Die zu archivierenden Formulare müssen in der Drucksteuerung zusätzlich eingetragen werden. Die Archivierung erfolgt mit dem Drucker $ArchivierungWindream2017. Ausgegeben werden für jedes Dokument je eine Xml-Datei (Der Aufbau dieser wird in der Windream2017.ini festgelegt.) und das Dokument als PDF-Datei. Die Ausgabe erfolgt in das gleiche Verzeichnis, welches im Druckmanager als Exportverzeichnis hinterlegt ist.

Archivierung, Druck-Manager

allgemein:cokundentool

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-05T10:06:50+00:00

COKundentool

Allgemeine Einstellungen

Es werden nur Kundensonderpreise für die Kunden ausgegeben, welche im Modul „Firmen“ unter „Kundendaten“ in der Rubrik „Allgemein“ eine „Internetshop-ID:“ haben. Die Internetshop-ID kann mit der Firmennummer identisch sein.

Die Ausgabe der Kundensonderkonditionen erfolgt über das Modul „COKundentools.exe“. Dieses befindet sich im Programmpfad unter …\Programme\Software-Concept\Conceptoffice\sc.CO.Kundentools.exe oder unter C:\Users\Windows-Benutzername\Appdata\Local\ConceptOffice\sc.CO.Kundentools.exe . Aus diesem Verzeichnis, eine Verknüpfung auf den Desktop anlegen. Anschließend auf dem Desktop mit der rechten Maustaste die Eigenschaften der Verknüpfung aufrufen und unter Ziel, den vorhandenen Eintrag ergänzen um „ PrivatePilot“.

Wird dies nicht vorgenommen, so muss beim Start des „COKundentools“ die Eingabe „PrivatePilot“ manuell eingetragen werden.

Für die Ausgabe der Kundensonderkonditionen muss in der Datei „COKundentools.ini“ ein Eintrag mit dem Ausgabepfad angelegt werden. Die Datei „COKundentools.ini“ ist im Pfad ..\Sysdata

Wird das Programm über die Verknüpfung das erste Mal gestartet und der Eintrag wird in der COKundentools.ini nicht gefunden, dann wird der Eintrag automatisch angelegt und der Ausgabe-Pfad kann anschließend eingetragen, bzw. geändert werden.

Ausgabe der Kundensonderpreise

Der Aufruf des Moduls zur Ausgabe der Kundensonderpreise erfolgt über die angelegte Verknüpfung.

Einstellungen

Als Mandant wird der aktuelle Mandant aus Concept Office voreingestellt.

Unter „Kundennr:“ kann ein Kunde ausgewählt werden, so dass nur für diesen Kunden die Kundensonderpreise ausgelesen werden.

Erfolgt keine Auswahl (Kundennr:=0), so werden die Kundensonderpreise zu allen Kunden mit einer Internetshop-ID ausgelesen. Die Internetshop-ID wird im Modul „Firmen“, in der Registerkarte „Kundendaten“, unter „Allgemein“, im Feld „Internetshop-ID“, hinterlegt.
Für jeden Kunden wird eine eigene Datei mit Kundennummer und Name angelegt.

Unter „Ausgabepfad:“ wird der Pfad eingestellt, bzw. aus der COKundentool.ini übernommen, in welchen die Datei(en) abgelegt werden. Von dort aus können die Dateien in den Webshop übertragen werden.

Optionen für die Ausgabe der Daten

Kundenartikelpreise ausgeben: es werden nur Kundensonderpreise zu dem ausgewählten Kunden ausgegeben. Dies betrifft alle Kundenartikel und Kundenwarengruppenpreise.
Kundengruppenartikelpreise ausgeben: es werden Sonderpreise der Kundengruppe ausgegeben. Dies betrifft alle Kundengruppenartikel und Kundengruppenwarengruppenpreise.
nur Artikel mit Exportkennzeichen berücksichtigen: selektiert alle Artikel, bei denen „Artikel exportieren“ im Artikelstamm aktiviert ist.
Preise für Bereiche ausgeben: wählt Sonderpreise für einen Bereich aus, z.B. Artikelnummer = „Lei*“ (für alle Artikel, welche mit Lei beginnen), oder Artikelnummer = „*“ (für alle Artikel), oder Warengruppe = „*“ (für alle Warengruppen).
nur Kundenartikel-Nettopreise (ohne Warengruppenpreise): hier werden, nur Artikel-Sonderkonditionen mit absoluten Beträgen, aber keine Warengruppenpreise und keine Bereichspreise ausgewählt.
Bei Rabattregelung Rabatte ausgeben: hier werden Sonderkonditionen mit Rabatten ausgegeben.
Datei mit Staffelmenge ausgeben: sind Staffelpreise angegeben, so werden diese mit ausgegeben, sonst nur die kleinste Staffelmenge (0, oder 1)
Artikel als Kernsortiment ausgeben: Artikel werden mit dem Kennzeichen Kernsortiment ausgegeben
Aktionspreise ignorieren: sind Aktionspreise vorhanden, werden diese ignoriert
Nullpreise explizit ausgeben: wird der Haken gesetzt werden Artikel mit Nullpreise mit ausgegeben, andernfalls werden diese ignoriert
Nur Preise aus dem Preiskatalog: die Ausgabe der Preise einzelner Preiskataloge
Preiskatalogname in Ausgabedateiname aufnehmen: hier wird der Name des gewählten Preiskataloges mit in den Dateinamen der ausgegebenen Datei übernommen
Webkatalogname in Ausgabedateiname aufnehmen: hier wird der Name des gewählten Webkataloges mit in den Dateinamen der ausgegebenen Datei übernommen
Für Artikel, die keinen gültige Sonderkondition haben, den Listenpreis ausgeben: Ist dieser Haken gesetzt wird für Artikel, die keinen gültigen Preis im gewählten Katalog haben, der Listenpreis übernommen.
Kundennr. anstelle von Kurzname in Dateiname: Wird bei der Ausgabe im Dateinamen die Kundennummer anstelle des Kunden-Kurznamen verwendet.
Zusätzlich alle Kundenartikel ausgeben
PBS-Deutschland: Anbindung des PBS-Deutschland-Webshop

Führende Artikelnummer

Auswahl, ob für den Webshop die eigene Artikelnummer aus Concept Office übergeben wird.
Die Artikelnummer aus einem Katalogeintrag, im Modul Artikel, unter „Katalog“
Alternativ kann der Artikel auch mit beiden Nummern übergeben werden
nach GTIN (wenn keine GTIN vorhanden ist, wird der Artikel ignoriert)

Ist die Parameterauswahl abgeschlossen, dann werden die Kundensonderpreise über den Button „Start“, in das Zielverzeichnis ausgegeben. Für jeden Kunden wird eine eigene Datei erzeugt. Zur Überprüfung kann das Protokoll eingesehen werden, in dem die ausgegebenen Dateien gelistet sind und auch Fehler vermerkt werden.

Will man den Prozess automatisieren, kann man als 2. Parameter am Kundentool eine 0 mitgeben und kann das Kundentool in den Windows-Taskplaner einbinden.

Beim Kundentool zur Preislistenausgabe PrivatePilot können jetzt Sets von Einstellungen als Schema gespeichert, geladen und gelöscht, sowie automatisch ausgeführt werden. Mögliche Aufrufparameter des Kundentools:

```
Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot
```
- Maske wird angezeigt
```
Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot <Kundennummer>
```
- Automatische Verarbeitung mit Standardschema für den angegebenen Kunden

Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot <Kundennummer> <Schemaname>

Anstelle einer speziellen Kundennummer kann auch * angegeben werden. Damit werden die Dateien für alle Kunden ausgegeben.

COKundentool,, Webshop

allgemein:customer_buttons

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-26T14:25:16+00:00

Customer Buttons - Individuelle Buttonliste

Diese Funktion ist mit der Lizenz Admin-Modul verfügbar.

Neben der ‚Internen Hilfe‘ ist es nun möglich, eine individuelle Buttonliste zu konfigurieren.

Die gewünschten Einstellungen sowie die relevanten Dateien müssen im Unterordner ‚CustomButtons‘ des Documents-Ordners hinterlegt werden. Wie auch bei der internen Hilfe kann hier nochmals nach Mandanten getrennt werden, indem speziell für einen Mandanten gedachte Einstellungen und Dateien in einem Unterordner mit der Mandantennummer als Bezeichnung gespeichert werden.

Die Buttons werden in der Datei CustomButtonMappings.ini konfiguriert.

Für jedes Modul, bei dem eine Reihe von Buttons verfügbar sein soll, muss ein Abschnitt innerhalb der Datei angelegt werden, dessen Überschrift das Kürzel des Moduls bildet.

Die Buttons werden pro Modul durchnummeriert und mit Titel, Link und Icon-Link nach folgendem Schema definiert:

< Nr > = < Titel > | < Link > | < Icon-Verweis >

Der Link kann sowohl ein Verweis auf eine Datei als auch ein Link einer Website sein. Außerdem kann er Platzhalter enthalten, die beim Aufruf des Buttons ausgetauscht werden würden. Ein Icon muss nicht zwangsläufig angegeben werden.

Ein Teil dieser Konfigurations-Datei könnte folgendermaßen aussehen:

[FA]
1= Preise | "C:\VBNetApps\CO70Release\_BuildOutput\bin\release\Sc.Co.KundenTools.exe" PrivatePilot 15208 | EuroGrau32.png

[MA]
1=Maschinen-Beschreibung | Maschinen\Beschreibungen\#SE#.pdf
2=Konica-Support | https://konica.de/support | support.jpg

[MM]
1=Fleet Management System | https://fleet-management.de

Per Customer Buttons Recherchen ausführen

Es gibt außerdem die Möglichkeit, zu exportierende Recherchen und Recherchenketten via Custom Button auszuführen. Dazu ist es notwendig, dass in der Recherche die Zieldatei und das Excel-Blatt definiert sind.

Beispiel in CustomButtonMappings.ini:

[FA]
1=Recherche-Test | Recherche: 500024; $Kontaktnummer = #KU#

Besonderheit Modul Disposition 2.0

Bei den Tools der individuellen Buttonliste kann der Link im Modul ‚Dispo 2.0‘ den Platzhalter '#AktivitaetenNummern#' enthalten. Dieser Platzhalter wird durch eine mit Komma getrennte Liste der Aktivitätennummern der ausgewählten Aktivitäten ersetzt.

allgemein:dsgvo-datenschutzgrundverordnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-07-01T13:15:39+00:00

DSGVO Datenschutzgrundverordnung

Anpassungen in Concept Office

Ab 25. Mai 2018 gilt die neue EU Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). In Concept Office sind dazu erweiterte Funktionen implementiert, um den Händler datenschutzkonform agieren zu lassen.

Firmen Stammdaten

An jedem Firmendatensatz kann der Status der AVV eingestellt und fortlaufend eingesehen werden.

Einstellungen zur Herkunft

Es kann hinterlegt werden, welcher Herkunft die entsprechenden Datensätze sind. Diese Funktion ist am Kontakt, sowie am Ansprechpartner einstellbar. Mittels Zuweisen einer Aktion kann eindeutig nachvollzogen werden, wo der Datensatz herkommt.

Kontakt

Ansprechpartner

Modulfunktion Kontaktdatenauskunft

Für die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) kann mit der Modulfunktion eine E-Mail erzeugt werden, welche die Kontaktinformationen als Dateianhang enthält. Diese können auch direkt ausgedruckt werden. Mittels Vorschau kann das Dokument geprüft werden

Der Vereinbarungsinhalt ist in Textbausteinen hinterlegt. Diese sind im Einzelnen:

bwMailTextDSGVOAP
bwMailTextDSGVOKunde
bwMailBetreffDSGVOAP
bwMailBetreffDSGVOKunde

und können bei Bedarf angepasst werden.

Anhang zur Email der Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV)

Diese Modulfunktion ist in gleicher Funktionsweise auch am Ansprechpartner verfügbar.

Neuerungen beim Löschen von Kontakten

Beim Löschen von Kontakten wird der Kontakt als gelöscht gekennzeichnet. Namen, Anschriften und Ansprechpartner werden gelöscht. Vorgänge, Umsätze und Druckdokumente bleiben erhalten, sind aber nur durch gezielte Abfrage sichtbar.

Kontakte, Firmen, Ansprechpartner

Anonymisierung

Bei Ansprechpartnern und Kontakten (Firmen) gibt es die Modulfunktion Ansprechpartner oder Kontaktdaten anonymisieren.

Im Rahmen der Anonymisierung personenbezogener Daten bei Ansprechpartnern und Kontakten (Firmen) in den Übersichten der Ansprechpartner und der Kontakte wurden zwei Spalten (Anonymisierung-Info und Anonymisiert am) hinzugefügt.

Es kann nun ein Grund für die Anonymisierung hinterlegt werden (Anonymisierung-Info).
Zusätzlich wird automatisch das Datum der Anonymisierung gespeichert (Anonymisiert am).
Eine Captcha-Sicherheitsabfrage zum Anonymisieren von Ansprechpartnern wurde hinzugefügt.

allgemein:outlooksynchronisation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Synchronisation mit Microsoft Outlook

Es existieren verschiedene Möglichkeiten Daten mit Microsoft Outlook auszutauschen. Diese werden zentral über eine Synchronisationsschnittstelle abgewickelt. Der Aufruf der Outlocksynchronisation erfolgt in den Optionen unter der Reiterkarte Office.

Voraussetzungen

Es wird ein installiertes Microsoft Outlook ab Version 2007 vorausgesetzt. Das Produkt muss auf dem selben System installiert sein auf dem auch Concept Office installiert ist. Der Zugriff auf ein lokales Microsoft Outlook von einer Terminalserver-Sitzung mit Concept Office ist nicht möglich.

Konfigurieren der Synchronisation

Die Konfiguration erfolgt beim erstmaligen Synchronisieren und kann jederzeit in den Nutzereinstellungen überarbeitet werden.

Allgemeine Einstellungen

Das Synchronisationsintervall gibt den Minutenabstand zwischen 2 Synchronisationsvorgängen an. Die Einstellung 0 deaktiviert die automatische Synchronisation.

Als Synchronisations-Mandant muss ein führender Mandant ausgewählt werden, da MS Outlook keine Mandanten widerspiegelt.

Weitere Einstellungen

Die Einstellungen der jeweiligen Synchronisationsart werden im Kontext der Funktionsbeschreibung dokumentiert.

Synchronisieren

Während die Synchronisation läuft, wird in der Statuszeile ein entsprechendes Symbol eingeblendet:

automatisch

Wird ein Synchronisationsintervall >0 eingestellt, startet Concept Office zyklisch und automatisch die Synchronisation.

manuell

Die Synchronisation kann auch manuell durchgeführt werden, durch Klicken Outlock synchronisieren unter der Reiterkarte Office.

Einige Synchronisationsfunktionen sind nur bei manueller Ausführung möglich. Diese werden in der Funktionsbeschreibung gesondert vermerkt.

Arten der Synchronisation

Es wird zwischen verschiedenen Arten von Synchronisationen unterschieden:

Sonstiges

Dieses Modul ist mit der Lizenz Vertriebsunterstützung 1 verfügbar.

Warnmeldung von Microsoft Outlook

Möglicherweise erscheint beim Start der Synchronisation folgende Warnmeldung:

Sie können diese Meldung bei jedem Aufruf manuell beantworten - dies ist für eine automatische Synchronisation aber nicht praktikabel. Stattdessen empfehlen wird in dem Fall die Einstellung abzuschalten.

allgemein, Outlookanbindung, Outlook, Synchronisation

allgemein:reminder

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Reminder

Die Funktion „Reminder“ dient dem Benutzer von Concept Office dazu, sich selbst an Termine und Aufgaben zu erinnern und auf an ihn delegierte Termine und Aufgaben hinzuweisen. Ab Version 6.0 ist der Reminder kein eigenes Programm mehr, sondern in Concept Office integriert. Das heißt, er funktioniert auch nur wenn Concept Office läuft, aber auch dann, wenn es minimiert

Die Funktion „Reminder“ zeigt folgendes an:

Aktivitäten, bei denen eine Erinnerung eingestellt wurde.
Aktivitäten, die man zugewiesen (delegiert) bekommen hat.
Rückmeldungen von Aktivitäten, die man anderen Nutzern zugewiesen hat.

In den Benutzereinstellungen kann jeder Anwender dieser Funktionen eine eigene Farbe zuweisen. So das man bereits an der Farbe des kleinen Fensters erkennt, um was es sich handelt. Zudem kann die Verweildauer des Erinnerungsfensters eingestellt werden.

Soll die Erinnerung automatisch mit einem Vorlauf versehen werden, so kann das ebenfalls in den Benutzereinstellungen hinterlegt werden.

Öffnet sich das Fenster, bekommt es keinen Fokus. Der Nutzer kann einfach weiterarbeiten. Nach Start von Concept Office erscheint eine Erinnerung mit einer Zusammenfassung aller Aufgaben und Termine des Tages.

Mit Klick auf das kleine Kreuz oben rechts schließt das Erinnerungsfenster. Auf die Pinnadel daneben klickt man, wenn sich das Fenster nicht nach der eingestellten Verweildauer automatisch schließen soll. Links unten findet der Nutzer Icons je nach Verknüpfung der Aktivität mit anderen Daten:

Sprung in die Aktivität
Sprung in die verknüpfte Firma
Sprung in den verknüpften Ansprechpartner
Sprung in den verknüpften Vorgang
„Nicht mehr Erinnern“ aktivieren
Neue Erinnerung eintragen

Bekommt man einen Termin delegiert, wird dies in einer anderen Farbe (wenn entsprechend eingestellt) dargestellt. Zudem finden sich in dem Erinnerungsfenster Icons um den Termin zu bestätigen oder abzulehnen.

Wurde eine delegierte Aktivität bestätigt oder abgelehnt, kann man sich auch ein Fenster einblenden lassen. Dies wird so lande angezeigt, bis dieses mit einem Klick auf „Zur Kenntnis genommen“ oder durch den Klick auf das entsprechende Icon ausgeblendet wird.

Starten des Reminders

Über der Office-Schaltfläche kann der Reminder gestartet werden. Nach der Betätigung des Buttons Reminder starten werden alle Erinnerungen angezeigt.

ansprechpartner:wie_wird_ein_ansprechpartner_angelegt

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-21T07:25:32+00:00

Ansprechpartner anlegen

Ansprechpartner können auf 3 Wegen angelegt werden:

über das Modul Firmen / Anschriften
direkt über das Modul Ansprechpartner
bei Anlage von Aktivitäten

1. über das Modul Firmen oder über das Modul Anschriften

Dazu gibt es in den Modulfunktionen einen Button „Ansprechpartner anlegen“.

2. direkt über das Modul Ansprechpartner

Über die Schaltfläche „neu“ öffnet sich eine neue Eingabemaske, damit man den Ansprechpartner anlegen kann.

Als erstes wird über die Fernglassuche die entsprechende Firma ausgewählt, zu welcher der Ansprechpartner gehört.

Als nächstes wird die passende Anschrift gewählt. Dabei werden nur die Anschriften der bereits ausgewählten Firma angezeigt.

Anschließend sollten wenigstens Name und Vorname angegeben werden. Diese beiden sind Pflichtfelder. Alles andere kann eingegeben werden, muss aber nicht zwingend.

Die weiteren Reiter des Moduls Ansprechpartner kann man sich über das Modul Profildefinitionen eigenständig zusammenstellen.

Wenn alle Eingaben eingegeben und gespeichert wurden ist dies im Ansprechpartner hinterlegt und es können nun noch die passenden Verbindungen eingegeben werden.

3. bei Anlage von Aktivitäten

Bei Anlage von Aktivitäten kann jetzt auch ein neuer Ansprechpartner angelegt und mit der Aktivität verknüpft werden.

Hierfür gibt es im Modul Aktivitäten einen neuen Button Neuer AP. Über diesen kann in einer separaten Maske der neue Ansprechpartner angelegt werden.

Der Button ist erst nach Wahl der Firma sichtbar.

Alternativ ist dies auch über die Modulfunktion Aktivitäten anlegen bspw. aus dem Modul Firmen möglichen. Hierfür muss in der Eingabemaske Zuordnung der neue Haken Neuen Ansprechpartner anlegen gesetzt werden.

Weiteres

In diesem Modul ist die Möglichkeit gegeben Daten, wie Telefonliste, Geburtstage Ansprechpartner oder ein Adressetikett, bereits angelegte Ansprechpartnern zu drucken. Dabei ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Ansprechpartner

Steuert, welche Rechte der Benutzer Zum Ducken bestimmter Datensätze im Ansprechpartner-Modul hat.

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

artikel:artikelnummer

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-06-21T06:42:31+00:00

Artikelnummer

Die Artikelnummer ist das eindeutige Kennzeichen eines Artikels. Jede Artikelnummer kann innerhalb des Artikelstammes von Concept Office nur einmal vorkommen und darf maximal 30 Zeichen lang sein. Eine Artikelnummer kann aus Ziffern und Buchstaben gemischt zusammengesetzt sein.

Bitte verzichten Sie möglichst auf Sonderzeichen in der Artikelnummer, da diese erfahrungsgemäß zu Verarbeitungsproblemen in den verschiedensten Prozessen führen können (. , ; : - _ + * \ / Leerzeichen & = #)

Vordefinierte Artikelnummern

Einige Artikelnummern sind fest im Programm vorhanden und können nicht geändert/überschrieben werden.

A:Der Artikel A wird in der Vorgangsbearbeitung verwendet um einen Abschnitt zu kennzeichnen.
T: T steht in Vorgängen oder Bestellungen für eine Textposition
(alle): der Standardartikel

Artikelnummer ändern

Das Feld Artikelnummer ist normalerweise vor Veränderung geschützt und ausgegraut dargestellt. Ist es nötig die Nummer zu ändern, muss der betroffene Artikel zuerst im Modul Artikel geladen werden. Durch Aufruf der Menüfunktion Speicher unter wird das Feld Artikelnummer freigeschalten und der ausgewählte Artikel kann umbenannt werden.

Ein andere Möglichkeit ist es über der Modulfunktion Artikel umbenennen die Artikelnummer zu ändern. Bei Betätigung des Buttons Artikel umbenennen erscheint eine Maske mit dem gleichen Namen. Anschließend kann in der Maske die neue Artikelnummer des markierten/aufgerufenen Artikels eingetragen und durch Betätigung des Feldes Umbenennen die Artikelnummer verändert werden.

Bedenken Sie, dass die Artikelnummer in allen aktuellen und historischen Daten ihrer Warenwirtschaft geändert wird.

Artikelnummer automatisch (Bürobedarf)

Für die Anlage von Artikeln anhand vorhandener EDI-Artikel-Daten lassen sich Bildungsvorschriften definieren. Dies wird am Lieferanten hinterlegt.

Wird ein Lieferantenkürzel angegeben, wird dieses bei der Anlage vorangestellt.

Die im Screenshot hinterlegten Regeln würden aus der Bestellnummer 900/01 die Artikelnummer MF900-01 generieren.

Sonstiges

Konfiguration 6: Steuert die Groß-/Kleinschreibung der Artikelnummer

Um ein einheitliches Bild auf Kundendokumenten zu erzeugen, ist es möglich einzustellen, dass neu erfasste Artikelnummern automatisch in Großschreibung umgewandelt werden.

0 - Großschreibung
1 - Groß-/Kleinschreibung

Artikel, Artikelnummer

artikel:massenaenderung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-04T12:57:36+00:00

Artikelmodulfunktion Massenänderung

Im Modul Artikel kann in der Übersicht eine Massenänderung über die gleichnamige Modulfunktion durchgeführt werden. Es können Daten geändert, KiP-Preise für Lieferanten generiert sowie Druckhaken gesetzt werden.

Abschnitt Ändern

Folgende Stammdaten können geändert bzw. gesetzt werden:

Hauptlieferant (Wenn dieser gesetzt ist, kann wird der Haken Herstellerkürzel übernehmen aktiviert)
Kontierungsgruppe
Herstellerkürzel
Herstellerserie
Waren-, Warenunter- und Warenunteruntergruppe
Provisionsgruppe
auf alle Lieferanten anwenden
Lager-/Direktlieferung ab Menge

Für EDI können folgende Daten gesperrt werden:

EK-Mengeneinheitssperre
EK-Preiseinheitssperre
EK-Preissperre
VK-Preiseinheitssperre
VK-Preissperre
Bezeichnungssperre

Diese Daten werden betreffend der gewählten Sperre nicht durch eine Aktualisierung durch EDI geändert.

Abschnitt KiP generieren

In diesem Abschnitt können KiP-Preise für Lieferanten generiert werden. Es kann festgelegt werden, ab wann und bis wann diese gültig sind sowie der zugehörige Rabatt gesetzt werden.

Abschnitt Druckhaken setzen

Hier können Druck-Einstellungen für Lang- und Variantentexte getroffen werden. Es kann festgelegt werden auf welche Dokumentensart die Texte zu drucken sind und bei welchen diese nicht erscheinen sollen.

Abschnitt Massenverarbeitung für Artikelzuordnung

Wird einem Artikel ein anderer Artikel zugeordnet, oder an einer bestehenden Zuordnung eine Änderung durchgeführt (Material, Zubehör, Erstausstattung) und dieser Artikel gehört zu einer Herstellerserie, erfolgt eine Abfrage, ob diese Aktion für alle Artikel dieser Herstellerserie erfolgen soll. Ausgewertet wird hierbei das Feld Herstellerserie am Artikel.

artikel:vereinzelung_von_artikeln_am_lager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-28T13:22:52+00:00

Vereinzelung von Artikeln am Lager

Es soll möglich sein, für angegebene Läger (z.B. Ausstellung) die Lagerbestände anhand von vereinzelten Artikeln zu untersetzen. Damit wird für die angegebene Menge am Lager eine entsprechend Anzahl von Ident-Artikeln in CO verwaltet. Jeder Ident-Artikel trägt eine eindeutige Nummer (Ident-Nr.). Diese erlaubt es, zugeordnete Informationen zu verwalten. Das können Daten sein bezogen auf den Einkauf, die Konfiguration, den Verkauf des entsprechenden Ident-Artikels.

Heute verwaltet CO bereits seriennummerngeführte Artikel (z.B. Drucker), die per Definition Ident-Artikel sind. Bei der lagerbezogenen Vereinzelung wird der Standard- oder Sammelartikel nur für entsprechend gekennzeichnete Läger zum Ident-Artikel. Die Buchung auf bzw. von den Lägern ist nur mit Angabe konkreter Ident-Nummer(n) möglich. Anmerkung: Ggf. wird der Begriff „Maschine“ bzw. „Maschinennummer“ noch verwendet. Das ist gleichzusetzen mit der Ident-Nummer.

Konfiguration

Um die Funktionalität nutzen zu können, muss die Konfiguration 418 „Vereinzelung von Standardartikeln möglich“ aktiviert werden.

Konfiguration 418: Vereinzelung von Standardartikeln möglich

Steuert, ob Standardartikel an entsprechenden Lägern vereinzelt werden sollen

0 - Nein
1 - Ja

Modul Läger

Die betroffenen Läger sind zu kennzeichnen, wenn dort die Ware zu vereinzeln ist. Dazu ist das Kennzeichen „Artikel an diesen Lager vereinzeln“ zu setzen.

Wenn das Lager nicht aktiv ist, wird dieses Lager auch nicht in den neuen Vorgängen und auch nicht am Artikel angezeigt. Wenn das Lager nicht aktiv ist, dann kann man keine Manipulationen, wie z.B. Bestand auf 0 setzen, mit dem Lager durchführen. Um Artikel aus dem Lager zu löschen, muss man den Bestand auf 0 setzen, wenn das Lager aktiv ist. In der Warenbuchung wird das Lager auch nicht zur Auswahl angezeigt, d.h. z.B. Umbuchungen sind auch bei inaktiven Lagern nicht möglich.

Zubuchen von Ware ohne Bestellung

Die Buchung erfolgt im Modul „Warenbewegungen“, Karteikarte „Artikel“.

Erfolgt die Buchung für ein Vereinzelungslager und wird der „Buchen“-Knopf betätigt, fragt CO die Ident-Informationen für die angegeben Menge ab.

Wird auf einen Auftrag (Spalte „Auftrag“) referenziert, so lädt CO aus der Auftragsposition die Daten für Grundartikel-Nummer, Endartikelnummer, Langtext, Positionstext, Variantentext, Variantencode. Damit lassen sich OFML-Daten referenzieren. Nach dem Buchen wird für die gebuchte Menge die entsprechende Anzahl an Ident-Artikeln erzeugt.

Zubuchen mit Bestellung

Wird in CO eine Bestellung für ein Lager mit dem Vereinzelungskennzeichen ausgelöst, fordert CO beim Buchen der Bestellung zur Eingabe der Ident-Informationen auf. (s. Zubuchen ohne Bestellung) Dabei ist es kein Unterschied, ob die Bestellung einzeln oder komplett zugebucht wird und ob die Bestellung aus dem Vorgang heraus erzeugt wurde oder nicht. OFML-Zusatzinformationen (Langtext, Variantentext etc.) werden in diesem Fall aus der zugrundeliegenden Bestellung in die Ident-Artikel eingesetzt.

Abbuchen von Ware

Wenn innerhalb eines Vorgangs Ware von einem Vereinzelungslager zu liefern ist, fordert CO bei der Eingabe der zu liefernden Menge dazu auf, eine konkrete Ident-Nr. auszuwählen. Weitere Informationen sind hier zu finden.

Umbuchen von Ware

Beim Umbuchen von Ware auf ein Vereinzelungslager werden Sie aufgefordert, die notwendigen Ident-Nummern einzugeben.

Modul Ident-Artikel

Dieses Modul wird unter Aktuell angezeigt. Hier werden die vereinzelten Artikel verwaltet.

Laeger, Artikel

co_portal:passwortvergabe

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-05T08:24:14+00:00

CO Portal: Manuelles Freischalten und Passwortvergabe

Bekommt ein Kunde eine Mail mit Zählerstandsanforderung, dann ist dieser Kunde (Ansprechpartner des Kunden) automatisch für das Portal freigeschalten. In der Mail ist auch ein vorläufiges Passwort verschlüsselt.

Ein Kunde hat aber auch die Möglichkeit sich ein Passwort zu vergeben. Sobald er dies getan hat, kommt in der Anforderungsmail das Login nicht mehr mit.

Manuelle Freigabe und Passwortvergabe

Wird ein Ansprechpartner nicht automatisiert durch eine Zählertstandsanforderung freigeschaltet, kann der Händler dies manuell im Modul Ansprechpartner tun. Dazu wird das Feld Portallogin mit der Email gefüllt und ein Haken bei Portalzugeang gesetzt. Ein Passwort kann vergeben werden. Der Kunde kann sich dies jedoch auch beim ersten Einloggen selbst vergeben.

Portalmail zur Passwortvergabe versenden

Per Modulfunktion - ‚Portalmail senden‘ am Ansprechpartner

Über diese Funktion können Sie einem aktivierten Portalnutzer einen Link zur Passwortvergabe senden.
Der Link wird über die E-Maileinstellung vom Flex Kundenportal versendet, es werden die neuen Textbausteine bwMailTextPortalAktivMail und bwMailBetreffPortalAktivMail als E-Mailtext/Betreff verwendet.

In Standardwerten kann ein Wert für ‚Aktivitätenart beim Verschicken einer Portalmail‘ eingestellt werden - ist hier eine Aktivitätenart hinterlegt, wird beim Versenden jeder Portalmail eine erledigte Aktivität angelegt. Diese enthält den Ansprechpartner mit zugehöriger Firma und die Bezeichnung ‚Portalmail versendet.‘. Als Mitarbeiter wird der Mitarbeiter eingesetzt, welcher die Portalmail ausgelöst hat.

Was darf der Kunde im Portal sehen?

Sie können bestimmen, welche Module Ihre Kunden in CO Portal sehen dürfen. Diese Freigabe können Sie in verschiedenen Stufen realisieren.

Am Mandanten können die Portaloptionen für alle Kunden voreingestellt werden. (Trotzdem braucht jeder einzelne Kunde die Freigabe zu Portalzugang wie oben beschrieben)
Die Modulfunktion Portaloptionen im Modul Firmen schaltet alle Ansprechpartner mit Zugang in den jeweiligen Portalmodulen frei
Die Modulfunktion Portaloptionen im Modul Ansprechpartner schaltet nur diesen Ansprechpartner in den jeweiligen Portalmodulen frei

Kunde gibt sich selbst ein Passwort und Passwortwiederherstellung

Haben Sie dem Kunden kein Passwort gegeben oder hat er es vergessen, kann er es sich selbst vergeben bzw. wiederherstellen. Voraussetzung ist aber, dass in Concept Office am Ansprechpartner ein Haken bei Portalzugang gesetzt ist und das Feld Portal-Login gefüllt ist.

Ihr Kunde kann sich ein Passwort vergeben in dem er das Portal aufruft und in der Anmeldemaske auf Neues Passwort vergeben klickt.

In der folgenden Ansicht kann er seine E-Mail eingeben. Diese muss mit der E-Mail übereinstimmen, die Sie in das Feld Portal-Login am Ansprechpartner in Concept Office eingetragen haben.

Nach Absenden erscheint ein entsprechender Hinweis und der Kunde erhält eine Mail mit einem Link und der Bitte diesem zur Passwortvergabe zu betätigen.

Nach doppelt eingegebenem Passwort kann sich der Kunde einloggen.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:vorbereitungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-11-27T13:25:55+00:00

CO Portal: Vorbereitung und Einstellungen

Die Systemvoraussetzungen für CO Portal finden Sie hier.

CO Portal ist nur in Verbindung mit Concept Office nutzbar.

Mandanteneinstellungen

Im Modul Mandanten im Tab Vorgabewerte TKD wird die URL zu CO Portal hinterlegt und es werden die mandantenweiten Rechte vergeben.

Im Bereich MPS Systeme wird die URL zum Portal angelegt. Diese wird zur Bildung des Zugangslinks in E-Mails verwendet. Die Felder Username und Passwort werden leer gelassen.

Rechte

Über die dahinter befindliche Schaltfläche Portaloptionen bearbeiten können die mandantenweiten Rechte vorbelegt werden, welche initial für alle Ansprechpartner gelten:

Folgende Module lassen sich freigeben:

Zähler (funktioniert nur in Zusammenhang mit Verträgen, an denen die Option „Meldung durch CO Portal“ hinterlegt ist)
Maschinen (alle Geräte des Kunden (Maschinen mit Seriennummer) unabhängig ob Vertragsgerät oder nicht)
Serviceaufträge (hier kann spezifiziert werden zwischen:
- keine
- nur offene
- alle)

Diese Rechte lassen sich an jeder Firma und an jedem Ansprechpartner überschreiben.

Mandantenkonfigurationen

Konfiguration 286: E-Mail für Störungsmeldungen

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die E-Mailadresse ein, an die Störungsmeldungen versendet werden sollen.

Konfiguration 287: E-Mail für Verbrauchmaterialanforderungen

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die E-Mailadresse ein, an die Verbrauchmaterialanforderungen versendet werden sollen.

Konfiguration 289: Link zur Startseite im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die Webseite an, die neben den einzelnen Modulbausteinen auf der Startseite erscheinen soll. CO Portal behandelt diese Seite als Inner Frame und zeigt dort beliebigen Inhalt an.

Konfiguration 290: Verweis auf Firmenlogo im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie den Bildnamen inkl. Pfad für das Logo im Kundenportal an. Am Besten wird dies in der CO Umgebung auf ihrem Server abgelegt. Es ist dann links im Portal ganz oben zu sehen.

Konfiguration 291: Ablauftage der initialen Zählerstandsabfrage

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die Zahl an, die angibt nach wie vielen Tagen der Link in der E-Mail (Zählerstandanforderung mit Direktzugriffslink) ungültig werden soll. Im Link gibt es zu diesem Zweck einen Timestamp. Auf dieser Webseite kann dieser zu Prüfungszwecken in ein Datum umgewandelt werden: coderstoolbox.net/unixtimestamp

Konfiguration 292: Link zum Impressum im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie den Link an, der angibt wo sich das Impressum befindet.Beachten Sie, dass das Impressum eine Pflichtangabe auf einer nicht privaten Webseite ist.

Konfiguration 293: Passwortanforderung ausblenden

0 - nein
1 - ja

Schaltet die Passwortwiederherstellung ab. Kunden können sich dann nur über den Link einer Zählerstandsanforderung anmelden und haben kein eigenes Login.

Konfiguration 333: Störungen melden über

Mit welchem Verfahren sollen Portalstörungsmeldungen übertragen werden.

0 - per Email
1 - Ticket anlegen

Wenn das Ticketmodul lizenziert ist, können Tickets direkt angelegt werden.

Konfiguration 352: Stellplatzänderung melden über

Mit welchem Verfahren sollen Stellplatzmeldungen übertragen werden.

0 - per Email ( Einstellung textuell Emailadresse eintragen)
1 - Ticket anlegen
2 - Stellplatz direkt ändern

Wenn das Ticketmodul lizenziert ist, können Tickets direkt angelegt werden.

Konfiguration 400: Soll bei MPS Maschinen der Button ‚Verbrauchmaterial bestellen‘ ausgeblendet werden.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 437: Übermittlung von Verbrauchsmaterialmeldungen aus dem Portal

0 – Per Mail
1 – Als Mps-Meldung speichern

Steuert, wie im Portal ausgelöste Verbrauchsmaterialmeldungen übermittelt werden sollen.

Konfiguration 496: Mailversand mit Absender aus E-Mail-Einstellungen

0 – Nein
1 – Ja

Erfolgt aus dem Portal ein Mailversand, wird nicht die Loginmail-Adresse des Kunden als Absender verwendet, sondern die Mailadresse, welche an den E-Mail-Einstellungen hinterlegt ist.

Konfiguration 497: Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht

kann gesteuert werden, ob bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial über das Concept Flex Kundenportal der aktuelle Zählerstand des Gerätes (Vertragsmaschinen) angegeben werden muss oder nicht, bzw. ob die Vertragsart das Verhalten bestimmt.

0 – keine Pflicht
1 – wird durch Vertragsart bestimmt
2 – ist Pflicht für alle Vertragsmaschinen

Soll laut Konfiguration die Vertragsart das Verhalten bestimmen, kann das über eine neue Eigenschaft (Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht), an der jeweiligen Vertragsart hinterlegt werden.

Konfiguration 504: Anzeige der Artikelbezeichnung im Kundenportal.

0 - Artikelbezeichnung
1 – Kurztext, wenn vorhanden

Steuert, ob bei der Artikelbezeichnungen im Portal der Kurztext (wenn vorhanden) oder die Bezeichnung angezeigt wird.

Konfiguration 511: Seitenname im Browser

Steuert den Browsertitel für das Kundenportal. Der hier hinterlegte Text wird als Name om Browser angezeit. Ist kein Text hinterlegt, wird Concept Flex angezeigt.

Konfiguration 514: Maximale Größe in MB für Uploads im CO Portal

Über die Einstellung textuell kann die Dateigröße für Uploads (z.B. Dokument an ein Ticket anhängen) beschränkt werden. Die maximale Größe muss im IIS angepasst werden.

Konfiguration 515: Link zu Danteschutzbestimmungen im Kundenportal

Bei Eingabe einer Url bitte das Protokoll (http:// oder https://) mit angeben.

Konfiguration 549: Ablauftage Portal-Link zur Passwortvergabe

Fehlt dieser Eintrag wird mit einem Standartwert von 1 Tag gearbeitet. (http:// oder https://) mit angeben.

Konfiguration 550: Tickets ohne Ticket-Id ausblenden.

0 – Nein
1 – Ja

Sollen im Modul Tickets (Störungen) nur Daten angezeigt werden, die eine Ticket-Id haben.

Konfiguration 575: Soll bei MPS-Maschinen die MPS-Info abgefragt werden.

0 – Nein
1 – Ja

Über die textuelle Einstellung können Stunden hinterlegt werden, ab wann die MPS Infos erneut abgefragt werden. ACHTUNG: Aus Performancegründen ist die Standardeinstellung = Nein. Wenn aktiviert, kann in den textuellen Einstellungen ein zeitlicher Wert in Stunden angegeben werden, zu dem die Informationen abgefragt werden sollen, falls die aktuellen Daten älter sind als die definierten Stunden. Ist kein textueller Wert bei aktivierter Konfiguration vorgegeben, so werden die Informationen beim Laden der Maschinendetails immer aktualisiert. Die Aktivierung der Konfiguration ist nicht unbedingt notwendig, wenn MPS-Infos per Automation zeitgesteuert sowieso aktualisiert werden und das dort verwendetet Intervall ausreichend ist.

Konfiguration 587: Suchfunktion für B2B Produktsucche.

0 – Volltextsucher inkl. Ähnlichkeitsfindung
1 – einfache Volltextsuche

Steuert, welche Suche für die B2B Produktsuche verwendet wird.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

concept_cash:abschluss

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-12-12T09:12:08+00:00

Kassenabschluss

Bei einem Kassiererwechsel oder am Ende des Tages kann es notwendig sein, einen Kassenabschluss durchzuführen. Concept Cash bietet Ihnen diese Möglichkeit.

Aufruf des Abschlusses

Der Kassenabschluss kann über das Hauptmenü oder das Symbol im Startfenster gestartet werden.

Sie können nun wählen zwischen Kassensturz oder Kassenabschluss.

Durchführung eines Kassenabschlusses

Ein Kassenabschluss dient dem Abgleich der in der Kassenschublade vorhandenen Bareinnahmen (Ist) mit dem in Concept Cash gebuchten Werten sowie dem Wechselgeld (Soll). Dabei wird vom Kassierer der Barbestand gezählt und sortiert nach Zahlungssorten und Stückelung in einem Dialogfenster eingetragen.

Stimmen die Zahlen nicht überein, wird der Kassierer darauf hingewiesen und kann die Zählung korrigieren.

Abschließend erfolgt ein Ausdruck mit den Eingaben auf dem Bondrucker. Dabei wird der Sortenbericht, die Einnahmen und der Abrechnungszeitraum ausgedruckt.

Nachträgliches Aufrufen von Kassenabschlüssen

Informationen zum Kassenabschluss werden dauerhaft gespeichert. In den Statistiken von Concept Office können die bisher gedruckten Abschlüsse noch einmal aufgerufen werden.

In der zentralen Ordnerstruktur wird außerdem für jeden Abschluss eine Textdatei erzeugt.

Kassensturz

Genau wie der Kassenabschluss dient der Kassensturz dem Abgleich der in der Kassenschublade vorhandenen Bareinnahmen (Ist) mit dem in Concept Cash gebuchten Werten und dem Wechselgeld (Soll).

Die Durchführung entspricht ebenfalls der des Kassenabschlusses.

Jedoch wird keine Abschlussnummer vergeben, der Wechselgeldbetrag wird nicht zurückgesetzt und es erfolgt keine dauerhafte Speicherung der Eingaben.

Der Kassensturz kann daher jederzeit während des Arbeitstages durchgeführt werden.

Sonstiges

Der Kassenabschluss sollte regelmäßig, vorzugsweise am Ende jedes Arbeitstages stattfinden.

Es können mehrere Kassenabschlüsse pro Tag gemacht werden.

Ein Kassenabschluss ist nur für Kassierer mit Administratorrechten gestattet.

Concept Cash, Kasse

concept_cash:bearbeitungsmodi

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-12-19T13:17:39+00:00

Bearbeitungsmodi bei der Bonerfassung

Als Standard verhält sich Concept Cash während der Positionerfassung stets so, dass nach erfolgter Artikeleingabe direkt die nächste Position eingegeben werden kann.

Über verschiedene Einstellungen, so genannte Modi, kann man das Verhalten verändern.

Allgemeine Hinweise

Die Modi werden in der Informationszeile angezeigt. Aktivierte Modi sind farbig unterlegt.

Durch Anklicken des Modusfelds oder drücken der zugehörige Tastenkombination lassen sich die Modi zu- oder abschalten. Für jeden Modul existiert auch eine Kassenfunktion zur Aktivierung/Deaktivierung.

Diese Zuschaltung gilt für genau eine Bearbeitung (Position). Ist eine Bonposition ausgewählt wenn ein Modi aktiviert wird, springt das Programm direkt in das zugeordnete Eingabefeld. Ist währenddessen keine Position ausgewählt, wird Concept Cash nach der Eingabe der nächsten Artikelnummer die Modi-Felder nacheinander anspringen.

Beispiel: Es ist keine Position ausgewählt und Sie aktivieren die Modi Mengenmodus und Preismodus.
Nun geben Sie die Artikelnummer ein. Concept Cash springt nun in das Feld Menge. Nach erfolgter Mengeneingabe springt der Fokus in das Feld Preis. Erst nach der Preiseingabe können Sie eine neue Position erfassen.
Die Modi sind nach der Eingabe wieder deaktiviert worden.

Die Bearbeitungsmodi können bei Stornopositionen, Gutscheinverkäufen, Textpositionen sowie Ausgaben nicht oder nur eingeschränkt verwendet werden.

Dauermodi

Einige Modi lassen sich dauerhaft über die Kassenoptionen zuschalten:

Mengenmodus
Preismodus
Verkäufermodus

Beschreibung der einzelnen Modi

Mengenmodus

Erlaubt die Eingabe der Positionsmenge.

Taste: F4

Die Mengenänderung erzwingt eine Preisermittlung für den Artikel. So werden eventuell vorhandene Staffelpreise berücksichtigt.

Eine Mengenänderung verwirft einen manuell eingegebenen Preis oder Rabatt.

Über die Optionen oder mit ALT+F3 kann der Modus auch dauerhaft zugeschaltet werden.

Preismodus

Erlaubt die Änderung des Artikelpreises.

Mit einem n vor dem Preis können Sie einen Nettopreis eingeben.

Taste: ALT+F5

Über die Optionen oder mit STRG+F7 kann der Modus auch dauerhaft zugeschaltet werden.

Für die Einzelpreiseingabe gelten sowohl die Angabe des maximalen Rabattes für den Kassierer als auch die Concept Office-Rechte, die die Rabattvergabe von Artikeln betreffen.

Rabattmodus

Erlaubt die Eingabe eines Rabattes. Der eingegebene Rabatt wird in der gleichnamigen Spalte angezeigt.

Es erscheint ein Dialogfester in dem Sie wählen können, einen prozentualen Rabatt, einen Wertrabatt oder einen neuen Preis zu vergeben.

Der maximale Rabattsatz den ein Kassierer vergeben kann, wird in den Kassierer-Stammdaten festgelegt. Die Kassiererwechsel-Schaltfläche ermöglicht es, einem Kassierer mit höherem Maximalrabatt eine Eingabe für diese Position vorzunehmen.

Taste: F6

Für die Rabattvergabe gelten sowohl die Angabe des maximalen Rabattes für den Kassierer als auch die Concept Office-Rechte, die die Rabattvergabe von Artikeln betreffen.

Verkäufermodus

Ermöglicht die explizite Zuordnung eines Verkäufers (Verkaufsteams) zur Position. Dieses wird für die Umsatzauswertung und Provisionsabrechnung genutzt.

Taste: F10

Über die Optionen oder mit ALT+F10 kann der Modus auch dauerhaft zugeschaltet werden.

Stornomodus

Der Modus ermöglicht das Stornieren auf Positionsebene sowie das Stornieren einer Zahlung beim Kassieren.

Taste: F7

Concept Cash, Kasse, Bonbearbeitung

concept_dms:administration

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:26+00:00

Administration der Integration von Concept DMS by Starke

Voraussetzungen

Eine lokale Installation der DMS-Applikation ist nicht notwendig. In diesem Fall ist sicherzustellen, dass das Anzeigeprogramm DMSViewerLoader.exe über eine gemappte Netzwerkresource auf dem Archiv-Server zugreifen kann. Alternativ dazu ist eine lokale Installation der DMS-Applikation möglich.

Die Einrichtung muss in der Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini (Speicherort Sysdata-Pfad) hinterlegt sein.

Dieses Modul ist mit der Lizenz Archivierung verfügbar.

Konfiguration

Die Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini steuert, ob die Integration von Concept DMS by Starke aktiv ist oder nicht. Ist die Konfigurationsdatei im Sysdata-Pfad von Concept Office vorhanden, wird beim Anzeigen der jeweiligen Dokumente geprüft, ob sie über den Crystal-Report-Viewer von Concept Office oder über den DMS-Viewer angezeigt werden soll.

Damit das passende Concept Office-Dokument im DMS auch gefunden wird, müssen die Dokumententypen, Schlüsselwerte und Mandanten aus CO den entsprechenden Pendants im Concept DMS by Starke zugeordnet werden.

Prinzipiell ist es möglich, Dokumente im Crystal-Report-Viewer anzeigen zu lassen, obwohl diese archiviert sind. Die Einstellung dafür kann für jedes Dokument in der Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini einzeln vorgenommen werden.

Die Konfiguration im Detail

Die Konfigurationsdatei enthält 6 Sektionen: Einstellungen, Mandantzuordnung, Formularzuordnung, Ordnersuchmasken, Feldzuordnung und Kontextarchivierung

Sektion Einstellungen

Hier werden Einstellungen für den Zugriff auf das Archivsystem vorgenommen.

PfadAnzeigeProgramm=   Pfad zum Anzeigeprogramm DMSViewerLoader.exe, das vom Concept DMS System zur Verfügung gestellt wird
ArchivServerIP=        IP des Archivservers
Port=                  Port, über den die Kommunikation mit dem Archivsystem stattfindet
User=                  Nutzer im Archivsystem, der die Berechtigung im Archivsystem hat, Dokumente anzuzeigen
Pwd=                   Kennwort zu diesem Nutzer
Windowslogin=          Schalter, ob zur Anmeldung beim Archivsystem die Logindaten von Windows verwendet werden sollen

Sektion Mandantzuordnung

Jedem Mandanten in Concept Office kann der entsprechende Mandant im Archivsystem zugeordnet werden. Soll die DMS Integration für einzelne Concept Office-Mandanten deaktiviert werden, dann wird diesen Concept Office-Mandanten kein Mandant im Archivsystem zugeordnet.

Im nachfolgenden Beispiel soll Concept Office-Mandant 99 auf DMS-Mandant 0005 gemappt werden:

 [Mandantzuordnung]
99=0005

Der DMS-Mandant ist eine Zeichenfolge, deshalb müssen führende Nullen (Vornullen) mit eingetragen werden.

Sektion Formularzuordnung

Jedem Dokumenttyp in Concept Office kann die ID des entsprechenden Dokuments im Archivsystem zugeordnet werden. Soll die DMS Integration für einzelne Concept Office-Dokumenttypen deaktiviert werden, dann wird diesen Concept Office-Dokumenttypen keine Dokument-ID im Archivsystem zugeordnet.

Hier ein Beispiel in dem der Dokumententyp Rechnungen im DMS die Dokument-ID 6 besitzt:

[Formularzuordnung]
Rechnungen=6

Sektion Ordnersuchmasken

Für die Anzeige Archivierte Dokumente in den CO-Modulen Vorgänge, Firmen und Maschinen können im DMS Suchmasken definiert werden, denen wiederum Dokumentarten zugeordnet werden können.

In dieser Sektion können den CO-Aufrufen die gewünschten Suchmasken zu geordnet werden.

Wird die eingetragene Suchmaske im DMS nicht gefunden, arbeitet das DMS mit der zuletzt genutzten Suchmaske weiter.

Beispiel der Zuordnung der Suchmaske Maschinenakte zur Ordnersuche im Modul Maschinen:

[OrdnerSuchmasken]
MaschinenOrdnersuche=Maschinenakte

Sektion Feldzuordnung

Hier muss jedem CO-Schlüsselfeld, das als Suchparameter beim Aufruf von Dokumenten im Archivsystem oder bei der Kontextarchivierung benötigt wird, die entsprechende Index-ID im Archivsystem zugeordnet werden. Es ist zulässig, dass verschiedene CO-Schlüsselfelder auf die gleiche Index-ID im Archivsystem gemappt werden.

Beispiel der Zuordnung der Lieferscheinnummer zur Index-ID 4518 im Archivsystem:

[Feldzuordnung]
LieferscheinNummerKennung=4518

Sektion Kontextarchivierung

Bei der Kontextarchivierung können beliebige Dokumente und E-Mails aus Outlook per Drag and Drop-Funktion archiviert werden. Der jeweilige Kontext wird als Verschlagwortungsinformation automatisch zusammen mit dem zu archivierenden Dokument an das Archivsystem übergeben. Die Kontextarchivierung ist für die Module Vorgänge, Firmen und Maschinen verfügbar.

Die Einstellungen für die Kontextarchivierung beinhalten folgende Einträge:

PfadKontextArchivierungProgramm=    Pfad zum zum Programm DMSSendTo.exe, das vom DMS System zur Verfügung gestellt wird und für die Übernahme der von CO übergebenen Daten sorgt
IndexMaskeAnzeigen=                 1 - Indexmaske wird angezeigt und die Verschlagwortungsinformationen können geändert und ergänzt werden, 0 - Indexmaske wird nicht angezeigt
DokumentenartKontextFirma=          die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Firma archiviert werden
DokumentenartKontextVorgang=        die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Vorgang archiviert werden
DokumentenartKontextMaschine=       die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Maschine archiviert werden

Beispiel für eine Konfiguration der Kontextarchivierung:

[KontextArchivierung]
PfadKontextArchivierungProgramm=z:\DMSSendTo.exe
IndexMaskeAnzeigen=1
DokumentenartKontextFirma=KundenAkte
DokumentenartKontextVorgang=Vorgangsakte
DokumentenartKontextMaschine=Maschinenakte

Die Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini hängt stark von der Konfiguration der Concept DMS by Starke Installation ab. Es ist deshalb nicht ohne Weiteres möglich, die Konfigurationsdatei von einer Installation auf eine andere zu übertragen, wenn nicht sichergestellt ist, dass beide Concept DMS-Installationen identisch konfiguriert sind.

Beispiel für eine Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini

[Einstellungen]
PfadAnzeigeProgramm=v:\DMSViewerLoader.exe
ArchivServerIP=192.168.1.100
Port=27244
User=AnzeigeBenutzer
pwd=5j33tww
;windowslogin=ja

[Mandantzuordnung]
;<CO-Mandant>=<Mandant im Concept DMS>
99=0001

[Formularzuordnung]
;<CO-Dokument>=<Dokument-ID Concept DMS>
Angebote=1
Auftragsbestaetigungen=2
Lieferscheine=3
Rechnungen=4
Gutschriften=5
Bestellungen=6
BestellungsStornos=7
Packzettel=10
VertragsRechnungen=24
VertragsGutschriften=25
Reparaturauftraege=26

[OrdnerSuchmasken]
;<Modul-Suchfunktion>=<Eingabemasken in Concept-DMS>
MaschinenOrdnersuche=Maschinenakte
FirmenOrdnerSuche=Firmenakte
VorgangsOrdnersuche=Vorgangsakte

[Feldzuordnung]
;<CO-Schlüssel>=<Schlüssel-ID Concept DMS>
BelegNummerKennung=4518
LieferscheinNummerKennung=4518
VorgangsNummerKennung=4500
AuftragsNummerKennung=4518
MaschinenNummerKennung=4528
KundenNummerKennung=4503
DokumentenArtKennung=13
LieferantenNummerKennung=4516

; Feldzuordnung für Kontextarchivierung
AuftragsNummerKennung=4518
BelegDatumKennung=4505
FirmennummerKennung=4503
KurznameKennung=4504
FirmennameKennung=4517
OrtKennung=4520
StrasseKennung=4521
PostleitzahlKennung=4523
Vertragsnummer=4526

[KontextArchivierung]
PfadKontextArchivierungProgramm=z:\DMSSendTo.exe
IndexMaskeAnzeigen=1
DokumentenartKontextFirma=KundenAkte
DokumentenartKontextVorgang=Vorgangsakte
DokumentenartKontextMaschine=Maschinenakte

Hinweise zur Verschlagwortung

Nach der Übernahme der Dokumente in Archivsysteme muss eine Verschlagwortung erfolgen, damit die archivierten Dokumente auch mit den gewünschten Suchkriterien wiedergefunden werden können. Dies kann manuell oder automatisch erfolgen. Da die manuelle Verschlagwortung zeitintensiv ist, sollte, wenn möglich, die automatische Verschlagwortung Verwendung finden.

Bei Dokumenten, die von Concept Office an das Concept DMS by Starke übergeben werden, erfolgt die Verschlagwortung automatisch, indem ein Indexagent von DMS auf die Verschlagwortungstabelle in der Concept Office-Datenbank zugreift und die entsprechenden Einträge für das jeweilige Dokument ausliest.

Falls bisher schon eine Archivierungslösung im Einsatz war, muss geprüft werden, ob in der Office.dat von Concept Office der Eintrag DocuwareType= vorhanden ist. Wenn ja, muss dieser Eintrag auf DocuwareType=0 geändert werden.

Fehlersuche Kontextarchivierung

Wenn die Kontextarchivierung nicht, wie erwartet, funktioniert, obwohl alle Einstellungen korrekt vorgenommen wurden, kann über den Office.dat-Schalter ConceptDmsDebug=1 die Erstellung einer Kopie der .dmsparam-Datei aktiviert werden, die alle Parameter enthält, die an das DMS übergeben werden. Die Datei trägt den Namen der zu archivierenden Datei, die Erweiterung dmsparam. Sie wird in den Windows-Temp-Ordner des jeweiligen Benutzers geschrieben.

Mit Hilfe dieser Datei kann das aufgetretene Problem ggf. eingegrenzt werden.

Concept DMS, Archivierung, Administration

coweb:zaehlerstandserfassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-22T06:44:31+00:00

Zählerstände einlesen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Zählerstände einlesen verfügbar.

Concept Office kann Zählerstände aus verschiedenen Quellen einlesen. Neben dem hier beschriebenem Textimport gibt es den Import aus CO Portal und aus den Fleet & Servicemanagementsystemen docuform, FM Audit und Simple Clicks.

Pflichtfelder für Textimport

Zählerstände, die als Textdateien (*.txt, *.csv) eingelesen werden sollen, müssen folgende Pflichtangaben beinhalten:

Seriennummer der Maschine
Meldedatum
Zählerstand

Zählername (wenn die Zählerstände einer Maschine nicht in einer Zeile geliefert werden) Die Textdatei kann alle Zähler des Gerätes in einer Zeile liefern oder für jeden eine neue Zeile anbieten. Im letzteren Fall muss jedoch der jeweilige Zählername mitgeliefert werden. Dieser muss jedoch nicht mit dem Zählernamen in Concept Office identisch sein.

Textbausteine beschreiben

Damit Concept Office die Textdatei verarbeiten kann, muss sie beschrieben werden. Dies geschieht in der Datei bwImportAscii.ini. In dieser Datei können für andere Importe (Artikel etc.) bereits Beschreibungen vorliegen.

Im folgenden Beispiel stehen alle Zählerstände in einer Zeile. Die Beschreibung beginnt mit einem Namen, der in eckigen Klammern stehen muss. Da in der ersten Zeile dieser Textdatei die Überschriften stehen, wird diese mit SkipLines=1 nicht mit importiert. Mit FieldDelimiter wird festgelegt, wie die Daten getrennt sind. Möglich ist hier auch FieldDelimiter=„;“ und FieldDelimiter=„<tab>“.

[ZaehlerstandsImport1]
  * SkipLines=1
  * FieldDelimiter=","
  * Feld1=Meldedatum,0,0,1,1
  * Feld2=Description,0,0,1,1
  * Feld3=IPAdress,0,0,1,1
  * Feld4=Seriennummer,0,0,1,1
  * Feld5=AssetNumber,0,0,1,1
  * Feld6=Location,0,0,1,1
  * Feld7=MACAddress,0,0,1,1
  * Feld8=TotalPages,0,0,1,1
  * Feld9=MonoPages,0,0,1,1
  * Feld10=ColorPages,0,0,1,1
  * Feld11=CopierMonoPages,0,0,1,1
  * Feld12=CopierColorPages,0,0,1,1
  * Feld13=PrintMonoPages,0,0,1,1
  * Feld14=PrintColorPages,0,0,1,1
  * Feld15=ScanPages,0,0,1,1
  * Feld16=FaxPages,0,0,1,1
  * Feld17=Canon101,0,0,1,1
  * Feld18=Canon103,0,0,1,1
  * Feld19=Canon106,0,0,1,1
  * Feld20=Canon109,0,0,1,1
  * Feld21=Canon915,0,0,1,1
  * Feld22=Canon916,0,0,1,1

Zudem ist es bei Textimporten möglich eine Sprache in den Formateinstellungen einzugeben, sodass Zahlen mit einem anderen Format als dem lokal eingestellten, gelesen werden können (in bwImportAscii.ini z.B. Feld7=Gesamt Zähler,0,0,1,1,,,de-DE).

Um das Meldedatum so zu formatieren, das Concept Office es als Datum erkennt, kann man in der bwImportAscii.ini an 8. Stelle das Format angeben:

[ZaehlerstandsImportCvs] FieldDelimiter=„,“

Feld1=Meldedatum,0,0,1,1,,,M/d/yyyy h:mm:ss tt …

Mögliche Formate:

Thu Sep 27 14:56:50 CEST 2012 ddd MMM dd HH:mm:ss CEST yyyy
6/1/2012 9:10:13 AM M/d/yyyy h:mm:ss tt;
2023/02/21 22:16:53.00 yyyy-MM-dd HH:mm:ss.00

Sollten die Stunden im 12 Stunden-Rhythmus angezeigt werden, so verwendet man ein kleines h und bei einem 24 Stunden-Rhythmus ein großes H. Das große M steht für die Monate, das kleine m für die Minuten.

Concept Office benötigt nun noch ein Mapping der Felder. Da die Beschreibung (CoImportAscii) lediglich die in der Textdatei vermerkten Spaltenüberschriften enthält. Das Mapping wird in der Datei ImportExportZählermeldungen_einlesen.Ini eingetragen. Passend zu der obigen Beschreibung sieht dies dann so aus:

[ZaehlerstandsImport1]
  * _MpsKennung=1
  * SerienNummerSerienNummer
  * Meldedatum=Meldedatum
  * MpsZaehlerName1=#MonoPages
  * Zaehlerstand1=MonoPages
  * MpsZaehlerName2=#ColorPages
  * Zaehlerstand2=ColorPages
  * MpsZaehlerName3=#ScanPages
  * Zaehlerstand3=ScanPages

Im Modul Mandanten muss in der Registerkarte Vorgabewerte (Service), in der Tabelle MPS-Systeme, am entsprechenden MPS-System, die Funktion Web-Service-Anbindung Bedarfsmeldungen aktiviert werden.

Die MPS-Kennung ist die ID-Nummer, die Sie im Mandanten unten im Reiter „Vorgabewerte (Service)” finden.

Zählername mappen

Die im obigen Beispiel verwendeten Zählernamen sind nicht identisch mit den Zählernamen in Concept Office. Aus diesem Grunde müssen die Namen miteinander verbunden werden. Dies geschieht unter Stammdaten TKD MPS-Maschinen und dort in der Registerkarte Zählerzuordnung. Im Modul Mandanten muss vorher in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD) der Name des MPS-Systems oder Programmes eingetragen werden, aus dem die Textdateien stammen.

Nun können die Concept Office Zähler mit den Fremdzählern verbunden werden. Für bestimmte Modelle (oder Hersteller z.B.: Canon) können verschiedene MPS-Zähler für einen CO-Zähler angelegt werden.

Mit diesen Schritten ist die Vorbereitung zur Zählerstand-Einlese abgeschlossen.

Import der Zählerstände in Concept Office

Die Zählerstände werden über das Modul EDI-Schnittstelle in Concept Office eingelesen. Im Modul sind die Einträge wie im Bild unten vorzubelegen. Über der Schaltfläche Konfiguration ist zu hinterlegen, wo sich die Textdateien befinden und ob diese nach dem Einlesen archiviert werden sollen.

Nach Klick auf die Schaltfläche Einlesen werden die Zählerstände mittels Webservice aus dem Internet heruntergeladen. Am Ende des Importvorganges erscheint ein Protokoll mit allen eingelesenen Maschinen.

Die eingelesenen Zählerstände werden als „MPS-Meldung“ an der Maschine vermerkt. Um diese abzurechnen ist ein weiterer Schritt notwendig. Damit ist sichergestellt, dass nicht jeder eingelesene Zählerstand automatisch zur Abrechnung gelangt.

firmen:bonitaet

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:36+00:00

Bonität

An jedem Kontakt kann die Bonität des Kontakts hinterlegt werden.

Dafür gibt es in Concept Office folgende Bonitätsstufen

Stufe	Schlüssel	Verarbeitung	Anmerkung
Unbekannt	0	nur Info - keine Verarbeitung
SehrGut	1	nur Info - keine Verarbeitung
Gut	2	nur Info - keine Verarbeitung
Befriedigend	3	nur Info - keine Verarbeitung
Schlecht	4	nur Info - keine Verarbeitung
SehrSchlecht	5	nur Info - keine Verarbeitung
KundeGesperrtMitNachfrage	8	Auftragsanlage und Abwicklung nur jeweils einmalig nach Abfrage möglich
KundeGesperrt	9	keine Auftragsanlage und Abwicklung möglich - Entsperrung durch OP-Verwaltung möglich	Wenn kein OP in der angegeben Mahnstufe vorliegt wird bei Bonität=0 über die OP-Rückkopplung entsperrt. Bei 98 wird auch in diesem Fall nicht entsperrt.
Sondereinstellungen
frei für einen Auftrag	20	springt nach Verarbeitung eines Auftrages in Bonität 97	Anlage eines Vorganges (egal in welchem Status) springt von 20 auf 97
frei für einen Auftrag	30	springt nach Verarbeitung eines Auftrages in Bonität 98	Anlage eines Vorganges (egal in welchem Status) springt von 30 auf 98
gesperrt für Auftragsanlage	97	Lieferung und Faktura alter Aufträge möglich
Komplettsperre	98	keine Verarbeitung von Aufträgen möglich	Unterschied zu 9 ist, dass hier nur manuell und nicht über OP-Rückführung entsperrt werden kann

Rechte

Für die Einstellung /Kundegesperrt/ gibt es zusätzlich ein Sonderrecht

Sonderrecht Gesperrte Firmen bearbeiten

Regelt, ob ein Mitarbeiter Firmen mit Bonität: /gesperrt/ bearbeiten darf.

Ja
Nein

Es gibt für die Bearbeitung der Bankverbindungen von Kunden mir einer Bonitätssperre ein Sonderrecht ( Kundenbonität, Bankverbindung ändern )

Sonderrecht Kundenbonität, Bankverbindung ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Ja, auch bei gesperrten Firmen
Nein

firmen:geschaeftsbereichsabhaengige_einstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-11-20T09:08:08+00:00

Geschäftsbereichsabhängige Firmeneinstellungen

Wenn ein Kunde oder Lieferant in mehreren Geschäftsbereiche verwendet werden soll, kann es notwendig sein abweichende Einstellungen für einige Geschäftsbereiche zu definieren. Diese werden bei der Verarbeitung von Vorgängen und Service-Aufträgen berücksichtigt.

Meistens kann man die Einstellungen für alle Geschäftsbereiche in Standard und Ausnahme aufteilen. Sinnvoll ist es, in diesen Einstellungen nur die Ausnahmen zu hinterlegen. Der Standard sollte in der Firma selbst eingegeben werden.

Aufrufen der Einstellungen

Die Eingabe erfolgt über eine eigene Übersicht namens Geschäftsbereichsdaten. Diese ist im Unterbaum einer ausgewählten Firma zu finden:

Eingabe von Geschäftsbereichsdaten

Durch Klicken auf Neu wird das Auswahlfeld Geschäftsbereich freigeschaltet. Wählen Sie den gewünschten Geschäftsbereich aus und speichern Sie die Eingabe. Anschließend können Sie die eigentlichen Einstellungen bearbeiten.

Die Einstellungen sind nach Kunde und Lieferant aufgeteilt. Außerdem können spezifische Bemerkungen und Hinweistexte hinterlegt werden.

Wird einer Einstellung der Wert (keine Zuordnung) zugewiesen, wird der an der Firma selbst hinterlegte Wert für den ausgewählten Geschäftsbereich verwendet.

Für einzelne Kunden ist es möglich ab CO 8.4005.xx abweichende Arbeitswerte individuell pro Geschäftsbereich zu hinterlegen.

Löschen von Einstellungen

Die Zuweisung eines Geschäftsbereiches und die hinterlegten Einstellungen lassen sich jederzeit löschen - durch Klick auf das Löschen-Symbol im Menü.

Concept Office verwendet dann die Einstellungen aus der Firma selbst.

Firmen, Geschaeftsbereiche

firmen:mitarbeiterzuordnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-03-14T12:46:01+00:00

Mitarbeiterzuordnung zu Firmen

Qualifikationen

Im Modul Firmen können im Reiter Mitarbeiter/Weiteres eigene Mitarbeiter für diese Firma hinterlegt werden. Es kann definiert werden, welche Qualifikation (Vertriebsmitarbeiter, Sachbearbeiter, etc.) diese bei dem Kunden ausfüllen. Bei der Zuordnung der Mitarbeiter im Vorgang ist entscheidend, wer welche Qualifikation für den konkreten Kunden ausübt.

Neben der Qualifikation können folgende weitere Einstellungen für die Mitarbeiter getroffen werden:

Geschäftsbereich (Für welchen Geschäftsbereich die Qualifikation ausgeübt wird.)
Hauptverantwortlicher (Wenn für mehrere Mitarbeiter, die identische Einstellung vorhanden ist, kann ein Hauptverantwortlicher definert werden, der vorrangig behandelt wird.)
Schutz (Verkäufer kann nicht über Verkäuferwechsel entfernt werden.)

Das Modul Verkäuferwechsel berücksichtigt die Zuordnung der Qualifikationen (Verkäufer, Sachbearbeiter), die abweichend vom Mitarbeiterstamm eingestellt sind.

Vertreter einer Firma wechseln

Erhält ein Verkäufer neue Aufgabenfelder, kann es notwendig sein die Kunden diese Verkäufers neu zuzuordnen.

Verkäuferzuordnung an den Firmen

Um allen Kunden eines Verkäufers einen neuen Verkäufer zuzuordnen, selektieren Sie diese mit Hilfe der Fernglassuche:

Starten Sie anschließend die Modulfunktion Firmendaten ändern.

Wählen Sie dort den zukünftigen Verkäufer aus. Durch Klicken auf Fertigstellen wird dieser Verkäufer nun zusätzlich zugeordnet. Weiterhin erhält der neue Verkäufer das Kennzeichen Hauptverantwortlicher.

Umsatzanzeige

Damit der neue Verkäufer die getätigten Umsätze seiner übernommenen Kunden sehen kann, sind bei eingeschränkten Umsatzrechten weitere Einstellungen notwendig. Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einstellen, dass der Verkäufer auch die Umsätze des vorherigen Verkäufers sehen kann.

Verändern Sie die Mitarbeitergruppe (Verkaufsteam) des alten Verkäufers, indem Sie den neuen Verkäufer ergänzen.

Das Recht des neuen Verkäufers sollte so verändert werden, dass dieser die Umsätze seiner Mitarbeitergruppe sehen darf.

Firmen, Vertreter, Mitarbeiter

herstellerauftragsbestaetigungen:herstellerauftragsbestaetigungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-10T11:26:44+00:00

Herstellerauftragsbestätigungen prüfen und verarbeiten

Die elektronischen Herstellerauftragsbestätigungen (E-Ab) lassen sich in einem eigenen Modul über der EDI-Schnittstelle einlesen und prüfen. Dabei werden die E-Ab’s mit einem Prüfstatus versehen und so gekennzeichnet, was noch nachgearbeitet werden muss.

Administrative Einstellungen

Lizenz

Dieses Modul ist mit der Lizenz Herstellerbestellbestätigungsverarbeitung verfügbar.

E-Mailversand

In den zentralen E-Mail-Einstellungen kann der Versand der Vergleichsprotokolle hinterlegt werden.

E-Ab's Prüfen und Verarbeiten

Übersicht aller E-Ab's

Wählen Sie in der Navigation unter ‚Aktuell‘ das Modul Hersteller Auftragsbestätigungen aus. Hier können die importierten Bestätigungen analysiert werden. Im Bereich Datenauswahl können zunächst Filter für zu bearbeitenden Daten gesetzt werden. Über den Button Anzeigen werden die dem Filter entsprechenden Daten mit Grundinformationen im darunter liegenden Feld Bestätigungen dargestellt. In der Spalte Prüfstatus lässt sich bereits erkennen, ob die Auftragsbestätigung korrekt oder abweichend eingelesen wurde. Mit Doppelklick auf eine Zeile/eAB lassen sich detaillierte Informationen zu den einzelnen Auftragsbestätigungen einsehen. Es öffnet sich ein neuer Reiter

Übersicht in einzelnen E-Ab's

Hier lassen sich im Unterreiter Zusammenfassung die wichtigsten Informationen einsehen. Im Feld Fehlertext sind alle Abweichungen von Bestellung und eAB dokumentiert. Das darunter liegende Hinweisfeld kann sowohl Informationen vom Hersteller enthalten, als auch für die weitere Verarbeitung in CO selbst befüllt werden, die Inhalte werden nach erfolgreicher Übernahme in das entsprechende Bemerkungsfeld der Bestellung übertragen. Ein Vergleich der Lieferdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie der Montagefirma kann über die entsprechenden Unterreiter eingesehen werden. Im Feld Positionen sind alle bestätigten Positionen des Herstellers aufgelistet. Durch ein Scrollen nach rechts können hier bereits detaillierte Informationen eingesehen werden. Alle Positionen, die in der Spalte AB-Bezeichnung mit roter Schrift gekennzeichnet sind, weisen Abweichungen auf. Dies trifft auch auf die rot gekennzeichneten Informationen in der Zusammenfassung links oben zu.

Aufteilung und Ansicht dieser beiden Fenster sind an das Modul Lieferantenauftragsbestätigung angelehnt.

Statusbeschreibung

importiert

Die eAB wurde durch die EDI-Schnittstelle importiert. Die automatische Prüfung der verschiedenen Felder / Bereiche (Adresse, Artikel, Varianten, Werte, etc.) wurde noch nicht durchgeführt. Der Prüfstatus ist in Verbindung mit dem Status „Importiert“ zu ignorieren / ist immer mit einem gelben Ausrufezeichen versehen. Nähere Details können innerhalb der eAB, Reiter Zusammenfassung, im Fehlertext eingesehen werden.

nicht verarbeitet

Die eAB wurde durch die EDI-Schnittstelle importiert. Der Beleg wurde nicht überprüft, da ein Beleg mit der gleichen Belegnummer verarbeitet wurde (z. B. zweite eAB mit Änderungen o. ä.) Der Prüfstatus ist in Verbindung mit dem Status „Nicht verarbeitet“ zu ignorieren / ist immer mit einem gelben Ausrufezeichen versehen. Nähere Details können innerhalb der eAB, Reiter Zusammenfassung, im Fehlertext eingesehen werden.

geprüft

Geprüft ist der Standardstatus nach dem Import, wenn keine Unregelmäßigkeiten auftreten. Geprüft bedeutet dabei nicht, dass Sie diesen Beleg geprüft haben. Geprüft bedeutet, dass Concept Office alle festgelegten Felder / Bereiche (Adresse, Artikel, Varianten, Werte, etc.) kontrolliert hat und diese farblich gekennzeichnet hat. Ist der Status auf „geprüft“ und es ist ein grüner Haken in der Spalte „Prüfstatus“, sind alle zu prüfenden Felder der eAB identisch mit den Angaben der Bestellung.

übernommen

Die Werte der eAB wurden durch den Anwender in die Bestellung und Vorgang übernommen. Der Prüfstatus wechselt bei der Übernahme automatisch auf das grüne Häkchen.

Vergleichsliste

Über einen Doppelklick auf eine Position öffnet sich ein weiterer Reiter, der Bestelldaten und eAB-Daten tabellarisch nebeneinander auflistet. Hier lässt sich genau erkennen, wo eine abweichende Übertragung stattgefunden hat. In der Spalte Status werden korrekte bzw. abweichende Übertragungen entsprechend gekennzeichnet. Mit den Pfeilen im oberen linken Bereich kann man zwischen den einzelnen Positionen „blättern“.

Modulfunktionen

Über die Modulfunktionen ist es möglich weitere Aktionen durchzuführen:

Ausgabe des Vergleichsprotokolls: via Druck, Seitenansicht und/oder Email lässt sich der aktuelle Stand jederzeit in Protokollform einsehen
Beleg neu prüfen: Möglichkeit einen erneuten Datenabgleich durchzuführen, bspw. wenn Änderungen im Bestellmodul vorgenommen wurden
Beleg übernehmen: Durch diese Aktion können nun Daten aus der Bestätigung in die Bestellung und den dazu gehörigen Vorgang übertragen werden.

Besonderheiten der Modulfunktion Beleg übernehmen

Nach Auswahl des Buttons erscheint ein Optionsdialog, in dem die Übernahmewerte ausgewählt werden können. Dies ist lediglich mit den entsprechenden Rechten möglich. Verfügt man darüber nicht, werden die entsprechenden Übernahmewerte durch den Admin unter „Lieferantenbestätigungsoptionen“ festgelegt.

Nach Klicken des Buttons Übernehmen schreibt das Programm die Daten der Herstellerauftragsbestätigung in die Bestellung zurück. Weiterhin ändert sich der Status der Bestellung von „Bestellt“ auf „vom Lieferanten bestätigt“. Die Verarbeitung der eAB ist damit abgeschlossen.

mit dem Klick des Buttons Übernehmen akzeptieren Sie die übersandte Herstellerauftragsbestätigung und erkennen die ausgewählten Übernahmewerte an. Eventuell noch abweichende Daten, wie Preise oder Termine sind somit akzeptiert und angenommen!

Sonderrechte

Über das Recht Edi-Schnittstelle muss das Einlesen der e-AB’s freigegeben werden. Des Weiteren sind folgende Rechte zu beachten:

Sonderrecht Herstellerauftragsbestätigungen (Filter)

Steuert welche Herstellerauftragsbestätigungen ein Benutzer einlesen und prüfen darf.

Keine Rechte
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

SonderrechtLieferantenauftragsbestäigungsübernahmeoptionen ändern

Legt fest, ob die Übernahmeoptionen in Lieferantenauftragsbestätigungen geändert werden dürfen.

Ja
Nein

Sonderrecht Lieferantenauftragsbestätigung (Filter)

Steuert welche Lieferantenauftragsbestätigungen ein Benutzer einlesen und prüfen darf.

Keine Rechte
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

Sonderrecht Lieferantenauftragsbestätigungen einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Lieferantenauftragsbestätigungen einzulesen.

Ja
Nein

aktuell, herstellerauftragsbestaetigungen

installation:conceptoffice_umgebung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Die Concept Office Umgebung

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Concept Office in einem Netzwerk installiert ist.

Der Begriff Server bezieht sich nicht zwangsläufig auf einen physischen Rechner mit dieser Bezeichnung. Es bezeichnet statdessen einen Rechner oder PC der die beschriebene Funktion als Dienst bereitstellt (engl: to serve = dienen). Außerdem ist es möglich, dass ein und derselbe Rechner oder PC mehrere Serverdienste bereitstellt.

Schematische Darstellung

Concept Office ist eine datenbankbasierte Client-Server-Applikation. Mehrere Arbeitsplätze (Clients) greifen dabei auf eine zentral auf dem Datenbank-Server gelagerte Datenbank zu.

Jedoch werden nicht alle Daten in der Datenbank gespeichert. Manche Informationen werden in Dateiform in der zentralen CO-Struktur abgelegt. Diese liegt - wie der Name bereits aussagt - zentral auf dem File-Server.

Die Server

Grundlegend werden 2 Server für Concept Office benötigt:

SQL-Server: Speicherort der Datenbank; liefert Daten auf Anfrage der Applikation auf den Clients
File-Server: Speicherort der zentralen CO-Struktur; gewährt Zugriff auf die gemeinsam genutzen Dateien

Concept Office muss nicht zwingend auf den Servern installiert werden, es kann aber sinnvoll sein, dies trotzdem zu tun.

Die Clients

Auf den Arbeitsplatzrechnern oder Terminal-Servern wird die Applikation Concept Office installiert. Concept Office kommuniziert mit den Servern um seine Daten zu bekommen und zu speichern.

In einer Terminalserver-Umgebung werden die mit dem Terminal-Server (WTS) verbundenen Rechner ebenfalls als Clients bezeichnet. Jedoch wird die Applikation auf diesen nicht installiert - die Installation findet lediglich auf dem WTS statt. Die Clients stellen lediglich eine Verbindung zum WTS her.

Zentrale CO-Struktur

Alle Dateien die Concept Office verarbeitet werden in einem zentralen, für alle Benutzer verfügbaren Ordner abgelegt. Dieser Ordner wird als zentraler Concept Office Ordner oder zentrale CO-Struktur bezeichnet. Struktur deswegen, weil der Inhalt dieses Ordners wohldefiniert und in der Verarbeitungslogik enthalten ist. Kurz gesagt hat jeder Unterordner eine konkrete Funktion.

Berechtigungen der Nutzer

Damit Concept Office reibungslos funktioniert, sollten folgende Berechtigungen für die Benutzer erteilt werden:

Mitgliedschaft der Gruppe Hauptbenutzer im Betriebssystem / Active Directory
Vollzugriff auf lokalen Anwendungspfad (C:\Programme (x86)\Software-Concept\)
Vollzugriff auf den zentralen CO-Ordner

Installation

itscope:itscope

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-23T07:05:43+00:00

CO-Einstellungen zu ITscope

Voraussetzungen

Lizenzzukauf ITScope für CO (Angebot über Sachbearbeitung erstellen)
Account/Zugang bei ITScope → Hinweis auf Erstellung eines CO-Benutzers mit allen Rechten vorab
Bereitstellung des Benutzer-API-Key´s für ExterneSysteme bei Einrichtung im CO

Im ITscope unter Meine Firma → Mitarbeiter → Auswahl eines Benutzer → API-Zugang zu finden.

Die API-Nutzung (Verbrauch/Abrufe) ist unter dem ITscope-Account → API_Nutzung einzusehen.

Administrative Einstellungen

(1) Externe Systeme

Die Zugangsdaten des ITscope-Benutzers müssen im Modul ExterneSysteme im CO hinterlegt werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass der Benutzer mit allen Rechten auf der ITScope-Seite angelegt wurde. Der API-Key ist aus dem Benutzer im ITScope zu entnehmen/ zu finden.

* (1) SystemName laut CO auswählen
* (2) Mail-Account
* (3) Key:  siehe Benutzer ITscope
* (4) URL:  https://api.itscope.com/2.1/  -> ist einheitlich für ALLE!

(2) API-Key hinterlegen

Jeder Benutzer hat in ITScope einen eigenen API-Key. Für den Abruf der Daten aus Concept Office muss ein Benutzer (Mailkonto) hinterlegt werden, welcher mit allen Rechten versehen ist. Der API-Key kann unter dem FirmenAccount → Benutzer → API-Zugang eingesehen werden:

(3) CallBack aktivieren

Im Installationsverzeichnis von Concept Office muss einmalig die CoItScopeCallback.exe als Admin (Rechtsklick als Administrator) ausgeführt werden.

(4) Automation anlegen

Mit der Angabe einer Recherche, welche im Ergebnis nur die CO-Artikel liefert, können Artikel im Nachtlauf mit ITScope aktualisiert werden.

<task>
<name>ITscopeArtikelAktualisieren</name>
<mandant>1</mandant>
<operations>
<operation name="ITscopeArtikelAktualisieren">
<call>
<option>
<name>RechercheNummer</name>
<value>50252</value>
</option>
</call>
</operation>
</operations>
</task>

Automation mit Übernahmeschemaauswahl anlegen

Soll ein bestimmtes Übernahmeschema und nicht das Standardschema für die Automation genutzt werden ist folgende Task zu verwenden und die entsprechende Bezeichnung am Knoten zu hinterlegen:

<task>
<name>ITscopeArtikelAktualisieren</name>
<mandant>1</mandant>
<operations>
<operation name="ITscopeArtikelAktualisieren">
<call>
<option>
<name>RechercheNummer</name>
<value>50252</value>
</option>
<option>
<name>Schema</name>
<value>testnichtStandard</value>
</option>
</call>
</operation>
</operations>
</task>

Einstellungen in Concept Office

Bestellausgabe am Lieferanten hinterlegen

Wird ein Lieferant im Bestellprozess über ITScope abgewickelt, so muss in Concept Office die Bestellausgabeart „ITscope“, sowie Ihre Kundennummer beim Lieferanten im Firmenstamm hinterlegt werden:

Lieferantenmapping

Damit der Preis-/Bestandsabgleich im Artikelstamm zu den gewünschten Lieferanten erfolgen kann, müssen die Lieferanten in Concept Office gemappt werden.

Dies wird am Lieferanten (Firmenmodul) unter Mitarbeiter/Weiteres mit Angabe der Fremdnummer aus ITscope (Nummer des Distributors) aktiviert. Ist der Lieferant gemappt, so kann ein aktiver Abgleich oder auch die Neuanlage von Artikeln mit Hinterlegung der Lieferanten erfolgen.

Die Nummern aus COP stimmen nicht überein.

In dem folgenden Link gelangen Sie zur aktuellen Lieferantenübersicht von ITScope https://guide.itscope.com/kb/eservices/

Diese findet man im ITScope als Lieferanten-ID am Distributor.

Möglichkeit 1: Über die Artikelsuche in den gewünschten Bezugsquellen den Lieferanten anklicken. Es öffnet sich rechts ein Infofenster und die Lieferanten-ID kann aus den Lieferantendetails entnommen werden.

Möglichkeit 2: Der Lieferant wird über die Suche ausgewählt und man entnimmt die ITScope-ID des Lieferanten aus der Statistik.

Damit Einkaufspreise und Bestand an Artikeln aktualisiert werden kann, müssen die Haken „EK-Preise aktualisieren“ und „Bestand/Bestandstatus aktualisieren“ aktiv sein.

Diese finden Sie unter Firma –> Lieferantendaten –> ITscope

Artikel suchen und Übernhemen

Artikelsuche aus CO

In der Artikelsuche kann jetzt via ITscope gesucht werden. Dafür wurde der Haken ‚Suche in ITscope Artikeln‘ hinzugefügt. Wenn dieser Haken aktiviert wird, steht nur die Volltextsuche zur Verfügung und die anderen Felder werden ausgegraut.

Suchmöglichkeiten/-Einschränkungen:

Volltextsuche nutzen, um über alle Eigenschaften der Artikel sich suchen (Hersteller, EAN, Bezeichnung, HerstellerNr)
Volltextsuche ‚Toner black Kyo <EAN>‘ möglich.
Volltextsuche mit ‚<Bestellnr>‘ (alleinstehend) möglich.
Keine Suche über der Daten Distributoren. (Debitorenname, Kürzel)

Zur Übernahme nach Concept Office öffnet sich (analog COP) das Übernahmefenster, welches über ein vordefiniertes Schema oder mit manuellen Einträgen befüllt werden kann.

Der Hauptlieferant wird bei Anlage eines neuen Artikels aus ITscope nun nach folgenden Kriterien ermittelt:

günstigster Lieferant (EK) mit Bestand
wenn keiner Bestand hat, dann der günstigste Lieferant (EK)
wenn keine Bestände und keine EK-Preise vorhanden, dann der erste Lieferant, der gefunden wird

Den Abgleich bestehender Artikel kann man als Massenlauf aus der Artikelübersicht durchführen (Modul Artikel / Reiter Einkauf → Modul Funktion „ITScope-Daten aktualisieren“)

Artikelsuche aus Vorgang

Im Vorgang kann über die Modulfunktion ‚ITscope starten‘ die Plattform aufgerufen werden. Ist neben ITscope auch COP als aktiv in den Externen System angelegt, dann erscheint ein derzeit noch ein Auswahlfenster. Neben dem Importdialog öffnet sich nun die ITscope-Plattform im Browser.

Über die Teilenfunktion im ITScope kann der/die gewählte Artikel/Sammlung nach CO übertragen werden.

Artikelübertragung aus ITScope an Concept Office

Artikel können aus ITScope an Concept Office übergeben werden. Hierfür wird die „Teilen“-Funktion der Plattform genutzt. Je nach ERP muss der entsprechende Übertragungslink verwendet werden. Bei der Übertragung wird zwischen einzelnen Artikeln oder Sammlungen unterschieden.

Für die Artikelübertragung an Concept Office gibt es einen Concept Office Button in der Teilen Funktion:

Bestellausgabe an ITscope

Für die Ausgabe einer Bestellung zu ITscope gibt es die Ausgabeart „ITscope“:

Standardmäßig die kann Ausgabeart am Lieferanten vorbelegt werden (Firma –> Lieferantendaten –> Bestellausgabe)

Falls Bestellungen der Ausgabeart OpenTrans mit anderen Mitteln erfolgt (bspw. Bestellungen werden an Soennecken automatisch per EDI-Schnittstelle versendet), so muss die Konfiguration 60 - „Bestellungen (openTRANS) in nach Lieferanten getrennte Ordner speichern“ auf 1 -Ja gestellt werden.

Sonst werden ITscope-Bestellungen versehentlich an den falschen Lieferanten versendet.

Damit die Ausgabe erfolgen kann, muss folgendes gepflegt sein:

Positionen besitzen die Bestellnummer des Lieferanten
Die Bestellung ist Vorgangsbezogen
Am Lieferanten steht Ihre Kundennummer und die ITscope Lieferantennummer (Frmednummer)

EDI-Schnittstelle: Belegabgleich aus ITscope per API-Abruf

Belegabgleich mit ITscope

konfigurationen:konfigurationen401

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-16T08:04:27+00:00

Mandantenkonfigurationen 401-500

Nachfolgend ist eine Liste von Konfigurationen aufgeführt. Fehlende Nummern stehen für entfallene Konfigurationen.

Weiterführende Links beschreiben die Konfiguration kontextabhängig.

zurück zu Konfigurationen ab 301

Nr.	Beschreibung
401	In der Maschinenhistorie Materiallieferungen ausblenden Steuert, ob Materiallieferungen in der Maschinenhistorie in Concept Flex ausgeblendet werden. Voraussetzung ist der Haken Materiallieferung an der Zusatzvorgangsart der Service-Aufträge.
402	Bei Ticketanlage Benachrichtigungsmail versenden Steuert, ob und an wen bei Anlage eines Tickets eine Benachrichtigungsmail gesendet werden soll. Ebenso lässt sich unterscheiden, ob die Benachrichtigung für manuell angelegte oder importierte Tickets versendet werden soll. Weitere Information: hier.
403	Bei Anfahrtspauschalen zusätzlich die Angabe von Fahrtzeit und/oder Kilometer zulassen Über die Konfiguration kann gesteuert werden, dass trotz Angabe einer Anfahrtspauschale mit der Tätigkeit Fahrtzeit und/oder Fahrtkilometer abgerechnet werden können.
404	Änderungen an eigenen Artikeln in offenen Vorgängen zulassen Ist diese Konfiguration aktiv, dann dürfen im Basket die Texte eigener Artikel auch für bestellte Vorgangspositionen geändert werden.
405	Faktor für Mehrwertsteuer bei Kreditlimitprüfung Es erfolgt im Feld ‚Einstellung textuell‘ keine Angabe: Der Betrag ohne MwSt. des Vorgangs wird gegen den aus dem Brutto-Op berechneten Netto-OP verglichen. Im Feld ‚Einstellung textuell‘ erfolgt ein Eintrag >1. Der Betrag ohne Mehrwertsteuer des Vorgangs multipliziert mit dem Faktor (z.B. 1,19) wird gegen den Brutto-OP verglichen. Hintergrund: Der Betrag mit MwSt. wird auf der Datenbank nicht auf Vorgangskopfebene geführt. Eine Ermittlung dieses Betrag für die Kreditlimitprüfung würde eine erhebliche Belastung für die Datenbank darstellen. Statt dessen kann näherungsweise ein Faktor über die neue Konfiguration angegeben werden, wenn das am Kunden hinterlegte Kreditlimit als Betrag inkl. Mehrwertsteuer angesehen wird.
406	Mitarbeiter für Reklamationsmeldung Wird eine Menge als Reklamationsmenge im Wareneingang (CO-Logistik) gebucht, wird eine Aktivität mit der Bezeichnung „Reklamationsmeldung“ für den in Konfiguration 406 hinterlegten Mitarbeiter generiert.
407	Bestätigte Vorgänge im Angebotswesen sperren Ist diese Konfiguration gesetzt, können bestätigte Vorgänge im Angebotswesen nur angezeigt werden.
408	Wareneingang mit Lieferschein-Id Die Konfiguration steuert, ob das Feld Lieferschein-Id vorhanden ist und automatisch den Focus bekommt. Bei Bedarf muss das Feld über die Konfiguration zugeschaltet werden.
410	Paketverwaltung beim Verpacken in CO Logistik Beim Verpacken kann durch die Taste Paketwechsel das Gewicht des aktuellen Paketes eingegeben werden und alle weiteren Artikel werden dann in das nächste Paket verpackt. Dieser Vorgang ist mehrfach wiederholbar. Vor Abschluss wird das Gewicht des letzten Paketes abgefragt. Die Paketverwaltung steht in diesem Umfang nur im Modul Verpacken zur verfügen. Im Modul Kommissionieren ist ein Paketwechsel und eine Gewichtseingabe nicht vorgesehen. Für eine einheitliche Arbeitsweise empfehlen wir bei aktiver Paketverwaltung zusätzlich die Konfiguration 372 - im Kommissionieren direkt Verpacken auf Einstellung - 0 NEIN zu setzten.
411	Möglichkeit, die zu liefernde Menge bei Abschlagspositionen auszuwerten In der Berechnung des Abschlags werden nur die tatsächlich zu liefernden Positionen berücksichtigt. Dazu müssen die Positionen markiert werden, im Abschlagskalkulator „Markierte Positionen einbeziehen“ gewählt werden und der Haken „Zu liefernde Menge berücksichtigen“ (wenn Konfiguration aktiviert) gesetzt sein.
412	Für Auswertungen Perioden abweichend von Monaten verwenden (nur notwendig wenn das Geschäftsjahr nicht an einem 01. des Monats beginnt) Wenn diese Konfiguration aktiv ist, so können mittels einer SQL-Funktion Perioden, welche abweichend vom Kalendermonat sind, definiert werden. Diese Perioden werden für diverse Zusammenfassungen (z.B. Umsatz, Auftragseingang) benutzt.
413	In der Steelcase PCM Rahmenvertragsauswahl (Konfiguration 320) Marketingverträge standardmäßig ausblenden Ist diese Konfiguration aktiviert, werden die Marketingverträge ausgeblendet.
414	Bei manueller Vorgangsanlage Eindeutigkeit der Kundenbestellnummer prüfen Bei Übereinstimmung der Bestellnummer (Vorgangskopf) mit der Bestellnummer in einem anderen Vorgang des Kunden wird eine Warnung ausgegeben. Greift nur bei manueller Erfassung eines Vorganges. Beim Import von Kundenbestellungen greifen die Einstellungen aus dem entsprechenden Importschema.
415	Routenplanung aktiv Die Konfiguration steuert, in welcher Disposition (Auslieferung, Service) die Routenplanung verwendet werden soll. Nur mit aktiver Lizenz für Routenplanung verwendbar.
416	Bei Anlage eines Vorganges Sachbearbeiter ermitteln Hat diese Konfiguration die Einstellung 1 wird bei Vorgangsanlage der am Kunden hinterlegte Sachbearbeiter vorbelegt, ansonsten der angemeldete Mitarbeiter.
417	DragDrop-Funktion Schaltet die Drag- and Drop-Funktion zu. Damit besteht die Möglichkeit für die interne Dokumentenverwaltung in CO, die Dokumente alternativ auch per Drag&Drop zuzuordnen. Ausprägungen: 0 - Nein 1 - Ja, Datum bildet Stammverzeichnis bei Ablage (..Document/<mandant>/DragDrop/ <Jahr><Monat>/<Dokumentenart>) 2 - Export Docuware (Einstellungen in Externe Systeme) (Ist diese ausgewählt werden Dokumente, die per Drag&Drop abgelegt werden, zusammen mit einer XML-Datei abgespeichert. Diese dient zur Datenübermittlung an die Docuware Weboberfläche. Wird bei dieser Einstellung der Link zu archivierten Dokumenten angeklickt, öffnet dieser die DocuWare-Weboberfläche, mit einer Ergebnisliste passend zur Form aus der dieser Aufruf erfolgt.) 3 - Ja, Dokumentenart bildet Stammverzeichnis bei Ablage (..Document/<mandant>/DragDrop/ <Dokumentenart>/<Jahr><Monat>)
418	Vereinzelung von Standardartikeln möglich
419	Lagerbezirke verwenden
420	Bei Kunden- und Technikermeldung nur Vertragszähler eingeben lassen Über die Konfiguration lässt sich steuern, ob dem Techniker alle Zähler oder nur die Vertragszähler angeboten werden. Ist kein Vertrag zum Gerät vorhanden, werden alle Zähler angeboten. Wird auch bei Eingabe im Serviceauftrag ausgewertet.
421	Lieferanten von Lagerbezirksermittlung ausschließen
422	Anzeige letzter Tonerlieferung bei Maschinenanzahl >x unterdrücken Bei Maschinenanzahl >50 wird jetzt die letzte Tonerlieferung im Portal nicht angezeigt (Performancegründe). Es ist möglich mit dieser Konfiguration selbst zu bestimmen, ob die letzte Tonerlieferung immer angezeigt wird (Einstellung 0) oder ab welcher Anzahl Maschinen die Anzeige nicht erfolgen soll (Einstellung 1, in Einstellung textuell die Anzahl hinterlegen).
423	Einkaufspreis immer in Vorgangsposition übernehmen, wenn Lieferantenkondition vorliegt Bei bestimmten EK-Preisarten (z.B. Durchschnitts-EK) werden Lieferantenkonditionen nicht angewendet, sondern der konditionierte EK wird erst bei der Übernahme in die Bestellung gebildet. Ist die Konfiguration 423 aktiv, dann wird, wenn eine Lieferantenkondition vorliegt, der konditionierte EK bereits in die Auftragsposition übernommen, auch wenn die Rohgewinnermittlung laut Konfiguration z.B. auf DEK eingestellt ist.
424	Steuert die Zulässigkeit des Lagerwechsels für Vorgangspositionen, die in Bestellungen und Bestellvorschlägen enthalten sind Es gibt die Ausprägungen: 0 - ‚Gegen Bestellung prüfen‘ - Dies ist das bisherige Verhalten und Standardeinstellung. 1 - ‚Gegen Bestellung und Bestellvorschlag prüfen‘ 2 - ‚Gegen Bestellung und Bestellvorschlag prüfen, nur Warnung ausgeben‘
425	Optimierung der Belegnummernvergabe Wir empfehlen, diese Konfiguration bei Installationen mit vielen Nutzern ab Sql-Server 2012 zu aktivieren. Ab SQL-Server Version 2012 können Belegnummern mittels des Befehls ‚Sequence‘ erzeugt werden. Dies verringert in Anwendungsfällen mit sehr vielen Anwendern die Gefahr von Blockierungen beim Ermitteln der Belegnummer.
426	Zusätzliche Vertragsprüfung für kompatible Toner Über diese Konfiguration lässt sich steuern, ob beim Import von MPS-Bedarfsmeldungen die Vertragsprüfung eines evtl. automatisch eingesetzten kompatiblen Toners unabhängig vom Original-Toner erfolgen soll. Falls nicht (Einstellung 0), erbt der kompatible Toner die Eigenschaft Vertragsleistung vom Original-Toner, d.h.wenn der Original-Toner Vertragsleistung ist, gilt dies auch für den kompatiblen Toner.
427	Volltextsuche in Matchcodesuche anzeigen Diese Konfiguration steuert, ob ein Volltextsuchfeld angezeigt wird. Die Volltextsuche belastet die Datenbank, so dass Concept Office für andere Anwender evtl. langsamer wird. Im Standard ist die Volltextsuche deshalb deaktiviert. Die Konfiguration aktiviert die Volltextsuche in folgenden Bereichen: Artikelsuche, Kontaktsuche, Maschinensuche, Aktivitätensuche, Anschriftensuche, Ansprechpartnersuche, Vorgangssuche, Bestellungssuche, Fremdmaschinensuche, Mitarbeitersuche, Möbelkonditionensuche, Projektsuche, Textbausteinsuche, Ticketsuche, Suche nach Zahlungsbedingungen
428	Kommissionierscheinerstellung Concept Flex beim Wareneingang und Verräumen verhindern In der textuellen Einstellung kann eine Zusatzvorgangsart angegeben werden, für welche die Unterdrückung gilt. Ist dieser Wert hinterlegt, so gilt die Unterdrückung ausschließlich für Aufträge mit dieser Zusatzvorgangsart (Schlüsselwert angeben). Für jeden Geschäftsbereich kann genau eine Zusatzvorgangsart angegeben werden.
429	Unterschrift bei Störungen ist Pflichtfeld
430	Übersichten automatisch füllen
431	Abweichenden Pfad für Drag-Drop-Dokumente verwenden Ist die Konfiguration aktiv, kann dort im Konfigurationstext ein abweichender Pfad für Drag&Drop-Dokumente festgelegt werden. Das Verzeichnis kann abweichend zum Standard '…\Documents\Mandant\DragDrop‘ gewählt werden. Die Struktur der Unterordner ‚JahrMonat\Dokumententyp‘ bleibt gleich. HINWEIS: Soll die neue Einstellung in bestehenden Drag & Drop - Umgebungen genutzt werden, sind weitere Einstellungen notwendig. Bei Bedarf hilft Ihnen unsere Supportabteilung weiter.
432	Automatischer Toneretikettendruck bei Lieferscheindruck
433	Wareneingang für Lagerartikel mit zugeordnetem Stellplatz immer an das entspr. Lager buchen
434	Mindestbestellwertprüfung pro Lieferant im Vorgang
436	Euroumrechnung von OFML-Preisen
437	Übermittlung von Verbrauchsmaterialmeldungen aus dem Portal
438	Zählermeldung vom Kunden auch gegen die letzte Technikermeldung prüfen
440	Lieferschein wird als Versandetikett benutzt (eigene Etiketten, nicht DHL)
441	Lieferschein erforderlich (nur Serviceaufträge)
442	Übergabe des Vorgangs an die Disposition (Auslieferung) mit Druck der Auftragsbestätigung
443	Dynamische Anfahrtspauschal-Ermittlung
444	Basketstart für erledigte Vorgänge verhindern
445	Abschlagsrechnungen mit Betrag=0 nicht als Nullrechnung verarbeiten
447	MPS-Meldungen nach Einlesen direkt verarbeiten
448	Geburtstage der Ansprechpartner direkt speichern
449	Geburtstage der Mitarbeiter speichern
450	Standardbeginnzeit für disponierten Vorgang ohne Zeitangabe
451	An der Kasse den Barverkaufs-Preiskatalog anwenden
452	Nachträgliches Auflösen von Stücklisten im Vorgang unterstützen
453	Ergodata Stücklistenauflösung
454	Anschriftenlängenprüfung
455	Anzahl offene Serviceaufträge in Concept Flex
456	Variable Skalierung der individuellen Basket-Bilder
457	Vertragserlöse ausblenden
458	Standardverhalten beim Artikelimport aus COP
459	Einkaufspreise aufgrund von Basiseinkaufspreisen kalkulieren
460	E-Mailversand Lieferschein/Rücknahmeschein bei Unterschrift aus Concept Flex-Serviceeinsätze
461	Soll das Ändern von EK-Preisen im Vorgang verhindert werden, wenn bereits eine Auftragsbestätigung oder ein Rechnungseingang durch den Lieferanten/Hersteller vorliegt
462	Versandkostenpositionen beim Druck aller Kundendokumente anlegen
463	Anzahl von Tagen, welche eine Aktivität rückwirkend angelegt werden kann, begrenzen
464	Soll die Ticket-Id immer aus dem Nummernkreis ermittelt werden
466	Bemerkung aus Kunden in Vorgänge, Bestellungen oder Verträge übernehmen
467	Firma und Ansprechpartner in der Aktivitätenbezeichnung beim Anlegen einer Aktivität immer vorbesetzen
468	Bei Störungen den Button ‚Zurück an Dispo‘ einblenden
469	Sortiermöglichkeit in der Positionsliste von Vorgängen sperren
470	Für Maschinen Abschnittsbezeichnung bei Lieferscheindruck als Stellplatz übernehmen
471	Kommissionierscheindruck pro Lager splitten (Kann nur aktiv sein, wenn Konfiguration 134 nicht aktiv ist
472	Zuordnung von Leistungen auf bereits abgerechnete Kontingente erlauben
473	automatische Bestandskorrektur bei CO Logistik
474	Hinweis nächster Kundenauftrag ist gültig für
475	Auftragsbestätigungen im Sofortdruck asynchron drucken, erlaubt Weiterarbeit während des Druckes
476	Ausgabe einer Warnung bei verdreifachtem Zählerstand
477	Kopierte Bestellanfragen werden mit erledigt
478	Soll bei Rohgewinnermittlung nach DEK der Einkaufspreis eines seriennummerngeführten Artikels in den Vorgang übernommen werden
479	Nummernvergabe nach Filialzuordnung
480	entfallen in 8.0
481	Mindestrechnungbetrag bei Vertragsabrechnung nur gegen Klick-Betrag prüfen
482	Update-Maske bei Datenverarbeitung aus Recherche anzeigen
483	Dispo: Prüfung der Warenverfügbarkeit berücksichtigt Dienstleistungs- und Tätigkeitsartikel
484	Automatischer Offline-Modus in Concept Flex Serviceeinsätzen
485	Serviceeinsatzrückmeldungen zusätzlich protokollieren
486	Ident-Artikel bei Verkauf automatisch zuordnen
487	Soll für Verkaufspreise zuerst der Rabatt oder aber der rabattierte Preis gerundet werden
488	Dauer der Anzeige von offenen Störungen
489	Einkaufspreisbildung bei Wiederverkauf einer Maschine
490	Pingintervall in Sekunden für Concept Flex
491	Einkaufspreis bei Konditionen mit Aufschlag auf den Basiseinkaufspreis bilden
492	Barverkaufspreiskatalog der Filiale im Vorgang zwangsweise verwenden
493	Bestätigen eines Vorgangs erfordert den Kundenterminwunsch
494	Detailauswertungen für Umsätze und Auftragseingänge anzeigen
495	Bilder an Identartikeln anzeigen
496	Mailversand mit Absender aus E-Mail-Einstellungen
497	Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht kann gesteuert werden, ob bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial über das Concept Flex Kundenportal der aktuelle Zählerstand des Gerätes (Vertragsmaschinen) angegeben werden muss oder nicht, bzw. ob die Vertragsart das Verhalten bestimmt. Soll laut Konfiguration die Vertragsart das Verhalten bestimmen, kann das über eine neue Eigenschaft (Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht), an der jeweiligen Vertragsart hinterlegt werden.
498	Lieferschein nur mit Unterschrift archivieren
499	Reparaturauftrag nur mit Unterschrift archivieren
500	Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Rechnung buchen (INAKTIV) ACHTUNG: ab Version 8.1622.196 entfällt diese Konfiguration. Die Einstellungen müssen nun in den Vertragsarten gepflegt werden.

Konfigurationen ab 1001

Mandanten, Konfigurationen, Administration

maschinen:manuelle_maschinenerfassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:54+00:00

Manuelle Maschinenanlage

Es kann vorkommen, dass eine Maschine manuell erfasst werden muss, beispielsweise wenn ein Kunde beauftragt, seine Fremdmaschine zu reparieren.

manuelle Anlage

Nach dem Öffnen des Moduls Maschinen wird mit Klick auf Neu die Eingabe freigegeben.

Im Feld Identnummer (alt: Maschinennummer) kann eine eindeutige Nummer für das Gerät vergeben werden. Wenn das Feld freigelassen wird, wird beim ersten Speichern der Daten eine Nummer automatisch vergeben. Weitere Informationen dazu unter Identnummer.

Im Feld Artikelnummer wird die Artikelnummer des Modells eingegeben oder alternativ über die Artikelsuche gewählt. Dabei werden in der Suchmaske nur die Artikel angezeigt, die als Maschinen mit oder ohne Seriennummer angelegt wurden (siehe auch Artikelarten).

Anschließend erfolgt die Eingabe der Firmennummer (die Nummer des Kunden an, bei dem diese Maschine steht). Steht das Gerät am eigenen Lager ist eine 1 einzutragen und im Feld Lager das entsprechende Lager zu hinterlegen.

Eventuell ist nun der Standort abzuändern oder der Stellplatz einzutragen und die Zählerstandinformationen zu hinterlegen. Artikel, die an einer Maschine als Zubehör hinterlegt sind, werden bei Lieferung als Option hinterlegt.

Wenn nun gespeichert wird, ist die Maschine angelegt. Es können nun evtl. bekannte Ein- oder Verkaufsdaten sowie Einsatzdaten hinterlegt werden und das Gerät ist für die weitere Verarbeitung bereit.

Wird eine manuell angelegte Maschine als Lagermaschine angelegt, erhöht sich der IST-Bestand am entsprechenden Lager automatisch.

Weiteres

Für bereits angelegte Maschinen ist es möglich über den Druck-Button bestimmte Daten auszudrucken. Dabei ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Maschinen

Steuert, welche Rechte der Benutzer Zum Ducken bestimmter Datensätze im Maschinen-Modul hat.

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

Maschinen

mps_maschinen:zaehlerzuordnungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:58+00:00

Akademie

Zählerzuordnungen für MPS-Systeme

Damit Concept Office die Zählerstände verarbeiten kann, müssen die Zähler des angeschlossenen MPS-Systems an die Zähler in Concept Office gekoppelt werden. Dies wird als Zählermapping bezeichnet und im Modul MPS-Maschinen hinterlegt.

Allgemeine Einstellungen

Für die meisten Fälle genügt es die Standardzähler zu aktivieren. Auf dem Screenshot sind die 3 am häufigsten genutzten Zähler im Umfeld docform zu sehen:

Modellspezifische Einstellungen

Wird für das Modell eine abweichende Einstellung benötigt, kann diese in einer neuen Zeile gespeichert werden. Es müssen der Zählername aus Concept Office und der Modellname aus dem MPS-System verwendet werden.

Komplexe Zählermappings

Formeln Lässt sich der Concept Office Zähler nicht 1:1 zu weisen, können auch Formeln verwendet werden. Die Syntax lautet:

f(<Formel>)

Innerhalb der Formel werden Feldnamen mit vorangestelltem Punkt angegeben:

.<Zählername>

Im nachfolgendem Beispiel wird ein Zähler aus der Differenz des Gesamtzählers und der Farbseiten gebildet:

f(.pageCounter-.prmibsumcolor)

Ermitteln von Zählernamen

Es kann vorkommen, dass nicht namentlich bekannte MPS-Zähler benötigt werden. Concept Office bietet mit der Modulfunktion „MPS-Info anzeigen“ die Möglichkeit alle auf dem MPS-System vorhandenen Zähler inklusive deren Eigennamen anzuzeigen. Diese Namen können dann mit dem MPS-System angeglichen werden.

Existieren mehrere gültige Zuordnungen, wird Concept Office den ersten gültigen Zähler einlesen. Alternativ können für Mps-Meldungen Referenzzähler festgelegt werden.

Zähler importieren und freigeben

Um Zählerstände vom MPS-System zu übernehmen zu können, sollte die Modulfunktion „Zähler mit MPS abgleichen“ verwendet werden. Dabei wird für jede MPS-Maschine, die mit einer CO-Maschine verknüpft ist ein Zählerstand eingelesen. Dies ist mit einer Technikermeldung vergleichbar. Pro Tag und Zähler kann nur eine Übernahme erfolgen.

Die Übernahme der Zähler für die Abrechnung erfolgt über die Modulfunktion „Zähler für Abrechnung übernehmen“.

Hinweise

Existieren mehrere gültige Zuordnungen, wird Concept Office den ersten gültigen Zähler einlesen. Achten Sie daher auf Eindeutigkeit.

Eine Zuordnung auf Maschinenebene ist nicht möglich.

MPS, MPS Maschinen, Concept MPS, Toner

mps_meldungen:modulfunktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-05-13T07:58:15+00:00

Modulfunktionen MPS-Meldungen

Nach Auswahl der zur bearbeitenden Meldung kann die Modulfunktion wahlweise im Menü oder rechten Bildrand aufgerufen werden. Hierüber kann die Weiterverarbeitung der Meldedaten in Form einer Aktivität, eines Serviceauftrages, Vorganges oder Tickets erfolgen. Des Weiteren können hier die Meldungen aktuell abgeglichen sowie die mit fehlerhaftem Prüfstatus neu geprüft werden.

Meldungen abgleichen

Über Meldungen abgleichen (1) werden die Meldungen per WebService-Schnittstelle direkt aus dem MPS-System (2) abgefragt. Eine Meldung informiert nach dem Abgleich über neu hinzugekommene Meldungen seit dem letzten Abgleich (3).

Das Feld Letztes Event-Abrufdatum am MPS-Kunden legt fest, ab welchem Meldungsdatum MPS-Meldungen abgerufen werden.

Der Zeitstempel wird nach jedem Abruf neu gesetzt.

Wurde das MPS-System schon länger vor Einführung des Moduls betrieben, empfiehlt es sich, dieses Datum von Hand zu setzten und nur aktuelle Meldungen abzuholen (Erstsynchronisation). Im Falle eines Problems kann über diesen Zeitstempel auch erzwungen werden, bestimmte Meldungen erneut zu importieren.

Werden beim ersten Import auch ältere Meldungen mit eingelesen, z.B. wo das Verbrauchsmaterial schon geliefert wurde, kann anschließend der Meldungsstatus von Hand geändert werden. Jede Meldung hat eine eindeutige ID, über die das System erkennt, ob sie bereits importiert wurde.

Meldungen, welche doppelt importiert oder die durch den Kunden zwischen dem Auslösen und Importieren schon behoben wurden (z.B. Toner vor Ort), werden im Meldungstext entsprechend gekennzeichnet.

Meldungen neu prüfen

Fehlerhafte Meldungen durchlaufen erneut die gleiche Prüfung, die schon beim Einlesen durchgeführt wurde. So können die Stammdaten, die beim ersten Mal noch nicht entsprechend gepflegt waren, mit der Meldung synchronisiert werden.

Dazu werden die entsprechenden Meldungen markiert und mit Meldungen neu prüfen bestätigt.

Mit gedrückter Shift-Taste führt die Modulfunktion ‚Meldung neu prüfen‘ eine verkürzte Prüfung (ohne Verbindung zum MPS-Server) gegen den Vertrag und den Artikelstamm durch. Dadurch werden die Artikel- und Vertragsinformationen neu ermittelt und in die MPS-Meldung geschrieben.

Übernahme in den Vorgang/Serviceauftrag

Die Übernahme der Meldungen in einen Vorgang/Serviceauftrag erfolgen nach bei der Übernahme fest zu legenden Parametern. Diese sogenannten Schema’s können auch gespeichert werden. Achtung es lässt sich immer nur der obere Teil der Maske eines Schemas speichern, da die weiteren Parameter immer wieder neu zu definieren sind und somit eine Vorbelegung nicht zielführend ist.

Bei Kunden, die eine Bonität=8 haben, wird bei Erstellung eines Vorganges/Serviceauftrages eine Warnung ausgegeben.

Bei der Erstellung von Serviceaufträgen, kann als Geschäftsbereich „Lt.Maschine“ gewählt werden, dann wird der Service-Geschäftsbereich aus der Maschine eingesetzt.

Übernahme per Edi-Schema

Bei der Übernahme von MPS-Meldungen als Vorgang bzw. Serviceauftrag ist es möglich, ein Edi-Schema anzugeben.

In der Auswahl werden Schemata angeboten, die in Datei ‚ < SysData-Pfad > \ ImportExport \ Mps-Bedarfsmeldung_einlesen.Ini definiert sind. Die dort unterstützten Einstellungen entsprechen denen aus dem Kundenbestellungsimport. Lediglich die Daten des Kunden (Kundennummer, Lieferanschrift) werden aus der MPS-Maschine ermittelt.

Ist ein Edi-Schema angegeben, sind die anderen Einstellungsmöglichkeiten der Maske inaktiv.

Modulfunktionen ausblenden

Über die Konfiguration ‚521-Modulfunktionen in MPS-Meldungen ausblenden‘ können in MPS-Meldungen die Modulfunktionen Ticket anlegen, Vorgang anlegen und Serviceauftrag anlegen gesperrt werden. Dies ist geschäftsbereichs-und mitarbeiterabhängig einstellbar.

Konfiguration 521: Modulfunktionen in MPS Meldungen ausblenden

Sollen die Modulfunktionen "Ticket anlegen", "Vorgang anlegen" oder "Serviceauftrag anlegen" im Modul MPS Meldungen ausgeblendet werden, geschicht dies über die Eingabe des Kürzels TT, VO oder TA in der textuellen Einstellung. Bei mehreren Funktionen müssen die Kürzel durch Komma getrennt werden.

0 - Nein, keine Funktionalität ausblenden
1 - Ja

planungen:planungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:00+00:00

Planungen

Unter Aktuell-Vertrieb befindet sich das Modul Planungen.

Im vorliegenden Modul ist es möglich, neue Planungen zu erstellen und vorhandene Planungen zu bearbeiten.

Anlage von Planungen

Durch Klick auf Neu wird im Feld Planung-Nr. eine Nummer automatisch vergeben. Nun ist es möglich, eine eindeutige Bezeichnung der Planung zu geben.

Außerdem besteht die Möglichkeit, der Planung ein Projekt, eine Firma, einen Bearbeiter und einen Verkäufer zu zuordnen.

Darüber hinaus werden die Anschrift und die Informationen zum Ansprechpartner automatisch ausgefüllt, aber es ist möglich, diese zu ändern.

Optional kann eine Bemerkung zur Planung hinzugefügt werden.

Über das Untermodul Zeichnungen können Dokumente hochgeladen werden.

preispflege:bearbeiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-02T08:51:56+00:00

Preispflege: Bearbeiten der Daten

Die importierten Daten können im Modul Preispflege (PP) auch direkt bearbeitet werden. Hierzu wird das Schema aus der Übersicht aufgerufen. Es befindet sich im Status erfasst. Die Bearbeitung kann manuell oder über die Schaltfläche Positionen kalkulieren durchgeführt werden.

Manuelle Kalkulation

Bei der manuellen Bearbeitung wird in jeder Zeile der neue Preis eingegeben und das „Gültig ab“ und „Gültig bis“ –Datum gesetzt.

Weiterhin ist es möglich, manuell von Bereichspreis auf einen Artikel-Preis zu ändern. Hierbei wird unter Bereich die Bereichskennung gelöscht und der „Preis neu“ manuell geändert. Bei der Übernahme wird dieser Artikel als neue Kundensonderkondition angelegt.

Kalkulation über das Menü

Über die Schaltfläche Positionen kalkulieren wird die Kalkulationsmaske geöffnet. Hier kann der aktuell markierte Datensatz oder die markierten Datensätze bzw. alle Datensätze bearbeitet werden.

Als Kalkulationsart stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

EK neu berechnen
Aufschlag % auf Listen-VK
Aufschlag % auf Sonder-VK
Spanne beibehalten (verwendet KIP)
Aufschlag % aus Listen-EK
Aufschlag % auf KIP
Preisaufschlag beibehalten (verwendet KIP)

Die Kalkulationsgröße ist der Wert in Prozent für die Berechnung der neuen Kalkulation. Dies ist nur für Kalkulationsarten verfügbar, die einen prozentualen Aufschlag berechnen.

Unter Preiskatalog wird ausgewählt, über welchen VK-Preiskatalog die Kalkulation erfolgen soll. Das Feld steht nur zur Auswahl, wenn als Kalkulationsart Aufschlag % auf Listen-VK verwendet wird.

Über die Schaltfläche Kalkulieren werden wie Datensätze kalkuliert. Eine Übernahme erfolgt erst mit anschließendem Klick auf Übernehmen.

Im Abschnitt Änderung ist es möglich das Gültig ab sowie das Gültig bis – Datum zu setzen. Zudem kann ein fester Sonderpreis neu manuell ohne Kalkulation zu definiert werden. Mit Klick auf Ändern und Übernehmen werden die Daten in das Grid übernommen.

Weitere Informationen

Ablauf Preispflege

Bearbeiten der Daten in einer Excel-Liste

Preispflege (PP)

P (Fortsetzung)

rechnungseingang:rechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-21T08:56:40+00:00

Konfigurationen und Rechte

Konfigurationen

Konfiguration 83: Druck von Belastungsanzeigen bei Rechnungseingangsprüfung

Falls der Wert einer Bestellung vom Wert der Eingangsrechnung abweicht, wird eine Belastungsanzeige gedruckt.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 146: Erlaubte Toleranz im eingegebenen Rechnungsbetrag bei Rechnungseingangsprüfung

Falls der Wert einer Bestellung vom Wert der Eingangsrechnung abweicht, wird eine Belastungsanzeige gedruckt.

0 - keine Absweichung möglich
1 - Einheit kleinster Stückelung (Cent)
10 - Einheit kleinster Stückelung (Cent)
50 - Einheit kleinster Stückelung (Cent)
100 - Einheit kleinster Stückelung (Cent)

Konfiguration 209: Bei Rechnungseingangsbuchung Vertrag belasten

Steuert, ob bei der Buchung einer Eingangsrechnung die Belastung eines Vertrages erlaubt sein soll.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 341: Sollen die EK-Preise im Vorgang durch den Rechnungseingang des Lieferanten geändert werden

Steuert, ob der Rechnungseingang EK-Preise am Vorgang aktualisiert.

0 - Ja, Rechnungseingang überträgt die EK-Preise in den Vorgang
1 - Nein, Rechnungseingang überträgt keine EK-Preise in den Vorgang

Konfiguration 343: Anlage von Vorgangspositionen bei Rechnungseingangsbuchung gesperrt

Steuert, ob bei Buchung hinzugefügte Positionen (z.B. Fracht) im Vorgang angelegt werden.

0 - nicht gesperrt, Anlage möglich
1 - gesperrt, Anlage nicht möglich

Konfiguration 535: Vertragsbelastung bei Rechnungseingang pro Artikel buchen

Steuert, ob bei Belastung eines Vertrages über den Rechnungseingang artikelgenau oder in Summe gebucht werden soll.

0 - in Summe buchen
1 - pro Artikel buchen

Rechte

Sonderrecht Sofortstorno auch nach Fibu-Übergabe erlauben (Eingangsrechnungen)

Dieses Recht greift, wenn man über die Rechnungseingangskontrolle einen Beleg löschen will.

Nein
Ja

Sonderrecht Freihändige Rechnungen (Rechnungen ohne Bestellung) buchen

Erlaubt es, die Buchung von Lieferantenrechnungen ohne zugrundeliegende Bestellung zu verbieten

Ja
Nein

Sonderrecht Rechnungseingang möglich, ohne Haken 'Rechnungsmenge gleichzeitig als Liefermenge' es sei denn Ware ist schon gebucht

Damit wird gesteuert, ob ein Rechnungseingang möglich ist ohne den Haken "Rechnungsmenge gleichzeitig Liefermenge setzen", es sei denn Ware ist schon zugebucht. Dieses Recht wird automatisch gegeben und muss für Nutzer manuell entzogen werden.

Ja
Nein

Seiten in diesem Namensraum:

Abschläge für Einkaufsrechnungen

Feldbeschreibung Rechnungseingang

Leasingrückkauf

Positionen umlegen

Rechnungseingang

schnittstellen:zaehlerstaende

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-04T13:42:06+00:00

Zählerstände importieren

Dieses Modul ist mit der Lizenz Zählerstände einlesen verfügbar.

Vorbereitungen

Pflichfelder für den Textimport von Zählerständen

Zählerstände, die als Textdateien (*.txt, *.csv etc.) eingelesen werden sollen, müssen die folgenden Pflichtangaben beinhalten:

Seriennummer der Maschine
Meldedatum
Zählerstand
Zählername (wenn die Zählerstände einer Maschine nicht in einer Zeile geliefert werden.)

Die Textdatei kann alle Zähler des Gerätes in einer Zeile liefern oder für jeden Zähler eine neue Zeile anbieten. Im letzteren Falle muss jedoch der jeweilige Zählername mit geliefert werden. Dieser muss jedoch nicht mit dem Zählernamen in Concept Office identisch sein.

Textdatei beschreiben

Damit Concept Office die Textdatei verarbeiten kann, muss sie beschrieben werden. Dies geschieht in der Datei bwImportAscii.ini. In dieser Datei können für andere Importe (Artikel etc.) bereits Beschreibungen vorliegen.

Im folgenden Beispiel stehen alle Zählerstände in einer Zeile. Die Beschreibung beginnt mit einem Namen, der in eckigen Klammern stehen muss. Da in der ersten Zeile dieser Textdatei die Überschriften stehen, wird diese mit SkipLines=1 nicht mit importiert. Mit FieldDelimiter wird festgelegt, wie die Daten getrennt sind. Möglich ist hier auch FieldDelimiter=„;“ und FieldDelimiter=„<tab>“.

[ZaehlerstandsImport1]
SkipLines=1
FieldDelimiter=","
Feld1=Meldedatum,0,0,1,1
Feld2=Description,0,0,1,1
Feld3=IPAdress,0,0,1,1
Feld4=Seriennummer,0,0,1,1 alternativ Maschinennummer,0,0,1,1
Feld5=AssetNumber,0,0,1,1
Feld6=Location,0,0,1,1
Feld7=MACAddress,0,0,1,1
Feld8=TotalPages,0,0,1,1
Feld9=MonoPages,0,0,1,1
Feld10=ColorPages,0,0,1,1
Feld11=CopierMonoPages,0,0,1,1
Feld12=CopierColorPages,0,0,1,1
Feld13=PrintMonoPages,0,0,1,1
Feld14=PrintColorPages,0,0,1,1
Feld15=ScanPages,0,0,1,1
Feld16=FaxPages,0,0,1,1
Feld17=Canon101,0,0,1,1
Feld18=Canon103,0,0,1,1
Feld19=Canon106,0,0,1,1
Feld20=Canon109,0,0,1,1
Feld21=Canon915,0,0,1,1
Feld22=Canon916,0,0,1,1

Um das Meldedatum so zu formatieren, dass Concept Office es als Datum erkennt, kann man in der bwImportascii.ini an 8.Stelle das Format angeben:

[ZaehlerstandsImportCvs]
FieldDelimiter=","
Feld1=Meldedatum,0,0,1,1,,,M/d/yyyy h:mm:ss tt
...

Mögliche (bisher vorkommende) Formate sind:

Thu Sep 27 14:56:50 CEST 2012	=	ddd MMM dd HH:mm:ss CEST yyyy
6/1/2012 9:10:13 AM	=	M/d/yyyy h:mm:ss tt

Uhrzeit 24 Stunden mit großem H, im 12 Stunden Rhythmus mit kleinem h angeben.

[ZaehlerstandsImport1]
_MpsKennung=4
SerienNummer=SerienNummer
Meldedatum=Meldedatum
MpsZaehlerName1=#MonoPages
Zaehlerstand1=MonoPages
MpsZaehlerName2=#ColorPages
Zaehlerstand2=ColorPages
MpsZaehlerName3=#ScanPages
Zaehlerstand3=ScanPages

Zählernamen mappen

Die im obigen Beispiel verwendeten Zählernamen sind nicht identisch mit den Zählernamen in Concept Office. Aus diesem Grunde müssen die Namen miteinander verbunden werden. Dies geschieht unter StammdatenTKD/MPS-Maschinen und dort in der Registerkarte Zählerzuordnung. Im Modul Mandanten muss vorher in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD) der Name des MPS-Systems oder Programmes eingetragen werden, aus dem die Textdateien stammen. Im Bild unten ist es das Programm „County“.

Damit sind die Vorbereitungen abgeschlossen. Nun können die Zählerstände eingelesen werden.

Import der Zählerstände in Concept Office

Die Zählerstände werden über das Modul EDI-Schnittstelle in Concept Office eingelesen. Im Modul sind die Einträge wie im Bild unten vorzubelegen. Über die Schaltfläche Konfiguration ist zu hinterlegen, wo sich die Textdateien befinden und ob diese nach dem Einlesen archiviert werden sollen.

Nach Klick auf die Schaltfläche Einlesen werden die Zählerstände mittels Webservice aus dem Internet herunter geladen. Am Ende des Importvorganges erhalten Sie ein Protokoll mit allen eingelesenen Maschinen.

Die eingelesenen Zählerstände werden als „MPS-Meldung“ an der Maschine vermerkt. Um diese abzurechnen ist ein weiterer Schritt notwendig. Damit ist sichergestellt, das nicht jeder eingelesene Zählerstand automatisch zur Abrechnung gelangt. Dieser Schritt wird hier beschrieben

service-auftraege:verbrauchsmaterialsuche

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-12T13:55:04+00:00

Verbrauchsmaterialsuche

Ziel der Verbrauchsmaterialsuche ist, dass passendes Verbrauchsmaterial für eine Maschine, schnell gefunden und sicher richtig zugeordnet werden kann.

Die spezielle Suche ist in Vorgänge und Service-Aufträgen verfügbar.

Vorbereitung in den Stammdaten

Wenn Sie die Stammdaten für die Verwendung der Verbrauchsmaterialsuche vorbereiten, bedenken Sie, dass auch für die Verwendung der Funktion Alternative Toner im Vertrag Vorbereitungen notwendig sind. Es spart Zeit, diese Vorbereitungen gleichzeitig abzuarbeiten.

Am Modellartikel

Im Modul Artikel muss das entsprechende Modell ausgewählt und das Verbrauchsmaterial hinterlegt werden. Dies geschieht in der Registerkarte Zuordnungen in der Tabelle Material. Der Rang dient der automatisierten Zuordnung von Toner beim Import von Bedarfsmeldungen. Sind beispielsweise 2 schwarze Toner hinterlegt, wird beim Import einer MPS Bedarfsmeldung der Artikel mit der höchsten Zahl in der Spalte Rang verwendet.

Am Verbrauchsmaterial

In der Registerkarte TKD im Modul Artikel muss bei Verbrauchsmaterial, inbesondere bei Toner die Laufleistung und die Farbe hinterlegt werden.

Suche verwenden

Die Verbrauchsmaterialsuche kann in der Positionserfassung auf 2 Wegen aufgerufen werden:

Über die Taste F6
Auf Fernglas Rechtsklick „Verbrauchsmaterial/Tätigkeitsartikel suchen“ auswählen

Nach Aufruf der Suche, muss die Maschinennummer angegeben werden. Danach stehen einige Informationen zum Gerät zur Verfügung:

Es besteht auch die Möglichkeit den aktuellen Zählerstand einzugeben (6). Unter den Zählerständen kann ein Link angeboten werden, der aufzeigt, wie bei diesem Modell der Zählerstand abgelesen wird. (Mehr dazu hier)

In der Suche werden angezeigt:

Standort mit Anschrift
Vertragsdaten der Maschine inklusive der Information, ob kompatible Toner verwendet werden dürfen.
eventuelle Anbindung an ein MPS-System
Information, dass die Maschine fremdbetreut wird.
Hinweistext, welcher an der Maschine hinterlegt ist.
Zähler der Maschine mit der Möglichkeit, den aktuellen Zähler einzutragen
das dem Modell zugeordnete Verbrauchsmaterial inkl. weiterer Informationen wie letzte Lieferung, letzter Zählerstand, Laufleistung, Vertragsleistung etc.

Zum Übernehmen des Verbrauchsmaterials muss ein Haken in der Spalte Auswahl gesetzt werden. Ist das benötigte Material so markiert, kann es mit Klick auf Übernehmen in den Auftrag aufgenommen werden.

Vorgaenge, Suche, Service-Aufträge

soennecken:soflex_artikelbezeichnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-06T10:48:18+00:00

Änderung der Artikelbezeichnung durch Soennecken (SoFlex)

Information lt. Soennecken:

Änderung in Concept Office:

Aufgrund gehäufter Mitgliedsanfragen werden wir zukünftig die Internetbezeichnung aus dem BMEcat2005 als Standard in die Artikelbezeichnung übernehmen. Dadurch werden die Artikeldaten analog des Webshops mit der entsprechenden Bezeichnung ausgestattet. Diese Änderung wird mit Versionstand 8.3460.43 ausgeliefert.

Es wird keine Anpassung in CO7 stattfinden.

Information vom 29.07.2025

Guten Tag,

durch unterschiedliche Rückmeldungen hat sich gezeigt, dass unsere Anpassung der Kurzbezeichnungen zu praxisfern gewesen ist.

Es geht um die Kurzbezeichnung 1 und 2, die wir systembedingt auf 2 Mal 30 Zeichen um insgesamt 10 Zeichen kürzen mussten. Es handelt sich nicht um die Texte, die in den Shops verwendet werden. Zwei Wochen vor GoLive hatten wir die Marke und die Herstellerartikelnummer aus der Kurzbezeichnung entfernt. Die Informationen zu Marke und HAN stehen in den Datenexporten in eigenen Feldern zur Verfügung. Damit die Bezeichnung die Zuordnung des Artikels einfacher macht, haben wir die Marke wieder ergänzt und uns vorrangig an der alten Bezeichnung orientiert. Die Herstellerartikelnummer wird nicht in der Bezeichnung enthalten sein - ein Kompromiss an die reduzierte Zeichenanzahl. Bei Artikeln, bei denen die Produkttypbezeichnung sehr wichtig ist, haben wir diese ergänzt (z.B. Edding 3000). Wir können damit nicht allen Anforderungen gerecht werden und die automatische Generierung mit Hilfe der KI hat sicher auch Grenzen. Wir haben die Texte in Stichproben geprüft und teilweise manuell nachbearbeitet.

Nachdem diese Arbeiten abgeschlossen waren, hat sich gezeigt, dass bei uns intern bereits einige Exporte und Übersichten pragmatisch angepasst und die Herstellerartikelnummer plus Marke vor oder hinter den Text der Kurzbezeichnungen gehängt wurde. Bevor wir nun die Umstellung vornehmen, möchte ich mit Ihnen abstimmen, ob Sie ebenfalls solche Änderungen vorgenommen haben, die dazu führen würden, dass die Marke doppelt im Text enthalten ist. Bitte beantworten Sie mir dazu möglichst bis zum 07.08.25 die folgenden Fragen: Müssen Sie Anpassungen vornehmen, wenn Soennecken die Bezeichnung erneut ändert? Falls ja: Können Sie diese Anpassungen bis zum 15.08.25 vorbereiten und an diesem Termin in Betrieb nehmen? Benötigen Sie mehr Zeit oder mehr Informationen?

Wir wollen unbedingt vermeiden, ein neues Problem zu erzeugen und prüfen sehr genau, ob wir auf diese Verbesserung im Zweifel verzichten sollten.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Viele Grüße

i.V. Claudia Lorenz

Weitere wichtige Informationen im Zusammenanhang mit dem ERP-Wechsel SoFlex seitens Soennecken.

sonderkonditionen:sonderkonditionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-07T09:33:11+00:00

Sonderkonditionen

Kundensonderkonditionen werden in der Strukturansicht unter Stammdaten/ Sonderkonditionen aufgerufen. Für eine zügigere Navigation kann zur Eingabe das Kürzel SO verwendet werden.

In dem Modul können diese für Artikel mit dem Auswahl-Kennzeichen Sonderkonditionen=Klassisch festgelegt werden.

Kundenzuordnung (1)

Es ist möglich speziell für einen Kunden, eine Kundengruppe oder für eine zeitlich begrenzte Aktion Konditionen anzulegen.

Kundenpreis
Kundengruppenpreis
Aktionspreis

Artikelzuordnung (2)

Zu einem speziellen Artikel lt. Artikelnummer, einem Artikelbereich, für eine Warengruppe, einem Warengruppenbereich oder einer Preisgruppe kann ein Sonderpreis oder Sonderrabatt angelegt werden.

Wird eine Sonderkondition für einen Artikel angelegt, dann kann hier auch eine abweichende Losgröße zum Artikelstamm hinterlegt werden.

Soll eine Sonderkondition für Alle Artikel im Stamm angelegt werden, dann kann dies im Artikelbereich mit der Eingabe von * erfolgen .

Allgemein (3)

Der Zeitraum für die Sonderkondition wird mit Gültig ab und Gültig bis hinterlegt, wobei Gültig bis keine Einschränkung haben muss.
Als Preiskatalog für die Sonderkonditionen stehen die vorhandene VK-Preiskataloge zur Verfügung.
Unter Mengenstaffel kann eine bestimmte Staffel gewählt werden.
Unter Rabattmerkmal kann festgelegt werden, ob Rabatte für alle Artikel, für rabattfähige oder für nicht rabattfähige Artikel gelten.
Es kann zusätzlich ein Rahmenvertrag, der mit dem Kunden besteht in der Sonderkondition hinterlegt werden.
Zudem kann das Merkmal Kundenkernsortiment gesetzt werden. Dieses wird im Soennecken Webshop ausgewertet und sorgt dafür, dass der Kunde nur diese Artikel sehen kann.
Der an der Sonderkondition mit Lfdnr.=1 gespeicherte Wert für ‚Kernsortiment‘ wird nun bei Neuanlage einer Kondition in der Maske vorbelegt.

Zusatzrabatt-Vereinbarungen (4)

Soll zu den vereinbarten Sonderkonditionen ein zusätzlicher Rabatt gewährt werden, zum Beispiel bei Onlineshop-Bestellungen, kann dies unter den Zusatzrabatt-Vereinbarungen vorgenommen werden.

Dann wird im Vorgang, bei der hier eingetragenen Eingangsart, dieser Rabatt zusätzlich vergeben.

Sonderpreise (5)

In dieser Rubrik werden die vereinbarten Sonderpreise oder Sonderrabatte hinterlegt. Es kann auch eine Preis-Staffelung erfolgen.

Wird der Preis über einen Preiskatalog oder eine Mengenstaffel ermittelt, beispielsweise für Artikelbereiche, so muss hier kein Eintrag erfolgen.

Sicherungskopie

Bei eingestellter Konfiguration 380 wird bei Erzeugen einer Preiskalkulation in den Sonderkonditionen eine Sicherungskopie der übernommen Daten in einer Exceldatei erzeugt. Diese wird dann im Dokumentenordner unter Mandant\Preispflege\uebernommen abgelegt.

Anlage Vorgang

Bei der Anlage eines Vorganges aus der Sonderkondition heraus ist diese Konfiguration zu beachten:

Konfiguration 254: Version XRechnung

Bei Kunden mit Kostenstellen ist deren Angabe im Vorgang Pflicht

0 - Nein
1 - Ja

Übernahme in die Preispflege

Siehe Übernahme Sonderkonditionen in die Preispflege

Artikel

sonstiges:preiskataloge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-09T11:36:42+00:00

Preiskataloge

In der Strukturansicht, in der Rubrik Sonstiges befinden sich die Module „EK-Preiskataloge“ und „Preiskataloge“.

Das Modul „Preiskataloge“ dient zur Anlage von Verkaufspreisen, welche als separater Preiskatalog (Verkaufspreisliste) geführt werden.

Hier ist es möglich, für bestimmte Artikel einen Sonderpreis, abweichend zum Standard-Verkaufspreis zu hinterlegen. Diese Preiskataloge können anschließend einzelnen Kunden zugeordnet werden.

Konfiguration

Konfiguration 98: Steuert die Einstellung der Bestpreisermittlung

0 - lt. Kundenstamm
1 - Immer für alle Kunden
2 - Nie

Mandant

In der Registerkarte Vorgabewerte am Mandant wird die nächstfolgende Einstellung getroffen. Dabei greift immer die niedrigste Priorität. Die Einstellung am Mandant greift nur, wenn die Konfiguration 98 auf Nie steht.

Übersicht

Beim Start des Moduls wird die „Übersicht“ mit den vorhandene Preiskatalogen angezeigt. Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag kann der jeweilige Preiskatalog mit den dazugehörigen Artikeln geladen werden.

Der Rang am Preiskatalog steuert nur gleichwertige Kataloge, die nicht durch die Preisfindung am Mandant oder die Konfiguration 98 gesteuert werden. Der höchste Rang gewinnt. Wird ein Katalog mit Ablaufdatum gekennzeichnet, wird der Rang dieses Kataloges ignoriert.

Reiterkarte Eingabe

In der Reiterkarte Eingabe können neue Kataloge erstellt und gespeichert werden.

Unter „Preiskatalog“ wird der Name des Preiskatalogs angegeben.
Unter Bezeichnung wird die Bezeichnung des Preiskataloges eingegeben, welche in den Sonderkonditionen und im Artikelstamm angezeigt wird.
Mit „Gültig ab: und „bis:“ wird das Gültigkeitsdatum des Preiskataloges festgelegt.
Unter „Katalogart“ kann festgelegt werden, ob es sich um einen „normalen“ Preiskatalog handelt, oder ob dies ein „Actions“-Preiskatalog für alle Kunden wird.
Soll der Preiskatalog als Rahmenvertrag gelten, dann kann dies unter „Rahmenvertrag“ erfolgen.
Sind zu einem Kunden mehrere Preiskatloge zugeordnet, dann kann über den Rang die Reihenfolge der Preisfindung vorgenommen werden. Der höhere Rang ist hier ausschlaggebend.

EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)

Sollen VK-Preise anhand des sich veränderten EK-Preises nachkalkuliert werden, so kann dies über den Haken „EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)“ erfolgen. Jetzt unbedingt speichern. Erst danach aktivieren sich die Dropdown-Felder „Preiskatalog (EK)“ und „Preisbasis (EK)“ - gewünschte Einstellung wählen bei Bedarf „Preissenkung (VK) erlaubt“, „Gültig ab“ und „Gültig bis“ eintragen Bezeichnung eintragen und speichern.

Ist der Haken gesetzt, kann der entsprechende EK-Preiskatalog ausgewählt werden.

KIPPreise
Standard

Sowie die Preisbasis (EK):

Damit auch bei geringeren EK-Preisen eine Kalkulation erfolgt, muss der Haken „Preissenkung (VK) erlaubt“ gesetzt werden. Wird dies nicht vorgenommen, dann wird bei einem geringeren EK-Preis der ursprüngliche VK-Preis beibehalten, jedoch die aktuelle Spanne errechnet. Das heißt, dass bei einer Erhöhung des EK-Preises die Kalkulations-Basis für den neuen VK die neu gebildete Spanne ist, mit der dann entsprechend weiter kalkuliert wird.

Reiterkarte Artikel

Werden Artikel mit dem Standard-VK erfasst, so werden diese automatisch in den Preiskatalog „Standard“ übernommen. Dieser Preiskatalog gilt für alle Kunden und Interessenten.

Sollen Artikel in einem separaten VK-Preiskatalog erfasst werden, dann erfolgt dies im Artikelstamm unter Preise / Verkaufspreise. Hier kann bei der Neuerfassung der Preise der entsprechende VK-Preiskatlog ausgewählt werden. Da dies im Artikelstamm für jeden Artikel einzeln vorgenommen werden muss, bietet es sich an, Artikel im Modul Preiskataloge zu erfassen. Die Übernahme der Artikel kann neben der manuellen Erfassung auch über die Edi-Schnittstelle, oder aus dem Edi-Artikelstamm heraus erfolgen.

Unter der Karteikarte „Artikel“ können die Artikel für die jeweilige Verkaufspreisliste ausgewählt werden. Die Auswahl kann durch Eingabe der Artikelnummer, über die Matchcodesuche unter „Artikelnummer“, oder durch „F4“ erfolgen.

Rechts wird die VK-Preiseinheit, der Listen-VK und Listen-EK zum Artikel angezeigt. Unter der Artikelmaske können Staffelpreise zum Verkaufspreiskatalog erfasst werden.

Im Fenster „Einkaufspreise“ werden die Lieferanten mit Ihren Einkaufspreisen angezeigt.

In dieser Reiterkarte ist möglich Artikel samt ihren Preisen an die Preispflege zu übergeben. Dazu muss der Button ‚Daten an Preispflege‘ getätigt werden.

Anschließend erscheint eine Maske in der die Übernahme vollzogen werden kann. Die übertragenen Preiskataloge sind im Modul Preispflege wieder zu finden.

Ist der Haken „EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)“ gesetzt, so werden bei der Erstanlage des Artikels die Verkaufspreise eingetragen. Nachdem die Verkaufspreise erfasst sind, wird bei jeder Änderung des EK-Preises der entsprechende Verkaufspreis, anhand der ursprünglichen Spanne aktualisiert.

Eine Nachkalkulation der VK-Preise, wenn der Preiskatalog nicht auf „EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)“ gesetzt ist, kann über die Preispflege, die Edi-Schnittstelle, oder den Edi-Artikelstamm erfolgen.

Reiterkarte Kundenzuordnung

In diesem Reiter ist eine Übersicht der dem Preiskatalog zugeordneten Kunden bzw. Firmen zu sehen. Unter der Spalte ‚Laufende Nummer‘ ist ein Linklabel zur dazugehörigen Sonderkondition zu finden.

Vorgang

Beispiele für die Einstellung der Preiskataloge:

stammdaten_tkd:vertragsarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-11T13:46:51+00:00

Vertragsarten

Vertragsarten dienen der Auswertung bzw. Selektion von Verträgen und der Pflege von Vertragsleistungen. Zudem wird festgelegt, welche Vertragserlöse (Miete, Wartung oder/und Klick) bei einem Vertrag zulässig sind.

Das Modul Vertragsarten (VN) befindet sich im Strukturbaum unter Stammdaten TKD.

Anlage Vertragsarten

Bei Anlage wird automatisch eine eindeutige Nummer vergeben. Die Bezeichnung darf maximal 100 Zeichen lang sein und wird bei Neuanlage eines Vertrages in das gleichnamige Feld übertragen.

Im Feld Vertragsabrechnung kann zwischen 3 Arten der Abrechnung gewählt werden:

keine Vertragsabrechnung (Es wird keine Rechnung erstellt und der Vertrag hat lediglich informative Aufgaben.)
normale Vertragsabrechnung (Es wird eine Rechnung erstellt und an die Finanzbuchhaltung übergeben.)
nur Übergabe an Fibu

Im Feld Vertragsprüfungsart kann neben dem Standard die Auswahl „auch ohne gültigen Erlös durchführen“ ausgewählt werden. Dadurch können dann auch Vertragsleistungen der Vertragsart gewährt, wenn der Vertrag noch nicht läuft (Vertragsbeginn zum nächsten 1.) und wenn kein Wartungs- oder Klickerlös angelegt wurde.

Weiterhin können folgende Einstellungen getroffen werden:

Miet-, Wartungs- und Klickerlös möglich (Nur wenn die entsprechenden Erlösfelder hier angehakt werden, erscheinen diese auch im Vertrag und können dort abgerechnet werden.)
Servicepartnervertrag (Ein Service-Partner wird beauftragt, Maschinen von Kunden zu reparieren. (Hinweis: Dieser Partner muss als Firma angelegt sein.))
Kontingentverwaltung (Legt fest, ob eine Kontingentabrechnung möglich ist oder nicht.)
Ertragsschwellenwert grün/gelb ab % (Farbige Darstellung des Ertrages entsprechend des Schwellenwertes in Prozent)
Gutschriftsverfahren: Dieses führt dazu, dass die Vertragsabrechnungen von Klicks als negative Rechnung ausgeführt werden. Alle Werte (Zählerstände) werden wie bisher erfasst und bei Abrechnung derart gekennzeichneter Verträge werden die Rechnungs- und Umsatzwerte negiert. Somit lassen sich periodische Gutschriften z.B. über kWh abbilden.

Verbrauchsmaterial:

Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht (hierfür muss Konfiguration 497 auf wird durch Vertragsart bestimmt stehen)
An der Vertragsart kann angegeben werden, ob der Endkunde beim Bestellen von Verbrauchsmaterial eine Menge größer 1 angeben darf. Der Standardwert=1 und somit kompatibel zum bisherigen Verhalten.

Hierbei kann folgende Funktion nützlich sein:

Die in MPS-Meldungen importierte Menge wird als Feld Bestellmenge angezeigt, zusätzlich gibt es das Feld Freigabemenge, welches bearbeitbar ist und mit der Bestellmenge vorbelegt ist. Eine abweichende Freigabemenge wird orange angezeigt, Bestellmengen >1 werden ebenfalls orange angezeigt.

Ist eine Weiterverarbeitung erfolgt, z.B. ein Vorgang angelegt, kann die Freigabemenge nicht mehr bearbeitet werden.

Kostenbuchung bei Servicepartner-Abrechnung

Im Abschnitt Einstellung abweichende Kostenbuchung kann entschieden werden, wann Kosten gebucht werden sollen. Laut Standard passiert dies bei der Vertragsabrechnung. Hier kann abweichend pro Erlös (Miete, Wartung, Klick) gesteuert werden, ob die Kostenbuchung erst im Rahmen der Servicepartner-Abrechnung stattfindet.

Pflege von Vertragsleistungen

Im Reiter „Vertragsleistungen“ können Leistungen, die in dem Vertrag inklusive bzw. explizit ausgeschlossen sind, definiert werden.

Vertragsleistung hinzuzufügen

Mit dem Klick auf Neuanlage (rechter unterer Rand) öffnet sich das Fenster zur Auswahl von Vertragsleistungen.

Eine detaillierte Beschreibung befindet sich unter Vertragsleistungen.

Definition von Standardwerten

Im Reiter „Standardwerte“ können Eingaben getätigt werden, die in neuen Verträgen mit dieser Vertragsart vor belegt werden. Dies erleichtert und beschleunigt die Anlage von Verträgen.

Folgende Standardwerte können vordefiniert werden:

Feldname	Feldtyp	Feldbeschreibung
Laufzeit (Monate)	Zahl	Festlegung der Laufzeit des Vertrages in Monaten
Kündigungsfrist (Monate)	Zahl	Festlegung der Kündigungsfrist des Vertrages in Monaten
Verlängerung (Monate)	Zahl	Festlegung, um wie viele Monate sich der Vertrag verlängert
Vertragsende definitiv nach Monaten	Zahl	Festlegung, nach wie vielen Monaten das definitive Vertragsende festgelegt wird
Kopienguthaben	Auswahlfeld	Steuert, den Umgang mit nicht erreichten Freikopien
Zählermeldung durch	Auswahlfeld	Definiert, wie die Zählerstände gemeldet werden sollen
Betragsdruck	Auswahlfeld	Legt fest, welche Beträge und Teilsummen auf der Rechnung erscheinen
Geschäftsbereich Miete	Auswahlfeld	Belegt den Geschäftsbereich für Miete mit diesem Wert vor
Geschäftsbereich Wartung	Auswahlfeld	Belegt den Geschäftsbereich für Wartung mit diesem Wert vor
Geschäftsbereich Klick	Auswahlfeld	Belegt den Geschäftsbereich für Klick mit diesem Wert vor
Miete und Wartung summieren	Kontrollkästchen	Ausgabe Miete und Wartung als ein Erlös auf der Rechnung
Klicks auf separate Rechnung	Kontrollkästchen	Erzwingt Einzelrechnung für Klickerlöse
Preisanpassung möglich	Kontrollkästchen	Vorbelegung des gleichnamigen Hakens
Kompatible Artikel verwenden	Kontrollkästchen	Erlaubt die Verwendung eines Alternativartikels
Erlösanteile bilden in Summe die Rate	Kontrollkästchen	Summieren von Erlösanteilen zur Rate
Pool-Freikopien für zeitversetzt auf- bzw. abgebaute Geräte korrigieren	Kontrollkästchen	Korrektur von Freikopien bei zeitversetztem Aufbau oder vorzeitigem Abbau
Verträge im Portal anzeigen	Kontrollkästchen	Steuert, ob die entsprechenden Verträge (bei entsprechender Berechtigung) im Portal angezeigt werden dürfen. Dieser Haken vererbt sich in den Vertrag und kann dort ggf. übersteuert werden. Der Haken ist standardmäßig gesetzt.

Im Bereich Service Level Agreements können die entsprechenden Reaktionszeiten für das SLA vor belegt werden. Die Werte, die hier zur Auswahl stehen, werden am Mandanten im Reiter Vorgabewerte (Tkd) gepflegt.

Stammdaten TKD, Vertragsarten, Vertraege

stammdaten:lieferantenkonditionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T07:03:36+00:00

Lieferanten-Konditionen

Lieferantenkonditionen erlauben es dem Händler vom Hersteller gewährte Rabatte, Rahmenverträge und maximale Bestellmengen für alle oder einzelne Kunden, Kundengruppen abzubilden.

Für das Modul Lieferantenkonditionen sind Lizenzen erforderlich.

Modul Lieferantenkonditionen

Sie finden das Modul Lieferantenkonditionen in Ihrem Concept Office Bereich „Stammdaten“.

In diesem Modul können die Lieferantenkonditionen gepflegt werden. Es stehen folgende Daten zur Verfügung:

Kopfdaten

Optionaler Verweis auf Kunde
Optionaler Verweis auf Lieferant
Optionaler Verweis auf Kundengruppe
Rahmenvertragsnummer
Gültigkeitsdatum
Verweis auf ein Projektlager (hierzu wurde eine neue Lagerqualifikation eingeführt)
Unsere Kundennummer

Sind die Kopfdaten erfasst, muss die Kondition gespeichert werden.

Positionsdaten

Optionaler Verweis auf Artikel
Für Artikelkonditionen
Maximale Bestellmenge
Einkaufspreis
Einkaufsrabatt
Optionaler Verweis auf Warengruppe (Hier wird nicht die am Artikel zugeordnete Warengruppe angezeigt. Es kann eine Lieferantenkondition für eine bestimmte Warengruppe, statt für einzelne Artikel, anlegt werden.)

Wenn eine vorhandene Rahmenvertragsnummer bereits in einer anderen Kondition verwendet wird, wird ein Hinweis ausgegeben.
Einer Lieferantenkondition können beliebig viele Dokumente zugeordnet werden. Außerdem lassen sich aus der Maske heraus Aktivitäten anlegen, die aber keinen Bezug zu den Lieferantenkonditionen haben.

Verarbeitung der Kondition

Wird eine Vorgangsposition erfasst, so wird geprüft, ob für den erfassten Artikel die Kondition zutrifft. Ist dies der Fall, so wird die Rahmenvertragsnummer der Kondition in die Auftragsposition übernommen. Sofern definiert, werden Preis oder Rabatt der Kondition gezogen. Ist an der Kondition ein Projektlager definiert, so wird dieses Lager als Positionslager benutzt.

Sofern die in Vorgängen erfassten Mengen, die an der Kondition erfasste Maximalmenge überschreiten, wird ein Hinweis angezeigt.

In der Lieferantenkondition selbst ist ersichtlich, welche Menge des Artikel zu dieser Kondition beim Lieferanten bestellt werden kann (Maximale Menge), welche Menge bereits in Vorgängen zugeordnet ist (Bestellmenge) und welchen Anteil die Bestellmenge von der Maximalmenge (% Bestellmenge) ausmacht.

Die Rahmenvertragsnummer sowie gegebenenfalls der Einkaufspreis laut Kondition werden in die Bestellung übernommen. Wird die Bestellung zugebucht, so wird an Artikeln mit Seriennummer (Maschinen) die Rahmenvertragsnummer hinterlegt (neues Feld auf der Maschinenpflegemaske auf der Karteikarte „Ein- /Verkauf, Details“).

Beim Hinterlegen der Rahmenvertragsnummer in einer Auftragsposition wird der Rahmenvertrag wirksam, auch, wenn der Kunde nicht im Rahmenvertrag steht. Dies kann durch die Vergabe von Rechten erlaubt werden.

Sonderrecht Kundenspezifischen Rahmenvertrag für alle Kunden verwenden

Legt fest, ob der Mitarbeiter eine Rahmenvertragsnummer, die in einer Lieferantenkondition für einen bestimmten Kunde hinterlegt ist, auch für einen anderen Kunde verwenden darf.

Nein
Ja

Beim Hinterlegen der Rahmenvertragsnummer in einer Bestellposition wird ebenfalls der entsprechende Preis gezogen.

Anzeige der Konditionen

Sonderrecht Lieferantenkonditionenansicht (Filter)

Legt fest, welche Konditionen in der Übersicht im Modul Lieferantenkonditionen angezeigt werden.

nur Konditionen zu eigenen Firmen
alle Konditionen

tonermehrverbrauch:tonermehrverbrauch

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-04T13:11:00+00:00

Modul Tonermehrverbrauch

Ziel ist es, Mehrlieferungen von Toner/Tinten zu analysieren. Dazu werden die gelieferten Toner mit ihren Reichweitenangaben gegen die gemeldeten Klicks geprüft.

Es wird immer der gesamte Vertragszeitraum betrachtet. Bereits nachberechnete Toner werden über eine spezielle Zusatzvorgangsart ermittelt. Ermittelte Mehrlieferungen werden über manuell zu erfassende Vorgänge abgerechnet.

Speicherung

Die ermittelten Analysedaten werden in der Tabelle ‚Tonerverbrauchanalyse‘ gespeichert.

Rechenweg

Soll-Klicks Toner sw : gelieferte Toner * Laufleistung

Ist-Klicks Toner sw: Gesamtzähler (mono + color)

Soll-Klicks Toner color : gelieferte Toner * Laufleistung / 3

Ist-Klicks Toner color: Farbzähler

Sind die Ist-Klicks unter den Soll-klicks, werden die Minder-Klicks in zu viel gelieferte Toner umgerechnet. Die gelieferten Artikel werden über die Artikelgruppierung zusammengefasst. Dier Artikelgruppierung = dem Artikel mit höchstem Rang in der Materialliste zum Modellartikel mit gleicher Artikelart und Farbe.

Modul Tonermehrverbrauch

Modulkürzel ‚TM‘

Feld	Bedeutung
Ermittlung zum	Zum Stichtag werden alle Tonerlieferungen und die aktuellen Zählerstände ermittelt. Es wird er dem Stichtag nächstliegende Zählerstand verwendet. Dabei werden alle Meldungsarten (Kundenmeldung, Technikermeldung, MPS-Meldung) einbezogen.
Vertragsnummer	Filter für die Ermittlung
Kundennummer	Filter für die Ermittlung
Zusatzvorgangsart Nachberechnung	Dient der Ermittlung der bereits nachberechneten Menge. Vorgänge zur Nachberechnung müssen mit der entsprechenden Zusatzvorgangsart angelegt werden.
Anzeigeebene	Zum Zweck der Nachvollziehbarkeit der Ermittlung werden folgende Anzeigeebenen unterstützt: - pro Kunde und Artikelgruppierung - pro Kunde und Farbe - pro Vertrag - pro Maschine und Farbe - pro Maschinen und Artikelnummer Die finale Berechnung der Mehrtoner erfolgt immer auf Kundenebene, d.h. anhand der Ermittlung pro Kunde.
Knopf ‚Ermitteln‘	Ermittelt die Daten neu und zeigt diese danach an. Jede neue Ermittlung löscht alte Daten.
Knopf ‚Anzeigen‘	Anzeige der zuletzt ermittelten Daten

Die Maske zeigt die berechneten Daten in Tabellenform an. Dort lassen sich die Concept Office vorhanden Funktionen wie z.B. Excel-Export nutzen. (STRG-Shift-G)

Zusätzlich werden die Daten der letzten Ermittlung in der Tabelle ‚Tonerverbrauchanalyse‘ gespeichert.

Für die Benutzung des Moduls ist eine Lizenz sowie eine kostenpflichtige Einweisung durch den Support nötig.

vertraege:maschine_hinzufuegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-01T13:25:35+00:00

Maschine(n) zu einem Vertrag hinzufügen

Maschine hinzufügen

Im Modul Verträge kann über die Modulfunktion “Maschinen/Erlöse hinzufügen” Maschinen und deren Erlöse mit allen wichtigen Parametern zu einem Vertrag hinzugefügt werden. Die Funktion finden Sie in der rechten Leiste oder in der oberen Menüleiste unter Modulfunktionen.

Es öffnet sich folgendes Fenster, indem Sie über die Fernglassuche die hinzuzufügenden Maschinen auswählen können.

Sie sind dann im oberen Bereich der Liste zur Prüfung noch einmal aufgelistet. Fälschlicherweise hinzugefügte Maschinen können zeilenweise wieder herausgelöscht werden.

Erlöse hinzufügen

Im unteren Bereich werden die Werte der einzelnen Erlöse hinterlegt.

Feld	Beschreibung
Abrechnungsart	Wird die Abrechnungsart „Poolabrechnung“ verwendet, so wird automatisch ein Pool angelegt, wobei auszuwählen ist, ob es sich um einen statischen oder einen dynamischen Pool handelt. (siehe hier).
Erlösartikel
Rate
Rechnungskennzeichen
Rechnungsempfänger
Gruppierung

Ganz rechts findet man die Zähler. Es sind alle an den hinzuzufügenden Maschinen befindlichen Zähler aufgelistet. Soll ein Zähler nicht in diesem Vertrag angelegt werden, ist der entsprechende Haken zu entfernen. Zudem kann hier eine Gruppierung für Klick angegeben werden.

Mit Klick auf “Ok” werden die Daten in den Vertrag übernommen.

Eine Übersicht aller zum Vertrag zugehörigen Maschinen finden Sie im Modul Verträge im Reiter Maschinen.

vorgaenge:erweiterte_verkaufsinformationen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-26T08:56:52+00:00

Erweiterte Verkaufshinweise

Um dem Innendienst den Telefonverkauf zu erleichtern, können Sie zur Position erweiterte Verkaufshinweise anzeigen. Diese werden in einem separaten Fenster angezeigt und können auch auf einen anderen Monitor gelegt werden.

Mit diesen Funktionen kann während eines Telefonats kompetent Auskunft gegeben und durch entsprechende Empfehlungen die Anzahl der Vorgangspositionen gesteigert werden.

Das Fenster kann während der gesamten Vorgangsbearbeitung geöffnet bleiben und aktualisiert sich mit jedem Positionswechsel oder beim Speichern einer neuen Position. Sie sehen auf dem zweiten Bildschirm also immer alle nötigen Verkaufshinweise zur aktuell markierten Position.

Für dieses Modul benötigen Sie eine Lizenz.

Aufruf

Das Zusatzmodul befindet sich in der Modulleiste beim Aufruf der Positionsliste.

Hier erhalten Sie für die aktuell markierte Position im Vorgang Erweiterte Verkaufshinweise angezeigt.

*klicken Sie auf das Bild um es in voller Größe anzuzeigen

Für Alternativen, Zubehör und Verbrauchsmaterial ist es möglich am Artikel unter der Reiterkarte Tkd einen Rang zu setzen. Dieser bestimmt die Reihenfolge in der Anzeigesortierung auch für erweiterte Verkaufsinformationen.

Rangreihenfolge - höchster Rang gewinnt

Inhalt

Bei optimaler Pflege Ihrer Artikeldaten, z.B. durch Verwendung Soennecken AMDP-Daten, werden in der ersten Reihe Bild, Mengeneinheiten, Artikelmerkmale und Dokumente angezeigt. Darunter Alternativen, Zubehör und Verbrauchsmaterial. Die dritte Reihe enthält neben den Kataloginformationen die 10 häufigsten Artikel, die der Kunde kauft aber noch nicht in diesem Vorgang enthalten sind. Daneben Artikel, welche andere Kunden auch kauften, wenn der aktuell markierte Artikel im Vorgang war.

Bei aktivierter Soenneckenbestandsabfrage, wird Ihnen auch die aktuelle Verfügbarkeit angezeigt. Das Symbol oben links neben dem Artikelbild zeigt die Verfügbarkeit des Artikels, der aktuell im Vorgang ausgewählt ist.

Durch einen Klick auf das „+“-Symbol wird der jeweilige Artikel in den aktuellen Vorgang übernommen

Wird die Maus über das Symbol für die Bestandsauskunft geführt, so erhält man neben dem farblich dargestellten Status auch Detailinformationen.

Die Artikelmerkmale lassen sich zur besseren Übersicht auf eine Klassifizierung umschalten.

Arbeiten Sie im Tagesgeschäft mit den Soennecken AMDP-Daten empfiehlt sich die Einstellung „Soennecken“. Die Einstellung bleibt auch beim Verlassen des Fensters erhalten.

Individuelle Anpassung

Die beiden mit statistisch Werten gefüllten Boxen unten rechts, lassen sich inhaltlich an die Anforderungen des jeweiligen Händlers und dessen Vertriebskonzepte anpassen. Gesteuert wird der angezeigte Inhalt über zwei Recherchen.

Erweiterte Verkaufshinweise - Box 1
Erweiterte Verkaufshinweise - Box 2

Diese Recherchen werden programmseitig ausgeliefert und sind mit dem Standardinhalt, den Top 10 des Kunden, die noch nicht im Vorgang aufgenommen sind und weiteren Artikelempfehlungen vorbelegt.

Löscht man diese Recherchen, so werden sie beim nächsten Aufruf der Modulfunktion automatisch wieder mit dem Standardinhalt erstellt.

Die Recherchen sind standardmäßig keinem Mitarbeiter zugeordnet. Sie können entweder vom Systemverwalter gepflegt werden oder man ordnet entsprechende Mitarbeiter zu.

Das Anpassen von Recherchen sollte nur von Personen mit Erfahrung in diesem Bereich durchgeführt werden. Benötigen Sie hierbei Unterstützung, wenden Sie sich bitte an den Support.

Das Feld Beschreibung der Recherche legt die Überschrift der jeweiligen Box fest und der SQL-Befehlt den Inhalt. Für den SQL-Befehl sind Variablen vordefiniert um den Inhalt bei Bedarf im Kontext des aktuellen Artikels oder Kunden anzuzeigen.

So wäre es z.B. möglich, immer die aktuelle Monatsaktion anzuzeigen, die als Preiskatalog hinterlegt sein könnte und die jeweiligen Artikel werden dann genau so wie Alternativen oder Zubehör in den Vorgang übernommen.

Verknüpft man zusätzlich mit dem Kunden, kann man den Inhalt auf diesen eingrenzen.

Ist eine Recherche fehlerhaft, so wird die jeweilige Box mit entsprechender Überschrift und ohne Inhalt angezeigt.

Da der Inhalt der beiden individuellen Boxen zu Laufzeit errechnet wird, ist die Geschwindigkeit, mit der die Inhalte angezeigt werden, von der Systemleistung abhängig.

Sollten Sie generell Probleme mit der Performance Ihrer Systemumgebung haben, lassen sich die Boxen mit einem Dummy-SQL-Befehl und entsprechender Überschrift sogar einzeln deaktivieren.

Auswertung

Werden Artikel über die Modulfunktion erweiterte Verkaufshinweise einem Vorgang hinzugefügt, bekommen sie ein entsprechendes Kennzeichen in der Datenbank. Dadurch besteht die Möglichkeit auszuwerten, welcher Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum Zusatzartikel verkauft bzw. wie sich die Anzahl der Auftragspositionen erhöht hat.

Hierzu sind individuelle Anpassungen Ihrer Statistiken bzw. Recherchen nötig. Bitte wenden Sie sich an unseren Support. Wenn Sie zur Auswertung Recherchen nutzen möchten, ist die entsprechende Lizenz für das Recherche-Modul Voraussetzung.

Soennecken eG

Concept Office unterstützt Mitglieder der Soennecken eG mit vielen weiteren nützlichen Funktionen. Mehr dazu unter Soennecken und Concept Office.

Verkaufsinformationen, Verkaufshinweise, Soennecken

vorgaenge:leasingberechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-26T11:26:17+00:00

Leasingberechnung im Angebot

Concept Office bietet die Möglichkeit Leasingberechnungen für Angebote durchzuführen. Dabei entstehen Textpositionen im Vorgang, die auf hinterlegten Werten beruhende Ergebnisse beinhalten. Der Nutzer kann damit Leasingangebote erstellen, ohne selbst rechnen zu müssen.

Vorbereitung

Hinterlegen von Leasingfaktoren

Im Modul Leasingfaktoren unter können für die einzelnen Leasinggesellschaften verschiedene laufzeitabhängige Faktoren angegeben werden. Leasinggesellschaften müssen vorher als Kunden angelegt worden sein.

Textbausteine definieren

Für die Aufnahme in den Auftrag muss mindestens ein Textbaustein definiert werden. Möchte man mit alternativen Texten arbeiten, kann man auch mehrere anlegen. Diese werden dann vom Nutzer im Vorgang ausgewählt.

Unterstützt werden die Platzhalter:

Platzhalter	Bedeutung
#AuftragswertInklMwst#, #AuftragswertExclMwst#	Auftragswert mit bzw. ohne Mwst.
#RateInklMwst#, #RateExclMwst#	Errechnete Rate mit bzw. ohne Mwst
#KN#	Kurzname der Leasinggesellschaft
#Laufzeit#	Laufzeit des Leasingvertrages

Leasingberechnung im Vorgang

Im Vorgang kann über die Modulfunktion Leasing berechnen eine Maske gestartet werden, die es erlaubt, eine oder mehrere Leasingkonditionen aufzunehmen. Zu diesem Zweck kann man die hinterlegen Konditionen suchen.

Danach kann über die Suche in der Spalte Text ein Textbaustein ausgewählt werden.

Nach Betätigung der „Übernehmen“-Taste werden die Texte als Textpositionen in den Vorgang übernommen. Diese Texte werden für den Ausdruck auf Angebot und Auftragsbestätigung gekennzeichnet. Zusätzlich wird eine interne Textposition erzeugt, die die Eckdaten der Leasingkalkulation beinhaltet, um später nachvollziehen zu können auf welcher Grundlage die Berechnung erfolgte.

Eine wiederholte Kalkulation auf der Basis alter Daten ist nicht möglich. Nachfolgende Änderungen am Vorgang aktualisieren nicht die generierten Texte. In diesem Fall muss die Textposition gelöscht und neu gebildet werden.

Unter folgenden Einschränkungen ist die Leasingberechnung auch für den Geschäftsbereich Möbel möglich:

Nach der Anlage der Angebotspositionen als letztes Doing noch Textbausteine für das Leasing formulieren. Diese geben dann Leasingrate, Leasingzins, Leasingdauer sinngemäß auf der letzten Seite wieder.
Wird im pCon.basket geändert, löscht das System den hinterlegten Leasingtextbaustein und dieser muss neu geladen werden. (Aufwand i.d.r. 2 Minuten)
Zum Textbaustein entfernen, reicht es aus, den pCon.basket - Startknopf mit gedrückter Shifttaste zu betätigen. Beim Beenden erfolgt eine komplette Synchronisation der Positionsliste aus dem pCon.basket. Die Textposition verschwindet.
Leasingtextbausteine sind nur in der Concept Office Positionsliste ersichtlich.
Es erfolgt an dieser Stelle derzeit keine Weiterentwicklung, d.h. der beschriebene Umstand bleibt zunächst Bestandteil der Softwareauslieferung. Etwaige Nachteile hierzu wären Stand Heute nicht änderbar.

warenbuchung:registerkarte_offene_bestellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-02T09:20:11+00:00

Offene Bestellungen

In dieser Registerkarte werden ausgelöste Bestellungen nach Wareneingang auf die Läger oder die offenen Vorgänge gebucht.

Beim Buchen offener Bestellungen ist die Zuweisung von Stellplätzen für Kommissionsware möglich. Der Stellplatz kann auf der Registerkarte Offene Bestellungen für Kommissionsläger angegeben werden und wird bei der Zubuchung in das Wareneingangsprotokoll übernommen.

Sofern der zugebuchte Artikel einem Vorgang zugeordnet wird (bei automatischer Zuordnung auf offene Vorgänge oder bei Zubuchung über offene Bestellungen), wird die Stellplatz-Information in die Vorgangsposition übernommen und beim Packzetteldruck ausgegeben.

Zubuchen

Sie haben die Möglichkeit eine offene Bestellung komplett zu zubuchen oder nur einzelne Positionen dieser.

Komplett zubuchen

Wählen Sie eine offene Bestellung aus und tragen in der Tabelle „Bestellpositionen“ in der Spalte „Neu“ die gelieferte Menge ein. Bei Bestellungen mit vielen Posiionen empfiehlt es sich den Button „Mengen vorbelegen“ zu nutzen. Dieser ersetzt die händische Arbeit. Anschließend klicken Sie auf „komplett zubuchen“. Damit schließt sich die Bestellung und verschwindet aus der Übersicht.

Positionsweise zubuchen

Alternativ können Sie auch einzelne Positionen buchen, indem Sie die offene Bestellung auswählen und bei der gewählten Position die Menge eintragen. Mit anschließendem Klick auf „Positionsweise zubuchen“ wird nur die Position gebucht. In diesem Fall bleibt die Bestellung in der Übersicht erhalten, da noch offene Posten vorhanden sind.

Weitere Informationen: Überlieferung und Reklamation.

Auf offene Vorgänge verteilen

Im Abschnitt Buchen kann entschieden werden, wie die gebuchte Menge auf offene Vorgänge zugeteilt werden soll. Nachfolgende Einstellungen sind möglich:

- nicht verteilen: Ware wird ans Lager gebucht, auf keine Vorgänge verteilt

- immer verteilen: Es wird auf offene Vorgänge verteilt, egal ob vorgangsbezogene Bestellung, ältester Vorgang wird zu erst bedient. → Standardeinstellung

- verteilen, nur bei Vorgangsbezug: Die Ware der gewählten Bestellung wird auf offene Vorgänge mit dieser Bestellung gebucht (aus Vorgang/Vorgängen bestellt).

- immer verteilen, neg. Bestand ausgleichen: Wenn der Lagerartikel negativen Bestand hat, wird bei der Warenbuchung erst der negative Bestand ausgeglichen/versucht auszugleichen, dann erst wird der Vorgang bedient.

Weiteres

Beim Zubuchen gibt es ein Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Einkaufspreisänderung einer Bestellposition nach Zubuchung noch möglich.

Erlaubt dem Bearbeiter Einkaufspreise in einer Bestellposition nach Zubuchung zu ändern.

Nein
Ja

weitere_stammdaten:bezirke

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T12:22:10+00:00

Bezirke (BZ)

In diesem Modul können Bezirke definiert werden. Diese können verwendet werden als

Verkaufsgebiete
Anfahrtszonen
Tour
Filiale

Anlage eines Bezirkes

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Bezirk freigeschalten. Es kann nun ein maximal 30 Zeichen langer, eindeutiger Namen eingeben werden. Die Bezeichnung wird in Concept Office zur Auswahl dieses Bezirkes angeboten. Nachfolgend wird eine Bezirksart gewählt und anschließend gespeichert.

Optional kann ein Bezirk einem bestimmten Geschäftsbereich zugeordnet werden.

In der Tabelle Postleitzahlbereiche können länderabhängige Postleitzahlenbereiche eingetragen werden - in beliebiger Anzahl.

Gilt der Bereich nur für eine Postleitzahl, überspringen Sie die Eingabe des Feldes PLZ bis. Concept Office füllt das Feld dann automatisch mit dem Wert des Feldes PLZ von.

Verkaufsgebiete

Einem, als Verkaufsgebiet deklariertem, Bezirk kann optional ein Gebietsleiter und eine Gültigkeitsdauer zugewiesen werden.

Zuordnung von Mitarbeitern

Im Abschnitt Mitarbeiterzuordnung können dem Bezirk eigene Mitarbeiter zugewiesen oder nicht zugewiesen werden. Dies geschieht entweder durch Doppelklick oder durch Auswählen des Mitarbeiters und Klicken des Zuweisen- oder Entfernen-Knopfes.

Ist während des Zuweisens der Haken Firmen und Projekte neu zuordnen gesetzt, werden die in den Modulen Firmen und Projekte gespeicherten Mitarbeiterzuordnungen ebenfalls überarbeitet.

Zuweisen von Bezirken (Verkaufsgebiete)

Bei Neuanlage von Firmen und Projekten wird die Bezirks- und Mitarbeiterzuordnung dem neuen Datensatz vererbt. Die Einstellungen können danach manuell geändert werden.

Dynamische Zuweisung von Verkäufern im Auftrag

Ist die Mandantenkonfiguration 99 auf den Wert 2 gestellt, wird der Verkäufer anhand der Postleitzahl der Lieferanschrift über die Postleitzahlenzuordnung in Bezirken ermittelt. Ein fest am Kunden hinterlegter Verkäufer gewinnt jedoch gegen den dynamisch ermittelten.

Anfahrtszone

Wird ein Bezirk als Anfahrtszone deklariert, dann entfällt die Mitarbeiterzuordnung (wird deaktiviert). Es besteht nun die Möglichkeit einen Anfahrtsartikel (Anfahrtspauschale) zu hinterlegen. Dieser wird automatisch in einem Service-Auftrag aufgenommen, wenn die Postleitzahl des Standortes der Maschine im Postleitzahlenbereich dieses Bezirks liegt und an der Maschine direkt kein Anfahrtsartikel hinterlegt ist.

Alternativ zur Anfahrtspauschale kann für die entsprechende Postleitzahl auch eine feste Entfernung (in km) und eine feste Zeit (in Minuten) angegeben werden. Diese Daten sind bei der Zeiterfassung in Concept Office und Concept Flex dann vor eingestellt und können bei Bedarf im Auftrag überschrieben werden.

Ist die Anfahrt in einem Service-Auftrag Vertragsleistung, wird der Artikel mit einem Verkaufspreis von 0 aufgenommen.

Im Modul Bezirke bei den Anfahrtszonen ist es auch möglich eine Filiale zu hinterlegen. Dadurch können Anfahrtszonen nun filialspezifisch genutzt werden – basierend auf der im Serviceauftrag hinterlegten Filiale. Ist im Vorgang keine Filiale hinterlegt, werden automatisch alle Anfahrtszonen berücksichtigt, die im jeweiligen Bezirk liegen.

Tour

Einem als Tour deklarierter Bezirk kann man anstatt der Anfahrtspauschale eine Tournummer hinterlegen. Diese muss als Tour im Tourenstamm angelegt sein. Wird ein Vorgang angelegt und die Lieferanschrift stammt aus dem hinterlegtem Postleitzahlenbereich, dann wird die Tournummer dynamisch an den Vorgang geschrieben.

weitere Stammdaten, Bezirke, Mitarbeiterzuordnung, Anfahrtspauschale

Filiale

Diese dient dazu, mittels Postleitzahl-Bereichen Filialen an Firmen und Anschriften zuordnen zu können. Sind Filial-Bezirke definiert, wird beim Speichern von Firmen und Anschriften, bei denen keine Filiale angegeben ist, versucht, anhand des Bezirkes die Filiale zu ermitteln.

Die Ermittlung für die Filiale, gilt nur für Kunden und Interessenten.

weitere_stammdaten:fahrzeuge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:18+00:00

Fahrzeuge

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Fahrzeuge.

Im vorliegenden Modul wird der Fuhrpark des Unternehmens verwaltet, also zum Beispiel Fahrzeuge mit denen Techniker zu Kunden fahren. Es ist möglich Fahrzeugen ein Lager zuzuweisen sowie Kosten zu hinterlegen.

Anlage von Fahrzeugen

Über Klick auf Neu kann ein neues Fahrzeug angelegt werden. Im Reiter „Eingabe“ werden dann alle notwendigen Einstellungen getroffen.

Über das Fahrzeugkennzeichen wird das Fahrzeug eindeutig identifiziert. Die Bezeichnung wird programmweit zur Anzeige verwendet. Mit dem Kontrollkästchen Firmenfahrzeug ist es möglich, ein Fahrzeug als Firmen- oder Privatfahrzeug zu kennzeichnen.

Selbst- und externe Kosten (EK und VK)

Wird im Feld Selbstkosten (EK) ein Wert hinterlegt, wird dieser Betrag für die Kostenermittlung in Service-Aufträgen herangezogen und mit den dort hinterlegten Fahrkilometern multipliziert. Das Ergebnis erhöht die EK-Kosten zusätzlich zum EK des Stundensatzes. Dies gilt auch für Fahrtpauschalen mit fest definiertem Verkaufspreis.

Der Wert im Feld Externe Kosten (VK) wird in Service-Aufträgen mit den Fahrkilometern multipliziert und zum VK des Stundensatzes addiert.

Gibt es im Service-Auftrag einen Artikel mit der Artikelart TKD Wegekosten, werden die hier am Fahrzeug hinterlegten VK-Kosten nicht berechnet. Nur die EK-Kosten werden dann zur tatsächlichen Ermittlung der Kosten herangezogen.

Das Fahrzeug als Lager

Im Feld Lagerkennung kann ein vorher anzulegendes Lager hinterlegt werden. Dieses Lager muss die Qualifikation Fahrzeug besitzen.

Im Service-Aufträgen werden dann Artikel, die an diesem Lager geführt werden, erst von diesem Lager abgebucht.

Am Fahrzeug kann zudem ein maximales Ladevolumen hinterlegt werden (Lademeter). Dies ist für die Disposition relevant. An jeder Planungseinheit kann ein Wert für benötigte Lademeter eingetragen werden. Im Dispomodul werden pro Tag an der entsprechenden Ressource die Lademeter aufsummiert und entsprechend angezeigt. Ist der Wert überschritten, wird dies durch eine rote Darstellung angezeigt.

Die weiteren Felder in diesem Abschnitt: Zuladung (in kg), Laderaum Länge (in cm), Höhe und Breite (in cm) haben lediglich informativen Charakter.

Zuordnung eines Fahrzeuges zu einem Techniker

Jedes Fahrzeug sollte einem Techniker zugeordnet sein. Dies geschieht im Modul Mitarbeiter, Registerkarte Weiteres. Dort muss im Feld KFZ-Kennzeichen das entsprechende Kennzeichen eingetragen werden.

weitere_stammdaten:feiertage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-10-07T07:49:32+00:00

Feiertage

In der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten ist das Modul Feiertage zu finden. Hier können sowohl regionale als auch bundesweite Feiertage gepflegt werden.

Eingabe eines neuen Feiertages

Durch den Klick auf den Button Neuer Feiertag beginnt der Eintrag eines neuen Feiertages in der Reiterkarte Eingabe und es folgt eine sofortige Vorbelegung des Feldes Lfd. Nummer. Nun sollten die Pflichtfelder Datum und Bezeichnung mit Inhalt versehen werden und anschließend folgt die Speicherung.

Nach der Speicherung ist die Einsicht des neuen Feiertags und allen anderen Feiertagen in der Übersicht möglich.

Die Eingabe der weiteren Felder ist keine Pflicht aber optional.

Zuweisung im Kalender

Alle im Modul Feiertage eingetragenen und gespeicherten Feiertage werden im Kalender aufgenommen und farbig dargestellt.

Feiertage importieren.

Ab CO 8.2569.33 gibt es eine neue Modulfunktion ‚Feiertage importieren‘

Damit ist es möglich, die Feiertage bis 2026 über die API von ‚https://www.api-feiertage.de‘ abzurufen (Internetverbindung erforderlich) Die Abrufe können über eine Auswahlmaske sowohl für verschiedene Bundesländer als auch nur für bundesweite Feiertage konfiguriert werden.

weitere_stammdaten:geschaeftsbereiche

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-26T15:26:24+00:00

Geschäftsbereiche

Unter Geschäftsbereich versteht man in Concept Office eine Art und Weise der Auftragsabwicklung, die sich von anderen Abwicklungsarten abgrenzen lässt. Durch spezielle Einstellungen kann der Arbeitsablauf dabei optimiert werden. Klassische Beispiele hierfür sind „Bürobedarf“ oder „Technischer Kundendienst“.

Geschäftsbereiche werden oft separat statistisch ausgewertet.

1. Eingabe

Durch Klick auf Neu wird das Feld Geschäftsbereich freigeschalten und ein neuer Name mit maximal 20 Zeichen kann eingetragen werden. Zur detaillierten Beschreibung kann im Feld Bezeichnung ein maximal 50 Zeichen langer Inhalt eingetragen werden.

Anschließend können die Einstellungen des Geschäftsbereichs eingetragen werden. Diese unterscheiden sich in den nachfolgenden Kategorien.

Nicht alle Felder müssen zwangsweise gefüllt werden. Einstellungen wie Keine Zuordnung oder (alle) sorgen dafür, dass die Einstellung des Mandanten oder die zuletzt verwendete Nutzereinstellung verwendet wird.

1.1 Vorgabewerte für Vorgänge des Geschäftsbereiches

Rechnungskennzeichen
Lager
Kommissionslager
Abwicklungsart (Wird hier nichts ausgewählt gewinnt immer die zuletzt verwendete Abwicklungsart des Nutzers)
Filialzuordnung
Lieferbedingung
Gültigkeitstage für Angebote oder Gültigkeitsdatum Angebot : legt ein dynamisches oder fixes Datum fest, welches im Vorgangsfeld Gültig Bis bei Druck des ersten Angebotes eingetragen wird
**Rechnungsgebühr-Artikel**: Am Geschäftsbereich kann ein Gebührenartikel z.B. für Überweisung festgelegt werden.
Lieferinformation: Kann eine Lieferinformation eingetragen werden, die dann in den Vorgang übertragen wird. Eine Lieferinformation an der Lieferanschrift des Kunden übersteuert den Wert am Geschäftsbereich.

1.2 Sonstige Vorgabewerte

Geschäftsbereich Service: legt für Maschinen, die über diesen Geschäftsbereich verkauft werden fest, welcher Geschäftsbereich für Service-Aufträge verwendet werden soll. Das Feld Reparatur - Geschäftsbereich der Maschine wird gefüllt.
Übergeordneter Geschäftsbereich
Umsatzpotenzial pro Kundenmitarbeiter
Auftragswertgrenze für Genehmigung
Auftragsmindestwert
Abweichende Intra-Teilnehmerkennung
Abweichende Intra-Materialnummer

1.3 Einstellungen zum Programmablauf

Barverkaufslosgröße am Artikel verwenden: Geschäftsbereiche, die diesen Haken tragen, lassen Losgrößen zu, die für den Barverkauf (Kasse) angegeben sind. Diese Einstellung hat keine Auswirkung mehr auf die automatische Versandkostenermittlung. Die Prüfung, ob automatische Versandkosten zu berechnen sind, erfolgt nur noch für Vorgänge mit Abwicklungsart <> ‚Kasse‘.
Basket startet automatisch: Erfasste und angebotene Vorgänge starten automatisch die Positionserfassung des pcon basket
Auslieferung über Touren
TKD: schaltet verschiedene Funktionen für den technischen Kundendienst frei
Möbel-Funktionen freischalten
Auftragsmindestspanne (%): Vorgabe der durch den Sachbearbeiter nicht zu unterschreitenden Gewinnspanne
Betriebsnummer: die für diesen Geschäftsbereich abweichend zu verwendende Betriebsnummer

1.4. Programmsteuerung Concept Flex

In diesem Abschnitt können Sie Einstellungen zu Concept Flex bezüglich des Geschäftsbereiches treffen:

Positionsbearbeitung
Zeiterfassung und Reparaturauftragsdruck
Lieferscheinbearbeitung

2. Textbausteine

Textbausteine für Vorgangs- und Bestellungsbearbeitung : Vorbelegung für die Texte, die auf den Vorgangsdokumenten gedruckt werden. Pro Dokument kann für den Kopf- und Fußbereich ein Textbaustein ausgewählt werden aus. Beachten Sie die Hinweise zur Mehrsprachigkeit.

Reportgruppenzusatz : steuert aus welchem Reportsatz (Standard, Möbel oder TKD) der jeweilige Report verwendet wird. Die Einstellung (keine Zuordnung) bewirkt, daß das Vorgangs-Kennzeichen TKD festlegt, ob der Reportsatz TKD oder Standard verwendet wird. Diese Einstellung kann sinnvoll sein für Geschäftsbereiche, die sowohl für Normalvorgänge als auch für Service-Aufträge benutzt werden.

Dies gilt sowohl für den Reportdruck aus dem Vorgang heraus, als auch beim Reportdruck im Modul Formulardruck.

Bei der Druckwiederholung wird die Einstellung, die zum Druckzeitpunkt des Originals aktiv war, verwendet. Die aktuell gültige Einstellung wird nicht berücksichtigt.

Beim Druck von Dokumenten im Modul Formulardruck kann eine geschäftsbereichsübergreifende Selektion gewählt werden. Dadurch wird die geschäftsbereichsabhängige Reportauswahl unwirksam. Es erscheint die Meldung Achtung, es ist kein oder mehr als 1 Geschäftsbereich angegeben. Dadurch werden geschäftsbereichsabhängige Formularzuordnungen nicht berücksichtigt. Fortsetzen? Wenn das nicht gewünscht wird, dann kann der Drucklauf abgebrochen und nach Auswahl eines Geschäftsbereichs wiederholt werden.

3. Artikel

Die in dieser Registerkarte eingegebenen Artikel werden mit ihrer Menge, bei Anlage des Auftrags in dem jeweiligen Geschäftsbereich, in den Vorgang aufgenommen. Dies geschieht nicht, wenn ein bereits in einem anderen Geschäftsbereich angelegter Vorgang in einen mit Artikeln gewechselt wird.

Wenn dieser Artikel die Eigenschaft intern hat, wird der Artikel mit der positionsnummer 0.4 angelegt.

Positionsnummer	Artikelart
0.1	Textposition
0.2	Montageartikel
0.3	Werbemittel
0.4	interner Geschäftsbereichsartikel

4. Geschäftsbereiche in Vorgängen

Wie die Vorbesetzung des Geschäftsbereichs in Vorgängen erfolgen soll, ist über eine Konfiguration steuerbar:

Konfiguration 120: Geschäftsbereich in Vorgangsbearbeitung vorbesetzen.

Legt fest, welcher Geschäftsbereich im Vorgang vorbesetzt wird bzw. welche Geschäftsbereiche zur Auswahl stehen.

0 - Mit dem zuletzt benutzten Geschäftsbereich vorbesetzen
1 - Mit am Kunden hinterlegten Geschäftsbereich vorbesetzen, alle zur Auswahl anbieten
2 - Nur die am Kunden hinterlegten Geschäftsbereiche anbieten
3 - Nicht vorbesetzen
4 - Mit am Kunden hinterlegten Geschäftsbereich vorbesetzen, wenn es nur einen gibt, ansonsten Auswahl anbieten
5 - Mit dem Geschäftsbereich des Mitarbeiters vorbesetzen
6 - Ersten Geschäftsbereich nutzen
7 - Nur die am Mitarbeiter hinterlegten Geschätsbereiche nutzen
8 - Auftragsrelevante Kontaktgeschäftsbereiche, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind, anbieten

bei der Ausprägung 5 ist zu beachten, dass die Änderung eines Geschäftsbereichs am Mitarbeiter erst nach Neustart von Concept Office wirksam wird.

Wenn die Ausprägung 8 - Auftragsrelevante Kontaktgeschäftsbereiche, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind, anbieten gesetzt wird, werden nur Geschäftsbereiche angeboten, die am Kontaktgeschäftsbereich der Firma den neuen Haken „Auftragsrelevant“ tragen und gleichzeitig dem Mitarbeiter zugeordnet sind. Aktuell bestehende und neu angelegte Kontaktgeschäftsbereiche erhalten standardmäßig den Haken „Auftragsrelevant“, dieser muss bei Bedarf abgewählt werden.

Geschaeftsbereiche, Reportgruppenzusatz, Vorbelegung

weitere_stammdaten:mitarbeiter

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-27T13:35:51+00:00

Mitarbeiter

Dieses Modul Mitarbeiter ermöglicht die Eingabe und Verwaltung von Informationen zu den im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter.

Das Modul wird in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten aufgerufen. Für eine zügigere Navigation kann zur Eingabe das Kürzel MI verwendet werden.

Anlegen von Mitarbeitern

Registerkarte Eingabe

Durch Klick auf Neu wird eine neue Mitarbeiternummer vergeben. Alternativ kommt eine eigene Nummer in Frage - es muss jedoch sichergestellt sein, dass diese noch nicht vergeben wurde und zwischen 0 und 32767 liegt. Zwingend ist der Kurzname, welcher den Mitarbeiter eindeutig kennzeichnet.

Alle weiteren Felder sind optional befüllbar und haben teilweise informativen Charakter bzw. erleichtern spätere Selektionen.

Folgende Felder haben konkrete Auswirkungen auf das Programmverhalten:

Aktiv (1)

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann er hier als nicht mehr aktiv gekennzeichnet werden. Inaktive Mitarbeiter werden immer am Ende der Mitarbeiterauswahl angezeigt. Sie sind mit dem Hinweis (inaktiv) versehen und können für neue Vorgänge , Aktivitäten , etc. nicht ausgewählt werden. In den Vorgängen, Aktivitäten, etc. in denen sie während ihrer aktiven Zeit ausgewählt waren, bleiben sie jedoch erhalten, so dass dies später immer nachvollzogen werden kann.

Art (2)

Dieses Feld ist schon bei der Neuanlage immer mit Mitarbeiter vorbelegt. Hier können jedoch auch Kfz (Firmenfahrzeuge/Lieferfahrzeuge), Fremdfirmen (Dienstleister/Montagefirmen), Raum (Montageräume/Werkstattplätze) oder Werkzeug (Montagekoffer/Werkstattwagen/Sackkarren) verwaltet werden. Sollen diese disponierbar sein, müssen Sie auch als Ressource angelegt sein.

Loginname (3)

Beim Start von Concept Office wird ermittelt, ob der aktuelle Betriebssystembenutzer bei einem Mitarbeiter als Loginname hinterlegt ist. Kann genau ein Mitarbeiter ermittelt werden, erscheint keine Mitarbeiterauswahlmaske. In der Rechteverwaltung muss der Mitarbeiter als - Neuer Benutzer - angelegt werden und folgend gewünschte Rechte vergeben werden.

Geschäftsbereiche (4)

Über die Rechteverwaltung lassen sich Programminhalte auf die zugeordneten Geschäftsbereiche einschränken.

aktueller Geschäftsbereich (5)

Mit dem hier eingestellten Geschäftsbereich werden, vorausgesetzt sie sind so eingestellt, die Geschäftsbereichsfelder vorbelegt. Diese Vorbelegung lässt sich manuell übersteuern.

Qualifikation (6)

Nur als Vertriebsmitarbeiter gekennzeichnete Mitarbeiter können im Vorgang als Verkäufer eingetragen werden bzw. werden bei der Verkäuferzuordnung berücksichtigt.
Nur als Techniker gekennzeichnete Mitarbeiter können in Serviceaufträge als Techniker ausgewählt werden.

Filiale (7)

Ist am Mitarbeiter eine Filiale hinterlegt, so wird die zur Filiale zugehörigen Anschrift auf der V-Card angezeigt.

Registerkarte Technikerqualifikation

Hier können detaillierte Informationen über Fachkenntnisse der Techniker hinterlegt werden.

Registerkarte Weiteres

Eintrag des Fahrzeuges für den entsprechenden Mitarbeiter, wenn es ein Firmenfahrzeug ist oder für betriebliche Zwecke genutzt wird. (siehe auch Fahrzeuge) (1)

Passwortvergabe für den Concept Mobile Zugang (2)
Es wird verschlüsselt gespeichert und ist nur hier veränderbar.

Festlegung der Zugehörigkeiten zu Bezirken (3) und Verkaufsteam (4)

Hinterlegung von Signaturen für Briefkopf (5) und E-Mails (6)
Sie werden aus Concept Office erzeugt.

Bestimmung der Vertretung für den Mitarbeiter während Abwesenheit (7). Bisher wirkt das nur bei der Herstellerauftragsbestätigung, und zwar im Zusammenhang mit der Konfiguration 255 und nur bei der Bearbeitung eigener Bestellungen. Wenn diese aktiv ist, sieht man nur die eigenen Herstellerauftragsbestätigungen. Wenn der Mitarbeiter z.B. vier Wochen nicht im Büro ist, kommt keiner an seine Herstellerauftragsbestätigungen. Wenn man hier aber einen Vertreter festlegt, dann sieht dieser sie auch.

Reiterkarte Provisionszahlungen

Hier hat man die Einsicht zu den Auszahlungen der Provisionsanteile eines Mitarbeiters. Für ein besseres Verständnis siehe Mitarbeitergruppen und Provisionsstaffel.

Zuweisung von Mitarbeitern

Mitarbeiterzuordnungen erfolgen meist automatisch. Weiter Informationen sind in den jeweiligen Modulen Modulen zu finden.

Mitarbeiter anonymisieren

Laut dem DSGVO haben Mitarbeiter das Recht, dass ihre persönlichen Daten gelöscht werden, wenn sie aus dem Unternehmen ausscheiden. Die Modulfunktion macht genau das. Alle Daten, wie zum Beispiel das Geburtsdatum oder die Adresse, werden gelöscht. An allen Stellen, an denen der Mitarbeiter eingetragen war(Firmen, Aktivitäten usw.), wird das Wort „anonym“ und die Mitarbeiternummer des Mitarbeiters eingetragen.

weitere Stammdaten, Mitarbeiter, Techniker, Ressourcen

weitere_stammdaten:profildefinitionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-11T07:32:11+00:00

Profildefinitionen

Einige Module von Concept Office lassen sich um selbst definierte Masken, sogenannte Profilmasken, erweitern.

Das Pflegen von Profilen erfolgt in diesem Modul.

Um die Profildefinitionen nutzen zu können, wird die Lizenz Admin-Modul benötigt.

Anlegen und Bearbeiten von Profilen

Bevor ein Profil erstellt wird, sollten die Informationen genau ausgewählt werden. Außerdem kann es sinnvoll sein, das Aussehen der Maske zuvor skizzenartig zu Papier zu bringen.

Anlegen der Profildefinition

Zuerst müssen Kopfinformationen für das Profil festgelegt werden.

Als Profil wird ein eindeutiger Name vergeben. Die Bezeichnung wird innerhalb von Concept Office zur Auswahl/Anzeige verwendet. Der Anzeigeort bzw. die Zuordnung für das Profil wird im Feld Profilart ausgewählt.

Existieren mehrere Profile für eine Profilart, lässt sich über die Reihenfolge Anzeige steuern, wie die Profile angeordnet werden sollen.

Im Feld Filter kann definiert werden, wann das Profil angezeigt werden soll.

Beispiel: ‚Ticketart=1‘ (Ist kein Eintrag vorhanden, wird das Profil bei allen Einträgen der Profilart angezeigt.)

Festlegen des Layouts

Als nächstes wird der eigentliche Inhalt des Profils spezifiziert. Dazu stehen verschiedene Typen von Eingabefeldern, sogenannte Steuerelemente, zur Verfügung. Die Auswahl erfolgt über das Kontextmenü. Nun können nacheinander die einzelnen Felder für das Profil angelegt werden.

Die exakte Ausrichtung kann auch über die Felder Position X und Position Y in den Profileinträgen durchgeführt werden.

Details der Profileinträge sind im Modul Profileintragdefinitionen zu finden.

Rechte

Für jedes Profil werden pro Mandant eigene Rechte (Keine/Lesen/Alle Rechte) angelegt. Dadurch kann über die Rechteverwaltung gesteuert werden, welche Mitarbeiter welches Profil sehen können.

Nun ist es bei entsprechender Berechtigung für Profildaten möglich, diese zu bearbeiten, auch wenn für die eigentliche Maske nur Leserechte besteht.

Programmverhalten von Profilen

Anzeige im Modul

Nach Anlage des Profils ist eine neue Registerkarte im durch die Profilart zugewiesenen Modul verfügbar.

Nach Aufruf der Registerkarte können die Felder nun gefüllt werden.

Besonderheiten

Das Profilfeld Textfeld - Verweis auf Tabelle ist mit einer Matchcode-Suche ausgestattet. Für das Ergebnis der Suche wurde hinter dem Feld im Layout Platz reserviert. Gleiches gilt für das Profilfeld Combobox - Verweis auf Tabelle . Hier wird der Platz für den Eintrag aus der Box reserviert. Dieser Platz ist bei der Erstellung des Layouts nicht sichtbar. Es muss mindestens die Breite des Feldes als Abstand eingehalten werden.

Profile in der Datenbank

Jedes Profil wird in einer separaten Tabelle der Concept Office Datenbank gespeichert, der Tabellenname wird wiefolgt aufgebaut:

<Modul>_<Mandant-Nr>_<Profilname>

Die einzelnen Profilfelder werden gemäß der Maskenbezeichnung als Datenbankfeld angelegt und gespeichert. Die Profilfelder können dann per Recherchen abgefragt und ausgewertet werden.

Besonderheiten Kontaktprofile und Vorgangsprofile

Werden Profilfelder an Kontakten und Vorgängen so definiert, dass Felder mit gleicher Maskenbezeichnung und selbem Feldtyp existieren, so werden die Daten aus dem Kontakt in den neu angelegten Vorgang kopiert.

weitere stammdaten, Profile

allgemein:startleiste:interne_hilfe

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:22+00:00

Interne Hilfe

Die interne Hilfe dient dem Nutzer von Concept Office dazu eigene Inhalte als Hilfe oder Prozessbeschreibung zur Verfügung zu stellen. Dies können Bilder, Microsoft Office Dokumente oder PDFs sein. Voraussetzung ist lediglich, dass die Nutzer ein Programm zum Anzeigen der entsprechenden Dokumente auf ihrem Rechner installiert haben.

Wenn Sie mit vorhandenen Dokumenten arbeiten möchten, ist das PDF-Format am flexibelsten. Für komplexere Dokumentationen empfiehlt sich eine flexible HTML-Struktur.

Einstellungen

Der Einsatz der internen Hilfe ist im CO-Pfad bereits vorbereitet. Dazu finden Sie im Ordner Documents den Unterodner PrivateHelp.

Hier werden die Dokumente abgelegt, die in der Internen Hilfe angezeigt werden sollen. Hier befindet sich ebenfalls die Datei PrivateHelpMappings.ini in welcher Sie die Zuordnungen der Dokumente einstellen.

Die vorhandenen Kürzel zu den jeweiligen Modulen können Sie im Hauptmenü oben links einsehen.

Beachten Sie bitte, dass hier nur Module angezeigt werden, für die Sie die entsprechenden Rechte besitzen.

Für mehrere Mandanten bei unterschiedlichen internen Hilfen gilt folgendes: Jeder Mandant, muss über einen eigenen Mandantenordner, mit einer eigenen PrivateHelpMappings.ini und den dazugehörigen Dokumenten verfügen.

Allgemeine Dokumente (für alle Mandanten) können auch außerhalb der Mandantenordner, global, abgelegt werden. Nur der entsprechende Eintrag in der .ini muss je Mandant eingetragen werden.

Für weitere Einstellungen und Einrichtungen zur Funktion kontaktieren Sie bitte unseren Support

Abbildung von händlerinternen Prozessen und Abläufen

Die interne Hilfe ist in der Modulleiste auswählbar, wenn entsprechende Dokumente hinterlegt sind. Der Button wird mit einem weißen Fragezeichen auf rotem Grund angezeigt, wenn es für das aktuell geöffnete Modul eine Hilfedatei gibt, andernfalls ist er grau.

Beim Klick darauf öffnet sich dann das jeweils hinterlegte Dokument in einem separaten Fenster.

Praxisbeispiel

In diesem Fall wird eine HTML-Struktur verwendet, da man so komplexe Themen mit Hilfe von Links unterteilen bzw. übersichtlicher gestalten kann. Es wurde ebenfalls eine Indexseite als Stichwortverzeichnis mit der Startseite von Concept Office verknüpft.

PrivateHelpMappings.ini

OH=Startseite.html

Zur einfachen Pflege verwendet der Fachhändler Microsoft Word, da sich damit Dokumente leicht bearbeiten, als HTML-Datei speichern und über Links und Textmarken verknüpfen lassen.

Die Pflege ist den Bereichsleitern übertragen und sollte auch als Bestandteil der internen Hilfe dokumentiert sein.

Neue Seite erstellen

Vorhandene Datei öffnen, dann „speichern unter…“ und abändern.

Link auf Startseite einfügen

In der Tabelle eine Zeile einfügen und einen Link auf die vorher erstellt oder vorhandene Seite erstellen.

Link erstellen

Text markieren und unter „Einfügen“ „Link“ wählen…

auf einen Abschnitt (Textmarke) im gleichen Dokument verlinkt werden soll, rechts „Textmarke…“ wählen.

Textmarken müssen vorher angelegt werden.

Soll auf einen Abschnitt in einem anderen Dokument verlinkt werden, zuerst das Dokument wählen und dann werden unter „Textmarke…“ die Abschnitte des gewählten Dokuments gezeigt.

Wird keine Textmarke gewählt, öffnet sich das Dokument ohne an eine bestimmte Stelle zu springen.

Links und Textmarken helfen die Dokumente sinnvoll zu unterteilen. So kann man z.B. ein Dokument mit dem Modul Vorgänge verknüpfen und über Links um Kopfbereich zu verschiedenen Unterpunkten der Vorgangsbearbeitung abspringen. Dies kann dann z.B. so aussehen…

Textmarke (Absatz) erstellen

Textmarken sind für Abschnitte sinnvoll.

Die gewünschte Überschrift markieren und kopieren. Wenn markiert, unter „Einfügen“ „Textmarke“ wählen…

Bezeichnung einfügen. Sind Leerzeichen dabei, müssen diese durch „_“ ersetzt oder die Bezeichnung gekürzt werden.

Datum für Änderungen

Zum Schluss Datums- bzw. Änderungsangaben hinzufügen und Mitarbeiter mit Hinweis auf Dokumentation informieren.

Als Datum für geändert am empfiehlt sich ein Feld mit der Funktion Datum einzufügen. Am Datumsfeld kann man dann einstellen, ob es sich beim Öffnen (zum Bearbeiten mit Word) aktualisieren soll.

Möchte man mit einer Index-Seite (Stichwort-Verzeichnis) arbeiten empfiehlt sich folgende Vorgehensweise…

Für die Felder geändert am und geändert durch, fügt man eine Textmarke ein (GeandertAm, GeaendertDurch). Auf der Index-Seite wählt man an der entsprechenden Stelle Objekt aus Datei einfügen… und gibt bei Bereich den Namen der Textmarke sowie den Dateinamen an.

Vorteil: Ändert man ein Dokument, so aktualisieren sich auf der Index-Seite auch die Informationen für die Änderung und man muss diese nicht zusätzlich pflegen.

nl:administration:konfigurationsmanager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:26+00:00

Configuratie manager

Deze module toont u de centrale en gebruikerspecifieke instellingen van Concept Office.

Om wijzigingen in de centrale instellingen door te voeren, heeft u een wachtwoord nodig. Dit wachtwoord kunt u verkrijgen bij uw systeembeheerder.

Vele van deze instellingen zijn uitsluitend voor foutanalyse voorbehouden.

Datenbank

Das Feld Dat-Datei zeigt den Speicherort der zentralen Steuerdatei office.dat. Ohne Zugriff auf diese Datei ist Concept Office nicht lauffähig.

Im Feld Connect wird der Verbindungspfad (Connect-String) zur Datenbank von Concept Office angezeigt.

Außerdem werden ausgewählte Steuerwerte angezeigt. Diese werden für Fehleranalysen benötigt.

Sonstiges

Programm Einstellungen

Serienbrieferxporttyp: (zentrale) Einstellung welche Verarbeitungsweise für Serienbriefe verwendet werden soll
Sprache: in welcher Sprache soll CO angezeigt werden (globale Einstellung)
Report-Mustersatz: eingestellter Formular-Mustersatz für Vorgangsdokumente
Masken-Layout-Dateien nicht aktualisieren: „friert“ die momentan getroffene Maskeneinstellung ein

Email Einstellungen

Email-Client: Über welche Software soll Concept Office seine Emails versenden? Zur Verfügung stehen:

Microsoft Outlook
Default Client*
POP3/SMTP*

*(Funktionsumfang eingeschränkt, da einige Funktionen nur mit Microsoft Outlook arbeiten können)

Protokolldatei

Zeigt den Speicherort des nutzerspezifischen Fehlerprotokolls

Druckprotokoll

Debugmeldungen

Erlaubt das Anzeigen der Debugmeldungen zur Fehleranalyse.

Concept EDI

Timer

Gibt an, in welchem Minutenintervall auf neue Emails und neue Bestellungs-XML-Dateien geprüft werden soll.

Administrator Email

Sofort versenden

Gibt an, ob die Emails in den Entwürfen landen, oder direkt versendet werden.

Text

Text, der in der Email zum Hersteller/zum Händler erscheinen soll

Tapi-Manager

Auswahl des TAPI-Gerätes: Hier muss das mit Ihrer TK-Anlage verbundene TAPI-Gerät, i.d.R. ist das ein Telefon, ausgewählt werden.

Nummer für Amtsholung: Einstelliger Wahlpräfix zum Heranholen einer Amtsleitung auf dem Nebenstellentelefon.

Ersetzungen Landesvorwahl: dient zu Entfernung von falsch geschriebenen Landesvorwahlen z.B. ++49 oder 0049 usw. diese Zeichenketten werden vor der Anwahl aus der Telefonnummer entfernt.

Parameter Call Privileges: Die Einstellung steuert, ob über die TK-Anlage nur gewählt werden soll, oder ob auch eingehende Anrufe behandelt werden sollen.

None: Es werden nur ausgehende Anrufe behandelt.
Monitor: In Concept Office nicht benutzt.
Owner: Es werden ausgehende und eingehende Anrufe behandelt.

Benutzer- oder Geräte-abhängige Einstellungen zur TAPI-Schnittstelle.

Installation

Hier finden sich erweiterte Funktionen zur Prüfung der CO-Installation und Funktionistüchtigkeit der Programmumgebung. Die meisten Funktionen sollten nur durch den Support benutzt werden.

Installation prüfen: Überprüft die Verfügbarkeit benötigter DLL-Dateien und COM-Komponenten.

DB-Verbindung prüfen:Versucht die Datenbank anzusprechen. Der vorgeschlagenen Connect-String muss dabei geändert werden, da sonst ein Fehler auftritt.

Masken-Layout-Dateien löschen: CO speichert Informationen zur Darstellung von Masken und Übersichten. Diese Layout-Informationen lassen sich löschen. CO muss dazu geschlossen sein.

Mandantenauswahl erzwingen: CO speichert den zuletzt genutzten Mandant. Der Knopf erzwingt die Mandantenauswahl beim nächsten Programmstart

Abgewählte Meldungen reaktivieren: Alle, durch den Benutzer abgewählten Meldungen, werden wieder angezeigt.

Setupnachbereitung erzwingen:Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Setup-Nachbereitung.

Verschlüsselung

Administration, Konfigurationsmanager, Datenbank, Protokoll

nl:fibuschnittstelle:fibuschnittstelle

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:30+00:00

Koppeling financiële boekhouding

In de module FiAd-Verwerking worden de gegevens van debiteuren en crediteuren uit Concept Office aan de boekhoudsoftware overgedragen. De FiAd-Verwerking vindt u onder Analyse.

Tabblad Weergave

Middels het tabblad „Weergave“ kunt u de door u gewenste FiAd-Overdracht over de kenmerken ingeven en deze bekijken als u het menu „Voorbeeld“ selecteerd. U dient eerst aan te geven welke documenten u wilt zien, zoals: Facturen en creditnota’s, geeft u ook de gewenste periode van - tot in. Men kan ook een verzamelfactuurnr. (voorbeeld: ZR-Nummer van Soennecken) selecteren.

Wurden in der Registerkarte FiBu-Übergabe die Buchungen übergeben, dann können Sie über die Schaltfläche Übergabeprotokoll das Protokoll ansehen und über die Schaltfläche Drucken das Protokoll drucken.

Registerkarte Fibu-Übergabe

Hier findet die Übergabe in die angeschlossene Finanzbuchhaltung statt.

Wählen Sie den Buchungskreis aus, den Sie übergeben wollen, z.B. Ausgangsrechnungen, wählen Sie die angeschlossene Fibu aus und geben das Belegdatum an. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anzahl ermitteln“ und es wird Ihnen die Anzahl der bereitstehenden Belege angezeigt.

Durch Setzen der Häkchen „Stammdaten übergeben“, „alle Belege übergeben“ und die Einstellung Belege pro Filiale separieren, können Sie die Daten, die zu übergeben sind, weiter spezifizieren.

Registerkarte Kasse

Geben Sie das Bondatum von – bis ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Kassenbuch übernehmen. Es erscheint eine Übergabebestätigung mit der Anzahl der übergebenen Buchungen.

Registerkarte Perioden

Ausgangsrechnungen - Unter Perioden können für Ausgangsrechnungen spezielle Einschränkungen für das Belegdatum getroffen werden. Bei der Standardeinstellung Tage voraus=0 und Tage zurück=0 und keine Monatswechsel verbieten-Haken finden keine Prüfungen statt.

Unter Tage voraus kann man einstellen, um wieviele Tage das Belegdatum vordatiert werden kann. Ist der Haken bei Monatswechsel verbieten gesetzt, ist die Änderung des Datums nur maximal auf das Ende des aktuellen Monats möglich.

Unter Tage zurück kann man einstellen, um wieviele Tage das Belegdatum rückdatiert werden kann. Ist der Haken bei Monatswechsel verbieten gesetzt, ist die Änderung des Datums nur maximal auf den ersten Tag des aktuellen Monats möglich.

Alle Buchungen - Hier kann ein Zeitraum für das Belegdatum aller Buchungen - Eingangs- und Ausgangsrechnungen - festgelegt werden. Liegen die Belegdaten nicht in dem Bereich, können die Buchungen nicht ausgeführt werden.

Sonstiges

Eine Übersicht der unterstützten Fibuschnittstellen.

Hier lesen Sie weitere Informationen über die Fibuschnittstelle zur DATEV Finanzbuchhaltung.

Konfigurierbarer Fibu-Übergabetext

Fibu-Buchungstexte können über Textbausteine definiert werden. Es stehen vordefinierte Platzhalter zur Verfügung.

Vorgänge

Textbaustein bwVorgangFibuBuchungstext1 (für Rechnungen) Textbaustein bwVorgangFibuBuchungstext2 (für Gutschriften)

mögliche Platzhalter:

Platzhalter	Bedeutung
#KundenBestellNr#	KundenBestellNr
#Vorgangsnummer#	Vorgangsnummer
#Vorgangstitel#	VorgangsTitel

Verträge

Textbaustein bwVertragFibuBuchungstext1 (für Vertragsrechnungen) Textbaustein bwVertragFibuBuchungstext2 (für Vertragsgutschriften)

mögliche Platzhalter:

Platzhalter	Bedeutung
#JJJ#	Abrechnungsjahr
#MMM#	Abrechnungsmonat
#KundenBestellNr#	KundenBestellNr
#KN#	Kundenkurzname
#VBZ#	VertragsBezeichnung
#VN#	VertragsNr
#VTX#	VertragsText

Buchhaltung, Fibu, Schnittstellen, Textbausteine, Platzhalter

draganddrop

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-24T08:51:07+00:00

Drag & Drop - Die interne Dokumentenverwaltung von Concept Office

Die interne Dokumentenverwaltung Drag&Drop ermöglicht in ausgewählten Modulen das Bereitstellen von Dokumenten, die außerhalb von CO entstanden sind, aber einen direkten Bezug zum ausgewählten Datensatz haben.

Einrichtung

Diese Funktion ist nur mit der Lizenz 'Vertriebsunterstützung Active 1' nutzbar.

Konfiguration 417: Drag & Drop Funktion.

0 - Nein
1 - Ja

Desweiteren sollten, falls gewünscht, entsprechende Dokumentenarten angelegt werden.

Module

In folgenden Modulen steht die Funktion Drag&Drop zur Verfügung:

Aktivitäten
Bestellungen
Firmen
Maschinen
Tickets
Verträge
Vorgänge
Projekte
Lieferantenkonditionen
Lizenzen

Archiv

Im zentralen CO-Verzeichnis werden die Dokumente entsprechend vorgehalten.

Pfad: .\CO\Documents\1\DragDrop\JJJJMM\Dokumentenart

Die Dokumente werden mit dem Orginaldateinamen zuerst nach Datum und an zweiter Stelle nach Dokumentenart abgelegt. Jeden Monat wird ein neuer Ordner angelegt.

Einsatz

Die gewünschten Dokumente sind wie gewohnt in Drag&Drop-Funktionen mit der Maus auf das Dokumentensymbol zu ziehen. Danach öffnet sich ein Fenster zur Dokumentenzuweisung.

Es können auch E-Mails per Drag&Drop angehängt werden.

Per Drag&Drop besteht auch die Möglichkeit Links aus Webseiten zuzuweisen. Mittels Doppelklick auf das Drag&Drop-Symbol kann der Dokumentenzuweisungsdialog geöffnet werden und man kann manuell Dokumente verknüpfen. Beispielsweise kann man einen Sharepoint-Link einfügen und auf diesem Wege ein Sharepoint-Dokument zuordnen.

Um nur die Anhänge aus einer E-Mail an das gewünschte Modul zu hängen, muss beim Anwenden der Drag&Drop-Funktion die Umschalttaste gedrückt gehalten werden.

Beim Parallelbetrieb eines Archivierungssystemes kann es unter Umständen zu Konflikten kommen. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall unseren Support.

intrahandelsstatistik

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:31:50+00:00

Intrahandelsstatistik

Concept Office bietet die Möglichkeit eine Auswertung der Artikelbewegungen für die Meldung zum statistischen Landesamt.

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit eine erfolgreiche Auswertung erfolgen kann.

1. Konfiguration

Die Statistikfunktion muss zuerst unter Administration im Modul Konfigurationen aktiviert werden:

Konfiguration 10: Intrahandelsstatistik führen

0 - Nein
1 - Ja

2. Mandantendaten

Im Mandanten unter Administration müssen auf der Registerkarte Finanzbuchführung/Intra, im Bereich Intrastatistik, eingetragen werden:

die Materialnummer (Sie identifiziert im Erhebungsverfahren die versendete Stelle. Die Nummer wird vom Statistischen Bundesamt vergeben.)
die Teilnehmerkennung (Sie dient der Identifikation des Melders.)

3. Artikelpflege

Die Artikel müssen in Artikelstammdaten auf der Registerkarte Intra im Bereich Intrastatistik gepflegt sein. Die Warennummer ist verpflichtend anzugeben. Das Ursprungsbundesland hingegen kann optional gespeichert werden.

Aufruf der Statistik

Der Aufruf der Intrahandelsstatistik erfolgt über das coKundentools.exe. Nach dem Start werden Sie aufgefordert ein Kommandozeilenparameter einzugeben. Dieses lautet: IntraStat. Anschließend erscheint folgende Eingabemaske, in der Sie die entsprechenden Daten für die Statistik sowie den Speicherort für die xml-Datei auswählen können.

Geschäftsbereiche

Hier kann eine Auswahl für einzelne Geschäftsbereiche vorgenommen werden. Es ist im Vorfeld möglich, am Geschäftsbereich eine eigene Materialnummer und Teilnehmerkennung zu definieren. Damit kann für Geschäftsbereiche eine unabhängige Ausgabe vorgenommen werden.

Wenn mehrere ausgewählte Geschäftsbereiche identische Werte aufweisen, werden diese in einer Datei zusammengefasst. Ist kein Wert angegeben, greift die Einstellung des Mandanten.

Verkäufe

Es werden alle Lieferscheine zu Verkäufen ins Ausland im angegebenen Zeitraum ausgegeben. Die Daten werden mit Kopf und Positionen erstellt.

Einkäufe

Für Einkäufe werden alle Zubuchungen aus den Warenbewegungen im angegebenen Zeitraum herangezogen, die im Ausland bestellt wurden. Zusätzlich werden Korrekturen der Bestellungswerte über die Eingangsrechnungskontrolle berücksichtigt.

Positionen mit EK=0 (Einkäufe & Verkäufe) werden nicht ausgegeben, da diese nicht vom Statistischen Bundesamt angenommen werden

Nachrichten-ID

Die Kennzeichnung einer Nachricht mit einer ID ist unbedingt erforderlich. Die Nachrichten-ID ist mit dem Dateinamen identisch zum dem in der xml-Datei als Element <envelopeId> abgelegt.

Die Nachrichten-ID bzw. der Dateinamen besteht aus <Materialnummer> - <Referenzzeitraum> - <Aktuelles Datum> - <Aktuelle Uhrzeit> und der Endung .xml.

Die Zeiträume haben folgendes Format:

Referenzzeitraum: jjjjmm

Datum: jjjjmmtt

Uhrzeit: hhmm

Intrahandelsstatistik, Artikel

xlsexportfehler2017

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-08-07T07:25:21+00:00

!VERALTET! - Probleme bei Export nach Excel in Folge Windows-Update

Stand der Information: 26.10.2017

Fehlerbeschreibung

Ohne Änderungen am Concept Office-Stand scheitert plötzlich die Ausgabe nach Excel oder Word über die Datenverarbeitung oder die Modulfunktion Brief schreiben bzw. der Import aus Access (TradePilot, DHL) war nicht mehr möglich. Mögliche Fehlertexte:

Unerwarteter Fehler vom externen Datenbanktreiber (1).

Ausführung des Assistenten gescheitert! Fehler beim Öffnen bzw. Anlegen der Zieldatenbank.
Klasse nicht registriert

Ursache

Als Ursache konnten die Windows-Updates KB4041676 (Windows10), KB4041681 (Windows7), KB4041671 (Windows Server 2008), KB4041693 (Windows 8.1) ausgemacht werden. Das Update wurde am 10.10.2017 veröffentlicht.

Herstellerbeschreibung des Windows-Updates von Microsoft

Auszug aus der Updatebeschreibung von Microsoft zum bekannten Fehler

Nach der Installation dieses Updates kann es passieren, dass Anwendungen, die auf der Microsoft JET-Datenbankengine (Microsoft Access 2007 und ältere nicht-Microsoft-Anwendungen) basieren, beim Erstellen oder Öffnen von Microsoft Excel .xls-Dateien einen Fehler ausgeben. Die Fehlermeldung lautet: „Unerwarteter Fehler vom externen Datenbanktreiber (1). (Microsoft JET-Datenbankengine)“.

Laden Sie das Microsoft Access-Datenbankmodul 2010 Redistributable herunter, installieren Sie es, und legen Sie in den DB-Verbindungszeichenfolgen in Microsoft Excel ACE als Anbieter fest. Beispiel: Ändern Sie „Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0“ zu „Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0“.

Microsoft arbeitet an einer Lösung und wird in einer zukünftigen Veröffentlichung ein Update bereitstellen.

Genannte Anpassung wurde in den Lösungsversionen seitens Software Concept realisiert.

Behebung

Da die Bereitstellung eines korrigierenden Updates durch Microsoft noch nicht erfolgt ist, stellen wir zur Fehlerbehebung folgende Sonderstände zur Verfügung:

Version 6.0: 6.0.2185
Version 6.1: 6.1.754
Version 7.0: 7.0.814

In bestimmten Konstellationen scheitert der Datenexport nun immer noch.

Bitte führen Sie in diesem Fall folgende Schritte durch:

Installieren Sie bitte die Access Database Engine 2010:
https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=13255&751be11f-ede8-5a0c-058c-2ee190a24fa6=True

alternativer Link:
http://www.software-concept.de/download/tools/Access Database Engine 2010/AccessDatabaseEngine.exe
http://www.software-concept.de/download/tools/Access Database Engine 2010/AccessDatabaseEngine_X64.exe

Wenn der Export trotzdem scheitert, installieren Sie noch die Office Engine 2007:
https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=4438

alternativer Link:
http://www.software-concept.de/download/tools/Access Database Engine 2007/AccessDatabaseEngine.exe

allgemein, Fehlerbeschreibung

administration:lizenzinfo

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-23T09:51:36+00:00

Lizenzinfo

Unter Administration befindet sich das Modul Lizenzinfo, welches die gekauften Lizenzen abbildet, sowie das Einspielen neuer Lizenzdateien ermöglicht.

Einspielen von Lizenzen

Beim Starten der Lizenzinfo kann man über das Lizenzinformationsfenster neu lizenzieren.

Durch Klick auf die Schaltfläche Lizenzieren wird eine Lizenz eingespielt. Es öffnet sich das zentrale CO-Verzeichnis über den Windows-Explorer. Bitte legen Sie vorab die Lizenz (eventuell ZIP-Datei vorher entpacken) dort ab und starten Sie diese per Doppelklick:

Danach wird das Modul über die Schaltfläche Schließen beendet.

Beim Neustart von Concept Office, hat man dann Zugriff auf die lizenzierten Module.

Lizenzieren für browserbasierte Anwendungen

In Concept Office 7.0 ist kein separates Einspielen einer Lizenz für Concept Mobile, Concept Customer Portal oder Concept Flex notwendig. Die Applikationen werden durch das Einspielen der Lizenz in Concept Office mit versorgt.

Werden Lizenzen für Concept Customer Portal oder Concept Flex eingespielt, muss der Webservice (Host) neu gestartet werden!

Wenn trotz eingespielter Lizenz folgende Fehlermeldung erscheint, wurde der Webservice nicht neu gestartet oder die Anzahl der Benutzer entspricht nicht der Anzahl der Lizenzen…

Lizenzinformationen

Als allgemeine Informationen werden angezeigt: Lizenznehmer, Gültigkeit von Lizenzen und bis wann die Testversion von bestimmten Lizenzen gültig ist.

Reiter Arbeitsplätze

Hier wird angezeigt, für wie viele Arbeitsplätze und Test-Arbeitsplätze im jeweiligen Modul Lizenzen gekauft wurden.

Das Feld Gültig bis gibt an, bis wann die Lizenzen gültig sind, während Test bis informiert, bis wann die Testlizenzen verfügbar sind.

Reiter Optionen

Hier werden Optionen wie z.B. FibuAnschluss, Archievierung, Fibu Datev30 etc. aufgelistet und es wird angezeigt, ob diese lizenziert sind oder nicht.

Reiter Datenschnittstellen

Für jede Schnittstelle stehen mehrere Datenformate zur Verfügung, die einzeln oder in Kombination gekauft werden können.

Administration, Lizenz, einspielen

administration:standardwerte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Standardwerte

Das Modul Standartwerte ist in der Strukturansicht unter Administration zu finden.

Wird ein Standardwert für eine bestimmte Einstellung festgelegt, übernimmt Concept Office diese immer automatisch und belegt die definierten Werte vor. So kann die Arbeit erleichtert werden.

Die Neuanlage von Standardwerten ist nicht möglich. Es können nur die Ausprägungen der bestehenden Werte geändert werden. In der Übersicht sind alle Einstellungen, die zusammen mit dem Programm mitgeliefert werden, angezeigt.

Eingabe von Standardwerten

Wird eine Einstellung in der „Übersicht“ doppelt geklickt, öffnet sich diese in der Eingabe-Maske. Hier besteht die Möglichkeit, den Standardwert zu ändern, indem ein anderer Wert aus der Liste per Dropdown selektiert und anschließend die Änderung gespeichert wird.

Verwenden von Standardwerten

Die Verwendung von Standardwerten findet in vielen unterschiedlichen Modulen statt.

Unten ist ein Beispiel aus dem Modul Projekte zu sehen. Wird der Standardwert Erstkontaktphase als Standardwert bei der Neuanlage von Projekten ausgewählt und gespeichert, erscheint dieser automatisch im Feld Projektphase des Moduls.

Serviceaufträgen

Auch hier ist es möglich einen Standardwert festzulegen und zu speichern. Jedoch erscheint hier der Unterbearbeitungsstatus erst nach der Speicherung des Serviceauftrages.

Ausnahmen

Viele der Standardwerte belegen bei Auswahl und Speicherung bestimmte Felder vor. Wenige sind an einer Konfiguration angeknüpft und können erst nach Aktivierung etwas generieren.

Zum Beispiel kann bei der Angebotsbearbeitung mittels der Einstellung „Aktivität bei Anlage Angebot“ ein Standardwert ausgewählt werden, wann eine Aktivität automatisch erzeugt werden soll. Hier sollte beachtet werden, dass die Konfiguration 140 aktiv ist. Bei Nichtaktivierung wird beim Druck eines Angebotes keine Aktivität erzeugt.

aktivitaeten:modulfunktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T08:50:34+00:00

Modulfunktionen bei Aktivitäten

Modulfunktionen stellen Werkzeuge und Funktionen für das Aktivitäten bereit. Sie werden wahlweise im Menü oder am rechten Bildschirmrand angezeigt und aufgerufen.

Modulfunktionen

Modulfunktion	Beschreibung
Besuchsbericht drucken	übergibt die Aktivitätendaten an eine Word-Vorlage zum Ausdruck/Speichern
Brief schreiben	startet Assistent zur Brieferstellung
Massenänderungen	Massenänderung von Aktivitäten. Nur in der Übersicht verfügbar.
Serientyp einstellen	Einstellungen für Serienaktivitäten
Reminder	Erinnerungsfunktion
Vorgang anlegen	Generieren eines Vorgangs anhand der Aktivitätendaten und -verknüpfungen
Serviceaugtrag anlegen	Generieren eines Serviceauftrages anhand der Aktivitätendaten und -verknüpfungen

Daten verändern

Wird in der Übersicht der Aktivitäten nach Markierung einer Zeile der Button „„Daten ändern“ betätigt, so ist es nun möglich Aktivitäten um die angegeben Anzahl an Tagen zu verschieben. Zudem kann man angeben, ob eine Aktivität auf einen Samstag oder Sonntag fallen darf. es ist auch möglich Aktivitäten vorzuverlegen, mit z.B. -5 Tage.

Aktivitaeten, Modulfunktionen

aktivitaeten:serienaktivitaeten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T09:15:09+00:00

Serienaktivitäten

Finden Aktivitäten zyklisch statt, kann Concept Office diese nach erstmaliger Anlage einer solchen Aktivität eine sogenannte Serie generieren. Dies geschieht mittels der Modulfunktion Serientyp erstellen.

Es sind Serien für Termine und Aufgaben möglich.

Eingabe der Serien-Eigenschaften

Als Beginn der Serie wird das aktuelle Datum vorbelegt. Handelt es sich um eine mehrtägige Aktivität, kann die Anzahl der Tage im Feld Offset eingegeben werden.

Eine Serie kann täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich angelegt werden. Die tägliche bzw. wöchentliche Serie kann für alle oder nur bestimmte Wochentage definiert werden.

Das Ende der Serie kann mit einer festen Vorgabe über die Anzahl, bzw. über ein Enddatum festgelegt werden.

Termin-Serien werden direkt nach Klicken auf OK vollständig erzeugt. Bei Aufgaben-Serien wird die nächste Aufgabe wird dann erzeugt, wenn die aktuelle Aufgabe der Serie erledigt wird.

Entfernen von Serien

Um eine Aktivität zukünftig nicht mehr als Serie zu behandeln, ist der Aufruf der Modulfunktion Serientyp erstellenin einer solchen Aktivität notwendig. Anschließend kann mit dem Klick auf Serie löschen die Serienaktivität gelöscht werden.

Aktivitaeten, Serienaktivitaeten

allgemein:html_seiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-04T11:18:48+00:00

HTML-Seiten

Auf den meisten HTML-Seiten gibt es die Möglichkeit, weitere Karteikarten (Tabs) einzublenden und diese mit Gadgets zu befüllen. Es können freie Gadgets angezeigt werden, welche auf Textbausteine mit dem Typ HTML-Gadget verweisen, und auch Recherchegadgets, teils mit parametrisierten Recherchen. Die Parameter der Recherche können durch den Anwender im Gadget angepasst und verändert werden.

Platzhalter für freie Gadgets über vordefinierte Textbausteinen

OfficeHeute:

Platzhalter aktueller Mitarbeiter: #AktuellerMitarbeiternummer#
Platzhalter aktueller Mitarbeiterkurzname: #AktuellerMitarbeiterkurzname#

Firmen:

Platzhalter Kontaktnummer: #Kontaktnummer#
Platzhalter Kontaktkurzname: #Kontaktkurzname#

Projekte:

Platzhalter Projektkennung: #Projektkennung#
Platzhalter Projektbezeichnung: #Projektbezeichnung#

Mitarbeiter:

Platzhalter Mitarbeiternummer: #Mitarbeiternummer#
Platzhalter Mitarbeiterkurzname: #Mitarbeiterkurzname#

Tickets:

Platzhalter TicketId: #Ticketid#
Platzhalter TicketBetreff: #Ticketbetreff#

Verträge:

Platzhalter Vertragsnummer: #Vertragsnummer#
Platzhalter Vertragsbezeichnung: #Vertragsbezeichnung#

Maschinen:

Platzhalter Maschinennummer: #Maschinennummer#

Vorgänge:

Platzhalter Auftragsnummer: #Auftragsnummer#

allgemein:mehrsprachige_wiki

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:16+00:00

Mehrsprachige Wiki

Diese Wiki ist mehrsprachig. Derzeit arbeiten unsere Partner in Benelux an einer Übersetzung ins Holländische. Weitere Sprachen werden folgen.

Am Ende jeder Seite gibt es Links um zur entsprechenden Sprachversion zu gelangen. Ist der Link grau hinterlegt, gibt es in dieser Sprache keinen Eintrag.

allgemein:programmfenster

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Aufbau des Programmfensters

1. Menüleiste

In der Menüleiste befinden sich zum einen alle Standardfunktionen, wie zum Beispiel Speichern, Suchen (über den Sichten-Manager) und Drucken. Zum Anderen können Sie hier in die Untermodule des jeweiligen Moduls navigieren.

Der Navigationsbereich

Navigationsbereich Der Navigationsbereich besteht aus Favoriten, Sichten und Strukturansicht. Er befindet sich auf der linken Seite des Programms und lässt sich bei Bedarf einklappen. Dies geschieht über die kleine Stecknadel im Kopfbereich der Navigation.

Klickt man dann ins Modulfenster „fährt“ die Navigation an den linken Rand und lässt dem eigentlichen Modul mehr Platz. Wird die Navigation benötigt, klickt man auf die entsprechende Schaltfläche und die Navigation fährt wieder heraus.

2. Favoriten

Im Bereich Favoriten lassen sich vom Nutzer oft genutzte Module ablegen. Sie können Favoriten hinzufügen in dem Sie in der Strukturansicht mit rechts auf ein Modul klicken und Zu Favoriten hinzufügen wählen.

Um ein Modul aus der Liste der Favoriten zu entfernen, klicken Sie auf das Modul ebenfalls mit rechts und wählen den entsprechenden Eintrag.

Die Reihenfolge kann per Drag & Drop verändert werden.

3. Strukturansicht

Die einzelnen Untermodule des Programms können über die Strukturansicht, auch Treeview genannt, angesteuert werden. Prinzipiell arbeitet die Strukturansicht genau wie der Windows Explorer. Unter übergeordneten Modulen „hängen“ Untermodule, die sich auf- und zuklappen lassen.

Um an die Untermodule zu gelangen, reicht ein Klick auf das Pfeilsymbol. Hat ein Benutzer keine Leserechte oder keine Lizenz für ein Modul oder Untermodul, so erscheint dieses auch nicht in der Strukturansicht. Es ist daher möglich, das die Abbildungen in dieser Dokumentation von Ihrer Bildschirmansicht abweichen.

4. Modulfenster

Hier ist das eigentliche Modul (Firmen, Vorgänge usw.) zu sehen.

5. Modulfunktionen

In vielen Modulen gibt es Sonderfunktionen. Zum Beispiel „Aktivität anlegen“ oder „Bestellung generieren“ usw. Über die am rechten Bildschirmrand angebrachten Schaltflächen sind diese leicht erreichbar.

Die Beschriftung der Symbole lässt sich abschalten, so dass diese Leiste auf kleineren Monitoren weniger Platz verbraucht.

Im Bild beispielhaft ein Teil der Modulfunktionen aus dem Modul Vorgänge:

Wie Sie diese Leiste an Ihre Wünsche anpassen können, lesen Sie bitte hier.

6. Modulleiste

Hier finden Sie alle aktuell von Ihnen geöffneten Module, um schnell wieder darauf zugreifen zu können.

Nach Programmstart wird jedes Modul, welches der Nutzer öffnet hier mit einem Tab abgelegt. So lässt sich schnell zwischen den Modulen hin- und herschalten.

Bleiben Sie mit der Maus über einem Tab stehen, werden Ihnen Detailinformationen zum jeweils geladenem Datensatz angezeigt.

Mit einem Rechtsklick in den freien Bereich neben den geöffneten Tabs können Sie entscheiden, ob große oder kleine Symbole oder nur Text in den tabs angezeigt werden soll.

Bei einer Monitorauflösung unter 1024 Pixel in der Höhe ist die Einstellung auf „nur Text“ obligatorisch.

Admin-Info:
Das Programm lässt sich vom Nutzer auf vielfältige Weise anpassen (Favoriten, Spaltenbreiten usw.). Diese Daten werden im Data-Pfad im Ordner UserData abgespeichert. Die Daten eines Users sind im Ordner mit dem Windows-Login-Namen des Users abgelegt. Durch Löschen dieses Userordners wird das Programm vom Layout her für diesen User in den Werkszustand zurückversetzt.

Das Aussehen des Programms kann in Templates voreingestellt werden. Lesen Sie mehr dazu hier.

allgemein

allgemein:speichern_allgemein

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Speichern allgemein

Das Speichern in Concept Office erfolgt nach Relevanz und notwendiger Einbindung der zu sichernden Daten ins Programm, wie folgt:

Automatisches Speichern:

Es werden alle Eingaben automatisch beim Verlassen der Zeile abgespeichert, die der reinen Datenaufnahme dienen. (kann durch Konfiguration eingestellt werden, wenn die Konfiguration nicht eingestellt ist, werden diese Daten bei der manuellen Speicherung gesichert)

Manuelles Speichern:

Es werden alle eingegeben Daten gespeichert und die Eingabe von Daten freigeschalten, die eine Verknüpfung zu anderen Daten herstellen. (z.B. Verbindungsdaten, Sonderkonditionen …)

Speichern und Neustart:

Alle Änderungen, die den Programmablauf ändern, werden nach dem manuellen Speichern erst bei einem Neustart des Programms wirksam. (z.B. Rechteverwaltung, Konfigurationen …)

allgemein:startleiste

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-11T14:07:28+00:00

Start-Menü von Concept Office

Jedes Modul von Concept Office besitzt ein Startmenü, in welchem die grundlegenden Verwendungswerkzeuge angeboten werden. Das Menü unterteilt sich in fünf Bereiche, die im nachfolgenden einzeln beschrieben werden.

Start

Datensatz

Drucken

Drucken

Seitenansicht

Öffnet eine Vorschau des gewählten Dokumentes.

Zwischenablage

Ausschneiden

Kopieren

Einfügen

Hilfe und Web

Hilfe

Über diesen Link öffnet sich die Startseite der Wiki von Concept Office.

Modulhilfe

Über diesen Link öffnet sich die Modulseite der Wiki von Concept Office.

interne Hilfe

Individuelle Buttonleiste

Neben der ‚Internen Hilfe‘ ist es möglich, eine individuelle Buttonliste zu konfigurieren. Diese sind nur sichtbar, wenn die Einträge entsprechend angelegt wurden. Weitere Informationen

Fernwartung

Über diese Funktion kann eine Fernwartung mit dem Support über TeamViewer gestartet werden.

Info

In einem extra Fenster können Informationen zum Versionsstand von Concept Office sowie der vorhandene Lizenzname eingesehen werden.

Vorgangsansicht

Flex aus Concept Office starten - diese Hilfe ermöglicht es neben einer Tätigkeit in Concept Office, Informationen aus einem Vorgang einzuholen z.B. bei Kundenanruf oder für sich selbst, ohne die aktuelle CO-Maske zu verlassen und den Kontext zu eventuell in Bearbeitung befindlichen Aufgaben zu verlieren.

Hierfür ist eine Lizenz für Concept Flex notwendig.

Der Eintrag für den Concept Flex Link zur Vorgangsansicht muss in Externe Systeme (XS) gespeichert werden, damit die Modulfunktion den richtigen Link abgreift.

Dabei sind folgende Felder zu befüllen:

Bezeichnung - freie Eingabe
Externes System - Concept Flex auswählen
Benutzer - freie Eingabe (hat hier keinen Einfluss)
URL - URL, welche auf Concept Flex verweist (z.B.: https://flextest.Musterfima.de/)

Fehlt der Eintrag wird nun deutlich mit einer neuen Meldung darauf hingewiesen.

allgemein:uebersichten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Übersichten

Nahezu jedes Modul enthält eine Registerkarte, die mit Übersicht bezeichnet ist. In der Übersicht des jeweiligen Moduls finden Sie alle Datensätze, die zu diesem Modul gehören.

Sortieren

Die Datensätze können nach jeder beliebigen Spalte sortiert werden, in dem man auf die Spaltenüberschrift klickt. Dadurch werden die Datensätze alphabetisch aufsteigend sortiert. Eine absteigende Sortierung erreicht man durch einen wiederholten Klick auf die Spaltenüberschrift

Sortieren nach mehreren Spalten ist mittels gedrückter UMSCHALT-Taste möglich.

Gruppieren

Die in der Übersicht gezeigten Daten können auch gruppiert werden. Dafür wird die Spaltenüberschrift mit der linken Maustaste in den Bereich darüber gezogen (siehe Bild).

Will man die Gruppierung aufheben, dann zieht man die Spalte aus dem oberen Bereich wieder an ihrem Platz in der Tabelle.

Anordnen

Spalten lassen sich in beliebiger Reihenfolge anordnen. Ziehen Sie mit linker Maustaste per drag & drop eine Spalte an den von Ihnen gewünschten Platz. Die von Ihnen gewählte Reihenfolge wird vom Programm gespeichert und steht beim nächsten Start wieder zur Verfügung.

Spaltenauswahl

Der besseren Übersicht halber lassen sich Spalten auch abschalten. Bei einigen Spalten wird durch abschalten der Aufbau der Übersicht schneller. Zum Abschalten oder wieder Zuschalten von Spalten klicken Sie auf die im Bild zu sehende Schaltfläche.

Im sich darauf hin öffnenden Fenster können Sie nun nicht gewünschte Spalten abwählen oder wieder hinzufügen.

Beachten Sie, dass es in der jeweiligen Übersicht zu Mehrfachanzeigen kommen kann, wenn Profilfelder zur Auswahl definiert sind.

Daten filtern

In der ersten Zeile jeder Übersicht gibt es eine Filterfunktion. Je nach Datentyp (Zahlen oder Buchstaben) kann man verschiedene Operatoren auswählen:

Über die Schaltfläche ganz am Anfang der Spalten, kann ein Filter gelöscht werden.

Ist diese Filter-Zeile in einer Übersicht (oder sonstiger tabellarischer Anzeige) einmal nicht zu sehen, können Sie diese mit der Tastaturkombination STRG + SHIFT + F ein oder ausblenden.

Die Tabellenfilterzeile wird farbig unterlegt, sobald ein Suchwert eingetragen wurde.

Der Tabellenfilter wird verworfen wenn:

Eine Fernglassuche geöffnet wird
Ein anderer Einstiegspunkt ins Modul gewählt wird
Eine Fernglassuche entfernt wird

Tabellenoptionen

Über die Tastenkombination STRG + SHIFT + G können die Tabellenoptionen aufgerufen werden. Damit kann jede Übersicht, aber auch jede andere tabellarische Ansicht, individuell eingestellt werden.

anschriften:anlage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-21T05:59:52+00:00

Anschriften anlegen

Um eine Anschrift anzulegen gibt es 2 Möglichkeiten.

Variante 1:

Über das Firmenmodul können über die Modulfunktionen neue Anschriften angelegt werden. Diese werden direkt der gewählten Firma zugeordnet.

In der sich öffnenden Maske ist bereits die Firmenzuordnung hinterlegt. Hier werden die Adressdaten der Anschrift angeben.

Ebenso sollte die Kategorie gewählt werden, in welche diese Anschrift fällt.

Außerdem ist es ratsam, die passenden Verbindungen für die Anschrift anzulegen. Die Funktion Speichern überträgt dies alles in die zugeordnete Firma.

Variante 2:

Eine Anschrift anzulegen funktioniert direkt über das Modul Anschriften.

Über die Schaltfläche Neu wird eine neue leere Maske für die Eingabe der Anschrift geöffnet. Hierzu muss jedoch die Firmenzuordnung eigenhändig hinterlegt werden. Über die Fernglassuche in dem Feld Firma wird die Firmensuche aktiviert. Nun kann die gewünschte Firma ausgewählt werden.

Außerdem kann die Kundennummer der Firma direkt angegeben werden, sofern bekannt.

Alles andere funktioniert analog zu Variante 1.

Sonstiges

Sonderrecht Anschriften

Gibt an, welche Rechte der Benutzer beim Druck von Anschriftsdaten hat

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

anschriften:modulfunktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Modulfunktionen Anschriften

Modulfunktionen werden wahlweise im Menü oder am rechten Bildschirmrand angezeigt. Es wird zwischen Modulfunktionen und Untermodulen unterschieden.

Modulfunktionen

Modulfunktion	Beschreibung
Anschriften anzeigen	zeigt den Standort der Anschrift auf einer Karte an
Anschrift anonymisieren	Anschriften, die nicht mehr existieren oder verwendet werden, aber nicht gelöscht werden können, können anonymisiert werden.
Aktivität anlegen	erzeugt eine neue, dem Anschrift und deren Firma zugeordnete Aktivität
Brief schreiben	startet Assistent zur Brieferstellung
Daten verarbeiten	startet Assistent zur Datenverarbeitung, z.B. für Export
inaktive Anschriften anzeigen	schaltet die Übersichtsanzeige um - zwischen aktiven und inaktiven Anschriften
Geschäftszeiten	startet Assistent zur Eingabe und Ansicht der Geschäftszeiten
Massenänderung	Es können Lieferbedingungen und Versandarten der Geschäftsbereiche einer Anschrift abhängig geändert werden.

Untermodule

Die Untermodule filtern Daten, die mit der ausgewählten Anschrift in Verbindung stehen. Für folgende Daten kann solch eine Selektion durchgeführt werden:

Ansprechpartner

Anschriften, Modulfunktionen

anschriften:zuordnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:20+00:00

Zuordnungen von Anschriften

Im Bereich Zuordnungen ist ersichtlich, wozu die angezeigte Anschrift gehört. Es existieren 4 mögliche Felder, die zum Teil untereinander in Beziehung stehen:

Firma
Projekt
Ansprechpartner
Mitarbeiter

Die erstmalige Zuordnung erfolgt automatisch.

Firmenanschriften

Ist eine Anschrift einer Firma zugeordnet, wird hier die Firmennummer angezeigt.

Eine Anschrift kann gleichzeitig einer Firma und einem Projekt oder einer Firma und einem Ansprechparner zugeordnet sein.

Projektanschriften

Ist eine Anschrift einem Projekt zugeordnet, wird hier die Projektnummer angezeigt.

Eine Anschrift kann gleichzeitig einem Projekt und einer Firma oder einem Projekt und einem Ansprechparner zugeordnet sein.

Ansprechpartneranschriften

Ist eine Anschrift einem Ansprechpartner zugeordnet, wird hier die Ansprechpartnernummer angezeigt.

Eine Anschrift kann gleichzeitig einem Ansprechpartner und einer Firma oder einem Ansprechpartner und einem Projekt zugeordnet sein.

Mitarbeiteranschriften

Handelt es sich um die Anschrift eines Mitarbeiters, wird hier die Nummer des Mitarbeiters angezeigt. Diese Zuordnung ist nicht mit anderen Zuordnungen kombinierbar und kann auch nicht geändert werden.

Anschriften, Zuordnung

artikel:amdp

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-04-24T08:53:44+00:00

AMDP - Artikel- und Mediendatenplattform

Zum Einlesen der AMDP – Daten ist die Lizenzierung des Datenformats BMECAT XML erforderlich.

Die AMDP ist ein hochkomplexes Produktinformationsmanagement-System, in dem die Artikeldaten der Soennecken eG und ausgewählter Mitglieder veredelt werden, angeschlossenen IT Systemen (u.a. Warenwirtschaftssystemen, wie Concept Office 7.0 und Webshopsystemen) zur Verfügung gestellt werden.

Ob die AMDP Artikeldaten für Sie freigeschaltet werden können, erfahren Sie bei Ihrem Soennecken Ansprechpartner.

Sie können die Daten über diese Schnittstelle

in den Edi-Artikelstamm laden
direkt in den Artikelstamm laden
die Artikeldaten aus Concept Office 7.0 ausgeben.

Für den Import benötigen Sie ein Importschema im CO-Verzeichnis, mit dem Sie steuern können, welche Daten wie importiert werden. Des weiteren können Sie über die EDI-Premium Optionen Kriterien festlegen, nach denen die Daten beim Import gegen Ihren Artikelstamm überprüft werden. Artikel, die diese Kriterien nicht erfüllen, werden mit einem Fehlertext versehen und können nach dem Import gesondert gesichtet und bearbeitet werden.

Vor dem Import sollten die Artikelklassifizierungen am Mandanten eventuell erweitert und die Eintragungen in den Mengeneinheiten geprüft werden. Da die AMDP-Daten die Mengeneinheiten im UNECE-Format mitbringen, müssen diese im Modul /Mengeneinheiten/ noch eingetragen werden. Folgende UNECE-Mengeneinheiten werden verwendet:

Mengeneinheit	UNECE
Blatt	LEF
Box	BX
Gramm	GRM
Karton	CT
Kilogramm	KGM
Liter	LTR
Meter	MTR
Milliliter	MLT
Millimeter	MMT
Packung	PK
Paket	PA
Palette	D97
Rolle	RO
Set	SET
Stück	C62
Tüte	BG
Umkarton	UKT

Zudem sollte für die Webshopkategorien ein Webkatalog am Mandanten in der Registerkarte /Preisgr./ /Mengeneinh./ /Prov.gruppen/ angelegt und entsprechend in der INI-Datei angegeben werden.

Bei der Anzahl der bearbeiteten Datensätze handelt es sich nicht um die Anzahl der übernommenen Artikel, sondern um die eingepflegten Datensätze. Hierbei werden pro Artikel die gelieferten Umverpackungen berücksichtigt. Weiterhin werden die Daten sowohl für LS1, als auch für LS3 eingelesen. Wird zum Beispiel für einen Artikel eine weitere GTIN für eine andere Verpackungseinheit (Stück und Packung) geliefert, so handelt es sich um 2 Datensätze pro Lieferant, also vier Datensätze insgesamt, die eingelesen werden. Zu den Daten des Edi-Artikelstamms werden weitere Daten in einem separaten Pool vorgehalten. Hier wird pro Artikel der gesamte Informationsknoten aus der AMDP-Datei abgelegt. Damit kann bei der späteren Übernahme auf diese Daten zugegriffen werden.

Artikeldokumente, die vor CO7 vorhanden waren, erhalten bei der Umstellung die Herkunft ‚manuell‘. Artikeldokumente, die in CO7 angelegt werden, erhalten entsprechend des Quellortes ein Herkunftskennzeichen: - manuell = Eingabe im Grid im Modul Artikel - Ofml = Übernahme aus Basket oder Configurator - BmeCat = Übernahme aus BmeCat Import - Cop = Übernahme aus COP Agent Artikel Anlage - pbsMail = Übernahme aus pbsMail Import

Artikelbilder können aus unterschiedlichen Quellen bezogen werden:

zentraler Pfad
Soennecken PrivatePilot in verschiedenen Größen (380/160/100)
pbsMail Pfad

Konfiguration 356: Wie soll der zentrale Pfad zu Artikeldokumenten ermittelt werden?

0 - Zentraler Pfad
1 - 360 px aus Soennecken Private Pilot
2 - 160 px aus Soennecken Private Pilot
3 - 100 px aus Soennecken Private Pilot
4 - pbsMail - Pfad (\\Bilder)

Den zentralen Pfad können Sie dabei auch in der Mandantenkonfiguration selbst hinterlegen. Die gleiche Einstellung finden Sie auch am Lieferanten, mit Ihr können Sie für diesen Lieferanten die Konfigurationseinstellung übersteuern.

Im Modul Artikel unter der Registerkarte Texte/Bilder finden Sie dann die importierten Zusatzinformationen

Artikeleigenschaften

Artikeldokumente

artikel:bilder

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-11T08:24:24+00:00

Artikelbilder in Concept Office

Nachfolgend werden die Verwendungsmöglichkeiten von Bildern (Bildfeldern) in Concept Office beschrieben.

Artikel

Spaltenname	Herkunft	Verwendungszweck
BildName	aus Artikeldirektimport (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)
	aus OFMLPosition.ImageFullName (pCon-Produkte)	Vorlage für Auftragspositionsbilder
	aus TradePilot Katalogimport (EDI)	Artikelbild in Concept Office, Cash, Mobile
BildName1	aus Artikeldirektimport (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)
	aus EdiArtikel.BildNummer bei ArtikelAnlage oder -änderung (EDI)
	aus Cop bei Artikel Neuanlage (EDI)
BildName2	aus Artikeldirektimport (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)
BildName2	aus EdiArtikel.BildNummerAlternativ bei ArtikelAnlage oder -änderung (EDI)
WebshopBild	aus EdiArtikel.BildNummer bei ArtikelAnlage oder -änderung (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)

LieferantenArtikel

Am Lieferantenartikel werden nur Dateinamen gespeichert. Es wird zwingend eine Pfad für Bilddateien am Lieferanten benötigt.

Spaltenname	Herkunft	Verwendungszweck
BildNummer	aus EdiArtikel.BildNummer bei ArtikelAnlage (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)
BildnummerAlternativ	aus EdiArtikel.BildNummerAlternativ bei ArtikelAnlage (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)

AuftragsPositionen

Spaltenname	Herkunft	Verwendungszweck
BildDateiName	aus Artikel.BildName	Vorlage für Druckdaten
	aus OFMLPos.ImageFullName (pCon-Produkte)
	aus OFMLPos.CatalogImageFullName (pCon-Produkte)
	aus OFMLPos.ImageFullName3 (pCon-Produkte)
	aus WPPos.ImageFullName (bis 5.40)
BildDateiName2	aus OFMLPos.ImageFullName2 (pCon-Produkte)	Vorlage für Druckdaten

Druckdaten

Zu druckende Bilder werden als blob-Daten in der gesonderten Tabelle Bilderdruck bereitgestellt. Dies gilt ab Concept Office 7.0 für alle Vorgangsdokumente.

Anlage von Artikelbildern

Artikelbilder werden in der Registerkarte Texte/Bilder als Dateiverweise (Links) angelegt.
- Spalte Dokument zwingend mit einer Bezeichnung ausfüllen
- Spalte Art: Bild wählen; Es sind auch andere Formate wie pdf oder Excel-Dateien möglich
- die Spalte Bild füllt sich automatisch nach Abschluss und Speichern
- bei mehreren Bildern: Sortierreihenfolge beginnend mit 1 festlegen
- Auf welchen Dokumenten soll das Bild gedruckt werden: Haken in gewünschten Kästchen setzen
- Zählerableseinformation: ein Dokument (meistens PDF), das beschreibt, wo man an der jeweiligen Maschine die Zählerstände findet
- Angebot: beim Versenden des Angebotes per E-Mail wird der E-Mail das Artikelbild als weitere PDF angehängt
- Spalte Pfad: über das Fernglas die Bilddatei (üblich JPG) verknüpfen

Bilder müssen quadratisch sein, um nicht verzerrt dargestellt zu werden.

Hier ein Tipp! Bilder sollten ein gängiges Format wie JPG oder PNG haben.

Artikel, Bilder

artikel:hinweistext

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Hinweistext

Einen Hinweistext gibt es am Kunden und am Artikel.

Hinweistext am Kunden

Dieser Hinweistext wird angezeigt, wenn mit dem Kunden, an dem er hinterlegt ist, ein Vorgang oder ein Serviceauftrag geladen oder der Kunde in einem Bon an der Kasse aufgerufen wird. Er lässt sich generell oder pro Geschäftsbereich hinterlegen. Der Nutzer muss ihn mit OK bestätigen.

Mögliche Konfigurationen:

Konfiguration 179: Kundenhinweistext im Vorgang immer anzeigen.

Soll der Kundenhinweistext nur bei Anlage eines Vorgangs oder auch beim Aufruf eines bereits gespeicherten Vorgangs angezeigt werden?

0 - Nein
1 - Ja, immer wenn Kunde wechselt
2 - Ja, immer wenn Vorgang geladen wird

Hinweistext am Artikel

Dieser Hinweistext wird angezeigt, wenn der Artikel, an dem er hinterlegt ist, in einem Vorgang, an der Kasse oder Serviceauftrag erfasst wird. Der Nutzer muss ihn mit OK bestätigen.

Zu diesem statischen Hinweistext gibt es ab Version 6.0 noch einen zeitlich befristbaren Hinweistext. Er kann mit „von bis“ Datum in der Registerkarte Gruppierung/Weiteres am Artikel hinterlegt werden.

Artikel, Kunden, Meldungen

artikel:mengeneinheiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-09-30T12:37:22+00:00

Mengeneinheiten eines Artikels

Jeder Artikel besitzt eine oder mehrere Mengen mit der er gehandelt wird. Diese werden in der gleichnamigen Übersicht auf der Registerkarte Mengeneinheiten/Kataloge angezeigt.

Mengeneinheiten können im gleichnamigen Modul angelegt werden.

Aufbau und Kurzbeschreibung

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
abw. Artikelbezeichnung	Text (max. 255 Zeichen)	abweichende Artikelbezeichnung für diese Verpackungseinheit
GTIN	Text (max. 14 Zeichen)	Global Trade Item Number des Artikels
Faktor	Zahl mit Nachkommastellen	gibt das Mengenverhältnis zur Standardmengeneinheit an
Nenner (Faktor)	Zahl	Zusatzfeld zum Faktor, wenn dieser nur als Bruch dargestellt werden kann
Lagerteilung	Kontrollkästchen
Lief.-Nr.	Zahl	Firmennummer des Lieferanten
Lieferant	Anzeigefeld	zeigt den zur Lief.-Nr.gehörenden Kurzname
Mengeneinheit	Auswahlfeld	Name der Mengeneinheit
Nachkomma	Zahl	Anzahl Nachkommastellen (0-4)
Standard	Kontrollkästchen	zeigt oder setzt die Standardmengeneinheit
Status	Auswahlfeld	kennzeichnet eine Mengeneinheit als aktiv oder gesperrt
Inhaltsmengeneinheit	Anzeige	Anzeige der Mengeneinheit, die in der angegeben Mengeneinheit enthalten ist
Inhaltsmenge	Auswahlfeld	Anzeige der Menge an Inhaltsmengeneinheiten, die in der Mengeneinheit enthalten ist

Standardmenge

Nur eine Mengeneinheit kann einen Haken im Feld Standard besitzen. Der Faktor dieser Mengeneinheit ist stets 1.

Ändern der Standardmengeneinheit

Da einige Einstellungen zum Artikel an dessen Standardmengeneinheit hängen, gibt es für das Ändern der Standardmengeneinheit einen Assistenten.

Bitte beachten Sie beim Umstellen der Mengeneinheiten, dass die Preiseinheit im VK keine Kommastellen haben darf.

Alle Änderungen an Mengeneinheiten und deren Kommastellen erfordern einen Neustart von Concept Office.

Lieferantenzuordnung

Jeder Lieferant kann seine eigenen Mengeneinheiten an einem Artikel definieren. Beim elektronischen Einlesen werden die Daten hier hinterlegt.

Es ist durchaus möglich das dieselbe Mengeneinheit explizit für einen Lieferanten und allgemein für alle Lieferanten existiert. Sie brauchen dies nicht zu bereinigen.

Abweichende Artikelbezeichnung

Je Mengeneinheit kann ein abweichender Artikeltext hinterlegt werden. Dieser wird bei Auswahl der entsprechenden Mengeneinheit in der Positionserfassung angezeigt und auf Kundenformularen angedruckt.

Artikel, Mengeneinheiten, GTIN

artikel:modulfunktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-24T09:18:58+00:00

Modulfunktionen Artikel

Modulfunktionen werden wahlweise im Menü oder am rechten Bildschirmrand angezeigt. Es wird zwischen Modulfunktionen und Untermodulen unterschieden.

Modulfunktionen

Modulfunktion	Beschreibung
pCon.Configurator*	Zum Anlegen von Möbelartikel aus OFML-Daten
VK-Sonderpreise	Zeigt zum Artikel gehörige Sonderpreise an
Lagerartikel anlegen	Hilfsmaske zur Anlage von Lagerartikeln
EK-Übersicht	Über die Modulfunktion kann man sich nun die aktuellen Preise eines Artikels über alle Lieferanten hinweg vergleichend ansehen. Im unteren Bereich der Tabelle werden wichtige Lieferanteninformationen, wie beispielsweise die Losgröße angezeigt.
Artikel umbennen	Bietet die Möglichkeit Artikelnummern zu ändern. Dies kann manuell oder über Automation geschehen.
Massenänderung	Mit dieser Funktion können in der Übersicht eine Vielzahl von Änderungen vorgenommen werden. Weitere Informationen Artikelmodulfunktion Massenänderung
EK Preise über EDI ändern	Möglichkeit zur Änderung von Einkaufspreisen.
cop Daten aktualisieren	Über diese Funktion können cop-Daten aktualisiert werden.
VKs an Preispflege übergeben	Die Modulfunktion erlaubt es, einen Lieferanten anzugeben, dessen EK-Preise als Kalkulationsbasis in der Preispflege verwendet werden sollen. Ist der gewählte Lieferant nicht am Artikel angegeben, wird der EK-Preis des Hauptlieferanten eingesetzt.
Soe Bestand prüfen	Führt eine Bestandsprüfung bei Soenneken-Artikeln durch.
cop Artikel übernehmen	Übernimmt cop-Artikel nach CO.
Aktivitäten anlegen	Ermöglicht die Anlage einer neuen Aktivität.

*Bereits zum 31.12.2023 wurde der pCon.configurator seitens des Entwicklungspartners EasternGraphics abgekündigt und somit nicht mehr gewartet. Um eine Abarbeitung bestehender Vorgänge zu gewährleisten, wurde diese Integration bisher in Concept Office erhalten.

Wie zuletzt im Anschreiben „Produkt- und Funktionsabkündigung“ Ende Juli 2025 berichtet, erfolgt nun die Abschaltung im Rahmen der Programmaktualisierung für Concept Office 8.Falls der pCon.configurator noch in laufenden Aufträgen im Einsatz ist, darf der Programmstand 8.4377.xx nicht installiert werden. Gleiches betrifft den direkten Import von OBX - Daten ohne Unterstützung des pCon.basket Offline.

Bitte wenden Sie sich hierzu an ihren Vertrieb für das Nachfolgeprodukt pCon.basket Online.

artikel:taetigkeiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-23T13:21:57+00:00

Tätigkeiten

Als Tätigkeiten werden Artikel (Artikelart Allgemein) mit der gleichnamigen Artikelart bezeichnet.

Sie unterscheiden sich in mancherlei Hinsicht von sonstigen Artikeln. Der nachfolgende Artikel beschreibt diese Unterschiede.

Darstellung als Position

Tätigkeiten werden mit türkisfarbenem Hintergrund dargestellt.

Eingabe der Details (Stundenerfassung)

Um die Details der Tätigkeit einzugeben, müssen Sie im Kontextmenü die Stundenerfassung aufrufen. Alternativ ist F12 möglich.

Geben Sie eine oder mehrere Zeilen ein. Zwingend müssen Datum, Techniker und Stundensatz eingetragen werden.

Preisermittlung

Die Preisermittlung von Tätigkeitspositionen wurde grundlegend überarbeitet. Rabatte und Stundensätze werden jetzt pro Stundenzettelposition erfasst. Der Positionswert wird positionsweise angezeigt. Der Wert der Tätigkeitsposition ist die Summe der rabattierten Positionswerte der Stundenzettelpositionen. Der eingegebene Rabatt beeinflusst die Preise für Arbeits- und Fahrtzeit, nicht jedoch den Kilometerpreis. Der Rabatt wird anhand des Tätigkeitsartikels vorbesetzt, d.h. vorhandene Sonderkonditionen werden berücksichtigt.

An der Tätigkeitsposition (Vorgangsposition) wird der rabattierte Preis mit Rabatt=0 ausgewiesen, die Einzelrabatte können über den Langtext in die Kundenformulare eingesetzt werden.

Für Langtexte wurden folgende neue Platzhalter definiert:

Platzhalter	Bedeutung
#PWFR#	Preis pro Arbeitswert Fahrtzeit rabattiert
#PWR#	Preis pro Arbeitswert rabattiert
#PSFR#	Preis pro Stunde Fahrtzeit rabattiert
#PSR#	Preis pro Stunde rabattiert
#RAB#	Rabatt
#RAB0#	Rabatt mit Nullwertunterdrückung

Tätigkeiten mit vordefinierten Preisen

Soll eine Tätigkeit doch einen festen Preis besitzen, wird dieser auf der Registerkarte Service hinterlegt

Wählen Sie aus, ob es sich um eine Arbeitszeit, einen Arbeitswert oder eine Pauschale handeln soll und geben Sie anschließend die Zeiten, die Intervalle oder die Pauschalbeträge ein.

Es ist möglich nur einen Verkaufspreis zu hinterlegen. Die Pauschale für den EK wird nur dann verwendet, wenn die Summe aus Arbeitszeit-, Fahrtzeit- und Kilometerkosten gleich 0 ist.

In allen anderen Fällen wird der Einkaufspreis wie unter Preisfindung beschrieben anhand der Stundenzettel ermittelt.

Positionstext

Tätigkeiten besitzen keinen festen Positionstext. Dieser wird nach Eingabe der Stundenerfassung von Concept Office gebildet. Abhängig von der Abrechnungsart der Tätigkeit wird dazu der Textbaustein bwTaetigAW (für Arbeitswerte), bwTaetigAZ (für Arbeitszeit) oder bwTaetigPA (für Pauschalen) als Vorlage verwendet. Die im Textbaustein enthaltenen Platzhalter werden dabei durch die Informationen der Tätigkeit ersetzt.

Eine Liste der möglichen Platzhalter finden Sie hier.

Artikel, Taetigkeiten

artikel:versandkostenartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-17T11:44:51+00:00

Versandkostenartikel

Über spezielle Versandkostenartikel können Versandkosten, abhängig vom Auftragswert, an den Kunden berechnet werden.

Einrichtung des Artikels

Der Versandkostenartikel wird im Artikelstamm angelegt. Folgende Eigenschaften müssen gesetzt werden:

Artikelart Allgemein: „Fracht / Porto“
Sonderkonditionen: Klassisch
Eine Verkaufspreisstaffel, deren Mengenangaben Geldbeträgen in Hauswährung entsprechen. Die höchste Staffel muss dabei den Freiwert angeben, d.h. Preis = 0 abbilden.

In diesem Beispiel ist ab einem Auftragswert von 50 € der Versand kostenlos, unter 50 € werden 4,95 € berechnet. Die Höhe des freien Auftragswertes wird über das Feld Menge bestimmt.

Lieferbedingung

Die Lieferbedingung am Vorgang entscheidet, ob ein Versandkostenartikel automatisch dem Vorgang hinzugefügt wird. Dazu wird der Lieferbedingung ein Versandkostenartikel zugeordnet. Dies wird im Modul Lieferbedingungen hinterlegt:

Automatische Vorbelegung der Lieferbedingung im Vorgang

An folgenden Stellen kann die automatische Vorbelegung einer Lieferbedingung definiert werden:

Mandant (gilt nur für Lieferbedingung „Standard“)
Geschäftsbereich
Kundenanschrift (Lieferanschrift)

Dabei gewinnt die genaueste, vorhandene Definition. Bei Vorgangserfassung, bei Änderung des Geschäftsbereiches oder der Lieferanschrift, wird eine Neuermittlung durchgeführt.

Programmverhalten bei Lieferbedingung mit Versandartikel

Im Reiter „Positionen“ wird in den Verkaufshinweisen eine rote Zeile sichtbar. Diese zeigt folgende Werte: frachtfreier Vorgangswert / aktuelle Frachtkosten und die Differenz zum Erreichen des frachtfreien Vorgangswertes

Im Beispiel ist ersichtlich, dass der Kunde noch Waren im Wert von 35,56 € mehr bestellen sollte, um keine Frachtkosten bezahlen zu müssen.

Erreicht der Vorgangswert die Höhe der Frachtkostenstaffel, wird die rote Zeile nicht mehr dargestellt.

Die Entscheidung, ob Frachtkosten berechnet werden, wird zum Zeitpunkt des ersten Dokumentendrucks (oder der ersten Dokumenten-Seitenansicht) gefällt. Folgende Punkte müssen erfüllt sein, damit der Versandkostenartikel in den Vorgang aufgenommen wird:

der Auftragswert ist kleiner als der zu erreichende Wert der Frachtkosten
Prüfung der Einstellung an der Lieferbedingung für Auftragswert=0
es existiert im Vorgang noch kein Artikel, mit der Artikelart „Fracht/Porto“
der Preis des Frachtkostenartikels ist > 0
es darf keine Tätigkeitsposition im Vorgang vorhanden sein (das Programm geht davon aus, dass kein Versand erfolgt, da der Techniker die Ware mit nimmt.)
der Geschäftsbereich darf nicht mit dem Kennzeichen Barverkauf versehen sein.

Nachdem der Versandkostenartikel in den Auftrag eingefügt wurde, erfolgt keine weitere Prüfung. Werden danach Positionen hinzugefügt, muss der Sachbearbeiter manuell entscheiden, ob der Versandkostenartikel noch Relevanz hat.

Weitere Informationen

Versandkostenartikel können mit Sonderkonditionen versehen werden.
Der Versandkostenartikel kann auch mit Staffeln versehen werden. (z.B.: ab Wert 0 € → 5 € Versandkosten, ab Wert 25 € → 2 € Versandkosten, ab 50 € → versandkostenfrei)
Für die Ermittlung des Vorgangswertes werden nur Artikel berücksichtigt, welche die Eigenschaft Relevant für Versandkosten besitzen. Diese ist als Standard für alle Artikel gesetzt, kann aber manuell in der Reiterkarte Gruppierung/Weiteres bearbeitet werden.
Bei Kulanz-, Garantie- und Vertragsleistungslieferungen wird zur Ermittlung des Vorgangswertes der Listenpreis herangezogen.

Versandkostenartikel können nicht in pconBasket-Aufträgen verwendet werden.

Konfigurationen

Konfiguration 381: Frachtartikel geschäftsbereichsabhängig automatisch auf zu liefern setzen

Einstellung, ob Frachtartikel geschäftsbereichsabhängig automatisch auf zu liefern gesetzt werden.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 462: Versandkostenpositionen beim Druck aller Kundendokumente anlegen

Ja: beim Druck aller Kundendokumente wird geprüft, ob eine Versandkostenposition zum Vorgang hinzugefügt werden soll. Nein: mit dem Einstellungstext kann vorgegeben werden, beim Druck welcher Dokumente die Prüfung erfolgen soll. Hierbei bedeuten: AN-Angebot, AB-Auftragsbestätigung, LA-Lieferavis, LS-Lieferschein, RE-Rechnung. Mehrere Werte werden durch Komma von einander getrennt.

0 - Nein
1 - Ja

Wie mit Versandkosten und Auftragswert beträgt 0€ umgegangen wird, kann an der Lieferbedingung entsprechend eingestellt werden. (Versandkosten bei Auftragswert=0 - Ja/Nein/Ja, wenn Kundenexlusivartikel im Auftrag

Frachtkosten, Versandkosten

artikel:zusammenlegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Zusammenlegen von Artikeln

Es kann vorkommen, dass ein und derselbe physische Artikel mehrfach in Ihrem Artikelstamm vorhanden ist. Wenn Sie dies bereinigen möchten, gehen Sie wie folgt vor.

Neuen Artikel definieren

Entscheiden Sie welcher Artikel weiterhin verwendet werden soll (nachfolgend neuer Artikel genannt) und welcher nicht (nachfolgend alter Artikel genannt).

Folgende Auswahlkriterien sollten dabei beachtet werden:

Name und Geläufigkeit beider Artikel
Aufwand zum Umpflegen der Stammdaten (Sonderkonditionen, Lieferantenzurodnungen,…)

Prüfen Sie an dieser Stelle, ob Kundensonderkonditionen für beide Artikel vorhanden sind. Falls ja, ist eine manuelle Anpassung empfohlen. Falls nein, können die Konditionen später automatisiert übernommen werden.

Änderungen am alten Artikel

Setzen Sie das Sperrkennzeichen.

Tragen Sie den neuen Artikel als Folgeartikel ein.

Speichern Sie die Änderungen und buchen Sie die Bestände um. Übernehmen Sie die Sonderkonditionen, falls Sie keine manuelle Prüfung durchgeführt haben.

Änderungen am neuen Artikel

Übertragen Sie bei Bedarf die Mengeneinheiten und Lieferantenzuordnungen aus dem alten Artikel.

Handelt es sich um einen neuen Artikel, entweder durch EDi-Fakt-Übernahme oder manuelle Anlage, sollten Sie alle Einstellungen des neuen Artikels mit dem alten Artikel vergleichen.

Weitere Änderungen

Wurde der alte Artikel über EDI-Fakt mit Daten versorgt, und soll zukünftig der neue Artikel aktualisiert werden, müssen Sie den oder die relevanten EDI-Artikel abändern. Im Modul EDI-Artikel wählen Sie diese nacheinander aus. Auf der Registerkarte Eingabe, im Feld Artikelnummer steht ein Verweis auf den alten Artikel. Ändern Sie das Feld entsprechend ab.

Artikel, Zusammenlegen, Folgeartikel

artikeletiketten:artikeletiketten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-25T14:23:32+00:00

Artikeletiketten

Dieses Modul ermöglicht es Artikeletiketten (um z.Bsp. im Laden die Preise entsprechend auszuweisen) zu erstellen.

Im Abschnitt Auswahlbedingungen können alle die zur Erstellung von Artikeletiketten benötigten artikelbezogenen Daten eingetragen werden. Dazu gehören folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Artikelnummer von - bis
Nur Artikel ohne Verkaufssperre (Alle Artikel, die dieses Kennzeichen tragen, werden übersprungen)
Bezeichnung (*) - Eingabe des Namens, von Buchstaben, etc. mit anschließendem Stern
Auswahl des Lagers über die Lagerkennung
Wahl des Stellplatzes von - bis
VK-Preisänderung seit (Hakenoption: Nur tatsächliche Preisänderungen, d.h. es werden der neue und alte VK miteinander verglichen und nur bei Abweichung wird dieser Artikel berücksichtigt. Ansonsten würde bereits eine Datumsänderung dazuführen, dass der Artikell für den Etikettendruck freigegeben wird.)
VK-Preis gültig ab
Einschränkung auf einen Lieferanten
Einschränkung auf einen Preiskatalog

Weiterhin ist eine manuelle Auswahl über das Feld Artikelauflistung möglich, indem über die drei Punkte, die Artikel direkt ausgewählt werden können.

Nach der Eingabe der Artikeldaten kann über Drucken gewählt werden, ob die Artikeletiketten erstellt werden sollen, oder eine Übersichtsliste mit allen Artikeln für ein Etikett gedruckt werden soll, ausgegeben werden.

Sonstiges, Artikeletiketten

bestellungen:bearbeitungsstatus

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Bearbeitungsstatus einer Bestellung

Der Bearbeitungsstatus einer Bestellung gibt an, in welchem Zustand die Bestellung sich zum aktuellen Zeitpunkt befindet, d.h. inwieweit bisher eine Bearbeitung erfolgte.

Reihenfolge des Status

Der Bearbeitungstatus besitzt eine gewisse Reihenfolge, jedoch wird nicht jeder Status in jeder Bestellung tatsächlich erreicht.

Der Status einer Bestellung lässt sich zwar manuell verändern, im Regelfall wird der Status durch den Druck der Formulare gesetzt.

Übersicht des Status

Nachfolgend werden die einzelnen Status kurz erläutert

erfasst

Die Bestellung gilt als erfasst. Enthaltene Artikel weisen in der Lagerzuordnung in der Spalte erfasst die Bestellmenge aus.

angefragt

Für diese Bestellung wurde zuletzt eine Lieferanfrage gedruckt.

bestellt

Es wurde eine Bestellung ausgelöst oder die Bestellmengen wurden manuell eingetragen.

teilbestätigt durch den Lieferanten

Die Bestellannahme des Lieferanten umfasste einen Teil der Positionen.

bestätigt durch den Lieferanten

Die Bestellung wurde komplett vom Lieferanten bestätigt und eine Lieferantenauftragsbestätigungsnummer an der Bestellung hinterlegt.

angemahnt

Für diese Bestellung wurde zuletzt eine Liefermahnung gedruckt.

teilgeliefert

Ein Teil der bestellten Artikel wurde über die Warenbuchung zugebucht.

geliefert

Alle bestellten Artikel wurden über die Warenbuchung zugebucht.

storniert

Für diese Bestellung wurde ein Bestellstorno gedruckt.

erledigt

Die Bestellung wurde abgearbeitet. Siehe nachfolgender Abschnitt.

Erledigen von Bestellungen

Das Feld erledigt nach erlaubt es Ihnen für jede Bestellung festzulegen, wann diese als erledigt gelten soll. Dies betrifft das automatische Setzen des Status erledigt. Das manuelle Setzen des Status wird davon nicht beeinflusst.

nach vollständiger Lieferung

Die Bestellung wird auf erledigt gesetzt, sobald alle Artikel in der Warenbuchung vollständig zugebucht wurden.

nach vollständiger Rechnungsprüfung

Die Bestellung wird nach erfolgter Rechnungseingangsprüfung auf erledigt gesetzt.

nach Gutschrift durch Lieferanten

Die Bestellung wird nach Buchen einer Gutschrift im Modul Rechnungseingangsprüfung auf erledigt gesetzt.

Dies wird vorwiegend für Rücksendungen verwendet.

ohne Prüfung

Der Status erledigt wird nie automatisch gesetzt.

nach Rücksendung

Nach Druck der Rücksendung wird der Status auf erledigt gesetzt.

Dies wird vorwiegend für Rücksendungen verwendet.

Das Feld wird über eine Konfiguration vorbelegt:

Konfiguration 100: Bestellung erledigt nach

1 - nach vollständiger Lieferung
2 - nach vollständiger Rechnungsprüfung
3 - nach Gutschrift durch Lieferanten
4 - ohne Prüfung

Bestellungen, Bearbeitungsstatus

bestellvorschlaege:bestellvorschlaege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-25T13:14:27+00:00

Bestellvorschläge

Im Strukturbaum unter Aktuell finden Sie das Modul Bestellvorschläge (BV).

Über das Modul „Bestellvorschläge“ können sowohl Bestellvorschläge, als auch Umbuchungsvorschläge erstellt werden.

Ermitteln

Sie können sich von Ihrer Warenwirtschaft Bestellvorschläge in verschiedenen Selektionen ermitteln lassen. Beispielsweise für ein einzelnes Lager oder einen bestimmten Lieferanten.

Sie können bei Lager auch eine Lagergruppe auswählen, für die die Bestellvorschläge ermittelt werden sollen.

Eine neue Checkbox ‚Erweiterte Protokollierung‘ (ab CO 8.3460.xx) wurde im Reiter ‚Ermitteln‘ hinzugefügt. Durch Aktivieren dieser Option werden nun alle Artikel ausführlich im Log-Protokoll erfasst, auch solche, die nicht als Bestellvorschlag erstellt wurden. Diese Option steht genauso für Bestellvorschläge per Automation zur Verfügung:

< option >
< name > BvProtokollExt < /name >
< value > True < /value >
< /option >

Falls die Option nicht aktiviert ist, wird nur ein minimalistisches Protokoll ausgegeben.

Mit dem Button Lagermengen prüfen können Sie sämtliche Bestände auf fehlerhafte Mengen kontrollieren

Die Funktion öffnet sich in einem eigenen Fenster und kontrolliert auch den Maschinenbestand

Nutzen Sie diese Funktion vor Ihrer Inventur, um Fehlbestände aus digitalen Fehlbuchungen zu vermeiden.

Im Modul Bestellvorschläge werden Logdateien zur Lagermengenprüfung automatisch unter …\CO\Data\Logs\Lager\ in entsprechend benannten Ordnern gespeichert.

Bearbeiten

Sie können bei Bedarf die einzelnen Artikel vor der Bestellung noch bearbeiten.

Für diesen Prozess werden Ihnen unter der Reiterkarte Bearbeiten vielfältige Informationen zur Verfügung gestellt.

Im Reiter „Bearbeiten“ der Bestellvorschläge werden unter dem Link „Wareneingänge/-ausgänge“ nun sämtliche Warenein- und -ausgänge aus allen Lagern angezeigt.

Übersicht/Drucken

Hier finden Sie die Übersicht aller Bestellvorschläge. Die Mengen können Sie bei entsprechend eingestellten Rechten auch in Massenbearbeitung ändern.

Im Bestellvorschlag (Reiter: Übersicht/Drucken) steht eine Modulfunktion zum Import von Tagespreisen aus einer Excel-Datei zur Verfügung. Dabei werden Lieferant und Preis sowohl im Bestellvorschlag als auch im Artikelstamm aktualisiert.

Zu importierende Excel-Daten:

Vorschlagsnummer
Artikelnummer
Lieferantennummer
Preis

Optional kann im Importschema ein Preiskatalog über den Schalter _Preiskatalog definiert werden.

Hinweis: Der Tagespreis wird immer mit Staffelmenge = 0 importiert; vorhandene Staffeln werden dabei beendet.

Übernahme

Hier werden die Bestellvorschläge in die Bestellungen übernommen. Sie können verschiedene Auswahlkriterien für die Übernahme setzen und wie in der Bestellübernahme aus dem Vorgang bestimmen, ob eine neue Bestellung erzeugt wird oder die Artikel an eine offene Bestellung angehängt werden.

Die Bestellungen können erzeugt werden:

für die Lagergruppe
pro Lager
alle Läger
alle Lieferanten
pro Lieferant

Für die Übernahme der Bestellvorschläge in die Bestellungen muss unter „Übernahme“ der Geschäftsbereich ausgewählt werden. Es kann außerdem eine Filiale zugeordnet werden.

Über diese Geschäftsbereichszuordnung können später die offenen Bestellungen pro Geschäftsbereich ermittelt werden. Mit „Vorschläge übernehmen“ werden die Bestellvorschläge in die Bestellungen, mit dem Status erfasst übernommen.

Erzeugte und ergänzte Bestellungen werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. Für Umlagerungsvorschläge können Sie hier einen Transportschein drucken.

Um die Bestellvorschläge eines Lieferanten, aus den unterschiedlichen Lägern, in eine Bestellung zu übernehmen muss noch in der Rubrik „Übernahme“ der Haken „An evtl. vorhanden Bestellungen anfügen“ gesetzt werden. Außerdem muss noch der Geschäftsbereich gewählt werden, für welchen die Bestellung ausgelöst wird.

Wird in der Rubrik „Übernahme“ der Haken „An evtl. vorhanden Bestellungen anfügen“ nicht gesetzt, so wird pro Lager eine Bestellung ausgelöst.

Protokoll

Hier werden die Protokolleinträge angezeigt, die im laufenden Bestellvorschlag entstehen und auf z.B. nicht bestellbare Artikel hinweisen. Wird der Bestellvorgang aus dem Bestellvorschlag abgeschlossen, wird die Auflistung geleert.

Lieferantenübersicht

Hier erhalten Sie ein Übersicht der Lieferanten für welche eine Bestellung erzeugt bzw. ergänzt wurde. Die unterschiedlichen Farben weisen visuell auf den Status der Bestellung hin.

Rot = Mindestbestellwert nicht erreicht
Gelb = Mindestbestellwert erreicht, aber Freihausgrenze noch nicht
Schwarz = Mindestbestellwert und Freihausgrenze erreicht

Bestellvorschläge, Bestellwesen

In den Bestellvorschlägen gibt es im Reiter „Lieferantenübersicht“ eine neue Spalte „Bestellzeitpuffer“, die anzeigt, wie viel Zeit noch bleibt bis die Ware bestellt werden muss, damit sie bis zum Freitag vor dem Wunschtermin des Kunden angekommen ist.

Grün steht dabei für mehr als eine Woche Zeit, gelb für weniger als eine Woche und rot dafür, dass die Bestellung bereits hätte ausgelöst werden müssen. Als Lieferzeit werden, falls vorhanden, die Wiederbeschaffungstage des Artikels verwendet, ansonsten die mittlere Lieferzeit des Lieferanten.

Weitere Themen

Seiten in diesem Namensraum:

Bestellvorschläge für Lagergruppen

Dynamische Bestandsermittlung

Umbuchungsvorschläge

Bestellvorschläge, Bestellwesen