Concept Wiki

lizenzen:lizenzen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T10:47:06+00:00

Lizenzverwaltung

Voraussetzungen

Für die Nutzung des Moduls Lizenzverwaltung ist eine CO-Lizenz erforderlich.

Artikelanlage

Es gibt 2 Möglichkeiten die Lizenzen anzulegen. Je nach Anwendungsfall wird die entsprechende „Artikelart Allgemein“ gesetzt.

Werden die Lizenzen nur im Vertrag aufgenommen, so wird der jeweilige Artikel im Artikelstamm mit der „Artikelart Allgemein“= „Bearbeitungsgebühr / Dienstleistungen“ angelegt.

Für die Erfassung im Vertrag müssen die Lizenzen nicht mit einer Identnummer erfasst werden. In diesem Fall reicht es aus, die Lizenzen über die Artikelnummer im Vertrag aufzunehmen.

Sollen die Lizenzen mit einer Lizenznummer im Modul Lizenzen einzeln verwaltet werden, so wird der jeweilige Artikel im Artikelstamm mit der „Artikelart Allgemein“= Lizenz angelegt.

Um die Anzahl der verfügbaren Lizenzen zu verwalten, bietet es sich an, für diesen Artikel ein Lager zu hinterlegen. Damit kann über den Lagerbestand die verfügbare Anzahl an Lizenzen ermittelt werden.

Damit bei der Buchung der Lizenzen, über den Wareneingang, für jede Lizenz eine Identnummer und ein Lizenz-Key hinterlegt werden kann, wird in den Mengeneinheiten eine Inhaltsmenge=1 angegeben, sonst wird nur eine Lizenznummer gebucht.

Lizenzen werden im Modul Lizenzen mit einer Identnummer und Lizenznummer verwaltet.

Das Zubuchen der Lizenzen wird über die Warenbuchungen durchgeführt, kann aber auch manuell im Modul Lizenzen erfolgen.

Lizenzen können über das Modul Bestellungen beim jeweiligen Lieferanten bestellt werden.

Über das Modul Warenbuchungen werden die Lizenzen zugebucht. Hierbei erfolgt analog dem Zubuchen von Maschinen, eine Vereinzelung der Lizenzen. Für jede Lizenz wird eine Identnummer und der zugehörige Lizenz-Key eingetragen. Nach dem Buchen werden die gebuchten Lizenzen im Modul Lizenzen angezeigt.

Lizenzverwaltung

Das Modul Lizenzen befindet sich unter Aktuell-Service. Hier können die Lizenzen verwaltet werden.

Lizenzen werden ähnlich wie Maschinen, mit einer Identnummer vereinzelt. Weiterhin kann die Lizenznummer hinterlegt werden. Dies entspricht beim Buchen über den Wareneingang, dem Feld Seriennummer.

In der Karteikarte Ein-/Verkauf werden die Einkaufs- und Verkaufsdaten erfasst.

Erfassung

Über die manuelle Anlage können bereits bestehende Kunden-Lizenzen erfasst werden.
Über den Button „neu“ wird eine fortlaufende System-ID vergeben.
Über das Modul Warenbuchungen können Lizenzen mit einer Identnummer gebucht werden.
Über die Vorgangsbearbeitung werden die Daten der Lizenzen aus dem Vorgang übernommen

Feldbeschreibung im Lizenzverwaltungs-Modul

Eingabe

Firma = Kunde
Artikel = Lizenz-Artikel
Vorgang = Vorgang über den die Lizenz verkauft wurde
Lizenznummer(n) = Lizenz-Key der gelieferten Lizenzen
Gültig Ab: = Datum, ab wann die Lizenz gültig ist
Gültig Bis: = Gültigkeit der Lizenz bis.
Menge = 1 (Vereinzelt wird immer=1 gesetzt)
Lager= Das Lager an dem die Lizenzen geführt werden
Zustand= aktueller Zustand, ob die Lizenz am Lager verfügbar ist, oder dem Kunden zugeordnet ist (erfolgt hierbei analog den Maschinen)
Version= freier Text
Bemerkung = freier Text

Ein- Verkauf

Einkauf

Bestellnummer= CO-Bestellnummer, über die die Lizenz beim Lieferanten bestellt und zugebucht wurde
Lieferscheinnummer= Lieferscheinnummer, mit der der Wareneingang gebucht wurde
Rechnungsnummer= Rechnungsnummer die zu Bestellung gebucht wurde
Lieferantennummer = der Lieferant, über den die Lizenz eingekauft wurde
Eingangsdatum= Wareneingangs-Datum
Rechnungsdatum = Rechnungsdatum des Lieferanten
Letzter Inventurwert= wie wurde die Lizenz zur letzten Inventur bewertet
Einkaufspreis= Einkaufspreis beim Lieferanten

Verkauf/Rücknahme

Lieferscheinnummer= Lieferscheinnummer aus dem CO-Vorgang
Rechnungsnummer= Rechnungsnummer aus dem CO-Vorgang
Lieferdatum= Lieferscheindatum aus dem CO-Vorgang
Rechnungsdatum = Datum der Rechnung aus dem CO-Vorgang
Verkaufspreis= Verkaufspreis aus dem CO-Vorgang

Übersicht im Lizenzverwaltungs-Modul

In der Übersicht werden die erfassten Lizenzen angezeigt.

Hier kann nach Artikel, Hersteller, Kunde etc. gesucht (Fernglas-Suche) und gefiltert (Filterzeile Übersicht) werden.

Erfassung über die Vorgangsbearbeitung

Im Vorgang wird zunächst der Lizenzartikel als Position eingefügt. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf die Position, oder Karteikarte „Positionsverarbeitung) kann die Erfassungsmaske für die Lizenzdaten aufgerufen werden. Dies wird analog zur Maschinen-Reservierung, über Identartikel reservieren vorgenommen.

Über die Erfassungsmaske können für die ausgewählte Position die vorhandenen Lizenzen ausgewählt werden.

Die Rechnung wird nur gedruckt, wenn die oben genannten Lizenzdaten erfasst sind.

Lizenzen im Vertrag

Für die Abrechnung von Lizenzen ist eine Reportanpassung der Vertragsrechnung und -gutschrift notwendig

Konfiguration 555: Abrechnungsintervall auf Kalenderjahr abstimmen (Lizenzen)

0 - Nein - Intervall wird auf den Abrechnungszeitraum abgestimmt
1 - Ja - Intervall wird auf das Kalenderjahr abgestimmt

Damit kann eine getrennte Eingabe der Abrechnungsintervalle für Lizenzen erfolgen. Pauschalen und Klick-Abrechnungen werden über die Konfiguration 79 gesteuert.
Der Wertzeitraum kann neben der Konfiguration 27 jetzt auch im Vertrag, auf der entsprechenden Erlös-Karteikarte eingestellt werden.

Im Modul Vertragsarten muss für die jeweilige Vertragsart das Kennzeichen „Lizenzverwaltung“ gesetzt werden. Wird nur der Haken Lizenzverwaltung aktiviert, so wird im Vertrag die Karteikarte der Erlöse (Wartung, Miete und Klick) ausgeblendet. Sollte es notwendig sein, dann kann jedoch auch eine parallele Erfassung von klassischen Erlösen, Kontingenten und Lizenzen erfolgen.

Modul Verträge

Der Lizenz-Vertrag wird im Modul Verträge, mit der entsprechenden Vertragsart angelegt. Vorbelegte Standardwerte werden aus der Vertragsart übernommen. Die weitere Anlage erfolgt analog der normalen Vertragsanlage.

Im Vertrag, unter Rechnungsempfänger/Optionen werden die Einstellungen für die Lizenzabrechnung vorgenommen (analog Pauschalen und Klicks).

Ist in der Vertragsart, neben der Lizenzverwaltung, noch ein weiterer Erlös aktiviert, so können neben den Lizenzen auch noch die klassische Vertragserlöse erfasst werden.

Lizenzen in die Vertragserlöse aufnehmen

Eine Tag-genaue Abrechnung ist möglich, da jede Auf- und Abstockung mit einem Beginn-Datum erfasst wird. Zur Erfassung der Lizenzen im Vertrag wird der entsprechende Lizenz-Artikel aus dem Artikelstamm ausgewählt.

Ein Artikel muss nicht zwingend als Artikelart (allgemein) den Wert Lizenz haben. Prinzipiell kann jeder beliebige Artikel als Lizenz abgerechnet werden.

Die Eingabe der Lizenz-Erlöse erfolgt im Vertrag, in der Karteikarte Lizenzen.

Im oberen Teil werden die Lizenzen erfasst.

Hierbei wird der Lizenzartikel eingegeben. Es muss keine Lizenz im Modul Lizenzen vorhanden sein.

In Der Lizenzerfassung wird der Lizenzartikel ausgewählt. Hierbei wird der Wertzeitraum aus der Rubrik Rechnungsempfänger/Optionen, übernommen.

Abweichend kann jedoch auch ein Lizenzerlös mit einem abweichenden Wertzeitraum angelegt werden.

Vertragsbeginn, -Ende und das Ende der ersten Abrechnung werden analog zu den klassischen Vertragserlösen erfasst.

In der unteren Tabelle werden die Menge und das Start-Datum der Lizenzen eingegeben.

Aufstockungen werden mit positiver Menge erfasst
Abstockungen mit negativer Menge

Über den eingestellten Wertzeitraum, unter Rechnungsempfänger/Optionen, kann eingestellt werden, ob die Werte pro Monat, oder pro Abrechnungszeitraum eingegeben werden.

Wird eine Lizenz nur für einen bestimmten Zeitraum erfasst, dann muss zum Ende der Laufzeit die Menge mit negativer Menge erfasst werden.

Aufstockung ab Zeitraum X werden als zusätzliche Zeile erfasst
Abstockungen werden als separate Zeile mit Menge = Minus erfasst

Wird am Lizenz-Grundartikel EK und VK-Preise hinterlegt, dann werde diese in den Vertrag übernommen. Der Preis wird in diesem Fall für die Berechnung gezogen. Soll ein abweichender Preis im Vertrag eingefügt werden, dann kann dies in der Spalte Preise erfolgen.

Gibt es zum Kunden im Modul Lizenzen Einträge, so kann auf diese zugegriffen werden. Diese können im Feld Lizenznummer aufgerufen werden.

Die aktuelle Menge der Lizenz-Zeile ergibt sich aus den Auf- und Abstockungen.

Die Menge wird unabhängig vom Zeitraum angezeigt.
Bei der Erfassung der Preise, in der Rubrik „Auf- und Abstockungen“ könne diese als fester Preis hinterlegt werden
Änderungen am Preis müssen dann im jeweiligen Vertrag angepasst werden. Dies erfolgt im Feld Preise (monatlich)
Wird im Feld Preise (monatlich) der Wert „-1“ hinterlegt, dann wird der Preis aktuell aus dem Lizenz-Artikel gezogen.
- Wird jetzt am Lizenz-Artikel der Preis geändert, so wird dies in allen Verträgen, wo dieser Lizenz-Artikel hinterlegt ist und unter Preise (monatlich) der Wert =-1 hinterlegt ist, berücksichtigt.
- Bei der nächsten Vertragsabrechnung wird dann der geänderte Preis aus dem Lizenz-Artikel gezogen.

Soll eine Lizenz einer Maschine zugeordnet werden, dann muss die entsprechende Maschine im Vertrag erfasst werden.

Die Maschine wird über „Maschinen/Erlöse hinzufügen“ in den Vertrag aufgenommen. Hierbei muss nicht zwingend ein Erlös erfasst werden.
Zu beachten ist hierbei, dass die Maschinenzuordnung mit Anlage der Lizenz-Zeile erfolgen muss. Wird der Eintrag gespeichert, so kann nachträglich keine Maschine zugeordnet werden.
In diesem Fall muss die angelegte Position gelöscht und neu erfasst werden.
Die Zuordnung einer Lizenz, zu einer Maschine wird in den Maschinen selbst, unter Verträge/Kosten angezeigt.
Die Zuordnung einer vorhandenen Lizenz, aus dem Lizenzmodul erfolgt über die Rubrik „Auf- und Abstockungen“, über die Auswahl der Lizenznummer.

Ist abzusehen, dass Supportleistungen für die Lizenzen anfallen, die Bestandteil des bestehenden Vertrages sind, dann kann dies:

in der Vertragsart, als Vertragsleistung hinterlegt werden.
als Kontingent im Vertrag angelegt werden.

In diesem Fall sollte die Abwicklung von Supportleistungen über eine „Dummie-Maschine“, die in den Vertrag aufgenommen wird, abgewickelt werden. Die spätere Erfassung und Verrechnung kann dann über diese „Dummie-Maschine“, in einem Service-Auftrag erfolgen.

Vertragsabrechnung

Die Vertragsabrechnung der Lizenzen erfolgt im Modul Vertragsabrechnungen.

Sollen nur die Lizenz-Verträge abgerechnet werden, so kann dies über die Einschränkung nach der Vertragsart erfolgen.

Um die Lizenzen abzurechnen ist unter „Berücksichtigen“ der Haken für Lizenzen zu setzen.

Beispiel für die Lizenzabwicklung im Vertrag

Wird ein Lizenz-Erlös erfasst und abgerechnet und im laufenden Intervall eine Aufstockung, oder Ab-stockung vorgenommen, dann kann die Berechnung nachträglich durchgeführt werden.

Hierbei erfolgt eine Verrechnung im neuen Intervall oder eine Nachberechnung zum laufenden Intervall, indem die Abrechnung der neu erfassten Erlöse zum Intervall-Ende berechnet werden.

Beispiel:

Erlösposition1 wird zum 01.06, im Voraus abgerechnet

Aufstockung erfolgt zum 15.06.

Abrechnung kann zum 30.06. nachberechnet werden:

Oder zum nächsten Intervall, mit der Folgeabrechnung nachberechnet werden:

Gleiches ist bei Abstockungen möglich:

Nachberechnung im Intervall

Nachberechnung mit der nächsten Intervall-Abrechnung

vorgaenge:xrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-15T08:22:25+00:00

Rechnungsversand per XRechnung

Die XRechnung, ein XML-basiertes Format, ist der aktuelle Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.

Hier finden Sie eine Übersicht der aktuell unterstützten Felder.

Für dieses Modul ist die Lizenz XRechnung erforderlich.

Version XRechnung

Konfiguration 522: Version XRechnung

Angabe der Version XRechnung

0 - aktuelle Version (aktuell implementierte Version)
1 - lt. Einstellung textuell

Da die XRechnungsversion halbjährlich aktualisiert werden, ist es zwingend notwendig, CO regelmäßig zu atualisieren. Nur dadurch kann gewährleistet werden, dass das Portal ihres Auftraggebers die XRechnung nicht ablehnt.

Einrichtung XRechnung

Lizenz prüfen

Unter Administration im Modul Lizenzinfo kann im Reiter Optionen die Lizenz für die XRechnung eingesehen werden. Ist ein Häkchen bei Sonderverarbeitung XRechnung gesetzt, verfügen Sie bereits über die notwendige Lizenz.

Ist die Lizenz nicht vorhanden, muss diese im Ordner Licenses im auf dem Laufwerk C unter dem Ordner CO eingefügt werden. Mit einem Klick auf Lizensieren gelangt man automatisch zu dem entsprechenden Ordner.

Info: Nach dem Einspielen der Lizenz kann ein Neustart von Concept Office notwendig sein.

Einstellungen am Mandanten

Bankverbindung eintragen

Unter Administration im Modul Mandanten wird im Reiter Bankverbindungen die IBAN eingetragen (alle anderen Spalten werden automatisch ausgefüllt).

Falls mehrere Banken existieren, wird automatisch immer die erste aktive Bank für die XRechnung benutzt. Sollen mehrere Banken auf der XRechnung erscheinen, muss ein Bankverbindungs-Schemata angelegt werden.

Bankverbindungs-Schemata anlegen

Um z.B. zwei Bankverbindungen in der XRechnung anzeigen zu lassen, wird dafür ein Schemata im Modul Bankverbindungs-Schemata angelegt. Dieses Modul finden Sie unter Weitere Stammdaten.

Nachdem das Schemata benannt wurde, werden die Banken ausgewählt, welche in der XRechnung angezeigt werden sollen. Wird in der Tabelle Zuordnungen in der Spalte Kunde eine 1 eingetragen, so gilt dieses Schemata für alle Kunden.

Einstellungen im Druck-Manager

Druck-Kundengruppe

Über die Druck-Kundengruppe können Kunden ausgewählt, welche die XRechnung erhalten sollen.

Diese wird unter Administration im Modul Druck-Manager unter Reiter Gruppen und Mitglieder angelegt.

Für die Neuanlage wählen Sie im Grid in einer neuen Zeile die Gruppenart „Kundengruppe“ im Drop-Down-Menü aus. Der Name XRechnung wird in der Spalte „Name“ eingetragen. Das $ setzt sich automatisch nach dem Aktualisieren vor den Namen.

Um nun dieser Gruppe Kunden hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. über das Modul Druck-Manager:

Im Druck-Manager im Reiter „Gruppen und Mitglieder“ können Sie nach Auswahl der Gruppe im unteren Abschnitt der Seite Kunden hinzufügen.
Dies geschieht über die Fernglas-Suche oder die Eingabe der Kundennummer.

2. über das Modul Firmen:

Öffnen Sie das Modul Firmen unter Stammdaten.
Wählen Sie einen Kunden aus und öffnen den Reiter „Kundendaten“.
Im Abschnitt „Allgemein“ befindet sich die Auswahlmöglichkeit für die Druck-Kundengruppe.

Der Kunde, welcher die XRechnung erhalten soll, darf nur einer Email-Gruppe im Kontext von Rechnungen angehören!

Formularzuordnung

Öffnen Sie im Modul Druck-Manager den Reiter „Formularzuordnung“. Fügen Sie in einer neuen Zeile die entsprechende Rechnungsart* (z.B. Rechnung (1) oder Rechnung (Standard)) hinzu.

Folgende Spalten müssen befüllt werden:

Formularname – z.B. Rechnung (1)
Kundengruppe – $XRechnung
Drucker – $EmailXRechnung
Absenderadresse – z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, diese E-Mail-Adresse (welche im Portal als Rechnungs-Mail hinterlegt wurde) muss zwingend in der Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen werden
Absender-Telefonnummer - z.B. senderphone: +49 123 / 456789 (wird verwendet, wenn am Sachbearbeiter keine Telefonnummer hinterlegt ist)
Absendername - z.B. sendername: Max Müller (Rückfallvariante, wenn 1. Sachbearbeiter am Auftrag/Vertrag=0 und/oder 2. angemeldeter Mitarbeiter/Sachbearbeiter keine qualifizierten Namensinformationen trägt)

Sollen mehrere Informationen vorgegeben werden, werden die Informationen mit Komma getrennt in die Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen - z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, senderphone: +49123/456789, sendername: Max Müller

Kontrolle ob Muster oder Standard:

Modul Geschäftsbereiche à Reiter „Textbausteine“ à Reportgruppensatz à Standardaufträge à Mustersatz = z.B. Rechnung (1) oder Standardsatz = z.B. Rechnung (Standard)

Seitensteuerung

Falls zusätzlich zur XRechnung eine PDF oder ein Papierdruck erzeugt werden soll, muss eine Seitensteuerung eingerichtet werden.

In diesem Fall wird eine Seitensteuerung für die Ausgabe der XRechnung und PDF erzeugt. Dafür muss die Seitensteuerung einheitlich benannt werden z.B. „XRechnung + PDF“. Für die XRechnung wird in der Spalte Drucker $EmailXRechnung eingetragen.

Für die PDF wird der Drucker $PDF angegeben. Zusätzlich muss in der Spalte Exportverzeichnins der Pfad angegeben werden, wo die PDF gespeichert werden soll.

Falls eine Seitensteuerung zum Einsatz kommt, dann muss in der Formularzuordnung die Spalte „Seitensteuerung“ ausgewählt werden.

Leitweg-ID und Ziel-Email

Die Leitweg ID wird unter Stammdaten im Modul Firmen im Reiter „Mitarbeiter/Weiteres“ in die Tabelle „Externe Kundennummern“ in die Spalte „Fremdnummer“ eingetragen.

Die Leitweg-ID ist nicht als Pflichtfeld bei der Ausgabe von XRechnungen ausgelegt. Ist diese am Kunden bzw. der Anschrift nicht angegeben, setzt CO automatisch den Wert '(keine Zuordnung)‘ dafür ein.

Es kann zudem ein individueller Standardwert (z.B. ‚unbekannt‘) in der Konfigurationsdatei '< SysDataPfad > \ ImportExport \ XRechnung.ini‘ festgelegt werden:

[General]
BT-10=#unbekannt

Beachten Sie bitte, dass die Leitweg-ID weiterhin bei Rechnungen für Behörden Pflicht ist und in den Stammdaten gepflegt werden muss.

Um die Angabe der Leitweg-ID in den Stammdaten zur Pflicht zu machen, muss ein leerer Standardwert in der XRechnung.ini hinterlegt werden. Dann wird der Rechnungsdruck mit Ausgabe als XRechnung mit einem Fehler abgebrochen, wenn keine Leitweg-ID in den Stammdaten hinterlegt ist.

[General]
BT-10=#

Die Portal-E-Mail wird ebenfalls im Modul Firmen eingetragen. Dafür öffnen Sie den Reiter „Eingabe“. Unter „Verbindungen“ wird die Ziel-Email in der Spalte „RechnungsMail“ hinterlegt.

Email-Einstellungen

Wenn die XRechnung über Outlook versendet werden soll, muss unter Administration im Modul E-Mail Einstellungen der E-Mail Client entsprechend ausgewählt werden. Dadurch wird bei dem Rechnungsdruck die XRechnung in den Ordner Entwürfe im Outlook gelegt und muss manuell gesendet werden.

Soll die Rechnung über SMTP verschickt werden, muss unter dem Reiter „Smtp-Server“ der Server entsprechend eingerichtet werden. Die XRechnung wird dadurch bei Rechnungsdruck sofort an den entsprechenden Empfänger gesendet. Hier muss in der Spalte Absender die einheitliche E-Mail Adresse (z.B. xrechnung@software-concept.de) eingetragen werden. Zusätzlich muss unter dem Reiter „E-Mail Einstellungen“ der SMTP E-Mail Client ausgewählt werden.

Sonderfälle XRechnung

Anschrift bei XRechnung bei mehreren Firmenstandorten, die über Geschäftsbereiche gesteuert werden

Es wird geprüft, ob der im Auftrag bzw. Vertrag hinterlegte Geschäftsbereich (am Vertrag: der Geschäftsbereich für Miete, Wartung oder Klicks, je nach dem was im Vertrag hinterlegt wurde) auf eine Filiale verweist.

Ist dies der Fall, so wird die Anschrift für die XRechnungs-Ausgabe nicht dem Mandanten, sondern der Filiale entnommen.

Ist an der Filiale eine Kundennummer hinterlegt, so wird anhand dieser die Umsatzsteuer-ID ermittelt.

Bitte beachten Sie, dass die Geschäftsbereiche der verschiedenen Vertragserlöse, die gleiche Filiale aufweisen sollten.

Leitweg-ID für mehrere Anschriften einer Firma

Die Leitweg-ID kann zusätzlich pro Rechnungsanschrift angegeben werden.

Hierfür muss in den weiteren Anschriften im Reiter „Weiteres“ im Abschnitt „Warenwirtschaftsdaten“ die geltende Leitweg-ID eingetragen werden. Wenn dieses Feld nicht ausgefüllt wird, greift CO automatisch auf die hinterlegte Leitweg-ID im Modul Firmen zurück.

Gleiches gilt am Vertrag für Miete, Wartung oder Klick, je nachdem was in der Vertragsart freigegeben ist.

Bitte beachten Sie, dass bei verschiedenen Anschriften, pro Vertragserlös die gleiche Leitweg-ID verwendet werden sollte.

Ist die Leitweg-ID an der Anschrift leer, so wird die am Kunden hinterlegte Leitweg-ID verwendet.

Stornorechnung XRechnung

Es gibt die Möglichkeit einzustellen, dass bei Storno einer Rechnung im Modul Formulardruck für Kunden, die XRechungen empfangen, eine Storno-XRechnung ausgegeben wird. Hierfür muss als Zusatzparameter ‚stornobeleg:1‘ in die Rechnungszeile im Druck-Manager eingetragen werden.

Als < InvoiceTypeCode > wird dann der Wert 384 übergeben. Außerdem wird der Knoten <BillingReference> mit der ursprünglichen Rechnungsnummer befüllt. Als ID für die Stornorechnung wird die ursprüngliche Rechnungsnummer mit einem angehängten ‚S‘ ausgegeben.

XRechnung.ini

Im Verzeichnis <SysData>\ImportExport wird die Datei XRechnung.ini unterstützt. Für ausgewählte X-Rechnungs-ID (BT-xx) können Werte angegeben werden, die die Verarbeitung steuern.

Ist die Steuerdatei nicht vorhanden, dann erfolgt die Ausgabe wie dem Wert 0 entsprechend.

Per .ini steuerbare Felder

Feldnummer	Feldname	CO-Punkt	ab Version	Inhalt	Verfügbar ab
BT-10	Leitweg-ID	CO-44419	8.0	siehe - Leitweg-ID	8.2752.107
BT-45	Buyer electronic adress	CO-41589	7.0	Externe Kostenstelle 0 - Name Rechnungsempfänger 1 - Ausgabe der Kostenstelle	7.0.6635
BT-70	Deliver to Party name	CO-40919	8.0	Name abweichende Lieferanschrift 0 - nicht ausgeben 1 - ausgeben	8.1337.85
BT-126	Invoice line identifier	CO-42154/CO-42314	7.0	Vertragsabrechnungen\Vertragsabrechnungskorrekturen 0 - interne Rechnung-Positionsnummer 1 - Ausgabe MaschinenNr, SerinenNr, Stellplatz	7.0.6652 / 8.1771.0

Angaben können erfolgen:

global
pro Mandant
pro Kunde

Bei der Ermittlung werden die gültigen Einstellungen kombiniert.

Beispiel:

Aktuell unterstützt wird ID ‚BT-70’, die im Rahmen einer kostenpflichtigen Anpassung (Name abweichende Lieferanschrift) implementiert wurde.

Standardmäßig wird ‚BT-70‘ ausgegeben (falls keine XRechnung.ini) vorhanden ist. BT-70=1 wird ausgeben BT-70=0 wird unterdrückt (wie ohne .ini).

; Steuert die Ausgabe der XRechnungen
; Datei muss nicht vorhanden sein, dann greifen die programmseitigen Standardwerte


; globale Einstellungen
[General]

;Deliver to party name BT-70 Text 0..1 58
;Der Name des Empfängers, an den die Waren geliefert bzw. für den die Dienstleistungen erbracht werden.
;Das Informationselement ist zu verwenden, wenn der Empfänger vom Erwerber abweicht.
; 1-ausgeben 0-nicht ausgeben
BT-70=1

; Einstellungen für Mandant 98, übersteuert globale Einstellungen
[General_98]
BT-70=0

; Einstellungen für Kunden 61, übersteuert globale und Mandanteneinstellungen 
[Kunde_61]
; Ausgabe unterdrücken
BT-70=0

soennecken:rechnungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-12T13:30:28+00:00

Lieferanten-Rechnungen

Voraussetzungen

Dieses Modul benötigt die Lizenz „Lieferantenrechnungen einlesen (Opentrans)“.

Für die Zentralregulierung (Soennecken) sind am Lieferanten die Betriebsnummern zu hinterlegen (Registerkarte „Weiteres“ dort im Bereich Betriebsnummer. Ist eine Betriebsnummer vorhanden und die Lieferanten-Rechnungen werden mit einer abweichenden Betriebsnummer geliefert, dann ist hier zusätzlich unter „externe Kundennummern“ (Reiter Mitarbeiter/Weiteres) ein Eintrag vorzunehmen. (Die Warenwirtschaft muss, wie im Bild gezeigt, exakt BetriebsnummerAlternativ heißen.)

Sollen alle Rechnungen auf einen Kreditor in die Fibu übergeben werden, dann ist der Rechnungssteller an den einzelnen Lieferanten zu prüfen und ggf. umzustellen.

• Am jeweiligen Lieferant sollte auch das Kennzeichen „Sammelrechnung“ aktiviert werden, damit nur Rechnungen mit einer ZR-Nummer übergeben werden.

Wenn der Erlösartikel nicht der Artikel „Frachtkosten“ ist, so muss in der Datei Office.dat (..\CO\Sysdata\Office.dat) eingetragen werden, welcher Erlösartikel für eventuelle Zuschläge Verwendung finden soll. Dies erfolgt in der abgebildeten Form:

REFrachtArtikel=SOEFracht

„SOEFracht“ ist im Beispiel oben die Artikelnummer des Erlösartikels für Zuschläge.

Konfiguration 370 - Vorhandensein einer Frachtposition lieferanten- und bestellungsabhängig prüfen und Konfiguration 381 - Mengen der internen Fracht-/Portoartikel automatisch gemäß Auftragsstatus setzen prüfen

In der Datei Lieferantenrechnungen_einlesen.ini (..\CO\Sysdata\ImportExport\Lieferantenrechnungen_einlesen.ini) muss folgender Eintrag erfolgen:

[ActebisRechnung]

Importtyp = 1

Zusätzlich kann beim Einlesen der Belege eingestellt werden, ob vor der Übergabe an das Rechnungseingangsbuch eine manuelle Sichtung erfolgen soll, oder ob die Belege, die nach der Prüfung als in Ordnung befunden werden, sofort in das Rechnungseingangsbuch in CO gebucht werden. Soll keine automatische Buchung erfolgen, so wird dies über den nachfolgenden Eintrag in die Lieferantenrechnungen_einlesen.ini vorgenommen. Fehlerhafte Lieferantenbelege werden nicht automatisch übergeben und müssen manuell nachbearbeitet werden.

NurEinlesen=1

Die Belege erhalten in diesem Fall, nach dem Einlesen den Prüfstatus OK (grüner Haken), und den Status „importiert“.

_LieferantenMengenEinheitIgnorieren=#1 ignoriert das Prüfen der Mengeneinheiten beim Abgleich zwischen Datei und Bestellung.

Soennecken erstellt die Abrechnung in der Regel mittwochs, so dass die Dateien für die Zusammenfassung (*.csv) erst am nächsten Tag zur Verfügung stehen.

Eingangsrechnungen – Prüfen / Korrigieren / Akzeptieren

Nach dem Einlesen der Sammelrechnungsbelege wird zur weiteren Bearbeitung das Modul „<Lieferanten Rechnungen>“ geöffnet (Im Beispiel „Soennecken Rechnungen“, abhängig vom Eintrag in der coTreeview.dat). Dieses wird im Bereich „Aktuell“ / <Lieferanten> Rechnungen“ aufgerufen.

Nach dem Aufruf des Moduls kann im oberen Bereich der Maske eine Auswahl getroffen werden, wenn nur ein bestimmter Teil der Belege geprüft werden soll. Zur Auswahl stehen dabei:

Zeitraum (von / bis)
Bearbeiter (aus der Bestellung)
Geschäftsbereich (aus Bestellung)
Lieferant
ZR-Nummer

Zudem können geprüfte Belege ausgeblendet werden. Als geprüfte Belege gelten dabei Belege mit dem Status „extern gebucht“, oder „Freigeben f. Fibu“, bei denen keine Reklamation (offene Belastungsanzeige) vorliegt und keine Nacharbeit im Kundenauftrag nötig ist. Durch Klick auf die Schaltfläche „Anzeigen“ werden die selektierten Belege angezeigt.

Prüfung

Beim Einlesen werden die Rechnungen geprüft und mit einem Prüfstatus versehen. Hierbei wird von Concept Office festgestellt, ob die gelieferten Rechnungsdaten, mit den Daten der zugrundeliegenden Bestellungen übereinstimmen. Wird bei der Prüfung ein Fehler festgestellt, dann wird dieser über den Fehlertext angezeigt.

Im Status grün werden die Rechnungen ohne Prüffehler angezeigt. Diese können sofort verbucht werden.
Der Prüfstatus „Achtung“ zeigt an, dass bei der Übernahme Abweichungen zur Bestellung, oder fehlerhafte Daten festgestellt wurden.

Status der Rechnungen

Die Rechnungen erhalten neben dem Prüfstatus, noch ein Kennzeichen, in welchem Bearbeitungsstatus sich die Rechnungen befinden.

Folgenden Status können die Belege haben:

importiert
- Rechnungen sind importiert und haben einen Prüfstatus.
Wartet auf Sammelbelegnummer
- Rechnungen wurden geprüft, sind noch nicht verbucht. Die ZR-Nummer (Sammelbelegnummer) ist noch nicht zugeordnet.
manuell gebucht
- setzt CO ein, wenn die Rechnung über den manuellen Rechnungseingang gebucht wurde.
extern gebucht
- kann für die Rechnung zugeordnet werden, wenn die Rechnung außerhalb von CO gebucht wurde und damit für nicht mehr für die Rechnungsprüfung relevant ist.
freigegeben für Fibu
- Rechnung wurde gebucht und ist in das Rechnungseingangsbuch übergeben. Den Status der Fibu-Übergabe kann in der Spalte Fibu-Übergabestatus eingesehen werden.

Die Status „freigegeben für Fibu“, „manuell gebucht“ und „Warte auf Sammelbelegnummer“ können ab Version 8.2232.15 nicht mehr manuell gesetzt werden.

Über den Haken „akzeptierte Belege ausblenden“ können Belege mit dem Status „extern gebucht“ und „freigegeben f. Fibu“ ausgeblendet werden.

Wenn man eine Lieferantenrechnung bucht und dabei eine Belastungsanzeige erstellt, dann bekommt die Rechnung den Status „In Bearbeitung“, die Belastungsanzeigenummer ist die ReBuch-Beleg-Id und der Status ist entweder „Warte auf Sammelbeleg“ oder „Freigeben für Fibu“, je nach Option.

Ob eine Belastungsanzeige geprüft wird, ist nur über Konfig 83 abfragbar.

Modulfunktionen

Rechnung neu prüfen
- Die Rechnungsdaten werden erneut gegen die Bestellung geprüft (z.B. nach manuellen Korrekturen). Diese Belege müssen dann manuell gebucht werden.
Freigegeben für FiBu
- Übergibt die Daten in das Rechnungseingangsbuch
Wareneingang buchen
- Bucht den Wareneingang. Nach Abschluss der Buchungsfunktion erfolgt eine Neuprüfung des Beleges.
Position anfügen
- Erlaubt es, eine Position der Rechnung hinzufügen
Aktivität anlegen
- Erstellt eine Aktivität. Damit lässt sich von der Rechnung z. B. eine Aufgabe für einen anderen Mitarbeiter zur Rechnungsklärung delegieren.

Lieferantengutschriften

Gutschriften können nicht direkt gebucht werden, da zwischen 2 Fällen unterschieden werden muss:

Gutschrift im Bezug auf Preise

Soll lediglich der Einkaufspreis korrigiert werden, kann dies im Rechnungseingang erfolgen. Geben Sie dabei den gutgeschriebenen Wert (und nicht resultierenden Wert) als Preis an. Concept Office zieht diesen von dem zuvor eingebuchten Wert ab. Ist ein Vorgang in der Bestellung referenziert, wird auch dort der EK korrigiert.

Gutschrift im Bezug auf Mengen

Soll die Menge verändert werden, erzeugen Sie bei einer Lagerbestellung eine Rücksendung mit Warenbuchung über die Gutschriftsmenge und buchen diese im Rechnungseingang zu. Handelt es sich um eine Direktlieferung, legen Sie zunächst einen Rechnungskorrektur-Vorgang zum Kunden an. Erzeugen Sie daraus die Rücksende-Bestellung.

Mögliche Fehlerfälle:

Bestellung zur Rechnung ist in der Warenwirtschaft nicht vorhanden oder wurde in der Rechnung nicht angegeben.
Rechnungswert stimmt auf Positionsebene nicht mit Bestellungswert überein, weil folgende Werte unstimmig sind:
- Preis
- Rabatt
- Menge
- Preiseinheit
- Mengeneinheit
Rechnung stimmt in sich nicht (Rechnungsendsumme <> Summe der Positionswerte = meist fehlende Zuschläge)
Lieferant in der Warenwirtschaft nicht vorhanden oder GLN in Stammdaten nicht hinterlegt.
Positionsnummern auf der Rechnung vertauscht
Lieferantenartikelnummern stimmen nicht überein

Durch Doppelklick auf eine Zeile gelangt man in die Positionen. Dort werden die gefundenen Unstimmigkeiten in Rot dargestellt. Im Bild unten sind bei 3 Positionen die Preise nicht identisch.

Der prüfende Sachbearbeiter hat nun die Möglichkeit auf verschiedene Fehlerfälle zu reagieren. Sollen Prüfungsdifferenzen bewusst ignoriert werden, so kann in der jeweiligen Position der Haken „Manuell ok“ gesetzt werden.

Korrigieren

Fall 1: Preis, Preiseinheit oder Rabatt stimmen nicht überein

Stellt der Sachbearbeiter fest, dass die Werte der Rechnung stimmen, hat er direkt hier die Möglichkeit die Bestellung entsprechend zu korrigieren. Die Korrektur wird direkt an die Bestellung und darüber hinaus an einen evtl. verbundenen Auftrag weitergegeben. Dies kann für eine oder mehrere Positionen auch mit dem Haken „Manuell ok“ erfolgen.

Kommt der Sachbearbeiter zu dem Urteil, dass die Werte der Rechnung nicht stimmen, belässt er die Werte wie sie sind.

Fall 2: Rechnung stimmt in sich nicht

Stimmt die Summe der Rechnungspositionen nicht mit dem Gesamtbetrag der Rechnung überein, liegt das an fehlenden Zuschlägen (Frachtkosten etc.). In diesem Fall kann man in der Spalte „R.-Zuschläge“ den entsprechenden Wert eintragen. Dadurch wird ein Artikel (siehe Kapitel „Voraussetzungen“) in die Bestellung eingefügt. Damit stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein.

Fall 3: Bestellung zur Rechnung nicht vorhanden

Hierzu kann es zwei Ursachen geben. Zum einen kann tatsächlich nicht bestellt worden sein. Zum anderen kann in der Rechnung aber auch die Angabe der Bestellnummer fehlen.

Im ersten Fall kann, wenn in der Rechnungsdatei die Positionen angegeben wurden, ein entsprechender Erlösartikel hinterlegt werden. Damit wird die Rechnung in Concept Office buchbar. Sind in der Rechnungsdatei keine Positionen angegeben, kann die Rechnung nur im Modul „Rechnungseingang“ gebucht werden.

Fehlt nur die Bestellnummer in der Rechnung, so kann diese direkt im Modul „Lieferanten Rechnungen“ nachgetragen werden. Hierbei kann man die Suche im betreffenden Feld zu Hilfe nehmen.

Fall 4: Lieferant konnte nicht zugeordnet werden

Auch hier kann es zwei Ursachen geben. Entweder der Lieferant existiert nicht in den Stammdaten von Concept Office oder die Betriebsnummer im Lieferantenstamm ist nicht korrekt gepflegt. Siehe hierzu auch die Möglichkeit einer alternativen Betriebsnummer (Abschnitt Voraussetzungen).

Fall 5: Offene BestellREMenge zu gering oder auf 0

In diesem Fall ist die Bestellung zu prüfen. Die Bestellung wurde erzeugt, die Positionen sind aber nicht bestellt („bestellt“ in Positionstabelle = 0 oder nicht = „Menge“). Ändern Sie die „bestellt“-Mengen entsprechend in der Bestellung ab und aktualisieren Sie dann mit F5 die Ansicht in Lieferanten Rechnungen.

Fall 6: mehrere Bestellungen werden in einer Rechnung geliefert

Im Modul „Lieferanten Rechnungen“ kann immer nur eine Bestellung zu einem gelieferten Rechnungs-Datensatz zugeordnet werden. Werden in einer Datei mehrere Bestellungen zusammengefasst, so muss diese Rechnung über das Modul Rechnungseingang gebucht werden. In diesem Fall wird der Status des Lieferanten-Belegs auf „extern gebucht“ gesetzt.

Fall 7: Teilrechnungen zu Bestellungen

Hierzu kann es mehrere Ursachen geben.

Es werden nicht alle Positionen berechnet.

Positionsdaten werden in der Soennecken-Datei mitgeliefert. In diesem Fall erfolgt die Zuordnung der Bestellpositionen über die Positionsnummer. Die Rechnung kann in diesem Fall akzeptiert und gebucht werden, da die Rechnungssumme mit der Summe der Bestellpositionen übereinstimmt.

Es werden keine Positionsdaten mitgeliefert, jedoch die Bestellnummer.

Die Summe der Rechnung stimmt in diesem Fall nicht mit der Bestellsumme überein. In diesem Fall muss über die mitgelieferte PDF-Rechnungs-Datei eine Prüfung der berechneten Positionen erfolgen. Positionen die nicht auf der PDF-Datei aufgeführt sind, werden in diesem Fall aus der Positionsansicht gelöscht. Dies erfolgt über Ziele markieren und Taste „Entf“. Nun sollte die Summe der Rechnung mit der Summe der Bestellpositionen übereinstimmen.

Es werden nur Teilmengen zu einer Position berechnet.

Hier wird geprüft, ob der Rechnungswert stimmt. In diesem Fall wird in der Position der Haken „Manuell“ gesetzt und die Rechnung kann manuell gebucht werden.

Fall 8: Rechnungen werden nicht im Modul "Lieferanten Rechnungen" gebucht

Es werden die Status ‚manuell gebucht‘ und ‚extern gebucht‘ unterstützt:

‚manuell gebucht‘ setzt CO ein, wenn die Rechnung über den Rechnungseingang gebucht wurde (nicht mehr manuell einstellbar)

‚extern gebucht‘ kann für die Rechnung zugeordnet werden (manuell einstellbar), wenn die Rechnung außerhalb von CO gebucht wurde und damit für nicht mehr für die Rechnungsprüfung relevant ist.

Wird eine Rechnungen nicht im Modul „Lieferanten Rechnungen“ gebucht und soll gelöscht werden, so wird hierzu die entsprechende Zeile in der Übersicht markiert und mit der Taste „Entf“ gelöscht.

Belege mit diesen Kennzeichen werden bei gesetztem Haken „akzeptierte Belege ausblenden“ nicht angezeigt.

Der Status ‚manuell gebucht‘ kann in folgenden Fällen sinnvoll Verwendung finden:

Zur Rechnung existiert keine Bestellung.
Die Rechnung wird über das Modul Rechnungseingänge, oder direkt in der Finanzbuchhaltung gebucht.
Um die Rechnung im Modul „Lieferanten Rechnungen“ zu belassen.
In der Rechnung werden mehrere Bestellungen zusammengefasst geliefert. In diesem Fall muss die Rechnung über das Modul „Rechnungseingang“ gebucht werden. Im Modul „Lieferanten Rechnungen“ wird der Status für diese Rechnung auf „manuell gebucht“ gesetzt.

Belege für die Fibu-Übergabe bereitstellen

Ist der Prüfstatus der Rechnung „grün“ kann die Rechnung an das Rechnungseingangsbuch übergeben werden. Je nach gesetztem Office.dat-Schalter wird dies beim Einlesen der Belege vorgenommen, oder muss manuell durchgeführt werden. Ist der Office.dat-Schalter „nurEinlesen=1“ gesetzt, so kann man nach dem Status sortieren und alle „grünen“ Rechnungen in einem Schritt an das Rechnungseingangsbuch übergeben. Dazu alle Rechnungen (die entsprechenden Zeilen) markieren und die entsprechende Modulfunktion betätigen.

Danach erhalten sie eine entsprechende Erfolgsmeldung und der Status der Rechnungen wechselt von „importiert“ auf „freigegeben f. Fibu“. Steht eine Rechnung im Prüfstatus „Achtung“, da eine Preisdifferenz vorliegt, die Rechnung soll aber an die Fibu übergeben werden, dann kann dies über „manuell Buchen“ erfolgen. In diesem Fall wird eine Belastungsanzeige erstellt. In der Spalte „Reklamation“ wird dies mit dem Eintrag „in Bearbeitung“ vermerkt, bis die entsprechende Gutschrift eingetroffen ist. Eine Spalte „Reklamation: in Bearbeitung“ wird in altrosa angezeigt. In der Spalte „Vorgang“ kann man hinterlegen, dass man in einem mit einer Bestellung verbundenen Vorgang noch Korrekturen, beispielsweise beim Verkaufspreis vornehmen möchte.

Welche Belegnummer wird in die Finanzbuchhaltung übergeben?

Wird ein Beleg in das Rechnungseingangsbuch von Concept Office gebucht, dann wird im Feld „Belegnummer“ die Rechnungsnummer des Lieferanten eingetragen und in das Feld „Sammelbelegnummer“ die ZRA-Nummer von Lieferanten. Zum dem gibt es ein Feld „Sammelbeleg buchen“. Das Feld wird aus dem Kreditor des Lieferanten vorbelegt.

Bei der Übergabe in die Finanzbuchhaltung wird als Belegnummer die ZRA-Nummer übergeben, wenn das Feld „Sammelbeleg buchen“ gefüllt ist, andernfalls die Belegnummer.

Weiteres

Folgendes Sonderrecht ist zu beachten:

Sonderrecht Lieferantenrechnungen (Filter)

Steuert, welche Lieferantenrechnungen geprüft und gebucht werden sollen:

Keine Rechte
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

Actebis

Unter dem Modul „Soennecken Rechnungen“ wird in Concept Office das Prüfen und Buchen der „Lieferanten Sammelrechnungen“ durchgeführt. Über die coTreeview.dat kann der Anzeigenname „Soennecken Rechnungen“ geändert werden. Hierzu „Soennecken Rechnungen“ in „ Actebis Rechnungen“ ändern und anschließend die geänderte coTreeview.dat in den Ordner …\sysdata\privat\ kopieren. Weiterhin muss im Pfad .. \SysData>\ImportExport\ in der Datei Lieferantenrechnungen_einlesen.Ini der entsprechende Eintrag vorhanden sein:

[ActebisRechnung]

WareneingangBuchen=1

NurEinlesen=0

Die Daten werden über die Edi-Schnittstelle, über die Schnittstelle „Lieferantenrechnungen einlesen“, „Datenformat „Actebis“, Importschema „ActebisRechnung„, übernommen. Über das Concept Office Tool „Automation“ kann das Einlesen nun über den Windows-Task-Planer eingerichtet und damit ohne weiteres Zutun in einem beliebigen Intervall erfolgen. Falls gewünscht kann das Einlesen auch manuell erfolgen. Hierzu in der EDI-Schnittstelle die Felder entsprechend hinterlegen (siehe Bild unten) und die Schaltfläche „Einlesen“ betätigen. Danach stehen die Belege zur Prüfung im Modul „<Lieferanten> Rechnungen“ zur Verfügung.

Achtung beim automatischen FTP-Abruf muss der Passivhaken gesetzt werden.

aufschlag_basis-ek

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-23T06:42:03+00:00

Aufschläge Basis-EK

Hierbei handelt es sich um ein Modul, welches die Möglichkeit bietet besonders günstige Einkaufspreise des Lieferanten als Basispreis in Concept Office zu führen und diesen über eine EK-Aufschlagskalkulation als Standardeinkaufspreis (LEK/KIP) zu verstecken. Sprich der EK des Lieferanten wird beim Import als Basiseinkaufspreis importiert und der Fachhändler entscheidet, ob dieser als Standardeinkaufspreis wertmäßig bestehen bleibt (dann ist kein Aufschlag notwendig, denn Basiseinkaufspreis = Standardeinkaufspreis) oder durch einen Aufschlag manipuliert/kalkuliert wird.

Für die Freischaltung des Moduls „Aufschläge Basis-EK“ ist die Lizenz „Einkaufspreiskalkulation anhand Basiseinkaufspreis“ notwendig. Die Live-Aktivierung im System erfolgt über die Konfigurationseinstellung 459.

Das Modul befindet sich in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten und kann mit dem Kürzel „BK“ aufgerufen werden.

Vorbereitung

Mit der Aktivierung der Konfiguration lassen sich die Aufschlagsdefinitionen je Lieferant zu Artikeln oder Warengruppen/Warenuntergruppen definieren. Sobald die ersten Einkaufspreise eines Lieferanten aus EDI-Artikeln in den Artikelstamm übernommen werden, sind die Basiseinkaufspreise gepflegt. Die Aufschläge werden mit sofortiger Wirkung als LEK/KIP am Artikel hinterlegt.

Die Erstübernahme von Einkaufspreisen aus EDI-Artikel füllt nach Aktivierung den Basis-EK am Artikel. Auch die manuelle Eingabe eines Basiseinkaufspreises wäre möglich.

Rechteeinstellungen

Mit der Rechteverwaltung lässt sich steuern, welche Benutzer den realen Basiseinkaufspreis sehen können. Soll dieser versteckt werden, so wird den Anwendern nur der kalkulierte Einkaufspreis (Basiseinkaufspreis + Aufschlag X-%) angezeigt.

Die Sichtbarkeit lässt sich nur am Artikel oder im Vorgang steuern.

Im Einkaufsbereich wird immer mit dem realen Basiseinkaufspreis gearbeitet, da dieser gegenüber des Lieferanten gültig ist. Dies betrifft folgende Module:

Bestellungen
Wareneingang (wenn Basis-EK aktiv)
Rechnungseingang/Lieferantenrechnungen

Sichtbarkeit des Basiseinkaufspreises

Der aktivierte Basiseinkaufspreis wird in folgenden Programmteilen abgebildet:

Modul Artikel

Im Reiter ‚Einkauf‘ wird im unteren Grid ‚Einkaufspreise‘ neben dem Nettopreis (LEK/KIP) zusätzlich der Basispreis und die Kalkulationsart angezeigt.

Kalkulationsarten des Basiseinkaufspreises:

‚Automatisch’ = Ist die Kalkulationsart ‚automatisch‘, so wirken die Einstellungen aus Basis-Ek-Kalkulationsparameter und der EK-Preis ergibt sich aus dem Basis-EK (echter Lieferanten-Ek) + Aufschlag der zutreffenden Einstellungen.

‚Manuell’ =Bei der Kalkulationsart ‚manuell‘ kann auf Artikelebene ein individueller Einkaufspreis definiert werden, sodass bei Änderung des EK’s dieser Aufschlag wieder hergestellt wird.

‚Keine Zurodung’ = Ebenso kann die Kalkulationsart auf ‚Keine Zuordnung‘ gestellt werden. Hierbei findet keine Kalkulation statt und es wird der Basiseinkaufspreis des Lieferanten als LEK/KIP 1:1 übernommen.

Ob der Basis-Ek und dessen Kalkulationsart angezeigt wird, ist über ein Sonderrecht einstellbar. Beim Import oder Eingabe eines Basis-EK wird entsprechend der EK nach den Einstellungen kalkuliert.

Soll der EK von einem Artikel ohne Aufschlag zum Basis-EK behandelt werden, so kann die Kalkulationsart auf ‚manuell‘ umgestellt werden und der EK muss wertmäßig dem Basis-EK angepasst werden.

Modul Vorgänge

In den Vorgangspositionen wird der EK-Preis inklusive Aufschlag angezeigt. Ist das Recht für den Basiseinkaufspreis aktiviert, so kann im Infobereich der Basispreis eingesehen werden.

Modul Bestellungen

Im Modul Bestellungen wird immer der Basispreis als Positionspreis angezeigt, da dieser gegenüber dem Lieferanten gilt.

Modul Wareneingang

Im Modul Warenbuchung wird ebenfalls der ‚Basispreis‘ als Preis angezeigt:

Modul Rechnungseingang

Im Rechnungseingang wird der EK-Preis ebenfalls mit dem Basiseinkaufspreis angezeigt:

Module Lieferantenkonditionen und Kundensonderkonditionen

Ist der Basiseinkaufspreis über die Konfiguration 459 aktiv, so lässt sich eine weitere Steuerung der Konditionen (Lieferanten oder Kundenkonditionen) in Concept Office abbilden. Über die Konfiguration 491 lässt sich definieren, ob der EK laut Kondition mit dem Aufschlag aus den Basispreis gebildet werden soll.

Ist diese Konfiguration aktiv, so wird der hinterlegte Einkaufspreis aus der Kondition ebenfalls mit dem aktuellen Aufschlag lt. Basis-EK kalkuliert.

Beispiel Lieferantenkondition

Der EK-Preis für den Artikel _9011590 ist laut Lieferantenkondition 21,00 €, so wird dieser laut den Kalkulationsdefinitionen des Moduls ‚Aufschlag auf Basis-EK‘ wie ein Basis-EK behandelt und entsprechend kalkuliert.

Lieferantenkondition:

Auswirkung der Lieferantenkondition im Vorgang:

Wichtig: Ist eine Lieferantenkondition vorhanden, so übersteuert diese den BasisEK am Artikel.

Beispiel Sonderkonditionen

Es besteht die Möglichkeit eine Aufschlagskalkulation auf den Basis-Ek oder den klassischen EK-Aufschlag zu wählen.

Ist der Basis-EK aktiv, so kann dieser als Kalkulationsbasis hinterlegt werden.

Im Vorgang wird der kalkulierte Kunden-VK entsprechend abgebildet:

Bei der Ermittlung Kundensonderkonditionen ist die Einstellung lt Konfiguration 98 ‚Bestpreisfindung‘ zu beachten.

ansprechpartner:wie_wird_ein_ansprechpartner_angelegt

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-21T07:25:32+00:00

Ansprechpartner anlegen

Ansprechpartner können auf 3 Wegen angelegt werden:

über das Modul Firmen / Anschriften
direkt über das Modul Ansprechpartner
bei Anlage von Aktivitäten

1. über das Modul Firmen oder über das Modul Anschriften

Dazu gibt es in den Modulfunktionen einen Button „Ansprechpartner anlegen“.

2. direkt über das Modul Ansprechpartner

Über die Schaltfläche „neu“ öffnet sich eine neue Eingabemaske, damit man den Ansprechpartner anlegen kann.

Als erstes wird über die Fernglassuche die entsprechende Firma ausgewählt, zu welcher der Ansprechpartner gehört.

Als nächstes wird die passende Anschrift gewählt. Dabei werden nur die Anschriften der bereits ausgewählten Firma angezeigt.

Anschließend sollten wenigstens Name und Vorname angegeben werden. Diese beiden sind Pflichtfelder. Alles andere kann eingegeben werden, muss aber nicht zwingend.

Die weiteren Reiter des Moduls Ansprechpartner kann man sich über das Modul Profildefinitionen eigenständig zusammenstellen.

Wenn alle Eingaben eingegeben und gespeichert wurden ist dies im Ansprechpartner hinterlegt und es können nun noch die passenden Verbindungen eingegeben werden.

3. bei Anlage von Aktivitäten

Bei Anlage von Aktivitäten kann jetzt auch ein neuer Ansprechpartner angelegt und mit der Aktivität verknüpft werden.

Hierfür gibt es im Modul Aktivitäten einen neuen Button Neuer AP. Über diesen kann in einer separaten Maske der neue Ansprechpartner angelegt werden.

Der Button ist erst nach Wahl der Firma sichtbar.

Alternativ ist dies auch über die Modulfunktion Aktivitäten anlegen bspw. aus dem Modul Firmen möglichen. Hierfür muss in der Eingabemaske Zuordnung der neue Haken Neuen Ansprechpartner anlegen gesetzt werden.

Weiteres

In diesem Modul ist die Möglichkeit gegeben Daten, wie Telefonliste, Geburtstage Ansprechpartner oder ein Adressetikett, bereits angelegte Ansprechpartnern zu drucken. Dabei ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Ansprechpartner

Steuert, welche Rechte der Benutzer Zum Ducken bestimmter Datensätze im Ansprechpartner-Modul hat.

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

stammdaten_tkd:vertragspreisanpassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-25T08:23:03+00:00

Vertragspreisanpassung

In diesem Modul können Änderungen für Vertragspreise durchgeführt werden. Dabei können Kunden informiert und Erhöhungen freigegeben oder zurückgestellt werden.

Das Modul Vertragspreisanpassung befindet sich im Strukturbaum unter Stammdaten TKD.

Anlage Vertragspreisanpassung

Über Klick auf Neu kann eine neue Vertragspreisanpassung hinterlegt werden, dabei wird automatische eine eindeutige Nummer vergeben. Anschließend erfolgt die Eingabe einer Bezeichnung.

Im Bereich Selektionskriterien können verschiedene Voreinstellungen für die Auswahl der zu erhöhenden Vertragserlöse bei der automatischen Vertragspreisanpassung getroffen werden. Gewählt werden kann:

Geschäftsbereich
Vertragsarten
Erlösart
Firma
Kundengruppe
Preisanpassungs-Schema

Die hier hinterlegten Daten bei den Selektionskriterien spielen bei der manuellen Vertragspreisänderung keine Rolle. Sie haben dort lediglich informativen Charakter.

Es kann bei der Vertragspreisanpassung ein Kundenanschreiben aufgerufen werden. Dafür ist es möglich einen formatierbaren Kopftext im gleichnamigen Feld einzugeben.

Zudem kann eine Bemerkung hinterlegt werden. Diese hat lediglich informellen Charakter und ist nur intern sichtbar.

Manuelle und automatische Vertragspreisanpassung

Es gibt zwei Wege, um Verträge für die Vertragspreisanpassung vorzubereiten. Zum einen kann im Modul Verträge eine manuelle Auswahl getroffen und diese dann über die Modulfunktion „zu Vertragspreisanpassung hinzufügen“ zur Weiterverarbeitung gegeben werden. Zum anderen können die Verträge unter zu Hilfenahme der hinterlegten Daten am Vertrag im Modul Vertragspreisanpassung importiert werden.

Manuelle Vertragspreisanpassung

Bei der manuellen Vertragspreisanpassung haben alle Anpassungs-Werte, die am Vertrag eingegeben wurden, keine Gültigkeit. Anzupassende Verträge werden über Selektionen ausgewählt und in das Modul Vertragspreisanpassung weitergegeben. Dort werden dann die Erhöhungswerte festgelegt.

Verträge manuell hinzufügen

Im Modul Verträge erfolgt eine Auswahl der Verträge, die zur Erhöhung vorgesehen sind. Dazu kann die „Fernglassuche“ verwendet werden.

Sind in der Übersicht nur noch Verträge, die selektiert werden sollen, erfolgt über die Modulfunktion Zur Vertragspreisanpassung hinzufügen eine Überführung in das entsprechende Modul.

In dem daraufhin angezeigten Fenster kann entschieden werden, ob die selektierten Verträge in eine bereits vorhandene oder in eine neue Vertragspreisanpassung überführt werden sollen.

Bei einer neuen Anpassung erfolgt zusätzlich die Eingabe einer Bezeichnung sowie des Stichtages. Zudem werden die zu überführenden Erlösarten (Klick, Wartung, Miete) benötigt.

Preise manuell ändern

Im Modul Vertragspreisanpassung kann eine bestehende Anpassung geöffnet oder neu angelegt werden. Die im Bereich Selektionskriterien hinterlegten Felder spielen bei der manuellen Vertragspreisänderung keine Rolle und haben lediglich informativen Charakter.

Im Reiter Vertragserlöse befinden sich alle Erlöse im Status erfasst. Durch Markieren und Löschen können auch hier noch Vertragserlöse von der Anpassung geschlossen bzw. über die Modulfunktion Vertragserlöse manuell hinzufügen ergänzt werden.

In der Spalte Neuer Preis kann eine Preisvergabe erfolgen. Alternativ kann die Modulfunktion Massenänderung verwendet werden. Per Massenänderung sind folgende möglich:

Status
Anpassung in %
Neuer Preis
Klickpreis runden auf
Abrunden für Pauschalen und Klickpreise

Es ist möglich eine Massenänderung mit Faktor = 0 % durchzuführen. Durch diese Funktionalität wird der Ursprungspreis (Alter Preis) wieder hergestellt.

Manuelle Anpassung durchführen

Sind alle zu erhöhenden Erlöse mit einem neuen Preis versehen worden und der Status dieser Erlöse ist Freigegeben, können die neuen Preise über die Modulfunktion Vertragsanpassung durchführen in die Verträge übertragen werden.

Automatische Vertragspreisanpassung

Bei der automatischen Vertragspreisanpassung werden die Daten direkt am Vertrag, in der Regel über ein Schema, gepflegt. Das Laden der Vertragserlöse erfolgt anschließend durch eine Modulfunktion.

Ist an einem Vertrag ein Schema für Vertragspreisanpassung hinterlegt, so werden ausschließlich dessen Werte für die automatische Erhöhung verwendet. Abweichende Einstellungen am Vertrag selbst sind nicht mehr möglich (ab 8.3822.2).

Voreinstellungen am Vertrag

Die zur automatischen Vertragspreiserhöhung notwendigen Parameter werden am Vertrag im Reiter „Rechnungsempfänger/Optionen“ selbst hinterlegt. Hier muss der Haken Preisanpassung möglich gesetzt sein.

Anschließend können die Daten manuell in die Felder eingetragen oder ein voran gelegtes Schema aufgerufen werden. Die Pflege der Schemata erfolgt im Modul Vertragspreisanpassungs-Schemata.

Hinzufügen zur Preisanpassung

Im Modul Vertragspreisanpassung werden im Eingabe-Reiter über die Selektionskriterien, die Vertragserlöse ausgewählt, die in die Anpassung gezogen werden sollen. Zur Auswahl stehen die unter Anlage beschriebenen Optionen.

Im Reiter Vertragserlöse steht nun die Modulfunktion Vertragserlöse neu laden zur Verfügung. Durch diese werden alle Erlöse, die

den Selektionskriterien,
den Preisanpassungsdaten aus Vertrag/Schemata entsprechen (letzte Abrechnung bis 1 Tag vor dem Stichtag) sowie
in diesem Zeitraum noch nicht abgerechnet wurden, in dem die Erhöhung stattfindet,

im Status Erfasst in das Grid geladen und erhalten den neuen Preis, wenn die Daten gepflegt wurden. Nun können letzte Änderungen vorgenommen werden.

Abschließend werden die Erlöse wie bei der manuellen Vertragspreisanpassung freigegeben und über die Modulfunktion Vertragsanpassung durchführen, wird der Prozess abgeschlossen.

Kundenbrief versenden

Im Reiter „Eingabe“ ist es einen Kopftext für ein Kundenanschreiben zu erstellen, indem die Kunden über die Preiserhöhung informiert werden. (Abweichende bzw. individuelle Anschreiben können über die Reportabteilung von Software-Concept erstellt werden. )

Anschließend können im Reiter „Vertragserlöse“ die Erlöse selektiert werden, für die ein Anschreiben erstellt werden soll. Über das Drucken-Symbol in der Menüleiste wird der Druck ausgelöst.

Der Vertragserlös erhält nun den Status Kunde informiert.

genehmigungen:genehmigungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-08T07:18:44+00:00

Genehmigungen (GN)

Unter Sonstiges befindet sich das Modul Genehmigungen. Mittels Genehmigungsverfahren lassen sich in Concept Office bestimmte Einstellungen im Angebotsverfahren nur noch mit Genehmigung durchführen. Eine Ausführung ohne entsprechende Genehmigung ist für die eingestellten Mitarbeiter nicht möglich.

Per Recht autorisierte Mitarbeiter dürfen die Anfrage genehmigen. Im Modul Rechteverwaltung, Rechtegruppe Module Sonstiges, können diese Rechte verwaltet werden.

Voraussetzung

Diese Schnittstelle ist mit der Lizenz Genehmigungsverfahren verfügbar.

Einstellung Konfiguration

Folgende Konfiguration ist dabei zu beachten:

Konfiguration 552: Genehmigungsverfahren verwenden

Steuert, ob bei vorhandener Lizenz das Genehmigungsverfahren verwendet werden soll.

0 - Nein (schaltet das Genehmigungsverfahren aus)
1 - Ja, alle Rechte für Mitarbeiter ohne Genehmigungsgruppe (Standardausprägung)
2 - Ja, keine Rechte für Mitarbeiter ohne Genehmigungsverfahren (Mitarbeiter ohne Genehmigungsgruppe wird das Erstellen der Vorgangsdokumente verwehrt)

Anlage Genehmigungsgruppen

Im Modul Mitarbeitergruppen (MG) erfolgt die Anlage von Genehmigungsgruppen. Bei der Gruppenart muss Genehmigungsgruppe ausgewählt werden. Es ist möglich mehrere Mitarbeiter einer Gruppe zuzuordnen.

Es lassen sich pro Mitarbeitergruppe (z.B. Sachbearbeiter) Kriterien definieren, die dazu führen, dass ein Vorgesetzter die Abgabe (Druck) eines Dokuments genehmigen muss.

Zahlungsbedingungen

Eine Zahlungsbedingung kann im Rahmen des Genehmigungsverfahrens als genehmigungspflichtig / nicht genehmigungspflichtig gekennzeichnet werden (Wechsel der Zahlungsbedingung muss genehmigt werden). Nach der Installation des Patches 8.3233.36 sind alle Zahlungsbedingungen als genehmigungspflichtig gekennzeichnet und somit kompatibel zum aktuellen Verhalten.

Artikel zu genehmigen

Innerhalb des Genehmigungsverfahrens gibt es die Möglichkeit, einzelne Artikel für ein Angebot als genehmigungspflichtig zu kennzeichnen. Dazu wurde am Artikel (Modul: Artikel / Gruppierungen & Weiteres) das Kennzeichen ‚Genehmigungspflichtig‘ eingeführt. Das Kennzeichen ist nur sichtbar bei vorhandener Lizenz ‚Genehmigungsverfahren‘.

In den Genehmigungsgruppen (Modul: Mitarbeitergruppen / Genehmigungsverfahren) kann die Überwachung dieses Kennzeichens aktiviert werden.

Einstellungsmöglichkeiten

Im Modul Mitarbeitergruppen (MG), Reiter Genehmigungsverfahren, gibt es folgende Optionen:

Wechsel der ZBD ist zu genehmigen

Ob für die Änderung der Zahlungsbedingungen im Vergleich zur Standardeinstellung am Kunden eine Genehmigung notwendig ist, kann hier eingestellt werden.

Unterschreitung der Auftragsmindestspanne ist zu genehmigen

Hier kann entschieden werden, ob die Mindestspanne laut Geschäftsbereich bzw. laut Firma unterschritten werden darf. Die Mindestspanne an der Firma gewinnt über die am Geschäftsbereich hinterlegte Spanne.

Unterschreitung der Artikelmindestspanne ist zu genehmigen

Durch diese Option kann entschieden werden, ob die Mindestspanne im Modul Artikel unterschritten werden darf.

Unterschreitung des Kreditlimits ist zu genehmigen

Für die Prüfung des Kreditlimits innerhalb des Genehmigungsverfahrens ist es möglich einen Auftragswert anzugeben, ab dem die Prüfung erfolgen soll.

Überschreitung des Auftragswertes ist zu genehmigen

Im Feld kann ein Wert eingetragen werden, oder es greift die Einstellung am Geschäftsbereich.

Gilt für Genehmigungsart

Hier besteht die Option zwischen Angebot, Auftragsbestätigung oder Gutschrift auszuwählen.

4-Augen-Prinzip

An einer Genehmigungsgruppe kann ausgewählt werden, ob das 4-Augen-Prinzip angewendet werden soll. Mindestens einer der genehmigenden Mitarbeiter muss über die benötigten Berechtigungen verfügen.

Anwendung

Die Genehmigungsanfrage

Beim Dokumentendruck im Vorgang wird kontrolliert, ob der Vorgang genehmigungspflichtig ist. Ist dies der Fall erscheint folgende Meldung:

Wird die Frage mit ,Ja‘ beantwortet, entsteht eine Genehmigungsanfrage im Modul Genehmigungen. Zudem ist es möglich eine Bemerkung für den Genehmigenden zu hinterlassen.

Der Druck ist nach Genehmigung durch einen Berechtigten möglich, die Seitenansicht kann allerdings zu jeder Zeit durch den Bearbeiter des Auftrages aufgerufen werden.

Die Genehmigung

Im Modul Genehmigungen entsteht eine Anfrage. Diese muss durch einen autorisierten Mitarbeiter erteilt werden. Dieser Mitarbeiter muss über zwei Voraussetzungen verfügen:

Das nötige Recht haben, um genehmigen zu dürfen (Rechteverwaltung)
und einer höheren Genehmigungsgruppe angehören

Im Abschnitt Entscheidung kann der Entscheidung-Status: angefragt, abgelehnt, genehmigt oder ungültig ausgewählt werden.

Der Druck ist erst nach erfolgter Genehmigung durch einen befugten Mitarbeiter möglich. Bis dahin kann eine Seitenansicht erzeugt werden.

Im Genehmigungsmodul ist es möglich in der geöffneten Genehmigungsanfrage über die Seitenansicht das zu genehmigende Dokument anzeigen zu lassen.

Werden am Vorgang Änderungen vorgenommen die eines der Kriterien betreffen, wird die Anfrage automatisch verworfen bzw. ungültig. Damit ist der Vorgang hinsichtlich der Genehmigung im Zustand wie bei Erstanlage.

Ungültige Genehmigungen werden im Filter wie erledigte behandelt, die Checkbox ‚Erledigte anzeigen‘ wirkt auf genehmigte, abgelehnte und ungültige.

Das Genehmigungsverfahren wurde ab 8.3233.36 um die Möglichkeit erweitert, das Auslösen von Bestellungen ab einem bestimmten Wert genehmigungspflichtig zu machen.

In den Genehmigungsgruppen (Mitarbeitergruppen) können entsprechende Bestellwerte hinterlegt werden.

Dieses Verfahren greift nur bei manuellem Auslösen. Der Import mit automatischer Bestellungsauslösung ist davon ausgenommen.

ACHTUNG: Haben laut Konfiguration 552 Mitarbeiter ohne Genehmigungsgruppe keine Rechte, so muss dazu eine neue Genehmigungsgruppe angelegt werden.

Benachrichtigungen

Im Benachrichtigungsmodul (BT) können nun Benachrichtigungen ausgelöst werden, wenn im Rahmen eines Genehmigungsverfahrens Statusänderungen an Genehmigungen auftreten.

Hierfür wurde das neue auslösende Ereignis „Genehmigungsverfahren“ eingeführt.

Für die Genehmigungs-Entscheidungen „angefragt“, „ungültig“, „abgelehnt“ und „genehmigt“ können entsprechende Reaktionen definiert werden.

Zusätzlich wurde für die Reaktionsart „E-Mail senden“ eine neue Auswahlmöglichkeit für die Empfängeradresse geschaffen:

„Genehmigungsberechtigte des GB“
„Genehmigungsberechtigte (alle)“

Damit können gezielt die Mitarbeitenden benachrichtigt werden, die zur Genehmigung berechtigt sind, entweder innerhalb eines bestimmten Geschäftsbereichs oder übergreifend.

ticket:ticket

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-05T13:17:05+00:00

CO-Ticket

Über das Modul Tickets können Kundenanfragen/-meldungen erfasst und weiterbearbeitet werden. Das Modul Tickets wird unter Aktuell aufgerufen.

Dieses Modul ist mit der gleichnamigen Lizenz verfügbar.

Zur Anlage und Verwaltung von Aktivitäten wird die Lizenz Active I benötigt. Um zusätzliche Profilmasken zu erstellen, wird die Lizenz Active II benötigt.

Vorbereitungen

In den Weiteren Stammdaten werden allgemeine Basisdaten für das Ticketsystem hinterlegt. Programmseitig sind bereits Grunddaten hinterlegt.

Das Ticket als Werkzeug

Das Ticket ist ein geeignetes Werkzeug, um verschiedenste Informationen über einen längeren Zeitraum zu bündeln, mit der Besonderheit, diese auch entsprechend weiterverarbeiten bzw. kontrollieren und verfolgen zu können. Es ermöglicht die Aufnahme von Informationen aus den unterschiedlichsten Kanälen (Portal, Mail, manuell Telefon etc.), welche anschließend bzw. zu einem späteren Zeitpunkt verarbeitet/abgearbeitet werden können.

Besonders für den Vertrieb ist das Ticket ein perfektes Werkzeug, um verschiedene Informationen/Daten eines Kunden (vor Ort) in einem Ticket aufzunehmen, welche im Nachgang bearbeitet werden können. Zudem lässt sich auch kontrollieren, was mit den einzelnen Daten passiert ist bzw. in welchem Status sich diese befinden.

Vorteile/Besonderheiten zum Ticket:

Kontroll-Werkzeug
Organisations-Werkzeug
Übersichts-Werkzeug
„Datensammler“
Zeiterfassungs-Werkzeug (Timer-Funktion)

Ticket erfassen

Beim Erfassen des Tickets wird eine fortlaufende Ticket-ID vergeben. Die Ticketart ist ein Pflichtfeld und wird ab der Version 7.0.5673 nicht mehr mit einem Standardwert (i.d.R. Störung) vorbesetzt, d.h. es muss bewusst die korrekte Ticketart gewählt werden. Um das erfasste Ticket weiter zu qualifizieren, wird dem Ticket die Herkunft des Tickets zugeordnet. Über den Betreff wird eine Kurzbeschreibung zum Ticket hinterlegt.

Zusätzlich zum Betreff kann unter „gemeldet von“ der Ansprechpartner hinterlegt werden, von dem die Anfrage stammt. Hierzu kann über den gesamten Ansprechpartnerstamm aus CO gesucht werden. Gemeldet von kann zudem per Konfiguration 531 als Pflichtfeld definiert werden.

Konfiguration 531: "Gemeldet von" ist ein Pflichtfeld bei Tickets

Steuert, ob "gemeldet von" bei Tickets ein Pflichtfeld ist. In dem Einstellungstext kann man einen Standardwert definieren. Dieser wird bei Tickets, die nicht aus dem Modul angelegt werden, gezogen.

0 - Nein
1 - Ja

Nach Auswahl des Ansprechpartners wird die Firma und bei vorhandener E-Mail-Adresse, die E-Mail des Ansprechpartner eingetragen.

Nach Erfassung des Tickets kann die Priorität und der Status zum Ticket hinterlegt werden. Außerdem kann noch ein verantwortlicher Bearbeiter und der zuständige Geschäftsbereich zugeordnet werden. Als Eingangsdatum wird das Datum und die Uhrzeit der Erfassung eingetragen. Handelt es sich um die Störungsmeldung zu einer Maschine, wobei noch nicht feststeht, ob ein Service-Auftrag erforderlich ist, so kann hier über die Maschinennummer das entsprechende Gerät ausgewählt werden. Neben dem Ticket-Betreff können unter Beschreibung und Einsatzhinweis detaillierte Informationen zum Ticket eingetragen werden.

Ticket verwalten

Nach Erfassen des Tickets wird dem Ticket eine Priorität zugeordnet.
Weiterhin wird der entsprechende Status ausgewählt. Je nach Bearbeitung wird der entsprechende Status manuell geändert.
Wird das Ticket von einem bestimmten Mitarbeiter bearbeitet, so wird dieser als Bearbeiter hinterlegt.
Unter Geschäftsbereich wird der zuständige Geschäftsbereich ausgewählt
Betrifft das Ticket eine bestimmte Maschine, so wird diese unter „Maschinennr.“ Dem Ticket zugewiesen.
Wird die Maschinen zugewiesen, so wird die Ticketbeschreibung in das Feld Beschreibung, unter Maschinen hinzugefügt.
Unter den Maschinendaten werden alle relevanten Daten zum Gerät angezeigt, analog dem Modul Service-Aufträge. Es wird jedoch an dieser Stelle noch kein Service-Auftrag angelegt.

Folgende Modulfunktionen stehen zur Verfügung:

Aktivität anlegen [1]
Timer starten [2]
Vorgang anlegen [3]
Service-Auftrag anlegen [4]
E-Mail senden [5]
Dokument hinzufügen [6]
Erledigte Tickets anzeigen

[1] Aktivitäten zum Ticket anlegen

Über die Funktion „Aktivität anlegen“ können die Aktivitäten zum Ticket angelegt werden. Diese werden in der Ticket-Rubrik „Aktivitäten“ eingetragen.

Für die aufgenommenen Aktivitäten kann entschieden werden, welche der Aktivitäten später in einen Service-Auftrag übernommen werden sollen. Beim Terminen wird die „Zeit“ in Minuten (Beginn Tätigkeit bis Ende Tätigkeit), zur Aktivität angezeigt. Für diese Aktivitäten kann eine Kennzeichnung erfolgen, ob eine Berechnung an den Kunden erfolgen soll.

Die aus der Mitarbeiterzuordnung hinterlegte Stundenart wird automatisch vorbesetzt. Sind mehrere Stundenarten an einem Mitarbeiter hinterlegt, so wird keine Stundenart vorbelegt.

Bei Kennzeichnung eines Tickets als fakturierfähig muss folgendes Beachtet werden:

Sonderrecht Fakturierfähiges Tickets ändern

Erlaubt es dem Nutzer Tickets mit dem Kennzeichen berechenbar zu bearbeiten.

Nein
Ja

[2] Timer starten

Über die Modulfunktion ‚Timer starten‘ kann manuell eine Stopp-Uhr gestartet werden, welche nach Beendigung der Zeit die Möglichkeit bietet, eine Aktivität anzulegen.

So lassen sich zum Beispiel verschiedene Dienstleistungen oder Telefonate zeitlich festhalten und können später über einen Service-Auftrag abgerechnet werden.

[3] Vorgang anlegen

Analog zum Anlegen eines Service-Auftrags aus dem Ticket heraus, kann ebenfalls ein Vorgang zum Ticket angelegt werden. Über „Vorgang anlegen“ wird in diesem Fall ein Vorgang zum Kunden aus dem Ticket angelegt. Dem Vorgang wird die Ticket-ID zugeordnet, so dass vom Vorgang aus in das zugehörige Ticket gewechselt werden kann.

[4] Service-Auftrag anlegen

Ergibt sich aus der Ticketbearbeitung, dass die Aufwendungen über einen Service-Auftrag abgerechnet werden sollen, so kann dies über die Modulfunktion „Service-Auftrag anlegen“ erfolgen.

Vor der Übernahme des Tickets in einen Service-Auftrag muss geprüft werden, ob alle Aktivitäten für den Vorgang angelegt sind und welche in den Service-Auftrag übernommen werden sollen. Weiterhin muss geprüft werden, ob der Service-Auftrag für eine bestimmte Maschine anzulegen ist. Dies erfolgt über den Haken „Übernahme“. Für berechenbare Aktivitäten muss der Haken „berechenbar“ gesetzt werden. Durch drücken der Modul-Funktion „Service-Auftrag anlegen“.

Nachträglich erfasste Tätigkeiten können noch in den Service-Auftrag übernommen werden.

Wenn bei Anlage eines Serviceauftrages aus dem Ticket heraus, kein Tätigkeitsartikel vorgegeben ist, dann wird der an der ausgewählten Stundenart hinterlegte Artikel verwendet.

Ist dort keine Angabe hinterlegt, wird der Artikel ‚Service‘ eingesetzt.

Wird mit der Übernahme des Tickets in den Service-Auftrag das Ticket abgeschlossen, so wird im Ticket der Status auf erledigt gesetzt.

[5] E-Mail

Über die Modulfunktion „E-Mail senden“ kann an die hinterlegte Absender Mail-Adresse eine E-Mail gesendet werden. Hierbei kann zum Beispiel eine Anfrage zum Ticket erfolgen oder der Kunde über den Status des Tickets informiert werden. Hierbei wird im Ticket automatisch eine Aktivität „TicketMail“ angelegt.der Betreff der E-Mail in die Bezeichnung der dazugehörige Aktivität vererbt.

Beim Einlesen von Ticket-E-Mails, die bereits eine Ticketnummer im Betreff enthalten (z.Bsp. Antwort auf eine E-Mail aus dem Ticket), werden diese als Aktivitätenart ‚Ticketmail empfangen‘ am alten Ticket hinterlegt.

[6] Dokument hinzufügen

Zum Ticket kann über diese Funktion ein externes Dokument hinzugefügt werden. Dies kann über die Dokument hinzufügen durchgeführt werden. Weiterhin kann ein Dokument durch Ziehen in den „Infos“-Container hinzugefügt werden. Dokument mit der LMT anfassen und in den Bereich Infos ziehen. Nachträglich muss in diesem Verfahren das Dokument aufgerufen werden und die Bezeichnung geändert werden.

CO-Ticket in Verbindung mit CO-Portal

Ist in Concept Office(CO) die Konfiguration 333 auf 1- Ticket anlegen eingestellt, so werden Störungen in CO als Ticket mit der Herkunft „CO-Portal“ angelegt.

Beim gleichzeitigen Einsatz von CO-Portal können zusätzlich Einstellungen die Produkte direkt ineinandergreifen lassen.

Über Senden wird das Ticket in CO angelegt

Im CO-Portal werden diese neben den Service-Aufträgen, mit dem entsprechenden Status, als „Störung zur Maschine…“ angezeigt.

Neben den Tickets aus CO-Portal sind für den Kunden auch alle sonstigen offenen Tickets sichtbar. Hier kann der Kunde den Bearbeitungsstatus der jeweiligen Tickets einsehen.

Wird aus dem Ticket ein Service-Auftrag generiert, so wird dies in den Störungen mit der entsprechenden Service-Auftragsnummer geändert, wobei die Ticket-ID weiterhin sichtbar ist.

Im CO-Portal werden unter Störungen zuerst die Aufträge und danach die Tickets angezeigt. Bei einer Änderung von Ticket auf Auftrag verschiebt sich demzufolge die Störung zur ursprünglichen Reihenfolge der Anzeige.

Formular zum Ticket

Zum Ticket kann ein Ticketblatt ausgedruckt werden. Folgende Informationen sind dabei enthalten:

Störungsbetreff
Kundenhauptanschrift
Ist eine Maschinen im Ticket hinterlegt, so werden die Maschinennummer und Seriennummer, sowie der Stellplatz angezeigt.
Beschreibung und Einsatzhinweis
Aktivitäten zum Ticket

Ticket-Profile

Im Modul Profildefinitionen und Profileinträge, kann zur Profilart „Ticket“ eine eigene Maske für das Modul „Tickets“ angelegt werden. Über das Profil lassen sich frei definierbare Einträge hinterlegen.

co portal, vorgaenge, aktivitaeten

Konfigurationen zum Ticket

Konfiguration 402: Versand einer E-Mail beim Anlegen eines neuen Ticket´s, an eine bestimmte E-Mail-Adresse

0 - Nein, keine E-Mails versenden
1 - Ja, bei manuell angelegten Tickets
2 - Ja, bei importierten Tickets
3 - Ja, immer

Es besteht die Möglichkeit programmseitig festzulegen, ob bei Anlage eines Tickets eine Benachrichtigungs-E-Mail an eine hinterlegte E-Mail-Adresse erfolgen soll. Diese Einstellung kann über die Konfiguration 402 definiert werden. Ebenso lässt sich unterscheiden, ob die Benachrichtigung für manuell angelegte oder importierte Tickets versendet werden soll. Sollen mehrere Empfänger benachrichtigt werden, müssen die Emailadressen getrennt mit ; in den Einstellungstext eingetragen werden.

Für die Textbausteine Betreff bwMailBetreffTicketInfo und Text bwMailBodyTicketInfo können folgende Platzhalter verwendet werden:

#Ticket-Id#,
#Ticket-Art#,
#Ticket-Betreff#,
#Ticket-Status#,
#Ticket-MaschinenNr#,
#Ticket-Beschreibung#,
#Ticket-SerienNr#,
#Ticket-MeldungsCode#,
#Ticket-EingangsDatum#,
#Ticket-Einsatzhinweis#,
#Ticket-Meldender#,
#Ticket-BestellNr#,
#Ticket-Projekt#,
#Ticket-ExtTicketID#,
#Ticket-Vorqualifikation1#,
#Ticket-Vorqualifikation2#,
#Ticket-Priorität #,
#Ticket-Herkunft#,
#Ticket-Bearbeiter#,
#Ticket-Geschaeftsbereich#,
#Ticket-ImPortal#,
#Ticket-Ansprechpartner#,
#Ticket-Anschrift#,

...wenn Ticket.KundenNummer > 0 dann:
            
#KN# (alt bleibt kompatibel) oder #Ticket-Kunde#"
            
...wenn Ticket.AnsprechpartnerNummer > 0 dann:

#Ticket-MeldenderAnrede1#,
#Ticket-MeldenderAnrede2#,
            
...wenn Ticket.MaschinenNummer <> 'leer' dann:

#MB#(alt bleibt kompatibel) oder #Ticket-Maschinenbezeichnung#,
#Ticket-MaschinenstandortName#,
#Ticket-MaschinenstandortOrt#,
#Ticket-MaschinenstandortStrasse#,
#Ticket-MaschinenstandortPLz#,
#Ticket-MaschinenstandortLand#,
#Ticket-Stellplatz#,
#Ticket-KundenmaschinenNr#,
#Ticket-KundenmaschinenName#,
#Ticket-Kostenstelle#,

...aus dem Modellartikel:

#Ticket-MaschinenArtikelbezeichnung#,
#Ticket-ArtikelartTKD#,
#Ticket-Herstellerartikelnummer#,
#Ticket-Artikelkurztext#, 

...aus abweichender Materiallieferanschrift bzw. wenn diese nicht vorhanden aus der Standardanschrift
#Ticket-LieferName#,
#Ticket-Lieferland#,
#Ticket-Lieferstrasse#,
#Ticket-LieferPlz#

Konfiguration 464: Soll die Ticket-ID immer aus dem Nummernkreis ermittelt werden

0 - Nein
1 - Ja

Des Weiteren lässt sich definieren, ob die Ticket-ID aus dem Nummernkreis ermittelt werden soll oder nicht. Die Vergabe laut Nummernkreis erfolgt automatisiert, wenn die Konfiguration 464 auf ‚JA‘ steht. Der Nummernkreis kann über das Administrations-Modul hinterlegt werden.

Sonstiges

Folgende Sonderrechte sind zu beachten:

Sonderrecht Tickets (Filter)

Steuert, welche Tickets dem Benutzer angezeigt werden sollen.

Keine Rechte
nur eigene Tickets
Tickets des eigenen Bereiches
Tickets des Geschäftsbereiches
alle Tickets

Sonderrecht Änderung der Filiale am Ticket erlauben

Nein
nur eigene Filialen
Ja

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu Ticket:

Seiten in diesem Namensraum:

Das Monatsticket

Import von Tickets

Vorqualifikation an Tickets

Ticket

administration:archivierung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Archivierung von Dokumenten

Concept Office unterstützt die Dokumenten-Management-Systeme (DMS) ELO Archiv, DocuWare, Windream und Concept DMS by Starke.

Für diese DMS wird die automatische Archivierung durch zusätzliche Übergabe der Verschlagwortungs-Informationen unterstützt.

Der Export von Concept Office-Dokumenten in andere DMS ist ebenfalls möglich. Aber die Verschlagwortung muss dann manuell erfolgen.

Im Druck-Manager kann für jede Dokumentenart, die archiviert werden soll, das Übergabeverzeichnis für die Dokumente und die Steuerdatei eingestellt werden.

DMS Integration

Für Concept DMS by Starke bieten wir eine Erweiterung an, die DMS Integration. Damit ist es möglich, Fremddokumente wie z.B. PDF-Dokumente und auch Emails aus Outlook im Firmen- oder Vorgangskontext von Concept Office zu archivieren. Dabei werden die Verschlagwortungsinformationen aus Concept Office hinzugefügt und angezeigt. Der Benutzer hat dann die Möglichkeit, diese Informationen vor der Übergabe an das Archivsystem zu ergänzen oder abzuändern. Außerdem kann über die DMS Integration aus Concept Office heraus direkt auf die archivierten Dokumente zugegriffen werden.

Übergabe der Verschlagwortungs-Informationen

Für aktuelle Archivierungs-Schnittstellen wie Concept DMS by Starke und Docuware-Anbindung findet die Übergabe der Index-Informationen anhand einer Datenbanktabelle statt.

Archivierbare Dokumentenarten

Folgende Dokumentenarten werden archiviert:

Modul Bestellungen: Bestellung, BestellStorno
Modul Service-Aufträge: Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Gutschrift, Rücknahmeschein, Lieferschein, Packzettel, Rechnung
Modul Vorgänge: Angebot, Auftragsbestätigung, Gutschrift, Lieferschein, Packzettel, Rechnung
Modul Vertragsabrechnung: Vertragsrechnung, Vertragsgutschrift

Um nur die Anhänge aus einer E-Mail an das gewünschte Modul zu hängen, muss beim Anwenden der DMS-Funktion keine Umschalttaste gedrückt gehalten werden.

Archivieren in Concept Mobile

Für die Archivierung von Dokumenten die via Concept Mobile erzeugt werden (Reparaturaufträge), sind keine gesonderten Einstellungen zu beachten. Es werden die Einstellungen des Druck-Manager berücksichtigt.

Bis Version CO 6.0.1811

Für die Archivierung von automatisch generierten Reparaturaufträgen sind Archivdrucker und Ausgabepfad in der Steuerdatei web.config einzutragen:

<configuration> 
  ... 
  <appSettings> 
    <add key="ArchivDrucker" value="$ArchivierungDocuware" /> 
    <add key="ArchivPath" value="C:\Tmp" /> 
    ... 
  </appSettings> 
</configuration>

Nachträgliches Archivieren

Es besteht die Möglichkeit nachträglich Dokumente aus Concept Office an das Archivsystem zu übergeben. Dazu wird im Modul Formulardruck, Registerkarte Druckwiederholung Die Einstellung Datenexport verwendet: Selektieren Sie die gewünschten Dokumente anhand der verfügbaren Auswahlkriterien. Stellen Sie anschliessend den zum Archivsystem passenden Exportdrucker ein. Klicken Sie abschliessend auf den Drucken-Button in der Funktionsleiste.

Hinweise

Dieses Modul ist mit der Lizenz Archivierung verfügbar.

Windream Archivierung

Die Verzeichnisse für Indexdateien und zu archivierende Dokumente sollten schon bei der Installation von Windream auf den Pfad verweisen, der als Exportpfad im Druck-Manager eingestellt ist. Ist dieser Pfad ein Netzwerkpfad, dann muss dieser laut Herstellerangaben als Laufwerk gemappt sein.

Windream 2017 Archivierung

Voraussetzungen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Windream 2017 verfügbar.

Windream 2017.ini

Zuordnung der Feldnamen von CO zu Windream Über die Konfigurationsdatei Windream2017.ini erfolgt das Mapping der CO-Feldnamen auf die Windream-Feldnamen.

Aufbau der Konfigurationsdatei

[Kopfdaten]
<Infotyp>=<Feldname>
;<Position>
;<optional Wert>
Version=Version 1.2
ZielOrdnerPraefix=\Innendienst
DokumentTyp=ObjectTypeName
Steuerdatei=URL
Dokumentdatei=BinaryFile
[Formularzuordnung]
;<CO-Dokumenttyp>=<Dokumentname Windream>
Angebote=Angebote-Ausgang-CR
Auftragsbestaetigungen=Auftragsbestätigungen-Ausgang-CR
Lieferscheine=Lieferscheine-Ausgang-CR
Rechnungen=Rechnungen-Ausgang-CR
Gutschriften=Gutschriften-Ausgang-CR
Bestellungen=Bestellungen-Ausgang-CR
BestellungsStorno=BestellungsStorno-Ausgang-CR
Packzettel=Kommissionierscheine-Ausgang-CR
VertragsRechnungen=VertragsRechnungen-Ausgang-CR
VertragsGutschriften=VertragsGutschriften-Ausgang-CR
Reparaturauftraege=Reparaturaufträge-Ausgang-CR
Lieferavisierungen=Lieferavisierungen-Ausgang-CR
Ruecknahmescheine=Ruecknahmescheine-Ausgang-CR
;Konfiguration der Indexfelder
;hier fortlaufend alle gewünschten Indexfelder für den jeweiligen Dokumenttyp aufführen
;<LfdNr>=<CO-Feldname>
;<Windream-Index>
;Unterknoten aktiv
;1=Unterknoten aktiv: 0=Unterknoten nicht aktiv: wenn aktiv, dann wird der Wert als Unterknoten geliefert
[Angebote]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Auftragsbestaetigungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Rechnungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Gutschriften]
1=Kundennummer;Kundennummer;0

3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Bestellungen]
1=Lieferantennummer;Lieferantennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
5=Kundennummer;Kundennummer;0
[BestellungsStorno]
1=Lieferantennummer;Lieferantennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
5=Kundennummer;Kundennummer;0
[Packzettel]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Lieferscheine]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Lieferavisierungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Reparaturauftraege]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Auftragsnummer;0

4=Belegdatum;Datum;0
;5=Maschinenbezeichnung;Modell;0
5=Maschinennummer;Maschinennummer;0
6=Stellplatzinfo;Stellplatz;0
7=Lieferungname;Kunde;0
8=Bemerkung;Bemerkung;0
;10=Artikelnummer;Artikelnummer;0
[Ruecknahmescheine]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[VertragsRechnungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vertragsnummer;Vertragsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[VertragsGutschriften]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vertragsnummer;Vertragsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0

Alternativ kann für jeden Dokumententyp eine abweichender Dokumentenordner hintelegt werden.

Orginalzeile:        <CO-Dokumenttyp>=<Dokumentname Windream>
abweichender Ordner: <CO-Dokumenttyp>=<Dokumentname Windream>;<abweichender Dokumentenordner>

Bsp.: Lieferschein=Lieferscheine-Ausgang-CR;Lieferscheinausgangsordner

Die Datei Windream2017.ini muss im Sysdata Ordner hinterlegt werden.

Ausgabe der Daten zur Archivierung

Die zu archivierenden Formulare müssen in der Drucksteuerung zusätzlich eingetragen werden. Die Archivierung erfolgt mit dem Drucker $ArchivierungWindream2017. Ausgegeben werden für jedes Dokument je eine Xml-Datei (Der Aufbau dieser wird in der Windream2017.ini festgelegt.) und das Dokument als PDF-Datei. Die Ausgabe erfolgt in das gleiche Verzeichnis, welches im Druckmanager als Exportverzeichnis hinterlegt ist.

Archivierung, Druck-Manager

aktionen:aktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-12T08:31:57+00:00

Aktionen

Als Aktion bezeichnet man einen marketing-strategischen Prozess, bei dem eine Anzahl Firmen kontaktiert bzw. informiert wird. Beispiele hierfür sind Kundenakquise, Produktpräsentationen oder Messevorbereitungen.

Das Modul Aktionen bietet die Möglichkeit einen solchen Prozess abzubilden, zu überwachen und auszuwerten.

Für das Hinzufügen und Entfernen von Firmen an Aktionen wird das Recht Firmen-Aktionen ausgewertet.

Anlegen einer Aktion

Über den Reiter Eingabe im Modul Aktionen können verschiedene Aktionen angelegt werden. Dabei wird die Aktion über die Aktionsart, deren Bezeichnung und vielen weiteren Kriterien genau definiert. Jede Aktion besitzt genau eine Aktionsart, welche über das gleichnamige Modul angelegt werden kann.

Aktionsarten

Aktionsarten dienen der Gruppierungsmöglichkeit für Aktionen und können über das Modul-Aktionsarten angelegt werden. Die Aktionsart sollte über einen eindeutigen Namen mit max. 20 Zeichen definiert werden. Zur Auswahl wird in Concept Office die Bezeichnung angeboten, welche maximal 255 Zeichen lang sein darf.

Nach Erfassen der Aktionsarten stehen diese im Modul Aktionen zur Verfügung.

Datenverarbeiten aus dem Firmen-Modul

Im Firmen-Modul werden im Reiter „Übersicht“ alle im Concept Office angelegten Firmen angezeigt. Diese können über die Selektionszeile nach bestimmten Kriterien gefiltert werden (z.B. alle Firmen aus dem PLZ-Bereich „0“) und anschließend einer bestimmten Aktion zugeordnet werden. Dies geschieht über die Modulfunktion Datenverarbeitung (Firmen).

Daraufhin öffnet sich die Verarbeitungsauswahl, über welche die selektierten Firmen einer Aktion zugewiesen werden können.

Zudem kann bei Anlage bzw. Zuordnung zu einer Aktion ein Mitarbeiter angegeben werden, der dann in der Aktion unter Beteiligte Firmen der Firma zugeordnet wird.

Beteiligte Firmen

Über den Strukturbaum können in der jeweiligen Aktion die Beteiligten Firmen zu dieser Aktion geöffnet werden.

Reiter Eingabe

Es ist möglich über den Reiter Eingabe weitere Firmen und Ansprechpartner hinzuzufügen.

Im oberen Abschnitt wird die Nummer der Aktion, die Nummer der Firma sowie der gewählte Ansprechpartner angezeigt. Über den Link Verbindungen besteht die Möglichkeit alle Kontakte zu der gewählten Firma anzuzeigen. Über Zuordnung ändern kann der Ansprechpartner gewechselt werden.

Im mittleren Abschnitt kann für die Firma eine Qualifikation gewählt werden. Die hier angezeigten Auswahlmöglichkeiten werden im Modul Qualifikationen verwaltet. Zudem können das Datum, der zugehörige Mitarbeiter und eine Bemerkung eingetragen werden.

Im unteren Teil des Reiters werden die Daten zur Firma angezeigt.

Reiter Übersicht

In der Übersicht werden alle Firmen, die der Aktion zu geordnet sind, dargestellt.

Folgende Spalten können in der Übersicht eingeblendet werden:

Ansprechpartner
Ansprechpartner Mail
Absprechpartner Tel.
Bemerkung: im Reiter Eingabe hinterlegte Bemerkung
Datum
Firma
Firmenqualifikation: entspricht dem Status der Firma
Hauptmitarbeiter
Kurzname
Land
Mitarbeiter
Name
Ort
PLZ
Qualifikation (Firma-Aktion): im Reiter Eingabe hinterlegte Qualifikation
Straße

Wenn zu Aktionen hinzugefügte Kunden oder Ansprechpartner mit Werbesperre gekennzeichnet sind, wird dies farblich (rot) in der Übersicht der beteiligten Firmen und in der Eingabemaske hinterlegt.

allgemein:programmfenster

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Aufbau des Programmfensters

1. Menüleiste

In der Menüleiste befinden sich zum einen alle Standardfunktionen, wie zum Beispiel Speichern, Suchen (über den Sichten-Manager) und Drucken. Zum Anderen können Sie hier in die Untermodule des jeweiligen Moduls navigieren.

Der Navigationsbereich

Navigationsbereich Der Navigationsbereich besteht aus Favoriten, Sichten und Strukturansicht. Er befindet sich auf der linken Seite des Programms und lässt sich bei Bedarf einklappen. Dies geschieht über die kleine Stecknadel im Kopfbereich der Navigation.

Klickt man dann ins Modulfenster „fährt“ die Navigation an den linken Rand und lässt dem eigentlichen Modul mehr Platz. Wird die Navigation benötigt, klickt man auf die entsprechende Schaltfläche und die Navigation fährt wieder heraus.

2. Favoriten

Im Bereich Favoriten lassen sich vom Nutzer oft genutzte Module ablegen. Sie können Favoriten hinzufügen in dem Sie in der Strukturansicht mit rechts auf ein Modul klicken und Zu Favoriten hinzufügen wählen.

Um ein Modul aus der Liste der Favoriten zu entfernen, klicken Sie auf das Modul ebenfalls mit rechts und wählen den entsprechenden Eintrag.

Die Reihenfolge kann per Drag & Drop verändert werden.

3. Strukturansicht

Die einzelnen Untermodule des Programms können über die Strukturansicht, auch Treeview genannt, angesteuert werden. Prinzipiell arbeitet die Strukturansicht genau wie der Windows Explorer. Unter übergeordneten Modulen „hängen“ Untermodule, die sich auf- und zuklappen lassen.

Um an die Untermodule zu gelangen, reicht ein Klick auf das Pfeilsymbol. Hat ein Benutzer keine Leserechte oder keine Lizenz für ein Modul oder Untermodul, so erscheint dieses auch nicht in der Strukturansicht. Es ist daher möglich, das die Abbildungen in dieser Dokumentation von Ihrer Bildschirmansicht abweichen.

4. Modulfenster

Hier ist das eigentliche Modul (Firmen, Vorgänge usw.) zu sehen.

5. Modulfunktionen

In vielen Modulen gibt es Sonderfunktionen. Zum Beispiel „Aktivität anlegen“ oder „Bestellung generieren“ usw. Über die am rechten Bildschirmrand angebrachten Schaltflächen sind diese leicht erreichbar.

Die Beschriftung der Symbole lässt sich abschalten, so dass diese Leiste auf kleineren Monitoren weniger Platz verbraucht.

Im Bild beispielhaft ein Teil der Modulfunktionen aus dem Modul Vorgänge:

Wie Sie diese Leiste an Ihre Wünsche anpassen können, lesen Sie bitte hier.

6. Modulleiste

Hier finden Sie alle aktuell von Ihnen geöffneten Module, um schnell wieder darauf zugreifen zu können.

Nach Programmstart wird jedes Modul, welches der Nutzer öffnet hier mit einem Tab abgelegt. So lässt sich schnell zwischen den Modulen hin- und herschalten.

Bleiben Sie mit der Maus über einem Tab stehen, werden Ihnen Detailinformationen zum jeweils geladenem Datensatz angezeigt.

Mit einem Rechtsklick in den freien Bereich neben den geöffneten Tabs können Sie entscheiden, ob große oder kleine Symbole oder nur Text in den tabs angezeigt werden soll.

Bei einer Monitorauflösung unter 1024 Pixel in der Höhe ist die Einstellung auf „nur Text“ obligatorisch.

Admin-Info:
Das Programm lässt sich vom Nutzer auf vielfältige Weise anpassen (Favoriten, Spaltenbreiten usw.). Diese Daten werden im Data-Pfad im Ordner UserData abgespeichert. Die Daten eines Users sind im Ordner mit dem Windows-Login-Namen des Users abgelegt. Durch Löschen dieses Userordners wird das Programm vom Layout her für diesen User in den Werkszustand zurückversetzt.

Das Aussehen des Programms kann in Templates voreingestellt werden. Lesen Sie mehr dazu hier.

allgemein

co8:buerotechnik

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T10:49:39+00:00

Geschäftsbereich Bürotechnik

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Allgemeines

Auskunft: Neue Karteikarte - Wartungshistorie
Im Modul Auskunft wurde eine neue Reiterkarte „Wartungshistorie“ hinzugefügt. Hier kann zu einem Kunden oder zu einem Modell (Artikelnummer) maschinenübergreifend oder kundenübergreifend die Wartungshistorie angezeigt werden.

Neue Artikeleigenschaft
‚Artikel muss vom Techniker gewechselt werden‘

Diese Kennung am Artikel bewirkt, dass dieser nur über einen Service-Auftrag abgewickelt werden kann. Zudem lässt sich diese Kennung im Modul MPS-Meldungen und in der Artikelauswahl der Vertragsleistung an der Vertragsart filtern.

Anbindung des Ticketsystems ZAMMAD
Bei der Anbindung des Ticketsystem Zammad wurde der Abgleich der Stammdaten (Firmen und Ansprechpartner) implementiert. Dabei ist Concept Office das führende System. Es besteht die Möglichkeit aus den gelisteten Tickets im Zammad einen Service-Aufträge in Concept Office zu erstellen.

Auswahl des Geschäftsbereiches
Die Auswahl des Geschäftsbereiches kann nun bei Anlage eines Service-Auftrages lt. Maschine gesetzt werden.

Disposition 2.0
Im Dispositions-Schema kann zusätzlich die Filiale als Filterkriterium angegeben werden.

Rückkaufwert

Im Vertragsmodul gibt es eine neue Modulfunktion ‚Rückkaufswerte ermitteln. Dazu werden in einer separaten Maske alle aktiven Mieterlöse des Vertrages angezeigt. Das Stichtagsdatum der Maske bestimmt, zu welchem Datum der Rückkaufswert ermittelt werden soll. Das Datum wird mit dem Ende des aktuellen Monats bzw. des Folgemonats vorbelegt, je nachdem ob der Aufruf bis zum 15. eines Monats oder später erfolgt. Aus dem Datum der letzten Abrechnung bis zum Stichtag errechnet sich eine Restlaufzeit in Monaten. Diese Restlaufzeit, multipliziert mit der Rate, ergibt den Rückkaufswert des Gerätes. Im oberen Bereich wird immer die Summe aller Rückkaufswerte dargestellt.

Kontingentvereinbarungen

Es ist möglich, bei der Definition von Kontingenten immer eine Mengenvereinbarung zu treffen.

Typischerweise wird dies bei Stundenkontingenten angewendet, wenn pauschal eine Anzahl Stunden als Kontingent vereinbart wird, jedoch unerheblich ist, wer diese leistet (Techniker, Consultant,..).

In einer Leistungsgruppe können die entsprechenden Tätigkeitsartikel angegeben werden und deren abgerechnete Gesamtmenge wird gegen das Kontingent geprüft.

Vertragsgutschriften

Bei Vertragsgutschriften besteht die Möglichkeit, einen Grund für die Gutschrift anzugeben. Dieser wird in der Dokumentenmaske für Vertragsrechnungskorrekturen angezeigt. Wenn ein Druck des Grundes auf der Gutschrift gewünscht ist, müsste eine Formularanpassung erfolgen.

Kundenportal

Erweiterung Modul Störungen
Das Modul Tickets (Störungen) im Portal wurde erweitert. Um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können, wird in Concept Office das Modul Tickets benötigt. Hierzu sind entsprechende Lizenzen erforderlich (Tickets/ Flex Portal Service). Dazu auch die Konfiguration ‚333 - Störungen melden über‘ beachten, diese muss auf ‚1‘ stehen, um Tickets im Portal nutzen zu können.

Es können Ticketarten pro Modul (Auswertungen, Dashboard, Tickets, Verträge, usw.) im Portal gesteuert werden. Ein Ansprechpartner kann nun zusätzlich für alle diese Module, per Portalrecht gesteuert, Tickets erstellen. Es stehen dann jeweils die Ticketarten zur Verfügung, die administrativ für die jeweiligen Module, in den Ticketarten, zugelassen wurden.

Die Ticketanlage/Störungen melden aus Maschinen ist weiterhin ohne Portalrecht möglich und somit kompatibel zum bisherigen Verhalten. Wurde für die Maschinen keine Einstellung getroffen, so wird wie bisher automatisch auf die Ticketart Störung zurückgegriffen.

2-stufige Vorqualifikation für Tickets
Unter Qualifikationen können für jede Stufe die entsprechenden Texte hinterlegt werden. An jeder Ticketart können die benötigten Texte für beide Stufen verknüpft werden. Die Stufen können vom Kunden im Portal oder im Modul Tickets (Concept Office) ausgewählt werden, im Modul Tickets können diese auch nachträglich geändert werden. Werden an der Ticketart nur Texte für eine Stufe hinterlegt, so wird nur diese Stufe zur Auswahl angeboten. Mit dieser Funktion können (Störungs-) Meldungen in max. 2 Stufen vorqualifiziert werden. Diese Funktion ist nur in Verbindung mit dem Portalrecht - Tickets anlegen=ja verfügbar.

An der Ticketart kann ebenfalls ein Geschäftsbereich vorgegeben werden, welchen das Ticket beim Erstellen mit dieser Ticketart erbt.

Konfiguration 497: Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht

Über die neue Konfiguration 497 (Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht), kann gesteuert werden, ob bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial über das Kundenportal, der aktuelle Zählerstand des Gerätes angegeben werden muss oder nicht, bzw. ob die Vertragsart das Verhalten bestimmt.

Soll laut Konfiguration die Vertragsart das Verhalten bestimmen, kann dies über einen neuen Haken ‚Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht‘, an der jeweiligen Vertragsart hinterlegt werden.

Verbrauchsmaterial bestellen
An der Vertragsart kann angegeben werden, ob der Endkunde beim Bestellen von Verbrauchsmaterial über das Kundenportal eine Menge größer 1 angeben darf.

Der Standardwert=1 und somit kompatibel zum bisherigen Verhalten.

Lizenzen und Lizenzabrechnung

Concept Office 8 verfügt über die Möglichkeit Lizenzen zu verwalten und in Intervallen abzurechnen. Alles zu Lizenzen lesen sie hier.

CO8

co_portal:downloads

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-24T08:06:22+00:00

CO Portal: Modul Downloads

Im Portal können gedruckte Kundendokumente jetzt im Modul Downloads angezeigt werden. Dies wird über entsprechende Portalrechte gesteuert.

Über die Eigenschaft „Im Portal anzeigen möglich“ einer Dokumentenart (DA), kann festgelegt werden, ob Dokumente dieser Art im Kundenportal zur Verfügung stehen können.

Gesteuert wird die Sichtbarkeit über ein neues Portalrecht ‚Downloads‘.

Achtung - Für Vertragsdokumente muss zusätzlich das Portalrecht ‚Dokumente‘ aktiviert sein.

Zusätzlich stehen die einzelnen Dokumente gegebenenfalls auch im zugehörigen Modul ‚Verträge‘ zur Verfügung. Im Modul Downloads, sind alle Dokumente des Kunden zusammengefasst und können heruntergeladen werden.

Über das Gruppenrecht Module > ‚Downloads‘ kann gesteuert werden, was angezeigt wird (keine, eigene, alle). Dies greift nicht für das Modul ‚Verträge‘.

Im Portal können gedruckte Kundendokumente ab CO 8.4005.xx im Modul Downloads zentral angezeigt werden. Dies wird über entsprechende Portalrechte gesteuert.

Im Modul Verträge werden bei entsprechendem Recht nun auch die letzten zehn Vertragsrechnungen bzw. Vertragsgutschriften angezeigt.

Gedruckte Dokumente haben neben den Rechten ‚alle‘ und ‚keine‘ auch die Ausprägung ‚eigene‘. Das Recht ‚eigene‘ bezieht sich auf die Hinterlegung des jeweiligen Ansprechpartners an der zugehörigen Anschrift für den Vorgang (z.B. bei Rechnung - Ansprechpartner Rechnungsanschrift im Vorgang), bei Verträgen auf den Ansprechpartner des Vertrages und bei Reparaturaufträgen auf den Rechnungsansprechpartner.

Die bisher erteilten Rechte für die bereits vorhanden Dokumente (Angebote/Auftragsbestätigungen/Lieferscheine/Rechnungen) werden durch das Update (8.4005.xx), wenn gegeben (anzeigen) auf ‚eigene‘ gesetzt. Hintergrund ist, dass die Kompatibilität zum Recht ‚Ansicht Angebote und Bestellungen‘ und den entsprechenden Modulrechten nur so vertretbar gehalten werden kann. Damit soll verhindert werden, dass nach dem Update unbeabsichtigt zu viele Dokumente für den Endkunden bereitgestellt werden, was unter Umständen nicht gewünscht ist.

Es ist somit wichtig die Rechteeinstellungen nach dem Patch (8.4005.xx) entsprechend zu überprüfen und bei Bedarf zu ändern.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

concept_dms:administration

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:26+00:00

Administration der Integration von Concept DMS by Starke

Voraussetzungen

Eine lokale Installation der DMS-Applikation ist nicht notwendig. In diesem Fall ist sicherzustellen, dass das Anzeigeprogramm DMSViewerLoader.exe über eine gemappte Netzwerkresource auf dem Archiv-Server zugreifen kann. Alternativ dazu ist eine lokale Installation der DMS-Applikation möglich.

Die Einrichtung muss in der Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini (Speicherort Sysdata-Pfad) hinterlegt sein.

Dieses Modul ist mit der Lizenz Archivierung verfügbar.

Konfiguration

Die Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini steuert, ob die Integration von Concept DMS by Starke aktiv ist oder nicht. Ist die Konfigurationsdatei im Sysdata-Pfad von Concept Office vorhanden, wird beim Anzeigen der jeweiligen Dokumente geprüft, ob sie über den Crystal-Report-Viewer von Concept Office oder über den DMS-Viewer angezeigt werden soll.

Damit das passende Concept Office-Dokument im DMS auch gefunden wird, müssen die Dokumententypen, Schlüsselwerte und Mandanten aus CO den entsprechenden Pendants im Concept DMS by Starke zugeordnet werden.

Prinzipiell ist es möglich, Dokumente im Crystal-Report-Viewer anzeigen zu lassen, obwohl diese archiviert sind. Die Einstellung dafür kann für jedes Dokument in der Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini einzeln vorgenommen werden.

Die Konfiguration im Detail

Die Konfigurationsdatei enthält 6 Sektionen: Einstellungen, Mandantzuordnung, Formularzuordnung, Ordnersuchmasken, Feldzuordnung und Kontextarchivierung

Sektion Einstellungen

Hier werden Einstellungen für den Zugriff auf das Archivsystem vorgenommen.

PfadAnzeigeProgramm=   Pfad zum Anzeigeprogramm DMSViewerLoader.exe, das vom Concept DMS System zur Verfügung gestellt wird
ArchivServerIP=        IP des Archivservers
Port=                  Port, über den die Kommunikation mit dem Archivsystem stattfindet
User=                  Nutzer im Archivsystem, der die Berechtigung im Archivsystem hat, Dokumente anzuzeigen
Pwd=                   Kennwort zu diesem Nutzer
Windowslogin=          Schalter, ob zur Anmeldung beim Archivsystem die Logindaten von Windows verwendet werden sollen

Sektion Mandantzuordnung

Jedem Mandanten in Concept Office kann der entsprechende Mandant im Archivsystem zugeordnet werden. Soll die DMS Integration für einzelne Concept Office-Mandanten deaktiviert werden, dann wird diesen Concept Office-Mandanten kein Mandant im Archivsystem zugeordnet.

Im nachfolgenden Beispiel soll Concept Office-Mandant 99 auf DMS-Mandant 0005 gemappt werden:

 [Mandantzuordnung]
99=0005

Der DMS-Mandant ist eine Zeichenfolge, deshalb müssen führende Nullen (Vornullen) mit eingetragen werden.

Sektion Formularzuordnung

Jedem Dokumenttyp in Concept Office kann die ID des entsprechenden Dokuments im Archivsystem zugeordnet werden. Soll die DMS Integration für einzelne Concept Office-Dokumenttypen deaktiviert werden, dann wird diesen Concept Office-Dokumenttypen keine Dokument-ID im Archivsystem zugeordnet.

Hier ein Beispiel in dem der Dokumententyp Rechnungen im DMS die Dokument-ID 6 besitzt:

[Formularzuordnung]
Rechnungen=6

Sektion Ordnersuchmasken

Für die Anzeige Archivierte Dokumente in den CO-Modulen Vorgänge, Firmen und Maschinen können im DMS Suchmasken definiert werden, denen wiederum Dokumentarten zugeordnet werden können.

In dieser Sektion können den CO-Aufrufen die gewünschten Suchmasken zu geordnet werden.

Wird die eingetragene Suchmaske im DMS nicht gefunden, arbeitet das DMS mit der zuletzt genutzten Suchmaske weiter.

Beispiel der Zuordnung der Suchmaske Maschinenakte zur Ordnersuche im Modul Maschinen:

[OrdnerSuchmasken]
MaschinenOrdnersuche=Maschinenakte

Sektion Feldzuordnung

Hier muss jedem CO-Schlüsselfeld, das als Suchparameter beim Aufruf von Dokumenten im Archivsystem oder bei der Kontextarchivierung benötigt wird, die entsprechende Index-ID im Archivsystem zugeordnet werden. Es ist zulässig, dass verschiedene CO-Schlüsselfelder auf die gleiche Index-ID im Archivsystem gemappt werden.

Beispiel der Zuordnung der Lieferscheinnummer zur Index-ID 4518 im Archivsystem:

[Feldzuordnung]
LieferscheinNummerKennung=4518

Sektion Kontextarchivierung

Bei der Kontextarchivierung können beliebige Dokumente und E-Mails aus Outlook per Drag and Drop-Funktion archiviert werden. Der jeweilige Kontext wird als Verschlagwortungsinformation automatisch zusammen mit dem zu archivierenden Dokument an das Archivsystem übergeben. Die Kontextarchivierung ist für die Module Vorgänge, Firmen und Maschinen verfügbar.

Die Einstellungen für die Kontextarchivierung beinhalten folgende Einträge:

PfadKontextArchivierungProgramm=    Pfad zum zum Programm DMSSendTo.exe, das vom DMS System zur Verfügung gestellt wird und für die Übernahme der von CO übergebenen Daten sorgt
IndexMaskeAnzeigen=                 1 - Indexmaske wird angezeigt und die Verschlagwortungsinformationen können geändert und ergänzt werden, 0 - Indexmaske wird nicht angezeigt
DokumentenartKontextFirma=          die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Firma archiviert werden
DokumentenartKontextVorgang=        die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Vorgang archiviert werden
DokumentenartKontextMaschine=       die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Maschine archiviert werden

Beispiel für eine Konfiguration der Kontextarchivierung:

[KontextArchivierung]
PfadKontextArchivierungProgramm=z:\DMSSendTo.exe
IndexMaskeAnzeigen=1
DokumentenartKontextFirma=KundenAkte
DokumentenartKontextVorgang=Vorgangsakte
DokumentenartKontextMaschine=Maschinenakte

Die Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini hängt stark von der Konfiguration der Concept DMS by Starke Installation ab. Es ist deshalb nicht ohne Weiteres möglich, die Konfigurationsdatei von einer Installation auf eine andere zu übertragen, wenn nicht sichergestellt ist, dass beide Concept DMS-Installationen identisch konfiguriert sind.

Beispiel für eine Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini

[Einstellungen]
PfadAnzeigeProgramm=v:\DMSViewerLoader.exe
ArchivServerIP=192.168.1.100
Port=27244
User=AnzeigeBenutzer
pwd=5j33tww
;windowslogin=ja

[Mandantzuordnung]
;<CO-Mandant>=<Mandant im Concept DMS>
99=0001

[Formularzuordnung]
;<CO-Dokument>=<Dokument-ID Concept DMS>
Angebote=1
Auftragsbestaetigungen=2
Lieferscheine=3
Rechnungen=4
Gutschriften=5
Bestellungen=6
BestellungsStornos=7
Packzettel=10
VertragsRechnungen=24
VertragsGutschriften=25
Reparaturauftraege=26

[OrdnerSuchmasken]
;<Modul-Suchfunktion>=<Eingabemasken in Concept-DMS>
MaschinenOrdnersuche=Maschinenakte
FirmenOrdnerSuche=Firmenakte
VorgangsOrdnersuche=Vorgangsakte

[Feldzuordnung]
;<CO-Schlüssel>=<Schlüssel-ID Concept DMS>
BelegNummerKennung=4518
LieferscheinNummerKennung=4518
VorgangsNummerKennung=4500
AuftragsNummerKennung=4518
MaschinenNummerKennung=4528
KundenNummerKennung=4503
DokumentenArtKennung=13
LieferantenNummerKennung=4516

; Feldzuordnung für Kontextarchivierung
AuftragsNummerKennung=4518
BelegDatumKennung=4505
FirmennummerKennung=4503
KurznameKennung=4504
FirmennameKennung=4517
OrtKennung=4520
StrasseKennung=4521
PostleitzahlKennung=4523
Vertragsnummer=4526

[KontextArchivierung]
PfadKontextArchivierungProgramm=z:\DMSSendTo.exe
IndexMaskeAnzeigen=1
DokumentenartKontextFirma=KundenAkte
DokumentenartKontextVorgang=Vorgangsakte
DokumentenartKontextMaschine=Maschinenakte

Hinweise zur Verschlagwortung

Nach der Übernahme der Dokumente in Archivsysteme muss eine Verschlagwortung erfolgen, damit die archivierten Dokumente auch mit den gewünschten Suchkriterien wiedergefunden werden können. Dies kann manuell oder automatisch erfolgen. Da die manuelle Verschlagwortung zeitintensiv ist, sollte, wenn möglich, die automatische Verschlagwortung Verwendung finden.

Bei Dokumenten, die von Concept Office an das Concept DMS by Starke übergeben werden, erfolgt die Verschlagwortung automatisch, indem ein Indexagent von DMS auf die Verschlagwortungstabelle in der Concept Office-Datenbank zugreift und die entsprechenden Einträge für das jeweilige Dokument ausliest.

Falls bisher schon eine Archivierungslösung im Einsatz war, muss geprüft werden, ob in der Office.dat von Concept Office der Eintrag DocuwareType= vorhanden ist. Wenn ja, muss dieser Eintrag auf DocuwareType=0 geändert werden.

Fehlersuche Kontextarchivierung

Wenn die Kontextarchivierung nicht, wie erwartet, funktioniert, obwohl alle Einstellungen korrekt vorgenommen wurden, kann über den Office.dat-Schalter ConceptDmsDebug=1 die Erstellung einer Kopie der .dmsparam-Datei aktiviert werden, die alle Parameter enthält, die an das DMS übergeben werden. Die Datei trägt den Namen der zu archivierenden Datei, die Erweiterung dmsparam. Sie wird in den Windows-Temp-Ordner des jeweiligen Benutzers geschrieben.

Mit Hilfe dieser Datei kann das aufgetretene Problem ggf. eingegrenzt werden.

Concept DMS, Archivierung, Administration

identartikel:identartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-09T11:36:01+00:00

Identartikel

Um die Lagerführung zu optimieren, kann die Ident-Artikel Funktionalität zur klaren Identifikation von Artikeln genutzt werden.

Hierüber ist es möglich Möbel, welche über Sammelartikel oder auch Standart-Artikel abgewickelt werden, mit individuellen Angaben wie: Einkaufsdatum, Verkaufsdatum, EK-Preise, Variantencode, Artikelzustand, etc. zu ergänzen. Typische Beispiele hierfür sind Ausstellungs-, Reklamations- und Musterläger.

Ist die Vereinzelung der Artikel am Lager aktiviert, so muss bei jeder Lagerbuchung (Zu- und Abgang) auf eine konkrete Ident-Nummer Bezug genommen werden. Ohne diese Angabe ist die Buchung nicht möglich.

Eine Lagerlizenz ist notwendig.

Vorbereitung

Konfigurationen

Um die Funktionalität nutzen zu können, muss die Konfiguration 418 „Vereinzelung von Standardartikeln möglich“ aktiviert werden.

Über die Konfiguration 486 „Ident-Artikel bei Verkauf automatisch zuordnen“, kann gesteuert werden, ob der älteste oder jüngste Ident-Artikel beim Verkauf zugeordnet werden soll, oder ob eine manuelle Auswahl erfolgen soll.

Modul Läger

Um Artikel an bestimmten Lägern vereinzeln zu können, muss für die betroffenen Läger der Haken „Artikel an diesem Lager vereinzeln“ aktiviert sein.

Bei solch konfigurierten Lägern wird bei jeder Warenbuchung die Angabe einer Ident-Nr. gefordert.

Modul Identartikel (ID)

In diesem Modul werden die vereinzelten Artikel verwaltet. Jedes Möbelstück ist über die Ident-Nr. eindeutig gekennzeichnet. Zu jeder Ident-Nummer werden individuelle Angaben hinterlegt, die es erlauben das Möbelstück vollständig zu kennzeichnen. Insbesondere für Lagerbewertungen innerhalb der Inventur sind diese Angaben notwendig.

Ab Version 8.3460.xx wurde am Identartikel, im Bereich Verkauf ein neues Feld mit der Bezeichnung „Sonderpreis“ ergänzt. Wird in diesem Feld ein Preis hinterlegt, so wird dieser automatisch als Verkaufspreis verwendet, sobald der entsprechende Identartikel in einem Vorgang ausgewählt wird. Der „Sonderpreis“ hat dabei Vorrang vor anderen Preisquellen.

Ab Version 8.4512.2 wurde ein neues Kennzeichen an Gerätezuständen (Mandanten / Vorgabewerte (Service)) ‚VerhältSichWie‘ implementiert. Hier ist das Kennzeichen ‚Schrott‘ einstellbar. Identartikel mit dem Gerätezustand (Feld: Zustand am Identartikel) verhalten sich wie der Gerätezustand ‚Schrott‘.

Abwicklung von Ident-Artikeln auf ein Vereinzelungslager

Die Rücknahme von Artikeln (z.B. bei Musterstellungen oder Reklamationen) kann über ein Vereinzelungslager erfolgen. Hierfür muss das entsprechende Vereinzelungslager vor Rücknahme der Waren ausgewählt werden.

Bei der Rücknahme bekommen die Artikel automatisch eine Ident-Nr. (sofern noch keine Ident-Nr. zugeordnet) und werden in das Modul „Ident-Artikel“ übernommen.

An jedem Ident-Artikel werden Artikelangaben wie: Datum, spezifischen OFML-Merkmale, Preise, etc., automatisch hinterlegt.

Vorgehensweise im Modul Vorgänge

Erzeugen eines neuen Vorganges „z.B. Bemusterung“.

Auswahl eines Ident-Artikels

Um einen Ident-Artikel im Vorgang zu verarbeiten, kann dieser über den pCon.basket oder über die Positionsbearbeitung im Concept Office eingefügt werden. Wichtig hierbei ist, dass der entsprechende Ident-Artikel aus einem Vereinzelungslager kommt.

Durch das Hinterlegen der zu liefernden Menge wird der Ident-Artikel in Abhängigkeit der Konfiguration 486 vorgegeben, oder kann manuell ausgewählt werden.

Im unteren Bereich der Positionen können danach im Tab „Zugeordnete Ident-Artikel“ Informationen über Seriennummer, Identnummer, oder auch der Zustand des Artikels abgerufen werden.

Rücknahme eines Ident-Artikels

An der zurückzunehmenden Position wird das Vereinzelungslager als Rücknahmelager zugeordnet (im Beispiel das Lager „Musterlager“).

Die zurückzunehmende Menge wird eingetragen.

Durch die Erstellung des Korrekturlieferscheins wird der Ident-Artikel auf dem hinterlegten Vereinzelungslager automatisiert angelegt.

Nach der Buchung ist der Artikel im Modul „Ident-Artikel“ mit tiefergehenden Informationen wie. z.B. Ausführung und Auslieferhistorie angelegt.

Im Bereich Einkauf kann der Artikel dann z.B. auch preislich neu bewertet werden.

op-verwaltung:op-verwaltung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-23T07:14:05+00:00

Mahnwesen in der OP-Verwaltung

Im Rahmen einer Offenen-Posten-Verwaltung über welche Rechnungen durch manuelles Bearbeiten sowie auch durch angeschlossene Finanzbuchhaltungsschnittstellen automatisiert ausgeglichen werden können, ist das mehrstufiges Mahnverfahren eine weitere grundlegende Ergänzung des Funktionsumfangs von Concept Office. Das Mahnwesen ist im Modul OP-Verwaltung zu finden.

Für das Modul wird die Lizenz Mahnwesen benötigt. (außer OP-Abgleich)

Voraussetzungen

Einstellen der Zahlungsbedingungen

Die Ermittlung der ersten Mahnstufe, z.B. die einer Zahlungserinnerung, erfolgt über die am Vorgang hinterlegte Zahlungsbedingung. Die einzelnen Zahlungsbedingungen müssen daher vorher klar definiert werden.

Die Einteilung, wann eine Rechnung sich im Zahlungsverzug befindet, wird anhand des Fälligkeitstermin und der Karenztage ermittelt.

Mahnstufenverwaltung

Damit Concept Office zu mahnende Belege ermitteln kann, wird neben den Zahlungsbedingungen auch eine Hinterlegung der einzelnen Mahnstufen benötigt, welche im Modul Mahnstufen hinterlegt werden können.

Die unterschiedlichen Stufen können mit festen Werten über die Eingabefelder Mahngebühr,Karenztage und Mahnfrist konfiguriert werden. Zudem ist es auch möglich dies prozentual anhand des Rechnungswertes bzw. des Mahnwertes vor einzustellen. Der Anwendungsfall erfordert entweder die Eintragung von „Wert“ oder „Prozent“. Wenn sowohl Wert als auch Prozent eingetragen sind, werden die Prozente vom Rechnungsbetrag berechnet.

Die Karenztage bedeuten, dass während dieser Tage noch keine Mahngebühren bezahlt werden müssen (zusätzliche Tage bis zur Zahlung). Diese Angabe steuert, wann eine Mahnstufe erreicht ist (und ab welchem Zeitpunkt also eine Mahnung erzeugt werden soll). Die Karenztage addieren sich auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Ist eine Rechnung z.B. bis 01.05.2024 fällig, dann ist sie ab 02.05.2024 überfällig. Hat man als Karenztage 0 Tage eingestellt, dann ist die erste Mahnstufe am 02.05.2024 erreicht (an dem Tag soll die Mahnung vorgeschlagen bzw. erstellt werden).

Mahnfrist - nach wie vielen Tagen die nächste Mahnung gedruckt und verschickt werden kann. Hier kann man festlegen, wie viele Tage dem Kunden gewährt werden, nach dem Mahnschreiben zu bezahlen. Im vorhergehenden Beispiel würde die Mahnung am 02.05.2024 an den Kunden gesendet. Wenn man als Mahnfrist 2 Tage eingibt, dann würde auf der Mahnung als Zahlungsfrist 04.05.2024 gedruckt werden.

Bei der Ermittlung der 1 Mahnstufe (Zahlungserinnerung) werden nur noch die Karenztage der Zahlungsbedingung beachtet. Das Mahndatum ergibt sich aus dem Fälligkeitsdatum und der angegeben Karenztage aus der Zahlungsbedingung der Rechnung.

Beim Erreichen der dritten Mahnstufe, kann z.B. auch eine Liefersperre gesetzt werden. Über die Textfelder können die als Beschreibung dienenden Texte, wie der Betreff und der Kopf- und Fußtext, hinterlegt werden. Diese Eingaben werden beim Erstellen des jeweiligen Mahnschreibens mit in das Formular übernommen und können auch nochmals vor dem Erstellen der Mahnungen individuell auf diese angepasst werden.

Überblick OP-Verwaltung

Im Modul OP-Verwaltung werden detaillierte Rechnungsinformationen und im System bereits erzeugten Mahnungen zu dem gewählten Vorgang angezeigt.

In der Übersicht sind alle bereits im Verzug befindlichen Belege angezeigt. Die Funktion „Mahnvorschläge erstellen“ liest neue Belege ein. Über die Selektion einzelner Belege oder durch Mehrfachselektion, können höhere Mahnstufen gesetzt und ausgeglichene OPs erledigt werden.

Die im Fälligkeitsverzug befindlichen Rechnungen werden anhand der vorher im Vorgang gewählten Zahlungsbedingungen vom System ermittelt und mit der ersten Mahnstufe z.B. der Zahlungserinnerung aufgeführt.

Durch Klick auf die Seitenansicht erhält man die Möglichkeit alle Mahnbelege vorab einzusehen oder über die Drucksteuerung direkt erstellen zu lassen. Es besteht zudem die Option, die Belege vorher durch entsprechende Filter zu separieren.

Um überfällige OPs mit der nächsten Mahnstufe zu belegen, kann dies über die Modulfunktionsleiste durch „Mahnungen abschließen“ vorgenommen werden.

Ablauf Mahnwesen

Mahnvorschläge erstellen

Durch das Ausführen der Funktion „Mahnvorschläge erstellen“ öffnet sich der Mahnvorschlag Parameter, in welchem der Tag einzustellen ist, zudem gemahnt werden soll. Im zweiten Schritt wird bestimmt, ob dies für einen bestimmten Kunden oder für alle im Verzug befindlichen Kunden (0 = alle) durchführt werden soll.

Der Druck von Mahnungen schließt diese nicht ab! Dies muss durch die Funktion Mahnung abschließen erfolgen.

Mahnungen versenden

Versenden per Brief

Es können mehrere überfällige Rechnungen eines Kunden zu unterschiedlichen OP’s in einer Mahnung dargestellt werden. Darüber hinaus werden auch weitere aktuelle Verbindlichkeiten des Kunden aus anderen Vorgängen zu Informationszwecken mit aufgeführt. Das Mahnformular kann wie andere Formulartypen angepasst werden. Pro Rechnungsanschrift entsteht ein Mahnbrief.

Fremdsprachige Mahntexte

Die Mahnstufentexte werden über Textbausteine abgebildet. Diese können direkt an Mahnstufen hinterlegt werden und auch mehrsprachig verfasst werden. Die Sprache wird aus der Rechnungsanschrift des entsprechenden Rechnungsempfängers gezogen.

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die folgenden Textbausteine in der entsprechenden Sprache vorhanden sein:

#Mahnstufe<n>Betreff#
#Mahnstufe<n>Kopf#
#Mahnstufe<n>Fuss#

<n> muss dabei durch die zugehörige Nummer der Mahnstufe ersetzt werden. Also für Mahnstufe 1 lautet der Schlüssel für den Textbaustein: #Mahnstufe1Betreff#.

Versenden per Mail

Mahnbriefe können auch per E-Mail versendet werden. Pro Rechnungsanschrift und ermittelter Mahnungsmailadresse entsteht eine E-Mail mit dem dazugehörigen Mahnbrief.

Ansprechpartner

Standardverbindungsart „Mahnungsmail“ - Ist am Kunden eine Mahnungsmail hinterlegt, so wird diese beim E-Mailversand der Mahnung herangezogen. Die Ermittlungsreihenfolge der Mahnungsmail ist analog der Rechnungsmail.

Ist die Mahnungsmail leer, so wird wie bisher die Rechnungsmail verwendet.

Textbausteine

Für den Betreff und den Text stehen die Textbausteine bwMailTextMahnbrief, bwMailBetreffMahnbrief zur Verfügung, welche angepasst werden können. Dazu können folgende Platzhalter verwendet werden:

#Rechnungname#

#Kundennummer# oder #KU#

#Mahnstufe#

#Mahndatum#

#Zahlungerwartetbis#

#DatumLetzteMahnung# (das Datum der vorherigen Mahnung an den Kunden)

Konfigurationen für den E-Mailversand

Soll die E-Mail an den Ansprechpartner der Auftragsbestätigung verschickt werden , so muss die Konfiguration eingestellt sein.

Konfiguration 388:

Mailadresse des Ansprechpartners der Auftragsbestätigung für Mahnungsmail verwenden.(nur für Vorgänge)

0 - Nein
1 - Ja

Für das Anfügen der Rechnungsdokumente ist die Konfiguration 387 einzustellen.

Konfiguration 387:

Rechnungskopie wird an die Mahnungsmail als Anhang angefügt. (nur für Vorgänge)

0 - Nein
1 - Ja

In der Drucksteuerung muss für den OP Mahnbrief der Drucker $Email eingetragen werden.

Sind diese beiden Konfigurationen gesetzt, so wird bei entsprechendem Eintrag in der Drucksteuerung die Mahnung per E-Mail an den Ansprechpartner der Auftragsbestätigung aus dem Vorgang mit den angefügten Rechnungsdokumenten verschickt. Nach dem Versenden der Mahnung befinden sich die angefügten Rechnungsdokumente im Pfad „Dokumentenpfad\mandant\gedrucktedokumente\rechnungen\jahr\monat\“.

Die Ordnerstruktur „jahr\monat“ bezieht sich auf Jahr und Monat aus den Rechnungsdokumenten.

Gutschriften und negative Rechnungen

Wenn Offene Posten durch evtl. vorhandene Gutschriften oder negative Rechnungen kompensiert werden, erfolgt eine Meldung und die offenen Posten werden in der Spalte Bemerkung mit dem Hinweis ‚manuell zu bearbeiten‘ versehen.

Zugehörige Mahnvorschläge werden automatisch abgeschlossen.
Offene Posten müssen in solchen Fällen manuell geprüft und gegebenenfalls bearbeitet werden.
Ist eine Rechnung beispielsweise durch eine Gutschrift vollständig oder über den Rechnungsbetrag hinaus ausgeglichen, ist eine Mahnung nicht erforderlich.

Mahnung abschließen

Um einem OP eine neue Mahnstufe zuzuteilen, kann dies über die Funktion „Mahnung abschließen“, für alle oder mittels Selektion nur für bestimmte Posten durchgeführt werden.

Wurden alle Mahnungen und die hierzu gehörigen offenen Posten komplett durch den Kunden beglichen, können diese entweder automatisch durch eine OP-Rückführung aus der Finanzbuchhaltung, oder auf manuellem Weg erledigt werden.

OP-Abgleich mit Finanzbuchhaltung

Im Modul OP-Verwaltung können im Reiter „OP-Abgleich mit Fibu“ die Offenen-Posten an die weiterführende Software übergeben werden. Hier kann vor dem Abgleich definiert werden, ob Sperrhinweise mit übergeben werden oder direkt eine Sperrung auf Grund von Fälligkeitsüberschreitungen stattfinden soll.

Der Ausgleich der offenen Posten kann auch wieder aus dem Finanzbuchhaltungsprogramm nach Concept Office rückgeführt werden.

Offene Posten lassen sich nicht nur manuell in Concept Office schließen, sondern auch einlesen. Ihre Finanzbuchhaltung muss zu diesem Zweck die offenen Posten als Textdatei im Ascii-Format exportieren können.

Vor dem Import der offenen Posten, werden alle OPs in Concept Office geschlossen und beim Einlesen der Importdatei wieder geöffnet. Somit sind nur noch die Posten offen, welche sich in der Importdatei befunden haben.

Die Importdatei muss mindestens die Rechnungsnummer beinhalten. Wird nur diese Rechnungsnummer und kein Betrag geliefert, steht in Concept Office der komplette Posten offen. Es muss also noch ein Zahlbetrag übermittelt werden, um den Posten in CO als ausgeglichen darzustellen. Des Weiteren können auch Teilbeträge und eine Mahnstufe verarbeitet werden.

Für eine zu bestimmende Mahnstufe kann die Bonität von Kunden beim Import automatisch auf „gesperrt“ oder „Sperrhinweis“ gesetzt werden.

Durch Erstellen einer neuen Sektion in der Datei bwImportAscii.ini wird die von ihrer Finanzbuchhaltung exportierte Textdatei bekannt gemacht. In dieser Sektion wird der Name der Exportdatei angegeben so wie der Pfad (Path)zu dem Ordner hinterlegt, an dem diese abgespeichert ist. Zudem wird das Trennzeichen der Felder (FieldDelimiter) angegeben. Die Datei bwImportAscii.ini befindet sich im Sysdata-Ordner ihrer CO-Umgebung auf dem zentralen Server.

Die folgenden Feldnamen werden verarbeitet:

Belegnummer
Belegdatum
Konto
Betrag
Zahlbetrag

Befinden sich in ihrer Exportdatei Felder, welche nicht verwendet werden (können), so sollten sie diese sinnvoll benennen, sie werden beim Import überlesen. Anzugeben sind jedoch alle Felder der Datei in richtiger Reihenfolge.

Den Namen der Sektion können Sie frei vergeben. Folgende Namen sind jedoch reserviert und werden nur bei bestimmten Finanzbuchhaltungen verwendet:

OPOS_OP
DATAC
Abacus
DatevRewe
Exact
Varial
AgendaOP

Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini. Die Feldbezeichnungen sind fix vorgegeben und dürfen nicht verändert werden. Die Spaltenbezeichnungen in der OP.txt sind dagegen frei wählbar.

Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini:


[FibuName]

Name=\\servername\CO\OP\op.txt

CharSet=iso-8859-1

FieldDelimiter=";"

SkipLines=1

Feld1=Kontonummer,0,0,1,1

Feld2=Rechnungsnummer,0,0,1,1

Feld3=Rechnungsdatum,0,0,1,1

Feld4=Faelligkeit,0,0,1,1

Feld5=BetragSoll,0,0,1,1

Feld6=BetragHaben,0,0,1,1

Feld7=OPSaldo,0,0,1,1

Feld8=SHSaldo,0,0,1,1

Beispiel einer OP.txt

Kontonummer;Rechnungs-Nr;Rechnungsdatum;Fälligkeit;Betrag Soll;Betrag Haben;Saldo;S/H Saldo

10014;"903109";27062019;27062019;11,78;0,00;11,78;"S"

Der Name der Sektion, im Beispiel oben „FibuName“, muss nun in der Datei

<zentrales CO Verzeichnis>\Sysdata\ImportExport\OffenePosten_Einlesen.ini

vermerkt werden. Folgenden inhalt sollte die Datei aufweisen:

[Settings]
OPSektion="FibuName"

Nach Neustarten von Concept Office können nun im Modul OP-Verwaltung die offenen Posten abgeglichen werden.

Beim Import offener Posten werden vorhandene offene Posten aus Fremdbelegen gelöscht, wenn diese erledigt sind.

[Settings]
OPSektion="SageOP"
;Datac = 1;Abacus = 2; DatevRewe = 3; Exact = 4; Varial = 5; Opos = 7;UniText = 10;NonText = 99
ImportType=10

jeder neue Import löscht alte Fremdbelege und übernimmt die aktuell offenen Fremdbeleg ins RABuch. Es werden nur die aktuell offenen Fremdbelge gespeichert, um das Risiko von Nummernkreisüberschneidungen zu minimieren.

Weitere Funktionen

Mahnsperre

Mahnsperre in der OP-Verwaltung

Um bestimmte offene Posten mit einer Mahnsperre zu versehen, kann dies im Tab Mahnwesen in der hierfür vorgesehenen Spalte für mehrere OPs gleichzeitig durchgeführt werden. Zudem kann die Mahnsperre auch durch Setzen das Hakens im Tab Eingabe für einen bestimmten offenen Posten hinterlegt werden.

Nur im Tab Eingabe können gesetzte Mahnsperren wieder entfernt werden!

Mahnsperre am Kunden

Um bei bestimmten Kunden Mahnungen komplett auszuschließen, kann eine Mahnsperre direkt am Kunden im Kundenstamm hinterlegt werden.

Mahnsperre in den Zahlungsbedingungen

In den Zahlungsbedingungen wurde das Kennzeichen ‚Mahnsperre‘ implementiert (ab CO 8.2752.0). Wenn ein Vorgang eine Zahlungsbedingung mit Mahnsperre verwendet, wird in der OP-Verwaltung kein Eintrag dafür vorgenommen

OP-Saldo am Kunden

Um Informationen über offene Posten eines bestimmten Kunden einsehen zu können, kann auch direkt am Kunden unter der Registerkarte Kundendaten auf den roten Link OP-Saldo geklickt werden.

Qualitätsmanagement

Eine neue Spalte Mahnstufe zeigt die jeweilige Mahnstufe der Rechnung an. Über die Tabellenoption kann die Übersicht in der gewählten Selektion in weiterführende Formate exportiert werden.

Neben der Auswertung bzw. Selektion und dem Export in andere Formate, besteht die Möglichkeit, eine Auflistung aller selektierten OPs in der Seitenansicht erstellen zu lassen.

Weiter Informationen

Feldbeschreibung

Reiterkarte Eingabe

Feld	Kurzbeschreibung
Belegnummer	Belegnummer
Belegart	Rechnung oder Rechnungskorrektur
Beleg
Kunde	CO-Kundennummer
Rechnungsempfänger	CO-Kundennummer des Rechnungsempfängers
Debitorenkonto	Kundennummer des Schuldnerkontos zum Verbuchen von Forderungen
Rechnung vom	Ausstellungsdatum der Rechnung
Fälligkeitsdatum	Fälligkeitsdatum der Rechnung
Rechnungsbetrag	Betrag
In Hauswährung	Währung, mit der gehandelt wird
Skontofähig	Betrag Preisnachlass bei sofortiger Zahlung
Restbetrag	Zuzahlender Betrag mit Abzügen
Buchungstext	Kurzname des Kunden
Zahlungsbedingung	Vereinbarte Zahlungsbedingung
Verkäufer	Dem Vorgang zugeordneten Verkäufer
Vorgang	Vorgangsnummer und Datum der Vorgangserstellung
Zahlung
Zahlbetrag	Zahlbetrag in Euro
Datum	Eingangsdatum des Betrages
Erledigt	Hakensetzung bei Zahlungseingang
Mahnwesen
Letzte Mahnstufe	Anzahl der Mahnungen
Nächste Mahnung	Datum Übergang nächste Mahnstufe
Mahnsperre	Kontrolkästchen
Dokumente	Beleg und Mahnungen
Bemerkungen	Zusätzliche Informationen

Reiterkarte OP-Abgleich mit Fibu

Feld	Kurzbeschreibung
Abgeschlossene Fibu	Angeschlossenen Fibuschnittstelle
Debitoren-OP
Sperrhinweis	Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrhinweis?
Sperrung	Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrung?
Stichtag	Datum
Rechnungskorrekturen abgleichen	Abgleich von Rechnungskorrekturen
Fremdbelege einbeziehen	Fremdbelege beim Einlesen mit einbezogen
Abgleichen	Button; Belege der OP werden eingelesen

Modulfunktion

OP's erledigen

Die Funktion ermöglicht es ausgeglichene OP’s zu erledigen.

Mahnvorschläge erstellen

Die Funktion Mahnvorschläge erstellen liest neue Belege ein.

Mahnungen abschließen

Mit der Funktion ‚Mahnungen abschließen‘ werden Mahnungen gebucht und abgeschlossen.

preispflege:ablauf

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-02T08:13:58+00:00

Ablauf Preispflege

1. Übernahme der Daten

Die Übernahme erfolgt aus dem Modul Sonderkonditionen oder dem Modul Preiskatalog (VK), über die Modulfunktion Preispflege. Zu jeder Übernahme wird ein eigenes Schema angelegt, welches im Modul Preispflege (PP) separat bearbeitet werden kann.

Weitere Informationen Übernahme aus Sonderkonditionen
Weitere Informationen Übernahme aus Preiskatalog

Über die Konfiguration 380 kann zudem eingestellt werden, dass jede Übernahme einer Preiskalkulation eine Sicherungskopie der übernommen Daten in einer Exceldatei erzeugt. Diese wird dann im Dokumentenordner unter ‚Mandant\Preispflege\uebernommen‘ abgelegt.

Konfiguration 380: Preiskalkulationen bei Übernahme sichern

Wenn diese Einstellung aktiv ist, werden Preiskalkulationen bei Übernahme in die Sonderkonditionen oder Preiskataloge als Exceldateien gesichert, sodass diese später kontrolliert werden können.

0 - Nein
1 - Ja

2. Weiterverarbeitung in der Preispflege

Im Modul Preispflege wird nun der zu bearbeitende Datensatz gewählt.

Im Reiter Preise werden die einzelnen Artikel in das Schema übernommen. Es kann für spezielle Artikel dieses Bereiches ein separater, abweichender Preis zu diesen Artikeln angelegt werden. Dies kann zum Beispiel, auf Grund der Umsatzzahlen erfolgen.

Für die Bearbeitung der Preise stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Bearbeiten der Daten in einer Excel-Liste

Export in eine Excel-Datei mit dem Schema-Namen
Bearbeitung der Excel-Liste
Import der Excel-Liste in das Preispflege-Modul
Übernahme der geänderten Kundensonderkonditionen

Bearbeiten der Daten im Modul Preispflege

Eingabe der neuen Preise direkt in der Maske
Übernahme der geänderten Kundensonderkonditionen

Weitere Informationen zu den einzelnen Spalten: Feldbeschreibung

3. Übernahme der neuen Sonderpreise

Nach der Kalkulation werden die Sonderpreise über die Schaltfläche als Kondition übernehmen, in die Kundensonderpreise übernommen. Vor der Übernahme wird angezeigt:

Wie viel Artikel sind im Schema enthalten
Die Anzahl der gesamten Konditionen inklusive der Staffelpreise
Positionen mit Preis=0 (diese werden nicht übernommen)
Anzahl der zu löschenden Sonderkonditionen
Anzahl von neu hinzugefügten Positionen

Über die Schaltfläche „Ausführen“ werden die neuen Kundensonderkonditionen übernommen. Soll keine weitere Bearbeitung erfolgen, wird anschließend das Schema auf erledigt gesetzt. Die aktuellen Einkaufs-Preise werden bei der Übernahme als Basis-EK in die Sonderkondition übernommen.

Weitere Informationen

Bearbeiten der Daten in einer Excel-Liste

P (Fortsetzung)

Sonstige, Preispflege

preispflege:sonderkonditionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-02T08:50:37+00:00

Preispflege: Übernahme aus Sonderkonditionen

In der Übersicht des Modul Sonderkonditionen wird eine Auswahl vorgenommen. Dieses Modul finden Sie im Strukturbaum unter Stammdaten.

Zum Beispiel können Sie alle Sonderkonditionen eines Kunden wählen. Dies kann unter zu Hilfenahme der Suchfunktion geschehen. Im nachfolgenden Bild wurden beispielspielhaft alle Sonderkonditionen des Kunden Bürohaus Schmidt ausgewählt.

Mit anschließendem Klick auf die Modulfunktion „Preispflege“ öffnet sich das nachfolgende Fenster.

Für die Übergabe stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Id (wird automatisch vergeben)
Bezeichnung des Übernahmeschemas (wird automatisch vorbelegt)
Bemerkung (freies Notiz-Feld)
Umsatzzahlen können optional, unter Angabe des zu berücksichtigenden Zeitraumes, mit angezeigt werden
Kalkulation zum (Hier wird das aktuelle Tagesdatum vorbelegt. Für die Kalkulation der Spannen wird der zu diesem Datum hier gültige Einkaufspreis herangezogen.)
Geschäftsbereich (Die auszuwertenden Umsätze bei der Übernahme der selektierten Konditionen für die Preispflege können auf ausgewählte Geschäftsbereiche eingeschränkt werden.)
Ermittlungsart:
- für den Kunden
- für Kundengruppe des Kunden
- für preisgebenden Kunden (Diese Einstellung betrachtet im Umsatz neben dem konditionsgebenden Kunden auch alle anderen Kunden, die entsprechende Einstellung am Kundenstamm für die klassischen Konditionen haben (Firmenmaske ‚Sonderkondition anderer Kunden anwenden‘).)
Gehören alle Konditionen zu einem Kunden oder einer Kundengruppe, so kann mit der Option „Artikel ohne Konditionen einbeziehen“ veranlasst werden, dass auch Artikel ohne Konditionen, mit welchen im angegebenen Zeitraum Umsätze erzielt wurden, als Preispflegepositionen übernommen werden.

Mit der Schaltfläche Übernehmen werden die ausgewählten Daten in das Modul Preispflege übernommen. Nach der Übernahme wird die neu vergeben Ident-Nummer (Ident-Nr.:) angezeigt und kann im Modul Preispflege aufgerufen werden. Über den blauen Id-Link kann nach Erstellen des Schemas direkt in das Modul gesprungen werden.

Weitere Informationen

Ablauf Preispflege

Bearbeiten der Daten in einer Excel-Liste

Preispflege (PP)

P (Fortsetzung)

reklamation:reklamation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-09T07:12:38+00:00

Reklamationen

Unter Sonstiges ist das Modul Reklamationen zu finden. Hierbei handelt es sich um eine abrufbare Übersicht der kunden- oder lieferantenseitige Reklamationen, die in diesem Mandanten durchgeführt wurden.

Kundenseitige Reklamationen im Vorgang

Im Modul Vorgänge kann die zu reklamierende Position über Rechtsklick reklamiert werden. Daraufhin öffnet sich eine Maske in der reklamationsbezogene Informationen eingetragen werden können.

Bei der Reklamation einer Position ist zu beachten, dass der Bearbeitungsstatus des Vorganges auf ‚geliefert‘ ist.

Verfügbare Eingabemöglichkeiten

Reklamationsgrund: Kann der Grund für die Reklamation wie z.Bsp. „beschädigt“ eingetragen werden. Die Reklamationsgründe können im Modul Status gepflegt werden.
Bemerkung: Dieses Feld dient der internen Informationsweiterleitung und wird im Modul Reklamationen angezeigt.
Lieferschein: Das Feld wird mit der Lieferscheinnummer, mit der der reklamierte Artikel geliefert wurde, vorbelegt.
Menge: Hier wird die zu reklamierende Menge eingetragen, welche sich von der gelieferten Menge unterscheiden kann.
Neuen Rücknahmeschein erstellen: Wird dieser Haken gesetzt, wird automatisch ein Rücknahmeschein zum Artikel gedruckt.
Nachlieferungsposition anlegen: Soll der Artikel direkt durch einen neuen ersetzt werden, kann eine neue Position im Vorgang angelegt werden.
Rücknahmelager: Angabe des Lagers, wohin der reklamierte Artikel zurückgeliefert werden soll. Bei der Reklamation einer Auftragsposition wurde im Vorlaufdialog das Rücknahmelager bisher mit dem Lager der Auftragsposition vorbesetzt. Die Vorbesetzung erfolgt mit dem Reklamationslager (definiert über Lagerbeziehungen oder ein Lager mit der entsprechenden Lagerqualifikation).
Reklamation speichern: Ist dieser Haken nicht gesetzt, werden alle Warenbuchungen vorgenommen, sowie die entsprechenden Rücknahmebelege erstellt, die Position wird jedoch nicht als ‚reklamiert‘ gekennzeichnet.

Bei der Reklamation von Maschinen stehen weitere Felder zur Verfügung.

Weiterhin wird geprüft, ob die reklamierte Menge größer als die bereits fakturierte Menge ist. Ist dies der Fall, so wird die Menge bei Umbuchung der Positionen auf das Reklamationslager reduziert (da nur nicht fakturierte Positionen umgebucht werden können) und ein Hinweis ausgegeben.

Die Position ist nun im Vorgang gekennzeichnet und die reklamierte Menge der Position wird negativ auf zu liefern gesetzt. Durch Lieferscheindruck wird ein Lieferschein/Rücknahmeschein erzeugt, der die Menge negativ ausweist. Die Ersatzlieferung kann im gleichen Vorgang erfolgen.

Bitte beachten, dass der Vorgang manuell auf den Status „erledigt“ gesetzt werden muss.

Programmverhalten reklamierter Positionen

Die reklamierte Position wird farblich gekennzeichnet und die gelieferte Menge wird in der Spalte ‚Geliefert‘ auf null gesetzt. Der Status der reklamierten Position wird von ‚geliefert‘ auf ‚erfasst‘ zurückgesetzt.

Ist Konfiguration 202 aktiv, dann wird zusätzlich der VK der Position genullt. Dies geschieht allerdings nur, wenn die gesamte Position reklamiert wird. Bei Teilreklamation muss der VK manuell genullt werden.

Konfiguration 202: Reklamation setzt Verkaufspreis auf 0

Soll der Verkaufspreis einer Vorgangsposition auf 0 gesetzt werden, wenn die Position als Reklamationsposition gekennzeichnet wurde.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 203: Reklamation sperrt Vorgangsposition für Berechnung

Steuert, ob eine reklamierte Position fakturiert werden kann.

0 - Nein
1 - Ja

Wenn Konfiguration 203 aktiviert ist, dann sollte die Konfiguration 202 ebenfalls aktiviert werden. Da es sonst im Falle von Kopfzuschlägen zu falschen Berechnungen kommen kann.

Weiterverarbeitung im Modul Reklamationen

Im Modul Reklamationen können reklamierte Positionen aus einem Vorgang durch die Auswahl des Feldes ‚Kundenseitige Reklamation‘ und der Betätigung des Buttons ‚Anzeige aktualisieren‘ im Abschnitt Fehlmengen angezeigt werden.

Lieferantenseitige Reklamation

Im Abschnitt ‚Verarbeitung lieferantenseitig‘ kann der Reklamationsprozess vollendet werden.

Hier bestehen folgende Möglichkeiten:

Ware an das Lager buchen (Option Waren auszubuchen und direkt eine Rücksendung einzuleiten, ist noch nicht möglich)
Ware vernichten
Ware zum Lieferanten zurücksenden

soennecken:rechnung_einlesen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-22T13:24:53+00:00

EDI-Schnittstelle für Soennecken Zentralregulierung

Unter dem Modul Soennecken eCommerce wird in Concept Office das Prüfen und Buchen der Soennecken Rechnungen und der Soennecken Auftragsbestätigungen abgebildet. Dieser Punkt ist zur Zeit in der Entwicklung. Die Soennecken eG hat gemeinsam mit Software Concept ein Pilotprojekt zur elektronischen Prüfung von Soennecken Rechnungen gestartet.

Lesen Sie hier mehr zur Rechnungsprüfung elektronischer Rechnungen.

Auch Compassdaten können über die Schnittstelle eingelesen werden.

Voraussetzungen

Die folgenden Schritte sind einmalig abzuarbeiten.

Dieses Modul benötigt die Lizenz "Lieferantenrechnungen einlesen (Opentrans)" verfügbar.

Für die Zentralregulierung hat Soennecken eigene Betriebsnummern in Verwendung (4028972000008). Diese müssen am Lieferant hinterlegt werden (Registerkarte Weiteres dort im Bereich externe Kundennummern). Die Warenwirtschaft muss, wie im Bild gezeigt, exakt BetriebsnummerAlternativ heißen.

Soll ein bestimmter Artikel für die Frachtkostenbuchung der elektronischen Rechnungsprüfung verwendet werden, so ist dieser in der Office.dat folgendermaßen einzutragen.

REFrachtArtikel=gewünschteFrachtkostenartikelnummer

Ohne diesen Eintrag wird als Standard automatisch der Frachtkostenartikel mit der Artikelnummer FRACHTKOSTEN bebucht. Dieser Artikel muss im System vorhanden sein. Die Frachtkosten selbst werden am Lieferanten unter Lieferantendaten - Versandkosten entsprechend der Lieferstufen hinterlegt.

In der Datei Lieferantenrechnungen_einlesen.ini (..\CO\Sysdata\ImportExport\Lieferantenrechnungen_einlesen.ini) muss folgender Eintrag erfolgen:

[SoenneckenRechnung]
Importtyp = 1
_LieferantenMengenEinheitIgnorieren=#1 (Wenn beim Import die Mengeneinheitenprüfung ignoriert werden soll)

Dauphin Rechnungen in Version 6.1

In der Version 6.1 wurde eine Spezialbehandlung für Möbelrechnungen zur Ermittlung der Artikelnummer implementiert. Dazu ist in das Schema der Eintrag

MoebelLieferantenGLN=4399901839359

aufzunehmen.

In der Datei bwImportAscii.ini (..\CO\Sysdata\ bwImportAscii.ini) muss folgender Eintrag erfolgen:

[SoenneckenZRZuordnungen]
FieldDelimiter=";"
Skipline="1"
Feld1=DATEINAME
Feld2=MANDANT
Feld3=HERKUNFT
Feld4=DOCID
Feld5=LIEFERANT
Feld6=KUNDE
Feld7=BELEGNR
Feld8=BELEGDAT
Feld9=ABRNR
Feld10=ABRPOS
Feld11=ABRUFNR
Feld12=KONTOMGBEILI
Feld13=KZREGU
Feld14=DATUMVALUTA
Feld15=FIRMA
Feld16=NAME
Feld17=LAND
Feld18=PLZ
Feld19=ORT
; das ist die BestellungsNr des Händlers
Feld20=BESTELLNUMMER
Feld21=EINGANGSDATUM

Im Modul „EDI-Schnittstelle“ werden über die Schaltfläche „Konfiguration“ die FTP-Zugangsdaten und das Verzeichnis für die XML-Dateien hinterlegt. Der Haken „Dateien nach Abruf löschen“ sollte gesetzt sein, da sonst immer wieder die gleichen Daten abgerufen werden. Im Feld Dateifilter muss *.xml eingegeben werden.

Geben Sie die Root des FTP Servers an. Concept Office holt folgende Dateien ab:

Unterverzeichnis "ZREDIBELEGE" : P*.xml      
Unterverzeichnis "ZRPDF"       : ZRL*.pdf    
Unterverzeichnis "ZRBELEG"     : Index*.csv

Soennecken eCommerce

Über das Modul-Recht Soennecken eCommerce kann festgelegt werden, ob der Nutzer Rechnungseingänge Ändern und Löschen darf.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Alle Rechte

Lieferantenrechnungen (Filter)

Über das Recht kann festgelegt werden, welche Bestellungen der Nutzer entsprechend seines Modulrechts (Recht oben) im Zugriff hat.

Keine Rechte
Nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereichs
Alle Bestellungen

Alle heruntergeladenen Dateien (PDF, xml, csv) müssen in einem Verzeichnis gespeichert werden: …\CO\EDI\Belege

Einlesen der Rechnungen via EDI-Schnittstelle

Über das Concept Office Tool „Automation“ kann das Einlesen nun über den Windows-Task-Planer eingerichtet und damit ohne weiteres Zutun in einem beliebigen Intervall erfolgen. Falls gewünscht kann das Einlesen auch manuell erfolgen.

Hierzu in der EDI-Schnittstelle die Felder entsprechend hinterlegen (siehe Bild unten) und die Schaltfläche „Einlesen“ betätigen. Danach stehen die Belege zur Prüfung im Modul Lieferanten-Rechnungen zur Verfügung.

Schalter

_BestellnummerNichtAufbereiten: Die Bestellnummer einer Lieferantenrechnung wird bis zum ersten nichtnumerischen Zeichen eingelesen und danach abgeschnitten. Wenn = #0, wird dieses Verhalten deaktiviert.
DefaultArtikel = Möglichkeit, eine Artikelnummer anzugeben, falls in den Daten des Lieferanten keine Artikelnummer mitgeliefert wird.
DefaultKreditor = Wenn aus den Daten der Rechnung der Lieferant nicht ermittelt werden kann, wird dieser Standardrechnungssteller verwendet
Importtyp:
- = 0, Standard, keine Besonderheiten
- = 1, automatischer Abruf der 3 Unterverzeichnisse „ZREDIBELEGE“, „ZRPDF und „ZRBELEG“ beim Abruf der FTP-Dateien, im Anschluss Verarbeitung dieser speziellen, von Soennecken zur Verfügung gestellten csv-Zusatzdaten, um die ZR-Nummern an den Einzelrechnungen zu hinterlegen.
_LieferantenMengeneinheitIgnorieren: wenn = #1 wird die gelieferte Mengeneinheit des Lieferanten ignoriert und damit die Einheit der Bestellung verwendet. Ist der Schalter nicht gesetzt und die Einheit weicht ab, dann wird die Rechnung auch bei korrektem Betragsabgleich nicht als korrekt bewertet.
NurEinlesen: wenn = 1, dann wird die automatische Buchung deaktiviert. Die Rechnungen werden dann im Status „importiert“ im Modul Lieferanten-Rechnungen zur Weiterbearbeitung angeboten (veraltet, gilt nur für Textimport).
PdfArchivPfad: wenn angegeben, dann ist es möglich, das beigefügte Pdf-Dokument zusätzlich in einen weiteren Pfad kopieren zu lassen. (Bsp.: PdfArchivPfad=„c:\tmp\PdfCopy).

PdfArchivPfad: Dies wird nur noch als Rückfallvariante verwendet. Es ist möglich über die Konfigurationen der EDI-Schnittstelle ein DMS-Archiv-Verzeichnis anzugeben, wo die Daten abgelegt werden.

WareneingangBuchen: wenn = 1, dann wird die Rechnung und Lieferung gleichzeitig gebucht.

Frachtkosten

Beim Import von Lieferantenrechnungen im OpenTrans-Format können 3 differenzierte Zuschläge importiert werden. Diese werden auch einzeln in der Bestellung dargestellt, die differenzierte Darstellung im zugehörigen Auftrag wird in Abhängigkeit der Konfiguration 370 durchgeführt.

_FrachtKostenArtikel=#123
_FrachtKostenArtikelExtern=#Frachtkosten

_VerpackungsKostenArtikel=#1234
_VerpackungsKostenArtikelExtern=#Auftragspauschale

_MontageKostenArtikel=#12345
_MontageKostenArtikelExtern=#Mindermengenzuschlag

Weiteres

Sonderrecht Lieferantenrechnungen einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Lieferantenrechnungen einzulesen.

Ja
Nein

tourenplanung:tourenplanung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-12T12:33:35+00:00

Touren

Das Modul Touren dient der Planung und Durchführung von Auslieferungen. Folgende zwei Konfigurationen sind bei der Aktivierung der Tourenplanung zu beachten:

Konfiguration 231: Tourenplanung aktiv

Steuert ob und, wenn ja, welche Tourenplanung aktiv ist.

0 - Nein
1 - Ja
3 - Ja, für PBS bei LS-Druck

Ist die Konfiguration auf „1 - Ja“ gesetzt, dann werden im Modul Tourenplanung Aufträge auch kommissioniert und Lieferscheine gedruckt.

Beim Einschalten der Tourenplanung müssen in allen alten Packzetteln die gepackten Mengen per SQL gesetzt werden.

Wird die Konfiguration auf „3 - Ja, für PBS bei LS-Druck“ gesetzt, dann dient die Tourenplanung dem Druck der Paketaufkleber, sowie der Ladelisten. Hier dazu mehr.

Konfiguration 314: CO Logistik aktiv

Steuert ob CO Logistik im Einsatz ist.

0 - Nein
1 - Ja

Ist diese Konfiguration aktiv, wird die Tourenplanung zum Freischalten der jeweils zu packenden Touren verwendet.

Tourenstamm

Im Modul Tourenstamm (TR) unter „Weitere Stammdaten“ werden die Touren angelegt.

Versandarten

Im Modul Versandarten, unter „Weitere Stammdaten“ werden die Versandarten für Concept Office angelegt. Unter „Auslieferungskennzeichen“ kann ein Auslieferungskennzeichen hinterlegt werden. Wenn Daten für externe Systeme wie DHL bereitgestellt werden sollen, dann wird für die Ausgabe ein „Ausgabepfad“ hinterlegt.

Geschäftsbereiche

Im Modul Geschäftsbereiche, unter „Weitere Stammdaten“ werden die Geschäftsbereiche angelegt. Über die Aktivierung der Einstellung „Auslieferung über Touren“ wird automatisch die Tour-Nummer, aus der Lieferanschrift des Kunden in den Vorgang übernommen. Ist die Einstellung aktiv und an der Lieferanschrift keine Tour hinterlegt, dann kann der Vorgang erst gespeichert werden, wenn im Vorgang eine Tour, der Lieferanschrift zugeordnet wird.

Anschriften

Damit beim Erfassen eines Vorgangs die Tour in den Vorgang übernommen wird, muss vorher in den Firmenanschriften die Tour hinterlegt werden. Dies wird in den Lieferanschriften der Firmen, unter der Karteikarte „Weiteres“ vorgenommen. Es kann pro Geschäftsbereich eine Tour hinterlegt werden oder über den Eintrag „(alle)“, für alle Geschäftsbereiche ein Eintrag vorgenommen werden. Für die Tour wird die entsprechende zugehörige Versandart ausgewählt. Um die Tour für alle Anschriften vorzubelegen, ist es ratsam Tourbezirke anzulegen. Standardmäßig muss mindestens eine Tour vorhanden sein, dabei muss als Tourbezirk für Deutschland der PLZ-Bereich 00000-99999 angegeben werden.

Mitarbeiter

Am Mitarbeiter müssen alle Geschäftsbereiche eingetragen sein, die mit der Tourenplanung abgewickelt werden sollen.

Bezirke

Im Modul Bezirke ist möglich an einem Bezirk eine Tourennummer zu hinterlegen. Jedoch sollte dabei beachtet werden, dass bei der Hinterlegung einer Tourennummer das Bezirk mit der Bezirksart Tour gekennzeichnet sein sollte.

weitere_stammdaten:profildefinitionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-11T07:32:11+00:00

Profildefinitionen

Einige Module von Concept Office lassen sich um selbst definierte Masken, sogenannte Profilmasken, erweitern.

Das Pflegen von Profilen erfolgt in diesem Modul.

Um die Profildefinitionen nutzen zu können, wird die Lizenz Admin-Modul benötigt.

Anlegen und Bearbeiten von Profilen

Bevor ein Profil erstellt wird, sollten die Informationen genau ausgewählt werden. Außerdem kann es sinnvoll sein, das Aussehen der Maske zuvor skizzenartig zu Papier zu bringen.

Anlegen der Profildefinition

Zuerst müssen Kopfinformationen für das Profil festgelegt werden.

Als Profil wird ein eindeutiger Name vergeben. Die Bezeichnung wird innerhalb von Concept Office zur Auswahl/Anzeige verwendet. Der Anzeigeort bzw. die Zuordnung für das Profil wird im Feld Profilart ausgewählt.

Existieren mehrere Profile für eine Profilart, lässt sich über die Reihenfolge Anzeige steuern, wie die Profile angeordnet werden sollen.

Im Feld Filter kann definiert werden, wann das Profil angezeigt werden soll.

Beispiel: ‚Ticketart=1‘ (Ist kein Eintrag vorhanden, wird das Profil bei allen Einträgen der Profilart angezeigt.)

Festlegen des Layouts

Als nächstes wird der eigentliche Inhalt des Profils spezifiziert. Dazu stehen verschiedene Typen von Eingabefeldern, sogenannte Steuerelemente, zur Verfügung. Die Auswahl erfolgt über das Kontextmenü. Nun können nacheinander die einzelnen Felder für das Profil angelegt werden.

Die exakte Ausrichtung kann auch über die Felder Position X und Position Y in den Profileinträgen durchgeführt werden.

Details der Profileinträge sind im Modul Profileintragdefinitionen zu finden.

Rechte

Für jedes Profil werden pro Mandant eigene Rechte (Keine/Lesen/Alle Rechte) angelegt. Dadurch kann über die Rechteverwaltung gesteuert werden, welche Mitarbeiter welches Profil sehen können.

Nun ist es bei entsprechender Berechtigung für Profildaten möglich, diese zu bearbeiten, auch wenn für die eigentliche Maske nur Leserechte besteht.

Programmverhalten von Profilen

Anzeige im Modul

Nach Anlage des Profils ist eine neue Registerkarte im durch die Profilart zugewiesenen Modul verfügbar.

Nach Aufruf der Registerkarte können die Felder nun gefüllt werden.

Besonderheiten

Das Profilfeld Textfeld - Verweis auf Tabelle ist mit einer Matchcode-Suche ausgestattet. Für das Ergebnis der Suche wurde hinter dem Feld im Layout Platz reserviert. Gleiches gilt für das Profilfeld Combobox - Verweis auf Tabelle . Hier wird der Platz für den Eintrag aus der Box reserviert. Dieser Platz ist bei der Erstellung des Layouts nicht sichtbar. Es muss mindestens die Breite des Feldes als Abstand eingehalten werden.

Profile in der Datenbank

Jedes Profil wird in einer separaten Tabelle der Concept Office Datenbank gespeichert, der Tabellenname wird wiefolgt aufgebaut:

<Modul>_<Mandant-Nr>_<Profilname>

Die einzelnen Profilfelder werden gemäß der Maskenbezeichnung als Datenbankfeld angelegt und gespeichert. Die Profilfelder können dann per Recherchen abgefragt und ausgewertet werden.

Besonderheiten Kontaktprofile und Vorgangsprofile

Werden Profilfelder an Kontakten und Vorgängen so definiert, dass Felder mit gleicher Maskenbezeichnung und selbem Feldtyp existieren, so werden die Daten aus dem Kontakt in den neu angelegten Vorgang kopiert.

weitere stammdaten, Profile

weitere_stammdaten:ressourcen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-25T10:53:10+00:00

Ressourcen

Unter Weiteren Stammdaten befindet sich das Modul Ressourcen. Dieses Modul ermöglicht die Eingabe und Verwaltung von Informationen zu den im Unternehmen zur Disposition angelegten Ressourcen.

Ressourcen werden im Unternehmen führend selbst verwaltet, d.h. der Disponent muss Personal, LKW, Ressourcen etc. selbst steuern können. Der Disponent ist für das Zuteilen von Ressourcen und Waren und das Einteilen von Personen in einer Organisation zuständig. Er überwacht das Ausführen der Dienste der Organisation und legt gegebenenfalls die spätesten zulässigen Termine fest.

Über die Fahrzeugverwaltung im Modul Fahrzeuge wird ein LKW detaillierter definiert, wie z. B. durch sein amtl. Kennzeichen.

Zuweisen von Ressourcen

Nach der Anlage wird die Ressource, aus dem Modul Mitarbeiter, mit dem Fahrzeug aus dem Modul Fahrzeuge verknüpft. Dies geschieht im Modul Mitarbeiter, Reiter Weiteres, im Abschnitt Weitere Daten via Drop-Down-Menü des Feldes Kfz Kennzeichen, indem das Fahrzeug ausgewählt und zugeordnet wird. Gleiches ist bei den Personen durchzuführen, welche fix dem Fahrzeug zugeordnet sind. So entstehen z.B. Montage- und/oder Demontageteams.

administration:benachrichtigung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-13T06:05:03+00:00

Administration

Benachrichtigungen (BT)

Für dieses Modul ist die Lizenz Admintool erforderlich.

Um Kunden oder auch eigene Mitarbeiter / Techniker über verschiedene Sachstände zu unterrichten, gibt es im Concept Office die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu verschicken.

Dieses Modul finden Sie im Strukturbaum unter Administration und kann über die Modulkürzel BT aufgerufen werden.

Aufbau des Benachrichtungen-Moduls

Im Modul Benachrichtigungen finden Sie 3 Reiterkarten:

Benachrichtigungen
Gruppen
Aufgaben

1.Benachrichtigungen

Im oberen Bereich des Benachrichtigungen-Reiters lassen sich beliebig viele Ereignisse hinterlegen. Jede hinterlegte Benachrichtigung erhält eine eigenständige Ereignisnummer.

Zunächst kann für die Benachrichtigung ein fest definierter Kunde (=Kundennummer in Spalte Kunden) oder eine Benachrichtigungs-Gruppe (insofern diese im Register Gruppen angelegt wurde) hinterlegt werden. Wird kein Kunde bzw keine Kundengruppe definiert, so wird die Kunden-Spalte mit der Zahl 1 vorbelegt und hat zur Folge, dass das Ereignis für ALLE Kunden (1=ALLE) gilt. In der Bezeichnungs-Spalte wird die Benachrichtigung benannt und kann über die Beschreibungs-Spalte genauer beschrieben werden.

Wenn alle Voreinstellungen getroffen wurden, kann nun der Auslöser für die Benachrichtigung definiert werden. Dabei entscheidet die Wahl des Auslösers, welche Bearbeitungs-Spalte (siehe Pfeile) im Ereignis ausgewählt werden kann, um das Ereignis einem explizitem Status/ Dokument zuzuordnen.

Trigger (Auslöser):

Auftragsimport
Bearbeitungsstatusänderung
Dokumentendruck
Genehmigungsverfahren
MPS-Bedarfsmeldung
MPS-Maschine nichct erreichbar
Ticketanlage
Ticketbearbeitungsstatusänderung
Trackinginformation eintragen
Unterbearbeitungsstatusändergun
Warenbuchung auftragsbezogen

Ab CO 8.2569.33: Trigger für Benachrichtigungen bei Anlage von MPS-Bedarfsmeldungen. In einer neuen Spalte kann definiert werden, für welches MPS-System diese Benachrichtigungen aktiviert werden, auch Portalmeldungen via MPS-System können Benachrichtigungen auslösen. Es stehen auch die Platzhalter für die Benachrichtigungen zur Verfügung.

Ab CO 8.3822.2: mit dem Trigger „Trackinginformation eintragen“ wird eine neue Benachrichtigungsaufgabe erzeugt, wenn neue Trackingdaten auf Kopfebene des Auftrags geschrieben oder geändert werden. Dafür werden nun auch bei DHL die Trackinginformationen aus den Positionen in den Kopf übertragen.

Für die Benachrichtigungen stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:

#TrackingInfo# - Sendungsnummer(n)
#TrackingURL# - Tracking-URL ergänzt um die Sendungsnummer(n), wenn diese für den entsprechenden Paketdienstleister gepflegt ist (Versandarten)

Reaktionen:

Nachdem das Ereignis angelegt wurde, lassen sich nun verschiedene Reaktionen (Benachrichtigungen) hinterlegen:

E-Mail senden: versenden einer E-Mail an eine Empfängeradresse aus den vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten oder durch Eingabe einer direkten E-Mail in das Empfängerfeld
Aktivität anlegen: anlegen einer Aktivität mit Vorbelegung der Aktivitätenart sowie des betreffenden Mitarbeiters, für welchen die Aktivität angelegt werden soll
Drucken
KRZN-Meldung
SimpleClicks-Verbrauchsmaterialmeldung: auslösen einer SimpleClicks-Verbrauchsmaterialmeldung
SimlpeClicks-Störungsmeldung: auslösen einer SimlpeClicks-Störungsmeldung
individuell

Zudem ist es Möglich, mehrere Reaktionen zu ein und demselben Ereignis zu hinterlegen.

Im oben gezeigten Beispiel wird sowohl eine E-Mail gesendet, als auch eine Aktivität angelegt, wenn das Ereignis Unterbearbeitungsstatus = disponiert eintritt.

Bitte beachten Sie, wenn Sie als Auslöser den Unterbearbeitungsstatus disponiert verwenden, wird bei jeder NEUEN Disposition eine Mail versandt.

Über den Haken ‚Sofort benachrichtigen‘ kann entschieden werden, ob die Reaktion (E-Mail) sofort (benötigt die Einrichtung eines SMTP-Servers) oder im Nachgang durch einen Mitarbeiter manuell ausgelöst werden soll. Reaktionen/E-Mails, welche nicht sofort benachrichtigt werden sollen, werden im Aufgaben-Reiter als ausstehend gekennzeichnet.

Empfängeradresse bei E-Mail senden:

(keine Zuordnung)
Angebotsmail Vorgang
AP der Rolle Verbrauchsmaterial am Vertrag
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Anschrift
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Firma
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Maschine
AP der Rolle Fleet-Administrator
AP der Rolle IT-Verantwortlicher
AP der Rolle Portal-Administrator
AP der Rolle Rollout-Verantwortlicher
AP der Rolle Service am Vertrag
AP der Rolle Service an Anschrift
AP der Rolle Service an Firma
AP der Rolle Service an Maschine
AP der Rolle Standortverantwortlicher
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher am Vertrag
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Anschrift
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Firma
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Maschine
AP der Rolle Wiederverkäufer
AP der Rolle Zählerstände am Vertrag
AP der Rolle Zählerstände an Anschrift
AP der Rolle Zählerstände an Firma
AP der Rolle Zählerstände an Maschine
Avisierungsmail Vorgang
Bearbeitermailadresse
BestellungsMail
Bestellt durch aus Vorgang
E-Mail
Genehmigungsberechtigte (alle)
Genehmigungsberechtigte des GB
LieferbestaetigungsMail
Lieferungsmail Vorgang
Maschinenort Benachrichtigungsmail
Mahnungsmail
Mitarbeiter am Kunden
MPS-Meldender
RechnungsMail
Rechnungsmail Vorgang
Verkäufermailadresse

2.Gruppen

Da gewisse Benachrichtigungen nur für bestimmte Kunden benötigt werden, bietet es sich an, eine Kundengruppe für diese anzulegen. Dabei wird lediglich die Bezeichnung der Gruppe, sowie eine kurze Bemerkung hinterlegt. Im unteren Bereich werden dann die Kundennummern für die angelegte Kundengruppe hinterlegt. Sie können die Kunden über die Fernglassuche oder auch durch Direkteingabe der Kundennummer der Gruppe zuordnen.

3.Aufgaben

In der Reiterkarte Aufgaben werden alle ausgeführten Reaktionen, welche über ein Ereignis definiert bzw ausgelöst wurden, aufgelistet. Dabei zeigt der Status an, ob die Benachrichtigung erfolgt ist oder noch ausstehend ist. Auch fehlerhafte Status werden aufgezeigt, wo im Nachgang geprüft werden muss, was die Fehlerursache ist.

Der Status ‚ausstehend‘ erfolgt dann, wenn die hinterlegte Reaktion Keinen ‚sofort benachrichtigen‘-Haken besitzt. Diese müssen manuell über die Modulfunktion Aufgabe ausführen am rechten Rand angestoßen werden.

Einstellen von Textbausteinen

Für jede Reaktion einer hinterlegten Benachrichtigung kann ein spezieller Textbaustein hinterlegt werden. Diese müssen bei Anlage im Modul Textbausteine in Ihrer Art als Benachrichtigung definiert werden.

Die hinterlegten Textbausteine können dann in der Benachrichtigungs-Reaktion ausgewählt werden.

Deaktivieren einer Benachrichtigung

Falls eingestellte Benachrichtigungen einmal nicht benötigt werden, können diese deaktiviert und bei Neubedarf wieder aktiviert werden.

Hierfür wird mit Reiter Benachrichtigungen in der oberen Tabelle in der Spalte Deaktivieren der Haken gesetzt oder entfernt.

Benachrichtigungen, Textbausteine

allgemein:customer_buttons

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-26T14:25:16+00:00

Customer Buttons - Individuelle Buttonliste

Diese Funktion ist mit der Lizenz Admin-Modul verfügbar.

Neben der ‚Internen Hilfe‘ ist es nun möglich, eine individuelle Buttonliste zu konfigurieren.

Die gewünschten Einstellungen sowie die relevanten Dateien müssen im Unterordner ‚CustomButtons‘ des Documents-Ordners hinterlegt werden. Wie auch bei der internen Hilfe kann hier nochmals nach Mandanten getrennt werden, indem speziell für einen Mandanten gedachte Einstellungen und Dateien in einem Unterordner mit der Mandantennummer als Bezeichnung gespeichert werden.

Die Buttons werden in der Datei CustomButtonMappings.ini konfiguriert.

Für jedes Modul, bei dem eine Reihe von Buttons verfügbar sein soll, muss ein Abschnitt innerhalb der Datei angelegt werden, dessen Überschrift das Kürzel des Moduls bildet.

Die Buttons werden pro Modul durchnummeriert und mit Titel, Link und Icon-Link nach folgendem Schema definiert:

< Nr > = < Titel > | < Link > | < Icon-Verweis >

Der Link kann sowohl ein Verweis auf eine Datei als auch ein Link einer Website sein. Außerdem kann er Platzhalter enthalten, die beim Aufruf des Buttons ausgetauscht werden würden. Ein Icon muss nicht zwangsläufig angegeben werden.

Ein Teil dieser Konfigurations-Datei könnte folgendermaßen aussehen:

[FA]
1= Preise | "C:\VBNetApps\CO70Release\_BuildOutput\bin\release\Sc.Co.KundenTools.exe" PrivatePilot 15208 | EuroGrau32.png

[MA]
1=Maschinen-Beschreibung | Maschinen\Beschreibungen\#SE#.pdf
2=Konica-Support | https://konica.de/support | support.jpg

[MM]
1=Fleet Management System | https://fleet-management.de

Per Customer Buttons Recherchen ausführen

Es gibt außerdem die Möglichkeit, zu exportierende Recherchen und Recherchenketten via Custom Button auszuführen. Dazu ist es notwendig, dass in der Recherche die Zieldatei und das Excel-Blatt definiert sind.

Beispiel in CustomButtonMappings.ini:

[FA]
1=Recherche-Test | Recherche: 500024; $Kontaktnummer = #KU#

Besonderheit Modul Disposition 2.0

Bei den Tools der individuellen Buttonliste kann der Link im Modul ‚Dispo 2.0‘ den Platzhalter '#AktivitaetenNummern#' enthalten. Dieser Platzhalter wird durch eine mit Komma getrennte Liste der Aktivitätennummern der ausgewählten Aktivitäten ersetzt.

allgemein:sichten-manager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Der Sichten-Manager

Mit einem Klick auf das Fernglassymbol (alternativ CTRL + F) wird eine umfangreiche Suchfunktion aufgerufen. Die Suche bezieht sich dabei auf den Inhalt des Moduls, von dem aus sie gestartet wird.

Wurde in dem Modul, in dem der Sichtenmanager geöffnet wird bereits eine Selektion (Sicht) gespeichert, können Sie diese schnell über den kleinen Pfeil unter dem Fernglas auswählen.

Sie können sich mit Hilfe logischer Verknüpfungen eine Selektion zusammenstellen, die genau die Datensätze enthält, die sie suchen. Diese Selektionen lassen sich speichern und so einfach zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufrufen. Wobei die Abfrage und nicht das Ergebnis gespeichert wird. Somit wird bei jedem Aufruf der Selektion eine Abfrage mit den momentan aktuellen Daten durchgeführt.

Bitte beachten Sie, dass bei logischen Verknüpfungen das UND eine andere Bedeutung hat, als im üblichen Sprachgebrauch. Suchen Sie nach allen Angeboten der Kunden 123 und 456, dann sollten Sie mit ODER selektieren, da sonst nach Angeboten gesucht wird die zu einem Kunden gehören, der die Nummer 123 und die Nummer 456 hat. Er kann aber nur entweder die Nummer 123 haben ODER die Nummer 456.

Um kompliziertere Selektionen vorzunehmen, können Teile einer Selektion auch in Klammern gesetzt werden. Hierzu markieren Sie die Teile der Selektion die eingeklammert werden und klicken im Kontextmenü der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Klammer setzen.

Selektionsteile müssen auch dann in Klammern gesetzt werden, wenn in einer Selektion nach UND und ODER selektiert wird, da die UND Verknüpfung immer Vorrang vor der ODER Verknüpfung hat.

Beispiel:

Gesucht werden alle nicht erledigten Vorgänge der Geschäftsbereiche Verkauf und Service. Ungeklammert sähe diese nun so aus:

Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Service' und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt'

Da aber die UND Verknüpfung Vorrang hat, "liest" der Sichten-Manager die Selektion so:

Geschäftsbereich ist gleich 'Service' und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf'

Damit werden vom Geschäftsbereich 'Verkauf' auch alle erledigten mit angezeigt. Korrekt geklammert sollte die Selektion so aussehen:

(Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Service') und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt'

So wie in der Mathematik Punkt- vor Strichrechnung gilt, gilt hier also Und- vor Oderselektion.

Selektionen speichern

Zum Speichern von Selektionen klicken Sie, nach Zusammenstellen der Abfrage, einfach auf Speichern anstatt auf Übernehmen. Um die gespeicherte Selektion später oberhalb der Strukturansicht unter dem Menüpunkt Sichten abrufen zu können, setzen Sie einen Haken hinter In Strukturansicht anzeigen und vergeben für diese „Sicht“ einen passenden Namen.

Über das Auswahlfeld Selektion ist sichtbar für: können Sie auswählen, ob die von Ihnen gespeicherte Selektion nur für Sie sichtbar sein soll (Häkchen bei Selektion ist privat) oder Sie hinterlegen die Mitarbeiter, für die die Selektion bestimmt ist.

Eine gespeicherte Selektion kann über die Schaltfläche Selektion öffnen oder, wenn sie als Sicht in die Strukturansicht eingebunden wurde, über das Modul Sichten wieder aufgerufen werden. Wurde eine Sicht in die Strukturansicht eingebunden ist diese erst nach Neustart von Concept Office sichtbar.

Wird eine gespeicherte Sicht über die Strukturansicht aufgerufen, springt Concept Office automatisch in das Modul in dem die Sicht selektiert und abgespeichert wurde.

Es wurde eine neue Option unter Allgemeine Optionen / Baumstruktur-Einstellungen „Aktualisierungsintervall Sichten in min“ angelegt. Hiermit kann erreicht werden, dass die Sichten in vorgegebenen Intervallen aktualisiert werden. Dies ist besonders sinnvoll, wenn die Ergebnisanzahl im Baum angezeigt wird. Bitte beachten, dass diese Option bei großen Datenbanken evtl. die Performance beeinträchtigen kann.

Selektionsschablonen

Aus dem Sichten-Manager heraus lassen sich Schablonen anlegen, die vorgefertigte Suchabfragen mit Parametern enthalten. Werden diese Suchanfragen gestartet, so erscheint eine Maske, auf der nur noch die Werte der Suchparameter eingegeben werden müssen.

Um eine neue Schablone zu erstellen, wird das Kontrollkästchen Platzhalter anzeigen aktiviert. Nun wird eine Selektion erstellt, die feste Abfrageparameter enthalten kann, aber auch Platzhalter, welche erst bei Abfrage durch den Nutzer gefüllt werden. Jetzt wird an Stelle eines Wertes ein Platzhalter in die Selektion eingesetzt (zum Beispiel <$P1>). Es ist darauf zu achten, dass für verschiedene Werte innerhalb einer Abfrage auch verschiedene Platzhalter verwendet werden müssen.

Über die Schaltfläche Speichern wird die Selektionsschablone, wie jede andere Sicht auch, abgespeichert. Wichtig ist hierbei eine sinnvolle Beschreibung zu hinterlegen, da sonst andere Nutzer den Inhalt der Selektion nicht erkennen.

Sichten ändern

Möchten Sie eine Sicht ändern, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Modul, welches Ziel der Sicht ist.
Öffnen Sie die Fernglassuche.
Über die Schaltfläche Öffnen navigieren Sie zu der zu ändernden Sicht und wählen diese aus.
Ändern Sie die Selektionsbedingung
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern, wählen entsprechende die Sicht aus und speichern

Sichten löschen

Möchten Sie Sichten löschen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Modul, welches Ziel der Sicht ist.
Öffnen Sie die Fernglassuche
Über die Schaltfläche Öffnen navigieren Sie zu der zu löschenden Sicht und wählen diese aus.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen

Tipps

Bei der Suche nach einem Datum ist es möglich, ein Datum mit Jahr = 1960 als Platzhalter für den SQL-Ausdruck Datum is null einzusetzen. Hierdurch ist es möglich auf das Vorhandensein von Datensätzen zu prüfen.

Weiteres

Hier sind folgende Sonderechte zu beachten:

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Bereiche

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Öffentlich

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Privat

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

allgemein, Sichten-Manager, Suche

bestellvorschlaege:umbuchungsvorschlaege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T08:37:48+00:00

Umbuchungsvorschläge

Über das Modul „Bestellvorschläge (BV)“ können sowohl Bestellvorschläge, als auch Umbuchungsvorschläge erstellt werden.

Für Umbuchungsvorschläge kann unter „Läger“ ein Umbuchungslager angelegt werden, wenn kein gleichzeitiges Ausbuchen vom Quelllager und Einbuchen in das Ziellager erfolgt.

Hier kann z.B. für Umbuchungen vom Lager „Hauptlager“ zum Lager „Fachmarkt“ ein Umbuchungslager (HL_U_FM) angelegt werden. Damit kann der Bestand aus dem Lager „Hauptlager“ ausgebucht und die Kommission für das Lager „Fachmarkt“ zu einem späteren Zeitpunkt zugebucht werden.

Damit wird sichergestellt, dass der Bestand aus dem Ziellager ausgebucht wird, die Artikel kommissioniert werden können und die Zubuchung des Bestandes im Ziellager, erst bei der tatsächlichen Anlieferung erfolgt.

Für das Erzeugen der Bestell- und Umbuchungsvorschläge erhalten die Läger ein „Gruppierungskennzeichen“. Damit werden die Läger in Lagergruppen eingeteilt, wobei es in den Lagergruppen Quelllager und Ziellager geben kann.

Die Läger „Fachmarkt“ (FL), „Kommissionslager“ (KL), und „Hauptlager“ (HL) werden zur Lagergruppe 1 zusammengefasst. Hierbei ist das Lager „Hauptlager“ das Quelllager und die Läger „Fachmarkt“, „Kommissionslager“ sind die Zielläger.

Die Läger „Hauptlager“ und „Außenlager“ werden zur Lagergruppe 2 zusammengefasst, wobei das Lager „Außenlager“ das Quelllager und das Lager „Hauptlager“ das Ziellager ist.

(Lagergruppierungen werden bei der Erstanlage per SQL-Befehl zugeordnet)

Für das Erstellen der Umbuchungen und Bestellvorschläge wird in folgender Reihenfolge vorgegangen:

Erstellen eines Umbuchungsvorschlags für die Lagergruppe 1
Erstellen eines Umbuchungsvorschlags für die Lagergruppe 2
Erstellen eines Bestellvorschlags für die Lagergruppe 1

Nach dem Erstellen der Umbuchungsvorschläge, werden unter „Übersicht“ die Umbuchungs-vorschläge angezeigt. Das „Ausgangslager“ ist das Quelllager, aus welchem abgebucht wird. Das „Zwischenlager“ ist das Umbuchungslager, auf welchem die Kommissionierung zwischen gebucht wird. Das „Lagerkennung“ ist das Ziellager, auf welchem zugebucht werden soll.

Die Umbuchungsvorschläge erhalten den Status „angelegt“. Die Reihenfolge der Spalten kann verändert werden. Hierzu mit der „Linken Maus Taste“ den Spaltenkopf markieren und bei gedrückter Maustaste an die entsprechende Stelle verschieben.

Wenn Positionen nicht Umgebucht werden sollen, dann werden diese gelöscht. Diese Positionen können anschließend als Bestellvorschlag zur Lagergruppe 1 erfasst werden.

Nach der Kontrolle der Umbuchungsvorschläge wird unter „Übernahme /Umlagerungsvorschläge“, der Transportschein gedruckt. Die Umbuchungsvorschläge erhalten den Status „gedruckt“. Es wird für jedes Quell- und Ziellager eine Transportliste gedruckt.

Umbuchungen aus Umbuchungsvorschlägen

Anschließend werden die Umbuchungen im Modul „Warenbuchung“ vorgenommen. Hier wird in der Rubrik „Artikel“ die Umbuchung durchgeführt. Für die direkte Umbuchung wird unter „Auswahl“ das Lager „Hauptlager“ als Quelllager ausgewählt.

Unter „Umbuchungsvorschläge“ wird mit „einlesen…“ der Umbuchungsvorschlag für das direkte Umbuchen ausgewählt. Hierbei werden Umbuchungsvorschläge berücksichtigt, für die kein Zwischenlager eingetragen ist.

Zum automatischen Druck des Umbuchungsprotokolls wird der Haken „Umbuchungsprotokoll automatisch” gesetzt. Danach wird mit „Buchen“ der Umbuchungsauftrag ausgelöst. Hierbei wird der Bestand vom Strecken-Lager abgebucht und in das Ziellager zugebucht.

Umbuchung mit Kommissionierung auf ein Umbuchungslager

Zum Abwickeln der Umbuchungen für den „Fachmarkt“, oder „Außenlager“ werden über „Kommissionieren“ der Umbuchungsvorschlag eingelesen, da der Bestand vom Lager „Hauptlager“ abgebucht werden soll, die Zubuchung auf das Lager „Fachmarkt“ aber zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt. Und jetzt aud „Buchen“ drucken.

Es wird auf das angelegte Umbuchungslager „HL_U_FM“ gebucht

Nach Auslieferung der Kommission an das Lager „Fachmarkt“, wird im Modul Warenbuchungen / Artikel die Kommission über „kommissionierte einlesen…“ aufgerufen. Als „Lager“ wird hierbei das Lager „Chemnitz“ ausgewählt, da dieses das Quelllager war.

Über „Buchen“ werden die Artikel auf das Lager „Fachmarkt“ zugebucht.

Wenn einzelne Artikel, ohne Erstellen eines Umbuchungsvorschlages, von einem Lager an ein anderes umgebucht werden müssen, dann kann dies manuell im Modul Warenbuchungen erfolgen.

Anzeige der Umbuchungsvorschläge

In der Maske Umbuchungsvorschläge, im Modul Warenbuchung, können die Umbuchungsvorschläge zum jeweiligen Tag aufgerufen werden. Hier werden sowohl die Umbuchungen aus den Umbuchungsvorschlägen, als auch die manuellen Umbuchungen angezeigt

Die Auswahl der Umbuchungsvorschläge erfolgt über das Quelllager.
Wird kein Ziellager ausgewählt, so werden alle Umbuchungen zum ausgewählten Quelllager angezeigt
Wird ein Ziellager ausgewählt, dann werden nur die Umbuchungen vom Quell- zu diesem Ziellager angezeigt.
Unter „Status“ können die Umbuchungsvorschläge nach dem jeweiligen Status selektiert werden. Wird kein Status geladen, dann werden alle Umbuchungsvorschläge zum jeweiligen Lager angezeigt.

Die verfügbaren Stati sind:

*(keine Zuordnung) - es erfolgt keine Selektion nach Status

*Angelegt

*Gedruckt

*Kommissioniert

*Erledigt

Die Umbuchungsvorschläge können unter „Datum ab:“ „bis:“ auf den jeweiligen Zeitraum eingeschränkt werden.
Erfolgt keine Auswahl eines Quell- und Ziellagers, dann werden alle Umbuchungen mit dem jeweiligen Status, für den ausgewählten Zeitraum angezeigt.
Über Umbuchungsvorschläge kann an Hand des Status eingesehen werden, welche Umbuchungsvorschläge erledigt sind und ob noch offene (gedruckte) Umbuchungsvorschläge vorliegen.

Weitere Themen

Seiten in diesem Namensraum:

Bestellvorschläge

B (Fortsetzung)

Bestellvorschläge für Lagergruppen

Dynamische Bestandsermittlung

Bestellvorschläge, Bestellwesen

coweb:zaehlerstandserfassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-22T06:44:31+00:00

Zählerstände einlesen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Zählerstände einlesen verfügbar.

Concept Office kann Zählerstände aus verschiedenen Quellen einlesen. Neben dem hier beschriebenem Textimport gibt es den Import aus CO Portal und aus den Fleet & Servicemanagementsystemen docuform, FM Audit und Simple Clicks.

Pflichtfelder für Textimport

Zählerstände, die als Textdateien (*.txt, *.csv) eingelesen werden sollen, müssen folgende Pflichtangaben beinhalten:

Seriennummer der Maschine
Meldedatum
Zählerstand

Zählername (wenn die Zählerstände einer Maschine nicht in einer Zeile geliefert werden) Die Textdatei kann alle Zähler des Gerätes in einer Zeile liefern oder für jeden eine neue Zeile anbieten. Im letzteren Fall muss jedoch der jeweilige Zählername mitgeliefert werden. Dieser muss jedoch nicht mit dem Zählernamen in Concept Office identisch sein.

Textbausteine beschreiben

Damit Concept Office die Textdatei verarbeiten kann, muss sie beschrieben werden. Dies geschieht in der Datei bwImportAscii.ini. In dieser Datei können für andere Importe (Artikel etc.) bereits Beschreibungen vorliegen.

Im folgenden Beispiel stehen alle Zählerstände in einer Zeile. Die Beschreibung beginnt mit einem Namen, der in eckigen Klammern stehen muss. Da in der ersten Zeile dieser Textdatei die Überschriften stehen, wird diese mit SkipLines=1 nicht mit importiert. Mit FieldDelimiter wird festgelegt, wie die Daten getrennt sind. Möglich ist hier auch FieldDelimiter=„;“ und FieldDelimiter=„<tab>“.

[ZaehlerstandsImport1]
  * SkipLines=1
  * FieldDelimiter=","
  * Feld1=Meldedatum,0,0,1,1
  * Feld2=Description,0,0,1,1
  * Feld3=IPAdress,0,0,1,1
  * Feld4=Seriennummer,0,0,1,1
  * Feld5=AssetNumber,0,0,1,1
  * Feld6=Location,0,0,1,1
  * Feld7=MACAddress,0,0,1,1
  * Feld8=TotalPages,0,0,1,1
  * Feld9=MonoPages,0,0,1,1
  * Feld10=ColorPages,0,0,1,1
  * Feld11=CopierMonoPages,0,0,1,1
  * Feld12=CopierColorPages,0,0,1,1
  * Feld13=PrintMonoPages,0,0,1,1
  * Feld14=PrintColorPages,0,0,1,1
  * Feld15=ScanPages,0,0,1,1
  * Feld16=FaxPages,0,0,1,1
  * Feld17=Canon101,0,0,1,1
  * Feld18=Canon103,0,0,1,1
  * Feld19=Canon106,0,0,1,1
  * Feld20=Canon109,0,0,1,1
  * Feld21=Canon915,0,0,1,1
  * Feld22=Canon916,0,0,1,1

Zudem ist es bei Textimporten möglich eine Sprache in den Formateinstellungen einzugeben, sodass Zahlen mit einem anderen Format als dem lokal eingestellten, gelesen werden können (in bwImportAscii.ini z.B. Feld7=Gesamt Zähler,0,0,1,1,,,de-DE).

Um das Meldedatum so zu formatieren, das Concept Office es als Datum erkennt, kann man in der bwImportAscii.ini an 8. Stelle das Format angeben:

[ZaehlerstandsImportCvs] FieldDelimiter=„,“

Feld1=Meldedatum,0,0,1,1,,,M/d/yyyy h:mm:ss tt …

Mögliche Formate:

Thu Sep 27 14:56:50 CEST 2012 ddd MMM dd HH:mm:ss CEST yyyy
6/1/2012 9:10:13 AM M/d/yyyy h:mm:ss tt;
2023/02/21 22:16:53.00 yyyy-MM-dd HH:mm:ss.00

Sollten die Stunden im 12 Stunden-Rhythmus angezeigt werden, so verwendet man ein kleines h und bei einem 24 Stunden-Rhythmus ein großes H. Das große M steht für die Monate, das kleine m für die Minuten.

Concept Office benötigt nun noch ein Mapping der Felder. Da die Beschreibung (CoImportAscii) lediglich die in der Textdatei vermerkten Spaltenüberschriften enthält. Das Mapping wird in der Datei ImportExportZählermeldungen_einlesen.Ini eingetragen. Passend zu der obigen Beschreibung sieht dies dann so aus:

[ZaehlerstandsImport1]
  * _MpsKennung=1
  * SerienNummerSerienNummer
  * Meldedatum=Meldedatum
  * MpsZaehlerName1=#MonoPages
  * Zaehlerstand1=MonoPages
  * MpsZaehlerName2=#ColorPages
  * Zaehlerstand2=ColorPages
  * MpsZaehlerName3=#ScanPages
  * Zaehlerstand3=ScanPages

Im Modul Mandanten muss in der Registerkarte Vorgabewerte (Service), in der Tabelle MPS-Systeme, am entsprechenden MPS-System, die Funktion Web-Service-Anbindung Bedarfsmeldungen aktiviert werden.

Die MPS-Kennung ist die ID-Nummer, die Sie im Mandanten unten im Reiter „Vorgabewerte (Service)” finden.

Zählername mappen

Die im obigen Beispiel verwendeten Zählernamen sind nicht identisch mit den Zählernamen in Concept Office. Aus diesem Grunde müssen die Namen miteinander verbunden werden. Dies geschieht unter Stammdaten TKD MPS-Maschinen und dort in der Registerkarte Zählerzuordnung. Im Modul Mandanten muss vorher in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD) der Name des MPS-Systems oder Programmes eingetragen werden, aus dem die Textdateien stammen.

Nun können die Concept Office Zähler mit den Fremdzählern verbunden werden. Für bestimmte Modelle (oder Hersteller z.B.: Canon) können verschiedene MPS-Zähler für einen CO-Zähler angelegt werden.

Mit diesen Schritten ist die Vorbereitung zur Zählerstand-Einlese abgeschlossen.

Import der Zählerstände in Concept Office

Die Zählerstände werden über das Modul EDI-Schnittstelle in Concept Office eingelesen. Im Modul sind die Einträge wie im Bild unten vorzubelegen. Über der Schaltfläche Konfiguration ist zu hinterlegen, wo sich die Textdateien befinden und ob diese nach dem Einlesen archiviert werden sollen.

Nach Klick auf die Schaltfläche Einlesen werden die Zählerstände mittels Webservice aus dem Internet heruntergeladen. Am Ende des Importvorganges erscheint ein Protokoll mit allen eingelesenen Maschinen.

Die eingelesenen Zählerstände werden als „MPS-Meldung“ an der Maschine vermerkt. Um diese abzurechnen ist ein weiterer Schritt notwendig. Damit ist sichergestellt, dass nicht jeder eingelesene Zählerstand automatisch zur Abrechnung gelangt.

disposition-service:disposition-service

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-05-24T11:42:58+00:00

Disposition Serviceauftrag

Die Disposition dient dazu, Service- oder Montageaufträge einem Termin und einem Techniker zuzuweisen. Dies geschieht, in dem Aufträge aus einer Tabellenansicht per Drag and Drop in eine Kalenderansicht gezogen werden. Wir empfehlen in der Planungsansicht zu disponieren.

Zur besseren Übersicht kann das Fenster mit der Auftragstabelle ausgekoppelt und außerhalb vom Programm angezeigt werden. Unabhängig davon kann das CO weiter voll umfassend genutzt werden.

Vorbereitung

In den Benutzereinstellungen können Sie die Intervalleinteilung sowie die sichtbare Tages- und Arbeitszeit einstellen. Solange dies noch nicht geschehen ist, startet die entsprechende Maske bei jedem Start der Disposition. Zu dem kann die folgende Konfiguration genutzt werden:

Konfiguration 265: Vorbelegung der Dauer eines Technikereinsatzes für Disposition

10 - Minuten
15 - Minuten
20 - Minuten
30 - Minuten
45 - Minuten
60 - Minuten
90 - Minuten

Besetzt die Dauer des Technikereinsatzes in der Disposition mit dem angegebenen Wert vor

Oben Rechts im Feld Mitarbeiter sind alle, als Techniker gepflegten, Mitarbeiter aufgelistet. Durch Klick auf den Pfeil kann die Liste aufgeklappt werden und Sie können Techniker aus der Auflistung entfernen. Alle Techniker werden durch Klick auf das rote Kreuz entfernt. Am Ende der Auflistung findet Sie zur schnellen Auswahl auch alle Techniker eines Geschäftsbereichs. Klicken Sie darauf, werden alle Techniker ausgewählt, die in der Mitarbeiterpflege diesem Geschäftsbereich zugeordnet sind.

Im Modul Mitarbeiter können den Technikern Anzeigenamen für die Disposition vergeben werden (Registerkarte Weiteres). Nach diesem Anzeigenamen werden die Techniker in der Planungsansicht, alphabetisch sortiert, angezeigt. Somit kann man zum Beispiel Techniker, die nur bestimmte Herstellermaschinen reparieren, zusammenfassen. Denkbar ist auch ein Zusammenfassen nach Gebiet o.ä.

Wurde kein Anzeigename am Mitarbeiter hinterlegt, sortiert das Programm nach dem Nachnamen.

Disponieren

Im unteren (alternativ im rechten) Bereich befinden sich die disponierbaren Aufträge, sowie die als Aufgabe einem Techniker zugewiesenen Aufträge. In dieser Liste zu disponierender Aufträge werden alle Aufträge angezeigt, die einen Unterbearbeitungsstatus aufweisen, welche im Modul Mandanten, Registerkarte Vorgabewerte TKD als disponierbar gekennzeichnet sind.

Die Farbe der kleinen Kugel hat folgende Bedeutung:

= keine Priorität/Reaktionszeit hinterlegt (Priorität ist 0 oder 1000)
= die Reaktionszeit ist noch nicht zur Hälfte aufgebraucht
= die Reaktionszeit ist bereits mindestens zur Hälfte aufgebraucht
= die Reaktionszeit ist überschritten
= der Auftrag wurde zurückgemeldet.

Die Farbe der Kugel in den noch zu disponierenden Aufträgen steht für den aktuellen Status. Bei den bereits disponierten Aufträgen steht sie für den Status zum disponierten Zeitpunkt. Die Reaktionszeit kommt aus dem entsprechendem Feld im Serviceauftrag, der diese Information dem Service-Level-Agreement des Vertrages oder der Maschine entnommen hat.

Mit der linken Maustaste, per Drag und Drop, kann ein solcher Auftrag in die Zeitschiene oberhalb gezogen werden.

Im diesem Moment wird ein Eintrag im Kalender des Techniker vorgenommen. Verschiebt der Techniker seinen Termin, werden die Aufträge auch in der Disposition verschoben. Zudem werden die Daten (Techniker, Datum und Uhrzeit) im entsprechenden Auftrag vermerkt.

Über den Kontext der rechten Maustaste können disponierte Aufträge wieder zurückgesetzt werden (Termin löschen) oder auf erledigt/rückgemeldet gesetzt werden. Im Kontextmenü lässt sich zudem der Intervall einstellen, in dem die Zeitschiene angezeigt werden soll und über die Schaltfläche Liefertermin ermitteln kann ein Fenster aufgerufen werden, welche die Positionen des zugrunde liegenden Auftrags anzeigt (inklusive avisiertem Lieferantenliefertermin)

Anzeige disponierter Aufträge

Die Anzeige der Aufträge in der Planungsansicht kann konfiguriert werden. Dies geschieht über den Textbaustein bwDispoAnzeigeText. Mögliche Platzhalter sind:

Kunde: #KN#
Standort-Ort: #SO#
Standort-Strasse: #SR#
Standort-PLZ: #SZ#
Vorgangsnummer: #VG#

Ist in dem disponierten Auftrag das Kennzeichen Fixtermin gesetzt, wird er mit einem roten Rand angezeigt.

Die Farbe der Schrift des disponierten Auftrages ändert sich, während der Auftrag im Concept Mobile bearbeitet wird:

Gelesen - Blau
Unterwegs - Grün
Im Einsatz - Rot
Erledigt - Grau

Infoblase

Alle wichtigen Informationen zu einem Auftrag finden sich bei einem disponierten Auftrag in der Infoblase, die bei erscheint, wenn man mit der Maus über den Auftrag geht:

Die Informationen in dieser Infoblase können angepasst werden. Dies geschieht im Textbaustein bwdispobemerkung im Modul Textbausteine.

Folgende Platzhalter können darin verwendet werden:

Platzhalter	Bedeutung
#DB#	Dispobemerkung
#EH#	Einsatzhinweis
#ED#	EK-Datum
#FT#	Fehler
#KU/KN#	Kunde/ Kurzname
#KMN#	KundenmaschinenNr.
#LI#	Lieferinfo
#MB#	Maschinenbezeichnung
#MM#	Maschine
#RT#	Reaktionszeit
#SA#	Ansprechpartner (Lieferanschrift)
#SE#	SerienNr.
#SN#	Standort-Name
#SO#	Standort-Ort
#SR#	Standort-Straße
#ST#	Stellplatz
#SZ#	Standort-PLZ
#VD#	VK-Datum
#VBZ#	Vertragsbezeichnung
#VN#	VertragsNr.
#VZ#	Vertragsart

Dispobemerkung

Im Serviceauftrag gibt es ein neues Feld Dispobemerkung. Dies dient dem Disponenten zur freien Eingabe einer Notiz. Diese Eingabe kann im Serviceauftrag oder in der Tabelle der zu disponierenden Aufträge im Modul Disposition erfolgen.

Aufgaben

Aufgaben sind in der Disposition Aufträge, die zwar einem Techniker zugewiesen worden, jedoch nicht mit einer Zeit versehen wurden. Sie erscheinen nicht in der Zeitschiene oben. Eine Aufgabe wird erstellt, in dem in der Liste disponierbarer Aufträge ein Techniker in der Spalte Techniker ausgewählt wird.

Reparaturauftrag drucken oder mailen

Wurde ein Serviceauftrag disponiert, kann er für den Techniker ausgedruckt bzw. an ihn gemailt werden. Dazu muss der Auftrag in der Planungsansicht angeklickt und dann die entsprechende Schaltfläche betätigt werden.

Dispo-Bereiche

Alle zu disponierenden Aufträge in einer Tabelle zu haben, kann schnell unübersichtlich werden. Daher gibt es die Möglichkeit Aufträge in Selektionen zu gruppieren. So lässt sich beispielsweise eine Selektion anlegen, die Aufträge eines bestimmten Unterbearbeitungsstatus beinhalten (zum Beispiel „Wartet auf Kundennachricht“). Beim Speichern einer Selektion in der Disposition werden auch die in diesem Moment sichtbaren Techniker mit gespeichert. So kann man beispielsweise eine Selektion erstellen, die Aufträge beinhaltet, wo die Maschinen ein bestimmtes Herstellerkürzel tragen (am Modellartikel) und wenn dann diese Selektion aufgerufen wird, dann sind auch nur die Techniker zu sehen, die diesen Herstellertyp reparieren können.

Über den kleinen Pfeil können Sie auf die verschiedenen gespeicherten Selektionen zugreifen (siehe Bild)

Über der Tabelle zu disponierender Aufträge wird die entsprechende Selektion noch einmal in roter Schriftfarbe angezeigt:

Wie Sie eine solche Selektionen anlegen können, lesen Sie bitte hier nach: Sichten-Manager

Löschen der Dispoaktivität

Wird ein Auftrag disponiert, entsteht automatisch ein Termin im Kalender des entsprechenden Technikers. Dieser Termin wird normalerweise beim Berechnen des Service-Auftrages gelöscht, da an seine Stelle die Stundenzettel-Aktivität kommt, die entsteht, wenn die realen Zeiten im Service-Auftrag erfasst werden. Soll dies nicht geschehen muss die Mandantenkonfiguration 284 entsprechend eingestellt werden:

Konfiguration 284: Umgang mit Dispoaktivitäten bei Fakturierung

0 - löschen
1 - beibehalten

Dieses Modul ist mit der Lizenz Disposition verfügbar.

Stundenzettel-Aktivität

Erledigte Stundenzettel werden zur manuellen Bearbeitung gesperrt, wenn sie Auftragsverknüpfungen mit dazugehörigen Tätigkeiten haben.

servicepartner_vertraege:servicepartner_vertraege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-11T14:41:56+00:00

Servicepartner-Verträge

Servicepartnerverträge sind Verträge mit Fachhandelskollegen, die für Maschinen die Servicebetreuung übernehmen und mit denen zu diesem Zweck ein Vertrag abgeschlossen wird. Diese Verträge können aus Kundenverträgen heraus abgeschlossen werden. Es können zu einem Kundenvertrag mehrere Servicepartnerverträge existieren. Es kann zu einem Servicepartnervertrag nur ein Kundenvertrag existieren.

Voraussetzungen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Servicepartner-Verträge verfügbar.

Modulrecht Servicepartner-Verträge

Modulrecht Servicepartnerabrechnungen

Über die Modulrechte kann festgelegt werden, ob der Nutzer Sericepartnerverträge und deren Abrechnungen anlegen, ändern und löschen darf.

lesen
lesen / bearbeiten
lesen / bearbeiten / anlegen
Alle Rechte (beinhaltet löschen)

Konfiguration 500: Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Abrechnung buchen.

0 - mit Vertragsabrechnung buchen
1 - mit Servicepartner-Abrechnung buchen

Vertragsarten

Im Modul Servicepartnerverträge werden nur Verträge angezeigt, welche über eine Vertragsart mit der Eigenschaft „Servicepartnervertrag“ verfügen. Daher muss mindestens eine solche Vertragsart angelegt werden. Die Standardwerte und Vertragsleistungen sind bei diesen Vertragsarten nicht zu füllen, da die Werte aus den Kundenverträgen gezogen werden und keine Vertragsleistungen für diese Verträge anfallen.

Nummernkreis

Für Servicepartnerverträge kann ein eigener Nummernkreis angelegt werden. Dies geschieht unter Administration / Nummernkreise. Achtung, der Nummernkreis für Servicepartnerverträge darf sich nicht mit dem Nummernkreis für Kundenverträge überschneiden.

Servicepartnervertrag anlegen

Um einen Servicepartnervertrag anzulegen, öffnet man den entsprechenden Kundenvertrag und dort die Registerkarte Maschinen. Nach Markieren der betreffenden Maschinenzeilen klickt man auf die Modulfunktion Partnervertrag anlegen.

Im sich öffnenden Fenster werden die Daten eingegeben:

Servicepartner - hier können alle angelegten Lieferanten ausgewählt werden.
Vertragsart - alle mit der Eigenschaft Servicepartnervertrag angelegten Vertragsarten stehen zur Auswahl
Vertragsnummer extern - eine evtl. vorhandene Vertragsnummer des Fachhandelskollegen
Zahlungsbedingung
Servicepartner übernimmt Serviceleistungen - das Häkchen trägt in den betreffenden Maschinen den Betreuer für Service ein
Servicepartner übernimmt Materiallieferungen - das Häkchen trägt in den betreffenden Maschinen den Betreuer für Materiallieferungen ein

Nach Klick auf die Schaltfläche Vertrag anlegen wird die Vertragsnummer des neuen Vertrags angezeigt. Diese ist bereits vorbelegt, wenn es zu diesem Servicepartner und diesem Kundenvertrag bereits einen Servicepartnervertrag gibt. Zudem wird der Servicepartner an den betroffenen Maschinen eingetragen. Dort kann man nun auch den Servicepartnervertrag einsehen.

Über den blauen Link gelangt man direkt in den Servicepartnervertrag. Hier stehen in der Registerkarte Erlöse die übernommen Daten ohne Preise zur Verfügung. Solange kein Preis hinterlegt ist, wird die Zeile in roter Farbe angezeigt.

Zählerstandserfassung

Besteht zu einer Maschine ein Servicepartnervertrag wird jeder Zählerstand der Meldungsart „Kundenmeldung“ ein zweites Mal mit der Meldungsart „ServicepartnerMeldung“ angelegt.

Diese Meldung wird für eine Zählermeldung an den Servicepartner und für die Eingangsrechnungsvorschlagsliste verwendet. Wie die Zählerstände an den Betreuer gemeldet werden, ist hier beschrieben.

Eingangsrechnungsprüfung

Vorschlagsliste erstellen

Sollen Eingangsrechnungen geprüft werden, wird vorher eine Vorschlagsliste erstellt. Das geschieht durch das Abrechnen der Servicepartnerverträge. Vorher sollten die Zählerstände erfasst sein (wenn diese fällig sind). Das Abrechnen geschieht genau wie das Abrechnen der Kundenverträge, nur dass hier keine Druckdokumente und keine Umsätze entstehen. Dafür wird im Modul Servicepartnerabrechnungen eine Tabelle mit den zu erwartenden Eingangsrechnungen gefüllt.

Im Modul Vertragsabrechnung gibt es dafür ein neues Auswahlfeld, mit dem man festlegt, ob man Kundenverträge oder Servicepartnerverträge abrechnen möchte.

Nach Abrechnung der Servicepartnerverträge stehen die Vorschläge für die Eingangsrechnungen im Modul Servicepartner-Abrechnung zur Verfügung.

Stimmt der Betrag des Fachhandelskollegen mit dem Vorschlag überein, kann mit Klick auch die Modulfunktion Rechnung buchen der Betrag gebucht werden. Dabei wird ein Datensatz für die Übergabe in die Finanzbuchhaltungssoftware bereitgestellt und die Werte in die Kosten des Kundenvertrags eingetragen.

Stimmt die Rechnung des Händlerkollegen nicht mit dem Vorschlag überein, kann man sich die Details des Vorschlags durch Doppelklick auf die Rechnungszeile ansehen. Ist man mit der Rechnung des Fachhändlers nicht einverstanden, kann man den Status im Register Rechnungsprüfung auf reklamiert setzen und im Feld Bemerkung eine entsprechende Notiz eintragen. Zudem kann die Spalte Reklamation genutzt werden.

Kündigung

Bei Kündigung eines Kundenvertrages wird geprüft, ob es Servicepartnerverträge gibt und schlägt diese ebenfalls zum Kündigen vor. Wird der entsprechende Haken nicht entfernt, werden auch diese Verträge auf den Status gekündigt gesetzt und somit nicht mehr verlängert.

stammdaten:lieferantenkonditionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T07:03:36+00:00

Lieferanten-Konditionen

Lieferantenkonditionen erlauben es dem Händler vom Hersteller gewährte Rabatte, Rahmenverträge und maximale Bestellmengen für alle oder einzelne Kunden, Kundengruppen abzubilden.

Für das Modul Lieferantenkonditionen sind Lizenzen erforderlich.

Modul Lieferantenkonditionen

Sie finden das Modul Lieferantenkonditionen in Ihrem Concept Office Bereich „Stammdaten“.

In diesem Modul können die Lieferantenkonditionen gepflegt werden. Es stehen folgende Daten zur Verfügung:

Kopfdaten

Optionaler Verweis auf Kunde
Optionaler Verweis auf Lieferant
Optionaler Verweis auf Kundengruppe
Rahmenvertragsnummer
Gültigkeitsdatum
Verweis auf ein Projektlager (hierzu wurde eine neue Lagerqualifikation eingeführt)
Unsere Kundennummer

Sind die Kopfdaten erfasst, muss die Kondition gespeichert werden.

Positionsdaten

Optionaler Verweis auf Artikel
Für Artikelkonditionen
Maximale Bestellmenge
Einkaufspreis
Einkaufsrabatt
Optionaler Verweis auf Warengruppe (Hier wird nicht die am Artikel zugeordnete Warengruppe angezeigt. Es kann eine Lieferantenkondition für eine bestimmte Warengruppe, statt für einzelne Artikel, anlegt werden.)

Wenn eine vorhandene Rahmenvertragsnummer bereits in einer anderen Kondition verwendet wird, wird ein Hinweis ausgegeben.
Einer Lieferantenkondition können beliebig viele Dokumente zugeordnet werden. Außerdem lassen sich aus der Maske heraus Aktivitäten anlegen, die aber keinen Bezug zu den Lieferantenkonditionen haben.

Verarbeitung der Kondition

Wird eine Vorgangsposition erfasst, so wird geprüft, ob für den erfassten Artikel die Kondition zutrifft. Ist dies der Fall, so wird die Rahmenvertragsnummer der Kondition in die Auftragsposition übernommen. Sofern definiert, werden Preis oder Rabatt der Kondition gezogen. Ist an der Kondition ein Projektlager definiert, so wird dieses Lager als Positionslager benutzt.

Sofern die in Vorgängen erfassten Mengen, die an der Kondition erfasste Maximalmenge überschreiten, wird ein Hinweis angezeigt.

In der Lieferantenkondition selbst ist ersichtlich, welche Menge des Artikel zu dieser Kondition beim Lieferanten bestellt werden kann (Maximale Menge), welche Menge bereits in Vorgängen zugeordnet ist (Bestellmenge) und welchen Anteil die Bestellmenge von der Maximalmenge (% Bestellmenge) ausmacht.

Die Rahmenvertragsnummer sowie gegebenenfalls der Einkaufspreis laut Kondition werden in die Bestellung übernommen. Wird die Bestellung zugebucht, so wird an Artikeln mit Seriennummer (Maschinen) die Rahmenvertragsnummer hinterlegt (neues Feld auf der Maschinenpflegemaske auf der Karteikarte „Ein- /Verkauf, Details“).

Beim Hinterlegen der Rahmenvertragsnummer in einer Auftragsposition wird der Rahmenvertrag wirksam, auch, wenn der Kunde nicht im Rahmenvertrag steht. Dies kann durch die Vergabe von Rechten erlaubt werden.

Sonderrecht Kundenspezifischen Rahmenvertrag für alle Kunden verwenden

Legt fest, ob der Mitarbeiter eine Rahmenvertragsnummer, die in einer Lieferantenkondition für einen bestimmten Kunde hinterlegt ist, auch für einen anderen Kunde verwenden darf.

Nein
Ja

Beim Hinterlegen der Rahmenvertragsnummer in einer Bestellposition wird ebenfalls der entsprechende Preis gezogen.

Anzeige der Konditionen

Sonderrecht Lieferantenkonditionenansicht (Filter)

Legt fest, welche Konditionen in der Übersicht im Modul Lieferantenkonditionen angezeigt werden.

nur Konditionen zu eigenen Firmen
alle Konditionen

ticketarten:im_ticket_antworten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-05T08:12:43+00:00

Im Ticket antworten

Im Ticket (Störungen) mit verknüpfter Ticket-ID kann über die Funktion „neue Nachricht“ geantwortet werden, es wird eine Aktivität in CO erstellt, welche dem Ticket untergeordnet ist. Hierfür wird eine Aktivitätenart mit Eigenschaft „Im Portal anzeigen“ benötigt, die auch als Standardwert (Aktivitätenart bei Anlage einer Aktivität durch den Kunden aus CO Portal) für die Aktivitätenanlage aus dem Portal hinterlegt sein muss. Alle Aktivitäten eines Tickets, welche die Kennung im ‚Portal anzeigen‘ haben werden auch dem Endkunden im Portal am Ticket angezeigt.

Diese Funktion wird dem Endkunden unter folgenden Vorrausetzung angeboten:

1. Gepflegter Standardwert (wie beschrieben)

Modul Standartwerte

Modul Aktivitätenarten

2. Das Ticket ist mit einer Ticket-Id im CO verknüpft (ggf. Konfiguration 550 - ‚Tickets ohne Ticket-Id ausblenden‘ beachten)

3. Der Ticketart muss ein Mitarbeiter oder Bereich bei Anlage von Kundenaktivitäten zugeordnet sein.

Modul Ticketarten

CO Portal / Modul Ticket

Ticketarten

CO Portal: Modul Ticket

Portal, Ticket

ticketarten:ticketarten_pro_modul

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-05T08:13:02+00:00

Ticketarten pro Modul

Das Modul Tickets (Störungen) im Portal ab 8.1194.100 wurde erweitert. Um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können, wird in Concept Office das Modul Tickets benötigt. Hierzu sind entsprechende Lizenzen erforderlich (Tickets/ Flex Portal Service). Dazu auch die Konfiguration ‚333 - Störungen melden über‘ beachten, diese muss auf ‚1‘ stehen, um Tickets im Portal nutzen zu können.

Es stehen dann jeweils die Ticketarten zur Verfügung, die administrativ für die jeweiligen Module, in den Ticketarten, zugelassen wurden. Die Ticketanlage/Störungen melden aus Maschinen ist weiterhin ohne Portalrecht möglich und somit kompatibel zum bisherigen Verhalten. Wurde für die Maschinen keine Einstellung getroffen, so wird wie bisher automatisch auf die Ticketart Störung zurückgegriffen.

Beispiel aus Maschinen:

Beispiel aus Startseite:

Ticketarten

CO Portal: Modul Ticket

Portal, Ticket

weitere_stammdaten:verpackungsarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-13T10:10:30+00:00

Verpackungsarten -> Mengeneinheiten

Allgemein

Unter Weiteren Stammdaten befindet sich das Modul Verpackungsarten→Mengeneinheiten.

Im vorliegenden Modul können Verpackungsarten bearbeitet oder neu angelegt werden. Das Modul dient der Zuordnung von Mengeneinheiten zu Verpackungsarten.

Anlage von Verpackungsarten ->Mengeneinheiten

Durch Klick auf Neu wird das Feld Verpackungsart zur Eingabe freigegeben. Eine kurze und eindeutige Beschreibung kann im Feld Bezeichnung geschrieben werden.

Unter Weiteren Stammdaten können Mengeneinheiten im gleichnamigen Modul angelegt werden. Diese stehen dann auch im vorliegenden Modul per Dropdown im Feld Mengeneinheit zur Auswahl.

Die folgende Konfiguration ist zu beachten:

Konfiguration 273 steuert, ob PBS Artikelimport Verpackungsart zur Bestimmung der Mengeneinheit verwendet:

0 - Nein
1 - Ja

allgemein:cokundentool

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-05T10:06:50+00:00

COKundentool

Allgemeine Einstellungen

Es werden nur Kundensonderpreise für die Kunden ausgegeben, welche im Modul „Firmen“ unter „Kundendaten“ in der Rubrik „Allgemein“ eine „Internetshop-ID:“ haben. Die Internetshop-ID kann mit der Firmennummer identisch sein.

Die Ausgabe der Kundensonderkonditionen erfolgt über das Modul „COKundentools.exe“. Dieses befindet sich im Programmpfad unter …\Programme\Software-Concept\Conceptoffice\sc.CO.Kundentools.exe oder unter C:\Users\Windows-Benutzername\Appdata\Local\ConceptOffice\sc.CO.Kundentools.exe . Aus diesem Verzeichnis, eine Verknüpfung auf den Desktop anlegen. Anschließend auf dem Desktop mit der rechten Maustaste die Eigenschaften der Verknüpfung aufrufen und unter Ziel, den vorhandenen Eintrag ergänzen um „ PrivatePilot“.

Wird dies nicht vorgenommen, so muss beim Start des „COKundentools“ die Eingabe „PrivatePilot“ manuell eingetragen werden.

Für die Ausgabe der Kundensonderkonditionen muss in der Datei „COKundentools.ini“ ein Eintrag mit dem Ausgabepfad angelegt werden. Die Datei „COKundentools.ini“ ist im Pfad ..\Sysdata

Wird das Programm über die Verknüpfung das erste Mal gestartet und der Eintrag wird in der COKundentools.ini nicht gefunden, dann wird der Eintrag automatisch angelegt und der Ausgabe-Pfad kann anschließend eingetragen, bzw. geändert werden.

Ausgabe der Kundensonderpreise

Der Aufruf des Moduls zur Ausgabe der Kundensonderpreise erfolgt über die angelegte Verknüpfung.

Einstellungen

Als Mandant wird der aktuelle Mandant aus Concept Office voreingestellt.

Unter „Kundennr:“ kann ein Kunde ausgewählt werden, so dass nur für diesen Kunden die Kundensonderpreise ausgelesen werden.

Erfolgt keine Auswahl (Kundennr:=0), so werden die Kundensonderpreise zu allen Kunden mit einer Internetshop-ID ausgelesen. Die Internetshop-ID wird im Modul „Firmen“, in der Registerkarte „Kundendaten“, unter „Allgemein“, im Feld „Internetshop-ID“, hinterlegt.
Für jeden Kunden wird eine eigene Datei mit Kundennummer und Name angelegt.

Unter „Ausgabepfad:“ wird der Pfad eingestellt, bzw. aus der COKundentool.ini übernommen, in welchen die Datei(en) abgelegt werden. Von dort aus können die Dateien in den Webshop übertragen werden.

Optionen für die Ausgabe der Daten

Kundenartikelpreise ausgeben: es werden nur Kundensonderpreise zu dem ausgewählten Kunden ausgegeben. Dies betrifft alle Kundenartikel und Kundenwarengruppenpreise.
Kundengruppenartikelpreise ausgeben: es werden Sonderpreise der Kundengruppe ausgegeben. Dies betrifft alle Kundengruppenartikel und Kundengruppenwarengruppenpreise.
nur Artikel mit Exportkennzeichen berücksichtigen: selektiert alle Artikel, bei denen „Artikel exportieren“ im Artikelstamm aktiviert ist.
Preise für Bereiche ausgeben: wählt Sonderpreise für einen Bereich aus, z.B. Artikelnummer = „Lei*“ (für alle Artikel, welche mit Lei beginnen), oder Artikelnummer = „*“ (für alle Artikel), oder Warengruppe = „*“ (für alle Warengruppen).
nur Kundenartikel-Nettopreise (ohne Warengruppenpreise): hier werden, nur Artikel-Sonderkonditionen mit absoluten Beträgen, aber keine Warengruppenpreise und keine Bereichspreise ausgewählt.
Bei Rabattregelung Rabatte ausgeben: hier werden Sonderkonditionen mit Rabatten ausgegeben.
Datei mit Staffelmenge ausgeben: sind Staffelpreise angegeben, so werden diese mit ausgegeben, sonst nur die kleinste Staffelmenge (0, oder 1)
Artikel als Kernsortiment ausgeben: Artikel werden mit dem Kennzeichen Kernsortiment ausgegeben
Aktionspreise ignorieren: sind Aktionspreise vorhanden, werden diese ignoriert
Nullpreise explizit ausgeben: wird der Haken gesetzt werden Artikel mit Nullpreise mit ausgegeben, andernfalls werden diese ignoriert
Nur Preise aus dem Preiskatalog: die Ausgabe der Preise einzelner Preiskataloge
Preiskatalogname in Ausgabedateiname aufnehmen: hier wird der Name des gewählten Preiskataloges mit in den Dateinamen der ausgegebenen Datei übernommen
Webkatalogname in Ausgabedateiname aufnehmen: hier wird der Name des gewählten Webkataloges mit in den Dateinamen der ausgegebenen Datei übernommen
Für Artikel, die keinen gültige Sonderkondition haben, den Listenpreis ausgeben: Ist dieser Haken gesetzt wird für Artikel, die keinen gültigen Preis im gewählten Katalog haben, der Listenpreis übernommen.
Kundennr. anstelle von Kurzname in Dateiname: Wird bei der Ausgabe im Dateinamen die Kundennummer anstelle des Kunden-Kurznamen verwendet.
Zusätzlich alle Kundenartikel ausgeben
PBS-Deutschland: Anbindung des PBS-Deutschland-Webshop

Führende Artikelnummer

Auswahl, ob für den Webshop die eigene Artikelnummer aus Concept Office übergeben wird.
Die Artikelnummer aus einem Katalogeintrag, im Modul Artikel, unter „Katalog“
Alternativ kann der Artikel auch mit beiden Nummern übergeben werden
nach GTIN (wenn keine GTIN vorhanden ist, wird der Artikel ignoriert)

Ist die Parameterauswahl abgeschlossen, dann werden die Kundensonderpreise über den Button „Start“, in das Zielverzeichnis ausgegeben. Für jeden Kunden wird eine eigene Datei erzeugt. Zur Überprüfung kann das Protokoll eingesehen werden, in dem die ausgegebenen Dateien gelistet sind und auch Fehler vermerkt werden.

Will man den Prozess automatisieren, kann man als 2. Parameter am Kundentool eine 0 mitgeben und kann das Kundentool in den Windows-Taskplaner einbinden.

Beim Kundentool zur Preislistenausgabe PrivatePilot können jetzt Sets von Einstellungen als Schema gespeichert, geladen und gelöscht, sowie automatisch ausgeführt werden. Mögliche Aufrufparameter des Kundentools:

```
Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot
```
- Maske wird angezeigt
```
Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot <Kundennummer>
```
- Automatische Verarbeitung mit Standardschema für den angegebenen Kunden

Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot <Kundennummer> <Schemaname>

Anstelle einer speziellen Kundennummer kann auch * angegeben werden. Damit werden die Dateien für alle Kunden ausgegeben.

COKundentool,, Webshop

artikel:vereinzelung_von_artikeln_am_lager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-28T13:22:52+00:00

Vereinzelung von Artikeln am Lager

Es soll möglich sein, für angegebene Läger (z.B. Ausstellung) die Lagerbestände anhand von vereinzelten Artikeln zu untersetzen. Damit wird für die angegebene Menge am Lager eine entsprechend Anzahl von Ident-Artikeln in CO verwaltet. Jeder Ident-Artikel trägt eine eindeutige Nummer (Ident-Nr.). Diese erlaubt es, zugeordnete Informationen zu verwalten. Das können Daten sein bezogen auf den Einkauf, die Konfiguration, den Verkauf des entsprechenden Ident-Artikels.

Heute verwaltet CO bereits seriennummerngeführte Artikel (z.B. Drucker), die per Definition Ident-Artikel sind. Bei der lagerbezogenen Vereinzelung wird der Standard- oder Sammelartikel nur für entsprechend gekennzeichnete Läger zum Ident-Artikel. Die Buchung auf bzw. von den Lägern ist nur mit Angabe konkreter Ident-Nummer(n) möglich. Anmerkung: Ggf. wird der Begriff „Maschine“ bzw. „Maschinennummer“ noch verwendet. Das ist gleichzusetzen mit der Ident-Nummer.

Konfiguration

Um die Funktionalität nutzen zu können, muss die Konfiguration 418 „Vereinzelung von Standardartikeln möglich“ aktiviert werden.

Konfiguration 418: Vereinzelung von Standardartikeln möglich

Steuert, ob Standardartikel an entsprechenden Lägern vereinzelt werden sollen

0 - Nein
1 - Ja

Modul Läger

Die betroffenen Läger sind zu kennzeichnen, wenn dort die Ware zu vereinzeln ist. Dazu ist das Kennzeichen „Artikel an diesen Lager vereinzeln“ zu setzen.

Wenn das Lager nicht aktiv ist, wird dieses Lager auch nicht in den neuen Vorgängen und auch nicht am Artikel angezeigt. Wenn das Lager nicht aktiv ist, dann kann man keine Manipulationen, wie z.B. Bestand auf 0 setzen, mit dem Lager durchführen. Um Artikel aus dem Lager zu löschen, muss man den Bestand auf 0 setzen, wenn das Lager aktiv ist. In der Warenbuchung wird das Lager auch nicht zur Auswahl angezeigt, d.h. z.B. Umbuchungen sind auch bei inaktiven Lagern nicht möglich.

Zubuchen von Ware ohne Bestellung

Die Buchung erfolgt im Modul „Warenbewegungen“, Karteikarte „Artikel“.

Erfolgt die Buchung für ein Vereinzelungslager und wird der „Buchen“-Knopf betätigt, fragt CO die Ident-Informationen für die angegeben Menge ab.

Wird auf einen Auftrag (Spalte „Auftrag“) referenziert, so lädt CO aus der Auftragsposition die Daten für Grundartikel-Nummer, Endartikelnummer, Langtext, Positionstext, Variantentext, Variantencode. Damit lassen sich OFML-Daten referenzieren. Nach dem Buchen wird für die gebuchte Menge die entsprechende Anzahl an Ident-Artikeln erzeugt.

Zubuchen mit Bestellung

Wird in CO eine Bestellung für ein Lager mit dem Vereinzelungskennzeichen ausgelöst, fordert CO beim Buchen der Bestellung zur Eingabe der Ident-Informationen auf. (s. Zubuchen ohne Bestellung) Dabei ist es kein Unterschied, ob die Bestellung einzeln oder komplett zugebucht wird und ob die Bestellung aus dem Vorgang heraus erzeugt wurde oder nicht. OFML-Zusatzinformationen (Langtext, Variantentext etc.) werden in diesem Fall aus der zugrundeliegenden Bestellung in die Ident-Artikel eingesetzt.

Abbuchen von Ware

Wenn innerhalb eines Vorgangs Ware von einem Vereinzelungslager zu liefern ist, fordert CO bei der Eingabe der zu liefernden Menge dazu auf, eine konkrete Ident-Nr. auszuwählen. Weitere Informationen sind hier zu finden.

Umbuchen von Ware

Beim Umbuchen von Ware auf ein Vereinzelungslager werden Sie aufgefordert, die notwendigen Ident-Nummern einzugeben.

Modul Ident-Artikel

Dieses Modul wird unter Aktuell angezeigt. Hier werden die vereinzelten Artikel verwaltet.

Laeger, Artikel

auskunft:auskunft

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-07-01T10:03:56+00:00

Modul: Auskunft

Das Modul Auskunft dient der Ermittlung von Preisen (auch kundenindividuellen Preisen). Zudem werden weitere Informationen zu Artikeln angezeigt. Dazu gehören Ein- und Verkaufspreise, Bestände sowie Artikelinfos. In der Auskunft kann auch auf die Historie eines Kunden zugegriffen werden. Was hat er in welcher Menge wann zu welchem Preis gekauft?

Artikel suchen

Durch Klick auf die Fernglassuche im Feld Artikelnummer öffnet sich die Maske Artikelsuche. Folgende Informationen werden zum gewählten Artikel angezeigt, falls sie vorhanden sind:

Artikelbild
Artikelinfo
Bestand
Kundeninfo
Preise zu gewählten Artikel
VK Sonderpreise / Pflege
Umsatz für gewählten Artikel und/oder gewählten Kunde
Umsatzverlauf
Wartungshistorie

Der Button EK-Info öffnet eine neue Maske, die eine weitere Möglichkeit ist, Artikel zu suchen. Wurde aber ein Artikel z.B. per Fernglassuche bereits ausgewählt, liefert die Maske Informationen über alle vorhandene EK-Preise des Artikels.

Der Button Historie anzeigen öffnet eine neue Maske, die alle Vorgänge mit dem bestimmten Artikel anzeigt.

Es besteht auch die Möglichkeit, die Suche nach mehreren Kriterien, wie z.B. nur einer bestimmten Firma, die den Artikel gekauft hat, nach einem Zeitraum und/oder nach einem Geschäftsbereich, zu filtern.

Der Button Edi-Artikel öffnet die Maske Edi-Artikelinfo. Wird dort auf Anzeigen geklickt, werden im Abschnitt Edi Artikel alle vorhandene Edi Artikel geladen. Wenn ein Artikel aus der Liste doppelt geklickt wird, werden seine EK und VK Preise unten angezeigt.

Außerdem ist es möglich, Informationen über einen bestimmen Lieferanten zu bekommen.

Im Modul ‚Auskunft‘ unter dem Reiter ‚VK-Sonderpreise / Pflege‘ ist es ab CO 8.3645.xx möglich die kundenspezifische Sonderpreise für die gewünschten Artikel zu pflegen. Über die Spalte ‚Übernehmen‘ wird bestimmt, welche Mengenstaffeln gespeichert werden sollen, nicht übernommene Staffeln werden beendet. Wie bei der Übernahme aus einem Vorgang, werden alle bisherigen Preise dieser Preisart ebenso beendet. Weiterhin können über den Button ‚Alle VK-Sonderpreise beenden‘ alle angezeigten kundenspezifischen Sonderpreise beendet werden.

Kundenhistorie

Öffnen Sie das Modul Auskunft unter Auswertungen. Wählen Sie die gewünschte Firmennummer und Artikelnummer aus. Mit anschließendem Klick auf Historie anzeigen öffnet sich ein Fenster. In diesem werden alle Vorgänge zur Auswahl angezeigt.

Es gibt folgende weitere Auswahlmöglichkeiten:

Zeitraum
Geschäftsbereich
Auswahl (Hier können Sie wählen, ob Vorgänge, Bestellungen oder Kassenvorgänge angezeigt werden sollen.)

bestellungen:bestellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-12-18T07:50:25+00:00

Bestellungen

Bevor Sie Waren verkaufen können, müssen Sie sie selbst zur Verfügung haben. Im Regelfall werden Sie diese Waren bei einem Lieferanten bestellen. Das Modul Bestellungen bündelt Werkzeuge um den Warenverkehr zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten abzuwickeln.

Modulfunktionen

Begriffsklärung

Bestellung ist doppeldeutig und kann sowohl für das Modul Bestellungen als auch für das Dokument Bestellung stehen. Im Zweifelsfall wird im Wiki der Begriff Bestellvorgang für das Modul bzw. den geladenen Datensatz im Modul verwendet - und für das Dokument der Begriff gedruckte Bestellung. Analog wird der Begriff Rücksendung gehandhabt.

Bestellungen Erzeugen

Concept Office bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten an, wie sie Bestellungen anlegen können:

Hinweise

Feldbschreibung Masken
Rücksendungen

Seiten in diesem Namensraum:

Ausgabeart Bestellungen

B (Fortsetzung)

Bestellungen überwachen

Feldbeschreibungen des Moduls Bestellungen

Lieferanmahnungen

L (Fortsetzung)

Lieferantenseitige Rücksendungen/Reklamationen

Modulfunktionen Bestellungen

PBSeasy mail

Bestellungen, Aktuell

co_portal:ticket

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-05T08:09:39+00:00

CO Portal: Modul Ticket

Unter dem Modul Tickets erhält ihr Kunde eine Auftragsrückverfolgung. Er sieht zum Beispiel, welche Geräte eine Störung haben, wer wann gemeldet hat und welchen Status die Störung hat.

Hier finden Sie mehr Information zum Thema Tickets in CO:

CO-Ticket

Ticketarten

Vorqualifikation an Tickets

Erstaktivität bei Ticketanlage

Geschäftsbereich am Ticket

Im Ticket antworten

Ticketarten pro Modul

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal, Ticket

co_portal:zaehlerstandsmeldung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-24T08:22:42+00:00

CO Portal: Modul Zählerstandsmeldung

In diesem Modul kann ihr Kunde Zählerstände melden. Diese werden dabei, nach Plausibilitätsprüfung, direkt in Concept Office eingetragen und können für eine Vertragabrechnung verwendet werden. Ihr Kunde erhält dafür eine E-Mail mit einem Link zu seinen Geräten.

Zählerstände ablesen

Um Endkunden die Suche nach dem richtigen Zählerstand zu erleichtern, haben Sie die Möglichkeit ein Dokument (PDF, HTML, Bilddatei) am Modellartikel zu hinterlegen. Dieses Dokument wird durch einen Link in der Maschinenkachel verfügbar gemacht. Der Kunde kann mit Klick auf den Link Wie lese ich den Zählerstand ab? das Dokument öffnen.

In Concept Office suchen Sie dafür den Artikel des Modells und ergänzen in der Registerkarte Texte/Bilder im Bereich Dateiverweise den Pfad zur entsprechenden Datei. Der Speicherort des Dokumentes sollte idealerweise in der zentralen CO-Strukturligen befinden - mindestens aber für Concept Office Benutzer erreichbar sein. Damit ist sichergestellt, dass der Portalbenutzer im Kontext der WebService-Schnittstelle Zugriff hat.

Ab Concept Flex Kundenportal kann ein UNC-Pfad oder eine Internet URL verwendet werden.

Bei Geräten dieses Modells findet sich in CO Portal danach ein Link für ihre Kunden.

Zählerstände via CO Portal

Kunden, die ihre Zählerstände per Web melden sollen, müssen in ihren Verträgen im Auswahlfeld Zählermeldung durch den entsprechenden Eintrag aufweisen.

CO Portal Ready

Die Modulfunktion Portal Ready (Modul Verträge) ermöglicht es einen oder mehrere markierte Verträge zu prüfen. Dabei wird geprüft ob den Einstellungen am Vertrag entsprechend Ansprechpartner mit einer E-Mail ausgestattet sind und ob an mehreren Ansprechpartnern nicht fälschlicherweise die gleiche Emailadresse hinterlegt ist. Beim Ausführen von „Portal Ready“ werden den Ansprechpartnern auch gleich die entsprechenden Rechte für das Portal eingeräumt. Diese Prüfung wird auch beim Absenden der Zähleranforderung durchgeführt.

Zählerstände anfordern

Mit der Zählerstandsabfrage via CO Portal werden Kunden-eMails erstellt. Diese Anforderung wird unter Auswertung - Service-Statistiken - Ungemeldete Zählerstände via CO Portal abgerufen. Der Kunde erhält eine Email. Der Inhalt wird über den Textbaustein bwCOPortalZEmailHtml festgelegt. Über den Platzhalter #URL# wird ein Link in der Mail angeboten, über den der Kunde direkt zu seinen Maschinen gelangt. Statt der URL kann ein Hyperlink zur Zählerabfrage versendet werden Bsp.: (< a href=„#url#“ > Bitte klicken Sie hier, um die Zählerstände zu melden</a >). Sein Login ist in dem Link verschlüsselt, so dass der Kunde keine Logindaten vorhalten muss. Er hat jedoch die Möglichkeit sich ein eigenes Passwort zu generieren, um in andere Bereiche des Portals zu gelangen ohne sich die Mail mit dem Link aufheben zu müssen.

Lesen Sie hier mehr zu Passwortvergabe.

Zählerstände eintragen

Durch Klick auf den Link in der E-Mail gelangt er direkt in einer Übersicht seiner Maschinen:

Der Kunde sieht nur vertragsrelevante Zähler. Ein Link „Wie lese ich den Zähler ab?“ zeigt ihm wo er am Gerät den Zählerstand ablesen kann.

Gibt der Kunde einen nicht plausiblen Zählerstand ein, bekommt er einen Hinweis und kann korrigieren.

Bestehen die gemeldeten Zählerstände die Plausibilitätsprüfung, erscheinen die in grüne Farbe. Die Zählerstände sind sofort in Concept Office eingetragen, jedoch nicht für die Abrechnung freigegeben. Solange dies noch nicht erfolgte, kann der Kunde die eingegebenen Zahlen korrigieren. Nach der Freigabe zur Berechnung kann keine Korrektur im Portal mehr erfolgen.

Zählerstände freigeben

In Modul Zählerstandserfassung (ZE) können über das Portal gemeldete Zähler zur Berechnung freigegeben werden. Dies erfolgt über die Schaltfläche:

Dabei werden die vom Kunden eingetragenen Zähler noch einmal auf Plausibilität geprüft und gegebenenfalls in ein Protokoll eingetragen. Zählerstände die diese Prüfung nicht bestehen, werden nicht freigegeben und müssen manuell freigegeben werden.

Gleiche E-Mail bei mehreren Kunden

Es kann vorkommen, das über mehrere Kunden hinweg Ansprechpartner die gleiche E-Mail Adresse besitzen. In diesem Fall hat der Ansprechpartner nach dem Login über einen Link die Möglichkeit zwischen den Firmen zu wechseln und somit mit einem Login Zugriff auf alle ihm anvertrauten Geräte.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal, zaehlerstaende, TKD, Statistiken

Portal, Zählerstände

co8:allegb

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T09:56:41+00:00

Alle Geschäftsbereiche

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Allgemeines

Filialen

In Concept Office 8 wurde an vielen Stellen im Programm die Filiale als neues Feld hinzugefügt. Dazu gehören:

Maschinen
Tickets
Disposition 2.0
Textbausteine
Geschäftsbereichsdaten an Firmen und Anschriften
Nummernkreise (erweitert)
Kundenbestellung einlesen
Bezirke (Touren)
API von Concept Office

Zudem gibt es eine neue Bezirksart Filiale.

Ist diese entsprechend konfiguriert, kann bei Anlage einer Firma (Kunden und Interessenten) anhand der Postleitzahl der Hauptanschrift die Filiale automatisch ermittelt werden.

Drag&Drop

Per Drag&Drop besteht nun die Möglichkeit, auch Links aus Webseiten zuzuweisen. Mittels Doppelklick auf das Drag&Drop-Symbol kann der Dokumentenzuweisungsdialog geöffnet werden und man kann auch manuelle Dokumente verknüpfen. Beispielsweise kann man einen Sharepoint-Link einfügen und auf diesem Wege ein Sharepoint-Dokument zuordnen.

Kalender/Monatsansicht/Aktivitätenarten

Farbdarstellung von Aktivitäten

Die Farben der Aktivitätenarten werden nun korrekt, anhand des hinterlegten Farbcodes, dargestellt. Dies führt zu einer veränderten Darstellung der Farben gegenüber Concept Office 7.0.

Artikel

In der Artikelsuche wird nun der Hauptlieferant angezeigt.

Am Artikel kann ein neues Merkmal ‚Nur gemeinsam mit Ware berechnen’ gesetzt werden (z.B. für Kostenartikel). Das führt dazu, dass der Artikel nicht versehentlich als alleinige Position berechnet wird, wenn es noch andere rückständige Standardartikel, Sammelartikel, Ident-Artikel gibt. Der Rechnungsdruck wird mit einer entsprechenden Meldung verhindert. Ist im Auftrag keine Ware vorhanden, so kann der Artikel auch einzeln berechnet werden (bspw. für Nachberechnungen).

Neuer Link in der Artikelmaske, welcher die Vorläuferartikel (welche Artikel haben den aktuellen Artikel direkt oder indirekt als Folgeartikel) anzeigt.

Bei der Ermittlung des DEK (durchschnittlicher Einkaufspreis) wird der Bestand von Sperrlagern nicht mehr berücksichtigt.

Vorgänge

Normal- und Abschlagspositionen

Bei Normal- und Abschlagspositionen in einem Vorgang wurde in Version 7.0 bei Fakturierung abgefragt, ob die Positionen gemeinsam fakturiert werden sollen. Ab Version 8.0 entfällt diese Abfrage und die Positionen werden immer separat berechnet.

Manuelle Liefermenge bei Identartikel mit Seriennummer nicht mehr möglich

Im Kontext von Identartikeln ist eine manuelle Liefermenge nicht mehr setzbar. Hierbei soll verhindert werden, dass Maschinenreservierung bestehen bleiben, wenn die Mengen manuell geändert wurden.

Abonnements

Concept Office wurde um die neue Funktion ‚Abonnements‘ erweitert. Derzeit sind ausschließlich Vorgangsabonnements implementiert. Diese ermöglichen es, Vorgänge und Serviceaufträge zeitgesteuert zu kopieren. Hierfür steht ein Aufgabenplaner zur Verfügung, mit dem verschiedene Aufgabentypen verwaltet werden können, um eine Automation durchzuführen. Alles zu Abonnements lesen sie hier

Anschriften, Ansprechpartner, Firmen

Änderung der Spaltenbezeichnung im Register Übersicht. In der Übersicht der Ansprechpartner wurde die Spalte ‚Firma‘ in ‚Anschriftname‘ umbenannt.

Neue Art Kategorien auszuwählen

Kategorien gibt es jetzt auch im Modul Ansprechpartner

Neue Massenänderungsfunktion von Ansprechpartnerkategorien implementiert

Inaktive Firmen werden in der Übersicht ausgeblendet. Können jedoch über eine Modulfunktion zugeschaltet werden.

Die Eingabesuchfunktion für die Dropdownboxen ‚Kundengruppe und Branche‘ im Modul wurde verändert. Ergebnisse sind beim Tippen eines Teils des Namens zu sehen.

Bestellungen

Modulfunktion Offene Vorgänge

Im Modul ‚Bestellungen‘ gibt es eine Modulfunktion ‚Offene Vorgänge‘. Diese zeigt, welche Vorgänge beim Zubuchen der aktuellen Position bedient werden. Zusätzlich werden alle weiteren offenen Bestellungen zu dem Artikel und dem Lieferanten angezeigt.

Die für die aktuelle Bestellposition zutreffende Zeile wird rot dargestellt.

Bestellen über Lieferanten Am Lieferanten wurde die neue Spalte ‚Bestellen über Lieferant‘ hinzugefügt.

Ist dieses Feld gefüllt, wird bei Bestellungen aus einem Auftrag heraus auf den eingetragenen Lieferanten geswitcht. Dabei werden im Auftrag weder Preise noch Bestellnummern geswitcht, einzig der Lieferant wird gewechselt.

ACHTUNG: Diese Funktionen greift nur bei einem lieferantengeführten Lager. Voraussetzung ist, dass der Switchlieferant auch am Artikel hinterlegt ist.

Am Lieferanten besteht die Möglichkeit, eine Artikelmindestspanne zu definieren. Eine hier angegebene Spanne greift, wenn am konkreten Artikel keine abweichende Einstellung getroffen wurde.

Der am Lieferanten angegebene Wert findet bei allen Artikelarten, außer Fracht/Porto und Bearbeitungsgebühren/Dienstleistungen Anwendung.

Neue Einstellung an den Verbindungsarten - An der Verbindungsart lässt sich nun einstellen, ob die jeweilige Verbindungsart am Kontakt, am Ansprechpartner, an der Anschrift oder am Mitarbeiter sichtbar sein soll. In den Links der Verbindungsauskunft gilt die Einstellung des Kontakts. Standardmäßig sind alle Verbindungsarten in allen Modulen sichtbar, einzig am Mitarbeiter sind einige firmenbezogene Verbindungsarten standardmäßig deaktiviert (bspw. RechnungsMail). Bitte überprüfen Sie nach Update auf Version 8 ggf. die Einstellungen. Sie können damit die einzelnen Anzeigen individuell, übersichtlich und sinnvoll gestalten.

Weitere Stammdaten

Dokumentenarten

Erweiterungen der Anzeige von Dokumenten im Concept Flex

Es gibt jetzt bei den Dokumentenarten 2 neue Checkboxen: ‚In Flex/Service unter Dokumente anzeigen‘ und ‚In Flex/Service auf erster Karteikarte anzeigen‘. Beide steuern getrennt die Anzeige von Dokumenten im Flex unter Serviceeinsätzen.

Achtung: Für die Standard-Dokumentenart für Fotos aus Flex muss mindestens einer der Haken gesetzt sein, sonst werden diese nicht angezeigt.

Mitarbeiter

Qualifikation der Mitarbeiter

An den einem Kontakt zugeordneten (eigenen) Mitarbeitern kann definiert werden, welche Qualifikation (Vertriebsmitarbeiter, Sachbearbeiter) diese bei dem Kunden ausfüllen. Bei der Zuordnung der Mitarbeiter im Vorgang ist entscheidend, wer welche Qualifikation für den konkreten Kunden ausübt.

Es dürfen am Kontakt nur Qualifikationen zugewiesen werden, die auch im Mitarbeiterstamm für den Mitarbeiter definiert sind. Am Mitarbeiter selbst können die Haken nur entfernt werden, wenn diese an keinem Kontakt in Verwendung sind. Das Modul Verkäuferwechsel berücksichtigt die Zuordnung der Qualifikationen (Verkäufer, Sachbearbeiter), die abweichend vom Mitarbeiterstamm eingestellt sind.

CO8

e-mail-einstellungen:e-mail-einstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-12T15:29:02+00:00

Akademie

Zentralisierte E-Mail-Einstellungen

Das Modul E-Mail-Einstellungen wird in der Strukturansicht unter Administration aufgerufen. Zur zügigeren Navigation des Moduls kann das Kürzel EE verwendet werden.

Funktionsweise

Das Modul ist die zentrale Pflegemöglichkeit für Einstellungen zum E-Mail-Versand aus Concept Office. Es können für den Versand von unterschiedlichen Anwendungsfällen, z.B. Vorgangsdokumente oder Edi-Schnittstelle, verschiedene Versendemöglichkeiten hinterlegt werden. So können beispielsweise ein lokales Microsoft Outlook oder ein zentraler SMTP-Server verwendet werden.

Der Leistungsumfang der Versendemöglichkeiten ist unterschiedlich. Details dazu finden Sie in der Beschreibung der jeweiligen Funktion.

Änderungen zum vorherigen Verhalten

Übernahme bestehender Einstellungen

Beim Update bzw. beim ersten Einspielen eines Patches >= 7.0.389 werden die Daten aus den bisherigen Speicherorten übertragen. Bei der ersten Nutzeranmeldung werden die Konfigurationen des Mandanten, sowie die aktuell im Konfigurationsmanager eingestellten Werte übernommen. Dabei werden die Einstellungen des Benutzers, der diese Übernahme durchführt, für alle anderen Benutzer einheitlich gesetzt.

Wir empfehlen die Einstellung des einspielenden Benutzers vor dem Patchen zu prüfen, sowie nach dem Einspielen des Patches eine anschließende Prüfung der übernommenen Daten.

Für den Zugriff auf das neue Modul müssen möglicherweise weitere Rechte vergeben werden: Modulrecht E-Mail-Einstellungen.

Geänderte Einstellungen

Es entfallen die Versendeoptionen aus dem Konfigurationsmanager, außer den Versendeeinstellungen für Concept-EDI. Diese sind weiterhin im Konfigurationsmanager unter dem Reiter Concept EDI verfügbar.

Die Konfigurationen

241 – Aufruf E-Mail-Client aus Vorgängen
245 – Aufruf E-Mail-Client aus Vorgängen nur Rechnungsdokumente
330 – abweichender E-Mail-Absender bei Rechnungsversand
1054 – Aufruf E-Mail-Client außer Vorgängen

sind jetzt INAKTIV und als solche gekennzeichnet.

Einstellungen

Wenn statt lokalen Microsoft Outlook-konten ein zentraler Versand über SMTP erfolgen soll, muss dieser auf der Registerkarte SMTP-Server vordefiniert werden.

SMTP-Server

Alle in Concept Office benötigten E-Mail-Server werden hier hinterlegt.

Details für die einzustellenden Daten erfahren Sie vom Betreiber des SMTP-Servers. Wenden Sie sich an Ihren Administrator oder die Hilfeseiten Ihres Mailingdienstes.

Mit Einstellungen prüfen können Sie direkt die Richtigkeit der Eingaben und die Erreichbarkeit des Servers sicherstellen.

E-Mail-Einstellungen

Die unter SMTP-Server hinterlegten Serverdaten und Absenderadressen können Sie verschiedenen Verwendungszwecken zuweisen. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, zu konfigurieren, ob die Vorlaufmaske angezeigt wird, in welchem Format die Mail zu versenden ist und ob dies sofort erfolgen soll.

Sofort senden ist bei SMTP-Versand immer der Fall. Die Einstellung ist nur in Verbindung mit dem lokalen Microsoft Outlook relevant.

Bei den Einstellungen im vorliegenden Beispiel würde nun eine Rechnung eines Bürobedarfvorgangs über Outlook per Mail versendet, eine Rechnung eines Büromöbelvorganges mit den Einstellungen, die ehemals im Mandant hinterlegt waren. Würden keine spezifischen Daten gefunden, also hier zum Beispiel für Angebote, dann erfolgt der Versand mit den Daten, die aus dem Konfigurationsmanager übernommen wurden.

Soll beim Schreiben einer E-Mail aus einer Firma heraus keine Vorlaufmaske von Concept Office gestartet werden, sondern sich direkt eine leere E-Mail in Outlook öffnen, muss dafür ein Eintrag wie unten im Bild zu sehen, erfolgen

Die Ermittlungsreihenfolge ist wir folgt:

- Dokumentenart - Filiale - Geschäftsbereich - E-Mail-Einstellungsgruppe - Mitarbeiternummer

Gruppen

Die Gruppen können unter dem Reiter E-Mail-Einstellungen zur Steuerung verwendet werden.

Zur Gruppenkennung sind nur Ziffern zugelassen und die Gruppenbezeichnung ist frei wählbar.

Über die Suche können abschließend die Firmen der entsprechend markierten Gruppe zugeordnet werden.

Zur Zeit besteht im Modul Firmen unter dem Reiter Kundendaten/ E-Mail-Einstellungen nur die Möglichkeit EINE Gruppe auszuwählen.

Konfigurationsmanager, Email

edi_artikel:aendern_und_uebernehmen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-16T11:31:05+00:00

EDI-Artikel: Änderung und Übernahme

Folgende Funktionen stehen im Modul Edi-Artikel für Änderungen oder Übernahme von Datensätzen zur Verfügung:

Artikelmassenänderung
Massenänderungen
Übernehmen

Genauere Informationen zu den einzelnen Funktionen sind im nachfolgenden Artikel aufgeführt.

Artikelmassenänderung

Mit dieser Funktion ist es möglich Veränderungen an selektierten Artikeln vorzunehmen. Hierfür kann ein einzelner oder mehrere Datensätze markiert werden. Die Anzahl der selektierten Datzensätze wird im unteren Bereich neben den Änderungen- und Übernahme-Funktionen angezeigt.

In dieser Bearbeitungsmaske können in den einzelnen Feldern durch Hakensetzung Sperren gesetzt oder entfernt werden.

EDI-EK-Mengeneinheitssperre: Sperre/Entsperrung der Einkaufsmengeneinheit bei der Übernahme (VK-Mengeneinheit gibt es nicht, wird bei Änderung nie übernommen)
EDI-EK-Preiseinheitssperre: Sperre/Entsperrung der Einkaufspreiseinheit bei der Übernahme
EDI-EK-Preissperre: Sperre/Entsperrung der Einkaufspreise bei der Übernahme
EDI-VK-Preiseinheitssperre: Sperre/Entsperrung der Verkaufspreiseinheit bei der Übernahme
EDI-VK-Preissperre: Sperre/Entsperrung der Verkaufspreise bei der Übernahme
EDI-Bezeichnungssperre: Sperre/Entsperrung der Bezeichnung, Langtext und Bontext am CO-Artikel (1. & 2. Tab) bei der Übernahme
EDI-SperreSortimentsKennung: Sperre gegenüber Übertragung von der Sortimentskennung Auslaufartikel auf den CO-Artikel (2. Tab)
EDI-SperreVerkaufsSperre: Sperre der Übernahme der Verkaufssperre (1. Tab) vom Lieferanten (Tab Einkauf) auf den CO-Artikel
EDI-SperreMaximaleBestellmenge: Sperre der Übernahme der maximalen Bestellmenge an den Lieferantenatikel

Massenänderung

Bei Betätigung dieses Buttons erscheint eine Artikel-Übernahme-Maske. Bei der Massenänderung können, noch vor der Übernahme in den Artikelstamm, Veränderungen an einem oder mehreren Artikeln vorgenommen werden. Diese Veränderungen sind anschließend in der Artikelübersicht der Reiterkarte Bearbeiten zu sehen.

Übernehmen

Die Maske für die Übernahme in den Artikelstamm ist genauso aufgebaut wie die der Massenänderung. Mit dem Unterschied, dass die hier vorgenommenen Einstellungen nicht nur im Modul Edi-Artikel zu sehen sind, sondern auch im Artikelstamm nach erfolgreicher Übernahme beim Aufruf der eingelesenen Artikel. Der Bearbeitungsstatus ist bei der Übernahme der Edi-Artikel in den Artikelstamm zu beachten. Auch sollte vor der Übernahme beachtet werden, dass die Betriebsnummer des Lieferanten im Lieferantenstamm hinterlegt ist.

Nachfolgend sind die einzelnen Abschnitt des Übernahmeschemas in ihrer Funktionsweise beschrieben. Die detaillierte Feldbeschreibung kann hier eingesehen werden.

Abschnitt Übernahme

In diesem Abschnitt werden die Anzahl der gewählten Artikel, derzugehörige Lieferant sowie der Katalog angezeigt. Zudem ist es möglich ein gespeichertes Übernahmeschema auszuwählen, sowie Neue anzulegen. Durch die Wahl eines vordefinerten Schemas werden die Daten in der Übernahmemaske vorbelegt.

Abschnitt Neuanlage

Bei Neuanlage von Artikel werden in diesem Abschnitt notwendige Informationen zur Erstellung gepflegt. Hier erfolgt beispielsweise eine Auswahl, wie die Artikelnummervergabe bei der Übernahme stattfinden soll. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten für die automatische Vergabe:

anhand Artikelnummer Hersteller: Die Artikelnummer des Herstellers wird als CO-Artikelnummer verwendet.
anhand Artikelnummer Großhändler: Entspricht der Bestellnummer des Artikels.
anhand alternativer Artikelnummer des Herstellers
anhand Referenznummer Hersteller: Entspricht der Herstellerreferenz unter weitere Informationen in dem Edi-Artikel.
fortlaufend aus Artikelnummernkreis: Standardermittlung laut Modul Nummernkreis

Zusätzliche Einstellungen für die Artikelnummernbildungsvorschrift können in den Lieferantendaten oder über Markenkürzel vorgenommen werden. Diese wirken sich an dieser Stelle ebenfalls aus.

Über das Auswahlfeld Aus Fremdartikelnummer zu entfernende Sonderzeichen können Sonderzeichen ausgewählt werden, die bei Übernahme in den Artikelstamm aus der Fremdartikelnummer entfernt werden sollen.

Die Eingabe von Warengruppe, Kontierungsgruppe und Preisgruppe sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden.

Wird bei der Warengruppe die Artikelvorqualifikation gewählt, so werden die Pflichtfelder (Warenuntergruppe, Warenunteruntergruppe und Kontierungsgruppe) grau dargestellt und bei Neuanlage im Artikelstamm aus dieser gebildet. Artikelvorqualifikationen werden im gleichnamigen Modul gepflegt.

Abschnitt Änderungen

Alle Änderungen, die am Edi-Artikel durch die Massenänderung vorgenommen wurden, sowie durch Import geändert wurden, können durch in diesem Abschnitt in den Artikelstamm übertragen werden.

Es besteht die Möglichkeit über Alle Änderungen übernehmen alle geänderten Details zu übernehmen oder alternativ können nur bestimmte Änderung durch Anhaken ausgewählt werden.

Abschnitt XML Zusatzdaten

Welche zusätzlichen Daten bei der Artikelausgabe bzw. beim Einlesen in den Artikelstamm berücksichtigt werden soll, kann man in diesem Abschnitt des Übernahmeschemas einstellen.

Abschnitt Preiskatalog

Damit die Preise in den Artikelstamm übernommen werden, muss in diesem Abschnitt der Haken auf 'EK-Preise übernehmen‘ gesetzt sein.

Abschnitt Verkaufspreiskatalog

Hier findet die Auswahl des Preiskataloges statt. Außerdem können noch weitere Einstellungen, die Verkaufspreis beeinflussen können, vorgenommen werden.

Abschnitt Übernahme

Die Global Trade Item Number und Artikelnummer werden beim Betätigen des Buttons 'Ausführen‘ automatisch aus dem Edi-Artikelstamm in die Felder des Übernahmeschemas gezogen.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu EDI-Artikel:

Seiten in diesem Namensraum:

E (Fortsetzung)

EDI-Artikel: Reiterkarte Selektion

Temporärer Artikel

edi artikel

herstellerauftragsbestaetigungen:herstellerauftragsbestaetigungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-10T11:26:44+00:00

Herstellerauftragsbestätigungen prüfen und verarbeiten

Die elektronischen Herstellerauftragsbestätigungen (E-Ab) lassen sich in einem eigenen Modul über der EDI-Schnittstelle einlesen und prüfen. Dabei werden die E-Ab’s mit einem Prüfstatus versehen und so gekennzeichnet, was noch nachgearbeitet werden muss.

Administrative Einstellungen

Lizenz

Dieses Modul ist mit der Lizenz Herstellerbestellbestätigungsverarbeitung verfügbar.

E-Mailversand

In den zentralen E-Mail-Einstellungen kann der Versand der Vergleichsprotokolle hinterlegt werden.

E-Ab's Prüfen und Verarbeiten

Übersicht aller E-Ab's

Wählen Sie in der Navigation unter ‚Aktuell‘ das Modul Hersteller Auftragsbestätigungen aus. Hier können die importierten Bestätigungen analysiert werden. Im Bereich Datenauswahl können zunächst Filter für zu bearbeitenden Daten gesetzt werden. Über den Button Anzeigen werden die dem Filter entsprechenden Daten mit Grundinformationen im darunter liegenden Feld Bestätigungen dargestellt. In der Spalte Prüfstatus lässt sich bereits erkennen, ob die Auftragsbestätigung korrekt oder abweichend eingelesen wurde. Mit Doppelklick auf eine Zeile/eAB lassen sich detaillierte Informationen zu den einzelnen Auftragsbestätigungen einsehen. Es öffnet sich ein neuer Reiter

Übersicht in einzelnen E-Ab's

Hier lassen sich im Unterreiter Zusammenfassung die wichtigsten Informationen einsehen. Im Feld Fehlertext sind alle Abweichungen von Bestellung und eAB dokumentiert. Das darunter liegende Hinweisfeld kann sowohl Informationen vom Hersteller enthalten, als auch für die weitere Verarbeitung in CO selbst befüllt werden, die Inhalte werden nach erfolgreicher Übernahme in das entsprechende Bemerkungsfeld der Bestellung übertragen. Ein Vergleich der Lieferdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie der Montagefirma kann über die entsprechenden Unterreiter eingesehen werden. Im Feld Positionen sind alle bestätigten Positionen des Herstellers aufgelistet. Durch ein Scrollen nach rechts können hier bereits detaillierte Informationen eingesehen werden. Alle Positionen, die in der Spalte AB-Bezeichnung mit roter Schrift gekennzeichnet sind, weisen Abweichungen auf. Dies trifft auch auf die rot gekennzeichneten Informationen in der Zusammenfassung links oben zu.

Aufteilung und Ansicht dieser beiden Fenster sind an das Modul Lieferantenauftragsbestätigung angelehnt.

Statusbeschreibung

importiert

Die eAB wurde durch die EDI-Schnittstelle importiert. Die automatische Prüfung der verschiedenen Felder / Bereiche (Adresse, Artikel, Varianten, Werte, etc.) wurde noch nicht durchgeführt. Der Prüfstatus ist in Verbindung mit dem Status „Importiert“ zu ignorieren / ist immer mit einem gelben Ausrufezeichen versehen. Nähere Details können innerhalb der eAB, Reiter Zusammenfassung, im Fehlertext eingesehen werden.

nicht verarbeitet

Die eAB wurde durch die EDI-Schnittstelle importiert. Der Beleg wurde nicht überprüft, da ein Beleg mit der gleichen Belegnummer verarbeitet wurde (z. B. zweite eAB mit Änderungen o. ä.) Der Prüfstatus ist in Verbindung mit dem Status „Nicht verarbeitet“ zu ignorieren / ist immer mit einem gelben Ausrufezeichen versehen. Nähere Details können innerhalb der eAB, Reiter Zusammenfassung, im Fehlertext eingesehen werden.

geprüft

Geprüft ist der Standardstatus nach dem Import, wenn keine Unregelmäßigkeiten auftreten. Geprüft bedeutet dabei nicht, dass Sie diesen Beleg geprüft haben. Geprüft bedeutet, dass Concept Office alle festgelegten Felder / Bereiche (Adresse, Artikel, Varianten, Werte, etc.) kontrolliert hat und diese farblich gekennzeichnet hat. Ist der Status auf „geprüft“ und es ist ein grüner Haken in der Spalte „Prüfstatus“, sind alle zu prüfenden Felder der eAB identisch mit den Angaben der Bestellung.

übernommen

Die Werte der eAB wurden durch den Anwender in die Bestellung und Vorgang übernommen. Der Prüfstatus wechselt bei der Übernahme automatisch auf das grüne Häkchen.

Vergleichsliste

Über einen Doppelklick auf eine Position öffnet sich ein weiterer Reiter, der Bestelldaten und eAB-Daten tabellarisch nebeneinander auflistet. Hier lässt sich genau erkennen, wo eine abweichende Übertragung stattgefunden hat. In der Spalte Status werden korrekte bzw. abweichende Übertragungen entsprechend gekennzeichnet. Mit den Pfeilen im oberen linken Bereich kann man zwischen den einzelnen Positionen „blättern“.

Modulfunktionen

Über die Modulfunktionen ist es möglich weitere Aktionen durchzuführen:

Ausgabe des Vergleichsprotokolls: via Druck, Seitenansicht und/oder Email lässt sich der aktuelle Stand jederzeit in Protokollform einsehen
Beleg neu prüfen: Möglichkeit einen erneuten Datenabgleich durchzuführen, bspw. wenn Änderungen im Bestellmodul vorgenommen wurden
Beleg übernehmen: Durch diese Aktion können nun Daten aus der Bestätigung in die Bestellung und den dazu gehörigen Vorgang übertragen werden.

Besonderheiten der Modulfunktion Beleg übernehmen

Nach Auswahl des Buttons erscheint ein Optionsdialog, in dem die Übernahmewerte ausgewählt werden können. Dies ist lediglich mit den entsprechenden Rechten möglich. Verfügt man darüber nicht, werden die entsprechenden Übernahmewerte durch den Admin unter „Lieferantenbestätigungsoptionen“ festgelegt.

Nach Klicken des Buttons Übernehmen schreibt das Programm die Daten der Herstellerauftragsbestätigung in die Bestellung zurück. Weiterhin ändert sich der Status der Bestellung von „Bestellt“ auf „vom Lieferanten bestätigt“. Die Verarbeitung der eAB ist damit abgeschlossen.

mit dem Klick des Buttons Übernehmen akzeptieren Sie die übersandte Herstellerauftragsbestätigung und erkennen die ausgewählten Übernahmewerte an. Eventuell noch abweichende Daten, wie Preise oder Termine sind somit akzeptiert und angenommen!

Sonderrechte

Über das Recht Edi-Schnittstelle muss das Einlesen der e-AB’s freigegeben werden. Des Weiteren sind folgende Rechte zu beachten:

Sonderrecht Herstellerauftragsbestätigungen (Filter)

Steuert welche Herstellerauftragsbestätigungen ein Benutzer einlesen und prüfen darf.

Keine Rechte
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

SonderrechtLieferantenauftragsbestäigungsübernahmeoptionen ändern

Legt fest, ob die Übernahmeoptionen in Lieferantenauftragsbestätigungen geändert werden dürfen.

Ja
Nein

Sonderrecht Lieferantenauftragsbestätigung (Filter)

Steuert welche Lieferantenauftragsbestätigungen ein Benutzer einlesen und prüfen darf.

Keine Rechte
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

Sonderrecht Lieferantenauftragsbestätigungen einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Lieferantenauftragsbestätigungen einzulesen.

Ja
Nein

aktuell, herstellerauftragsbestaetigungen

inventur:inventurbuecher

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-06-02T10:41:30+00:00

Inventurbücher

Allgemein

Unter Sonstiges befindet sich das Modul Inventurbücher.

Jede Inventur im Concept Office besteht aus einem Inventurbuch, dass in mehrere Zählisten aufgeteilt werden kann. Jede Zählliste beinhaltet eine Anzahl von Lagerartikeln.

Das Erstellen des Buches und der Zähllisten kann im Vorfeld der Inventur erfolgen. Es können spezielle Inventuren für einzelne Läger, Warengruppen, Lieferanten oder Stellplätze durchgeführt werden.

Zwischen dem Erstellen bzw. dem Aktualisierungszeitpunkt der Zählliste und dem Zählen darf in Concept Office keine Warenbewegung auf dem betroffenen Lager durchgeführt werden.

Anlage von Inventurbüchern

Durch Klick auf Neu wird im Feld Buchnummer automatisch eine Nummer vergeben. Anschließend wird im Feld Bezeichnung der Name des Buches hinterlegt und den Stichtag gewählt. Optional besteht die Möglichkeit, eine Bemerkung hinzufügen.

Im nächsten Schritt werden dem Inventurbuch Zähllisten hinzugefügt. Dies kann zum einen über die Modulfunktion „Zähllisten erstellen“ im vorliegenden Modul geschehen. Hier ist zu beachten, das bei der Auswahlmaske mindestens ein Lager angegeben werden muss. Bei dieser Vorgehensweise tragen die erstellten Listen die Bezeichnung „automatisch angelegt“. Diese lassen sich anschließend ändern.

Alternativ kann eine Anlage direkt im Modul Inventurzähllisten erfolgen, wo die weitere Inventur durchgeführt wird.

Permanente Inventur

Concept Office bietet die Möglichkeit einer Permanenten - fortlaufenden - Inventur. Bei dieser werden die Bestände für Artikel/Waren begleitend im gesamten Geschäftsjahr gezählt.

Für das Modul wird die Lizenz Permanente Inventur benötigt.

Bei Einführung der permanenten Inventur müssen zunächst folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

Stichtagsinventur zum Abschluss des alten Geschäftsjahres
Folgende Konfiguration muss eingestellt werden:

Konfiguration 394 steuert, ob eine permanente Inventur verwendet wird

0 - Nein
1 - Ja

Eine permanente Inventur ist direkt in CO möglich. Dies geschieht über die dort angelegten Zähllisten, die zu einem Inventurbuchgehören, welches den Haken „permanent“ trägt.

Folgende Rechte werden benötigt:

Module Sonstiges: Inventur

Sonderrechte Vorgänge /Artikel: Inventurbewertung

Reports Sonstiges: Inventurbewertung, Inventurbewertung (nur gezählte Artikel) und Inventurbewertung nach Warengruppen

Sonderrechte Vorgänge/Artikel: Inventurbücher übernehmen und löschen

Rechte

Sonderrecht Inventurbücher übernehmen und löschen

Erlaubt dem Bearbeiter Inventurwertungen im Vorgang durchzuführen.

Nein
Ja

Sonderrecht Inventurbewertung

Erlaubt dem Bearbeiter Inventurbücher in einem Vorgang zu übernehmen und zu löschen.

Nein
Ja

inventur:permanente_inventur

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-21T10:11:35+00:00

Akademie

Permanente Inventur

(Lt. Permanente Inventur (§ 241 (2) HGB))

Dieses Modul ist mit der Lizenz Permanente Inventur verfügbar.

Voraussetzungen

Bei Einführung der permanenten Inventur müssen zunächst folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

Stichtagsinventur zum Abschluss des alten Geschäftsjahres
Folgende Konfiguration muss eingestellt werden:

Konfiguration 394: Unterstützung permanente Inventur

1 - Ja

Durchführung

Über das laufende Jahr (Bilanzjahr) werden im Concept FLEX aktuell am Lager vorhandene Bestände geprüft. Im Modul „Nicht gezählte Artikel“ können Bestände, in Warengruppen und Stellplätzen selektiert, datumsabhängig oder direkt mittels Artikelnummer erfasst und direkt übernommen werden. Die bestätigten Daten finden sich am Artikel und unter Läger. Sie werden in Letzte Inventurmenge, Datum letzte Inventur und Mitarbeiter letzte Inventur angezeigt.

CO-Logistik

Bestätigung des Artikelbestandes im Modul Verräumen

Klick auf den Button rechts neben „Bestätigen“ zeigt die Button „Stellplatz ändern“ und „Bestand bestätigen“.
Bei Klick auf Bestand bestätigen wird der aktuelle Istbestand am Lagerartikel mit dem Datum hinterlegt.

Modul Nicht gezählte Artikel

Die Selektion der Artikel kann über Lager, Warengruppe, Stellplatz von/bis, Artikelnummer und/oder dem letzten Zähldatum erfolgen.

Für den gewählten Artikel kann der Istbestand oder die gezählte Menge bestätigt werden.

Vorkommissionen

Alle zu kommissionierenden Artikel werden im Kommissionsvorgang ins Kommissionslager gebucht. Sollten Lieferungen erst einige Tage oder Wochen später verpackt werden, werden diese Waren solange im Kommissionslager geführt.

Abschluss der permanenten Inventur

Am Ende des Geschäftsjahres (zur abschließenden Inventur) werden das Inventurbuch und die Zähllisten erstellt.

Bei aktiver Konfiguration 394 wird über die Funktion „Bestand aktualisieren“ in der Zählliste der aktuelle Istbestand als gezählte Menge übernommen und der Status für diese Artikel wird auf „gezählt“ gesetzt. Dies erfolgt nur, wenn der Artikel innerhalb des aktuelle Geschäftsjahres innerhalb der permanenten Inventur mindestens 1x gezählt wurde.

Für Artikel, die jetzt noch nicht auf „gezählt“ stehen, muss noch eine Zählung erfolgen. Danach kann die Inventur mit der Bewertung fortgeführt werden.

schnittstellen:zaehlerstaende

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-04T13:42:06+00:00

Zählerstände importieren

Dieses Modul ist mit der Lizenz Zählerstände einlesen verfügbar.

Vorbereitungen

Pflichfelder für den Textimport von Zählerständen

Zählerstände, die als Textdateien (*.txt, *.csv etc.) eingelesen werden sollen, müssen die folgenden Pflichtangaben beinhalten:

Seriennummer der Maschine
Meldedatum
Zählerstand
Zählername (wenn die Zählerstände einer Maschine nicht in einer Zeile geliefert werden.)

Die Textdatei kann alle Zähler des Gerätes in einer Zeile liefern oder für jeden Zähler eine neue Zeile anbieten. Im letzteren Falle muss jedoch der jeweilige Zählername mit geliefert werden. Dieser muss jedoch nicht mit dem Zählernamen in Concept Office identisch sein.

Textdatei beschreiben

Damit Concept Office die Textdatei verarbeiten kann, muss sie beschrieben werden. Dies geschieht in der Datei bwImportAscii.ini. In dieser Datei können für andere Importe (Artikel etc.) bereits Beschreibungen vorliegen.

Im folgenden Beispiel stehen alle Zählerstände in einer Zeile. Die Beschreibung beginnt mit einem Namen, der in eckigen Klammern stehen muss. Da in der ersten Zeile dieser Textdatei die Überschriften stehen, wird diese mit SkipLines=1 nicht mit importiert. Mit FieldDelimiter wird festgelegt, wie die Daten getrennt sind. Möglich ist hier auch FieldDelimiter=„;“ und FieldDelimiter=„<tab>“.

[ZaehlerstandsImport1]
SkipLines=1
FieldDelimiter=","
Feld1=Meldedatum,0,0,1,1
Feld2=Description,0,0,1,1
Feld3=IPAdress,0,0,1,1
Feld4=Seriennummer,0,0,1,1 alternativ Maschinennummer,0,0,1,1
Feld5=AssetNumber,0,0,1,1
Feld6=Location,0,0,1,1
Feld7=MACAddress,0,0,1,1
Feld8=TotalPages,0,0,1,1
Feld9=MonoPages,0,0,1,1
Feld10=ColorPages,0,0,1,1
Feld11=CopierMonoPages,0,0,1,1
Feld12=CopierColorPages,0,0,1,1
Feld13=PrintMonoPages,0,0,1,1
Feld14=PrintColorPages,0,0,1,1
Feld15=ScanPages,0,0,1,1
Feld16=FaxPages,0,0,1,1
Feld17=Canon101,0,0,1,1
Feld18=Canon103,0,0,1,1
Feld19=Canon106,0,0,1,1
Feld20=Canon109,0,0,1,1
Feld21=Canon915,0,0,1,1
Feld22=Canon916,0,0,1,1

Um das Meldedatum so zu formatieren, dass Concept Office es als Datum erkennt, kann man in der bwImportascii.ini an 8.Stelle das Format angeben:

[ZaehlerstandsImportCvs]
FieldDelimiter=","
Feld1=Meldedatum,0,0,1,1,,,M/d/yyyy h:mm:ss tt
...

Mögliche (bisher vorkommende) Formate sind:

Thu Sep 27 14:56:50 CEST 2012	=	ddd MMM dd HH:mm:ss CEST yyyy
6/1/2012 9:10:13 AM	=	M/d/yyyy h:mm:ss tt

Uhrzeit 24 Stunden mit großem H, im 12 Stunden Rhythmus mit kleinem h angeben.

[ZaehlerstandsImport1]
_MpsKennung=4
SerienNummer=SerienNummer
Meldedatum=Meldedatum
MpsZaehlerName1=#MonoPages
Zaehlerstand1=MonoPages
MpsZaehlerName2=#ColorPages
Zaehlerstand2=ColorPages
MpsZaehlerName3=#ScanPages
Zaehlerstand3=ScanPages

Zählernamen mappen

Die im obigen Beispiel verwendeten Zählernamen sind nicht identisch mit den Zählernamen in Concept Office. Aus diesem Grunde müssen die Namen miteinander verbunden werden. Dies geschieht unter StammdatenTKD/MPS-Maschinen und dort in der Registerkarte Zählerzuordnung. Im Modul Mandanten muss vorher in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD) der Name des MPS-Systems oder Programmes eingetragen werden, aus dem die Textdateien stammen. Im Bild unten ist es das Programm „County“.

Damit sind die Vorbereitungen abgeschlossen. Nun können die Zählerstände eingelesen werden.

Import der Zählerstände in Concept Office

Die Zählerstände werden über das Modul EDI-Schnittstelle in Concept Office eingelesen. Im Modul sind die Einträge wie im Bild unten vorzubelegen. Über die Schaltfläche Konfiguration ist zu hinterlegen, wo sich die Textdateien befinden und ob diese nach dem Einlesen archiviert werden sollen.

Nach Klick auf die Schaltfläche Einlesen werden die Zählerstände mittels Webservice aus dem Internet herunter geladen. Am Ende des Importvorganges erhalten Sie ein Protokoll mit allen eingelesenen Maschinen.

Die eingelesenen Zählerstände werden als „MPS-Meldung“ an der Maschine vermerkt. Um diese abzurechnen ist ein weiterer Schritt notwendig. Damit ist sichergestellt, das nicht jeder eingelesene Zählerstand automatisch zur Abrechnung gelangt. Dieser Schritt wird hier beschrieben

stammdaten_tkd:geraetetypen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-04T12:03:56+00:00

Gerätegruppen

Unter Stammdaten Service befindet sich das Modul Gerätegruppen. Im vorliegenden Modul ist es möglich, einzelne Maschinenmodelle in logischen Einheiten zusammenzufassen. So können später vereinfacht Auswertungen durchgeführt werden. Außerdem lassen sich konkrete Stundensätze hinterlegen.

Anlage von Gerätegruppen

Zunächst muss eine übergeordnete Gruppe - Gerätegruppe - angelegt werden. Dieser können im nächsten Schritt Gerätetypen zu geordnet werden.

Zuweisung von Gerätegruppen

Der Gerätetyp und die Gerätegruppe stehen beispielsweise im Modul Artikel, Reiter Service zur Auswahl.

Außerdem stehen Gerätetyp und Gerätegruppe auch im Modul Stundensätze zur Verfügung.

Stammdaten TKD, Maschinen

vertraege:vertrag_anlegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-27T14:07:34+00:00

Anlage eines Vertrages

1. Modul Verträge

Um über das Modul neue Verträge anzulegen, öffnen Sie unter Aktuell-Kundendienst das Modul Verträge. Nun können Sie nachfolgend die Reiter mit den Vertragsinformationen befüllen.

1.1 Eingabe

Vertragsnummer: Hier können sie manuell eine Nummer eingeben (diese darf noch nicht vergeben sein) oder das Feld leer lassen. Dann wird beim ersten Speichern die nächste freie Nummer aus einem fortlaufenden Nummernkreis gezogen.

Wenn geschäftsbereichsabhängige Vertragsnummern gewählt werden, dann greift die Ermittlung laut Erlös in der Reihenfolge Miete → Wartung → Klick.

Vertragsart: Die Vertragsart wird aus einer Liste ausgewählt. Sie bestimmt die Leistungen des Vertrages und die möglichen Erlöse (Miete, Wartung oder/und Klick). Siehe auch: Vertragsarten
Bezeichnung: Die Bezeichnung wird mit der Vertragsart vorbesetzt, kann aber überschrieben werden. Sie steht auch auf den Vertragsrechnungen des Kunden.
Firmennummer: Hier wird der Kunde des Vertrages eingetragen. Das muss nicht zwingend der Rechnungsempfänger sein. In der regel ist es der Kunde, bei dem das System aufgestellt wurde.
Status: Bei der Anlage eines Vertrages sollte der Status auf „Aktiv“ stehen. Siehe auch Vertragsstatus
Vertragsdauer: Bei der Vertragsdauer kann der Beginn und das Vertragsende oder die Dauer angegeben werden. Wird die Dauer angegeben, errechnet Concept Office das Ende und umgekehrt. Die Felder Ende ursprünglich und Laufzeit ursprünglich werden beim ersten Speichern automatisch gefüllt. Das Feld Verlängerung um gibt die Anzahl der Monate an, um die sich der Vertrag automatisch verlängern soll, wenn die Kündigungsfrist erreicht ist und der Vertrag nicht gekündigt wurde.
Ansprechpartner: Nicht zwingend notwendig, aber optimalerweise wird ein Ansprechpartner mit seinen Verbindungsdaten in den Stammdaten angelegt und hier nur aufgerufen und hinterlegt. Dieser kann je nach Einstellung des Feldes Zählermeldung durch zur Zähleranforderung herangezogen werden.

1.2 Rechnungsempfänger/Optionen

Die oben im Bild angegebenen Informationen müssen für alle 3 Erlöse separat eingegeben werden, auch dann wenn sie gleich sind.
Pro Erlösart können sie einen abweichenden Rechnungsempfänger hinterlegen, beispielsweise eine Leasingbank. Belassen sie den Wert, bekommt der Kunde des Vertrags die Rechnung.
Ebenfalls pro Erlösart können Sie weitere Daten wie Geschäftsbereich, Verkäufer und Zahlungsbedingung hinterlegen. Achtung! Wenn sich die Zahlungsbedingungen der Erlöse unterscheiden, wird die Rechnung pro Zahlungsbedingung aufgesplittet.
Soll die Rechnung per Mail versandt werden, hinterlegen sie eine entsprechende Emailadresse, vorzugsweise direkt in den Stammdaten des Kunden. Lesen sie dazu: Rechnungsversand per E-Mail

Einmalrechnung wird nur benötigt, wenn nur am Anfang eines Vertrages eine Rechnung gestellt, während der Laufzeit des Vertrages dann nur ein Buchungssatz erstellt werden soll.
Kopienguthaben: Voreingestellt ist immer, dass Kopienguthaben mit der Abrechnung des Intervalls verfällt. Alternativ kann man das Restguthaben in die nächste Abrechnung übernehmen oder bis Jahreende behalten oder weist es sofort aus. In diesem Fall kann unter Umständen eine negative Rechnung entstehen.
Abw. Mandant
Kompatible Artikel verwenden: Eine ausführliche Beschreibung zum Umgang mit kompatiblen Artikeln finden sie hier: Alternative Verbrauchsmaterialien

1.3 Maschinen (Maschinen hinzufügen)

In dieser Registerkarte finden sich in Tabellenform alle Maschinen, die zu diesem Vertrag gehören. Zusätzlich wird eine Zeile „Poolvereinbarung“ abgebildet, um anzuzeigen, wenn der Vertrag ein Poolvertrag ist.

In 3 Spalten werden die drei Erlösarten Miete, Wartung und Klick angezeigt. Befindet sich darin kein Symbol, dann gibt es diesen Erlös in dem Vertrag für diese Maschine nicht. Ein grünes Häkchen aktiver Erlös zeigt an, dass ein aktiver Erlös vorhanden ist. Wird das Symbol einer Uhr angezeigt, dann ist der Erlös entweder noch nicht oder nicht mehr aktiv.

Zu jeder Maschine gibt es noch das Feld Bemerkung. Hier ist darauf zu achten, dass manche Kundenformulare so angepasst sind, dass diese Bemerkung mit auf der Kundenrechnung angedruckt wird.

Lesen sie zum Hinzufügen von Maschinen: Maschine(n) zu einem Vertrag hinzufügen

1.4 Erlöse

1.5 Leistungen / Aussetzungen

1.6 Kontingente

Kontingentverträge sind eine spezielle Form von Verträgen. Alles dazu finden sie hier: Kontingentverwaltung

1.7 Fallbeispiel "Guthaben ausgleichen": 2 Zähler werden dynamisch gegen eine Gesamtpauschale verrechnet

Vertragskonstrukt: mit dem Kunden ist eine Wartungspauschale vereinbart, z. B. 20 Euro. Die Maschine hat einen SW- und einen Farbzähler. Ziel ist es, beide Zähler durch die Pauschale abzurechnen, ohne dass man zuvor eine Freikopienanzahl je Zähler festlegt. Vorgehen:

Wartungspauschale 20 Euro
In den Erlösen beide Klicks mit jeweiligem Preis anlegen
Nur in einem Zähler Freikopien eintragen, z. B. 2000 bei SW
Danach bei beiden Erlösen den Haken „Guthaben ausgleichen“ setzen

In der Klickabrechnung laufen nun die Farbklicks gegen das Guthaben der SW-Klicks:

Weiteres

Für bereits angelegte ist die Möglichkeit gegeben bestimmte Datensätze über den Druck-Button zu drucken. Dabei ist dieses Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht Verträge

Steuert, welche Rechte der Benutzer Zum Ducken bestimmter Datensätze im Vertrags-Modul hat.

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

Vertraege, Vertragsanlage

vorgaenge:montageartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-27T07:09:08+00:00

Montage- und Frachtkostenzuschläge

Einleitung

Montage- oder Frachtkostenzuschläge sind EK- und VK-Zuschläge, deren Wert sich ausgehend von den Werten anderer Positionen ermittelt. Hierbei sind beliebige Kombinationen von EK und VK sowie rabattierten und unrabattierten Preisen möglich, z.B. VK-Zuschlag = 3% der Summe der Listen-Einkaufspreise. Diese Zuschläge werden wie normale Positionszuschläge behandelt, d.h., mit einem Artikel verknüpft und als Vorgangsposition geführt. Auf Kopfebene sind Montage- oder Frachtkostenzuschläge nicht möglich. Der Wert der Vorgangsposition berechnete sich damit aus dem Preis des Artikels + der Summe seiner Zuschläge. Es ist sinnvoll, den EK und VK des Artikels, welcher Montage- oder Frachtkostenzuschläge trägt, auf 0 zu belassen und auch keine anderen Zuschläge (außer beliebig vielen Montagezuschlägen) mit diesem Artikel bzw. einer Vorgangsposition zu verknüpfen.

Typischer Ablauf

Definition Montage- oder Frachtkostenzuschlag im Modul Zu-und Abschläge. (zu finden unterhalb Weitere Stammdaten)
Verknüpfung Montage- oder Frachtkostenzuschlag mit einem Montage- oder Frachtkosten-Artikel im Modul Artikel, Registerkarte Gruppierungen/Weiteres.
Bei Bedarf Montage- oder Frachtkosten-Artikel mit einer Lieferbedingung verknüpfen (zu finden unterhalb Weitere Stammdaten). Dieser Artikel wird automatisch als Position bei der Anlage eines Vorgangs eingesetzt, sofern die entsprechende Lieferbedingung in den Kundenstammdaten an der Lieferanschrift des Kunden hinterlegt ist.
Alternativ kann die Artikelposition manuell in den Vorgang aufgenommen werden.
Nach Erfassen der Vorgangspositionen wird der Wert des Montageartikels automatisch berechnet.

Definition des Montage- oder Frachtkostenzuschlages

Der Montage- oder Frachtkostenzuschlag wird im Modul Zu-und Abschläge definiert.

Als Zu-/Abschlagswert ist ein Prozentwert sinnvoll. Er kann für den VK, EK oder beides verwendet werden.

Als Berechnungsbasis kann der rabattierte oder unrabattierte Preis gewählt werden. Zusätzlich, wenn als Kalkulationsbasis = „Gesamter Bereich“ gewählt ist, kann ein alternierender rabattierter bzw. alternierender unrabattierter Preis gewählt werden, d.h. ein EK Zuschlag berechnet sich auf der Basis des VK und umgekehrt.

Das Kontrollkästchen Umlegen auf Positionen ist gesperrt, da dies nur bei Kopfzuschlägen sinnvoll ist.

Die Kalkulationsbasis „Aktueller Bereich“ ist für normale Zuschläge an der Vorgangsposition oder im Auftragskopf und berechnet sich anhand des Positionspreises bzw. Vorgangspreises. Wird hier „Gesamter Bereich“ gewählt, berechnet sich der Zuschlagswert anhand aller oder durch einen Filter eingeschränkter Positionen.

Filter sind unter Kalkulationsmerkmal, Kalkulationsschlüssel und Filter Lagerabwicklung zu definieren.

Als Kalkulationsmerkmal kann Gesamter Vorgang oder Warengruppe, Serie, Herstellerkürzel gewählt werden. Die Herstellerkürzel werden im Feld Kalkulationsschlüssel eingegeben.

Der Filter Lagerabwicklung kann genutzt werden, um die Berechnung der Montagekosten nur für Lagervorgänge oder Direktlieferungsvorgänge auszuführen.

Zuschläge mit Montage-/Frachtkostenartikel verknüpfen

Am erstellten Montage –oder Frachtkostenartikel werden unter der Registerkarte Gruppierungen/Weiteres die Zuschläge (Rubrik Zuschläge) hinterlegt. Dafür wird über die Kennung der zuvor angelegte Zuschlag ausgewählt.

Der Wert der Vorgangsposition berechnete sich damit aus dem Preis des Artikels + der Summe seiner Zuschläge. Es ist sinnvoll, den EK und VK des Artikels, welcher Montage- oder Frachtkostenzuschläge trägt, auf 0 zu belassen und auch keine anderen Zuschläge außer Montagezuschlägen mit diesem Artikel bzw. einer Vorgangsposition zu verknüpfen.

Montage-/Frachtkostenartikel mit Lieferbedingung verknüpfen

In der Strukturansicht unter weitere Stammdaten finden Sie das Modul Lieferbedingungen. Hier werden die Bedingungen für die Kundenbelieferungen vordefiniert. Außerdem können Sie pro Lieferbedingung einen Versandartikel und einen Montagekostenartikel festlegen.

Übernahme des Artikels in den Vorgang

Wird die Lieferbedingung mit dem Montageartikel an der Lieferanschrift des Kunden hinterlegt, so wird der Montageartikel bei Vorgangsanlage automatisch in den Vorgang aufgenommen. Der Artikel kann auch händisch in den Vorgang aufgenommen werden.

Nach Erfassen der Vorgangspositionen wird der Wert des Montageartikels automatisch berechnet.

Montagezuschläge und pCon.Basket

Montagezuschläge können auch in pCon.Basket-Positionen geführt werden. Allerdings ist pCon.Basket zurzeit nicht in der Lage, den Wert der Montagezuschläge dynamisch zu berechnen, d.h., der pCon.Basket wird als Zuschlagswert immer = 0 anzeigen. Die Kalkulation erfolgt bei der Übernahme aus dem pCon.Basket in die Concept Office Positionsliste. Die Eigenschaften des Montagezuschlages werden im pCon.Basket in der Bezeichnung verschlüsselt (z.B. „Zuschlagsbezeichnung #0##“. Bitte die mit „#“ gekennzeichneten Werte nicht ändern).

Vorgaenge, Montage, Zuschlaege, Rabatte

weitere_stammdaten:aktivitaetenarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-26T15:19:50+00:00

Aktivitätenarten

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Aktivitätenarten. Jeder Aktivität liegt eine Aktivitätenart zu Grunde. Die Anlage von Aktivitätenarten geschieht im vorliegenden Modul. Aktivitätenarten dienen der Selektion von Einzelaktivitäten zur späteren Auswertung.

Eingabe von Aktivitätenarten

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Kennung zur Eingabe freigegeben. Nun kann ein maximal 20 Zeichen langer, eindeutiger Name vergeben werden. In Concept Office wird stets die Bezeichnung zur Auswahl der Aktivitätenart angeboten.

Ist eine Aktivitätenart nicht aktiv gesetzt, wird sie in der Auswahl bei Anlage einer Aktivität ganz unten ausgegraut angezeigt, da sie nur noch der Anzeige in historischen Aktivitäten dient.

Außerdem können Farben für das Hervorheben in der Monatsansicht, im Kalender und der Disposition definiert werden. Durch farbige Kennzeichnungen können besondere Aktivitäten sofort erkannt werden. Die Farben sollten sparsam verwendet werden, um eine Signalwirkung zu erzielen.

Zu späteren statistischen Auswertung stehen folgende Eingaben zur Verfügung:

Kosten: Hier kann angegeben werden, welche Kosten durch die Aktivitätenart entstehen
Mögliche Ergebnisse: Dieses Feld dient der Eingabe von Ergebnissen

Weiterhin können folgende Vorgaben an Aktivitäten dieser Aktivitätenart vererbt werden:

Privat
Außer Haus

Im Abschnitt Einstellungen gibt es folgende Optionen:

In der Historie anzeigen (kleines Fenster hinter dem grünen Link im Modul Firmen))
Mit Outlook synchronisieren
E-Mail an entsprechenden Mitarbeiter senden
Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen
Stundenzettelaktivität
Im Portal anzeigen
Kostenpflichtig (Einstellung wird auch nach Concept Flex vererbt. Das Feld dient lediglich der Kennzeichnung ohne weitere Funktionalität im Programm.)
Erledigung nur mit Folgeaktivität möglich (Wenn diese Einstellung aktiv ist, können Aktivitäten dieser Art nur mit vorhandener Folgeaktivität gespeichert werden.)
Erledigung nur mit Eingabe weiterer Firmendaten (Betrifft Anzahl der Mitarbeiter, Datum und Bemerkung. Die Abfragefelder kommen nur, wenn die Aktivität auch mit einer Firma verknüpft ist. Die Felder werden mit den aktuellen Daten aus der Firma vorbelegt. Die vorbelegten Daten müssen nicht zwingend geändert, aber mindestes bestätigt werden.)

Workflows

Workflows sind selbstauslösende Arbeitsabläufe, die in Concept Office über Aktivitäten abgebildet werden.

Es besteht die Möglichkeit der Anlage eines Workflows mit oder ohne Ergebnissen.

Anlage eines Workflows mit möglichen Ergebnissen

Es können für alle Aktivitäten beliebig viele Workflows definiert werden. In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden. Nicht alle möglichen Ergebnisse müssen mit einem Workflow definiert werden.

In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden.

Es müssen nicht alle möglichen Ergebnisse mit einem Workflow definiert werden.

Im Abschnitt Workflowdefinition kann zuerst eins der zuvor festgelegten möglichen Ergebnisse ausgewählt werden. Die Seite muss zuerst aktualisiert werden, damit die möglichen Ergebnisse angezeigt werden.

Jetzt kann der gewünschte Workflow definiert werden. In der ersten Spalte kann aus allen zuvor angelegten möglichen Ergebnissen das ausgewählt werden, welches als erstes mit einem Workflow hinterlegt werden soll.

Ergebnis - Auswahl eines zuvor festgelegten möglichen Ergebnis
Geschäftsbereich - Auswahl eines für den Workflow gültigen Geschäftsbereiches
Wird (alle) gewählt, gilt der Workflow dieser Aktivität für alle Geschäftsbereiche.
Aktivität - Auswahl der Aktivität, die dem eingetretenen Ergebnis folgen soll (es dient der optimalen Weiterführung der Aufgabe)
Bezeichnung - Hinterlegung textueller Hinweise, die für die nächste Aktivität von Bedeutung sind
Offset in Tagen - Hinterlegung der Tage bis zur Aktivität, d.h. aktuelles Datum plus Offset in Tagen ergibt das Datum der Aktivität
Mitarbeiter - Zuständiger Mitarbeiter, der für die Ausführung der Aktivität zuständig ist
Bereich - der festgelegte, zugehörige Bereich
Bemerkungen - die hier vorbesetzte Bemerkung wird an die entstehende Aktivität vererbt.

Über den Link Workflow anzeigen wird die schematische Darstellung geöffnet. Diese steht nicht zur Verfügung, wenn im Abschnitt Einstellungen die Option Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen angehakt ist. Die grafische Darstellung ermöglicht den Arbeitsablauf, der für die entsprechende Aktivitätenart definiert ist, noch einmal zu prüfen und erleichtert den Mitarbeitern diesen Abläufen nachvollziehen zu können.

Diese Grafik wird in einem separaten Fenster angezeigt. Mittels dieser Einstellungen können die Aktivitäten zu Workflowketten verbunden werden. Wurde beispielsweise in einer Aktivität an einem definierten Ergebnis als Workflow eine andere Aktivität festgelegt, die ebenfalls einen Workflow hinterlegt hat, erhält man eine Workflowkette.

Folgende Konfiguration ist zu beachten:

Konfiguration 355: Beim Erledigen einer Aktivität muss ein Ergebnis angegeben werden.

Beim Erledigen einer Aktivität muss ein Ergebnis angegeben werden, wenn für diese Aktivitätenart Ergebnisse hinterlegt sind.

0 - Nein
1 - Ja

Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse

Das Ziel der Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse ist, eine Kette von Aktivitäten mit Hilfe eines auslösenden Triggers sofort zu erstellen.

Dazu wird in Aktivitätenarten eine sogenannte Triggeraktivität (Kennung) angelegt. Sie dient lediglich dazu, um die Aktivitätenkette auszulösen und erscheint später nicht mehr in den offenen Aktivitäten.

Außerdem muss die Check-Box Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen aktiviert werden.

In der Workflowdefinition dieser Aktivität wird angegeben, welche Aktivitäten bei Anlage ausgelöst werden. Hierbei ist die Nennung unterschiedlicher Mitarbeiter sowie Offset-Tage (aktuelles Datum + Offset-Tage = Aktivitätendatum) möglich.

Auslösen der Workflowkette

Um die Aktivitätenkette nun auszulösen, muss eine Aktivität mit dieser Triggeraktivität erstellt werden.

Für alle an dieser hinterlegten Definitionen werden nun Aktivitäten erstellt.

Die Triggeraktivität selbst wird jedoch ausgeblendet. Innerhalb jeder der einzelnen Aktivitäten kann über den Link Workflow eine Übersicht der verknüpften Aktivitäten sowie deren Status abgerufen werden.

Zuweisen von Aktivitätenarten

Im Modul Offene Aktivitäten, ist unter Aktuell-Vertrieb zu finden, stehen die Aktivitätenarten zur Verfügung. In jeder Aktivität kann im Aktivitäten-Auswahlfeld aus den vorhandenen Aktivitätenarten gewählt werden. Je nach Herkunft der Aktivität ist diese mit Standardwerten vorbelegt.

Aktivitätenarten

weitere_stammdaten:profileintragsdefinition

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-03-25T10:27:24+00:00

Profileintragsdefinitionen

Das Pflegen von Profilen erfolgt im Modul Profildefinitionen. Das Modul Profileintragsdefinitionen dient der Bearbeitung von Profileinträgen.

Bearbeitung von Profileintragsdefinitionen

Die einzelnen Felder in Profilen werden als Profileinträge bezeichnet. Im Modul Profileintragsdefinitionen werden die Profileinträge und deren Verhalten detailliert eingestellt. Die Maskenbezeichnung speichert den Namen des Feldes, wie er im Profil angezeigt werden soll. Für Suchen und Recherchen kann abweichend eine Recherchebezeichnung hinterlegt werden, z.B. ergänzt um den Profilnamen.

Darüber hinaus gibt es mehrere Optionen, die, falls gewünscht, ausgewählt werden können:

In Recherche anzeigen
In Matchcodesuche einbeziehen
Suchfunktion für Feldwerte: wird freigeschaltet, nur wenn Combobox - Verweis auf Tabelle, Textfeld -Verweis auf Tabelle oder Combobox - Freie Einträge als Datentyp ausgewählt wird.
Daten bei Einzelbrief exportieren
Daten in Concept Flex anzeigen: Einträge können in Flex gesehen und bearbeitet werden.
Anzeige in Concept Portal möglich: Einträge können im Portal gesehen und bearbeitet werden, wenn das zugehörige Profilrecht (Portalrecht) freigegeben wurde
Pflichtfeld in Concept Flex und Portal: kann am Profileintrag eingestellt werden, ob dieses Feld als Pflichtfeld behandelt wird. ACHTUNG: Dieses greift nur innerhalb des Profils (nicht bei Neuanlage). Das heißt, wenn ein Profil bearbeitet wird, müssen erst dann die Pflichtfelder zwingend ausgefüllt werden.
Abfrage bei Ticketanlage in Concept Portal: werden je nach Ticketart weitere Profilfelder bei der Anlage eingeblendet. Wenn diese als Pflichtfelder gekennzeichnet sind, ist eine Eingabe zwingend. Dies greift nur für Tickets.

Steuerinformationen wie Positionen und Größe des Feldes, Übergeordnetes Element sowie die Reihenfolge wie die Felder angesprungen werden (Tab-Index), können im Abschnitt Controlposition und Größe eingestellt werden.

Datentyp-Arten

Datentyp	Beschreibung	Erweiterte Eigenschaften
Textfeld -Text	Freie Texteingabe	einzeilig, mehrzeilig, Als Passwort anzeigen
Textfeld - Datum	Freie Datumseingabe	keine
Textfeld - Zahl	Freie Zahlenabgabe	1. Angabe der Anzahl von Nachkommastellen, 2. Checkbox um Trennzeichen auszublenden
Textfeld - Datei	Hochladen von Dateien und Eingabe von Links mit Aufrufmöglichkeit (wird nicht von Concept Mobile unterstützt)	keine
Textfeld - Verweis auf Tabelle	Textfeld mit Suchfunktion auf vorgegebene Tabellen	Verweis auf die Tabelle
Combobox - Freie Einträge	Frei Eingabe mit Dropdown-Funktionalität	Comboboxinhalt
Combobox - Verweis auf Tabelle	Dropdown-Funktionalität auf vorgegebene Tabellen	Verweis auf die Tabelle
Multiselect-Comboboxen	Einstellungen können analog, wie bei den Comboboxen, vorgenommen werden. Es stehen zwei Arten zur Verfügung: Multiselect-Comboboxen mit freien Einträgen und mit Tabellenverweis.	Die ausgewählten Werte werden durch Komma getrennt in einem Datenbankfeld gespeichert.
Checkbox	Checkbox mit Bezeichnung	Checkbox Linksbündig
Frame	Gruppierung/Fenster als Sortierungsmöglichkeit	keine
Label		keine

Zuweisen Profileintragsdefinition

Profileintragdefinitionen sind im Modul Profildefinitionen, Reiter „Layout“ zu sehen.

weitere_stammdaten:provisionsstaffeln

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-21T06:29:14+00:00

Provisionsstaffeln

Unter Weiteren Stammdaten befindet sich das Modul Provisionsstaffeln.

In diesem Modul werden den im Modul Mandanten hinterlegten Provisionsgruppen konkrete Provisionssätze zugewiesen. Dabei können artikelorientierte oder kundenorientierte Provisionsgruppen verwendet werden.

Vor der Eingabe müssen im Modul Mandanten die Provisionsgruppen gepflegt sein.

Eingabe von Provisionsstaffeln

Durch Klick auf Neu wird eine neue Provisionsstaffel erzeugt. Im gleichnamigen Feld ist es nun möglich, einen eindeutigen Namen zu vergeben, welcher maximal 20 Zeichen lang sein darf. Die Bezeichnung darf 50 Zeichen lang sein und dient im Concept Office der Auswahl und Zuweisung der Provisionsstaffeln.

Eine Provisionsstaffel kann mehrere Provisionssätze enthalten, um die verschiedenen Geschäftsvorfälle abzudecken. Pro Provisionsgruppe kann aber nur eine Festlegung getroffen werden. Außerdem ist eine allgemeine Regelung für die Provisionsgruppe ( alle) möglich.

Die Zuweisung der Provisionssätze kann nach den folgenden Berechnungsvorschriften erfolgen:

Umsatz (fester Satz)
Rohgewinn (fester Satz)
Umsatz abhängig vom Rohgewinn-% (gestaffelt)
Umsatz abhängig vom Rabatt (gestaffelt)
Provision auf Rohgewinn abhängig vom Rohgewinn-% (gestaffelt)
Umsatzprovision abhängig vom Preiskatalog (gestaffelt)
Umsatzprovision abhängig vom Listen-VK
Umsatzprovision abhängig vom Auftragswert (gestaffelt)

Zuweisung der Provisionsgruppen

Die Zuweisung der Provisionsgruppen erfolgt über die Verkaufsteams.

In den Mitarbeitergruppen hinterlegt man anschließend welchem Verkaufsteam die erstellten Provisionsstaffel hinterlegt werden. Dort kann man auch Provisionsteilungen hinterlegen. D.h. wenn in einem Team die Hauptarbeit macht, kann diesem Mitarbeitern z.B. 80% der Provision zugeordnet werden und den anderen 20%.

Wenn in der Mitarbeiterzuordnung unter Provisionsteilung ein Wert angegeben wird, muss die Summe aller Prozentwerte der verschiedenen Mitarbeiter 100% ergeben. Wenn in der Gruppe ein Mitarbeiter ohne Wert ist, bekommt dieser in einem Vorgang als Verkäufer KEINE Provision, sondern nur die Mitarbeiten, die einen Prozentwert hinterlegt haben.

Wenn alle Mitarbeiter keinen Wert in der Provisionsteilung hinterlegt haben, bekommt der Mitarbeiter 100%, der in der fakturierten Rechnung als Verkäufer hinterlegt ist.

Mandanten, Provisionsgruppen, Provision

weitere_stammdaten:rechnungskennzeichen_fuer_kunden

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:20+00:00

Rechnungskennzeichen für Kunden

Unter Weiteren Stammdaten befindet sich das Modul Rechnungskennzeichen für Kunden.

Im vorliegenden Modul können für Kombinationen aus Kunden und Preiskatalogen Rechnungskennzeichen festgelegt werden, die einem Vorgang zugeordnet werden, wenn dieser einen Artikel mit einem Preis aus dem entsprechenden Preiskatalog enthält.

Anlage von Rechnungskennzeichen für Kunden

Die Anlage der Rechnungskennzeichen erfolgt im Modul Mandanten in den Vorgabewerten. Unter Rechnungskennzeichen einfach einen zusätzlichen Eintrag setzen. Es sollte hierbei einen Namen, der einen direkten Bezug zu den abzugrenzenden Rechnungen hat.

Im zweiten Schritt müssen für die Kunden, die diese Form der Abrechnung wünschen zusätzliche Preiskataloge im Strukturbaum unter Sonstiges angelegt werden. In diesen werden dann alle Artikel hinterlegt, für die eine Extraabrechnung gewünscht ist.

Nun ist das Rechnungskennzeichen für Kunde zu hinterlegen.

Durch den Klick auf Neu wird das Feld Kundennummer zur Eingabe freigegeben. Über das Symbol Fernglas kann nun eine Kundennummer ausgewählt werden. Dann kann einen Preiskatalog selektiert werden. Schließlich wird ein Rechnungskennzeichen festgelegt.

Zuweisen von Rechnungskennzeichen

Rechnungskennzeichen für Kunden stehen dann im Modul Vorgänge zur Verfügung.

Die Abrechnung erfolgt im Formulardruck. Damit die Trennung sauber funktioniert, müssen erst alle Rechnungen mit Rechnungskennzeichen erzeugt werden und danach alle anderen. Die Reihenfolge ist strikt einzuhalten, da sonst wie bisher alle Artikel auf einer Rechnung gedruckt werden.

weitere_stammdaten:stuecklisten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-07-08T09:23:35+00:00

Stücklisten

Weitere Stammdaten zu finden. Sie werden für verschiedene Aufgaben verwendet, bei der mehrere Artikel zugleich verarbeitet werden sollen.

Für den Einsatz ist die passende Stücklisten-Lizenz notwendig.

Stücklisten anlegen

Wenn ein Artikel selbst über die Fernglas Suche als eine Stückliste gewählt wird, so muss dieser unter Gruppierungen/Weiteres im Modul Artikel als solche gekennzeichnet sein.

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Stücklistennummer zur Eingabe freigegeben. Nun kann einen maximal 50 Zeichen langen, eindeutigen Namen vergeben werden. Es darf kein Artikel mit diesem Namen existieren.

Soll die Stückliste als Artikel fakturiert werden, wird eine Bezeichnung benötigt und auf dem Reiter Langtext müssen die Felder Lang- und Variantentext ausgefüllt werden.

Optional lässt sich eine Stückliste auch genau einem Kunden zuweisen. Die Firmennummer des Kunden muss eingetragen werden.

Nun können im Abschnitt Komponenten die Stücklistenelemente, d.h. die Artikel, aus denen die Stückliste bestehen soll, erfasst werden.

Programmverhalten

Auflösen bei

Die Einstellung dieses Feldes steuert das Erscheinungsbild der Positionen im Vorgang sowie die Lagerbestandsänderung der Stücklistenelemente.

immer bei Lagerzugang: Der Bestand der Stücklistenelemente reduziert sich um die in der Stückliste beinhaltenden Mengen, multipliziert mit der Anzahl des Stücklistenartikels, wenn ein Stücklistenartikel im Wareneingang manuell zugebucht wird. In der Positionserfassung erscheint nur der Stücklistenartikel.
immer bei Verkauf bedeutet, dass in der Positionserfassung nur der Stücklistenartikel erscheint, der dieser Stückliste zugeordnet wurde. Wenn dieser Artikel geliefert wird, reduziert sich der Lagerbestand der Stücklistenelemente.
immer bei Positionserfassung: die Stückliste wird als Abschnitt in den Vorgang eingelesen. Die der Stückliste zugeordneten Artikel werden als interne Positionen aufgeführt, wenn die Einstellung Positionen nicht ausweisen markiert ist.

Konfiguration 452 steuert, ob im Basket-Vorgang eine Modul-Funktion zum Nachträglichen Auflösen von Stücklisten angeboten wird.

0 - Nein
1 - Ja

Kalkulieren von Stücklisten

Auf dem Reiter Stücklistenelemente/Kalkulation besteht die Möglichkeit die Preise des Artikels aus der Summe der Einzelartikel zu berechnen, indem auf Preise aus. Komp. neu kalkulieren geklickt wird. Alternativ können den EK und VK festlegt werden. Über Preise im Artikelstamm speichern werden die Preise dem Stücklistenartikel zugewiesen. Es ist auch möglich, für die Berechnungen des VK einen Aufschlag auf den EK anzugeben.

Zuweisen von Stücklisten

Im Modul Vorgänge werden Stücklistenartikel über die Artikelsuche gefunden.

Die Auswahl funktioniert nicht bei Auflösen bei Positionserfassung. In diesem Fall muss die Stückliste eingelesen werden durch die rechte Maustaste in der Positionserfassung.

Stücklisten können im Kontextmenü der Vorgangspositionen ausgewählt werden. In diesem Fall werden die Positionen immer aufgelöst (siehe oben immer bei Positionserfassung).

Die Einstellung des Feldes Komponenten im Modul Stücklisten steuert das Erscheinungsbild der Positionen im Vorgang sowie die Lagerbestandsänderung der Stücklistenelemente.

Im pcon.Basket steht die Menüfunktion Stücklistensuche Warenwirtschaft zur Verfügung.

weitere_stammdaten:stundensaetze

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-23T13:16:46+00:00

Akademie

Stundensätze (SU)

In diesem Modul werden Stundensätze mit konkreten Preisinformationen (EK und VK) versehen. Stundensätze werden bei der Preisermittlung für Tätigkeitsartikel benötigt.

Zuvor müssen die verwendeten Stundenarten im Modul Mandanten, Reiter „Vorgabewerte (Service)“ definiert werden.

Eingabe der Daten

Im Modul Stundensätze können für jede Stundenart verschiedene Stundensätze definiert werden, die sich durch Gerätegruppe, Gerätetyp, Mitarbeiter/Techniker, Kunde und Kundengruppeunterscheiden können.

Im Abschnitt Stundensätze können die Selbstkosten (Einkaufspreise) und die Verkaufspreise, die der Kunde bezahlt, sowohl für die Arbeitszeit als auch für die Fahrtzeit eingetragen werden.

Der allgemeinste Fall sollte immer existieren: ein Stundensatz für alle Geräte, Mitarbeiter und Kunde 1 - dieser gilt für alle Kunden.

Dieser Eintrag kann mittels Speichern Unter dupliziert und so schnell angepasst werden.

Funktionsbeschreibung

Die Preisfindung und damit auch die Auswahl des Stundensatzes findet im Modul Serviceaufträge, Reiter „Positionen“ statt. Beim Erfassen einer Tätigkeit wird nur die Stundenart angegeben. Es erscheint ein neues Fenster, wo alle Daten in Bezug auf die Tätigkeit eingetragen werden.

Rabatte für Stundensätze

Neben der oben beschriebenen Preisfindung für Stundensätze kommen zusätzlich in den Sonderkonditionen hinterlegte Rabatte zum Tragen. Diese können für den entsprechenden Tätigkeitsartikel hinterlegt werden. Die Preisfindung ermittelt erst den hier hinterlegten Stundensatz und zieht dann den in Kundensonderkonditionen hinterlegten Rabatt ab.

weitere_stammdaten:ticketarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-05T08:11:30+00:00

Ticketarten

Hier werden Ticketarten (TN) angelegt, um sie später im Ticketmodul verwenden zu können:

Anlage von Ticketarten

Durch Klick auf Neu wird automatisch eine Nummer im Feld Id vergeben. Das Feld Bezeichnung muss unbedingt ausgefüllt werden, sonst ist Speicherung nicht möglich.

Dabei kann festgelegt werden, ob eine Ticketart aktiv sein soll. Weiterhin kann mit der Option In Portal anzeigen gesteuert werden, ob diese Ticketart bei der Meldung von Störungen über das Concept Portal zur Verfügung steht. Über Portalmodule kann festgelegt werden, in welchen Modulen diese Ticketart zur Verfügung steht.

Außerdem besteht die Option Ist für SLA-Überwachung relevant auszuwählen. Das Service Level Agreement (SLA) dient in Concept Office dazu, festzulegen, welche Priorität bzw. Reaktionszeit ein Service-Auftrag erhält. Dies fließt in die Disposition ein.

Der Text, der im Feld Beschreibung geschrieben wird, erscheint bei Anlage eines Tickets aus dem Kundenportal als Info.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu Ticketarten:

CO-Ticket

CO Portal: Modul Ticket

Vorqualifikation an Tickets

Erstaktivität bei Ticketanlage

Geschäftsbereich am Ticket

Erstaktivität bei Ticketanlage

Geschäftsbereich am Ticket

Im Ticket antworten

Ticketarten pro Modul

Zuweisen von Tickets

Ticketarten werden im Modul Tickets zugewiesen.

weitere stammdaten, ticket

administration:lieferantenauftragsbestaetigungsoptionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-26T07:16:47+00:00

Lieferantenauftragsbestätigungsoptionen

Das Modul Lieferantenauftragsbestätigungsoptionen (Bereich Administration) wird für das Modul HerstellerAuftragsbestätigungen und LieferantenAuftragsbestätigungen benötigt.

In diesem Modul können sowohl Vergleichsoptionen wie auch Übernahmeoptionen von elektronischen Auftragsbestätigungen im OEX-XML Format individuell pro Lieferant definiert werden.

administration:lizenzinfo

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-23T09:51:36+00:00

Lizenzinfo

Unter Administration befindet sich das Modul Lizenzinfo, welches die gekauften Lizenzen abbildet, sowie das Einspielen neuer Lizenzdateien ermöglicht.

Einspielen von Lizenzen

Beim Starten der Lizenzinfo kann man über das Lizenzinformationsfenster neu lizenzieren.

Durch Klick auf die Schaltfläche Lizenzieren wird eine Lizenz eingespielt. Es öffnet sich das zentrale CO-Verzeichnis über den Windows-Explorer. Bitte legen Sie vorab die Lizenz (eventuell ZIP-Datei vorher entpacken) dort ab und starten Sie diese per Doppelklick:

Danach wird das Modul über die Schaltfläche Schließen beendet.

Beim Neustart von Concept Office, hat man dann Zugriff auf die lizenzierten Module.

Lizenzieren für browserbasierte Anwendungen

In Concept Office 7.0 ist kein separates Einspielen einer Lizenz für Concept Mobile, Concept Customer Portal oder Concept Flex notwendig. Die Applikationen werden durch das Einspielen der Lizenz in Concept Office mit versorgt.

Werden Lizenzen für Concept Customer Portal oder Concept Flex eingespielt, muss der Webservice (Host) neu gestartet werden!

Wenn trotz eingespielter Lizenz folgende Fehlermeldung erscheint, wurde der Webservice nicht neu gestartet oder die Anzahl der Benutzer entspricht nicht der Anzahl der Lizenzen…

Lizenzinformationen

Als allgemeine Informationen werden angezeigt: Lizenznehmer, Gültigkeit von Lizenzen und bis wann die Testversion von bestimmten Lizenzen gültig ist.

Reiter Arbeitsplätze

Hier wird angezeigt, für wie viele Arbeitsplätze und Test-Arbeitsplätze im jeweiligen Modul Lizenzen gekauft wurden.

Das Feld Gültig bis gibt an, bis wann die Lizenzen gültig sind, während Test bis informiert, bis wann die Testlizenzen verfügbar sind.

Reiter Optionen

Hier werden Optionen wie z.B. FibuAnschluss, Archievierung, Fibu Datev30 etc. aufgelistet und es wird angezeigt, ob diese lizenziert sind oder nicht.

Reiter Datenschnittstellen

Für jede Schnittstelle stehen mehrere Datenformate zur Verfügung, die einzeln oder in Kombination gekauft werden können.

Administration, Lizenz, einspielen

administration:sonderrechte_office

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Sonderrechte Office

Änderung an Rechnungsanschrift erlauben

Angebote erledigen und "verloren" setzen

Damit sich nicht zu viele offene Vorgänge im System befinden, sollte man alte bzw. verlorene Angebote auf Bearbeitungsstatus erledigt setzen. Dazu benötigt man dieses Recht.

Basket-Konditionen in CO-Positionsverarbeitung ändern

Basket: Einkaufsbrutto ändern

Bei allen Lieferanten bestellen (Filiallösung)

Bestellungsansicht

Ausprägungen:

keine Bestellungen
nur eigene Bestellungen (Mitarbeiter muss als Bearbeiter in der Bestellung hinterlegt sein)
nur Bestellungen des VK-Teams
Bestellungen des Geschäftsbereiches (Geschäftsbereich der Bestellung muss am Mitarbeiter hinterlegt sein)
Alle Bestellungen

Direkteingabe von Zählerständen in Maschinenpflege

Ist dieses Recht nicht gegeben, können Zählerstände nur über Serviceaufträge und das Modul Zählerstandserfassung eingetragen werden.

Erledigte Vorgänge reaktivieren

In erledigten (komplett berechneten) Vorgängen kann nichts mehr verändert werden. Mit diesem Recht hier, können erledigte Vorgänge auf teilberechnet gesetzt werden. Danach ist der entsprechende Vorgang wieder offen und es können beispielsweise Positionen angefügt werden.

Gutschriften erlauben

Hier können Sie entscheiden, ob die Mitglieder der Rechtegruppe Gutschriften erfassen oder erfassen und auch auslösen dürfen.

Das Recht Gutschriften auszulösen, erlaubt auch ein Sofortstorno von Rechnungen durchzuführen

Inventurbewertung

Inventurbücher übernehmen und löschen

Lagermengen verwalten

Setzt Modulrechte Läger und Warenbuchung voraus und schränkt diese ein. Wenn entzogen, darf der Nutzer keine Lagerbestände verändern. Im Modul Läger sind keine Direkteingaben möglich. Im Modul Warenbuchung keine Bestandsbuchungen. Das Reklamationsmodul ist nicht aufrufbar.

Letzten EK bzw. DurchschnittsEK ändern

Mindestspanne am Artikel unterschreiten

Steht dieses Recht nicht auf ja, kann an der Kasse prinzipiell kein Artikel unter dem Einkaufspreis verkauft werden.

Möbelkonditionen für alle Kunden bzw. Lieferanten

Obergrenze Auftragswert für Angebotsdruck

Preise und Rabatte ändern (AB/PE)

Provisionsbearbeitung erlauben

Rabattvergabe für nicht rabattfähige Artikel

Seriennummern von Maschinen ändern

Sofortstorno auch nach Fibu-Übergabe erlauben

Siehe Sofortstorno

Sonderkonditionsart Artikel immer ändern

Verkaufsteam im Auftrag ändern

Vertragsgutschrift mit erweiterter Funktionalität

Vertragsansicht

Dieses Recht legt fest, welche Verträge der Nutzer sehen soll. Auch die Vertragsprüfung (Zuordnung von Vertragsleistungen) im Auftrag funktioniert nur für die Verträge, die der Nutzer über dieses recht sieht.

Ausprägungen:

nur eigene Verträge (Mitarbeiter muss als Verkäufer im Vertrag hinterlegt sein)
nur Verträge zu eigenen Firmen (Mitarbeiter muss als Verkäufer am Kunden hinterlegt sein)
Verträge des Geschäftsbereiches (Geschäftsbereich des Vertrages muss am Mitarbeiter hinterlegt sein)
Alle Verträge

Vorgänge bestätigen

Nur mit diesem Recht können Sie einen Vorgang mit Bearbeitungsstatus erfasst oder angeboten auf den Status bestätigt setzen bzw. eine Auftragsbestätigung drucken.

Vorgangsgesamtspanne bzw. -rohgewinn ändern

Zahlungsbedingung bei Vertragsabrechnung ändern

Administration, Rechteverwaltung

allgemein:uebersichten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Übersichten

Nahezu jedes Modul enthält eine Registerkarte, die mit Übersicht bezeichnet ist. In der Übersicht des jeweiligen Moduls finden Sie alle Datensätze, die zu diesem Modul gehören.

Sortieren

Die Datensätze können nach jeder beliebigen Spalte sortiert werden, in dem man auf die Spaltenüberschrift klickt. Dadurch werden die Datensätze alphabetisch aufsteigend sortiert. Eine absteigende Sortierung erreicht man durch einen wiederholten Klick auf die Spaltenüberschrift

Sortieren nach mehreren Spalten ist mittels gedrückter UMSCHALT-Taste möglich.

Gruppieren

Die in der Übersicht gezeigten Daten können auch gruppiert werden. Dafür wird die Spaltenüberschrift mit der linken Maustaste in den Bereich darüber gezogen (siehe Bild).

Will man die Gruppierung aufheben, dann zieht man die Spalte aus dem oberen Bereich wieder an ihrem Platz in der Tabelle.

Anordnen

Spalten lassen sich in beliebiger Reihenfolge anordnen. Ziehen Sie mit linker Maustaste per drag & drop eine Spalte an den von Ihnen gewünschten Platz. Die von Ihnen gewählte Reihenfolge wird vom Programm gespeichert und steht beim nächsten Start wieder zur Verfügung.

Spaltenauswahl

Der besseren Übersicht halber lassen sich Spalten auch abschalten. Bei einigen Spalten wird durch abschalten der Aufbau der Übersicht schneller. Zum Abschalten oder wieder Zuschalten von Spalten klicken Sie auf die im Bild zu sehende Schaltfläche.

Im sich darauf hin öffnenden Fenster können Sie nun nicht gewünschte Spalten abwählen oder wieder hinzufügen.

Beachten Sie, dass es in der jeweiligen Übersicht zu Mehrfachanzeigen kommen kann, wenn Profilfelder zur Auswahl definiert sind.

Daten filtern

In der ersten Zeile jeder Übersicht gibt es eine Filterfunktion. Je nach Datentyp (Zahlen oder Buchstaben) kann man verschiedene Operatoren auswählen:

Über die Schaltfläche ganz am Anfang der Spalten, kann ein Filter gelöscht werden.

Ist diese Filter-Zeile in einer Übersicht (oder sonstiger tabellarischer Anzeige) einmal nicht zu sehen, können Sie diese mit der Tastaturkombination STRG + SHIFT + F ein oder ausblenden.

Die Tabellenfilterzeile wird farbig unterlegt, sobald ein Suchwert eingetragen wurde.

Der Tabellenfilter wird verworfen wenn:

Eine Fernglassuche geöffnet wird
Ein anderer Einstiegspunkt ins Modul gewählt wird
Eine Fernglassuche entfernt wird

Tabellenoptionen

Über die Tastenkombination STRG + SHIFT + G können die Tabellenoptionen aufgerufen werden. Damit kann jede Übersicht, aber auch jede andere tabellarische Ansicht, individuell eingestellt werden.

artikel:amdp

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-04-24T08:53:44+00:00

AMDP - Artikel- und Mediendatenplattform

Zum Einlesen der AMDP – Daten ist die Lizenzierung des Datenformats BMECAT XML erforderlich.

Die AMDP ist ein hochkomplexes Produktinformationsmanagement-System, in dem die Artikeldaten der Soennecken eG und ausgewählter Mitglieder veredelt werden, angeschlossenen IT Systemen (u.a. Warenwirtschaftssystemen, wie Concept Office 7.0 und Webshopsystemen) zur Verfügung gestellt werden.

Ob die AMDP Artikeldaten für Sie freigeschaltet werden können, erfahren Sie bei Ihrem Soennecken Ansprechpartner.

Sie können die Daten über diese Schnittstelle

in den Edi-Artikelstamm laden
direkt in den Artikelstamm laden
die Artikeldaten aus Concept Office 7.0 ausgeben.

Für den Import benötigen Sie ein Importschema im CO-Verzeichnis, mit dem Sie steuern können, welche Daten wie importiert werden. Des weiteren können Sie über die EDI-Premium Optionen Kriterien festlegen, nach denen die Daten beim Import gegen Ihren Artikelstamm überprüft werden. Artikel, die diese Kriterien nicht erfüllen, werden mit einem Fehlertext versehen und können nach dem Import gesondert gesichtet und bearbeitet werden.

Vor dem Import sollten die Artikelklassifizierungen am Mandanten eventuell erweitert und die Eintragungen in den Mengeneinheiten geprüft werden. Da die AMDP-Daten die Mengeneinheiten im UNECE-Format mitbringen, müssen diese im Modul /Mengeneinheiten/ noch eingetragen werden. Folgende UNECE-Mengeneinheiten werden verwendet:

Mengeneinheit	UNECE
Blatt	LEF
Box	BX
Gramm	GRM
Karton	CT
Kilogramm	KGM
Liter	LTR
Meter	MTR
Milliliter	MLT
Millimeter	MMT
Packung	PK
Paket	PA
Palette	D97
Rolle	RO
Set	SET
Stück	C62
Tüte	BG
Umkarton	UKT

Zudem sollte für die Webshopkategorien ein Webkatalog am Mandanten in der Registerkarte /Preisgr./ /Mengeneinh./ /Prov.gruppen/ angelegt und entsprechend in der INI-Datei angegeben werden.

Bei der Anzahl der bearbeiteten Datensätze handelt es sich nicht um die Anzahl der übernommenen Artikel, sondern um die eingepflegten Datensätze. Hierbei werden pro Artikel die gelieferten Umverpackungen berücksichtigt. Weiterhin werden die Daten sowohl für LS1, als auch für LS3 eingelesen. Wird zum Beispiel für einen Artikel eine weitere GTIN für eine andere Verpackungseinheit (Stück und Packung) geliefert, so handelt es sich um 2 Datensätze pro Lieferant, also vier Datensätze insgesamt, die eingelesen werden. Zu den Daten des Edi-Artikelstamms werden weitere Daten in einem separaten Pool vorgehalten. Hier wird pro Artikel der gesamte Informationsknoten aus der AMDP-Datei abgelegt. Damit kann bei der späteren Übernahme auf diese Daten zugegriffen werden.

Artikeldokumente, die vor CO7 vorhanden waren, erhalten bei der Umstellung die Herkunft ‚manuell‘. Artikeldokumente, die in CO7 angelegt werden, erhalten entsprechend des Quellortes ein Herkunftskennzeichen: - manuell = Eingabe im Grid im Modul Artikel - Ofml = Übernahme aus Basket oder Configurator - BmeCat = Übernahme aus BmeCat Import - Cop = Übernahme aus COP Agent Artikel Anlage - pbsMail = Übernahme aus pbsMail Import

Artikelbilder können aus unterschiedlichen Quellen bezogen werden:

zentraler Pfad
Soennecken PrivatePilot in verschiedenen Größen (380/160/100)
pbsMail Pfad

Konfiguration 356: Wie soll der zentrale Pfad zu Artikeldokumenten ermittelt werden?

0 - Zentraler Pfad
1 - 360 px aus Soennecken Private Pilot
2 - 160 px aus Soennecken Private Pilot
3 - 100 px aus Soennecken Private Pilot
4 - pbsMail - Pfad (\\Bilder)

Den zentralen Pfad können Sie dabei auch in der Mandantenkonfiguration selbst hinterlegen. Die gleiche Einstellung finden Sie auch am Lieferanten, mit Ihr können Sie für diesen Lieferanten die Konfigurationseinstellung übersteuern.

Im Modul Artikel unter der Registerkarte Texte/Bilder finden Sie dann die importierten Zusatzinformationen

Artikeleigenschaften

Artikeldokumente

artikel:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T08:54:42+00:00

Modul Artikel: Feldbeschreibung

Registerkarte Artikel

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Artikelbild	Anzeige	Zeigt Bild des Artikels (falls vorhanden)
Artikelnummer	Text (max. 30 Zeichen)	Eindeutige Benennung des Artikels
Bemerkung	Text (max. 255 Zeichen)	Interne Bemerkung zum Artikel
Bezeichnung	Text (max. 255 Zeichen)	Ausführliche Artikelbezeichnung
Lagerbestände	Bereich	Übersicht der verfügbaren Bestände pro Lager
Verkaufspreise	Bereich	aktuelle Verkaufspreise des Artikels (Anzeige anhand ausgewähltem Preiskatalog)
Preiskatalog	Auswahlfeld	legt die hier anzuzeigenden Verkaufspreise fest
Preiseinheit bzgl. Standardmengeneinheit	Zahl mit Nachkommastellen	Verkaufspreiseinheit
Hinweistext	Text (max. 255 Zeichen)	Hinweis für Verkauf des Artikels
Weiteres	Bereich
Folgeartikel	Text (max. 30 Zeichen)	Verweis auf Folgeprodukt
Verkaufsperre	Auswahlfeld	Gibt an, ob der Artikel zum Verkauf gesperrt ist (Auswahlmöglichkeiten: keine, dauerhaft, vorübergehend mit Edi-Aktualisierung)
Herstellerinformationen	Bereich
Herstellerartikelnr.	Text (max. 255 Zeichen)	Herstellerartikelnummer
Herstellerkürzel	Auswahlfeld	Herstellerkürzel
Herstellerserie	Text (max. 50 Zeichen)	Herstellerserie
Hersteller-UPC_Nummer
Marke	Textfeld	Markenname (aus BMEcat übernommen)
Verkaufsinformationen	Bereich
Kleinste Abgabemenge	Zahl mit Nachkommastellen	Mindestverkaufsmenge
Losgröße	Zahl mit Nachkommastellen	Losgröße für den Verkauf
Losgröße Kasse	Zahl mit Nachkommastellen	Losgröße für den Barverkauf
Sortiment	Auswahlfeld	Zuordnung des Sortiments
Hauptkatalog	Anzeige
Direktlieferung ab Menge	Textfeld	Ab welcher Menge im Auftrag eine Direktlieferung erfolgt
Lagerabwicklung ab Menge	Textfeld	Ab welcher Menge im Auftrag eine Abwicklung über Lager erfolgt
Vorgabe-Abwicklungsart	Auswahlfeld	vorgegebene Abwicklungsart zu hinterlegen (Artikel/Verkaufsinformationent). Folgende Möglichkeiten können gewählt werden: a) (keine Zuordnung) – die bisherige Programmlogik wird zur Ermittlung verwendet (Standard); b) Direktlieferung – die Artikelposition wird im Vorgang fest auf Direktlieferung gesetzt; c) Lager – der Artikelposition wird im Vorgang das bevorzugte Lager zugewiesen. Dieses muss dafür an den Lagerzuordnungen des Artikels gewählt werden (Haken - Lager für Vorgabe-Abwicklungsart). In Aufträgen, welche durch Kassenvorgänge angelegt werden, findet dieses Verhalten keine Anwendung. Die Einstellungen für ‚Direktlieferung ab Menge‘ und ‚Lagerabwicklung ab Menge‘ werden durch die feste Vorgabe der Abwicklungsart gesperrt.
Preisbildung	Bereich
Rabattfähig (VK)	Kontrollkästchen	steuert, ob der Artikel rabattiert werden kann
Skontofähig	Kontrollkästchen	legt fest, ob der Artikel in der Skontoberechnung berücksichtigt wird
Sonderkonditionen	Auswahlfeld	legt die Art der Konditionsfindung fest

Registerkarte Gruppierung/Weiteres

(in alphabetischer Reihenfolge nach Registerkarten gruppiert)

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Abschlagsartikel	Kontrollkästchen	spezieller Artikel für Abschlagsrechnungen
Absummierungskennzeichen	Auswahlfeld
Angebotsartikel	Kontrollkästchen	Es wurde im Modul „Artikel“ unter dem Reiter „Gruppierungen / Weiteres“ ein neues Artikelkennzeichen „Angebotsartikel“ eingeführt. Dieses bringt folgende spezielle Verhaltensweisen im Positionsgrid von Vorgängen mit sich: Der EK kann beim „Angebotsartikel“ auch von Benutzern ohne EK-Änderungsrecht angepasst werden. Positions- und Beschreibungstexte können bei Angebotsartikeln auch ohne Recht geändert werden. Angebotsartikel können nur in Vorgängen mit dem Status „erfasst“ oder „angeboten“ aufgenommen werden. Aufträge mit Angebotsartikeln können nicht auf „bestätigt“ gesetzt werden (CO-44398)
Artikelart Allgemein	Auswahlfeld
Artikelart TKD	Auswahlfeld	für Maschinenauswertungen und Vertragsleistung
Basisartikel Basket	Kontrollkästchen	Kennzeichen für die OFML-Basket-Schnittstelle
eClass	Bereich	Unter Angabe der eCl@ss Version wird hier die Codierung der Produktklassifizierung hinterlegt.
Gewicht in g	Zahl mit Nachkommastellen
Interner Artikel	Kontrollkästchen	Vorbelegung für interne Vorgangspositionen
Katalogsuche Basket	Kontrollkästchen	Kennzeichen für die OFML-Basket-Schnittstelle
Kontierungsgruppe	Auswahlfeld	anzuwendende Kontierungsinformationen
Mengeneinheit	Auswahlfeld	Verbundinformation
MHD vorhanden	Kontrollkästchen	So gekennzeichnete Artikel werden beim Kommissionieren mittels CO-Logistik nicht über das Kommissionslager abgewickelt, sondern es wird das an der Position (Vorgang) angegebene Lager verwendet.
Preisgruppe	Auswahlfeld	ermöglicht warengruppenunabgängige Gruppierung zur Preisbildung
Provisionsgruppen	Auswahlfeld	Kennzeichen zur Provisionssatzermittlung
Relevant für Versandkosten	Kontrollkästchen	Steuert die Berechnung von Versandkostenartikeln
Warengruppe	Auswahlfeld	zugeordnete Warengruppe
Warenuntergruppe	Auswahlfeld	Warenuntergruppe
Warenunteruntergruppe	Auswahlfeld	Warenunteruntergruppe
Verbundartikel	Textfeld	Verbundinformation. Dieses Feld diente zur Erkennung, dass der Artikel ebenfalls in anderen Farben/Ausprägungen existiert.
Vertragsverrechn.-Art	Auswahlfeld
Volumen in ccm	Zahl mit Nachkommastellen
Werbemittel	Kontrollkästchen	kennzeichnet den Artikel als zulässiges Werbemittel
Zuschläge	Bereich	Zuweisen von expliziten Rabatten oder Zuschlägen

Registerkarte Texte/Bild

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Bildname	Bereich	Pfadangaben für vorhandene Bilder/Grafiken
Dokumentname	Pfadangabe	für zugeordnete PDF-Datei o.ä.
Kurztext	Text (max. 255 Zeichen)	für den Druck auf Kassenbon
Langtext	Bereich	ersetzt auf den markierten Dokumenten die Bezeichnung des Artikels. Geeignet für detaillierte Texte
Variantentext	Bereich	ersetzt auf den markierten Dokumenten die Bezeichnung des Artikels. Wird zusätzlich zu Langtexten gedruckt - falls beide für ein Dokument gekennzeichnet sind

Registerkarte Mengeneinheiten/Kataloge

Felder im Bereich Mengeneinheiten

Die Mengeneinheiten sind im Artikel Mengeneinheiten beschrieben.

Felder im Bereich Katalog

Katalog	Auswahlfeld
Seite	Zahl	Katalogseite
Preis	Zahl mit Nachkommastellen	Katalogpreis
Position	Zahl	Position auf der Katalogseite (Quadrant)
abweichende Artikelnummer	Text (max. 30 Zeichen)	alternative Artikelnummer
Sortiment	Auswahlfeld	abweichendes Sortiment

Registerkarte Einkauf

Felder im Bereich Lieferanten

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Aktualisiert	Datum	wann hat die letzte Bestandsaktualisierung statt gefunden
Bestand	Zahl	vom Lieferant zuletzt bekannter Bestand in dessen Lager
Bestandsstatus	Symbol	grau = unbekannt, grün = ausreichend, gelb - gering, rot - kein
Bestellnummer	Text (max. 255 Zeichen)	Artikelnummer des Lieferanten
Bestellstatus	Auswahlfeld	ist der Artikel bestellbar oder gesperrt
Bestellte Menge Losgröße	Zahl	Losgröße für bestellte Menge
Bezeichnung beim Lieferant	Text (max. 255 Zeichen)	Artikelbezeichnung beim Lieferanten
Bezeichnung Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Bild	Bild	Anzeige Bild
Bild 1	Bild	Anzeige alternatives Bild
Bildnummer	Text (max. 255 Zeichen)	Dateiname zum Bild
Bildname 1	Text (max. 255 Zeichen)	Dateiname zum alternativen Bild
Direktl. Menge ab	Zahl	ab dieser Bestellmenge liefert der Lieferant nicht mehr selbst, sondern durch seinen Lieferanten, im CO nur als Information hinterlegt (CO-30353)
EK Mengeneinheit Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
EK Preiseinheit Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Hauptlieferant	Kontrollkästchen	kennzeichnet den Hauptlieferanten
Keine Wertbuchungen	Kontrollkästchen	wird dieser Lieferant verwendet, dann sollen hier keine EK Wertbuchungen durchgeführt werden, da es sich eher um eine Logistikdienstleistung handelt (CO-25086)
KIP Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Kurzname	Anzeige	zeigt den zur Lieferantennummer gehörenden Kurznamen
Lieferant	Zahl	Firmennummer des Lieferanten
Losgröße	Zahl	Umverpackungsmenge des Artikels
Maximale Menge	Zahl	maximal zu bestellende Menge
Maximale Menge Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme (CO-33279)
Mengeneinheit	Auswahlfeld	Bestellmengeneinheit des Lieferanten
Minimale Menge	Zahl	minimal zu bestellende Menge
Optimale Menge	Zahl	optimal zu bestellende Menge
Preiseinheit bgzl Standardmengeneinheit	Zahl mit Nachkommastellen	aus Zähler/Nenner berechnete EK-Preiseinheit des Lieferanten
Preiseinheit (Zähler) bgzl Standardmengeneinheit	Zahl mit Nachkommastellen	Zähler der EK-Preiseinheit des Lieferanten
Preiseinheit (Nenner) bgzl Standardmengeneinheit	Ganzzahl	Nenner der EK-Preiseinheit des Lieferanten
Sortimentkennung Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme und Soennecken-Bestandsabfrage (CO-33276)
Verfügbar ab	Datum	Datum an dem der Lieferant Wareneingang erwartet
Verkaufssperre Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme und Soennecken-Bestandsabfrage (CO-33276)
VK Preiseinheit Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
VK Preis Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Wiederbeschaffungstage	Ganzzahl	falls gefüllt wird hierüber das Lieferanmahnungsfreigabedatum ermittelt
Keine Wertbuchungen	Kontrollkästchen	Wertfreistellung

kundenspezifische Felder

Felder im Bereich Einkaufspreise

ab Menge	Zahl	Staffelmenge
geändert am	Datum	wann dieser Preis eingetragen/geändert wurde
gültig ab	Datum	ab wann der Einkaufspreis gilt
gültig bis	Datum	bis wann der Einkaufspreis gilt
Nettopreis	Zahl mit Nachkommastellen	effektiver Einkaufspreis
Preis	Zahl mit Nachkommastellen	Einkaufspreis
Preiskatalog	Auswahl	zeigt Auswahl vorhandener Preiskataloge
Rabatt	Zahl mit Nachkommastellen	gewährter Einkaufsrabatt

Registerkarte Preise

Bereich Einkaufspreise

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
ab Menge	Anzeige	Staffelmenge
Durchschnittlicher EK	Zahl mit Nachkommastellen	durchschnittlicher Einkaufspreis (automatisch gefüllt)
geändert am	Anzeige	wann dieser Preis eingetragen/geändert wurde
gültig ab	Anzeige	ab wann der Einkaufspreis gilt
gültig bis	Anzeige	bis wann der Einkaufspreis gilt
Hauplieferant	Anzeige	zeigt ob der aktuell ausgewählte Lieferant der Hauptlieferant ist
Kalkulatorischer EK	Zahl mit Nachkommastellen	durch Sachbearbeiter kalkulierter EK
Letzter EK	Zahl mit Nachkommastellen	letzter Einkaufspreis
Letzter Inventurwert	Zahl mit Nachkommastellen	bei Inventur eingetragener Wert
Lieferant	Auswahl	enthält die in Registerkarte EK hinterlegten Lieferanten
Mindestspanne	Zahl mit Nachkommastellen	im Verkauf geforderte Mindestspanne
Nettopreis	Anzeige	effektiver Einkaufspreis
Preis	Anzeige	Einkaufspreis
Preiseinheit	Anzeige	Preiseinheit des ausgewählten Lieferanten
Preiskatalog (1)	Auswahlfeld	Standard oder KIP
Preiskatalog (2)	Anzeige	zeigt ausgewählten EK-Preiskatalog
Rabatt	Anzeige	gewährter Einkaufsrabatt
Währung	Anzeige

Bereich Verkaufspreise

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Preiskatalog	Auswahl	zeigt Auswahl vorhandener Preiskataloge
Brutto automatisch	Kontrollkästchen	steuert automatische Berechnung des Brutto-VK
Preiseinheit	Anzeige	Preiseinheit für den Verkauf
Menge	Zahl	Staffelmenge
EK-Staffel	Zahl	Verweis auf EK-Staffelmenge als Kalkulationsgrundlage
Aufschlag	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Aufschlag auf aktuell angezeigten EK (in Prozent)
Spanne	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Gewinnspanne anhand aktuell angezeigten EK (in Prozent)
Preis	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Verkaufspreis
Br. Aufschlag	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Bruttoaufschlag (in Prozent)
Br. Spanne	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Bruttospanne (in Prozent)
Brutto	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Brutto-Verkaufspreis
gültig ab	Anzeige	ab wann der Verkaufspreis gilt
gültig bis	Anzeige	bis wann der Verkaufspreis gilt

Registerkarte Läger/Alternativartikel

Bereich Läger

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Lager	Auswahl	zugeordnetes Lager
Stellplatz	Text (max. 50 Zeichen)	Stellplatz des Artikel
Sortiment	Auswahl	optional abweichende Sortimentseinstellung
Mind.Bestand	Zahl	minimalster Lagerbestand (informativer Wert)
Meldebestand	Zahl	Wert für Bestellvorschlagsermittlung
Auffüllbestand	Zahl	Wert für Bestellvorschlagsermittlung
Ist	Anzeige	aktueller Bestand
Reserviert	Anzeige	in Vorgängen und Service-Aufträgen reservierte Menge
Verfügbar	Anzeige	effektiv verfügbare Menge
Bestellt	Anzeige	bestellte, aber noch nicht eingetroffene Menge
Erfasst	Anzeige	in noch nicht ausgelösten Bestellungen erfasste Menge
Zu Liefern	Anzeige	in Vorgängen als auszuliefern gekennzeichnete Menge
Bestandsermittlungsart	Auswahl	Wert für Bestellvorschlagsermittlung
Letzte Inventurmenge	Anzeige	Menge bei der letzten Inventur
Letzter Zugang	Anzeige	letzter Zugang des Artikels mit Datum und Menge(lagerübergreifend)
Letzter Abgang	Anzeige	letzter Abgang des Artikels mit Datum und Menge(lagerübergreifend)

Bereich Alternativartikel

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Alternativartikel	Auswahl	Artikelnummer des alternativen Concept Office-Artikels
Bezeichnung	Anzeige	Bezeichnung des ausgewählten Alternativartikels
Bemerkung	Text (max. 255 Zeichen)	freies Bemerkungsfeld

Registerkarte Service

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Garantie Hersteller (Monate)	Zahl
Garantie Kunde (Monate)	Zahl
Artikel muss vom Techniker gewechselt werden	Checkbox	Kennzeichen am Artikel oder am Kundenartikel. Zunächst gilt die Einstellung des Artikels, der evtl. vorhandene Kundenartikel übersteuert diese. Im Modul MPS-Meldungen wird diese Kennung in einer Spalte angezeigt und es ist nicht möglich, für einen solchen Artikel, einen normalen Vorgang anzulegen. Für diese Artikel kann nur ein Serviceauftrag angelegt werden!
Gerätegruppe	Auswahlfeld
Gerätetyp	Auswahlfeld
Lebensdauer lt. Hersteller (Klicks)	Zahl (siehe auch: Laufleistungskontrolle)
Materialien, Zubehör und Erstausstattung	Bereich
Tätigkeit	Bereich
Wartungsintervall (Klicks)	Zahl
Wartungsintervall (Monate)	Zahl
Zähler	Bereich

Registerkarte Webshop

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Artikel exportieren	Kontrollkästchen	Artikel beim Export ausgeben
Kernsortiment	Kontrollkästchen	Artikel beim Export als Kernsortiment kennzeichnen
Stichworte	Bereich
Stichwortgruppen	Bereich
Webkatalog	Auswahl
vollständigen Pfad anzeigen	Kontrollkästchen

Registerkarte Intra

Die Registerkarte ist nur bei eingerichteter Intrahandelsstatistik verfügbar.

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Bezeichnung	Text (max. 255 Zeichen)	Bezeichnung für die Ausgabe
Ursprungsbundesland	Auswahl	Herkunft laut Intrabundesland
Verfahrenscode	Zahl	Intra-Verfahrenscode
Warennummer	Zahl	Warennummer für die Ausgabe

Artikel, Feldbeschreibungen

artikel:sonderkonditionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Das Feld Sonderkonditionen im Modul Artikel

Dieses Feld hat 3 Ausprägungen:

klassisch
Möbel
keine

Es legt fest aus welcher Quelle die Sonderkonditionen für diesen Artikel gezogen werden sollen.

Klassisch

Typisch für die Geschäftsfelder Bürobedarf, Bürotechnik und IT. Hier werden Kunden-Artikel-Preise, Rabatte usw. aus dem Modul Sonderkonditionen gezogen

Möbel

Artikel des Geschäftsbereiches Möbel erhalten ihre Konditionen aus dem Modul Möbel-Konditionen

Keine

Für diesen Artikel werden keinerlei Sonderpreise, Rabatte usw. gezogen.

Weiteres

Sonderrecht Sonderkonditionsart Artikel immer ändern

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist die Sonderkonditionsart angelegter Artikel zu ändern.

Nein
Ja

Artikel, Sonderkonditionen

bestellungen:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-29T09:47:30+00:00

Feldbeschreibungen des Moduls Bestellungen

erfolgen in alphabetischer Reihenfolge
sind nach Registerkarten gruppiert
teilweise mit weiterführenden Links

Registerkarte Bestellkopf

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Best.-Typ	Auswahlfeld	Art des Bestellvorgangs
AP-Nummer	Textfeld (numerisch)	Nummer des Ansprechpartners
Bearb.Status	Auswahlfeld	Bearbeitungszustand der Bestellung
Bearbeiter	Auswahlfeld	zuständiger Mitarbeiter
Bemerkung	Memofeld	Feld für interne Bemerkungen und Hinweise
Bestellanschrift	Bereich	dem Bestellvorgang zugeordnete Anschriften
Bestellinfo	Memofeld	aus dem zugrundeliegenden Vorgang stammende Bestellinformation
Bestellungs-Nr.	Textfeld (numerisch)	Nummer des Bestellvorgangs
Best. für Vorgang	Textfeld (numerisch)	Referenz zum zugrundeliegenden Vorgang
Erledigt Nach	Auswahlfeld	bestimmt den Bearbeitungszustand bei dem der Bestellvorgang auf erledigt gesetzt wird
Filiale	Auswahlfeld	Referenz zur Filiale
Firmennummer	Textfeld (numerisch)	Nummer des Lieferanten
G.-Bereich	Auswahlfeld	Referenz zum Geschäftsbereich
Lager	Auswahlfeld	Referenz zum Lager (betrifft Lagerbestellungen)
Keine Rechnungsprüfung	Checkbox	Ist dieses Kennzeichen gesetzt, dann wird eine Bestellung nicht in der Matchcodesuche zur Auswahl der prüfbaren Bestellungen in der Rechnungsprüfung angeboten.
Kommission	Memofeld	Textfeld für Kommissionsbeschreibung
Nummer	Textfeld (numerisch)	Anschriftennummer des Lieferanten
Projekt	Auswahlfeld	Referenz zum zugrundeliegenden Projekt
Rechnungssteller	Textfeld (numerisch)	Lieferantennummer oder abweichender Rechnungssteller
Ref-BestNr.	Textfeld	Nummer einer zugeordneten Referenz-Bestellung (betrifft Rücksendungen)
Unsere Kd-Nr .	Textfeld	eigene Händlernummer beim Lieferanten
Vorgangs-Kd-Nr.	Anzeigefeld	zeigt Kundennummer und Kundenkurzname an, wenn ein eindeutiger Auftragsbezug besteht
Währung	Auswahlfeld	Währung in der bestellt wird
Zahlung	Auswahlfeld	Art der Zahlung

Registerkarte Lieferdaten / Sonstiges

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
avisierter Liefertermin	Bereich	Information zur Lieferavis
Bestellung	Bereich	Gesamtinformationen zur Bestellung
Druckfreigabe	Bereich	Einstellungen zur Ausgabe
Fußtext	Bereich	Abschlusstext
Kopftext	Bereich	Einleitungstext
Lieferdaten	Bereich	Informationen zu Liefer-, Umfang- und Versandbedingungen
Reparaturauftragsdaten	Bereich	Information zur Reparatur
Terminwunsch	Bereich	Eingabemöglichkeit einer gewünschten Liefertermins

Registerkarte Positionen

Bestellungen, Feldbeschreibungen

bestellvorschlaege:bestellvorschlaege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-25T13:14:27+00:00

Bestellvorschläge

Im Strukturbaum unter Aktuell finden Sie das Modul Bestellvorschläge (BV).

Über das Modul „Bestellvorschläge“ können sowohl Bestellvorschläge, als auch Umbuchungsvorschläge erstellt werden.

Ermitteln

Sie können sich von Ihrer Warenwirtschaft Bestellvorschläge in verschiedenen Selektionen ermitteln lassen. Beispielsweise für ein einzelnes Lager oder einen bestimmten Lieferanten.

Sie können bei Lager auch eine Lagergruppe auswählen, für die die Bestellvorschläge ermittelt werden sollen.

Eine neue Checkbox ‚Erweiterte Protokollierung‘ (ab CO 8.3460.xx) wurde im Reiter ‚Ermitteln‘ hinzugefügt. Durch Aktivieren dieser Option werden nun alle Artikel ausführlich im Log-Protokoll erfasst, auch solche, die nicht als Bestellvorschlag erstellt wurden. Diese Option steht genauso für Bestellvorschläge per Automation zur Verfügung:

< option >
< name > BvProtokollExt < /name >
< value > True < /value >
< /option >

Falls die Option nicht aktiviert ist, wird nur ein minimalistisches Protokoll ausgegeben.

Mit dem Button Lagermengen prüfen können Sie sämtliche Bestände auf fehlerhafte Mengen kontrollieren

Die Funktion öffnet sich in einem eigenen Fenster und kontrolliert auch den Maschinenbestand

Nutzen Sie diese Funktion vor Ihrer Inventur, um Fehlbestände aus digitalen Fehlbuchungen zu vermeiden.

Im Modul Bestellvorschläge werden Logdateien zur Lagermengenprüfung automatisch unter …\CO\Data\Logs\Lager\ in entsprechend benannten Ordnern gespeichert.

Bearbeiten

Sie können bei Bedarf die einzelnen Artikel vor der Bestellung noch bearbeiten.

Für diesen Prozess werden Ihnen unter der Reiterkarte Bearbeiten vielfältige Informationen zur Verfügung gestellt.

Im Reiter „Bearbeiten“ der Bestellvorschläge werden unter dem Link „Wareneingänge/-ausgänge“ nun sämtliche Warenein- und -ausgänge aus allen Lagern angezeigt.

Übersicht/Drucken

Hier finden Sie die Übersicht aller Bestellvorschläge. Die Mengen können Sie bei entsprechend eingestellten Rechten auch in Massenbearbeitung ändern.

Im Bestellvorschlag (Reiter: Übersicht/Drucken) steht eine Modulfunktion zum Import von Tagespreisen aus einer Excel-Datei zur Verfügung. Dabei werden Lieferant und Preis sowohl im Bestellvorschlag als auch im Artikelstamm aktualisiert.

Zu importierende Excel-Daten:

Vorschlagsnummer
Artikelnummer
Lieferantennummer
Preis

Optional kann im Importschema ein Preiskatalog über den Schalter _Preiskatalog definiert werden.

Hinweis: Der Tagespreis wird immer mit Staffelmenge = 0 importiert; vorhandene Staffeln werden dabei beendet.

Übernahme

Hier werden die Bestellvorschläge in die Bestellungen übernommen. Sie können verschiedene Auswahlkriterien für die Übernahme setzen und wie in der Bestellübernahme aus dem Vorgang bestimmen, ob eine neue Bestellung erzeugt wird oder die Artikel an eine offene Bestellung angehängt werden.

Die Bestellungen können erzeugt werden:

für die Lagergruppe
pro Lager
alle Läger
alle Lieferanten
pro Lieferant

Für die Übernahme der Bestellvorschläge in die Bestellungen muss unter „Übernahme“ der Geschäftsbereich ausgewählt werden. Es kann außerdem eine Filiale zugeordnet werden.

Über diese Geschäftsbereichszuordnung können später die offenen Bestellungen pro Geschäftsbereich ermittelt werden. Mit „Vorschläge übernehmen“ werden die Bestellvorschläge in die Bestellungen, mit dem Status erfasst übernommen.

Erzeugte und ergänzte Bestellungen werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. Für Umlagerungsvorschläge können Sie hier einen Transportschein drucken.

Um die Bestellvorschläge eines Lieferanten, aus den unterschiedlichen Lägern, in eine Bestellung zu übernehmen muss noch in der Rubrik „Übernahme“ der Haken „An evtl. vorhanden Bestellungen anfügen“ gesetzt werden. Außerdem muss noch der Geschäftsbereich gewählt werden, für welchen die Bestellung ausgelöst wird.

Wird in der Rubrik „Übernahme“ der Haken „An evtl. vorhanden Bestellungen anfügen“ nicht gesetzt, so wird pro Lager eine Bestellung ausgelöst.

Protokoll

Hier werden die Protokolleinträge angezeigt, die im laufenden Bestellvorschlag entstehen und auf z.B. nicht bestellbare Artikel hinweisen. Wird der Bestellvorgang aus dem Bestellvorschlag abgeschlossen, wird die Auflistung geleert.

Lieferantenübersicht

Hier erhalten Sie ein Übersicht der Lieferanten für welche eine Bestellung erzeugt bzw. ergänzt wurde. Die unterschiedlichen Farben weisen visuell auf den Status der Bestellung hin.

Rot = Mindestbestellwert nicht erreicht
Gelb = Mindestbestellwert erreicht, aber Freihausgrenze noch nicht
Schwarz = Mindestbestellwert und Freihausgrenze erreicht

Bestellvorschläge, Bestellwesen

In den Bestellvorschlägen gibt es im Reiter „Lieferantenübersicht“ eine neue Spalte „Bestellzeitpuffer“, die anzeigt, wie viel Zeit noch bleibt bis die Ware bestellt werden muss, damit sie bis zum Freitag vor dem Wunschtermin des Kunden angekommen ist.

Grün steht dabei für mehr als eine Woche Zeit, gelb für weniger als eine Woche und rot dafür, dass die Bestellung bereits hätte ausgelöst werden müssen. Als Lieferzeit werden, falls vorhanden, die Wiederbeschaffungstage des Artikels verwendet, ansonsten die mittlere Lieferzeit des Lieferanten.

Weitere Themen

Seiten in diesem Namensraum:

Bestellvorschläge für Lagergruppen

Dynamische Bestandsermittlung

Umbuchungsvorschläge

Bestellvorschläge, Bestellwesen

co_portal:auswertungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-04T08:10:40+00:00

CO Portal: Modul Auswertungen

Im Modul „Auswertungen“ können kundenspezifische Recherchen für Endkunden zur Verfügung gestellt werden. Über das Modul kann auch ein Ticket erstellt werden.

Die Auswertungen können als Excel- oder CSV-Datei heruntergeladen werden.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:bestellen_kataloge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-10T10:07:18+00:00

CO Portal: Bestellen / Kataloge (B2B)

Im Portal können Kundenbestellungen angelegt werden. Dies ist über Kataloge möglich:

Es wird die Lizenz B2B-Katalog benötigt.

Anlegen eines Kataloges:

Kataloge werden im Modul Vorgang angelegt. Diese müssen die Zusatzvorgangsart (ZV) mit der Auswahl „B2B-Katalog“ haben:

Im Vorgangsmodul wird ein Vorgang mit der Zusatzvorgangsart angelegt:

Im Reiter Position stehen die Artikel des Kataloges. Ein Abschnitt ist eine Untergruppe des Kataloges:

Damit der Ansprechpartner den Katalog im Portal sieht, benötigt er das Recht „Bestellen (Kataloge)“ und „B2B-Katalog“ mit der entsprechenden Vorgangsnummer:

Alternativ kann man die Rechte auch im Modul Firmen steuern. Die Einstellungen gelten dann global für den Kunden:

Nun kann der Kunde Artikel in den Warenkorb legen und Kundenbestellungen erstellen:

Die Bestellung befindet sich nun im Modul Vorgänge:

Die Konfiguration 597 ‚Bestandsanzeige im B2B Shop‘ steuert, ob an den Katalogartikeln im Shop des Concept-Flex-Kundenportals, der Lieferantenartikel-Bestand angezeigt werden soll.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:bestellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-11-21T09:00:11+00:00

CO Portal: Bestellungen

Im Modul Bestellungen ist es möglich,

die Liste von den Bestellungen zu sehen

das Ticket zu der Bestellung anzulegen

Neben dem Artikelbild (Vorgangsbild) können im Modul Bestellungen/Angebote nun auch weitere Artikeldokumente in der Positionsliste angezeigt werden. Berücksichtigt werden dabei alle Artikeldokumente, die nicht der Art ‚Bild‘ entsprechen und bei denen das Kontrollkästchen ‚Portal‘ aktiviert wurde.

Dies ist besonders sinnvoll, wenn ein Produkt beispielsweise über Datenblätter, Handbücher oder andere zusätzliche Dokumente verfügt, die dem Kunden direkt zur Verfügung gestellt werden sollen.

Im Gegensatz zum Artikelbild werden diese Dokumente nicht aus dem jeweiligen Auftrag, sondern direkt vom Artikel geladen. Änderungen am Artikel wirken sich somit sofort im Portal aus.

Die Dokumente werden als Link mit dem Namen des jeweiligen ‚Inhalts‘ angezeigt.

Ab CO 8.4005.xx werden Tracking-IDs aus dem Auftragskopf (ggf. als Link) nun im Modul Bestellungen im Portal angezeigt. Ebenso werden diese in Vorgängen in Concept Flex angezeigt.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:dashboard

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-05T08:32:26+00:00

CO Portal: Modul Dashboard

Über das neue Modul ‚Dashboard‘ ist es möglich sich Recherche-Gadgets anzeigen zu lassen, diese werden über den Haken an der Recherche ‚Im Portal-Dashboard anzeigen‘ gesteuert und müssen zusätzlich per Portalrecht freigegeben werden. Das Modul muss ebenfalls per Portalrecht zugeschalten werden.

Über ein weiteres Portalrecht ‚allgemein‘ > Programmstart kann gesteuert werden, ob das Programm mit der Startseite oder mit dem Dashboard gestartet wird.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:passwortvergabe

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-05T08:24:14+00:00

CO Portal: Manuelles Freischalten und Passwortvergabe

Bekommt ein Kunde eine Mail mit Zählerstandsanforderung, dann ist dieser Kunde (Ansprechpartner des Kunden) automatisch für das Portal freigeschalten. In der Mail ist auch ein vorläufiges Passwort verschlüsselt.

Ein Kunde hat aber auch die Möglichkeit sich ein Passwort zu vergeben. Sobald er dies getan hat, kommt in der Anforderungsmail das Login nicht mehr mit.

Manuelle Freigabe und Passwortvergabe

Wird ein Ansprechpartner nicht automatisiert durch eine Zählertstandsanforderung freigeschaltet, kann der Händler dies manuell im Modul Ansprechpartner tun. Dazu wird das Feld Portallogin mit der Email gefüllt und ein Haken bei Portalzugeang gesetzt. Ein Passwort kann vergeben werden. Der Kunde kann sich dies jedoch auch beim ersten Einloggen selbst vergeben.

Portalmail zur Passwortvergabe versenden

Per Modulfunktion - ‚Portalmail senden‘ am Ansprechpartner

Über diese Funktion können Sie einem aktivierten Portalnutzer einen Link zur Passwortvergabe senden.
Der Link wird über die E-Maileinstellung vom Flex Kundenportal versendet, es werden die neuen Textbausteine bwMailTextPortalAktivMail und bwMailBetreffPortalAktivMail als E-Mailtext/Betreff verwendet.

In Standardwerten kann ein Wert für ‚Aktivitätenart beim Verschicken einer Portalmail‘ eingestellt werden - ist hier eine Aktivitätenart hinterlegt, wird beim Versenden jeder Portalmail eine erledigte Aktivität angelegt. Diese enthält den Ansprechpartner mit zugehöriger Firma und die Bezeichnung ‚Portalmail versendet.‘. Als Mitarbeiter wird der Mitarbeiter eingesetzt, welcher die Portalmail ausgelöst hat.

Was darf der Kunde im Portal sehen?

Sie können bestimmen, welche Module Ihre Kunden in CO Portal sehen dürfen. Diese Freigabe können Sie in verschiedenen Stufen realisieren.

Am Mandanten können die Portaloptionen für alle Kunden voreingestellt werden. (Trotzdem braucht jeder einzelne Kunde die Freigabe zu Portalzugang wie oben beschrieben)
Die Modulfunktion Portaloptionen im Modul Firmen schaltet alle Ansprechpartner mit Zugang in den jeweiligen Portalmodulen frei
Die Modulfunktion Portaloptionen im Modul Ansprechpartner schaltet nur diesen Ansprechpartner in den jeweiligen Portalmodulen frei

Kunde gibt sich selbst ein Passwort und Passwortwiederherstellung

Haben Sie dem Kunden kein Passwort gegeben oder hat er es vergessen, kann er es sich selbst vergeben bzw. wiederherstellen. Voraussetzung ist aber, dass in Concept Office am Ansprechpartner ein Haken bei Portalzugang gesetzt ist und das Feld Portal-Login gefüllt ist.

Ihr Kunde kann sich ein Passwort vergeben in dem er das Portal aufruft und in der Anmeldemaske auf Neues Passwort vergeben klickt.

In der folgenden Ansicht kann er seine E-Mail eingeben. Diese muss mit der E-Mail übereinstimmen, die Sie in das Feld Portal-Login am Ansprechpartner in Concept Office eingetragen haben.

Nach Absenden erscheint ein entsprechender Hinweis und der Kunde erhält eine Mail mit einem Link und der Bitte diesem zur Passwortvergabe zu betätigen.

Nach doppelt eingegebenem Passwort kann sich der Kunde einloggen.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

concept_mps:docuform_einrichtung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-14T14:22:56+00:00

Akademie

Schnittstelle zu Concept MPS

Voraussetzungen

Zur Nutzung der Schnittstelle wird ein Zugang (Händlerkonto) zu einem Fleet & Service Management System der docuFORM GmbH benötigt.

Damit Concept Office mit einem docuform-Server Verbindung aufnehmen kann, muss auf beiden Systemen der Port 52004 freigegeben sein.

Concept Office kann mehrere docuForm-Server verwalten.

Die Server von docuForm können direkt bei docuForm oder vom Händler selbst gehostet sein. Falls ein Hosting durch uns gewünscht ist, bitte folgende Artikel beachten:

Die Nutzung setzt 1 Lizenz Managed Print Service voraus.

Einrichtung

Zugangsdaten

Im Modul Mandanten müssen in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD), in der Tabelle MPS-Systeme die Zugangsdaten für den docuForm-Server eingetragen werden.

Die Eingabe des fsm-Server-Passwortes muss als MD5-Hash erfolgen. Nutzen Sie zur unverschlüsselten Eingabe die Schaltfläche rechts am Eingabefeld. Der Hash wird dann generiert.

Einstellungen der MPS Maschinen

Nachfolgende Einstellungen erfolgen im Modul MPS-Maschinen, im Kontext des MPS-Systems docuform.

Zähler mappen

Die Zähler vom docuform fsm-Server müssen mit den Zählern in Concept Office abgeglichen/gemappt werden. Dies ist ausführlich im Artikel Zähler mappen beschrieben.

Kunden zuordnen

Damit ein Kunde erfolgreich eingelesen werden kann, muss dieser auf der Registerkarte Kundenzuordnungen hinterlegt werden. Dabei muss der Kundenname des docuform fsm-Server mit einem im Concept Office vorhandenen Kunden verbunden werden.

Legen Sie diese Kundenzuordnung zeitgleich mit der Anlage des Endkunden am fsm-Server an. Dann vergessen Sie keine Eintragung.

Maschinen importieren und zuweisen

Über die Modulfunktion Maschinen mit MPS abgleichen werden alle Maschinen vom docuForm fsm-Server importiert, die bei vorher zugeordneten Kunden stehen.

Dabei versucht Concept Office diese Maschinen mit im Modul Maschinen vorhandenen Geräten abzugleichen und zuzuordnen. Dies geschieht über die Seriennummer oder die MAC-Adresse. Nach dem Import können Sie in der Registerkarte Übersicht prüfen, ob alle importierten MPS-Geräte zugeordnet wurden. Man erkennt nicht zugeordnete Maschinen an der fehlenden Nummer in der Spalte CO-Maschinennummer.

In diesem Fall muss die Maschine manuell zugewiesen werden. Dazu klickt man doppelt auf die betreffende Maschine um in der Registerkarte Eingabe und hinterlegt im Feld CO-MaschinenNr eine gültige Maschinennummer.

nachträgliches Zuweisen

Müssen Sie die Maschinen in Concept Office erst anlegen, können Sie nachdem dies getan ist, die Modulfunktion Maschinenstamm-Abgleich betätigen und die neuen CO-Maschinen werden mit den MPS-Maschinen abgeglichen.

Zählerstände importieren

Um Zählerstände vom MPS-System zu übernehmen, verwenden Sie die Modulfunktion Zähler mit MPS abgleichen.

Dabei wird für jede MPS-Maschine, die mit einer CO-Maschine verknüpft ist ein Zählerstand eingelesen. Dies ist mit einer Technikermeldung vergleichbar. Pro Tag und Zähler kann nur eine Übernahme erfolgen.

Falls Sie nur für eine Maschine Zähler importieren möchten, können Sie die MPS-Info Modulfunktion benutzen.

Anzeige bestehender Zählermeldungen

Die eingelesenen Zählerstände werden als MPS-Meldung an der Maschine vermerkt. Über die Modulfunktion Zählerhistorie können Sie sich die Zählermeldungen für die ausgewählte MPS-Maschine anzeigen lassen.

Zähler zur Abrechnung freigeben

Damit nicht jeder eingelesene Zählerstand automatisch zur Abrechnung gelangt, sind für die Abrechnungsfreigabe weitere Schritte notwendig. Dies ist im Artikel Zähler für eine Abrechnung übernehmen beschrieben.

Concept MPS, MPS, docuform

edi-schnittstelle:lieferantenab_einlesen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-26T07:26:37+00:00

EDI-Schnittstelle: Lieferantenauftragsbestätigungen_einlesen

Folgende Eingangsformate werden unterstützt:

OpenTrans

Als Schemaeinstellungen gibt es hier aktuell nur _LieferantenMengenEinheitIgnorieren, um unnötige Fehlermeldungen zu vermeiden, wenn der Lieferant hier nicht die erwarten Mengeneinheitsbezeichnungen zurück liefert. Die Optionen für den Vergleich und die spätere Übernahme der Werte erfolgen aus dem Modul Lieferantenauftragsbestätigungsoptionen.

_LieferantenMengenEinheitIgnorieren=#1

Wenn der Schalter beim IMPORT an ist, zieht er sich die ME von der Bestellposition. Es müsste also dann auf beiden Seiten (Bestellung und AB) gleich sein.

Das Modul „Lieferanten Auftragsbestätigungen“ ist derzeit nur ein Prüfmodul.

Wenn für einen Artikel mehrere Artikelnummern ermittelt werden, wird dies als Prüffehler protokolliert. Nach erfolgreichem Import wurde eine Belegprüfung durchgeführt, die aber Fehlertexte aus dem Import überschrieben hat.
Beim Import werden nur noch Daten, die in den Lieferantenauftragsbestätigungsoptionen (Modul) definiert wurden, in die Bestellung zurückgeschrieben, wenn der Import und die Prüfung fehlerfrei verlaufen sind.
Via Modulfunktion „Ab-Beleg übernehmen“ können die Belegwerte manuell übernommen werden (wie bei Herstellerauftragsbestätigungen).
Die Prüfung von Betragstoleranzschwellwerten funktioniert in Kopfdaten und Positionsdaten getrennt. Die Konfiguration 146 ist jetzt ausschließlich für das Prüfen von Gesamtbeträgen verantwortlich. Für die Prüfung von Positionen wurde die neue Konfiguration 567 eingeführt, die sich analog zu 146 verhält.

firmen:firmen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-15T08:35:59+00:00

Firmen

Jegliche Geschäftskontakte bestehen zwischen Ihrem Unternehmen und sogenannten Firmen. Das gleichnamige Modul speichert alle Informationen dazu, wie Anschriften oder zugeordnete Mitarbeiter. Dabei ist jede Firma über eine Firmennummer eindeutig gekennzeichnet.

Wichtige Artikel zum Modul:

Firmen, Stammdaten

firmen:firmenrechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-05T07:54:58+00:00

Rechte für die Firmenpflege verwalten

Der nachfolgende Artikel beschreibt die Möglichkeiten der Rechteeinstellungen für die Firmenpflege. Die allgemeinen Funktionsweise der Rechteverwaltung ist hier beschrieben.

Modulrechte

Generell legt das Modulrecht Firmen fest, wie Concept Office Nutzer mit Firmendaten umgehen dürfen. Es existieren die Ausprägungen:

Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Außerdem sind entsprechende Ausprägung der Modulrechte Anschriften und Ansprechpartner notwendig, falls Firmenanschriften und -ansprechpartner bearbeitet werden sollen.

Firmenansicht

Das Modulrecht Firmen steuert wie die Firmen bearbeitet werden dürfen. Über Sonderrechte lässt sich festlegen welche Firmen angezeigt werden.

Sonderrecht Firmenansicht für Interessenten (Filter)

Legt fest, welche als Interessent gekennzeichnete Firmen dem Sachbearbeiter angezeigt werden. Dabei wird die Mitarbeiterzuordnung an den Firmen oder deren Geschäftsbereiche ausgewertet.

nur eigene Firmen
Firmen des VK-Teams
Firmen des Geschäftsbereiches
Alle Firmen

Sonderrecht Firmenansicht für Kunden (Filter)

Legt fest, welche Firmen mit Kunden-Status dem Sachbearbeiter angezeigt werden. Dabei wird die Mitarbeiterzuordnung an den Firmen oder deren Geschäftsbereiche ausgewertet.

nur eigene Firmen
Firmen des VK-Teams
Firmen des Geschäftsbereiches
Alle Firmen

Sonderrecht Firmenansicht für Lieferanten (Filter)

Legt fest, welche als Lieferanten gekennzeichnete Firmen dem Sachbearbeiter angezeigt werden. Dabei wird die Mitarbeiterzuordnung an den Firmen oder deren Geschäftsbereiche ausgewertet.

nur eigene Firmen
Firmen des VK-Teams
Firmen des Geschäftsbereiches
Alle Firmen

Bei eingeschränkter Ansicht wird die Datensatzanzahl im Baum mit einem Sternchen gekennzeichnet.

Bearbeiten abhängig vom Firmenstatus erlauben

Das Modul-Recht Firmen steuert wie die Firmen bearbeitet werden dürfen. Über zwei Sonderrechte lässt sich das Recht einschränken.

Sonderrecht Kunden bearbeiten

Beschränkt das Modul-Recht Firmen. Falls nicht gewährt, wird das Zugriffsrecht für Firmen mit dem Status Kunde auf Lesen reduziert.

Ja
Nein

Sonderrecht Lieferant bearbeiten

Beschränkt das Modul-Recht Firmen. Falls nicht gewährt, wird das Zugriffsrecht für Firmen mit dem Status Lieferant auf Lesen reduziert.

Ja
Nein

Mit dem Modulrecht Firmen-Ändern besitzen Ihre Mitarbeiter automatisch das Recht Interessenten zu bearbeiten. Nur Kunden- oder Lieferanten- bearbeiten kann über die Sonderrechte freigeschalten oder verboten werden.

Weitere Sonderrechte

Weiterhin regeln Sonderrechte diffizilere Einstellungen.

Sonderrecht Firmenstatus (Kunde, Lieferant, Interessent) ändern

Ein Benutzer mit diesem Recht darf den Status einer Firma verändern, zum Beispiel vom Interessenten zum Kunden abändern.

Ja
Nein

Sonderrecht Gesperrte Firmen bearbeiten

Regelt, ob ein Mitarbeiter Firmen mit Bonität: 9 - gesperrt bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern

Regelt, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Kundenbonität, Bankverbindung ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Ja, auch bei gesperrten Firmen
Nein

Sonderrecht Mitarbeiterzuordnung ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Zuordnung der eigenen Mitarbeiter zu Firmen bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Geschäftsbereichsdaten ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Geschäftsbereichsdaten einer Firma bearbeiten darf.

Keine Rechte
Lesen via API ohne Modulrecht
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
Alle Rechte

Sonderrecht Webshopzuordnung trotz Bearbeitungssperre ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Zuordnung der eigenen Mitarbeiter zu Firmen bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Buchhaltungsdaten ändern

Ein Benutzer mit diesem Recht darf Buchhaltungsdaten ändern.

Ja
Nein

Sonderrecht Firmen umnummerieren

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist die Firmennummern der eigenen Firma umzunummerieren.

Ja
Nein

Sonderrecht Kundenanschrift bearbeiten

Legt fest, ob ein Benutzer dazu berechtigt ist die Firmenanschrift zu ändern.

Ja
Nein

Sonderrecht Anschriftszuordnung (außer Haupt- und Rechnungsanschrift) trotz Sperre ändern

Bestimmt, ob ein Benutzer berechtigt ist, die Anschriftszuordnung in Firmen zu ändern, die laut Firmenrecht für Bearbeitungen gesperrt sind.

Ja
Nein

Sonderrecht Rabattstufe

Legt fest, welche Rabattstufe bei Neuanlage von Kunden automatisch vergeben werden soll.

Keine Rabattstufe
Rabattstufe 1
Rabattstufe 2
Rabattstufe 3

Sonderrecht Standardfirma, Standardanschrift und Alle-Artikel ändern

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist die Standardfirma, Standardanschrift und Alle-Artikel zu ändern.

Nein
Ja

Firmen, Rechteverwaltung, Sonderrechte

gutschriftseingang:gutschriftseingang

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-09T11:45:36+00:00

Gutschriftsverfahren

In Concept Office können Gutschriften, die von Kunden aufgrund von Lieferungen des Händlers erstellt werden, geprüft und gebucht werden. Dies ist mit dem neuen Modul Gutschriftseingang unter Aktuell, Kürzel GE, möglich.

Für die Nutzung des Moduls Gutschriftseingang wird eine Lizenz benötigt.

Voraussetzungen

Zahlungsbedingung

Über die Zahlungsbedingung wird gesteuert, ob ein Auftrag mittels Gutschriftsverfahren beglichen wird. Dazu ist der Haken „Gutschriftsverfahren“ zu aktivieren.

Nummernkreis GutschriftsEingangsBelegID Für die BelegID der Gutschriftseingänge ist ein eigener Nummernkreis zu definieren. Dieser darf keine Überschneidungen mit Rechnungsnummern und Rechnungskorrekturnummern haben.

Vorgangsbearbeitung Im Vorgang ist diese Zahlungsbedingung einzusetzen. Für Vorgänge mit entsprechender Zahlungskondition ist keine Rechnungslegung möglich.

Modul Gutschriftseingang

Das Modul dient der Buchung von eingehenden Kundengutschriften.

Durch Eingabe von Auftragsnummer(n), Eingabe von Lieferscheinnummer(n) oder Kunden-Bestellnummer lassen sich die Vorgänge wählen, für die die Buchung von Gutschriften möglich ist.

CO errechnet anhand der gelieferten und noch nicht gebuchten Mengen in den Vorgangspositionen den Wert der Gutschrift. Dieser erwartete Wert wird mit den eingegebenen Werten lt. Gutschrift verglichen. Stimmen diese überein, wird der Knopf zur Buchung freigeschaltet. Bei dieser Prüfung wird ein ggf. unter Konfiguration 146 angegebener Toleranzwert berücksichtigt.

Nach erfolgreicher Buchung werden die generierte CO-BelegId und Vorgangsnummer in der Maske angezeigt. Die Buchung erzeugt einen Datensatz im Rechnungsausgangsbuch. Außerdem werden in diesem Moment die Umsätze in CO vermerkt.

Wenn eine CO-BelegId angegeben ist, kann eine Buchung mittels des Knopfes „Buchung löschen“ wieder storniert werden.

howto:abschlaege_im_rechnungseingang

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:38+00:00

Abschläge im Rechnungseingang

Die Eingabe der Abschläge zu Eingangsrechnungen können im Modul „Rechnungseingang“ oder in der jeweiligen Bestellung aufgerufen werden. In dieser Beschreibung beschränken wir uns auf das Modul „Rechnungseingang“, jedoch ist die gleiche Vorgehensweise auch im Modul „Bestellung“ möglich.

Eingabe der Bestellnummer zu der der Abschlag erfolgen soll.
Da die Bestellung evtl. noch nicht bei uns am Lager ist, kommt diese Meldung, die man mit [OK] bestätigt.
Zur Erfassung eines Abschlages die Schaltfläche [Abschläge] anklicken.

Das Eingabefenster der Abschläge öffnet sich und man kann den „Vereinbarten Betrag“ und die „Beschreibung“ manuell hinterlegen. Der Erlösartikel muss ebenfalls hinterlegt werden, damit die Abschlagbeträge auf das korrekte Konto gebucht werden können.

Zahlbetrag lt. Eingangsrechnung eintragen
Beschreibungstext hinterlegen
Erlösartikel auswählen

Die Artikelliste aus der Bestellung wird entfernt und es erscheint die Abschlagsposition in der Positionsliste.
Wie bei Eingangsrechnungen gewohnt, werden nun die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum eingefügt.
Der Nettozahlbetrag wird eingefügt und die Rechnung kann gebucht werden.

Wenn man die Bestellung in der Rechnungseingangsprüfung erneut aufruft, werden folgende Informationen angezeigt.

Der bereits geleistete Zahlbetrag
Nun kann auch ggf. ein weiterer Zahlbetrag eingefügt und wie oben beschrieben eine weitere Anzahlung durchgeführt werden.

Nachdem alle Anzahlung erfolgt sind, wird zu einem späteren Zeitpunkt die Schlussrechnung eingehen. Diese sollte dann den Betrag abzüglich der Anzahlung enthalten. Im Rechnungseingangsmodul werden dann die bereits geleisteten Zahlungen in Abzug gebracht und es kann wie gewohnt nach Eingabe aller Daten die Schlussrechnung gebucht werden.

Das ist der Auszug der Bestellung im Rechnungseingangsbuch.

itscope:itscope

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-23T07:05:43+00:00

CO-Einstellungen zu ITscope

Voraussetzungen

Lizenzzukauf ITScope für CO (Angebot über Sachbearbeitung erstellen)
Account/Zugang bei ITScope → Hinweis auf Erstellung eines CO-Benutzers mit allen Rechten vorab
Bereitstellung des Benutzer-API-Key´s für ExterneSysteme bei Einrichtung im CO

Im ITscope unter Meine Firma → Mitarbeiter → Auswahl eines Benutzer → API-Zugang zu finden.

Die API-Nutzung (Verbrauch/Abrufe) ist unter dem ITscope-Account → API_Nutzung einzusehen.

Administrative Einstellungen

(1) Externe Systeme

Die Zugangsdaten des ITscope-Benutzers müssen im Modul ExterneSysteme im CO hinterlegt werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass der Benutzer mit allen Rechten auf der ITScope-Seite angelegt wurde. Der API-Key ist aus dem Benutzer im ITScope zu entnehmen/ zu finden.

* (1) SystemName laut CO auswählen
* (2) Mail-Account
* (3) Key:  siehe Benutzer ITscope
* (4) URL:  https://api.itscope.com/2.1/  -> ist einheitlich für ALLE!

(2) API-Key hinterlegen

Jeder Benutzer hat in ITScope einen eigenen API-Key. Für den Abruf der Daten aus Concept Office muss ein Benutzer (Mailkonto) hinterlegt werden, welcher mit allen Rechten versehen ist. Der API-Key kann unter dem FirmenAccount → Benutzer → API-Zugang eingesehen werden:

(3) CallBack aktivieren

Im Installationsverzeichnis von Concept Office muss einmalig die CoItScopeCallback.exe als Admin (Rechtsklick als Administrator) ausgeführt werden.

(4) Automation anlegen

Mit der Angabe einer Recherche, welche im Ergebnis nur die CO-Artikel liefert, können Artikel im Nachtlauf mit ITScope aktualisiert werden.

<task>
<name>ITscopeArtikelAktualisieren</name>
<mandant>1</mandant>
<operations>
<operation name="ITscopeArtikelAktualisieren">
<call>
<option>
<name>RechercheNummer</name>
<value>50252</value>
</option>
</call>
</operation>
</operations>
</task>

Automation mit Übernahmeschemaauswahl anlegen

Soll ein bestimmtes Übernahmeschema und nicht das Standardschema für die Automation genutzt werden ist folgende Task zu verwenden und die entsprechende Bezeichnung am Knoten zu hinterlegen:

<task>
<name>ITscopeArtikelAktualisieren</name>
<mandant>1</mandant>
<operations>
<operation name="ITscopeArtikelAktualisieren">
<call>
<option>
<name>RechercheNummer</name>
<value>50252</value>
</option>
<option>
<name>Schema</name>
<value>testnichtStandard</value>
</option>
</call>
</operation>
</operations>
</task>

Einstellungen in Concept Office

Bestellausgabe am Lieferanten hinterlegen

Wird ein Lieferant im Bestellprozess über ITScope abgewickelt, so muss in Concept Office die Bestellausgabeart „ITscope“, sowie Ihre Kundennummer beim Lieferanten im Firmenstamm hinterlegt werden:

Lieferantenmapping

Damit der Preis-/Bestandsabgleich im Artikelstamm zu den gewünschten Lieferanten erfolgen kann, müssen die Lieferanten in Concept Office gemappt werden.

Dies wird am Lieferanten (Firmenmodul) unter Mitarbeiter/Weiteres mit Angabe der Fremdnummer aus ITscope (Nummer des Distributors) aktiviert. Ist der Lieferant gemappt, so kann ein aktiver Abgleich oder auch die Neuanlage von Artikeln mit Hinterlegung der Lieferanten erfolgen.

Die Nummern aus COP stimmen nicht überein.

In dem folgenden Link gelangen Sie zur aktuellen Lieferantenübersicht von ITScope https://guide.itscope.com/kb/eservices/

Diese findet man im ITScope als Lieferanten-ID am Distributor.

Möglichkeit 1: Über die Artikelsuche in den gewünschten Bezugsquellen den Lieferanten anklicken. Es öffnet sich rechts ein Infofenster und die Lieferanten-ID kann aus den Lieferantendetails entnommen werden.

Möglichkeit 2: Der Lieferant wird über die Suche ausgewählt und man entnimmt die ITScope-ID des Lieferanten aus der Statistik.

Damit Einkaufspreise und Bestand an Artikeln aktualisiert werden kann, müssen die Haken „EK-Preise aktualisieren“ und „Bestand/Bestandstatus aktualisieren“ aktiv sein.

Diese finden Sie unter Firma –> Lieferantendaten –> ITscope

Artikel suchen und Übernhemen

Artikelsuche aus CO

In der Artikelsuche kann jetzt via ITscope gesucht werden. Dafür wurde der Haken ‚Suche in ITscope Artikeln‘ hinzugefügt. Wenn dieser Haken aktiviert wird, steht nur die Volltextsuche zur Verfügung und die anderen Felder werden ausgegraut.

Suchmöglichkeiten/-Einschränkungen:

Volltextsuche nutzen, um über alle Eigenschaften der Artikel sich suchen (Hersteller, EAN, Bezeichnung, HerstellerNr)
Volltextsuche ‚Toner black Kyo <EAN>‘ möglich.
Volltextsuche mit ‚<Bestellnr>‘ (alleinstehend) möglich.
Keine Suche über der Daten Distributoren. (Debitorenname, Kürzel)

Zur Übernahme nach Concept Office öffnet sich (analog COP) das Übernahmefenster, welches über ein vordefiniertes Schema oder mit manuellen Einträgen befüllt werden kann.

Der Hauptlieferant wird bei Anlage eines neuen Artikels aus ITscope nun nach folgenden Kriterien ermittelt:

günstigster Lieferant (EK) mit Bestand
wenn keiner Bestand hat, dann der günstigste Lieferant (EK)
wenn keine Bestände und keine EK-Preise vorhanden, dann der erste Lieferant, der gefunden wird

Den Abgleich bestehender Artikel kann man als Massenlauf aus der Artikelübersicht durchführen (Modul Artikel / Reiter Einkauf → Modul Funktion „ITScope-Daten aktualisieren“)

Artikelsuche aus Vorgang

Im Vorgang kann über die Modulfunktion ‚ITscope starten‘ die Plattform aufgerufen werden. Ist neben ITscope auch COP als aktiv in den Externen System angelegt, dann erscheint ein derzeit noch ein Auswahlfenster. Neben dem Importdialog öffnet sich nun die ITscope-Plattform im Browser.

Über die Teilenfunktion im ITScope kann der/die gewählte Artikel/Sammlung nach CO übertragen werden.

Artikelübertragung aus ITScope an Concept Office

Artikel können aus ITScope an Concept Office übergeben werden. Hierfür wird die „Teilen“-Funktion der Plattform genutzt. Je nach ERP muss der entsprechende Übertragungslink verwendet werden. Bei der Übertragung wird zwischen einzelnen Artikeln oder Sammlungen unterschieden.

Für die Artikelübertragung an Concept Office gibt es einen Concept Office Button in der Teilen Funktion:

Bestellausgabe an ITscope

Für die Ausgabe einer Bestellung zu ITscope gibt es die Ausgabeart „ITscope“:

Standardmäßig die kann Ausgabeart am Lieferanten vorbelegt werden (Firma –> Lieferantendaten –> Bestellausgabe)

Falls Bestellungen der Ausgabeart OpenTrans mit anderen Mitteln erfolgt (bspw. Bestellungen werden an Soennecken automatisch per EDI-Schnittstelle versendet), so muss die Konfiguration 60 - „Bestellungen (openTRANS) in nach Lieferanten getrennte Ordner speichern“ auf 1 -Ja gestellt werden.

Sonst werden ITscope-Bestellungen versehentlich an den falschen Lieferanten versendet.

Damit die Ausgabe erfolgen kann, muss folgendes gepflegt sein:

Positionen besitzen die Bestellnummer des Lieferanten
Die Bestellung ist Vorgangsbezogen
Am Lieferanten steht Ihre Kundennummer und die ITscope Lieferantennummer (Frmednummer)

EDI-Schnittstelle: Belegabgleich aus ITscope per API-Abruf

Belegabgleich mit ITscope

konfigurationen:konfigurationen501

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-10T10:44:12+00:00

Konfigurationen ab 501

Nachfolgend ist eine Liste von Konfigurationen aufgeführt. Fehlende Nummern stehen für entfallene Konfigurationen.

Weiterführende Links beschreiben die Konfiguration kontextabhängig.

zurück zu Konfigurationen ab 401

500	Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Rechnung buchen
501	Mehrstufigen Stellplatz verwenden Damit können statt dem Feld Stellplatz die Felder Bereich, Gebäude, Etage und Raum freigeschalten werden. Diese werden in der Datenbanktabelle ‚MaschinenOrte‘ im Feld ‚Stellplatz‘ mit Semikolon getrennt dargestellt. Bereits vorhandene Stellplätze werden bei der Änderung der Konfiguration ins Feld ‚Bereich‘ übernommen. Bei Änderung/Anzeige des Stellplatzes im Concept Flex Kundenportal/Concept Flex stehen diese Felder ebenso zur Verfügung.
502	ConceptFlex: Zeiterfassung für Techniker gesperrt Steuert, ob die manuelle Erfassung von Einsatzzeiten, im Serviceeinsatz, zulässig ist. Bei Einstellung ‚Ja‘ wird die vom Programm ermittelte Einsatzzeit verwendet.
504	Kundenportal: Anzeige der Artikelbezeichnung im Kundenportal Steuert, ob bei der Artikelbezeichnungen im Portal der Kurztext (wenn vorhanden) oder die Bezeichnung angezeigt wird.
505	ConceptFlex: Artikellieferung im Serviceeinsatz ohne ausreichenden Bestand Steuert, ob Lieferungen ohne ausreichenden Bestand möglich sind.
506	ConceptFlex: Lagerauswahl für Techniker gesperrt Steuert, ob die Lagerauswahl beim Erfassen von Artikeln im Serviceeinsatz, zulässig ist. Bei Einstellung ‚Nein‘ wird das Defaultlager verwendet.
507	ConceptFlex: Anzeige der Kontingente bei Serviceeinsätzen Steuert, ob im Modul Serviceeinsätze die Kontingente angezeigt werden.
508	ConceptFlex: Anzeige der Lieferscheine/Rücknahmescheine bei Serviceeinsätzen Steuert, ob im Modul Serviceeinsätze Lieferscheine und Rücknahmescheine angezeigt werden.
510	Abweichender Abrechnungsmodus für Negativmeldungen von Klicks
511	Kundenportal: Seitenname im Browser Steuert den Browsertitel für das Kundenportal.
512	Stellplatz über MPS-System aktualisieren
513	Bestellung nur bei beglichenen Anzahlungsrechnungen erlauben
514	Maximale Größe in MB für Uploads im CO Portal
515	Link zu Datenschutzbestimmungen im Kundenportal
516	An Kasse bei Zahlung auf Lieferschein/Rechnung ZBD für Barverkauf oder Normalaufträge verwenden
517	Ansprechpartnerrollenunterstützung aktiv Wird diese Konfiguration aktiviert, dann ist es möglich den Ansprechpartnern beim Endkunden definierte Rollen (Zuständigkeiten) zu zu weisen. Diese können pro Kunde, Anschrift und Maschine vergeben werden. Diese Ansprechpartner übernehmen dann bestimmte Zuständigkeit wie Meldung von Zählerständen, Verantwortlicher für Materiallieferung, etc. Dabei kann eine Person auch mehrere Rollen innehaben. Außerdem ist es möglich für Rollen Benachrichtigungen zu definieren. Neue Ausprägung an 8.4512.xx für die Konfiguration 517 (Ansprechpartnerrollenunterstützung) – 2-Hybridbetrieb: Hier sind Rollen vorerst nicht aktiviert, jedoch können die Rollen gepflegt werden. Im Anschluss kann firmenweise über den neuen „Ansprechpartnerrollen aktiv“ für einzelne Firmen die Funktion der Ansprechpartnerrollen freigeschaltet werden. Somit kann eine komplette Umstellung vorbereitet oder auch nur einzelne Firmen umgestellt werden. Der Haken unterstützt außerdem bei der Filterung nach noch nicht umgestellten Firmen. Eingestellte Benachrichtigungen werden nur ausgelöst, wenn die entsprechende Rolle vorhanden ist und der Kunden aktiviert ist. ACHTUNG: Diese Konfiguration sollte nur mit Unterstützung des Supports umgestellt werden, damit die korrekten Einstellungen im Rahmen einer Schulung getroffen und Fehlverhalten vermieden wird.
518	Kaufmännische Zähler als Gruppierung im Vertrag anbieten Steuert, ob kaufmännische Zähler als Gruppierungskennzeichen im Vertrag vorgeschlagen werden sollen.
519	Max. Anzahl an Zählerschätzungen nach der ein Hinweis erfolgen soll
520	In den Positionen für Verkaufsteam, Verkäufer und Geschäftsbereich immer den Wert aus dem Auftragskopf verwenden
521	Modulfunktionen in MPS Meldungen ausblenden
522	Version XRechnung
523	Bei statischen Pools an Maschinen hinterlegte Kosten verwenden Steuert, ob bei einem statischen Pool, die an den Maschinen hinterlegten Kosten pro Klick verwendet werden. Ist das der Fall, dann werden die am Pool angegebenen Werte ignoriert.
524	Filialzuordnung in Bestellungen
525	In E-Mail-Einstellungen pro Ticketart Einstellungen erlauben Es kann eingestellt werden, dass für den E-Mail-Versand pro Ticketart (Ticket Mail) unterschiedliche Einstellungen möglich sind (z.B. Absender).
526	Stellplatzverwaltung am Lager
527	Bei Anlage eines Serviceauftrages aus dem Ticket heraus Aktivitätenbemerkung als Textposition abbilden
528	Stellplatzzuordnung im Vorgang
529	Kommissionsschein nur für Materialieferungen lt. Zusatzvorgangsart zulassen
530	Betrachtungszeitraum (rückwirkend) von Meldungen für Zählerschätzungen
531	'Gemeldet von' ist ein Pflichtfeld bei Tickets
532	‚Gemeldet durch‘ ist ein Pflichtfeld bei Serviceaufträgen
533	Zwei-Faktor-Authentisierung für Mitarbeiter
534	Ansprechpartner mit einbeziehen bei Rechnungsmailadresse
535	Vertragsbelastung bei Rechnungseingang pro Artikel buchen
536	Ausgabe einer Warnung, wenn die Hersteller-Serie am Sammelartikel fehlt
537	Ausgabe einer Warnung, wenn wegen Bestellsperre nicht bestellt werden kann
538	Stapelverarbeitung stoppt bei Fehler
540	Nur einen Mitarbeiter pro Geschäftsbereich zulassen
541	Beendete Verträge bei Rücknahmen für Vertragsbelastung anzeigen Steuert die Anzeige von beendeten Verträgen bei Vertragsprüfung von Rücksendungen. Bei Standardeinstellung werden die beendeten Verträge ausgeblendet.
542	Gutschriften aus nicht verbrauchten Freikopien auf Erlösartikel der Wartung buchen
543	Artikelmindestspanne immer prüfen
544	Wie sollen ganztägige Termine in der Disposition angezeigt werden
545	Begrenzung der Anzahl zu ändernder Datensätze
546	Gültigkeitsdauer Login-Token
547	Artikelarten vom Druck auf Kommissionsscheinen ausschließen
548	Beim Umsatz buchen die Verkäuferzuordnung=0 ('keine Zuordnung') zulassen Steuert, ob beim Buchen des Umsatzes von Positionen, ohne Verkäuferzuordnung, der Verkäufer leer bleibt (Ja) oder wie bisher der Verkäufer aus dem Auftragskopf übernommen wird (Nein). Geschäftsbereichabhängig einstellbar.
549	Ablauftage Portal-Link zur Passwortvergabe Über die Einstellung textuell kann der Zeitraum (in Tagen) festgelegt werden. Ohne diesen Eintrag wirkt der Standardwert von einem Tag.
550	Tickets ohne Ticket-Id ausblenden Steuert, ob im Modul Tickets (Störungen) nur Datensätze mit Ticket-ID angezeigt werden sollen.
551	Geschäftsbereich beim Anlegen einer Aktivität mit Mitarbeitergeschäftsbereich vorbesetzen
552	Genehmigungsverfahren verwenden
553	Anlegen einer Bestellung bei Ausgabe eines Auftrags als XML Steuert, ob eine Bestellung erzeugt werden soll, wenn ein Serviceauftrag als XML exportiert wird. Als textuelle Einstellung kann ein bestimmter Lieferant (+ Geschäftsbereich), bei dem die Artikel bestellt werden sollen, hinterlegt werden.
554	Sonderbehandlung von Privatanschriften beim Druck deaktivieren
555	Abrechnungsintervall auf Kalenderjahr abstimmen (Lizenzen) Im Rahmen der neuen Lizenzabwicklung (lizenzpflichtig) nutzbar. Bei Fragen und Interesse wenden Sie sich bitte an unseren Support.
556	Anmeldung im Flex auch über Azuare AD möglich \\Das Login in Concept Flex kann damit neben Benutzername und Passwort auch über das Microsoft-Konto des Mitarbeiters erfolgen. Dafür muss die Anwendung entsprechend konfiguriert werden. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zur Einrichtung an unseren Support.
557	EK-Änderungen an fakturierten Positionen erzeugen Korrektur-Umsatzpositionen Wenn diese Konfiguration aktiv ist, dann werden bei einer Änderung des EK an fakturierten Auftragspositionen nicht die Umsätze aktualisiert, sondern es werden neue Umsätze (mit einer Rechnungsnummer aus dem Nullrechnungsnummernkreis) erzeugt mit der Änderungsdifferenz.
558	Verkaufssperre am Artikel automatisch setzen bei Statusänderung des Lieferantenartikels Damit werden Artikel automatisch gesperrt und entsperrt, bei Änderungen am Status des Lieferantenartikels. (Ausnahme Artikel die sich auf einem Sperrlager befinden.) Folgende Ausprägungen sind möglich: - 0 - keine automatische Sperre - 1 - Sperren, wenn Artikel bei allen Lieferanten gesperrt ist und Bestand=0 (alle Läger) - Standardeinstellung - 2 - Sperren, wenn Artikel bei Hauptlieferanten gesperrt ist und Bestand=0, Artikel automatisch entsperren, wenn dieser wieder verfügbar ist. Weitere Informationen
559	Textfarbe Sortiment Lieferung durch Dritte Beim Einlesen von Artikelstammdaten über BMECat wird die Sortimentskennung anhand der von Soennecken bereitgestellten Informationen ermittelt und am Edi-Artikel gespeichert. Dafür wurde eine neue Sortimentskennung ‚Lieferung durch Dritte‘ eingeführt, falls der Artikel von einem Lieferanten von Soennecken direkt geliefert wird. Außerdem wurde eine neue Konfiguration 559 hinzugefügt, um eine Textfarbe für die neue Sortimentskennung hinterlegen zu können. Bei der Übernahme der Artikeldaten wird die Sortimentskennung am Lieferantenartikel gespeichert. Die Sortimentskennung wird automatisch in den Artikelstamm geschrieben, wenn: - der Lieferant Hauptlieferant ist, - das Kennzeichen „Wenn Hauptlieferant, dann den Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen“ am Lieferanten gesetzt ist und - die neu geschaffene Auswahl der in den Artikelstamm zu synchronisierenden Sortimentskennungen die im BMECat ermittelte Sortimentskennung enthält. Diese lassen sich im Reiter „Lieferantendaten“ im Firmenmodul des entsprechenden Lieferanten einstellen.
562	ConceptFlex: Bemerkung aus Kunden in Serviceeinsätzen ausblenden Bemerkung (aus Kunden) in Serviceeinsätzen ausblenden. Der Standardwert=NEIN und entspricht damit dem bisherigen Verhalten.
563	Bei Anlage von Aktivitäten über KFZ-Kennzeichen verbundene Ressourcen beachten Bei Neuanlage einer Aktivität für eine Ressource mit KFZ-Kennzeichen, werden auch Aktivitäten für die Ressourcen, die das selbe KFZ-Kennzeichen haben, angelegt. Ausnahme Planungseinheiten, dort gilt immer das Standardverhalten (Verbindung - Mitarbeiter/KFZ-Kennzeichen).
564	EK einer ausgelösten Bestellposition darf durch die EK-Änderung der entsprechenden Vorgangsposition beeinflusst werden Wenn EK an einer Vorgangsposition geändert wird und es eine ausgelöste Bestellung dazu gibt, darf der EK in die Bestellposition nachgetragen werden.
565	Variable Skalierung der Artikel-Bilder im Vorgang Wenn die Konfiguration aktiviert wird, werden Artikel-Bilder beim Druck laut der Konfiguration skaliert und in der Datenbank gespeichert. Diese Einstellung kann z.B. verhindern, dass zu große Dateien entstehen oder Bilder verzerrt dargestellt werden (z.B. bei Angeboten mit Bilderdruck). In der textuellen Einstellung der Konfiguration kann die Größe variabel definiert werden, der Standardwert bei aktiver Konfiguration liegt bei 360 x 360 Pixel.
566	Speichern der Bezeichnung statt ID von Kundenkostenstellen am Auftragskopf und Position Die Konfiguration erlaubt es Kostenstellenbezeichnungen statt der ID in Auftragskopf- und Positionsebene zu speichern. Dazu müssen diese als Kundenkostenstelle gepflegt sein, sonst wird wie bisher nur die ID gespeichert.
567	Abweichung des Betrages beim Einlesen von Lieferantenauftragsbestätigungen und - rechnungen auf Positionsebene erlauben Angabe der Abweichung in Cent erfolgt im Feld ‚Einstellung textuell‘. <untere Grenze>; <oberere Grenze> Beispiel: Die Einstellung '-100;200‘ mit gleichzeitiger Auswahl Ausprägung ‚1 - Abweichung erlauben lt. Einstellung textuell‘ 100 Cent Abweichung nach unten und 200 Cent Abweichung nach oben sind zulässig. Zur Prüfung auf Kopfebene Konfiguration 146 beachten.
568	Bei Generierung von Sonderkonditionen aus dem Vorgang heraus, nur dem Kunden zugeordnete Preiskataloge anbieten Ist die Konfiguration aktiv, werden nur Kataloge angeboten, die dem Kunden zugeordnet sind. Darf der aktuelle Anwender nur Sonderkonditionen auf Basis eines EK-Aufschlages erstellen, werden nur Preiskataloge angeboten, die auf einer EK-Kalkulation basieren.
569	Aufwandskonto in die Umsätze eintragen Wenn die Konfiguration aktiviert wird, wird das entsprechende Aufwandskonto in die Umsätze eingetragen. (Standardeinstellung=NEIN)
571	Bei Artikelsuche Warenwirtschaft im Basket soll die ausgewählte Artikelnummer bei Sammelartikeln als Herstellerartikelnummer übernommen werden. Ist diese aktiv, wird diese auch als End- und Grundartikelnummer in die OFML-Position im Basket übernommen. Andernfalls bleiben diese leer.
573	Soll beim Buchen des Wareneinganges einer auftragsbezogenen Bestellung die Ware über ein Kommissionslager gebucht werden Damit lässt sich steuern, ob die Ware beim Wareneingang für eine auftragsbezogene Bestellung über ein Kommissionslager separiert werden soll. Das Kommissionslager ist am Geschäftsbereich einzustellen.
574	Sollen Belegarten bei der Erstellung von Bilddaten für den Druck ausgeschlossen werden Mittels der Konfiguration 574 ist es möglich zu steuern, ob für bestimmte Belegarten die Erstellung von Bilderdruckdaten ausgeschlossen werden soll. Die Werte dazu sind in das Feld ‚Einstellung textuell‘ einzutragen. Möglich sind die Einstellungen: ;AN-Angebot AB-Auftragsbestätigung ;KS-Kommissionsschein LA-Lieferavis LS-Lieferschein RE-Rechnung GS-Gutschrift KS,LA,LS,RE,GS ACHTUNG, die Konfiguration wird mit diesen Einstellungen standardmäßig aktiviert ausgeliefert. Bilderdruckdaten werden nach Installation des Patches nur noch für Angebot und Auftragsbestätigung erzeugt. Es wird empfohlen zu überprüfen, ob diese Einstellungen für Ihre Formulare ausreichend sind. Diese Anpassung wurde vorgenommen, um umfassende Datenbankressourcen einzusparen.
575	Soll bei MPS-Maschinen die MPS-Info abgefragt werden (z.B. Zählerstände) Über die textuelle Einstellung können Stunden hinterlegt werden, ab wann die MPS Infos erneut abgefragt werden. ACHTUNG: Aus Performancegründen ist die Standardeinstellung = Nein. Wenn aktiviert, kann in den textuellen Einstellungen ein zeitlicher Wert in Stunden angegeben werden, zu dem die Informationen abgefragt werden sollen, falls die aktuellen Daten älter sind als die definierten Stunden. Ist kein textueller Wert bei aktivierter Konfiguration vorgegeben, so werden die Informationen beim Laden der Maschinendetails immer aktualisiert. Die Aktivierung der Konfiguration ist nicht unbedingt notwendig, wenn MPS-Infos per Automation zeitgesteuert sowieso aktualisiert werden und das dort verwendetet Intervall ausreichend ist.
576	Automatische Ermittlung von Anfahrtspauschalen deaktivieren (Weitere Informationen).
577	Soll bei Textpositionen der Haken ‚Drucken auf Bestellung‘ gesetzt werden. Standardwert=NEIN
578	Stornobuchung beim Löschen eines Rechnungseinganges für Fibu erzeugen Steuert, ob beim Löschen eines Rechnungseinganges ein Stornobeleg für die Buchhaltung bereitgestellt werden soll. Aktuell nur für Addison-Fibu verfügbar.
579	Pool-Mietraten bei Vertragskalkulation anhand der VK-Preise anteilig auf die Geräte verteilen, andernfalls anhand der EK-Preise Mittels dieser Konfiguration kann gesteuert werden, wie die Miet-Anteile der Pool-Maschinen zu ermitteln sind.
580	Bei Stornierung einer Rechnung Stornobeleg als Dokument am Vorgang/Vertrag verknüpfen Mittels dieser Konfiguration ist es möglich, zu steuern, ob beim Stornieren von Rechnungen ein Storno-PDF-Beleg am Vorgang bzw. Vertrag verknüpft wird (‚Weitere Dokumente‘). Der Standardwert=JA und die Ablage des Dokuments damit sofort aktiv. Die Ablage erfolgt in den Dokumenten-Pfad in ‚\Mandant\Gedrucktedokumente\Storno-Rechnung(-Rechnungskorrektur)\Jahr\Monat\‘. Es werden zur besseren Auffindbarkeit im Programm 2 neue Dokumentenarten angelegt ‚Storno-Rechnung‘ und ‚Storno-Rechnungskorrektur‘, diese können bei Bedarf über die Standardwerte abgeändert werden.
581	Verkäufer ist Pflichtfeld Mit der neuen Konfiguration 581 kann das Feld Verkäufer im Vorgang für Concept Office als Pflichtfeld definiert werden. Der Standardwert = NEIN.
582	Nur Druckdaten erzeugen (Mandantenkonfiguration) JA(Steuerung via Rechteverwaltung)/NEIN . Standardwert=JA(Steuerung via Rechteverwaltung)
583	In Rücksendungen 'Erledigt nach' vorbesetzen Über die neue geschäftsbereichsabhängige Konfiguration 583 kann gesteuert werden, wie der Wert „Erledigt nach“ beim Generieren einer Rücksendungs-Bestellung vorbelegt wird. Der Standardwert=‚Rechnungskorrektur durch Lieferanten‘. Bitte tätigen Sie nach der Installation des Patches (ab CO 8.2569.16) die für Sie passende Einstellung
584	Sollen die Comboboxen Abteilung, Titel und Berufsbezeichnung in den Modulen Ansprechpartner und Firmen nur feste Einträge zulassen Die Comboboxen Abteilung, Titel und Berufsbezeichnung in den Modulen Ansprechpartner und Firmen lassen nur die in den Stammdaten definierten Einträge zu. Der Standardwert der Konfiguration ist kompatibel zum bisherigen Verhalten.
585	Interne GTIN (eigene) automatisch ermitteln" hinzugefügt Hier wird festgelegt, ob das automatische Erzeugen von GTIN bei Neuanlage erfolgen soll und mit welchem 7-stelligen festen Teil diese erzeugt wird. Aus diesen zwölf Stellen wird dann eine abschließe dreizehnte Prüfziffer erzeugt (ab CO 8.2752.0).
586	Sollen mehrere Vorgänge pro Planungseinheit in einer Disposition möglich sein Um Performanceverbesserungen in der Disposition beim Laden von Planungseinheiten zu erreichen, ist es möglich, über diese Konfiguration die Möglichkeit abzuschalten, dass in einer Planungseinheit mehrere Vorgänge möglich sind. Der Standardwert = JA und somit kompatibel zum bisherigem Verhalten.
587	Suchfunktion für B2B Produktsuche, welche steuert auf welche Art in B2B-Katalogen gesucht wird. 0 - Volltextsuche inkl. Ähnlichkeitsfindung 1 - einfache Volltextsuche
588	Steuert ob das Ausführen von JavaScript in HTML-Gadgets (freie Gadgets über Textbausteine) in Concept Flex erlaubt ist. Der Standardwert = NEIN, mögliche Sicherheitslücken durch ein verwendetes JavaScript müssen vom Anwender abgeschätzt werden.
590	Bei Rücknahmen von Identartikeln den Identartikel-EK eintragen Steuert, ob der EK des Rücknahmevorganges als EK an den Identartikel geschrieben wird. Wenn der Identartikel-EK ungleich 0 ist, dann wird der EK nun nicht mehr überschrieben.
591	verbietet die automatische Änderung der Gerätebewertung
592	Adressvalidierung beim Speichern deutscher Anschriften Adressvalidierung beim Speichern deutscher Anschriften in den Stammdaten, Projektanschriften und für Lieferanschriften in Aufträgen
593	Filiale an der Aktivität vorbesetzen Bei der Anlage einer Aktivität wird die Filiale aus dem Quellmodul vorbelegt. Ist diese nicht gefüllt, wird auf die am Mitarbeiter hinterlegte Filiale zurückgegriffen.
594	Löschen der Vordisposition Ist diese gesetzt, wird die Vordisposition automatisch aus der Planungseinheit gelöscht, sobald eine reale Ressource zugeordnet wird.
595	Reports im Speicher halten, um Aufrufe zu beschleunigen Über die neue Konfiguration kann gesteuert werden, dass Reports nach erster Verwendung im Speicher vorgehalten werden, um den Druck zu beschleunigen.
596	Kundenanlage-Funktion für Endnutzer aktivieren Aktiviert die Funktion, mit welcher sich Endkunden selbst anlegen können.
597	Bestandsanzeige im B2B Shop Diese Konfiguration steuert, ob an den Katalogartikeln im Shop des Concept-Flex-Kundenportals, der Lieferantenartikel-Bestand angezeigt werden soll. Die Standardeinstellung ist ‚Nein‘. Folgende Artikel sind von der Bestandsanzeige ausgenommen:- Artikel ohne Lieferant; - Artikel ohne Lagerbestand; - Artikel mit einer der folgenden ‚Artikelart Allgemein‘: Bearbeitungsgebühr / Dienstleistungen / Fracht / Porto / Tätigkeit / Sammelartikel / Lizenzen .
600	Automatische Popup-Anzeige der Bemerkung beim Öffnen eines Vorgangs Steuert, ob das Bemerkungsfeld eines Vorgangs automatisch in einem separaten Popup-Fenster angezeigt wird, sobald es befüllt ist. Das Popup wird beim Öffnen des Vorgangs eingeblendet.
601	Funktion Serviceeinsatz Parken anzeigen Steuert, ob bei Serviceeinsätzen die Funktion ‚Parken‘ verfügbar ist.

Konfigurationen ab 1000

Mandanten, Konfigurationen, Administration

laeger:laeger

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-13T08:54:38+00:00

Läger

In Concept Office können beliebig viele Läger angelegt werden. Vielfach ist es in Concept Office notwendig Artikel bestandsmäßig zu erfassen und zu bearbeiten. Das Modul Läger führt die Stamminformationen aller genutzten Lagerstandorte auf. Dies können beispielsweise Großlager, Ausstellungen oder Technikerfahrzeuge sein.

Qualifikationen

Je nach Anforderung können diese wie folgt qualifiziert werden:

Hauptlager
Konsignationslager
Fahrzeug
Reklamationslager
Umbuchungslager
Sperrlager
Projektlager

Jedes Lager kann bei Bedarf deaktiviert werden. Somit ist zum Beispiel die Verwaltung von saisionalen Beständen (Weihnachtsgeschäft, Schulbedarf) möglich. Ebenso können regional von der Hauptanschrift abweichende Anschriften hinterlegt werden.

weitere Einstellungen

Zusätzlich sind weitere Einstellungen für jedes Lager seperat möglich:

Einstellung	Beschreibung
Aus Bestellvorschlägen keine Bestellung erzeugen	Bestellvorschläge für dieses Lager werden nicht in eine Bestellung übergeben
Kommissionslager	dieses Lager dient nur Kommissionszwecken
Durch Lieferanten geführt	Lieferantengeführtes Lager
Nur manuell in Vorgang einsetzen	Ist dieses Kennzeichen gesetzt, so wird das entsprechende Lager zwar als verfügbares Lager angeboten, aber nicht automatisch eingesetzt. Dies ist z.B. sinnvoll für Gebrauchtwarenläger.

Außerdem können im Modul aktuelle Bestände, bestellte Mengen, Stellplätze u.Ä. eingesehen werden. Ebenso werden hier die letzten Inventurstände geführt, dies ist wichtig beim Einsatz der permanenten Inventur.

Jedes Lager besitzt eine eindeutige Lagerkennung. Bei Bedarf lassen sich die jeweiligen Lagerbestände per Modulfunktion im Modul Läger auch außerhalb einer Inventur einfrieren.

Seiten in diesem Namensraum:

Artikel einem Lager Zuordnen

Feldbeschreibungen des Moduls Läger

L (Fortsetzung)

Lieferantengeführtes Lager

laeger:lagergruppen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T07:14:47+00:00

Lagergruppen

Jedes Lager wird im Modul Läger mit einer Lagerkennung, dem Kurznamen und der Lageranschrift angelegt. Soll eine Bestellung für mehrere Läger ausgelöst werden, dann werden die Läger einer Lagergruppe zugeordnet.

Gruppierung einfügen

Da für Lagergruppen noch kein Pflegemodul existiert, erfolgt die Zuordnung auf SQL-Basis.

In der Tabelle „Lagergruppen“ wird jedes Lager in einer Gruppe, mit dem gleichen Gruppierungskennzeichen erfasst.

Gruppierungkennzeichen

als Gruppierungskennzeichen wird eine Zahl eingetragen. Diese dient der Gruppierung der Läger in die einzelnen Lagergruppen, z.B. 1 entspricht Lagergruppe1.
Alle Läger einer Lagergruppe erhalten das gleiche Gruppierungskennzeichen

Lagerkennung

Hier wird die Lagerkennung der jeweiligen Läger verwendet.

In der Tabelle „Lagerbeziehungen“ werden die entsprechenden Zuordnungen vorgenommen, um festzulegen, welches Lager das Hauptlager ist, für welches die Bestellungen erzeugt werden sollen.

Gruppierungskennzeichen

analog des angelegten Gruppierungskennzeichens aus der Tabelle Lagergruppen

LagerkennungQuelle

Hauptlager, über welches die Bestellvorschläge/Bestellungen abgewickelt werden sollen (im Beispiel „Chemnitz“)

LagerkennungZiel

untergeordnete Läger der Lagergruppe (Im Beispiel „AL“ und „FM“)

Qualifikation=0

es erfolgt beim Zubuchen der Bestellungen eine Umbuchung auf das Lager der Bestellposition

LagerkennungZwischenlager

Für Umbuchungsvorschläge kann unter „Läger“ ein Umbuchungslager angelegt werden, wenn kein gleichzeitiges Ausbuchen vom Quelllager und Einbuchen in das Ziellager erfolgt. Hier kann z.B. für Umbuchungen vom Lager „Chemnitz“ zum Lager „FM“ ein Umbuchungslager (CH_U_FM) angelegt werden. Damit kann der Bestand aus dem Lager „Chemnitz“ ausgebucht und die Kommission für das Lager „FM“ zu einem späteren Zeitpunkt zugebucht werden. Die Umbuchungslager werden nicht in die Lagergruppen aufgenommen, sondern nur im Modul „Läger“ angelegt und als Umbuchungslager gekennzeichnet.

Priorität

laufende Nummer zur Kennzeichnung der Reihenfolge bei Nutzung von Umbuchungsvorschlägen
wird fortlaufend eingetragen (1,2,3…)

Da hierzu noch kein Pflegemodul existiert, erfolgt die Zuordnung auf SQL-Basis.

Ansicht im Concept Office

Nach erfolgter Zuordnung wird im Modul Läger jetzt unter Gruppierungskennz.: die Lagergruppe angezeigt

Um die Funktionalität der Lagergruppen zu nutzen muss die Mandantenkonfiguration 157 aktiviert werden. Hier ist die Konfiguration auf = 1 zu stellen.

Lesen Sie hierzu auch:

Lagergruppe

Weitere Themen

Seiten in diesem Namensraum:

Artikel einem Lager Zuordnen

Feldbeschreibungen des Moduls Läger

L (Fortsetzung)

Läger

Bestellvorschläge, Bestellwesen

maschinen:mietbuch

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-08-19T12:03:46+00:00

Mietbuch

Das Mietbuch dient dem Verwalten von Abschreibungs- und Buchwerten für Mietmaschinen in Concept Office. Der aktuelle Buchwert ist zu jeder Zeit im Programm ersichtlich. Die Berechnung erfolgt parallel zur Berechnung der Mieten an den Kunden.

Ablauf

Modellartikel

Am Modellartikel (Modul Artikel) sollte zuerst die Abschreibungsdauer in Monaten hinterlegt werden (Registerkarte TKD).

Maschine

Nun können an jeder Maschine die entsprechenden Werte für die Abschreibungsberechnung eingetragen werden. Dies geschieht im Modul Maschinen im Reiter Ein-/Verkauf, Details im Abschnitt Mietbuch.

Mit der Schaltfläche Vorbelegen wird der Abschreibungsbeginn aus dem Kundenmietvertrag (Vertragsbeginn) und die Abschreibungsdauer aus dem Modellartikel gezogen. Der Basis-EK ist manuell zu füllen. Speichert man diese 3 Werte ab, fügt das Programm den Abschreibungsbetrag automatisch hinzu. Gibt es keinen gültigen Mietvertrag, muss der Abschreibungsbeginn von Hand eingetragen werden.

1. Sind an Maschinen Abschreibungsinformationen hinterlegt, werden diese immer am Ende eines Abschreibungsmonates gebucht. Die Buchung wird in der Vertragsabrechnung ausgelöst. Es ist aber nicht davon abhängig, ob zu einem Gerät ein gültiger Mietvertrag vorhanden ist. Auch Geräte ohne gültigen Mietvertrag werden abgeschrieben.

2. Im Modul ‚Maschinen‘ kann die Buchung über die Modulfunktion ‚Abschreibung buchen‘ jederzeit von Hand veranlasst werden.

3. Wird die Abschreibungsbuchung angestoßen prüft Concept Office, ob zum heutigen Datum (wenn es der letzte Tag des aktuellen Monats ist) oder zum letzten des Vormonats (falls der heutige Tag nicht der letzte Tag des aktuellen Monats ist) zu buchen ist.

4. Bei der Inventurbewertung ist es für Geräte möglich, die Bewertung anhand des letzten Buchwertes (falls vorhanden) vorzunehmen. Ist bei dieser Bewertungsart kein Buchwert vorhanden, wird der aktuelle EK des Gerätes verwendet.

Maschinen, Abschreibung, Mietbuch, Verträge

officeheute:officeheute

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-10-01T09:11:34+00:00

Office Heute

Funktionsbeschreibung

Die Übersicht Office Heute bietet auf einen Blick, was in der täglichen Arbeit für Sie wichtig ist. Ob es Umsatz- oder Planzahlen sind oder Sie sehen möchten, welche Bestellungen und Vorgänge am aktuellen Tag auf Sie warten oder ob Sie sich dafür interessieren, wer von Ihren Kollegen als nächstes Geburtstag hat. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich eigene Recherchen als Gadget anzeigen zu lassen. In der Registerkarte Module finden Sie eine Komplettübersicht aller Module, können danach suchen und direkt dahin wechseln.

Die Gadgets lassen sich vielfältig anpassen. Es können Einschränkungen auf Mitarbeiter oder Geschäftsbereich getroffen werden und auch das Klonen eine Gadgets ist möglich.

Einstellungen

Administrative Einstellungen

Sonderrecht -> Sonderrecht Zusatz / Sonstiges -> HTML-Ansichten konfigurieren -> Ja / Nein

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist HTML-Ansichten zu konfigurieren oder nicht.

Es gibt zwei Schemen auf die Sie die Office Heute Seite anpassen können.

Entweder auf - > Office Heute Vertriebsmitarbeiter (entspricht 6.0 Active Heute) oder auf - > Office Heute Sachbearbeiter (entspricht 6.0 Office Heute).
Es kann im Mitarbeiterprofil angepasst werden, s. Abb.

Speicherort: <HTMLPfad>/Privat/

Legen Sie hier einen neuen Unterordner namens Privat an. Würden Sie die mitgelieferte Datei bearbeiten, werden diese bei Update des Systems überschrieben.

Ist das entsprechende Recht vorhanden, kann jeder Mitarbeiter diese Seite für sich überarbeiten.

Werkseinstellung

Je nach Mitarbeiterqualifikation erfolgt die Auswahl:
Für Vertriebsmitarbeiter in der Datei » OfficeHeuteVertriebsmitarbeiter.ini. Für alle anderen, in der Datei » OfficeHeuteSachbearbeiter.ini.

Eine Besonderheit hat das Gadget News

Diesen Text können Sie folgendermaßen ändern:
Klicken Sie auf Weitere Stammdaten im Baum des CO dann auf Textbausteine.

Hier können Sie nun den gewünschten Text eintragen. Bspw. einen Kalenderspruch für den jetzigen Monat zur Motivation Ihrer Mitarbeiter.
Formatierte Texte werden im Abschnitt Text gelblich angezeigt und in der Übersicht ist die Spalte Text formatiert gefällt.

Automatische Aktualisierung

Soll Office heute als Info-Bildschirm an einer Wand hängen, ist es sinnvoll, dass sich die Seite in vorgegebenen Intervallen aktualisiert. Dies können Sie über die Nutzereinstellungen realisieren.

}

Einstellungen für Benutzer

Anleitung zum Gestalten der Office Heute - Seite

Wie soll Ihre Übersicht aussehen?

Klicken Sie auf das kleine Rad (oben rechts), dies sind die Einstellungen.
Markieren Sie die Einträge die Ihnen wichtig sind und entscheiden, wieviel Spalten es geben soll.
Haben Sie diese Einstellungen getroffen, können Sie jedes Gadget für sich nochmals verschieben.
Dazu das betreffende Anklicken und per Drag and Drop an die gewünschte Stelle ziehen.

Hierbei haben Sie die Möglichkeit selbst zu entscheiden, welche Einstellungen Sie gern sehen möchten. Bei jeder dieser Zeilen handelt es sich um ein sogenanntes Gadget.

Gadgets

Gadget
(Englisch für Apparat oder technische Spielerei) - es bezeichnet ein technisches Werkzeug oder Gerät mit bisher so nicht bekannter Funktionalität und/oder besonderem Design

Die Gadgets in Office Heute werden automatisch aktualisiert. Dazu muss in den Optionen ein Aktualisierungsintervall eingestellt werden. Aus dem Modul Recherche heraus können Ergebnisse als Gadget ausgegeben werden.

Beschreibungen

Angebots- / Auftragsbestand

zeigt Ihnen den aktuellen Gesamtbestand der vorliegenden Angebote und Aufträge nach Auftragswert, unterteilt nach Bearbeitungsstatus unabhängig von weiteren Kriterien. Hier wird auch der Auftragswert von Positionen angezeigt, die nicht berechnet werden.

Zusätzlich wird eine Summenzeile über den Gesamtbestand angezeigt.

Angebots- / Auftragsbestand Normal / Service

zeigt Ihnen den aktuellen Angebots- und Auftragsbestand nach Bearbeitungsstatus und aufgeteilt nach Normalvorgängen und Service-Aufträgen

Anzahl der Aktivitäten

zeigt die Termine und Aktivitäten des jeweils angemeldeten Users
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Aktivitäten

Dieses Gadget zeigt den Inhalt der Gadgets Termine und unerledigte Aufgaben in einer Anzeige

Aufgaben Heute

Hier werden die heute anstehenden Aufgaben des angemeldeten Users angezeigt.

Auftragseingänge

Zeigt die Anzahl der Auftragseingänge nach Auftragseingangsdatum und Vergleich mit dem Vorjahr.

belieferbare Aufträge

zeigt Aufträge, die an Lager vorrätig und/oder durch Wareneingang zur Lieferung bereit stehen

fakturierbare Aufträge

zeigt Aufträge, die berechenbare Positionen enthalten

Fakturierrückstand

Auswertung der zu berechnenden Positionen nach Lieferstatus
Hier werden Auftragswerte angezeigt, die zur Berechnung stehen, wo aber noch keine Berechnung stattgefunden hat. Die Summen werden aus Auftragsposition gebildet und der Bearbeitungsstatus des Vorgangs zu Grunde gelegt.

Geburtstage Ansprechpartner

zeigt tagesaktuell Geburtstage von Kunden- und Lieferantenansprechpartnern, wenn sie in den Stammdaten hinterlegt sind

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Geburtstage Ansprechpartner anzeigen

Steuert, ob die Geburtstage der Ansprechpartnern auf der Office Heute Seite angezeigt werden sollen.

Ja
Nein

Geburtstage Mitarbeiter

Hier können Sie die aktuellen Geburtstage anzeigen lassen oder über die Einstellungen mehrere Tage auswählen.

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Geburtstage Mitarbeiter anzeigen

Steuert, ob die Geburtstage der Mitarbeiter auf der Office Heute angezeigt werden sollen.

Ja
Nein

lieferbereite Aufträge

zeigt Aufträge, die bestätigt sind und bei Bedarf beim Hersteller bestellt sind

nachzubearbeitende Störungen

zeigt Service-Aufträge an, die von Concept Mobile mit Fehlern zurückgemeldet wurden.

News

Das News-Gadget ermöglicht es Ihnen, allen Mitarbeitern bestimmte Informationen anzuzeigen. Im Modul Textbausteine kann im Textbaustein bwNews der gewünschte Text hinterlegt werden. Um die Nachrichten aufeinanderfolgend mit Überschriften anzuzeigen, müssen Sie im Textbaustein durch folgenden Platzhalter getrennt werden:

#neu#

nicht bestellte Bestellungen

zeigt Bestellungen im Staus „erfasst“
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Bestellungen

nicht bestellte Serviceaufträge

zeigt alle bestätigten Serviceaufträge, die mindestens eine Position enthalten, zu der es keine zugehörige Bestellposition gibt. Es werden nur Normalaufträge beachtet.
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Service-Aufträge

Posteingang

Hier sehen Sie Ihren Posteingang, wenn Concept Office mit einem Mailkonto synchronisiert ist
Weitere Informationen dazu finden Sie hier:Emails mit Outlook synchronisieren

Termine Heute

Terminanzeige für den aktuellen Tag

Die Bemerkung aus den Gadgets der aktuellen Termine/Aufgaben wurde in der 8.0 entfernt, um die Anzeige übersichtlicher zu gestalten.

überfällige Angebote

zeigt alle offenen Angebote, bei denen eine Angebotsfrist hinterlegt und überschritten ist

überfällige Bestellungen

zeigt noch offene oder nur teilgelieferte Lieferantenbestellungen an, die ein Lieferdatum eingetragen und überschritten haben

Weiterführende Informationen finden Sie hier: Bestellungen

Umsätze

Umsatzübersicht im Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahr

Hier ist dieses Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht Umsatzansicht (Filter) für Office Heute

Legt fest, welche Umsätze dem Benutzer auf der Office Heute Startseite angezeigt werden.

keine Umsätze
nur eigene Umsätze
nur eigenen Umsätze und Umsätze der eigenen Kunden im zugeordneten Geschäftsbereich
Umsätze des VK-Teams
Umsätze der Mitarbeitergruppe
Umsätze des Geschäftsbereiches
alle Umsätze

Recherchen

Es ist möglich das Ergebnis von Recherchen in einem Gadget angezeigt werden.

Hierfür muss zuerst eine Recherche angelegt und dort der Haken In Office Heute Gadgets anzeigen aktiviert werden. Die Beschreibung wird im Gadget später zur Auswahl stehen. Dieses Feld sollte also nicht leer bleiben.

Nun kann in den Einstellungen das Gadget Recherche ausgewählt werden. Zunächst erscheint dann ein Gadget namens Leer. Mit Klick auf das Einstellungsrädchen des Gadgets kann eine Überschrift vergeben und eine Recherche ausgewählt werden. Es besteht auch die Möglichkeit das Gadget zu duplizieren (klonen), für den Fall, dass eine weitere Recherche in Office heute angezeigt werden soll.

Alternativ kann über Neues Recherchegadget ein weiteres Gadget erstellt werden.

Recherche Gadgets, die kein Ergebnis liefern, werden aufgrund der Übersichtlichkeit ausgeblendet.

Es ist möglich aus der Recherche in das jeweilige Modul abzuspringen.

Ab CO 8.2569.16 wird bei Recherchegadgets nur noch nach $-Platzhaltern gesucht ($Mitarbeiternummer oder $Kontaktnummer). Die Suche nach der Variablen selbst (@Mitarbeiternummer) entfällt

SLA-Status

Kennzeichen/Farbe	Bedeutung
	Keine Reaktionszeit, kein Meldedatum
	Weniger als die Hälfte der Reaktionszeit ist vergangen
	Hälfte der Reaktionszeit ist vergangen
	Reaktionszeit ist überschritten

Vorgangssichten

Hier kann eine Vorgangssicht ausgewählt werden. Das Ergebnis der Sicht wird angezeigt. Ist keine Überschrift in den Einstellungen des Gadgets eingetragen, wird die Bezeichnung der Sicht als Überschrift angezeigt.

Sichten

Haben Sie Sichten in Vorgängen oder bestellungen erzeugt und möchten das Ergebnis direkt auf Office heute sehen, dann können Sie das ebenfalls über ein Gadget realisieren. Dazu das entsprechende Gadget aufrufen und über das kleine Einstellungsrädchen konfigurieren. Auch dieses Gadget können Sie klonen, also duplizieren, um eine weitere Sicht anzuzeigen.

Tabs / Registerkarten

Planzahlen

zeigt den tagesaktuellen Vergleich der tatsächlichen Verkaufszahlen mit den geplanten Verkaufzahlen
Weitere Informationen finden Sie hier: Planzahlen

Umsatzdetails

zeigt eine aufgeschlüsselte Umsatzauswertung nach z.B. Geschäftsbereichen und Warengruppen

Textbausteine, Sonderrecht, Versionen, Sonderrecht, Rechteverwaltung

preispflege:preispflege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-02T08:50:00+00:00

Preispflege (PP)

Die Preispflege dient dazu, Verkaufspreise, im speziellen Kundenartikelpreise (Kundensonderkonditionen klassisch), neu zu kalkulieren. Die Kalkulation kann auf Kundenbasis oder auf Lieferantenbasis (Hauptlieferant) erfolgen.

Die Übernahme erfolgt aus dem Modul Sonderkonditionen oder dem Modul Preiskatalog (VK), über die Modulfunktion Preispflege. Zu jeder Übernahme wird ein eigenes Schema angelegt, welches im Modul Preispflege separat bearbeitet werden kann.

Hier ist zu beachten, dass für einen Kunden mehrere Schemata, parallel angelegt werden können!

Weitere Informationen

Ablauf Preispflege

Bearbeiten der Daten in einer Excel-Liste

Preispflege: Bearbeiten der Daten

P (Fortsetzung)

projekte:projekte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:00+00:00

Projekte

Das Modul ermöglicht die Anlage und Verwaltung von Projekten. Ein Projekt kann u.a. Vorgänge, Aktivitäten und Dokumente umfassen. Projekte lassen sich nach vor, während und nach Durchführung anhand verschiedener Kriterien auswerten und analysieren.

Hier sind diese Sonderrechte zu beachten:

Sonderrecht Beteiligte Firmen am Projekt löschen

Legt fest, ob ein Benutzer beteiligte Firmen an einem Projekt zu entfernen.

Ja
Nein

Sonderrecht Projekte

Legt fest, ob ein Benutzer das Recht hat Projekt im Modul zu bearbeiten.

Keine Rechte
Lesen via API ohne Modulrecht
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
Alle Rechte

Sonderrecht Referenzobjekt bearbeiten

Steuert, ob Projekte mit dem Kennzeichen 'Referenzobjekt' bearbeitet werden dürfen.

Nein
JA

Seiten in diesem Namensraum:

Feldbeschreibung für das Modul Projekte

Projektansicht

P (Fortsetzung)

Projektauswertungen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Vertriebsunterstützung 2 verfügbar.

Aktuell-Vertrieb, Projekte

recherchen:recherchen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-16T11:57:22+00:00

Recherchen

Allgemein

Im Bereich Auswertungen findet man das Modul Recherchen.

Mit Recherchen ist es möglich nahezu alle Informationen aus der Concept Office Datenbank auszulesen und in verschiedenen Programmen oder Programmbereichen darzustellen. Mit dem Ergebnis kann entweder direkt in Concept Office gearbeitet oder via Microsoft Excel Export analysiert werden.

Die Pfade für Rechercheexporte (Vorlage- und Zielpfad) funktionieren auch mit Windows-Umgebungsvariablen.

z.B.:

%UserProfile%\
%AppData%\
%WinDir%\
%Temp%\

usw. …

Der Export per Automation unterstützt diese Funktion nicht!

Die folgenden Programme unterstützen die Darstellung von Recherchen:

Concept Office
Concept Flex
Concept Portal / Concept B2B

Mit dem Erweiterungspaket „Erweiterte Recherche“ können die Exporte automatisiert in eine Pivot-Tabelle exportiert werden. Dadurch können eigens erstellte Microsoft Excel Dashboards generiert werden.

Ebenso können die Ergebnisse als E-Mail-Anhang zeitgesteuert via CO Automation an ausgewählte Empfänger versendet werden.

In der Übersicht werden alle gespeicherten Recherchen angezeigt:

Reiter "Eingabe"

Durch einen Klick auf Neu wird das Feld Laufende Nummer zur Eingabe freigegeben.

Man hat nun die Möglichkeit manuell eine Nummer zu hinterlegen oder man verwendet den danebenstehenden Button „neu“ um die nächste fortlaufende Nummer zu verwenden.

Das Feld Bezeichnung ist der Titel der Abfrage, in das Feld Beschreibung können weitere Informationen hinterlegt werden.

Werden im Feld Mitarbeiter Personen ausgewählt, können nur diese die Recherche sehen / ausführen. Administratoren haben Zugriff auf alle Recherchen. Analog zu diesem Feld kann durch Bereiche der Zugriff angepasst werden.

Das Feld Kategorie ist optional und dient der Filterung, folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Keine Zuordnung
Auswertung intern
Controlling
Auswertung Kunde
Fehlersuche

Abweichende Kategorie können über das Modul Qualifikationen erstellt werden.

Mit dem Feld Anzeigen als kann gesteuert werden, wie die Recherche in bestimmten Programmbereichen (Office Heute, Concept Flex Startseite, Concept Portal / Concept B2B) dargestellt wird, folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

nicht anzeigen
Tabelle
Balkendiagramm
Liniendiagramm
Tortendiagramm
Balkendiagramm mit Tabelle
Liniendiagramm mit Tabelle
Tortendiagramm mit Tabelle

Es ist möglich den Autor der Recherche zu benennen.

Zudem kann man unter Optionen in den Balken- bzw. Liniendiagrammen Spalten ausblenden lassen und/oder ihre Farben ändern. Die Syntax dazu sieht wie in dem folgendem Beispiel aus:

{Columns: [
{
Color:"green"
},
{
Color: "blue"
},
{
Hidden: "True",
Color:"red"
}
]}

Die Optionen werden der Reihenfolge der Spalten nach ausgeführt. Color bestimmt die Farbe, wenn Hidden auf „True“ gesetzt wird, ist das Feld nicht mehr sichtbar. Dies macht Sinn wenn unter Anzeigen als ein Diagramm mit Tabelle ausgewählt wurde und Werte aus der Tabelle nicht im Diagramm vorkommen sollen.

Die Recherche mit der Einstellung sieht dann wie folgt aus:

Falls das Feld leer bleibt oder die Optionen nicht valide sind, werden die Standard-Farben benutzt. Unter diesem Link gibt es eine umfangreiche Liste aller auswählbaren Farben.

Wenn eine valide Option eingefügt wurde, aber eine Spalte keine Farbe zugewiesen bekommt, bleibt sie grau. Daher muss darauf geachtet werden allen Spalten einen Farbwert zuzuweisen, sofern diese gestaltet werden sollen.

Wenn Concept Portal / Concept B2B für Endkunden im Einsatz ist und die entsprechende Lizenz vorhanden ist, hat man mit der Checkbox „Im Portal anzeigen“ die Möglichkeit, diese für die Portalrechte darzustellen.

Des weiteren bietet der Reiter Eingabe folgende Optionen:

Recherche ausführen - Dadurch wird das Ergebnis der Recherche im Modul Recherche, Reiter „Ergebnis“ als Tabelle dargestellt.
Export - Dadurch wird das Ergebnis der Recherche in die angegebene Zieldatei gespeichert, das Exportdatum kann automatisiert im Dateinamen hinterlegt werden, hierfür muss <ddMMyy>im Dateinamen hinterlegt werden, z. B.: DSGVO_Export_<ddMMyy>.xlsx
Folgerecherche - Hier kann definiert werden, welche Recherche unmittelbar im Anschluss an die ausgewählte Recherche ausgeführt werden soll. Es können beliebig lange Rechercheketten erstellt werden, die nach Ausführen der ersten Recherche durchlaufen. Es ist möglich, die Ergebnisse der Recherchekette in einer Excel-Datei zusammenzufassen.
Task XML erzeugen - Hierdurch wird eine XML für die CO Automation erstellt.

E-Mail-Versand

Für den E-Mail-Versand per Automation können Betreff und Text angegeben werden. Dies kann manuell erfolgen oder über Textbausteinsuchen befüllt werden.

Dazu stehen außerdem folgende Platzhalter zur Verfügung:

#Recherchedatum#
#Recherchenummer#
#Recherchebezeichnung#

Der Start einer Recherche wird in den Nutzungsinformationen vermerkt.

select * from __NutzungsInformationen where Parameter like ‚recherche%'

Reiter "SQL-Abfrage"

Im Reiter „SQL-Abfrage“ wird der auszuführende SQL-Befehl hinterlegt und kann wie im Reiter „Eingabe“ ausgeführt werden.

Um für Concept Portal oder Concept B2B eine Firmen- / Ansprechpartner unabhängig Recherche erstellen zu können, kann mit den folgenden Variablen gearbeitet werden:

  Declare @apNummer int
  set @apNummer=$AnsprechpartnerNummer
  WHERE AnsprechparnerNummer=@apNummer

Die Möglichkeit besteht ebenso für die $Kontaktnummer.

Durch die Verwendung dieser Variablen werden nur Inhalte angezeigt, die eindeutig mit dem angemeldeten Benutzer / der angemeldeten Benutzerin in Zusammenhang stehen.

Reiter "SQL-Stored Procedure"

Stored Procedures ermöglichen dem Benutzer eines Datenbank-Management-Systems (DBMS), komplexe Folgen von SQL-Anweisungen im System unter einem Namen zu speichern und jederzeit auszuführen.

In diesem Reiter werden die gespeicherte Stored Procedures angezeigt und über den Button SP erstellen können neue angelegt werden.

Reiter "View SQL"

Views sind Abfragen, die in der Datenbank als Objekt fest gespeichert sind. Sie können als virtuelle Tabellen verstanden werden, deren Inhalt und Struktur auf anderen Tabellen oder Views basieren. Deshalb können sie in (fast) jedem SELECT-Befehl anstelle einer „echten“ Tabelle verwendet werden.

Bei einer View wird die Abfrage in der Datenbank gespeichert, aber nicht das Ergebnis. Aus diesem Grund wird bei jedem neuen Aufruf der View die dahinterliegende Abfrage neu ausgeführt, weil sie das Ergebnis anhand der aktuellen Daten bestimmen soll.

Reiter Ergebnisse

Nach einer SQL-Abfrage wird dieser Reiter eingeblendet. Auch erfolgt die Freischaltung der Modulfunktion ‚Datenverarbeitung starten‘ mit der Einblendung dieses Reiters. Mit Hilfe dieser Modulfunktion können markierte Rechercheergebnisse in einem Verarbeitungsfenster verarbeitet werden.

Sonderrecht Rechercheergebnis exportieren

Steuert, ob ein Benutzer dazu befugt ist die durch SQL-Abfrage entstandenen Rechercheergebnisse zu exportieren.

Ja
Nein

Separierter Export

Es ist möglich nach einer zu bestimmenden Spalte zu separieren, um mit einer einzigen Abfrage beliebig viele Exporte zu erstellen. Dies ist für Dateiausgaben im Format .xls sowie .csv möglich.

Hierfür wird der Suffix „_sep“, der an einer Select Spalte angegeben. Ist dies angegeben, wird beim Export immer, wenn diese Spalte den Wert wechselt, eine neue Datei erzeugt.

Beispiel:

select admitarbeiternummer_sep,
auftragsnummer,
mandant
from auftragskoepfe where bearbeitungsstatus<>9

Der Name der Excel-Arbeitsdatei muss einen Platzhalter für den Wert der zu separierenden Spalte enthalten.

Beispiel:

„c:\tmp\AuftraegeProMitarbeiter_< sep >_< yyMMdd >.xls“

Callback

#AuftragspositionKontierung wurde erstellt, die unter Angabe der Vorgangsnummer und der Positionsnummer das Aufwands- und das Erlöskonto zurück gibt.

Gruppierung von Befehlen

Teile einer Recherche können mit ‚go‘ in separate Zeilen getrennt werden. Die einzelnen Befehle werden dadurch in angegebener Reihenfolge abgearbeitet.

Beispiel (exemplarisch):

exec < SPName >
go 
callback < name >
go
select * from <Tabelle>

Weiteres

Dateiname

Platzhalter, die in den Namen der Ausgabedatei integriert werden können:

Kurzname
MitarbeiterNr
Exportdatum kann automatisiert im Dateinamen hinterlegt werden, hierfür muss <ddMMyy>im Dateinamen hinterlegt werden

c:\tmp\Auftragseingaenge<ddMMyyyy>-<MitarbeiterNr>-<Kurzname>.xlsx

Konfigurationen

Sonderrecht Rechercheansicht

Steuert, welche Recherchen dem Benutzer angezeigt werden sollen

Nur eigene Recherchen
Recherchen des eigenen Bereichs
alle Recherchen

schulungen:schulungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:04+00:00

Schulungen

Im Strukturbaum unter Sonstiges wird das Modul Schulungen gepflegt. In diesem können Schulungen angelegt und geplant werden.

Anlage von Schulungen

Im Feld Schulungsart können verschiedene Arten von Schulungen ausgewählt werden. Die Schulungsarten können im Strukturbaum unter Weitere Stammdaten angelegt und gepflegt werden.

Zusätzlich ist es möglich folgende Daten einzugeben:

Datum / Zeit (Start und Ende möglich)
Firma (wo geschult wird)
Mitarbeiter (welcher schult)
Geschäftsbereich

Im Abschnitt Bemerkungen kann eine wichtige Information, wie der Hinweis auf Dokumente, hinzugefügt werden.

Modulfunktionen

Aktivitäten

Über diese Modulfunktion werden zugehörige Aktivitäten angezeigt und können hinzugefügt sowie bearbeitet werden.

Dokumente

Weiterleitung in das Modul Dokumente, wodurch die Möglichkeit besteht Verknüpfungen von Dokumenten zu Schulungen zu schaffen.

Schulungsteilnehmer

Weiterleitung in das Modul Schulungsteilnehmer, wodurch die Möglichkeit besteht Verknüpfungen von Schulungsteilnehmern zu Schulungen zu schaffen.

service-auftraege:zaehlernullung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-06-02T12:06:16+00:00

Zählernullung/Zählerwechsel im Serviceauftrag

Im Serviceauftrag in Concept Office ist es möglich Zähler zu nullen. Dies findet beispielsweise bei Tausch einer Platine am Gerät Verwendung. Es ist möglich sowohl neue Platin mit Zählerstand gleich 0 als auch gebrauchte Platinen mit Zählerstand ungleich 0 zu verbauen.

Für die Ausweisung der neuen Felder in der Vertragsabrechnung ist eine kostenpflichtige Reportanpassung notwendig.

Serviceauftrag in Concept Office

Im Modul Serviceauftrag kann im Reiter Sonstiges im Abschnitt Maschinenzählerstände die Nullung vorgenommen werden.

Im Feld alter Zählerstand bei Wechsel wird der zuletzt abgelesene Zählerstand der alten Platine vor dem Tausch eingetragen.
Anschließend wird bei Startzähler nach Wechsel der Startzähler der neuen Platine eingetragen. Dieser kann größer (gebraucht) oder gleich (neu) 0 sein.
Zuletzt wird im Feld Zählerstand neu der neue Startzähler (+ evtl. Technikerkopien) eingetragen.

Beim Speichern werden die Daten als Technikermeldung vermerkt und stehen dann im Modul Zählerstandserfassung zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Serviceauftrag in Concept Flex

Im Concept Flex hat der Techniker ebenfalls die Möglichkeit eine Zählernullung/Zählerwechsel bei der Rückmeldung des Auftrages vorzunehmen. Die benötigen Felder müssen über einen Schieberegler hinzugeschalten werden.

Weiterverarbeitung der neuen Zählerstände

Die neuen Zählerstände werden nicht automatisch als neue Zählerstände in das Modul Zählerstandserfassung übertragen. Hierfür ist das Eingreifen des zuständigen Bearbeiters notwendig.

Zur besseren Auswertung stehen die vom Techniker eingegebenen Daten in den folgenden Spalten zur Verfügung:

Technikerkopien: Technikerkopien, die bei dem Serviceeinsatz vorgenommen wurden.
Nullung bei (Techniker): Letzter Zählerstand der alten Platine, die ausgebaut wurde.
Letzte Techn.-nullung Startzähler: Der Wert entspricht dem neuen Startzähler, der eingesetzt wurde.
Letzter Stand: Dieser Wert entspricht dem zuletzt vom Techniker gemeldeten Zählerstand.

Nach Eingabe des neuen, aktuellen Zählerstandes erscheint ein Hinweis über die Abweichung des Wertes und es muss ein Zählerwechsel vorgenommen werden. Mit Klick auf Zählerwechsel erscheint die Information, dass Daten Techniker-Zählerwechseldaten aus einem Serviceauftrag vorliegen. Diese Werte werden anschließend beim Wechsel vor belegt.

Es erfolgt die Eingabe bzw. Bestätigung der vorbelegten Werte:

letzter bekannter Zählerstand vor dem Zählerwechsel
Anzahl Klicks des neuen Zählwerkes

Damit ändert sich der Wert in der Spalte Offen auf den korrekten Wert. Damit ist der Zählerwechsel abgeschlossen.

Nach Durchführung des Zählerwechsels wird zusätzlich in die Spalte Nullung, der Wert bei dem genullt wurde, eingetragen.

Für die Ausweisung der neuen Felder in der Vertragsabrechnung ist eine kostenpflichtige Reportanpassung notwendig.

servicepartner_vertraege:zaehlerstaende

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:04+00:00

Zählerstände an Fremdbetreuer melden

Zählerstände der Meldungsart ServicepartnerMeldung können an die entsprechenden Servicepartner per E-Mail gemeldet werden. Dazu muss im Servicepartnervertrag ein Ansprechpartner mit E-Mailadresse eingetragen werden. Die gesendeten E-Mails melden die Zählerstände im Excelformat als Anhang.

Zähler melden

Im Modul TKD-Statistiken kann zum einen ermittelt werden, welche Zählerstände, die gemeldet werden müssten, noch fehlen. Zum Anderen können hier die Zähler direkt gemeldet werden. Der Aufbau der Excelliste kann im Modul Recherchen in Recherche-Nr. 8 angepasst werden.

Beim Melden der Zähler erhalten die Zählerstände einen Vermerk, so dass kein Zähler doppelt gemeldet werden kann. Gemailt wird immer an den Ansprechpartner des Sericepartnervertrags.

Klickt man unter dem Punkt Zählerstände an Servicepartner melden auf Seitenansicht, wird nur eine Liste der zu vermailenden Zähler angezeigt. Klickt man auf Drucken, werden die E-Mails erzeugt und laut den im Modul E-Mail-Einstellungen unter Zählerständen eingetragenen Daten versendet.

Für Betreff und Body der E-Mail werden Textbausteine mit Platzhaltern zur Verfügung gestellt.

soennecken:bestandsabgleich

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-02T14:03:30+00:00

Soennecken Bestandsabfrage

Die Soennecken eG stellt einen Webservice zur Verfügung, mit dem es möglich ist, den aktuellen Lagerbestand abzufragen. Damit kann einem Sachbearbeiter diese Information direkt in der Warenwirtschaft zur Verfügung gestellt werden.

Voraussetzungen

Externe Systeme

Die bei Soennecken erhältlichen Zugangsdaten müssen unter Administration im Modul Externe Systeme (XS) eingetragen werden. In der nachfolgenden Eingabemaske müssen:

Benutzer
Passwort
URL
Kundennummer eingetragen werden.

Aktualisierung Web-API Bestandsabfrage Soennecken ab 06/2025 (nur zusammen mit CO 8.0 / ab Patch 8.3460.xx):

Benutzer
Passwort = API-Key
URL: neue URL seitens SOE (Hinweis: Hier wird immer der SOE-Mandant (Tenant-ID) zum API-Key in der URL eingesetzt)

https://api.soennecken.de/api/Mandant(Mitglied)/logistics/v1/stocks/

das Wort ‚neu‘ in der Zusatzinfo 3

* Als Benutzer kann die Mandanten-ID angegeben werden, auch wenn diese momentan keine Verwendung findet.

Zur Aktivierung der Zugangsdaten klicken Sie Aktiv an und speichern abschließend die Eingabe.

Firma

Um mit der Soennecken-Bestandsabfrage eine Verkaufssperre an einem Artikel setzen zu können, so muss am Lieferanten im Abschnitt EDIFact der Reiterkarte Lieferantendaten der Haken auf das Feld 'Wenn Hauptlieferanten, dann den Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen‘ gesetzt sein. Diese Option kann Artikelweise im Artikelstamm wieder entsperrt werden und greift somit nicht für einzelne Artikel.

Sofern die alte Sortimentskennung (Kern, Besorger) es zulässt, wird der Status ‚Auslaufartikel‘ als Sortimentskennung gesetzt.

Die Verkaufssperre wird gesetzt, sofern der Artikel ‚Auslaufartikel‘ oder ‚Bestellsperre‘ hat und seitens Soennecken Bestand = 0 hat. So lange der Artikel an Ihrem Lager Bestand hat, können Sie den Artikel aber trotzdem verkaufen.

Zusätzlich können noch mit den Feldern ‚Verfügbar ab Intervall in Tagen für gesperrte Artikel‘ und ‚Für angekündigte‘ noch festlegen, wann die Artikel wieder entsperrt werden. Soennecken schickt ja auch noch einen voraussichtlichen Termin mit, wann Bestand erwartet wird. Bei Intervall 0 wird die Verkaufssperre nur entfernt, wenn der Artikel Bestand hat. Bei einem größeren auch schon so viele Tage vor dem vom Soennecken gemeldeten Termin.

Abruf des Lagerbestandes in Concept Office

Abruf im Auftrag

Im Auftrag bzw. Angebot kann der aktuelle Bestand über die Modulfunktion „EK-Analyse“ abgerufen werden.
(Darüber hinaus gehende Informationen zur EK-Analyse finden sie hier.)

Klickt der Sachbearbeiter auf die Schaltfläche „Soennecken abfragen“ nimmt Concept office Verbindung mit dem Webservice von Soennecken auf und liefert den aktuellen Bestand und den Status, farblich dargestellt in grün, gelb oder rot. Zudem wird die Spalte „aktualisiert“ mit dem aktuellen Datum versehen, damit man erkennen kann, wann der Bestand das letzte Mal abgerufen wurde.

Dabei werden alle Artikel berücksichtigt, die sich im Auftrag befinden und von Soennecken geliefert werden können. Der Status zeigt den Lagerbestand im Verhältnis zur im Auftrag hinterlegten Bestellmenge an.

Grün = Menge ausreichend im Lager vorhanden
Gelb = Menge nicht ausreichend am Lager, kann aber bestellt werden.
Rot = Dieser Artikel ist derzeit am Lager von Soennecken nicht vorrätig

Abruf in der Bestellung

Bei Klick auf die Modulfunktion „Soe Bestand prüfen“ wird der Status entsprechend farblich dargestellt. (siehe vorheriges Kapitel)

Abruf im Modul Bestellvorschläge

Ruft man einen Artikel im Modul Bestellvorschläge auf, hat man ebenfalls die Möglichkeit die Funktion „EK-Analyse“ zu nutzen. Im sich öffnenden Fenster werden alle für diesen Artikel verfügbaren Lieferanten angezeigt. Neben dem aktuellen EK (KIP) wird nach Klick auf „Soennecken abfragen“ der bestand und der Status angezeigt. Auch hier wird zusätzlich das Datum der letzten Abfrage aufgeführt.

Für den Soennekenbestandsabgleich gibt es neue Funktionalitäten: - Abruf und die Hinterlegung des ‚Verfügbar ab‘-Datums von Soennecken am Lieferantenartikel - Abgleich des Soenneckenbestallstatus (50=neu nur angekündigt, 100=normal, 600=Bestellsperre, 900=Auslauf (Lieferant/Hersteller), 905=Auslauf Distributor (Soennecken))

Am Lieferanten gibt es ein neues Kennzeichen ‚Setzt als Hauptlieferant den Artikelstatus‘, sowie die Option ‚Verfügbar ab Intervall‘. Ist das Kennzeichen gesetzt, dann wird Folgendes mit durch den Abgleich realisiert: - der Status von Soennecken bei Auslaufartikeln wird in das Sortiment übernommen, sofern es sich um einen Kern- oder Besorgerartikel handelt - hat der Artikel eine Bestellsperre oder ist Neu nur angekündigt, dann wird am Artikel die Verkaufssperre gesetzt - hat der Artikel Bestand und einen bestellbaren Status, dann wird die Verkaufssperre entfernt - sowohl für die Sortimentskennung, als auch die Verkaufssperre können am Lieferantenartikel Sperren hinterlegt werden, so dass diese Funktionen dann für diesen Artikel nicht ausgeführt werden

Sofern ein Intervall hinterlegt ist: - hat der Artikel eine Bestellsperre oder keinen Bestand und das Verfügbar ab-Datum liegt weiter in der Zukunft, als durch das Intervall festgelegt, dann wird am Lieferantenartikel die Bestellsperre gesetzt, sofern dieser nicht Streckenmengeab = 1 hat und somit nie Bestand bei Soennecken aufweist - hat der Artikel Bestand oder ist in einem Zeitraum kleiner dem Intervall bestellbar, dann wird die Bestellsperre entfernt

Automation

Über die Automation kann die aus dem Artikelstamm und der EK-Analyse bekannten Soennecken-Bestandsabfrage über den gesamten Artikelstamm des Lieferanten ausgeführt werden.

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?>
<task>
    <name>SoenneckenBestandsAbfrage</name>
    <mandant>98</mandant>
    <operations>
        <operation name = "SoenneckenBestandsAbfrage">
            <call></call>
        </operation>
    </operations>
</task>

Parameter

<LieferantenNr> Angabe des zu aktualisierenden Lieferanten, ist kein Lieferant angegeben, dann werden LS1 & LS3 über die Betriebsnummer ermittelt.

< AnzahlArtikelProRequest > , mit dem definiert werden kann, wie viele Artikel pro Request bei Soennecken abgefragt werden sollen. Wird kein Wert angegeben, werden 100 Artikel pro Request abgefragt.

< AnzahlRetries >, mit dem festgelegt werden kann, wie oft im Falle eines Fehlers die Anfrage an Soennecken wiederholt wird. Standardmäßig wird dieser Wert mit 1 vorbelegt.

< FehlerhafteBestellnummernProtokollieren > , (1/0) kann gesteuert werden, ob Bestellnummern, die nicht den Vorgaben von Soennecken entsprechen, protokolliert werden sollen.

sonstiges:preiskataloge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-09T11:36:42+00:00

Preiskataloge

In der Strukturansicht, in der Rubrik Sonstiges befinden sich die Module „EK-Preiskataloge“ und „Preiskataloge“.

Das Modul „Preiskataloge“ dient zur Anlage von Verkaufspreisen, welche als separater Preiskatalog (Verkaufspreisliste) geführt werden.

Hier ist es möglich, für bestimmte Artikel einen Sonderpreis, abweichend zum Standard-Verkaufspreis zu hinterlegen. Diese Preiskataloge können anschließend einzelnen Kunden zugeordnet werden.

Konfiguration

Konfiguration 98: Steuert die Einstellung der Bestpreisermittlung

0 - lt. Kundenstamm
1 - Immer für alle Kunden
2 - Nie

Mandant

In der Registerkarte Vorgabewerte am Mandant wird die nächstfolgende Einstellung getroffen. Dabei greift immer die niedrigste Priorität. Die Einstellung am Mandant greift nur, wenn die Konfiguration 98 auf Nie steht.

Übersicht

Beim Start des Moduls wird die „Übersicht“ mit den vorhandene Preiskatalogen angezeigt. Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag kann der jeweilige Preiskatalog mit den dazugehörigen Artikeln geladen werden.

Der Rang am Preiskatalog steuert nur gleichwertige Kataloge, die nicht durch die Preisfindung am Mandant oder die Konfiguration 98 gesteuert werden. Der höchste Rang gewinnt. Wird ein Katalog mit Ablaufdatum gekennzeichnet, wird der Rang dieses Kataloges ignoriert.

Reiterkarte Eingabe

In der Reiterkarte Eingabe können neue Kataloge erstellt und gespeichert werden.

Unter „Preiskatalog“ wird der Name des Preiskatalogs angegeben.
Unter Bezeichnung wird die Bezeichnung des Preiskataloges eingegeben, welche in den Sonderkonditionen und im Artikelstamm angezeigt wird.
Mit „Gültig ab: und „bis:“ wird das Gültigkeitsdatum des Preiskataloges festgelegt.
Unter „Katalogart“ kann festgelegt werden, ob es sich um einen „normalen“ Preiskatalog handelt, oder ob dies ein „Actions“-Preiskatalog für alle Kunden wird.
Soll der Preiskatalog als Rahmenvertrag gelten, dann kann dies unter „Rahmenvertrag“ erfolgen.
Sind zu einem Kunden mehrere Preiskatloge zugeordnet, dann kann über den Rang die Reihenfolge der Preisfindung vorgenommen werden. Der höhere Rang ist hier ausschlaggebend.

EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)

Sollen VK-Preise anhand des sich veränderten EK-Preises nachkalkuliert werden, so kann dies über den Haken „EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)“ erfolgen. Jetzt unbedingt speichern. Erst danach aktivieren sich die Dropdown-Felder „Preiskatalog (EK)“ und „Preisbasis (EK)“ - gewünschte Einstellung wählen bei Bedarf „Preissenkung (VK) erlaubt“, „Gültig ab“ und „Gültig bis“ eintragen Bezeichnung eintragen und speichern.

Ist der Haken gesetzt, kann der entsprechende EK-Preiskatalog ausgewählt werden.

KIPPreise
Standard

Sowie die Preisbasis (EK):

Damit auch bei geringeren EK-Preisen eine Kalkulation erfolgt, muss der Haken „Preissenkung (VK) erlaubt“ gesetzt werden. Wird dies nicht vorgenommen, dann wird bei einem geringeren EK-Preis der ursprüngliche VK-Preis beibehalten, jedoch die aktuelle Spanne errechnet. Das heißt, dass bei einer Erhöhung des EK-Preises die Kalkulations-Basis für den neuen VK die neu gebildete Spanne ist, mit der dann entsprechend weiter kalkuliert wird.

Reiterkarte Artikel

Werden Artikel mit dem Standard-VK erfasst, so werden diese automatisch in den Preiskatalog „Standard“ übernommen. Dieser Preiskatalog gilt für alle Kunden und Interessenten.

Sollen Artikel in einem separaten VK-Preiskatalog erfasst werden, dann erfolgt dies im Artikelstamm unter Preise / Verkaufspreise. Hier kann bei der Neuerfassung der Preise der entsprechende VK-Preiskatlog ausgewählt werden. Da dies im Artikelstamm für jeden Artikel einzeln vorgenommen werden muss, bietet es sich an, Artikel im Modul Preiskataloge zu erfassen. Die Übernahme der Artikel kann neben der manuellen Erfassung auch über die Edi-Schnittstelle, oder aus dem Edi-Artikelstamm heraus erfolgen.

Unter der Karteikarte „Artikel“ können die Artikel für die jeweilige Verkaufspreisliste ausgewählt werden. Die Auswahl kann durch Eingabe der Artikelnummer, über die Matchcodesuche unter „Artikelnummer“, oder durch „F4“ erfolgen.

Rechts wird die VK-Preiseinheit, der Listen-VK und Listen-EK zum Artikel angezeigt. Unter der Artikelmaske können Staffelpreise zum Verkaufspreiskatalog erfasst werden.

Im Fenster „Einkaufspreise“ werden die Lieferanten mit Ihren Einkaufspreisen angezeigt.

In dieser Reiterkarte ist möglich Artikel samt ihren Preisen an die Preispflege zu übergeben. Dazu muss der Button ‚Daten an Preispflege‘ getätigt werden.

Anschließend erscheint eine Maske in der die Übernahme vollzogen werden kann. Die übertragenen Preiskataloge sind im Modul Preispflege wieder zu finden.

Ist der Haken „EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)“ gesetzt, so werden bei der Erstanlage des Artikels die Verkaufspreise eingetragen. Nachdem die Verkaufspreise erfasst sind, wird bei jeder Änderung des EK-Preises der entsprechende Verkaufspreis, anhand der ursprünglichen Spanne aktualisiert.

Eine Nachkalkulation der VK-Preise, wenn der Preiskatalog nicht auf „EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)“ gesetzt ist, kann über die Preispflege, die Edi-Schnittstelle, oder den Edi-Artikelstamm erfolgen.

Reiterkarte Kundenzuordnung

In diesem Reiter ist eine Übersicht der dem Preiskatalog zugeordneten Kunden bzw. Firmen zu sehen. Unter der Spalte ‚Laufende Nummer‘ ist ein Linklabel zur dazugehörigen Sonderkondition zu finden.

Vorgang

Beispiele für die Einstellung der Preiskataloge:

tagesberichte:tagesberichte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:08+00:00

Tagesberichte

In diesem Modul können Sie Tagesberichte für die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter (insbesondere Techniker) anlegen.

Eingabe

Öffnen Sie das Modul Tagesberichte unter Aktuell-Kundendienst. Im Reiter „Eingabe“ können Sie neue Berichte anlegen.

Wählen Sie im ersten Schritt die „Mitarbeiternummer“ aus sowie das „Datum des Tagesberichtes“, falls das aktuelle nicht das korrekte Datum ist.

Übersicht

In dem Reiter Übersicht sehen Sie alle eingetragenen Mitarbeiter mit folgenden Eigenschaften, wenn diese gepflegt sind. Sie können jeweils nach den einzelnen Tabellenpunkten sortieren.

Nummer
Vor- und Nachname
Adresse
Geburtsdatum
Eintrittsdatum
Geschlecht
zusätzlichen Bemerkungen
Kennzeichnung Techniker

Das Anlegen der Mitarbeiter findet unter Mitarbeiter in weitere Stammdaten statt.

Löschen von Tagesberichten

Das Löschen von Tagesberichten ist nur im Modul Aktivitäten möglich.

tkd-statistiken:tkd-statistiken

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:08+00:00

TKD-Statistiken

In diesem Modul lassen sich diverse Auswertungen zu Verträgen, Maschinen und Technikern aufrufen. Dabei werden, je nach Statistik, entsprechende Auswahlfelder zur Selektion freigeschaltet. Hier werden auch die Zählerstandsanforderungen erstellt.

Kyocera Audit

Zielsetzung

Daten in Excel bereitzustellen, die Auswertungen bezüglich der Störungsabwicklung und des Lagerumschlages zulassen. Bei der Ausgabe wurden Anforderungen, welche Kyocera an seine Händler stellt, zugrunde gelegt.

Voraussetzungen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Kyocera Audit verfügbar.

In der TKD-Statistik.cfg muss ein entsprechender Eintrag vorhanden sein
Im Templateverzeichnis von CO muss die Excel-Vorlage „KyoAudit.xlsx“ angelegt sein. Diese Vorlage wird von SC bereitgestellt.
Feiertage.ini muss für die korrekte Berechnung der Responsezeiten gepflegt sein.
Die Klickfaktoren an den Zählern im Artikelstamm müssen gepflegt sein.
Für die Ermittlung durchschnittlicher Reaktionszeiten muss die Arbeitszeit in den Nutzeroptionen eingetragen sein

Aufruf

Der Aufruf erfolgt über das Modul TKD-Statistiken. Vorher ist der Auswertungszeitraum zu selektieren. Damit die Reaktionszeiten etc. nicht von Auslieferungen oder ähnlichem verzerrt werden, können Zusatzvorgangsarten selektiert werden. Für den Lagerumschlag können TKD-Artikelarten selektiert werden. Zusätzlich kann auf einen Lieferanten eingeschränkt werden.

Es werden alle Technikereinsätze entsprechend der angegeben Auswahlkriterien ermittelt. Diese Einsätze werden an Excel ausgegeben in den Komprimierungsstufen:

Einsätze komplett
Einsätze pro Kunden
Einsätze pro Maschine
Einsätze pro Modellartikel

Zur Ermittlung der Reaktionszeit wird die in den Nutzeroptionen eingetragene Arbeitszeit unter Berücksichtigung der in der Feiertags.ini eingetragenen Feiertage herangezogen. Sind diese nicht gepflegt fällt die Ermittlung auf eine Arbeitszeit von 8:00 - 17:00 Uhr zurück.

MTBF (mean time between failures) wird in Stunden angegeben und errechnet sich aus 8 Stunden pro Arbeitstag unter Berücksichtigung der Feiertage. Für MCBF (mean clicks between failures) wird ein Gesamtzähler herangezogen. Dieser berechnet sich aus Klicks * Klickfaktor. Im Folgendem ein Beispiel für eine Farbmaschine:

Am Modellartikel hinterlegte Klickfaktoren:

Am Gerät hinterlegte Zählerstände:

Berechnung:

Ausgabe der Lagerkennziffern

Im Tabellenblatt „Lagerumschlag“ werden zusätzlich die Lagerkennziffern ermittelt. Für die Ermittlung der Kennziffern wird der in der Selektionsmaske angegebene Lieferant und die Lagerkennung herangezogen.

Folgende Werte werden für den angegebenen Zeitraum ermittelt:

Der Lagerumschlag wird mit folgender Formel berechnet:

Beispiel:

Ein Artikel wird 12 x im Zeitraum verkauft und durchschnittlich liegen 4 Stück am Lager, dann berechnet sich der Lagerumschlag: 12/4 = 3.

verkaeuferwechsel:verkaeuferwechsel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-09-04T06:19:01+00:00

Modul Verkäuferwechsel (Verkäufer oder Sachbearbeiter wechseln)

Im Strukturbaum unter Sonstiges befindet sich das Modul Verkäuferwechsel, welches auch über das Modulkürzel VW aufgerufen werden kann.

Hier können Verkäufer gesetzt und bisherige Verkäufer geändert werden. Diese Funktionalität steht für Firmen, Maschinen, Verträge und Projekte zur Verfügung.

Ab CO 8.2443.7 wurde das Modul um die Möglichkeit erweitert, neben dem Verkäufer auch den Sachbearbeiter wechseln zu können.

Der Verkäuferwechsel berücksichtigt die Zuordnung der Rollen/Qualifikationen (Verkäufer, Sachbearbeiter), die abweichend vom Mitarbeiterstamm an Firmen eingestellt sind.

Unter den Reitern „Firmen“ und „Projekte“ kann der Verkäuferwechsel nur in der Gesamtheit über die Modulfunktion „Verkäufer wechseln/zuordnen“ erfolgen. In „Maschinen“ oder „Verträge“ kann die Zuordnung von keinem oder einem neuen Verkäufer direkt in der Tabelle oder über die Modulfunktion vorgenommen werden.

Anzeige zum Verkäufer

Die zweite Möglichkeit ist, die Firmen zum Verkäufer zu ermitteln. Maschinen und Verträge zu diesen Firmen können geladen werden.

Dies erfolgt nach der Aktivierung des Button Firmen anzeigen. Danach können mit dem weiteren Button 'Maschinen, Verträge und Projekte zu Firmen laden‘ deren Maschinen, Verträge und Projekte geladen werden. Anschließend kann dort die Zuordnung von keinem oder einem neuen Verkäufer, wie schon beschrieben, direkt in der Tabelle oder über die Modulfunktion „Verkäufer wechseln/zuordnen“ erfolgen.

Modulfunktion "Verkäufer wechseln/zuordnen"

Verkäufer oder Sachberabeiter wechseln

Durch Klick auf die Modulfunktion „Verkäufer (oder Sachbearbeiter) wechseln/zuordnen“ erscheint ein neues Fenster.

Der Reiter „Wechseln“ bietet folgende Optionen:

Der aktuelle Verkäufer kann mit einem neuen Verkäufer/Sachbearbeiter gewechselt werden, der per Auswahlbox ausgewählt wird.
Es gibt die Möglichkeit ‚Schutz zu berücksichtigen‘ oder den neuen Verkäufer/Sachbearbeiter zu ‚schützen‘. Wird einen Verkäufer/Sachbearbeiter geschützt, kann er nicht entfernt werden.
Weiterhin kann der Verkäufer/Sachbearbeiter für alle zugeordneten Geschäftsbereiche entfernt werden.
Es besteht die Option die zugehörigen Maschinen, Projekte oder Verträge zu wechseln.

Beim Wechsel des zuständigen Sachbearbeiters an der Firma kann per Freigabehaken gesteuert werden, ob auch in deren Vorgängen (Status: erfasst und angeboten) und offenen Aktivitäten der Sachbearbeiter bzw. Mitarbeiter zu wechseln ist. Das geht beim Verkäuferwechsel nicht - ist ja auch ausgegraut.

Verkäufer/Sachbearbeiter zuordnen

Der Reiter „Zuordnen“ bietet die Option, einen neuen Verkäufer/Sachbearbeiter auszuwählen und auch den Geschäftsbereich zu bestimmen.

Wird das Kontrollkästchen 'vorhandene Verkäufer für diesen Geschäftsbereich ersetzen‘ (Schutz wird berücksichtigt) angehakt, erscheint ein neues Kontrollkästchen 'neuen Verkäufer neben evtl. geschützten Verkäufern zulassen‘.

Für das geschäftsbereichsabhängige Wechseln und Zuordnen ist die Konfiguration 540 zu beachten, diese steuert, ob es nur einen Mitarbeiter pro Geschäftsbereich an einer Firma geben kann.

vertraege:uebersicht_modulfunktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-18T08:58:42+00:00

Übersicht Modulfunktionen Verträge

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht aller im Modul Verträge existierenden Modulfunktionen. Bitte beachten Sie, dass einge Funktionen erst mit Nutzung von Lizenzen verfügbar sind.

Modulfunktionen

Aktivität anlegen

Sie haben die Möglichkeit eine Aktivität zum Vertrag anzulegen.

Vertrag abrechnen

Sie werden in das Modul Vertragsabrechnung weitergeleitet, wo die Vertragsnummer bereits in der Übersicht eingetragen wurde.

Zählerstände eingeben

Sie werden in das Modul Zählerstandserfassung weitergeleitet, wo die Zählerstände eingeben, bearbeitet und freigegeben werden können.

Abrechnungshistorie

Es öffnet sich eine Übersicht in der alle abgerechneten Erlöse des Vertrages aufgelistet sind.

Maschinen/Erlöse hinzufügen

Über diese Funktion können weitere Maschinen bzw. Erlöse dem Vertrag hinzugefügt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Maschine(n) zu einem Vertrag hinzufügen.

Erlöse ändern

Über diese Funktion können Sie die Erlöse des Vertrages anpassen.

Bitte beachten Sie, dass ein Erlös im Reiter Erlöse ausgewählt sein muss, um die Bearbeitung zu beginnen.

Vertragsleistungen ändern

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit weitere Vertragsleistungen dem Vertrag hinzuzufügen bzw. Vertragsleistungen direkt auszuschließen.

Vertragsleistungen können dabei folgendermaßen gepflegt werden:

Löschen: Alle markierten Vertragsleistungen werden gelöscht .
Hinzufügen: Zu allen markierten Maschinen kann jeweils eine neue Vertragsleistung hinzugefügt werden. Sind keine Maschinen markiert, so wird die angegebene Leistung zu allen Vertragsmaschinen des aktuellen Vertrages hinzugefügt.
Ändern: Sind einheitliche Vertragsleistungen markiert (z.B. Vertragsleistungen für eine bestimmte Warengruppe oder einen bestimmten Artikel), so kann durch Markierung der Checkbox „Änderung“ eine Massenänderung ausgeführt werden. Die Vertragsleistungsart wird in diesem Fall auf der Maske gesperrt, die Leistung (z.B. Warengruppe oder Artikel) kann geändert werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Vertragsleistungen.

Vertragszeitraum ändern

Mit dieser Funktion können Sie den Beginn und das Ende des Vertrages ändern. Die Funktion erlaubt es auch ein Datum von der Aktualisierung auszunehmen, hierfür muss das entsprechende Eingabefeld geleert werden.

CO Portal Ready

Überprüfung der Einstellungen des Vertrages für CO Portal bzw. für die Zählerstandsmeldung per Portal. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Zählerstände via CO Portal.

Bei Erfassung eines Ansprechpartners und bei der Funktion ‚Portal Ready‘ wird geprüft, ob die Anmeldedaten (Portal-Mail-Adresse + Portal-Passwort) eindeutig sind und es wird ggf. eine entsprechende Meldung ausgegeben. Grund: Nicht eindeutige Anmeldedaten lassen die Anmeldung an CO-Portal scheitern.

Zu Preisanpassung hinzufügen

Mit dieser Funktion können Sie den Vertrag zu einer Preisanpassung hinzufügen, wählbar über die Nummer der bestehenden Anpassung, oder eine neue Preisanpassung mit Bezeichnung, Anpassung zum und Erlösen anlegen.

Diese Funktion ist nur in der Übersicht des Moduls nutzbar.

Eigentümer wechseln

Sie haben die Möglichkeit über ein Eingabe-Fenster den Eigentümer der Maschine zu wechseln. Die Änderungen werden direkt an die Maschine übernommen.

Um diese Funktionen nutzen zu können, müssen Sie im Reiter Maschinen befinden und eine Maschine auswählen, ansonsten ist die Funktion ausgegraut.

beendete Verträge anzeigen

Wenn der Haken gesetzt ist, werden Ihnen im Reiter Übersicht des Moduls auch beendete Verträge mit angezeigt. Diese sind ansonsten standardmäßig nicht sichtbar.

beendete Erlöse anzeigen

Damit können unter dem Reiter Erlöse bereits beendete Vertragserlöse angezeigt werden. Standardmäßig werden diese nicht angezeigt.

Vertragsnummern ändern

Mit dieser Funktion können Sie bestehenden Verträgen eine neue Vertragsnummer zu weisen. Sie können diese manuell eingeben oder sich aus dem Nummernkreis vorschlagen lassen. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragsnummern ändern.

Rückkaufswert ermitteln

Es werden in einer separaten Maske alle aktiven Mieterlöse des Vertrages angezeigt.

Das Stichtagsdatum der Maske bestimmt, zu welchem Datum der Rückkaufswert ermittelt werden soll. Das Datum wird mit dem Ende des aktuellen Monats bzw. des Folgemonates vorbelegt, je nachdem ob der Aufruf bis zum 15. eines Monats oder später erfolgt.

Die Restlaufzeit errechnet sich aus den verbleibenden Monaten vom Stichtag bis zum Mietende. Diese Restlaufzeit, multipliziert mit der Rate, ergibt den Rückkaufswert des Gerätes.

Im oberen Bereich wird immer die Summe aller Rückkaufswerte dargestellt.

vorgaenge:serviceauftrag_anlegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-27T13:43:02+00:00

Service-Auftrag für Maschinen aus dem Vorgang anlegen

Es ist im Vorgang möglich positionsweise Service-Aufträge für Maschinen anzulegen, die mit Hinweisen wie Lieferdatum versehen sind. So sollen zukünftige Lieferungen einfacher vorbereitet werden.

Aus den Vorgangsdaten wird übernommen:

der Terminwunsch des Kunden
die Auftragsnummer
der zukünftige Standort
sowie die Identnummer der Maschine

Service-Auftrag anlegen

Öffnen Sie das Modul Vorgänge und tragen Sie unter Position, die zu liefernde bzw. die zu liefernden Maschinen ein.

Wählen Sie nun die Funktion „Service-Auftrag anlegen“ aus. Dies ist über den Reiter „Positionsverarbeitung“ in der obigen Menüleiste oder per Rechtsklick auf die Position möglich.

Sollte die Funktion „Service-Auftrag anlegen“ nicht angezeigt werden, dann überprüfen Sie im gewählten Geschäftsbereich, ob „Tkd-Funktionen freischalten“ angeklickt ist.

Danach öffnet sich folgende Vorlaufmaske:

Tragen Sie, wie in der Abbildung dargestellt, den entsprechenden Geschäftsbereich ein sowie alle weiteren für Sie notwendigen Daten. Im Feld „Fehlermeldung“ erscheint der neue Hinweistext. In diesem Text ist die Maschine, der Auftrag sowie der Terminwunsch des Kunden angegeben.

Werden mehrere Maschinen ausgewählt, dann erscheint in den Feldern Fehlertext und Ident-Nr.: „(mehrere gewählt)“.

Wenn Sie den Service-Auftrag anlegen, erscheint im unteren Teil der Vorlaufsmaske ein blauer Link mit der Nummer des Auftrages. Mit diesem Link können Sie direkt in den Auftrag wechseln.

Bei der Anlage von mehreren Aufträgen werden Ihnen in den Link zwar alle Nummern angezeigt, aber mit Klick darauf, springen Sie immer in den ersten angelegten Auftrag.

Hinweistext einsehen

Im neu angelegten Service-Auftrag finden Sie den Hinweistext im unteren Bereich des Reiters Identartikel im Abschnitt Identartikeldaten.

Textbaustein anpassen

Der Hinweistext kann über das Modul Textbausteine unter Weitere Stammdaten gesteuert werden. Hierfür öffnen Sie das Modul und suchen nach dem Textschlüssel ‚bwServiceauftragFehlertext‘.

In der sich nachfolgend öffnenden Eingabe-Maske können Sie den Text entsprechend anpassen und abschließend speichern.

vorgaenge:steuerfreierechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-28T06:26:25+00:00

Steuerfreie Rechnungen im Inland

Für bestimmte Kunden kann es notwendig sein, einen Vorgang ohne Mehrwertsteuer zu berechnen. Dies kann über ein spezielles Steuergebiet realisiert werden.

Hinterlegen der Stammdaten

Zuerst müssen Sie Ihre Stammdaten erweitern. Dies geschieht in drei Schritten.

Anlegen des Steuergebietes

Im Modul Länder legen Sie ein neues Steuergebiet an.

Eintragen des Steuersatzes

Anschließend wechseln Sie in das Modul Steuersätze.

Erweitern Sie den steuerfreien Satz, indem Sie eine neue Zeile mit dem zuvor angelegten Steuergebiet hinzufügen. Der Prozentsatz sollte 0 sein.

Bearbeitung der Kontierungsgruppen

Abschließend müssen Ihre Kontierungsgruppen angepasst werden.

Fügen Sie jeder gewünschten Kontierungsgruppe eine neue Zeile mit dem Steuergebiet, dem Steuersatz und den gewünschten Kontonummern hinzu.

Einstellungen am Vorgang

Nachdem die Stammdaten passen, können Sie nun in einem Vorgang, auf der Registerkarte Sonstiges das Steuergebiet zuweisen.

Diese Zuweisung kann auch nach Eingabe der Positionen, muss aber vor dem Druck eines Vorgangsdokumentes geschehen.

Einstellungen am Kunden

Falls ein Kunde immer steuerfreie Rechnungen erhält, macht es Sinn das Steuergebiet in seiner Rechnungsanschrift zu hinterlegen. Auf der Registerkarte Weiteres im Modul Anschriften können Sie dies vornehmen.

Wird nun ein Vorgang zu dieser Rechnungsanschrift erzeugt, wird das Steuergebiet automatisch am Vorgang eingetragen.

vorgaenge, steuerfrei, steuergebiete

Steuerfreie Rechnungen ins Ausland deren Lieferanschrift im Inland liegt, können ebenfalls mittels dieser Einstellung erstellt werden.

warenbuchung:ueberlieferung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-25T10:36:17+00:00

Warenbuchung: Überlieferung

Im Alltagsgeschäft kann es zu Überlieferungen bei bestellter Ware kommen. Im Modul Warenbuchung haben Sie die Möglichkeit die Ware direkt beim Eingang in ein Reklamtionslager zu buchen.

Einstellungen

Die Konfiguration 232 in Concept Office entscheidet darüber, ob es Meldungen zu Überlieferung gibt und eine Überprüfung stattfindet. Ist diese Konfiguration nicht aktiv, dann wird die Mehrmenge normal gebucht.

Das Modul Konfigurationen finden Sie im Strukturbaum unter Administration.

Konfiguration 232: Überlieferte Mengen beim Wareneingang prüfen

0 - nein
1 - ja

Warenbuchung

Im Modul Warenbuchung im Reiter Offene Bestellungen können Sie unter Angabe des Lieferscheins die Menge der neuen Ware eingeben. Ist diese größer als die bestellte Menge und ist die Konfiguration 232 aktiv, dann erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

Die Position in der Bestellung im Abschnitt Bestellpositionen wird nun rot hervor gehoben und in die Spalte „Überliefert“ wird die Menge eingetragen, die zu viel geliefert wurde. Im nachfolgenden Beispiel wurden 10 Artikel bestellt und 12 geliefert, wodurch die Differenz 2 in die Spalte eingetragen wurde.

Wird die überbelieferte Position gebucht, dann wird der Differenz-Wert separat rot im Reiter Wareneingangsprotokoll dargestellt und die Mehrmenge auf das Reklamationslager gebucht (Spalte Referenz-Lager).

Sie können aus dem Reiter Wareneingangsprotokoll direkt eine Aktivität zu der Position anlegen, in der die Bearbeitung der Reklamation aufgenommen wird. Die Funktion finden Sie im Menü unter Modulfunktion oder in der rechten Spalte.

Seiten in diesem Namensraum:

Artikel

Bestellungseingang mit gleichzeitiger Reklamation

Offene Bestellungen

Seriennummern importieren

Warenbuchung (WB)

W (Fortsetzung)

Warenbuchung

weitere_stammdaten:artikeleigenschaften

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-21T10:39:12+00:00

Artikeleigenschaften

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Artikeleigenschaften.

Im vorliegenden Modul kann einem Artikel eine Eigenschaft hinzugefügt werden.

Anlage von Artikeleigenschaften

Durch Klick auf Neu wird im Feld Artikeleigenschaft automatisch eine Nummer vergeben. Eine genauere Beschreibung wird unter Bezeichnung eingetragen.

Außerdem ist eine Kurzbezeichnung notwendig.

Die Felder Externe Bezeichnung 1, Externe Bezeichnung 2 und Externe Bezeichnung 3 sind optionale Felder. Hier können alternative Bezeichnungen aus externen Systemen eingetragen werden.

Weitere Pflichtfelder sind Herkunft, Herkunftssytem und Warengruppe. Die Felder Herkunft und Herkunftssysteme zeigen, woher die Daten stammen. Es besteht die Option, auszuwählen, ob die Eigenschaft für alle Warengruppen oder nur für eine bestimmte Gruppe zur Verfügung steht.

Zuweisen von Artikeleigenschaften

Artikeleigenschaften werden im Modul Artikel, Reiter „Texte/Bilder“ verwendet.

weitere_stammdaten:bankverbindungs-schemata

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-21T13:40:30+00:00

Bankverbindungs-Schemata

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Bankverbindungs-Schemata.

In diesem kann festgelegt werden, in welcher Reihenfolge (1-10) die Bankverbindungen in der Fußzeile von Dokumenten angezeigt und gedruckt werden.

Anlage

Nach dem Ausfüllen der Bezeichnung des Schemas, sowie der verschiedenen Bankverbindungen, muss zunächst gespeichert werden, um den Abschnitt Zuordnungen bearbeiten zu können.

Zuordnung für das Schema

Die Festlegung, wo das Bankverbindungs-Schemata Verwendung findet, erfolgt anhand des Abschnittes Zuordnungen. Dies ist für folgende Kriterien möglich:

Filiale
Geschäftsbereich
PLZ von-bis
Kunde

Pflege von Bankverbindungen

Bankverbindungen können im Modul Mandanten, Reiter Bankverbindungen gepflegt werden. Diese werden dann im Modul Bankverbindungs-Schemata zur Auswahl angeboten.

Bankverbindung pro Filiale

Es ist möglich für eine Filiale eine fest zugeordnete Bankverbindung zu definieren, die bei Verwendung der jeweiligen Filiale greift und bespielsweise in die X-Rechnung ausgegeben wird.

1. Voraussetzung hierfür ist die Pflege der Bankverbindungen am Mandanten.

2. Es ist ein Bankverbindungs-Schema für die Filiale zu definieren. Dazu ist als Bank1 die Bank der Filiale anzugeben und unter Zuordnungen muss die zugeordnete Filiale eingetragen werden.

weitere_stammdaten:fahrzeuge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:18+00:00

Fahrzeuge

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Fahrzeuge.

Im vorliegenden Modul wird der Fuhrpark des Unternehmens verwaltet, also zum Beispiel Fahrzeuge mit denen Techniker zu Kunden fahren. Es ist möglich Fahrzeugen ein Lager zuzuweisen sowie Kosten zu hinterlegen.

Anlage von Fahrzeugen

Über Klick auf Neu kann ein neues Fahrzeug angelegt werden. Im Reiter „Eingabe“ werden dann alle notwendigen Einstellungen getroffen.

Über das Fahrzeugkennzeichen wird das Fahrzeug eindeutig identifiziert. Die Bezeichnung wird programmweit zur Anzeige verwendet. Mit dem Kontrollkästchen Firmenfahrzeug ist es möglich, ein Fahrzeug als Firmen- oder Privatfahrzeug zu kennzeichnen.

Selbst- und externe Kosten (EK und VK)

Wird im Feld Selbstkosten (EK) ein Wert hinterlegt, wird dieser Betrag für die Kostenermittlung in Service-Aufträgen herangezogen und mit den dort hinterlegten Fahrkilometern multipliziert. Das Ergebnis erhöht die EK-Kosten zusätzlich zum EK des Stundensatzes. Dies gilt auch für Fahrtpauschalen mit fest definiertem Verkaufspreis.

Der Wert im Feld Externe Kosten (VK) wird in Service-Aufträgen mit den Fahrkilometern multipliziert und zum VK des Stundensatzes addiert.

Gibt es im Service-Auftrag einen Artikel mit der Artikelart TKD Wegekosten, werden die hier am Fahrzeug hinterlegten VK-Kosten nicht berechnet. Nur die EK-Kosten werden dann zur tatsächlichen Ermittlung der Kosten herangezogen.

Das Fahrzeug als Lager

Im Feld Lagerkennung kann ein vorher anzulegendes Lager hinterlegt werden. Dieses Lager muss die Qualifikation Fahrzeug besitzen.

Im Service-Aufträgen werden dann Artikel, die an diesem Lager geführt werden, erst von diesem Lager abgebucht.

Am Fahrzeug kann zudem ein maximales Ladevolumen hinterlegt werden (Lademeter). Dies ist für die Disposition relevant. An jeder Planungseinheit kann ein Wert für benötigte Lademeter eingetragen werden. Im Dispomodul werden pro Tag an der entsprechenden Ressource die Lademeter aufsummiert und entsprechend angezeigt. Ist der Wert überschritten, wird dies durch eine rote Darstellung angezeigt.

Die weiteren Felder in diesem Abschnitt: Zuladung (in kg), Laderaum Länge (in cm), Höhe und Breite (in cm) haben lediglich informativen Charakter.

Zuordnung eines Fahrzeuges zu einem Techniker

Jedes Fahrzeug sollte einem Techniker zugeordnet sein. Dies geschieht im Modul Mitarbeiter, Registerkarte Weiteres. Dort muss im Feld KFZ-Kennzeichen das entsprechende Kennzeichen eingetragen werden.

weitere_stammdaten:kundenartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-24T10:54:06+00:00

Kundenartikel

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Kundenartikel.

Für bestimmte Kunden oder Kundengruppen kann es notwendig sein, eine vom Kunden vorgegebene Artikelnummer und Bezeichnung zu verwenden, die von eigenen Stammdaten abweichen. Im vorliegenden Modul können Artikeln abweichende Nummern und Texte zugeordnet werden.

Kundenartikel können auch kundenübergreifend angelegt werden. Das kann bei Eigenmarken sinnvoll sein, die mit eigener Artikelnummer und eigener Bezeichnung auf den Formularen ausgewiesen werden sollen, aber intern gegen wechselnde Artikel verschiedener Hersteller ausgetauscht werden sollen. Dazu kann man Kundenartikel für die Kundennummer=1 und die Kundengruppe „(alle)“ definieren.

Beim Formulardruck werden die normalen Artikeltexte durch die des Kundenartikels ersetzt.

Anlage von Kundenartikeln

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Kundennummer zur Eingabe freigegen. Über die Matchcodesuche kann der gewünschte Kunden ausgewählt werden. Soll der Kundenartikel für eine Kundengruppe gelten, wird die Kundennummer 1 ausgewählt, und anschließend die Kundengruppe im Auswahlfeld.

Weiterhin wird die gewünschte Kundenartikelnummer eingegeben und per Matchcodesuche den dazugehörigen Artikel ausgewählt.

Außerdem gibt es die Möglichkeit eine Bezeichnung hinzufügen und die Mengeneinheit bzw. Umrechnungsfaktor zur Standardmengeneinheit zu bestimmen.

Es besteht die Option weitere, abweichende Texte in den Feldern Langtext und Variantentext zu schreiben. Werden die Felder leer gelassen, werden beim Druck die Texte aus dem Artikelstamm verwendet.

Zuweisen von Kundenartikel

Kundenartikel werden im Vorgang verwendet. Die neue Kundenartikelnummer ist nicht in der Position zu sehen, sondern nur auf den gedruckten Dokumenten.

Automatischer Wechsel

Es besteht die Möglichkeit, kunden- und mengenbezogen den automatischen Wechsel von Artikel A nach Artikel B einzustellen.

Die Einstellungen dazu werden im Modul Kundenartikel angegeben. Bei aktiven Haken ‚Interner Artikelwechsel‘ kann für einen Artikel ein entsprechender Zielartikel angegeben werden.

Kundenartikel

weitere_stammdaten:leasingfaktoren

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:18+00:00

Leasingfaktoren

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Leasingfaktoren.

Im vorliegenden Modul können für die einzelnen Leasinggesellschaften verschiedene laufzeitabhängige Faktoren angegeben werden. Leasinggesellschaften müssen vorher als Kunden im Modul Firmen angelegt worden sein.

Eingabe Leasingfaktoren

Durch Klick auf Neu wird das Feld Id zur Eingabe freigegeben. Die Bezeichnung liefert eine genauere Beschreibung und optional können mehrere Informationen im Feld Bemerkung hinzugefügt werden.

Leasingfaktoren werden in den Felder Laufzeit, Anschaffungswert, Faktor und Gültig ab…bis näher definiert.

An den Leasingfaktoren lässt sich zudem eine Finanzierungsprovision hinterlegen. Diese Provision erhöht den Faktor um den angegebenen Prozentwert. Diese Provision kann in der Vertragskalkulation noch einmal angepasst werden. Aus Faktor und Provision ergibt sich ein Kalkulationsfaktor, mit dem die Mietraten berechnet werden.

Mit entsprechender Lizenz können Leasingfaktoren über die Edi-Schnittstelle eingelesen werden.

Zuweisen von Leasingfaktoren

Im Vorgang kann über die Modulfunktion „Leasingberechnung“ eine Maske gestartet werden, die es erlaubt, eine oder mehrere Leasingkonditionen aufzunehmen. Zu diesem Zweck kann man die hinterlegen Konditionen suchen.

weitere_stammdaten:mahnstufen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-03T07:52:50+00:00

Mahnstufen

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Mahnstufen.

Im vorliegenden Modul können Mahnstufen bearbeitet oder neu angelegt werden.

Anlage von Mahnstufen

Durch Klick auf Neu wird das Feld Mahnstufe zur Eingabe freigegeben.

Weiterhin können Mahngebühr, Prozent, Karenztage und Mahnfrist festgelegt werden.

Es besteht die Option eine Liefersperre zu setzen. Dies kann z. B. beim Erreichen der dritten Mahnstufe geschehen. Dabei wird die Bonität des betreffenden Kunden auf 9=gesperrt gesetzt.

Über die Textfelder können die als Beschreibung dienenden Texte wie der Betreff und der Kopf- und Fusstext hinterlegt werden. Diese Eingaben werden beim Erstellen des jeweiligen Mahnschreibens mit in das Formular übernommen und könnten auch nochmals vor dem Erstellen der Mahnungen individuell auf diese angepasst werden.

Bei der Ermittlung der 1 Mahnstufe (Zahlungserinnerung) werden die Karenztage der Zahlungsbedingung beachtet. Das Mahndatum ergibt sich aus dem Fälligkeitsdatum und der angegeben Karenztage aus der Zahlungsbedingung der Rechnung.

Zuweisen von Mahnstufen

Die aktuellen Mahnstufen werden im Modul Op-Verwaltung, Reiterkarte Mahnwesen, angezeigt.

weitere_stammdaten:mengeneinheiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:18+00:00

Mengeneinheiten

Unter Weiteren Stammdaten ist das Modul Mengeneinheiten zu finden. Im vorliegenden Modul können Mengeneinheiten bearbeitet oder neu angelegt werden.

Eingabe von Mengeneinheiten

Durch Klick auf Neu wird das Feld Mengeneinheit zur Eingabe freigegeben.

Weitere Felder, die ausgefüllt werden können, sind:

Nachkommastellen
Iso-Code (ISO-Code-Verzeichnis für Länder- und Währungscodes)
UNECE-Code (The United Nations Economic Commission for Europe-Code)

Zuweisen von Mengeneinheiten

Im Modul Artikel, Reiter „Mengeneinheiten/Kataloge“ kann einem Artikel die gewünschte Mengeneinheit zugewiesen werden. Die Mengeneinheiten stehen per Drop-down zur Auswahl.

Löschen von Mengeneinheiten

Solange Mengeneinheiten in Verwendung sind, können sie nicht gelöscht werden.

weitere_stammdaten:mitarbeiter

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-27T13:35:51+00:00

Mitarbeiter

Dieses Modul Mitarbeiter ermöglicht die Eingabe und Verwaltung von Informationen zu den im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter.

Das Modul wird in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten aufgerufen. Für eine zügigere Navigation kann zur Eingabe das Kürzel MI verwendet werden.

Anlegen von Mitarbeitern

Registerkarte Eingabe

Durch Klick auf Neu wird eine neue Mitarbeiternummer vergeben. Alternativ kommt eine eigene Nummer in Frage - es muss jedoch sichergestellt sein, dass diese noch nicht vergeben wurde und zwischen 0 und 32767 liegt. Zwingend ist der Kurzname, welcher den Mitarbeiter eindeutig kennzeichnet.

Alle weiteren Felder sind optional befüllbar und haben teilweise informativen Charakter bzw. erleichtern spätere Selektionen.

Folgende Felder haben konkrete Auswirkungen auf das Programmverhalten:

Aktiv (1)

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann er hier als nicht mehr aktiv gekennzeichnet werden. Inaktive Mitarbeiter werden immer am Ende der Mitarbeiterauswahl angezeigt. Sie sind mit dem Hinweis (inaktiv) versehen und können für neue Vorgänge , Aktivitäten , etc. nicht ausgewählt werden. In den Vorgängen, Aktivitäten, etc. in denen sie während ihrer aktiven Zeit ausgewählt waren, bleiben sie jedoch erhalten, so dass dies später immer nachvollzogen werden kann.

Art (2)

Dieses Feld ist schon bei der Neuanlage immer mit Mitarbeiter vorbelegt. Hier können jedoch auch Kfz (Firmenfahrzeuge/Lieferfahrzeuge), Fremdfirmen (Dienstleister/Montagefirmen), Raum (Montageräume/Werkstattplätze) oder Werkzeug (Montagekoffer/Werkstattwagen/Sackkarren) verwaltet werden. Sollen diese disponierbar sein, müssen Sie auch als Ressource angelegt sein.

Loginname (3)

Beim Start von Concept Office wird ermittelt, ob der aktuelle Betriebssystembenutzer bei einem Mitarbeiter als Loginname hinterlegt ist. Kann genau ein Mitarbeiter ermittelt werden, erscheint keine Mitarbeiterauswahlmaske. In der Rechteverwaltung muss der Mitarbeiter als - Neuer Benutzer - angelegt werden und folgend gewünschte Rechte vergeben werden.

Geschäftsbereiche (4)

Über die Rechteverwaltung lassen sich Programminhalte auf die zugeordneten Geschäftsbereiche einschränken.

aktueller Geschäftsbereich (5)

Mit dem hier eingestellten Geschäftsbereich werden, vorausgesetzt sie sind so eingestellt, die Geschäftsbereichsfelder vorbelegt. Diese Vorbelegung lässt sich manuell übersteuern.

Qualifikation (6)

Nur als Vertriebsmitarbeiter gekennzeichnete Mitarbeiter können im Vorgang als Verkäufer eingetragen werden bzw. werden bei der Verkäuferzuordnung berücksichtigt.
Nur als Techniker gekennzeichnete Mitarbeiter können in Serviceaufträge als Techniker ausgewählt werden.

Filiale (7)

Ist am Mitarbeiter eine Filiale hinterlegt, so wird die zur Filiale zugehörigen Anschrift auf der V-Card angezeigt.

Registerkarte Technikerqualifikation

Hier können detaillierte Informationen über Fachkenntnisse der Techniker hinterlegt werden.

Registerkarte Weiteres

Eintrag des Fahrzeuges für den entsprechenden Mitarbeiter, wenn es ein Firmenfahrzeug ist oder für betriebliche Zwecke genutzt wird. (siehe auch Fahrzeuge) (1)

Passwortvergabe für den Concept Mobile Zugang (2)
Es wird verschlüsselt gespeichert und ist nur hier veränderbar.

Festlegung der Zugehörigkeiten zu Bezirken (3) und Verkaufsteam (4)

Hinterlegung von Signaturen für Briefkopf (5) und E-Mails (6)
Sie werden aus Concept Office erzeugt.

Bestimmung der Vertretung für den Mitarbeiter während Abwesenheit (7). Bisher wirkt das nur bei der Herstellerauftragsbestätigung, und zwar im Zusammenhang mit der Konfiguration 255 und nur bei der Bearbeitung eigener Bestellungen. Wenn diese aktiv ist, sieht man nur die eigenen Herstellerauftragsbestätigungen. Wenn der Mitarbeiter z.B. vier Wochen nicht im Büro ist, kommt keiner an seine Herstellerauftragsbestätigungen. Wenn man hier aber einen Vertreter festlegt, dann sieht dieser sie auch.

Reiterkarte Provisionszahlungen

Hier hat man die Einsicht zu den Auszahlungen der Provisionsanteile eines Mitarbeiters. Für ein besseres Verständnis siehe Mitarbeitergruppen und Provisionsstaffel.

Zuweisung von Mitarbeitern

Mitarbeiterzuordnungen erfolgen meist automatisch. Weiter Informationen sind in den jeweiligen Modulen Modulen zu finden.

Mitarbeiter anonymisieren

Laut dem DSGVO haben Mitarbeiter das Recht, dass ihre persönlichen Daten gelöscht werden, wenn sie aus dem Unternehmen ausscheiden. Die Modulfunktion macht genau das. Alle Daten, wie zum Beispiel das Geburtsdatum oder die Adresse, werden gelöscht. An allen Stellen, an denen der Mitarbeiter eingetragen war(Firmen, Aktivitäten usw.), wird das Wort „anonym“ und die Mitarbeiternummer des Mitarbeiters eingetragen.

weitere Stammdaten, Mitarbeiter, Techniker, Ressourcen

weitere_stammdaten:mitarbeitergruppen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-24T14:52:04+00:00

Akademie

Mitarbeitergruppen

Unter den weiteren Stammdaten können Mitarbeiter zu Mitarbeitergruppen zusammengefasst werden. Jeder Mitarbeiter kann dabei in mehreren Gruppen enthalten sein. Dies ermöglicht zum Beispiel die Definition von Verkaufsteams oder die Einrichtung spezieller Umsatzanzeigen.

Eingabe einer Mitarbeitergruppe

Durch Klick auf Neu wird das Feld Mitarbeitergruppe freigeschalten. Die Gruppe kann nun eindeutig definiert werden, indem einen bis zu 20 Zeichen langen Namen eingegeben wird, der die Gruppe eindeutig definiert. Die Bezeichnung dient später der Auswahl der Gruppe und darf bis zu 50 Zeichen lang sein. Nun muss die Mitarbeitergruppe gespeichert werden, wodurch die Eingabe der restlichen Felder freigeschalten wird.

Eine Mitarbeitergruppe ist bei Eingabe immer aktiv, kann aber später inaktiv gesetzt werden. Diese Gruppe wird dann nicht mehr zur Auswahl (z.B. in den Vorgängen) angeboten.

Die Gruppenart bietet die Möglichkeit Mitarbeiter zu einem Verkaufsteam einer Mitarbeitergruppe oder einer Genehmigungsgruppe zuzuordnen.

Eine Mitarbeitergruppe definiert, in welchem Maß, in welchen Bereichen etc. die zugehörigen Mitarbeiter ihre Arbeitskraft dem Unternehmen zur Verfügung stellen.

Einer Genehmigungsgruppe gehören Mitarbeiter, die bestimmte Vorgänge, Abläufe etc. im Unternehmen überprüfen und genehmigen müssen, bevor diese endgültig werden.

Verkaufsteam wird im nächsten Kapitel separat erklärt.

In der Tabelle Mitarbeiterzuordnung können nun die Mitarbeiter zugewiesen werden. Dabei ist eine zeitliche Befristung möglich. Für die Gruppenart Verkaufsteam gibt es mehrere Optionen:

Das Kennzeichen Hauptmitarbeiter findet bei der Ermittlung von Verkaufsteams in Vorgängen Bedeutung.

Durch Auswahl einer Provisionsstaffel wird diesem Verkaufsteam eine Provision zugeordnet. Diese zugeordnete Provision kann anteilig auf die Mitarbeiter des Verkaufsteams verteilt werden. Die prozentuale Aufteilung wird in der Spalte Provisionsteilung eingegeben - die Summe muss dabei 100 ergeben.

Verkaufsteams

Jeder Vorgang in Concept Office besitzt nicht nur einen Verkäufer sondern auch ein Verkaufsteam. Diese werden dazu verwendet Gebietsaufteilungen abzubilden oder Provisionen aufzuteilen.

Über die Rechteverwaltung sind Einschränkungen auf Daten des Verkaufsteams möglich.

Wenn kein Verkaufsteam in organisatorischer Form existiert, kann pro Verkäufer ein gleichnamiges Verkaufsteam angelegt werden. Diesem Verkaufsteam wird nur der gleichnamige Mitarbeiter zugeordnet.

Zuweisen von Verkaufsteams

Die Zuordnung des Verkaufsteams im Vorgang erfolgt implizit über den Verkäufer. Wenn dieser ermittelt wurde, prüft Concept Office dessen Mitgliedschaft in den aktiven Verkaufsteams:

ist der Verkäufer in genau 1 Verkaufsteam enthalten, wird dieses eingesetzt.
ist der Verkäufer in mehreren Verkaufsteams enthalten, besitzt aber nur in genau 1 die Zuordnung Hauptmitarbeiter, wird dieses eingesetzt
konnte keine eindeutige Zuordnung ermittelt werden, wird kein Verkaufsteam eingetragen.

Für eine korrekte Provisionsabrechnung muss der im Vorgang hinterlegte Verkäufer Mitglied des Verkaufsteams aus dem Vorgang sein

Die Zuordnung an der Firma kann Geschäftsbereichsabhängig erfolgen. Im Modul Firmen über den Reiter „Untermodule“ können die Geschäftsbereichsabhängige Firmeneinstellungen zum Kunden aufgerufen werden.

Nun kann das Verkaufsteam hinterlegt werden.

Anlage Genehmigungsgruppen

Im Concept Office können bestimmte Einstellungen im Prozesse des Angebotsverfahrens nur noch mit einer Genehmigung durchgeführt werden. Eine Ausführung ohne entsprechende Genehmigung ist für die eingestellten Mitarbeiter nicht möglich.

Durch das Setzen des Hakens auf Genehmigungsgruppe im Reiter Eingabe, ist die Reiterkarte Genehmigungsverfahren verfügbar.

Es lassen sich pro Mitarbeitergruppe (z.B. Sachbearbeiter) Kriterien definieren, die dazu führen, dass ein Vorgesetzter die Abgabe (Druck) eines Dokuments genehmigen muss.

Einstellungsmöglichkeiten Genehmigungsverfahren

Im Reiter Genehmigungsverfahren gibt es folgende Optionen:

Wechsel der ZBD ist zu genehmigen

Ob für die Änderung der Zahlungsbedingungen im Vergleich zur Standardeinstellung am Kunden eine Genehmigung notwendig ist, kann hier eingestellt werden.

Unterschreitung der Auftragsmindestspanne ist zu genehmigen

Hier kann entschieden werden, ob die Mindestspanne laut Geschäftsbereich unterschritten werden darf.

Unterschreitung der Artikelmindestspanne ist zu genehmigen

Durch diese Option kann entschieden werden, ob die Mindestspanne, die im Modul Artikel hinterlegt wurde, überschritten werden darf.

Überschreitung des Auftragswertes ist zu genehmigen

Im Feld kann direkt einen Wert eingetragen werden oder es greift die Einstellung am Geschäftsbereich.

Gilt für Genehmigungsart

Hier besteht die Option zwischen Angebot, Auftragsbestätigung oder Gutschrift auszuwählen.

4-Augen-Prinzip

An einer Genehmigungsgruppe kann ausgewählt werden, ob das 4-Augen-Prinzip angewendet werden soll. Falls der Antragsteller die Berechtigung hat ein Formular zu drucken, dies bedeutet der Auftragswert in einem Vorgang überschreitet nicht den Wert aus der Genehmigungsgruppe, ist er prinzipiell befugt das Formular zu drucken. Ist aber das 4-Augen-Prinzip aktiv muss trotzdem eine Genehmigung eingeholt werden. Diese Genehmigung muss durch einen zweiten Mitarbeiter erfolgen, egal in welcher Genehmigungsstufe er ist. Falls der Antragsteller die Berechtigung nicht hat, also der Auftragswert überschritten wird, muss der zweite Mitarbeiter berechtigt sein die Genehmigung frei geben zu dürfen.

Bereiche

Ist der Haken auf Bereich gesetzt, so werden die Abteilungen in denen die zugeordneten Mitarbeiter tätig sind, aufgelistet.

Provisionseinstellungen

Durch Auswahl einer Provisionsstaffel wird diesem Verkaufsteam eine Provision zugeordnet. Diese zugeordnete Provision kann anteilig auf die Mitarbeiter des Verkaufsteams verteilt werden, geben Sie dazu die prozentuale Aufteilung in der Spalte Provisionsteilung ein - die Summe muss dabei 100 ergeben.

Umsatzrechte (Ansicht) einschränken

Im Modul Rechteverwaltung Reiter „Gruppenrechte“ lassen sich über ein Sonderrecht die in Concept Office angezeigten Umsätze für einzelne Mitarbeiter einschränken. Dabei kann auf Mitarbeitergruppen oder Verkaufsteams Bezug genommen werden, bei denen der Mitarbeiter zugeordnet ist.

Sonderrecht Umsatzansicht (Filter)

Über diese Sonderrecht kann festgelegt werden, dass ein Nutzer nur Teile der vorhandenen Umsätze sehen darf. Je nach eingestellter Ausprägung werden die Daten gefiltert

keine Umsätze
nur eigene Umsätze
nur eigene Umsätze und Umsätze eigener Kunden
Umsätze des VK-Teams
Umsätze der Mitarbeitergruppe
Umsätze des Geschäftsbreichs
Alle Umsätze

Mitarbeitergruppen, weitere Stammdaten, Mitarbeiter, Verkaufsteam, VK-Team, Provision

weitere_stammdaten:mitarbeiterrabatte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-01-16T09:33:21+00:00

Mitarbeiterrabatte

Im Modul MR-Mitarbeiterrabattgruppen können für bestimmte oder alle Mitarbeiter sowie für eine Kombination aus Warengruppe, Warenuntergruppe, Warenunteruntergruppe, Preisgruppe und Firma Rabattstaffeln hinterlegt werden. Damit kann erreicht werden, dass der Rabatt, der von einem Mitarbeiter vergeben werden kann, gedeckelt ist. Hierbei können für verschiedene Auftragswerte verschiedene Rabattobergrenzen hinterlegt werden. Zudem können verschiedene Rabattstaffeln hinterlegt werden und über die Rechtevergabe kann definiert werden, dass bestimmte Mitarbeiter nur bis zu einer bestimmten Rabattstufe Rabatte vergeben dürfen. Andernfalls müsste ein Mitarbeiter mit höheren Rechten eine andere Rabattstufe im Auftrag hinterlegen.

Mitarbeiterrabatte anlegen

Unter Weitere Stammdaten findet sich das Modul MR-Mitarbeiterabattgruppen. Hier werden für alle oder bestimmte Mitarbeiter Rabattobergrenzen festgelegt. Im Bild unten sind für alle Mitarbeiter und die Warengruppe „Bürobedarf“ Rabattstufen eingestellt, die ab einem Grenzwert (Summe Listen-VK) von 500 Euro noch einmal erhöht wurden.

Rabattstufen hinterlegen

Im Modul Firmen Tab Weiteres kann eine Rabattstufe hinterlegt werden. Vorbelegt ist das Feld mit der kleinsten Rabattstufe 1. Dieses Feld wird in einen Vorgang übertragen und kann dort vom Nutzer erhöht werden, wenn er über das entsprechende Recht verfügt.

Sonderrechte Vorgänge / Artikel: Rabattstufe

Über das Recht Rabattstufe kann festgelegt werden, welche Rabattstufe der Nutzer im Vorgang einstellen darf. Die Rabattstufe kann den Maximalrabatt auf Positionsebene bestimmen.

Keine Rabattstufe
Rabattstufe 1
Rabattstufe 2
Rabattstufe 3

Verfügt ein Mitarbeiter nicht über das Recht für die gewünschte Rabattstufe, muss sich ein anderer Mitarbeiter mit den entsprechenden Rechten einloggen und die Rabattstufe im Vorgang ändern.

Prüfung der Rabattgrenzen

Bei jedem Druck eines Vorgangsdokuments (Angebot bis Rechnung) erfolgt die Überprüfung der Rabattgrenzen. Hierbei werden für den hinterlegten Bearbeiter des Vorgangs die Rabattgruppen ermittelt. Danach wird für jede Position im Vorgang die Zuordnung zu einer Rabattgruppe getroffen und die Summe der Listenpreise für jede Gruppe errechnet. Diese Summe wird gegen den in der Rabattgruppe hinterlegten Grenzwert geprüft. Im Anschluss erfolgt für jede Position die Kontrolle, dass der effektive Rabatt der Position (inkl. umlegbarem Kopfrabatt) nicht größer als die Rabattgrenze der Staffel und der Gruppe ist. Sollte eine Position die Rabattgrenze überschreiten, erfolgt eine entsprechende Meldung und das Dokument kann nicht gedruckt werden.

weitere_stammdaten:mitarbeiterrabattgruppen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-13T07:53:26+00:00

Mitarbeiterrabattgruppen

Unter Weiteren Stammdaten befindet sich das Modul Mitarbeiterrabattgruppen. Hier werden für alle oder bestimmte Mitarbeiter Rabattobergrenzen festgelegt.

Im vorliegenden Modul können für bestimmte oder alle Mitarbeiter sowie für eine Kombination aus Warengruppe, Warenuntergruppe, Warenunteruntergruppe und Preisgruppe Rabattstaffeln hinterlegt werden. Damit kann erreicht werden, dass der Rabatt, der von einem Mitarbeiter vergeben werden kann, gedeckelt ist.

Hierbei können für verschiedene Auftragswerte verschiedene Rabattobergrenzen hinterlegt werden.

Zudem können verschiedene Rabattstaffeln hinterlegt werden und über die Rechtevergabe kann definiert werden, dass bestimmte Mitarbeiter nur bis zu einer bestimmten Rabattstufe Rabatte vergeben dürfen. Andernfalls müsste ein Mitarbeiter mit höheren Rechten eine andere Rabattstufe im Auftrag hinterlegen.

Anlage von Mitarbeiterrabattgruppen

Durch Klick auf Neu wird das Feld Nummer zur Eingabe freigegeben.

Weiterhin können im Feld Mitarbeiter alle oder nur einen bestimmten Mitarbeiter ausgewählt werden.

Außerdem können Warengruppe, Warenuntergruppe, Warenunteruntergruppe, sowie eine Preisgruppe und eine Firma ausgewählt werden.

Es muss zuerst gespeichert werden, damit Rabattstaffeln zur Eingabe freigegeben werden.

Im Bild oben sind für alle Mitarbeiter und die Warengruppe „Bürobedarf“ Rabattstufen eingestellt, die ab einem Grenzwert (Summe Listen-VK) von 500 Euro noch einmal erhöht wurden.

Zuweisen von Rabattstufen

Im Modul Firmen kann eine Rabattstufe hinterlegt werden.

Vorbelegt ist das Feld mit der kleinsten Rabattstufe 1. Dieses Feld wird in einen Vorgang übertragen und kann dort vom Nutzer erhöht werden, wenn er über das entsprechende Recht verfügt.

Sonderrecht Rabattstufe

Über das Recht Rabattstufe kann festgelegt werden, welche Rabattstufe der Nutzer im Vorgang einstellen darf. Die Rabattstufe kann den Maximalrabatt auf Positionsebene bestimmen.

//Rabattstufe 1//
//Rabattstufe 2//
//Rabattstufe 3//

Verfügt ein Mitarbeiter nicht über das Recht für die gewünschte Rabattstufe, muss sich ein anderer Mitarbeiter mit den entsprechenden Rechten einloggen und die Rabattstufe im Vorgang ändern.

Prüfung der Rabattgrenze

Bei jedem Druck eines Vorgangsdokuments (Angebot bis Rechnung) erfolgt die Überprüfung der Rabattgrenzen. Hierbei werden für den hinterlegten Bearbeiter des Vorgangs die Rabattgruppen ermittelt.

Danach wird für jede Position im Vorgang die Zuordnung zu einer Rabattgruppe getroffen und die Summe der Listenpreise für jede Gruppe errechnet. Diese Summe wird gegen den in der Rabattgruppe hinterlegten Grenzwert geprüft.

Im Anschluss erfolgt für jede Position die Kontrolle, dass der effektive Rabatt der Position (inkl. umlegbarem Kopfrabatt) nicht größer als die Rabattgrenze der Staffel und der Gruppe ist. Sollte eine Position die Rabattgrenze überschreiten, erfolgt eine entsprechende Meldung und das Dokument kann nicht gedruckt werden.

weitere_stammdaten:status

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:20+00:00

Status

Die Statuspflege dient der Bearbeitung von Statusinformationen, die an unterschiedlichen Programmstellen, bspw. in Vorgängen, verwendet werden. Oft dienen die Status einer späteren Auswertung oder zur schnellen Selektion von Datensätzen.

Einige Status sind automatisch vorgegeben und finden im Programm Verwendung. Diese Status werden in der Statuspflege ausgeblendet.

Eingabe eines neuen Status

Das gleichnamige Modul wird in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten aufgerufen. Das Modul-Kürzel lautet SI.

Die Eingabe eines neuen Status erfolgt über Klick auf Neu. Unter dem Reiter Eingabe wird das Feld Status freigegeben und eine Nummer gemäß des Nummernkreises händig vergeben. .

Die Verwendung eines händig geführten Nummernkreises für jeden einzelnen Status-Typ erleichtert die Übersicht.

Wenn mehrere Status nacheinander für dieselbe Status-Art eingegeben werden, ist es möglich ab der 2. Eingabe den Button Neu zu verwenden. Dadurch erscheint in Status die vorbelegte, nächsthöhere Zahl.

In das Feld Bezeichnung wird der Name eingetragen, der im Programm unter Status angezeigt werden soll und abschließend im Feld Art die Status-Art ausgewählt.

Optional kann eine Bemerkung zu dem Status hinterlegt werden.

Arten von Status

Abschluss-Status (Erledigungsgründe)

Für langfristige Auswertungen kann es interessant sein, warum ein Angebot nicht zum Auftrag wurde. Es sollten die Auswertungskriterien als verschiedene Abschlussstatus eingepflegt sowie jedem verlorenen Angebot ein Abschluss-Status zugewiesen werden.

Projekt-Phase

Der Ablauf eines Projektes kann in mehrere Teilphasen aufgeteilt sein. Es sollten die, für das Unternehmen, relevanten Projektphasen eingepflegt sowie den Projekten der aktuelle Status zugewiesen werden.

Entscheidungsgründe

Jedes Projekt kann einen Entscheidungsgrund, für oder gegen sich, erhalten. Dies ermöglicht eine spätere Auswertung.

Reklamationsgründe

Die in einer Reklamation angebbaren Gründe werden hier gepflegt.

Vertriebsstatus

Hier wird (dem Verkäufer) die Info hinterlegt, in welcher Situation sich der Vorgang befindet.

Zuweisen von Status

Das Zuweisen von Status findet zum Beispiel im Modul Vorgänge statt.

weitere stammdaten, Status, Abschlussstatus, Entscheidungsgründe, Erledigungsgrund

weitere_stammdaten:ticketherkuenfte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:20+00:00

Ticketherkünfte

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Ticketherkünfte. Hier wird die Ticketherkunft angelegt, um sie später im Modul Tickets verwenden zu können.

Die bereits vorhandenen Einträge werden durch Concept Office vorgegeben und können bei Bedarf erweitert werden.

Anlagen von Ticketherkünften

Durch Klick auf Neu wird eine Nummer im Feld Id automatisch vergeben.

Dann wird das Feld Bezeichnung zur Eingabe freigegeben. Es kann festgelegt werden, ob eine Ticketherkunft aktiv sein soll.

Zuweisen von Ticketherkünften

Ticketherkünfte stehen im Modul Tickets zur Verfügung:

weitere_stammdaten:tourenstamm

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-12T12:23:55+00:00

Tourenstamm

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Tourenstamm. Im vorliegenden Modul können die Touren bearbeitet oder neu angelegt werden.

Anlage von Touren

Durch Klick auf Neu erhält jede Tour eine Tourennummer. Über die Bezeichnung wird die Tour näher definiert.

In der Rubrik Packen am: wird hinterlegt, wann die Touren gepackt werden sollen. Hierzu wird in CO-Mobile angezeigt, wann die Touren gepackt werden sollen.

In der Rubrik Liefern am: wird hinterlegt, wann die Touren ausgeliefert werden

Hat ein Vorgang eine Tourennummer unter Lieferdaten, dann wird beim Lieferscheindruck geprüft für welches Datum die Tour vorgesehen ist und das Lieferscheindatum entsprechend gesetzt.
Existiert zur Tourennummer keine offene Tour, dann wird das Tour-Datum entsprechend den Einträgen unter Liefern am: gesetzt.
Existiert zur Tourennummer schon eine offene Tour, dann wird das Lieferscheindatum auf das Tour-Datum gesetzt.

Als Versandart wird die Versandart für die Tour ausgewählt.

Über Vorlauftage für die Kommissionierung wird bei Aufträgen mit geplanter Auslieferung der Packzettel erst zum Druck (Tourenplanung) bzw. zur Kommissionierung angeboten (CO Logistik), wenn die Vorlauftage zum Liefertermin (Terminwunsch des Kunden) erreicht sind.

Weiterhin können der Tour einen Rang (Je größer, desto höher die Priorität.) und ein Sammelkennzeichnen vergeben werden.

Außerdem besteht die Option, die Liefersperre an Anschriften zu ignorieren.

Optional kann eine Bemerkung zur Tour hinzugefügt werden.

Zuweisen von Tourenstämme

Der Tourenstamm wird im Modul Touren (TP) verwendet.

weitere_stammdaten:zusatzvorgangsarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-15T07:40:30+00:00

Zusatzvorgangsarten

Zusatzvorgangsarten bieten die Möglichkeit Vorgänge und Serviceaufträge zusätzlich zu kennzeichnen. Somit lassen sich bestimmte Typen von Vorgängen gezielt suchen oder als Gruppe auswerten.

Zusatzvorgangsarten dienen außerdem der übergangsweisen oder permanenten Kennzeichnung um spezielles Programmverhalten zu ermöglichen, z.B.:

Zusatzvorgangsarten werden über ihre Nummer eindeutig identifiziert. Dabei sind die Nummern 1-20 sind für interne Verarbeitungen reserviert.

Eingabe von Zusatzvorgangsarten

Durch Klick auf Neu wird eine neue Zusatzvorgangsart angelegt. Dabei wird eine eindeutige, fortlaufende Nummer vergeben.

Damit die Zusatzvorgangsart im Programm genutzt werden kann, muss eine treffende Bezeichnung eingetragen werden. Außerdem sollte festgelegt werden, ob diese Zusatzvorgangsart für Vorgänge, Serviceaufträge oder beide verfügbar sein soll.

Danach können weitere Einstellungen vorgenommen werden. Diese beeinflussen zum Teil stark das Programmverhalten eines so gekennzeichneten Vorgangs/Service-Auftrags.

Ein nachträgliches Ändern vorhandener Zusatzvorgangsarten hat möglicherweise weitere Auswirkungen auf Programmabläufe und Statistiken.

Vorgangstitel Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart erhalten diesen Vorgangstitel.
Reklamation
Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart dienen zur Kennzeichnung der Reklamationsabwicklung.
Abrufauftrag
Sammelauftrag
Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart werden geprüft, ob es einen offenen Vorgang dieses Kunden mit einer Zusatzvorgangsart Sammelauftrag gibt. Ist dies der Fall, wird eine Meldung mit der Vorgangsnummer des betreffenden Auftrags ausgegeben. Nach der Anlage von Sammelaufträgen muss das Modul dazu einmal geschlossen werden.
Bearbeitungssperre für Vorgänge
Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart werden nicht bebucht.
Materiallieferung
Dient zur Ermittlung von abweichenden Materiallieferungsanschriften, ansonsten wird der Standort verwendet. Es wird kein Standardwert für den Unterbearbeitungsstatus für die Disposition ermittelt, da Materiallieferungen in der Regel nicht disponiert werden.
Liefersperre
Bei Vorgängen mit dieser Zusatzvorgangsart wird der Lieferschein nicht erstellt.
Auftragseingangswirksam
Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart werden in statistischen Auswertungen des Auftragseingangs berücksichtigt
Interne Verrechnung
Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart besitzen für alle Artikel den VK = 0
Keine Vertragsprüfung
Für Vorgänge dieser Zusatzvorgangsart findet keine Vertragsprüfung statt. Der Kunde muss alle aufgeführten Positionen bezahlen, auch wenn ein gültiger Vertrag vorhanden ist.
Umsatz auf Rechnungsempfänger buchen
Bei Vorgängen mit dieser Zusatzvorgangsart wird angegeben, dass der Umsatz auf den Rechnungsempfänger, nicht den Kunden, zu buchen ist.
Betreuung durch Lieferanten
Kein E-Mailversand bei Rückmeldung der Serviceeinsätze
In Flex wird bei der Rückmeldung von Serviceaufträgen die E-Mail nicht vorbesetzt. Bei entsprechender Einstellung an der Firma kommt ein Hinweis im Serviceauftrag über dem E-Mail-Feld.
Kommissionierschein pro Abschnitt splitten
Es wird pro Abschnitt ein eigener Kommissionierschein erstellt.
Lieferschein pro Abschnitt splitten
Es wird pro Abschnitt ein eigener Lieferschein erstellt.

Ist das Splitten pro Abschnitt für Kommissionier- und Lieferschein aktiviert, dann werden diese beim gleichzeitigen Druck paarweise gedruckt, d.h. KS1, LS1, KS2, LS2,…. (ACHTUNG: Diese Funktion steht nur im Vorgang direkt und nicht im Formulardruck zur Verfügung. Zudem ist die Verwendung des gleichen Druckers notwendig.)

Vorgang pro Kostenstelle splitten
Durch Wahl dieser Zusatzvorgangsart ist im Vorgangsreiter „Sonstiges“ im Abschnitt der „Druckfreigabe“ der Button „Vorgang nach Kostenstelle splitten“ vorhanden. Durch diesen Button wird der Vorgang entsprechend der Kostenstellen der Positionen in neue Vorgänge aufgesplittet und es werden die Kommissionierscheine erstellt. Der Ursprungsvorgang wird zudem automatisch erledigt. Die neuen Vorgänge erhalten alle die gleiche Gruppierungsnummer. Alle Aufträge sind zudem für Sammelrechnung und Sammellieferschein gekennzeichnet.Die Kommissionierung erfolgt pro Auftrag und damit pro Kostenstelle. Solange nicht alle Teilaufträge des Ursprungsvorgangs erledigt sind, erscheint ein Hinweis, dass noch weitere Kommissionierscheine offen sind und ein Druck des Lieferscheins ist nicht möglich. Wird der letzte Auftrag aus der Gruppierung kommissioniert und verpackt, erfolgt auf Nachfrage die Erstellung des (Sammel-)Lieferscheines über alle Aufträge. Abschließend kann über alle Teilaufträge eine Sammelrechnung erstellt werden.
Im Portal ‚Bestellungen‘ anzeigen (gilt nur für Vorgänge)
Diese Einstellung bewirkt, dass im Kundenportal nur Vorgänge unter Bestellungen (vorausgesetzt, das entsprechende Portalrecht besteht) angezeigt werden, wenn die zugehörige Zusatzvorgangsart diese Einstellung aktiviert hat. Vorgänge ohne eine spezifizierte Zusatzvorgangsart bleiben jedoch weiterhin immer sichtbar. Im Vorgang in Concept Office wird der Schriftzug ‘Im Portal sichtbar’ angezeigt, falls dies der Fall ist. Dieses Merkmal ist standardmäßig aktiviert, sodass der Haken für alle Zusatzvorgangsarten gesetzt wird (kompatibel). Bei der Erstellung neuer Zusatzvorgangsarten muss diese Entscheidung jedoch bewusst manuell getroffen werden (inkompatibel).

Weitere Einstellungen:

Umsatzwirksamkeit
Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart ermöglichen das Sperren oder Erledigen eines Vorgangs nach Lieferscheindruck.
Hauptlieferant für Bestellungen
Vorgänge mit dieser Zusatzvorgangsart erhalten einen Lieferanten als Vorgabewert.
Sonderverarbeitung (Sonderfunktion - „POOLVersorgung von Partner- und Regionallägern“)
Codierung Extern 1 (Sonderfunktion - Konica Minolta)
Versandart
Vorgänge erhalten diese Versandart (Ermittlungsreihenfolge der Versandarten: 1. aus der Tour, 2. aus der Zusatzvorgangsart, 3. aus der Anschrift (geschäftsbereichsabhängig), 4. aus der Anschrift (allgemeiner Eintrag (alle)))

Concept-Office Web

CO-Web-Abrechnungsart
Anbindung CO-Webshop
Webshop-Katalog
Kennzeichnet Vorgänge als Vorlage für CO-Webshop-Kataloge
Webshop-Bestellung
Kennzeichnet Vorgänge als Bestellung aus dem CO-Webshop
B2B-Katalog
Kennzeichnet Vorgänge als Vorlage für B2B Kataloge (Concept Flex Portal)
B2B-Warenkorb
Kennzeichnet Vorgänge als Bestellung aus dem B2B Shop (Concept Flex Portal)
B2B-Warenkorb OCI
Kennzeichnet Vorgänge als Bestellung aus dem B2B Shop (Concept Flex Portal), welche über einen OCI-Login erstellt wurden.

Zuweisung von Zusatzvorgangsarten

Zusatzvorgangsarten werden im Modul Vorgänge angezeigt.

Im Modul Serviceaufträge stehen die Zusatzvorgangsarten auch zur Verfügung.

weitere stammdaten, Zusatzvorgangsart, Abrechnungsart

allgemein:uebersichten:uebersichtsfilter

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:22+00:00

Übersichtsfilter

Mit dem Übersichtsfilter können Datenmengen begrenzt und damit die Serverlast reduziert werden. So wird einem Bewegen von sehr großen Datenmengen bzw. langem Warten vorgebeugt.

Die Übersichtstabelle wird, mit Ausnahme von Sichten, nicht mehr automatisch gefüllt.

Über die Konfiguration 430 lässt sich dieses Verhalten steuern.

Einstellung

Konfiguration 430: Programmsteuerung

Steuert, ob die Übersichtstabelle (Browsegrid-Controler) in bestimmten Modulen automatisch beim Auswählen des Reiters - Übersicht - gefüllt werden soll

0 - Nein
1 - Ja

Die Übersichtsfilter gelten für die Module Vorgänge und Artikel.

Filterauswahloptionen

Über die Filterauswahloptionen (1) kann die Suche nach modulspezifischen Kriterien erfolgen und anschließend mit dem Anzeigen-Button (3) bestätigt werden. Die Tabelle wird geladen.

Der Filter leeren-Button (2) setzt diese Optionen zurück, bedeutet jedoch nicht die Rücksetzung des abgerufenen Datenstandes. Dieser bleibt bis zur nächsten Handlung erhalten.

Wird anschließend der Anzeigen-Button (3) betätigt, wird der gesamte Datenbestand geladen, d.h. der Übersichtsfilter außer Kraft gesetzt.

(Übersichtsfilter Modul Artikel)

Typische Filter

Zuletzt geöffnet - Bezug zum aktuellen Mitarbeiter
Heute geändert - Bezug zu allen Mitarbeitern
Heute angelegt - Bezug zu allen Mitarbeitern

(Übersichtsfilter Modul Vorgänge)

Falls einer dieser Filter genutzt wird, werden alle modulspezifischen Optionen zurückgesetzt.

Modul Vorgänge

Der Button letzter Filter setzt die Daten der letzten Sortierung ein.

Artikel, Vorgänge

nl:laeger:lagergruppen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:34+00:00

Magazijngroepen

In der Tabelle „Lagergruppen“ wird jedes Lager in einer Gruppe, mit dem gleichen Gruppierungskennzeichen erfasst.

Gruppierungkennzeichen

als Gruppierungskennzeichen wird eine Zahl eingetragen. Diese dient der Gruppierung der Läger in die einzelnen Lagergruppen, z.B. 1 entspricht Lagergruppe1.
Alle Läger einer Lagergruppe erhalten das gleiche Gruppierungskennzeichen

Lagerkennung

Hier wird die Lagerkennung der jeweiligen Läger verwendet.

In der Tabelle „Lagerbeziehungen“ werden die entsprechenden Zuordnungen vorgenommen, um festzulegen, welches Lager das Hauptlager ist, für welches die Bestellungen erzeugt werden sollen.

Gruppierungskennzeichen

analog des angelegten Gruppierungskennzeichens aus der Tabelle Lagergruppen

LagerkennungQuelle

Hauptlager, über welches die Bestellvorschläge/Bestellungen abgewickelt werden sollen (im Beispiel „Chemnitz“)

LagerkennungZiel

untergeordnete Läger der Lagergruppe (Im Beispiel „AL“ und „FM“)

Qualifikation=0

es erfolgt beim Zubuchen der Bestellungen eine Umbuchung auf das Lager der Bestellposition

LagerkennungZwischenlager

Für Umbuchungsvorschläge kann unter „Läger“ ein Umbuchungslager angelegt werden, wenn kein gleichzeitiges Ausbuchen vom Quelllager und Einbuchen in das Ziellager erfolgt. Hier kann z.B. für Umbuchungen vom Lager „Chemnitz“ zum Lager „FM“ ein Umbuchungslager (CH_U_FM) angelegt werden. Damit kann der Bestand aus dem Lager „Chemnitz“ ausgebucht und die Kommission für das Lager „FM“ zu einem späteren Zeitpunkt zugebucht werden. Die Umbuchungslager werden nicht in die Lagergruppen aufgenommen, sondern nur im Modul „Läger“ angelegt und als Umbuchungslager gekennzeichnet.

Priorität

laufende Nummer zur Kennzeichnung der Reihenfolge bei Nutzung von Umbuchungsvorschlägen
wird fortlaufend eingetragen (1,2,3…)

Da hierzu noch kein Pflegemodul existiert, erfolgt die Zuordnung auf SQL-Basis.

Nach erfolgter Zuordnung wird im Modul Läger jetzt unter Gruppierungskennz.: die Lagergruppe angezeigt

Um die Funktionalität der Lagergruppen zu nutzen muss die Mandantenkonfiguration 157 aktiviert werden. Hier ist die Konfiguration auf = 1 zu stellen.

Lesen Sie hierzu auch: Bestellvorschläge für Lagergruppen

Lagergruppe

nl:weitere_stammdaten:profildefinitionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:40+00:00

Profiel definities

Sommige modulen van Concept Office kunnen uigebreidt worden met zelf gedefinieerde, zogenaamde Profielmaskers.

Het onderhouden van profielen wordt hier beschreven.

Aanmaken en bewerken van profielen

Voordat u een profiel wilt aanmaken, dient u zeker te zijn welke informatie in het profiel opgenomen dient te worden. Bovendien kan het zinvol zijn, eerst de layout op een stuk papier uit te tekenenm alvorens u start met de invoer hiervan.

Aanmaken van profiel definities

Allereerst dienen de kopgegevens van het profiel vastgelegd te worden.

Als Profiel wordt een eenduidige naam gekozen. De beschrijving wordt binnen Concept Office voor selectie/aanzicht toegepast. De lokatie en/of toewijzing van het profiel wordt in het veld Profielsoort geselecteerd. Bestaan er meedere profielen voor één profielsoort, dan kunt u deze aansturen middels Volgorde tonen, hoe de profielen weergegeven dienen te worden.

Vastleggen van de Layout

Legen Sie nun nacheinander die einzelnen Felder für das Profil an.

Die exakte Ausrichtung kann auch über die Felder Position X und Position Y in den Profileinträgen durchgeführt werden.

Details der Profileinträge

Die einzelnen Felder werden als Profileinträge bezeichnet. Durch Doppelklick eines Feldes oder durch Auswahl im Unterbaum des Profils können diese aufgerufen werden. Nun werden die Profileinträge und deren Verhalten detailliert eingestellt.

Das Maskenbezeichnung speichert den Namen des Feldes, wie er im Profil angezeigt werden soll. Für Suchen und Recherchen kann abweichend eine Recherchebezeichnung hinterlegt werden, z.B. ergänzt um den Profilnamen. Außerdem kann der Datentyp des Profileintrags hier verändert werden.

Auch Steuerinformationen wie Positionen und Größe des Feldes, sowie die Reihenfolge wie die Felder angesprungen werden (Tab-Index) können hier eingestellt werden.

Programmverhalten von Profilen

Anzeige im Modul

Nach Anlage des Profils ist eine neue Registerkarte im durch die Profilart zugewiesenen Modul verfügbar.

Nach Aufruf der Registerkarte können die Felder nun gefüllt werden.

Profile in der Datenbank

Jedes Profil wird in einer separaten Tabelle der Concept Office Datenbank gespeichert, der Tabellenname wird wiefolgt aufgebaut:

<Modul>_<Mandant-Nr>_<Profilname>

Die einzelnen Profilfelder werden gemäß der Maskenbezeichnung als Datenbankfeld angelegt und gespeichert.

weitere stammdaten, Profile

erweiterte_rollout_funktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-10T13:21:16+00:00

Erweiterte Rollout-Funktionen

Mit diesen Funktionen bietet Concept Office unter anderem die Möglichkeit leichter eine große Anzahl von Maschinen an verschiedene Standorte zu versenden.

Für dieses Modul ist die Lizenz "Erweiterte Rollout-Funktionen" erforderlich.

Abweichende Lieferanschriften und Rechnungsadressen

Bei der Auswahl der abweichenden Rechnungs- bzw. Lieferanschriftsnummer ist zu beachten, Anschriften der Firma im Vorgangskopf zu wählen (Haken „alle Anschriften“ bei der Suche deaktivieren). Werden Rechnungsanschriften anderer Firmen gewählt, so wird die Debitorennummer der abweichenden Rechnungsadresse nicht ausgewertet.

Abweichungen eintragen

Für Auftragsabschnitte sind die neuen Spalten „Abweichende Lieferanschrift“ und „Abweichende Rechnungsanschrift“ verfügbar. Diese Spalten aktivieren Sie im Vorgang im Reiter Positionen über die Spaltenauswahl.

Die Adresse kann über das Fernglas-Symbol gesucht werden. Wird in die Spalten eine abweichende Anschrift eingetragen, so wird pro Anschrift 1 Lieferschein (bzw. 1 Rechnung) mit der jeweiligen Anschrift erstellt. Dies geschieht auch, wenn die abweichende Anschrift gleich der im Auftragskopf vorgegebenen Anschrift ist.

Dokumente für gleiche abweichende Anschriften werden zusammengefasst.

Sofern aus einem Auftrag aufgrund abweichender Liefer- bzw. Rechnungsanschriften mehrere Dokumente erzeugt werden, wird das Kennzeichen „Teillieferung“ bzw. „Teilrechnung“ nicht ausgewertet.

Kommissionierscheine

Es werden separate Kommissionierscheine für abweichende Lieferanschriften erstellt.

Direktlieferungen

Bestellungen für Aufträge mit Direktlieferung an abweichende Lieferanschriften werden nicht in Teilbestellungen zu den abweichenden Lieferanschriften zerlegt. Es wird immer die Lieferanschrift des Auftragskopfes benutzt.

Stornierungen

Für die Stornierung von Lieferscheinen bzw. Rechnungen mit abweichenden Anschriften gibt es keine gesonderte Verarbeitung. Jedes Dokument muss separat storniert werden, so als wäre es mit einer Teillieferung bzw. Teilrechnung entstanden.

Vorab-Identnummer für Vorvertrag

Die Generierung eines Vertrages aus dem Vorgang heraus soll oftmals erfolgen, wenn noch keine Seriennummern verfügbar sind, um beispielsweise einen Vertragsentwurf zu erstellen. Deshalb lassen sich Vorab-Identnummern anlegen. Diese verfügen über eine interne IdentNummer aber noch nicht über eine Seriennummer.

Am entsprechenden Geschäftsbereich muss der Haken TKD-Funktionen freischalten gesetzt sein.

Identnummern vorab belegen

Im Vorgang unter Positionen Maschine hinzufügen und anschließen mit Rechtsklick Vertrag anlegen auswählen. Es öffnet sich das Fenster zur Vertragsanlage. Mit Klick auf „Identartikel vorab anlegen“ wird automatisch der Haken bei „Als Vorvertrag anlegen“ gesetzt. Nach Eingabe der restlichen Daten auf „Vertrag anlegen“ klicken. Sie erhalten abschließend eine Meldung über das erfolgreiches Anlegen mit Vertragsnummer.

Ansicht im Vorvertrag

Im Modul Vertrag steht nun im Reiter Eingabe der Status: „erfasst (wartet auf Freigabe)“.

Im Reiter Maschinen steht an der Maschine in der Spalte „Seriennummer“ als Platzhalter „(erwartet)“.

Warenbuchung

Wird eine Bestellung zu einer Vorgangsposition erzeugt, zu der Vorab-Identnummer generiert wurden, so werden für diese bei Warenbuchung die Seriennummern aus dem Wareneingang übernommen.

administration:mps_systeme

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Akademie

Einrichten der Schnittstelle zu einem MPS System

Grundeinstellungen

Im Modul Mandanten müssen in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD), in der Tabelle MPS-Systeme die Zugangsdaten für den MPS-Server eingetragen und der Funktionsumfang festgelegt werden.

Die Eingabe des Passwortes muss als MD5-Hash erfolgen. Dazu wird die Schaltfläche rechts am Eingabefeld genutzt. Das Passwort wird im Klartext eingegeben und der Hash-Wert wird anschließend automatisch generiert.

Technische Voraussetzungen

Die Kommunikation mit den einzelnen Systemen erfolgt per Webservice-Technologie.

Je nach eingesetzter Firewall- oder UTM-Lösung, müssen unter Umständen Ports freigegeben bzw. Regeln erstellt werden.

Details zu Aufruf bzw. URL, Funktionsumfang und verwendeten Ports der Webservice-Schnittstellen, erfahren Sie vom Anbieter des jeweiligen MPS-Systems.

Einstellungen zu Maschinen

Die weiteren Schritte zur Einrichtung erfolgen im Modul MPS-Maschinen, im Kontext des gewünschten MPS-Systems:

Concept MPS, MPS, docuform, fmaudit, simpleclicks

administration:standardwerte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Standardwerte

Das Modul Standartwerte ist in der Strukturansicht unter Administration zu finden.

Wird ein Standardwert für eine bestimmte Einstellung festgelegt, übernimmt Concept Office diese immer automatisch und belegt die definierten Werte vor. So kann die Arbeit erleichtert werden.

Die Neuanlage von Standardwerten ist nicht möglich. Es können nur die Ausprägungen der bestehenden Werte geändert werden. In der Übersicht sind alle Einstellungen, die zusammen mit dem Programm mitgeliefert werden, angezeigt.

Eingabe von Standardwerten

Wird eine Einstellung in der „Übersicht“ doppelt geklickt, öffnet sich diese in der Eingabe-Maske. Hier besteht die Möglichkeit, den Standardwert zu ändern, indem ein anderer Wert aus der Liste per Dropdown selektiert und anschließend die Änderung gespeichert wird.

Verwenden von Standardwerten

Die Verwendung von Standardwerten findet in vielen unterschiedlichen Modulen statt.

Unten ist ein Beispiel aus dem Modul Projekte zu sehen. Wird der Standardwert Erstkontaktphase als Standardwert bei der Neuanlage von Projekten ausgewählt und gespeichert, erscheint dieser automatisch im Feld Projektphase des Moduls.

Serviceaufträgen

Auch hier ist es möglich einen Standardwert festzulegen und zu speichern. Jedoch erscheint hier der Unterbearbeitungsstatus erst nach der Speicherung des Serviceauftrages.

Ausnahmen

Viele der Standardwerte belegen bei Auswahl und Speicherung bestimmte Felder vor. Wenige sind an einer Konfiguration angeknüpft und können erst nach Aktivierung etwas generieren.

Zum Beispiel kann bei der Angebotsbearbeitung mittels der Einstellung „Aktivität bei Anlage Angebot“ ein Standardwert ausgewählt werden, wann eine Aktivität automatisch erzeugt werden soll. Hier sollte beachtet werden, dass die Konfiguration 140 aktiv ist. Bei Nichtaktivierung wird beim Druck eines Angebotes keine Aktivität erzeugt.

aktivitaeten:aktivitaet_anlegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-29T06:23:37+00:00

Anlage einer Aktivität

Aktivitäten können auf dreierlei Art angelegt werden:

im Kalender durch einen Doppelklick
im Modul Offene Aktivitäten sowie Alle Aktivitäten mit einem Klick auf Neu
über die Modulfunktion Aktivität anlegen in den folgenden Modulen:

Anlage über Modul

Anlage über Modulfunktion

In folgenden Modulen steht dies zur Verfügung: * Vorgänge

In den genannten Modulen steht jeweils eine Modulfunktion zur Verfügung. Mit Klick darauf öffnet sich ein Fenster für die Anlage einer neuen Aktivität.

In Concept Office können aus der Modulfunktion heraus angelegte Aktivitäten als bereits erledigt gekennzeichnet werden. Hier kann man nun die eben erfolgte Aktivität eintragen und darunter die Wiedervorlage (Folgeaktivität). Möchte man sich nur eine Aufgabe oder einen Termin für die Zukunft anlegen, entfernt man den Haken bei erledigt und lässt den unteren „Wiedervorlagebereich“ leer.

In Concept Office ist eine Aufgabe eine Aktivität ohne Uhrzeit und ein Termin eine Aktivität mit Uhrzeit. Das heißt, dass bei der Anlage über das Angeben einer Zeit darüber entschieden wird, ob die Aktivität im Kalender des Nutzers unter Aufgaben oder direkt als Termin angezeigt wird.

Überschreibt man die Bezeichnung nicht, bildet sich diese beim Speichern automatisch aus Aktivitätenart heraus.

Weiteres

Bei der Anlage von Aktivitäten sind folgende Sonderrechte zu beachten:

Sonderrecht Aktivitäten anderer Mitarbeiter bearbeiten

Ist der Benutzer dazu berechtigt die Aktivitäten anderer Mitarbeiter zu bearbeiten?

Ja
Nein

Sonderrecht Aktivitäten anderer Mitarbeiter sehen

Welche Aktivitäten sind für den Benutzer sichtbar?

nur eigene Aktivitäten
Aktivitäten aller Mitarbeiter der Mitarbeitergruppe
Aktivitäten aller Mitarbeiter des Geschäftsbereichs
Aktivitäten aller Mitarbeiter

Sonderrecht Aktivitäten mehr als 7 Tage in die Vergangenheit verschieben/neu anlegen

Ist der Benutzer dazu berechtigt Aktivitäten zu verschieben oder neu anzulegen?

Ja
Nein

Sonderrecht Erledigte Aktivitäten bearbeiten

Steuert, ob ein Mitarbeiter bereits erledigte Aktivitäten nachträglich bearbeiten darf.

Ja
Nein
wenn nicht älter als 7 Tage

Aktivitaeten

allgemein:benutzereinstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-18T10:54:21+00:00

Benutzereinstellungen

Concept Office verwaltet ab Version 6.0 modulübergreifend die Einstellungen des angemeldeten Benutzers. Die Einstellungen werden zentral gespeichert. Getroffene Einstellungen werden programmweit ausgewertet.

Aufrufen der Benutzereinstellungen

Der Aufruf erfolgt durch den Klick auf die Office-Schaltfläche. Und einen weiteren Klick auf Optionen. Anschließend öffnet ich eine Maske, welche ebenfalls Optionen heißt

Auf der linken Seite der Optionenmaske ist die Auswahl verschiedener Einstellungsoptionen zu finden.

Allgemeine Optionen

Feld mit Enter-Taste verlassen

Ist diese Option aktiviert, muss man in mehrzeiligen Feldern STRG + Enter für einen Zeilenumbruch benutzen.

Farbschema

Im Abschnitt Container-Einstellungen wird dem Concept Office-Nutzer die Möglichkeit gegeben das Programm farblich individuell zu gestalten. Nach der Auswahl der Farben und der Beendigung der Einstellungen mit ‚OK‘ sollte Concept Office geschlossen werden und wieder neu gestartet werden, damit die Einstellungen greifen.

Auch im Abschnitt Baumstruktur-Einstellungen kann der Nutzer die Strukturansicht farblich nach Belieben einstellen.

Suchoptionen

Preise in Suchergebnis einbeziehen

Diese Option startet bereits in der Suche eine Preisfindung. Hier ist zu beachten, dass die Performance erheblich beeinflusst wird und somit die Suchzeit verlängert.

Modulspezifische Optionen

Kalender und Disposition

Mehr zum Modul Kalender
Mehr zum Modul Disposition

Outlooksynchronisation

Einstellungen zur Schnittstelle mit Microsoft Outlook

Erinnerungs- und Telefonüberwachung

Hier hier mehr zur Erinnerungsfunktion von Concept Office.

Modulstart

Steuer den Start von Modulen im Ansichts-Tab

allgemein, Optionen

anrufliste:anrufliste

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-12T08:46:56+00:00

Anrufliste

Wenn eine TAPI-Schnittstelle vorhanden ist und konfiguriert wurde, kann Concept Office Daten mit Ihrer Telefonanlage austauschen. Das Modul Anrufliste zeigt eine Übersicht aller eingehenden und ausgehenden Anrufe

Anruf-Übersicht

Die Übersicht zeigt alle Anrufe, ob sie eingehend oder ausgehend waren und ob Sie angenommen wurden.

Durch Doppelklick auf einen Datensatz gelangen Sie in die Anruf-Ansicht.

Anruf-Ansicht

Falls die Telefonnummer in Ihren Firmen-Stammdaten hinterlegt ist, zeigt Concept Office Ihnen die zugehörigen Daten hier an.

Sie können von hieraus in die Firma oder den zugehörigen Ansprechpartner wechseln. Außerdem ist das Anlegen einer Aktivität möglich.

Modulfunktionen

Über die Modulfunktionen kann der Anrufer auch direkt zurückgerufen werden.

Sonstiges

Dieses Modul ist mit der Lizenz Vertriebsunterstützung 1 verfügbar.

Aktuell-Vertrieb, Anrufliste

bestellungen:modulfunktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-10T11:28:56+00:00

Modulfunktionen Bestellungen

Modulfunktionen des Modul Bestellungen.

Modulfunktion	Beschreibung
Wareneingang direkt buchen	bucht die Bestellung komplett zu Diese Funktion ist nicht für seriennummerngeführte Artikel möglich und nur bei Direktlieferung oder Kommissionslager.)
Wareneingang zurücknehmen	entfernt alle bereits zugebuchten Mengen der Bestellung Diese Funktion ist nicht für seriennummerngeführte Artikel möglich und nur bei Direktlieferung oder Kommissionslager.).
Warenbuchung	wechselt ins Modul Warenbuchung und übergibt den Kontext der aktuellen Bestellung
Identartikel reservieren
Liefertermin ändern
Aktivität anlegen	legt eine Aktivität zur Bestellung an
cop Daten aktualisieren	aktualisiert die Daten zu den Artikeln in der Bestellung
SOE Bestand prüfen	API für die Soennecken-Bestandsabfrage
Bestelländerung aktivieren	Eine zuvor angefragte Bestellung wurde bei Aktivierung einer Bestelländerung auf den Status ‚angefragt‘ anstelle von ‚erfasst‘ gesetzt.
Offene Vorgänge

Bestellungen, Modulfunktionen

co_portal:angebote

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-05T10:56:10+00:00

CO Portal: Modul Angebote

Hier werden die klassischen Angebote, also alle Vorgänge, die sozusagen beim Kunden gelistet sind, gefunden. Aus dem Modul heraus besteht die Möglichkeit, die Positionen in den Warenkorb zu übernehmen oder ein Ticket zu generieren.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:anschrift

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-04T08:09:30+00:00

CO Portal: Modul Anschrift

In diesem Modul sind die beim Kunden angelegten Anschriften zu finden. Über den Actionsbutton besteht die Möglichkeit, eine neue Anschrift anzulegen.

Aus dem Anschrift kann man Ticket erstellen und Leergutbox bestellen. Die Anschrift kann bearbeitet, aber nicht über das Portal gelöscht werden.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:benutzer

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-01T12:57:26+00:00

CO Portal: Modul Benutzer

Im Modul „Benutzer“ des CO-Portals ist es möglich,

neue Benutzer anzulegen:

Benutzer zu bearbeiten:

Ticket für Benutzer erstellen:

Portalrechte für Benutzer anzuzeigen und sogar zu bearbeiten, falls über Rechte erlaubt ist:

Benutzerrollen hinzuzufügen:

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:portalrechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T13:06:41+00:00

CO Portal: Portalrechte

Über die Portalrechte steuert man, welche Module im Kundenportal angezeigt werden.

Dabei können Sie in Concept Office jeden Kunden und jeden Ansprechpartner einzeln für die Module freischalten. Sie behalten in der Hand, welcher Kunde welchen Bereich einsehen kann.

Lesen Sie hier, welche Vorbereitungen und Einstellungsmöglichkeiten zu beachten sind.

Portalrechte Allgemein

Um Datenschutz und Impressum via URL zu verlinken, muss die Seite, auf die verlinkt werden soll, Xframe eingestellt sein. Andernfalls schlägt die Verlinkung fehl. Die Links sollen in „Portalrechte/Allgemein” angelegt werden.

Portalrecht „Anzeige des Firmenlogos“ steuert, ob ein abweichendes Firmenlogo oben links im Kundenportal angezeigt werden soll. Es ist nun möglich neben dem Logo des Händlers (Mandant) auch das Logo des Kunden (Firma) oder das Logo des Wiederverkäufers anzuzeigen. Das Logo muss als Avatar an der entsprechenden Firma/ Mandant hinterlegt sein. Ist kein Logo hinterlegt, aber eine Einstellung vorgenommen, wird als Rückfallvariante immer das Logo des Händlers (Mandant) angezeigt. Werden keinerlei Avatare verwendet, so wird das Standardsymbol angezeigt.

Portalrecht „Farbeinstellungen“: hier muss der gewünschte Farbwert als Hex-Code (#xxxxxx) angegeben werden. Außerdem müssen beide Werte (Primär- und Akzentwert) mit Semikolon getrennt angegeben werden.

Wartungsmodus

Über Portaloptionen/-rechte kann jetzt pro Modul angegeben werden, ob es sich im Wartungsmodus befindet. In der textuellen Einstellung kann ein Link zu einer Url hinterlegt werden.

Portallogin

Ist ein Kontakt als Wiederverkäufer (Modul Firmen / Reiter ‚Weiteres‘) gekennzeichnet, können beim Portallogin alle dessen Unterfirmen als Firmenauswahl angezeigt werden. Ob ein Ansprechpartner die Unterfirmen aufrufen darf, wird über ein neues Portalrecht ‚untergeordnete Firmen‘ gesteuert (keine/alle/eigene) - nur mit Ansprechpartnerrollen möglich - Ansprechpartner der Rolle Wiederverkäufer an der jeweiligen Firma).

Alle weiteren Daten wie Standorte, Maschinen, etc. werden dann nach der ausgewählten Firma gefiltert, über das Ansprechpartner-Avatar kann zwischen den Firmen gewechselt werden. Hiermit besteht nun die Möglichkeit mit einem Ansprechpartner-Login mehrere zusammenhängende Firmen zu betreuen.

Portalrechte

Portalrecht ‚MPS-Infos in Übersicht anzeigen‘: steuert, ob die Spalten ‚MPS-Maschine‘ und ‚MPS-Erreichbarkeit‘ in der Übersicht angezeigt werden sollen. Das Aktivieren dieser Option verlangsamt die Performance.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:vorbereitungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-11-27T13:25:55+00:00

CO Portal: Vorbereitung und Einstellungen

Die Systemvoraussetzungen für CO Portal finden Sie hier.

CO Portal ist nur in Verbindung mit Concept Office nutzbar.

Mandanteneinstellungen

Im Modul Mandanten im Tab Vorgabewerte TKD wird die URL zu CO Portal hinterlegt und es werden die mandantenweiten Rechte vergeben.

Im Bereich MPS Systeme wird die URL zum Portal angelegt. Diese wird zur Bildung des Zugangslinks in E-Mails verwendet. Die Felder Username und Passwort werden leer gelassen.

Rechte

Über die dahinter befindliche Schaltfläche Portaloptionen bearbeiten können die mandantenweiten Rechte vorbelegt werden, welche initial für alle Ansprechpartner gelten:

Folgende Module lassen sich freigeben:

Zähler (funktioniert nur in Zusammenhang mit Verträgen, an denen die Option „Meldung durch CO Portal“ hinterlegt ist)
Maschinen (alle Geräte des Kunden (Maschinen mit Seriennummer) unabhängig ob Vertragsgerät oder nicht)
Serviceaufträge (hier kann spezifiziert werden zwischen:
- keine
- nur offene
- alle)

Diese Rechte lassen sich an jeder Firma und an jedem Ansprechpartner überschreiben.

Mandantenkonfigurationen

Konfiguration 286: E-Mail für Störungsmeldungen

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die E-Mailadresse ein, an die Störungsmeldungen versendet werden sollen.

Konfiguration 287: E-Mail für Verbrauchmaterialanforderungen

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die E-Mailadresse ein, an die Verbrauchmaterialanforderungen versendet werden sollen.

Konfiguration 289: Link zur Startseite im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die Webseite an, die neben den einzelnen Modulbausteinen auf der Startseite erscheinen soll. CO Portal behandelt diese Seite als Inner Frame und zeigt dort beliebigen Inhalt an.

Konfiguration 290: Verweis auf Firmenlogo im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie den Bildnamen inkl. Pfad für das Logo im Kundenportal an. Am Besten wird dies in der CO Umgebung auf ihrem Server abgelegt. Es ist dann links im Portal ganz oben zu sehen.

Konfiguration 291: Ablauftage der initialen Zählerstandsabfrage

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die Zahl an, die angibt nach wie vielen Tagen der Link in der E-Mail (Zählerstandanforderung mit Direktzugriffslink) ungültig werden soll. Im Link gibt es zu diesem Zweck einen Timestamp. Auf dieser Webseite kann dieser zu Prüfungszwecken in ein Datum umgewandelt werden: coderstoolbox.net/unixtimestamp

Konfiguration 292: Link zum Impressum im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie den Link an, der angibt wo sich das Impressum befindet.Beachten Sie, dass das Impressum eine Pflichtangabe auf einer nicht privaten Webseite ist.

Konfiguration 293: Passwortanforderung ausblenden

0 - nein
1 - ja

Schaltet die Passwortwiederherstellung ab. Kunden können sich dann nur über den Link einer Zählerstandsanforderung anmelden und haben kein eigenes Login.

Konfiguration 333: Störungen melden über

Mit welchem Verfahren sollen Portalstörungsmeldungen übertragen werden.

0 - per Email
1 - Ticket anlegen

Wenn das Ticketmodul lizenziert ist, können Tickets direkt angelegt werden.

Konfiguration 352: Stellplatzänderung melden über

Mit welchem Verfahren sollen Stellplatzmeldungen übertragen werden.

0 - per Email ( Einstellung textuell Emailadresse eintragen)
1 - Ticket anlegen
2 - Stellplatz direkt ändern

Wenn das Ticketmodul lizenziert ist, können Tickets direkt angelegt werden.

Konfiguration 400: Soll bei MPS Maschinen der Button ‚Verbrauchmaterial bestellen‘ ausgeblendet werden.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 437: Übermittlung von Verbrauchsmaterialmeldungen aus dem Portal

0 – Per Mail
1 – Als Mps-Meldung speichern

Steuert, wie im Portal ausgelöste Verbrauchsmaterialmeldungen übermittelt werden sollen.

Konfiguration 496: Mailversand mit Absender aus E-Mail-Einstellungen

0 – Nein
1 – Ja

Erfolgt aus dem Portal ein Mailversand, wird nicht die Loginmail-Adresse des Kunden als Absender verwendet, sondern die Mailadresse, welche an den E-Mail-Einstellungen hinterlegt ist.

Konfiguration 497: Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht

kann gesteuert werden, ob bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial über das Concept Flex Kundenportal der aktuelle Zählerstand des Gerätes (Vertragsmaschinen) angegeben werden muss oder nicht, bzw. ob die Vertragsart das Verhalten bestimmt.

0 – keine Pflicht
1 – wird durch Vertragsart bestimmt
2 – ist Pflicht für alle Vertragsmaschinen

Soll laut Konfiguration die Vertragsart das Verhalten bestimmen, kann das über eine neue Eigenschaft (Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht), an der jeweiligen Vertragsart hinterlegt werden.

Konfiguration 504: Anzeige der Artikelbezeichnung im Kundenportal.

0 - Artikelbezeichnung
1 – Kurztext, wenn vorhanden

Steuert, ob bei der Artikelbezeichnungen im Portal der Kurztext (wenn vorhanden) oder die Bezeichnung angezeigt wird.

Konfiguration 511: Seitenname im Browser

Steuert den Browsertitel für das Kundenportal. Der hier hinterlegte Text wird als Name om Browser angezeit. Ist kein Text hinterlegt, wird Concept Flex angezeigt.

Konfiguration 514: Maximale Größe in MB für Uploads im CO Portal

Über die Einstellung textuell kann die Dateigröße für Uploads (z.B. Dokument an ein Ticket anhängen) beschränkt werden. Die maximale Größe muss im IIS angepasst werden.

Konfiguration 515: Link zu Danteschutzbestimmungen im Kundenportal

Bei Eingabe einer Url bitte das Protokoll (http:// oder https://) mit angeben.

Konfiguration 549: Ablauftage Portal-Link zur Passwortvergabe

Fehlt dieser Eintrag wird mit einem Standartwert von 1 Tag gearbeitet. (http:// oder https://) mit angeben.

Konfiguration 550: Tickets ohne Ticket-Id ausblenden.

0 – Nein
1 – Ja

Sollen im Modul Tickets (Störungen) nur Daten angezeigt werden, die eine Ticket-Id haben.

Konfiguration 575: Soll bei MPS-Maschinen die MPS-Info abgefragt werden.

0 – Nein
1 – Ja

Über die textuelle Einstellung können Stunden hinterlegt werden, ab wann die MPS Infos erneut abgefragt werden. ACHTUNG: Aus Performancegründen ist die Standardeinstellung = Nein. Wenn aktiviert, kann in den textuellen Einstellungen ein zeitlicher Wert in Stunden angegeben werden, zu dem die Informationen abgefragt werden sollen, falls die aktuellen Daten älter sind als die definierten Stunden. Ist kein textueller Wert bei aktivierter Konfiguration vorgegeben, so werden die Informationen beim Laden der Maschinendetails immer aktualisiert. Die Aktivierung der Konfiguration ist nicht unbedingt notwendig, wenn MPS-Infos per Automation zeitgesteuert sowieso aktualisiert werden und das dort verwendetet Intervall ausreichend ist.

Konfiguration 587: Suchfunktion für B2B Produktsucche.

0 – Volltextsucher inkl. Ähnlichkeitsfindung
1 – einfache Volltextsuche

Steuert, welche Suche für die B2B Produktsuche verwendet wird.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co8:buerobedarf

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T09:33:59+00:00

Geschäftsbereich Bürobedarf

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Allgemeines

Die PrivatePilot-Ausgabe wurde um die GTIN-Ausgabe (führende Artikelnummer) erweitert.

Artikel

Neuer Link in der Artikelmaske, welcher die Vorläuferartikel (welche Artikel haben den aktuellen Artikel direkt oder indirekt als Folgeartikel) anzeigt.

Verkaufssperre am Artikel in Abhängigkeit des Lieferantenstatus setzen

1. Hierfür wurde eine neue Konfiguration (558) ‚Verkaufssperre am Artikel automatisch setzen bei Statusänderung am Lieferantenartikel‘ geschaffen. Damit werden Artikel automatisch gesperrt und entsperrt, bei Änderungen am Status des Lieferantenartikels.

Folgende Ausprägungen sind möglich:

0 - keine automatische Sperre
1 - Sperren, wenn Artikel bei allen Lieferanten gesperrt ist und Bestand=0 (alle Läger) - Standardeinstellung
2 - Sperren, wenn Artikel bei Hauptlieferanten gesperrt ist und Bestand=0, Artikel automatisch entsperren, wenn dieser wieder verfügbar ist.

Entsperrt werden Artikel nur automatisch, wenn Konfiguration 558 den Wert =2 hat. Entsperrt werden Artikel nur dann, wenn Lieferantenartikel vom Status ‚Zur Zeit nicht lieferbar‘ auf ‚wieder verfügbar‘ oder ‚normal‘ wechseln.

2. Der Haken „Verkaufssperre“ am Artikel wurde zu einer Dropdownbox umgewandelt. Folgende Ausprägungen sind möglich:

keine
vorübergehend, mit Edi-Aktualisierung
dauerhaft (Ist diese Auswahl gesetzt, dann bleibt diese Sperre auch bei Änderung vom Status des Lieferantenartikels.)

Außerdem ist am Lieferanten das Kennzeichen „Wenn Hauptlieferant, dann Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen“ zu setzen, damit die Konfiguration wirksam wird.

Bei Artikeln, die vorher den Haken Verkaufssperre getragen haben, wird die Dropdownbox mit „vorübergehend, mit Edi-Aktualisierung“ gesetzt.

Gruppenpreise

Es besteht die Möglichkeit Gruppenpreise in Concept Office umzusetzen. Dabei lassen sich Artikel mithilfe der Artikelklassifizierungen hinsichtlich der Preisaktualisierung gruppieren.

Alles über Gruppenpreise lesen sie hier

Prozentpreise

In Concept Office 8.0 ist es nun möglich Prozentpreise zu definieren. Dabei handelt es sich um Preise, die auf einer EK-Kalkulation beruhen, das heißt, ändert sich der EK des Artikels, ändert sich, anhand der vorgegebenen Spanne, auch der VK des Artikels. Somit hat jede Änderung am zugrundeliegenden EK einen veränderten VK zu Folge.

Alles über Prozentpreise finden sie hier.

Sonderkonditionen

Kopiervorlage von verschiedenen Merkmalen aus der Sonderkondition mit laufender Nummer 1

Beim Anlegen einer EK-basierenden Kondition werden die Werte für ‚Preiskatalog (Ek)', ‚Preisbasis (Ek)' und ‚Preissenkung (VK) erlaubt‘ aus der Kondition mit lfd. Nummer = 1 vorbelegt. Daher ist es sinnvoll diese nicht mit einer echten Kundenkondition zu verwenden. Ist dies bereits geschehen, sollte sie umnummeriert werden, damit die laufende Nummer 1 frei ist.

Ebenso kann das Merkmal „Kernsortiment“ gepflegt werden. Dieses Merkmal vererbt sich nun auf weitere Sonderkonditionsanlagen.

EDI-Artikel

Prüfung Warengruppen und Artikelklassifizierung bei Neuanlage
Beim Import von neuen Artikeln in den EDI-Artikelstamm werden die Warengruppen und Artikelklassifizierungen bei automatischer Übernahme geprüft. In der EDI-Artikel-Ansicht gibt es nun die Spalten „Neu-fehlerfrei“ und „Neu-fehlerhaft“.

Übernahme der Sortimentskennung aus dem BMEcat Beim Einlesen von Artikelstammdaten über BMEcat wird die Sortimentskennung anhand der von Soennecken bereitgestellten Informationen ermittelt und am Edi-Artikel gespeichert. Dafür wurde eine neue Sortimentskennung ‚Lieferung durch Dritte‘ eingeführt, falls der Artikel von einem Lieferanten von Soennecken direkt geliefert wird. Außerdem wurde eine neue Konfiguration 559 hinzugefügt, um eine Textfarbe für die neue Sortimentskennung hinterlegen zu können.

Bei der Übernahme der Artikeldaten wird die Sortimentskennung am Lieferantenartikel gespeichert. Die Sortimentskennung wird automatisch in den Artikelstamm geschrieben, wenn:

der Lieferant Hauptlieferant ist,
das Kennzeichen „Wenn Hauptlieferant, dann den Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen“ am Lieferanten gesetzt ist und
die neu geschaffene Auswahl der in den Artikelstamm zu synchronisierenden Sortimentskennungen die im BMEcat ermittelte Sortimentskennung enthält. Diese lassen sich im Reiter „Lieferantendaten“ im Firmenmodul des entsprechenden Lieferanten einstellen.

Im BMEcat können nun die Artikelklassifierzungen EPAG und EWAG ausgelesen werden

Die Informationen EPAG und EWAG aus dem BMEcat können nun analog anderer Klassifizierungen importiert werden. Hierfür müssen die Klassifizierungen im Mandanten angelegt werden, damit diese beim Import den Artikeleigenschaften im Concept Office zugeordnet werden können.

Aus dem BMECat lassen sich Zolltarifnummern auslesen. Diese werden als Artikelklassifizierung mit dem Namen „StBA“ und „Zolltarifnummer“ in den Artikelstamm übertragen.

Erweiterung Artikelnummerierung

Es wurde die Funktion der Artikelnummergenerierung für EDI-Artikel erweitert. Für die Nummerngenerierung werden jetzt Markenkürzel gesetzt, falls nicht anderweitig im Übernahmeschema angegeben.

Die Markenkürzel werden in einem neuen Modul „Marken Hersteller (ML)“ unter „Weitere Stammdaten“ verwaltet. Diese können per Hand oder über die neue Modulfunktion „EDI-Marken importieren“ angelegt werden. Nach Nutzen der Importfunktion, müssen die importieren Marken noch gepflegt werden, d.h. das Kürzel setzen und dieses über den Haken „Kürzel für Artikelnummerbildung verwenden“ freigeben.

Sind keine Markenkürzel vorhanden, wird auf die am Lieferanten hinterlegten Kürzel für die Artikelnummerierung zurückgegriffen.

EDI-Schnittstelle

Artikelstamm ausgeben - Format BMEcat

Bei der Preisausgabe können nun auch Aktionspreise ausgeschlossen werden

Rückfallschema bei Übernahme von Artikeldaten aus dem EDI-Artikelstamm

Es kann vorkommen, dass Artikel mit Verkaufspreis aktualisiert werden sollen, vereinzelte Artikel aber vom Lieferanten keine Verkaufspreise mit bekommen haben. Bisher wurden diese Artikel nicht aktualisiert und ein Fehler wurde ausgewiesen. In Concept Office 8 kann nun ein Ersatzschema angegeben werden, wo Artikel ohne Verkaufspreis entweder ohne Aktualisierung des Verkaufspreis übernommen werden oder der Verkaufspreis kalkuliert wird.

Kundenbestellungsimport

Erweiterungen im Kundenbestellungsimport ohne Schalter

Maximaler Auftragswert für einen Kunden
Für einen Kunden kann ein maximaler Auftragswert für den Kundenbestellungsimport definiert werden. Dieser kann am Geschäftsbereich, am Kontakt sowie geschäftsbereichsabhängig am Kontakt hinterlegt werden. Der zum Auftrag passende maximale Auftragswert wird dabei folgendermaßen ermittelt:

Für den konkreten Geschäftsbereich am Kontakt hinterlegter Wert
Für den übergeordneten Geschäftsbereich am Kontakt hinterlegter Wert
Am Kontakt hinterlegter Wert (Reiter Kundendaten, Abschnitt Allgemein)
Am Geschäftsbereich hinterlegter Wert
Am übergeordneten Geschäftsbereich hinterlegter Wert

Maximaler Positionswert, maximale Positionsmenge
Der Auftragsimport über die EDI-Schnittstelle wurde erweitert. Die Positionsanlage wurde um eine Prüfung der maximalen Positionsmenge und des maximalen Positionswertes ergänzt.

Hierzu kommen die Felder Max. Menge und Max. Wert am Artikel, sowie nun auch unter Warengruppen zum Tragen, es können entsprechende Werte hinterlegt werden.

Bei der Prüfung haben die Werte des Artikels Vorrang.

Bei manueller Anlage eines Auftrages, greift nur die Max. Menge, bei der elektronischen Verarbeitung werden beide Angaben ausgewertet (Max. Menge und Max. Wert).

Lieferantenswitch
Am Artikel kann am Hauptlieferanten ein Ersatzlieferant hinterlegt werden (Ausweichlieferant max. Bestellmenge), auf welchen gewechselt wird, wenn die maximale Bestellmenge für den Artikel überschritten wird. Achtung: Dieser Lieferant muss außerdem am Artikel gepflegt sein. Sollte auch die maximale Menge des Ausweichlieferanten überschritten wurden sein, dann bleibt der Artikel beim Hauptlieferanten und der Vorgang wird nur erfasst gespeichert. Wenn kein Ausweichlieferant hinterlegt ist und die maximale Menge überschritten ist, wird der Vorgang ebenfalls nur erfasst gespeichert.

Ermittlung des Sachbearbeiters
Sachbearbeiter werden jetzt, wenn nicht im Auftrag angegeben, über den zugehörigen Geschäftsbereich im Kundenstamm ermittelt.

Protokollierung verbessert
Im Feld Dispobemerkung werden nun auch Fehler und Warnungen protokolliert.

Erweiterungen im Kundenbestellungsimport mit Schalter

für Kundenbestellungen_einlesen.ini

_AuftragseingangsartBeiPrueffehler
Um eine bessere Separierung von Vorgängen zu erhalten, kann im Importschema für die Schnittstelle ‚Kundenbestellung einlesen‘ gesteuert werden, dass fehlerhafte Bestellungen eine eigene Auftragseingangsart erhalten. Dazu ist im Schema anzugeben: _AuftragseingangsartBeiPrueffehler=#123

_AutomatischeBestellung=#1
Es gibt jetzt ein neues Lieferantenkennzeichen „automatisch bestellen“ im Firmenmodul (Reiter Lieferantendaten). Dies hat die Optionen Ja/Nein/Nur Bestellvorschlag. Entsprechend werden Positionen pro Lieferanten behandelt, wenn der Ini-Schalter für automatisches bestellen („_AutomatischeBestellung“) aktiv ist.

_ArtikelAnlageAusEdiSchema=#
Es wurde eine neue Funktion für die Anlage von Fremdartikeln beim Kundenbestellungsimport geschaffen. Es können nun neue Artikel aus dem EDI-Artikelstamm direkt beim Import angelegt und im Auftrag übernommen werden.

Voraussetzung ist, dass die Lizenz für Fremdartikel vorhanden ist und der Artikel im vorgelagerten Artikelstamm (EDI-Artikel) existiert. Für die Anlage der Artikel muss ein entsprechendes Schema angelegt werden und dem Import-Schalter _ArtikelAnlageAusEdiSchema zugewiesen werden.

_BonitaetSperreKundeIgnorieren=#1
Import von Bestellungen mit bonitätsgesperrten Kunden. Der Vorgang wird dann als erfasst gespeichert und eine Warnung in Feld Dispo-Bemerkung protokolliert.

_KomplettAuftraegeBestellenFuerEinLieferant
Im Kundebestellungsschema kann jetzt der neue Schalter „_KomplettAuftraegeBestellenFuerEinLieferant=#1“ gesetzt werden, der die automatische Bestellungserzeugung zulässt, wenn ein Auftrag komplett (bestätigt) ist und alle Positionen einem einzigen Lieferanten zugeordnet sind.

Diese Funktion ist unabhängig von der Mandantenkonfiguration 393 (automatische Bestellungen)

_KundenBestellNrEindeutigkeitPruefen‘=#2
Die Prüfung auf Kundenbestellnummereindeutigkeit wurde mit Ausrichtung 2 erweitert, sodass bei Dopplungen von Kundenbestellnummern der Auftrag im Status „erfasst“ angelegt wird. (Dies ist sinnvoll, wenn der Import grundlegend aus bestätigt importiert wird und der Status „erfasst“ bei Dopplungen eine Sichtung vorgibt).

_LieferInfoBildungsVorschrift
Es kann eine Bildungsvorschrift für die Zusammensetzung der Lieferinfo angegeben werden. Dabei können alle Platzhalter verwendet werden, die auch für die Bildung der Kundenbestellnummer zur Verfügung stehen. Darüber hinaus wurde der Platzhalter #LieferHinweis# eingeführt, der durch den aus der importierten Bestellung entnommenen Lieferhinweistext ersetzt wird.

_LieferAnschriftAusStammdaten=#3
Beim Einlesen von OpenTrans-Kundenbestellungen kann gesteuert werden, dass die Lieferanschriftsnummer aus der Datei gegen die CO-Anschriftsnummern geprüft und entsprechend eingesetzt wird.

_LieferadresseZusatzBildungsvorschrift
Beim Einlesen von Kundenbestellungen kann über den Schalter ‚_LieferadresseZusatzBildungsvorschrift‘ eine Bildungsvorschrift definiert werden, die im Namen der Lieferanschrift eine zusätzliche Zeile entsprechend der Vorschrift anfügt (analog der Vorschrift für die Kundenbestellnummer). (CO-40800):

z.B.: _LieferadresseZusatzBildungsvorschrift=#Ihre Bestellung: #BestellNummer# vom #BestellDatum#

_NichtLieferbareArtikelErfassen
Prüfung auf Lieferbarkeit des Artikels beim Hauptlieferant. Sollte der Artikel nicht lieferbar sein, wird der Auftrag nur erfasst gespeichert.

_RechAnschriftUebernehmen (neue Ausprägungen)

#0: wird Rechnungsanschrift aus den Stammdaten ermittelt
#1: wird die in der Bestellung angegebene Rechnungsanschrift (falls vorhanden) in den Auftrag übernommen
#2: die Rechnungsanschriftsnummer wird gegen die CO-Rechnungsanschriftsnummer geprüft und entsprechend eingesetzt. (neu)
#3: die Rechnungsanschriftsnummer wird gegen die Fremdnummer der CO-Anschriften geprüft und die Anschrift entsprechend eingesetzt. Dafür können die Fremdnummern jetzt im Anschriften-Modul gepflegt werden. (neu)

_VerkaufsgesperrteArtikel
Ermöglicht Import von Positionen mit verkaufsgesperrten Artikeln. Der Vorgang wird dann als erfasst gespeichert und die Warnung protokolliert.

_VkAbweichungProzent
VK-Schwellwertprüfung. Es kann ein unterer und oberer Schwellwert als Prozentwert angegeben werden z.B.: ‚_VkAbweichungProzent=#-10,5/15,5. Trennzeichen für die Angabe ist '/'. Wenn der Schalter aktiv ist, wird mit dem Listenpreis des Artikels verglichen. Sollte es zur Überschreitung kommen, wird es als Fehler protokolliert, der Vorgang wird als erfasst angelegt.

Wenn der Schalter aktiv ist, wird mit dem Preis des Artikels verglichen, der bei manueller Erstellung des Vorgangs eingesetzt werden würde, sei es der Listenpreis oder evtl. ein Kundenpreis. Sollte es zur Überschreitung kommen, wird es als Fehler protokolliert, der Vorgang wird als erfasst angelegt.

_BeiVertragsLeistungAuftragAufErfasst=#1
Bei Import von Kundenbestellungen kann festgelegt werden, ob gewährte Vertragsleistungen dazu führen sollen, dass der Auftrag im Status ‚erfasst‘ angelegt wird.

Ob beim Import der Kundenbestellungen eine Vertragsprüfung stattfinden soll, ist über Konfiguration 236 ‚Zuordnung von Vertragsleistungen automatisch vornehmen‘ zu aktivieren.

_VorgangTrotzDefaultArtikelBestaetigen=#2
Erweiterung des Schalters um die Option 2, bei welcher der Standardsammelartikel (_DefaultArtikel=#xyz) den Vorgang auf Erfasst setzt. Nur Lieferantensammelartikel, die aus dem Lieferanten der Position ermittelt wurden, setzen den Vorgang dann hingegen auf Bestätigt.

Neue Option HTML-Display an der Kasse

Neue Funktion in Concept Cash

Hierfür muss in den Optionen von ConceptCash (Displayoptionen) der Haken bei HTML-Display gesetzt werden, um diesen zu aktivieren. Es erscheint beim Start der Kasse ein zweites Fenster, welches frei positioniert werden kann (beispielsweise auf einem 2. Bildschirm).

Der Inhalt des Displays wird über die Dateien im Ordner HTML→Views→ KassenDisplay gesteuert. Diese werden beim Update angelegt und mit den Standardeinstellungen (Platzhaltern, etc.) vorbelegt.

CO8

concept_flex:abteilungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:28+00:00

Modul Abteilungen (Concept Flex)

Im Concept Flex besteht die Möglichkeit Abteilungen einzusehen, anzulegen, zu bearbeiten und zu löschen.

Abteilungen anlegen

Im Modul kann über das Plus weitere Abteilungen angelegt werden.

Die Eingabe einer Abteilung sowie einer zugehörigen Bezeichnung ist Pflicht. Über Feld hinzufügen kann das Feld Bemerkung und das Kennzeichen Intern eingeblendet werden.

Mit abschließendem Speichern wird die Abteilung angelegt.

Abteilungen bearbeiten und löschen

Um existierende Abteilungen zu bearbeiten oder zu löschen, muss diese in der Übersicht gesucht und anschließend auf die Drei-Punkte geklickt werden.

Dadurch öffnet sich ein Fenster in dem Folgendes zur Auswahl angeboten wird:

Bearbeiten: Es öffnet sich das Anlagefenster indem alle Felder außer die Abteilung erneut zur Bearbeitung angeboten werden.
Letzte Änderung: Zeigt an, wer wann zuletzt eine Änderung vorgenommen wurde, sowie durch wen die Abteilung angelegt wurde.
Löschen: Ermöglicht es die Abteilung zu löschen.

disposition:disposition

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-04T11:51:43+00:00

Disposition

Die Disposition dient dazu, Aufträgen des Geschäftsbereiches Möbel Termin, Monteur und notwendige Ressourcen (z.B. LKW, Werkzeuge) zuzuweisen.
Wir empfehlen Aufträge in der Tages- oder Wochenansicht zu disponieren.

Weitere Hinweise und Regeln zur Disposition finden Sie hier.

Vorbereitung

Einstellung für Kalender-und Dispositionsmodul

Einstellung der Konfigurationen

Konfiguration 328: Folgekommissionierschein

Die Konfiguration muss die Einstellung 2 haben, damit nur ein Kommissionierschein pro Position gedruckt werden kann.

0 - nicht möglich
1 - möglich, Druck aller nicht gelieferten Positionen
2 - möglich, Druck aller nicht gelieferten Positionen, die nicht auf einem anderen offenen Kommissionierschein sind

Konfiguration 312:Teillieferung in CO-Logistik und Disposition anzeigen

Die Konfiguration muss aktiv sein, damit die Kommissionierscheine in der Disposition angezeigt werden.

0 - Nein
1 - Ja

Dispositionsaktivitäten werden jetzt mit Rechnungsdruck erledigt gesetzt, falls die Aktivität lt. Konfiguration 284 nicht gelöscht werden soll.

Einstellung der Rechte

Der Mitarbeiter, der disponiert, benötigt die Rechte Disposition und Dispositionsaktivitäten bearbeiten/löschen.
Für die Anzeige der Dispo-Liste ist das Recht Dispo-Liste erforderlich.

Stammdatenverwaltung

Die Anlage der Stammdaten für die Disposition finden Sie hier.

Disponieren

Vorgangsbearbeitung

Die Disposition basiert auf einem im Vorgang erstellten Kommissionierschein.
In der Modulfunktion Liefertermin ermitteln in der Vorgangsbearbeitung wird der Auftrag zur Kommissionierung freigegeben.

Es ist auch möglich SET-Artikel als Teillieferung zu liefern.

Im Feld Dispobemerkung können Informationen für den Disponenten hinterlegt werden, die er in der Durchführung seiner Lieferplanung jederzeit einsehen kann. Komplettiert werden die Zusatzinformationen durch Lademeter und der Eingabe einer voraussichtlichen Montagedauer in Stunden, welche beim Einfügen des Vorgangs in die Kalendersicht sofort berücksichtigt wird. Mit der Funktion Zur Kommissionierung freigeben wird ein Kommissionierschein erstellt und es wird ein organisatorischer Wechsel vom Innendienst in die Disposition vollzogen.

Disposition

Mit der Disposition erhalten Sie eine Kalenderdarstellung, in der dem Disponenten alle relevanten Informationen zur Planung der Dienstleistungsdurchführung zur Verfügung stehen.

Planungskalender

Zur Planung wird die Tages- oder Wochenansicht empfohlen. Die Darstellung des Planungskalenders gliedert sich in drei Hauptbereiche:

Kalenderdarstellung

Die Kalendereinstellung kann durch den Benutzer in unterschiedliche Darstellungsarten eingestellt werden.

Planungseinheiten (disponierte Vorgänge)

Die Symbole sind im Aktivzustand farbig - inaktiv weiß

Symbol	Status	Kurzbeschreibung
	aktiv	Vorgang wurde disponiert
	aktiv	Lieferavis gedruckt
	aktiv	Lieferschein gedruckt
	aktiv	Ware ist kommissioniert, bzw. Liefermenge eingetragen
	aktiv	Dispobemerkung vorhanden
	aktiv	Lagerauftrag
	aktiv	Direktlieferung
	aktiv	Disposition ist gesichtet und noch nicht als Erledigt bzw. Rückgemeldet gekennzeichnet
	aktiv	Disposition ist als Erledigt bzw. Rückgemeldet gekennzeichnet

Anzeige disponierter Aufträge

Die Anzeige der Aufträge in der Planungsansicht kann konfiguriert werden. Dies geschieht über den Textbaustein bwDispoAnzeigeText. Mögliche Platzhalter sind:

Platzhalter	Bedeutung
#ED#	EK-Datum
#KN#	Kunde
#SO#	Standort-Ort
#SZ#	Standort-PLZ
#SR#	Standort-Strasse
#VD#	VK-Datum
#VG#	Vorgangsnummer

Infoblase

Alle wichtigen Informationen zu einem Auftrag finden sich bei einem disponierten Auftrag in der Infoblase, die erscheint, wenn man mit der Maus über den Auftrag geht:

Die Informationen in dieser Infoblase können angepasst werden. Dies geschieht im Textbaustein bwdispobemerkung im Modul Textbausteine.

Folgende Platzhalter können darin verwendet werden:

Platzhalter	Bedeutung
#SA#	Ansprechpartner (Lieferanschrift)
#DB#	Dispo-Bemerkung
#KU#/#KN#	Kunde/Kurzname
#LI#	Lieferinfo
#MB#	Maschinenbezeichnung
#TL#	Telefonnummer (Lieferanschrift (AP))

Im Vorgang gibt es ein Feld Dispobemerkung. Dieses dient dem Disponenten zur freien Eingabe einer Notiz. Diese Eingabe kann im Vorgang oder in der Tabelle der zu disponierenden Aufträge im Modul Disposition erfolgen.

Die Dispobemerkung selbst wird als Tooltip der Planungseinheit angezeigt, wenn der Textbaustein „bwdispobemerkung“ mit dem Platzhalter #DB# gefüllt wurde.

Vorgangsübersicht

hier werden alle Vorgänge, welche disponiert werden können, aufgeführt. Diese Übersicht kann über den Button maximieren in einem eigenen Programmfenster dargestellt werden, welches z.B. auf einem weiteren Bildschirm zur Anzeige kommt.

Ressourcen

Darstellung aller möglichen Ressourcen, wie Mitarbeiter, LKW’s und Werkzeuge, … Ist in den Ressourcen ein Dispo-Name gepflegt, wird dieser im Grid angezeigt. Rückfallvariante ist der Kurzname.

Mittels Drag’n Drop-Funktion können disponierbare Vorgänge in die gewählte Kalenderansicht überführt werden.

Durch diesen Schritt erfolgt sofort eine Aktualisierung der Ressourcen, um doppelte Verplanungen auszuschließen. Sofort werden bereits geplante oder verhinderte (krank) Ressourcen in roter Schrift dargestellt. Es werden nur tatsächlich am Tag verfügbare Ressourcen angezeigt. Mitarbeiter, die einen ganztägigen Außer-Haus-Termin haben, erscheinen nicht im Ressourcen-Grid. Ressourcen können per Drag’n’Drop der Planungseinheit zugeführt werden.

Ist eine Planungseinheit markiert, haben die Ressourcen in der Ressourcentabelle unterschiedliche Farben. Diese zeigen die Verfügbarkeit der jeweiligen Ressource für die markierte Planungseinheit an.

Farbe	Bedeutung
	Die Ressource ist in der markierten Planungseinheit verplant.
	Die Ressource ist für den gasamten Zeitraum verplant.
	Die Ressource ist für einen Teil der Zeit in einer anderen Planungseinheit verplant.
	Die Resource ist verfügbar.

Planungseinheiten mit Fixtermin werden rot umrandet angezeigt.

Nach der zeitlichen Disposition kann das Lieferavis an den Kunden generiert werden. Hierzu ist lediglich die Planungseinheit zu anzuklicken und danach der Button Drucken oder den Button E-Mail versenden zu betätigen.

Übersicht disponierte Vorgänge

Im Vorgang und am Kunden gibt es einen grünen Schriftzug „Dispositionen“. Darüber öffnet sich ein Fenster mit der Anzeige der Dispositionen zum Vorgang bzw. zum Kunden. In der Disposition selbst kann über die Seitenansicht dieses Fenster global als Dispo-Liste aufgerufen werden.

Mehrere Vorgänge pro Planungseinheit

Soweit die Praxis des jeweiligen Fachhändlers vorsieht, kann eine Planungseinheit auch aus mehreren Vorgängen bestehen, da diese zum gleichen Kunden geliefert oder als eine Liefereinheit gesehen werden. Die Zuordnung erfolgt wiederum unter Zuhilfenahme der Drag’n Drop-Funktion eines undisponierten Vorgangs zu einer bestehenden Planungseinheit. Dadurch werden nunmehr 2-x Vorgänge in einer Planungseinheit dargestellt.

Konfiguration 586: Sollen mehrere Vorgänge pro Planungseinheit in der Disposition möglich sein

0 - Nein
1 - Ja (Standard)

Bitte Beachten: Die Aktivierung der Konfiguration kann zu Performance-Verlusten führen.

Veränderungen in aktuellen Dispositionen

Soweit eine Planungseinheit aus der Dispositionsübersicht entnommen und neu geplant werden soll, ist die Planungseinheit mittels der bereitgestellten Funktion Dispositionen löschen in der Menüleiste bzw. Kontextmenü herauszunehmen. Dadurch steht der Vorgang wieder zur Disposition bereit und wird in der Vorgangsübersicht angezeigt.

Sollten Ressourcen, bspw. Mitarbeiter wegen Krankheit o.ä., nicht zur Verfügung stehen, kann der Disponent eine Neuzuordnung vornehmen. Dazu muss die nicht zur Verfügung stehende Ressource aus der Planungseinheit entnommen werden. Über das Kontextmenü (rechter Mausklick) wird die Möglichkeit Ressourcen entfernen angeboten, wo Sie eine Anzeige aller Ressourcen erhalten und wählen können.

Ergibt sich innerhalb einer Planungseinheit, welche aus mehreren Vorgängen zusammen gestellt wurde, bspw. eine Terminverzögerung, so kann auch ein Vorgang aus der Planungseinheit entnommen werden. Analog zur Entnahme von Ressourcen, existiert im Kontextmenü die Funktion Vorgänge entnehmen, wo aus der Liste der dargestellten Vorgänge der zu löschende auszuwählen ist.

Über die rechte Maustaste kann man von der Planungseinheit in die zugrunde liegende Aktivität (Menüpunkt Aktivität öffnen) verzweigen und dort ggf. den Endezeitpunkt, Bezeichnung anpassen.

disposition:disposition2

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-12T10:26:46+00:00

Disposition 2.0 Einsatz und Ablauf

Bevor Sie die Disposition 2.0 optimal nutzen können, sind weitere Einstellungen notwendig. Lesen Sie deshalb unbedingt vorher welche Vorbereitungen und Einstellungen sie treffen müssen.

Allgemeine Informationen

Das Modul Disposition 2.0 fasst die beiden geschäftsbereichsabhängigen Dispositionen aus Concept Office zusammen. Damit kann jetzt in einem einzigen Modul für verschiedene Geschäftsbereiche disponiert werden.

Es wurden folgende Funktionserweiterungen für den Prozess Disposition in Concept Office implementiert:

Zuordnung mehrerer Ressourcen
mehrtägige Planungen
speicherbare Filtermöglichkeiten zur Erstellung verschiedener Ansichten
Suche von Dispositionen
Planungseinheiten ohne Kommissionsschein
manuelle Planungseinheiten ohne Vorgangsbezug
Vorladen von Zeiträumen für die Dispositionsansicht
Hinterlegung von Geschäftszeiten, Infos zu abgeschlossenen Vorinstallationen und anderen wichtigen Hinweisen in ‚Auftragsinfo‘

Ansicht

Bildschirmansicht der Disposition 2.0

Arbeitsfenster

Im oberen Teil erfolgt die Anzeige des gewählten Zeitraumes, die Planungseinheitensuche und die ausgewählten Ressourcen. Darunter folgt die Kalenderansicht, wie in der oberen Modulleiste ausgewählt.

Folgende Möglichkeiten haben Sie:

Heute

Tagesansicht

Arbeitswoche

Kalenderwoche

Monatsansicht

Planungsansicht

Darunter befinden sich die Einstellungen der Anzeigeschemas. Hier wird die Arbeitsansicht der Disposition 2.0 eingestellt.

Die Bildschirmaktualisierung lässt sich über die Angabe Tage zurück/voraus optimieren.

Wird die Zeile eines zu disponierenden Vorganges aktiviert, wird geprüft, ob der Vorgang sich nach wie vor im Status ‚disponierbar‘ befindet. Ist dies nicht der Fall, wird die aktivierte Zeile durchgestrichen dargestellt. Diese Prüfung ist sinnvoll, wenn z.B. von mehreren Arbeitsplätzen aus disponiert wird.

Es werden dann beim Aktualisieren die Planungseinheiten, für diese Anzahl von Tagen, vorgeladen, um beim Blättern in der Arbeitsansicht (Tage vor/zurück) Wartezeiten durch ständiges Nachladen von Daten zu verhindern.

Die Aktualisierung dauert beim Vorladen von Planungseinheiten für mehrere Wochen ggf. länger!

Im unteren Teil werden die zu disponierenden Planungseinheiten angezeigt.

Die Schemaeinstellung und die Planungseinheitenliste bilden ein eigenes Fenster und können bei Bedarf durch Klick auf das Symbol ausgeklinkt und damit auf einem anderen Bildschirm auch außerhalb vom Concept Office Fenster angezeigt werden.

Zusatzfunktionen rechts

Ganz rechts im Bildschirm wird die Ressourcentabelle angezeigt.

Fahrzeuge

Werkzeuge

Monteure

Kalenderwoche

Techniker

Wie in jeder CO-Tabelle kann auch hier gefiltert werden, damit genau die Ressourcen angezeigt werden, die zum jeweiligen Geschäftsprozess eingestellten Schema gehören.

Bei Nutzung von Multiroute finden Sie Daten zur Routenberechnung im mittleren Teil. Diese können hier nun auch filialbezogen ermittelt werden.

Ganz unten ist der Kalendermonat eingeblendet, je nach Anzeigeplatz einer oder mehrere Monate. In dieser Kalenderansicht werden alle Tage, die erstens durch das eingestellte Schema zur Ansicht frei gegeben und zweitens an denen Planungseinheiten disponiert sind fett dargestellt.

Beim Start wird der Zeitraum der großen Kalenderansicht in der kleinen Kalenderansicht gelb hinterlegt. Beim Mausklick auf einen Tag oder eine Kalenderwoche in der kleinen Kalenderansicht wird auch die große geändert. Der rote Rahmen zeigt immer den heutigen Tag.

Freigabe zur Disposition

In den Normalaufträgen erfolgt die Freigabe auf der Karteikarte Lieferdaten/Texte.

Dazu muss auf den Button Freigabe zur Disposition geklickt werden. Jetzt kann ein Kommissionsschein für die Dispositionsfreigabe erstellt werden.

Es können alle oder nur einzelne (markierte) Positionen zur Kommissionierung freigegeben werden. Der Kommissionierschein kann erzeugt (*-Schein) oder gedruckt werden. Mit OK werden die Positionen zur Disposition freigegeben. Durch Auswahl verschiedener Positionen ist es möglich, mehrere Kommissionierscheine mit getrennten Dispositionsfreigaben zu erzeugen. Über den grünen Schriftzug Dispositionen werden die aktuellen, dem Vorgang zugeordneten Dispositionen angezeigt.

In Klammern wird die Gesamtanzahl der Dispositionsfreigeben/Planungseinheiten zum Vorgang angezeigt.

Die erzeugten Dispositionsfreigaben werden in der Disposition 2.0 angezeigt und können an unterschiedlichen Tagen für verschiedene Mitarbeiter geplant werden.
In den Serviceaufträgen erfolgt die Freigabe zur Disposition auf der Reiterkarte Maschinen. Hier wird in der Regel kein Kommissionierschein benötigt.
Ist in Standardwerte als Standard-Unterbearbeitungsstatus disponierbar eingestellt, so erfolgt die Dispositionsfreigabe wie bisher automatisch. Es können mehrere Dispositionen angelegt werden, um zum Beispiel Einsätze für unterschiedliche Techniker oder an unterschiedlichen Tagen zu planen.

Sofortdispo
Es gibt auch die Möglichkeit Vorgänge sofort einem Mitarbeiter zuzuweisen. Dafür muss der Button Sofortdispo geklickt werden. Es erscheint ein Fenster zur sofortigen Disposition, wo man Datum, Uhrzeit und Mitarbeiter direkt wählen kann. Aufträge können bei einer Sofortdisposition in Concept Office nun auch einem bestimmten Bereich zugeordnet werden. In Concept Flex Serviceeinsätzen gibt es dazu die Funktion ‚disponierte Bereichsaufträge‘. Dort werden die Aufträge der eigenen Bereiche angezeigt und können vom Techniker bzw. Monteur übernommen werden.

edi-schnittstelle:artikelstamm_ausgeben

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T12:33:55+00:00

Artikelstamm ausgeben

Im Strukturbaum Sonstiges lassen sich mithilfe der Edi-Schnittstellen ‚Artikelstamm ausgeben‘ artikelbezogene Daten - wie Artikelname, Artikelnummer, Bestellmenge, Artikelzustand – von Concept aus Office in einen Webshop exportieren.

Einstellungen Edi-Schnittstelle

Um Artikeldaten in den Webshop zu laden, kann über die Edi-Schnittstelle eine Xml-Datei im BMEcat-Format ausgegeben werden.

Folgende Parameter sind auszuwählen:

Schnittstelle = Artikelstamm ausgeben
Datenformat= BMEcat-Xml
Exportschema = <gewünschter Schemaname>

Über den Button „Konfiguration…“ kann die Konfiguration des Schemas vorgenommen werden. Unter „Ordner“ wird

das Zielverzeichnis angelegt, in welches die Dateien ausgelesen werden.
der Dateifilter wird mit „*.xml“ angelegt

Über „Ausgeben“ wird der Xml-Artikelausgabedialog gestartet, in welchem eine Auswahl der zu übergebenden Artikel nach Trade Pilot getroffen wird.

Über den Button „Automation-Xml“ kann ein neuer Zielordner erstellt werden, dessen Pfad darauffolgend im Feld Zielverzeichnis der Maske „Konfiguration..“ eingetragen werden kann.

Nach der Speicherung der „Konfiguration“ wird über den Button „Ausgeben“ eine Xml-Artikelausgabedialog gestartet, in dem eine Auswahl der zu übertragenden Artikel nach Trade Pilot getroffen wird.

Übernahme-Schema XML Artikelausgabe

Mandantenauswahl

Die „Mandantenauswahl“ zeigt den aktuell in Concept Office ausgewählten Mandanten an.

Durch die Auswahl einer Filiale kommt es in der Ausgabe zum Ersatz der Anschrift durch die Anschrift der Filiale.

Format der Ausgabe

Zeilenumbrüche durch Platzhalter ersetzen: Zeilenumbrüche in Artikelbezeichnung, Langtext und Variantentext können durch den Platzhalter „#cr#, #lf#“ ersetzt werden.

Option „ohne Namespaces ausgeben“ in der XML Artikelausgabe: beim Speichern des Dokuments werden dadurch alle XML-Namespaces entfernt. Die Funktion steht sowohl für BMEcat 1.2 als auch für BMEcat 2005 zur Verfügung.

Auswahl der Artikel

„nur Artikel mit Exportkennzeichen“, selektiert alle Artikel aus, bei denen „Artikel exportieren“ im Artikelstamm aktiviert ist.
„nur Artikel mit EAN ausgeben“, selektiert alle Artikel mit einer EAN
„nur Artikel mit Preisen>0“, selektiert alle Artikel mit einem Preis größer 0
„ Nur Artikelmit Sonderkonditionen“, selektiert alle Artikel mit einer Sonderkondition
„Keine gesperrten Artikel“, selektiert alle Artikel mit einer Sperre
„Kundenexklusivartikel“. Bei der Ausgabe des Artikelstammes als BMEcat-Katalog gibt es jetzt auch die Möglichkeit Kundenexklusivartikel mit auszugeben, auch wenn kein Kunde für diese Ausgabe eingestellt ist.

Recherche: es kann eine Recherche angegeben werden, die die Artikel weiter einschränkt. Die Recherche muss folgender Syntax entsprechen: „Select Artikelnummer from …“

Bei der BME-Cat-Ausgabe werden Artikel der Artikelart ‚Fracht/Porto‘ ignoriert.

Artikel ausgeben bei Änderung von

Felder aktivieren, wenn nur Artikel mit Preisänderungen, im oben angegebenen Zeitraum, berücksichtigt werden sollen. Ist das „Ab Datum“ leer, dann werden alle Artikel mit Verkaufspreisen ausgegeben.

Artikel ausgeben, die im folgendem Zeitraum geändert wurden

„Immer komplett ausgeben“ - es werden immer alle Artikel ausgegeben, die den anderen Selektionskriterien entsprechen
Das „Ab Datum“ wird automatisch bei einer erfolgreichen Ausgabe mit mehr als einem Artikel für die nächste Ausgabe auf das heutige Datum gesetzt.
Das „Bis Datum“ wird immer auf das aktuelle Datum gesetzt, so dass standardmäßig immer alle Änderungen seit der letzten Ausgabe selektiert sind.

Art der Ausgabe

Für die Ausgabe der Katalogartikelnummern muss unter „Art der Ausgabe“, „Artikelkatalog ausgeben (z.B. für Trade Pilot)“ aktiviert werden.

Artikelnummer für die Ausgabe

Zur eigenen Artikelnummer und der Herstellerartikelnummer, kann zusätzlich eine Katalogartikelnummer ausgegeben werden. Als Kataloge stehen die eingetragenen Druckkataloge aus dem Mandantenstamm zur Auswahl Die Katalogartikelnummer wird aus dem Artikelkatalog (Modul Artikel / Katalog /Artikelnummer im Katalog) ausgewählt.

Artikelklassifizierungen

In der Mehrfachauswahl kann ein Klassifikationssystem von Waren und Dienstleistungen ausgewählt werden.

Auswahl der Preise für die Ausgabe

Für die Übergabe der Verkaufspreise in den Webshop kann unter „Auswahl der Preise für die Ausgabe“ der, oder die VK-Preiskataloge ausgewählt werden.

Im Modul „Preiskatalog“, wird über die Eingabe „Rang“ entschieden, welcher Preis aus den ausgewählten VK-Preiskatalogen genommen wird. Hier ist der höhere Rang entscheidend.

Über den Haken „ohne Aktionspreise ausgeben“ kann die Ausgabe von Aktionspreisen gesteuert werden.

Außerdem erfolgt nun die Ausgabe entweder für Preiskataloge oder kundenspezifisch. Sollte eine Kundennummer eingesetzt werden, wird die Eingabe für Preiskataloge automatisch gesperrt. Ist ein Preiskatalog gewählt, so wird die Eingabe eines Kunden verworfen.

Webkatalogzuordnung

Um nur Artikel mit den entsprechenden Webshop-Kategorien auszugeben, muss bei „Webkatalog“ der entsprechende Eintrag ausgewählt werden.

Weitere Optionen

Für den Artikelstammexport als BMEcat wurde eine neue Option hinzugefügt, dass für alle Preise mit Menge 0 stattdessen die kleinste Abgabemenge ausgegeben wird.

Ausführen

In der Rubrik Ausführen wird über den Button „Daten ausgeben“ die BME-CAT-Datei erzeugt und in das ausgewählte Verzeichnis ausgegeben. Über „Anzahl ermitteln“ kann vor der Ausgabe geprüft werden, wie viel Datensätze in die BME-CAT-Datei übergeben werden.

XML-Datei

bei EDI-Schnittstelle:

LANGUAGE = immer „deu“
CATALOG_ID = ID des ausgewählten Webkatalogs. Wenn kein Webkatalog ausgewählt ist, dann bei einem ausgewählten Preiskatalog dessen Priorität. Bei mehreren Katalogen deren Anzahl + der Text „x Kataloge“ (wobei x = Anzahl der ausgewählten Preiskataloge). Wenn beide Felder leer sind, dann kein Wert.
CATALOG_VERSION = immer „1.0“
CATALOG_NAME = Eingabe von Katalogname
DATETIME = Ausgabezeitstempel
TERRITORY = Mandant.Land
CURRENCY = Mandant.Hauswaehrung

bei Vorgang

LANGUAGE = immer „deu“
CATALOG_ID = Vorgangsnummer
CATALOG_VERSION = aktueller Mandant
CATALOG_NAME = Vorgangstitel
DATETIME = Ausgabezeitstempel
TERRITORY = Auftragskopf.LieferungLand
CURRENCY = ASuftragskopf.Waehrung

Zeitgesteuerte BMECAT-Ausgabe über Automation

Voraussetzung

Anlage eines Exportschemas in der Datei Artikelstamm_ausgeben.Ini unter Sysdata\ImportExport: z.B.: [Test_Kunde]

Erstellen der Automation Xml

In der Edi-Artikelausgabe wird die Schnittstelle Artikelstamm ausgeben, mit Datenformat BMECAT_Xml und dem zuvor angelegte Exportschema Test_Kunde gestartet.

Über den Button Ausgeben wird das Formular zur Xml Artikelausgabe aufgerufen.

Die hier getroffenen Einstellungen können über den Button Speichern(rot) für die Automation gesichert werden. Danach wird die Artikelausgabe geschlossen. Ist dies alles erfolgt, kann jetzt noch die Automation Xml durch Klick auf den Button erstellt werden.

Die gespeicherten Einstellungen befinden sich im Ordner „<CO-Pfad>\SysData\ImportExport\XmlArtikelAusgabe“

Weiteres

Sonderrecht Artikelstamm ausgeben

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat den Artikelstamm auszugeben.

Ja
Nein

EDI-Schnittstelle,, Webshop

edi-schnittstelle:auslandsartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-06-12T14:10:38+00:00

Auslandsartikel einlesen

Mit Hilfe der Schnittstelle Auslandsartikel einlesen können im Modul Auslandsartikel solche Artikel angelegt und mit den zugehörigen CO-Artikeln verknüpft werden.

Datenformate

Excel
Text

Schalter

Artikelnummer: CO-Artikelnummer, der der Artikel zugeordnet werden soll
Bezeichnung<n>: Bezeichnung Auslandsartikel
Kurztext<n>: Kurztext Auslandsartikel
Langtext<n>: Langtext Auslandsartikel
Sprache<n>: Sprache Auslandsartikel. Sprachen können im gleichnamigen Modul verwaltet werden. (Der Name der Sprache ist für den Import zu verwenden.)
Variantentext<n>: Variantentext Auslandsartikel

<n> kann durch 1-5 ersetzt werden, d.h. es können zu einem CO-Artikel 5 Auslandsartikel in verschiedene Sprachen bei einem Import erfasst werden.

Weiteres

Sonderrecht Auslandsartikel einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Auslandsartikel einzulesen.

Ja
Nein

edi-schnittstelle:herstellerauftragsbestaetigungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-06-13T12:52:06+00:00

Herstellerauftragsbestätigungen einlesen

Über diese Schnittstelle können Herstellerauftragsbestätigungen eingelesen werden, die anschließend im Modul Herstellerauftragsbestätigungen aufgerufen, geprüft und in die Module Bestellungen und Vorgänge übernommen werden können.

Unterstützte Formate

OexXmlNeu
SO-XML

Ausführung

Für den Import von Herstellerauftragsbestätigungen ist eine INI-Datei nicht notwendig. Jedoch eine XML-Datei, die im OEXBestellungen-Pfad abgelegt wird, ist für das Einlesen der Herstellerauftragsbestätigungen in das gleichnamige Modul erforderlich.

Wie nach dem Einlesen weitergearbeitet werden kann, ist unter diesem Artikel zu lesen:

Herstellerauftragsbestätigungen

Weiteres

Sonderrecht Artikelmaterialien einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Artikelmaterialien einzulesen.

Ja
Nein

edi-schnittstelle:import_dokumente_xml

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:34+00:00

XML-Import von Dokumenten

Ab Version 7.0.2174 verfügbar.

Concept Office verfügt über eine Schnittstelle zum Einlesen von Dokumenten im Datenformat XML.

Für diese Funktion ist eine Lizenz erforderlich.

Import XML Datei

Öffnen Sie unter Sonstiges das Modul Edi-Schnittstelle.

Wählen Sie bei Schnittstelle „Dokumente einlesen“ und bei Datenformat „CO-Documents-XML-Format“ ein.

Über den Button Konfiguration können Sie das entsprechende Quellverzeichnis, aus dem die XML-Dateien importiert werden sollen, auswählen.

Nun werden Ihnen alle Dokumente angezeigt, die an dem Zielpfad zur Verfügung stehen. Über das Häkchen können Sie auswählen, welche importiert werden sollen. Standardmäßig sind diese Kästchen aktiv vorbelegt. Mit anschließendem Klick auf Einlesen werden die ausgewählten Dokumente importiert.

Abschließend erhalten Sie eine Meldung über das Resultat des Imports. Sie können diesem entnehmen, welche Dokument erfolgreich eingelesen wurden und sich Fehlermeldungen zu gescheiterten Importen anschauen.

Samples Datei

Die nachfolgende Samples Datei stellt den Aufbau einer XML-Datei dar, welcher für ein korrektes Einlesen über die Edi-Schnittstelle in Concept Office erforderlich ist.

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<CoDocument>

  <!-- ausgebende Applikation --> 
  <Application>Concept Office</Application>
  <SenderId>Bürowelt Gmbh</SenderId>
  <ReceiverId>Servicepartner Gmbh</ReceiverId>
  <CreationTime>2019-09-04T14:03:00</CreationTime>
  <Creator>Frank Mustermann</Creator>
  
  <!-- Dokumentart, WICHTIG: notwendiges Feld, es muss eine entsprechende Dokumentenart in CO existieren-->
  <DocumentType>Statusseite</DocumentType>
  
  <!-- Dateiname des Dokumentes, WICHTIG: notwendiges Feld, die Datei muss in dem angegebenen Pfad enthalten sein -->
  <!-- Die Datei wird bei der Verarbeitung in das Dokumentenverzeichnis bewegt -->
  <DocumentFileName>C:\Beispielordner\Statusseite5432.pdf</DocumentFileName>
  
  <!-- Beschreibung des Dokuments, wird als Titel in CO verwendet, WICHTIG: notwendiges Feld, darf nicht leer sein -->
  <Description>Statusseite zu Gerät 5432</Description>
  <Comment>Bei Installation vom Techniker erstellt.</Comment>
  <Assignments>
	<Assign>
		<!--'Vorgang', 'Maschine', 'Vertrag', 'Kontakt', 'Projekt', 'Aktivitaet', 'Aktion' (ohne Kontakt), 'Planung', 'Ticket'-->
		<!-- Verhalten wie bei Drag & Drop in dem Modul-->
		<!-- WICHTIG: Das Dokument wird zusätzlich zu Vorgangsnummer, Maschinennummer, etc. einer Kontaktnummer zugewiesen -->
		<!-- Die Kontaktnummer wird aus der ERSTEN Zuweisung (Assignment) genommen, in diesem Beispiel des Vorgangs -->
		<!-- Sollte die erste Zuweisung keine Kontaktnummer hervorbringen, kann dem Dokument durch die nächste Zuweisung eine Kontaktnummer zugewiesen werden, usw. -->
		<!-- Alle weiteren Zuweisungen überschreiben NICHT die Kontaktnummer. Ausnahme: Zuweisung an einen Kontakt, dieser überschreibt die Kontaktnummer -->
		<!-- Mit jeder Zuweisung einer Kontaktnummer wird auch die (Haupt-)Ansprechpartnernummer an das Dokument zugewiesen, falls es zu der Zuweisung eine gibt -->
     	        <Type>Vorgang</Type>
		<Key>1059269</Key>
	</Assign>
	<Assign>
		<Type>Maschine</Type>
		<Key>5432</Key>
	</Assign>
  </Assignments>  
</CoDocument>

Weiteres

Sonderrecht Dokumente einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Dokumente in den Dokumentenstamm einzulesen.

Ja
Nein

edi-schnittstelle:planzahlen_einlesen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-06-15T09:30:32+00:00

Planzahlen einlesen

Über diese Schnittstelle lassen sich Planzahlen einlesen, die sich dann über das Modul Planzahlen verwalten und auf der Office Heute Seite einsehen lassen.

Die Schnittstelle Planzahlen einlesen ist lizenzpflichtig.

Datenformate

Excel-Format
Text-Format

Felder

LfdNummer: Laufende Nummer im Modul Planzahlen
Art: Planzahlart
- 0 = Umsatz
- 1 = Auftragseingang
- 2 = Angebot
- 3 = Lieferantenbonus
- 4 = Kundenbonus

Planzahl Typ

Datum:
DatumBis:
Mitarbeiternummer: Mitarbeiternummer des Verkäufers
Nettowert:
Rohgewinn:

Planzahl Info

Geschaeftsbereich:
Filiale:
Verkaufsteam:
Kundengruppe
Firmennummer
Projektkennung
Branche

Artikel Info

Warengruppe
Warenuntergruppe
Warenunteruntergruppe
HerstellerKuerzel
HerstellerSerie
Artikelnummer

Zahlen Info

Anzahl
Bruttowert

Weiteres

Sonderrecht Planzahlen einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Planzahlen einzulesen.

Ja
Nein

edi-schnittstelle:zeitgesteuertes_einlesen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:34+00:00

Zeitgesteuerter Import von Daten

Mit Hilfe des Automation Tools können Aufgaben zeitgesteuerte und automatisierte Aufgaben durchgeführt werden. Auszuführende Aufgaben werden hiermit verwaltet und abgearbeitet. Außerdem kann die Automation vordefinierte, so genannte Tasks /ausführen/

Einstellungen EDI-Premium

Über dem Modul Edi-premium können geprüfte Lieferanten-Artikel durch das Anhaken des Feldes ‚Automatisch‘ automatisch übernommen werden.

EDI-Schnittstelle

Im Modul EDI-Schnittstelle kann eine XML-Datei erstellt werden, die im zentralen Ordner Sysdate \Tasks abgelegt wird.

Bei weiteren Fragen, bitte an den Support wenden.

einkaufspreiskataloge:einkaufspreiskataloge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-24T10:07:04+00:00

EK-Preiskataloge

In der Strukturansicht, in der Rubrik Sonstiges befinden sich die Module „EK-Preiskataloge“ und „Preiskataloge“.

Neben den Einkaufspreiskatalogen „Standard“ (Listenpreise) und „KIPPreise“ (händlerindividuelle EK) können in Concept Office weitere EK-Preiskataloge angelegt werden. Diese können dann in den Sonderkonditionen einem Kunden zugewiesen werden und mit einer EK-Aufschlagskalkulation versehen werden.

Ein EK-Preiskatalog wird unter Sonstiges im gleichnamigen Modul angelegt - folgender Ablauf ist unbedingt einzuhalten:

Im Modul Artikel können nun in der Registerkarte Einkauf die EK-Preise hinterlegt werden.

Legt man für einen Kunden eine Sonderkondition mit Kalkulationsbasis EK-Aufschlag an, werden die Verkaufspreise des Kunden nicht anhand der KIPs oder Listenpreise, sondern anhand des speziellen EK-Preiskataloges gebildet.

Reiter Artikel

In diesem Reiter werden dem Einkaufspreiskatlog zugeordneten Artikel angezeigt.

Reiter Übersicht

In der Übersicht ist eine Ansicht aller erstellten Einkaufspreiskatalogen. Außerdem kann man sich in der Übersicht anzeigen lassen, wann ein EK-Preiskatalog erstellt wurde, seine Gültigkeit und wer ihn erstellt hat.

firmen:mitarbeiterzuordnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-03-14T12:46:01+00:00

Mitarbeiterzuordnung zu Firmen

Qualifikationen

Im Modul Firmen können im Reiter Mitarbeiter/Weiteres eigene Mitarbeiter für diese Firma hinterlegt werden. Es kann definiert werden, welche Qualifikation (Vertriebsmitarbeiter, Sachbearbeiter, etc.) diese bei dem Kunden ausfüllen. Bei der Zuordnung der Mitarbeiter im Vorgang ist entscheidend, wer welche Qualifikation für den konkreten Kunden ausübt.

Neben der Qualifikation können folgende weitere Einstellungen für die Mitarbeiter getroffen werden:

Geschäftsbereich (Für welchen Geschäftsbereich die Qualifikation ausgeübt wird.)
Hauptverantwortlicher (Wenn für mehrere Mitarbeiter, die identische Einstellung vorhanden ist, kann ein Hauptverantwortlicher definert werden, der vorrangig behandelt wird.)
Schutz (Verkäufer kann nicht über Verkäuferwechsel entfernt werden.)

Das Modul Verkäuferwechsel berücksichtigt die Zuordnung der Qualifikationen (Verkäufer, Sachbearbeiter), die abweichend vom Mitarbeiterstamm eingestellt sind.

Vertreter einer Firma wechseln

Erhält ein Verkäufer neue Aufgabenfelder, kann es notwendig sein die Kunden diese Verkäufers neu zuzuordnen.

Verkäuferzuordnung an den Firmen

Um allen Kunden eines Verkäufers einen neuen Verkäufer zuzuordnen, selektieren Sie diese mit Hilfe der Fernglassuche:

Starten Sie anschließend die Modulfunktion Firmendaten ändern.

Wählen Sie dort den zukünftigen Verkäufer aus. Durch Klicken auf Fertigstellen wird dieser Verkäufer nun zusätzlich zugeordnet. Weiterhin erhält der neue Verkäufer das Kennzeichen Hauptverantwortlicher.

Umsatzanzeige

Damit der neue Verkäufer die getätigten Umsätze seiner übernommenen Kunden sehen kann, sind bei eingeschränkten Umsatzrechten weitere Einstellungen notwendig. Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einstellen, dass der Verkäufer auch die Umsätze des vorherigen Verkäufers sehen kann.

Verändern Sie die Mitarbeitergruppe (Verkaufsteam) des alten Verkäufers, indem Sie den neuen Verkäufer ergänzen.

Das Recht des neuen Verkäufers sollte so verändert werden, dass dieser die Umsätze seiner Mitarbeitergruppe sehen darf.

Firmen, Vertreter, Mitarbeiter

fremdmaschinen:fremdmaschinen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-03-25T11:38:21+00:00

Fremdmaschinen

Das Modul Fremdmaschinen dient dem Vertrieb dazu, Maschinen die Mitbewerber bei Interessenten und Kunden aufgestellt haben, zu erfassen. Zu diesem Zweck können hier die Eckwerte der fremden Maschinen und eventuelle Vertragsgrunddaten erfasst werden. Nach allen Feldern des Moduls kann selektiert werden, um beispielsweise alle Fremdmaschinen eines bestimmten Herstellers zu filtern, oder um Marketingaktivitäten zielgerichtet zu steuern.

Fremdmaschinen, für die Service-Aufträge durchgeführt oder die in Wartungsverträgen geführt werden, müssen im Modul Maschinen gepflegt werden.

Fremdmaschinen, Maschinen

Reiterkarte Maschinendaten

Im Reiter Maschinendaten kann im Abschnitt Stellplatz eingetragen werden, wo und seit wann sich eine Fremdmaschine an einem Stellplatz befindet.

Feld	Kurzbeschreibung
Firma	Firmennummer des Kunden, bei dem sich die Maschine befindet
Standort	Anschrift, wo sich Maschine befindet
Ort	Stadt und Postleitzahl
Land	Land
Ansprechpartner	Verantwortlicher für Maschine am Standort
Seit	Seit wann steht Maschine am Standort
Stellplatz	z.B. Etage

Im Abschnitt Verantwortlich findet die Eingabe des zuständigen Mitarbeiters und die Zuordnung des Mitarbeiters zu einem Verkaufsteam statt.

Feld	Beschreibung
Mitarbeiter	Zuständiger Verkäufer
Verkaufsteam	Zugeordnetes Verkaufsteam (für Provision)

Im Bereich Maschine können maschinenbezogene Daten eingetragen werden.

Feld	Beschreibung
Modell	Modellname
Mitbewerber	Mitbewerber, der Maschinen bei Kunden hat
Gerätegruppe	Auswahl der Gerätegruppen der Maschine
Hersteller	Hersteller der Maschine
Gerätetyp	Auswahl der Gerätetyp der Maschine
Besonderheit	Freibeschreibbares Feld für Besonderheiten der Maschine

Vertragsbezogene Daten zu der Fremdmaschine werden im Abschnitt Vertrag eingetragen.

Feld	Beschreibung
Vertragsbeginn	Beginn des Vertrages
Vertragsende	Ende des Vertrages
Laufzeit	Aktuelle Vertragslaufzeit in Monaten
Miete, Leasing, Kauf	Definition der Eigentumsverhältnisse der Maschine
Mietrate	Vereinbarte monatliche Mietrate, wenn es sich um ein Mietgerät handelt
Wartungsrate	Vereinbarte montaliche Wartungsrate
Freikopie s/w	Monatlich vereinbartes Druckvolumen für Schwarz/Weiß-Freikopien
Freikopie Farbe	Monatlich vereinbartes Druckvolumen für Farb-Freikopien
Klickpreis s/w	Vereinbarter Preis pro Schwarz/Weiß-Kopie
Klickpreis Farbe	Vereinbarter Preis pro Farbkopie

Vertragsdaten

In diesem Reiter sind vertragsbezogene Informationen zu den Fremdmaschinen zu finden. Hier hat man Einsicht zu Ein- du Verkaufsinformationen, der Garantie, weiteren Verträgen und den Dokumenten zu der Auftragsbearbeitung.

Abschnitt Weitere Verkaufsdaten

Feld	Beschreibung
Rechnungsdatum	Ausstellungsdatum der Rechnung
Garantie Kunde	Länge Gerätegarantie Kunde
Rechnungsnummer	Rechnungs-ID zum Vertrag
Lieferscheinnummer	Lieferschein-ID
Auftragsnummer	Auftrags-ID

Abschnitt Einkauf

Feld	Beschreibung
Eingangsdatum	Eingangsdatum der Bestellung
Garantie Lieferant	Garantielaufzeit Lieferanten
Einkaufspreis	Beschaffungspreis der Maschine

Abschnitt Ein-/Verkauf-Info

Feld	Beschreibung
Ein-/Verkauf-Info	Zusatzinfo zum Ein-bzw. Verkauf

Abschnitt Weitere Vertragsdaten

Feld	Beschreibung
Vertragsnummer	Eindeutige ID zum Vertrag
Vertragsdatum	Ausstellungsdatum des Vertrages
Kündigungsfrist	Kündigungsfrist in Monaten
Verlängerung um	Verlängerung Vertrag in Monaten

Abschnitt Weitere Maschinendaten

Feld	Beschreibung
Identnummer	Eindeutige Identifikationsnummer der Maschine
Bezeichnung	Maschinenbezeichnung
Beschreibung	Beschreibung der Maschine
Konfiguration	Info zur Einstellung

howto:materialteuerungszuschlag

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

MTZ - Materialteuerungszuschlag Sedus

Teuerungszuschlag in Concept Office erfassen

Öffnen Sie das Modul „Möbelkonditionen“ im Bereich Stammdaten. Dort fügen Sie zu allen vorhandenen Sedus Konditionen in einer zusätzlichen Zeile den gewünschten Materialteuerungszuschlag ein (z.B. 3,9%).

Dieser wird dann automatisch auf den derzeitigen Katalogpreis aufgeschlagen und auch angezeigt.

Wenn Sie NICHT möchten, dass dieser bei Ausweisung von Kunden-Rabatten angezeigt wird, setzen Sie den Haken in der Spalte „Verdeckter VK-Rabatt“.

So wird der Teuerungszuschlag aufgeschlagen, aber nicht angezeigt.

In vorhandenen Projekten muss der Teuerungszuschlag bei Bedarf manuell an den Positionen hinzugefügt werden.

Die geänderten Möbelkonditionen werden immer beim Einfügen von Artikeln angewandt, somit auch wenn man z.B. Daten aus dem pCon.planner einfügt.

Teuerungszuschlag in Concept flex erfassen

Öffnen Sie das Modul „Möbelkonditionen“. Dort legen Sie bei Sedus eine neue Kondition mit dem gewünschten Materialteuerungszuschlag an (z.B. 3,9%).

Dieser wird dann automatisch auf den derzeitigen Katalogpreis aufgeschlagen und auch angezeigt.

In vorhandenen Projekten muss der Teuerungszuschlag bei Bedarf manuell an den Positionen hinzugefügt werden.

Die geänderten Möbelkonditionen werden immer beim Einfügen von Artikeln angewandt, somit auch wenn man z.B. Daten aus dem pCon.planner einfügt.

inventur:inventur_durchfuehrung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T14:11:46+00:00

Inventurzähllisten

Unter Sonstiges befindet sich das Modul Inventurzähllisten. In diesen werden die Artikel nach Lägern gruppiert erfasst, gezählt, bewertet und übernommen.

Bevor Zähllisten angelegt werden können, muss im Modul Inventurbücher, das zugehörige Buch existieren.

Anlage von Zähllisten

Die Anlage neuer Zähllisten erfolgt im Reiter ‚Eingabe‘.

Um eine Zählliste anzulegen, muss im Feld Zähllistennummer einen numerischen Wert eingegeben werden. Anschließend wird im Feld Bezeichnung der Name der Zählliste hinterlegt und das Inventurbuch bzw. das zugehörige Lager, für welches die Zählliste erstellt wird, ausgewählt.

Optional besteht die Möglichkeit, eine Bemerkung hinzufügen.

Die Aufnahme der Artikel zu einer Zählliste erfolgt unter dem Reiter „Mengenerfassung“. Es gibt 2 Optionen:

Durch Klick auf das Symbol Fernglas in der Tabelle, Spalte Artikelnummer erscheint das Fenster Artikelsuche.
Über die Modulfunktion „Artikel hinzufügen“ wird die Auswahlmaske gestartet.

Bei der Modulfunktion kann nach unterschiedlichen Kriterien wie Artikelart, Lieferantennummer, etc. ausgewählt werden, welche Artikel in die Zählliste aufgenommen werden sollen.

Folgende Optionen sind zu beachten:

Artikel mit EDV-Bestand = 0 ignorieren

gesetzt: Lagerartikel mit Ist-Bestand=0 werden nicht auf der Zählliste gedruckt
nicht gesetzt: Alle Lagerartikel (der getroffenen Selektion) werden angedruckt

Zählmengen mit EDV-Bestand vorbelegen

gesetzt: In der Mengenerfassung, wird der EDV-Bestand angezeigt und in Gesamt gezählt übernommen.
nicht gesetzt: In der Mengenerfassung wird der EDV-Bestand angezeigt.

Ermittlung anhand Kommissionsaufträgen

gesetzt: Artikel, die sich in der Kommission befinden, werden inbegriffen.

Ausdrucken von Zähllisten

Nachdem die Zähllisten vollständig erstellt wurden, ist es möglich, diese auszudrucken. Es besteht die Möglichkeit, Zähllisten, nach Artikelnummer oder Stellplatz sortiert, auszudrucken.

Die gedruckten Zähllisten enthalten die Artikelnummern, Artikelbezeichnung, die Mengeneinheit der Artikel, deren Stellplätze und eine Spalte für die manuell erfassten Lagermengen.

Mengenerfassung

Nachdem die Artikel gezählt wurden, müssen diese Werte eingegeben werden. Im Reiter „Mengenerfassung“ erfolgt neben der Aufnahme der Zähllisten-Artikel, auch die Eingabe der gezählten Mengen.

In der Spalte Gezählt können die gezählten Mengen eingetragen werden. Diese werden dann automatisch in der Spalte Gesamt gezählt übernommen.

Je nach der Einstellung der Konfiguration 84 wird die eingetragene Menge zur Menge der Spalte Gesamt gezählt hinzugerechnet oder sie überschreibt die bereits vorhandene Menge. Zählen mehrere Mitarbeiter die gleichen Artikel an verschiedenen Orten, so empfiehlt sich die Einstellung = 1 (Ja,Eingegebene Menge wird zur bisherigen Eingabe addiert).

Konfiguration 84 steuert, ob eingegebenen Mengen zu bisherigen addiert werden oder diese überschreiben (greift nicht bei permanenten Inventuren)

0 - Nein, Eingegebene Menge überschreibt bisherige Eingabe
1 - Ja, Eingegebene Menge wird zur bisherigen Eingabe addiert.

Sobald ein Artikel auf einer Zähllisten gesetzt wird (d.h. gezählt wurde), speichert CO den EDV-Bestand dieses Lagerartikels ab. Alle nach diesem Zeitpunkt getätigten Zu- und Abgänge werden bei der Übernahme mit der gezählten Menge verrechnet. Deshalb sollte der Zeitraum zwischen dem Anlegen der Zähllisten und der Übernahme der Inventur möglichst kurz sein. Wenn es gewünscht ist, die Zähllisten im Vorfeld auszudrucken, sollte den Knopf Bestand aktualisieren direkt vor der Durchführung der Inventur (vor dem Zählen der Artikel) gedrückt werden (Bestand von Maschinenartikeln wird nicht aktualisiert). Damit werden die aktuellen EDV-Bestände erneut übernommen. Dies ist in der Übersicht auch für mehrere Listen gleichzeitig möglich. Dazu sind die entsprechenden Zähllisten zu markieren.

2 Varianten der Durchführung:

1. Standard ist, die gezählten Mengen im Reiter Mengenerfassung bei „gezählt“ einzutragen - dadurch wechselt der Status auf „gezählt“ - nun ist eine Bewertung in „Bewertung“ mit der gleichnamigen Modulfunktion möglich, auch wenn der Haken bei „Nur gezählte Artikel bewerten“ gesetzt ist. Falsch erfasste Mengen kann man durch Subtraktion (Minusmengen) korrigieren

2. Des Weiteren ist es möglich, bei der Mengenerfassung - Modulfunktion „Artikel hinzufügen“ „ die Zählmenge mit EDV-Bestand vorbelegen“ zu wählen. Diesen Fall hat man, wenn man weiß, dass die Bestände stimmen, weil man diese permanent gezählt und gepflegt hat. Beim Setzen dieses Hakens bleibt der Status aber auf „angelegt“, wodurch man bei der Bewertung zwingend den Haken bei „Nur gezählte Artikel bewerten“ entfernen muss.

Die Inventurzählliste ab CO 8.3460.14 verfügt über eine neue zuschaltbare Spalte ‚DEK-Abweichung‘. Dort wird die Wertabweichung auf Basis des Lager-DEK zwischen gezählter Menge und Inventur-Ausgangsbestand angezeigt.

Inventurmengen einlesen

Zur Übernahme von externen Zähllisten gibt es die Modulfunktion „Inventurmengen einlesen“. Es werden Textdateien eingelesen, die die CO-Artikelnummer und/oder EAN und die Menge, getrennt durch Semikolon, enthalten. Exceldateien müssen erst in das Format „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“ konvertiert werden und mit Öffnen durch den Editor werden die Datensätze durch ein Semikolon getrennt.

Bei dieser Übernahme können folgende Optionen ausgewählt werden:

Fehlende Artikel in Zählliste aufnehmen
Mengen aus Datei zu Mengen in Zählliste addieren
Bereits gezählte Artikel nicht überschreiben

Für das Einlesen wird in der Datei bwimportascii.ini folgender Eintrag benötigt:

[Zaehllisten]

FieldDelimiter=";" 

Feld1=Artikelnummer,0,0,1,1 

Feld2=Menge,0,0,1,1

Feld3=Stellplatz,0,0,1,1

Feld4=SerienNr,0,0,1,1

Über die Spalte (Feld1) kann die Artikelnummer, oder die GTIN (EAN) verarbeitet werden.

Stellplatz

Zusätzlich kann der Parameter Stellplatz mit eingelesen werden. Hierfür muss die bwImportAscii.ini ergänzt werden (z.B. „Feld3=Stellplatz,0,0,1,1“). Neu eingelesene Stellplätze überschreiben dabei bestehende Stellplätze. Dies kann dem zugehörigen Log (…/Data/Logs/Inventur) entnommen werden.

Bewertung

Nachdem die gezählten Mengen erfasst sind, kann im Reiter „Bewertung“ die Bewertung der Artikel erfolgen. Bewertet wird immer der gezählte Bestand, es erfolgt keine nachträgliche Verrechnung von Warenbuchungen.

Es ist möglich eine Bewertung für alle Artikel der Zählliste zu machen. Alternativ können einzelne Artikel markiert werden, um eine Bewertung vorzunehmen.

Wenn keine Artikel vorselektiert sind, werden immer alle bewertet.

Nach Aufruf der Modulfunktion Bewerten stehen folgende Bewertungsarten zur Auswahl:

DEK Artikel (Durchschnitts-EK laut Artikel)
DEK Lager/Artikel (Durchschnitts-EK laut Lager, wenn dieser =0, dann Rückfallvariante DEK Artikel)
LEK (letztem EK)
Liste (Listen-EK)
Abschlag auf letzten Inventurwert (prozentuale Bewertung über das Feld „Abschlag %“ )
Abschlag auf aktuellen EK (prozentuale Bewertung über das Feld „Abschlag %“ ) - Bei Identartikeln wird der Abschlag entweder auf den im Identartikel hinterlegten Einkaufspreis angewendet oder, je nach Auswahl, auf den kalkulatorischen EK des Identartikels (siehe Optionen in der Bewertungsmaske).

Zusätzlich gibt es folgende Optionen:

Für Nullpreise Listen-EK einsetzen
Vorhandene Preise <> 0 belassen
Nur gezählte Artikel bewerten
Bei Identartikeln kalkulatorischen Preis verwenden

Wenn mit Abschlägen bewertet wird, wird der Prozentsatz des Abschlags in der Spalte ‚Abschlag‘ angezeigt. Die Spalte ‚Bewert.-EK‘ zeigt den Einkaufspreis, welcher der Bewertung zu Grunde lag, während die Spalte ‚Inventurwert‘ den Gesamtwert nach der Bewertung darstellt.

Manuelle Bewertung

Neben den beschriebenen Bewertungsarten steht die manuelle Bewertung zur Verfügung. Bei dieser wird der gewünschte Wert in die Spalte Man. Bew. eingegeben, der sich auf die Preiseinheit bezieht, die in der Spalte PE angezeigt wird.

Der eventuelle Abschlag erfolgt durch eine prozentuale Angabe in der Spalte Abschlag. Der Inventurwert ergibt sich aus der Bewertung minus Abschlag multipliziert mit der erfassten Menge (bezogen auf die Preiseinheit).

In der Spalte Manuelle Freigabe ist es möglich durch Setzen eines Häkchens einen Artikel für die Übernahme freizugeben.

Übernahme

Über die Modulfunktion „Übernehmen“ wird die ausgewählte Zählliste übernommen. Es besteht die Möglichkeit, dass von einer Liste nur die freigegebenen Artikel übernommen werden sollen und/oder nur die gezählten Artikel. Für unterjährige Bewertung können Inventurwerte eingefroren werden.

Die Spalte Übernommen zeigt in einer Zählliste an, ob die Artikel bereits übernommen wurden. Wird ein Artikel vor der Übernahme bewertet, wird der Inventurwert in den Artikelstamm zurückgeschrieben. Wird ein Artikel nach erfolgter Übernahme bewertet, bezieht sich der Wert nur auf das Inventurbuch.

Bei der Übernahme werden die gezählten Mengen nicht 1:1 als EDV-Bestand übernommen, sondern mit den Warenzugängen und Warenabgängen seit Anlegen der Zähllisten modifiziert.

konfigurationen:konfigurationen401

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-16T08:04:27+00:00

Mandantenkonfigurationen 401-500

Nachfolgend ist eine Liste von Konfigurationen aufgeführt. Fehlende Nummern stehen für entfallene Konfigurationen.

Weiterführende Links beschreiben die Konfiguration kontextabhängig.

zurück zu Konfigurationen ab 301

Nr.	Beschreibung
401	In der Maschinenhistorie Materiallieferungen ausblenden Steuert, ob Materiallieferungen in der Maschinenhistorie in Concept Flex ausgeblendet werden. Voraussetzung ist der Haken Materiallieferung an der Zusatzvorgangsart der Service-Aufträge.
402	Bei Ticketanlage Benachrichtigungsmail versenden Steuert, ob und an wen bei Anlage eines Tickets eine Benachrichtigungsmail gesendet werden soll. Ebenso lässt sich unterscheiden, ob die Benachrichtigung für manuell angelegte oder importierte Tickets versendet werden soll. Weitere Information: hier.
403	Bei Anfahrtspauschalen zusätzlich die Angabe von Fahrtzeit und/oder Kilometer zulassen Über die Konfiguration kann gesteuert werden, dass trotz Angabe einer Anfahrtspauschale mit der Tätigkeit Fahrtzeit und/oder Fahrtkilometer abgerechnet werden können.
404	Änderungen an eigenen Artikeln in offenen Vorgängen zulassen Ist diese Konfiguration aktiv, dann dürfen im Basket die Texte eigener Artikel auch für bestellte Vorgangspositionen geändert werden.
405	Faktor für Mehrwertsteuer bei Kreditlimitprüfung Es erfolgt im Feld ‚Einstellung textuell‘ keine Angabe: Der Betrag ohne MwSt. des Vorgangs wird gegen den aus dem Brutto-Op berechneten Netto-OP verglichen. Im Feld ‚Einstellung textuell‘ erfolgt ein Eintrag >1. Der Betrag ohne Mehrwertsteuer des Vorgangs multipliziert mit dem Faktor (z.B. 1,19) wird gegen den Brutto-OP verglichen. Hintergrund: Der Betrag mit MwSt. wird auf der Datenbank nicht auf Vorgangskopfebene geführt. Eine Ermittlung dieses Betrag für die Kreditlimitprüfung würde eine erhebliche Belastung für die Datenbank darstellen. Statt dessen kann näherungsweise ein Faktor über die neue Konfiguration angegeben werden, wenn das am Kunden hinterlegte Kreditlimit als Betrag inkl. Mehrwertsteuer angesehen wird.
406	Mitarbeiter für Reklamationsmeldung Wird eine Menge als Reklamationsmenge im Wareneingang (CO-Logistik) gebucht, wird eine Aktivität mit der Bezeichnung „Reklamationsmeldung“ für den in Konfiguration 406 hinterlegten Mitarbeiter generiert.
407	Bestätigte Vorgänge im Angebotswesen sperren Ist diese Konfiguration gesetzt, können bestätigte Vorgänge im Angebotswesen nur angezeigt werden.
408	Wareneingang mit Lieferschein-Id Die Konfiguration steuert, ob das Feld Lieferschein-Id vorhanden ist und automatisch den Focus bekommt. Bei Bedarf muss das Feld über die Konfiguration zugeschaltet werden.
410	Paketverwaltung beim Verpacken in CO Logistik Beim Verpacken kann durch die Taste Paketwechsel das Gewicht des aktuellen Paketes eingegeben werden und alle weiteren Artikel werden dann in das nächste Paket verpackt. Dieser Vorgang ist mehrfach wiederholbar. Vor Abschluss wird das Gewicht des letzten Paketes abgefragt. Die Paketverwaltung steht in diesem Umfang nur im Modul Verpacken zur verfügen. Im Modul Kommissionieren ist ein Paketwechsel und eine Gewichtseingabe nicht vorgesehen. Für eine einheitliche Arbeitsweise empfehlen wir bei aktiver Paketverwaltung zusätzlich die Konfiguration 372 - im Kommissionieren direkt Verpacken auf Einstellung - 0 NEIN zu setzten.
411	Möglichkeit, die zu liefernde Menge bei Abschlagspositionen auszuwerten In der Berechnung des Abschlags werden nur die tatsächlich zu liefernden Positionen berücksichtigt. Dazu müssen die Positionen markiert werden, im Abschlagskalkulator „Markierte Positionen einbeziehen“ gewählt werden und der Haken „Zu liefernde Menge berücksichtigen“ (wenn Konfiguration aktiviert) gesetzt sein.
412	Für Auswertungen Perioden abweichend von Monaten verwenden (nur notwendig wenn das Geschäftsjahr nicht an einem 01. des Monats beginnt) Wenn diese Konfiguration aktiv ist, so können mittels einer SQL-Funktion Perioden, welche abweichend vom Kalendermonat sind, definiert werden. Diese Perioden werden für diverse Zusammenfassungen (z.B. Umsatz, Auftragseingang) benutzt.
413	In der Steelcase PCM Rahmenvertragsauswahl (Konfiguration 320) Marketingverträge standardmäßig ausblenden Ist diese Konfiguration aktiviert, werden die Marketingverträge ausgeblendet.
414	Bei manueller Vorgangsanlage Eindeutigkeit der Kundenbestellnummer prüfen Bei Übereinstimmung der Bestellnummer (Vorgangskopf) mit der Bestellnummer in einem anderen Vorgang des Kunden wird eine Warnung ausgegeben. Greift nur bei manueller Erfassung eines Vorganges. Beim Import von Kundenbestellungen greifen die Einstellungen aus dem entsprechenden Importschema.
415	Routenplanung aktiv Die Konfiguration steuert, in welcher Disposition (Auslieferung, Service) die Routenplanung verwendet werden soll. Nur mit aktiver Lizenz für Routenplanung verwendbar.
416	Bei Anlage eines Vorganges Sachbearbeiter ermitteln Hat diese Konfiguration die Einstellung 1 wird bei Vorgangsanlage der am Kunden hinterlegte Sachbearbeiter vorbelegt, ansonsten der angemeldete Mitarbeiter.
417	DragDrop-Funktion Schaltet die Drag- and Drop-Funktion zu. Damit besteht die Möglichkeit für die interne Dokumentenverwaltung in CO, die Dokumente alternativ auch per Drag&Drop zuzuordnen. Ausprägungen: 0 - Nein 1 - Ja, Datum bildet Stammverzeichnis bei Ablage (..Document/<mandant>/DragDrop/ <Jahr><Monat>/<Dokumentenart>) 2 - Export Docuware (Einstellungen in Externe Systeme) (Ist diese ausgewählt werden Dokumente, die per Drag&Drop abgelegt werden, zusammen mit einer XML-Datei abgespeichert. Diese dient zur Datenübermittlung an die Docuware Weboberfläche. Wird bei dieser Einstellung der Link zu archivierten Dokumenten angeklickt, öffnet dieser die DocuWare-Weboberfläche, mit einer Ergebnisliste passend zur Form aus der dieser Aufruf erfolgt.) 3 - Ja, Dokumentenart bildet Stammverzeichnis bei Ablage (..Document/<mandant>/DragDrop/ <Dokumentenart>/<Jahr><Monat>)
418	Vereinzelung von Standardartikeln möglich
419	Lagerbezirke verwenden
420	Bei Kunden- und Technikermeldung nur Vertragszähler eingeben lassen Über die Konfiguration lässt sich steuern, ob dem Techniker alle Zähler oder nur die Vertragszähler angeboten werden. Ist kein Vertrag zum Gerät vorhanden, werden alle Zähler angeboten. Wird auch bei Eingabe im Serviceauftrag ausgewertet.
421	Lieferanten von Lagerbezirksermittlung ausschließen
422	Anzeige letzter Tonerlieferung bei Maschinenanzahl >x unterdrücken Bei Maschinenanzahl >50 wird jetzt die letzte Tonerlieferung im Portal nicht angezeigt (Performancegründe). Es ist möglich mit dieser Konfiguration selbst zu bestimmen, ob die letzte Tonerlieferung immer angezeigt wird (Einstellung 0) oder ab welcher Anzahl Maschinen die Anzeige nicht erfolgen soll (Einstellung 1, in Einstellung textuell die Anzahl hinterlegen).
423	Einkaufspreis immer in Vorgangsposition übernehmen, wenn Lieferantenkondition vorliegt Bei bestimmten EK-Preisarten (z.B. Durchschnitts-EK) werden Lieferantenkonditionen nicht angewendet, sondern der konditionierte EK wird erst bei der Übernahme in die Bestellung gebildet. Ist die Konfiguration 423 aktiv, dann wird, wenn eine Lieferantenkondition vorliegt, der konditionierte EK bereits in die Auftragsposition übernommen, auch wenn die Rohgewinnermittlung laut Konfiguration z.B. auf DEK eingestellt ist.
424	Steuert die Zulässigkeit des Lagerwechsels für Vorgangspositionen, die in Bestellungen und Bestellvorschlägen enthalten sind Es gibt die Ausprägungen: 0 - ‚Gegen Bestellung prüfen‘ - Dies ist das bisherige Verhalten und Standardeinstellung. 1 - ‚Gegen Bestellung und Bestellvorschlag prüfen‘ 2 - ‚Gegen Bestellung und Bestellvorschlag prüfen, nur Warnung ausgeben‘
425	Optimierung der Belegnummernvergabe Wir empfehlen, diese Konfiguration bei Installationen mit vielen Nutzern ab Sql-Server 2012 zu aktivieren. Ab SQL-Server Version 2012 können Belegnummern mittels des Befehls ‚Sequence‘ erzeugt werden. Dies verringert in Anwendungsfällen mit sehr vielen Anwendern die Gefahr von Blockierungen beim Ermitteln der Belegnummer.
426	Zusätzliche Vertragsprüfung für kompatible Toner Über diese Konfiguration lässt sich steuern, ob beim Import von MPS-Bedarfsmeldungen die Vertragsprüfung eines evtl. automatisch eingesetzten kompatiblen Toners unabhängig vom Original-Toner erfolgen soll. Falls nicht (Einstellung 0), erbt der kompatible Toner die Eigenschaft Vertragsleistung vom Original-Toner, d.h.wenn der Original-Toner Vertragsleistung ist, gilt dies auch für den kompatiblen Toner.
427	Volltextsuche in Matchcodesuche anzeigen Diese Konfiguration steuert, ob ein Volltextsuchfeld angezeigt wird. Die Volltextsuche belastet die Datenbank, so dass Concept Office für andere Anwender evtl. langsamer wird. Im Standard ist die Volltextsuche deshalb deaktiviert. Die Konfiguration aktiviert die Volltextsuche in folgenden Bereichen: Artikelsuche, Kontaktsuche, Maschinensuche, Aktivitätensuche, Anschriftensuche, Ansprechpartnersuche, Vorgangssuche, Bestellungssuche, Fremdmaschinensuche, Mitarbeitersuche, Möbelkonditionensuche, Projektsuche, Textbausteinsuche, Ticketsuche, Suche nach Zahlungsbedingungen
428	Kommissionierscheinerstellung Concept Flex beim Wareneingang und Verräumen verhindern In der textuellen Einstellung kann eine Zusatzvorgangsart angegeben werden, für welche die Unterdrückung gilt. Ist dieser Wert hinterlegt, so gilt die Unterdrückung ausschließlich für Aufträge mit dieser Zusatzvorgangsart (Schlüsselwert angeben). Für jeden Geschäftsbereich kann genau eine Zusatzvorgangsart angegeben werden.
429	Unterschrift bei Störungen ist Pflichtfeld
430	Übersichten automatisch füllen
431	Abweichenden Pfad für Drag-Drop-Dokumente verwenden Ist die Konfiguration aktiv, kann dort im Konfigurationstext ein abweichender Pfad für Drag&Drop-Dokumente festgelegt werden. Das Verzeichnis kann abweichend zum Standard '…\Documents\Mandant\DragDrop‘ gewählt werden. Die Struktur der Unterordner ‚JahrMonat\Dokumententyp‘ bleibt gleich. HINWEIS: Soll die neue Einstellung in bestehenden Drag & Drop - Umgebungen genutzt werden, sind weitere Einstellungen notwendig. Bei Bedarf hilft Ihnen unsere Supportabteilung weiter.
432	Automatischer Toneretikettendruck bei Lieferscheindruck
433	Wareneingang für Lagerartikel mit zugeordnetem Stellplatz immer an das entspr. Lager buchen
434	Mindestbestellwertprüfung pro Lieferant im Vorgang
436	Euroumrechnung von OFML-Preisen
437	Übermittlung von Verbrauchsmaterialmeldungen aus dem Portal
438	Zählermeldung vom Kunden auch gegen die letzte Technikermeldung prüfen
440	Lieferschein wird als Versandetikett benutzt (eigene Etiketten, nicht DHL)
441	Lieferschein erforderlich (nur Serviceaufträge)
442	Übergabe des Vorgangs an die Disposition (Auslieferung) mit Druck der Auftragsbestätigung
443	Dynamische Anfahrtspauschal-Ermittlung
444	Basketstart für erledigte Vorgänge verhindern
445	Abschlagsrechnungen mit Betrag=0 nicht als Nullrechnung verarbeiten
447	MPS-Meldungen nach Einlesen direkt verarbeiten
448	Geburtstage der Ansprechpartner direkt speichern
449	Geburtstage der Mitarbeiter speichern
450	Standardbeginnzeit für disponierten Vorgang ohne Zeitangabe
451	An der Kasse den Barverkaufs-Preiskatalog anwenden
452	Nachträgliches Auflösen von Stücklisten im Vorgang unterstützen
453	Ergodata Stücklistenauflösung
454	Anschriftenlängenprüfung
455	Anzahl offene Serviceaufträge in Concept Flex
456	Variable Skalierung der individuellen Basket-Bilder
457	Vertragserlöse ausblenden
458	Standardverhalten beim Artikelimport aus COP
459	Einkaufspreise aufgrund von Basiseinkaufspreisen kalkulieren
460	E-Mailversand Lieferschein/Rücknahmeschein bei Unterschrift aus Concept Flex-Serviceeinsätze
461	Soll das Ändern von EK-Preisen im Vorgang verhindert werden, wenn bereits eine Auftragsbestätigung oder ein Rechnungseingang durch den Lieferanten/Hersteller vorliegt
462	Versandkostenpositionen beim Druck aller Kundendokumente anlegen
463	Anzahl von Tagen, welche eine Aktivität rückwirkend angelegt werden kann, begrenzen
464	Soll die Ticket-Id immer aus dem Nummernkreis ermittelt werden
466	Bemerkung aus Kunden in Vorgänge, Bestellungen oder Verträge übernehmen
467	Firma und Ansprechpartner in der Aktivitätenbezeichnung beim Anlegen einer Aktivität immer vorbesetzen
468	Bei Störungen den Button ‚Zurück an Dispo‘ einblenden
469	Sortiermöglichkeit in der Positionsliste von Vorgängen sperren
470	Für Maschinen Abschnittsbezeichnung bei Lieferscheindruck als Stellplatz übernehmen
471	Kommissionierscheindruck pro Lager splitten (Kann nur aktiv sein, wenn Konfiguration 134 nicht aktiv ist
472	Zuordnung von Leistungen auf bereits abgerechnete Kontingente erlauben
473	automatische Bestandskorrektur bei CO Logistik
474	Hinweis nächster Kundenauftrag ist gültig für
475	Auftragsbestätigungen im Sofortdruck asynchron drucken, erlaubt Weiterarbeit während des Druckes
476	Ausgabe einer Warnung bei verdreifachtem Zählerstand
477	Kopierte Bestellanfragen werden mit erledigt
478	Soll bei Rohgewinnermittlung nach DEK der Einkaufspreis eines seriennummerngeführten Artikels in den Vorgang übernommen werden
479	Nummernvergabe nach Filialzuordnung
480	entfallen in 8.0
481	Mindestrechnungbetrag bei Vertragsabrechnung nur gegen Klick-Betrag prüfen
482	Update-Maske bei Datenverarbeitung aus Recherche anzeigen
483	Dispo: Prüfung der Warenverfügbarkeit berücksichtigt Dienstleistungs- und Tätigkeitsartikel
484	Automatischer Offline-Modus in Concept Flex Serviceeinsätzen
485	Serviceeinsatzrückmeldungen zusätzlich protokollieren
486	Ident-Artikel bei Verkauf automatisch zuordnen
487	Soll für Verkaufspreise zuerst der Rabatt oder aber der rabattierte Preis gerundet werden
488	Dauer der Anzeige von offenen Störungen
489	Einkaufspreisbildung bei Wiederverkauf einer Maschine
490	Pingintervall in Sekunden für Concept Flex
491	Einkaufspreis bei Konditionen mit Aufschlag auf den Basiseinkaufspreis bilden
492	Barverkaufspreiskatalog der Filiale im Vorgang zwangsweise verwenden
493	Bestätigen eines Vorgangs erfordert den Kundenterminwunsch
494	Detailauswertungen für Umsätze und Auftragseingänge anzeigen
495	Bilder an Identartikeln anzeigen
496	Mailversand mit Absender aus E-Mail-Einstellungen
497	Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht kann gesteuert werden, ob bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial über das Concept Flex Kundenportal der aktuelle Zählerstand des Gerätes (Vertragsmaschinen) angegeben werden muss oder nicht, bzw. ob die Vertragsart das Verhalten bestimmt. Soll laut Konfiguration die Vertragsart das Verhalten bestimmen, kann das über eine neue Eigenschaft (Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht), an der jeweiligen Vertragsart hinterlegt werden.
498	Lieferschein nur mit Unterschrift archivieren
499	Reparaturauftrag nur mit Unterschrift archivieren
500	Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Rechnung buchen (INAKTIV) ACHTUNG: ab Version 8.1622.196 entfällt diese Konfiguration. Die Einstellungen müssen nun in den Vertragsarten gepflegt werden.

Konfigurationen ab 1001

Mandanten, Konfigurationen, Administration

maschinen:maschinen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-06T07:11:09+00:00

Maschinen

In das Modul Maschinen gelangen Sie über die Baumstruktur Ordner Aktuell-TKD - Maschinen.

Um Maschinen verkaufen, vermieten oder verleasen zu können, sind zunächst die jeweiligen Maschinenstammdaten anzulegen. Jede Maschine verfügt über eine eindeutige Maschinennummer (bis Version 6.0 nur eindeutig in Verbindung mit der Artikelnummer) und muss zwingend mit einem Artikel (Modell) verbunden sein. Beachten Sie hierfür im ersten Schritt: Anlage Modellartikel.

Daneben können Angaben über den (Geräte-) Zustand, Alter, Reparaturen, Einsatzorte, Kosten sowie Erlöse gemacht werden, die für die spätere Vertragsabrechnung herangezogen werden.

Maschinen können manuell oder über eine Bestellung und anschließender Warenbuchung automatisch angelegt werden.

Seiten in diesem Namensraum:

Ersatzmaschine

Feldbeschreibungen Maschinen

Garantie

Identnummer

Kundenmaschinennummer/name

Rechte, um die Maschinenpflege zu verwalten

R (Fortsetzung)

Sammelmaschinen

Toneretikett

Dieses Modul ist mit der Lizenz Maschinenbuch verfügbar.

Aktuell-Kundendienst, Maschinen

maschinen:ruecknahme_maschine

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T07:23:41+00:00

Rücknahme von Maschinen

Soll von einem Kunden eine Maschine zurückgeholt werden, dann erfolgt dies über die Vorgangsbearbeitung. Die Rücknahme kann auch dann erfolgen, wenn das Gerät noch im Vertrag des Kunden ist, weil es evtl. noch nicht endabgerechnet ist. Eine Endabrechnung kann auch noch erfolgen, wenn das Gerät bereits am Lager oder sogar beim nächsten Kunden ist. Die Zählerstände für die Endabrechnung werden direkt im Vertrag eingetragen und nicht im Modul Zählerstandserfassung.

Maschinen sollten in Zukunft, um Fehlerquellen zu vermeiden, in ein und dem selben Vorgang reserviert bzw. zurückgenommen werden.

Ausnahmen stellen Maschinen mit folgenden Kriterien dar:

Maschine hat den Gerätezustand = Rücknahme vom Kunden und Standort = Lager
Maschine ist bereits geliefert und fakturiert

Bei diesen Ausnahmen können die Maschinen auch in neuen Vorgängen aufgenommen werden.

Rücknahme von Maschinen in neuem Vorgang

Maschinen, die geliefert und fakturiert sind oder Maschinen, die den Gerätezustand „Rücknahme vom Kunden“ sowie den Standort „Lager“ haben, können in einem neuen Vorgang zurückgenommen werden.

Ablauf

Öffnen Sie einen neuen Vorgang unter Vorgänge. Als Vorgangsart wird „Rechnungskorrektur mit Lagerbuchung“ gewählt.

Danach wird der Kunde gewählt, von dem die Maschine zurückgeholt werden soll. Tragen Sie nun alle weiteren von Ihnen benötigten Informationen in den Reiter Kopfdaten ein.

Im Reiter Kopfdaten wird die Abwicklungsart auf „Lager“ gestellt.

Danach wird im Reiter Positionen der entsprechende Maschinen-Artikel ausgewählt. Hierbei ist zu prüfen, dass der Rücknahmewert, unter VK-Preis, anpasst wird. Gleiches gilt für den Einkaufspreis. Dieser sollte den Betrag = 0 haben. Der Rücknahmewert richtet sich danach, was mit dem Kunden vereinbart wurde.

Wird die zurückzunehmende Menge eingetragen, dann öffnet sich ein Reservierungsdialog für die Kundengeräte. Hier ist die Maschine auszuwählen, die zurückgenommen werden soll.

Ist die Konfiguration 386 (Übernahme der konkreten EKs der Geräte und Zubehöre mit Seriennummer bei Maschinenreservierung) aktiv, erhalten Sie eine zusätzliche Abfrage zum Einkaufspreis, ob dieser auf 0 gesetzt werden soll.

Anschließend kann im Reiter Sonstiges der Rücknahmeschein gedruckt werden. Um den Vorgang abzuschließen muss danach die Korrektur-Rechnung gedruckt werden. Mit dieser wird der Rücknahmevorgang abgeschlossen.

Die Maschine steht nun wieder am Lager mit dem Gerätezustand „Rücknahme vom Kunden“.

Rücknahme von Maschinen im bestehenden Vorgang

Um eine Maschine im bestehenden Vorgang zurückzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie den entsprechenden Vorgang im Modul Vorgänge und wechseln anschließen in den Reiter Positionen. Tragen Sie bei der zurückzunehmenden Maschine in der Spalte „Zu liefern“ „-1“ ein.

Nun erscheint folgende Abfrage zur Lieferscheinauswahl:

Sie haben 2 Möglichkeiten:

auf aktuellen Lieferschein buchen (Es wird auf dem aktuellen Lieferschein automatisch bei Geliefert 0 eingetragen.)
einen neuen Korrekturlieferschein erstellen (Nach der Auswahl müssen Sie den Lieferschein erneut drucken, um den Korrekturlieferschein zu erhalten.)

Der Gerätezustand ändert sich bei beiden Möglichkeiten abschließend auf „Rücknahme vom Kunden“.

Rückkauf von der Leasinggesellschaft

Die Eingangsrechnung eines eventuellen Leasingrückkaufs ist hier beschrieben.

mps_meldungen:mps_meldungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:58+00:00

MPS-Meldungen

In diesem Modul werden Bedarfsmeldungen von allen hierfür im Mandant aktivierten MPS-Systemen zusammengefasst. Unabhängig von der Herkunft einer Bedarfsmeldung bzw. dem verwendeten MPS-System, erfolgt für die anschließende Weiterverarbeitung eine einheitliche Darstellung und Vorgehensweise.

Es ist möglich MPS-Systeme verschiedener Anbieter und/oder mehrere Systeme eines bestimmten Anbieters parallel mit Concept Office zu betreiben.

Der Fachhändler ist somit nicht an ein bestimmtes MPS-System gebunden. So besteht z.B. die Möglichkeit einen eigenen Server zu betreiben und parallel ein vorhandenes Kundensystem anzubinden. Auch Testinstallationen eines anderen Anbieters sind dadurch parallel möglich.

Dieses Modul ist verfügbar, wenn mindestens 1 MPS-System lizenziert ist. Die MPS-Systeme selbst werden unabhängig voneinander lizenziert.

Zur bestmöglichen Nutzung und besonders zur reibungslosen Überführung Ihrer bestehenden Arbeitsprozesse, empfehlen wir ausdrücklich, eine Schulung (kostenpflichtig) über den Support zu buchen.

Seiten in diesem Namensraum:

Allgemein

Feldbeschreibung Mps-Meldungen

Modulfunktionen MPS-Meldungen

Vorbereitungen

Weiterführende Artikel

Bedarfsmeldungen, Concept MPS, MPS Meldungen, MPS Maschinen, CO Portal, docuform, fmaudit, simpleclicks

mps_meldungen:vorbereitungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:58+00:00

Vorbereitungen

Im Modul Mandanten muss in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD), in der Tabelle MPS-Systeme, am entsprechenden MPS-System, die Funktion Web-Service-Anbindung Bedarfsmeldungen aktiviert werden.

Werden die Bedarfsmeldungen für das Kundenportal aktiviert, wird im Kundenportal die Bestellmenge für Toner mit 1 vorbelegt und ist nicht änderbar. Die Angaben aus dem Bemerkungs-Feld werden in den Meldungstext der MPS-Meldung übernommen.

Für die Ermittlung der Zählerstände im Bezug zum jeweiligen Verbrauchsmaterial muss am Zähler im Mandanten die entsprechende Zuordnung (Schwarz/Weiß bzw. Farbe) vorgenommen werden.

Um ein optimales Ergebnis zu erhalten, ist es für Verbrauchsmaterialien im Modul Artikel notwendig, folgende Werte entsprechend zu pflegen …

Wert	Zweck	Bemerkung
ArtikelartTKD	Artikelermittlung	Die Angabe von Entwicklereinheit, Resttonerbehälter, Toner oder Trommel wird für die Ermittlung des jeweiligen Artikels herangezogen
Farbkennung	Artikelermittlung	ohne die Farbkennung ist keine Ermittlung bei Farbsystemen möglich
Original-/kompatibler Artikel	Artikelermittlung	Steuert auf Vertrags- bzw. Maschinen-Ebene, ob ein Original- oder kompatibler Artikel geliefert werden soll
Laufleistung lt. Hersteller (Klicks)	Plausibilitätsprüfung	Da beim Import einer Meldung, dank MPS-System, der Zählerstand zur Verfügung steht, kann die Laufleistung des letzten gelieferten Artikels ermittelt werden

Je nach Datenqualität des Artikelstamms, ist es in einem gewissen Rahmen möglich, die ArtikelartTKD und die Farbkennung per Massenänderung zu setzen. Wenden Sie sich hierzu bitte an den Support.

Verträge, Reiter Maschinen
Check-Box zur Auswahl Original-/kompatibler Artikel

nummernkreise:nummernkreise

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-09-10T13:38:43+00:00

Nummernkreise

Das Modul Nummernkreise befindet sich im Strukturbaum unter Administration.

In einem Mandanten werden verschiedene fortlaufende Nummern benötigt, um Eindeutigkeiten zu gewährleisten. Diese so genannten Belegnummern werden in diesem Modul zusammengefasst.

Es wird immer die nächste zu vergebene Nummer angezeigt. Änderungen sollten nach der Festlegung nicht mehr erfolgen, damit ein geschlossener Nummernkreis gewährleistet wird.

Es besteht die Möglichkeit pro Geschäftsbereich einen eigenen Nummernkreis zu verwenden.

Anlage von Belegnummern

Über den Reiter „Eingabe“ kann ein neuer Nummernkreis angelegt werden. Für die genauere Definition, wo die Nummern zur Anwendung kommen, stehen die Felder Geschäftsbereich, Art und Filiale zur Verfügung.

Anschließend wird im Feld Nummer die Startzahl eingeben. Die Nummernkreise müssen eindeutig definiert werden, d.h. es darf keinen zweiten Kreis mit den gleichen Schlüsseln geben.

Bei der Vergabe sollten ausreichend große Abstände zwischen den Nummernkreisen eingehalten werden.

Es besteht die Möglichkeit pro Geschäftsbereich und Filiale einen eigenen Nummernkreis zu verwenden.

Achtung, nur die folgenden Nummernkreise können filialabhängig definiert werden:

- Firmennummern/Debitoren/Kreditoren
- Maschinennummern
- Vorgangsnummern
- Bestellungsnummern
- Vertragsnummern
- AngebotsNummern
- Lieferscheinnummern
- Rechnungsnummern
- Gutschriftsnummern
- Nullrechnungsnummern
- Einmalrechnungsnummer
- Barverkaufsnummern

Nummernkreise können nicht gleichzeitig einem Geschäftsbereich und einer Filiale zugeordnet werden.

Um die Filial-Funktionalität nutzen zu können, muss außerdem die Konfiguration 479 „Nummernvergabe nach Filialzuordnung“ aktiviert werden.

Konfiguration 479: Nummernvergabe nach Filialzuordnung

0 - Nein
1 - Ja

Arten von Belegnummern

Die Belegnummern sind in 3 Gruppen aufgeteilt: interne Nummern, Formulare und Stammdaten. Diese werden automatisch an Hand der Art des Nummernkreises ermittelt. Ersichtlich sind diese in der Übersicht in der Spalte Gruppe.

Formularnummern

Hier befinden sich die Belegnummern, die Sie später auf den gedruckten Firmendokumenten vorfinden, also auch für Ihre Kunden und Lieferanten zu sehen sind.

Alle Belegnummern die Rechnungen und Gutschriften betreffen, müssen mandantenweit eindeutig sein. Anders ausgedrückt handelt es sich um verschiedene Intervalle auf dem selben Zahlenstrahl. Wählen Sie deshalb die Abstände entsprechend groß aus.

Stammdaten

Die hier befindlichen Belegnummern dienen hauptsächlich den Stammdaten in Ihrem Unternehmen.

interne Nummern

Diese Nummern haben technischen Charakter und dienen dem Programmablauf. Sie müssen nicht oder nur in Rücksprache mit dem Support verändert werden.

mehrere Nummernkreise verwenden

Im einfachsten Fall gibt es im Mandanten genau einen Nummernkreis, ohne Geschäftsbereichszuordnung. Falls es notwendig ist, lässt sich aber pro Geschäftsbereich ein eigener Nummernkreis definieren. Dieser kann so eingestellt werden, dass nur bestimmte Nummern eigenständig ermittelt werden.

Ist eine Belegnummer auf -1 gestellt, wird bei der Ermittlung die Belegnummer des Standardnummernkreises verwendet.

Einrichtung Schritt für Schritt:

Kopieren der Belegnummern durch die Menüfunktion Speichern unter
Auswahl des gewünschten Geschäftsbereiches
Setzen aller Werte auf -1
Setzen der Werte, die vom Standard abweichen

Trotzdem mehrerer Nummernkreise muss jeder Nummer pro Typ und Mandant eindeutig sein. Beispielsweise kann es nur ein Angebot 9300155 geben. Achten Sie bei der Vergabe auf ausreichend große Intervallabstände.

Mandanten, Belegnummer, Nummernkreis

planungen:planungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:00+00:00

Planungen

Unter Aktuell-Vertrieb befindet sich das Modul Planungen.

Im vorliegenden Modul ist es möglich, neue Planungen zu erstellen und vorhandene Planungen zu bearbeiten.

Anlage von Planungen

Durch Klick auf Neu wird im Feld Planung-Nr. eine Nummer automatisch vergeben. Nun ist es möglich, eine eindeutige Bezeichnung der Planung zu geben.

Außerdem besteht die Möglichkeit, der Planung ein Projekt, eine Firma, einen Bearbeiter und einen Verkäufer zu zuordnen.

Darüber hinaus werden die Anschrift und die Informationen zum Ansprechpartner automatisch ausgefüllt, aber es ist möglich, diese zu ändern.

Optional kann eine Bemerkung zur Planung hinzugefügt werden.

Über das Untermodul Zeichnungen können Dokumente hochgeladen werden.

preispflege:preiskatalog

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-02T08:50:53+00:00

Preispflege: Übernahme aus Preiskatalog

Im Modul Preiskatalog (PL) besteht die Möglichkeit im Reiter Artikel, nachdem ein Katalog ausgewählt wurde, über die gleichnamige Funktion Daten an die Preispflege zu übergeben.

Wird die Funktion aktiviert, dann öffnet sich folgender Übernahme-Dialog:

Folgende Einstellungsmöglichkeiten können gewählt werden:

Bezeichnung (wird automatisch vorbelegt, kann aber manuell geändert werden)
Bemerkung
Umsatzzahlen ermitteln
Preiskatalog in Ermittlung einbeziehen (Bei der Ermittlung der Umsätze eines Artikels, ist einstellbar, ob der aktuelle Preiskatalog für die Ermittlung einzubeziehen ist. Falls nicht, werden die Umsätze der Artikel global, ohne Berücksichtigung des Preiskataloges, ermittelt.)
Umsatzzeitraum
Kalkulation zum

Mit Klick auf Übernehmen wird die Id vergeben und das Schema im Modul Preispflege angelegt.

Weitere Informationen

Ablauf Preispflege

Bearbeiten der Daten in einer Excel-Liste

Preispflege (PP)

P (Fortsetzung)

schnittstellen:copagent

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:02+00:00

COP-Agent

Concept Office verfügt über eine Schnittstelle zu cop agent. Dabei handelt es sich um eine Beschaffungslösung, die Sie bei allen einkaufsrelevanten Abläufen unterstützt. Die Produkt- und Preisrecherche zeigt an, welcher Lieferant die besten Einkaufspreise und Lieferzeiten bietet. Dazu erhalten Sie alle notwendigen Produktdetails wie Bilder oder technische Daten. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Anbieters: http://www.cop-software.de

Vor allem für Mitglieder der Compass-Gruppe bietet sich hier in Verbindung mit Concept Office ein echter Vorteil.

Mit Concept Office können Sie auf cop-Daten direkt aus der Warenwirtschaft zugreifen. Direkt im Vorgang oder einer Bestellung können Sie Einkaufspreise und Lagerbestandsdaten abrufen und aktualisieren. Über die Suche lassen sich nicht in Concept Office vorhandene Artikel finden und direkt im Vorgang anlegen.

Dieses Modul ist mit der Lizenz COP-Agent verfügbar.

Lesen Sie hier, welche Vorbereitungen getroffen werden müssen.

Import von Merklisten/Artikellisten

Anwendung aus Concept Office

Im Vorgang steht die Modulfunktion - COP-Agent starten - zur Verfügung.

Daraus öffnet sich die Seite zum COP-Agent sowie eine Übernahmemaske.

Button in COP - An Concept Office übertragen

Ist der Button nicht sichtbar, wenden Sie sich bitte an den COP-Support. Siehe administrative Voraussetzungen Vorbereitungen für das Verwenden der Schnittstelle zu "cop agent"

Über diesen Button lassen sich nun problemlos ganze Merklisten, sowie Artikellisten (Mehrfachmarkierung), aber auch einzelne Artikel nach Concept Office importieren.

Wir empfehlen, auftragsbezogene Artikel- und Artikellisten immer im Kontext eines Vorgangs zu importieren.
Da wir hier nur eine Map-ID zur Verfügung haben, ist es nicht möglich, die Artikel mit Bezeichnung o.ä. anzuzeigen. Bei Merklisten hingegen haben wir den Namen der Merkliste zur Verfügung.

Merklisten hingegen werden mit der entsprechenden Bezeichnung aus COP importiert. Hierbei sollte beachtet werden, dass bei der Benamung möglichst nicht mit „-“ und „_“ gearbeitet wird. Dies könnte dazu führen, dass die Bezeichnung nicht korrekt nach Concept Office übertragen wird.

Wird ein Artikel oder eine Merkliste übernommen, verschwinden diese aus der Übernahmemaske. Kommt es bei der Übernahme zu einem Fehler, bleiben der Artikel oder die Liste erhalten, um eine erneute Übernahme zu ermöglichen. Ist das nicht nötig, kann die Liste oder der Artikel über Entfernen gelöscht werden.

Über den Aktualisieren-Button lassen sich die aus COP exportierten Artikel und Listen anzeigen.

Wird der COP-Agent direkt aus dem Vorgang gestartet, geschieht nun alles mit Bezug auf diesen Vorgang. Artikel oder Listen, die aus cop nach Concept Office übergeben werden, ohne vorherigen Aufruf der Modulfunktion aus einem Concept Office Vorgang, werden in allen Vorgängen im Übernahmefenster angezeigt.

Suche in cop-Artikeln

Wird in der Matchcodesuche gezielt nach cop-Artikeln gesucht, ist direkt im Suchfenster erkennbar, ob der Artikel im Concept Office schon vorhanden ist.

Im Concept Office vorhanden	Bereits verknüpft	Bedeutung
Ja	Ja	Anhand von Herstellerartikelnummer oder EAN wurde ein passender Artikel gefunden und Artikel besitzt bereits eine cop Map-Id
Ja	Nein	Anhand von Herstellerartikelnummer oder EAN wurde ein passender Artikel gefunden, der Artikel besitzt keine cop Map-Id
Nein	Nein	Anhand von Herstellerartikelnummer oder EAN wurde kein passender Artikel gefunden, im CO existiert die MapID nicht

Artikel, welche bereits im Artikelstamm vorhanden sind, werden anhand des Standardschemas verknüpft oder aktualisiert.

Beim Abgleich nur über die Herstellerartikelnummer wird bei einem uneindeutigem Match eine Auswahl an Artikeln angeboten. Über die Herstellerartikelnummer liefert uns die Schnittstelle oft Ergebnisse > 1 und es kann manuell das richtige Ergebnis gewählt werden. Diese Funktion ist nur bei Einzelaktualisierung möglich, bei Massenaktualisieren wird eine Verknüpfung verhindert. Dazu gibt es eine entsprechende Meldung im Protokoll.

Übernahme

Für die Übernahme von cop-Artikeln wurde ein eigenes Schema implementiert. Im Übernahmeschema kann nun z.B. auch der EK-Preis abgewählt werden. Zur Nutzung muss mindestens ein Standardschema gespeichert werden. Das Standardschema wird beim Aktualisieren und Verknüpfen über die Concept Office ‚Suche in cop agent Artikeln‘ verwendet. Abweichend können weitere (z.B. pro Lieferant) angelegt werden.

Folgende Möglichkeiten zur Artikelnummernbildung bei der Übernahme aus cop stehen zur Verfügung

Einmalig das Schema für alle Artikel ohne Herstellerkürzel = Das Kürzel kann im Schema unter abweichende Kürzel hinzugefügt werden. Dieses Kürzel wird, wenn ausgefüllt, allen Artikeln des Imports vorangestellt. Keine automatische Bildung des Herstellerkürzels.

Herstellerkürzel aus den Stammdaten für die Artikelnummernbildung = Automatische Bildung der Artikelnummer, Artikelnummer und Herstellerkürzel des Herstellers (Datenpflege der Hersteller und cop manIDs notwendig)

Schema gruppiert pro Hersteller anzeigen = Das Kürzel kann im Schema unter abweichende Kürzel hinzugefügt werden. Dieses Kürzel wird, wenn ausgefüllt, allen Artikeln des Imports vorangestellt. Keine automatische Bildung des Herstellerkürzels. Eingabe/Schema wird einmal pro Hersteller angezeigt.

Für jeden Artikel einzeln das Schema anzeigen = Das Kürzel kann im Schema unter abweichende Kürzel hinzugefügt werden. Dieses Kürzel wird, wenn ausgefüllt, allen Artikeln des Imports vorangestellt. Keine automatische Bildung des Herstellerkürzels. Eingabe/Schema wird einmal pro Artikel angezeigt. Mit dieser Einstellung ist es außerdem möglich, jeden Artikel individuell anzulegen (z.B. Artikelart,Warengruppe…)

Konfiguration 458: Standardverhalten beim Artikelimport aus cop

Steuert das Standardverhalten beim Artikelimport aus cop bzgl. der Bildung von Artikelnummern und Anzeige der Übernahmeoptionen.

Herstellerkürzel aus den Stammdaten für Artikelnummernbildung verwenden
Einmalig das Schema für alle Artikel ohne Herstellerkürzel
Schema gruppiert pro Hersteller anzeigen
Für jeden Artikel einzeln das Schema anzeigen

Über die Konfiguration kann der Vorgabewert in der Übernahmemaske definiert werden. Ein manueller Wechsel ist in der Übernahmemaske jederzeit möglich.

Preise können beim Import im Vorgang und in der Vorgangs-Ek-Analyse Real-Time abgefragt.

Achtung: Eine Real-Time Abfrage kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

cop Sperre

Neue Checkbox am Kontaktgeschäftsbereich ‚Sperre für den cop agent‘. Hier können pro Lieferant und Geschäftsbereich die cop-Funktionalitäten gesperrt werden. Über die neue Warengruppengeschäftsbereichszuordnung im Modul Warengruppen, kann festgelegt werden welche Artikelwarengruppen zu welchen Geschäftsbereich gehören. Somit kann sichergestellt werden, dass bestimmte Artikel/Warengruppen nicht über cop agent aktualisiert oder verknüpft werden.

Ausgabe von Bestellungen an COP

Bestellungen können nach COP exportiert werden. Dafür steht die Bestellausgabeart cop Service zur Verfügung.

Erweiterte Einstellungen

In den Lieferantendaten des Firmenmoduls ist es möglich, die Aktualisierung des Bestandes (Status wird grau) und der EK-Preise über cop - Agent abzuwählen, so dass Artikel eines Lieferanten nicht mehr über cop aktualisiert werden.

Artikel, Bestellungen, Schnittstelle, Vorgänge

schnittstellen:copagent_vorbereitungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:02+00:00

Vorbereitungen Schnittstelle "cop agent" und "neos"

Begleitender Artikel zu copagent und neos

Systemvoraussetzungen

In dem lokalen Netzwerk, in dem auch Concept Office eingesetzt wird, muss eine cop- bzw. NEOS-Installation mit der Lizenz „professional“ vorhanden sein. Diese ist bei cop bzw. Nordanex kostenpflichtig zu erwerben und beinhaltet die notwendige SOAP-Schnittstelle. Zusätzlich muss der ConceptOfficeButton bei Dienst-Support kostenpflichtig freigeschalten werden. Lassen Sie sich bei der Einrichtung vom Dienst-Support unterstützen.

Kontaktdaten cop:

cop software + services GmbH & Co. KG
Stuttgarter Straße 24
D-71665 Vaihingen an der Enz
Tel.:+49 (0) 7042 81434-0
Fax: +49 (0) 7042 81434-29
Email: support@cop-software.de

Kontaktdaten neos:

Nordanex Systemverbund GmbH & Co. KG
Barkhausenstraße 2 / t.i.m.e.Port 2
D-27568 Bremerhaven
Tel.:+49 (0) 471 483839-0
Fax: +49 (0) 471 483839-29
Email: info@nordanex.de

Das Modul ist mit der CO-Lizenz COP-Agent verfügbar.

Administrative Einstellungen

Die Artikeldaten werden per Webservice abgerufen. Dafür müssen die Zugangsdaten im Modul Externe Systeme eingetragen werden. Für eine Cloudinstallation von cop bzw. NEOS ist der Eintrag einer zweiten Url notwendig. In das Feld URL kommt die URL(SOAP) und in die Zusatzinfo1 die URL mit der das Webinterface aufgerufen wird.

Desweiteren muss die Anwendung CoCallBack.exe aus dem Programmverzeichnis auf jedem Rechner einmalig als Administrator ausgeführt werden. Die Anwendung trägt die nötigen Registry-Einträge in den Branch HKEY_CLASSES_ROOT ein. Diese Einstellungen stellen den Datenaustausch mit Cop sicher.

Damit Concept Office Lieferanten und Artikel den cop-/NEOS-Daten richtig zuweisen kann, müssen die entsprechenden IDs korrekt hinterlegt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie weiter unten.

Unser Support wird Ihnen bei den administrativen Einstellungen bei Bedarf gern behilflich sein.

Lieferant zuweisen

Im Firmenstamm gibt es in der Registerkarte Mitarbeiter/Weiteres die Tabelle Externe Kundennummern. Hier muss bei jedem cop-/NEOS-Lieferant die sup_id aus cop agent bzw. NEOS eingetragen werden. Die externe Warenwirtschaft muss „cop“ heißen.

Hier finden Sie die allgemeine Übersicht der IDs:

http://copwiki.de/mediawiki/index.php?title=Lieferantenkonten

Einige IDs erhalten Sie nur auf Anfrage beim jeweiligen Lieferanten.

Artikel zuweisen

Am Artikel wird in der Registerkarte Mengeneinheiten/Kataloge in der Tabelle Kataloge ein Eintrag erwartet. Der Katalogname muss dabei „cop“ heißen und die map_id der COP-/NEOS-Daten als Abweichende Artikelnummer eingegeben werden. Bei Artikelanlage aus cop agent / NEOS heraus, wird diese Zuordnung automatisch vorgenommen.

Artikel können mit den bestehenden Artikeln verknüpft werden, indem im Übernahmeschema der Haken an vorhandene Artikel anfügen gesetzt wird. Dabei wird geprüft, ob die CO Artikelnummer bereits vorhanden ist. Weitere Informationen zur Bildung der Artikelnummer finden Sie hier.

Die Verknüpfung funktioniert nur dann, wenn bei der Übernahme dieselbe Artikelnummer entsteht, wie bereits im CO vorhanden. Alle abweichenden Artikelnummern sollten überprüft und bei Bedarf manuell in der Tabelle verknüpft werden.

Hersteller zuweisen

Gewünschte Hersteller müssen im Concept Office angelegt werden und können als Hersteller gekennzeichnet werden. Die Warenwirtschaft muss dabei „CopHersteller“ heißen und die man_id der COP-/NEOS-Daten als FirmenNr. in externe Kundennummern eingegeben werden. Das gewünschte Herstellerkürzel muss unter Lieferantendaten→Lieferantenkürzel eingetragen werden. Diese Datenpflege ist nur notwendig, wenn bei der Artikelnummernbildung das Herstellerkürzel automatisch ermittelt werden soll.

Diese Einstellung ist optional, wenn das Übernahmeschema //Herstellerkürzel aus den Stammdaten für die Artikelnummernbildung// verwendet wird.

Schnittstelle, Vorgänge, cop

schnittstellen:kassaline

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-04-19T08:51:49+00:00

Schnittstelle Concept-Office Kassaline

Das Modul „Datenabgleich Concept Office – Kassaline“ dient zum Export der Concept Office (CO) – Kunden- und Artikeldaten, zu Kassaline. Weiterhin werden Verkäufe über Lieferschein aus Kassaline nach Concept Office übertragen. Diese werden als Vorgang in CO übernommen und ermöglichen damit die nachfolgende Rechnungslegung in Concept Office.

Programmaufruf

Die Schnittstelle wird über das CO-Kundentool mit dem Parameter: „KassalineAbgleich“ aufgerufen.

Hierzu aus dem Programm-Verzeichnis von Concept Office (CO), eine Verknüpfung zur „Sc.Co.KundenTools.exe“, auf den Desktop legen. Anschließend in die Eigenschaften der Verknüpfung gehen und unter Ziel, den Eintrag mit der Option „KassalineAbgleich“ erweitern.

Durch Doppelklick auf das Desktop-Icon wird das Programm gestartet.

Automatischer Start

Für den automatischen Start ist in der Kommandozeile der Parameter „auto“ auszuführen. Es ist möglich, einzelne Funktionen beim automatischen Abgleich zu aktivieren. Dazu können weitere Parameter hinzugefügt werden, die die Buchstamen ‚K‘-Kunden, ‚A‘-Artikel, ‚L‘-Lieferscheine enthalten können. Leerzeichen zwischen den Parametern sind erforderlich. Beispiel „CoKundentools.Exe KasslineAbgleich auto K L“ Startet den automatischen Abgleich, exportiert dabei Kunden und übernimmt Lieferscheindaten.

Programmbeschreibung

Die Abbildung zeigt die Eingangsmaske für den Kassaline-Abgleich.

Konfiguration

In der nachfolgenden Maske können über den Button Konfiguration ändern Grundeinstellungen für den Export und Import der Daten vorgenommen werden. Diese werden in der Datei Kassaline.ini abgespeichert.

Import Export Konfigurationen

Für den allgemeinen Import kann in der Maske „Import Konfiguration“ die Grundkonfiguration vorgenommen weden. Folgende Werte lassen sich einstellen: - die Lagerzuordnung

      Die Vorgänge werden mit dieser Lagerkennung angelegt.

- eine Default-Artikelnummer, welche verwendet wird, wenn ein Artikel geliefert wird, der nicht in CO vorhanden ist.

      Dies ist die letzte Rückfallvariante bei der Ernittlung der Artikelnummer. Zuerst wird versucht, über EAN, Bestellnummer des Lieferanten die 
      Artikelnummer in CO zu finden.
      Gelingt dies nicht, wird geprüft, ob es für die mitgelieferte Warengruppe einens Sammelartikel gibt.
      Wenn auch das nicht gelingt, wird der Default-Artikel verwendet.

- eine selbst definierte Auftrags-Eingangsart

      Sinnvollerweise kann diese verwendet werden, um die Kassaline-Aufträge zu kennzeichnen.

- eine spezielle Zusatzvorgangsart, um eventuell die Vorgänge zu unterscheiden. - Versandart - Lieferbedingungen

Diese Daten werden in der coImportExcel.ini, unter dem Schema [KassalineVorgaenge] abgespeichert

- Über „Lieferant“ kann der Hauptlieferant ausgewählt werden, für den die Artikel ausgegeben werden sollen.

FTP-Konfigurationen

In der Rubrik „FTP-Konfiguration werden die Verbindungsdaten zum Kassaline-FTP-Server hinterlegt. Diese Werte werden für den Datenaustausch per Ftp von Import- und Exportdaten verwendet:

- Server: Ftp-Server, der zur Kommunikation verwendet wird. - User, Passwort: Anmeldedaten. - FTP-Pfad für Upload: Verzeichnis auf dem Ftp-Server für den Export der Kunden- und Artikeldaten. Hier werden die Daten aus CO abgelegt. - FTP-Pfad für Download: Verzeichnis auf dem Ftp-Server für den Import der Lieferscheindaten. Hier werden die Daten von Kassaline bereitgestellt. - Über „Dateien löschen“ werden die abgeholten Dateien, auf dem FTP-Server gelöscht.

Diese Daten werden in der Kassaline.ini gespeichert. Das Passwort wird in der ini-Datei verschlüsselt gespeichert.

E-Mail Konfigurationen

Unter der Rubrik „Email-Konfiguration“ werden die Daten hinterlegt, die für den Emailverkehr benötigt werden. - Ziel-Email-Adresse. An diesen Eintrag werden die Meldungen nach dem Durchlauf des Programms versendet. - Auswahl der Methode kannOutlook, oder Pop3/Smtp sein

Die Daten werden in der Kassaline.ini gespeichert. Das Passwort wird in der ini-Datei verschlüsselt gespeichert.

Sind diese Daten eingestellt,dann kann zur eigentlichen Programmmaske gewechselt werden.

Der E-Mail-Versand im Kundentool Kassaline wurde in Version 8.0 auf das Standard-Verfahren in Concept Office umgestellt. Dazu ist es erforderlich, die E-Mail-Einstellungen im Modul ‚E-Mail-Einstellungen‘ unter der Dokumentenart ‚Kundentool‘ zu definieren.

Datenabgleich

In der Programm-Maske kann nun eingestellt werden, welche Daten an Kassaline geschickt werden.

Über den Button „Exportieren“ werden anschließend die Daten für Kassaline ausgelesen und an Kassaline geschickt.

Über den Button „Importieren“ werden die durch Kassaline bereitgestellten Lieferscheindaten abgeholt und als Vorgang in CO angelegt.

Protokoll

Über den Button „Protokoll anzeigen“ lässt sich die bei der aktuellen Übertrage entstandene Protokolldatei aufrufen.

Interne Struktur

Für den Datenaustausch zwischen Concept Office und Kassaline werden die Daten zwischengespeichert. Dazu gibt es unterhalb des Sysdata-Verzeichnisses ein Unterverzeichnis „Kassaline“. In diesem Verzeichnis werden die Unterverzeichnisse „Import“, „Export“ gebildet, die dann aus Sicht von Concept Office die entsprechenden Daten Import- bzw. Exportdaten beinhalten.

Export

Kundendaten

Über den Haken Kundendaten werden folgende Daten ausgegeben:

Kundenstammdaten
Kundenanschriften
Kundensonderkonditionen
Kundenkostenstellen

Mit dem Eintrag „Ab Änderungsdatum“ wird festgelegt, ab welchem Zeitpunkt Änderungen oder Neuanlagen an den Kundendaten beim Export berücksichtigt werden sollen.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Kunden.csv, KundenKostenstellen.Csv, KundenSonderkonditionen.csv, KundenLieferAdressen.csv

Beim Export von Kassalinedaten werden auch Löschungen für Firmen und Anschriften verarbeitet. Dazu muss in der Office.dat der Schalter WriteMsgQueueData=1 aktiviert werden. Die Daten werden in die Dateien Kundenloeschungen.csv und KundenAdressenLoeschungen.csv ausgegeben.

Artikeldaten

Über den Haken Artikeldaten werden folgende Daten ausgegeben:

Artikelnummer
Bezeichnungen
Warengruppeninformationen
EAN
Preise (EK, VK)
Lieferantendaten

Mit dem Eintrag „Ab Änderungsdatum“ wird festgelegt, ab welchem Zeitpunkt Änderungen oder Neuanlagen an den Artikeldaten beim Export berücksichtigt werden sollen.

Der Lieferant (Hauptlieferant) für den die Artikel ausgegeben werden sollen, wird über „Konfiguration ändern“ vorbelegt.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Artikel.csv, ArtikelEanMengeneingheiten.csv, ArtikelPreise.csv, ArtikelLieferanten.csv

Lieferant

Der Lieferantenabgleich erfolgt analog des Kundenabgleich.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Lieferanten werden in die Datei „Lieferanten.csv“ ausgegeben. Lieferantenlöschungen werden in die Datei „Lieferantloeschungen.csv“ exportiert.

Import

Die importierten Lieferscheindaten werden in den Dateien ‚OC_Online<Zeitstempel>.csv‘ abgelegt.

In der Datei bwImportAscii.ini ist der Dateiaufbau der Lieferscheindaten unter der Sektion ‚[OC_Online]‘ beschrieben. Die Datei liegt im SysData-Verzeichnis.

Für den Kassaline-Lieferschein-Import können für verschiedene Mehrwertsteuersätze verschiedene Default-Artikel angegeben werden. Diese Einträge müssen direkt in der Kassaline.ini erfolgen.

Bildungsvorschrift: _DefaultArtikel_Mwst-Satz=#Artikelnummer

Beispiel:
MwSt=7.7, Defaultartikel = Def77
_DefaultArtikel_7.7=#Def77

Die Rückfallvariante wird mit der Zahl 999 gekennzeichnet: DefaultArtikel_999=#Artikelnummer. Dieser Artikel wird eingesetzt, wenn es für einen Mehrwertsteuersatz keinen Eintrag gibt und ersetzt den bisherigen Eintrag.

Automatischer Abgleich

Über einen geplanten Windows-Task kann der automatische Abgleich der Daten erfolgen. Der Task wird mit der Sc.CO.Kundentool.exe angelegt. Die Parameter sind hierfür: KassalineAbgleich Auto

Über weitere Parameter können die Daten getrennt verarbeitet werden:

ListenpunktKassalineAbgleich Auto K (Kunden Export)
KassalineAbgleich Auto A (Artikel Export)
KassalineAbgleich Auto Li (Lieferanten Export)
KassalineAbgleich Auto L (Lieferschein Import)

Ein mischen der Parameter ist möglich, zum Beispiel Kunden und Artikel gleichzeitig exportieren:

KassalineAbgleich Auto K A (Kunden- und Artikel Export)

Kassaline.ini

Fehlertolerante Anlage ermöglichen:

_LevelPruefungBestellposition=#1
_PlausiUndPrufungsFehlerIgnorieren=#1

Logs

Logs für den KassalineAbgleich befinden sich im zentralen Pfad unter <Data> / <Kundentools> / <Kassaline>.

Kassaline, Kasse

schnittstellen:neos

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:04+00:00

Concept Office verfügt über eine Schnittstelle zu NEOS. NEOS (Nordanex-Einkaufs-Optimierungs-System) ist mehr als ein Softwaretool zur Beschaffung. Höchste Datenqualität und die Verdichtung der verschiedenen Lieferantenartikel auf eine Artikelnummer lösen das Stammdatenproblem der Nordanex IT-Systemhäuser. Alle nachgelagerten Beschaffungsprozesse, wie Listung beim Lieferanten, Rechnungsprozess, Bestellkonditionen, RAM und Gewährleistung sind bereits geregelt.

Die Produkt- und Preisrecherche zeigt an, welcher Lieferant die besten Einkaufspreise und Lieferzeiten bietet. Dazu erhalten Sie alle notwendigen Produktdetails, wie Bilder oder technische Daten. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Anbieters: http://www.nordanex.de

Vor allem für Mitglieder von Soennecken bietet sich hier in Verbindung mit Concept Office ein echter Mehrwert.

Mit Concept Office können Sie auf NEOS-Daten direkt aus der Warenwirtschaft zugreifen. Direkt im Vorgang oder einer Bestellung können Sie Einkaufspreise und Lagerbestandsdaten abrufen und aktualisieren. Über die Suche lassen sich nicht in Concept Office vorhandene Artikel finden und direkt im Vorgang anlegen.

Dieses Modul erfordert eine Lizenz!

Lesen Sie hier, welche Vorbereitungen getroffen werden müssen.

Artikeldaten im Vorgang aktualisieren

Bei der Neuanlage von Artikel aus NEOS können die Warengruppen übernommen werden, wenn man unter Warengruppe ‚aus EDI kopieren‘ einstellt. Nicht vorhandene Warengruppen werden dabei automatisch angelegt. Sind die Artikelpositionen in den Vorgang (Angebot oder Auftrag) aufgenommen, können die Einkaufspreise der Artikel nun lieferantenübergreifend aktualisiert und verglichen werden. Dafür klicken Sie auf die Modulfunktion EK-Analyse. Im sich daraufhin öffnenden Fenster sehen Sie alle Postionen des Auftrages und nebeneinander alle für die Artikel möglichen Lieferanten. Für jeden Lieferanten werden die folgenden Informationen angezeigt:

ein Kontrollkästchen, welches über den aktuell im Auftrag hinterlegten Lieferanten informiert.
EK-Preis
Bestand
Bestandsstatus (Ampel analog zu neos)
letztes Aktualisierungsdatum

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Daten aktualisieren werden die Lieferantendaten via Webservice direkt aktualisiert. Dabei werden auch die Stammdaten des Lieferantenartikels aktualisiert. Wird ein Artikel bei einem Lieferanten geführt, der am Artikel noch nicht bekannt ist, wird dieser direkt im Artikelstamm am Artikel hinzugefügt.

Am Ende der Tabelle sind verschiedene Summierungen und Werte aufgeführt:

Summe möglich: maximaler Bestellwert bei diesem Lieferanten
Summe ist: aktueller zugewiesener Bestellwert
Mindestbestellwert: Lieferanteninformation; wird rot dargestellt, wenn unterschritten
Fracht frei: Lieferanteninformation
Versandkosten:Lieferanteninformation

Die Schaltfläche Günstigster Lieferant besetzt für alle Artikel den Lieferanten mit dem niedrigsten Preis vor.

Durch manuelles Anhaken von Kontrollkästchen kann ein Artikel einem anderen Lieferant zugeordnet werden. Dies kann beispielsweise genutzt werden um Mindestbestellwerte zu erreichen.

NEU ab Version 7.0.1078 - Import von Artikel/Artikellisten

Ziel

Ziel ist der Import von Artikeln/Artikellisten nach Concept Office sowie die Übergabe der Bestellungen nach NEOS.

Voraussetzungen

Ausführen des Programmes CoCallBack.exe, das im Lieferumfang von Concept Office, im Programmverzeichnis, enthalten ist

Dieses Programm ist mit Administratorrechten einmalig auszuführen und erstellt alle nötigen Einträge in der Windows-Registry.

Einmalige Freischaltung des Buttons im NEOS durch den NEOS-Support

Aufruf

Modul Vorgänge - Modulfunktion COP-Agent starten.

Dabei öffnet sich automatisch die Seite zu NEOS sowie eine Übernahmemaske. Wird NEOS direkt aus dem Vorgang gestartet, geschieht nun alles mit Bezug auf diesen Vorgang. Artikel oder Listen, die nach Concept Office übergeben werden, ohne Aufruf der Modulfunktion aus einem Concept Office Vorgang, werden in allen Vorgängen angezeigt.

Import von Artikeln oder Listen

Button in NEOS - An Concept Office übertragen

Bitte wenden Sie sich zur einmaligen Freischaltung des Buttons an den NEOS-Support.

Über diesen Button lassen sich nun problemlos ganze Merklisten, sowie Artikellisten (Mehrfachmarkierung), aber auch einzelne Artikel nach Concept Office importieren.

Wir empfehlen Artikel und Artikellisten immer im Kontext eines Vorgangs zu importieren.

Da wir hier nur eine Map-ID zur Verfügung haben, ist es nicht möglich die Artikel mit Bezeichnung o.ä. anzuzeigen.

Merklisten hingegen werden mit der entsprechenden Bezeichnung aus NEOS importiert. Hierbei sollte beachtet werden, dass bei der Benamung möglichst nicht mit „-“ und „_“ gearbeitet wird. Dies könnte dazu führen, dass die Bezeichnung nicht korrekt nach Concept Office übertragen wird.

Wird ein Artikel oder eine Merkliste übernommen, verschwinden diese aus der Übernahmemaske. Kommt es bei der Übernahme zu einem Fehler, bleiben der Artikel oder die Liste in dieser erhalten, um eine erneute Übernahme zu ermöglichen. Ist das nicht nötig, kann die Liste oder der Artikel über Entfernen gelöscht werden.

Export von Bestellungen an NEOS

service-auftraege:verbrauchsmaterialsuche

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-12T13:55:04+00:00

Verbrauchsmaterialsuche

Ziel der Verbrauchsmaterialsuche ist, dass passendes Verbrauchsmaterial für eine Maschine, schnell gefunden und sicher richtig zugeordnet werden kann.

Die spezielle Suche ist in Vorgänge und Service-Aufträgen verfügbar.

Vorbereitung in den Stammdaten

Wenn Sie die Stammdaten für die Verwendung der Verbrauchsmaterialsuche vorbereiten, bedenken Sie, dass auch für die Verwendung der Funktion Alternative Toner im Vertrag Vorbereitungen notwendig sind. Es spart Zeit, diese Vorbereitungen gleichzeitig abzuarbeiten.

Am Modellartikel

Im Modul Artikel muss das entsprechende Modell ausgewählt und das Verbrauchsmaterial hinterlegt werden. Dies geschieht in der Registerkarte Zuordnungen in der Tabelle Material. Der Rang dient der automatisierten Zuordnung von Toner beim Import von Bedarfsmeldungen. Sind beispielsweise 2 schwarze Toner hinterlegt, wird beim Import einer MPS Bedarfsmeldung der Artikel mit der höchsten Zahl in der Spalte Rang verwendet.

Am Verbrauchsmaterial

In der Registerkarte TKD im Modul Artikel muss bei Verbrauchsmaterial, inbesondere bei Toner die Laufleistung und die Farbe hinterlegt werden.

Suche verwenden

Die Verbrauchsmaterialsuche kann in der Positionserfassung auf 2 Wegen aufgerufen werden:

Über die Taste F6
Auf Fernglas Rechtsklick „Verbrauchsmaterial/Tätigkeitsartikel suchen“ auswählen

Nach Aufruf der Suche, muss die Maschinennummer angegeben werden. Danach stehen einige Informationen zum Gerät zur Verfügung:

Es besteht auch die Möglichkeit den aktuellen Zählerstand einzugeben (6). Unter den Zählerständen kann ein Link angeboten werden, der aufzeigt, wie bei diesem Modell der Zählerstand abgelesen wird. (Mehr dazu hier)

In der Suche werden angezeigt:

Standort mit Anschrift
Vertragsdaten der Maschine inklusive der Information, ob kompatible Toner verwendet werden dürfen.
eventuelle Anbindung an ein MPS-System
Information, dass die Maschine fremdbetreut wird.
Hinweistext, welcher an der Maschine hinterlegt ist.
Zähler der Maschine mit der Möglichkeit, den aktuellen Zähler einzutragen
das dem Modell zugeordnete Verbrauchsmaterial inkl. weiterer Informationen wie letzte Lieferung, letzter Zählerstand, Laufleistung, Vertragsleistung etc.

Zum Übernehmen des Verbrauchsmaterials muss ein Haken in der Spalte Auswahl gesetzt werden. Ist das benötigte Material so markiert, kann es mit Klick auf Übernehmen in den Auftrag aufgenommen werden.

Vorgaenge, Suche, Service-Aufträge

stammdaten_tkd:fehlercodes

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-04T14:51:11+00:00

Fehlercodes

Unter Stammdaten Service befindet sich das Modul Fehlercodes.

Concept Office bietet die Möglichkeit qualifizierte Fehlermeldungen anhand von Fehlercodes vorzudefinieren. Diese können anschließend beispielsweise in Serviceaufträgen verwendet werden.

Anlage von Fehlercodes

Durch Klick auf Neu wird ein neuer Fehlercode angelegt und anschließend können alle notwendigen Einstellungen getroffen werden.

Ein Fehlercode kann für einen Hersteller (Lieferanten), eine Gerätegruppe oder einen Gerätetyp oder sogar für einen Modellartikel (Artikelnummer) spezifiziert werden.

Weiterhin besteht die Möglichkeit das betroffene Bauteil und die Hauptursache zu benennen. Die Einstellung der Farbe wird in der Disposition zur Unterscheidung verwendet. Außerdem lässt sich die voraussichtliche Behebungsdauer in Minuten angeben, welche ebenfalls in der Disposition zur Vorbelegung der Dauer des Einsatzes verwendet wird.

Anschließend lassen sich Informationen in Form von Dokumenten und/oder einer Wartungsanleitungen zuordnen. Letztere können im gleichnamigen Modul angelegt werden.

Für zusätzliche Informationen stehen die Felder Beschreibung und Behebung zur Verfügung.

Zuweisung von Fehlercodes

Die Fehlercodes werden beispielsweise in Ticket und Service-Aufträge verwendet sowie auf den Reparaturaufträgen für die Techniker angedruckt.

Stammdaten TKD, Fehlercodes

stammdaten_tkd:vertragspreisanpassungsschemata

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:06+00:00

Vertragspreisanpassungs-Schemata

Dieses Modul wird zur Erstellung von Vertragspreisanpassungs-Schemata verwendet, welche für die Durchführung einer automatischen Preisanpassung in Verträgen notwendig ist.

Das Modul Vertragspreisanpassungs-Schemata befindet sich im Strukturbaum unter Stammdaten TKD.

Anlage Vertragspreisanpassungs-Schemata

Über Klick auf Neu ist die Eingabe eines neuen Schemata möglich. Die Nummernvergabe erfolgt dabei automatisch. Anschließend muss eine eindeutige Bezeichnung vergeben werden, die im Vertrag zur Auswahl angeboten wird.

Folgende Felder können angepasst werden:

Feldname	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Erste Erhöhung nach Vertragsbeginn in Monaten	Zahl	Anzahl an Monaten, die der Vertragserlös bereits laufen muss, damit er erhöht werden darf
Letzte Erhöhung nach Vertragsende in Monaten	Zahl	Anzahl an Monaten, die der Vertragserlös mindestens noch laufen muss, damit er erhöht werden darf
Intervall für Mieterlöse in Monaten	Zahl	Anzahl an Monaten, die ab der letzten Erhöhung vergehen muss, bis Mieterlöse wieder erhöht werden dürfen
Intervall für Wartungserlöse in Monaten	Zahl	Anzahl an Monaten, die ab der letzten Erhöhung vergehen muss, bis Wartungserlöse wieder erhöht werden dürfen
Intervall für Klickerlöse in Monaten	Zahl	Anzahl an Monaten, die ab der letzten Erhöhung vergehen muss, bis Klickerlöse wieder erhöht werden dürfen
Preisänderung in %	Zahl	Prozentuale Angabe Erhöhung des jeweiligen Erlöses
Bemerkung	Text	Eingabemöglichkeit für interne Bemerkungen, die auch im Vertrag im Reiter Rechnungsempfänger/Optionen in der Preisanpassung zu sehen sind, wenn das enstprechende Schema gewählt wurde.

Hinterlegung am Vertrag

Die zur automatischen Vertragspreiserhöhung notwendigen Parameter werden am Vertrag selbst hinterlegt. Dies kann bequem über den Aufruf eins vorher angelegten Schemas geschehen.

Das Schema wird im Vertrag im Reiter „Rechnungsempfänger/Optionen“ hinterlegt. Wenn der Preisanpassung möglich gesetzt ist, werden die Felder des Abschnittes zur Bearbeitung freigegeben. Nun kann über die Suche ein Preisanpassungs-Schema geladen werden.

Durch Laden des ausgewählten Schemas werden die Felder entsprechend vor belegt. Anpassung sind an dieser Stelle nur möglich, wenn das Schema entfernt wird. Änderungen werden nicht zurück ins gewählte Schema geschrieben.

Zusätzlich zu den Daten aus dem Schema, die geladen werden, gibt es hier noch die Möglichkeit einen Ansprechpartner festzulegen. Dieser wird dann bei der Erhöhung z.B. bei der Anrede im Kundeninformationsschreiben verwendet.

ticket:vorqualifikation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-04T09:03:09+00:00

Vorqualifikation an Tickets

Neue Funktion „2-stufige Vorqualifikation für Tickets“. Unter Qualifikationen (QU) können für jede Stufe die entsprechenden Texte hinterlegt werden. An jeder Ticketart können die benötigten Texte für beide Stufen verknüpft werden. Die Stufen können vom Kunden im Portal oder im Modul Tickets ausgewählt werden, im Modul Tickets können diese auch nachträglich geändert werden. Werden an der Ticketart nur Texte für eine Stufe hinterlegt, so wird nur diese Stufe zur Auswahl angeboten. Mit dieser Funktion können (Störungs-)Meldungen in max. 2 Stufen vorqualifiziert werden.

Ticketart 2-stufig im CO

2-stufig im Portal

Ticket mit 2-stufigen Vorqualifikation

Ticketart 1-stufig im CO

1-stufig im Portal

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu Ticket:

Seiten in diesem Namensraum:

CO-Ticket

Das Monatsticket

Import von Tickets

Ticket, Portal

tonermehrverbrauch:tonermehrverbrauch

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-04T13:11:00+00:00

Modul Tonermehrverbrauch

Ziel ist es, Mehrlieferungen von Toner/Tinten zu analysieren. Dazu werden die gelieferten Toner mit ihren Reichweitenangaben gegen die gemeldeten Klicks geprüft.

Es wird immer der gesamte Vertragszeitraum betrachtet. Bereits nachberechnete Toner werden über eine spezielle Zusatzvorgangsart ermittelt. Ermittelte Mehrlieferungen werden über manuell zu erfassende Vorgänge abgerechnet.

Speicherung

Die ermittelten Analysedaten werden in der Tabelle ‚Tonerverbrauchanalyse‘ gespeichert.

Rechenweg

Soll-Klicks Toner sw : gelieferte Toner * Laufleistung

Ist-Klicks Toner sw: Gesamtzähler (mono + color)

Soll-Klicks Toner color : gelieferte Toner * Laufleistung / 3

Ist-Klicks Toner color: Farbzähler

Sind die Ist-Klicks unter den Soll-klicks, werden die Minder-Klicks in zu viel gelieferte Toner umgerechnet. Die gelieferten Artikel werden über die Artikelgruppierung zusammengefasst. Dier Artikelgruppierung = dem Artikel mit höchstem Rang in der Materialliste zum Modellartikel mit gleicher Artikelart und Farbe.

Modul Tonermehrverbrauch

Modulkürzel ‚TM‘

Feld	Bedeutung
Ermittlung zum	Zum Stichtag werden alle Tonerlieferungen und die aktuellen Zählerstände ermittelt. Es wird er dem Stichtag nächstliegende Zählerstand verwendet. Dabei werden alle Meldungsarten (Kundenmeldung, Technikermeldung, MPS-Meldung) einbezogen.
Vertragsnummer	Filter für die Ermittlung
Kundennummer	Filter für die Ermittlung
Zusatzvorgangsart Nachberechnung	Dient der Ermittlung der bereits nachberechneten Menge. Vorgänge zur Nachberechnung müssen mit der entsprechenden Zusatzvorgangsart angelegt werden.
Anzeigeebene	Zum Zweck der Nachvollziehbarkeit der Ermittlung werden folgende Anzeigeebenen unterstützt: - pro Kunde und Artikelgruppierung - pro Kunde und Farbe - pro Vertrag - pro Maschine und Farbe - pro Maschinen und Artikelnummer Die finale Berechnung der Mehrtoner erfolgt immer auf Kundenebene, d.h. anhand der Ermittlung pro Kunde.
Knopf ‚Ermitteln‘	Ermittelt die Daten neu und zeigt diese danach an. Jede neue Ermittlung löscht alte Daten.
Knopf ‚Anzeigen‘	Anzeige der zuletzt ermittelten Daten

Die Maske zeigt die berechneten Daten in Tabellenform an. Dort lassen sich die Concept Office vorhanden Funktionen wie z.B. Excel-Export nutzen. (STRG-Shift-G)

Zusätzlich werden die Daten der letzten Ermittlung in der Tabelle ‚Tonerverbrauchanalyse‘ gespeichert.

Für die Benutzung des Moduls ist eine Lizenz sowie eine kostenpflichtige Einweisung durch den Support nötig.

versandarten:paket_gewicht

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-30T07:35:18+00:00

Paketkennzeichnung für Gewichtsstufen

An jeder Versandart die Informationen zum Gewicht für die Paketdienstleister zur Verfügung stellt, kann ein Kennzeichen gesetzt werden, das bei der Ausgabe von Lieferdaten das Gewicht pro Paket berücksichtigt.

Ist das Kennzeichen gesetzt, muss ein Kommissionierschein gedruckt werden (Pflicht). Dies verändert den Ablauf des Lieferscheindrucks im Vorgang, beim Kommissionieren in der Tourenplanung (Reiter Kommissionierung) und im Kundentool ‚Paketdienst‘. Anstelle der automatischen Ausgabe der Logistikdaten, öffnet sich im Anschluss an den Lieferscheindruck eine Maske, auf der zunächst die Anzahl der zu versendenden Pakete einzugeben ist. Anschließend kann pro Paket ein Gewicht und optional die Maße des Pakets angegeben werden. Beim Sprung zum nächsten Paket wird die Datei mit den eingegebenen Daten exportiert.

Für den Versanddienstleister wird damit pro Paket eine Datei erzeugt (Bsp.: Aufbau: Polling_9301590_1(3).csv = Polling_Lieferscheinnummer_Kommissionierscheine_(Paketnummer)).

Achtung: Massenverarbeitungen, wie bspw. der Formulardruck oder der Lieferscheindruck aus der Übersicht der Kommissionierscheine in der Tourenplanung wenden dieses Verhalten nicht an, hier greift ggf. der Standardwert (z.B. aus der Paketdienst.ini).

Die Eingabe von Anzahl, Gewicht und ggf. Abmessungen der Pakete wurde in das Modul Kommissionieren und Verpacken integriert. Hierfür steht die Funktion ‚Paketdaten eingeben‘ über den Actionbutton oder eine Abfrage beim Lieferscheindruck zur Verfügung, die mit bereits erfassten Daten vorbelegt ist oder an dieser Stelle ausgefüllt werden kann. Daten, die über die bestehende Funktion ‚Paketwechsel‘ im Modul Verpacken erfasst werden, werden ebenfalls gespeichert und beim Lieferscheindruck vorbelegt.

Achtung: Dies gilt für Aufträge mit entsprechend gekennzeichneter Versandart.

Merke:

Gewicht pro Paket ist nur mit Kommissionierschein möglich
Das setzen der Option Gewicht pro Paket verlangt den Kommissionierschein – kein Druck des Lieferscheins ohne Kommissionierschein möglich
Paketdienst.ini GewichtVorgabewert=123 greift, wenn kein Gewicht pro Paket aktiv
Anzahl Nachkommastellen, die für die Gewichtseingabe zur Verfügung stehen sollen: die Eingabe des Gewichts erfolgt dann rückwärtig (beginnend bei der kleinsten Nachkommastelle). Bei 0 greift das Standardverhalten (Eingabe von vorn und 3 Nachkommastellen).

vertraege:maschine_hinzufuegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-01T13:25:35+00:00

Maschine(n) zu einem Vertrag hinzufügen

Maschine hinzufügen

Im Modul Verträge kann über die Modulfunktion “Maschinen/Erlöse hinzufügen” Maschinen und deren Erlöse mit allen wichtigen Parametern zu einem Vertrag hinzugefügt werden. Die Funktion finden Sie in der rechten Leiste oder in der oberen Menüleiste unter Modulfunktionen.

Es öffnet sich folgendes Fenster, indem Sie über die Fernglassuche die hinzuzufügenden Maschinen auswählen können.

Sie sind dann im oberen Bereich der Liste zur Prüfung noch einmal aufgelistet. Fälschlicherweise hinzugefügte Maschinen können zeilenweise wieder herausgelöscht werden.

Erlöse hinzufügen

Im unteren Bereich werden die Werte der einzelnen Erlöse hinterlegt.

Feld	Beschreibung
Abrechnungsart	Wird die Abrechnungsart „Poolabrechnung“ verwendet, so wird automatisch ein Pool angelegt, wobei auszuwählen ist, ob es sich um einen statischen oder einen dynamischen Pool handelt. (siehe hier).
Erlösartikel
Rate
Rechnungskennzeichen
Rechnungsempfänger
Gruppierung

Ganz rechts findet man die Zähler. Es sind alle an den hinzuzufügenden Maschinen befindlichen Zähler aufgelistet. Soll ein Zähler nicht in diesem Vertrag angelegt werden, ist der entsprechende Haken zu entfernen. Zudem kann hier eine Gruppierung für Klick angegeben werden.

Mit Klick auf “Ok” werden die Daten in den Vertrag übernommen.

Eine Übersicht aller zum Vertrag zugehörigen Maschinen finden Sie im Modul Verträge im Reiter Maschinen.

vertraege:rechnungsgebuehr

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-02T07:03:58+00:00

Akademie

Verfügbar ab Version 7.0.2348

Rechnungsgebühr am Vertrag

Um die Gebühr auf den Vertragsdokumenten anzeigen zu lassen, ist eine kostenpflichtige Anpassung der Reports notwendig.

In Concept Office ist es möglich eine Rechnungsgebühr für Verträge zu erheben, wenn diese beispielsweise mit einer bestimmten Zahlungsart bezahlt werden.

Im Artikel Rechnungsgebühr am Vorgang finden Sie alle nötigen Vorbereitungen beschrieben. Dazu zählen:

Anlegen eines Gebührenartikels
Hinterlegen der Gebühr an den „Zahlungsbedingungen“ unter Weitere Stammdaten

1. Rechnungsgebühr im Vertrag aktivieren

Damit die Rechnungsgebühr im Vertrag greift, muss die geänderte Zahlungsbedingung aktiviert werden. Hierfür öffnen Sie das Modul Verträge unter Aktuell-Kundendienst.

Öffnen oder legen Sie einen neuen Vertrag an. Im Reiter „Rechnungsempfänger/Optionen“ können Sie die Zahlungsbedingungen für Miete, Wartung und Klicks einstellen.

2. Rechnungsgebühr in der Vertragsabrechnung deaktivieren

Bei der Vertragsabrechnung kann die Rechnungsgebühr deaktiviert werden.

Dafür öffnen Sie das Modul Vertragsabrechnung unter Aktuell-Kundendienst. Im Reiter „Vertragsabrechnung“ befindet sich im Abschnitt „Optionen“ das Kästchen für „Rechnungsgebühr nicht erheben“. Wird dieses Kästchen angehakt, entfällt die Gebühr.

vertraege:sla

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-02T07:21:35+00:00

SLA - Service Level Agreement

Das Service Level Agreement (SLA) dient in Concept Office dazu, festzulegen, welche Priorität bzw. Reaktionszeit ein Service-Auftrag erhält. Dies fließt in die Disposition ein.

Definition der SLA

Bevor ein SLA an Maschine oder Vertrag hinterlegt werden kann, muss es im Modul Mandanten Registerkarte Vorgabewerte (Service) angelegt werden.

Hinterlegen von SLA

Eingabe im Vertrag

Ein SLA ist nur für Wartungserlöse hinterlegbar. Für die maschinelle Verarbeitung bzw. die Disposition-Service ist das Feld SLA vor Ort relevant. Zusätzlich können Daten für die vereinbarte Wiederherstellungszeit (SLA WHZ) und die vereinbarte Reaktionszeit für Response auf Eingang des Calls (SLA Response) hinterlegt werden. Diese haben informativen Charakter.

Eingabe an der Maschine

Für nicht über Verträge verwaltete Maschinen lässt sich trotzdem ein SLA hinterlegen. Rufen Sie dazu die Maschine im gleichnamigen Modul auf. Auf der Registerkarte Einsatzdaten kann das Feld Service Level Agreement dafür verwendet werden. Diese Einstellung ist nicht abhängig vom aktuellen Standort der Maschine.

Verwendung im Serviceauftrag

Wird ein Service-Auftrag für eine Maschine mit SLA angelegt, prüft Concept Office ob für die Maschine ein SLA zugewiesen wurde. Wenn ja, ergibt sich daraus die Reaktionszeit.

Das SLA kann an der Maschine und am Vertrag hinterlegt werden. Ist an beiden ein SLA hinterlegt, gewinnt die Einstellung des Vertrages.

SLA Status als Gadget

Die SLA-Status-Auswertung wird in der Office Heute Seite als Gadget angezeigt. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Maschinen, Disposition, Vertraege

vertraege:vertragskalkulation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-25T10:12:50+00:00

Vertragskalkulation

Dieses Modul ist mit der Lizenz VorgangsKalkulationExtern verfügbar.

1.Vorbereitung

1.1 Konfiguration

Einstellung der Konfiguration 339 auf die Einstellung 5 Vertragskalkulation intern.

Konfiguration 339: Externe Vorgangskalkulation

Hier stellen Sie das gewünschte Kalkulationsmodell ein.

0 - Nicht unterstützt
1 - Vertragskalkulation Excel - ein Modell
2 - Vertragskalkulation Excel - mehrere Modelle
3 - Positionskalkulation Excel Möbel individuell (Variante1)
4 - Positionskalkulation Excel Möbel individuell (Variante2)
5 - Vertragskalkulation intern

1.2 Einstellungsmöglichkeit am Mandanten

Für einen einheitlichen Aufschlag für Folgeklicks, können die Werte hier vordefiniert werden.

Damit Klicks in der Vertragskalkulation angezeigt werden, muss am Mandanten das Feld Art am Zähler gefüllt sein.

1.3 Einstellungsmöglichkeit am Grundartikel der Maschine

Für einen vordefinierten kalkulatorischen Klick-EK können Sie am Grundartikel der Maschine den Wert im Reiter Service vordefinieren.

1.4 Erstellen eines Textbausteins

Als Kopiervorlage können Sie folgenden Text nutzen:

Miete + Wartung

Miete pro Monat #MietRate# € Abrechnung #MietIntervall#

Servicepauschale pro Monat #WartungRate# € Abrechnung #WartungIntervall#

- Monatliche Freiseiten #Zaehler1Bez# #Zaehler1Freikopien#

- Monatliche Freiseiten #Zaehler2Bez# #Zaehler2Freikopien#

- Preis Folgeseite #Zaehler1Bez# #Zaehler1Klickpreis# €

- Preis Folgeseite #Zaehler2Bez# #Zaehler2Klickpreis# €

Abrechnung #Zaehler1Intervall#

Vertragslaufzeit #Laufzeit# Monate

In dem aufgeführten Wartungsvertrag sind folgende Dienstleistungen beinhaltet:

* Verbrauchsmaterial (Toner, Entwickler, Trommel)

* Ersatzteile

* Technikerleistungen

* An- und Abfahrtskosten

Reparaturen bzw. Technikereinsätze, die auf unsachgemäße Bedienung zurückzuführen sind, fallen nicht unter Wartungsvertragsleistungen.

Das gleiche gilt für Umsetzungen.Kopiermaterialien einschließlich Heftklammern sind nicht im Wartungsvertrag enthalten.

Wird kein Wartungsvertrag abgeschlossen, werden Verbrauchsmaterialien berechnet.

Um Miete und Wartung summiert anzuzeigen, können Sie auch folgenden Platzhalter verwenden. #MietePlusWartungRate#

Alle gültigen Platzhalter finden Sie auch hier.

2. Vertragskalkulation im Vorgang

2.1 Positionen im Vorgang

Die zu kalkulierenden Maschinen können für die Kalkulation im Vorgang in einer Position aufgenommen werden. Für die spätere Vereinzelung sollten folgende Einstellungen beachtet werden.

Am Abschnitt kann für die spätere Vereinzelung die Bezeichnung für die einzelnen Positionen hinterlegt werden. Diese werden pro gewünschtem Abschnitt durch Komma getrennt. Dabei muss die Anzahl der durch Komma getrennten Bezeichnungen mit der Anzahl der Maschinen übereinstimmen, sonst entstehen leere Ordner.

Jetzt wird mittels Modulfunktion die Vertragskalkulation, welche entweder im oberen Menüband unter Modulfunktion oder in der rechten Leiste zu finden ist, als separates Fenster geöffnet:

Bei Aufruf der Modulfunktion mit gedrückter Shift-Taste wird immer eine leere Kalkulation geöffnet. So können einzelne Positionen selektiert und separat kalkuliert werden. Andernfalls wird die letzte Kalkulation innerhalb dieses Vorgangs wieder geladen.

Sofern hinterlegt, werden Sie beim Aufruf der Vertragskalkulation zur Auswahl der Leasingfaktoren aufgefordert. Diese werden in die Kalkulation übernommen. Damit der richtige Wert dort angezeigt wird, muss mindestens eine Kalkulation gespeichert werden.

Hier können Sie jetzt alle weiteren Einstellungen treffen. Die gelb gekennzeichneten Felder sind bereits durch Ihre Voreinstellungen an Mandant und Maschine gefüllt. Diese können Sie jetzt manuell noch bearbeiten. Es öffnet sich ein Fenster in dem noch mal die generellen Parameter des Vertrages angezeigt werden. Hierbei wird auf die Daten aus der Vertragskalkulation zurück gegriffen.

Um die Mengen zu vereinzeln, muss hier der Haken entsprechend gesetzt werden. Textbausteine der Art Vertragskalkulationstext können hier ausgewählt werden. Die Erlöse werden aufgrund des oberen Grids bereits vorberechnet, manuelle Eingaben z.B. Erhöhungen der Raten sind ebenso möglich. Außerdem wird hier das Intervall eingestellt. Die Eingaben sind nach dem Speichern an den Maschinenpositionen gespeichert und werden bei erneutem Aufruf der Kalkulation wieder angezeigt. Die Positionen werden direkt nach dem Schließen der Vertragskalkulation vereinzelt, sofern der Haken gesetzt wurde.

Es ist möglich, über die Vertragskalkulation zu definieren, dass die Erlösanteile in Summe die Rate bilden. Ist diese Option gesetzt, werden zusätzliche Spalten zur Eingabe der Erlösartikel mit den entsprechenden Anteilen eingeblendet.

In der Position können jetzt die Maschinen zugeordnet werden. Die kalkulierten Daten werden bei der Anlage des Vertrages aus dem Vorgang übernommen. Sollen mehrere Maschinen aufgenommen werden, sind diese zu markieren.

Bemerkung: Sollte in der Vertragskalkulation ohne Leasingfaktoren gearbeitet werden, muss entweder manuell ein Leasingfaktor von 1,0 hinterlegt werden, oder es muss ein Standardleasingfaktor von 1,0 angelegt und ausgewählt werden, damit in der Kalkulation beim Mieterlös die Rate mittels Programmlogik errechnet und vorbelegt wird.

2.2.1 Hinweis

Wird in der Vertragskalkulation der Haken auf Schreibschutz gesetzt, so werden bei nachfolgenden Aufrufen die Werte nicht mehr anhand des Auftrages aktualisiert. Zusätzlich sind keine Eingaben in der Maske mehr möglich.

2.2 Extra Raten

Im Bereich Extra Raten können neben der Wartungspauschale weitere Pauschalen hinterlegt werden. Zum Beispiel, wenn Fleet (MPS) über eine eigene Pauschale in den Vertrag und die Vertragskalkulation aufgenommen werden soll. Hierzu muss ein entsprechender Erlösartikel angelegt werden. Der Verkaufspreis dieses Artikels wird als Verkaufspreis vorgeschlagen, kann aber in der oberen Tabelle mit der Maschinenauflistung in der entsprechenden Spalte (Spaltenname = Erlösartikelnummer) abgeändert werden. Der zur Ertragsberechnung herangezogene Einkaufspreis ist der Einkaufspreis des Erlösartikels.

In der Tabelle mit den Gesamtwerten wird eine weitere Zeile für diesen Erlös angezeigt. Bei Anlage eines Vertrages wird für diesen Erlös unter Zuhilfenahme des Erlösartikels ein oder zwei weitere Wartungspauschalen angelegt.

Um die Vertragstexte zu erweitern, können die Platzhalter „#WartungExtra < n > Name#“ (Bezeichnung des Erlösartikels) und „#WartungExtra < n > Rate#“ verwendet werden, wobei für < n > die Werte 1 und 2 zulässig sind.

2.3 Ablöse / Ablöseartikel

Um eine Ablöse in die Vertragskalkulation einzubeziehen, benötigen Sie im ersten Schritt einen Ablöseartikel, den Sie über das Modul Artikel unter Stammdaten anlegen.

In der Vertragskalkulation im Vorgang im Abschnitt „Allgemein“ können Sie diesen Ablöseartikel einfügen bzw. auswählen.

Die Ablöse wird dann als interne Position in den ersten Abschnitt der Positionen aufgenommen. Damit wird die Ablöse als zusätzliche Kosten in den ersten Abschnitt eingerechnet und schmälert dort entsprechend den Rohertrag.

2.4 Vertragsanlage mit den Daten der Vertragskalkulation

Aus einem Vorgang mit Vertragskalkulation kann mit wenigen Klicks ein Vertrag angelegt werden. Hierzu sind in der Positionsliste die betreffenden Maschinen zu markieren und mit Rechtsklick der Punkt Vertrag anlegen auszuwählen.

Bei erstmaliger Ausführung müssen die Erlösartikel pro Erlösart eingetragen werden. Diese sind bei erneuter Ausführung der Funktion dann bereits vorbelegt.

Steht im Feld Vertragsnummer bereits eine Nummer, so hat der Kunde des Auftrags bereits einen Vertrag und dieser würde erweitert werden. Möchten Sie das nicht, können Sie die Nummer mit 0 überschreiben. Dann entsteht ein neuer Vertrag mit einer neuen Vertragsnummer.

Haben sie verschiedene Modelle in der Vertragskalkulation mit verschiedenen Verkaufspreisen für Folgeklicks, dann wird bei der Vertragsanlage der Verkaufspreis der Folgeklicks für den Pool unter Berücksichtigung der hinterlegten Freikopien gemittelt.

Zusätzlich gibt es die Option ‚Kosten aus Kalkulation übernehmen‘. Diese gibt an, ob Kosten an die Vertragserlöse zu übernehmen sind.

Vorgaenge

vertragsabrechnung:einmalrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T08:34:18+00:00

Einmalrechnungen

Concept Office bietet die Möglichkeit, Vertragserlöse nur einmalig in Papierform abzurechnen und nachfolgende Rechnungen nicht auszudrucken.

Arbeitsweise

Wird ein mit Einmalrechnung gekennzeichneter Vertrag abgerechnet, verarbeitet Concept Office die Daten wie bei einer klassischen Abrechnung. Handelt es sich um die erste Abrechnung, wird diese auch gedruckt. Handelt es sich um eine Folgeabrechnung, werden die Daten für das Druckdokument regulär erzeugt - inklusive Umsatzdaten und Bereitstellung für die Finanzbuchhaltung - der Ausdruck wird aber unterdrückt.

Einstellungen im Vertrag

Im Modul Verträge auf der Registerkarte Rechnungsempfänger/Optionen gibt es hierfür die DropDown-Auswahl Einmalrechnung.

Sie steuert für den gesamten Vertrag, ob und welche Erlöse einmalig abgerechnet werden sollen.

Nicht jede Kombination von Klickerlösen und Einmalrechnung-Einstellung ist sinnvoll. Concept Office erlaubt die Eingabe aber in jedem Fall.

Belegnummern

Für Einmalrechnungen existiert ein gesonderter Belegnummernkreis. Diese Nummern werden sowohl bei der erstmaligen Abrechnung mit Papierausdruck verwendet, als auch bei den Folgeabrechnungen ohne Beleg. Die Belegnummer wird auch bei den Folgeabrechnungen bei der FiBu-Übergabe berücksichtigt.

Reportlayout

Es existiert ein gesonderter Report Vertragseinmalrechnung. Dieser kann nach Ihren Vorgaben angepasst werden, um diesem Anwendungsfall bestmöglich gerecht zu werden.

Der Report kommt nur zur Anwendung, wenn ausschließlich einmalig abzurechnende Erlöse berücksichtigt werden. Aktivieren Sie bei der Vertragsabrechnung daher nur die Erlösarten, die als einmalig gekennzeichnet sind.

Beispiel: Wenn nur Pauschalen als Einmalrechnung eingestellt sind, sollten bei Berücksichtigen die Haken Miete und Wartung aktiviert werden.

Nachträgliches Drucken

Sollte doch einmal eine Folgeabrechnung gedruckt werden müssen, kann dies direkt im Modul Vertragsabrechnung bei den Optionen angehakt werden.

Nachträglich kann jede Folgerechnung über die Druckwiederholung oder die Dokumentenansicht, beispielsweise im Unterbaum des Vertrages, ausgedruckt werden.

Vertraege, Vertragsabrechung

vertragsabrechnung:vertragsabrechnungskorrektur

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T08:40:56+00:00

Vertragsabrechnungskorrekturen

Die Möglichkeit eine Rechnungskorrektur für Vertragsabrechnungen zu erstellen, besteht im Modul Vertragsabrechnung im Reiter Rechnungskorrektur-Vertragsabrechnung.

Vergangene Abrechnungen anzeigen lassen

Dafür wird das Modul Vertragsabrechnung geöffnet und in den Reiter Rechnungskorrektur-Vertragsabrechnung gewechselt.

Über den Abschnitt Auswahl können vergangene Abrechnungen gefunden werden. Hierbei besteht die Möglichkeit nach der Identnummer der Maschine, der Vertragsnummer oder der Rechnungsnummer zu suchen.

Zudem kann ausgewählt werden, ob nur für bestimmte Erlösarten (Klick - Wartung - Miete), die Abrechnungen angezeigt werden sollen.

Eine weitere Option ist die administrative Rechnungskorrektur. Weitere Informationen zu befinden sich im Abschnitt unter Administrative Rechnungskorrekturen.

Mit Klick auf „Anzeige aktualisieren“ werden die Abrechnungen geladen.

Rechnungskorrektur durchführen

Im Abschnitt Positionskorrektur erscheint nun eine Übersicht der einzelnen Abrechnungen. Dabei werden standardmäßig immer die zuletzt erstellten Rechnungen gezeigt. Ältere Rechnungen sind erst, nach Korrektur der aktuellen Rechnung für die Erlösart möglich.

Über die Spalte „Auswahl“ kann das Häkchen bei den betreffenden Abrechnungen gesetzt werden, bei denen eine Korrektur nötig ist. Über die Funktion „Drucken“ in der oberen Menüleiste wird der Prozess abgeschlossen.

Nun können die falschen Werte im Vertrag geändert und eine neue Vertragsabrechnung ausgegeben werden.

vorgaenge:erweiterte_verkaufsinformationen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-26T08:56:52+00:00

Erweiterte Verkaufshinweise

Um dem Innendienst den Telefonverkauf zu erleichtern, können Sie zur Position erweiterte Verkaufshinweise anzeigen. Diese werden in einem separaten Fenster angezeigt und können auch auf einen anderen Monitor gelegt werden.

Mit diesen Funktionen kann während eines Telefonats kompetent Auskunft gegeben und durch entsprechende Empfehlungen die Anzahl der Vorgangspositionen gesteigert werden.

Das Fenster kann während der gesamten Vorgangsbearbeitung geöffnet bleiben und aktualisiert sich mit jedem Positionswechsel oder beim Speichern einer neuen Position. Sie sehen auf dem zweiten Bildschirm also immer alle nötigen Verkaufshinweise zur aktuell markierten Position.

Für dieses Modul benötigen Sie eine Lizenz.

Aufruf

Das Zusatzmodul befindet sich in der Modulleiste beim Aufruf der Positionsliste.

Hier erhalten Sie für die aktuell markierte Position im Vorgang Erweiterte Verkaufshinweise angezeigt.

*klicken Sie auf das Bild um es in voller Größe anzuzeigen

Für Alternativen, Zubehör und Verbrauchsmaterial ist es möglich am Artikel unter der Reiterkarte Tkd einen Rang zu setzen. Dieser bestimmt die Reihenfolge in der Anzeigesortierung auch für erweiterte Verkaufsinformationen.

Rangreihenfolge - höchster Rang gewinnt

Inhalt

Bei optimaler Pflege Ihrer Artikeldaten, z.B. durch Verwendung Soennecken AMDP-Daten, werden in der ersten Reihe Bild, Mengeneinheiten, Artikelmerkmale und Dokumente angezeigt. Darunter Alternativen, Zubehör und Verbrauchsmaterial. Die dritte Reihe enthält neben den Kataloginformationen die 10 häufigsten Artikel, die der Kunde kauft aber noch nicht in diesem Vorgang enthalten sind. Daneben Artikel, welche andere Kunden auch kauften, wenn der aktuell markierte Artikel im Vorgang war.

Bei aktivierter Soenneckenbestandsabfrage, wird Ihnen auch die aktuelle Verfügbarkeit angezeigt. Das Symbol oben links neben dem Artikelbild zeigt die Verfügbarkeit des Artikels, der aktuell im Vorgang ausgewählt ist.

Durch einen Klick auf das „+“-Symbol wird der jeweilige Artikel in den aktuellen Vorgang übernommen

Wird die Maus über das Symbol für die Bestandsauskunft geführt, so erhält man neben dem farblich dargestellten Status auch Detailinformationen.

Die Artikelmerkmale lassen sich zur besseren Übersicht auf eine Klassifizierung umschalten.

Arbeiten Sie im Tagesgeschäft mit den Soennecken AMDP-Daten empfiehlt sich die Einstellung „Soennecken“. Die Einstellung bleibt auch beim Verlassen des Fensters erhalten.

Individuelle Anpassung

Die beiden mit statistisch Werten gefüllten Boxen unten rechts, lassen sich inhaltlich an die Anforderungen des jeweiligen Händlers und dessen Vertriebskonzepte anpassen. Gesteuert wird der angezeigte Inhalt über zwei Recherchen.

Erweiterte Verkaufshinweise - Box 1
Erweiterte Verkaufshinweise - Box 2

Diese Recherchen werden programmseitig ausgeliefert und sind mit dem Standardinhalt, den Top 10 des Kunden, die noch nicht im Vorgang aufgenommen sind und weiteren Artikelempfehlungen vorbelegt.

Löscht man diese Recherchen, so werden sie beim nächsten Aufruf der Modulfunktion automatisch wieder mit dem Standardinhalt erstellt.

Die Recherchen sind standardmäßig keinem Mitarbeiter zugeordnet. Sie können entweder vom Systemverwalter gepflegt werden oder man ordnet entsprechende Mitarbeiter zu.

Das Anpassen von Recherchen sollte nur von Personen mit Erfahrung in diesem Bereich durchgeführt werden. Benötigen Sie hierbei Unterstützung, wenden Sie sich bitte an den Support.

Das Feld Beschreibung der Recherche legt die Überschrift der jeweiligen Box fest und der SQL-Befehlt den Inhalt. Für den SQL-Befehl sind Variablen vordefiniert um den Inhalt bei Bedarf im Kontext des aktuellen Artikels oder Kunden anzuzeigen.

So wäre es z.B. möglich, immer die aktuelle Monatsaktion anzuzeigen, die als Preiskatalog hinterlegt sein könnte und die jeweiligen Artikel werden dann genau so wie Alternativen oder Zubehör in den Vorgang übernommen.

Verknüpft man zusätzlich mit dem Kunden, kann man den Inhalt auf diesen eingrenzen.

Ist eine Recherche fehlerhaft, so wird die jeweilige Box mit entsprechender Überschrift und ohne Inhalt angezeigt.

Da der Inhalt der beiden individuellen Boxen zu Laufzeit errechnet wird, ist die Geschwindigkeit, mit der die Inhalte angezeigt werden, von der Systemleistung abhängig.

Sollten Sie generell Probleme mit der Performance Ihrer Systemumgebung haben, lassen sich die Boxen mit einem Dummy-SQL-Befehl und entsprechender Überschrift sogar einzeln deaktivieren.

Auswertung

Werden Artikel über die Modulfunktion erweiterte Verkaufshinweise einem Vorgang hinzugefügt, bekommen sie ein entsprechendes Kennzeichen in der Datenbank. Dadurch besteht die Möglichkeit auszuwerten, welcher Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum Zusatzartikel verkauft bzw. wie sich die Anzahl der Auftragspositionen erhöht hat.

Hierzu sind individuelle Anpassungen Ihrer Statistiken bzw. Recherchen nötig. Bitte wenden Sie sich an unseren Support. Wenn Sie zur Auswertung Recherchen nutzen möchten, ist die entsprechende Lizenz für das Recherche-Modul Voraussetzung.

Soennecken eG

Concept Office unterstützt Mitglieder der Soennecken eG mit vielen weiteren nützlichen Funktionen. Mehr dazu unter Soennecken und Concept Office.

Verkaufsinformationen, Verkaufshinweise, Soennecken

vorgaenge:leasingberechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-26T11:26:17+00:00

Leasingberechnung im Angebot

Concept Office bietet die Möglichkeit Leasingberechnungen für Angebote durchzuführen. Dabei entstehen Textpositionen im Vorgang, die auf hinterlegten Werten beruhende Ergebnisse beinhalten. Der Nutzer kann damit Leasingangebote erstellen, ohne selbst rechnen zu müssen.

Vorbereitung

Hinterlegen von Leasingfaktoren

Im Modul Leasingfaktoren unter können für die einzelnen Leasinggesellschaften verschiedene laufzeitabhängige Faktoren angegeben werden. Leasinggesellschaften müssen vorher als Kunden angelegt worden sein.

Textbausteine definieren

Für die Aufnahme in den Auftrag muss mindestens ein Textbaustein definiert werden. Möchte man mit alternativen Texten arbeiten, kann man auch mehrere anlegen. Diese werden dann vom Nutzer im Vorgang ausgewählt.

Unterstützt werden die Platzhalter:

Platzhalter	Bedeutung
#AuftragswertInklMwst#, #AuftragswertExclMwst#	Auftragswert mit bzw. ohne Mwst.
#RateInklMwst#, #RateExclMwst#	Errechnete Rate mit bzw. ohne Mwst
#KN#	Kurzname der Leasinggesellschaft
#Laufzeit#	Laufzeit des Leasingvertrages

Leasingberechnung im Vorgang

Im Vorgang kann über die Modulfunktion Leasing berechnen eine Maske gestartet werden, die es erlaubt, eine oder mehrere Leasingkonditionen aufzunehmen. Zu diesem Zweck kann man die hinterlegen Konditionen suchen.

Danach kann über die Suche in der Spalte Text ein Textbaustein ausgewählt werden.

Nach Betätigung der „Übernehmen“-Taste werden die Texte als Textpositionen in den Vorgang übernommen. Diese Texte werden für den Ausdruck auf Angebot und Auftragsbestätigung gekennzeichnet. Zusätzlich wird eine interne Textposition erzeugt, die die Eckdaten der Leasingkalkulation beinhaltet, um später nachvollziehen zu können auf welcher Grundlage die Berechnung erfolgte.

Eine wiederholte Kalkulation auf der Basis alter Daten ist nicht möglich. Nachfolgende Änderungen am Vorgang aktualisieren nicht die generierten Texte. In diesem Fall muss die Textposition gelöscht und neu gebildet werden.

Unter folgenden Einschränkungen ist die Leasingberechnung auch für den Geschäftsbereich Möbel möglich:

Nach der Anlage der Angebotspositionen als letztes Doing noch Textbausteine für das Leasing formulieren. Diese geben dann Leasingrate, Leasingzins, Leasingdauer sinngemäß auf der letzten Seite wieder.
Wird im pCon.basket geändert, löscht das System den hinterlegten Leasingtextbaustein und dieser muss neu geladen werden. (Aufwand i.d.r. 2 Minuten)
Zum Textbaustein entfernen, reicht es aus, den pCon.basket - Startknopf mit gedrückter Shifttaste zu betätigen. Beim Beenden erfolgt eine komplette Synchronisation der Positionsliste aus dem pCon.basket. Die Textposition verschwindet.
Leasingtextbausteine sind nur in der Concept Office Positionsliste ersichtlich.
Es erfolgt an dieser Stelle derzeit keine Weiterentwicklung, d.h. der beschriebene Umstand bleibt zunächst Bestandteil der Softwareauslieferung. Etwaige Nachteile hierzu wären Stand Heute nicht änderbar.

vorgaenge:lieferscheinmail

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-26T12:50:35+00:00

Lieferschein per Mail

1. Einrichten Verbindungsart

Im ersten Schritt wird unter Weitere Stammdaten im Modul Verbindungsart eine neue Verbindungsart LieferscheinMail angelegt. Benötigt werden die Felder Verbindung, Bezeichnung und Kommunikationsart.

Dieser Schritt ist notwendig, damit im Grid Verbindungen unter Firmen, die Spalte LieferscheinMail angezeigt wird.

2. Drucksteuerung anpassen

In der Drucksteuerung muss eine neue Zeile für Lieferscheine erstellt werden, wo als Drucker $Email eingetragen wird. Zusätzlich können die entsprechenden Kunden bzw. Kundengruppe eingetragen werden, wo diese Funktion greifen soll.

3. Mailadresse eintragen

Abschließend wird im Modul Firmen im Verbindungsgrid in die Spalte LieferscheinMail die entsprechende E-Mail-Adresse eintragen.

Möglicherweise ist es notwendig, die Spalte vor der ersten Benutzung über die Spaltenauswahl einzublenden.

Reihenfolge, die greift, wenn mehrere LieferscheinMail-Adressen eingetragen wurden:

Zentrale → Hauptansprechpartner → weitere Ansprechpartner

vorgangsverfolgung:vorgangsverfolgung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-05T13:27:25+00:00

Vorgangsverfolgung

Ziel ist die Anzeige einer Übersicht von nicht erledigten Vorgängen, in der man den Abarbeitungsstand des jeweiligen Vorganges sieht. Dafür steht das Modul Vorgangsverfolgung zur Verfügung.

Übersicht

Im Modul kann nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

Geschäftsbereich
Sachbearbeiter
Zeitraum
Zusatzvorgangsart
Verkäufer
Kunde
Bearbeitungsstatus
Verkaufsteam
Kundenbestellnummer

Die einzelnen Abarbeitungsphasen werden durch farbige Punkte dargestellt. Über die Filterzeile können weitere Einstellungen vorgenommen werden.

Hinweis: Bevor Datensätze mit einem Klick auf „Anzeigen“ geladen werden, muss zwingend eine genaue Vorfilterung durchgeführt werden. Ansonsten führt dies bei großen Datenmengen zu langen Ladezeiten.

Filterung

Sobald die Datensätze geladen wurden, kann das Ergebnis zusätzlich mit der Filterzeile eingeschränkt werden. Falls diese nicht angezeigt wird, kann diese mit der Tastenkombination STRG + Shift + F eingeblendet werden.

Weitere Tabellenspalten können über die Spaltenauswahl hinzugefügt werden:

Um neu hinzugefügte Spalten zu befüllen, ist eine Aktualisierung der Ansicht notwendig.

Farbdefinitionen

	Grau	Gelb	Grün	Rot
Angebot(AN)	Nicht erstellt	Status angeboten ohne Druck	Erstellt	Erstellt Frist abgelaufen
Auftragsbestätigung (AB)	Nicht erstellt	Status Bestätigt ohne Druck	Erstellt	-
Bestellung (BE)	Nicht erstellt (es sind keine Bestellpositionen zum Auftrag vorhanden)	Teilweise erstellt (Bestellung ist nicht ausgelöst)	Erstellt (Bestellung wurde für alle Bestellpositionen ausgelöst )	Mindestens eine Position noch nicht bestellt (Bestellung ist vorhanden, aber mindestens eine Position ist nicht bestellt)
Lieferanten-AB (LAB)	Nicht eingegangen	Teilweise eingegangen	Eingegangen	-
Dispo	keine Dispoaktivität für Vorgang vorhanden	Dispoaktivität im Status ‚disponierbar‘ für Vorgang vorhanden	Dispoaktivität im Status größer als ‚disponierbar‘ für Vorgang vorhanden	-
Wareneingang (WB)	keiner	Teilweise	Vollständig	Überfällig
Lieferschein (LS)	keiner	Teilweise	Vollständig	Überfällig
Service-Auftrag (TA)	Nicht erstellt	Teilweise erledigt	Unterbearbeitungsstatus abgeschlossen	-
Rechnung (RG)	keine	Teilweise	Vollständig	Mindestens eine noch zu fakturierende Position vorhanden

Ein Service-Auftrag ist dem Vorgang zugeordnet, wenn er die gleiche Gruppierungsnummer wie der Vorgang hat.

Vorgaenge

warenbuchung:umbuchung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-25T13:11:02+00:00

Warenbuchung. Manuelle Umbuchungen

Wenn einzelne Artikel, ohne Erstellen eines Umbuchungsvorschlages, von einem Lager an ein anderes umgebucht werden müssen, dann kann dies manuell im Modul Warenbuchungen erfolgen.

Im Modul Warenbuchungen in „Artikel“ wechseln.
Unter „Auswahl“ als Lager, dass Quelllager auswählen.
In der Rubrik Artikel, als „Art“ „Umbuchung“ auswählen und die umzubuchenden Artikel in Artikelnummer eingeben.
Als Ziellager wird in der jeweiligen Position das Lager ausgewählt, auf welches die Artikel umgebucht werden sollen.
Über „Buchen“ wird der Umbuchungsvorgang ausgeführt. Ist ein Umbuchungslager vorgesehen, so wird durch „Buchen“ eine Kommission in diesem Zwischenlager angelegt, wenn die nachfolgende Meldung mit „Ja“ bestätigt wird. Mit „Nein“ erfolgt die direkte Buchung auf das Ziellager.
Wird mit „Ja Bestätigt, dann erfolgt die weitere Bearbeitung der Kommission, wie bei kommissionierten Umbuchungsvorschlägen, über den Button „Kommissionierte einlesen.

Seiten in diesem Namensraum:

Artikel

Bestellungseingang mit gleichzeitiger Reklamation

Offene Bestellungen

Seriennummern importieren

Warenbuchung (WB)

W (Fortsetzung)

Warenbuchung

warenbuchung:warenbuchung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T09:02:23+00:00

Warenbuchung (WB)

In diesem Modul werden Ihre Bestellungen zugebucht. Dabei lässt sich die Ware entweder auf Ihre Läger oder auf rückständige Vorgänge verteilen. Zudem können Sie hier Zubuchungen ohne Bestellung, Bestandsbuchungen und Umbuchungen zwischen Ihren Lägern vornehmen.

Für das Zubuchen der offenen Bestellungen wird unter „Lager:“ das entsprechenden Lager ausgewählt.

Wird vom Lieferanten die eigene Bestellnummer mit angegeben, dann kann über die Eingabe unter „Bestellnummer“, direkt diese Bestellung aufgerufen werden.

Beim Zubuchen gibt es die Optionen „Komplett zubuchen“ bzw. „Positionsweise zubuchen“.

„Komplett zubuchen“ - zugebucht wird bei Kompletter Lieferung der Ware.
„Positionsweise zubuchen“. Bei Teillieferungen, wobei hier die entsprechende markierte Position vom Zubuchen ausgeschlossen, bzw. eingeschlossen werden kann.
Durch „Menge vorbelegen“, wobei hier die Positionen mit der bestellten Menge vorbelegt werden und nur Änderungen unter „neu“ abgeändert werden müssen.

Über die Markierung „ausschließen„, oder „einschließen“ kann entschieden werden, ob das Vorbelegen der Menge für die markierte(n) Position(en) erfolgen , oder ausgeschlossen werden soll.

Wird unter „neu“ eine abweichende Menge eingetragen, so wird diese Menge zugebucht.

ist diese Menge kleiner, als die bestellte Menge, dann bleibt die Bestellung mit dieser Position offen.
ist die Menge größer, als die bestellte Menge, dann wird über einen Hinweis die Differenzmenge als „überliefert“ eingetragen.
wird beschädigte Ware angeliefert, so wird unter „neu“ die gelieferte Menge eingetragen und unter „reklamiert“ wird die beschädigte Menge eingetragen. Unter „Status“ wird ein vordefinierter Reklamationsgrund ausgewählt. Unter „Bemerkung“ kann der Reklamationsgrund noch ergänzt werden.
Sind Mengen unter „neu“ eingetragen, so wird anschließend über „Positionsweise zubuchen“ der Buchungsvorgang abgeschlossen.

Überlieferte und reklamierte Positionen werden auf ein Reklamationslager umgebucht. Dieses Lager muss im Modul Läger, mit der Qualifikation „Reklamationslager“ angelegt werden.

Bei reklamierten Positionen wird die reklamierte Menge von der bestellten Menge abgezogen und die Bestellung bleibt mit dieser Position offen.

Bei überlieferten Positionen wird nur die bestellte Menge auf die Bestellposition angerechnet.

Die Option „auf offene Vorgänge verteilen“ bewirkt ein Zubuchen von Artikeln auf lagerbezogene Vorgänge. Hier werden in Reihenfolge der Vorgangsanlage den einzelnen Vorgängen die Artikel zugeteilt, bis die bestellte Menge ausgeschöpft ist. Nicht zugeordnete Artikel werden auf das entsprechende Lager gebucht.

Durch den Haken unter „Zubuchungsprotokoll automatisch“, wird mit dem Buchungsvorgang ein Zubuchungsprotokoll ausgedruckt

Seiten in diesem Namensraum:

Artikel

Bestellungseingang mit gleichzeitiger Reklamation

Offene Bestellungen

Seriennummern importieren

Warenbuchung. Manuelle Umbuchungen

W (Fortsetzung)

Warenbuchung

weitere_stammdaten:abteilungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-20T09:37:36+00:00

Abteilungen

Das Modul Abteilungen bietet die Möglichkeit sogenannte Abteilungen zu definieren. Diese werden den Ansprechpartnern zugewiesen und ermöglichen so eine gezielte Auswahl von Ansprechpartnern, um beispielsweise Serienemails zu verschicken.

Anlegen von Abteilungen

Durch Klick auf Neu kann in der Reiterkarte Eingabe eine neue Abteilung angelegt werden. Dabei darf der Name der Abteilung nicht länger als 20 Zeichen sein und sollte prägnant gewählt werden. Auch die Verwendung von Kürzel ist möglich. Für eine genauere Beschreibung der Abteilung steht das Feld Bezeichnung zur Verfügung. Der Inhalt des Feldes erscheint später in der Auswahlbox der Abteilung.

Außerdem kann eine Bemerkung hinterlegt werden.

Das Feld Interne Abteilung ist für die Anlage von eigenen Abteilungen von Bedeutung.

In der Reiterkarte Übersicht ist es möglich einen Schnellzugriff auf alle angelegten Abteilungen zu haben und diese auch zu löschen.

interne Abteilungen

Interne Abteilungen, die den eigenen Mitarbeitern zugeordnet werden können, dürfen ebenfalls angelegt werden. Dazu muss die Abteilung mit dem Haken Interne Abteilung versehen werden.

Zuweisen von Abteilungen

Im Modul Ansprechpartner kann dem Ansprechpartner, über der Auswahlbox, die gewünschte Abteilung zugeordnet werden.

weitere Stammdaten, Abteilungen

weitere_stammdaten:auslandsartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-21T13:29:26+00:00

Auslandsartikel

Für vorhandene Artikel können für jede Sprache unterschiedliche Texte hinterlegt werden. Wird dieser Artikel an einen Kunden mit dieser Basket-Sprache verkauft, werden statt den normalen Artikeltexten die hier hinterlegten Texte verwendet.

Dies ist nur für Concept Office Artikel möglich. Die Artikeldaten des pCon Basket stehen nur in der installierten Sprache zur Verfügung.

Eingabe von Auslandsartikeln

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Artikelnummer zur Eingabe freigeschalten. Über die Matchcodesuche kann ein bestehender Artikel ausgewählt werden. Außerdem muss die gewünschte Sprache eingestellt, sowie gespeichert werden.

Anschließend erfolgt die Eingabe der einzelnen Texte.

Zuweisung von Auslandsartikeln

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie die Texte von Auslandsartikel gewählt werden können. Dies ist im Vorgang und im Modul Anschriften möglich.

Vorgang

Eine explizite Zuweisung ist hier nicht möglich. Dies geschieht über die im Vorgang im Reiter Sonstiges ausgewählte Sprache:

Dazu ist im Modul Konfigurationen die Konfiguration 368 zu beachten:

Konfiguration 368: Basketsprache im Vorgang übersteuert Formularsprache der Anschrift

0 - Nein, Formularsprache der Anschrift steuert Ausdruck
1 - Ja, Sprache im Vorgang steuert Ausdruck

Anschriften

Die zweite Möglichkeit ist durch Aufrufen des Moduls Anschriften. Im Reiter „Weiteres“ kann man nun die Formularsprache ändern.

In der Positionsverarbeitung werden die Artikeltexte dabei nicht ersetzt, sondern mit den Standard-Artikeltexten angezeigt.

Erst beim Ausdruck des Dokuments (oder in der Seitenansicht) werden die Texte ersetzt.

weitere Stammdaten, Auslandsartikel, Mehrsprachigkeit

weitere_stammdaten:bezirke

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T12:22:10+00:00

Bezirke (BZ)

In diesem Modul können Bezirke definiert werden. Diese können verwendet werden als

Verkaufsgebiete
Anfahrtszonen
Tour
Filiale

Anlage eines Bezirkes

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Bezirk freigeschalten. Es kann nun ein maximal 30 Zeichen langer, eindeutiger Namen eingeben werden. Die Bezeichnung wird in Concept Office zur Auswahl dieses Bezirkes angeboten. Nachfolgend wird eine Bezirksart gewählt und anschließend gespeichert.

Optional kann ein Bezirk einem bestimmten Geschäftsbereich zugeordnet werden.

In der Tabelle Postleitzahlbereiche können länderabhängige Postleitzahlenbereiche eingetragen werden - in beliebiger Anzahl.

Gilt der Bereich nur für eine Postleitzahl, überspringen Sie die Eingabe des Feldes PLZ bis. Concept Office füllt das Feld dann automatisch mit dem Wert des Feldes PLZ von.

Verkaufsgebiete

Einem, als Verkaufsgebiet deklariertem, Bezirk kann optional ein Gebietsleiter und eine Gültigkeitsdauer zugewiesen werden.

Zuordnung von Mitarbeitern

Im Abschnitt Mitarbeiterzuordnung können dem Bezirk eigene Mitarbeiter zugewiesen oder nicht zugewiesen werden. Dies geschieht entweder durch Doppelklick oder durch Auswählen des Mitarbeiters und Klicken des Zuweisen- oder Entfernen-Knopfes.

Ist während des Zuweisens der Haken Firmen und Projekte neu zuordnen gesetzt, werden die in den Modulen Firmen und Projekte gespeicherten Mitarbeiterzuordnungen ebenfalls überarbeitet.

Zuweisen von Bezirken (Verkaufsgebiete)

Bei Neuanlage von Firmen und Projekten wird die Bezirks- und Mitarbeiterzuordnung dem neuen Datensatz vererbt. Die Einstellungen können danach manuell geändert werden.

Dynamische Zuweisung von Verkäufern im Auftrag

Ist die Mandantenkonfiguration 99 auf den Wert 2 gestellt, wird der Verkäufer anhand der Postleitzahl der Lieferanschrift über die Postleitzahlenzuordnung in Bezirken ermittelt. Ein fest am Kunden hinterlegter Verkäufer gewinnt jedoch gegen den dynamisch ermittelten.

Anfahrtszone

Wird ein Bezirk als Anfahrtszone deklariert, dann entfällt die Mitarbeiterzuordnung (wird deaktiviert). Es besteht nun die Möglichkeit einen Anfahrtsartikel (Anfahrtspauschale) zu hinterlegen. Dieser wird automatisch in einem Service-Auftrag aufgenommen, wenn die Postleitzahl des Standortes der Maschine im Postleitzahlenbereich dieses Bezirks liegt und an der Maschine direkt kein Anfahrtsartikel hinterlegt ist.

Alternativ zur Anfahrtspauschale kann für die entsprechende Postleitzahl auch eine feste Entfernung (in km) und eine feste Zeit (in Minuten) angegeben werden. Diese Daten sind bei der Zeiterfassung in Concept Office und Concept Flex dann vor eingestellt und können bei Bedarf im Auftrag überschrieben werden.

Ist die Anfahrt in einem Service-Auftrag Vertragsleistung, wird der Artikel mit einem Verkaufspreis von 0 aufgenommen.

Im Modul Bezirke bei den Anfahrtszonen ist es auch möglich eine Filiale zu hinterlegen. Dadurch können Anfahrtszonen nun filialspezifisch genutzt werden – basierend auf der im Serviceauftrag hinterlegten Filiale. Ist im Vorgang keine Filiale hinterlegt, werden automatisch alle Anfahrtszonen berücksichtigt, die im jeweiligen Bezirk liegen.

Tour

Einem als Tour deklarierter Bezirk kann man anstatt der Anfahrtspauschale eine Tournummer hinterlegen. Diese muss als Tour im Tourenstamm angelegt sein. Wird ein Vorgang angelegt und die Lieferanschrift stammt aus dem hinterlegtem Postleitzahlenbereich, dann wird die Tournummer dynamisch an den Vorgang geschrieben.

weitere Stammdaten, Bezirke, Mitarbeiterzuordnung, Anfahrtspauschale

Filiale

Diese dient dazu, mittels Postleitzahl-Bereichen Filialen an Firmen und Anschriften zuordnen zu können. Sind Filial-Bezirke definiert, wird beim Speichern von Firmen und Anschriften, bei denen keine Filiale angegeben ist, versucht, anhand des Bezirkes die Filiale zu ermitteln.

Die Ermittlung für die Filiale, gilt nur für Kunden und Interessenten.

weitere_stammdaten:branchen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-24T08:34:40+00:00

Branchen

Mit Hilfe von Branchen können Firmen genauer gekennzeichnet werden. In diesem Modul können die gewünschten Branchen gepflegt werden.

Diese können später dem Kunden und Lieferanten zugewiesen werden. Dadurch wird eine gezielte Selektion, zum Beispiel für Verkaufsaktionen möglich.

Eingabe von Branchen

Durch Klick auf Neu wird das Feld Branche freigeschalten. Nun ist die Eingabe einer neuen Branche möglich. Dieser Name darf maximal 20 Zeichen lang sein und muss eindeutig gewählt werden. Anschließend gibt man im Feld Bezeichnung eine treffende Benennung ein, die später bei der Auswahl der Branchen verwendet werden soll.

Zuweisen von Branchen

Nach der Anlage stehen die Branchen im Modul Firmen, im Branchen-Auswahlfeld, zur Verfügung.

Weiteres

Das Sonderrecht Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern erlaubt es die Branche, trotz Firmensperre, zu ändern.

Sonderrecht Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern

Regelt, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Nein

weitere Stammdaten, Branche, Labeling

weitere_stammdaten:feiertage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-10-07T07:49:32+00:00

Feiertage

In der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten ist das Modul Feiertage zu finden. Hier können sowohl regionale als auch bundesweite Feiertage gepflegt werden.

Eingabe eines neuen Feiertages

Durch den Klick auf den Button Neuer Feiertag beginnt der Eintrag eines neuen Feiertages in der Reiterkarte Eingabe und es folgt eine sofortige Vorbelegung des Feldes Lfd. Nummer. Nun sollten die Pflichtfelder Datum und Bezeichnung mit Inhalt versehen werden und anschließend folgt die Speicherung.

Nach der Speicherung ist die Einsicht des neuen Feiertags und allen anderen Feiertagen in der Übersicht möglich.

Die Eingabe der weiteren Felder ist keine Pflicht aber optional.

Zuweisung im Kalender

Alle im Modul Feiertage eingetragenen und gespeicherten Feiertage werden im Kalender aufgenommen und farbig dargestellt.

Feiertage importieren.

Ab CO 8.2569.33 gibt es eine neue Modulfunktion ‚Feiertage importieren‘

Damit ist es möglich, die Feiertage bis 2026 über die API von ‚https://www.api-feiertage.de‘ abzurufen (Internetverbindung erforderlich) Die Abrufe können über eine Auswahlmaske sowohl für verschiedene Bundesländer als auch nur für bundesweite Feiertage konfiguriert werden.

weitere_stammdaten:funktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-09T09:13:35+00:00

Funktionen (FU)

Um Ansprechpartner klassifizieren zu können, stehen die Funktionen zur Verfügung. Diese ermöglichen verschiedenste, wichtige Tätigkeitsgebiete zu hinterlegen und anschließend den Ansprechpartnern zuzuordnen. So werden gezielte Selektionen, z.B. nach Einkäufer oder Geschäftsführer möglich.

Ebenso können Funktionen für eigene Mitarbeiter verwendet werden.

Eingeben von Funktionen

Durch Klicken in der Symbolleiste auf Neu kann eine neue Funktion angelegt werden. Die Name dieser darf dabei max. 30 Zeichen und die Bezeichnung max. 255 Zeichen lang sein. Wenn später Funktionen in anderen Modulen zugewiesen werden, wird die Bezeichnung zur Auswahl angeboten.

Soll die Funktion für eigene Mitarbeiter gelten, muss der Haken intern gesetzt werden. Das Nutzen einer Funktion für beide Anwendungsbereiche ist nicht möglich.

Abschließend kann, bei Bedarf, eine detaillierte Bemerkung hinterlegt werden.

Zuweisen von Funktionen

Im Modul Ansprechpartner können einem Ansprechpartner beliebig viele Funktionen zugewiesen werden.

Interne Funktionen können im Modul Mitarbeiter zugewiesen werden.

Löschen von Funktionen

Wird eine Funktion gelöscht, werden die Zuweisungen ebenfalls entfernt.

weitere Stammdaten, Funktionen, Labeling

weitere_stammdaten:geschaeftsbereiche

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-26T15:26:24+00:00

Geschäftsbereiche

Unter Geschäftsbereich versteht man in Concept Office eine Art und Weise der Auftragsabwicklung, die sich von anderen Abwicklungsarten abgrenzen lässt. Durch spezielle Einstellungen kann der Arbeitsablauf dabei optimiert werden. Klassische Beispiele hierfür sind „Bürobedarf“ oder „Technischer Kundendienst“.

Geschäftsbereiche werden oft separat statistisch ausgewertet.

1. Eingabe

Durch Klick auf Neu wird das Feld Geschäftsbereich freigeschalten und ein neuer Name mit maximal 20 Zeichen kann eingetragen werden. Zur detaillierten Beschreibung kann im Feld Bezeichnung ein maximal 50 Zeichen langer Inhalt eingetragen werden.

Anschließend können die Einstellungen des Geschäftsbereichs eingetragen werden. Diese unterscheiden sich in den nachfolgenden Kategorien.

Nicht alle Felder müssen zwangsweise gefüllt werden. Einstellungen wie Keine Zuordnung oder (alle) sorgen dafür, dass die Einstellung des Mandanten oder die zuletzt verwendete Nutzereinstellung verwendet wird.

1.1 Vorgabewerte für Vorgänge des Geschäftsbereiches

Rechnungskennzeichen
Lager
Kommissionslager
Abwicklungsart (Wird hier nichts ausgewählt gewinnt immer die zuletzt verwendete Abwicklungsart des Nutzers)
Filialzuordnung
Lieferbedingung
Gültigkeitstage für Angebote oder Gültigkeitsdatum Angebot : legt ein dynamisches oder fixes Datum fest, welches im Vorgangsfeld Gültig Bis bei Druck des ersten Angebotes eingetragen wird
**Rechnungsgebühr-Artikel**: Am Geschäftsbereich kann ein Gebührenartikel z.B. für Überweisung festgelegt werden.
Lieferinformation: Kann eine Lieferinformation eingetragen werden, die dann in den Vorgang übertragen wird. Eine Lieferinformation an der Lieferanschrift des Kunden übersteuert den Wert am Geschäftsbereich.

1.2 Sonstige Vorgabewerte

Geschäftsbereich Service: legt für Maschinen, die über diesen Geschäftsbereich verkauft werden fest, welcher Geschäftsbereich für Service-Aufträge verwendet werden soll. Das Feld Reparatur - Geschäftsbereich der Maschine wird gefüllt.
Übergeordneter Geschäftsbereich
Umsatzpotenzial pro Kundenmitarbeiter
Auftragswertgrenze für Genehmigung
Auftragsmindestwert
Abweichende Intra-Teilnehmerkennung
Abweichende Intra-Materialnummer

1.3 Einstellungen zum Programmablauf

Barverkaufslosgröße am Artikel verwenden: Geschäftsbereiche, die diesen Haken tragen, lassen Losgrößen zu, die für den Barverkauf (Kasse) angegeben sind. Diese Einstellung hat keine Auswirkung mehr auf die automatische Versandkostenermittlung. Die Prüfung, ob automatische Versandkosten zu berechnen sind, erfolgt nur noch für Vorgänge mit Abwicklungsart <> ‚Kasse‘.
Basket startet automatisch: Erfasste und angebotene Vorgänge starten automatisch die Positionserfassung des pcon basket
Auslieferung über Touren
TKD: schaltet verschiedene Funktionen für den technischen Kundendienst frei
Möbel-Funktionen freischalten
Auftragsmindestspanne (%): Vorgabe der durch den Sachbearbeiter nicht zu unterschreitenden Gewinnspanne
Betriebsnummer: die für diesen Geschäftsbereich abweichend zu verwendende Betriebsnummer

1.4. Programmsteuerung Concept Flex

In diesem Abschnitt können Sie Einstellungen zu Concept Flex bezüglich des Geschäftsbereiches treffen:

Positionsbearbeitung
Zeiterfassung und Reparaturauftragsdruck
Lieferscheinbearbeitung

2. Textbausteine

Textbausteine für Vorgangs- und Bestellungsbearbeitung : Vorbelegung für die Texte, die auf den Vorgangsdokumenten gedruckt werden. Pro Dokument kann für den Kopf- und Fußbereich ein Textbaustein ausgewählt werden aus. Beachten Sie die Hinweise zur Mehrsprachigkeit.

Reportgruppenzusatz : steuert aus welchem Reportsatz (Standard, Möbel oder TKD) der jeweilige Report verwendet wird. Die Einstellung (keine Zuordnung) bewirkt, daß das Vorgangs-Kennzeichen TKD festlegt, ob der Reportsatz TKD oder Standard verwendet wird. Diese Einstellung kann sinnvoll sein für Geschäftsbereiche, die sowohl für Normalvorgänge als auch für Service-Aufträge benutzt werden.

Dies gilt sowohl für den Reportdruck aus dem Vorgang heraus, als auch beim Reportdruck im Modul Formulardruck.

Bei der Druckwiederholung wird die Einstellung, die zum Druckzeitpunkt des Originals aktiv war, verwendet. Die aktuell gültige Einstellung wird nicht berücksichtigt.

Beim Druck von Dokumenten im Modul Formulardruck kann eine geschäftsbereichsübergreifende Selektion gewählt werden. Dadurch wird die geschäftsbereichsabhängige Reportauswahl unwirksam. Es erscheint die Meldung Achtung, es ist kein oder mehr als 1 Geschäftsbereich angegeben. Dadurch werden geschäftsbereichsabhängige Formularzuordnungen nicht berücksichtigt. Fortsetzen? Wenn das nicht gewünscht wird, dann kann der Drucklauf abgebrochen und nach Auswahl eines Geschäftsbereichs wiederholt werden.

3. Artikel

Die in dieser Registerkarte eingegebenen Artikel werden mit ihrer Menge, bei Anlage des Auftrags in dem jeweiligen Geschäftsbereich, in den Vorgang aufgenommen. Dies geschieht nicht, wenn ein bereits in einem anderen Geschäftsbereich angelegter Vorgang in einen mit Artikeln gewechselt wird.

Wenn dieser Artikel die Eigenschaft intern hat, wird der Artikel mit der positionsnummer 0.4 angelegt.

Positionsnummer	Artikelart
0.1	Textposition
0.2	Montageartikel
0.3	Werbemittel
0.4	interner Geschäftsbereichsartikel

4. Geschäftsbereiche in Vorgängen

Wie die Vorbesetzung des Geschäftsbereichs in Vorgängen erfolgen soll, ist über eine Konfiguration steuerbar:

Konfiguration 120: Geschäftsbereich in Vorgangsbearbeitung vorbesetzen.

Legt fest, welcher Geschäftsbereich im Vorgang vorbesetzt wird bzw. welche Geschäftsbereiche zur Auswahl stehen.

0 - Mit dem zuletzt benutzten Geschäftsbereich vorbesetzen
1 - Mit am Kunden hinterlegten Geschäftsbereich vorbesetzen, alle zur Auswahl anbieten
2 - Nur die am Kunden hinterlegten Geschäftsbereiche anbieten
3 - Nicht vorbesetzen
4 - Mit am Kunden hinterlegten Geschäftsbereich vorbesetzen, wenn es nur einen gibt, ansonsten Auswahl anbieten
5 - Mit dem Geschäftsbereich des Mitarbeiters vorbesetzen
6 - Ersten Geschäftsbereich nutzen
7 - Nur die am Mitarbeiter hinterlegten Geschätsbereiche nutzen
8 - Auftragsrelevante Kontaktgeschäftsbereiche, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind, anbieten

bei der Ausprägung 5 ist zu beachten, dass die Änderung eines Geschäftsbereichs am Mitarbeiter erst nach Neustart von Concept Office wirksam wird.

Wenn die Ausprägung 8 - Auftragsrelevante Kontaktgeschäftsbereiche, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind, anbieten gesetzt wird, werden nur Geschäftsbereiche angeboten, die am Kontaktgeschäftsbereich der Firma den neuen Haken „Auftragsrelevant“ tragen und gleichzeitig dem Mitarbeiter zugeordnet sind. Aktuell bestehende und neu angelegte Kontaktgeschäftsbereiche erhalten standardmäßig den Haken „Auftragsrelevant“, dieser muss bei Bedarf abgewählt werden.

Geschaeftsbereiche, Reportgruppenzusatz, Vorbelegung

weitere_stammdaten:kundengruppen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:18+00:00

Akademie

Kundengruppen

Im Modul Kundengruppen gibt es die Möglichkeit, mehrere Kunden zu einer Kundengruppe zusammenzufassen.

Für Kundengruppen können Kundensonder- oder Möbelkonditionen definiert werden. Ebenfalls sind Statistiken, Auswertungen und gezielte Selektionen nach Kundengruppen möglich.

Eingabe von Kundengruppen

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Kundengruppe zur Eingabe freigegeben. Nun ist es möglich einen bis zu 20 Zeichen langen, eindeutigen Namen für die Kundengruppe einzugeben. Die Bezeichnung darf maximal 100 Zeichen lang sein. In anderen Modulen Concept Office wird diese Bezeichnung dann zur Auswahl angeboten.

Die Laufende Nr. Anzeige bietet zusätzlich die Möglichkeit, die Anzeigereihenfolge in den Auswahlfeldern festzulegen. Die Sortierung erfolgt aufsteigend, bei 0 beginnend. Existieren mehrere Kundengruppen pro laufende Nummer, werden diese alphabetisch sortiert.

Zuweisen von Kundengruppen

Im Modul Firmen, im Auswahlfeld Kundengruppe, werden nun auch die angelegten Kundengruppen zur Auswahl angeboten. Einer Firma kann nur eine Kundengruppe zugewiesen werden.

Die Kundengruppenzuweisung kann auch über die Modulfunktion Firmendaten ändern für mehrere Kontakte durchgeführt werden.

Kundengruppe

weitere_stammdaten:textbausteine

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-10-09T07:41:19+00:00

Textbausteine

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Textbausteine.

Im vorliegenden Modul können Texte, die wiederholt benötigt werden, als sogenannte Textbausteine bearbeitet oder neu angelegt werden. Daneben existiert eine Reihe von vorgefertigten Textbausteinen, die für die Funktion von Concept Office notwendig sind.

Eingabe eines neuen Textbausteins

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Textschlüssel zur Eingabe freigegeben. Dieser Name muss dem entsprechenden Schlüssel in CO entsprechen und muss in Verbindung mit dem Feld Sprache eindeutig gewählt werden.

Außerdem kann es ausgewählt werden, ob der Textbaustein zu einem bestimmten Geschäftsbereich oder zu allen gehören sollte. Im Feld Text kann eine längere Beschreibung, Erklärung usw. geschrieben werden. Platzhalter werden auch in diesem Feld eingegeben.

Eine kürzere Beschreibung kann hingegen im Feld Beschreibung eingetragen werden.

Weiterhin kann die Art ausgewählt werden:

Textbaustein
Tätigkeit
Logistikmeldung
Mengeneinheit
Intern
Vertragskalkulationstext
Benachrichtigung

Darüber hinaus kann eine Qualifikation ausgewählt werden. Qualifikationen dienen der Kennzeichnung von Daten zur späteren Selektion.

Optional kann auch die Gültigkeit in den Felder Gültig von und Gültig bis bestimmt werden.

Textbausteine lassen sich als gesperrt kennzeichnen, um deren Verwendung zu verhindern. Einige Textbausteine sind standardmäßig gesperrt. Dies stellt keinen Fehler dar, sondern ist gewolltes Verhalten.

Über die Checkbox Text als HTML-Quellcode interpretieren kann fertiger HTML-Code in die Textbox eingegeben werden. Über den Button HTML Anzeigen kann das Ergebnis anschließend geprüft werden. Wird beim Mailversand ein Textbaustein ermittelt, der diesen Haken gesetzt hat, wird der fertige Code als HTML zurückgegeben.

ACHTUNG: E-Maileinstellung HTML-Mail nicht vergessen.

Einige Textbausteine sind standardmäßig gesperrt. Dies stellt keinen Fehler dar, sondern ist gewolltes Verhalten.

An CO 8.2569.33 ist es in Concept Office nun möglich, Textbausteine pro Filiale unterschiedlich zu definieren. Unterstützt wird eine globale Definition für eine Filiale oder einen Geschäftsbereich, aber auch eine Kombination aus beidem ist für eine genauere Definition möglich.

Bitte achten Sie darauf, dass pro Textbaustein eindeutige Konstellationen entstehen. Wenn Concept Office 2 Treffer findet, gewinnt der Geschäftsbereich.

Bsp.: Vorgang trägt Geschäftsbereich ‚Technik‘ und Filiale ‚1‘

es gibt einen Textbaustein mit Geschäftsbereich ‚Technik‘ und Filiale '(alle)'
es gibt einen Textbaustein mit Geschäftsbereich '(alle)' und Filiale ‚1‘

Mehrsprachige Textbausteine

Zur automatisierten Verwendung von Textbausteinen, kann ein Textschlüssel in mehreren Sprachen existieren. Wird dieser Textschlüssel in einen Vorgang hinterlegt, entscheidet die Formularsprache des zu druckenden Dokumentes, welcher tatsächliche Textbaustein zum Druck verwendet wird.

Steuerung Textausgabe auf Dokumente

Die hier eingestellten Werte, werden an eine Textposition vererbt, sobald diese mit dem Textbaustein gefüllt wird.

Es kann ausgewählt werden, auf welchen Dokumenten, die Texte erscheinen sollten:

Text auf Angebot
Text auf Auftragsbestätigung
Text auf Kommissionierschein
Text auf Avisierung
Text auf Lieferschein
Text auf Rechnung
Text auf Bestellung

Im Feld Textart kann bestimmt werden, ob der Text als Vortext, Nachtext oder Immer erscheinen soll. So kann entschieden werden, ob der Text z.B. vor einer Position, nach einer Position oder immer ausgedruckt werden soll.

Außerdem kann ein Text-Id. vergeben werden.

Zuweisen von Textbausteinen

Kopf- und Fußtexte für Vorgangsdokumente (können auch am Geschäftsbereich vorbelegt werden).
Textpositionen
Kunden- und Lieferantentextbaustein
eigene Abrechnungstexte
Werbetexte
Vertragsabrechnungstexte
Betreff und Text in eMails
Als Bemerkung in Dispo-Aktivitäten
zur Definition von Fibu-Übergabe-Texten
Als Zusatz zu einem Artikellangtext (#TBS_Textbausteinschlüssel#)

Übersicht Verwendbare Platzhalter

Textbausteine, TBS, Kopftext, Werbetext

weitere_stammdaten:versandarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-12T13:25:09+00:00

Versandarten Feldbeschreibung

Unter Weitere Stammdaten können sie auf das Modul Versandarten (VR) zugreifen. Die Versandart gibt an, auf welche Art die Ware versendet wird.

Feldbeschreibung Allgemein

Feld	Kurzbeschreibung
Aktion beim Buchen der vom Lieferanten gemeldeten Menge	Auswahlmöglichkeiten ( keine / internen Lieferschein erzeugen / Übergabe an Tourenplanung). Diese Funktion greift bei Lieferrückmeldung und Warenbuchung (inkl. Rechnungseingang).
Ausgabepfad	Pfad, in den Exportdateien abgelegt werden. Ist der Pfad gefüllt, so wird eine Datei entsprechend dem Auslieferungskennzeichen erstellt, ist er leer, so wird ein Aufkleber entsprechend dem Auslieferungskennzeichen gedruckt.
Auslieferungskennzeichen	Kennzeichen, welches bei der Auswertung von Lieferscheindaten verwendet wird. Wird z.B. das Kennzeichen „DHL“ gewählt, werden im Lieferschein DHL-relevante Daten hinterlegt.
Abweichendes Auslieferungskennzeichen	Relevant für Auslieferungskennzeichen VLOG. In diesem Fall wird hier der weitere Auslieferer angegeben.
Bemerkung	Ort, um intern Informationen zur Versandart zu hinterlegen.
Bezeichnung	Bezeichnung für die Versandart, die in jeder Auswahl von Versandarten angezeigt wird.
Codierung Lieferstufe	Sonderkennzeichen, über das bei bestimmten Auslieferungskennzeichen die Lieferstufen gekennzeichnet werden können. Diese internen Codierungen sind als Information für diese Paket- und Lieferdienste gedacht. Beispiel DHL: Codierung „V01PAK“ signalisiert das die Sendung ein DHL-Paket ist.
Farbe in CO-Logistik	Farbliche Zuordnung in der CO-Logistik (Modul in CO Mobile)
Kostenartikel (intern)	An der Versandart kann ein Kostenartikel angegeben werden. Das kann z.B. ein interner Artikel mit EK>0 und VK=0 sein, der dem Kunden nicht weiter belastet wird.Beim Druck eines Beleges wird die Versandart auf einen solchen Artikel geprüft und ggf. wird dieser in den Auftrag gezogen.
Lieferant	In speziellen Fällen, an denen eine neue Bestellung eine Direktlieferung ist, wird diese Versandart vorbelegt, wenn a) entweder die Versandart kein undefiniertes Auslieferungskennzeichen hat ODER die Konfig 95 inaktiv ist b) die Versandart am Auftragskopf hinterlegt ist und c) die hier hinterlegte Lieferantennummer die der Bestellung entspricht.
Lieferbedingung	Möglichkeit zur Hinterlegung einer Lieferbedingung. Wird die Tour oder die Versandart im Vorgang gewechselt, wird die Lieferbedingung (falls angegeben) automatisch mit gewechselt.
Tracking-URL	URL, mit der mit bestimmten Auslieferungsdiensten die Zustellung online verfolgt werden kann.

Feldbeschreibung Versand

Feld	Kurzbeschreibung
Auslandslieferung	Option, ob Lieferungen mit der Versandart auch ins Ausland getätigt werden können.
Anlieferung (Tage/Uhrzeit)	Bestimmt in wie vielen Tagen und zu welcher Uhrzeit die Lieferung erfolgen soll.
Annahmeschluss	Uhrzeit, unter welcher eine Bestellung noch zum derzeitigen Werktag und nicht zum nachfolgenden gehört.
Versandkostenvereinbarung	Diese Option ermöglicht, die Versandkosten einer Versandart sowie einen Freibetrag dieser Kosten einzustellen. Eine vorhandene Versandkostenvereinbarung an der Versandbedingung übersteuert die am Lieferanten hinterlegten Versandkosten. Das wird verwendet, wenn wir Lieferantenbelege importieren, um dort enthalten Frachtkosten zu prüfen

Rubrik Gewicht

An der Versandart wurde ab CO 8.3460.14 die Möglichkeit geschaffen, das maximal zulässige Paketgewicht sowie die Anzahl an Nachkommastellen, die bei der Gewichtseingabe zur Verfügung stehen soll, zu pflegen.

Wird bei der Eingabe das maximal zulässige Gewicht überschritten, erhält der Nutzer eine Warnung.
Ist an der Versandart die Anzahl der Nachkommastellen hinterlegt (größer 0), erfolgt die Eingabe des Gewichts rückwärtig, d.h. beginnend bei der kleinsten Nachkommastelle.
Ansonsten greift das Standardverhalten mit 3 Nachkommastellen und der Eingabe von vorn.

Weitere Informationen

weitere_stammdaten:wahrscheinlichkeiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-16T12:39:36+00:00

Modul Wahrscheinlichkeiten (WK)

Für die Anlage und Anpassung der Wahrscheinlichkeiten wurde ab CO 8.3460.xx ein entsprechendes Modul ‚Wahrscheinlichkeiten‘ (‚WK‘) unter „Weitere Stammdaten“ angelegt.

zaehlerstandserfassung:manuell

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T08:26:25+00:00

Zählerstände manuell eingeben

Um Zählerständer manuell einzutragen, öffnen Sie das Modul Zählerstände unter Aktuell-Kundendienst.

Sie haben die Möglichkeit nach folgenden Kriterien, die Suche nach Maschinen einzuschränken:

Maschinennummer
Seriennummer
Firmennummer
Vertragsnummer
Geschäftsbereich

Zudem bestehen die Optionen Verträge auszublenden, die vor einem bestimmten Datum beendet wurden, sowie eine Liste ungemeldeter Zähler zu Grunde zu legen. Die Liste ungemeldeter Zähler sind im Modul TKD-Statistiken zu finden.

Wurde eine Auswahl getroffen, werden die gewählten Zähler im Abschnitt „Aktuelle Zählerstände“ angezeigt.

Im unteren Abschnitt Details können weitere Informationen zur Maschine wie z. Bsp. zum Standort, Vertrag sowie zur Maschinenhistorie entnommen werden. Die Anzeige erfolgt bei Selektion einer Zeile der aktuellen Zählerstände.

In der Spalte „Stand neu“ können nun die neuen Stände eingetragen und zusätzlich freigegeben werden. Das Häkchen bei „Freigeben“ wird automatisch beim Eintragen gesetzt. Sollen die Stände nicht freigegeben werden, müssen dieses manuell entfernt werden. Mit Speichern wird die Eingabe abgeschlossen.

Zaehlerstandserfassung

allgemein:startleiste:interne_hilfe

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:22+00:00

Interne Hilfe

Die interne Hilfe dient dem Nutzer von Concept Office dazu eigene Inhalte als Hilfe oder Prozessbeschreibung zur Verfügung zu stellen. Dies können Bilder, Microsoft Office Dokumente oder PDFs sein. Voraussetzung ist lediglich, dass die Nutzer ein Programm zum Anzeigen der entsprechenden Dokumente auf ihrem Rechner installiert haben.

Wenn Sie mit vorhandenen Dokumenten arbeiten möchten, ist das PDF-Format am flexibelsten. Für komplexere Dokumentationen empfiehlt sich eine flexible HTML-Struktur.

Einstellungen

Der Einsatz der internen Hilfe ist im CO-Pfad bereits vorbereitet. Dazu finden Sie im Ordner Documents den Unterodner PrivateHelp.

Hier werden die Dokumente abgelegt, die in der Internen Hilfe angezeigt werden sollen. Hier befindet sich ebenfalls die Datei PrivateHelpMappings.ini in welcher Sie die Zuordnungen der Dokumente einstellen.

Die vorhandenen Kürzel zu den jeweiligen Modulen können Sie im Hauptmenü oben links einsehen.

Beachten Sie bitte, dass hier nur Module angezeigt werden, für die Sie die entsprechenden Rechte besitzen.

Für mehrere Mandanten bei unterschiedlichen internen Hilfen gilt folgendes: Jeder Mandant, muss über einen eigenen Mandantenordner, mit einer eigenen PrivateHelpMappings.ini und den dazugehörigen Dokumenten verfügen.

Allgemeine Dokumente (für alle Mandanten) können auch außerhalb der Mandantenordner, global, abgelegt werden. Nur der entsprechende Eintrag in der .ini muss je Mandant eingetragen werden.

Für weitere Einstellungen und Einrichtungen zur Funktion kontaktieren Sie bitte unseren Support

Abbildung von händlerinternen Prozessen und Abläufen

Die interne Hilfe ist in der Modulleiste auswählbar, wenn entsprechende Dokumente hinterlegt sind. Der Button wird mit einem weißen Fragezeichen auf rotem Grund angezeigt, wenn es für das aktuell geöffnete Modul eine Hilfedatei gibt, andernfalls ist er grau.

Beim Klick darauf öffnet sich dann das jeweils hinterlegte Dokument in einem separaten Fenster.

Praxisbeispiel

In diesem Fall wird eine HTML-Struktur verwendet, da man so komplexe Themen mit Hilfe von Links unterteilen bzw. übersichtlicher gestalten kann. Es wurde ebenfalls eine Indexseite als Stichwortverzeichnis mit der Startseite von Concept Office verknüpft.

PrivateHelpMappings.ini

OH=Startseite.html

Zur einfachen Pflege verwendet der Fachhändler Microsoft Word, da sich damit Dokumente leicht bearbeiten, als HTML-Datei speichern und über Links und Textmarken verknüpfen lassen.

Die Pflege ist den Bereichsleitern übertragen und sollte auch als Bestandteil der internen Hilfe dokumentiert sein.

Neue Seite erstellen

Vorhandene Datei öffnen, dann „speichern unter…“ und abändern.

Link auf Startseite einfügen

In der Tabelle eine Zeile einfügen und einen Link auf die vorher erstellt oder vorhandene Seite erstellen.

Link erstellen

Text markieren und unter „Einfügen“ „Link“ wählen…

auf einen Abschnitt (Textmarke) im gleichen Dokument verlinkt werden soll, rechts „Textmarke…“ wählen.

Textmarken müssen vorher angelegt werden.

Soll auf einen Abschnitt in einem anderen Dokument verlinkt werden, zuerst das Dokument wählen und dann werden unter „Textmarke…“ die Abschnitte des gewählten Dokuments gezeigt.

Wird keine Textmarke gewählt, öffnet sich das Dokument ohne an eine bestimmte Stelle zu springen.

Links und Textmarken helfen die Dokumente sinnvoll zu unterteilen. So kann man z.B. ein Dokument mit dem Modul Vorgänge verknüpfen und über Links um Kopfbereich zu verschiedenen Unterpunkten der Vorgangsbearbeitung abspringen. Dies kann dann z.B. so aussehen…

Textmarke (Absatz) erstellen

Textmarken sind für Abschnitte sinnvoll.

Die gewünschte Überschrift markieren und kopieren. Wenn markiert, unter „Einfügen“ „Textmarke“ wählen…

Bezeichnung einfügen. Sind Leerzeichen dabei, müssen diese durch „_“ ersetzt oder die Bezeichnung gekürzt werden.

Datum für Änderungen

Zum Schluss Datums- bzw. Änderungsangaben hinzufügen und Mitarbeiter mit Hinweis auf Dokumentation informieren.

Als Datum für geändert am empfiehlt sich ein Feld mit der Funktion Datum einzufügen. Am Datumsfeld kann man dann einstellen, ob es sich beim Öffnen (zum Bearbeiten mit Word) aktualisieren soll.

Möchte man mit einer Index-Seite (Stichwort-Verzeichnis) arbeiten empfiehlt sich folgende Vorgehensweise…

Für die Felder geändert am und geändert durch, fügt man eine Textmarke ein (GeandertAm, GeaendertDurch). Auf der Index-Seite wählt man an der entsprechenden Stelle Objekt aus Datei einfügen… und gibt bei Bereich den Namen der Textmarke sowie den Dateinamen an.

Vorteil: Ändert man ein Dokument, so aktualisieren sich auf der Index-Seite auch die Informationen für die Änderung und man muss diese nicht zusätzlich pflegen.

draganddrop

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-24T08:51:07+00:00

Drag & Drop - Die interne Dokumentenverwaltung von Concept Office

Die interne Dokumentenverwaltung Drag&Drop ermöglicht in ausgewählten Modulen das Bereitstellen von Dokumenten, die außerhalb von CO entstanden sind, aber einen direkten Bezug zum ausgewählten Datensatz haben.

Einrichtung

Diese Funktion ist nur mit der Lizenz 'Vertriebsunterstützung Active 1' nutzbar.

Konfiguration 417: Drag & Drop Funktion.

0 - Nein
1 - Ja

Desweiteren sollten, falls gewünscht, entsprechende Dokumentenarten angelegt werden.

Module

In folgenden Modulen steht die Funktion Drag&Drop zur Verfügung:

Aktivitäten
Bestellungen
Firmen
Maschinen
Tickets
Verträge
Vorgänge
Projekte
Lieferantenkonditionen
Lizenzen

Archiv

Im zentralen CO-Verzeichnis werden die Dokumente entsprechend vorgehalten.

Pfad: .\CO\Documents\1\DragDrop\JJJJMM\Dokumentenart

Die Dokumente werden mit dem Orginaldateinamen zuerst nach Datum und an zweiter Stelle nach Dokumentenart abgelegt. Jeden Monat wird ein neuer Ordner angelegt.

Einsatz

Die gewünschten Dokumente sind wie gewohnt in Drag&Drop-Funktionen mit der Maus auf das Dokumentensymbol zu ziehen. Danach öffnet sich ein Fenster zur Dokumentenzuweisung.

Es können auch E-Mails per Drag&Drop angehängt werden.

Per Drag&Drop besteht auch die Möglichkeit Links aus Webseiten zuzuweisen. Mittels Doppelklick auf das Drag&Drop-Symbol kann der Dokumentenzuweisungsdialog geöffnet werden und man kann manuell Dokumente verknüpfen. Beispielsweise kann man einen Sharepoint-Link einfügen und auf diesem Wege ein Sharepoint-Dokument zuordnen.

Um nur die Anhänge aus einer E-Mail an das gewünschte Modul zu hängen, muss beim Anwenden der Drag&Drop-Funktion die Umschalttaste gedrückt gehalten werden.

Beim Parallelbetrieb eines Archivierungssystemes kann es unter Umständen zu Konflikten kommen. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall unseren Support.

intrahandelsstatistik

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:31:50+00:00

Intrahandelsstatistik

Concept Office bietet die Möglichkeit eine Auswertung der Artikelbewegungen für die Meldung zum statistischen Landesamt.

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit eine erfolgreiche Auswertung erfolgen kann.

1. Konfiguration

Die Statistikfunktion muss zuerst unter Administration im Modul Konfigurationen aktiviert werden:

Konfiguration 10: Intrahandelsstatistik führen

0 - Nein
1 - Ja

2. Mandantendaten

Im Mandanten unter Administration müssen auf der Registerkarte Finanzbuchführung/Intra, im Bereich Intrastatistik, eingetragen werden:

die Materialnummer (Sie identifiziert im Erhebungsverfahren die versendete Stelle. Die Nummer wird vom Statistischen Bundesamt vergeben.)
die Teilnehmerkennung (Sie dient der Identifikation des Melders.)

3. Artikelpflege

Die Artikel müssen in Artikelstammdaten auf der Registerkarte Intra im Bereich Intrastatistik gepflegt sein. Die Warennummer ist verpflichtend anzugeben. Das Ursprungsbundesland hingegen kann optional gespeichert werden.

Aufruf der Statistik

Der Aufruf der Intrahandelsstatistik erfolgt über das coKundentools.exe. Nach dem Start werden Sie aufgefordert ein Kommandozeilenparameter einzugeben. Dieses lautet: IntraStat. Anschließend erscheint folgende Eingabemaske, in der Sie die entsprechenden Daten für die Statistik sowie den Speicherort für die xml-Datei auswählen können.

Geschäftsbereiche

Hier kann eine Auswahl für einzelne Geschäftsbereiche vorgenommen werden. Es ist im Vorfeld möglich, am Geschäftsbereich eine eigene Materialnummer und Teilnehmerkennung zu definieren. Damit kann für Geschäftsbereiche eine unabhängige Ausgabe vorgenommen werden.

Wenn mehrere ausgewählte Geschäftsbereiche identische Werte aufweisen, werden diese in einer Datei zusammengefasst. Ist kein Wert angegeben, greift die Einstellung des Mandanten.

Verkäufe

Es werden alle Lieferscheine zu Verkäufen ins Ausland im angegebenen Zeitraum ausgegeben. Die Daten werden mit Kopf und Positionen erstellt.

Einkäufe

Für Einkäufe werden alle Zubuchungen aus den Warenbewegungen im angegebenen Zeitraum herangezogen, die im Ausland bestellt wurden. Zusätzlich werden Korrekturen der Bestellungswerte über die Eingangsrechnungskontrolle berücksichtigt.

Positionen mit EK=0 (Einkäufe & Verkäufe) werden nicht ausgegeben, da diese nicht vom Statistischen Bundesamt angenommen werden

Nachrichten-ID

Die Kennzeichnung einer Nachricht mit einer ID ist unbedingt erforderlich. Die Nachrichten-ID ist mit dem Dateinamen identisch zum dem in der xml-Datei als Element <envelopeId> abgelegt.

Die Nachrichten-ID bzw. der Dateinamen besteht aus <Materialnummer> - <Referenzzeitraum> - <Aktuelles Datum> - <Aktuelle Uhrzeit> und der Endung .xml.

Die Zeiträume haben folgendes Format:

Referenzzeitraum: jjjjmm

Datum: jjjjmmtt

Uhrzeit: hhmm

Intrahandelsstatistik, Artikel

administration:konfigurationsmanager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-08-17T09:11:27+00:00

Akademie

Konfigurationsmanager

Das Modul zeigt zentrale und nutzeranhängige Programmeinstellungen von Concept Office.

Zur Änderung zentraler Einstellungen ist eine Passworteingabe erforderlich. Das Passwort erfahren Sie beim Support.

Viele dieser Einstellungen sind ausschließlich für Fehleranalysen vorgesehen.

Pfade

Die Reiterkarte zeigt die Speicherorte, der zentral abgelegten Dateien, z.B.: Reports, Dokumente, CO-HTML-Seiten. Ein Ändern der Pfade ist, z.B. bei einem Serverwechsel erforderlich. Alle Pfade gelten systemweit, welches durch den Haken zentral dargestell wird.

Dokumentenpfad in Datenbank ändern

in Concept Office verwendete Dateien und Dokumente werden in der Datenbank referenziert. Wird der Dokumentepfad verändert, z.B. bei einem Serverwechsel, müssen diese Referenzen ebenfalls geändert werden. Der Knopf ermöglicht dieses Verändern der Referenzierung durch eine Zeichenkettenersetzung.

Datenbank

Das Feld Dat-Datei zeigt den Speicherort der zentralen Steuerdatei office.dat. Ohne Zugriff auf diese Datei ist Concept Office nicht lauffähig.

Im Feld Connect wird der Verbindungspfad (Connect-String) zur Datenbank von Concept Office angezeigt.

Außerdem werden ausgewählte Steuerwerte angezeigt. Diese werden für Fehleranalysen benötigt.

Sonstiges

Programm Einstellungen

Serienbriefexporttyp: (zentrale) Einstellung welche Verarbeitungsweise für Serienbriefe verwendet werden soll
Sprache: in welcher Sprache soll CO angezeigt werden (globale Einstellung)
Report-Mustersatz: eingestellter Formular-Mustersatz für Vorgangsdokumente
Masken-Layout-Dateien nicht aktualisieren: „friert“ die momentan getroffene Maskeneinstellung ein

Email Einstellungen

Email-Client: Über welche Software soll Concept Office seine Emails versenden? Zur Verfügung stehen:

Microsoft Outlook
Default Client*
POP3/SMTP*

*(Funktionsumfang eingeschränkt, da einige Funktionen nur mit Microsoft Outlook arbeiten können)

Früher konnte man mit einem beliebigen Absender über den Exchange Server intern Mails versenden. Dies ist nun nicht mehr möglich. Es ist notwendig das eine E-Mail hinterlegt ist, welche dem Exchange Server bekannt ist. Sollte keine E-Mail konfiguriert sein, wird standardmäßig „noreply@fox.local“ eingesetzt. Dort sollte eine, dem Exchange Server bekannte E-Mail Adresse hinterlegt sein.

Protokolldatei

Zeigt den Speicherort des nutzerspezifischen Fehlerprotokolls

Druckprotokoll

Erlaubt das Zuschalten eines Druckprotokolls zur Fehleranalyse. Ein zugeschaltetes Druckprotokoll verlangsamt alle Druck- und Statistikfunktionalitäten extrem. Aktivieren Sie diese Funktion nur auf Bitte eines Supporters, um ein Problem zu analysieren.

Debugmeldungen

Erlaubt das Anzeigen der Debugmeldungen zur Fehleranalyse.

Concept EDI

Timer

Gibt an, in welchem Minutenintervall auf neue Emails und neue Bestellungs-XML-Dateien geprüft werden soll.

Administrator Email

Da Concept EDI unbeaufsichtigt läuft, können Fehler einige Zeit unbemerkt bleiben. Für solche Fälle lässt sich hier eine Emailadresse hinterlegen, an die im Fehlerfall eine Email geschickt wird.

Sofort versenden

Gibt an, ob die Emails in den Entwürfen landen, oder direkt versendet werden.

Text

Text, der in der Email zum Hersteller/zum Händler erscheinen soll

Tapi-Manager

Benutzerzuordnung des TAPI-Gerätes: Bei der Konfiguration der TAPI-Schnittstelle wird zwischen Arbeitsplatz-PC und Windows Terminalserver (WTS) unterschieden. Für den Einsatz am Arbeitsplatz-PC ist die Einstellung Einheitlich für alle Benutzer sinnvoll, während auf einem WTS Benutzerabhängig eingestellt werden muss.

Auswahl des TAPI-Gerätes: Hier muss das mit Ihrer TK-Anlage verbundene TAPI-Gerät, i.d.R. ist das ein Telefon, ausgewählt werden.

Wählfunktion: Es können hier Einträge hinterlegt werden, um nicht dem internationalen Standard entsprechende Telefonnummern aus der Concept Office-Datenbank in das wählbare Format überführen zu können (Siehe auch TAPI-Schnittstelle). Liegen die Telefonnummern schon in der korrekten Schreibweise vor, so sind hier keine Einträge notwendig.

Nummer für Amtsholung: Einstelliger Wahlpräfix zum Heranholen einer Amtsleitung auf dem Nebenstellentelefon.

Ersetzungen Landesvorwahl: dient zu Entfernung von falsch geschriebenen Landesvorwahlen z.B. ++49 oder 0049 usw. diese Zeichenketten werden vor der Anwahl aus der Telefonnummer entfernt.

Standardwerte setzen: Die Einstellungen für Status-Maskierung, Parameter Mediamodes und Parameter Flags werden für die meisten TK-Anlagen mit diesem Knopf korrekt gesetzt und sollten nur nach Rücksprache mit unserem Support verändert werden.

Parameter Call Privileges: Die Einstellung steuert, ob über die TK-Anlage nur gewählt werden soll, oder ob auch eingehende Anrufe behandelt werden sollen.

None: Es werden nur ausgehende Anrufe behandelt.
Monitor: In Concept Office nicht benutzt.
Owner: Es werden ausgehende und eingehende Anrufe behandelt.

Benutzer- oder Geräte-abhängige Einstellungen zur TAPI-Schnittstelle.

Installation

Hier finden sich erweiterte Funktionen zur Prüfung der CO-Installation und Funktionistüchtigkeit der Programmumgebung. Die meisten Funktionen sollten nur durch den Support benutzt werden.

Installation prüfen: Überprüft die Verfügbarkeit benötigter DLL-Dateien und COM-Komponenten.

DB-Verbindung prüfen:Versucht die Datenbank anzusprechen. Der vorgeschlagenen Connect-String muss dabei geändert werden, da sonst ein Fehler auftritt.

Masken-Layout-Dateien löschen: CO speichert Informationen zur Darstellung von Masken und Übersichten. Diese Layout-Informationen lassen sich löschen. CO muss dazu geschlossen sein.

Reportinformationen neu einlesen: Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Routine „copy report information to database“, welche Formularinformationen, Reports und Reportrechen erneut in die Datenbank kopiert.

Mandantenauswahl erzwingen: CO speichert den zuletzt genutzten Mandant. Der Knopf erzwingt die Mandantenauswahl beim nächsten Programmstart

Meldungstexte neu einlesen: Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Routine „copy text information to database“, welche Meldungstexte und Übersetzungen erneut in die Datenbank kopiert.

Abgewählte Meldungen reaktivieren: Alle, durch den Benutzer abgewählten Meldungen, werden wieder angezeigt.

Setupnachbereitung erzwingen:Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Setup-Nachbereitung.

Verschlüsselung

Hier findet die Passwortverschlüsselung statt. Beim FibuConnect-String in der office.dat kann das Passwort als Platzhalter hinterlegt werden (< pwd >) Durch Angabe von FibuPwd=… kann das verschlüsselte Passwort hinterlegt werden.

Protokoll

Administration, Konfigurationsmanager, Datenbank, Protokoll, Meldungen

administration:rechteverwaltung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-02-05T13:19:56+00:00

Rechteverwaltung

Die Rechteverwaltung ist eine eigenständige Windows-Anwendung. Mit ihrer Hilfe können Zugriffsmöglichkeiten auf Programmteile von Concept Office für unterschiedliche Benutzer separat eingestellt werden.

Allgemeine Funktionsweise

Die Identifikation eines Benutzers erfolgt über den Loginnamen (Microsoft Windows Benutzername). Die Zuweisung von Rechten erfolgt dabei nicht direkt an den Benutzer, sondern über Benutzergruppen.

Rechte sind kumulativ, das heißt: Für jeden Programmteil sind jeder Benutzergruppe gewisse Zugriffsmöglichkeiten eingeräumt, zum Teil in Abstufungen. Ein Nutzer besitzt für einen Programmteil dasjenige Recht aus einer der Benutzergruppen, in denen er Mitglied ist, welches den größten Zugriff bietet.

Ein Verweigern von Rechten für spezifische Benutzer (wie z.B. beim NTFS-Dateisystem) ist nicht möglich.

Werden die Rechte geändert, gilt dies ab dem nächsten Programmstart für die betroffenen Benutzer.

Reiter Benutzer

Im oberen Teil des Reiters werden alle vorhandenen Benutzernamen angezeigt. Mit dem Klick auf den Button Neuer Benutzer kann ein neuer Benutzer angelegt werden. Anschließend kann im erscheinenden Dialogfeld der Windows-Loginname des Benutzers eingeben werden.

Ist ein Name selektiert, wird in den unteren Spalten angezeigt, in welchen Gruppen der Benutzer nicht Mitglied ist und in welcher er bereits Mitglied ist. Per Doppelklick oder per Schaltfläche (Pfeiltaste) besteht die Möglichkeit, eine Gruppe zu entfernen bzw. hinzuzufügen.

Mit der Funktion Benutzer löschen ist es möglich, nicht mehr benötigte Benutzer zu entfernen.

Reiter Gruppe

Im oberen Teil des Fensters werden die Benutzergruppen angezeigt sowie die Mandanten, für die diese Gruppen gültig sind. Gibt es mehrere Mandanten, dann kann entschieden werden, ob die Benutzergruppen im Mandant X oder Y gültig sind. Wird Keine Einschränkung gewählt, dann sind die Einstellungen in allen vorhandenen Mandanten gültig.

Außerdem gibt es die Option Schnelle Mandantenzuordnung: Gewählten Mandanten können bei gehaltener Strg-Taste mit Mausklick Gruppen zugeordnet werden.

Wird eine Benutzergruppe ausgewählt, werden dann darunter die Nicht-Mitglieder und die Mitglieder angezeigt. Es besteht die Möglichkeit auch hier per Doppelklick oder per Schaltfläche Benutzer aus einer Gruppe zu entfernen oder zu einer anderen Gruppe hinzufügen.

In diesem Reiter können zudem neue Gruppen angelegt werden. Darüber hinaus gibt es die Optionen, vorhandene Gruppen zu kopieren, umzubenennen oder zu löschen. Auch Flex Gruppen werden hier angelegt.

Während im Reiter „Benutzer“ für jeden Nutzer die Gruppen eingestellt werden können, in denen er Mitglied sein soll, wird im Reiter „Gruppen“ für jede Gruppe festgelegt, welche Nutzer ihr angehören sollen. Der Unterschied besteht nur im Blickwinkel.

Reiter Gruppenrechte

Auf der Karteikarte Gruppenrechte müssen zunächst eine oder mehrere Gruppen zur Bearbeitung ausgewählt werden, wenn nicht schon eine geeignete Gruppe durch das Programm gewählt wurde. Dadurch werden alle Rechteausprägungen in die darunter befindliche Tabelle geladen. In der Tabelle kann jede Rechteausprägung separat eingestellt werden.

Sollen mehrere Rechte zugleich bearbeitet werden, müssen diese zunächst ausgewählt werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Am linken Tabellenrand mit STRG und UMSCHALT mehrere Rechte auswählen.
Tabelle nach Rechtegruppe gruppieren. Dazu den Spaltenkopf in das Gruppierfeld ziehen. In der entstehenden Baumansicht können die zu bearbeitenden Rechtegruppen (mit STRG und UMSCHALT auch mehrere) ausgewählt werden.

Anschließend können mit den entsprechenden Schaltflächen für die ausgewählten Rechte die jeweils minimale oder maximale Ausprägung eingestellt werden. Sofern die ausgewählten Rechte gemeinsame Auswahlmöglichkeiten aufweisen, können diese über die Auswahlbox unter Multi-Bearbeitung eingestellt werden.

Je nach Rechtegruppe stehen im Feld Feature Multibearbeitung entweder Ja oder Nein zur Verfügung oder folgende Optionen:

Keine Rechte
Lesen via API ohne Modulrecht (API: Application Programming Interface)
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Alle Rechte

Achtung: Die Änderungen betreffen alle angezeigten Benutzergruppen! Bevor mehrere Gruppen oder viele Rechte auf einmal geändert werden, fragt das Programm jedoch zur Sicherheit stets nach.

Hinweis zur alten Version (vor September 2014): Hier kann nur eine Gruppe auf einmal bearbeitet werden. Auf der Reiterkarte Gruppenrechte kann der Gültigkeitsbereich ausgewählt werden, um Gruppen Mandanten zuzuordnen. Das Feature Multi-Bearbeitung ist erst in Programmversionen ab November 2014 verfügbar.

Reiter Benutzerrechte

Hier ist es möglich, alle Rechte anzuzeigen, die sich für einen Benutzer aus seinen Gruppenmitgliedschaften in einem bestimmten Mandanten ergeben.

In der Tabelle unten werden die Rechtegruppen, die Rechte und die resultierende Benutzerrechte angezeigt.

Im Beispiel unten ist der Benutzer Mitglied in den Gruppen Administration und Techniker und es werden deshalb auch die daraus resultierende Rechte angezeigt.

Reiter Backup

Es wird empfohlen, vor größeren Bearbeitungen eine Sicherung vorzunehmen. Das ist (ab November 2014) ganz einfach per Knopfdruck auf dem Reiter „Backup“ möglich. Zu jeder Zeit existiert nur höchstens eine einzige Sicherung als Schnappschuss aller aktuellen Benutzer, Gruppen und Rechtezuweisungen. Sie kann jederzeit, ebenfalls einfach per Knopfdruck, wiederhergestellt werden.

Einteilung der Rechte

Die Rechte sind in sechs Gruppen unterteilt.

Flex

Über der Standardrechtegruppe für Flex können die grundlegenden Rechte für ein Concept-Flex-Anwender angelegt bzw. eingestellt werden.

Haupteinträge

Diese Rechte steuern das Einblenden der hierarchisch höchsten Knoten im Baum. Dieser Knoten kann ein- oder ausgeblendet werden.

Modulrechte

Ähnlich den Haupteinträgen, kann man hier die einzelnen Module ein- oder ausblenden. Weiterhin wird hier festgelegt, ob der Benutzer Lese-, Schreib- oder Vollzugriff auf das Modul besitzt.

Profilrechte

Die Profilrechte für einen bestimmten Mandanten steuern, ob ein Concept-Office-Nutzer die Rechte hat bestimmte Profildefinitionen zu bearbeiten. Profilrechte werden mandantenabhängig angelegt.

Reportrechte

Jedes Dokument und jede Statistik, die Concept Office erzeugt, kann über diese Rechte eingeschränkt werden. Die Ausprägungen lauten Anzeigen, Drucken, Exportieren und regeln, inwieweit ein Benutzer die Dokumente verarbeiten darf.

Sonderrechte

Alle nicht anderweitig zuordenbaren Rechte sind hier abgelegt. Die Sonderrechte werden im Kontext des jeweiligen Moduls beschrieben und sind entsprechend verlinkt.

Sonderrechte sind in acht Kategorien eingeteilt:

Administration, Rechteverwaltung, Benutzer, Rechte

administration:sonderrechte_vertraege_maschinen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Sonderrechte Verträge / Maschinen

administration:tapi-schnittstelle

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

TAPI - Schnittstelle

Als TAPI-Schnittstelle wird der Programmteil von Concept Office bezeichnet, der die Verbindung zu einer Telefonanlage, genauer gesagt zum TAPI-Treiber einer Telefonanlage, herstellt.

TAPI-Funktionen

Folgende Funktionen bietet die TAPI-Schnittstelle:

Anruferidentifikation
Wahlmöglichkeit aus Concept Office heraus
Information zu eingehenden Anrufen mittels TAPI-Informationsfenster mit Sprungmöglichkeit zum jeweiligen Ansprechpartner und zur jeweiligen Firma.
Anrufliste

Verwendung der Wählfunktion

Eine Telefonanwahl kann durchgeführt werden, wenn die Rufnummer entweder in der korrekten internationalen Schreibweise (s.u.) vorliegt, oder in eine der u.a. Schreibweisen überführt werden kann. Ist die Telefonnummer zu stark von den gültigen Schreibweisen abweichend, so kann der Wählvorgang nicht durchgeführt werden.

1. Internationale Schreibweise (empfohlen): +<Landesvorwahl> (<Ortsvorwahl>) <Telefonnummer> z.B. +49(371)382870
2. Schreibweise mit Landes- und Ortsvorwahl: 0049371-382870
3. verkürzte Schreibweise mit Ortsvorwahl: 0371-382870 oder 0371/382870
4. verkürzte Schreibweise ohne Ortsvorwahl: 382870

Beispiel einer nicht wählbaren Schreibweise: (+49)0371 382870

Hinweis: Einige Telefon-Provider akzeptieren die Landesvorwahl des eigenen Landes wie in Beispiel 2 nicht. In dem Fall sollte die internationale Schreibweise verwendet werden, bei der auch die eigene Landesvorwahl korrekt behandelt wird.

Konfiguration

Die Einstellungen werden im Konfigurationsmanager getroffen.

Zur Verwendung der TAPI-Schnittstelle in Concept Office ist es notwendig, dass der zur TK-Anlage passende TAPI 2.0-kompatible TAPI-Treiber im Windows installiert und konfiguriert ist. Es muss die Amtsholung für die TK-Anlage, die Ortsvorwahl des eigenen Standorts und der Netzwerkzugriff zur TK-Anlage eingetragen werden.

Die TAPI-Schnittstelle in Concept Office kann Geräte- oder Benutzer-spezifisch konfiguriert werden. Gerätespezifisch ist dann sinnvoll, wenn mehrere Benutzer einen Arbeitsplatz-PC benutzen. Benutzerspezifisch ist die Einstellung für Windows Terminalserver-Lösungen.

Einstellungen am Terminalserver

Bei Einsatz der TAPI-Funktion auf Windows-Terminalservern sind 2 Besonderheiten zu beachten: Der TAPI-Treiber der TK-Anlage muss TAPI Version 2.1 unterstützen. Auf dem Windows Terminalserver muss der Telefonieserver aktiviert und konfiguriert werden.

Über Ausführen „mmc tapimgmt.msc“ das SnapIn für die Microsoft Management Console öffnen:

Hier kann der Telefonieserver aktiviert und die Benutzer den jeweiligen Telefonleitungen zugeordnet werden.

Sonstiges

TAPI und Windows Version 8.0, 8.1 und 10

Die TAPI-Funktionalität in CO ist sehr von der Funktionalität der Windows-TAPI-Treiber abhängig, die der Hersteller ihrer TK-Anlage bereitstellt. Wenn der TAPI-Treiber nicht funktioniert, dann kann auch die TAPI-Funktionalität in CO auch nicht funktionieren.

Wenn es sich bei den Rechnern, bei denen es nicht funktioniert, um Windows ab Version 8.0 handelt, dann liegt es sehr wahrscheinlich daran, dass der Windows-TAPI-Treiber nicht für Windows 8.x zertifiziert ist. Der Betriebssystemhersteller hat den TAPI-Unterbau in Windows 8.0 geändert und deshalb lassen sich nicht zertifizierte TAPI-Treiber zwar auf Windows 8.x installieren, aber sie funktionieren nicht. In dem Fall müssen Sie beim Hersteller ihrer TK-Anlage für Windows 8.x zertifizierte TAPI-Treiber anfordern oder alternative 3rd-Party-TAPI-Treiber verwenden, die oftmals besser funktionieren als die Treiber der TK-Anlagen-Hersteller.

TAPI-Funktion im CO versus TAPI-Funktion in anderen Programmen

Auf einem PC/Server kann jeweils nur eine Software mit dem TAPI-Treiber zusammenarbeiten. Das heißt sie können entweder die Applikation des Herstellers benutzen oder die TAPI-Funktionen in Concept Office.

Für die Benutzung ist eine Lizenz Modul Active oder eine Lizenz TAPI-Schnittstelle erforderlich.

Administration, TAPI, Anrufliste

aktionen:durchfuehrung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Durchführung einer Aktion

Anlegen einer Aktion

Die Anlage einer Aktion kann entweder im gleichnamigen Modul erfolgen oder über den Verarbeitungsassisten im Firmenmodul.

Zuordnung von Firmen

Firmen können über den Verarbeitungsassisten im Firmenmodul zugeordnet werden.

Firmen die kein einheitliches Selektionskriterium aufweisen, lassen sich gemeinsam verarbeiten, wenn Sie nacheinander einer Aktion zugeordnet werden. Im Untermodul beteiligte Firmen stehen diese anschließend für eine Verarbeitung zur Verfügung.

Aktionen

aktivitaeten:aktivitaeten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T07:57:47+00:00

Aktivitäten

Als Aktivität bezeichnet man in Concept Office eine geplante Aufgabe oder einen Termin. Aktivitäten können einem oder mehreren Mitarbeitern zugeordnet sein. Außerdem wird zwischen offenen, delegierten, erledigten Aktivitäten und Bereichsaktivitäten unterschieden.

Unterschiede der verschiedenen Module in den Masken:

Den offenen Aktivitäten unterscheidet von den delegierten, dass bei den offenen über einen Filter, der Mitarbeiter heißt, der Mitarbeiter ausgewählt werden kann, dessen offene Aktivitäten angezeigt werden sollen.

Aktivitäten können mit anderen Daten verbunden werden. Sie sind dann auch in dem entsprechenden Datensatz abrufbar. In folgenden Modulen lassen sich Aktivitäten anlegen bzw. verknüpfen:

Firmen
Ansprechpartner
Projekte
Aktionen
Artikel
Tickets
Lizenzen
Vorgänge
Verträge
Maschinen
Schulungen
Serviceaufträge
Bestand
Bestellungen
Concept Mobile und Flex

Dieses Modul ist mit der Lizenz Vertriebssteuerung Active verfügbar.

Seiten in diesem Namensraum:

Erzeugen einer Benachrichtigungsmail beim Erstellen einer Aktivität

Feldbeschreibungen des Moduls Aktivitäten

Modulfunktionen bei Aktivitäten

Serienaktivitäten

Workflows

Aktuell-Vertrieb, Aktivitaeten

aktivitaeten:aktivitaeten_delegieren

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Aktivitäten delegieren

Concept Office bietet die Möglichkeit, nicht nur für sich selbst Aktivitäten anzulegen, sondern diese auch an andere Mitarbeiter des Unternehmens zu delegieren.

Im Modul Delegierte Aktivitäten sind die delegierten Aktivitäten zu sehen.

Zuordnen von Mitarbeitern

Bei der Eingabe einer Aktivität oder einer nachträglichen Änderung, können im Feld Mitarbeiter weitere Mitarbeiter hinzugefügt werden. Für jeden weiteren Mitarbeiter entsteht dabei eine delegierte Aktivität.

Nach Abspeichern der Aktivität sieht dieser Mitarbeiter unter Offene Aktivitäten eine neue Aktivität.

Bestätigung

Normalerweise ist eine Aktivität sofort nach Anlage bestätigt. Wenn eine Aktivität delegiert wird, generiert Concept Office eine Bestätigungsabfrage, welche vom an der Aktivität hinzugefügten Mitarbeiter bestätigt oder abgelehnt werden soll.

Bei Nein, wird die Aktivität ganz normal bestätigt. Bei Ja muss der Mitarbeiter entscheiden, ob er die Aktivität bestätigt oder ablehnt.

In der Übersicht kann im Feld Bestätigt schnell festgestellt werden, ob delegierte Aktivitäten bestätigt sind. Von Kollegen ungelesene Aktivitäten werden fett dargestellt. Im Abschnitt Infos können über dem Linklabel Mitarbeiter bestätigte und abgelehnte Aktivitäten, welche an Kollegen delegiert wurden, eingesehen werden.

Rückmeldung

Über eine Konfiguration kann erreicht werden, dass jede erledigte, firmenbezogene Aktivität ohne Wiedervorlage eine Rückmeldungsaktivität an den der Firma zugeordneten Hauptmitarbeiter erzeugt.

Mögliche Konfigurationen:

Konfiguration 1000: Rückmeldung für Hauptverantwortlichen generieren

0 - Nein, keine Rückmeldung
1 - Ja, wenn aktueller Mitarbeiter nicht im verantwortlichen Verkaufsteam ist.
2 - Ja, wenn aktueller Mitarbeiter nicht der Hauptverantwortliche ist

Sonderrechte

Unter Delegierte Aktivitäten werden nur offene, anderen Mitarbeitern zugeordnete Aktivitäten angezeigt. Erledigte delegierte Aktivitäten kann man unter Alle Aktivitäten oder den zugeordneten Firmen aufrufen.

Das Löschen delegierter Aktivitäten ist über ein Sonderrecht steuerbar.

Sonderrecht Delegierte Aktivitäten löschen

Steuert, ob ein Mitarbeiter ihm delegierte Aktivitäten löschen darf. Setzt das Modulrecht Aktivitäten voraus und schränkt dieses ein.

Ja
Nein

Aktivitaeten, delegierte Aktivitaeten

aktivitaeten:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-13T09:11:33+00:00

Feldbeschreibungen des Moduls Aktivitäten

in alphabetischer Reihenfolge
nach Registerkarten gruppiert
teilweise mit weiterführenden Links

Registerkarte Eingabe

Abschnitt letzte Aktivität

Feld	Kurzbeschreibung
Ansprechpartner	Zugeordneter Ansprechpartner für Aktivität wird angezeigt
Mitarbeiter	Zugeordneter Mitarbeiter für Aktivität wird angezeigt
Letzte Aktivität	Link zur letzten Aktivität
Kalender	Link ins Modul Kalender, wo alle anderen Aktivitäten angezeigt werden

Abschnitt Zuordnung & Aktuelle Aktivität

Feld	Kurzbeschreibung
Firma	Kundennummer
Projekt	Projektnummer
Ticket	Ticketnummer
Vorgang	Vorgangsnummer
Vertrag	Vertragsnummer

Infos zur Aktivität	Datum, Zeit, Art, etc
Zuordnungen	Ansprechpartner, Bereich, Mitarbeiter
Bearbeitungsstand	Status, Priorität
Ergebnis	Abschlussmeldung
Mitarbeiter entfernen	Ist ein Bereich gewählt, können damit alle Mitarbeiter entfernt werden

Registerkarte Weiteres

Einige Felder werden für Stundenzettel genutzt und automatisch gefüllt. Erledigte Stundenzettelaktivitäten sind für die manuelle Bearbeitung gesperrt.

Feld	Kurzbeschreibung
Geschäftsbereich	Zugeordneter Geschäftsbereich
Filiale	Zugeordnete Filiale
Kfz-Kennzeichen	Kennzeichen des zugeordneten Fahrzeugs
Serviceauftrag	Informationen zum Serviceeinsatz
Kosten/Erlöse	finanzielle Betrachtung der Aktivität
Stundenart	zugeordnete Stundenart
Tätigkeit	Art der Tätigkeit
weitere Verknüpfung	Verknüpfung der Aktivität mit anderen Bereichen des Programms

Aktivitaeten, Feldbeschreibungen

aktivitaeten:workflow

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T12:29:33+00:00

Akademie

Workflows

Workflows sind selbstauslösende Arbeitsabläufe, die in Concept Office über Aktivitäten abgebildet werden. Diese sind in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten zu finden. Sie werden an den Aktivitätenarten eingerichtet.

Wenn aktiv, werden diese Arbeitsabläufe sowohl in Concept Office als auch in Concept Mobile eingehalten.

Anlage eines Workflow mit (möglichen) Ergebnissen

Es wird die Aktivitätenart ausgewählt, für welche ein Workflow hinterlegt werden soll. Es können für alle Aktivitäten beliebig viele Workflows definiert werden.

In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden.

Sie müssen nicht alle möglichen Ergebnisse mit einem Workflow definieren.

Ergebnis- Auswahl eines zuvor festgelegten möglichen Ergebnis
Geschäftsbereich-Auswahl eines für den Workflow gültigen Geschäftsbereiches
Wird (alle) gewählt, gilt der Workflow dieser Aktivität für alle Geschäftsbereiche.
Aktivität-Auswahl der Aktivität, die dem eingetretenen Ergebnis folgen soll (es dient der optimalen Weiterführung der Aufgabe)
Bezeichnung-Hinterlegung textueller Hinweise, die für die nächste Aktivität von Bedeutung sind
Offset in Tagen-Hinterlegung der Tage bis zur Aktivität, d.h. aktuelles Datum plus Offset in Tagen ergibt das Datum der Aktivität
Mitarbeiter-Zuständiger Mitarbeiter, der für die Ausführung der Aktivität zuständig ist
Bereich - der festgelegte, zugehörige Bereich
Bemerkungen - die hier vorbesetzte Bemerkung wird an die entstehende Aktivität vererbt.

Im Modul Aktivitätenarten gibt es auch die Möglichkeit, sich mit einem Klick auf den entsprechenden Link die Workflows grafisch anzeigen zu lassen.

Die grafische Darstellung ermöglicht den Arbeitsablauf, der für die entsprechende Aktivitätenart definiert ist, noch einmal zu prüfen und erleichtert den Mitarbeitern diese Abläufen nachvollziehen zu können.

Einstellungen

0 - Nein
1 - Ja

Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse

Das Ziel der Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse ist, eine Kette von Aktivitäten mit Hilfe eines auslösenden Triggers sofort zu erstellen.

Außerdem muss die Check-Box Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen aktiviert werden.

Auslösen der Workflowkette

Um die Aktivitätenkette nun auszulösen, muss eine Aktivität mit dieser Triggeraktivität erstellt werden.

Für alle an dieser hinterlegten Workflowdefinitionen werden nun Aktivitäten erstellt.

Aktivitaeten

allgemein:emails

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Emails mit Outlook synchronisieren

Das Synchronisieren von Emails mit Outlook dient lediglich der Verknüpfung von Mails mit Kunden oder/und Ansprechpartnern. Concept office ist kein Email-Client. Das Antworten auf oder Weiterleiten von archivierten Emails ist nicht möglich.

Bitte beachten Sie, dass importierte Emails als Datei auf dem zentralen CO-Server abgelegt werden. Sie sind dort von jedem Mitarbeiter mit entsprechenden Leserechten (jeder Concept Office Anwender im Unternehmen) einsehbar.

Synchronisation einrichten

Bitte lesen Sie zuerst diesen grundlegenden Artikel zur Outlooksynchronisation

Legen Sie einen neuen Ordner in Outlook an (zum Beispiel: CO_Mailarchiv). Hinterlegen Sie diesen Ordner in den Optionen der Outlooksynchronisation.

Importierte Mails werden in Outlook gelöscht. Geben Sie keinesfalls ihren Posteingangsordner an und kopieren Sie zu archivierende Mails in den Ordner, damit das Original in Outlook erhalten bleibt.

Emails in Concept Office importieren

Nun wird dieser Outlook-Ordner beim Synchronisieren (automatisch und manuell) auf Mails geprüft. Diese werden im Modul Dokumente im Bereich Mailarchiv angezeigt und zeitgleich als Dokument unter ..\co\documents\Mandantennummer\Emails abgelegt.

Nun können diese Mails mit einer Aktivität versehen und mit dem entsprechenden Kunden verknüpft werden. Dabei schlägt Concept office die Firma und den Ansprechpartner entsprechend vor, wenn die Mailadresse des Absenders bekannt ist.

allgemein:outlooksynchronisation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Synchronisation mit Microsoft Outlook

Es existieren verschiedene Möglichkeiten Daten mit Microsoft Outlook auszutauschen. Diese werden zentral über eine Synchronisationsschnittstelle abgewickelt. Der Aufruf der Outlocksynchronisation erfolgt in den Optionen unter der Reiterkarte Office.

Voraussetzungen

Es wird ein installiertes Microsoft Outlook ab Version 2007 vorausgesetzt. Das Produkt muss auf dem selben System installiert sein auf dem auch Concept Office installiert ist. Der Zugriff auf ein lokales Microsoft Outlook von einer Terminalserver-Sitzung mit Concept Office ist nicht möglich.

Konfigurieren der Synchronisation

Die Konfiguration erfolgt beim erstmaligen Synchronisieren und kann jederzeit in den Nutzereinstellungen überarbeitet werden.

Allgemeine Einstellungen

Das Synchronisationsintervall gibt den Minutenabstand zwischen 2 Synchronisationsvorgängen an. Die Einstellung 0 deaktiviert die automatische Synchronisation.

Als Synchronisations-Mandant muss ein führender Mandant ausgewählt werden, da MS Outlook keine Mandanten widerspiegelt.

Weitere Einstellungen

Die Einstellungen der jeweiligen Synchronisationsart werden im Kontext der Funktionsbeschreibung dokumentiert.

Synchronisieren

Während die Synchronisation läuft, wird in der Statuszeile ein entsprechendes Symbol eingeblendet:

automatisch

Wird ein Synchronisationsintervall >0 eingestellt, startet Concept Office zyklisch und automatisch die Synchronisation.

manuell

Die Synchronisation kann auch manuell durchgeführt werden, durch Klicken Outlock synchronisieren unter der Reiterkarte Office.

Einige Synchronisationsfunktionen sind nur bei manueller Ausführung möglich. Diese werden in der Funktionsbeschreibung gesondert vermerkt.

Arten der Synchronisation

Es wird zwischen verschiedenen Arten von Synchronisationen unterschieden:

Sonstiges

Dieses Modul ist mit der Lizenz Vertriebsunterstützung 1 verfügbar.

Warnmeldung von Microsoft Outlook

Möglicherweise erscheint beim Start der Synchronisation folgende Warnmeldung:

Sie können diese Meldung bei jedem Aufruf manuell beantworten - dies ist für eine automatische Synchronisation aber nicht praktikabel. Stattdessen empfehlen wird in dem Fall die Einstellung abzuschalten.

allgemein, Outlookanbindung, Outlook, Synchronisation

allgemein:startleiste

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-11T14:07:28+00:00

Start-Menü von Concept Office

Jedes Modul von Concept Office besitzt ein Startmenü, in welchem die grundlegenden Verwendungswerkzeuge angeboten werden. Das Menü unterteilt sich in fünf Bereiche, die im nachfolgenden einzeln beschrieben werden.

Start

Datensatz

Drucken

Drucken

Seitenansicht

Öffnet eine Vorschau des gewählten Dokumentes.

Zwischenablage

Ausschneiden

Kopieren

Einfügen

Hilfe und Web

Hilfe

Über diesen Link öffnet sich die Startseite der Wiki von Concept Office.

Modulhilfe

Über diesen Link öffnet sich die Modulseite der Wiki von Concept Office.

interne Hilfe

Individuelle Buttonleiste

Neben der ‚Internen Hilfe‘ ist es möglich, eine individuelle Buttonliste zu konfigurieren. Diese sind nur sichtbar, wenn die Einträge entsprechend angelegt wurden. Weitere Informationen

Fernwartung

Über diese Funktion kann eine Fernwartung mit dem Support über TeamViewer gestartet werden.

Info

In einem extra Fenster können Informationen zum Versionsstand von Concept Office sowie der vorhandene Lizenzname eingesehen werden.

Vorgangsansicht

Flex aus Concept Office starten - diese Hilfe ermöglicht es neben einer Tätigkeit in Concept Office, Informationen aus einem Vorgang einzuholen z.B. bei Kundenanruf oder für sich selbst, ohne die aktuelle CO-Maske zu verlassen und den Kontext zu eventuell in Bearbeitung befindlichen Aufgaben zu verlieren.

Hierfür ist eine Lizenz für Concept Flex notwendig.

Der Eintrag für den Concept Flex Link zur Vorgangsansicht muss in Externe Systeme (XS) gespeichert werden, damit die Modulfunktion den richtigen Link abgreift.

Dabei sind folgende Felder zu befüllen:

Bezeichnung - freie Eingabe
Externes System - Concept Flex auswählen
Benutzer - freie Eingabe (hat hier keinen Einfluss)
URL - URL, welche auf Concept Flex verweist (z.B.: https://flextest.Musterfima.de/)

Fehlt der Eintrag wird nun deutlich mit einer neuen Meldung darauf hingewiesen.

allgemein:suchfunktion

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Suchfunktion

Artikelsuche

Die Suche (auch Matchcodesuche) wird durch Mausklick auf die Schaltfläche oder mit der Funktionstaste F4 ausgelöst. Es erscheint das zum jeweiligen Modul zugehörige Suchfenster (Beispiel: Artikelsuche).

Die Suchkriterien Artikelnummer, Bezeichnung und Kurztext sind logische UND Verknüpfungen. Im obigen Bild werden alle Artikel gesucht, wo die Artikelnummer mit 93 beginnt und die Bezeichnung beginnt mit dem Wort „Farb“. Ein „*“ hinter oder vor dem Wort steht als Platzhalter für nicht bekannte Teile des Suchkriteriums. Das „+“ steht als Platzhalter für „*“ vor und hinter dem Wort und relativiert bei mehreren Suchbegriffen die Reihenfolge.

Wird in der Artikelbezeichnung Stuhl + blau eingegeben, dann werden neben Stuhl blau auch Ergebnisse mit dem Inhalt blau Stuhl angezeigt.

Ein Klick auf das Symbol (alternativ F4) setzt die in der letzten Suche eingegebenen Suchparameter wieder ein und das Suchergebnis wird aufgelistet, bis die unter Maximal eingetragene Menge erreicht ist.

Hierbei wird die letzte Sortierung beibehalten. Sie können jede Spalte alphabetisch sortieren, in dem Sie auf den Spaltennamen klicken.

Im Feld Maximal kann die Anzahl der Suchtreffer eingeschränkt werden um die Performance der Datenbank nicht zu sehr zu belasten.

Setzt man in das Kontrollkästchen Manuell einen Haken, startet die Suche nicht automatisch, sondern erst wenn die Schaltfläche Start betätigt wurde.

Die angezeigten Suchfelder lassen sich über die Benutzereinstellungen konfigurieren.

Ist per Option die Mehrfachauswahl in den Suchergebnissen zugelassen, funktioniert diese mittels Klick ins erste Feld der Position.

Historische Artikelsuche

Die Suche in historischen Vorgängen des Kunden ist ebenfalls im Vorgang möglich. Die Funktion wird über die rechte Maustaste oder die Tastenkombi Strg + F4 aufgerufen. Diese Artikel können dann mit den historischen Preisen in den Vorgang übernommen werden. Dazu erscheint für die Übernahme des VK´s ein Fenster und für die Übernmahme des Ek´s.

Bei OFML-Artikeln wird der historische Preis nicht übernommen.

Volltextsuche

Die Volltextsuche erlaubt die Eingabe eines beliebigen Suchwortes, welches an beliebiger Stelle des Artikels stehen kann.

Für die Suche nach Zahlenfolgen (z.B. abw. Artikelnummern) die Zahl und Leerzeichen oder Zahl und + eingegeben werden.

allgemein, Suche

anschriften:anlage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-21T05:59:52+00:00

Anschriften anlegen

Um eine Anschrift anzulegen gibt es 2 Möglichkeiten.

Variante 1:

Über das Firmenmodul können über die Modulfunktionen neue Anschriften angelegt werden. Diese werden direkt der gewählten Firma zugeordnet.

In der sich öffnenden Maske ist bereits die Firmenzuordnung hinterlegt. Hier werden die Adressdaten der Anschrift angeben.

Ebenso sollte die Kategorie gewählt werden, in welche diese Anschrift fällt.

Außerdem ist es ratsam, die passenden Verbindungen für die Anschrift anzulegen. Die Funktion Speichern überträgt dies alles in die zugeordnete Firma.

Variante 2:

Eine Anschrift anzulegen funktioniert direkt über das Modul Anschriften.

Über die Schaltfläche Neu wird eine neue leere Maske für die Eingabe der Anschrift geöffnet. Hierzu muss jedoch die Firmenzuordnung eigenhändig hinterlegt werden. Über die Fernglassuche in dem Feld Firma wird die Firmensuche aktiviert. Nun kann die gewünschte Firma ausgewählt werden.

Außerdem kann die Kundennummer der Firma direkt angegeben werden, sofern bekannt.

Alles andere funktioniert analog zu Variante 1.

Sonstiges

Sonderrecht Anschriften

Gibt an, welche Rechte der Benutzer beim Druck von Anschriftsdaten hat

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

anschriften:anschriften

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Anschriften

Das Modul Anschriften beherbergt alle im Mandanten vorhandenen Anschriften, d.h. von Kunden, Lieferanten, Projekten und Mitarbeitern.

Anschriften werden über die Anschriftsnummer eindeutig identifiziert.

Im Unterbaum einer Firma werden nur die der Firma zugeordneten Anschriften angezeigt. Außerdem werden bei Neuanlage einer Anschrift die Zuordnungsdaten vorbelegt.

Seiten in diesem Namensraum:

Feldbeschreibungen des Moduls Anschriften

Kundenkostenstellen

Modulfunktionen Anschriften

Postfachanschriften

Rechte für Anschriften

Warenwirtschaftsdaten einer Anschrift

Zuordnungen von Anschriften

Anschriften, Stammdaten

anschriften:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-13T08:53:30+00:00

Feldbeschreibungen des Moduls Anschriften

In diesem Artikel werden die Felder im Modul genauer beschrieben.

Registerkarte Eingabe

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Nummer	Textfeld (numerisch)	Eindeutige Nummer der Anschrift
Aktiv	Häkchen	Steuert, ob die Verwendung der Anschrift erlaubt wird
Qualifikation	Auswahlfeld	Kennzeichen zur Klassifizierung und schnellen Suche
Zuordnung
Firma	Anzeige	Verweise auf die zugehörige Firma
Name	Textfeld, mehrzeilig	Namenszeile(n) der Anschrift
Straße	Textfeld	Straßen-Zeile der Anschrift
Postleitzahl	Textfeld	Postleitzahl der Anschrift
Ort	Textfeld	Ort der Anschrift
Postfach PLZ	Textfeld	Postleitzahl des Postfachs
PF Ort	Textfeld	Ort des Postfachs
Postfach	Textfeld	Postfach
Land	Auswahlfeld	Land der Anschrift
Bundesland	Textfeld	Eingabemöglichkeit einer Bundesland-Zuordnung
Kategorien	Bereich	Kennzeichen, als was die Anschrift verwendet werden kann
Sonstiges
Hauptansprechpartner	Combo-Box	Verweis auf einen dieser Anschrift zugeordneten Ansprechpartner
Filiale	Auswahlfeld	Zuordnung zur eigenen Filiale
Bankverbindung	Auswahlfeld	Zugehörige Bankverbindung der Anschrift, muss an der Firma hinterlegt sein Gewinnt über Bankverbindung an Firma, wenn diese Anschrift als Rechnungsanschrift verwendet wird.
Verbindungen	Bereich	Anzeige der vorhandenen Verbindungen zur Anschrift

Registerkarte Weiteres

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Formulare
Sprache	Auswahlfeld	Belegt die Sprache für die Vorgänge zu dieser Anschrift vor
Währung	Auswahlfeld	Vorgabe für die Verkaufswährung im Vorgang (bei Verwendung als Rechnungsadresse)
Geschäftsbereiche
Versandart aus Tour	Vorgabewert	Wenn man in der Anschrift die Tour auswählt, dann zieht es auch die Versandart aus der Tour mit
Tournummer	Auswahlfeld	Was aus der Tour ermittelt wird
Warenwirtschaftsdaten
Steuergebiet	Auswahlfeld	Vorgabe für das Steuergebiet im Vorgang (bei Verwendung als Rechnungsadresse)
Anfahrtspauschale	Textfeld (30 Zeichen)	Als Anfahrtspauschale kann ein beliebiger Artikel hinterlegt werden. Die Anfahrtspauschale an der Maschine oder der Anschrift wird automatisch in einem Service-Auftrag mit dieser Maschine aufgenommen.
Betriebsnummer	Textfeld	Zur Firma abweichende Betriebsnummer
Rechnung an	Textfeld, numerisch	Vorgabe für die Rechnungsadresse der Vorgangs (bei Verwendung als Lieferanschrift). Ist an einem Kunden ein abweichender Rechnungsempfänger eingetragen wurde, werden bei ‚Rechnung an‘ die Rechnungsadressen des abweichenden Rechnungsempfängers angeboten, da diese zum Rechnungsempfänger gehören. Die des Kunden werden dort nicht mehr zur Auswahl angeboten.
Verkäufer
Materiallieferung an	Auswahlfeld	Ermöglicht die Eingabe einer abweichenden Materiallieferungsanschrift
Materiallieferungen Ansprechpartner	Auswahlfeld	Ermöglicht die Eingabe eines abweichenden Ansprechpartners für Materiallieferungen
Auftragsbestätigungen an	Textfeld, numerisch	Fest zugeordnete Auftragsbestätigungsanschrift, wenn diese Anschrift als Lieferabschrift greift. (Dies gilt wie bei ‚Rechnungen an:' bei der Verwendung als Lieferanschrift.)
Leitweg-Id	Textfeld, numerisch	Zahlenkombination, die bei der elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (z.B. Behörden, Kommunen) verwendet wird. Sie dient der eindeutigen Adressierung und Weiterleitung der Rechnung an den zuständigen Empfänger innerhalb der öffentlichen Verwaltung.
Bemerkungen	Textfeld, mehrzeilig	Freier Text für Bemerkungen
Kostenstellen	Bereich	Kostenstellen- und Budgetmanagement

Anschriften, Feldbeschreibungen

ansprechpartner:ansprechpartner_rollen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-10T11:56:00+00:00

Ansprechpartnerrollen

Zur Nutzung der Ansprechpartnerrollen muss die Konfiguration 517 aktiviert werden.

Bitte stellen Sie die Konfiguration nicht ohne Rücksprache mit unserem Support um.

Ziel:

Ansprechpartner beim Endkunden haben definierte Rollen (Zuständigkeiten) aus Sicht Concept Office
Ein Ansprechpartner kann mehrere Rollen bedienen
Ansprechpartnerrollen pro Kunde, Anschrift, Maschine mit entsprechender Vererbung
Automatisierte Kommunikation (Benachrichtigung) mit dem Ansprechpartner je nach Rolle
Unterstützung untergeordneter/übergeordneter Firmen
Verwendung der Rollen in den Geschäftsvorfällen: Serviceeinsatz, Materiallieferung, Zähleranfrage, Portal-Administrator, Erreichbarkeit von Fleet-Geräten

Einstellungen der Ansprechpartnerrollen (Ansprechpartnerrechte)

Unterstütze Rollen:

Zählerstände - Verwendet bei Anfrage Zählermeldungen.

Service - Anzeige der verantwortlichen im Portal an Anschrift, an Gerät.

Verbrauchsmaterialien - Ansprechpartner für Materiallieferung, wird in Vorgang eingesetzt Anzeige als Verantwortlichen für Verbrauchsmaterial im Portal an Anschrift, an Gerät.

Standortverantwortlicher - wird als Rückfallvariante verwendet, falls es keinen AP für Service und Material - wird berücksichtigt bei Portalrechten ‚nur eigene Anschriften/Geräte sehen‘ (an Anschriften mit der Kennung ‚Im Portal anzeigen‘ möglich).

Vertragsverantwortlicher - freie Rolle für Benachrichtigungen/Steuerung für Portalberechtigungen.

Portal-Administrator - Anlage von Nutzern im Portal.

Fleet-Administrator - freie Rolle für Benachrichtigungen (Erreichbarkeit von Geräten).

IT-Verantwortlicher - freie Rolle für Benachrichtigungen.

Rollout-Verantwortlicher - freie Rolle für Benachrichtigungen.

Sind mehrere Personen an einer Rolle angegeben, werden diese unabhängig von einander z.B. per Mail mit eigenen Benachrichtigungsaufgaben benachrichtigt.

Ansprechpartnerrollen können in den folgenden Modulen definiert werden:

an der Firma

an der Maschine

an der Anschrift

an den Verträgen

Die genaue Reihenfolge des Rollenkonzepts auf die Verträge ist: Kontakt > Vertrag > Standort > Maschine (ab CO 8.4512.x).

Besonderheiten

Concept Office

Maschinen

Wird eine Ansprechpartnerrolle für eine Maschine zugeordnet, erfolgte bisher die gleichzeitige Speicherung der Maschinenanschriftsnummer in der Rollenzuweisung, diese wird jetzt mit dem Wert ‚0‘ zugeordnet.

Concept Portal

Benutzer

Rollen können jetzt im Concept Flex Kundenportal im Modul Benutzer angezeigt und gepflegt werden, dazu ist das entsprechende Portal-Recht notwendig.

Anschriften

können jetzt zu einer Rolle mehrere Ansprechpartner angezeigt werden. Wenn es keine konkreten Ansprechpartner zur Anschrift gibt, werden alle allgemeinen Ansprechpartner dieser Rolle/Firma angezeigt. Es werden nur die Rollen für Service und Verbrauchsmaterial angezeigt.

Maschinen

werden jetzt zu einer Rolle auch mehrere Ansprechpartner angezeigt. Wenn es keine konkreten Ansprechpartner zur Maschine gibt, werden alle allgemeinen Ansprechpartner dieser Rolle/Standort angezeigt. Ist auch am Standort nichts hinterlegt, werden die allgemeinen Ansprechpartner der Firma angezeigt. Es werden nur die Rollen für Service und Verbrauchsmaterial angezeigt.

Rollenbeispiele

Bsp.1 Ansprechpartner soll alle Maschinen des Standortes sehen (zugehörige Anschriften sehen im Portal):

Folgende Einstellungen müssen vorliegen:

Portal MaschinenRecht eigene eingetragen
StandorteRecht eigene eingetragen
Rolle Standortverantwortlicher vergeben

CO Portal (Kundenportal)

artikel:artikelnummer

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-06-21T06:42:31+00:00

Artikelnummer

Die Artikelnummer ist das eindeutige Kennzeichen eines Artikels. Jede Artikelnummer kann innerhalb des Artikelstammes von Concept Office nur einmal vorkommen und darf maximal 30 Zeichen lang sein. Eine Artikelnummer kann aus Ziffern und Buchstaben gemischt zusammengesetzt sein.

Bitte verzichten Sie möglichst auf Sonderzeichen in der Artikelnummer, da diese erfahrungsgemäß zu Verarbeitungsproblemen in den verschiedensten Prozessen führen können (. , ; : - _ + * \ / Leerzeichen & = #)

Vordefinierte Artikelnummern

Einige Artikelnummern sind fest im Programm vorhanden und können nicht geändert/überschrieben werden.

A:Der Artikel A wird in der Vorgangsbearbeitung verwendet um einen Abschnitt zu kennzeichnen.
T: T steht in Vorgängen oder Bestellungen für eine Textposition
(alle): der Standardartikel

Artikelnummer ändern

Das Feld Artikelnummer ist normalerweise vor Veränderung geschützt und ausgegraut dargestellt. Ist es nötig die Nummer zu ändern, muss der betroffene Artikel zuerst im Modul Artikel geladen werden. Durch Aufruf der Menüfunktion Speicher unter wird das Feld Artikelnummer freigeschalten und der ausgewählte Artikel kann umbenannt werden.

Ein andere Möglichkeit ist es über der Modulfunktion Artikel umbenennen die Artikelnummer zu ändern. Bei Betätigung des Buttons Artikel umbenennen erscheint eine Maske mit dem gleichen Namen. Anschließend kann in der Maske die neue Artikelnummer des markierten/aufgerufenen Artikels eingetragen und durch Betätigung des Feldes Umbenennen die Artikelnummer verändert werden.

Bedenken Sie, dass die Artikelnummer in allen aktuellen und historischen Daten ihrer Warenwirtschaft geändert wird.

Artikelnummer automatisch (Bürobedarf)

Für die Anlage von Artikeln anhand vorhandener EDI-Artikel-Daten lassen sich Bildungsvorschriften definieren. Dies wird am Lieferanten hinterlegt.

Wird ein Lieferantenkürzel angegeben, wird dieses bei der Anlage vorangestellt.

Die im Screenshot hinterlegten Regeln würden aus der Bestellnummer 900/01 die Artikelnummer MF900-01 generieren.

Sonstiges

Konfiguration 6: Steuert die Groß-/Kleinschreibung der Artikelnummer

Um ein einheitliches Bild auf Kundendokumenten zu erzeugen, ist es möglich einzustellen, dass neu erfasste Artikelnummern automatisch in Großschreibung umgewandelt werden.

0 - Großschreibung
1 - Groß-/Kleinschreibung

Artikel, Artikelnummer

artikel:artikelrechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:20+00:00

Benutzerrechte Artikelbearbeitung verwalten

Dieser Artikel beschreibt die Möglichkeiten die Rechte der Concept Office Benutzer zu konfigurieren. Die allgemeinen Funktionsweise der Rechteverwaltung ist hier beschrieben.

Sonderrechte zur Preisgestaltung von Artikel

Sonderrecht Basiseinkaufspreis sichtbar

Erlaubt es Benutzer den Basis-EK für den VK im Modul Artikel sichtbar zu machen.

Ja
Nein

artikel:bilder

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-11T08:24:24+00:00

Artikelbilder in Concept Office

Nachfolgend werden die Verwendungsmöglichkeiten von Bildern (Bildfeldern) in Concept Office beschrieben.

Artikel

Spaltenname	Herkunft	Verwendungszweck
BildName	aus Artikeldirektimport (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)
	aus OFMLPosition.ImageFullName (pCon-Produkte)	Vorlage für Auftragspositionsbilder
	aus TradePilot Katalogimport (EDI)	Artikelbild in Concept Office, Cash, Mobile
BildName1	aus Artikeldirektimport (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)
	aus EdiArtikel.BildNummer bei ArtikelAnlage oder -änderung (EDI)
	aus Cop bei Artikel Neuanlage (EDI)
BildName2	aus Artikeldirektimport (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)
BildName2	aus EdiArtikel.BildNummerAlternativ bei ArtikelAnlage oder -änderung (EDI)
WebshopBild	aus EdiArtikel.BildNummer bei ArtikelAnlage oder -änderung (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)

LieferantenArtikel

Am Lieferantenartikel werden nur Dateinamen gespeichert. Es wird zwingend eine Pfad für Bilddateien am Lieferanten benötigt.

Spaltenname	Herkunft	Verwendungszweck
BildNummer	aus EdiArtikel.BildNummer bei ArtikelAnlage (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)
BildnummerAlternativ	aus EdiArtikel.BildNummerAlternativ bei ArtikelAnlage (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)

AuftragsPositionen

Spaltenname	Herkunft	Verwendungszweck
BildDateiName	aus Artikel.BildName	Vorlage für Druckdaten
	aus OFMLPos.ImageFullName (pCon-Produkte)
	aus OFMLPos.CatalogImageFullName (pCon-Produkte)
	aus OFMLPos.ImageFullName3 (pCon-Produkte)
	aus WPPos.ImageFullName (bis 5.40)
BildDateiName2	aus OFMLPos.ImageFullName2 (pCon-Produkte)	Vorlage für Druckdaten

Druckdaten

Zu druckende Bilder werden als blob-Daten in der gesonderten Tabelle Bilderdruck bereitgestellt. Dies gilt ab Concept Office 7.0 für alle Vorgangsdokumente.

Anlage von Artikelbildern

Artikelbilder werden in der Registerkarte Texte/Bilder als Dateiverweise (Links) angelegt.
- Spalte Dokument zwingend mit einer Bezeichnung ausfüllen
- Spalte Art: Bild wählen; Es sind auch andere Formate wie pdf oder Excel-Dateien möglich
- die Spalte Bild füllt sich automatisch nach Abschluss und Speichern
- bei mehreren Bildern: Sortierreihenfolge beginnend mit 1 festlegen
- Auf welchen Dokumenten soll das Bild gedruckt werden: Haken in gewünschten Kästchen setzen
- Zählerableseinformation: ein Dokument (meistens PDF), das beschreibt, wo man an der jeweiligen Maschine die Zählerstände findet
- Angebot: beim Versenden des Angebotes per E-Mail wird der E-Mail das Artikelbild als weitere PDF angehängt
- Spalte Pfad: über das Fernglas die Bilddatei (üblich JPG) verknüpfen

Bilder müssen quadratisch sein, um nicht verzerrt dargestellt zu werden.

Hier ein Tipp! Bilder sollten ein gängiges Format wie JPG oder PNG haben.

Artikel, Bilder

artikel:faq

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

FAQ zum Modul Artikel

(Schnell zur Antwort Ihrer Frage kommen Sie unter zu Hilfenahme der Suchfunktion Ihres Browsers (STRG+F))

Artikel kopieren

Um schnell gleichartige Artikel zu erstellen, können Sie Artikel kopieren. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie einen Artikel mit verschiedenen Farben anlegen wollen.

Rufen Sie hierzu den zu kopierenden Artikel auf und wählen Sie die Menüfunktion Speichern unter. Ändern Sie die Artikelnummer ab. Damit ist der Artikel mit allen Stammdaten kopiert. Sie können nun die vom kopierten Artikel abweichenden Daten ändern.

Artikelnummer ändern

Hinweise zum Ändern einer Artikelnummer finden Sie hier.

Artikel, FAQ

artikel:gruppenpreise

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-11T12:23:44+00:00

Gruppenpreise

Artikel lassen sich mithilfe der Artikelklassifizierungen hinsichtlich der Preisaktualisierung gruppieren.

Hierfür muss am Mandanten im Reiter Vorgabewerte an der Klassifizierungsart der Haken ‚VK-Preisabgleich verwenden‘ gesetzt werden.

Im Modul Artikel wird an den Artikeln die Klassifizierungsart definiert.

Alle Artikel mit identischer Klassifizierungsart und identischem Klassifizierungswert bilden eine Gruppe hinsichtlich der Preisaktualisierung.

Bei Artikeln einer Gruppe werden Änderungen an VK- und Sonderpreisen an einem Artikel der Gruppe immer an die anderen Artikel weitergegeben. Dabei ist zu beachten:

VK-Preise werden nur innerhalb eines Kataloges aktualisiert.

Sonderpreise werden nur innerhalb eines Kunden aktualisiert. Hier muss für alle Gruppenartikel eine eigene Sonderkondition existieren. Es werden keine neuen Konditionen angelegt, sondern nur bestehende aktualisiert.

artikel:lieferantensammelartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-11T13:22:01+00:00

Lieferanten-Sammelartikel

Funktion

Für das Verarbeiten von Möbelaufträgen werden sogenannte Lieferanten-Sammelartikel benötigt. Dabei handelt es sich um Artikel mit speziellen Eigenschaften. Sie ermöglichen es, nicht jede Konfigurationsvariante eines Möbelstücks in den Artikelstamm aufnehmen zu müssen.

Da die OFML-Artikel aufgrund der hohen Variantenmöglichkeiten nicht standardmäßig in Concept Office vorliegen, ist ein Sammelartikel notwendig. Dieser Sammelartikel verarbeitet die hohe Anzahl an Artikelvarianten aus den OFML-Daten.

Der Sammelartikel wird auch für die Fälle verwendet, welche sich durch eine hohe Individualität auszeichnen. Bspw. ergibt es wenig Sinn, Schreinerartikel textuell sowie preislich bereits im Artikelstamm anzulegen, wenn die Kundenanforderung erst im Angebot oder Auftragsfall konkretisiert werden können.

Die Anlage des Sammelartikels erfolgt über den jeweiligen Lieferanten. Der hierdurch entstehende Sammelartikel ist nach der Anlage auch im Artikelstamm ersichtlich. Er kann dort aufgerufen und nachbearbeitet werden.

Hierfür eine kurze grafische Darstellung, welcher die Verarbeitung von OFML-Daten über einen Sammelartikel in Concept Office aufzeigt.

Grundsätzlich benötigen Sie immer mindestens einen Sammelartikel pro Lieferant, welcher auch die Regel darstellt. Der Artikel beinhaltet Informationen, die für alle Konfigurationsvarianten gelten sollen, beispielsweise Kontierungs- oder Warengruppe. Es sind auch mehrere Lieferanten-Sammelartikel möglich, um spezielle Artikel oder Serien gesondert betrachten zu können.

Die Zuordnung erfolgt dabei vom genauesten zum allgemeingültigsten Sammelartikel/ von der genauesten zur allgemeingültigsten Artikelnummer (siehe folgender Abschnitt).

Benennung

Ein Lieferanten-Sammelartikel muss immer das Herstellerkürzel des zugeordneten Lieferanten als Artikelnummer besitzen.

Bezieht sich der Sammelartikel auf eine Serie, verlängert sich die Artikelnummer um das Serienkürzel.

Bezieht sich der Sammelartikel auf ein Produkt, verlängert sich die Artikelnummer um Serienkürzel und Produkt-Code.

Beispiel:

Das Herstellerkürzel der Firma OKA Büromöbel lautet OK. Der Lieferantensammelartikel hätte als Artikelnummer ebenfalls OK. Eine Serie dieses Herstellers heißt Comform Sit and Stand und trägt das Kürzel C8. Der Sammelartikel für diese Serie hätte die Artikelnummer OKC8.

Anlage eines Lieferanten-Sammelartikel

Im Modul Firmen wird ein Möbellieferant aufgerufen.

1. Auf der Registerkarte Lieferantendaten befindet sich die Schaltfläche Möbel-Sammelartikel verwalten. Concept Office legt den Sammelartikel immer für das eingetragene Lieferantenkürzel an.
Im unten gezeigten Beispiel wäre das SWC.

2. Für die Ausnahmefälle, wo es mehrere Kürzel gibt, müssen die nachfolgenden Schritte für jedes Kürzel wiederholt werden, im gezeigten Beispiel wären das zusätzlich noch C4, C8, Z5, YZ.

3. Am Ende sollte dann einfach das Kürzel im Feld Lieferantenkürzel stehenbleiben, welches hauptsächlich benötigt wird. Die anderen werden im Feld Alternative Lieferantenkürzel belassen.

Für das eingetragene Lieferantenkürzel wird nun die Schaltfläche Möbel-Sammelartikel verwalten betätigt. In der Spalte Serie/ Weitere Merkmale wird ein * eingetragen und in Warengruppe/Kontierungsgruppe erfolgt eine Zuordnung. Mit dem Button Schließen wird automatisch der Sammelartikel angelegt.

Beim erneuten Öffnen des Fensters (zur Kontrolle) ist anstelle dessen dieser Vermerk (Alle Serien) zu finden.

Mehrere Lieferanten-Sammelartikel

Der Sammelartikel beinhaltet Informationen, beispielsweise eine Kontierungs- oder Warengruppe. Auf Basis dieser Grundinformationen werden die darüber erfassten OFML-Artikel in Concept Office gebildet.

Folgende Aspekte erfordern unter Umständen weitere Sammelartikel für den einzelnen Lieferanten.

1. Das Unternehmen möchte eine Umsatzauswertung auf Warengruppenbasis. Eine Auswertung auf Produktserienbasis ist nicht ausreichend. In diesem Fall muss jede Produktserie für sich betrachtet und einem serienspezifischen Sammelartikel zugeordnet werden.

2. Die Buchhaltung möchte in der BWA eine Aufschlüsselung wiedergeben, welche über die Lieferantenumsätze hinausgeht. Bspw. sollen die Umsätze Stühle und Tische in der BWA getrennt aufgeführt werden. Bei Herstellern, die beides anbieten muss nun auch hierfür ein serienspezifischer Sammelartikel angelegt werden.

3. Der Hersteller hat in den OFML-Daten mehrere Produktkataloge angelegt, weil er im Verbund agiert oder die Art der Produkte eine Separierung über ein eigenes Lieferantenkürzel bedürfen. In Rücksprache dürfen die unterschiedlichen Produktkataloge jedoch in einer Bestellung an den Lieferanten übermittelt werden. In diesem Fall kann auch ein alternatives Lieferantenkürzel direkt am Lieferanten hinzugefügt werden. D.h. bei einem Lieferanten können auch mehrere Lieferantenkürzel verwendet werden.

Lieferantenkürzel

Das Lieferantenkürzel kann im pCon.basket abgefragt werden. Dafür wird im Menü Extras die Liste der installierten Hersteller geöffnet. Das Kürzel steht am Hersteller vermerkt.

Bei Lieferanten, welche keine OFML-Daten besitzen (bspw. Schreinereien), muss das Kürzel selbst vergeben werden. Es darf dabei kein Kürzel verwendet werden, welches bereits in der o.g. Liste für einen Hersteller reserviert ist. Es empfiehlt sich, die selbst gebildeten Kürzel etwas länger zu wählen. Damit erhöht sich die Anzahl der zukünftig möglichen Kürzel bei neuen Lieferanten.

Besonderheiten

Platzhalter

Wenn die Sammelartikelauflösung bestimmte Stellen der Artikelnummer nicht beachten soll, kann dort das Platzhaltersymbol ? verwendet werden.

Beispiel:

Für einen besonderen Sammelartikel des Herstellers EG soll serienübergreifend ein spezielles Attribut berücksichtigt werden. Die Serie wird an den Stellen 3 und 4 der Artikelnummer codiert. Das gesuchte Attribut, an den Stellen 5 und 6 der Artikelnummer, soll die Zeichen DE enthalten. Der Sammelartikel würde den Namen EG??DE erhalten.

Die Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es sind auch tiefergehende Aufschlüsselungen möglich, bis hin zur Teilartikelnummer.

Es sollte jedoch dringend darauf geachtet werden, die Systematik bei der Anlage beizubehalten und im Zweifelsfall den Support zu kontaktieren. Fehlerhafte Anlagen aus Unklarheiten können dazu führen, dass der Lieferant und dessen Artikel nicht verarbeitet werden können oder die Datenpflegearbeiten sich deutlich erhöhen.

Artikel, Artikelart, Lieferanten, OFML-Basket

artikel:massenaenderung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-04T12:57:36+00:00

Artikelmodulfunktion Massenänderung

Im Modul Artikel kann in der Übersicht eine Massenänderung über die gleichnamige Modulfunktion durchgeführt werden. Es können Daten geändert, KiP-Preise für Lieferanten generiert sowie Druckhaken gesetzt werden.

Abschnitt Ändern

Folgende Stammdaten können geändert bzw. gesetzt werden:

Hauptlieferant (Wenn dieser gesetzt ist, kann wird der Haken Herstellerkürzel übernehmen aktiviert)
Kontierungsgruppe
Herstellerkürzel
Herstellerserie
Waren-, Warenunter- und Warenunteruntergruppe
Provisionsgruppe
auf alle Lieferanten anwenden
Lager-/Direktlieferung ab Menge

Für EDI können folgende Daten gesperrt werden:

EK-Mengeneinheitssperre
EK-Preiseinheitssperre
EK-Preissperre
VK-Preiseinheitssperre
VK-Preissperre
Bezeichnungssperre

Diese Daten werden betreffend der gewählten Sperre nicht durch eine Aktualisierung durch EDI geändert.

Abschnitt KiP generieren

In diesem Abschnitt können KiP-Preise für Lieferanten generiert werden. Es kann festgelegt werden, ab wann und bis wann diese gültig sind sowie der zugehörige Rabatt gesetzt werden.

Abschnitt Druckhaken setzen

Hier können Druck-Einstellungen für Lang- und Variantentexte getroffen werden. Es kann festgelegt werden auf welche Dokumentensart die Texte zu drucken sind und bei welchen diese nicht erscheinen sollen.

Abschnitt Massenverarbeitung für Artikelzuordnung

Wird einem Artikel ein anderer Artikel zugeordnet, oder an einer bestehenden Zuordnung eine Änderung durchgeführt (Material, Zubehör, Erstausstattung) und dieser Artikel gehört zu einer Herstellerserie, erfolgt eine Abfrage, ob diese Aktion für alle Artikel dieser Herstellerserie erfolgen soll. Ausgewertet wird hierbei das Feld Herstellerserie am Artikel.

artikel:mengeneinheiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-09-30T12:37:22+00:00

Mengeneinheiten eines Artikels

Jeder Artikel besitzt eine oder mehrere Mengen mit der er gehandelt wird. Diese werden in der gleichnamigen Übersicht auf der Registerkarte Mengeneinheiten/Kataloge angezeigt.

Mengeneinheiten können im gleichnamigen Modul angelegt werden.

Aufbau und Kurzbeschreibung

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
abw. Artikelbezeichnung	Text (max. 255 Zeichen)	abweichende Artikelbezeichnung für diese Verpackungseinheit
GTIN	Text (max. 14 Zeichen)	Global Trade Item Number des Artikels
Faktor	Zahl mit Nachkommastellen	gibt das Mengenverhältnis zur Standardmengeneinheit an
Nenner (Faktor)	Zahl	Zusatzfeld zum Faktor, wenn dieser nur als Bruch dargestellt werden kann
Lagerteilung	Kontrollkästchen
Lief.-Nr.	Zahl	Firmennummer des Lieferanten
Lieferant	Anzeigefeld	zeigt den zur Lief.-Nr.gehörenden Kurzname
Mengeneinheit	Auswahlfeld	Name der Mengeneinheit
Nachkomma	Zahl	Anzahl Nachkommastellen (0-4)
Standard	Kontrollkästchen	zeigt oder setzt die Standardmengeneinheit
Status	Auswahlfeld	kennzeichnet eine Mengeneinheit als aktiv oder gesperrt
Inhaltsmengeneinheit	Anzeige	Anzeige der Mengeneinheit, die in der angegeben Mengeneinheit enthalten ist
Inhaltsmenge	Auswahlfeld	Anzeige der Menge an Inhaltsmengeneinheiten, die in der Mengeneinheit enthalten ist

Standardmenge

Nur eine Mengeneinheit kann einen Haken im Feld Standard besitzen. Der Faktor dieser Mengeneinheit ist stets 1.

Ändern der Standardmengeneinheit

Da einige Einstellungen zum Artikel an dessen Standardmengeneinheit hängen, gibt es für das Ändern der Standardmengeneinheit einen Assistenten.

Bitte beachten Sie beim Umstellen der Mengeneinheiten, dass die Preiseinheit im VK keine Kommastellen haben darf.

Alle Änderungen an Mengeneinheiten und deren Kommastellen erfordern einen Neustart von Concept Office.

Lieferantenzuordnung

Jeder Lieferant kann seine eigenen Mengeneinheiten an einem Artikel definieren. Beim elektronischen Einlesen werden die Daten hier hinterlegt.

Es ist durchaus möglich das dieselbe Mengeneinheit explizit für einen Lieferanten und allgemein für alle Lieferanten existiert. Sie brauchen dies nicht zu bereinigen.

Abweichende Artikelbezeichnung

Je Mengeneinheit kann ein abweichender Artikeltext hinterlegt werden. Dieser wird bei Auswahl der entsprechenden Mengeneinheit in der Positionserfassung angezeigt und auf Kundenformularen angedruckt.

Artikel, Mengeneinheiten, GTIN

artikel:versandkostenartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-17T11:44:51+00:00

Versandkostenartikel

Über spezielle Versandkostenartikel können Versandkosten, abhängig vom Auftragswert, an den Kunden berechnet werden.

Einrichtung des Artikels

Der Versandkostenartikel wird im Artikelstamm angelegt. Folgende Eigenschaften müssen gesetzt werden:

Artikelart Allgemein: „Fracht / Porto“
Sonderkonditionen: Klassisch
Eine Verkaufspreisstaffel, deren Mengenangaben Geldbeträgen in Hauswährung entsprechen. Die höchste Staffel muss dabei den Freiwert angeben, d.h. Preis = 0 abbilden.

In diesem Beispiel ist ab einem Auftragswert von 50 € der Versand kostenlos, unter 50 € werden 4,95 € berechnet. Die Höhe des freien Auftragswertes wird über das Feld Menge bestimmt.

Lieferbedingung

Die Lieferbedingung am Vorgang entscheidet, ob ein Versandkostenartikel automatisch dem Vorgang hinzugefügt wird. Dazu wird der Lieferbedingung ein Versandkostenartikel zugeordnet. Dies wird im Modul Lieferbedingungen hinterlegt:

Automatische Vorbelegung der Lieferbedingung im Vorgang

An folgenden Stellen kann die automatische Vorbelegung einer Lieferbedingung definiert werden:

Mandant (gilt nur für Lieferbedingung „Standard“)
Geschäftsbereich
Kundenanschrift (Lieferanschrift)

Dabei gewinnt die genaueste, vorhandene Definition. Bei Vorgangserfassung, bei Änderung des Geschäftsbereiches oder der Lieferanschrift, wird eine Neuermittlung durchgeführt.

Programmverhalten bei Lieferbedingung mit Versandartikel

Im Reiter „Positionen“ wird in den Verkaufshinweisen eine rote Zeile sichtbar. Diese zeigt folgende Werte: frachtfreier Vorgangswert / aktuelle Frachtkosten und die Differenz zum Erreichen des frachtfreien Vorgangswertes

Im Beispiel ist ersichtlich, dass der Kunde noch Waren im Wert von 35,56 € mehr bestellen sollte, um keine Frachtkosten bezahlen zu müssen.

Erreicht der Vorgangswert die Höhe der Frachtkostenstaffel, wird die rote Zeile nicht mehr dargestellt.

Die Entscheidung, ob Frachtkosten berechnet werden, wird zum Zeitpunkt des ersten Dokumentendrucks (oder der ersten Dokumenten-Seitenansicht) gefällt. Folgende Punkte müssen erfüllt sein, damit der Versandkostenartikel in den Vorgang aufgenommen wird:

der Auftragswert ist kleiner als der zu erreichende Wert der Frachtkosten
Prüfung der Einstellung an der Lieferbedingung für Auftragswert=0
es existiert im Vorgang noch kein Artikel, mit der Artikelart „Fracht/Porto“
der Preis des Frachtkostenartikels ist > 0
es darf keine Tätigkeitsposition im Vorgang vorhanden sein (das Programm geht davon aus, dass kein Versand erfolgt, da der Techniker die Ware mit nimmt.)
der Geschäftsbereich darf nicht mit dem Kennzeichen Barverkauf versehen sein.

Nachdem der Versandkostenartikel in den Auftrag eingefügt wurde, erfolgt keine weitere Prüfung. Werden danach Positionen hinzugefügt, muss der Sachbearbeiter manuell entscheiden, ob der Versandkostenartikel noch Relevanz hat.

Weitere Informationen

Versandkostenartikel können mit Sonderkonditionen versehen werden.
Der Versandkostenartikel kann auch mit Staffeln versehen werden. (z.B.: ab Wert 0 € → 5 € Versandkosten, ab Wert 25 € → 2 € Versandkosten, ab 50 € → versandkostenfrei)
Für die Ermittlung des Vorgangswertes werden nur Artikel berücksichtigt, welche die Eigenschaft Relevant für Versandkosten besitzen. Diese ist als Standard für alle Artikel gesetzt, kann aber manuell in der Reiterkarte Gruppierung/Weiteres bearbeitet werden.
Bei Kulanz-, Garantie- und Vertragsleistungslieferungen wird zur Ermittlung des Vorgangswertes der Listenpreis herangezogen.

Versandkostenartikel können nicht in pconBasket-Aufträgen verwendet werden.

Konfigurationen

Konfiguration 381: Frachtartikel geschäftsbereichsabhängig automatisch auf zu liefern setzen

Einstellung, ob Frachtartikel geschäftsbereichsabhängig automatisch auf zu liefern gesetzt werden.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 462: Versandkostenpositionen beim Druck aller Kundendokumente anlegen

Ja: beim Druck aller Kundendokumente wird geprüft, ob eine Versandkostenposition zum Vorgang hinzugefügt werden soll. Nein: mit dem Einstellungstext kann vorgegeben werden, beim Druck welcher Dokumente die Prüfung erfolgen soll. Hierbei bedeuten: AN-Angebot, AB-Auftragsbestätigung, LA-Lieferavis, LS-Lieferschein, RE-Rechnung. Mehrere Werte werden durch Komma von einander getrennt.

0 - Nein
1 - Ja

Wie mit Versandkosten und Auftragswert beträgt 0€ umgegangen wird, kann an der Lieferbedingung entsprechend eingestellt werden. (Versandkosten bei Auftragswert=0 - Ja/Nein/Ja, wenn Kundenexlusivartikel im Auftrag

Frachtkosten, Versandkosten

artikel:zusammenlegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Zusammenlegen von Artikeln

Es kann vorkommen, dass ein und derselbe physische Artikel mehrfach in Ihrem Artikelstamm vorhanden ist. Wenn Sie dies bereinigen möchten, gehen Sie wie folgt vor.

Neuen Artikel definieren

Entscheiden Sie welcher Artikel weiterhin verwendet werden soll (nachfolgend neuer Artikel genannt) und welcher nicht (nachfolgend alter Artikel genannt).

Folgende Auswahlkriterien sollten dabei beachtet werden:

Name und Geläufigkeit beider Artikel
Aufwand zum Umpflegen der Stammdaten (Sonderkonditionen, Lieferantenzurodnungen,…)

Prüfen Sie an dieser Stelle, ob Kundensonderkonditionen für beide Artikel vorhanden sind. Falls ja, ist eine manuelle Anpassung empfohlen. Falls nein, können die Konditionen später automatisiert übernommen werden.

Änderungen am alten Artikel

Setzen Sie das Sperrkennzeichen.

Tragen Sie den neuen Artikel als Folgeartikel ein.

Speichern Sie die Änderungen und buchen Sie die Bestände um. Übernehmen Sie die Sonderkonditionen, falls Sie keine manuelle Prüfung durchgeführt haben.

Änderungen am neuen Artikel

Übertragen Sie bei Bedarf die Mengeneinheiten und Lieferantenzuordnungen aus dem alten Artikel.

Handelt es sich um einen neuen Artikel, entweder durch EDi-Fakt-Übernahme oder manuelle Anlage, sollten Sie alle Einstellungen des neuen Artikels mit dem alten Artikel vergleichen.

Weitere Änderungen

Wurde der alte Artikel über EDI-Fakt mit Daten versorgt, und soll zukünftig der neue Artikel aktualisiert werden, müssen Sie den oder die relevanten EDI-Artikel abändern. Im Modul EDI-Artikel wählen Sie diese nacheinander aus. Auf der Registerkarte Eingabe, im Feld Artikelnummer steht ein Verweis auf den alten Artikel. Ändern Sie das Feld entsprechend ab.

Artikel, Zusammenlegen, Folgeartikel

artikel:zuschlaege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-15T06:23:21+00:00

Zuschläge am Artikel hinterlegen

Für einen Artikel können Rabatte oder Preisaufschläge fest hinterlegt werden.

Eingabe

Auf der Registerkarte Gruppierungen/Weiteres finden Sie den im Bereich Zuschläge.

Im Feld Kennung können Sie nun aus den im Modul Zu- und Abschläge gepflegten Zuschlägen auswählen. Der ausgewählte Zuschlag kann anschließend angepasst werden.

Funktionsweise

Wird ein solcher Artikel als Vorgangsposition erfasst, erhält er automatisch den/die hinterlegten Zuschlag/Zuschläge.

Sonstiges

Diese Funktion wird für Möbelrabatte und Montageartikel verwendet. Für alle anderen Preisrabatte nutzen Sie die Preiskataloge. Diese befinden sich in der Strukturansicht, unterhalb des Haupteintrags Sonstiges

Artikel, Zuschlaege, Rabatte

artikeletiketten:artikeletiketten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-25T14:23:32+00:00

Artikeletiketten

Dieses Modul ermöglicht es Artikeletiketten (um z.Bsp. im Laden die Preise entsprechend auszuweisen) zu erstellen.

Im Abschnitt Auswahlbedingungen können alle die zur Erstellung von Artikeletiketten benötigten artikelbezogenen Daten eingetragen werden. Dazu gehören folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Artikelnummer von - bis
Nur Artikel ohne Verkaufssperre (Alle Artikel, die dieses Kennzeichen tragen, werden übersprungen)
Bezeichnung (*) - Eingabe des Namens, von Buchstaben, etc. mit anschließendem Stern
Auswahl des Lagers über die Lagerkennung
Wahl des Stellplatzes von - bis
VK-Preisänderung seit (Hakenoption: Nur tatsächliche Preisänderungen, d.h. es werden der neue und alte VK miteinander verglichen und nur bei Abweichung wird dieser Artikel berücksichtigt. Ansonsten würde bereits eine Datumsänderung dazuführen, dass der Artikell für den Etikettendruck freigegeben wird.)
VK-Preis gültig ab
Einschränkung auf einen Lieferanten
Einschränkung auf einen Preiskatalog

Weiterhin ist eine manuelle Auswahl über das Feld Artikelauflistung möglich, indem über die drei Punkte, die Artikel direkt ausgewählt werden können.

Nach der Eingabe der Artikeldaten kann über Drucken gewählt werden, ob die Artikeletiketten erstellt werden sollen, oder eine Übersichtsliste mit allen Artikeln für ein Etikett gedruckt werden soll, ausgegeben werden.

Sonstiges, Artikeletiketten

bestellungen:bearbeitungsstatus

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Bearbeitungsstatus einer Bestellung

Der Bearbeitungsstatus einer Bestellung gibt an, in welchem Zustand die Bestellung sich zum aktuellen Zeitpunkt befindet, d.h. inwieweit bisher eine Bearbeitung erfolgte.

Reihenfolge des Status

Der Bearbeitungstatus besitzt eine gewisse Reihenfolge, jedoch wird nicht jeder Status in jeder Bestellung tatsächlich erreicht.

Der Status einer Bestellung lässt sich zwar manuell verändern, im Regelfall wird der Status durch den Druck der Formulare gesetzt.

Übersicht des Status

Nachfolgend werden die einzelnen Status kurz erläutert

erfasst

Die Bestellung gilt als erfasst. Enthaltene Artikel weisen in der Lagerzuordnung in der Spalte erfasst die Bestellmenge aus.

angefragt

Für diese Bestellung wurde zuletzt eine Lieferanfrage gedruckt.

bestellt

Es wurde eine Bestellung ausgelöst oder die Bestellmengen wurden manuell eingetragen.

teilbestätigt durch den Lieferanten

Die Bestellannahme des Lieferanten umfasste einen Teil der Positionen.

bestätigt durch den Lieferanten

Die Bestellung wurde komplett vom Lieferanten bestätigt und eine Lieferantenauftragsbestätigungsnummer an der Bestellung hinterlegt.

angemahnt

Für diese Bestellung wurde zuletzt eine Liefermahnung gedruckt.

teilgeliefert

Ein Teil der bestellten Artikel wurde über die Warenbuchung zugebucht.

geliefert

Alle bestellten Artikel wurden über die Warenbuchung zugebucht.

storniert

Für diese Bestellung wurde ein Bestellstorno gedruckt.

erledigt

Die Bestellung wurde abgearbeitet. Siehe nachfolgender Abschnitt.

Erledigen von Bestellungen

Das Feld erledigt nach erlaubt es Ihnen für jede Bestellung festzulegen, wann diese als erledigt gelten soll. Dies betrifft das automatische Setzen des Status erledigt. Das manuelle Setzen des Status wird davon nicht beeinflusst.

nach vollständiger Lieferung

Die Bestellung wird auf erledigt gesetzt, sobald alle Artikel in der Warenbuchung vollständig zugebucht wurden.

nach vollständiger Rechnungsprüfung

Die Bestellung wird nach erfolgter Rechnungseingangsprüfung auf erledigt gesetzt.

nach Gutschrift durch Lieferanten

Die Bestellung wird nach Buchen einer Gutschrift im Modul Rechnungseingangsprüfung auf erledigt gesetzt.

Dies wird vorwiegend für Rücksendungen verwendet.

ohne Prüfung

Der Status erledigt wird nie automatisch gesetzt.

nach Rücksendung

Nach Druck der Rücksendung wird der Status auf erledigt gesetzt.

Dies wird vorwiegend für Rücksendungen verwendet.

Das Feld wird über eine Konfiguration vorbelegt:

Konfiguration 100: Bestellung erledigt nach

1 - nach vollständiger Lieferung
2 - nach vollständiger Rechnungsprüfung
3 - nach Gutschrift durch Lieferanten
4 - ohne Prüfung

Bestellungen, Bearbeitungsstatus