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ticket:ticket

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-05T13:17:05+00:00

CO-Ticket

Über das Modul Tickets können Kundenanfragen/-meldungen erfasst und weiterbearbeitet werden. Das Modul Tickets wird unter Aktuell aufgerufen.

Dieses Modul ist mit der gleichnamigen Lizenz verfügbar.

Zur Anlage und Verwaltung von Aktivitäten wird die Lizenz Active I benötigt. Um zusätzliche Profilmasken zu erstellen, wird die Lizenz Active II benötigt.

Vorbereitungen

In den Weiteren Stammdaten werden allgemeine Basisdaten für das Ticketsystem hinterlegt. Programmseitig sind bereits Grunddaten hinterlegt.

Das Ticket als Werkzeug

Das Ticket ist ein geeignetes Werkzeug, um verschiedenste Informationen über einen längeren Zeitraum zu bündeln, mit der Besonderheit, diese auch entsprechend weiterverarbeiten bzw. kontrollieren und verfolgen zu können. Es ermöglicht die Aufnahme von Informationen aus den unterschiedlichsten Kanälen (Portal, Mail, manuell Telefon etc.), welche anschließend bzw. zu einem späteren Zeitpunkt verarbeitet/abgearbeitet werden können.

Besonders für den Vertrieb ist das Ticket ein perfektes Werkzeug, um verschiedene Informationen/Daten eines Kunden (vor Ort) in einem Ticket aufzunehmen, welche im Nachgang bearbeitet werden können. Zudem lässt sich auch kontrollieren, was mit den einzelnen Daten passiert ist bzw. in welchem Status sich diese befinden.

Vorteile/Besonderheiten zum Ticket:

Kontroll-Werkzeug
Organisations-Werkzeug
Übersichts-Werkzeug
„Datensammler“
Zeiterfassungs-Werkzeug (Timer-Funktion)

Ticket erfassen

Beim Erfassen des Tickets wird eine fortlaufende Ticket-ID vergeben. Die Ticketart ist ein Pflichtfeld und wird ab der Version 7.0.5673 nicht mehr mit einem Standardwert (i.d.R. Störung) vorbesetzt, d.h. es muss bewusst die korrekte Ticketart gewählt werden. Um das erfasste Ticket weiter zu qualifizieren, wird dem Ticket die Herkunft des Tickets zugeordnet. Über den Betreff wird eine Kurzbeschreibung zum Ticket hinterlegt.

Zusätzlich zum Betreff kann unter „gemeldet von“ der Ansprechpartner hinterlegt werden, von dem die Anfrage stammt. Hierzu kann über den gesamten Ansprechpartnerstamm aus CO gesucht werden. Gemeldet von kann zudem per Konfiguration 531 als Pflichtfeld definiert werden.

Konfiguration 531: "Gemeldet von" ist ein Pflichtfeld bei Tickets

Steuert, ob "gemeldet von" bei Tickets ein Pflichtfeld ist. In dem Einstellungstext kann man einen Standardwert definieren. Dieser wird bei Tickets, die nicht aus dem Modul angelegt werden, gezogen.

0 - Nein
1 - Ja

Nach Auswahl des Ansprechpartners wird die Firma und bei vorhandener E-Mail-Adresse, die E-Mail des Ansprechpartner eingetragen.

Nach Erfassung des Tickets kann die Priorität und der Status zum Ticket hinterlegt werden. Außerdem kann noch ein verantwortlicher Bearbeiter und der zuständige Geschäftsbereich zugeordnet werden. Als Eingangsdatum wird das Datum und die Uhrzeit der Erfassung eingetragen. Handelt es sich um die Störungsmeldung zu einer Maschine, wobei noch nicht feststeht, ob ein Service-Auftrag erforderlich ist, so kann hier über die Maschinennummer das entsprechende Gerät ausgewählt werden. Neben dem Ticket-Betreff können unter Beschreibung und Einsatzhinweis detaillierte Informationen zum Ticket eingetragen werden.

Ticket verwalten

Nach Erfassen des Tickets wird dem Ticket eine Priorität zugeordnet.
Weiterhin wird der entsprechende Status ausgewählt. Je nach Bearbeitung wird der entsprechende Status manuell geändert.
Wird das Ticket von einem bestimmten Mitarbeiter bearbeitet, so wird dieser als Bearbeiter hinterlegt.
Unter Geschäftsbereich wird der zuständige Geschäftsbereich ausgewählt
Betrifft das Ticket eine bestimmte Maschine, so wird diese unter „Maschinennr.“ Dem Ticket zugewiesen.
Wird die Maschinen zugewiesen, so wird die Ticketbeschreibung in das Feld Beschreibung, unter Maschinen hinzugefügt.
Unter den Maschinendaten werden alle relevanten Daten zum Gerät angezeigt, analog dem Modul Service-Aufträge. Es wird jedoch an dieser Stelle noch kein Service-Auftrag angelegt.

Folgende Modulfunktionen stehen zur Verfügung:

Aktivität anlegen [1]
Timer starten [2]
Vorgang anlegen [3]
Service-Auftrag anlegen [4]
E-Mail senden [5]
Dokument hinzufügen [6]
Erledigte Tickets anzeigen

[1] Aktivitäten zum Ticket anlegen

Über die Funktion „Aktivität anlegen“ können die Aktivitäten zum Ticket angelegt werden. Diese werden in der Ticket-Rubrik „Aktivitäten“ eingetragen.

Für die aufgenommenen Aktivitäten kann entschieden werden, welche der Aktivitäten später in einen Service-Auftrag übernommen werden sollen. Beim Terminen wird die „Zeit“ in Minuten (Beginn Tätigkeit bis Ende Tätigkeit), zur Aktivität angezeigt. Für diese Aktivitäten kann eine Kennzeichnung erfolgen, ob eine Berechnung an den Kunden erfolgen soll.

Die aus der Mitarbeiterzuordnung hinterlegte Stundenart wird automatisch vorbesetzt. Sind mehrere Stundenarten an einem Mitarbeiter hinterlegt, so wird keine Stundenart vorbelegt.

Bei Kennzeichnung eines Tickets als fakturierfähig muss folgendes Beachtet werden:

Sonderrecht Fakturierfähiges Tickets ändern

Erlaubt es dem Nutzer Tickets mit dem Kennzeichen berechenbar zu bearbeiten.

Nein
Ja

[2] Timer starten

Über die Modulfunktion ‚Timer starten‘ kann manuell eine Stopp-Uhr gestartet werden, welche nach Beendigung der Zeit die Möglichkeit bietet, eine Aktivität anzulegen.

So lassen sich zum Beispiel verschiedene Dienstleistungen oder Telefonate zeitlich festhalten und können später über einen Service-Auftrag abgerechnet werden.

[3] Vorgang anlegen

Analog zum Anlegen eines Service-Auftrags aus dem Ticket heraus, kann ebenfalls ein Vorgang zum Ticket angelegt werden. Über „Vorgang anlegen“ wird in diesem Fall ein Vorgang zum Kunden aus dem Ticket angelegt. Dem Vorgang wird die Ticket-ID zugeordnet, so dass vom Vorgang aus in das zugehörige Ticket gewechselt werden kann.

[4] Service-Auftrag anlegen

Ergibt sich aus der Ticketbearbeitung, dass die Aufwendungen über einen Service-Auftrag abgerechnet werden sollen, so kann dies über die Modulfunktion „Service-Auftrag anlegen“ erfolgen.

Vor der Übernahme des Tickets in einen Service-Auftrag muss geprüft werden, ob alle Aktivitäten für den Vorgang angelegt sind und welche in den Service-Auftrag übernommen werden sollen. Weiterhin muss geprüft werden, ob der Service-Auftrag für eine bestimmte Maschine anzulegen ist. Dies erfolgt über den Haken „Übernahme“. Für berechenbare Aktivitäten muss der Haken „berechenbar“ gesetzt werden. Durch drücken der Modul-Funktion „Service-Auftrag anlegen“.

Nachträglich erfasste Tätigkeiten können noch in den Service-Auftrag übernommen werden.

Wenn bei Anlage eines Serviceauftrages aus dem Ticket heraus, kein Tätigkeitsartikel vorgegeben ist, dann wird der an der ausgewählten Stundenart hinterlegte Artikel verwendet.

Ist dort keine Angabe hinterlegt, wird der Artikel ‚Service‘ eingesetzt.

Wird mit der Übernahme des Tickets in den Service-Auftrag das Ticket abgeschlossen, so wird im Ticket der Status auf erledigt gesetzt.

[5] E-Mail

Über die Modulfunktion „E-Mail senden“ kann an die hinterlegte Absender Mail-Adresse eine E-Mail gesendet werden. Hierbei kann zum Beispiel eine Anfrage zum Ticket erfolgen oder der Kunde über den Status des Tickets informiert werden. Hierbei wird im Ticket automatisch eine Aktivität „TicketMail“ angelegt.der Betreff der E-Mail in die Bezeichnung der dazugehörige Aktivität vererbt.

Beim Einlesen von Ticket-E-Mails, die bereits eine Ticketnummer im Betreff enthalten (z.Bsp. Antwort auf eine E-Mail aus dem Ticket), werden diese als Aktivitätenart ‚Ticketmail empfangen‘ am alten Ticket hinterlegt.

[6] Dokument hinzufügen

Zum Ticket kann über diese Funktion ein externes Dokument hinzugefügt werden. Dies kann über die Dokument hinzufügen durchgeführt werden. Weiterhin kann ein Dokument durch Ziehen in den „Infos“-Container hinzugefügt werden. Dokument mit der LMT anfassen und in den Bereich Infos ziehen. Nachträglich muss in diesem Verfahren das Dokument aufgerufen werden und die Bezeichnung geändert werden.

CO-Ticket in Verbindung mit CO-Portal

Ist in Concept Office(CO) die Konfiguration 333 auf 1- Ticket anlegen eingestellt, so werden Störungen in CO als Ticket mit der Herkunft „CO-Portal“ angelegt.

Beim gleichzeitigen Einsatz von CO-Portal können zusätzlich Einstellungen die Produkte direkt ineinandergreifen lassen.

Über Senden wird das Ticket in CO angelegt

Im CO-Portal werden diese neben den Service-Aufträgen, mit dem entsprechenden Status, als „Störung zur Maschine…“ angezeigt.

Neben den Tickets aus CO-Portal sind für den Kunden auch alle sonstigen offenen Tickets sichtbar. Hier kann der Kunde den Bearbeitungsstatus der jeweiligen Tickets einsehen.

Wird aus dem Ticket ein Service-Auftrag generiert, so wird dies in den Störungen mit der entsprechenden Service-Auftragsnummer geändert, wobei die Ticket-ID weiterhin sichtbar ist.

Im CO-Portal werden unter Störungen zuerst die Aufträge und danach die Tickets angezeigt. Bei einer Änderung von Ticket auf Auftrag verschiebt sich demzufolge die Störung zur ursprünglichen Reihenfolge der Anzeige.

Formular zum Ticket

Zum Ticket kann ein Ticketblatt ausgedruckt werden. Folgende Informationen sind dabei enthalten:

Störungsbetreff
Kundenhauptanschrift
Ist eine Maschinen im Ticket hinterlegt, so werden die Maschinennummer und Seriennummer, sowie der Stellplatz angezeigt.
Beschreibung und Einsatzhinweis
Aktivitäten zum Ticket

Ticket-Profile

Im Modul Profildefinitionen und Profileinträge, kann zur Profilart „Ticket“ eine eigene Maske für das Modul „Tickets“ angelegt werden. Über das Profil lassen sich frei definierbare Einträge hinterlegen.

co portal, vorgaenge, aktivitaeten

Konfigurationen zum Ticket

Konfiguration 402: Versand einer E-Mail beim Anlegen eines neuen Ticket´s, an eine bestimmte E-Mail-Adresse

0 - Nein, keine E-Mails versenden
1 - Ja, bei manuell angelegten Tickets
2 - Ja, bei importierten Tickets
3 - Ja, immer

Es besteht die Möglichkeit programmseitig festzulegen, ob bei Anlage eines Tickets eine Benachrichtigungs-E-Mail an eine hinterlegte E-Mail-Adresse erfolgen soll. Diese Einstellung kann über die Konfiguration 402 definiert werden. Ebenso lässt sich unterscheiden, ob die Benachrichtigung für manuell angelegte oder importierte Tickets versendet werden soll. Sollen mehrere Empfänger benachrichtigt werden, müssen die Emailadressen getrennt mit ; in den Einstellungstext eingetragen werden.

Für die Textbausteine Betreff bwMailBetreffTicketInfo und Text bwMailBodyTicketInfo können folgende Platzhalter verwendet werden:

#Ticket-Id#,
#Ticket-Art#,
#Ticket-Betreff#,
#Ticket-Status#,
#Ticket-MaschinenNr#,
#Ticket-Beschreibung#,
#Ticket-SerienNr#,
#Ticket-MeldungsCode#,
#Ticket-EingangsDatum#,
#Ticket-Einsatzhinweis#,
#Ticket-Meldender#,
#Ticket-BestellNr#,
#Ticket-Projekt#,
#Ticket-ExtTicketID#,
#Ticket-Vorqualifikation1#,
#Ticket-Vorqualifikation2#,
#Ticket-Priorität #,
#Ticket-Herkunft#,
#Ticket-Bearbeiter#,
#Ticket-Geschaeftsbereich#,
#Ticket-ImPortal#,
#Ticket-Ansprechpartner#,
#Ticket-Anschrift#,

...wenn Ticket.KundenNummer > 0 dann:
            
#KN# (alt bleibt kompatibel) oder #Ticket-Kunde#"
            
...wenn Ticket.AnsprechpartnerNummer > 0 dann:

#Ticket-MeldenderAnrede1#,
#Ticket-MeldenderAnrede2#,
            
...wenn Ticket.MaschinenNummer <> 'leer' dann:

#MB#(alt bleibt kompatibel) oder #Ticket-Maschinenbezeichnung#,
#Ticket-MaschinenstandortName#,
#Ticket-MaschinenstandortOrt#,
#Ticket-MaschinenstandortStrasse#,
#Ticket-MaschinenstandortPLz#,
#Ticket-MaschinenstandortLand#,
#Ticket-Stellplatz#,
#Ticket-KundenmaschinenNr#,
#Ticket-KundenmaschinenName#,
#Ticket-Kostenstelle#,

...aus dem Modellartikel:

#Ticket-MaschinenArtikelbezeichnung#,
#Ticket-ArtikelartTKD#,
#Ticket-Herstellerartikelnummer#,
#Ticket-Artikelkurztext#, 

...aus abweichender Materiallieferanschrift bzw. wenn diese nicht vorhanden aus der Standardanschrift
#Ticket-LieferName#,
#Ticket-Lieferland#,
#Ticket-Lieferstrasse#,
#Ticket-LieferPlz#

Konfiguration 464: Soll die Ticket-ID immer aus dem Nummernkreis ermittelt werden

0 - Nein
1 - Ja

Des Weiteren lässt sich definieren, ob die Ticket-ID aus dem Nummernkreis ermittelt werden soll oder nicht. Die Vergabe laut Nummernkreis erfolgt automatisiert, wenn die Konfiguration 464 auf ‚JA‘ steht. Der Nummernkreis kann über das Administrations-Modul hinterlegt werden.

Sonstiges

Folgende Sonderrechte sind zu beachten:

Sonderrecht Tickets (Filter)

Steuert, welche Tickets dem Benutzer angezeigt werden sollen.

Keine Rechte
nur eigene Tickets
Tickets des eigenen Bereiches
Tickets des Geschäftsbereiches
alle Tickets

Sonderrecht Änderung der Filiale am Ticket erlauben

Nein
nur eigene Filialen
Ja

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu Ticket:

Seiten in diesem Namensraum:

Das Monatsticket

Import von Tickets

Vorqualifikation an Tickets

Ticket

lizenzen:lizenzen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T10:47:06+00:00

Lizenzverwaltung

Voraussetzungen

Für die Nutzung des Moduls Lizenzverwaltung ist eine CO-Lizenz erforderlich.

Artikelanlage

Es gibt 2 Möglichkeiten die Lizenzen anzulegen. Je nach Anwendungsfall wird die entsprechende „Artikelart Allgemein“ gesetzt.

Werden die Lizenzen nur im Vertrag aufgenommen, so wird der jeweilige Artikel im Artikelstamm mit der „Artikelart Allgemein“= „Bearbeitungsgebühr / Dienstleistungen“ angelegt.

Für die Erfassung im Vertrag müssen die Lizenzen nicht mit einer Identnummer erfasst werden. In diesem Fall reicht es aus, die Lizenzen über die Artikelnummer im Vertrag aufzunehmen.

Sollen die Lizenzen mit einer Lizenznummer im Modul Lizenzen einzeln verwaltet werden, so wird der jeweilige Artikel im Artikelstamm mit der „Artikelart Allgemein“= Lizenz angelegt.

Um die Anzahl der verfügbaren Lizenzen zu verwalten, bietet es sich an, für diesen Artikel ein Lager zu hinterlegen. Damit kann über den Lagerbestand die verfügbare Anzahl an Lizenzen ermittelt werden.

Damit bei der Buchung der Lizenzen, über den Wareneingang, für jede Lizenz eine Identnummer und ein Lizenz-Key hinterlegt werden kann, wird in den Mengeneinheiten eine Inhaltsmenge=1 angegeben, sonst wird nur eine Lizenznummer gebucht.

Lizenzen werden im Modul Lizenzen mit einer Identnummer und Lizenznummer verwaltet.

Das Zubuchen der Lizenzen wird über die Warenbuchungen durchgeführt, kann aber auch manuell im Modul Lizenzen erfolgen.

Lizenzen können über das Modul Bestellungen beim jeweiligen Lieferanten bestellt werden.

Über das Modul Warenbuchungen werden die Lizenzen zugebucht. Hierbei erfolgt analog dem Zubuchen von Maschinen, eine Vereinzelung der Lizenzen. Für jede Lizenz wird eine Identnummer und der zugehörige Lizenz-Key eingetragen. Nach dem Buchen werden die gebuchten Lizenzen im Modul Lizenzen angezeigt.

Lizenzverwaltung

Das Modul Lizenzen befindet sich unter Aktuell-Service. Hier können die Lizenzen verwaltet werden.

Lizenzen werden ähnlich wie Maschinen, mit einer Identnummer vereinzelt. Weiterhin kann die Lizenznummer hinterlegt werden. Dies entspricht beim Buchen über den Wareneingang, dem Feld Seriennummer.

In der Karteikarte Ein-/Verkauf werden die Einkaufs- und Verkaufsdaten erfasst.

Erfassung

Über die manuelle Anlage können bereits bestehende Kunden-Lizenzen erfasst werden.
Über den Button „neu“ wird eine fortlaufende System-ID vergeben.
Über das Modul Warenbuchungen können Lizenzen mit einer Identnummer gebucht werden.
Über die Vorgangsbearbeitung werden die Daten der Lizenzen aus dem Vorgang übernommen

Feldbeschreibung im Lizenzverwaltungs-Modul

Eingabe

Firma = Kunde
Artikel = Lizenz-Artikel
Vorgang = Vorgang über den die Lizenz verkauft wurde
Lizenznummer(n) = Lizenz-Key der gelieferten Lizenzen
Gültig Ab: = Datum, ab wann die Lizenz gültig ist
Gültig Bis: = Gültigkeit der Lizenz bis.
Menge = 1 (Vereinzelt wird immer=1 gesetzt)
Lager= Das Lager an dem die Lizenzen geführt werden
Zustand= aktueller Zustand, ob die Lizenz am Lager verfügbar ist, oder dem Kunden zugeordnet ist (erfolgt hierbei analog den Maschinen)
Version= freier Text
Bemerkung = freier Text

Ein- Verkauf

Einkauf

Bestellnummer= CO-Bestellnummer, über die die Lizenz beim Lieferanten bestellt und zugebucht wurde
Lieferscheinnummer= Lieferscheinnummer, mit der der Wareneingang gebucht wurde
Rechnungsnummer= Rechnungsnummer die zu Bestellung gebucht wurde
Lieferantennummer = der Lieferant, über den die Lizenz eingekauft wurde
Eingangsdatum= Wareneingangs-Datum
Rechnungsdatum = Rechnungsdatum des Lieferanten
Letzter Inventurwert= wie wurde die Lizenz zur letzten Inventur bewertet
Einkaufspreis= Einkaufspreis beim Lieferanten

Verkauf/Rücknahme

Lieferscheinnummer= Lieferscheinnummer aus dem CO-Vorgang
Rechnungsnummer= Rechnungsnummer aus dem CO-Vorgang
Lieferdatum= Lieferscheindatum aus dem CO-Vorgang
Rechnungsdatum = Datum der Rechnung aus dem CO-Vorgang
Verkaufspreis= Verkaufspreis aus dem CO-Vorgang

Übersicht im Lizenzverwaltungs-Modul

In der Übersicht werden die erfassten Lizenzen angezeigt.

Hier kann nach Artikel, Hersteller, Kunde etc. gesucht (Fernglas-Suche) und gefiltert (Filterzeile Übersicht) werden.

Erfassung über die Vorgangsbearbeitung

Im Vorgang wird zunächst der Lizenzartikel als Position eingefügt. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf die Position, oder Karteikarte „Positionsverarbeitung) kann die Erfassungsmaske für die Lizenzdaten aufgerufen werden. Dies wird analog zur Maschinen-Reservierung, über Identartikel reservieren vorgenommen.

Über die Erfassungsmaske können für die ausgewählte Position die vorhandenen Lizenzen ausgewählt werden.

Die Rechnung wird nur gedruckt, wenn die oben genannten Lizenzdaten erfasst sind.

Lizenzen im Vertrag

Für die Abrechnung von Lizenzen ist eine Reportanpassung der Vertragsrechnung und -gutschrift notwendig

Konfiguration 555: Abrechnungsintervall auf Kalenderjahr abstimmen (Lizenzen)

0 - Nein - Intervall wird auf den Abrechnungszeitraum abgestimmt
1 - Ja - Intervall wird auf das Kalenderjahr abgestimmt

Damit kann eine getrennte Eingabe der Abrechnungsintervalle für Lizenzen erfolgen. Pauschalen und Klick-Abrechnungen werden über die Konfiguration 79 gesteuert.
Der Wertzeitraum kann neben der Konfiguration 27 jetzt auch im Vertrag, auf der entsprechenden Erlös-Karteikarte eingestellt werden.

Im Modul Vertragsarten muss für die jeweilige Vertragsart das Kennzeichen „Lizenzverwaltung“ gesetzt werden. Wird nur der Haken Lizenzverwaltung aktiviert, so wird im Vertrag die Karteikarte der Erlöse (Wartung, Miete und Klick) ausgeblendet. Sollte es notwendig sein, dann kann jedoch auch eine parallele Erfassung von klassischen Erlösen, Kontingenten und Lizenzen erfolgen.

Modul Verträge

Der Lizenz-Vertrag wird im Modul Verträge, mit der entsprechenden Vertragsart angelegt. Vorbelegte Standardwerte werden aus der Vertragsart übernommen. Die weitere Anlage erfolgt analog der normalen Vertragsanlage.

Im Vertrag, unter Rechnungsempfänger/Optionen werden die Einstellungen für die Lizenzabrechnung vorgenommen (analog Pauschalen und Klicks).

Ist in der Vertragsart, neben der Lizenzverwaltung, noch ein weiterer Erlös aktiviert, so können neben den Lizenzen auch noch die klassische Vertragserlöse erfasst werden.

Lizenzen in die Vertragserlöse aufnehmen

Eine Tag-genaue Abrechnung ist möglich, da jede Auf- und Abstockung mit einem Beginn-Datum erfasst wird. Zur Erfassung der Lizenzen im Vertrag wird der entsprechende Lizenz-Artikel aus dem Artikelstamm ausgewählt.

Ein Artikel muss nicht zwingend als Artikelart (allgemein) den Wert Lizenz haben. Prinzipiell kann jeder beliebige Artikel als Lizenz abgerechnet werden.

Die Eingabe der Lizenz-Erlöse erfolgt im Vertrag, in der Karteikarte Lizenzen.

Im oberen Teil werden die Lizenzen erfasst.

Hierbei wird der Lizenzartikel eingegeben. Es muss keine Lizenz im Modul Lizenzen vorhanden sein.

In Der Lizenzerfassung wird der Lizenzartikel ausgewählt. Hierbei wird der Wertzeitraum aus der Rubrik Rechnungsempfänger/Optionen, übernommen.

Abweichend kann jedoch auch ein Lizenzerlös mit einem abweichenden Wertzeitraum angelegt werden.

Vertragsbeginn, -Ende und das Ende der ersten Abrechnung werden analog zu den klassischen Vertragserlösen erfasst.

In der unteren Tabelle werden die Menge und das Start-Datum der Lizenzen eingegeben.

Aufstockungen werden mit positiver Menge erfasst
Abstockungen mit negativer Menge

Über den eingestellten Wertzeitraum, unter Rechnungsempfänger/Optionen, kann eingestellt werden, ob die Werte pro Monat, oder pro Abrechnungszeitraum eingegeben werden.

Wird eine Lizenz nur für einen bestimmten Zeitraum erfasst, dann muss zum Ende der Laufzeit die Menge mit negativer Menge erfasst werden.

Aufstockung ab Zeitraum X werden als zusätzliche Zeile erfasst
Abstockungen werden als separate Zeile mit Menge = Minus erfasst

Wird am Lizenz-Grundartikel EK und VK-Preise hinterlegt, dann werde diese in den Vertrag übernommen. Der Preis wird in diesem Fall für die Berechnung gezogen. Soll ein abweichender Preis im Vertrag eingefügt werden, dann kann dies in der Spalte Preise erfolgen.

Gibt es zum Kunden im Modul Lizenzen Einträge, so kann auf diese zugegriffen werden. Diese können im Feld Lizenznummer aufgerufen werden.

Die aktuelle Menge der Lizenz-Zeile ergibt sich aus den Auf- und Abstockungen.

Die Menge wird unabhängig vom Zeitraum angezeigt.
Bei der Erfassung der Preise, in der Rubrik „Auf- und Abstockungen“ könne diese als fester Preis hinterlegt werden
Änderungen am Preis müssen dann im jeweiligen Vertrag angepasst werden. Dies erfolgt im Feld Preise (monatlich)
Wird im Feld Preise (monatlich) der Wert „-1“ hinterlegt, dann wird der Preis aktuell aus dem Lizenz-Artikel gezogen.
- Wird jetzt am Lizenz-Artikel der Preis geändert, so wird dies in allen Verträgen, wo dieser Lizenz-Artikel hinterlegt ist und unter Preise (monatlich) der Wert =-1 hinterlegt ist, berücksichtigt.
- Bei der nächsten Vertragsabrechnung wird dann der geänderte Preis aus dem Lizenz-Artikel gezogen.

Soll eine Lizenz einer Maschine zugeordnet werden, dann muss die entsprechende Maschine im Vertrag erfasst werden.

Die Maschine wird über „Maschinen/Erlöse hinzufügen“ in den Vertrag aufgenommen. Hierbei muss nicht zwingend ein Erlös erfasst werden.
Zu beachten ist hierbei, dass die Maschinenzuordnung mit Anlage der Lizenz-Zeile erfolgen muss. Wird der Eintrag gespeichert, so kann nachträglich keine Maschine zugeordnet werden.
In diesem Fall muss die angelegte Position gelöscht und neu erfasst werden.
Die Zuordnung einer Lizenz, zu einer Maschine wird in den Maschinen selbst, unter Verträge/Kosten angezeigt.
Die Zuordnung einer vorhandenen Lizenz, aus dem Lizenzmodul erfolgt über die Rubrik „Auf- und Abstockungen“, über die Auswahl der Lizenznummer.

Ist abzusehen, dass Supportleistungen für die Lizenzen anfallen, die Bestandteil des bestehenden Vertrages sind, dann kann dies:

in der Vertragsart, als Vertragsleistung hinterlegt werden.
als Kontingent im Vertrag angelegt werden.

In diesem Fall sollte die Abwicklung von Supportleistungen über eine „Dummie-Maschine“, die in den Vertrag aufgenommen wird, abgewickelt werden. Die spätere Erfassung und Verrechnung kann dann über diese „Dummie-Maschine“, in einem Service-Auftrag erfolgen.

Vertragsabrechnung

Die Vertragsabrechnung der Lizenzen erfolgt im Modul Vertragsabrechnungen.

Sollen nur die Lizenz-Verträge abgerechnet werden, so kann dies über die Einschränkung nach der Vertragsart erfolgen.

Um die Lizenzen abzurechnen ist unter „Berücksichtigen“ der Haken für Lizenzen zu setzen.

Beispiel für die Lizenzabwicklung im Vertrag

Wird ein Lizenz-Erlös erfasst und abgerechnet und im laufenden Intervall eine Aufstockung, oder Ab-stockung vorgenommen, dann kann die Berechnung nachträglich durchgeführt werden.

Hierbei erfolgt eine Verrechnung im neuen Intervall oder eine Nachberechnung zum laufenden Intervall, indem die Abrechnung der neu erfassten Erlöse zum Intervall-Ende berechnet werden.

Beispiel:

Erlösposition1 wird zum 01.06, im Voraus abgerechnet

Aufstockung erfolgt zum 15.06.

Abrechnung kann zum 30.06. nachberechnet werden:

Oder zum nächsten Intervall, mit der Folgeabrechnung nachberechnet werden:

Gleiches ist bei Abstockungen möglich:

Nachberechnung im Intervall

Nachberechnung mit der nächsten Intervall-Abrechnung

op-verwaltung:op-verwaltung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-23T07:14:05+00:00

Mahnwesen in der OP-Verwaltung

Im Rahmen einer Offenen-Posten-Verwaltung über welche Rechnungen durch manuelles Bearbeiten sowie auch durch angeschlossene Finanzbuchhaltungsschnittstellen automatisiert ausgeglichen werden können, ist das mehrstufiges Mahnverfahren eine weitere grundlegende Ergänzung des Funktionsumfangs von Concept Office. Das Mahnwesen ist im Modul OP-Verwaltung zu finden.

Für das Modul wird die Lizenz Mahnwesen benötigt. (außer OP-Abgleich)

Voraussetzungen

Einstellen der Zahlungsbedingungen

Die Ermittlung der ersten Mahnstufe, z.B. die einer Zahlungserinnerung, erfolgt über die am Vorgang hinterlegte Zahlungsbedingung. Die einzelnen Zahlungsbedingungen müssen daher vorher klar definiert werden.

Die Einteilung, wann eine Rechnung sich im Zahlungsverzug befindet, wird anhand des Fälligkeitstermin und der Karenztage ermittelt.

Mahnstufenverwaltung

Damit Concept Office zu mahnende Belege ermitteln kann, wird neben den Zahlungsbedingungen auch eine Hinterlegung der einzelnen Mahnstufen benötigt, welche im Modul Mahnstufen hinterlegt werden können.

Die unterschiedlichen Stufen können mit festen Werten über die Eingabefelder Mahngebühr,Karenztage und Mahnfrist konfiguriert werden. Zudem ist es auch möglich dies prozentual anhand des Rechnungswertes bzw. des Mahnwertes vor einzustellen. Der Anwendungsfall erfordert entweder die Eintragung von „Wert“ oder „Prozent“. Wenn sowohl Wert als auch Prozent eingetragen sind, werden die Prozente vom Rechnungsbetrag berechnet.

Die Karenztage bedeuten, dass während dieser Tage noch keine Mahngebühren bezahlt werden müssen (zusätzliche Tage bis zur Zahlung). Diese Angabe steuert, wann eine Mahnstufe erreicht ist (und ab welchem Zeitpunkt also eine Mahnung erzeugt werden soll). Die Karenztage addieren sich auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Ist eine Rechnung z.B. bis 01.05.2024 fällig, dann ist sie ab 02.05.2024 überfällig. Hat man als Karenztage 0 Tage eingestellt, dann ist die erste Mahnstufe am 02.05.2024 erreicht (an dem Tag soll die Mahnung vorgeschlagen bzw. erstellt werden).

Mahnfrist - nach wie vielen Tagen die nächste Mahnung gedruckt und verschickt werden kann. Hier kann man festlegen, wie viele Tage dem Kunden gewährt werden, nach dem Mahnschreiben zu bezahlen. Im vorhergehenden Beispiel würde die Mahnung am 02.05.2024 an den Kunden gesendet. Wenn man als Mahnfrist 2 Tage eingibt, dann würde auf der Mahnung als Zahlungsfrist 04.05.2024 gedruckt werden.

Bei der Ermittlung der 1 Mahnstufe (Zahlungserinnerung) werden nur noch die Karenztage der Zahlungsbedingung beachtet. Das Mahndatum ergibt sich aus dem Fälligkeitsdatum und der angegeben Karenztage aus der Zahlungsbedingung der Rechnung.

Beim Erreichen der dritten Mahnstufe, kann z.B. auch eine Liefersperre gesetzt werden. Über die Textfelder können die als Beschreibung dienenden Texte, wie der Betreff und der Kopf- und Fußtext, hinterlegt werden. Diese Eingaben werden beim Erstellen des jeweiligen Mahnschreibens mit in das Formular übernommen und können auch nochmals vor dem Erstellen der Mahnungen individuell auf diese angepasst werden.

Überblick OP-Verwaltung

Im Modul OP-Verwaltung werden detaillierte Rechnungsinformationen und im System bereits erzeugten Mahnungen zu dem gewählten Vorgang angezeigt.

In der Übersicht sind alle bereits im Verzug befindlichen Belege angezeigt. Die Funktion „Mahnvorschläge erstellen“ liest neue Belege ein. Über die Selektion einzelner Belege oder durch Mehrfachselektion, können höhere Mahnstufen gesetzt und ausgeglichene OPs erledigt werden.

Die im Fälligkeitsverzug befindlichen Rechnungen werden anhand der vorher im Vorgang gewählten Zahlungsbedingungen vom System ermittelt und mit der ersten Mahnstufe z.B. der Zahlungserinnerung aufgeführt.

Durch Klick auf die Seitenansicht erhält man die Möglichkeit alle Mahnbelege vorab einzusehen oder über die Drucksteuerung direkt erstellen zu lassen. Es besteht zudem die Option, die Belege vorher durch entsprechende Filter zu separieren.

Um überfällige OPs mit der nächsten Mahnstufe zu belegen, kann dies über die Modulfunktionsleiste durch „Mahnungen abschließen“ vorgenommen werden.

Ablauf Mahnwesen

Mahnvorschläge erstellen

Durch das Ausführen der Funktion „Mahnvorschläge erstellen“ öffnet sich der Mahnvorschlag Parameter, in welchem der Tag einzustellen ist, zudem gemahnt werden soll. Im zweiten Schritt wird bestimmt, ob dies für einen bestimmten Kunden oder für alle im Verzug befindlichen Kunden (0 = alle) durchführt werden soll.

Der Druck von Mahnungen schließt diese nicht ab! Dies muss durch die Funktion Mahnung abschließen erfolgen.

Mahnungen versenden

Versenden per Brief

Es können mehrere überfällige Rechnungen eines Kunden zu unterschiedlichen OP’s in einer Mahnung dargestellt werden. Darüber hinaus werden auch weitere aktuelle Verbindlichkeiten des Kunden aus anderen Vorgängen zu Informationszwecken mit aufgeführt. Das Mahnformular kann wie andere Formulartypen angepasst werden. Pro Rechnungsanschrift entsteht ein Mahnbrief.

Fremdsprachige Mahntexte

Die Mahnstufentexte werden über Textbausteine abgebildet. Diese können direkt an Mahnstufen hinterlegt werden und auch mehrsprachig verfasst werden. Die Sprache wird aus der Rechnungsanschrift des entsprechenden Rechnungsempfängers gezogen.

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die folgenden Textbausteine in der entsprechenden Sprache vorhanden sein:

#Mahnstufe<n>Betreff#
#Mahnstufe<n>Kopf#
#Mahnstufe<n>Fuss#

<n> muss dabei durch die zugehörige Nummer der Mahnstufe ersetzt werden. Also für Mahnstufe 1 lautet der Schlüssel für den Textbaustein: #Mahnstufe1Betreff#.

Versenden per Mail

Mahnbriefe können auch per E-Mail versendet werden. Pro Rechnungsanschrift und ermittelter Mahnungsmailadresse entsteht eine E-Mail mit dem dazugehörigen Mahnbrief.

Ansprechpartner

Standardverbindungsart „Mahnungsmail“ - Ist am Kunden eine Mahnungsmail hinterlegt, so wird diese beim E-Mailversand der Mahnung herangezogen. Die Ermittlungsreihenfolge der Mahnungsmail ist analog der Rechnungsmail.

Ist die Mahnungsmail leer, so wird wie bisher die Rechnungsmail verwendet.

Textbausteine

Für den Betreff und den Text stehen die Textbausteine bwMailTextMahnbrief, bwMailBetreffMahnbrief zur Verfügung, welche angepasst werden können. Dazu können folgende Platzhalter verwendet werden:

#Rechnungname#

#Kundennummer# oder #KU#

#Mahnstufe#

#Mahndatum#

#Zahlungerwartetbis#

#DatumLetzteMahnung# (das Datum der vorherigen Mahnung an den Kunden)

Konfigurationen für den E-Mailversand

Soll die E-Mail an den Ansprechpartner der Auftragsbestätigung verschickt werden , so muss die Konfiguration eingestellt sein.

Konfiguration 388:

Mailadresse des Ansprechpartners der Auftragsbestätigung für Mahnungsmail verwenden.(nur für Vorgänge)

0 - Nein
1 - Ja

Für das Anfügen der Rechnungsdokumente ist die Konfiguration 387 einzustellen.

Konfiguration 387:

Rechnungskopie wird an die Mahnungsmail als Anhang angefügt. (nur für Vorgänge)

0 - Nein
1 - Ja

In der Drucksteuerung muss für den OP Mahnbrief der Drucker $Email eingetragen werden.

Sind diese beiden Konfigurationen gesetzt, so wird bei entsprechendem Eintrag in der Drucksteuerung die Mahnung per E-Mail an den Ansprechpartner der Auftragsbestätigung aus dem Vorgang mit den angefügten Rechnungsdokumenten verschickt. Nach dem Versenden der Mahnung befinden sich die angefügten Rechnungsdokumente im Pfad „Dokumentenpfad\mandant\gedrucktedokumente\rechnungen\jahr\monat\“.

Die Ordnerstruktur „jahr\monat“ bezieht sich auf Jahr und Monat aus den Rechnungsdokumenten.

Gutschriften und negative Rechnungen

Wenn Offene Posten durch evtl. vorhandene Gutschriften oder negative Rechnungen kompensiert werden, erfolgt eine Meldung und die offenen Posten werden in der Spalte Bemerkung mit dem Hinweis ‚manuell zu bearbeiten‘ versehen.

Zugehörige Mahnvorschläge werden automatisch abgeschlossen.
Offene Posten müssen in solchen Fällen manuell geprüft und gegebenenfalls bearbeitet werden.
Ist eine Rechnung beispielsweise durch eine Gutschrift vollständig oder über den Rechnungsbetrag hinaus ausgeglichen, ist eine Mahnung nicht erforderlich.

Mahnung abschließen

Um einem OP eine neue Mahnstufe zuzuteilen, kann dies über die Funktion „Mahnung abschließen“, für alle oder mittels Selektion nur für bestimmte Posten durchgeführt werden.

Wurden alle Mahnungen und die hierzu gehörigen offenen Posten komplett durch den Kunden beglichen, können diese entweder automatisch durch eine OP-Rückführung aus der Finanzbuchhaltung, oder auf manuellem Weg erledigt werden.

OP-Abgleich mit Finanzbuchhaltung

Im Modul OP-Verwaltung können im Reiter „OP-Abgleich mit Fibu“ die Offenen-Posten an die weiterführende Software übergeben werden. Hier kann vor dem Abgleich definiert werden, ob Sperrhinweise mit übergeben werden oder direkt eine Sperrung auf Grund von Fälligkeitsüberschreitungen stattfinden soll.

Der Ausgleich der offenen Posten kann auch wieder aus dem Finanzbuchhaltungsprogramm nach Concept Office rückgeführt werden.

Offene Posten lassen sich nicht nur manuell in Concept Office schließen, sondern auch einlesen. Ihre Finanzbuchhaltung muss zu diesem Zweck die offenen Posten als Textdatei im Ascii-Format exportieren können.

Vor dem Import der offenen Posten, werden alle OPs in Concept Office geschlossen und beim Einlesen der Importdatei wieder geöffnet. Somit sind nur noch die Posten offen, welche sich in der Importdatei befunden haben.

Die Importdatei muss mindestens die Rechnungsnummer beinhalten. Wird nur diese Rechnungsnummer und kein Betrag geliefert, steht in Concept Office der komplette Posten offen. Es muss also noch ein Zahlbetrag übermittelt werden, um den Posten in CO als ausgeglichen darzustellen. Des Weiteren können auch Teilbeträge und eine Mahnstufe verarbeitet werden.

Für eine zu bestimmende Mahnstufe kann die Bonität von Kunden beim Import automatisch auf „gesperrt“ oder „Sperrhinweis“ gesetzt werden.

Durch Erstellen einer neuen Sektion in der Datei bwImportAscii.ini wird die von ihrer Finanzbuchhaltung exportierte Textdatei bekannt gemacht. In dieser Sektion wird der Name der Exportdatei angegeben so wie der Pfad (Path)zu dem Ordner hinterlegt, an dem diese abgespeichert ist. Zudem wird das Trennzeichen der Felder (FieldDelimiter) angegeben. Die Datei bwImportAscii.ini befindet sich im Sysdata-Ordner ihrer CO-Umgebung auf dem zentralen Server.

Die folgenden Feldnamen werden verarbeitet:

Belegnummer
Belegdatum
Konto
Betrag
Zahlbetrag

Befinden sich in ihrer Exportdatei Felder, welche nicht verwendet werden (können), so sollten sie diese sinnvoll benennen, sie werden beim Import überlesen. Anzugeben sind jedoch alle Felder der Datei in richtiger Reihenfolge.

Den Namen der Sektion können Sie frei vergeben. Folgende Namen sind jedoch reserviert und werden nur bei bestimmten Finanzbuchhaltungen verwendet:

OPOS_OP
DATAC
Abacus
DatevRewe
Exact
Varial
AgendaOP

Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini. Die Feldbezeichnungen sind fix vorgegeben und dürfen nicht verändert werden. Die Spaltenbezeichnungen in der OP.txt sind dagegen frei wählbar.

Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini:


[FibuName]

Name=\\servername\CO\OP\op.txt

CharSet=iso-8859-1

FieldDelimiter=";"

SkipLines=1

Feld1=Kontonummer,0,0,1,1

Feld2=Rechnungsnummer,0,0,1,1

Feld3=Rechnungsdatum,0,0,1,1

Feld4=Faelligkeit,0,0,1,1

Feld5=BetragSoll,0,0,1,1

Feld6=BetragHaben,0,0,1,1

Feld7=OPSaldo,0,0,1,1

Feld8=SHSaldo,0,0,1,1

Beispiel einer OP.txt

Kontonummer;Rechnungs-Nr;Rechnungsdatum;Fälligkeit;Betrag Soll;Betrag Haben;Saldo;S/H Saldo

10014;"903109";27062019;27062019;11,78;0,00;11,78;"S"

Der Name der Sektion, im Beispiel oben „FibuName“, muss nun in der Datei

<zentrales CO Verzeichnis>\Sysdata\ImportExport\OffenePosten_Einlesen.ini

vermerkt werden. Folgenden inhalt sollte die Datei aufweisen:

[Settings]
OPSektion="FibuName"

Nach Neustarten von Concept Office können nun im Modul OP-Verwaltung die offenen Posten abgeglichen werden.

Beim Import offener Posten werden vorhandene offene Posten aus Fremdbelegen gelöscht, wenn diese erledigt sind.

[Settings]
OPSektion="SageOP"
;Datac = 1;Abacus = 2; DatevRewe = 3; Exact = 4; Varial = 5; Opos = 7;UniText = 10;NonText = 99
ImportType=10

jeder neue Import löscht alte Fremdbelege und übernimmt die aktuell offenen Fremdbeleg ins RABuch. Es werden nur die aktuell offenen Fremdbelge gespeichert, um das Risiko von Nummernkreisüberschneidungen zu minimieren.

Weitere Funktionen

Mahnsperre

Mahnsperre in der OP-Verwaltung

Um bestimmte offene Posten mit einer Mahnsperre zu versehen, kann dies im Tab Mahnwesen in der hierfür vorgesehenen Spalte für mehrere OPs gleichzeitig durchgeführt werden. Zudem kann die Mahnsperre auch durch Setzen das Hakens im Tab Eingabe für einen bestimmten offenen Posten hinterlegt werden.

Nur im Tab Eingabe können gesetzte Mahnsperren wieder entfernt werden!

Mahnsperre am Kunden

Um bei bestimmten Kunden Mahnungen komplett auszuschließen, kann eine Mahnsperre direkt am Kunden im Kundenstamm hinterlegt werden.

Mahnsperre in den Zahlungsbedingungen

In den Zahlungsbedingungen wurde das Kennzeichen ‚Mahnsperre‘ implementiert (ab CO 8.2752.0). Wenn ein Vorgang eine Zahlungsbedingung mit Mahnsperre verwendet, wird in der OP-Verwaltung kein Eintrag dafür vorgenommen

OP-Saldo am Kunden

Um Informationen über offene Posten eines bestimmten Kunden einsehen zu können, kann auch direkt am Kunden unter der Registerkarte Kundendaten auf den roten Link OP-Saldo geklickt werden.

Qualitätsmanagement

Eine neue Spalte Mahnstufe zeigt die jeweilige Mahnstufe der Rechnung an. Über die Tabellenoption kann die Übersicht in der gewählten Selektion in weiterführende Formate exportiert werden.

Neben der Auswertung bzw. Selektion und dem Export in andere Formate, besteht die Möglichkeit, eine Auflistung aller selektierten OPs in der Seitenansicht erstellen zu lassen.

Weiter Informationen

Feldbeschreibung

Reiterkarte Eingabe

Feld	Kurzbeschreibung
Belegnummer	Belegnummer
Belegart	Rechnung oder Rechnungskorrektur
Beleg
Kunde	CO-Kundennummer
Rechnungsempfänger	CO-Kundennummer des Rechnungsempfängers
Debitorenkonto	Kundennummer des Schuldnerkontos zum Verbuchen von Forderungen
Rechnung vom	Ausstellungsdatum der Rechnung
Fälligkeitsdatum	Fälligkeitsdatum der Rechnung
Rechnungsbetrag	Betrag
In Hauswährung	Währung, mit der gehandelt wird
Skontofähig	Betrag Preisnachlass bei sofortiger Zahlung
Restbetrag	Zuzahlender Betrag mit Abzügen
Buchungstext	Kurzname des Kunden
Zahlungsbedingung	Vereinbarte Zahlungsbedingung
Verkäufer	Dem Vorgang zugeordneten Verkäufer
Vorgang	Vorgangsnummer und Datum der Vorgangserstellung
Zahlung
Zahlbetrag	Zahlbetrag in Euro
Datum	Eingangsdatum des Betrages
Erledigt	Hakensetzung bei Zahlungseingang
Mahnwesen
Letzte Mahnstufe	Anzahl der Mahnungen
Nächste Mahnung	Datum Übergang nächste Mahnstufe
Mahnsperre	Kontrolkästchen
Dokumente	Beleg und Mahnungen
Bemerkungen	Zusätzliche Informationen

Reiterkarte OP-Abgleich mit Fibu

Feld	Kurzbeschreibung
Abgeschlossene Fibu	Angeschlossenen Fibuschnittstelle
Debitoren-OP
Sperrhinweis	Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrhinweis?
Sperrung	Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrung?
Stichtag	Datum
Rechnungskorrekturen abgleichen	Abgleich von Rechnungskorrekturen
Fremdbelege einbeziehen	Fremdbelege beim Einlesen mit einbezogen
Abgleichen	Button; Belege der OP werden eingelesen

Modulfunktion

OP's erledigen

Die Funktion ermöglicht es ausgeglichene OP’s zu erledigen.

Mahnvorschläge erstellen

Die Funktion Mahnvorschläge erstellen liest neue Belege ein.

Mahnungen abschließen

Mit der Funktion ‚Mahnungen abschließen‘ werden Mahnungen gebucht und abgeschlossen.

vorgaenge:xrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-15T08:22:25+00:00

Rechnungsversand per XRechnung

Die XRechnung, ein XML-basiertes Format, ist der aktuelle Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.

Hier finden Sie eine Übersicht der aktuell unterstützten Felder.

Für dieses Modul ist die Lizenz XRechnung erforderlich.

Version XRechnung

Konfiguration 522: Version XRechnung

Angabe der Version XRechnung

0 - aktuelle Version (aktuell implementierte Version)
1 - lt. Einstellung textuell

Da die XRechnungsversion halbjährlich aktualisiert werden, ist es zwingend notwendig, CO regelmäßig zu atualisieren. Nur dadurch kann gewährleistet werden, dass das Portal ihres Auftraggebers die XRechnung nicht ablehnt.

Einrichtung XRechnung

Lizenz prüfen

Unter Administration im Modul Lizenzinfo kann im Reiter Optionen die Lizenz für die XRechnung eingesehen werden. Ist ein Häkchen bei Sonderverarbeitung XRechnung gesetzt, verfügen Sie bereits über die notwendige Lizenz.

Ist die Lizenz nicht vorhanden, muss diese im Ordner Licenses im auf dem Laufwerk C unter dem Ordner CO eingefügt werden. Mit einem Klick auf Lizensieren gelangt man automatisch zu dem entsprechenden Ordner.

Info: Nach dem Einspielen der Lizenz kann ein Neustart von Concept Office notwendig sein.

Einstellungen am Mandanten

Bankverbindung eintragen

Unter Administration im Modul Mandanten wird im Reiter Bankverbindungen die IBAN eingetragen (alle anderen Spalten werden automatisch ausgefüllt).

Falls mehrere Banken existieren, wird automatisch immer die erste aktive Bank für die XRechnung benutzt. Sollen mehrere Banken auf der XRechnung erscheinen, muss ein Bankverbindungs-Schemata angelegt werden.

Bankverbindungs-Schemata anlegen

Um z.B. zwei Bankverbindungen in der XRechnung anzeigen zu lassen, wird dafür ein Schemata im Modul Bankverbindungs-Schemata angelegt. Dieses Modul finden Sie unter Weitere Stammdaten.

Nachdem das Schemata benannt wurde, werden die Banken ausgewählt, welche in der XRechnung angezeigt werden sollen. Wird in der Tabelle Zuordnungen in der Spalte Kunde eine 1 eingetragen, so gilt dieses Schemata für alle Kunden.

Einstellungen im Druck-Manager

Druck-Kundengruppe

Über die Druck-Kundengruppe können Kunden ausgewählt, welche die XRechnung erhalten sollen.

Diese wird unter Administration im Modul Druck-Manager unter Reiter Gruppen und Mitglieder angelegt.

Für die Neuanlage wählen Sie im Grid in einer neuen Zeile die Gruppenart „Kundengruppe“ im Drop-Down-Menü aus. Der Name XRechnung wird in der Spalte „Name“ eingetragen. Das $ setzt sich automatisch nach dem Aktualisieren vor den Namen.

Um nun dieser Gruppe Kunden hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. über das Modul Druck-Manager:

Im Druck-Manager im Reiter „Gruppen und Mitglieder“ können Sie nach Auswahl der Gruppe im unteren Abschnitt der Seite Kunden hinzufügen.
Dies geschieht über die Fernglas-Suche oder die Eingabe der Kundennummer.

2. über das Modul Firmen:

Öffnen Sie das Modul Firmen unter Stammdaten.
Wählen Sie einen Kunden aus und öffnen den Reiter „Kundendaten“.
Im Abschnitt „Allgemein“ befindet sich die Auswahlmöglichkeit für die Druck-Kundengruppe.

Der Kunde, welcher die XRechnung erhalten soll, darf nur einer Email-Gruppe im Kontext von Rechnungen angehören!

Formularzuordnung

Öffnen Sie im Modul Druck-Manager den Reiter „Formularzuordnung“. Fügen Sie in einer neuen Zeile die entsprechende Rechnungsart* (z.B. Rechnung (1) oder Rechnung (Standard)) hinzu.

Folgende Spalten müssen befüllt werden:

Formularname – z.B. Rechnung (1)
Kundengruppe – $XRechnung
Drucker – $EmailXRechnung
Absenderadresse – z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, diese E-Mail-Adresse (welche im Portal als Rechnungs-Mail hinterlegt wurde) muss zwingend in der Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen werden
Absender-Telefonnummer - z.B. senderphone: +49 123 / 456789 (wird verwendet, wenn am Sachbearbeiter keine Telefonnummer hinterlegt ist)
Absendername - z.B. sendername: Max Müller (Rückfallvariante, wenn 1. Sachbearbeiter am Auftrag/Vertrag=0 und/oder 2. angemeldeter Mitarbeiter/Sachbearbeiter keine qualifizierten Namensinformationen trägt)

Sollen mehrere Informationen vorgegeben werden, werden die Informationen mit Komma getrennt in die Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen - z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, senderphone: +49123/456789, sendername: Max Müller

Kontrolle ob Muster oder Standard:

Modul Geschäftsbereiche à Reiter „Textbausteine“ à Reportgruppensatz à Standardaufträge à Mustersatz = z.B. Rechnung (1) oder Standardsatz = z.B. Rechnung (Standard)

Seitensteuerung

Falls zusätzlich zur XRechnung eine PDF oder ein Papierdruck erzeugt werden soll, muss eine Seitensteuerung eingerichtet werden.

In diesem Fall wird eine Seitensteuerung für die Ausgabe der XRechnung und PDF erzeugt. Dafür muss die Seitensteuerung einheitlich benannt werden z.B. „XRechnung + PDF“. Für die XRechnung wird in der Spalte Drucker $EmailXRechnung eingetragen.

Für die PDF wird der Drucker $PDF angegeben. Zusätzlich muss in der Spalte Exportverzeichnins der Pfad angegeben werden, wo die PDF gespeichert werden soll.

Falls eine Seitensteuerung zum Einsatz kommt, dann muss in der Formularzuordnung die Spalte „Seitensteuerung“ ausgewählt werden.

Leitweg-ID und Ziel-Email

Die Leitweg ID wird unter Stammdaten im Modul Firmen im Reiter „Mitarbeiter/Weiteres“ in die Tabelle „Externe Kundennummern“ in die Spalte „Fremdnummer“ eingetragen.

Die Leitweg-ID ist nicht als Pflichtfeld bei der Ausgabe von XRechnungen ausgelegt. Ist diese am Kunden bzw. der Anschrift nicht angegeben, setzt CO automatisch den Wert '(keine Zuordnung)‘ dafür ein.

Es kann zudem ein individueller Standardwert (z.B. ‚unbekannt‘) in der Konfigurationsdatei '< SysDataPfad > \ ImportExport \ XRechnung.ini‘ festgelegt werden:

[General]
BT-10=#unbekannt

Beachten Sie bitte, dass die Leitweg-ID weiterhin bei Rechnungen für Behörden Pflicht ist und in den Stammdaten gepflegt werden muss.

Um die Angabe der Leitweg-ID in den Stammdaten zur Pflicht zu machen, muss ein leerer Standardwert in der XRechnung.ini hinterlegt werden. Dann wird der Rechnungsdruck mit Ausgabe als XRechnung mit einem Fehler abgebrochen, wenn keine Leitweg-ID in den Stammdaten hinterlegt ist.

[General]
BT-10=#

Die Portal-E-Mail wird ebenfalls im Modul Firmen eingetragen. Dafür öffnen Sie den Reiter „Eingabe“. Unter „Verbindungen“ wird die Ziel-Email in der Spalte „RechnungsMail“ hinterlegt.

Email-Einstellungen

Wenn die XRechnung über Outlook versendet werden soll, muss unter Administration im Modul E-Mail Einstellungen der E-Mail Client entsprechend ausgewählt werden. Dadurch wird bei dem Rechnungsdruck die XRechnung in den Ordner Entwürfe im Outlook gelegt und muss manuell gesendet werden.

Soll die Rechnung über SMTP verschickt werden, muss unter dem Reiter „Smtp-Server“ der Server entsprechend eingerichtet werden. Die XRechnung wird dadurch bei Rechnungsdruck sofort an den entsprechenden Empfänger gesendet. Hier muss in der Spalte Absender die einheitliche E-Mail Adresse (z.B. xrechnung@software-concept.de) eingetragen werden. Zusätzlich muss unter dem Reiter „E-Mail Einstellungen“ der SMTP E-Mail Client ausgewählt werden.

Sonderfälle XRechnung

Anschrift bei XRechnung bei mehreren Firmenstandorten, die über Geschäftsbereiche gesteuert werden

Es wird geprüft, ob der im Auftrag bzw. Vertrag hinterlegte Geschäftsbereich (am Vertrag: der Geschäftsbereich für Miete, Wartung oder Klicks, je nach dem was im Vertrag hinterlegt wurde) auf eine Filiale verweist.

Ist dies der Fall, so wird die Anschrift für die XRechnungs-Ausgabe nicht dem Mandanten, sondern der Filiale entnommen.

Ist an der Filiale eine Kundennummer hinterlegt, so wird anhand dieser die Umsatzsteuer-ID ermittelt.

Bitte beachten Sie, dass die Geschäftsbereiche der verschiedenen Vertragserlöse, die gleiche Filiale aufweisen sollten.

Leitweg-ID für mehrere Anschriften einer Firma

Die Leitweg-ID kann zusätzlich pro Rechnungsanschrift angegeben werden.

Hierfür muss in den weiteren Anschriften im Reiter „Weiteres“ im Abschnitt „Warenwirtschaftsdaten“ die geltende Leitweg-ID eingetragen werden. Wenn dieses Feld nicht ausgefüllt wird, greift CO automatisch auf die hinterlegte Leitweg-ID im Modul Firmen zurück.

Gleiches gilt am Vertrag für Miete, Wartung oder Klick, je nachdem was in der Vertragsart freigegeben ist.

Bitte beachten Sie, dass bei verschiedenen Anschriften, pro Vertragserlös die gleiche Leitweg-ID verwendet werden sollte.

Ist die Leitweg-ID an der Anschrift leer, so wird die am Kunden hinterlegte Leitweg-ID verwendet.

Stornorechnung XRechnung

Es gibt die Möglichkeit einzustellen, dass bei Storno einer Rechnung im Modul Formulardruck für Kunden, die XRechungen empfangen, eine Storno-XRechnung ausgegeben wird. Hierfür muss als Zusatzparameter ‚stornobeleg:1‘ in die Rechnungszeile im Druck-Manager eingetragen werden.

Als < InvoiceTypeCode > wird dann der Wert 384 übergeben. Außerdem wird der Knoten <BillingReference> mit der ursprünglichen Rechnungsnummer befüllt. Als ID für die Stornorechnung wird die ursprüngliche Rechnungsnummer mit einem angehängten ‚S‘ ausgegeben.

XRechnung.ini

Im Verzeichnis <SysData>\ImportExport wird die Datei XRechnung.ini unterstützt. Für ausgewählte X-Rechnungs-ID (BT-xx) können Werte angegeben werden, die die Verarbeitung steuern.

Ist die Steuerdatei nicht vorhanden, dann erfolgt die Ausgabe wie dem Wert 0 entsprechend.

Per .ini steuerbare Felder

Feldnummer	Feldname	CO-Punkt	ab Version	Inhalt	Verfügbar ab
BT-10	Leitweg-ID	CO-44419	8.0	siehe - Leitweg-ID	8.2752.107
BT-45	Buyer electronic adress	CO-41589	7.0	Externe Kostenstelle 0 - Name Rechnungsempfänger 1 - Ausgabe der Kostenstelle	7.0.6635
BT-70	Deliver to Party name	CO-40919	8.0	Name abweichende Lieferanschrift 0 - nicht ausgeben 1 - ausgeben	8.1337.85
BT-126	Invoice line identifier	CO-42154/CO-42314	7.0	Vertragsabrechnungen\Vertragsabrechnungskorrekturen 0 - interne Rechnung-Positionsnummer 1 - Ausgabe MaschinenNr, SerinenNr, Stellplatz	7.0.6652 / 8.1771.0

Angaben können erfolgen:

global
pro Mandant
pro Kunde

Bei der Ermittlung werden die gültigen Einstellungen kombiniert.

Beispiel:

Aktuell unterstützt wird ID ‚BT-70’, die im Rahmen einer kostenpflichtigen Anpassung (Name abweichende Lieferanschrift) implementiert wurde.

Standardmäßig wird ‚BT-70‘ ausgegeben (falls keine XRechnung.ini) vorhanden ist. BT-70=1 wird ausgeben BT-70=0 wird unterdrückt (wie ohne .ini).

; Steuert die Ausgabe der XRechnungen
; Datei muss nicht vorhanden sein, dann greifen die programmseitigen Standardwerte


; globale Einstellungen
[General]

;Deliver to party name BT-70 Text 0..1 58
;Der Name des Empfängers, an den die Waren geliefert bzw. für den die Dienstleistungen erbracht werden.
;Das Informationselement ist zu verwenden, wenn der Empfänger vom Erwerber abweicht.
; 1-ausgeben 0-nicht ausgeben
BT-70=1

; Einstellungen für Mandant 98, übersteuert globale Einstellungen
[General_98]
BT-70=0

; Einstellungen für Kunden 61, übersteuert globale und Mandanteneinstellungen 
[Kunde_61]
; Ausgabe unterdrücken
BT-70=0

co_portal:vorbereitungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-11-27T13:25:55+00:00

CO Portal: Vorbereitung und Einstellungen

Die Systemvoraussetzungen für CO Portal finden Sie hier.

CO Portal ist nur in Verbindung mit Concept Office nutzbar.

Mandanteneinstellungen

Im Modul Mandanten im Tab Vorgabewerte TKD wird die URL zu CO Portal hinterlegt und es werden die mandantenweiten Rechte vergeben.

Im Bereich MPS Systeme wird die URL zum Portal angelegt. Diese wird zur Bildung des Zugangslinks in E-Mails verwendet. Die Felder Username und Passwort werden leer gelassen.

Rechte

Über die dahinter befindliche Schaltfläche Portaloptionen bearbeiten können die mandantenweiten Rechte vorbelegt werden, welche initial für alle Ansprechpartner gelten:

Folgende Module lassen sich freigeben:

Zähler (funktioniert nur in Zusammenhang mit Verträgen, an denen die Option „Meldung durch CO Portal“ hinterlegt ist)
Maschinen (alle Geräte des Kunden (Maschinen mit Seriennummer) unabhängig ob Vertragsgerät oder nicht)
Serviceaufträge (hier kann spezifiziert werden zwischen:
- keine
- nur offene
- alle)

Diese Rechte lassen sich an jeder Firma und an jedem Ansprechpartner überschreiben.

Mandantenkonfigurationen

Konfiguration 286: E-Mail für Störungsmeldungen

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die E-Mailadresse ein, an die Störungsmeldungen versendet werden sollen.

Konfiguration 287: E-Mail für Verbrauchmaterialanforderungen

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die E-Mailadresse ein, an die Verbrauchmaterialanforderungen versendet werden sollen.

Konfiguration 289: Link zur Startseite im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die Webseite an, die neben den einzelnen Modulbausteinen auf der Startseite erscheinen soll. CO Portal behandelt diese Seite als Inner Frame und zeigt dort beliebigen Inhalt an.

Konfiguration 290: Verweis auf Firmenlogo im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie den Bildnamen inkl. Pfad für das Logo im Kundenportal an. Am Besten wird dies in der CO Umgebung auf ihrem Server abgelegt. Es ist dann links im Portal ganz oben zu sehen.

Konfiguration 291: Ablauftage der initialen Zählerstandsabfrage

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die Zahl an, die angibt nach wie vielen Tagen der Link in der E-Mail (Zählerstandanforderung mit Direktzugriffslink) ungültig werden soll. Im Link gibt es zu diesem Zweck einen Timestamp. Auf dieser Webseite kann dieser zu Prüfungszwecken in ein Datum umgewandelt werden: coderstoolbox.net/unixtimestamp

Konfiguration 292: Link zum Impressum im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie den Link an, der angibt wo sich das Impressum befindet.Beachten Sie, dass das Impressum eine Pflichtangabe auf einer nicht privaten Webseite ist.

Konfiguration 293: Passwortanforderung ausblenden

0 - nein
1 - ja

Schaltet die Passwortwiederherstellung ab. Kunden können sich dann nur über den Link einer Zählerstandsanforderung anmelden und haben kein eigenes Login.

Konfiguration 333: Störungen melden über

Mit welchem Verfahren sollen Portalstörungsmeldungen übertragen werden.

0 - per Email
1 - Ticket anlegen

Wenn das Ticketmodul lizenziert ist, können Tickets direkt angelegt werden.

Konfiguration 352: Stellplatzänderung melden über

Mit welchem Verfahren sollen Stellplatzmeldungen übertragen werden.

0 - per Email ( Einstellung textuell Emailadresse eintragen)
1 - Ticket anlegen
2 - Stellplatz direkt ändern

Wenn das Ticketmodul lizenziert ist, können Tickets direkt angelegt werden.

Konfiguration 400: Soll bei MPS Maschinen der Button ‚Verbrauchmaterial bestellen‘ ausgeblendet werden.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 437: Übermittlung von Verbrauchsmaterialmeldungen aus dem Portal

0 – Per Mail
1 – Als Mps-Meldung speichern

Steuert, wie im Portal ausgelöste Verbrauchsmaterialmeldungen übermittelt werden sollen.

Konfiguration 496: Mailversand mit Absender aus E-Mail-Einstellungen

0 – Nein
1 – Ja

Erfolgt aus dem Portal ein Mailversand, wird nicht die Loginmail-Adresse des Kunden als Absender verwendet, sondern die Mailadresse, welche an den E-Mail-Einstellungen hinterlegt ist.

Konfiguration 497: Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht

kann gesteuert werden, ob bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial über das Concept Flex Kundenportal der aktuelle Zählerstand des Gerätes (Vertragsmaschinen) angegeben werden muss oder nicht, bzw. ob die Vertragsart das Verhalten bestimmt.

0 – keine Pflicht
1 – wird durch Vertragsart bestimmt
2 – ist Pflicht für alle Vertragsmaschinen

Soll laut Konfiguration die Vertragsart das Verhalten bestimmen, kann das über eine neue Eigenschaft (Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht), an der jeweiligen Vertragsart hinterlegt werden.

Konfiguration 504: Anzeige der Artikelbezeichnung im Kundenportal.

0 - Artikelbezeichnung
1 – Kurztext, wenn vorhanden

Steuert, ob bei der Artikelbezeichnungen im Portal der Kurztext (wenn vorhanden) oder die Bezeichnung angezeigt wird.

Konfiguration 511: Seitenname im Browser

Steuert den Browsertitel für das Kundenportal. Der hier hinterlegte Text wird als Name om Browser angezeit. Ist kein Text hinterlegt, wird Concept Flex angezeigt.

Konfiguration 514: Maximale Größe in MB für Uploads im CO Portal

Über die Einstellung textuell kann die Dateigröße für Uploads (z.B. Dokument an ein Ticket anhängen) beschränkt werden. Die maximale Größe muss im IIS angepasst werden.

Konfiguration 515: Link zu Danteschutzbestimmungen im Kundenportal

Bei Eingabe einer Url bitte das Protokoll (http:// oder https://) mit angeben.

Konfiguration 549: Ablauftage Portal-Link zur Passwortvergabe

Fehlt dieser Eintrag wird mit einem Standartwert von 1 Tag gearbeitet. (http:// oder https://) mit angeben.

Konfiguration 550: Tickets ohne Ticket-Id ausblenden.

0 – Nein
1 – Ja

Sollen im Modul Tickets (Störungen) nur Daten angezeigt werden, die eine Ticket-Id haben.

Konfiguration 575: Soll bei MPS-Maschinen die MPS-Info abgefragt werden.

0 – Nein
1 – Ja

Über die textuelle Einstellung können Stunden hinterlegt werden, ab wann die MPS Infos erneut abgefragt werden. ACHTUNG: Aus Performancegründen ist die Standardeinstellung = Nein. Wenn aktiviert, kann in den textuellen Einstellungen ein zeitlicher Wert in Stunden angegeben werden, zu dem die Informationen abgefragt werden sollen, falls die aktuellen Daten älter sind als die definierten Stunden. Ist kein textueller Wert bei aktivierter Konfiguration vorgegeben, so werden die Informationen beim Laden der Maschinendetails immer aktualisiert. Die Aktivierung der Konfiguration ist nicht unbedingt notwendig, wenn MPS-Infos per Automation zeitgesteuert sowieso aktualisiert werden und das dort verwendetet Intervall ausreichend ist.

Konfiguration 587: Suchfunktion für B2B Produktsucche.

0 – Volltextsucher inkl. Ähnlichkeitsfindung
1 – einfache Volltextsuche

Steuert, welche Suche für die B2B Produktsuche verwendet wird.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

edi-schnittstelle:kundenbestellungen_einlesen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-24T08:44:23+00:00

Kundenbestellungen Einlesen

Über diese Schnittstelle lassen sich Kundenbestellungsinformationen aus anderen Systemen in Concept Office importieren. Beim Einlesen der Dateien, z.B. aus einem Webshop stammend, werden Vorgänge in Concept Office erzeugt.

Unterstütze Formate

Bitte beachten Sie, dass diese Formate nicht aus jeder Bestellplattform identisch ausgegeben werden und bei Einsatz eines neuen Formates bei Ihnen am Besten ein Test erfolgen muss. Diesen kostenpflichtigen Importtest übernimmt unser Support gern für Sie. Unser Mitarbeiter unterstützt Sie dann auch gern bei der weiteren Einrichtung.

Folgende Eingangsformate werden unterstützt

cXML
xCBL
iDocXML
OEXXML
OpenTrans (Version 1.0, 2.1) / (Soennecken, Büroring, Simple Pilot, Privat Pilot)
Siemens XML
Spicers (veraltet / es gibt nicht mehr)
Textformat (hierzu sind weitere Einstellungen notwendig)
EANCOM 1997

Bei einigen Formaten ist es notwendig das Format durch den Parameter ‚ImportTyp=<Format>' genauer festzulegen. In älteren CO-Versionen wurde die Einstellung als ‚_ImportType=#<Format>' hinterlegt, diese sollte man auf die aktuelle Einstellung ändern.

Einleseoptionen

Die folgenden Angaben sind zwingend vorzugeben, da ohne sie kein Auftrag angelegt werden kann:

Geschaeftsbereich=#ihrGeschäftsbereich
Eingangsart=#OnlineShop (Eingangsart muss vorher im Mandanten angelegt werden)
AbwicklungsArt=#Lager (alternativ: =#Strecke für Direktlieferungen)
Filiale=#Kennung ihrer Filiale (Diese übersteuert immer die Konfiguration 43 „Filialzuordnung in Vorgängen und Verträge“.)
Weitere optionale Vorgabewerte sind durch Angabe konstanter Werte über Feldbezeichner des Textimportes möglich, zB. Versandbedingung, Lieferbedingung oder ZusatzvorgangsArt, sofern der entsprechende Wert nicht durch Angaben in der Datei überschrieben wird.

Einige Dateiinhalte können beim Einlesen verändert oder überschrieben werden. Die nachfolgenden Schalter müssen dazu im verwendeten Übernahmeschema eingetragen werden.

Nicht alle Schalter sind mit jedem Format kompatibel. Weiterführende Hinweise erhalten Sie beim Support.

Beispiel: _AnschriftenUeberKostenstelle=#1

(alphabetisch):

_AltenativeAuftragsNummerIstAngebotsNr: speziell für OpenTrans WOS→SC, soll die ALT_CUSTOMER_ORDER_ID als Angebotsnummer verwendet und damit eine Angebotsaktivierung durchgeführt werden?
_AnschriftenUeberKostenstelle: bei >0 werden die Anschriften über die Kostenstelle ermittelt, sofern der Kunde vorhanden und eine Kostenstelle angegeben ist
_APBestellungInBestellnummer: bei >0 wird der AP für die Bestellung (gegebenenfalls nach der Bestellnummer und dem Bestelldatum) in das Bestellnummern-Feld von CO eingetragen
_ArtikelErstausstattungHinzufuegen: bei>0 werden zugeordnete Erstausstattungsartikel automatisch hinzugefügt
_APLieferungInLieferadresse: bei >0 wird der Ansprechpartner für die Lieferung (gegebenenfalls nach dem Liefername und der Abteilung) in die Lieferanschrift (Feld Liefername) eingetragen.
_ArtikelAnlageAusEdiSchema=#: Es wurde eine neue Funktion für die Anlage von Fremdartikeln beim Kundenbestellungsimport geschaffen. Es können nun neue Artikel aus dem EDI-Artikelstamm direkt beim Import angelegt und im Auftrag übernommen werden. Voraussetzung ist, dass die Lizenz für Fremdartikel vorhanden ist und der Artikel im vorgelagerten Artikelstamm (EDI-Artikel) existiert. Für die Anlage der Artikel muss ein entsprechendes Schema angelegt werden und dem Import-Schalter _ArtikelAnlageAusEdiSchema zugewiesen werden.
_ArtikelAuswahlAnzeigen: bei >0 werden Dialoge, wie bei der Artikeleingabe im Vorgang (Folgeartikel oder ähnliches) angezeigt. Das heißt, dieser Schalter kann nur auf #1 gesetzt werden, wenn der Import manuell erfolgt!
_ArtikelnummerAlsHerstellerartikelnummer: bei =1 wird die HerstellerArtikelnummer durch die eigene Artikelnummer ersetzt. Bei der eigenen Artikelnummer kann es sich auch um eine Porto-Artikelnummer handeln.
_ArtikelnummerFunktion: Hier können Funktionen angegeben werden, um die in Bestellungen angegebene Artikelnummer vor dem Abgleich mit dem Artikelstamm zu formatieren. Bsp.: #replace('~value‘,‘-',‘‘)
_AuftragseingangsartBeiPrueffehler: Um eine bessere Separierung von Vorgängen zu erhalten, kann im Importschema gesteuert werden, dass fehlerhafte Bestellungen eine eigene Auftragseingangsart erhalten. Bsp: _AuftragseingangsartBeiPrueffehler=#123
_AutomatischeBestellung:
- bei =1 wird für bestätigte Vorgänge sofort eine Bestellung generiert und gedruckt/exportiert (laut Einstellung am Lieferanten ‚Auftragsimport Optionen‘)
- bei =2 wird für bestätigte Vorgänge sofort eine Bestellung generiert und ohne Druck die Bestellte Menge gesetzt (für Onlineshops die selbst die Bestellung zum Lieferanten auslösen)
_AvisiertenLieferTerminIgnorieren: bei =1 wird der elektronisch übermittelte avisierte Liefertermin ignoriert, so dass die Auslieferung abhängig von der Tour zeitnah erfolgen kann.
_BeiFolgeArtikelWarnen: bei =0 wird nur die Info im Protokoll hinterlegt, dass ein Artikel durch einen Folgeartikel ersetzt wurde, bei =1 wird der Vorgang in so einem Fall auf ‚Erfasst‘ gesetzt. Der Standwert ist wie bisher =1
_BeiLieferungsBemerkungAuftragAufErfasst: falls eine Bemerkung für die Lieferung vorhanden ist (Kopf wie Position), wird der Auftrag auf ‚erfasst‘ gesetzt.
_BeiVertragLeistungAuftragAufErfasst: speichert den Vorgang im Status ‚erfasst‘, falls eine Vertragsleistung gewährt wurde. Voraussetzung ist, dass Konfiguration 236 aktiviert wurde.
_BemerkungAlsArtikelPosition (zB. REMARKS aus ORDER_HEADER bei openTRANS):
- 0 - keine Bemerkung als erste Artikelposition
- 1 - allgemeine Bemerkung als erste Artikelposition
- 2 - Bemerkungen zur Lieferung als erste Artikelposition
- 3 - Bemerkungen zur Rechnung als erste Artikelposition
- 4 - Bemerkungen zur Lieferung als erste Artikelposition, jedoch kein Eintrag in Lieferinfo des Auftragskopfes
_BemerkungInternVorBemerkungExtern (zB. REMARKS aus ORDER_HEADER bei openTRANS): Mit Hilfe des neuen Schalters ‚_BemerkungInternVorBemerkungExtern‘ können die Kundenbemerkungen aus dem Geschäftsbereich vor die Bemerkungen aus einer importierten Kundenbestellung integriert werden. Bisher werden sie ans Ende gesetzt.
_BestandsPruefungDurchfuehren: (anstelle vom Schalter _LagerZuordnungsArt)
- 0 - keine Bestandsprüfung
- 1 - Bestandsprüfung mit Lagerwechsel (Verhalten wie bei Lagerzuordnungsart=1)
- 2 - Bestandsprüfung ohne Lagerwechsel (falls nicht genügend Bestand vorhanden ist, wird der Auftrag auf erfasst gesetzt)
_BestellAenderungErlaubt: bei =1 werden Bestelländerungen so verarbeitet, dass der ursprüngliche Vorgang abgeändert und neu ausgelöst wird. (Standard =0)
_BezeichnungAusStammdaten: bei =1 wird die Bezeichnung aus den Artikel-Stammdaten übernommen (falls die Artikelnummer aus der Kundenartikelnummer oder der Bestellnummer zu ermitteln ist und falls der entsprechende Artikel im Artikelstamm gefunden wurde).
_BonitaetSperreKundeIgnorieren=#1: Import von Bestellungen mit bonitätsgesperrten Kunden. Der Vorgang wird dann als erfasst gespeichert und eine Warnung in Feld Dispo-Bemerkung protokolliert.
_DefaultArtikel: Standard-Artikelnummer als Rückfall-Variante, falls eine unbekannte Artikelnummer eingelesen wird.
_EkKleinerVkPruefen: 0 = keine Prüfung ob der EK kleiner als der VK ist (es gibt Sonderkonditionen dieser Form), 1 = Standardprüfung wie bei der Eingabe
_ExterneLieferanschriftPruefen:
- 0 - keine Prüfung
- 1 - aus den Daten wird eine ähnliche Anschrift gesucht, Daten müssen nicht 100% übereinstimmen
- 2 - es wird über Lieferstraße, Lieferpostleitzahl und Kontaktnummer die Anschriftsnummer ermittelt und gesetzt, die restlichen Lieferanschriftsdaten werden aus der Datei übernommen. Falls keine Anschriftsnummer gefunden werden kann, wird der Vorgang auf erfasst gesetzt und die Standardlieferadresse des Kunden übernommen.
- 3 - aus der Lieferstraße und Kundennummer wird eine Anschrift in den Stammdaten ermittelt, aus der alle Daten in den Vorgang übernommen werden. Falls keine Anschrift gefunden werden kann, wird der Vorgang auf erfasst gesetzt und die Standardlieferadresse des Kunden übernommen.
- (greift nur, wenn _LieferanschriftAusStammdaten = 0 (die Lieferanschrift wird komplett aus dem importierten Auftrag ermittelt (Standard))
_ExterneMengenEinheitNichtBeachten: Ignoriert die in der externen Datei gelieferte Mengeneinheit und verwendet stattdessen immer die Standardmengeneinheit des Artikels.
_FehlerhaftePositionAlsTextZeile: Ist diese Option aktiv, führen fehlerhafte Auftragspositionen nicht zu einer Löschung des gesamten Auftrages, sondern zu einer Textposition, die alle ermittelten Daten enthält, so dass hieraus in der Vorgangsbearbeitung eine Artikelposition erstellt werden kann. Die importierte Datei wird hierbei auch nicht als fehlerhaft markiert, sondern normal archiviert.
_GbArtikelUebernehmen: Bei #1 werden die Geschäftsbereichsartikel auch in einen importierten Vorgang übernommen, was hier auch dem Standardwert entspricht.
_GeschenkArtikelNr: Artikelnummer eines Artikels der kostenlos als Geschenk hinzugefügt werden soll, wenn der Auftragswert den Betrag in _GeschenkArtikelAbgabeWert überschreitet.
_GeschenkArtikelAbgabeWert: Betrag ab dem der Geschenkartikel dem Auftrag hinzugefügt wird. (mindestens 0)
_GratisArtikel: In der Importschemadatei können jetzt am Schalter „_GratisArtikel“ Gratisartikel im Format „_GratisArtikel=#Art11,Art12,Art15“ hinterlegt werden. Bei Plausibilitätsprüfungen auf den Positionswert werden diese ignoriert und ohne Fehler übernommen.
_KeinePlausibilitaetsPruefung: Wird dieser Schalter aktiviert, dann werden die Positionswertprüfungen (Extern <> Intern, _PositionsWertOberGrenze und _PositionsWertUnterGrenze) nicht mehr durchgeführt.
_KomplettAuftraegeBestellenFuerEinLieferant: Im Kundebestellungsschema kann jetzt der neue Schalter „_KomplettAuftraegeBestellenFuerEinLieferant=#1“ gesetzt werden, der die automatische Bestellungserzeugung zulässt, wenn ein Auftrag komplett (bestätigt) ist und alle Positionen einem einzigen Lieferanten zugeordnet sind. Diese Funktion ist unabhängig von der Mandantenkonfiguration 393 (automatische Bestellungen)
_KopfRabattArtikel: Sofern Kopfrabattangaben beim entsprechenden Dokument verarbeitet werden, kann hier der Artikel angegeben werden, über den diese am Vorgang hinterlegt werden.
_KostenstelleAusPosAmKopfEintragen: (nur Kundenidentifikationsart 0 oder 2) bei =1 wird die Kostenstelle aus der letzten Positionen des Auftrages an den Kopf übernommen (nur sinnvoll, wenn alle Positionen zur selben Kostenstelle gehören). Funktioniert nur, wenn _KostenstelleAusStammdaten=#0, da diese Einstellung die Option _KostenstelleAusPosAmKopfEintragen übersteuert.
_KostenStelleAusLieferAnschriftName2: wird die Kostenstelle im Feld Lieferanschrift.Name (zB. OpenTrans <NAME2>) übermittelt, dann kann sie über diesen Schalter als Kostenstelle verwendet werden.
_KostenStelleAusAbteilung: wird die Kostenstelle im Feld Abteilung (zB. OpenTrans <DEPARTMENT>) übermittelt, dann kann sie über diesen Schalter als Kostenstelle verwendet werden.
_KostenstelleAusStammdaten: bei >0 wird die Kostenstelle am Kopf über die Lieferanschrift aus den Stammdaten ermittelt. Funktioniert nur, wenn pro Anschrift eine Kostenstelle hinterlegt ist. An den Positionen wird dann die für den Kopf ermittelte Kostenstelle ebenfalls übernommen.
_KostenstellePosAusCostCategory: Nur für openTRANS-Bestellungen, wenn #1 dann wird die Kostenstelle immer aus COST_CATEGORY_ID genommen, auch wenn COST_ACCOUNT gefüllt ist. Es funktioniert auch ohne den Schalter, dann steht die Kostenstelle nur an der jeweiligen Position. Wird der gesetzt, dann wird nur die erste Kostenstelle an den Kopf übernommen.
_KundenAnlage: Falls keine Kundennummer für einen in den Stammdaten vorhandenen Kunden gefunden werden kann, bestimmt dieser Schalter ob ein neuer Kunde angelegt werden darf oder ein fest vorgegebener Kunde verwendet werden soll.
- #0 - Kundenanlage nicht erlaubt
- #1 - Kundenanlage erlaubt
- #> 1 Verwendet die angegebene Nummer als Kontaktnummer des Auftrages, wenn der Kunde aus der Datei nicht gefunden werden kann.
_KundenBestellNrEindeutigkeitPruefen:
- 0 - keine Prüfung
- 1 - falls nicht eindeutig, wird die Bestellung nicht eingelesen
- 2 - falls nicht eindeutig, wird die Bestellung eingelesen und der Vorgang auf ‚erfasst’ gesetzt
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift: Bildungsvorschrift für das Befüllen der Kundenbestellnummer (übersteuert die Einstellung _APBestellungInBestellnummer)

Beispiele und Platzhalter:
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# -> '123456'
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# #AlternativeBestellNummer# -> '123456 4567'
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# #AlternativeBestellNummer0T# -> '123456 / 4567' oder '123456' wenn die alternative Bestellnummer leer ist
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# vom #BestellDatum# -> '123456 vom 01.03.2012'
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# vom #BestellDatum# Lieferung: #LieferDatum# -> '123456 vom 01.03.2012 Lieferung: 08.03.2012'
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=#BNr:#BestellNummer##NZ#BDatum:#BestellDatum##NZ#BAp:#ApBestellungAnrede# #ApBestellungNachName##NZ#Lieferung: #LieferDatum# ->
     BNr: 123456
     BDatum: 01.03.2012
     BAp: Herr Torge
     Lieferung: 08.03.2012

_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##ApBestellungVorName##ApBestellungGeschlecht#

Die Kundenbestellnummer aus dem Webshop kann bei Lieferantenbestellungen im Format OpenTRANS mit ausgegeben/übernommen werden. Zudem kann beeinflusst werden, ob die Kundenbestellnummer des Webshopauftrages (Bestellnummer vom Webshop vergeben) ODER die Kundenbestellnummer des Kunden (Angabe durch Kunden im Webshop) übergeben wird.

Webshopbestellnummer (vom Shop vergeben)

Die vom Webshop vergebene Bestellnummer wird durch den Schalter _KundenBestellNummerBildungsVorschrift=##BestellNummer# ausgelesen und steht in folgendem Knoten der Webshopbestellung (OT1.0/2.0):

(OPENTRANS/) ORDER/ORDER_HEADER/ORDER_INFO/ORDER_ID

Kundenbestellnummer (durch Kunde im Shop vergeben)

Die vom Kunden vergebene Bestellnummer wird mit dem Schalter _KundenBestellNummerBildungsVorschrift =##AlternativeBestellNummer# ausgelesen und steht in folgenden Knoten der Webshopbestellung:

OpenTrans1.0: (OPENTRANS/) ORDER/ORDER_HEADER/ORDER_INFO/ALT_CUSTOMER_ORDER_ID
OpenTrans2.0: (OPENTRANS/) ORDER/ORDER_HEADER/ORDER_INFO/CUSTOMER_ORDER_REFERENCE

_KundenDuplikatePruefen: bei >0 wird (nach der Neuanlage eines Kunden während der Bestellung) geprüft, ob es nun Duplikate des Kunden gibt - standardmäßig deaktiviert
_KundenIdentifikationsart: Bestimmt die Art wie ein Kunde Identifiziert werden kann.
- 0 - CO-Kundennummer (Kunde wird ermittelt aus BUYER_PARTY/PARTY/PARTY_ID und diese Daten kommen in die Angebots- und Auftragsbestätigungsanschrift)
- 1 - CO-Anschriftsnummer,
- 2 - CO-Kundennummer mit durch - angefügte Kostenstelle (z.B. 17482-001),
- 3 - ILN des Kunden.
- 4 - ILN des Kunden oder CO-Kundennummer.
- 5 - Webshop ID des Kunden, Neuanlage erfolgt aus fortlaufendem Nummernkreis
- 6 - Webshop ID des Kunden, Neuanlage erfolgt mit der Webshop ID als CO Kundennummer
- 7 - über Konditionsgebende Kundennummer (KonditionsGebendeKundenNummer) und ILN
- 8 - Kundennummer nur über die externe Kundennummer bestimmen
- 9 - Dabei wird der Kunde anhand der Kostenstelle über eine ini-Datei ermittelt, die im ImportExport-Verzeichnis liegt. Diese muss den Namen „KstKundenzuordnungen.ini“ haben. Mit ihr weist man der Kostenstelle die Kundennummer zu (Kostenstelle=Kundennummer). Die Kostenstelle wird dafür aus der Party-Id der Buyer Party genommen.
_KundenidentifikationsartExtern: beim Import von cXML-Bestellungen, das bestimmt, welche Nummer für die Kundenidentifikation herangezogen wird. Mögliche Ausprägungen:
- 0 - AddressID der BillTo-Adresse (bisher verwendete Nummer)
- 1 - jeglicher Wert in der From-Deklaration im Header wird gegen die Fremdnummer am Kontakt beim Import geprüft.
- 2 - #NetworkID#-#AddressID# Die NetworkID und die AdressID werden in Kombination gegen die Fremdnummer des Kontakts geprüft. (Dazu muss die Fremdnummer folgenden Aufbau haben #NetworkID# - #AdressID#)
_LagerMitBestandWechsel: Die Auftragsposition wird dann dem ersten Lager mit Bestand für diesen Artikel zugewiesen. Dieser Schalter überschreibt den _Lagerkennungs-Schalter, aber wird wiederum von den Artikeldaten „Lagerliefererung ab Menge“ und „Direktlieferung ab Menge“ überschrieben. Bsp.: _LagerMitBestandWechsel=#12/11/13
_LagerZuordnungsArt: bei >0 wird eine Bestandsprüfung durchgeführt.
_LangTextDruckKennzeichenSetzen: Druckkennzeichnen für die Auftragsposition aus
- 0 - Artikelstamm, auch bei Sammelartikel
- 1 - aus Importschema → verwendet die bei _LangTextAufAngebot, _LangTextAufAuftragsBestaetigung, _LangTextAufBestellung, _LangTextAufLieferSchein, _LangTextAufRechnung hinterlegten Werte
- 2 - ist _PosBemerkungVerarbeiten=#1 wird der Langtext automatisch auf Rechnung und Lieferschein gedruckt
_LangTextAufAngebot - Langtext auf Angebot drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufAuftragsBestaetigung - Langtext auf Auftragsbestaetigung drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufAvisierung - Langtext auf Avisierung drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufBestellung - Langtext auf Bestellung drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufLieferSchein - Langtext auf Lieferschein drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufPackZettel - Langtext auf Packzettel drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LangTextAufRechnung - Langtext auf Rechnung drucken, wenn LangTextDruckKennzeichenSetzen=#1
_LevelPruefungBestellposition: Verarbeitung fehlerhafter Positionen. 1 - weiche Prüfung (Positionen werden trotz Fehlern bei kleinster Abgabemenge oder Losgröße eingelesen und der Auftrag auf erfasst gesetzt), sonst normale Prüfung.
_LieferadresseZusatzBildungsvorschrift: Es kann eine Zeichenfolge angegeben werden, die als zusätzliche Zeile in den Namen der Lieferadresse aufgenommen wird. Dabei werden Platzhalter wie '#BestellNummer#‚ unterstützt. (s. auch _KundenBestellNummerBildungsVorschrift)
_LieferanschriftAusStammdaten:
- 0 die Lieferanschrift wird komplett aus dem importierten Auftrag ermittelt (Standard / Kommt aus SHIPMENT_PARTIES/DELIVERY_PARTY/PARTY )
- 1 die Lieferanschrift wird zwangsweise aus den Stammdaten ermittelt. (Kunde muss vorhanden sein)
- 2 die externe Lieferanschriftsnummer wird als ILN interpretiert, über die dann aus den Stammdaten die korrekte Lieferanschrift ermittelt wird.
- 3 die Angabe in <PARTY_ID type=„supplier_specific“>34212</PARTY_ID> wird als CO-Anschriftsnummer interpretiert
_LieferantenArtikelNrBeiArtikelSucheNichtVerwenden: Wird dieser Schalter aktiviert, dann werden die übermittelten Bestellnummern nicht mehr mit den Lieferantenartikelbestellnummern verglichen, um hier falsche Zuordnungen auszuschließen.
_LieferantenNummerVorgabe: Hier kann eine Lieferantennummer gesetzt werden, so dass die Bestellung nicht beim Hauptlieferanten erfolgt.
_LieferBedingungszuordnungen: Mit diesem Schalter können mehrere externe Bedingungen auf CO-interne Lieferbedingungen gemappt werden. z.B._LieferBedingungszuordnungen=#ExternVB1=7/ExternVB2=2. (Trennzeichen ist „/“).
_LieferscheinFreigabe: bei >0 wird das Lieferscheinfreigabedatum am Kopf auf das aktuelle Datum gesetzt und ein eventuell angefügter Portoartikel mit Liefermenge 1 versehen. Wird der Schalter nicht verwendet, erfolgt keine Lieferscheinfreigabe.
_LieferdatumAlsKWSetzen: (0-nein,1-ja) Lieferdatumsangaben werden auf Positions- und Kopfebene in Jahr und Kalenderwoche umwandelt.
_LieferInfoBildungsVorschrift: Es kann eine Bildungsvorschrift für die Zusammensetzung der Lieferinfo angegeben werden. Dabei können alle Platzhalter verwendet werden, die auch für die Bildung der Kundenbestellnummer zur Verfügung stehen. Darüber hinaus wurde der Platzhalter #LieferHinweis# eingeführt, der durch den aus der importierten Bestellung entnommenen Lieferhinweistext ersetzt wird.
_ManuelleBestellFreigabe: bei =1 wird der Vorgang/Auftrag auf den Status erfasst gesetzt und muss manuell auf Bestätigt gesetzt werden
_ManuelleBestellFreigabeFuerZahlungsBedingungen: =#4,45 Statt für alle Vorgänge/Aufträge die manuelle Bestellfreigabe zu aktivieren, besteht auch die Möglichkeit dies für eine Liste durch Komma getrennte Zahlungsbedingungen zu tun.
_MengeneinheitAusSonderkondition: Soll die Mengeneinheit immer aus der Sonderkondition ermittelt werden, egal was in der Datei steht?
_Mindestauftragswert: Falls angegeben und größer als der aktuelle Auftragswert, wird ein Versandkostenartikel automatisch angefügt. Dieser ist über den Schalter _PortoArtikel zu spezifizieren. Der Preis des Versandkostenartikels bestimmt die Höhe der Versandkosten.
_MindestbestellwertProAuftragPruefung: An Lieferanten gibt es jetzt ein neues Kennzeichen „Mindestbestellwert des Lieferanten“. Ist dieser Wert > 0 und die Schwellwertprüfung für den Kundenbestellungsimport aktiviert, dann wird die Summe des Bestellwertes für diesen Lieferanten über den importierten Auftrag ermittelt und gegen den Schwellwert geprüft. Wird dieser unterschritten, wird der Vorgang auf „Erfasst“ gesetzt. Um diese Prüfung für den Import zu aktivieren, muss im Importschema der neue Schalter „_MindestbestellwertProAuftragPruefung“ aktiviert sein (ab CO 8.2752.0).
_MindestGewinnspanneVorgang: Angabe der Mindestgewinnspanne des gesamten Vorgangs in Prozent, die mindestens erreicht werden muss. Wenn sie nicht erreicht wird, wird der Vorgang mit dem Status erfasst gespeichert.
_MoebelAnlageNachKonfiguration: >0 die in der Bestellung gelieferten Artikel werden genau so nach der Konfiguration 85 behandelt, wie wenn dieser Auftrag im Basket erzeugt würde.
_MontageArtikel: Falls nur für diesen Import ein Montageartikel hinzugefügt werden soll, dann kann dieser hier angegeben werden. Standardmäßig sollte dieser ja über den entsprechenden Geschäftsbereich eingefügt werden.
_NichtAutomatischBestellenFuerMehrereLaeger: Prüft, ob Vorgangspositionen das gleiche Lager haben, wenn nicht, dann werden die Positionen nicht automatisch bestellt.
- 0 - keine Prüfung
- 1 - alle Positionen dürfen nur das gleiche Lager haben, Direktlieferungen werden nicht betrachtet
- 2 - alle Positionen dürfen nur das gleiche Lager haben und Direktlieferung wird als „Lager“ behandelt
_NurKundenArtikelnummerBeachten:
- 0 - alle ermittelten Artikelnummern werden in der Reihenfolge CO-Artikelnummer, Kundenartikelnummer, EAN, Herstellerartikelnummer, Lieferantenartikelnummer beachtet.
- 1 - wird dieser Schalter verwendet, wird nur die Kundenartikelnummer zur Bestimmung des CO-Artikels verwendet.
- 2 - mit dieser Option wird die als Kundenartikelnummer übermittelte Nr als CO-Artikelnummer verwendet und die als CO-Artikelnummer übermittelte Nr als Herstellerartikelnummer.
- 3 - mit dieser Option wird die als Kundenartikelnummer übermittelte Nr als Lieferantenartikelnummer verwendet.
_NichtLieferbareArtikelErfassen: Prüfung auf Lieferbarkeit des Artikels beim Hauptlieferant. Sollte der Artikel nicht lieferbar sein, wird der Auftrag nur erfasst gespeichert.
_PackzettelDrucken:
- 0 - kein Packzetteldruck
- 1 - Der Packzettel wird direkt ausgedruckt, wenn der Vorgang bestätigt ist.
- 2 - Die Druckdaten des Packzettels werden erstellt. Der Packzettel wird jedoch nicht ausgedruckt.
_PlausiUndPrufungsFehlerIgnorieren: #1 = alle Plausibilitätsfehler und Prüfungsfehler (zB Losgröße) ignorieren, sinnvoll beim Lieferscheinimport, da dieser ja bereits verkauft.
_PortoArtikel: Eigene Artikelnummer für Porto-Artikel zur Berechnung von Versandkosten. Der Porto-Artikel wird als zusätzliche Position in den Vorgang aufgenommen. Siehe auch Schalter „„_Mindestauftragswert““. Der Artikel wird auch verwendet, wenn eine Position ohne jegliche Artikelangeben (Bestellnummer, Artikelbezeichnung, Artikelnummer) geliefert wird.
_PosBemerkungVerarbeiten (zB. REMARKS aus ORDER_ITEM bei openTRANS): beeinflusst die Verarbeitung von Kurztext, Langtext und Bemerkungen auf Positionsebene:
- 0 - Kurztext und Langtext werden ganz normal übernommen
- 1 - falls Langtext leer, wird der Kurztext als Langtext übernommen und eventuell vorhandene Bemerkungen werden an den Langtext angehängt, andernfalls wird der Langtext ganz normal übernommen und um die Bemerkungen ergänzt.
- 2 - die Bemerkungen werden an die Artikelbeschreibung der entsprechenden Position angefügt.
- 3 - nicht verarbeiten, aber Langtext und Artikelbezeichnung in der Verarbeitung tauschen.
- 4 - als Textposition zur Artikelposition hinzufügen.
- 5 - als einzelne Textpositionen zur Artikelposition hinzufügen.
_PositionswertOberGrenze: bei >0 wird der eingegebe Wert als Obergrenze betrachtet. Übersteigt der VK-Wert einer Positition diesen Wert, wird ein Plausibilitätsfehler ins Protokoll der EDI-Schnittstelle geschrieben.
_PosFrachtKostenArtikel: Interner Kostenartikel für die in _PosFrachtKostenArtikelExtern angegebene externe Kostenbezeichnung an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_PosVerpackungsKostenArtikel: Interner Kostenartikel für die in _PosVerpackungsKostenArtikelExtern angegebene externe Kostenbezeichnung an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_PosMontageKostenArtikel: Interner Kostenartikel für die in _PosMontageKostenArtikelExtern angegebene externe Kostenbezeichnung an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_PositionswertUnterGrenze: bei >0 wird der eingegebe Wert als Untergrenze betrachtet. Unterschreitet der VK-Wert einer Positition diesen Wert, wird ein Plausibilitätsfehler ins Protokoll der EDI-Schnittstelle geschrieben.
_PreiseAusStammdaten:
- 0 - Die Preise werden aus der Datei übernommen.
- 1 - Die Preise werden aus den Stammdaten übernommen.
- 2 - Die Preise werden aus den Stammdaten übernommen und gegen die Datei geprüft.
_PreiseInclMwst: bei >0 wird beim Einlesen der Preis als Bruttopreis verwendet. Standard ist Nettopreis.
_ProtokollInDispoBemerkung: bei Einstellung 1 oder 2 wird das detaillierte Protokoll in die Dispobemerkung geschrieben. Einstellung=1 nur bei Aufträgen mit dem Bearbeitungsstatus erfasst . Einstellung=2 bei allen Aufträgen, unabhängig vom Bearbeitungsstatus. Zusätzlich werden Importprüffehler in dem Feld ImportProtokoll in der Tabelle AuftragsKoepfe gespeichert.
_RechAnschriftUebernehmen:
- Bei > 0 wird die in der Bestellung angegebene Rechnungsanschrift (falls vorhanden) in den Auftrag übernommen.
- Bei = 0 wird Rechnungsanschrift aus den Stammdaten ermittelt. Wird der Schalter nicht verwendet, wird Rechnungsanschrift nicht übernommen.
- Bei = 2, bedeutet, die Rechnungsanschriftsnummer wird gegen die CO-Rechnungsanschriftsnummer geprüft und entsprechend eingesetzt.
- Bei = 3, bedeutet, die Rechnungsanschriftsnummer wird gegen die Fremdnummer der CO-Anschriften geprüft und die Anschrift entsprechend eingesetzt. Dafür können die Fremdnummern jetzt im Anschriften-Modul gepflegt werden.
_RechnungsFreigabe: bei >0 wird das Rechnungsfreigabedatum am Kopf auf das aktuelle Datum gesetzt und ein eventuell angefügter Portoartikel mit Liefermenge 1 versehen. Wird der Schalter nicht verwendet, erfolgt keine Rechnungsfreigabe.
_RechnungsAnschriftsNrAlsExterneKundenNrVerwenden: bei > 0 wird die Nummer der Rechnungsanschrift als externe Kundennummer verwendet.
_SetArtikelAlsSetArtikelSpeichern: 0 = nicht als Set-Artikel speichern, dann wird der Artikel aufgelöst, 1 = der Artikel wird als Set-Artikel gespeichert, dann wird der Artikel nicht aufgelöst. Standard = 1
_StandardAbschnittAnlegen: Soll der Standardabschnitt auch beim Import angelegt werden?
_TermineAusPosAmKopfEintragen: Falls keine Terminangaben am Kopf existieren, können Sie hiermit aus der Position übernommen werden. Der Schalter bewirkt nun im Falle von mehreren unterschiedlichen Positionsterminen, dass der früheste Termin an den Auftragskopf übergeben wird, anstatt wie bisher der Termin der letzten Position (8.3645.xx).
_TextPositionTBS: fügt einen Textbaustein vor der Positionsliste ein. zB _TextPositionTBS=#bwNews fügt den Textbaustein mit dem Schlüssel ‚bwNews‘ ein.
_TextPositionTBSAmEnde: fügt einen Textbaustein am Ende der Positionsliste ein. zB _TextPositionTBS=#bwNews fügt den Textbaustein mit dem Schlüssel ‚bwNews‘ ein.
_UebernahmeKundenbestellpositionsnummer: bei >0 wird die Positionsnummer der Kundenbestellung übernommen. Standardmäßig erfolgt eine Übernahme der Kundenbestellpositionsnummer.
_UnsereKundennummer: Dient als Schalter für Import von Textbestellungen bei Waser. Über diesen Schalter werden die Zeilen selektiert, welche der angebenen Kundennummer entsprechen. Kann nur verwendet werden, wenn in der Bestellung die Kundennummer des Händlers beim Lieferanten angegeben ist.
_VerkaufsgesperrteArtikel: Ermöglicht Import von Positionen mit verkaufsgesperrten Artikeln. Der Vorgang wird dann als erfasst gespeichert und die Warnung protokolliert.
_VersandBedingungszuordnungen: Mit diesem Schalter können mehrere externe Bedingungen auf CO-interne Versandbedingungen gemappt werden. z.B. _VersandBedingungszuordnungen=#ExternVB1=3/ExternVB2=8. (wird aktuell nicht von extern gefüllt).
_VertragsMaschinenZuordnungsart: bei =1 wird die Positionsbemerkung hinsichtlich Vertragsinformationen ausgewertet.
_VkAbweichungProzent: Definiert zulässige prozentuale Abweichungen des importierten VK-Preises vom aktuell gültigen Kundenpreis. Eine Über- bzw. Unterschreitung dazu führt, dass der Vorgang auf ‚erfasst’ gesetzt wird. Negative Angaben definieren Untergrenzen, positive Angaben entsprechend Obergrenzen. Beispiel: ‚_VkAbweichungProzent=#-5.75/6.25’ Trennzeichen für die Angabe ist '/', außerdem müssen Dezimalpunkte statt Kommas gesetzt werden.
_VkZuschlaegeAlsUnterPositionen: bei =1 werden übermittelte VK Zuschläge nicht als Zuschlag, sondern als Unterpositionen hinterlegt. (Opentrans)
_VkZuschlaegeAlsGesamtZuschlagDerPos: bei =1 werden die VK Zuschläge bei Unterpositionen mit Menge 1 angelegt und als Zuschläge durch die Menge geteilt
_VorgangTrotzDefaultArtikelBestaetigen: bei =1 werden auch Vorgänge mit Defaultartikel bestätigt, zB. wenn es sich um eine spezielle Schnittstelle handelt, bei der alle Positionen über diesen abgewickelt werden. Bei =2 Nur Lieferantensammelartikel die aus dem Lieferanten der Position ermittelt wurden, setzen den Vorgang auf Bestätigt. Der Standarddefaultsammelartikel (_DefaultArtikel=#xyz) hingegen setzt den Vorgang hiermit auf Erfasst.
_WerbemittelBeachten: bei =1 werden aktuell hinterlegte Werbemittel wie in der Vorgangsbearbeitung auch einem elektronischen Auftrag hinzugefügt
_WunschLieferTerminIgnorieren: bei =1 wird der elektronisch übermittelte Wunschliefertermin ignoriert, so dass die Auslieferung abhängig von der Tour zeitnah erfolgen kann.
_WunschLieferTerminVersatz: Mit Hilfe des Schalters ‚_WunschLieferTerminVersatz‘ kann beim Import von mehreren Dateien dafür gesorgt werden, dass der Wunschliefertermin ab einer bestimmten Anzahl verschoben wird._WunschLieferTerminVersatz=#50:1;100:2 bedeutet, ab der 51. Bestellung Wunschliefertermin oder Heute +1, ab der der 101. Bestellung +2. Die Anzahl wird pro Kundennummer gezählt. Es kann auch zusätzlich ein Delay zum Versatz angegeben werden. _WunschLieferTerminVersatz=#2:4:1 bedeutet damit, das aller zwei Vorgänge ein Versatz von 4 Arbeitstagen statt findet und ab dem ersten Vorgang ein zusätzlicher Versatz von einem Tag.
_ZuIgnorierendeKostenstellen: Es können mit Komma getrennte Kostenstellen angegeben werden, die beim Auftragsimport nicht in den Vorgang übernommen werden sollen.
_ZulieferndeMengeSetzen: bei >0 wird die zuliefernde Menge auf die bestellte Menge gesetzt. Ist der Eintrag nicht vorhanden wird die zuliefernde Menge nicht gesetzt.

Mit folgenden Angaben im Importschema können die Vorgabewerte des Kunden für die entsprechenden Vorgangsfelder übersteuert werden:

TeilLieferung=#1 ;0 - nein, 1 - ja
TeilRechnung=#1 ;0 - nein, 1 - ja
SammelLieferschein=#1 ;0 - nein, 1 - ja
SammelRechnung=#1 ;0 - nein, 1 - ja
SbMitarbeiterNr =# kein Eintrag oder Wert=0 - es wird der lt. CO zuständige Sachbearbeiter ermittelt, Wert > 0 - der vorgegebene Wert wird als Sachbearbeiternummer verwendet, Wert=-1 - der aktuell angemeldete Mitarbeiter wird verwendet

Filteroptionen

Damit nur wirkliche Bestellungen eingelesen werden, sind Filter in der Konfiguration sinnvoll. Bei XML-Bestellungen ist der Filter *.xml geeignet. Ausnahme bildet hier der offene Soennecken-Shop. Hier haben die Dateien verschiedene Endungen. In diesem Fall ist der Filter order_FH_12704* sinnvoll.

Weiteres

Sonderrecht Kundenbestellungen einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Kundenbestellungen einzulesen.

Ja
Nein

Edi-Schnittstelle, OEXXML, Kundenbestellungen

recherchen:recherchen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-16T11:57:22+00:00

Recherchen

Allgemein

Im Bereich Auswertungen findet man das Modul Recherchen.

Mit Recherchen ist es möglich nahezu alle Informationen aus der Concept Office Datenbank auszulesen und in verschiedenen Programmen oder Programmbereichen darzustellen. Mit dem Ergebnis kann entweder direkt in Concept Office gearbeitet oder via Microsoft Excel Export analysiert werden.

Die Pfade für Rechercheexporte (Vorlage- und Zielpfad) funktionieren auch mit Windows-Umgebungsvariablen.

z.B.:

%UserProfile%\
%AppData%\
%WinDir%\
%Temp%\

usw. …

Der Export per Automation unterstützt diese Funktion nicht!

Die folgenden Programme unterstützen die Darstellung von Recherchen:

Concept Office
Concept Flex
Concept Portal / Concept B2B

Mit dem Erweiterungspaket „Erweiterte Recherche“ können die Exporte automatisiert in eine Pivot-Tabelle exportiert werden. Dadurch können eigens erstellte Microsoft Excel Dashboards generiert werden.

Ebenso können die Ergebnisse als E-Mail-Anhang zeitgesteuert via CO Automation an ausgewählte Empfänger versendet werden.

In der Übersicht werden alle gespeicherten Recherchen angezeigt:

Reiter "Eingabe"

Durch einen Klick auf Neu wird das Feld Laufende Nummer zur Eingabe freigegeben.

Man hat nun die Möglichkeit manuell eine Nummer zu hinterlegen oder man verwendet den danebenstehenden Button „neu“ um die nächste fortlaufende Nummer zu verwenden.

Das Feld Bezeichnung ist der Titel der Abfrage, in das Feld Beschreibung können weitere Informationen hinterlegt werden.

Werden im Feld Mitarbeiter Personen ausgewählt, können nur diese die Recherche sehen / ausführen. Administratoren haben Zugriff auf alle Recherchen. Analog zu diesem Feld kann durch Bereiche der Zugriff angepasst werden.

Das Feld Kategorie ist optional und dient der Filterung, folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Keine Zuordnung
Auswertung intern
Controlling
Auswertung Kunde
Fehlersuche

Abweichende Kategorie können über das Modul Qualifikationen erstellt werden.

Mit dem Feld Anzeigen als kann gesteuert werden, wie die Recherche in bestimmten Programmbereichen (Office Heute, Concept Flex Startseite, Concept Portal / Concept B2B) dargestellt wird, folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

nicht anzeigen
Tabelle
Balkendiagramm
Liniendiagramm
Tortendiagramm
Balkendiagramm mit Tabelle
Liniendiagramm mit Tabelle
Tortendiagramm mit Tabelle

Es ist möglich den Autor der Recherche zu benennen.

Zudem kann man unter Optionen in den Balken- bzw. Liniendiagrammen Spalten ausblenden lassen und/oder ihre Farben ändern. Die Syntax dazu sieht wie in dem folgendem Beispiel aus:

{Columns: [
{
Color:"green"
},
{
Color: "blue"
},
{
Hidden: "True",
Color:"red"
}
]}

Die Optionen werden der Reihenfolge der Spalten nach ausgeführt. Color bestimmt die Farbe, wenn Hidden auf „True“ gesetzt wird, ist das Feld nicht mehr sichtbar. Dies macht Sinn wenn unter Anzeigen als ein Diagramm mit Tabelle ausgewählt wurde und Werte aus der Tabelle nicht im Diagramm vorkommen sollen.

Die Recherche mit der Einstellung sieht dann wie folgt aus:

Falls das Feld leer bleibt oder die Optionen nicht valide sind, werden die Standard-Farben benutzt. Unter diesem Link gibt es eine umfangreiche Liste aller auswählbaren Farben.

Wenn eine valide Option eingefügt wurde, aber eine Spalte keine Farbe zugewiesen bekommt, bleibt sie grau. Daher muss darauf geachtet werden allen Spalten einen Farbwert zuzuweisen, sofern diese gestaltet werden sollen.

Wenn Concept Portal / Concept B2B für Endkunden im Einsatz ist und die entsprechende Lizenz vorhanden ist, hat man mit der Checkbox „Im Portal anzeigen“ die Möglichkeit, diese für die Portalrechte darzustellen.

Des weiteren bietet der Reiter Eingabe folgende Optionen:

Recherche ausführen - Dadurch wird das Ergebnis der Recherche im Modul Recherche, Reiter „Ergebnis“ als Tabelle dargestellt.
Export - Dadurch wird das Ergebnis der Recherche in die angegebene Zieldatei gespeichert, das Exportdatum kann automatisiert im Dateinamen hinterlegt werden, hierfür muss <ddMMyy>im Dateinamen hinterlegt werden, z. B.: DSGVO_Export_<ddMMyy>.xlsx
Folgerecherche - Hier kann definiert werden, welche Recherche unmittelbar im Anschluss an die ausgewählte Recherche ausgeführt werden soll. Es können beliebig lange Rechercheketten erstellt werden, die nach Ausführen der ersten Recherche durchlaufen. Es ist möglich, die Ergebnisse der Recherchekette in einer Excel-Datei zusammenzufassen.
Task XML erzeugen - Hierdurch wird eine XML für die CO Automation erstellt.

E-Mail-Versand

Für den E-Mail-Versand per Automation können Betreff und Text angegeben werden. Dies kann manuell erfolgen oder über Textbausteinsuchen befüllt werden.

Dazu stehen außerdem folgende Platzhalter zur Verfügung:

#Recherchedatum#
#Recherchenummer#
#Recherchebezeichnung#

Der Start einer Recherche wird in den Nutzungsinformationen vermerkt.

select * from __NutzungsInformationen where Parameter like ‚recherche%'

Reiter "SQL-Abfrage"

Im Reiter „SQL-Abfrage“ wird der auszuführende SQL-Befehl hinterlegt und kann wie im Reiter „Eingabe“ ausgeführt werden.

Um für Concept Portal oder Concept B2B eine Firmen- / Ansprechpartner unabhängig Recherche erstellen zu können, kann mit den folgenden Variablen gearbeitet werden:

  Declare @apNummer int
  set @apNummer=$AnsprechpartnerNummer
  WHERE AnsprechparnerNummer=@apNummer

Die Möglichkeit besteht ebenso für die $Kontaktnummer.

Durch die Verwendung dieser Variablen werden nur Inhalte angezeigt, die eindeutig mit dem angemeldeten Benutzer / der angemeldeten Benutzerin in Zusammenhang stehen.

Reiter "SQL-Stored Procedure"

Stored Procedures ermöglichen dem Benutzer eines Datenbank-Management-Systems (DBMS), komplexe Folgen von SQL-Anweisungen im System unter einem Namen zu speichern und jederzeit auszuführen.

In diesem Reiter werden die gespeicherte Stored Procedures angezeigt und über den Button SP erstellen können neue angelegt werden.

Reiter "View SQL"

Views sind Abfragen, die in der Datenbank als Objekt fest gespeichert sind. Sie können als virtuelle Tabellen verstanden werden, deren Inhalt und Struktur auf anderen Tabellen oder Views basieren. Deshalb können sie in (fast) jedem SELECT-Befehl anstelle einer „echten“ Tabelle verwendet werden.

Bei einer View wird die Abfrage in der Datenbank gespeichert, aber nicht das Ergebnis. Aus diesem Grund wird bei jedem neuen Aufruf der View die dahinterliegende Abfrage neu ausgeführt, weil sie das Ergebnis anhand der aktuellen Daten bestimmen soll.

Reiter Ergebnisse

Nach einer SQL-Abfrage wird dieser Reiter eingeblendet. Auch erfolgt die Freischaltung der Modulfunktion ‚Datenverarbeitung starten‘ mit der Einblendung dieses Reiters. Mit Hilfe dieser Modulfunktion können markierte Rechercheergebnisse in einem Verarbeitungsfenster verarbeitet werden.

Sonderrecht Rechercheergebnis exportieren

Steuert, ob ein Benutzer dazu befugt ist die durch SQL-Abfrage entstandenen Rechercheergebnisse zu exportieren.

Ja
Nein

Separierter Export

Es ist möglich nach einer zu bestimmenden Spalte zu separieren, um mit einer einzigen Abfrage beliebig viele Exporte zu erstellen. Dies ist für Dateiausgaben im Format .xls sowie .csv möglich.

Hierfür wird der Suffix „_sep“, der an einer Select Spalte angegeben. Ist dies angegeben, wird beim Export immer, wenn diese Spalte den Wert wechselt, eine neue Datei erzeugt.

Beispiel:

select admitarbeiternummer_sep,
auftragsnummer,
mandant
from auftragskoepfe where bearbeitungsstatus<>9

Der Name der Excel-Arbeitsdatei muss einen Platzhalter für den Wert der zu separierenden Spalte enthalten.

Beispiel:

„c:\tmp\AuftraegeProMitarbeiter_< sep >_< yyMMdd >.xls“

Callback

#AuftragspositionKontierung wurde erstellt, die unter Angabe der Vorgangsnummer und der Positionsnummer das Aufwands- und das Erlöskonto zurück gibt.

Gruppierung von Befehlen

Teile einer Recherche können mit ‚go‘ in separate Zeilen getrennt werden. Die einzelnen Befehle werden dadurch in angegebener Reihenfolge abgearbeitet.

Beispiel (exemplarisch):

exec < SPName >
go 
callback < name >
go
select * from <Tabelle>

Weiteres

Dateiname

Platzhalter, die in den Namen der Ausgabedatei integriert werden können:

Kurzname
MitarbeiterNr
Exportdatum kann automatisiert im Dateinamen hinterlegt werden, hierfür muss <ddMMyy>im Dateinamen hinterlegt werden

c:\tmp\Auftragseingaenge<ddMMyyyy>-<MitarbeiterNr>-<Kurzname>.xlsx

Konfigurationen

Sonderrecht Rechercheansicht

Steuert, welche Recherchen dem Benutzer angezeigt werden sollen

Nur eigene Recherchen
Recherchen des eigenen Bereichs
alle Recherchen

administration:konfigurationsmanager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-08-17T09:11:27+00:00

Akademie

Konfigurationsmanager

Das Modul zeigt zentrale und nutzeranhängige Programmeinstellungen von Concept Office.

Zur Änderung zentraler Einstellungen ist eine Passworteingabe erforderlich. Das Passwort erfahren Sie beim Support.

Viele dieser Einstellungen sind ausschließlich für Fehleranalysen vorgesehen.

Pfade

Die Reiterkarte zeigt die Speicherorte, der zentral abgelegten Dateien, z.B.: Reports, Dokumente, CO-HTML-Seiten. Ein Ändern der Pfade ist, z.B. bei einem Serverwechsel erforderlich. Alle Pfade gelten systemweit, welches durch den Haken zentral dargestell wird.

Dokumentenpfad in Datenbank ändern

in Concept Office verwendete Dateien und Dokumente werden in der Datenbank referenziert. Wird der Dokumentepfad verändert, z.B. bei einem Serverwechsel, müssen diese Referenzen ebenfalls geändert werden. Der Knopf ermöglicht dieses Verändern der Referenzierung durch eine Zeichenkettenersetzung.

Datenbank

Das Feld Dat-Datei zeigt den Speicherort der zentralen Steuerdatei office.dat. Ohne Zugriff auf diese Datei ist Concept Office nicht lauffähig.

Im Feld Connect wird der Verbindungspfad (Connect-String) zur Datenbank von Concept Office angezeigt.

Außerdem werden ausgewählte Steuerwerte angezeigt. Diese werden für Fehleranalysen benötigt.

Sonstiges

Programm Einstellungen

Serienbriefexporttyp: (zentrale) Einstellung welche Verarbeitungsweise für Serienbriefe verwendet werden soll
Sprache: in welcher Sprache soll CO angezeigt werden (globale Einstellung)
Report-Mustersatz: eingestellter Formular-Mustersatz für Vorgangsdokumente
Masken-Layout-Dateien nicht aktualisieren: „friert“ die momentan getroffene Maskeneinstellung ein

Email Einstellungen

Email-Client: Über welche Software soll Concept Office seine Emails versenden? Zur Verfügung stehen:

Microsoft Outlook
Default Client*
POP3/SMTP*

*(Funktionsumfang eingeschränkt, da einige Funktionen nur mit Microsoft Outlook arbeiten können)

Früher konnte man mit einem beliebigen Absender über den Exchange Server intern Mails versenden. Dies ist nun nicht mehr möglich. Es ist notwendig das eine E-Mail hinterlegt ist, welche dem Exchange Server bekannt ist. Sollte keine E-Mail konfiguriert sein, wird standardmäßig „noreply@fox.local“ eingesetzt. Dort sollte eine, dem Exchange Server bekannte E-Mail Adresse hinterlegt sein.

Protokolldatei

Zeigt den Speicherort des nutzerspezifischen Fehlerprotokolls

Druckprotokoll

Erlaubt das Zuschalten eines Druckprotokolls zur Fehleranalyse. Ein zugeschaltetes Druckprotokoll verlangsamt alle Druck- und Statistikfunktionalitäten extrem. Aktivieren Sie diese Funktion nur auf Bitte eines Supporters, um ein Problem zu analysieren.

Debugmeldungen

Erlaubt das Anzeigen der Debugmeldungen zur Fehleranalyse.

Concept EDI

Timer

Gibt an, in welchem Minutenintervall auf neue Emails und neue Bestellungs-XML-Dateien geprüft werden soll.

Administrator Email

Da Concept EDI unbeaufsichtigt läuft, können Fehler einige Zeit unbemerkt bleiben. Für solche Fälle lässt sich hier eine Emailadresse hinterlegen, an die im Fehlerfall eine Email geschickt wird.

Sofort versenden

Gibt an, ob die Emails in den Entwürfen landen, oder direkt versendet werden.

Text

Text, der in der Email zum Hersteller/zum Händler erscheinen soll

Tapi-Manager

Benutzerzuordnung des TAPI-Gerätes: Bei der Konfiguration der TAPI-Schnittstelle wird zwischen Arbeitsplatz-PC und Windows Terminalserver (WTS) unterschieden. Für den Einsatz am Arbeitsplatz-PC ist die Einstellung Einheitlich für alle Benutzer sinnvoll, während auf einem WTS Benutzerabhängig eingestellt werden muss.

Auswahl des TAPI-Gerätes: Hier muss das mit Ihrer TK-Anlage verbundene TAPI-Gerät, i.d.R. ist das ein Telefon, ausgewählt werden.

Wählfunktion: Es können hier Einträge hinterlegt werden, um nicht dem internationalen Standard entsprechende Telefonnummern aus der Concept Office-Datenbank in das wählbare Format überführen zu können (Siehe auch TAPI-Schnittstelle). Liegen die Telefonnummern schon in der korrekten Schreibweise vor, so sind hier keine Einträge notwendig.

Nummer für Amtsholung: Einstelliger Wahlpräfix zum Heranholen einer Amtsleitung auf dem Nebenstellentelefon.

Ersetzungen Landesvorwahl: dient zu Entfernung von falsch geschriebenen Landesvorwahlen z.B. ++49 oder 0049 usw. diese Zeichenketten werden vor der Anwahl aus der Telefonnummer entfernt.

Standardwerte setzen: Die Einstellungen für Status-Maskierung, Parameter Mediamodes und Parameter Flags werden für die meisten TK-Anlagen mit diesem Knopf korrekt gesetzt und sollten nur nach Rücksprache mit unserem Support verändert werden.

Parameter Call Privileges: Die Einstellung steuert, ob über die TK-Anlage nur gewählt werden soll, oder ob auch eingehende Anrufe behandelt werden sollen.

None: Es werden nur ausgehende Anrufe behandelt.
Monitor: In Concept Office nicht benutzt.
Owner: Es werden ausgehende und eingehende Anrufe behandelt.

Benutzer- oder Geräte-abhängige Einstellungen zur TAPI-Schnittstelle.

Installation

Hier finden sich erweiterte Funktionen zur Prüfung der CO-Installation und Funktionistüchtigkeit der Programmumgebung. Die meisten Funktionen sollten nur durch den Support benutzt werden.

Installation prüfen: Überprüft die Verfügbarkeit benötigter DLL-Dateien und COM-Komponenten.

DB-Verbindung prüfen:Versucht die Datenbank anzusprechen. Der vorgeschlagenen Connect-String muss dabei geändert werden, da sonst ein Fehler auftritt.

Masken-Layout-Dateien löschen: CO speichert Informationen zur Darstellung von Masken und Übersichten. Diese Layout-Informationen lassen sich löschen. CO muss dazu geschlossen sein.

Reportinformationen neu einlesen: Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Routine „copy report information to database“, welche Formularinformationen, Reports und Reportrechen erneut in die Datenbank kopiert.

Mandantenauswahl erzwingen: CO speichert den zuletzt genutzten Mandant. Der Knopf erzwingt die Mandantenauswahl beim nächsten Programmstart

Meldungstexte neu einlesen: Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Routine „copy text information to database“, welche Meldungstexte und Übersetzungen erneut in die Datenbank kopiert.

Abgewählte Meldungen reaktivieren: Alle, durch den Benutzer abgewählten Meldungen, werden wieder angezeigt.

Setupnachbereitung erzwingen:Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Setup-Nachbereitung.

Verschlüsselung

Hier findet die Passwortverschlüsselung statt. Beim FibuConnect-String in der office.dat kann das Passwort als Platzhalter hinterlegt werden (< pwd >) Durch Angabe von FibuPwd=… kann das verschlüsselte Passwort hinterlegt werden.

Protokoll

Administration, Konfigurationsmanager, Datenbank, Protokoll, Meldungen

administration:sonderrechte_office

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Sonderrechte Office

Änderung an Rechnungsanschrift erlauben

Angebote erledigen und "verloren" setzen

Damit sich nicht zu viele offene Vorgänge im System befinden, sollte man alte bzw. verlorene Angebote auf Bearbeitungsstatus erledigt setzen. Dazu benötigt man dieses Recht.

Basket-Konditionen in CO-Positionsverarbeitung ändern

Basket: Einkaufsbrutto ändern

Bei allen Lieferanten bestellen (Filiallösung)

Bestellungsansicht

Ausprägungen:

keine Bestellungen
nur eigene Bestellungen (Mitarbeiter muss als Bearbeiter in der Bestellung hinterlegt sein)
nur Bestellungen des VK-Teams
Bestellungen des Geschäftsbereiches (Geschäftsbereich der Bestellung muss am Mitarbeiter hinterlegt sein)
Alle Bestellungen

Direkteingabe von Zählerständen in Maschinenpflege

Ist dieses Recht nicht gegeben, können Zählerstände nur über Serviceaufträge und das Modul Zählerstandserfassung eingetragen werden.

Erledigte Vorgänge reaktivieren

In erledigten (komplett berechneten) Vorgängen kann nichts mehr verändert werden. Mit diesem Recht hier, können erledigte Vorgänge auf teilberechnet gesetzt werden. Danach ist der entsprechende Vorgang wieder offen und es können beispielsweise Positionen angefügt werden.

Gutschriften erlauben

Hier können Sie entscheiden, ob die Mitglieder der Rechtegruppe Gutschriften erfassen oder erfassen und auch auslösen dürfen.

Das Recht Gutschriften auszulösen, erlaubt auch ein Sofortstorno von Rechnungen durchzuführen

Inventurbewertung

Inventurbücher übernehmen und löschen

Lagermengen verwalten

Setzt Modulrechte Läger und Warenbuchung voraus und schränkt diese ein. Wenn entzogen, darf der Nutzer keine Lagerbestände verändern. Im Modul Läger sind keine Direkteingaben möglich. Im Modul Warenbuchung keine Bestandsbuchungen. Das Reklamationsmodul ist nicht aufrufbar.

Letzten EK bzw. DurchschnittsEK ändern

Mindestspanne am Artikel unterschreiten

Steht dieses Recht nicht auf ja, kann an der Kasse prinzipiell kein Artikel unter dem Einkaufspreis verkauft werden.

Möbelkonditionen für alle Kunden bzw. Lieferanten

Obergrenze Auftragswert für Angebotsdruck

Preise und Rabatte ändern (AB/PE)

Provisionsbearbeitung erlauben

Rabattvergabe für nicht rabattfähige Artikel

Seriennummern von Maschinen ändern

Sofortstorno auch nach Fibu-Übergabe erlauben

Siehe Sofortstorno

Sonderkonditionsart Artikel immer ändern

Verkaufsteam im Auftrag ändern

Vertragsgutschrift mit erweiterter Funktionalität

Vertragsansicht

Dieses Recht legt fest, welche Verträge der Nutzer sehen soll. Auch die Vertragsprüfung (Zuordnung von Vertragsleistungen) im Auftrag funktioniert nur für die Verträge, die der Nutzer über dieses recht sieht.

Ausprägungen:

nur eigene Verträge (Mitarbeiter muss als Verkäufer im Vertrag hinterlegt sein)
nur Verträge zu eigenen Firmen (Mitarbeiter muss als Verkäufer am Kunden hinterlegt sein)
Verträge des Geschäftsbereiches (Geschäftsbereich des Vertrages muss am Mitarbeiter hinterlegt sein)
Alle Verträge

Vorgänge bestätigen

Nur mit diesem Recht können Sie einen Vorgang mit Bearbeitungsstatus erfasst oder angeboten auf den Status bestätigt setzen bzw. eine Auftragsbestätigung drucken.

Vorgangsgesamtspanne bzw. -rohgewinn ändern

Zahlungsbedingung bei Vertragsabrechnung ändern

Administration, Rechteverwaltung

tourenplanung:tourenplanung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-12T12:33:35+00:00

Touren

Das Modul Touren dient der Planung und Durchführung von Auslieferungen. Folgende zwei Konfigurationen sind bei der Aktivierung der Tourenplanung zu beachten:

Konfiguration 231: Tourenplanung aktiv

Steuert ob und, wenn ja, welche Tourenplanung aktiv ist.

0 - Nein
1 - Ja
3 - Ja, für PBS bei LS-Druck

Ist die Konfiguration auf „1 - Ja“ gesetzt, dann werden im Modul Tourenplanung Aufträge auch kommissioniert und Lieferscheine gedruckt.

Beim Einschalten der Tourenplanung müssen in allen alten Packzetteln die gepackten Mengen per SQL gesetzt werden.

Wird die Konfiguration auf „3 - Ja, für PBS bei LS-Druck“ gesetzt, dann dient die Tourenplanung dem Druck der Paketaufkleber, sowie der Ladelisten. Hier dazu mehr.

Konfiguration 314: CO Logistik aktiv

Steuert ob CO Logistik im Einsatz ist.

0 - Nein
1 - Ja

Ist diese Konfiguration aktiv, wird die Tourenplanung zum Freischalten der jeweils zu packenden Touren verwendet.

Tourenstamm

Im Modul Tourenstamm (TR) unter „Weitere Stammdaten“ werden die Touren angelegt.

Versandarten

Im Modul Versandarten, unter „Weitere Stammdaten“ werden die Versandarten für Concept Office angelegt. Unter „Auslieferungskennzeichen“ kann ein Auslieferungskennzeichen hinterlegt werden. Wenn Daten für externe Systeme wie DHL bereitgestellt werden sollen, dann wird für die Ausgabe ein „Ausgabepfad“ hinterlegt.

Geschäftsbereiche

Im Modul Geschäftsbereiche, unter „Weitere Stammdaten“ werden die Geschäftsbereiche angelegt. Über die Aktivierung der Einstellung „Auslieferung über Touren“ wird automatisch die Tour-Nummer, aus der Lieferanschrift des Kunden in den Vorgang übernommen. Ist die Einstellung aktiv und an der Lieferanschrift keine Tour hinterlegt, dann kann der Vorgang erst gespeichert werden, wenn im Vorgang eine Tour, der Lieferanschrift zugeordnet wird.

Anschriften

Damit beim Erfassen eines Vorgangs die Tour in den Vorgang übernommen wird, muss vorher in den Firmenanschriften die Tour hinterlegt werden. Dies wird in den Lieferanschriften der Firmen, unter der Karteikarte „Weiteres“ vorgenommen. Es kann pro Geschäftsbereich eine Tour hinterlegt werden oder über den Eintrag „(alle)“, für alle Geschäftsbereiche ein Eintrag vorgenommen werden. Für die Tour wird die entsprechende zugehörige Versandart ausgewählt. Um die Tour für alle Anschriften vorzubelegen, ist es ratsam Tourbezirke anzulegen. Standardmäßig muss mindestens eine Tour vorhanden sein, dabei muss als Tourbezirk für Deutschland der PLZ-Bereich 00000-99999 angegeben werden.

Mitarbeiter

Am Mitarbeiter müssen alle Geschäftsbereiche eingetragen sein, die mit der Tourenplanung abgewickelt werden sollen.

Bezirke

Im Modul Bezirke ist möglich an einem Bezirk eine Tourennummer zu hinterlegen. Jedoch sollte dabei beachtet werden, dass bei der Hinterlegung einer Tourennummer das Bezirk mit der Bezirksart Tour gekennzeichnet sein sollte.

weitere_stammdaten:provisionsstaffeln

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-21T06:29:14+00:00

Provisionsstaffeln

Unter Weiteren Stammdaten befindet sich das Modul Provisionsstaffeln.

In diesem Modul werden den im Modul Mandanten hinterlegten Provisionsgruppen konkrete Provisionssätze zugewiesen. Dabei können artikelorientierte oder kundenorientierte Provisionsgruppen verwendet werden.

Vor der Eingabe müssen im Modul Mandanten die Provisionsgruppen gepflegt sein.

Eingabe von Provisionsstaffeln

Durch Klick auf Neu wird eine neue Provisionsstaffel erzeugt. Im gleichnamigen Feld ist es nun möglich, einen eindeutigen Namen zu vergeben, welcher maximal 20 Zeichen lang sein darf. Die Bezeichnung darf 50 Zeichen lang sein und dient im Concept Office der Auswahl und Zuweisung der Provisionsstaffeln.

Eine Provisionsstaffel kann mehrere Provisionssätze enthalten, um die verschiedenen Geschäftsvorfälle abzudecken. Pro Provisionsgruppe kann aber nur eine Festlegung getroffen werden. Außerdem ist eine allgemeine Regelung für die Provisionsgruppe ( alle) möglich.

Die Zuweisung der Provisionssätze kann nach den folgenden Berechnungsvorschriften erfolgen:

Umsatz (fester Satz)
Rohgewinn (fester Satz)
Umsatz abhängig vom Rohgewinn-% (gestaffelt)
Umsatz abhängig vom Rabatt (gestaffelt)
Provision auf Rohgewinn abhängig vom Rohgewinn-% (gestaffelt)
Umsatzprovision abhängig vom Preiskatalog (gestaffelt)
Umsatzprovision abhängig vom Listen-VK
Umsatzprovision abhängig vom Auftragswert (gestaffelt)

Zuweisung der Provisionsgruppen

Die Zuweisung der Provisionsgruppen erfolgt über die Verkaufsteams.

In den Mitarbeitergruppen hinterlegt man anschließend welchem Verkaufsteam die erstellten Provisionsstaffel hinterlegt werden. Dort kann man auch Provisionsteilungen hinterlegen. D.h. wenn in einem Team die Hauptarbeit macht, kann diesem Mitarbeitern z.B. 80% der Provision zugeordnet werden und den anderen 20%.

Wenn in der Mitarbeiterzuordnung unter Provisionsteilung ein Wert angegeben wird, muss die Summe aller Prozentwerte der verschiedenen Mitarbeiter 100% ergeben. Wenn in der Gruppe ein Mitarbeiter ohne Wert ist, bekommt dieser in einem Vorgang als Verkäufer KEINE Provision, sondern nur die Mitarbeiten, die einen Prozentwert hinterlegt haben.

Wenn alle Mitarbeiter keinen Wert in der Provisionsteilung hinterlegt haben, bekommt der Mitarbeiter 100%, der in der fakturierten Rechnung als Verkäufer hinterlegt ist.

Mandanten, Provisionsgruppen, Provision

administration:benachrichtigung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-13T06:05:03+00:00

Administration

Benachrichtigungen (BT)

Für dieses Modul ist die Lizenz Admintool erforderlich.

Um Kunden oder auch eigene Mitarbeiter / Techniker über verschiedene Sachstände zu unterrichten, gibt es im Concept Office die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu verschicken.

Dieses Modul finden Sie im Strukturbaum unter Administration und kann über die Modulkürzel BT aufgerufen werden.

Aufbau des Benachrichtungen-Moduls

Im Modul Benachrichtigungen finden Sie 3 Reiterkarten:

Benachrichtigungen
Gruppen
Aufgaben

1.Benachrichtigungen

Im oberen Bereich des Benachrichtigungen-Reiters lassen sich beliebig viele Ereignisse hinterlegen. Jede hinterlegte Benachrichtigung erhält eine eigenständige Ereignisnummer.

Zunächst kann für die Benachrichtigung ein fest definierter Kunde (=Kundennummer in Spalte Kunden) oder eine Benachrichtigungs-Gruppe (insofern diese im Register Gruppen angelegt wurde) hinterlegt werden. Wird kein Kunde bzw keine Kundengruppe definiert, so wird die Kunden-Spalte mit der Zahl 1 vorbelegt und hat zur Folge, dass das Ereignis für ALLE Kunden (1=ALLE) gilt. In der Bezeichnungs-Spalte wird die Benachrichtigung benannt und kann über die Beschreibungs-Spalte genauer beschrieben werden.

Wenn alle Voreinstellungen getroffen wurden, kann nun der Auslöser für die Benachrichtigung definiert werden. Dabei entscheidet die Wahl des Auslösers, welche Bearbeitungs-Spalte (siehe Pfeile) im Ereignis ausgewählt werden kann, um das Ereignis einem explizitem Status/ Dokument zuzuordnen.

Trigger (Auslöser):

Auftragsimport
Bearbeitungsstatusänderung
Dokumentendruck
Genehmigungsverfahren
MPS-Bedarfsmeldung
MPS-Maschine nichct erreichbar
Ticketanlage
Ticketbearbeitungsstatusänderung
Trackinginformation eintragen
Unterbearbeitungsstatusändergun
Warenbuchung auftragsbezogen

Ab CO 8.2569.33: Trigger für Benachrichtigungen bei Anlage von MPS-Bedarfsmeldungen. In einer neuen Spalte kann definiert werden, für welches MPS-System diese Benachrichtigungen aktiviert werden, auch Portalmeldungen via MPS-System können Benachrichtigungen auslösen. Es stehen auch die Platzhalter für die Benachrichtigungen zur Verfügung.

Ab CO 8.3822.2: mit dem Trigger „Trackinginformation eintragen“ wird eine neue Benachrichtigungsaufgabe erzeugt, wenn neue Trackingdaten auf Kopfebene des Auftrags geschrieben oder geändert werden. Dafür werden nun auch bei DHL die Trackinginformationen aus den Positionen in den Kopf übertragen.

Für die Benachrichtigungen stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:

#TrackingInfo# - Sendungsnummer(n)
#TrackingURL# - Tracking-URL ergänzt um die Sendungsnummer(n), wenn diese für den entsprechenden Paketdienstleister gepflegt ist (Versandarten)

Reaktionen:

Nachdem das Ereignis angelegt wurde, lassen sich nun verschiedene Reaktionen (Benachrichtigungen) hinterlegen:

E-Mail senden: versenden einer E-Mail an eine Empfängeradresse aus den vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten oder durch Eingabe einer direkten E-Mail in das Empfängerfeld
Aktivität anlegen: anlegen einer Aktivität mit Vorbelegung der Aktivitätenart sowie des betreffenden Mitarbeiters, für welchen die Aktivität angelegt werden soll
Drucken
KRZN-Meldung
SimpleClicks-Verbrauchsmaterialmeldung: auslösen einer SimpleClicks-Verbrauchsmaterialmeldung
SimlpeClicks-Störungsmeldung: auslösen einer SimlpeClicks-Störungsmeldung
individuell

Zudem ist es Möglich, mehrere Reaktionen zu ein und demselben Ereignis zu hinterlegen.

Im oben gezeigten Beispiel wird sowohl eine E-Mail gesendet, als auch eine Aktivität angelegt, wenn das Ereignis Unterbearbeitungsstatus = disponiert eintritt.

Bitte beachten Sie, wenn Sie als Auslöser den Unterbearbeitungsstatus disponiert verwenden, wird bei jeder NEUEN Disposition eine Mail versandt.

Über den Haken ‚Sofort benachrichtigen‘ kann entschieden werden, ob die Reaktion (E-Mail) sofort (benötigt die Einrichtung eines SMTP-Servers) oder im Nachgang durch einen Mitarbeiter manuell ausgelöst werden soll. Reaktionen/E-Mails, welche nicht sofort benachrichtigt werden sollen, werden im Aufgaben-Reiter als ausstehend gekennzeichnet.

Empfängeradresse bei E-Mail senden:

(keine Zuordnung)
Angebotsmail Vorgang
AP der Rolle Verbrauchsmaterial am Vertrag
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Anschrift
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Firma
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Maschine
AP der Rolle Fleet-Administrator
AP der Rolle IT-Verantwortlicher
AP der Rolle Portal-Administrator
AP der Rolle Rollout-Verantwortlicher
AP der Rolle Service am Vertrag
AP der Rolle Service an Anschrift
AP der Rolle Service an Firma
AP der Rolle Service an Maschine
AP der Rolle Standortverantwortlicher
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher am Vertrag
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Anschrift
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Firma
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Maschine
AP der Rolle Wiederverkäufer
AP der Rolle Zählerstände am Vertrag
AP der Rolle Zählerstände an Anschrift
AP der Rolle Zählerstände an Firma
AP der Rolle Zählerstände an Maschine
Avisierungsmail Vorgang
Bearbeitermailadresse
BestellungsMail
Bestellt durch aus Vorgang
E-Mail
Genehmigungsberechtigte (alle)
Genehmigungsberechtigte des GB
LieferbestaetigungsMail
Lieferungsmail Vorgang
Maschinenort Benachrichtigungsmail
Mahnungsmail
Mitarbeiter am Kunden
MPS-Meldender
RechnungsMail
Rechnungsmail Vorgang
Verkäufermailadresse

2.Gruppen

Da gewisse Benachrichtigungen nur für bestimmte Kunden benötigt werden, bietet es sich an, eine Kundengruppe für diese anzulegen. Dabei wird lediglich die Bezeichnung der Gruppe, sowie eine kurze Bemerkung hinterlegt. Im unteren Bereich werden dann die Kundennummern für die angelegte Kundengruppe hinterlegt. Sie können die Kunden über die Fernglassuche oder auch durch Direkteingabe der Kundennummer der Gruppe zuordnen.

3.Aufgaben

In der Reiterkarte Aufgaben werden alle ausgeführten Reaktionen, welche über ein Ereignis definiert bzw ausgelöst wurden, aufgelistet. Dabei zeigt der Status an, ob die Benachrichtigung erfolgt ist oder noch ausstehend ist. Auch fehlerhafte Status werden aufgezeigt, wo im Nachgang geprüft werden muss, was die Fehlerursache ist.

Der Status ‚ausstehend‘ erfolgt dann, wenn die hinterlegte Reaktion Keinen ‚sofort benachrichtigen‘-Haken besitzt. Diese müssen manuell über die Modulfunktion Aufgabe ausführen am rechten Rand angestoßen werden.

Einstellen von Textbausteinen

Für jede Reaktion einer hinterlegten Benachrichtigung kann ein spezieller Textbaustein hinterlegt werden. Diese müssen bei Anlage im Modul Textbausteine in Ihrer Art als Benachrichtigung definiert werden.

Die hinterlegten Textbausteine können dann in der Benachrichtigungs-Reaktion ausgewählt werden.

Deaktivieren einer Benachrichtigung

Falls eingestellte Benachrichtigungen einmal nicht benötigt werden, können diese deaktiviert und bei Neubedarf wieder aktiviert werden.

Hierfür wird mit Reiter Benachrichtigungen in der oberen Tabelle in der Spalte Deaktivieren der Haken gesetzt oder entfernt.

Benachrichtigungen, Textbausteine

aktivitaeten:workflow

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T12:29:33+00:00

Akademie

Workflows

Workflows sind selbstauslösende Arbeitsabläufe, die in Concept Office über Aktivitäten abgebildet werden. Diese sind in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten zu finden. Sie werden an den Aktivitätenarten eingerichtet.

Wenn aktiv, werden diese Arbeitsabläufe sowohl in Concept Office als auch in Concept Mobile eingehalten.

Anlage eines Workflow mit (möglichen) Ergebnissen

Es wird die Aktivitätenart ausgewählt, für welche ein Workflow hinterlegt werden soll. Es können für alle Aktivitäten beliebig viele Workflows definiert werden.

In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden.

Sie müssen nicht alle möglichen Ergebnisse mit einem Workflow definieren.

Jetzt kann der gewünschte Workflow definiert werden. In der ersten Spalte kann aus allen zuvor angelegten möglichen Ergebnissen das ausgewählt werden, welches als erstes mit einem Workflow hinterlegt werden soll.

Ergebnis- Auswahl eines zuvor festgelegten möglichen Ergebnis
Geschäftsbereich-Auswahl eines für den Workflow gültigen Geschäftsbereiches
Wird (alle) gewählt, gilt der Workflow dieser Aktivität für alle Geschäftsbereiche.
Aktivität-Auswahl der Aktivität, die dem eingetretenen Ergebnis folgen soll (es dient der optimalen Weiterführung der Aufgabe)
Bezeichnung-Hinterlegung textueller Hinweise, die für die nächste Aktivität von Bedeutung sind
Offset in Tagen-Hinterlegung der Tage bis zur Aktivität, d.h. aktuelles Datum plus Offset in Tagen ergibt das Datum der Aktivität
Mitarbeiter-Zuständiger Mitarbeiter, der für die Ausführung der Aktivität zuständig ist
Bereich - der festgelegte, zugehörige Bereich
Bemerkungen - die hier vorbesetzte Bemerkung wird an die entstehende Aktivität vererbt.

Im Modul Aktivitätenarten gibt es auch die Möglichkeit, sich mit einem Klick auf den entsprechenden Link die Workflows grafisch anzeigen zu lassen.

Die grafische Darstellung ermöglicht den Arbeitsablauf, der für die entsprechende Aktivitätenart definiert ist, noch einmal zu prüfen und erleichtert den Mitarbeitern diese Abläufen nachvollziehen zu können.

Diese Grafik wird in einem separaten Fenster angezeigt. Mittels dieser Einstellungen können die Aktivitäten zu Workflowketten verbunden werden. Wurde beispielsweise in einer Aktivität an einem definierten Ergebnis als Workflow eine andere Aktivität festgelegt, die ebenfalls einen Workflow hinterlegt hat, erhält man eine Workflowkette.

Einstellungen

Konfiguration 355: Beim Erledigen einer Aktivität muss ein Ergebnis angegeben werden.

Beim Erledigen einer Aktivität muss ein Ergebnis angegeben werden, wenn für diese Aktivitätenart Ergebnisse hinterlegt sind.

0 - Nein
1 - Ja

Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse

Das Ziel der Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse ist, eine Kette von Aktivitäten mit Hilfe eines auslösenden Triggers sofort zu erstellen.

Dazu wird in Aktivitätenarten eine sogenannte Triggeraktivität (Kennung) angelegt. Sie dient lediglich dazu, um die Aktivitätenkette auszulösen und erscheint später nicht mehr in den offenen Aktivitäten.

Außerdem muss die Check-Box Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen aktiviert werden.

In der Workflowdefinition dieser Aktivität wird angegeben, welche Aktivitäten bei Anlage ausgelöst werden. Hierbei ist die Nennung unterschiedlicher Mitarbeiter sowie Offset-Tage (aktuelles Datum + Offset-Tage = Aktivitätendatum) möglich.

Auslösen der Workflowkette

Um die Aktivitätenkette nun auszulösen, muss eine Aktivität mit dieser Triggeraktivität erstellt werden.

Für alle an dieser hinterlegten Workflowdefinitionen werden nun Aktivitäten erstellt.

Die Triggeraktivität selbst wird jedoch ausgeblendet. Innerhalb jeder der einzelnen Aktivitäten kann über den Link Workflow eine Übersicht der verknüpften Aktivitäten sowie deren Status abgerufen werden.

Aktivitaeten

artikel:anlage_eines_modellartikels

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-05T06:37:16+00:00

Anlage eines Modellartikels

Als Modellartikel wird ein Artikel bezeichnet der seriennummerngeführt ist. Aus diesem entstehen später Maschinen. Prinzipiell wird ein solcher Artikel wie jeder andere Artikel angelegt. Zum seriennummerngeführten Artikel wird der Artikel durch die „Artikelart Allgemein“. In der Registerkarte Gruppierung/Weiteres muss dieses Feld auf Identartikel mit Seriennummer gesetzt werden.

Folgende weitere Informationen können bzw. müssen für Maschinen hinterlegt werden (zusätzlich zu den Feldern, die bei allen anderen Artikel auch gelten):

Registerkarte Artikel

Bezeichnung (zwingend)

Die hier angegebene Bezeichnung wird auf allen Statistiken und Kundendokumenten (TKD-Rechnung, Vertragsrechnung etc.) angedruckt, wenn an der einzelnen Maschine keine abweichende Bezeichnung hinterlegt wird.

Herstellerkürzel (optional)

Das Herstellerkürzel kann als Prefix vor die Maschinennummer herangezogen werden. Siehe hier

Registerkarte Gruppierung/Weiteres

ArtikelartAllgemein (zwingend)

Wie oben erwähnt wird durch den Eintrag „Identartikel mit Seriennummer“ erst dafür gesorgt, dass der Artikel ein Modellartikel ist.

Registerkarte Texte/Bilder

Langtext (optional)

Da Maschinen oft hochwertige Waren sind, lassen sich hier längere Texte, die inhaltlich über die bloße Bezeichnung hinausgehen, hinterlegen. Darüberhinaus kann festgelegt werden auf welchen Dokumenten der Langtext gedruckt werden soll. Langtexte lassen sich formatieren.

Kurztext (optional)

Die hier eingegebene Kurzbezeichnung wird im Programm an verschiedenen Stellen angezeigt und soll Bildschirmplatz sparen, da normale Maschinenbezeichnungen oft sehr lang sind. Im folgenden Bild wird ein Ausschnitt der Zählerstandserfassung gezeigt. Die oberen beiden Maschinen haben keinen Kurztext (die normale Bezeichnung wird gezeigt), die beiden unteren besitzen einen Kurztext. Die Spalte könnte bei den unteren Maschinen schmaler gezogen werden.

Bildname (optional)

Hier kann der Pfad zu einem Artikelbild hinterlegt werden, welches zentral abgespeichert werden sollte. Dieses kann auf Angeboten mit angedruckt werden. Es wird auch in der Vorgangsbearbeitung, im Maschinenbuch und an der Kasse angezeigt.

Dokumentenpfad (optional)

Hier kann ein beliebiges Dokument zum Modell hinterlegt werden. Wenn Sie Zählerstände ablesen nutzen, können Sie hier einen Link zu einem Dokument im Internet hinterlegen, aus welchem ihr Kunde erkennt, wie und wo er den Zählerstand an diesem Modell abliest.

Registerkarte TKD

Gerätegruppe und Gerätetyp (optional)

Diese beiden Felder dienen der Selektion von Maschinen zur Auswertung und über beide Felder können verschiedene Stundensätze für Technikereinsätze definiert werden. Beispielsweise kann der Gerätegruppe „Plotter“ ein anderer Stundensatz zugewiesen werden als der Gerätegruppe „Kleingeräte“.

Mehr Informationen finden Sie hier.

Garantie Hersteller (Monate) (optional)

Wird hier eine Zahl angegeben, dann errechnet das Programm das Ende der Herstellergarantie und trägt das entsprechende Datum an der Maschine ein. Die Garantie beginnt am Tag der Warenzubuchung. Weitere Informationen können Sie hier nachlesen.

Garantie Kunde (Monate) (optional)

Wird hier eine Zahl angegeben, dann errechnet das Programm das Ende der Kundengarantie und trägt das entsprechende Datum an der Maschine ein. Die Garantie beginnt mit Datum des Lieferscheins. Weitere Informationen können Sie hier nachlesen.

Abschreibungsdauer (optional)

Der hier hinterlegte Wert wird für die Abschreibungsberechnung herangezogen. Siehe hier.

Materialien (optional)

Zubehör (optional)

Erstausstattung (optional)

Siehe: Erstausstattung

Zähler (zwingend, wenn bei dieser Maschine Klicks in Verträgen abgerechnet werden sollen)

Artikel

co8:buerobedarf

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T09:33:59+00:00

Geschäftsbereich Bürobedarf

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Allgemeines

Die PrivatePilot-Ausgabe wurde um die GTIN-Ausgabe (führende Artikelnummer) erweitert.

Artikel

Neuer Link in der Artikelmaske, welcher die Vorläuferartikel (welche Artikel haben den aktuellen Artikel direkt oder indirekt als Folgeartikel) anzeigt.

Verkaufssperre am Artikel in Abhängigkeit des Lieferantenstatus setzen

1. Hierfür wurde eine neue Konfiguration (558) ‚Verkaufssperre am Artikel automatisch setzen bei Statusänderung am Lieferantenartikel‘ geschaffen. Damit werden Artikel automatisch gesperrt und entsperrt, bei Änderungen am Status des Lieferantenartikels.

Folgende Ausprägungen sind möglich:

0 - keine automatische Sperre
1 - Sperren, wenn Artikel bei allen Lieferanten gesperrt ist und Bestand=0 (alle Läger) - Standardeinstellung
2 - Sperren, wenn Artikel bei Hauptlieferanten gesperrt ist und Bestand=0, Artikel automatisch entsperren, wenn dieser wieder verfügbar ist.

Entsperrt werden Artikel nur automatisch, wenn Konfiguration 558 den Wert =2 hat. Entsperrt werden Artikel nur dann, wenn Lieferantenartikel vom Status ‚Zur Zeit nicht lieferbar‘ auf ‚wieder verfügbar‘ oder ‚normal‘ wechseln.

2. Der Haken „Verkaufssperre“ am Artikel wurde zu einer Dropdownbox umgewandelt. Folgende Ausprägungen sind möglich:

keine
vorübergehend, mit Edi-Aktualisierung
dauerhaft (Ist diese Auswahl gesetzt, dann bleibt diese Sperre auch bei Änderung vom Status des Lieferantenartikels.)

Außerdem ist am Lieferanten das Kennzeichen „Wenn Hauptlieferant, dann Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen“ zu setzen, damit die Konfiguration wirksam wird.

Bei Artikeln, die vorher den Haken Verkaufssperre getragen haben, wird die Dropdownbox mit „vorübergehend, mit Edi-Aktualisierung“ gesetzt.

Gruppenpreise

Es besteht die Möglichkeit Gruppenpreise in Concept Office umzusetzen. Dabei lassen sich Artikel mithilfe der Artikelklassifizierungen hinsichtlich der Preisaktualisierung gruppieren.

Alles über Gruppenpreise lesen sie hier

Prozentpreise

In Concept Office 8.0 ist es nun möglich Prozentpreise zu definieren. Dabei handelt es sich um Preise, die auf einer EK-Kalkulation beruhen, das heißt, ändert sich der EK des Artikels, ändert sich, anhand der vorgegebenen Spanne, auch der VK des Artikels. Somit hat jede Änderung am zugrundeliegenden EK einen veränderten VK zu Folge.

Alles über Prozentpreise finden sie hier.

Sonderkonditionen

Kopiervorlage von verschiedenen Merkmalen aus der Sonderkondition mit laufender Nummer 1

Beim Anlegen einer EK-basierenden Kondition werden die Werte für ‚Preiskatalog (Ek)', ‚Preisbasis (Ek)' und ‚Preissenkung (VK) erlaubt‘ aus der Kondition mit lfd. Nummer = 1 vorbelegt. Daher ist es sinnvoll diese nicht mit einer echten Kundenkondition zu verwenden. Ist dies bereits geschehen, sollte sie umnummeriert werden, damit die laufende Nummer 1 frei ist.

Ebenso kann das Merkmal „Kernsortiment“ gepflegt werden. Dieses Merkmal vererbt sich nun auf weitere Sonderkonditionsanlagen.

EDI-Artikel

Prüfung Warengruppen und Artikelklassifizierung bei Neuanlage
Beim Import von neuen Artikeln in den EDI-Artikelstamm werden die Warengruppen und Artikelklassifizierungen bei automatischer Übernahme geprüft. In der EDI-Artikel-Ansicht gibt es nun die Spalten „Neu-fehlerfrei“ und „Neu-fehlerhaft“.

Übernahme der Sortimentskennung aus dem BMEcat Beim Einlesen von Artikelstammdaten über BMEcat wird die Sortimentskennung anhand der von Soennecken bereitgestellten Informationen ermittelt und am Edi-Artikel gespeichert. Dafür wurde eine neue Sortimentskennung ‚Lieferung durch Dritte‘ eingeführt, falls der Artikel von einem Lieferanten von Soennecken direkt geliefert wird. Außerdem wurde eine neue Konfiguration 559 hinzugefügt, um eine Textfarbe für die neue Sortimentskennung hinterlegen zu können.

Bei der Übernahme der Artikeldaten wird die Sortimentskennung am Lieferantenartikel gespeichert. Die Sortimentskennung wird automatisch in den Artikelstamm geschrieben, wenn:

der Lieferant Hauptlieferant ist,
das Kennzeichen „Wenn Hauptlieferant, dann den Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen“ am Lieferanten gesetzt ist und
die neu geschaffene Auswahl der in den Artikelstamm zu synchronisierenden Sortimentskennungen die im BMEcat ermittelte Sortimentskennung enthält. Diese lassen sich im Reiter „Lieferantendaten“ im Firmenmodul des entsprechenden Lieferanten einstellen.

Im BMEcat können nun die Artikelklassifierzungen EPAG und EWAG ausgelesen werden

Die Informationen EPAG und EWAG aus dem BMEcat können nun analog anderer Klassifizierungen importiert werden. Hierfür müssen die Klassifizierungen im Mandanten angelegt werden, damit diese beim Import den Artikeleigenschaften im Concept Office zugeordnet werden können.

Aus dem BMECat lassen sich Zolltarifnummern auslesen. Diese werden als Artikelklassifizierung mit dem Namen „StBA“ und „Zolltarifnummer“ in den Artikelstamm übertragen.

Erweiterung Artikelnummerierung

Es wurde die Funktion der Artikelnummergenerierung für EDI-Artikel erweitert. Für die Nummerngenerierung werden jetzt Markenkürzel gesetzt, falls nicht anderweitig im Übernahmeschema angegeben.

Die Markenkürzel werden in einem neuen Modul „Marken Hersteller (ML)“ unter „Weitere Stammdaten“ verwaltet. Diese können per Hand oder über die neue Modulfunktion „EDI-Marken importieren“ angelegt werden. Nach Nutzen der Importfunktion, müssen die importieren Marken noch gepflegt werden, d.h. das Kürzel setzen und dieses über den Haken „Kürzel für Artikelnummerbildung verwenden“ freigeben.

Sind keine Markenkürzel vorhanden, wird auf die am Lieferanten hinterlegten Kürzel für die Artikelnummerierung zurückgegriffen.

EDI-Schnittstelle

Artikelstamm ausgeben - Format BMEcat

Bei der Preisausgabe können nun auch Aktionspreise ausgeschlossen werden

Rückfallschema bei Übernahme von Artikeldaten aus dem EDI-Artikelstamm

Es kann vorkommen, dass Artikel mit Verkaufspreis aktualisiert werden sollen, vereinzelte Artikel aber vom Lieferanten keine Verkaufspreise mit bekommen haben. Bisher wurden diese Artikel nicht aktualisiert und ein Fehler wurde ausgewiesen. In Concept Office 8 kann nun ein Ersatzschema angegeben werden, wo Artikel ohne Verkaufspreis entweder ohne Aktualisierung des Verkaufspreis übernommen werden oder der Verkaufspreis kalkuliert wird.

Kundenbestellungsimport

Erweiterungen im Kundenbestellungsimport ohne Schalter

Maximaler Auftragswert für einen Kunden
Für einen Kunden kann ein maximaler Auftragswert für den Kundenbestellungsimport definiert werden. Dieser kann am Geschäftsbereich, am Kontakt sowie geschäftsbereichsabhängig am Kontakt hinterlegt werden. Der zum Auftrag passende maximale Auftragswert wird dabei folgendermaßen ermittelt:

Für den konkreten Geschäftsbereich am Kontakt hinterlegter Wert
Für den übergeordneten Geschäftsbereich am Kontakt hinterlegter Wert
Am Kontakt hinterlegter Wert (Reiter Kundendaten, Abschnitt Allgemein)
Am Geschäftsbereich hinterlegter Wert
Am übergeordneten Geschäftsbereich hinterlegter Wert

Maximaler Positionswert, maximale Positionsmenge
Der Auftragsimport über die EDI-Schnittstelle wurde erweitert. Die Positionsanlage wurde um eine Prüfung der maximalen Positionsmenge und des maximalen Positionswertes ergänzt.

Hierzu kommen die Felder Max. Menge und Max. Wert am Artikel, sowie nun auch unter Warengruppen zum Tragen, es können entsprechende Werte hinterlegt werden.

Bei der Prüfung haben die Werte des Artikels Vorrang.

Bei manueller Anlage eines Auftrages, greift nur die Max. Menge, bei der elektronischen Verarbeitung werden beide Angaben ausgewertet (Max. Menge und Max. Wert).

Lieferantenswitch
Am Artikel kann am Hauptlieferanten ein Ersatzlieferant hinterlegt werden (Ausweichlieferant max. Bestellmenge), auf welchen gewechselt wird, wenn die maximale Bestellmenge für den Artikel überschritten wird. Achtung: Dieser Lieferant muss außerdem am Artikel gepflegt sein. Sollte auch die maximale Menge des Ausweichlieferanten überschritten wurden sein, dann bleibt der Artikel beim Hauptlieferanten und der Vorgang wird nur erfasst gespeichert. Wenn kein Ausweichlieferant hinterlegt ist und die maximale Menge überschritten ist, wird der Vorgang ebenfalls nur erfasst gespeichert.

Ermittlung des Sachbearbeiters
Sachbearbeiter werden jetzt, wenn nicht im Auftrag angegeben, über den zugehörigen Geschäftsbereich im Kundenstamm ermittelt.

Protokollierung verbessert
Im Feld Dispobemerkung werden nun auch Fehler und Warnungen protokolliert.

Erweiterungen im Kundenbestellungsimport mit Schalter

für Kundenbestellungen_einlesen.ini

_AuftragseingangsartBeiPrueffehler
Um eine bessere Separierung von Vorgängen zu erhalten, kann im Importschema für die Schnittstelle ‚Kundenbestellung einlesen‘ gesteuert werden, dass fehlerhafte Bestellungen eine eigene Auftragseingangsart erhalten. Dazu ist im Schema anzugeben: _AuftragseingangsartBeiPrueffehler=#123

_AutomatischeBestellung=#1
Es gibt jetzt ein neues Lieferantenkennzeichen „automatisch bestellen“ im Firmenmodul (Reiter Lieferantendaten). Dies hat die Optionen Ja/Nein/Nur Bestellvorschlag. Entsprechend werden Positionen pro Lieferanten behandelt, wenn der Ini-Schalter für automatisches bestellen („_AutomatischeBestellung“) aktiv ist.

_ArtikelAnlageAusEdiSchema=#
Es wurde eine neue Funktion für die Anlage von Fremdartikeln beim Kundenbestellungsimport geschaffen. Es können nun neue Artikel aus dem EDI-Artikelstamm direkt beim Import angelegt und im Auftrag übernommen werden.

Voraussetzung ist, dass die Lizenz für Fremdartikel vorhanden ist und der Artikel im vorgelagerten Artikelstamm (EDI-Artikel) existiert. Für die Anlage der Artikel muss ein entsprechendes Schema angelegt werden und dem Import-Schalter _ArtikelAnlageAusEdiSchema zugewiesen werden.

_BonitaetSperreKundeIgnorieren=#1
Import von Bestellungen mit bonitätsgesperrten Kunden. Der Vorgang wird dann als erfasst gespeichert und eine Warnung in Feld Dispo-Bemerkung protokolliert.

_KomplettAuftraegeBestellenFuerEinLieferant
Im Kundebestellungsschema kann jetzt der neue Schalter „_KomplettAuftraegeBestellenFuerEinLieferant=#1“ gesetzt werden, der die automatische Bestellungserzeugung zulässt, wenn ein Auftrag komplett (bestätigt) ist und alle Positionen einem einzigen Lieferanten zugeordnet sind.

Diese Funktion ist unabhängig von der Mandantenkonfiguration 393 (automatische Bestellungen)

_KundenBestellNrEindeutigkeitPruefen‘=#2
Die Prüfung auf Kundenbestellnummereindeutigkeit wurde mit Ausrichtung 2 erweitert, sodass bei Dopplungen von Kundenbestellnummern der Auftrag im Status „erfasst“ angelegt wird. (Dies ist sinnvoll, wenn der Import grundlegend aus bestätigt importiert wird und der Status „erfasst“ bei Dopplungen eine Sichtung vorgibt).

_LieferInfoBildungsVorschrift
Es kann eine Bildungsvorschrift für die Zusammensetzung der Lieferinfo angegeben werden. Dabei können alle Platzhalter verwendet werden, die auch für die Bildung der Kundenbestellnummer zur Verfügung stehen. Darüber hinaus wurde der Platzhalter #LieferHinweis# eingeführt, der durch den aus der importierten Bestellung entnommenen Lieferhinweistext ersetzt wird.

_LieferAnschriftAusStammdaten=#3
Beim Einlesen von OpenTrans-Kundenbestellungen kann gesteuert werden, dass die Lieferanschriftsnummer aus der Datei gegen die CO-Anschriftsnummern geprüft und entsprechend eingesetzt wird.

_LieferadresseZusatzBildungsvorschrift
Beim Einlesen von Kundenbestellungen kann über den Schalter ‚_LieferadresseZusatzBildungsvorschrift‘ eine Bildungsvorschrift definiert werden, die im Namen der Lieferanschrift eine zusätzliche Zeile entsprechend der Vorschrift anfügt (analog der Vorschrift für die Kundenbestellnummer). (CO-40800):

z.B.: _LieferadresseZusatzBildungsvorschrift=#Ihre Bestellung: #BestellNummer# vom #BestellDatum#

_NichtLieferbareArtikelErfassen
Prüfung auf Lieferbarkeit des Artikels beim Hauptlieferant. Sollte der Artikel nicht lieferbar sein, wird der Auftrag nur erfasst gespeichert.

_RechAnschriftUebernehmen (neue Ausprägungen)

#0: wird Rechnungsanschrift aus den Stammdaten ermittelt
#1: wird die in der Bestellung angegebene Rechnungsanschrift (falls vorhanden) in den Auftrag übernommen
#2: die Rechnungsanschriftsnummer wird gegen die CO-Rechnungsanschriftsnummer geprüft und entsprechend eingesetzt. (neu)
#3: die Rechnungsanschriftsnummer wird gegen die Fremdnummer der CO-Anschriften geprüft und die Anschrift entsprechend eingesetzt. Dafür können die Fremdnummern jetzt im Anschriften-Modul gepflegt werden. (neu)

_VerkaufsgesperrteArtikel
Ermöglicht Import von Positionen mit verkaufsgesperrten Artikeln. Der Vorgang wird dann als erfasst gespeichert und die Warnung protokolliert.

_VkAbweichungProzent
VK-Schwellwertprüfung. Es kann ein unterer und oberer Schwellwert als Prozentwert angegeben werden z.B.: ‚_VkAbweichungProzent=#-10,5/15,5. Trennzeichen für die Angabe ist '/'. Wenn der Schalter aktiv ist, wird mit dem Listenpreis des Artikels verglichen. Sollte es zur Überschreitung kommen, wird es als Fehler protokolliert, der Vorgang wird als erfasst angelegt.

Wenn der Schalter aktiv ist, wird mit dem Preis des Artikels verglichen, der bei manueller Erstellung des Vorgangs eingesetzt werden würde, sei es der Listenpreis oder evtl. ein Kundenpreis. Sollte es zur Überschreitung kommen, wird es als Fehler protokolliert, der Vorgang wird als erfasst angelegt.

_BeiVertragsLeistungAuftragAufErfasst=#1
Bei Import von Kundenbestellungen kann festgelegt werden, ob gewährte Vertragsleistungen dazu führen sollen, dass der Auftrag im Status ‚erfasst‘ angelegt wird.

Ob beim Import der Kundenbestellungen eine Vertragsprüfung stattfinden soll, ist über Konfiguration 236 ‚Zuordnung von Vertragsleistungen automatisch vornehmen‘ zu aktivieren.

_VorgangTrotzDefaultArtikelBestaetigen=#2
Erweiterung des Schalters um die Option 2, bei welcher der Standardsammelartikel (_DefaultArtikel=#xyz) den Vorgang auf Erfasst setzt. Nur Lieferantensammelartikel, die aus dem Lieferanten der Position ermittelt wurden, setzen den Vorgang dann hingegen auf Bestätigt.

Neue Option HTML-Display an der Kasse

Neue Funktion in Concept Cash

Hierfür muss in den Optionen von ConceptCash (Displayoptionen) der Haken bei HTML-Display gesetzt werden, um diesen zu aktivieren. Es erscheint beim Start der Kasse ein zweites Fenster, welches frei positioniert werden kann (beispielsweise auf einem 2. Bildschirm).

Der Inhalt des Displays wird über die Dateien im Ordner HTML→Views→ KassenDisplay gesteuert. Diese werden beim Update angelegt und mit den Standardeinstellungen (Platzhaltern, etc.) vorbelegt.

CO8

druck-manager:formularzuordnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-12-29T09:18:15+00:00

Formularzuordnung

In der Formularzuordnung werden die Bedingungen festgelegt, unter denen ein Report oder Formular auf einem Drucker gedruckt werden soll. Alle Reports und Formulare, die hier nicht konfiguriert sind, werden auf dem als Standarddrucker im Betriebssystem definierten Drucker des Rechners ausgedruckt.

Alle Felder, die bei der Konfiguration freigelassen werden, berücksichtigt das Programm nicht und sie werden daher mit dem Platzhalter !! (alle) gefüllt. Alle Einträge in die Tabelle werden durch Klick auf die Schaltfläche Speichern oder durch Wechsel in eine neue Zeile gespeichert.

Einträge werden gelöscht, in dem der Cursor in die betreffende Zeile gesetzt wird und dann auf die Schaltfläche Löschen geklickt wird.

Die Felder im Einzelnen:

Nr.	Automatisch gefüllte Zeilennummer.
Virtueller Formularname	Der Name, mit dem das Formular¹⁾ programmintern hinterlegt ist. Beim Klick in das Feld lässt sich eine Auswahlfeld öffnen. Eine Liste aller verfügbarer Formulare wird sichtbar. Neben dem programminternen Namen ist auch die Formularkategorie und unter der Spalte Bezeichnung der Name zu sehen, wie ihn der Anwender im Programm sieht. Dies soll eine Auswahl der Formulare erleichtern.
Benutzername	Auswahlkriterium: Benutzername (Login mit dem der Anwender am Computer angemeldet ist)
Rechnername	Auswahlkriterium: Name des Computers
Geschäftsbereich	Auswahlkriterium: Geschäftsbereich des Vorgangs für den das Formular gedruckt wird.
Kunde	Auswahlkriterium: Firmennummer des Kunden
Lieferant	Auswahlkriterium: Firmennummer des Lieferanten
Sprache	Auswahlkriterium: Formularsprache welches an der Anschrift des Kunden hinterlegt ist
Lager / Filiale	Auswahlkriterium: Das im Vorgang hinterlegte Lager. Hier kann mittels eines internen Schalters ²⁾ auch auf das Auswahlkriterium Filiale umgeschaltet werden.
Anzahl Exemplare	Wie viele Exemplare des Reports sollen gedruckt werden. (Wirkt nur wenn keine Seitensteuerung verwendet wird.)
Virtueller Druckername	Legt den Drucker fest, auf dem nach den Auswahlkriterien gedruckt werden soll. Mit Klick auf das Feld lässt sich eine Combobox öffnen und die vorher in der Druckereinrichtung konfigurierten Drucker können ausgewählt werden.
Exportverzeichnis	Falls es sich bei dem Druck um einen Exportdruck handelt (PDF, WORD), ist hier der Pfad zu hinterlegen wo die exportierte Datei abgelegt werden soll.
Spezielle Reportdatei	Hier kann ein speziell, für die hier getroffene Zuordnung, angepasstes Formular mit eigenem realem Dateinamen hinterlegt werden.
Seitensteuerung aktivieren	Ein Klick setzt einen Haken in das Feld und aktiviert die Seitensteuerung. Diese muss dann im Bereich Seitensteuerung konfiguriert werden. Ist die Seitensteuerung für ein Formular aktiviert, wird die hier angegebene Exemplaranzahl ignoriert und stattdessen die Exemplaranzahlen, wie in den Seitensteuerungseinträgen angegeben, verwendet. Dies gilt auch für den eingestellten Drucker und einen eventuell eingestellten Exportpfad.
Seitensteuerungsvorlage	Name der Seitensteuerung, die im Bereich Seitensteuerung festgelegt wurde.
Priorität	Die Sortierung der Einträge erfolgt vom Programm. Soll ein Eintrag bevorzugt werden, kann dies durch Eingabe einer höheren Priorität erfolgen. Niedrigste Priorität hat die 0. Es ist jedoch zu beachten, dass die prinzipielle Sortierung vom ungenauen zum genaueren Eintrag funktioniert.
Additiv	Deklariert den Formularzuordnungseintrag als additive Formularzuordnung, weitere Informationen zum additiven Druck finden Sie hier
Nur Druckparameter	Ist hier ein Haken wird, die Zeile blau dargestellt. Die Zeile dient nur zur abweichenden Druckparametereinstellung. Die Kunden- und Druckzuordnungen bleiben wie im Haupteintrag des Formulars.
Recherche-ID	Es kann pro Formularzuordnung eine Recherche hinterlegt werden. Diese wird beim Druck ausgeführt und das Ergebnis, wie in der Recherche angegeben, exportiert. Dabei wird die Dokument-Id (z.B. Rechnungsnummer) als Platzhalter für Recherche und Exportpfad verwendet. Im Fall eines Mailversandes des Dokuments wird die exportierte Recherche mit als Anhang versendet.
Bildungsvorschrift Exportdatei	Siehe unten.

Priorität
Mandant
Formularkategorie
Kriterium 1 - Geschäftsbereich
Kriterium 2 - Kunde
Kriterium 3 - Lieferant
Kriterium 4 - Sprache
Kriterium 5 - Lager oder Filiale
Benutzername
Rechnername

Beispiel Rechnungsversand per Mail

Gegebenheit: es existieren in der Formularzuordnung für das Rechnungsformular bereits mehrere Zeilen und zwar in Abhängigkeit vom Geschäftsbereich.

Zielstellung: für spezielle Kunden, die zuvor in einer Druck-Kundengruppe vermerkt worden, sollen die Rechnungen per Mail (anstelle in Papierform) verschickt werden.

Da von der Rangfolge her der Geschäftsbereich vorrangiger als der Kunde / die Kundengruppe behandelt wird, muss in dem Fall mit der Priorität gearbeitet werden und dazu die Zeile mit der Kundengruppe für den Mailversand eine höhere Priorität als die Zeilen für den Papierdruck erhalten.

Für Kassennutzer: Der Lieferscheindruck kann auch in den Stammdaten von Concept Cash eingestellt werden. Der Druck erfolgt dann am Bondrucker. Wenn nicht anders gewünscht (z.B. ein weiteres Exemplar für den Archivdrucker), ist keine weitere Einstellung im Druckmanager nötig.

Für die Drucker $PDF und $email lässt sich der Name der entstehenden PDF-Datei beeinflussen. Dies geschieht in der Spalte Bildungsvorschrift Exportdateiname. Folgende Platzhalter sind verwendbar:
#Kontaktnummer#
#Belegdatum#
#Belegnummer#
#Vertragsnummer#
#Vorgangsnummer#

Beispiel für einen Eintrag: RE_#Kontaktnummer#_#Belegnummer# führt zu RE_4711_0815.pdf.

Druckapplikation

Im Druck-Manager - Formularzuordnung ist es möglich, für die Drucksteuerung mittels der Spalte „Druckapplikation“ applikationsspezifische Einstellungen für Concept Cash, Concept Flex und Concept Office vorzunehmen.

Als Standard wird Druckapplikation=(alle) vorgegeben.

Wenn kein Eintrag mit Druckapplikation=(alle) vorhanden ist, dann muss für jede der Applikationen Concept Cash, Concept Flex und Concept Office ein separater Eintrag vorhanden sein. Ist dies nicht der Fall, dann fällt die Drucksteuerung für Applikationen ohne separaten Eintrag auf den Standarddrucker zurück.

Bei einer additiven Formularzuordnung gilt wie bisher auch:

Jede zutreffende Formularzuordnung wird dem Druckauftrag hinzugefügt. Wenn es beispielsweise beim Druck in Concept Office eine additive Formularzuordnung mit Druckapplikation=(alle) und eine weitere additive Formularzuordnung mit Druckapplikation=Concept Office gibt, dann werden beide Formularzuordnungseinträge dem Druckauftrag hinzugefügt, weil beide Einträge zutreffend sind.

ACHTUNG: Mit dieser Funktion werden alle in Flex erzeugten Dokumente laut Druckmanager gedruckt (z.B. auch Reparaturaufträge). Ist das nicht gewünscht, so können diese Dokumente mit der oben beschriebenen Einstellung auf den Drucker $Null umgeleitet werden. Der Drucker $Null unterdrückt den Ausdruck.

Druck-Manager, Drucken

¹⁾

auch Report genannt

²⁾

Eintrag in der Datei Office.dat: DruckKriterium5=„Filiale“

mandanten:kassendaten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:52+00:00

Kassendaten

Hier werden grundlegende Einstellungen für das angeschlossene Concept Cash hinterlegt.

In den Fibudaten muss das Geldkonto Barverkauf hinterlegt werden. Ein zusätzlicher Eintrag an der Kasse für den Barverkauf darf nicht erfolgen.

Barverkaufskunde

Um den an den Kassen getätigten Umsatz korrekt zu verbuchen, muss ein Barverkaufskunde hinterlegt werden. Dieser erhält den Umsatz aller anonymen Kunden. Er ist außerdem Grundlage für die Preisermittlung.

Kassenwährungen

Concept Cash unterstützt bis zu zwei Währungen, die an den Kassen verwendet werden können. Werden die Felder leer gelassen, verwendet die Kasse ausschließlich die Hauswährung.

Sonstiges

Weitere Kasseneinstellungen können an den Filialen hinterlegt werden.

Mandanten, Concept Cash, Kasse

mandanten:provisionsgruppen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-21T06:50:58+00:00

Provisionsgruppen

Provisionsgruppen dienen der Ermittlung der Verkäuferprovision.

Unter Administration / Mandant / Vorgabewerte kann man Provisionsgruppen anlegen. Als Basis sollte eine Provisionsgruppe „Standard“ für die Bereiche Artikel und Kunden (alle) vorhanden sein. Für bestimmte Provisionsermittlungen können jedoch noch weitere spezifische Gruppen angelegt werden.

Provisionsgruppen können für den Bereich Kunden oder Artikel angelegt werden. Abhängig von dieser Auswahl wird die Provisionsgruppe am jeweiligen Kunden oder Artikel hinterlegt.

Zuweisung von Provisionsgruppen

Kunden:

Auf der Kundenseite wird unter der Firma in den Geschäftsbereichsdaten die Provisionsgruppe hinterlegt.

Diese Gruppe dient der Ermittlung von Provisionen, die für die Kunden/Kundengruppen gezahlt werden, an denen diese Gruppe im Geschäftsbereichsdaten der Firma hinterlegt wurde. So kann ich z.B. Vorgänge mit „Neukunden“ anders provisionieren als die für „Bestandskunden“.

Artikel (Standard):

Am Artikel wird die Provisionsgruppe auf der Registerkarte Gruppierungen festgelegt.

Diese Gruppe dient der Ermittlung von Provisionen, die für die Artikel gezahlt werden, an denen diese Gruppe im Artikelstamm hinterlegt wurde.

Weitere Informationen

Mandanten, Provisionsgruppen, Provision

service-auftraege:verbrauchsmaterialsuche

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-12T13:55:04+00:00

Verbrauchsmaterialsuche

Ziel der Verbrauchsmaterialsuche ist, dass passendes Verbrauchsmaterial für eine Maschine, schnell gefunden und sicher richtig zugeordnet werden kann.

Die spezielle Suche ist in Vorgänge und Service-Aufträgen verfügbar.

Vorbereitung in den Stammdaten

Wenn Sie die Stammdaten für die Verwendung der Verbrauchsmaterialsuche vorbereiten, bedenken Sie, dass auch für die Verwendung der Funktion Alternative Toner im Vertrag Vorbereitungen notwendig sind. Es spart Zeit, diese Vorbereitungen gleichzeitig abzuarbeiten.

Am Modellartikel

Im Modul Artikel muss das entsprechende Modell ausgewählt und das Verbrauchsmaterial hinterlegt werden. Dies geschieht in der Registerkarte Zuordnungen in der Tabelle Material. Der Rang dient der automatisierten Zuordnung von Toner beim Import von Bedarfsmeldungen. Sind beispielsweise 2 schwarze Toner hinterlegt, wird beim Import einer MPS Bedarfsmeldung der Artikel mit der höchsten Zahl in der Spalte Rang verwendet.

Am Verbrauchsmaterial

In der Registerkarte TKD im Modul Artikel muss bei Verbrauchsmaterial, inbesondere bei Toner die Laufleistung und die Farbe hinterlegt werden.

Suche verwenden

Die Verbrauchsmaterialsuche kann in der Positionserfassung auf 2 Wegen aufgerufen werden:

Über die Taste F6
Auf Fernglas Rechtsklick „Verbrauchsmaterial/Tätigkeitsartikel suchen“ auswählen

Nach Aufruf der Suche, muss die Maschinennummer angegeben werden. Danach stehen einige Informationen zum Gerät zur Verfügung:

Es besteht auch die Möglichkeit den aktuellen Zählerstand einzugeben (6). Unter den Zählerständen kann ein Link angeboten werden, der aufzeigt, wie bei diesem Modell der Zählerstand abgelesen wird. (Mehr dazu hier)

In der Suche werden angezeigt:

Standort mit Anschrift
Vertragsdaten der Maschine inklusive der Information, ob kompatible Toner verwendet werden dürfen.
eventuelle Anbindung an ein MPS-System
Information, dass die Maschine fremdbetreut wird.
Hinweistext, welcher an der Maschine hinterlegt ist.
Zähler der Maschine mit der Möglichkeit, den aktuellen Zähler einzutragen
das dem Modell zugeordnete Verbrauchsmaterial inkl. weiterer Informationen wie letzte Lieferung, letzter Zählerstand, Laufleistung, Vertragsleistung etc.

Zum Übernehmen des Verbrauchsmaterials muss ein Haken in der Spalte Auswahl gesetzt werden. Ist das benötigte Material so markiert, kann es mit Klick auf Übernehmen in den Auftrag aufgenommen werden.

Vorgaenge, Suche, Service-Aufträge

sonderkonditionen:sonderkonditionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-07T09:33:11+00:00

Sonderkonditionen

Kundensonderkonditionen werden in der Strukturansicht unter Stammdaten/ Sonderkonditionen aufgerufen. Für eine zügigere Navigation kann zur Eingabe das Kürzel SO verwendet werden.

In dem Modul können diese für Artikel mit dem Auswahl-Kennzeichen Sonderkonditionen=Klassisch festgelegt werden.

Kundenzuordnung (1)

Es ist möglich speziell für einen Kunden, eine Kundengruppe oder für eine zeitlich begrenzte Aktion Konditionen anzulegen.

Kundenpreis
Kundengruppenpreis
Aktionspreis

Artikelzuordnung (2)

Zu einem speziellen Artikel lt. Artikelnummer, einem Artikelbereich, für eine Warengruppe, einem Warengruppenbereich oder einer Preisgruppe kann ein Sonderpreis oder Sonderrabatt angelegt werden.

Wird eine Sonderkondition für einen Artikel angelegt, dann kann hier auch eine abweichende Losgröße zum Artikelstamm hinterlegt werden.

Soll eine Sonderkondition für Alle Artikel im Stamm angelegt werden, dann kann dies im Artikelbereich mit der Eingabe von * erfolgen .

Allgemein (3)

Der Zeitraum für die Sonderkondition wird mit Gültig ab und Gültig bis hinterlegt, wobei Gültig bis keine Einschränkung haben muss.
Als Preiskatalog für die Sonderkonditionen stehen die vorhandene VK-Preiskataloge zur Verfügung.
Unter Mengenstaffel kann eine bestimmte Staffel gewählt werden.
Unter Rabattmerkmal kann festgelegt werden, ob Rabatte für alle Artikel, für rabattfähige oder für nicht rabattfähige Artikel gelten.
Es kann zusätzlich ein Rahmenvertrag, der mit dem Kunden besteht in der Sonderkondition hinterlegt werden.
Zudem kann das Merkmal Kundenkernsortiment gesetzt werden. Dieses wird im Soennecken Webshop ausgewertet und sorgt dafür, dass der Kunde nur diese Artikel sehen kann.
Der an der Sonderkondition mit Lfdnr.=1 gespeicherte Wert für ‚Kernsortiment‘ wird nun bei Neuanlage einer Kondition in der Maske vorbelegt.

Zusatzrabatt-Vereinbarungen (4)

Soll zu den vereinbarten Sonderkonditionen ein zusätzlicher Rabatt gewährt werden, zum Beispiel bei Onlineshop-Bestellungen, kann dies unter den Zusatzrabatt-Vereinbarungen vorgenommen werden.

Dann wird im Vorgang, bei der hier eingetragenen Eingangsart, dieser Rabatt zusätzlich vergeben.

Sonderpreise (5)

In dieser Rubrik werden die vereinbarten Sonderpreise oder Sonderrabatte hinterlegt. Es kann auch eine Preis-Staffelung erfolgen.

Wird der Preis über einen Preiskatalog oder eine Mengenstaffel ermittelt, beispielsweise für Artikelbereiche, so muss hier kein Eintrag erfolgen.

Sicherungskopie

Bei eingestellter Konfiguration 380 wird bei Erzeugen einer Preiskalkulation in den Sonderkonditionen eine Sicherungskopie der übernommen Daten in einer Exceldatei erzeugt. Diese wird dann im Dokumentenordner unter Mandant\Preispflege\uebernommen abgelegt.

Anlage Vorgang

Bei der Anlage eines Vorganges aus der Sonderkondition heraus ist diese Konfiguration zu beachten:

Konfiguration 254: Version XRechnung

Bei Kunden mit Kostenstellen ist deren Angabe im Vorgang Pflicht

0 - Nein
1 - Ja

Übernahme in die Preispflege

Siehe Übernahme Sonderkonditionen in die Preispflege

Artikel

stammdaten_tkd:vertragspreisanpassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-25T08:23:03+00:00

Vertragspreisanpassung

In diesem Modul können Änderungen für Vertragspreise durchgeführt werden. Dabei können Kunden informiert und Erhöhungen freigegeben oder zurückgestellt werden.

Das Modul Vertragspreisanpassung befindet sich im Strukturbaum unter Stammdaten TKD.

Anlage Vertragspreisanpassung

Über Klick auf Neu kann eine neue Vertragspreisanpassung hinterlegt werden, dabei wird automatische eine eindeutige Nummer vergeben. Anschließend erfolgt die Eingabe einer Bezeichnung.

Im Bereich Selektionskriterien können verschiedene Voreinstellungen für die Auswahl der zu erhöhenden Vertragserlöse bei der automatischen Vertragspreisanpassung getroffen werden. Gewählt werden kann:

Geschäftsbereich
Vertragsarten
Erlösart
Firma
Kundengruppe
Preisanpassungs-Schema

Die hier hinterlegten Daten bei den Selektionskriterien spielen bei der manuellen Vertragspreisänderung keine Rolle. Sie haben dort lediglich informativen Charakter.

Es kann bei der Vertragspreisanpassung ein Kundenanschreiben aufgerufen werden. Dafür ist es möglich einen formatierbaren Kopftext im gleichnamigen Feld einzugeben.

Zudem kann eine Bemerkung hinterlegt werden. Diese hat lediglich informellen Charakter und ist nur intern sichtbar.

Manuelle und automatische Vertragspreisanpassung

Es gibt zwei Wege, um Verträge für die Vertragspreisanpassung vorzubereiten. Zum einen kann im Modul Verträge eine manuelle Auswahl getroffen und diese dann über die Modulfunktion „zu Vertragspreisanpassung hinzufügen“ zur Weiterverarbeitung gegeben werden. Zum anderen können die Verträge unter zu Hilfenahme der hinterlegten Daten am Vertrag im Modul Vertragspreisanpassung importiert werden.

Manuelle Vertragspreisanpassung

Bei der manuellen Vertragspreisanpassung haben alle Anpassungs-Werte, die am Vertrag eingegeben wurden, keine Gültigkeit. Anzupassende Verträge werden über Selektionen ausgewählt und in das Modul Vertragspreisanpassung weitergegeben. Dort werden dann die Erhöhungswerte festgelegt.

Verträge manuell hinzufügen

Im Modul Verträge erfolgt eine Auswahl der Verträge, die zur Erhöhung vorgesehen sind. Dazu kann die „Fernglassuche“ verwendet werden.

Sind in der Übersicht nur noch Verträge, die selektiert werden sollen, erfolgt über die Modulfunktion Zur Vertragspreisanpassung hinzufügen eine Überführung in das entsprechende Modul.

In dem daraufhin angezeigten Fenster kann entschieden werden, ob die selektierten Verträge in eine bereits vorhandene oder in eine neue Vertragspreisanpassung überführt werden sollen.

Bei einer neuen Anpassung erfolgt zusätzlich die Eingabe einer Bezeichnung sowie des Stichtages. Zudem werden die zu überführenden Erlösarten (Klick, Wartung, Miete) benötigt.

Preise manuell ändern

Im Modul Vertragspreisanpassung kann eine bestehende Anpassung geöffnet oder neu angelegt werden. Die im Bereich Selektionskriterien hinterlegten Felder spielen bei der manuellen Vertragspreisänderung keine Rolle und haben lediglich informativen Charakter.

Im Reiter Vertragserlöse befinden sich alle Erlöse im Status erfasst. Durch Markieren und Löschen können auch hier noch Vertragserlöse von der Anpassung geschlossen bzw. über die Modulfunktion Vertragserlöse manuell hinzufügen ergänzt werden.

In der Spalte Neuer Preis kann eine Preisvergabe erfolgen. Alternativ kann die Modulfunktion Massenänderung verwendet werden. Per Massenänderung sind folgende möglich:

Status
Anpassung in %
Neuer Preis
Klickpreis runden auf
Abrunden für Pauschalen und Klickpreise

Es ist möglich eine Massenänderung mit Faktor = 0 % durchzuführen. Durch diese Funktionalität wird der Ursprungspreis (Alter Preis) wieder hergestellt.

Manuelle Anpassung durchführen

Sind alle zu erhöhenden Erlöse mit einem neuen Preis versehen worden und der Status dieser Erlöse ist Freigegeben, können die neuen Preise über die Modulfunktion Vertragsanpassung durchführen in die Verträge übertragen werden.

Automatische Vertragspreisanpassung

Bei der automatischen Vertragspreisanpassung werden die Daten direkt am Vertrag, in der Regel über ein Schema, gepflegt. Das Laden der Vertragserlöse erfolgt anschließend durch eine Modulfunktion.

Ist an einem Vertrag ein Schema für Vertragspreisanpassung hinterlegt, so werden ausschließlich dessen Werte für die automatische Erhöhung verwendet. Abweichende Einstellungen am Vertrag selbst sind nicht mehr möglich (ab 8.3822.2).

Voreinstellungen am Vertrag

Die zur automatischen Vertragspreiserhöhung notwendigen Parameter werden am Vertrag im Reiter „Rechnungsempfänger/Optionen“ selbst hinterlegt. Hier muss der Haken Preisanpassung möglich gesetzt sein.

Anschließend können die Daten manuell in die Felder eingetragen oder ein voran gelegtes Schema aufgerufen werden. Die Pflege der Schemata erfolgt im Modul Vertragspreisanpassungs-Schemata.

Hinzufügen zur Preisanpassung

Im Modul Vertragspreisanpassung werden im Eingabe-Reiter über die Selektionskriterien, die Vertragserlöse ausgewählt, die in die Anpassung gezogen werden sollen. Zur Auswahl stehen die unter Anlage beschriebenen Optionen.

Im Reiter Vertragserlöse steht nun die Modulfunktion Vertragserlöse neu laden zur Verfügung. Durch diese werden alle Erlöse, die

den Selektionskriterien,
den Preisanpassungsdaten aus Vertrag/Schemata entsprechen (letzte Abrechnung bis 1 Tag vor dem Stichtag) sowie
in diesem Zeitraum noch nicht abgerechnet wurden, in dem die Erhöhung stattfindet,

im Status Erfasst in das Grid geladen und erhalten den neuen Preis, wenn die Daten gepflegt wurden. Nun können letzte Änderungen vorgenommen werden.

Abschließend werden die Erlöse wie bei der manuellen Vertragspreisanpassung freigegeben und über die Modulfunktion Vertragsanpassung durchführen, wird der Prozess abgeschlossen.

Kundenbrief versenden

Im Reiter „Eingabe“ ist es einen Kopftext für ein Kundenanschreiben zu erstellen, indem die Kunden über die Preiserhöhung informiert werden. (Abweichende bzw. individuelle Anschreiben können über die Reportabteilung von Software-Concept erstellt werden. )

Anschließend können im Reiter „Vertragserlöse“ die Erlöse selektiert werden, für die ein Anschreiben erstellt werden soll. Über das Drucken-Symbol in der Menüleiste wird der Druck ausgelöst.

Der Vertragserlös erhält nun den Status Kunde informiert.

vertraege:sla

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-02T07:21:35+00:00

SLA - Service Level Agreement

Das Service Level Agreement (SLA) dient in Concept Office dazu, festzulegen, welche Priorität bzw. Reaktionszeit ein Service-Auftrag erhält. Dies fließt in die Disposition ein.

Definition der SLA

Bevor ein SLA an Maschine oder Vertrag hinterlegt werden kann, muss es im Modul Mandanten Registerkarte Vorgabewerte (Service) angelegt werden.

Hinterlegen von SLA

Eingabe im Vertrag

Ein SLA ist nur für Wartungserlöse hinterlegbar. Für die maschinelle Verarbeitung bzw. die Disposition-Service ist das Feld SLA vor Ort relevant. Zusätzlich können Daten für die vereinbarte Wiederherstellungszeit (SLA WHZ) und die vereinbarte Reaktionszeit für Response auf Eingang des Calls (SLA Response) hinterlegt werden. Diese haben informativen Charakter.

Eingabe an der Maschine

Für nicht über Verträge verwaltete Maschinen lässt sich trotzdem ein SLA hinterlegen. Rufen Sie dazu die Maschine im gleichnamigen Modul auf. Auf der Registerkarte Einsatzdaten kann das Feld Service Level Agreement dafür verwendet werden. Diese Einstellung ist nicht abhängig vom aktuellen Standort der Maschine.

Verwendung im Serviceauftrag

Wird ein Service-Auftrag für eine Maschine mit SLA angelegt, prüft Concept Office ob für die Maschine ein SLA zugewiesen wurde. Wenn ja, ergibt sich daraus die Reaktionszeit.

Das SLA kann an der Maschine und am Vertrag hinterlegt werden. Ist an beiden ein SLA hinterlegt, gewinnt die Einstellung des Vertrages.

SLA Status als Gadget

Die SLA-Status-Auswertung wird in der Office Heute Seite als Gadget angezeigt. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Maschinen, Disposition, Vertraege

vertraege:vertragskalkulation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-25T10:12:50+00:00

Vertragskalkulation

Dieses Modul ist mit der Lizenz VorgangsKalkulationExtern verfügbar.

1.Vorbereitung

1.1 Konfiguration

Einstellung der Konfiguration 339 auf die Einstellung 5 Vertragskalkulation intern.

Konfiguration 339: Externe Vorgangskalkulation

Hier stellen Sie das gewünschte Kalkulationsmodell ein.

0 - Nicht unterstützt
1 - Vertragskalkulation Excel - ein Modell
2 - Vertragskalkulation Excel - mehrere Modelle
3 - Positionskalkulation Excel Möbel individuell (Variante1)
4 - Positionskalkulation Excel Möbel individuell (Variante2)
5 - Vertragskalkulation intern

1.2 Einstellungsmöglichkeit am Mandanten

Für einen einheitlichen Aufschlag für Folgeklicks, können die Werte hier vordefiniert werden.

Damit Klicks in der Vertragskalkulation angezeigt werden, muss am Mandanten das Feld Art am Zähler gefüllt sein.

1.3 Einstellungsmöglichkeit am Grundartikel der Maschine

Für einen vordefinierten kalkulatorischen Klick-EK können Sie am Grundartikel der Maschine den Wert im Reiter Service vordefinieren.

1.4 Erstellen eines Textbausteins

Als Kopiervorlage können Sie folgenden Text nutzen:

Miete + Wartung

Miete pro Monat #MietRate# € Abrechnung #MietIntervall#

Servicepauschale pro Monat #WartungRate# € Abrechnung #WartungIntervall#

- Monatliche Freiseiten #Zaehler1Bez# #Zaehler1Freikopien#

- Monatliche Freiseiten #Zaehler2Bez# #Zaehler2Freikopien#

- Preis Folgeseite #Zaehler1Bez# #Zaehler1Klickpreis# €

- Preis Folgeseite #Zaehler2Bez# #Zaehler2Klickpreis# €

Abrechnung #Zaehler1Intervall#

Vertragslaufzeit #Laufzeit# Monate

In dem aufgeführten Wartungsvertrag sind folgende Dienstleistungen beinhaltet:

* Verbrauchsmaterial (Toner, Entwickler, Trommel)

* Ersatzteile

* Technikerleistungen

* An- und Abfahrtskosten

Reparaturen bzw. Technikereinsätze, die auf unsachgemäße Bedienung zurückzuführen sind, fallen nicht unter Wartungsvertragsleistungen.

Das gleiche gilt für Umsetzungen.Kopiermaterialien einschließlich Heftklammern sind nicht im Wartungsvertrag enthalten.

Wird kein Wartungsvertrag abgeschlossen, werden Verbrauchsmaterialien berechnet.

Um Miete und Wartung summiert anzuzeigen, können Sie auch folgenden Platzhalter verwenden. #MietePlusWartungRate#

Alle gültigen Platzhalter finden Sie auch hier.

2. Vertragskalkulation im Vorgang

2.1 Positionen im Vorgang

Die zu kalkulierenden Maschinen können für die Kalkulation im Vorgang in einer Position aufgenommen werden. Für die spätere Vereinzelung sollten folgende Einstellungen beachtet werden.

Am Abschnitt kann für die spätere Vereinzelung die Bezeichnung für die einzelnen Positionen hinterlegt werden. Diese werden pro gewünschtem Abschnitt durch Komma getrennt. Dabei muss die Anzahl der durch Komma getrennten Bezeichnungen mit der Anzahl der Maschinen übereinstimmen, sonst entstehen leere Ordner.

Jetzt wird mittels Modulfunktion die Vertragskalkulation, welche entweder im oberen Menüband unter Modulfunktion oder in der rechten Leiste zu finden ist, als separates Fenster geöffnet:

Bei Aufruf der Modulfunktion mit gedrückter Shift-Taste wird immer eine leere Kalkulation geöffnet. So können einzelne Positionen selektiert und separat kalkuliert werden. Andernfalls wird die letzte Kalkulation innerhalb dieses Vorgangs wieder geladen.

Sofern hinterlegt, werden Sie beim Aufruf der Vertragskalkulation zur Auswahl der Leasingfaktoren aufgefordert. Diese werden in die Kalkulation übernommen. Damit der richtige Wert dort angezeigt wird, muss mindestens eine Kalkulation gespeichert werden.

Hier können Sie jetzt alle weiteren Einstellungen treffen. Die gelb gekennzeichneten Felder sind bereits durch Ihre Voreinstellungen an Mandant und Maschine gefüllt. Diese können Sie jetzt manuell noch bearbeiten. Es öffnet sich ein Fenster in dem noch mal die generellen Parameter des Vertrages angezeigt werden. Hierbei wird auf die Daten aus der Vertragskalkulation zurück gegriffen.

Um die Mengen zu vereinzeln, muss hier der Haken entsprechend gesetzt werden. Textbausteine der Art Vertragskalkulationstext können hier ausgewählt werden. Die Erlöse werden aufgrund des oberen Grids bereits vorberechnet, manuelle Eingaben z.B. Erhöhungen der Raten sind ebenso möglich. Außerdem wird hier das Intervall eingestellt. Die Eingaben sind nach dem Speichern an den Maschinenpositionen gespeichert und werden bei erneutem Aufruf der Kalkulation wieder angezeigt. Die Positionen werden direkt nach dem Schließen der Vertragskalkulation vereinzelt, sofern der Haken gesetzt wurde.

Es ist möglich, über die Vertragskalkulation zu definieren, dass die Erlösanteile in Summe die Rate bilden. Ist diese Option gesetzt, werden zusätzliche Spalten zur Eingabe der Erlösartikel mit den entsprechenden Anteilen eingeblendet.

In der Position können jetzt die Maschinen zugeordnet werden. Die kalkulierten Daten werden bei der Anlage des Vertrages aus dem Vorgang übernommen. Sollen mehrere Maschinen aufgenommen werden, sind diese zu markieren.

Bemerkung: Sollte in der Vertragskalkulation ohne Leasingfaktoren gearbeitet werden, muss entweder manuell ein Leasingfaktor von 1,0 hinterlegt werden, oder es muss ein Standardleasingfaktor von 1,0 angelegt und ausgewählt werden, damit in der Kalkulation beim Mieterlös die Rate mittels Programmlogik errechnet und vorbelegt wird.

2.2.1 Hinweis

Wird in der Vertragskalkulation der Haken auf Schreibschutz gesetzt, so werden bei nachfolgenden Aufrufen die Werte nicht mehr anhand des Auftrages aktualisiert. Zusätzlich sind keine Eingaben in der Maske mehr möglich.

2.2 Extra Raten

Im Bereich Extra Raten können neben der Wartungspauschale weitere Pauschalen hinterlegt werden. Zum Beispiel, wenn Fleet (MPS) über eine eigene Pauschale in den Vertrag und die Vertragskalkulation aufgenommen werden soll. Hierzu muss ein entsprechender Erlösartikel angelegt werden. Der Verkaufspreis dieses Artikels wird als Verkaufspreis vorgeschlagen, kann aber in der oberen Tabelle mit der Maschinenauflistung in der entsprechenden Spalte (Spaltenname = Erlösartikelnummer) abgeändert werden. Der zur Ertragsberechnung herangezogene Einkaufspreis ist der Einkaufspreis des Erlösartikels.

In der Tabelle mit den Gesamtwerten wird eine weitere Zeile für diesen Erlös angezeigt. Bei Anlage eines Vertrages wird für diesen Erlös unter Zuhilfenahme des Erlösartikels ein oder zwei weitere Wartungspauschalen angelegt.

Um die Vertragstexte zu erweitern, können die Platzhalter „#WartungExtra < n > Name#“ (Bezeichnung des Erlösartikels) und „#WartungExtra < n > Rate#“ verwendet werden, wobei für < n > die Werte 1 und 2 zulässig sind.

2.3 Ablöse / Ablöseartikel

Um eine Ablöse in die Vertragskalkulation einzubeziehen, benötigen Sie im ersten Schritt einen Ablöseartikel, den Sie über das Modul Artikel unter Stammdaten anlegen.

In der Vertragskalkulation im Vorgang im Abschnitt „Allgemein“ können Sie diesen Ablöseartikel einfügen bzw. auswählen.

Die Ablöse wird dann als interne Position in den ersten Abschnitt der Positionen aufgenommen. Damit wird die Ablöse als zusätzliche Kosten in den ersten Abschnitt eingerechnet und schmälert dort entsprechend den Rohertrag.

2.4 Vertragsanlage mit den Daten der Vertragskalkulation

Aus einem Vorgang mit Vertragskalkulation kann mit wenigen Klicks ein Vertrag angelegt werden. Hierzu sind in der Positionsliste die betreffenden Maschinen zu markieren und mit Rechtsklick der Punkt Vertrag anlegen auszuwählen.

Bei erstmaliger Ausführung müssen die Erlösartikel pro Erlösart eingetragen werden. Diese sind bei erneuter Ausführung der Funktion dann bereits vorbelegt.

Steht im Feld Vertragsnummer bereits eine Nummer, so hat der Kunde des Auftrags bereits einen Vertrag und dieser würde erweitert werden. Möchten Sie das nicht, können Sie die Nummer mit 0 überschreiben. Dann entsteht ein neuer Vertrag mit einer neuen Vertragsnummer.

Haben sie verschiedene Modelle in der Vertragskalkulation mit verschiedenen Verkaufspreisen für Folgeklicks, dann wird bei der Vertragsanlage der Verkaufspreis der Folgeklicks für den Pool unter Berücksichtigung der hinterlegten Freikopien gemittelt.

Zusätzlich gibt es die Option ‚Kosten aus Kalkulation übernehmen‘. Diese gibt an, ob Kosten an die Vertragserlöse zu übernehmen sind.

Vorgaenge

vertraege:vertragsleistungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T13:40:02+00:00

Vertragsleistungen

In den Verträge in Concept Office lässt sich festlegen, dass Kunden definierte Artikel oder Leistungen unentgeltlich erhalten. Diese werden als Vertragsleistungen bezeichnet.

Funktionsweise

Am Vertrag oder dessen Vertragsart werden die gewünschten Leistungen über Artikelnummern, ganze Warengruppen oder andere Merkmale eingetragen. Wird ein solcher Artikel in einem Service-Auftrag erfasst, weist Concept Office auf die Vertragsleistung hin oder legt diese direkt fest.

Ausschlüsse und Leistung kostenpflichtig

Vertragsleistung ausschließen

Es lassen sich auch Artikel explizit ausschließen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn bis auf eine Ausnahme einen ganze Warengruppe als Vertragsleistung gelten soll. So lässt sich beispielsweise die Warenuntergruppe „Farbtoner“ ausschließen, während die komplette Warengruppe „Toner“ Vertragsleistung ist.

Vertragsleistung kostenpflichtig

Auch in diesem Fall kostet die Vertragsleistung Geld. Dabei wird aber im Gegensatz zum Ausschluss keine Bestpreisfindung gemacht (wenn aktiviert) sondern immer der am Kunden hinterlegte Preis verwendet. Damit ist das sogenannte tonerabnahmebasiertes Serviceverfahren möglich. Der höhere Tonerpreis gilt nur für diesen Kunden solange der Vertrag gültig ist, da mit diesem höheren Preis weitere Serviceleistungen finanziert werden.

Vertragsleistungsarten

Folgende Einstellungen sind als Vertragsleistung möglich

Warengruppe: alle Artikel einer Warengruppe
Warenuntergruppe: alle Artikel einer Warenuntergruppe
Warenunteruntergruppe: alle Artikel einer Warenunteruntergruppe
Artikel: ein konkreteter Artikel
Artikelmaterial (komplett): alle als Material am Modellartikel der Maschine hinterlegten Artikel
Zubehörartikel (komplett): alle als Zubehör am Modellartikel der Maschine hinterlegten Artikel
Service-Artikelart: alle Artikel einer TKD-Artikelart

Es besteht die Möglichkeit, Toner und Farbpatronen in Vertragsleistungen nach ihrer Farbe auszuschließen.

Beim Hinzufügen von Vertragsleistungen kann man nun, wenn die „ServiceArtikelart“ sowie „Toner“ oder „Tintenpatrone“ ausgewählt wird, die gewünschte Farbe festlegen.

Vertragsleistungen definieren

Die Definition ist am Vertrag oder der Vertragsart möglich. Empfohlen ist die Einstellung an der Vertragsart und die - bei Bedarf - individuelle Überarbeitung im Vertrag.

Vertragsart

In den Vertragsarten werden die Vertragsleistungen auf der gleichnamigen Registerkarte hinterlegt.

Sollen neue Leistungen hinzugefügt werden, klickt man auf die Schaltfläche Neuanlage.

Vertrag

Im Vertragsmodul werden die Einstellungen auf der Registerkarte Leistungen/Aussetzungen hinterlegt.

Alle einem Vertrag zugeordneten Maschinen erhalten automatisch die Leistung Leistungen gemäß Vertragsart. Dadurch werden die der Vertragsart zugeordneten Vertragsleistungen zugewiesen.

Vertragsleistungen in Service-Aufträgen

Bei der Eingabe einer Position findet eine Vertragsleistungsprüfung statt. Wird mindestens eine gültige Zuordnung gefunden, wird der Nutzer über ein Dialogfenster informiert und kann nun die Leistung zuweisen.

Alternativ und zu Kontrollzwecken kann man auch die rechte Maustaste über dem Identartikel mit der Funktion „Vertrag prüfen“ nutzen.

Die Position wird dadurch als nicht berechenbar gekennzeichnet und erhält den Verkaufspreis 0. Bei der Faktura des Service-Auftrags wird der Einkaufspreis als Belastung im Umsatz und der Maschinen-/Vertragshistorie eingetragen.

Sonstiges

Konfigurationen

Das Programmverhalten kann über Konfigurationen angepasst werden.

Konfiguration 12: Vertragsprüfung durchführen

Schaltet die Prüfung auf Vertragsleistungen zu- oder ab. (Geschäftsbereichsabhängig möglich)

0 - Nein
1 - Ja
2 - Ja, außer bei Angeboten bzw. Kostenvoranschlägen

Die Vertragsprüfung wird auch für Verträge im Status ‚erfasst‘ durchgeführt. Für die Abrechnung ist der Vertrag jedoch gesperrt.

Konfiguration 128: Vertragsprüfung auch zu Verträgen des Debitors.

Wenn aktiv werden, falls vorhanden, auch die Verträge für abweichende Debitoren berücksichtigt.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 186: Zugeordnete Vertragsleistungen nur berücksichtigen, wenn diese auch als Zubehör hinterlegt sind.

Wenn aktiviert, muss unabhängig von der Vertragsleistungsart der Artikel entweder als Material oder Zubehör am Modell der Maschine hinterlegt sein.

0 - Nein, keine Prüfung
1 - Ja, Prüfung

Konfiguration 197: Bei Vertragsleistungen auf Geschäftsbereich des Vertrages buchen

Steuert, ob bei Vertragsleistungen der Umsatz auf den Geschäftsbereich des Vertrags oder der Vorgangs bzw. Kassenvorgang gebucht wird.

0 - Nein, auf Geschäftsbereich des Vorgangs buchen
1 - Ja, auf Geschäftsbereich des Vertrags buchen

Konfiguration 229: Zuordnung des AD-Mitarbeiters bei Vertragsleistungen.

Steuert die Ermittlung des AD-Mitarbeiters für eine Vertragsleistung-Position.

0 - Standardverhalten
1 - Fixe Zuordnung an dieser Konfiguration
2 - Verkäufer aus dem Vertrag (Wartung) einsetzen

Konfiguration 236: Zuordnung der Vertragsleistungen automatisch vornehmen.

Wenn aktiv, wird falls genau 1 Maschine für 1 Vertragsleistung ermittelt werden kann, diese automatisch zugeordnet.

0 - Nein, manuelle Zuordnung.
1 - Ja, automatisch, falls möglich

Konfiguration 279: Vertragsprüfung nur für Artikel mit angegebener TKD-Artikelart durchführen.

Wenn aktiv, werden Artikel ohne eingetragene TKD-Artikelart nicht geprüft.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 357: Bei Nicht-Vertragsleistungspositionen Vertragsnummer in Historie entfernen.

Steuert, ob Vorgangspositionen, die nicht als Vertragsleistung gekennzeichnet, aber einer Maschine mit Vertrag zugeordnet sind, ohne Vertragsbezug in der Historie vermerkt werden.

0 - Nein, Vertragsnummer wird vermerkt.
1 - Ja, Vertragsbezug wird gelöscht.

Vertraege, Vertragsleistungen

vorgaenge:abschlagsrechnungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-25T12:12:40+00:00

Abschlagsrechnungen

Dieser Artikel zeigt die Anwendung des Abschlagsverfahrens in Concept Office. Es unterstützt eine Rechnungsstellung gemäß der Vergabe u. Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB §16 / Teil B / 2012). Das Verfahren kann hierbei auch für eine Anzahlungsrechnung genutzt werden.

Vorbereitungen

Abschlagsartikel anlegen

Anlage des Artikels im Artikelstamm

Ein Abschlag wird in der Buchhaltung i.d.R. als besondere Kontenklasse geführt. Daher ist es erforderlich, einen besonderen Artikel mit einer entsprechenden Kontierung vorbereitet anzulegen. Hier eine kurze Beschreibung.

Modul Artikelstamm starten

Artikelnummer wählen u. eine Kurzbezeichnung für die Suche eingeben

Für die am Abschlagsartikel hinterlegten Texte für die Abschlags- und Schlussrechnung können folgende Platzhalter benutzt werden:

Platzhalter
#Abschlagsbetrag#
#BerechnungsbasisEk#
#BerechnungsbasisVk#
#Einkaufspreis#
#InklKopfzuschlaege#
#MarkiertePositionen#
#Prozentsatz#

Der Abschlagsrechnungstext mit den entsprechenden Platzhaltern muss im Langtext des Erlösartikels und der Schlussrechnungstext in der Bezeichnung hinterlegt werden.

Kontierungsgruppe, Artikelart Allgemein u. Abschlagsklassifizierung hinterlegen

Speichern. Bei einem neuen Vorgang kann der Abschlagsartikel nun entsprechend ausgewählt werden.

Bedienung im Tagesgeschäft

Die Positionen werden wie gewünscht im System erfasst. In einem Kopfvortext zum Angebot / AB können Hinweise über die vereinbarten Zahlungsschritte hinterlegt werden.

Nun wird der Abschlagswertkalkulator gestartet:

Der Abschlagswertkalkulator

Die Ermittlung des Abschlagswertes kann wahlweise prozentual erfolgen (1) oder mit direkter Eingabe eines Festbetrages.(2)

Über den Button Aktualisieren wird die Berechnungsbasis angezeigt. (3)

Nun kann im Feld Abschlagsrechnungstext der Text für die Abschlagsposition hinterlegt werden. (4)

Der Text für die Schlussrechnung kann sofort hinterlegt werden, oder vor dem Erstellen der Schlussrechnung. (5)

Nach Betätigen von OK wird die Abschlagszeile erzeugt.

Die Position hat hierbei eine gelbe Statusfarbe und zeigt alle ermittelten Werte an. Der Abschlag kann vor der Fakturierung über das gleiche Verfahren geändert werden.

Druck der Abschlagsrechnung

Für den Druck der Abschlagsrechnung klickt man auf den Status erfasst der Abschlagsposition. Diese zeigt danach zu fakturieren an.

Lösen Sie wie gewohnt eine Rechnung aus. Das System erzeugt hierbei eine Abschlagsrechnung.

Der Status der Abschlagsposition steht hierbei dann auf fakturiert.

Vorbereitung der Schlussrechnung

Für die Schlussrechnung müssen alle Positionen auf zu liefern oder geliefert gesetzt sein.

Die Abschlagspositionen müssen per Klick auf den Status auf „auszugleichen“ gestellt werden. Der Schlussrechnungstext kann hierbei noch angepasst werden.

Beim Auslösen des Rechnungsdrucks wird Concept Office eine Rückfrage an Sie stellen, ob die Abschlagsrechnungen mit den Normalpositionen zusammengeführt werden sollen.

Nach Bestätigung mit JA erfolgt der Druck der Schlussrechnung.

Beachten Sie, wenn Sie Positionen und Abschlagssummen in einer Rechnung berechnen, dass Sie diese bei Rechnungskorrekturen nur getrennt gutschreiben können. Liegt eine solche Rechnung vor muss immer erst die Position gutgeschreiben werden und dann im Orginalvorgang den Abschlag. Wird die Abschlagssumme mit Minus zuerst korrigiert, muss diese Rechnung wieder storniert werden, um die Position gutschreiben zu können.

Hierbei werden alle Abschläge aufgeführt und gegen die gelieferte Ware gerechnet.

Achtung für Abschlagsbeträge müssen abweichende Fibu-Konten und abweichende Kontierungsgruppen in CO angelegt sein.

Sichten für Abschlagsverfahren

Offene Aufträge mit Abschlagszahlungen lassen sich auf dem Startbildschirm und im Baum anzeigen. Hierzu ist eine Sicht anzulegen und entsprechend zu speichern.

Diese Sicht wird dann im Baum gespeichert u. erlaubt per Klick das Öffnen der betreffenden Abschlagsvorgänge. Zusätzlich können diese Aufträge auf dem Startbildschirm angezeigt werden.

Darstellung Office Heute

Abschläge sind in dieser Sicht separat. Erst mit der Erstellung der Schlussrechnung werden diese Zahlungen sowohl im Umsatz, als auch im Rohgewinn angezeigt. Abschläge für sich stellen keinen Umsatz dar und werden auch in der Buchhaltung separat geführt.

Abschlagszahlungen und daran anteilig ermittelte Rohgewinne werden nicht unter Umsatz u. Rohgewinn aufgeführt.

Auswertungen

Die bestehenden Umsatzauswertungen beinhalten keine Abschlagszahlungen, diese sind in Umsätze u. Umsatzstatistik Aufträge aus der Vorgangsbearbeitung enthalten. Es gibt zwei weitere Auswertungen, welche einen Gesamtumsatzbericht mit Abschlägen und ausschließlich Abschlagszahlungen beinhalten.

Bericht Abschlagszahlungen der Vorgangsbearbeitung - offene Abschläge mit der Buchhaltung abgleichen
Bericht Umsätze einschließlich Abschlagszahlungen - Gesamtumsatzbericht mit Abschlägen

Was gibt es noch zu wissen?

Kann ich auch mehrere Abschläge zu einem Vorgang erfassen?

Ja, dies ist möglich. Die Erfassung erfolgt auf die gleiche Art wie beim ersten Abschlag.

Ich möchte auf der Abschlagsrechnung nur bestimmte Positionen angezeigt haben. Wie ist dies möglich?

a) Setzen Sie bei diesen Positionen den Druckhaken in der Positionsliste.

b) Stellen Sie sicher, dass die Abschlagsrechnung auf zu fakturieren steht

c) Setzen Sie bei der Druckfreigabe den Haken „nur gekennzeichnete Positionen drucken“

Auf der Abschlagsrechnung erscheinen dann die selektierten Artikel, als auch der Abschlagsartikel.

Ich möchte einen prozentualen Abschlag auf einen Teil des Auftrags in Rechnung stellen. Kann dies Concept Office für mich berechnen?

Die Berechnung ist kein Problem. Markieren Sie hierbei zunächst die Positionen, welche für die Berechnung vorgesehen sind.

Starten Sie direkt danach den Abschlagswertkalkulator und klicken auf das Bedienfeld markierte Positionen einbeziehen.

Gehen Sie danach vor, wie oben bereits beschrieben. Die Ausgangsbasis für den Abschlag ist hierbei nun die Positionsmarkierung.

Kann ich eine Teilrechnung nach einer Abschlagsrechnung stellen?

Die Berechnung von Artikelpositionen ist auch nach einer Abschlagsrechnung möglich. Diese werden jedoch nicht in der Schlussrechnung aufgeführt. Falls Sie dies wünschen, können Sie einen Abschlag über einen Anteil der Positionen ausführen.

Wie kann ich eine bereits getätigte Abschlagsrechnung gutschreiben oder stornieren?

Die Gutschrift einer Abschlagsposition ist über einen Rechtsklick mit der Maus auf die ursprüngliche Abschlagsposition möglich.

Dadurch wird eine neue rote Betragszeile erzeugt, die den Gutschriftswert wiedergibt.

Danach wird die Position wie eine Abschlagsrechnung behandelt. (Siehe Druck der Abschlagsrechnung) Die Abschlagsrechnung enthält hierbei eine negative Rechnungssumme und gleicht den Umsatz wieder aus. Ein Storno der Rechnung ist natürlich auch möglich.

Abschlagsverfahren, Vorgänge

weitere_stammdaten:mitarbeiterrabatte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-01-16T09:33:21+00:00

Mitarbeiterrabatte

Im Modul MR-Mitarbeiterrabattgruppen können für bestimmte oder alle Mitarbeiter sowie für eine Kombination aus Warengruppe, Warenuntergruppe, Warenunteruntergruppe, Preisgruppe und Firma Rabattstaffeln hinterlegt werden. Damit kann erreicht werden, dass der Rabatt, der von einem Mitarbeiter vergeben werden kann, gedeckelt ist. Hierbei können für verschiedene Auftragswerte verschiedene Rabattobergrenzen hinterlegt werden. Zudem können verschiedene Rabattstaffeln hinterlegt werden und über die Rechtevergabe kann definiert werden, dass bestimmte Mitarbeiter nur bis zu einer bestimmten Rabattstufe Rabatte vergeben dürfen. Andernfalls müsste ein Mitarbeiter mit höheren Rechten eine andere Rabattstufe im Auftrag hinterlegen.

Mitarbeiterrabatte anlegen

Unter Weitere Stammdaten findet sich das Modul MR-Mitarbeiterabattgruppen. Hier werden für alle oder bestimmte Mitarbeiter Rabattobergrenzen festgelegt. Im Bild unten sind für alle Mitarbeiter und die Warengruppe „Bürobedarf“ Rabattstufen eingestellt, die ab einem Grenzwert (Summe Listen-VK) von 500 Euro noch einmal erhöht wurden.

Rabattstufen hinterlegen

Im Modul Firmen Tab Weiteres kann eine Rabattstufe hinterlegt werden. Vorbelegt ist das Feld mit der kleinsten Rabattstufe 1. Dieses Feld wird in einen Vorgang übertragen und kann dort vom Nutzer erhöht werden, wenn er über das entsprechende Recht verfügt.

Sonderrechte Vorgänge / Artikel: Rabattstufe

Über das Recht Rabattstufe kann festgelegt werden, welche Rabattstufe der Nutzer im Vorgang einstellen darf. Die Rabattstufe kann den Maximalrabatt auf Positionsebene bestimmen.

Keine Rabattstufe
Rabattstufe 1
Rabattstufe 2
Rabattstufe 3

Verfügt ein Mitarbeiter nicht über das Recht für die gewünschte Rabattstufe, muss sich ein anderer Mitarbeiter mit den entsprechenden Rechten einloggen und die Rabattstufe im Vorgang ändern.

Prüfung der Rabattgrenzen

Bei jedem Druck eines Vorgangsdokuments (Angebot bis Rechnung) erfolgt die Überprüfung der Rabattgrenzen. Hierbei werden für den hinterlegten Bearbeiter des Vorgangs die Rabattgruppen ermittelt. Danach wird für jede Position im Vorgang die Zuordnung zu einer Rabattgruppe getroffen und die Summe der Listenpreise für jede Gruppe errechnet. Diese Summe wird gegen den in der Rabattgruppe hinterlegten Grenzwert geprüft. Im Anschluss erfolgt für jede Position die Kontrolle, dass der effektive Rabatt der Position (inkl. umlegbarem Kopfrabatt) nicht größer als die Rabattgrenze der Staffel und der Gruppe ist. Sollte eine Position die Rabattgrenze überschreiten, erfolgt eine entsprechende Meldung und das Dokument kann nicht gedruckt werden.

weitere_stammdaten:mitarbeiterrabattgruppen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-13T07:53:26+00:00

Mitarbeiterrabattgruppen

Unter Weiteren Stammdaten befindet sich das Modul Mitarbeiterrabattgruppen. Hier werden für alle oder bestimmte Mitarbeiter Rabattobergrenzen festgelegt.

Im vorliegenden Modul können für bestimmte oder alle Mitarbeiter sowie für eine Kombination aus Warengruppe, Warenuntergruppe, Warenunteruntergruppe und Preisgruppe Rabattstaffeln hinterlegt werden. Damit kann erreicht werden, dass der Rabatt, der von einem Mitarbeiter vergeben werden kann, gedeckelt ist.

Hierbei können für verschiedene Auftragswerte verschiedene Rabattobergrenzen hinterlegt werden.

Zudem können verschiedene Rabattstaffeln hinterlegt werden und über die Rechtevergabe kann definiert werden, dass bestimmte Mitarbeiter nur bis zu einer bestimmten Rabattstufe Rabatte vergeben dürfen. Andernfalls müsste ein Mitarbeiter mit höheren Rechten eine andere Rabattstufe im Auftrag hinterlegen.

Anlage von Mitarbeiterrabattgruppen

Durch Klick auf Neu wird das Feld Nummer zur Eingabe freigegeben.

Weiterhin können im Feld Mitarbeiter alle oder nur einen bestimmten Mitarbeiter ausgewählt werden.

Außerdem können Warengruppe, Warenuntergruppe, Warenunteruntergruppe, sowie eine Preisgruppe und eine Firma ausgewählt werden.

Es muss zuerst gespeichert werden, damit Rabattstaffeln zur Eingabe freigegeben werden.

Im Bild oben sind für alle Mitarbeiter und die Warengruppe „Bürobedarf“ Rabattstufen eingestellt, die ab einem Grenzwert (Summe Listen-VK) von 500 Euro noch einmal erhöht wurden.

Zuweisen von Rabattstufen

Im Modul Firmen kann eine Rabattstufe hinterlegt werden.

Vorbelegt ist das Feld mit der kleinsten Rabattstufe 1. Dieses Feld wird in einen Vorgang übertragen und kann dort vom Nutzer erhöht werden, wenn er über das entsprechende Recht verfügt.

Sonderrecht Rabattstufe

Über das Recht Rabattstufe kann festgelegt werden, welche Rabattstufe der Nutzer im Vorgang einstellen darf. Die Rabattstufe kann den Maximalrabatt auf Positionsebene bestimmen.

//Rabattstufe 1//
//Rabattstufe 2//
//Rabattstufe 3//

Verfügt ein Mitarbeiter nicht über das Recht für die gewünschte Rabattstufe, muss sich ein anderer Mitarbeiter mit den entsprechenden Rechten einloggen und die Rabattstufe im Vorgang ändern.

Prüfung der Rabattgrenze

Bei jedem Druck eines Vorgangsdokuments (Angebot bis Rechnung) erfolgt die Überprüfung der Rabattgrenzen. Hierbei werden für den hinterlegten Bearbeiter des Vorgangs die Rabattgruppen ermittelt.

Danach wird für jede Position im Vorgang die Zuordnung zu einer Rabattgruppe getroffen und die Summe der Listenpreise für jede Gruppe errechnet. Diese Summe wird gegen den in der Rabattgruppe hinterlegten Grenzwert geprüft.

Im Anschluss erfolgt für jede Position die Kontrolle, dass der effektive Rabatt der Position (inkl. umlegbarem Kopfrabatt) nicht größer als die Rabattgrenze der Staffel und der Gruppe ist. Sollte eine Position die Rabattgrenze überschreiten, erfolgt eine entsprechende Meldung und das Dokument kann nicht gedruckt werden.

allgemein:dsgvo-datenschutzgrundverordnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-07-01T13:15:39+00:00

DSGVO Datenschutzgrundverordnung

Anpassungen in Concept Office

Ab 25. Mai 2018 gilt die neue EU Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). In Concept Office sind dazu erweiterte Funktionen implementiert, um den Händler datenschutzkonform agieren zu lassen.

Firmen Stammdaten

An jedem Firmendatensatz kann der Status der AVV eingestellt und fortlaufend eingesehen werden.

Einstellungen zur Herkunft

Es kann hinterlegt werden, welcher Herkunft die entsprechenden Datensätze sind. Diese Funktion ist am Kontakt, sowie am Ansprechpartner einstellbar. Mittels Zuweisen einer Aktion kann eindeutig nachvollzogen werden, wo der Datensatz herkommt.

Kontakt

Ansprechpartner

Modulfunktion Kontaktdatenauskunft

Für die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) kann mit der Modulfunktion eine E-Mail erzeugt werden, welche die Kontaktinformationen als Dateianhang enthält. Diese können auch direkt ausgedruckt werden. Mittels Vorschau kann das Dokument geprüft werden

Der Vereinbarungsinhalt ist in Textbausteinen hinterlegt. Diese sind im Einzelnen:

bwMailTextDSGVOAP
bwMailTextDSGVOKunde
bwMailBetreffDSGVOAP
bwMailBetreffDSGVOKunde

und können bei Bedarf angepasst werden.

Anhang zur Email der Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV)

Diese Modulfunktion ist in gleicher Funktionsweise auch am Ansprechpartner verfügbar.

Neuerungen beim Löschen von Kontakten

Beim Löschen von Kontakten wird der Kontakt als gelöscht gekennzeichnet. Namen, Anschriften und Ansprechpartner werden gelöscht. Vorgänge, Umsätze und Druckdokumente bleiben erhalten, sind aber nur durch gezielte Abfrage sichtbar.

Kontakte, Firmen, Ansprechpartner

Anonymisierung

Bei Ansprechpartnern und Kontakten (Firmen) gibt es die Modulfunktion Ansprechpartner oder Kontaktdaten anonymisieren.

Im Rahmen der Anonymisierung personenbezogener Daten bei Ansprechpartnern und Kontakten (Firmen) in den Übersichten der Ansprechpartner und der Kontakte wurden zwei Spalten (Anonymisierung-Info und Anonymisiert am) hinzugefügt.

Es kann nun ein Grund für die Anonymisierung hinterlegt werden (Anonymisierung-Info).
Zusätzlich wird automatisch das Datum der Anonymisierung gespeichert (Anonymisiert am).
Eine Captcha-Sicherheitsabfrage zum Anonymisieren von Ansprechpartnern wurde hinzugefügt.

artikel:hinweistext

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Hinweistext

Einen Hinweistext gibt es am Kunden und am Artikel.

Hinweistext am Kunden

Dieser Hinweistext wird angezeigt, wenn mit dem Kunden, an dem er hinterlegt ist, ein Vorgang oder ein Serviceauftrag geladen oder der Kunde in einem Bon an der Kasse aufgerufen wird. Er lässt sich generell oder pro Geschäftsbereich hinterlegen. Der Nutzer muss ihn mit OK bestätigen.

Mögliche Konfigurationen:

Konfiguration 179: Kundenhinweistext im Vorgang immer anzeigen.

Soll der Kundenhinweistext nur bei Anlage eines Vorgangs oder auch beim Aufruf eines bereits gespeicherten Vorgangs angezeigt werden?

0 - Nein
1 - Ja, immer wenn Kunde wechselt
2 - Ja, immer wenn Vorgang geladen wird

Hinweistext am Artikel

Dieser Hinweistext wird angezeigt, wenn der Artikel, an dem er hinterlegt ist, in einem Vorgang, an der Kasse oder Serviceauftrag erfasst wird. Der Nutzer muss ihn mit OK bestätigen.

Zu diesem statischen Hinweistext gibt es ab Version 6.0 noch einen zeitlich befristbaren Hinweistext. Er kann mit „von bis“ Datum in der Registerkarte Gruppierung/Weiteres am Artikel hinterlegt werden.

Artikel, Kunden, Meldungen

co_portal:portalrechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T13:06:41+00:00

CO Portal: Portalrechte

Über die Portalrechte steuert man, welche Module im Kundenportal angezeigt werden.

Dabei können Sie in Concept Office jeden Kunden und jeden Ansprechpartner einzeln für die Module freischalten. Sie behalten in der Hand, welcher Kunde welchen Bereich einsehen kann.

Lesen Sie hier, welche Vorbereitungen und Einstellungsmöglichkeiten zu beachten sind.

Portalrechte Allgemein

Um Datenschutz und Impressum via URL zu verlinken, muss die Seite, auf die verlinkt werden soll, Xframe eingestellt sein. Andernfalls schlägt die Verlinkung fehl. Die Links sollen in „Portalrechte/Allgemein” angelegt werden.

Portalrecht „Anzeige des Firmenlogos“ steuert, ob ein abweichendes Firmenlogo oben links im Kundenportal angezeigt werden soll. Es ist nun möglich neben dem Logo des Händlers (Mandant) auch das Logo des Kunden (Firma) oder das Logo des Wiederverkäufers anzuzeigen. Das Logo muss als Avatar an der entsprechenden Firma/ Mandant hinterlegt sein. Ist kein Logo hinterlegt, aber eine Einstellung vorgenommen, wird als Rückfallvariante immer das Logo des Händlers (Mandant) angezeigt. Werden keinerlei Avatare verwendet, so wird das Standardsymbol angezeigt.

Portalrecht „Farbeinstellungen“: hier muss der gewünschte Farbwert als Hex-Code (#xxxxxx) angegeben werden. Außerdem müssen beide Werte (Primär- und Akzentwert) mit Semikolon getrennt angegeben werden.

Wartungsmodus

Über Portaloptionen/-rechte kann jetzt pro Modul angegeben werden, ob es sich im Wartungsmodus befindet. In der textuellen Einstellung kann ein Link zu einer Url hinterlegt werden.

Portallogin

Ist ein Kontakt als Wiederverkäufer (Modul Firmen / Reiter ‚Weiteres‘) gekennzeichnet, können beim Portallogin alle dessen Unterfirmen als Firmenauswahl angezeigt werden. Ob ein Ansprechpartner die Unterfirmen aufrufen darf, wird über ein neues Portalrecht ‚untergeordnete Firmen‘ gesteuert (keine/alle/eigene) - nur mit Ansprechpartnerrollen möglich - Ansprechpartner der Rolle Wiederverkäufer an der jeweiligen Firma).

Alle weiteren Daten wie Standorte, Maschinen, etc. werden dann nach der ausgewählten Firma gefiltert, über das Ansprechpartner-Avatar kann zwischen den Firmen gewechselt werden. Hiermit besteht nun die Möglichkeit mit einem Ansprechpartner-Login mehrere zusammenhängende Firmen zu betreuen.

Portalrechte

Portalrecht ‚MPS-Infos in Übersicht anzeigen‘: steuert, ob die Spalten ‚MPS-Maschine‘ und ‚MPS-Erreichbarkeit‘ in der Übersicht angezeigt werden sollen. Das Aktivieren dieser Option verlangsamt die Performance.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co8:buerotechnik

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T10:49:39+00:00

Geschäftsbereich Bürotechnik

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Allgemeines

Auskunft: Neue Karteikarte - Wartungshistorie
Im Modul Auskunft wurde eine neue Reiterkarte „Wartungshistorie“ hinzugefügt. Hier kann zu einem Kunden oder zu einem Modell (Artikelnummer) maschinenübergreifend oder kundenübergreifend die Wartungshistorie angezeigt werden.

Neue Artikeleigenschaft
‚Artikel muss vom Techniker gewechselt werden‘

Diese Kennung am Artikel bewirkt, dass dieser nur über einen Service-Auftrag abgewickelt werden kann. Zudem lässt sich diese Kennung im Modul MPS-Meldungen und in der Artikelauswahl der Vertragsleistung an der Vertragsart filtern.

Anbindung des Ticketsystems ZAMMAD
Bei der Anbindung des Ticketsystem Zammad wurde der Abgleich der Stammdaten (Firmen und Ansprechpartner) implementiert. Dabei ist Concept Office das führende System. Es besteht die Möglichkeit aus den gelisteten Tickets im Zammad einen Service-Aufträge in Concept Office zu erstellen.

Auswahl des Geschäftsbereiches
Die Auswahl des Geschäftsbereiches kann nun bei Anlage eines Service-Auftrages lt. Maschine gesetzt werden.

Disposition 2.0
Im Dispositions-Schema kann zusätzlich die Filiale als Filterkriterium angegeben werden.

Rückkaufwert

Im Vertragsmodul gibt es eine neue Modulfunktion ‚Rückkaufswerte ermitteln. Dazu werden in einer separaten Maske alle aktiven Mieterlöse des Vertrages angezeigt. Das Stichtagsdatum der Maske bestimmt, zu welchem Datum der Rückkaufswert ermittelt werden soll. Das Datum wird mit dem Ende des aktuellen Monats bzw. des Folgemonats vorbelegt, je nachdem ob der Aufruf bis zum 15. eines Monats oder später erfolgt. Aus dem Datum der letzten Abrechnung bis zum Stichtag errechnet sich eine Restlaufzeit in Monaten. Diese Restlaufzeit, multipliziert mit der Rate, ergibt den Rückkaufswert des Gerätes. Im oberen Bereich wird immer die Summe aller Rückkaufswerte dargestellt.

Kontingentvereinbarungen

Es ist möglich, bei der Definition von Kontingenten immer eine Mengenvereinbarung zu treffen.

Typischerweise wird dies bei Stundenkontingenten angewendet, wenn pauschal eine Anzahl Stunden als Kontingent vereinbart wird, jedoch unerheblich ist, wer diese leistet (Techniker, Consultant,..).

In einer Leistungsgruppe können die entsprechenden Tätigkeitsartikel angegeben werden und deren abgerechnete Gesamtmenge wird gegen das Kontingent geprüft.

Vertragsgutschriften

Bei Vertragsgutschriften besteht die Möglichkeit, einen Grund für die Gutschrift anzugeben. Dieser wird in der Dokumentenmaske für Vertragsrechnungskorrekturen angezeigt. Wenn ein Druck des Grundes auf der Gutschrift gewünscht ist, müsste eine Formularanpassung erfolgen.

Kundenportal

Erweiterung Modul Störungen
Das Modul Tickets (Störungen) im Portal wurde erweitert. Um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können, wird in Concept Office das Modul Tickets benötigt. Hierzu sind entsprechende Lizenzen erforderlich (Tickets/ Flex Portal Service). Dazu auch die Konfiguration ‚333 - Störungen melden über‘ beachten, diese muss auf ‚1‘ stehen, um Tickets im Portal nutzen zu können.

Es können Ticketarten pro Modul (Auswertungen, Dashboard, Tickets, Verträge, usw.) im Portal gesteuert werden. Ein Ansprechpartner kann nun zusätzlich für alle diese Module, per Portalrecht gesteuert, Tickets erstellen. Es stehen dann jeweils die Ticketarten zur Verfügung, die administrativ für die jeweiligen Module, in den Ticketarten, zugelassen wurden.

Die Ticketanlage/Störungen melden aus Maschinen ist weiterhin ohne Portalrecht möglich und somit kompatibel zum bisherigen Verhalten. Wurde für die Maschinen keine Einstellung getroffen, so wird wie bisher automatisch auf die Ticketart Störung zurückgegriffen.

2-stufige Vorqualifikation für Tickets
Unter Qualifikationen können für jede Stufe die entsprechenden Texte hinterlegt werden. An jeder Ticketart können die benötigten Texte für beide Stufen verknüpft werden. Die Stufen können vom Kunden im Portal oder im Modul Tickets (Concept Office) ausgewählt werden, im Modul Tickets können diese auch nachträglich geändert werden. Werden an der Ticketart nur Texte für eine Stufe hinterlegt, so wird nur diese Stufe zur Auswahl angeboten. Mit dieser Funktion können (Störungs-) Meldungen in max. 2 Stufen vorqualifiziert werden. Diese Funktion ist nur in Verbindung mit dem Portalrecht - Tickets anlegen=ja verfügbar.

An der Ticketart kann ebenfalls ein Geschäftsbereich vorgegeben werden, welchen das Ticket beim Erstellen mit dieser Ticketart erbt.

Konfiguration 497: Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht

Über die neue Konfiguration 497 (Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht), kann gesteuert werden, ob bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial über das Kundenportal, der aktuelle Zählerstand des Gerätes angegeben werden muss oder nicht, bzw. ob die Vertragsart das Verhalten bestimmt.

Soll laut Konfiguration die Vertragsart das Verhalten bestimmen, kann dies über einen neuen Haken ‚Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht‘, an der jeweiligen Vertragsart hinterlegt werden.

Verbrauchsmaterial bestellen
An der Vertragsart kann angegeben werden, ob der Endkunde beim Bestellen von Verbrauchsmaterial über das Kundenportal eine Menge größer 1 angeben darf.

Der Standardwert=1 und somit kompatibel zum bisherigen Verhalten.

Lizenzen und Lizenzabrechnung

Concept Office 8 verfügt über die Möglichkeit Lizenzen zu verwalten und in Intervallen abzurechnen. Alles zu Lizenzen lesen sie hier.

CO8

concept_cash:bonerfassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-21T08:06:34+00:00

Bonbearbeitung

Der Artikel beschreibt den allgemeinen Ablauf der Bearbeitung eines Bons in Concept Cash.

Generell lässt sich sagen, dass jeder Bon eine ähnliche, dreistufige Abarbeitung durchläuft.

Kundenidentifikation

Als erstes muss der Kunde identifiziert werden. Handelt es sich um einen unbekannten Kunden, verwendet Concept Cash eine allgemeine Kundeneinstellung - den Barverkaufskunden.

Der Barverkaufskunde ist bei jedem neuen Bon voreingestellt.

Die Kundenidentifikation ist Voraussetzung für kundenindividuelle Preise und Vertragsleistungserkennung.

Es kann auch nach erfolgter Artikeleingabe ein Kundenwechsel durchgeführt werden. In diesem Fall wird für alle Artikel eine erneute Preisermittlung durchgeführt.

Nachfolgend werden die einzelnen Arten der Kundenidentifikation erläutert.

Für Umsatzauswertungen kann alternativ auch nur eine Postleitzahl erfasst werden.

Direkteingabe

Die Direktauswahl der Kundennummer kann mit der Taste F3 oder die Funktion Kunde in den Kassenfunktionen aufgerufen werden.

Kundensuche

Im Firmenstamm können für die Kunden Kundenkartennummern hinterlegt werden. Anhand so einer Nummer kann an der Kasse der Kunde ermittelt werden.

Über F11 oder die Kassenfunktion Kundensuche kann ein Suchfenster aufgerufen werden.

Kundenkarte

Um die Nummer einer Kundenkarte einzugeben, kann die Kassenfunktion Kundenkarte oder die Tastenkombination STRG + UMSCHALT + F10 genutzt werden.

Für die Suche nach einer Kundenkartennummer existiert eine separate Kassenfunktion, die auch mittels STRG + UMSCHALT + F12 aufrufbar ist.

Kundenkostenstelle

Wenn Kostenstellen an den Kundenanschriften eingetragen wurden, kann auch direkt darüber gesucht werden: Kassenfunktion Kostenstellensuche oder STRG + UMSCHALT + F4 .

manueller Kunde

Für den Fall, dass der Kunde seine Daten auf der Quittung oder dem Bon aufgedruckt haben möchte, er jedoch nicht in Concept Office angelegt ist, kann die Kundeneingabe auch manuell erfolgen. Über die Kassenfunktion manueller Kunde oder die Tastenkombination STRG + F10 lässt sich die sich zugehörige Eingabemaske öffnen.

In den Optionen kann hinterlegt werden, ab welchem Bon-Wert bei Zahlung die manuelle Kundeneingabe automatisch angezeigt werden soll, wenn kein Kunde hinterlegt ist.

Positionserfassung

Ist der Kunde bekannt, können die Positionen erfasst werden. Dabei wird für jede Position eine Artikelnummer erfasst. Anschließend werden je nach aktivierten Bearbeitungsmodi Menge, Preis und Verkäufer eingegeben. Über Kassenfunktionen können Rabatt und Lagerkennung geändert werden.

Bereits erfasste Positionen können nachträglich bearbeitet werden, indem sie in der Positionsübersicht ausgewählt werden.

Die Eingabe der Artikelnummern kann über verschiedene Möglichkeiten erfolgen.

Direkteingabe

Die Artikelnummer oder die EAN-Nummer werden per Tastatur oder Scanner ins Feld Artikelnummer eingetragen.

Artikelsuche

Über die Kassenfunktion Artikelsuche oder die Taste F12 lässt sich eine Matchcodesuche starten.

Artikelfesttasten

Eine Schnellauswahl über Artikelfesttasten.

Sonstiges

Sie können ebenfalls Textpositionen oder Rücknahmen auf Positionsebene erfassen. Sie können in den bisherigen Umsätzen des Kunden nach Artikeln suchen.

Concept Cash unterstützt den Maschinenverkauf an der Kasse und die Veräußerung von Vertragsleistungen.

Positionen des Bons können storniert werden.

Bons können geparkt, storniert oder zurückgenommen werden.

Vorgänge können über Concept Cash abgewickelt, und Bestellungen angenommen.

Kassieren

Sind alle Positionen erfasst, erfolgt das Abschließen des Bons - das Kassieren, . Dazu wechselt der Kassierer durch drücken der F8-Taste oder durch die Kassenfunktion Bezahlen in den Bezahlmodus.

Dabei ändern sich mehrere Punkte der Ansicht:

die Position werden ausgegraut
im Bereich der aktuellen Bonposition wird ein Betragsfeld angezeigt
der Bereich Artikelanzeige zeigt die Zahlungsübersicht
Der Gesamtbetrag des Bons zeigt nun auch den noch zu zahlenden Betrag.

Concept Cash erwartet nun vom Kassierer die Eingaben, mit welchen Zahlungsarten welche Beträge bezahlt werden. Dazu gibt der Kassierer den Betrag ein und wählt anschließend über die Kassenfunktionen oder die Tastaturkürzel eine Zahlungsart aus. Es ist möglich, einige Zahlungsarten zu kombinieren, zum Beispiel mit Gutschein und Bargeld zu bezahlen. In dem Fall werden die Beträge nacheinander eingegeben. Bei Überzahlung weist Concept Cash das Wechselgeld aus. Zum Abschluß (der gezahlte Betrag ist so groß wie der Bonbetrag), erfolgt der Ausdruck auf dem Kassendrucker.

Reihenfolge:

Bezahlmodus aktivieren
Betragseingabe
Zahlungsart wählen
optional weitere Betragseingabe und weitere Zahlungsart (wiederholbar)
Wechselgeld
abschließen

Ist der Zahlgeldzwang in den Optionen aktiviert, wird der Zahlbetrag mit 0 vorbelegt, sonst mit der Bonsumme bzw. dem noch nicht bezahlten Bonbetrag.

Zahlungsarten

Aktuell stehen 4 Zahlungsarten zur Verfügung

Zahlungsart	Kürzel	Kombinierbar	Überzahlung	Sonstiges
Bar	`ALT`+`1`	ja	möglich	Barzahlung
Gutschein	`ALT`+`4`	ja	optional	Gutscheine
Kreditkarte	`ALT`+`5`	nein	nein	Zahlbetrag muss am Kartenlesegerät ebenfalls eingetragen werden
Lieferschein / Rechnung	`ALT`+`6`	nein	nein	Übergabe der Daten an Concept Office

Als kombinierbar gekennzeichnete Zahlungsarten können gleichzeitig auf einem Bon verwendet werden. Nicht kombinierbare gelten jeweils für den kompletten Bon.

Überzahlung gibt an, dass ein Zahlbetrag eingegeben werden kann, der den Bonbetrag übersteigt. In dem Falle wird eine Wechselgeldanzeige ausgegeben.

Wechsel in Positionserfassung

Falls noch eine Position auf dem Bon erfasst werden soll, kann mittelst der Kassenfunktion Neue Position oder der Taste F5 in den Eingabemodul zurückgewechselt werden.

Die Eingaben zur Abrechnung werden dabei nicht verworfen.

Zahlungsstorno

Um eine Korrektur einer bereits eingegebenen Zahlung vorzunehmen, kann durch Start des Stornomodus eine Zahlungsposition ausgewählt werden. Durch anschließendes Betätigen der Eingabe-Taste wird die Zahlung storniert. IN der Zahlungsübersicht sind dann 2 Positionen zu sehen. Die originale und die Stornoposition.

Eingabe von Skonto

Während des Barzahlungsmodus kann auch ein Skontobetrag eingegeben werden. Der Aufruf geschieht über die Kassenfunktion Skonto oder die Tastenkombination STRG+F2

Im Feld Skonto % kann nun der gewünschte Betrag eingegeben werden.

Der skontofähige Betrag ist die Summe der Preise aller Artikel, die als skontotfähig gekennzeichnet sind.

Der maximale Skontosatz den ein Kassierer vergeben kann, wird in den Kassierer-Stammdaten festgelegt. Die Kassiererwechsel-Schaltfläche ermöglicht es, einem Kassierer mit höherem Maximalskonto eine Eingabe vorzunehmen.

In den Optionen lässt sich hinterlegen, dass die Skontoabfrage ab einem gewählten Betrag automatisch erscheinen soll.

Concept Cash, Kasse, Bonbearbeitung

concept_cash:stammdaten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-14T07:47:26+00:00

Stammdatenpflege in Concept Cash

Einige, gezielt für das Kassieren notwendige, Stammdaten werden direkt in Concept Cash gepflegt.

Die Stammdaten werden in Concept Cash, über den gleichnamigen Punkt im Navigationsmenü.

Um das Modul zu starten, muss der anmeldete Kassierer als Concept Cash-Administrator gekennzeichnet sein.

Kassen

Hier werden die physisch vorhandenen Kassen angelegt und einer Filiale zugeordnet. Diese Filialzuordnung ermöglicht später die Ermittlung von Barverkaufslager, Geschäftsbereich und anderen Stammdaten.

Man kann in dieser Registerkarte auch sehen, welche Kasse in Betrieb ist, wie viel Wechselgeld eingegeben wurde und welche Kasse abgerechnet ist.

Kassierer

Hier werden die Kassierer angelegt. Die Zuordnung zu einem Concept Office Mitarbeiter kann dadurch erzeilt werden, dass die Kassierernummer identisch zur Mitarbeiternummer eingetragen wird.

Mit Kurzname und Passwort meldet sich der Kassierer an den einzelnen Modulen der Kasse an. Es ist also sinnvoll den Kurznamen mit einem Kürzel, z.B. den Initialen auszufüllen.

Auf dem Bon wird dagegen Vorname und Name des Kassierers ausgewiesen.

Das Kennzeichen Admin. mache den Kassierer zum Concept Cash-Administrator. Machen Module können nur mit diesen Rechten aufgerufen werden (z.B. Stammdaten, Optionen, Konfiguration).

Ferner wird hier hinterlegt, wie viel Prozent Rabatt und wie viel Prozent Skonto der Kassierer maximal geben darf.

Eine Rabattvergabe über den hier hinterlegten Wert hinaus ist - innerhalb eines Kassiervorgangs - durch einen Kassiererwechsel möglich.

Artikeltasten

Pflegemöglichkeit für die Artikelfesttasten, um schnell auf häufig benutzte Artikel zugreifen zu können.

Bondruck Layout

In der Konfiguration des Bondrucks haben Sie die Möglichkeit, den Ausdruck Ihres Bons zu gestalten. Sie können Formate für Grafiken {Logo}, Texte, Zahlenwerte, Steuerwerte, Artikelbezeichnungen {ArtikelBezeichnung}, Artikelnummern, Mengen, Werbetexte, Textinformationen etc… hinterlegen.

Sollte der Drucker mehrere Logos unterstützen, dann ist folgende Schreibweise für den Fall des 1. Logos zu verwenden: {Logo}[1]

Folgende Bezeichnungen stehen Ihnen per Drop-Down-Feld zur Verfügung: BonKopf, BonFuß, eCBuchung, Gesamtsumme, Gutschein, Lieferschein, LSRechFuss, Parkschein, PosZeile, Rechnung, Rücknahme, Steuer, Text, ZahlungsEnde, ZahlungsZeile.

Die Schriftart und die Schriftgröße können für die einzelnen Bonzeilen eingesehen und gepflegt werden.

Zahlungsarten

Die Übersicht der verfügbaren Zahlungsarten. Voreingestellt sind:

Zahlungsart	Tastenkürzel
Barzahlung	ALT + 1
Gutschein	ALT + 4
Kreditkarte	ALT + 5
Rechnung / Lieferschien	ALT + 6

Eine Änderung der Zahlungarten sollte nur nach Rücksprache mit dem Support durchgeführt werden.

Kreditkarten

Hier können unterschiedlichen Arten von Kreditkarten, sowie die Pfade zu deren Icons hinterlegt werden.

Da keine Anbindung an Kartenlesegeräte existiert, dient diese Hinterlegung lediglich der späteren Auswertung, auf welchen Kartentyp welche Zahlungen erfolgt sind.

Zahlungssorten

Zahlungssorten werden für die Abrechnung benötigt und hier hinterlegt. Es kann festgelegt werden, ob bei der Abrechnung der Betrag oder die Anzahl pro Zahlungssorte eingegeben werden soll. Ein Haken bei Wechselgeld legt fest, ob der gezählte Betrag in das Wechselgeld des nächsten Tages eingerechnet werden soll.

Einnahmen / Ausgaben

Gründe für Einnahmen und Ausgaben.

Concept Cash, Kasse, Stammdaten, Administration

e-mail-einstellungen:e-mail-einstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-12T15:29:02+00:00

Akademie

Zentralisierte E-Mail-Einstellungen

Das Modul E-Mail-Einstellungen wird in der Strukturansicht unter Administration aufgerufen. Zur zügigeren Navigation des Moduls kann das Kürzel EE verwendet werden.

Funktionsweise

Das Modul ist die zentrale Pflegemöglichkeit für Einstellungen zum E-Mail-Versand aus Concept Office. Es können für den Versand von unterschiedlichen Anwendungsfällen, z.B. Vorgangsdokumente oder Edi-Schnittstelle, verschiedene Versendemöglichkeiten hinterlegt werden. So können beispielsweise ein lokales Microsoft Outlook oder ein zentraler SMTP-Server verwendet werden.

Der Leistungsumfang der Versendemöglichkeiten ist unterschiedlich. Details dazu finden Sie in der Beschreibung der jeweiligen Funktion.

Änderungen zum vorherigen Verhalten

Übernahme bestehender Einstellungen

Beim Update bzw. beim ersten Einspielen eines Patches >= 7.0.389 werden die Daten aus den bisherigen Speicherorten übertragen. Bei der ersten Nutzeranmeldung werden die Konfigurationen des Mandanten, sowie die aktuell im Konfigurationsmanager eingestellten Werte übernommen. Dabei werden die Einstellungen des Benutzers, der diese Übernahme durchführt, für alle anderen Benutzer einheitlich gesetzt.

Wir empfehlen die Einstellung des einspielenden Benutzers vor dem Patchen zu prüfen, sowie nach dem Einspielen des Patches eine anschließende Prüfung der übernommenen Daten.

Für den Zugriff auf das neue Modul müssen möglicherweise weitere Rechte vergeben werden: Modulrecht E-Mail-Einstellungen.

Geänderte Einstellungen

Es entfallen die Versendeoptionen aus dem Konfigurationsmanager, außer den Versendeeinstellungen für Concept-EDI. Diese sind weiterhin im Konfigurationsmanager unter dem Reiter Concept EDI verfügbar.

Die Konfigurationen

241 – Aufruf E-Mail-Client aus Vorgängen
245 – Aufruf E-Mail-Client aus Vorgängen nur Rechnungsdokumente
330 – abweichender E-Mail-Absender bei Rechnungsversand
1054 – Aufruf E-Mail-Client außer Vorgängen

sind jetzt INAKTIV und als solche gekennzeichnet.

Einstellungen

Wenn statt lokalen Microsoft Outlook-konten ein zentraler Versand über SMTP erfolgen soll, muss dieser auf der Registerkarte SMTP-Server vordefiniert werden.

SMTP-Server

Alle in Concept Office benötigten E-Mail-Server werden hier hinterlegt.

Details für die einzustellenden Daten erfahren Sie vom Betreiber des SMTP-Servers. Wenden Sie sich an Ihren Administrator oder die Hilfeseiten Ihres Mailingdienstes.

Mit Einstellungen prüfen können Sie direkt die Richtigkeit der Eingaben und die Erreichbarkeit des Servers sicherstellen.

E-Mail-Einstellungen

Die unter SMTP-Server hinterlegten Serverdaten und Absenderadressen können Sie verschiedenen Verwendungszwecken zuweisen. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, zu konfigurieren, ob die Vorlaufmaske angezeigt wird, in welchem Format die Mail zu versenden ist und ob dies sofort erfolgen soll.

Sofort senden ist bei SMTP-Versand immer der Fall. Die Einstellung ist nur in Verbindung mit dem lokalen Microsoft Outlook relevant.

Bei den Einstellungen im vorliegenden Beispiel würde nun eine Rechnung eines Bürobedarfvorgangs über Outlook per Mail versendet, eine Rechnung eines Büromöbelvorganges mit den Einstellungen, die ehemals im Mandant hinterlegt waren. Würden keine spezifischen Daten gefunden, also hier zum Beispiel für Angebote, dann erfolgt der Versand mit den Daten, die aus dem Konfigurationsmanager übernommen wurden.

Soll beim Schreiben einer E-Mail aus einer Firma heraus keine Vorlaufmaske von Concept Office gestartet werden, sondern sich direkt eine leere E-Mail in Outlook öffnen, muss dafür ein Eintrag wie unten im Bild zu sehen, erfolgen

Die Ermittlungsreihenfolge ist wir folgt:

- Dokumentenart - Filiale - Geschäftsbereich - E-Mail-Einstellungsgruppe - Mitarbeiternummer

Gruppen

Die Gruppen können unter dem Reiter E-Mail-Einstellungen zur Steuerung verwendet werden.

Zur Gruppenkennung sind nur Ziffern zugelassen und die Gruppenbezeichnung ist frei wählbar.

Über die Suche können abschließend die Firmen der entsprechend markierten Gruppe zugeordnet werden.

Zur Zeit besteht im Modul Firmen unter dem Reiter Kundendaten/ E-Mail-Einstellungen nur die Möglichkeit EINE Gruppe auszuwählen.

Konfigurationsmanager, Email

identartikel:identartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-09T11:36:01+00:00

Identartikel

Um die Lagerführung zu optimieren, kann die Ident-Artikel Funktionalität zur klaren Identifikation von Artikeln genutzt werden.

Hierüber ist es möglich Möbel, welche über Sammelartikel oder auch Standart-Artikel abgewickelt werden, mit individuellen Angaben wie: Einkaufsdatum, Verkaufsdatum, EK-Preise, Variantencode, Artikelzustand, etc. zu ergänzen. Typische Beispiele hierfür sind Ausstellungs-, Reklamations- und Musterläger.

Ist die Vereinzelung der Artikel am Lager aktiviert, so muss bei jeder Lagerbuchung (Zu- und Abgang) auf eine konkrete Ident-Nummer Bezug genommen werden. Ohne diese Angabe ist die Buchung nicht möglich.

Eine Lagerlizenz ist notwendig.

Vorbereitung

Konfigurationen

Um die Funktionalität nutzen zu können, muss die Konfiguration 418 „Vereinzelung von Standardartikeln möglich“ aktiviert werden.

Über die Konfiguration 486 „Ident-Artikel bei Verkauf automatisch zuordnen“, kann gesteuert werden, ob der älteste oder jüngste Ident-Artikel beim Verkauf zugeordnet werden soll, oder ob eine manuelle Auswahl erfolgen soll.

Modul Läger

Um Artikel an bestimmten Lägern vereinzeln zu können, muss für die betroffenen Läger der Haken „Artikel an diesem Lager vereinzeln“ aktiviert sein.

Bei solch konfigurierten Lägern wird bei jeder Warenbuchung die Angabe einer Ident-Nr. gefordert.

Modul Identartikel (ID)

In diesem Modul werden die vereinzelten Artikel verwaltet. Jedes Möbelstück ist über die Ident-Nr. eindeutig gekennzeichnet. Zu jeder Ident-Nummer werden individuelle Angaben hinterlegt, die es erlauben das Möbelstück vollständig zu kennzeichnen. Insbesondere für Lagerbewertungen innerhalb der Inventur sind diese Angaben notwendig.

Ab Version 8.3460.xx wurde am Identartikel, im Bereich Verkauf ein neues Feld mit der Bezeichnung „Sonderpreis“ ergänzt. Wird in diesem Feld ein Preis hinterlegt, so wird dieser automatisch als Verkaufspreis verwendet, sobald der entsprechende Identartikel in einem Vorgang ausgewählt wird. Der „Sonderpreis“ hat dabei Vorrang vor anderen Preisquellen.

Ab Version 8.4512.2 wurde ein neues Kennzeichen an Gerätezuständen (Mandanten / Vorgabewerte (Service)) ‚VerhältSichWie‘ implementiert. Hier ist das Kennzeichen ‚Schrott‘ einstellbar. Identartikel mit dem Gerätezustand (Feld: Zustand am Identartikel) verhalten sich wie der Gerätezustand ‚Schrott‘.

Abwicklung von Ident-Artikeln auf ein Vereinzelungslager

Die Rücknahme von Artikeln (z.B. bei Musterstellungen oder Reklamationen) kann über ein Vereinzelungslager erfolgen. Hierfür muss das entsprechende Vereinzelungslager vor Rücknahme der Waren ausgewählt werden.

Bei der Rücknahme bekommen die Artikel automatisch eine Ident-Nr. (sofern noch keine Ident-Nr. zugeordnet) und werden in das Modul „Ident-Artikel“ übernommen.

An jedem Ident-Artikel werden Artikelangaben wie: Datum, spezifischen OFML-Merkmale, Preise, etc., automatisch hinterlegt.

Vorgehensweise im Modul Vorgänge

Erzeugen eines neuen Vorganges „z.B. Bemusterung“.

Auswahl eines Ident-Artikels

Um einen Ident-Artikel im Vorgang zu verarbeiten, kann dieser über den pCon.basket oder über die Positionsbearbeitung im Concept Office eingefügt werden. Wichtig hierbei ist, dass der entsprechende Ident-Artikel aus einem Vereinzelungslager kommt.

Durch das Hinterlegen der zu liefernden Menge wird der Ident-Artikel in Abhängigkeit der Konfiguration 486 vorgegeben, oder kann manuell ausgewählt werden.

Im unteren Bereich der Positionen können danach im Tab „Zugeordnete Ident-Artikel“ Informationen über Seriennummer, Identnummer, oder auch der Zustand des Artikels abgerufen werden.

Rücknahme eines Ident-Artikels

An der zurückzunehmenden Position wird das Vereinzelungslager als Rücknahmelager zugeordnet (im Beispiel das Lager „Musterlager“).

Die zurückzunehmende Menge wird eingetragen.

Durch die Erstellung des Korrekturlieferscheins wird der Ident-Artikel auf dem hinterlegten Vereinzelungslager automatisiert angelegt.

Nach der Buchung ist der Artikel im Modul „Ident-Artikel“ mit tiefergehenden Informationen wie. z.B. Ausführung und Auslieferhistorie angelegt.

Im Bereich Einkauf kann der Artikel dann z.B. auch preislich neu bewertet werden.

itscope:itscope

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-23T07:05:43+00:00

CO-Einstellungen zu ITscope

Voraussetzungen

Lizenzzukauf ITScope für CO (Angebot über Sachbearbeitung erstellen)
Account/Zugang bei ITScope → Hinweis auf Erstellung eines CO-Benutzers mit allen Rechten vorab
Bereitstellung des Benutzer-API-Key´s für ExterneSysteme bei Einrichtung im CO

Im ITscope unter Meine Firma → Mitarbeiter → Auswahl eines Benutzer → API-Zugang zu finden.

Die API-Nutzung (Verbrauch/Abrufe) ist unter dem ITscope-Account → API_Nutzung einzusehen.

Administrative Einstellungen

(1) Externe Systeme

Die Zugangsdaten des ITscope-Benutzers müssen im Modul ExterneSysteme im CO hinterlegt werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass der Benutzer mit allen Rechten auf der ITScope-Seite angelegt wurde. Der API-Key ist aus dem Benutzer im ITScope zu entnehmen/ zu finden.

* (1) SystemName laut CO auswählen
* (2) Mail-Account
* (3) Key:  siehe Benutzer ITscope
* (4) URL:  https://api.itscope.com/2.1/  -> ist einheitlich für ALLE!

(2) API-Key hinterlegen

Jeder Benutzer hat in ITScope einen eigenen API-Key. Für den Abruf der Daten aus Concept Office muss ein Benutzer (Mailkonto) hinterlegt werden, welcher mit allen Rechten versehen ist. Der API-Key kann unter dem FirmenAccount → Benutzer → API-Zugang eingesehen werden:

(3) CallBack aktivieren

Im Installationsverzeichnis von Concept Office muss einmalig die CoItScopeCallback.exe als Admin (Rechtsklick als Administrator) ausgeführt werden.

(4) Automation anlegen

Mit der Angabe einer Recherche, welche im Ergebnis nur die CO-Artikel liefert, können Artikel im Nachtlauf mit ITScope aktualisiert werden.

<task>
<name>ITscopeArtikelAktualisieren</name>
<mandant>1</mandant>
<operations>
<operation name="ITscopeArtikelAktualisieren">
<call>
<option>
<name>RechercheNummer</name>
<value>50252</value>
</option>
</call>
</operation>
</operations>
</task>

Automation mit Übernahmeschemaauswahl anlegen

Soll ein bestimmtes Übernahmeschema und nicht das Standardschema für die Automation genutzt werden ist folgende Task zu verwenden und die entsprechende Bezeichnung am Knoten zu hinterlegen:

<task>
<name>ITscopeArtikelAktualisieren</name>
<mandant>1</mandant>
<operations>
<operation name="ITscopeArtikelAktualisieren">
<call>
<option>
<name>RechercheNummer</name>
<value>50252</value>
</option>
<option>
<name>Schema</name>
<value>testnichtStandard</value>
</option>
</call>
</operation>
</operations>
</task>

Einstellungen in Concept Office

Bestellausgabe am Lieferanten hinterlegen

Wird ein Lieferant im Bestellprozess über ITScope abgewickelt, so muss in Concept Office die Bestellausgabeart „ITscope“, sowie Ihre Kundennummer beim Lieferanten im Firmenstamm hinterlegt werden:

Lieferantenmapping

Damit der Preis-/Bestandsabgleich im Artikelstamm zu den gewünschten Lieferanten erfolgen kann, müssen die Lieferanten in Concept Office gemappt werden.

Dies wird am Lieferanten (Firmenmodul) unter Mitarbeiter/Weiteres mit Angabe der Fremdnummer aus ITscope (Nummer des Distributors) aktiviert. Ist der Lieferant gemappt, so kann ein aktiver Abgleich oder auch die Neuanlage von Artikeln mit Hinterlegung der Lieferanten erfolgen.

Die Nummern aus COP stimmen nicht überein.

In dem folgenden Link gelangen Sie zur aktuellen Lieferantenübersicht von ITScope https://guide.itscope.com/kb/eservices/

Diese findet man im ITScope als Lieferanten-ID am Distributor.

Möglichkeit 1: Über die Artikelsuche in den gewünschten Bezugsquellen den Lieferanten anklicken. Es öffnet sich rechts ein Infofenster und die Lieferanten-ID kann aus den Lieferantendetails entnommen werden.

Möglichkeit 2: Der Lieferant wird über die Suche ausgewählt und man entnimmt die ITScope-ID des Lieferanten aus der Statistik.

Damit Einkaufspreise und Bestand an Artikeln aktualisiert werden kann, müssen die Haken „EK-Preise aktualisieren“ und „Bestand/Bestandstatus aktualisieren“ aktiv sein.

Diese finden Sie unter Firma –> Lieferantendaten –> ITscope

Artikel suchen und Übernhemen

Artikelsuche aus CO

In der Artikelsuche kann jetzt via ITscope gesucht werden. Dafür wurde der Haken ‚Suche in ITscope Artikeln‘ hinzugefügt. Wenn dieser Haken aktiviert wird, steht nur die Volltextsuche zur Verfügung und die anderen Felder werden ausgegraut.

Suchmöglichkeiten/-Einschränkungen:

Volltextsuche nutzen, um über alle Eigenschaften der Artikel sich suchen (Hersteller, EAN, Bezeichnung, HerstellerNr)
Volltextsuche ‚Toner black Kyo <EAN>‘ möglich.
Volltextsuche mit ‚<Bestellnr>‘ (alleinstehend) möglich.
Keine Suche über der Daten Distributoren. (Debitorenname, Kürzel)

Zur Übernahme nach Concept Office öffnet sich (analog COP) das Übernahmefenster, welches über ein vordefiniertes Schema oder mit manuellen Einträgen befüllt werden kann.

Der Hauptlieferant wird bei Anlage eines neuen Artikels aus ITscope nun nach folgenden Kriterien ermittelt:

günstigster Lieferant (EK) mit Bestand
wenn keiner Bestand hat, dann der günstigste Lieferant (EK)
wenn keine Bestände und keine EK-Preise vorhanden, dann der erste Lieferant, der gefunden wird

Den Abgleich bestehender Artikel kann man als Massenlauf aus der Artikelübersicht durchführen (Modul Artikel / Reiter Einkauf → Modul Funktion „ITScope-Daten aktualisieren“)

Artikelsuche aus Vorgang

Im Vorgang kann über die Modulfunktion ‚ITscope starten‘ die Plattform aufgerufen werden. Ist neben ITscope auch COP als aktiv in den Externen System angelegt, dann erscheint ein derzeit noch ein Auswahlfenster. Neben dem Importdialog öffnet sich nun die ITscope-Plattform im Browser.

Über die Teilenfunktion im ITScope kann der/die gewählte Artikel/Sammlung nach CO übertragen werden.

Artikelübertragung aus ITScope an Concept Office

Artikel können aus ITScope an Concept Office übergeben werden. Hierfür wird die „Teilen“-Funktion der Plattform genutzt. Je nach ERP muss der entsprechende Übertragungslink verwendet werden. Bei der Übertragung wird zwischen einzelnen Artikeln oder Sammlungen unterschieden.

Für die Artikelübertragung an Concept Office gibt es einen Concept Office Button in der Teilen Funktion:

Bestellausgabe an ITscope

Für die Ausgabe einer Bestellung zu ITscope gibt es die Ausgabeart „ITscope“:

Standardmäßig die kann Ausgabeart am Lieferanten vorbelegt werden (Firma –> Lieferantendaten –> Bestellausgabe)

Falls Bestellungen der Ausgabeart OpenTrans mit anderen Mitteln erfolgt (bspw. Bestellungen werden an Soennecken automatisch per EDI-Schnittstelle versendet), so muss die Konfiguration 60 - „Bestellungen (openTRANS) in nach Lieferanten getrennte Ordner speichern“ auf 1 -Ja gestellt werden.

Sonst werden ITscope-Bestellungen versehentlich an den falschen Lieferanten versendet.

Damit die Ausgabe erfolgen kann, muss folgendes gepflegt sein:

Positionen besitzen die Bestellnummer des Lieferanten
Die Bestellung ist Vorgangsbezogen
Am Lieferanten steht Ihre Kundennummer und die ITscope Lieferantennummer (Frmednummer)

EDI-Schnittstelle: Belegabgleich aus ITscope per API-Abruf

Belegabgleich mit ITscope

mandanten:vorgabewertetkd

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:54+00:00

Vorgabewerte TKD

Auf diesem Reiter werden grundlegende Informationen für die Arbeit im technischen Kundendienst hinterlegt.

Zähler

Siehe Zähler.

Stundenarten

Stundenarten bilden die Basis für Ihre Stundensätze. Die Stundenart muss ein eindeutiger Name sein.

Service Level Agreements

Die Service Level Agreements (SLA’s) legen fest, welche Reaktionszeiten Sie mit Ihren Kunden vereinbaren möchten.

Das SLA kann an der Maschine und am Vertrag hinterlegt werden. Ist an beiden ein SLA hinterlegt, gewinnt die Einstellung des Vertrages.

Gerätezustände

Eine Auflistung der an den Maschinen hinterlegbaren Gerätezustände.

Gerätebewertungen

Eine Auflistung der an den Maschinen hinterlegbaren Bewertungen.

Arbeitswert

Der hier hinterlegte Wert in Minuten legt das Standard-Arbeitsintervall fest.

MPS-Systeme

An dieser Stelle können Zugangsdaten für MPS-Server eingetragen sowie der Funktionsumfang festgelegt werden. Weitere Informationen unter MPS-System.

Mandanten, Vorgabewerte TKD, Stammdaten TKD

maschinen:anfahrtspauschale

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-15T09:21:19+00:00

Anfahrtspauschale

Als Anfahrtspauschale kann ein beliebiger Artikel hinterlegt werden. Die Anfahrtspauschale an der Maschine oder der Anschrift wird automatisch in einem Service-Auftrag mit dieser Maschine aufgenommen. Ist die Anfahrt in einem Service-Auftrag Vertragsleistung, wird der Artikel mit einem Verkaufspreis von 0 aufgenommen.

Fahrtzeit nicht berechnen

Konfiguration 576: Automatische Ermittlung von Anfahrtspauschalen deaktivieren

0 - Nein
1 - Ja

Mit Konfiguration 576 kann für einen oder mehrere Geschäftsbereich eingestellt werden, dass keine Anfahrtspauschale ermittelt wird, egal wo (siehe unten) diese hinterlegt ist.

Die Pauschale kann auf verschiedene Weisen ermittelt werden:

1. Anfahrtspauschale über Kundenschrift

Ist die Anfahrtspauschale an der Kundenanschrift hinterlegt, erben alle Maschinen, welche an dieser Anschrift stehen, diese Anfahrtspauschale. Sie kann an der Anschrift im Reiter Weiteres im Abschnitt Warenwirtschaftsdaten festgelegt werden.

2. Anfahrtspauschale über Maschine

An der Maschine kann in der Registerkarte Einsatzdaten die Anfahrtspauschale aus der Anschrift überschrieben werden (wenn diese für eine einzelne Maschine nicht gelten soll).

3. Anfahrtspauschale über Bezirke

Alternativ kann der Anfahrtsartikel auch dynamisch anhand der Postleitzahl des Standortes der Maschine bestimmt werden. Weitere Informationen unter Bezirke.

4. Anfahrtspauschale und Fahrzeit/Kilometer abrechnen

Über die Konfiguration 403 kann gesteuert werden, dass trotz Angabe einer Anfahrtspauschale mit der Tätigkeit Fahrtzeit und/oder Fahrtkilometer abgerechnet werden können.

Konfiguration 326: Wegekosten erst ab X Minuten Fahrtzeit berechnen.

Textuelle Eintragung

Bei aktiver Konfiguration 326 „Wegekosten erst ab x Minuten Fahrzeit berechnen“ werden Anfahrtspauschalen bzw. Fahrtzeiten nicht berechnet. Die Überprüfung findet vor der Rechnungslegung statt.

Maschinen, Anfahrtspauschale

maschinen:manuelle_maschinenerfassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:54+00:00

Manuelle Maschinenanlage

Es kann vorkommen, dass eine Maschine manuell erfasst werden muss, beispielsweise wenn ein Kunde beauftragt, seine Fremdmaschine zu reparieren.

manuelle Anlage

Nach dem Öffnen des Moduls Maschinen wird mit Klick auf Neu die Eingabe freigegeben.

Im Feld Identnummer (alt: Maschinennummer) kann eine eindeutige Nummer für das Gerät vergeben werden. Wenn das Feld freigelassen wird, wird beim ersten Speichern der Daten eine Nummer automatisch vergeben. Weitere Informationen dazu unter Identnummer.

Im Feld Artikelnummer wird die Artikelnummer des Modells eingegeben oder alternativ über die Artikelsuche gewählt. Dabei werden in der Suchmaske nur die Artikel angezeigt, die als Maschinen mit oder ohne Seriennummer angelegt wurden (siehe auch Artikelarten).

Anschließend erfolgt die Eingabe der Firmennummer (die Nummer des Kunden an, bei dem diese Maschine steht). Steht das Gerät am eigenen Lager ist eine 1 einzutragen und im Feld Lager das entsprechende Lager zu hinterlegen.

Eventuell ist nun der Standort abzuändern oder der Stellplatz einzutragen und die Zählerstandinformationen zu hinterlegen. Artikel, die an einer Maschine als Zubehör hinterlegt sind, werden bei Lieferung als Option hinterlegt.

Wenn nun gespeichert wird, ist die Maschine angelegt. Es können nun evtl. bekannte Ein- oder Verkaufsdaten sowie Einsatzdaten hinterlegt werden und das Gerät ist für die weitere Verarbeitung bereit.

Wird eine manuell angelegte Maschine als Lagermaschine angelegt, erhöht sich der IST-Bestand am entsprechenden Lager automatisch.

Weiteres

Für bereits angelegte Maschinen ist es möglich über den Druck-Button bestimmte Daten auszudrucken. Dabei ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Maschinen

Steuert, welche Rechte der Benutzer Zum Ducken bestimmter Datensätze im Maschinen-Modul hat.

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

Maschinen

moebelkonditionen:kappungsgrenzen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:56+00:00

Kappungsgrenzen für Möbelkonditionen

Ist die Konfiguration 180 - Kappungsgrenzen für Möbelkonditionen - aktiviert, so wird bei der Ermittlung der Möbelkonditionen geprüft, ob eine Kappungsgrenze existiert.

Konfiguration 180: Kappungsgrenzen für Möbelkonditionen

Wenn aktiviert, wird geprüft, ob für den Kunde eine Kappungsgrenze für Möbelkonditionen hinterlegt ist.

0 - Nein
1 - Ja

In den Möbelkonditionen kann dann hinterlegt werden, dass Rabatte für einen bestimmten Kunden immer gekappt werden.

Beispiel:Sind für den Lieferanten höhere Rabatte (z.B. 10%) für alle Kunden hinterlegt, so wird der Rabatt beim Einfügen eines Artikels im Basket für diesen Kunden auf die Kappungsgrenze (hier 5%) gesetzt.

officeheute:officeheute

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-10-01T09:11:34+00:00

Office Heute

Funktionsbeschreibung

Die Übersicht Office Heute bietet auf einen Blick, was in der täglichen Arbeit für Sie wichtig ist. Ob es Umsatz- oder Planzahlen sind oder Sie sehen möchten, welche Bestellungen und Vorgänge am aktuellen Tag auf Sie warten oder ob Sie sich dafür interessieren, wer von Ihren Kollegen als nächstes Geburtstag hat. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich eigene Recherchen als Gadget anzeigen zu lassen. In der Registerkarte Module finden Sie eine Komplettübersicht aller Module, können danach suchen und direkt dahin wechseln.

Die Gadgets lassen sich vielfältig anpassen. Es können Einschränkungen auf Mitarbeiter oder Geschäftsbereich getroffen werden und auch das Klonen eine Gadgets ist möglich.

Einstellungen

Administrative Einstellungen

Sonderrecht -> Sonderrecht Zusatz / Sonstiges -> HTML-Ansichten konfigurieren -> Ja / Nein

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist HTML-Ansichten zu konfigurieren oder nicht.

Es gibt zwei Schemen auf die Sie die Office Heute Seite anpassen können.

Entweder auf - > Office Heute Vertriebsmitarbeiter (entspricht 6.0 Active Heute) oder auf - > Office Heute Sachbearbeiter (entspricht 6.0 Office Heute).
Es kann im Mitarbeiterprofil angepasst werden, s. Abb.

Speicherort: <HTMLPfad>/Privat/

Legen Sie hier einen neuen Unterordner namens Privat an. Würden Sie die mitgelieferte Datei bearbeiten, werden diese bei Update des Systems überschrieben.

Ist das entsprechende Recht vorhanden, kann jeder Mitarbeiter diese Seite für sich überarbeiten.

Werkseinstellung

Je nach Mitarbeiterqualifikation erfolgt die Auswahl:
Für Vertriebsmitarbeiter in der Datei » OfficeHeuteVertriebsmitarbeiter.ini. Für alle anderen, in der Datei » OfficeHeuteSachbearbeiter.ini.

Eine Besonderheit hat das Gadget News

Diesen Text können Sie folgendermaßen ändern:
Klicken Sie auf Weitere Stammdaten im Baum des CO dann auf Textbausteine.

Hier können Sie nun den gewünschten Text eintragen. Bspw. einen Kalenderspruch für den jetzigen Monat zur Motivation Ihrer Mitarbeiter.
Formatierte Texte werden im Abschnitt Text gelblich angezeigt und in der Übersicht ist die Spalte Text formatiert gefällt.

Automatische Aktualisierung

Soll Office heute als Info-Bildschirm an einer Wand hängen, ist es sinnvoll, dass sich die Seite in vorgegebenen Intervallen aktualisiert. Dies können Sie über die Nutzereinstellungen realisieren.

}

Einstellungen für Benutzer

Anleitung zum Gestalten der Office Heute - Seite

Wie soll Ihre Übersicht aussehen?

Klicken Sie auf das kleine Rad (oben rechts), dies sind die Einstellungen.
Markieren Sie die Einträge die Ihnen wichtig sind und entscheiden, wieviel Spalten es geben soll.
Haben Sie diese Einstellungen getroffen, können Sie jedes Gadget für sich nochmals verschieben.
Dazu das betreffende Anklicken und per Drag and Drop an die gewünschte Stelle ziehen.

Hierbei haben Sie die Möglichkeit selbst zu entscheiden, welche Einstellungen Sie gern sehen möchten. Bei jeder dieser Zeilen handelt es sich um ein sogenanntes Gadget.

Gadgets

Gadget
(Englisch für Apparat oder technische Spielerei) - es bezeichnet ein technisches Werkzeug oder Gerät mit bisher so nicht bekannter Funktionalität und/oder besonderem Design

Die Gadgets in Office Heute werden automatisch aktualisiert. Dazu muss in den Optionen ein Aktualisierungsintervall eingestellt werden. Aus dem Modul Recherche heraus können Ergebnisse als Gadget ausgegeben werden.

Beschreibungen

Angebots- / Auftragsbestand

zeigt Ihnen den aktuellen Gesamtbestand der vorliegenden Angebote und Aufträge nach Auftragswert, unterteilt nach Bearbeitungsstatus unabhängig von weiteren Kriterien. Hier wird auch der Auftragswert von Positionen angezeigt, die nicht berechnet werden.

Zusätzlich wird eine Summenzeile über den Gesamtbestand angezeigt.

Angebots- / Auftragsbestand Normal / Service

zeigt Ihnen den aktuellen Angebots- und Auftragsbestand nach Bearbeitungsstatus und aufgeteilt nach Normalvorgängen und Service-Aufträgen

Anzahl der Aktivitäten

zeigt die Termine und Aktivitäten des jeweils angemeldeten Users
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Aktivitäten

Dieses Gadget zeigt den Inhalt der Gadgets Termine und unerledigte Aufgaben in einer Anzeige

Aufgaben Heute

Hier werden die heute anstehenden Aufgaben des angemeldeten Users angezeigt.

Auftragseingänge

Zeigt die Anzahl der Auftragseingänge nach Auftragseingangsdatum und Vergleich mit dem Vorjahr.

belieferbare Aufträge

zeigt Aufträge, die an Lager vorrätig und/oder durch Wareneingang zur Lieferung bereit stehen

fakturierbare Aufträge

zeigt Aufträge, die berechenbare Positionen enthalten

Fakturierrückstand

Auswertung der zu berechnenden Positionen nach Lieferstatus
Hier werden Auftragswerte angezeigt, die zur Berechnung stehen, wo aber noch keine Berechnung stattgefunden hat. Die Summen werden aus Auftragsposition gebildet und der Bearbeitungsstatus des Vorgangs zu Grunde gelegt.

Geburtstage Ansprechpartner

zeigt tagesaktuell Geburtstage von Kunden- und Lieferantenansprechpartnern, wenn sie in den Stammdaten hinterlegt sind

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Geburtstage Ansprechpartner anzeigen

Steuert, ob die Geburtstage der Ansprechpartnern auf der Office Heute Seite angezeigt werden sollen.

Ja
Nein

Geburtstage Mitarbeiter

Hier können Sie die aktuellen Geburtstage anzeigen lassen oder über die Einstellungen mehrere Tage auswählen.

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Geburtstage Mitarbeiter anzeigen

Steuert, ob die Geburtstage der Mitarbeiter auf der Office Heute angezeigt werden sollen.

Ja
Nein

lieferbereite Aufträge

zeigt Aufträge, die bestätigt sind und bei Bedarf beim Hersteller bestellt sind

nachzubearbeitende Störungen

zeigt Service-Aufträge an, die von Concept Mobile mit Fehlern zurückgemeldet wurden.

News

Das News-Gadget ermöglicht es Ihnen, allen Mitarbeitern bestimmte Informationen anzuzeigen. Im Modul Textbausteine kann im Textbaustein bwNews der gewünschte Text hinterlegt werden. Um die Nachrichten aufeinanderfolgend mit Überschriften anzuzeigen, müssen Sie im Textbaustein durch folgenden Platzhalter getrennt werden:

#neu#

nicht bestellte Bestellungen

zeigt Bestellungen im Staus „erfasst“
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Bestellungen

nicht bestellte Serviceaufträge

zeigt alle bestätigten Serviceaufträge, die mindestens eine Position enthalten, zu der es keine zugehörige Bestellposition gibt. Es werden nur Normalaufträge beachtet.
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Service-Aufträge

Posteingang

Hier sehen Sie Ihren Posteingang, wenn Concept Office mit einem Mailkonto synchronisiert ist
Weitere Informationen dazu finden Sie hier:Emails mit Outlook synchronisieren

Termine Heute

Terminanzeige für den aktuellen Tag

Die Bemerkung aus den Gadgets der aktuellen Termine/Aufgaben wurde in der 8.0 entfernt, um die Anzeige übersichtlicher zu gestalten.

überfällige Angebote

zeigt alle offenen Angebote, bei denen eine Angebotsfrist hinterlegt und überschritten ist

überfällige Bestellungen

zeigt noch offene oder nur teilgelieferte Lieferantenbestellungen an, die ein Lieferdatum eingetragen und überschritten haben

Weiterführende Informationen finden Sie hier: Bestellungen

Umsätze

Umsatzübersicht im Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahr

Hier ist dieses Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht Umsatzansicht (Filter) für Office Heute

Legt fest, welche Umsätze dem Benutzer auf der Office Heute Startseite angezeigt werden.

keine Umsätze
nur eigene Umsätze
nur eigenen Umsätze und Umsätze der eigenen Kunden im zugeordneten Geschäftsbereich
Umsätze des VK-Teams
Umsätze der Mitarbeitergruppe
Umsätze des Geschäftsbereiches
alle Umsätze

Recherchen

Es ist möglich das Ergebnis von Recherchen in einem Gadget angezeigt werden.

Hierfür muss zuerst eine Recherche angelegt und dort der Haken In Office Heute Gadgets anzeigen aktiviert werden. Die Beschreibung wird im Gadget später zur Auswahl stehen. Dieses Feld sollte also nicht leer bleiben.

Nun kann in den Einstellungen das Gadget Recherche ausgewählt werden. Zunächst erscheint dann ein Gadget namens Leer. Mit Klick auf das Einstellungsrädchen des Gadgets kann eine Überschrift vergeben und eine Recherche ausgewählt werden. Es besteht auch die Möglichkeit das Gadget zu duplizieren (klonen), für den Fall, dass eine weitere Recherche in Office heute angezeigt werden soll.

Alternativ kann über Neues Recherchegadget ein weiteres Gadget erstellt werden.

Recherche Gadgets, die kein Ergebnis liefern, werden aufgrund der Übersichtlichkeit ausgeblendet.

Es ist möglich aus der Recherche in das jeweilige Modul abzuspringen.

Ab CO 8.2569.16 wird bei Recherchegadgets nur noch nach $-Platzhaltern gesucht ($Mitarbeiternummer oder $Kontaktnummer). Die Suche nach der Variablen selbst (@Mitarbeiternummer) entfällt

SLA-Status

Kennzeichen/Farbe	Bedeutung
	Keine Reaktionszeit, kein Meldedatum
	Weniger als die Hälfte der Reaktionszeit ist vergangen
	Hälfte der Reaktionszeit ist vergangen
	Reaktionszeit ist überschritten

Vorgangssichten

Hier kann eine Vorgangssicht ausgewählt werden. Das Ergebnis der Sicht wird angezeigt. Ist keine Überschrift in den Einstellungen des Gadgets eingetragen, wird die Bezeichnung der Sicht als Überschrift angezeigt.

Sichten

Haben Sie Sichten in Vorgängen oder bestellungen erzeugt und möchten das Ergebnis direkt auf Office heute sehen, dann können Sie das ebenfalls über ein Gadget realisieren. Dazu das entsprechende Gadget aufrufen und über das kleine Einstellungsrädchen konfigurieren. Auch dieses Gadget können Sie klonen, also duplizieren, um eine weitere Sicht anzuzeigen.

Tabs / Registerkarten

Planzahlen

zeigt den tagesaktuellen Vergleich der tatsächlichen Verkaufszahlen mit den geplanten Verkaufzahlen
Weitere Informationen finden Sie hier: Planzahlen

Umsatzdetails

zeigt eine aufgeschlüsselte Umsatzauswertung nach z.B. Geschäftsbereichen und Warengruppen

Textbausteine, Sonderrecht, Versionen, Sonderrecht, Rechteverwaltung

soennecken:rechnung_einlesen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-22T13:24:53+00:00

EDI-Schnittstelle für Soennecken Zentralregulierung

Unter dem Modul Soennecken eCommerce wird in Concept Office das Prüfen und Buchen der Soennecken Rechnungen und der Soennecken Auftragsbestätigungen abgebildet. Dieser Punkt ist zur Zeit in der Entwicklung. Die Soennecken eG hat gemeinsam mit Software Concept ein Pilotprojekt zur elektronischen Prüfung von Soennecken Rechnungen gestartet.

Lesen Sie hier mehr zur Rechnungsprüfung elektronischer Rechnungen.

Auch Compassdaten können über die Schnittstelle eingelesen werden.

Voraussetzungen

Die folgenden Schritte sind einmalig abzuarbeiten.

Dieses Modul benötigt die Lizenz "Lieferantenrechnungen einlesen (Opentrans)" verfügbar.

Für die Zentralregulierung hat Soennecken eigene Betriebsnummern in Verwendung (4028972000008). Diese müssen am Lieferant hinterlegt werden (Registerkarte Weiteres dort im Bereich externe Kundennummern). Die Warenwirtschaft muss, wie im Bild gezeigt, exakt BetriebsnummerAlternativ heißen.

Soll ein bestimmter Artikel für die Frachtkostenbuchung der elektronischen Rechnungsprüfung verwendet werden, so ist dieser in der Office.dat folgendermaßen einzutragen.

REFrachtArtikel=gewünschteFrachtkostenartikelnummer

Ohne diesen Eintrag wird als Standard automatisch der Frachtkostenartikel mit der Artikelnummer FRACHTKOSTEN bebucht. Dieser Artikel muss im System vorhanden sein. Die Frachtkosten selbst werden am Lieferanten unter Lieferantendaten - Versandkosten entsprechend der Lieferstufen hinterlegt.

In der Datei Lieferantenrechnungen_einlesen.ini (..\CO\Sysdata\ImportExport\Lieferantenrechnungen_einlesen.ini) muss folgender Eintrag erfolgen:

[SoenneckenRechnung]
Importtyp = 1
_LieferantenMengenEinheitIgnorieren=#1 (Wenn beim Import die Mengeneinheitenprüfung ignoriert werden soll)

Dauphin Rechnungen in Version 6.1

In der Version 6.1 wurde eine Spezialbehandlung für Möbelrechnungen zur Ermittlung der Artikelnummer implementiert. Dazu ist in das Schema der Eintrag

MoebelLieferantenGLN=4399901839359

aufzunehmen.

In der Datei bwImportAscii.ini (..\CO\Sysdata\ bwImportAscii.ini) muss folgender Eintrag erfolgen:

[SoenneckenZRZuordnungen]
FieldDelimiter=";"
Skipline="1"
Feld1=DATEINAME
Feld2=MANDANT
Feld3=HERKUNFT
Feld4=DOCID
Feld5=LIEFERANT
Feld6=KUNDE
Feld7=BELEGNR
Feld8=BELEGDAT
Feld9=ABRNR
Feld10=ABRPOS
Feld11=ABRUFNR
Feld12=KONTOMGBEILI
Feld13=KZREGU
Feld14=DATUMVALUTA
Feld15=FIRMA
Feld16=NAME
Feld17=LAND
Feld18=PLZ
Feld19=ORT
; das ist die BestellungsNr des Händlers
Feld20=BESTELLNUMMER
Feld21=EINGANGSDATUM

Im Modul „EDI-Schnittstelle“ werden über die Schaltfläche „Konfiguration“ die FTP-Zugangsdaten und das Verzeichnis für die XML-Dateien hinterlegt. Der Haken „Dateien nach Abruf löschen“ sollte gesetzt sein, da sonst immer wieder die gleichen Daten abgerufen werden. Im Feld Dateifilter muss *.xml eingegeben werden.

Geben Sie die Root des FTP Servers an. Concept Office holt folgende Dateien ab:

Unterverzeichnis "ZREDIBELEGE" : P*.xml      
Unterverzeichnis "ZRPDF"       : ZRL*.pdf    
Unterverzeichnis "ZRBELEG"     : Index*.csv

Soennecken eCommerce

Über das Modul-Recht Soennecken eCommerce kann festgelegt werden, ob der Nutzer Rechnungseingänge Ändern und Löschen darf.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Alle Rechte

Lieferantenrechnungen (Filter)

Über das Recht kann festgelegt werden, welche Bestellungen der Nutzer entsprechend seines Modulrechts (Recht oben) im Zugriff hat.

Keine Rechte
Nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereichs
Alle Bestellungen

Alle heruntergeladenen Dateien (PDF, xml, csv) müssen in einem Verzeichnis gespeichert werden: …\CO\EDI\Belege

Einlesen der Rechnungen via EDI-Schnittstelle

Über das Concept Office Tool „Automation“ kann das Einlesen nun über den Windows-Task-Planer eingerichtet und damit ohne weiteres Zutun in einem beliebigen Intervall erfolgen. Falls gewünscht kann das Einlesen auch manuell erfolgen.

Hierzu in der EDI-Schnittstelle die Felder entsprechend hinterlegen (siehe Bild unten) und die Schaltfläche „Einlesen“ betätigen. Danach stehen die Belege zur Prüfung im Modul Lieferanten-Rechnungen zur Verfügung.

Schalter

_BestellnummerNichtAufbereiten: Die Bestellnummer einer Lieferantenrechnung wird bis zum ersten nichtnumerischen Zeichen eingelesen und danach abgeschnitten. Wenn = #0, wird dieses Verhalten deaktiviert.
DefaultArtikel = Möglichkeit, eine Artikelnummer anzugeben, falls in den Daten des Lieferanten keine Artikelnummer mitgeliefert wird.
DefaultKreditor = Wenn aus den Daten der Rechnung der Lieferant nicht ermittelt werden kann, wird dieser Standardrechnungssteller verwendet
Importtyp:
- = 0, Standard, keine Besonderheiten
- = 1, automatischer Abruf der 3 Unterverzeichnisse „ZREDIBELEGE“, „ZRPDF und „ZRBELEG“ beim Abruf der FTP-Dateien, im Anschluss Verarbeitung dieser speziellen, von Soennecken zur Verfügung gestellten csv-Zusatzdaten, um die ZR-Nummern an den Einzelrechnungen zu hinterlegen.
_LieferantenMengeneinheitIgnorieren: wenn = #1 wird die gelieferte Mengeneinheit des Lieferanten ignoriert und damit die Einheit der Bestellung verwendet. Ist der Schalter nicht gesetzt und die Einheit weicht ab, dann wird die Rechnung auch bei korrektem Betragsabgleich nicht als korrekt bewertet.
NurEinlesen: wenn = 1, dann wird die automatische Buchung deaktiviert. Die Rechnungen werden dann im Status „importiert“ im Modul Lieferanten-Rechnungen zur Weiterbearbeitung angeboten (veraltet, gilt nur für Textimport).
PdfArchivPfad: wenn angegeben, dann ist es möglich, das beigefügte Pdf-Dokument zusätzlich in einen weiteren Pfad kopieren zu lassen. (Bsp.: PdfArchivPfad=„c:\tmp\PdfCopy).

PdfArchivPfad: Dies wird nur noch als Rückfallvariante verwendet. Es ist möglich über die Konfigurationen der EDI-Schnittstelle ein DMS-Archiv-Verzeichnis anzugeben, wo die Daten abgelegt werden.

WareneingangBuchen: wenn = 1, dann wird die Rechnung und Lieferung gleichzeitig gebucht.

Frachtkosten

Beim Import von Lieferantenrechnungen im OpenTrans-Format können 3 differenzierte Zuschläge importiert werden. Diese werden auch einzeln in der Bestellung dargestellt, die differenzierte Darstellung im zugehörigen Auftrag wird in Abhängigkeit der Konfiguration 370 durchgeführt.

_FrachtKostenArtikel=#123
_FrachtKostenArtikelExtern=#Frachtkosten

_VerpackungsKostenArtikel=#1234
_VerpackungsKostenArtikelExtern=#Auftragspauschale

_MontageKostenArtikel=#12345
_MontageKostenArtikelExtern=#Mindermengenzuschlag

Weiteres

Sonderrecht Lieferantenrechnungen einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Lieferantenrechnungen einzulesen.

Ja
Nein

vertraege:alternativtoner

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-01T07:32:39+00:00

Alternative Verbrauchsmaterialien

Es besteht die Möglichkeit, im Vertrag oder an einer Maschine zu hinterlegen, ob diese mit original oder kompatiblem Verbrauchsmaterial beliefert werden soll.

Einstellungen am Artikel

Alle Verbrauchsmaterialien (Toner, Trommeln, Resttonerbehälter), sowohl original als auch kompatibel, müssen mit der entsprechenden ArtikelartTKD gekennzeichnet werden.

Es ist notwendig folgende Einstellungen in Stammdaten zu prüfen und ggf. anzupassen.

Original-Artikel

Am Original-Artikel müssen die möglichen Alternativen als Alternativartikel hinterlegt sein. Sind mehrere Alternativen hinterlegt, kann über Spalte Rang eine Reihenfolge festgelegt werden. Der Artikel mit dem höchsten Rang wird eingesetzt.

Alternativ-Artikel

Handelt es sich bei der Alternative um einen kompatiblen Artikel (z.B. Refill, Rebuild usw.), muss dieser als kompatibler Artikel gekennzeichnet werden. Die Kennzeichnung erfolgt in der Registerkarte TKD.

Achten Sie darauf, hierfür in den alternativen Artikel zu wechseln, sonst wird der originale Artikel mit diesem Kennzeichen versehen!

Einstellung im Vertrag

Die Verwendung von alternativen Verbrauchsmaterialien kann im Vertrag über die Registerkarte Rechnungsempfänger/Optionen und die Option Kompatible Artikel verwenden festgelegt werden.

Trifft dies nicht für alle Maschinen des Vertrags zu, so kann die Verwendung kompatibler Artikel an der jeweiligen Maschine im Vertrag Reiterkarte Vertragsmaschinen gesperrt werden.

Einstellung an der Maschine

Ist eine Maschine keinem Vertrag zugeordnet, so steht die Option auch direkt an der Maschine zur Verfügung.

Der Haken ist nur sichtbar, wenn die Maschine keinem Vertrag zugeordnet ist!

Verhalten bei manueller Erfassung

Wird im Service-Auftrag ein Toner erfasst, prüft Concept Office die Vertragseinstellungen, sowie die Einstellungen der Artikel. In Abhängigkeit der Einstellung der Konfiguration 426 wird bei Maschinen aus Verträgen, die kompatible Verbrauchsmaterialien erlauben, für welche ein originales Verbrauchsmaterial erfasst wird, der kompatible Artikel automatisch oder nach Rückfrage eingesetzt, falls dies lt. Vertragskonstellation zulässig ist.

Verhalten bei Datenimport

Beim Import einer Bedarfsmeldung, gilt nun:

Wenn vom MPS-System kein Verbrauchsmaterial explizit mitgegeben wird und
- es ist nur originales Verbrauchsmaterial erlaubt, dann wird der Artikel der angeforderten Farbe mit dem höchsten Rang im Material des Modells in den Auftrag aufgenommen.
- es ist kompatibles Verbrauchsmaterial erlaubt, wird am Artikel der angeforderten Farbe mit dem höchsten Rang im Material des Modells die Alternative mit dem höchsten Rang in den Auftrag aufgenommen. Zur Ermittlung werden aber nur Alternativen herangezogen, die im Artikelstamm als kompatibler Toner gekennzeichnet sind.

Wird vom MPS-System eine Artikelnummer mitgegeben und
- es ist nur originales Verbrauchsmaterial erlaubt, wird dieser Artikel in den Auftrag aufgenommen.
- es ist kompatibles Verbrauchsmaterial erlaubt, wird die Alternative mit dem höchsten Rang in den Auftrag aufgenommen, die an diesem Artikel hinterlegt ist. Zur Ermittlung werden aber nur Alternativen herangezogen, die im Artikelstamm als kompatibler Artikel gekennzeichnet sind.

alternativ, Artikel, kompatibel, Service-Aufträge, Toner, Verbrauchsmaterial, Verträge

vertraege:dynamische_und_statische_poolvertraege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-09-05T13:23:44+00:00

Dynamische und statische Poolverträge

Poolverträge können statische oder dynamische Raten und Freikopien beinhalten.

Dynamische Poolverträge

Bei dynamischen Poolverträgen setzen sich die Raten der Pauschalen bzw. die Anzahl der Freikopien aus der Summe der an den Vertragsmaschinen hinterlegten Pauschalen bzw. Freikopien zusammen.

Vorteil ist, das wenn eine Maschine in den Vertrag aufgenommen bzw. aus dem Vertrag herausgenommen wird, automatisch auch Freikopien und Rate angepasst sind. Zumal bei dieser Vorgehensweise die Verteilung der Werte auf die Maschinen quasi automatisch gewährleistet ist.

Wird der Haken dynamisch gesetzt, werden Rate bzw. Freikopien der Poolvereinbarung automatisch auf 0 gesetzt.

Statische Poolverträge

Ist im Feld dynamisch kein Haken gesetzt, handelt es sich um einen statischen Poolvertrag. Raten und Freikopien werden direkt an der Poolvereinbarung hinterlegt.

Die Aufteilung der Erlöse (Pauschalen) kann auf verschiedene Weisen geschehen. Ist an den Maschinen im Feld Rate ein Wert hinterlegt, wird genau dieser Wert als Erlös der Maschine gutgeschrieben. Sind keine Werte hinterlegt, dann werden die Erlöse der Poolvereinbarung zu gleichen Teilen auf alle Maschinen verteilt.

Konfigurationen für die Verteilung von Vertragserlösen in Poolverträgen

Beide Konfigurationen gelten für dynamische und für statische Poolverträge

Konfiguration 90: Verteilungsalgorithmus von Poolerlösen aus Klicks auf die Pool-Maschinen.

0 - Gleichmäßige Verteilung auf die Pool-Maschinen
1 - Verteilung anhand der gemeldeten Kopien für die Pool-Maschine

Konfiguration 177: Wartungserlöse eines Pools anhand der letzten Klickabrechnung eines Pools aus Poolmaschinen verteilen

0 - Nein, Gleichverteilung bzw. feste Verteilung
1 - Ja, anhand der letzten Klickmeldung des Pools verteilen.

Vertraege, Maschinen

vorgaenge:ermittlung_des_lagers_anhand_von_lagerbezirken

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-26T06:26:39+00:00

Ermittlung des Lagers im Vorgang anhand von Lagerbezirken

Voraussetzung

Konfiguration 419: Lagerbezirke verwenden

Soll es möglich sein, über die Bezirksart 'Lagerbezirk' Läger vorzugeben, die in der Vorgangsbearbeitung immer für den entsprechenden Bezirk verwendet werden.

0 - Nein
1 - Ja

Bezirke einrichten

Das Modul Bezirke befindet sich unter weitere Stammdaten. Hier können Lagerbezirke angelegt werden. Lagerbezirke werden durch die Bezirksart Lager gekennzeichnet. Das Lager, das für Kunden aus den erfassten Postleitzahlbereichen im Vorgang eingesetzt werden soll, muss hinterlegt werden. Nun müssen hier noch die Postleitzahlbereiche erfasst werden.

Lagerbezirke können sich auch durch den Geschäftsbereich unterscheiden, d.h. gleiche Postleitzahlbereiche können für ein anderes Lager mit abweichendem Geschäftsbereich hinterlegt werden.

Lagerzuordnung im Vorgang

Bei Abwicklungsart Lager wird die Postleitzahl der Lieferanschrift mit den im Bezirk definierten Postleitzahlbereichen verglichen. Bei der Ermittlung des Bezirkslagers wird jetzt der Bestand des Lagers geprüft. Bei Bestand > 0, unabhängig davon welche Menge in der aktuellen Auftragsposition enthalten ist, wird das am Bezirk hinterlegte Lager, ansonsten das am Bezirk hinterlegte Kommissionslager benutzt.

Lieferanten von der Lagerbezirksermittlung ausschließen

Mit der Konfiguration 421 können Sie Lieferanten von der Lagerbezirksermittlung ausschließen.

Konfiguration 421: Lieferanten von der Lagerbezirksermittlung ausschließen

Ermittlung des Lagers für bestimmte Lieferanten nicht durchführen

0 - Nein
1 - Ja

Im Feld ‚Einstellung textuell‘ müssen die Lieferantennummern mit Komma getrennt hinterlegt werden, für die die Konfiguration 419 nicht gelten soll.

Die Prüfung erfolgt anhand des Hauptlieferanten des Artikels. Wenn die Konfiguration 421 aktiv ist und der Lieferant in der Konfiguration angegeben ist, dann erfolgt keine Ermittlung des Lagers über Lagerbezirke.

vorgaenge:montageartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-27T07:09:08+00:00

Montage- und Frachtkostenzuschläge

Einleitung

Montage- oder Frachtkostenzuschläge sind EK- und VK-Zuschläge, deren Wert sich ausgehend von den Werten anderer Positionen ermittelt. Hierbei sind beliebige Kombinationen von EK und VK sowie rabattierten und unrabattierten Preisen möglich, z.B. VK-Zuschlag = 3% der Summe der Listen-Einkaufspreise. Diese Zuschläge werden wie normale Positionszuschläge behandelt, d.h., mit einem Artikel verknüpft und als Vorgangsposition geführt. Auf Kopfebene sind Montage- oder Frachtkostenzuschläge nicht möglich. Der Wert der Vorgangsposition berechnete sich damit aus dem Preis des Artikels + der Summe seiner Zuschläge. Es ist sinnvoll, den EK und VK des Artikels, welcher Montage- oder Frachtkostenzuschläge trägt, auf 0 zu belassen und auch keine anderen Zuschläge (außer beliebig vielen Montagezuschlägen) mit diesem Artikel bzw. einer Vorgangsposition zu verknüpfen.

Typischer Ablauf

Definition Montage- oder Frachtkostenzuschlag im Modul Zu-und Abschläge. (zu finden unterhalb Weitere Stammdaten)
Verknüpfung Montage- oder Frachtkostenzuschlag mit einem Montage- oder Frachtkosten-Artikel im Modul Artikel, Registerkarte Gruppierungen/Weiteres.
Bei Bedarf Montage- oder Frachtkosten-Artikel mit einer Lieferbedingung verknüpfen (zu finden unterhalb Weitere Stammdaten). Dieser Artikel wird automatisch als Position bei der Anlage eines Vorgangs eingesetzt, sofern die entsprechende Lieferbedingung in den Kundenstammdaten an der Lieferanschrift des Kunden hinterlegt ist.
Alternativ kann die Artikelposition manuell in den Vorgang aufgenommen werden.
Nach Erfassen der Vorgangspositionen wird der Wert des Montageartikels automatisch berechnet.

Definition des Montage- oder Frachtkostenzuschlages

Der Montage- oder Frachtkostenzuschlag wird im Modul Zu-und Abschläge definiert.

Als Zu-/Abschlagswert ist ein Prozentwert sinnvoll. Er kann für den VK, EK oder beides verwendet werden.

Als Berechnungsbasis kann der rabattierte oder unrabattierte Preis gewählt werden. Zusätzlich, wenn als Kalkulationsbasis = „Gesamter Bereich“ gewählt ist, kann ein alternierender rabattierter bzw. alternierender unrabattierter Preis gewählt werden, d.h. ein EK Zuschlag berechnet sich auf der Basis des VK und umgekehrt.

Das Kontrollkästchen Umlegen auf Positionen ist gesperrt, da dies nur bei Kopfzuschlägen sinnvoll ist.

Die Kalkulationsbasis „Aktueller Bereich“ ist für normale Zuschläge an der Vorgangsposition oder im Auftragskopf und berechnet sich anhand des Positionspreises bzw. Vorgangspreises. Wird hier „Gesamter Bereich“ gewählt, berechnet sich der Zuschlagswert anhand aller oder durch einen Filter eingeschränkter Positionen.

Filter sind unter Kalkulationsmerkmal, Kalkulationsschlüssel und Filter Lagerabwicklung zu definieren.

Als Kalkulationsmerkmal kann Gesamter Vorgang oder Warengruppe, Serie, Herstellerkürzel gewählt werden. Die Herstellerkürzel werden im Feld Kalkulationsschlüssel eingegeben.

Der Filter Lagerabwicklung kann genutzt werden, um die Berechnung der Montagekosten nur für Lagervorgänge oder Direktlieferungsvorgänge auszuführen.

Zuschläge mit Montage-/Frachtkostenartikel verknüpfen

Am erstellten Montage –oder Frachtkostenartikel werden unter der Registerkarte Gruppierungen/Weiteres die Zuschläge (Rubrik Zuschläge) hinterlegt. Dafür wird über die Kennung der zuvor angelegte Zuschlag ausgewählt.

Der Wert der Vorgangsposition berechnete sich damit aus dem Preis des Artikels + der Summe seiner Zuschläge. Es ist sinnvoll, den EK und VK des Artikels, welcher Montage- oder Frachtkostenzuschläge trägt, auf 0 zu belassen und auch keine anderen Zuschläge außer Montagezuschlägen mit diesem Artikel bzw. einer Vorgangsposition zu verknüpfen.

Montage-/Frachtkostenartikel mit Lieferbedingung verknüpfen

In der Strukturansicht unter weitere Stammdaten finden Sie das Modul Lieferbedingungen. Hier werden die Bedingungen für die Kundenbelieferungen vordefiniert. Außerdem können Sie pro Lieferbedingung einen Versandartikel und einen Montagekostenartikel festlegen.

Übernahme des Artikels in den Vorgang

Wird die Lieferbedingung mit dem Montageartikel an der Lieferanschrift des Kunden hinterlegt, so wird der Montageartikel bei Vorgangsanlage automatisch in den Vorgang aufgenommen. Der Artikel kann auch händisch in den Vorgang aufgenommen werden.

Nach Erfassen der Vorgangspositionen wird der Wert des Montageartikels automatisch berechnet.

Montagezuschläge und pCon.Basket

Montagezuschläge können auch in pCon.Basket-Positionen geführt werden. Allerdings ist pCon.Basket zurzeit nicht in der Lage, den Wert der Montagezuschläge dynamisch zu berechnen, d.h., der pCon.Basket wird als Zuschlagswert immer = 0 anzeigen. Die Kalkulation erfolgt bei der Übernahme aus dem pCon.Basket in die Concept Office Positionsliste. Die Eigenschaften des Montagezuschlages werden im pCon.Basket in der Bezeichnung verschlüsselt (z.B. „Zuschlagsbezeichnung #0##“. Bitte die mit „#“ gekennzeichneten Werte nicht ändern).

Vorgaenge, Montage, Zuschlaege, Rabatte

vorgaenge:prozentpreise

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T09:08:21+00:00

Prozentpreise

In Concept Office 8.0 ist es nun möglich Prozentpreise zu definieren. Dabei handelt es sich um Preise, die auf einer EK-Kalkulation beruhen, das heißt, ändert sich der EK des Artikels, ändert sich, anhand der vorgegebenen Spanne, auch der VK des Artikels. Somit hat jede Änderung am zugrundeliegenden EK einen veränderten VK zu Folge.

Eine Anlage der Prozentpreise ist über Sonderkonditionen oder Preiskataloge möglich.

Sonderkonditionen

Anlage

Sonderkonditionen mit Prozentpreisen werden mit der Kalkulationsbasis EK Aufschlag angelegt.

Im Abschnitt Allgemein können der Preiskatalog (EK), die Preisbasis (EK) und das Kennzeichen Preissenkung (VK) erlaubt gesetzt werden. Diese drei Werte können aus der Kondition mit lfd. Nummer = 1 vorbelegt werden. Diese muss ebenfalls die Kalkulationsbasis EK Aufschlag besitzen.

ACHTUNG: Beim Haken „Preissenkung (VK) erlaubt“ muss die Automation (siehe Punkt 6) hinterlegt werden.

Es ist die Eingabe eines Preises (Spalte Nettopreis) möglich. Dieser wird beim Speichern in einen Aufschlag umgerechnet, der bei jeder Preisermittlung als Grundlage dient. Ändert sich der EK wird anhand des Aufschlages der neue Preis berechnet.

Es wurde ein neues Recht ‚Sonderkonditionen mit Festpreisen anlegen‘ implementiert. Dieses wird standardmäßig gewährt. Wird dieses Recht entzogen, können nur noch Sonderpreise angelegt werden, die auf einer Aufschlagskalkulation auf den EK (Prozentpreise) basieren.

Kundenpreisliste einlesen

Beim Import von Kundenpreislisten werden nun für den Import von EK-basierenden Preisen (Prozentpreise) die neuen Felder unterstützt:

KalkulationsBasis (für EK-basierende Preis muss der Wert 2 angeben werden)
VkPreissenkungErlaubt (0=nein/1=ja)
EkPreiskatalog
EkPreisbasis.

Für EkPreisbasis werden folgende Werte unterstützt:

EK ab Menge 0 (nach Rabatten) = 0,
EK lt. Mengenstaffel = -1,
Durchschnittlicher EK = -3,
Letzter EK= -4,
Kalkulatorischer-EK = -5,
EK ab Menge 0 (vor Rabatten, Listen-EK) = -6
EK für optimale Bestellmenge = -7

Preiskataloge

Bei Preiskatalogen kann angegeben werden, dass die Verkaufspreise des Kataloges EK-Basierend (Aufschlagskalkulation) sind.

Zudem können ebenfalls der Preiskatalog (EK), die Preisbasis (EK) und das Kennzeichen Preissenkung (VK) erlaubt gesetzt werden. Der aktuelle VK des Kataloges errechnet sich aus dem zugrundeliegende EK und dem Aufschlag, der beim Erfassen errechnet wurde. Am Preiskatalog wird definiert, welcher EK (Liste, DEK, Lek, EK- lt. Menge) als Berechnungsgrundlage dient.

Mit der Aufnahme des ersten Artikels in den Preiskatalog werden die Einstellungsfelder in der Eingabe gesperrt und sind nicht mehr änderbar.

Bei EK-basierenden Preiskatalogen wird der Preis in der Artikelliste ausgeblendet, da dessen Ermittlung zeitintensiv ist und damit die Anzeige blockiert würde. Der aktuell ermittelte VK wird im unteren Bereich angezeigt.

Neue EK-Grundlage: Optimale Bestellmenge

Für die Kalkulation eines VK-Preises im Preiskatalog oder der Sonderkondition über einen Aufschlag auf den EK ist es möglich, als Basis den EK des Hauptlieferanten für die optimale Bestellmenge zu verwenden. Ist die optimale Bestellmenge nicht angegeben, wird der Listen EK des Hauptlieferanten angesetzt.

Vorgang

Im Artikelinfobereich der Positionsliste wird zusätzlich angezeigt, ob es sich bei dem ermittelten VK-Preis um einen Preis auf Basis einer EK-Aufschlagskalkulation (%-Aufschlag) handelt.

Zudem wird angezeigt, ob zukünftige Preise für den Artikel hinterlegt sind.

Katalogpreise: Es wird geprüft, ob es zu dem Artikel im aktuellen Katalog einen Preis gibt, der später gültig wird.
Sonderpreise: Es wird geprüft, ob es für den aktuellen Kunden und den konkreten Artikel einen zukünftigen Preis gibt. Es werden dabei nur Konditionen berücksichtigt, die für diesen Artikel hinterlegt sind.

Folgeartikel

Wird zu einem Artikel ein Folgeartikel eingetragen, erfolgt die Abfrage, ob Katalogpreise und Kundensonderpreise auf den Folgeartikel zu übernehmen sind.

Sollen Preise übernommen werden, die auf einer Aufschlagskalkulation auf dem EK basieren, wird der VK des Originalartikels auf den Folgeartikel übernommen. Dabei findet die Ermittlung des EK für den Folgeartikels statt (kann abweichend vom EK des Originalartikel sein). Auf dessen Basis wird der Aufschlagsprozentsatz für den Folgeartikel angepasst.

Trägt man am Originalartikel den Folgeartikel wieder aus, werden die automatisch erzeugten Preise für den Folgeartikel gelöscht.

VK-Preissenkung

Bei EK-basierenden Preiskatalogen und Kundensonderpreisen kann definiert werden, ob VK-Preissenkungen zulässig sind.

EK-basierende VK-Preise folgen anhand des definierten Aufschlages immer Änderungen des EKs. Dadurch sind bei sinkenden EK-Preisen auch sinkende VK-Preise möglich. Das Absinken des VK-Preises kann über den Haken Preissenkung (VK) erlaubt gesteuert werden.

Die Prüfung bezieht sich immer auf Änderungen von EK-Preisen des Hauptlieferanten.

Automation

Die Überprüfung, ob es sinkende EK-Preise gibt, wurde in die Automation EkAufschlaegeAktualisieren ausgelagert, da dieser Prozess sehr rechenintensiv sein kann. Bei der Überprüfung wird bei gesunkenen Preisen der EK-Aufschlag erhöht, um das Absinken des VK zu verhindern.

Der erhöhte Aufschlag wird beibehalten, auch wenn der EK wieder steigen sollte.

Es wurde eine neue Spalte Einkaufspreise.EkAufschlaegeNachkalkuliert in der Datenbank hinzugefügt. Ist diese mit = 1 befüllt, werden die Preise beim nächsten Ausführen der Automation EKAufschlaegeAktualisieren nicht beachtet.
Diese Spalte wird bei jeder Preisänderung auf = 0 (manuell, Edi) gesetzt.
Zusätzlich wurde eine neue gleichnamige Spalte im EK-Grid am Artikel hinzugefügt. Ist dort der Haken gesetzt, wird auf der Datenbank das Feld mit = 1 befüllt.
Alle Einkaufspreissenkungen mit dem Kennzeichen Einkaufspreise.EkAufschlaegeNachkalkukiert=0 werden in der Automation berücksichtigt

BEACHTEN: Bei bereits bestehenden und neu angelegten Prozentpreisen ist der Wert in der Spalte Einkaufspreise.EkAufschlaegeNachkalkuliert = 0. Ggf. alles vorab aktualisieren „update Einkaufspreise set EkAufschlaegeNachkalkuliert=1“

Es wird für den Preiskatalog der Wert ‚*‘ oder ein Leerstring unterstützt. Mit dieser Einstellung werden alle EK-basierenden Kataloge berücksichtigt.

Zuletzt geändert: Dienstag, 19. Dezember 2023, 16:42

weitere_stammdaten:aktivitaetenarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-26T15:19:50+00:00

Aktivitätenarten

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Aktivitätenarten. Jeder Aktivität liegt eine Aktivitätenart zu Grunde. Die Anlage von Aktivitätenarten geschieht im vorliegenden Modul. Aktivitätenarten dienen der Selektion von Einzelaktivitäten zur späteren Auswertung.

Eingabe von Aktivitätenarten

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Kennung zur Eingabe freigegeben. Nun kann ein maximal 20 Zeichen langer, eindeutiger Name vergeben werden. In Concept Office wird stets die Bezeichnung zur Auswahl der Aktivitätenart angeboten.

Ist eine Aktivitätenart nicht aktiv gesetzt, wird sie in der Auswahl bei Anlage einer Aktivität ganz unten ausgegraut angezeigt, da sie nur noch der Anzeige in historischen Aktivitäten dient.

Außerdem können Farben für das Hervorheben in der Monatsansicht, im Kalender und der Disposition definiert werden. Durch farbige Kennzeichnungen können besondere Aktivitäten sofort erkannt werden. Die Farben sollten sparsam verwendet werden, um eine Signalwirkung zu erzielen.

Zu späteren statistischen Auswertung stehen folgende Eingaben zur Verfügung:

Kosten: Hier kann angegeben werden, welche Kosten durch die Aktivitätenart entstehen
Mögliche Ergebnisse: Dieses Feld dient der Eingabe von Ergebnissen

Weiterhin können folgende Vorgaben an Aktivitäten dieser Aktivitätenart vererbt werden:

Privat
Außer Haus

Im Abschnitt Einstellungen gibt es folgende Optionen:

In der Historie anzeigen (kleines Fenster hinter dem grünen Link im Modul Firmen))
Mit Outlook synchronisieren
E-Mail an entsprechenden Mitarbeiter senden
Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen
Stundenzettelaktivität
Im Portal anzeigen
Kostenpflichtig (Einstellung wird auch nach Concept Flex vererbt. Das Feld dient lediglich der Kennzeichnung ohne weitere Funktionalität im Programm.)
Erledigung nur mit Folgeaktivität möglich (Wenn diese Einstellung aktiv ist, können Aktivitäten dieser Art nur mit vorhandener Folgeaktivität gespeichert werden.)
Erledigung nur mit Eingabe weiterer Firmendaten (Betrifft Anzahl der Mitarbeiter, Datum und Bemerkung. Die Abfragefelder kommen nur, wenn die Aktivität auch mit einer Firma verknüpft ist. Die Felder werden mit den aktuellen Daten aus der Firma vorbelegt. Die vorbelegten Daten müssen nicht zwingend geändert, aber mindestes bestätigt werden.)

Workflows

Workflows sind selbstauslösende Arbeitsabläufe, die in Concept Office über Aktivitäten abgebildet werden.

Es besteht die Möglichkeit der Anlage eines Workflows mit oder ohne Ergebnissen.

Anlage eines Workflows mit möglichen Ergebnissen

Es können für alle Aktivitäten beliebig viele Workflows definiert werden. In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden. Nicht alle möglichen Ergebnisse müssen mit einem Workflow definiert werden.

In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden.

Es müssen nicht alle möglichen Ergebnisse mit einem Workflow definiert werden.

Im Abschnitt Workflowdefinition kann zuerst eins der zuvor festgelegten möglichen Ergebnisse ausgewählt werden. Die Seite muss zuerst aktualisiert werden, damit die möglichen Ergebnisse angezeigt werden.

Ergebnis - Auswahl eines zuvor festgelegten möglichen Ergebnis
Geschäftsbereich - Auswahl eines für den Workflow gültigen Geschäftsbereiches
Wird (alle) gewählt, gilt der Workflow dieser Aktivität für alle Geschäftsbereiche.
Aktivität - Auswahl der Aktivität, die dem eingetretenen Ergebnis folgen soll (es dient der optimalen Weiterführung der Aufgabe)
Bezeichnung - Hinterlegung textueller Hinweise, die für die nächste Aktivität von Bedeutung sind
Offset in Tagen - Hinterlegung der Tage bis zur Aktivität, d.h. aktuelles Datum plus Offset in Tagen ergibt das Datum der Aktivität
Mitarbeiter - Zuständiger Mitarbeiter, der für die Ausführung der Aktivität zuständig ist
Bereich - der festgelegte, zugehörige Bereich
Bemerkungen - die hier vorbesetzte Bemerkung wird an die entstehende Aktivität vererbt.

Über den Link Workflow anzeigen wird die schematische Darstellung geöffnet. Diese steht nicht zur Verfügung, wenn im Abschnitt Einstellungen die Option Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen angehakt ist. Die grafische Darstellung ermöglicht den Arbeitsablauf, der für die entsprechende Aktivitätenart definiert ist, noch einmal zu prüfen und erleichtert den Mitarbeitern diesen Abläufen nachvollziehen zu können.

Folgende Konfiguration ist zu beachten:

0 - Nein
1 - Ja

Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse

Das Ziel der Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse ist, eine Kette von Aktivitäten mit Hilfe eines auslösenden Triggers sofort zu erstellen.

Außerdem muss die Check-Box Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen aktiviert werden.

Auslösen der Workflowkette

Um die Aktivitätenkette nun auszulösen, muss eine Aktivität mit dieser Triggeraktivität erstellt werden.

Für alle an dieser hinterlegten Definitionen werden nun Aktivitäten erstellt.

Zuweisen von Aktivitätenarten

Im Modul Offene Aktivitäten, ist unter Aktuell-Vertrieb zu finden, stehen die Aktivitätenarten zur Verfügung. In jeder Aktivität kann im Aktivitäten-Auswahlfeld aus den vorhandenen Aktivitätenarten gewählt werden. Je nach Herkunft der Aktivität ist diese mit Standardwerten vorbelegt.

Aktivitätenarten

weitere_stammdaten:fahrzeuge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:18+00:00

Fahrzeuge

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Fahrzeuge.

Im vorliegenden Modul wird der Fuhrpark des Unternehmens verwaltet, also zum Beispiel Fahrzeuge mit denen Techniker zu Kunden fahren. Es ist möglich Fahrzeugen ein Lager zuzuweisen sowie Kosten zu hinterlegen.

Anlage von Fahrzeugen

Über Klick auf Neu kann ein neues Fahrzeug angelegt werden. Im Reiter „Eingabe“ werden dann alle notwendigen Einstellungen getroffen.

Über das Fahrzeugkennzeichen wird das Fahrzeug eindeutig identifiziert. Die Bezeichnung wird programmweit zur Anzeige verwendet. Mit dem Kontrollkästchen Firmenfahrzeug ist es möglich, ein Fahrzeug als Firmen- oder Privatfahrzeug zu kennzeichnen.

Selbst- und externe Kosten (EK und VK)

Wird im Feld Selbstkosten (EK) ein Wert hinterlegt, wird dieser Betrag für die Kostenermittlung in Service-Aufträgen herangezogen und mit den dort hinterlegten Fahrkilometern multipliziert. Das Ergebnis erhöht die EK-Kosten zusätzlich zum EK des Stundensatzes. Dies gilt auch für Fahrtpauschalen mit fest definiertem Verkaufspreis.

Der Wert im Feld Externe Kosten (VK) wird in Service-Aufträgen mit den Fahrkilometern multipliziert und zum VK des Stundensatzes addiert.

Gibt es im Service-Auftrag einen Artikel mit der Artikelart TKD Wegekosten, werden die hier am Fahrzeug hinterlegten VK-Kosten nicht berechnet. Nur die EK-Kosten werden dann zur tatsächlichen Ermittlung der Kosten herangezogen.

Das Fahrzeug als Lager

Im Feld Lagerkennung kann ein vorher anzulegendes Lager hinterlegt werden. Dieses Lager muss die Qualifikation Fahrzeug besitzen.

Im Service-Aufträgen werden dann Artikel, die an diesem Lager geführt werden, erst von diesem Lager abgebucht.

Am Fahrzeug kann zudem ein maximales Ladevolumen hinterlegt werden (Lademeter). Dies ist für die Disposition relevant. An jeder Planungseinheit kann ein Wert für benötigte Lademeter eingetragen werden. Im Dispomodul werden pro Tag an der entsprechenden Ressource die Lademeter aufsummiert und entsprechend angezeigt. Ist der Wert überschritten, wird dies durch eine rote Darstellung angezeigt.

Die weiteren Felder in diesem Abschnitt: Zuladung (in kg), Laderaum Länge (in cm), Höhe und Breite (in cm) haben lediglich informativen Charakter.

Zuordnung eines Fahrzeuges zu einem Techniker

Jedes Fahrzeug sollte einem Techniker zugeordnet sein. Dies geschieht im Modul Mitarbeiter, Registerkarte Weiteres. Dort muss im Feld KFZ-Kennzeichen das entsprechende Kennzeichen eingetragen werden.

weitere_stammdaten:mitarbeiter

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-27T13:35:51+00:00

Mitarbeiter

Dieses Modul Mitarbeiter ermöglicht die Eingabe und Verwaltung von Informationen zu den im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter.

Das Modul wird in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten aufgerufen. Für eine zügigere Navigation kann zur Eingabe das Kürzel MI verwendet werden.

Anlegen von Mitarbeitern

Registerkarte Eingabe

Durch Klick auf Neu wird eine neue Mitarbeiternummer vergeben. Alternativ kommt eine eigene Nummer in Frage - es muss jedoch sichergestellt sein, dass diese noch nicht vergeben wurde und zwischen 0 und 32767 liegt. Zwingend ist der Kurzname, welcher den Mitarbeiter eindeutig kennzeichnet.

Alle weiteren Felder sind optional befüllbar und haben teilweise informativen Charakter bzw. erleichtern spätere Selektionen.

Folgende Felder haben konkrete Auswirkungen auf das Programmverhalten:

Aktiv (1)

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann er hier als nicht mehr aktiv gekennzeichnet werden. Inaktive Mitarbeiter werden immer am Ende der Mitarbeiterauswahl angezeigt. Sie sind mit dem Hinweis (inaktiv) versehen und können für neue Vorgänge , Aktivitäten , etc. nicht ausgewählt werden. In den Vorgängen, Aktivitäten, etc. in denen sie während ihrer aktiven Zeit ausgewählt waren, bleiben sie jedoch erhalten, so dass dies später immer nachvollzogen werden kann.

Art (2)

Dieses Feld ist schon bei der Neuanlage immer mit Mitarbeiter vorbelegt. Hier können jedoch auch Kfz (Firmenfahrzeuge/Lieferfahrzeuge), Fremdfirmen (Dienstleister/Montagefirmen), Raum (Montageräume/Werkstattplätze) oder Werkzeug (Montagekoffer/Werkstattwagen/Sackkarren) verwaltet werden. Sollen diese disponierbar sein, müssen Sie auch als Ressource angelegt sein.

Loginname (3)

Beim Start von Concept Office wird ermittelt, ob der aktuelle Betriebssystembenutzer bei einem Mitarbeiter als Loginname hinterlegt ist. Kann genau ein Mitarbeiter ermittelt werden, erscheint keine Mitarbeiterauswahlmaske. In der Rechteverwaltung muss der Mitarbeiter als - Neuer Benutzer - angelegt werden und folgend gewünschte Rechte vergeben werden.

Geschäftsbereiche (4)

Über die Rechteverwaltung lassen sich Programminhalte auf die zugeordneten Geschäftsbereiche einschränken.

aktueller Geschäftsbereich (5)

Mit dem hier eingestellten Geschäftsbereich werden, vorausgesetzt sie sind so eingestellt, die Geschäftsbereichsfelder vorbelegt. Diese Vorbelegung lässt sich manuell übersteuern.

Qualifikation (6)

Nur als Vertriebsmitarbeiter gekennzeichnete Mitarbeiter können im Vorgang als Verkäufer eingetragen werden bzw. werden bei der Verkäuferzuordnung berücksichtigt.
Nur als Techniker gekennzeichnete Mitarbeiter können in Serviceaufträge als Techniker ausgewählt werden.

Filiale (7)

Ist am Mitarbeiter eine Filiale hinterlegt, so wird die zur Filiale zugehörigen Anschrift auf der V-Card angezeigt.

Registerkarte Technikerqualifikation

Hier können detaillierte Informationen über Fachkenntnisse der Techniker hinterlegt werden.

Registerkarte Weiteres

Eintrag des Fahrzeuges für den entsprechenden Mitarbeiter, wenn es ein Firmenfahrzeug ist oder für betriebliche Zwecke genutzt wird. (siehe auch Fahrzeuge) (1)

Passwortvergabe für den Concept Mobile Zugang (2)
Es wird verschlüsselt gespeichert und ist nur hier veränderbar.

Festlegung der Zugehörigkeiten zu Bezirken (3) und Verkaufsteam (4)

Hinterlegung von Signaturen für Briefkopf (5) und E-Mails (6)
Sie werden aus Concept Office erzeugt.

Bestimmung der Vertretung für den Mitarbeiter während Abwesenheit (7). Bisher wirkt das nur bei der Herstellerauftragsbestätigung, und zwar im Zusammenhang mit der Konfiguration 255 und nur bei der Bearbeitung eigener Bestellungen. Wenn diese aktiv ist, sieht man nur die eigenen Herstellerauftragsbestätigungen. Wenn der Mitarbeiter z.B. vier Wochen nicht im Büro ist, kommt keiner an seine Herstellerauftragsbestätigungen. Wenn man hier aber einen Vertreter festlegt, dann sieht dieser sie auch.

Reiterkarte Provisionszahlungen

Hier hat man die Einsicht zu den Auszahlungen der Provisionsanteile eines Mitarbeiters. Für ein besseres Verständnis siehe Mitarbeitergruppen und Provisionsstaffel.

Zuweisung von Mitarbeitern

Mitarbeiterzuordnungen erfolgen meist automatisch. Weiter Informationen sind in den jeweiligen Modulen Modulen zu finden.

Mitarbeiter anonymisieren

Laut dem DSGVO haben Mitarbeiter das Recht, dass ihre persönlichen Daten gelöscht werden, wenn sie aus dem Unternehmen ausscheiden. Die Modulfunktion macht genau das. Alle Daten, wie zum Beispiel das Geburtsdatum oder die Adresse, werden gelöscht. An allen Stellen, an denen der Mitarbeiter eingetragen war(Firmen, Aktivitäten usw.), wird das Wort „anonym“ und die Mitarbeiternummer des Mitarbeiters eingetragen.

weitere Stammdaten, Mitarbeiter, Techniker, Ressourcen

weitere_stammdaten:versandarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-12T13:25:09+00:00

Versandarten Feldbeschreibung

Unter Weitere Stammdaten können sie auf das Modul Versandarten (VR) zugreifen. Die Versandart gibt an, auf welche Art die Ware versendet wird.

Feldbeschreibung Allgemein

Feld	Kurzbeschreibung
Aktion beim Buchen der vom Lieferanten gemeldeten Menge	Auswahlmöglichkeiten ( keine / internen Lieferschein erzeugen / Übergabe an Tourenplanung). Diese Funktion greift bei Lieferrückmeldung und Warenbuchung (inkl. Rechnungseingang).
Ausgabepfad	Pfad, in den Exportdateien abgelegt werden. Ist der Pfad gefüllt, so wird eine Datei entsprechend dem Auslieferungskennzeichen erstellt, ist er leer, so wird ein Aufkleber entsprechend dem Auslieferungskennzeichen gedruckt.
Auslieferungskennzeichen	Kennzeichen, welches bei der Auswertung von Lieferscheindaten verwendet wird. Wird z.B. das Kennzeichen „DHL“ gewählt, werden im Lieferschein DHL-relevante Daten hinterlegt.
Abweichendes Auslieferungskennzeichen	Relevant für Auslieferungskennzeichen VLOG. In diesem Fall wird hier der weitere Auslieferer angegeben.
Bemerkung	Ort, um intern Informationen zur Versandart zu hinterlegen.
Bezeichnung	Bezeichnung für die Versandart, die in jeder Auswahl von Versandarten angezeigt wird.
Codierung Lieferstufe	Sonderkennzeichen, über das bei bestimmten Auslieferungskennzeichen die Lieferstufen gekennzeichnet werden können. Diese internen Codierungen sind als Information für diese Paket- und Lieferdienste gedacht. Beispiel DHL: Codierung „V01PAK“ signalisiert das die Sendung ein DHL-Paket ist.
Farbe in CO-Logistik	Farbliche Zuordnung in der CO-Logistik (Modul in CO Mobile)
Kostenartikel (intern)	An der Versandart kann ein Kostenartikel angegeben werden. Das kann z.B. ein interner Artikel mit EK>0 und VK=0 sein, der dem Kunden nicht weiter belastet wird.Beim Druck eines Beleges wird die Versandart auf einen solchen Artikel geprüft und ggf. wird dieser in den Auftrag gezogen.
Lieferant	In speziellen Fällen, an denen eine neue Bestellung eine Direktlieferung ist, wird diese Versandart vorbelegt, wenn a) entweder die Versandart kein undefiniertes Auslieferungskennzeichen hat ODER die Konfig 95 inaktiv ist b) die Versandart am Auftragskopf hinterlegt ist und c) die hier hinterlegte Lieferantennummer die der Bestellung entspricht.
Lieferbedingung	Möglichkeit zur Hinterlegung einer Lieferbedingung. Wird die Tour oder die Versandart im Vorgang gewechselt, wird die Lieferbedingung (falls angegeben) automatisch mit gewechselt.
Tracking-URL	URL, mit der mit bestimmten Auslieferungsdiensten die Zustellung online verfolgt werden kann.

Feldbeschreibung Versand

Feld	Kurzbeschreibung
Auslandslieferung	Option, ob Lieferungen mit der Versandart auch ins Ausland getätigt werden können.
Anlieferung (Tage/Uhrzeit)	Bestimmt in wie vielen Tagen und zu welcher Uhrzeit die Lieferung erfolgen soll.
Annahmeschluss	Uhrzeit, unter welcher eine Bestellung noch zum derzeitigen Werktag und nicht zum nachfolgenden gehört.
Versandkostenvereinbarung	Diese Option ermöglicht, die Versandkosten einer Versandart sowie einen Freibetrag dieser Kosten einzustellen. Eine vorhandene Versandkostenvereinbarung an der Versandbedingung übersteuert die am Lieferanten hinterlegten Versandkosten. Das wird verwendet, wenn wir Lieferantenbelege importieren, um dort enthalten Frachtkosten zu prüfen

Rubrik Gewicht

An der Versandart wurde ab CO 8.3460.14 die Möglichkeit geschaffen, das maximal zulässige Paketgewicht sowie die Anzahl an Nachkommastellen, die bei der Gewichtseingabe zur Verfügung stehen soll, zu pflegen.

Wird bei der Eingabe das maximal zulässige Gewicht überschritten, erhält der Nutzer eine Warnung.
Ist an der Versandart die Anzahl der Nachkommastellen hinterlegt (größer 0), erfolgt die Eingabe des Gewichts rückwärtig, d.h. beginnend bei der kleinsten Nachkommastelle.
Ansonsten greift das Standardverhalten mit 3 Nachkommastellen und der Eingabe von vorn.

Weitere Informationen

nl:administration:konfigurationsmanager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:26+00:00

Configuratie manager

Deze module toont u de centrale en gebruikerspecifieke instellingen van Concept Office.

Om wijzigingen in de centrale instellingen door te voeren, heeft u een wachtwoord nodig. Dit wachtwoord kunt u verkrijgen bij uw systeembeheerder.

Vele van deze instellingen zijn uitsluitend voor foutanalyse voorbehouden.

Datenbank

Das Feld Dat-Datei zeigt den Speicherort der zentralen Steuerdatei office.dat. Ohne Zugriff auf diese Datei ist Concept Office nicht lauffähig.

Im Feld Connect wird der Verbindungspfad (Connect-String) zur Datenbank von Concept Office angezeigt.

Außerdem werden ausgewählte Steuerwerte angezeigt. Diese werden für Fehleranalysen benötigt.

Sonstiges

Programm Einstellungen

Serienbrieferxporttyp: (zentrale) Einstellung welche Verarbeitungsweise für Serienbriefe verwendet werden soll
Sprache: in welcher Sprache soll CO angezeigt werden (globale Einstellung)
Report-Mustersatz: eingestellter Formular-Mustersatz für Vorgangsdokumente
Masken-Layout-Dateien nicht aktualisieren: „friert“ die momentan getroffene Maskeneinstellung ein

Email Einstellungen

Email-Client: Über welche Software soll Concept Office seine Emails versenden? Zur Verfügung stehen:

Microsoft Outlook
Default Client*
POP3/SMTP*

*(Funktionsumfang eingeschränkt, da einige Funktionen nur mit Microsoft Outlook arbeiten können)

Protokolldatei

Zeigt den Speicherort des nutzerspezifischen Fehlerprotokolls

Druckprotokoll

Debugmeldungen

Erlaubt das Anzeigen der Debugmeldungen zur Fehleranalyse.

Concept EDI

Timer

Gibt an, in welchem Minutenintervall auf neue Emails und neue Bestellungs-XML-Dateien geprüft werden soll.

Administrator Email

Sofort versenden

Gibt an, ob die Emails in den Entwürfen landen, oder direkt versendet werden.

Text

Text, der in der Email zum Hersteller/zum Händler erscheinen soll

Tapi-Manager

Auswahl des TAPI-Gerätes: Hier muss das mit Ihrer TK-Anlage verbundene TAPI-Gerät, i.d.R. ist das ein Telefon, ausgewählt werden.

Nummer für Amtsholung: Einstelliger Wahlpräfix zum Heranholen einer Amtsleitung auf dem Nebenstellentelefon.

Ersetzungen Landesvorwahl: dient zu Entfernung von falsch geschriebenen Landesvorwahlen z.B. ++49 oder 0049 usw. diese Zeichenketten werden vor der Anwahl aus der Telefonnummer entfernt.

Parameter Call Privileges: Die Einstellung steuert, ob über die TK-Anlage nur gewählt werden soll, oder ob auch eingehende Anrufe behandelt werden sollen.

None: Es werden nur ausgehende Anrufe behandelt.
Monitor: In Concept Office nicht benutzt.
Owner: Es werden ausgehende und eingehende Anrufe behandelt.

Benutzer- oder Geräte-abhängige Einstellungen zur TAPI-Schnittstelle.

Installation

Hier finden sich erweiterte Funktionen zur Prüfung der CO-Installation und Funktionistüchtigkeit der Programmumgebung. Die meisten Funktionen sollten nur durch den Support benutzt werden.

Installation prüfen: Überprüft die Verfügbarkeit benötigter DLL-Dateien und COM-Komponenten.

DB-Verbindung prüfen:Versucht die Datenbank anzusprechen. Der vorgeschlagenen Connect-String muss dabei geändert werden, da sonst ein Fehler auftritt.

Masken-Layout-Dateien löschen: CO speichert Informationen zur Darstellung von Masken und Übersichten. Diese Layout-Informationen lassen sich löschen. CO muss dazu geschlossen sein.

Mandantenauswahl erzwingen: CO speichert den zuletzt genutzten Mandant. Der Knopf erzwingt die Mandantenauswahl beim nächsten Programmstart

Abgewählte Meldungen reaktivieren: Alle, durch den Benutzer abgewählten Meldungen, werden wieder angezeigt.

Setupnachbereitung erzwingen:Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Setup-Nachbereitung.

Verschlüsselung

Administration, Konfigurationsmanager, Datenbank, Protokoll

nl:mandanten:kassendaten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:34+00:00

Kassa gegevens

Hier werden grundlegende Einstellungen für das angeschlossene Concept Cash hinterlegt.

Barverkaufskunde

Kassenwährungen

Concept Cash unterstützt bis zu zwei Währungen, die an den Kassen verwendet werden können. Werden die Felder leer gelassen, verwendet die Kasse ausschließlich die Hauswährung.

Sonstiges

Weitere Kasseneinstellungen können an den Filialen hinterlegt werden.

Mandanten, Concept Cash, Kasse

aufschlag_basis-ek

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-23T06:42:03+00:00

Aufschläge Basis-EK

Hierbei handelt es sich um ein Modul, welches die Möglichkeit bietet besonders günstige Einkaufspreise des Lieferanten als Basispreis in Concept Office zu führen und diesen über eine EK-Aufschlagskalkulation als Standardeinkaufspreis (LEK/KIP) zu verstecken. Sprich der EK des Lieferanten wird beim Import als Basiseinkaufspreis importiert und der Fachhändler entscheidet, ob dieser als Standardeinkaufspreis wertmäßig bestehen bleibt (dann ist kein Aufschlag notwendig, denn Basiseinkaufspreis = Standardeinkaufspreis) oder durch einen Aufschlag manipuliert/kalkuliert wird.

Für die Freischaltung des Moduls „Aufschläge Basis-EK“ ist die Lizenz „Einkaufspreiskalkulation anhand Basiseinkaufspreis“ notwendig. Die Live-Aktivierung im System erfolgt über die Konfigurationseinstellung 459.

Das Modul befindet sich in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten und kann mit dem Kürzel „BK“ aufgerufen werden.

Vorbereitung

Mit der Aktivierung der Konfiguration lassen sich die Aufschlagsdefinitionen je Lieferant zu Artikeln oder Warengruppen/Warenuntergruppen definieren. Sobald die ersten Einkaufspreise eines Lieferanten aus EDI-Artikeln in den Artikelstamm übernommen werden, sind die Basiseinkaufspreise gepflegt. Die Aufschläge werden mit sofortiger Wirkung als LEK/KIP am Artikel hinterlegt.

Die Erstübernahme von Einkaufspreisen aus EDI-Artikel füllt nach Aktivierung den Basis-EK am Artikel. Auch die manuelle Eingabe eines Basiseinkaufspreises wäre möglich.

Rechteeinstellungen

Mit der Rechteverwaltung lässt sich steuern, welche Benutzer den realen Basiseinkaufspreis sehen können. Soll dieser versteckt werden, so wird den Anwendern nur der kalkulierte Einkaufspreis (Basiseinkaufspreis + Aufschlag X-%) angezeigt.

Die Sichtbarkeit lässt sich nur am Artikel oder im Vorgang steuern.

Im Einkaufsbereich wird immer mit dem realen Basiseinkaufspreis gearbeitet, da dieser gegenüber des Lieferanten gültig ist. Dies betrifft folgende Module:

Bestellungen
Wareneingang (wenn Basis-EK aktiv)
Rechnungseingang/Lieferantenrechnungen

Sichtbarkeit des Basiseinkaufspreises

Der aktivierte Basiseinkaufspreis wird in folgenden Programmteilen abgebildet:

Modul Artikel

Im Reiter ‚Einkauf‘ wird im unteren Grid ‚Einkaufspreise‘ neben dem Nettopreis (LEK/KIP) zusätzlich der Basispreis und die Kalkulationsart angezeigt.

Kalkulationsarten des Basiseinkaufspreises:

‚Automatisch’ = Ist die Kalkulationsart ‚automatisch‘, so wirken die Einstellungen aus Basis-Ek-Kalkulationsparameter und der EK-Preis ergibt sich aus dem Basis-EK (echter Lieferanten-Ek) + Aufschlag der zutreffenden Einstellungen.

‚Manuell’ =Bei der Kalkulationsart ‚manuell‘ kann auf Artikelebene ein individueller Einkaufspreis definiert werden, sodass bei Änderung des EK’s dieser Aufschlag wieder hergestellt wird.

‚Keine Zurodung’ = Ebenso kann die Kalkulationsart auf ‚Keine Zuordnung‘ gestellt werden. Hierbei findet keine Kalkulation statt und es wird der Basiseinkaufspreis des Lieferanten als LEK/KIP 1:1 übernommen.

Ob der Basis-Ek und dessen Kalkulationsart angezeigt wird, ist über ein Sonderrecht einstellbar. Beim Import oder Eingabe eines Basis-EK wird entsprechend der EK nach den Einstellungen kalkuliert.

Soll der EK von einem Artikel ohne Aufschlag zum Basis-EK behandelt werden, so kann die Kalkulationsart auf ‚manuell‘ umgestellt werden und der EK muss wertmäßig dem Basis-EK angepasst werden.

Modul Vorgänge

In den Vorgangspositionen wird der EK-Preis inklusive Aufschlag angezeigt. Ist das Recht für den Basiseinkaufspreis aktiviert, so kann im Infobereich der Basispreis eingesehen werden.

Modul Bestellungen

Im Modul Bestellungen wird immer der Basispreis als Positionspreis angezeigt, da dieser gegenüber dem Lieferanten gilt.

Modul Wareneingang

Im Modul Warenbuchung wird ebenfalls der ‚Basispreis‘ als Preis angezeigt:

Modul Rechnungseingang

Im Rechnungseingang wird der EK-Preis ebenfalls mit dem Basiseinkaufspreis angezeigt:

Module Lieferantenkonditionen und Kundensonderkonditionen

Ist der Basiseinkaufspreis über die Konfiguration 459 aktiv, so lässt sich eine weitere Steuerung der Konditionen (Lieferanten oder Kundenkonditionen) in Concept Office abbilden. Über die Konfiguration 491 lässt sich definieren, ob der EK laut Kondition mit dem Aufschlag aus den Basispreis gebildet werden soll.

Ist diese Konfiguration aktiv, so wird der hinterlegte Einkaufspreis aus der Kondition ebenfalls mit dem aktuellen Aufschlag lt. Basis-EK kalkuliert.

Beispiel Lieferantenkondition

Der EK-Preis für den Artikel _9011590 ist laut Lieferantenkondition 21,00 €, so wird dieser laut den Kalkulationsdefinitionen des Moduls ‚Aufschlag auf Basis-EK‘ wie ein Basis-EK behandelt und entsprechend kalkuliert.

Lieferantenkondition:

Auswirkung der Lieferantenkondition im Vorgang:

Wichtig: Ist eine Lieferantenkondition vorhanden, so übersteuert diese den BasisEK am Artikel.

Beispiel Sonderkonditionen

Es besteht die Möglichkeit eine Aufschlagskalkulation auf den Basis-Ek oder den klassischen EK-Aufschlag zu wählen.

Ist der Basis-EK aktiv, so kann dieser als Kalkulationsbasis hinterlegt werden.

Im Vorgang wird der kalkulierte Kunden-VK entsprechend abgebildet:

Bei der Ermittlung Kundensonderkonditionen ist die Einstellung lt Konfiguration 98 ‚Bestpreisfindung‘ zu beachten.

administration:archivierung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Archivierung von Dokumenten

Concept Office unterstützt die Dokumenten-Management-Systeme (DMS) ELO Archiv, DocuWare, Windream und Concept DMS by Starke.

Für diese DMS wird die automatische Archivierung durch zusätzliche Übergabe der Verschlagwortungs-Informationen unterstützt.

Der Export von Concept Office-Dokumenten in andere DMS ist ebenfalls möglich. Aber die Verschlagwortung muss dann manuell erfolgen.

Im Druck-Manager kann für jede Dokumentenart, die archiviert werden soll, das Übergabeverzeichnis für die Dokumente und die Steuerdatei eingestellt werden.

DMS Integration

Für Concept DMS by Starke bieten wir eine Erweiterung an, die DMS Integration. Damit ist es möglich, Fremddokumente wie z.B. PDF-Dokumente und auch Emails aus Outlook im Firmen- oder Vorgangskontext von Concept Office zu archivieren. Dabei werden die Verschlagwortungsinformationen aus Concept Office hinzugefügt und angezeigt. Der Benutzer hat dann die Möglichkeit, diese Informationen vor der Übergabe an das Archivsystem zu ergänzen oder abzuändern. Außerdem kann über die DMS Integration aus Concept Office heraus direkt auf die archivierten Dokumente zugegriffen werden.

Übergabe der Verschlagwortungs-Informationen

Für aktuelle Archivierungs-Schnittstellen wie Concept DMS by Starke und Docuware-Anbindung findet die Übergabe der Index-Informationen anhand einer Datenbanktabelle statt.

Archivierbare Dokumentenarten

Folgende Dokumentenarten werden archiviert:

Modul Bestellungen: Bestellung, BestellStorno
Modul Service-Aufträge: Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Gutschrift, Rücknahmeschein, Lieferschein, Packzettel, Rechnung
Modul Vorgänge: Angebot, Auftragsbestätigung, Gutschrift, Lieferschein, Packzettel, Rechnung
Modul Vertragsabrechnung: Vertragsrechnung, Vertragsgutschrift

Um nur die Anhänge aus einer E-Mail an das gewünschte Modul zu hängen, muss beim Anwenden der DMS-Funktion keine Umschalttaste gedrückt gehalten werden.

Archivieren in Concept Mobile

Für die Archivierung von Dokumenten die via Concept Mobile erzeugt werden (Reparaturaufträge), sind keine gesonderten Einstellungen zu beachten. Es werden die Einstellungen des Druck-Manager berücksichtigt.

Bis Version CO 6.0.1811

Für die Archivierung von automatisch generierten Reparaturaufträgen sind Archivdrucker und Ausgabepfad in der Steuerdatei web.config einzutragen:

<configuration> 
  ... 
  <appSettings> 
    <add key="ArchivDrucker" value="$ArchivierungDocuware" /> 
    <add key="ArchivPath" value="C:\Tmp" /> 
    ... 
  </appSettings> 
</configuration>

Nachträgliches Archivieren

Es besteht die Möglichkeit nachträglich Dokumente aus Concept Office an das Archivsystem zu übergeben. Dazu wird im Modul Formulardruck, Registerkarte Druckwiederholung Die Einstellung Datenexport verwendet: Selektieren Sie die gewünschten Dokumente anhand der verfügbaren Auswahlkriterien. Stellen Sie anschliessend den zum Archivsystem passenden Exportdrucker ein. Klicken Sie abschliessend auf den Drucken-Button in der Funktionsleiste.

Hinweise

Dieses Modul ist mit der Lizenz Archivierung verfügbar.

Windream Archivierung

Die Verzeichnisse für Indexdateien und zu archivierende Dokumente sollten schon bei der Installation von Windream auf den Pfad verweisen, der als Exportpfad im Druck-Manager eingestellt ist. Ist dieser Pfad ein Netzwerkpfad, dann muss dieser laut Herstellerangaben als Laufwerk gemappt sein.

Windream 2017 Archivierung

Voraussetzungen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Windream 2017 verfügbar.

Windream 2017.ini

Zuordnung der Feldnamen von CO zu Windream Über die Konfigurationsdatei Windream2017.ini erfolgt das Mapping der CO-Feldnamen auf die Windream-Feldnamen.

Aufbau der Konfigurationsdatei

[Kopfdaten]
<Infotyp>=<Feldname>
;<Position>
;<optional Wert>
Version=Version 1.2
ZielOrdnerPraefix=\Innendienst
DokumentTyp=ObjectTypeName
Steuerdatei=URL
Dokumentdatei=BinaryFile
[Formularzuordnung]
;<CO-Dokumenttyp>=<Dokumentname Windream>
Angebote=Angebote-Ausgang-CR
Auftragsbestaetigungen=Auftragsbestätigungen-Ausgang-CR
Lieferscheine=Lieferscheine-Ausgang-CR
Rechnungen=Rechnungen-Ausgang-CR
Gutschriften=Gutschriften-Ausgang-CR
Bestellungen=Bestellungen-Ausgang-CR
BestellungsStorno=BestellungsStorno-Ausgang-CR
Packzettel=Kommissionierscheine-Ausgang-CR
VertragsRechnungen=VertragsRechnungen-Ausgang-CR
VertragsGutschriften=VertragsGutschriften-Ausgang-CR
Reparaturauftraege=Reparaturaufträge-Ausgang-CR
Lieferavisierungen=Lieferavisierungen-Ausgang-CR
Ruecknahmescheine=Ruecknahmescheine-Ausgang-CR
;Konfiguration der Indexfelder
;hier fortlaufend alle gewünschten Indexfelder für den jeweiligen Dokumenttyp aufführen
;<LfdNr>=<CO-Feldname>
;<Windream-Index>
;Unterknoten aktiv
;1=Unterknoten aktiv: 0=Unterknoten nicht aktiv: wenn aktiv, dann wird der Wert als Unterknoten geliefert
[Angebote]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Auftragsbestaetigungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Rechnungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Gutschriften]
1=Kundennummer;Kundennummer;0

3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Bestellungen]
1=Lieferantennummer;Lieferantennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
5=Kundennummer;Kundennummer;0
[BestellungsStorno]
1=Lieferantennummer;Lieferantennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
5=Kundennummer;Kundennummer;0
[Packzettel]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Lieferscheine]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Lieferavisierungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Reparaturauftraege]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Auftragsnummer;0

4=Belegdatum;Datum;0
;5=Maschinenbezeichnung;Modell;0
5=Maschinennummer;Maschinennummer;0
6=Stellplatzinfo;Stellplatz;0
7=Lieferungname;Kunde;0
8=Bemerkung;Bemerkung;0
;10=Artikelnummer;Artikelnummer;0
[Ruecknahmescheine]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[VertragsRechnungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vertragsnummer;Vertragsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[VertragsGutschriften]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vertragsnummer;Vertragsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0

Alternativ kann für jeden Dokumententyp eine abweichender Dokumentenordner hintelegt werden.

Orginalzeile:        <CO-Dokumenttyp>=<Dokumentname Windream>
abweichender Ordner: <CO-Dokumenttyp>=<Dokumentname Windream>;<abweichender Dokumentenordner>

Bsp.: Lieferschein=Lieferscheine-Ausgang-CR;Lieferscheinausgangsordner

Die Datei Windream2017.ini muss im Sysdata Ordner hinterlegt werden.

Ausgabe der Daten zur Archivierung

Die zu archivierenden Formulare müssen in der Drucksteuerung zusätzlich eingetragen werden. Die Archivierung erfolgt mit dem Drucker $ArchivierungWindream2017. Ausgegeben werden für jedes Dokument je eine Xml-Datei (Der Aufbau dieser wird in der Windream2017.ini festgelegt.) und das Dokument als PDF-Datei. Die Ausgabe erfolgt in das gleiche Verzeichnis, welches im Druckmanager als Exportverzeichnis hinterlegt ist.

Archivierung, Druck-Manager

allgemein:layouttemplates

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:16+00:00

Programmtemplates

Dieser Artikel / Abschnitt beschreibt Funktionen die ab Concept Office 6.1 zur Verfügung stehen. Für vorherige Programmversionen finden Sie möglicherweise weiterführende Links oder Sie erhalten Informationen durch unseren Support.

Mitarbeiterlayouts

Für Mitarbeiter mit bestimmter Funktion und Geschäftsbereich ist es möglich vorgefertigte Layouts für den ersten Programmstart zu hinterlegen.

Layout erstellen

Die Layoutdatei wird erzeugt, indem zunächst im Programm gewünschte Einstellungen vorgenommen werden:
- Einstellungen in den Optionen
- Einstellungen der Programmfenster z.B. Spaltenreihenfolge usw.
Das Ergebnis befindet sich nach dem Schließen des Programmes unter CO\Data\Userdata\Nutzername\Layout\ .
Die Dateien aus dem Layout-Pfad müssen dann im entsprechenden Ordner des Vorlagenpfades hinterlegt werden.

z.B. im Ordner ..\Templates\Layouts\Sachbearbeiter\

Layout für den Programmstart ermitteln

Der zentrale Pfad für Layouts ist per Definition Vorlagenpfad\Layouts.

Beim Laden von Layouts wird kontrolliert ob eine lokale Layoutdatei vorliegt. Falls es keine passende Layoutdatei gibt , wird der aktuelle Mitarbeiter auf die Funktionen und den Hauptgeschäftsbereich überprüft.

Z.B.: Funktionen- Sachbearbeiter, Vertriebsmitarbeiter Hauptgeschäftsbereich - „(alle)“ Jetzt wird anhand des Vorlagenpfades und jeweils aus einer Funktion und Geschäftsbereich der Pfad gebildet.

Zuerst wird sichergestellt ob dieser Ordner vorhanden ist „Templates\Layouts\Sachbearbeiter\(alle)“

Falls ja, wird dort nach Layoutdatei gesucht und bei einem Treffer wird die Datei geladen ansonsten, wird der CO Standart geladen und es wird nicht weiter gesucht.

Falls „Templates\Layouts\Sachbearbeiter\(alle)“ nicht vorhanden ist, wird die nächste Funktion und Geschäftsbereich zum Pfad gebildet. Nun wird nach „Templates\Layouts\Vetriebsmitarbeiter\(alle)“ gesucht.

Falls der Ordner vorhanden ist, wird dort nach Layoutdatei gesucht und bei einem Treffer wird die Datei geladen ansonsten, wird der CO Standart geladen und es wird nicht weiter gesucht.

Da nicht mehr Funktionen hinterlegt sind, wird als letztes im Ordner Templates\Layouts\Default gesucht.

Bei mehreren Funktionen ist die Reihenfolge wie folgt: Sachbearbeiter, Vertriebsmitarbeiter, Techniker, Lagermitarbeiter, Default

allgemein:mehrwertsteuer

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:16+00:00

Umstellung der Mehrwertsteuer zum 01.07.2020 und zum 01.01.2021

Dieser Beitrag enthält die aktuell in ConceptOffice enthaltenen Möglichkeiten auf eine Umstellung der Mehrwertsteuer zu reagieren.

Für ältere Versionen steht die Funktion „alten Steuersatz verwenden“ nur in den Vorgängen zur Verfügung. Falls Sie in einer dieser Versionen Verträge abrechnen müssen, kontaktieren Sie bitte unseren Support !!!

Änderungen in den Stammdaten

Steuersätze

Unter Weitere Stammdaten / Steuersätze muss am Tag der Umstellung der „Prozentsatz aktuell“ und der „Prozentsatz alt“ eingetragen werden. Sollen externe Schlüssel in die Finanzbuchhaltung übergeben werden, dann müssen diese analog hinterlegt werden.

Die Änderung muss für alle Steuersätze (normal, reduziert, frei) erfolgen. Bei steuerfreien Sätzen muss entsprechend geprüft werden, ob der „Externe Schlüssel alt“ gesetzt ist.

Es erfolgt jeweils eine Abfrage, ob Brutto-Preise aktualisiert werden sollen.

Wird diese mit Ja beantwortet, werden die Brutto-Preise auf Basis des neuen Steuersatzes neu berechnet. Damit wird die Änderung an den Kunden (Endverbraucher) weiter gegeben. Nein bedeutet, dass der neue Steuersatz gilt und sich entsprechend der Rohertrag ändert.

Kontierungsgruppen

Wenn notwendig, muss am Tag der Umstellung unter Weitere Stammdaten / Kontierungsgruppen sowohl für den Verkauf, als auch für den Einkauf die entsprechende Kontierung für das aktuelle Konto und das „Konto alt“ hinterlegt werden.

Nach der Umstellung muss Concept Office neu gestartet werden!

Concept Cash (Kassensoftware)

An der Kasse wird immer der aktuelle (sprich neue) Steuersatz gezogen.

Vorgänge / Serviceaufträge

Welcher Mehrwertsteuersatz für eine Rechnungslegung verwendet werden soll, hängt vom Leistungsdatum ab. In der Vorgangsbearbeitung und den Service-Aufträgen kann für Gutschriften und Rechnungen, die mit dem alten Steuersatz berechnet werden müssen, unter der Karteikarte „Sonstiges“, der Haken „Alten Steuersatz verwenden“ gesetzt werden.

Sammelrechnungen und Abrufaufträge sollten gesondert betrachtet werden, ob eine außerplanmäßige Abrechnung zum 30.6.2020 erforderlich ist.

Vertragsabrechnungen

In der Vertragsabrechnung kann für die Berechnung und bei Gutschriften, die mit dem alten Steuersatz berechnet werden müssen, unter den Optionen, der Haken „Alten Mwst.-Satz verwenden“ gesetzt werden.

Hierbei ist zu beachten, dass die Pauschalen (Miete und Wartung), die im voraus berechnet werden, mit dem aktuellen Steuersatz berechnet werden müssen. Klicks die rückwirkend berechnet werden, müssen aber noch mit dem alten Steuersatz berechnet werden.

In diesem Fall muss eine getrennte Abrechnung der Klicks und Pauschalen erfolgen. Wobei hier jeweils der Haken für den alten Steuersatz berücksichtigt werden muss.

Im Formulardurck funktioniert der alte Steuersatz nur mit vorher gesetztem Haken im Vorgang !!! Für die aktuelle Mehrwertsteueränderung ist es also notwendig alle Sammelrechnungen am 30.06.2020 und dann wieder am 31.12.2020 zu erzeugen.

Rechnungseingang

Im manuellen Rechnungseingang finden Sie ebenfalls eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht den alten Mehrwertsteuersatz zu verwenden.

Wird der Haken entsprechend gesetzt, wird die Lieferantenrechnung entsprechend verbucht.

In der zentralen Rechnungsprüfung Lieferantenrechnungen wird immer der aktuelle Steuersatz verwendet, dort gibt es KEINE Funktion, die es erlaubt den alten Steuersatz zu verwenden.

Mehrwertsteuer, Erhöhung, MwSt, Steuersatz

anschriften:anlage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-21T05:59:52+00:00

Anschriften anlegen

Um eine Anschrift anzulegen gibt es 2 Möglichkeiten.

Variante 1:

Über das Firmenmodul können über die Modulfunktionen neue Anschriften angelegt werden. Diese werden direkt der gewählten Firma zugeordnet.

In der sich öffnenden Maske ist bereits die Firmenzuordnung hinterlegt. Hier werden die Adressdaten der Anschrift angeben.

Ebenso sollte die Kategorie gewählt werden, in welche diese Anschrift fällt.

Außerdem ist es ratsam, die passenden Verbindungen für die Anschrift anzulegen. Die Funktion Speichern überträgt dies alles in die zugeordnete Firma.

Variante 2:

Eine Anschrift anzulegen funktioniert direkt über das Modul Anschriften.

Über die Schaltfläche Neu wird eine neue leere Maske für die Eingabe der Anschrift geöffnet. Hierzu muss jedoch die Firmenzuordnung eigenhändig hinterlegt werden. Über die Fernglassuche in dem Feld Firma wird die Firmensuche aktiviert. Nun kann die gewünschte Firma ausgewählt werden.

Außerdem kann die Kundennummer der Firma direkt angegeben werden, sofern bekannt.

Alles andere funktioniert analog zu Variante 1.

Sonstiges

Sonderrecht Anschriften

Gibt an, welche Rechte der Benutzer beim Druck von Anschriftsdaten hat

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

anschriften:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-13T08:53:30+00:00

Feldbeschreibungen des Moduls Anschriften

In diesem Artikel werden die Felder im Modul genauer beschrieben.

Registerkarte Eingabe

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Nummer	Textfeld (numerisch)	Eindeutige Nummer der Anschrift
Aktiv	Häkchen	Steuert, ob die Verwendung der Anschrift erlaubt wird
Qualifikation	Auswahlfeld	Kennzeichen zur Klassifizierung und schnellen Suche
Zuordnung
Firma	Anzeige	Verweise auf die zugehörige Firma
Name	Textfeld, mehrzeilig	Namenszeile(n) der Anschrift
Straße	Textfeld	Straßen-Zeile der Anschrift
Postleitzahl	Textfeld	Postleitzahl der Anschrift
Ort	Textfeld	Ort der Anschrift
Postfach PLZ	Textfeld	Postleitzahl des Postfachs
PF Ort	Textfeld	Ort des Postfachs
Postfach	Textfeld	Postfach
Land	Auswahlfeld	Land der Anschrift
Bundesland	Textfeld	Eingabemöglichkeit einer Bundesland-Zuordnung
Kategorien	Bereich	Kennzeichen, als was die Anschrift verwendet werden kann
Sonstiges
Hauptansprechpartner	Combo-Box	Verweis auf einen dieser Anschrift zugeordneten Ansprechpartner
Filiale	Auswahlfeld	Zuordnung zur eigenen Filiale
Bankverbindung	Auswahlfeld	Zugehörige Bankverbindung der Anschrift, muss an der Firma hinterlegt sein Gewinnt über Bankverbindung an Firma, wenn diese Anschrift als Rechnungsanschrift verwendet wird.
Verbindungen	Bereich	Anzeige der vorhandenen Verbindungen zur Anschrift

Registerkarte Weiteres

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Formulare
Sprache	Auswahlfeld	Belegt die Sprache für die Vorgänge zu dieser Anschrift vor
Währung	Auswahlfeld	Vorgabe für die Verkaufswährung im Vorgang (bei Verwendung als Rechnungsadresse)
Geschäftsbereiche
Versandart aus Tour	Vorgabewert	Wenn man in der Anschrift die Tour auswählt, dann zieht es auch die Versandart aus der Tour mit
Tournummer	Auswahlfeld	Was aus der Tour ermittelt wird
Warenwirtschaftsdaten
Steuergebiet	Auswahlfeld	Vorgabe für das Steuergebiet im Vorgang (bei Verwendung als Rechnungsadresse)
Anfahrtspauschale	Textfeld (30 Zeichen)	Als Anfahrtspauschale kann ein beliebiger Artikel hinterlegt werden. Die Anfahrtspauschale an der Maschine oder der Anschrift wird automatisch in einem Service-Auftrag mit dieser Maschine aufgenommen.
Betriebsnummer	Textfeld	Zur Firma abweichende Betriebsnummer
Rechnung an	Textfeld, numerisch	Vorgabe für die Rechnungsadresse der Vorgangs (bei Verwendung als Lieferanschrift). Ist an einem Kunden ein abweichender Rechnungsempfänger eingetragen wurde, werden bei ‚Rechnung an‘ die Rechnungsadressen des abweichenden Rechnungsempfängers angeboten, da diese zum Rechnungsempfänger gehören. Die des Kunden werden dort nicht mehr zur Auswahl angeboten.
Verkäufer
Materiallieferung an	Auswahlfeld	Ermöglicht die Eingabe einer abweichenden Materiallieferungsanschrift
Materiallieferungen Ansprechpartner	Auswahlfeld	Ermöglicht die Eingabe eines abweichenden Ansprechpartners für Materiallieferungen
Auftragsbestätigungen an	Textfeld, numerisch	Fest zugeordnete Auftragsbestätigungsanschrift, wenn diese Anschrift als Lieferabschrift greift. (Dies gilt wie bei ‚Rechnungen an:' bei der Verwendung als Lieferanschrift.)
Leitweg-Id	Textfeld, numerisch	Zahlenkombination, die bei der elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (z.B. Behörden, Kommunen) verwendet wird. Sie dient der eindeutigen Adressierung und Weiterleitung der Rechnung an den zuständigen Empfänger innerhalb der öffentlichen Verwaltung.
Bemerkungen	Textfeld, mehrzeilig	Freier Text für Bemerkungen
Kostenstellen	Bereich	Kostenstellen- und Budgetmanagement

Anschriften, Feldbeschreibungen

artikel:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T08:54:42+00:00

Modul Artikel: Feldbeschreibung

Registerkarte Artikel

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Artikelbild	Anzeige	Zeigt Bild des Artikels (falls vorhanden)
Artikelnummer	Text (max. 30 Zeichen)	Eindeutige Benennung des Artikels
Bemerkung	Text (max. 255 Zeichen)	Interne Bemerkung zum Artikel
Bezeichnung	Text (max. 255 Zeichen)	Ausführliche Artikelbezeichnung
Lagerbestände	Bereich	Übersicht der verfügbaren Bestände pro Lager
Verkaufspreise	Bereich	aktuelle Verkaufspreise des Artikels (Anzeige anhand ausgewähltem Preiskatalog)
Preiskatalog	Auswahlfeld	legt die hier anzuzeigenden Verkaufspreise fest
Preiseinheit bzgl. Standardmengeneinheit	Zahl mit Nachkommastellen	Verkaufspreiseinheit
Hinweistext	Text (max. 255 Zeichen)	Hinweis für Verkauf des Artikels
Weiteres	Bereich
Folgeartikel	Text (max. 30 Zeichen)	Verweis auf Folgeprodukt
Verkaufsperre	Auswahlfeld	Gibt an, ob der Artikel zum Verkauf gesperrt ist (Auswahlmöglichkeiten: keine, dauerhaft, vorübergehend mit Edi-Aktualisierung)
Herstellerinformationen	Bereich
Herstellerartikelnr.	Text (max. 255 Zeichen)	Herstellerartikelnummer
Herstellerkürzel	Auswahlfeld	Herstellerkürzel
Herstellerserie	Text (max. 50 Zeichen)	Herstellerserie
Hersteller-UPC_Nummer
Marke	Textfeld	Markenname (aus BMEcat übernommen)
Verkaufsinformationen	Bereich
Kleinste Abgabemenge	Zahl mit Nachkommastellen	Mindestverkaufsmenge
Losgröße	Zahl mit Nachkommastellen	Losgröße für den Verkauf
Losgröße Kasse	Zahl mit Nachkommastellen	Losgröße für den Barverkauf
Sortiment	Auswahlfeld	Zuordnung des Sortiments
Hauptkatalog	Anzeige
Direktlieferung ab Menge	Textfeld	Ab welcher Menge im Auftrag eine Direktlieferung erfolgt
Lagerabwicklung ab Menge	Textfeld	Ab welcher Menge im Auftrag eine Abwicklung über Lager erfolgt
Vorgabe-Abwicklungsart	Auswahlfeld	vorgegebene Abwicklungsart zu hinterlegen (Artikel/Verkaufsinformationent). Folgende Möglichkeiten können gewählt werden: a) (keine Zuordnung) – die bisherige Programmlogik wird zur Ermittlung verwendet (Standard); b) Direktlieferung – die Artikelposition wird im Vorgang fest auf Direktlieferung gesetzt; c) Lager – der Artikelposition wird im Vorgang das bevorzugte Lager zugewiesen. Dieses muss dafür an den Lagerzuordnungen des Artikels gewählt werden (Haken - Lager für Vorgabe-Abwicklungsart). In Aufträgen, welche durch Kassenvorgänge angelegt werden, findet dieses Verhalten keine Anwendung. Die Einstellungen für ‚Direktlieferung ab Menge‘ und ‚Lagerabwicklung ab Menge‘ werden durch die feste Vorgabe der Abwicklungsart gesperrt.
Preisbildung	Bereich
Rabattfähig (VK)	Kontrollkästchen	steuert, ob der Artikel rabattiert werden kann
Skontofähig	Kontrollkästchen	legt fest, ob der Artikel in der Skontoberechnung berücksichtigt wird
Sonderkonditionen	Auswahlfeld	legt die Art der Konditionsfindung fest

Registerkarte Gruppierung/Weiteres

(in alphabetischer Reihenfolge nach Registerkarten gruppiert)

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Abschlagsartikel	Kontrollkästchen	spezieller Artikel für Abschlagsrechnungen
Absummierungskennzeichen	Auswahlfeld
Angebotsartikel	Kontrollkästchen	Es wurde im Modul „Artikel“ unter dem Reiter „Gruppierungen / Weiteres“ ein neues Artikelkennzeichen „Angebotsartikel“ eingeführt. Dieses bringt folgende spezielle Verhaltensweisen im Positionsgrid von Vorgängen mit sich: Der EK kann beim „Angebotsartikel“ auch von Benutzern ohne EK-Änderungsrecht angepasst werden. Positions- und Beschreibungstexte können bei Angebotsartikeln auch ohne Recht geändert werden. Angebotsartikel können nur in Vorgängen mit dem Status „erfasst“ oder „angeboten“ aufgenommen werden. Aufträge mit Angebotsartikeln können nicht auf „bestätigt“ gesetzt werden (CO-44398)
Artikelart Allgemein	Auswahlfeld
Artikelart TKD	Auswahlfeld	für Maschinenauswertungen und Vertragsleistung
Basisartikel Basket	Kontrollkästchen	Kennzeichen für die OFML-Basket-Schnittstelle
eClass	Bereich	Unter Angabe der eCl@ss Version wird hier die Codierung der Produktklassifizierung hinterlegt.
Gewicht in g	Zahl mit Nachkommastellen
Interner Artikel	Kontrollkästchen	Vorbelegung für interne Vorgangspositionen
Katalogsuche Basket	Kontrollkästchen	Kennzeichen für die OFML-Basket-Schnittstelle
Kontierungsgruppe	Auswahlfeld	anzuwendende Kontierungsinformationen
Mengeneinheit	Auswahlfeld	Verbundinformation
MHD vorhanden	Kontrollkästchen	So gekennzeichnete Artikel werden beim Kommissionieren mittels CO-Logistik nicht über das Kommissionslager abgewickelt, sondern es wird das an der Position (Vorgang) angegebene Lager verwendet.
Preisgruppe	Auswahlfeld	ermöglicht warengruppenunabgängige Gruppierung zur Preisbildung
Provisionsgruppen	Auswahlfeld	Kennzeichen zur Provisionssatzermittlung
Relevant für Versandkosten	Kontrollkästchen	Steuert die Berechnung von Versandkostenartikeln
Warengruppe	Auswahlfeld	zugeordnete Warengruppe
Warenuntergruppe	Auswahlfeld	Warenuntergruppe
Warenunteruntergruppe	Auswahlfeld	Warenunteruntergruppe
Verbundartikel	Textfeld	Verbundinformation. Dieses Feld diente zur Erkennung, dass der Artikel ebenfalls in anderen Farben/Ausprägungen existiert.
Vertragsverrechn.-Art	Auswahlfeld
Volumen in ccm	Zahl mit Nachkommastellen
Werbemittel	Kontrollkästchen	kennzeichnet den Artikel als zulässiges Werbemittel
Zuschläge	Bereich	Zuweisen von expliziten Rabatten oder Zuschlägen

Registerkarte Texte/Bild

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Bildname	Bereich	Pfadangaben für vorhandene Bilder/Grafiken
Dokumentname	Pfadangabe	für zugeordnete PDF-Datei o.ä.
Kurztext	Text (max. 255 Zeichen)	für den Druck auf Kassenbon
Langtext	Bereich	ersetzt auf den markierten Dokumenten die Bezeichnung des Artikels. Geeignet für detaillierte Texte
Variantentext	Bereich	ersetzt auf den markierten Dokumenten die Bezeichnung des Artikels. Wird zusätzlich zu Langtexten gedruckt - falls beide für ein Dokument gekennzeichnet sind

Registerkarte Mengeneinheiten/Kataloge

Felder im Bereich Mengeneinheiten

Die Mengeneinheiten sind im Artikel Mengeneinheiten beschrieben.

Felder im Bereich Katalog

Katalog	Auswahlfeld
Seite	Zahl	Katalogseite
Preis	Zahl mit Nachkommastellen	Katalogpreis
Position	Zahl	Position auf der Katalogseite (Quadrant)
abweichende Artikelnummer	Text (max. 30 Zeichen)	alternative Artikelnummer
Sortiment	Auswahlfeld	abweichendes Sortiment

Registerkarte Einkauf

Felder im Bereich Lieferanten

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Aktualisiert	Datum	wann hat die letzte Bestandsaktualisierung statt gefunden
Bestand	Zahl	vom Lieferant zuletzt bekannter Bestand in dessen Lager
Bestandsstatus	Symbol	grau = unbekannt, grün = ausreichend, gelb - gering, rot - kein
Bestellnummer	Text (max. 255 Zeichen)	Artikelnummer des Lieferanten
Bestellstatus	Auswahlfeld	ist der Artikel bestellbar oder gesperrt
Bestellte Menge Losgröße	Zahl	Losgröße für bestellte Menge
Bezeichnung beim Lieferant	Text (max. 255 Zeichen)	Artikelbezeichnung beim Lieferanten
Bezeichnung Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Bild	Bild	Anzeige Bild
Bild 1	Bild	Anzeige alternatives Bild
Bildnummer	Text (max. 255 Zeichen)	Dateiname zum Bild
Bildname 1	Text (max. 255 Zeichen)	Dateiname zum alternativen Bild
Direktl. Menge ab	Zahl	ab dieser Bestellmenge liefert der Lieferant nicht mehr selbst, sondern durch seinen Lieferanten, im CO nur als Information hinterlegt (CO-30353)
EK Mengeneinheit Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
EK Preiseinheit Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Hauptlieferant	Kontrollkästchen	kennzeichnet den Hauptlieferanten
Keine Wertbuchungen	Kontrollkästchen	wird dieser Lieferant verwendet, dann sollen hier keine EK Wertbuchungen durchgeführt werden, da es sich eher um eine Logistikdienstleistung handelt (CO-25086)
KIP Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Kurzname	Anzeige	zeigt den zur Lieferantennummer gehörenden Kurznamen
Lieferant	Zahl	Firmennummer des Lieferanten
Losgröße	Zahl	Umverpackungsmenge des Artikels
Maximale Menge	Zahl	maximal zu bestellende Menge
Maximale Menge Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme (CO-33279)
Mengeneinheit	Auswahlfeld	Bestellmengeneinheit des Lieferanten
Minimale Menge	Zahl	minimal zu bestellende Menge
Optimale Menge	Zahl	optimal zu bestellende Menge
Preiseinheit bgzl Standardmengeneinheit	Zahl mit Nachkommastellen	aus Zähler/Nenner berechnete EK-Preiseinheit des Lieferanten
Preiseinheit (Zähler) bgzl Standardmengeneinheit	Zahl mit Nachkommastellen	Zähler der EK-Preiseinheit des Lieferanten
Preiseinheit (Nenner) bgzl Standardmengeneinheit	Ganzzahl	Nenner der EK-Preiseinheit des Lieferanten
Sortimentkennung Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme und Soennecken-Bestandsabfrage (CO-33276)
Verfügbar ab	Datum	Datum an dem der Lieferant Wareneingang erwartet
Verkaufssperre Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme und Soennecken-Bestandsabfrage (CO-33276)
VK Preiseinheit Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
VK Preis Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Wiederbeschaffungstage	Ganzzahl	falls gefüllt wird hierüber das Lieferanmahnungsfreigabedatum ermittelt
Keine Wertbuchungen	Kontrollkästchen	Wertfreistellung

kundenspezifische Felder

Felder im Bereich Einkaufspreise

ab Menge	Zahl	Staffelmenge
geändert am	Datum	wann dieser Preis eingetragen/geändert wurde
gültig ab	Datum	ab wann der Einkaufspreis gilt
gültig bis	Datum	bis wann der Einkaufspreis gilt
Nettopreis	Zahl mit Nachkommastellen	effektiver Einkaufspreis
Preis	Zahl mit Nachkommastellen	Einkaufspreis
Preiskatalog	Auswahl	zeigt Auswahl vorhandener Preiskataloge
Rabatt	Zahl mit Nachkommastellen	gewährter Einkaufsrabatt

Registerkarte Preise

Bereich Einkaufspreise

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
ab Menge	Anzeige	Staffelmenge
Durchschnittlicher EK	Zahl mit Nachkommastellen	durchschnittlicher Einkaufspreis (automatisch gefüllt)
geändert am	Anzeige	wann dieser Preis eingetragen/geändert wurde
gültig ab	Anzeige	ab wann der Einkaufspreis gilt
gültig bis	Anzeige	bis wann der Einkaufspreis gilt
Hauplieferant	Anzeige	zeigt ob der aktuell ausgewählte Lieferant der Hauptlieferant ist
Kalkulatorischer EK	Zahl mit Nachkommastellen	durch Sachbearbeiter kalkulierter EK
Letzter EK	Zahl mit Nachkommastellen	letzter Einkaufspreis
Letzter Inventurwert	Zahl mit Nachkommastellen	bei Inventur eingetragener Wert
Lieferant	Auswahl	enthält die in Registerkarte EK hinterlegten Lieferanten
Mindestspanne	Zahl mit Nachkommastellen	im Verkauf geforderte Mindestspanne
Nettopreis	Anzeige	effektiver Einkaufspreis
Preis	Anzeige	Einkaufspreis
Preiseinheit	Anzeige	Preiseinheit des ausgewählten Lieferanten
Preiskatalog (1)	Auswahlfeld	Standard oder KIP
Preiskatalog (2)	Anzeige	zeigt ausgewählten EK-Preiskatalog
Rabatt	Anzeige	gewährter Einkaufsrabatt
Währung	Anzeige

Bereich Verkaufspreise

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Preiskatalog	Auswahl	zeigt Auswahl vorhandener Preiskataloge
Brutto automatisch	Kontrollkästchen	steuert automatische Berechnung des Brutto-VK
Preiseinheit	Anzeige	Preiseinheit für den Verkauf
Menge	Zahl	Staffelmenge
EK-Staffel	Zahl	Verweis auf EK-Staffelmenge als Kalkulationsgrundlage
Aufschlag	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Aufschlag auf aktuell angezeigten EK (in Prozent)
Spanne	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Gewinnspanne anhand aktuell angezeigten EK (in Prozent)
Preis	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Verkaufspreis
Br. Aufschlag	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Bruttoaufschlag (in Prozent)
Br. Spanne	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Bruttospanne (in Prozent)
Brutto	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Brutto-Verkaufspreis
gültig ab	Anzeige	ab wann der Verkaufspreis gilt
gültig bis	Anzeige	bis wann der Verkaufspreis gilt

Registerkarte Läger/Alternativartikel

Bereich Läger

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Lager	Auswahl	zugeordnetes Lager
Stellplatz	Text (max. 50 Zeichen)	Stellplatz des Artikel
Sortiment	Auswahl	optional abweichende Sortimentseinstellung
Mind.Bestand	Zahl	minimalster Lagerbestand (informativer Wert)
Meldebestand	Zahl	Wert für Bestellvorschlagsermittlung
Auffüllbestand	Zahl	Wert für Bestellvorschlagsermittlung
Ist	Anzeige	aktueller Bestand
Reserviert	Anzeige	in Vorgängen und Service-Aufträgen reservierte Menge
Verfügbar	Anzeige	effektiv verfügbare Menge
Bestellt	Anzeige	bestellte, aber noch nicht eingetroffene Menge
Erfasst	Anzeige	in noch nicht ausgelösten Bestellungen erfasste Menge
Zu Liefern	Anzeige	in Vorgängen als auszuliefern gekennzeichnete Menge
Bestandsermittlungsart	Auswahl	Wert für Bestellvorschlagsermittlung
Letzte Inventurmenge	Anzeige	Menge bei der letzten Inventur
Letzter Zugang	Anzeige	letzter Zugang des Artikels mit Datum und Menge(lagerübergreifend)
Letzter Abgang	Anzeige	letzter Abgang des Artikels mit Datum und Menge(lagerübergreifend)

Bereich Alternativartikel

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Alternativartikel	Auswahl	Artikelnummer des alternativen Concept Office-Artikels
Bezeichnung	Anzeige	Bezeichnung des ausgewählten Alternativartikels
Bemerkung	Text (max. 255 Zeichen)	freies Bemerkungsfeld

Registerkarte Service

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Garantie Hersteller (Monate)	Zahl
Garantie Kunde (Monate)	Zahl
Artikel muss vom Techniker gewechselt werden	Checkbox	Kennzeichen am Artikel oder am Kundenartikel. Zunächst gilt die Einstellung des Artikels, der evtl. vorhandene Kundenartikel übersteuert diese. Im Modul MPS-Meldungen wird diese Kennung in einer Spalte angezeigt und es ist nicht möglich, für einen solchen Artikel, einen normalen Vorgang anzulegen. Für diese Artikel kann nur ein Serviceauftrag angelegt werden!
Gerätegruppe	Auswahlfeld
Gerätetyp	Auswahlfeld
Lebensdauer lt. Hersteller (Klicks)	Zahl (siehe auch: Laufleistungskontrolle)
Materialien, Zubehör und Erstausstattung	Bereich
Tätigkeit	Bereich
Wartungsintervall (Klicks)	Zahl
Wartungsintervall (Monate)	Zahl
Zähler	Bereich

Registerkarte Webshop

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Artikel exportieren	Kontrollkästchen	Artikel beim Export ausgeben
Kernsortiment	Kontrollkästchen	Artikel beim Export als Kernsortiment kennzeichnen
Stichworte	Bereich
Stichwortgruppen	Bereich
Webkatalog	Auswahl
vollständigen Pfad anzeigen	Kontrollkästchen

Registerkarte Intra

Die Registerkarte ist nur bei eingerichteter Intrahandelsstatistik verfügbar.

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Bezeichnung	Text (max. 255 Zeichen)	Bezeichnung für die Ausgabe
Ursprungsbundesland	Auswahl	Herkunft laut Intrabundesland
Verfahrenscode	Zahl	Intra-Verfahrenscode
Warennummer	Zahl	Warennummer für die Ausgabe

Artikel, Feldbeschreibungen

artikel:mengeneinheiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-09-30T12:37:22+00:00

Mengeneinheiten eines Artikels

Jeder Artikel besitzt eine oder mehrere Mengen mit der er gehandelt wird. Diese werden in der gleichnamigen Übersicht auf der Registerkarte Mengeneinheiten/Kataloge angezeigt.

Mengeneinheiten können im gleichnamigen Modul angelegt werden.

Aufbau und Kurzbeschreibung

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
abw. Artikelbezeichnung	Text (max. 255 Zeichen)	abweichende Artikelbezeichnung für diese Verpackungseinheit
GTIN	Text (max. 14 Zeichen)	Global Trade Item Number des Artikels
Faktor	Zahl mit Nachkommastellen	gibt das Mengenverhältnis zur Standardmengeneinheit an
Nenner (Faktor)	Zahl	Zusatzfeld zum Faktor, wenn dieser nur als Bruch dargestellt werden kann
Lagerteilung	Kontrollkästchen
Lief.-Nr.	Zahl	Firmennummer des Lieferanten
Lieferant	Anzeigefeld	zeigt den zur Lief.-Nr.gehörenden Kurzname
Mengeneinheit	Auswahlfeld	Name der Mengeneinheit
Nachkomma	Zahl	Anzahl Nachkommastellen (0-4)
Standard	Kontrollkästchen	zeigt oder setzt die Standardmengeneinheit
Status	Auswahlfeld	kennzeichnet eine Mengeneinheit als aktiv oder gesperrt
Inhaltsmengeneinheit	Anzeige	Anzeige der Mengeneinheit, die in der angegeben Mengeneinheit enthalten ist
Inhaltsmenge	Auswahlfeld	Anzeige der Menge an Inhaltsmengeneinheiten, die in der Mengeneinheit enthalten ist

Standardmenge

Nur eine Mengeneinheit kann einen Haken im Feld Standard besitzen. Der Faktor dieser Mengeneinheit ist stets 1.

Ändern der Standardmengeneinheit

Da einige Einstellungen zum Artikel an dessen Standardmengeneinheit hängen, gibt es für das Ändern der Standardmengeneinheit einen Assistenten.

Bitte beachten Sie beim Umstellen der Mengeneinheiten, dass die Preiseinheit im VK keine Kommastellen haben darf.

Alle Änderungen an Mengeneinheiten und deren Kommastellen erfordern einen Neustart von Concept Office.

Lieferantenzuordnung

Jeder Lieferant kann seine eigenen Mengeneinheiten an einem Artikel definieren. Beim elektronischen Einlesen werden die Daten hier hinterlegt.

Es ist durchaus möglich das dieselbe Mengeneinheit explizit für einen Lieferanten und allgemein für alle Lieferanten existiert. Sie brauchen dies nicht zu bereinigen.

Abweichende Artikelbezeichnung

Je Mengeneinheit kann ein abweichender Artikeltext hinterlegt werden. Dieser wird bei Auswahl der entsprechenden Mengeneinheit in der Positionserfassung angezeigt und auf Kundenformularen angedruckt.

Artikel, Mengeneinheiten, GTIN

bestellungen:lieferanmahnungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Lieferanmahnungen

Concept Office bietet die Möglichkeit überfällige Bestellungen bei Ihrem Lieferanten anzumahnen. Dies kann manuell oder automatisch geschehen.

manuelle Mahnung

Rufen Sie die zu mahnende Bestellung auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Lieferdaten / Sonstiges . Im Bereich Druckfreigabe setzen Sie den Haken Mahnung sofort und klicken anschließend auf das Druckersymbol.

Alle noch nicht vollständig gelieferten Positionen werden auf einem Mahnungsdokument ausgegeben.

automatische Mahnung

Diese Funktion setzt voraus, dass in den Lieferantendaten eine mittlere Lieferzeit hinterlegt ist. Dadurch wird beim Druck einer Bestellung automatisch eine Mahnfreigabe gesetzt, für den Tag der um die mittlere Lieferzeit in der Zukunft liegt. Ist ein Terminwunsch in der Bestellung hinterlegt, wird dieses als Mahnfreigabe gespeichert.

Rufen Sie im Modul Formulardruck die Registerkarte Bestellungen auf. Setzen Sie den Haken bei Lieferanmahnungen, treffen Sie optional weitere Einstellungen, z.B. eine Lieferantenauswahl, und klicken Sie anschließend auf das Druckersymbol.

Concept Office prüft nun alle zur Selektion passenden Bestellungen. Ist das Mahnfreigabe-Datum überschritten, wird eine Mahnung für diese Bestellung erzeugt. Gleichzeit wird das Mahnfreigabe-Datum um die mittlere Lieferzeit in die Zukunft verlegt.

Bestellungen

bestellungen:pbseasy

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

PBSeasy mail

Zum Versenden der PBSeasy-mail-Bestellungen wird die Mandantenkonfiguration 59 entsprechend angepasst.

Folgende Einstellungen sind möglich:

0 - Nein, Mails werden über die EDI-Schnittstelle verschickt
1 - Ja, Mail als Entwurf aus der Bestellungsbearbeitung erzeugen
2 - Ja, Mail direkt verschicken aus der Bestellungsbearbeitung

Für die Option=0 wird die Emailadresse in der Edi-Schnittstelle hinterlegt.

Schnittstelle: Bestellungen ausgeben
Datenformat: PBSEasy mail

Über den Button „Konfiguration“ kann „automatischer eMail Versand“ aktiviert und unter „Empfaengeradresse:“ die e-mail-Adresse von PBS-Network hinterlegt werden.

Für die Optionen 1 und 2 wird folgender Eintrag in der Office.dat, im sysdata-Pfad, vorgenommen:

PBSeasyEmailAddress=order-in@pbseasy.eu

pbseasy, pbseasy mail, Aenderung Email-Adresse, Bestellungen

concept_cash:maschinenverkauf

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:26+00:00

Maschinenverkauf an der Kasse

Erfassen eines Maschinenartikels

Wird ein Artikel erfasst, der als Maschine mit Seriennummer gekennzeichnet ist, müssen Sie nach der Artikeleingabe die gewünschte Seriennummer auswählen (Maschinenreservierung).

Besonderheiten beim Bon

Maschinen- und Seriennummer werden auf dem gedruckten Bon ausgegeben.

Buchungen im Hintergrund

Die Maschine wird in Concept Office auf Kundengerät gesetzt und dem Kunden dieses Bons zugeordnet. Verkaufsinformationen zu Preis und Datum werden ebenfalls hinterlegt.

Die Hauptanschrift des Kunden oder, falls angegeben, die manuelle Anschrift wird als Maschinenanschrift hinterlegt.

Concept Cash, Kasse, Maschinen

concept_cash:optionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-14T08:20:41+00:00

Optionen in Concept Cash

Die Optionen in Concept Cash steuern das Programmverhalten und ermöglichen es, Concept Cash nach eigenen Anforderungen anzupassen.

Die Optionen können über das Concept Cash Hauptmenü oder das Symbol auf dem Startbildschirm gestartet werden.

Allgemeine Optionen

In diesem Menü werden grundlegende Einstellungen für das Programmverhalten der Kasse hinterlegt, beginnend beim optischen Erscheinungsbild im Bereich Container-Einstellungen.

Für die nachfolgenden Optionen kann ein Gültigkeitsbereich festgelegt werden. Er legt fest, ob es sich um globale Einstellungen, die für alle physischen Kassensysteme gleichermaßen gelten sollen,oder um lokale Einstellungen, die nur für genau dieses Kassensystem gelten sollen, handelt

Stellen Sie vorerst nur eine globale Einstellung ein. Eine nachträgliche Lokalisierung ist jederzeit möglich.

Nun folgen die Allgemeinen Einstellungen:

Tabelle für die Artikelfesttasten
Online Buchen
Bonnummer fortlaufend: laufende Bonnummer nicht bei Tagesbeginn auf 1 zurücksetzen
automatisches Skonto: ab welchem Betrag automatisch die Skontoeingabe beim Bezahlen aufgerufen werden soll.
Abschöpfung anzeigen:
Kassiereranmeldung-Resetzeit: „Bildschirmschoner“;nach wieviel Sekunden Inaktivität, muss sich der Kassierer erneut anmelden
Verhalten bei bereits gestarteter Kasse

Anschließend werden die Dauermodi eingestellt, sowie ob Bons und Quittungen gedruckt werden sollen und die Druckabfrage ab Steuerbetrag einzuschalten.

Zahlungsoptionen

ENTER als Bar:im Bezahlmodus wird nach Bestätigung des Zahlbetrages dieser automatisch als Barzahlung übernommen
Zahlgeldzwang: als Vorschlag zur Zahlung wird 0,00 € vorbelegt (Kassierer muss Betrag immer eingeben)
Lieferschein/Rechung auf Bondrucker: Leitet den Druck der Vorgangsdokumente auf den Bondrucker um

Nachfolgend werden die Gutschein Optionen eingestellt.

Unter Kassenabschluss können Sie einstellen, wie oft der Zählvorgang des Sortenberichts wiederholt werden soll, wenn Differenzen größer als der eingegebene Betrag auftreten.

Unter Steuergrenze können Sie den automatischen Start der manuellen Kundeneingabe für Barzahlungskunden ab einen Bonbetrag in Hauswährung hinterlegen.

Displayoptionen

Im Bereich Standbymodus hinterlegen Sie den Text, der dem Kunden angezeigt werden soll, wenn sich die Kasse im Ruhezustand befindet.

Im Bereich Positionseingabe stellen Sie ein, wie dem Kunden einzelne Positionen während der Eingabe angezeigt werden sollen.

Im Bereich Zahlungseingabe stellen Sie ein, was angezeigt wird, wenn die Zahlung erfolgt.

Hardwareeinstellungen

Hier werden die technischen Bedingungen für die Druckausgabe, die Schublade und die Anzeige des Displays hinterlegt. Beim ersten Start sollte hier einmal auf die Schaltfläche „Standard“ geklickt werden und die Werte, die dann eingetragen wurden, übernommen werden. Als „Standard“ wird ein Epson Serielldrucker an COM 1 inkl. Schubladenbelegung eingetragen.

Durch Klicken auf die Schaltfläche Kassenauswahl haben Sie die Möglichkeit, aus einem Auswahlfenster die „Aktuelle Kasse“ zu definieren. Im Feld Speichermodus können Sie entweder Globale Konfiguration oder Nutzerabhängige Konfiguration einstellen. Die nutzerabhängige Konfiguration ist für den Betrieb auf einem Windows-Terminal-Server vorgesehen. Wenn Sie Globale Konfiguration wählen, werden die Einstellungen für den kompletten PC gespeichert (empfohlen an normalen Kassen-PCs). Die Speicherung der Daten erfolgt in der Registry in local machine. Wählen Sie Nutzerabhängige Konfiguration, werden die Einstellungen nutzerbezogen gespeichert (current user).

Im Bereich Drucker können Sie einen verfügbaren Drucker als Bondrucker einstellen, wenn kein Bondrucker verwendet werden soll. Das Häkchen im Feld Druckerfunktionalität unterstützen muss immer gesetzt sein. Welcher Drucker als Quittungs-, Lieferschein- und/oder Rechnungsdruckerverwendet werden soll, können Sie im Drop-Down-Feld A4-Standard-Drucker auswählen.

Im Feld COM Drucker werden der COM Port und weitere Settings des Druckers eingestellt, siehe technische Beschreibung Ihres Bondruckers. In den Bereichen Kassenschublade und Display werden analog zum Feld COM Drucker die Einstellungen definiert, wiederum siehe technische Handbücher Ihrer Hardware.

Achtung die Eingabe des Kassenschubladen - COMPorts ist nur durch Betätigen der Taste „Druckerliste laden“ möglich.

Im Bereich Allgemein legen Sie fest, ob die Kasse auch mit der Maus bedient werden kann und ob sich die Kasse minimieren lassen soll (beides empfohlen)

Concept Cash, Kasse

concept_cash:unterfiliale

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:26+00:00

Unterfiliale

Schaffung einer neuen Filiallogik ‚Unterfiliale‘ um darüber bei Concept Cash den Barverkaufs-Geschäftsbereich und das Barverkaufs-Lager bestimmen als auch das Bon-Layout festlegen zu können.

Erfassung einer Unterfiliale

Bei mehreren Filialen kann in der jeweilig untergeordneten Filiale eine andere als Hauptfiliale hinterlegt werden. Dies defininiert diese als Unterfiliale.

Unterfilialen in Concept Cash

In den Stammdaten Concept Cash kann für die Kasse die Unterfiliale hinterlegt werden. Wird eine Unterfiliale verwendet, steuert diese Lager und Geschäftsbereich an der Kasse. Im Bondrucklayout kann durch Verwenden der Unterfiliale eine spezielle Anpassung für die Kasse der Unterfiliale Vorgenommen werden.

concept_mps:docuform_einrichtung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-14T14:22:56+00:00

Akademie

Schnittstelle zu Concept MPS

Voraussetzungen

Zur Nutzung der Schnittstelle wird ein Zugang (Händlerkonto) zu einem Fleet & Service Management System der docuFORM GmbH benötigt.

Damit Concept Office mit einem docuform-Server Verbindung aufnehmen kann, muss auf beiden Systemen der Port 52004 freigegeben sein.

Concept Office kann mehrere docuForm-Server verwalten.

Die Server von docuForm können direkt bei docuForm oder vom Händler selbst gehostet sein. Falls ein Hosting durch uns gewünscht ist, bitte folgende Artikel beachten:

Die Nutzung setzt 1 Lizenz Managed Print Service voraus.

Einrichtung

Zugangsdaten

Im Modul Mandanten müssen in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD), in der Tabelle MPS-Systeme die Zugangsdaten für den docuForm-Server eingetragen werden.

Die Eingabe des fsm-Server-Passwortes muss als MD5-Hash erfolgen. Nutzen Sie zur unverschlüsselten Eingabe die Schaltfläche rechts am Eingabefeld. Der Hash wird dann generiert.

Einstellungen der MPS Maschinen

Nachfolgende Einstellungen erfolgen im Modul MPS-Maschinen, im Kontext des MPS-Systems docuform.

Zähler mappen

Die Zähler vom docuform fsm-Server müssen mit den Zählern in Concept Office abgeglichen/gemappt werden. Dies ist ausführlich im Artikel Zähler mappen beschrieben.

Kunden zuordnen

Damit ein Kunde erfolgreich eingelesen werden kann, muss dieser auf der Registerkarte Kundenzuordnungen hinterlegt werden. Dabei muss der Kundenname des docuform fsm-Server mit einem im Concept Office vorhandenen Kunden verbunden werden.

Legen Sie diese Kundenzuordnung zeitgleich mit der Anlage des Endkunden am fsm-Server an. Dann vergessen Sie keine Eintragung.

Maschinen importieren und zuweisen

Über die Modulfunktion Maschinen mit MPS abgleichen werden alle Maschinen vom docuForm fsm-Server importiert, die bei vorher zugeordneten Kunden stehen.

Dabei versucht Concept Office diese Maschinen mit im Modul Maschinen vorhandenen Geräten abzugleichen und zuzuordnen. Dies geschieht über die Seriennummer oder die MAC-Adresse. Nach dem Import können Sie in der Registerkarte Übersicht prüfen, ob alle importierten MPS-Geräte zugeordnet wurden. Man erkennt nicht zugeordnete Maschinen an der fehlenden Nummer in der Spalte CO-Maschinennummer.

In diesem Fall muss die Maschine manuell zugewiesen werden. Dazu klickt man doppelt auf die betreffende Maschine um in der Registerkarte Eingabe und hinterlegt im Feld CO-MaschinenNr eine gültige Maschinennummer.

nachträgliches Zuweisen

Müssen Sie die Maschinen in Concept Office erst anlegen, können Sie nachdem dies getan ist, die Modulfunktion Maschinenstamm-Abgleich betätigen und die neuen CO-Maschinen werden mit den MPS-Maschinen abgeglichen.

Zählerstände importieren

Um Zählerstände vom MPS-System zu übernehmen, verwenden Sie die Modulfunktion Zähler mit MPS abgleichen.

Dabei wird für jede MPS-Maschine, die mit einer CO-Maschine verknüpft ist ein Zählerstand eingelesen. Dies ist mit einer Technikermeldung vergleichbar. Pro Tag und Zähler kann nur eine Übernahme erfolgen.

Falls Sie nur für eine Maschine Zähler importieren möchten, können Sie die MPS-Info Modulfunktion benutzen.

Anzeige bestehender Zählermeldungen

Die eingelesenen Zählerstände werden als MPS-Meldung an der Maschine vermerkt. Über die Modulfunktion Zählerhistorie können Sie sich die Zählermeldungen für die ausgewählte MPS-Maschine anzeigen lassen.

Zähler zur Abrechnung freigeben

Damit nicht jeder eingelesene Zählerstand automatisch zur Abrechnung gelangt, sind für die Abrechnungsfreigabe weitere Schritte notwendig. Dies ist im Artikel Zähler für eine Abrechnung übernehmen beschrieben.

Concept MPS, MPS, docuform

concept_mps:docuform_tonerbestellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:28+00:00

Tonerbestellungen über Concept Office

Für die Verwendung des MPS-Servers sind Zugangsdaten notwendig, welche am Mandanten hinterlegt sind.

Concept Office verfügt über eine Schnittstelle zum Verarbeiten von Tonerbestellungen (Bedarfsmeldungen) der Endgeräte, welche über einen fsm-Server von docuform angebunden sind.

Die beiden Systeme, Concept Office und fsm-Server, sind direkt miteinander verbunden und haben ein beidseitigen Nutzen.

Vorbereitende Einstellungen

Am fleet-management-server müssen nachfolgende Einstellungen vorgenommen werden.

Schwellwertregel definieren

Concept Office benötigt eine per Email übertragene Tonerbedarfsmeldung, welche der fsm-Server anhand von Schwellwerten versendet.

Wird der eingestellt Schwellwert erreicht oder unterschritten, wird die Meldung versandt.

Bis zur Behebung wird keine erneute Schwellwertmeldung versendet.

Alarme berücksichtigen

Ab der fsm-Server Version 5.1x können weitere Einstellungen getroffen werden. So lässt sich eine Schwellwertregel nun auch so konfigurieren, dass sie zusätzlich zum Erreichen des Schwellwertes auch auf Alarmmeldungen des Gerätes reagiert. Damit können auch Geräte überwacht werden, die den Füllstand nur grob oder unzuverlässig melden:

Dabei sind folgende Dinge zu beachten:

die Schwellwertprüfung erfolgt weiterhin bei der nächsten Zählerverarbeitung (und nicht bei Eingang das Alarms)
der eingegebene Prozentsatz gilt für Toner, Auffangbehälter und Zubehör gleichermaßen
die Alarmmeldungen ignorieren die sonst übliche Mindestklickanzahl

Versandeinstellungen

Damit eine Verarbeitung möglich ist, wird ein Dateianhang benötigt.

Unter Händler/Kunden den gewünschten Kunden auswählen.
Auf der Registerkarte Benachrichtigungen wechseln.
Im Feld Daten Als Dateianhang und bei Datenformat CSV einstellen.

Wenn diese Einstellung im Händler-Account getroffen wird, so gilt sie automatisch für alle nachfolgend angelegten Kunden.

Verbrauchsmaterialien

Die Verbrauchsmaterialien-Daten werden durch die Geräte-Informationen der meldenden Drucker übertragen/erzeugt. Somit wird die Datenbank automatisch ergänzt, wenn neue Toner-Modelle im Einsatz sind.

Damit Concept Office mit den Bestellungen umgehen kann, muss an jedem Verbrauchsmaterial eine CO-Artikelnummer hinterlegt werden.

Knoten Verbrauchsmaterial wählen
Material wählen, z.B. Toner
Im Feld Beschreibung CO-Artikelnummer eintragen

}

Einlesen der Bestellungen

Das Einlesen selbst erfolgt in der Edi-Schnittstelle oder als automatisierter Prozess.

bwImportAscii.ini

In die bwImportAscii.ini (liegt im Sysdata-Pfad) muss vorher folgender Eintrag vorgenommen werden, wobei eine zeitliche Unterscheidung zu beachten ist:

bis 19.05.2021

[docuFormBedarfsMeldung]
Charset="UTF-8"
SkipLines=1
FieldDelimiter=","
Feld1=Ip,0,0,1,1
Feld2=Modell,0,0,1,1
Feld3=Beschreibung,0,0,1,1
Feld4=Mac,0,0,1,1
Feld5=SerienNr,0,0,1,1
Feld6=Inventarnr,0,0,1,1
Feld7=Kunde,0,0,1,1
Feld8=Wartungsvertrag,0,0,1,1
Feld9=Standort,0,0,1,1
Feld10=Kontakt,0,0,1,1
Feld11=VerbrauchsmaterialMeldung,0,0,1,1
Feld12=VerbrauchsmaterialBeschreibung,0,0,1,1
Feld13=Zählerstand sw,0,0,1,1
Feld14=Zählerstand Farbe,0,0,1,1
Feld15=Lifetime Zähler,0,0,1,1
Feld16=Erfassungszeit,0,0,1,1
Feld17=Event Identifikator,0,0,1,1
Feld18=Farbe,0,0,1,1
Feld19=Asset-Nr,0,0,1,1
Feld20=Kundenbeschreibung,0,0,1,1

ab 20.05.2021

[docuFormBedarfsMeldung]
Charset="UTF-8"
SkipLines=1
FieldDelimiter=","
Feld1=Ip,0,0,1,1
Feld2=Modell,0,0,1,1
Feld3=Beschreibung,0,0,1,1
Feld4=Mac,0,0,1,1
Feld5=SerienNr,0,0,1,1
Feld6=Inventarnr,0,0,1,1
Feld7=Kunde,0,0,1,1
Feld8=Wartungsvertrag,0,0,1,1
Feld9=Standort,0,0,1,1
Feld10=VerbrauchsmaterialMeldung,0,0,1,1
Feld11=VerbrauchsmaterialBeschreibung,0,0,1,1
Feld12=Zählerstand sw,0,0,1,1
Feld13=Zählerstand Farbe,0,0,1,1
Feld14=Lifetime Zähler,0,0,1,1
Feld15=Erfassungszeit,0,0,1,1
Feld16=Event Identifikator,0,0,1,1
Feld17=Farbe,0,0,1,1
Feld18=Asset-Nr,0,0,1,1
Feld19=Kundenbeschreibung,0,0,1,1
Feld20=Kontakt,0,0,1,1

Mps-Bedarfsmeldungen_einlesen.ini

In die Datei Mps-Bedarfsmeldungen_einlesen.ini (im Ordner ImportExport im Sysdatapfad) muss Folgendes eingetragen und eingestellt werden:

[docuFormBedarfsMeldung]

Geschaeftsbereich=#Ihr Geschaeftsbereich
Eingangsart=#Ihre Eingangsart
AbwicklungsArt=#Lager

_NurKundenArtikelNummerBeachten=#0
_LagerZuordnungsart=#0
_KostenstelleAusPosAmKopfEintragen=#0
_PackzettelDrucken=#0
_LieferanschriftAusStammdaten=#0
_DefaultArtikel=#Artikelnummer für nicht aufzulösende Artikel
_PortoArtikel=#
_KundenAnlage=#0
_KundenIdentifikationsart=#0
_KostenstelleAusStammdaten=#0
_UnsereKundennummer=#0
_PreiseInclMwst=#0
_KundenDuplikatePruefen=#0
_RechanschriftUebernehmen=#0
_RechnungsFreigabe=#0
_Kundenartikel=#0
_PreiseAusStammdaten=#1
_APBestellungInBestellnummer=#0
_UebernahmeKundenbestellpositionsnummer=#0
_PositionswertOberGrenze=#0
_PositionswertUnterGrenze=#0
_ArtikelAuswahlAnzeigen=#0

Weiteres

Sonderrecht Mps-Bedarfsmeldung einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Mps-Bedarfsmeldungen einzulesen.

Ja
Nein

Sonderrecht Mps-Alarmmeldung einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Mps-Alarmmeldungen einzulesen.

Ja
Nein

Concept MPS, MPS, docuform, Kundenbestellungen, Bedarfsmeldung

concept_mps:nrs_easymonitor_tonerbestellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:30+00:00

NRS easymonitor

Bei NRS easymonitor handelt es sich um ein System in dem maschinenbezogene Daten verwaltet werden können. Außerdem können aus diesem MPS-System die Daten abgerufen und importiert werden.

Importoptionen

XML-Datei
Excel-Datei

Importschema

[EasyMonitor] 
  * **_AuftragAnlegen**=#0 (Bestellauftrag wird angelegt)
  * **_MeldungSpeichern**=#1 (Speicherung in MPS-Meldungen, von dort aus Standardweiterverarbeitung in den Aufträgen)
  * ** _MpsKennung**=#9 (entspricht der Kundennummer im CO)

  * **_GbArtikelUebernehmen**=#0; Umbenennung des Artikels
  * **Geschaeftsbereich**=#13 (Art und Weise der Abwicklungsart zur Optimierung von Arbeitsabläufen)
  * **Eingangsart**=#Barverkauf (Eingangsart muss vorher am Mandaten angelegt werden)
  * **AbwicklungsArt**=#Lager (alternativ: =#Strecke für Direktlieferungen)
  * **ADMitarbeiterNr**=#130 (Die in einer Filiale hinterlege Verkäufernummer.)
  * **SBMitarbeiterNr**=#12 (Sachbearbeiternummer)
  * **FehlerCode**=#F123 
  * **Filiale**=#13 (Zugeordnete Filiale)
  * **Sammelrechnung**=#0 (Sammelrechnungen erlaubt (ja;nein)?)
  * **_TextPositionTBS**=#bwNews (fügt einen Textbaustein vor der Positionsliste ein. z.B. _TextPositionTBS=#bwNews fügt den Textbaustein mit dem Schlüssel ‚bwNews‘ ein.)
  * **_ZulieferndeMengeSetzen**=#1 (zuliefernde Menge übernehmen oder ändern)
  * **_NurKundenArtikelNummerBeachten**=#0:
 
  - 0 - Alle ermittelten Artikelnummern werden in der Reihenfolge CO-Artikelnummer, Kundenartikelnummer, EAN, Herstellerartikelnummer, Lieferantennummer beachtet
  - 1 - Wird dieser Schalter verwendet, wird nur die Kundenartikelnummer zur Bestimmung des CO-Artikels verwendet 
  - 2 - Mit dieser Option wird die als Kundenartikelnummer übermittelte Nr als CO-Artikelnummer verwendet und die als CO-Artikelnummer übermittelte Nr als Herstellerartikelnummer.
  - 3 - Mit dieser Option wird die als Kundenartikelnummer übermittelte Nr als Lieferantenartikelnummer verwendet.
  *** _LagerZuordnungsart**=#0 
  * **_KostenstelleAusPosAmKopfEintragen**=#0 (Bei >0 wird die Kostenstelle am Kopf über die Lieferanschrift aus den Stammdaten ermittelt. Funktioniert nur, wenn pro Anschrift eine Kostenstelle hinterlegt ist. An den Positionen wird dann die für den Kopf ermittelte Kostenstelle ebenfalls übernommen.)
  * **_PackzettelDrucken**=#0 
  - 0 - kein Packzetteldruck
  - 1 - Der Packzettel wird direkt ausgedruckt, wenn der Vorgang bestätigt ist.
  - 2 - Die Druckdaten des Packzettels werden erstellt. Der Packzettel wird jedoch nicht ausgedruckt. 
 
  * **_LieferanschriftAusStammdaten**=#0
  * **_DefaultArtikel**=#90000Standard-Artikelnummer als Rückfall-Variante, falls einen unbekannte Artikelnummer eingelesen wird. 
  * **_PortoArtikel**=# (Eigene Artikelnummer für Porto-Artikel zur Berechnung von Versandkosten. Der Porto-Artikel wird als zusätzliche Position in den Vorgang aufgenommen. Siehe auch Schalter „„_Mindestauftragswert““. Der Artikel wird auch verwendet, wenn eine Position ohne jegliche Artikelangeben (Bestellnummer, Artikelbezeichnung, Artikelnummer) geliefert wird.)
  * **_KundenAnlage**=#0 (Falls keine Kundennummer für einen in den Stammdaten vorhandenen Kunden gefunden werden kann, bestimmt dieser Schalter, ob ein neuer Kunde angelegt werden darf. Werte ungleich 0 erlauben die Neuanlage von Kunden, standardmäßig können keine neuen Kunden angelegt werden.)
  - 0 - CO-Kundennummer,
  - 1 - CO-Anschriftsnummer,
  - 2 - CO-Kundennummer mit durch - angefügte Kostenstelle (z.B. 17482-001),
  - 3 - ILN des Kunden.
  - 4 - ILN des Kunden oder CO-Kundennummer.
  - 5 - Webshop ID des Kunden, Neuanlage erfolgt aus fortlaufendem Nummernkreis
  - 6- Webshop ID des Kunden, Neuanlage erfolgt mit der Webshop ID als CO-Kundennummer
  - 7 - über Konditionsgebende Kundennummer (KonditionsGebendeKundenNummer) und ILN
  - 8 - Kundennummer nur über die externe Kundennummer bestimmen
  - 9 - Dabei wird der Kunde anhand der Kostenstelle über einen ini-Datei ermittelt, die im ImportExport-Verzeichnis liegt. Diese muss den Namen „KstKundenzuordnungen.ini“ haben. Mit ihr weist man der Kostenstelle die Kundennummer zu (Kostenstelle=Kundennummer). Die Kostenstelle wird dafür aus der Party-Id der Buyer Party genommen.
  * **_KundenIdentifikationsart**=#0 (bestimmt di Art wie ein Kunde identifiziert werden)
  * ** _KostenstelleAusStammdaten**=#0 ( Bei >0 wird die Kostenstelle am Kopf über die Lieferanschrift aus den Stammdaten ermittelt. Funktioniert nur, wenn pro Anschrift eine Kostenstelle hinterlegt ist. An den Positionen wird dann die für den Kopf ermittelte Kostenstelle ebenfalls übernommen.)
  * ** _UnsereKundennummer**=#0 (Dient als Schalter für Import von Textbestellungen bei Waser. Über diesen Schalter werden die Zeilen selektiert, welche der angegebenen Kundennummer entsprechen. Kann nur verwendet werden, wenn in der Bestellung die Kundennummer des Händlers beim Lieferanten angegeben ist.)
  * **_PreiseInclMwst**=#0 (bei = 0 wird beim Einlesen der Preis als Bruttopreis verwendet. Standard ist Nettopreis.)
  * ** _KundenDuplikatePruefen**=#0 (bei >0 wird (nach der Neuanlage eines Kunden während der Bestellung) geprüft, ob es nun Duplikate des Kunden gibt - standardmäßig deaktiviert)
  * ** _RechanschriftUebernehmen**=#0 (bei = 0 wird die in der Bestellung angegebene Rechnungsanschrift (falls vorhanden) in den Auftrag übernommen. Bei =0 wird Rechnungsanschrift aus den Stammdaten ermittelt. Wird der Schalter nicht verwendet, wird Rechnungsanschrift nicht übernommen.)
  * ** _RechnungsFreigabe**=#1 (0 wird das Rechnungsfreigabedatum am Kopf auf das aktuelle Datum gesetzt und ein eventuell angefügter Portoartikel mit Liefermenge 1 versehen. Wird der Schalter nicht verwendet, erfolgt keine Rechnungsfreigabe.)
  *  _LieferscheinFreigabe=#1 (bei = 0 wird das Lieferscheinfreigabedatum am Kopf auf das aktuelle Datum gesetzt und ein eventuell angefügter Portoartikel mit Liefermenge 1 versehen. Wird der Schalter nicht verwendet, erfolgt keine Lieferscheinfreigabe.)
  ***  _Kundenartikel**=#0 (Artikelnummer des Kunden)
  ***  _PreiseAusStammdaten**=#1
  - 0 - Die Preise werden aus der Datei übernommen.
  - 1 - Die Preise werden aus den Stammdaten übernommen.
  - 2 - Die Preise werden aus den Stammdaten übernommen und gegen die Datei geprüft.
  * ** _APBestellungInBestellnummer**=#0 (bei = 0 wird der AP für die Bestellung (gegebenenfalls nach der Bestellnummer und dem Bestelldatum) in das Bestellnummern-Feld von CO eingetragen)
  * ** _UebernahmeKundenbestellpositionsnummer**=#0 (bei = 0 wird die Positionsnummer der Kundenbestellung übernommen. Standardmäßig erfolgt eine Übernahme der Kundenbestellpositionsnummer.)
  * ** _PositionswertOberGrenze**=#0 (bei >0 wird der eingegebene Wert als Obergrenze betrachtet. Übersteigt der VK-Wert einer Position diesen Wert, wird ein Plausibilitätsfehler ins Protokoll der EDI-Schnittstelle geschrieben.)
  *** _PositionswertUnterGrenze**=#0 (bei >0 wird der eingegebene Wert als Untergrenze betrachtet. Unterschreitet der VK-Wert einer Position diesen Wert, wird ein Plausibilitätsfehler ins Protokoll der EDI-Schnittstelle geschrieben.)
  * ** _ArtikelAuswahlAnzeigen**=#0 (bei = 0 werden Dialoge, wie bei der Artikeleingabe im Vorgang (Folgeartikel oder ähnliches) angezeigt. Das heißt, dieser Schalter kann nur auf #1 gesetzt werden, wenn der Import manuell erfolgt!)

disposition-service:disposition-service

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-05-24T11:42:58+00:00

Disposition Serviceauftrag

Die Disposition dient dazu, Service- oder Montageaufträge einem Termin und einem Techniker zuzuweisen. Dies geschieht, in dem Aufträge aus einer Tabellenansicht per Drag and Drop in eine Kalenderansicht gezogen werden. Wir empfehlen in der Planungsansicht zu disponieren.

Zur besseren Übersicht kann das Fenster mit der Auftragstabelle ausgekoppelt und außerhalb vom Programm angezeigt werden. Unabhängig davon kann das CO weiter voll umfassend genutzt werden.

Vorbereitung

In den Benutzereinstellungen können Sie die Intervalleinteilung sowie die sichtbare Tages- und Arbeitszeit einstellen. Solange dies noch nicht geschehen ist, startet die entsprechende Maske bei jedem Start der Disposition. Zu dem kann die folgende Konfiguration genutzt werden:

Konfiguration 265: Vorbelegung der Dauer eines Technikereinsatzes für Disposition

10 - Minuten
15 - Minuten
20 - Minuten
30 - Minuten
45 - Minuten
60 - Minuten
90 - Minuten

Besetzt die Dauer des Technikereinsatzes in der Disposition mit dem angegebenen Wert vor

Oben Rechts im Feld Mitarbeiter sind alle, als Techniker gepflegten, Mitarbeiter aufgelistet. Durch Klick auf den Pfeil kann die Liste aufgeklappt werden und Sie können Techniker aus der Auflistung entfernen. Alle Techniker werden durch Klick auf das rote Kreuz entfernt. Am Ende der Auflistung findet Sie zur schnellen Auswahl auch alle Techniker eines Geschäftsbereichs. Klicken Sie darauf, werden alle Techniker ausgewählt, die in der Mitarbeiterpflege diesem Geschäftsbereich zugeordnet sind.

Im Modul Mitarbeiter können den Technikern Anzeigenamen für die Disposition vergeben werden (Registerkarte Weiteres). Nach diesem Anzeigenamen werden die Techniker in der Planungsansicht, alphabetisch sortiert, angezeigt. Somit kann man zum Beispiel Techniker, die nur bestimmte Herstellermaschinen reparieren, zusammenfassen. Denkbar ist auch ein Zusammenfassen nach Gebiet o.ä.

Wurde kein Anzeigename am Mitarbeiter hinterlegt, sortiert das Programm nach dem Nachnamen.

Disponieren

Im unteren (alternativ im rechten) Bereich befinden sich die disponierbaren Aufträge, sowie die als Aufgabe einem Techniker zugewiesenen Aufträge. In dieser Liste zu disponierender Aufträge werden alle Aufträge angezeigt, die einen Unterbearbeitungsstatus aufweisen, welche im Modul Mandanten, Registerkarte Vorgabewerte TKD als disponierbar gekennzeichnet sind.

Die Farbe der kleinen Kugel hat folgende Bedeutung:

= keine Priorität/Reaktionszeit hinterlegt (Priorität ist 0 oder 1000)
= die Reaktionszeit ist noch nicht zur Hälfte aufgebraucht
= die Reaktionszeit ist bereits mindestens zur Hälfte aufgebraucht
= die Reaktionszeit ist überschritten
= der Auftrag wurde zurückgemeldet.

Die Farbe der Kugel in den noch zu disponierenden Aufträgen steht für den aktuellen Status. Bei den bereits disponierten Aufträgen steht sie für den Status zum disponierten Zeitpunkt. Die Reaktionszeit kommt aus dem entsprechendem Feld im Serviceauftrag, der diese Information dem Service-Level-Agreement des Vertrages oder der Maschine entnommen hat.

Mit der linken Maustaste, per Drag und Drop, kann ein solcher Auftrag in die Zeitschiene oberhalb gezogen werden.

Im diesem Moment wird ein Eintrag im Kalender des Techniker vorgenommen. Verschiebt der Techniker seinen Termin, werden die Aufträge auch in der Disposition verschoben. Zudem werden die Daten (Techniker, Datum und Uhrzeit) im entsprechenden Auftrag vermerkt.

Über den Kontext der rechten Maustaste können disponierte Aufträge wieder zurückgesetzt werden (Termin löschen) oder auf erledigt/rückgemeldet gesetzt werden. Im Kontextmenü lässt sich zudem der Intervall einstellen, in dem die Zeitschiene angezeigt werden soll und über die Schaltfläche Liefertermin ermitteln kann ein Fenster aufgerufen werden, welche die Positionen des zugrunde liegenden Auftrags anzeigt (inklusive avisiertem Lieferantenliefertermin)

Anzeige disponierter Aufträge

Die Anzeige der Aufträge in der Planungsansicht kann konfiguriert werden. Dies geschieht über den Textbaustein bwDispoAnzeigeText. Mögliche Platzhalter sind:

Kunde: #KN#
Standort-Ort: #SO#
Standort-Strasse: #SR#
Standort-PLZ: #SZ#
Vorgangsnummer: #VG#

Ist in dem disponierten Auftrag das Kennzeichen Fixtermin gesetzt, wird er mit einem roten Rand angezeigt.

Die Farbe der Schrift des disponierten Auftrages ändert sich, während der Auftrag im Concept Mobile bearbeitet wird:

Gelesen - Blau
Unterwegs - Grün
Im Einsatz - Rot
Erledigt - Grau

Infoblase

Alle wichtigen Informationen zu einem Auftrag finden sich bei einem disponierten Auftrag in der Infoblase, die bei erscheint, wenn man mit der Maus über den Auftrag geht:

Die Informationen in dieser Infoblase können angepasst werden. Dies geschieht im Textbaustein bwdispobemerkung im Modul Textbausteine.

Folgende Platzhalter können darin verwendet werden:

Platzhalter	Bedeutung
#DB#	Dispobemerkung
#EH#	Einsatzhinweis
#ED#	EK-Datum
#FT#	Fehler
#KU/KN#	Kunde/ Kurzname
#KMN#	KundenmaschinenNr.
#LI#	Lieferinfo
#MB#	Maschinenbezeichnung
#MM#	Maschine
#RT#	Reaktionszeit
#SA#	Ansprechpartner (Lieferanschrift)
#SE#	SerienNr.
#SN#	Standort-Name
#SO#	Standort-Ort
#SR#	Standort-Straße
#ST#	Stellplatz
#SZ#	Standort-PLZ
#VD#	VK-Datum
#VBZ#	Vertragsbezeichnung
#VN#	VertragsNr.
#VZ#	Vertragsart

Dispobemerkung

Im Serviceauftrag gibt es ein neues Feld Dispobemerkung. Dies dient dem Disponenten zur freien Eingabe einer Notiz. Diese Eingabe kann im Serviceauftrag oder in der Tabelle der zu disponierenden Aufträge im Modul Disposition erfolgen.

Aufgaben

Aufgaben sind in der Disposition Aufträge, die zwar einem Techniker zugewiesen worden, jedoch nicht mit einer Zeit versehen wurden. Sie erscheinen nicht in der Zeitschiene oben. Eine Aufgabe wird erstellt, in dem in der Liste disponierbarer Aufträge ein Techniker in der Spalte Techniker ausgewählt wird.

Reparaturauftrag drucken oder mailen

Wurde ein Serviceauftrag disponiert, kann er für den Techniker ausgedruckt bzw. an ihn gemailt werden. Dazu muss der Auftrag in der Planungsansicht angeklickt und dann die entsprechende Schaltfläche betätigt werden.

Dispo-Bereiche

Alle zu disponierenden Aufträge in einer Tabelle zu haben, kann schnell unübersichtlich werden. Daher gibt es die Möglichkeit Aufträge in Selektionen zu gruppieren. So lässt sich beispielsweise eine Selektion anlegen, die Aufträge eines bestimmten Unterbearbeitungsstatus beinhalten (zum Beispiel „Wartet auf Kundennachricht“). Beim Speichern einer Selektion in der Disposition werden auch die in diesem Moment sichtbaren Techniker mit gespeichert. So kann man beispielsweise eine Selektion erstellen, die Aufträge beinhaltet, wo die Maschinen ein bestimmtes Herstellerkürzel tragen (am Modellartikel) und wenn dann diese Selektion aufgerufen wird, dann sind auch nur die Techniker zu sehen, die diesen Herstellertyp reparieren können.

Über den kleinen Pfeil können Sie auf die verschiedenen gespeicherten Selektionen zugreifen (siehe Bild)

Über der Tabelle zu disponierender Aufträge wird die entsprechende Selektion noch einmal in roter Schriftfarbe angezeigt:

Wie Sie eine solche Selektionen anlegen können, lesen Sie bitte hier nach: Sichten-Manager

Löschen der Dispoaktivität

Wird ein Auftrag disponiert, entsteht automatisch ein Termin im Kalender des entsprechenden Technikers. Dieser Termin wird normalerweise beim Berechnen des Service-Auftrages gelöscht, da an seine Stelle die Stundenzettel-Aktivität kommt, die entsteht, wenn die realen Zeiten im Service-Auftrag erfasst werden. Soll dies nicht geschehen muss die Mandantenkonfiguration 284 entsprechend eingestellt werden:

Konfiguration 284: Umgang mit Dispoaktivitäten bei Fakturierung

0 - löschen
1 - beibehalten

Dieses Modul ist mit der Lizenz Disposition verfügbar.

Stundenzettel-Aktivität

Erledigte Stundenzettel werden zur manuellen Bearbeitung gesperrt, wenn sie Auftragsverknüpfungen mit dazugehörigen Tätigkeiten haben.

edi-schnittstelle:bestellungn_ausgeben

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-08T12:55:35+00:00

Bestellungen ausgeben

Über diese Schnittstelle lassen sich Daten aus dem Bestellungsstamm in Servern ausgeben. Dabei werden bestellungsbezogene Daten, wie Artikelnummer des Lieferanten, Artikel-Kurzbezeichnung, Bestellmenge exportiert.

Unterstützte Formate

PBSEASY Mail
Universal (laut Lieferanteneinstellungen (Universal))
Alka

PBSeasy-mail

Zum Versenden der PBSeasy-Mail-Bestellungen sollte beachtet werden, dass die Konfiguration 59 entsprechend angepasst wird.

Dabei sind folgende Einstellungen möglich:

0 - Nein, Mails werden über die EDI-Schnittstellen verschickt
1 - Ja, Mail als Entwurf aus der Bestellungsbearbeitung erzeugen
2 - Ja, Mail direkt verschicken aus der Bestellungsbearbeitung

Für die Option = 0 wird die Emailadresse in der Edi-Schnittstelle hinterlegt.

Schnittstelle: Bestellungen ausgeben
Datenformat: PBSeasy-Mail

Über den Button „Konfiguration..“ kann ‚automatischer eMail Versand‘ aktiviert und unter „Empfaengeradresse:“ die E-Mail-Adresse von PBS-Network hinterlegt werden.

Für die Optionen 1 und 2 wird folgender Eintrag in die Office.dat, im Sysdata-Pfad, vorgenommen:

PBSeasyEmailAdresse=order-in@pbseasy.eu

Ausgabe-Optionen

Für die Bestellungs-Ausgabe gibt es keine Schalter, da im Bestellungsmodul, bei der Ausführung einer Bestellung, die Ausgabeart eingestellt werden kann. In der Edi-Schnittstelle wählt man anschließend die Schnittstelle ‚Bestellungen ausgeben‘ mit dem gewünschten Datenformat aus und anschließend ist es in der Konfigurationsmaske möglich die E-Maileinstellungen vorzunehmen.

Weiteres

Sonderrecht Bestellungen ausgeben

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Bestellungen auszugeben.

Ja
Nein

edi-schnittstelle:inis

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:34+00:00

Einlese Ini's

Bedeutung der Zeichen

Schalter ohne ein vorgestellter Unterstrich (_) stehen für zu importierende Werte, also Felder, die meistens nur bei Text- und Excel-Importen direkt angegeben werden können, Schalter ohne ein vorgestelltes „_“ sin Schalter, die die Verarbeitung verändern. Bei Importen aus definierten Dateiformaten, also zum Beispiel OpenTrans-XML’s, werden diese aus der Datei gefüllt, ohne dass man sie in einem Schema angibt.

Sind in einer Ini-Datei Rauten aufzufinden, bedeutet das, dass feste Werte in CO eingelesen werden. Der Wert hinter der Raute befüllt ein Feld in Concept Office

Semikolon in Ini-Dateien werden gesetzt, wenn bestimmte Werte (Felder) beim Einlesen ignoriert werden sollen.

Schemen

Planzahlen

[Planzahlen_Umsaetze]

;LfdNummer = ldfNummer
;----------------------> 0 - Umsatz, 1 - AE, 2 - Angebot, 3 - Lieferantenbonus, 4- Kundenbonus
Art=#0
Datum=Datum
DatumBis=Datumbis
;Geschaeftsbereich=#(alle)
;Filiale=#(alle)
Verkaufsteam=VK-Team
;Mitarbeiternummer=Mitarbeiter
;Kundengruppe=#(alle)
;Firmennummer=#1
;Projektkennung=
;Warengruppe=#(alle)
;Warenuntergruppe=#(alle)
;Warenunteruntergruppe=#(alle)
;HerstellerKuerzel=
;HerstellerSerie=
;Artikelnummer=
;Branche=
;Anzahl=#1
Nettowert=Nettowert
Rohgewinn=Rohgewinn
;Bruttowert=W3

[Planzahlen_AE]

;LfdNummer = ldfNummer
;----------------------> 0 - Umsatz, 1 - AE, 2 - Angebot, 3 - Lieferantenbonus, 4- Kundenbonus
Art=#1
Datum=Datum
DatumBis=Datumbis
Geschaeftsbereich=#(alle)
;Filiale=#(alle)
Verkaufsteam=VK-Team
Mitarbeiternummer=Mitarbeiter
;Kundengruppe=#(alle)
Firmennummer=#1
;Projektkennung=
;Warengruppe=#(alle)
;Warenuntergruppe=#(alle)
;Warenunteruntergruppe=#(alle)
;HerstellerKuerzel=
;HerstellerSerie=
;Artikelnummer=
;Branche=
;Anzahl=#1
Nettowert=Nettowert
Rohgewinn=Rohgewinn
;Bruttowert=W3

Kundenbestellungen

[So.Procure-GeschlossenerShop]
_DefaultArtikel=#PBS5
_PortoArtikel=#PBS11
_KundenAnlage=#0
_UnsereKundennummer=#0
_PreiseInclMwst=#0
_KundenDuplikatePruefen=#0
_RechnungsFreigabe=#0
_RechanschriftUebernehmen=#1
_Kundenartikel=#0
_PreiseAusStammdaten=#0
;KundenIdentifikationsartILNKunde = 3
;0-über CO-Kundennummer
;1-über CO-Adressnummer
;2-Kundennummer mit durch "-" angefügte Kst wird geliefert z.B. "17482-001"
;3-Identfikation über ILN des Kunden
_KundenIdentifikationsart=#0
;Ansprechpartner soll in Bestellnummer geschrieben werden
_APBestellungInBestellnummer=#1
;soll die Positionsnummer der Kundenbestellung übernommen werden
_UebernahmeKundenbestellpositionsnummer=#0
;soll die KSt aus der Lieferanschrift genommen werden.
;Funktioniert nur, wenn _KundenIdentifikationsart=#1 und ;pro Anschrift 1 Kst hinterlegt ist
_KostenstelleAusStammdaten=#0
;Kostenstelle aus den Positionen an den Kopf übernehmen (wenn alle Positionen zur selben Kostenstelle gehören)
_KostenstelleAusPosAmKopfEintragen=#1
;Behandlungsfunktion für Artikelnummer z.B. 
;_ArtikelnummerFunktion=#replace('~value','-','')
_Mindestauftragswert=#49

Geschaeftsbereich=#PBS
Eingangsart=#Online
AbwicklungsArt=#Strecke
Teillieferung=#0
Sammelrechnung=#0

; 0-Kurztext und Langtext normal, 1-Spezialvariante für Firma Hofmann Nachf. (mit Pos.-Bemerkungen)
_PosBemerkungVerarbeiten=#1
_BezeichnungAusStammdaten=#1
; wenn =1, dann wird die Bestellung auf den Status "erfasst" gesetzt
_ManuelleBestellFreigabe=#0
;zieht zwangsweise die Lieferanschrift aus den Stammdaten
_LieferanschriftAusStammdaten=#0

;0-normale Prüfung, 1-weiche Prüfung, Positionen trotz Fehler einlesen und Auftrag auf erfasst setzten
_LevelPruefungBestellposition=#1

;0-ausgeschaltet, >0-Anschriften werden über die Kostenstelle ermittelt, sofern Kostenstelle angegeben ist
_AnschriftenUeberKostenstelle=#0

;Lagerzuordnung beim Einlesen 0-Zuordnung des Hauptlagers, 1-Zuordnung verfügbares Lager, prüft Bestand
_LagerZuordnungsArt=#0

;Kopfrabatt zulassen
_KopfRabattArtikel=#PBS17

;_BemerkungAlsArtikelPosition:
;    0 - keine Bemerkung als erste Artikelposition
;    1 - allgemeine Bemerkung als erste Artikelposition
;    2 - Bemerkungen zur Lieferung als erste Artikelposition
;    3 - Bemerkungen zur Rechnung als erste Artikelposition
_BemerkungAlsArtikelPosition=#2

; _KundenBestellNummerBildungsVorschrift:
; Bildungsvorschrift für das Befüllen der Kundenbestellnummer
; (übersteuert die Einstellung _APBestellungInBestellnummer)
_KundenBestellNummerBildungsVorschrift=#BstNr: #BestellNummer##NZ#KBstNr: #AlternativeBestellNummer##NZ#Datum: #BestellDatum##NZ#Besteller: #ApBestellungNachName#

[So.Commerce-WebShop]
_DefaultArtikel=#PBS5
_PortoArtikel=#PBS11
_KundenAnlage=#0
_UnsereKundennummer=#0
_PreiseInclMwst=#0
_KundenDuplikatePruefen=#0
_RechnungsFreigabe=#0
_RechanschriftUebernehmen=#0
_Kundenartikel=#0
_PreiseAusStammdaten=#1
;KundenIdentifikationsartILNKunde = 3
;0-über CO-Kundennummer
;1-über CO-Adressnummer
;2-Kundennummer mit durch "-" angefügte Kst wird geliefert z.B. "17482-001"
;3-Identfikation über ILN des Kunden
_KundenIdentifikationsart=#0
;Ansprechpartner soll in Bestellnummer geschrieben werden
_APBestellungInBestellnummer=#1
;soll die Positionsnummer der Kundenbestellung übernommen werden
_UebernahmeKundenbestellpositionsnummer=#1
;soll die KSt aus der Lieferanschrift genommen werden.
;Funktioniert nur, wenn _KundenIdentifikationsart=#1 und ;pro Anschrift 1 Kst hinterlegt ist
_KostenstelleAusStammdaten=#1
;Kostenstelle aus den Positionen an den Kopf übernehmen (wenn alle Positionen zur selben Kostenstelle gehören)
_KostenstelleAusPosAmKopfEintragen=#0
;Behandlungsfunktion für Artikelnummer z.B. 
;_ArtikelnummerFunktion=#replace('~value','-','')
_Mindestauftragswert=#49

Geschaeftsbereich=#PBS
Eingangsart=#Online
AbwicklungsArt=#Strecke
Teillieferung=#0
Sammelrechnung=#0

; 0-Kurztext und Langtext normal, 1-Spezialvariante für Firma Hofmann Nachf. (mit Pos.-Bemerkungen)
_PosBemerkungVerarbeiten=#1
_BezeichnungAusStammdaten=#1
; wenn =1, dann wird die Bestellung auf den Status "erfasst" gesetzt
_ManuelleBestellFreigabe=#0
;zieht zwangsweise die Lieferanschrift aus den Stammdaten
_LieferanschriftAusStammdaten=#0

;0-normale Prüfung, 1-weiche Prüfung, Positionen trotz Fehler einlesen und Auftrag auf erfasst setzten
_LevelPruefungBestellposition=#1

;0-ausgeschaltet, >0-Anschriften werden über die Kostenstelle ermittelt, sofern Kostenstelle angegeben ist
_AnschriftenUeberKostenstelle=#0

;Lagerzuordnung beim Einlesen 0-Zuordnung des Hauptlagers, 1-Zuordnung verfügbares Lager, prüft Bestand
_LagerZuordnungsArt=#0

;_BemerkungAlsArtikelPosition:
;    0 - keine Bemerkung als erste Artikelposition
;    1 - allgemeine Bemerkung als erste Artikelposition
;    2 - Bemerkungen zur Lieferung als erste Artikelposition
;    3 - Bemerkungen zur Rechnung als erste Artikelposition
_BemerkungAlsArtikelPosition=#2

Artikelstamm einlesen direkt

[Artikeldirekt]
TabellenName=Artikeldirekt
Artikelnummer=Artikelnummer

[ArtikelDirektTest]
; Schalter
_NeuAnlageGesperrt=#1
_AenderungGesperrt=#0
_ArtikelSucheEANGesperrt=#0
_ArtikelSucheKatalogNrGesperrt=#0

;Stammdaten
Artikelnummer=Artikelnummer
KleinsteAbgabemenge=Losgroesse
Lieferant=Lieferantennummer
Bestellnummer=Bestellnummer
Mindestbestellmenge=Losgroesse
RundenAuf=Losgroesse
PreiseinheitEK=Preiseinheit
MengeneinheitEK=Mengeneinheit
; Preise
; EKs 1-10
EKPreisKatalog1=#Standard
Staffelmenge1=#0
Staffelpreis1=Einkaufspreis
EKPreisKatalog2=#Standard
Staffelmenge2=Menge_EK_St1
Staffelpreis2=Preis_EK_St1
EKPreisKatalog3=#Standard
Staffelmenge3=Menge_EK_St2
Staffelpreis3=Preis_EK_St2
Bestellstatus=Bestellstatus
IstHauptLieferant3=#1


[bmeCat]
;LieferantenNr=#4399901576926
;KatalogId=#AMDP
Warengruppe=#BB allgemein
Erloesgruppe=#002
;Zuordnungen aus bmeCat zu eindeutiger Id in CoDatenbank
eClassVersionId=f(case when '.Userdef1'='EClass50' then 3 When '.Userdef1'='EClass51' then 8 when '.UserDef1'='EClass60' then 4 when '.UserDef1'='EClass61' then 5 when '.UserDef1'='EClass62' then 6 when '.UserDef1'='EClass70' then 7 when '.UserDef1'='EClass71' then 11 when '.UserDef1'='EClass80' then 9 when '.UserDef1'='EClass81' then 10 when '.UserDef1'='Soennecken' then 12 when '.UserDef1'='EClass40' then 1 when '.UserDef1'='EClass41' then 2 when '.UserDef1'='EClass501' then 13 end)
UserDef1=

[Warengruppenaenderung]
_AenderungGesperrt=#0
_NeuAnlageGesperrt=#1
Artikelnummer=CO-ArtNr
Warengruppe=WGR
WarenUnterGruppe=WUGR
WarenUnterUnterGruppe=WUUGR

[Sortimentaenderung]
_AenderungGesperrt=#0
_NeuAnlageGesperrt=#1
Artikelnummer=CO-ArtNr
Sortimentkennung=Sortiment

[Warengruppen- und Sortimentaenderung]
_AenderungGesperrt=#0
_NeuAnlageGesperrt=#1
Artikelnummer=CO-ArtNr
Warengruppe=WGR
WarenUnterGruppe=WUGR
WarenUnterUnterGruppe=WUUGR
Sortimentkennung=Sortiment


[eClassAenderung]
_AenderungGesperrt=#0
_NeuAnlageGesperrt=#1
Artikelnummer=CO-ArtNr
eClassKomplett=eClassKomplett 
eClassVersionId=eClassID

Lieferantenrechnungen einlesen

[Soennecken_Rechnungen]
Importtyp = 1
_LieferantenMengeneinheitIgnorieren=#1
_FrachtKostenArtikel=#STANDARDVERSAND

[Alka]
Importtyp = 1

[ActebisRechnung_DFM]
WareneingangBuchen=1
NurEinlesen=0
[ActebisRechnung_MPS]
WareneingangBuchen=1
NurEinlesen=0
[IngramRechnung_DFM]
WareneingangBuchen=1
NurEinlesen=0

Artikelstamm einlesen

[VKKatalog Bürobest Lagerpreisliste]
;Sollen EK Preise hier eingelesen werden, ja=0, nein=1, nur echte Lieferanten=2
_EKPreiseEinlesen=1
;Sollen VK Preise hier eingelesen werden, ja=0, nein=1, nur für nicht Katalogartikel=2
_VKPreiseEinlesen=0
ILNLieferant=#4399901576926		; fixe ILN Soennecken
EAN=Gtin				; EAN
Bestellnummer=Bestellnr		; Bestellnummer bei Soennecken
Bezeichnung1=Artbezeichnung		
;ArtikelLangText=
HerstellerArtikelnummer=HerstellerArtNr
;Mindestbestellmenge=MBM_LS1
;Staffelmenge1=#0
;Staffelpreis1=Staffelpreis1
VKNettoPreis1=VK 1 Euro
VKNettoPreis2=VK 2 Euro
VKNettoPreis3=VK 3 Euro
VKStaffelmenge1=#0
VKStaffelmenge2=VK Menge 2
VKStaffelmenge3=VK Menge 3
MengeneinheitEK=#PCE
PreiseinheitEK=PEH
PreiseinheitVK=VK PE
Gueltigab=Preisdatum
;Gueltigbis=
Katalogkennung=#LagerpreislisteSoe
;Katalogseite=KatalogSeite
KatalogArtikelnr=Bestellnr
Hersteller=Marke
MWSTSatz=MWSTSatz
Warengruppe=Warengruppe
EKKIPpreis1=f(case when convert(money,.userdef2) <>0 then convert(money,.Userdef2) else convert(money,.userdef1) end)
Kalkgruppe=f(case when .userdef1='1% Skonto' then 'Zahlungsbedingung:_1%Skonto' when .userdef1='2% Skonto' then 'Zahlungsbedingung:_2%Skonto' when .userdef1='3% Skonto' then 'Zahlungsbedingung:_3%Skonto' when .userdef1='' then 'Zahlungsbedingung:_ohne_SkontoAngabe' when .userdef1='Netto' then 'Zahlungsbedingung:_ohne_SkontoAbzug' else 'Zahlungsbedingung:_noch_nicht_definiert' end)
userdef1=Zahlungsbedingungen

[ALKA]
IlnLieferant=#70063
Ean=EAN
Artikelnummer=Artikelnummer
Bestellnummer=Artikelnummer
Bezeichnung1=Artikelbezeichnung 1
HerstellerArtikelnummer=Hersteller-Artikelnummer
MindestBestellMenge=Mindestmenge (Stückelung)
PreisEinheitEk=Einkaufspreis
MengenEinheitEk=Mengeneinheit

Staffelmenge1=#0
Staffelmenge2=Menge Staffeleinkaufspreis 1
Staffelmenge3=Menge Staffeleinkaufspreis 2
Staffelpreis1=Einkaufspreis
Staffelpreis2=Staffeleinkaufspreis 1
Staffelpreis3=Staffeleinkaufspreis 2

VkStaffelMenge1=#0
VkStaffelMenge2=Menge Staffelverkaufspreis 1
VkStaffelMenge3=Menge Staffelverkaufspreis 2
VkNettoPreis1=Katalogpreis
VkNettoPreis2=Staffelverkaufspreis 1
VkNettoPreis3=Staffelverkaufspreis 2

Katalogseite=Katalogseite
MwstSatz=USt.
;WarenGruppe=Warengruppe
WarenGruppe=#Bürobedarf


[Tekno]
IlnLieferant=#70064
Ean=GTIN
Artikelnummer=ArtNr
Hersteller=Marke
Bestellnummer=Herstellerartikelnummer
Bezeichnung1=Artikelbezeichnung

;WarenGruppe=Warengruppe
WarenGruppe=#Bürobedarf
MwstSatz=MwSt

;PreisEinheitEk=HEK
Staffelmenge1=#0
Staffelpreis1=HEK

VkStaffelMenge1=#0
VkNettoPreis1=VK

MengenEinheitEk=Mengeneinheit

[bmeCat_1712]
LieferantenNr=#1712
;KatalogId=#AMDP
Warengruppe=#BB allgemein
Erloesgruppe=#002
;Zuordnungen aus bmeCat zu eindeutiger Id in CoDatenbank
eClassVersionId=f(case when '.Userdef1'='EClass50' then 3 When '.Userdef1'='EClass51' then 8 when '.UserDef1'='EClass60' then 4 when '.UserDef1'='EClass61' then 5 when '.UserDef1'='EClass62' then 6 when '.UserDef1'='EClass70' then 7 when '.UserDef1'='EClass71' then 11 when '.UserDef1'='EClass80' then 9 when '.UserDef1'='EClass81' then 10 when '.UserDef1'='Soennecken' then 12 when '.UserDef1'='EClass40' then 1 when '.UserDef1'='EClass41' then 2 when '.UserDef1'='EClass501' then 13 end)
UserDef1=
NurWebShopClassificationImport=#0
WebShopClassificationExtern=#Zentralshop
WebShopClassificationIntern=#SOEZentralshop
EkUebernehmen=#1
EkPreisTypBeachten=#1
;EkKatalog=#Standard
VkUebernehmen=#1
;VKKatalog=#BMECat
;KatalogKennung=#Zentralshop

[bmeCat_1712_Katalog2019]
LieferantenNr=#1712
;KatalogId=#AMDP
Warengruppe=#BB allgemein
Erloesgruppe=#002
;Zuordnungen aus bmeCat zu eindeutiger Id in CoDatenbank
eClassVersionId=f(case when '.Userdef1'='EClass50' then 3 When '.Userdef1'='EClass51' then 8 when '.UserDef1'='EClass60' then 4 when '.UserDef1'='EClass61' then 5 when '.UserDef1'='EClass62' then 6 when '.UserDef1'='EClass70' then 7 when '.UserDef1'='EClass71' then 11 when '.UserDef1'='EClass80' then 9 when '.UserDef1'='EClass81' then 10 when '.UserDef1'='Soennecken' then 12 when '.UserDef1'='EClass40' then 1 when '.UserDef1'='EClass41' then 2 when '.UserDef1'='EClass501' then 13 end)
UserDef1=
NurWebShopClassificationImport=#0
WebShopClassificationExtern=#Zentralshop
WebShopClassificationIntern=#SOEZentralshop
EkUebernehmen=#1
EkPreisTypBeachten=#1
;EkKatalog=#Standard
VkUebernehmen=#1
VKKatalog=#BK2019
;Gueltigab=#30.04.2019
;EKKipGueltigab=#30.04.2019
KatalogKennung=#Bürokompetenz2019

Zählerstand einlesen

[ZaehlerstandsImportArgosCSV]
_MpsKennung=3
SerienNummer=Seriennummer_ARGOS
Meldedatum=Meldedatum_ARGOS
MpsZaehlerName1=#Gesamtzaehler_ARGOS
Zaehlerstand1=Gesamtzaehler_ARGOS
;MpsZaehlerName2=#TotalSW_ARGOS
;Zaehlerstand2=TotalSW_ARGOS
;MpsZaehlerName3=#TotalFarbe_ARGOS
;Zaehlerstand3=TotalFarbe_ARGOS
;MpsZaehlerName4=#A4Farbe_ARGOS
;Zaehlerstand4=A4Farbe_ARGOS
;MpsZaehlerName5=#A4SW_ARGOS
;Zaehlerstand5=A4SW_ARGOS
;MpsZaehlerName6=#A3Farbe_ARGOS
;Zaehlerstand6=A3Farbe_ARGOS
;MpsZaehlerName7=#A3SW_ARGOS
;Zaehlerstand7=A3SW_ARGOS
;MpsZaehlerName8=#T101_ARGOS
;Zaehlerstand8=T101_ARGOS
;MpsZaehlerName9=#T102_ARGOS
;Zaehlerstand9=T102_ARGOS
MpsZaehlerName10=#T109_ARGOS
Zaehlerstand10=T109_ARGOS
MpsZaehlerName11=#T112_ARGOS
Zaehlerstand11=T112_ARGOS
MpsZaehlerName12=#T113_ARGOS
Zaehlerstand12=T113_ARGOS
MpsZaehlerName13=#T122_ARGOS
Zaehlerstand13=T122_ARGOS
MpsZaehlerName14=#T123_ARGOS
Zaehlerstand14=T123_ARGOS
MpsZaehlerName15=#T124_ARGOS
Zaehlerstand15=T124_ARGOS
MpsZaehlerName16=#T301_ARGOS
Zaehlerstand16=T301_ARGOS
MpsZaehlerName17=#T501_ARGOS
Zaehlerstand17=T501_ARGOS
MpsZaehlerName18=#T915_ARGOS
Zaehlerstand18=T915_ARGOS
MpsZaehlerName19=#T916_ARGOS
Zaehlerstand19=T916_ARGOS

Kundenpreisliste

[PreislisteKunde]

Kundennummer=Kundennummer
;CO-Artikelnummer
UnsereArtikelnummer=Artikelnummer   
;Artikelnummer beim Lieferanten        
;Bestellnummer=                     
;Artikelnummer beim Hersteller
;HerstellerArtikelnummer 
;VKStaffelmenge1=#1
GueltigAb=GueltigAb
GueltigBis=GueltigBis

Rahmenvertrag=Rahmenvertrag
RahmenvertragsnummerEk=RahmenVertragsNr
AbwMengeneinheit=MengeneinheitAbw
AbwLosgroesse=LosgroesseAbw
MengenvereinbarungMindestMenge=MengenvereinbarungMindestMenge
MengenvereinbarungHoechstmenge=MengenvereinbarungHoechstMenge
Rabattmerkmal=ArtikelRabattMerkmal
VkMengenStaffel=MengenstaffelVK

Preiskatalog=#Standard

Menge1=Staffel1
VKPreiseinheit1=VKPreisEinheit1
VKNettoPreis1=VKPreis1
VkNettoRabatt1=VKRabatt1
SonderEk1=EkPreis1
SonderEkRabatt1=EkRabatt1

Menge2=Staffel2
VKPreiseinheit2=VKPreisEinheit2
VKNettoPreis2=VKPreis2
VkNettoRabatt2=VKRabatt2
SonderEk2=EkPreis2
SonderEkRabatt2=EkRabatt2
;VKNettoRabatt1=Rabatt
[KusokoListe]
UnsereArtikelnummer=artikelnummer
Kundennummer=Kundennummer
VKNettoPreis1=Sonderpreis
VKStaffelmenge1=Kusokomenge
GueltigAb=GueltigabKunde
GueltigBis=GueltigbisKunde
Kundengruppe=Kundengruppe
Preiskatalog=VKPreiskatalog
LfdnrKusoko=lfdnummer
Preisart=Preisart
Konditionsart=Konditionsart
Rahmenvertrag=Rahmenvertragsnr

edi-schnittstelle:kundenbestellung_eancom1997

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-08-13T12:33:00+00:00

Kundenbestellung in EANCOM 1997

Über diese Schnittstelle können Edi-Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, die European Articel Number (EAN) aufweisen, in Concept Office importiert werden.

Einlese Optionen

GeschaeftsBereich: zugeordneter Geschäftsbereich z.B. Bürobedarf
EingangsArt: Importschema z.B. EanCom
AbwicklungsArt: Lager, Direktlieferung, Kommissionslager

_IstMoebelAuftrag: Handelt es sich um einen Möbelauftrag? 0=nein; 1=ja

_RechAnschriftUebernehmen: Bei >0 wird die in der Bestellung angegebene Rechnungsanschrift (falls vorhanden) in den Auftrag übernommen. Bei =0 wird Rechnungsanschrift aus den Stammdaten ermittelt. Wird der Schalter nicht verwendet, wird Rechnungsanschrift nicht übernommen.

_KundenIdentifikationsArt: bestimmt di Art wie ein Kunde identifiziert werden

0 - CO-Kundennummer,
1 - CO-Anschriftsnummer,
2 - CO-Kundennummer mit durch - angefügte Kostenstelle (z.B. 17482-001),
3 - ILN des Kunden.
4 - ILN des Kunden oder CO-Kundennummer.
5 - Webshop ID des Kunden, Neuanlage erfolgt aus fortlaufendem Nummernkreis
6 - Webshop ID des Kunden, Neuanlage erfolgt mit der Webshop ID als CO Kundennummer
7 - über Konditionsgebende Kundennummer (KonditionsGebendeKundenNummer) und ILN
8 - Kundennummer nur über die externe Kundennummer bestimmen
9 - Dabei wird der Kunde anhand der Kostenstelle über eine ini-Datei ermittelt, die im ImportExport-Verzeichnis liegt. Diese muss den Namen „KstKundenzuordnungen.ini“ haben. Mit ihr weist man der Kostenstelle die Kundennummer zu (Kostenstelle=Kundennummer). Die Kostenstelle wird dafür aus der Party-Id der Buyer Party genommen.

_KostenStelleAusStammdaten: Bei >0 wird die Kostenstelle am Kopf über die Lieferanschrift aus den Stammdaten ermittelt. Funktioniert nur, wenn pro Anschrift eine Kostenstelle hinterlegt ist. An den Positionen wird dann die für den Kopf ermittelte Kostenstelle ebenfalls übernommen.

_KundenAnlage: Falls keine Kundennummer für einen in den Stammdaten vorhandenen Kunden gefunden werden kann, bestimmt dieser Schalter, ob ein neuer Kunde angelegt werden darf. Werte ungleich 0 erlauben die Neuanlage von Kunden, standardmäßig können keine neuen Kunden angelegt werden.

_UebernahmeKundenBestellPositionsNummer: (bei 0 wird die Positionsnummer der Kundenbestellung übernommen. Standardmäßig erfolgt einen Übernahme der Kundenbestellpositionsnummer.

_PreiseAusStammdaten:

0 - Die Preise werden aus der Datei übernommen
1 - Die Preise werden aus den Stammdaten übernommen.
2 - Die Preise werden aus den Stammdaten und gegen die Datei geprüft.

_DefaultArtikel: Standard-Artikelnummer als Rückfall-Variante, falls einen unbekannte Artikelnummer eingelesen wird. (#BB )

_KundenBestellNummerBildungsVorschrift: Bildungsvorschrift für das Befüllen der Kundenbestellnummer - übersteuert die Einstellung _APBestellungInBestellnummer. (#BestellNummer)

_NurKundenArtikelNummerBeachten:

0 - Alle ermittelten Artikelnummern werden in der Reihenfolge CO-Artikelnummer, Kundenartikelnummer, EAN, Herstellerartikelnummer, Lieferantenartikelnummer beachtet
1 - Wird dieser Schalter verwendet, wird nur die Kundenartikelnummer zur Bestimmung des CO-Artikels verwendet.
2 - Mit dieser Option wird die als Kundenartikelnummer übermittelte Nr als CO-Artikelnummer verwendet und die als CO-Artikelnummer übermittelte Nr als Herstellerartikelnummer.
3 - Mit dieser Option wird die als Kundenartikelnummer übermittelte Nr als Lieferantenartikelnummer verwendet.

_PosFrachtKostenArtikel: Fracht (Berechnung der Versandkosten. Versandkostenartikel wird in der Position angezeigt.)

_PosVerpackungsKostenArtikel: Verpackung (Berechnung der Verpackungskosten. Verpackungskosten werden an der Position angezeigt)

_PosMontageKostenArtikel: Montage (Montagekosten berechnen. Kosten werden an der Position angezeigt)

_VkZuschlaegeAlsUnterPositionen: bei 1 werden übermittelte VK-Zuschläge nicht als Zuschlag, sondern als Unterposition hinterlegt.

_VkZuschlaegeAlsGesamtZuschlagDerPos: bei 1 werden die VK-Zuschläge bei Unterpositionen mit Menge 1 angelegt und als Zuschlag durch die Menge geteilt.

edi-schnittstelle:kundenbestellung_opentrans

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-20T12:09:05+00:00

Kundenbestellung im OpenTrans-Format

Die nachfolgenden Schalter können nur für das OpenTrans-Format verwendet werden.

_AnsprechPartnerTrennzeichen: =#, erfolgt keine Angabe, dann wird als Trennzeichen ',‘ angenommen und der Vorname von rechts wie in ‚Müller, Max‘ getrennt. (Anstelle des Kommas nach dem Hashtag muss ein Leerzeichen stehen.)
_AnsprechPartnerVornameIstLinks: =#0, erfolgt keine Angabe, dann wird der Vorname rechts angenommen
_BemerkungsTypenFuerLieferungsBemerkung (REMARK type=„xxx“): hier können Bemerkungstypen (_BemerkungsTypenFuerLieferungsBemerkung=#transport,general) festgelegt werden, die in die Lieferungsbemerkung aufgenommen werden und damit den Schalter _BeiLieferungsBemerkungAuftragAufErfasst triggern.
_BestellNummerAlsCoArtikelnummer: Bestimmt, ob die Lieferantenbestellnummer aus einer OpenTrans als Bestellnummer der Position oder direkt als CO-Artikelnummer verwendet wird. Wenn der Schalter nicht aktiv ist, dann die SUPPLIER_AID die Bestellnummer für Programm ist und nicht die CO-Artikelnummer.
InterneEndKundenNummer = Fixe Angabe der Kundennummer
_LieferBedingungszuordnungen: Damit können mehrere externe Bedingungen auf CO-interne gemappt werden z.B. _LieferBedingungszuordnungen=#ExternVB1=Standard/ExternVB2=PerZug. Trennzeichen ist „/“
_LieferhinweistextAusStammUebertragen: Bei 1 wird einer Lieferhinweis aus REAMRK=deliverynote mit dem Versandhinweis aus dem Anschriftsgeschäftsbereich kombiniert, sodass beide auf eigenen Lieferscheinen und denen des Lieferanten auftauchen. Bei 0 wird wie bisher nur der Lieferhinweis aus REMARK = Deliverynote eingesetzt
_PosFrachtKostenArtikelExtern: Externe Kostenbezeichnung für die in _PosFrachtKostenArtikel angegebene internen Kostenartikel an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_PosMontageKostenArtikelExtern: Externe Kostenbezeichnung für die in _PosMontageKostenArtikel angegebene internen Kostenartikel an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_PosVerpackungsKostenArtikelExtern: Externe Kostenbezeichnung für die in _PosVerpackungsKostenArtikel angegebene internen Kostenartikel an Positionen. Siehe auch _VkZuschlaegeAlsUnterPositionen.
_VersandBedingungszuordnungen: Damit können mehrere externe Bedingungen auf CO-interne gemappt werden z.B. _VersandBedingungszuordnungen=#ExternVB1=Standard/ExternVB2=PerZug. Trennzeichen ist „/“
_ZahlungsArtZuordnungen - (nur openTRANS-2.1) - in diesem Schalter werden Zahlunsarten hinterlegt, die im UDX-Tag „REMARKS“ hinterlegt sind (REMARKS type=„invoice“ ) Im Schalter sind die Zahlungsarten nach dem Schema: _ZahlungsArtZuordnungen=#ZahlungsartOpenTrans1=ZahlungsartNrConceptOffice1/ZahlungsartOpenTrans2 = ZahlungsartNrConceptOffice2 usw. zu hinterlegen. „/“ ist dabei das Trennzeichen zwischen den Zuordnungen. Zu beachten ist, dass die Nummer der Zahlungsbedingung in CO als Zuordnung eingetragen wird, nicht die Bezeichnung. Außerdem können beliebig viele Zuordnungen genutzt werden, um in beliebig vielen Fällen von Zahlungsarten aus der openTRANS-Kundenbestellung Zuordnungen zu definieren.
_ZahlungsBedingungDesRechnungsEmpfaengers: speziell für OpenTrans WOS→SC, bei = 1 wird geprüft ob die in der Bestellung enthaltenen Zahlungsbedingung beim Empfänger vorhanden ist. Wenn ja wird diese am Vorgang voreingestellt, wenn nein werden in das Bemerkungsfeld am Vorgang die ZBD-Konditionen eingetragen.

Nicht extra klassifizierte Positionsbemerkungen werden wie folget bearbeitet: Also REMARK ist der richtige Knoten für openTRANS 1.0 und REMARKS ist der richtige Knoten für openTRANS 2.1. Wo die dann für uns einsortiert wird, liegt am „type“

„conf“ - Konfiguration/Stempelbeschreibung = Artikelzusatzinformationen „order“, „deliverynote“,„position note“,„transport“ = auch Artikelzusatzinformationen und zusätzlich „order“ in Bestellbemerkung „deliverynote“ in Anlieferungsbemerkung „position note“ in Positionsbemerkung „transport“ in Transportbemerkung

der Rest wie „general“ in BemerkungAllgemein

jede dieser Bemerkungen wird dann eine untergeordnete Textposition

und man kann alle in Lieferungsbemerkung umleiten, mittels __BemerkungsTypenFuerLieferungsBemerkung kann man das steuern

fibuschnittstelle:datev

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-30T07:36:45+00:00

Schnittstelle zur DATEV Finanzbuchhaltung

Concept Office unterstützt mehrere datev-spezifizierte Ausgabeformate. Die aktuellste Version wird als Datev 3.0-Schnittstelle betitelt.

Allgemeine Informationen

Für den Einsatz ist die Lizenz Datenschnittstelle FiBuDatev30 notwendig.

Für die Verwendung der Schnittstelle muss die Datei <Anwendungspfad>\Interfaces\self32.dll vorhanden sein.

Die Zahlungsbedingungen müssen zwingend zweistellig sein, genauer: im Bereich 10 - 97 liegen.

Konfiguration der Schnittstelle

Concept Office verfügt über eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltungssoftware DATEV. Um diese zu nutzen, muss sie im Mandanten ausgewählt werden. Weiterhin müssen dort

Fibu-Mandant und
Ausgabepfad

angegeben werden. Alle anderen Felder können ignoriert werden, sie dienen anderen Fibus für deren Einstellungen.

Weitere Einstellungen können in der Datei <Sysdatapfad>\ImportExport\datev.ini hinterlegt werden. Aus Kompatibilitätsgründen sind die alten Office.dat-Einträge weiterhin wirksam.

Datev.ini

Der Inhalt der Datev.ini sollte in dieser Weise eingetragen werden:

In der Datev.ini soll man nur die notwendigen Schalter verwenden und nicht alle aus der Wiki übernehmen, da dies zu Fehlern führen kann.

[FilialeZuMandant]
;<COFilialkennung>=<DatevMandant>,<BeraterNr>,<SachkontenLaenge>
1="001,111,5"
2="45,8"
3="56"
(alle)="11" 
;Die Ausgabe der Daten muss nach Filiale separiert erfolgen. 

[General] 
;Integriert die Mandantenbezeichnung in die Dateinamen 
MandantenNameInDateiname=1 

;Ausgabe der Forderungsart im Beleg 
ForderungsartSupport=1 

; Sperrt die Übergabe der AP-Daten (Anrede, Mail, Telefon) 
UebergabeAnsprechpartnerGesperrt=1

; Sperrt die Übergabe des Lastschriftkennzeichens in den Stammdaten 
UebergabeLastschriftKennzeichenGesperrt=1

; Sperrt die Übergabe der ZBD in den Stammdaten  
UebergabeZbdGesperrt=1 

; Lastschriftkennzeichen bei Lastschrift, falls nicht angegeben=8
ForderungsartLastschrift=7 

; Buchung mit Belegdatum, andernfalls mit Buchungsdatum
BuchungMitBelegdatum=0 

;Steuerung des Inhaltes von KOST2
;AusgangsRechungen: 0-keine Angabe, 1-Gruppierungsnummer, 2-Kundenkostenstelle (aus Umsatz), 
;                   3-Kunden-BestellNr. des Vorganges, 4-Kostenstelle aus Rechnungsposition, 
;                   5-Verkaufsteam 
Kost2KonfigAR=0 

;EingangsRechnungen: 0-keine Angabe, 1-BelegId, 2-SammelbelegNr, 3-Gruppierungsnummer, 4-Bestellungsnummer
Kost2KonfigER=0

; Steuerung von KOST1, wenn hier keine Angabe, dann Ausgabe der Kostenstelle aus der Rechnungsposition
; Filiale zu KOST1 zuordnen
[FilialeZuKost1]
;<COFilialkennung> = <KOST1>
Zentrale="1234"
(alle)="9876"

; Menge zur Kostenstelle in Feld "Kost-Menge" übergeben?
KostmengeUebergeben=0 

; Steuert, ob bei Stammdatenausgabe das Feld 'AdressattypUnternehmen' auch bei Privat-Debitoren gefüllt wird.
AdressattypUnternehmenBeiPrivatFuellen=1

;Steuert, ob Automatikkonten außer Kraft gesetzt werden. Füllt Feld "BU-Schlüssel"
BuchungsschluesselUebergeben=0

;Sperrt die Übergabe der Bankdaten
UebergabeBankGesperrt=1

;0-Fälligkeit, 1-Zahlungsbedingung
Belegfeld2Konfig=1

;spezieller Buchungschlüssel für Gutschriften 
BuchungsschluesselGs= 

; Einstellung Sachkontenlänge
SachkontenLaenge=4

;Einstellung für Kasse 5
KassenKostenstellen5=13020
;Einstellung für Kasse 6
KassenKostenstellen6=13030 

;übergibt den Ansprechpartner , bei dem die angegebene Funktion hinterlegt ist. Achtung: Es muss der Schlüssel der Funktion angegeben werden.
AnsprechpartnerFunktionKey=Fibu

;Falls gesetzt, wird bei Gutschriften die Referenznummer in Belegfeld1 geschrieben
OPAusgleich=0 

;bei Übergabe der Gutschriftsbuchung wird in das Belegfeld1 die bezogene Rechnungsnummer und in Belegfeld2 die Gutschriftsnummer übertragen 
OPAusgleich=1

;0-BelegNummer 1-bei GS Referenznummer, falls angegeben, sonst wie 0
Belegfeld1Konfig=1 

; Max. Länge der Belegnummer (Eingangsrechnungen) begrenzen
; BelegNummern von rechts abschneiden
MaxBelegNrLen=3

; Ausgabe Rechnungsmail des Kunden in den Stammdaten (Spalte AG 'E-Mail')
RgMailAusgeben=1

Des Weiteren können mandantenabhängige Einstellungen über eine spezielle Sektion angegeben werden. Globale und mandantenabhängige Einstellungen greifen nur alternativ, d.h. bei mandantenabhängigen Einstellungen müssen alle Werte aufgeführt werden.

;Hier ist die Mandantennummer einzutragen, die bis zu 3 Stellen haben kann.
[General_<Mandant>]

Office.dat

Diese Einstellungen werden aus Gründen der Kompatibilität beibehalten und sollten für Neueinrichtungen nicht verwendet werden.

DATEV - Prüfung

Bis Datev 3.0

Um die Ausgabedateien unserer Schnittstelle prüfen zu können, finden Sie im Order <Anwendungspfad>\Interfaces\ ein Prüftool der DATEV: selfpp32.exe.

Ab Datev 3.0

Zur Prüfung steht das von der Datev erstellte Prüfprogramm DatevFormatPruefProgramm.exe bereit.

Fibu, Schnittstellen, Datev

fibuschnittstelle:schalter_andere_fibu

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-28T14:15:00+00:00

Schalter für Finanzbuchhaltungen

Einstellung in der jeweiligen Ini-Datei der Finanzbuchhaltung. Diese Datei liegt im Pfad: < SysDataPfad > \ImportExport\.

Informationen für folgende Schnittstellen befinden sich in seperaten Artikeln:

Addison (Addison.ini)

[General]

AnschriftenAlsFilialenAusgeben: Wenn = 1, dann wird die Ausgabe der Filialen wird benutzt, um Rechnungsanschriften zu übertragen.
AnschriftenModus: Steuert die Ausgabe von Filialen
- = 0 keine Ausgabe von Filialen
- = 1 Ausgabe von Filialen Name1 und Name 2 sind getauscht
- = 2 Ausgabe von Filialen Name1 und Name 2 sind nicht getauscht
BelegNrModusER: steuert, was in die Felder ‚BELEGNR1‘ udn ‚BELEGNR2‘ ausgegeben werden soll. (Eingangsrechnungen)
- = 0 BelegNr1=LieferantenRechnungsNr, BelegNr2=BelegId
- = 1 BelegNr1=LieferantenRechnungsNr, BelegNr2=SammelbelegNr (falls vorhanden, ansonsten LieferantenRechnungsNr)
- = 2 BelegNr1=SammelbelegNr (falls vorhanden, ansonsten LieferantenRechnungsNr), BelegNr2=LieferantenRechnungsNr
NettodatumUnterdruecken: Wenn =1, dann wird das Feld ‚Nettodatum‘ nicht ausgegeben.
SepaMandatDatum: Ausgabe eines Datums für SepaMandat (Bsp. =‚1.1.2023‘)
UebergabeEMailAdresse: Steuert, welche E-Mail bei der Übergabe der Stammdaten (Satzart ‚K‘) ausgegeben wird
- = 0 oder kein Eintrag → Hauptansprechpartner
- = 1 → keine Ausgabe
- = 2 → Mahnmail der Zentrale
- = 3 → Mahnmail der Zentrale, Rückfallvariante: Hauptansprechpartner

Konfiguration 578: Stornobuchung beim Löschen eines Rechnungseinganges für Fibu erzeugen (Nur Addison)

0 - Nein
1 - Ja

Bei Buchung für Gutschriften im Rahmen des Gutschriftsverfahrens wird die Gutschriftsnummer als Belegnummer an die Addison-Fibu übertragen.

Diamant (Diamant.ini)

[General]

Belegart_AR=ARC ;auszugebende Belegart Ausgangsrechnungen (AR)
Belegart_ARAbschlag= ;auszugebende Belegart Abschlags-Ausgangsrechnungen
Belegart_ARSchluss= ;auszugebende Belegart Abschlags-Schlussrechnung
Belegart_ARTeilschluss= ;auszugebende Belegart Abschlags-TeilSchlussrechnung
Belegart_AG= ;auszugebende Belegart Ausgangsgutschriften (AG)
Belegart_ER= ;auszugebende Belegart Eingangsrechnungen (ER)
Belegart_EG= ;auszugebende Belegart Eingangsgutschriften (EG)
Belegart_AGAbschlag= ;Mit dieser Einstellung kann eine neue Belegart für Anzahlungsgutschriften definiert werden.

BelegNummernInternModus=0/1

; Einstellung=0 ; AR: BelegNummerIntern=Gruppierungsnummer ; ER: BelegNummerIntern=BelegId

; Einstellung=1 ; AR: BelegNummerIntern=Gruppierungsnummer ; ER: BelegNummerIntern= < leer >

REB_BelegLeer=0/1

; Einstellung 1 Feld 58 in Eingangsrechnungen wird geleert

CO-Filialen zu Mandant mappen:

[FilialeZuMandant]
;<COFiliale>=<FibuMandant>
30=001
60=002
90=003
999="77"

; Ausgabe der Stammdaten in einem speziellen Mandanten, Der Mandant wird über eine (ggf. fiktive) Filiale definiert. ; muss in [FilialeZuMandant] zugeordnet werden. Filiale muss nicht existieren

FilialeFuerStammdaten=90

Mit dem folgendem Eintrag kann die Funktion des Ansprechpartners für die Buchhaltung bekannt gemacht werden:

FibuFunktion=<xxxx>
KstBuchungen= 1 , Ausgabe Kostenstellen

OP_Zusatzfelder

;OP_Zusatzfelder=F1,F2,Filiale,F4,Kreditlimit,F6,F7,F8,F9,F10

Hierüber lässt sich steuern, welche wie die OP-Zusatzfelder1-10 zu belegen sind. Unterstützt werden die Felder Filiale,Kreditlimit,Kundenbestellnummer.

;Ausgabe der Kundenbestellnummer als OP-Zusatzfelder1, weiter Felder bleiben leer.

OP_Zusatzfelder=Kundenbestellnummer

Ist der Eintrag leer oder enthält keinen der angegeben Werte, erfolgt keine Ausgabe von Zusatzdaten.

Ist der Eintrag nich angegeben, erfolgt die Standardausgabe: OP_Zusatzfelder=F1,F2,Filiale,F4,Kreditlimit,F6,F7,F8,F9,F10

ZusatzdatenStammdaten

;ZusatzdatenStammdaten=Kreditlimit,Filiale,Factoring

Darüber kann gesteuert werden, welche Zusatzdaten zu den Debitorenstammdaten auszugeben sind.

Unterstützt werden die Felder Kreditlimit,Filiale,Factoring. Ist der Eintrag leer oder enthält keinen der angegeben Werte, erfolgt keine Ausgabe von Zusatzdaten.

Ist der Eintrag nicht angegeben, erfolgt die Standardausgabe:

ZusatzdatenStammdaten=Kreditlimit,Filiale,Factoring

eGecko (eGecko.ini)

[General]

BelegNummernModus : Diese Einstellung steuert die Ausgabe der eGecko-Felder: belegnummer, opNr, referenznr
- = 0
  - belegnummer: Belegnummer der Rechnung (AR, ER)
  - opNr: Referenznummer bei GS (falls angegeben), sonst Belegnummer
  - referenznr: < leer >
- = 1
  - belegnummer: Belegnummer der Rechnung (AR), BelegId (ER)
  - opNr: Belegnummer der Rechnung (AR,ER)
  - referenznr: Belegnummer der Rechnung (AR, ER)
- = 2
  - belegnummer: Belegnummer der Rechnung (AR), ‚AUTO‘ (ER)
  - opNr: leer (AR, ER) oder bei Gutschrift die ReferenzNummer (AR)
  - referenzNr: Lieferantenrechnungsnummer (ER)
BuchungstextUebergabeGesperrt = 1 : Der Buchungstext wird bei allen Buchungen nicht an die Fibu übergeben.
DateinamenPraefixVerwenden : Möglichkeit, die Buchungsdateien für Ein- und Ausgangsrechnungen unterschiedlich zu benennen. Dazu wird das Präfix ‚AR‘ bzw. ‚ER‘ vorangestellt, wenn der Schalter aktiviert wird (=1)
GeschaeftspartnerAnschriftsnummerModus :
- = 0: Ausgabe der Debitorennummer bzw. Kreditorenummer
- = 1: Angabe bleibt leer
GutschriftsNrAlsOpNrVerwenden: Wenn = 1, dann wird bei Lieferantengutschriften zwangsläufig die Gutschriftsnummer als OP-Nr. innerhalb der OP-Infos übergeben.
KostenStellenBuchungGesperrt =0
KundenAlsAnzahlungsfaehigKennzeichnen : Wenn = 1, dann werden bei der Ausgabe der Stammdaten alle Kunden als anzahlungsfähig gekennzeichnet ( < anzahlungsfaehig > j < /anzahlungsfaehig > )
ProjektAngabeNurBeiAbschlagsrechnungen : Wenn = 1, dann wird die Ausgabe des Feldes ‚projektNr‘ unterdrückt (außer bei Abschlags- und zugehörigen Schlussrechnungen)
SchlussrechnungEinBetrag : Wenn = 1, dann werden in Schlussrechnungen, die Anzahlungen nicht mit berücksichtigt.
ZahlartKeineLastschriftZuNull :
- = 0: Falls lt. ZBD keine Lastschrift, Ausgabe von 0 im Beleg, Ausgabe von 31 in den Stammdaten
- = 1: Falls lt. ZBD keine Lastschrift, immer Ausgabe von 0
SpracheInIso2=1 : Schalter, welcher steuert, ob die 2-stellige Isokennung bei der Übertragung von Stammdaten verwendet wird (beispielsweise ‚de‘ statt ‚D‘)
ProjektUebergabeGesperrt=1 : Schalter zur Unterdrückung der Ausgabe der Projektnummer in Ein-und Ausgangsrechnungen.
KostentraegerUebergabeGesperrt=1 : Sperrt die Übergabe des Knotens ‚Kostentraeger‘.

[ZahlartenDebitor/Kreditor]

Es besteht zudem die Möglichkeit, den Lastschriftarten aus CO eine Zahlart in eGecko zuzuweisen.

[ZahlartenDebitor]
; < LastschriftartCO >= ZahlartEgecko
;0-keine Lastschrift
0=8
;1-Basislastschrift (Bankeinzug)
1=32
;2-Firmenlastschrift (Abbuchung)
2=31

Es werden die Sektionen [ZahlartenDebitor] und [ZahlartenKreditor] unterstützt.

Perfacto (perfacto.ini)

[General]

Beim Buchen einer Ausgangrechnung wird der statistische Wareneinsatz für die Buchhaltung ermittelt und übergeben. Der statistische Wareneinsatz ist der Einkaufswert an der Vorgangsposition.

SWEKontoSoll=51010
SWEKontoHaben=59000

[GbSweKonten]

Es können pro Geschäftsbereich verschiedene Konten für den statistischen Wareneinsatz angegeben werden.

[GbSweKonten]
(alle)=51010,59000
60=51010,59000
64=51010,59000

proAlpha (proAlpha.ini)

[General]

SachbearbeiterStammdaten : Bei Ausgabe der Personenkonten muss der Eintrag für den Sachbearbeiter hinterlegt werden. (Name)
SachbearbeiterBuchung: Bei Ausgabe der Buchungen muss der Eintrag für den Sachbearbeiter hinterlegt werden. (Name)
Kostenart:

Selectline (Selectline.ini)

[General]

EsrReferenzAusgeben: Wenn =1, dann wird die ESR-Referenzzeile zusätzlich ausgegeben. Ist der Schalter in der Ini-Datei nicht gesetzt, dann entspricht dies EsrReferenzAusgeben=0 und die Zeile entfällt in der Ausgabe. Bei der ESR-Referenzzeile handelt es sich um eine programmspezifische Besonderheit, welche nicht der Standardausgabe entspricht.

[SammelkontenDebitor]

Für die Selectline-Fibu müssen die Ist-Sammelkonten für Debitoren währungsabhängig angegeben werden.

[SammelkontenDebitor]
;Waehrungskuerzel=Konto
CHF=1111
EUR=2222

Ist kein Eintrag vorhanden, wird in der Ausgabe an dieser Stelle der Wert 0 eingetragen.

firmen:daten_verarbeiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-07T08:23:58+00:00

Assistent zur Datenverarbeitung (Firmen)

Der Artikel beschreibt die verschiedenen Möglichkeiten der Datenverarbeitung im Modul Firmen.

Der Aufruf dieser Funktionen geschieht über die Modulfunktion Daten verarbeiten.

Arten der Verarbeitung

Insgesamt stehen 7 Verarbeitungsmöglichkeiten zur Auswahl, die ausgewählt und nacheinander durchgeführt werden können.

Serienbrief

Erstellt einen Serienbrief in Microsoft Word. Die serialisierten Daten werden als Excel- oder Access-Datei ausgegeben und mit dem Word-Dokument verknüpft.

Wählen Sie die zu verwendende Vorlagedatei aus oder erstellen Sie eine neue Vorlage. Das erzeugte Word-Dokument kann optional unter weitere Dokumente in Concept Office gespeichert werden. Die Einstellungen dazu erfolgen im nachfolgenden Dialog.

Serien- oder Massenmail

Sie können eine Email mit mehreren Empfängern generieren. Dies kann genau eine Massenmail (identische Email an unterschiedliche Empfänger) oder Serienmail (Vergleichbar mit Serienbrief/eine separte Mail pro Empfänger)sein.

Zu beachten ist, dass nur in Serienmails das einfügen von Platzhaltern möglich ist.

Die Einstellungen zur Email erfolgen im nachfolgenden Dialog.

Der Versandweg kann nun über die Dokumentenart ‚Verbindungsmail‘ in den E-Mail-Einstellungen festgelegt werden.

Datenexport

Der Datenverarbeitungsassistent kann Daten in strukturierter Form exportieren. Im darauffolgenden Dialog wählen Sie Ausgabeformat und Exportverzeichnis aus.

Zuordnen von Werbemitteln

Sie können den selektierten Firmen Werbemittel zuordnen.

Eine detaillierte Beschreibung zur Arbeit mit Werbemitteln finden Sie hier.

Vermerken in Concept Office

Anlegen von Aktivitäten

Sie können in Concept Office dokumentieren, dass Sie gerade Daten verarbeitet haben. Dabei wird an allen zugeordneten Firmen eine Aktivität mit den hier getroffenen Einstellungen hinterlegt. Außerdem kann eine weitere Aktivität pro Firma als Wiedervorlage hinterlegt werden.

Eine Beschreibung des Aktivitätsmoduls finden Sie hier.

Anlegen/Zuordnen von Aktionen

Sie können die ausgewählten Firmen einer bestehenden Aktion zuordnen oder eine neue Aktion anlegen.

Eine Beschreibung der Aktionen finden Sie hier.

Firmen, Modulfunktionen

firmen:umsatzsteuer_id

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:38+00:00

Umsatzsteuer-ID

Beim Export in ein anderes Land der EU wird keine Umsatzsteuer berechnet (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung), wenn der gewerbliche Abnehmer im Empfängerland eine Umsatzbesteuerung mit dem Steuersatz des Ziellandes vornimmt. Das Vorliegen dieser Voraussetzung wird unterstellt, wenn der Empfänger seine USt-IdNr. angibt. Durch dieses Bestimmungslandprinzip wird die Besteuerung im Wege des innergemeinschaftlichen Erwerbs in das Empfängerland verlagert.

Daher muss das Feld Umsatzsteuer-ID gefüllt sein, wenn ein Kunde des europäischen Auslands Rechnungen ohne Mehrwertsteuer erhalten soll. Ist dieses Feld bei einem solche Kunden leer, wird Mehrwertsteuer ausgewiesen.

Die ID-Nummer wird von den jeweils landesansässigen Finanzämtern vergeben und kann dort beantragt werden.

Konfiguration 1089: Umsatzsteuer-ID auf Gültigkeit prüfen

0 - keine Prüfung
1 - Prüfung durchführen

Bei dieser Prüfung wird der Aufbau der Umsatzsteuer-ID anhand der Prüf-Tabelle geprüft.

Hinweis: Bei dieser Konfiguration (Umsatzsteuer-ID auf Gültigkeit prüfen) kann ein beliebiger Text als textuelle Einstellung hinterlegt werden. Ist dieser Text ebenso als Umsatzsteuer-ID an einem Kontakt hinterlegt, wird für diesen Kontakt keine Prüfung der Umsatzeuer-ID vorgenommen.

Mitgliedsstaat	Bezeichnung der Umsatzsteuer-ID	Abkürzung	Aufbau
	in der Landessprache		Länder-KZ	Anzahl weiterer Stellen
Belgien	le numéro d’identification à la taxe sur la valeur ajoutée BTW - identificatienummer	No. TVA BTW-Nr.	BE	neun, nur Ziffern
Bulgarien	Dank dobawena stoinost		BG	Neun oder Zehn, nur Ziffern
Dänemark	momsregistreringsnummer	SE-Nr.	DK	acht, nur Ziffern
Deutschland	UmsatzsteuerIdentifikationsnummer	USt-IdNr.	DE	neun, nur Ziffern
Estland	Käibemaksukohustuslase registreeri-misnumber	KMKR-number	EE	neun, nur Ziffern
Finnland	Arvonlisâvero-nummer	ALV-NRO	FI	acht, nur Ziffern
Frankreich	le numéro d’identification à la taxe sur la valeur ajoutée	Keine	FR	elf, nur Ziffern bzw. die erste und / oder die zweite Stelle kann ein Buchstabe sein
Griechenland	Arithmos Forologikou Mitroou FPA	A.ö.M.	EL	neun, nur Ziffern; alte achtstellige USt-IdNrn. werden durch Voranstellen der Ziffer 0 ergänzt
Irland	value added tax identification number	VAT No	IE	acht, die zweite Stelle kann und die letzte Stelle muss ein Buchstabe sein
Italien	il numero di registrazione IVA	P.IVA	IT	elf, nur Ziffern
Lettland	pievienotasvertibas nodokla oder registracijas numurs	PVM moketojo kodas	LT	elf, nur Ziffern
Litauen	Pridetines vertes mokescio oder moketojo kodas	PVM moketojo kodas	LI	neun oder zwölf, nur Ziffern
Luxemburg	le numéro d’identification à la oder taxe sur la valeur ajoutée	ID. TVA	LU	acht, nur Ziffern
Malta	numru ta’l-identifikazzjoni tat-taxxa fuq il-valur miújud	VAT No	MT	acht, nur Ziffern
Niederlande	Omzetbelastingnummer	OB-Nummer	NL	zwölf, die drittletzte Stelle muss der Buchstabe „B“ sein.
Österreich	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer	UID	AT	neun, die erste Stelle muss der Buchstabe „U“ sein.
Polen	Numer identyfikacji Podatkowej	NIP	PL	zehn, nur Ziffern
Portugal	o número de identificacao para efeitos do imposto sobre o valor acrescentado	NIPC	PT	Neun, nur Ziffern
Rumänien			RO	zwischen mindestens Zwei und maximal Zehn, nur Ziffern
Schweden	Registreringsnummer för mervärdesskatt (Momsnummer)	MomsNr.	SE	zwölf, nur Ziffern, die beiden letzten Stellen bestehen immer aus der Ziffernkombination „01“
Slowakei	Dan z pridanej hodnoty	DPH	SK	zehn,nur Ziffern
Slowenien	identifikacijska številka za DDV		SI	acht, nur Ziffern
Spanien	el número de identificación a efectos del Impuesto sobre el Valor Anadido	N.IVA	ES	neun, die erste und/oder die letzte Stelle kann ein Buchstabe sein
Tschechische Republik	danove identifikacni cislo	DIC	CZ	acht, neun oder zehn, nur Ziffern
Ungarn	közösségi adószám		HU	acht, nur Ziffern
Vereinigtes Königreich Großbritannien	value added tax identification number	VAT Reg.No.	GB	neun oder zwölf, nur Ziffern; für Verwaltungen und Gesundheitswesen: fünf, die ersten zwei Stellen GD oder HA
Zypern ¹⁾	Arithmos Egrafis FPA		CY	neun, die letzte Stelle muss ein Buchstabe sein

Firmen, Vorgaenge

¹⁾

griechischer Teil

howto:mehrwertsteuer-zuordnung_und_mehrwertsteuer-freie_berechnung_in_concept_office

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Mehrwertsteuer-Zuordnung und Mehrwertsteuer-freie Berechnung in Concept Office

Die Berechnung der Mehrwertsteuer kann in Concept Office sowohl für den Verkauf, als auch für den Einkauf verändert werden. Im Einzelnen unterscheiden wir folgende Fälle:

Verkauf: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Verkauf: Mehrwertsteuer reduziert (z.B. Bücher)
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei sonstiges (Nicht-EU-) Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei Inland (besondere Voraussetzungen)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer reduziert
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei (Nicht-EU) -Ausland

Grundeinstellungen:

Grundsätzlich gibt es mehrere Parameter und „Stellen“ in Concept Office, welche auf die Berechnung der Mehrwertsteuer sowohl beim Einkauf, als auch beim Verkauf direkte Auswirkung haben. Diese Stellen sind:

1. Basisdaten unserer Firma

Zu finden in Administration → Mandaten im aktuellen Mandanten. Sind mehrere vorhanden, sind die Einstellungen für jeden Mandanten extra zu führen!

Umsatzsteuer-ID - obligat für die Umsatzsteuer-freie Rechnungsbuchung im EU-Ausland. Damit wird Verlagerung der Umsatzsteuerpflicht auf den Empfänger ermöglicht (Reverse Charge). Diese ist auch im Inland erforderlich, um nachzuweisen, dass es sich um ein Unternehmen handelt. Im Inland kann hier jedoch auch alternativ die Steuernummer angedruckt werden.

2. Länder

Zu finden in Weitere Stammdaten → Länder. Es sollten alle Länder gepflegt werden.

Die Zuordnung entscheidet letztlich, welche Kontierung später für das Land gezogen wird und damit indirekt der Steuersatz bzw. die Steuerpflichtigkeit.

3. Steuersätze

Zu finden in Weitere Stammdaten → Steuersätze.

Für jedes Land sollten grundsätzlich immer alle drei Steuersätze zu pflegen. Dies bedeutet auch den „Frei“ benannten. Es mag unlogisch sein, für ein Land extra nochmal das Land einzutragen mit „0“ für den Steuersatz. Es ist jedoch erforderlich, da sonst bei Rechnungsstellung aus dem Auftrag schnell ein Fehler erscheint. Das Programm prüft grundsätzlich nach dem Schema Land erkannt → welche Zuordnung (Inland…) in den Kontierungen → welcher Eintrag dort (Steuerfrei, Reduziert, Normal) und danach den entsprechenden Steuersatz.

Wichtig ist auch bei angeschlossener Finanzbuchhaltung, unbedingt den sog. „externe Schlüssel“ gemäß Angaben der FiBu zu pflegen, da über ihn dort der hinterlegte Steuersatz geregelt wird! Als Besonderheit kann es weiterhin noch geben (siehe Artikel „Termporäre Mehrwertsteuersenkung“), dass zeitweise mit einem aktuellen und alten Satz gearbeitet wird (siehe Screenshot).

4. Kontierungsgruppen

Zu finden in Weitere Stammdaten → Kontierungsgruppen.

Die Kontierungsgruppen sollten unbedingt für alle vorhandenen Kontierungsgruppen (Lieferungen, Leistungen…) gepflegt werden - auch z.B. für Abschläge!

Die Mindesteintragungen, welche in den Kontierungsgruppen erforderlich sind, sind „Inland“, „EU-Ausland“ und „sonstiges Ausland“. Wir werden später noch darauf kommen, in welchen Fällen noch weitere erforderlich sind. Ebenfalls essentiell ist es, diese für „Verkauf“ und für „Einkauf“ zu pflegen, da es sich sonst spätestens bei Rechnungseingangsbuchung rächen wird, dies vergessen zu haben!

Die Grundeintragungen und ihre steuerliche Zuordnung sehen Sie oben. EU-Ausland wird erst durch eine Besonderheit steuerfrei und muß daher nicht auf „Steuerfrei“ gestellt werden. Hierzu später mehr.

Es müssen zumindest wie oben die Kontierungen mit validen Zahlen <> 0 befüllt werden. Wird dies unterlassen, kann keine Rechnung erstellt und/oder gebucht werden.

Achtung: Die oben gezeigten Angaben zeigen fiktive Kontierungen bei einer Firma ohne angeschlossene FiBu. Die tats. einzutragenden muß der Kunde selbst bei seinem Steuerberater erfragen. Diese sind sehr wichtig, besonders wenn eine FiBu angeschlossen ist!

5. Zuordnung am Artikel

An jedem Artikel - gleich ob Sammelartikel, Montageartikel oder normaler Warenwirtschaftsartikel - findet sich in den Stammdaten unter Gruppierungen/Weiteres der Parameter „Kontierungsgruppe“. Über diese wird die Zuordnung zu den dort eingestellten Kontierungsinformationen und damit indirekt zu Steuer und Land gezogen.

Zusammenfassend kann man zu den bisherigen Punkten sagen - die „Ermittlungskette“ von Concept Office arbeitet wie folgt:

Kontierungsgruppe am Artikel → Kontierungsgruppe → Länderzuordnung (einz. Land/Steuergebiet oder Inland…) → dort hinterlegte Besteuerung (Normal/Reduziert/Frei) → in Steuersätze für dieses Gebiet/Land hinterlegter Steuersatz in %

Laufend zu pflegende Einstellungen:

Legt der Mitarbeiter Kunden neu an, ist es empfehlenswert, von diesen immer die Steuernummer und vor allem die Umsatzsteuer-ID zu erfragen und diese zu prüfen (Auslandskunden).

Das Prüfprotokoll ist dabei zu archivieren!

https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Identifikationsnummern/AuslaendischeUSt-IdNr/auslaendische_ust_idnr_node.html

In der Firma des Kunden findet sich unter „Weiteres“ das Feld für die Umsatzsteuer-ID. Diese sollte grundsätzlich vor Anlage von Vorgängen für diesen Kunden befüllt sein. Wird z.B. ein Vorgang ins EU-Ausland mit Mehrwertsteuer berechnet, ist in den meisten Fällen das Fehlen dieser Umsatzsteuer-ID der Hintergrund. In anderen, selteneren Fällen das falsch gesetzte Steuergebiet an der Lieferadresse des Kunden.

Mögliche Steuerfälle beim Verkauf:

Wie zu Beginn des Artikels bezeichnet, haben wir in der Praxis folgende Fälle:

Verkauf: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Verkauf: Mehrwertsteuer reduziert (z.B. Bücher)
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei sonstiges (Nicht-EU-) Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei Inland (besondere Voraussetzungen)

1. Mehrwertsteuer normal (Normalsatz)
Dies ist der Normalfall, welcher keinerlei besondere Eingriffe erfordert.

2. Mehrwertsteuer reduziert
Hier ist es erforderlich, dass der Artikel einer entsprechenden Kontierungsgruppe für reduzierte Waren (wenn nicht vorhanden, erstellen) zugeordnet ist, in der für das Land oder Steuergebiet der reduzierte Steuersatz ausgewählt ist. Desweiteren muß in „Steuersätze“ für das Land unter den reduzierten Steuersätzen der aktuelle reduzierte hinterlegt sein.

3. Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Voraussetzung ist die Hinterlegung einer Umsatzsteuer-ID beim Kunden - möglichst vor Erstellung des Vorgangs. Wird dies vergessen oder erfolgt die nicht korrekte oder nicht vollständige Eintragung in den Kontierungsgruppen, erhält der Kunde bei Übernahme aus dem pCon.basket oder bei Versuch der Rechnungsstellung z.B. folgende Fehlermeldung

Hier ist zu prüfen, welcher Artikel (von mir hier entfernt) betroffen ist. Dann geht man über dessen Kontierungsgruppe und die Lieferadresse zur entsprechenden Kontierung und prüft für diese die Steuersätze des Lieferlandes. Bei der Meldung wie oben steht meist in der Kontierung eine „0“ - diese ist also noch nicht vollständig befüllt.

4. Mehrwertsteuerfrei sonstiges Ausland
Dieser Fall ist problemlos und wird bei richtiger Eintragung der Kontierungsgruppen direkt angewendet.

5. Mehrwertsteuerfrei im Inland
Hier handelt es sich um Sonderfälle! Diese müssen eine stichhaltige Begründung haben. Der Kunde sollte immer darauf hingewiesen werden, dass er - bei nicht begründeter Anwendung - massive Konsequenzen im Falle einer Steuerprüfung zu befürchten hat! Des Öfteren hört man, dass der Kunde dies aus Kulanz seinem Kunden gegenüber machen möchte oder anderen Gründen - dies ist nicht zulässig und darauf muß ausdrücklich hingewiesen werden. Es erfolgt auf eigene Gefahr und gegen unseren Rat!
Eine Übersicht der Sonderfälle findet man unter https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__4.html
Die häufigsten, uns begegnenden Fälle sind die sog. Ausnahme der Besteuerung nach §13b (Bauleistungen)
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html
sowie Lieferungen an NATO-Gebiet (Art. 67 Abs. 3 NATO-ZAbk.) oder §9 Freihafen (Freihandelsabkommen).

Sonstige außergewöhnliche Steuerfälle sollten immer mit dem Steuerberater abgestimmt werden!

In den Sonderfällen muß in den Weitere Stammdaten → Länder ein zusätzliches Steuergebiet erstellt werden:

Wichtig ist hier die Zuordnung als „Steuergebiet“. Man könnte sagen, man schafft hier ein „künstliches Land“, welches gesondert berechnet wird.

In den Kontierungsgruppen muß dieses ebenfalls noch angelegt werden

Vermutlich ahnen Sie es schon - es muß noch der Steuersatz für dieses neue Steuergebiet angelegt werden:

Wie wird nun dieses Steuergebiet „angewandt“. Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Die einfachste ist, dies an der Lieferadresse des Kunden als Steuergebiet zu hinterlegen. Dies hat aber nur Sinn, wenn diese Adresse immer so beliefert wird. Ansonsten kann ein Steuergebiet auch manuell - für den Einzelfall - im Vorgang unter „Sonstiges“ gewählt werden.

Diese Eintragung gilt dann nur für den aktuellen Vorgang und übersteuert das Steuergebiet, welches an der Lieferadresse des Kunden hinterlegt wurde, manuell!
Ebenso lassen sich auch andere Sonderfall-Steuergebiete anlegen. So gab es zum Beispiel einen besonderen Fall, in welchem auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden wegen eines Zwischenlagers in die Schweiz (Nicht-EU wäre Steuerfrei) mit Mwst. geliefert werden mußte. Dies läßt sich auch über diesem Weg - jedoch dann mit manuell auf „Normal“ gesetztem Steuersatz abbilden.

Mögliche Steuerfälle beim Einkauf:

Wie zu Beginn des Artikels bezeichnet, haben wir in der Praxis folgende Fälle:

Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer reduziert
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei sonstiges Ausland

Die Vorgehensweise setzt voraus, dass wie erwähnt in den Kontierungsgruppen auch die Seite „Einkauf“ gepflegt wurde. Nur dann kann eine Eingangsrechnung richtig gebucht werden!

Wichtig sind bei Fehlern bei der Rechnungseingangsbuchung die Felder der Kontierungen. Steht hier z.B. „9999“ oder „-9999“, so ist die Kontierung nicht korrekt befüllt und in der fraglichen Kontierungsgruppe findet sich dort eine „0“. Dies muß der Anwender korrigieren. Wichtig ist auch, am Rechnungseingang das Steuergebiet zu kontrollieren. Dieses ist das Steuergebiet des Rechnungsstellers! Danach sollte sich die Rechnung buchen lassen.

Abschließende Bemerkungen:

Das Programmverhalten wird durch mehrere Konfigurationen beeinflußt. Diese sind im Bereich „Administration“ unter „Konfigurationen“ erreichbar. Wichtig ist, im Falle eines Fehlverhaltens deren korrekte Einstellung zu prüfen!

Die Wichtigste, von deren korrekter Einstellung bei den bisherig geschilderten Verhaltensweisen ausgegangen wird, ist die Konfiguration „8“:

Die Einstellung ist für Deutschland so obligat! Diese darf nur in Sonderfällen in anderen Nicht-EU-Ländern verändert werden.
Empfohlen wir auch, die nachfolgende Konfiguration „1089“ auf eine Prüfung einer eingebenen Umsatzsteuer-ID vorzubelegen:

Um unerwünschtes Programmverhalten zu verhindern und zugleich die Mitarbeiter zu einer korrekten und vollständigen Anlage von Firmen zu „erziehen“, ist auch das Setzen der Konfiguration „295“ sehr hilfreich:

konfigurationen:konfigurationen401

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-16T08:04:27+00:00

Mandantenkonfigurationen 401-500

Nachfolgend ist eine Liste von Konfigurationen aufgeführt. Fehlende Nummern stehen für entfallene Konfigurationen.

Weiterführende Links beschreiben die Konfiguration kontextabhängig.

zurück zu Konfigurationen ab 301

Nr.	Beschreibung
401	In der Maschinenhistorie Materiallieferungen ausblenden Steuert, ob Materiallieferungen in der Maschinenhistorie in Concept Flex ausgeblendet werden. Voraussetzung ist der Haken Materiallieferung an der Zusatzvorgangsart der Service-Aufträge.
402	Bei Ticketanlage Benachrichtigungsmail versenden Steuert, ob und an wen bei Anlage eines Tickets eine Benachrichtigungsmail gesendet werden soll. Ebenso lässt sich unterscheiden, ob die Benachrichtigung für manuell angelegte oder importierte Tickets versendet werden soll. Weitere Information: hier.
403	Bei Anfahrtspauschalen zusätzlich die Angabe von Fahrtzeit und/oder Kilometer zulassen Über die Konfiguration kann gesteuert werden, dass trotz Angabe einer Anfahrtspauschale mit der Tätigkeit Fahrtzeit und/oder Fahrtkilometer abgerechnet werden können.
404	Änderungen an eigenen Artikeln in offenen Vorgängen zulassen Ist diese Konfiguration aktiv, dann dürfen im Basket die Texte eigener Artikel auch für bestellte Vorgangspositionen geändert werden.
405	Faktor für Mehrwertsteuer bei Kreditlimitprüfung Es erfolgt im Feld ‚Einstellung textuell‘ keine Angabe: Der Betrag ohne MwSt. des Vorgangs wird gegen den aus dem Brutto-Op berechneten Netto-OP verglichen. Im Feld ‚Einstellung textuell‘ erfolgt ein Eintrag >1. Der Betrag ohne Mehrwertsteuer des Vorgangs multipliziert mit dem Faktor (z.B. 1,19) wird gegen den Brutto-OP verglichen. Hintergrund: Der Betrag mit MwSt. wird auf der Datenbank nicht auf Vorgangskopfebene geführt. Eine Ermittlung dieses Betrag für die Kreditlimitprüfung würde eine erhebliche Belastung für die Datenbank darstellen. Statt dessen kann näherungsweise ein Faktor über die neue Konfiguration angegeben werden, wenn das am Kunden hinterlegte Kreditlimit als Betrag inkl. Mehrwertsteuer angesehen wird.
406	Mitarbeiter für Reklamationsmeldung Wird eine Menge als Reklamationsmenge im Wareneingang (CO-Logistik) gebucht, wird eine Aktivität mit der Bezeichnung „Reklamationsmeldung“ für den in Konfiguration 406 hinterlegten Mitarbeiter generiert.
407	Bestätigte Vorgänge im Angebotswesen sperren Ist diese Konfiguration gesetzt, können bestätigte Vorgänge im Angebotswesen nur angezeigt werden.
408	Wareneingang mit Lieferschein-Id Die Konfiguration steuert, ob das Feld Lieferschein-Id vorhanden ist und automatisch den Focus bekommt. Bei Bedarf muss das Feld über die Konfiguration zugeschaltet werden.
410	Paketverwaltung beim Verpacken in CO Logistik Beim Verpacken kann durch die Taste Paketwechsel das Gewicht des aktuellen Paketes eingegeben werden und alle weiteren Artikel werden dann in das nächste Paket verpackt. Dieser Vorgang ist mehrfach wiederholbar. Vor Abschluss wird das Gewicht des letzten Paketes abgefragt. Die Paketverwaltung steht in diesem Umfang nur im Modul Verpacken zur verfügen. Im Modul Kommissionieren ist ein Paketwechsel und eine Gewichtseingabe nicht vorgesehen. Für eine einheitliche Arbeitsweise empfehlen wir bei aktiver Paketverwaltung zusätzlich die Konfiguration 372 - im Kommissionieren direkt Verpacken auf Einstellung - 0 NEIN zu setzten.
411	Möglichkeit, die zu liefernde Menge bei Abschlagspositionen auszuwerten In der Berechnung des Abschlags werden nur die tatsächlich zu liefernden Positionen berücksichtigt. Dazu müssen die Positionen markiert werden, im Abschlagskalkulator „Markierte Positionen einbeziehen“ gewählt werden und der Haken „Zu liefernde Menge berücksichtigen“ (wenn Konfiguration aktiviert) gesetzt sein.
412	Für Auswertungen Perioden abweichend von Monaten verwenden (nur notwendig wenn das Geschäftsjahr nicht an einem 01. des Monats beginnt) Wenn diese Konfiguration aktiv ist, so können mittels einer SQL-Funktion Perioden, welche abweichend vom Kalendermonat sind, definiert werden. Diese Perioden werden für diverse Zusammenfassungen (z.B. Umsatz, Auftragseingang) benutzt.
413	In der Steelcase PCM Rahmenvertragsauswahl (Konfiguration 320) Marketingverträge standardmäßig ausblenden Ist diese Konfiguration aktiviert, werden die Marketingverträge ausgeblendet.
414	Bei manueller Vorgangsanlage Eindeutigkeit der Kundenbestellnummer prüfen Bei Übereinstimmung der Bestellnummer (Vorgangskopf) mit der Bestellnummer in einem anderen Vorgang des Kunden wird eine Warnung ausgegeben. Greift nur bei manueller Erfassung eines Vorganges. Beim Import von Kundenbestellungen greifen die Einstellungen aus dem entsprechenden Importschema.
415	Routenplanung aktiv Die Konfiguration steuert, in welcher Disposition (Auslieferung, Service) die Routenplanung verwendet werden soll. Nur mit aktiver Lizenz für Routenplanung verwendbar.
416	Bei Anlage eines Vorganges Sachbearbeiter ermitteln Hat diese Konfiguration die Einstellung 1 wird bei Vorgangsanlage der am Kunden hinterlegte Sachbearbeiter vorbelegt, ansonsten der angemeldete Mitarbeiter.
417	DragDrop-Funktion Schaltet die Drag- and Drop-Funktion zu. Damit besteht die Möglichkeit für die interne Dokumentenverwaltung in CO, die Dokumente alternativ auch per Drag&Drop zuzuordnen. Ausprägungen: 0 - Nein 1 - Ja, Datum bildet Stammverzeichnis bei Ablage (..Document/<mandant>/DragDrop/ <Jahr><Monat>/<Dokumentenart>) 2 - Export Docuware (Einstellungen in Externe Systeme) (Ist diese ausgewählt werden Dokumente, die per Drag&Drop abgelegt werden, zusammen mit einer XML-Datei abgespeichert. Diese dient zur Datenübermittlung an die Docuware Weboberfläche. Wird bei dieser Einstellung der Link zu archivierten Dokumenten angeklickt, öffnet dieser die DocuWare-Weboberfläche, mit einer Ergebnisliste passend zur Form aus der dieser Aufruf erfolgt.) 3 - Ja, Dokumentenart bildet Stammverzeichnis bei Ablage (..Document/<mandant>/DragDrop/ <Dokumentenart>/<Jahr><Monat>)
418	Vereinzelung von Standardartikeln möglich
419	Lagerbezirke verwenden
420	Bei Kunden- und Technikermeldung nur Vertragszähler eingeben lassen Über die Konfiguration lässt sich steuern, ob dem Techniker alle Zähler oder nur die Vertragszähler angeboten werden. Ist kein Vertrag zum Gerät vorhanden, werden alle Zähler angeboten. Wird auch bei Eingabe im Serviceauftrag ausgewertet.
421	Lieferanten von Lagerbezirksermittlung ausschließen
422	Anzeige letzter Tonerlieferung bei Maschinenanzahl >x unterdrücken Bei Maschinenanzahl >50 wird jetzt die letzte Tonerlieferung im Portal nicht angezeigt (Performancegründe). Es ist möglich mit dieser Konfiguration selbst zu bestimmen, ob die letzte Tonerlieferung immer angezeigt wird (Einstellung 0) oder ab welcher Anzahl Maschinen die Anzeige nicht erfolgen soll (Einstellung 1, in Einstellung textuell die Anzahl hinterlegen).
423	Einkaufspreis immer in Vorgangsposition übernehmen, wenn Lieferantenkondition vorliegt Bei bestimmten EK-Preisarten (z.B. Durchschnitts-EK) werden Lieferantenkonditionen nicht angewendet, sondern der konditionierte EK wird erst bei der Übernahme in die Bestellung gebildet. Ist die Konfiguration 423 aktiv, dann wird, wenn eine Lieferantenkondition vorliegt, der konditionierte EK bereits in die Auftragsposition übernommen, auch wenn die Rohgewinnermittlung laut Konfiguration z.B. auf DEK eingestellt ist.
424	Steuert die Zulässigkeit des Lagerwechsels für Vorgangspositionen, die in Bestellungen und Bestellvorschlägen enthalten sind Es gibt die Ausprägungen: 0 - ‚Gegen Bestellung prüfen‘ - Dies ist das bisherige Verhalten und Standardeinstellung. 1 - ‚Gegen Bestellung und Bestellvorschlag prüfen‘ 2 - ‚Gegen Bestellung und Bestellvorschlag prüfen, nur Warnung ausgeben‘
425	Optimierung der Belegnummernvergabe Wir empfehlen, diese Konfiguration bei Installationen mit vielen Nutzern ab Sql-Server 2012 zu aktivieren. Ab SQL-Server Version 2012 können Belegnummern mittels des Befehls ‚Sequence‘ erzeugt werden. Dies verringert in Anwendungsfällen mit sehr vielen Anwendern die Gefahr von Blockierungen beim Ermitteln der Belegnummer.
426	Zusätzliche Vertragsprüfung für kompatible Toner Über diese Konfiguration lässt sich steuern, ob beim Import von MPS-Bedarfsmeldungen die Vertragsprüfung eines evtl. automatisch eingesetzten kompatiblen Toners unabhängig vom Original-Toner erfolgen soll. Falls nicht (Einstellung 0), erbt der kompatible Toner die Eigenschaft Vertragsleistung vom Original-Toner, d.h.wenn der Original-Toner Vertragsleistung ist, gilt dies auch für den kompatiblen Toner.
427	Volltextsuche in Matchcodesuche anzeigen Diese Konfiguration steuert, ob ein Volltextsuchfeld angezeigt wird. Die Volltextsuche belastet die Datenbank, so dass Concept Office für andere Anwender evtl. langsamer wird. Im Standard ist die Volltextsuche deshalb deaktiviert. Die Konfiguration aktiviert die Volltextsuche in folgenden Bereichen: Artikelsuche, Kontaktsuche, Maschinensuche, Aktivitätensuche, Anschriftensuche, Ansprechpartnersuche, Vorgangssuche, Bestellungssuche, Fremdmaschinensuche, Mitarbeitersuche, Möbelkonditionensuche, Projektsuche, Textbausteinsuche, Ticketsuche, Suche nach Zahlungsbedingungen
428	Kommissionierscheinerstellung Concept Flex beim Wareneingang und Verräumen verhindern In der textuellen Einstellung kann eine Zusatzvorgangsart angegeben werden, für welche die Unterdrückung gilt. Ist dieser Wert hinterlegt, so gilt die Unterdrückung ausschließlich für Aufträge mit dieser Zusatzvorgangsart (Schlüsselwert angeben). Für jeden Geschäftsbereich kann genau eine Zusatzvorgangsart angegeben werden.
429	Unterschrift bei Störungen ist Pflichtfeld
430	Übersichten automatisch füllen
431	Abweichenden Pfad für Drag-Drop-Dokumente verwenden Ist die Konfiguration aktiv, kann dort im Konfigurationstext ein abweichender Pfad für Drag&Drop-Dokumente festgelegt werden. Das Verzeichnis kann abweichend zum Standard '…\Documents\Mandant\DragDrop‘ gewählt werden. Die Struktur der Unterordner ‚JahrMonat\Dokumententyp‘ bleibt gleich. HINWEIS: Soll die neue Einstellung in bestehenden Drag & Drop - Umgebungen genutzt werden, sind weitere Einstellungen notwendig. Bei Bedarf hilft Ihnen unsere Supportabteilung weiter.
432	Automatischer Toneretikettendruck bei Lieferscheindruck
433	Wareneingang für Lagerartikel mit zugeordnetem Stellplatz immer an das entspr. Lager buchen
434	Mindestbestellwertprüfung pro Lieferant im Vorgang
436	Euroumrechnung von OFML-Preisen
437	Übermittlung von Verbrauchsmaterialmeldungen aus dem Portal
438	Zählermeldung vom Kunden auch gegen die letzte Technikermeldung prüfen
440	Lieferschein wird als Versandetikett benutzt (eigene Etiketten, nicht DHL)
441	Lieferschein erforderlich (nur Serviceaufträge)
442	Übergabe des Vorgangs an die Disposition (Auslieferung) mit Druck der Auftragsbestätigung
443	Dynamische Anfahrtspauschal-Ermittlung
444	Basketstart für erledigte Vorgänge verhindern
445	Abschlagsrechnungen mit Betrag=0 nicht als Nullrechnung verarbeiten
447	MPS-Meldungen nach Einlesen direkt verarbeiten
448	Geburtstage der Ansprechpartner direkt speichern
449	Geburtstage der Mitarbeiter speichern
450	Standardbeginnzeit für disponierten Vorgang ohne Zeitangabe
451	An der Kasse den Barverkaufs-Preiskatalog anwenden
452	Nachträgliches Auflösen von Stücklisten im Vorgang unterstützen
453	Ergodata Stücklistenauflösung
454	Anschriftenlängenprüfung
455	Anzahl offene Serviceaufträge in Concept Flex
456	Variable Skalierung der individuellen Basket-Bilder
457	Vertragserlöse ausblenden
458	Standardverhalten beim Artikelimport aus COP
459	Einkaufspreise aufgrund von Basiseinkaufspreisen kalkulieren
460	E-Mailversand Lieferschein/Rücknahmeschein bei Unterschrift aus Concept Flex-Serviceeinsätze
461	Soll das Ändern von EK-Preisen im Vorgang verhindert werden, wenn bereits eine Auftragsbestätigung oder ein Rechnungseingang durch den Lieferanten/Hersteller vorliegt
462	Versandkostenpositionen beim Druck aller Kundendokumente anlegen
463	Anzahl von Tagen, welche eine Aktivität rückwirkend angelegt werden kann, begrenzen
464	Soll die Ticket-Id immer aus dem Nummernkreis ermittelt werden
466	Bemerkung aus Kunden in Vorgänge, Bestellungen oder Verträge übernehmen
467	Firma und Ansprechpartner in der Aktivitätenbezeichnung beim Anlegen einer Aktivität immer vorbesetzen
468	Bei Störungen den Button ‚Zurück an Dispo‘ einblenden
469	Sortiermöglichkeit in der Positionsliste von Vorgängen sperren
470	Für Maschinen Abschnittsbezeichnung bei Lieferscheindruck als Stellplatz übernehmen
471	Kommissionierscheindruck pro Lager splitten (Kann nur aktiv sein, wenn Konfiguration 134 nicht aktiv ist
472	Zuordnung von Leistungen auf bereits abgerechnete Kontingente erlauben
473	automatische Bestandskorrektur bei CO Logistik
474	Hinweis nächster Kundenauftrag ist gültig für
475	Auftragsbestätigungen im Sofortdruck asynchron drucken, erlaubt Weiterarbeit während des Druckes
476	Ausgabe einer Warnung bei verdreifachtem Zählerstand
477	Kopierte Bestellanfragen werden mit erledigt
478	Soll bei Rohgewinnermittlung nach DEK der Einkaufspreis eines seriennummerngeführten Artikels in den Vorgang übernommen werden
479	Nummernvergabe nach Filialzuordnung
480	entfallen in 8.0
481	Mindestrechnungbetrag bei Vertragsabrechnung nur gegen Klick-Betrag prüfen
482	Update-Maske bei Datenverarbeitung aus Recherche anzeigen
483	Dispo: Prüfung der Warenverfügbarkeit berücksichtigt Dienstleistungs- und Tätigkeitsartikel
484	Automatischer Offline-Modus in Concept Flex Serviceeinsätzen
485	Serviceeinsatzrückmeldungen zusätzlich protokollieren
486	Ident-Artikel bei Verkauf automatisch zuordnen
487	Soll für Verkaufspreise zuerst der Rabatt oder aber der rabattierte Preis gerundet werden
488	Dauer der Anzeige von offenen Störungen
489	Einkaufspreisbildung bei Wiederverkauf einer Maschine
490	Pingintervall in Sekunden für Concept Flex
491	Einkaufspreis bei Konditionen mit Aufschlag auf den Basiseinkaufspreis bilden
492	Barverkaufspreiskatalog der Filiale im Vorgang zwangsweise verwenden
493	Bestätigen eines Vorgangs erfordert den Kundenterminwunsch
494	Detailauswertungen für Umsätze und Auftragseingänge anzeigen
495	Bilder an Identartikeln anzeigen
496	Mailversand mit Absender aus E-Mail-Einstellungen
497	Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht kann gesteuert werden, ob bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial über das Concept Flex Kundenportal der aktuelle Zählerstand des Gerätes (Vertragsmaschinen) angegeben werden muss oder nicht, bzw. ob die Vertragsart das Verhalten bestimmt. Soll laut Konfiguration die Vertragsart das Verhalten bestimmen, kann das über eine neue Eigenschaft (Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht), an der jeweiligen Vertragsart hinterlegt werden.
498	Lieferschein nur mit Unterschrift archivieren
499	Reparaturauftrag nur mit Unterschrift archivieren
500	Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Rechnung buchen (INAKTIV) ACHTUNG: ab Version 8.1622.196 entfällt diese Konfiguration. Die Einstellungen müssen nun in den Vertragsarten gepflegt werden.

Konfigurationen ab 1001

Mandanten, Konfigurationen, Administration

konfigurationen:konfigurationen501

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-10T10:44:12+00:00

Konfigurationen ab 501

Nachfolgend ist eine Liste von Konfigurationen aufgeführt. Fehlende Nummern stehen für entfallene Konfigurationen.

Weiterführende Links beschreiben die Konfiguration kontextabhängig.

zurück zu Konfigurationen ab 401

500	Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Rechnung buchen
501	Mehrstufigen Stellplatz verwenden Damit können statt dem Feld Stellplatz die Felder Bereich, Gebäude, Etage und Raum freigeschalten werden. Diese werden in der Datenbanktabelle ‚MaschinenOrte‘ im Feld ‚Stellplatz‘ mit Semikolon getrennt dargestellt. Bereits vorhandene Stellplätze werden bei der Änderung der Konfiguration ins Feld ‚Bereich‘ übernommen. Bei Änderung/Anzeige des Stellplatzes im Concept Flex Kundenportal/Concept Flex stehen diese Felder ebenso zur Verfügung.
502	ConceptFlex: Zeiterfassung für Techniker gesperrt Steuert, ob die manuelle Erfassung von Einsatzzeiten, im Serviceeinsatz, zulässig ist. Bei Einstellung ‚Ja‘ wird die vom Programm ermittelte Einsatzzeit verwendet.
504	Kundenportal: Anzeige der Artikelbezeichnung im Kundenportal Steuert, ob bei der Artikelbezeichnungen im Portal der Kurztext (wenn vorhanden) oder die Bezeichnung angezeigt wird.
505	ConceptFlex: Artikellieferung im Serviceeinsatz ohne ausreichenden Bestand Steuert, ob Lieferungen ohne ausreichenden Bestand möglich sind.
506	ConceptFlex: Lagerauswahl für Techniker gesperrt Steuert, ob die Lagerauswahl beim Erfassen von Artikeln im Serviceeinsatz, zulässig ist. Bei Einstellung ‚Nein‘ wird das Defaultlager verwendet.
507	ConceptFlex: Anzeige der Kontingente bei Serviceeinsätzen Steuert, ob im Modul Serviceeinsätze die Kontingente angezeigt werden.
508	ConceptFlex: Anzeige der Lieferscheine/Rücknahmescheine bei Serviceeinsätzen Steuert, ob im Modul Serviceeinsätze Lieferscheine und Rücknahmescheine angezeigt werden.
510	Abweichender Abrechnungsmodus für Negativmeldungen von Klicks
511	Kundenportal: Seitenname im Browser Steuert den Browsertitel für das Kundenportal.
512	Stellplatz über MPS-System aktualisieren
513	Bestellung nur bei beglichenen Anzahlungsrechnungen erlauben
514	Maximale Größe in MB für Uploads im CO Portal
515	Link zu Datenschutzbestimmungen im Kundenportal
516	An Kasse bei Zahlung auf Lieferschein/Rechnung ZBD für Barverkauf oder Normalaufträge verwenden
517	Ansprechpartnerrollenunterstützung aktiv Wird diese Konfiguration aktiviert, dann ist es möglich den Ansprechpartnern beim Endkunden definierte Rollen (Zuständigkeiten) zu zu weisen. Diese können pro Kunde, Anschrift und Maschine vergeben werden. Diese Ansprechpartner übernehmen dann bestimmte Zuständigkeit wie Meldung von Zählerständen, Verantwortlicher für Materiallieferung, etc. Dabei kann eine Person auch mehrere Rollen innehaben. Außerdem ist es möglich für Rollen Benachrichtigungen zu definieren. Neue Ausprägung an 8.4512.xx für die Konfiguration 517 (Ansprechpartnerrollenunterstützung) – 2-Hybridbetrieb: Hier sind Rollen vorerst nicht aktiviert, jedoch können die Rollen gepflegt werden. Im Anschluss kann firmenweise über den neuen „Ansprechpartnerrollen aktiv“ für einzelne Firmen die Funktion der Ansprechpartnerrollen freigeschaltet werden. Somit kann eine komplette Umstellung vorbereitet oder auch nur einzelne Firmen umgestellt werden. Der Haken unterstützt außerdem bei der Filterung nach noch nicht umgestellten Firmen. Eingestellte Benachrichtigungen werden nur ausgelöst, wenn die entsprechende Rolle vorhanden ist und der Kunden aktiviert ist. ACHTUNG: Diese Konfiguration sollte nur mit Unterstützung des Supports umgestellt werden, damit die korrekten Einstellungen im Rahmen einer Schulung getroffen und Fehlverhalten vermieden wird.
518	Kaufmännische Zähler als Gruppierung im Vertrag anbieten Steuert, ob kaufmännische Zähler als Gruppierungskennzeichen im Vertrag vorgeschlagen werden sollen.
519	Max. Anzahl an Zählerschätzungen nach der ein Hinweis erfolgen soll
520	In den Positionen für Verkaufsteam, Verkäufer und Geschäftsbereich immer den Wert aus dem Auftragskopf verwenden
521	Modulfunktionen in MPS Meldungen ausblenden
522	Version XRechnung
523	Bei statischen Pools an Maschinen hinterlegte Kosten verwenden Steuert, ob bei einem statischen Pool, die an den Maschinen hinterlegten Kosten pro Klick verwendet werden. Ist das der Fall, dann werden die am Pool angegebenen Werte ignoriert.
524	Filialzuordnung in Bestellungen
525	In E-Mail-Einstellungen pro Ticketart Einstellungen erlauben Es kann eingestellt werden, dass für den E-Mail-Versand pro Ticketart (Ticket Mail) unterschiedliche Einstellungen möglich sind (z.B. Absender).
526	Stellplatzverwaltung am Lager
527	Bei Anlage eines Serviceauftrages aus dem Ticket heraus Aktivitätenbemerkung als Textposition abbilden
528	Stellplatzzuordnung im Vorgang
529	Kommissionsschein nur für Materialieferungen lt. Zusatzvorgangsart zulassen
530	Betrachtungszeitraum (rückwirkend) von Meldungen für Zählerschätzungen
531	'Gemeldet von' ist ein Pflichtfeld bei Tickets
532	‚Gemeldet durch‘ ist ein Pflichtfeld bei Serviceaufträgen
533	Zwei-Faktor-Authentisierung für Mitarbeiter
534	Ansprechpartner mit einbeziehen bei Rechnungsmailadresse
535	Vertragsbelastung bei Rechnungseingang pro Artikel buchen
536	Ausgabe einer Warnung, wenn die Hersteller-Serie am Sammelartikel fehlt
537	Ausgabe einer Warnung, wenn wegen Bestellsperre nicht bestellt werden kann
538	Stapelverarbeitung stoppt bei Fehler
540	Nur einen Mitarbeiter pro Geschäftsbereich zulassen
541	Beendete Verträge bei Rücknahmen für Vertragsbelastung anzeigen Steuert die Anzeige von beendeten Verträgen bei Vertragsprüfung von Rücksendungen. Bei Standardeinstellung werden die beendeten Verträge ausgeblendet.
542	Gutschriften aus nicht verbrauchten Freikopien auf Erlösartikel der Wartung buchen
543	Artikelmindestspanne immer prüfen
544	Wie sollen ganztägige Termine in der Disposition angezeigt werden
545	Begrenzung der Anzahl zu ändernder Datensätze
546	Gültigkeitsdauer Login-Token
547	Artikelarten vom Druck auf Kommissionsscheinen ausschließen
548	Beim Umsatz buchen die Verkäuferzuordnung=0 ('keine Zuordnung') zulassen Steuert, ob beim Buchen des Umsatzes von Positionen, ohne Verkäuferzuordnung, der Verkäufer leer bleibt (Ja) oder wie bisher der Verkäufer aus dem Auftragskopf übernommen wird (Nein). Geschäftsbereichabhängig einstellbar.
549	Ablauftage Portal-Link zur Passwortvergabe Über die Einstellung textuell kann der Zeitraum (in Tagen) festgelegt werden. Ohne diesen Eintrag wirkt der Standardwert von einem Tag.
550	Tickets ohne Ticket-Id ausblenden Steuert, ob im Modul Tickets (Störungen) nur Datensätze mit Ticket-ID angezeigt werden sollen.
551	Geschäftsbereich beim Anlegen einer Aktivität mit Mitarbeitergeschäftsbereich vorbesetzen
552	Genehmigungsverfahren verwenden
553	Anlegen einer Bestellung bei Ausgabe eines Auftrags als XML Steuert, ob eine Bestellung erzeugt werden soll, wenn ein Serviceauftrag als XML exportiert wird. Als textuelle Einstellung kann ein bestimmter Lieferant (+ Geschäftsbereich), bei dem die Artikel bestellt werden sollen, hinterlegt werden.
554	Sonderbehandlung von Privatanschriften beim Druck deaktivieren
555	Abrechnungsintervall auf Kalenderjahr abstimmen (Lizenzen) Im Rahmen der neuen Lizenzabwicklung (lizenzpflichtig) nutzbar. Bei Fragen und Interesse wenden Sie sich bitte an unseren Support.
556	Anmeldung im Flex auch über Azuare AD möglich \\Das Login in Concept Flex kann damit neben Benutzername und Passwort auch über das Microsoft-Konto des Mitarbeiters erfolgen. Dafür muss die Anwendung entsprechend konfiguriert werden. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zur Einrichtung an unseren Support.
557	EK-Änderungen an fakturierten Positionen erzeugen Korrektur-Umsatzpositionen Wenn diese Konfiguration aktiv ist, dann werden bei einer Änderung des EK an fakturierten Auftragspositionen nicht die Umsätze aktualisiert, sondern es werden neue Umsätze (mit einer Rechnungsnummer aus dem Nullrechnungsnummernkreis) erzeugt mit der Änderungsdifferenz.
558	Verkaufssperre am Artikel automatisch setzen bei Statusänderung des Lieferantenartikels Damit werden Artikel automatisch gesperrt und entsperrt, bei Änderungen am Status des Lieferantenartikels. (Ausnahme Artikel die sich auf einem Sperrlager befinden.) Folgende Ausprägungen sind möglich: - 0 - keine automatische Sperre - 1 - Sperren, wenn Artikel bei allen Lieferanten gesperrt ist und Bestand=0 (alle Läger) - Standardeinstellung - 2 - Sperren, wenn Artikel bei Hauptlieferanten gesperrt ist und Bestand=0, Artikel automatisch entsperren, wenn dieser wieder verfügbar ist. Weitere Informationen
559	Textfarbe Sortiment Lieferung durch Dritte Beim Einlesen von Artikelstammdaten über BMECat wird die Sortimentskennung anhand der von Soennecken bereitgestellten Informationen ermittelt und am Edi-Artikel gespeichert. Dafür wurde eine neue Sortimentskennung ‚Lieferung durch Dritte‘ eingeführt, falls der Artikel von einem Lieferanten von Soennecken direkt geliefert wird. Außerdem wurde eine neue Konfiguration 559 hinzugefügt, um eine Textfarbe für die neue Sortimentskennung hinterlegen zu können. Bei der Übernahme der Artikeldaten wird die Sortimentskennung am Lieferantenartikel gespeichert. Die Sortimentskennung wird automatisch in den Artikelstamm geschrieben, wenn: - der Lieferant Hauptlieferant ist, - das Kennzeichen „Wenn Hauptlieferant, dann den Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen“ am Lieferanten gesetzt ist und - die neu geschaffene Auswahl der in den Artikelstamm zu synchronisierenden Sortimentskennungen die im BMECat ermittelte Sortimentskennung enthält. Diese lassen sich im Reiter „Lieferantendaten“ im Firmenmodul des entsprechenden Lieferanten einstellen.
562	ConceptFlex: Bemerkung aus Kunden in Serviceeinsätzen ausblenden Bemerkung (aus Kunden) in Serviceeinsätzen ausblenden. Der Standardwert=NEIN und entspricht damit dem bisherigen Verhalten.
563	Bei Anlage von Aktivitäten über KFZ-Kennzeichen verbundene Ressourcen beachten Bei Neuanlage einer Aktivität für eine Ressource mit KFZ-Kennzeichen, werden auch Aktivitäten für die Ressourcen, die das selbe KFZ-Kennzeichen haben, angelegt. Ausnahme Planungseinheiten, dort gilt immer das Standardverhalten (Verbindung - Mitarbeiter/KFZ-Kennzeichen).
564	EK einer ausgelösten Bestellposition darf durch die EK-Änderung der entsprechenden Vorgangsposition beeinflusst werden Wenn EK an einer Vorgangsposition geändert wird und es eine ausgelöste Bestellung dazu gibt, darf der EK in die Bestellposition nachgetragen werden.
565	Variable Skalierung der Artikel-Bilder im Vorgang Wenn die Konfiguration aktiviert wird, werden Artikel-Bilder beim Druck laut der Konfiguration skaliert und in der Datenbank gespeichert. Diese Einstellung kann z.B. verhindern, dass zu große Dateien entstehen oder Bilder verzerrt dargestellt werden (z.B. bei Angeboten mit Bilderdruck). In der textuellen Einstellung der Konfiguration kann die Größe variabel definiert werden, der Standardwert bei aktiver Konfiguration liegt bei 360 x 360 Pixel.
566	Speichern der Bezeichnung statt ID von Kundenkostenstellen am Auftragskopf und Position Die Konfiguration erlaubt es Kostenstellenbezeichnungen statt der ID in Auftragskopf- und Positionsebene zu speichern. Dazu müssen diese als Kundenkostenstelle gepflegt sein, sonst wird wie bisher nur die ID gespeichert.
567	Abweichung des Betrages beim Einlesen von Lieferantenauftragsbestätigungen und - rechnungen auf Positionsebene erlauben Angabe der Abweichung in Cent erfolgt im Feld ‚Einstellung textuell‘. <untere Grenze>; <oberere Grenze> Beispiel: Die Einstellung '-100;200‘ mit gleichzeitiger Auswahl Ausprägung ‚1 - Abweichung erlauben lt. Einstellung textuell‘ 100 Cent Abweichung nach unten und 200 Cent Abweichung nach oben sind zulässig. Zur Prüfung auf Kopfebene Konfiguration 146 beachten.
568	Bei Generierung von Sonderkonditionen aus dem Vorgang heraus, nur dem Kunden zugeordnete Preiskataloge anbieten Ist die Konfiguration aktiv, werden nur Kataloge angeboten, die dem Kunden zugeordnet sind. Darf der aktuelle Anwender nur Sonderkonditionen auf Basis eines EK-Aufschlages erstellen, werden nur Preiskataloge angeboten, die auf einer EK-Kalkulation basieren.
569	Aufwandskonto in die Umsätze eintragen Wenn die Konfiguration aktiviert wird, wird das entsprechende Aufwandskonto in die Umsätze eingetragen. (Standardeinstellung=NEIN)
571	Bei Artikelsuche Warenwirtschaft im Basket soll die ausgewählte Artikelnummer bei Sammelartikeln als Herstellerartikelnummer übernommen werden. Ist diese aktiv, wird diese auch als End- und Grundartikelnummer in die OFML-Position im Basket übernommen. Andernfalls bleiben diese leer.
573	Soll beim Buchen des Wareneinganges einer auftragsbezogenen Bestellung die Ware über ein Kommissionslager gebucht werden Damit lässt sich steuern, ob die Ware beim Wareneingang für eine auftragsbezogene Bestellung über ein Kommissionslager separiert werden soll. Das Kommissionslager ist am Geschäftsbereich einzustellen.
574	Sollen Belegarten bei der Erstellung von Bilddaten für den Druck ausgeschlossen werden Mittels der Konfiguration 574 ist es möglich zu steuern, ob für bestimmte Belegarten die Erstellung von Bilderdruckdaten ausgeschlossen werden soll. Die Werte dazu sind in das Feld ‚Einstellung textuell‘ einzutragen. Möglich sind die Einstellungen: ;AN-Angebot AB-Auftragsbestätigung ;KS-Kommissionsschein LA-Lieferavis LS-Lieferschein RE-Rechnung GS-Gutschrift KS,LA,LS,RE,GS ACHTUNG, die Konfiguration wird mit diesen Einstellungen standardmäßig aktiviert ausgeliefert. Bilderdruckdaten werden nach Installation des Patches nur noch für Angebot und Auftragsbestätigung erzeugt. Es wird empfohlen zu überprüfen, ob diese Einstellungen für Ihre Formulare ausreichend sind. Diese Anpassung wurde vorgenommen, um umfassende Datenbankressourcen einzusparen.
575	Soll bei MPS-Maschinen die MPS-Info abgefragt werden (z.B. Zählerstände) Über die textuelle Einstellung können Stunden hinterlegt werden, ab wann die MPS Infos erneut abgefragt werden. ACHTUNG: Aus Performancegründen ist die Standardeinstellung = Nein. Wenn aktiviert, kann in den textuellen Einstellungen ein zeitlicher Wert in Stunden angegeben werden, zu dem die Informationen abgefragt werden sollen, falls die aktuellen Daten älter sind als die definierten Stunden. Ist kein textueller Wert bei aktivierter Konfiguration vorgegeben, so werden die Informationen beim Laden der Maschinendetails immer aktualisiert. Die Aktivierung der Konfiguration ist nicht unbedingt notwendig, wenn MPS-Infos per Automation zeitgesteuert sowieso aktualisiert werden und das dort verwendetet Intervall ausreichend ist.
576	Automatische Ermittlung von Anfahrtspauschalen deaktivieren (Weitere Informationen).
577	Soll bei Textpositionen der Haken ‚Drucken auf Bestellung‘ gesetzt werden. Standardwert=NEIN
578	Stornobuchung beim Löschen eines Rechnungseinganges für Fibu erzeugen Steuert, ob beim Löschen eines Rechnungseinganges ein Stornobeleg für die Buchhaltung bereitgestellt werden soll. Aktuell nur für Addison-Fibu verfügbar.
579	Pool-Mietraten bei Vertragskalkulation anhand der VK-Preise anteilig auf die Geräte verteilen, andernfalls anhand der EK-Preise Mittels dieser Konfiguration kann gesteuert werden, wie die Miet-Anteile der Pool-Maschinen zu ermitteln sind.
580	Bei Stornierung einer Rechnung Stornobeleg als Dokument am Vorgang/Vertrag verknüpfen Mittels dieser Konfiguration ist es möglich, zu steuern, ob beim Stornieren von Rechnungen ein Storno-PDF-Beleg am Vorgang bzw. Vertrag verknüpft wird (‚Weitere Dokumente‘). Der Standardwert=JA und die Ablage des Dokuments damit sofort aktiv. Die Ablage erfolgt in den Dokumenten-Pfad in ‚\Mandant\Gedrucktedokumente\Storno-Rechnung(-Rechnungskorrektur)\Jahr\Monat\‘. Es werden zur besseren Auffindbarkeit im Programm 2 neue Dokumentenarten angelegt ‚Storno-Rechnung‘ und ‚Storno-Rechnungskorrektur‘, diese können bei Bedarf über die Standardwerte abgeändert werden.
581	Verkäufer ist Pflichtfeld Mit der neuen Konfiguration 581 kann das Feld Verkäufer im Vorgang für Concept Office als Pflichtfeld definiert werden. Der Standardwert = NEIN.
582	Nur Druckdaten erzeugen (Mandantenkonfiguration) JA(Steuerung via Rechteverwaltung)/NEIN . Standardwert=JA(Steuerung via Rechteverwaltung)
583	In Rücksendungen 'Erledigt nach' vorbesetzen Über die neue geschäftsbereichsabhängige Konfiguration 583 kann gesteuert werden, wie der Wert „Erledigt nach“ beim Generieren einer Rücksendungs-Bestellung vorbelegt wird. Der Standardwert=‚Rechnungskorrektur durch Lieferanten‘. Bitte tätigen Sie nach der Installation des Patches (ab CO 8.2569.16) die für Sie passende Einstellung
584	Sollen die Comboboxen Abteilung, Titel und Berufsbezeichnung in den Modulen Ansprechpartner und Firmen nur feste Einträge zulassen Die Comboboxen Abteilung, Titel und Berufsbezeichnung in den Modulen Ansprechpartner und Firmen lassen nur die in den Stammdaten definierten Einträge zu. Der Standardwert der Konfiguration ist kompatibel zum bisherigen Verhalten.
585	Interne GTIN (eigene) automatisch ermitteln" hinzugefügt Hier wird festgelegt, ob das automatische Erzeugen von GTIN bei Neuanlage erfolgen soll und mit welchem 7-stelligen festen Teil diese erzeugt wird. Aus diesen zwölf Stellen wird dann eine abschließe dreizehnte Prüfziffer erzeugt (ab CO 8.2752.0).
586	Sollen mehrere Vorgänge pro Planungseinheit in einer Disposition möglich sein Um Performanceverbesserungen in der Disposition beim Laden von Planungseinheiten zu erreichen, ist es möglich, über diese Konfiguration die Möglichkeit abzuschalten, dass in einer Planungseinheit mehrere Vorgänge möglich sind. Der Standardwert = JA und somit kompatibel zum bisherigem Verhalten.
587	Suchfunktion für B2B Produktsuche, welche steuert auf welche Art in B2B-Katalogen gesucht wird. 0 - Volltextsuche inkl. Ähnlichkeitsfindung 1 - einfache Volltextsuche
588	Steuert ob das Ausführen von JavaScript in HTML-Gadgets (freie Gadgets über Textbausteine) in Concept Flex erlaubt ist. Der Standardwert = NEIN, mögliche Sicherheitslücken durch ein verwendetes JavaScript müssen vom Anwender abgeschätzt werden.
590	Bei Rücknahmen von Identartikeln den Identartikel-EK eintragen Steuert, ob der EK des Rücknahmevorganges als EK an den Identartikel geschrieben wird. Wenn der Identartikel-EK ungleich 0 ist, dann wird der EK nun nicht mehr überschrieben.
591	verbietet die automatische Änderung der Gerätebewertung
592	Adressvalidierung beim Speichern deutscher Anschriften Adressvalidierung beim Speichern deutscher Anschriften in den Stammdaten, Projektanschriften und für Lieferanschriften in Aufträgen
593	Filiale an der Aktivität vorbesetzen Bei der Anlage einer Aktivität wird die Filiale aus dem Quellmodul vorbelegt. Ist diese nicht gefüllt, wird auf die am Mitarbeiter hinterlegte Filiale zurückgegriffen.
594	Löschen der Vordisposition Ist diese gesetzt, wird die Vordisposition automatisch aus der Planungseinheit gelöscht, sobald eine reale Ressource zugeordnet wird.
595	Reports im Speicher halten, um Aufrufe zu beschleunigen Über die neue Konfiguration kann gesteuert werden, dass Reports nach erster Verwendung im Speicher vorgehalten werden, um den Druck zu beschleunigen.
596	Kundenanlage-Funktion für Endnutzer aktivieren Aktiviert die Funktion, mit welcher sich Endkunden selbst anlegen können.
597	Bestandsanzeige im B2B Shop Diese Konfiguration steuert, ob an den Katalogartikeln im Shop des Concept-Flex-Kundenportals, der Lieferantenartikel-Bestand angezeigt werden soll. Die Standardeinstellung ist ‚Nein‘. Folgende Artikel sind von der Bestandsanzeige ausgenommen:- Artikel ohne Lieferant; - Artikel ohne Lagerbestand; - Artikel mit einer der folgenden ‚Artikelart Allgemein‘: Bearbeitungsgebühr / Dienstleistungen / Fracht / Porto / Tätigkeit / Sammelartikel / Lizenzen .
600	Automatische Popup-Anzeige der Bemerkung beim Öffnen eines Vorgangs Steuert, ob das Bemerkungsfeld eines Vorgangs automatisch in einem separaten Popup-Fenster angezeigt wird, sobald es befüllt ist. Das Popup wird beim Öffnen des Vorgangs eingeblendet.
601	Funktion Serviceeinsatz Parken anzeigen Steuert, ob bei Serviceeinsätzen die Funktion ‚Parken‘ verfügbar ist.

Konfigurationen ab 1000

Mandanten, Konfigurationen, Administration

maschinen:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-13T10:00:35+00:00

Feldbeschreibungen Maschinen

in alphabetischer Reihenfolge
nach Registerkarten gruppiert
teilweise mit weiterführenden Links

Registerkarte Eingabe

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Identnummer (Maschinennummer)	Text (max. 50 Zeichen)	Eindeutige Identifikationsnummer der Maschine
Sammelmaschine	Kontrollkästchen	Platzhalter für anonyme Geräte
Maschinendaten
Abw.Rg.-Anschrift	Zahl ohne Kommastellen	Abweichende Anschrift für Rechnungen
Abw.Rg.-Empfänger für Werkstattaufträge	Zahl ohne Kommastellen	abweichende Kundennummer für Rechnungen aus Werkstattaufträgen
Artikelnummer	Text (max. 30 Zeichen)	Artikelnummer, die für das Modell der Maschine steht (Modellartikel).
Aufbereitung	Auswahlfeld	feste Auswahl, gibt Auskunft über den Zustand der Maschine (verkaufsbereit, Aufbereitung nötig, Schrott)
Eigentümer	Auswahlfeld	feste Auswahl, gibt Auskunft über den Eigentümer der Maschine (keine, Händler, Kunde, Leasinggesellschaft, Lieferant)
Firmennummer	Zahl ohne Kommastellen	Kundennummer, wo sich die Maschine befindet, 1 = Lagermaschine
Gerätebewertung	Auswahlfeld	feste Auswahl, gibt an, ob es sich um ein gebrauchtes oder neues Gerät handelt
Gerätezustand	Auswahlfeld	feste Auswahl, gibt Auskunft über den Gerätezustand wie z. Bsp. Ersatzgerät, Reserviertes Gerät, Ausstellungsgerät, etc.
Verschrottungsgrund	Combo-Box	die Pflege der Verschrottungsgründe erfolgt über das Modul ‚Status‘ unter ‚Weitere Stammdaten’
Lager	Auswahlfeld	Handelt es sich um eine Lagermaschine (Gerätezustand), wird hier das entsprechende Lager angezeigt
Standort	Auswahlfeld	feste Auswahl
Seriennummer	Text (max. 50 Zeichen)	Vom Hersteller vergebene Identifikationsnummer der Maschine
Standort
Standort	Bereich	aktueller Standort und Ansprechpartner der Maschine (wird bei Lieferscheindruck automatisch gefüllt).
Materialliefer.-Anschrift	Auswahlfeld	Möglichkeit zur Eingabe einer abweichenden Materiallieferungsanschrift
Kunden-Masch.-Nr.	Text	Möglichkeit der Zuweisung einer eigenen Kundenmaschinennummer
Kunden-Masch.-Name	Text	Möglichkeit der Zuweisung eines eigenen Kundenmaschinennamens
Zähler
Zähler	Bereich	Information zu den Zählern die der Maschine zugeordnet sind und deren Zählerständen
Weitere
Artikelbild	Bild	Wird aus dem Modellartikel heraus angezeigt.
Bemerkung	Text (max. 255 Zeichen)	Frei beschreibbares Feld für Anmerkungen zur Maschine
Maschinenbezeichnung	Text (max. 255 Zeichen)	Bezeichnung für Maschinen, die über eine Dummymaschine abgewickelt werden und damit keinen korrespondierenden Artikel haben oder wo die Bezeichnung von der des Modellartikels abweicht.
Zusatzinfo	Text (max. 255 Zeichen)	Zusatzinformationen, z.B. genauere Spezifikation zu Maschinen

Registerkarte Ein- /Verkauf, Reparatur

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Einkauf	Bereich	Daten aus Bestellung und Warenbuchung
Bestellnummer	Zahl ohne Kommastellen	Nummer der Bestellung
Eingangsdatum	Datum	Datum der Warenbuchung
Einkaufspreis	Preis	Einkaufspreis der Maschine
Filiale	Auswahlfeld	Erbt die Filiale aus der Bestellung und dient zum Filtern und Sortieren.
Garantie Lieferant bis	Datum	siehe hier
Letzter Inventurwert	Preis	Wert den die Maschine bei der letzten Inventur erhalten hat
Lieferantennummer	Zahl ohne Kommastellen	Bei diesem Lieferanten wurde die Maschine eingekauft
Lieferscheinnummer	Zahl ohne Kommastellen	Lieferscheinnummer des Lieferanten
Rahmenvertragsnummer	Textfeld	Eingabemöglichkeit für Rahmenvertragsnummern
Rechnungsnummer	Zahl ohne Kommastellen	Nummer der Eingangsrechnung
Rechnungsdatum	Datum	Datum der Rechnung mit der die Maschine gekauft wurde
Summer der Optionen	Preis	EK-Summe der zugehörigen Optionen zur Maschine. Wird berechnet aus den im Reiter Optionen hinterlegten Artikeln bzw. bei automatischer Übernahme der Optionen aus dem Vorgang bei Lieferscheindruck, werden Positions-EK mit übernommen.
Verkauf/Rücknahme	Bereich	Daten aus dem Verkaufsvorgang
Garantie Kunde bis	Datum	siehe hier
Geschäftsbereich	Auswahlfeld	Geschäftsbereich, in dem verkauft wurde
Kalkulierter EK	Zahl mit 2 Kommastellen
Kalkulierter VK	Zahl mit 2 Kommastellen
Kassennr. / Bonnummer:	Zahl ohne Kommastellen	wird bei Verkauf via Concept Cash automatisch gefüllt
Lieferdatum	Datum	Datum des Lieferscheins (wird bei Lieferscheindruck im Verkaufsauftrag automatisch gefüllt)
Lieferscheinnummer	Zahl ohne Kommastellen	wird bei Lieferscheindruck im Verkaufsauftrag automatisch gefüllt
Rechungsdatum	Datum	wird bei Rechnungsdruck im Verkaufsauftrag automatisch gefüllt
Rechnungsnummer	Zahl ohne Kommastellen	wird bei Rechnungsdruck im Verkaufsauftrag automatisch gefüllt
Rücknahmepreis	Zahl mit 2 Kommastellen
Summe der Optionen	Preis	VK-Summe der zugehörigen Optionen zur Maschine. Wird berechnet aus den im Reiter Optionen hinterlegten Artikeln bzw. bei automatischer Übernahme der Optionen aus dem Vorgang bei Lieferscheindruck, werden Positions-VK mit übernommen.
Verkaufspreis	Zahl mit 2 Kommastellen
Verkäufer	Auswahlfeld	Verkäufer, der die Maschine verkauft hat
Vorgangsnr./Posnr.:	Zahl ohne Kommastellen	wird bei Reservierung der Maschine im Verkaufsauftrag automatisch gefüllt
Details	Bereich
Im Portal ausblenden	Kontrollkästchen	Maschine im Portal ausblenden
Kompatible Artikel möglich	Kontrollkästchen
MPS Anbindung vorgesehen	Kontrollkästchen	Ist eine Maschine für die MPS-Anbindung vorgesehen (Haken ‚MPS Anbindung vorgesehen‘ im Maschinenmodul), so wird der Bestellmodus im Portal als automatisch angezeigt, aber eine manuelle Bestellung ist bis zur tatsächlichen Anbindung weiterhin möglich.
MPS-Hinweis		Hinweise zum MPS-System
MPS-Systemname	Text	Name des angebundenen MPS-System
Software-Schlüssel	Text	manuelle Eingabe, die nicht ausgewertet wird (Bsp. Produkt-Key)
Reparatur	Bereich	Daten einer zeitweiligen Rücksendung
Einschickdatum	Auswahlfeld
Geschäftsbereich	Auswahlfeld	Vorlage für Serviceaufträge mit dieser Maschine, am Verkaufsgeschäftsbereich wird hinterlegt, welcher hier vorbesetzt werden soll.
Rücklieferdatum	Auswahlfeld
Rücksendeschein für Reparatur
Restwertermittlung	Bereich
Restwert	Zahl	Dies ist der aktuelle Restwert des Gerätes
Datum Restwert	Datumsfeld	siehe Restwertermittlung
Basis-EK	Zahl	siehe Restwertermittlung
Basis-EK (Wiedervermietung)	Zahl	siehe Restwertermittlung
EK-Aufschlag in Prozent	Zahl	siehe Restwertermittlung
Zinssatz in Prozent	Zahl	siehe Restwertermittlung
Mietbuch	Bereich	Verwalten von Abschreibungs- und Buchwerten für Mietmaschinen

Registerkarte Verträge/Kosten

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Verträge	Bereich	Übersicht zur Maschine zugeordneten Verträgen
Ersatzmaschinen	Bereich	Übersicht zur Ersatzmaschine, die im Einsatz ist (wird nur befüllt, wenn eine Erssatzmaschine im Einsatz ist)
Servicepartner (Fremdbetreuung)
Auftragserfassung trotz Fremdbetreuung zulassen	Checkbox
Betreut für	Zahl	Zeigt den Händlerkollegen an, für den eine Maschine betreut wird(Händlerkollege muss als Kunde angelegt sein).
Chargebackcode	Textfeld	Sonderfunktion Xerox-Partner
Fremdbetreuung Material		Zeigt den Händlerkollegen an, welcher die Maschine betreut (Händlerkollege muss als Lieferant angelegt sein)
Fremdbetreuung Service		Zeigt den Händlerkollegen an, welcher die Maschine betreut (Händlerkollege muss als Lieferant angelegt sein)
Vertragsnummer	Textfeld	Möglichkeit zum Eintragen der Vertragsnummer für die Fremdbetreuung
Finanzierung / Abschreibung	Bereich	Übersicht zur Maschine zugeordneter Abschreibung und Finazierungen

Registerkarte Historie

Übersicht zu Historie der Maschine. Angezeigt werden können verschiedene Kriterien wie Sevice-Aufträge, Wartungshistorie, Vorgänge, Zählermeldungen, etc. Bei der Auswahl kann ein bestimmter Zeitraum, der Anzeige, definiert werden.

Registerkarte Einsatzdaten

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Wartungsauftrag	Bereich
Letzte Wartung	Datumsfeld	Zeitpunkt des letzten Service-Auftrags vom Typ Wartung (automatisch gefüllt, wenn eine Tätigkeitsposition zur Maschine fakturiert wird)
Besonderheiten	Memo	Eine hier hinterlegte Besonderheit wird als Einsatzhinweis in in den Service-Auftrag kopiert.
Hinweistext	Text
Anfart	Bereich
Anfahrtspauschale	Text (30 Zeichen)	Zuweisung Artikel für Anfahrt
Service Level Agreement	Auswahlfeld	Weitere Informationen hier
Techniker	Auswahlfeld	Auswahl, welcher Techniker erwünscht ist und welcher unerwünscht ist
Netzwerkdaten	Bereich
MAC-Adresse	Textfeld
Hostname	Textfeld
Gateway	Textfeld
1. DNS-Server	Textfeld
Maschinenpasswort	Textfeld
IP-Adresse	Textfeld
DHCP	Textfeld
Sudnet Mask	Textfeld
2. DNS-Server	Textfeld

Registerkarte Optionen

Übersicht von Komponenten, die der Maschine zugeordnet sind, oder wo die Maschine selbst als Komponente hinterlegt ist. Weitere Informationen: Optionen

Maschinen

maschinen:materiallieferanschrift

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-06T07:38:34+00:00

Abweichende Materiallieferungsanschrift

Beim Anlegen eines Serviceauftrages wird der Standort der Maschine als Lieferanschrift eingetragen. Mitunter soll das Material jedoch an eine vom Standort abweichende Lieferanschrift geliefert werden.

Zudem kann auch ein Ansprechpartner für die abweichende Anschrift hinterlegt werden.

Abw. Materiallieferungsanschrift an der Maschine

An der Maschine kann im Reiter Eingabe im Abschnitt Standort eine abweichende Materiallieferungsanschrift sowie ein zugehöriger Ansprechpartner festgelegt werden.

Abw. Materiallieferungsanschrift am Standort

Neben der Angabe in der Maschine kann auch an der Anschrift des Standortes selbst eine abweichende Materiallieferungsanschrift sowie ein zugehöriger Ansprechpartner definiert werden.

Dies wird im Reiter Weiteres im Abschnitt Wirtschaftsdaten eingetragen.

Abw. Materiallieferungsanschrift im Serviceauftrag

Um die abweichende Materiallieferungsanschrift im Serviceauftrag verwenden zu können, muss zuvor eine Zusatzvorgangsart als Materiallieferung definiert werden.

Ermittlungsreihenfolge: Soll für Serviceaufträge mit Kennzeichen „Materiallieferung“ eine Lieferanschrift ermittelt werden, so wird zuerst an der Maschine (Maschinenort) geprüft, ob dort eine entsprechende Anschrift hinterlegt ist. Wenn nein, wird an der Standortanschrift geprüft, ob diese auf eine abweichende Materiallieferanschrift verweist. Wenn nein, dann wird, die Standortanschrift als Lieferanschrift benutzt.

Maschinen

maschinen:mietbuch

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-08-19T12:03:46+00:00

Mietbuch

Das Mietbuch dient dem Verwalten von Abschreibungs- und Buchwerten für Mietmaschinen in Concept Office. Der aktuelle Buchwert ist zu jeder Zeit im Programm ersichtlich. Die Berechnung erfolgt parallel zur Berechnung der Mieten an den Kunden.

Ablauf

Modellartikel

Am Modellartikel (Modul Artikel) sollte zuerst die Abschreibungsdauer in Monaten hinterlegt werden (Registerkarte TKD).

Maschine

Nun können an jeder Maschine die entsprechenden Werte für die Abschreibungsberechnung eingetragen werden. Dies geschieht im Modul Maschinen im Reiter Ein-/Verkauf, Details im Abschnitt Mietbuch.

Mit der Schaltfläche Vorbelegen wird der Abschreibungsbeginn aus dem Kundenmietvertrag (Vertragsbeginn) und die Abschreibungsdauer aus dem Modellartikel gezogen. Der Basis-EK ist manuell zu füllen. Speichert man diese 3 Werte ab, fügt das Programm den Abschreibungsbetrag automatisch hinzu. Gibt es keinen gültigen Mietvertrag, muss der Abschreibungsbeginn von Hand eingetragen werden.

1. Sind an Maschinen Abschreibungsinformationen hinterlegt, werden diese immer am Ende eines Abschreibungsmonates gebucht. Die Buchung wird in der Vertragsabrechnung ausgelöst. Es ist aber nicht davon abhängig, ob zu einem Gerät ein gültiger Mietvertrag vorhanden ist. Auch Geräte ohne gültigen Mietvertrag werden abgeschrieben.

2. Im Modul ‚Maschinen‘ kann die Buchung über die Modulfunktion ‚Abschreibung buchen‘ jederzeit von Hand veranlasst werden.

3. Wird die Abschreibungsbuchung angestoßen prüft Concept Office, ob zum heutigen Datum (wenn es der letzte Tag des aktuellen Monats ist) oder zum letzten des Vormonats (falls der heutige Tag nicht der letzte Tag des aktuellen Monats ist) zu buchen ist.

4. Bei der Inventurbewertung ist es für Geräte möglich, die Bewertung anhand des letzten Buchwertes (falls vorhanden) vorzunehmen. Ist bei dieser Bewertungsart kein Buchwert vorhanden, wird der aktuelle EK des Gerätes verwendet.

Maschinen, Abschreibung, Mietbuch, Verträge

schnittstellen:kassaline

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-04-19T08:51:49+00:00

Schnittstelle Concept-Office Kassaline

Das Modul „Datenabgleich Concept Office – Kassaline“ dient zum Export der Concept Office (CO) – Kunden- und Artikeldaten, zu Kassaline. Weiterhin werden Verkäufe über Lieferschein aus Kassaline nach Concept Office übertragen. Diese werden als Vorgang in CO übernommen und ermöglichen damit die nachfolgende Rechnungslegung in Concept Office.

Programmaufruf

Die Schnittstelle wird über das CO-Kundentool mit dem Parameter: „KassalineAbgleich“ aufgerufen.

Hierzu aus dem Programm-Verzeichnis von Concept Office (CO), eine Verknüpfung zur „Sc.Co.KundenTools.exe“, auf den Desktop legen. Anschließend in die Eigenschaften der Verknüpfung gehen und unter Ziel, den Eintrag mit der Option „KassalineAbgleich“ erweitern.

Durch Doppelklick auf das Desktop-Icon wird das Programm gestartet.

Automatischer Start

Für den automatischen Start ist in der Kommandozeile der Parameter „auto“ auszuführen. Es ist möglich, einzelne Funktionen beim automatischen Abgleich zu aktivieren. Dazu können weitere Parameter hinzugefügt werden, die die Buchstamen ‚K‘-Kunden, ‚A‘-Artikel, ‚L‘-Lieferscheine enthalten können. Leerzeichen zwischen den Parametern sind erforderlich. Beispiel „CoKundentools.Exe KasslineAbgleich auto K L“ Startet den automatischen Abgleich, exportiert dabei Kunden und übernimmt Lieferscheindaten.

Programmbeschreibung

Die Abbildung zeigt die Eingangsmaske für den Kassaline-Abgleich.

Konfiguration

In der nachfolgenden Maske können über den Button Konfiguration ändern Grundeinstellungen für den Export und Import der Daten vorgenommen werden. Diese werden in der Datei Kassaline.ini abgespeichert.

Import Export Konfigurationen

Für den allgemeinen Import kann in der Maske „Import Konfiguration“ die Grundkonfiguration vorgenommen weden. Folgende Werte lassen sich einstellen: - die Lagerzuordnung

      Die Vorgänge werden mit dieser Lagerkennung angelegt.

- eine Default-Artikelnummer, welche verwendet wird, wenn ein Artikel geliefert wird, der nicht in CO vorhanden ist.

      Dies ist die letzte Rückfallvariante bei der Ernittlung der Artikelnummer. Zuerst wird versucht, über EAN, Bestellnummer des Lieferanten die 
      Artikelnummer in CO zu finden.
      Gelingt dies nicht, wird geprüft, ob es für die mitgelieferte Warengruppe einens Sammelartikel gibt.
      Wenn auch das nicht gelingt, wird der Default-Artikel verwendet.

- eine selbst definierte Auftrags-Eingangsart

      Sinnvollerweise kann diese verwendet werden, um die Kassaline-Aufträge zu kennzeichnen.

- eine spezielle Zusatzvorgangsart, um eventuell die Vorgänge zu unterscheiden. - Versandart - Lieferbedingungen

Diese Daten werden in der coImportExcel.ini, unter dem Schema [KassalineVorgaenge] abgespeichert

- Über „Lieferant“ kann der Hauptlieferant ausgewählt werden, für den die Artikel ausgegeben werden sollen.

FTP-Konfigurationen

In der Rubrik „FTP-Konfiguration werden die Verbindungsdaten zum Kassaline-FTP-Server hinterlegt. Diese Werte werden für den Datenaustausch per Ftp von Import- und Exportdaten verwendet:

- Server: Ftp-Server, der zur Kommunikation verwendet wird. - User, Passwort: Anmeldedaten. - FTP-Pfad für Upload: Verzeichnis auf dem Ftp-Server für den Export der Kunden- und Artikeldaten. Hier werden die Daten aus CO abgelegt. - FTP-Pfad für Download: Verzeichnis auf dem Ftp-Server für den Import der Lieferscheindaten. Hier werden die Daten von Kassaline bereitgestellt. - Über „Dateien löschen“ werden die abgeholten Dateien, auf dem FTP-Server gelöscht.

Diese Daten werden in der Kassaline.ini gespeichert. Das Passwort wird in der ini-Datei verschlüsselt gespeichert.

E-Mail Konfigurationen

Unter der Rubrik „Email-Konfiguration“ werden die Daten hinterlegt, die für den Emailverkehr benötigt werden. - Ziel-Email-Adresse. An diesen Eintrag werden die Meldungen nach dem Durchlauf des Programms versendet. - Auswahl der Methode kannOutlook, oder Pop3/Smtp sein

Die Daten werden in der Kassaline.ini gespeichert. Das Passwort wird in der ini-Datei verschlüsselt gespeichert.

Sind diese Daten eingestellt,dann kann zur eigentlichen Programmmaske gewechselt werden.

Der E-Mail-Versand im Kundentool Kassaline wurde in Version 8.0 auf das Standard-Verfahren in Concept Office umgestellt. Dazu ist es erforderlich, die E-Mail-Einstellungen im Modul ‚E-Mail-Einstellungen‘ unter der Dokumentenart ‚Kundentool‘ zu definieren.

Datenabgleich

In der Programm-Maske kann nun eingestellt werden, welche Daten an Kassaline geschickt werden.

Über den Button „Exportieren“ werden anschließend die Daten für Kassaline ausgelesen und an Kassaline geschickt.

Über den Button „Importieren“ werden die durch Kassaline bereitgestellten Lieferscheindaten abgeholt und als Vorgang in CO angelegt.

Protokoll

Über den Button „Protokoll anzeigen“ lässt sich die bei der aktuellen Übertrage entstandene Protokolldatei aufrufen.

Interne Struktur

Für den Datenaustausch zwischen Concept Office und Kassaline werden die Daten zwischengespeichert. Dazu gibt es unterhalb des Sysdata-Verzeichnisses ein Unterverzeichnis „Kassaline“. In diesem Verzeichnis werden die Unterverzeichnisse „Import“, „Export“ gebildet, die dann aus Sicht von Concept Office die entsprechenden Daten Import- bzw. Exportdaten beinhalten.

Export

Kundendaten

Über den Haken Kundendaten werden folgende Daten ausgegeben:

Kundenstammdaten
Kundenanschriften
Kundensonderkonditionen
Kundenkostenstellen

Mit dem Eintrag „Ab Änderungsdatum“ wird festgelegt, ab welchem Zeitpunkt Änderungen oder Neuanlagen an den Kundendaten beim Export berücksichtigt werden sollen.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Kunden.csv, KundenKostenstellen.Csv, KundenSonderkonditionen.csv, KundenLieferAdressen.csv

Beim Export von Kassalinedaten werden auch Löschungen für Firmen und Anschriften verarbeitet. Dazu muss in der Office.dat der Schalter WriteMsgQueueData=1 aktiviert werden. Die Daten werden in die Dateien Kundenloeschungen.csv und KundenAdressenLoeschungen.csv ausgegeben.

Artikeldaten

Über den Haken Artikeldaten werden folgende Daten ausgegeben:

Artikelnummer
Bezeichnungen
Warengruppeninformationen
EAN
Preise (EK, VK)
Lieferantendaten

Mit dem Eintrag „Ab Änderungsdatum“ wird festgelegt, ab welchem Zeitpunkt Änderungen oder Neuanlagen an den Artikeldaten beim Export berücksichtigt werden sollen.

Der Lieferant (Hauptlieferant) für den die Artikel ausgegeben werden sollen, wird über „Konfiguration ändern“ vorbelegt.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Artikel.csv, ArtikelEanMengeneingheiten.csv, ArtikelPreise.csv, ArtikelLieferanten.csv

Lieferant

Der Lieferantenabgleich erfolgt analog des Kundenabgleich.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Lieferanten werden in die Datei „Lieferanten.csv“ ausgegeben. Lieferantenlöschungen werden in die Datei „Lieferantloeschungen.csv“ exportiert.

Import

Die importierten Lieferscheindaten werden in den Dateien ‚OC_Online<Zeitstempel>.csv‘ abgelegt.

In der Datei bwImportAscii.ini ist der Dateiaufbau der Lieferscheindaten unter der Sektion ‚[OC_Online]‘ beschrieben. Die Datei liegt im SysData-Verzeichnis.

Für den Kassaline-Lieferschein-Import können für verschiedene Mehrwertsteuersätze verschiedene Default-Artikel angegeben werden. Diese Einträge müssen direkt in der Kassaline.ini erfolgen.

Bildungsvorschrift: _DefaultArtikel_Mwst-Satz=#Artikelnummer

Beispiel:
MwSt=7.7, Defaultartikel = Def77
_DefaultArtikel_7.7=#Def77

Die Rückfallvariante wird mit der Zahl 999 gekennzeichnet: DefaultArtikel_999=#Artikelnummer. Dieser Artikel wird eingesetzt, wenn es für einen Mehrwertsteuersatz keinen Eintrag gibt und ersetzt den bisherigen Eintrag.

Automatischer Abgleich

Über einen geplanten Windows-Task kann der automatische Abgleich der Daten erfolgen. Der Task wird mit der Sc.CO.Kundentool.exe angelegt. Die Parameter sind hierfür: KassalineAbgleich Auto

Über weitere Parameter können die Daten getrennt verarbeitet werden:

ListenpunktKassalineAbgleich Auto K (Kunden Export)
KassalineAbgleich Auto A (Artikel Export)
KassalineAbgleich Auto Li (Lieferanten Export)
KassalineAbgleich Auto L (Lieferschein Import)

Ein mischen der Parameter ist möglich, zum Beispiel Kunden und Artikel gleichzeitig exportieren:

KassalineAbgleich Auto K A (Kunden- und Artikel Export)

Kassaline.ini

Fehlertolerante Anlage ermöglichen:

_LevelPruefungBestellposition=#1
_PlausiUndPrufungsFehlerIgnorieren=#1

Logs

Logs für den KassalineAbgleich befinden sich im zentralen Pfad unter <Data> / <Kundentools> / <Kassaline>.

Kassaline, Kasse

soennecken:bestandsabgleich

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-02T14:03:30+00:00

Soennecken Bestandsabfrage

Die Soennecken eG stellt einen Webservice zur Verfügung, mit dem es möglich ist, den aktuellen Lagerbestand abzufragen. Damit kann einem Sachbearbeiter diese Information direkt in der Warenwirtschaft zur Verfügung gestellt werden.

Voraussetzungen

Externe Systeme

Die bei Soennecken erhältlichen Zugangsdaten müssen unter Administration im Modul Externe Systeme (XS) eingetragen werden. In der nachfolgenden Eingabemaske müssen:

Benutzer
Passwort
URL
Kundennummer eingetragen werden.

Aktualisierung Web-API Bestandsabfrage Soennecken ab 06/2025 (nur zusammen mit CO 8.0 / ab Patch 8.3460.xx):

Benutzer
Passwort = API-Key
URL: neue URL seitens SOE (Hinweis: Hier wird immer der SOE-Mandant (Tenant-ID) zum API-Key in der URL eingesetzt)

https://api.soennecken.de/api/Mandant(Mitglied)/logistics/v1/stocks/

das Wort ‚neu‘ in der Zusatzinfo 3

* Als Benutzer kann die Mandanten-ID angegeben werden, auch wenn diese momentan keine Verwendung findet.

Zur Aktivierung der Zugangsdaten klicken Sie Aktiv an und speichern abschließend die Eingabe.

Firma

Um mit der Soennecken-Bestandsabfrage eine Verkaufssperre an einem Artikel setzen zu können, so muss am Lieferanten im Abschnitt EDIFact der Reiterkarte Lieferantendaten der Haken auf das Feld 'Wenn Hauptlieferanten, dann den Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen‘ gesetzt sein. Diese Option kann Artikelweise im Artikelstamm wieder entsperrt werden und greift somit nicht für einzelne Artikel.

Sofern die alte Sortimentskennung (Kern, Besorger) es zulässt, wird der Status ‚Auslaufartikel‘ als Sortimentskennung gesetzt.

Die Verkaufssperre wird gesetzt, sofern der Artikel ‚Auslaufartikel‘ oder ‚Bestellsperre‘ hat und seitens Soennecken Bestand = 0 hat. So lange der Artikel an Ihrem Lager Bestand hat, können Sie den Artikel aber trotzdem verkaufen.

Zusätzlich können noch mit den Feldern ‚Verfügbar ab Intervall in Tagen für gesperrte Artikel‘ und ‚Für angekündigte‘ noch festlegen, wann die Artikel wieder entsperrt werden. Soennecken schickt ja auch noch einen voraussichtlichen Termin mit, wann Bestand erwartet wird. Bei Intervall 0 wird die Verkaufssperre nur entfernt, wenn der Artikel Bestand hat. Bei einem größeren auch schon so viele Tage vor dem vom Soennecken gemeldeten Termin.

Abruf des Lagerbestandes in Concept Office

Abruf im Auftrag

Im Auftrag bzw. Angebot kann der aktuelle Bestand über die Modulfunktion „EK-Analyse“ abgerufen werden.
(Darüber hinaus gehende Informationen zur EK-Analyse finden sie hier.)

Klickt der Sachbearbeiter auf die Schaltfläche „Soennecken abfragen“ nimmt Concept office Verbindung mit dem Webservice von Soennecken auf und liefert den aktuellen Bestand und den Status, farblich dargestellt in grün, gelb oder rot. Zudem wird die Spalte „aktualisiert“ mit dem aktuellen Datum versehen, damit man erkennen kann, wann der Bestand das letzte Mal abgerufen wurde.

Dabei werden alle Artikel berücksichtigt, die sich im Auftrag befinden und von Soennecken geliefert werden können. Der Status zeigt den Lagerbestand im Verhältnis zur im Auftrag hinterlegten Bestellmenge an.

Grün = Menge ausreichend im Lager vorhanden
Gelb = Menge nicht ausreichend am Lager, kann aber bestellt werden.
Rot = Dieser Artikel ist derzeit am Lager von Soennecken nicht vorrätig

Abruf in der Bestellung

Bei Klick auf die Modulfunktion „Soe Bestand prüfen“ wird der Status entsprechend farblich dargestellt. (siehe vorheriges Kapitel)

Abruf im Modul Bestellvorschläge

Ruft man einen Artikel im Modul Bestellvorschläge auf, hat man ebenfalls die Möglichkeit die Funktion „EK-Analyse“ zu nutzen. Im sich öffnenden Fenster werden alle für diesen Artikel verfügbaren Lieferanten angezeigt. Neben dem aktuellen EK (KIP) wird nach Klick auf „Soennecken abfragen“ der bestand und der Status angezeigt. Auch hier wird zusätzlich das Datum der letzten Abfrage aufgeführt.

Für den Soennekenbestandsabgleich gibt es neue Funktionalitäten: - Abruf und die Hinterlegung des ‚Verfügbar ab‘-Datums von Soennecken am Lieferantenartikel - Abgleich des Soenneckenbestallstatus (50=neu nur angekündigt, 100=normal, 600=Bestellsperre, 900=Auslauf (Lieferant/Hersteller), 905=Auslauf Distributor (Soennecken))

Am Lieferanten gibt es ein neues Kennzeichen ‚Setzt als Hauptlieferant den Artikelstatus‘, sowie die Option ‚Verfügbar ab Intervall‘. Ist das Kennzeichen gesetzt, dann wird Folgendes mit durch den Abgleich realisiert: - der Status von Soennecken bei Auslaufartikeln wird in das Sortiment übernommen, sofern es sich um einen Kern- oder Besorgerartikel handelt - hat der Artikel eine Bestellsperre oder ist Neu nur angekündigt, dann wird am Artikel die Verkaufssperre gesetzt - hat der Artikel Bestand und einen bestellbaren Status, dann wird die Verkaufssperre entfernt - sowohl für die Sortimentskennung, als auch die Verkaufssperre können am Lieferantenartikel Sperren hinterlegt werden, so dass diese Funktionen dann für diesen Artikel nicht ausgeführt werden

Sofern ein Intervall hinterlegt ist: - hat der Artikel eine Bestellsperre oder keinen Bestand und das Verfügbar ab-Datum liegt weiter in der Zukunft, als durch das Intervall festgelegt, dann wird am Lieferantenartikel die Bestellsperre gesetzt, sofern dieser nicht Streckenmengeab = 1 hat und somit nie Bestand bei Soennecken aufweist - hat der Artikel Bestand oder ist in einem Zeitraum kleiner dem Intervall bestellbar, dann wird die Bestellsperre entfernt

Automation

Über die Automation kann die aus dem Artikelstamm und der EK-Analyse bekannten Soennecken-Bestandsabfrage über den gesamten Artikelstamm des Lieferanten ausgeführt werden.

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?>
<task>
    <name>SoenneckenBestandsAbfrage</name>
    <mandant>98</mandant>
    <operations>
        <operation name = "SoenneckenBestandsAbfrage">
            <call></call>
        </operation>
    </operations>
</task>

Parameter

<LieferantenNr> Angabe des zu aktualisierenden Lieferanten, ist kein Lieferant angegeben, dann werden LS1 & LS3 über die Betriebsnummer ermittelt.

< AnzahlArtikelProRequest > , mit dem definiert werden kann, wie viele Artikel pro Request bei Soennecken abgefragt werden sollen. Wird kein Wert angegeben, werden 100 Artikel pro Request abgefragt.

< AnzahlRetries >, mit dem festgelegt werden kann, wie oft im Falle eines Fehlers die Anfrage an Soennecken wiederholt wird. Standardmäßig wird dieser Wert mit 1 vorbelegt.

< FehlerhafteBestellnummernProtokollieren > , (1/0) kann gesteuert werden, ob Bestellnummern, die nicht den Vorgaben von Soennecken entsprechen, protokolliert werden sollen.

soennecken:rechnungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-12T13:30:28+00:00

Lieferanten-Rechnungen

Voraussetzungen

Dieses Modul benötigt die Lizenz „Lieferantenrechnungen einlesen (Opentrans)“.

Für die Zentralregulierung (Soennecken) sind am Lieferanten die Betriebsnummern zu hinterlegen (Registerkarte „Weiteres“ dort im Bereich Betriebsnummer. Ist eine Betriebsnummer vorhanden und die Lieferanten-Rechnungen werden mit einer abweichenden Betriebsnummer geliefert, dann ist hier zusätzlich unter „externe Kundennummern“ (Reiter Mitarbeiter/Weiteres) ein Eintrag vorzunehmen. (Die Warenwirtschaft muss, wie im Bild gezeigt, exakt BetriebsnummerAlternativ heißen.)

Sollen alle Rechnungen auf einen Kreditor in die Fibu übergeben werden, dann ist der Rechnungssteller an den einzelnen Lieferanten zu prüfen und ggf. umzustellen.

• Am jeweiligen Lieferant sollte auch das Kennzeichen „Sammelrechnung“ aktiviert werden, damit nur Rechnungen mit einer ZR-Nummer übergeben werden.

Wenn der Erlösartikel nicht der Artikel „Frachtkosten“ ist, so muss in der Datei Office.dat (..\CO\Sysdata\Office.dat) eingetragen werden, welcher Erlösartikel für eventuelle Zuschläge Verwendung finden soll. Dies erfolgt in der abgebildeten Form:

REFrachtArtikel=SOEFracht

„SOEFracht“ ist im Beispiel oben die Artikelnummer des Erlösartikels für Zuschläge.

Konfiguration 370 - Vorhandensein einer Frachtposition lieferanten- und bestellungsabhängig prüfen und Konfiguration 381 - Mengen der internen Fracht-/Portoartikel automatisch gemäß Auftragsstatus setzen prüfen

In der Datei Lieferantenrechnungen_einlesen.ini (..\CO\Sysdata\ImportExport\Lieferantenrechnungen_einlesen.ini) muss folgender Eintrag erfolgen:

[ActebisRechnung]

Importtyp = 1

Zusätzlich kann beim Einlesen der Belege eingestellt werden, ob vor der Übergabe an das Rechnungseingangsbuch eine manuelle Sichtung erfolgen soll, oder ob die Belege, die nach der Prüfung als in Ordnung befunden werden, sofort in das Rechnungseingangsbuch in CO gebucht werden. Soll keine automatische Buchung erfolgen, so wird dies über den nachfolgenden Eintrag in die Lieferantenrechnungen_einlesen.ini vorgenommen. Fehlerhafte Lieferantenbelege werden nicht automatisch übergeben und müssen manuell nachbearbeitet werden.

NurEinlesen=1

Die Belege erhalten in diesem Fall, nach dem Einlesen den Prüfstatus OK (grüner Haken), und den Status „importiert“.

_LieferantenMengenEinheitIgnorieren=#1 ignoriert das Prüfen der Mengeneinheiten beim Abgleich zwischen Datei und Bestellung.

Soennecken erstellt die Abrechnung in der Regel mittwochs, so dass die Dateien für die Zusammenfassung (*.csv) erst am nächsten Tag zur Verfügung stehen.

Eingangsrechnungen – Prüfen / Korrigieren / Akzeptieren

Nach dem Einlesen der Sammelrechnungsbelege wird zur weiteren Bearbeitung das Modul „<Lieferanten Rechnungen>“ geöffnet (Im Beispiel „Soennecken Rechnungen“, abhängig vom Eintrag in der coTreeview.dat). Dieses wird im Bereich „Aktuell“ / <Lieferanten> Rechnungen“ aufgerufen.

Nach dem Aufruf des Moduls kann im oberen Bereich der Maske eine Auswahl getroffen werden, wenn nur ein bestimmter Teil der Belege geprüft werden soll. Zur Auswahl stehen dabei:

Zeitraum (von / bis)
Bearbeiter (aus der Bestellung)
Geschäftsbereich (aus Bestellung)
Lieferant
ZR-Nummer

Zudem können geprüfte Belege ausgeblendet werden. Als geprüfte Belege gelten dabei Belege mit dem Status „extern gebucht“, oder „Freigeben f. Fibu“, bei denen keine Reklamation (offene Belastungsanzeige) vorliegt und keine Nacharbeit im Kundenauftrag nötig ist. Durch Klick auf die Schaltfläche „Anzeigen“ werden die selektierten Belege angezeigt.

Prüfung

Beim Einlesen werden die Rechnungen geprüft und mit einem Prüfstatus versehen. Hierbei wird von Concept Office festgestellt, ob die gelieferten Rechnungsdaten, mit den Daten der zugrundeliegenden Bestellungen übereinstimmen. Wird bei der Prüfung ein Fehler festgestellt, dann wird dieser über den Fehlertext angezeigt.

Im Status grün werden die Rechnungen ohne Prüffehler angezeigt. Diese können sofort verbucht werden.
Der Prüfstatus „Achtung“ zeigt an, dass bei der Übernahme Abweichungen zur Bestellung, oder fehlerhafte Daten festgestellt wurden.

Status der Rechnungen

Die Rechnungen erhalten neben dem Prüfstatus, noch ein Kennzeichen, in welchem Bearbeitungsstatus sich die Rechnungen befinden.

Folgenden Status können die Belege haben:

importiert
- Rechnungen sind importiert und haben einen Prüfstatus.
Wartet auf Sammelbelegnummer
- Rechnungen wurden geprüft, sind noch nicht verbucht. Die ZR-Nummer (Sammelbelegnummer) ist noch nicht zugeordnet.
manuell gebucht
- setzt CO ein, wenn die Rechnung über den manuellen Rechnungseingang gebucht wurde.
extern gebucht
- kann für die Rechnung zugeordnet werden, wenn die Rechnung außerhalb von CO gebucht wurde und damit für nicht mehr für die Rechnungsprüfung relevant ist.
freigegeben für Fibu
- Rechnung wurde gebucht und ist in das Rechnungseingangsbuch übergeben. Den Status der Fibu-Übergabe kann in der Spalte Fibu-Übergabestatus eingesehen werden.

Die Status „freigegeben für Fibu“, „manuell gebucht“ und „Warte auf Sammelbelegnummer“ können ab Version 8.2232.15 nicht mehr manuell gesetzt werden.

Über den Haken „akzeptierte Belege ausblenden“ können Belege mit dem Status „extern gebucht“ und „freigegeben f. Fibu“ ausgeblendet werden.

Wenn man eine Lieferantenrechnung bucht und dabei eine Belastungsanzeige erstellt, dann bekommt die Rechnung den Status „In Bearbeitung“, die Belastungsanzeigenummer ist die ReBuch-Beleg-Id und der Status ist entweder „Warte auf Sammelbeleg“ oder „Freigeben für Fibu“, je nach Option.

Ob eine Belastungsanzeige geprüft wird, ist nur über Konfig 83 abfragbar.

Modulfunktionen

Rechnung neu prüfen
- Die Rechnungsdaten werden erneut gegen die Bestellung geprüft (z.B. nach manuellen Korrekturen). Diese Belege müssen dann manuell gebucht werden.
Freigegeben für FiBu
- Übergibt die Daten in das Rechnungseingangsbuch
Wareneingang buchen
- Bucht den Wareneingang. Nach Abschluss der Buchungsfunktion erfolgt eine Neuprüfung des Beleges.
Position anfügen
- Erlaubt es, eine Position der Rechnung hinzufügen
Aktivität anlegen
- Erstellt eine Aktivität. Damit lässt sich von der Rechnung z. B. eine Aufgabe für einen anderen Mitarbeiter zur Rechnungsklärung delegieren.

Lieferantengutschriften

Gutschriften können nicht direkt gebucht werden, da zwischen 2 Fällen unterschieden werden muss:

Gutschrift im Bezug auf Preise

Soll lediglich der Einkaufspreis korrigiert werden, kann dies im Rechnungseingang erfolgen. Geben Sie dabei den gutgeschriebenen Wert (und nicht resultierenden Wert) als Preis an. Concept Office zieht diesen von dem zuvor eingebuchten Wert ab. Ist ein Vorgang in der Bestellung referenziert, wird auch dort der EK korrigiert.

Gutschrift im Bezug auf Mengen

Soll die Menge verändert werden, erzeugen Sie bei einer Lagerbestellung eine Rücksendung mit Warenbuchung über die Gutschriftsmenge und buchen diese im Rechnungseingang zu. Handelt es sich um eine Direktlieferung, legen Sie zunächst einen Rechnungskorrektur-Vorgang zum Kunden an. Erzeugen Sie daraus die Rücksende-Bestellung.

Mögliche Fehlerfälle:

Bestellung zur Rechnung ist in der Warenwirtschaft nicht vorhanden oder wurde in der Rechnung nicht angegeben.
Rechnungswert stimmt auf Positionsebene nicht mit Bestellungswert überein, weil folgende Werte unstimmig sind:
- Preis
- Rabatt
- Menge
- Preiseinheit
- Mengeneinheit
Rechnung stimmt in sich nicht (Rechnungsendsumme <> Summe der Positionswerte = meist fehlende Zuschläge)
Lieferant in der Warenwirtschaft nicht vorhanden oder GLN in Stammdaten nicht hinterlegt.
Positionsnummern auf der Rechnung vertauscht
Lieferantenartikelnummern stimmen nicht überein

Durch Doppelklick auf eine Zeile gelangt man in die Positionen. Dort werden die gefundenen Unstimmigkeiten in Rot dargestellt. Im Bild unten sind bei 3 Positionen die Preise nicht identisch.

Der prüfende Sachbearbeiter hat nun die Möglichkeit auf verschiedene Fehlerfälle zu reagieren. Sollen Prüfungsdifferenzen bewusst ignoriert werden, so kann in der jeweiligen Position der Haken „Manuell ok“ gesetzt werden.

Korrigieren

Fall 1: Preis, Preiseinheit oder Rabatt stimmen nicht überein

Stellt der Sachbearbeiter fest, dass die Werte der Rechnung stimmen, hat er direkt hier die Möglichkeit die Bestellung entsprechend zu korrigieren. Die Korrektur wird direkt an die Bestellung und darüber hinaus an einen evtl. verbundenen Auftrag weitergegeben. Dies kann für eine oder mehrere Positionen auch mit dem Haken „Manuell ok“ erfolgen.

Kommt der Sachbearbeiter zu dem Urteil, dass die Werte der Rechnung nicht stimmen, belässt er die Werte wie sie sind.

Fall 2: Rechnung stimmt in sich nicht

Stimmt die Summe der Rechnungspositionen nicht mit dem Gesamtbetrag der Rechnung überein, liegt das an fehlenden Zuschlägen (Frachtkosten etc.). In diesem Fall kann man in der Spalte „R.-Zuschläge“ den entsprechenden Wert eintragen. Dadurch wird ein Artikel (siehe Kapitel „Voraussetzungen“) in die Bestellung eingefügt. Damit stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein.

Fall 3: Bestellung zur Rechnung nicht vorhanden

Hierzu kann es zwei Ursachen geben. Zum einen kann tatsächlich nicht bestellt worden sein. Zum anderen kann in der Rechnung aber auch die Angabe der Bestellnummer fehlen.

Im ersten Fall kann, wenn in der Rechnungsdatei die Positionen angegeben wurden, ein entsprechender Erlösartikel hinterlegt werden. Damit wird die Rechnung in Concept Office buchbar. Sind in der Rechnungsdatei keine Positionen angegeben, kann die Rechnung nur im Modul „Rechnungseingang“ gebucht werden.

Fehlt nur die Bestellnummer in der Rechnung, so kann diese direkt im Modul „Lieferanten Rechnungen“ nachgetragen werden. Hierbei kann man die Suche im betreffenden Feld zu Hilfe nehmen.

Fall 4: Lieferant konnte nicht zugeordnet werden

Auch hier kann es zwei Ursachen geben. Entweder der Lieferant existiert nicht in den Stammdaten von Concept Office oder die Betriebsnummer im Lieferantenstamm ist nicht korrekt gepflegt. Siehe hierzu auch die Möglichkeit einer alternativen Betriebsnummer (Abschnitt Voraussetzungen).

Fall 5: Offene BestellREMenge zu gering oder auf 0

In diesem Fall ist die Bestellung zu prüfen. Die Bestellung wurde erzeugt, die Positionen sind aber nicht bestellt („bestellt“ in Positionstabelle = 0 oder nicht = „Menge“). Ändern Sie die „bestellt“-Mengen entsprechend in der Bestellung ab und aktualisieren Sie dann mit F5 die Ansicht in Lieferanten Rechnungen.

Fall 6: mehrere Bestellungen werden in einer Rechnung geliefert

Im Modul „Lieferanten Rechnungen“ kann immer nur eine Bestellung zu einem gelieferten Rechnungs-Datensatz zugeordnet werden. Werden in einer Datei mehrere Bestellungen zusammengefasst, so muss diese Rechnung über das Modul Rechnungseingang gebucht werden. In diesem Fall wird der Status des Lieferanten-Belegs auf „extern gebucht“ gesetzt.

Fall 7: Teilrechnungen zu Bestellungen

Hierzu kann es mehrere Ursachen geben.

Es werden nicht alle Positionen berechnet.

Positionsdaten werden in der Soennecken-Datei mitgeliefert. In diesem Fall erfolgt die Zuordnung der Bestellpositionen über die Positionsnummer. Die Rechnung kann in diesem Fall akzeptiert und gebucht werden, da die Rechnungssumme mit der Summe der Bestellpositionen übereinstimmt.

Es werden keine Positionsdaten mitgeliefert, jedoch die Bestellnummer.

Die Summe der Rechnung stimmt in diesem Fall nicht mit der Bestellsumme überein. In diesem Fall muss über die mitgelieferte PDF-Rechnungs-Datei eine Prüfung der berechneten Positionen erfolgen. Positionen die nicht auf der PDF-Datei aufgeführt sind, werden in diesem Fall aus der Positionsansicht gelöscht. Dies erfolgt über Ziele markieren und Taste „Entf“. Nun sollte die Summe der Rechnung mit der Summe der Bestellpositionen übereinstimmen.

Es werden nur Teilmengen zu einer Position berechnet.

Hier wird geprüft, ob der Rechnungswert stimmt. In diesem Fall wird in der Position der Haken „Manuell“ gesetzt und die Rechnung kann manuell gebucht werden.

Fall 8: Rechnungen werden nicht im Modul "Lieferanten Rechnungen" gebucht

Es werden die Status ‚manuell gebucht‘ und ‚extern gebucht‘ unterstützt:

‚manuell gebucht‘ setzt CO ein, wenn die Rechnung über den Rechnungseingang gebucht wurde (nicht mehr manuell einstellbar)

‚extern gebucht‘ kann für die Rechnung zugeordnet werden (manuell einstellbar), wenn die Rechnung außerhalb von CO gebucht wurde und damit für nicht mehr für die Rechnungsprüfung relevant ist.

Wird eine Rechnungen nicht im Modul „Lieferanten Rechnungen“ gebucht und soll gelöscht werden, so wird hierzu die entsprechende Zeile in der Übersicht markiert und mit der Taste „Entf“ gelöscht.

Belege mit diesen Kennzeichen werden bei gesetztem Haken „akzeptierte Belege ausblenden“ nicht angezeigt.

Der Status ‚manuell gebucht‘ kann in folgenden Fällen sinnvoll Verwendung finden:

Zur Rechnung existiert keine Bestellung.
Die Rechnung wird über das Modul Rechnungseingänge, oder direkt in der Finanzbuchhaltung gebucht.
Um die Rechnung im Modul „Lieferanten Rechnungen“ zu belassen.
In der Rechnung werden mehrere Bestellungen zusammengefasst geliefert. In diesem Fall muss die Rechnung über das Modul „Rechnungseingang“ gebucht werden. Im Modul „Lieferanten Rechnungen“ wird der Status für diese Rechnung auf „manuell gebucht“ gesetzt.

Belege für die Fibu-Übergabe bereitstellen

Ist der Prüfstatus der Rechnung „grün“ kann die Rechnung an das Rechnungseingangsbuch übergeben werden. Je nach gesetztem Office.dat-Schalter wird dies beim Einlesen der Belege vorgenommen, oder muss manuell durchgeführt werden. Ist der Office.dat-Schalter „nurEinlesen=1“ gesetzt, so kann man nach dem Status sortieren und alle „grünen“ Rechnungen in einem Schritt an das Rechnungseingangsbuch übergeben. Dazu alle Rechnungen (die entsprechenden Zeilen) markieren und die entsprechende Modulfunktion betätigen.

Danach erhalten sie eine entsprechende Erfolgsmeldung und der Status der Rechnungen wechselt von „importiert“ auf „freigegeben f. Fibu“. Steht eine Rechnung im Prüfstatus „Achtung“, da eine Preisdifferenz vorliegt, die Rechnung soll aber an die Fibu übergeben werden, dann kann dies über „manuell Buchen“ erfolgen. In diesem Fall wird eine Belastungsanzeige erstellt. In der Spalte „Reklamation“ wird dies mit dem Eintrag „in Bearbeitung“ vermerkt, bis die entsprechende Gutschrift eingetroffen ist. Eine Spalte „Reklamation: in Bearbeitung“ wird in altrosa angezeigt. In der Spalte „Vorgang“ kann man hinterlegen, dass man in einem mit einer Bestellung verbundenen Vorgang noch Korrekturen, beispielsweise beim Verkaufspreis vornehmen möchte.

Welche Belegnummer wird in die Finanzbuchhaltung übergeben?

Wird ein Beleg in das Rechnungseingangsbuch von Concept Office gebucht, dann wird im Feld „Belegnummer“ die Rechnungsnummer des Lieferanten eingetragen und in das Feld „Sammelbelegnummer“ die ZRA-Nummer von Lieferanten. Zum dem gibt es ein Feld „Sammelbeleg buchen“. Das Feld wird aus dem Kreditor des Lieferanten vorbelegt.

Bei der Übergabe in die Finanzbuchhaltung wird als Belegnummer die ZRA-Nummer übergeben, wenn das Feld „Sammelbeleg buchen“ gefüllt ist, andernfalls die Belegnummer.

Weiteres

Folgendes Sonderrecht ist zu beachten:

Sonderrecht Lieferantenrechnungen (Filter)

Steuert, welche Lieferantenrechnungen geprüft und gebucht werden sollen:

Keine Rechte
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

Actebis

Unter dem Modul „Soennecken Rechnungen“ wird in Concept Office das Prüfen und Buchen der „Lieferanten Sammelrechnungen“ durchgeführt. Über die coTreeview.dat kann der Anzeigenname „Soennecken Rechnungen“ geändert werden. Hierzu „Soennecken Rechnungen“ in „ Actebis Rechnungen“ ändern und anschließend die geänderte coTreeview.dat in den Ordner …\sysdata\privat\ kopieren. Weiterhin muss im Pfad .. \SysData>\ImportExport\ in der Datei Lieferantenrechnungen_einlesen.Ini der entsprechende Eintrag vorhanden sein:

[ActebisRechnung]

WareneingangBuchen=1

NurEinlesen=0

Die Daten werden über die Edi-Schnittstelle, über die Schnittstelle „Lieferantenrechnungen einlesen“, „Datenformat „Actebis“, Importschema „ActebisRechnung„, übernommen. Über das Concept Office Tool „Automation“ kann das Einlesen nun über den Windows-Task-Planer eingerichtet und damit ohne weiteres Zutun in einem beliebigen Intervall erfolgen. Falls gewünscht kann das Einlesen auch manuell erfolgen. Hierzu in der EDI-Schnittstelle die Felder entsprechend hinterlegen (siehe Bild unten) und die Schaltfläche „Einlesen“ betätigen. Danach stehen die Belege zur Prüfung im Modul „<Lieferanten> Rechnungen“ zur Verfügung.

Achtung beim automatischen FTP-Abruf muss der Passivhaken gesetzt werden.

soennecken:soflex_lieferstufen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-05T10:52:55+00:00

Änderung der Lieferoptionen / Auftragskategorien (SoFlex)

Infoschreiben lt.Soennecken:

Unsere Empfehlung

Die Lieferoptionen (Neu:Auftragskategorien) werden als Codierung in der Versandart hinterlegt. Da die Standard-Abwicklung nicht mehr bei Soennecken hinterlegt werden kann, müssen Sie zwingend eine Codierung an der Versandart in Concept Office anlegen (Insofern es noch keine im Concept Office gab).

Je nach bedarf müssen je Auftragskategorie eine eigene Versandart angelegt werden.

Die Versandart kann manuell im Auftrag ausgewählt oder als Vorgabe an der Kundenanschrift nach Geschäftsbereich definiert werden. Ebenso können Sie an der Bestellanschrift des Lieferanten eine Versandart vorbelegen.

TIPP: Aus dem Modul Anschriften können in der Übersicht die Versandarten per Massenänderung gesetzt werden. Sollten Sie also für mehrere Kunden eine Standard-Versandart definieren wollen, so können Sie die gewünschten Kunden oder Kundengruppen vorher selektieren oder markieren und mit dem Button Massenänderung bearbeiten.

Lieferoption/Auftragskategorie an Versandart hinterlegen:

Versandart an Kundenanschrift hinterlegen

Weitere wichtige Informationen im Zusammenanhang mit dem ERP-Wechsel SoFlex seitens Soennecken.

stammdaten_tkd:vertragspreisanpassungsschemata

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:06+00:00

Vertragspreisanpassungs-Schemata

Dieses Modul wird zur Erstellung von Vertragspreisanpassungs-Schemata verwendet, welche für die Durchführung einer automatischen Preisanpassung in Verträgen notwendig ist.

Das Modul Vertragspreisanpassungs-Schemata befindet sich im Strukturbaum unter Stammdaten TKD.

Anlage Vertragspreisanpassungs-Schemata

Über Klick auf Neu ist die Eingabe eines neuen Schemata möglich. Die Nummernvergabe erfolgt dabei automatisch. Anschließend muss eine eindeutige Bezeichnung vergeben werden, die im Vertrag zur Auswahl angeboten wird.

Folgende Felder können angepasst werden:

Feldname	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Erste Erhöhung nach Vertragsbeginn in Monaten	Zahl	Anzahl an Monaten, die der Vertragserlös bereits laufen muss, damit er erhöht werden darf
Letzte Erhöhung nach Vertragsende in Monaten	Zahl	Anzahl an Monaten, die der Vertragserlös mindestens noch laufen muss, damit er erhöht werden darf
Intervall für Mieterlöse in Monaten	Zahl	Anzahl an Monaten, die ab der letzten Erhöhung vergehen muss, bis Mieterlöse wieder erhöht werden dürfen
Intervall für Wartungserlöse in Monaten	Zahl	Anzahl an Monaten, die ab der letzten Erhöhung vergehen muss, bis Wartungserlöse wieder erhöht werden dürfen
Intervall für Klickerlöse in Monaten	Zahl	Anzahl an Monaten, die ab der letzten Erhöhung vergehen muss, bis Klickerlöse wieder erhöht werden dürfen
Preisänderung in %	Zahl	Prozentuale Angabe Erhöhung des jeweiligen Erlöses
Bemerkung	Text	Eingabemöglichkeit für interne Bemerkungen, die auch im Vertrag im Reiter Rechnungsempfänger/Optionen in der Preisanpassung zu sehen sind, wenn das enstprechende Schema gewählt wurde.

Hinterlegung am Vertrag

Die zur automatischen Vertragspreiserhöhung notwendigen Parameter werden am Vertrag selbst hinterlegt. Dies kann bequem über den Aufruf eins vorher angelegten Schemas geschehen.

Das Schema wird im Vertrag im Reiter „Rechnungsempfänger/Optionen“ hinterlegt. Wenn der Preisanpassung möglich gesetzt ist, werden die Felder des Abschnittes zur Bearbeitung freigegeben. Nun kann über die Suche ein Preisanpassungs-Schema geladen werden.

Durch Laden des ausgewählten Schemas werden die Felder entsprechend vor belegt. Anpassung sind an dieser Stelle nur möglich, wenn das Schema entfernt wird. Änderungen werden nicht zurück ins gewählte Schema geschrieben.

Zusätzlich zu den Daten aus dem Schema, die geladen werden, gibt es hier noch die Möglichkeit einen Ansprechpartner festzulegen. Dieser wird dann bei der Erhöhung z.B. bei der Anrede im Kundeninformationsschreiben verwendet.

stammdaten_tkd:wartungsanleitungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:06+00:00

Wartungsanleitungen

Das Anlegen von Wartungsanleitungen dient dazu, um routinemäßige Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten vorzuplanen. Dabei werden die dafür benötigten Artikel und Tätigkeiten vordefiniert, um diese dann im TKD-Auftrag als Positionen aufzunehmen und später abzurechnen.

Das Modul Wartungsanleitungen befindet sich im Strukturbaum unter Stammdaten TKD.

Anlage von Wartungsanleitungen

Um Wartungsanleitungen anzulegen, ist es nötig einen eindeutigen Namen sowie eine Beschreibung zu vergeben.

Im Bereich Material können die benötigten Artikel und Tätigkeiten in der entsprechenden Menge hinterlegt werden.

Zuweisen von Wartungsanleitungen

Wartungsanleitungen können beispielsweise an Fehlercodes hinterlegt werden, damit Techniker am Einsatzort schneller handeln können.

stammdaten:lieferantenkonditionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T07:03:36+00:00

Lieferanten-Konditionen

Lieferantenkonditionen erlauben es dem Händler vom Hersteller gewährte Rabatte, Rahmenverträge und maximale Bestellmengen für alle oder einzelne Kunden, Kundengruppen abzubilden.

Für das Modul Lieferantenkonditionen sind Lizenzen erforderlich.

Modul Lieferantenkonditionen

Sie finden das Modul Lieferantenkonditionen in Ihrem Concept Office Bereich „Stammdaten“.

In diesem Modul können die Lieferantenkonditionen gepflegt werden. Es stehen folgende Daten zur Verfügung:

Kopfdaten

Optionaler Verweis auf Kunde
Optionaler Verweis auf Lieferant
Optionaler Verweis auf Kundengruppe
Rahmenvertragsnummer
Gültigkeitsdatum
Verweis auf ein Projektlager (hierzu wurde eine neue Lagerqualifikation eingeführt)
Unsere Kundennummer

Sind die Kopfdaten erfasst, muss die Kondition gespeichert werden.

Positionsdaten

Optionaler Verweis auf Artikel
Für Artikelkonditionen
Maximale Bestellmenge
Einkaufspreis
Einkaufsrabatt
Optionaler Verweis auf Warengruppe (Hier wird nicht die am Artikel zugeordnete Warengruppe angezeigt. Es kann eine Lieferantenkondition für eine bestimmte Warengruppe, statt für einzelne Artikel, anlegt werden.)

Wenn eine vorhandene Rahmenvertragsnummer bereits in einer anderen Kondition verwendet wird, wird ein Hinweis ausgegeben.
Einer Lieferantenkondition können beliebig viele Dokumente zugeordnet werden. Außerdem lassen sich aus der Maske heraus Aktivitäten anlegen, die aber keinen Bezug zu den Lieferantenkonditionen haben.

Verarbeitung der Kondition

Wird eine Vorgangsposition erfasst, so wird geprüft, ob für den erfassten Artikel die Kondition zutrifft. Ist dies der Fall, so wird die Rahmenvertragsnummer der Kondition in die Auftragsposition übernommen. Sofern definiert, werden Preis oder Rabatt der Kondition gezogen. Ist an der Kondition ein Projektlager definiert, so wird dieses Lager als Positionslager benutzt.

Sofern die in Vorgängen erfassten Mengen, die an der Kondition erfasste Maximalmenge überschreiten, wird ein Hinweis angezeigt.

In der Lieferantenkondition selbst ist ersichtlich, welche Menge des Artikel zu dieser Kondition beim Lieferanten bestellt werden kann (Maximale Menge), welche Menge bereits in Vorgängen zugeordnet ist (Bestellmenge) und welchen Anteil die Bestellmenge von der Maximalmenge (% Bestellmenge) ausmacht.

Die Rahmenvertragsnummer sowie gegebenenfalls der Einkaufspreis laut Kondition werden in die Bestellung übernommen. Wird die Bestellung zugebucht, so wird an Artikeln mit Seriennummer (Maschinen) die Rahmenvertragsnummer hinterlegt (neues Feld auf der Maschinenpflegemaske auf der Karteikarte „Ein- /Verkauf, Details“).

Beim Hinterlegen der Rahmenvertragsnummer in einer Auftragsposition wird der Rahmenvertrag wirksam, auch, wenn der Kunde nicht im Rahmenvertrag steht. Dies kann durch die Vergabe von Rechten erlaubt werden.

Sonderrecht Kundenspezifischen Rahmenvertrag für alle Kunden verwenden

Legt fest, ob der Mitarbeiter eine Rahmenvertragsnummer, die in einer Lieferantenkondition für einen bestimmten Kunde hinterlegt ist, auch für einen anderen Kunde verwenden darf.

Nein
Ja

Beim Hinterlegen der Rahmenvertragsnummer in einer Bestellposition wird ebenfalls der entsprechende Preis gezogen.

Anzeige der Konditionen

Sonderrecht Lieferantenkonditionenansicht (Filter)

Legt fest, welche Konditionen in der Übersicht im Modul Lieferantenkonditionen angezeigt werden.

nur Konditionen zu eigenen Firmen
alle Konditionen

ticket:vorqualifikation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-04T09:03:09+00:00

Vorqualifikation an Tickets

Neue Funktion „2-stufige Vorqualifikation für Tickets“. Unter Qualifikationen (QU) können für jede Stufe die entsprechenden Texte hinterlegt werden. An jeder Ticketart können die benötigten Texte für beide Stufen verknüpft werden. Die Stufen können vom Kunden im Portal oder im Modul Tickets ausgewählt werden, im Modul Tickets können diese auch nachträglich geändert werden. Werden an der Ticketart nur Texte für eine Stufe hinterlegt, so wird nur diese Stufe zur Auswahl angeboten. Mit dieser Funktion können (Störungs-)Meldungen in max. 2 Stufen vorqualifiziert werden.

Ticketart 2-stufig im CO

2-stufig im Portal

Ticket mit 2-stufigen Vorqualifikation

Ticketart 1-stufig im CO

1-stufig im Portal

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu Ticket:

Seiten in diesem Namensraum:

CO-Ticket

Das Monatsticket

Import von Tickets

Ticket, Portal

vorgaenge:positionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-24T10:06:12+00:00

Positionen im Vorgang

Im Modul Vorgänge finden Sie unter der Registerkarte Positionen eine Liste. Hier werden die vom Kunde bestellten Artikel mit Menge und Preisen hinterlegt. Wenn ein Artikel in einen Vorgang gezogen wird, enthält er die Artikelinformationen, welche zu diesem Zeitpunkt an seinem Stammdateneintrag hinterlegt sind.

Änderungen in diesem Eintrag werden nur am Vorgang gespeichert und nicht in die Stammdaten übernommen. Umgekehrt werden auch Änderungen an den Stammdaten nicht an bereits bestehende Positionen übernommen.

Feldbeschreibungen Positionen

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Angelegt am	Anzeigefeld	Datum der Positionsanlage
Angelegt von	Anzeigefeld	Wer hat die Position angelegt
Artikelnummer	Auswahlfeld	Artikelnummer in CO
Bestellnummer	Anzeigefeld	Bestellnummer beim Hauptlieferanten
Bezeichnung	Eingabefeld	Bezeichnung in CO
Druck	Auswahlfeld	Druckauswahl für Dokumente
Einheit	Auswahlfeld	Mengeneinheit des Artikels
EK-Positionswert	Anzeigefeld	Gesamteinkaufspreis der Position
EK-Preis	Auswahlfeld	Einkaufspreis des Artikels
EK-Preis nach Rabatt	Anzeigefeld	Zeigt den neuen EK nach Rabattierung
EK-Rabatt %	Eingabefeld	Zeigt kumulierten Rabattwert. Mit Klick auf den Stift in der Eingabezelle können die Rabattzeilen in einer Tabelle angezeigt werden. Bei pCon.basket Online + pCon.basket Offline - Vorgängen ist diese Tabelle eine reine Anzeige.
fakturiert	Anzeigefeld	Menge für die eine Rechnung gedruckt wurde
Geändert am	Anzeigefeld	Datum der letzten Änderung der Position
Geändert von	Anzeigefeld	Wer hat die Position zuletzt geändert
geliefert	Anzeigefeld	Menge für die ein Lieferschein gedruckt wurde
Interne Bemerkung	Eingabefeld	Eingabemöglichkeit für interne Bemerkungen
Lager	Auswahlfeld	Lager von dem die Position geliefert wird
Lieferanten-Bezeichnung	Auswahlfeld	Lieferantenbezeichnung von welchem der Artikel geliefert wird
Lieferantennummer	Auswahlfeld/Eingabefeld	Nummer des Lieferanten von dem der Artikel geliefert wird
Menge	Eingabefeld	gewünschte Menge der gewählten Mengeneinheit
PE	Anzeigefeld	Preiseinheit
Pos.	Eingabefeld	Gruppierungsnummer einer Position
Rohg.	Anzeigefeld	Rohgewinn
Spanne	Anzeigefeld	Spanne
Stat.	Anzeigefeld	Status der Bearbeitung
VK-Preis	Eingabefeld	Verkaufspreis
VK-Preis nach Rabatt	Anzeigefeld	Zeigt den neuen VK nach Rabattierung
VK-Rabatt %	Eingabefeld	Den Rabatt in % der auf den VK angewendet wird
Wert	Anzeigefeld	Gesamtverkaufspreis der Position
zu liefern	Eingabefeld	Menge die zum Liefern vorhanden ist

* Beschreibung des Positionsstatus im Vorgang

Status	Kurzbeschreibung
	Position im erfassten Vorgang
	Position im bestätigten Vorgang
	Für die Position wurde ein Bestellvorschlag generiert
	Die Position wurde in einer Bestellung erfasst
	Position mit Bestellung bestellt
	Position durch den Lieferanten bestätigt
	Position vom Lieferanten geliefert, zur Kundenbelieferung bereit
	Position wurde an den Kunden teilgeliefert
	Position wurde an den Kunden geliefert
	Position wurde berechnet

Zulaufartikel (Artikel ohne Bestand aber mit offenen Lager-Bestellungen ohne Vorgangsbezug) werden ab 8.4260.xx im Vorgang in Concept Office orange gekennzeichnet.

Neues Positionslayout

Das neue Positionslayout bietet die Möglichkeit das Panel „Infobereich“ benutzerabhängig in bestimmten Bereichen der Positionsliste zu positionieren bzw. abzudocken. Zusätzlich kann das zweite Panel „Kalkulation“, was in Verbindung mit dem pCon.basket Online zur Verfügung steht, ebenfalls abgedockt oder frei positioniert werden.

Vorgehen:

Dazu das Panel im Fenstertitel mit gedrückter linker Maustaste festhalten - es werden Interaktoren im Positionsbereich sichtbar
Mit der Maus das Panel auf diese Interaktoren ziehen, bis sie wieder andocken

Optional können die Panels frei auf dem Bildschirm / einen zweiten Bildschirm gezogen werden, so entsteht mehr Arbeitsfläche im Positionsteil.

Das gilt es zu berücksichtigen:

Sollte der Bildschirmbereich / zweite Bildschirm nicht zur Verfügung stehen, werden die Panele automatisch auf dem Hauptbildschirm gezeigt
Die Positionierung des Panels „Infobereich“ ist modulübergreifend für die Module Angebotsbearbeitung, Serviceaufträge und Vorgänge gleichgeschaltet
Die Positionierung des Panels „Kalkulation“ ist modulübergreifend für die Module Angebotsbearbeitung und Vorgänge gleichgeschaltet

Aus der Positionsliste Service-Aufträge anlegen

Aus einer Auftragsposition heraus kann auch ein Serviceauftrag angelegt werden. Dabei wird die Bezeichnung der Position in den Vorgangstitel und in die Fehlermeldung übernommen. Die Gruppierungsnummer wird aus dem Originalauftrag übertragen. In der Nachkalkulation wird der Vorgangstitel angezeigt. Aus der aktiven Position heraus kann durch Klicken mit der rechten Maustaste auf diese Position das Kontextmenü geöffnet werden, hier findet man die Funktion Service-Auftrag anlegen.

Die Daten für den Service-Auftrag können noch entsprechend ergänzt werden. Mit Klick auf Anlegen wird der Service-Auftrag angelegt. Der erstellte Service-Auftrag hat die gleiche Gruppierungsnummer wie der Originalauftrag. Vorgangstitel und Fehlertext enthalten die Bezeichnung der Position aus dem Vorgang.

Edi-Artikel über Matchcode-Suche übernehmen

Hier ist dieses Sonderecht zu beachten

Sonderrecht Bei allen Lieferanten bestellen (Filiallösung)

Erlaubt dem Benutzer, über der Matchcode-Suche (Edi-Artikel), temporäre Artikel anzulegen. Die sind Artikel mit der Sortimentskennung "automatisch angelegt (Edifakt)". Die Checkbox "Temporärer Artikel" in der Übernahmemaske wird in diesem Fall vorbelegt und gesperrt.

Nein
Ja

Vorgänge

vorgaenge:verkaufshinweise

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-29T06:08:24+00:00

Verkaufshinweise

In den Positionsinformationen (Registerkarte Positionen) befindet sich ein Bereich Verkaufshinweise. Dieser meldet Besonderheiten zu der Position, in der Sie sich in der Positionsliste gerade befinden. Dies können Warnungen oder Informationen sein.

Staffelpreise vorhanden

Gibt es zu einem Artikel Staffelpreise (Listenverkaufspreise oder kundenindividuelle Preise), dann wird dies hier angezeigt. Darüber hinaus eine Verkaufshilfe: In grüner Schrift wird die nächsthöhere Staffel im Vergleich zur aktuellen Menge angezeigt und wie viel der Kunde pro Stück spart, wenn er diese höhere Menge bestellt.

Katalog

Die Verkaufshinweise zeigen auch an, aus welchem Preiskatalog der aktuelle Verkaufspreis gezogen wird.

Hinweistext

Wurde am Artikel ein Hinweistext hinterlegt, erscheint dieser bei Aufnahme des Artikels in den Vorgang als Meldung. Nachdem man diese bestätigt hat, kann man den Hinweistext jederzeit wieder hier nachlesen.

Zubehör / Material

Gibt es bei Maschinen Zubehör oder Material, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.

Alternativartikel

Wurden am Artikel Alternativen hinterlegt, dann erscheint ein Hinweis darauf.

Versandkosten

siehe hierzu: Versandkostenartikel

Vorgaenge

Erweiterte Verkaufshinweise

Zur Optimierung von Querverkäufen und Steigerung der Auftragspositionen ist das Modul Erweiterte Verkaufshinweise erhältlich.

vorgaenge:versandart

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-04T13:23:42+00:00

Versandart

Die Versandart gibt an, auf welche Art die Ware versendet wird. Versandarten werden unter Weitere Stammdaten / Versandarten gepflegt.

Im Modul Versandarten kann jeder Versandart eine Farbe zugewiesen werden. So ist in CO-Logistik eine schnelle visuelle Zuordnung der Aufträge möglich.

Über die Versandart kann eine Schnittstelle zur DHL-Software angesprochen werden. Damit ist ein automatischer Versandaufkleberdruck möglich.

Achtung bitte verwenden Sie beim Name der Versandart KEINE Sonderzeichen, wenn Sie CO-Logistik im Einsatz haben.

Soe - Lieferstufen und Lieferoptionen

Einzelne Lieferoptionen werden als Erweiterung der Maske Versandarten abgebildet. Als Auslieferungskennzeichen muss an der Versandart Soe LS2, LS3 oder LS4 hinterlegt werden. Die bisherigen Lieferstufen werden über die Codierungen der Lieferoption verwaltet. Diese entspricht der ID in der folgenden Tabelle

neue Tabelle finden Sie unter dem Link Soennecken: neue Lieferstufen und Lieferoptionen (Juni 2025)

alte Tabelle: gilt bis 01.06.2025:

ID	Bezeichnung	Bemerkung	Merkmal	Lieferstufe	Annahme-schluss	Kosten pro Auftrag	Kosten pro Position	LVS-Frachtführer	LVS-Versandart	Staat	Storno-Dankeartikel
005	LS2	Standard	Sammelkennzeichen erforderlich	LS2	17:00	4,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
011	LS3	Standard	-	LS3	17:00	4,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
012	LS3	Anlieferung	nur Paket(e)	LS3	17:00	4,95	0,83	variabel	Paket	frei	ja
013	LS3	Schreibtisch	Paket(e)	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	Paket	DE	ja
024	LS3	Lieferung 10:00 Uhr	Paket(e)	LS3	13:00	14,90	0,83	variabel	Paket	DE	ja
025	LS3	Schreibtisch 10:00 Uhr	Paket(e)	LS3	13:00	19,90	0,83	variabel	Paket	DE	ja
028	LS3	Lieferung 12:00 Uhr	Paket(e)	LS3	13:00	10,90	0,83	variabel	Paket	DE	ja
029	LS3	Schreibtisch 12:00 Uhr	Paket(e)	LS3	13:00	15,90	0,83	variabel	Paket	DE	ja
032	LS4	Standard	Sammelkennzeichen erforderlich	LS4	13:00	4,95	0,83	variabel	Paket	frei	ja
098	LS3	Schreibtisch	Paket(e) GLS	LS3	17:00	6,95	0,83	GLS	Paket	DE	ja
099	LS3	mit Lieferschein außen	nur Komplettlieferungen	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
100	LS3	mit Materialschein außen	nur Komplettlieferungen	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
108	LS3	Schreibtisch	Paket(e) mit xLS mit mehreren Lieferscheinen	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	Paket	DE	ja
111	LS3	Komplettlieferung	wie LO11 aber nur als Komplettlieferung	LS3	17:00	4,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
117	LS3	kein Ersatzartikel	wie LO11 aber ohne Ersatzartikelfindung	LS3	17:00	4,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
122	LS3	mit Lieferschein außen m. T.	wie LO99 aber mit Teillieferungen	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
123	LS2	Stadtfahrer	-	LS2	17:00	2,95	0,83	variabel	variabel	DE	ja

Am Kontakt werden die Standardversandkosten hinterlegt. Über die Versandart kann eine abweichende Versandkostenvereinbarung definiert werden. Es sind weitere Angaben wie Annahmeschluss, Anlieferungsuhrzeit usw. entspr. oben stehender Tabelle möglich.

Wird diese Versandart im Auftrag ausgewählt (oder kommt vom Kunden in den Auftrag), dann

Sollte der Auftrag als Direktlieferung abgewickelt werden.
Wird in der Bestellung als Lieferanschrift die Adresse des Kunden verwendet
Wird die Versandart aus dem Auftrag in die Bestellung übernommen (unabhängig davon wie Mandantenkonfiguration 95 eingestellt ist.)
Wird in die Bestellung (OpenTrans bzw. bei LS3 OpenTrans oder pbsMail) die Lieferstufe übergeben
Wird bei aktivierter Tourenplanung der Auftrag während der Warenzubuchung (manuell oder DESADV) in eine Tour aufgenommen (optional, wenn Auftrag in einer Tour ist.) → Mandantenkonfiguration 231 muss auf 3 (Lieferscheindruck) stehen.
soll bei einer vorgangsbezogenen Bestellung an LS2 oder LS4 über OpenTrans die Tourennummer übermittelt werden, muss zuvor folgender Befehl auf der Datenbank gepflegt werden - die Kontaktnummer ist auf den entsprechenden Lieferanten bezogen:

update kontakte set BestellAusgabeOptionen='<BestellAusgabeOptionen><Format>OpenTransXml</Format><Option><Name>SoenneckenFormat</Name><Wert>1</Wert></Option></BestellAusgabeOptionen>' where kontaktnummer =xxxx

muss Mandantenkonfiguration 102 (Lieferscheindruck bei Warenzugang) auf „keine Aktion“ stehen, da Lieferscheine bereits von Soennecken gedruckt werden
muss Mandantenkonfiguration 234 auf „ja“ stehen (Direktlieferinfos am Vorgang eintragen), damit die Lieferscheinnummer auf die Rechnung gedruckt wird.

Drucken von DHL Versandaufklebern

Ab Januar 2017 wird DHL easylog durch das neue System Versenden im DHL Geschäftskundenportal abgelöst. Um weiter Versandaufkleber lokal ausdrucken zu können, stellt DHL das Tool Pollingclient bereit. Bei der Einrichtung unterstützt die DHL Hotline.

An der Versandart kann ein Auslieferungskennzeichen und der Ausgabepfad gesetzt werden. Beim Lieferscheindruck wird dieses Kennzeichen ausgewertet und bei eingestelltem Kennzeichen „DHL“ werden die Lieferscheindaten als Textdatei im angegebenen Ordner ausgegeben.

Diese Textdatei beinhaltet alle für einen Paketaufkleber relevanten Daten und kann in der DHL-Software weiterverarbeitet werden. Sie ist Semikolon-getrennt und wie folgt aufgebaut:

110704174;Mustermann GmbH;;;12345;Berlin;Musterstraße 12;030 123456;030123457;D;1;4

1.Feld	Lieferscheinnummer
2.Feld	Name 1
3.Feld	Name 2
4.Feld	Name 3
5.Feld	Postleitzahl
6.Feld	Ort
7.Feld	Straße
8.Feld	Telefon Empfänger
9.Feld	Fax Empfänger
10.Feld	Land
11.Feld	Anzahl Pakete
12.Feld	Zoll-Warenart (4 = Warenlieferung)

Bitte vergwissern Sie sich, dass die Konfiguration 66 (Export in externe Systeme) richtig eingestellt ist.

Neben diesem Daten-Export ist weiterhin das Zurücklesen der sogenannten Tracking-Nummer möglich:

Dazu muss seitens des DHL-Tools in dem im CO angegebenen Pfad die entsprechende Access-Datei (.mdb) abgelegt werden. Im Normalfall wird bei dieser Datei von der Namensgebung in der Art wie ELSendEx….mdb ausgegangen. Sollte sich an der Stelle ein anderer Name erforderlich machen, so ist dies mittels Schalter ‚DhlSendungsExportDateiname=*.mdb‘ in der Office.dat einzustellen.

Beim Erstellen neuer Versandarten wird für das Auslieferungskennzeichens „DHL“ die Codierungs-Lieferstufe automatisch mit „V01PAK“ für Pakete befüllt. Für Warenpost muss hier manuell „V62WP“ eingetragen werden. Beim Erstellen der Pollingdatei wird die eingetragene Codierungs Lieferstufe in die Datei übernommen.

Verlinken der Sendungsverfolgung

Wird die Tracking-Url an der Versandart um einen entsprechenden Platzhalter erweitert, so kann am Dokument direkt in die Sendungsverfolgung abgesprungen werden.

…&idc=#trackingid#

Dieser Link wird auch im Vorgang unter Lieferdaten und in der Toureninformation angezeigt. (siehe auch Abruf von Tracking-Info)

Abruf der Tracking-Info

Der Abruf der Tracking-Info (URL) kann, je nach aufgestellter Infrastruktur, durch die Firewall blockiert werden. Diesbezüglich muss die angewandte URL in der Firewall freigegeben werden.

Der Abruf der Tracking-Info erfolgt über die URL des angeschlossenen Versand-Dienstleisters, inklusive der zugehörigen Tracking-ID. Damit der Abruf durch die angeschlossene Firewall nicht blockiert wird, ist es notwendig, die URL des Versand-Dienstleisters in der Firewall zu hinterlegen.

Hinterlegung in der Firewall

Die Hinterlegung der URL sollte in der http UND https-Variante erfolgen und am Ende mit einem * versehen werden:

Beispiele:

http://partner.dachser.com*
https://partner.dachser.com*


http://track.tof.de*
https://track.tof.de*


http://www.gls-group.eu*
https://www.gls-group.eu*

http://www.dhl.de*
https://www.dhl.de*

Lieferbedingungen, Versandbedingungen

Ermittlungsreihenfolge Versandart für Vorgang

Tour
Zusatzvorgangsart
Anschrift (geschäftsbreichsabhänig)
Anschrift (allgemeiner Eintrag (alle))

weitere_dokumente:weitere_dokumente

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:18+00:00

Weitere Dokumente

Dokumente können an verschiedene Stammdaten angehängt werden:

Firmen
Projekte
Verträge
Maschinen
Vorgänge
Service-Aufträge
Aktivitäten
Aktionen
Schulungen
Planungen

Dabei kann ein Dokument auch mehrfach verknüpft werden.

Im Bereich Zuordnung kann diese Verknüpfung hinterlegt werden. Zusätzlich kann ein Bearbeiter und/oder ein Verkäufer zugeordnet werden. Darunter legt man Dokumentenart, eine Bezeichnung und optional eine Bemerkung an. Im Feld Dokument wird der Pfad zum Dokument hinterlegt. Hier sollte immer ein zentraler Ordner gewählt werden. bedenken Sie, das ein Dokument in Ihren „Eigenen Dateien“ nur von Ihnen eingesehen werden kann.

Die Bezeichnung wird dann an den verknüpften Orten angezeigt. Ist keine Bezeichnung angegeben worden, so wird der Pfad zum Dokument angezeigt.

Neben Dokumenten können auch Windows-Ordner verknüpft werden. Damit stehen die Inhalte von Windows-Ordnern an allen verknüpfbaren Daten (Kunden, Aufträge, etc.) schnell zur Verfügung.

Die Registerkarte Historie ist nur bei lizenzierter Zeichnungsverwaltung aktiviert.

Weiteres

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Dokumentenansicht (Filter)

Zu welchen Dokumenten hat der Benutzer Einsicht?

nur eigene Dokumente
nur Dokumente zu eigenen Firma
alle Dokumente

Sonderrecht Daten drucken

Steuert, ob der Benutzer dazu befugt ist Dokumente zu drucken.

Nein
Ja

weitere_stammdaten:bezirke

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T12:22:10+00:00

Bezirke (BZ)

In diesem Modul können Bezirke definiert werden. Diese können verwendet werden als

Verkaufsgebiete
Anfahrtszonen
Tour
Filiale

Anlage eines Bezirkes

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Bezirk freigeschalten. Es kann nun ein maximal 30 Zeichen langer, eindeutiger Namen eingeben werden. Die Bezeichnung wird in Concept Office zur Auswahl dieses Bezirkes angeboten. Nachfolgend wird eine Bezirksart gewählt und anschließend gespeichert.

Optional kann ein Bezirk einem bestimmten Geschäftsbereich zugeordnet werden.

In der Tabelle Postleitzahlbereiche können länderabhängige Postleitzahlenbereiche eingetragen werden - in beliebiger Anzahl.

Gilt der Bereich nur für eine Postleitzahl, überspringen Sie die Eingabe des Feldes PLZ bis. Concept Office füllt das Feld dann automatisch mit dem Wert des Feldes PLZ von.

Verkaufsgebiete

Einem, als Verkaufsgebiet deklariertem, Bezirk kann optional ein Gebietsleiter und eine Gültigkeitsdauer zugewiesen werden.

Zuordnung von Mitarbeitern

Im Abschnitt Mitarbeiterzuordnung können dem Bezirk eigene Mitarbeiter zugewiesen oder nicht zugewiesen werden. Dies geschieht entweder durch Doppelklick oder durch Auswählen des Mitarbeiters und Klicken des Zuweisen- oder Entfernen-Knopfes.

Ist während des Zuweisens der Haken Firmen und Projekte neu zuordnen gesetzt, werden die in den Modulen Firmen und Projekte gespeicherten Mitarbeiterzuordnungen ebenfalls überarbeitet.

Zuweisen von Bezirken (Verkaufsgebiete)

Bei Neuanlage von Firmen und Projekten wird die Bezirks- und Mitarbeiterzuordnung dem neuen Datensatz vererbt. Die Einstellungen können danach manuell geändert werden.

Dynamische Zuweisung von Verkäufern im Auftrag

Ist die Mandantenkonfiguration 99 auf den Wert 2 gestellt, wird der Verkäufer anhand der Postleitzahl der Lieferanschrift über die Postleitzahlenzuordnung in Bezirken ermittelt. Ein fest am Kunden hinterlegter Verkäufer gewinnt jedoch gegen den dynamisch ermittelten.

Anfahrtszone

Wird ein Bezirk als Anfahrtszone deklariert, dann entfällt die Mitarbeiterzuordnung (wird deaktiviert). Es besteht nun die Möglichkeit einen Anfahrtsartikel (Anfahrtspauschale) zu hinterlegen. Dieser wird automatisch in einem Service-Auftrag aufgenommen, wenn die Postleitzahl des Standortes der Maschine im Postleitzahlenbereich dieses Bezirks liegt und an der Maschine direkt kein Anfahrtsartikel hinterlegt ist.

Alternativ zur Anfahrtspauschale kann für die entsprechende Postleitzahl auch eine feste Entfernung (in km) und eine feste Zeit (in Minuten) angegeben werden. Diese Daten sind bei der Zeiterfassung in Concept Office und Concept Flex dann vor eingestellt und können bei Bedarf im Auftrag überschrieben werden.

Ist die Anfahrt in einem Service-Auftrag Vertragsleistung, wird der Artikel mit einem Verkaufspreis von 0 aufgenommen.

Im Modul Bezirke bei den Anfahrtszonen ist es auch möglich eine Filiale zu hinterlegen. Dadurch können Anfahrtszonen nun filialspezifisch genutzt werden – basierend auf der im Serviceauftrag hinterlegten Filiale. Ist im Vorgang keine Filiale hinterlegt, werden automatisch alle Anfahrtszonen berücksichtigt, die im jeweiligen Bezirk liegen.

Tour

Einem als Tour deklarierter Bezirk kann man anstatt der Anfahrtspauschale eine Tournummer hinterlegen. Diese muss als Tour im Tourenstamm angelegt sein. Wird ein Vorgang angelegt und die Lieferanschrift stammt aus dem hinterlegtem Postleitzahlenbereich, dann wird die Tournummer dynamisch an den Vorgang geschrieben.

weitere Stammdaten, Bezirke, Mitarbeiterzuordnung, Anfahrtspauschale

Filiale

Diese dient dazu, mittels Postleitzahl-Bereichen Filialen an Firmen und Anschriften zuordnen zu können. Sind Filial-Bezirke definiert, wird beim Speichern von Firmen und Anschriften, bei denen keine Filiale angegeben ist, versucht, anhand des Bezirkes die Filiale zu ermitteln.

Die Ermittlung für die Filiale, gilt nur für Kunden und Interessenten.

weitere_stammdaten:filialen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-18T06:45:59+00:00

Filialen

Die Filialpflege ermöglicht es, räumlich getrennte Standorte zu verwalten. Dies betrifft Läger, Kunden und die Zuordnung der Filialen untereinander.

Es muss mindestens eine Filiale im Mandant existieren.

Filialname und -anschrift

Über Neu ist die Erstellung einer neuen Filiale möglich. Dabei muss jede Filiale einen Kurznamen besitzen, der sie eindeutig identifiziert. Außerdem können Adressinformationen hinterlegt werden, welche bei der Filiallösung von Bedeutung sind.

Lagerzuordnung

Jede Filiale kann individuelle Lagerzuordnungen besitzen. Aus den vorhandenen Lägern können beliebig viele als zulässig definiert werden. Ein Zentrallager, ein Barverkaufslager (Concept Cash) und ein Kommissionslager sind explizit wählbar.

Folgende Felder sind hier ebenfalls untergebracht:

Barverk.-Geschäftsbereich: (Concept Cash) Der Geschäftsbereich in den Kassenumsätze dieser Filiale gebucht werden.
Firmennummer (Kunde): Sondereinstellung Filiallösung. Kundennummer - als bestellende Filiale.
Firmennummer (Lieferant): Sondereinstellung Filiallösung. Lieferantennummer - als liefernde Filiale.

Lagerermittlung mit Filialen

Konfiguration 49: Nur der Filiale zugeordnete Läger einstellbar

0 - Nein, alle zulassen
Der Sachbearbeiter erhält lediglich einen Hinweis, dass das ausgewählte Lager nicht zulässig ist
1 - Ja, bei Verkauf sind nur der Filiale zugeordnete Läger einstellbar
Die Auswahl eines nicht zulässigen Lagers ist bei Verkauf nicht möglich
2 - Ja, bei Verkauf, Einkauf und Warenbuchung sind nur der Filiale zugeordnete Läger einstellbar
Die Auswahl eines nicht zulässigen Lagers ist nicht möglich

Die Konfiguration 49 prüft zusätzlich die Zuordnung der Filiale für den aktuellen Mitarbeiter.

Bsp.:
1. Bei der freihändigen Warenbuchung oder Bestellung werden nur die Läger angeboten, welche der Filiale des aktuellen Mitarbeiters zugeordnet sind.
2. Ist in einer vorgangsbezogenen Bestellung die Filiale z.B. durch den zugeordneten Vorgang definiert, werden die Läger dieser Filiale verwendet.

Unterfiliale

Ist im Feld Hauptfiliale eine Filiale hinterlegt, so handelt es sich um eine Unterfiliale. Unterfilialen lassen sich an der Kasse auswählen. Wird eine Unterfiliale verwendet, so steuert diese Lager, Geschäftsbereich und ggf. Drucklayout für Kassenvorgänge.

Zuordnung der Filialen

Jeder Vorgang, Vertrag und Ticket besitzt eine Filialzuordnung. Je nach Programmeinstellung wird diese unterschiedlich vorbelegt. Folgende Einstellungen sind dabei möglich.

Konfiguration 43: Filialzuordnung in Vorgängen, Verträgen und Tickets

0 - lt. Kundenstamm, Rückfall lt. Geschäftsbereich
Nacheinander werden Kontaktgeschäftsbereich, Kontakt, Geschäftsbereich, Mandant auf eine Filialzuordnung überprüft. Das genaueste gefundene Ergebnis wird eingetragen.
1 - lt. Mandantenstamm
Die am Mandanten hinterlegte Filiale wird im Vorgang, Vertrag und Ticket eingetragen.
2 - lt. AD-Mitarbeiter
Die am Verkäufer hinterlegte Filiale wird im Vorgang, Vertrag und Ticket eingetragen.
3 - lt. Geschäftsbereich
Die am Geschäftsbereich hinterlegte Filiale wird im Vorgang, Vertrag und Ticket eingetragen.
4 - lt. Kundenstamm, keine Rückfallvariante
5 - lt. Kundenstamm, Rückfall lt. AD-Mitarbeiter
6 - lt. AD-Mitarbeiter, Rückfall lt. Kundenstamm

Filiallösung

Die Einstellung „Filiallösung“ ermöglicht es Filialen, untereinander zu bestellen und zu liefern. Dazu sind weitere Einstellungen im Programm notwendig. Weitere Informationen zu diesem Punkt können Sie vom Concept Office Support erhalten.

Konfiguration 39: Filiallösung aktivieren

0 - inaktiv
1 - aktiv

Die Konfiguration sollte nur nach Rücksprache mit dem Concept Office Support aktiviert werden.

Weiteres

Sonderrecht Filialenänderung im Vorgang erlauben

Erlaubt dem Bearbeiter die Filiale im Vorgang zu ändern.

Nein
Ja

Filiale, Filiallösung, Lagerzuordnung, Lägerzuordnung, 540

weitere_stammdaten:mitarbeitergruppen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-24T14:52:04+00:00

Akademie

Mitarbeitergruppen

Unter den weiteren Stammdaten können Mitarbeiter zu Mitarbeitergruppen zusammengefasst werden. Jeder Mitarbeiter kann dabei in mehreren Gruppen enthalten sein. Dies ermöglicht zum Beispiel die Definition von Verkaufsteams oder die Einrichtung spezieller Umsatzanzeigen.

Eingabe einer Mitarbeitergruppe

Durch Klick auf Neu wird das Feld Mitarbeitergruppe freigeschalten. Die Gruppe kann nun eindeutig definiert werden, indem einen bis zu 20 Zeichen langen Namen eingegeben wird, der die Gruppe eindeutig definiert. Die Bezeichnung dient später der Auswahl der Gruppe und darf bis zu 50 Zeichen lang sein. Nun muss die Mitarbeitergruppe gespeichert werden, wodurch die Eingabe der restlichen Felder freigeschalten wird.

Eine Mitarbeitergruppe ist bei Eingabe immer aktiv, kann aber später inaktiv gesetzt werden. Diese Gruppe wird dann nicht mehr zur Auswahl (z.B. in den Vorgängen) angeboten.

Die Gruppenart bietet die Möglichkeit Mitarbeiter zu einem Verkaufsteam einer Mitarbeitergruppe oder einer Genehmigungsgruppe zuzuordnen.

Eine Mitarbeitergruppe definiert, in welchem Maß, in welchen Bereichen etc. die zugehörigen Mitarbeiter ihre Arbeitskraft dem Unternehmen zur Verfügung stellen.

Einer Genehmigungsgruppe gehören Mitarbeiter, die bestimmte Vorgänge, Abläufe etc. im Unternehmen überprüfen und genehmigen müssen, bevor diese endgültig werden.

Verkaufsteam wird im nächsten Kapitel separat erklärt.

In der Tabelle Mitarbeiterzuordnung können nun die Mitarbeiter zugewiesen werden. Dabei ist eine zeitliche Befristung möglich. Für die Gruppenart Verkaufsteam gibt es mehrere Optionen:

Das Kennzeichen Hauptmitarbeiter findet bei der Ermittlung von Verkaufsteams in Vorgängen Bedeutung.

Durch Auswahl einer Provisionsstaffel wird diesem Verkaufsteam eine Provision zugeordnet. Diese zugeordnete Provision kann anteilig auf die Mitarbeiter des Verkaufsteams verteilt werden. Die prozentuale Aufteilung wird in der Spalte Provisionsteilung eingegeben - die Summe muss dabei 100 ergeben.

Verkaufsteams

Jeder Vorgang in Concept Office besitzt nicht nur einen Verkäufer sondern auch ein Verkaufsteam. Diese werden dazu verwendet Gebietsaufteilungen abzubilden oder Provisionen aufzuteilen.

Über die Rechteverwaltung sind Einschränkungen auf Daten des Verkaufsteams möglich.

Wenn kein Verkaufsteam in organisatorischer Form existiert, kann pro Verkäufer ein gleichnamiges Verkaufsteam angelegt werden. Diesem Verkaufsteam wird nur der gleichnamige Mitarbeiter zugeordnet.

Zuweisen von Verkaufsteams

Die Zuordnung des Verkaufsteams im Vorgang erfolgt implizit über den Verkäufer. Wenn dieser ermittelt wurde, prüft Concept Office dessen Mitgliedschaft in den aktiven Verkaufsteams:

ist der Verkäufer in genau 1 Verkaufsteam enthalten, wird dieses eingesetzt.
ist der Verkäufer in mehreren Verkaufsteams enthalten, besitzt aber nur in genau 1 die Zuordnung Hauptmitarbeiter, wird dieses eingesetzt
konnte keine eindeutige Zuordnung ermittelt werden, wird kein Verkaufsteam eingetragen.

Für eine korrekte Provisionsabrechnung muss der im Vorgang hinterlegte Verkäufer Mitglied des Verkaufsteams aus dem Vorgang sein

Die Zuordnung an der Firma kann Geschäftsbereichsabhängig erfolgen. Im Modul Firmen über den Reiter „Untermodule“ können die Geschäftsbereichsabhängige Firmeneinstellungen zum Kunden aufgerufen werden.

Nun kann das Verkaufsteam hinterlegt werden.

Anlage Genehmigungsgruppen

Im Concept Office können bestimmte Einstellungen im Prozesse des Angebotsverfahrens nur noch mit einer Genehmigung durchgeführt werden. Eine Ausführung ohne entsprechende Genehmigung ist für die eingestellten Mitarbeiter nicht möglich.

Durch das Setzen des Hakens auf Genehmigungsgruppe im Reiter Eingabe, ist die Reiterkarte Genehmigungsverfahren verfügbar.

Es lassen sich pro Mitarbeitergruppe (z.B. Sachbearbeiter) Kriterien definieren, die dazu führen, dass ein Vorgesetzter die Abgabe (Druck) eines Dokuments genehmigen muss.

Einstellungsmöglichkeiten Genehmigungsverfahren

Im Reiter Genehmigungsverfahren gibt es folgende Optionen:

Wechsel der ZBD ist zu genehmigen

Ob für die Änderung der Zahlungsbedingungen im Vergleich zur Standardeinstellung am Kunden eine Genehmigung notwendig ist, kann hier eingestellt werden.

Unterschreitung der Auftragsmindestspanne ist zu genehmigen

Hier kann entschieden werden, ob die Mindestspanne laut Geschäftsbereich unterschritten werden darf.

Unterschreitung der Artikelmindestspanne ist zu genehmigen

Durch diese Option kann entschieden werden, ob die Mindestspanne, die im Modul Artikel hinterlegt wurde, überschritten werden darf.

Überschreitung des Auftragswertes ist zu genehmigen

Im Feld kann direkt einen Wert eingetragen werden oder es greift die Einstellung am Geschäftsbereich.

Gilt für Genehmigungsart

Hier besteht die Option zwischen Angebot, Auftragsbestätigung oder Gutschrift auszuwählen.

4-Augen-Prinzip

An einer Genehmigungsgruppe kann ausgewählt werden, ob das 4-Augen-Prinzip angewendet werden soll. Falls der Antragsteller die Berechtigung hat ein Formular zu drucken, dies bedeutet der Auftragswert in einem Vorgang überschreitet nicht den Wert aus der Genehmigungsgruppe, ist er prinzipiell befugt das Formular zu drucken. Ist aber das 4-Augen-Prinzip aktiv muss trotzdem eine Genehmigung eingeholt werden. Diese Genehmigung muss durch einen zweiten Mitarbeiter erfolgen, egal in welcher Genehmigungsstufe er ist. Falls der Antragsteller die Berechtigung nicht hat, also der Auftragswert überschritten wird, muss der zweite Mitarbeiter berechtigt sein die Genehmigung frei geben zu dürfen.

Bereiche

Ist der Haken auf Bereich gesetzt, so werden die Abteilungen in denen die zugeordneten Mitarbeiter tätig sind, aufgelistet.

Provisionseinstellungen

Durch Auswahl einer Provisionsstaffel wird diesem Verkaufsteam eine Provision zugeordnet. Diese zugeordnete Provision kann anteilig auf die Mitarbeiter des Verkaufsteams verteilt werden, geben Sie dazu die prozentuale Aufteilung in der Spalte Provisionsteilung ein - die Summe muss dabei 100 ergeben.

Umsatzrechte (Ansicht) einschränken

Im Modul Rechteverwaltung Reiter „Gruppenrechte“ lassen sich über ein Sonderrecht die in Concept Office angezeigten Umsätze für einzelne Mitarbeiter einschränken. Dabei kann auf Mitarbeitergruppen oder Verkaufsteams Bezug genommen werden, bei denen der Mitarbeiter zugeordnet ist.

Sonderrecht Umsatzansicht (Filter)

Über diese Sonderrecht kann festgelegt werden, dass ein Nutzer nur Teile der vorhandenen Umsätze sehen darf. Je nach eingestellter Ausprägung werden die Daten gefiltert

keine Umsätze
nur eigene Umsätze
nur eigene Umsätze und Umsätze eigener Kunden
Umsätze des VK-Teams
Umsätze der Mitarbeitergruppe
Umsätze des Geschäftsbreichs
Alle Umsätze

Mitarbeitergruppen, weitere Stammdaten, Mitarbeiter, Verkaufsteam, VK-Team, Provision

weitere_stammdaten:qualifikationen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-20T11:11:06+00:00

Qualifikationen

Qualifikationen dienen der Kennzeichnung von Daten zur späteren Selektion. Dabei kann jeder Datensatz genau eine Qualifikation erhalten. Für folgende Daten können Qualifikationen hinterlegt werden:

Weiterhin können Qualifikation auch für Datenrelationen definiert werden:

Firmen-Firmen
Firmen-Projekte
Firmen-Aktionen
Projekte-Aktionen

Eingabe von Qualifikationen

Durch Klicken des Buttons Neu wird eine neue Qualifikation erzeugt und mit einer fortlaufenden Nummer versehen. Nachdem die Art der Qualifikation gewählt wurde, kann eine bis zu 255 Zeichen lange Bezeichnung eingegeben werden. Unter dieser wird die Qualifikation zukünftig im Programm zu finden sein.

Qualifikationen für Relationen erhalten außerdem eine 2. Bezeichnung, sodass die Relation von beiden Seiten benannt werden kann.

Zuweisen von Qualifikationen

Nach der Eingabe stehen die Qualifikationen in den zugeordneten Daten zur Verfügung.

Nachfolgendes Bild zeigt eine zugeordnete Qualifikation einer Firma im Modul Firmen.

Löschen von Qualifikationen

Wenn eine Qualifikation gelöscht wird, wird in den zugeordneten Daten eine leere Zuordnung hinterlegt. Es wird empfohlen, vor dem Löschen die Daten zu selektieren und zu überarbeiten, z.B. durch eine neue Qualifikation zu ersetzen.

Weiteres

Das Sonderrecht Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern erlaubt es die Firmenqualifiktation trotz vorhandener Firmensperre zu ändern.

Sonderrecht Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern

Regelt, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Nein

weitere Stammdaten, Qualifikation, labeling

weitere_stammdaten:status

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:20+00:00

Status

Die Statuspflege dient der Bearbeitung von Statusinformationen, die an unterschiedlichen Programmstellen, bspw. in Vorgängen, verwendet werden. Oft dienen die Status einer späteren Auswertung oder zur schnellen Selektion von Datensätzen.

Einige Status sind automatisch vorgegeben und finden im Programm Verwendung. Diese Status werden in der Statuspflege ausgeblendet.

Eingabe eines neuen Status

Das gleichnamige Modul wird in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten aufgerufen. Das Modul-Kürzel lautet SI.

Die Eingabe eines neuen Status erfolgt über Klick auf Neu. Unter dem Reiter Eingabe wird das Feld Status freigegeben und eine Nummer gemäß des Nummernkreises händig vergeben. .

Die Verwendung eines händig geführten Nummernkreises für jeden einzelnen Status-Typ erleichtert die Übersicht.

Wenn mehrere Status nacheinander für dieselbe Status-Art eingegeben werden, ist es möglich ab der 2. Eingabe den Button Neu zu verwenden. Dadurch erscheint in Status die vorbelegte, nächsthöhere Zahl.

In das Feld Bezeichnung wird der Name eingetragen, der im Programm unter Status angezeigt werden soll und abschließend im Feld Art die Status-Art ausgewählt.

Optional kann eine Bemerkung zu dem Status hinterlegt werden.

Arten von Status

Abschluss-Status (Erledigungsgründe)

Für langfristige Auswertungen kann es interessant sein, warum ein Angebot nicht zum Auftrag wurde. Es sollten die Auswertungskriterien als verschiedene Abschlussstatus eingepflegt sowie jedem verlorenen Angebot ein Abschluss-Status zugewiesen werden.

Projekt-Phase

Der Ablauf eines Projektes kann in mehrere Teilphasen aufgeteilt sein. Es sollten die, für das Unternehmen, relevanten Projektphasen eingepflegt sowie den Projekten der aktuelle Status zugewiesen werden.

Entscheidungsgründe

Jedes Projekt kann einen Entscheidungsgrund, für oder gegen sich, erhalten. Dies ermöglicht eine spätere Auswertung.

Reklamationsgründe

Die in einer Reklamation angebbaren Gründe werden hier gepflegt.

Vertriebsstatus

Hier wird (dem Verkäufer) die Info hinterlegt, in welcher Situation sich der Vorgang befindet.

Zuweisen von Status

Das Zuweisen von Status findet zum Beispiel im Modul Vorgänge statt.

weitere stammdaten, Status, Abschlussstatus, Entscheidungsgründe, Erledigungsgrund

weitere_stammdaten:tourenstamm

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-12T12:23:55+00:00

Tourenstamm

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Tourenstamm. Im vorliegenden Modul können die Touren bearbeitet oder neu angelegt werden.

Anlage von Touren

Durch Klick auf Neu erhält jede Tour eine Tourennummer. Über die Bezeichnung wird die Tour näher definiert.

In der Rubrik Packen am: wird hinterlegt, wann die Touren gepackt werden sollen. Hierzu wird in CO-Mobile angezeigt, wann die Touren gepackt werden sollen.

In der Rubrik Liefern am: wird hinterlegt, wann die Touren ausgeliefert werden

Hat ein Vorgang eine Tourennummer unter Lieferdaten, dann wird beim Lieferscheindruck geprüft für welches Datum die Tour vorgesehen ist und das Lieferscheindatum entsprechend gesetzt.
Existiert zur Tourennummer keine offene Tour, dann wird das Tour-Datum entsprechend den Einträgen unter Liefern am: gesetzt.
Existiert zur Tourennummer schon eine offene Tour, dann wird das Lieferscheindatum auf das Tour-Datum gesetzt.

Als Versandart wird die Versandart für die Tour ausgewählt.

Über Vorlauftage für die Kommissionierung wird bei Aufträgen mit geplanter Auslieferung der Packzettel erst zum Druck (Tourenplanung) bzw. zur Kommissionierung angeboten (CO Logistik), wenn die Vorlauftage zum Liefertermin (Terminwunsch des Kunden) erreicht sind.

Weiterhin können der Tour einen Rang (Je größer, desto höher die Priorität.) und ein Sammelkennzeichnen vergeben werden.

Außerdem besteht die Option, die Liefersperre an Anschriften zu ignorieren.

Optional kann eine Bemerkung zur Tour hinzugefügt werden.

Zuweisen von Tourenstämme

Der Tourenstamm wird im Modul Touren (TP) verwendet.

weitere_stammdaten:zahlungsbedingungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-21T09:15:34+00:00

Zahlungsbedingungen (ZB)

In dem Modul werden Zahlungsvereinbarungen definiert, die in Rechnungen und Gutschriften Verwendung finden. Diese können anschließend in den Stammdaten der Kunden und den Vorgängen ausgewählt werden.

Eingeben von Zahlungsbedingungen

Mit Klick auf Neu wird einen neuer Datensatz angelegt. Dabei erhält die Zahlungsbedingung automatisch eine fortlaufende Nummer.

Bei angeschlossener Finanzbuchhaltung müssen möglicherweise die Nummern gemäß der FiBu-Schlüssel geändert werden.

Das Feld Bezeichnung sollte die Zahlungsbedingung leserlich kennzeichnen, z.B. „10 Tage 2%, 30 Tage netto“.

Eine Zahlungsbedingung kann, neben dem Nettozahlungsziel, 2 zusätzliche Zahlungsziele besitzen. Dabei kann entweder eine konkrete Anzahl Tage oder auf ein bestimmten Tag eines beliebigen Folgemonats eingegeben werden - sowie ein Skontosatz in Prozent.

Es ist auch möglich zu definieren, über eine Zahlungsbedingung Skonto für nicht skontofähige Artikel gewähren, indem der gleichnamige Haken gesetzt wird.

Der Fälligkeitstermin ermöglicht es, bei angeschlossener Finanzbuchhaltung, eine abweichende Mahnfrist zu hinterlegen.

Externer Schlüssel enthält den Wert, der an die angeschlossenen Finanzbuchhaltung übergeben wird. Damit entfällt die Notwendigkeit, Zahlungsbedingungen in CO und der Fibu immer synchron anlegen/benennen zu müssen. Die externen Schlüssel dürfen eine Zeichenanzahl von max. 20 haben.

Falls die Zahlungsbedingung eine Lastschriftart enthalten soll, wird diese im gleichnamigen Feld eingestellt. Folgende Einstellungen sind möglich:

0 - keine Lastschrift
1 - Einzugsermächtigung
2 - Abbuchungsauftrag
3 - keine FiBu-Übergabe
4 - Belege parken

Für Einstellungen >0 muss am Kunden eine Bankverbindung hinterlegt sein.

Ab dem 01.02.2014 muss bei Lastschrift neben der Mandats-ID, der Gläubiger-ID und BIC sowie IBAN das Einzugsdatum angegeben werden. Weiter Informationen: Bankeinzugstermine.

Zum Ausweisen spezieller Anteile, wie z.B. der WIR-Anteile in der Schweiz, kann das Feld Teilbetrags-Anteil % verwendet werden.

Weiterhin ist es möglich einen Rechnungsgebühren-Artikel an den Zahlungsbedingungen zu ergänzen. Weiterführende Informationen: Rechnungsgebühr im Vorgang oder Rechnungsgebühr im Vertrag

Durch die Optionen „Gilt für Kunden“ und / oder „Gilt für Lieferanten“ kann unterschieden werden, bei welchen Kontakttypen diese Zahlungsbedingung angezeigt werden soll. In Vorgängen, Bestellungen und Firmen werden dann nur die freigeschalteten Zahlungsbedingungen angezeigt.

Ein neues Kennzeichen „Rücklesen von OP-Daten aus Fibu deaktivieren“ ab CO8.3460.14 ermöglicht die Belege mit bestimmten Zahlungsbedingungen vom Offene-Posten-Abgleich auszuschließen. Belege mit solchen Zahlungsbedingungen werden beim OP-Abgleich künftig nicht mehr als „OP-Erledigt“ markiert.

Kennzeichen: Genehmigungspflichtig im Genehmigungsverfahren

Texte anpassen

Jede Zahlungsbedingung kann 2 Texte enthalten, welche auf den verschiedenen Dokumenten gedruckt werden. Wird das Feld Abweichender Text auf Angebot und Auftragsbestätigung nicht gefüllt, verwenden alle Vorgangsdokumente den Inhalt des Feldes Text.

Um einen Text einzugeben, können verschiedene Platzhalter verwendet werden, die später, zum Zeitpunkt des Ausdrucks, durch tatsächliche Daten ersetzt werden. Zur besseren Lesbarkeit wird unter Beispieltext einen so aufgelösten Text (Wertangaben sind dabei durch 0,00 dargestellt) angezeigt. Folgende Platzhalter stehen zur Auswahl:

Platzhalter für die Zahlungsbedingungstext:

Platzhalter	Bedeutung
#B5	Bankkonto des Debitors
#B6	Bankleitzahl
#B9	BIC
#BB	Bruttobetrag
#D4	Datum Fälligkeitstage („dd.mm.yyyy“)
#D3	Datum Nettotage („dd.mm.yyyy“)
#D1	Datum Skonttage1 („dd.mm.yyyy“)
#D2	Datum Skonttage2 („dd.mm.yyyy“)
#DK	Debitorenkonto (üblicherweise als Mandats-ID verwendet)
#ED	Einzugsdatum
#GI	Gläubiger-ID (in der Mandantenpflege Tab Finazbuchführung/Intra zu hinterlegen.)
#B8	IBAN
#B7	Name der Bank
#R1	Restbetrag1 (Brutto-Skontobetrag1)
#R2	Restbetrag2 (Brutto-Skontobetrag2)
#TR	Restbetrag nach Teilbetrag
#B1	Skontobetrag1
#B2	Skontobetrag2
#SF	Skontofähiger Betrag
#P1	Skontosatz1 („x.x“)
#P2	Skontosatz2 („x.x“)
#TE	Teilbetrag
#TA	Teilbetraganteil in %
#WR	Währung

In den Auftragsbestätigungen werden folgende Platzhalter anders behandelt.

Platzhalter	Bedeutung
#BB	Bruttobetrag (Netto kasse)
#D1	Datum Skonttage1 (xxx Tage)
#R1	Restbetrag1 (abzgl. n.nn%)
#B1	Skontobetrag1 (x.x % Skto)

Beispiel:

In der Zahlungsbedingung sind 3% Skonto innerhalb von 10 Tagen, 30 Tage netto  definiert. 

Zahlungsbedingungstext : #P1% Skonto=#B1 #W bis zum #D1 ergibt #R1, bis zum #D3 rein netto

Folgende Rechnung wird gelegt:
Rechnungsdatum: 12.4.2010
Rechnungsbetrag: 37,69 € , skontofähig = 37,69 €

ergibt eine Zahlungsbedingungstext auf der Rechnung:

3,0% Skonto=1,13 € bis zum 20.04.2010 ergibt 36,56 €, bis zum 12.05.2010 rein netto

Verwendet werden sollten nur Textbausteine, die tatsächlich gefüllten Feldern entsprechen. Eine Logikprüfung findet hier nicht statt.

Zuweisen von Zahlungsbedingungen

Bei Vorgangsanlage wird in dieser Reihenfolge die genauest eingestellte Zahlungsbedingung ermittelt:

Zahlungsbedingung der Geschäftsbereichsdaten am Kunde
Zahlungsbedingung des Kunden

An diesen Stellen können also abweichende Einstellungen vorgenommen werden. Die allgemeinste Einstellung wird an der Standardfirma eingetragen - der Kopiervorlage für alle neuen Kontakte.

Standardzahlungsbedingung ändern

Wenn im Concept Office ein neuer Kunden angelegt werden soll, so wird diesem immer eine Standardzahlungsbedingung zugewiesen. Jedoch ist es nicht immer gewünscht, dass diese Zahlungsbedingung allen Kunden automatisiert hinterlegt werden soll.

Im Folgenden wird kurz gezeigt, wie diese Standardzahlungsbedingung zu ändern ist.

Wechseln in den Bereich „Stammdaten“ und Aufruf des Moduls „Firmen“
Eingabe der Firmennummer 1 und mit anschließendem Bestätigen.
Es erscheint folgendes Hinweisfenster:

Mit Klick auf „OK“ fortfahren
Im Register „Kundendaten“ im Abschnitt „Zahlungsbedingungen / Rechnungstermine“ können die jeweiligen Zahlungsbedingungen geändert werden.

Sobald abgespeichert, ist diese Änderung für jede ab dem Moment neu angelegte Kundenfirma gültig.

Änderung der Zahlungsbedingung(en) bei Bestandskunden

Bei Bestandkunden muss die Änderung manuell im Register „Kundendaten“, durchgeführt werden.

Alternativ kann dies in der Übersicht des Firmenmoduls die gewünschten Kunden geschehen, indem der Kunde ausgewählt und mit der Modulfunktion „Firmendaten ändern“ eine Massenänderung durchgeführt wird:

Zahlungsbedingungen deaktivieren

Bereits verwendete Zahlungsbedingungen können aufgrund von Abhängigkeiten nicht gelöscht werden. Mit der Checkbox „Aktiv“ gibt es jedoch die Möglichkeit diese deaktivieren. Alternativ kann dies auch im entsprechenden Feld in der Übersicht gemacht werden.

Durch das Deaktivieren wird die Zahlungsbedingung in den Modulen Firmen (siehe Screenshot) oder Vorgänge ausgegraut, um den Hinweis „(inaktiv)“ ergänzt und ans Ende des Auswahlfeldes gestellt:

Zahlungsbedingungen, ZBD, Skonto, FiBu, Platzhalter

disposition:disposition2:einstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-12T10:10:08+00:00

Disposition 2.0 Einstellungen und Vorbereitungen

Hier werden Vorbereitungen und Einstellung zum Einsatz der Disposition 2.0 erläutert. Details zur Anwendung und praktische Beispiele finden Sie hier. Beachten Sie bitte auch Hinweise und Empfehlungen und den FAQ-Bereich.

Zum Einsatz der Disposition 2.0 ist eine Lizenz "Disposition" erforderlich.

Umstellung auf Disposition 2.0

Muss zwingend noch komplett in Concept Office 7.0 erfolgen, wenn ein Wechsel auf 8.0 geplant ist!!! Siehe: https://wiki7.software-concept.info/doku.php?id=disposition:disposition2:einstellungen

Einrichtung des Moduls Disposition 2.0

Das Modul befindet sich im Strukturbaum im Hauptbereich unter Aktuell. Das Kürzel für die Modulsuche lautet: D2

Aktualisierung in Disposition 2.0

Die Aktualisierung der Disposition wurde umfassend erweitert. Es gibt weiterhin die automatische Aktualisierung aus dem für die Disposition in den Optionen hinterlegtem Intervall. Diese aktualisiert den Kalender und die Liste der Planungseinheiten. Diese Aktualisierung findet jetzt nicht mehr unbemerkt im Hintergrund statt, sondern wird im Vordergrund in einem Ablauffenster dargestellt.

Zusätzlich wird die Aktualisierung beim Betätigen des Anwenden Buttons des Schemas ausgelöst, wobei hier in jedem hinterlegten Schema einstellbar ist, ob nur der Dispokalender selbst oder die Liste der Planungseinheitenliste oder beides aktualisiert werden soll. Auch hier wird die Aktualisierung im Ablauffenster dargestellt.

Eine Erweiterung zur Aktualisierung bietet die Einstellung im Schema, durch die Eingabe von Tagen zurück und voraus einen Zeitraumes für das Vorabladen der Planungseinheitenliste in den Kalenderbereich auszuwählen. Hierbei werden die Kalenderseiten, die sich bisher erst beim Umblättern befüllt haben bereits in vorgeladen, so dass man innerhalb dieses Zeitraumes ohne Wartezeit hin und her blättern kann. Wird innerhalb eines Aktualisierungsintervalls in einen Kalendertag außerhalb des vorgeladenen Zeitraumes geklickt, wird der Zeitraum bis zu diesem Datum vergrößert. Beim nächsten Aktualisieren fällt die Disposition wieder auf den ursprünglich eingestellten Zeitraum zurück.

In der Planungseinheitenliste und im Kalender erfolgt außerdem die Aktualisierung des Status zum Vorgang beim Drüberfahren mit der Mouse. Die Statuspunkte in der Planungseinheitenliste und die Symbole im Dispositionskalender erhalten dann erst die entsprechende Farbe, bis zu diesem Zeitpunkt sind Punkte und Symbole grau.

Außerdem ist über das Menü der rechten Maustaste die Farbe pro Planungseinheit einstellbar sein. Dabei ist zu bedenken, dass diese Einstellung die Farbe, welche an der zugehörigen Aktivitätenart angegeben ist, übersteuert.

Fixtermine nach Terminwunsch des Kunden werden jetzt ebenso rötlich eingefärbt.

Einrichten der Dispositionsfilter

Der Dispositionsfilter befindet sich zwischen der Kalenderansicht und der Liste der zu disponierenden Aufträge.

Einstellen der Schemas

Hier ist es möglich, unterschiedliche Schemata für den Möbelbereich und/oder den Technikbereich einzustellen. Geschäftsbereich, Auftragsart (Normalaufträge, Serviceaufträge) und die Zusatzvorgangsart können gewählt werden. Als Mitarbeiter sind die jeweils gewünschten Monteure, Techniker oder sonstige Ressourcen einzutragen. Über den Button Neu kann der Name des Schemas vergeben werden. Die eingestellten Filterwerte können gespeichert werden, Button Speichern.

Es können mehrere Schemata gespeichert werden. Die Anwendung der hinterlegten Schemata selektiert die Mitarbeiter und die Aufträge entsprechend. Mit der Auswahl eines Filters werden je nach Auftragsart Spalten ein- bzw. ausgeblendet.

Ab CO 8.2569.33. Ist im Schema der Disposition eine Filiale gewählt, werden nur die Ressourcen angezeigt, die dieser Filiale bzw. keiner Filiale zugeordnet sind. Dies gilt sowohl für das Schema selbst als auch für die Auswahl/Anzeige der Ressourcen. Abhängig von der Filiale in einem Auftrag wendet die Sofortdisposition dieses Verhalten auch bei der Auswahl der entsprechenden Ressource an.

Aufträge können bei einer Sofortdisposition in Concept Office nun auch einem bestimmten Bereich zugeordnet werden. In Concept Flex Serviceeinsätzen gibt es dazu die Funktion ‚disponierte Bereichsaufträge‘. Dort werden die Aufträge der eigenen Bereiche angezeigt und können vom Techniker bzw. Monteur übernommen werden.

Planungseinheitenliste und Sichten

In der Planungseinheitenübersicht kann mit Rechtsklick in dem Feld Menge die Positionsliste eingesehen werden.

Es können auch Sichten zur Planungseinheitenliste hinterlegt werden. Diese können im Schema ausgewählt werden…

oder wie bisher in der oberen Funktionsleiste über dem Fernglas.

Ressourcen

Für die Nutzung in der Disposition 2.0 müssen Ressourcen angelegt werden. Wie diese hinterlegt werden, erfahren Sie hier.

Legen Sie für alle flexibel zu nutzenden Arbeitsmittel eine Ressource an. Dann können Sie in der Disposition jederzeit nachverfolgen mit welchem Techniker und in welchem Auto Ihre Arbeitsmittel unterwegs sind.

Ganztätige Termine

Ganztätige Termine werden nun in der Disposition 2.0 am oberen Rand angezeigt. Hierbei ist diese Konfiguration zu beachten:

Konfiguration 544: Wie sollen ganztägige Termine in der Disposition angezeigt werden

0 - Anzeige über den ganzen Tag verteilt
1 - als ganztägiger Termin am oberen Rand der Tagesansicht

Weiteres

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Dispositionsaktivitäten bearbeiten/löschen

Welche Rechte hat der Benutzer für das Löschen/Bearbeiten von Dispositionsaktivitäten?

Keine Rechte
Ändern
Alle Rechte

nl:mandanten:provisionsgruppen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Provisiegroepen

Provisionsgruppen dienen der Ermittlung der Verkäuferprovision.

Provisionsgruppen können für den Bereich Kunden oder Artikel angelegt werden. Abhängig von dieser Auswahl wird die Provisionsgruppe am jeweiligen Kunden oder Artikel hinterlegt.

Zuweisung von Provisionsgruppen

Auf der Kundenseite wird unter der Firma in den Geschäftsbereichsdaten die Provisionsgruppe hinterlegt.

Am Artikel wird die Provisionsgruppe auf der Registerkarte Gruppierungen festgelegt.

Mandanten, Provisionsgruppen, Provision

excel_xls_97_xlsx_2007

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-16T07:07:42+00:00

Excel-Format (Artikelstamm_einlesen)

Nicht alle Schalter sind mit jedem Format kompatibel. Weiterführende Hinweise erhalten Sie beim Support

Felder

(alphabetisch):

Artikelnummer: eindeutige Benennung eines Artikels
ArtikelLangText: Artikellangtext ersetzt in Dokumenten die Bezeichnung eines Artikels
Bestellnummer: (Artikelnummer des Lieferanten)
Bezeichnung: <1-3> ausführliche Artikelbezeichnung. Immer mit Bezeichnung1 anfangen.
BildDateiName: Pfadangabe für Vorhandene Bilder
Ean: Das EAN-Feld ist ein Schlüsselfeld, ist dieses LEER wird es in der Edi mit dem Platzhalter x + Bestellnummer gefüllt, dieser wird bei Übernahme in den Artikelstamm nicht übernommen. EAN = GTIN.
EANPruefen: EAN auf Gültigkeit prüfen (0=nein,1=ja)
EanUmverpackung: Zusammenfassung mehrerer EAN zu einer Einheit
EClassVersion: <1-5> (Zuordnung aus BMEcat zu eindeutiger ID in CO-Datenbank)
EClassKomplett: <1-5>
EkKipGueltigAb: KIP-Einkaufspreis gültig ab
EkKipGueltigBis: KIP-Einkaufspreis gültig bis
EkKipMenge: <1-5>EK-Menge, übersteuert von KIP
EkKipPreis: <1-5> (EK-Listenpreis, der von KIP gelenkt wird)
Folgeartikelnummer: Importiert die Folgeartikelnummer. Nur in Excel- und CSV-Format verfügbar.
GarantieDauerHersteller: Monate (Zahl)
GueltigAb: Angabe Datum für EK
GueltigBis: Angabe Datum für EK
GueltigAbVk: Angabe Datum für VK (Falls diese nicht angeben werden, wird bisher, das Datum - bis und ab - für den VK- vom EK-Preis bezogen)
GueltigBisVk: Angabe Datum für VK (Falls diese nicht angeben werden, wird bisher, das Datum - bis und ab - für den VK- vom EK-Preis bezogen)
Herkunft: Zur Angabe der Quelle des Datensatzes, wird keine Quelle angegeben, dann wird das Datenformat eingesetzt (BMECat, Text, Excel, pbsMail) - ab Version 7.0
Hersteller: Betriebsnummer Hersteller
HerstellerArtikelnummer: ArtikelNrHaendler = 1 , ArtikelNrHerstellerReferenz = 2
IlnLieferant: <1-10> (Betriebsnummer des Lieferanten)
Kalkgruppe: Preisgruppe bzw. Kalkulationsgruppe (Gruppierung zur Preisbildung)
Katalogkennung: Katalogname bzw. Kürzel. Dadurch müssen die Artikel in EDI-Artikel/Selektion/Katalogdaten (unten) eingelesen werden (relevant für VK). In der Selektion auf Lieferantenebene (oben) werden nur die Standardpreise angezeigt.
Katalogseite: Katalogseite
Katalogartikelnr: Katalogherstellernummer
KatalogPosnr: Artikelpositionsnummer im Katalog
MaximaleBestellMenge: Maximalbestellmenge
MengenEinheitEk: (Einkaufsmengeneinheit)
MengenEinheitUmverpackung: Mengeneinheit umverpacken
MengeUmverpackung: Zusammenfassung Verkaufsmengen oder Einkaufsmengen (Losgröße)
MindestBestellMenge: <1-10> (minimal zu bestelende Menge)
MindestBestellMengeLs1: Mindestbestellmenge des Lieferanten
MwstSatz: 0 = 0%, 1 = 7%, 2 = 19 %
NurAenderungen = 1, Datei enthält nur aktualisierte Artikel, bei 0 werden alle nicht in der Datei enthaltenen auf Bestellsperre gesetzt
PreisEinheitEk: <1-10> (Einkaufspreiseinheit)
PreisEinheitVk: Verkaufspreiseinheit bzgl. Standardmengeneinheit
Preisgruppe:<Preisgruppe> (warengruppenunabhängige Gruppierung zur Preisbildung)
Provisionsgruppe: <Provisionsgruppe> (Kennzeichen zur Provisionsermittlung)
Staffelmenge: <1-5> (ab Menge)
Staffelpreis: <1-5> (ab Preis)
Status: Normal = 0, BestellSperre = 1, AuslaufArtikel = 2, WiederVerfuegbar = 3, NeuNurAnkuendigung = 4, Geloescht = 5, ZurZeitNichtLieferbar = 6, Neu = 8, Geaendert = 9, AuslaufArtikelDistributor = 20, NeuBestellbar = 40
Serie: Herstellerartikelserie
SortimentKennungArtikel: Sortiment-Einstellungen Artikel
SortimentKennungKatalog: Sortiment-Einstellungen des Katalogs
UserDef: <1-20> Benutzerdefinierte Einstellungen
VkBruttoPreis: Brutto-VK-Preis
VkNettoPreis: <1-5> (Nettoverkaufspreis)
VkStaffelMenge: <1-5> (ab VK-Preis der Menge)
WarenGruppe: <Warengruppe> (die am Kunde hinterlegte Warengruppe (Bürobedarf, Dienstleistungen, EDV, Erlöse, Kopierer, Möbel, Werbemittel) wird importiert)
WarenUnterGruppe: <Warenuntergruppe> (ist n einer Warengruppe eine Warenuntergruppe (Computerzubehör, Hardware, Netzwerk, Software) hinterlegt, so wird diese und dessen Warenunteruntergruppen (falls angelegt) ebenfalls mit importiert.)
WarenUnterUnterGruppe: <Warenunteruntergruppe> (die an der Warenuntergruppe hinterlegte Warenunteruntergruppe (Grafikkarten, Mainboards, Prozessoren))
ZeilenUeberspringen/SkipLines = <Anzahl>, Anzahl zu überspringender Zeilen

*Die unterstrichenen Felder sind Pflichtfelder.

platzhalter

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-21T08:47:53+00:00

Platzhalter

Platzhalter für Kopf und Fusstexte in Textbausteinen

Platzhalter für die Disposition-Serviceaufträge

Platzhalter für den E-Mail-Versand der Vorgangsdokumente

Platzhalter für die Benachrichtigungsmail beim Erstellen einer Aktivität

Platzhalter für Tickets

Platzhalter für Mahnungen per Mail

Platzhalter für freie Gadgets auf HTML-Seiten

Platzhalter für Service-Aufträge

(Gelten für Reparaturauftrag / Technikereinsatz)

Es gelten auch ausgewählte maschinenabhängige Platzhalter aus der Vertragsabrechnung.

Platzhalter	Bedeutung
#AP#	Ansprechpartner - hat den Servicefall gemeldet
#SA#	Ansprechpartner des Stellplatzes
#AS#	Ansprechpartner Stellplatz
#BT0#	Beginn der Tätigkeit ohne Datum
#BT#	Beginn Tätigkeit
#BM#	Bemerkung
#DB#	Dispo-Bemerkung/Hinweis an Disposition
#RW#	Berechnete Arbeitswerte
#RW0#	Berechnete Arbeitswerte mit 0-Unterdrückung
#RWF#	Berechnete Arbeitswerte Fahrtzeit
#RWF0#	Berechnete Arbeitswerte Fahrtzeit mit 0-Unterdrückung
#RZ#	Berechnete Arbeitszeit
#RZ0#	Berechnete Arbeitszeit mit 0-Unterdrückung
#RF#	Berechnete Fahrtzeit
#RF0#	Berechnete Fahrtzeit mit 0-Unterdrückung
#RK#	Berechnete Kilometer
#RK0#	Berechnete Kilometer mit 0-Unterdrückung
#BN#	Bestellnummer
#DD#	Datum Tätigkeit
#DF#	Dauer Fahrt
#DA#	Dauer pro Arbeitswert
#DT#	Dauer Zeit
#EH#	Einsatzhinweis Maschine
#SI#	Email Ansprechpartner des Stellplatzes
#ET#	Ende Tätigkeit
#EV#	Ersatzmaschine vereinbart (j/n=
#FC#	Fehlercode Maschine
#FT#	Fehlertext Maschine
#GK#	Gefahrene Kilometer
#GK0#	Gefahrene Kilometer mit 0-Unterdrückung
#GW#	Geleistete Arbeitswerte
#GWF#	Geleistete Arbeitswerte Fahrtzeit
#GZ#	Geleistete Arbeitszeit
#GF#	Geleistete Fahrtzeit
#HK#	Herstellerkürzel Maschinenartikel
#KN#	Kundenname
#KU#	Kundennummer
#LS#	Letzter Serviceeinsatz (Datum)
#LI#	Lieferinfotext
#TA#	Liefertermin avisiert
#MD#	Meldedatum des Servicefalls
#SN#	Name des Stellplatzes (Adresse)
#SO#	Ort des Stellplatzes (Adresse)
#SZ#	PLZ des Stellplatzes (Adresse)
#PW#	Preis pro Arbeitswert
#PWF#	Preis pro Arbeitswert Fahrtzeit
#PK#	Preis pro km
#PS#	Preis pro Stunde
#PSR#	Preis pro Stunde rabattiert
#PSF#	Preis pro Stunde Fahrtzeit
#PSFR#	Preis pro Stunde Fahrtzeit rabattiert
#PWFR#	Preis pro Arbeitswert Fahrtzeit rabattiert
#PWR#	Preis pro Arbeitswert rabattiert
#RAB#	Rabatt
#RAB0#	Rabatt mit Nullwertunterdrückung
#RT#	Reaktionszeit
#RDT#	Rechnungsdatum
#RNR#	Rechnungsnummer
#SL#	Servicelevelagreement (Bezeichnung)
#ST#	Stellplatz der Maschine
#SR#	Straße des Stellplatzes (Adresse)
#SAR#	Stundenart
#TN#	Technikername
#TL#	Telefon Ansprechpartner des Stellplatzes
#AT#	Telefon des Ansprechpartners
#TL#	Telefon des Stellplatzes
#US#	Unterbearbeitungsstatus
#VM#	Verkaufsdatum Maschine
#VA#	Vertragartnummer
#VZ#	Vertragartbezeichnung
#VR#	Vertragsbemerkung
#VN#	Vertragsnummer
#VS#	Vertragsstatus
#VG#	Vorgangsnummer
#VT#	Vorgangstitel
#ZV#	Zusatzvorgangsart

Platzhalter für Maschinenkomponenten

Beschränkungen: max. 10 möglich (x läuft von 0 bis 9) Als Besonderheit für komponentenbezogene Platzhalter gilt: Ist die jeweilige Komponente nicht vorhanden, dann wird die gesamte Zeile, in der mindestens ein auf diese Komponente bezogener Platzhalter verwendet wird, gelöscht.

Platzhalter	Bedeutung
#KxHA#	Herstellerartikelnummer der Komponente
#KxKA#	Komponentenartikelnummer
#KxAB#	Komponentenartikelbezeichnung
#KxAD#	Komponentenausbaudatum
#KxRM#	Komponentenbemerkung
#KxED#	Komponenteneinbaudatum
#KxME#	Komponentenmenge
#KxSE#	Komponentenseriennummer
#KMNA#	Kundenmaschinenname
#KMN#	Kundenmaschinennummer

Platzhalter für die Vertragskalkulation

i=1,2,3 für Zähler1, Zähler2, Zähler3

Platzhalter	Bedeutung
#Zaehler{i}Bez#	Bezeichnung des Zählers
#Zaehler{i}Freikopien#	Freikopien des Zählers
#Zaehler{i}Klickpreis#	Festgelegter Klickpreis des Zählers
#Zaehler{i}Intervall#	Intervalldauer des Zählers
#MietePlusWartungRate#	Rate bestehend aus Miete und Wartung
#GesamtRate#	Gesamtrate
#WartungExtra1Name#	Name der Extra-Wartungskosten 1
#WartungExtra1Rate#	Rate der Extra-Wartungskosten 1
#WartungExtra2Name#	Name der Extra-Wartungskosten 2
#WartungExtra2Rate#	Rate der Extra-Wartungskosten 2
#Laufzeit#	Laufzeit
#MietRate#	Rate für die Miete
#WartungRate#	Rate für die Wartung
#AuftragsWert#	Auftragswert
#MietIntervall#	Dauer Mietintervall
#WartungIntervall#	Dauer Wartungsintervall

Platzhalter für die Vertragsabrechnung

Platzhalter	Bedeutung
#ZM#	Anteil Mietbetrag an der Zwischensumme
#ZW#	Anteil Wartungsbetrag an der Zwischensumme
#MA#	Artikelnummer der Maschine
#GB#	Bei Abrechnung entstandener Guthabensbetrag aus nicht verbrauchten Freikopien. Der Vertrag so konfiguriert sein, dass Guthabenbildung möglich ist.
#ZB#	Bezeichnung des Zählers z.B. A4 s/w
#GPB#	Bruttobetrag des Platzhalters #GP#
#ZSB#	Bruttobetrag des Platzhalters #ZS#
#AZ#	Der Text mit Angabe des Abrechnungszeitraumes wird im Textbaustein angegeben und nicht im Feld ExtraText der Drucktabelle (des Reports).
#AU#	Der Text mit Angabe des Abrechnungszeitraumes wird unterdrückt (im Textbaustein und im Feld Extratext des Reports).
#EB#	Erlösbezeichnung
#GPM#	Fällige Mehrwertsteuer des Platzhalters #GP#
#ZSM#	Fällige Mehrwertsteuer des Platzhalters #ZS#
#KF#	Folgekopien bei entspr. Ertragsart = Staffelmenge
#GG#	Gerätegruppe der Maschine (ab 4.78d)
#GT#	Gerätetyp der Maschine (ab 4.78d)
#GM#	Grundmenge (Freikopien, Anzahl Wartungspauschalen)
#GP#	Grundpreis (=Pauschale)
#GW#	Grundwert GP * GM
#AG#	In Anspruch genommener Guthabensbetrag aus Kopienguthaben. Der Vertrag so konfiguriert sein, dass Guthabenbildung möglich ist.
#EK#	Kopien auf Ersatzgeät (Nullwerte werden unterdrückt)
#XK#	Leerzeichen-Platzhalter für Anzahl Kopien, macht soviele Spaces wie für Anzahl Kopien verbraucht werden.
#XP#	Leerzeichen-Platzhalter für Anzahl Kopien, macht soviele Spaces wie für Kopienpreis verbraucht werden.
#MB#	Maschinenbezeichnung
#MM#	Maschinennummer der Maschine
#KR#	Mindestkopien (Freikopien) bei entspr. Ertragsart = Grundmenge
#KM#	Mindestkopien bei entspr. Ertragsart = Grundmenge
#SN#	Name des Stellplatzes
#SO#	Ort des Stellplatzes
#ZP#	Platzhalter für Monatsbetrag bei Zwischensummen
#ZS#	Platzhalter für Zwischensumme
#SZ#	PLZ des Stellplatzes
#PB#	Poolbeginn
#PE#	Poolende
#SE#	Seriennnummer der Maschine
#SM#	Staffelmenge (nur bei Klick relevant)
#SG#	Staffelmenge Guthaben
#SP#	Staffelpreis
#SW#	Staffelwert = Menge * Preis
#ST#	Stellplatz der Maschine
#SR#	Strasse des Stellplatzes
#ES#	Summe nach Abzug des Guthabens bzw. nach Abzug der Vorauszahlungen
#KT#	Technikerkopien
#KT0#	Technikerkopien mit Nullunterdrückung (ab.4.78d)
#VB#	Vertragsbeginn
#VE#	Vertragsende
#FG#	Verwendete Menge des Freikopienguthabens aus alten Abrechnungen
#ZA#	Zählerstand alt
#ZN#	Zählerstand neu
#ZD#	Zählerstandsdifferenz

Beispiel:

Textbaustein bwMaschinenVAInfo(P):

  Gerät:        #MA# #MB# 
  Nummer:       #MM#
  Seriennummer: #SE#

Textbaustein bwKlick1:

Berechnet aus:
  Neuer Zählerstand: #ZN#
- Alter Zählerstand: #ZA#
= Differenz        : #ZD#
- Freikopien       : #KR#
= Mehrkopien       : #SM# * #SP#   =  #SW#
+ Pauschale        : #XK#   #XP#   =  #GW#

Textbausteine in der Vertragsabrechnung

Die Maschineninfo kann in einem separaten Textbaustein hinterlegt werden. (bwMaschinenVAInfo und für die Poolabrechnunge bwMaschinenVAInfoP) Wenn diese Textbausteine aktiviert werden, dann muss aus den anderen Textbausteinen die Maschineninfo entfernt werden.

Für die Vertragsabrechnung können im Reportverzeichnis Textbausteine <name>.vtx bereitgestellt und mit den o.g. Platzhaltern ausgestattet werden.

Bei der Ermittlung der vorhandenen Textbausteine geht das Programm in folgender Reihenfolge vor:

a) Klick-Erlöse (normal)

<Erlösartikelnummer><Abrechnungsart>.vtx
<Erlösartikelnummer>.vtx
„Klick“<Abrechnungsart>.vtx
„Klick“.vtx

a) Klick-Erlöse ( als Poolvereinbarung)

<Erlösartikelnummer>+<Abrechnungsart>+„P“.vtx
<Erlösartikelnummer>+„P“.vtx
„Klick“<Abrechnungsart>+„P“.vtx
„Klick“+„P“.vtx
<Erlösartikelnummer>+<Abrechnungsart>.vtx
<Erlösartikelnummer>.vtx
„Klick“+<Abrechnungsart>.vtx
„Klick“.vtx

b) Miet- und Wartungs-Erlöse (normal)

<Erlösartikel>+„MitZwischenSumme“ bzw. „OhneZwischenSumme“.vtx (falls Zwischensummen im Vertrag konfiguriert sind)
<Erlösartikelnummer>.vtx
„Miete“+„MitZwischenSumme“ bzw. „OhneZwischenSumme“.vtx (falls Zwischensummen im Vertrag konfiguriert sind)
„Miete“.vtx (bzw. „Wartung.vtx“)

b) Miet- und Wartungs-Erlöse (als Poolvereinbarung)

<Erlösartikel>+„P“.vtx (falls Zwischensummen im Vertrag konfiguriert sind)
„Miete“ (bzw. „Wartung“)+„P“.vtx (falls Zwischensummen im Vertrag konfiguriert sind)
<Erlösartikelnummer>.vtx
„Miete“.vtx (bzw. „Wartung.vtx“)

Findet das Programm keinen Textbaustein, so wird die Bezeichnung des Erlösartikels verwendet.

Platzhalter für Maschineninformationen

(Druck von Lieferscheinen, Rechnungen)

Platzhalter	Bedeutung
#MA#	Artikelnummer der Maschine
#GD#	Garantiedatum der Maschine
#GH#	Garantiedatum Hersteller der Maschine
#MM#	Maschinennummer der Maschine
#SE#	Seriennummer der Maschine

Platzhalter für die Zählerstandsabfragen

Es gelten die selben Platzhalter wie unter Platzhalter für die Vertragsabrechnung aufgeführt.

Platzhalter für Tätigkeiten

Platzhalter Langtext Tätigkeit:

Berechnete Arbeitszeit

      Private Const _PlatzhalterBerechneteArbeitszeit = "#RZ#"
      Private Const _PlatzhalterBerechneteArbeitszeit0 = "#RZ0#"

Berechnete Arbeitswerte

      Private Const _PlatzhalterBerechneteArbeitswerte = "#RW#"
      Private Const _PlatzhalterBerechneteArbeitswerte0 = "#RW0#"

Berechnete Fahrtzeit

      Private Const _PlatzhalterBerechneteFahrtzeit = "#RF#"
      Private Const _PlatzhalterBerechneteFahrtzeit0 = "#RF0#"

Berechnete Arbeitswerte Fahrtzeit

      Private Const _PlatzhalterBerechneteArbeitswerteFahrtzeit = "#RWF#"
      Private Const _PlatzhalterBerechneteArbeitswerteFahrtzeit0 = "#RWF0#"

Kilometer

      Private Const _PlatzhalterBerechneteteKm = "#RK#"
      Private Const _PlatzhalterBerechneteteKm0 = "#RK0#"
      Private Const _PlatzhalterGefahreneKm = "#GK#"
      Private Const _PlatzhalterGefahreneKm0 = "#GK0#"

Platzhalter für geleistete Zeiten (geleistete Kilometer gibt es schon: _PlatzhalterGefahreneKM)

      Private Const _PlatzhalterGeleisteteArbeitszeit = "#GZ#"
      Private Const _PlatzhalterGeleisteteArbeitswerte = "#GW#"
      Private Const _PlatzhalterGeleisteteFahrtzeit = "#GF#"
      Private Const _PlatzhalterGeleisteteArbeitswerteFahrtzeit = "#GWF#"

Stundensätze

      Private Const _PlatzhalterPreisProStunde = "#PS#"
      Private Const _PlatzhalterPreisProStundeRabattiert = "#PSR#"
      Private Const _PlatzhalterPreisProStundeFahrtzeit = "#PSF#"
      Private Const _PlatzhalterPreisProStundeFahrtzeitRabattiert = "#PSFR#"
      Private Const _PlatzhalterPreisProArbeitswert = "#PW#"
      Private Const _PlatzhalterPreisProArbeitswertRabattiert = "#PWR#"
      Private Const _PlatzhalterPreisProArbeitswertFahrtzeit = "#PWF#"
      Private Const _PlatzhalterPreisProArbeitswertFahrtzeitRabattiert = "#PWFR#"

Kilometersatz

      Private Const _PlatzhalterPreisProKm = "#PK#"

Rabatt

      Private Const _PlatzhalterRabatt = "#RAB#"
      Private Const _PlatzhalterRabatt0 = "#RAB0#"

Weitere

      Private Const _PlatzhalterDauerProArbeitswert = "#DA#"
      Private Const _PlatzhalterTechnikerName = "#TN#"
      Private Const _PlatzhalterBemerkung = "#BM#"
      Private Const _PlatzhalterStundenart = "#SAR#"
      Private Const _PlatzhalterMaschineFehlerText = "#FT#"

Platzhalter für HTML-Gadgets

Ab CO 8.760.6 wurden für HTML-Gadgets mit Textbausteinen neue Platzhalter erstellt:

Platzhalter	Bedeutung
#AktuellerMitarbeiternummer#	aktueller Mitarbeiter
#AktuellerMitarbeiterkurzname#	aktueller Mitarbeiterkurzname
#Kontaktnummer#	Kontaktnummer
#Kontaktkurzname#	Kontaktkurzname
#Projektkennung#	Projektkennung
#Projektbezeichnung#	Projektbezeichnung
#Mitarbeiternummer#	Mitarbeiternummer
#Mitarbeiterkurzname#	Mitarbeiterkurzname

Weitere Platzhalter

Platzhalter für Kopf und Fusstexte in den Textbausteinen finden Sie hier.

Platzhalter für die Disposition-Serviceaufträge finden Sie hier.

Platzhalter für den E-Mail-Versand der Vorgangsdokumente finden Sie hier.

Platzhalter für die Benachrichtigungsmail beim Erstellen einer Aktivität finden Sie hier.

Vertraege, Vertragsabrechnung, Textbausteine, Platzhalter

textformat_semikolon_tab_getrennt_beispiel_soft_carrier

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-16T07:06:46+00:00

Text-Format (Artikelstamm_einlesen)

Nicht alle Schalter sind mit jedem Format kompatibel. Weiterführende Hinweise erhalten Sie beim Support

Felder

(alphabetisch):

Artikelnummer: <1-10> eindeutige Benennung eines Artikels
ArtikelLangText: Artikellangtext ersetzt in Dokumenten die Bezeichnung eines Artikels
Bestellnummer: (Artikelnummer des Lieferanten)
Bezeichnung: <1-3> ausführliche Artikelbezeichnung. Immer mit Bezeichnung1 anfangen.
BildDateiName: Pfadangabe für Vorhandene Bilder
Ean: Das EAN-Feld ist ein Schlüsselfeld, ist dieses LEER wird es in der Edi mit dem Platzhalter x + Bestellnummer gefüllt, dieser wird bei Übernahme in den Artikelstamm nicht übernommen. EAN = GTIN.
EANPruefen: EAN auf Gültigkeit prüfen (0=nein,1=ja)
EanUmverpackung: Zusammenfassung mehrerer EAN zu einer Einheit
EClassVersion: <1-5> (Zuordnung aus BMEcat zu eindeutiger ID in CO-Datenbank)
EClassKomplett: <1-5>
EkKipGueltigAb: KIP-Einkaufspreis gültig ab
EkKipGueltigBis: KIP-Einkaufspreis gültig bis
EkKipMenge: <1-5>EK-Menge, übersteuert von KIP
EkKipPreis: <1-5> (EK-Listenpreis, der von KIP gelenkt wird)
Folgeartikelnummer: Importiert die Folgeartikelnummer. Nur in Excel- und CSV-Format verfügbar.
GarantieDauerHersteller: Monate (Zahl)
GueltigAb: Angabe Datum für EK
GueltigBis: Angabe Datum für EK
GueltigAbVk: Angabe Datum für VK (Falls diese nicht angeben werden, wird bisher, das Datum - bis und ab - für den VK- vom EK-Preis bezogen)
GueltigBisVk: Angabe Datum für VK (Falls diese nicht angeben werden, wird bisher, das Datum - bis und ab - für den VK- vom EK-Preis bezogen)
Herkunft: Zur Angabe der Quelle des Datensatzes, wird keine Quelle angegeben, dann wird das Datenformat eingesetzt (BMECat, Text, Excel, pbsMail) - ab Version 7.0
Hersteller: : Betriebsnummer Hersteller
HerstellerArtikelnummer: ArtikelNrHaendler = 1 , ArtikelNrHerstellerReferenz = 2
IlnLieferant: <1-10> (Betriebsnummer des Lieferanten)
Kalkgruppe: Preisgruppe bzw. Kalkulationsgruppe (Gruppierung zur Preisbildung)
Katalogkennung: Katalogname bzw. Kürzel. Dadurch müssen die Artikel in EDI-Artikel/Selektion/Katalogdaten (unten) eingelesen werden (relevant für VK). In der Selektion auf Lieferantenebene (oben) werden nur die Standardpreise angezeigt.
Katalogseite: Katalogseite
Katalogartikelnr: Katalogherstellernummer
KatalogPosnr: Artikelpositionsnummer im Katalog
MaximaleBestellMenge: Maximalbestellmenge
MengenEinheitEk: (Einkaufsmengeneinheit)
MengenEinheitUmverpackung: Mengeneinheit umverpacken
MengeUmverpackung: Zusammenfassung Verkaufsmengen oder Einkaufsmengen (Losgröße)
MindestBestellMenge: <1-10> (minimal zu bestelende Menge)
MindestBestellMengeLs1: Mindestbestellmenge des Lieferanten
MwstSatz: 0 = 0%, 1 = 7%, 2 = 19 %
NurAenderungen = 1, Datei enthält nur aktualisierte Artikel, bei 0 werden alle nicht in der Datei enthaltenen auf Bestellsperre gesetzt
PreisEinheitEk: <1-10> (Einkaufspreiseinheit)
PreisEinheitVk: Verkaufspreiseinheit bzgl. Standardmengeneinheit
Preisgruppe:<Preisgruppe> (warengruppenunabhängige Gruppierung zur Preisbildung)
Provisionsgruppe: <Provisionsgruppe> (Kennzeichen zur Provisionsermittlung)
Staffelmenge: <1-5> (ab Menge) - EKL
Staffelpreis: <1-5> (ab Preis) - EKL
Status: Normal = 0, BestellSperre = 1, AuslaufArtikel = 2, WiederVerfuegbar = 3, NeuNurAnkuendigung = 4, Geloescht = 5, ZurZeitNichtLieferbar = 6, Neu = 8, Geaendert = 9, AuslaufArtikelDistributor = 20, NeuBestellbar = 40
Serie: Herstellerartikelserie
SortimentKennungArtikel: Sortiment-Einstellungen Artikel
SortimentKennungKatalog: Sortiment-Einstellungen des Katalogs
UserDef: <1-20> Benutzerdefinierte Einstellungen
VkBruttoPreis: Brutto-VK-Preis
VkNettoPreis: <1-5> (Nettoverkaufspreis)
VkStaffelMenge: <1-5> (ab VK-Preis der Menge)
WarenGruppe: <Warengruppe> (die am Kunde hinterlegte Warengruppe (Bürobedarf, Dienstleistungen, EDV, Erlöse, Kopierer, Möbel, Werbemittel) wird importiert)
WarenUnterGruppe: <Warenuntergruppe> (ist n einer Warengruppe eine Warenuntergruppe (Computerzubehör, Hardware, Netzwerk, Software) hinterlegt, so wird diese und dessen Warenunteruntergruppen (falls angelegt) ebenfalls mit importiert.)
WarenUnterUnterGruppe: <Warenunteruntergruppe> (die an der Warenuntergruppe hinterlegte Warenunteruntergruppe (Grafikkarten, Mainboards, Prozessoren))
ZeilenUeberspringen/SkipLines = <Anzahl>, Anzahl zu überspringender Zeilen

*Die unterstrichenen Felder sind Pflichtfelder.

Schalter

Zusätzlich zum Schema in Artikelstamm_einlesen.ini muss auch ein Schema in BwImportAscii.ini mit gleichem Namen und „Übersetzung“ des Spalters angelegt werden.

administration:mehrsprachigkeit

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Mehrsprachigkeit

Allgemeine Einstellung

Um die Spracheausgabe von Concept Office anzupassen, ist die Einstellung über einen Schalter in der Datei office.dat möglich. Hier muss folgender Eintrag hinterlegt werden:

Language=<Wert>

Folgende Nummernzuteilung besteht:

Nummer	Sprache
0	Deutsch
1	Englisch
2	Französisch
3	Italienisch
4	Niederländisch
5	Spanisch
999	Rechnersprache (Windowsspracheinstellung des angemeldeten Nutzers)

Nutzerabhängige Einstellung

Durch den Eintrag des Usernamens ist die Einstellung einer abweichenden Sprache möglich.

Language_Username=0

Bitte beachten Sie, dass die Übersetzungen teilweise noch in Bearbeitung sind. Die entsprechenden Einträge werden dann in der Standardsprache (deutsch) angezeigt.

aktionen:aktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-12T08:31:57+00:00

Aktionen

Als Aktion bezeichnet man einen marketing-strategischen Prozess, bei dem eine Anzahl Firmen kontaktiert bzw. informiert wird. Beispiele hierfür sind Kundenakquise, Produktpräsentationen oder Messevorbereitungen.

Das Modul Aktionen bietet die Möglichkeit einen solchen Prozess abzubilden, zu überwachen und auszuwerten.

Für das Hinzufügen und Entfernen von Firmen an Aktionen wird das Recht Firmen-Aktionen ausgewertet.

Anlegen einer Aktion

Über den Reiter Eingabe im Modul Aktionen können verschiedene Aktionen angelegt werden. Dabei wird die Aktion über die Aktionsart, deren Bezeichnung und vielen weiteren Kriterien genau definiert. Jede Aktion besitzt genau eine Aktionsart, welche über das gleichnamige Modul angelegt werden kann.

Aktionsarten

Aktionsarten dienen der Gruppierungsmöglichkeit für Aktionen und können über das Modul-Aktionsarten angelegt werden. Die Aktionsart sollte über einen eindeutigen Namen mit max. 20 Zeichen definiert werden. Zur Auswahl wird in Concept Office die Bezeichnung angeboten, welche maximal 255 Zeichen lang sein darf.

Nach Erfassen der Aktionsarten stehen diese im Modul Aktionen zur Verfügung.

Datenverarbeiten aus dem Firmen-Modul

Im Firmen-Modul werden im Reiter „Übersicht“ alle im Concept Office angelegten Firmen angezeigt. Diese können über die Selektionszeile nach bestimmten Kriterien gefiltert werden (z.B. alle Firmen aus dem PLZ-Bereich „0“) und anschließend einer bestimmten Aktion zugeordnet werden. Dies geschieht über die Modulfunktion Datenverarbeitung (Firmen).

Daraufhin öffnet sich die Verarbeitungsauswahl, über welche die selektierten Firmen einer Aktion zugewiesen werden können.

Zudem kann bei Anlage bzw. Zuordnung zu einer Aktion ein Mitarbeiter angegeben werden, der dann in der Aktion unter Beteiligte Firmen der Firma zugeordnet wird.

Beteiligte Firmen

Über den Strukturbaum können in der jeweiligen Aktion die Beteiligten Firmen zu dieser Aktion geöffnet werden.

Reiter Eingabe

Es ist möglich über den Reiter Eingabe weitere Firmen und Ansprechpartner hinzuzufügen.

Im oberen Abschnitt wird die Nummer der Aktion, die Nummer der Firma sowie der gewählte Ansprechpartner angezeigt. Über den Link Verbindungen besteht die Möglichkeit alle Kontakte zu der gewählten Firma anzuzeigen. Über Zuordnung ändern kann der Ansprechpartner gewechselt werden.

Im mittleren Abschnitt kann für die Firma eine Qualifikation gewählt werden. Die hier angezeigten Auswahlmöglichkeiten werden im Modul Qualifikationen verwaltet. Zudem können das Datum, der zugehörige Mitarbeiter und eine Bemerkung eingetragen werden.

Im unteren Teil des Reiters werden die Daten zur Firma angezeigt.

Reiter Übersicht

In der Übersicht werden alle Firmen, die der Aktion zu geordnet sind, dargestellt.

Folgende Spalten können in der Übersicht eingeblendet werden:

Ansprechpartner
Ansprechpartner Mail
Absprechpartner Tel.
Bemerkung: im Reiter Eingabe hinterlegte Bemerkung
Datum
Firma
Firmenqualifikation: entspricht dem Status der Firma
Hauptmitarbeiter
Kurzname
Land
Mitarbeiter
Name
Ort
PLZ
Qualifikation (Firma-Aktion): im Reiter Eingabe hinterlegte Qualifikation
Straße

Wenn zu Aktionen hinzugefügte Kunden oder Ansprechpartner mit Werbesperre gekennzeichnet sind, wird dies farblich (rot) in der Übersicht der beteiligten Firmen und in der Eingabemaske hinterlegt.

aktivitaeten:aktivitaetensynchronisation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Aktivitäten mit Outlook synchronisieren

Aktivitäten und Termine können mit Microsoft Outlook synchronisiert werden. Es können Aktivitäten sowie zugeordnete Ansprechpartner übertragen werden. Außerdem können Outlook-Termine in Concept Office importiert werden. Aktuell ist kein Löschweitergabe möglich.

Das Feld Abrechnungsinfo (Billinginformation) wird im Outlook als Referenz auf die Aktivitätennummer verwendet.

Konfigurieren der Synchronisation

Hinweise für die allgemeinen Synchronistationseinstellungen

Startdatum

Durch Eintragen eines Datums im Feld Synchronisation ab legen wird festgelegt, ab welchen Zeitstempel Aktivitäten für die Synchronisation berücksichtigt werden sollen.

Dadurch ist es möglich vergangene Termine zu synchronisieren, z.B. für nachträgliche Auswertungen oder Historien.

Synchronisation von Aktivitäten in Richtung Outlook

Um Aktivitäten nach Outlook zu übergeben muss das gleichnamige Kontrollkästchen angehakt werden.

Optional lassen sich den Aktivitäten zugeordnete Ansprechpartner automatisch für die Synchronisation kennzeichnen. Weiterführende Informationen dazu finden sich in der Beschreibung der Ansprechpartnersynchronisation.

Synchronisation von Terminen in Richtung Concept Office

Durch das Kontrollkästchen Termine und Aufgaben aus Outlook importieren wird das Einlesen in Concept Office aktiviert.

Dabei kann unterschieden werden ob nur bestehende Aktivitäten aktualisiert oder auch neue Aktivitäten angelegt werden können.

Neue Termine werden dabei im Hintergrund übernommen und mit der Aktivitätenart Aktivitäten Import Fremdsystem gekennzeichnet. Diese sollte später geändert werden. Es ist jedoch auch möglich Kategorien in Outlook genau so zu benennen, wir Aktivitätenarten in Concept Office. Dann wird eine in Outlook angelegte Aktivität auch gleich mit der entsprechenden Aktivitätenart angelegt.

Werden Aktivitäten aus Outlook importiert, muss nachträglich eine Aktivitätenart und die entsprechende Firma zugeordnet werden. Es empfiehlt sich daher, kundenbezogene Aktivitäten in Concept Office anzulegen und diese Aktivitäten nach Outlook zu synchronisieren. Zur nachträglichen Zuordnung ruft man die Aktivität durch einen Doppelklick auf und kann dann im Bereich Zuordnung der Aktivität auf <Zuordnung ändern> klicken. Dadurch wird es möglich die Aktivität über die Suchfunktion zuzuordnen.

Weitere Informationen

Im Gegensatz zu vorherigen Concept Office Versionen wird nun auch das privat-Kennzeichen synchronisiert.

Synchronisierte Termine und Aufgaben werden im Outlook im Feld Abrechnungsinfo vermerkt. Es wird die Aktivitäten-ID hinterlegt.

Aktivitäten können in Concept Office mehreren Mitarbeitern zugeordnet werden, im Outlook gibt es eine solche Zuordnung nicht - hier ist der Mitarbeiter eindeutig. Ändert ein Mitarbeiter in seinem Outlook eine Aktivität, die er mit anderen Mitarbeitern teilt und synchronisiert die Änderung anschließend zurück - greift die Änderung nun auch die anderen Mitarbeiter.

Das Aktualisieren von Aktivitäten setzt voraus, dass der aktuelle Mitarbeiter der Aktivität (noch) zugeordnet ist und ein Änderungsrecht für diese Aktivität besitzt.

Unter Weitere Stammdaten/Aktivitätenarten lässt sich einstellen, ob Aktivitäten dieser Aktivitätenart prinzipiell synchronisiert werden sollen.

Mögliche Einträge im UserSetting

RueckwirkenderZeitraum = 30 (Tage)

Alle Aktivitäten deren Datum oder das Datum ihrer letzten Änderung größer(neuer), als „heute - 30 Tage“ ist, werden für die ExchangeSynchro ausgewertet.

MonatsBegrenzungzukunft = 18

Alle Aktivitäten deren Datum oder das Datum ihrer letzten Änderung kleiner(älter), als „heute + 18 Tage“ ist, werden für die ExchangeSynchro ausgewertet.

Aktivitaeten, Outlookanbindung

allgemein:cokundentool

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-05T10:06:50+00:00

COKundentool

Allgemeine Einstellungen

Es werden nur Kundensonderpreise für die Kunden ausgegeben, welche im Modul „Firmen“ unter „Kundendaten“ in der Rubrik „Allgemein“ eine „Internetshop-ID:“ haben. Die Internetshop-ID kann mit der Firmennummer identisch sein.

Die Ausgabe der Kundensonderkonditionen erfolgt über das Modul „COKundentools.exe“. Dieses befindet sich im Programmpfad unter …\Programme\Software-Concept\Conceptoffice\sc.CO.Kundentools.exe oder unter C:\Users\Windows-Benutzername\Appdata\Local\ConceptOffice\sc.CO.Kundentools.exe . Aus diesem Verzeichnis, eine Verknüpfung auf den Desktop anlegen. Anschließend auf dem Desktop mit der rechten Maustaste die Eigenschaften der Verknüpfung aufrufen und unter Ziel, den vorhandenen Eintrag ergänzen um „ PrivatePilot“.

Wird dies nicht vorgenommen, so muss beim Start des „COKundentools“ die Eingabe „PrivatePilot“ manuell eingetragen werden.

Für die Ausgabe der Kundensonderkonditionen muss in der Datei „COKundentools.ini“ ein Eintrag mit dem Ausgabepfad angelegt werden. Die Datei „COKundentools.ini“ ist im Pfad ..\Sysdata

Wird das Programm über die Verknüpfung das erste Mal gestartet und der Eintrag wird in der COKundentools.ini nicht gefunden, dann wird der Eintrag automatisch angelegt und der Ausgabe-Pfad kann anschließend eingetragen, bzw. geändert werden.

Ausgabe der Kundensonderpreise

Der Aufruf des Moduls zur Ausgabe der Kundensonderpreise erfolgt über die angelegte Verknüpfung.

Einstellungen

Als Mandant wird der aktuelle Mandant aus Concept Office voreingestellt.

Unter „Kundennr:“ kann ein Kunde ausgewählt werden, so dass nur für diesen Kunden die Kundensonderpreise ausgelesen werden.

Erfolgt keine Auswahl (Kundennr:=0), so werden die Kundensonderpreise zu allen Kunden mit einer Internetshop-ID ausgelesen. Die Internetshop-ID wird im Modul „Firmen“, in der Registerkarte „Kundendaten“, unter „Allgemein“, im Feld „Internetshop-ID“, hinterlegt.
Für jeden Kunden wird eine eigene Datei mit Kundennummer und Name angelegt.

Unter „Ausgabepfad:“ wird der Pfad eingestellt, bzw. aus der COKundentool.ini übernommen, in welchen die Datei(en) abgelegt werden. Von dort aus können die Dateien in den Webshop übertragen werden.

Optionen für die Ausgabe der Daten

Kundenartikelpreise ausgeben: es werden nur Kundensonderpreise zu dem ausgewählten Kunden ausgegeben. Dies betrifft alle Kundenartikel und Kundenwarengruppenpreise.
Kundengruppenartikelpreise ausgeben: es werden Sonderpreise der Kundengruppe ausgegeben. Dies betrifft alle Kundengruppenartikel und Kundengruppenwarengruppenpreise.
nur Artikel mit Exportkennzeichen berücksichtigen: selektiert alle Artikel, bei denen „Artikel exportieren“ im Artikelstamm aktiviert ist.
Preise für Bereiche ausgeben: wählt Sonderpreise für einen Bereich aus, z.B. Artikelnummer = „Lei*“ (für alle Artikel, welche mit Lei beginnen), oder Artikelnummer = „*“ (für alle Artikel), oder Warengruppe = „*“ (für alle Warengruppen).
nur Kundenartikel-Nettopreise (ohne Warengruppenpreise): hier werden, nur Artikel-Sonderkonditionen mit absoluten Beträgen, aber keine Warengruppenpreise und keine Bereichspreise ausgewählt.
Bei Rabattregelung Rabatte ausgeben: hier werden Sonderkonditionen mit Rabatten ausgegeben.
Datei mit Staffelmenge ausgeben: sind Staffelpreise angegeben, so werden diese mit ausgegeben, sonst nur die kleinste Staffelmenge (0, oder 1)
Artikel als Kernsortiment ausgeben: Artikel werden mit dem Kennzeichen Kernsortiment ausgegeben
Aktionspreise ignorieren: sind Aktionspreise vorhanden, werden diese ignoriert
Nullpreise explizit ausgeben: wird der Haken gesetzt werden Artikel mit Nullpreise mit ausgegeben, andernfalls werden diese ignoriert
Nur Preise aus dem Preiskatalog: die Ausgabe der Preise einzelner Preiskataloge
Preiskatalogname in Ausgabedateiname aufnehmen: hier wird der Name des gewählten Preiskataloges mit in den Dateinamen der ausgegebenen Datei übernommen
Webkatalogname in Ausgabedateiname aufnehmen: hier wird der Name des gewählten Webkataloges mit in den Dateinamen der ausgegebenen Datei übernommen
Für Artikel, die keinen gültige Sonderkondition haben, den Listenpreis ausgeben: Ist dieser Haken gesetzt wird für Artikel, die keinen gültigen Preis im gewählten Katalog haben, der Listenpreis übernommen.
Kundennr. anstelle von Kurzname in Dateiname: Wird bei der Ausgabe im Dateinamen die Kundennummer anstelle des Kunden-Kurznamen verwendet.
Zusätzlich alle Kundenartikel ausgeben
PBS-Deutschland: Anbindung des PBS-Deutschland-Webshop

Führende Artikelnummer

Auswahl, ob für den Webshop die eigene Artikelnummer aus Concept Office übergeben wird.
Die Artikelnummer aus einem Katalogeintrag, im Modul Artikel, unter „Katalog“
Alternativ kann der Artikel auch mit beiden Nummern übergeben werden
nach GTIN (wenn keine GTIN vorhanden ist, wird der Artikel ignoriert)

Ist die Parameterauswahl abgeschlossen, dann werden die Kundensonderpreise über den Button „Start“, in das Zielverzeichnis ausgegeben. Für jeden Kunden wird eine eigene Datei erzeugt. Zur Überprüfung kann das Protokoll eingesehen werden, in dem die ausgegebenen Dateien gelistet sind und auch Fehler vermerkt werden.

Will man den Prozess automatisieren, kann man als 2. Parameter am Kundentool eine 0 mitgeben und kann das Kundentool in den Windows-Taskplaner einbinden.

Beim Kundentool zur Preislistenausgabe PrivatePilot können jetzt Sets von Einstellungen als Schema gespeichert, geladen und gelöscht, sowie automatisch ausgeführt werden. Mögliche Aufrufparameter des Kundentools:

```
Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot
```
- Maske wird angezeigt
```
Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot <Kundennummer>
```
- Automatische Verarbeitung mit Standardschema für den angegebenen Kunden

Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot <Kundennummer> <Schemaname>

Anstelle einer speziellen Kundennummer kann auch * angegeben werden. Damit werden die Dateien für alle Kunden ausgegeben.

COKundentool,, Webshop

allgemein:customer_buttons

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-26T14:25:16+00:00

Customer Buttons - Individuelle Buttonliste

Diese Funktion ist mit der Lizenz Admin-Modul verfügbar.

Neben der ‚Internen Hilfe‘ ist es nun möglich, eine individuelle Buttonliste zu konfigurieren.

Die gewünschten Einstellungen sowie die relevanten Dateien müssen im Unterordner ‚CustomButtons‘ des Documents-Ordners hinterlegt werden. Wie auch bei der internen Hilfe kann hier nochmals nach Mandanten getrennt werden, indem speziell für einen Mandanten gedachte Einstellungen und Dateien in einem Unterordner mit der Mandantennummer als Bezeichnung gespeichert werden.

Die Buttons werden in der Datei CustomButtonMappings.ini konfiguriert.

Für jedes Modul, bei dem eine Reihe von Buttons verfügbar sein soll, muss ein Abschnitt innerhalb der Datei angelegt werden, dessen Überschrift das Kürzel des Moduls bildet.

Die Buttons werden pro Modul durchnummeriert und mit Titel, Link und Icon-Link nach folgendem Schema definiert:

< Nr > = < Titel > | < Link > | < Icon-Verweis >

Der Link kann sowohl ein Verweis auf eine Datei als auch ein Link einer Website sein. Außerdem kann er Platzhalter enthalten, die beim Aufruf des Buttons ausgetauscht werden würden. Ein Icon muss nicht zwangsläufig angegeben werden.

Ein Teil dieser Konfigurations-Datei könnte folgendermaßen aussehen:

[FA]
1= Preise | "C:\VBNetApps\CO70Release\_BuildOutput\bin\release\Sc.Co.KundenTools.exe" PrivatePilot 15208 | EuroGrau32.png

[MA]
1=Maschinen-Beschreibung | Maschinen\Beschreibungen\#SE#.pdf
2=Konica-Support | https://konica.de/support | support.jpg

[MM]
1=Fleet Management System | https://fleet-management.de

Per Customer Buttons Recherchen ausführen

Es gibt außerdem die Möglichkeit, zu exportierende Recherchen und Recherchenketten via Custom Button auszuführen. Dazu ist es notwendig, dass in der Recherche die Zieldatei und das Excel-Blatt definiert sind.

Beispiel in CustomButtonMappings.ini:

[FA]
1=Recherche-Test | Recherche: 500024; $Kontaktnummer = #KU#

Besonderheit Modul Disposition 2.0

Bei den Tools der individuellen Buttonliste kann der Link im Modul ‚Dispo 2.0‘ den Platzhalter '#AktivitaetenNummern#' enthalten. Dieser Platzhalter wird durch eine mit Komma getrennte Liste der Aktivitätennummern der ausgewählten Aktivitäten ersetzt.

allgemein:exchangesynchronisation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Synchronisation über Microsoft Exchange Server

Concept Office verfügt über die Möglichkeit, Daten mit Microsoft Outlook-Konten abzugleichen. Dies kann für Einzelplätze über die Outlook-Synchronisation erfolgen. Für größere Unternehmen sowie Mitarbeiter die nicht täglich lokal mit Concept Office arbeiten, gibt es alternativ die Möglichkeit, die Daten zentral via Microsoft Exchange zu synchronisieren.

Funktionsweise

Über einen Dienst wird zentral mit dem Exchange-Server kommuniziert. Der Dienst synchronisiert alle für ihn eingestellten Benutzerkonten gemäß den inhaltlichen Einstellungen. Anschließend wird ein definiertes Synchronisationsintervall abgewartet, bevor der Prozess erneut durchlaufen wird.

Voraussetzungen

Folgendes wird benötigt:

Exchange Server (ab Version 2010), der die Emailkonten der Mitarbeiter verwaltet
Benutzer-Account, welcher über die Berechtigung Exchange Impersonation verfügt
Server mit installierter Concept Office-Applikation und Verbindung zum Exchange-Server

Diese Funktion wird mit der Lizenz Exchange Synchronisation freigeschaltet.

Bei der Synchronisation werden personenbezogene Daten auf weitere Geräte, in die lokalen Outlookinstanzen, kopiert. Daher sollten Sie durch Ihren Datenschutzbeauftragten prüfen lassen, welche Notwendigkeiten hinsichtlich der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Ihr Unternehmen bestehen.

Technische Einstellungen

Einrichten des Dienst-Benutzers auf dem Exchangeserver

Nachfolgend die beispielhafte Einrichtung eines Benutzers, in dessen Kontext der Synchronisationsdienst ausgeführt werden soll.

Als erstes wird der Domänenbenutzer ewservice mit einem Exchangeserverpostfach angelegt.

Mittels eines Webbrowsers kann man sich als Domänenadministrator an der Exchangeserververwaltungskonsole anmelden über:

https://[Url des Exchangeservers]/ecp

Nach der Anmeldung sollte man sich im Knoten E-Mail > Optionen: Meine Organisation verwalten befinden.

In der Liste der Postfächer sollte jetzt auch das Postfach ewservice zu sehen sein.

Über die Navigation wechselt man auf Menü Rollen und Überwachung

Hier legt man über Neu… die neue Rollengruppe EWS-Applicationimpersonation an.

Unter Rollen: fügt man die Rolle ApplicationImpersonation hinzu.

Unter Mitglieder: fügt man den Benutzer ewservice hinzu.

Einrichten des Dienstes

Die ausführbare Dienst-Datei befindet sich im Anwendungspfad und heisst Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe.

Sicherstellen, dass die Dateiausführung erlaubt ist

Rechte Maustaste auf die Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe –> Eigenschaften –> allgemein: Kontrollkästchen zulassen (engl.: unblock)

Registrierung des Dienstes

Eingabeaufforderung als Administrator starten
in den Pfad zur InstallUtil.exe wechseln (i.d.R. C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\InstallUtil.exe)
InstallUtil.Exe aufrufen mit Startparameter Pfad zur Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe

 C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\InstallUtil.exe "C:\Program Files (x86)\Software-Concept\Concept Office\Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe"

Bei der Installation des Dienstes kann auch der Name des Services und der Anzeigename übergeben werden.

 C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\InstallUtil.exe /ServiceName=myServiceName /DisplayName="my Display Name" "C:\Program Files (x86)\Software-Concept\Concept Office\Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe"

Der Dienst ist nun installiert und kann unter Dienste konfiguriert werden.

Der ausführende Benutzer des Dienstes sollte ausreichend Berechtigung für die CO-Umgebung besitzen. Ein „Lokales Systemkonto“ kann meist nicht in der gesamten Domäne zugreifen.

Benutzerkonto zuweisen

Aufruf der Dienste
Rechte Maustaste auf den Eintrag ExchangeSynchroService –> Eigenschaften –> Anmelden

Den zuvor angelegten Benutzer auswählen bzw. eintragen.

Beim Patchen oder Installieren muss der Dienst angehalten bzw. beendet werden. Anschliessend muss der Dienst neu gestartet werden.

Inhaltliche Konfiguration

Für die Einrichtung des Dienstes finden Sie im Anwendungspfad die Datei Sc.Co.ExchangeSynchroKonfig.exe.

Allgemeine Optionen

Hier werden der URL-Pfad des Exchange Web Services an, sowie Domäne, Benutzername und Kennwort hinterlegt

Der hier hinterlegte Benutzer muss über die Berechtigungen für Exchange Impersonation verfügen. Im Regelfall wird der hier hinterlegte Benutzer verwendet.

Für Office 365 lautet die URL https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx

Synchronisation

Die hier getroffenene Einstellungen gelten als Default Benutzer Einstellungen. Sie können pro Nutzer-Konto individuell überschrieben werden.

Welche Inhalte synchronisiert werden sollen, lässt sich individuell einstellen.

Einstellung des führenden Systems

Bei kurz hintereinander statt findenden Änderungen in den zu synchronisierenden Systemen muss eines als führend festgelegt werden, um dauerhafte Synchronisation ein und desselben Zustands zu vermeiden. In den CO – Optionen unter Outlooksynchronisation kann das führende System für die Synchronisation ausgewählt werden.

Folgende Fehlermeldung deutet darauf hin, dass das führende System noch nicht ausgewählt wurde. Aktivität mit der Nummer: ‚240552‘ hat sich geändert, wurde aber nicht synchronisiert, weil das Änderungsdatum auf beiden Seiten innerhalb einer Minute Liegen. Bitte ändern Sie eine der beiden Aktivitäten.

Werden in beiden Systemen innerhalb eines Synchronisationsintervalls Änderungen durchgeführt, werden die Änderungen aktuell gesetzt, die im führenden System durchgeführt wurden.

Weiterführende Hinweise zur Bedeutung der einzelnen Einstellungen finden Sie hier:

Benutzer Konten

In der Registerkarte User-Konten legen Sie fest, welche Mitarbeiter synchronisiert werden. Wählen Sie dazu einen Concept Office Mitarbeiter aus und ordnen Sie ihm das passende Emailkonto zu.

Weiterhin lassen sich hier die Default Benutzer Einstellungen übersteuern.

Bekannte Einschränkungen

Die Synchronisation berücksichtigt keine im Outlook angelegten Serientermine. Das Kopieren der Termine im Outlook ist nicht zulässig.

Mehrere Mandanten

Mehrere Mandanten können mit einem Synchroservice synchronisiert werden, sofern folgende Rahmenbedingungen gelten:

gleicher Exchange-Server
gleiche Standard-Einstellungen für die Synchronisation
kein Mitarbeiter-Account wird in mehreren Mandanten synchronisiert

Zur Eingabe wird jeweils das Feld Mandant umgestellt. Auf der Registerkarte User-Konten wird dann die Liste zu synchronisierender Mitarbeiter des gewählten Mandanten angezeigt.

allgemein, Exchange, Synchronisation

allgemein:mehrsprachige_wiki

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:16+00:00

Mehrsprachige Wiki

Diese Wiki ist mehrsprachig. Derzeit arbeiten unsere Partner in Benelux an einer Übersetzung ins Holländische. Weitere Sprachen werden folgen.

Am Ende jeder Seite gibt es Links um zur entsprechenden Sprachversion zu gelangen. Ist der Link grau hinterlegt, gibt es in dieser Sprache keinen Eintrag.

allgemein:reminder

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Reminder

Die Funktion „Reminder“ dient dem Benutzer von Concept Office dazu, sich selbst an Termine und Aufgaben zu erinnern und auf an ihn delegierte Termine und Aufgaben hinzuweisen. Ab Version 6.0 ist der Reminder kein eigenes Programm mehr, sondern in Concept Office integriert. Das heißt, er funktioniert auch nur wenn Concept Office läuft, aber auch dann, wenn es minimiert

Die Funktion „Reminder“ zeigt folgendes an:

Aktivitäten, bei denen eine Erinnerung eingestellt wurde.
Aktivitäten, die man zugewiesen (delegiert) bekommen hat.
Rückmeldungen von Aktivitäten, die man anderen Nutzern zugewiesen hat.

In den Benutzereinstellungen kann jeder Anwender dieser Funktionen eine eigene Farbe zuweisen. So das man bereits an der Farbe des kleinen Fensters erkennt, um was es sich handelt. Zudem kann die Verweildauer des Erinnerungsfensters eingestellt werden.

Soll die Erinnerung automatisch mit einem Vorlauf versehen werden, so kann das ebenfalls in den Benutzereinstellungen hinterlegt werden.

Öffnet sich das Fenster, bekommt es keinen Fokus. Der Nutzer kann einfach weiterarbeiten. Nach Start von Concept Office erscheint eine Erinnerung mit einer Zusammenfassung aller Aufgaben und Termine des Tages.

Mit Klick auf das kleine Kreuz oben rechts schließt das Erinnerungsfenster. Auf die Pinnadel daneben klickt man, wenn sich das Fenster nicht nach der eingestellten Verweildauer automatisch schließen soll. Links unten findet der Nutzer Icons je nach Verknüpfung der Aktivität mit anderen Daten:

Sprung in die Aktivität
Sprung in die verknüpfte Firma
Sprung in den verknüpften Ansprechpartner
Sprung in den verknüpften Vorgang
„Nicht mehr Erinnern“ aktivieren
Neue Erinnerung eintragen

Bekommt man einen Termin delegiert, wird dies in einer anderen Farbe (wenn entsprechend eingestellt) dargestellt. Zudem finden sich in dem Erinnerungsfenster Icons um den Termin zu bestätigen oder abzulehnen.

Wurde eine delegierte Aktivität bestätigt oder abgelehnt, kann man sich auch ein Fenster einblenden lassen. Dies wird so lande angezeigt, bis dieses mit einem Klick auf „Zur Kenntnis genommen“ oder durch den Klick auf das entsprechende Icon ausgeblendet wird.

Starten des Reminders

Über der Office-Schaltfläche kann der Reminder gestartet werden. Nach der Betätigung des Buttons Reminder starten werden alle Erinnerungen angezeigt.

allgemein:zeitstempel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Zeitstempel

Mit der Tastenkombination Strg+Shift+D wird in Textfelder ein Zeitstempel eingetragen.

Bei eingestellter Konfiguration 382 können folgende Platzhalter hinterlegt werden:

Platzhalter	Beschreibung
#DATUM#	Datum
#DATUM,yyyy.MM.dd#	Datum mit Komma und Format
#uhrzeit#	Uhrzeit
#uhrzeit,HH:mm:ss#	Uhrzeit mit Komma und Format
#MA#	Username

allgemeine_kundeninformationen:ftp_upload

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

FTP-Server / Upload

Grundeinstellungen

Bitte beachten Sie, dass sowohl die Anmeldung, als auch der Datentransfer entsprechend der Forderung der DSGVO nur noch verschlüsselt möglich sind. Anonyme Anmeldungen werden ebenfalls abgelehnt.

Folgende Einstellungen sollten in ihrem FTP-Client einstellbar und aktiviert sein:

  * URL: ftps://ftp.software-concept.de (Total Commander)
  * URL: ftp.software-concept.de (FileZilla)
  * SSL/TLS muss aktiviert sein
  * Passiver Modus muss aktiviert sein

Ältere FTP-Clients

Es ist möglich, dass ältere FTP-Clients die Verschlüsselungs-Features nicht oder noch nicht korrekt beherrschen.

FTP-Clients

Als FTP-Clients, die die benötigten Verschlüsselungs-Features beherrschen, können wir empfehlen: Total-Commander ab Version 9.22a. Auch ein aktueller Filezilla-Client sollte benutzbar sein.

Filezilla

Anmeldung

Bei der ersten Anmeldung wird unser SSL-Zertifikat angezeigt und fälschlicherweise behauptet, dass dieses Zertifikat nicht geprüft werden kann. Das ist aber anscheinend ein Bug in dem Filezilla-Client, denn dieses Zertifikat wurde von einer offiziellen Zertifizierungsstelle ausgegeben. Wenn das Zertifikat manuell als korrekt bestätigt wird, dann wird es bei zukünftigen Verbindungen nicht mehr angezweifelt.

So sollte dann der erfolgreiche Verbindungsaufbau aussehen:

Status: Auflösen der IP-Adresse für ftp.software-concept.de
Status: Verbinde mit 217.18.177.156:21...
Status: Verbindung hergestellt, warte auf Willkommensnachricht...
Status: Initialisiere TLS...
Status: Überprüfe Zertifikat...
Status: TLS-Verbindung hergestellt.
Status: Angemeldet
Status: Empfange Verzeichnisinhalt...
Status: Anzeigen des Verzeichnisinhalts für "/" abgeschlossen.

Mögliche Probleme

1. Version

Wenn Sie im FileZilla-Client die Einstellungen korrekt vorgenommen haben, es aber trotzdem nicht funktioniert, dann wäre es möglich, dass die FTP-Verschlüsselung in der aktuellen Version noch nicht richtig implementiert worden ist und ein Update auf eine höhere Version das Problem beheben kann.

2. Firewall

Eventuell werden auch die für den Passiven Modus benötigten TCP-Ports oberhalb 55000 von ihrer Firewall blockiert. Um dies ebenfalls als Ursache des fehlerhaften FTP-Transfers auszuschließen, sollte der FTP-Transfer über einen alternativen Internet-Zugang ausgetestet werden.(bspw. durch testweises Deaktivieren über die Systemsteuerung)

3. Fehlender Passiver Modus

Über die Funktion Servermanager können die Servereinstellungen hinterlegt werden:

Die Einstellung „Passiver Modus“ ist auf der dritten Reiterkarte versteckt:

Total Commander

Der Total Commander ist ab Version 9.22a nutzbar.

Öffnen Sie den Total Commander und wählen im Menü unter Netz die Funktion FTP Verbinden aus.

Anschließend können Sie in den FTP:Verbindungsdetails alle Einstellungen überprüfen und anpassen. Das nachfolgende Bild zeigt die notwendigen Einstellungen für eine korrekte Verbindung zum Server.

anrufliste:anrufliste

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-12T08:46:56+00:00

Anrufliste

Wenn eine TAPI-Schnittstelle vorhanden ist und konfiguriert wurde, kann Concept Office Daten mit Ihrer Telefonanlage austauschen. Das Modul Anrufliste zeigt eine Übersicht aller eingehenden und ausgehenden Anrufe

Anruf-Übersicht

Die Übersicht zeigt alle Anrufe, ob sie eingehend oder ausgehend waren und ob Sie angenommen wurden.

Durch Doppelklick auf einen Datensatz gelangen Sie in die Anruf-Ansicht.

Anruf-Ansicht

Falls die Telefonnummer in Ihren Firmen-Stammdaten hinterlegt ist, zeigt Concept Office Ihnen die zugehörigen Daten hier an.

Sie können von hieraus in die Firma oder den zugehörigen Ansprechpartner wechseln. Außerdem ist das Anlegen einer Aktivität möglich.

Modulfunktionen

Über die Modulfunktionen kann der Anrufer auch direkt zurückgerufen werden.

Sonstiges

Dieses Modul ist mit der Lizenz Vertriebsunterstützung 1 verfügbar.

Aktuell-Vertrieb, Anrufliste

anschriften:kategorien

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-02-21T13:40:48+00:00

Anschriftskategorien

Jede Anschrift besitzt mehrere Kennzeichen, die sogenannten Kategorien. Diese regeln als was die Anschrift verwendet werden darf.

Die Kategorien zeigen nicht an was eine Anschrift ist, sondern was sie sein kann.

Rechnungsanschrift

Mit diesem Kennzeichen darf die Anschrift für Rechnungen und Gutschriften verwendet werden. (Vorgangsbearbeitung)

Lieferanschrift

So gekennzeichnet, kann die Anschrift für Lieferscheine und Rücknahmescheine verwendet werden. (Vorgangsbearbeitung)

Lieferavisierungsanschrift

So gekennzeichnet, kann die Anschrift für die Lieferavisierung verwendet werden. (Vorgangsbearbeitung)

Angebotsanschrift

Eine solche Anschrift darf für Angebote und Auftragsbestätigungen verwendet werden. (Vorgangsbearbeitung)

Bestellanschrift

Ist dieses Kennzeichen gesetzt, darf die Anschrift für Bestellungen verwendet werden. (Bestellwesen)

Ermittlung:

Ist am Lieferanten eine Anschrift hinterlegt, die das Kennzeichen ‚Bestellanschrift‘ trägt und der aktuellen Filiale zugeordnet ist, wird diese verwendet. Falls keine filialabhängige Anschrift gefunden wird, greift die Standard-Bestellanschrift des Lieferanten.

Rücksendeanschrift

Die Anschrift darf für Rücksendungen verwendet werden (Bestellwesen).

Weiteres

Es gibt ein Sonderrecht, welches den Mitarbeiter erlaubt die Anschriftskategorie trotz Sperre einer Firma zu ändern. Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern

Sonderrecht Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern

Regelt, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Nein

Anschriften, Anschriftskategorien

anschriften:kostenstellen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Kundenkostenstellen

Unter Anschriften, Registerkarte Weiteres, Bereich Kostenstellen können die Kostenstellen eines Kunden (und dieser Anschrift) hinterlegt werden.

Wird im Vorgang zu dieser Firma eine Kostenstelle eingetragen, wird die so referenzierte Anschrift als Lieferanschrift eingetragen.

Außerdem können Rechnungen nach Kostenstellen gruppiert ausgegeben werden.

Einrichtung einer nach Kostenstellen gruppierten Rechnungslegung

Falls ein Kunde eine Abrechnung nach Kostenstellen wünscht, müssen Sie zuerst an den jeweiligen Anschriften die Kostenstellen eintragen. Anschließend können diese in den Vorgängen genutzt werden.

Stellen Sie außerdem im Firmenstamm, Registerkarte Kundendaten im Bereich Optionen/Drucksteuerung für Sammelrechnung den Wert pro Kostenstelle ein.

Ab der nächsten Rechnung wird Concept Office die Vorgangspositionen nach Kostenstellen gruppieren.

Anschriften, Kostenstellen, Kundenkostenstellen, 540

anschriften:postfachanschrift

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Postfachanschriften

Für jede Anschrift können neben den normalen Anschriftsdaten - wie Straße, Ort, Postleitzahl - entweder alternativ oder zusätzlich Postfachangaben hinterlegt werden.

Zusätzliche Postfachanschriften

Eine Anschrift kann sowohl Postfachinformationen als auch Straßenanschriftsdaten beinhalten. Wird eine solche Anschrift in Vorgängen oder Bestellungen verwendet, werden abhängig von den zu druckenden Dokumenten unterschiedliche Informationen als Anschrift verwendet:

die Straßenanschrift bei

Lieferscheinen
Rücksendungen,

die Postfachanschrift bei

Angeboten / Auftragsbestätigungen
Rechnungen / Gutschriften
Bestellungen.

Alternative Postfachanschriften

Solche Anschriften besitzen keine Straßenanschriftsdaten, sondern lediglich die Postfachinformationen. Achten Sie darauf, dass diese Anschriften nur folgende Kategorien besitzen:

Rechnungsanschrift
Angebotsanschrift
Bestellanschrift

Anschriften, Postfach

ansprechpartner:ansprechpartner_rollen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-10T11:56:00+00:00

Ansprechpartnerrollen

Zur Nutzung der Ansprechpartnerrollen muss die Konfiguration 517 aktiviert werden.

Bitte stellen Sie die Konfiguration nicht ohne Rücksprache mit unserem Support um.

Ziel:

Ansprechpartner beim Endkunden haben definierte Rollen (Zuständigkeiten) aus Sicht Concept Office
Ein Ansprechpartner kann mehrere Rollen bedienen
Ansprechpartnerrollen pro Kunde, Anschrift, Maschine mit entsprechender Vererbung
Automatisierte Kommunikation (Benachrichtigung) mit dem Ansprechpartner je nach Rolle
Unterstützung untergeordneter/übergeordneter Firmen
Verwendung der Rollen in den Geschäftsvorfällen: Serviceeinsatz, Materiallieferung, Zähleranfrage, Portal-Administrator, Erreichbarkeit von Fleet-Geräten

Einstellungen der Ansprechpartnerrollen (Ansprechpartnerrechte)

Unterstütze Rollen:

Zählerstände - Verwendet bei Anfrage Zählermeldungen.

Service - Anzeige der verantwortlichen im Portal an Anschrift, an Gerät.

Verbrauchsmaterialien - Ansprechpartner für Materiallieferung, wird in Vorgang eingesetzt Anzeige als Verantwortlichen für Verbrauchsmaterial im Portal an Anschrift, an Gerät.

Standortverantwortlicher - wird als Rückfallvariante verwendet, falls es keinen AP für Service und Material - wird berücksichtigt bei Portalrechten ‚nur eigene Anschriften/Geräte sehen‘ (an Anschriften mit der Kennung ‚Im Portal anzeigen‘ möglich).

Vertragsverantwortlicher - freie Rolle für Benachrichtigungen/Steuerung für Portalberechtigungen.

Portal-Administrator - Anlage von Nutzern im Portal.

Fleet-Administrator - freie Rolle für Benachrichtigungen (Erreichbarkeit von Geräten).

IT-Verantwortlicher - freie Rolle für Benachrichtigungen.

Rollout-Verantwortlicher - freie Rolle für Benachrichtigungen.

Sind mehrere Personen an einer Rolle angegeben, werden diese unabhängig von einander z.B. per Mail mit eigenen Benachrichtigungsaufgaben benachrichtigt.

Ansprechpartnerrollen können in den folgenden Modulen definiert werden:

an der Firma

an der Maschine

an der Anschrift

an den Verträgen

Die genaue Reihenfolge des Rollenkonzepts auf die Verträge ist: Kontakt > Vertrag > Standort > Maschine (ab CO 8.4512.x).

Besonderheiten

Concept Office

Maschinen

Wird eine Ansprechpartnerrolle für eine Maschine zugeordnet, erfolgte bisher die gleichzeitige Speicherung der Maschinenanschriftsnummer in der Rollenzuweisung, diese wird jetzt mit dem Wert ‚0‘ zugeordnet.

Concept Portal

Benutzer

Rollen können jetzt im Concept Flex Kundenportal im Modul Benutzer angezeigt und gepflegt werden, dazu ist das entsprechende Portal-Recht notwendig.

Anschriften

können jetzt zu einer Rolle mehrere Ansprechpartner angezeigt werden. Wenn es keine konkreten Ansprechpartner zur Anschrift gibt, werden alle allgemeinen Ansprechpartner dieser Rolle/Firma angezeigt. Es werden nur die Rollen für Service und Verbrauchsmaterial angezeigt.

Maschinen

werden jetzt zu einer Rolle auch mehrere Ansprechpartner angezeigt. Wenn es keine konkreten Ansprechpartner zur Maschine gibt, werden alle allgemeinen Ansprechpartner dieser Rolle/Standort angezeigt. Ist auch am Standort nichts hinterlegt, werden die allgemeinen Ansprechpartner der Firma angezeigt. Es werden nur die Rollen für Service und Verbrauchsmaterial angezeigt.

Rollenbeispiele

Bsp.1 Ansprechpartner soll alle Maschinen des Standortes sehen (zugehörige Anschriften sehen im Portal):

Folgende Einstellungen müssen vorliegen:

Portal MaschinenRecht eigene eingetragen
StandorteRecht eigene eingetragen
Rolle Standortverantwortlicher vergeben

CO Portal (Kundenportal)

ansprechpartner:wie_wird_ein_ansprechpartner_angelegt

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-21T07:25:32+00:00

Ansprechpartner anlegen

Ansprechpartner können auf 3 Wegen angelegt werden:

über das Modul Firmen / Anschriften
direkt über das Modul Ansprechpartner
bei Anlage von Aktivitäten

1. über das Modul Firmen oder über das Modul Anschriften

Dazu gibt es in den Modulfunktionen einen Button „Ansprechpartner anlegen“.

2. direkt über das Modul Ansprechpartner

Über die Schaltfläche „neu“ öffnet sich eine neue Eingabemaske, damit man den Ansprechpartner anlegen kann.

Als erstes wird über die Fernglassuche die entsprechende Firma ausgewählt, zu welcher der Ansprechpartner gehört.

Als nächstes wird die passende Anschrift gewählt. Dabei werden nur die Anschriften der bereits ausgewählten Firma angezeigt.

Anschließend sollten wenigstens Name und Vorname angegeben werden. Diese beiden sind Pflichtfelder. Alles andere kann eingegeben werden, muss aber nicht zwingend.

Die weiteren Reiter des Moduls Ansprechpartner kann man sich über das Modul Profildefinitionen eigenständig zusammenstellen.

Wenn alle Eingaben eingegeben und gespeichert wurden ist dies im Ansprechpartner hinterlegt und es können nun noch die passenden Verbindungen eingegeben werden.

3. bei Anlage von Aktivitäten

Bei Anlage von Aktivitäten kann jetzt auch ein neuer Ansprechpartner angelegt und mit der Aktivität verknüpft werden.

Hierfür gibt es im Modul Aktivitäten einen neuen Button Neuer AP. Über diesen kann in einer separaten Maske der neue Ansprechpartner angelegt werden.

Der Button ist erst nach Wahl der Firma sichtbar.

Alternativ ist dies auch über die Modulfunktion Aktivitäten anlegen bspw. aus dem Modul Firmen möglichen. Hierfür muss in der Eingabemaske Zuordnung der neue Haken Neuen Ansprechpartner anlegen gesetzt werden.

Weiteres

In diesem Modul ist die Möglichkeit gegeben Daten, wie Telefonliste, Geburtstage Ansprechpartner oder ein Adressetikett, bereits angelegte Ansprechpartnern zu drucken. Dabei ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Ansprechpartner

Steuert, welche Rechte der Benutzer Zum Ducken bestimmter Datensätze im Ansprechpartner-Modul hat.

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

artikel:artikelklassifizierung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-18T06:06:41+00:00

Artikelklassifizierungen

ECLASS

ECLASS ist ein Datenstandard für die Klassifizierung von Produkten und Dienstleistungen mit Hilfe von standardisierten ISO-konformen Merkmalen. Der ECLASS-Standard ermöglicht den digitalen Austausch von Produktstammdaten über Branchen, Länder, Sprachen oder Organisationen hinweg.

UNSPSC

Der UNSPSC ist ein international eingesetztes Klassifikationssystem der Warenwirtschaft. Das UNSPSC-System wird im E-Procurement, insbesondere im amerikanischen Raum, zur unternehmensübergreifenden Klassifikation von Waren und Dienstleistungen aller Art verwendet

Die Hinterlegung dieser Klassifizierung erfolgt im Mandanten unter den Vorgabewerten Artikel-Klassifizierungen. Die Informationen für diese Klassifizierungen werden im BMEcat mitgeliefert. Beim Import des BMEcat muss die Klassifizierungs-ID aus dem Mandanten (Bsp. Id=14 Klassifirzierung=UNSPSC-xxx) am Import-Schalter eClassVersionID=# des verwendeten Importschema (Artikelstamm_einlesen.ini) hinterlegt werden.

eClassVersionID=#UNSPSC-xxx=14

Im BMEcat wird die Artikelklassifizierung UNSPSC wie folgt dargestellt

Bsp. Soennecken

An den Artikeln:

<PRODUCT_FEATURES>

<REFERENCE_FEATURE_SYSTEM_NAME>UNSPSC20.0601</REFERENCE_FEATURE_SYSTEM_NAME>

<REFERENCE_FEATURE_GROUP_ID>14121810</REFERENCE_FEATURE_GROUP_ID>

</PRODUCT_FEATURES>

Und als eigenes CLASSIFICATION_SYSTEM (wie bei eClass)

<CLASSIFICATION_SYSTEM>

<CLASSIFICATION_SYSTEM_NAME>UNSPSC-20.0601</CLASSIFICATION_SYSTEM_NAME>

<CLASSIFICATION_SYSTEM_FULLNAME>UNSPSC-20.0601</CLASSIFICATION_SYSTEM_FULLNAME>

<CLASSIFICATION_SYSTEM_DESCR>UNSPSC-20.0601</CLASSIFICATION_SYSTEM_DESCR>

<CLASSIFICATION_SYSTEM_LEVELS>0</CLASSIFICATION_SYSTEM_LEVELS>

<CLASSIFICATION_GROUPS>

artikel:artikelnummer

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-06-21T06:42:31+00:00

Artikelnummer

Die Artikelnummer ist das eindeutige Kennzeichen eines Artikels. Jede Artikelnummer kann innerhalb des Artikelstammes von Concept Office nur einmal vorkommen und darf maximal 30 Zeichen lang sein. Eine Artikelnummer kann aus Ziffern und Buchstaben gemischt zusammengesetzt sein.

Bitte verzichten Sie möglichst auf Sonderzeichen in der Artikelnummer, da diese erfahrungsgemäß zu Verarbeitungsproblemen in den verschiedensten Prozessen führen können (. , ; : - _ + * \ / Leerzeichen & = #)

Vordefinierte Artikelnummern

Einige Artikelnummern sind fest im Programm vorhanden und können nicht geändert/überschrieben werden.

A:Der Artikel A wird in der Vorgangsbearbeitung verwendet um einen Abschnitt zu kennzeichnen.
T: T steht in Vorgängen oder Bestellungen für eine Textposition
(alle): der Standardartikel

Artikelnummer ändern

Das Feld Artikelnummer ist normalerweise vor Veränderung geschützt und ausgegraut dargestellt. Ist es nötig die Nummer zu ändern, muss der betroffene Artikel zuerst im Modul Artikel geladen werden. Durch Aufruf der Menüfunktion Speicher unter wird das Feld Artikelnummer freigeschalten und der ausgewählte Artikel kann umbenannt werden.

Ein andere Möglichkeit ist es über der Modulfunktion Artikel umbenennen die Artikelnummer zu ändern. Bei Betätigung des Buttons Artikel umbenennen erscheint eine Maske mit dem gleichen Namen. Anschließend kann in der Maske die neue Artikelnummer des markierten/aufgerufenen Artikels eingetragen und durch Betätigung des Feldes Umbenennen die Artikelnummer verändert werden.

Bedenken Sie, dass die Artikelnummer in allen aktuellen und historischen Daten ihrer Warenwirtschaft geändert wird.

Artikelnummer automatisch (Bürobedarf)

Für die Anlage von Artikeln anhand vorhandener EDI-Artikel-Daten lassen sich Bildungsvorschriften definieren. Dies wird am Lieferanten hinterlegt.

Wird ein Lieferantenkürzel angegeben, wird dieses bei der Anlage vorangestellt.

Die im Screenshot hinterlegten Regeln würden aus der Bestellnummer 900/01 die Artikelnummer MF900-01 generieren.

Sonstiges

Konfiguration 6: Steuert die Groß-/Kleinschreibung der Artikelnummer

Um ein einheitliches Bild auf Kundendokumenten zu erzeugen, ist es möglich einzustellen, dass neu erfasste Artikelnummern automatisch in Großschreibung umgewandelt werden.

0 - Großschreibung
1 - Groß-/Kleinschreibung

Artikel, Artikelnummer

artikel:losgroesse

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-12T07:21:35+00:00

Losgröße

Als Losgröße bezeichnet Concept Office die Umverpackungsmenge, in der ein Artikel verkauft oder bestellt werden kann.

Losgrößen für den Verkauf

Die Losgröße im Verkauf ist ein Faktor (bezogen auf die Standardmengeneinheit) mit dem Sie einen Artikel verkaufen. Die Eingabe erfolgt in der Registerkarte Artikel, im Bereich Verkaufsinformationen.

Für Concept Cash kann eine eigene Losgröße angegeben werden. Diese gilt auch für die Abwicklungsart Kasse.

Kleinste Abgabemenge

Die kleinste Abgabemenge gibt die geringste Menge (bezogen auf die Standardmengeneinheit) an, mit der ein Artikel verkauft werden soll. Sie ist gleichzeitig der Wert, mit dem die Menge bei der Positionserfassung vorbelegt wird.

Die kleinste Abgabemenge muss immer ein Vielfaches der Losgröße sein.

In den meisten Anwendungsfällen entspricht die kleinste Abgabemenge der Losgröße.

Eingabenprüfung im Vorgang

Concept Office weist den Sachbearbeiter auf Fehleingaben in der Positionserfassung hin, wenn eine Menge ungleich einem Vielfachen der Losgröße eingegeben wird.

Losgrößen für den Einkauf

Die Losgröße im Einkauf ist der Faktor (bezogen auf die Mengeneinheit des Lieferanten) zu dem Sie den Artikel bei dem jeweiligen Lieferanten einkaufen können. Sie wird auf der Registerkarte EK für den verschiedenen Lieferanten hinterlegt.

Eingabenprüfung im Vorgang

Vorgangspositionen, die als Direktlieferung erfasst werden, können nur in der Losgröße des zugeordneten Lieferanten abgewickelt werden. Ist kein Lieferant explizit zugewiesen, wird der Hauptlieferant zur Prüfung verwendet.

Eingaben in Bestellungen

Bestellungpositionen können nur mit Vielfachen der Losgröße erfasst werden.

Artikel

artikel:mindestspanne

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Mindestspanne eines Artikel

Im Artikelstamm kann für einen Artikel eine Mindestspanne hinterlegt werden. Je nach Einstellung erscheint eine Warnmeldung oder ein Verkauf unter diesem Wert wird verhindert.

Eingabe einer Mindestspanne

Am Artikel erfolgt die Eingabe auf der Registerkarte Preise im Feld Mindestspanne. Die Eingabe erfolgt in %.

Warnmeldung

Wird dieser Artikel in einem Vorgang oder Angebot erfasst, und der Verkaufspreis unterschreitet die Spanne erscheint eine Meldung folgenden Typs.

Die Eingabe ist trotzdem möglich. Außerdem wird der Nutzer eine mögliche Preisanpassung vorgeschlagen.

Verhinderung der Unterschreitung

Über ein Recht kann einzelnen Benutzern verboten werden die Spanne zu unterschreiten.

Sonderrecht Mindestspanne am Artikel unterschreiten

Das Recht steuert, ob der Benutzer bei der Preiseingabe eines Artikels dessen Mindestspanne unterschreiten darf.

Ja
Nein

Fehlt dem Benutzer das Recht erscheint bei der Eingabe stattdessen folgende Meldung:

Artikel, Mindestspanne

artikel:sortiment

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Sortiment

Das Sortiment, auch Sortimentskennung genannt, ist eine eindeutige Eigenschaft jedes Artikels. Die vorhandenen Sortimente sind fest vorgegeben und nicht pflegbar:

Kernsortiment
kurzfristig beschaffbar
Besorgeartikel
automatisch angelegt (Möbel)
automatisch angelegt (Sonderartikel Möbel)
automatisch angelegt (Edifakt)
Auslaufartikel
Kundenexklusivartikel

Ändern Sie das Sortiment auf einen der automatisch angelegten Werte, können Löschroutinen diesen ungewollt entfernen.

Sortimente auf Lagerebene

Für einen Lagerartikel kann ein vom Artikel abweichendes Sortiment eingetragen werden. Die Einstellung (keine Zuordnung) bewirkt, dass die Sortimentskennung des Artikels verwendet wird (empfohlen).

Auswirkungen der Sortimente

Vorgangsbearbeitung: farbige Kennzeichnung für den Sachbeabeiter, Hinweise bei Positionserfassung und Bestellungsgenerierung
Kundenexklusivartikel: Mit diesem Sortiment gekennzeichnete Artikel, können nur in Vorgängen aufgenommen werden, wenn diese beim entsprechenden Kunden als Kundenartikel hinterlegt sind. Hierbei wird berücksichtigt, ob der aktuelle Kunde Konditionen eines anderen übernimmt. In diesem Fall übernimmt er auch dessen Exklusivartikel.
Bestellvorschläge: nur Kernsortimentsartikel werden berücksichtigt. Per Konfiguration sind weitere Sortimente zuschaltbar.
Artikelpflege: automatisierte Pflege, z.B.Bereinigung
Wird ein Artikel auf Auslaufartikel gesetzt, wird das Feld gesperrt aktiviert, wenn der Bestand an allen Lagern 0 ist. (Mandantenkonfiguration 270)

Konfigurationen

Das Verhalten der Sortimente kann durch unterschiedliche Konfiguration gesteuert werden. So kann für viele Sortimente eine eigene Farbe definiert werden, die dem Sachbearbeiter in den Vorgangspositionen die gesonderten Sortimentesignalisiert.

Mögliche Konfigurationen:

Konfiguration 170: Textfarbe Sortiment „Kernsortiment“

0 - Standard
255 - rot
6604900 - dunkelgrün
7923320 - grün
16711680 - blau

Konfiguration 171: Textfarbe Sortiment „Kurzfristig beschaffbar“

0 - Standard
255 - rot
6604900 - dunkelgrün
7923320 - grün
16711680 - blau

Konfiguration 172: Textfarbe Sortiment „Besorgeartikel“

0 - Standard
255 - rot
6604900 - dunkelgrün
7923320 - grün
16711680 - blau

Konfiguration 173: Textfarbe Sortiment „Automatisch angelegt“

0 - Standard
255 - rot
6604900 - dunkelgrün
7923320 - grün
16711680 - blau

Konfiguration 174: Textfarbe Sortiment „Automatisch angelegt Sonderartikel“

0 - Standard
255 - rot
6604900 - dunkelgrün
7923320 - grün
16711680 - blau

Konfiguration 175: Textfarbe Sortiment „Auslaufartikel“

0 - Standard
255 - rot
6604900 - dunkelgrün
7923320 - grün
16711680 - blau

Konfiguration 226: Artikel mit Sortimentkennung 'Besorgeartikel' in lagerbezogenen Bestellvorschlägen bestellen.

(Artikel mit der Sortimentkennung „Besorgeartikel“, oder „kurzfristig beschaffbar“ werden nur in die Bestellvorschläge aufgenommen, wenn hier die Einstellung "1 - Ja" getroffen wurde.)

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 268: Textfarbe Sortiment „Kundenexklusivartikel“

0 - Standard
255 - rot
6604900 - dunkelgrün
7923320 - grün
16711680 - blau

Konfiguration 270: Auslaufartikel automatisch sperren, wenn Bestand = 0

0 - Nein
1 - Ja

Artikel, Sortiment, Sortimentkennung

artikel:taetigkeiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-23T13:21:57+00:00

Tätigkeiten

Als Tätigkeiten werden Artikel (Artikelart Allgemein) mit der gleichnamigen Artikelart bezeichnet.

Sie unterscheiden sich in mancherlei Hinsicht von sonstigen Artikeln. Der nachfolgende Artikel beschreibt diese Unterschiede.

Darstellung als Position

Tätigkeiten werden mit türkisfarbenem Hintergrund dargestellt.

Eingabe der Details (Stundenerfassung)

Um die Details der Tätigkeit einzugeben, müssen Sie im Kontextmenü die Stundenerfassung aufrufen. Alternativ ist F12 möglich.

Geben Sie eine oder mehrere Zeilen ein. Zwingend müssen Datum, Techniker und Stundensatz eingetragen werden.

Preisermittlung

Die Preisermittlung von Tätigkeitspositionen wurde grundlegend überarbeitet. Rabatte und Stundensätze werden jetzt pro Stundenzettelposition erfasst. Der Positionswert wird positionsweise angezeigt. Der Wert der Tätigkeitsposition ist die Summe der rabattierten Positionswerte der Stundenzettelpositionen. Der eingegebene Rabatt beeinflusst die Preise für Arbeits- und Fahrtzeit, nicht jedoch den Kilometerpreis. Der Rabatt wird anhand des Tätigkeitsartikels vorbesetzt, d.h. vorhandene Sonderkonditionen werden berücksichtigt.

An der Tätigkeitsposition (Vorgangsposition) wird der rabattierte Preis mit Rabatt=0 ausgewiesen, die Einzelrabatte können über den Langtext in die Kundenformulare eingesetzt werden.

Für Langtexte wurden folgende neue Platzhalter definiert:

Platzhalter	Bedeutung
#PWFR#	Preis pro Arbeitswert Fahrtzeit rabattiert
#PWR#	Preis pro Arbeitswert rabattiert
#PSFR#	Preis pro Stunde Fahrtzeit rabattiert
#PSR#	Preis pro Stunde rabattiert
#RAB#	Rabatt
#RAB0#	Rabatt mit Nullwertunterdrückung

Tätigkeiten mit vordefinierten Preisen

Soll eine Tätigkeit doch einen festen Preis besitzen, wird dieser auf der Registerkarte Service hinterlegt

Wählen Sie aus, ob es sich um eine Arbeitszeit, einen Arbeitswert oder eine Pauschale handeln soll und geben Sie anschließend die Zeiten, die Intervalle oder die Pauschalbeträge ein.

Es ist möglich nur einen Verkaufspreis zu hinterlegen. Die Pauschale für den EK wird nur dann verwendet, wenn die Summe aus Arbeitszeit-, Fahrtzeit- und Kilometerkosten gleich 0 ist.

In allen anderen Fällen wird der Einkaufspreis wie unter Preisfindung beschrieben anhand der Stundenzettel ermittelt.

Positionstext

Tätigkeiten besitzen keinen festen Positionstext. Dieser wird nach Eingabe der Stundenerfassung von Concept Office gebildet. Abhängig von der Abrechnungsart der Tätigkeit wird dazu der Textbaustein bwTaetigAW (für Arbeitswerte), bwTaetigAZ (für Arbeitszeit) oder bwTaetigPA (für Pauschalen) als Vorlage verwendet. Die im Textbaustein enthaltenen Platzhalter werden dabei durch die Informationen der Tätigkeit ersetzt.

Eine Liste der möglichen Platzhalter finden Sie hier.

Artikel, Taetigkeiten

artikel:versandkostenartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-17T11:44:51+00:00

Versandkostenartikel

Über spezielle Versandkostenartikel können Versandkosten, abhängig vom Auftragswert, an den Kunden berechnet werden.

Einrichtung des Artikels

Der Versandkostenartikel wird im Artikelstamm angelegt. Folgende Eigenschaften müssen gesetzt werden:

Artikelart Allgemein: „Fracht / Porto“
Sonderkonditionen: Klassisch
Eine Verkaufspreisstaffel, deren Mengenangaben Geldbeträgen in Hauswährung entsprechen. Die höchste Staffel muss dabei den Freiwert angeben, d.h. Preis = 0 abbilden.

In diesem Beispiel ist ab einem Auftragswert von 50 € der Versand kostenlos, unter 50 € werden 4,95 € berechnet. Die Höhe des freien Auftragswertes wird über das Feld Menge bestimmt.

Lieferbedingung

Die Lieferbedingung am Vorgang entscheidet, ob ein Versandkostenartikel automatisch dem Vorgang hinzugefügt wird. Dazu wird der Lieferbedingung ein Versandkostenartikel zugeordnet. Dies wird im Modul Lieferbedingungen hinterlegt:

Automatische Vorbelegung der Lieferbedingung im Vorgang

An folgenden Stellen kann die automatische Vorbelegung einer Lieferbedingung definiert werden:

Mandant (gilt nur für Lieferbedingung „Standard“)
Geschäftsbereich
Kundenanschrift (Lieferanschrift)

Dabei gewinnt die genaueste, vorhandene Definition. Bei Vorgangserfassung, bei Änderung des Geschäftsbereiches oder der Lieferanschrift, wird eine Neuermittlung durchgeführt.

Programmverhalten bei Lieferbedingung mit Versandartikel

Im Reiter „Positionen“ wird in den Verkaufshinweisen eine rote Zeile sichtbar. Diese zeigt folgende Werte: frachtfreier Vorgangswert / aktuelle Frachtkosten und die Differenz zum Erreichen des frachtfreien Vorgangswertes

Im Beispiel ist ersichtlich, dass der Kunde noch Waren im Wert von 35,56 € mehr bestellen sollte, um keine Frachtkosten bezahlen zu müssen.

Erreicht der Vorgangswert die Höhe der Frachtkostenstaffel, wird die rote Zeile nicht mehr dargestellt.

Die Entscheidung, ob Frachtkosten berechnet werden, wird zum Zeitpunkt des ersten Dokumentendrucks (oder der ersten Dokumenten-Seitenansicht) gefällt. Folgende Punkte müssen erfüllt sein, damit der Versandkostenartikel in den Vorgang aufgenommen wird:

der Auftragswert ist kleiner als der zu erreichende Wert der Frachtkosten
Prüfung der Einstellung an der Lieferbedingung für Auftragswert=0
es existiert im Vorgang noch kein Artikel, mit der Artikelart „Fracht/Porto“
der Preis des Frachtkostenartikels ist > 0
es darf keine Tätigkeitsposition im Vorgang vorhanden sein (das Programm geht davon aus, dass kein Versand erfolgt, da der Techniker die Ware mit nimmt.)
der Geschäftsbereich darf nicht mit dem Kennzeichen Barverkauf versehen sein.

Nachdem der Versandkostenartikel in den Auftrag eingefügt wurde, erfolgt keine weitere Prüfung. Werden danach Positionen hinzugefügt, muss der Sachbearbeiter manuell entscheiden, ob der Versandkostenartikel noch Relevanz hat.

Weitere Informationen

Versandkostenartikel können mit Sonderkonditionen versehen werden.
Der Versandkostenartikel kann auch mit Staffeln versehen werden. (z.B.: ab Wert 0 € → 5 € Versandkosten, ab Wert 25 € → 2 € Versandkosten, ab 50 € → versandkostenfrei)
Für die Ermittlung des Vorgangswertes werden nur Artikel berücksichtigt, welche die Eigenschaft Relevant für Versandkosten besitzen. Diese ist als Standard für alle Artikel gesetzt, kann aber manuell in der Reiterkarte Gruppierung/Weiteres bearbeitet werden.
Bei Kulanz-, Garantie- und Vertragsleistungslieferungen wird zur Ermittlung des Vorgangswertes der Listenpreis herangezogen.

Versandkostenartikel können nicht in pconBasket-Aufträgen verwendet werden.

Konfigurationen

Konfiguration 381: Frachtartikel geschäftsbereichsabhängig automatisch auf zu liefern setzen

Einstellung, ob Frachtartikel geschäftsbereichsabhängig automatisch auf zu liefern gesetzt werden.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 462: Versandkostenpositionen beim Druck aller Kundendokumente anlegen

Ja: beim Druck aller Kundendokumente wird geprüft, ob eine Versandkostenposition zum Vorgang hinzugefügt werden soll. Nein: mit dem Einstellungstext kann vorgegeben werden, beim Druck welcher Dokumente die Prüfung erfolgen soll. Hierbei bedeuten: AN-Angebot, AB-Auftragsbestätigung, LA-Lieferavis, LS-Lieferschein, RE-Rechnung. Mehrere Werte werden durch Komma von einander getrennt.

0 - Nein
1 - Ja

Wie mit Versandkosten und Auftragswert beträgt 0€ umgegangen wird, kann an der Lieferbedingung entsprechend eingestellt werden. (Versandkosten bei Auftragswert=0 - Ja/Nein/Ja, wenn Kundenexlusivartikel im Auftrag

Frachtkosten, Versandkosten

artikel:zuschlaege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-15T06:23:21+00:00

Zuschläge am Artikel hinterlegen

Für einen Artikel können Rabatte oder Preisaufschläge fest hinterlegt werden.

Eingabe

Auf der Registerkarte Gruppierungen/Weiteres finden Sie den im Bereich Zuschläge.

Im Feld Kennung können Sie nun aus den im Modul Zu- und Abschläge gepflegten Zuschlägen auswählen. Der ausgewählte Zuschlag kann anschließend angepasst werden.

Funktionsweise

Wird ein solcher Artikel als Vorgangsposition erfasst, erhält er automatisch den/die hinterlegten Zuschlag/Zuschläge.

Sonstiges

Diese Funktion wird für Möbelrabatte und Montageartikel verwendet. Für alle anderen Preisrabatte nutzen Sie die Preiskataloge. Diese befinden sich in der Strukturansicht, unterhalb des Haupteintrags Sonstiges

Artikel, Zuschlaege, Rabatte

bestellungen:bearbeitungsstatus

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Bearbeitungsstatus einer Bestellung

Der Bearbeitungsstatus einer Bestellung gibt an, in welchem Zustand die Bestellung sich zum aktuellen Zeitpunkt befindet, d.h. inwieweit bisher eine Bearbeitung erfolgte.

Reihenfolge des Status

Der Bearbeitungstatus besitzt eine gewisse Reihenfolge, jedoch wird nicht jeder Status in jeder Bestellung tatsächlich erreicht.

Der Status einer Bestellung lässt sich zwar manuell verändern, im Regelfall wird der Status durch den Druck der Formulare gesetzt.

Übersicht des Status

Nachfolgend werden die einzelnen Status kurz erläutert

erfasst

Die Bestellung gilt als erfasst. Enthaltene Artikel weisen in der Lagerzuordnung in der Spalte erfasst die Bestellmenge aus.

angefragt

Für diese Bestellung wurde zuletzt eine Lieferanfrage gedruckt.

bestellt

Es wurde eine Bestellung ausgelöst oder die Bestellmengen wurden manuell eingetragen.

teilbestätigt durch den Lieferanten

Die Bestellannahme des Lieferanten umfasste einen Teil der Positionen.

bestätigt durch den Lieferanten

Die Bestellung wurde komplett vom Lieferanten bestätigt und eine Lieferantenauftragsbestätigungsnummer an der Bestellung hinterlegt.

angemahnt

Für diese Bestellung wurde zuletzt eine Liefermahnung gedruckt.

teilgeliefert

Ein Teil der bestellten Artikel wurde über die Warenbuchung zugebucht.

geliefert

Alle bestellten Artikel wurden über die Warenbuchung zugebucht.

storniert

Für diese Bestellung wurde ein Bestellstorno gedruckt.

erledigt

Die Bestellung wurde abgearbeitet. Siehe nachfolgender Abschnitt.

Erledigen von Bestellungen

Das Feld erledigt nach erlaubt es Ihnen für jede Bestellung festzulegen, wann diese als erledigt gelten soll. Dies betrifft das automatische Setzen des Status erledigt. Das manuelle Setzen des Status wird davon nicht beeinflusst.

nach vollständiger Lieferung

Die Bestellung wird auf erledigt gesetzt, sobald alle Artikel in der Warenbuchung vollständig zugebucht wurden.

nach vollständiger Rechnungsprüfung

Die Bestellung wird nach erfolgter Rechnungseingangsprüfung auf erledigt gesetzt.

nach Gutschrift durch Lieferanten

Die Bestellung wird nach Buchen einer Gutschrift im Modul Rechnungseingangsprüfung auf erledigt gesetzt.

Dies wird vorwiegend für Rücksendungen verwendet.

ohne Prüfung

Der Status erledigt wird nie automatisch gesetzt.

nach Rücksendung

Nach Druck der Rücksendung wird der Status auf erledigt gesetzt.

Dies wird vorwiegend für Rücksendungen verwendet.

Das Feld wird über eine Konfiguration vorbelegt:

Konfiguration 100: Bestellung erledigt nach

1 - nach vollständiger Lieferung
2 - nach vollständiger Rechnungsprüfung
3 - nach Gutschrift durch Lieferanten
4 - ohne Prüfung

Bestellungen, Bearbeitungsstatus

bestellvorschlaege:dynamische_bestandsermittlung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-29T09:15:15+00:00

Dynamische Bestandsermittlung

Die Bestandsermittlungsart „dynamisch“ kann am Lagerartikel hinterlegt werden.

Bei dynamischer Ermittlung werden die Meldebestände der mit dieser Ermittlungsart markierten Artikel vor jedem Bestellvorschlagslauf ermittelt. Auch die Bestellmenge wird anhand der Warenbewegungen errechnet.

Berechnungsformel:

Bestellvorschlagsmenge = Bestellzykluspuffer * Durchschnittliche Lieferzeit (Lieferant) * Durchschnittsverbrauch pro Tag * Trendfaktor + Meldebestand

Durchschnittsverbrauch pro Tag: Abgänge aus Warenbewegungen im Betrachtungszeitraum (Anzahl Monate rückwärts ab dem aktuellen Datum)

Meldebestand = Mindestbestand (0) + Durchschnittsverbrauch pro Tag * Durchschnittliche Lieferzeit (Lieferant) * Sicherheitsfaktor

Trendfaktor = Durchschnittlicher Verbrauch der letzten X Monate im aktuellen Jahr gegen die kommenden X Monate des Vorjahres

Diese Bestellvorschlagsmenge wird verrechnet mit dem momentanen Bestand abzüglich der Umbuchungsmengen und für Lager- und Kundenreservierte Mengen. Der Auffüllbestand verhindert Überlagerung und ist eine Prüfmenge.

Beispiel: (Heute = 15.07.2008)

X = betrachteter Zeitraum in Monaten (in diesem Beispiel 2)

Vom 15.05.08 bis 15.07.08 ist der Verbrauch = 20

Vom 15.07.07 bis 15.09.07 ist der Verbrauch = 30

Trendfaktor = 1,5 (ergibt sich aus 30/20)

Die Glättung sorgt dafür, dass Aufträge mit unverhältnismäßigen Mengen aus der Berechnung ausgeschlossen werden. Dabei kann bestimmt werden, wie viele Vorgänge mindestens existieren müssen damit die Glättung greift.

Bestellwesen

co_portal:passwortvergabe

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-05T08:24:14+00:00

CO Portal: Manuelles Freischalten und Passwortvergabe

Bekommt ein Kunde eine Mail mit Zählerstandsanforderung, dann ist dieser Kunde (Ansprechpartner des Kunden) automatisch für das Portal freigeschalten. In der Mail ist auch ein vorläufiges Passwort verschlüsselt.

Ein Kunde hat aber auch die Möglichkeit sich ein Passwort zu vergeben. Sobald er dies getan hat, kommt in der Anforderungsmail das Login nicht mehr mit.

Manuelle Freigabe und Passwortvergabe

Wird ein Ansprechpartner nicht automatisiert durch eine Zählertstandsanforderung freigeschaltet, kann der Händler dies manuell im Modul Ansprechpartner tun. Dazu wird das Feld Portallogin mit der Email gefüllt und ein Haken bei Portalzugeang gesetzt. Ein Passwort kann vergeben werden. Der Kunde kann sich dies jedoch auch beim ersten Einloggen selbst vergeben.

Portalmail zur Passwortvergabe versenden

Per Modulfunktion - ‚Portalmail senden‘ am Ansprechpartner

Über diese Funktion können Sie einem aktivierten Portalnutzer einen Link zur Passwortvergabe senden.
Der Link wird über die E-Maileinstellung vom Flex Kundenportal versendet, es werden die neuen Textbausteine bwMailTextPortalAktivMail und bwMailBetreffPortalAktivMail als E-Mailtext/Betreff verwendet.

In Standardwerten kann ein Wert für ‚Aktivitätenart beim Verschicken einer Portalmail‘ eingestellt werden - ist hier eine Aktivitätenart hinterlegt, wird beim Versenden jeder Portalmail eine erledigte Aktivität angelegt. Diese enthält den Ansprechpartner mit zugehöriger Firma und die Bezeichnung ‚Portalmail versendet.‘. Als Mitarbeiter wird der Mitarbeiter eingesetzt, welcher die Portalmail ausgelöst hat.

Was darf der Kunde im Portal sehen?

Sie können bestimmen, welche Module Ihre Kunden in CO Portal sehen dürfen. Diese Freigabe können Sie in verschiedenen Stufen realisieren.

Am Mandanten können die Portaloptionen für alle Kunden voreingestellt werden. (Trotzdem braucht jeder einzelne Kunde die Freigabe zu Portalzugang wie oben beschrieben)
Die Modulfunktion Portaloptionen im Modul Firmen schaltet alle Ansprechpartner mit Zugang in den jeweiligen Portalmodulen frei
Die Modulfunktion Portaloptionen im Modul Ansprechpartner schaltet nur diesen Ansprechpartner in den jeweiligen Portalmodulen frei

Kunde gibt sich selbst ein Passwort und Passwortwiederherstellung

Haben Sie dem Kunden kein Passwort gegeben oder hat er es vergessen, kann er es sich selbst vergeben bzw. wiederherstellen. Voraussetzung ist aber, dass in Concept Office am Ansprechpartner ein Haken bei Portalzugang gesetzt ist und das Feld Portal-Login gefüllt ist.

Ihr Kunde kann sich ein Passwort vergeben in dem er das Portal aufruft und in der Anmeldemaske auf Neues Passwort vergeben klickt.

In der folgenden Ansicht kann er seine E-Mail eingeben. Diese muss mit der E-Mail übereinstimmen, die Sie in das Feld Portal-Login am Ansprechpartner in Concept Office eingetragen haben.

Nach Absenden erscheint ein entsprechender Hinweis und der Kunde erhält eine Mail mit einem Link und der Bitte diesem zur Passwortvergabe zu betätigen.

Nach doppelt eingegebenem Passwort kann sich der Kunde einloggen.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:zaehlerstandsmeldung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-24T08:22:42+00:00

CO Portal: Modul Zählerstandsmeldung

In diesem Modul kann ihr Kunde Zählerstände melden. Diese werden dabei, nach Plausibilitätsprüfung, direkt in Concept Office eingetragen und können für eine Vertragabrechnung verwendet werden. Ihr Kunde erhält dafür eine E-Mail mit einem Link zu seinen Geräten.

Zählerstände ablesen

Um Endkunden die Suche nach dem richtigen Zählerstand zu erleichtern, haben Sie die Möglichkeit ein Dokument (PDF, HTML, Bilddatei) am Modellartikel zu hinterlegen. Dieses Dokument wird durch einen Link in der Maschinenkachel verfügbar gemacht. Der Kunde kann mit Klick auf den Link Wie lese ich den Zählerstand ab? das Dokument öffnen.

In Concept Office suchen Sie dafür den Artikel des Modells und ergänzen in der Registerkarte Texte/Bilder im Bereich Dateiverweise den Pfad zur entsprechenden Datei. Der Speicherort des Dokumentes sollte idealerweise in der zentralen CO-Strukturligen befinden - mindestens aber für Concept Office Benutzer erreichbar sein. Damit ist sichergestellt, dass der Portalbenutzer im Kontext der WebService-Schnittstelle Zugriff hat.

Ab Concept Flex Kundenportal kann ein UNC-Pfad oder eine Internet URL verwendet werden.

Bei Geräten dieses Modells findet sich in CO Portal danach ein Link für ihre Kunden.

Zählerstände via CO Portal

Kunden, die ihre Zählerstände per Web melden sollen, müssen in ihren Verträgen im Auswahlfeld Zählermeldung durch den entsprechenden Eintrag aufweisen.

CO Portal Ready

Die Modulfunktion Portal Ready (Modul Verträge) ermöglicht es einen oder mehrere markierte Verträge zu prüfen. Dabei wird geprüft ob den Einstellungen am Vertrag entsprechend Ansprechpartner mit einer E-Mail ausgestattet sind und ob an mehreren Ansprechpartnern nicht fälschlicherweise die gleiche Emailadresse hinterlegt ist. Beim Ausführen von „Portal Ready“ werden den Ansprechpartnern auch gleich die entsprechenden Rechte für das Portal eingeräumt. Diese Prüfung wird auch beim Absenden der Zähleranforderung durchgeführt.

Zählerstände anfordern

Mit der Zählerstandsabfrage via CO Portal werden Kunden-eMails erstellt. Diese Anforderung wird unter Auswertung - Service-Statistiken - Ungemeldete Zählerstände via CO Portal abgerufen. Der Kunde erhält eine Email. Der Inhalt wird über den Textbaustein bwCOPortalZEmailHtml festgelegt. Über den Platzhalter #URL# wird ein Link in der Mail angeboten, über den der Kunde direkt zu seinen Maschinen gelangt. Statt der URL kann ein Hyperlink zur Zählerabfrage versendet werden Bsp.: (< a href=„#url#“ > Bitte klicken Sie hier, um die Zählerstände zu melden</a >). Sein Login ist in dem Link verschlüsselt, so dass der Kunde keine Logindaten vorhalten muss. Er hat jedoch die Möglichkeit sich ein eigenes Passwort zu generieren, um in andere Bereiche des Portals zu gelangen ohne sich die Mail mit dem Link aufheben zu müssen.

Lesen Sie hier mehr zu Passwortvergabe.

Zählerstände eintragen

Durch Klick auf den Link in der E-Mail gelangt er direkt in einer Übersicht seiner Maschinen:

Der Kunde sieht nur vertragsrelevante Zähler. Ein Link „Wie lese ich den Zähler ab?“ zeigt ihm wo er am Gerät den Zählerstand ablesen kann.

Gibt der Kunde einen nicht plausiblen Zählerstand ein, bekommt er einen Hinweis und kann korrigieren.

Bestehen die gemeldeten Zählerstände die Plausibilitätsprüfung, erscheinen die in grüne Farbe. Die Zählerstände sind sofort in Concept Office eingetragen, jedoch nicht für die Abrechnung freigegeben. Solange dies noch nicht erfolgte, kann der Kunde die eingegebenen Zahlen korrigieren. Nach der Freigabe zur Berechnung kann keine Korrektur im Portal mehr erfolgen.

Zählerstände freigeben

In Modul Zählerstandserfassung (ZE) können über das Portal gemeldete Zähler zur Berechnung freigegeben werden. Dies erfolgt über die Schaltfläche:

Dabei werden die vom Kunden eingetragenen Zähler noch einmal auf Plausibilität geprüft und gegebenenfalls in ein Protokoll eingetragen. Zählerstände die diese Prüfung nicht bestehen, werden nicht freigegeben und müssen manuell freigegeben werden.

Gleiche E-Mail bei mehreren Kunden

Es kann vorkommen, das über mehrere Kunden hinweg Ansprechpartner die gleiche E-Mail Adresse besitzen. In diesem Fall hat der Ansprechpartner nach dem Login über einen Link die Möglichkeit zwischen den Firmen zu wechseln und somit mit einem Login Zugriff auf alle ihm anvertrauten Geräte.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal, zaehlerstaende, TKD, Statistiken

Portal, Zählerstände

co8:administration

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-11T07:11:35+00:00

Administrative Änderungen

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Inkompatible Änderung

Neue Lizenz

Für Concept Office 8.0 werden neue Lizenzen benötigt.

Es ist nicht möglich mit der Lizenz aus der 7.0 weiterzuarbeiten. Hierfür werden beim Update neue Lizenzen eingespielt.

Die Schlüssel für Liefer- und Versandbedingung wurde von Zeichenkette auf Zahl umgestellt.

Grundlegende Datenbankänderungen

In den von Zeichenkette auf Zahl umgestellten Tabellen Versand- und Lieferbedingung wurde eine neue Spalte Key70 angelegt, welche den früheren Primärschlüssel (Zeichenkette) enthält. Hinweis: Dieses Feld wird auch für alle weiteren umgestellten Tabellen angelegt werden.

Der Primärschlüssel für die Tabelle „Filialen“ wurde von String auf Zahl geändert.

Der Schlüssel für den ehemaligen „(alle)“-Eintrag für Versandarten und Filialen wurde auf 9999 geändert.

Angepasste Konfigurationsdateien

Sind bei einem Update keine angepassten Konfigurationsdateien (z. B. application.config) im Installationsverzeichnis vorhanden, werden diese nun angelegt und mit dem Inhalt der entsprechenden default.config gefüllt.

Angepasste config-Dateien werden bei einem Update in den Ordner der nächsten Version übernommen. Dies betrifft folgende Dateien:

application.config
services.config
smtp.config

Dienste

Vorhandene Dienste (z.B. Flex-Host oder Exchange-Synchro) werden bei jedem Update automatisch so angepasst, dass sie auf die aktuelle Version zeigen. Zum Zeitpunkt des Updates werden laufende Dienste ggf. vor der Pfadanpassung beendet und danach wieder gestartet. Somit müssen in 8.0 keine Dienste mehr manuell angehalten und gestartet werden.

Allgemeines

Neue Setuproutine. Für Patches keine administrativen Berechtigungen mehr notwendig

Concept Office ist nun eine reine 64 Bit Anwendung

Neue Crystal Reports Runtime (2020). Bei der Ersteinrichtung wird die unterstütze Crystal Report Version (64-bit/Version 13.0.333.4485) automatisch heruntergeladen und installiert, falls dies notwendig ist. Reportanpassungen sollten nur noch mit Crystal Reports 2016 und höher realisiert werden. Im Zuge der Anhebung auf CO 8.0 müssen alle Reports überprüft werden.

Beim Einspielen eines Patches müssen keine Dienste mehr beendet werden

Spezielle HTML-Gadgets nun auch in den Modulen Mitarbeiter und Projekte (Tabs, Recherchen, freie Gadgets)

Performanceverbesserungen
- bei Druck großer Dokumente
- Aufruf von Übersichten
- Ausgabe von Kundenpreisen (PrivatePilot)
- Aktualisieren von EDI und COP-Daten
- Aufbau von HTML-Seiten
- Vorlaufverarbeitung im Batchmanager (Recherchen)

Beim Auswählen einer Datei, beispielsweise eines Bildes, über eine Netzwerkfreigabe mittels Laufwerksbuchstaben wird der Pfad in einen UNC-Pfad umgewandelt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Datei auch ohne die Zuweisung eines Laufwerksbuchstabens für Netzwerkfreigaben immer für alle Nutzer erreichbar ist.

Die Begriffe „TKD“ und „Kundendienst“ wurden auf den Begriff „Service“ vereinheitlicht.

Gadget Offene Termine/Aufgaben - Im Gadget offene Termine/Aufgaben wurde die Bemerkung aus Platzgründen entfernt.

Anpassung der Vorgänge/Angebotsbearbeitung - Die Auftragsmasken wurden benutzerfreundlich überarbeitet.

Benutzeroptionen

Concept Office kann im Darkmode verwendet werden

Einige Module kann man nun im Register Ansicht starten lassen

Rechteverwaltung

Neue Rechteausprägung für Maschinen- und Vertragsansicht - Nur Maschinen/Verträge eigener Firmen und des Geschäftsbereichs. Es wird die Schnittmenge aus dem am Mitarbeiter hinterlegten Geschäftsbereich und Firmen, wo dieser hinterlegt ist (Reiter ‚Mitarbeiter/Weiteres‘) angezeigt.

Neues Recht: ‚Sonderkonditionen mit Festpreisen anlegen‘ - (Weitere Informationen: Abschnitt Prozentpreise)

Neues Recht beim Drucken: ‚Nur Daten erzeugen‘

Es können nur noch die Verträge abgerechnet werden, die der Benutzer laut dem Recht ‚Vertragsansicht‘ besitzt.

Über das neue Sonderrecht - ‚Anschriftszuordnung (außer Haupt- und Rechnungsanschrift) trotz Sperre ändern’ ist es möglich, in laut Firmenrecht für die Bearbeitung gesperrten Firmen, die Anschriftszuordnung zu verändern.

Konfigurationen

Übersicht der neuen bzw. erweiterten Konfiguration. Genaue Informationen erhalten Sie in den entsprechenden folgenden Abschnitten in diesem Handbuch.

Erweiterung Konfiguration 1 (Rohgewinnermittlung im Auftrag) um die Ausprägung: „8 - Listen EK laut Auftragsmenge bei auftragsbezogener Bestellung, sonst durchschnittlicher EK, wenn Bestand vorhanden ist“.

Konfiguration 194 - „Kreditlimitprüfung im Vorgang durchführen“ wurde durch eine weitere Ausprägung erweitert: 4 - Ja. Bei Überschreiten des Kreditlimits während der Auftragsanlage warnen und den AB - Druck sperren.

Konfiguration 136 - Neue Ausprägung 999 „Unbefristet“ - Richtlaufzeit für Sonderkonditionen (Vorbelegung bei Übernahme aus dem Vorgang)“. Wenn diese Konfiguration eingestellt wird, werden Sonderkonditionen ohne Enddatum angelegt.

Konfiguration 497 - Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht

Konfiguration 517 - Aktivierung von Ansprechpartnerrollen

Konfiguration 557 - EK-Änderungen an fakturierten Positionen erzeugen Korrektur-Umsatzpositionen

Konfiguration 558 - Verkaufssperre am Artikel automatisch setzen bei Statusänderung des Lieferantenartikels

Konfiguration 559 – Textfarbe für neue Sortimentskennung „Lieferung durch Dritte“

Konfiguration 563 - Bei Anlage von Aktivitäten über KFZ-Kennzeichen verbundene Ressourcen beachten

Konfiguration 565 - Variable Skalierung der Artikel-Bilder im Vorgang

Konfiguration 566 - Speichern der Bezeichnung statt ID von Kundenkostenstellen am Auftragskopf und Position

Konfiguration 567 – Erlaubte Toleranz bei Rechnungsprüfung auf Positionsebene

Konfiguration 417 - für die Freischaltung der Drag und Drop-Funktionalität gibt es neue Einstellungen, welche steuern, wie der Ablagepfad für die Dokumente gebildet werden soll.

Konfiguration 500 - (Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Rechnung buchen) entfällt. Die entsprechenden Einstellungen müssen nun an den Vertragsarten gepflegt werden. Zusätzlich ist es jetzt möglich dies pro Erlös (Miete, Wartung, Klick) per Haken zu entscheiden.

ACHTUNG: Nach dem Update müssen die Vertragsarten manuell angepasst werden, wenn die Konfiguration bisher mit der Einstellung ‚1 - Mit Servicepartner-Rechnung buchen‘ genutzt wurde.

Konfiguration 574 - Es möglich zu steuern, ob für bestimmte Belegarten die Erstellung von Bilderdruckdaten ausgeschlossen werden soll. Standardmäßig ist diese Konfiguration nur für Angebot und Auftragsbestätigung aktiv. Diese Anpassung wurde vorgenommen, um umfassende Datenbankressourcen einzusparen.

Konfiguration 576 - mit dieser Konfiguration ist es möglich die automatische Ermittlung von Anfahrtspauschalen für bestimmte Geschäftsbereiche auszuschalten.

Konfiguration 581 - Verkäufer ist in Vorgängen Pflichfeld

Konfiguration 1023 - Ansprechpartner muss Anschrift haben entfällt. Ansprechpartnern mit Anschriftsnummer = 0 wurden im Update der Hauptanschrift des zugehörigen Kontaktes zugeordnet. Ein Ansprechpartner muss immer einer Anschrift zugeordnet sein, um reibungslose Protzessabläufe sicherzustellen.

Profilfelder

Layoutverschiebungen

Aufgrund der Schriftgrößenanpassung um 25% kann es nach dem Versionswechsel auf 8.0 zu Layoutverschiebungen kommen.

Profilrechte Das Kopieren von Profilrechten bei Mandantenkopie wurde entfernt. Beim Kopieren von Mandanten werden die Profilrechte nicht mehr mit kopiert, da dies zu Bezugsfehlern führte. Diese werden im Nachgang durch die Standardwerteprüfung angelegt.

Benachrichtigungen

Druckbenachrichtigungsereignis für Lagerbuchung Es wurde eine neue Funktionalität eingeführt, dass bei der Warenbuchung bzw. Lieferung automatisch Lieferavis im openTRANS-Format erzeugt werden. Für eine Lagerbuchung muss ein Druckbenachrichtigungsereignis mit der Dokumentenart „Lieferscheine“ angelegt werden. Als Reaktion muss „Drucken“ gewählt werden und hier die Option „Lieferavis“ im neuen Reiter „laut Druckmanager“.

ACHTUNG: Gilt nur für Lagerlieferungen!

Benachrichtigungsereignis „Warenbuchung“ für Direktlieferungen Für eine Direktlieferbuchung gibt es jetzt das neue Benachrichtigungsereignis „Warenbuchung“. Die Reaktion muss wieder „Drucken“ und als Option „Lieferavis“ im neuen Reiter gewählt werden. Im Druckmanager muss ein zusätzlicher Eintrag für Lieferavis erstellt werden mit der Druckapplikationsoption „Automatisch“.

ACHTUNG: Gilt nur für Direktlieferungen!

Darüber hinaus wurden die Benachrichtigungen um eine Druckfunktion für Auftragsbestätigungen im openTRANS-Format erweitert. Dazu muss ein neues Ereignis „Drucken“ für Auftragsbestätigungen angelegt werden. Außerdem muss im Druckmanager ein zusätzlicher Eintrag für Auftragsbestätigungen erstellt werden mit der Druckapplikationsoption „Automatisch“.

Automation

Ist eine Automation für den Emailversand vorgesehen (beispielsweise für den Versand von Rechercheergebnissen) kann nun ein Empfänger unter CC und unter BCC vorgegeben werden. Dazu sind Einträge in der entsprechenden XML vorzunehmen:

CO8

co8:allegb

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T09:56:41+00:00

Alle Geschäftsbereiche

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Allgemeines

Filialen

In Concept Office 8 wurde an vielen Stellen im Programm die Filiale als neues Feld hinzugefügt. Dazu gehören:

Maschinen
Tickets
Disposition 2.0
Textbausteine
Geschäftsbereichsdaten an Firmen und Anschriften
Nummernkreise (erweitert)
Kundenbestellung einlesen
Bezirke (Touren)
API von Concept Office

Zudem gibt es eine neue Bezirksart Filiale.

Ist diese entsprechend konfiguriert, kann bei Anlage einer Firma (Kunden und Interessenten) anhand der Postleitzahl der Hauptanschrift die Filiale automatisch ermittelt werden.

Drag&Drop

Per Drag&Drop besteht nun die Möglichkeit, auch Links aus Webseiten zuzuweisen. Mittels Doppelklick auf das Drag&Drop-Symbol kann der Dokumentenzuweisungsdialog geöffnet werden und man kann auch manuelle Dokumente verknüpfen. Beispielsweise kann man einen Sharepoint-Link einfügen und auf diesem Wege ein Sharepoint-Dokument zuordnen.

Kalender/Monatsansicht/Aktivitätenarten

Farbdarstellung von Aktivitäten

Die Farben der Aktivitätenarten werden nun korrekt, anhand des hinterlegten Farbcodes, dargestellt. Dies führt zu einer veränderten Darstellung der Farben gegenüber Concept Office 7.0.

Artikel

In der Artikelsuche wird nun der Hauptlieferant angezeigt.

Am Artikel kann ein neues Merkmal ‚Nur gemeinsam mit Ware berechnen’ gesetzt werden (z.B. für Kostenartikel). Das führt dazu, dass der Artikel nicht versehentlich als alleinige Position berechnet wird, wenn es noch andere rückständige Standardartikel, Sammelartikel, Ident-Artikel gibt. Der Rechnungsdruck wird mit einer entsprechenden Meldung verhindert. Ist im Auftrag keine Ware vorhanden, so kann der Artikel auch einzeln berechnet werden (bspw. für Nachberechnungen).

Neuer Link in der Artikelmaske, welcher die Vorläuferartikel (welche Artikel haben den aktuellen Artikel direkt oder indirekt als Folgeartikel) anzeigt.

Bei der Ermittlung des DEK (durchschnittlicher Einkaufspreis) wird der Bestand von Sperrlagern nicht mehr berücksichtigt.

Vorgänge

Normal- und Abschlagspositionen

Bei Normal- und Abschlagspositionen in einem Vorgang wurde in Version 7.0 bei Fakturierung abgefragt, ob die Positionen gemeinsam fakturiert werden sollen. Ab Version 8.0 entfällt diese Abfrage und die Positionen werden immer separat berechnet.

Manuelle Liefermenge bei Identartikel mit Seriennummer nicht mehr möglich

Im Kontext von Identartikeln ist eine manuelle Liefermenge nicht mehr setzbar. Hierbei soll verhindert werden, dass Maschinenreservierung bestehen bleiben, wenn die Mengen manuell geändert wurden.

Abonnements

Concept Office wurde um die neue Funktion ‚Abonnements‘ erweitert. Derzeit sind ausschließlich Vorgangsabonnements implementiert. Diese ermöglichen es, Vorgänge und Serviceaufträge zeitgesteuert zu kopieren. Hierfür steht ein Aufgabenplaner zur Verfügung, mit dem verschiedene Aufgabentypen verwaltet werden können, um eine Automation durchzuführen. Alles zu Abonnements lesen sie hier

Anschriften, Ansprechpartner, Firmen

Änderung der Spaltenbezeichnung im Register Übersicht. In der Übersicht der Ansprechpartner wurde die Spalte ‚Firma‘ in ‚Anschriftname‘ umbenannt.

Neue Art Kategorien auszuwählen

Kategorien gibt es jetzt auch im Modul Ansprechpartner

Neue Massenänderungsfunktion von Ansprechpartnerkategorien implementiert

Inaktive Firmen werden in der Übersicht ausgeblendet. Können jedoch über eine Modulfunktion zugeschaltet werden.

Die Eingabesuchfunktion für die Dropdownboxen ‚Kundengruppe und Branche‘ im Modul wurde verändert. Ergebnisse sind beim Tippen eines Teils des Namens zu sehen.

Bestellungen

Modulfunktion Offene Vorgänge

Im Modul ‚Bestellungen‘ gibt es eine Modulfunktion ‚Offene Vorgänge‘. Diese zeigt, welche Vorgänge beim Zubuchen der aktuellen Position bedient werden. Zusätzlich werden alle weiteren offenen Bestellungen zu dem Artikel und dem Lieferanten angezeigt.

Die für die aktuelle Bestellposition zutreffende Zeile wird rot dargestellt.

Bestellen über Lieferanten Am Lieferanten wurde die neue Spalte ‚Bestellen über Lieferant‘ hinzugefügt.

Ist dieses Feld gefüllt, wird bei Bestellungen aus einem Auftrag heraus auf den eingetragenen Lieferanten geswitcht. Dabei werden im Auftrag weder Preise noch Bestellnummern geswitcht, einzig der Lieferant wird gewechselt.

ACHTUNG: Diese Funktionen greift nur bei einem lieferantengeführten Lager. Voraussetzung ist, dass der Switchlieferant auch am Artikel hinterlegt ist.

Am Lieferanten besteht die Möglichkeit, eine Artikelmindestspanne zu definieren. Eine hier angegebene Spanne greift, wenn am konkreten Artikel keine abweichende Einstellung getroffen wurde.

Der am Lieferanten angegebene Wert findet bei allen Artikelarten, außer Fracht/Porto und Bearbeitungsgebühren/Dienstleistungen Anwendung.

Neue Einstellung an den Verbindungsarten - An der Verbindungsart lässt sich nun einstellen, ob die jeweilige Verbindungsart am Kontakt, am Ansprechpartner, an der Anschrift oder am Mitarbeiter sichtbar sein soll. In den Links der Verbindungsauskunft gilt die Einstellung des Kontakts. Standardmäßig sind alle Verbindungsarten in allen Modulen sichtbar, einzig am Mitarbeiter sind einige firmenbezogene Verbindungsarten standardmäßig deaktiviert (bspw. RechnungsMail). Bitte überprüfen Sie nach Update auf Version 8 ggf. die Einstellungen. Sie können damit die einzelnen Anzeigen individuell, übersichtlich und sinnvoll gestalten.

Weitere Stammdaten

Dokumentenarten

Erweiterungen der Anzeige von Dokumenten im Concept Flex

Es gibt jetzt bei den Dokumentenarten 2 neue Checkboxen: ‚In Flex/Service unter Dokumente anzeigen‘ und ‚In Flex/Service auf erster Karteikarte anzeigen‘. Beide steuern getrennt die Anzeige von Dokumenten im Flex unter Serviceeinsätzen.

Achtung: Für die Standard-Dokumentenart für Fotos aus Flex muss mindestens einer der Haken gesetzt sein, sonst werden diese nicht angezeigt.

Mitarbeiter

Qualifikation der Mitarbeiter

An den einem Kontakt zugeordneten (eigenen) Mitarbeitern kann definiert werden, welche Qualifikation (Vertriebsmitarbeiter, Sachbearbeiter) diese bei dem Kunden ausfüllen. Bei der Zuordnung der Mitarbeiter im Vorgang ist entscheidend, wer welche Qualifikation für den konkreten Kunden ausübt.

Es dürfen am Kontakt nur Qualifikationen zugewiesen werden, die auch im Mitarbeiterstamm für den Mitarbeiter definiert sind. Am Mitarbeiter selbst können die Haken nur entfernt werden, wenn diese an keinem Kontakt in Verwendung sind. Das Modul Verkäuferwechsel berücksichtigt die Zuordnung der Qualifikationen (Verkäufer, Sachbearbeiter), die abweichend vom Mitarbeiterstamm eingestellt sind.

CO8

concept_cash:artikelfesttasten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:24+00:00

Artikelfesttasten

Um schnell auf häufig benutzte Artikel zugreifen zu können, bietet Concept Cash die Möglichkeit so genannte Artikelfesttasten zu definieren. Dies lässt sich mit einer programmierbaren Tastatur vergleichen.

Einrichtung

Die Erfassung der Artikelfesttasten erfolgt in den Concept Cash Stammdaten.

Pro Kasse kann eine Ebene zugewiesen werden. Pro Ebene können 27 Artikelfesttasten hinterlegt werden.

Die Eingabe erfolgt in 3 Schritten:

wählen Sie Ebene und Tastennummer
wählen Sie den gewünschten Artikel
wählen Sie das zugehörige/gewünschte Bild für diesen Artikel aus.

Benutzen von Festtasten

In der eigentlichen Kasse werden die Artikelfesttasten am rechten Rand dargestellt.

Durch Klick auf einen dort hinterlegten Artikel, wird dieser auf den Bon aufgenommen.

Concept Cash, Kasse

concept_cash:sachbuchungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-08-16T06:59:43+00:00

Kassenverkäufe als Sachbuchung an die Fibu übergeben

Aktuell ist die Möglichkeit Sachbuchungen in die Fibu zu buchen, nur für die folgenden Finanzbuchhaltungen implememtiert:

Datev
eGecko

Konfiguration 204: Kassenverkäufe als Sachbuchung buchen

0 - Als Rechnungsausgang für den Barverkaufsdebitor buchen
1 - Sachbuchung einfach (Erlöse, Rechnungszahlung)
2 - Sachbuchung komplett (Erlöse, Entnahmen, Einnahmen, Kreditkartenzahlung, Rechnungszahlung)

Ausprägung = 1: In der Ausprägung 1 werden die Buchungen als Erlösbuchungen, sowie sonstige Einnahmen und Ausgaben gebucht. Eine Unterscheidung zwischen Bar und Karten-Zahlungen wird hier nicht durchgeführt.

Ausprägung = 2: Es werden separate Buchungen ausgeführt:

Erlösbuchungen
- Barverkauf Konto gegen Sachkonto
Gutscheinverkauf
- Erlöskonto gegen Kassenkonto
Gutscheinzahlungen,
- Kassenkonto gegen Sachkonto Gutschein
Ausgaben
- Kassenkonto gegen Sachkonto Auszahlung
Einnahmen
- Sachkonto Einnahmen gegen Kassenkonto
Einnahme aus Rechnung
- Debitor gegen Sachkonto Kasse (Kassenkonto)
Kartenzahlungen.
- Erlöskonto Artikel gegen Kassenkonto.
- Kassenkonto gegen Sachkonto Karte

Vorbereitungen

Vor der Umstellung der Konfiguration 204 auf die Ausprägung 2 müssen die Konten an der Kasse hinterlegt werden. Einstellungen der Sachkonten müssen im Modul Concept Cash (Kasse) vorgenommen werden. Dort werden die einzelnen Module über die „Stammdaten“ aufgerufen

Kassenkonten hinterlegen

Concept Cash –> Stammdaten –> Kassen

Kreditkarten-Konten hinterlegen

Concept Cash –> Stammdaten –> Kreditkarten

Ein- und Ausgaben definieren

Concept Cash –> Stammdaten –> Einnahmen/Ausgaben

Zahlungsarten

Concept Cash –> Stammdaten –> Zahlungsarten

Abschöpfungen

Artikel „DIVABSCHOEPFUNG“ für Abschöpfungen anlegen. Damit diese an der Kasse gebucht werden können.

Belegarten

Belegart	Buchungstyp
101	Barverkauf, Erlösbuchung zu den Bon-Positionen wenn andere Bezahlart des Bons vorliegt.
110	Zahlung oder Verkauf eines Gutscheins
112	Ausgaben
121	Kartenzahlung
131	Ausgleich einer Rechnung

Es wird für jeden Bon und jedes Erlös-, Sach-Konto ein Buchungssatz erzeugt.

Concept Cash, Kasse, Sachbuchungen

concept_cash:sammelartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-12-18T08:30:41+00:00

Sammelartikel in Concept Cash

Wird ein Sammelartikel an der Kasse erfasst, verhält er sich anders als ein Standardartikel.

Eingabe der Artikeldaten

Nach Eingabe der Artikelnummer springt der Fokus in das Feld Bezeichnung. Hier kann nun eine exaktere Artikelbeschreibung hinterlegt werden.

Anschließend wird eine Eingabe im Preis-Feld erwartet.

Preise und Rohgewinn

Sammelartikel besitzen in den Stammdaten keine Preise. Der Verkaufspreis wird beim Verkauf eingetragen. Einkaufspreis und Rohgewinn werden anhand der hinterlegten Mindestspanne errechnet.

Concept Cash, Kasse

concept_dms:administration

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:26+00:00

Administration der Integration von Concept DMS by Starke

Voraussetzungen

Eine lokale Installation der DMS-Applikation ist nicht notwendig. In diesem Fall ist sicherzustellen, dass das Anzeigeprogramm DMSViewerLoader.exe über eine gemappte Netzwerkresource auf dem Archiv-Server zugreifen kann. Alternativ dazu ist eine lokale Installation der DMS-Applikation möglich.

Die Einrichtung muss in der Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini (Speicherort Sysdata-Pfad) hinterlegt sein.

Dieses Modul ist mit der Lizenz Archivierung verfügbar.

Konfiguration

Die Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini steuert, ob die Integration von Concept DMS by Starke aktiv ist oder nicht. Ist die Konfigurationsdatei im Sysdata-Pfad von Concept Office vorhanden, wird beim Anzeigen der jeweiligen Dokumente geprüft, ob sie über den Crystal-Report-Viewer von Concept Office oder über den DMS-Viewer angezeigt werden soll.

Damit das passende Concept Office-Dokument im DMS auch gefunden wird, müssen die Dokumententypen, Schlüsselwerte und Mandanten aus CO den entsprechenden Pendants im Concept DMS by Starke zugeordnet werden.

Prinzipiell ist es möglich, Dokumente im Crystal-Report-Viewer anzeigen zu lassen, obwohl diese archiviert sind. Die Einstellung dafür kann für jedes Dokument in der Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini einzeln vorgenommen werden.

Die Konfiguration im Detail

Die Konfigurationsdatei enthält 6 Sektionen: Einstellungen, Mandantzuordnung, Formularzuordnung, Ordnersuchmasken, Feldzuordnung und Kontextarchivierung

Sektion Einstellungen

Hier werden Einstellungen für den Zugriff auf das Archivsystem vorgenommen.

PfadAnzeigeProgramm=   Pfad zum Anzeigeprogramm DMSViewerLoader.exe, das vom Concept DMS System zur Verfügung gestellt wird
ArchivServerIP=        IP des Archivservers
Port=                  Port, über den die Kommunikation mit dem Archivsystem stattfindet
User=                  Nutzer im Archivsystem, der die Berechtigung im Archivsystem hat, Dokumente anzuzeigen
Pwd=                   Kennwort zu diesem Nutzer
Windowslogin=          Schalter, ob zur Anmeldung beim Archivsystem die Logindaten von Windows verwendet werden sollen

Sektion Mandantzuordnung

Jedem Mandanten in Concept Office kann der entsprechende Mandant im Archivsystem zugeordnet werden. Soll die DMS Integration für einzelne Concept Office-Mandanten deaktiviert werden, dann wird diesen Concept Office-Mandanten kein Mandant im Archivsystem zugeordnet.

Im nachfolgenden Beispiel soll Concept Office-Mandant 99 auf DMS-Mandant 0005 gemappt werden:

 [Mandantzuordnung]
99=0005

Der DMS-Mandant ist eine Zeichenfolge, deshalb müssen führende Nullen (Vornullen) mit eingetragen werden.

Sektion Formularzuordnung

Jedem Dokumenttyp in Concept Office kann die ID des entsprechenden Dokuments im Archivsystem zugeordnet werden. Soll die DMS Integration für einzelne Concept Office-Dokumenttypen deaktiviert werden, dann wird diesen Concept Office-Dokumenttypen keine Dokument-ID im Archivsystem zugeordnet.

Hier ein Beispiel in dem der Dokumententyp Rechnungen im DMS die Dokument-ID 6 besitzt:

[Formularzuordnung]
Rechnungen=6

Sektion Ordnersuchmasken

Für die Anzeige Archivierte Dokumente in den CO-Modulen Vorgänge, Firmen und Maschinen können im DMS Suchmasken definiert werden, denen wiederum Dokumentarten zugeordnet werden können.

In dieser Sektion können den CO-Aufrufen die gewünschten Suchmasken zu geordnet werden.

Wird die eingetragene Suchmaske im DMS nicht gefunden, arbeitet das DMS mit der zuletzt genutzten Suchmaske weiter.

Beispiel der Zuordnung der Suchmaske Maschinenakte zur Ordnersuche im Modul Maschinen:

[OrdnerSuchmasken]
MaschinenOrdnersuche=Maschinenakte

Sektion Feldzuordnung

Hier muss jedem CO-Schlüsselfeld, das als Suchparameter beim Aufruf von Dokumenten im Archivsystem oder bei der Kontextarchivierung benötigt wird, die entsprechende Index-ID im Archivsystem zugeordnet werden. Es ist zulässig, dass verschiedene CO-Schlüsselfelder auf die gleiche Index-ID im Archivsystem gemappt werden.

Beispiel der Zuordnung der Lieferscheinnummer zur Index-ID 4518 im Archivsystem:

[Feldzuordnung]
LieferscheinNummerKennung=4518

Sektion Kontextarchivierung

Bei der Kontextarchivierung können beliebige Dokumente und E-Mails aus Outlook per Drag and Drop-Funktion archiviert werden. Der jeweilige Kontext wird als Verschlagwortungsinformation automatisch zusammen mit dem zu archivierenden Dokument an das Archivsystem übergeben. Die Kontextarchivierung ist für die Module Vorgänge, Firmen und Maschinen verfügbar.

Die Einstellungen für die Kontextarchivierung beinhalten folgende Einträge:

PfadKontextArchivierungProgramm=    Pfad zum zum Programm DMSSendTo.exe, das vom DMS System zur Verfügung gestellt wird und für die Übernahme der von CO übergebenen Daten sorgt
IndexMaskeAnzeigen=                 1 - Indexmaske wird angezeigt und die Verschlagwortungsinformationen können geändert und ergänzt werden, 0 - Indexmaske wird nicht angezeigt
DokumentenartKontextFirma=          die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Firma archiviert werden
DokumentenartKontextVorgang=        die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Vorgang archiviert werden
DokumentenartKontextMaschine=       die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Maschine archiviert werden

Beispiel für eine Konfiguration der Kontextarchivierung:

[KontextArchivierung]
PfadKontextArchivierungProgramm=z:\DMSSendTo.exe
IndexMaskeAnzeigen=1
DokumentenartKontextFirma=KundenAkte
DokumentenartKontextVorgang=Vorgangsakte
DokumentenartKontextMaschine=Maschinenakte

Die Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini hängt stark von der Konfiguration der Concept DMS by Starke Installation ab. Es ist deshalb nicht ohne Weiteres möglich, die Konfigurationsdatei von einer Installation auf eine andere zu übertragen, wenn nicht sichergestellt ist, dass beide Concept DMS-Installationen identisch konfiguriert sind.

Beispiel für eine Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini

[Einstellungen]
PfadAnzeigeProgramm=v:\DMSViewerLoader.exe
ArchivServerIP=192.168.1.100
Port=27244
User=AnzeigeBenutzer
pwd=5j33tww
;windowslogin=ja

[Mandantzuordnung]
;<CO-Mandant>=<Mandant im Concept DMS>
99=0001

[Formularzuordnung]
;<CO-Dokument>=<Dokument-ID Concept DMS>
Angebote=1
Auftragsbestaetigungen=2
Lieferscheine=3
Rechnungen=4
Gutschriften=5
Bestellungen=6
BestellungsStornos=7
Packzettel=10
VertragsRechnungen=24
VertragsGutschriften=25
Reparaturauftraege=26

[OrdnerSuchmasken]
;<Modul-Suchfunktion>=<Eingabemasken in Concept-DMS>
MaschinenOrdnersuche=Maschinenakte
FirmenOrdnerSuche=Firmenakte
VorgangsOrdnersuche=Vorgangsakte

[Feldzuordnung]
;<CO-Schlüssel>=<Schlüssel-ID Concept DMS>
BelegNummerKennung=4518
LieferscheinNummerKennung=4518
VorgangsNummerKennung=4500
AuftragsNummerKennung=4518
MaschinenNummerKennung=4528
KundenNummerKennung=4503
DokumentenArtKennung=13
LieferantenNummerKennung=4516

; Feldzuordnung für Kontextarchivierung
AuftragsNummerKennung=4518
BelegDatumKennung=4505
FirmennummerKennung=4503
KurznameKennung=4504
FirmennameKennung=4517
OrtKennung=4520
StrasseKennung=4521
PostleitzahlKennung=4523
Vertragsnummer=4526

[KontextArchivierung]
PfadKontextArchivierungProgramm=z:\DMSSendTo.exe
IndexMaskeAnzeigen=1
DokumentenartKontextFirma=KundenAkte
DokumentenartKontextVorgang=Vorgangsakte
DokumentenartKontextMaschine=Maschinenakte

Hinweise zur Verschlagwortung

Nach der Übernahme der Dokumente in Archivsysteme muss eine Verschlagwortung erfolgen, damit die archivierten Dokumente auch mit den gewünschten Suchkriterien wiedergefunden werden können. Dies kann manuell oder automatisch erfolgen. Da die manuelle Verschlagwortung zeitintensiv ist, sollte, wenn möglich, die automatische Verschlagwortung Verwendung finden.

Bei Dokumenten, die von Concept Office an das Concept DMS by Starke übergeben werden, erfolgt die Verschlagwortung automatisch, indem ein Indexagent von DMS auf die Verschlagwortungstabelle in der Concept Office-Datenbank zugreift und die entsprechenden Einträge für das jeweilige Dokument ausliest.

Falls bisher schon eine Archivierungslösung im Einsatz war, muss geprüft werden, ob in der Office.dat von Concept Office der Eintrag DocuwareType= vorhanden ist. Wenn ja, muss dieser Eintrag auf DocuwareType=0 geändert werden.

Fehlersuche Kontextarchivierung

Wenn die Kontextarchivierung nicht, wie erwartet, funktioniert, obwohl alle Einstellungen korrekt vorgenommen wurden, kann über den Office.dat-Schalter ConceptDmsDebug=1 die Erstellung einer Kopie der .dmsparam-Datei aktiviert werden, die alle Parameter enthält, die an das DMS übergeben werden. Die Datei trägt den Namen der zu archivierenden Datei, die Erweiterung dmsparam. Sie wird in den Windows-Temp-Ordner des jeweiligen Benutzers geschrieben.

Mit Hilfe dieser Datei kann das aufgetretene Problem ggf. eingegrenzt werden.

Concept DMS, Archivierung, Administration

concept_edi:herstellerpflege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:28+00:00

Herstellerpflege

Jeder Hersteller, der mittels Concept EDI angebunden werden soll, muss zuerst in diesem Modul hinterlegt werden.

Die Herstellerpflege ist im Baum unterhalb des Knoten Administration angeordnet.

Herstellerkürzel

Jeder Hersteller besitzt ein ihm zugeordnetes Kürzel, welches ihn eindeutig identifiziert. Geben Sie dieses Herstellerkürzel im gleichnamigen Feld als erstes ein.

Zur Nutzung ist für jeden Hersteller eine eigene Lizenz notwendig. Sie können Herstller ohne Lizenz erfassen, ein Versand ist aber nicht möglich. Ein Hinweistext weist sie auf eine fehlende Lizenz bereits während der Eingabe hin.

Versand

Für den elektronischen Versand gibt es die Kommunikationsarten E-Mail und für CO-Versionen > 7.0.890 wird auch COEdiWebService unterstützt.

Versand per E-Mail

Für den elektronischen Versand hat jeder Hersteller eine gesonderte Emailadresse bereitgestellt. Falls Sie Ihnen nicht bekannt ist, fragen Sie bei Ihrem Hersteller nach.

Tragen Sie die Emailadresse im gleichnamigen Feld ein.

Versand per COEdiWebService

Die Kommunikationsart CoEdiService bietet eine sichere Übertragung mittels Webservice. Voraussetzung ist, dass der entsprechende Hersteller diese Funktion unterstützt. Die URL, User und Passwort tragen Sie entsprechend den Vorgaben des Herstellers ein.

weitere Informationen

Zur Verarbeitung benötigt Concept EDI keine weiteren Informationen. Sie können allerdings weitere Informationen für informative Zwecke hinterlegen:

Postanschrift
Ansprechpartner
Verbindungsinformation
Bemerkung

Concept EDI, Herstellerpflege

concept_mps:docuform_dynamische_ips

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:28+00:00

Überwachung von Druckern bei dynamischer IP-Vergabe

Der nachfolgende Artikel beschreibt die notwendigen Einstellungen zur Überwachung von Druckern ohne feste IP im Rahmen von Concept MPS.

Einstellungen

fsm-Client

Am fsm-Client muss der gesamte IP-Bereich hinterlegt werden, der als Pool für die IP-Vergabe an die Drucksysteme vergeben wurde.

fsm Applet

Starten Sie das fsm-Applet in der Systemsteuerung. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Allgemeine Optionen das Kontrollkästchen DNS verfügbar.

Concept MPS, MPS, docuform

concept_mps:simpleclicks_tonerbestellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:30+00:00

SimpleClicks

Benachrichtigungen

Das Senden von Statusmeldungen bezüglich Tonerbestellungen bzw. Technikereinsätzen an Simple Clicks (wird auf dem Display der Maschine angezeigt) ist implementiert. Gesteuert wird das Verschicken über das Benachrichtigungsmodul. Das Ereignis muss zwingend im Zusammenhang mit einem Auftrag stehen (Unterbearbeitungsstatus, Bearbeitungsstatus, Dokumentendruck) und als Reaktionsart muss Simple Clicks -Störungsmeldung bzw. - Verbrauchsmaterialmeldung ausgewählt sein. Außerdem muss in der neuen Spalte „Zusatzinformation“ in der Reaktionstabelle ein Status ausgewählt sein. Wenn gewünscht, kann im Textschlüssel 1 ein eigener Text (Textbaustein) hinterlegt werden, der dann anstatt des offiziellen Textes von Simple Clicks angezeigt werden würde. CO-29836

disposition:disposition

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-04T11:51:43+00:00

Disposition

Die Disposition dient dazu, Aufträgen des Geschäftsbereiches Möbel Termin, Monteur und notwendige Ressourcen (z.B. LKW, Werkzeuge) zuzuweisen.
Wir empfehlen Aufträge in der Tages- oder Wochenansicht zu disponieren.

Weitere Hinweise und Regeln zur Disposition finden Sie hier.

Vorbereitung

Einstellung für Kalender-und Dispositionsmodul

Einstellung der Konfigurationen

Konfiguration 328: Folgekommissionierschein

Die Konfiguration muss die Einstellung 2 haben, damit nur ein Kommissionierschein pro Position gedruckt werden kann.

0 - nicht möglich
1 - möglich, Druck aller nicht gelieferten Positionen
2 - möglich, Druck aller nicht gelieferten Positionen, die nicht auf einem anderen offenen Kommissionierschein sind

Konfiguration 312:Teillieferung in CO-Logistik und Disposition anzeigen

Die Konfiguration muss aktiv sein, damit die Kommissionierscheine in der Disposition angezeigt werden.

0 - Nein
1 - Ja

Dispositionsaktivitäten werden jetzt mit Rechnungsdruck erledigt gesetzt, falls die Aktivität lt. Konfiguration 284 nicht gelöscht werden soll.

Einstellung der Rechte

Der Mitarbeiter, der disponiert, benötigt die Rechte Disposition und Dispositionsaktivitäten bearbeiten/löschen.
Für die Anzeige der Dispo-Liste ist das Recht Dispo-Liste erforderlich.

Stammdatenverwaltung

Die Anlage der Stammdaten für die Disposition finden Sie hier.

Disponieren

Vorgangsbearbeitung

Die Disposition basiert auf einem im Vorgang erstellten Kommissionierschein.
In der Modulfunktion Liefertermin ermitteln in der Vorgangsbearbeitung wird der Auftrag zur Kommissionierung freigegeben.

Es ist auch möglich SET-Artikel als Teillieferung zu liefern.

Im Feld Dispobemerkung können Informationen für den Disponenten hinterlegt werden, die er in der Durchführung seiner Lieferplanung jederzeit einsehen kann. Komplettiert werden die Zusatzinformationen durch Lademeter und der Eingabe einer voraussichtlichen Montagedauer in Stunden, welche beim Einfügen des Vorgangs in die Kalendersicht sofort berücksichtigt wird. Mit der Funktion Zur Kommissionierung freigeben wird ein Kommissionierschein erstellt und es wird ein organisatorischer Wechsel vom Innendienst in die Disposition vollzogen.

Disposition

Mit der Disposition erhalten Sie eine Kalenderdarstellung, in der dem Disponenten alle relevanten Informationen zur Planung der Dienstleistungsdurchführung zur Verfügung stehen.

Planungskalender

Zur Planung wird die Tages- oder Wochenansicht empfohlen. Die Darstellung des Planungskalenders gliedert sich in drei Hauptbereiche:

Kalenderdarstellung

Die Kalendereinstellung kann durch den Benutzer in unterschiedliche Darstellungsarten eingestellt werden.

Planungseinheiten (disponierte Vorgänge)

Die Symbole sind im Aktivzustand farbig - inaktiv weiß

Symbol	Status	Kurzbeschreibung
	aktiv	Vorgang wurde disponiert
	aktiv	Lieferavis gedruckt
	aktiv	Lieferschein gedruckt
	aktiv	Ware ist kommissioniert, bzw. Liefermenge eingetragen
	aktiv	Dispobemerkung vorhanden
	aktiv	Lagerauftrag
	aktiv	Direktlieferung
	aktiv	Disposition ist gesichtet und noch nicht als Erledigt bzw. Rückgemeldet gekennzeichnet
	aktiv	Disposition ist als Erledigt bzw. Rückgemeldet gekennzeichnet

Anzeige disponierter Aufträge

Die Anzeige der Aufträge in der Planungsansicht kann konfiguriert werden. Dies geschieht über den Textbaustein bwDispoAnzeigeText. Mögliche Platzhalter sind:

Platzhalter	Bedeutung
#ED#	EK-Datum
#KN#	Kunde
#SO#	Standort-Ort
#SZ#	Standort-PLZ
#SR#	Standort-Strasse
#VD#	VK-Datum
#VG#	Vorgangsnummer

Infoblase

Alle wichtigen Informationen zu einem Auftrag finden sich bei einem disponierten Auftrag in der Infoblase, die erscheint, wenn man mit der Maus über den Auftrag geht:

Die Informationen in dieser Infoblase können angepasst werden. Dies geschieht im Textbaustein bwdispobemerkung im Modul Textbausteine.

Folgende Platzhalter können darin verwendet werden:

Platzhalter	Bedeutung
#SA#	Ansprechpartner (Lieferanschrift)
#DB#	Dispo-Bemerkung
#KU#/#KN#	Kunde/Kurzname
#LI#	Lieferinfo
#MB#	Maschinenbezeichnung
#TL#	Telefonnummer (Lieferanschrift (AP))

Im Vorgang gibt es ein Feld Dispobemerkung. Dieses dient dem Disponenten zur freien Eingabe einer Notiz. Diese Eingabe kann im Vorgang oder in der Tabelle der zu disponierenden Aufträge im Modul Disposition erfolgen.

Die Dispobemerkung selbst wird als Tooltip der Planungseinheit angezeigt, wenn der Textbaustein „bwdispobemerkung“ mit dem Platzhalter #DB# gefüllt wurde.

Vorgangsübersicht

hier werden alle Vorgänge, welche disponiert werden können, aufgeführt. Diese Übersicht kann über den Button maximieren in einem eigenen Programmfenster dargestellt werden, welches z.B. auf einem weiteren Bildschirm zur Anzeige kommt.

Ressourcen

Darstellung aller möglichen Ressourcen, wie Mitarbeiter, LKW’s und Werkzeuge, … Ist in den Ressourcen ein Dispo-Name gepflegt, wird dieser im Grid angezeigt. Rückfallvariante ist der Kurzname.

Mittels Drag’n Drop-Funktion können disponierbare Vorgänge in die gewählte Kalenderansicht überführt werden.

Durch diesen Schritt erfolgt sofort eine Aktualisierung der Ressourcen, um doppelte Verplanungen auszuschließen. Sofort werden bereits geplante oder verhinderte (krank) Ressourcen in roter Schrift dargestellt. Es werden nur tatsächlich am Tag verfügbare Ressourcen angezeigt. Mitarbeiter, die einen ganztägigen Außer-Haus-Termin haben, erscheinen nicht im Ressourcen-Grid. Ressourcen können per Drag’n’Drop der Planungseinheit zugeführt werden.

Ist eine Planungseinheit markiert, haben die Ressourcen in der Ressourcentabelle unterschiedliche Farben. Diese zeigen die Verfügbarkeit der jeweiligen Ressource für die markierte Planungseinheit an.

Farbe	Bedeutung
	Die Ressource ist in der markierten Planungseinheit verplant.
	Die Ressource ist für den gasamten Zeitraum verplant.
	Die Ressource ist für einen Teil der Zeit in einer anderen Planungseinheit verplant.
	Die Resource ist verfügbar.

Planungseinheiten mit Fixtermin werden rot umrandet angezeigt.

Nach der zeitlichen Disposition kann das Lieferavis an den Kunden generiert werden. Hierzu ist lediglich die Planungseinheit zu anzuklicken und danach der Button Drucken oder den Button E-Mail versenden zu betätigen.

Übersicht disponierte Vorgänge

Im Vorgang und am Kunden gibt es einen grünen Schriftzug „Dispositionen“. Darüber öffnet sich ein Fenster mit der Anzeige der Dispositionen zum Vorgang bzw. zum Kunden. In der Disposition selbst kann über die Seitenansicht dieses Fenster global als Dispo-Liste aufgerufen werden.

Mehrere Vorgänge pro Planungseinheit

Soweit die Praxis des jeweiligen Fachhändlers vorsieht, kann eine Planungseinheit auch aus mehreren Vorgängen bestehen, da diese zum gleichen Kunden geliefert oder als eine Liefereinheit gesehen werden. Die Zuordnung erfolgt wiederum unter Zuhilfenahme der Drag’n Drop-Funktion eines undisponierten Vorgangs zu einer bestehenden Planungseinheit. Dadurch werden nunmehr 2-x Vorgänge in einer Planungseinheit dargestellt.

Konfiguration 586: Sollen mehrere Vorgänge pro Planungseinheit in der Disposition möglich sein

0 - Nein
1 - Ja (Standard)

Bitte Beachten: Die Aktivierung der Konfiguration kann zu Performance-Verlusten führen.

Veränderungen in aktuellen Dispositionen

Soweit eine Planungseinheit aus der Dispositionsübersicht entnommen und neu geplant werden soll, ist die Planungseinheit mittels der bereitgestellten Funktion Dispositionen löschen in der Menüleiste bzw. Kontextmenü herauszunehmen. Dadurch steht der Vorgang wieder zur Disposition bereit und wird in der Vorgangsübersicht angezeigt.

Sollten Ressourcen, bspw. Mitarbeiter wegen Krankheit o.ä., nicht zur Verfügung stehen, kann der Disponent eine Neuzuordnung vornehmen. Dazu muss die nicht zur Verfügung stehende Ressource aus der Planungseinheit entnommen werden. Über das Kontextmenü (rechter Mausklick) wird die Möglichkeit Ressourcen entfernen angeboten, wo Sie eine Anzeige aller Ressourcen erhalten und wählen können.

Ergibt sich innerhalb einer Planungseinheit, welche aus mehreren Vorgängen zusammen gestellt wurde, bspw. eine Terminverzögerung, so kann auch ein Vorgang aus der Planungseinheit entnommen werden. Analog zur Entnahme von Ressourcen, existiert im Kontextmenü die Funktion Vorgänge entnehmen, wo aus der Liste der dargestellten Vorgänge der zu löschende auszuwählen ist.

Über die rechte Maustaste kann man von der Planungseinheit in die zugrunde liegende Aktivität (Menüpunkt Aktivität öffnen) verzweigen und dort ggf. den Endezeitpunkt, Bezeichnung anpassen.

disposition:disposition2

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-12T10:26:46+00:00

Disposition 2.0 Einsatz und Ablauf

Bevor Sie die Disposition 2.0 optimal nutzen können, sind weitere Einstellungen notwendig. Lesen Sie deshalb unbedingt vorher welche Vorbereitungen und Einstellungen sie treffen müssen.

Allgemeine Informationen

Das Modul Disposition 2.0 fasst die beiden geschäftsbereichsabhängigen Dispositionen aus Concept Office zusammen. Damit kann jetzt in einem einzigen Modul für verschiedene Geschäftsbereiche disponiert werden.

Es wurden folgende Funktionserweiterungen für den Prozess Disposition in Concept Office implementiert:

Zuordnung mehrerer Ressourcen
mehrtägige Planungen
speicherbare Filtermöglichkeiten zur Erstellung verschiedener Ansichten
Suche von Dispositionen
Planungseinheiten ohne Kommissionsschein
manuelle Planungseinheiten ohne Vorgangsbezug
Vorladen von Zeiträumen für die Dispositionsansicht
Hinterlegung von Geschäftszeiten, Infos zu abgeschlossenen Vorinstallationen und anderen wichtigen Hinweisen in ‚Auftragsinfo‘

Ansicht

Bildschirmansicht der Disposition 2.0

Arbeitsfenster

Im oberen Teil erfolgt die Anzeige des gewählten Zeitraumes, die Planungseinheitensuche und die ausgewählten Ressourcen. Darunter folgt die Kalenderansicht, wie in der oberen Modulleiste ausgewählt.

Folgende Möglichkeiten haben Sie:

Heute

Tagesansicht

Arbeitswoche

Kalenderwoche

Monatsansicht

Planungsansicht

Darunter befinden sich die Einstellungen der Anzeigeschemas. Hier wird die Arbeitsansicht der Disposition 2.0 eingestellt.

Die Bildschirmaktualisierung lässt sich über die Angabe Tage zurück/voraus optimieren.

Wird die Zeile eines zu disponierenden Vorganges aktiviert, wird geprüft, ob der Vorgang sich nach wie vor im Status ‚disponierbar‘ befindet. Ist dies nicht der Fall, wird die aktivierte Zeile durchgestrichen dargestellt. Diese Prüfung ist sinnvoll, wenn z.B. von mehreren Arbeitsplätzen aus disponiert wird.

Es werden dann beim Aktualisieren die Planungseinheiten, für diese Anzahl von Tagen, vorgeladen, um beim Blättern in der Arbeitsansicht (Tage vor/zurück) Wartezeiten durch ständiges Nachladen von Daten zu verhindern.

Die Aktualisierung dauert beim Vorladen von Planungseinheiten für mehrere Wochen ggf. länger!

Im unteren Teil werden die zu disponierenden Planungseinheiten angezeigt.

Die Schemaeinstellung und die Planungseinheitenliste bilden ein eigenes Fenster und können bei Bedarf durch Klick auf das Symbol ausgeklinkt und damit auf einem anderen Bildschirm auch außerhalb vom Concept Office Fenster angezeigt werden.

Zusatzfunktionen rechts

Ganz rechts im Bildschirm wird die Ressourcentabelle angezeigt.

Fahrzeuge

Werkzeuge

Monteure

Kalenderwoche

Techniker

Wie in jeder CO-Tabelle kann auch hier gefiltert werden, damit genau die Ressourcen angezeigt werden, die zum jeweiligen Geschäftsprozess eingestellten Schema gehören.

Bei Nutzung von Multiroute finden Sie Daten zur Routenberechnung im mittleren Teil. Diese können hier nun auch filialbezogen ermittelt werden.

Ganz unten ist der Kalendermonat eingeblendet, je nach Anzeigeplatz einer oder mehrere Monate. In dieser Kalenderansicht werden alle Tage, die erstens durch das eingestellte Schema zur Ansicht frei gegeben und zweitens an denen Planungseinheiten disponiert sind fett dargestellt.

Beim Start wird der Zeitraum der großen Kalenderansicht in der kleinen Kalenderansicht gelb hinterlegt. Beim Mausklick auf einen Tag oder eine Kalenderwoche in der kleinen Kalenderansicht wird auch die große geändert. Der rote Rahmen zeigt immer den heutigen Tag.

Freigabe zur Disposition

In den Normalaufträgen erfolgt die Freigabe auf der Karteikarte Lieferdaten/Texte.

Dazu muss auf den Button Freigabe zur Disposition geklickt werden. Jetzt kann ein Kommissionsschein für die Dispositionsfreigabe erstellt werden.

Es können alle oder nur einzelne (markierte) Positionen zur Kommissionierung freigegeben werden. Der Kommissionierschein kann erzeugt (*-Schein) oder gedruckt werden. Mit OK werden die Positionen zur Disposition freigegeben. Durch Auswahl verschiedener Positionen ist es möglich, mehrere Kommissionierscheine mit getrennten Dispositionsfreigaben zu erzeugen. Über den grünen Schriftzug Dispositionen werden die aktuellen, dem Vorgang zugeordneten Dispositionen angezeigt.

In Klammern wird die Gesamtanzahl der Dispositionsfreigeben/Planungseinheiten zum Vorgang angezeigt.

Die erzeugten Dispositionsfreigaben werden in der Disposition 2.0 angezeigt und können an unterschiedlichen Tagen für verschiedene Mitarbeiter geplant werden.
In den Serviceaufträgen erfolgt die Freigabe zur Disposition auf der Reiterkarte Maschinen. Hier wird in der Regel kein Kommissionierschein benötigt.
Ist in Standardwerte als Standard-Unterbearbeitungsstatus disponierbar eingestellt, so erfolgt die Dispositionsfreigabe wie bisher automatisch. Es können mehrere Dispositionen angelegt werden, um zum Beispiel Einsätze für unterschiedliche Techniker oder an unterschiedlichen Tagen zu planen.

Sofortdispo
Es gibt auch die Möglichkeit Vorgänge sofort einem Mitarbeiter zuzuweisen. Dafür muss der Button Sofortdispo geklickt werden. Es erscheint ein Fenster zur sofortigen Disposition, wo man Datum, Uhrzeit und Mitarbeiter direkt wählen kann. Aufträge können bei einer Sofortdisposition in Concept Office nun auch einem bestimmten Bereich zugeordnet werden. In Concept Flex Serviceeinsätzen gibt es dazu die Funktion ‚disponierte Bereichsaufträge‘. Dort werden die Aufträge der eigenen Bereiche angezeigt und können vom Techniker bzw. Monteur übernommen werden.

disposition:multiroute

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-17T13:56:36+00:00

MultiRoute

MultiRoute ist ein Webservice, den Concept Office innerhalb der Disposition konsumieren kann. Die Basis bildet BingMaps von Microsoft, wofür gb consite einen professionellen Webservice, angereichert mit Funktionalitäten zur Routen-Optimierung und Verkehrsinformationen, zur Verfügung stellt.

Der Webservice bekommt die Anschriften der Planungseinheiten als Wegpunkte übermittelt und errechnet die Fahrzeiten und Kilometer dazwischen. Darüberhinaus ist er in der Lage die optimale Reihenfolge, unter Berücksichtigung von Fixterminen, zu berechnen. Tagesbeginn bzw. Anfahrten von einer Privatanschrift (z.B. Service-Techniker) sind fix und auch dynamisch möglich und es werden Verkehrsdaten in der Karte angezeigt.

Dieses Modul benötigt eine separate Lizenz!

Anbieter

gb consite GmbH Geomarketing Software & Beratung

Mittenheimer Straße 58

85764 Oberschleißheim

Telefon: +49 89 / 309 052 970

Telefax: +49 89 / 309 052 979

E-Mail: info@gbconsite.de

Internet: www.gbconsite.de

Ansprechpartner

Alina Erke

Vertrieb für Zustellplanung, Gehfolgen-Berechnung, Verlagswesen, Routenoptimierung

Telefon: 089 / 309 052 975

alina.erke@gbconsite.de

Voraussetzungen

Konfigurationen

Bitte aktivieren Sie die Konfiguration 415:

Konfiguration 415: Routenplanung aktiv

Steuert wo die Routenplanung (vorausgesetzt, dass diese lizensiert ist) angewendet werden soll.

0 - Nicht aktiv
1 - Disposition Service
2 - Disposition Auslieferung
3 - Disposition Service und Auslieferung

Standardwerte

Für die Anfahrten, muss in den Standardwerten unter Administration eine Aktivitätenart hinterlegt werden. Wenn in den Mandantenstandardwerten die Aktivitätenart für Anfahrt auf '(keine Zuordnung)' gesetzt ist, so wird die Anfahrt auch nicht als eigenständige Aktivität geführt.

Eine wird empfohlen hier eine separate Aktivitätenart, z.B. Anfahrt, zu verwenden.

Verzeichnis ImportExport

MultiRoute.ini anlegen mit folgendem Inhalt:

[General]
Username=
Password=
ProtPath="\\###SERVERNAME###\CO\Data\Logs\MultiRoute"
;Timeout in Millisekunden
WaitTimeFirstRequestPerWayPoint=500

Hier müssen die Benutzerdaten vom gb consite -Zugang des Händlers eingetragen, und das Passwort zusätzlich über den Konfigurationsmanager verschlüsselt werden. Im Protokoll-Pfad, wenn angegeben, wird die letzte Abfrage jeweils als Datei (json-Objekt) abgelegt.

Wenn keine URL angegeben wird, verwendet Concept Office automatisch die Adressierung auf https://webservice.tourenplaner.biz/.

Mitarbeiter

Am Mitarbeiter (z.B. Techniker) kann die Funktion Arbeitsstart Wohnort (für Dispo) aktiviert werden. Hierzu muss zwingend die Privatanschrift am Mitarbeiter eingetragen sein

Arbeitsstart Wohnort (für Dispo) dient als Vorgabewert und kann in der Disposition jederzeit übersteuert werden.

Disposition Service-Aufträge

Über die Modulfunktion Route neu berechnen werden, je nach Markierung (Planungseinheit, oder Techniker), die Daten an den Webservice übermittelt und die Fahrzeit mit Kilometerangabe als verkettete Aktivität voran gestellt.

Ist das Häkchen Route optimieren gesetzt, wird durch den Webservice auch die optimale Reihenfolge ermittelt. Fix-Termine werden dabei berücksichtigt und die restlichen Aufträge drumherum geplant.

Passt diese nicht platztechnisch zwischen die Aufträge, ist die Anfahrt nicht in der geplanten Zeit möglich

Wird dann nachträglich in der Planungsansicht verschoben/optimiert, wird aus Performance-Gründen nicht permanent im Hintergrund neu berechnet. Hierzu dient die Modulfunktion Route neu berechnen.

Mit dem Häkchen Start am Wohnort, kann die Standardeinstellung am Mitarbeiter für diesen Tag übersteuert werden.

Es wird immer für den markierten oder in der Modulfunktion selektierten Mitarbeiter optimiert.

Im Menü lässt sich die Karte über Kartenansicht anzeigen.

In der Kartenansicht empfiehlt sich die Einstellung Automatisch, da hier nur die Karte zum schnellen Zoomen angezeigt wird und beim Hineinzoomen, ab einer sinnvollen Höhe, automatisch in die Fotoansicht gewechselt wird.

Diese ist hilfreich, um z.B. die Park- bzw. Anfahrtssituation zu prüfen.

Über den Haken Verkehrsinformationen werden diese als zusätzlicher Layer eingeblendet.

Ist die Check-Box Verkehrsinformationen nicht vorhanden, muss das von gb concide einmal für den Benutzer frei geschaltet werden.

In der Kartenansicht wird neben der geplanten zusätzliche die optimale Reihenfolge für die Route dargestellt.

KnowHow, MultiRoute, Route, Routenplaner, Karte, Verkehr, Verkehrsinformationen, Disposition

disposition2:planungseinheiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-04-11T12:43:57+00:00

Planungseinheiten (Disposition 2.0)

Normalaufträge (Auslieferung)

Für das Erstellen der Planungseinheiten wird der ausgewählte Vorgang der angezeigten Ressource in der Dispositionsmaske zugeordnet.

Jeder Planungseinheit für Normalaufträge wird die Ressource ‚Vordisposition‘ zugeordnet. Damit kann man im normalen Kalender hinter dieser Ressource alle Planungseinheiten sehen.

Die Planungseinheit zeigt Daten zur Firma an, die im Textbaustein bwdispoanzeigetext definiert werden. Einer Planungseinheit können mehrere Vorgänge zugeordnet werden. Per Drag&Drop können an die Planungseinheit weitere Ressourcen angefügtwerden.

In der Planungseinheit wird die Kommissionscheinnummer angezeigt, z.B. „Vorgang 9303250 / K.1“ Einer Planungseinheit können mehrere Vorgänge zugeordnet werden. Per Drag&Drop können der Planungseinheit weitere Ressourcen zugeordnet werden. Das Kontextmenü, Klick auf Planungseinheit mit rechter Maustaste, ermöglicht weitere Funktionen durchzuführen.

Eine weitere Planungseinheit lässt sich auch in der Disposition erzeugen. Dafür muss die Planungseinheit mit der rechten Maustaste angeklickt werden und dupliziert werden.

Die Anzeige des Tooltips der Planungseinheit wird durch den Textbaustein bwdispobemerkung gesteuert. Dieser muss für die unterschiedlichen Dispositionen abweichend zum Geschäftsbereich hinterlegt werden. Welche Platzhalter Sie in dem Textbaustein verwenden können, finden Sie hier.

Über die Positionsinfo können die Positionen des Vorgangs angezeigt werden und evtl. weitere Positionen dem Kommissionsschein hinzugefügt werden (gleiche Maske wie bei Dispositionsfreigabe). Für die markierte Planungseinheit lassen sich Kommissionierschein, Lieferavis und Lieferschein drucken.

Planungseinheit suchen

Mittels Matchcodesuche kann jede Planungseinheit im Kalender gesucht werden. Dabei kann nach Name, Bezeichnung, Ort, Mitarbeiter oder per Volltestsuche gefiltert werden. Wird eine Planungseinheit ausgewählt, wechselt die Kalenderansicht in den entsprechenden Tag.

Planungseinheiten kopieren

Planungseinheiten und Aktivitäten können kopiert und wieder eingefügt werden. Dies ist auch über das Kontextmenü (Rechtsklick) auswählbar. Hier ist ebenfalls das duplizieren der Planungseinheit möglich. Duplizieren erzeugt dabei sofort eine neue Aktivität, die in der Übersicht disponierbarer Planungseinheiten erscheint, die Kopie hingegen muss danach noch aktiv eingefügt werden.

Erfolgt das Einfügen im Bereich einer anderen Ressource, wird diese der Planungseinheit zusätzlich hinzugefügt.

Kopierte Planungseinheiten bekommen den Status ‚disponiert‘, kopierte Aktivitäten den Status ‚nicht begonnen‘.

Ist der zugehörige Auftrag einer Planungseinheit erledigt, so kann nicht mehr kopiert werden. Dies würde zu erledigten Aufträgen mit offenen Planungseinheiten führen.

druck-manager:druckparameter

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:32+00:00

Druckparameter

Druckparameter werden beim Design der Formulars definiert, um dem Benutzer die Möglichkeit zu geben, das Aussehen und ggf. die Funktion der Formulars in bestimmten Bereichen zu verändern. Die Reportdesigner geben Standardwerte für die Druckparameter vor.

Die Druckparameter können je nach Report verschieden sein und es können auch nur die Druckparameter wirksam werden, die das Formular kennt.

Die vorgegebenen Standardwerte können vom Benutzer im Druck-Manager je Formularzuordnung und ggf. je Seitensteuerungszeile über die Modulfunktion Druckparameter ändern angepasst werden. Die angepassten Druckparameter werden nur dann wirksam, wenn die jeweilige Formularzuordnung bzw. Seitensteuerung aufgrund der aktuellen Selektionskriterien für die Druckverarbeitung verwendet wird.

Um diese Druckparameter ändern zu können, müssen Sie sich im Druck-Manager in der Zeile des Formulars befinden, welches Sie anpassen möchten. Wählen Sie das entsprechende Formular aus. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche Druckparameter ändern. Je nach Formular werden Ihnen die eingestellten Parameter angezeigt.

In der Spalte Aktuelle Vorgabewerte können nun die jeweiligen Einstellungen vorgenommen werden. Wird zusätzlich ein Haken bei Abfrage des Druckparameters vor dem Ausdruck gesetzt, kommt der Druckparameterdialog bei jedem Druck des Formulars und der Anwender kann bei jedem Druck über die Übernahme der Druckparameter entscheiden.

Druckparameterweitergabe an eine additive Drucksteuerung

Der erste nicht additive Druckauftrag ist der Masterdruckauftrag. Die dort aktiven Druckparameter werden an additive Druckaufträge weitergegeben. Wenn an den additiven Druckaufträgen Druckparameter hinterlegt sind, dann übersteuern diese die vom Masterdruckauftrag übergebenen Druckparameter.

Bei additiven Druckaufträgen wird der Druckparameterdialog nicht angezeigt, unabhängig davon, ob das an den Druckparametern so eingestellt ist.

Werden beim Masterdruckauftrag Druckparameter im Druckparameterdialog vor dem Druck angepasst, dann werden auch diese Anpassungen in darauf folgende additive Druckaufträge übernommen.

Druck-Manager

edi_artikel:aendern_und_uebernehmen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-16T11:31:05+00:00

EDI-Artikel: Änderung und Übernahme

Folgende Funktionen stehen im Modul Edi-Artikel für Änderungen oder Übernahme von Datensätzen zur Verfügung:

Artikelmassenänderung
Massenänderungen
Übernehmen

Genauere Informationen zu den einzelnen Funktionen sind im nachfolgenden Artikel aufgeführt.

Artikelmassenänderung

Mit dieser Funktion ist es möglich Veränderungen an selektierten Artikeln vorzunehmen. Hierfür kann ein einzelner oder mehrere Datensätze markiert werden. Die Anzahl der selektierten Datzensätze wird im unteren Bereich neben den Änderungen- und Übernahme-Funktionen angezeigt.

In dieser Bearbeitungsmaske können in den einzelnen Feldern durch Hakensetzung Sperren gesetzt oder entfernt werden.

EDI-EK-Mengeneinheitssperre: Sperre/Entsperrung der Einkaufsmengeneinheit bei der Übernahme (VK-Mengeneinheit gibt es nicht, wird bei Änderung nie übernommen)
EDI-EK-Preiseinheitssperre: Sperre/Entsperrung der Einkaufspreiseinheit bei der Übernahme
EDI-EK-Preissperre: Sperre/Entsperrung der Einkaufspreise bei der Übernahme
EDI-VK-Preiseinheitssperre: Sperre/Entsperrung der Verkaufspreiseinheit bei der Übernahme
EDI-VK-Preissperre: Sperre/Entsperrung der Verkaufspreise bei der Übernahme
EDI-Bezeichnungssperre: Sperre/Entsperrung der Bezeichnung, Langtext und Bontext am CO-Artikel (1. & 2. Tab) bei der Übernahme
EDI-SperreSortimentsKennung: Sperre gegenüber Übertragung von der Sortimentskennung Auslaufartikel auf den CO-Artikel (2. Tab)
EDI-SperreVerkaufsSperre: Sperre der Übernahme der Verkaufssperre (1. Tab) vom Lieferanten (Tab Einkauf) auf den CO-Artikel
EDI-SperreMaximaleBestellmenge: Sperre der Übernahme der maximalen Bestellmenge an den Lieferantenatikel

Massenänderung

Bei Betätigung dieses Buttons erscheint eine Artikel-Übernahme-Maske. Bei der Massenänderung können, noch vor der Übernahme in den Artikelstamm, Veränderungen an einem oder mehreren Artikeln vorgenommen werden. Diese Veränderungen sind anschließend in der Artikelübersicht der Reiterkarte Bearbeiten zu sehen.

Übernehmen

Die Maske für die Übernahme in den Artikelstamm ist genauso aufgebaut wie die der Massenänderung. Mit dem Unterschied, dass die hier vorgenommenen Einstellungen nicht nur im Modul Edi-Artikel zu sehen sind, sondern auch im Artikelstamm nach erfolgreicher Übernahme beim Aufruf der eingelesenen Artikel. Der Bearbeitungsstatus ist bei der Übernahme der Edi-Artikel in den Artikelstamm zu beachten. Auch sollte vor der Übernahme beachtet werden, dass die Betriebsnummer des Lieferanten im Lieferantenstamm hinterlegt ist.

Nachfolgend sind die einzelnen Abschnitt des Übernahmeschemas in ihrer Funktionsweise beschrieben. Die detaillierte Feldbeschreibung kann hier eingesehen werden.

Abschnitt Übernahme

In diesem Abschnitt werden die Anzahl der gewählten Artikel, derzugehörige Lieferant sowie der Katalog angezeigt. Zudem ist es möglich ein gespeichertes Übernahmeschema auszuwählen, sowie Neue anzulegen. Durch die Wahl eines vordefinerten Schemas werden die Daten in der Übernahmemaske vorbelegt.

Abschnitt Neuanlage

Bei Neuanlage von Artikel werden in diesem Abschnitt notwendige Informationen zur Erstellung gepflegt. Hier erfolgt beispielsweise eine Auswahl, wie die Artikelnummervergabe bei der Übernahme stattfinden soll. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten für die automatische Vergabe:

anhand Artikelnummer Hersteller: Die Artikelnummer des Herstellers wird als CO-Artikelnummer verwendet.
anhand Artikelnummer Großhändler: Entspricht der Bestellnummer des Artikels.
anhand alternativer Artikelnummer des Herstellers
anhand Referenznummer Hersteller: Entspricht der Herstellerreferenz unter weitere Informationen in dem Edi-Artikel.
fortlaufend aus Artikelnummernkreis: Standardermittlung laut Modul Nummernkreis

Zusätzliche Einstellungen für die Artikelnummernbildungsvorschrift können in den Lieferantendaten oder über Markenkürzel vorgenommen werden. Diese wirken sich an dieser Stelle ebenfalls aus.

Über das Auswahlfeld Aus Fremdartikelnummer zu entfernende Sonderzeichen können Sonderzeichen ausgewählt werden, die bei Übernahme in den Artikelstamm aus der Fremdartikelnummer entfernt werden sollen.

Die Eingabe von Warengruppe, Kontierungsgruppe und Preisgruppe sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden.

Wird bei der Warengruppe die Artikelvorqualifikation gewählt, so werden die Pflichtfelder (Warenuntergruppe, Warenunteruntergruppe und Kontierungsgruppe) grau dargestellt und bei Neuanlage im Artikelstamm aus dieser gebildet. Artikelvorqualifikationen werden im gleichnamigen Modul gepflegt.

Abschnitt Änderungen

Alle Änderungen, die am Edi-Artikel durch die Massenänderung vorgenommen wurden, sowie durch Import geändert wurden, können durch in diesem Abschnitt in den Artikelstamm übertragen werden.

Es besteht die Möglichkeit über Alle Änderungen übernehmen alle geänderten Details zu übernehmen oder alternativ können nur bestimmte Änderung durch Anhaken ausgewählt werden.

Abschnitt XML Zusatzdaten

Welche zusätzlichen Daten bei der Artikelausgabe bzw. beim Einlesen in den Artikelstamm berücksichtigt werden soll, kann man in diesem Abschnitt des Übernahmeschemas einstellen.

Abschnitt Preiskatalog

Damit die Preise in den Artikelstamm übernommen werden, muss in diesem Abschnitt der Haken auf 'EK-Preise übernehmen‘ gesetzt sein.

Abschnitt Verkaufspreiskatalog

Hier findet die Auswahl des Preiskataloges statt. Außerdem können noch weitere Einstellungen, die Verkaufspreis beeinflussen können, vorgenommen werden.

Abschnitt Übernahme

Die Global Trade Item Number und Artikelnummer werden beim Betätigen des Buttons 'Ausführen‘ automatisch aus dem Edi-Artikelstamm in die Felder des Übernahmeschemas gezogen.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu EDI-Artikel:

Seiten in diesem Namensraum:

E (Fortsetzung)

EDI-Artikel: Reiterkarte Selektion

Temporärer Artikel

edi artikel

edi-schnittstelle:firmen_zu_aktionen_einlesen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-02-05T13:08:00+00:00

Firmen zu Aktionen einlesen

Mit dieser Schnittstelle können Firmen zu bestehenden Aktionen im Format Excel und Text importiert werden.

Die Schnittstelle ist lizenzpflichtig.

Datenformat

Excelformat
Textformat (durch Semikolon oder Tab getrennt)

Importfelder

Für den Import sind folgende Daten vorgesehen:

Aktionskennung
Kontaktnummer
Ansprechparternummer
Email
Verkaeufernummer

Diese können in der „Firmen_für_Aktionen_einlesen.ini“ hinterlegt bzw. in der bwImportAscii.ini verknüpft werden.

Ermittlungsreihenfolge

Ansprechpartnernummer
Email
Kontaktnummer

edi-schnittstelle:lieferrueckmeldungen_einlesen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-27T06:38:15+00:00

Lieferrückmeldung einlesen

Mittels elektronischer Lieferrückmeldung lassen sich Lieferungen automatisch zubuchen.

Unterstützte Formate

Textformat (Tab- oder Semikolon getrennt)
Opentrans-XML (zum Beispiel: Büroring)
DESADV (Soennecken)
Output Consulting
ITScope per API-Abruf

Einleseoptionen

Über den Schemaschalter Importtyp kann hierbei festgelegt werden, dass Zusatzinformationen wie bei der Zentralregulierung abgerufen werden können:

0 - keine Sonderverarbeitung
1 - Sonderverarbeitung Soennecken = Beim Import von Lieferrückmeldungen von Soennecken können Zusatzinformations-CSV-Dateien vom FTP-Server importiert werden. Dafür wird in den FTP-Einstellungen wie beim Zentralregulierungsabruf der Root-Ordner angegeben, da hier die Unterordner ‚desadv‘ & ‚CSV-Manifest‘ automatisch abgerufen werden.

Über den Schemaschalter _BestellungsTyp kann hierbei festgelegt werden, welche Bestellungen elektronisch bearbeitet werden dürfen:

0 - nur Direktlieferungen (Standard)
1 - nur Lagerbestellungen
2 - alle Bestellungen

Über den Schemaschalter _ExterneMengenEinheitIgnorieren=#1 kann die Mengeneinheitsprüfung beim Import ignoriert werden.

Weitere Optionen

Nicht alle folgenden Schalter sind mit jedem Format kompatibel. Weiterführende Hinweise erhalten Sie beim Support.

Beispiel: _AnschriftenUeberKostenstelle=#1

_AusschlussArtikelExtern: Möglichkeit rückgemeldete Artikel von der Verarbeitung auszuschließen. (Mehrfachnennung durch Komma möglich: _AusschlussArtikelExtern=#1234,xyz)
_ExterneFrachtArtikelIgnorieren : wenn = #1 dann wird der externe Frachtkostenartikel (_FrachtKostenArtikelExtern) ignoriert.
_FrachtKostenArtikel : Zuweisung eines internen Frachtkostenartikels
_FrachtKostenArtikelExtern : Zuweisung eines externen Frachtkostenartikels, der über _ExterneFrachtArtikelIgnorieren ignoriert werden kann.

SatzArt
BestellungsNummer: Vorgangsnummer, Auftragsnummer
PositionsNummer: die Positionsnummer in einen Vorgang
ErsatzPositionsNummer:
Bestellnummer: Bestellnummer eines Vorgangs
InternationaleArtikelNummer: EAN Artikelnummer
LieferMenge: die Menge, welche bestellt wurde
MengeEinheit: die Menge, mit der für einen bestimmten Artikel gehandelt wird
ZuschlagsArtikel: Rabatte oder Preisaufschläge, die am Artikel hinterlegt sind
TrackingId: Sendungsverfolgungsnummer
Gewicht: gr
PaketVolumen: ltr

Weiteres

Sonderrecht Lieferrückmeldungen einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Lieferrückmeldungen einzulesen.

Ja
Nein

einkaufspreiskataloge:einkaufspreiskataloge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-24T10:07:04+00:00

EK-Preiskataloge

In der Strukturansicht, in der Rubrik Sonstiges befinden sich die Module „EK-Preiskataloge“ und „Preiskataloge“.

Neben den Einkaufspreiskatalogen „Standard“ (Listenpreise) und „KIPPreise“ (händlerindividuelle EK) können in Concept Office weitere EK-Preiskataloge angelegt werden. Diese können dann in den Sonderkonditionen einem Kunden zugewiesen werden und mit einer EK-Aufschlagskalkulation versehen werden.

Ein EK-Preiskatalog wird unter Sonstiges im gleichnamigen Modul angelegt - folgender Ablauf ist unbedingt einzuhalten:

Im Modul Artikel können nun in der Registerkarte Einkauf die EK-Preise hinterlegt werden.

Legt man für einen Kunden eine Sonderkondition mit Kalkulationsbasis EK-Aufschlag an, werden die Verkaufspreise des Kunden nicht anhand der KIPs oder Listenpreise, sondern anhand des speziellen EK-Preiskataloges gebildet.

Reiter Artikel

In diesem Reiter werden dem Einkaufspreiskatlog zugeordneten Artikel angezeigt.

Reiter Übersicht

In der Übersicht ist eine Ansicht aller erstellten Einkaufspreiskatalogen. Außerdem kann man sich in der Übersicht anzeigen lassen, wann ein EK-Preiskatalog erstellt wurde, seine Gültigkeit und wer ihn erstellt hat.

externe_systeme:ki_gestuetzte_textpruefung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-15T08:11:56+00:00

KI-gestützte Textprüfung mit ChatGPT

Diese Dokumentation beschreibt die Implementierung einer KI-basierten Textprüfung mithilfe von ChatGPT innerhalb ausgewählter Textfelder (Texteditor).
Die Lösung ermöglicht es entweder den gesamten Inhalt, oder gezielt markierte Textabschnitte auf Grammatik- und Rechtschreibfehler analysieren zu lassen. Dafür wird ein externes System auf Basis von ChatGPT eingebunden.

Um das System nutzen zu können, muss ein Account bei ChatGPT/OpenAI erstellt und ein Token angefordert werden.
Für die Nutzung des Services ist zudem eine Guthabenaufladung auf dem Konto erforderlich.

Das erhaltene Token muss im externen System im Bereich „URL“ hinterlegt werden. Das Feld Benutzer kann beliebig gefüllt werden.
Durch das Aktivieren der Option „Aktiv“ wird das System freigeschaltet. Anschließend kann die KI-Überprüfung in bestimmten Textboxen in Concept Office verwendet werden.

Bsp. Textbausteine:

Im entsprechenden Textfeld durch Doppelklick den Texteditor öffnen. Hier stehen der Button ‚ChatGPT‘, sowie vordefinierte Befehle zur Verfügung:

Im Feld der Befehle sind außerdem freie Eingaben möglich, welche ggf. zu einem anderem Ergebnis führen können:

Mit dem Button ‚Übernehmen‘ kann der durch ChatGPT vorgeschlagen Text übernommen und bearbeitet werden.

Vorhandene Textformatierungen (z. B. Fettschrift, Kursivschrift, Aufzählungen) können aus technischen Gründen beim Senden an das externe System (ChatGPT) nicht erhalten bleiben. Diese müssen nach der Übernahme oder vor dem finalen Speichern manuell erneut hinzugefügt werden.

Hintergrund: ChatGPT verarbeitet Texte hauptsächlich als reinen Fließtext ohne Formatierungsinformationen wie HTML, Markdown oder Rich-Text-Daten. Das bedeutet, dass bei der Übergabe eines formatierten Textes an die KI diese Formatierungen nicht berücksichtigt oder zurückgegeben werden. Dies liegt daran, dass ChatGPT standardmäßig keine strukturierten Formatierungsdaten versteht oder speichert, sondern sich auf den Inhalt konzentriert. Daher gehen Layouts, Schriftarten oder Formatierungen im Austauschprozess verloren.

externe_systeme:office_365_oauth_2.0

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-26T08:30:29+00:00

Office 365 - OAuth 2.0

Einstellungen in Microsoft Entra ID

App-Registrierung

https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity-platform/quickstart-register-app

Berechtigungen

POP3

Office 365 Exchange Online → Anwendungsberechtigungen → Pop.AccessAsApp

SMTP

Office 365 Exchange Online → Anwendungsberechtigungen → SMTP.SendAsApp

Microsoft Graph

Microsoft Graph → Anwendungsberechtigungen → Mail.ReadWrite, Mail.Send

Anwendungs- und Dienstprinzipalobjekte (POP3 und SMTP)

Der Zugriff auf die Postfächer erfolgt über Dienstprinzipale: https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity-platform/app-objects-and-service-principals
Verwalten von Berechtigungen: https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/recipients/mailbox-permissions?view=exchserver-2019
FullAccess – Rechte müssen für jedes Postfach vergeben werden, sonst hat das Dienstprinzipal keinen Zugriff.

Falls Sie Unterstützung zur Einrichtung (kostenpflichtige Dienstleistung) benötigen, so wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Einstellungen in Concept Office

In den Externen Systemen besteht die Möglichkeit das System ‚Office365‘ zu hinterlegen. Hier können alle Daten zur OAuth 2.0-Authentifizierung für die Kommunikation mit Office 365 hinterlegt werden.

Folgende Eingaben sind notwendig (müssen aus Microsoft Entra ID entnommen werden):

ClientID
Secret
Tenant

Eine Mehrfachanlage ist hierbei möglich.

POP3

In den Konfigurationen für die EDI-Schnittstelle die Authentifizierung Oauth2 wählen und eine Verknüpfung zu dem zugehörigen externen System herstellen.

SMTP

Oauth2 am SMTP-Server als Authentifizierungsmethode einstellen:

Externes System hinterlegen
Server = smtp.office365.com

In der E-Mail-Einstellung SMTP als E-Mail-Client und den gewünschten SMTP-Server auswählen.

Microsoft Graph

In den E-Mail-Einstellungen Microsoft Graph als E-Mail-Client auswählen:

Externes System hinterlegen
Absender festlegen oder Haken Absenderadresse laut Mitarbeiter wählen

EDI-Schnittstellen-Konfiguration für den Abruf:

fibuschnittstelle:abacus

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-09T07:53:44+00:00

Schnittstelle zur Abacus Finanzbuchhaltung

Concept Office unterstützt mehrere Abacus-spezifizierte Ausgabeformate. Die aktuellste Version wird als Abacus2012Datev betitelt.

Allgemeine Informationen

Für den Einsatz ist die Lizenz Datenschnittstelle FibuAbacus notwendig.

Konfiguration der Schnittstelle

Concept Office verfügt über eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltungssoftware Abacus. Um diese zu nutzen, muss sie Mandanten ausgewählt werden. Weiterhin muss dort

Ausgabepfad

angegeben werden. Alle anderen Felder können ignoriert werden, sie dienen anderen Fibus für deren Einstellungen.

Weitere Einstellungen können in der Datei <Sysdatapfad>\IMportExport\abacus2012.ini hinterlegt werden. Aus Kompatibilitätsgründen sind die einige Office.dat-Einträge weiterhin wirksam.

abacus2012.ini

Der Inhalt der .ini sollte in dieser Weise eingetragen werden:

[General_1]
;Sektionsname enthält Mandantennummer

Version="2022.00"
;Straße mittels Zeilen «Street» und «StreetHouseNumber» sowie Kontaktperson bei Firmen mit der Zeile «AddressAddition» übergeben
;greift nur wenn der Schalter vorhanden ist

NegativeRechnungenAlsGutschriftBuchen=1             
;negative Rechnungen werden als Gutschrift ausgegeben 

VKTeamPraefix="Präfix"
;entfernt in allen VerkaufsTeams, die mit dem gennanten Präfix beginnen, selbige Präfix vor der Ausgabe

FremdwaehrungenSperren=1
;lässt keine Fremdwaehrungsdaten zu

GutschriftenNegativ=1
;ändert das Vorzeichen an den Beträgen von Gutschriften/Rechnungskorrekturen

NeuerDebitorBeiAbweichenderRechnungsanschrift=1
;erstellt neuen Debitor, wenn eine unbekannte Rechnugsnaschrft übergeben wird

BelegReferenzNrBildung
;Füllen abhängig von Einstellung
;=0 leer
;=1 AuftragsNummer <Leerzeichen> VerkaufsTeam
;=2 Auftragsnummer
            
BelegGroupNr1Bildung=1
;Füllen abhängig von Einstellung
;=0 leer
;=1 Debitorenkonto
;=2 Kontaktnummer
;=3 Auftragsnummer

BelegGroupCode1Bildung=1
;Füllen abhängig von Einstellung
;=0 leer
;=1 VerkaufsTeam

	   
KstAufPosEbene=1
;=0 (default) wenn Kostenstelle an Positon gefüllt, dann wird diese als <CreditCostCentre1> ausgegeben
;=1 gibt <CreditCostCentre1> = auftragsNr & <CreditCostCentre2>= VkTeam aus

AusgabeCodeNameInAdressData=1
;=0 bei Ausgabe der Debitorenstammdaten wird der Kurzname nicht im Adressdatenfeld angezeigt
;=1 der Kurzname wird zusätzlich im Adressdatenfeld ausgegeben

SteuerDatumGueltigAb=2012-01-01
;Datum, seit dem der momentane Steuersatz gültig ist.

[PaymentOrderProcedure_1]
;Sektionsname enthält Mandantennummer

Mehrere Settings werden zeilenweise eingelesen.  

;optional für den Zahlschein (<PaymentReferenceLineType>QR</PaymentReferenceLineType>)
EsrQRKennungAusgeben=1

;Bei der Ausgabe kann der Mandant jetzt anhand der Filiale der Rechnung definiert werden.
;Dazu müssen die Rechnungen im Modul "Fibuschnittstelle" separiert pro Filiale ausgegeben werden

[FilialeZuMandant]
; < COFilialkennung > = < FibuMandant >
1="001"
2="88"
Zentrale="xx99"
(alle)="xx77" 

PaymentReference=1
; 0- bei CHF (Hauswährung) ausgeben
; 1- immer ausgeben
; 2- nie ausgeben

ProFibuMandantSeparieren=1
;Die Ausgabe der Belege separiert nach Filiale wurde außerdem erweitert, dass pro Beleg pro Fibu-Mandant in Unterverzeichnisse ausgegeben werden kann. Die kann sinnvoll sein, wenn die Einstellung 'FilialeZuMandant' genutzt wird.

Office.dat

Diese Einstellungen werden aus Gründen der Kompatibilität beibehalten und sollten für Neueinrichtungen nicht verwendet werden.

FibuAbacusKstAusVorgang=1 -> 
;bei Ausgabe Ausgangsrechnungen wird eine Kostenstellenausgabe-Datei erzeugt

Fibu, Schnittstellen, FibuSchnittstelle, Abacus

fibuschnittstelle:bankeinzugstermine

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:36+00:00

Bankeinzugstermine

Ab dem 01.02.2014 muss im Rahmen von SEPA, dem einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, bei Lastschriften eine Vorabankündigung erfolgen.

Dabei sind Lastschriften in dieser Form anzukündigen: „Die Forderung von 69,99 € ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat 4321 zu der Gläubiger-Identifikationsnummer DE321 von Ihrem Konto IBAN DEXXX bei der Musterbank BIC XXX zum Fälligkeitstag 15.12.2012 ein. Wir bitten Sie, für Kontodeckung zu sorgen.“

Dies Vorabankündigung erfolgt in Concept Office über den Zahlungsbedingungstext der Rechnung. Dabei sind neben der Mandats-ID, der Gläubiger-ID und BIC sowie IBAN das Einzugsdatum anzugeben. Für alle Angaben stellt Concept Office Platzhalter in der Zahlungsbedingungspflege zur Verfügung.

Platzhalter	Bedeutung
#B9	BIC
#DK	Debitorenkonto (üblicherweise als Mandats-ID verwendet)
#ED	Einzugsdatum
#GI	Gläubiger-ID (in der Mandantenpflege Tab Finanzbuchführung/Intra zu hinterlegen).
#B8	IBAN

Um das Einzugsdatum zu errechnen (wenn es nicht gleich dem Fälligkeitsdatum (#D4) ist) besteht im Modul Fibuschnittstelle Tab Perioden die Möglichkeit eine Regel für das Einziehen zu hinterlegen. Dabei können Sie wöchentliche (auch mehrmals wöchentlich) oder monatliche (bis zu 3 x im Monat) Intervalle festlegen.

Das Feld Startdatum dient der Ermittlung der Einzugswoche, wenn jede 2. oder 3. Woche eingezogen werden soll.

Das Feld Vorlauftage gibt an, wie viele Tage mindestens zwischen dem Fälligkeitsdatum und dem geplanten Einzugsdatum liegen müssen. Wird diese Minimum an Tagen unterschritten, verschiebt sich der Termin automatisch auf den nächstmöglichen.

Fällt der Einzugstag auf einen Tag am Wochenende, wird der Platzhalter für das Einzugsdatum auf den nächsten Werktag (Montag) gesetzt. Fällt der Einzugstag auf einen Feiertag, wird der Platzhalter für den Einzug auf den nächsten Wochentag gesetzt (nicht am Wochenende). Maßgeblich für Feiertage ist die Feiertage.ini. Mehr dazu hier.

Hat der Mitarbeiter ihres Hauses, der für Bankeinzüge zuständig ist, Urlaub und es gibt keinen Vertreter, muss rechtzeitig (Vorlauftage beachten) eine Aussetzung hinterlegt werden. Dies gilt auch, wenn der Einzugstag ein Feiertag ist und der Mitarbeiter wegen Brückentag am nächsten Tag nicht einziehen kann.

Hinweise zur IBAN-Generierung

Concept Office verwendet die Standard-Regel zur Generierung der IBAN-Nummer. Banken mit abweichenden Bildungsvorschriften werden nicht gesondert behandelt.

Weitere Hinweise zur IBAN finden Sie hier

firmen:bonitaet

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:36+00:00

Bonität

An jedem Kontakt kann die Bonität des Kontakts hinterlegt werden.

Dafür gibt es in Concept Office folgende Bonitätsstufen

Stufe	Schlüssel	Verarbeitung	Anmerkung
Unbekannt	0	nur Info - keine Verarbeitung
SehrGut	1	nur Info - keine Verarbeitung
Gut	2	nur Info - keine Verarbeitung
Befriedigend	3	nur Info - keine Verarbeitung
Schlecht	4	nur Info - keine Verarbeitung
SehrSchlecht	5	nur Info - keine Verarbeitung
KundeGesperrtMitNachfrage	8	Auftragsanlage und Abwicklung nur jeweils einmalig nach Abfrage möglich
KundeGesperrt	9	keine Auftragsanlage und Abwicklung möglich - Entsperrung durch OP-Verwaltung möglich	Wenn kein OP in der angegeben Mahnstufe vorliegt wird bei Bonität=0 über die OP-Rückkopplung entsperrt. Bei 98 wird auch in diesem Fall nicht entsperrt.
Sondereinstellungen
frei für einen Auftrag	20	springt nach Verarbeitung eines Auftrages in Bonität 97	Anlage eines Vorganges (egal in welchem Status) springt von 20 auf 97
frei für einen Auftrag	30	springt nach Verarbeitung eines Auftrages in Bonität 98	Anlage eines Vorganges (egal in welchem Status) springt von 30 auf 98
gesperrt für Auftragsanlage	97	Lieferung und Faktura alter Aufträge möglich
Komplettsperre	98	keine Verarbeitung von Aufträgen möglich	Unterschied zu 9 ist, dass hier nur manuell und nicht über OP-Rückführung entsperrt werden kann

Rechte

Für die Einstellung /Kundegesperrt/ gibt es zusätzlich ein Sonderrecht

Sonderrecht Gesperrte Firmen bearbeiten

Regelt, ob ein Mitarbeiter Firmen mit Bonität: /gesperrt/ bearbeiten darf.

Ja
Nein

Es gibt für die Bearbeitung der Bankverbindungen von Kunden mir einer Bonitätssperre ein Sonderrecht ( Kundenbonität, Bankverbindung ändern )

Sonderrecht Kundenbonität, Bankverbindung ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Ja, auch bei gesperrten Firmen
Nein

firmen:geschaeftsbereichsabhaengige_einstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-11-20T09:08:08+00:00

Geschäftsbereichsabhängige Firmeneinstellungen

Wenn ein Kunde oder Lieferant in mehreren Geschäftsbereiche verwendet werden soll, kann es notwendig sein abweichende Einstellungen für einige Geschäftsbereiche zu definieren. Diese werden bei der Verarbeitung von Vorgängen und Service-Aufträgen berücksichtigt.

Meistens kann man die Einstellungen für alle Geschäftsbereiche in Standard und Ausnahme aufteilen. Sinnvoll ist es, in diesen Einstellungen nur die Ausnahmen zu hinterlegen. Der Standard sollte in der Firma selbst eingegeben werden.

Aufrufen der Einstellungen

Die Eingabe erfolgt über eine eigene Übersicht namens Geschäftsbereichsdaten. Diese ist im Unterbaum einer ausgewählten Firma zu finden:

Eingabe von Geschäftsbereichsdaten

Durch Klicken auf Neu wird das Auswahlfeld Geschäftsbereich freigeschaltet. Wählen Sie den gewünschten Geschäftsbereich aus und speichern Sie die Eingabe. Anschließend können Sie die eigentlichen Einstellungen bearbeiten.

Die Einstellungen sind nach Kunde und Lieferant aufgeteilt. Außerdem können spezifische Bemerkungen und Hinweistexte hinterlegt werden.

Wird einer Einstellung der Wert (keine Zuordnung) zugewiesen, wird der an der Firma selbst hinterlegte Wert für den ausgewählten Geschäftsbereich verwendet.

Für einzelne Kunden ist es möglich ab CO 8.4005.xx abweichende Arbeitswerte individuell pro Geschäftsbereich zu hinterlegen.

Löschen von Einstellungen

Die Zuweisung eines Geschäftsbereiches und die hinterlegten Einstellungen lassen sich jederzeit löschen - durch Klick auf das Löschen-Symbol im Menü.

Concept Office verwendet dann die Einstellungen aus der Firma selbst.

Firmen, Geschaeftsbereiche

firmen:geschaeftszeiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-18T06:34:34+00:00

Geschäftszeiten

Geschäftszeiten sind Zeiten, zu denen der Kunde oder Interessent üblicherweise angetroffen werden kann. Sei es für einen Vertriebsbesuch, eine Lieferung oder einen Technikereinsatz.

Geschäftszeiten eintragen oder ändern

Zum Eintragen oder Ändern der Geschäftszeiten öffnen Sie das Modul Firmen unter Stammdaten. Im Menü unter „Modulfunktionen“ kann die Bearbeitungsansicht der Geschäftszeiten geöffnet werden.

Nun können Sie Ihre Geschäftszeiten eintragen oder ändern. Es lassen sich unterschiedliche Zeiten für die jeweiligen Wochentage sowie für Feiertage deklarieren. Bitte beachten Sie, dass die eingetragenen oder geänderten Zeiten an andere Stellen des Programms vererbt werden.

Vererbung

Hinterlegte Zeiten werden vererbt. Das heißt, sind an einer Firma Geschäftszeiten hinterlegt, stehen diese auch in jeder Anschrift und in jeder Maschine des Kunden zur Verfügung. Sie können dort jedoch für eine bestimmte Anschrift bzw. Maschine verändert werden. Dabei erbt die Anschrift die Zeiten von der Firma und die Maschine von der Anschrift.

Die Zeiten der Maschine werden im Feld Hinweis im Service-Auftrag angezeigt.

Die Zeiten stehen für den Lieferscheindruck oder Reparaturscheindruck zur Verfügung. Evtl. müssen Ihre Formulare angepasst werden.

Firmen, Anschriften, Maschinen

firmen:mitarbeiterzuordnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-03-14T12:46:01+00:00

Mitarbeiterzuordnung zu Firmen

Qualifikationen

Im Modul Firmen können im Reiter Mitarbeiter/Weiteres eigene Mitarbeiter für diese Firma hinterlegt werden. Es kann definiert werden, welche Qualifikation (Vertriebsmitarbeiter, Sachbearbeiter, etc.) diese bei dem Kunden ausfüllen. Bei der Zuordnung der Mitarbeiter im Vorgang ist entscheidend, wer welche Qualifikation für den konkreten Kunden ausübt.

Neben der Qualifikation können folgende weitere Einstellungen für die Mitarbeiter getroffen werden:

Geschäftsbereich (Für welchen Geschäftsbereich die Qualifikation ausgeübt wird.)
Hauptverantwortlicher (Wenn für mehrere Mitarbeiter, die identische Einstellung vorhanden ist, kann ein Hauptverantwortlicher definert werden, der vorrangig behandelt wird.)
Schutz (Verkäufer kann nicht über Verkäuferwechsel entfernt werden.)

Das Modul Verkäuferwechsel berücksichtigt die Zuordnung der Qualifikationen (Verkäufer, Sachbearbeiter), die abweichend vom Mitarbeiterstamm eingestellt sind.

Vertreter einer Firma wechseln

Erhält ein Verkäufer neue Aufgabenfelder, kann es notwendig sein die Kunden diese Verkäufers neu zuzuordnen.

Verkäuferzuordnung an den Firmen

Um allen Kunden eines Verkäufers einen neuen Verkäufer zuzuordnen, selektieren Sie diese mit Hilfe der Fernglassuche:

Starten Sie anschließend die Modulfunktion Firmendaten ändern.

Wählen Sie dort den zukünftigen Verkäufer aus. Durch Klicken auf Fertigstellen wird dieser Verkäufer nun zusätzlich zugeordnet. Weiterhin erhält der neue Verkäufer das Kennzeichen Hauptverantwortlicher.

Umsatzanzeige

Damit der neue Verkäufer die getätigten Umsätze seiner übernommenen Kunden sehen kann, sind bei eingeschränkten Umsatzrechten weitere Einstellungen notwendig. Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einstellen, dass der Verkäufer auch die Umsätze des vorherigen Verkäufers sehen kann.

Verändern Sie die Mitarbeitergruppe (Verkaufsteam) des alten Verkäufers, indem Sie den neuen Verkäufer ergänzen.

Das Recht des neuen Verkäufers sollte so verändert werden, dass dieser die Umsätze seiner Mitarbeitergruppe sehen darf.

Firmen, Vertreter, Mitarbeiter

firmen:neuanlage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-10-01T08:51:47+00:00

Neuanlage von Firmen

Die Neuanlage einer Firma unterscheidet sich von der Bearbeitung einer Bestehenden. Die optimale Eingabereihenfolge ist einer Visitenkarte nachempfunden und detailliert in diesem Artikel beschrieben.

Auswahl des Firmenstatus

Die Neuanlage von Firmen kann direkt in der Eingabemaske angelegt werden.

Der Button ‚Neu‘ zur Erstellung von Firmen ab CO 8.2569.16 wurde entfernt. Dazu wurde die Kennzeichnung, ob es sich um einen Kunden, Lieferanten oder Interessenten handelt, an den Anfang der Maske verschoben. Der Haken für Interessenten ist standardmäßig voreingestellt. Zudem wurde das Feld für die Filiale in die Eingabemaske umgezogen.

Die Vergabe des Status Aktiv, einer neu angelegten Firma, wird durch speichern automatisch vergeben. Die Auswahl eines Status ist entscheidend, da dieser darüber bestimmt aus welchem Nummernkreise die Firmennummer zugewiesen wird.

Name und Zuordnungen

Anschließend muss ein Kurzname für die Firme gewählt werden. Dieser dient zur Findung bei einer späteren Suche. Der Kurzname darf 50 Zeichen lang sein.

Außerdem können Zuordnungen wie Kundengruppe, Branche und Kategorie getroffen werden.

Einige Felder werden automatisch gefüllt. Die Werte dafür können in der Standardfirma, Firmennummer 1, hinterlegt werden.

Namen und Mitarbeiterzuordnungen können automatisch vorbesetzt werden.

Zur Mitarbeiterzuordnung gibt außerdem es das Sonderrecht Mitarbeiterzuordnung bei Firmen ändern.

Sonderrecht Mitarbeiterzuordnung ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Zuordnung der eigenen Mitarbeiter zu Firmen bearbeiten darf.

Ja
Nein

Durch Klicken auf Speichern werden die Eingaben übernommen. Außerdem wird die Eingabemaske wieder auf das normale Bearbeitungslayout umgewandelt. Daher sollte das Speichern erst nach der Dateneingabe durchgeführt werden.

Name, Anschrift, Ansprechpartner

Im Abschnitt Hauptanschrift kann nun die Anschrift der Firma angegeben werden. Diese wird für alle Verwendungen, wie Vorgangsbearbeitung oder Bestellungen, verwendet. Der Name der Firma wird automatisch aus dem Kurznamen gezogen. Im darauffolgenden Abschnitt können Daten zum Hauptansprechpartner eingetragen werden. Weitere Anschriften und Ansprechpartner einer Firma können im Nachhinein hinzugefügt werden.

Verbindungsdaten

Nun können die wichtigsten Verbindungsdaten eingetragen werden: Telefon, Mobiltelefon, FAX, Email und Internet-Adresse.

Jede Verbindung besitzt ein Kennzeichen namens AP, welches festlegt, ob die Verbindung dem Ansprechpartner oder der Anschrift als Zentrale zugeordnet wird. Die Vorbelegung deckt dabei den häufigsten Fall ab. Weitere Informationen finden sind unter Verbindungen zu finden.

Firmen, Neuanlage

firmen:verbindungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:38+00:00

Verbindungsübersicht

In der Verbindungsübersicht werden bestehende Informationen angezeigt, mit denen der Kontakt erreicht werden kann. Diese beinhaltet Telefon- und Faxnummern, Emailadressen oder Internet-Webseiten.

Grundsätzlich wird zwischen Verbindungen zu Zentralen und Ansprechpartnern unterschieden.

Abhängig von der Verbindungsart kann zum Teil direkt eine Verbindung zum Kunden hergestellt werden. Die Reihenfolge der angezeigten Verbindungen wird in den Verbindungsarten festgelegt. Dort können auch eigene Verbindungsarten definiert werden.

Verbindungen zu einer Zentrale

Jede Anschriften einer Firma biltet automatisch eine Zentrale in der Verbindungsübersicht. Die Zentralen werden an den Anfang der Liste sortiert.

Verbindungen die nicht personengebunden, sondern standortabhängig sind, sollten der Zentrale zugeordnet werden. Dies trifft meist auf Faxgeräte oder Info-Emailadressen zu.

Konfiguration 92: 'Zentrale' auf Firmenmaske ausblenden, wenn alle Verbindungen leer sind

0 - Nein
1 - Ja
2 - Ja, außer Anschrift besitzt keinen Ansprechpartner mit Verbindungen

Verbindungen zu einem Ansprechpartner

Jeder Ansprechpartner bildet eine Verbindungszeile in der Verbindungsübersicht.

Personengebundene Verbindungen sollten hier hinterlegt werden.

Firmen, Verbindungen

formulardruck:druckwiederholung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-02T13:08:29+00:00

Druckwiederholung

In der Druckwiederholung können Sie alle Dokumente erneut drucken bzw. eine Druckkopie erstellen. Zunächst muss zwischen Ausdruck wiederholen und Datenexport gewählt werden. Je nach Auswahl sind weitere Einstellungen möglich.

Der Ausdruck/der Export erfolgen in jedem Fall über das Drucksymbol im Ribbon.

Ausdruck wiederholen

Ausdruck gemäß Drucksteuerung: wenn gewählt, dann erfolgt der Ausdruck wie in der Drucksteuerung hinterlegt, mit der Ausnahme, dass Export- und Archivdrucker nicht berücksichtigt werden.
Wenn nicht gewählt, wird 1 Exemplar auf dem Standarddrucker ausgegeben (oder dem gewählten Drucker bei Drucken mit Druckerauswahl)
Druckparameter bearbeiten: wenn angehakt, wird der Dialog der Druckparameter angezeigt - auch bei Massenverarbeitung nur einmalig. Die Vorbelegung erfolgt anhand des Originaldrucks.
Wenn nicht gesetzt, wird die Einstellung des Originaldrucks verwendet.
Sollte bei der Massenverarbeitung ein Report diese Parameter nicht kennen, werden stattdessen seine Standardwerte verwendet.
als Kopie kennzeichnen: übergibt entsprechenden Parameter an die Reports

Datenexport

Die ausgewählten Dokumente werden über den in der Dropdown-Box eingestellten Archiv- und Exportdrucker ausgegeben.

Sonstiges

Die Ribbonfunktion Drucken mit Druckerauswahl greift nur, wenn Ausdruck wiederholen gewählt und Ausdruck laut Drucksteuerung nicht angehakt wurde.

Formulardruck, Druckwiederholung

formulardruck:formulardruck

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-02T13:07:31+00:00

Formulardruck

Das Modul bietet Funktionen zum massenhaften verarbeiten von Druckdaten. Auf den Registerkarten Vorgänge und Bestellungen können kontextbezogene Dokumente erzeugt werden. Die Registerkarte Druckwiederholung ermöglicht wiederholtes Ausdrucken. Die Registerkarte Anschriftenkorrektur/Sofortstorno steuert das Ändern oder Löschen von Druckdaten.

Rechnungen für Vorgänge und Serviceaufträge können in einer Sammelrechnung gedruckt werden.

Alle Artikel zum Formulardruck

Seiten in diesem Namensraum:

Anschriftenkorrektur

Druckwiederholung

Sofortstorno

Hinweise

Druck und Erzeugung von Rechnungen und Rechnungskorrekturen splitten

Verarbeitung und Druck von Rechnungen trennen, um die Geschwindigkeit des Formulardrucks zu erhöhen. Aktivierung der Option Nur Datenverarbeitung, kein Ausdruck. Dokumente werden erzeugt, jedoch nicht gedruckt. Sollen die erstellten Dokumente gedruckt werden, muss in der Registerkarte Druckwiederholung die Option Nur nicht gedruckte angehakt sein. Der Zeitstempel wird immer beim Druck der Rechnungen hinterlegt.

Achtung pro Rechnung sind nur zwei Mehrwertsteuersätze zulässig. Um einen Artikel mit einem weiteren Mehrwertsteuersatz anzugeben, muss ein neuer Vorgang angelegt werden mit einer separaten Rechnung.

Formulardruck

genehmigungen:genehmigungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-08T07:18:44+00:00

Genehmigungen (GN)

Unter Sonstiges befindet sich das Modul Genehmigungen. Mittels Genehmigungsverfahren lassen sich in Concept Office bestimmte Einstellungen im Angebotsverfahren nur noch mit Genehmigung durchführen. Eine Ausführung ohne entsprechende Genehmigung ist für die eingestellten Mitarbeiter nicht möglich.

Per Recht autorisierte Mitarbeiter dürfen die Anfrage genehmigen. Im Modul Rechteverwaltung, Rechtegruppe Module Sonstiges, können diese Rechte verwaltet werden.

Voraussetzung

Diese Schnittstelle ist mit der Lizenz Genehmigungsverfahren verfügbar.

Einstellung Konfiguration

Folgende Konfiguration ist dabei zu beachten:

Konfiguration 552: Genehmigungsverfahren verwenden

Steuert, ob bei vorhandener Lizenz das Genehmigungsverfahren verwendet werden soll.

0 - Nein (schaltet das Genehmigungsverfahren aus)
1 - Ja, alle Rechte für Mitarbeiter ohne Genehmigungsgruppe (Standardausprägung)
2 - Ja, keine Rechte für Mitarbeiter ohne Genehmigungsverfahren (Mitarbeiter ohne Genehmigungsgruppe wird das Erstellen der Vorgangsdokumente verwehrt)

Anlage Genehmigungsgruppen

Im Modul Mitarbeitergruppen (MG) erfolgt die Anlage von Genehmigungsgruppen. Bei der Gruppenart muss Genehmigungsgruppe ausgewählt werden. Es ist möglich mehrere Mitarbeiter einer Gruppe zuzuordnen.

Es lassen sich pro Mitarbeitergruppe (z.B. Sachbearbeiter) Kriterien definieren, die dazu führen, dass ein Vorgesetzter die Abgabe (Druck) eines Dokuments genehmigen muss.

Zahlungsbedingungen

Eine Zahlungsbedingung kann im Rahmen des Genehmigungsverfahrens als genehmigungspflichtig / nicht genehmigungspflichtig gekennzeichnet werden (Wechsel der Zahlungsbedingung muss genehmigt werden). Nach der Installation des Patches 8.3233.36 sind alle Zahlungsbedingungen als genehmigungspflichtig gekennzeichnet und somit kompatibel zum aktuellen Verhalten.

Artikel zu genehmigen

Innerhalb des Genehmigungsverfahrens gibt es die Möglichkeit, einzelne Artikel für ein Angebot als genehmigungspflichtig zu kennzeichnen. Dazu wurde am Artikel (Modul: Artikel / Gruppierungen & Weiteres) das Kennzeichen ‚Genehmigungspflichtig‘ eingeführt. Das Kennzeichen ist nur sichtbar bei vorhandener Lizenz ‚Genehmigungsverfahren‘.

In den Genehmigungsgruppen (Modul: Mitarbeitergruppen / Genehmigungsverfahren) kann die Überwachung dieses Kennzeichens aktiviert werden.

Einstellungsmöglichkeiten

Im Modul Mitarbeitergruppen (MG), Reiter Genehmigungsverfahren, gibt es folgende Optionen:

Wechsel der ZBD ist zu genehmigen

Ob für die Änderung der Zahlungsbedingungen im Vergleich zur Standardeinstellung am Kunden eine Genehmigung notwendig ist, kann hier eingestellt werden.

Unterschreitung der Auftragsmindestspanne ist zu genehmigen

Hier kann entschieden werden, ob die Mindestspanne laut Geschäftsbereich bzw. laut Firma unterschritten werden darf. Die Mindestspanne an der Firma gewinnt über die am Geschäftsbereich hinterlegte Spanne.

Unterschreitung der Artikelmindestspanne ist zu genehmigen

Durch diese Option kann entschieden werden, ob die Mindestspanne im Modul Artikel unterschritten werden darf.

Unterschreitung des Kreditlimits ist zu genehmigen

Für die Prüfung des Kreditlimits innerhalb des Genehmigungsverfahrens ist es möglich einen Auftragswert anzugeben, ab dem die Prüfung erfolgen soll.

Überschreitung des Auftragswertes ist zu genehmigen

Im Feld kann ein Wert eingetragen werden, oder es greift die Einstellung am Geschäftsbereich.

Gilt für Genehmigungsart

Hier besteht die Option zwischen Angebot, Auftragsbestätigung oder Gutschrift auszuwählen.

4-Augen-Prinzip

An einer Genehmigungsgruppe kann ausgewählt werden, ob das 4-Augen-Prinzip angewendet werden soll. Mindestens einer der genehmigenden Mitarbeiter muss über die benötigten Berechtigungen verfügen.

Anwendung

Die Genehmigungsanfrage

Beim Dokumentendruck im Vorgang wird kontrolliert, ob der Vorgang genehmigungspflichtig ist. Ist dies der Fall erscheint folgende Meldung:

Wird die Frage mit ,Ja‘ beantwortet, entsteht eine Genehmigungsanfrage im Modul Genehmigungen. Zudem ist es möglich eine Bemerkung für den Genehmigenden zu hinterlassen.

Der Druck ist nach Genehmigung durch einen Berechtigten möglich, die Seitenansicht kann allerdings zu jeder Zeit durch den Bearbeiter des Auftrages aufgerufen werden.

Die Genehmigung

Im Modul Genehmigungen entsteht eine Anfrage. Diese muss durch einen autorisierten Mitarbeiter erteilt werden. Dieser Mitarbeiter muss über zwei Voraussetzungen verfügen:

Das nötige Recht haben, um genehmigen zu dürfen (Rechteverwaltung)
und einer höheren Genehmigungsgruppe angehören

Im Abschnitt Entscheidung kann der Entscheidung-Status: angefragt, abgelehnt, genehmigt oder ungültig ausgewählt werden.

Der Druck ist erst nach erfolgter Genehmigung durch einen befugten Mitarbeiter möglich. Bis dahin kann eine Seitenansicht erzeugt werden.

Im Genehmigungsmodul ist es möglich in der geöffneten Genehmigungsanfrage über die Seitenansicht das zu genehmigende Dokument anzeigen zu lassen.

Werden am Vorgang Änderungen vorgenommen die eines der Kriterien betreffen, wird die Anfrage automatisch verworfen bzw. ungültig. Damit ist der Vorgang hinsichtlich der Genehmigung im Zustand wie bei Erstanlage.

Ungültige Genehmigungen werden im Filter wie erledigte behandelt, die Checkbox ‚Erledigte anzeigen‘ wirkt auf genehmigte, abgelehnte und ungültige.

Das Genehmigungsverfahren wurde ab 8.3233.36 um die Möglichkeit erweitert, das Auslösen von Bestellungen ab einem bestimmten Wert genehmigungspflichtig zu machen.

In den Genehmigungsgruppen (Mitarbeitergruppen) können entsprechende Bestellwerte hinterlegt werden.

Dieses Verfahren greift nur bei manuellem Auslösen. Der Import mit automatischer Bestellungsauslösung ist davon ausgenommen.

ACHTUNG: Haben laut Konfiguration 552 Mitarbeiter ohne Genehmigungsgruppe keine Rechte, so muss dazu eine neue Genehmigungsgruppe angelegt werden.

Benachrichtigungen

Im Benachrichtigungsmodul (BT) können nun Benachrichtigungen ausgelöst werden, wenn im Rahmen eines Genehmigungsverfahrens Statusänderungen an Genehmigungen auftreten.

Hierfür wurde das neue auslösende Ereignis „Genehmigungsverfahren“ eingeführt.

Für die Genehmigungs-Entscheidungen „angefragt“, „ungültig“, „abgelehnt“ und „genehmigt“ können entsprechende Reaktionen definiert werden.

Zusätzlich wurde für die Reaktionsart „E-Mail senden“ eine neue Auswahlmöglichkeit für die Empfängeradresse geschaffen:

„Genehmigungsberechtigte des GB“
„Genehmigungsberechtigte (alle)“

Damit können gezielt die Mitarbeitenden benachrichtigt werden, die zur Genehmigung berechtigt sind, entweder innerhalb eines bestimmten Geschäftsbereichs oder übergreifend.

herstellerauftragsbestaetigungen:herstellerauftragsbestaetigungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-10T11:26:44+00:00

Herstellerauftragsbestätigungen prüfen und verarbeiten

Die elektronischen Herstellerauftragsbestätigungen (E-Ab) lassen sich in einem eigenen Modul über der EDI-Schnittstelle einlesen und prüfen. Dabei werden die E-Ab’s mit einem Prüfstatus versehen und so gekennzeichnet, was noch nachgearbeitet werden muss.

Administrative Einstellungen

Lizenz

Dieses Modul ist mit der Lizenz Herstellerbestellbestätigungsverarbeitung verfügbar.

E-Mailversand

In den zentralen E-Mail-Einstellungen kann der Versand der Vergleichsprotokolle hinterlegt werden.

E-Ab's Prüfen und Verarbeiten

Übersicht aller E-Ab's

Wählen Sie in der Navigation unter ‚Aktuell‘ das Modul Hersteller Auftragsbestätigungen aus. Hier können die importierten Bestätigungen analysiert werden. Im Bereich Datenauswahl können zunächst Filter für zu bearbeitenden Daten gesetzt werden. Über den Button Anzeigen werden die dem Filter entsprechenden Daten mit Grundinformationen im darunter liegenden Feld Bestätigungen dargestellt. In der Spalte Prüfstatus lässt sich bereits erkennen, ob die Auftragsbestätigung korrekt oder abweichend eingelesen wurde. Mit Doppelklick auf eine Zeile/eAB lassen sich detaillierte Informationen zu den einzelnen Auftragsbestätigungen einsehen. Es öffnet sich ein neuer Reiter

Übersicht in einzelnen E-Ab's

Hier lassen sich im Unterreiter Zusammenfassung die wichtigsten Informationen einsehen. Im Feld Fehlertext sind alle Abweichungen von Bestellung und eAB dokumentiert. Das darunter liegende Hinweisfeld kann sowohl Informationen vom Hersteller enthalten, als auch für die weitere Verarbeitung in CO selbst befüllt werden, die Inhalte werden nach erfolgreicher Übernahme in das entsprechende Bemerkungsfeld der Bestellung übertragen. Ein Vergleich der Lieferdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie der Montagefirma kann über die entsprechenden Unterreiter eingesehen werden. Im Feld Positionen sind alle bestätigten Positionen des Herstellers aufgelistet. Durch ein Scrollen nach rechts können hier bereits detaillierte Informationen eingesehen werden. Alle Positionen, die in der Spalte AB-Bezeichnung mit roter Schrift gekennzeichnet sind, weisen Abweichungen auf. Dies trifft auch auf die rot gekennzeichneten Informationen in der Zusammenfassung links oben zu.

Aufteilung und Ansicht dieser beiden Fenster sind an das Modul Lieferantenauftragsbestätigung angelehnt.

Statusbeschreibung

importiert

Die eAB wurde durch die EDI-Schnittstelle importiert. Die automatische Prüfung der verschiedenen Felder / Bereiche (Adresse, Artikel, Varianten, Werte, etc.) wurde noch nicht durchgeführt. Der Prüfstatus ist in Verbindung mit dem Status „Importiert“ zu ignorieren / ist immer mit einem gelben Ausrufezeichen versehen. Nähere Details können innerhalb der eAB, Reiter Zusammenfassung, im Fehlertext eingesehen werden.

nicht verarbeitet

Die eAB wurde durch die EDI-Schnittstelle importiert. Der Beleg wurde nicht überprüft, da ein Beleg mit der gleichen Belegnummer verarbeitet wurde (z. B. zweite eAB mit Änderungen o. ä.) Der Prüfstatus ist in Verbindung mit dem Status „Nicht verarbeitet“ zu ignorieren / ist immer mit einem gelben Ausrufezeichen versehen. Nähere Details können innerhalb der eAB, Reiter Zusammenfassung, im Fehlertext eingesehen werden.

geprüft

Geprüft ist der Standardstatus nach dem Import, wenn keine Unregelmäßigkeiten auftreten. Geprüft bedeutet dabei nicht, dass Sie diesen Beleg geprüft haben. Geprüft bedeutet, dass Concept Office alle festgelegten Felder / Bereiche (Adresse, Artikel, Varianten, Werte, etc.) kontrolliert hat und diese farblich gekennzeichnet hat. Ist der Status auf „geprüft“ und es ist ein grüner Haken in der Spalte „Prüfstatus“, sind alle zu prüfenden Felder der eAB identisch mit den Angaben der Bestellung.

übernommen

Die Werte der eAB wurden durch den Anwender in die Bestellung und Vorgang übernommen. Der Prüfstatus wechselt bei der Übernahme automatisch auf das grüne Häkchen.

Vergleichsliste

Über einen Doppelklick auf eine Position öffnet sich ein weiterer Reiter, der Bestelldaten und eAB-Daten tabellarisch nebeneinander auflistet. Hier lässt sich genau erkennen, wo eine abweichende Übertragung stattgefunden hat. In der Spalte Status werden korrekte bzw. abweichende Übertragungen entsprechend gekennzeichnet. Mit den Pfeilen im oberen linken Bereich kann man zwischen den einzelnen Positionen „blättern“.

Modulfunktionen

Über die Modulfunktionen ist es möglich weitere Aktionen durchzuführen:

Ausgabe des Vergleichsprotokolls: via Druck, Seitenansicht und/oder Email lässt sich der aktuelle Stand jederzeit in Protokollform einsehen
Beleg neu prüfen: Möglichkeit einen erneuten Datenabgleich durchzuführen, bspw. wenn Änderungen im Bestellmodul vorgenommen wurden
Beleg übernehmen: Durch diese Aktion können nun Daten aus der Bestätigung in die Bestellung und den dazu gehörigen Vorgang übertragen werden.

Besonderheiten der Modulfunktion Beleg übernehmen

Nach Auswahl des Buttons erscheint ein Optionsdialog, in dem die Übernahmewerte ausgewählt werden können. Dies ist lediglich mit den entsprechenden Rechten möglich. Verfügt man darüber nicht, werden die entsprechenden Übernahmewerte durch den Admin unter „Lieferantenbestätigungsoptionen“ festgelegt.

Nach Klicken des Buttons Übernehmen schreibt das Programm die Daten der Herstellerauftragsbestätigung in die Bestellung zurück. Weiterhin ändert sich der Status der Bestellung von „Bestellt“ auf „vom Lieferanten bestätigt“. Die Verarbeitung der eAB ist damit abgeschlossen.

mit dem Klick des Buttons Übernehmen akzeptieren Sie die übersandte Herstellerauftragsbestätigung und erkennen die ausgewählten Übernahmewerte an. Eventuell noch abweichende Daten, wie Preise oder Termine sind somit akzeptiert und angenommen!

Sonderrechte

Über das Recht Edi-Schnittstelle muss das Einlesen der e-AB’s freigegeben werden. Des Weiteren sind folgende Rechte zu beachten:

Sonderrecht Herstellerauftragsbestätigungen (Filter)

Steuert welche Herstellerauftragsbestätigungen ein Benutzer einlesen und prüfen darf.

Keine Rechte
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

SonderrechtLieferantenauftragsbestäigungsübernahmeoptionen ändern

Legt fest, ob die Übernahmeoptionen in Lieferantenauftragsbestätigungen geändert werden dürfen.

Ja
Nein

Sonderrecht Lieferantenauftragsbestätigung (Filter)

Steuert welche Lieferantenauftragsbestätigungen ein Benutzer einlesen und prüfen darf.

Keine Rechte
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

Sonderrecht Lieferantenauftragsbestätigungen einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Lieferantenauftragsbestätigungen einzulesen.

Ja
Nein

aktuell, herstellerauftragsbestaetigungen

howto:abschlaege_im_rechnungseingang

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:38+00:00

Abschläge im Rechnungseingang

Die Eingabe der Abschläge zu Eingangsrechnungen können im Modul „Rechnungseingang“ oder in der jeweiligen Bestellung aufgerufen werden. In dieser Beschreibung beschränken wir uns auf das Modul „Rechnungseingang“, jedoch ist die gleiche Vorgehensweise auch im Modul „Bestellung“ möglich.

Eingabe der Bestellnummer zu der der Abschlag erfolgen soll.
Da die Bestellung evtl. noch nicht bei uns am Lager ist, kommt diese Meldung, die man mit [OK] bestätigt.
Zur Erfassung eines Abschlages die Schaltfläche [Abschläge] anklicken.

Das Eingabefenster der Abschläge öffnet sich und man kann den „Vereinbarten Betrag“ und die „Beschreibung“ manuell hinterlegen. Der Erlösartikel muss ebenfalls hinterlegt werden, damit die Abschlagbeträge auf das korrekte Konto gebucht werden können.

Zahlbetrag lt. Eingangsrechnung eintragen
Beschreibungstext hinterlegen
Erlösartikel auswählen

Die Artikelliste aus der Bestellung wird entfernt und es erscheint die Abschlagsposition in der Positionsliste.
Wie bei Eingangsrechnungen gewohnt, werden nun die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum eingefügt.
Der Nettozahlbetrag wird eingefügt und die Rechnung kann gebucht werden.

Wenn man die Bestellung in der Rechnungseingangsprüfung erneut aufruft, werden folgende Informationen angezeigt.

Der bereits geleistete Zahlbetrag
Nun kann auch ggf. ein weiterer Zahlbetrag eingefügt und wie oben beschrieben eine weitere Anzahlung durchgeführt werden.

Nachdem alle Anzahlung erfolgt sind, wird zu einem späteren Zeitpunkt die Schlussrechnung eingehen. Diese sollte dann den Betrag abzüglich der Anzahlung enthalten. Im Rechnungseingangsmodul werden dann die bereits geleisteten Zahlungen in Abzug gebracht und es kann wie gewohnt nach Eingabe aller Daten die Schlussrechnung gebucht werden.

Das ist der Auszug der Bestellung im Rechnungseingangsbuch.

howto:liefertermin_ermitteln

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Liefertermin ermitteln

In der Vorgangsbearbeitung kann über den Reiter Modulfunktion und über die Modulfunktionsleiste die Funktion „Liefertermin ermitteln“ ausgewählt werden.

Über diese Funktion erhält man eine komplette Übersicht aller Vorgangsbezogenen Positionen mit deren hinterlegten Terminen (Kundenwunschtermin, Lieferterminwunsch beim Lieferanten und der avisierte Termin vom Lieferanten).

„Terminwusch des Kunden“ wird im Vorgang hinterlegt

„Terminwunsch des Kunden“ wird in die Bestellung übergeben

Avisierung der Lieferung durch den Lieferanten in der Bestellung

Finale Avisierung über die Funktion „Liefertermin ermitteln“ im Vorgang

Über diese Funktion können Sie einen oder mehrere effektive Auslieferungstermine ermitteln.

Durch die Schaltfläche „Terminvorschlag eintragen“ wird der von Ihnen avisierte Termin in die Positionen des Auftrags übernommen.

Möchten Sie einen bereits eingetragenen Termin überschreiben, so ist der Haken „bereits eingetragene Termine beibehalten“ zu entfernen.

Der Haken „Disponiert“ ist ein Kennzeichen für Sie, dass die Terminplanung soweit abgeschlossen, und der Kunde über den Termin informiert wurde.

Der avisierte Termin ist jetzt im Reiter „Lieferdaten/Texte“ am Vorgang einsehbar

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit ein Lieferavis auslösen.

An dieser Stelle ist der Text der Auftragsbestätigung mit einem Avisierungstext zu überschreiben.

Zur Vereinfachung empfiehlt es sich diesen Textbaustein anzulegen um diesen dann direkt laden zu können.

howto:mindestbestellwertpruefung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Mindestbestellwertprüfung bei der Angebotserstellung

Bisher konnte der Mindestbestellwert, der in den Lieferantendaten hinterlegt ist, nur in der Bestellung geprüft werden.

Mit der neuen Konfiguration 434 kann dieser nun auch beim Verlassen des Basket in den Vorgangstati „erfasst“, „angeboten“ und „bestätigt“ geprüft werden.

Die „Konfigurationen“ finden Sie unter dem Modul „Administration“. Dort wählen Sie das Merkmal 434 aus und stellen die Einstellung auf den Wert „1 - prüfen“

Nun können Sie in den Firmen einen Lieferanten auswählen und dort im Karteireiter „Lieferantendaten“ das Feld Mindestbestellwert und Zuschlag mit Werten belegen.

Wenn Sie nun im OFML-Basket Artikel dieses Lieferanten auswählen, die unter dem Mindestbestellwert liegen erscheint folgende Meldung:

So ist nun auch in der Angebotsphase gewährleistet evtl. Zusatzkosten des Lieferanten zu prüfen und zu berücksichtigen.

howto:tapi_-_schnittstelle_grundeinrichtung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-22T14:06:07+00:00

TAPI-Schnittstelle einrichten

Um in Concept Office eine TAPI-Schnittstelle zu nutzen, muss ein entspr. TAPI Treiber installiert sein. Diesen TAPI Treiber erhalten Sie von Ihrem IT Partner bzw. beim Anbieter Ihrer Telefonanlage. Mit Hilfe der TAPI Schnittstelle kann direkt aus Concept Office heraus eine Nummer angewählt werden. Falls gewünscht kann auch eine Anrufsignalisierung erfolgen. Hierbei wird die anrufende Nummer mit der in Concept Office gespeicherten Nummern abgeglichen und der entspr. Ansprechpartner angezeigt, bevor der Hörer abgenommen wird.

Einrichtung Konfigurationsmanager:

Zunächst muss der Concept Office Konfigurationsmanager gestartet und im Register Tapi-Manager auf die Schaltfläche Änderungen erlauben werden.

Im Anschluss ist das Kennwort (es sind wirklich 8 Sterne) einzugeben

Nun ist die Maske entsperrt und die Angaben zur TAPI können wie folgt hinterlegt werden:

Benutzerabhängig auswählen (ist i.d.R. die richtige Wahl)
Entsprechendes TAPI Gerät auswählen
Schaltfläche Standardwerte setzen drücken

Durch das setzen der Standardwerte wird der Schalter bei Call Privileges auf None gesetzt. Soll auch noch die Anrufsignalisierung erfolgen sind die Call Privileges so abzuändern:

Der None Haken darf nicht gleichzeitig mit dem Owner Häkchen aktiviert sein! Falls der Haken noch bei None ausgewählt ist wird die TAPI-Schnittstelle nicht funktionieren. Die Einrichtung in dem Konfigurationsmanager kann durch den Button Übernehmen abgeschlossen werden.

Symptom: CO friert ein beim empfang von internen Rufnummern (z.B. **52) / weitergeleiteten Telefonaten.

Mögliche Lösung: Die Hausapparate der Mitarbeiter in den Verbindungen hinterlegen.

howto:updateservice

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Updateservice - Concept Office über einen Dienst aktualisieren

Wird Concept Office in einer Client-/Server Umgebung betrieben (und nicht auf einem Terminalserver), ist es ratsam das Update der einzelnen Clients über einen Update Dienst vorzunehmen. Würden die Clients über die reguläre Setup Routine installiert, darf sonst während des Installationsvorgangs keiner mit Concept Office arbeiten, da es sonst zu temporären Fehlern kommen kann. Desto größer die Anzahl der zu aktualisierenden Clients ist, desto mehr kann das zu einem Problem werden.

Um dem Sachverhalt zu begegnen kann ein entspr. Dienst eingerichtet werden. Der bekannte Concept Office Patch muss dann nur noch einmalig angewendet werden. Sobald dies passiert ist, können alle weiteren Clients dann über den Update Dienst aktualisiert werden. Der Dienst installiert dann nur noch die lokale Concept Office Installation und lässt die Server Freigabe unangetastet.

Dieser Knowledebaseartikel erklärt, wie der Update Dienst auf regulären Clients eingerichtet wird und zeigt auf, wie ein Update mit eingerichtetem Dienst abläuft.

Terminalserver müssen jedoch weiterhin, ganz regulär über die Installationsroutine und manuell aktualisiert werden! Dabei ist darauf zu achten, dass immer nur eine Installationsroutine gleichzeitig gestartet wird. Hier muss der verantwortliche Administrator zunächst einmal dafür sorgen, dass niemand mehr am Server mit Concept Office arbeitet. Im Idealfall stellt man schlicht sicher, dass kein Nutzer mehr am Server angemeldet ist. Darüber hinaus sollte die erneute Anmeldung für die Dauer des Update gesperrt werden. Evtl. laufende Dienste und Concept Office Programme (bspw. Webservice / Exchange Synchronisation / Automation …) sind vorher zu beenden.

Voraussetzung

Dieser Dienst kann keine Erstinstallation von Concept Office ersetzen!

Ein Concept Office Aktualisierung muss aber zwingend (über die herkömmliche Methode) zunächst einmal installiert werden! Hierbei werden dann nämlich auch wichtige Dateien im Netz ausgetauscht die für das ordnungsgemäße Funktionieren von Concept Office erforderlich sind. Eine Aktualisierung nur über die neue Methode funktioniert nicht.

Im Rahmen einer solchen Erstinstallation werden bspw. auch ActiveX DLLs etc. registriert. Sollten es einmal innerhalb einer Version erforderlich sein, bspw. neue DLLs zu registrieren, kommt man um eine herkömmliche Patch Installation nicht umhin. In dem Falle wäre die Installation über den UNC Pfad, unter dem das zentrale Concept Office Verzeichnis abliegt, aus dem SETUP Ordner möglich.

Dienstnutzer

Der Update Dienst wird mit der Berechtigung, des am Dienst hinterlegten Windows Kontos ausgeführt. Im Rahmen dieser Dokumentation wird ein dedizierter Nutzer COUpdateService empfohlen. Ob das Ganze aber über einen speziellen Nutzer, oder durch ein anderes (selbst ausgedachtes) Konstrukt erreicht wird, spielt dabei keine Rolle. Auch sogenannte Managed Service Accounts wären denkbar, um einem erhöhtem Sicherheitsbewusstsein gerecht zu werden. Dann muss ggfs. der registrierte Dienst umgebaut werden.

Letztendlich benötigt der Nutzer lokale Administrationsrechte und muss auch die Berechtigung haben, (mindestens lesend) auf den zentralen Concept Office Pfad über die Freigabe zuzugreifen.

Dienst COUpdateService

Um den Dienst COUpdateService zu registrieren ist es erforderlich die EXE Datei Sc.Co.UpdateServiceInstaller.exe mit Administrativer Berechtigung zu starten. Dies erreicht man indem man aus dem lokalem Concept Office Programmverzeichnis (üblicherweise C:\Program Files (x86)\Software-Concept\Concept Office) einen Rechtsklick auf die EXE macht und die Option Als Administrator ausführen wählt:

Daraufhin muss man auf die Schaltfläche Updateservice installieren klicken und im Fenster Dienstanmeldung festlegen die entpsr. Kontoinformationen des Dienstnutzers hinterlegen.

Daraufhin ist der Dienst registriert und wird auch unter Dienste in Windows angezeigt.

Damit der Dienst auch mit dem Betriebssystem gestartet wird, ist der Starttyp noch zu konfigurieren. Ein Doppelklick auf den Dienst öffnet die Eigenschaften des Dienstes, worauf dann der Starttyp auf Automatisch gestellt wird.

Unter dem Register Anmelden sollte der zuvor definierte Nutzer hinterlegt sein. Wer den Dienst unmittelbar im Anschluss starten will, muss diesen dann noch einmalig starten (per Rechtsklick).

Mechanismus aktivieren

Abschließend muss noch ein Schalter in der zentralen Concept Office Installationsdatei OFFICE.DAT gesetzt werden, um die Funktionalität endgültig zu aktivieren. Dort ist folgende Zeile in der Sektion [Settings] zu ergänzen:

UpdateServiceAktiv=1

Aktualisierung mit aktiviertem Dienst

Ab dem Zeitpunkt ändert sich das Verhalten bei aktiviertem und vorhandenem Update Dienst, wenn ein Update ansteht. Zwar ändert sich zunächst an der Maske nichts, die ein Update signalisiert, diese sieht wie gewohnt aus.

Fortan wird aber nur noch die lokale Concept Office Installation aktualisiert und der Teil im Netz so belassen, wie er ist.

Sobald die Aktualisierung durchgelaufen ist, wird Concept Office im Anschluss automatisch gestartet.

Mögliche „False Positive“ Meldungen am Virenscanner

Der ein oder andere Virenscanner, will im Update Service Dienst einen Schädling (Ransomware bzw. Erpressungstrojaner) erkennen. Exemplarisch hier eine Meldung des TrendMicro Virenscanners:

Solche falschen positiven Erkennungen der Sc.Co.UpdateServiceInstaller.exe müssen durch entspr. Maßnahmen im Virenscanner (bspw. Whitelisting, Ausschluß o.ä.) verhindert werden. Sprechen Sie hierzu bitte Ihren IT Partner an, der Ihnen den Virenscanner verkauft hat. Er sollte sich mit diesem auch auskennen und wissen wie so etwas im jeweiligen Produkt konfiguriert wird.

inventur:inventur_durchfuehrung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T14:11:46+00:00

Inventurzähllisten

Unter Sonstiges befindet sich das Modul Inventurzähllisten. In diesen werden die Artikel nach Lägern gruppiert erfasst, gezählt, bewertet und übernommen.

Bevor Zähllisten angelegt werden können, muss im Modul Inventurbücher, das zugehörige Buch existieren.

Anlage von Zähllisten

Die Anlage neuer Zähllisten erfolgt im Reiter ‚Eingabe‘.

Um eine Zählliste anzulegen, muss im Feld Zähllistennummer einen numerischen Wert eingegeben werden. Anschließend wird im Feld Bezeichnung der Name der Zählliste hinterlegt und das Inventurbuch bzw. das zugehörige Lager, für welches die Zählliste erstellt wird, ausgewählt.

Optional besteht die Möglichkeit, eine Bemerkung hinzufügen.

Die Aufnahme der Artikel zu einer Zählliste erfolgt unter dem Reiter „Mengenerfassung“. Es gibt 2 Optionen:

Durch Klick auf das Symbol Fernglas in der Tabelle, Spalte Artikelnummer erscheint das Fenster Artikelsuche.
Über die Modulfunktion „Artikel hinzufügen“ wird die Auswahlmaske gestartet.

Bei der Modulfunktion kann nach unterschiedlichen Kriterien wie Artikelart, Lieferantennummer, etc. ausgewählt werden, welche Artikel in die Zählliste aufgenommen werden sollen.

Folgende Optionen sind zu beachten:

Artikel mit EDV-Bestand = 0 ignorieren

gesetzt: Lagerartikel mit Ist-Bestand=0 werden nicht auf der Zählliste gedruckt
nicht gesetzt: Alle Lagerartikel (der getroffenen Selektion) werden angedruckt

Zählmengen mit EDV-Bestand vorbelegen

gesetzt: In der Mengenerfassung, wird der EDV-Bestand angezeigt und in Gesamt gezählt übernommen.
nicht gesetzt: In der Mengenerfassung wird der EDV-Bestand angezeigt.

Ermittlung anhand Kommissionsaufträgen

gesetzt: Artikel, die sich in der Kommission befinden, werden inbegriffen.

Ausdrucken von Zähllisten

Nachdem die Zähllisten vollständig erstellt wurden, ist es möglich, diese auszudrucken. Es besteht die Möglichkeit, Zähllisten, nach Artikelnummer oder Stellplatz sortiert, auszudrucken.

Die gedruckten Zähllisten enthalten die Artikelnummern, Artikelbezeichnung, die Mengeneinheit der Artikel, deren Stellplätze und eine Spalte für die manuell erfassten Lagermengen.

Mengenerfassung

Nachdem die Artikel gezählt wurden, müssen diese Werte eingegeben werden. Im Reiter „Mengenerfassung“ erfolgt neben der Aufnahme der Zähllisten-Artikel, auch die Eingabe der gezählten Mengen.

In der Spalte Gezählt können die gezählten Mengen eingetragen werden. Diese werden dann automatisch in der Spalte Gesamt gezählt übernommen.

Je nach der Einstellung der Konfiguration 84 wird die eingetragene Menge zur Menge der Spalte Gesamt gezählt hinzugerechnet oder sie überschreibt die bereits vorhandene Menge. Zählen mehrere Mitarbeiter die gleichen Artikel an verschiedenen Orten, so empfiehlt sich die Einstellung = 1 (Ja,Eingegebene Menge wird zur bisherigen Eingabe addiert).

Konfiguration 84 steuert, ob eingegebenen Mengen zu bisherigen addiert werden oder diese überschreiben (greift nicht bei permanenten Inventuren)

0 - Nein, Eingegebene Menge überschreibt bisherige Eingabe
1 - Ja, Eingegebene Menge wird zur bisherigen Eingabe addiert.

Sobald ein Artikel auf einer Zähllisten gesetzt wird (d.h. gezählt wurde), speichert CO den EDV-Bestand dieses Lagerartikels ab. Alle nach diesem Zeitpunkt getätigten Zu- und Abgänge werden bei der Übernahme mit der gezählten Menge verrechnet. Deshalb sollte der Zeitraum zwischen dem Anlegen der Zähllisten und der Übernahme der Inventur möglichst kurz sein. Wenn es gewünscht ist, die Zähllisten im Vorfeld auszudrucken, sollte den Knopf Bestand aktualisieren direkt vor der Durchführung der Inventur (vor dem Zählen der Artikel) gedrückt werden (Bestand von Maschinenartikeln wird nicht aktualisiert). Damit werden die aktuellen EDV-Bestände erneut übernommen. Dies ist in der Übersicht auch für mehrere Listen gleichzeitig möglich. Dazu sind die entsprechenden Zähllisten zu markieren.

2 Varianten der Durchführung:

1. Standard ist, die gezählten Mengen im Reiter Mengenerfassung bei „gezählt“ einzutragen - dadurch wechselt der Status auf „gezählt“ - nun ist eine Bewertung in „Bewertung“ mit der gleichnamigen Modulfunktion möglich, auch wenn der Haken bei „Nur gezählte Artikel bewerten“ gesetzt ist. Falsch erfasste Mengen kann man durch Subtraktion (Minusmengen) korrigieren

2. Des Weiteren ist es möglich, bei der Mengenerfassung - Modulfunktion „Artikel hinzufügen“ „ die Zählmenge mit EDV-Bestand vorbelegen“ zu wählen. Diesen Fall hat man, wenn man weiß, dass die Bestände stimmen, weil man diese permanent gezählt und gepflegt hat. Beim Setzen dieses Hakens bleibt der Status aber auf „angelegt“, wodurch man bei der Bewertung zwingend den Haken bei „Nur gezählte Artikel bewerten“ entfernen muss.

Die Inventurzählliste ab CO 8.3460.14 verfügt über eine neue zuschaltbare Spalte ‚DEK-Abweichung‘. Dort wird die Wertabweichung auf Basis des Lager-DEK zwischen gezählter Menge und Inventur-Ausgangsbestand angezeigt.

Inventurmengen einlesen

Zur Übernahme von externen Zähllisten gibt es die Modulfunktion „Inventurmengen einlesen“. Es werden Textdateien eingelesen, die die CO-Artikelnummer und/oder EAN und die Menge, getrennt durch Semikolon, enthalten. Exceldateien müssen erst in das Format „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“ konvertiert werden und mit Öffnen durch den Editor werden die Datensätze durch ein Semikolon getrennt.

Bei dieser Übernahme können folgende Optionen ausgewählt werden:

Fehlende Artikel in Zählliste aufnehmen
Mengen aus Datei zu Mengen in Zählliste addieren
Bereits gezählte Artikel nicht überschreiben

Für das Einlesen wird in der Datei bwimportascii.ini folgender Eintrag benötigt:

[Zaehllisten]

FieldDelimiter=";" 

Feld1=Artikelnummer,0,0,1,1 

Feld2=Menge,0,0,1,1

Feld3=Stellplatz,0,0,1,1

Feld4=SerienNr,0,0,1,1

Über die Spalte (Feld1) kann die Artikelnummer, oder die GTIN (EAN) verarbeitet werden.

Stellplatz

Zusätzlich kann der Parameter Stellplatz mit eingelesen werden. Hierfür muss die bwImportAscii.ini ergänzt werden (z.B. „Feld3=Stellplatz,0,0,1,1“). Neu eingelesene Stellplätze überschreiben dabei bestehende Stellplätze. Dies kann dem zugehörigen Log (…/Data/Logs/Inventur) entnommen werden.

Bewertung

Nachdem die gezählten Mengen erfasst sind, kann im Reiter „Bewertung“ die Bewertung der Artikel erfolgen. Bewertet wird immer der gezählte Bestand, es erfolgt keine nachträgliche Verrechnung von Warenbuchungen.

Es ist möglich eine Bewertung für alle Artikel der Zählliste zu machen. Alternativ können einzelne Artikel markiert werden, um eine Bewertung vorzunehmen.

Wenn keine Artikel vorselektiert sind, werden immer alle bewertet.

Nach Aufruf der Modulfunktion Bewerten stehen folgende Bewertungsarten zur Auswahl:

DEK Artikel (Durchschnitts-EK laut Artikel)
DEK Lager/Artikel (Durchschnitts-EK laut Lager, wenn dieser =0, dann Rückfallvariante DEK Artikel)
LEK (letztem EK)
Liste (Listen-EK)
Abschlag auf letzten Inventurwert (prozentuale Bewertung über das Feld „Abschlag %“ )
Abschlag auf aktuellen EK (prozentuale Bewertung über das Feld „Abschlag %“ ) - Bei Identartikeln wird der Abschlag entweder auf den im Identartikel hinterlegten Einkaufspreis angewendet oder, je nach Auswahl, auf den kalkulatorischen EK des Identartikels (siehe Optionen in der Bewertungsmaske).

Zusätzlich gibt es folgende Optionen:

Für Nullpreise Listen-EK einsetzen
Vorhandene Preise <> 0 belassen
Nur gezählte Artikel bewerten
Bei Identartikeln kalkulatorischen Preis verwenden

Wenn mit Abschlägen bewertet wird, wird der Prozentsatz des Abschlags in der Spalte ‚Abschlag‘ angezeigt. Die Spalte ‚Bewert.-EK‘ zeigt den Einkaufspreis, welcher der Bewertung zu Grunde lag, während die Spalte ‚Inventurwert‘ den Gesamtwert nach der Bewertung darstellt.

Manuelle Bewertung

Neben den beschriebenen Bewertungsarten steht die manuelle Bewertung zur Verfügung. Bei dieser wird der gewünschte Wert in die Spalte Man. Bew. eingegeben, der sich auf die Preiseinheit bezieht, die in der Spalte PE angezeigt wird.

Der eventuelle Abschlag erfolgt durch eine prozentuale Angabe in der Spalte Abschlag. Der Inventurwert ergibt sich aus der Bewertung minus Abschlag multipliziert mit der erfassten Menge (bezogen auf die Preiseinheit).

In der Spalte Manuelle Freigabe ist es möglich durch Setzen eines Häkchens einen Artikel für die Übernahme freizugeben.

Übernahme

Über die Modulfunktion „Übernehmen“ wird die ausgewählte Zählliste übernommen. Es besteht die Möglichkeit, dass von einer Liste nur die freigegebenen Artikel übernommen werden sollen und/oder nur die gezählten Artikel. Für unterjährige Bewertung können Inventurwerte eingefroren werden.

Die Spalte Übernommen zeigt in einer Zählliste an, ob die Artikel bereits übernommen wurden. Wird ein Artikel vor der Übernahme bewertet, wird der Inventurwert in den Artikelstamm zurückgeschrieben. Wird ein Artikel nach erfolgter Übernahme bewertet, bezieht sich der Wert nur auf das Inventurbuch.

Bei der Übernahme werden die gezählten Mengen nicht 1:1 als EDV-Bestand übernommen, sondern mit den Warenzugängen und Warenabgängen seit Anlegen der Zähllisten modifiziert.

inventur:inventurbuecher

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-06-02T10:41:30+00:00

Inventurbücher

Allgemein

Unter Sonstiges befindet sich das Modul Inventurbücher.

Jede Inventur im Concept Office besteht aus einem Inventurbuch, dass in mehrere Zählisten aufgeteilt werden kann. Jede Zählliste beinhaltet eine Anzahl von Lagerartikeln.

Das Erstellen des Buches und der Zähllisten kann im Vorfeld der Inventur erfolgen. Es können spezielle Inventuren für einzelne Läger, Warengruppen, Lieferanten oder Stellplätze durchgeführt werden.

Zwischen dem Erstellen bzw. dem Aktualisierungszeitpunkt der Zählliste und dem Zählen darf in Concept Office keine Warenbewegung auf dem betroffenen Lager durchgeführt werden.

Anlage von Inventurbüchern

Durch Klick auf Neu wird im Feld Buchnummer automatisch eine Nummer vergeben. Anschließend wird im Feld Bezeichnung der Name des Buches hinterlegt und den Stichtag gewählt. Optional besteht die Möglichkeit, eine Bemerkung hinzufügen.

Im nächsten Schritt werden dem Inventurbuch Zähllisten hinzugefügt. Dies kann zum einen über die Modulfunktion „Zähllisten erstellen“ im vorliegenden Modul geschehen. Hier ist zu beachten, das bei der Auswahlmaske mindestens ein Lager angegeben werden muss. Bei dieser Vorgehensweise tragen die erstellten Listen die Bezeichnung „automatisch angelegt“. Diese lassen sich anschließend ändern.

Alternativ kann eine Anlage direkt im Modul Inventurzähllisten erfolgen, wo die weitere Inventur durchgeführt wird.

Permanente Inventur

Concept Office bietet die Möglichkeit einer Permanenten - fortlaufenden - Inventur. Bei dieser werden die Bestände für Artikel/Waren begleitend im gesamten Geschäftsjahr gezählt.

Für das Modul wird die Lizenz Permanente Inventur benötigt.

Bei Einführung der permanenten Inventur müssen zunächst folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

Stichtagsinventur zum Abschluss des alten Geschäftsjahres
Folgende Konfiguration muss eingestellt werden:

Konfiguration 394 steuert, ob eine permanente Inventur verwendet wird

0 - Nein
1 - Ja

Eine permanente Inventur ist direkt in CO möglich. Dies geschieht über die dort angelegten Zähllisten, die zu einem Inventurbuchgehören, welches den Haken „permanent“ trägt.

Folgende Rechte werden benötigt:

Module Sonstiges: Inventur

Sonderrechte Vorgänge /Artikel: Inventurbewertung

Reports Sonstiges: Inventurbewertung, Inventurbewertung (nur gezählte Artikel) und Inventurbewertung nach Warengruppen

Sonderrechte Vorgänge/Artikel: Inventurbücher übernehmen und löschen

Rechte

Sonderrecht Inventurbücher übernehmen und löschen

Erlaubt dem Bearbeiter Inventurwertungen im Vorgang durchzuführen.

Nein
Ja

Sonderrecht Inventurbewertung

Erlaubt dem Bearbeiter Inventurbücher in einem Vorgang zu übernehmen und zu löschen.

Nein
Ja

inventur:permanente_inventur

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-21T10:11:35+00:00

Akademie

Permanente Inventur

(Lt. Permanente Inventur (§ 241 (2) HGB))

Dieses Modul ist mit der Lizenz Permanente Inventur verfügbar.

Voraussetzungen

Bei Einführung der permanenten Inventur müssen zunächst folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

Stichtagsinventur zum Abschluss des alten Geschäftsjahres
Folgende Konfiguration muss eingestellt werden:

Konfiguration 394: Unterstützung permanente Inventur

1 - Ja

Durchführung

Über das laufende Jahr (Bilanzjahr) werden im Concept FLEX aktuell am Lager vorhandene Bestände geprüft. Im Modul „Nicht gezählte Artikel“ können Bestände, in Warengruppen und Stellplätzen selektiert, datumsabhängig oder direkt mittels Artikelnummer erfasst und direkt übernommen werden. Die bestätigten Daten finden sich am Artikel und unter Läger. Sie werden in Letzte Inventurmenge, Datum letzte Inventur und Mitarbeiter letzte Inventur angezeigt.

CO-Logistik

Bestätigung des Artikelbestandes im Modul Verräumen

Klick auf den Button rechts neben „Bestätigen“ zeigt die Button „Stellplatz ändern“ und „Bestand bestätigen“.
Bei Klick auf Bestand bestätigen wird der aktuelle Istbestand am Lagerartikel mit dem Datum hinterlegt.

Modul Nicht gezählte Artikel

Die Selektion der Artikel kann über Lager, Warengruppe, Stellplatz von/bis, Artikelnummer und/oder dem letzten Zähldatum erfolgen.

Für den gewählten Artikel kann der Istbestand oder die gezählte Menge bestätigt werden.

Vorkommissionen

Alle zu kommissionierenden Artikel werden im Kommissionsvorgang ins Kommissionslager gebucht. Sollten Lieferungen erst einige Tage oder Wochen später verpackt werden, werden diese Waren solange im Kommissionslager geführt.

Abschluss der permanenten Inventur

Am Ende des Geschäftsjahres (zur abschließenden Inventur) werden das Inventurbuch und die Zähllisten erstellt.

Bei aktiver Konfiguration 394 wird über die Funktion „Bestand aktualisieren“ in der Zählliste der aktuelle Istbestand als gezählte Menge übernommen und der Status für diese Artikel wird auf „gezählt“ gesetzt. Dies erfolgt nur, wenn der Artikel innerhalb des aktuelle Geschäftsjahres innerhalb der permanenten Inventur mindestens 1x gezählt wurde.

Für Artikel, die jetzt noch nicht auf „gezählt“ stehen, muss noch eine Zählung erfolgen. Danach kann die Inventur mit der Bewertung fortgeführt werden.

itscope:belegabgleich

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-16T11:20:07+00:00

Belegabgleich mit ITscope

Der aktuelle Belegabgleich umfasst den Import von Lieferanten-Auftragsbestätigungen und Lieferrückmeldungen. Der Automatische Abruf kann wie gewohnt über eine Windows Aufgabenplanung laufen.

Lieferantenauftragsbestätigung

1. Die Edi-Schnittstelle Lieferanten-Auftragsbestätigungen einlesen unterstützt das Format ‚ITscope‘.

Der Abruf der Auftragsbestätigung erfolgt per API von ITscope. Die abgerufenen Auftragsbestätigungen werden als OpenTrans-XML im angegeben Verzeichnis gespeichert. Danach erfolgt die Verarbeitung als Import einer OpenTrans-OrderResponse. Die eingelesenen Auftragsbestätigungen werden im Modul ‚Lieferanten Auftragsbestätigungen‘ gespeichert.

2. In der Datei < SysDataPfad > \ImportExport\Lieferantenauftragsbestätigungen_einlesen.Ini ist ein entsprechendes Schema anzulegen. In diesem Schema wird der Zeitpunkt des letzten Abrufes bei ITscope hinterlegt.

[ITscope]

LetzteSynchroAm=YYYY-MM-DDTHH:MM:SS

Das Abrufdatum/LetzteSynchroAm muss bewusst gesetzt werden, damit ein Abruf erfolgen kann.

Lieferrückmeldungen

Über die EDI-Schnittstelle gibt es nun die Möglichkeit Lieferrückmeldungen (Opentrans2.1-Format) von ITscope per API-Abruf zu verarbeiten. Dazu ist in der Edischnittstelle das Format ‚ITscope‘ für Lieferrückmeldungen auszuwählen.

Die Verarbeitung umfasst 2 Schritte:

1. Den Abruf bereitstehender OpenTrans Dispatchnotfication-Dateien und deren Speicherung im Dateisystem. 2. Die Verarbeitung der im angegebenen Verzeichnis vorhandenen Dateien.

Der Abruf erfolgt anhand eines Zeitstempels, welcher wie folgt anzugeben ist: < SysDataPfad > \ImportExport\Lieferrückmeldungeinlesen.ini:

[Itscope]

LetzteSynchroAm=YYYY-MM-DDTHH:MM:SS

Das Abrufdatum/LetzteSynchroAm muss bewusst gesetzt werden, damit ein Abruf erfolgen kann.

CO ruft die Bestellungsdaten nach diesem Zeitpunkt ab und übernimmt die Lieferrückmeldungen, falls vorhanden.

konfigurationen:konfigurationen101

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-18T10:45:35+00:00

Mandantenkonfigurationen 101-200

Nachfolgend ist eine Liste von Konfigurationen aufgeführt. Fehlende Nummern stehen für entfallene Konfigurationen.

Weiterführende Links beschreiben die Konfiguration kontextabhängig.

zurück zu Konfigurationen ab 001

Nr.	Beschreibung
102	Bei Warenbuchung für Vorgang freigeben (Direktlieferungsvorgänge) Lieferschein
104	Nullrechnungen drucken (Vertragsabrechnung)
115	Druckbilder für erledigte Vorgänge löschen, wenn diese älter sind als x Tage
116	Bestellungsgenerierung für unbestätigte Vorgänge (Status=erfasst/angeboten) zulassen
117	Kommissionierschein nach Lagerzugang auf offenen Auftrag drucken
118	Kundennamen als Bestellinfo schreiben
119	Reservierung von Mengen eines Angebotes bis zum Gültigkeitsdatum (Vorgangsbearbeitung)
120	Geschäftsbereiche in Vorgangsbearbeitung vorbesetzen
121	Bei Warenbuchung für Vorgang freigeben (Direktlieferungsvorgänge) Rechnung:
124	Anzahl von Datensätzen im Baum anzeigen
125	Vorgangsstatus bei Neuerfassung in TKD-Auftragsbearbeitung (Bearbeitungsstatus
126	Aktivierung einer Firma als Kunde oder Lieferant ruft Nummernvergabe auf
127	Prüfabfrage vor Dokumentendruck in Vorgangsbearbeitung
128	Vertragsprüfung auch zu Verträgen des Debitors
131	Projektbearbeitungsstatus bei Neuerfassung von Projekten (Bearbeitungsstatus)
134	Kommissionierschein beim Verlassen eines neu erfassten Vorganges automatisch drucken
136	Richtlaufzeit für Sonderkonditionen Wenn die Ausprägung 999 „Unbefristet“ eingestellt wird, werden Sonderkonditionen ohne Enddatum angelegt.
139	Priorität bei Sonderkonditionen Möbel
140	Anlegen von Aktivitäten beim Drucken von Angeboten
141	Rechnungsstorno übergibt Stornosatz an Fibu
142	Negative EK-Preise zulassen
143	Negative VK-Preise zulassen
144	Einzelpreis nach Rabattierung währungsgerecht runden
145	Steuert die Abfrage, dass Artikel auf anderem Lager in ausreichender Menge vorrätig ist (Meldung 30260)
146	Abweichung des Rechnungsbetrages bei Rechnungseingangsprüfung erlauben Angaben der Abweichung in Cent erfolgt im Feld ‚Einstellung textuell‘. <untere Grenze>;<oberere Grenze> Beispiel: Die Einstellung '-100;200‘ mit gleichzeitiger Auswahl Ausprägung ‚1 - Abweichung erlauben lt. Einstellung textuell‘ 100 Cent Abweichung nach unten und 200 Cent Abweichung nach oben sind zulässig. Die Prüfung bezieht sich auf Kopfebene. Zur Prüfung auf Positionsebene Konfiguration 567 beachten
149	Bücher-Artikelsuche im libri-Katalog mit Priorität
151	Eingabe der Beleg-Id bei Rechnungsgeingangsbuchung
153	Rabattierung für nicht rabattfähige Artikel über Kopfrabatte
156	Zuordnung der Mitarbeiter (ausgenommen Hauptmitarbeiter) an Kontakt automatisch vornehmen
157	Bei Bestellungsgenerierung über Lagergruppierung zusammenfassen
158	Bildung der Belegnummer für Zeichnungsverwaltung
159	Kasse erzeugt bei Kauf über Lieferschein Aufträge inkl. Mehrwertsteuer
160	Alternativpositionen auf Auftragsbestätigung ausweisen
161	Abweichenden Kurs am Vorgang angeben
162	Überlieferungen erlauben
163	Kommissionierschein im Sofortdruck asynchron drucken, erlaubt Weiterarbeit während des Druckes
164	Lieferscheine im Sofortdruck asynchron drucken, erlaubt Weiterarbeit währen des Druckes
165	Rechnungen im Sofortdruck asynchron drucken, erlaubt Weiterarbeit währen des Druckes
166	Bestellungen komprimieren
169	Informationen zu zugeordneten Identartikeln an Bestellung übergeben
170	Textfarbe Sortiment "Kernsortiment"
171	Textfarbe Sortiment "Kurzfristig beschaffbar"
172	Textfarbe Sortiment "Besorgeartikel"
173	Textfarbe Sortiment "Automatisch angelegt"
174	Textfarbe Sortiment "Automatisch angelegt Sonderartikel"
175	Textfarbe Sortiment "Auslaufartikel"
176	Leeren ESR bei Gutschriften drucken (Schweiz)
177	Wartungserlöse eines Pools anhand der letzten Klickabrechnung des Pools auf Poolmaschinen verteilen
178	Wareneingangsetiketten drucken
179	Kundenhinweistext anzeigen
180	Kappungsgrenzen für Möbelkonditionen
182	Textfarbe Hauptkatalog
183	Textfarbe Aktionskatalog
184	Textfarbe Haupt- und Aktionskatalog
185	Ab welchem Umsatzwert gibt es Bonuspunkte
186	Zugeordnete Vertragsleistungsartikel nur berücksichtigen, wenn diese als Zubehör hinterlegt sind
188	Artikelfarbe Sortimentkennung gemäß Artikel oder gemäß Katalogartikel
189	Änderung EK-Preis in Vorgangsbearbeitung löscht EK-Konditionen
191	Temporäre EDI-Artikel mit Bestand=0 löschen, wenn diese älter sind als x Tage.
193	Skontobetrag aus Nettobetrag errechnen
194	Kreditlimitprüfung im Vorgang durchführen
196	Kostenbuchungen ausführen
197	Bei Vertragsleistungen auf Geschäftsbereich des Vertrages buchen
199	Meldung ausgeben, wenn neu erfasster Artikel in einem angebotenen Vorgang existiert
200	Bestellinfo aus Vorgang in Bestellung übernehmen

Konfigurationen ab 201

Mandanten, Konfigurationen, Administration

laeger:laeger

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-13T08:54:38+00:00

Läger

In Concept Office können beliebig viele Läger angelegt werden. Vielfach ist es in Concept Office notwendig Artikel bestandsmäßig zu erfassen und zu bearbeiten. Das Modul Läger führt die Stamminformationen aller genutzten Lagerstandorte auf. Dies können beispielsweise Großlager, Ausstellungen oder Technikerfahrzeuge sein.

Qualifikationen

Je nach Anforderung können diese wie folgt qualifiziert werden:

Hauptlager
Konsignationslager
Fahrzeug
Reklamationslager
Umbuchungslager
Sperrlager
Projektlager

Jedes Lager kann bei Bedarf deaktiviert werden. Somit ist zum Beispiel die Verwaltung von saisionalen Beständen (Weihnachtsgeschäft, Schulbedarf) möglich. Ebenso können regional von der Hauptanschrift abweichende Anschriften hinterlegt werden.

weitere Einstellungen

Zusätzlich sind weitere Einstellungen für jedes Lager seperat möglich:

Einstellung	Beschreibung
Aus Bestellvorschlägen keine Bestellung erzeugen	Bestellvorschläge für dieses Lager werden nicht in eine Bestellung übergeben
Kommissionslager	dieses Lager dient nur Kommissionszwecken
Durch Lieferanten geführt	Lieferantengeführtes Lager
Nur manuell in Vorgang einsetzen	Ist dieses Kennzeichen gesetzt, so wird das entsprechende Lager zwar als verfügbares Lager angeboten, aber nicht automatisch eingesetzt. Dies ist z.B. sinnvoll für Gebrauchtwarenläger.

Außerdem können im Modul aktuelle Bestände, bestellte Mengen, Stellplätze u.Ä. eingesehen werden. Ebenso werden hier die letzten Inventurstände geführt, dies ist wichtig beim Einsatz der permanenten Inventur.

Jedes Lager besitzt eine eindeutige Lagerkennung. Bei Bedarf lassen sich die jeweiligen Lagerbestände per Modulfunktion im Modul Läger auch außerhalb einer Inventur einfrieren.

Seiten in diesem Namensraum:

Artikel einem Lager Zuordnen

Feldbeschreibungen des Moduls Läger

L (Fortsetzung)

Lieferantengeführtes Lager

laeger:lieferantengefuehrtes_lager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-13T06:58:17+00:00

Lieferantengeführtes Lager

Hiermit kann abgebildet werden, dass sich ein Lager beim Lieferanten befindet. Der Lieferant wird durch die Bestellung informiert, die Ware aus dem Lager im Auftrag des Händlers an den Kunden auszuliefern. Das Lager wird, wie ein normales Lager, durch den Händler befüllt (Bestellung ohne Vorgangsbezug).

Ein Lager kann mit dem Kennzeichen „Durch Lieferanten geführt“ versehen werden. Vorgangspositionen die aus einem Vorgang heraus für dieses Lager bestellt werden, werden wie Direktlieferungspositionen bestellt und behandelt, wobei die Lagerzuordnung am Vorgang erhalten bleibt.

Die entsprechenden Artikel werden an diesem Lager geführt und die Bestände entsprechend verwaltet.

Es kann mit Melde und Auffüllbeständen gearbeitet werden
Zu diesem Lager können Bestellvorschläge ermittelt werden

Bestellungen werden dann beim Hauptlieferanten für das Lager bestellt und somit an den Lieferanten der am Lager hinterlegt ist gesendet.

Es wird entsprechend der hinterlegten Melde- und Auffüllbestände oder durch manuelle Ermittlung, die jeweilige Menge bestellt. Die Warenbuchung erfolgt nach Rückinfo des lagerführenden Lieferanten und passt damit die Bestände im entsprechenden Lieferantenlager an.

mandanten:auftragseingangsarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-04-19T10:08:49+00:00

Auftragseingangsarten

Am Mandanten zu pflegende Auftragseingangsarten können am Vorgang hinterlegt werden, um diese statistisch auszuwerten.

Die Auftragseingangsart kann nun als „Online“ gekennzeichnet werden. Dies bedeutet:

Wenn „Online“ gesetzt ist und der Gesamtumsatz (brutto) von allen Privatkunden im EU-Ausland mit der Online-Kennung unter 10.000 EUR ist, soll der Steuersatz vom Händler gezogen werden.
Wenn „Online“ gesetzt ist und der Gesamtumsatz (brutto) von allen Privatkunden im EU-Ausland mit der Online-Kennung über 10.000 EUR ist, soll der Steuersatz vom Empfängerland gezogen werden.

Prozesskennzeichen

So.Procure Services - wird als Erkennungszeichen für SoProcureService - Funktionalitäten verwendet

Mandanten, Auftragseingangsarten, Statistik

mandanten:konfigurationen101

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-17T13:52:58+00:00

Konfigurationen 101-200

Nachfolgend ist eine Liste von Konfigurationen aufgeführt. Fehlende Nummern stehen für entfallene Konfigurationen.

Weiterführende Links beschreiben die Konfiguration kontextabhängig.

zurück zu Konfigurationen ab 001

Nr.	Beschreibung
102	Bei Warenbuchung für Vorgang freigeben (Direktlieferungsvorgänge) Lieferschein:
104	Nullrechnungen drucken (Vertragsabrechnung)
115	Druckbilder für erledigte Vorgänge löschen, wenn diese älter sind als x Tage
116	Bestellungsgenerierung für unbestätigte Vorgänge (Status=angeboten) zulassen
117	Packzettel nach Lagerzugang auf offenen Auftrag drucken
118	Kundennamen als Bestellinfo schreiben
119	Reservierung von Mengen eines Angebotes bis zum Gültigkeitsdatum (Vorgangsbearbeitung)
120	Geschäftsbereiche in Vorgangsbearbeitung vorbesetzen
121	Bei Warenbuchung für Vorgang freigeben (Direktlieferungsvorgänge) Rechnung:
124	Anzahl von Datensätzen im Baum anzeigen
125	Vorgangsstatus bei Neuerfassung in TKD-Auftragsbearbeitung (Bearbeitungsstatus
126	Aktivierung einer Firma als Kunde oder Lieferant ruft Nummernvergabe auf
127	Prüfabfrage vor Dokumentendruck in Vorgangsbearbeitung
128	Vertragsprüfung auch zu Verträgen des Debitors
131	Projektbearbeitungsstatus bei Neuerfassung von Projekten (Bearbeitungsstatus)
134	Kommissionierschein beim Verlassen eines neu erfassten Vorganges automatisch drucken
136	Richtlaufzeit für Sonderkonditionen
139	Priorität bei Sonderkonditionen Möbel
140	Anlegen von Aktivitäten beim Drucken von Angeboten
141	Rechnungsstorno übergibt Stornosatz an Fibu
142	Negative EK-Preise zulassen
143	Negative VK-Preise zulassen
144	Einzelpreis nach Rabattierung währungsgerecht runden
145	Steuert die Abfrage, dass Artikel auf anderem Lager in ausreichender Menge vorrätig ist
146	Erlaubte Toleranz im eingegebenen Rechnungsbetrag bei Rechnungseingangsprüfung
149	Bücher-Artikelsuche im libri-Katalog mit Priorität
150	entfallen mit 7.0
151	Eingabe der Beleg-Id bei Rechnungsgeingangsbuchung
153	Rabattierung für nicht rabattfähige Artikel über Kopfrabatte
156	Zuordnung der Mitarbeiter (ausgenommen Hauptmitarbeiter) an Kontakt automatisch vornehmen
157	Bei Bestellungsgenerierung über Lagergruppierung zusammenfassen
158	Bildung der Belegnummer für Zeichnungsverwaltung
159	Kasse erzeugt bei Kauf über Lieferschein Aufträge inkl. Mwst.
160	Alternativpositionen auf Auftragsbestätigung ausweisen
161	Abweichenden Kurs am Vorgang angeben
162	Überlieferungen erlauben
163	Packzettel im Sofortdruck asynchron drucken, erlaubt Weiterarbeit währen des Druckes
164	Lieferscheine im Sofortdruck asynchron drucken, erlaubt Weiterarbeit währen des Druckes
165	Rechnungen im Sofortdruck asynchron drucken, erlaubt Weiterarbeit währen des Druckes
166	Bestellungen komprimieren
169	Informationen zu zugeordneten Maschinen an Bestellung übergeben
170	Textfarbe Sortiment "Kernsortiment"
171	Textfarbe Sortiment "Kurzfristig beschaffbar"
172	Textfarbe Sortiment "Besorgeartikel"
173	Textfarbe Sortiment "Automatisch angelegt"
174	Textfarbe Sortiment "Automatisch angelegt Sonderartikel"
175	Textfarbe Sortiment "Auslaufartikel"
176	Leeren ESR bei Gutschriften drucken (Schweiz)
177	Wartungserlöse eines Pools anhand der letzten Klickabrechnung des Pools auf Poolmaschinen verteilen
178	Wareneingangsetiketten drucken
179	Kundenhinweistext am Kunden immer anzeigen
180	Kappungsgrenzen für Möbelkonditionen
182	Textfarbe Hauptkatalog
183	Textfarbe Aktionskatalog
184	Textfarbe Haupt- und Aktionskatalog
185	Ab welchem Umsatzwert gibt es Bonuspunkte
186	Zugeordnete Vertragsleistungsartikel nur berücksichtigen, wenn diese als Zubehör hinterlegt sind
188	Artikelfarbe Sortimentkennung gemäß Artikel oder gemäß Katalogartikel
189	Änderung EK-Preis in Vorgangsbearbeitung löscht EK-Konditionen
191	Temporäre EDI-Artikel mit Bestand 0 löschen, wenn diese älter sind als x Tage.
193	Skontobetrag aus Nettobetrag errechnen
194	Vorgangsanlage bei Überschreitung Kreditlimit gesperrt 2 - Ja, bei Kreditlimit=0 Verarbeitung nicht möglich (Wenn das Kreditlimit gleich 0 oder das Kreditlimit ist kleiner als die Summe von allen bestätigten Vorgängen und offenen Posten, dann kann der Vorgang nicht bestätigt werden.) 3 - Ja. Bei Überschreiten des Kreditlimits Warnung ausgeben (Bei Auftragsanlage und AB - Druck) 4 - Ja. Bei Überschreiten des Kreditlimits während der Auftragsanlage warnen und den AB - Druck sperren. (Die Auftragsbestätigungssperre tritt nur in Kraft, wenn die Zusatzvorgangsart nicht umsatzwirksam ist. bei umsatzwirksamen Zusatzvorgangsarten wird die Weiterverarbeitung des Vorganges komplett verhindert.)
196	Kostenbuchungen ausführen
197	Bei Vertragsleistungen auf Geschäftsbereich des Vertrages buchen
199	Meldung ausgeben, wenn neu erfasster Artikel in einem angebotenen Vorgang existiert
200	Bestellinfo aus Vorgang in Bestellung übernehmen

Konfigurationen ab 201

Mandanten, Konfigurationen, Administration

maschinen:ersatzmaschine

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-06T13:27:29+00:00

Ersatzmaschine

Ist die Stellung einer Ersatzmaschine notwendig, so kann dies direkt aus dem Serviceauftrag der zu ersetzenden Maschine über die Modulfunktion Ersatzmaschine heraus erfolgen.

Alternativ kann direkt über die Maschine selbst ein Ersatzgerät gestellt und verwaltet werden. Hierfür können im Reiter Verträge/Kosten im Abschnitt Ersatzmaschinen die Einstellungen getroffen werden.

Ersatzmaschine stellen

Bei beiden Vorgehensweisen (über Serviceauftrag oder Maschine) öffnet sich nachfolgender Dialog:

Abschnitt Ersatzmaschine

Über die Artikelsuche des Feldes Identnummer wird eine Maschine, die als Ersatz verwendet werden soll, gewählt. Die Artikelnummer wird anschließend automatisch befüllt. Es muss weiterhin ein Anfangszählerstand für die spätere Zählerabrechnung vorhanden sein.

Im Feld Austausch wird das Datum des Tausches eingetragen. Zudem kann ein Grund für die Ersatzstellung angegeben werden. Dieses Feld ist frei beschreibbar.

Abschnitt Originalmaschine

In diesem Abschnitt werden die Zähler der Originalmaschine zum Zeitpunkt des Tausches vermerkt. Damit können noch nicht abgerechnete Zähler im laufenden Abrechnungsintervall bei der nächsten Abrechnung berücksichtig werden.

Zudem kann entschieden werden, welche Rolle die Ersatzmaschine im Vertragskontext einnimmt. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

1. keine Auswirkungen auf den Vertrag

Das Gerät wird nicht mit seinen Erlösen in den zugehörigen Vertrag der Originalmaschine aufgenommen. Bei dieser Auswahl ist auch das Feld Vertragsnummer ausgegraut.

2. Ersatzmaschine in den Vertrag aufnehmen

Wenn Sie bei Auswahl der Ersatzmaschine die Option Ersatzmaschine in Vertrag aufnehmen wählen, wird die Maschine in den Vertrag der zu ersetzenden Maschine mit aufgenommen. Damit bekommt Sie die Vertragsleistungen der zu ersetzenden Maschine während des Ersatzzeitraums und wird, wenn notwendig bei Intervallwechsel auch mit abgerechnet (Klicks)

3. Ersatzmaschine dauerhaft in den Vertrag aufnehmen

Neben der temporären Ersatzstellung ist nun auch ein dauerhafter Tausch von Maschinen möglich. Dazu kann in der Maske „Ersatzmaschinen verwalten“ die Option „Maschine dauerhaft in den Vertrag aufnehmen“ gesetzt werden. Wird am Originalgerät ein Zählerstand eingegeben, vermerkt CO diesen als Endzählerstand zum Zeitpunkt des Austausches am Gerät. Das Ersatzgerät wird wie bisher zum Austauschdatum in den Vertrag mit angegebenen Startzähler aufgenommen. Alle Daten aus den Erlösen des Originalgerätes werden übernommen.

Beim dauerhaften Tausch einer Maschine werden die Pauschalerlöse nicht von der Originalmaschine auf das Ersatzgerät kopiert.

Im Kontext von Serviceaufträgen wird mit Klick auf Speichern abgefragt, ob die Maschine gleich über diesen Serviceauftrag ausgeliefert werden soll. Wird dies bestätigt, dann wird die Maschine reserviert, als Position in den Auftrag aufgenommen und kann über den Druck eines Lieferschiens an den Kunden ausgeliefert.

Solange die Ersatzmaschinenstellung besteht, wird diese in der Maschine im Reiter Verträge/Kosten angezeigt und kann dort verwaltet werden.

Ersatzmaschinenstellung aufheben

Die Aufhebung der Ersatzstellung kann analog wie bei der Stellung über den Serviceauftrag oder die Maschine, zu der eine Ersatzmaschine gestellt wurde, selbst geschehen.

Die Bearbeitung erfolgt im gleichen Dialog, wie beim Ersatzmaschine stellen. Folgende Einstellungen müssen in diesem Fenster nun vorgenommen werden bzw. vorhanden sein:

Eintragen des Endzählers der Ersatzmaschine
Eintragen des Datums der Erledigung
Setzen des Hakens Ersatzmaschinenstellung abgeschlossen.

Zählerabrechnung mit Ersatzmaschinen

Ersatzgeräte sind hellblau hinterlegt und Geräte zu denen eine Ersatzstellung existiert sind disabled, damit keine Zählerstandseingabe mehr möglich ist. Tooltiptext über der Zeile zeigt für die Ersatzgeräte an, für welches Gerät die Ersatzstellung existiert.

maschinen:kundenmaschinennummer

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-06T14:01:59+00:00

Kundenmaschinennummer/name

Möchte ihr Kunde den von Ihnen aufgestellten Maschinen eigene Maschinennummern bzw. Maschinennamen zuweisen, dann können diese an der Maschine hinterlegt werden. Diese Nummer/dieser Name wird dann auch in den Vertragskomponenten, so wie auf allen Kundendokumenten angezeigt.

Anlegen Kundenmaschinennummer

Im Model Maschinen Reiter Eingabe unter Standort befinden sich die Eingabefelder „Kunden-Masch.-Nr.“ und „Kunden-Masch.-Name“. Hier können die gewünschten Werte eintragen werden.

Suchfunktion

Geben Sie in der Suche im Feld Maschinennummer die Kundenmaschinennummer an, so wird das Gerät auch über diese gefunden.

mps_maschinen:kundenzuordungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-30T08:59:41+00:00

Akademie

Kundenzuordnungen bei MPS Systemen

Damit die Maschinen eines Kunden erfolgreich eingelesen werden können, muss dieser auf der Registerkarte Kundenzuordnungen hinterlegt werden.

Eingabe

Der Kundenname des MPS-Systems muss mit einem in Concept Office vorhanden Kunden verbunden werden. Dazu wird der MPS-Kundenname eingegeben und der zugehörige CO-Kunde ausgewählt. Durch das Verlassen der Zeile wird der Eintrag gespeichert.

Empfohlen wird die Zuordnung zeitgleich mit der Anlage des Endkunden am MPS-Server. Dann wird kein Eintrag vergessen.

Bei neu angelegten MPS-Kunden wird das Datum für den letzten MPS-Meldungsabruf auf das aktuelle Datum gesetzt. Damit wird sicher gestellt, dass keine alten Daten abgerufen werden. Das Datum kann bei Bedarf angepasst werden.

Mehrfachzuordnungen

Einem MPS-Kunden kann nur genau einen CO-Kunde zugeordnet werden. Jedoch kann der gleiche CO-Kunde an mehreren MPS-Kunden zugewiesen werden.

Für die Zählerübernahme und Abrechnung ist die Zuordnung nicht zwingend. Hier prüft Concept Office die Maschineneinstellungen.

Modulfunktionen

Werden die Modulfunktionen Maschinen mit MPS abgleichen, Maschinenstamm-Abgleich, oder Zähler mit MPS abgleichen bei getroffener Selektion verwendet, werden die Daten nur für den oder die markierten Kunden abgerufen.

MPS, MPS Maschinen, Concept MPS

mps_maschinen:maschinenimport

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-16T09:35:17+00:00

Maschinenimport bei MPS Maschinen

Über die Modulfunktion Maschinen mit MPS abgleichen werden Maschinen vom MPS-Server importiert

Funktionsweise

Concept Office ruft für alle unter Kundenzuordnungen hinterlegten Datensätze beim zugehörigen MPS-System die Maschinendaten ab. Wird auf dieser Registerkarte eine Selektion getroffen, wird nur für selektierte Kunden ein Abruf durchgeführt.

Abgleich mit Concept Office Maschinen

Bei Import versucht Concept Office die MPS-Maschinen mit im Modul Maschinen vorhandenen Geräten abzugleichen und zuzuordnen. Dies geschieht über die Seriennummer oder die MAC-Adresse. Nach dem Import kann auf der Registerkarte Übersicht geprüft werden, ob alle importierten MPS-Geräte zugeordnet wurden. Man erkennt nicht zugeordnete Maschinen an der fehlenden Nummer in der Spalte CO-Identnummer.

In diesem Fall muss die Maschine manuell zugewiesen werden. Dazu klickt man doppelt auf die betreffende Maschine um in der Registerkarte Eingabe und hinterlegt im Feld CO-IdentNr eine gültige Maschinennummer.

Nachträgliches Zuweisen

Müssen die Maschinen in Concept Office erst angelegt oder überarbeitet werden, kann die Zuordnung später erfolgen. Entweder durch Benutzen der Modulfunktion Maschinenstamm-Abgleich oder durch manuelle Eingabe der CO-Maschinennummer. Durch den Maschinenstamm-Abgleich werden die importierten Datensätze gegen die Maschinendaten in Concept Office geprüft.

Bei jedem MPS-Maschinenstammabgleich wird im Falle doppelter Seriennummern, nur das aktuellste Device als aktiv weitergeführt. Alle anderen werden deaktiviert. Die Überprüfung erfolgt anhand des Datums der letzten Kommunikation mit dem MPS-System.

MPS, MPS Maschinen, Concept MPS

mps_maschinen:zaehlerzuordnungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:58+00:00

Akademie

Zählerzuordnungen für MPS-Systeme

Damit Concept Office die Zählerstände verarbeiten kann, müssen die Zähler des angeschlossenen MPS-Systems an die Zähler in Concept Office gekoppelt werden. Dies wird als Zählermapping bezeichnet und im Modul MPS-Maschinen hinterlegt.

Allgemeine Einstellungen

Für die meisten Fälle genügt es die Standardzähler zu aktivieren. Auf dem Screenshot sind die 3 am häufigsten genutzten Zähler im Umfeld docform zu sehen:

Modellspezifische Einstellungen

Wird für das Modell eine abweichende Einstellung benötigt, kann diese in einer neuen Zeile gespeichert werden. Es müssen der Zählername aus Concept Office und der Modellname aus dem MPS-System verwendet werden.

Komplexe Zählermappings

Formeln Lässt sich der Concept Office Zähler nicht 1:1 zu weisen, können auch Formeln verwendet werden. Die Syntax lautet:

f(<Formel>)

Innerhalb der Formel werden Feldnamen mit vorangestelltem Punkt angegeben:

.<Zählername>

Im nachfolgendem Beispiel wird ein Zähler aus der Differenz des Gesamtzählers und der Farbseiten gebildet:

f(.pageCounter-.prmibsumcolor)

Ermitteln von Zählernamen

Es kann vorkommen, dass nicht namentlich bekannte MPS-Zähler benötigt werden. Concept Office bietet mit der Modulfunktion „MPS-Info anzeigen“ die Möglichkeit alle auf dem MPS-System vorhandenen Zähler inklusive deren Eigennamen anzuzeigen. Diese Namen können dann mit dem MPS-System angeglichen werden.

Existieren mehrere gültige Zuordnungen, wird Concept Office den ersten gültigen Zähler einlesen. Alternativ können für Mps-Meldungen Referenzzähler festgelegt werden.

Zähler importieren und freigeben

Um Zählerstände vom MPS-System zu übernehmen zu können, sollte die Modulfunktion „Zähler mit MPS abgleichen“ verwendet werden. Dabei wird für jede MPS-Maschine, die mit einer CO-Maschine verknüpft ist ein Zählerstand eingelesen. Dies ist mit einer Technikermeldung vergleichbar. Pro Tag und Zähler kann nur eine Übernahme erfolgen.

Die Übernahme der Zähler für die Abrechnung erfolgt über die Modulfunktion „Zähler für Abrechnung übernehmen“.

Hinweise

Existieren mehrere gültige Zuordnungen, wird Concept Office den ersten gültigen Zähler einlesen. Achten Sie daher auf Eindeutigkeit.

Eine Zuordnung auf Maschinenebene ist nicht möglich.

MPS, MPS Maschinen, Concept MPS, Toner

mps_meldungen:allgemein

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:58+00:00

Allgemein

Unterstützte MPS-Systeme:

Unterstützte Meldungsarten:

Bedarfsmeldungen

Das Modul Mps-Meldungen wird in der Strukturansicht unter Aktuell-Kundendienst aufgerufen. Für eine zügigere Navigation kann zur Eingabe das Kürzel MM verwendet werden.

Neben der Auswahl des gewünschten MPS-Systems (1) und der Meldungsart (2) besteht die Option einen bestimmten Zeitraum (3) oder Kunden (4) zu wählen. Anschließend werden die Eingaben mit dem Anzeigen-Button (5) bestätigt.

Der angezeigte Datenstand entspricht der Zeit bis zum letzten Abruf (Meldungen abgleichen) vom MPS-System durch Concept Office.

Im Menü befindet sich außerdem eine Check-Box (Kontrollkästchen) (6), durch deren Aktivierung die erledigten Meldungen ebenfalls angezeigt werden können.

Funktionsübersicht

Automatischer Abruf per Automation
Selektierter Abruf pro MPS-System per Modulfunktion
Komplexe Filtermöglichkeiten
Zusammenfassung von Meldungen, z.B. nach Maschine oder Lieferanschrift, für die Weiterverarbeitung
Plausibilitätsprüfung von Bedarfsmeldungen
Automatische Auswahl des Artikels unter Berücksichtigung von Vertrag und Modell (Original/Alternative)
Verschiedene Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung wie Aktivität, Service-Auftrag, Ticket oder Vorgang
Anzeige von Meldungen (Prüffehlertext), die durch den Kunden bereits behoben wurden
Berücksichtigung der Fremdbetreuung von Maschinen

Wurden Bedarfsmeldungen bisher per E-Mail-Import über ConceptEDI eingelesen, muss dieser, wenn die Weiterverarbeitung per MPS-Meldungen erfolgen soll, deaktiviert werden!

Ermittlung der Artikelnummer

Die Artikel-Nr wird anhand von ArtikelartTKD und Farbkennung der am Modell-Artikel hinterlegten Materialien ermittelt.

Ist im MPS-System eine Artikelnummer hinterlegt, so hat diese Vorrang, falls bisher die Zuordnung über das MPS-System erfolgte.

Ob ein original- oder kompatibler Artikel verwendet wird hängt von der Einstellung am Vertrag bzw. der jeweiligen Maschine ab.

Über die Einstellung „Bedarfsmeldung MPS-Artikelnummer ignorieren“ an den MPS-Systemen am Mandanten wird die in der Bedarfsmeldung übermittelte Artikelnummer nicht berücksichtigt und immer eine Ermittlung anhand der CO-Stammdaten durchgeführt. Eine vom MPS-System gelieferte Artikelnummer wird in den MPS-Meldungen in Klammern gesetzt.

Wenn der Fleetmanger für Verbrauchsmaterial die Artikelart ‚Toner‘ liefert und kein entsprechender Artikel dieser Artikelart gefunden wird, sucht CO nun zusätzlich am Modell in den hinterlegten Materialien für die Artikelart TKD ‚Tintenpatrone‘.

Grund: FM-Audit liefert bei Verbrauchmaterialmeldungen auch für Tintenstrahldrucker die Artikelart TKD ‚Toner‘.

Anzeige und Aktualisierung von Meldungen

Beim Anzeigen von Meldungen oder dem Aktualisieren der Ansicht erfolgt ein Datenabgleich. Folgende Schritte werden dabei für jede Meldung durchgeführt:

Meldungen für gelieferte Vorgänge werden erledigt (Meldungsstatus)
Abgleich Zähler mit MPS-System
Abgleich Reichweite (Tage/Seiten) mit MPS-System
Abgleich Letzter Einbau (lastRefill) mit MPS-System
Laufleistungskontrolle aktualisieren

Fremdbetreuung

Ist an einer Maschine für Fremdbetreuung Material ein Eintrag (ungleich 0) vorhanden, werden Meldungen für diese Maschine mit dem Status erledigt eingelesen.

op-verwaltung:abgleich

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-04T07:48:41+00:00

OP-Abgleich mit Fibu

Die Importdatei muss mindestens die Rechnungsnummer beinhalten. Wird nur diese Rechnungsnummer und kein Betrag geliefert, steht in Concept Office der komplette Posten offen. Es muss also noch ein Zahlbetrag übermittelt werden, um den Posten in CO als ausgeglichen darzustellen. Des weiteren können auch Teilbeträge und eine Mahnstufe verarbeitet werden.

Für eine zu bestimmende Mahnstufe kann die Bonität von Kunden beim Import automatisch auf „gesperrt“ oder „Sperrhinweis“ gesetzt werden.

Durch Erstellen einer neuen Sektion in der Datei bwImportAscii.ini wird die von ihrer Fibu exportierte Textdatei bekannt gemacht. In dieser Sektion wird der Name der Exportdatei angegeben so wie der Pfad (Path)zu dem Ordner hinterlegt, an dem diese abgespeichert ist. Zudem wird das Trennzeichen der Felder (FieldDelimiter) angegeben. Die Datei bwImportAscii.ini befindet sich im Sysdata-Ordner ihrer CO-Umgebung auf dem zentralen Server.

Die folgenden Feldnamen werden verarbeitet:

Belegnummer
Belegdatum
Konto
Betrag (Rechnungsbetrag, was man bezahlen muss)
Zahlbetrag (was man eventuell teilweise bezahlt hat)

Den Namen der Sektion können Sie frei vergeben. Folgende Namen sind jedoch reserviert und werden nur bei bestimmten Fibus verwendet:

OPOS_OP
DATAC
Abacus
DatevRewe
Exact
Varial
AgendaOP

Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini:

[FibuName]
Name=\\servername\CO\OP\op.txt
CharSet=iso-8859-1
FieldDelimiter=";"
SkipLines=1
Feld1=Kontonummer,0,0,1,1
Feld2=Rechnungsnummer,0,0,1,1
Feld3=Rechnungsdatum,0,0,1,1
Feld4=Faelligkeit,0,0,1,1
Feld5=BetragSoll,0,0,1,1
Feld6=BetragHaben,0,0,1,1
Feld7=OPSaldo,0,0,1,1
Feld8=SHSaldo,0,0,1,1

Beispiel einer OP.txt

Kontonummer;Rechnungs-Nr;Rechnungsdatum;Fälligkeit;Betrag Soll;Betrag Haben;Saldo;S/H Saldo

10014;"903109";27062019;27062019;11,78;0,00;11,78;"S"

Der Name der Sektion, im Beispiel oben „FibuName“, muss nun in der Datei

 <zentrales CO Verzeichnis>\Sysdata\ImportExport\OffenePosten_Einlesen.ini

vermerkt werden. Folgenden inhalt sollte die Datei aufweisen:

[Settings]
OPSektion="FibuName"

Abgleich für mehrere Mandanten

Sollen Offene-Posten-Listen für mehrere Mandanten eingelesen werden, müssen in der bwImportAscii.ini jeweils ein Schema für die jeweiligen Mandanten angegeben werden. Die OP-Dateien (welche von der Datev bereitgestellt werden) müssen zusätzlich in 2 verschiedenen Ordnern abgelegt werden (im Beispiel „Ordner1“ und „Ordner2“). In diesem Fall würde die bwImportAscii.ini für das einlesen von Mandant 1 und Mandant 2 wie folgt aussehen:

[FibuName_1]
Name=\\servername\CO\OP\Ordner1\op.txt
CharSet=iso-8859-1
FieldDelimiter=";"
SkipLines=1
Feld1=Kontonummer,0,0,1,1
Feld2=Rechnungsnummer,0,0,1,1
Feld3=Rechnungsdatum,0,0,1,1
Feld4=Faelligkeit,0,0,1,1
Feld5=BetragSoll,0,0,1,1
Feld6=BetragHaben,0,0,1,1
Feld7=OPSaldo,0,0,1,1
Feld8=SHSaldo,0,0,1,1

[FibuName_2]
Name=\\servername\CO\OP\Ordner2\op.txt
CharSet=iso-8859-1
FieldDelimiter=";"
SkipLines=1
Feld1=Kontonummer,0,0,1,1
Feld2=Rechnungsnummer,0,0,1,1
Feld3=Rechnungsdatum,0,0,1,1
Feld4=Faelligkeit,0,0,1,1
Feld5=BetragSoll,0,0,1,1
Feld6=BetragHaben,0,0,1,1
Feld7=OPSaldo,0,0,1,1
Feld8=SHSaldo,0,0,1,1

Im ImportExport-Opdner werden nun für die beiden Mandanten ein Ordner angelegt. Die Ordner müssen mit der Kennung des Mandanten benahmt werden: Für Mandant 1 muss der Ordner also 1 heißen, für Mandant 2 heißt der Ordner 2. In diese Ordner wird nun eine OffenePosten_Einlesen.ini eingefügt, welche auf das entsprechende Schema der bwImportAscii.ini verweist:

In Ordner 1:

[Settings]
OPSektion="FibuName_1"

In Ordner 2:

[Settings]
OPSektion="FibuName_2"

Nach Neustart von Concept Office können sie nun im Modul OP-Verwaltung die offenen Posten abgleichen.

preispflege:feldbeschreibung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-02T08:51:16+00:00

Preispflege: Feldbeschreibung

in alphabetischer Reihenfolge
nach Registerkarten gruppiert
teilweise mit weiterführenden Links

Registerkarte Eingabe

Feld	Kurzbeschreibung
Angebots-Anschrift	Diese Daten werden bei der Übernahme aus den Sonderkonditionen mit den Kundendaten (Standardangebotsanschrift) vorbelegt.
Angebots-Ansprechpartner	Diese Daten werden bei der Übernahme aus den Sonderkonditionen mit den Kundendaten (Standardangebotsanschrift mit zugeordnetem AP) vorbelegt.
Bemerkung	Freibeschreibbares Feld für interne Bemerkungen
Bezeichnung	die Bezeichnung des Schemas ( meist vorbelegt aus der Übernahme der Daten aus Sonderkonditionen oder Preiskatalog)
Herkunft	Herkunftsmodul (Sonderkonditionen oder Preiskatalog)
Id	aktuelle Id des Schemas
Mitarbeiter	Mitarbeiter, welcher die Bearbeitung der Daten übernehmen soll
Status	Status der Bearbeitung (erfasst - exportiert - erledigt )
VK-Preiskatalog	Bei Übernahme aus dem Modul Preiskatalog

Registerkarte Preise

Feld	Kurzbeschreibung
Artikelnummer	Nummer des Artikels in Concept Office
Aufschlag alt	Aufschlag vor der aktuellen Kalkulation
Aufschlag neu	Aufschlag nach der aktuellen Kalkulation
Basis-EK für VK	Basis-Einkaufswert der die Grundlage für den Verkaufswert bildet
Bezeichnung	Bezeichnung des Artikels
EK Kip	Einkaufspreis laut Kip
EK Liste	Einkaufspreis laut Liste
EK PE	Preiseinheit des Einkaufspreis
KSK-Nr.	Nummer der Kundersonderkondition
Kundengruppe	Falls gewählt, wird das Feld mit Kundengruppe, die dies betrifft befüllt
Kundenkernsortiment	Möglichkeit den Artikel als Kundenkernsortimentsartikel zu kennzeichnen oder die Kennzeichnung zu löschen. Dieses wird im Soennecken Webshop ausgewertet und sorgt dafür, dass der Kunde nur diese Artikel sehen kann.
Kundennummer	Nummer des Kunden für den der Preis gilt. Wenn dies alle Kunden betrifft, dann ist als Standard die 1 hinterlegt.
Kurzname	Wird nur befüllt, wenn ein Kunde ungleich 1 gewählt wurde
Lieferant	Name des Hauptlieferanten
Lieferantennummer	Nummer des Hauptlieferanten
Löschen	Löschkennzeichen, wird dieses gesetzt, dann wird beim Rückspielen der Daten die Kondition gelöscht.
Menge	Für welche Menge gilt die Kondition bzw. der Preiskatalog
Preis alt	Zeigt den alten Preis (netto) des Artikels an
Preis neu	Zeigt den neuen Preis (netto) des Artikels nach dem Kalkulieren an
Preisdifferenz	Zeigt die Differenz des neuen Preises zum alten Preis an
Preiskatalog	Zugehöriger Preiskatalog
Rahmenvertrag	Wenn vorhanden die Anzeige des zugehörigen Rahmenvertrags
Rohg.	Aktueller Rohgewinn
Sonder-EK	Sondereinkaufspreis
Sortiment	Kennung des Sortiments des Artikels in Concept Office
Spanne alt	Spanne vor der aktuellen Änderung
Spanne neu	Spanne nach der aktuellen Änderung
U-Menge	Umsatz - Menge
U-Wert	Umsatz - Wert
Verkaufssperre	Zeigt an, ob Artikel mit einer Verkaufssperre gekennzeichnet sind
VK Liste	Verkaufspreis laut Liste
VK ME	VK Mengeneinheit (Sonderkondition)
VK ME Artikel	VK Mengeneinheit (Artikel)
VK PE	VK Preiseinheit (Sonderkondition)
VK PE Artikel	VK Preiseinheit (Artikel)

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provisionsabrechnung:feldbeschreibung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-21T07:05:16+00:00

Feldbeschreibung Provisionsabrechnung

Reiter Provisions-Liste

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Abrechnen	Button	Ausführung einer Provisionsabrechnung
Aktuell am Artikel hinterlegte Provision verwenden	Kontrollkästchen	Die am Artikel hinterlegte Provisionsgruppe bei der Provisionsabrechnung verwenden. Wenn die Rechnung fakturiert wurde, wird auch die entsprechende Provisionsgruppe, vom Zeitpunkt der Fakturierung, zur Provisionsabrechnung herangezogen. Ändert sich nun nach der Fakturierung die Provisionsgruppe für diesen Artikel, kann man diese am Artikel ändern und für die Provisionsabrechnung die aktuell hinterlegt Provisionsgruppe verwenden.
Druck Nullpositionen	Kontrollkästchen	Druck von Nullpositionen auf Provisionsabrechnung. Sollen Positionen, die nicht provisionsfähig bzw. eine Provisionsbetrag von EUR 0,00 haben, in der Abrechnung angezeigt werden. Somit kann der Mitarbeiter sehen, dass die Position grundsätzlich berücksichtigt wurde, aber nicht provisionsfähig war.
Mitarbeiteranzeige	Auswahlbox	Auswahl, ob Mitarbeiter in der Provisionsabrechnung ausgewiesen werden sollen oder nicht. Wenn „Mitarbeiter ausweisen“ aktiv, werden Mitarbeiter und VK-Team in der Abrechnung angezeigt, ansonsten nur VK-Teams.
Mitarbeiter von/bis	Text-/Suchfeld	Bestimmung der Mitarbeiter für die Provisionsermittlung. Wenn das Feld leer ist, wird eine Abrechnung für alle Verkäufer erfolgen, ansonsten mit den hinterlegten Verkäufern
Skonto von Provision abziehen	Kontrollkästchen	Skonto von Provisionsabrechnung abziehen. Grundsätzlich wird der Umsatzwert, ohne Berücksichtigung von Skonto, zur Berechnung der Provision herangezogen. Wird die Option gesetzt, ist die Provisions-Basis der Umsatzwert abzüglich Skonto.
Techniker übersteuert Vertriebsmitarbeiter in Service-Einsätzen	Kontrollkästchen	Bei der Aktivierung des Hakens und einer vorhandenen Technikernummer, wird das Verkaufsteam des Technikers ermittelt und dieses auch für die Provisionsabrechnung verwendet
Verkaufsteam	Auswahlbox	Bestimmung des Verkaufsteams für die Provisionsermittlung. Hier kann man alle Verkaufsteams berücksichtigen oder nur ein bestimmtes VK-Team.
Weitere Auswahl	Button	Auswahl bestimmter Kriterien in einer Maske zu der
Zeitraum von/bis	Datumsfelder	Bestimmung des Zeitraumes für die Provisionsermittlung

Reiter Provisions-Daten

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Abweichendes Provisionsabrechnungsdatum	Datumsfeld	Alternatives Abrechnungsdatum
Auftragsart	Auswahlbox	Auftragsart des Vorganges wird automatisch gezogen
Kunde	Textfeld	Kundennummer bzw. Kundenname des am Auftrag hängenden Kunden
Provisionssperre	Kontrollkästchen	Bei Aktivierung der Sperre werden Rechnungen bei nachfolgenden Provisionsabrechnungen nicht berücksichtigt
Rechnungsdatum	Anzeigefeld	Datum der Ausstellung der Rechnung zum Auftrag
Rechnungsnummer	Textfeld	Rechnungsnummer des abzurechnenden Auftrages
Vorgangsnummer	Textfeld	Vorgangsnummer des abzurechnenden Auftrages
Positionen	Bereich	Übersicht mit den Auftragspositionen. Im unteren Bereich ist ersichtlich welcher Verkäufer ggf. eine Provisionsteilung eingetragen hat.

Weitere Informationen

Mandanten, Provisionsgruppen, Provision