Concept Wiki

officeheute:officeheute

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-10-01T09:11:34+00:00

Office Heute

Funktionsbeschreibung

Die Übersicht Office Heute bietet auf einen Blick, was in der täglichen Arbeit für Sie wichtig ist. Ob es Umsatz- oder Planzahlen sind oder Sie sehen möchten, welche Bestellungen und Vorgänge am aktuellen Tag auf Sie warten oder ob Sie sich dafür interessieren, wer von Ihren Kollegen als nächstes Geburtstag hat. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich eigene Recherchen als Gadget anzeigen zu lassen. In der Registerkarte Module finden Sie eine Komplettübersicht aller Module, können danach suchen und direkt dahin wechseln.

Die Gadgets lassen sich vielfältig anpassen. Es können Einschränkungen auf Mitarbeiter oder Geschäftsbereich getroffen werden und auch das Klonen eine Gadgets ist möglich.

Einstellungen

Administrative Einstellungen

Sonderrecht -> Sonderrecht Zusatz / Sonstiges -> HTML-Ansichten konfigurieren -> Ja / Nein

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist HTML-Ansichten zu konfigurieren oder nicht.

Es gibt zwei Schemen auf die Sie die Office Heute Seite anpassen können.

Entweder auf - > Office Heute Vertriebsmitarbeiter (entspricht 6.0 Active Heute) oder auf - > Office Heute Sachbearbeiter (entspricht 6.0 Office Heute).
Es kann im Mitarbeiterprofil angepasst werden, s. Abb.

Speicherort: <HTMLPfad>/Privat/

Legen Sie hier einen neuen Unterordner namens Privat an. Würden Sie die mitgelieferte Datei bearbeiten, werden diese bei Update des Systems überschrieben.

Ist das entsprechende Recht vorhanden, kann jeder Mitarbeiter diese Seite für sich überarbeiten.

Werkseinstellung

Je nach Mitarbeiterqualifikation erfolgt die Auswahl:
Für Vertriebsmitarbeiter in der Datei » OfficeHeuteVertriebsmitarbeiter.ini. Für alle anderen, in der Datei » OfficeHeuteSachbearbeiter.ini.

Eine Besonderheit hat das Gadget News

Diesen Text können Sie folgendermaßen ändern:
Klicken Sie auf Weitere Stammdaten im Baum des CO dann auf Textbausteine.

Hier können Sie nun den gewünschten Text eintragen. Bspw. einen Kalenderspruch für den jetzigen Monat zur Motivation Ihrer Mitarbeiter.
Formatierte Texte werden im Abschnitt Text gelblich angezeigt und in der Übersicht ist die Spalte Text formatiert gefällt.

Automatische Aktualisierung

Soll Office heute als Info-Bildschirm an einer Wand hängen, ist es sinnvoll, dass sich die Seite in vorgegebenen Intervallen aktualisiert. Dies können Sie über die Nutzereinstellungen realisieren.

}

Einstellungen für Benutzer

Anleitung zum Gestalten der Office Heute - Seite

Wie soll Ihre Übersicht aussehen?

Klicken Sie auf das kleine Rad (oben rechts), dies sind die Einstellungen.
Markieren Sie die Einträge die Ihnen wichtig sind und entscheiden, wieviel Spalten es geben soll.
Haben Sie diese Einstellungen getroffen, können Sie jedes Gadget für sich nochmals verschieben.
Dazu das betreffende Anklicken und per Drag and Drop an die gewünschte Stelle ziehen.

Hierbei haben Sie die Möglichkeit selbst zu entscheiden, welche Einstellungen Sie gern sehen möchten. Bei jeder dieser Zeilen handelt es sich um ein sogenanntes Gadget.

Gadgets

Gadget
(Englisch für Apparat oder technische Spielerei) - es bezeichnet ein technisches Werkzeug oder Gerät mit bisher so nicht bekannter Funktionalität und/oder besonderem Design

Die Gadgets in Office Heute werden automatisch aktualisiert. Dazu muss in den Optionen ein Aktualisierungsintervall eingestellt werden. Aus dem Modul Recherche heraus können Ergebnisse als Gadget ausgegeben werden.

Beschreibungen

Angebots- / Auftragsbestand

zeigt Ihnen den aktuellen Gesamtbestand der vorliegenden Angebote und Aufträge nach Auftragswert, unterteilt nach Bearbeitungsstatus unabhängig von weiteren Kriterien. Hier wird auch der Auftragswert von Positionen angezeigt, die nicht berechnet werden.

Zusätzlich wird eine Summenzeile über den Gesamtbestand angezeigt.

Angebots- / Auftragsbestand Normal / Service

zeigt Ihnen den aktuellen Angebots- und Auftragsbestand nach Bearbeitungsstatus und aufgeteilt nach Normalvorgängen und Service-Aufträgen

Anzahl der Aktivitäten

zeigt die Termine und Aktivitäten des jeweils angemeldeten Users
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Aktivitäten

Dieses Gadget zeigt den Inhalt der Gadgets Termine und unerledigte Aufgaben in einer Anzeige

Aufgaben Heute

Hier werden die heute anstehenden Aufgaben des angemeldeten Users angezeigt.

Auftragseingänge

Zeigt die Anzahl der Auftragseingänge nach Auftragseingangsdatum und Vergleich mit dem Vorjahr.

belieferbare Aufträge

zeigt Aufträge, die an Lager vorrätig und/oder durch Wareneingang zur Lieferung bereit stehen

fakturierbare Aufträge

zeigt Aufträge, die berechenbare Positionen enthalten

Fakturierrückstand

Auswertung der zu berechnenden Positionen nach Lieferstatus
Hier werden Auftragswerte angezeigt, die zur Berechnung stehen, wo aber noch keine Berechnung stattgefunden hat. Die Summen werden aus Auftragsposition gebildet und der Bearbeitungsstatus des Vorgangs zu Grunde gelegt.

Geburtstage Ansprechpartner

zeigt tagesaktuell Geburtstage von Kunden- und Lieferantenansprechpartnern, wenn sie in den Stammdaten hinterlegt sind

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Geburtstage Ansprechpartner anzeigen

Steuert, ob die Geburtstage der Ansprechpartnern auf der Office Heute Seite angezeigt werden sollen.

Ja
Nein

Geburtstage Mitarbeiter

Hier können Sie die aktuellen Geburtstage anzeigen lassen oder über die Einstellungen mehrere Tage auswählen.

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Geburtstage Mitarbeiter anzeigen

Steuert, ob die Geburtstage der Mitarbeiter auf der Office Heute angezeigt werden sollen.

Ja
Nein

lieferbereite Aufträge

zeigt Aufträge, die bestätigt sind und bei Bedarf beim Hersteller bestellt sind

nachzubearbeitende Störungen

zeigt Service-Aufträge an, die von Concept Mobile mit Fehlern zurückgemeldet wurden.

News

Das News-Gadget ermöglicht es Ihnen, allen Mitarbeitern bestimmte Informationen anzuzeigen. Im Modul Textbausteine kann im Textbaustein bwNews der gewünschte Text hinterlegt werden. Um die Nachrichten aufeinanderfolgend mit Überschriften anzuzeigen, müssen Sie im Textbaustein durch folgenden Platzhalter getrennt werden:

#neu#

nicht bestellte Bestellungen

zeigt Bestellungen im Staus „erfasst“
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Bestellungen

nicht bestellte Serviceaufträge

zeigt alle bestätigten Serviceaufträge, die mindestens eine Position enthalten, zu der es keine zugehörige Bestellposition gibt. Es werden nur Normalaufträge beachtet.
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Service-Aufträge

Posteingang

Hier sehen Sie Ihren Posteingang, wenn Concept Office mit einem Mailkonto synchronisiert ist
Weitere Informationen dazu finden Sie hier:Emails mit Outlook synchronisieren

Termine Heute

Terminanzeige für den aktuellen Tag

Die Bemerkung aus den Gadgets der aktuellen Termine/Aufgaben wurde in der 8.0 entfernt, um die Anzeige übersichtlicher zu gestalten.

überfällige Angebote

zeigt alle offenen Angebote, bei denen eine Angebotsfrist hinterlegt und überschritten ist

überfällige Bestellungen

zeigt noch offene oder nur teilgelieferte Lieferantenbestellungen an, die ein Lieferdatum eingetragen und überschritten haben

Weiterführende Informationen finden Sie hier: Bestellungen

Umsätze

Umsatzübersicht im Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahr

Hier ist dieses Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht Umsatzansicht (Filter) für Office Heute

Legt fest, welche Umsätze dem Benutzer auf der Office Heute Startseite angezeigt werden.

keine Umsätze
nur eigene Umsätze
nur eigenen Umsätze und Umsätze der eigenen Kunden im zugeordneten Geschäftsbereich
Umsätze des VK-Teams
Umsätze der Mitarbeitergruppe
Umsätze des Geschäftsbereiches
alle Umsätze

Recherchen

Es ist möglich das Ergebnis von Recherchen in einem Gadget angezeigt werden.

Hierfür muss zuerst eine Recherche angelegt und dort der Haken In Office Heute Gadgets anzeigen aktiviert werden. Die Beschreibung wird im Gadget später zur Auswahl stehen. Dieses Feld sollte also nicht leer bleiben.

Nun kann in den Einstellungen das Gadget Recherche ausgewählt werden. Zunächst erscheint dann ein Gadget namens Leer. Mit Klick auf das Einstellungsrädchen des Gadgets kann eine Überschrift vergeben und eine Recherche ausgewählt werden. Es besteht auch die Möglichkeit das Gadget zu duplizieren (klonen), für den Fall, dass eine weitere Recherche in Office heute angezeigt werden soll.

Alternativ kann über Neues Recherchegadget ein weiteres Gadget erstellt werden.

Recherche Gadgets, die kein Ergebnis liefern, werden aufgrund der Übersichtlichkeit ausgeblendet.

Es ist möglich aus der Recherche in das jeweilige Modul abzuspringen.

Ab CO 8.2569.16 wird bei Recherchegadgets nur noch nach $-Platzhaltern gesucht ($Mitarbeiternummer oder $Kontaktnummer). Die Suche nach der Variablen selbst (@Mitarbeiternummer) entfällt

SLA-Status

Kennzeichen/Farbe	Bedeutung
	Keine Reaktionszeit, kein Meldedatum
	Weniger als die Hälfte der Reaktionszeit ist vergangen
	Hälfte der Reaktionszeit ist vergangen
	Reaktionszeit ist überschritten

Vorgangssichten

Hier kann eine Vorgangssicht ausgewählt werden. Das Ergebnis der Sicht wird angezeigt. Ist keine Überschrift in den Einstellungen des Gadgets eingetragen, wird die Bezeichnung der Sicht als Überschrift angezeigt.

Sichten

Haben Sie Sichten in Vorgängen oder bestellungen erzeugt und möchten das Ergebnis direkt auf Office heute sehen, dann können Sie das ebenfalls über ein Gadget realisieren. Dazu das entsprechende Gadget aufrufen und über das kleine Einstellungsrädchen konfigurieren. Auch dieses Gadget können Sie klonen, also duplizieren, um eine weitere Sicht anzuzeigen.

Tabs / Registerkarten

Planzahlen

zeigt den tagesaktuellen Vergleich der tatsächlichen Verkaufszahlen mit den geplanten Verkaufzahlen
Weitere Informationen finden Sie hier: Planzahlen

Umsatzdetails

zeigt eine aufgeschlüsselte Umsatzauswertung nach z.B. Geschäftsbereichen und Warengruppen

Textbausteine, Sonderrecht, Versionen, Sonderrecht, Rechteverwaltung

vorgaenge:vorgangsrechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-12T12:43:33+00:00

Benutzerrechte Vorgangsbearbeitung verwalten

Dieser Artikel beschreibt die Möglichkeiten die Rechte der Concept Office Benutzer zu konfigurieren. Die allgemeinen Funktionsweise der Rechteverwaltung ist hier beschrieben.

Modulrechte

Technisch setzen insgesamt 3 Module auf die Vorgangsbearbeitung auf, nämlich

Angebotswesen
Vorgänge
Service-Aufträge

Abhängig vom Aufgabenfeld des Sachbearbeiters können diese getrennt vergeben werden.

Modulrecht Angebotswesen

Ermöglicht dem Sachbearbeiter Angebote zu erfassen und zu bestätigen.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Modulrecht Vorgänge

Ermöglicht dem Sachbearbeiter Vorgänge zu bearbeiten.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Modulrecht Service-Aufträge

Ermöglicht dem Sachbearbeiter Service-Aufträge zu bearbeiten.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Reportrechte

Für das Ausdrucken von Vorgangsformularen müssen die entsprechenden Rechte in den Gruppen Reports CO-Aktuell und Reports CO-Aktuell TKD mindestens mit Ausprägung Drucken gewährt werden.

Mögliche Ausprägungen.

Keine Rechte
Anzeigen
Drucken
Exportieren
Anzeigen / Drucken
Anzeigen / Exportieren
Anzeigen / Drucken / Exportieren

Sonderrechte

Über eine Reihe von Sonderrechten lassen sich die Bearbeitungsmöglichkeiten noch differenzierter einstellen:

Sonderrechte zur Ansicht von Vorgängen

Sonderrecht Angebotsansicht (Filter) - gilt auch für Concept Flex

Bestimmt welche Angebotsvorgänge (Modul Angebotswesen) dem Bearbeiter angezeigt werden. Detailbeschreibung siehe Sonderrecht Vorgangsansicht.

keine Vorgänge
Nur eigene Aufträge
Aufträge des VK-Teams
Aufträge des Geschäftsbereiches
Alle Aufträge

Sonderrecht Vorgangsansicht

Legt fest welche Vorgänge dem Bearbeiter angezeigt werden. Je nach eingestellter Ausprägung werden die Mitarbeiterzuordnung im Vorgang, die Mitgliedschaft in Verkaufsteams oder zugeordnete Geschäftsbereiche berücksichtigt.

keine Vorgänge
Nur eigene Aufträge
Aufträge des VK-Teams
Aufträge des Geschäftsbereiches
Alle Aufträge

Sonderrecht Vorgangsansicht (Filter) für Office Heute

Legt fest, ob dem Benutzer Vorgänge auf der Office Heute-Seite angezeigt werden sollen.

Nein
Ja

Sonderrecht Auftragseingangsansicht (Filter)

Legt fest welche Auftragseingänge dem Benutzer angezeigt werden sollen.

keine Auftragseingänge
nur eigene Auftragseingänge
Auftragseingänge des VK-Teams
Auftragseingänge des Geschäftsbereiches
alle Auftragseingänge

Sonderrecht Auftragseingangsansicht (Filter) für Office Heute

Legt fest welche Auftragseingänge dem Benutzer auf der Office Heute Seite angezeigt werden.

keine Auftragseingänge
nur eigene Auftragseingänge
Auftragseingänge des VK-Teams
Auftragseingänge des Geschäftsbereiches
alle Auftragseingänge

Bei eingeschränkter Ansicht wird die Datensatzanzahl im Baum mit einem Sternchen gekennzeichnet.

Sonderrecht Artikel-, Lang- und Kundenartikeltexte an Vorgangspositionen bearbeiten

Kann nun gesteuert werden, ob ein Nutzer berechtigt ist, die Artikeltexte, Langtext und Kundentexte innerhalb eines Vorgangs zu bearbeiten.

Nein
Ja

Sonderrechte die den Bearbeitungsstatus betreffen

Normalerweise hängt die Änderung des Vorgangsstatus vom Zustand der Vorgangspositionen ab. Durch nachfolgende Sonderrechte können Benutzern gezielt weitere Änderungen erlaubt oder entzogen werden.

Sonderrecht Angebote erledigen und "verloren" setzen

Wenn zugewiesen, das der Benutzer den Vorgangsstatus von angeboten auf erledigt setzen.

Nein
Ja

Sonderrecht Erledigte Vorgänge reaktivieren

Wenn zugewiesen, das der Benutzer den Vorgangsstatus von erledigt auf teilberechnet zurücksetzen.

Nein
Ja

Sonderrecht Sofortstorno auch nach erfolgter FiBu-Übergabe erlauben

Wenn gewährt kann der Bearbeiter jederzeit eine Rechnung stornieren.

Nein
Ja

Sonderrecht Vorgänge bestätigen

Wenn zugewiesen, darf der Benutzer den Vorgangsstatus von angeboten auf bestätigt setzen, ohne eine Auftragsbestätigung zu drucken.

Nein
Ja

Sonderrechte zur Preisgestaltung in Vorgängen

Sonderrecht Basket Einkaufsbrutto ändern

Legt fest, ob im angeschlossenen pCon Basket eine EK-Änderung erlaubt ist.

Nein
Ja

Sonderrecht Einkaufspreise und Rohgewinne sichtbar machen

Wenn nicht gewährt kann der Bearbeiter keine Einkaufspreise oder abhängige Werte (Spanne, Rohgewinn ) einsehen.

Nein
Ja

Sonderrecht Mindestspanne am Artikel unterschreiten

Wenn gewährt kann der Bearbeiter den Verkaufspreis eines Artikels niedriger als die am Artikel hinterlege Mindestspanne eingeben.

Nein
Ja

Sonderrecht Rabattvergabe für nicht rabattfähige Artikel

Wenn nicht gewährt kann der Bearbeiter in Auftragspositionen keinen Rabatt eintragen, falls der Artikel nicht das Kennzeichen rabattfähig besitzt. Ist das Recht gewährt, erhält der Sachbearbeiter eine Meldung, dass der Artikel eigentlich nicht rabattfähig ist.

Nein
Ja

Sonderrecht Basketaufruf im Vorgang erlauben

Erlaubt den Benutzer aus einem Vorgang heraus den Basket aufzurufen.

Nein
Ja

Sonderrecht Verkaufspreise und -rabatte ändern

Erlaubt es dem Benutzer die VK-Preise und Rabatte zu ändern.

Nein
Ja

Sonderrecht Einkaufspreise, Rahmenvertragsnummer in Positionsliste ändern (außer Basket)

Erlaubt dem Benutzer EK-Preise und Rahmenvertragsnummern in Positionslisten eines Vorganges zu ändern.

Ja, nur Rahmenvertragsnummer
Ja, alles
Nein

Sonstige Sonderrechte

Sonderrecht Gutschriften erlauben

Wenn gewährt, darf der Sachbearbeiter neben Normalaufträgen auch Gutschriftsvorgänge erfassen. Das Durchführen eines Sofortstorno ist ebenfalls an dieses Recht gekoppelt (notwendige Ausprägung: Erfassen uns Auslösen.

Nein
Erfassen
Erfassen und Auslösen

Sonderrecht Lieferscheine stornieren

Steuert ob der Benutzer einen gedruckten Lieferschein stornieren darf.

Nein
Ja

Sonderrecht Obergrenze Auftragswert Angebotsdruck

Legt fest, bis zu welcher Angebotshöhe ein Bearbeiter Angebote erstellen darf.

kein Angebotsdruck erlaubt
Obergrenze 1.000
Obergrenze 5.000
Obergrenze 10.000
Obergrenze 50.000
Angebotsdruck erlaubt

Sonderrecht Verkaufsteam im Auftrag ändern

Steuert ob das Feld Verkaufsteam vom Sachbearbeiter geändert werden darf.

Nein
Ja

Sonderrecht Filiale im Auftrag ändern

Steuert ob das Feld Filiale vom Sachbearbeiter geändert werden darf.

Nein
Ja

Sonderrecht Angebots- und Bestätigungsanschrift bearbeiten

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist Angebots- und Bestätigungsanschrift bearbeiten kann.

Nein
Ja

Sonderrecht Rechnungsanschrift oder Debitorenkonto

Änderung der Rechnungsanschriften und Debitorenkoten erlauben?

Ja
Nein

Sonderrecht In der Matchcodesuche der Lieferanschriften die Anzeige aller Anschriften erlauben. Andernfalls werden nur die der Firma zugeordneten Anschriften berücksichtigt

Ausblenden der Suche aller Anschriften

Ja
Nein

Sonderrecht Vorgabelager laut Artikel an der Vorgangsposition ändern

Ja
Nein

Sonderrecht Änderung der Filiale am Ticket erlauben

Nein
Ja
Nur eigene Filialen

Vorgaenge, Rechteverwaltung

vorgaenge:abschlagsrechnungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-25T12:12:40+00:00

Abschlagsrechnungen

Dieser Artikel zeigt die Anwendung des Abschlagsverfahrens in Concept Office. Es unterstützt eine Rechnungsstellung gemäß der Vergabe u. Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB §16 / Teil B / 2012). Das Verfahren kann hierbei auch für eine Anzahlungsrechnung genutzt werden.

Vorbereitungen

Abschlagsartikel anlegen

Anlage des Artikels im Artikelstamm

Ein Abschlag wird in der Buchhaltung i.d.R. als besondere Kontenklasse geführt. Daher ist es erforderlich, einen besonderen Artikel mit einer entsprechenden Kontierung vorbereitet anzulegen. Hier eine kurze Beschreibung.

Modul Artikelstamm starten

Artikelnummer wählen u. eine Kurzbezeichnung für die Suche eingeben

Für die am Abschlagsartikel hinterlegten Texte für die Abschlags- und Schlussrechnung können folgende Platzhalter benutzt werden:

Platzhalter
#Abschlagsbetrag#
#BerechnungsbasisEk#
#BerechnungsbasisVk#
#Einkaufspreis#
#InklKopfzuschlaege#
#MarkiertePositionen#
#Prozentsatz#

Der Abschlagsrechnungstext mit den entsprechenden Platzhaltern muss im Langtext des Erlösartikels und der Schlussrechnungstext in der Bezeichnung hinterlegt werden.

Kontierungsgruppe, Artikelart Allgemein u. Abschlagsklassifizierung hinterlegen

Speichern. Bei einem neuen Vorgang kann der Abschlagsartikel nun entsprechend ausgewählt werden.

Bedienung im Tagesgeschäft

Die Positionen werden wie gewünscht im System erfasst. In einem Kopfvortext zum Angebot / AB können Hinweise über die vereinbarten Zahlungsschritte hinterlegt werden.

Nun wird der Abschlagswertkalkulator gestartet:

Der Abschlagswertkalkulator

Die Ermittlung des Abschlagswertes kann wahlweise prozentual erfolgen (1) oder mit direkter Eingabe eines Festbetrages.(2)

Über den Button Aktualisieren wird die Berechnungsbasis angezeigt. (3)

Nun kann im Feld Abschlagsrechnungstext der Text für die Abschlagsposition hinterlegt werden. (4)

Der Text für die Schlussrechnung kann sofort hinterlegt werden, oder vor dem Erstellen der Schlussrechnung. (5)

Nach Betätigen von OK wird die Abschlagszeile erzeugt.

Die Position hat hierbei eine gelbe Statusfarbe und zeigt alle ermittelten Werte an. Der Abschlag kann vor der Fakturierung über das gleiche Verfahren geändert werden.

Druck der Abschlagsrechnung

Für den Druck der Abschlagsrechnung klickt man auf den Status erfasst der Abschlagsposition. Diese zeigt danach zu fakturieren an.

Lösen Sie wie gewohnt eine Rechnung aus. Das System erzeugt hierbei eine Abschlagsrechnung.

Der Status der Abschlagsposition steht hierbei dann auf fakturiert.

Vorbereitung der Schlussrechnung

Für die Schlussrechnung müssen alle Positionen auf zu liefern oder geliefert gesetzt sein.

Die Abschlagspositionen müssen per Klick auf den Status auf „auszugleichen“ gestellt werden. Der Schlussrechnungstext kann hierbei noch angepasst werden.

Beim Auslösen des Rechnungsdrucks wird Concept Office eine Rückfrage an Sie stellen, ob die Abschlagsrechnungen mit den Normalpositionen zusammengeführt werden sollen.

Nach Bestätigung mit JA erfolgt der Druck der Schlussrechnung.

Beachten Sie, wenn Sie Positionen und Abschlagssummen in einer Rechnung berechnen, dass Sie diese bei Rechnungskorrekturen nur getrennt gutschreiben können. Liegt eine solche Rechnung vor muss immer erst die Position gutgeschreiben werden und dann im Orginalvorgang den Abschlag. Wird die Abschlagssumme mit Minus zuerst korrigiert, muss diese Rechnung wieder storniert werden, um die Position gutschreiben zu können.

Hierbei werden alle Abschläge aufgeführt und gegen die gelieferte Ware gerechnet.

Achtung für Abschlagsbeträge müssen abweichende Fibu-Konten und abweichende Kontierungsgruppen in CO angelegt sein.

Sichten für Abschlagsverfahren

Offene Aufträge mit Abschlagszahlungen lassen sich auf dem Startbildschirm und im Baum anzeigen. Hierzu ist eine Sicht anzulegen und entsprechend zu speichern.

Diese Sicht wird dann im Baum gespeichert u. erlaubt per Klick das Öffnen der betreffenden Abschlagsvorgänge. Zusätzlich können diese Aufträge auf dem Startbildschirm angezeigt werden.

Darstellung Office Heute

Abschläge sind in dieser Sicht separat. Erst mit der Erstellung der Schlussrechnung werden diese Zahlungen sowohl im Umsatz, als auch im Rohgewinn angezeigt. Abschläge für sich stellen keinen Umsatz dar und werden auch in der Buchhaltung separat geführt.

Abschlagszahlungen und daran anteilig ermittelte Rohgewinne werden nicht unter Umsatz u. Rohgewinn aufgeführt.

Auswertungen

Die bestehenden Umsatzauswertungen beinhalten keine Abschlagszahlungen, diese sind in Umsätze u. Umsatzstatistik Aufträge aus der Vorgangsbearbeitung enthalten. Es gibt zwei weitere Auswertungen, welche einen Gesamtumsatzbericht mit Abschlägen und ausschließlich Abschlagszahlungen beinhalten.

Bericht Abschlagszahlungen der Vorgangsbearbeitung - offene Abschläge mit der Buchhaltung abgleichen
Bericht Umsätze einschließlich Abschlagszahlungen - Gesamtumsatzbericht mit Abschlägen

Was gibt es noch zu wissen?

Kann ich auch mehrere Abschläge zu einem Vorgang erfassen?

Ja, dies ist möglich. Die Erfassung erfolgt auf die gleiche Art wie beim ersten Abschlag.

Ich möchte auf der Abschlagsrechnung nur bestimmte Positionen angezeigt haben. Wie ist dies möglich?

a) Setzen Sie bei diesen Positionen den Druckhaken in der Positionsliste.

b) Stellen Sie sicher, dass die Abschlagsrechnung auf zu fakturieren steht

c) Setzen Sie bei der Druckfreigabe den Haken „nur gekennzeichnete Positionen drucken“

Auf der Abschlagsrechnung erscheinen dann die selektierten Artikel, als auch der Abschlagsartikel.

Ich möchte einen prozentualen Abschlag auf einen Teil des Auftrags in Rechnung stellen. Kann dies Concept Office für mich berechnen?

Die Berechnung ist kein Problem. Markieren Sie hierbei zunächst die Positionen, welche für die Berechnung vorgesehen sind.

Starten Sie direkt danach den Abschlagswertkalkulator und klicken auf das Bedienfeld markierte Positionen einbeziehen.

Gehen Sie danach vor, wie oben bereits beschrieben. Die Ausgangsbasis für den Abschlag ist hierbei nun die Positionsmarkierung.

Kann ich eine Teilrechnung nach einer Abschlagsrechnung stellen?

Die Berechnung von Artikelpositionen ist auch nach einer Abschlagsrechnung möglich. Diese werden jedoch nicht in der Schlussrechnung aufgeführt. Falls Sie dies wünschen, können Sie einen Abschlag über einen Anteil der Positionen ausführen.

Wie kann ich eine bereits getätigte Abschlagsrechnung gutschreiben oder stornieren?

Die Gutschrift einer Abschlagsposition ist über einen Rechtsklick mit der Maus auf die ursprüngliche Abschlagsposition möglich.

Dadurch wird eine neue rote Betragszeile erzeugt, die den Gutschriftswert wiedergibt.

Danach wird die Position wie eine Abschlagsrechnung behandelt. (Siehe Druck der Abschlagsrechnung) Die Abschlagsrechnung enthält hierbei eine negative Rechnungssumme und gleicht den Umsatz wieder aus. Ein Storno der Rechnung ist natürlich auch möglich.

Abschlagsverfahren, Vorgänge

nl:vorgaenge:abschlagsrechnungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Aanbetalingsfacturen

Dit artikel beschrijft functies welke vanaf Concept Office 6.1 beschikbaar zijn. Voor de beschreven procedure is versie 6.1.188 of hoger vereist.

Gebruikt u een versie voor 6.1 van Concept Office? Lees dan het het volgende artikel: “Aanbetalingsfacturen in eerdere versies”

In dit artikel wordt de toepassing van aanbetalingsfacturen in Concept Office 6.1 met nieuwe mogelijkheden beschreven. Het ondersteunt een facturatie volgens de aanbestedingen voor constructiewerkzaamheden (§ 16 VOB / deel B / 2012)

De formulieren voor facturen zullen moeten worden voorbereid voor deze nieuwe procedure.
- Bij alle klanten waarbij Concept Office versie 6.1 na 01.09.2014 is geïnstalleerd, wordt al het juiste formulier toegepast.
- Klanten met een oudere versie kunnen een offerte aanvragen voor het aanpassen van deze formulieren.
De bestaande methode (zogenaamde residuele boekhouding) zal in 6.1 Concept Office blijven, maar vanaf versie 7.0 verwijderd worden. Vervolgens zal een transactieverwerking onder deze oude procedure niet meer mogelijk zijn.
In de artikelstam moet minstens één aanbetalingsartikel aanwezig zijn.

Voorbereidingen

Aanbetalingsartikel aanmaken

Aanmaken van het artikel in de artikelstam

Een aanbetaling wordt meestal op een speciale grootboekrekening in de boekhouding vermeld. Daarom is het nodig om een speciaal artikel met een passende toewijzing aan te maken. Hier volgt een korte beschrijving.

Module [Stamgegevens].

Selecteren [Artikelen] en voer een korte naam in voor de zoekactie.

Definiëren van grootboekgroep en artikelsoort, markeren als aanbetalingsartikel.

[Opslaan]. Bij een nieuw dossier kunt u nu het aanbetalingsartikel selecteren.

Dagelijkse werking

De posities worden zoals gewenst in het systeem aangemaakt. In het ‘ondersteunde tekstveld’ kunnen eventueel de verdere instructies over de overeengekomen betalingsvoorwaarden opgeslagen worden.

Nu wordt de aanbetalingscalculator gestart:

De aanbetalingscalculator

De waarde van de aanbetaling kan procentueel worden berekend (1) of door het ingeven van een vast bedrag. (2)

Met behulp van de knop [Bijwerken] wordt de berekening getoond. (3)

Nu kan in het veld Aanbetalingstekst de tekst voor de aanbetaling opgegeven worden. (4)

Tevens kan de tekst voor de eindfactuur bij het betreffende veld ingevoerd worden. (5)

Na de bevestiging op [OK] wordt een aanbetalingspositie aangemaakt.

Deze positie heeft de status Aangemaakt (gele statuskleur) en toont alle berekende waarden. De aanbetaling kan eventueel nog voor de uiteindelijke facturatie, middels dezelfde procedure, gewijzigd worden.

Afdrukken van de aanbetalingsfactuur

Voor het afdrukken van de aanbetalingsfactuur klikt men op de status Aangemaakt. Deze verandert daarna in Te factureren.

Print nu zoals gebruikelijk een factuur. Het systeem zal een aanbetalingsfactuur printen.

De status van de aanbetalingspositie wijzigt daarbij op Gefactureerd.

Voorbereiding van de eindfactuur

Voor de eindfactuur moeten alle posities op te leveren of op geleverd gezet zijn.

De aanbetalingsposities moeten de status “Verevend” te klikken. De eindfactuurtekst kan hier nog worden aangepast. Die Abschlagspositionen müssen per Klick auf den Status auf „auszugleichen“ gestellt werden. Der Schlussrechnungstext kann hierbei noch angepasst werden.

Beim Auslösen des Rechnungsdrucks wird Concept Office eine Rückfrage an Sie stellen, ob die Abschlagsrechnungen mit den Normalpositionen zusammengeführt werden sollen.

Nach Bestätigung mit JA erfolgt der Druck der Schlussrechnung.

Hierbei werden alle Abschläge aufgeführt und gegen die gelieferte Ware gerechnet.

Was gibt es noch zu wissen?

Kann ich auch mehrere Abschläge zu einem Vorgang erfassen?

Ja, dies ist möglich. Die Erfassung erfolgt auf die gleiche Art wie beim ersten Abschlag.

Ich möchte auf der Abschlagsrechnung nur bestimmte Positionen angezeigt haben. Wie ist dies möglich?

a) Setzen Sie bei diesen Positionen den Druckhaken in der Positionsliste.

b) Stellen Sie sicher, dass die Abschlagsrechnung auf zu fakturieren steht

c) Setzen Sie bei der Druckfreigabe den Haken „nur gekennzeichnete Positionen drucken“

Auf der Abschlagsrechnung erscheinen dann die selektierten Artikel, als auch der Abschlagsartikel.

Ich möchte einen prozentualen Abschlag auf einen Teil des Auftrags in Rechnung stellen. Kann dies Concept Office für mich berechnen?

Die Berechnung ist kein Problem. Markieren Sie hierbei zunächst die Positionen, welche für die Berechnung vorgesehen sind.

Starten Sie direkt danach den Abschlagswertkalkulator und klicken auf das Bedienfeld markierte Positionen einbeziehen.

Gehen Sie danach vor, wie oben bereits beschrieben. Die Ausgangsbasis für den Abschlag ist hierbei nun die Positionsmarkierung.

Kann ich eine Teilrechnung nach einer Abschlagsrechnung stellen?

Wie kann ich eine bereits getätigte Abschlagsrechnung gutschreiben oder stornieren?

Die Gutschrift einer Abschlagsposition ist über einen Rechtsklick mit der Maus auf die ursprüngliche Abschlagsposition möglich.

Dadurch wird eine neue rote Betragszeile erzeugt, die den Gutschriftswert wiedergibt.

neues, Abschlagsverfahren, Vorgänge, 6.1

moebelkonditionen:moebelkonditionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-18T09:17:21+00:00

Möbelkonditionen

Allgemein

In der Regel werden auf gegeben. Auch können es Vereinbarungen mit dem Kunden abgeschlossen werden, die in Abhängigkeit zum Hersteller einen definierten
erhalten.

Die Anlage einer Möbelkondition macht Sinn, wenn die Konditionsvereinbarung in geregelter Form besteht, bspw. als Konditionsdatenblatt, Rahmenvertrag oder einen Projektbezug aufweist.

Die Konditionen können immer in Abhängigkeit vom Hersteller oder einer bzw. mehrerer Produktserien angelegt werden. Dies gilt auch für begrenzte Aktionen auf einzelne Produktmodelle.

Gilt eine Kondition für mehrere Serien, so sind diese mit Semikolon getrennt und ohne Leerzeichen anzugeben
z.B. MC;TL;EL

Suche & Anlage einer Möbelkondition

Die Anlage einer Kondition erfolgt im Modul Möbel-Konditionen, welches unter Stammdaten zu finden ist.

Beim Öffnen des Moduls kann in der Übersicht nach bestehenden Konditionen gefiltert werden. In dem nachfolgenden Beispiel ist eine Grundkondition vom Lieferanten ersichtlich (25+10%). Für den Kunden Adidas besteht eine 2. Einkaufskondition (45+10%) mit zugehöriger Verkaufsrabattierung (10+7,5%).

Soll eine neue Kondition angelegt werden, ist ein Wechsel zu dem Reiter Eingabe erforderlich. Über die Schaltfläche Neu wird ein neuer Datensatz angelegt.

Hier ist dieses Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht

Anlage kunden- bzw. lieferantenübergreifender Möbelkonditionen erlauben?

Nein
Ja

Beispiele

Beispiel 1:

Erfassung einer Lieferantengrundkondition

1. Zuordnung des Lieferanten test

Nachdem im oberen Bereich alle Zuordnungen erfolgt sind, sollte gespeichert werden. Ansonsten gibt es die folgende Information:

2. Erfassung der vereinbarten Kondition

3. Neuer Konditionssatz

Mit der nächsten Positionserfassung wird für diesen Lieferanten der neue Konditionssatz zugrunde gelegt.

Beispiel 2:

Erfassung einer kundenbezogenen Kondition

1. Zuordnung des Kunden und des Lieferanten

Zusätzlich kann hier im Rahmenvertrag eine Vertragsnummer oder der Kundenname eingetragen werden. Diese® wird dann bei der Lieferantenbestellung angezeigt.

Für elektronische Bestellungen ist die Angabe einer bestehenden Rahmenvertragsnummer zwingend erforderlich, um eine fehlerfreie Bestellung (bzgl. der Konditionen) zu gewährleisten. Rahmenvertragsnummern bzw. entsprechende Konditionen sind über Konditionsblätter oder auch Internetauftritte der Hersteller zu erfahren.

Nachdem im oberen Bereich alle Zuordnungen erfolgt sind, sollte gespeichert werden. Ansonsten gibt es die folgende Information:

2. Erfassung der vereinbarten Kondition

3. Neuer Konditionssatz

Mit der nächsten Positionserfassung wird für diesen Lieferanten in Bezug auf den hinterlegten Kunden der neue Konditionssatz zugrunde gelegt.

Bei der Anlage Anlage kunden- bzw. lieferantenübergreifender Möbelkonditionen ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Anlage kunden- bzw. lieferantenübergreifender Möbelkonditionen erlauben

Steuert ob das Feld Filiale Legt fest, ob der Nutzer das Recht hat kunden- bzw. lieferantenübergreifende Möbelkonditionen anzulegen.

Nein
Ja

FAQ

F: Ich habe eine Grundkondition für einen Lieferanten angelegt. Für eine Produktserie erhalte ich abweichende (bessere) Konditionen. Ist dies möglich?

AW: Ja, das ist möglich. Die serienbezogene Konditiom muss entsprechend angelegt werden. Es können auch mehrere Serien benannt werden. Dazu wird eine weitere Kondition mit Benennung der Serie(n) angelegt. Mehrere Serien können durch ein Semikolon benannt werden.

F: Der Lieferant gewährt uns für einen Kunden einen Sonderrabatt, welcher jedoch zeitlich ist. Wie kann ich diese zeitliche Befristung erfassen?

AW: Die zeitliche Befristung ist über die Eingabe eines Gültigkeitsdatums direkt in der kondition möglich. Wird der Zeitraum erreicht, greift die Kondition. Wird der angegebene Zeitraum überschritten, wird der Konditionssatz ignoriert. Dann gilt, soweit vorhanden, die Grundkondition.

F: Ich möchte für einige Lieferanten eine kundenbezogene Standardkondition hinterlegen. Die Lieferantenkonditionen entsprechen jedoch den Grundkonditionen. Muss ich diese Grundkondition trotzdem nochmal bei der Kundenkondition erfassen?

AW: Nein, das ist nicht notwendig. Steht im Einkaufskonditionsfeld eine 0, ermittelt Concept Office automatisch die nächste gültige Kondition.

F: Ich erhalte von einem Lieferanten für einen Artikel eine besondere Einkaufskondition, jedoch nur für einen begrenzten Zeitraum. Kann ich diese Kondition auch Artikelebene erfassen? AW: Dies ist möglich. Legen Sie eine neue Kondition mit Hinterlegung der Artikelnummer an. Es können auch Platzhalter verwendet werden; bspw. ein *. Die Begrenzung lässt sich über Gültig bis erreichen.

F: Ich habe einige Konditionen für einen Lieferanten angelegt, auch für spezifische Kunden. Seltsamerweise zieht sich das System für einige Produkte anstatt der der kundenspezifischen Kondition die Grundkondition für den Lieferanten. Im folgenden Beispiel würde ich erwarten, dass bei Auswahl des Kunden Adidas im Vorgang auch dessen (bessere) Konditionen verwendet werden.

AW: Das Programm arbeitet die Konditionsermittlung nach einer eingestellten Reihenfolge ab. In dem oben gezeigten Beispiel ist zwar die kundenspezifische Kondition die Bessere, sofern jedoch die Produktlinie AZ gewählt wird, ziehen die serienspezifischen Konditionen. Das Verhalten kann geändert werden, siehe Konfiguration 139. Hierbei wäre die Einstellung 1 zu wählen.

F: Ich habe einen Lieferanten angelegt, welcher mit mehreren Herstellerkürzeln arbeitet. Die Konditionen unterscheiden sich zwischen den einzelnen Herstellerkürzeln. Wie lässt sich dies abbilden?

AW: In Concept Office können Sie für den jeweiligen Lieferanten mehrere Konditionen anlegen. Dabei ist es wichtig, dass Sie das jeweilige Herstellerkürzel darunter eintragen.

F: Ich habe bereits Positionen erfasst und lege eine Möbelkondition an. Greift diese für die bereits erfassten Positionen?

AW: Bestehende Positionen bleiben von der Kondition unberührt.

co_portal:vorbereitungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-11-27T13:25:55+00:00

CO Portal: Vorbereitung und Einstellungen

Die Systemvoraussetzungen für CO Portal finden Sie hier.

CO Portal ist nur in Verbindung mit Concept Office nutzbar.

Mandanteneinstellungen

Im Modul Mandanten im Tab Vorgabewerte TKD wird die URL zu CO Portal hinterlegt und es werden die mandantenweiten Rechte vergeben.

Im Bereich MPS Systeme wird die URL zum Portal angelegt. Diese wird zur Bildung des Zugangslinks in E-Mails verwendet. Die Felder Username und Passwort werden leer gelassen.

Rechte

Über die dahinter befindliche Schaltfläche Portaloptionen bearbeiten können die mandantenweiten Rechte vorbelegt werden, welche initial für alle Ansprechpartner gelten:

Folgende Module lassen sich freigeben:

Zähler (funktioniert nur in Zusammenhang mit Verträgen, an denen die Option „Meldung durch CO Portal“ hinterlegt ist)
Maschinen (alle Geräte des Kunden (Maschinen mit Seriennummer) unabhängig ob Vertragsgerät oder nicht)
Serviceaufträge (hier kann spezifiziert werden zwischen:
- keine
- nur offene
- alle)

Diese Rechte lassen sich an jeder Firma und an jedem Ansprechpartner überschreiben.

Mandantenkonfigurationen

Konfiguration 286: E-Mail für Störungsmeldungen

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die E-Mailadresse ein, an die Störungsmeldungen versendet werden sollen.

Konfiguration 287: E-Mail für Verbrauchmaterialanforderungen

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die E-Mailadresse ein, an die Verbrauchmaterialanforderungen versendet werden sollen.

Konfiguration 289: Link zur Startseite im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die Webseite an, die neben den einzelnen Modulbausteinen auf der Startseite erscheinen soll. CO Portal behandelt diese Seite als Inner Frame und zeigt dort beliebigen Inhalt an.

Konfiguration 290: Verweis auf Firmenlogo im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie den Bildnamen inkl. Pfad für das Logo im Kundenportal an. Am Besten wird dies in der CO Umgebung auf ihrem Server abgelegt. Es ist dann links im Portal ganz oben zu sehen.

Konfiguration 291: Ablauftage der initialen Zählerstandsabfrage

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die Zahl an, die angibt nach wie vielen Tagen der Link in der E-Mail (Zählerstandanforderung mit Direktzugriffslink) ungültig werden soll. Im Link gibt es zu diesem Zweck einen Timestamp. Auf dieser Webseite kann dieser zu Prüfungszwecken in ein Datum umgewandelt werden: coderstoolbox.net/unixtimestamp

Konfiguration 292: Link zum Impressum im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie den Link an, der angibt wo sich das Impressum befindet.Beachten Sie, dass das Impressum eine Pflichtangabe auf einer nicht privaten Webseite ist.

Konfiguration 293: Passwortanforderung ausblenden

0 - nein
1 - ja

Schaltet die Passwortwiederherstellung ab. Kunden können sich dann nur über den Link einer Zählerstandsanforderung anmelden und haben kein eigenes Login.

Konfiguration 333: Störungen melden über

Mit welchem Verfahren sollen Portalstörungsmeldungen übertragen werden.

0 - per Email
1 - Ticket anlegen

Wenn das Ticketmodul lizenziert ist, können Tickets direkt angelegt werden.

Konfiguration 352: Stellplatzänderung melden über

Mit welchem Verfahren sollen Stellplatzmeldungen übertragen werden.

0 - per Email ( Einstellung textuell Emailadresse eintragen)
1 - Ticket anlegen
2 - Stellplatz direkt ändern

Wenn das Ticketmodul lizenziert ist, können Tickets direkt angelegt werden.

Konfiguration 400: Soll bei MPS Maschinen der Button ‚Verbrauchmaterial bestellen‘ ausgeblendet werden.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 437: Übermittlung von Verbrauchsmaterialmeldungen aus dem Portal

0 – Per Mail
1 – Als Mps-Meldung speichern

Steuert, wie im Portal ausgelöste Verbrauchsmaterialmeldungen übermittelt werden sollen.

Konfiguration 496: Mailversand mit Absender aus E-Mail-Einstellungen

0 – Nein
1 – Ja

Erfolgt aus dem Portal ein Mailversand, wird nicht die Loginmail-Adresse des Kunden als Absender verwendet, sondern die Mailadresse, welche an den E-Mail-Einstellungen hinterlegt ist.

Konfiguration 497: Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht

kann gesteuert werden, ob bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial über das Concept Flex Kundenportal der aktuelle Zählerstand des Gerätes (Vertragsmaschinen) angegeben werden muss oder nicht, bzw. ob die Vertragsart das Verhalten bestimmt.

0 – keine Pflicht
1 – wird durch Vertragsart bestimmt
2 – ist Pflicht für alle Vertragsmaschinen

Soll laut Konfiguration die Vertragsart das Verhalten bestimmen, kann das über eine neue Eigenschaft (Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht), an der jeweiligen Vertragsart hinterlegt werden.

Konfiguration 504: Anzeige der Artikelbezeichnung im Kundenportal.

0 - Artikelbezeichnung
1 – Kurztext, wenn vorhanden

Steuert, ob bei der Artikelbezeichnungen im Portal der Kurztext (wenn vorhanden) oder die Bezeichnung angezeigt wird.

Konfiguration 511: Seitenname im Browser

Steuert den Browsertitel für das Kundenportal. Der hier hinterlegte Text wird als Name om Browser angezeit. Ist kein Text hinterlegt, wird Concept Flex angezeigt.

Konfiguration 514: Maximale Größe in MB für Uploads im CO Portal

Über die Einstellung textuell kann die Dateigröße für Uploads (z.B. Dokument an ein Ticket anhängen) beschränkt werden. Die maximale Größe muss im IIS angepasst werden.

Konfiguration 515: Link zu Danteschutzbestimmungen im Kundenportal

Bei Eingabe einer Url bitte das Protokoll (http:// oder https://) mit angeben.

Konfiguration 549: Ablauftage Portal-Link zur Passwortvergabe

Fehlt dieser Eintrag wird mit einem Standartwert von 1 Tag gearbeitet. (http:// oder https://) mit angeben.

Konfiguration 550: Tickets ohne Ticket-Id ausblenden.

0 – Nein
1 – Ja

Sollen im Modul Tickets (Störungen) nur Daten angezeigt werden, die eine Ticket-Id haben.

Konfiguration 575: Soll bei MPS-Maschinen die MPS-Info abgefragt werden.

0 – Nein
1 – Ja

Über die textuelle Einstellung können Stunden hinterlegt werden, ab wann die MPS Infos erneut abgefragt werden. ACHTUNG: Aus Performancegründen ist die Standardeinstellung = Nein. Wenn aktiviert, kann in den textuellen Einstellungen ein zeitlicher Wert in Stunden angegeben werden, zu dem die Informationen abgefragt werden sollen, falls die aktuellen Daten älter sind als die definierten Stunden. Ist kein textueller Wert bei aktivierter Konfiguration vorgegeben, so werden die Informationen beim Laden der Maschinendetails immer aktualisiert. Die Aktivierung der Konfiguration ist nicht unbedingt notwendig, wenn MPS-Infos per Automation zeitgesteuert sowieso aktualisiert werden und das dort verwendetet Intervall ausreichend ist.

Konfiguration 587: Suchfunktion für B2B Produktsucche.

0 – Volltextsucher inkl. Ähnlichkeitsfindung
1 – einfache Volltextsuche

Steuert, welche Suche für die B2B Produktsuche verwendet wird.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

disposition:disposition

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-04T11:51:43+00:00

Disposition

Die Disposition dient dazu, Aufträgen des Geschäftsbereiches Möbel Termin, Monteur und notwendige Ressourcen (z.B. LKW, Werkzeuge) zuzuweisen.
Wir empfehlen Aufträge in der Tages- oder Wochenansicht zu disponieren.

Weitere Hinweise und Regeln zur Disposition finden Sie hier.

Vorbereitung

Einstellung für Kalender-und Dispositionsmodul

In den Benutzereinstellungen können Sie die Intervalleinteilung sowie die sichtbare Tages- und Arbeitszeit einstellen. Solange dies noch nicht geschehen ist, startet die entsprechende Maske bei jedem Start der Disposition.

Einstellung der Konfigurationen

Konfiguration 328: Folgekommissionierschein

Die Konfiguration muss die Einstellung 2 haben, damit nur ein Kommissionierschein pro Position gedruckt werden kann.

0 - nicht möglich
1 - möglich, Druck aller nicht gelieferten Positionen
2 - möglich, Druck aller nicht gelieferten Positionen, die nicht auf einem anderen offenen Kommissionierschein sind

Konfiguration 312:Teillieferung in CO-Logistik und Disposition anzeigen

Die Konfiguration muss aktiv sein, damit die Kommissionierscheine in der Disposition angezeigt werden.

0 - Nein
1 - Ja

Dispositionsaktivitäten werden jetzt mit Rechnungsdruck erledigt gesetzt, falls die Aktivität lt. Konfiguration 284 nicht gelöscht werden soll.

Einstellung der Rechte

Der Mitarbeiter, der disponiert, benötigt die Rechte Disposition und Dispositionsaktivitäten bearbeiten/löschen.
Für die Anzeige der Dispo-Liste ist das Recht Dispo-Liste erforderlich.

Stammdatenverwaltung

Die Anlage der Stammdaten für die Disposition finden Sie hier.

Disponieren

Vorgangsbearbeitung

Die Disposition basiert auf einem im Vorgang erstellten Kommissionierschein.
In der Modulfunktion Liefertermin ermitteln in der Vorgangsbearbeitung wird der Auftrag zur Kommissionierung freigegeben.

Es ist auch möglich SET-Artikel als Teillieferung zu liefern.

Im Feld Dispobemerkung können Informationen für den Disponenten hinterlegt werden, die er in der Durchführung seiner Lieferplanung jederzeit einsehen kann. Komplettiert werden die Zusatzinformationen durch Lademeter und der Eingabe einer voraussichtlichen Montagedauer in Stunden, welche beim Einfügen des Vorgangs in die Kalendersicht sofort berücksichtigt wird. Mit der Funktion Zur Kommissionierung freigeben wird ein Kommissionierschein erstellt und es wird ein organisatorischer Wechsel vom Innendienst in die Disposition vollzogen.

Disposition

Mit der Disposition erhalten Sie eine Kalenderdarstellung, in der dem Disponenten alle relevanten Informationen zur Planung der Dienstleistungsdurchführung zur Verfügung stehen.

Planungskalender

Zur Planung wird die Tages- oder Wochenansicht empfohlen. Die Darstellung des Planungskalenders gliedert sich in drei Hauptbereiche:

Kalenderdarstellung

Die Kalendereinstellung kann durch den Benutzer in unterschiedliche Darstellungsarten eingestellt werden.

Planungseinheiten (disponierte Vorgänge)

Die Symbole sind im Aktivzustand farbig - inaktiv weiß

Symbol	Status	Kurzbeschreibung
	aktiv	Vorgang wurde disponiert
	aktiv	Lieferavis gedruckt
	aktiv	Lieferschein gedruckt
	aktiv	Ware ist kommissioniert, bzw. Liefermenge eingetragen
	aktiv	Dispobemerkung vorhanden
	aktiv	Lagerauftrag
	aktiv	Direktlieferung
	aktiv	Disposition ist gesichtet und noch nicht als Erledigt bzw. Rückgemeldet gekennzeichnet
	aktiv	Disposition ist als Erledigt bzw. Rückgemeldet gekennzeichnet

Anzeige disponierter Aufträge

Die Anzeige der Aufträge in der Planungsansicht kann konfiguriert werden. Dies geschieht über den Textbaustein bwDispoAnzeigeText. Mögliche Platzhalter sind:

Platzhalter	Bedeutung
#ED#	EK-Datum
#KN#	Kunde
#SO#	Standort-Ort
#SZ#	Standort-PLZ
#SR#	Standort-Strasse
#VD#	VK-Datum
#VG#	Vorgangsnummer

Infoblase

Alle wichtigen Informationen zu einem Auftrag finden sich bei einem disponierten Auftrag in der Infoblase, die erscheint, wenn man mit der Maus über den Auftrag geht:

Die Informationen in dieser Infoblase können angepasst werden. Dies geschieht im Textbaustein bwdispobemerkung im Modul Textbausteine.

Folgende Platzhalter können darin verwendet werden:

Platzhalter	Bedeutung
#SA#	Ansprechpartner (Lieferanschrift)
#DB#	Dispo-Bemerkung
#KU#/#KN#	Kunde/Kurzname
#LI#	Lieferinfo
#MB#	Maschinenbezeichnung
#TL#	Telefonnummer (Lieferanschrift (AP))

Im Vorgang gibt es ein Feld Dispobemerkung. Dieses dient dem Disponenten zur freien Eingabe einer Notiz. Diese Eingabe kann im Vorgang oder in der Tabelle der zu disponierenden Aufträge im Modul Disposition erfolgen.

Die Dispobemerkung selbst wird als Tooltip der Planungseinheit angezeigt, wenn der Textbaustein „bwdispobemerkung“ mit dem Platzhalter #DB# gefüllt wurde.

Vorgangsübersicht

hier werden alle Vorgänge, welche disponiert werden können, aufgeführt. Diese Übersicht kann über den Button maximieren in einem eigenen Programmfenster dargestellt werden, welches z.B. auf einem weiteren Bildschirm zur Anzeige kommt.

Ressourcen

Darstellung aller möglichen Ressourcen, wie Mitarbeiter, LKW’s und Werkzeuge, … Ist in den Ressourcen ein Dispo-Name gepflegt, wird dieser im Grid angezeigt. Rückfallvariante ist der Kurzname.

Mittels Drag’n Drop-Funktion können disponierbare Vorgänge in die gewählte Kalenderansicht überführt werden.

Durch diesen Schritt erfolgt sofort eine Aktualisierung der Ressourcen, um doppelte Verplanungen auszuschließen. Sofort werden bereits geplante oder verhinderte (krank) Ressourcen in roter Schrift dargestellt. Es werden nur tatsächlich am Tag verfügbare Ressourcen angezeigt. Mitarbeiter, die einen ganztägigen Außer-Haus-Termin haben, erscheinen nicht im Ressourcen-Grid. Ressourcen können per Drag’n’Drop der Planungseinheit zugeführt werden.

Ist eine Planungseinheit markiert, haben die Ressourcen in der Ressourcentabelle unterschiedliche Farben. Diese zeigen die Verfügbarkeit der jeweiligen Ressource für die markierte Planungseinheit an.

Farbe	Bedeutung
	Die Ressource ist in der markierten Planungseinheit verplant.
	Die Ressource ist für den gasamten Zeitraum verplant.
	Die Ressource ist für einen Teil der Zeit in einer anderen Planungseinheit verplant.
	Die Resource ist verfügbar.

Planungseinheiten mit Fixtermin werden rot umrandet angezeigt.

Nach der zeitlichen Disposition kann das Lieferavis an den Kunden generiert werden. Hierzu ist lediglich die Planungseinheit zu anzuklicken und danach der Button Drucken oder den Button E-Mail versenden zu betätigen.

Übersicht disponierte Vorgänge

Im Vorgang und am Kunden gibt es einen grünen Schriftzug „Dispositionen“. Darüber öffnet sich ein Fenster mit der Anzeige der Dispositionen zum Vorgang bzw. zum Kunden. In der Disposition selbst kann über die Seitenansicht dieses Fenster global als Dispo-Liste aufgerufen werden.

Mehrere Vorgänge pro Planungseinheit

Soweit die Praxis des jeweiligen Fachhändlers vorsieht, kann eine Planungseinheit auch aus mehreren Vorgängen bestehen, da diese zum gleichen Kunden geliefert oder als eine Liefereinheit gesehen werden. Die Zuordnung erfolgt wiederum unter Zuhilfenahme der Drag’n Drop-Funktion eines undisponierten Vorgangs zu einer bestehenden Planungseinheit. Dadurch werden nunmehr 2-x Vorgänge in einer Planungseinheit dargestellt.

Konfiguration 586: Sollen mehrere Vorgänge pro Planungseinheit in der Disposition möglich sein

0 - Nein
1 - Ja (Standard)

Bitte Beachten: Die Aktivierung der Konfiguration kann zu Performance-Verlusten führen.

Veränderungen in aktuellen Dispositionen

Soweit eine Planungseinheit aus der Dispositionsübersicht entnommen und neu geplant werden soll, ist die Planungseinheit mittels der bereitgestellten Funktion Dispositionen löschen in der Menüleiste bzw. Kontextmenü herauszunehmen. Dadurch steht der Vorgang wieder zur Disposition bereit und wird in der Vorgangsübersicht angezeigt.

Sollten Ressourcen, bspw. Mitarbeiter wegen Krankheit o.ä., nicht zur Verfügung stehen, kann der Disponent eine Neuzuordnung vornehmen. Dazu muss die nicht zur Verfügung stehende Ressource aus der Planungseinheit entnommen werden. Über das Kontextmenü (rechter Mausklick) wird die Möglichkeit Ressourcen entfernen angeboten, wo Sie eine Anzeige aller Ressourcen erhalten und wählen können.

Ergibt sich innerhalb einer Planungseinheit, welche aus mehreren Vorgängen zusammen gestellt wurde, bspw. eine Terminverzögerung, so kann auch ein Vorgang aus der Planungseinheit entnommen werden. Analog zur Entnahme von Ressourcen, existiert im Kontextmenü die Funktion Vorgänge entnehmen, wo aus der Liste der dargestellten Vorgänge der zu löschende auszuwählen ist.

Über die rechte Maustaste kann man von der Planungseinheit in die zugrunde liegende Aktivität (Menüpunkt Aktivität öffnen) verzweigen und dort ggf. den Endezeitpunkt, Bezeichnung anpassen.

lizenzen:lizenzen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T10:47:06+00:00

Lizenzverwaltung

Voraussetzungen

Für die Nutzung des Moduls Lizenzverwaltung ist eine CO-Lizenz erforderlich.

Artikelanlage

Es gibt 2 Möglichkeiten die Lizenzen anzulegen. Je nach Anwendungsfall wird die entsprechende „Artikelart Allgemein“ gesetzt.

Werden die Lizenzen nur im Vertrag aufgenommen, so wird der jeweilige Artikel im Artikelstamm mit der „Artikelart Allgemein“= „Bearbeitungsgebühr / Dienstleistungen“ angelegt.

Für die Erfassung im Vertrag müssen die Lizenzen nicht mit einer Identnummer erfasst werden. In diesem Fall reicht es aus, die Lizenzen über die Artikelnummer im Vertrag aufzunehmen.

Sollen die Lizenzen mit einer Lizenznummer im Modul Lizenzen einzeln verwaltet werden, so wird der jeweilige Artikel im Artikelstamm mit der „Artikelart Allgemein“= Lizenz angelegt.

Um die Anzahl der verfügbaren Lizenzen zu verwalten, bietet es sich an, für diesen Artikel ein Lager zu hinterlegen. Damit kann über den Lagerbestand die verfügbare Anzahl an Lizenzen ermittelt werden.

Damit bei der Buchung der Lizenzen, über den Wareneingang, für jede Lizenz eine Identnummer und ein Lizenz-Key hinterlegt werden kann, wird in den Mengeneinheiten eine Inhaltsmenge=1 angegeben, sonst wird nur eine Lizenznummer gebucht.

Lizenzen werden im Modul Lizenzen mit einer Identnummer und Lizenznummer verwaltet.

Das Zubuchen der Lizenzen wird über die Warenbuchungen durchgeführt, kann aber auch manuell im Modul Lizenzen erfolgen.

Lizenzen können über das Modul Bestellungen beim jeweiligen Lieferanten bestellt werden.

Über das Modul Warenbuchungen werden die Lizenzen zugebucht. Hierbei erfolgt analog dem Zubuchen von Maschinen, eine Vereinzelung der Lizenzen. Für jede Lizenz wird eine Identnummer und der zugehörige Lizenz-Key eingetragen. Nach dem Buchen werden die gebuchten Lizenzen im Modul Lizenzen angezeigt.

Lizenzverwaltung

Das Modul Lizenzen befindet sich unter Aktuell-Service. Hier können die Lizenzen verwaltet werden.

Lizenzen werden ähnlich wie Maschinen, mit einer Identnummer vereinzelt. Weiterhin kann die Lizenznummer hinterlegt werden. Dies entspricht beim Buchen über den Wareneingang, dem Feld Seriennummer.

In der Karteikarte Ein-/Verkauf werden die Einkaufs- und Verkaufsdaten erfasst.

Erfassung

Über die manuelle Anlage können bereits bestehende Kunden-Lizenzen erfasst werden.
Über den Button „neu“ wird eine fortlaufende System-ID vergeben.
Über das Modul Warenbuchungen können Lizenzen mit einer Identnummer gebucht werden.
Über die Vorgangsbearbeitung werden die Daten der Lizenzen aus dem Vorgang übernommen

Feldbeschreibung im Lizenzverwaltungs-Modul

Eingabe

Firma = Kunde
Artikel = Lizenz-Artikel
Vorgang = Vorgang über den die Lizenz verkauft wurde
Lizenznummer(n) = Lizenz-Key der gelieferten Lizenzen
Gültig Ab: = Datum, ab wann die Lizenz gültig ist
Gültig Bis: = Gültigkeit der Lizenz bis.
Menge = 1 (Vereinzelt wird immer=1 gesetzt)
Lager= Das Lager an dem die Lizenzen geführt werden
Zustand= aktueller Zustand, ob die Lizenz am Lager verfügbar ist, oder dem Kunden zugeordnet ist (erfolgt hierbei analog den Maschinen)
Version= freier Text
Bemerkung = freier Text

Ein- Verkauf

Einkauf

Bestellnummer= CO-Bestellnummer, über die die Lizenz beim Lieferanten bestellt und zugebucht wurde
Lieferscheinnummer= Lieferscheinnummer, mit der der Wareneingang gebucht wurde
Rechnungsnummer= Rechnungsnummer die zu Bestellung gebucht wurde
Lieferantennummer = der Lieferant, über den die Lizenz eingekauft wurde
Eingangsdatum= Wareneingangs-Datum
Rechnungsdatum = Rechnungsdatum des Lieferanten
Letzter Inventurwert= wie wurde die Lizenz zur letzten Inventur bewertet
Einkaufspreis= Einkaufspreis beim Lieferanten

Verkauf/Rücknahme

Lieferscheinnummer= Lieferscheinnummer aus dem CO-Vorgang
Rechnungsnummer= Rechnungsnummer aus dem CO-Vorgang
Lieferdatum= Lieferscheindatum aus dem CO-Vorgang
Rechnungsdatum = Datum der Rechnung aus dem CO-Vorgang
Verkaufspreis= Verkaufspreis aus dem CO-Vorgang

Übersicht im Lizenzverwaltungs-Modul

In der Übersicht werden die erfassten Lizenzen angezeigt.

Hier kann nach Artikel, Hersteller, Kunde etc. gesucht (Fernglas-Suche) und gefiltert (Filterzeile Übersicht) werden.

Erfassung über die Vorgangsbearbeitung

Im Vorgang wird zunächst der Lizenzartikel als Position eingefügt. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf die Position, oder Karteikarte „Positionsverarbeitung) kann die Erfassungsmaske für die Lizenzdaten aufgerufen werden. Dies wird analog zur Maschinen-Reservierung, über Identartikel reservieren vorgenommen.

Über die Erfassungsmaske können für die ausgewählte Position die vorhandenen Lizenzen ausgewählt werden.

Die Rechnung wird nur gedruckt, wenn die oben genannten Lizenzdaten erfasst sind.

Lizenzen im Vertrag

Für die Abrechnung von Lizenzen ist eine Reportanpassung der Vertragsrechnung und -gutschrift notwendig

Konfiguration 555: Abrechnungsintervall auf Kalenderjahr abstimmen (Lizenzen)

0 - Nein - Intervall wird auf den Abrechnungszeitraum abgestimmt
1 - Ja - Intervall wird auf das Kalenderjahr abgestimmt

Damit kann eine getrennte Eingabe der Abrechnungsintervalle für Lizenzen erfolgen. Pauschalen und Klick-Abrechnungen werden über die Konfiguration 79 gesteuert.
Der Wertzeitraum kann neben der Konfiguration 27 jetzt auch im Vertrag, auf der entsprechenden Erlös-Karteikarte eingestellt werden.

Im Modul Vertragsarten muss für die jeweilige Vertragsart das Kennzeichen „Lizenzverwaltung“ gesetzt werden. Wird nur der Haken Lizenzverwaltung aktiviert, so wird im Vertrag die Karteikarte der Erlöse (Wartung, Miete und Klick) ausgeblendet. Sollte es notwendig sein, dann kann jedoch auch eine parallele Erfassung von klassischen Erlösen, Kontingenten und Lizenzen erfolgen.

Modul Verträge

Der Lizenz-Vertrag wird im Modul Verträge, mit der entsprechenden Vertragsart angelegt. Vorbelegte Standardwerte werden aus der Vertragsart übernommen. Die weitere Anlage erfolgt analog der normalen Vertragsanlage.

Im Vertrag, unter Rechnungsempfänger/Optionen werden die Einstellungen für die Lizenzabrechnung vorgenommen (analog Pauschalen und Klicks).

Ist in der Vertragsart, neben der Lizenzverwaltung, noch ein weiterer Erlös aktiviert, so können neben den Lizenzen auch noch die klassische Vertragserlöse erfasst werden.

Lizenzen in die Vertragserlöse aufnehmen

Eine Tag-genaue Abrechnung ist möglich, da jede Auf- und Abstockung mit einem Beginn-Datum erfasst wird. Zur Erfassung der Lizenzen im Vertrag wird der entsprechende Lizenz-Artikel aus dem Artikelstamm ausgewählt.

Ein Artikel muss nicht zwingend als Artikelart (allgemein) den Wert Lizenz haben. Prinzipiell kann jeder beliebige Artikel als Lizenz abgerechnet werden.

Die Eingabe der Lizenz-Erlöse erfolgt im Vertrag, in der Karteikarte Lizenzen.

Im oberen Teil werden die Lizenzen erfasst.

Hierbei wird der Lizenzartikel eingegeben. Es muss keine Lizenz im Modul Lizenzen vorhanden sein.

In Der Lizenzerfassung wird der Lizenzartikel ausgewählt. Hierbei wird der Wertzeitraum aus der Rubrik Rechnungsempfänger/Optionen, übernommen.

Abweichend kann jedoch auch ein Lizenzerlös mit einem abweichenden Wertzeitraum angelegt werden.

Vertragsbeginn, -Ende und das Ende der ersten Abrechnung werden analog zu den klassischen Vertragserlösen erfasst.

In der unteren Tabelle werden die Menge und das Start-Datum der Lizenzen eingegeben.

Aufstockungen werden mit positiver Menge erfasst
Abstockungen mit negativer Menge

Über den eingestellten Wertzeitraum, unter Rechnungsempfänger/Optionen, kann eingestellt werden, ob die Werte pro Monat, oder pro Abrechnungszeitraum eingegeben werden.

Wird eine Lizenz nur für einen bestimmten Zeitraum erfasst, dann muss zum Ende der Laufzeit die Menge mit negativer Menge erfasst werden.

Aufstockung ab Zeitraum X werden als zusätzliche Zeile erfasst
Abstockungen werden als separate Zeile mit Menge = Minus erfasst

Wird am Lizenz-Grundartikel EK und VK-Preise hinterlegt, dann werde diese in den Vertrag übernommen. Der Preis wird in diesem Fall für die Berechnung gezogen. Soll ein abweichender Preis im Vertrag eingefügt werden, dann kann dies in der Spalte Preise erfolgen.

Gibt es zum Kunden im Modul Lizenzen Einträge, so kann auf diese zugegriffen werden. Diese können im Feld Lizenznummer aufgerufen werden.

Die aktuelle Menge der Lizenz-Zeile ergibt sich aus den Auf- und Abstockungen.

Die Menge wird unabhängig vom Zeitraum angezeigt.
Bei der Erfassung der Preise, in der Rubrik „Auf- und Abstockungen“ könne diese als fester Preis hinterlegt werden
Änderungen am Preis müssen dann im jeweiligen Vertrag angepasst werden. Dies erfolgt im Feld Preise (monatlich)
Wird im Feld Preise (monatlich) der Wert „-1“ hinterlegt, dann wird der Preis aktuell aus dem Lizenz-Artikel gezogen.
- Wird jetzt am Lizenz-Artikel der Preis geändert, so wird dies in allen Verträgen, wo dieser Lizenz-Artikel hinterlegt ist und unter Preise (monatlich) der Wert =-1 hinterlegt ist, berücksichtigt.
- Bei der nächsten Vertragsabrechnung wird dann der geänderte Preis aus dem Lizenz-Artikel gezogen.

Soll eine Lizenz einer Maschine zugeordnet werden, dann muss die entsprechende Maschine im Vertrag erfasst werden.

Die Maschine wird über „Maschinen/Erlöse hinzufügen“ in den Vertrag aufgenommen. Hierbei muss nicht zwingend ein Erlös erfasst werden.
Zu beachten ist hierbei, dass die Maschinenzuordnung mit Anlage der Lizenz-Zeile erfolgen muss. Wird der Eintrag gespeichert, so kann nachträglich keine Maschine zugeordnet werden.
In diesem Fall muss die angelegte Position gelöscht und neu erfasst werden.
Die Zuordnung einer Lizenz, zu einer Maschine wird in den Maschinen selbst, unter Verträge/Kosten angezeigt.
Die Zuordnung einer vorhandenen Lizenz, aus dem Lizenzmodul erfolgt über die Rubrik „Auf- und Abstockungen“, über die Auswahl der Lizenznummer.

Ist abzusehen, dass Supportleistungen für die Lizenzen anfallen, die Bestandteil des bestehenden Vertrages sind, dann kann dies:

in der Vertragsart, als Vertragsleistung hinterlegt werden.
als Kontingent im Vertrag angelegt werden.

In diesem Fall sollte die Abwicklung von Supportleistungen über eine „Dummie-Maschine“, die in den Vertrag aufgenommen wird, abgewickelt werden. Die spätere Erfassung und Verrechnung kann dann über diese „Dummie-Maschine“, in einem Service-Auftrag erfolgen.

Vertragsabrechnung

Die Vertragsabrechnung der Lizenzen erfolgt im Modul Vertragsabrechnungen.

Sollen nur die Lizenz-Verträge abgerechnet werden, so kann dies über die Einschränkung nach der Vertragsart erfolgen.

Um die Lizenzen abzurechnen ist unter „Berücksichtigen“ der Haken für Lizenzen zu setzen.

Beispiel für die Lizenzabwicklung im Vertrag

Wird ein Lizenz-Erlös erfasst und abgerechnet und im laufenden Intervall eine Aufstockung, oder Ab-stockung vorgenommen, dann kann die Berechnung nachträglich durchgeführt werden.

Hierbei erfolgt eine Verrechnung im neuen Intervall oder eine Nachberechnung zum laufenden Intervall, indem die Abrechnung der neu erfassten Erlöse zum Intervall-Ende berechnet werden.

Beispiel:

Erlösposition1 wird zum 01.06, im Voraus abgerechnet

Aufstockung erfolgt zum 15.06.

Abrechnung kann zum 30.06. nachberechnet werden:

Oder zum nächsten Intervall, mit der Folgeabrechnung nachberechnet werden:

Gleiches ist bei Abstockungen möglich:

Nachberechnung im Intervall

Nachberechnung mit der nächsten Intervall-Abrechnung

ticket:ticket

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-05T13:17:05+00:00

CO-Ticket

Über das Modul Tickets können Kundenanfragen/-meldungen erfasst und weiterbearbeitet werden. Das Modul Tickets wird unter Aktuell aufgerufen.

Dieses Modul ist mit der gleichnamigen Lizenz verfügbar.

Zur Anlage und Verwaltung von Aktivitäten wird die Lizenz Active I benötigt. Um zusätzliche Profilmasken zu erstellen, wird die Lizenz Active II benötigt.

Vorbereitungen

In den Weiteren Stammdaten werden allgemeine Basisdaten für das Ticketsystem hinterlegt. Programmseitig sind bereits Grunddaten hinterlegt.

Das Ticket als Werkzeug

Das Ticket ist ein geeignetes Werkzeug, um verschiedenste Informationen über einen längeren Zeitraum zu bündeln, mit der Besonderheit, diese auch entsprechend weiterverarbeiten bzw. kontrollieren und verfolgen zu können. Es ermöglicht die Aufnahme von Informationen aus den unterschiedlichsten Kanälen (Portal, Mail, manuell Telefon etc.), welche anschließend bzw. zu einem späteren Zeitpunkt verarbeitet/abgearbeitet werden können.

Besonders für den Vertrieb ist das Ticket ein perfektes Werkzeug, um verschiedene Informationen/Daten eines Kunden (vor Ort) in einem Ticket aufzunehmen, welche im Nachgang bearbeitet werden können. Zudem lässt sich auch kontrollieren, was mit den einzelnen Daten passiert ist bzw. in welchem Status sich diese befinden.

Vorteile/Besonderheiten zum Ticket:

Kontroll-Werkzeug
Organisations-Werkzeug
Übersichts-Werkzeug
„Datensammler“
Zeiterfassungs-Werkzeug (Timer-Funktion)

Ticket erfassen

Beim Erfassen des Tickets wird eine fortlaufende Ticket-ID vergeben. Die Ticketart ist ein Pflichtfeld und wird ab der Version 7.0.5673 nicht mehr mit einem Standardwert (i.d.R. Störung) vorbesetzt, d.h. es muss bewusst die korrekte Ticketart gewählt werden. Um das erfasste Ticket weiter zu qualifizieren, wird dem Ticket die Herkunft des Tickets zugeordnet. Über den Betreff wird eine Kurzbeschreibung zum Ticket hinterlegt.

Zusätzlich zum Betreff kann unter „gemeldet von“ der Ansprechpartner hinterlegt werden, von dem die Anfrage stammt. Hierzu kann über den gesamten Ansprechpartnerstamm aus CO gesucht werden. Gemeldet von kann zudem per Konfiguration 531 als Pflichtfeld definiert werden.

Konfiguration 531: "Gemeldet von" ist ein Pflichtfeld bei Tickets

Steuert, ob "gemeldet von" bei Tickets ein Pflichtfeld ist. In dem Einstellungstext kann man einen Standardwert definieren. Dieser wird bei Tickets, die nicht aus dem Modul angelegt werden, gezogen.

0 - Nein
1 - Ja

Nach Auswahl des Ansprechpartners wird die Firma und bei vorhandener E-Mail-Adresse, die E-Mail des Ansprechpartner eingetragen.

Nach Erfassung des Tickets kann die Priorität und der Status zum Ticket hinterlegt werden. Außerdem kann noch ein verantwortlicher Bearbeiter und der zuständige Geschäftsbereich zugeordnet werden. Als Eingangsdatum wird das Datum und die Uhrzeit der Erfassung eingetragen. Handelt es sich um die Störungsmeldung zu einer Maschine, wobei noch nicht feststeht, ob ein Service-Auftrag erforderlich ist, so kann hier über die Maschinennummer das entsprechende Gerät ausgewählt werden. Neben dem Ticket-Betreff können unter Beschreibung und Einsatzhinweis detaillierte Informationen zum Ticket eingetragen werden.

Ticket verwalten

Nach Erfassen des Tickets wird dem Ticket eine Priorität zugeordnet.
Weiterhin wird der entsprechende Status ausgewählt. Je nach Bearbeitung wird der entsprechende Status manuell geändert.
Wird das Ticket von einem bestimmten Mitarbeiter bearbeitet, so wird dieser als Bearbeiter hinterlegt.
Unter Geschäftsbereich wird der zuständige Geschäftsbereich ausgewählt
Betrifft das Ticket eine bestimmte Maschine, so wird diese unter „Maschinennr.“ Dem Ticket zugewiesen.
Wird die Maschinen zugewiesen, so wird die Ticketbeschreibung in das Feld Beschreibung, unter Maschinen hinzugefügt.
Unter den Maschinendaten werden alle relevanten Daten zum Gerät angezeigt, analog dem Modul Service-Aufträge. Es wird jedoch an dieser Stelle noch kein Service-Auftrag angelegt.

Folgende Modulfunktionen stehen zur Verfügung:

Aktivität anlegen [1]
Timer starten [2]
Vorgang anlegen [3]
Service-Auftrag anlegen [4]
E-Mail senden [5]
Dokument hinzufügen [6]
Erledigte Tickets anzeigen

[1] Aktivitäten zum Ticket anlegen

Über die Funktion „Aktivität anlegen“ können die Aktivitäten zum Ticket angelegt werden. Diese werden in der Ticket-Rubrik „Aktivitäten“ eingetragen.

Für die aufgenommenen Aktivitäten kann entschieden werden, welche der Aktivitäten später in einen Service-Auftrag übernommen werden sollen. Beim Terminen wird die „Zeit“ in Minuten (Beginn Tätigkeit bis Ende Tätigkeit), zur Aktivität angezeigt. Für diese Aktivitäten kann eine Kennzeichnung erfolgen, ob eine Berechnung an den Kunden erfolgen soll.

Die aus der Mitarbeiterzuordnung hinterlegte Stundenart wird automatisch vorbesetzt. Sind mehrere Stundenarten an einem Mitarbeiter hinterlegt, so wird keine Stundenart vorbelegt.

Bei Kennzeichnung eines Tickets als fakturierfähig muss folgendes Beachtet werden:

Sonderrecht Fakturierfähiges Tickets ändern

Erlaubt es dem Nutzer Tickets mit dem Kennzeichen berechenbar zu bearbeiten.

Nein
Ja

[2] Timer starten

Über die Modulfunktion ‚Timer starten‘ kann manuell eine Stopp-Uhr gestartet werden, welche nach Beendigung der Zeit die Möglichkeit bietet, eine Aktivität anzulegen.

So lassen sich zum Beispiel verschiedene Dienstleistungen oder Telefonate zeitlich festhalten und können später über einen Service-Auftrag abgerechnet werden.

[3] Vorgang anlegen

Analog zum Anlegen eines Service-Auftrags aus dem Ticket heraus, kann ebenfalls ein Vorgang zum Ticket angelegt werden. Über „Vorgang anlegen“ wird in diesem Fall ein Vorgang zum Kunden aus dem Ticket angelegt. Dem Vorgang wird die Ticket-ID zugeordnet, so dass vom Vorgang aus in das zugehörige Ticket gewechselt werden kann.

[4] Service-Auftrag anlegen

Ergibt sich aus der Ticketbearbeitung, dass die Aufwendungen über einen Service-Auftrag abgerechnet werden sollen, so kann dies über die Modulfunktion „Service-Auftrag anlegen“ erfolgen.

Vor der Übernahme des Tickets in einen Service-Auftrag muss geprüft werden, ob alle Aktivitäten für den Vorgang angelegt sind und welche in den Service-Auftrag übernommen werden sollen. Weiterhin muss geprüft werden, ob der Service-Auftrag für eine bestimmte Maschine anzulegen ist. Dies erfolgt über den Haken „Übernahme“. Für berechenbare Aktivitäten muss der Haken „berechenbar“ gesetzt werden. Durch drücken der Modul-Funktion „Service-Auftrag anlegen“.

Nachträglich erfasste Tätigkeiten können noch in den Service-Auftrag übernommen werden.

Wenn bei Anlage eines Serviceauftrages aus dem Ticket heraus, kein Tätigkeitsartikel vorgegeben ist, dann wird der an der ausgewählten Stundenart hinterlegte Artikel verwendet.

Ist dort keine Angabe hinterlegt, wird der Artikel ‚Service‘ eingesetzt.

Wird mit der Übernahme des Tickets in den Service-Auftrag das Ticket abgeschlossen, so wird im Ticket der Status auf erledigt gesetzt.

[5] E-Mail

Über die Modulfunktion „E-Mail senden“ kann an die hinterlegte Absender Mail-Adresse eine E-Mail gesendet werden. Hierbei kann zum Beispiel eine Anfrage zum Ticket erfolgen oder der Kunde über den Status des Tickets informiert werden. Hierbei wird im Ticket automatisch eine Aktivität „TicketMail“ angelegt.der Betreff der E-Mail in die Bezeichnung der dazugehörige Aktivität vererbt.

Beim Einlesen von Ticket-E-Mails, die bereits eine Ticketnummer im Betreff enthalten (z.Bsp. Antwort auf eine E-Mail aus dem Ticket), werden diese als Aktivitätenart ‚Ticketmail empfangen‘ am alten Ticket hinterlegt.

[6] Dokument hinzufügen

Zum Ticket kann über diese Funktion ein externes Dokument hinzugefügt werden. Dies kann über die Dokument hinzufügen durchgeführt werden. Weiterhin kann ein Dokument durch Ziehen in den „Infos“-Container hinzugefügt werden. Dokument mit der LMT anfassen und in den Bereich Infos ziehen. Nachträglich muss in diesem Verfahren das Dokument aufgerufen werden und die Bezeichnung geändert werden.

CO-Ticket in Verbindung mit CO-Portal

Ist in Concept Office(CO) die Konfiguration 333 auf 1- Ticket anlegen eingestellt, so werden Störungen in CO als Ticket mit der Herkunft „CO-Portal“ angelegt.

Beim gleichzeitigen Einsatz von CO-Portal können zusätzlich Einstellungen die Produkte direkt ineinandergreifen lassen.

Über Senden wird das Ticket in CO angelegt

Im CO-Portal werden diese neben den Service-Aufträgen, mit dem entsprechenden Status, als „Störung zur Maschine…“ angezeigt.

Neben den Tickets aus CO-Portal sind für den Kunden auch alle sonstigen offenen Tickets sichtbar. Hier kann der Kunde den Bearbeitungsstatus der jeweiligen Tickets einsehen.

Wird aus dem Ticket ein Service-Auftrag generiert, so wird dies in den Störungen mit der entsprechenden Service-Auftragsnummer geändert, wobei die Ticket-ID weiterhin sichtbar ist.

Im CO-Portal werden unter Störungen zuerst die Aufträge und danach die Tickets angezeigt. Bei einer Änderung von Ticket auf Auftrag verschiebt sich demzufolge die Störung zur ursprünglichen Reihenfolge der Anzeige.

Formular zum Ticket

Zum Ticket kann ein Ticketblatt ausgedruckt werden. Folgende Informationen sind dabei enthalten:

Störungsbetreff
Kundenhauptanschrift
Ist eine Maschinen im Ticket hinterlegt, so werden die Maschinennummer und Seriennummer, sowie der Stellplatz angezeigt.
Beschreibung und Einsatzhinweis
Aktivitäten zum Ticket

Ticket-Profile

Im Modul Profildefinitionen und Profileinträge, kann zur Profilart „Ticket“ eine eigene Maske für das Modul „Tickets“ angelegt werden. Über das Profil lassen sich frei definierbare Einträge hinterlegen.

co portal, vorgaenge, aktivitaeten

Konfigurationen zum Ticket

Konfiguration 402: Versand einer E-Mail beim Anlegen eines neuen Ticket´s, an eine bestimmte E-Mail-Adresse

0 - Nein, keine E-Mails versenden
1 - Ja, bei manuell angelegten Tickets
2 - Ja, bei importierten Tickets
3 - Ja, immer

Es besteht die Möglichkeit programmseitig festzulegen, ob bei Anlage eines Tickets eine Benachrichtigungs-E-Mail an eine hinterlegte E-Mail-Adresse erfolgen soll. Diese Einstellung kann über die Konfiguration 402 definiert werden. Ebenso lässt sich unterscheiden, ob die Benachrichtigung für manuell angelegte oder importierte Tickets versendet werden soll. Sollen mehrere Empfänger benachrichtigt werden, müssen die Emailadressen getrennt mit ; in den Einstellungstext eingetragen werden.

Für die Textbausteine Betreff bwMailBetreffTicketInfo und Text bwMailBodyTicketInfo können folgende Platzhalter verwendet werden:

#Ticket-Id#,
#Ticket-Art#,
#Ticket-Betreff#,
#Ticket-Status#,
#Ticket-MaschinenNr#,
#Ticket-Beschreibung#,
#Ticket-SerienNr#,
#Ticket-MeldungsCode#,
#Ticket-EingangsDatum#,
#Ticket-Einsatzhinweis#,
#Ticket-Meldender#,
#Ticket-BestellNr#,
#Ticket-Projekt#,
#Ticket-ExtTicketID#,
#Ticket-Vorqualifikation1#,
#Ticket-Vorqualifikation2#,
#Ticket-Priorität #,
#Ticket-Herkunft#,
#Ticket-Bearbeiter#,
#Ticket-Geschaeftsbereich#,
#Ticket-ImPortal#,
#Ticket-Ansprechpartner#,
#Ticket-Anschrift#,

...wenn Ticket.KundenNummer > 0 dann:
            
#KN# (alt bleibt kompatibel) oder #Ticket-Kunde#"
            
...wenn Ticket.AnsprechpartnerNummer > 0 dann:

#Ticket-MeldenderAnrede1#,
#Ticket-MeldenderAnrede2#,
            
...wenn Ticket.MaschinenNummer <> 'leer' dann:

#MB#(alt bleibt kompatibel) oder #Ticket-Maschinenbezeichnung#,
#Ticket-MaschinenstandortName#,
#Ticket-MaschinenstandortOrt#,
#Ticket-MaschinenstandortStrasse#,
#Ticket-MaschinenstandortPLz#,
#Ticket-MaschinenstandortLand#,
#Ticket-Stellplatz#,
#Ticket-KundenmaschinenNr#,
#Ticket-KundenmaschinenName#,
#Ticket-Kostenstelle#,

...aus dem Modellartikel:

#Ticket-MaschinenArtikelbezeichnung#,
#Ticket-ArtikelartTKD#,
#Ticket-Herstellerartikelnummer#,
#Ticket-Artikelkurztext#, 

...aus abweichender Materiallieferanschrift bzw. wenn diese nicht vorhanden aus der Standardanschrift
#Ticket-LieferName#,
#Ticket-Lieferland#,
#Ticket-Lieferstrasse#,
#Ticket-LieferPlz#

Konfiguration 464: Soll die Ticket-ID immer aus dem Nummernkreis ermittelt werden

0 - Nein
1 - Ja

Des Weiteren lässt sich definieren, ob die Ticket-ID aus dem Nummernkreis ermittelt werden soll oder nicht. Die Vergabe laut Nummernkreis erfolgt automatisiert, wenn die Konfiguration 464 auf ‚JA‘ steht. Der Nummernkreis kann über das Administrations-Modul hinterlegt werden.

Sonstiges

Folgende Sonderrechte sind zu beachten:

Sonderrecht Tickets (Filter)

Steuert, welche Tickets dem Benutzer angezeigt werden sollen.

Keine Rechte
nur eigene Tickets
Tickets des eigenen Bereiches
Tickets des Geschäftsbereiches
alle Tickets

Sonderrecht Änderung der Filiale am Ticket erlauben

Nein
nur eigene Filialen
Ja

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu Ticket:

Seiten in diesem Namensraum:

Das Monatsticket

Import von Tickets

Vorqualifikation an Tickets

Ticket

howto:mehrwertsteuer-zuordnung_und_mehrwertsteuer-freie_berechnung_in_concept_office

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Mehrwertsteuer-Zuordnung und Mehrwertsteuer-freie Berechnung in Concept Office

Die Berechnung der Mehrwertsteuer kann in Concept Office sowohl für den Verkauf, als auch für den Einkauf verändert werden. Im Einzelnen unterscheiden wir folgende Fälle:

Verkauf: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Verkauf: Mehrwertsteuer reduziert (z.B. Bücher)
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei sonstiges (Nicht-EU-) Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei Inland (besondere Voraussetzungen)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer reduziert
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei (Nicht-EU) -Ausland

Grundeinstellungen:

Grundsätzlich gibt es mehrere Parameter und „Stellen“ in Concept Office, welche auf die Berechnung der Mehrwertsteuer sowohl beim Einkauf, als auch beim Verkauf direkte Auswirkung haben. Diese Stellen sind:

1. Basisdaten unserer Firma

Zu finden in Administration → Mandaten im aktuellen Mandanten. Sind mehrere vorhanden, sind die Einstellungen für jeden Mandanten extra zu führen!

Umsatzsteuer-ID - obligat für die Umsatzsteuer-freie Rechnungsbuchung im EU-Ausland. Damit wird Verlagerung der Umsatzsteuerpflicht auf den Empfänger ermöglicht (Reverse Charge). Diese ist auch im Inland erforderlich, um nachzuweisen, dass es sich um ein Unternehmen handelt. Im Inland kann hier jedoch auch alternativ die Steuernummer angedruckt werden.

2. Länder

Zu finden in Weitere Stammdaten → Länder. Es sollten alle Länder gepflegt werden.

Die Zuordnung entscheidet letztlich, welche Kontierung später für das Land gezogen wird und damit indirekt der Steuersatz bzw. die Steuerpflichtigkeit.

3. Steuersätze

Zu finden in Weitere Stammdaten → Steuersätze.

Für jedes Land sollten grundsätzlich immer alle drei Steuersätze zu pflegen. Dies bedeutet auch den „Frei“ benannten. Es mag unlogisch sein, für ein Land extra nochmal das Land einzutragen mit „0“ für den Steuersatz. Es ist jedoch erforderlich, da sonst bei Rechnungsstellung aus dem Auftrag schnell ein Fehler erscheint. Das Programm prüft grundsätzlich nach dem Schema Land erkannt → welche Zuordnung (Inland…) in den Kontierungen → welcher Eintrag dort (Steuerfrei, Reduziert, Normal) und danach den entsprechenden Steuersatz.

Wichtig ist auch bei angeschlossener Finanzbuchhaltung, unbedingt den sog. „externe Schlüssel“ gemäß Angaben der FiBu zu pflegen, da über ihn dort der hinterlegte Steuersatz geregelt wird! Als Besonderheit kann es weiterhin noch geben (siehe Artikel „Termporäre Mehrwertsteuersenkung“), dass zeitweise mit einem aktuellen und alten Satz gearbeitet wird (siehe Screenshot).

4. Kontierungsgruppen

Zu finden in Weitere Stammdaten → Kontierungsgruppen.

Die Kontierungsgruppen sollten unbedingt für alle vorhandenen Kontierungsgruppen (Lieferungen, Leistungen…) gepflegt werden - auch z.B. für Abschläge!

Die Mindesteintragungen, welche in den Kontierungsgruppen erforderlich sind, sind „Inland“, „EU-Ausland“ und „sonstiges Ausland“. Wir werden später noch darauf kommen, in welchen Fällen noch weitere erforderlich sind. Ebenfalls essentiell ist es, diese für „Verkauf“ und für „Einkauf“ zu pflegen, da es sich sonst spätestens bei Rechnungseingangsbuchung rächen wird, dies vergessen zu haben!

Die Grundeintragungen und ihre steuerliche Zuordnung sehen Sie oben. EU-Ausland wird erst durch eine Besonderheit steuerfrei und muß daher nicht auf „Steuerfrei“ gestellt werden. Hierzu später mehr.

Es müssen zumindest wie oben die Kontierungen mit validen Zahlen <> 0 befüllt werden. Wird dies unterlassen, kann keine Rechnung erstellt und/oder gebucht werden.

Achtung: Die oben gezeigten Angaben zeigen fiktive Kontierungen bei einer Firma ohne angeschlossene FiBu. Die tats. einzutragenden muß der Kunde selbst bei seinem Steuerberater erfragen. Diese sind sehr wichtig, besonders wenn eine FiBu angeschlossen ist!

5. Zuordnung am Artikel

An jedem Artikel - gleich ob Sammelartikel, Montageartikel oder normaler Warenwirtschaftsartikel - findet sich in den Stammdaten unter Gruppierungen/Weiteres der Parameter „Kontierungsgruppe“. Über diese wird die Zuordnung zu den dort eingestellten Kontierungsinformationen und damit indirekt zu Steuer und Land gezogen.

Zusammenfassend kann man zu den bisherigen Punkten sagen - die „Ermittlungskette“ von Concept Office arbeitet wie folgt:

Kontierungsgruppe am Artikel → Kontierungsgruppe → Länderzuordnung (einz. Land/Steuergebiet oder Inland…) → dort hinterlegte Besteuerung (Normal/Reduziert/Frei) → in Steuersätze für dieses Gebiet/Land hinterlegter Steuersatz in %

Laufend zu pflegende Einstellungen:

Legt der Mitarbeiter Kunden neu an, ist es empfehlenswert, von diesen immer die Steuernummer und vor allem die Umsatzsteuer-ID zu erfragen und diese zu prüfen (Auslandskunden).

Das Prüfprotokoll ist dabei zu archivieren!

https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Identifikationsnummern/AuslaendischeUSt-IdNr/auslaendische_ust_idnr_node.html

In der Firma des Kunden findet sich unter „Weiteres“ das Feld für die Umsatzsteuer-ID. Diese sollte grundsätzlich vor Anlage von Vorgängen für diesen Kunden befüllt sein. Wird z.B. ein Vorgang ins EU-Ausland mit Mehrwertsteuer berechnet, ist in den meisten Fällen das Fehlen dieser Umsatzsteuer-ID der Hintergrund. In anderen, selteneren Fällen das falsch gesetzte Steuergebiet an der Lieferadresse des Kunden.

Mögliche Steuerfälle beim Verkauf:

Wie zu Beginn des Artikels bezeichnet, haben wir in der Praxis folgende Fälle:

Verkauf: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Verkauf: Mehrwertsteuer reduziert (z.B. Bücher)
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei sonstiges (Nicht-EU-) Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei Inland (besondere Voraussetzungen)

1. Mehrwertsteuer normal (Normalsatz)
Dies ist der Normalfall, welcher keinerlei besondere Eingriffe erfordert.

2. Mehrwertsteuer reduziert
Hier ist es erforderlich, dass der Artikel einer entsprechenden Kontierungsgruppe für reduzierte Waren (wenn nicht vorhanden, erstellen) zugeordnet ist, in der für das Land oder Steuergebiet der reduzierte Steuersatz ausgewählt ist. Desweiteren muß in „Steuersätze“ für das Land unter den reduzierten Steuersätzen der aktuelle reduzierte hinterlegt sein.

3. Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Voraussetzung ist die Hinterlegung einer Umsatzsteuer-ID beim Kunden - möglichst vor Erstellung des Vorgangs. Wird dies vergessen oder erfolgt die nicht korrekte oder nicht vollständige Eintragung in den Kontierungsgruppen, erhält der Kunde bei Übernahme aus dem pCon.basket oder bei Versuch der Rechnungsstellung z.B. folgende Fehlermeldung

Hier ist zu prüfen, welcher Artikel (von mir hier entfernt) betroffen ist. Dann geht man über dessen Kontierungsgruppe und die Lieferadresse zur entsprechenden Kontierung und prüft für diese die Steuersätze des Lieferlandes. Bei der Meldung wie oben steht meist in der Kontierung eine „0“ - diese ist also noch nicht vollständig befüllt.

4. Mehrwertsteuerfrei sonstiges Ausland
Dieser Fall ist problemlos und wird bei richtiger Eintragung der Kontierungsgruppen direkt angewendet.

5. Mehrwertsteuerfrei im Inland
Hier handelt es sich um Sonderfälle! Diese müssen eine stichhaltige Begründung haben. Der Kunde sollte immer darauf hingewiesen werden, dass er - bei nicht begründeter Anwendung - massive Konsequenzen im Falle einer Steuerprüfung zu befürchten hat! Des Öfteren hört man, dass der Kunde dies aus Kulanz seinem Kunden gegenüber machen möchte oder anderen Gründen - dies ist nicht zulässig und darauf muß ausdrücklich hingewiesen werden. Es erfolgt auf eigene Gefahr und gegen unseren Rat!
Eine Übersicht der Sonderfälle findet man unter https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__4.html
Die häufigsten, uns begegnenden Fälle sind die sog. Ausnahme der Besteuerung nach §13b (Bauleistungen)
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html
sowie Lieferungen an NATO-Gebiet (Art. 67 Abs. 3 NATO-ZAbk.) oder §9 Freihafen (Freihandelsabkommen).

Sonstige außergewöhnliche Steuerfälle sollten immer mit dem Steuerberater abgestimmt werden!

In den Sonderfällen muß in den Weitere Stammdaten → Länder ein zusätzliches Steuergebiet erstellt werden:

Wichtig ist hier die Zuordnung als „Steuergebiet“. Man könnte sagen, man schafft hier ein „künstliches Land“, welches gesondert berechnet wird.

In den Kontierungsgruppen muß dieses ebenfalls noch angelegt werden

Vermutlich ahnen Sie es schon - es muß noch der Steuersatz für dieses neue Steuergebiet angelegt werden:

Wie wird nun dieses Steuergebiet „angewandt“. Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Die einfachste ist, dies an der Lieferadresse des Kunden als Steuergebiet zu hinterlegen. Dies hat aber nur Sinn, wenn diese Adresse immer so beliefert wird. Ansonsten kann ein Steuergebiet auch manuell - für den Einzelfall - im Vorgang unter „Sonstiges“ gewählt werden.

Diese Eintragung gilt dann nur für den aktuellen Vorgang und übersteuert das Steuergebiet, welches an der Lieferadresse des Kunden hinterlegt wurde, manuell!
Ebenso lassen sich auch andere Sonderfall-Steuergebiete anlegen. So gab es zum Beispiel einen besonderen Fall, in welchem auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden wegen eines Zwischenlagers in die Schweiz (Nicht-EU wäre Steuerfrei) mit Mwst. geliefert werden mußte. Dies läßt sich auch über diesem Weg - jedoch dann mit manuell auf „Normal“ gesetztem Steuersatz abbilden.

Mögliche Steuerfälle beim Einkauf:

Wie zu Beginn des Artikels bezeichnet, haben wir in der Praxis folgende Fälle:

Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer reduziert
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei sonstiges Ausland

Die Vorgehensweise setzt voraus, dass wie erwähnt in den Kontierungsgruppen auch die Seite „Einkauf“ gepflegt wurde. Nur dann kann eine Eingangsrechnung richtig gebucht werden!

Wichtig sind bei Fehlern bei der Rechnungseingangsbuchung die Felder der Kontierungen. Steht hier z.B. „9999“ oder „-9999“, so ist die Kontierung nicht korrekt befüllt und in der fraglichen Kontierungsgruppe findet sich dort eine „0“. Dies muß der Anwender korrigieren. Wichtig ist auch, am Rechnungseingang das Steuergebiet zu kontrollieren. Dieses ist das Steuergebiet des Rechnungsstellers! Danach sollte sich die Rechnung buchen lassen.

Abschließende Bemerkungen:

Das Programmverhalten wird durch mehrere Konfigurationen beeinflußt. Diese sind im Bereich „Administration“ unter „Konfigurationen“ erreichbar. Wichtig ist, im Falle eines Fehlverhaltens deren korrekte Einstellung zu prüfen!

Die Wichtigste, von deren korrekter Einstellung bei den bisherig geschilderten Verhaltensweisen ausgegangen wird, ist die Konfiguration „8“:

Die Einstellung ist für Deutschland so obligat! Diese darf nur in Sonderfällen in anderen Nicht-EU-Ländern verändert werden.
Empfohlen wir auch, die nachfolgende Konfiguration „1089“ auf eine Prüfung einer eingebenen Umsatzsteuer-ID vorzubelegen:

Um unerwünschtes Programmverhalten zu verhindern und zugleich die Mitarbeiter zu einer korrekten und vollständigen Anlage von Firmen zu „erziehen“, ist auch das Setzen der Konfiguration „295“ sehr hilfreich:

nl:disposition:disposition

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:30+00:00

Serviceplanning

De serviceplanningsmodule is bedoeld om alle dossiers in het meubelbereik te kunnen plannen met een grafische weergave. In deze module kunnen afspraken, resources en monteurs ingepland worden.
Aanbevolen wordt om deze planning op dag- of weekniveau in te steken.

Verdere aanwijzingen en richtlijnen met betrekking tot de serviceplanningsmodule kunt u vinden onder disposition_hinweiseundempfehlungen.

Voorbereiding

Agenda en serviceplanningsmodule instellingen

In de Benutzereinstellungen kunt u de algemene intervalopties instellen in combinatie met de dag- en arbeidsduur. Concept Office zal bij elk gebruik van de serviceplanning vragen om de instellingen totdat deze ingevoerd zijn.

Instellen van de administratieconfiguraties

Configuratie 328: Vervolgpakbon

De configuratie dient instelling 2 te hebben, zodat de pakbon per positie afgedrukt kan worden.

0 - niet mogelijk
1 - mogelijk, druk alle niet geleverde posities af
2 - mogelijk, druk alle niet geleverde posities af, die niet op een andere pakbon openstaan

Configuratie 367: Verkoper bericht sturen bij inplanning van een dossier

Instelling of en hoe een verkoper geïnformeerd dient te worden

0 - geen bericht sturen
1 - activiteit aanleggen
2 - per e-mail informeren

Configuratie 312: Deellevering in CO-logistiek en serviceplanningsmodule tonen

Deze configuratie moet actief zijn, zodat de pakbonnen in de serviceplanningsmodule getoond worden.

0 - Nee
1 - Ja

Serviceplanningsactiviteiten worden nu met het afdrukken van de factuur op voltooid gezet wanneer de activiteit, volgens administratieconfiguratie instelling 284, de activiteit niet verwijderd worden mag.

Instellen van de rechten

De medewerker die inplant dient de rechten ‚Disposition‘ en ‚Dispositieactiviteiten bewerken/verwijderen‘ te krijgen. Om het overzicht van de serviceplanning te krijgen is het recht ‚Dispo-Liste‘ noodzakelijk.

Bewerking stamgegevens

Om de stamgegevens voor de serviceplanning te bewerken klik hier.

Plannen

Dossierbewerking

De planning is gebaseerd op de in een dossier bewerkte pakbon.
In de modulefunctie levertermijn bepalen in de dossierverwerking wordt de opdracht gereed gemaakt voor het picken.

Het is ook mogelijk om een setartikel als deellevering te leveren.

In het veld opmerking voor planner kan informatie voor de planner ingevuld worden zodat deze altijd overzicht heeft over de leveringen. Dit is tevens voorzien van extra informatie over de te laden hoeveelheid en de montageduur in uren. Deze informatie wordt direct uit het dossier mee overgenomen en in het kalenderoverzicht getoond. Wanneer de functie ‚voor planning vrijgeven‘ wordt geactiveerd wordt er een pakbon opgesteld waardoor de organisatorische wissel plaatsvindt en het dossier van de binnendienst op de planning overgaat.

Planning

In de planningsmodule ziet men een kalenderweergave, waarmee de planner direct alle relevante informatie tot zijn/haar beschikking heeft.

Kalenderweergave

Voor de planning wordt de dag- of het weekoverzicht aanbevolen. De weergave van de kalender bestaat uit drie hoofdgebieden:

* Kalenderweergave De kalenderweergave kan door de de gebruiker naar eigen inzicht aangepast worden.

* In te plannen dossiers De symbolen zijn, mits actief, gekleurd. Zijn ze inactief dan worden ze wit weergegeven.

^ Symbool ^ Status ^ Korte omschrijving|

	actief	Dossier is ingepland
	actief	Levervoorstel geprint
	actief	Leverbon geprint
	actief	Pakbon geprint
	actief	Opmerking voor de planning aanwezig
	actief	Magazijnopdracht
	actief	Directe levering

Weergave van geplande opdrachten

De weergave van opdrachten in het planningsoverzicht kan geconfigureerd worden. Dit gebeurt via de Textbaustein bwDispoAnzeigeText. Mogelijke plaatshouders zijn:

Klant: #KN#
Woonplaats: #SO#
Adres: #SR#
Postcode: #SZ#
Dossiernummer: #VG#

De tekstkleur van de geplande opdrachte verandert wanneer een opdracht in Concept Mobile bewerkt wordt:

Gelezen - Blauw
Onderweg- Groen
Actief bezig - Rood
Voltooid - Grijs

Infoballon

Alle belangrijke informatie voor een bepaalde opdracht bevindt zich in een infoballon die verschijnt wanneer men de muiscursos boven een opdracht beweegt:

De informatie in deze infoballon kan aangepast worden. Dit gebeurt in het tekstsjabloon bwdispobemerkung in de module Textbausteine.

De volgende plaatshouders kunnen gebruikt worden:

Klant/korte naam: #KU#/#KN#
Leverinformatie: #LI#
Opmerking voor de planning: #DB#
Aanspreekpartner (Leveradres): #SA#
Telefoonnummer (Leveradres): #TL#

Opmerking voor de planning

In de serviceopdracht bestaat een nieuw veld genaamd ‚opmerking voor de planning‘. Voor de planner kan dit vrijelijk gebruikt worden om notities in te vullen die van belang zijn voor de te plannen opdracht.

De opmerking voor de planning wordt als tooltip aangetoond in de kalenderweergave wanneer het tekstsjabloon „bwdispobemerkung“ met de plaatshouder #DB# aangevuld wordt.

Dossieroverzicht

hier worden alle dossiers, die gepland kunnen worden, getoond. Via de button maximaliseren kan dit overzicht in een eigen venster getoond worden wanneer men gebruik maakt van meerdere beeldschermen.

Resources

Toont alle mogelijke resources zoals medewerker, servicevoertuigen en dergelijke.

Via drag-&-drop kunnen alle in te plannen dossiers in het kalenderoverzicht gesleept worden.

Na het uitvoeren van deze stap volgt er direct een actualisatie van de resources, om dubbele planningen te voorkomen. Niet beschikbare resources worden in het rood getoond. De resources kunnen net als de dossiers via drag-&-drop in het kalenderoverzicht gesleept worden.

Wanneer een planbare eenheid gemarkeerd is dan hebben de resources in de resourcestabel verschillende kleuren. Dit laat direct de beschikbaarheid van de resource zien voor de te plannen eenheid zodat er rekening gehouden kan worden met bepaalde voorwaarden.

Kleur	Betekenis
	Deze resource staat voor de gemarkeerde eenheid gepland.
	Deze resource staat voor het gehele tijdvak gepland.
	Deze resource is voor een deel van de tijd voor een andere eenheid gepland.
	Deze resource is beschikbaar.

Na een juiste planning kan een levervoorstel voor de klant gegenereerd worden. Hiervoor dient met slechts de planningseenheid aan te klikken en daarna de button Afdruk of de button E-mail versturen te selecteren.

Met het creëren van een planningseenheid wordt een activiteit voor de servicemonteurs en de verkopers aangelegd (let op: afhankelijk van administratie configuratie 367). Voor deze activiteit kan een pakbon ‚meubelen‘ gegeneerd worden.

Wanneer deze activiteit verwijderd wordt dan wordt de planningseenheid in het kalenderoverzicht ook verwijderd!

Overzicht geplande dossiers

In het dossier en bij de klant bestaat een nieuwe groene tekstregel ‚Planningen‘. Vanaf daar kan een venster geopend worden die alle planningen van een bepaald dossier of een bepaalde klant toont. In de planningsmodule zelf kan via het overzicht een planningslijst opgeroepen worden waarmee alle planningen direct onder elkaar gelist zichtbaar zijn.

Extra's

Het is mogelijk dat een planningseenheid uit meerdere dossiers bestaat, omdat er bijvoorbeeld meerdere dossiers invloed hebben op één en dezelfde klant of dat de dossiers samen een levereenheid vormen. Dit kan wederom per drag-&-drop ingesteld worden door niet-geplande dossiers te koppelen aan een bestaande planningseenheid. Daardoor worden 2 dossiers in een planningseenheid weergegeven.

Veranderingen in actuele planningen

Wanneer een planningseenheid uit het planningsoverzicht gehaald worden en opnieuw gepland worden moet kan dit door middel van de functie ‚Planning verwijderen‘ in het menu of in het contextmenu (rechtermuisklik). Daarna staat het dossier weer voor de planning gereed en wordt deze ook in het dossieroverzicht getoond.

Wanneer resources, bijvoorbeeld zieke medewerkers, niet ter beschikking staan, dan kan de planner een nieuwe resource toewijzen. In dat geval dient de niet ter beschikking staande resource uit de planningseenheid genomen te worden. Via het contextmenu (rechtermuisklik) is de optie ‚resources verwijderen‘ beschikbaar. Alle ter beschikking staande resources worden hier getoond.

Wanneer zich binnen de planningseenheid, die uit meerdere dossiers bestaat, een vertraging voordoet dan kan het dossier uit de planningseenheid verwijderd worden. Ook deze functie is via het contextmenu op te roepen.

Middels de rechtermuis button kan men kan man in de planningseenheid de activiteit die eraan ten grondslag ligt aanpassen met bijvoorbeeld een eindtijd.

firmen:firmenrechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-05T07:54:58+00:00

Rechte für die Firmenpflege verwalten

Der nachfolgende Artikel beschreibt die Möglichkeiten der Rechteeinstellungen für die Firmenpflege. Die allgemeinen Funktionsweise der Rechteverwaltung ist hier beschrieben.

Modulrechte

Generell legt das Modulrecht Firmen fest, wie Concept Office Nutzer mit Firmendaten umgehen dürfen. Es existieren die Ausprägungen:

Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Außerdem sind entsprechende Ausprägung der Modulrechte Anschriften und Ansprechpartner notwendig, falls Firmenanschriften und -ansprechpartner bearbeitet werden sollen.

Firmenansicht

Das Modulrecht Firmen steuert wie die Firmen bearbeitet werden dürfen. Über Sonderrechte lässt sich festlegen welche Firmen angezeigt werden.

Sonderrecht Firmenansicht für Interessenten (Filter)

Legt fest, welche als Interessent gekennzeichnete Firmen dem Sachbearbeiter angezeigt werden. Dabei wird die Mitarbeiterzuordnung an den Firmen oder deren Geschäftsbereiche ausgewertet.

nur eigene Firmen
Firmen des VK-Teams
Firmen des Geschäftsbereiches
Alle Firmen

Sonderrecht Firmenansicht für Kunden (Filter)

Legt fest, welche Firmen mit Kunden-Status dem Sachbearbeiter angezeigt werden. Dabei wird die Mitarbeiterzuordnung an den Firmen oder deren Geschäftsbereiche ausgewertet.

nur eigene Firmen
Firmen des VK-Teams
Firmen des Geschäftsbereiches
Alle Firmen

Sonderrecht Firmenansicht für Lieferanten (Filter)

Legt fest, welche als Lieferanten gekennzeichnete Firmen dem Sachbearbeiter angezeigt werden. Dabei wird die Mitarbeiterzuordnung an den Firmen oder deren Geschäftsbereiche ausgewertet.

nur eigene Firmen
Firmen des VK-Teams
Firmen des Geschäftsbereiches
Alle Firmen

Bei eingeschränkter Ansicht wird die Datensatzanzahl im Baum mit einem Sternchen gekennzeichnet.

Bearbeiten abhängig vom Firmenstatus erlauben

Das Modul-Recht Firmen steuert wie die Firmen bearbeitet werden dürfen. Über zwei Sonderrechte lässt sich das Recht einschränken.

Sonderrecht Kunden bearbeiten

Beschränkt das Modul-Recht Firmen. Falls nicht gewährt, wird das Zugriffsrecht für Firmen mit dem Status Kunde auf Lesen reduziert.

Ja
Nein

Sonderrecht Lieferant bearbeiten

Beschränkt das Modul-Recht Firmen. Falls nicht gewährt, wird das Zugriffsrecht für Firmen mit dem Status Lieferant auf Lesen reduziert.

Ja
Nein

Mit dem Modulrecht Firmen-Ändern besitzen Ihre Mitarbeiter automatisch das Recht Interessenten zu bearbeiten. Nur Kunden- oder Lieferanten- bearbeiten kann über die Sonderrechte freigeschalten oder verboten werden.

Weitere Sonderrechte

Weiterhin regeln Sonderrechte diffizilere Einstellungen.

Sonderrecht Firmenstatus (Kunde, Lieferant, Interessent) ändern

Ein Benutzer mit diesem Recht darf den Status einer Firma verändern, zum Beispiel vom Interessenten zum Kunden abändern.

Ja
Nein

Sonderrecht Gesperrte Firmen bearbeiten

Regelt, ob ein Mitarbeiter Firmen mit Bonität: 9 - gesperrt bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern

Regelt, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Kundenbonität, Bankverbindung ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Ja, auch bei gesperrten Firmen
Nein

Sonderrecht Mitarbeiterzuordnung ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Zuordnung der eigenen Mitarbeiter zu Firmen bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Geschäftsbereichsdaten ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Geschäftsbereichsdaten einer Firma bearbeiten darf.

Keine Rechte
Lesen via API ohne Modulrecht
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
Alle Rechte

Sonderrecht Webshopzuordnung trotz Bearbeitungssperre ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Zuordnung der eigenen Mitarbeiter zu Firmen bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Buchhaltungsdaten ändern

Ein Benutzer mit diesem Recht darf Buchhaltungsdaten ändern.

Ja
Nein

Sonderrecht Firmen umnummerieren

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist die Firmennummern der eigenen Firma umzunummerieren.

Ja
Nein

Sonderrecht Kundenanschrift bearbeiten

Legt fest, ob ein Benutzer dazu berechtigt ist die Firmenanschrift zu ändern.

Ja
Nein

Sonderrecht Anschriftszuordnung (außer Haupt- und Rechnungsanschrift) trotz Sperre ändern

Bestimmt, ob ein Benutzer berechtigt ist, die Anschriftszuordnung in Firmen zu ändern, die laut Firmenrecht für Bearbeitungen gesperrt sind.

Ja
Nein

Sonderrecht Rabattstufe

Legt fest, welche Rabattstufe bei Neuanlage von Kunden automatisch vergeben werden soll.

Keine Rabattstufe
Rabattstufe 1
Rabattstufe 2
Rabattstufe 3

Sonderrecht Standardfirma, Standardanschrift und Alle-Artikel ändern

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist die Standardfirma, Standardanschrift und Alle-Artikel zu ändern.

Nein
Ja

Firmen, Rechteverwaltung, Sonderrechte

wiki:syntax

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-06-07T15:06:48+00:00

Formatting Syntax

DokuWiki supports some simple markup language, which tries to make the datafiles to be as readable as possible. This page contains all possible syntax you may use when editing the pages. Simply have a look at the source of this page by pressing „Edit this page“. If you want to try something, just use the playground page. The simpler markup is easily accessible via quickbuttons, too.

Basic Text Formatting

DokuWiki supports bold, italic, underlined and monospaced texts. Of course you can combine all these.

DokuWiki supports **bold**, //italic//, __underlined__ and ''monospaced'' texts.
Of course you can **__//''combine''//__** all these.

You can use _subscript and ^superscript, too.

You can use <sub>subscript</sub> and <sup>superscript</sup>, too.

You can mark something as ~~deleted~~ as well.

You can mark something as <del>deleted</del> as well.

Paragraphs are created from blank lines. If you want to force a newline without a paragraph, you can use two backslashes followed by a whitespace or the end of line.

This is some text with some linebreaks
Note that the two backslashes are only recognized at the end of a line
or followed by
a whitespace \\this happens without it.

This is some text with some linebreaks\\ Note that the
two backslashes are only recognized at the end of a line\\
or followed by\\ a whitespace \\this happens without it.

You should use forced newlines only if really needed.

Links

DokuWiki supports multiple ways of creating links.

External

External links are recognized automagically: http://www.google.com or simply www.google.com - You can set the link text as well: This Link points to google. Email addresses like this one: andi@splitbrain.org are recognized, too.

DokuWiki supports multiple ways of creating links. External links are recognized
automagically: http://www.google.com or simply www.google.com - You can set
link text as well: [[http://www.google.com|This Link points to google]]. Email
addresses like this one: <andi@splitbrain.org> are recognized, too.

Internal

Internal links are created by using square brackets. You can either just give a pagename or use an additional link text.

Internal links are created by using square brackets. You can either just give
a [[pagename]] or use an additional [[pagename|link text]].

Wiki pagenames are converted to lowercase automatically, special characters are not allowed.

You can use namespaces by using a colon in the pagename.

You can use [[some:namespaces]] by using a colon in the pagename.

For details about namespaces see namespaces.

Linking to a specific section is possible, too. Just add the section name behind a hash character as known from HTML. This links to this Section.

This links to [[syntax#internal|this Section]].

Notes:

Links to existing pages are shown in a different style from nonexisting ones.
DokuWiki does not use CamelCase to automatically create links by default, but this behavior can be enabled in the config file. Hint: If DokuWiki is a link, then it’s enabled.
When a section’s heading is changed, its bookmark changes, too. So don’t rely on section linking too much.

Interwiki

DokuWiki supports Interwiki links. These are quick links to other Wikis. For example this is a link to Wikipedia’s page about Wikis: Wiki.

DokuWiki supports [[doku>Interwiki]] links. These are quick links to other Wikis.
For example this is a link to Wikipedia's page about Wikis: [[wp>Wiki]].

Windows Shares

Windows shares like this are recognized, too. Please note that these only make sense in a homogeneous user group like a corporate Intranet.

Windows Shares like [[\\server\share|this]] are recognized, too.

Notes:

For security reasons direct browsing of windows shares only works in Microsoft Internet Explorer per default (and only in the „local zone“).
For Mozilla and Firefox it can be enabled through different workaround mentioned in the Mozilla Knowledge Base. However, there will still be a JavaScript warning about trying to open a Windows Share. To remove this warning (for all users), put the following line in conf/userscript.js:

LANG.nosmblinks = '';

Image Links

You can also use an image to link to another internal or external page by combining the syntax for links and images (see below) like this:

[[http://www.php.net|{{wiki:dokuwiki-128.png}}]]

Please note: The image formatting is the only formatting syntax accepted in link names.

The whole image and link syntax is supported (including image resizing, internal and external images and URLs and interwiki links).

Footnotes

You can add footnotes ¹⁾ by using double parentheses.

You can add footnotes ((This is a footnote)) by using double parentheses.

Sectioning

You can use up to five different levels of headlines to structure your content. If you have more than three headlines, a table of contents is generated automatically – this can be disabled by including the string ~~NOTOC~~ in the document.

Headline Level 3

Headline Level 4

Headline Level 5

==== Headline Level 3 ====
=== Headline Level 4 ===
== Headline Level 5 ==

By using four or more dashes, you can make a horizontal line:

Media Files

You can include external and internal images, videos and audio files with curly brackets. Optionally you can specify the size of them.

Real size:

Resize to given width:

Resize to given width and height²⁾:

Resized external image:

Real size:                        {{wiki:dokuwiki-128.png}}
Resize to given width:            {{wiki:dokuwiki-128.png?50}}
Resize to given width and height: {{wiki:dokuwiki-128.png?200x50}}
Resized external image:           {{http://de3.php.net/images/php.gif?200x50}}

By using left or right whitespaces you can choose the alignment.

{{ wiki:dokuwiki-128.png}}
{{wiki:dokuwiki-128.png }}
{{ wiki:dokuwiki-128.png }}

Of course, you can add a title (displayed as a tooltip by most browsers), too.

{{ wiki:dokuwiki-128.png |This is the caption}}

For linking an image to another page see Image Links above.

Supported Media Formats

DokuWiki can embed the following media formats directly.

Image	`gif`, `jpg`, `png`
Video	`webm`, `ogv`, `mp4`
Audio	`ogg`, `mp3`, `wav`
Flash	`swf`

If you specify a filename that is not a supported media format, then it will be displayed as a link instead.

Fallback Formats

Unfortunately not all browsers understand all video and audio formats. To mitigate the problem, you can upload your file in different formats for maximum browser compatibility.

For example consider this embedded mp4 video:

{{video.mp4|A funny video}}

When you upload a video.webm and video.ogv next to the referenced video.mp4, DokuWiki will automatically add them as alternatives so that one of the three files is understood by your browser.

Additionally DokuWiki supports a „poster“ image which will be shown before the video has started. That image needs to have the same filename as the video and be either a jpg or png file. In the example above a video.jpg file would work.

Lists

Dokuwiki supports ordered and unordered lists. To create a list item, indent your text by two spaces and use a * for unordered lists or a - for ordered ones.

This is a list
The second item
- You may have different levels
Another item

The same list but ordered
Another item
1. Just use indention for deeper levels
That’s it

  * This is a list
  * The second item
    * You may have different levels
  * Another item

  - The same list but ordered
  - Another item
    - Just use indention for deeper levels
  - That's it

Also take a look at the FAQ on list items.

Text Conversions

DokuWiki can convert certain pre-defined characters or strings into images or other text or HTML.

The text to image conversion is mainly done for smileys. And the text to HTML conversion is used for typography replacements, but can be configured to use other HTML as well.

Text to Image Conversions

DokuWiki converts commonly used emoticons to their graphical equivalents. Those Smileys and other images can be configured and extended. Here is an overview of Smileys included in DokuWiki:

8-)
8-O
:-(
:-)
=)
:-/
:-\
:-?
:-D
:-P
:-O
:-X
:-|
;-)
^_^
:?:
:!:
LOL
FIXME
DELETEME

Text to HTML Conversions

Typography: DokuWiki can convert simple text characters to their typographically correct entities. Here is an example of recognized characters.

→ ← ↔ ⇒ ⇐ ⇔ » « – — 640×480 © ™ ® „He thought ‚It’s a man’s world‘…“

-> <- <-> => <= <=> >> << -- --- 640x480 (c) (tm) (r)
"He thought 'It's a man's world'..."

The same can be done to produce any kind of HTML, it just needs to be added to the pattern file.

There are three exceptions which do not come from that pattern file: multiplication entity (640×480), ‚single‘ and „double quotes“. They can be turned off through a config option.

Quoting

Some times you want to mark some text to show it’s a reply or comment. You can use the following syntax:

I think we should do it

> No we shouldn't

>> Well, I say we should

> Really?

>> Yes!

>>> Then lets do it!

I think we should do it

No we shouldn’t

Well, I say we should

Really?

Yes!

Then lets do it!

Tables

DokuWiki supports a simple syntax to create tables.

Heading 1	Heading 2	Heading 3
Row 1 Col 1	Row 1 Col 2	Row 1 Col 3
Row 2 Col 1	some colspan (note the double pipe)
Row 3 Col 1	Row 3 Col 2	Row 3 Col 3

Table rows have to start and end with a | for normal rows or a ^ for headers.

^ Heading 1      ^ Heading 2       ^ Heading 3          ^
| Row 1 Col 1    | Row 1 Col 2     | Row 1 Col 3        |
| Row 2 Col 1    | some colspan (note the double pipe) ||
| Row 3 Col 1    | Row 3 Col 2     | Row 3 Col 3        |

To connect cells horizontally, just make the next cell completely empty as shown above. Be sure to have always the same amount of cell separators!

Vertical tableheaders are possible, too.

	Heading 1	Heading 2
Heading 3	Row 1 Col 2	Row 1 Col 3
Heading 4	no colspan this time
Heading 5	Row 2 Col 2	Row 2 Col 3

As you can see, it’s the cell separator before a cell which decides about the formatting:

|              ^ Heading 1            ^ Heading 2          ^
^ Heading 3    | Row 1 Col 2          | Row 1 Col 3        |
^ Heading 4    | no colspan this time |                    |
^ Heading 5    | Row 2 Col 2          | Row 2 Col 3        |

You can have rowspans (vertically connected cells) by adding ::: into the cells below the one to which they should connect.

Heading 1	Heading 2	Heading 3
Row 1 Col 1	this cell spans vertically	Row 1 Col 3
Row 2 Col 1		Row 2 Col 3
Row 3 Col 1		Row 2 Col 3

Apart from the rowspan syntax those cells should not contain anything else.

^ Heading 1      ^ Heading 2                  ^ Heading 3          ^
| Row 1 Col 1    | this cell spans vertically | Row 1 Col 3        |
| Row 2 Col 1    | :::                        | Row 2 Col 3        |
| Row 3 Col 1    | :::                        | Row 2 Col 3        |

You can align the table contents, too. Just add at least two whitespaces at the opposite end of your text: Add two spaces on the left to align right, two spaces on the right to align left and two spaces at least at both ends for centered text.

Table with alignment
right	center	left
left	right	center
xxxxxxxxxxxx	xxxxxxxxxxxx	xxxxxxxxxxxx

This is how it looks in the source:

^           Table with alignment           ^^^
|         right|    center    |left          |
|left          |         right|    center    |
| xxxxxxxxxxxx | xxxxxxxxxxxx | xxxxxxxxxxxx |

Note: Vertical alignment is not supported.

No Formatting

If you need to display text exactly like it is typed (without any formatting), enclose the area either with <nowiki> tags or even simpler, with double percent signs %%.

This is some text which contains addresses like this: http://www.splitbrain.org and **formatting**, but nothing is done with it. The same is true for //__this__ text// with a smiley ;-).

<nowiki>
This is some text which contains addresses like this: http://www.splitbrain.org and **formatting**, but nothing is done with it.
</nowiki>
The same is true for %%//__this__ text// with a smiley ;-)%%.

Code Blocks

You can include code blocks into your documents by either indenting them by at least two spaces (like used for the previous examples) or by using the tags <code> or <file>.

This is text is indented by two spaces.

This is preformatted code all spaces are preserved: like              <-this

This is pretty much the same, but you could use it to show that you quoted a file.

Those blocks were created by this source:

  This is text is indented by two spaces.

<code>
This is preformatted code all spaces are preserved: like              <-this
</code>

<file>
This is pretty much the same, but you could use it to show that you quoted a file.
</file>

Syntax Highlighting

DokuWiki can highlight sourcecode, which makes it easier to read. It uses the GeSHi Generic Syntax Highlighter – so any language supported by GeSHi is supported. The syntax uses the same code and file blocks described in the previous section, but this time the name of the language syntax to be highlighted is included inside the tag, e.g. <code java> or <file java>.

/**
 * The HelloWorldApp class implements an application that
 * simply displays "Hello World!" to the standard output.
 */
class HelloWorldApp {
    public static void main(String[] args) {
        System.out.println("Hello World!"); //Display the string.
    }
}

The following language strings are currently recognized: 4cs, 6502acme, 6502kickass, 6502tasm, 68000devpac, abap, actionscript-french, actionscript, actionscript3, ada, algol68, apache, applescript, asm, asp, autoconf, autohotkey, autoit, avisynth, awk, bascomavr, bash, basic4gl, bf, bibtex, blitzbasic, bnf, boo, c, c_loadrunner, c_mac, caddcl, cadlisp, cfdg, cfm, chaiscript, cil, clojure, cmake, cobol, coffeescript, cpp, cpp-qt, csharp, css, cuesheet, d, dcs, delphi, diff, div, dos, dot, e, epc, ecmascript, eiffel, email, erlang, euphoria, f1, falcon, fo, fortran, freebasic, fsharp, gambas, genero, genie, gdb, glsl, gml, gnuplot, go, groovy, gettext, gwbasic, haskell, hicest, hq9plus, html, html5, icon, idl, ini, inno, intercal, io, j, java5, java, javascript, jquery, kixtart, klonec, klonecpp, latex, lb, lisp, llvm, locobasic, logtalk, lolcode, lotusformulas, lotusscript, lscript, lsl2, lua, m68k, magiksf, make, mapbasic, matlab, mirc, modula2, modula3, mmix, mpasm, mxml, mysql, newlisp, nsis, oberon2, objc, objeck, ocaml-brief, ocaml, oobas, oracle8, oracle11, oxygene, oz, pascal, pcre, perl, perl6, per, pf, php-brief, php, pike, pic16, pixelbender, pli, plsql, postgresql, povray, powerbuilder, powershell, proftpd, progress, prolog, properties, providex, purebasic, pycon, python, q, qbasic, rails, rebol, reg, robots, rpmspec, rsplus, ruby, sas, scala, scheme, scilab, sdlbasic, smalltalk, smarty, sql, systemverilog, tcl, teraterm, text, thinbasic, tsql, typoscript, unicon, uscript, vala, vbnet, vb, verilog, vhdl, vim, visualfoxpro, visualprolog, whitespace, winbatch, whois, xbasic, xml, xorg_conf, xpp, yaml, z80, zxbasic

Downloadable Code Blocks

When you use the <code> or <file> syntax as above, you might want to make the shown code available for download as well. You can do this by specifying a file name after language code like this:

<file php myexample.php>
<?php echo "hello world!"; ?>
</file>

myexample.php

<?php echo "hello world!"; ?>

If you don’t want any highlighting but want a downloadable file, specify a dash (-) as the language code: <code - myfile.foo>.

Embedding HTML and PHP

You can embed raw HTML or PHP code into your documents by using the <html> or <php> tags. (Use uppercase tags if you need to enclose block level elements.)

HTML example:

<html>
This is some <span style="color:red;font-size:150%;">inline HTML</span>
</html>
<HTML>
<p style="border:2px dashed red;">And this is some block HTML</p>
</HTML>

This is some inline HTML

And this is some block HTML

PHP example:

<php>
echo 'The PHP version: ';
echo phpversion();
echo ' (generated inline HTML)';
</php>
<PHP>
echo '<table class="inline"><tr><td>The same, but inside a block level element:</td>';
echo '<td>'.phpversion().'</td>';
echo '</tr></table>';
</PHP>

echo 'The PHP version: '; echo phpversion(); echo ' (inline HTML)';

echo '<table class="inline"><tr><td>The same, but inside a block level element:</td>';
echo '<td>'.phpversion().'</td>';
echo '</tr></table>';

Please Note: HTML and PHP embedding is disabled by default in the configuration. If disabled, the code is displayed instead of executed.

RSS/ATOM Feed Aggregation

DokuWiki can integrate data from external XML feeds. For parsing the XML feeds, SimplePie is used. All formats understood by SimplePie can be used in DokuWiki as well. You can influence the rendering by multiple additional space separated parameters:

Parameter	Description
any number	will be used as maximum number items to show, defaults to 8
reverse	display the last items in the feed first
author	show item authors names
date	show item dates
description	show the item description. If HTML is disabled all tags will be stripped
n[dhm]	refresh period, where d=days, h=hours, m=minutes. (e.g. 12h = 12 hours).

The refresh period defaults to 4 hours. Any value below 10 minutes will be treated as 10 minutes. DokuWiki will generally try to supply a cached version of a page, obviously this is inappropriate when the page contains dynamic external content. The parameter tells DokuWiki to re-render the page if it is more than refresh period since the page was last rendered.

Example:

{{rss>http://slashdot.org/index.rss 5 author date 1h }}

America Now Has 70% More Bookstores Than in 2020, Says Bookshop.org Founder von EditorDavid (2026/04/27 11:14)
Two Hot Climate Tech Startups Just Raised $1 Billion+ in IPOs von EditorDavid (2026/04/27 07:34)
Right-to-Repair Laws Gain Political Momentum Across America von EditorDavid (2026/04/27 03:34)
Bank Robber Challenges Conviction Based on His Cellphone's Location Data von EditorDavid (2026/04/27 01:14)
Google Studies Prompt Injection Attacks Against AI Agents Browsing the Web von EditorDavid (2026/04/26 23:48)

Control Macros

Some syntax influences how DokuWiki renders a page without creating any output it self. The following control macros are availble:

Macro	Description
~~NOTOC~~	If this macro is found on the page, no table of contents will be created
~~NOCACHE~~	DokuWiki caches all output by default. Sometimes this might not be wanted (eg. when the <php> syntax above is used), adding this macro will force DokuWiki to rerender a page on every call

Syntax Plugins

DokuWiki’s syntax can be extended by Plugins. How the installed plugins are used is described on their appropriate description pages. The following syntax plugins are available in this particular DokuWiki installation:

Command Line Interface (CLI) Plugin 2020-08-18 von Schplurtz le Déboulonné
Renders transcripts of command line interactions, e.g. for shell and dynamic language interpretor tutorials
Cloud Plugin 2022-09-28 von Michael Hamann, Michael Klier, Gina Haeussge
Displays the most used words in a word cloud.
folded plugin 2022-10-13 von Michael Hamann, Fabian van-de-l_Isle, Christopher Smith, Esther Brunner
Foldable page sections
html5video plugin 2012-12-08 von Jason van Gumster (Fweeb)
Embeds video using HTML5 syntax
htmlok plugin 2023-05-10 von saggi, glen
Allows embed HTML and PHP
iframe plugin 2016-02-02 von Christopher Smith
Allows external URLs to be loaded into an iframe in your DokuWiki page.
Info Plugin 2020-06-04 von Andreas Gohr
Displays information about various DokuWiki internals
keyboard 2023-02-23 von Gina Häußge
The keyboard plugin provides a combined syntax and action plugin in order to markup text as keyboard keys, similar to (and making use of) the existing (X)HTML tag <kbd>…</kbd>. A quick button for the markup is automatically inserted into the toolbar of the edit form.
Note Plugin 2020-06-28 von Olivier Cortès, Eric Hameleers, Christopher Smith, Aurélien Bompard, LarsDW223
Add Note/Important/Tip/Warning Capability (DIV+CSS box)
nspages plugin 2023-05-29 von Guillaume Turri
Presents a toc of the selected namespace using <nspages>
Pagelist Plugin 2022-09-28 von Matthias Schulte, Michael Hamann, Michael Klier, Gina Haeussge
Lists pages in a nice formatted way
Dokuwiki statdisplay plugin 26/06/2008 von Maxime Fonda - Thibault Coullet - J.-F. Lalande
Displays log statistics about your Dokuwiki
Tag Plugin 2023-05-25 von Michael Hamann, Gina Häussge, Christopher Smith, Michael Klier, Esther Brunner
tag wiki pages
Translation Plugin 2023-05-17 von Andreas Gohr
Supports the easy setup of a multi-language wiki.

¹⁾

This is a footnote

²⁾

when the aspect ratio of the given width and height doesn’t match that of the image, it will be cropped to the new ratio before resizing

nl:vorgaenge:vorgangsrechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:38+00:00

Gebruikersrechten voor dossierverwerking beheren

Dit artikel beschrijft de mogelijkheden de rechten van een Concept Office gebruiker te configureren. De algemene functionele beschrijving van het toepassen van rechten is hier beschreven.

Module rechten

Technisch gezien worden 3 modules toegepast bij dossierverwerking, namelijk:

Offerteverwerking
Dossiers
Service-opdrachten

Afhankelijk van de werkzaamheden van de medewerker, kunnen deze afzonderlijk vergeven worden.

Modulrecht Offerteverwerking

Maakt het mogelijk een binnendienstmedewerker een offerte aan te maken en te bevestigen.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Modulrecht Vorgänge

Maakt het mogelijk dat een binnendienstmedewerker dossiers mag bewerken.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Modulrecht Service-Aufträge

Maakt het mogelijk dat een binnendienstmedewerker een Service-opdracht mag bewerken.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Formulier rechten

Voor het printen van dossier documenten, dienen de rechten in de groepen Reports CO-Aktuell en Reports CO-Aktuell TKD tenminste voorzien te zijn met de waarde Drucken.

Mogelijke selecties.

Keine Rechte
Anzeigen
Drucken
Exportieren
Anzeigen / Drucken
Anzeigen / Exportieren
Anzeigen / Drucken / Exportieren

Speciale rechten

Middels een aantal speciale rechten kunt u de verwerkingsmogelijkheden nog specifieker instellen:

Speciale rechten voor het aanzicht van dossiers

Sonderrecht Angebotsansicht

Bepaald welke offerte-dossiers (Module Angebotswesen) de medewerker te zien krijgt. Voor gedetaileerde beschrijving zie speciale rechten Vorgangsansicht.

keine Vorgänge
Nur eigene Aufträge
Aufträge des VK-Teams
Aufträge des Geschäftsbereiches
Alle Aufträge

Sonderrecht Vorgangsansicht

Bepaald welke dossiers de medewerker te zien krijgt. Afhankelijk van de toewijzingen van de medewerker worden de gegevens zichtbaar in het dossier, rekeninghoudend met de deelname aan een verkoopteam of een toegewezen verkoopgebied.

keine Vorgänge
Nur eigene Aufträge
Aufträge des VK-Teams
Aufträge des Geschäftsbereiches
Alle Aufträge

Bij een beperkt overzicht wordt het aantal records in de boomstructuur met een * aangegeven.

Speciale rechten die de bewerkingstatus beïnvloeden

Normaliter hangt een wijziging van de Dossierstatus af van de status van de dossierposities. Door speciale rechten is het mogelijk te sturen welke gebruikers wijzigen kunnen uitvoeren of beperkt worden in het wijzigen.

Sonderrecht Offerte's "gereed" en "verloren" zetten.

Toewijzen, dat de gebruiker de dossierstatus van Geoffreerd op Gereed kan zetten.

Nein
Ja

Sonderrecht Gereed zijnde dossier reactiveren.

Toewijzen, dat de gebruiker de dossierstatus van Gereed op Deelsgefactureerd terugzetten.

Nein
Ja

Speciale rechten Direct storneren ook na een geslaagde overdracht naar een financiële boekhouding toestaan

Wenn gewährt kann der Bearbeiter jederzeit eine Rechnung stornieren.

Nein
Ja

Speciale rechten Dossier bevestigen

Toewijzen, dat een gebruiker de dossierstatus van offertes op bevestigd kan zetten, zonder een opdrachtbevestiging te printen.

Nein
Ja

Sonderrechte zur Preisgestaltung in Vorgängen

Sonderrecht Basket Einkaufsbrutto ändern

Legt fest, ob im angeschlossenen pCon Basket eine EK-Änderung erlaubt ist.

Nein
Ja

Sonderrecht Einkaufspreise und Rohgewinne sichtbar machen

Wenn nicht gewährt kann der Bearbeiter keine Einkaufspreise oder abhängige Werte (Spanne, Rohgewinn ) einsehen.

Nein
Ja

Sonderrecht Mindestspanne am Artikel unterschreiten

Wenn gewährt kann der Bearbeiter den Verkaufspreis eines Artikels niedriger als die am Artikel hinterlege Mindestspanne eingeben.

Nein
Ja

Sonderrecht Rabattvergabe für nicht rabattfähige Artikel

Nein
Ja

Overige speciale rechten

Sonderrecht Gutschriften erlauben

Nein
Erfassen
Erfassen und Auslösen

Speciale rechten Leverbon storneren

Bepaald of een gebruiker een geprinte leverbon mag storneren.

Nein
Ja

SPeciale rechten Bovengrens offertebedrag printen offerte

Legt vast, tot welk offertebedrag een medewerker een offerte mag maken.

kein Angebotsdruck erlaubt
Obergrenze 1.000
Obergrenze 5.000
Obergrenze 10.000
Obergrenze 50.000
Angebotsdruck erlaubt

Sonderrecht Verkoopteam in opdracht wijzigen

Bepaald of het veld Verkoopteam van binnendienstmedewerker gewijzigd mag worden.

Nein
Ja

Speciale rechten Filiaal in opdracht wijzigen

Bepaald of het veld Filialen van binnendienstmedewerker gewijzigd mag worden.

Nein
Ja

Dossier, Rechtenbeheer

vorgaenge:teilschlussrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-28T07:40:42+00:00

Teilschlussrechnungen auf Abschlagsrechnungen

Hiermit wird ermöglicht, Schlussrechnungen auf Abschlagsrechnungen nicht nur als kompletten Betrag, sondern auch als Teilbetrag zu fakturieren, z.B. wenn nach einer unvollständigen Lieferung eine Teilschlussrechnung gewünscht ist.

Voraussetzung für die Nutzung der Teilschlussrechnung:

1. Es sollte eine Prüfung der Rechnungsdaten für die jeweils angeschlossen Fibu erfolgen, ob diese die Abrechnungsweise korrekt unterstützt. Gegebenfalls müssten entsprechende kostenpflichtige Anpassungen durchgeführt werden.

2. Es ist eine kostenpflichtige Anpassung des Reportes notwendig.

Freigabe eines Teilschlussrechnungsbetrages

Eine fakturierte Abschlagsposition kann komplett ausgeglichen werden (Standardverfahren) oder in Teilbeträgen. Zur Eingabe der Teilbeträge gibt es die neue Schaltfläche „Teilausgleich“.

Es wird eine Maske geöffnet, auf welcher die Teilschlussrechnungsbeträge eingegeben werden können. Pro Abschlagsposition darf es nur einen nicht fakturierten Teilschlussrechnungsbetrag geben.

Nach Eingabe eines Teilausgleichbetrages wird der Status der Abschlagsposition automatisch auf „teilweise auszugleichen“ gesetzt.

Faktura eines Teilschlussrechnungsbetrages

Beim Rechnungsdruck wird eine Schlussrechnung für den freigegeben Betrag erstellt. Der Status der Abschlagsposition wird automatisch auf „teilweise ausgeglichen“ gesetzt.

Jetzt kann eine weitere Teilausgleichsposition erfasst und fakturiert werden.

Nicht fakturierte Teilausgleichpositionen können geändert oder gelöscht werden.

Gutschrift und Storno

Fakturierte Teilausgleichspositionen können, wie auch alle anderen Rechnungen, im Modul Formulardruck unter „Anschriftenkorrektur/Sofortstorno“ storniert werden.

Eine Gutschrift zu Rechnungen aus Aufträgen mit einer oder mehr Teilausgleichspositionen ist nicht möglich.

Abschließender Teilausgleich

Erreicht die Summe der ausgeglichenen fakturierten Beträge den Abschlagsbetrag, so wird der Status auf „ausgeglichen“ gesetzt, so als wäre die Schlussrechnung in einem Betrag fakturiert worden.

Getrennter Ausgleich von Abschlagspositionen

Wird eine Abschlagsposition auf auszugleichen gesetzt, so werden automatisch alle weiteren Abschlagsposition ebenfalls auf diesen Status gesetzt. (ohne Teilausgleich)

Möchte man nur eine von mehreren Abschlagspositionen in einer Schlussrechnung fakturieren, so kann dies über Setzen des vollen Abschlagsbetrages als Teilausgleichsbetrag erfolgen. (als Teilausgleich)

ACHTUNG: Sollen nicht die vollen Beträge der einzelnen Abschlagspositionen ausgeglichen werden, sondern nur Teilbeträge, so müssen diese manuell eingetragen werden. Eine automatische Vorbesetzung ist nicht sinnvoll da CO die Verteilung nicht automatisiert berechnen kann, da es hierbei immer mehrere Möglichkeiten gibt.

Vorbesetzung des Teilausgleichsbetrages

Mittels des Buttons „Auszugleichenden Betrag vorbesetzen“ kann der Wert, der zu liefernden und gelieferten nicht fakturierten Positionen vorbesetzt werden. Im Normallfall wird es so sein, dass man eine Teilschlussrechnung genau über diesen Betrag stellen und den entsprechenden Betrag mit dem bisher geleisteten Abschlagsbetrag ausgleichen möchte.

Beispiel: Bei einem Auftragswert in Höhe von 1000,00€ wurden bisher Teilschlussrechnungen über insgesamt 300,00€ fakturiert. Die Ware wurde komplett geliefert, so dass auch die restlichen Abschlagszahlungen verrechnet werden können.

Teilabschlagszahlungen beeinflussen die Berechnung des vorzubesetzenden Betrages nicht (siehe Beispiele mit Abschlagsteilbetrag).

Beispiele Vorbesetzung

**Komplette Lieferung**
Auftragswert: 1000,00€
Abschlagsrechnung über 100%: 1000,00€
Lieferung komplett
auszugleichen: -1000€
= 0 Rechnung

**Komplette Lieferung für Abschlagsteilbetrag**
Auftragswert: 1000,00€
Abschlagsrechnung über 40%: 400,00€
Lieferung komplett
In Schlussrechnung auszugleichen: -400€ (Betrag wird auf den Abschlagsbetrag gekappt)

{{:vorgaenge:teilschlussrechnung11.png?400|}}

Teilschlussrechnung fakturieren
auszugleichen: 0 €
Rechnung = 600 €

**Teillieferung**
Auftragswert: 1000,00€
Abschlagsrechnung über 100%: 1000,00€
Lieferung 600,00€
auszugleichen: -600€
Teilschlussrechnung fakturieren = 0 Rechnung
Lieferung 400,00€
auszugleichen: -400€
= 0 Rechnung

**Teillieferung für Abschlagsteilbetrag**
Auftragswert: 1000,00€
Abschlagsrechnung über 40%: 400,00€
Lieferung 600,00€
In Schlussrechnung auszugleichen: -400€ (Es wird also hier die komplette Abschlagsrechnung ausgeglichen, obwohl nur ein abschlagsteilbetrag fakturiert worden war. Außerdem wird der Betrag auf den Abschlagsbetrag gekappt.)

Teilschlussrechnung fakturieren = 200€
Lieferung 400,00€
auszugleichen: 0€
Rechnung = 400€

Zusammenfassung für den Ablauf einer Teilschlussrechnung mit Teillieferung

Auftrag über 10 Stück zu 100,00€ erfassen. 100% Abschlagszahlung über 1000,00€ fakturieren.

Lieferung Teilmenge 1 Stück. Anlage einer Teilschlussrechnungsposition über 100,00€.

Faktura Teilschlussrechnung + gelieferte Menge

Es entsteht eine Nullrechnung.

Lieferung Restmenge 9 Stück Teilschlussrechnung über 900,00€ Nullrechnung, Auftrag ist erledigt.

ACHTUNG: Zur Nutzung ist eine kostenpflichtige Reportanpassung erforderlich!!!

nl:pcon.basket:artikelliste

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Artikellijst pCon.basket

Inleiding

De artikellijst wordt als een tabel weergegeven, en geeft u gedetailleerde informatie over de artikelen die in pCon.basket aanwezig zijn. Elke rij laat een artikel zien, en elke kolom toont informatie over bijvoorbeeld het aantal, de prijs of een beschrijving van het artikel. De artikellijst biedt de mogelijkheid om snel een overzicht van de totale offerte te laten zien. Daarmee kunt u eenvoudig kwaliteitscontroles doorvoeren, mede omdat de afbeeldingen van de betreffende artikelen getoond kunnen worden. Aan de linkerkant van de lijst worden diverse symbolen gebruikt welke informatie geven over de status van elk artikel. Lees winkelwagenartikel voor meer informatie over deze symbolen.

Standaard weergave

pCon.basket wordt met de volgende standaard kolommen uitgeleverd:

Positie; deze kolom laat de positie van het artikel in de boomstructuur zien. pCon.basket maakt onderscheid tussen hoofdposities en subposities en worden als zodanig weergegeven. Bijvoorbeeld: “2” en “2.1”.
Fabrikant; alle fabrikanten worden getoond met een eigen unieke code.
Programma; deze kolom laat de productserie zien, ook weer met een identificatie code. De afkorting van het programma is eenduidig voor alle fabrikanten.
Artikelnummer; hier wordt het artikelnummer weergegeven.
Omschrijving; toont uitgebreide informatie en karakteristieken over het artikel.
Aantal; in deze kolom kan het aantal handmatig aangepast worden. Klik hiervoor op de betreffende cel en geef het nieuwe aantal in. Daarmee wordt automatisch de prijs doorberekend.
Netto stuksprijs; de netto prijs exclusief kortingen en BTW.
Netto totaalprijs; is de netto prijs vermenigvuldigd met het aantal.
Gegenereerde afbeelding; in deze kolom worden de afbeeldingen van een artikel getoond. Indien er aanpassingen in de configuratie gemaakt worden, zal ook de afbeelding hierop aangepast worden. Dit biedt de mogelijkheid om snel de totale lijst te controleren op eventuele afwijkingen.

Artikelweergave aanmaken

U kunt zoveel artikelweergaven aanmaken als u wenst en is het mogelijk om tussen deze weergaven te wisselen. Zo kunt u een weergave maken waarin bijvoorbeeld de prijs niet getoond wordt op het moment dat u samen met uw klant een offerte maakt. Om een nieuwe weergave te maken klikt u op Beeld/Configureren Basket-weergaven:

Selectie

Op het tabblad “Selecteren” worden de bestaande weergaven getoond. U kunt ze hier verwijderen, toevoegen of hernoemen. De Standaard weergave kan niet verwijderd of hernoemd worden. Indien u op de knop “Standaard” klikt, wordt de op dat moment geselecteerde weergave als standaard ingesteld. Deze weergave wordt dan automatisch geopend op het moment dat er een project geopend wordt. Als u de optie Aan vooringestelde weergaven toevoegen aanvinkt, wordt de huidige weergave in pCon.basket opgeslagen en zal daarna voor alle toekomstige projecten te selecteren zijn. Als u deze optie niet aanvinkt, zal de weergave uitsluitend voor dit betreffende project gebruikt kunnen worden.

Indien u een nieuwe weergave wenst aan te maken, klikt u op de knop “Nieuw”. Geef daarna een naam op en selecteer van welke bestaande weergave u een kopie wenst te maken. Kies een weergave waarvan veel gemeenschappelijke elementen gebruikt worden. Daarmee hoeft u nog maar kleine aanpassingen in de weergave te maken.

Kolommen

Op het tabblad “Kolommen” definieert u welke kolommen in het overzicht getoond moeten worden. Door op de knop “Toevoegen” te klikken kunt u een kolom toevoegen aan de lijst met “Zichtbare kolommen”. Op dezelfde wijze kunt u door op de knop “Wissen” te klikken ook weer verwijderen uit het overzicht. Met de knoppen “Omhoog” en “Omlaag” kunt u de volgorde van de kolommen bepalen.

Bovendien heeft u de mogelijkheid om nieuwe kolommen aan de weergave toe te voegen. Klik hiervoor op de knop “Nieuw”. Er verschijnt een venster waarin u de specificaties voor de nieuwe kolom kunt opgeven.

U kun de volgende kenmerken opgeven:

Titel; deze titel wordt getoond in het bovenste rij van de weergave
Naam; wordt getoond in de lijst met mogelijke kolommen
Type; hier zijn verschillende kolomtypes te selecteren:
1. Afbeelding
2. Nummer
3. Tekst
4. Waar/Onwaar
Standaardkolom; biedt de mogelijkheid om deze kolom op basis van een van de standaardkolommen te baseren.
Standaardtekst; hiermee kan een standaardtekst voor de geselecteerde kolom opgegeven worden. In dit veld kunt u variabele gebruiken met betrekking tot de eigenschappen van een artikel. De volgende variabele zijn beschikbaar:

$(SingleTax:<tax-type>)                               
$(TotalTax:<tax-type>)                               
$(TaxRate:<tax-type>)                                
$(TaxCategory:<tax-type>)                            
$(PackInfo:<pack-info-type><opt-unitand-precision>)

Een kolom die alle belangrijke informatie voor de ECO-Contributie toont, kan als volgt aangemaakt worden:

Het resultaat wordt op de volgende manier weergegeven:

Let er op dat de belasting- en verpakkingsinformatie alleen getoond kan worden indien deze door de fabrikant in de OFML data is opgenomen.

Weergave-modus

Op het tabblad “Weergave-modus” kunt u twee andere weergave opties definiëren:

Kortingen verbergen die niet zijn gemarkeerd als zichtbaar; als u deze optie aanvinkt worden alle gemarkeerde kortingen niet getoond in het overzicht. U kunt kortingen en toeslagen op het tabblad “Berekening” markeren. In het volgende voorbeeld is “Rabat 1” als niet zichtbaar, en “Rabat 2” als zichtbaar gekenmerkt.

Groepen altijd expanderen; als deze optie aangevinkt is dan worden alle groepen geëxpandeerd weergegeven.
Eigenschappen set-artikelen; hiermee wordt aangegeven hoe een set-artikel getoond moet worden:
1. Uitklappen; de onderliggende posities van een set-artikel zijn zichtbaar
2. Inklappen; de onderliggende posities van een set-artikel zijn niet zichtbaar
3. Dynamisch; in de artikelboom kunt u aangeven of een set-artikel uitgeklapt of ingeklapt moet worden weergegeven.

Meer informatie over “set-artikelen” kunt u hier lezen.

Weergave wijzigen

Om een weergave in een project toe te passen, dient u op “Beeld / Wijzigen huidige Basket-weergave” te klikken en de gewenste weergave te selecteren. Indien u de weergave van een project verandert, en het project sluit en weer opent, dan zal pCon.basket de standaard weergave laten zien.

Standaard weergave wijzigen

In pCon.basket zijn er twee standaard weergaven. Eén is de standaard weergave van een project, en de andere is de standaard weergave van de applicatie en daarmee voor alle nieuwe projecten.

Standaard weergave van een project

Indien u wenst dat uw project altijd dezelfde weergave heeft, onafhankelijk of u het op uw eigen of op een andere computer sluit en opent, dan kunt u d

Wenn Sie möchten, dass Ihr Projekt immer die gleiche Standardansicht hat, unabhängig davon, ob Sie es am selben oder an einem anderen Computer schließen und wieder öffnen, so gehen Sie auf Ansicht Warenkorb-Sichten konfigurieren… In dem neuen Fenster müssen Sie nun die Ansicht auswählen, welche als Standard verwendet werden soll, anschließend auf Standard und dann auf Ok klicken. Von dem Augenblick an ist es die Standardansicht des Projektes. Wenn Sie zum Beispiel zu einer anderen Ansicht wechseln, ein Projekt speichern, es schließen und wieder öffnen, wird die definierte Standardansicht stets angewendet.

Standaard weergave van de applicatie

Wenn Sie eine Standardansicht definieren möchten, welche für alle Projekte gültig sein soll, so gehen Sie auf Extras Einstellungen… Warenkorb. In dem neuen Fenster müssen Sie nun die Ansicht auswählen, welche die Standardansicht werden soll. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Standard und dann auf Ok. Von nun an wird diese Ansicht immer den neuen Projekten zugewiesen. Stellen Sie sicher, dass Sie beim Erstellen der Ansichten, wie im Abschnitt Ansicht erstellen beschrieben, die Option Zu voreingestellten Ansichten für neue Projekte hinzufügen selektiert haben. Wenn Sie eine Ansicht auch zu Projekten hinzufügen möchten, welche Sie nicht selbst erstellt haben (zum Beispiel bekommen Sie das Projekt eines Kollegen aus dem pCon.xcad), so aktivieren Sie für die gewünschte Ansicht die Box in der Spalte Zu existierenden Projekten hinzufügen.

Ansicht löschen

Gehen Sie zu Ansicht Warenkorb-Sichten konfigurieren… Wählen Sie nun die Ansicht, die Sie löschen möchten und klicken Sie auf Löschen. Eine Ansicht, welche als Standardansicht definiert wurde, können Sie nicht löschen. Sie können diese Ansicht nur löschen, wenn Sie vorher eine andere Ansicht als Standardansicht definieren. Ab diesem Zeitpunkt steht die gelöschte Ansicht nicht mehr für dieses Projekt zur Verfügung.

Beschreibungsarten

Sie können auswählen, welche Beschreibungsarten in der Spalte Beschreibung der Artikelliste stehen sollen. Gehen Sie dazu auf Ansicht Position. Sie können zwischen folgenden Arten wählen:

Standarttext; zeigt den normalen Beschreibungstext
Kurztext; zeigt den kurzen Beschreibungstext
Langtext; zeigt den langen Beschreibungstext
Variententexte; zeigt die Artikelmerkmale, welche konfiguriert werden können. Es ist ein dynamisches Feld, welches automatisch aktualisiert wird, wenn der Nutzer die Produktmerkmale ändert.
Zusatztexte; zeigt den Zusatztext an, welcher unter der Schaltfläche Texte/ Manuelle Artikel des Arbeitsbereichs eingegeben werden kann Preiskomponenten; zeigt die Zusammensetzung des Listenpreises des Artikels an Mehrere dieser Beschreibungen können gleichzeitig angezeigt werden (zum Beispiel Langtext und Variantentexte). Es gibt keinen Maßstab über die Informationen, welche in den Feldern enthalten sind. Die Informationen richten sich nach den Entscheidungen der jeweiligen Hersteller.

Bildänderung

Im pCon.basket können Sie ein Standardbild manipulieren oder es komplett durch ein Bild Ihrer Wahl ersetzen.

Aktuelles Bild manipulieren

Die Änderung eines Bildes ist keine häufige Aufgabe, aber sie möchten möglicherweise eine Besonderheit eines Artikels hervorheben, wenn diese in der Standardansicht nicht sichtbar ist. Um das aktuelle Bild zu ändern, wählen Sie den gewünschten Artikel aus und klicken auf die Schaltfläche Konfiguration. Dort können Sie den Artikel mit der linken Maustaste rotieren bzw. mit der rechten Maustaste zoomen. Desweiteren können Sie einige Merkmale des Bildes in den Tabs Ansicht und Kamera festlegen. Um weitere Informationen zu erhalten, lesen Sie bitte in den Abschnitten Ansicht und Kamera nach. Wenn Sie das gewünschte Bild haben, gehen Sie auf Ansicht Bild neu erzeugen oder nutzen die Tastenkombination STRG + G. Gehen Sie nun zur Artikelliste zurück, sehen Sie, dass pCon.basket das Standardbild durch das neu Erstellte ersetzt hat. Dieses Bild wird von der Drucksteuerung genutzt, wenn sie ein ausgedrucktes oder elektronisches Angebot erstellen.

Sie können die Standardansicht einfach zurücksetzen, indem Sie auf Ansicht Standardansicht klicken. Wenn Sie das Objekt bewegen möchten und zu der neu definierten Ansicht wechseln möchten, gehen Sie auf Ansicht Ansicht wie Artikelbild. Wenn Sie möchten, dass das Bild in der Artikelliste zurückgesetzt wird, selektieren Sie den Artikel und gehen auf Ansicht Artikelbilder zurücksetzten …. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie auswählen können, welche Einstellungen zurückgesetzt werden sollen. Wenn Sie zum Beispiel die Ansicht eines Bildes mögen, aber nicht möchten, dass es in Graustufen angezeigt wird, so deaktivieren Sie Ansicht Zurücksetzen. So werden nur die Farben des Bildes zurückgesetzt, aber die Ansicht wird die gleiche bleiben.

Wenn Sie das Bild zurücksetzen, werden die Standardeinstellungen des pCon.basket genutzt. Lesen Sie hierzu bitte in den Abschnitten Grafikeinstellungen und Warenkorb weiter. Sie können diese Funktion auch für mehrere Artikel auf einmal nutzen. Wählen Sie hierzu einfach alle Artikel aus, für welche Sie die Bilder erneuern möchten, und rufen Sie die Funktion im Menü auf.

Externes Bild hinzufügen

Bei der Erstellung eines manuellen Artikels ist es wichtig, ein Bild mit in den Artikel einbinden zu können. Bilder können auch für Ordner und Set-Artikel eingefügt werden, was wiederum wichtig ist, wenn Sie Unterelemente im gedruckten Angebot nicht sichtbar machen wollen, um das endgültige Angebot zu vereinfachen. Um weitere Informationen zu erhalten, wie sie ein Element einer Gruppe ausblenden, lesen Sie bitte im Abschnitt Gruppeneinstellungen weiter. Stellen Sie sicher, dass Sie die Spalte Ansicht in der Artikelliste besitzen. Sie können sie in der Ansicht OrganizerView finden. Wenn Sie eine neue Ansicht entworfen haben, lesen Sie bitte im Abschnitt Spalten weiter, wie man eine neue Spalte hinzufügt. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die leere Zelle der Spalte Ansicht des Artikels oder der Gruppe. Ein Menü öffnet sich, in welchem Sie den Befehl Bild ersetzen wählen müssen. Ein neues Fenster öffnet sich, wo Sie die Bilddatei auswählen können. Die typischsten Bildquellen sind folgende:

Photos vom Hersteller. Diese Situation tritt auf, wenn Sie ein Bild für einen Artikel einsetzen möchten, für welches der Hersteller keine pCon Daten besitzt.
Eine Zeichnung, welche im pCon.planner erstellt wurde. Diese Situation tritt auf, wenn Sie eine Gruppe zusammengefasst darstellen möchten, so dass der Kunde nicht mit unnützen Produktdaten überflutet wird. In diesem Fall können Sie ein Bild von hoher Qualität im pCon.planner erstellen, als jpg speichern und in den pCon.basket laden.

Sie können die Bildgröße und die Ausrichtungen für das gedruckte Angebot manipulieren. So können Sie Ihrem Angebot einfach ein anderes Aussehen geben. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen, lesen Sie bitte im Abschnitt Artikel-/Gruppeneinstellungen beim Drucken nach.

Wenn Sie das Bild in der Artikelliste wieder löschen möchten, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild. Ein Menü öffnet sich, in welchem Sie den Befehl Bild zurücksetzen wählen müssen. pCon.basket ersetzt nun das Bild mit dem Ursprünglichen.

pCon.basket, Artikellijst

disposition-service:disposition-service

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-05-24T11:42:58+00:00

Disposition Serviceauftrag

Die Disposition dient dazu, Service- oder Montageaufträge einem Termin und einem Techniker zuzuweisen. Dies geschieht, in dem Aufträge aus einer Tabellenansicht per Drag and Drop in eine Kalenderansicht gezogen werden. Wir empfehlen in der Planungsansicht zu disponieren.

Zur besseren Übersicht kann das Fenster mit der Auftragstabelle ausgekoppelt und außerhalb vom Programm angezeigt werden. Unabhängig davon kann das CO weiter voll umfassend genutzt werden.

Vorbereitung

Konfiguration 265: Vorbelegung der Dauer eines Technikereinsatzes für Disposition

10 - Minuten
15 - Minuten
20 - Minuten
30 - Minuten
45 - Minuten
60 - Minuten
90 - Minuten

Besetzt die Dauer des Technikereinsatzes in der Disposition mit dem angegebenen Wert vor

Oben Rechts im Feld Mitarbeiter sind alle, als Techniker gepflegten, Mitarbeiter aufgelistet. Durch Klick auf den Pfeil kann die Liste aufgeklappt werden und Sie können Techniker aus der Auflistung entfernen. Alle Techniker werden durch Klick auf das rote Kreuz entfernt. Am Ende der Auflistung findet Sie zur schnellen Auswahl auch alle Techniker eines Geschäftsbereichs. Klicken Sie darauf, werden alle Techniker ausgewählt, die in der Mitarbeiterpflege diesem Geschäftsbereich zugeordnet sind.

Im Modul Mitarbeiter können den Technikern Anzeigenamen für die Disposition vergeben werden (Registerkarte Weiteres). Nach diesem Anzeigenamen werden die Techniker in der Planungsansicht, alphabetisch sortiert, angezeigt. Somit kann man zum Beispiel Techniker, die nur bestimmte Herstellermaschinen reparieren, zusammenfassen. Denkbar ist auch ein Zusammenfassen nach Gebiet o.ä.

Wurde kein Anzeigename am Mitarbeiter hinterlegt, sortiert das Programm nach dem Nachnamen.

Disponieren

Im unteren (alternativ im rechten) Bereich befinden sich die disponierbaren Aufträge, sowie die als Aufgabe einem Techniker zugewiesenen Aufträge. In dieser Liste zu disponierender Aufträge werden alle Aufträge angezeigt, die einen Unterbearbeitungsstatus aufweisen, welche im Modul Mandanten, Registerkarte Vorgabewerte TKD als disponierbar gekennzeichnet sind.

Die Farbe der kleinen Kugel hat folgende Bedeutung:

= keine Priorität/Reaktionszeit hinterlegt (Priorität ist 0 oder 1000)
= die Reaktionszeit ist noch nicht zur Hälfte aufgebraucht
= die Reaktionszeit ist bereits mindestens zur Hälfte aufgebraucht
= die Reaktionszeit ist überschritten
= der Auftrag wurde zurückgemeldet.

Die Farbe der Kugel in den noch zu disponierenden Aufträgen steht für den aktuellen Status. Bei den bereits disponierten Aufträgen steht sie für den Status zum disponierten Zeitpunkt. Die Reaktionszeit kommt aus dem entsprechendem Feld im Serviceauftrag, der diese Information dem Service-Level-Agreement des Vertrages oder der Maschine entnommen hat.

Mit der linken Maustaste, per Drag und Drop, kann ein solcher Auftrag in die Zeitschiene oberhalb gezogen werden.

Im diesem Moment wird ein Eintrag im Kalender des Techniker vorgenommen. Verschiebt der Techniker seinen Termin, werden die Aufträge auch in der Disposition verschoben. Zudem werden die Daten (Techniker, Datum und Uhrzeit) im entsprechenden Auftrag vermerkt.

Über den Kontext der rechten Maustaste können disponierte Aufträge wieder zurückgesetzt werden (Termin löschen) oder auf erledigt/rückgemeldet gesetzt werden. Im Kontextmenü lässt sich zudem der Intervall einstellen, in dem die Zeitschiene angezeigt werden soll und über die Schaltfläche Liefertermin ermitteln kann ein Fenster aufgerufen werden, welche die Positionen des zugrunde liegenden Auftrags anzeigt (inklusive avisiertem Lieferantenliefertermin)

Anzeige disponierter Aufträge

Die Anzeige der Aufträge in der Planungsansicht kann konfiguriert werden. Dies geschieht über den Textbaustein bwDispoAnzeigeText. Mögliche Platzhalter sind:

Kunde: #KN#
Standort-Ort: #SO#
Standort-Strasse: #SR#
Standort-PLZ: #SZ#
Vorgangsnummer: #VG#

Ist in dem disponierten Auftrag das Kennzeichen Fixtermin gesetzt, wird er mit einem roten Rand angezeigt.

Die Farbe der Schrift des disponierten Auftrages ändert sich, während der Auftrag im Concept Mobile bearbeitet wird:

Gelesen - Blau
Unterwegs - Grün
Im Einsatz - Rot
Erledigt - Grau

Infoblase

Alle wichtigen Informationen zu einem Auftrag finden sich bei einem disponierten Auftrag in der Infoblase, die bei erscheint, wenn man mit der Maus über den Auftrag geht:

Die Informationen in dieser Infoblase können angepasst werden. Dies geschieht im Textbaustein bwdispobemerkung im Modul Textbausteine.

Folgende Platzhalter können darin verwendet werden:

Platzhalter	Bedeutung
#DB#	Dispobemerkung
#EH#	Einsatzhinweis
#ED#	EK-Datum
#FT#	Fehler
#KU/KN#	Kunde/ Kurzname
#KMN#	KundenmaschinenNr.
#LI#	Lieferinfo
#MB#	Maschinenbezeichnung
#MM#	Maschine
#RT#	Reaktionszeit
#SA#	Ansprechpartner (Lieferanschrift)
#SE#	SerienNr.
#SN#	Standort-Name
#SO#	Standort-Ort
#SR#	Standort-Straße
#ST#	Stellplatz
#SZ#	Standort-PLZ
#VD#	VK-Datum
#VBZ#	Vertragsbezeichnung
#VN#	VertragsNr.
#VZ#	Vertragsart

Dispobemerkung

Im Serviceauftrag gibt es ein neues Feld Dispobemerkung. Dies dient dem Disponenten zur freien Eingabe einer Notiz. Diese Eingabe kann im Serviceauftrag oder in der Tabelle der zu disponierenden Aufträge im Modul Disposition erfolgen.

Aufgaben

Aufgaben sind in der Disposition Aufträge, die zwar einem Techniker zugewiesen worden, jedoch nicht mit einer Zeit versehen wurden. Sie erscheinen nicht in der Zeitschiene oben. Eine Aufgabe wird erstellt, in dem in der Liste disponierbarer Aufträge ein Techniker in der Spalte Techniker ausgewählt wird.

Reparaturauftrag drucken oder mailen

Wurde ein Serviceauftrag disponiert, kann er für den Techniker ausgedruckt bzw. an ihn gemailt werden. Dazu muss der Auftrag in der Planungsansicht angeklickt und dann die entsprechende Schaltfläche betätigt werden.

Dispo-Bereiche

Alle zu disponierenden Aufträge in einer Tabelle zu haben, kann schnell unübersichtlich werden. Daher gibt es die Möglichkeit Aufträge in Selektionen zu gruppieren. So lässt sich beispielsweise eine Selektion anlegen, die Aufträge eines bestimmten Unterbearbeitungsstatus beinhalten (zum Beispiel „Wartet auf Kundennachricht“). Beim Speichern einer Selektion in der Disposition werden auch die in diesem Moment sichtbaren Techniker mit gespeichert. So kann man beispielsweise eine Selektion erstellen, die Aufträge beinhaltet, wo die Maschinen ein bestimmtes Herstellerkürzel tragen (am Modellartikel) und wenn dann diese Selektion aufgerufen wird, dann sind auch nur die Techniker zu sehen, die diesen Herstellertyp reparieren können.

Über den kleinen Pfeil können Sie auf die verschiedenen gespeicherten Selektionen zugreifen (siehe Bild)

Über der Tabelle zu disponierender Aufträge wird die entsprechende Selektion noch einmal in roter Schriftfarbe angezeigt:

Wie Sie eine solche Selektionen anlegen können, lesen Sie bitte hier nach: Sichten-Manager

Löschen der Dispoaktivität

Wird ein Auftrag disponiert, entsteht automatisch ein Termin im Kalender des entsprechenden Technikers. Dieser Termin wird normalerweise beim Berechnen des Service-Auftrages gelöscht, da an seine Stelle die Stundenzettel-Aktivität kommt, die entsteht, wenn die realen Zeiten im Service-Auftrag erfasst werden. Soll dies nicht geschehen muss die Mandantenkonfiguration 284 entsprechend eingestellt werden:

Konfiguration 284: Umgang mit Dispoaktivitäten bei Fakturierung

0 - löschen
1 - beibehalten

Dieses Modul ist mit der Lizenz Disposition verfügbar.

Stundenzettel-Aktivität

Erledigte Stundenzettel werden zur manuellen Bearbeitung gesperrt, wenn sie Auftragsverknüpfungen mit dazugehörigen Tätigkeiten haben.

allgemein:startleiste:interne_hilfe

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:22+00:00

Interne Hilfe

Die interne Hilfe dient dem Nutzer von Concept Office dazu eigene Inhalte als Hilfe oder Prozessbeschreibung zur Verfügung zu stellen. Dies können Bilder, Microsoft Office Dokumente oder PDFs sein. Voraussetzung ist lediglich, dass die Nutzer ein Programm zum Anzeigen der entsprechenden Dokumente auf ihrem Rechner installiert haben.

Wenn Sie mit vorhandenen Dokumenten arbeiten möchten, ist das PDF-Format am flexibelsten. Für komplexere Dokumentationen empfiehlt sich eine flexible HTML-Struktur.

Einstellungen

Der Einsatz der internen Hilfe ist im CO-Pfad bereits vorbereitet. Dazu finden Sie im Ordner Documents den Unterodner PrivateHelp.

Hier werden die Dokumente abgelegt, die in der Internen Hilfe angezeigt werden sollen. Hier befindet sich ebenfalls die Datei PrivateHelpMappings.ini in welcher Sie die Zuordnungen der Dokumente einstellen.

Die vorhandenen Kürzel zu den jeweiligen Modulen können Sie im Hauptmenü oben links einsehen.

Beachten Sie bitte, dass hier nur Module angezeigt werden, für die Sie die entsprechenden Rechte besitzen.

Für mehrere Mandanten bei unterschiedlichen internen Hilfen gilt folgendes: Jeder Mandant, muss über einen eigenen Mandantenordner, mit einer eigenen PrivateHelpMappings.ini und den dazugehörigen Dokumenten verfügen.

Allgemeine Dokumente (für alle Mandanten) können auch außerhalb der Mandantenordner, global, abgelegt werden. Nur der entsprechende Eintrag in der .ini muss je Mandant eingetragen werden.

Für weitere Einstellungen und Einrichtungen zur Funktion kontaktieren Sie bitte unseren Support

Abbildung von händlerinternen Prozessen und Abläufen

Die interne Hilfe ist in der Modulleiste auswählbar, wenn entsprechende Dokumente hinterlegt sind. Der Button wird mit einem weißen Fragezeichen auf rotem Grund angezeigt, wenn es für das aktuell geöffnete Modul eine Hilfedatei gibt, andernfalls ist er grau.

Beim Klick darauf öffnet sich dann das jeweils hinterlegte Dokument in einem separaten Fenster.

Praxisbeispiel

In diesem Fall wird eine HTML-Struktur verwendet, da man so komplexe Themen mit Hilfe von Links unterteilen bzw. übersichtlicher gestalten kann. Es wurde ebenfalls eine Indexseite als Stichwortverzeichnis mit der Startseite von Concept Office verknüpft.

PrivateHelpMappings.ini

OH=Startseite.html

Zur einfachen Pflege verwendet der Fachhändler Microsoft Word, da sich damit Dokumente leicht bearbeiten, als HTML-Datei speichern und über Links und Textmarken verknüpfen lassen.

Die Pflege ist den Bereichsleitern übertragen und sollte auch als Bestandteil der internen Hilfe dokumentiert sein.

Neue Seite erstellen

Vorhandene Datei öffnen, dann „speichern unter…“ und abändern.

Link auf Startseite einfügen

In der Tabelle eine Zeile einfügen und einen Link auf die vorher erstellt oder vorhandene Seite erstellen.

Link erstellen

Text markieren und unter „Einfügen“ „Link“ wählen…

auf einen Abschnitt (Textmarke) im gleichen Dokument verlinkt werden soll, rechts „Textmarke…“ wählen.

Textmarken müssen vorher angelegt werden.

Soll auf einen Abschnitt in einem anderen Dokument verlinkt werden, zuerst das Dokument wählen und dann werden unter „Textmarke…“ die Abschnitte des gewählten Dokuments gezeigt.

Wird keine Textmarke gewählt, öffnet sich das Dokument ohne an eine bestimmte Stelle zu springen.

Links und Textmarken helfen die Dokumente sinnvoll zu unterteilen. So kann man z.B. ein Dokument mit dem Modul Vorgänge verknüpfen und über Links um Kopfbereich zu verschiedenen Unterpunkten der Vorgangsbearbeitung abspringen. Dies kann dann z.B. so aussehen…

Textmarke (Absatz) erstellen

Textmarken sind für Abschnitte sinnvoll.

Die gewünschte Überschrift markieren und kopieren. Wenn markiert, unter „Einfügen“ „Textmarke“ wählen…

Bezeichnung einfügen. Sind Leerzeichen dabei, müssen diese durch „_“ ersetzt oder die Bezeichnung gekürzt werden.

Datum für Änderungen

Zum Schluss Datums- bzw. Änderungsangaben hinzufügen und Mitarbeiter mit Hinweis auf Dokumentation informieren.

Als Datum für geändert am empfiehlt sich ein Feld mit der Funktion Datum einzufügen. Am Datumsfeld kann man dann einstellen, ob es sich beim Öffnen (zum Bearbeiten mit Word) aktualisieren soll.

Möchte man mit einer Index-Seite (Stichwort-Verzeichnis) arbeiten empfiehlt sich folgende Vorgehensweise…

Für die Felder geändert am und geändert durch, fügt man eine Textmarke ein (GeandertAm, GeaendertDurch). Auf der Index-Seite wählt man an der entsprechenden Stelle Objekt aus Datei einfügen… und gibt bei Bereich den Namen der Textmarke sowie den Dateinamen an.

Vorteil: Ändert man ein Dokument, so aktualisieren sich auf der Index-Seite auch die Informationen für die Änderung und man muss diese nicht zusätzlich pflegen.

nl:installation:installation60

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:32+00:00

Installatie Concept Office 6.0

Dieser Artikel beschreibt die Installationsroutine zur Version 6.0.

Vorbereitungen

Die Systemvoraussetzungen von Concept Office müssen erfüllt sein.

Die benötigten Laufzeitbibliotheken werden, falls nicht vorhanden, während der Installation heruntergeladen und ebenfalls installiert.

Für die Installation werden Administratorrechte benötigt.

Neu-Installation

Die Neuinstallation installiert die lokalen Anwendungsdaten und richtet das zentrale CO-Verzeichnis ein.

Schritt für Schritt

Führen Sie die Setup-Datei aus und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Klicken Sie auf Weiter.

Geben Sie das gewünschte Programmverzeichnis (Anwendungspfad) an. Es wird empfohlen, den Standardwert zu verwenden.

Wählen Sie Neues Verzeichnis einrichten aus. Geben Sie den Speicherort für das Verzeichnis an. Es wird empfohlen, den Pfad in UNC-Notation anzugeben, auch wenn es sich um ein lokales Laufwerk handelt. Dadurch wird sichergestellt, dass jederzeit weitere Arbeitsplätze angebunden werden können.

Sie können nun die Pfadeinstellungen überprüfen und ändern. Es wird empfohlen, alle zentralen Pfade in einem einzigen, übergeordneten Verzeichnis abzulegen.

Wählen Sie als nächstes aus, welche Icons auf dem Desktop angelegt werden sollen. Für die Funktion der einzelnen Programme sind die entsprechenden Lizenzen erforderlich.

Klicken Sie auf Installieren, um zu beginnen.

Wenn Sie diesen Bildschirm sehen, wurde Concept Office erfolgreich installiert. Bevor es jedoch einsatzbereit ist, müssen weitere Einrichtungsschritte, wie zum Beispiel die Einrichtung der Datenbank, erfolgen.

Arbeitsplatz hinzufügen

Um einen weiteren Arbeitsplatz / Terminal-Server installieren zu können, muss zuvor an mindestens einem Rechner eine Neu-Installation mit Concept Office 6.0 durchgeführt worden sein, welche das zentrale CO-Verzeichnis erstellt und die Umgebung konfiguriert. Dieses Verzeichnis und die darin enthaltenen Steuerinformationen sind Voraussetzung für diese Art der Installation

Die Arbeitsplatzinstallation installiert die lokalen Anwendungsdaten und aktualisiert, falls nötig, die Ressourcen im zentralen CO-Verzeichnis .

Schritt für Schritt

Führen Sie die Setup-Datei aus und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Klicken Sie auf Weiter.

Geben Sie das gewünschte Programmverzeichnis (Anwendungspfad) an. Es wird empfohlen, den Standardwert zu verwenden.

Wählen Sie Vorhandes Verzeichns auswählen aus. Geben Sie das zentrale CO-Verzeichnis an. Sie können entweder den Pfad direkt eingeben oder über Wählen suchen.

Sie können nun die Pfadeinstellungen überprüfen und ändern. Es wird empfohlen, die Einstellungen beizubehalten.

Wählen Sie als nächstes aus, welche Icons auf dem Desktop angelegt werden sollen. Für die Funktion der einzelnen Programme sind die entsprechenden Lizenzen erforderlich.

Klicken Sie auf Installieren, um zu beginnen.

Installation

aufschlag_basis-ek

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-23T06:42:03+00:00

Aufschläge Basis-EK

Hierbei handelt es sich um ein Modul, welches die Möglichkeit bietet besonders günstige Einkaufspreise des Lieferanten als Basispreis in Concept Office zu führen und diesen über eine EK-Aufschlagskalkulation als Standardeinkaufspreis (LEK/KIP) zu verstecken. Sprich der EK des Lieferanten wird beim Import als Basiseinkaufspreis importiert und der Fachhändler entscheidet, ob dieser als Standardeinkaufspreis wertmäßig bestehen bleibt (dann ist kein Aufschlag notwendig, denn Basiseinkaufspreis = Standardeinkaufspreis) oder durch einen Aufschlag manipuliert/kalkuliert wird.

Für die Freischaltung des Moduls „Aufschläge Basis-EK“ ist die Lizenz „Einkaufspreiskalkulation anhand Basiseinkaufspreis“ notwendig. Die Live-Aktivierung im System erfolgt über die Konfigurationseinstellung 459.

Das Modul befindet sich in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten und kann mit dem Kürzel „BK“ aufgerufen werden.

Vorbereitung

Mit der Aktivierung der Konfiguration lassen sich die Aufschlagsdefinitionen je Lieferant zu Artikeln oder Warengruppen/Warenuntergruppen definieren. Sobald die ersten Einkaufspreise eines Lieferanten aus EDI-Artikeln in den Artikelstamm übernommen werden, sind die Basiseinkaufspreise gepflegt. Die Aufschläge werden mit sofortiger Wirkung als LEK/KIP am Artikel hinterlegt.

Die Erstübernahme von Einkaufspreisen aus EDI-Artikel füllt nach Aktivierung den Basis-EK am Artikel. Auch die manuelle Eingabe eines Basiseinkaufspreises wäre möglich.

Rechteeinstellungen

Mit der Rechteverwaltung lässt sich steuern, welche Benutzer den realen Basiseinkaufspreis sehen können. Soll dieser versteckt werden, so wird den Anwendern nur der kalkulierte Einkaufspreis (Basiseinkaufspreis + Aufschlag X-%) angezeigt.

Die Sichtbarkeit lässt sich nur am Artikel oder im Vorgang steuern.

Im Einkaufsbereich wird immer mit dem realen Basiseinkaufspreis gearbeitet, da dieser gegenüber des Lieferanten gültig ist. Dies betrifft folgende Module:

Bestellungen
Wareneingang (wenn Basis-EK aktiv)
Rechnungseingang/Lieferantenrechnungen

Sichtbarkeit des Basiseinkaufspreises

Der aktivierte Basiseinkaufspreis wird in folgenden Programmteilen abgebildet:

Modul Artikel

Im Reiter ‚Einkauf‘ wird im unteren Grid ‚Einkaufspreise‘ neben dem Nettopreis (LEK/KIP) zusätzlich der Basispreis und die Kalkulationsart angezeigt.

Kalkulationsarten des Basiseinkaufspreises:

‚Automatisch’ = Ist die Kalkulationsart ‚automatisch‘, so wirken die Einstellungen aus Basis-Ek-Kalkulationsparameter und der EK-Preis ergibt sich aus dem Basis-EK (echter Lieferanten-Ek) + Aufschlag der zutreffenden Einstellungen.

‚Manuell’ =Bei der Kalkulationsart ‚manuell‘ kann auf Artikelebene ein individueller Einkaufspreis definiert werden, sodass bei Änderung des EK’s dieser Aufschlag wieder hergestellt wird.

‚Keine Zurodung’ = Ebenso kann die Kalkulationsart auf ‚Keine Zuordnung‘ gestellt werden. Hierbei findet keine Kalkulation statt und es wird der Basiseinkaufspreis des Lieferanten als LEK/KIP 1:1 übernommen.

Ob der Basis-Ek und dessen Kalkulationsart angezeigt wird, ist über ein Sonderrecht einstellbar. Beim Import oder Eingabe eines Basis-EK wird entsprechend der EK nach den Einstellungen kalkuliert.

Soll der EK von einem Artikel ohne Aufschlag zum Basis-EK behandelt werden, so kann die Kalkulationsart auf ‚manuell‘ umgestellt werden und der EK muss wertmäßig dem Basis-EK angepasst werden.

Modul Vorgänge

In den Vorgangspositionen wird der EK-Preis inklusive Aufschlag angezeigt. Ist das Recht für den Basiseinkaufspreis aktiviert, so kann im Infobereich der Basispreis eingesehen werden.

Modul Bestellungen

Im Modul Bestellungen wird immer der Basispreis als Positionspreis angezeigt, da dieser gegenüber dem Lieferanten gilt.

Modul Wareneingang

Im Modul Warenbuchung wird ebenfalls der ‚Basispreis‘ als Preis angezeigt:

Modul Rechnungseingang

Im Rechnungseingang wird der EK-Preis ebenfalls mit dem Basiseinkaufspreis angezeigt:

Module Lieferantenkonditionen und Kundensonderkonditionen

Ist der Basiseinkaufspreis über die Konfiguration 459 aktiv, so lässt sich eine weitere Steuerung der Konditionen (Lieferanten oder Kundenkonditionen) in Concept Office abbilden. Über die Konfiguration 491 lässt sich definieren, ob der EK laut Kondition mit dem Aufschlag aus den Basispreis gebildet werden soll.

Ist diese Konfiguration aktiv, so wird der hinterlegte Einkaufspreis aus der Kondition ebenfalls mit dem aktuellen Aufschlag lt. Basis-EK kalkuliert.

Beispiel Lieferantenkondition

Der EK-Preis für den Artikel _9011590 ist laut Lieferantenkondition 21,00 €, so wird dieser laut den Kalkulationsdefinitionen des Moduls ‚Aufschlag auf Basis-EK‘ wie ein Basis-EK behandelt und entsprechend kalkuliert.

Lieferantenkondition:

Auswirkung der Lieferantenkondition im Vorgang:

Wichtig: Ist eine Lieferantenkondition vorhanden, so übersteuert diese den BasisEK am Artikel.

Beispiel Sonderkonditionen

Es besteht die Möglichkeit eine Aufschlagskalkulation auf den Basis-Ek oder den klassischen EK-Aufschlag zu wählen.

Ist der Basis-EK aktiv, so kann dieser als Kalkulationsbasis hinterlegt werden.

Im Vorgang wird der kalkulierte Kunden-VK entsprechend abgebildet:

Bei der Ermittlung Kundensonderkonditionen ist die Einstellung lt Konfiguration 98 ‚Bestpreisfindung‘ zu beachten.

firmen:daten_verarbeiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-07T08:23:58+00:00

Assistent zur Datenverarbeitung (Firmen)

Der Artikel beschreibt die verschiedenen Möglichkeiten der Datenverarbeitung im Modul Firmen.

Der Aufruf dieser Funktionen geschieht über die Modulfunktion Daten verarbeiten.

Arten der Verarbeitung

Insgesamt stehen 7 Verarbeitungsmöglichkeiten zur Auswahl, die ausgewählt und nacheinander durchgeführt werden können.

Serienbrief

Erstellt einen Serienbrief in Microsoft Word. Die serialisierten Daten werden als Excel- oder Access-Datei ausgegeben und mit dem Word-Dokument verknüpft.

Wählen Sie die zu verwendende Vorlagedatei aus oder erstellen Sie eine neue Vorlage. Das erzeugte Word-Dokument kann optional unter weitere Dokumente in Concept Office gespeichert werden. Die Einstellungen dazu erfolgen im nachfolgenden Dialog.

Serien- oder Massenmail

Sie können eine Email mit mehreren Empfängern generieren. Dies kann genau eine Massenmail (identische Email an unterschiedliche Empfänger) oder Serienmail (Vergleichbar mit Serienbrief/eine separte Mail pro Empfänger)sein.

Zu beachten ist, dass nur in Serienmails das einfügen von Platzhaltern möglich ist.

Die Einstellungen zur Email erfolgen im nachfolgenden Dialog.

Der Versandweg kann nun über die Dokumentenart ‚Verbindungsmail‘ in den E-Mail-Einstellungen festgelegt werden.

Datenexport

Der Datenverarbeitungsassistent kann Daten in strukturierter Form exportieren. Im darauffolgenden Dialog wählen Sie Ausgabeformat und Exportverzeichnis aus.

Zuordnen von Werbemitteln

Sie können den selektierten Firmen Werbemittel zuordnen.

Eine detaillierte Beschreibung zur Arbeit mit Werbemitteln finden Sie hier.

Vermerken in Concept Office

Anlegen von Aktivitäten

Sie können in Concept Office dokumentieren, dass Sie gerade Daten verarbeitet haben. Dabei wird an allen zugeordneten Firmen eine Aktivität mit den hier getroffenen Einstellungen hinterlegt. Außerdem kann eine weitere Aktivität pro Firma als Wiedervorlage hinterlegt werden.

Eine Beschreibung des Aktivitätsmoduls finden Sie hier.

Anlegen/Zuordnen von Aktionen

Sie können die ausgewählten Firmen einer bestehenden Aktion zuordnen oder eine neue Aktion anlegen.

Eine Beschreibung der Aktionen finden Sie hier.

Firmen, Modulfunktionen

vertraege:kontingente

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-15T07:36:57+00:00

Kontingentverwaltung

Für die Nutzung der Kontingentverwaltung ist eine Lizenz erforderlich.

Vertragsarten

Für die entsprechenden Vertragsarten die Kontingentverwaltung aktivieren.

Modul Verträge

In der Registerkarte „Kontingente“ das Kontingent definieren. Kontingente können wertmäßig oder mengenmäßig vorgegeben werden. Für die Festlegung der ins Kontingent fallenden Artikel gibt es die Möglichkeiten, diese zu definieren über:

ArtikelNr
Warengruppe
ArtikelartTKD
Leistungsgruppe

Leistungsgruppe

Es ist möglich, bei der Definition von Kontingenten immer eine Mengenvereinbarung zu treffen.

Typischerweise wird dies bei Stundenkontingenten angewendet, wenn pauschal eine Anzahl Stunden als Kontingent vereinbart wird, jedoch unerheblich ist, wer diese leistet (Techniker, Consultant,..). In einer Leistungsgruppe können die entsprechenden Tätigkeitsartikel angegeben werden und deren abgerechnete Gesamtmenge wird gegen das Kontingent geprüft.

Bei der Kontingentart Leistungsgruppe muss zunächst die Kontingenteart und der Wert erfasst werden. Nach dem Speichern der Zeile können die Artikel, Warengrupppen … für die Leistungsgruppe aufgenommen werden. Dazu klickt man auf den Stift im Feld Leistungsgruppe. Es öffnet sich das Fenster Leistungsgruppe.

Durch Klick auf den Button Neuanlage können weitere Leistungen für die Leistungsgruppe erfasst werden. Die Anlage der Leistung entspricht der Anlage bei Vertragsleistungen. Die erfasste Leistungsgruppe wird im Vorgang und bei der Abrechnung wie bisherige Kontingente behandelt.

Abrechnung des Kontingentes

Für die periodische Abrechnung des Kontingentes wird ein Kontingenterlös verwendet.

Dieser bestimmt den Zeitraum, das Intervall, den Erlösartikel. Bei der Abrechnung werden die auf das Kontingent gebuchten Leistungen gegen den Kontingentwert geprüft. Bei Überschreitungen wird entsprechend nachberechnet.

Kontingentbuchungen

Über die Modulfunktion „Kontingent“ kann eingesehen werden, was auf das Kontingent gebucht wurde. Zuordnungen lassen sich hier löschen.

Kontingente im Vorgang und im Serviceauftrag

Damit vom im Vertrag festgelegten Kontingent der Verbrauch abgezogen wird, benutzt man einen Auftrag oder Serviceauftrag.

Im Vorgang wird bei Eingabe einer Position gegen das Kontingent geprüft. Stellt CO fest, dass es ein Kontingent gibt, wird eine entsprechende Bestätigungsmaske angezeigt.

Durch Auswahl des Vertrags wird auf das Kontingent gebucht, Mittels Auswahl von „nicht zugeordnet“ wird die Zuordnung entfernt. In der Positionsliste wird zusätzlich angezeigt, ob die Position gegen das Kontingent gebucht wird.

Per rechter Maustaste belastet man das Kontingent.

Vertragsabrechnung

Hier können zusätzlich die Kontingenterlöse abgerechnet werden. Dabei muss der Haken bei Poolerlöse und Kontingente gesetzt werden. Das Leistungsdatum welches für die Kontingentabrechnung genutzt wird, entspricht beim Artikel dem Lieferscheindatum, wenn dieser vorhanden ist, andernfalls dem Rechnungsdatum. Bei einer Tätigkeit entspricht das Leistungsdatum dem Datum der Aktivität der Tätigkeit selbst.

Vergessen Sie nicht Ihre Reports anpassen zu lassen.

Einsichtnahme

Es gibt jetzt die Möglichkeit, den aktuellen Status eines Kontingentes in folgenden Modulen einzusehen.

Firma

Vorgang

CO-Ticket

Der Link stellt folgende Daten zur Einsicht:

Im Vertrag werden an der Kontingentvereinbarung zwei Spalten verbleibende Menge und verbleibender Wert angezeigt, die den aktuellen Status angeben. Bei der Anzeige werden berechnete und noch nicht berechnete Kontingentleistungen berücksichtigt.

Verträge, Kontingente

vertraege:vertragskalkulation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-25T10:12:50+00:00

Vertragskalkulation

Dieses Modul ist mit der Lizenz VorgangsKalkulationExtern verfügbar.

1.Vorbereitung

1.1 Konfiguration

Einstellung der Konfiguration 339 auf die Einstellung 5 Vertragskalkulation intern.

Konfiguration 339: Externe Vorgangskalkulation

Hier stellen Sie das gewünschte Kalkulationsmodell ein.

0 - Nicht unterstützt
1 - Vertragskalkulation Excel - ein Modell
2 - Vertragskalkulation Excel - mehrere Modelle
3 - Positionskalkulation Excel Möbel individuell (Variante1)
4 - Positionskalkulation Excel Möbel individuell (Variante2)
5 - Vertragskalkulation intern

1.2 Einstellungsmöglichkeit am Mandanten

Für einen einheitlichen Aufschlag für Folgeklicks, können die Werte hier vordefiniert werden.

Damit Klicks in der Vertragskalkulation angezeigt werden, muss am Mandanten das Feld Art am Zähler gefüllt sein.

1.3 Einstellungsmöglichkeit am Grundartikel der Maschine

Für einen vordefinierten kalkulatorischen Klick-EK können Sie am Grundartikel der Maschine den Wert im Reiter Service vordefinieren.

1.4 Erstellen eines Textbausteins

Als Kopiervorlage können Sie folgenden Text nutzen:

Miete + Wartung

Miete pro Monat #MietRate# € Abrechnung #MietIntervall#

Servicepauschale pro Monat #WartungRate# € Abrechnung #WartungIntervall#

- Monatliche Freiseiten #Zaehler1Bez# #Zaehler1Freikopien#

- Monatliche Freiseiten #Zaehler2Bez# #Zaehler2Freikopien#

- Preis Folgeseite #Zaehler1Bez# #Zaehler1Klickpreis# €

- Preis Folgeseite #Zaehler2Bez# #Zaehler2Klickpreis# €

Abrechnung #Zaehler1Intervall#

Vertragslaufzeit #Laufzeit# Monate

In dem aufgeführten Wartungsvertrag sind folgende Dienstleistungen beinhaltet:

* Verbrauchsmaterial (Toner, Entwickler, Trommel)

* Ersatzteile

* Technikerleistungen

* An- und Abfahrtskosten

Reparaturen bzw. Technikereinsätze, die auf unsachgemäße Bedienung zurückzuführen sind, fallen nicht unter Wartungsvertragsleistungen.

Das gleiche gilt für Umsetzungen.Kopiermaterialien einschließlich Heftklammern sind nicht im Wartungsvertrag enthalten.

Wird kein Wartungsvertrag abgeschlossen, werden Verbrauchsmaterialien berechnet.

Um Miete und Wartung summiert anzuzeigen, können Sie auch folgenden Platzhalter verwenden. #MietePlusWartungRate#

Alle gültigen Platzhalter finden Sie auch hier.

2. Vertragskalkulation im Vorgang

2.1 Positionen im Vorgang

Die zu kalkulierenden Maschinen können für die Kalkulation im Vorgang in einer Position aufgenommen werden. Für die spätere Vereinzelung sollten folgende Einstellungen beachtet werden.

Am Abschnitt kann für die spätere Vereinzelung die Bezeichnung für die einzelnen Positionen hinterlegt werden. Diese werden pro gewünschtem Abschnitt durch Komma getrennt. Dabei muss die Anzahl der durch Komma getrennten Bezeichnungen mit der Anzahl der Maschinen übereinstimmen, sonst entstehen leere Ordner.

Jetzt wird mittels Modulfunktion die Vertragskalkulation, welche entweder im oberen Menüband unter Modulfunktion oder in der rechten Leiste zu finden ist, als separates Fenster geöffnet:

Bei Aufruf der Modulfunktion mit gedrückter Shift-Taste wird immer eine leere Kalkulation geöffnet. So können einzelne Positionen selektiert und separat kalkuliert werden. Andernfalls wird die letzte Kalkulation innerhalb dieses Vorgangs wieder geladen.

Sofern hinterlegt, werden Sie beim Aufruf der Vertragskalkulation zur Auswahl der Leasingfaktoren aufgefordert. Diese werden in die Kalkulation übernommen. Damit der richtige Wert dort angezeigt wird, muss mindestens eine Kalkulation gespeichert werden.

Hier können Sie jetzt alle weiteren Einstellungen treffen. Die gelb gekennzeichneten Felder sind bereits durch Ihre Voreinstellungen an Mandant und Maschine gefüllt. Diese können Sie jetzt manuell noch bearbeiten. Es öffnet sich ein Fenster in dem noch mal die generellen Parameter des Vertrages angezeigt werden. Hierbei wird auf die Daten aus der Vertragskalkulation zurück gegriffen.

Um die Mengen zu vereinzeln, muss hier der Haken entsprechend gesetzt werden. Textbausteine der Art Vertragskalkulationstext können hier ausgewählt werden. Die Erlöse werden aufgrund des oberen Grids bereits vorberechnet, manuelle Eingaben z.B. Erhöhungen der Raten sind ebenso möglich. Außerdem wird hier das Intervall eingestellt. Die Eingaben sind nach dem Speichern an den Maschinenpositionen gespeichert und werden bei erneutem Aufruf der Kalkulation wieder angezeigt. Die Positionen werden direkt nach dem Schließen der Vertragskalkulation vereinzelt, sofern der Haken gesetzt wurde.

Es ist möglich, über die Vertragskalkulation zu definieren, dass die Erlösanteile in Summe die Rate bilden. Ist diese Option gesetzt, werden zusätzliche Spalten zur Eingabe der Erlösartikel mit den entsprechenden Anteilen eingeblendet.

In der Position können jetzt die Maschinen zugeordnet werden. Die kalkulierten Daten werden bei der Anlage des Vertrages aus dem Vorgang übernommen. Sollen mehrere Maschinen aufgenommen werden, sind diese zu markieren.

Bemerkung: Sollte in der Vertragskalkulation ohne Leasingfaktoren gearbeitet werden, muss entweder manuell ein Leasingfaktor von 1,0 hinterlegt werden, oder es muss ein Standardleasingfaktor von 1,0 angelegt und ausgewählt werden, damit in der Kalkulation beim Mieterlös die Rate mittels Programmlogik errechnet und vorbelegt wird.

2.2.1 Hinweis

Wird in der Vertragskalkulation der Haken auf Schreibschutz gesetzt, so werden bei nachfolgenden Aufrufen die Werte nicht mehr anhand des Auftrages aktualisiert. Zusätzlich sind keine Eingaben in der Maske mehr möglich.

2.2 Extra Raten

Im Bereich Extra Raten können neben der Wartungspauschale weitere Pauschalen hinterlegt werden. Zum Beispiel, wenn Fleet (MPS) über eine eigene Pauschale in den Vertrag und die Vertragskalkulation aufgenommen werden soll. Hierzu muss ein entsprechender Erlösartikel angelegt werden. Der Verkaufspreis dieses Artikels wird als Verkaufspreis vorgeschlagen, kann aber in der oberen Tabelle mit der Maschinenauflistung in der entsprechenden Spalte (Spaltenname = Erlösartikelnummer) abgeändert werden. Der zur Ertragsberechnung herangezogene Einkaufspreis ist der Einkaufspreis des Erlösartikels.

In der Tabelle mit den Gesamtwerten wird eine weitere Zeile für diesen Erlös angezeigt. Bei Anlage eines Vertrages wird für diesen Erlös unter Zuhilfenahme des Erlösartikels ein oder zwei weitere Wartungspauschalen angelegt.

Um die Vertragstexte zu erweitern, können die Platzhalter „#WartungExtra < n > Name#“ (Bezeichnung des Erlösartikels) und „#WartungExtra < n > Rate#“ verwendet werden, wobei für < n > die Werte 1 und 2 zulässig sind.

2.3 Ablöse / Ablöseartikel

Um eine Ablöse in die Vertragskalkulation einzubeziehen, benötigen Sie im ersten Schritt einen Ablöseartikel, den Sie über das Modul Artikel unter Stammdaten anlegen.

In der Vertragskalkulation im Vorgang im Abschnitt „Allgemein“ können Sie diesen Ablöseartikel einfügen bzw. auswählen.

Die Ablöse wird dann als interne Position in den ersten Abschnitt der Positionen aufgenommen. Damit wird die Ablöse als zusätzliche Kosten in den ersten Abschnitt eingerechnet und schmälert dort entsprechend den Rohertrag.

2.4 Vertragsanlage mit den Daten der Vertragskalkulation

Aus einem Vorgang mit Vertragskalkulation kann mit wenigen Klicks ein Vertrag angelegt werden. Hierzu sind in der Positionsliste die betreffenden Maschinen zu markieren und mit Rechtsklick der Punkt Vertrag anlegen auszuwählen.

Bei erstmaliger Ausführung müssen die Erlösartikel pro Erlösart eingetragen werden. Diese sind bei erneuter Ausführung der Funktion dann bereits vorbelegt.

Steht im Feld Vertragsnummer bereits eine Nummer, so hat der Kunde des Auftrags bereits einen Vertrag und dieser würde erweitert werden. Möchten Sie das nicht, können Sie die Nummer mit 0 überschreiben. Dann entsteht ein neuer Vertrag mit einer neuen Vertragsnummer.

Haben sie verschiedene Modelle in der Vertragskalkulation mit verschiedenen Verkaufspreisen für Folgeklicks, dann wird bei der Vertragsanlage der Verkaufspreis der Folgeklicks für den Pool unter Berücksichtigung der hinterlegten Freikopien gemittelt.

Zusätzlich gibt es die Option ‚Kosten aus Kalkulation übernehmen‘. Diese gibt an, ob Kosten an die Vertragserlöse zu übernehmen sind.

Vorgaenge

nl:firmen:daten_verarbeiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:30+00:00

Assistent voor gegevensverwerking (Bedrijven)

Dit artikel beschrijft de verschillende mogelijkheden om gegevens te verwerken in module Bedrijven.

Het oproepen van de functionaliteiten gebeurt over het tabblad Modulfunktie Gegevens bewerken.

Deze optie wordt geactiveerd, wanneer u naar het tabblad Overzicht gaat

Bewerkingsselectie

In totaal heeft u 7 bewerkingsmogelijkheden tot uw beschikking, die gekozen en na elkaar uitgevoerd kunnen worden.

Seriebrief

Gegeneerd een seriebrief in Microsoft Word. De geselcteerde gegevens worden als Excel- of Access-bestand aangemaakt, en aan het Word document gekoppeld.

Kies uw eerder gemaakte gegevensbestand of maak een nieuw bestand (selectie). Het aangemaakte Word document kunt u eenvoudig onder Overige documenten in Concept Office opslaan. De hiervoor benodigde instellingen, kunt u bekijken in de volgende afbeelding.

Email mailing / Seriemail

U kunt een email aan meerdere ontvanger genereren. Dit kan een Email-mailing (Inhoudelijk dezelfde emails aan verschillende ontvangers) of een Seriemail (inhoudelijk verschillende emails, vergelijkbaar als seriebrief).

De instellingen omtrent email kunt u bekijken in de onderstaande afbeelding.

Datenexport

De gegevens bewerkingsassistent kan gegevens in een gestructureerde vorm exporteren. In de onderstaande afbeelding kiest u het uitgifte formaat en export directory uit.

Toekennen van reclamemateriaal

U kunt de geselecteerde bedrijven Reclame materiaal toewijzen.

Een gedetailieerde beschrijving m.b.t. het verwerken van reclamemateriaal vindt u hier.

Vastleggen in Concept Office

Aanmaken van activiteiten

U kunt in Concept Office documenteren, dat u zojuist gegevens heeft bewerkt. Hierbij wordt aan alle geslecteerde bedrijven een activiteit met betrekking tot de uitgevoerde wijziging aangemaakt. Bovendien kan hieruit een volgende activiteit (Opvolgen) per bedrijf aangemaakt worden.

Een beschrijving van de module activiteiten vindt u hier.

Aanmaken/Toewijzen van acties

U kunt een bedrijf een bestaande Aktie toekennen of een nieuwe aktie aanmaken.

Een beschrijving van de Aktie’s vindt u hier.

Bedrijven, Modulfunctie

administration:rechteverwaltung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-02-05T13:19:56+00:00

Rechteverwaltung

Die Rechteverwaltung ist eine eigenständige Windows-Anwendung. Mit ihrer Hilfe können Zugriffsmöglichkeiten auf Programmteile von Concept Office für unterschiedliche Benutzer separat eingestellt werden.

Allgemeine Funktionsweise

Die Identifikation eines Benutzers erfolgt über den Loginnamen (Microsoft Windows Benutzername). Die Zuweisung von Rechten erfolgt dabei nicht direkt an den Benutzer, sondern über Benutzergruppen.

Rechte sind kumulativ, das heißt: Für jeden Programmteil sind jeder Benutzergruppe gewisse Zugriffsmöglichkeiten eingeräumt, zum Teil in Abstufungen. Ein Nutzer besitzt für einen Programmteil dasjenige Recht aus einer der Benutzergruppen, in denen er Mitglied ist, welches den größten Zugriff bietet.

Ein Verweigern von Rechten für spezifische Benutzer (wie z.B. beim NTFS-Dateisystem) ist nicht möglich.

Werden die Rechte geändert, gilt dies ab dem nächsten Programmstart für die betroffenen Benutzer.

Reiter Benutzer

Im oberen Teil des Reiters werden alle vorhandenen Benutzernamen angezeigt. Mit dem Klick auf den Button Neuer Benutzer kann ein neuer Benutzer angelegt werden. Anschließend kann im erscheinenden Dialogfeld der Windows-Loginname des Benutzers eingeben werden.

Ist ein Name selektiert, wird in den unteren Spalten angezeigt, in welchen Gruppen der Benutzer nicht Mitglied ist und in welcher er bereits Mitglied ist. Per Doppelklick oder per Schaltfläche (Pfeiltaste) besteht die Möglichkeit, eine Gruppe zu entfernen bzw. hinzuzufügen.

Mit der Funktion Benutzer löschen ist es möglich, nicht mehr benötigte Benutzer zu entfernen.

Reiter Gruppe

Im oberen Teil des Fensters werden die Benutzergruppen angezeigt sowie die Mandanten, für die diese Gruppen gültig sind. Gibt es mehrere Mandanten, dann kann entschieden werden, ob die Benutzergruppen im Mandant X oder Y gültig sind. Wird Keine Einschränkung gewählt, dann sind die Einstellungen in allen vorhandenen Mandanten gültig.

Außerdem gibt es die Option Schnelle Mandantenzuordnung: Gewählten Mandanten können bei gehaltener Strg-Taste mit Mausklick Gruppen zugeordnet werden.

Wird eine Benutzergruppe ausgewählt, werden dann darunter die Nicht-Mitglieder und die Mitglieder angezeigt. Es besteht die Möglichkeit auch hier per Doppelklick oder per Schaltfläche Benutzer aus einer Gruppe zu entfernen oder zu einer anderen Gruppe hinzufügen.

In diesem Reiter können zudem neue Gruppen angelegt werden. Darüber hinaus gibt es die Optionen, vorhandene Gruppen zu kopieren, umzubenennen oder zu löschen. Auch Flex Gruppen werden hier angelegt.

Während im Reiter „Benutzer“ für jeden Nutzer die Gruppen eingestellt werden können, in denen er Mitglied sein soll, wird im Reiter „Gruppen“ für jede Gruppe festgelegt, welche Nutzer ihr angehören sollen. Der Unterschied besteht nur im Blickwinkel.

Reiter Gruppenrechte

Auf der Karteikarte Gruppenrechte müssen zunächst eine oder mehrere Gruppen zur Bearbeitung ausgewählt werden, wenn nicht schon eine geeignete Gruppe durch das Programm gewählt wurde. Dadurch werden alle Rechteausprägungen in die darunter befindliche Tabelle geladen. In der Tabelle kann jede Rechteausprägung separat eingestellt werden.

Sollen mehrere Rechte zugleich bearbeitet werden, müssen diese zunächst ausgewählt werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Am linken Tabellenrand mit STRG und UMSCHALT mehrere Rechte auswählen.
Tabelle nach Rechtegruppe gruppieren. Dazu den Spaltenkopf in das Gruppierfeld ziehen. In der entstehenden Baumansicht können die zu bearbeitenden Rechtegruppen (mit STRG und UMSCHALT auch mehrere) ausgewählt werden.

Anschließend können mit den entsprechenden Schaltflächen für die ausgewählten Rechte die jeweils minimale oder maximale Ausprägung eingestellt werden. Sofern die ausgewählten Rechte gemeinsame Auswahlmöglichkeiten aufweisen, können diese über die Auswahlbox unter Multi-Bearbeitung eingestellt werden.

Je nach Rechtegruppe stehen im Feld Feature Multibearbeitung entweder Ja oder Nein zur Verfügung oder folgende Optionen:

Keine Rechte
Lesen via API ohne Modulrecht (API: Application Programming Interface)
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Alle Rechte

Achtung: Die Änderungen betreffen alle angezeigten Benutzergruppen! Bevor mehrere Gruppen oder viele Rechte auf einmal geändert werden, fragt das Programm jedoch zur Sicherheit stets nach.

Hinweis zur alten Version (vor September 2014): Hier kann nur eine Gruppe auf einmal bearbeitet werden. Auf der Reiterkarte Gruppenrechte kann der Gültigkeitsbereich ausgewählt werden, um Gruppen Mandanten zuzuordnen. Das Feature Multi-Bearbeitung ist erst in Programmversionen ab November 2014 verfügbar.

Reiter Benutzerrechte

Hier ist es möglich, alle Rechte anzuzeigen, die sich für einen Benutzer aus seinen Gruppenmitgliedschaften in einem bestimmten Mandanten ergeben.

In der Tabelle unten werden die Rechtegruppen, die Rechte und die resultierende Benutzerrechte angezeigt.

Im Beispiel unten ist der Benutzer Mitglied in den Gruppen Administration und Techniker und es werden deshalb auch die daraus resultierende Rechte angezeigt.

Reiter Backup

Es wird empfohlen, vor größeren Bearbeitungen eine Sicherung vorzunehmen. Das ist (ab November 2014) ganz einfach per Knopfdruck auf dem Reiter „Backup“ möglich. Zu jeder Zeit existiert nur höchstens eine einzige Sicherung als Schnappschuss aller aktuellen Benutzer, Gruppen und Rechtezuweisungen. Sie kann jederzeit, ebenfalls einfach per Knopfdruck, wiederhergestellt werden.

Einteilung der Rechte

Die Rechte sind in sechs Gruppen unterteilt.

Flex

Über der Standardrechtegruppe für Flex können die grundlegenden Rechte für ein Concept-Flex-Anwender angelegt bzw. eingestellt werden.

Haupteinträge

Diese Rechte steuern das Einblenden der hierarchisch höchsten Knoten im Baum. Dieser Knoten kann ein- oder ausgeblendet werden.

Modulrechte

Ähnlich den Haupteinträgen, kann man hier die einzelnen Module ein- oder ausblenden. Weiterhin wird hier festgelegt, ob der Benutzer Lese-, Schreib- oder Vollzugriff auf das Modul besitzt.

Profilrechte

Die Profilrechte für einen bestimmten Mandanten steuern, ob ein Concept-Office-Nutzer die Rechte hat bestimmte Profildefinitionen zu bearbeiten. Profilrechte werden mandantenabhängig angelegt.

Reportrechte

Jedes Dokument und jede Statistik, die Concept Office erzeugt, kann über diese Rechte eingeschränkt werden. Die Ausprägungen lauten Anzeigen, Drucken, Exportieren und regeln, inwieweit ein Benutzer die Dokumente verarbeiten darf.

Sonderrechte

Alle nicht anderweitig zuordenbaren Rechte sind hier abgelegt. Die Sonderrechte werden im Kontext des jeweiligen Moduls beschrieben und sind entsprechend verlinkt.

Sonderrechte sind in acht Kategorien eingeteilt:

Administration, Rechteverwaltung, Benutzer, Rechte

concept_cash:programmfenster

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-21T06:55:18+00:00

Aufbau des Programmfensters (Concept Cash)

Da sich der Programmaufbau von Concept Cash vom Programmaufbau von Concept Office unterscheidet, beschreibt der nachfolgende Artikel im Detail Aufbau und Funktion der einzelnen Fenster.

Start (die Registerkarte File)

1: Hauptmenü
2: Inhaltefenster

Je nach ausgewähltem Menüpunkt im Hauptmenü erscheinen unterschiedliche Unterpunkte im Inhaltefenster.

Hauptmenü

Über das Hautmenü erreichen Sie alle wesentlichen Funktionen von Concept Cash.

Start Kasse: Startet die eigentliche Kasse / den Kassiermodus
Kassenwechsel: ermöglicht die Anmeldung an einer anderen Kasse
Kassiererwechsel: wechselt den aktuell angemeldeten Kassierer
Mandantenauswahl: wechselt den zugeordenten Concept Office Mandanten
Start: Zeigt den Startbildschirm
Drucken:Druckwiederholung
Weitere Funktionen: Zusatzfunktionen
Stammdaten: Start der Stammdaten
Kassenstatus: Kassenstatus-Fenster
Abrechnung: Aufruf von Kassensturz und Kassenabschluss
Buchen: Nachbuchen von Kassenbons nach Concept Office
Optionen: Optionsbildschirm der Kasseneinstellungen
Schließen: Beendet Concept Cash

Das Programmfenster der Kasse

Kundenanzeige

Der Bereich zeigt alle Informationen über den aktuellen Kunden, links sind die Informationen der Kundenauswahl, rechts zusätzliche Infos, beispielsweise über lieferbereite Aufträge.

Bonpositionen

Alle in diesem Bon erfassten Positionen werden hier als Übersicht aufgeführt.

Gesamtbetrag des Bons

Während der Positionserfassung wird hier der Gesamtbetrag ausgewiesen.

Während des Bezahlvorgangs wird hier zusätzlich das Wechselgeld angezeigt.

aktuelle Bonposition

Zeigt Details zur aktuell ausgewählten Bonposition.

Informationszeile

Hier werden die aktuell aktivierten Dauermodus sowie sonstige Steuersymbole angezeigt.

Artikelanzeige

Der Bereich zeigt vielfältige Informationen zum ausgewählten Artikel. Links Informationen zu Preisen und Beständen, mittig die Verkaufshinweise und rechts das Artikelbild.

Kassenfunktionen

Die Kassenfunktionen von Concept Cash.

Hier kann auch auf die Registerkarte Tastatur und zurück gewechselt werden.

Abrechnungsauswahl

Hier kann die Art der Bezahlung ausgesucht werden.

Artikelfesttasten

Fenster mit den Hinterlegten festen Artikeln.

Concept Cash, Kasse

pcon.basket:profilanlage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:00+00:00

Profilanlage pCon.Basket

Prolog

Die OFML-Daten der Hersteller unterstützen in der Büroplanung und in der kaufmännischen Angebotserstellung. Die konfigurierbaren Produkte werden hierzu mit verschiedenen Ausprägungen (=Varianten) versehen, um eine optimale Produktbestimmung zu erreichen. Entscheidet sich der Kunde zum Beispiel für eine bestimmte Plattenfarbe am Schreibtisch o. eine spezielle Stofffarbe beim Stuhl, wird dies häufig im Gesamtkonzept berücksichtigt, auch für entsprechende Nachbestellungen. Diese Vorgaben können natürlich im Einzelfall geändert werden, es sollte jedoch eine bestmögliche Voreinstellung der Produktauswahl gegeben sein.

Vorteile

Weniger Aufwand in der Konfiguration der Produkte
Fehlerreduzierung (jedoch kein Wegfall der Kontrolle)
Übergreifende Nutzung des Profils im pCon.planner und im pCon.basket

Überlegungen für die Anlage eines pCon.basket Profils

Der Kunde bestellt zu einem hohen Anteil die gleichen Ausführungen nach
Die Ausführungen sind Standard, keine Sonderanfertigungen
Es handelt sich dabei um Artikel die im OFML-Katalog regulär wählbar sind
Es handelt sich hierbei um ein „lebendes“ Einkaufsprofil. D.h. Sie können das Profil jederzeit an die Anforderungen Ihres Kunden anpassen.
Natürlich kann der Artikel genauso, wie vorher auch, noch individuell gestaltet werden. Es wird lediglich eine andere Voreinstellung vom System vorgeschlagen.

Beschreibung der Anwendung

Anlage des Profils

Das Profil wird grundsätzlich im pCon.basket oder im pCon.planner angelegt. Die Beschreibung zeigt die Anlage im pCon.basket, wobei es keinen wesentlichen Unterschied zum pCon.planner gibt. Für die Anlage des Profils benötigt man einen Vorgang in Concept Office mit den „üblichen“ Produkten. Gerade bei Tischen o. Schränken ist es nicht erforderlich, das jede Größe erfasst wurde. Wird z.B. die Plattenfarbe Akazie gewählt bei einem Tisch in der Größe 1600x800mm, so wird die Einstellung auch für andere Tischgrößen – u. Formen übernommen. Das funktioniert natürlich nur im Rahmen der Möglichkeiten des jeweiligen Produkts. Die beste Ausgangssituation ist hierbei ein neuer oder bestehender Vorgang in Concept Office mit entsprechenden Artikeln. Dieser Vorgang dient nur als Vorlage und hat keinen nachgelagerten Einfluss auf das Profil.

Der Profilmanager wird über den Menüeintrag „Extras“ gestartet.

Es erfolgt eine Neuanlage des Profils mit Beschreibung, z.B. mit dem Kundennamen. Während das Profilmanager - Fenster geöffnet ist, können Positionen angeklickt und konfiguriert werden.

Speichern der Variantenvoreinstellungen

Dies lässt sich am besten an einem kleinen Beispiel aufzeigen: Zukünftig soll Nussbaum für die Serie Activa beim Kunden voreingestellt sein. Gestell soll Alu Metallic sein, die Plattenkante in Schwarz. Der Kunde kauft diesen Tisch immer mit einer Elektrifizierung.

Zunächst wird das Produkt in der Ausführung bestimmt.

Mit einem Linken Mausklick klicke ich in die graue Fläche vor den Merkmalsbezeichnungen

Im letzten Schritt wird die Einstellung gespeichert.

Im Reiter „Bearbeiten“ sehen Sie die übernommen Einstellungen. Dort ist auch ein Löschen möglich.

Auf diese Art und Weise ist das Profil jederzeit anpassbar auf die Anforderungen des Kunden.

Kundenbezogenes Profil

Damit das Profil auch nach dem Schließen des Angebots aufrufbar ist, kann es direkt mit dem Kunden verknüpft werden. Hierzu wird die Firma in Concept Office geöffnet, und der Button „Basket-Profile“ unter „Mitarbeiter/Weiteres“ angeklickt. Das Profil steht hier in der Auswahlbox zur Verfügung. Nach der Zuordnung steht das Profil sofort für alle bestehenden und neuen Vorgänge zu Verfügung. Löscht man die Zeile wieder, ist das Profil inaktiv.

Nach dem Hinterlegen des Profils startet der pCon.basket aus dem Vorgang mit einem entsprechenden Hinweis.

Nun werden die getroffenen Einstellungen für alle neu erfassten Positionen angewendet.

Was gibt es noch zu wissen?

Kann ich das Profil auch im pCon.planner nutzen?

Ja, dies ist möglich. Sowohl im Profilmanager im pCon.basket als auch im pCon.planner gibt es eine Im-/Exportfunktion. Es wird jeweils eine Datei erzeugt, die im anderen Programm wieder eingelesen werden kann.

Kann ich ein Profil auch mehreren Kunden zuordnen?

Ja, das ist möglich. Hierzu jeweils den Kunden öffnen und wie im gezeigten Beispiel die Zuordnung treffen.

Ich habe ein Profil angelegt und möchte dies nachträglich auf bestehende Angebotspositionen anwenden, geht das?

Ja. Hierzu werden zunächst die Positionen markiert. Im Profilmanager bei Profil zuweisen auf „Auswahl“ klicken. Dadurch werden die markierten Positionen auf das Profil gebracht.

Kann ich auch ein neutrales Profil anlegen? Unsere Kunden bevorzugen zumeinst eine andere Produktausführung, als vom Hersteller vorgeschlagen.

Im Prinzip ist das möglich. Die Profileinstellungen können als Datei exportiert werden. Vor dem Erstellen des Angebots muss diese importiert werden. Es gilt nur zu beachten, dass bei dieser Vorgang auch bei jeder Angebotsänderung notwendig ist.

pConBasket, Basket, Profilanlage

vertraege:vertragsleistungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T13:40:02+00:00

Vertragsleistungen

In den Verträge in Concept Office lässt sich festlegen, dass Kunden definierte Artikel oder Leistungen unentgeltlich erhalten. Diese werden als Vertragsleistungen bezeichnet.

Funktionsweise

Am Vertrag oder dessen Vertragsart werden die gewünschten Leistungen über Artikelnummern, ganze Warengruppen oder andere Merkmale eingetragen. Wird ein solcher Artikel in einem Service-Auftrag erfasst, weist Concept Office auf die Vertragsleistung hin oder legt diese direkt fest.

Ausschlüsse und Leistung kostenpflichtig

Vertragsleistung ausschließen

Es lassen sich auch Artikel explizit ausschließen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn bis auf eine Ausnahme einen ganze Warengruppe als Vertragsleistung gelten soll. So lässt sich beispielsweise die Warenuntergruppe „Farbtoner“ ausschließen, während die komplette Warengruppe „Toner“ Vertragsleistung ist.

Vertragsleistung kostenpflichtig

Auch in diesem Fall kostet die Vertragsleistung Geld. Dabei wird aber im Gegensatz zum Ausschluss keine Bestpreisfindung gemacht (wenn aktiviert) sondern immer der am Kunden hinterlegte Preis verwendet. Damit ist das sogenannte tonerabnahmebasiertes Serviceverfahren möglich. Der höhere Tonerpreis gilt nur für diesen Kunden solange der Vertrag gültig ist, da mit diesem höheren Preis weitere Serviceleistungen finanziert werden.

Vertragsleistungsarten

Folgende Einstellungen sind als Vertragsleistung möglich

Warengruppe: alle Artikel einer Warengruppe
Warenuntergruppe: alle Artikel einer Warenuntergruppe
Warenunteruntergruppe: alle Artikel einer Warenunteruntergruppe
Artikel: ein konkreteter Artikel
Artikelmaterial (komplett): alle als Material am Modellartikel der Maschine hinterlegten Artikel
Zubehörartikel (komplett): alle als Zubehör am Modellartikel der Maschine hinterlegten Artikel
Service-Artikelart: alle Artikel einer TKD-Artikelart

Es besteht die Möglichkeit, Toner und Farbpatronen in Vertragsleistungen nach ihrer Farbe auszuschließen.

Beim Hinzufügen von Vertragsleistungen kann man nun, wenn die „ServiceArtikelart“ sowie „Toner“ oder „Tintenpatrone“ ausgewählt wird, die gewünschte Farbe festlegen.

Vertragsleistungen definieren

Die Definition ist am Vertrag oder der Vertragsart möglich. Empfohlen ist die Einstellung an der Vertragsart und die - bei Bedarf - individuelle Überarbeitung im Vertrag.

Vertragsart

In den Vertragsarten werden die Vertragsleistungen auf der gleichnamigen Registerkarte hinterlegt.

Sollen neue Leistungen hinzugefügt werden, klickt man auf die Schaltfläche Neuanlage.

Vertrag

Im Vertragsmodul werden die Einstellungen auf der Registerkarte Leistungen/Aussetzungen hinterlegt.

Alle einem Vertrag zugeordneten Maschinen erhalten automatisch die Leistung Leistungen gemäß Vertragsart. Dadurch werden die der Vertragsart zugeordneten Vertragsleistungen zugewiesen.

Vertragsleistungen in Service-Aufträgen

Bei der Eingabe einer Position findet eine Vertragsleistungsprüfung statt. Wird mindestens eine gültige Zuordnung gefunden, wird der Nutzer über ein Dialogfenster informiert und kann nun die Leistung zuweisen.

Alternativ und zu Kontrollzwecken kann man auch die rechte Maustaste über dem Identartikel mit der Funktion „Vertrag prüfen“ nutzen.

Die Position wird dadurch als nicht berechenbar gekennzeichnet und erhält den Verkaufspreis 0. Bei der Faktura des Service-Auftrags wird der Einkaufspreis als Belastung im Umsatz und der Maschinen-/Vertragshistorie eingetragen.

Sonstiges

Konfigurationen

Das Programmverhalten kann über Konfigurationen angepasst werden.

Konfiguration 12: Vertragsprüfung durchführen

Schaltet die Prüfung auf Vertragsleistungen zu- oder ab. (Geschäftsbereichsabhängig möglich)

0 - Nein
1 - Ja
2 - Ja, außer bei Angeboten bzw. Kostenvoranschlägen

Die Vertragsprüfung wird auch für Verträge im Status ‚erfasst‘ durchgeführt. Für die Abrechnung ist der Vertrag jedoch gesperrt.

Konfiguration 128: Vertragsprüfung auch zu Verträgen des Debitors.

Wenn aktiv werden, falls vorhanden, auch die Verträge für abweichende Debitoren berücksichtigt.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 186: Zugeordnete Vertragsleistungen nur berücksichtigen, wenn diese auch als Zubehör hinterlegt sind.

Wenn aktiviert, muss unabhängig von der Vertragsleistungsart der Artikel entweder als Material oder Zubehör am Modell der Maschine hinterlegt sein.

0 - Nein, keine Prüfung
1 - Ja, Prüfung

Konfiguration 197: Bei Vertragsleistungen auf Geschäftsbereich des Vertrages buchen

Steuert, ob bei Vertragsleistungen der Umsatz auf den Geschäftsbereich des Vertrags oder der Vorgangs bzw. Kassenvorgang gebucht wird.

0 - Nein, auf Geschäftsbereich des Vorgangs buchen
1 - Ja, auf Geschäftsbereich des Vertrags buchen

Konfiguration 229: Zuordnung des AD-Mitarbeiters bei Vertragsleistungen.

Steuert die Ermittlung des AD-Mitarbeiters für eine Vertragsleistung-Position.

0 - Standardverhalten
1 - Fixe Zuordnung an dieser Konfiguration
2 - Verkäufer aus dem Vertrag (Wartung) einsetzen

Konfiguration 236: Zuordnung der Vertragsleistungen automatisch vornehmen.

Wenn aktiv, wird falls genau 1 Maschine für 1 Vertragsleistung ermittelt werden kann, diese automatisch zugeordnet.

0 - Nein, manuelle Zuordnung.
1 - Ja, automatisch, falls möglich

Konfiguration 279: Vertragsprüfung nur für Artikel mit angegebener TKD-Artikelart durchführen.

Wenn aktiv, werden Artikel ohne eingetragene TKD-Artikelart nicht geprüft.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 357: Bei Nicht-Vertragsleistungspositionen Vertragsnummer in Historie entfernen.

Steuert, ob Vorgangspositionen, die nicht als Vertragsleistung gekennzeichnet, aber einer Maschine mit Vertrag zugeordnet sind, ohne Vertragsbezug in der Historie vermerkt werden.

0 - Nein, Vertragsnummer wird vermerkt.
1 - Ja, Vertragsbezug wird gelöscht.

Vertraege, Vertragsleistungen

vorgaenge:positionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-24T10:06:12+00:00

Positionen im Vorgang

Im Modul Vorgänge finden Sie unter der Registerkarte Positionen eine Liste. Hier werden die vom Kunde bestellten Artikel mit Menge und Preisen hinterlegt. Wenn ein Artikel in einen Vorgang gezogen wird, enthält er die Artikelinformationen, welche zu diesem Zeitpunkt an seinem Stammdateneintrag hinterlegt sind.

Änderungen in diesem Eintrag werden nur am Vorgang gespeichert und nicht in die Stammdaten übernommen. Umgekehrt werden auch Änderungen an den Stammdaten nicht an bereits bestehende Positionen übernommen.

Feldbeschreibungen Positionen

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Angelegt am	Anzeigefeld	Datum der Positionsanlage
Angelegt von	Anzeigefeld	Wer hat die Position angelegt
Artikelnummer	Auswahlfeld	Artikelnummer in CO
Bestellnummer	Anzeigefeld	Bestellnummer beim Hauptlieferanten
Bezeichnung	Eingabefeld	Bezeichnung in CO
Druck	Auswahlfeld	Druckauswahl für Dokumente
Einheit	Auswahlfeld	Mengeneinheit des Artikels
EK-Positionswert	Anzeigefeld	Gesamteinkaufspreis der Position
EK-Preis	Auswahlfeld	Einkaufspreis des Artikels
EK-Preis nach Rabatt	Anzeigefeld	Zeigt den neuen EK nach Rabattierung
EK-Rabatt %	Eingabefeld	Zeigt kumulierten Rabattwert. Mit Klick auf den Stift in der Eingabezelle können die Rabattzeilen in einer Tabelle angezeigt werden. Bei pCon.basket Online + pCon.basket Offline - Vorgängen ist diese Tabelle eine reine Anzeige.
fakturiert	Anzeigefeld	Menge für die eine Rechnung gedruckt wurde
Geändert am	Anzeigefeld	Datum der letzten Änderung der Position
Geändert von	Anzeigefeld	Wer hat die Position zuletzt geändert
geliefert	Anzeigefeld	Menge für die ein Lieferschein gedruckt wurde
Interne Bemerkung	Eingabefeld	Eingabemöglichkeit für interne Bemerkungen
Lager	Auswahlfeld	Lager von dem die Position geliefert wird
Lieferanten-Bezeichnung	Auswahlfeld	Lieferantenbezeichnung von welchem der Artikel geliefert wird
Lieferantennummer	Auswahlfeld/Eingabefeld	Nummer des Lieferanten von dem der Artikel geliefert wird
Menge	Eingabefeld	gewünschte Menge der gewählten Mengeneinheit
PE	Anzeigefeld	Preiseinheit
Pos.	Eingabefeld	Gruppierungsnummer einer Position
Rohg.	Anzeigefeld	Rohgewinn
Spanne	Anzeigefeld	Spanne
Stat.	Anzeigefeld	Status der Bearbeitung
VK-Preis	Eingabefeld	Verkaufspreis
VK-Preis nach Rabatt	Anzeigefeld	Zeigt den neuen VK nach Rabattierung
VK-Rabatt %	Eingabefeld	Den Rabatt in % der auf den VK angewendet wird
Wert	Anzeigefeld	Gesamtverkaufspreis der Position
zu liefern	Eingabefeld	Menge die zum Liefern vorhanden ist

* Beschreibung des Positionsstatus im Vorgang

Status	Kurzbeschreibung
	Position im erfassten Vorgang
	Position im bestätigten Vorgang
	Für die Position wurde ein Bestellvorschlag generiert
	Die Position wurde in einer Bestellung erfasst
	Position mit Bestellung bestellt
	Position durch den Lieferanten bestätigt
	Position vom Lieferanten geliefert, zur Kundenbelieferung bereit
	Position wurde an den Kunden teilgeliefert
	Position wurde an den Kunden geliefert
	Position wurde berechnet

Zulaufartikel (Artikel ohne Bestand aber mit offenen Lager-Bestellungen ohne Vorgangsbezug) werden ab 8.4260.xx im Vorgang in Concept Office orange gekennzeichnet.

Neues Positionslayout

Das neue Positionslayout bietet die Möglichkeit das Panel „Infobereich“ benutzerabhängig in bestimmten Bereichen der Positionsliste zu positionieren bzw. abzudocken. Zusätzlich kann das zweite Panel „Kalkulation“, was in Verbindung mit dem pCon.basket Online zur Verfügung steht, ebenfalls abgedockt oder frei positioniert werden.

Vorgehen:

Dazu das Panel im Fenstertitel mit gedrückter linker Maustaste festhalten - es werden Interaktoren im Positionsbereich sichtbar
Mit der Maus das Panel auf diese Interaktoren ziehen, bis sie wieder andocken

Optional können die Panels frei auf dem Bildschirm / einen zweiten Bildschirm gezogen werden, so entsteht mehr Arbeitsfläche im Positionsteil.

Das gilt es zu berücksichtigen:

Sollte der Bildschirmbereich / zweite Bildschirm nicht zur Verfügung stehen, werden die Panele automatisch auf dem Hauptbildschirm gezeigt
Die Positionierung des Panels „Infobereich“ ist modulübergreifend für die Module Angebotsbearbeitung, Serviceaufträge und Vorgänge gleichgeschaltet
Die Positionierung des Panels „Kalkulation“ ist modulübergreifend für die Module Angebotsbearbeitung und Vorgänge gleichgeschaltet

Aus der Positionsliste Service-Aufträge anlegen

Aus einer Auftragsposition heraus kann auch ein Serviceauftrag angelegt werden. Dabei wird die Bezeichnung der Position in den Vorgangstitel und in die Fehlermeldung übernommen. Die Gruppierungsnummer wird aus dem Originalauftrag übertragen. In der Nachkalkulation wird der Vorgangstitel angezeigt. Aus der aktiven Position heraus kann durch Klicken mit der rechten Maustaste auf diese Position das Kontextmenü geöffnet werden, hier findet man die Funktion Service-Auftrag anlegen.

Die Daten für den Service-Auftrag können noch entsprechend ergänzt werden. Mit Klick auf Anlegen wird der Service-Auftrag angelegt. Der erstellte Service-Auftrag hat die gleiche Gruppierungsnummer wie der Originalauftrag. Vorgangstitel und Fehlertext enthalten die Bezeichnung der Position aus dem Vorgang.

Edi-Artikel über Matchcode-Suche übernehmen

Hier ist dieses Sonderecht zu beachten

Sonderrecht Bei allen Lieferanten bestellen (Filiallösung)

Erlaubt dem Benutzer, über der Matchcode-Suche (Edi-Artikel), temporäre Artikel anzulegen. Die sind Artikel mit der Sortimentskennung "automatisch angelegt (Edifakt)". Die Checkbox "Temporärer Artikel" in der Übernahmemaske wird in diesem Fall vorbelegt und gesperrt.

Nein
Ja

Vorgänge

disposition:disposition2:einstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-12T10:10:08+00:00

Disposition 2.0 Einstellungen und Vorbereitungen

Hier werden Vorbereitungen und Einstellung zum Einsatz der Disposition 2.0 erläutert. Details zur Anwendung und praktische Beispiele finden Sie hier. Beachten Sie bitte auch Hinweise und Empfehlungen und den FAQ-Bereich.

Zum Einsatz der Disposition 2.0 ist eine Lizenz "Disposition" erforderlich.

Umstellung auf Disposition 2.0

Muss zwingend noch komplett in Concept Office 7.0 erfolgen, wenn ein Wechsel auf 8.0 geplant ist!!! Siehe: https://wiki7.software-concept.info/doku.php?id=disposition:disposition2:einstellungen

Einrichtung des Moduls Disposition 2.0

Das Modul befindet sich im Strukturbaum im Hauptbereich unter Aktuell. Das Kürzel für die Modulsuche lautet: D2

Aktualisierung in Disposition 2.0

Die Aktualisierung der Disposition wurde umfassend erweitert. Es gibt weiterhin die automatische Aktualisierung aus dem für die Disposition in den Optionen hinterlegtem Intervall. Diese aktualisiert den Kalender und die Liste der Planungseinheiten. Diese Aktualisierung findet jetzt nicht mehr unbemerkt im Hintergrund statt, sondern wird im Vordergrund in einem Ablauffenster dargestellt.

Zusätzlich wird die Aktualisierung beim Betätigen des Anwenden Buttons des Schemas ausgelöst, wobei hier in jedem hinterlegten Schema einstellbar ist, ob nur der Dispokalender selbst oder die Liste der Planungseinheitenliste oder beides aktualisiert werden soll. Auch hier wird die Aktualisierung im Ablauffenster dargestellt.

Eine Erweiterung zur Aktualisierung bietet die Einstellung im Schema, durch die Eingabe von Tagen zurück und voraus einen Zeitraumes für das Vorabladen der Planungseinheitenliste in den Kalenderbereich auszuwählen. Hierbei werden die Kalenderseiten, die sich bisher erst beim Umblättern befüllt haben bereits in vorgeladen, so dass man innerhalb dieses Zeitraumes ohne Wartezeit hin und her blättern kann. Wird innerhalb eines Aktualisierungsintervalls in einen Kalendertag außerhalb des vorgeladenen Zeitraumes geklickt, wird der Zeitraum bis zu diesem Datum vergrößert. Beim nächsten Aktualisieren fällt die Disposition wieder auf den ursprünglich eingestellten Zeitraum zurück.

In der Planungseinheitenliste und im Kalender erfolgt außerdem die Aktualisierung des Status zum Vorgang beim Drüberfahren mit der Mouse. Die Statuspunkte in der Planungseinheitenliste und die Symbole im Dispositionskalender erhalten dann erst die entsprechende Farbe, bis zu diesem Zeitpunkt sind Punkte und Symbole grau.

Außerdem ist über das Menü der rechten Maustaste die Farbe pro Planungseinheit einstellbar sein. Dabei ist zu bedenken, dass diese Einstellung die Farbe, welche an der zugehörigen Aktivitätenart angegeben ist, übersteuert.

Fixtermine nach Terminwunsch des Kunden werden jetzt ebenso rötlich eingefärbt.

Einrichten der Dispositionsfilter

Der Dispositionsfilter befindet sich zwischen der Kalenderansicht und der Liste der zu disponierenden Aufträge.

Einstellen der Schemas

Hier ist es möglich, unterschiedliche Schemata für den Möbelbereich und/oder den Technikbereich einzustellen. Geschäftsbereich, Auftragsart (Normalaufträge, Serviceaufträge) und die Zusatzvorgangsart können gewählt werden. Als Mitarbeiter sind die jeweils gewünschten Monteure, Techniker oder sonstige Ressourcen einzutragen. Über den Button Neu kann der Name des Schemas vergeben werden. Die eingestellten Filterwerte können gespeichert werden, Button Speichern.

Es können mehrere Schemata gespeichert werden. Die Anwendung der hinterlegten Schemata selektiert die Mitarbeiter und die Aufträge entsprechend. Mit der Auswahl eines Filters werden je nach Auftragsart Spalten ein- bzw. ausgeblendet.

Ab CO 8.2569.33. Ist im Schema der Disposition eine Filiale gewählt, werden nur die Ressourcen angezeigt, die dieser Filiale bzw. keiner Filiale zugeordnet sind. Dies gilt sowohl für das Schema selbst als auch für die Auswahl/Anzeige der Ressourcen. Abhängig von der Filiale in einem Auftrag wendet die Sofortdisposition dieses Verhalten auch bei der Auswahl der entsprechenden Ressource an.

Aufträge können bei einer Sofortdisposition in Concept Office nun auch einem bestimmten Bereich zugeordnet werden. In Concept Flex Serviceeinsätzen gibt es dazu die Funktion ‚disponierte Bereichsaufträge‘. Dort werden die Aufträge der eigenen Bereiche angezeigt und können vom Techniker bzw. Monteur übernommen werden.

Planungseinheitenliste und Sichten

In der Planungseinheitenübersicht kann mit Rechtsklick in dem Feld Menge die Positionsliste eingesehen werden.

Es können auch Sichten zur Planungseinheitenliste hinterlegt werden. Diese können im Schema ausgewählt werden…

oder wie bisher in der oberen Funktionsleiste über dem Fernglas.

Ressourcen

Für die Nutzung in der Disposition 2.0 müssen Ressourcen angelegt werden. Wie diese hinterlegt werden, erfahren Sie hier.

Legen Sie für alle flexibel zu nutzenden Arbeitsmittel eine Ressource an. Dann können Sie in der Disposition jederzeit nachverfolgen mit welchem Techniker und in welchem Auto Ihre Arbeitsmittel unterwegs sind.

Ganztätige Termine

Ganztätige Termine werden nun in der Disposition 2.0 am oberen Rand angezeigt. Hierbei ist diese Konfiguration zu beachten:

Konfiguration 544: Wie sollen ganztägige Termine in der Disposition angezeigt werden

0 - Anzeige über den ganzen Tag verteilt
1 - als ganztägiger Termin am oberen Rand der Tagesansicht

Weiteres

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Dispositionsaktivitäten bearbeiten/löschen

Welche Rechte hat der Benutzer für das Löschen/Bearbeiten von Dispositionsaktivitäten?

Keine Rechte
Ändern
Alle Rechte

nl:pcon.basket:profilanlage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Profielaanleg pCon.basket

Inleiding

OFML data van een fabrikant ondersteunt in het kantoorontwerp en bij het maken van een commerciële offerte. De te configureren producten zijn hiervoor voorzien van een aantal expressies (=varianten), om zo een optimale productkeuze te bereiken. Als de klant bijvoorbeeld beslist voor een bepaald type van het bureaublad, of een specifieke kleur van de stof van een stoel, dan wordt hier rekening mee gehouden in het totale ontwerp. Ook bij de eventuele nabestellingen. Deze specificaties kunnen in individuele gevallen gewijzigd worden, maar het zal in ieder geval een zo goed mogelijke voorkeur van de productkeuze genereren.

Voordelen

Minder inspanning bij het configureren van een product;
Foutreductie (maar geen verlies van controle);
Gedeeld gebruik van het profiel in pCon.planner en in pCon.basket.

Overwegingen voor het aanleggen van een pCon.basket profiel

De klant bestelt voor een groot deel dezelfde uitvoeringen na;
De uitvoeringen zijn standaard, geen op maat gemaakte producten;
Het gaat om artikelen die in de OFML catalogus regulier te selecteren zijn;
Het gaat hier om een „levend“ inkoop profiel. Daarmee wordt bedoeld dat u het profiel te allen tijde aan de wensen van uw klant kunt aanpassen;
Natuurlijk kan het artikel zoals gebruikelijk, op dezelfde wijze ook individueel ontworpen worden. Er wordt alleen een andere standaardinstelling door het systeem voorgesteld.

Beschrijving van de toepassing

Aanmaken van het profiel

Het profiel wordt in beginsel in pCon.basket of in pCon.planner aangemaakt. Deze beschrijving toont het aanmaken van een profiel in pCon.basket, waarbij er geen wezenlijk verschil met pCon.planner is. Voor het aanmaken van een profiel heeft men in Concept Office een dossier met „gebruikelijke“ producten nodig. Vooral bij tafels of kasten is het niet noodzakelijk dat elke maat opgenomen wordt. Dit werkt alleen binnen de mogelijkheden van het betreffende product. Als bijvoorbeeld „notenhout“ voor een bureaublad wordt gekozen in het formaat 2000x900mm, dan wordt deze keuze ook voor andere formaten en vormen overgenomen. De beste uitgangspositie is een nieuw of bestaand dossier met gebruikelijke artikelen. Dit dossier dient slechts als voorstel en heeft geen invloed op het profiel.

De Profiel Manager wordt in het menu „Extra“ opgestart.

U kunt nu een nieuw profiel aanmaken doormiddel van een beschrijving, bijvoorbeeld de klant- of een projectnaam. Zolang het Profiel Manager scherm geopend is, kunnen de posities aangeklikt en geconfigureerd worden.

Opslaan van de standaardinstellingen

Dit kan het beste aan de hand van een voorbeeld getoond worden: In de toekomst moet bij een klant, een „notenhouten“ blad als standaard ingesteld worden. Het onderstel moet „Alu metallic“ zijn, de tafelranden „zwart“. De klant koopt deze tafel altijd met een elektrificatie.

Eerst wordt de uitvoering van het product bepaald.

Selecteer de eigenschappen die u aan het profiel wilt toevoegen door in de linker grijze kolom bij de eigenschappen te klikken. Een groen vinkje zal op deze positie getoond worden.

Selecteer nu in het Profiel Manager scherm welke eigenschappen bewaard moeten worden en klik op de knop „Regels toevoegen“.

Op het tabblad „Bewerk“ ziet u de overgenomen instellingen. Deze zijn eventueel ook weer te verwijderen.

Op deze manier is het profiel op elk moment aan te passen op aanvraag van de klant.

Klantgericht profiel

Omdat het profiel ook na het sluiten van de offerte nog op te roepen is, kan het direct aan de klant gekoppeld worden. Hiervoor moet de klant in Concept Office geopend worden, en moet de knop „Basket-profiel“ onder „Medewerker/overige“ aangeklikt worden. Het profiel is hier nu te selecteren. Na het toewijzen van het profiel staat deze voor alle bestaande en nieuwe dossiers ter beschikking. Als deze regel weer wordt verwijderd is het profiel niet meer actief.

Na het vastleggen van het profiel komt pCon.basket vanuit het dossier met een geschikt voorstel.

Nu worden de betreffende instellingen voor alle nieuwe posities ingevuld.

Wat dient u nog te weten?

Kan ik het profiel ook in pCon.planner gebruiken?

Ja, dat is mogelijk. Zowel in de profiel manager als in pCon.basket als ook in pCon.planner is er een import en export functie beschikbaar. Daarmee wordt een bestand gegenereerd die weer in het andere programma ingelezen kan worden.

Kan ik het profiel ook aan meerdere klanten toewijzen?

Ja, dat is mogelijk. Hiervoor dient u de betreffende klanten te openen en het profiel volgens bovenstaande beschrijving te selecteren.

Ik heb een profiel aangemaakt en wil deze naderhand op bestaande offertes toepassen. Is dat mogelijk?

Ja, hiervoor worden allereerst de posities gemarkeerd. Daarna in de profiel manager bij profiel toewijzen op „Selectie“ klikken. Daardoor worden de gemarkeerde posities op het profiel gebracht.

Kan ik ook een neutraal profiel aanmaken?

Onze klanten geven meestal de voorkeur aan een andere versie van het product, zoals voorgesteld door de fabrikant.

In principe is dat mogelijk. De profielinstellingen kunnen als bestand geëxporteerd worden. Voor het genereren van de offerte moet deze geïmporteerd worden. U dient er alleen op te letten dat deze werkwijze bij elke offerte aanpassing noodzakelijk is.

pCon.basket, Profielaanleg

aktivitaeten:workflow

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T12:29:33+00:00

Akademie

Workflows

Workflows sind selbstauslösende Arbeitsabläufe, die in Concept Office über Aktivitäten abgebildet werden. Diese sind in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten zu finden. Sie werden an den Aktivitätenarten eingerichtet.

Wenn aktiv, werden diese Arbeitsabläufe sowohl in Concept Office als auch in Concept Mobile eingehalten.

Anlage eines Workflow mit (möglichen) Ergebnissen

Es wird die Aktivitätenart ausgewählt, für welche ein Workflow hinterlegt werden soll. Es können für alle Aktivitäten beliebig viele Workflows definiert werden.

In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden.

Sie müssen nicht alle möglichen Ergebnisse mit einem Workflow definieren.

Jetzt kann der gewünschte Workflow definiert werden. In der ersten Spalte kann aus allen zuvor angelegten möglichen Ergebnissen das ausgewählt werden, welches als erstes mit einem Workflow hinterlegt werden soll.

Ergebnis- Auswahl eines zuvor festgelegten möglichen Ergebnis
Geschäftsbereich-Auswahl eines für den Workflow gültigen Geschäftsbereiches
Wird (alle) gewählt, gilt der Workflow dieser Aktivität für alle Geschäftsbereiche.
Aktivität-Auswahl der Aktivität, die dem eingetretenen Ergebnis folgen soll (es dient der optimalen Weiterführung der Aufgabe)
Bezeichnung-Hinterlegung textueller Hinweise, die für die nächste Aktivität von Bedeutung sind
Offset in Tagen-Hinterlegung der Tage bis zur Aktivität, d.h. aktuelles Datum plus Offset in Tagen ergibt das Datum der Aktivität
Mitarbeiter-Zuständiger Mitarbeiter, der für die Ausführung der Aktivität zuständig ist
Bereich - der festgelegte, zugehörige Bereich
Bemerkungen - die hier vorbesetzte Bemerkung wird an die entstehende Aktivität vererbt.

Im Modul Aktivitätenarten gibt es auch die Möglichkeit, sich mit einem Klick auf den entsprechenden Link die Workflows grafisch anzeigen zu lassen.

Die grafische Darstellung ermöglicht den Arbeitsablauf, der für die entsprechende Aktivitätenart definiert ist, noch einmal zu prüfen und erleichtert den Mitarbeitern diese Abläufen nachvollziehen zu können.

Diese Grafik wird in einem separaten Fenster angezeigt. Mittels dieser Einstellungen können die Aktivitäten zu Workflowketten verbunden werden. Wurde beispielsweise in einer Aktivität an einem definierten Ergebnis als Workflow eine andere Aktivität festgelegt, die ebenfalls einen Workflow hinterlegt hat, erhält man eine Workflowkette.

Einstellungen

Konfiguration 355: Beim Erledigen einer Aktivität muss ein Ergebnis angegeben werden.

Beim Erledigen einer Aktivität muss ein Ergebnis angegeben werden, wenn für diese Aktivitätenart Ergebnisse hinterlegt sind.

0 - Nein
1 - Ja

Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse

Das Ziel der Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse ist, eine Kette von Aktivitäten mit Hilfe eines auslösenden Triggers sofort zu erstellen.

Dazu wird in Aktivitätenarten eine sogenannte Triggeraktivität (Kennung) angelegt. Sie dient lediglich dazu, um die Aktivitätenkette auszulösen und erscheint später nicht mehr in den offenen Aktivitäten.

Außerdem muss die Check-Box Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen aktiviert werden.

In der Workflowdefinition dieser Aktivität wird angegeben, welche Aktivitäten bei Anlage ausgelöst werden. Hierbei ist die Nennung unterschiedlicher Mitarbeiter sowie Offset-Tage (aktuelles Datum + Offset-Tage = Aktivitätendatum) möglich.

Auslösen der Workflowkette

Um die Aktivitätenkette nun auszulösen, muss eine Aktivität mit dieser Triggeraktivität erstellt werden.

Für alle an dieser hinterlegten Workflowdefinitionen werden nun Aktivitäten erstellt.

Die Triggeraktivität selbst wird jedoch ausgeblendet. Innerhalb jeder der einzelnen Aktivitäten kann über den Link Workflow eine Übersicht der verknüpften Aktivitäten sowie deren Status abgerufen werden.

Aktivitaeten

co_portal:bestellen_kataloge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-10T10:07:18+00:00

CO Portal: Bestellen / Kataloge (B2B)

Im Portal können Kundenbestellungen angelegt werden. Dies ist über Kataloge möglich:

Es wird die Lizenz B2B-Katalog benötigt.

Anlegen eines Kataloges:

Kataloge werden im Modul Vorgang angelegt. Diese müssen die Zusatzvorgangsart (ZV) mit der Auswahl „B2B-Katalog“ haben:

Im Vorgangsmodul wird ein Vorgang mit der Zusatzvorgangsart angelegt:

Im Reiter Position stehen die Artikel des Kataloges. Ein Abschnitt ist eine Untergruppe des Kataloges:

Damit der Ansprechpartner den Katalog im Portal sieht, benötigt er das Recht „Bestellen (Kataloge)“ und „B2B-Katalog“ mit der entsprechenden Vorgangsnummer:

Alternativ kann man die Rechte auch im Modul Firmen steuern. Die Einstellungen gelten dann global für den Kunden:

Nun kann der Kunde Artikel in den Warenkorb legen und Kundenbestellungen erstellen:

Die Bestellung befindet sich nun im Modul Vorgänge:

Die Konfiguration 597 ‚Bestandsanzeige im B2B Shop‘ steuert, ob an den Katalogartikeln im Shop des Concept-Flex-Kundenportals, der Lieferantenartikel-Bestand angezeigt werden soll.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

disposition:multiroute

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-17T13:56:36+00:00

MultiRoute

MultiRoute ist ein Webservice, den Concept Office innerhalb der Disposition konsumieren kann. Die Basis bildet BingMaps von Microsoft, wofür gb consite einen professionellen Webservice, angereichert mit Funktionalitäten zur Routen-Optimierung und Verkehrsinformationen, zur Verfügung stellt.

Der Webservice bekommt die Anschriften der Planungseinheiten als Wegpunkte übermittelt und errechnet die Fahrzeiten und Kilometer dazwischen. Darüberhinaus ist er in der Lage die optimale Reihenfolge, unter Berücksichtigung von Fixterminen, zu berechnen. Tagesbeginn bzw. Anfahrten von einer Privatanschrift (z.B. Service-Techniker) sind fix und auch dynamisch möglich und es werden Verkehrsdaten in der Karte angezeigt.

Dieses Modul benötigt eine separate Lizenz!

Anbieter

gb consite GmbH Geomarketing Software & Beratung

Mittenheimer Straße 58

85764 Oberschleißheim

Telefon: +49 89 / 309 052 970

Telefax: +49 89 / 309 052 979

E-Mail: info@gbconsite.de

Internet: www.gbconsite.de

Ansprechpartner

Alina Erke

Vertrieb für Zustellplanung, Gehfolgen-Berechnung, Verlagswesen, Routenoptimierung

Telefon: 089 / 309 052 975

alina.erke@gbconsite.de

Voraussetzungen

Konfigurationen

Bitte aktivieren Sie die Konfiguration 415:

Konfiguration 415: Routenplanung aktiv

Steuert wo die Routenplanung (vorausgesetzt, dass diese lizensiert ist) angewendet werden soll.

0 - Nicht aktiv
1 - Disposition Service
2 - Disposition Auslieferung
3 - Disposition Service und Auslieferung

Standardwerte

Für die Anfahrten, muss in den Standardwerten unter Administration eine Aktivitätenart hinterlegt werden. Wenn in den Mandantenstandardwerten die Aktivitätenart für Anfahrt auf '(keine Zuordnung)' gesetzt ist, so wird die Anfahrt auch nicht als eigenständige Aktivität geführt.

Eine wird empfohlen hier eine separate Aktivitätenart, z.B. Anfahrt, zu verwenden.

Verzeichnis ImportExport

MultiRoute.ini anlegen mit folgendem Inhalt:

[General]
Username=
Password=
ProtPath="\\###SERVERNAME###\CO\Data\Logs\MultiRoute"
;Timeout in Millisekunden
WaitTimeFirstRequestPerWayPoint=500

Hier müssen die Benutzerdaten vom gb consite -Zugang des Händlers eingetragen, und das Passwort zusätzlich über den Konfigurationsmanager verschlüsselt werden. Im Protokoll-Pfad, wenn angegeben, wird die letzte Abfrage jeweils als Datei (json-Objekt) abgelegt.

Wenn keine URL angegeben wird, verwendet Concept Office automatisch die Adressierung auf https://webservice.tourenplaner.biz/.

Mitarbeiter

Am Mitarbeiter (z.B. Techniker) kann die Funktion Arbeitsstart Wohnort (für Dispo) aktiviert werden. Hierzu muss zwingend die Privatanschrift am Mitarbeiter eingetragen sein

Arbeitsstart Wohnort (für Dispo) dient als Vorgabewert und kann in der Disposition jederzeit übersteuert werden.

Disposition Service-Aufträge

Über die Modulfunktion Route neu berechnen werden, je nach Markierung (Planungseinheit, oder Techniker), die Daten an den Webservice übermittelt und die Fahrzeit mit Kilometerangabe als verkettete Aktivität voran gestellt.

Ist das Häkchen Route optimieren gesetzt, wird durch den Webservice auch die optimale Reihenfolge ermittelt. Fix-Termine werden dabei berücksichtigt und die restlichen Aufträge drumherum geplant.

Passt diese nicht platztechnisch zwischen die Aufträge, ist die Anfahrt nicht in der geplanten Zeit möglich

Wird dann nachträglich in der Planungsansicht verschoben/optimiert, wird aus Performance-Gründen nicht permanent im Hintergrund neu berechnet. Hierzu dient die Modulfunktion Route neu berechnen.

Mit dem Häkchen Start am Wohnort, kann die Standardeinstellung am Mitarbeiter für diesen Tag übersteuert werden.

Es wird immer für den markierten oder in der Modulfunktion selektierten Mitarbeiter optimiert.

Im Menü lässt sich die Karte über Kartenansicht anzeigen.

In der Kartenansicht empfiehlt sich die Einstellung Automatisch, da hier nur die Karte zum schnellen Zoomen angezeigt wird und beim Hineinzoomen, ab einer sinnvollen Höhe, automatisch in die Fotoansicht gewechselt wird.

Diese ist hilfreich, um z.B. die Park- bzw. Anfahrtssituation zu prüfen.

Über den Haken Verkehrsinformationen werden diese als zusätzlicher Layer eingeblendet.

Ist die Check-Box Verkehrsinformationen nicht vorhanden, muss das von gb concide einmal für den Benutzer frei geschaltet werden.

In der Kartenansicht wird neben der geplanten zusätzliche die optimale Reihenfolge für die Route dargestellt.

KnowHow, MultiRoute, Route, Routenplaner, Karte, Verkehr, Verkehrsinformationen, Disposition

howto:bestellaenderung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:38+00:00

Bestelländerung - Bereits ausgelöste Bestellungen nachträglich noch ändern

Früher war es notwendig, eine Bestellung zu stornieren und/oder zu löschen, um eine Änderung in einem Vorgang bei einer Bestellung nachträglich zu erfassen und zu bestellen.

Mit dem Bestelländerungsverfahren ab Version 7.1 von Concept Office (Standard) oder 7.0 (nachträglich aktiviert) wurde hier eine einfachere Vorgehensweise geschaffen.

In Concept Office 7.0 muß das Verfahren durch den Support erst aktiviert werden. Da diese neue Funktion eine Änderung der Bestellprozesse darstellt, ist eine Webschulung obligat.

Voraussetzung für eine Bestelländerung:

Die betreffende Bestellung befindet sich im Bearbeitungsstatus bestellt oder bestätigt durch denLieferanten.

Jede Änderung in Bestellungen sollten im Vorfeld auf mit dem Hersteller besprochen werden (insb. wegen des Zeitpunkts des Produktionsbeginns / Änderung noch möglich / Konditionen etc.). Hier empfiehlt sich nach wie vor die telefonische Kontaktaufnahme. Die Bestelländerung in Concept Office bildet nur den Prozeß in der Warenwirtschaft selbst - z.B. für Ihre Statistik - ab.

Bitte beachten Sie, dass Bestelländerung bei Verwendung von elektronischen Bestellungen (z.B. per EDI) oder per Mail nicht nochmals an den Hersteller gesendet werden dürfen. Also nicht per Mail und nicht als Druck via OEXXml. Diese dürfen nur für Sie als Dokumentation auf Papier bzw. für DMS gedruckt werden. Der Hersteller wird ausschließlich von Ihnen direkt kontaktiert. Änderungen bearbeitet der Hersteller direkt in seinem System. Diese Vorgehensweise wird ausdrücklich von verschiedenen Herstellern so gewünscht. Eine erneute Übertragung der Bestellung auf elektronischem Weg kann beim Hersteller nicht adäquat verarbeitet werden!

Vorbereitung erstmalig:

Setzen Sie unter Weitere Stammdaten / Geschäftsbereiche für die betreffenden Geschäftsbereiche der Büroeinrichtung die Funktion „Möbelfunktionen freischalten“.

Falls die Funktion Bestelländerung aktivieren bei Ihnen nicht verfügbar ist, setzen Sie sich bitte mit unserem Support in Verbindung.

Wichtig: Führen Sie Positionsänderungen ausschließlich im pCon.basket durch:

Artikelvarianten
Mengen
Wegfall von Positionen
Neue Positionen

Änderung des Liefertermins, des Liefer-u. Lagerortes werden direkt im Bestelldatensatz durchgeführt. Sie können eine Bestellung auch mehrfach ändern. Wichtig ist es, nach erfolgter Änderung, die Bestelländerung durch das Auslösen eines aktuellen Bestelldrucks abzuschließen! Die eigentlichen Änderungen werden im System nicht separat aufgezeichnet. D.h. Umfangreiche Bestelländerungen sollten separat dokumentiert werden. Die Änderungen lassen sich in Concept Office nur über die Druckhistorie des Bestelldatensatzes einsehen!

Bestelländerung aktivieren:

Um eine Bestelländerung durchzuführen, öffnen Sie den betreffenden Datensatz und wählen „Bestelländerung aktiveren“.

Allgemeine Bestelldaten ändern: Allgemeine Bestelldaten wie Lieferanschriften, Liefertermin (Terminwunsch) oder auch das Lager. Diese Punkte können Sie, nachdem die Bestelländerung aktiviert wurde, in der Bestellung selbst ändern.

Die Lieferanschrift kann manuell im Bestellkopf abgeändert werden.

Lieferanschrift ändern durch Lageränderung: Die Lieferanschrift kann durch eine Lageränderung auf das „kein Lager, Direktlieferung„ zusätzlich geändert werden. Hier hat man nun die Möglichkeit aus der Anschriften-Datenbank eine bereits angelegte Anschrift auszuwählen.

Das Lager kann natürlich in diesem Zuge auch einzeln geändert werden. Die Adresse des Lagers wird dann automatisch als Lieferanschrift gesetzt. Wichtig hierbei ist, dass nur dem Sammelartikel bzw. Artikel zugeordnete Läger ausgewählt werden können.

Änderung von Positionsdaten: Im Zuge der Bestelländerung ist es nun auch möglich, Artikel bis zur Variante zu ändern. Um die Positionsdaten zu ändern, müssen Sie zum bestehenden Vorgang, welcher Ihrer Bestellung zugeordnet ist. Die Änderungen werden im pCon.basket durchgeführt! In der Positionsliste werden alle Artikel, die in einer Bestellung mit aktiver Bestelländerung violett angezeigt.

Sobald Sie den pCon.basket öffnen, werden Sie darauf hingewiesen, dass es offene Bestelländerung vorhanden sind. Diese Meldung kann abgewählt werden.

Die Menge können Sie im pCon.basket ändern. Diese kann in der Artikelliste oder zum jeweiligen Artikel in der Artikelkalkulation geändert werden.

Die Variante kann im pCon.basket ebenfalls geändert werden. Hierzu den gewünschten Artikel selektieren und im Reiter „Konfiguration“ abändern. Hier kann die komplette Variante geändert werden. Sobald der Basket geschlossen wird, werden die Neuerungen in Concept Office übertragen und können bestellt werden.

Es können nun neue Artikel in eine bestehende Bestellung, bei der eine Bestelländerung vorhanden ist, hinzugefügt werden. Hierzu müssen die neuen Artikel im pCon.basket ausgewählt und konfiguriert werden, der Basket geschlossen und die Artikel neu bestellt werden. Wichtig hierbei ist, dass beim Bestellvorgang dieser Haken (siehe Bild unten) gesetzt wird. Er darf jedoch nur in Bestellungen aus Bestelländerungen gesetzt werden!

Anschließend muss die Bestellung manuell gedruckt werden. Nach dem Druck ist aus der erfassten Bestellung eine bestellte Bestellung geworden. Die Bestelländerung schließen Sie ab, in dem Sie die Bestellung unter Sonstiges erneut auslösen.

Wie bereits eingangs erwähnt, ist es zwingend notwendig, bei Bestellungen per Concept EDI - also elektronischen Bestellungen - vor dem Druck der Bestellung im Reiter Lieferdaten/Sonstiges der Bestellung auf Ausgabeart „Papier“ umzustellen. Versenden Sie keine Bestelländerungen per EDI (OEXXml), da Hersteller dies nicht verarbeiten können!

Damit erzeugt das System eine neue Version Ihrer Bestellung. Dies können Sie im Vorgang in den Bestellungen nachvollziehen.

Bestelländerungen können nur durch einen Bestelldruck beendet werden. Das Rückgängig-machen des Aktivieren einer Bestelländerung ist anders nicht möglich! Sollten Sie also versehentlich eine Bestelländerung ausgelöst haben, können Sie diese einfach Drucken („nur Daten erzeugen“), um den Status wieder zurückzustellen.

vorgaenge:xrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-15T08:22:25+00:00

Rechnungsversand per XRechnung

Die XRechnung, ein XML-basiertes Format, ist der aktuelle Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.

Hier finden Sie eine Übersicht der aktuell unterstützten Felder.

Für dieses Modul ist die Lizenz XRechnung erforderlich.

Version XRechnung

Konfiguration 522: Version XRechnung

Angabe der Version XRechnung

0 - aktuelle Version (aktuell implementierte Version)
1 - lt. Einstellung textuell

Da die XRechnungsversion halbjährlich aktualisiert werden, ist es zwingend notwendig, CO regelmäßig zu atualisieren. Nur dadurch kann gewährleistet werden, dass das Portal ihres Auftraggebers die XRechnung nicht ablehnt.

Einrichtung XRechnung

Lizenz prüfen

Unter Administration im Modul Lizenzinfo kann im Reiter Optionen die Lizenz für die XRechnung eingesehen werden. Ist ein Häkchen bei Sonderverarbeitung XRechnung gesetzt, verfügen Sie bereits über die notwendige Lizenz.

Ist die Lizenz nicht vorhanden, muss diese im Ordner Licenses im auf dem Laufwerk C unter dem Ordner CO eingefügt werden. Mit einem Klick auf Lizensieren gelangt man automatisch zu dem entsprechenden Ordner.

Info: Nach dem Einspielen der Lizenz kann ein Neustart von Concept Office notwendig sein.

Einstellungen am Mandanten

Bankverbindung eintragen

Unter Administration im Modul Mandanten wird im Reiter Bankverbindungen die IBAN eingetragen (alle anderen Spalten werden automatisch ausgefüllt).

Falls mehrere Banken existieren, wird automatisch immer die erste aktive Bank für die XRechnung benutzt. Sollen mehrere Banken auf der XRechnung erscheinen, muss ein Bankverbindungs-Schemata angelegt werden.

Bankverbindungs-Schemata anlegen

Um z.B. zwei Bankverbindungen in der XRechnung anzeigen zu lassen, wird dafür ein Schemata im Modul Bankverbindungs-Schemata angelegt. Dieses Modul finden Sie unter Weitere Stammdaten.

Nachdem das Schemata benannt wurde, werden die Banken ausgewählt, welche in der XRechnung angezeigt werden sollen. Wird in der Tabelle Zuordnungen in der Spalte Kunde eine 1 eingetragen, so gilt dieses Schemata für alle Kunden.

Einstellungen im Druck-Manager

Druck-Kundengruppe

Über die Druck-Kundengruppe können Kunden ausgewählt, welche die XRechnung erhalten sollen.

Diese wird unter Administration im Modul Druck-Manager unter Reiter Gruppen und Mitglieder angelegt.

Für die Neuanlage wählen Sie im Grid in einer neuen Zeile die Gruppenart „Kundengruppe“ im Drop-Down-Menü aus. Der Name XRechnung wird in der Spalte „Name“ eingetragen. Das $ setzt sich automatisch nach dem Aktualisieren vor den Namen.

Um nun dieser Gruppe Kunden hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. über das Modul Druck-Manager:

Im Druck-Manager im Reiter „Gruppen und Mitglieder“ können Sie nach Auswahl der Gruppe im unteren Abschnitt der Seite Kunden hinzufügen.
Dies geschieht über die Fernglas-Suche oder die Eingabe der Kundennummer.

2. über das Modul Firmen:

Öffnen Sie das Modul Firmen unter Stammdaten.
Wählen Sie einen Kunden aus und öffnen den Reiter „Kundendaten“.
Im Abschnitt „Allgemein“ befindet sich die Auswahlmöglichkeit für die Druck-Kundengruppe.

Der Kunde, welcher die XRechnung erhalten soll, darf nur einer Email-Gruppe im Kontext von Rechnungen angehören!

Formularzuordnung

Öffnen Sie im Modul Druck-Manager den Reiter „Formularzuordnung“. Fügen Sie in einer neuen Zeile die entsprechende Rechnungsart* (z.B. Rechnung (1) oder Rechnung (Standard)) hinzu.

Folgende Spalten müssen befüllt werden:

Formularname – z.B. Rechnung (1)
Kundengruppe – $XRechnung
Drucker – $EmailXRechnung
Absenderadresse – z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, diese E-Mail-Adresse (welche im Portal als Rechnungs-Mail hinterlegt wurde) muss zwingend in der Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen werden
Absender-Telefonnummer - z.B. senderphone: +49 123 / 456789 (wird verwendet, wenn am Sachbearbeiter keine Telefonnummer hinterlegt ist)
Absendername - z.B. sendername: Max Müller (Rückfallvariante, wenn 1. Sachbearbeiter am Auftrag/Vertrag=0 und/oder 2. angemeldeter Mitarbeiter/Sachbearbeiter keine qualifizierten Namensinformationen trägt)

Sollen mehrere Informationen vorgegeben werden, werden die Informationen mit Komma getrennt in die Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen - z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, senderphone: +49123/456789, sendername: Max Müller

Kontrolle ob Muster oder Standard:

Modul Geschäftsbereiche à Reiter „Textbausteine“ à Reportgruppensatz à Standardaufträge à Mustersatz = z.B. Rechnung (1) oder Standardsatz = z.B. Rechnung (Standard)

Seitensteuerung

Falls zusätzlich zur XRechnung eine PDF oder ein Papierdruck erzeugt werden soll, muss eine Seitensteuerung eingerichtet werden.

In diesem Fall wird eine Seitensteuerung für die Ausgabe der XRechnung und PDF erzeugt. Dafür muss die Seitensteuerung einheitlich benannt werden z.B. „XRechnung + PDF“. Für die XRechnung wird in der Spalte Drucker $EmailXRechnung eingetragen.

Für die PDF wird der Drucker $PDF angegeben. Zusätzlich muss in der Spalte Exportverzeichnins der Pfad angegeben werden, wo die PDF gespeichert werden soll.

Falls eine Seitensteuerung zum Einsatz kommt, dann muss in der Formularzuordnung die Spalte „Seitensteuerung“ ausgewählt werden.

Leitweg-ID und Ziel-Email

Die Leitweg ID wird unter Stammdaten im Modul Firmen im Reiter „Mitarbeiter/Weiteres“ in die Tabelle „Externe Kundennummern“ in die Spalte „Fremdnummer“ eingetragen.

Die Leitweg-ID ist nicht als Pflichtfeld bei der Ausgabe von XRechnungen ausgelegt. Ist diese am Kunden bzw. der Anschrift nicht angegeben, setzt CO automatisch den Wert '(keine Zuordnung)‘ dafür ein.

Es kann zudem ein individueller Standardwert (z.B. ‚unbekannt‘) in der Konfigurationsdatei '< SysDataPfad > \ ImportExport \ XRechnung.ini‘ festgelegt werden:

[General]
BT-10=#unbekannt

Beachten Sie bitte, dass die Leitweg-ID weiterhin bei Rechnungen für Behörden Pflicht ist und in den Stammdaten gepflegt werden muss.

Um die Angabe der Leitweg-ID in den Stammdaten zur Pflicht zu machen, muss ein leerer Standardwert in der XRechnung.ini hinterlegt werden. Dann wird der Rechnungsdruck mit Ausgabe als XRechnung mit einem Fehler abgebrochen, wenn keine Leitweg-ID in den Stammdaten hinterlegt ist.

[General]
BT-10=#

Die Portal-E-Mail wird ebenfalls im Modul Firmen eingetragen. Dafür öffnen Sie den Reiter „Eingabe“. Unter „Verbindungen“ wird die Ziel-Email in der Spalte „RechnungsMail“ hinterlegt.

Email-Einstellungen

Wenn die XRechnung über Outlook versendet werden soll, muss unter Administration im Modul E-Mail Einstellungen der E-Mail Client entsprechend ausgewählt werden. Dadurch wird bei dem Rechnungsdruck die XRechnung in den Ordner Entwürfe im Outlook gelegt und muss manuell gesendet werden.

Soll die Rechnung über SMTP verschickt werden, muss unter dem Reiter „Smtp-Server“ der Server entsprechend eingerichtet werden. Die XRechnung wird dadurch bei Rechnungsdruck sofort an den entsprechenden Empfänger gesendet. Hier muss in der Spalte Absender die einheitliche E-Mail Adresse (z.B. xrechnung@software-concept.de) eingetragen werden. Zusätzlich muss unter dem Reiter „E-Mail Einstellungen“ der SMTP E-Mail Client ausgewählt werden.

Sonderfälle XRechnung

Anschrift bei XRechnung bei mehreren Firmenstandorten, die über Geschäftsbereiche gesteuert werden

Es wird geprüft, ob der im Auftrag bzw. Vertrag hinterlegte Geschäftsbereich (am Vertrag: der Geschäftsbereich für Miete, Wartung oder Klicks, je nach dem was im Vertrag hinterlegt wurde) auf eine Filiale verweist.

Ist dies der Fall, so wird die Anschrift für die XRechnungs-Ausgabe nicht dem Mandanten, sondern der Filiale entnommen.

Ist an der Filiale eine Kundennummer hinterlegt, so wird anhand dieser die Umsatzsteuer-ID ermittelt.

Bitte beachten Sie, dass die Geschäftsbereiche der verschiedenen Vertragserlöse, die gleiche Filiale aufweisen sollten.

Leitweg-ID für mehrere Anschriften einer Firma

Die Leitweg-ID kann zusätzlich pro Rechnungsanschrift angegeben werden.

Hierfür muss in den weiteren Anschriften im Reiter „Weiteres“ im Abschnitt „Warenwirtschaftsdaten“ die geltende Leitweg-ID eingetragen werden. Wenn dieses Feld nicht ausgefüllt wird, greift CO automatisch auf die hinterlegte Leitweg-ID im Modul Firmen zurück.

Gleiches gilt am Vertrag für Miete, Wartung oder Klick, je nachdem was in der Vertragsart freigegeben ist.

Bitte beachten Sie, dass bei verschiedenen Anschriften, pro Vertragserlös die gleiche Leitweg-ID verwendet werden sollte.

Ist die Leitweg-ID an der Anschrift leer, so wird die am Kunden hinterlegte Leitweg-ID verwendet.

Stornorechnung XRechnung

Es gibt die Möglichkeit einzustellen, dass bei Storno einer Rechnung im Modul Formulardruck für Kunden, die XRechungen empfangen, eine Storno-XRechnung ausgegeben wird. Hierfür muss als Zusatzparameter ‚stornobeleg:1‘ in die Rechnungszeile im Druck-Manager eingetragen werden.

Als < InvoiceTypeCode > wird dann der Wert 384 übergeben. Außerdem wird der Knoten <BillingReference> mit der ursprünglichen Rechnungsnummer befüllt. Als ID für die Stornorechnung wird die ursprüngliche Rechnungsnummer mit einem angehängten ‚S‘ ausgegeben.

XRechnung.ini

Im Verzeichnis <SysData>\ImportExport wird die Datei XRechnung.ini unterstützt. Für ausgewählte X-Rechnungs-ID (BT-xx) können Werte angegeben werden, die die Verarbeitung steuern.

Ist die Steuerdatei nicht vorhanden, dann erfolgt die Ausgabe wie dem Wert 0 entsprechend.

Per .ini steuerbare Felder

Feldnummer	Feldname	CO-Punkt	ab Version	Inhalt	Verfügbar ab
BT-10	Leitweg-ID	CO-44419	8.0	siehe - Leitweg-ID	8.2752.107
BT-45	Buyer electronic adress	CO-41589	7.0	Externe Kostenstelle 0 - Name Rechnungsempfänger 1 - Ausgabe der Kostenstelle	7.0.6635
BT-70	Deliver to Party name	CO-40919	8.0	Name abweichende Lieferanschrift 0 - nicht ausgeben 1 - ausgeben	8.1337.85
BT-126	Invoice line identifier	CO-42154/CO-42314	7.0	Vertragsabrechnungen\Vertragsabrechnungskorrekturen 0 - interne Rechnung-Positionsnummer 1 - Ausgabe MaschinenNr, SerinenNr, Stellplatz	7.0.6652 / 8.1771.0

Angaben können erfolgen:

global
pro Mandant
pro Kunde

Bei der Ermittlung werden die gültigen Einstellungen kombiniert.

Beispiel:

Aktuell unterstützt wird ID ‚BT-70’, die im Rahmen einer kostenpflichtigen Anpassung (Name abweichende Lieferanschrift) implementiert wurde.

Standardmäßig wird ‚BT-70‘ ausgegeben (falls keine XRechnung.ini) vorhanden ist. BT-70=1 wird ausgeben BT-70=0 wird unterdrückt (wie ohne .ini).

; Steuert die Ausgabe der XRechnungen
; Datei muss nicht vorhanden sein, dann greifen die programmseitigen Standardwerte


; globale Einstellungen
[General]

;Deliver to party name BT-70 Text 0..1 58
;Der Name des Empfängers, an den die Waren geliefert bzw. für den die Dienstleistungen erbracht werden.
;Das Informationselement ist zu verwenden, wenn der Empfänger vom Erwerber abweicht.
; 1-ausgeben 0-nicht ausgeben
BT-70=1

; Einstellungen für Mandant 98, übersteuert globale Einstellungen
[General_98]
BT-70=0

; Einstellungen für Kunden 61, übersteuert globale und Mandanteneinstellungen 
[Kunde_61]
; Ausgabe unterdrücken
BT-70=0

weitere_stammdaten:aktivitaetenarten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-26T15:19:50+00:00

Aktivitätenarten

Unter Weitere Stammdaten befindet sich das Modul Aktivitätenarten. Jeder Aktivität liegt eine Aktivitätenart zu Grunde. Die Anlage von Aktivitätenarten geschieht im vorliegenden Modul. Aktivitätenarten dienen der Selektion von Einzelaktivitäten zur späteren Auswertung.

Eingabe von Aktivitätenarten

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Kennung zur Eingabe freigegeben. Nun kann ein maximal 20 Zeichen langer, eindeutiger Name vergeben werden. In Concept Office wird stets die Bezeichnung zur Auswahl der Aktivitätenart angeboten.

Ist eine Aktivitätenart nicht aktiv gesetzt, wird sie in der Auswahl bei Anlage einer Aktivität ganz unten ausgegraut angezeigt, da sie nur noch der Anzeige in historischen Aktivitäten dient.

Außerdem können Farben für das Hervorheben in der Monatsansicht, im Kalender und der Disposition definiert werden. Durch farbige Kennzeichnungen können besondere Aktivitäten sofort erkannt werden. Die Farben sollten sparsam verwendet werden, um eine Signalwirkung zu erzielen.

Zu späteren statistischen Auswertung stehen folgende Eingaben zur Verfügung:

Kosten: Hier kann angegeben werden, welche Kosten durch die Aktivitätenart entstehen
Mögliche Ergebnisse: Dieses Feld dient der Eingabe von Ergebnissen

Weiterhin können folgende Vorgaben an Aktivitäten dieser Aktivitätenart vererbt werden:

Privat
Außer Haus

Im Abschnitt Einstellungen gibt es folgende Optionen:

In der Historie anzeigen (kleines Fenster hinter dem grünen Link im Modul Firmen))
Mit Outlook synchronisieren
E-Mail an entsprechenden Mitarbeiter senden
Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen
Stundenzettelaktivität
Im Portal anzeigen
Kostenpflichtig (Einstellung wird auch nach Concept Flex vererbt. Das Feld dient lediglich der Kennzeichnung ohne weitere Funktionalität im Programm.)
Erledigung nur mit Folgeaktivität möglich (Wenn diese Einstellung aktiv ist, können Aktivitäten dieser Art nur mit vorhandener Folgeaktivität gespeichert werden.)
Erledigung nur mit Eingabe weiterer Firmendaten (Betrifft Anzahl der Mitarbeiter, Datum und Bemerkung. Die Abfragefelder kommen nur, wenn die Aktivität auch mit einer Firma verknüpft ist. Die Felder werden mit den aktuellen Daten aus der Firma vorbelegt. Die vorbelegten Daten müssen nicht zwingend geändert, aber mindestes bestätigt werden.)

Workflows

Workflows sind selbstauslösende Arbeitsabläufe, die in Concept Office über Aktivitäten abgebildet werden.

Es besteht die Möglichkeit der Anlage eines Workflows mit oder ohne Ergebnissen.

Anlage eines Workflows mit möglichen Ergebnissen

Es können für alle Aktivitäten beliebig viele Workflows definiert werden. In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden. Nicht alle möglichen Ergebnisse müssen mit einem Workflow definiert werden.

In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden.

Es müssen nicht alle möglichen Ergebnisse mit einem Workflow definiert werden.

Im Abschnitt Workflowdefinition kann zuerst eins der zuvor festgelegten möglichen Ergebnisse ausgewählt werden. Die Seite muss zuerst aktualisiert werden, damit die möglichen Ergebnisse angezeigt werden.

Ergebnis - Auswahl eines zuvor festgelegten möglichen Ergebnis
Geschäftsbereich - Auswahl eines für den Workflow gültigen Geschäftsbereiches
Wird (alle) gewählt, gilt der Workflow dieser Aktivität für alle Geschäftsbereiche.
Aktivität - Auswahl der Aktivität, die dem eingetretenen Ergebnis folgen soll (es dient der optimalen Weiterführung der Aufgabe)
Bezeichnung - Hinterlegung textueller Hinweise, die für die nächste Aktivität von Bedeutung sind
Offset in Tagen - Hinterlegung der Tage bis zur Aktivität, d.h. aktuelles Datum plus Offset in Tagen ergibt das Datum der Aktivität
Mitarbeiter - Zuständiger Mitarbeiter, der für die Ausführung der Aktivität zuständig ist
Bereich - der festgelegte, zugehörige Bereich
Bemerkungen - die hier vorbesetzte Bemerkung wird an die entstehende Aktivität vererbt.

Über den Link Workflow anzeigen wird die schematische Darstellung geöffnet. Diese steht nicht zur Verfügung, wenn im Abschnitt Einstellungen die Option Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen angehakt ist. Die grafische Darstellung ermöglicht den Arbeitsablauf, der für die entsprechende Aktivitätenart definiert ist, noch einmal zu prüfen und erleichtert den Mitarbeitern diesen Abläufen nachvollziehen zu können.

Folgende Konfiguration ist zu beachten:

0 - Nein
1 - Ja

Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse

Das Ziel der Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse ist, eine Kette von Aktivitäten mit Hilfe eines auslösenden Triggers sofort zu erstellen.

Außerdem muss die Check-Box Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen aktiviert werden.

Auslösen der Workflowkette

Um die Aktivitätenkette nun auszulösen, muss eine Aktivität mit dieser Triggeraktivität erstellt werden.

Für alle an dieser hinterlegten Definitionen werden nun Aktivitäten erstellt.

Zuweisen von Aktivitätenarten

Im Modul Offene Aktivitäten, ist unter Aktuell-Vertrieb zu finden, stehen die Aktivitätenarten zur Verfügung. In jeder Aktivität kann im Aktivitäten-Auswahlfeld aus den vorhandenen Aktivitätenarten gewählt werden. Je nach Herkunft der Aktivität ist diese mit Standardwerten vorbelegt.

Aktivitätenarten

edi-schnittstelle:artikelstamm_ausgeben

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T12:33:55+00:00

Artikelstamm ausgeben

Im Strukturbaum Sonstiges lassen sich mithilfe der Edi-Schnittstellen ‚Artikelstamm ausgeben‘ artikelbezogene Daten - wie Artikelname, Artikelnummer, Bestellmenge, Artikelzustand – von Concept aus Office in einen Webshop exportieren.

Einstellungen Edi-Schnittstelle

Um Artikeldaten in den Webshop zu laden, kann über die Edi-Schnittstelle eine Xml-Datei im BMEcat-Format ausgegeben werden.

Folgende Parameter sind auszuwählen:

Schnittstelle = Artikelstamm ausgeben
Datenformat= BMEcat-Xml
Exportschema = <gewünschter Schemaname>

Über den Button „Konfiguration…“ kann die Konfiguration des Schemas vorgenommen werden. Unter „Ordner“ wird

das Zielverzeichnis angelegt, in welches die Dateien ausgelesen werden.
der Dateifilter wird mit „*.xml“ angelegt

Über „Ausgeben“ wird der Xml-Artikelausgabedialog gestartet, in welchem eine Auswahl der zu übergebenden Artikel nach Trade Pilot getroffen wird.

Über den Button „Automation-Xml“ kann ein neuer Zielordner erstellt werden, dessen Pfad darauffolgend im Feld Zielverzeichnis der Maske „Konfiguration..“ eingetragen werden kann.

Nach der Speicherung der „Konfiguration“ wird über den Button „Ausgeben“ eine Xml-Artikelausgabedialog gestartet, in dem eine Auswahl der zu übertragenden Artikel nach Trade Pilot getroffen wird.

Übernahme-Schema XML Artikelausgabe

Mandantenauswahl

Die „Mandantenauswahl“ zeigt den aktuell in Concept Office ausgewählten Mandanten an.

Durch die Auswahl einer Filiale kommt es in der Ausgabe zum Ersatz der Anschrift durch die Anschrift der Filiale.

Format der Ausgabe

Zeilenumbrüche durch Platzhalter ersetzen: Zeilenumbrüche in Artikelbezeichnung, Langtext und Variantentext können durch den Platzhalter „#cr#, #lf#“ ersetzt werden.

Option „ohne Namespaces ausgeben“ in der XML Artikelausgabe: beim Speichern des Dokuments werden dadurch alle XML-Namespaces entfernt. Die Funktion steht sowohl für BMEcat 1.2 als auch für BMEcat 2005 zur Verfügung.

Auswahl der Artikel

„nur Artikel mit Exportkennzeichen“, selektiert alle Artikel aus, bei denen „Artikel exportieren“ im Artikelstamm aktiviert ist.
„nur Artikel mit EAN ausgeben“, selektiert alle Artikel mit einer EAN
„nur Artikel mit Preisen>0“, selektiert alle Artikel mit einem Preis größer 0
„ Nur Artikelmit Sonderkonditionen“, selektiert alle Artikel mit einer Sonderkondition
„Keine gesperrten Artikel“, selektiert alle Artikel mit einer Sperre
„Kundenexklusivartikel“. Bei der Ausgabe des Artikelstammes als BMEcat-Katalog gibt es jetzt auch die Möglichkeit Kundenexklusivartikel mit auszugeben, auch wenn kein Kunde für diese Ausgabe eingestellt ist.

Recherche: es kann eine Recherche angegeben werden, die die Artikel weiter einschränkt. Die Recherche muss folgender Syntax entsprechen: „Select Artikelnummer from …“

Bei der BME-Cat-Ausgabe werden Artikel der Artikelart ‚Fracht/Porto‘ ignoriert.

Artikel ausgeben bei Änderung von

Felder aktivieren, wenn nur Artikel mit Preisänderungen, im oben angegebenen Zeitraum, berücksichtigt werden sollen. Ist das „Ab Datum“ leer, dann werden alle Artikel mit Verkaufspreisen ausgegeben.

Artikel ausgeben, die im folgendem Zeitraum geändert wurden

„Immer komplett ausgeben“ - es werden immer alle Artikel ausgegeben, die den anderen Selektionskriterien entsprechen
Das „Ab Datum“ wird automatisch bei einer erfolgreichen Ausgabe mit mehr als einem Artikel für die nächste Ausgabe auf das heutige Datum gesetzt.
Das „Bis Datum“ wird immer auf das aktuelle Datum gesetzt, so dass standardmäßig immer alle Änderungen seit der letzten Ausgabe selektiert sind.

Art der Ausgabe

Für die Ausgabe der Katalogartikelnummern muss unter „Art der Ausgabe“, „Artikelkatalog ausgeben (z.B. für Trade Pilot)“ aktiviert werden.

Artikelnummer für die Ausgabe

Zur eigenen Artikelnummer und der Herstellerartikelnummer, kann zusätzlich eine Katalogartikelnummer ausgegeben werden. Als Kataloge stehen die eingetragenen Druckkataloge aus dem Mandantenstamm zur Auswahl Die Katalogartikelnummer wird aus dem Artikelkatalog (Modul Artikel / Katalog /Artikelnummer im Katalog) ausgewählt.

Artikelklassifizierungen

In der Mehrfachauswahl kann ein Klassifikationssystem von Waren und Dienstleistungen ausgewählt werden.

Auswahl der Preise für die Ausgabe

Für die Übergabe der Verkaufspreise in den Webshop kann unter „Auswahl der Preise für die Ausgabe“ der, oder die VK-Preiskataloge ausgewählt werden.

Im Modul „Preiskatalog“, wird über die Eingabe „Rang“ entschieden, welcher Preis aus den ausgewählten VK-Preiskatalogen genommen wird. Hier ist der höhere Rang entscheidend.

Über den Haken „ohne Aktionspreise ausgeben“ kann die Ausgabe von Aktionspreisen gesteuert werden.

Außerdem erfolgt nun die Ausgabe entweder für Preiskataloge oder kundenspezifisch. Sollte eine Kundennummer eingesetzt werden, wird die Eingabe für Preiskataloge automatisch gesperrt. Ist ein Preiskatalog gewählt, so wird die Eingabe eines Kunden verworfen.

Webkatalogzuordnung

Um nur Artikel mit den entsprechenden Webshop-Kategorien auszugeben, muss bei „Webkatalog“ der entsprechende Eintrag ausgewählt werden.

Weitere Optionen

Für den Artikelstammexport als BMEcat wurde eine neue Option hinzugefügt, dass für alle Preise mit Menge 0 stattdessen die kleinste Abgabemenge ausgegeben wird.

Ausführen

In der Rubrik Ausführen wird über den Button „Daten ausgeben“ die BME-CAT-Datei erzeugt und in das ausgewählte Verzeichnis ausgegeben. Über „Anzahl ermitteln“ kann vor der Ausgabe geprüft werden, wie viel Datensätze in die BME-CAT-Datei übergeben werden.

XML-Datei

bei EDI-Schnittstelle:

LANGUAGE = immer „deu“
CATALOG_ID = ID des ausgewählten Webkatalogs. Wenn kein Webkatalog ausgewählt ist, dann bei einem ausgewählten Preiskatalog dessen Priorität. Bei mehreren Katalogen deren Anzahl + der Text „x Kataloge“ (wobei x = Anzahl der ausgewählten Preiskataloge). Wenn beide Felder leer sind, dann kein Wert.
CATALOG_VERSION = immer „1.0“
CATALOG_NAME = Eingabe von Katalogname
DATETIME = Ausgabezeitstempel
TERRITORY = Mandant.Land
CURRENCY = Mandant.Hauswaehrung

bei Vorgang

LANGUAGE = immer „deu“
CATALOG_ID = Vorgangsnummer
CATALOG_VERSION = aktueller Mandant
CATALOG_NAME = Vorgangstitel
DATETIME = Ausgabezeitstempel
TERRITORY = Auftragskopf.LieferungLand
CURRENCY = ASuftragskopf.Waehrung

Zeitgesteuerte BMECAT-Ausgabe über Automation

Voraussetzung

Anlage eines Exportschemas in der Datei Artikelstamm_ausgeben.Ini unter Sysdata\ImportExport: z.B.: [Test_Kunde]

Erstellen der Automation Xml

In der Edi-Artikelausgabe wird die Schnittstelle Artikelstamm ausgeben, mit Datenformat BMECAT_Xml und dem zuvor angelegte Exportschema Test_Kunde gestartet.

Über den Button Ausgeben wird das Formular zur Xml Artikelausgabe aufgerufen.

Die hier getroffenen Einstellungen können über den Button Speichern(rot) für die Automation gesichert werden. Danach wird die Artikelausgabe geschlossen. Ist dies alles erfolgt, kann jetzt noch die Automation Xml durch Klick auf den Button erstellt werden.

Die gespeicherten Einstellungen befinden sich im Ordner „<CO-Pfad>\SysData\ImportExport\XmlArtikelAusgabe“

Weiteres

Sonderrecht Artikelstamm ausgeben

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat den Artikelstamm auszugeben.

Ja
Nein

EDI-Schnittstelle,, Webshop

tourenplanung:tourenplanung_bei_ls-druck

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:08+00:00

Tourenplanung bei LS-Druck

Bitte lesen Sie vorab den einführenden Artikel: Tourenplanung

Mit der Einstellung der Konfiguration „231“ auf „3 - PBS bei LS-Druck“ zur Mandantenkonfiguration 231 werden die Vorgänge einer Tour zugeordnet, sobald zum Vorgang der Lieferscheindruck erfolgt ist.

Ist zur Tourenplanung auch CO-Logistik aktiv erfolgt die Abwicklung des Kommissionierscheines abweichend. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Packzetteldaten ändern

Wird während des Packens festgestellt, dass die zu packende Menge abweichende zur Menge des Packzettels ist, dann kann in der Karteikarte „Kommissionierung“ eine Änderung der Packmenge erfolgen. Hierzu wird in „Kommissionieren gewechselt. Anschließend wird unter Vorgangs-Nummer die Vorgangsnummer zum Packzettel eingetragen. Unter „Vorgangspositionen kann dann die Packmenge geändert werden.

Lieferschein drucken

Nachdem die Ware an Hand der Packzettel Kommissioniert wurde, wird im Anschluss der Filter zur Tour geändert, so dass alle Vorgänge zur Tour angezeigt werden. Nun können über den Filter Druckdatum die gedruckten Packzettel zur Tour aufgerufen werden.

Über die Modulfunktion „Lieferschein drucken“ wird der Lieferscheindruck zu den ausgewählten, oder markierten Vorgängen ausgelöst. Anschließend werden die Vorgänge in die jeweilige offene Tour, soweit vorhanden, oder in eine neue Tour aufgenommen.

Ladeliste

Nachdem die Vorgänge über den Lieferscheindruck einer Tour zugeordnet sind, können die offenen Touren in der Übersicht ausgewählt werden.

Per Doppelklick auf eine offene Tour gelangt man in die Registerkarte Tour, wo man im unteren Bereich eine Liste der Lieferscheine zu dieser Tour findet.

Versandetiketten drucken

Mit Doppelklick auf einen Lieferschein gelangt man in die Registerkarte Kommissionierung. Alternativ kann man auch manuell in die Registerkarte wechseln und die Lieferscheinnummer in das entsprechende Feld eingeben. Man findet nun alle Positionen des Lieferscheins mit der Möglichkeit Paketaufkleber zu drucken. Dabei ist im Feld „Anzahl Pakete neu“ die entsprechende Menge einzugeben.

Mit Enter wird der Druck ausgelöst.

Mit „Ja“ werden die Paketaufkleber gedruckt und Anzahl Pakete in das Feldee „beisher“ eingetragen. Wird mit „Nein“ bestätigt, dann wird trotzdem die Anzahl Pakete in „bisher“ eingetragen, jedoch kein Paketaufkleber gedruckt.

Soll die bisherige Anzahl Pakete korrigiert werden, dann kann man im Feld Anzahl Pakete neu mittels Eingabe eines entsprechend negativen Wertes und betätigen der Schaltfläche Versandetikett drucken für Korrektur sorgen. Ein Etikett wird in diesem Fall nicht ausgedruckt.

Nach dem Druck der Paketaufkleber wird in der Maske „Tour“ der Status der Vorgänge auf „gepackt“ gesetzt.

Um im Anschluss eine Ladeliste zu drucken, muss mindestens 1 Auftrag den Status gepackt haben. Auf die Ladeliste werden nur die Lieferscheine aufgenommen, die mindestens einen gedruckten Paketaufkleber aufweisen.

Der Druck der Ladeliste erfolgt nach Setzen des Hakens „Druckfreigabe Ladeliste“, über die Modulfunktion „Ladeliste drucken“. Freigabehaken gesetzt:

Erst mit dieser Freigabe kann die Ladeliste gedruckt werden
Über den Freigabehaken wird die Tour für die weitere Vorgänge gesperrt. Neu gedruckte Lieferscheine werden in eine neue, noch offene Tour übernommen.

Bei Druck der Ladeliste wird die Tour auf erledigt gesetzt. Alle Lieferscheine die noch keine Paketaufkleber aufweisen, werden in die nächste offene Tour (gleiche Tour mit neuer Tour-ID) verschoben.

Soll für die Tour genaue Zeitangaben eingetragen werden, kann der Haken bei Tour erledigt wieder entfernt werden und eine Startúhrzeit und ein Endedatum mit Uhrzeit nachgetragen werden.

Nachabwicklung

Kann ein Paket nicht ausgeliefert werden, so muss dies in der Tourenplanung vermerkt werden, damit das Paket, auf der nächsten Tour wieder mit auf die Ladeliste gedruckt wird. Zu diesem Zweck rufen Sie in der Registerkarte Tour die Tour-ID auf und ändern bei dem nicht ausgelieferten Lieferschein den Status auf „Zustellung nicht möglich“. Dadurch wird der Lieferschein auf die nächste Tour-ID verschoben.

Wird der Vorgang in die nächste Tour übernommen, so sollte dies mit der Option „aus aktueller Tour entfernen“ erfolgen. Der Vorgang wird in die nächste Tour mit dem Status „gepackt“ übernommen.

Das Stornieren eines Lieferscheins in der Vorgangsbearbeitung entfernt diesen auch aus offenen Touren.

ansprechpartner:wie_wird_ein_ansprechpartner_angelegt

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-21T07:25:32+00:00

Ansprechpartner anlegen

Ansprechpartner können auf 3 Wegen angelegt werden:

über das Modul Firmen / Anschriften
direkt über das Modul Ansprechpartner
bei Anlage von Aktivitäten

1. über das Modul Firmen oder über das Modul Anschriften

Dazu gibt es in den Modulfunktionen einen Button „Ansprechpartner anlegen“.

2. direkt über das Modul Ansprechpartner

Über die Schaltfläche „neu“ öffnet sich eine neue Eingabemaske, damit man den Ansprechpartner anlegen kann.

Als erstes wird über die Fernglassuche die entsprechende Firma ausgewählt, zu welcher der Ansprechpartner gehört.

Als nächstes wird die passende Anschrift gewählt. Dabei werden nur die Anschriften der bereits ausgewählten Firma angezeigt.

Anschließend sollten wenigstens Name und Vorname angegeben werden. Diese beiden sind Pflichtfelder. Alles andere kann eingegeben werden, muss aber nicht zwingend.

Die weiteren Reiter des Moduls Ansprechpartner kann man sich über das Modul Profildefinitionen eigenständig zusammenstellen.

Wenn alle Eingaben eingegeben und gespeichert wurden ist dies im Ansprechpartner hinterlegt und es können nun noch die passenden Verbindungen eingegeben werden.

3. bei Anlage von Aktivitäten

Bei Anlage von Aktivitäten kann jetzt auch ein neuer Ansprechpartner angelegt und mit der Aktivität verknüpft werden.

Hierfür gibt es im Modul Aktivitäten einen neuen Button Neuer AP. Über diesen kann in einer separaten Maske der neue Ansprechpartner angelegt werden.

Der Button ist erst nach Wahl der Firma sichtbar.

Alternativ ist dies auch über die Modulfunktion Aktivitäten anlegen bspw. aus dem Modul Firmen möglichen. Hierfür muss in der Eingabemaske Zuordnung der neue Haken Neuen Ansprechpartner anlegen gesetzt werden.

Weiteres

In diesem Modul ist die Möglichkeit gegeben Daten, wie Telefonliste, Geburtstage Ansprechpartner oder ein Adressetikett, bereits angelegte Ansprechpartnern zu drucken. Dabei ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Ansprechpartner

Steuert, welche Rechte der Benutzer Zum Ducken bestimmter Datensätze im Ansprechpartner-Modul hat.

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

concept_cash:optionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-14T08:20:41+00:00

Optionen in Concept Cash

Die Optionen in Concept Cash steuern das Programmverhalten und ermöglichen es, Concept Cash nach eigenen Anforderungen anzupassen.

Die Optionen können über das Concept Cash Hauptmenü oder das Symbol auf dem Startbildschirm gestartet werden.

Allgemeine Optionen

In diesem Menü werden grundlegende Einstellungen für das Programmverhalten der Kasse hinterlegt, beginnend beim optischen Erscheinungsbild im Bereich Container-Einstellungen.

Für die nachfolgenden Optionen kann ein Gültigkeitsbereich festgelegt werden. Er legt fest, ob es sich um globale Einstellungen, die für alle physischen Kassensysteme gleichermaßen gelten sollen,oder um lokale Einstellungen, die nur für genau dieses Kassensystem gelten sollen, handelt

Stellen Sie vorerst nur eine globale Einstellung ein. Eine nachträgliche Lokalisierung ist jederzeit möglich.

Nun folgen die Allgemeinen Einstellungen:

Tabelle für die Artikelfesttasten
Online Buchen
Bonnummer fortlaufend: laufende Bonnummer nicht bei Tagesbeginn auf 1 zurücksetzen
automatisches Skonto: ab welchem Betrag automatisch die Skontoeingabe beim Bezahlen aufgerufen werden soll.
Abschöpfung anzeigen:
Kassiereranmeldung-Resetzeit: „Bildschirmschoner“;nach wieviel Sekunden Inaktivität, muss sich der Kassierer erneut anmelden
Verhalten bei bereits gestarteter Kasse

Anschließend werden die Dauermodi eingestellt, sowie ob Bons und Quittungen gedruckt werden sollen und die Druckabfrage ab Steuerbetrag einzuschalten.

Zahlungsoptionen

ENTER als Bar:im Bezahlmodus wird nach Bestätigung des Zahlbetrages dieser automatisch als Barzahlung übernommen
Zahlgeldzwang: als Vorschlag zur Zahlung wird 0,00 € vorbelegt (Kassierer muss Betrag immer eingeben)
Lieferschein/Rechung auf Bondrucker: Leitet den Druck der Vorgangsdokumente auf den Bondrucker um

Nachfolgend werden die Gutschein Optionen eingestellt.

Unter Kassenabschluss können Sie einstellen, wie oft der Zählvorgang des Sortenberichts wiederholt werden soll, wenn Differenzen größer als der eingegebene Betrag auftreten.

Unter Steuergrenze können Sie den automatischen Start der manuellen Kundeneingabe für Barzahlungskunden ab einen Bonbetrag in Hauswährung hinterlegen.

Displayoptionen

Im Bereich Standbymodus hinterlegen Sie den Text, der dem Kunden angezeigt werden soll, wenn sich die Kasse im Ruhezustand befindet.

Im Bereich Positionseingabe stellen Sie ein, wie dem Kunden einzelne Positionen während der Eingabe angezeigt werden sollen.

Im Bereich Zahlungseingabe stellen Sie ein, was angezeigt wird, wenn die Zahlung erfolgt.

Hardwareeinstellungen

Hier werden die technischen Bedingungen für die Druckausgabe, die Schublade und die Anzeige des Displays hinterlegt. Beim ersten Start sollte hier einmal auf die Schaltfläche „Standard“ geklickt werden und die Werte, die dann eingetragen wurden, übernommen werden. Als „Standard“ wird ein Epson Serielldrucker an COM 1 inkl. Schubladenbelegung eingetragen.

Durch Klicken auf die Schaltfläche Kassenauswahl haben Sie die Möglichkeit, aus einem Auswahlfenster die „Aktuelle Kasse“ zu definieren. Im Feld Speichermodus können Sie entweder Globale Konfiguration oder Nutzerabhängige Konfiguration einstellen. Die nutzerabhängige Konfiguration ist für den Betrieb auf einem Windows-Terminal-Server vorgesehen. Wenn Sie Globale Konfiguration wählen, werden die Einstellungen für den kompletten PC gespeichert (empfohlen an normalen Kassen-PCs). Die Speicherung der Daten erfolgt in der Registry in local machine. Wählen Sie Nutzerabhängige Konfiguration, werden die Einstellungen nutzerbezogen gespeichert (current user).

Im Bereich Drucker können Sie einen verfügbaren Drucker als Bondrucker einstellen, wenn kein Bondrucker verwendet werden soll. Das Häkchen im Feld Druckerfunktionalität unterstützen muss immer gesetzt sein. Welcher Drucker als Quittungs-, Lieferschein- und/oder Rechnungsdruckerverwendet werden soll, können Sie im Drop-Down-Feld A4-Standard-Drucker auswählen.

Im Feld COM Drucker werden der COM Port und weitere Settings des Druckers eingestellt, siehe technische Beschreibung Ihres Bondruckers. In den Bereichen Kassenschublade und Display werden analog zum Feld COM Drucker die Einstellungen definiert, wiederum siehe technische Handbücher Ihrer Hardware.

Achtung die Eingabe des Kassenschubladen - COMPorts ist nur durch Betätigen der Taste „Druckerliste laden“ möglich.

Im Bereich Allgemein legen Sie fest, ob die Kasse auch mit der Maus bedient werden kann und ob sich die Kasse minimieren lassen soll (beides empfohlen)

Concept Cash, Kasse

concept_flex:barcodescan

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:28+00:00

Barcodescan Funktion Flex Logistik

Diese Funktion befindet sich in der Pilotierungsphase und steht aktuell noch nicht zur Verfügung!

ConceptFlex kann, wenn das verwendetet Endgerät über eine kompatible Kamera verfügt und der Zugriff darauf besteht, Barcodes direkt scannen und verarbeiten. Je nach Hersteller ist das Menü für die Einstellungen des Gerätes (nicht ConceptFlex) teilweise angepasst oder anders aufgebaut.

Es kann direkt ein Menüpunkt für den Chrome-Browser vorhanden sein oder auch ein separater Punkt für die Kamera, wo man wiederum die Einstellungen für die jeweilige Anwendung findet. Jeder Hersteller bietet in der Regel online eine Bedienungsanleitung an, die Sie bei Problemen mit der jeweiligen Einstellung heranziehen sollten.

Voraussetzungen

Ein Endgerät mit kompatiblem Webbrowser und Kamera wird benötigt.
Es muss Zugriff auf die Kamera muss bestehen. Das ist von den gerätespezifischen Sicherheitseinstellungen abhängig.

Barcode-Formate

Aktuell werden folgende Formate unterstützt…

1D product	1D industrial	2D
UPC-A	Code 39	QR Code
UPC-E	~~Code 93~~	Data Matrix
EAN-8	Code 128	~~Aztec~~ *
EAN-13	~~Codabar~~	~~PDF 417~~ *
	ITF	~~MaxiCode~~
	RSS-14
	~~RSS-Expanded~~ *

Grundeinstellungen

Die Barcode Scanfunktion kann unter im Hauptmenü unter Einstellungen aktiviert werden…

Die Grundeinstellungen sind mit einer Linie als Zielmarkierung und aktivierter Formatautomatik vorbelegt, wobei die Zielmarkierung nach den persönlichen Vorlieben angepasst bzw. auch deaktiviert werden kann.

Mit diesen vorbelegten Grundeinstellungen kann eigentlich sofort losgelegt werden. Weitere Einstellungen sind nur in Problemfällen nötig!

Barcodes scannen

Ist die Funktion aktiv, erscheint neben den jeweiligen Eingabefeldern ein entsprechendes Symbol…

An dieser Stelle erscheinen, je nach verwendetem Endgerät und Browser, ggf. Meldungen die Kamera zu aktivieren oder den Zugriff darauf zu gewähren.

Über dieses Symbol wird dann die Kamera aktiviert. Sind mehrere Kameras vorhanden, wird die Standard-Kamera aktiviert. Die zu verwendende Kamera kann dann aber nachträglich ausgewählt werden.

Ansicht Tablet/Smartphone…

Der Dialog schließt sich automatisch, sobald ein Barcode erkannt wurde und die Suche beginnt. Er kann aber auch manuell wieder beendet werden, für den Fall, dass man den Vorgang abbrechen möchte.

Weitere Einstellungen

Zugriff auf Kamera einstellen

Android Smartphone/Tablet

Bei Geräten, die mit Android laufen, kann der Zugriff auf die Kamera für den Chrome-Browser in den Einstellungen festgelegt werden.

Apple Smartphone/Tablet

Bei mobilen Geräten von Apple kann der Zugriff auf die Kamera für den Browser in den Einstellungen festgelegt werden…

Formatautomatik

Ist die Formularautomatik aktiv, scannt die Anwendung alle unterstützten Formate. Es kann aber nötig sein, wenn mit Verpackungen gearbeitet wird, auf denen mehrere Barcodes aufgedruckt sind, dass nur ein oder bestimmte Barcodes gescannt werden dürfen. Ist das der Fall, können die Formatautomatik deaktiviert und nur die benötigten Formate aktiviert werden. Die Funktion ist im Auslieferungszustand mit einer typischen Kombination vorbelegt.

Es muss bei deaktivierter Formatautomatik mindestens ein Format aktiviert werden, sonst ist die automatische Erkennung aktiv!

Einschränkungen

Auf iOS-Geräten funktioniert der Kamerazugriff nur mit dem integrierten Safari-Browser und nicht mit anderen Browsern. Grund ist ein eingeschränkter WebRTC Support von Apple. Mindestens iOS 13 wird benötigt.

F & A

F: Warum muss bei jedem Scan der Zugriff auf die Kamera erneut gewährt werden, bzw. erscheint die Abfrage dazu?

A: Ob und wie lange die Einstellung erhalten bleibt, hängt vom verwendeten Endgerät und Browser ab. Im Normalfall kann in den Einstellungen des Endgerätes festgelegt werden ob der Zugriff gewährt, nicht gewährt oder immer nachgefragt werden soll. Nach dem Löschen von Browser-Daten, erfolgt die Abfrage meist erneut.

F: Warum kann die Funktion auch aktiviert werden, wenn das Endgerät keine Kamera hat?

A: ConceptFlex kann auf mehreren Geräten parallel genutzt werden, unabhängig, ob eine Kamera vorhanden ist. Die Funktion lässt sich auch kurzfristig aktivieren bzw. deaktivieren.

F: Warum steht die Funktion nicht generell in jedem Eingabefeld zur Verfügung?

A: Es ist nicht immer unbedingt sinnvoll in jedes Feld scannen zu können, da das oft zu Fehlern führt, bzw. versehentlich Daten ändert (z.B. Feld Artikeltext). Daher wurden die Felder bewusst gewählt.

Flex, Barcode, scannen, Formate, Apple, Android, Safari, Chrome

externe_systeme:office_365_oauth_2.0

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-26T08:30:29+00:00

Office 365 - OAuth 2.0

Einstellungen in Microsoft Entra ID

App-Registrierung

https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity-platform/quickstart-register-app

Berechtigungen

POP3

Office 365 Exchange Online → Anwendungsberechtigungen → Pop.AccessAsApp

SMTP

Office 365 Exchange Online → Anwendungsberechtigungen → SMTP.SendAsApp

Microsoft Graph

Microsoft Graph → Anwendungsberechtigungen → Mail.ReadWrite, Mail.Send

Anwendungs- und Dienstprinzipalobjekte (POP3 und SMTP)

Der Zugriff auf die Postfächer erfolgt über Dienstprinzipale: https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity-platform/app-objects-and-service-principals
Verwalten von Berechtigungen: https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/recipients/mailbox-permissions?view=exchserver-2019
FullAccess – Rechte müssen für jedes Postfach vergeben werden, sonst hat das Dienstprinzipal keinen Zugriff.

Falls Sie Unterstützung zur Einrichtung (kostenpflichtige Dienstleistung) benötigen, so wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Einstellungen in Concept Office

In den Externen Systemen besteht die Möglichkeit das System ‚Office365‘ zu hinterlegen. Hier können alle Daten zur OAuth 2.0-Authentifizierung für die Kommunikation mit Office 365 hinterlegt werden.

Folgende Eingaben sind notwendig (müssen aus Microsoft Entra ID entnommen werden):

ClientID
Secret
Tenant

Eine Mehrfachanlage ist hierbei möglich.

POP3

In den Konfigurationen für die EDI-Schnittstelle die Authentifizierung Oauth2 wählen und eine Verknüpfung zu dem zugehörigen externen System herstellen.

SMTP

Oauth2 am SMTP-Server als Authentifizierungsmethode einstellen:

Externes System hinterlegen
Server = smtp.office365.com

In der E-Mail-Einstellung SMTP als E-Mail-Client und den gewünschten SMTP-Server auswählen.

Microsoft Graph

In den E-Mail-Einstellungen Microsoft Graph als E-Mail-Client auswählen:

Externes System hinterlegen
Absender festlegen oder Haken Absenderadresse laut Mitarbeiter wählen

EDI-Schnittstellen-Konfiguration für den Abruf:

herstellerauftragsbestaetigungen:herstellerauftragsbestaetigungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-10T11:26:44+00:00

Herstellerauftragsbestätigungen prüfen und verarbeiten

Die elektronischen Herstellerauftragsbestätigungen (E-Ab) lassen sich in einem eigenen Modul über der EDI-Schnittstelle einlesen und prüfen. Dabei werden die E-Ab’s mit einem Prüfstatus versehen und so gekennzeichnet, was noch nachgearbeitet werden muss.

Administrative Einstellungen

Lizenz

Dieses Modul ist mit der Lizenz Herstellerbestellbestätigungsverarbeitung verfügbar.

E-Mailversand

In den zentralen E-Mail-Einstellungen kann der Versand der Vergleichsprotokolle hinterlegt werden.

E-Ab's Prüfen und Verarbeiten

Übersicht aller E-Ab's

Wählen Sie in der Navigation unter ‚Aktuell‘ das Modul Hersteller Auftragsbestätigungen aus. Hier können die importierten Bestätigungen analysiert werden. Im Bereich Datenauswahl können zunächst Filter für zu bearbeitenden Daten gesetzt werden. Über den Button Anzeigen werden die dem Filter entsprechenden Daten mit Grundinformationen im darunter liegenden Feld Bestätigungen dargestellt. In der Spalte Prüfstatus lässt sich bereits erkennen, ob die Auftragsbestätigung korrekt oder abweichend eingelesen wurde. Mit Doppelklick auf eine Zeile/eAB lassen sich detaillierte Informationen zu den einzelnen Auftragsbestätigungen einsehen. Es öffnet sich ein neuer Reiter

Übersicht in einzelnen E-Ab's

Hier lassen sich im Unterreiter Zusammenfassung die wichtigsten Informationen einsehen. Im Feld Fehlertext sind alle Abweichungen von Bestellung und eAB dokumentiert. Das darunter liegende Hinweisfeld kann sowohl Informationen vom Hersteller enthalten, als auch für die weitere Verarbeitung in CO selbst befüllt werden, die Inhalte werden nach erfolgreicher Übernahme in das entsprechende Bemerkungsfeld der Bestellung übertragen. Ein Vergleich der Lieferdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie der Montagefirma kann über die entsprechenden Unterreiter eingesehen werden. Im Feld Positionen sind alle bestätigten Positionen des Herstellers aufgelistet. Durch ein Scrollen nach rechts können hier bereits detaillierte Informationen eingesehen werden. Alle Positionen, die in der Spalte AB-Bezeichnung mit roter Schrift gekennzeichnet sind, weisen Abweichungen auf. Dies trifft auch auf die rot gekennzeichneten Informationen in der Zusammenfassung links oben zu.

Aufteilung und Ansicht dieser beiden Fenster sind an das Modul Lieferantenauftragsbestätigung angelehnt.

Statusbeschreibung

importiert

Die eAB wurde durch die EDI-Schnittstelle importiert. Die automatische Prüfung der verschiedenen Felder / Bereiche (Adresse, Artikel, Varianten, Werte, etc.) wurde noch nicht durchgeführt. Der Prüfstatus ist in Verbindung mit dem Status „Importiert“ zu ignorieren / ist immer mit einem gelben Ausrufezeichen versehen. Nähere Details können innerhalb der eAB, Reiter Zusammenfassung, im Fehlertext eingesehen werden.

nicht verarbeitet

Die eAB wurde durch die EDI-Schnittstelle importiert. Der Beleg wurde nicht überprüft, da ein Beleg mit der gleichen Belegnummer verarbeitet wurde (z. B. zweite eAB mit Änderungen o. ä.) Der Prüfstatus ist in Verbindung mit dem Status „Nicht verarbeitet“ zu ignorieren / ist immer mit einem gelben Ausrufezeichen versehen. Nähere Details können innerhalb der eAB, Reiter Zusammenfassung, im Fehlertext eingesehen werden.

geprüft

Geprüft ist der Standardstatus nach dem Import, wenn keine Unregelmäßigkeiten auftreten. Geprüft bedeutet dabei nicht, dass Sie diesen Beleg geprüft haben. Geprüft bedeutet, dass Concept Office alle festgelegten Felder / Bereiche (Adresse, Artikel, Varianten, Werte, etc.) kontrolliert hat und diese farblich gekennzeichnet hat. Ist der Status auf „geprüft“ und es ist ein grüner Haken in der Spalte „Prüfstatus“, sind alle zu prüfenden Felder der eAB identisch mit den Angaben der Bestellung.

übernommen

Die Werte der eAB wurden durch den Anwender in die Bestellung und Vorgang übernommen. Der Prüfstatus wechselt bei der Übernahme automatisch auf das grüne Häkchen.

Vergleichsliste

Über einen Doppelklick auf eine Position öffnet sich ein weiterer Reiter, der Bestelldaten und eAB-Daten tabellarisch nebeneinander auflistet. Hier lässt sich genau erkennen, wo eine abweichende Übertragung stattgefunden hat. In der Spalte Status werden korrekte bzw. abweichende Übertragungen entsprechend gekennzeichnet. Mit den Pfeilen im oberen linken Bereich kann man zwischen den einzelnen Positionen „blättern“.

Modulfunktionen

Über die Modulfunktionen ist es möglich weitere Aktionen durchzuführen:

Ausgabe des Vergleichsprotokolls: via Druck, Seitenansicht und/oder Email lässt sich der aktuelle Stand jederzeit in Protokollform einsehen
Beleg neu prüfen: Möglichkeit einen erneuten Datenabgleich durchzuführen, bspw. wenn Änderungen im Bestellmodul vorgenommen wurden
Beleg übernehmen: Durch diese Aktion können nun Daten aus der Bestätigung in die Bestellung und den dazu gehörigen Vorgang übertragen werden.

Besonderheiten der Modulfunktion Beleg übernehmen

Nach Auswahl des Buttons erscheint ein Optionsdialog, in dem die Übernahmewerte ausgewählt werden können. Dies ist lediglich mit den entsprechenden Rechten möglich. Verfügt man darüber nicht, werden die entsprechenden Übernahmewerte durch den Admin unter „Lieferantenbestätigungsoptionen“ festgelegt.

Nach Klicken des Buttons Übernehmen schreibt das Programm die Daten der Herstellerauftragsbestätigung in die Bestellung zurück. Weiterhin ändert sich der Status der Bestellung von „Bestellt“ auf „vom Lieferanten bestätigt“. Die Verarbeitung der eAB ist damit abgeschlossen.

mit dem Klick des Buttons Übernehmen akzeptieren Sie die übersandte Herstellerauftragsbestätigung und erkennen die ausgewählten Übernahmewerte an. Eventuell noch abweichende Daten, wie Preise oder Termine sind somit akzeptiert und angenommen!

Sonderrechte

Über das Recht Edi-Schnittstelle muss das Einlesen der e-AB’s freigegeben werden. Des Weiteren sind folgende Rechte zu beachten:

Sonderrecht Herstellerauftragsbestätigungen (Filter)

Steuert welche Herstellerauftragsbestätigungen ein Benutzer einlesen und prüfen darf.

Keine Rechte
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

SonderrechtLieferantenauftragsbestäigungsübernahmeoptionen ändern

Legt fest, ob die Übernahmeoptionen in Lieferantenauftragsbestätigungen geändert werden dürfen.

Ja
Nein

Sonderrecht Lieferantenauftragsbestätigung (Filter)

Steuert welche Lieferantenauftragsbestätigungen ein Benutzer einlesen und prüfen darf.

Keine Rechte
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

Sonderrecht Lieferantenauftragsbestätigungen einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Lieferantenauftragsbestätigungen einzulesen.

Ja
Nein

aktuell, herstellerauftragsbestaetigungen

howto:briefbogenintegration

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:38+00:00

Briefbogenintegration Concept Office

Für die Briefbogenintegration werden JPG Dateien genutzt. Diese müssen in den zentralen Concept Office Pfad unter Reports z.B. \\Server\WOS\CO\Reports kopiert werden. Die JPGs müssen die exakt vorgegebenen Namen haben damit das Programm diese austauscht.

1. Die Absenderzeile: Dateiname = Absenderzeile.jpg

Größe 1181×56 Pixel

2. Die Kopfzeile:

Dateiname = Kopf.jpg

Größe 2215×531 Pixel

3. Die Fußzeile:

Dateiname = Fuss.jpg

Größe 2215×295 Pixel

Die Optimale dpi ist 300×300. Wenn man Umfangreiche Angebote drucken will und der Speicherverbrauch zu stark steigt, sollte man die dpi minimieren.

Vorlagen sind im Zentralen Concept Office Pfad im Ordner „Vorlagen“, diese kann man bearbeiten und anschließend im Reports Ordner austauschen.

Sollten zu druckende Bereiche in den „nicht druckbaren Bereich“ des Druckers ragen, so kann dies zu weiteren Effekten (evlt. Verkleinerung beim Druck) führen, da u.U. dann skaliert wird. Bei einer PDF wird das nicht passieren, wenn man diese betrachtet, ggfs. aber wieder wenn diese gedruckt wird. Das hängt dann von den Druckoptionen des PDF Programms ab.

Die PNG Vorlagen sollen als, verlustfreies Format, für die Bearbeitung herhalten. Diese Vorlagen muss man final als JPG Datei exportieren, um ein „hochqualitativeres“ JPG zu erhalten.

Wenn man die Vorlagen oder auch die angegebenen Daten einhält werden die Dateien mit dem Formularen harmonieren.

Mandantenspezifisch

Um die Briefbögen Mandantenspezifisch anzupassen, müssen in den zentralen Concept Office Pfad unter Reports z.B. \\Server\WOS\CO\Reports Ordner angelegt werden. Jeder Mandant erhält einen Ordner, der mit der eindeutigen Mandanten Nummer betitelt ist.

In diesen Ordner müssen die Mustersätze erneut abgelegt werden. Die Musterformulare sind in dem gleichen Verzeichnis abgelegt, unter dem Namen MusterSaetze.zip. In diesem ZIP-Archiv sind alle vorhandenen Mustersätze abgespeichert.

Die Archivierung muss extrahiert werden und der zurzeit aktivierte Mustersatz* muss in den gewünschten Mandant Ordner eingefügt werden.

Nach diesen Schritten kann die Briefbogenintegration, wie oben beschreiben, durchgeführt werden.

* Um den aktivierten Mustersatz heraus zu finden, muss auf die Windows Taste geklicht werden → Ordner Software Concept suchen → Konfigurationsmanager öffnen.

Im Manager kann unter dem Reiter „Sonstiges“ neben „Report-Mustersatz“ der Mustersatz herausgefunden werden.

Attachments:
beigefuegte_vorschau_angebote.zip

vorlage300x300dpi_mit_rahmen.zip

vorlage300x300dpi.zip

howto:updateservice

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Updateservice - Concept Office über einen Dienst aktualisieren

Wird Concept Office in einer Client-/Server Umgebung betrieben (und nicht auf einem Terminalserver), ist es ratsam das Update der einzelnen Clients über einen Update Dienst vorzunehmen. Würden die Clients über die reguläre Setup Routine installiert, darf sonst während des Installationsvorgangs keiner mit Concept Office arbeiten, da es sonst zu temporären Fehlern kommen kann. Desto größer die Anzahl der zu aktualisierenden Clients ist, desto mehr kann das zu einem Problem werden.

Um dem Sachverhalt zu begegnen kann ein entspr. Dienst eingerichtet werden. Der bekannte Concept Office Patch muss dann nur noch einmalig angewendet werden. Sobald dies passiert ist, können alle weiteren Clients dann über den Update Dienst aktualisiert werden. Der Dienst installiert dann nur noch die lokale Concept Office Installation und lässt die Server Freigabe unangetastet.

Dieser Knowledebaseartikel erklärt, wie der Update Dienst auf regulären Clients eingerichtet wird und zeigt auf, wie ein Update mit eingerichtetem Dienst abläuft.

Terminalserver müssen jedoch weiterhin, ganz regulär über die Installationsroutine und manuell aktualisiert werden! Dabei ist darauf zu achten, dass immer nur eine Installationsroutine gleichzeitig gestartet wird. Hier muss der verantwortliche Administrator zunächst einmal dafür sorgen, dass niemand mehr am Server mit Concept Office arbeitet. Im Idealfall stellt man schlicht sicher, dass kein Nutzer mehr am Server angemeldet ist. Darüber hinaus sollte die erneute Anmeldung für die Dauer des Update gesperrt werden. Evtl. laufende Dienste und Concept Office Programme (bspw. Webservice / Exchange Synchronisation / Automation …) sind vorher zu beenden.

Voraussetzung

Dieser Dienst kann keine Erstinstallation von Concept Office ersetzen!

Ein Concept Office Aktualisierung muss aber zwingend (über die herkömmliche Methode) zunächst einmal installiert werden! Hierbei werden dann nämlich auch wichtige Dateien im Netz ausgetauscht die für das ordnungsgemäße Funktionieren von Concept Office erforderlich sind. Eine Aktualisierung nur über die neue Methode funktioniert nicht.

Im Rahmen einer solchen Erstinstallation werden bspw. auch ActiveX DLLs etc. registriert. Sollten es einmal innerhalb einer Version erforderlich sein, bspw. neue DLLs zu registrieren, kommt man um eine herkömmliche Patch Installation nicht umhin. In dem Falle wäre die Installation über den UNC Pfad, unter dem das zentrale Concept Office Verzeichnis abliegt, aus dem SETUP Ordner möglich.

Dienstnutzer

Der Update Dienst wird mit der Berechtigung, des am Dienst hinterlegten Windows Kontos ausgeführt. Im Rahmen dieser Dokumentation wird ein dedizierter Nutzer COUpdateService empfohlen. Ob das Ganze aber über einen speziellen Nutzer, oder durch ein anderes (selbst ausgedachtes) Konstrukt erreicht wird, spielt dabei keine Rolle. Auch sogenannte Managed Service Accounts wären denkbar, um einem erhöhtem Sicherheitsbewusstsein gerecht zu werden. Dann muss ggfs. der registrierte Dienst umgebaut werden.

Letztendlich benötigt der Nutzer lokale Administrationsrechte und muss auch die Berechtigung haben, (mindestens lesend) auf den zentralen Concept Office Pfad über die Freigabe zuzugreifen.

Dienst COUpdateService

Um den Dienst COUpdateService zu registrieren ist es erforderlich die EXE Datei Sc.Co.UpdateServiceInstaller.exe mit Administrativer Berechtigung zu starten. Dies erreicht man indem man aus dem lokalem Concept Office Programmverzeichnis (üblicherweise C:\Program Files (x86)\Software-Concept\Concept Office) einen Rechtsklick auf die EXE macht und die Option Als Administrator ausführen wählt:

Daraufhin muss man auf die Schaltfläche Updateservice installieren klicken und im Fenster Dienstanmeldung festlegen die entpsr. Kontoinformationen des Dienstnutzers hinterlegen.

Daraufhin ist der Dienst registriert und wird auch unter Dienste in Windows angezeigt.

Damit der Dienst auch mit dem Betriebssystem gestartet wird, ist der Starttyp noch zu konfigurieren. Ein Doppelklick auf den Dienst öffnet die Eigenschaften des Dienstes, worauf dann der Starttyp auf Automatisch gestellt wird.

Unter dem Register Anmelden sollte der zuvor definierte Nutzer hinterlegt sein. Wer den Dienst unmittelbar im Anschluss starten will, muss diesen dann noch einmalig starten (per Rechtsklick).

Mechanismus aktivieren

Abschließend muss noch ein Schalter in der zentralen Concept Office Installationsdatei OFFICE.DAT gesetzt werden, um die Funktionalität endgültig zu aktivieren. Dort ist folgende Zeile in der Sektion [Settings] zu ergänzen:

UpdateServiceAktiv=1

Aktualisierung mit aktiviertem Dienst

Ab dem Zeitpunkt ändert sich das Verhalten bei aktiviertem und vorhandenem Update Dienst, wenn ein Update ansteht. Zwar ändert sich zunächst an der Maske nichts, die ein Update signalisiert, diese sieht wie gewohnt aus.

Fortan wird aber nur noch die lokale Concept Office Installation aktualisiert und der Teil im Netz so belassen, wie er ist.

Sobald die Aktualisierung durchgelaufen ist, wird Concept Office im Anschluss automatisch gestartet.

Mögliche „False Positive“ Meldungen am Virenscanner

Der ein oder andere Virenscanner, will im Update Service Dienst einen Schädling (Ransomware bzw. Erpressungstrojaner) erkennen. Exemplarisch hier eine Meldung des TrendMicro Virenscanners:

Solche falschen positiven Erkennungen der Sc.Co.UpdateServiceInstaller.exe müssen durch entspr. Maßnahmen im Virenscanner (bspw. Whitelisting, Ausschluß o.ä.) verhindert werden. Sprechen Sie hierzu bitte Ihren IT Partner an, der Ihnen den Virenscanner verkauft hat. Er sollte sich mit diesem auch auskennen und wissen wie so etwas im jeweiligen Produkt konfiguriert wird.

inventur:inventur_durchfuehrung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T14:11:46+00:00

Inventurzähllisten

Unter Sonstiges befindet sich das Modul Inventurzähllisten. In diesen werden die Artikel nach Lägern gruppiert erfasst, gezählt, bewertet und übernommen.

Bevor Zähllisten angelegt werden können, muss im Modul Inventurbücher, das zugehörige Buch existieren.

Anlage von Zähllisten

Die Anlage neuer Zähllisten erfolgt im Reiter ‚Eingabe‘.

Um eine Zählliste anzulegen, muss im Feld Zähllistennummer einen numerischen Wert eingegeben werden. Anschließend wird im Feld Bezeichnung der Name der Zählliste hinterlegt und das Inventurbuch bzw. das zugehörige Lager, für welches die Zählliste erstellt wird, ausgewählt.

Optional besteht die Möglichkeit, eine Bemerkung hinzufügen.

Die Aufnahme der Artikel zu einer Zählliste erfolgt unter dem Reiter „Mengenerfassung“. Es gibt 2 Optionen:

Durch Klick auf das Symbol Fernglas in der Tabelle, Spalte Artikelnummer erscheint das Fenster Artikelsuche.
Über die Modulfunktion „Artikel hinzufügen“ wird die Auswahlmaske gestartet.

Bei der Modulfunktion kann nach unterschiedlichen Kriterien wie Artikelart, Lieferantennummer, etc. ausgewählt werden, welche Artikel in die Zählliste aufgenommen werden sollen.

Folgende Optionen sind zu beachten:

Artikel mit EDV-Bestand = 0 ignorieren

gesetzt: Lagerartikel mit Ist-Bestand=0 werden nicht auf der Zählliste gedruckt
nicht gesetzt: Alle Lagerartikel (der getroffenen Selektion) werden angedruckt

Zählmengen mit EDV-Bestand vorbelegen

gesetzt: In der Mengenerfassung, wird der EDV-Bestand angezeigt und in Gesamt gezählt übernommen.
nicht gesetzt: In der Mengenerfassung wird der EDV-Bestand angezeigt.

Ermittlung anhand Kommissionsaufträgen

gesetzt: Artikel, die sich in der Kommission befinden, werden inbegriffen.

Ausdrucken von Zähllisten

Nachdem die Zähllisten vollständig erstellt wurden, ist es möglich, diese auszudrucken. Es besteht die Möglichkeit, Zähllisten, nach Artikelnummer oder Stellplatz sortiert, auszudrucken.

Die gedruckten Zähllisten enthalten die Artikelnummern, Artikelbezeichnung, die Mengeneinheit der Artikel, deren Stellplätze und eine Spalte für die manuell erfassten Lagermengen.

Mengenerfassung

Nachdem die Artikel gezählt wurden, müssen diese Werte eingegeben werden. Im Reiter „Mengenerfassung“ erfolgt neben der Aufnahme der Zähllisten-Artikel, auch die Eingabe der gezählten Mengen.

In der Spalte Gezählt können die gezählten Mengen eingetragen werden. Diese werden dann automatisch in der Spalte Gesamt gezählt übernommen.

Je nach der Einstellung der Konfiguration 84 wird die eingetragene Menge zur Menge der Spalte Gesamt gezählt hinzugerechnet oder sie überschreibt die bereits vorhandene Menge. Zählen mehrere Mitarbeiter die gleichen Artikel an verschiedenen Orten, so empfiehlt sich die Einstellung = 1 (Ja,Eingegebene Menge wird zur bisherigen Eingabe addiert).

Konfiguration 84 steuert, ob eingegebenen Mengen zu bisherigen addiert werden oder diese überschreiben (greift nicht bei permanenten Inventuren)

0 - Nein, Eingegebene Menge überschreibt bisherige Eingabe
1 - Ja, Eingegebene Menge wird zur bisherigen Eingabe addiert.

Sobald ein Artikel auf einer Zähllisten gesetzt wird (d.h. gezählt wurde), speichert CO den EDV-Bestand dieses Lagerartikels ab. Alle nach diesem Zeitpunkt getätigten Zu- und Abgänge werden bei der Übernahme mit der gezählten Menge verrechnet. Deshalb sollte der Zeitraum zwischen dem Anlegen der Zähllisten und der Übernahme der Inventur möglichst kurz sein. Wenn es gewünscht ist, die Zähllisten im Vorfeld auszudrucken, sollte den Knopf Bestand aktualisieren direkt vor der Durchführung der Inventur (vor dem Zählen der Artikel) gedrückt werden (Bestand von Maschinenartikeln wird nicht aktualisiert). Damit werden die aktuellen EDV-Bestände erneut übernommen. Dies ist in der Übersicht auch für mehrere Listen gleichzeitig möglich. Dazu sind die entsprechenden Zähllisten zu markieren.

2 Varianten der Durchführung:

1. Standard ist, die gezählten Mengen im Reiter Mengenerfassung bei „gezählt“ einzutragen - dadurch wechselt der Status auf „gezählt“ - nun ist eine Bewertung in „Bewertung“ mit der gleichnamigen Modulfunktion möglich, auch wenn der Haken bei „Nur gezählte Artikel bewerten“ gesetzt ist. Falsch erfasste Mengen kann man durch Subtraktion (Minusmengen) korrigieren

2. Des Weiteren ist es möglich, bei der Mengenerfassung - Modulfunktion „Artikel hinzufügen“ „ die Zählmenge mit EDV-Bestand vorbelegen“ zu wählen. Diesen Fall hat man, wenn man weiß, dass die Bestände stimmen, weil man diese permanent gezählt und gepflegt hat. Beim Setzen dieses Hakens bleibt der Status aber auf „angelegt“, wodurch man bei der Bewertung zwingend den Haken bei „Nur gezählte Artikel bewerten“ entfernen muss.

Die Inventurzählliste ab CO 8.3460.14 verfügt über eine neue zuschaltbare Spalte ‚DEK-Abweichung‘. Dort wird die Wertabweichung auf Basis des Lager-DEK zwischen gezählter Menge und Inventur-Ausgangsbestand angezeigt.

Inventurmengen einlesen

Zur Übernahme von externen Zähllisten gibt es die Modulfunktion „Inventurmengen einlesen“. Es werden Textdateien eingelesen, die die CO-Artikelnummer und/oder EAN und die Menge, getrennt durch Semikolon, enthalten. Exceldateien müssen erst in das Format „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“ konvertiert werden und mit Öffnen durch den Editor werden die Datensätze durch ein Semikolon getrennt.

Bei dieser Übernahme können folgende Optionen ausgewählt werden:

Fehlende Artikel in Zählliste aufnehmen
Mengen aus Datei zu Mengen in Zählliste addieren
Bereits gezählte Artikel nicht überschreiben

Für das Einlesen wird in der Datei bwimportascii.ini folgender Eintrag benötigt:

[Zaehllisten]

FieldDelimiter=";" 

Feld1=Artikelnummer,0,0,1,1 

Feld2=Menge,0,0,1,1

Feld3=Stellplatz,0,0,1,1

Feld4=SerienNr,0,0,1,1

Über die Spalte (Feld1) kann die Artikelnummer, oder die GTIN (EAN) verarbeitet werden.

Stellplatz

Zusätzlich kann der Parameter Stellplatz mit eingelesen werden. Hierfür muss die bwImportAscii.ini ergänzt werden (z.B. „Feld3=Stellplatz,0,0,1,1“). Neu eingelesene Stellplätze überschreiben dabei bestehende Stellplätze. Dies kann dem zugehörigen Log (…/Data/Logs/Inventur) entnommen werden.

Bewertung

Nachdem die gezählten Mengen erfasst sind, kann im Reiter „Bewertung“ die Bewertung der Artikel erfolgen. Bewertet wird immer der gezählte Bestand, es erfolgt keine nachträgliche Verrechnung von Warenbuchungen.

Es ist möglich eine Bewertung für alle Artikel der Zählliste zu machen. Alternativ können einzelne Artikel markiert werden, um eine Bewertung vorzunehmen.

Wenn keine Artikel vorselektiert sind, werden immer alle bewertet.

Nach Aufruf der Modulfunktion Bewerten stehen folgende Bewertungsarten zur Auswahl:

DEK Artikel (Durchschnitts-EK laut Artikel)
DEK Lager/Artikel (Durchschnitts-EK laut Lager, wenn dieser =0, dann Rückfallvariante DEK Artikel)
LEK (letztem EK)
Liste (Listen-EK)
Abschlag auf letzten Inventurwert (prozentuale Bewertung über das Feld „Abschlag %“ )
Abschlag auf aktuellen EK (prozentuale Bewertung über das Feld „Abschlag %“ ) - Bei Identartikeln wird der Abschlag entweder auf den im Identartikel hinterlegten Einkaufspreis angewendet oder, je nach Auswahl, auf den kalkulatorischen EK des Identartikels (siehe Optionen in der Bewertungsmaske).

Zusätzlich gibt es folgende Optionen:

Für Nullpreise Listen-EK einsetzen
Vorhandene Preise <> 0 belassen
Nur gezählte Artikel bewerten
Bei Identartikeln kalkulatorischen Preis verwenden

Wenn mit Abschlägen bewertet wird, wird der Prozentsatz des Abschlags in der Spalte ‚Abschlag‘ angezeigt. Die Spalte ‚Bewert.-EK‘ zeigt den Einkaufspreis, welcher der Bewertung zu Grunde lag, während die Spalte ‚Inventurwert‘ den Gesamtwert nach der Bewertung darstellt.

Manuelle Bewertung

Neben den beschriebenen Bewertungsarten steht die manuelle Bewertung zur Verfügung. Bei dieser wird der gewünschte Wert in die Spalte Man. Bew. eingegeben, der sich auf die Preiseinheit bezieht, die in der Spalte PE angezeigt wird.

Der eventuelle Abschlag erfolgt durch eine prozentuale Angabe in der Spalte Abschlag. Der Inventurwert ergibt sich aus der Bewertung minus Abschlag multipliziert mit der erfassten Menge (bezogen auf die Preiseinheit).

In der Spalte Manuelle Freigabe ist es möglich durch Setzen eines Häkchens einen Artikel für die Übernahme freizugeben.

Übernahme

Über die Modulfunktion „Übernehmen“ wird die ausgewählte Zählliste übernommen. Es besteht die Möglichkeit, dass von einer Liste nur die freigegebenen Artikel übernommen werden sollen und/oder nur die gezählten Artikel. Für unterjährige Bewertung können Inventurwerte eingefroren werden.

Die Spalte Übernommen zeigt in einer Zählliste an, ob die Artikel bereits übernommen wurden. Wird ein Artikel vor der Übernahme bewertet, wird der Inventurwert in den Artikelstamm zurückgeschrieben. Wird ein Artikel nach erfolgter Übernahme bewertet, bezieht sich der Wert nur auf das Inventurbuch.

Bei der Übernahme werden die gezählten Mengen nicht 1:1 als EDV-Bestand übernommen, sondern mit den Warenzugängen und Warenabgängen seit Anlegen der Zähllisten modifiziert.

itscope:itscope

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-23T07:05:43+00:00

CO-Einstellungen zu ITscope

Voraussetzungen

Lizenzzukauf ITScope für CO (Angebot über Sachbearbeitung erstellen)
Account/Zugang bei ITScope → Hinweis auf Erstellung eines CO-Benutzers mit allen Rechten vorab
Bereitstellung des Benutzer-API-Key´s für ExterneSysteme bei Einrichtung im CO

Im ITscope unter Meine Firma → Mitarbeiter → Auswahl eines Benutzer → API-Zugang zu finden.

Die API-Nutzung (Verbrauch/Abrufe) ist unter dem ITscope-Account → API_Nutzung einzusehen.

Administrative Einstellungen

(1) Externe Systeme

Die Zugangsdaten des ITscope-Benutzers müssen im Modul ExterneSysteme im CO hinterlegt werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass der Benutzer mit allen Rechten auf der ITScope-Seite angelegt wurde. Der API-Key ist aus dem Benutzer im ITScope zu entnehmen/ zu finden.

* (1) SystemName laut CO auswählen
* (2) Mail-Account
* (3) Key:  siehe Benutzer ITscope
* (4) URL:  https://api.itscope.com/2.1/  -> ist einheitlich für ALLE!

(2) API-Key hinterlegen

Jeder Benutzer hat in ITScope einen eigenen API-Key. Für den Abruf der Daten aus Concept Office muss ein Benutzer (Mailkonto) hinterlegt werden, welcher mit allen Rechten versehen ist. Der API-Key kann unter dem FirmenAccount → Benutzer → API-Zugang eingesehen werden:

(3) CallBack aktivieren

Im Installationsverzeichnis von Concept Office muss einmalig die CoItScopeCallback.exe als Admin (Rechtsklick als Administrator) ausgeführt werden.

(4) Automation anlegen

Mit der Angabe einer Recherche, welche im Ergebnis nur die CO-Artikel liefert, können Artikel im Nachtlauf mit ITScope aktualisiert werden.

<task>
<name>ITscopeArtikelAktualisieren</name>
<mandant>1</mandant>
<operations>
<operation name="ITscopeArtikelAktualisieren">
<call>
<option>
<name>RechercheNummer</name>
<value>50252</value>
</option>
</call>
</operation>
</operations>
</task>

Automation mit Übernahmeschemaauswahl anlegen

Soll ein bestimmtes Übernahmeschema und nicht das Standardschema für die Automation genutzt werden ist folgende Task zu verwenden und die entsprechende Bezeichnung am Knoten zu hinterlegen:

<task>
<name>ITscopeArtikelAktualisieren</name>
<mandant>1</mandant>
<operations>
<operation name="ITscopeArtikelAktualisieren">
<call>
<option>
<name>RechercheNummer</name>
<value>50252</value>
</option>
<option>
<name>Schema</name>
<value>testnichtStandard</value>
</option>
</call>
</operation>
</operations>
</task>

Einstellungen in Concept Office

Bestellausgabe am Lieferanten hinterlegen

Wird ein Lieferant im Bestellprozess über ITScope abgewickelt, so muss in Concept Office die Bestellausgabeart „ITscope“, sowie Ihre Kundennummer beim Lieferanten im Firmenstamm hinterlegt werden:

Lieferantenmapping

Damit der Preis-/Bestandsabgleich im Artikelstamm zu den gewünschten Lieferanten erfolgen kann, müssen die Lieferanten in Concept Office gemappt werden.

Dies wird am Lieferanten (Firmenmodul) unter Mitarbeiter/Weiteres mit Angabe der Fremdnummer aus ITscope (Nummer des Distributors) aktiviert. Ist der Lieferant gemappt, so kann ein aktiver Abgleich oder auch die Neuanlage von Artikeln mit Hinterlegung der Lieferanten erfolgen.

Die Nummern aus COP stimmen nicht überein.

In dem folgenden Link gelangen Sie zur aktuellen Lieferantenübersicht von ITScope https://guide.itscope.com/kb/eservices/

Diese findet man im ITScope als Lieferanten-ID am Distributor.

Möglichkeit 1: Über die Artikelsuche in den gewünschten Bezugsquellen den Lieferanten anklicken. Es öffnet sich rechts ein Infofenster und die Lieferanten-ID kann aus den Lieferantendetails entnommen werden.

Möglichkeit 2: Der Lieferant wird über die Suche ausgewählt und man entnimmt die ITScope-ID des Lieferanten aus der Statistik.

Damit Einkaufspreise und Bestand an Artikeln aktualisiert werden kann, müssen die Haken „EK-Preise aktualisieren“ und „Bestand/Bestandstatus aktualisieren“ aktiv sein.

Diese finden Sie unter Firma –> Lieferantendaten –> ITscope

Artikel suchen und Übernhemen

Artikelsuche aus CO

In der Artikelsuche kann jetzt via ITscope gesucht werden. Dafür wurde der Haken ‚Suche in ITscope Artikeln‘ hinzugefügt. Wenn dieser Haken aktiviert wird, steht nur die Volltextsuche zur Verfügung und die anderen Felder werden ausgegraut.

Suchmöglichkeiten/-Einschränkungen:

Volltextsuche nutzen, um über alle Eigenschaften der Artikel sich suchen (Hersteller, EAN, Bezeichnung, HerstellerNr)
Volltextsuche ‚Toner black Kyo <EAN>‘ möglich.
Volltextsuche mit ‚<Bestellnr>‘ (alleinstehend) möglich.
Keine Suche über der Daten Distributoren. (Debitorenname, Kürzel)

Zur Übernahme nach Concept Office öffnet sich (analog COP) das Übernahmefenster, welches über ein vordefiniertes Schema oder mit manuellen Einträgen befüllt werden kann.

Der Hauptlieferant wird bei Anlage eines neuen Artikels aus ITscope nun nach folgenden Kriterien ermittelt:

günstigster Lieferant (EK) mit Bestand
wenn keiner Bestand hat, dann der günstigste Lieferant (EK)
wenn keine Bestände und keine EK-Preise vorhanden, dann der erste Lieferant, der gefunden wird

Den Abgleich bestehender Artikel kann man als Massenlauf aus der Artikelübersicht durchführen (Modul Artikel / Reiter Einkauf → Modul Funktion „ITScope-Daten aktualisieren“)

Artikelsuche aus Vorgang

Im Vorgang kann über die Modulfunktion ‚ITscope starten‘ die Plattform aufgerufen werden. Ist neben ITscope auch COP als aktiv in den Externen System angelegt, dann erscheint ein derzeit noch ein Auswahlfenster. Neben dem Importdialog öffnet sich nun die ITscope-Plattform im Browser.

Über die Teilenfunktion im ITScope kann der/die gewählte Artikel/Sammlung nach CO übertragen werden.

Artikelübertragung aus ITScope an Concept Office

Artikel können aus ITScope an Concept Office übergeben werden. Hierfür wird die „Teilen“-Funktion der Plattform genutzt. Je nach ERP muss der entsprechende Übertragungslink verwendet werden. Bei der Übertragung wird zwischen einzelnen Artikeln oder Sammlungen unterschieden.

Für die Artikelübertragung an Concept Office gibt es einen Concept Office Button in der Teilen Funktion:

Bestellausgabe an ITscope

Für die Ausgabe einer Bestellung zu ITscope gibt es die Ausgabeart „ITscope“:

Standardmäßig die kann Ausgabeart am Lieferanten vorbelegt werden (Firma –> Lieferantendaten –> Bestellausgabe)

Falls Bestellungen der Ausgabeart OpenTrans mit anderen Mitteln erfolgt (bspw. Bestellungen werden an Soennecken automatisch per EDI-Schnittstelle versendet), so muss die Konfiguration 60 - „Bestellungen (openTRANS) in nach Lieferanten getrennte Ordner speichern“ auf 1 -Ja gestellt werden.

Sonst werden ITscope-Bestellungen versehentlich an den falschen Lieferanten versendet.

Damit die Ausgabe erfolgen kann, muss folgendes gepflegt sein:

Positionen besitzen die Bestellnummer des Lieferanten
Die Bestellung ist Vorgangsbezogen
Am Lieferanten steht Ihre Kundennummer und die ITscope Lieferantennummer (Frmednummer)

EDI-Schnittstelle: Belegabgleich aus ITscope per API-Abruf

Belegabgleich mit ITscope

rechnungseingang:rechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-21T08:56:40+00:00

Konfigurationen und Rechte

Konfigurationen

Konfiguration 83: Druck von Belastungsanzeigen bei Rechnungseingangsprüfung

Falls der Wert einer Bestellung vom Wert der Eingangsrechnung abweicht, wird eine Belastungsanzeige gedruckt.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 146: Erlaubte Toleranz im eingegebenen Rechnungsbetrag bei Rechnungseingangsprüfung

Falls der Wert einer Bestellung vom Wert der Eingangsrechnung abweicht, wird eine Belastungsanzeige gedruckt.

0 - keine Absweichung möglich
1 - Einheit kleinster Stückelung (Cent)
10 - Einheit kleinster Stückelung (Cent)
50 - Einheit kleinster Stückelung (Cent)
100 - Einheit kleinster Stückelung (Cent)

Konfiguration 209: Bei Rechnungseingangsbuchung Vertrag belasten

Steuert, ob bei der Buchung einer Eingangsrechnung die Belastung eines Vertrages erlaubt sein soll.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 341: Sollen die EK-Preise im Vorgang durch den Rechnungseingang des Lieferanten geändert werden

Steuert, ob der Rechnungseingang EK-Preise am Vorgang aktualisiert.

0 - Ja, Rechnungseingang überträgt die EK-Preise in den Vorgang
1 - Nein, Rechnungseingang überträgt keine EK-Preise in den Vorgang

Konfiguration 343: Anlage von Vorgangspositionen bei Rechnungseingangsbuchung gesperrt

Steuert, ob bei Buchung hinzugefügte Positionen (z.B. Fracht) im Vorgang angelegt werden.

0 - nicht gesperrt, Anlage möglich
1 - gesperrt, Anlage nicht möglich

Konfiguration 535: Vertragsbelastung bei Rechnungseingang pro Artikel buchen

Steuert, ob bei Belastung eines Vertrages über den Rechnungseingang artikelgenau oder in Summe gebucht werden soll.

0 - in Summe buchen
1 - pro Artikel buchen

Rechte

Sonderrecht Sofortstorno auch nach Fibu-Übergabe erlauben (Eingangsrechnungen)

Dieses Recht greift, wenn man über die Rechnungseingangskontrolle einen Beleg löschen will.

Nein
Ja

Sonderrecht Freihändige Rechnungen (Rechnungen ohne Bestellung) buchen

Erlaubt es, die Buchung von Lieferantenrechnungen ohne zugrundeliegende Bestellung zu verbieten

Ja
Nein

Sonderrecht Rechnungseingang möglich, ohne Haken 'Rechnungsmenge gleichzeitig als Liefermenge' es sei denn Ware ist schon gebucht

Damit wird gesteuert, ob ein Rechnungseingang möglich ist ohne den Haken "Rechnungsmenge gleichzeitig Liefermenge setzen", es sei denn Ware ist schon zugebucht. Dieses Recht wird automatisch gegeben und muss für Nutzer manuell entzogen werden.

Ja
Nein

Seiten in diesem Namensraum:

Abschläge für Einkaufsrechnungen

Feldbeschreibung Rechnungseingang

Leasingrückkauf

Positionen umlegen

Rechnungseingang

servicepartner_vertraege:servicepartner_vertraege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-11T14:41:56+00:00

Servicepartner-Verträge

Servicepartnerverträge sind Verträge mit Fachhandelskollegen, die für Maschinen die Servicebetreuung übernehmen und mit denen zu diesem Zweck ein Vertrag abgeschlossen wird. Diese Verträge können aus Kundenverträgen heraus abgeschlossen werden. Es können zu einem Kundenvertrag mehrere Servicepartnerverträge existieren. Es kann zu einem Servicepartnervertrag nur ein Kundenvertrag existieren.

Voraussetzungen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Servicepartner-Verträge verfügbar.

Modulrecht Servicepartner-Verträge

Modulrecht Servicepartnerabrechnungen

Über die Modulrechte kann festgelegt werden, ob der Nutzer Sericepartnerverträge und deren Abrechnungen anlegen, ändern und löschen darf.

lesen
lesen / bearbeiten
lesen / bearbeiten / anlegen
Alle Rechte (beinhaltet löschen)

Konfiguration 500: Kosten in den Vertrag erst mit Servicepartner-Abrechnung buchen.

0 - mit Vertragsabrechnung buchen
1 - mit Servicepartner-Abrechnung buchen

Vertragsarten

Im Modul Servicepartnerverträge werden nur Verträge angezeigt, welche über eine Vertragsart mit der Eigenschaft „Servicepartnervertrag“ verfügen. Daher muss mindestens eine solche Vertragsart angelegt werden. Die Standardwerte und Vertragsleistungen sind bei diesen Vertragsarten nicht zu füllen, da die Werte aus den Kundenverträgen gezogen werden und keine Vertragsleistungen für diese Verträge anfallen.

Nummernkreis

Für Servicepartnerverträge kann ein eigener Nummernkreis angelegt werden. Dies geschieht unter Administration / Nummernkreise. Achtung, der Nummernkreis für Servicepartnerverträge darf sich nicht mit dem Nummernkreis für Kundenverträge überschneiden.

Servicepartnervertrag anlegen

Um einen Servicepartnervertrag anzulegen, öffnet man den entsprechenden Kundenvertrag und dort die Registerkarte Maschinen. Nach Markieren der betreffenden Maschinenzeilen klickt man auf die Modulfunktion Partnervertrag anlegen.

Im sich öffnenden Fenster werden die Daten eingegeben:

Servicepartner - hier können alle angelegten Lieferanten ausgewählt werden.
Vertragsart - alle mit der Eigenschaft Servicepartnervertrag angelegten Vertragsarten stehen zur Auswahl
Vertragsnummer extern - eine evtl. vorhandene Vertragsnummer des Fachhandelskollegen
Zahlungsbedingung
Servicepartner übernimmt Serviceleistungen - das Häkchen trägt in den betreffenden Maschinen den Betreuer für Service ein
Servicepartner übernimmt Materiallieferungen - das Häkchen trägt in den betreffenden Maschinen den Betreuer für Materiallieferungen ein

Nach Klick auf die Schaltfläche Vertrag anlegen wird die Vertragsnummer des neuen Vertrags angezeigt. Diese ist bereits vorbelegt, wenn es zu diesem Servicepartner und diesem Kundenvertrag bereits einen Servicepartnervertrag gibt. Zudem wird der Servicepartner an den betroffenen Maschinen eingetragen. Dort kann man nun auch den Servicepartnervertrag einsehen.

Über den blauen Link gelangt man direkt in den Servicepartnervertrag. Hier stehen in der Registerkarte Erlöse die übernommen Daten ohne Preise zur Verfügung. Solange kein Preis hinterlegt ist, wird die Zeile in roter Farbe angezeigt.

Zählerstandserfassung

Besteht zu einer Maschine ein Servicepartnervertrag wird jeder Zählerstand der Meldungsart „Kundenmeldung“ ein zweites Mal mit der Meldungsart „ServicepartnerMeldung“ angelegt.

Diese Meldung wird für eine Zählermeldung an den Servicepartner und für die Eingangsrechnungsvorschlagsliste verwendet. Wie die Zählerstände an den Betreuer gemeldet werden, ist hier beschrieben.

Eingangsrechnungsprüfung

Vorschlagsliste erstellen

Sollen Eingangsrechnungen geprüft werden, wird vorher eine Vorschlagsliste erstellt. Das geschieht durch das Abrechnen der Servicepartnerverträge. Vorher sollten die Zählerstände erfasst sein (wenn diese fällig sind). Das Abrechnen geschieht genau wie das Abrechnen der Kundenverträge, nur dass hier keine Druckdokumente und keine Umsätze entstehen. Dafür wird im Modul Servicepartnerabrechnungen eine Tabelle mit den zu erwartenden Eingangsrechnungen gefüllt.

Im Modul Vertragsabrechnung gibt es dafür ein neues Auswahlfeld, mit dem man festlegt, ob man Kundenverträge oder Servicepartnerverträge abrechnen möchte.

Nach Abrechnung der Servicepartnerverträge stehen die Vorschläge für die Eingangsrechnungen im Modul Servicepartner-Abrechnung zur Verfügung.

Stimmt der Betrag des Fachhandelskollegen mit dem Vorschlag überein, kann mit Klick auch die Modulfunktion Rechnung buchen der Betrag gebucht werden. Dabei wird ein Datensatz für die Übergabe in die Finanzbuchhaltungssoftware bereitgestellt und die Werte in die Kosten des Kundenvertrags eingetragen.

Stimmt die Rechnung des Händlerkollegen nicht mit dem Vorschlag überein, kann man sich die Details des Vorschlags durch Doppelklick auf die Rechnungszeile ansehen. Ist man mit der Rechnung des Fachhändlers nicht einverstanden, kann man den Status im Register Rechnungsprüfung auf reklamiert setzen und im Feld Bemerkung eine entsprechende Notiz eintragen. Zudem kann die Spalte Reklamation genutzt werden.

Kündigung

Bei Kündigung eines Kundenvertrages wird geprüft, ob es Servicepartnerverträge gibt und schlägt diese ebenfalls zum Kündigen vor. Wird der entsprechende Haken nicht entfernt, werden auch diese Verträge auf den Status gekündigt gesetzt und somit nicht mehr verlängert.

vertraege:vertrag_anlegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-27T14:07:34+00:00

Anlage eines Vertrages

1. Modul Verträge

Um über das Modul neue Verträge anzulegen, öffnen Sie unter Aktuell-Kundendienst das Modul Verträge. Nun können Sie nachfolgend die Reiter mit den Vertragsinformationen befüllen.

1.1 Eingabe

Vertragsnummer: Hier können sie manuell eine Nummer eingeben (diese darf noch nicht vergeben sein) oder das Feld leer lassen. Dann wird beim ersten Speichern die nächste freie Nummer aus einem fortlaufenden Nummernkreis gezogen.

Wenn geschäftsbereichsabhängige Vertragsnummern gewählt werden, dann greift die Ermittlung laut Erlös in der Reihenfolge Miete → Wartung → Klick.

Vertragsart: Die Vertragsart wird aus einer Liste ausgewählt. Sie bestimmt die Leistungen des Vertrages und die möglichen Erlöse (Miete, Wartung oder/und Klick). Siehe auch: Vertragsarten
Bezeichnung: Die Bezeichnung wird mit der Vertragsart vorbesetzt, kann aber überschrieben werden. Sie steht auch auf den Vertragsrechnungen des Kunden.
Firmennummer: Hier wird der Kunde des Vertrages eingetragen. Das muss nicht zwingend der Rechnungsempfänger sein. In der regel ist es der Kunde, bei dem das System aufgestellt wurde.
Status: Bei der Anlage eines Vertrages sollte der Status auf „Aktiv“ stehen. Siehe auch Vertragsstatus
Vertragsdauer: Bei der Vertragsdauer kann der Beginn und das Vertragsende oder die Dauer angegeben werden. Wird die Dauer angegeben, errechnet Concept Office das Ende und umgekehrt. Die Felder Ende ursprünglich und Laufzeit ursprünglich werden beim ersten Speichern automatisch gefüllt. Das Feld Verlängerung um gibt die Anzahl der Monate an, um die sich der Vertrag automatisch verlängern soll, wenn die Kündigungsfrist erreicht ist und der Vertrag nicht gekündigt wurde.
Ansprechpartner: Nicht zwingend notwendig, aber optimalerweise wird ein Ansprechpartner mit seinen Verbindungsdaten in den Stammdaten angelegt und hier nur aufgerufen und hinterlegt. Dieser kann je nach Einstellung des Feldes Zählermeldung durch zur Zähleranforderung herangezogen werden.

1.2 Rechnungsempfänger/Optionen

Die oben im Bild angegebenen Informationen müssen für alle 3 Erlöse separat eingegeben werden, auch dann wenn sie gleich sind.
Pro Erlösart können sie einen abweichenden Rechnungsempfänger hinterlegen, beispielsweise eine Leasingbank. Belassen sie den Wert, bekommt der Kunde des Vertrags die Rechnung.
Ebenfalls pro Erlösart können Sie weitere Daten wie Geschäftsbereich, Verkäufer und Zahlungsbedingung hinterlegen. Achtung! Wenn sich die Zahlungsbedingungen der Erlöse unterscheiden, wird die Rechnung pro Zahlungsbedingung aufgesplittet.
Soll die Rechnung per Mail versandt werden, hinterlegen sie eine entsprechende Emailadresse, vorzugsweise direkt in den Stammdaten des Kunden. Lesen sie dazu: Rechnungsversand per E-Mail

Einmalrechnung wird nur benötigt, wenn nur am Anfang eines Vertrages eine Rechnung gestellt, während der Laufzeit des Vertrages dann nur ein Buchungssatz erstellt werden soll.
Kopienguthaben: Voreingestellt ist immer, dass Kopienguthaben mit der Abrechnung des Intervalls verfällt. Alternativ kann man das Restguthaben in die nächste Abrechnung übernehmen oder bis Jahreende behalten oder weist es sofort aus. In diesem Fall kann unter Umständen eine negative Rechnung entstehen.
Abw. Mandant
Kompatible Artikel verwenden: Eine ausführliche Beschreibung zum Umgang mit kompatiblen Artikeln finden sie hier: Alternative Verbrauchsmaterialien

1.3 Maschinen (Maschinen hinzufügen)

In dieser Registerkarte finden sich in Tabellenform alle Maschinen, die zu diesem Vertrag gehören. Zusätzlich wird eine Zeile „Poolvereinbarung“ abgebildet, um anzuzeigen, wenn der Vertrag ein Poolvertrag ist.

In 3 Spalten werden die drei Erlösarten Miete, Wartung und Klick angezeigt. Befindet sich darin kein Symbol, dann gibt es diesen Erlös in dem Vertrag für diese Maschine nicht. Ein grünes Häkchen aktiver Erlös zeigt an, dass ein aktiver Erlös vorhanden ist. Wird das Symbol einer Uhr angezeigt, dann ist der Erlös entweder noch nicht oder nicht mehr aktiv.

Zu jeder Maschine gibt es noch das Feld Bemerkung. Hier ist darauf zu achten, dass manche Kundenformulare so angepasst sind, dass diese Bemerkung mit auf der Kundenrechnung angedruckt wird.

Lesen sie zum Hinzufügen von Maschinen: Maschine(n) zu einem Vertrag hinzufügen

1.4 Erlöse

1.5 Leistungen / Aussetzungen

1.6 Kontingente

Kontingentverträge sind eine spezielle Form von Verträgen. Alles dazu finden sie hier: Kontingentverwaltung

1.7 Fallbeispiel "Guthaben ausgleichen": 2 Zähler werden dynamisch gegen eine Gesamtpauschale verrechnet

Vertragskonstrukt: mit dem Kunden ist eine Wartungspauschale vereinbart, z. B. 20 Euro. Die Maschine hat einen SW- und einen Farbzähler. Ziel ist es, beide Zähler durch die Pauschale abzurechnen, ohne dass man zuvor eine Freikopienanzahl je Zähler festlegt. Vorgehen:

Wartungspauschale 20 Euro
In den Erlösen beide Klicks mit jeweiligem Preis anlegen
Nur in einem Zähler Freikopien eintragen, z. B. 2000 bei SW
Danach bei beiden Erlösen den Haken „Guthaben ausgleichen“ setzen

In der Klickabrechnung laufen nun die Farbklicks gegen das Guthaben der SW-Klicks:

Weiteres

Für bereits angelegte ist die Möglichkeit gegeben bestimmte Datensätze über den Druck-Button zu drucken. Dabei ist dieses Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht Verträge

Steuert, welche Rechte der Benutzer Zum Ducken bestimmter Datensätze im Vertrags-Modul hat.

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

Vertraege, Vertragsanlage

vorgaenge:bearbeitungsstatus

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:12+00:00

Bearbeitungsstatus eines Vorgangs

Der Bearbeitungsstatus eines Vorgangs gibt an, in welchem Zustand der Vorgang sich zum aktuellen Zeitpunkt befindet, d.h. inwieweit bisher eine Bearbeitung erfolgte.

Reihenfolge der Status

Die Bearbeitungstatus besitzen eine gewisse Reihenfolge, jedoch wird nicht jeder Status wird in jedem Vorgang tatsächlich erreicht.

Der Status eines Vorgangs lässt sich zwar manuell verändern, im Regelfall wird der Status durch den Druck der Vorgangsformulare gesetzt.

Nicht jeder Status lässt sich zu jederzeit manuell setzen. Manchmal muss zuvor eine inhaltliche Änderung des Vorgangs durch den Sachbearbeiter erfolgen.

Übersicht der Status

erfasst

Der Vorgang wurde bisher nur angelegt.

angeboten

Der Kunde hat bereits ein Angebot zu diesem Vorgang erhalten.

bestätigt

Der Vorgang wurde durch den Kunden bestätigt.

Hier sind diese Sonderrechte zu beachten:

Sonderrecht Vorgänge bestätigen

Erlaubt dem Bearbeiter den Bearbeitungsstatus eines Vorganges auf "bestätigt" zu setzen.

Nein
Ja

Sonderrecht Bestätigte Vorgänge bearbeiten

Ist der Benutzer dazu befugt Vorgänge mit einem bestätigten Bearbeitungsstatus zu bearbeiten?

Ja
Nein

teilgeliefert

Ein Teil der Vorgangspositionen wurde bereits ausgeliefert.

geliefert

Alle Positionen des Vorgangs wurden vollständig geliefert.

teilberechnet

Ein Teil der Positionen wurde bereits geliefert und fakturiert.

Der Status gibt keine Auskunft darüber, ob Fakturierrückstände existieren.

erledigt

Alle Positionen des Vorgangs wurden vollständig geliefert und fakturiert.
oder
Der Angebotsvorgang wurde vom Kunden nicht beauftragt. Nähere Hinweise hierzu finden Sie im Artikel Angebotswesen.

Konfigurationsmöglichkeiten

Concept Office bietet die Möglichkeit den Status für die Neuerfassung vorzubelegen.

Konfiguration 37: Vorgangsstatus bei Neuerfassung in Vorgangsbearbeitung

0 - erfasst
1 - angeboten
2 - bestätigt

Konfiguration 125: Vorgangsstatus bei Neuerfassung in Serviceaufträgen

0 - erfasst
1 - angeboten
2 - bestätigt

Außerdem können die Statuswechsel über eine Reihe von Benutzerrechten für die einzelnen Programmbenutzer eingeschränkt werden.

Sonderrechte

Auch werden von Concept Office Sonderrechte angeboten, die den Bearbeitungsstatus beeinflussen.

Sonderrecht Angebote erledigen und "verloren" setzen

Wenn zugewiesen, das der Benutzer den Vorgangsstatus von angeboten auf erledigt setzen.

Nein
Ja

Sonderrecht Erledigte Vorgänge reaktivieren

Wenn zugewiesen, das der Benutzer den Vorgangsstatus von erledigt auf teilberechnet zurücksetzen.

Nein
Ja

Sonderrecht Sofortstorno auch nach erfolgter FiBu-Übergabe erlauben

Wenn gewährt kann der Bearbeiter jederzeit eine Rechnung stornieren.

Nein
Ja

Sonderrecht Vorgänge bestätigen

Wenn zugewiesen, darf der Benutzer den Vorgangsstatus von angeboten auf bestätigt setzen, ohne eine Auftragsbestätigung zu drucken.

Nein
Ja

Sonderrecht Erfasste Vorgänge löschen

Bestimmt, ob ein Bearbeiter das Recht hat Vorgänge mit dem Status "Erfasst" löschen kann.

kein Recht
Recht vorhanden

Vorgaenge, Bearbeitungsstatus

administration:konfigurationsmanager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-08-17T09:11:27+00:00

Akademie

Konfigurationsmanager

Das Modul zeigt zentrale und nutzeranhängige Programmeinstellungen von Concept Office.

Zur Änderung zentraler Einstellungen ist eine Passworteingabe erforderlich. Das Passwort erfahren Sie beim Support.

Viele dieser Einstellungen sind ausschließlich für Fehleranalysen vorgesehen.

Pfade

Die Reiterkarte zeigt die Speicherorte, der zentral abgelegten Dateien, z.B.: Reports, Dokumente, CO-HTML-Seiten. Ein Ändern der Pfade ist, z.B. bei einem Serverwechsel erforderlich. Alle Pfade gelten systemweit, welches durch den Haken zentral dargestell wird.

Dokumentenpfad in Datenbank ändern

in Concept Office verwendete Dateien und Dokumente werden in der Datenbank referenziert. Wird der Dokumentepfad verändert, z.B. bei einem Serverwechsel, müssen diese Referenzen ebenfalls geändert werden. Der Knopf ermöglicht dieses Verändern der Referenzierung durch eine Zeichenkettenersetzung.

Datenbank

Das Feld Dat-Datei zeigt den Speicherort der zentralen Steuerdatei office.dat. Ohne Zugriff auf diese Datei ist Concept Office nicht lauffähig.

Im Feld Connect wird der Verbindungspfad (Connect-String) zur Datenbank von Concept Office angezeigt.

Außerdem werden ausgewählte Steuerwerte angezeigt. Diese werden für Fehleranalysen benötigt.

Sonstiges

Programm Einstellungen

Serienbriefexporttyp: (zentrale) Einstellung welche Verarbeitungsweise für Serienbriefe verwendet werden soll
Sprache: in welcher Sprache soll CO angezeigt werden (globale Einstellung)
Report-Mustersatz: eingestellter Formular-Mustersatz für Vorgangsdokumente
Masken-Layout-Dateien nicht aktualisieren: „friert“ die momentan getroffene Maskeneinstellung ein

Email Einstellungen

Email-Client: Über welche Software soll Concept Office seine Emails versenden? Zur Verfügung stehen:

Microsoft Outlook
Default Client*
POP3/SMTP*

*(Funktionsumfang eingeschränkt, da einige Funktionen nur mit Microsoft Outlook arbeiten können)

Früher konnte man mit einem beliebigen Absender über den Exchange Server intern Mails versenden. Dies ist nun nicht mehr möglich. Es ist notwendig das eine E-Mail hinterlegt ist, welche dem Exchange Server bekannt ist. Sollte keine E-Mail konfiguriert sein, wird standardmäßig „noreply@fox.local“ eingesetzt. Dort sollte eine, dem Exchange Server bekannte E-Mail Adresse hinterlegt sein.

Protokolldatei

Zeigt den Speicherort des nutzerspezifischen Fehlerprotokolls

Druckprotokoll

Erlaubt das Zuschalten eines Druckprotokolls zur Fehleranalyse. Ein zugeschaltetes Druckprotokoll verlangsamt alle Druck- und Statistikfunktionalitäten extrem. Aktivieren Sie diese Funktion nur auf Bitte eines Supporters, um ein Problem zu analysieren.

Debugmeldungen

Erlaubt das Anzeigen der Debugmeldungen zur Fehleranalyse.

Concept EDI

Timer

Gibt an, in welchem Minutenintervall auf neue Emails und neue Bestellungs-XML-Dateien geprüft werden soll.

Administrator Email

Da Concept EDI unbeaufsichtigt läuft, können Fehler einige Zeit unbemerkt bleiben. Für solche Fälle lässt sich hier eine Emailadresse hinterlegen, an die im Fehlerfall eine Email geschickt wird.

Sofort versenden

Gibt an, ob die Emails in den Entwürfen landen, oder direkt versendet werden.

Text

Text, der in der Email zum Hersteller/zum Händler erscheinen soll

Tapi-Manager

Benutzerzuordnung des TAPI-Gerätes: Bei der Konfiguration der TAPI-Schnittstelle wird zwischen Arbeitsplatz-PC und Windows Terminalserver (WTS) unterschieden. Für den Einsatz am Arbeitsplatz-PC ist die Einstellung Einheitlich für alle Benutzer sinnvoll, während auf einem WTS Benutzerabhängig eingestellt werden muss.

Auswahl des TAPI-Gerätes: Hier muss das mit Ihrer TK-Anlage verbundene TAPI-Gerät, i.d.R. ist das ein Telefon, ausgewählt werden.

Wählfunktion: Es können hier Einträge hinterlegt werden, um nicht dem internationalen Standard entsprechende Telefonnummern aus der Concept Office-Datenbank in das wählbare Format überführen zu können (Siehe auch TAPI-Schnittstelle). Liegen die Telefonnummern schon in der korrekten Schreibweise vor, so sind hier keine Einträge notwendig.

Nummer für Amtsholung: Einstelliger Wahlpräfix zum Heranholen einer Amtsleitung auf dem Nebenstellentelefon.

Ersetzungen Landesvorwahl: dient zu Entfernung von falsch geschriebenen Landesvorwahlen z.B. ++49 oder 0049 usw. diese Zeichenketten werden vor der Anwahl aus der Telefonnummer entfernt.

Standardwerte setzen: Die Einstellungen für Status-Maskierung, Parameter Mediamodes und Parameter Flags werden für die meisten TK-Anlagen mit diesem Knopf korrekt gesetzt und sollten nur nach Rücksprache mit unserem Support verändert werden.

Parameter Call Privileges: Die Einstellung steuert, ob über die TK-Anlage nur gewählt werden soll, oder ob auch eingehende Anrufe behandelt werden sollen.

None: Es werden nur ausgehende Anrufe behandelt.
Monitor: In Concept Office nicht benutzt.
Owner: Es werden ausgehende und eingehende Anrufe behandelt.

Benutzer- oder Geräte-abhängige Einstellungen zur TAPI-Schnittstelle.

Installation

Hier finden sich erweiterte Funktionen zur Prüfung der CO-Installation und Funktionistüchtigkeit der Programmumgebung. Die meisten Funktionen sollten nur durch den Support benutzt werden.

Installation prüfen: Überprüft die Verfügbarkeit benötigter DLL-Dateien und COM-Komponenten.

DB-Verbindung prüfen:Versucht die Datenbank anzusprechen. Der vorgeschlagenen Connect-String muss dabei geändert werden, da sonst ein Fehler auftritt.

Masken-Layout-Dateien löschen: CO speichert Informationen zur Darstellung von Masken und Übersichten. Diese Layout-Informationen lassen sich löschen. CO muss dazu geschlossen sein.

Reportinformationen neu einlesen: Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Routine „copy report information to database“, welche Formularinformationen, Reports und Reportrechen erneut in die Datenbank kopiert.

Mandantenauswahl erzwingen: CO speichert den zuletzt genutzten Mandant. Der Knopf erzwingt die Mandantenauswahl beim nächsten Programmstart

Meldungstexte neu einlesen: Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Routine „copy text information to database“, welche Meldungstexte und Übersetzungen erneut in die Datenbank kopiert.

Abgewählte Meldungen reaktivieren: Alle, durch den Benutzer abgewählten Meldungen, werden wieder angezeigt.

Setupnachbereitung erzwingen:Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Setup-Nachbereitung.

Verschlüsselung

Hier findet die Passwortverschlüsselung statt. Beim FibuConnect-String in der office.dat kann das Passwort als Platzhalter hinterlegt werden (< pwd >) Durch Angabe von FibuPwd=… kann das verschlüsselte Passwort hinterlegt werden.

Protokoll

Administration, Konfigurationsmanager, Datenbank, Protokoll, Meldungen

allgemein:exchangesynchronisation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Synchronisation über Microsoft Exchange Server

Concept Office verfügt über die Möglichkeit, Daten mit Microsoft Outlook-Konten abzugleichen. Dies kann für Einzelplätze über die Outlook-Synchronisation erfolgen. Für größere Unternehmen sowie Mitarbeiter die nicht täglich lokal mit Concept Office arbeiten, gibt es alternativ die Möglichkeit, die Daten zentral via Microsoft Exchange zu synchronisieren.

Funktionsweise

Über einen Dienst wird zentral mit dem Exchange-Server kommuniziert. Der Dienst synchronisiert alle für ihn eingestellten Benutzerkonten gemäß den inhaltlichen Einstellungen. Anschließend wird ein definiertes Synchronisationsintervall abgewartet, bevor der Prozess erneut durchlaufen wird.

Voraussetzungen

Folgendes wird benötigt:

Exchange Server (ab Version 2010), der die Emailkonten der Mitarbeiter verwaltet
Benutzer-Account, welcher über die Berechtigung Exchange Impersonation verfügt
Server mit installierter Concept Office-Applikation und Verbindung zum Exchange-Server

Diese Funktion wird mit der Lizenz Exchange Synchronisation freigeschaltet.

Bei der Synchronisation werden personenbezogene Daten auf weitere Geräte, in die lokalen Outlookinstanzen, kopiert. Daher sollten Sie durch Ihren Datenschutzbeauftragten prüfen lassen, welche Notwendigkeiten hinsichtlich der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Ihr Unternehmen bestehen.

Technische Einstellungen

Einrichten des Dienst-Benutzers auf dem Exchangeserver

Nachfolgend die beispielhafte Einrichtung eines Benutzers, in dessen Kontext der Synchronisationsdienst ausgeführt werden soll.

Als erstes wird der Domänenbenutzer ewservice mit einem Exchangeserverpostfach angelegt.

Mittels eines Webbrowsers kann man sich als Domänenadministrator an der Exchangeserververwaltungskonsole anmelden über:

https://[Url des Exchangeservers]/ecp

Nach der Anmeldung sollte man sich im Knoten E-Mail > Optionen: Meine Organisation verwalten befinden.

In der Liste der Postfächer sollte jetzt auch das Postfach ewservice zu sehen sein.

Über die Navigation wechselt man auf Menü Rollen und Überwachung

Hier legt man über Neu… die neue Rollengruppe EWS-Applicationimpersonation an.

Unter Rollen: fügt man die Rolle ApplicationImpersonation hinzu.

Unter Mitglieder: fügt man den Benutzer ewservice hinzu.

Einrichten des Dienstes

Die ausführbare Dienst-Datei befindet sich im Anwendungspfad und heisst Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe.

Sicherstellen, dass die Dateiausführung erlaubt ist

Rechte Maustaste auf die Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe –> Eigenschaften –> allgemein: Kontrollkästchen zulassen (engl.: unblock)

Registrierung des Dienstes

Eingabeaufforderung als Administrator starten
in den Pfad zur InstallUtil.exe wechseln (i.d.R. C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\InstallUtil.exe)
InstallUtil.Exe aufrufen mit Startparameter Pfad zur Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe

 C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\InstallUtil.exe "C:\Program Files (x86)\Software-Concept\Concept Office\Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe"

Bei der Installation des Dienstes kann auch der Name des Services und der Anzeigename übergeben werden.

 C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\InstallUtil.exe /ServiceName=myServiceName /DisplayName="my Display Name" "C:\Program Files (x86)\Software-Concept\Concept Office\Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe"

Der Dienst ist nun installiert und kann unter Dienste konfiguriert werden.

Der ausführende Benutzer des Dienstes sollte ausreichend Berechtigung für die CO-Umgebung besitzen. Ein „Lokales Systemkonto“ kann meist nicht in der gesamten Domäne zugreifen.

Benutzerkonto zuweisen

Aufruf der Dienste
Rechte Maustaste auf den Eintrag ExchangeSynchroService –> Eigenschaften –> Anmelden

Den zuvor angelegten Benutzer auswählen bzw. eintragen.

Beim Patchen oder Installieren muss der Dienst angehalten bzw. beendet werden. Anschliessend muss der Dienst neu gestartet werden.

Inhaltliche Konfiguration

Für die Einrichtung des Dienstes finden Sie im Anwendungspfad die Datei Sc.Co.ExchangeSynchroKonfig.exe.

Allgemeine Optionen

Hier werden der URL-Pfad des Exchange Web Services an, sowie Domäne, Benutzername und Kennwort hinterlegt

Der hier hinterlegte Benutzer muss über die Berechtigungen für Exchange Impersonation verfügen. Im Regelfall wird der hier hinterlegte Benutzer verwendet.

Für Office 365 lautet die URL https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx

Synchronisation

Die hier getroffenene Einstellungen gelten als Default Benutzer Einstellungen. Sie können pro Nutzer-Konto individuell überschrieben werden.

Welche Inhalte synchronisiert werden sollen, lässt sich individuell einstellen.

Einstellung des führenden Systems

Bei kurz hintereinander statt findenden Änderungen in den zu synchronisierenden Systemen muss eines als führend festgelegt werden, um dauerhafte Synchronisation ein und desselben Zustands zu vermeiden. In den CO – Optionen unter Outlooksynchronisation kann das führende System für die Synchronisation ausgewählt werden.

Folgende Fehlermeldung deutet darauf hin, dass das führende System noch nicht ausgewählt wurde. Aktivität mit der Nummer: ‚240552‘ hat sich geändert, wurde aber nicht synchronisiert, weil das Änderungsdatum auf beiden Seiten innerhalb einer Minute Liegen. Bitte ändern Sie eine der beiden Aktivitäten.

Werden in beiden Systemen innerhalb eines Synchronisationsintervalls Änderungen durchgeführt, werden die Änderungen aktuell gesetzt, die im führenden System durchgeführt wurden.

Weiterführende Hinweise zur Bedeutung der einzelnen Einstellungen finden Sie hier:

Benutzer Konten

In der Registerkarte User-Konten legen Sie fest, welche Mitarbeiter synchronisiert werden. Wählen Sie dazu einen Concept Office Mitarbeiter aus und ordnen Sie ihm das passende Emailkonto zu.

Weiterhin lassen sich hier die Default Benutzer Einstellungen übersteuern.

Bekannte Einschränkungen

Die Synchronisation berücksichtigt keine im Outlook angelegten Serientermine. Das Kopieren der Termine im Outlook ist nicht zulässig.

Mehrere Mandanten

Mehrere Mandanten können mit einem Synchroservice synchronisiert werden, sofern folgende Rahmenbedingungen gelten:

gleicher Exchange-Server
gleiche Standard-Einstellungen für die Synchronisation
kein Mitarbeiter-Account wird in mehreren Mandanten synchronisiert

Zur Eingabe wird jeweils das Feld Mandant umgestellt. Auf der Registerkarte User-Konten wird dann die Liste zu synchronisierender Mitarbeiter des gewählten Mandanten angezeigt.

allgemein, Exchange, Synchronisation

anschriften:anlage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-21T05:59:52+00:00

Anschriften anlegen

Um eine Anschrift anzulegen gibt es 2 Möglichkeiten.

Variante 1:

Über das Firmenmodul können über die Modulfunktionen neue Anschriften angelegt werden. Diese werden direkt der gewählten Firma zugeordnet.

In der sich öffnenden Maske ist bereits die Firmenzuordnung hinterlegt. Hier werden die Adressdaten der Anschrift angeben.

Ebenso sollte die Kategorie gewählt werden, in welche diese Anschrift fällt.

Außerdem ist es ratsam, die passenden Verbindungen für die Anschrift anzulegen. Die Funktion Speichern überträgt dies alles in die zugeordnete Firma.

Variante 2:

Eine Anschrift anzulegen funktioniert direkt über das Modul Anschriften.

Über die Schaltfläche Neu wird eine neue leere Maske für die Eingabe der Anschrift geöffnet. Hierzu muss jedoch die Firmenzuordnung eigenhändig hinterlegt werden. Über die Fernglassuche in dem Feld Firma wird die Firmensuche aktiviert. Nun kann die gewünschte Firma ausgewählt werden.

Außerdem kann die Kundennummer der Firma direkt angegeben werden, sofern bekannt.

Alles andere funktioniert analog zu Variante 1.

Sonstiges

Sonderrecht Anschriften

Gibt an, welche Rechte der Benutzer beim Druck von Anschriftsdaten hat

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

artikel:feldbeschreibungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T08:54:42+00:00

Modul Artikel: Feldbeschreibung

Registerkarte Artikel

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Artikelbild	Anzeige	Zeigt Bild des Artikels (falls vorhanden)
Artikelnummer	Text (max. 30 Zeichen)	Eindeutige Benennung des Artikels
Bemerkung	Text (max. 255 Zeichen)	Interne Bemerkung zum Artikel
Bezeichnung	Text (max. 255 Zeichen)	Ausführliche Artikelbezeichnung
Lagerbestände	Bereich	Übersicht der verfügbaren Bestände pro Lager
Verkaufspreise	Bereich	aktuelle Verkaufspreise des Artikels (Anzeige anhand ausgewähltem Preiskatalog)
Preiskatalog	Auswahlfeld	legt die hier anzuzeigenden Verkaufspreise fest
Preiseinheit bzgl. Standardmengeneinheit	Zahl mit Nachkommastellen	Verkaufspreiseinheit
Hinweistext	Text (max. 255 Zeichen)	Hinweis für Verkauf des Artikels
Weiteres	Bereich
Folgeartikel	Text (max. 30 Zeichen)	Verweis auf Folgeprodukt
Verkaufsperre	Auswahlfeld	Gibt an, ob der Artikel zum Verkauf gesperrt ist (Auswahlmöglichkeiten: keine, dauerhaft, vorübergehend mit Edi-Aktualisierung)
Herstellerinformationen	Bereich
Herstellerartikelnr.	Text (max. 255 Zeichen)	Herstellerartikelnummer
Herstellerkürzel	Auswahlfeld	Herstellerkürzel
Herstellerserie	Text (max. 50 Zeichen)	Herstellerserie
Hersteller-UPC_Nummer
Marke	Textfeld	Markenname (aus BMEcat übernommen)
Verkaufsinformationen	Bereich
Kleinste Abgabemenge	Zahl mit Nachkommastellen	Mindestverkaufsmenge
Losgröße	Zahl mit Nachkommastellen	Losgröße für den Verkauf
Losgröße Kasse	Zahl mit Nachkommastellen	Losgröße für den Barverkauf
Sortiment	Auswahlfeld	Zuordnung des Sortiments
Hauptkatalog	Anzeige
Direktlieferung ab Menge	Textfeld	Ab welcher Menge im Auftrag eine Direktlieferung erfolgt
Lagerabwicklung ab Menge	Textfeld	Ab welcher Menge im Auftrag eine Abwicklung über Lager erfolgt
Vorgabe-Abwicklungsart	Auswahlfeld	vorgegebene Abwicklungsart zu hinterlegen (Artikel/Verkaufsinformationent). Folgende Möglichkeiten können gewählt werden: a) (keine Zuordnung) – die bisherige Programmlogik wird zur Ermittlung verwendet (Standard); b) Direktlieferung – die Artikelposition wird im Vorgang fest auf Direktlieferung gesetzt; c) Lager – der Artikelposition wird im Vorgang das bevorzugte Lager zugewiesen. Dieses muss dafür an den Lagerzuordnungen des Artikels gewählt werden (Haken - Lager für Vorgabe-Abwicklungsart). In Aufträgen, welche durch Kassenvorgänge angelegt werden, findet dieses Verhalten keine Anwendung. Die Einstellungen für ‚Direktlieferung ab Menge‘ und ‚Lagerabwicklung ab Menge‘ werden durch die feste Vorgabe der Abwicklungsart gesperrt.
Preisbildung	Bereich
Rabattfähig (VK)	Kontrollkästchen	steuert, ob der Artikel rabattiert werden kann
Skontofähig	Kontrollkästchen	legt fest, ob der Artikel in der Skontoberechnung berücksichtigt wird
Sonderkonditionen	Auswahlfeld	legt die Art der Konditionsfindung fest

Registerkarte Gruppierung/Weiteres

(in alphabetischer Reihenfolge nach Registerkarten gruppiert)

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Abschlagsartikel	Kontrollkästchen	spezieller Artikel für Abschlagsrechnungen
Absummierungskennzeichen	Auswahlfeld
Angebotsartikel	Kontrollkästchen	Es wurde im Modul „Artikel“ unter dem Reiter „Gruppierungen / Weiteres“ ein neues Artikelkennzeichen „Angebotsartikel“ eingeführt. Dieses bringt folgende spezielle Verhaltensweisen im Positionsgrid von Vorgängen mit sich: Der EK kann beim „Angebotsartikel“ auch von Benutzern ohne EK-Änderungsrecht angepasst werden. Positions- und Beschreibungstexte können bei Angebotsartikeln auch ohne Recht geändert werden. Angebotsartikel können nur in Vorgängen mit dem Status „erfasst“ oder „angeboten“ aufgenommen werden. Aufträge mit Angebotsartikeln können nicht auf „bestätigt“ gesetzt werden (CO-44398)
Artikelart Allgemein	Auswahlfeld
Artikelart TKD	Auswahlfeld	für Maschinenauswertungen und Vertragsleistung
Basisartikel Basket	Kontrollkästchen	Kennzeichen für die OFML-Basket-Schnittstelle
eClass	Bereich	Unter Angabe der eCl@ss Version wird hier die Codierung der Produktklassifizierung hinterlegt.
Gewicht in g	Zahl mit Nachkommastellen
Interner Artikel	Kontrollkästchen	Vorbelegung für interne Vorgangspositionen
Katalogsuche Basket	Kontrollkästchen	Kennzeichen für die OFML-Basket-Schnittstelle
Kontierungsgruppe	Auswahlfeld	anzuwendende Kontierungsinformationen
Mengeneinheit	Auswahlfeld	Verbundinformation
MHD vorhanden	Kontrollkästchen	So gekennzeichnete Artikel werden beim Kommissionieren mittels CO-Logistik nicht über das Kommissionslager abgewickelt, sondern es wird das an der Position (Vorgang) angegebene Lager verwendet.
Preisgruppe	Auswahlfeld	ermöglicht warengruppenunabgängige Gruppierung zur Preisbildung
Provisionsgruppen	Auswahlfeld	Kennzeichen zur Provisionssatzermittlung
Relevant für Versandkosten	Kontrollkästchen	Steuert die Berechnung von Versandkostenartikeln
Warengruppe	Auswahlfeld	zugeordnete Warengruppe
Warenuntergruppe	Auswahlfeld	Warenuntergruppe
Warenunteruntergruppe	Auswahlfeld	Warenunteruntergruppe
Verbundartikel	Textfeld	Verbundinformation. Dieses Feld diente zur Erkennung, dass der Artikel ebenfalls in anderen Farben/Ausprägungen existiert.
Vertragsverrechn.-Art	Auswahlfeld
Volumen in ccm	Zahl mit Nachkommastellen
Werbemittel	Kontrollkästchen	kennzeichnet den Artikel als zulässiges Werbemittel
Zuschläge	Bereich	Zuweisen von expliziten Rabatten oder Zuschlägen

Registerkarte Texte/Bild

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Bildname	Bereich	Pfadangaben für vorhandene Bilder/Grafiken
Dokumentname	Pfadangabe	für zugeordnete PDF-Datei o.ä.
Kurztext	Text (max. 255 Zeichen)	für den Druck auf Kassenbon
Langtext	Bereich	ersetzt auf den markierten Dokumenten die Bezeichnung des Artikels. Geeignet für detaillierte Texte
Variantentext	Bereich	ersetzt auf den markierten Dokumenten die Bezeichnung des Artikels. Wird zusätzlich zu Langtexten gedruckt - falls beide für ein Dokument gekennzeichnet sind

Registerkarte Mengeneinheiten/Kataloge

Felder im Bereich Mengeneinheiten

Die Mengeneinheiten sind im Artikel Mengeneinheiten beschrieben.

Felder im Bereich Katalog

Katalog	Auswahlfeld
Seite	Zahl	Katalogseite
Preis	Zahl mit Nachkommastellen	Katalogpreis
Position	Zahl	Position auf der Katalogseite (Quadrant)
abweichende Artikelnummer	Text (max. 30 Zeichen)	alternative Artikelnummer
Sortiment	Auswahlfeld	abweichendes Sortiment

Registerkarte Einkauf

Felder im Bereich Lieferanten

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Aktualisiert	Datum	wann hat die letzte Bestandsaktualisierung statt gefunden
Bestand	Zahl	vom Lieferant zuletzt bekannter Bestand in dessen Lager
Bestandsstatus	Symbol	grau = unbekannt, grün = ausreichend, gelb - gering, rot - kein
Bestellnummer	Text (max. 255 Zeichen)	Artikelnummer des Lieferanten
Bestellstatus	Auswahlfeld	ist der Artikel bestellbar oder gesperrt
Bestellte Menge Losgröße	Zahl	Losgröße für bestellte Menge
Bezeichnung beim Lieferant	Text (max. 255 Zeichen)	Artikelbezeichnung beim Lieferanten
Bezeichnung Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Bild	Bild	Anzeige Bild
Bild 1	Bild	Anzeige alternatives Bild
Bildnummer	Text (max. 255 Zeichen)	Dateiname zum Bild
Bildname 1	Text (max. 255 Zeichen)	Dateiname zum alternativen Bild
Direktl. Menge ab	Zahl	ab dieser Bestellmenge liefert der Lieferant nicht mehr selbst, sondern durch seinen Lieferanten, im CO nur als Information hinterlegt (CO-30353)
EK Mengeneinheit Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
EK Preiseinheit Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Hauptlieferant	Kontrollkästchen	kennzeichnet den Hauptlieferanten
Keine Wertbuchungen	Kontrollkästchen	wird dieser Lieferant verwendet, dann sollen hier keine EK Wertbuchungen durchgeführt werden, da es sich eher um eine Logistikdienstleistung handelt (CO-25086)
KIP Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Kurzname	Anzeige	zeigt den zur Lieferantennummer gehörenden Kurznamen
Lieferant	Zahl	Firmennummer des Lieferanten
Losgröße	Zahl	Umverpackungsmenge des Artikels
Maximale Menge	Zahl	maximal zu bestellende Menge
Maximale Menge Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme (CO-33279)
Mengeneinheit	Auswahlfeld	Bestellmengeneinheit des Lieferanten
Minimale Menge	Zahl	minimal zu bestellende Menge
Optimale Menge	Zahl	optimal zu bestellende Menge
Preiseinheit bgzl Standardmengeneinheit	Zahl mit Nachkommastellen	aus Zähler/Nenner berechnete EK-Preiseinheit des Lieferanten
Preiseinheit (Zähler) bgzl Standardmengeneinheit	Zahl mit Nachkommastellen	Zähler der EK-Preiseinheit des Lieferanten
Preiseinheit (Nenner) bgzl Standardmengeneinheit	Ganzzahl	Nenner der EK-Preiseinheit des Lieferanten
Sortimentkennung Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme und Soennecken-Bestandsabfrage (CO-33276)
Verfügbar ab	Datum	Datum an dem der Lieferant Wareneingang erwartet
Verkaufssperre Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme und Soennecken-Bestandsabfrage (CO-33276)
VK Preiseinheit Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
VK Preis Sperre	Kontrollkästchen	Sperre für die EDI-Artikelübernahme
Wiederbeschaffungstage	Ganzzahl	falls gefüllt wird hierüber das Lieferanmahnungsfreigabedatum ermittelt
Keine Wertbuchungen	Kontrollkästchen	Wertfreistellung

kundenspezifische Felder

Felder im Bereich Einkaufspreise

ab Menge	Zahl	Staffelmenge
geändert am	Datum	wann dieser Preis eingetragen/geändert wurde
gültig ab	Datum	ab wann der Einkaufspreis gilt
gültig bis	Datum	bis wann der Einkaufspreis gilt
Nettopreis	Zahl mit Nachkommastellen	effektiver Einkaufspreis
Preis	Zahl mit Nachkommastellen	Einkaufspreis
Preiskatalog	Auswahl	zeigt Auswahl vorhandener Preiskataloge
Rabatt	Zahl mit Nachkommastellen	gewährter Einkaufsrabatt

Registerkarte Preise

Bereich Einkaufspreise

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
ab Menge	Anzeige	Staffelmenge
Durchschnittlicher EK	Zahl mit Nachkommastellen	durchschnittlicher Einkaufspreis (automatisch gefüllt)
geändert am	Anzeige	wann dieser Preis eingetragen/geändert wurde
gültig ab	Anzeige	ab wann der Einkaufspreis gilt
gültig bis	Anzeige	bis wann der Einkaufspreis gilt
Hauplieferant	Anzeige	zeigt ob der aktuell ausgewählte Lieferant der Hauptlieferant ist
Kalkulatorischer EK	Zahl mit Nachkommastellen	durch Sachbearbeiter kalkulierter EK
Letzter EK	Zahl mit Nachkommastellen	letzter Einkaufspreis
Letzter Inventurwert	Zahl mit Nachkommastellen	bei Inventur eingetragener Wert
Lieferant	Auswahl	enthält die in Registerkarte EK hinterlegten Lieferanten
Mindestspanne	Zahl mit Nachkommastellen	im Verkauf geforderte Mindestspanne
Nettopreis	Anzeige	effektiver Einkaufspreis
Preis	Anzeige	Einkaufspreis
Preiseinheit	Anzeige	Preiseinheit des ausgewählten Lieferanten
Preiskatalog (1)	Auswahlfeld	Standard oder KIP
Preiskatalog (2)	Anzeige	zeigt ausgewählten EK-Preiskatalog
Rabatt	Anzeige	gewährter Einkaufsrabatt
Währung	Anzeige

Bereich Verkaufspreise

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Preiskatalog	Auswahl	zeigt Auswahl vorhandener Preiskataloge
Brutto automatisch	Kontrollkästchen	steuert automatische Berechnung des Brutto-VK
Preiseinheit	Anzeige	Preiseinheit für den Verkauf
Menge	Zahl	Staffelmenge
EK-Staffel	Zahl	Verweis auf EK-Staffelmenge als Kalkulationsgrundlage
Aufschlag	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Aufschlag auf aktuell angezeigten EK (in Prozent)
Spanne	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Gewinnspanne anhand aktuell angezeigten EK (in Prozent)
Preis	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Verkaufspreis
Br. Aufschlag	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Bruttoaufschlag (in Prozent)
Br. Spanne	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Bruttospanne (in Prozent)
Brutto	Zahl mit Nachkommastellen	zeigt oder überschreibt Brutto-Verkaufspreis
gültig ab	Anzeige	ab wann der Verkaufspreis gilt
gültig bis	Anzeige	bis wann der Verkaufspreis gilt

Registerkarte Läger/Alternativartikel

Bereich Läger

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Lager	Auswahl	zugeordnetes Lager
Stellplatz	Text (max. 50 Zeichen)	Stellplatz des Artikel
Sortiment	Auswahl	optional abweichende Sortimentseinstellung
Mind.Bestand	Zahl	minimalster Lagerbestand (informativer Wert)
Meldebestand	Zahl	Wert für Bestellvorschlagsermittlung
Auffüllbestand	Zahl	Wert für Bestellvorschlagsermittlung
Ist	Anzeige	aktueller Bestand
Reserviert	Anzeige	in Vorgängen und Service-Aufträgen reservierte Menge
Verfügbar	Anzeige	effektiv verfügbare Menge
Bestellt	Anzeige	bestellte, aber noch nicht eingetroffene Menge
Erfasst	Anzeige	in noch nicht ausgelösten Bestellungen erfasste Menge
Zu Liefern	Anzeige	in Vorgängen als auszuliefern gekennzeichnete Menge
Bestandsermittlungsart	Auswahl	Wert für Bestellvorschlagsermittlung
Letzte Inventurmenge	Anzeige	Menge bei der letzten Inventur
Letzter Zugang	Anzeige	letzter Zugang des Artikels mit Datum und Menge(lagerübergreifend)
Letzter Abgang	Anzeige	letzter Abgang des Artikels mit Datum und Menge(lagerübergreifend)

Bereich Alternativartikel

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Alternativartikel	Auswahl	Artikelnummer des alternativen Concept Office-Artikels
Bezeichnung	Anzeige	Bezeichnung des ausgewählten Alternativartikels
Bemerkung	Text (max. 255 Zeichen)	freies Bemerkungsfeld

Registerkarte Service

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Garantie Hersteller (Monate)	Zahl
Garantie Kunde (Monate)	Zahl
Artikel muss vom Techniker gewechselt werden	Checkbox	Kennzeichen am Artikel oder am Kundenartikel. Zunächst gilt die Einstellung des Artikels, der evtl. vorhandene Kundenartikel übersteuert diese. Im Modul MPS-Meldungen wird diese Kennung in einer Spalte angezeigt und es ist nicht möglich, für einen solchen Artikel, einen normalen Vorgang anzulegen. Für diese Artikel kann nur ein Serviceauftrag angelegt werden!
Gerätegruppe	Auswahlfeld
Gerätetyp	Auswahlfeld
Lebensdauer lt. Hersteller (Klicks)	Zahl (siehe auch: Laufleistungskontrolle)
Materialien, Zubehör und Erstausstattung	Bereich
Tätigkeit	Bereich
Wartungsintervall (Klicks)	Zahl
Wartungsintervall (Monate)	Zahl
Zähler	Bereich

Registerkarte Webshop

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Artikel exportieren	Kontrollkästchen	Artikel beim Export ausgeben
Kernsortiment	Kontrollkästchen	Artikel beim Export als Kernsortiment kennzeichnen
Stichworte	Bereich
Stichwortgruppen	Bereich
Webkatalog	Auswahl
vollständigen Pfad anzeigen	Kontrollkästchen

Registerkarte Intra

Die Registerkarte ist nur bei eingerichteter Intrahandelsstatistik verfügbar.

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Bezeichnung	Text (max. 255 Zeichen)	Bezeichnung für die Ausgabe
Ursprungsbundesland	Auswahl	Herkunft laut Intrabundesland
Verfahrenscode	Zahl	Intra-Verfahrenscode
Warennummer	Zahl	Warennummer für die Ausgabe

Artikel, Feldbeschreibungen

co8:buerobedarf

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T09:33:59+00:00

Geschäftsbereich Bürobedarf

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Allgemeines

Die PrivatePilot-Ausgabe wurde um die GTIN-Ausgabe (führende Artikelnummer) erweitert.

Artikel

Neuer Link in der Artikelmaske, welcher die Vorläuferartikel (welche Artikel haben den aktuellen Artikel direkt oder indirekt als Folgeartikel) anzeigt.

Verkaufssperre am Artikel in Abhängigkeit des Lieferantenstatus setzen

1. Hierfür wurde eine neue Konfiguration (558) ‚Verkaufssperre am Artikel automatisch setzen bei Statusänderung am Lieferantenartikel‘ geschaffen. Damit werden Artikel automatisch gesperrt und entsperrt, bei Änderungen am Status des Lieferantenartikels.

Folgende Ausprägungen sind möglich:

0 - keine automatische Sperre
1 - Sperren, wenn Artikel bei allen Lieferanten gesperrt ist und Bestand=0 (alle Läger) - Standardeinstellung
2 - Sperren, wenn Artikel bei Hauptlieferanten gesperrt ist und Bestand=0, Artikel automatisch entsperren, wenn dieser wieder verfügbar ist.

Entsperrt werden Artikel nur automatisch, wenn Konfiguration 558 den Wert =2 hat. Entsperrt werden Artikel nur dann, wenn Lieferantenartikel vom Status ‚Zur Zeit nicht lieferbar‘ auf ‚wieder verfügbar‘ oder ‚normal‘ wechseln.

2. Der Haken „Verkaufssperre“ am Artikel wurde zu einer Dropdownbox umgewandelt. Folgende Ausprägungen sind möglich:

keine
vorübergehend, mit Edi-Aktualisierung
dauerhaft (Ist diese Auswahl gesetzt, dann bleibt diese Sperre auch bei Änderung vom Status des Lieferantenartikels.)

Außerdem ist am Lieferanten das Kennzeichen „Wenn Hauptlieferant, dann Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen“ zu setzen, damit die Konfiguration wirksam wird.

Bei Artikeln, die vorher den Haken Verkaufssperre getragen haben, wird die Dropdownbox mit „vorübergehend, mit Edi-Aktualisierung“ gesetzt.

Gruppenpreise

Es besteht die Möglichkeit Gruppenpreise in Concept Office umzusetzen. Dabei lassen sich Artikel mithilfe der Artikelklassifizierungen hinsichtlich der Preisaktualisierung gruppieren.

Alles über Gruppenpreise lesen sie hier

Prozentpreise

In Concept Office 8.0 ist es nun möglich Prozentpreise zu definieren. Dabei handelt es sich um Preise, die auf einer EK-Kalkulation beruhen, das heißt, ändert sich der EK des Artikels, ändert sich, anhand der vorgegebenen Spanne, auch der VK des Artikels. Somit hat jede Änderung am zugrundeliegenden EK einen veränderten VK zu Folge.

Alles über Prozentpreise finden sie hier.

Sonderkonditionen

Kopiervorlage von verschiedenen Merkmalen aus der Sonderkondition mit laufender Nummer 1

Beim Anlegen einer EK-basierenden Kondition werden die Werte für ‚Preiskatalog (Ek)', ‚Preisbasis (Ek)' und ‚Preissenkung (VK) erlaubt‘ aus der Kondition mit lfd. Nummer = 1 vorbelegt. Daher ist es sinnvoll diese nicht mit einer echten Kundenkondition zu verwenden. Ist dies bereits geschehen, sollte sie umnummeriert werden, damit die laufende Nummer 1 frei ist.

Ebenso kann das Merkmal „Kernsortiment“ gepflegt werden. Dieses Merkmal vererbt sich nun auf weitere Sonderkonditionsanlagen.

EDI-Artikel

Prüfung Warengruppen und Artikelklassifizierung bei Neuanlage
Beim Import von neuen Artikeln in den EDI-Artikelstamm werden die Warengruppen und Artikelklassifizierungen bei automatischer Übernahme geprüft. In der EDI-Artikel-Ansicht gibt es nun die Spalten „Neu-fehlerfrei“ und „Neu-fehlerhaft“.

Übernahme der Sortimentskennung aus dem BMEcat Beim Einlesen von Artikelstammdaten über BMEcat wird die Sortimentskennung anhand der von Soennecken bereitgestellten Informationen ermittelt und am Edi-Artikel gespeichert. Dafür wurde eine neue Sortimentskennung ‚Lieferung durch Dritte‘ eingeführt, falls der Artikel von einem Lieferanten von Soennecken direkt geliefert wird. Außerdem wurde eine neue Konfiguration 559 hinzugefügt, um eine Textfarbe für die neue Sortimentskennung hinterlegen zu können.

Bei der Übernahme der Artikeldaten wird die Sortimentskennung am Lieferantenartikel gespeichert. Die Sortimentskennung wird automatisch in den Artikelstamm geschrieben, wenn:

der Lieferant Hauptlieferant ist,
das Kennzeichen „Wenn Hauptlieferant, dann den Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen“ am Lieferanten gesetzt ist und
die neu geschaffene Auswahl der in den Artikelstamm zu synchronisierenden Sortimentskennungen die im BMEcat ermittelte Sortimentskennung enthält. Diese lassen sich im Reiter „Lieferantendaten“ im Firmenmodul des entsprechenden Lieferanten einstellen.

Im BMEcat können nun die Artikelklassifierzungen EPAG und EWAG ausgelesen werden

Die Informationen EPAG und EWAG aus dem BMEcat können nun analog anderer Klassifizierungen importiert werden. Hierfür müssen die Klassifizierungen im Mandanten angelegt werden, damit diese beim Import den Artikeleigenschaften im Concept Office zugeordnet werden können.

Aus dem BMECat lassen sich Zolltarifnummern auslesen. Diese werden als Artikelklassifizierung mit dem Namen „StBA“ und „Zolltarifnummer“ in den Artikelstamm übertragen.

Erweiterung Artikelnummerierung

Es wurde die Funktion der Artikelnummergenerierung für EDI-Artikel erweitert. Für die Nummerngenerierung werden jetzt Markenkürzel gesetzt, falls nicht anderweitig im Übernahmeschema angegeben.

Die Markenkürzel werden in einem neuen Modul „Marken Hersteller (ML)“ unter „Weitere Stammdaten“ verwaltet. Diese können per Hand oder über die neue Modulfunktion „EDI-Marken importieren“ angelegt werden. Nach Nutzen der Importfunktion, müssen die importieren Marken noch gepflegt werden, d.h. das Kürzel setzen und dieses über den Haken „Kürzel für Artikelnummerbildung verwenden“ freigeben.

Sind keine Markenkürzel vorhanden, wird auf die am Lieferanten hinterlegten Kürzel für die Artikelnummerierung zurückgegriffen.

EDI-Schnittstelle

Artikelstamm ausgeben - Format BMEcat

Bei der Preisausgabe können nun auch Aktionspreise ausgeschlossen werden

Rückfallschema bei Übernahme von Artikeldaten aus dem EDI-Artikelstamm

Es kann vorkommen, dass Artikel mit Verkaufspreis aktualisiert werden sollen, vereinzelte Artikel aber vom Lieferanten keine Verkaufspreise mit bekommen haben. Bisher wurden diese Artikel nicht aktualisiert und ein Fehler wurde ausgewiesen. In Concept Office 8 kann nun ein Ersatzschema angegeben werden, wo Artikel ohne Verkaufspreis entweder ohne Aktualisierung des Verkaufspreis übernommen werden oder der Verkaufspreis kalkuliert wird.

Kundenbestellungsimport

Erweiterungen im Kundenbestellungsimport ohne Schalter

Maximaler Auftragswert für einen Kunden
Für einen Kunden kann ein maximaler Auftragswert für den Kundenbestellungsimport definiert werden. Dieser kann am Geschäftsbereich, am Kontakt sowie geschäftsbereichsabhängig am Kontakt hinterlegt werden. Der zum Auftrag passende maximale Auftragswert wird dabei folgendermaßen ermittelt:

Für den konkreten Geschäftsbereich am Kontakt hinterlegter Wert
Für den übergeordneten Geschäftsbereich am Kontakt hinterlegter Wert
Am Kontakt hinterlegter Wert (Reiter Kundendaten, Abschnitt Allgemein)
Am Geschäftsbereich hinterlegter Wert
Am übergeordneten Geschäftsbereich hinterlegter Wert

Maximaler Positionswert, maximale Positionsmenge
Der Auftragsimport über die EDI-Schnittstelle wurde erweitert. Die Positionsanlage wurde um eine Prüfung der maximalen Positionsmenge und des maximalen Positionswertes ergänzt.

Hierzu kommen die Felder Max. Menge und Max. Wert am Artikel, sowie nun auch unter Warengruppen zum Tragen, es können entsprechende Werte hinterlegt werden.

Bei der Prüfung haben die Werte des Artikels Vorrang.

Bei manueller Anlage eines Auftrages, greift nur die Max. Menge, bei der elektronischen Verarbeitung werden beide Angaben ausgewertet (Max. Menge und Max. Wert).

Lieferantenswitch
Am Artikel kann am Hauptlieferanten ein Ersatzlieferant hinterlegt werden (Ausweichlieferant max. Bestellmenge), auf welchen gewechselt wird, wenn die maximale Bestellmenge für den Artikel überschritten wird. Achtung: Dieser Lieferant muss außerdem am Artikel gepflegt sein. Sollte auch die maximale Menge des Ausweichlieferanten überschritten wurden sein, dann bleibt der Artikel beim Hauptlieferanten und der Vorgang wird nur erfasst gespeichert. Wenn kein Ausweichlieferant hinterlegt ist und die maximale Menge überschritten ist, wird der Vorgang ebenfalls nur erfasst gespeichert.

Ermittlung des Sachbearbeiters
Sachbearbeiter werden jetzt, wenn nicht im Auftrag angegeben, über den zugehörigen Geschäftsbereich im Kundenstamm ermittelt.

Protokollierung verbessert
Im Feld Dispobemerkung werden nun auch Fehler und Warnungen protokolliert.

Erweiterungen im Kundenbestellungsimport mit Schalter

für Kundenbestellungen_einlesen.ini

_AuftragseingangsartBeiPrueffehler
Um eine bessere Separierung von Vorgängen zu erhalten, kann im Importschema für die Schnittstelle ‚Kundenbestellung einlesen‘ gesteuert werden, dass fehlerhafte Bestellungen eine eigene Auftragseingangsart erhalten. Dazu ist im Schema anzugeben: _AuftragseingangsartBeiPrueffehler=#123

_AutomatischeBestellung=#1
Es gibt jetzt ein neues Lieferantenkennzeichen „automatisch bestellen“ im Firmenmodul (Reiter Lieferantendaten). Dies hat die Optionen Ja/Nein/Nur Bestellvorschlag. Entsprechend werden Positionen pro Lieferanten behandelt, wenn der Ini-Schalter für automatisches bestellen („_AutomatischeBestellung“) aktiv ist.

_ArtikelAnlageAusEdiSchema=#
Es wurde eine neue Funktion für die Anlage von Fremdartikeln beim Kundenbestellungsimport geschaffen. Es können nun neue Artikel aus dem EDI-Artikelstamm direkt beim Import angelegt und im Auftrag übernommen werden.

Voraussetzung ist, dass die Lizenz für Fremdartikel vorhanden ist und der Artikel im vorgelagerten Artikelstamm (EDI-Artikel) existiert. Für die Anlage der Artikel muss ein entsprechendes Schema angelegt werden und dem Import-Schalter _ArtikelAnlageAusEdiSchema zugewiesen werden.

_BonitaetSperreKundeIgnorieren=#1
Import von Bestellungen mit bonitätsgesperrten Kunden. Der Vorgang wird dann als erfasst gespeichert und eine Warnung in Feld Dispo-Bemerkung protokolliert.

_KomplettAuftraegeBestellenFuerEinLieferant
Im Kundebestellungsschema kann jetzt der neue Schalter „_KomplettAuftraegeBestellenFuerEinLieferant=#1“ gesetzt werden, der die automatische Bestellungserzeugung zulässt, wenn ein Auftrag komplett (bestätigt) ist und alle Positionen einem einzigen Lieferanten zugeordnet sind.

Diese Funktion ist unabhängig von der Mandantenkonfiguration 393 (automatische Bestellungen)

_KundenBestellNrEindeutigkeitPruefen‘=#2
Die Prüfung auf Kundenbestellnummereindeutigkeit wurde mit Ausrichtung 2 erweitert, sodass bei Dopplungen von Kundenbestellnummern der Auftrag im Status „erfasst“ angelegt wird. (Dies ist sinnvoll, wenn der Import grundlegend aus bestätigt importiert wird und der Status „erfasst“ bei Dopplungen eine Sichtung vorgibt).

_LieferInfoBildungsVorschrift
Es kann eine Bildungsvorschrift für die Zusammensetzung der Lieferinfo angegeben werden. Dabei können alle Platzhalter verwendet werden, die auch für die Bildung der Kundenbestellnummer zur Verfügung stehen. Darüber hinaus wurde der Platzhalter #LieferHinweis# eingeführt, der durch den aus der importierten Bestellung entnommenen Lieferhinweistext ersetzt wird.

_LieferAnschriftAusStammdaten=#3
Beim Einlesen von OpenTrans-Kundenbestellungen kann gesteuert werden, dass die Lieferanschriftsnummer aus der Datei gegen die CO-Anschriftsnummern geprüft und entsprechend eingesetzt wird.

_LieferadresseZusatzBildungsvorschrift
Beim Einlesen von Kundenbestellungen kann über den Schalter ‚_LieferadresseZusatzBildungsvorschrift‘ eine Bildungsvorschrift definiert werden, die im Namen der Lieferanschrift eine zusätzliche Zeile entsprechend der Vorschrift anfügt (analog der Vorschrift für die Kundenbestellnummer). (CO-40800):

z.B.: _LieferadresseZusatzBildungsvorschrift=#Ihre Bestellung: #BestellNummer# vom #BestellDatum#

_NichtLieferbareArtikelErfassen
Prüfung auf Lieferbarkeit des Artikels beim Hauptlieferant. Sollte der Artikel nicht lieferbar sein, wird der Auftrag nur erfasst gespeichert.

_RechAnschriftUebernehmen (neue Ausprägungen)

#0: wird Rechnungsanschrift aus den Stammdaten ermittelt
#1: wird die in der Bestellung angegebene Rechnungsanschrift (falls vorhanden) in den Auftrag übernommen
#2: die Rechnungsanschriftsnummer wird gegen die CO-Rechnungsanschriftsnummer geprüft und entsprechend eingesetzt. (neu)
#3: die Rechnungsanschriftsnummer wird gegen die Fremdnummer der CO-Anschriften geprüft und die Anschrift entsprechend eingesetzt. Dafür können die Fremdnummern jetzt im Anschriften-Modul gepflegt werden. (neu)

_VerkaufsgesperrteArtikel
Ermöglicht Import von Positionen mit verkaufsgesperrten Artikeln. Der Vorgang wird dann als erfasst gespeichert und die Warnung protokolliert.

_VkAbweichungProzent
VK-Schwellwertprüfung. Es kann ein unterer und oberer Schwellwert als Prozentwert angegeben werden z.B.: ‚_VkAbweichungProzent=#-10,5/15,5. Trennzeichen für die Angabe ist '/'. Wenn der Schalter aktiv ist, wird mit dem Listenpreis des Artikels verglichen. Sollte es zur Überschreitung kommen, wird es als Fehler protokolliert, der Vorgang wird als erfasst angelegt.

Wenn der Schalter aktiv ist, wird mit dem Preis des Artikels verglichen, der bei manueller Erstellung des Vorgangs eingesetzt werden würde, sei es der Listenpreis oder evtl. ein Kundenpreis. Sollte es zur Überschreitung kommen, wird es als Fehler protokolliert, der Vorgang wird als erfasst angelegt.

_BeiVertragsLeistungAuftragAufErfasst=#1
Bei Import von Kundenbestellungen kann festgelegt werden, ob gewährte Vertragsleistungen dazu führen sollen, dass der Auftrag im Status ‚erfasst‘ angelegt wird.

Ob beim Import der Kundenbestellungen eine Vertragsprüfung stattfinden soll, ist über Konfiguration 236 ‚Zuordnung von Vertragsleistungen automatisch vornehmen‘ zu aktivieren.

_VorgangTrotzDefaultArtikelBestaetigen=#2
Erweiterung des Schalters um die Option 2, bei welcher der Standardsammelartikel (_DefaultArtikel=#xyz) den Vorgang auf Erfasst setzt. Nur Lieferantensammelartikel, die aus dem Lieferanten der Position ermittelt wurden, setzen den Vorgang dann hingegen auf Bestätigt.

Neue Option HTML-Display an der Kasse

Neue Funktion in Concept Cash

Hierfür muss in den Optionen von ConceptCash (Displayoptionen) der Haken bei HTML-Display gesetzt werden, um diesen zu aktivieren. Es erscheint beim Start der Kasse ein zweites Fenster, welches frei positioniert werden kann (beispielsweise auf einem 2. Bildschirm).

Der Inhalt des Displays wird über die Dateien im Ordner HTML→Views→ KassenDisplay gesteuert. Diese werden beim Update angelegt und mit den Standardeinstellungen (Platzhaltern, etc.) vorbelegt.

CO8

concept_cash:gutscheine

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-12-13T07:10:54+00:00

Gutscheine

Concept Cash bietet die Möglichkeit Gutscheine zu verkaufen und wieder einzulösen.

Einrichten

In den Optionen von Concept Cash können verschiedene Einstellungen getroffen werden, die die Verarbeitung der Gutscheine steuern.

Gutscheinverwaltung: Es besteht die Möglichkeit die Gutscheine über ein Nummernsystem zu verwalten. Wenn aktiviert, wird beim Verkauf automatisch eine Gutscheinnummer vergeben. Diese muss später, beim Einlösen des Gutscheins, zwingend angegeben werden.
Überzahlung: ermöglicht das Hinterlegen einer Barauszahlungssumme, bis zu der Restsummen von Gutscheinen ausbezahlt werden dürfen
Gutscheininfo beim Bezahlen anzeigen:
Gutschein drucken: steuert ob für die Gutscheinposition ein separater Ausdruck auf dem Bondrucker erfolgen soll

Gutscheinverkauf

Gutscheine werden als Bonposition erfasst. Sie können über die Kassenfunktion Gutscheinverkauf oder die Taste F1 eingegeben werden.

Im erscheinenden Dialogfenster geben Sie die Höhe des Gutscheins an. Durch Klicken auf neuen Gutschein erzeugen wird eine Gutscheinposition angelegt.

Anhängig von den Einstellungen wird ebenfalls ein Ausdruck auf dem Bondrucker erzeugt, sowie die Gutscheinnummer in der Bezeichnung aufgeführt. Der Ausdruck kann später auch in der Druckwiederholung nochmals gedruckt werden.

Einlösen von Gutscheinen

Will ein Kunde mit Gutschein bezahlen, muss die gleichnamige Zahlungsart beim Bezahlen ausgewählt werden.

Ist keine Gutscheinverwaltung aktiviert, kann ein beliebiger Betrag eingegeben werden. Bei aktivierter Gutscheinverwaltung muss zuerst eine Gutscheinnummer ausgewählt werden:

Unvollständige Zahlung

Ist der Gutscheinbetrag höher als der Bonbetrag muss der Kassierer entscheiden, was mit der Differenz geschehen soll:

Es kann entweder der Gutschein beibehalten, oder eine neuer Gutschein erstellt werden. Ebenfalls ist eine Auszahlung des Differenzbetrages bis zur Höhe des in den Optionen eingestellten Barauszahlung bis-Betrages möglich - dazu muss der das Feld Betrag auf 0 gesetzt werden und mittels der Schaltfläche Abbrechen der Dialog geschlossen werden.

Gutscheininfo

Bei aktivierter Gutscheinverwaltung kann sich der Kassierer Auskunft über einen Gutschein anzeigen lassen. Dazu wird im Hauptmenü unter Start der Punkt Guntschein-Info aufgerufen (alternativ UMSCHALT +F1).

Die Informationen werden nach Eingabe der Gutscheinnummer angezeigt.

Concept Cash, Kasse

concept_cash:stammdaten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-14T07:47:26+00:00

Stammdatenpflege in Concept Cash

Einige, gezielt für das Kassieren notwendige, Stammdaten werden direkt in Concept Cash gepflegt.

Die Stammdaten werden in Concept Cash, über den gleichnamigen Punkt im Navigationsmenü.

Um das Modul zu starten, muss der anmeldete Kassierer als Concept Cash-Administrator gekennzeichnet sein.

Kassen

Hier werden die physisch vorhandenen Kassen angelegt und einer Filiale zugeordnet. Diese Filialzuordnung ermöglicht später die Ermittlung von Barverkaufslager, Geschäftsbereich und anderen Stammdaten.

Man kann in dieser Registerkarte auch sehen, welche Kasse in Betrieb ist, wie viel Wechselgeld eingegeben wurde und welche Kasse abgerechnet ist.

Kassierer

Hier werden die Kassierer angelegt. Die Zuordnung zu einem Concept Office Mitarbeiter kann dadurch erzeilt werden, dass die Kassierernummer identisch zur Mitarbeiternummer eingetragen wird.

Mit Kurzname und Passwort meldet sich der Kassierer an den einzelnen Modulen der Kasse an. Es ist also sinnvoll den Kurznamen mit einem Kürzel, z.B. den Initialen auszufüllen.

Auf dem Bon wird dagegen Vorname und Name des Kassierers ausgewiesen.

Das Kennzeichen Admin. mache den Kassierer zum Concept Cash-Administrator. Machen Module können nur mit diesen Rechten aufgerufen werden (z.B. Stammdaten, Optionen, Konfiguration).

Ferner wird hier hinterlegt, wie viel Prozent Rabatt und wie viel Prozent Skonto der Kassierer maximal geben darf.

Eine Rabattvergabe über den hier hinterlegten Wert hinaus ist - innerhalb eines Kassiervorgangs - durch einen Kassiererwechsel möglich.

Artikeltasten

Pflegemöglichkeit für die Artikelfesttasten, um schnell auf häufig benutzte Artikel zugreifen zu können.

Bondruck Layout

In der Konfiguration des Bondrucks haben Sie die Möglichkeit, den Ausdruck Ihres Bons zu gestalten. Sie können Formate für Grafiken {Logo}, Texte, Zahlenwerte, Steuerwerte, Artikelbezeichnungen {ArtikelBezeichnung}, Artikelnummern, Mengen, Werbetexte, Textinformationen etc… hinterlegen.

Sollte der Drucker mehrere Logos unterstützen, dann ist folgende Schreibweise für den Fall des 1. Logos zu verwenden: {Logo}[1]

Folgende Bezeichnungen stehen Ihnen per Drop-Down-Feld zur Verfügung: BonKopf, BonFuß, eCBuchung, Gesamtsumme, Gutschein, Lieferschein, LSRechFuss, Parkschein, PosZeile, Rechnung, Rücknahme, Steuer, Text, ZahlungsEnde, ZahlungsZeile.

Die Schriftart und die Schriftgröße können für die einzelnen Bonzeilen eingesehen und gepflegt werden.

Zahlungsarten

Die Übersicht der verfügbaren Zahlungsarten. Voreingestellt sind:

Zahlungsart	Tastenkürzel
Barzahlung	ALT + 1
Gutschein	ALT + 4
Kreditkarte	ALT + 5
Rechnung / Lieferschien	ALT + 6

Eine Änderung der Zahlungarten sollte nur nach Rücksprache mit dem Support durchgeführt werden.

Kreditkarten

Hier können unterschiedlichen Arten von Kreditkarten, sowie die Pfade zu deren Icons hinterlegt werden.

Da keine Anbindung an Kartenlesegeräte existiert, dient diese Hinterlegung lediglich der späteren Auswertung, auf welchen Kartentyp welche Zahlungen erfolgt sind.

Zahlungssorten

Zahlungssorten werden für die Abrechnung benötigt und hier hinterlegt. Es kann festgelegt werden, ob bei der Abrechnung der Betrag oder die Anzahl pro Zahlungssorte eingegeben werden soll. Ein Haken bei Wechselgeld legt fest, ob der gezählte Betrag in das Wechselgeld des nächsten Tages eingerechnet werden soll.

Einnahmen / Ausgaben

Gründe für Einnahmen und Ausgaben.

Concept Cash, Kasse, Stammdaten, Administration

concept_mps:docuform_einrichtung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-14T14:22:56+00:00

Akademie

Schnittstelle zu Concept MPS

Voraussetzungen

Zur Nutzung der Schnittstelle wird ein Zugang (Händlerkonto) zu einem Fleet & Service Management System der docuFORM GmbH benötigt.

Damit Concept Office mit einem docuform-Server Verbindung aufnehmen kann, muss auf beiden Systemen der Port 52004 freigegeben sein.

Concept Office kann mehrere docuForm-Server verwalten.

Die Server von docuForm können direkt bei docuForm oder vom Händler selbst gehostet sein. Falls ein Hosting durch uns gewünscht ist, bitte folgende Artikel beachten:

Die Nutzung setzt 1 Lizenz Managed Print Service voraus.

Einrichtung

Zugangsdaten

Im Modul Mandanten müssen in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD), in der Tabelle MPS-Systeme die Zugangsdaten für den docuForm-Server eingetragen werden.

Die Eingabe des fsm-Server-Passwortes muss als MD5-Hash erfolgen. Nutzen Sie zur unverschlüsselten Eingabe die Schaltfläche rechts am Eingabefeld. Der Hash wird dann generiert.

Einstellungen der MPS Maschinen

Nachfolgende Einstellungen erfolgen im Modul MPS-Maschinen, im Kontext des MPS-Systems docuform.

Zähler mappen

Die Zähler vom docuform fsm-Server müssen mit den Zählern in Concept Office abgeglichen/gemappt werden. Dies ist ausführlich im Artikel Zähler mappen beschrieben.

Kunden zuordnen

Damit ein Kunde erfolgreich eingelesen werden kann, muss dieser auf der Registerkarte Kundenzuordnungen hinterlegt werden. Dabei muss der Kundenname des docuform fsm-Server mit einem im Concept Office vorhandenen Kunden verbunden werden.

Legen Sie diese Kundenzuordnung zeitgleich mit der Anlage des Endkunden am fsm-Server an. Dann vergessen Sie keine Eintragung.

Maschinen importieren und zuweisen

Über die Modulfunktion Maschinen mit MPS abgleichen werden alle Maschinen vom docuForm fsm-Server importiert, die bei vorher zugeordneten Kunden stehen.

Dabei versucht Concept Office diese Maschinen mit im Modul Maschinen vorhandenen Geräten abzugleichen und zuzuordnen. Dies geschieht über die Seriennummer oder die MAC-Adresse. Nach dem Import können Sie in der Registerkarte Übersicht prüfen, ob alle importierten MPS-Geräte zugeordnet wurden. Man erkennt nicht zugeordnete Maschinen an der fehlenden Nummer in der Spalte CO-Maschinennummer.

In diesem Fall muss die Maschine manuell zugewiesen werden. Dazu klickt man doppelt auf die betreffende Maschine um in der Registerkarte Eingabe und hinterlegt im Feld CO-MaschinenNr eine gültige Maschinennummer.

nachträgliches Zuweisen

Müssen Sie die Maschinen in Concept Office erst anlegen, können Sie nachdem dies getan ist, die Modulfunktion Maschinenstamm-Abgleich betätigen und die neuen CO-Maschinen werden mit den MPS-Maschinen abgeglichen.

Zählerstände importieren

Um Zählerstände vom MPS-System zu übernehmen, verwenden Sie die Modulfunktion Zähler mit MPS abgleichen.

Dabei wird für jede MPS-Maschine, die mit einer CO-Maschine verknüpft ist ein Zählerstand eingelesen. Dies ist mit einer Technikermeldung vergleichbar. Pro Tag und Zähler kann nur eine Übernahme erfolgen.

Falls Sie nur für eine Maschine Zähler importieren möchten, können Sie die MPS-Info Modulfunktion benutzen.

Anzeige bestehender Zählermeldungen

Die eingelesenen Zählerstände werden als MPS-Meldung an der Maschine vermerkt. Über die Modulfunktion Zählerhistorie können Sie sich die Zählermeldungen für die ausgewählte MPS-Maschine anzeigen lassen.

Zähler zur Abrechnung freigeben

Damit nicht jeder eingelesene Zählerstand automatisch zur Abrechnung gelangt, sind für die Abrechnungsfreigabe weitere Schritte notwendig. Dies ist im Artikel Zähler für eine Abrechnung übernehmen beschrieben.

Concept MPS, MPS, docuform

concept_mps:docuform_mibwalk

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:28+00:00

Der MIB-Collector (FSM Client)

Der MIB-Collector ist ein Werkzeug zum Erfassen von Maschineninformationen unbekannter oder fehlerhafter Modelle. Es ist Bestandteil des FSM-Client Paketes und kann ohne Installation des Clients ausgeführt werden.

Durchführen eines MIB-Walk

Während eines MIB-Walk sollte das Gerät nicht anderweitig genutzt werden.

Um die Daten eines Modells zu ermitteln, starten Sie zunächst den MIB-Collector und geben die IP-Adresse des Gerätes an:

Die weiteren Einstellungen bleiben unverändert. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Der MIB-Collector versucht nun mit dem Gerät zu kommunizieren. Ist dies erfolgreich, sehen Sie in der nächsten Maske die Modellbezeichnung vorbelegt (Pfeil 1).

Die Erkennung des Modells ist zwingende Voraussetzung zum Fortfahren.

Weiterhin wird ein Link zu den Informationsseiten des Gerätes angeboten (Pfeil 2). Dort erhalten Sie die Informationen, die in den nachfolgenden Dialogen eingetragen werden müssen.

Füllen Sie Seriennummer und Kontaktinformatione aus und klicken Sie auf Weiter. Sie werden nun nach den Funktionen des Modells befragt:

Im nächsten Dialogfenster erfolgt die Eingabe der aktuellen Zählerstände. Sie sollten diese in den Informationsseiten des Gerätes ablesen können.

Sofern vorhanden können Sie auch die Tonerstände angeben. Die anderen Einstellungen bleiben unverändert. Klicken Sie auf Weiter. Nun erfolgt das elektronische Auslesen der Daten.

Anschließend wird Ihnen das Ergebnis angezeigt.

Sie können das Ergebnisfeld manuell mit Texten und Bildern ergänzen. Je mehr Informationen zum Gerät verfügbar sind - desto besser!

Durch Klick auf Weiter schließen Sie den MIB-Walk ab. Sie können nun wählen, wie die Daten an docuform übermittelt werden sollen. Empfohlen ist die Übertragung per Webseite. Durch Klick auf Beenden werden Sie zum Speichern der Ergebnisdatei aufgefordert. Diese muss per Email oder Webseite übertragen werden.

Nach Versand der Daten werden die Informationen zeitnah in die PMD-Pakete eingearbeitet.

Concept MPS, MPS, docuform

howto:liefertermin_ermitteln

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Liefertermin ermitteln

In der Vorgangsbearbeitung kann über den Reiter Modulfunktion und über die Modulfunktionsleiste die Funktion „Liefertermin ermitteln“ ausgewählt werden.

Über diese Funktion erhält man eine komplette Übersicht aller Vorgangsbezogenen Positionen mit deren hinterlegten Terminen (Kundenwunschtermin, Lieferterminwunsch beim Lieferanten und der avisierte Termin vom Lieferanten).

„Terminwusch des Kunden“ wird im Vorgang hinterlegt

„Terminwunsch des Kunden“ wird in die Bestellung übergeben

Avisierung der Lieferung durch den Lieferanten in der Bestellung

Finale Avisierung über die Funktion „Liefertermin ermitteln“ im Vorgang

Über diese Funktion können Sie einen oder mehrere effektive Auslieferungstermine ermitteln.

Durch die Schaltfläche „Terminvorschlag eintragen“ wird der von Ihnen avisierte Termin in die Positionen des Auftrags übernommen.

Möchten Sie einen bereits eingetragenen Termin überschreiben, so ist der Haken „bereits eingetragene Termine beibehalten“ zu entfernen.

Der Haken „Disponiert“ ist ein Kennzeichen für Sie, dass die Terminplanung soweit abgeschlossen, und der Kunde über den Termin informiert wurde.

Der avisierte Termin ist jetzt im Reiter „Lieferdaten/Texte“ am Vorgang einsehbar

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit ein Lieferavis auslösen.

An dieser Stelle ist der Text der Auftragsbestätigung mit einem Avisierungstext zu überschreiben.

Zur Vereinfachung empfiehlt es sich diesen Textbaustein anzulegen um diesen dann direkt laden zu können.

howto:signaturen_und_textbausteine_in_emails

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Signaturen oder Textbausteine werden in Mails nicht mehr aus Concept Office übertragen

In den neueren Versionen (spätestens ab 7.0.2899) werden nicht mehr wie früher unformatierte Textbausteine oder Signaturen übertragen.
Wenn Sie feststellen, dass Emails in Outlook nur noch ohne Textbausteine und/oder Ihre Signaturen ankommen, so sollten Sie folgende Punkte prüfen und beheben:

1. Format der Emails in Email-Einstellungen:

Sie finden diesen Punkt im Bereich „Administration“ → „Email-Einstellungen“. Dort sollten für Ihre Formulare (kann für alle oder für best. Formulare eingestellt werden) die Punkte „HTML“ und wenn Sie Signaturen der Mitarbeiter verwenden auch für „Mitarbeitersignatur“ gesetzt werden.

2. Textbausteine:

Sie finden alle verfügbaren Textbausteine in „Weitere Stammdaten“ → „Textbausteine“.
Die für Emails am Häufigsten genutzten sind mit dem Filter „bwmail“ herauszufinden. Sollten Sie individuell erstellte verwenden, müssen Sie diese jedoch auch formatieren.
Wählen Sie nacheinander die Textbausteine mit Doppelklick aus. Diese sollten wie hier im Screenshot aussehen (Text auf weißem Hintergrund), wenn sie noch nicht formatiert sind.

Führen Sie einen Doppelklick in das Textfeld aus. Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster. Wählen Sie einfach „Ok“.

Der Textbaustein ist nun formatiert und wird künftig (wieder) übertragen. Sie erkennen bereits formatierte Bausteine am beigen Hintergrund.

Sofern Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eigene Mailsignaturen verwenden, müssen diese in „Weitere Stammdaten“ → „Mitarbeiter“ auch noch angepasst werden auf dem gleichen Wege:

Danach einmal Concept Office neu starten und die Mailübergabe sollte wieder wie gewünscht vonstatten gehen.

identartikel:identartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-09T11:36:01+00:00

Identartikel

Um die Lagerführung zu optimieren, kann die Ident-Artikel Funktionalität zur klaren Identifikation von Artikeln genutzt werden.

Hierüber ist es möglich Möbel, welche über Sammelartikel oder auch Standart-Artikel abgewickelt werden, mit individuellen Angaben wie: Einkaufsdatum, Verkaufsdatum, EK-Preise, Variantencode, Artikelzustand, etc. zu ergänzen. Typische Beispiele hierfür sind Ausstellungs-, Reklamations- und Musterläger.

Ist die Vereinzelung der Artikel am Lager aktiviert, so muss bei jeder Lagerbuchung (Zu- und Abgang) auf eine konkrete Ident-Nummer Bezug genommen werden. Ohne diese Angabe ist die Buchung nicht möglich.

Eine Lagerlizenz ist notwendig.

Vorbereitung

Konfigurationen

Um die Funktionalität nutzen zu können, muss die Konfiguration 418 „Vereinzelung von Standardartikeln möglich“ aktiviert werden.

Über die Konfiguration 486 „Ident-Artikel bei Verkauf automatisch zuordnen“, kann gesteuert werden, ob der älteste oder jüngste Ident-Artikel beim Verkauf zugeordnet werden soll, oder ob eine manuelle Auswahl erfolgen soll.

Modul Läger

Um Artikel an bestimmten Lägern vereinzeln zu können, muss für die betroffenen Läger der Haken „Artikel an diesem Lager vereinzeln“ aktiviert sein.

Bei solch konfigurierten Lägern wird bei jeder Warenbuchung die Angabe einer Ident-Nr. gefordert.

Modul Identartikel (ID)

In diesem Modul werden die vereinzelten Artikel verwaltet. Jedes Möbelstück ist über die Ident-Nr. eindeutig gekennzeichnet. Zu jeder Ident-Nummer werden individuelle Angaben hinterlegt, die es erlauben das Möbelstück vollständig zu kennzeichnen. Insbesondere für Lagerbewertungen innerhalb der Inventur sind diese Angaben notwendig.

Ab Version 8.3460.xx wurde am Identartikel, im Bereich Verkauf ein neues Feld mit der Bezeichnung „Sonderpreis“ ergänzt. Wird in diesem Feld ein Preis hinterlegt, so wird dieser automatisch als Verkaufspreis verwendet, sobald der entsprechende Identartikel in einem Vorgang ausgewählt wird. Der „Sonderpreis“ hat dabei Vorrang vor anderen Preisquellen.

Ab Version 8.4512.2 wurde ein neues Kennzeichen an Gerätezuständen (Mandanten / Vorgabewerte (Service)) ‚VerhältSichWie‘ implementiert. Hier ist das Kennzeichen ‚Schrott‘ einstellbar. Identartikel mit dem Gerätezustand (Feld: Zustand am Identartikel) verhalten sich wie der Gerätezustand ‚Schrott‘.

Abwicklung von Ident-Artikeln auf ein Vereinzelungslager

Die Rücknahme von Artikeln (z.B. bei Musterstellungen oder Reklamationen) kann über ein Vereinzelungslager erfolgen. Hierfür muss das entsprechende Vereinzelungslager vor Rücknahme der Waren ausgewählt werden.

Bei der Rücknahme bekommen die Artikel automatisch eine Ident-Nr. (sofern noch keine Ident-Nr. zugeordnet) und werden in das Modul „Ident-Artikel“ übernommen.

An jedem Ident-Artikel werden Artikelangaben wie: Datum, spezifischen OFML-Merkmale, Preise, etc., automatisch hinterlegt.

Vorgehensweise im Modul Vorgänge

Erzeugen eines neuen Vorganges „z.B. Bemusterung“.

Auswahl eines Ident-Artikels

Um einen Ident-Artikel im Vorgang zu verarbeiten, kann dieser über den pCon.basket oder über die Positionsbearbeitung im Concept Office eingefügt werden. Wichtig hierbei ist, dass der entsprechende Ident-Artikel aus einem Vereinzelungslager kommt.

Durch das Hinterlegen der zu liefernden Menge wird der Ident-Artikel in Abhängigkeit der Konfiguration 486 vorgegeben, oder kann manuell ausgewählt werden.

Im unteren Bereich der Positionen können danach im Tab „Zugeordnete Ident-Artikel“ Informationen über Seriennummer, Identnummer, oder auch der Zustand des Artikels abgerufen werden.

Rücknahme eines Ident-Artikels

An der zurückzunehmenden Position wird das Vereinzelungslager als Rücknahmelager zugeordnet (im Beispiel das Lager „Musterlager“).

Die zurückzunehmende Menge wird eingetragen.

Durch die Erstellung des Korrekturlieferscheins wird der Ident-Artikel auf dem hinterlegten Vereinzelungslager automatisiert angelegt.

Nach der Buchung ist der Artikel im Modul „Ident-Artikel“ mit tiefergehenden Informationen wie. z.B. Ausführung und Auslieferhistorie angelegt.

Im Bereich Einkauf kann der Artikel dann z.B. auch preislich neu bewertet werden.

vorgangsmodulfunktionen:liefertermin_ermitteln

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:16+00:00

Liefertermin ermitteln

In der Vorgangsbearbeitung kann die Modulfunktion Liefertermin ermitteln genutzt werden um eine komplette Übersicht aller an den Positionen hinterlegten Terminen (Kundenwunschtermin, Lieferterminwunsch beim Lieferanten und der avisierte Termin vom Lieferanten) zu erhalten.

Terminwunsch des Kunden

Terminwunsch des Kunden - Übergabe in Bestellung

Avisierung der Lieferung durch den Lieferanten in der Bestellung

Finale Avisierung über die Funktion „Liefertermin ermitteln“ im Vorgang

Über diese Funktion können Sie einen oder mehrere effektive Auslieferungstermine ermitteln. Durch die Schaltfläche Terminvorschlag eintragen wird der von Ihnen avisierte Termin in die Positionen des Auftrags übernommen. Möchten Sie einen bereits eingetragenen Termin überschreiben, so ist der Haken im Kästchen bereits eingetragene Termine beibehalten zu entfernen. Der Haken disponiert ist ein Kennzeichen für Sie, dass die Terminplanung soweit abgeschlossen, und der Kunde über den Termin informiert wurde.

Die Anzeige Anzahl Tage Termin Lieferant bis Termin Kunde ist eine Information zur Orientierung.

Kritische Termine werden rot hervorgehoben.

Die Ermittlung erfolgt nach folgenden Kriterien:

Vorgabe	Anzeigefarbe
Avisierter Termin Lieferant nicht vorhanden	schwarz
Avisierter Termin Kunde < Avisierter Termin Lieferant + vorgegebene Anzahl	rot
Avisierter Termin Kunde < Wunschtermin Kunde	rot
Wunschtermin Kunde < Avisierter Termin Lieferant + vorgegebene Anzahl =⇒ Vorschlag avisierter Termin	rot

Der avisierte Termin ist jetzt im Reiter „Lieferdaten/Texte“ am Vorgang einsehbar.

Lieferavis auslösen

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit ein Lieferavis auszulösen. Dazu muss der Text der Auftragsbestätigung (Registerkarte Lieferdaten/Texte) mit einem Avisierungstext überschrieben werden. Zur Vereinfachung empfiehlt es sich, einen Textbaustein anzulegen, um diesen dann direkt laden zu können.

Vorgaenge, Liefertermin, Modulfunktionen

nl:firmen:firmenrechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:30+00:00

Rechten voor het beheren van de rechten van bedrijven

Het onderstaande artikel beschrijft de mogelijkheden van de rechteninstelling voor het onderhouden van bedrijven. De algemene werking van rechtenbeheer is hier beschreven.

Rechten module

Algemeen legt het Rechten Module bedrijven vast, hoe Concept Office gebruikers met bedrijfsgegevens mogen omgaan. de volgende keuzes zijn beschikbaar:

Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Bovendien zijn bepaalde keuzes voor rechten module adressen en contactpersonen noodzakelijk, indien bedrijfsadressen en contactpersonen bewerkt dienen te worden.

Bedrijfaanzicht

De Rechten module bedrijvenbepaald hoe de bedrijven bewerkt mogen worden. Middels het Speciaalrecht bedrijven aanzicht kan men vastleggen welke bedrijven getoond worden.

Speciale rechten Firmenansicht

Legt vast, welke bedrijven aan medewerker ter beschikking gesteld worden. hierbij wordt de toekenning aan een medewerker middels een bedrijf of verkoopgebeid uitgewerkt.

nur eigene Firmen
Firmen des VK-Teams
Firmen des Geschäftsbereiches
Alle Firmen

Bij een beperkte aanzicht worden de aantal gegevens in een boomstructuur met een ster gekenmerkt.

Wijzigen van bedrijfsgegevens, afhankelijk van bedrijfstatus toestaan

De rechten voor module bedrijven bepaald hoe de bedrijven bewerkt mogen worden. Middels twee speciale rechten kunt u de rechten beperken.

Speciale rechten Bedrijf bewerken

Beperkt op de module rechten bedrijven. Indien niet gekozen, worden de toegangsrechten voor een berdijf met de status klant op alleen lezen beperkt.

Ja
Nein

Speciale rechten Leverancier bewerken

>Beperkt op de module rechten bedrijven. Indien niet gekozen, worden de toegangsrechten voor een berdijf met de status klant op alleen lezen beperkt.

Ja
Nein

Met de rechten Bedrijf-bewerken krijgen uw medewerkers automatisch het recht prospects te bewerken. Alleen klanten- of Leveranciers- bewerken kan over speciale rechten vrijgeschakeld of geblokkeerd worden.

Overige speciale rechten

Overige regels speciale rechten zorgvuldige instellingen.

Speciale rechten Bedrijfsstatus (Prospect, klant, leverancier) wijzigen

Een gebruiker met dit recht mag de status van een berdijf wijzigen, van bijvoorbeeld, een prodpect naar een klant.

Ja
Nein

Speciale rechten Geblokkeerde bedrijven bewerken

Bepaald, of een medewerker een bedrijf met een kredietlimiet: 9 - geblokkeerd mag bewerken.

Ja
Nein

Speciale rechten Categorie, Kwalificatie, Branche, Herkomst ondanks blokkade toch bewerken

Bepaald, of een medeweker de genoemde velden mag bewerken.

Ja
Nein

SPeciale rechten Kredietlimiet klant, Bankgegevens bewerken

Legt vast, of een medewerker de benoemde velden mag bewerken.

Ja
Ja, auch bei gesperrten Firmen
Nein

Speciale rechten Medewerker toewijzing wijzigen

Legt vast, of een medewerker de toewijzing van eigen medewerkers aan een bedrijf mag bewerken.

Ja
Nein

Bedrijven, Rechtenbeheer, Speciale, rechten

administration:benachrichtigung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-13T06:05:03+00:00

Administration

Benachrichtigungen (BT)

Für dieses Modul ist die Lizenz Admintool erforderlich.

Um Kunden oder auch eigene Mitarbeiter / Techniker über verschiedene Sachstände zu unterrichten, gibt es im Concept Office die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu verschicken.

Dieses Modul finden Sie im Strukturbaum unter Administration und kann über die Modulkürzel BT aufgerufen werden.

Aufbau des Benachrichtungen-Moduls

Im Modul Benachrichtigungen finden Sie 3 Reiterkarten:

Benachrichtigungen
Gruppen
Aufgaben

1.Benachrichtigungen

Im oberen Bereich des Benachrichtigungen-Reiters lassen sich beliebig viele Ereignisse hinterlegen. Jede hinterlegte Benachrichtigung erhält eine eigenständige Ereignisnummer.

Zunächst kann für die Benachrichtigung ein fest definierter Kunde (=Kundennummer in Spalte Kunden) oder eine Benachrichtigungs-Gruppe (insofern diese im Register Gruppen angelegt wurde) hinterlegt werden. Wird kein Kunde bzw keine Kundengruppe definiert, so wird die Kunden-Spalte mit der Zahl 1 vorbelegt und hat zur Folge, dass das Ereignis für ALLE Kunden (1=ALLE) gilt. In der Bezeichnungs-Spalte wird die Benachrichtigung benannt und kann über die Beschreibungs-Spalte genauer beschrieben werden.

Wenn alle Voreinstellungen getroffen wurden, kann nun der Auslöser für die Benachrichtigung definiert werden. Dabei entscheidet die Wahl des Auslösers, welche Bearbeitungs-Spalte (siehe Pfeile) im Ereignis ausgewählt werden kann, um das Ereignis einem explizitem Status/ Dokument zuzuordnen.

Trigger (Auslöser):

Auftragsimport
Bearbeitungsstatusänderung
Dokumentendruck
Genehmigungsverfahren
MPS-Bedarfsmeldung
MPS-Maschine nichct erreichbar
Ticketanlage
Ticketbearbeitungsstatusänderung
Trackinginformation eintragen
Unterbearbeitungsstatusändergun
Warenbuchung auftragsbezogen

Ab CO 8.2569.33: Trigger für Benachrichtigungen bei Anlage von MPS-Bedarfsmeldungen. In einer neuen Spalte kann definiert werden, für welches MPS-System diese Benachrichtigungen aktiviert werden, auch Portalmeldungen via MPS-System können Benachrichtigungen auslösen. Es stehen auch die Platzhalter für die Benachrichtigungen zur Verfügung.

Ab CO 8.3822.2: mit dem Trigger „Trackinginformation eintragen“ wird eine neue Benachrichtigungsaufgabe erzeugt, wenn neue Trackingdaten auf Kopfebene des Auftrags geschrieben oder geändert werden. Dafür werden nun auch bei DHL die Trackinginformationen aus den Positionen in den Kopf übertragen.

Für die Benachrichtigungen stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:

#TrackingInfo# - Sendungsnummer(n)
#TrackingURL# - Tracking-URL ergänzt um die Sendungsnummer(n), wenn diese für den entsprechenden Paketdienstleister gepflegt ist (Versandarten)

Reaktionen:

Nachdem das Ereignis angelegt wurde, lassen sich nun verschiedene Reaktionen (Benachrichtigungen) hinterlegen:

E-Mail senden: versenden einer E-Mail an eine Empfängeradresse aus den vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten oder durch Eingabe einer direkten E-Mail in das Empfängerfeld
Aktivität anlegen: anlegen einer Aktivität mit Vorbelegung der Aktivitätenart sowie des betreffenden Mitarbeiters, für welchen die Aktivität angelegt werden soll
Drucken
KRZN-Meldung
SimpleClicks-Verbrauchsmaterialmeldung: auslösen einer SimpleClicks-Verbrauchsmaterialmeldung
SimlpeClicks-Störungsmeldung: auslösen einer SimlpeClicks-Störungsmeldung
individuell

Zudem ist es Möglich, mehrere Reaktionen zu ein und demselben Ereignis zu hinterlegen.

Im oben gezeigten Beispiel wird sowohl eine E-Mail gesendet, als auch eine Aktivität angelegt, wenn das Ereignis Unterbearbeitungsstatus = disponiert eintritt.

Bitte beachten Sie, wenn Sie als Auslöser den Unterbearbeitungsstatus disponiert verwenden, wird bei jeder NEUEN Disposition eine Mail versandt.

Über den Haken ‚Sofort benachrichtigen‘ kann entschieden werden, ob die Reaktion (E-Mail) sofort (benötigt die Einrichtung eines SMTP-Servers) oder im Nachgang durch einen Mitarbeiter manuell ausgelöst werden soll. Reaktionen/E-Mails, welche nicht sofort benachrichtigt werden sollen, werden im Aufgaben-Reiter als ausstehend gekennzeichnet.

Empfängeradresse bei E-Mail senden:

(keine Zuordnung)
Angebotsmail Vorgang
AP der Rolle Verbrauchsmaterial am Vertrag
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Anschrift
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Firma
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Maschine
AP der Rolle Fleet-Administrator
AP der Rolle IT-Verantwortlicher
AP der Rolle Portal-Administrator
AP der Rolle Rollout-Verantwortlicher
AP der Rolle Service am Vertrag
AP der Rolle Service an Anschrift
AP der Rolle Service an Firma
AP der Rolle Service an Maschine
AP der Rolle Standortverantwortlicher
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher am Vertrag
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Anschrift
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Firma
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Maschine
AP der Rolle Wiederverkäufer
AP der Rolle Zählerstände am Vertrag
AP der Rolle Zählerstände an Anschrift
AP der Rolle Zählerstände an Firma
AP der Rolle Zählerstände an Maschine
Avisierungsmail Vorgang
Bearbeitermailadresse
BestellungsMail
Bestellt durch aus Vorgang
E-Mail
Genehmigungsberechtigte (alle)
Genehmigungsberechtigte des GB
LieferbestaetigungsMail
Lieferungsmail Vorgang
Maschinenort Benachrichtigungsmail
Mahnungsmail
Mitarbeiter am Kunden
MPS-Meldender
RechnungsMail
Rechnungsmail Vorgang
Verkäufermailadresse

2.Gruppen

Da gewisse Benachrichtigungen nur für bestimmte Kunden benötigt werden, bietet es sich an, eine Kundengruppe für diese anzulegen. Dabei wird lediglich die Bezeichnung der Gruppe, sowie eine kurze Bemerkung hinterlegt. Im unteren Bereich werden dann die Kundennummern für die angelegte Kundengruppe hinterlegt. Sie können die Kunden über die Fernglassuche oder auch durch Direkteingabe der Kundennummer der Gruppe zuordnen.

3.Aufgaben

In der Reiterkarte Aufgaben werden alle ausgeführten Reaktionen, welche über ein Ereignis definiert bzw ausgelöst wurden, aufgelistet. Dabei zeigt der Status an, ob die Benachrichtigung erfolgt ist oder noch ausstehend ist. Auch fehlerhafte Status werden aufgezeigt, wo im Nachgang geprüft werden muss, was die Fehlerursache ist.

Der Status ‚ausstehend‘ erfolgt dann, wenn die hinterlegte Reaktion Keinen ‚sofort benachrichtigen‘-Haken besitzt. Diese müssen manuell über die Modulfunktion Aufgabe ausführen am rechten Rand angestoßen werden.

Einstellen von Textbausteinen

Für jede Reaktion einer hinterlegten Benachrichtigung kann ein spezieller Textbaustein hinterlegt werden. Diese müssen bei Anlage im Modul Textbausteine in Ihrer Art als Benachrichtigung definiert werden.

Die hinterlegten Textbausteine können dann in der Benachrichtigungs-Reaktion ausgewählt werden.

Deaktivieren einer Benachrichtigung

Falls eingestellte Benachrichtigungen einmal nicht benötigt werden, können diese deaktiviert und bei Neubedarf wieder aktiviert werden.

Hierfür wird mit Reiter Benachrichtigungen in der oberen Tabelle in der Spalte Deaktivieren der Haken gesetzt oder entfernt.

Benachrichtigungen, Textbausteine

allgemein:programmfenster

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Aufbau des Programmfensters

1. Menüleiste

In der Menüleiste befinden sich zum einen alle Standardfunktionen, wie zum Beispiel Speichern, Suchen (über den Sichten-Manager) und Drucken. Zum Anderen können Sie hier in die Untermodule des jeweiligen Moduls navigieren.

Der Navigationsbereich

Navigationsbereich Der Navigationsbereich besteht aus Favoriten, Sichten und Strukturansicht. Er befindet sich auf der linken Seite des Programms und lässt sich bei Bedarf einklappen. Dies geschieht über die kleine Stecknadel im Kopfbereich der Navigation.

Klickt man dann ins Modulfenster „fährt“ die Navigation an den linken Rand und lässt dem eigentlichen Modul mehr Platz. Wird die Navigation benötigt, klickt man auf die entsprechende Schaltfläche und die Navigation fährt wieder heraus.

2. Favoriten

Im Bereich Favoriten lassen sich vom Nutzer oft genutzte Module ablegen. Sie können Favoriten hinzufügen in dem Sie in der Strukturansicht mit rechts auf ein Modul klicken und Zu Favoriten hinzufügen wählen.

Um ein Modul aus der Liste der Favoriten zu entfernen, klicken Sie auf das Modul ebenfalls mit rechts und wählen den entsprechenden Eintrag.

Die Reihenfolge kann per Drag & Drop verändert werden.

3. Strukturansicht

Die einzelnen Untermodule des Programms können über die Strukturansicht, auch Treeview genannt, angesteuert werden. Prinzipiell arbeitet die Strukturansicht genau wie der Windows Explorer. Unter übergeordneten Modulen „hängen“ Untermodule, die sich auf- und zuklappen lassen.

Um an die Untermodule zu gelangen, reicht ein Klick auf das Pfeilsymbol. Hat ein Benutzer keine Leserechte oder keine Lizenz für ein Modul oder Untermodul, so erscheint dieses auch nicht in der Strukturansicht. Es ist daher möglich, das die Abbildungen in dieser Dokumentation von Ihrer Bildschirmansicht abweichen.

4. Modulfenster

Hier ist das eigentliche Modul (Firmen, Vorgänge usw.) zu sehen.

5. Modulfunktionen

In vielen Modulen gibt es Sonderfunktionen. Zum Beispiel „Aktivität anlegen“ oder „Bestellung generieren“ usw. Über die am rechten Bildschirmrand angebrachten Schaltflächen sind diese leicht erreichbar.

Die Beschriftung der Symbole lässt sich abschalten, so dass diese Leiste auf kleineren Monitoren weniger Platz verbraucht.

Im Bild beispielhaft ein Teil der Modulfunktionen aus dem Modul Vorgänge:

Wie Sie diese Leiste an Ihre Wünsche anpassen können, lesen Sie bitte hier.

6. Modulleiste

Hier finden Sie alle aktuell von Ihnen geöffneten Module, um schnell wieder darauf zugreifen zu können.

Nach Programmstart wird jedes Modul, welches der Nutzer öffnet hier mit einem Tab abgelegt. So lässt sich schnell zwischen den Modulen hin- und herschalten.

Bleiben Sie mit der Maus über einem Tab stehen, werden Ihnen Detailinformationen zum jeweils geladenem Datensatz angezeigt.

Mit einem Rechtsklick in den freien Bereich neben den geöffneten Tabs können Sie entscheiden, ob große oder kleine Symbole oder nur Text in den tabs angezeigt werden soll.

Bei einer Monitorauflösung unter 1024 Pixel in der Höhe ist die Einstellung auf „nur Text“ obligatorisch.

Admin-Info:
Das Programm lässt sich vom Nutzer auf vielfältige Weise anpassen (Favoriten, Spaltenbreiten usw.). Diese Daten werden im Data-Pfad im Ordner UserData abgespeichert. Die Daten eines Users sind im Ordner mit dem Windows-Login-Namen des Users abgelegt. Durch Löschen dieses Userordners wird das Programm vom Layout her für diesen User in den Werkszustand zurückversetzt.

Das Aussehen des Programms kann in Templates voreingestellt werden. Lesen Sie mehr dazu hier.

allgemein

allgemein:sichten-manager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Der Sichten-Manager

Mit einem Klick auf das Fernglassymbol (alternativ CTRL + F) wird eine umfangreiche Suchfunktion aufgerufen. Die Suche bezieht sich dabei auf den Inhalt des Moduls, von dem aus sie gestartet wird.

Wurde in dem Modul, in dem der Sichtenmanager geöffnet wird bereits eine Selektion (Sicht) gespeichert, können Sie diese schnell über den kleinen Pfeil unter dem Fernglas auswählen.

Sie können sich mit Hilfe logischer Verknüpfungen eine Selektion zusammenstellen, die genau die Datensätze enthält, die sie suchen. Diese Selektionen lassen sich speichern und so einfach zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufrufen. Wobei die Abfrage und nicht das Ergebnis gespeichert wird. Somit wird bei jedem Aufruf der Selektion eine Abfrage mit den momentan aktuellen Daten durchgeführt.

Bitte beachten Sie, dass bei logischen Verknüpfungen das UND eine andere Bedeutung hat, als im üblichen Sprachgebrauch. Suchen Sie nach allen Angeboten der Kunden 123 und 456, dann sollten Sie mit ODER selektieren, da sonst nach Angeboten gesucht wird die zu einem Kunden gehören, der die Nummer 123 und die Nummer 456 hat. Er kann aber nur entweder die Nummer 123 haben ODER die Nummer 456.

Um kompliziertere Selektionen vorzunehmen, können Teile einer Selektion auch in Klammern gesetzt werden. Hierzu markieren Sie die Teile der Selektion die eingeklammert werden und klicken im Kontextmenü der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Klammer setzen.

Selektionsteile müssen auch dann in Klammern gesetzt werden, wenn in einer Selektion nach UND und ODER selektiert wird, da die UND Verknüpfung immer Vorrang vor der ODER Verknüpfung hat.

Beispiel:

Gesucht werden alle nicht erledigten Vorgänge der Geschäftsbereiche Verkauf und Service. Ungeklammert sähe diese nun so aus:

Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Service' und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt'

Da aber die UND Verknüpfung Vorrang hat, "liest" der Sichten-Manager die Selektion so:

Geschäftsbereich ist gleich 'Service' und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf'

Damit werden vom Geschäftsbereich 'Verkauf' auch alle erledigten mit angezeigt. Korrekt geklammert sollte die Selektion so aussehen:

(Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Service') und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt'

So wie in der Mathematik Punkt- vor Strichrechnung gilt, gilt hier also Und- vor Oderselektion.

Selektionen speichern

Zum Speichern von Selektionen klicken Sie, nach Zusammenstellen der Abfrage, einfach auf Speichern anstatt auf Übernehmen. Um die gespeicherte Selektion später oberhalb der Strukturansicht unter dem Menüpunkt Sichten abrufen zu können, setzen Sie einen Haken hinter In Strukturansicht anzeigen und vergeben für diese „Sicht“ einen passenden Namen.

Über das Auswahlfeld Selektion ist sichtbar für: können Sie auswählen, ob die von Ihnen gespeicherte Selektion nur für Sie sichtbar sein soll (Häkchen bei Selektion ist privat) oder Sie hinterlegen die Mitarbeiter, für die die Selektion bestimmt ist.

Eine gespeicherte Selektion kann über die Schaltfläche Selektion öffnen oder, wenn sie als Sicht in die Strukturansicht eingebunden wurde, über das Modul Sichten wieder aufgerufen werden. Wurde eine Sicht in die Strukturansicht eingebunden ist diese erst nach Neustart von Concept Office sichtbar.

Wird eine gespeicherte Sicht über die Strukturansicht aufgerufen, springt Concept Office automatisch in das Modul in dem die Sicht selektiert und abgespeichert wurde.

Es wurde eine neue Option unter Allgemeine Optionen / Baumstruktur-Einstellungen „Aktualisierungsintervall Sichten in min“ angelegt. Hiermit kann erreicht werden, dass die Sichten in vorgegebenen Intervallen aktualisiert werden. Dies ist besonders sinnvoll, wenn die Ergebnisanzahl im Baum angezeigt wird. Bitte beachten, dass diese Option bei großen Datenbanken evtl. die Performance beeinträchtigen kann.

Selektionsschablonen

Aus dem Sichten-Manager heraus lassen sich Schablonen anlegen, die vorgefertigte Suchabfragen mit Parametern enthalten. Werden diese Suchanfragen gestartet, so erscheint eine Maske, auf der nur noch die Werte der Suchparameter eingegeben werden müssen.

Um eine neue Schablone zu erstellen, wird das Kontrollkästchen Platzhalter anzeigen aktiviert. Nun wird eine Selektion erstellt, die feste Abfrageparameter enthalten kann, aber auch Platzhalter, welche erst bei Abfrage durch den Nutzer gefüllt werden. Jetzt wird an Stelle eines Wertes ein Platzhalter in die Selektion eingesetzt (zum Beispiel <$P1>). Es ist darauf zu achten, dass für verschiedene Werte innerhalb einer Abfrage auch verschiedene Platzhalter verwendet werden müssen.

Über die Schaltfläche Speichern wird die Selektionsschablone, wie jede andere Sicht auch, abgespeichert. Wichtig ist hierbei eine sinnvolle Beschreibung zu hinterlegen, da sonst andere Nutzer den Inhalt der Selektion nicht erkennen.

Sichten ändern

Möchten Sie eine Sicht ändern, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Modul, welches Ziel der Sicht ist.
Öffnen Sie die Fernglassuche.
Über die Schaltfläche Öffnen navigieren Sie zu der zu ändernden Sicht und wählen diese aus.
Ändern Sie die Selektionsbedingung
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern, wählen entsprechende die Sicht aus und speichern

Sichten löschen

Möchten Sie Sichten löschen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Modul, welches Ziel der Sicht ist.
Öffnen Sie die Fernglassuche
Über die Schaltfläche Öffnen navigieren Sie zu der zu löschenden Sicht und wählen diese aus.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen

Tipps

Bei der Suche nach einem Datum ist es möglich, ein Datum mit Jahr = 1960 als Platzhalter für den SQL-Ausdruck Datum is null einzusetzen. Hierdurch ist es möglich auf das Vorhandensein von Datensätzen zu prüfen.

Weiteres

Hier sind folgende Sonderechte zu beachten:

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Bereiche

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Öffentlich

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Privat

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

allgemein, Sichten-Manager, Suche

artikel:lieferantensammelartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-11T13:22:01+00:00

Lieferanten-Sammelartikel

Funktion

Für das Verarbeiten von Möbelaufträgen werden sogenannte Lieferanten-Sammelartikel benötigt. Dabei handelt es sich um Artikel mit speziellen Eigenschaften. Sie ermöglichen es, nicht jede Konfigurationsvariante eines Möbelstücks in den Artikelstamm aufnehmen zu müssen.

Da die OFML-Artikel aufgrund der hohen Variantenmöglichkeiten nicht standardmäßig in Concept Office vorliegen, ist ein Sammelartikel notwendig. Dieser Sammelartikel verarbeitet die hohe Anzahl an Artikelvarianten aus den OFML-Daten.

Der Sammelartikel wird auch für die Fälle verwendet, welche sich durch eine hohe Individualität auszeichnen. Bspw. ergibt es wenig Sinn, Schreinerartikel textuell sowie preislich bereits im Artikelstamm anzulegen, wenn die Kundenanforderung erst im Angebot oder Auftragsfall konkretisiert werden können.

Die Anlage des Sammelartikels erfolgt über den jeweiligen Lieferanten. Der hierdurch entstehende Sammelartikel ist nach der Anlage auch im Artikelstamm ersichtlich. Er kann dort aufgerufen und nachbearbeitet werden.

Hierfür eine kurze grafische Darstellung, welcher die Verarbeitung von OFML-Daten über einen Sammelartikel in Concept Office aufzeigt.

Grundsätzlich benötigen Sie immer mindestens einen Sammelartikel pro Lieferant, welcher auch die Regel darstellt. Der Artikel beinhaltet Informationen, die für alle Konfigurationsvarianten gelten sollen, beispielsweise Kontierungs- oder Warengruppe. Es sind auch mehrere Lieferanten-Sammelartikel möglich, um spezielle Artikel oder Serien gesondert betrachten zu können.

Die Zuordnung erfolgt dabei vom genauesten zum allgemeingültigsten Sammelartikel/ von der genauesten zur allgemeingültigsten Artikelnummer (siehe folgender Abschnitt).

Benennung

Ein Lieferanten-Sammelartikel muss immer das Herstellerkürzel des zugeordneten Lieferanten als Artikelnummer besitzen.

Bezieht sich der Sammelartikel auf eine Serie, verlängert sich die Artikelnummer um das Serienkürzel.

Bezieht sich der Sammelartikel auf ein Produkt, verlängert sich die Artikelnummer um Serienkürzel und Produkt-Code.

Beispiel:

Das Herstellerkürzel der Firma OKA Büromöbel lautet OK. Der Lieferantensammelartikel hätte als Artikelnummer ebenfalls OK. Eine Serie dieses Herstellers heißt Comform Sit and Stand und trägt das Kürzel C8. Der Sammelartikel für diese Serie hätte die Artikelnummer OKC8.

Anlage eines Lieferanten-Sammelartikel

Im Modul Firmen wird ein Möbellieferant aufgerufen.

1. Auf der Registerkarte Lieferantendaten befindet sich die Schaltfläche Möbel-Sammelartikel verwalten. Concept Office legt den Sammelartikel immer für das eingetragene Lieferantenkürzel an.
Im unten gezeigten Beispiel wäre das SWC.

2. Für die Ausnahmefälle, wo es mehrere Kürzel gibt, müssen die nachfolgenden Schritte für jedes Kürzel wiederholt werden, im gezeigten Beispiel wären das zusätzlich noch C4, C8, Z5, YZ.

3. Am Ende sollte dann einfach das Kürzel im Feld Lieferantenkürzel stehenbleiben, welches hauptsächlich benötigt wird. Die anderen werden im Feld Alternative Lieferantenkürzel belassen.

Für das eingetragene Lieferantenkürzel wird nun die Schaltfläche Möbel-Sammelartikel verwalten betätigt. In der Spalte Serie/ Weitere Merkmale wird ein * eingetragen und in Warengruppe/Kontierungsgruppe erfolgt eine Zuordnung. Mit dem Button Schließen wird automatisch der Sammelartikel angelegt.

Beim erneuten Öffnen des Fensters (zur Kontrolle) ist anstelle dessen dieser Vermerk (Alle Serien) zu finden.

Mehrere Lieferanten-Sammelartikel

Der Sammelartikel beinhaltet Informationen, beispielsweise eine Kontierungs- oder Warengruppe. Auf Basis dieser Grundinformationen werden die darüber erfassten OFML-Artikel in Concept Office gebildet.

Folgende Aspekte erfordern unter Umständen weitere Sammelartikel für den einzelnen Lieferanten.

1. Das Unternehmen möchte eine Umsatzauswertung auf Warengruppenbasis. Eine Auswertung auf Produktserienbasis ist nicht ausreichend. In diesem Fall muss jede Produktserie für sich betrachtet und einem serienspezifischen Sammelartikel zugeordnet werden.

2. Die Buchhaltung möchte in der BWA eine Aufschlüsselung wiedergeben, welche über die Lieferantenumsätze hinausgeht. Bspw. sollen die Umsätze Stühle und Tische in der BWA getrennt aufgeführt werden. Bei Herstellern, die beides anbieten muss nun auch hierfür ein serienspezifischer Sammelartikel angelegt werden.

3. Der Hersteller hat in den OFML-Daten mehrere Produktkataloge angelegt, weil er im Verbund agiert oder die Art der Produkte eine Separierung über ein eigenes Lieferantenkürzel bedürfen. In Rücksprache dürfen die unterschiedlichen Produktkataloge jedoch in einer Bestellung an den Lieferanten übermittelt werden. In diesem Fall kann auch ein alternatives Lieferantenkürzel direkt am Lieferanten hinzugefügt werden. D.h. bei einem Lieferanten können auch mehrere Lieferantenkürzel verwendet werden.

Lieferantenkürzel

Das Lieferantenkürzel kann im pCon.basket abgefragt werden. Dafür wird im Menü Extras die Liste der installierten Hersteller geöffnet. Das Kürzel steht am Hersteller vermerkt.

Bei Lieferanten, welche keine OFML-Daten besitzen (bspw. Schreinereien), muss das Kürzel selbst vergeben werden. Es darf dabei kein Kürzel verwendet werden, welches bereits in der o.g. Liste für einen Hersteller reserviert ist. Es empfiehlt sich, die selbst gebildeten Kürzel etwas länger zu wählen. Damit erhöht sich die Anzahl der zukünftig möglichen Kürzel bei neuen Lieferanten.

Besonderheiten

Platzhalter

Wenn die Sammelartikelauflösung bestimmte Stellen der Artikelnummer nicht beachten soll, kann dort das Platzhaltersymbol ? verwendet werden.

Beispiel:

Für einen besonderen Sammelartikel des Herstellers EG soll serienübergreifend ein spezielles Attribut berücksichtigt werden. Die Serie wird an den Stellen 3 und 4 der Artikelnummer codiert. Das gesuchte Attribut, an den Stellen 5 und 6 der Artikelnummer, soll die Zeichen DE enthalten. Der Sammelartikel würde den Namen EG??DE erhalten.

Die Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es sind auch tiefergehende Aufschlüsselungen möglich, bis hin zur Teilartikelnummer.

Es sollte jedoch dringend darauf geachtet werden, die Systematik bei der Anlage beizubehalten und im Zweifelsfall den Support zu kontaktieren. Fehlerhafte Anlagen aus Unklarheiten können dazu führen, dass der Lieferant und dessen Artikel nicht verarbeitet werden können oder die Datenpflegearbeiten sich deutlich erhöhen.

Artikel, Artikelart, Lieferanten, OFML-Basket

concept_cash:abschluss

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-12-12T09:12:08+00:00

Kassenabschluss

Bei einem Kassiererwechsel oder am Ende des Tages kann es notwendig sein, einen Kassenabschluss durchzuführen. Concept Cash bietet Ihnen diese Möglichkeit.

Aufruf des Abschlusses

Der Kassenabschluss kann über das Hauptmenü oder das Symbol im Startfenster gestartet werden.

Sie können nun wählen zwischen Kassensturz oder Kassenabschluss.

Durchführung eines Kassenabschlusses

Ein Kassenabschluss dient dem Abgleich der in der Kassenschublade vorhandenen Bareinnahmen (Ist) mit dem in Concept Cash gebuchten Werten sowie dem Wechselgeld (Soll). Dabei wird vom Kassierer der Barbestand gezählt und sortiert nach Zahlungssorten und Stückelung in einem Dialogfenster eingetragen.

Stimmen die Zahlen nicht überein, wird der Kassierer darauf hingewiesen und kann die Zählung korrigieren.

Abschließend erfolgt ein Ausdruck mit den Eingaben auf dem Bondrucker. Dabei wird der Sortenbericht, die Einnahmen und der Abrechnungszeitraum ausgedruckt.

Nachträgliches Aufrufen von Kassenabschlüssen

Informationen zum Kassenabschluss werden dauerhaft gespeichert. In den Statistiken von Concept Office können die bisher gedruckten Abschlüsse noch einmal aufgerufen werden.

In der zentralen Ordnerstruktur wird außerdem für jeden Abschluss eine Textdatei erzeugt.

Kassensturz

Genau wie der Kassenabschluss dient der Kassensturz dem Abgleich der in der Kassenschublade vorhandenen Bareinnahmen (Ist) mit dem in Concept Cash gebuchten Werten und dem Wechselgeld (Soll).

Die Durchführung entspricht ebenfalls der des Kassenabschlusses.

Jedoch wird keine Abschlussnummer vergeben, der Wechselgeldbetrag wird nicht zurückgesetzt und es erfolgt keine dauerhafte Speicherung der Eingaben.

Der Kassensturz kann daher jederzeit während des Arbeitstages durchgeführt werden.

Sonstiges

Der Kassenabschluss sollte regelmäßig, vorzugsweise am Ende jedes Arbeitstages stattfinden.

Es können mehrere Kassenabschlüsse pro Tag gemacht werden.

Ein Kassenabschluss ist nur für Kassierer mit Administratorrechten gestattet.

Concept Cash, Kasse

concept_mps:docuform_tonerbestellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:28+00:00

Tonerbestellungen über Concept Office

Für die Verwendung des MPS-Servers sind Zugangsdaten notwendig, welche am Mandanten hinterlegt sind.

Concept Office verfügt über eine Schnittstelle zum Verarbeiten von Tonerbestellungen (Bedarfsmeldungen) der Endgeräte, welche über einen fsm-Server von docuform angebunden sind.

Die beiden Systeme, Concept Office und fsm-Server, sind direkt miteinander verbunden und haben ein beidseitigen Nutzen.

Vorbereitende Einstellungen

Am fleet-management-server müssen nachfolgende Einstellungen vorgenommen werden.

Schwellwertregel definieren

Concept Office benötigt eine per Email übertragene Tonerbedarfsmeldung, welche der fsm-Server anhand von Schwellwerten versendet.

Wird der eingestellt Schwellwert erreicht oder unterschritten, wird die Meldung versandt.

Bis zur Behebung wird keine erneute Schwellwertmeldung versendet.

Alarme berücksichtigen

Ab der fsm-Server Version 5.1x können weitere Einstellungen getroffen werden. So lässt sich eine Schwellwertregel nun auch so konfigurieren, dass sie zusätzlich zum Erreichen des Schwellwertes auch auf Alarmmeldungen des Gerätes reagiert. Damit können auch Geräte überwacht werden, die den Füllstand nur grob oder unzuverlässig melden:

Dabei sind folgende Dinge zu beachten:

die Schwellwertprüfung erfolgt weiterhin bei der nächsten Zählerverarbeitung (und nicht bei Eingang das Alarms)
der eingegebene Prozentsatz gilt für Toner, Auffangbehälter und Zubehör gleichermaßen
die Alarmmeldungen ignorieren die sonst übliche Mindestklickanzahl

Versandeinstellungen

Damit eine Verarbeitung möglich ist, wird ein Dateianhang benötigt.

Unter Händler/Kunden den gewünschten Kunden auswählen.
Auf der Registerkarte Benachrichtigungen wechseln.
Im Feld Daten Als Dateianhang und bei Datenformat CSV einstellen.

Wenn diese Einstellung im Händler-Account getroffen wird, so gilt sie automatisch für alle nachfolgend angelegten Kunden.

Verbrauchsmaterialien

Die Verbrauchsmaterialien-Daten werden durch die Geräte-Informationen der meldenden Drucker übertragen/erzeugt. Somit wird die Datenbank automatisch ergänzt, wenn neue Toner-Modelle im Einsatz sind.

Damit Concept Office mit den Bestellungen umgehen kann, muss an jedem Verbrauchsmaterial eine CO-Artikelnummer hinterlegt werden.

Knoten Verbrauchsmaterial wählen
Material wählen, z.B. Toner
Im Feld Beschreibung CO-Artikelnummer eintragen

}

Einlesen der Bestellungen

Das Einlesen selbst erfolgt in der Edi-Schnittstelle oder als automatisierter Prozess.

bwImportAscii.ini

In die bwImportAscii.ini (liegt im Sysdata-Pfad) muss vorher folgender Eintrag vorgenommen werden, wobei eine zeitliche Unterscheidung zu beachten ist:

bis 19.05.2021

[docuFormBedarfsMeldung]
Charset="UTF-8"
SkipLines=1
FieldDelimiter=","
Feld1=Ip,0,0,1,1
Feld2=Modell,0,0,1,1
Feld3=Beschreibung,0,0,1,1
Feld4=Mac,0,0,1,1
Feld5=SerienNr,0,0,1,1
Feld6=Inventarnr,0,0,1,1
Feld7=Kunde,0,0,1,1
Feld8=Wartungsvertrag,0,0,1,1
Feld9=Standort,0,0,1,1
Feld10=Kontakt,0,0,1,1
Feld11=VerbrauchsmaterialMeldung,0,0,1,1
Feld12=VerbrauchsmaterialBeschreibung,0,0,1,1
Feld13=Zählerstand sw,0,0,1,1
Feld14=Zählerstand Farbe,0,0,1,1
Feld15=Lifetime Zähler,0,0,1,1
Feld16=Erfassungszeit,0,0,1,1
Feld17=Event Identifikator,0,0,1,1
Feld18=Farbe,0,0,1,1
Feld19=Asset-Nr,0,0,1,1
Feld20=Kundenbeschreibung,0,0,1,1

ab 20.05.2021

[docuFormBedarfsMeldung]
Charset="UTF-8"
SkipLines=1
FieldDelimiter=","
Feld1=Ip,0,0,1,1
Feld2=Modell,0,0,1,1
Feld3=Beschreibung,0,0,1,1
Feld4=Mac,0,0,1,1
Feld5=SerienNr,0,0,1,1
Feld6=Inventarnr,0,0,1,1
Feld7=Kunde,0,0,1,1
Feld8=Wartungsvertrag,0,0,1,1
Feld9=Standort,0,0,1,1
Feld10=VerbrauchsmaterialMeldung,0,0,1,1
Feld11=VerbrauchsmaterialBeschreibung,0,0,1,1
Feld12=Zählerstand sw,0,0,1,1
Feld13=Zählerstand Farbe,0,0,1,1
Feld14=Lifetime Zähler,0,0,1,1
Feld15=Erfassungszeit,0,0,1,1
Feld16=Event Identifikator,0,0,1,1
Feld17=Farbe,0,0,1,1
Feld18=Asset-Nr,0,0,1,1
Feld19=Kundenbeschreibung,0,0,1,1
Feld20=Kontakt,0,0,1,1

Mps-Bedarfsmeldungen_einlesen.ini

In die Datei Mps-Bedarfsmeldungen_einlesen.ini (im Ordner ImportExport im Sysdatapfad) muss Folgendes eingetragen und eingestellt werden:

[docuFormBedarfsMeldung]

Geschaeftsbereich=#Ihr Geschaeftsbereich
Eingangsart=#Ihre Eingangsart
AbwicklungsArt=#Lager

_NurKundenArtikelNummerBeachten=#0
_LagerZuordnungsart=#0
_KostenstelleAusPosAmKopfEintragen=#0
_PackzettelDrucken=#0
_LieferanschriftAusStammdaten=#0
_DefaultArtikel=#Artikelnummer für nicht aufzulösende Artikel
_PortoArtikel=#
_KundenAnlage=#0
_KundenIdentifikationsart=#0
_KostenstelleAusStammdaten=#0
_UnsereKundennummer=#0
_PreiseInclMwst=#0
_KundenDuplikatePruefen=#0
_RechanschriftUebernehmen=#0
_RechnungsFreigabe=#0
_Kundenartikel=#0
_PreiseAusStammdaten=#1
_APBestellungInBestellnummer=#0
_UebernahmeKundenbestellpositionsnummer=#0
_PositionswertOberGrenze=#0
_PositionswertUnterGrenze=#0
_ArtikelAuswahlAnzeigen=#0

Weiteres

Sonderrecht Mps-Bedarfsmeldung einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Mps-Bedarfsmeldungen einzulesen.

Ja
Nein

Sonderrecht Mps-Alarmmeldung einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Mps-Alarmmeldungen einzulesen.

Ja
Nein

Concept MPS, MPS, docuform, Kundenbestellungen, Bedarfsmeldung

disposition:disposition2

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-12T10:26:46+00:00

Disposition 2.0 Einsatz und Ablauf

Bevor Sie die Disposition 2.0 optimal nutzen können, sind weitere Einstellungen notwendig. Lesen Sie deshalb unbedingt vorher welche Vorbereitungen und Einstellungen sie treffen müssen.

Allgemeine Informationen

Das Modul Disposition 2.0 fasst die beiden geschäftsbereichsabhängigen Dispositionen aus Concept Office zusammen. Damit kann jetzt in einem einzigen Modul für verschiedene Geschäftsbereiche disponiert werden.

Es wurden folgende Funktionserweiterungen für den Prozess Disposition in Concept Office implementiert:

Zuordnung mehrerer Ressourcen
mehrtägige Planungen
speicherbare Filtermöglichkeiten zur Erstellung verschiedener Ansichten
Suche von Dispositionen
Planungseinheiten ohne Kommissionsschein
manuelle Planungseinheiten ohne Vorgangsbezug
Vorladen von Zeiträumen für die Dispositionsansicht
Hinterlegung von Geschäftszeiten, Infos zu abgeschlossenen Vorinstallationen und anderen wichtigen Hinweisen in ‚Auftragsinfo‘

Ansicht

Bildschirmansicht der Disposition 2.0

Arbeitsfenster

Im oberen Teil erfolgt die Anzeige des gewählten Zeitraumes, die Planungseinheitensuche und die ausgewählten Ressourcen. Darunter folgt die Kalenderansicht, wie in der oberen Modulleiste ausgewählt.

Folgende Möglichkeiten haben Sie:

Heute

Tagesansicht

Arbeitswoche

Kalenderwoche

Monatsansicht

Planungsansicht

Darunter befinden sich die Einstellungen der Anzeigeschemas. Hier wird die Arbeitsansicht der Disposition 2.0 eingestellt.

Die Bildschirmaktualisierung lässt sich über die Angabe Tage zurück/voraus optimieren.

Wird die Zeile eines zu disponierenden Vorganges aktiviert, wird geprüft, ob der Vorgang sich nach wie vor im Status ‚disponierbar‘ befindet. Ist dies nicht der Fall, wird die aktivierte Zeile durchgestrichen dargestellt. Diese Prüfung ist sinnvoll, wenn z.B. von mehreren Arbeitsplätzen aus disponiert wird.

Es werden dann beim Aktualisieren die Planungseinheiten, für diese Anzahl von Tagen, vorgeladen, um beim Blättern in der Arbeitsansicht (Tage vor/zurück) Wartezeiten durch ständiges Nachladen von Daten zu verhindern.

Die Aktualisierung dauert beim Vorladen von Planungseinheiten für mehrere Wochen ggf. länger!

Im unteren Teil werden die zu disponierenden Planungseinheiten angezeigt.

Die Schemaeinstellung und die Planungseinheitenliste bilden ein eigenes Fenster und können bei Bedarf durch Klick auf das Symbol ausgeklinkt und damit auf einem anderen Bildschirm auch außerhalb vom Concept Office Fenster angezeigt werden.

Zusatzfunktionen rechts

Ganz rechts im Bildschirm wird die Ressourcentabelle angezeigt.

Fahrzeuge

Werkzeuge

Monteure

Kalenderwoche

Techniker

Wie in jeder CO-Tabelle kann auch hier gefiltert werden, damit genau die Ressourcen angezeigt werden, die zum jeweiligen Geschäftsprozess eingestellten Schema gehören.

Bei Nutzung von Multiroute finden Sie Daten zur Routenberechnung im mittleren Teil. Diese können hier nun auch filialbezogen ermittelt werden.

Ganz unten ist der Kalendermonat eingeblendet, je nach Anzeigeplatz einer oder mehrere Monate. In dieser Kalenderansicht werden alle Tage, die erstens durch das eingestellte Schema zur Ansicht frei gegeben und zweitens an denen Planungseinheiten disponiert sind fett dargestellt.

Beim Start wird der Zeitraum der großen Kalenderansicht in der kleinen Kalenderansicht gelb hinterlegt. Beim Mausklick auf einen Tag oder eine Kalenderwoche in der kleinen Kalenderansicht wird auch die große geändert. Der rote Rahmen zeigt immer den heutigen Tag.

Freigabe zur Disposition

In den Normalaufträgen erfolgt die Freigabe auf der Karteikarte Lieferdaten/Texte.

Dazu muss auf den Button Freigabe zur Disposition geklickt werden. Jetzt kann ein Kommissionsschein für die Dispositionsfreigabe erstellt werden.

Es können alle oder nur einzelne (markierte) Positionen zur Kommissionierung freigegeben werden. Der Kommissionierschein kann erzeugt (*-Schein) oder gedruckt werden. Mit OK werden die Positionen zur Disposition freigegeben. Durch Auswahl verschiedener Positionen ist es möglich, mehrere Kommissionierscheine mit getrennten Dispositionsfreigaben zu erzeugen. Über den grünen Schriftzug Dispositionen werden die aktuellen, dem Vorgang zugeordneten Dispositionen angezeigt.

In Klammern wird die Gesamtanzahl der Dispositionsfreigeben/Planungseinheiten zum Vorgang angezeigt.

Die erzeugten Dispositionsfreigaben werden in der Disposition 2.0 angezeigt und können an unterschiedlichen Tagen für verschiedene Mitarbeiter geplant werden.
In den Serviceaufträgen erfolgt die Freigabe zur Disposition auf der Reiterkarte Maschinen. Hier wird in der Regel kein Kommissionierschein benötigt.
Ist in Standardwerte als Standard-Unterbearbeitungsstatus disponierbar eingestellt, so erfolgt die Dispositionsfreigabe wie bisher automatisch. Es können mehrere Dispositionen angelegt werden, um zum Beispiel Einsätze für unterschiedliche Techniker oder an unterschiedlichen Tagen zu planen.

Sofortdispo
Es gibt auch die Möglichkeit Vorgänge sofort einem Mitarbeiter zuzuweisen. Dafür muss der Button Sofortdispo geklickt werden. Es erscheint ein Fenster zur sofortigen Disposition, wo man Datum, Uhrzeit und Mitarbeiter direkt wählen kann. Aufträge können bei einer Sofortdisposition in Concept Office nun auch einem bestimmten Bereich zugeordnet werden. In Concept Flex Serviceeinsätzen gibt es dazu die Funktion ‚disponierte Bereichsaufträge‘. Dort werden die Aufträge der eigenen Bereiche angezeigt und können vom Techniker bzw. Monteur übernommen werden.

e-mail-einstellungen:e-mail-einstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-12T15:29:02+00:00

Akademie

Zentralisierte E-Mail-Einstellungen

Das Modul E-Mail-Einstellungen wird in der Strukturansicht unter Administration aufgerufen. Zur zügigeren Navigation des Moduls kann das Kürzel EE verwendet werden.

Funktionsweise

Das Modul ist die zentrale Pflegemöglichkeit für Einstellungen zum E-Mail-Versand aus Concept Office. Es können für den Versand von unterschiedlichen Anwendungsfällen, z.B. Vorgangsdokumente oder Edi-Schnittstelle, verschiedene Versendemöglichkeiten hinterlegt werden. So können beispielsweise ein lokales Microsoft Outlook oder ein zentraler SMTP-Server verwendet werden.

Der Leistungsumfang der Versendemöglichkeiten ist unterschiedlich. Details dazu finden Sie in der Beschreibung der jeweiligen Funktion.

Änderungen zum vorherigen Verhalten

Übernahme bestehender Einstellungen

Beim Update bzw. beim ersten Einspielen eines Patches >= 7.0.389 werden die Daten aus den bisherigen Speicherorten übertragen. Bei der ersten Nutzeranmeldung werden die Konfigurationen des Mandanten, sowie die aktuell im Konfigurationsmanager eingestellten Werte übernommen. Dabei werden die Einstellungen des Benutzers, der diese Übernahme durchführt, für alle anderen Benutzer einheitlich gesetzt.

Wir empfehlen die Einstellung des einspielenden Benutzers vor dem Patchen zu prüfen, sowie nach dem Einspielen des Patches eine anschließende Prüfung der übernommenen Daten.

Für den Zugriff auf das neue Modul müssen möglicherweise weitere Rechte vergeben werden: Modulrecht E-Mail-Einstellungen.

Geänderte Einstellungen

Es entfallen die Versendeoptionen aus dem Konfigurationsmanager, außer den Versendeeinstellungen für Concept-EDI. Diese sind weiterhin im Konfigurationsmanager unter dem Reiter Concept EDI verfügbar.

Die Konfigurationen

241 – Aufruf E-Mail-Client aus Vorgängen
245 – Aufruf E-Mail-Client aus Vorgängen nur Rechnungsdokumente
330 – abweichender E-Mail-Absender bei Rechnungsversand
1054 – Aufruf E-Mail-Client außer Vorgängen

sind jetzt INAKTIV und als solche gekennzeichnet.

Einstellungen

Wenn statt lokalen Microsoft Outlook-konten ein zentraler Versand über SMTP erfolgen soll, muss dieser auf der Registerkarte SMTP-Server vordefiniert werden.

SMTP-Server

Alle in Concept Office benötigten E-Mail-Server werden hier hinterlegt.

Details für die einzustellenden Daten erfahren Sie vom Betreiber des SMTP-Servers. Wenden Sie sich an Ihren Administrator oder die Hilfeseiten Ihres Mailingdienstes.

Mit Einstellungen prüfen können Sie direkt die Richtigkeit der Eingaben und die Erreichbarkeit des Servers sicherstellen.

E-Mail-Einstellungen

Die unter SMTP-Server hinterlegten Serverdaten und Absenderadressen können Sie verschiedenen Verwendungszwecken zuweisen. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, zu konfigurieren, ob die Vorlaufmaske angezeigt wird, in welchem Format die Mail zu versenden ist und ob dies sofort erfolgen soll.

Sofort senden ist bei SMTP-Versand immer der Fall. Die Einstellung ist nur in Verbindung mit dem lokalen Microsoft Outlook relevant.

Bei den Einstellungen im vorliegenden Beispiel würde nun eine Rechnung eines Bürobedarfvorgangs über Outlook per Mail versendet, eine Rechnung eines Büromöbelvorganges mit den Einstellungen, die ehemals im Mandant hinterlegt waren. Würden keine spezifischen Daten gefunden, also hier zum Beispiel für Angebote, dann erfolgt der Versand mit den Daten, die aus dem Konfigurationsmanager übernommen wurden.

Soll beim Schreiben einer E-Mail aus einer Firma heraus keine Vorlaufmaske von Concept Office gestartet werden, sondern sich direkt eine leere E-Mail in Outlook öffnen, muss dafür ein Eintrag wie unten im Bild zu sehen, erfolgen

Die Ermittlungsreihenfolge ist wir folgt:

- Dokumentenart - Filiale - Geschäftsbereich - E-Mail-Einstellungsgruppe - Mitarbeiternummer

Gruppen

Die Gruppen können unter dem Reiter E-Mail-Einstellungen zur Steuerung verwendet werden.

Zur Gruppenkennung sind nur Ziffern zugelassen und die Gruppenbezeichnung ist frei wählbar.

Über die Suche können abschließend die Firmen der entsprechend markierten Gruppe zugeordnet werden.

Zur Zeit besteht im Modul Firmen unter dem Reiter Kundendaten/ E-Mail-Einstellungen nur die Möglichkeit EINE Gruppe auszuwählen.

Konfigurationsmanager, Email

firmen:mitarbeiterzuordnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-03-14T12:46:01+00:00

Mitarbeiterzuordnung zu Firmen

Qualifikationen

Im Modul Firmen können im Reiter Mitarbeiter/Weiteres eigene Mitarbeiter für diese Firma hinterlegt werden. Es kann definiert werden, welche Qualifikation (Vertriebsmitarbeiter, Sachbearbeiter, etc.) diese bei dem Kunden ausfüllen. Bei der Zuordnung der Mitarbeiter im Vorgang ist entscheidend, wer welche Qualifikation für den konkreten Kunden ausübt.

Neben der Qualifikation können folgende weitere Einstellungen für die Mitarbeiter getroffen werden:

Geschäftsbereich (Für welchen Geschäftsbereich die Qualifikation ausgeübt wird.)
Hauptverantwortlicher (Wenn für mehrere Mitarbeiter, die identische Einstellung vorhanden ist, kann ein Hauptverantwortlicher definert werden, der vorrangig behandelt wird.)
Schutz (Verkäufer kann nicht über Verkäuferwechsel entfernt werden.)

Das Modul Verkäuferwechsel berücksichtigt die Zuordnung der Qualifikationen (Verkäufer, Sachbearbeiter), die abweichend vom Mitarbeiterstamm eingestellt sind.

Vertreter einer Firma wechseln

Erhält ein Verkäufer neue Aufgabenfelder, kann es notwendig sein die Kunden diese Verkäufers neu zuzuordnen.

Verkäuferzuordnung an den Firmen

Um allen Kunden eines Verkäufers einen neuen Verkäufer zuzuordnen, selektieren Sie diese mit Hilfe der Fernglassuche:

Starten Sie anschließend die Modulfunktion Firmendaten ändern.

Wählen Sie dort den zukünftigen Verkäufer aus. Durch Klicken auf Fertigstellen wird dieser Verkäufer nun zusätzlich zugeordnet. Weiterhin erhält der neue Verkäufer das Kennzeichen Hauptverantwortlicher.

Umsatzanzeige

Damit der neue Verkäufer die getätigten Umsätze seiner übernommenen Kunden sehen kann, sind bei eingeschränkten Umsatzrechten weitere Einstellungen notwendig. Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie einstellen, dass der Verkäufer auch die Umsätze des vorherigen Verkäufers sehen kann.

Verändern Sie die Mitarbeitergruppe (Verkaufsteam) des alten Verkäufers, indem Sie den neuen Verkäufer ergänzen.

Das Recht des neuen Verkäufers sollte so verändert werden, dass dieser die Umsätze seiner Mitarbeitergruppe sehen darf.

Firmen, Vertreter, Mitarbeiter

firmen:pflegehinweise

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:36+00:00

Hinweise zur Pflege von Firmendaten

Der Artikel beschreibt Hinweise und Einstellungen zur Pflege von Firmendaten.

Generelle Hinweise

Egal ob Interessent, Kunde oder Lieferant: es handelt sich immer um Firmen. Der Firmenstatus kennzeichnet, welche Geschäftsbeziehungen zu einer Firma existieren.

Vorbesetzen von Feldern bei der Eingabe

Per Konfiguration lassen sich einige Felder automatisch befüllen.

Konfiguration 1036: Firmenkurznamen vorbesetzen

Hier kann eingestellt werden, ob und wie der Kurzname bei fehlender Eingabe generiert wird.

0 - nicht vorbesetzen
1 - Nachname
2 - Nachname(6) - Ort(3)
3 - Nachname(10) - Ort(3)
4 - Nachname - Ort

Konfiguration 1037: Firmennamen vorbesetzen

Wenn bei der Neueingabe einer Firma der Name nicht manuell eingegeben wird, kann das Programm einen Namen nach Vorgabe generieren.

0 - Kurzname
1 - Kurzname, wenn dieser <> Nachname
3 - Vorname Nachname

Konfiguration 1038: Vorbesetzen des Mitarbeiters bei Eingabe Firma

Bei der Neueingabe einer Firma kann die Mitarbeiter-Combobox automatisch einen Mitarbeiter vorbesetzen. Hier kann eingestellt werden, ob und welcher Mitarbeiter vorbesetzt wird.

0 - nicht vorbesetzen
1 - mit aktuellem Mitarbeiter
2 - mit dem ersten Mitarbeiter aus der Liste zugeordneter Mitarbeiter

Konfiguration 1039: Vorbesetzen des WV-Mitarbeiters bei Eingabe Firma

Bei der Neueingabe einer Firma kann die Mitarbeiter-Combobox für die automatisch generierte Wiedervorlage-Aktivität einen Mitarbeiter vorbesetzen. Hier kann eingestellt werden, ob und welcher Mitarbeiter vorbesetzt wird.

0 - mit aktuellem Mitarbeiter
1 - mit hauptverantwortlichen Mitarbeiter
2 - mit dem ersten Mitarbeiter aus der Liste zugeordneter Mitarbeiter

sonstige Konfigurationen

Konfiguration 56: Kundenanschrift aus der Vorgangsbearbeitung heraus aktualisieren.

Wenn aktiviert ändert Concept Office nach Rückfrage die Firmendaten gemäß den Vorgangsangaben ab.

0 - Nein
1 - Ja
2 - Ja, nur bei neu angelegten Vorgängen

Konfiguration 1018: Anzeige der Firmeninfo

Gibt an, welche Firmeninformation nach Auswahl der Firmennummer als Namensangaben angezeigt werden soll (betrifft nicht die Anschriften der Vorgangsbearbeitung).

0 - Kurzname
1 - Name
2 - Nummer und Kurzname

Sonderrechte

Für bereits angelegte Firmen ist die Möglichkeit gegeben bestimmte Daten auszudrucken. Dabei ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Firmen

Steuert, welche Rechte der Benutzer Zum Ducken bestimmter Datensätze im Firmen-Modul hat.

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

Firmen, Datenpflege

howto:modern_authentification_einstellen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Modern Authentification

Modern Authentification einstellen (Oauth2 Authentification für den POP3 Aufruf)

Notwendig für für Concept EDI, EDI-Integration in Concept Office und Exchange-Server-Synchronisation mit Concept Office.

Azure Active Directory Center

Hinweise zur Einrichtung im ‚Azure Active Directory Admin Center‘ finden Sie unter:

App-Registrierung: https://learn.microsoft.com/de-de/azure/active-directory/develop/quickstart-register-app
Die App benötigt ‚POP.AccessAsApp‘ Berechtigungen.

Anwendungs- und Dienstprinzipalobjekte: https://learn.microsoft.com/de-de/azure/active-directory/develop/app-objects-and-service-principals
Der Zugriff auf die Postfächer erfolgt über Dienstprinzipale.

Verwalten von Berechtigungen:https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/recipients/mailbox-permissions?view=exchserver-2019
FullAccess – Rechte müssen für jedes Postfach vergeben werden, sonst hat das Dienstprinzipal keinen Zugriff.

Falls Sie Unterstützung zur Einrichtung (kostenpflichtige Dienstleistung) benötigen, so wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Powershell

Full-Access-Rechte müssen für jedes Postfach vergeben werden, sonst hat die App keinen Zugriff!
1. Windows PowerShell als Administrator starten.

Install-Module -Name AzureAD
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement

2. Zustimmung für die Installation trotz der „nicht vertrauenswürdigen Quellen“ erteilen.

$AppId = „YOUR_APP_ID_HERE“
$TenantId = „YOUR_TENANT_ID_HERE“
$DisplayName = „POP3App“
Import-module AzureAD
Connect-AzureAd -Tenant $TenantId
($Principal = Get-AzureADServicePrincipal -filter „AppId eq ‚$AppId‘“)
$PrincipalId = $Principal.ObjectId

3. Einloggen in das Azure AD Center

Import-module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -Organization $TenantId
New-ServicePrincipal -AppId $AppId -ServiceId $PrincipalId -DisplayName $DisplayName

4. Einloggen in das Exchange Center

Add-MailboxPermission -User $PrincipalId -AccessRights FullAccess -Identity „ ef@conceptoffice.onmicrosoft.com“
Add-MailboxPermission -User $PrincipalId -AccessRights FullAccess -Identity „Test.Shared@conceptoffice.onmicrosoft.com “

Concept Office

1. Pflege in externe Systeme

2. Konfiguration EDI-Schnittstelle z.B. für Tickets einlesen oder eAB einlesen

Concept EDI

Für alle diejenigen, welche mit Concept EDI (nicht EDI 2.0 bzw. EDI-Integration) arbeiten, ist folgender Punkt wichtig:
Im Konfigurationsmanager (Windows Startmenü → Alle Apps → Software Concept → Konfigurationsmanager) müssen die Eintragungen, die auch in Externe Systeme kommen, noch im Reiter Concept EDI eingerichtet werden wie unten ersichtlich:

maschinen:maschinenrechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:54+00:00

Rechte, um die Maschinenpflege zu verwalten

Im nachfolgenden Artikel werden die Rechteeinstellungen für die Maschinenpflege beschrieben. Die allgemeine Funktionsweise der Rechteverwaltung wird hier näher beschrieben.

Maschinenansicht

Sonderrecht Maschinenansicht (eigene Maschinen)

Legt fest, welche Maschinen dem Benutzer angezeigt werden. Dabei wird zwischen der Mitarbeiterzuordnung an die Firma, dem Geschäftsbereich und den eigenen Verträgen ausgewertet.

nur Maschinen zu eigenen Verträgen
nur Maschinen zu eigenen Firmen
nur Maschinen des Geschäftsbereiches
Alle Maschinen

Sonderrecht Maschinen (Fremdbestände)

Legt fest, welche Maschinen dem Benutzer angezeigt werden. Dabei wird zwischen den eigenen Maschinen und und den Maschinen der Firma ausgewertet.

nur eigene Maschinen
nur Maschinen zu eigenen Firma
Alle Maschinen

Weitere Sonderrechte

Sonderrecht Mietbuch manuell ändern

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist Abschreibungs- und Buchwerte für Mietmaschinen zu ändern

Ja
Nein

Sonderrecht Seriennummern von Maschinen ändern

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist die Seriennummern einer Maschine zu ändern

Ja
Nein

Sonderrecht Auftragserfassung für fremdbetreute Maschinen sperren/entsperren

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist fremdbetreute Maschinen für die Auftragserfassung zu sperren/entsperren.

Ja
Nein

Sonderrecht Aktualisierung des Einkaufspreises von Maschinen beim Buchen des Rechnungseingangs

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist EK-Preise beim Buchen des Rechnungseingangs zu aktualisiren.

Ja
Nein

Sonderrecht Über Verwendung des kompatiblen Artikels entscheiden

Legt fest, ob ein Benutzer dazu berechtigt ist kompatible Artikel zu verwenden.

Ja
Nein

op-verwaltung:op-verwaltung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-23T07:14:05+00:00

Mahnwesen in der OP-Verwaltung

Im Rahmen einer Offenen-Posten-Verwaltung über welche Rechnungen durch manuelles Bearbeiten sowie auch durch angeschlossene Finanzbuchhaltungsschnittstellen automatisiert ausgeglichen werden können, ist das mehrstufiges Mahnverfahren eine weitere grundlegende Ergänzung des Funktionsumfangs von Concept Office. Das Mahnwesen ist im Modul OP-Verwaltung zu finden.

Für das Modul wird die Lizenz Mahnwesen benötigt. (außer OP-Abgleich)

Voraussetzungen

Einstellen der Zahlungsbedingungen

Die Ermittlung der ersten Mahnstufe, z.B. die einer Zahlungserinnerung, erfolgt über die am Vorgang hinterlegte Zahlungsbedingung. Die einzelnen Zahlungsbedingungen müssen daher vorher klar definiert werden.

Die Einteilung, wann eine Rechnung sich im Zahlungsverzug befindet, wird anhand des Fälligkeitstermin und der Karenztage ermittelt.

Mahnstufenverwaltung

Damit Concept Office zu mahnende Belege ermitteln kann, wird neben den Zahlungsbedingungen auch eine Hinterlegung der einzelnen Mahnstufen benötigt, welche im Modul Mahnstufen hinterlegt werden können.

Die unterschiedlichen Stufen können mit festen Werten über die Eingabefelder Mahngebühr,Karenztage und Mahnfrist konfiguriert werden. Zudem ist es auch möglich dies prozentual anhand des Rechnungswertes bzw. des Mahnwertes vor einzustellen. Der Anwendungsfall erfordert entweder die Eintragung von „Wert“ oder „Prozent“. Wenn sowohl Wert als auch Prozent eingetragen sind, werden die Prozente vom Rechnungsbetrag berechnet.

Die Karenztage bedeuten, dass während dieser Tage noch keine Mahngebühren bezahlt werden müssen (zusätzliche Tage bis zur Zahlung). Diese Angabe steuert, wann eine Mahnstufe erreicht ist (und ab welchem Zeitpunkt also eine Mahnung erzeugt werden soll). Die Karenztage addieren sich auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Ist eine Rechnung z.B. bis 01.05.2024 fällig, dann ist sie ab 02.05.2024 überfällig. Hat man als Karenztage 0 Tage eingestellt, dann ist die erste Mahnstufe am 02.05.2024 erreicht (an dem Tag soll die Mahnung vorgeschlagen bzw. erstellt werden).

Mahnfrist - nach wie vielen Tagen die nächste Mahnung gedruckt und verschickt werden kann. Hier kann man festlegen, wie viele Tage dem Kunden gewährt werden, nach dem Mahnschreiben zu bezahlen. Im vorhergehenden Beispiel würde die Mahnung am 02.05.2024 an den Kunden gesendet. Wenn man als Mahnfrist 2 Tage eingibt, dann würde auf der Mahnung als Zahlungsfrist 04.05.2024 gedruckt werden.

Bei der Ermittlung der 1 Mahnstufe (Zahlungserinnerung) werden nur noch die Karenztage der Zahlungsbedingung beachtet. Das Mahndatum ergibt sich aus dem Fälligkeitsdatum und der angegeben Karenztage aus der Zahlungsbedingung der Rechnung.

Beim Erreichen der dritten Mahnstufe, kann z.B. auch eine Liefersperre gesetzt werden. Über die Textfelder können die als Beschreibung dienenden Texte, wie der Betreff und der Kopf- und Fußtext, hinterlegt werden. Diese Eingaben werden beim Erstellen des jeweiligen Mahnschreibens mit in das Formular übernommen und können auch nochmals vor dem Erstellen der Mahnungen individuell auf diese angepasst werden.

Überblick OP-Verwaltung

Im Modul OP-Verwaltung werden detaillierte Rechnungsinformationen und im System bereits erzeugten Mahnungen zu dem gewählten Vorgang angezeigt.

In der Übersicht sind alle bereits im Verzug befindlichen Belege angezeigt. Die Funktion „Mahnvorschläge erstellen“ liest neue Belege ein. Über die Selektion einzelner Belege oder durch Mehrfachselektion, können höhere Mahnstufen gesetzt und ausgeglichene OPs erledigt werden.

Die im Fälligkeitsverzug befindlichen Rechnungen werden anhand der vorher im Vorgang gewählten Zahlungsbedingungen vom System ermittelt und mit der ersten Mahnstufe z.B. der Zahlungserinnerung aufgeführt.

Durch Klick auf die Seitenansicht erhält man die Möglichkeit alle Mahnbelege vorab einzusehen oder über die Drucksteuerung direkt erstellen zu lassen. Es besteht zudem die Option, die Belege vorher durch entsprechende Filter zu separieren.

Um überfällige OPs mit der nächsten Mahnstufe zu belegen, kann dies über die Modulfunktionsleiste durch „Mahnungen abschließen“ vorgenommen werden.

Ablauf Mahnwesen

Mahnvorschläge erstellen

Durch das Ausführen der Funktion „Mahnvorschläge erstellen“ öffnet sich der Mahnvorschlag Parameter, in welchem der Tag einzustellen ist, zudem gemahnt werden soll. Im zweiten Schritt wird bestimmt, ob dies für einen bestimmten Kunden oder für alle im Verzug befindlichen Kunden (0 = alle) durchführt werden soll.

Der Druck von Mahnungen schließt diese nicht ab! Dies muss durch die Funktion Mahnung abschließen erfolgen.

Mahnungen versenden

Versenden per Brief

Es können mehrere überfällige Rechnungen eines Kunden zu unterschiedlichen OP’s in einer Mahnung dargestellt werden. Darüber hinaus werden auch weitere aktuelle Verbindlichkeiten des Kunden aus anderen Vorgängen zu Informationszwecken mit aufgeführt. Das Mahnformular kann wie andere Formulartypen angepasst werden. Pro Rechnungsanschrift entsteht ein Mahnbrief.

Fremdsprachige Mahntexte

Die Mahnstufentexte werden über Textbausteine abgebildet. Diese können direkt an Mahnstufen hinterlegt werden und auch mehrsprachig verfasst werden. Die Sprache wird aus der Rechnungsanschrift des entsprechenden Rechnungsempfängers gezogen.

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die folgenden Textbausteine in der entsprechenden Sprache vorhanden sein:

#Mahnstufe<n>Betreff#
#Mahnstufe<n>Kopf#
#Mahnstufe<n>Fuss#

<n> muss dabei durch die zugehörige Nummer der Mahnstufe ersetzt werden. Also für Mahnstufe 1 lautet der Schlüssel für den Textbaustein: #Mahnstufe1Betreff#.

Versenden per Mail

Mahnbriefe können auch per E-Mail versendet werden. Pro Rechnungsanschrift und ermittelter Mahnungsmailadresse entsteht eine E-Mail mit dem dazugehörigen Mahnbrief.

Ansprechpartner

Standardverbindungsart „Mahnungsmail“ - Ist am Kunden eine Mahnungsmail hinterlegt, so wird diese beim E-Mailversand der Mahnung herangezogen. Die Ermittlungsreihenfolge der Mahnungsmail ist analog der Rechnungsmail.

Ist die Mahnungsmail leer, so wird wie bisher die Rechnungsmail verwendet.

Textbausteine

Für den Betreff und den Text stehen die Textbausteine bwMailTextMahnbrief, bwMailBetreffMahnbrief zur Verfügung, welche angepasst werden können. Dazu können folgende Platzhalter verwendet werden:

#Rechnungname#

#Kundennummer# oder #KU#

#Mahnstufe#

#Mahndatum#

#Zahlungerwartetbis#

#DatumLetzteMahnung# (das Datum der vorherigen Mahnung an den Kunden)

Konfigurationen für den E-Mailversand

Soll die E-Mail an den Ansprechpartner der Auftragsbestätigung verschickt werden , so muss die Konfiguration eingestellt sein.

Konfiguration 388:

Mailadresse des Ansprechpartners der Auftragsbestätigung für Mahnungsmail verwenden.(nur für Vorgänge)

0 - Nein
1 - Ja

Für das Anfügen der Rechnungsdokumente ist die Konfiguration 387 einzustellen.

Konfiguration 387:

Rechnungskopie wird an die Mahnungsmail als Anhang angefügt. (nur für Vorgänge)

0 - Nein
1 - Ja

In der Drucksteuerung muss für den OP Mahnbrief der Drucker $Email eingetragen werden.

Sind diese beiden Konfigurationen gesetzt, so wird bei entsprechendem Eintrag in der Drucksteuerung die Mahnung per E-Mail an den Ansprechpartner der Auftragsbestätigung aus dem Vorgang mit den angefügten Rechnungsdokumenten verschickt. Nach dem Versenden der Mahnung befinden sich die angefügten Rechnungsdokumente im Pfad „Dokumentenpfad\mandant\gedrucktedokumente\rechnungen\jahr\monat\“.

Die Ordnerstruktur „jahr\monat“ bezieht sich auf Jahr und Monat aus den Rechnungsdokumenten.

Gutschriften und negative Rechnungen

Wenn Offene Posten durch evtl. vorhandene Gutschriften oder negative Rechnungen kompensiert werden, erfolgt eine Meldung und die offenen Posten werden in der Spalte Bemerkung mit dem Hinweis ‚manuell zu bearbeiten‘ versehen.

Zugehörige Mahnvorschläge werden automatisch abgeschlossen.
Offene Posten müssen in solchen Fällen manuell geprüft und gegebenenfalls bearbeitet werden.
Ist eine Rechnung beispielsweise durch eine Gutschrift vollständig oder über den Rechnungsbetrag hinaus ausgeglichen, ist eine Mahnung nicht erforderlich.

Mahnung abschließen

Um einem OP eine neue Mahnstufe zuzuteilen, kann dies über die Funktion „Mahnung abschließen“, für alle oder mittels Selektion nur für bestimmte Posten durchgeführt werden.

Wurden alle Mahnungen und die hierzu gehörigen offenen Posten komplett durch den Kunden beglichen, können diese entweder automatisch durch eine OP-Rückführung aus der Finanzbuchhaltung, oder auf manuellem Weg erledigt werden.

OP-Abgleich mit Finanzbuchhaltung

Im Modul OP-Verwaltung können im Reiter „OP-Abgleich mit Fibu“ die Offenen-Posten an die weiterführende Software übergeben werden. Hier kann vor dem Abgleich definiert werden, ob Sperrhinweise mit übergeben werden oder direkt eine Sperrung auf Grund von Fälligkeitsüberschreitungen stattfinden soll.

Der Ausgleich der offenen Posten kann auch wieder aus dem Finanzbuchhaltungsprogramm nach Concept Office rückgeführt werden.

Offene Posten lassen sich nicht nur manuell in Concept Office schließen, sondern auch einlesen. Ihre Finanzbuchhaltung muss zu diesem Zweck die offenen Posten als Textdatei im Ascii-Format exportieren können.

Vor dem Import der offenen Posten, werden alle OPs in Concept Office geschlossen und beim Einlesen der Importdatei wieder geöffnet. Somit sind nur noch die Posten offen, welche sich in der Importdatei befunden haben.

Die Importdatei muss mindestens die Rechnungsnummer beinhalten. Wird nur diese Rechnungsnummer und kein Betrag geliefert, steht in Concept Office der komplette Posten offen. Es muss also noch ein Zahlbetrag übermittelt werden, um den Posten in CO als ausgeglichen darzustellen. Des Weiteren können auch Teilbeträge und eine Mahnstufe verarbeitet werden.

Für eine zu bestimmende Mahnstufe kann die Bonität von Kunden beim Import automatisch auf „gesperrt“ oder „Sperrhinweis“ gesetzt werden.

Durch Erstellen einer neuen Sektion in der Datei bwImportAscii.ini wird die von ihrer Finanzbuchhaltung exportierte Textdatei bekannt gemacht. In dieser Sektion wird der Name der Exportdatei angegeben so wie der Pfad (Path)zu dem Ordner hinterlegt, an dem diese abgespeichert ist. Zudem wird das Trennzeichen der Felder (FieldDelimiter) angegeben. Die Datei bwImportAscii.ini befindet sich im Sysdata-Ordner ihrer CO-Umgebung auf dem zentralen Server.

Die folgenden Feldnamen werden verarbeitet:

Belegnummer
Belegdatum
Konto
Betrag
Zahlbetrag

Befinden sich in ihrer Exportdatei Felder, welche nicht verwendet werden (können), so sollten sie diese sinnvoll benennen, sie werden beim Import überlesen. Anzugeben sind jedoch alle Felder der Datei in richtiger Reihenfolge.

Den Namen der Sektion können Sie frei vergeben. Folgende Namen sind jedoch reserviert und werden nur bei bestimmten Finanzbuchhaltungen verwendet:

OPOS_OP
DATAC
Abacus
DatevRewe
Exact
Varial
AgendaOP

Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini. Die Feldbezeichnungen sind fix vorgegeben und dürfen nicht verändert werden. Die Spaltenbezeichnungen in der OP.txt sind dagegen frei wählbar.

Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini:


[FibuName]

Name=\\servername\CO\OP\op.txt

CharSet=iso-8859-1

FieldDelimiter=";"

SkipLines=1

Feld1=Kontonummer,0,0,1,1

Feld2=Rechnungsnummer,0,0,1,1

Feld3=Rechnungsdatum,0,0,1,1

Feld4=Faelligkeit,0,0,1,1

Feld5=BetragSoll,0,0,1,1

Feld6=BetragHaben,0,0,1,1

Feld7=OPSaldo,0,0,1,1

Feld8=SHSaldo,0,0,1,1

Beispiel einer OP.txt

Kontonummer;Rechnungs-Nr;Rechnungsdatum;Fälligkeit;Betrag Soll;Betrag Haben;Saldo;S/H Saldo

10014;"903109";27062019;27062019;11,78;0,00;11,78;"S"

Der Name der Sektion, im Beispiel oben „FibuName“, muss nun in der Datei

<zentrales CO Verzeichnis>\Sysdata\ImportExport\OffenePosten_Einlesen.ini

vermerkt werden. Folgenden inhalt sollte die Datei aufweisen:

[Settings]
OPSektion="FibuName"

Nach Neustarten von Concept Office können nun im Modul OP-Verwaltung die offenen Posten abgeglichen werden.

Beim Import offener Posten werden vorhandene offene Posten aus Fremdbelegen gelöscht, wenn diese erledigt sind.

[Settings]
OPSektion="SageOP"
;Datac = 1;Abacus = 2; DatevRewe = 3; Exact = 4; Varial = 5; Opos = 7;UniText = 10;NonText = 99
ImportType=10

jeder neue Import löscht alte Fremdbelege und übernimmt die aktuell offenen Fremdbeleg ins RABuch. Es werden nur die aktuell offenen Fremdbelge gespeichert, um das Risiko von Nummernkreisüberschneidungen zu minimieren.

Weitere Funktionen

Mahnsperre

Mahnsperre in der OP-Verwaltung

Um bestimmte offene Posten mit einer Mahnsperre zu versehen, kann dies im Tab Mahnwesen in der hierfür vorgesehenen Spalte für mehrere OPs gleichzeitig durchgeführt werden. Zudem kann die Mahnsperre auch durch Setzen das Hakens im Tab Eingabe für einen bestimmten offenen Posten hinterlegt werden.

Nur im Tab Eingabe können gesetzte Mahnsperren wieder entfernt werden!

Mahnsperre am Kunden

Um bei bestimmten Kunden Mahnungen komplett auszuschließen, kann eine Mahnsperre direkt am Kunden im Kundenstamm hinterlegt werden.

Mahnsperre in den Zahlungsbedingungen

In den Zahlungsbedingungen wurde das Kennzeichen ‚Mahnsperre‘ implementiert (ab CO 8.2752.0). Wenn ein Vorgang eine Zahlungsbedingung mit Mahnsperre verwendet, wird in der OP-Verwaltung kein Eintrag dafür vorgenommen

OP-Saldo am Kunden

Um Informationen über offene Posten eines bestimmten Kunden einsehen zu können, kann auch direkt am Kunden unter der Registerkarte Kundendaten auf den roten Link OP-Saldo geklickt werden.

Qualitätsmanagement

Eine neue Spalte Mahnstufe zeigt die jeweilige Mahnstufe der Rechnung an. Über die Tabellenoption kann die Übersicht in der gewählten Selektion in weiterführende Formate exportiert werden.

Neben der Auswertung bzw. Selektion und dem Export in andere Formate, besteht die Möglichkeit, eine Auflistung aller selektierten OPs in der Seitenansicht erstellen zu lassen.

Weiter Informationen

Feldbeschreibung

Reiterkarte Eingabe

Feld	Kurzbeschreibung
Belegnummer	Belegnummer
Belegart	Rechnung oder Rechnungskorrektur
Beleg
Kunde	CO-Kundennummer
Rechnungsempfänger	CO-Kundennummer des Rechnungsempfängers
Debitorenkonto	Kundennummer des Schuldnerkontos zum Verbuchen von Forderungen
Rechnung vom	Ausstellungsdatum der Rechnung
Fälligkeitsdatum	Fälligkeitsdatum der Rechnung
Rechnungsbetrag	Betrag
In Hauswährung	Währung, mit der gehandelt wird
Skontofähig	Betrag Preisnachlass bei sofortiger Zahlung
Restbetrag	Zuzahlender Betrag mit Abzügen
Buchungstext	Kurzname des Kunden
Zahlungsbedingung	Vereinbarte Zahlungsbedingung
Verkäufer	Dem Vorgang zugeordneten Verkäufer
Vorgang	Vorgangsnummer und Datum der Vorgangserstellung
Zahlung
Zahlbetrag	Zahlbetrag in Euro
Datum	Eingangsdatum des Betrages
Erledigt	Hakensetzung bei Zahlungseingang
Mahnwesen
Letzte Mahnstufe	Anzahl der Mahnungen
Nächste Mahnung	Datum Übergang nächste Mahnstufe
Mahnsperre	Kontrolkästchen
Dokumente	Beleg und Mahnungen
Bemerkungen	Zusätzliche Informationen

Reiterkarte OP-Abgleich mit Fibu

Feld	Kurzbeschreibung
Abgeschlossene Fibu	Angeschlossenen Fibuschnittstelle
Debitoren-OP
Sperrhinweis	Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrhinweis?
Sperrung	Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrung?
Stichtag	Datum
Rechnungskorrekturen abgleichen	Abgleich von Rechnungskorrekturen
Fremdbelege einbeziehen	Fremdbelege beim Einlesen mit einbezogen
Abgleichen	Button; Belege der OP werden eingelesen

Modulfunktion

OP's erledigen

Die Funktion ermöglicht es ausgeglichene OP’s zu erledigen.

Mahnvorschläge erstellen

Die Funktion Mahnvorschläge erstellen liest neue Belege ein.

Mahnungen abschließen

Mit der Funktion ‚Mahnungen abschließen‘ werden Mahnungen gebucht und abgeschlossen.

soennecken:bestandsabgleich

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-02T14:03:30+00:00

Soennecken Bestandsabfrage

Die Soennecken eG stellt einen Webservice zur Verfügung, mit dem es möglich ist, den aktuellen Lagerbestand abzufragen. Damit kann einem Sachbearbeiter diese Information direkt in der Warenwirtschaft zur Verfügung gestellt werden.

Voraussetzungen

Externe Systeme

Die bei Soennecken erhältlichen Zugangsdaten müssen unter Administration im Modul Externe Systeme (XS) eingetragen werden. In der nachfolgenden Eingabemaske müssen:

Benutzer
Passwort
URL
Kundennummer eingetragen werden.

Aktualisierung Web-API Bestandsabfrage Soennecken ab 06/2025 (nur zusammen mit CO 8.0 / ab Patch 8.3460.xx):

Benutzer
Passwort = API-Key
URL: neue URL seitens SOE (Hinweis: Hier wird immer der SOE-Mandant (Tenant-ID) zum API-Key in der URL eingesetzt)

https://api.soennecken.de/api/Mandant(Mitglied)/logistics/v1/stocks/

das Wort ‚neu‘ in der Zusatzinfo 3

* Als Benutzer kann die Mandanten-ID angegeben werden, auch wenn diese momentan keine Verwendung findet.

Zur Aktivierung der Zugangsdaten klicken Sie Aktiv an und speichern abschließend die Eingabe.

Firma

Um mit der Soennecken-Bestandsabfrage eine Verkaufssperre an einem Artikel setzen zu können, so muss am Lieferanten im Abschnitt EDIFact der Reiterkarte Lieferantendaten der Haken auf das Feld 'Wenn Hauptlieferanten, dann den Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen‘ gesetzt sein. Diese Option kann Artikelweise im Artikelstamm wieder entsperrt werden und greift somit nicht für einzelne Artikel.

Sofern die alte Sortimentskennung (Kern, Besorger) es zulässt, wird der Status ‚Auslaufartikel‘ als Sortimentskennung gesetzt.

Die Verkaufssperre wird gesetzt, sofern der Artikel ‚Auslaufartikel‘ oder ‚Bestellsperre‘ hat und seitens Soennecken Bestand = 0 hat. So lange der Artikel an Ihrem Lager Bestand hat, können Sie den Artikel aber trotzdem verkaufen.

Zusätzlich können noch mit den Feldern ‚Verfügbar ab Intervall in Tagen für gesperrte Artikel‘ und ‚Für angekündigte‘ noch festlegen, wann die Artikel wieder entsperrt werden. Soennecken schickt ja auch noch einen voraussichtlichen Termin mit, wann Bestand erwartet wird. Bei Intervall 0 wird die Verkaufssperre nur entfernt, wenn der Artikel Bestand hat. Bei einem größeren auch schon so viele Tage vor dem vom Soennecken gemeldeten Termin.

Abruf des Lagerbestandes in Concept Office

Abruf im Auftrag

Im Auftrag bzw. Angebot kann der aktuelle Bestand über die Modulfunktion „EK-Analyse“ abgerufen werden.
(Darüber hinaus gehende Informationen zur EK-Analyse finden sie hier.)

Klickt der Sachbearbeiter auf die Schaltfläche „Soennecken abfragen“ nimmt Concept office Verbindung mit dem Webservice von Soennecken auf und liefert den aktuellen Bestand und den Status, farblich dargestellt in grün, gelb oder rot. Zudem wird die Spalte „aktualisiert“ mit dem aktuellen Datum versehen, damit man erkennen kann, wann der Bestand das letzte Mal abgerufen wurde.

Dabei werden alle Artikel berücksichtigt, die sich im Auftrag befinden und von Soennecken geliefert werden können. Der Status zeigt den Lagerbestand im Verhältnis zur im Auftrag hinterlegten Bestellmenge an.

Grün = Menge ausreichend im Lager vorhanden
Gelb = Menge nicht ausreichend am Lager, kann aber bestellt werden.
Rot = Dieser Artikel ist derzeit am Lager von Soennecken nicht vorrätig

Abruf in der Bestellung

Bei Klick auf die Modulfunktion „Soe Bestand prüfen“ wird der Status entsprechend farblich dargestellt. (siehe vorheriges Kapitel)

Abruf im Modul Bestellvorschläge

Ruft man einen Artikel im Modul Bestellvorschläge auf, hat man ebenfalls die Möglichkeit die Funktion „EK-Analyse“ zu nutzen. Im sich öffnenden Fenster werden alle für diesen Artikel verfügbaren Lieferanten angezeigt. Neben dem aktuellen EK (KIP) wird nach Klick auf „Soennecken abfragen“ der bestand und der Status angezeigt. Auch hier wird zusätzlich das Datum der letzten Abfrage aufgeführt.

Für den Soennekenbestandsabgleich gibt es neue Funktionalitäten: - Abruf und die Hinterlegung des ‚Verfügbar ab‘-Datums von Soennecken am Lieferantenartikel - Abgleich des Soenneckenbestallstatus (50=neu nur angekündigt, 100=normal, 600=Bestellsperre, 900=Auslauf (Lieferant/Hersteller), 905=Auslauf Distributor (Soennecken))

Am Lieferanten gibt es ein neues Kennzeichen ‚Setzt als Hauptlieferant den Artikelstatus‘, sowie die Option ‚Verfügbar ab Intervall‘. Ist das Kennzeichen gesetzt, dann wird Folgendes mit durch den Abgleich realisiert: - der Status von Soennecken bei Auslaufartikeln wird in das Sortiment übernommen, sofern es sich um einen Kern- oder Besorgerartikel handelt - hat der Artikel eine Bestellsperre oder ist Neu nur angekündigt, dann wird am Artikel die Verkaufssperre gesetzt - hat der Artikel Bestand und einen bestellbaren Status, dann wird die Verkaufssperre entfernt - sowohl für die Sortimentskennung, als auch die Verkaufssperre können am Lieferantenartikel Sperren hinterlegt werden, so dass diese Funktionen dann für diesen Artikel nicht ausgeführt werden

Sofern ein Intervall hinterlegt ist: - hat der Artikel eine Bestellsperre oder keinen Bestand und das Verfügbar ab-Datum liegt weiter in der Zukunft, als durch das Intervall festgelegt, dann wird am Lieferantenartikel die Bestellsperre gesetzt, sofern dieser nicht Streckenmengeab = 1 hat und somit nie Bestand bei Soennecken aufweist - hat der Artikel Bestand oder ist in einem Zeitraum kleiner dem Intervall bestellbar, dann wird die Bestellsperre entfernt

Automation

Über die Automation kann die aus dem Artikelstamm und der EK-Analyse bekannten Soennecken-Bestandsabfrage über den gesamten Artikelstamm des Lieferanten ausgeführt werden.

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?>
<task>
    <name>SoenneckenBestandsAbfrage</name>
    <mandant>98</mandant>
    <operations>
        <operation name = "SoenneckenBestandsAbfrage">
            <call></call>
        </operation>
    </operations>
</task>

Parameter

<LieferantenNr> Angabe des zu aktualisierenden Lieferanten, ist kein Lieferant angegeben, dann werden LS1 & LS3 über die Betriebsnummer ermittelt.

< AnzahlArtikelProRequest > , mit dem definiert werden kann, wie viele Artikel pro Request bei Soennecken abgefragt werden sollen. Wird kein Wert angegeben, werden 100 Artikel pro Request abgefragt.

< AnzahlRetries >, mit dem festgelegt werden kann, wie oft im Falle eines Fehlers die Anfrage an Soennecken wiederholt wird. Standardmäßig wird dieser Wert mit 1 vorbelegt.

< FehlerhafteBestellnummernProtokollieren > , (1/0) kann gesteuert werden, ob Bestellnummern, die nicht den Vorgaben von Soennecken entsprechen, protokolliert werden sollen.

soennecken:rechnung_einlesen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-22T13:24:53+00:00

EDI-Schnittstelle für Soennecken Zentralregulierung

Unter dem Modul Soennecken eCommerce wird in Concept Office das Prüfen und Buchen der Soennecken Rechnungen und der Soennecken Auftragsbestätigungen abgebildet. Dieser Punkt ist zur Zeit in der Entwicklung. Die Soennecken eG hat gemeinsam mit Software Concept ein Pilotprojekt zur elektronischen Prüfung von Soennecken Rechnungen gestartet.

Lesen Sie hier mehr zur Rechnungsprüfung elektronischer Rechnungen.

Auch Compassdaten können über die Schnittstelle eingelesen werden.

Voraussetzungen

Die folgenden Schritte sind einmalig abzuarbeiten.

Dieses Modul benötigt die Lizenz "Lieferantenrechnungen einlesen (Opentrans)" verfügbar.

Für die Zentralregulierung hat Soennecken eigene Betriebsnummern in Verwendung (4028972000008). Diese müssen am Lieferant hinterlegt werden (Registerkarte Weiteres dort im Bereich externe Kundennummern). Die Warenwirtschaft muss, wie im Bild gezeigt, exakt BetriebsnummerAlternativ heißen.

Soll ein bestimmter Artikel für die Frachtkostenbuchung der elektronischen Rechnungsprüfung verwendet werden, so ist dieser in der Office.dat folgendermaßen einzutragen.

REFrachtArtikel=gewünschteFrachtkostenartikelnummer

Ohne diesen Eintrag wird als Standard automatisch der Frachtkostenartikel mit der Artikelnummer FRACHTKOSTEN bebucht. Dieser Artikel muss im System vorhanden sein. Die Frachtkosten selbst werden am Lieferanten unter Lieferantendaten - Versandkosten entsprechend der Lieferstufen hinterlegt.

In der Datei Lieferantenrechnungen_einlesen.ini (..\CO\Sysdata\ImportExport\Lieferantenrechnungen_einlesen.ini) muss folgender Eintrag erfolgen:

[SoenneckenRechnung]
Importtyp = 1
_LieferantenMengenEinheitIgnorieren=#1 (Wenn beim Import die Mengeneinheitenprüfung ignoriert werden soll)

Dauphin Rechnungen in Version 6.1

In der Version 6.1 wurde eine Spezialbehandlung für Möbelrechnungen zur Ermittlung der Artikelnummer implementiert. Dazu ist in das Schema der Eintrag

MoebelLieferantenGLN=4399901839359

aufzunehmen.

In der Datei bwImportAscii.ini (..\CO\Sysdata\ bwImportAscii.ini) muss folgender Eintrag erfolgen:

[SoenneckenZRZuordnungen]
FieldDelimiter=";"
Skipline="1"
Feld1=DATEINAME
Feld2=MANDANT
Feld3=HERKUNFT
Feld4=DOCID
Feld5=LIEFERANT
Feld6=KUNDE
Feld7=BELEGNR
Feld8=BELEGDAT
Feld9=ABRNR
Feld10=ABRPOS
Feld11=ABRUFNR
Feld12=KONTOMGBEILI
Feld13=KZREGU
Feld14=DATUMVALUTA
Feld15=FIRMA
Feld16=NAME
Feld17=LAND
Feld18=PLZ
Feld19=ORT
; das ist die BestellungsNr des Händlers
Feld20=BESTELLNUMMER
Feld21=EINGANGSDATUM

Im Modul „EDI-Schnittstelle“ werden über die Schaltfläche „Konfiguration“ die FTP-Zugangsdaten und das Verzeichnis für die XML-Dateien hinterlegt. Der Haken „Dateien nach Abruf löschen“ sollte gesetzt sein, da sonst immer wieder die gleichen Daten abgerufen werden. Im Feld Dateifilter muss *.xml eingegeben werden.

Geben Sie die Root des FTP Servers an. Concept Office holt folgende Dateien ab:

Unterverzeichnis "ZREDIBELEGE" : P*.xml      
Unterverzeichnis "ZRPDF"       : ZRL*.pdf    
Unterverzeichnis "ZRBELEG"     : Index*.csv

Soennecken eCommerce

Über das Modul-Recht Soennecken eCommerce kann festgelegt werden, ob der Nutzer Rechnungseingänge Ändern und Löschen darf.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Alle Rechte

Lieferantenrechnungen (Filter)

Über das Recht kann festgelegt werden, welche Bestellungen der Nutzer entsprechend seines Modulrechts (Recht oben) im Zugriff hat.

Keine Rechte
Nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereichs
Alle Bestellungen

Alle heruntergeladenen Dateien (PDF, xml, csv) müssen in einem Verzeichnis gespeichert werden: …\CO\EDI\Belege

Einlesen der Rechnungen via EDI-Schnittstelle

Über das Concept Office Tool „Automation“ kann das Einlesen nun über den Windows-Task-Planer eingerichtet und damit ohne weiteres Zutun in einem beliebigen Intervall erfolgen. Falls gewünscht kann das Einlesen auch manuell erfolgen.

Hierzu in der EDI-Schnittstelle die Felder entsprechend hinterlegen (siehe Bild unten) und die Schaltfläche „Einlesen“ betätigen. Danach stehen die Belege zur Prüfung im Modul Lieferanten-Rechnungen zur Verfügung.

Schalter

_BestellnummerNichtAufbereiten: Die Bestellnummer einer Lieferantenrechnung wird bis zum ersten nichtnumerischen Zeichen eingelesen und danach abgeschnitten. Wenn = #0, wird dieses Verhalten deaktiviert.
DefaultArtikel = Möglichkeit, eine Artikelnummer anzugeben, falls in den Daten des Lieferanten keine Artikelnummer mitgeliefert wird.
DefaultKreditor = Wenn aus den Daten der Rechnung der Lieferant nicht ermittelt werden kann, wird dieser Standardrechnungssteller verwendet
Importtyp:
- = 0, Standard, keine Besonderheiten
- = 1, automatischer Abruf der 3 Unterverzeichnisse „ZREDIBELEGE“, „ZRPDF und „ZRBELEG“ beim Abruf der FTP-Dateien, im Anschluss Verarbeitung dieser speziellen, von Soennecken zur Verfügung gestellten csv-Zusatzdaten, um die ZR-Nummern an den Einzelrechnungen zu hinterlegen.
_LieferantenMengeneinheitIgnorieren: wenn = #1 wird die gelieferte Mengeneinheit des Lieferanten ignoriert und damit die Einheit der Bestellung verwendet. Ist der Schalter nicht gesetzt und die Einheit weicht ab, dann wird die Rechnung auch bei korrektem Betragsabgleich nicht als korrekt bewertet.
NurEinlesen: wenn = 1, dann wird die automatische Buchung deaktiviert. Die Rechnungen werden dann im Status „importiert“ im Modul Lieferanten-Rechnungen zur Weiterbearbeitung angeboten (veraltet, gilt nur für Textimport).
PdfArchivPfad: wenn angegeben, dann ist es möglich, das beigefügte Pdf-Dokument zusätzlich in einen weiteren Pfad kopieren zu lassen. (Bsp.: PdfArchivPfad=„c:\tmp\PdfCopy).

PdfArchivPfad: Dies wird nur noch als Rückfallvariante verwendet. Es ist möglich über die Konfigurationen der EDI-Schnittstelle ein DMS-Archiv-Verzeichnis anzugeben, wo die Daten abgelegt werden.

WareneingangBuchen: wenn = 1, dann wird die Rechnung und Lieferung gleichzeitig gebucht.

Frachtkosten

Beim Import von Lieferantenrechnungen im OpenTrans-Format können 3 differenzierte Zuschläge importiert werden. Diese werden auch einzeln in der Bestellung dargestellt, die differenzierte Darstellung im zugehörigen Auftrag wird in Abhängigkeit der Konfiguration 370 durchgeführt.

_FrachtKostenArtikel=#123
_FrachtKostenArtikelExtern=#Frachtkosten

_VerpackungsKostenArtikel=#1234
_VerpackungsKostenArtikelExtern=#Auftragspauschale

_MontageKostenArtikel=#12345
_MontageKostenArtikelExtern=#Mindermengenzuschlag

Weiteres

Sonderrecht Lieferantenrechnungen einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Lieferantenrechnungen einzulesen.

Ja
Nein

tourenplanung:tourenplanung_bei_aktivierter_logistik

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:08+00:00

Tourenplanung bei LS-Druck und aktivierter CO-Logistik

Ist zusätzlich zur Tourenplanung in der Einstellung 3 auch CO-Logistik aktiviert, weicht die Erstellung und Bearbeitung eines Kommissionierscheines von der üblichen Vorgehensweise ab.

Erfassen der Vorgänge

Nachdem in einem bestätigten Vorgang die Positionen erfasst sind, wird beim Verlassen des Vorgangs die nachfolgende Meldung angezeigt. Mit „Ja“ wird der Status des Vorgangs auf „zu kommissionieren“ gesetzt. Im Hintergrund wird ein Kommissionierschein angelegt, jedoch noch nicht gedruckt.

Im Vorgang wird dieser Kommissionierschein mit einem „ * “ versehen.

Damit wird sichergestellt, dass bei Teillieferungen entschieden werden kann, ob dieser Kommissionierschein über die Tourenplanung gedruckt werden kann, oder mit den nächsten Wareneingängen dieser Kommissionierschein ergänzt wird, bis der Vorgang vollständig geliefert werden kann. Bei der Erstellung eines Serviceauftrags aus einem Ticket heraus wird bei der Ermittlung der Tournummer auch ein abweichender Maschinenstandort beachtet.

Wird die Tourzuordnung im Vorgang geändert, muss der Kommissionierschein neu freigegeben werden, da er andernfalls in der falschen Tour landet.

Die weitere Bearbeitung der Vorgänge erfolgt dann in der Tourenplanung, oder in Concept-Logistik (CO-Logistik).

TourenplanungsKommissionierschein

Unter der Tourenplanung im Bereich Kommissionierschein, werden beim Start der Tourenplanung alle nicht gedruckten Kommissionierschein angezeigt. Dies ist an der gelb eingefärbten Filterzeile erkennbar. In der Spalte Druckdatum befinden sich in diesem Fall keine Einträge.

Unter KommissionierscheinNr ist ersichtlich, ob es sich um den ersten Kommissionierschein, oder eine Folgekommissionierschein handelt.

Die Weiterbearbeitung der Vorgänge kann nun über einen Filter auf die Tour-Nummer (TourNr) erfolgen. Damit können die Vorgänge zu einer Tour vorab gesichtet und anschließend weiter bearbeitet werden.

Nachdem die Vorgänge nach der jeweiligen Tour gefiltert wurden, stehen weiter Informationen zur Verfügung.

Teillieferung erlaubt

Ist eine Teillieferung zum Vorgang erlaubt, oder muss bis zur vollständigen Lieferung gewartet werden.

Vollständig

Gibt es noch offene Positionen, oder wird mit diesem Kommissionierschein der Vorgang vollständig geliefert

Anzahl Pack-Positionen

Die Anzahl der zu packenden Positionen für diesen Kommissionierschein

Gesamt Auftrags-Positionen

Die Anzahl der gesamten Auftragspositionen

Rückständige Auftrags-Positionen

Die Anzahl der noch nicht gepackten, also rückständigen Positionen

Angelegt am

Datum an dem der Kommissionierschein erzeugt wurde

Geschäftsbereich

Geschäftsbereich des Vorgangs

Ist unter „vollständig“ eine grüner Eintrag, dann ist der Vorgang vollständig. Nach Druck des Kommissionierscheins und anschließendem Lieferscheindruck ist der Vorgang vollständig geliefert.

Die Anzahl der Pack-Positionen ist gleich der Gesamt Auftrags-Positionen und der Rückständigen Positionen

Die Anzahl der Pack-Positionen ist kleiner als die Gesamt Auftrags-Positionen un dgleich der Rückständigen Positionen. Mit diesem Kommissionierschein wird der Auftrag vollständig abgewickelt.

Ist unter „vollständig“ ein gelber Eintrag, dann gibt es noch offenen Positionen Die Anzahl der Packpositionen ist abweichend zu den Gesamt Auftrags-Positionen und den Rückständigen Auftrags-Positionen. Der Vorgang kann nicht vollständig abgewickelt werden Die Anzahl der Packpositionen ist gleich den Gesamt Auftrags-Positionen und den Rückständigen Auftrags-Positionen. Der Vorgang kann nicht vollständig abgewickelt werden, da eine, oder mehrere Positionen nicht vollständig geliefert werden können.

Im anschließenden Dialog wird die Anzahl der zu druckenden Kommissionierscheine angezeigt. Über den Button „Drucken“ wird der Kommissionierscheindruck ausgelöst.

* Alle Kommissionierscheine drucken Es werden alle selktierten Kommissionierscheine gedruckt * Markierte Kommissionierscheine drucken Es werden die markierten Kommissionierscheine gedruckt.

Sollen zu den vollständigen Vorgängen auch unvollständige Vorgänge gepackt und geliefert werden, so können diese zusätzlich ausgewählt werden und die Kommissionierscheine zu diesen Vorgängen gedruckt werden.

Werden vorerst nur vollständige Vorgänge bearbeitet, dann sollte nach Warenbuchungen eine nochmalige Prüfung der Vorgänge erfolgen, ob sich aus dem letzten Wareneingang weitere vollständig lieferbare Vorgänge ergeben haben. Die Aktualisierung der Tourenplanung erfolgt über „Aktualisieren, oder F5.

Tourenplanung, tourenplanung bei ls-druck

vertraege:vertragsstatistiken

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-03T11:39:52+00:00

Verträge überwachen und auswerten

Der Artikel behandelt grundlegende Möglichkeiten Verträge und Maschinen übergreifend zu prüfen, zu überwachen und zu bewerten. Dabei sind die Anforderungen thematisch gegliedert.

Vertragsabrechnung

Abzurechnende Verträge

Beispielanforderungen: Wie kann ich ermitteln, welche Verträge ich heute abrechnen kann? Welche Verträge sind zum Monatsende fällig?

In den Statistiken, in der Gruppe Veträge befindet sich die Vertragsfälligkeitsliste. Diese ermittelt für den eigegebenen Zeitpunkt alle fälligen Vertragserlöse.

Dabei werden auch periodenfremde, fällige Erlöse angezeigt; z.B. werden am 31.10. auch quartalsweise berechnete Erlöse angezeigt, die bereits zum 30.9. fällig gewesen wären.

fehlende Zählerstände

Beispielanforderungen: Zu welchen Verträgen benötige ich noch aktuelle Zählerstände?

Bei Klickerlösen sind zur Abrechnung stets aktuelle Zählerstände notwendig. Welche Zählerstände noch nicht vorliegen, kann über die TKD-Statistik ungemeldete Zähler abgerufen werden.

Geben Sie das Abrechnung zum-Datum ein und klicken Sie auf Seitenansicht

Die Liste zeigt alle fehlenden Zähler. Für die einzelnen Meldungstypen existieren separate Ausgabelisten. Diese werden je nach Art und Weise der Meldungsart z.B. an Ihren Email-Client oder Ihr Fax übertragen.

Um gemäß Ihren Anforderungen und Wünschen die entsprechenden E-Mails zur Zählerstandsabfrage auszugestalten, werden Textbausteine verwendet. Es kann der Baustein bwZEMailHTML für eine HTML-E-Mail benutzt werden oder für reguläre E-Mails die beiden Bausteine bwZEMailKopf und bwZEMailText.

ACHTUNG: Der Baustein bwZEMailHTML gewinnt in der Findungsreihenfolge. Soll der Baustein nicht verwendet werden, muss der Haken auf gesperrt stehen.

Vorschau / Vergleich mit letzter Abrechnung

Beispielanforderungen: Wie wird die Abrechnung aussehen? wie wird die Abrechnung im Vergleich zur letzten Abrechnung aussehen.Zu welchen Verträgen benötige ich noch aktuelle Zählerstände?

(noch nicht dokumentiert)

Erträge und Kosten auswerten

(noch nicht dokumentiert)

Vertriebliche Analyse

Auslaufende Verträge ermitteln

Beispielanforderungen: Welche Verträge enden im kommenden Monat?

Um auslaufende Verträge zu ermitteln, kann die Statistik Vertragsliste sortiert nach Vertragsende genutzt werden. Geben Sie dazu einen Zeitraum für das gesuchte Ende-Datum, sowie, falls gewünscht, weitere Selektionskriterien ein.

Vertraege, Statistiken

vorgaenge:rechnungsgebuehr

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-27T09:07:15+00:00

Akademie

Verfügbar ab Version 7.0.2348

Rechnungsgebühr am Vorgang

In Concept Office ist es möglich eine Rechnungsgebühr für Vorgänge bzw. Kunden zu erheben, wenn diese beispielsweise mit einer bestimmten Zahlungsart bezahlen.

1. Vorbereitung

Um die die Rechnungsgebühr verwenden zu können, muss zunächst ein Artikel „Rechnungsgebühr“ erstellt werden. Hierfür öffnen Sie das Modul Artikel unter Stammdaten. Legen Sie einen neuen Artikel an, dem Sie die Beschreibung und den Preis übergeben.

2. Rechnungsgebühr hinterlegen

Die Rechnungsgebühr wird am Geschäftsbereich/Firmen oder an der Zahlungsbedingung fest hinterlegt, wodurch bei Auswahl dieser im Vorgang die Rechnungsgebühr automatisch angehakt wird. Die Zahlungsbedingung ist dabei höher wertig.

2.1 Rechnungsgebühr am Geschäftsbereich

Öffnen Sie Firmen unter Stammdaten und wählen Sie die entsprechende Firma aus. Im Reiter Kundendaten können Sie im Abschnitt „Zahlungsbedingungen / Rechnungstermine“ festlegen für welche Art von Aufträgen die Rechnungsgebühr erhoben werden soll. Hierfür setzten Sie einfach die jeweiligen Häkchen. Rechnungsgebühren sind möglich bei:

Normalaufträgen
Service-/Tkd-Aufträgen
Vertragsabrechnungen.

Öffnen Sie Geschäftsbereiche unter Weitere Stammdaten und wählen Sie den entsprechenden Geschäftsbereich aus. Im unteren Abschnitt des Eingabe-Reiters finden Sie „Rechnungsgebühr-Artikel“. Wählen Sie hier nun über die Artikelsuche den gewünschten Gebührenartikel aus, der für den Geschäftsbereich gültig sein soll.

2.2 Rechnungsgebühr an der Zahlungsbedingung

Um die Rechnungsgebühr an der Zahlungsbedingung zu verankern, öffnen Sie unter Weitere Stammdaten die Zahlungsbedingungen.

Öffnen Sie die Zahlungsbedingung, die Sie ergänzen wollen oder legen Sie eine neue Bedingung an. Bei „Rechnungsgebühr-Artikel“ können Sie mittels der Suche den vorher angelegten Gebührenartikel hinterlegen.

Damit die Zahlungsbedingung im Vorgang wirksam wird, muss diese in den Kopfdaten im Vorgang unter „Zahlung“ ausgewählt werden.

3. Rechnungsgebühr im Vorgang deaktivieren

Sind die vorherigen Einstellungen aktiviert, wird im Vorgang automatisch der Rechnung der Gebührenartikel hinzugefügt. Der Artikel wird nicht separat unter Positionen aufgeführt.

Es ist möglich die Rechnungsgebühr im Vorgang auszuschalten. Dafür öffnen Sie den Vorgang und öffnen den Reiter Sonstiges. Im Abschnitt „Druckfreigabe“ können Sie „Rechnungsgebühr nicht erheben“ anhaken. Dann wird unabhängig von den anderen Einstellungen für diesen Vorgang keine Gebühr erhoben.

Die Rechnungsgebühr ist auch für Verträge möglich.

weitere_stammdaten:zahlungsbedingungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-21T09:15:34+00:00

Zahlungsbedingungen (ZB)

In dem Modul werden Zahlungsvereinbarungen definiert, die in Rechnungen und Gutschriften Verwendung finden. Diese können anschließend in den Stammdaten der Kunden und den Vorgängen ausgewählt werden.

Eingeben von Zahlungsbedingungen

Mit Klick auf Neu wird einen neuer Datensatz angelegt. Dabei erhält die Zahlungsbedingung automatisch eine fortlaufende Nummer.

Bei angeschlossener Finanzbuchhaltung müssen möglicherweise die Nummern gemäß der FiBu-Schlüssel geändert werden.

Das Feld Bezeichnung sollte die Zahlungsbedingung leserlich kennzeichnen, z.B. „10 Tage 2%, 30 Tage netto“.

Eine Zahlungsbedingung kann, neben dem Nettozahlungsziel, 2 zusätzliche Zahlungsziele besitzen. Dabei kann entweder eine konkrete Anzahl Tage oder auf ein bestimmten Tag eines beliebigen Folgemonats eingegeben werden - sowie ein Skontosatz in Prozent.

Es ist auch möglich zu definieren, über eine Zahlungsbedingung Skonto für nicht skontofähige Artikel gewähren, indem der gleichnamige Haken gesetzt wird.

Der Fälligkeitstermin ermöglicht es, bei angeschlossener Finanzbuchhaltung, eine abweichende Mahnfrist zu hinterlegen.

Externer Schlüssel enthält den Wert, der an die angeschlossenen Finanzbuchhaltung übergeben wird. Damit entfällt die Notwendigkeit, Zahlungsbedingungen in CO und der Fibu immer synchron anlegen/benennen zu müssen. Die externen Schlüssel dürfen eine Zeichenanzahl von max. 20 haben.

Falls die Zahlungsbedingung eine Lastschriftart enthalten soll, wird diese im gleichnamigen Feld eingestellt. Folgende Einstellungen sind möglich:

0 - keine Lastschrift
1 - Einzugsermächtigung
2 - Abbuchungsauftrag
3 - keine FiBu-Übergabe
4 - Belege parken

Für Einstellungen >0 muss am Kunden eine Bankverbindung hinterlegt sein.

Ab dem 01.02.2014 muss bei Lastschrift neben der Mandats-ID, der Gläubiger-ID und BIC sowie IBAN das Einzugsdatum angegeben werden. Weiter Informationen: Bankeinzugstermine.

Zum Ausweisen spezieller Anteile, wie z.B. der WIR-Anteile in der Schweiz, kann das Feld Teilbetrags-Anteil % verwendet werden.

Weiterhin ist es möglich einen Rechnungsgebühren-Artikel an den Zahlungsbedingungen zu ergänzen. Weiterführende Informationen: Rechnungsgebühr im Vorgang oder Rechnungsgebühr im Vertrag

Durch die Optionen „Gilt für Kunden“ und / oder „Gilt für Lieferanten“ kann unterschieden werden, bei welchen Kontakttypen diese Zahlungsbedingung angezeigt werden soll. In Vorgängen, Bestellungen und Firmen werden dann nur die freigeschalteten Zahlungsbedingungen angezeigt.

Ein neues Kennzeichen „Rücklesen von OP-Daten aus Fibu deaktivieren“ ab CO8.3460.14 ermöglicht die Belege mit bestimmten Zahlungsbedingungen vom Offene-Posten-Abgleich auszuschließen. Belege mit solchen Zahlungsbedingungen werden beim OP-Abgleich künftig nicht mehr als „OP-Erledigt“ markiert.

Kennzeichen: Genehmigungspflichtig im Genehmigungsverfahren

Texte anpassen

Jede Zahlungsbedingung kann 2 Texte enthalten, welche auf den verschiedenen Dokumenten gedruckt werden. Wird das Feld Abweichender Text auf Angebot und Auftragsbestätigung nicht gefüllt, verwenden alle Vorgangsdokumente den Inhalt des Feldes Text.

Um einen Text einzugeben, können verschiedene Platzhalter verwendet werden, die später, zum Zeitpunkt des Ausdrucks, durch tatsächliche Daten ersetzt werden. Zur besseren Lesbarkeit wird unter Beispieltext einen so aufgelösten Text (Wertangaben sind dabei durch 0,00 dargestellt) angezeigt. Folgende Platzhalter stehen zur Auswahl:

Platzhalter für die Zahlungsbedingungstext:

Platzhalter	Bedeutung
#B5	Bankkonto des Debitors
#B6	Bankleitzahl
#B9	BIC
#BB	Bruttobetrag
#D4	Datum Fälligkeitstage („dd.mm.yyyy“)
#D3	Datum Nettotage („dd.mm.yyyy“)
#D1	Datum Skonttage1 („dd.mm.yyyy“)
#D2	Datum Skonttage2 („dd.mm.yyyy“)
#DK	Debitorenkonto (üblicherweise als Mandats-ID verwendet)
#ED	Einzugsdatum
#GI	Gläubiger-ID (in der Mandantenpflege Tab Finazbuchführung/Intra zu hinterlegen.)
#B8	IBAN
#B7	Name der Bank
#R1	Restbetrag1 (Brutto-Skontobetrag1)
#R2	Restbetrag2 (Brutto-Skontobetrag2)
#TR	Restbetrag nach Teilbetrag
#B1	Skontobetrag1
#B2	Skontobetrag2
#SF	Skontofähiger Betrag
#P1	Skontosatz1 („x.x“)
#P2	Skontosatz2 („x.x“)
#TE	Teilbetrag
#TA	Teilbetraganteil in %
#WR	Währung

In den Auftragsbestätigungen werden folgende Platzhalter anders behandelt.

Platzhalter	Bedeutung
#BB	Bruttobetrag (Netto kasse)
#D1	Datum Skonttage1 (xxx Tage)
#R1	Restbetrag1 (abzgl. n.nn%)
#B1	Skontobetrag1 (x.x % Skto)

Beispiel:

In der Zahlungsbedingung sind 3% Skonto innerhalb von 10 Tagen, 30 Tage netto  definiert. 

Zahlungsbedingungstext : #P1% Skonto=#B1 #W bis zum #D1 ergibt #R1, bis zum #D3 rein netto

Folgende Rechnung wird gelegt:
Rechnungsdatum: 12.4.2010
Rechnungsbetrag: 37,69 € , skontofähig = 37,69 €

ergibt eine Zahlungsbedingungstext auf der Rechnung:

3,0% Skonto=1,13 € bis zum 20.04.2010 ergibt 36,56 €, bis zum 12.05.2010 rein netto

Verwendet werden sollten nur Textbausteine, die tatsächlich gefüllten Feldern entsprechen. Eine Logikprüfung findet hier nicht statt.

Zuweisen von Zahlungsbedingungen

Bei Vorgangsanlage wird in dieser Reihenfolge die genauest eingestellte Zahlungsbedingung ermittelt:

Zahlungsbedingung der Geschäftsbereichsdaten am Kunde
Zahlungsbedingung des Kunden

An diesen Stellen können also abweichende Einstellungen vorgenommen werden. Die allgemeinste Einstellung wird an der Standardfirma eingetragen - der Kopiervorlage für alle neuen Kontakte.

Standardzahlungsbedingung ändern

Wenn im Concept Office ein neuer Kunden angelegt werden soll, so wird diesem immer eine Standardzahlungsbedingung zugewiesen. Jedoch ist es nicht immer gewünscht, dass diese Zahlungsbedingung allen Kunden automatisiert hinterlegt werden soll.

Im Folgenden wird kurz gezeigt, wie diese Standardzahlungsbedingung zu ändern ist.

Wechseln in den Bereich „Stammdaten“ und Aufruf des Moduls „Firmen“
Eingabe der Firmennummer 1 und mit anschließendem Bestätigen.
Es erscheint folgendes Hinweisfenster:

Mit Klick auf „OK“ fortfahren
Im Register „Kundendaten“ im Abschnitt „Zahlungsbedingungen / Rechnungstermine“ können die jeweiligen Zahlungsbedingungen geändert werden.

Sobald abgespeichert, ist diese Änderung für jede ab dem Moment neu angelegte Kundenfirma gültig.

Änderung der Zahlungsbedingung(en) bei Bestandskunden

Bei Bestandkunden muss die Änderung manuell im Register „Kundendaten“, durchgeführt werden.

Alternativ kann dies in der Übersicht des Firmenmoduls die gewünschten Kunden geschehen, indem der Kunde ausgewählt und mit der Modulfunktion „Firmendaten ändern“ eine Massenänderung durchgeführt wird:

Zahlungsbedingungen deaktivieren

Bereits verwendete Zahlungsbedingungen können aufgrund von Abhängigkeiten nicht gelöscht werden. Mit der Checkbox „Aktiv“ gibt es jedoch die Möglichkeit diese deaktivieren. Alternativ kann dies auch im entsprechenden Feld in der Übersicht gemacht werden.

Durch das Deaktivieren wird die Zahlungsbedingung in den Modulen Firmen (siehe Screenshot) oder Vorgänge ausgegraut, um den Hinweis „(inaktiv)“ ergänzt und ans Ende des Auswahlfeldes gestellt:

Zahlungsbedingungen, ZBD, Skonto, FiBu, Platzhalter

nl:administration:konfigurationsmanager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:26+00:00

Configuratie manager

Deze module toont u de centrale en gebruikerspecifieke instellingen van Concept Office.

Om wijzigingen in de centrale instellingen door te voeren, heeft u een wachtwoord nodig. Dit wachtwoord kunt u verkrijgen bij uw systeembeheerder.

Vele van deze instellingen zijn uitsluitend voor foutanalyse voorbehouden.

Datenbank

Das Feld Dat-Datei zeigt den Speicherort der zentralen Steuerdatei office.dat. Ohne Zugriff auf diese Datei ist Concept Office nicht lauffähig.

Im Feld Connect wird der Verbindungspfad (Connect-String) zur Datenbank von Concept Office angezeigt.

Außerdem werden ausgewählte Steuerwerte angezeigt. Diese werden für Fehleranalysen benötigt.

Sonstiges

Programm Einstellungen

Serienbrieferxporttyp: (zentrale) Einstellung welche Verarbeitungsweise für Serienbriefe verwendet werden soll
Sprache: in welcher Sprache soll CO angezeigt werden (globale Einstellung)
Report-Mustersatz: eingestellter Formular-Mustersatz für Vorgangsdokumente
Masken-Layout-Dateien nicht aktualisieren: „friert“ die momentan getroffene Maskeneinstellung ein

Email Einstellungen

Email-Client: Über welche Software soll Concept Office seine Emails versenden? Zur Verfügung stehen:

Microsoft Outlook
Default Client*
POP3/SMTP*

*(Funktionsumfang eingeschränkt, da einige Funktionen nur mit Microsoft Outlook arbeiten können)

Protokolldatei

Zeigt den Speicherort des nutzerspezifischen Fehlerprotokolls

Druckprotokoll

Debugmeldungen

Erlaubt das Anzeigen der Debugmeldungen zur Fehleranalyse.

Concept EDI

Timer

Gibt an, in welchem Minutenintervall auf neue Emails und neue Bestellungs-XML-Dateien geprüft werden soll.

Administrator Email

Sofort versenden

Gibt an, ob die Emails in den Entwürfen landen, oder direkt versendet werden.

Text

Text, der in der Email zum Hersteller/zum Händler erscheinen soll

Tapi-Manager

Auswahl des TAPI-Gerätes: Hier muss das mit Ihrer TK-Anlage verbundene TAPI-Gerät, i.d.R. ist das ein Telefon, ausgewählt werden.

Nummer für Amtsholung: Einstelliger Wahlpräfix zum Heranholen einer Amtsleitung auf dem Nebenstellentelefon.

Ersetzungen Landesvorwahl: dient zu Entfernung von falsch geschriebenen Landesvorwahlen z.B. ++49 oder 0049 usw. diese Zeichenketten werden vor der Anwahl aus der Telefonnummer entfernt.

Parameter Call Privileges: Die Einstellung steuert, ob über die TK-Anlage nur gewählt werden soll, oder ob auch eingehende Anrufe behandelt werden sollen.

None: Es werden nur ausgehende Anrufe behandelt.
Monitor: In Concept Office nicht benutzt.
Owner: Es werden ausgehende und eingehende Anrufe behandelt.

Benutzer- oder Geräte-abhängige Einstellungen zur TAPI-Schnittstelle.

Installation

Hier finden sich erweiterte Funktionen zur Prüfung der CO-Installation und Funktionistüchtigkeit der Programmumgebung. Die meisten Funktionen sollten nur durch den Support benutzt werden.

Installation prüfen: Überprüft die Verfügbarkeit benötigter DLL-Dateien und COM-Komponenten.

DB-Verbindung prüfen:Versucht die Datenbank anzusprechen. Der vorgeschlagenen Connect-String muss dabei geändert werden, da sonst ein Fehler auftritt.

Masken-Layout-Dateien löschen: CO speichert Informationen zur Darstellung von Masken und Übersichten. Diese Layout-Informationen lassen sich löschen. CO muss dazu geschlossen sein.

Mandantenauswahl erzwingen: CO speichert den zuletzt genutzten Mandant. Der Knopf erzwingt die Mandantenauswahl beim nächsten Programmstart

Abgewählte Meldungen reaktivieren: Alle, durch den Benutzer abgewählten Meldungen, werden wieder angezeigt.

Setupnachbereitung erzwingen:Systemweite Einstellung. Erzwingt beim nächsten Programmstart die Setup-Nachbereitung.

Verschlüsselung

Administration, Konfigurationsmanager, Datenbank, Protokoll

nl:officeheute:officeheute

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Office vandaag

Dit artikel beschrijft de nieuwe functies welke vanaf Concept Office 6.1 ter beschikking staan.
Voor verdere informatie kunt u contact opnemen met onze support afdeling.

Geschiedenis

In de eerdere versies van Concept Office waren er twee startpagina's.
Voor buitendienst medewerkers was er een pagina Active vandaag en voor binnendienst medewerkers stond de pagina Office vandaag ter beschikking.
Deze startpagina's waren eenvoudig opgebouwd en men kon de inhoud en de opmaak van deze pagina's niet naar eigen inzicht aanpassen.

Functiebeschrijving

De pagina Office vandaag geeft in één oogopslag een overzicht van de dagelijkse, voor uw werk belangrijke zaken. Of het nu om omzetgegevens of openstaande offertes gaat; of dat u een lijst van bestellingen en dossiers wilt zien; of als u de verjaardagen van collega’s en klanten niet wenst te vergeten. U kunt het allemaal naar eigen voorkeur inrichten. Bijvoorbeeld zoals hieronder is weergegeven.

Instellingen

Fabrieksinstelling

Afhankelijk van de medewerker kwalificatie wordt de opmaak van de Office vandaag pagina bepaald door de volgende configuratiebestanden:

Voor buitendienst medewerkers » OfficeHeuteVertriebsmitarbeiter.ini
Voor alle overige medewerkers: » OfficeHeuteSachbearbeiter.ini

Op deze manier kan met behulp van het Medewerkersprofiel opgegeven worden welke gegevens een medewerker te zien krijgt en hoe deze getoond worden op de Office vandaag pagina.

Mocht u de standaard meegeleverde configuratiebestanden bewerken, dan worden deze bij een systeemupdate overschreven.

Rechten beheer -> Sonderrecht Zusatz / Sonstiges -> HTML aangezichten configureren -> Ja / Nee

Met deze instelling wordt bepaald of medewerkers de Office vandaag pagina zelf naar eigen wensen mogen aanpassen.

Als dit recht van toepassing is, worden de persoonlijke instellingen opgeslagen in het configuratiebestand OfficeHeuteHtmlAnsicht.ini.

Gebruikersinstellingen

Aanwijzingen voor het inrichten van de Office vandaag pagina

Hoe moet uw overzicht eruit zien?

Klik op het kleine tandwiel (rechtsboven), hiermee opent u de instellingen.
Vink de voor u belangrijke items aan, en bepaal het aantal kolommen waarin deze items getoond moeten worden.
Als u een keuze gemaakt heeft, kunt u elk item (zogenaamde gadgets) nog verschuiven op de pagina.
Daarvoor moet u de betreffende module aanklikken en door middel van Drag & Drop op de gewenste plaats slepen.

Hier heeft u zelf de mogelijkheid om te bepalen welke items u graag wilt zien.

Gadgets

Gadget
De term gadget wordt (ook) gebruikt om kleine softwareapplicaties met een bepaalde functie aan te duiden.

Beschrijvingen van de gadgets

Omzet

Omzet overzicht in vergelijking met de vorige maand en het voorgaande jaar.

Orderingang

Toont het aantal orders per maand en per jaar. Tevens wordt er een vergelijk met het voorgaande jaar en maand getoond.

Offerte-/Orderbestand

Toont u een actueel overzicht van de aanwezige offertes en orders, onderverdeeld naar de bewerkingsstatus.

Offerte-/Orderbestand & Service opdrachten

Toont u een actueel offerte- en orderbestand onderverdeeld naar bewerkingsstatus en laat tevens een overzicht van de service opdrachten zien.

Aantal activiteiten

Toont de afspraken en taken van de aangemelde gebruiker
Verdere informatie kunt u hier vinden: Activiteiten

Deze gadget laat de inhoud van de gadgets Afspraken vandaag en Taken vandaag in één oogopslag zien.

Afspraken vandaag

Weergave van afspraken vandaag

Taken vandaag

Hier worden de aanstaande taken van de aangemelde gebruiker getoond.

Inbox

Hier ziet u uw inbox, indien Concept Office met uw e-mailaccount gesynchroniseerd wordt.
Verdere informatie kunt u hier vinden: E-mail met Outlook synchroniseren

Verjaardagen contactpersonen

Toont de verjaardagen van de contactpersonen van klanten en leveranciers, als deze bij de stamgegevens zijn ingevoerd.

Verjaardagen werknemers

Hiermee kunt u de actuele verjaardagen van werknemers tonen, of door middel van de instellingen een selectie over meerdere dagen laten zien.

Factureerachterstand

Berekening van de nog te factureren posities na levering.

Factureerbare orders

Toont orders die te factureren posities bevatten.

Opdrachten gereed voor uitlevering

Toont de opdrachten die in het magazijn op voorraad zijn, of na goederenontvangst voor levering klaar staan.

Beschikbare orders

Toont opdrachten welke bevestigd zijn en indien nodig besteld zijn bij de leverancier.

Verlopen offertes

Alle openstaande offertes, waarvan de geldigheidsperiode overschreven is.

Niet bestelde orders

Alle bevestigde (service)opdrachten, die tenminste één item bevatten, en waar geen bijbehorende bestelling voor bestaat. Er worden alleen normale opdrachten in acht genomen. Verdere informatie kunt u hier vinden: Service opdrachten

Achterstallige bestellingen

Toont openstaande of deels geleverde bestellingen, waarbij een leverdatum is opgegeven en overschreden is.
Verdere informatie kunt u hier vinden: Bestellingen

Niet bestelde bestellingen

Toont de bestellingen met de status „aangemaakt“.
Verder informatie kunt u hier vinden: Bestellingen

Nieuws

De gadget Nieuws heeft een bijzonderheid:

De door u gekozen tekst loopt hier van beneden naar boven.

Deze tekst kunt u op de volgende manier veranderen:
Klik op Overige stamgegevens en dan op tekstsjablonen.

Hier kunt u de gewenste „lopende“ tekst intypen. Bijvoorbeeld een toepasselijke boodschap voor de komende maand, ter motivatie van uw medewerkers.
Indien u een meerdelige tekst wenst op te geven, moet u „Tekst ongeformatteerd opslaan“ aanvinken.

Openstaande storingen

Toont service opdrachten die vanuit Concept Mobile met storingen teruggemeld worden.

Agenda

Afspraken overzicht voor vandaag.

Tabs

Streefcijfers

Toont een dagelijks vergelijk van de daadwerkelijk omzetgegevens ten opzichte van de streefcijfers.

Verdere informatie kunt u hier vinden: Streefcijfers

Omzetdetails

Geeft een gedetailleerde uitsplitsing van de verkoopanalyse naar verkoopgebied en productgroep.

Tekstbouwstenen, Versies, Rechtenbeheer, Speciale rechten

nl:weitere_stammdaten:profildefinitionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:40+00:00

Profiel definities

Sommige modulen van Concept Office kunnen uigebreidt worden met zelf gedefinieerde, zogenaamde Profielmaskers.

Het onderhouden van profielen wordt hier beschreven.

Aanmaken en bewerken van profielen

Voordat u een profiel wilt aanmaken, dient u zeker te zijn welke informatie in het profiel opgenomen dient te worden. Bovendien kan het zinvol zijn, eerst de layout op een stuk papier uit te tekenenm alvorens u start met de invoer hiervan.

Aanmaken van profiel definities

Allereerst dienen de kopgegevens van het profiel vastgelegd te worden.

Als Profiel wordt een eenduidige naam gekozen. De beschrijving wordt binnen Concept Office voor selectie/aanzicht toegepast. De lokatie en/of toewijzing van het profiel wordt in het veld Profielsoort geselecteerd. Bestaan er meedere profielen voor één profielsoort, dan kunt u deze aansturen middels Volgorde tonen, hoe de profielen weergegeven dienen te worden.

Vastleggen van de Layout

Als nächstes wird der eigentliche Inhalt des Profils spezifiziert. Dazu stehen verschiedene Typen von Eingabefeldern, sogenannte Steuerelemente, zur Verfügung. Die Auswahl erfolgt über das Kontextmenü:

Legen Sie nun nacheinander die einzelnen Felder für das Profil an.

Die exakte Ausrichtung kann auch über die Felder Position X und Position Y in den Profileinträgen durchgeführt werden.

Details der Profileinträge

Die einzelnen Felder werden als Profileinträge bezeichnet. Durch Doppelklick eines Feldes oder durch Auswahl im Unterbaum des Profils können diese aufgerufen werden. Nun werden die Profileinträge und deren Verhalten detailliert eingestellt.

Das Maskenbezeichnung speichert den Namen des Feldes, wie er im Profil angezeigt werden soll. Für Suchen und Recherchen kann abweichend eine Recherchebezeichnung hinterlegt werden, z.B. ergänzt um den Profilnamen. Außerdem kann der Datentyp des Profileintrags hier verändert werden.

Auch Steuerinformationen wie Positionen und Größe des Feldes, sowie die Reihenfolge wie die Felder angesprungen werden (Tab-Index) können hier eingestellt werden.

Programmverhalten von Profilen

Anzeige im Modul

Nach Anlage des Profils ist eine neue Registerkarte im durch die Profilart zugewiesenen Modul verfügbar.

Nach Aufruf der Registerkarte können die Felder nun gefüllt werden.

Profile in der Datenbank

Jedes Profil wird in einer separaten Tabelle der Concept Office Datenbank gespeichert, der Tabellenname wird wiefolgt aufgebaut:

<Modul>_<Mandant-Nr>_<Profilname>

Die einzelnen Profilfelder werden gemäß der Maskenbezeichnung als Datenbankfeld angelegt und gespeichert.

weitere stammdaten, Profile

erweiterte_rollout_funktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-10T13:21:16+00:00

Erweiterte Rollout-Funktionen

Mit diesen Funktionen bietet Concept Office unter anderem die Möglichkeit leichter eine große Anzahl von Maschinen an verschiedene Standorte zu versenden.

Für dieses Modul ist die Lizenz "Erweiterte Rollout-Funktionen" erforderlich.

Abweichende Lieferanschriften und Rechnungsadressen

Bei der Auswahl der abweichenden Rechnungs- bzw. Lieferanschriftsnummer ist zu beachten, Anschriften der Firma im Vorgangskopf zu wählen (Haken „alle Anschriften“ bei der Suche deaktivieren). Werden Rechnungsanschriften anderer Firmen gewählt, so wird die Debitorennummer der abweichenden Rechnungsadresse nicht ausgewertet.

Abweichungen eintragen

Für Auftragsabschnitte sind die neuen Spalten „Abweichende Lieferanschrift“ und „Abweichende Rechnungsanschrift“ verfügbar. Diese Spalten aktivieren Sie im Vorgang im Reiter Positionen über die Spaltenauswahl.

Die Adresse kann über das Fernglas-Symbol gesucht werden. Wird in die Spalten eine abweichende Anschrift eingetragen, so wird pro Anschrift 1 Lieferschein (bzw. 1 Rechnung) mit der jeweiligen Anschrift erstellt. Dies geschieht auch, wenn die abweichende Anschrift gleich der im Auftragskopf vorgegebenen Anschrift ist.

Dokumente für gleiche abweichende Anschriften werden zusammengefasst.

Sofern aus einem Auftrag aufgrund abweichender Liefer- bzw. Rechnungsanschriften mehrere Dokumente erzeugt werden, wird das Kennzeichen „Teillieferung“ bzw. „Teilrechnung“ nicht ausgewertet.

Kommissionierscheine

Es werden separate Kommissionierscheine für abweichende Lieferanschriften erstellt.

Direktlieferungen

Bestellungen für Aufträge mit Direktlieferung an abweichende Lieferanschriften werden nicht in Teilbestellungen zu den abweichenden Lieferanschriften zerlegt. Es wird immer die Lieferanschrift des Auftragskopfes benutzt.

Stornierungen

Für die Stornierung von Lieferscheinen bzw. Rechnungen mit abweichenden Anschriften gibt es keine gesonderte Verarbeitung. Jedes Dokument muss separat storniert werden, so als wäre es mit einer Teillieferung bzw. Teilrechnung entstanden.

Vorab-Identnummer für Vorvertrag

Die Generierung eines Vertrages aus dem Vorgang heraus soll oftmals erfolgen, wenn noch keine Seriennummern verfügbar sind, um beispielsweise einen Vertragsentwurf zu erstellen. Deshalb lassen sich Vorab-Identnummern anlegen. Diese verfügen über eine interne IdentNummer aber noch nicht über eine Seriennummer.

Am entsprechenden Geschäftsbereich muss der Haken TKD-Funktionen freischalten gesetzt sein.

Identnummern vorab belegen

Im Vorgang unter Positionen Maschine hinzufügen und anschließen mit Rechtsklick Vertrag anlegen auswählen. Es öffnet sich das Fenster zur Vertragsanlage. Mit Klick auf „Identartikel vorab anlegen“ wird automatisch der Haken bei „Als Vorvertrag anlegen“ gesetzt. Nach Eingabe der restlichen Daten auf „Vertrag anlegen“ klicken. Sie erhalten abschließend eine Meldung über das erfolgreiches Anlegen mit Vertragsnummer.

Ansicht im Vorvertrag

Im Modul Vertrag steht nun im Reiter Eingabe der Status: „erfasst (wartet auf Freigabe)“.

Im Reiter Maschinen steht an der Maschine in der Spalte „Seriennummer“ als Platzhalter „(erwartet)“.

Warenbuchung

Wird eine Bestellung zu einer Vorgangsposition erzeugt, zu der Vorab-Identnummer generiert wurden, so werden für diese bei Warenbuchung die Seriennummern aus dem Wareneingang übernommen.

aktivitaeten:aktivitaet_anlegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-29T06:23:37+00:00

Anlage einer Aktivität

Aktivitäten können auf dreierlei Art angelegt werden:

im Kalender durch einen Doppelklick
im Modul Offene Aktivitäten sowie Alle Aktivitäten mit einem Klick auf Neu
über die Modulfunktion Aktivität anlegen in den folgenden Modulen:

Anlage über Modul

Anlage über Modulfunktion

In folgenden Modulen steht dies zur Verfügung: * Vorgänge

In den genannten Modulen steht jeweils eine Modulfunktion zur Verfügung. Mit Klick darauf öffnet sich ein Fenster für die Anlage einer neuen Aktivität.

In Concept Office können aus der Modulfunktion heraus angelegte Aktivitäten als bereits erledigt gekennzeichnet werden. Hier kann man nun die eben erfolgte Aktivität eintragen und darunter die Wiedervorlage (Folgeaktivität). Möchte man sich nur eine Aufgabe oder einen Termin für die Zukunft anlegen, entfernt man den Haken bei erledigt und lässt den unteren „Wiedervorlagebereich“ leer.

In Concept Office ist eine Aufgabe eine Aktivität ohne Uhrzeit und ein Termin eine Aktivität mit Uhrzeit. Das heißt, dass bei der Anlage über das Angeben einer Zeit darüber entschieden wird, ob die Aktivität im Kalender des Nutzers unter Aufgaben oder direkt als Termin angezeigt wird.

Überschreibt man die Bezeichnung nicht, bildet sich diese beim Speichern automatisch aus Aktivitätenart heraus.

Weiteres

Bei der Anlage von Aktivitäten sind folgende Sonderrechte zu beachten:

Sonderrecht Aktivitäten anderer Mitarbeiter bearbeiten

Ist der Benutzer dazu berechtigt die Aktivitäten anderer Mitarbeiter zu bearbeiten?

Ja
Nein

Sonderrecht Aktivitäten anderer Mitarbeiter sehen

Welche Aktivitäten sind für den Benutzer sichtbar?

nur eigene Aktivitäten
Aktivitäten aller Mitarbeiter der Mitarbeitergruppe
Aktivitäten aller Mitarbeiter des Geschäftsbereichs
Aktivitäten aller Mitarbeiter

Sonderrecht Aktivitäten mehr als 7 Tage in die Vergangenheit verschieben/neu anlegen

Ist der Benutzer dazu berechtigt Aktivitäten zu verschieben oder neu anzulegen?

Ja
Nein

Sonderrecht Erledigte Aktivitäten bearbeiten

Steuert, ob ein Mitarbeiter bereits erledigte Aktivitäten nachträglich bearbeiten darf.

Ja
Nein
wenn nicht älter als 7 Tage

Aktivitaeten

allgemein:benutzereinstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-18T10:54:21+00:00

Benutzereinstellungen

Concept Office verwaltet ab Version 6.0 modulübergreifend die Einstellungen des angemeldeten Benutzers. Die Einstellungen werden zentral gespeichert. Getroffene Einstellungen werden programmweit ausgewertet.

Aufrufen der Benutzereinstellungen

Der Aufruf erfolgt durch den Klick auf die Office-Schaltfläche. Und einen weiteren Klick auf Optionen. Anschließend öffnet ich eine Maske, welche ebenfalls Optionen heißt

Auf der linken Seite der Optionenmaske ist die Auswahl verschiedener Einstellungsoptionen zu finden.

Allgemeine Optionen

Feld mit Enter-Taste verlassen

Ist diese Option aktiviert, muss man in mehrzeiligen Feldern STRG + Enter für einen Zeilenumbruch benutzen.

Farbschema

Im Abschnitt Container-Einstellungen wird dem Concept Office-Nutzer die Möglichkeit gegeben das Programm farblich individuell zu gestalten. Nach der Auswahl der Farben und der Beendigung der Einstellungen mit ‚OK‘ sollte Concept Office geschlossen werden und wieder neu gestartet werden, damit die Einstellungen greifen.

Auch im Abschnitt Baumstruktur-Einstellungen kann der Nutzer die Strukturansicht farblich nach Belieben einstellen.

Suchoptionen

Preise in Suchergebnis einbeziehen

Diese Option startet bereits in der Suche eine Preisfindung. Hier ist zu beachten, dass die Performance erheblich beeinflusst wird und somit die Suchzeit verlängert.

Modulspezifische Optionen

Kalender und Disposition

Mehr zum Modul Kalender
Mehr zum Modul Disposition

Outlooksynchronisation

Einstellungen zur Schnittstelle mit Microsoft Outlook

Erinnerungs- und Telefonüberwachung

Hier hier mehr zur Erinnerungsfunktion von Concept Office.

Modulstart

Steuer den Start von Modulen im Ansichts-Tab

allgemein, Optionen

allgemein:uebersichten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Übersichten

Nahezu jedes Modul enthält eine Registerkarte, die mit Übersicht bezeichnet ist. In der Übersicht des jeweiligen Moduls finden Sie alle Datensätze, die zu diesem Modul gehören.

Sortieren

Die Datensätze können nach jeder beliebigen Spalte sortiert werden, in dem man auf die Spaltenüberschrift klickt. Dadurch werden die Datensätze alphabetisch aufsteigend sortiert. Eine absteigende Sortierung erreicht man durch einen wiederholten Klick auf die Spaltenüberschrift

Sortieren nach mehreren Spalten ist mittels gedrückter UMSCHALT-Taste möglich.

Gruppieren

Die in der Übersicht gezeigten Daten können auch gruppiert werden. Dafür wird die Spaltenüberschrift mit der linken Maustaste in den Bereich darüber gezogen (siehe Bild).

Will man die Gruppierung aufheben, dann zieht man die Spalte aus dem oberen Bereich wieder an ihrem Platz in der Tabelle.

Anordnen

Spalten lassen sich in beliebiger Reihenfolge anordnen. Ziehen Sie mit linker Maustaste per drag & drop eine Spalte an den von Ihnen gewünschten Platz. Die von Ihnen gewählte Reihenfolge wird vom Programm gespeichert und steht beim nächsten Start wieder zur Verfügung.

Spaltenauswahl

Der besseren Übersicht halber lassen sich Spalten auch abschalten. Bei einigen Spalten wird durch abschalten der Aufbau der Übersicht schneller. Zum Abschalten oder wieder Zuschalten von Spalten klicken Sie auf die im Bild zu sehende Schaltfläche.

Im sich darauf hin öffnenden Fenster können Sie nun nicht gewünschte Spalten abwählen oder wieder hinzufügen.

Beachten Sie, dass es in der jeweiligen Übersicht zu Mehrfachanzeigen kommen kann, wenn Profilfelder zur Auswahl definiert sind.

Daten filtern

In der ersten Zeile jeder Übersicht gibt es eine Filterfunktion. Je nach Datentyp (Zahlen oder Buchstaben) kann man verschiedene Operatoren auswählen:

Über die Schaltfläche ganz am Anfang der Spalten, kann ein Filter gelöscht werden.

Ist diese Filter-Zeile in einer Übersicht (oder sonstiger tabellarischer Anzeige) einmal nicht zu sehen, können Sie diese mit der Tastaturkombination STRG + SHIFT + F ein oder ausblenden.

Die Tabellenfilterzeile wird farbig unterlegt, sobald ein Suchwert eingetragen wurde.

Der Tabellenfilter wird verworfen wenn:

Eine Fernglassuche geöffnet wird
Ein anderer Einstiegspunkt ins Modul gewählt wird
Eine Fernglassuche entfernt wird

Tabellenoptionen

Über die Tastenkombination STRG + SHIFT + G können die Tabellenoptionen aufgerufen werden. Damit kann jede Übersicht, aber auch jede andere tabellarische Ansicht, individuell eingestellt werden.

artikel:amdp

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-04-24T08:53:44+00:00

AMDP - Artikel- und Mediendatenplattform

Zum Einlesen der AMDP – Daten ist die Lizenzierung des Datenformats BMECAT XML erforderlich.

Die AMDP ist ein hochkomplexes Produktinformationsmanagement-System, in dem die Artikeldaten der Soennecken eG und ausgewählter Mitglieder veredelt werden, angeschlossenen IT Systemen (u.a. Warenwirtschaftssystemen, wie Concept Office 7.0 und Webshopsystemen) zur Verfügung gestellt werden.

Ob die AMDP Artikeldaten für Sie freigeschaltet werden können, erfahren Sie bei Ihrem Soennecken Ansprechpartner.

Sie können die Daten über diese Schnittstelle

in den Edi-Artikelstamm laden
direkt in den Artikelstamm laden
die Artikeldaten aus Concept Office 7.0 ausgeben.

Für den Import benötigen Sie ein Importschema im CO-Verzeichnis, mit dem Sie steuern können, welche Daten wie importiert werden. Des weiteren können Sie über die EDI-Premium Optionen Kriterien festlegen, nach denen die Daten beim Import gegen Ihren Artikelstamm überprüft werden. Artikel, die diese Kriterien nicht erfüllen, werden mit einem Fehlertext versehen und können nach dem Import gesondert gesichtet und bearbeitet werden.

Vor dem Import sollten die Artikelklassifizierungen am Mandanten eventuell erweitert und die Eintragungen in den Mengeneinheiten geprüft werden. Da die AMDP-Daten die Mengeneinheiten im UNECE-Format mitbringen, müssen diese im Modul /Mengeneinheiten/ noch eingetragen werden. Folgende UNECE-Mengeneinheiten werden verwendet:

Mengeneinheit	UNECE
Blatt	LEF
Box	BX
Gramm	GRM
Karton	CT
Kilogramm	KGM
Liter	LTR
Meter	MTR
Milliliter	MLT
Millimeter	MMT
Packung	PK
Paket	PA
Palette	D97
Rolle	RO
Set	SET
Stück	C62
Tüte	BG
Umkarton	UKT

Zudem sollte für die Webshopkategorien ein Webkatalog am Mandanten in der Registerkarte /Preisgr./ /Mengeneinh./ /Prov.gruppen/ angelegt und entsprechend in der INI-Datei angegeben werden.

Bei der Anzahl der bearbeiteten Datensätze handelt es sich nicht um die Anzahl der übernommenen Artikel, sondern um die eingepflegten Datensätze. Hierbei werden pro Artikel die gelieferten Umverpackungen berücksichtigt. Weiterhin werden die Daten sowohl für LS1, als auch für LS3 eingelesen. Wird zum Beispiel für einen Artikel eine weitere GTIN für eine andere Verpackungseinheit (Stück und Packung) geliefert, so handelt es sich um 2 Datensätze pro Lieferant, also vier Datensätze insgesamt, die eingelesen werden. Zu den Daten des Edi-Artikelstamms werden weitere Daten in einem separaten Pool vorgehalten. Hier wird pro Artikel der gesamte Informationsknoten aus der AMDP-Datei abgelegt. Damit kann bei der späteren Übernahme auf diese Daten zugegriffen werden.

Artikeldokumente, die vor CO7 vorhanden waren, erhalten bei der Umstellung die Herkunft ‚manuell‘. Artikeldokumente, die in CO7 angelegt werden, erhalten entsprechend des Quellortes ein Herkunftskennzeichen: - manuell = Eingabe im Grid im Modul Artikel - Ofml = Übernahme aus Basket oder Configurator - BmeCat = Übernahme aus BmeCat Import - Cop = Übernahme aus COP Agent Artikel Anlage - pbsMail = Übernahme aus pbsMail Import

Artikelbilder können aus unterschiedlichen Quellen bezogen werden:

zentraler Pfad
Soennecken PrivatePilot in verschiedenen Größen (380/160/100)
pbsMail Pfad

Konfiguration 356: Wie soll der zentrale Pfad zu Artikeldokumenten ermittelt werden?

0 - Zentraler Pfad
1 - 360 px aus Soennecken Private Pilot
2 - 160 px aus Soennecken Private Pilot
3 - 100 px aus Soennecken Private Pilot
4 - pbsMail - Pfad (\\Bilder)

Den zentralen Pfad können Sie dabei auch in der Mandantenkonfiguration selbst hinterlegen. Die gleiche Einstellung finden Sie auch am Lieferanten, mit Ihr können Sie für diesen Lieferanten die Konfigurationseinstellung übersteuern.

Im Modul Artikel unter der Registerkarte Texte/Bilder finden Sie dann die importierten Zusatzinformationen

Artikeleigenschaften

Artikeldokumente

artikel:vereinzelung_von_artikeln_am_lager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-28T13:22:52+00:00

Vereinzelung von Artikeln am Lager

Es soll möglich sein, für angegebene Läger (z.B. Ausstellung) die Lagerbestände anhand von vereinzelten Artikeln zu untersetzen. Damit wird für die angegebene Menge am Lager eine entsprechend Anzahl von Ident-Artikeln in CO verwaltet. Jeder Ident-Artikel trägt eine eindeutige Nummer (Ident-Nr.). Diese erlaubt es, zugeordnete Informationen zu verwalten. Das können Daten sein bezogen auf den Einkauf, die Konfiguration, den Verkauf des entsprechenden Ident-Artikels.

Heute verwaltet CO bereits seriennummerngeführte Artikel (z.B. Drucker), die per Definition Ident-Artikel sind. Bei der lagerbezogenen Vereinzelung wird der Standard- oder Sammelartikel nur für entsprechend gekennzeichnete Läger zum Ident-Artikel. Die Buchung auf bzw. von den Lägern ist nur mit Angabe konkreter Ident-Nummer(n) möglich. Anmerkung: Ggf. wird der Begriff „Maschine“ bzw. „Maschinennummer“ noch verwendet. Das ist gleichzusetzen mit der Ident-Nummer.

Konfiguration

Um die Funktionalität nutzen zu können, muss die Konfiguration 418 „Vereinzelung von Standardartikeln möglich“ aktiviert werden.

Konfiguration 418: Vereinzelung von Standardartikeln möglich

Steuert, ob Standardartikel an entsprechenden Lägern vereinzelt werden sollen

0 - Nein
1 - Ja

Modul Läger

Die betroffenen Läger sind zu kennzeichnen, wenn dort die Ware zu vereinzeln ist. Dazu ist das Kennzeichen „Artikel an diesen Lager vereinzeln“ zu setzen.

Wenn das Lager nicht aktiv ist, wird dieses Lager auch nicht in den neuen Vorgängen und auch nicht am Artikel angezeigt. Wenn das Lager nicht aktiv ist, dann kann man keine Manipulationen, wie z.B. Bestand auf 0 setzen, mit dem Lager durchführen. Um Artikel aus dem Lager zu löschen, muss man den Bestand auf 0 setzen, wenn das Lager aktiv ist. In der Warenbuchung wird das Lager auch nicht zur Auswahl angezeigt, d.h. z.B. Umbuchungen sind auch bei inaktiven Lagern nicht möglich.

Zubuchen von Ware ohne Bestellung

Die Buchung erfolgt im Modul „Warenbewegungen“, Karteikarte „Artikel“.

Erfolgt die Buchung für ein Vereinzelungslager und wird der „Buchen“-Knopf betätigt, fragt CO die Ident-Informationen für die angegeben Menge ab.

Wird auf einen Auftrag (Spalte „Auftrag“) referenziert, so lädt CO aus der Auftragsposition die Daten für Grundartikel-Nummer, Endartikelnummer, Langtext, Positionstext, Variantentext, Variantencode. Damit lassen sich OFML-Daten referenzieren. Nach dem Buchen wird für die gebuchte Menge die entsprechende Anzahl an Ident-Artikeln erzeugt.

Zubuchen mit Bestellung

Wird in CO eine Bestellung für ein Lager mit dem Vereinzelungskennzeichen ausgelöst, fordert CO beim Buchen der Bestellung zur Eingabe der Ident-Informationen auf. (s. Zubuchen ohne Bestellung) Dabei ist es kein Unterschied, ob die Bestellung einzeln oder komplett zugebucht wird und ob die Bestellung aus dem Vorgang heraus erzeugt wurde oder nicht. OFML-Zusatzinformationen (Langtext, Variantentext etc.) werden in diesem Fall aus der zugrundeliegenden Bestellung in die Ident-Artikel eingesetzt.

Abbuchen von Ware

Wenn innerhalb eines Vorgangs Ware von einem Vereinzelungslager zu liefern ist, fordert CO bei der Eingabe der zu liefernden Menge dazu auf, eine konkrete Ident-Nr. auszuwählen. Weitere Informationen sind hier zu finden.

Umbuchen von Ware

Beim Umbuchen von Ware auf ein Vereinzelungslager werden Sie aufgefordert, die notwendigen Ident-Nummern einzugeben.

Modul Ident-Artikel

Dieses Modul wird unter Aktuell angezeigt. Hier werden die vereinzelten Artikel verwaltet.

Laeger, Artikel

artikel:versandkostenartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-17T11:44:51+00:00

Versandkostenartikel

Über spezielle Versandkostenartikel können Versandkosten, abhängig vom Auftragswert, an den Kunden berechnet werden.

Einrichtung des Artikels

Der Versandkostenartikel wird im Artikelstamm angelegt. Folgende Eigenschaften müssen gesetzt werden:

Artikelart Allgemein: „Fracht / Porto“
Sonderkonditionen: Klassisch
Eine Verkaufspreisstaffel, deren Mengenangaben Geldbeträgen in Hauswährung entsprechen. Die höchste Staffel muss dabei den Freiwert angeben, d.h. Preis = 0 abbilden.

In diesem Beispiel ist ab einem Auftragswert von 50 € der Versand kostenlos, unter 50 € werden 4,95 € berechnet. Die Höhe des freien Auftragswertes wird über das Feld Menge bestimmt.

Lieferbedingung

Die Lieferbedingung am Vorgang entscheidet, ob ein Versandkostenartikel automatisch dem Vorgang hinzugefügt wird. Dazu wird der Lieferbedingung ein Versandkostenartikel zugeordnet. Dies wird im Modul Lieferbedingungen hinterlegt:

Automatische Vorbelegung der Lieferbedingung im Vorgang

An folgenden Stellen kann die automatische Vorbelegung einer Lieferbedingung definiert werden:

Mandant (gilt nur für Lieferbedingung „Standard“)
Geschäftsbereich
Kundenanschrift (Lieferanschrift)

Dabei gewinnt die genaueste, vorhandene Definition. Bei Vorgangserfassung, bei Änderung des Geschäftsbereiches oder der Lieferanschrift, wird eine Neuermittlung durchgeführt.

Programmverhalten bei Lieferbedingung mit Versandartikel

Im Reiter „Positionen“ wird in den Verkaufshinweisen eine rote Zeile sichtbar. Diese zeigt folgende Werte: frachtfreier Vorgangswert / aktuelle Frachtkosten und die Differenz zum Erreichen des frachtfreien Vorgangswertes

Im Beispiel ist ersichtlich, dass der Kunde noch Waren im Wert von 35,56 € mehr bestellen sollte, um keine Frachtkosten bezahlen zu müssen.

Erreicht der Vorgangswert die Höhe der Frachtkostenstaffel, wird die rote Zeile nicht mehr dargestellt.

Die Entscheidung, ob Frachtkosten berechnet werden, wird zum Zeitpunkt des ersten Dokumentendrucks (oder der ersten Dokumenten-Seitenansicht) gefällt. Folgende Punkte müssen erfüllt sein, damit der Versandkostenartikel in den Vorgang aufgenommen wird:

der Auftragswert ist kleiner als der zu erreichende Wert der Frachtkosten
Prüfung der Einstellung an der Lieferbedingung für Auftragswert=0
es existiert im Vorgang noch kein Artikel, mit der Artikelart „Fracht/Porto“
der Preis des Frachtkostenartikels ist > 0
es darf keine Tätigkeitsposition im Vorgang vorhanden sein (das Programm geht davon aus, dass kein Versand erfolgt, da der Techniker die Ware mit nimmt.)
der Geschäftsbereich darf nicht mit dem Kennzeichen Barverkauf versehen sein.

Nachdem der Versandkostenartikel in den Auftrag eingefügt wurde, erfolgt keine weitere Prüfung. Werden danach Positionen hinzugefügt, muss der Sachbearbeiter manuell entscheiden, ob der Versandkostenartikel noch Relevanz hat.

Weitere Informationen

Versandkostenartikel können mit Sonderkonditionen versehen werden.
Der Versandkostenartikel kann auch mit Staffeln versehen werden. (z.B.: ab Wert 0 € → 5 € Versandkosten, ab Wert 25 € → 2 € Versandkosten, ab 50 € → versandkostenfrei)
Für die Ermittlung des Vorgangswertes werden nur Artikel berücksichtigt, welche die Eigenschaft Relevant für Versandkosten besitzen. Diese ist als Standard für alle Artikel gesetzt, kann aber manuell in der Reiterkarte Gruppierung/Weiteres bearbeitet werden.
Bei Kulanz-, Garantie- und Vertragsleistungslieferungen wird zur Ermittlung des Vorgangswertes der Listenpreis herangezogen.

Versandkostenartikel können nicht in pconBasket-Aufträgen verwendet werden.

Konfigurationen

Konfiguration 381: Frachtartikel geschäftsbereichsabhängig automatisch auf zu liefern setzen

Einstellung, ob Frachtartikel geschäftsbereichsabhängig automatisch auf zu liefern gesetzt werden.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 462: Versandkostenpositionen beim Druck aller Kundendokumente anlegen

Ja: beim Druck aller Kundendokumente wird geprüft, ob eine Versandkostenposition zum Vorgang hinzugefügt werden soll. Nein: mit dem Einstellungstext kann vorgegeben werden, beim Druck welcher Dokumente die Prüfung erfolgen soll. Hierbei bedeuten: AN-Angebot, AB-Auftragsbestätigung, LA-Lieferavis, LS-Lieferschein, RE-Rechnung. Mehrere Werte werden durch Komma von einander getrennt.

0 - Nein
1 - Ja

Wie mit Versandkosten und Auftragswert beträgt 0€ umgegangen wird, kann an der Lieferbedingung entsprechend eingestellt werden. (Versandkosten bei Auftragswert=0 - Ja/Nein/Ja, wenn Kundenexlusivartikel im Auftrag

Frachtkosten, Versandkosten

co8:allegb

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T09:56:41+00:00

Alle Geschäftsbereiche

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Allgemeines

Filialen

In Concept Office 8 wurde an vielen Stellen im Programm die Filiale als neues Feld hinzugefügt. Dazu gehören:

Maschinen
Tickets
Disposition 2.0
Textbausteine
Geschäftsbereichsdaten an Firmen und Anschriften
Nummernkreise (erweitert)
Kundenbestellung einlesen
Bezirke (Touren)
API von Concept Office

Zudem gibt es eine neue Bezirksart Filiale.

Ist diese entsprechend konfiguriert, kann bei Anlage einer Firma (Kunden und Interessenten) anhand der Postleitzahl der Hauptanschrift die Filiale automatisch ermittelt werden.

Drag&Drop

Per Drag&Drop besteht nun die Möglichkeit, auch Links aus Webseiten zuzuweisen. Mittels Doppelklick auf das Drag&Drop-Symbol kann der Dokumentenzuweisungsdialog geöffnet werden und man kann auch manuelle Dokumente verknüpfen. Beispielsweise kann man einen Sharepoint-Link einfügen und auf diesem Wege ein Sharepoint-Dokument zuordnen.

Kalender/Monatsansicht/Aktivitätenarten

Farbdarstellung von Aktivitäten

Die Farben der Aktivitätenarten werden nun korrekt, anhand des hinterlegten Farbcodes, dargestellt. Dies führt zu einer veränderten Darstellung der Farben gegenüber Concept Office 7.0.

Artikel

In der Artikelsuche wird nun der Hauptlieferant angezeigt.

Am Artikel kann ein neues Merkmal ‚Nur gemeinsam mit Ware berechnen’ gesetzt werden (z.B. für Kostenartikel). Das führt dazu, dass der Artikel nicht versehentlich als alleinige Position berechnet wird, wenn es noch andere rückständige Standardartikel, Sammelartikel, Ident-Artikel gibt. Der Rechnungsdruck wird mit einer entsprechenden Meldung verhindert. Ist im Auftrag keine Ware vorhanden, so kann der Artikel auch einzeln berechnet werden (bspw. für Nachberechnungen).

Neuer Link in der Artikelmaske, welcher die Vorläuferartikel (welche Artikel haben den aktuellen Artikel direkt oder indirekt als Folgeartikel) anzeigt.

Bei der Ermittlung des DEK (durchschnittlicher Einkaufspreis) wird der Bestand von Sperrlagern nicht mehr berücksichtigt.

Vorgänge

Normal- und Abschlagspositionen

Bei Normal- und Abschlagspositionen in einem Vorgang wurde in Version 7.0 bei Fakturierung abgefragt, ob die Positionen gemeinsam fakturiert werden sollen. Ab Version 8.0 entfällt diese Abfrage und die Positionen werden immer separat berechnet.

Manuelle Liefermenge bei Identartikel mit Seriennummer nicht mehr möglich

Im Kontext von Identartikeln ist eine manuelle Liefermenge nicht mehr setzbar. Hierbei soll verhindert werden, dass Maschinenreservierung bestehen bleiben, wenn die Mengen manuell geändert wurden.

Abonnements

Concept Office wurde um die neue Funktion ‚Abonnements‘ erweitert. Derzeit sind ausschließlich Vorgangsabonnements implementiert. Diese ermöglichen es, Vorgänge und Serviceaufträge zeitgesteuert zu kopieren. Hierfür steht ein Aufgabenplaner zur Verfügung, mit dem verschiedene Aufgabentypen verwaltet werden können, um eine Automation durchzuführen. Alles zu Abonnements lesen sie hier

Anschriften, Ansprechpartner, Firmen

Änderung der Spaltenbezeichnung im Register Übersicht. In der Übersicht der Ansprechpartner wurde die Spalte ‚Firma‘ in ‚Anschriftname‘ umbenannt.

Neue Art Kategorien auszuwählen

Kategorien gibt es jetzt auch im Modul Ansprechpartner

Neue Massenänderungsfunktion von Ansprechpartnerkategorien implementiert

Inaktive Firmen werden in der Übersicht ausgeblendet. Können jedoch über eine Modulfunktion zugeschaltet werden.

Die Eingabesuchfunktion für die Dropdownboxen ‚Kundengruppe und Branche‘ im Modul wurde verändert. Ergebnisse sind beim Tippen eines Teils des Namens zu sehen.

Bestellungen

Modulfunktion Offene Vorgänge

Im Modul ‚Bestellungen‘ gibt es eine Modulfunktion ‚Offene Vorgänge‘. Diese zeigt, welche Vorgänge beim Zubuchen der aktuellen Position bedient werden. Zusätzlich werden alle weiteren offenen Bestellungen zu dem Artikel und dem Lieferanten angezeigt.

Die für die aktuelle Bestellposition zutreffende Zeile wird rot dargestellt.

Bestellen über Lieferanten Am Lieferanten wurde die neue Spalte ‚Bestellen über Lieferant‘ hinzugefügt.

Ist dieses Feld gefüllt, wird bei Bestellungen aus einem Auftrag heraus auf den eingetragenen Lieferanten geswitcht. Dabei werden im Auftrag weder Preise noch Bestellnummern geswitcht, einzig der Lieferant wird gewechselt.

ACHTUNG: Diese Funktionen greift nur bei einem lieferantengeführten Lager. Voraussetzung ist, dass der Switchlieferant auch am Artikel hinterlegt ist.

Am Lieferanten besteht die Möglichkeit, eine Artikelmindestspanne zu definieren. Eine hier angegebene Spanne greift, wenn am konkreten Artikel keine abweichende Einstellung getroffen wurde.

Der am Lieferanten angegebene Wert findet bei allen Artikelarten, außer Fracht/Porto und Bearbeitungsgebühren/Dienstleistungen Anwendung.

Neue Einstellung an den Verbindungsarten - An der Verbindungsart lässt sich nun einstellen, ob die jeweilige Verbindungsart am Kontakt, am Ansprechpartner, an der Anschrift oder am Mitarbeiter sichtbar sein soll. In den Links der Verbindungsauskunft gilt die Einstellung des Kontakts. Standardmäßig sind alle Verbindungsarten in allen Modulen sichtbar, einzig am Mitarbeiter sind einige firmenbezogene Verbindungsarten standardmäßig deaktiviert (bspw. RechnungsMail). Bitte überprüfen Sie nach Update auf Version 8 ggf. die Einstellungen. Sie können damit die einzelnen Anzeigen individuell, übersichtlich und sinnvoll gestalten.

Weitere Stammdaten

Dokumentenarten

Erweiterungen der Anzeige von Dokumenten im Concept Flex

Es gibt jetzt bei den Dokumentenarten 2 neue Checkboxen: ‚In Flex/Service unter Dokumente anzeigen‘ und ‚In Flex/Service auf erster Karteikarte anzeigen‘. Beide steuern getrennt die Anzeige von Dokumenten im Flex unter Serviceeinsätzen.

Achtung: Für die Standard-Dokumentenart für Fotos aus Flex muss mindestens einer der Haken gesetzt sein, sonst werden diese nicht angezeigt.

Mitarbeiter

Qualifikation der Mitarbeiter

An den einem Kontakt zugeordneten (eigenen) Mitarbeitern kann definiert werden, welche Qualifikation (Vertriebsmitarbeiter, Sachbearbeiter) diese bei dem Kunden ausfüllen. Bei der Zuordnung der Mitarbeiter im Vorgang ist entscheidend, wer welche Qualifikation für den konkreten Kunden ausübt.

Es dürfen am Kontakt nur Qualifikationen zugewiesen werden, die auch im Mitarbeiterstamm für den Mitarbeiter definiert sind. Am Mitarbeiter selbst können die Haken nur entfernt werden, wenn diese an keinem Kontakt in Verwendung sind. Das Modul Verkäuferwechsel berücksichtigt die Zuordnung der Qualifikationen (Verkäufer, Sachbearbeiter), die abweichend vom Mitarbeiterstamm eingestellt sind.

CO8

concept_cash:bearbeitungsmodi

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-12-19T13:17:39+00:00

Bearbeitungsmodi bei der Bonerfassung

Als Standard verhält sich Concept Cash während der Positionerfassung stets so, dass nach erfolgter Artikeleingabe direkt die nächste Position eingegeben werden kann.

Über verschiedene Einstellungen, so genannte Modi, kann man das Verhalten verändern.

Allgemeine Hinweise

Die Modi werden in der Informationszeile angezeigt. Aktivierte Modi sind farbig unterlegt.

Durch Anklicken des Modusfelds oder drücken der zugehörige Tastenkombination lassen sich die Modi zu- oder abschalten. Für jeden Modul existiert auch eine Kassenfunktion zur Aktivierung/Deaktivierung.

Diese Zuschaltung gilt für genau eine Bearbeitung (Position). Ist eine Bonposition ausgewählt wenn ein Modi aktiviert wird, springt das Programm direkt in das zugeordnete Eingabefeld. Ist währenddessen keine Position ausgewählt, wird Concept Cash nach der Eingabe der nächsten Artikelnummer die Modi-Felder nacheinander anspringen.

Beispiel: Es ist keine Position ausgewählt und Sie aktivieren die Modi Mengenmodus und Preismodus.
Nun geben Sie die Artikelnummer ein. Concept Cash springt nun in das Feld Menge. Nach erfolgter Mengeneingabe springt der Fokus in das Feld Preis. Erst nach der Preiseingabe können Sie eine neue Position erfassen.
Die Modi sind nach der Eingabe wieder deaktiviert worden.

Die Bearbeitungsmodi können bei Stornopositionen, Gutscheinverkäufen, Textpositionen sowie Ausgaben nicht oder nur eingeschränkt verwendet werden.

Dauermodi

Einige Modi lassen sich dauerhaft über die Kassenoptionen zuschalten:

Mengenmodus
Preismodus
Verkäufermodus

Beschreibung der einzelnen Modi

Mengenmodus

Erlaubt die Eingabe der Positionsmenge.

Taste: F4

Die Mengenänderung erzwingt eine Preisermittlung für den Artikel. So werden eventuell vorhandene Staffelpreise berücksichtigt.

Eine Mengenänderung verwirft einen manuell eingegebenen Preis oder Rabatt.

Über die Optionen oder mit ALT+F3 kann der Modus auch dauerhaft zugeschaltet werden.

Preismodus

Erlaubt die Änderung des Artikelpreises.

Mit einem n vor dem Preis können Sie einen Nettopreis eingeben.

Taste: ALT+F5

Über die Optionen oder mit STRG+F7 kann der Modus auch dauerhaft zugeschaltet werden.

Für die Einzelpreiseingabe gelten sowohl die Angabe des maximalen Rabattes für den Kassierer als auch die Concept Office-Rechte, die die Rabattvergabe von Artikeln betreffen.

Rabattmodus

Erlaubt die Eingabe eines Rabattes. Der eingegebene Rabatt wird in der gleichnamigen Spalte angezeigt.

Es erscheint ein Dialogfester in dem Sie wählen können, einen prozentualen Rabatt, einen Wertrabatt oder einen neuen Preis zu vergeben.

Der maximale Rabattsatz den ein Kassierer vergeben kann, wird in den Kassierer-Stammdaten festgelegt. Die Kassiererwechsel-Schaltfläche ermöglicht es, einem Kassierer mit höherem Maximalrabatt eine Eingabe für diese Position vorzunehmen.

Taste: F6

Für die Rabattvergabe gelten sowohl die Angabe des maximalen Rabattes für den Kassierer als auch die Concept Office-Rechte, die die Rabattvergabe von Artikeln betreffen.

Verkäufermodus

Ermöglicht die explizite Zuordnung eines Verkäufers (Verkaufsteams) zur Position. Dieses wird für die Umsatzauswertung und Provisionsabrechnung genutzt.

Taste: F10

Über die Optionen oder mit ALT+F10 kann der Modus auch dauerhaft zugeschaltet werden.

Stornomodus

Der Modus ermöglicht das Stornieren auf Positionsebene sowie das Stornieren einer Zahlung beim Kassieren.

Taste: F7

Concept Cash, Kasse, Bonbearbeitung

concept_cash:bestellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-21T07:34:09+00:00

Bestellungen erzeugen

Concept Cash bietet die Möglichkeit, eine Bestellung in Concept Office zu erzeugen.

Bestellungen können nur nach erfolgter Kundenidentifikation erfolgen. Als Minimum muss eine manuelle Kundenerfassung erfolgen.

Erfassen der zu bestellenden Artikel

Der zu bestellende Artikel wird wie gewohnt erfasst. Anschließend kann über die Kassenfunktion Bestellen oder die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+F3 die Position als bestellt gekennzeichnet werden.

Übergabe an Concept Office

Um die Übergabe an Concept Office auszulösen, muss der Bon kassiert werden. Dabei wird ein neuer Vorgang erstellt und eine Auftragsbestätigung gedruckt (zur Aushändigung an den Kunden). Der Artikel ist jetzt im eigentlichen Sinne noch nicht bestellt, nur der Kundenauftrag ist angelegt. In eine Bestellung beim Lieferanten muss er noch via automatischem Bestellvorschlag oder von Hand überführt werden.

Vorkasse des bestellten Artikels

Die Vorkasse in Concept Cash nutzt derzeit in allen Versionen noch das alte Abschlagsverfahren.

Wie in Concept Office Vorgängen kann auch die Kasse einen Abschlagsbon (Vorkasse) erzeugen. Sie benötigen dafür einen Artikel, der das Merkmal Abschlagsartikel aufweist. Das im Bild unten gezeigte Häkchen wird im Modul Artikel auf dem Tab Gruppierungen/Weiteres gesetzt.

Dieser Artikel kann nun unter die zu bestellende Position erfasst werden und mit einem Preis versehen werden. Dieser Artikel kann mit den Zahlungsmöglichkeiten Bar, Gutschein oder EC Karte abkassiert werden. Beim Abkassieren druckt Concept Cash die Auftragsbestätigung für den Kunden und den Vorkassenbon aus.

Holt der Kunde die Ware wieder ab (die bestellte Position muss auf zu liefern oder geliefert stehen), kann nach Eingabe der Kundennummer in lieferbereiten Positionen nach der Position gesucht werden:

Nach Aufnahme der bestellten Position in die Positionsliste wird automatisch auch die Abschlagsposition mit aufgenommen. Diese weißt nun negative Preise auf, da der Kunde bereits gezahlt hat. Der Bon kann nun abgeschlossen werden.

Concept Cash, Kasse

concept_cash:buchen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-12-18T14:06:30+00:00

Manuelles Buchen

Da Concept Cash direkt mit Concept Office verbunden ist, wird im Regelfall jede Warenbewegung und jeder Umsatz direkt gebucht.

Unter gewissen Umständen - zum Beispiel nach einem Programmabsturz oder einem Verbindungsabbruch - kann es jedoch notwendig sein, manuell nachzubuchen.

Konfiguration des Buchungsverhaltens

In den Optionen wird eingestellt, wie Concept Cash buchen soll.

Aktivieren Sie die Option Online buchen in jedem Fall.

Buchen

Die manuelle Buchung kann über das Hauptmenü oder das Symbol im Startfenster gestartet werden.

Es erscheint ein Dialogfenster, welches Auskunft gibt, wieviele Belege noch nicht gebucht sind. Im Regelfall sind das 0:

Falls doch Bons manuelle gebucht werden müssen, geschieht das über den Button Buchen. Concept Cash wird dann versuchen, die Buchung nachträglich in die Datenbank zu übergeben.

Buchen in Datei

Sollte die Datenbank von der Kasse aus nicht erreichbar sein, kann über das Kontrollkastchen in Datei buchen eine Ausgabe ins Dateisystem des Kassenrechners erzwungen werden.

Die Datei muss anschließend manuell in die Datenbank gebucht werden, sonst geht die Buchungsinformation verloren.

Sonstiges

Manuelles Buchen ist nur für Kassierer mit Administratorrechten gestattet.

In den Sachkonteneinträgen unter Zahlungssorten dürfen nur vom Barverkauf abweichende Konten eingegeben werden.

Concept Cash, Kasse

concept_cash:einnahmen_ausgaben

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-21T13:32:57+00:00

Einnahmen und Ausgaben

Abseits der Bonbearbeitung kommt es an einer Ladenkasse vor, Geld aus der Kasse zu entnehmen oder einzunehmen.

Concept Cash bietet die Möglichkeit diese Einnahmen und Ausgaben zu verwalten.

Für Einnahmen oder Ausgaben müssen Sie einen separaten Bon erfassen.

Einstellungen

In den Stammdaten können Gründe für Einnahmen und Ausgaben definiert werden. Während der Eingabe kann der Kassierer auch hier nicht hinterlegte Gründe im Kassenvorfall verwenden, so dass es nicht notwendig ist, jeden jemals vorkommenden Grund zu hinterlegen.

2 Sonderfälle sind bereits fest im Programm definiert: Kassieren von Rechnungen und Abschöpfungen.

Einnahmen

Durch Aufruf der Kassenfunktion Einnahme oder der Tastenkombination ALT+F11 wird im Bereich der aktuellen Bonposition die Felder zur Eingabe einer Einahme angezeigt.

Dabei werden die in den Stammdaten eingegeben Einnahmegründe zur Auswahl angeboten. Der Kassierer kann aber auch einen freihändigen Grund eingeben.

Nach Eingabe des Betrages wird eine Bonposition aufgenommen, die die Einnahme wiederspiegelt.

Abschließend muss der Bon abgerechnet werden.

Ausgaben

Durch Aufruf der Kassenfunktion Ausgabe oder der Tastenkombination ALT+F12 wird im Bereich der aktuellen Bonposition die Felder zur Eingabe einer Entnahme angezeigt.

Dabei werden die in den Stammdaten eingegeben Ausgabegründe zur Auswahl angeboten. Der Kassierer kann aber auch einen freihändigen Grund eingeben.

Nach Eingabe des Betrages wird eine Bonposition aufgenommen, die die Entnahme wiederspiegelt.

Abschließend muss der Bon abgerechnet werden, dabei bietet Concept Cash die Möglichkeit einer Adresserfassung zum Ausdruck auf dem Kassenbon.

Concept Cash, Kasse

howto:sofortstorno_einer_rechnung_oder_rechnungskorrektur

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Sofortstorno einer bereits gedruckten Rechnung oder Rechnungskorrektur

Mit der Standardrechteeinstellung ist es in Concept Office möglich, eine bereits gedruckte (und ggf. versendete und an die FiBu übergebene Rechnung) oder Rechnungskorrektur zu stornieren und „rückgängig zu machen“.

Dies ist nicht gleichzusetzen mit einem Rechnungskorrekturvorgang (Gutschriftsvorgang)!

Bei der entsprechenden Funktion handelt es sich um eine Funktion, welche mit äußerster Vorsicht zu verwenden ist und nur von geschultem Personal!

Der richtige Weg, eine Rechnung wieder auszugleichen, ist immer über einen Rechnungskorrekturvorgang bzw. bei einer Abschlagsrechnung über die Funktion „Abschlag gutschreiben“ im Vorgang selbst!
Sollte diese Funktion dennoch angewandt werden, findet diese sich im Formulardruck. Abschlagsrechnungen dürfen jedoch in keinem Fall so storniert werden, da dies zu Fehlern im Vorgang führen kann!

Nach Eingabe der Rechnungsnummer und Klick auf Anzeigen wird die Rechnungsadresse des gedruckten Dokumentes angezeigt.

Analog können auch Rechnungskorrekturen storniert werden:

Das Programm bietet dann an, die Rechnungsnummer wieder für den Vorgang zu verwenden.

Wird hier mit „Ja“ bestätigt, ist die nächste in diesem Vorgang gedruckte Rechnung mit identischer Rechnungsnummer. Die Reservierung der Nummer erfolgt immer nur für den gleichen Vorgang.

Vor dem Storno erfolgt gegebenenfalls eine nochmalige Warnung, falls der Beleg bereits über eine FiBu-Schnittstelle an die Buchhaltung übergeben wurde. Spätestens hier sollten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrer Buchhaltung nehmen, bevor Sie mit „Ja“ bestätigen, ob diese dem Vorgehen zustimmt!

Das eigentliche „Storno“ wird mit dem Button „Stornieren“ durchgeführt. Nach dessen Betätigen öffnet sich eine Seitenansicht des entspr. Dokumentes (Rechung / Rechnungskorrektur…) - der Stornobeleg. Dieser ist unbedingt ausdrucken und unmittelbar der Buchhaltung zuzuführen oder alternativ als PDF zu exportieren und dorthin zu leiten. Dies darf weder übersehen noch übersprungen werden!

Ein Storno eines Dokumentes über diesen Weg ist irreversibel und das Dokument z.B. die Rechnung - wird unwiderbringlich aus der Datenbank gelöscht! Ein solchermaßen entferntes Dokument ist nicht mehr in der Datenbank aufzufinden und das Vorgehen kann nicht mehr hinterher nachvollzogen werden. Es läßt sich demnach später nicht mehr ermitteln, wer wann welche Rechnung auf diesem Wege gelöscht hat!
Wird die Übergabe des Beleges an die Buchhaltung versäumt und es kommt z.B. zu einer Steuerprüfung, steht infolge der mangelnden Nachvollziehbarkeit unter Umständen der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum!

Der usprüngliche Vorgang verhält sich nun so, als wäre die Rechnung / Rechnungskorrektur nie gedruckt worden. Der blaue Link zum Dokument ist verschwunden. Der Vorgang kann weiter bearbeitet werden.
Aufgrund der erheblichen Gefahr, die bei unsachgemäßem Gebrauch mit dem Verfahren verbunden ist, empfehlen wir dringend, in der Rechteverwaltung in Concept Office diese Funktion idealerweise komplett zu deaktivieren oder nur für bestimmte Mitarbeiter zugänglich zu machen.

Sie finden die beiden entsprechenden Rechte hier:

kalender:kalenderansichten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T13:56:59+00:00

Ansichten des Kalenders

Der Kalender verfügt über mehrere Ansichten. Abhängig vom Verwendungszwecke eignen sich die Ansichten unterschiedlich.

Tagesansicht

Die Terminübersicht zeigt genau 1 Tag an.

Arbeitswoche (5 Tage)

In der Terminübersicht wird die laufende Woche dargestellt, pro Tag eine Spalte.

AußerHaus-Aktivität
ImHaus-Aktivität

Diese Symbolik entsteht bei der Eingabe einer Aktivitätenart durch die Aktivierung (1) bzw. Deaktivierung (2) der entsprechenden Check-Box im gleichnamigen Modul.

Kalenderwoche (7 Tage)

Die Woche wird in 2 Spalten dargestellt, die Zeiten werden nur noch an den Terminen angezeigt.

Monatsansicht

Die Terminübersicht zeigt 5 Kalenderwochen. Pro Wochentag wird eine Spalte angezeigt.

Planungsansicht

Kalender

mps_maschinen:mpsinfos_anzeigen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:58+00:00

Akademie

MPS-Infos in Concept Office anzeigen

Mit angeschlossenem MPS-System können im Maschinenstamm Toner-Füllstände und Zählerstände live abgerufen und übernehmen.

Aufruf

Über die Modulfuktion MPS-Infos abrufen wird der Abruf gestartet:

Die Funktion ist nicht verfügbar, wenn die Maschine nicht über ein online abrufbares MPS-System angeschlossen ist.

Inhalte

Bei Aufruf verbindet sich Concept Office direkt mit dem MPS-System und ruft die Informationen ab. Die auf dem MPS-System verfügbaren Informationen werden in einem Dialogfenster angezeigt.

Der Umfang der Informationen hängt von den durch das MPS-System bereitgestellten Daten ab.

Verbrauchsmaterialien

Die am Gerät eingebauten Verbrauchsmaterialien werden mit Füllstand, Reichweite und dem Datum der letzten Lieferung angezeigt.

Als Datum der letzten Lieferung wird das Datum des letzten Lieferscheines verwendet, ist ein solcher nicht vorhanden bspw. auf Grund von Direktlieferung erscheint die Anzeige ‚Vorgang vom x‘.

Zählerstände

In der Zählerübersicht werden die Zähler des MPS-Systems sowie deren Zuordnung zu Concept Office-Zählern angezeigt. Die Zuordnung der Zähler kann auf der gleichnamigen Registerkarte editiert werden.

Der Datenstand entspricht dem Zeitpunkt der letzten Übertragung der realen Maschine zum MPS-System.

Manuelles Speichern von Zählerständen

Concept Office speichert Zählerstände in einer Massenverarbeitung. Um gezielt für eine Maschine Zähler zu übernehmen, z.B. um sie für einen Service-Auftrag aktuell vorliegen zu haben, gibt es die Schaltfläche Zählerstände speichern. Diese erzeugt pro zugeordnetem Zähler einen Datensatz vom Typ MPS-Zähler.

Ereignisse

Wurden Ereignisse zu der Maschine bereitgestellt, werden diese angezeigt.

MPS, MPS Maschinen, Concept MPS, Toner, Maschine

rechnungseingang:abschlaege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-02T12:27:44+00:00

Abschläge für Einkaufsrechnungen

Abschläge hinterlegen

Für Bestellungen können Abschläge definiert werden. Diese werden in der jeweiligen Bestellung auf dem Reiter „Sonstiges“ eingetragen. Es ist möglich beliebig viele Abschlagspositionen zu hinterlegen.

Erfasst werden der vereinbarte Betrag und die Erlösartikelnummer. Eine Beschreibung kann individuell hinzugefügt werden. Der gezahlte Betrag wird beim Buchen des Rechnungseingangs automatisch gefüllt.

Rechnungseingang prüfen

Wird diese Bestellung im Rechnungseingang aufgerufen, so werden, da erfasste Abschlagspositionen vorliegen, nur diese angeboten. Die Abschläge können mit einer einzigen Zahlung, aber auch in mehreren Teilzahlungen, geleistet werden.

Nach dem Buchen dieser Abschlagszahlungen wird der gezahlte Betrag in die Bestellung (Abschnitt Abschläge) eingetragen. Der Status wechselt dann auf „bezahlt“.

Abschläge nachträglich ändern

Sollte sich der vereinbarte Abschlagsbetrag nachträglich ändern, so kann dies in der Bestellung selbst oder im Modul Rechnungseingang angepasst werden. Im Rechnungseingang kann direkt durch Klick auf den Button „Abschläge“ eine Änderung an den Abschlägen vorgenommen werden. Dies kann nur angewendet werden, wenn lediglich eine Bestellung geladen ist.

Dabei darf hierdurch der bereits bezahlte Betrag nicht überschritten werden. Sobald eine Abschlagsposition vollständig bezahlt wurde geht diese automatisch aus dem Status „erfasst“ in „bezahlt“ über.

Gibt es keine erfassten Abschlagspositionen (d.h., alle sind vollständig bezahlt), so werden im Rechnungseingang die Bestellpositionen und die auszugleichenden Abschlagspositionen (mit negativem Betrag) angezeigt. Diese können wieder komplett oder auch in Teilschritten ausgeglichen werden (Vorgabe durch Eingabe der RE-Menge oder des Preises).

Eine vollständig ausgeglichene Abschlagsposition wird mit gezahltem Betrag = 0 und Status „ausgeglichen“ angezeigt.

Aktuell, Rechnungseingang

reklamation:reklamation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-09T07:12:38+00:00

Reklamationen

Unter Sonstiges ist das Modul Reklamationen zu finden. Hierbei handelt es sich um eine abrufbare Übersicht der kunden- oder lieferantenseitige Reklamationen, die in diesem Mandanten durchgeführt wurden.

Kundenseitige Reklamationen im Vorgang

Im Modul Vorgänge kann die zu reklamierende Position über Rechtsklick reklamiert werden. Daraufhin öffnet sich eine Maske in der reklamationsbezogene Informationen eingetragen werden können.

Bei der Reklamation einer Position ist zu beachten, dass der Bearbeitungsstatus des Vorganges auf ‚geliefert‘ ist.

Verfügbare Eingabemöglichkeiten

Reklamationsgrund: Kann der Grund für die Reklamation wie z.Bsp. „beschädigt“ eingetragen werden. Die Reklamationsgründe können im Modul Status gepflegt werden.
Bemerkung: Dieses Feld dient der internen Informationsweiterleitung und wird im Modul Reklamationen angezeigt.
Lieferschein: Das Feld wird mit der Lieferscheinnummer, mit der der reklamierte Artikel geliefert wurde, vorbelegt.
Menge: Hier wird die zu reklamierende Menge eingetragen, welche sich von der gelieferten Menge unterscheiden kann.
Neuen Rücknahmeschein erstellen: Wird dieser Haken gesetzt, wird automatisch ein Rücknahmeschein zum Artikel gedruckt.
Nachlieferungsposition anlegen: Soll der Artikel direkt durch einen neuen ersetzt werden, kann eine neue Position im Vorgang angelegt werden.
Rücknahmelager: Angabe des Lagers, wohin der reklamierte Artikel zurückgeliefert werden soll. Bei der Reklamation einer Auftragsposition wurde im Vorlaufdialog das Rücknahmelager bisher mit dem Lager der Auftragsposition vorbesetzt. Die Vorbesetzung erfolgt mit dem Reklamationslager (definiert über Lagerbeziehungen oder ein Lager mit der entsprechenden Lagerqualifikation).
Reklamation speichern: Ist dieser Haken nicht gesetzt, werden alle Warenbuchungen vorgenommen, sowie die entsprechenden Rücknahmebelege erstellt, die Position wird jedoch nicht als ‚reklamiert‘ gekennzeichnet.

Bei der Reklamation von Maschinen stehen weitere Felder zur Verfügung.

Weiterhin wird geprüft, ob die reklamierte Menge größer als die bereits fakturierte Menge ist. Ist dies der Fall, so wird die Menge bei Umbuchung der Positionen auf das Reklamationslager reduziert (da nur nicht fakturierte Positionen umgebucht werden können) und ein Hinweis ausgegeben.

Die Position ist nun im Vorgang gekennzeichnet und die reklamierte Menge der Position wird negativ auf zu liefern gesetzt. Durch Lieferscheindruck wird ein Lieferschein/Rücknahmeschein erzeugt, der die Menge negativ ausweist. Die Ersatzlieferung kann im gleichen Vorgang erfolgen.

Bitte beachten, dass der Vorgang manuell auf den Status „erledigt“ gesetzt werden muss.

Programmverhalten reklamierter Positionen

Die reklamierte Position wird farblich gekennzeichnet und die gelieferte Menge wird in der Spalte ‚Geliefert‘ auf null gesetzt. Der Status der reklamierten Position wird von ‚geliefert‘ auf ‚erfasst‘ zurückgesetzt.

Ist Konfiguration 202 aktiv, dann wird zusätzlich der VK der Position genullt. Dies geschieht allerdings nur, wenn die gesamte Position reklamiert wird. Bei Teilreklamation muss der VK manuell genullt werden.

Konfiguration 202: Reklamation setzt Verkaufspreis auf 0

Soll der Verkaufspreis einer Vorgangsposition auf 0 gesetzt werden, wenn die Position als Reklamationsposition gekennzeichnet wurde.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 203: Reklamation sperrt Vorgangsposition für Berechnung

Steuert, ob eine reklamierte Position fakturiert werden kann.

0 - Nein
1 - Ja

Wenn Konfiguration 203 aktiviert ist, dann sollte die Konfiguration 202 ebenfalls aktiviert werden. Da es sonst im Falle von Kopfzuschlägen zu falschen Berechnungen kommen kann.

Weiterverarbeitung im Modul Reklamationen

Im Modul Reklamationen können reklamierte Positionen aus einem Vorgang durch die Auswahl des Feldes ‚Kundenseitige Reklamation‘ und der Betätigung des Buttons ‚Anzeige aktualisieren‘ im Abschnitt Fehlmengen angezeigt werden.

Lieferantenseitige Reklamation

Im Abschnitt ‚Verarbeitung lieferantenseitig‘ kann der Reklamationsprozess vollendet werden.

Hier bestehen folgende Möglichkeiten:

Ware an das Lager buchen (Option Waren auszubuchen und direkt eine Rücksendung einzuleiten, ist noch nicht möglich)
Ware vernichten
Ware zum Lieferanten zurücksenden

schnittstellen:kassaline

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-04-19T08:51:49+00:00

Schnittstelle Concept-Office Kassaline

Das Modul „Datenabgleich Concept Office – Kassaline“ dient zum Export der Concept Office (CO) – Kunden- und Artikeldaten, zu Kassaline. Weiterhin werden Verkäufe über Lieferschein aus Kassaline nach Concept Office übertragen. Diese werden als Vorgang in CO übernommen und ermöglichen damit die nachfolgende Rechnungslegung in Concept Office.

Programmaufruf

Die Schnittstelle wird über das CO-Kundentool mit dem Parameter: „KassalineAbgleich“ aufgerufen.

Hierzu aus dem Programm-Verzeichnis von Concept Office (CO), eine Verknüpfung zur „Sc.Co.KundenTools.exe“, auf den Desktop legen. Anschließend in die Eigenschaften der Verknüpfung gehen und unter Ziel, den Eintrag mit der Option „KassalineAbgleich“ erweitern.

Durch Doppelklick auf das Desktop-Icon wird das Programm gestartet.

Automatischer Start

Für den automatischen Start ist in der Kommandozeile der Parameter „auto“ auszuführen. Es ist möglich, einzelne Funktionen beim automatischen Abgleich zu aktivieren. Dazu können weitere Parameter hinzugefügt werden, die die Buchstamen ‚K‘-Kunden, ‚A‘-Artikel, ‚L‘-Lieferscheine enthalten können. Leerzeichen zwischen den Parametern sind erforderlich. Beispiel „CoKundentools.Exe KasslineAbgleich auto K L“ Startet den automatischen Abgleich, exportiert dabei Kunden und übernimmt Lieferscheindaten.

Programmbeschreibung

Die Abbildung zeigt die Eingangsmaske für den Kassaline-Abgleich.

Konfiguration

In der nachfolgenden Maske können über den Button Konfiguration ändern Grundeinstellungen für den Export und Import der Daten vorgenommen werden. Diese werden in der Datei Kassaline.ini abgespeichert.

Import Export Konfigurationen

Für den allgemeinen Import kann in der Maske „Import Konfiguration“ die Grundkonfiguration vorgenommen weden. Folgende Werte lassen sich einstellen: - die Lagerzuordnung

      Die Vorgänge werden mit dieser Lagerkennung angelegt.

- eine Default-Artikelnummer, welche verwendet wird, wenn ein Artikel geliefert wird, der nicht in CO vorhanden ist.

      Dies ist die letzte Rückfallvariante bei der Ernittlung der Artikelnummer. Zuerst wird versucht, über EAN, Bestellnummer des Lieferanten die 
      Artikelnummer in CO zu finden.
      Gelingt dies nicht, wird geprüft, ob es für die mitgelieferte Warengruppe einens Sammelartikel gibt.
      Wenn auch das nicht gelingt, wird der Default-Artikel verwendet.

- eine selbst definierte Auftrags-Eingangsart

      Sinnvollerweise kann diese verwendet werden, um die Kassaline-Aufträge zu kennzeichnen.

- eine spezielle Zusatzvorgangsart, um eventuell die Vorgänge zu unterscheiden. - Versandart - Lieferbedingungen

Diese Daten werden in der coImportExcel.ini, unter dem Schema [KassalineVorgaenge] abgespeichert

- Über „Lieferant“ kann der Hauptlieferant ausgewählt werden, für den die Artikel ausgegeben werden sollen.

FTP-Konfigurationen

In der Rubrik „FTP-Konfiguration werden die Verbindungsdaten zum Kassaline-FTP-Server hinterlegt. Diese Werte werden für den Datenaustausch per Ftp von Import- und Exportdaten verwendet:

- Server: Ftp-Server, der zur Kommunikation verwendet wird. - User, Passwort: Anmeldedaten. - FTP-Pfad für Upload: Verzeichnis auf dem Ftp-Server für den Export der Kunden- und Artikeldaten. Hier werden die Daten aus CO abgelegt. - FTP-Pfad für Download: Verzeichnis auf dem Ftp-Server für den Import der Lieferscheindaten. Hier werden die Daten von Kassaline bereitgestellt. - Über „Dateien löschen“ werden die abgeholten Dateien, auf dem FTP-Server gelöscht.

Diese Daten werden in der Kassaline.ini gespeichert. Das Passwort wird in der ini-Datei verschlüsselt gespeichert.

E-Mail Konfigurationen

Unter der Rubrik „Email-Konfiguration“ werden die Daten hinterlegt, die für den Emailverkehr benötigt werden. - Ziel-Email-Adresse. An diesen Eintrag werden die Meldungen nach dem Durchlauf des Programms versendet. - Auswahl der Methode kannOutlook, oder Pop3/Smtp sein

Die Daten werden in der Kassaline.ini gespeichert. Das Passwort wird in der ini-Datei verschlüsselt gespeichert.

Sind diese Daten eingestellt,dann kann zur eigentlichen Programmmaske gewechselt werden.

Der E-Mail-Versand im Kundentool Kassaline wurde in Version 8.0 auf das Standard-Verfahren in Concept Office umgestellt. Dazu ist es erforderlich, die E-Mail-Einstellungen im Modul ‚E-Mail-Einstellungen‘ unter der Dokumentenart ‚Kundentool‘ zu definieren.

Datenabgleich

In der Programm-Maske kann nun eingestellt werden, welche Daten an Kassaline geschickt werden.

Über den Button „Exportieren“ werden anschließend die Daten für Kassaline ausgelesen und an Kassaline geschickt.

Über den Button „Importieren“ werden die durch Kassaline bereitgestellten Lieferscheindaten abgeholt und als Vorgang in CO angelegt.

Protokoll

Über den Button „Protokoll anzeigen“ lässt sich die bei der aktuellen Übertrage entstandene Protokolldatei aufrufen.

Interne Struktur

Für den Datenaustausch zwischen Concept Office und Kassaline werden die Daten zwischengespeichert. Dazu gibt es unterhalb des Sysdata-Verzeichnisses ein Unterverzeichnis „Kassaline“. In diesem Verzeichnis werden die Unterverzeichnisse „Import“, „Export“ gebildet, die dann aus Sicht von Concept Office die entsprechenden Daten Import- bzw. Exportdaten beinhalten.

Export

Kundendaten

Über den Haken Kundendaten werden folgende Daten ausgegeben:

Kundenstammdaten
Kundenanschriften
Kundensonderkonditionen
Kundenkostenstellen

Mit dem Eintrag „Ab Änderungsdatum“ wird festgelegt, ab welchem Zeitpunkt Änderungen oder Neuanlagen an den Kundendaten beim Export berücksichtigt werden sollen.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Kunden.csv, KundenKostenstellen.Csv, KundenSonderkonditionen.csv, KundenLieferAdressen.csv

Beim Export von Kassalinedaten werden auch Löschungen für Firmen und Anschriften verarbeitet. Dazu muss in der Office.dat der Schalter WriteMsgQueueData=1 aktiviert werden. Die Daten werden in die Dateien Kundenloeschungen.csv und KundenAdressenLoeschungen.csv ausgegeben.

Artikeldaten

Über den Haken Artikeldaten werden folgende Daten ausgegeben:

Artikelnummer
Bezeichnungen
Warengruppeninformationen
EAN
Preise (EK, VK)
Lieferantendaten

Mit dem Eintrag „Ab Änderungsdatum“ wird festgelegt, ab welchem Zeitpunkt Änderungen oder Neuanlagen an den Artikeldaten beim Export berücksichtigt werden sollen.

Der Lieferant (Hauptlieferant) für den die Artikel ausgegeben werden sollen, wird über „Konfiguration ändern“ vorbelegt.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Artikel.csv, ArtikelEanMengeneingheiten.csv, ArtikelPreise.csv, ArtikelLieferanten.csv

Lieferant

Der Lieferantenabgleich erfolgt analog des Kundenabgleich.

Es werden folgende Csv-Dateien erzeugt:

Lieferanten werden in die Datei „Lieferanten.csv“ ausgegeben. Lieferantenlöschungen werden in die Datei „Lieferantloeschungen.csv“ exportiert.

Import

Die importierten Lieferscheindaten werden in den Dateien ‚OC_Online<Zeitstempel>.csv‘ abgelegt.

In der Datei bwImportAscii.ini ist der Dateiaufbau der Lieferscheindaten unter der Sektion ‚[OC_Online]‘ beschrieben. Die Datei liegt im SysData-Verzeichnis.

Für den Kassaline-Lieferschein-Import können für verschiedene Mehrwertsteuersätze verschiedene Default-Artikel angegeben werden. Diese Einträge müssen direkt in der Kassaline.ini erfolgen.

Bildungsvorschrift: _DefaultArtikel_Mwst-Satz=#Artikelnummer

Beispiel:
MwSt=7.7, Defaultartikel = Def77
_DefaultArtikel_7.7=#Def77

Die Rückfallvariante wird mit der Zahl 999 gekennzeichnet: DefaultArtikel_999=#Artikelnummer. Dieser Artikel wird eingesetzt, wenn es für einen Mehrwertsteuersatz keinen Eintrag gibt und ersetzt den bisherigen Eintrag.

Automatischer Abgleich

Über einen geplanten Windows-Task kann der automatische Abgleich der Daten erfolgen. Der Task wird mit der Sc.CO.Kundentool.exe angelegt. Die Parameter sind hierfür: KassalineAbgleich Auto

Über weitere Parameter können die Daten getrennt verarbeitet werden:

ListenpunktKassalineAbgleich Auto K (Kunden Export)
KassalineAbgleich Auto A (Artikel Export)
KassalineAbgleich Auto Li (Lieferanten Export)
KassalineAbgleich Auto L (Lieferschein Import)

Ein mischen der Parameter ist möglich, zum Beispiel Kunden und Artikel gleichzeitig exportieren:

KassalineAbgleich Auto K A (Kunden- und Artikel Export)

Kassaline.ini

Fehlertolerante Anlage ermöglichen:

_LevelPruefungBestellposition=#1
_PlausiUndPrufungsFehlerIgnorieren=#1

Logs

Logs für den KassalineAbgleich befinden sich im zentralen Pfad unter <Data> / <Kundentools> / <Kassaline>.

Kassaline, Kasse

sonstiges:preiskataloge

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-09T11:36:42+00:00

Preiskataloge

In der Strukturansicht, in der Rubrik Sonstiges befinden sich die Module „EK-Preiskataloge“ und „Preiskataloge“.

Das Modul „Preiskataloge“ dient zur Anlage von Verkaufspreisen, welche als separater Preiskatalog (Verkaufspreisliste) geführt werden.

Hier ist es möglich, für bestimmte Artikel einen Sonderpreis, abweichend zum Standard-Verkaufspreis zu hinterlegen. Diese Preiskataloge können anschließend einzelnen Kunden zugeordnet werden.

Konfiguration

Konfiguration 98: Steuert die Einstellung der Bestpreisermittlung

0 - lt. Kundenstamm
1 - Immer für alle Kunden
2 - Nie

Mandant

In der Registerkarte Vorgabewerte am Mandant wird die nächstfolgende Einstellung getroffen. Dabei greift immer die niedrigste Priorität. Die Einstellung am Mandant greift nur, wenn die Konfiguration 98 auf Nie steht.

Übersicht

Beim Start des Moduls wird die „Übersicht“ mit den vorhandene Preiskatalogen angezeigt. Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag kann der jeweilige Preiskatalog mit den dazugehörigen Artikeln geladen werden.

Der Rang am Preiskatalog steuert nur gleichwertige Kataloge, die nicht durch die Preisfindung am Mandant oder die Konfiguration 98 gesteuert werden. Der höchste Rang gewinnt. Wird ein Katalog mit Ablaufdatum gekennzeichnet, wird der Rang dieses Kataloges ignoriert.

Reiterkarte Eingabe

In der Reiterkarte Eingabe können neue Kataloge erstellt und gespeichert werden.

Unter „Preiskatalog“ wird der Name des Preiskatalogs angegeben.
Unter Bezeichnung wird die Bezeichnung des Preiskataloges eingegeben, welche in den Sonderkonditionen und im Artikelstamm angezeigt wird.
Mit „Gültig ab: und „bis:“ wird das Gültigkeitsdatum des Preiskataloges festgelegt.
Unter „Katalogart“ kann festgelegt werden, ob es sich um einen „normalen“ Preiskatalog handelt, oder ob dies ein „Actions“-Preiskatalog für alle Kunden wird.
Soll der Preiskatalog als Rahmenvertrag gelten, dann kann dies unter „Rahmenvertrag“ erfolgen.
Sind zu einem Kunden mehrere Preiskatloge zugeordnet, dann kann über den Rang die Reihenfolge der Preisfindung vorgenommen werden. Der höhere Rang ist hier ausschlaggebend.

EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)

Sollen VK-Preise anhand des sich veränderten EK-Preises nachkalkuliert werden, so kann dies über den Haken „EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)“ erfolgen. Jetzt unbedingt speichern. Erst danach aktivieren sich die Dropdown-Felder „Preiskatalog (EK)“ und „Preisbasis (EK)“ - gewünschte Einstellung wählen bei Bedarf „Preissenkung (VK) erlaubt“, „Gültig ab“ und „Gültig bis“ eintragen Bezeichnung eintragen und speichern.

Ist der Haken gesetzt, kann der entsprechende EK-Preiskatalog ausgewählt werden.

KIPPreise
Standard

Sowie die Preisbasis (EK):

Damit auch bei geringeren EK-Preisen eine Kalkulation erfolgt, muss der Haken „Preissenkung (VK) erlaubt“ gesetzt werden. Wird dies nicht vorgenommen, dann wird bei einem geringeren EK-Preis der ursprüngliche VK-Preis beibehalten, jedoch die aktuelle Spanne errechnet. Das heißt, dass bei einer Erhöhung des EK-Preises die Kalkulations-Basis für den neuen VK die neu gebildete Spanne ist, mit der dann entsprechend weiter kalkuliert wird.

Reiterkarte Artikel

Werden Artikel mit dem Standard-VK erfasst, so werden diese automatisch in den Preiskatalog „Standard“ übernommen. Dieser Preiskatalog gilt für alle Kunden und Interessenten.

Sollen Artikel in einem separaten VK-Preiskatalog erfasst werden, dann erfolgt dies im Artikelstamm unter Preise / Verkaufspreise. Hier kann bei der Neuerfassung der Preise der entsprechende VK-Preiskatlog ausgewählt werden. Da dies im Artikelstamm für jeden Artikel einzeln vorgenommen werden muss, bietet es sich an, Artikel im Modul Preiskataloge zu erfassen. Die Übernahme der Artikel kann neben der manuellen Erfassung auch über die Edi-Schnittstelle, oder aus dem Edi-Artikelstamm heraus erfolgen.

Unter der Karteikarte „Artikel“ können die Artikel für die jeweilige Verkaufspreisliste ausgewählt werden. Die Auswahl kann durch Eingabe der Artikelnummer, über die Matchcodesuche unter „Artikelnummer“, oder durch „F4“ erfolgen.

Rechts wird die VK-Preiseinheit, der Listen-VK und Listen-EK zum Artikel angezeigt. Unter der Artikelmaske können Staffelpreise zum Verkaufspreiskatalog erfasst werden.

Im Fenster „Einkaufspreise“ werden die Lieferanten mit Ihren Einkaufspreisen angezeigt.

In dieser Reiterkarte ist möglich Artikel samt ihren Preisen an die Preispflege zu übergeben. Dazu muss der Button ‚Daten an Preispflege‘ getätigt werden.

Anschließend erscheint eine Maske in der die Übernahme vollzogen werden kann. Die übertragenen Preiskataloge sind im Modul Preispflege wieder zu finden.

Ist der Haken „EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)“ gesetzt, so werden bei der Erstanlage des Artikels die Verkaufspreise eingetragen. Nachdem die Verkaufspreise erfasst sind, wird bei jeder Änderung des EK-Preises der entsprechende Verkaufspreis, anhand der ursprünglichen Spanne aktualisiert.

Eine Nachkalkulation der VK-Preise, wenn der Preiskatalog nicht auf „EK-Basierend (Aufschlagskalkulation)“ gesetzt ist, kann über die Preispflege, die Edi-Schnittstelle, oder den Edi-Artikelstamm erfolgen.

Reiterkarte Kundenzuordnung

In diesem Reiter ist eine Übersicht der dem Preiskatalog zugeordneten Kunden bzw. Firmen zu sehen. Unter der Spalte ‚Laufende Nummer‘ ist ein Linklabel zur dazugehörigen Sonderkondition zu finden.

Vorgang

Beispiele für die Einstellung der Preiskataloge:

tourenplanung:tourenplanung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-12T12:33:35+00:00

Touren

Das Modul Touren dient der Planung und Durchführung von Auslieferungen. Folgende zwei Konfigurationen sind bei der Aktivierung der Tourenplanung zu beachten:

Konfiguration 231: Tourenplanung aktiv

Steuert ob und, wenn ja, welche Tourenplanung aktiv ist.

0 - Nein
1 - Ja
3 - Ja, für PBS bei LS-Druck

Ist die Konfiguration auf „1 - Ja“ gesetzt, dann werden im Modul Tourenplanung Aufträge auch kommissioniert und Lieferscheine gedruckt.

Beim Einschalten der Tourenplanung müssen in allen alten Packzetteln die gepackten Mengen per SQL gesetzt werden.

Wird die Konfiguration auf „3 - Ja, für PBS bei LS-Druck“ gesetzt, dann dient die Tourenplanung dem Druck der Paketaufkleber, sowie der Ladelisten. Hier dazu mehr.

Konfiguration 314: CO Logistik aktiv

Steuert ob CO Logistik im Einsatz ist.

0 - Nein
1 - Ja

Ist diese Konfiguration aktiv, wird die Tourenplanung zum Freischalten der jeweils zu packenden Touren verwendet.

Tourenstamm

Im Modul Tourenstamm (TR) unter „Weitere Stammdaten“ werden die Touren angelegt.

Versandarten

Im Modul Versandarten, unter „Weitere Stammdaten“ werden die Versandarten für Concept Office angelegt. Unter „Auslieferungskennzeichen“ kann ein Auslieferungskennzeichen hinterlegt werden. Wenn Daten für externe Systeme wie DHL bereitgestellt werden sollen, dann wird für die Ausgabe ein „Ausgabepfad“ hinterlegt.

Geschäftsbereiche

Im Modul Geschäftsbereiche, unter „Weitere Stammdaten“ werden die Geschäftsbereiche angelegt. Über die Aktivierung der Einstellung „Auslieferung über Touren“ wird automatisch die Tour-Nummer, aus der Lieferanschrift des Kunden in den Vorgang übernommen. Ist die Einstellung aktiv und an der Lieferanschrift keine Tour hinterlegt, dann kann der Vorgang erst gespeichert werden, wenn im Vorgang eine Tour, der Lieferanschrift zugeordnet wird.

Anschriften

Damit beim Erfassen eines Vorgangs die Tour in den Vorgang übernommen wird, muss vorher in den Firmenanschriften die Tour hinterlegt werden. Dies wird in den Lieferanschriften der Firmen, unter der Karteikarte „Weiteres“ vorgenommen. Es kann pro Geschäftsbereich eine Tour hinterlegt werden oder über den Eintrag „(alle)“, für alle Geschäftsbereiche ein Eintrag vorgenommen werden. Für die Tour wird die entsprechende zugehörige Versandart ausgewählt. Um die Tour für alle Anschriften vorzubelegen, ist es ratsam Tourbezirke anzulegen. Standardmäßig muss mindestens eine Tour vorhanden sein, dabei muss als Tourbezirk für Deutschland der PLZ-Bereich 00000-99999 angegeben werden.

Mitarbeiter

Am Mitarbeiter müssen alle Geschäftsbereiche eingetragen sein, die mit der Tourenplanung abgewickelt werden sollen.

Bezirke

Im Modul Bezirke ist möglich an einem Bezirk eine Tourennummer zu hinterlegen. Jedoch sollte dabei beachtet werden, dass bei der Hinterlegung einer Tourennummer das Bezirk mit der Bezirksart Tour gekennzeichnet sein sollte.

vorgaenge:katalogpreisliste

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:14+00:00

Erstellen Preisliste in Katalogform

Voraussetzungen

Für die Katalogerstellung aus Concept Office ist ein gesonderter Report, sowie eine Anpassungen der Dictionary-Datei nötig. Der Report wird standardmäßig mit Ihrem Logo und der Fusszeile mit Ihren Geschäftsdaten ausgestattet.

Anlage der Daten

Geplanten Inhalt des Kataloges als Vorgang anlegen

Empfohlen wird die Anlage einer Zusatzvorgangsart, damit der Vorgang nicht auftragseingangswirksam ist und nicht fakturiert werden kann.

Übernommen werden folgende Felder:

Vorgangstitel - Katalogtitel
Gültig bis - Gültigkeitsangabe des Kataloges
Abschnitte - Gruppierungsüberschriften
Abschnitte - Bilder
Artikelpositionen - Angebotsartikel
Textpositionen - Texte

Jeder Abschnitt bildet eine Seite des Dokuments. Der Abschnittstext ist die Seitenüberschrift. Die Position des Artikels im Abschnitt entspricht der Position auf der Seite. Pro Seite können 10 Positionen in einem 2-spaltigen Layout dargestellt werden, auf der ersten Seite, wegen den Kopfdaten, nur 8 Positionen. Werden im ersten Abschnitt nur 2 Positionen erfasst, können diese auf der ersten Seite hervorgehoben, z.B. für eine Aktion, dargestellt werden (Druckparameter „Seite 1 als Aktion darstellen“).

Erste Seite

Der Vorgangstitel bildet automatisch den Namen der Preisliste bzw. des Katalogs auf der ersten Seite. Die Angabe für „Gültig bis …“ kommt ebenfalls automatisch aus dem Vorgang. Der Druckparameter „Seite 1 als Aktion darstellen“, steuert, ob nur zwei Artikel auf der ersten Seite dargestellt werden. Ist der Haken gesetzt, darf der erste Abschnitt maximal 2 Positionen haben.

Folgeseiten

Die Bezeichnung des Abschnitts wird als Seitenüberschrift bzw. Kategorie ausgegeben und die Abschnittsposition entspricht der Position auf der Seite. Durch umsortieren in der Positionsliste, kann auf einfache Weise die Darstellung verändert werden. Artikel lassen sich so innerhalb einer Seite neu anordnen oder auf andere Seiten verschieben. Auch ganze Seiten lassen sich verschieben, in dem man die Reihenfolge der Abschnitte ändert.Die Abschnittsnummer wird auch als Seitenzahl angezeigt.

Darstellung einzelner Artikel

Wird im Vorgang eine Nummer im Feld „Kundenartikelnummer“ angegeben, wird diese angezeigt und wenn vorhanden nicht das Bild (Feld „Bildname“), sondern, wenn vorhanden, das Sammelbild (Feld „Bildname1“) angezeigt. So ist es möglich, platzsparend mit nur einer Position, einen Artikel darzustellen, den es in mehreren Ausführungen gibt. Der Text kann individuell über den Langtext des Artikels gesteuert formatiert werden.

Die Schriftgröße für Arial 6 kann nicht ausgewählt und muss manuell eingegeben werden. Ist der Druckparameter „Legende Farben anzeigen“ aktiviert (Standard), wird, sobald ein Artikel mit Varianten vorhanden ist (Kundenartikelnummer), über der Fußzeile eine Legende angezeigt.

Textbereiche

Es können formatierte Textblöcke mit und ohne Bezug zu einem Artikel eingefügt werden. Es empfiehlt sich als Positionsnummer eine Stelle mehr zu verwenden, z.B. „2.3.1“, damit die Reihenfolge der Positionen durchgängig erhalten bleibt.

Füllseiten

Ist die Anzahl der Abschnitte (Seiten) nicht durch 4 teilbar, kann mit „Füllseiten“ gearbeitet werden. Hierzu muss ein Bild (Format jpeg, 18×23 cm) im Concept Office-Ordner „..\CO\Reports\Privat\Preislisten“ existieren. Es kann dann einfach in der Positionsliste ein Abschnitt für die entsprechende Seite eingefügt werden, der als Bezeichnung den Namen der Bilddatei trägt. Aufgrund der Inhalte muss bei firmenspezifischen Bildern der Mandant vorangestellt (z.B. „Mustermandant-Logistik.jpg“) werden. Es ist sinnvoll sich hierfür einige Vorlagen abzulegen, um schnell darauf zugreifen zu können.

Bestandskontrolle

Mit dem Druckparameter „Freie Menge (Hauptlager) anzeigen“ kann eine Bestandskontrolle gedruckt werden. Als Bezeichnung werden nur noch die ersten 25 Zeichen der Artikelbezeichnung als Kurzbezeichnung ausgegeben und dafür zusätzlich die freie Menge auf dem Hauptlager. Diese Funktion ist hauptsächlich zur schnellen Kontrolle für den Einkauf gedacht. So kann ohne zeitlichen Aufwand die Verfügbarkeit für einen Aktionsflyer oder kleinen Katalog überwacht werden. Unterschrittene Mindestbestände oder 0-Mengen werden rot angezeigt. Wird das Feld „Kundenbestellnummer“ verwendet um mit einer Position mehrere Varianten eines Artikels darzustellen, werden unter der Kurzbezeichnung alle dazugehörigen Artikelnummern mit Bestandsinformation aufgelistet. Aktuelle Bestellmengen werden mit einem „(B)“ gekennzeichnet hinter der freien Menge angezeigt.

Diese Funktion ist im Basisreport nicht enthalten. Bitte kontaktieren Sie dazu den Support.

Druckparameter

Mittels Druckparameter lassen sich weitere Feineinstellungen für den Katalog vornehmen. Die Fusszeilen müssen zwingend mit dem Texteditor, der mit Klick auf die Lupe öffnet, gesetzt werden. Sollten Die Fusszeilen für mehr als einen Drucklauf erhalten bleiben, empfiehlt es sich die Textbausteine selbst entsprechend zu befüllen.

vorgaenge:rechnungsmail

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-27T10:56:20+00:00

Rechnungsversand per E-Mail

Bitte lesen Sie zuerst den Artikel über den generellen Versand von Vorgangsdokumenten per Email.

Verbindungsart Rechnungsmail

Es gibt eine neue Verbindungsart „Rechnungsmail“. Diese Verbindung kann am Kunden und an der Kundenanschrift angegeben werden.

Die am Kunden oder an einer seiner Rechnungsanschriften hinterlegte Email wird nun im Vorgang angezeigt und wird bei Versand der Rechnung via Email-Symbol herangezogen. Bei Anlage eines Vorgangs wird die Rechnungsemail nicht in den Vorgang kopiert, sondern im Moment der Rechnungslegung aus den Stammdaten gezogen. Damit wird verhindert, dass, wenn sich die Rechnungsmail beim Endkunden ändert, bereits laufende Vorgänge noch an die alte evtl. nicht mehr gültige Mailadresse versendet werden. Man kann jedoch diese „Vorlage“ aus den Stammdaten im Vorgang überschreiben. Dann wird diese Adresse für diesen einen Vorgang verwendet.

Sammelrechnung, Formulardruck und Vertragsrechnung per Email

Um auch über die Module Formulardruck und Vertragsabrechnung Rechnungen per Mail versenden zu können, wird im Druckmanager eine Kundengruppe benötigt (Achtung, gemeint ist nicht die Kundengruppe am Kunden selbst!).

Kunden können nun im Druck-Manager oder direkt im Modul Firmen dieser Kundengruppe zugewiesen werden. Wird nun für diese Druckkundengruppe für die Formulare Rechnung und Vertragsrechnung der Drucker $Email hinterlegt, werden die Dokumente im Formulardruck, in der Vertragsabrechnung und bei Klick auf das Druckersymbol im Auftrag entsprechend versendet.

Weitere Informationen zum Druck-Manager.

Ermittlungsreihenfolge

Folgende Ermittlungsreihenfolge für die Rechnungsmail-Adresse ist wirksam:

Rechnungsmail direkt am Vorgang oder Vertrag
Anschriftsrechnungsmail
Kundenrechnungsmail - (Rechnungsmail an der Hauptanschrift des Kunden)
Rechnungsmail weiterer Ansprechpartner
RechnungsansprechpartnerMail (nur im Vorgang - kann auch keine Rechnungsmailadresse sein)
Mailadressen weiterer Ansprechpartner (Nur bei aktiver Konfiguration 534)

Konfiguration 534: Ansprechpartner mit einbeziehen bei Rechnungsmailadresse

Bei Ermittlung der Mailadresse des Rechnungsempfängers alle möglichen Mailadressen der Ansprechpartner des Kunden mit einbeziehen.

0 - Nein
1 - Ja

weitere_stammdaten:filialen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-18T06:45:59+00:00

Filialen

Die Filialpflege ermöglicht es, räumlich getrennte Standorte zu verwalten. Dies betrifft Läger, Kunden und die Zuordnung der Filialen untereinander.

Es muss mindestens eine Filiale im Mandant existieren.

Filialname und -anschrift

Über Neu ist die Erstellung einer neuen Filiale möglich. Dabei muss jede Filiale einen Kurznamen besitzen, der sie eindeutig identifiziert. Außerdem können Adressinformationen hinterlegt werden, welche bei der Filiallösung von Bedeutung sind.

Lagerzuordnung

Jede Filiale kann individuelle Lagerzuordnungen besitzen. Aus den vorhandenen Lägern können beliebig viele als zulässig definiert werden. Ein Zentrallager, ein Barverkaufslager (Concept Cash) und ein Kommissionslager sind explizit wählbar.

Folgende Felder sind hier ebenfalls untergebracht:

Barverk.-Geschäftsbereich: (Concept Cash) Der Geschäftsbereich in den Kassenumsätze dieser Filiale gebucht werden.
Firmennummer (Kunde): Sondereinstellung Filiallösung. Kundennummer - als bestellende Filiale.
Firmennummer (Lieferant): Sondereinstellung Filiallösung. Lieferantennummer - als liefernde Filiale.

Lagerermittlung mit Filialen

Konfiguration 49: Nur der Filiale zugeordnete Läger einstellbar

0 - Nein, alle zulassen
Der Sachbearbeiter erhält lediglich einen Hinweis, dass das ausgewählte Lager nicht zulässig ist
1 - Ja, bei Verkauf sind nur der Filiale zugeordnete Läger einstellbar
Die Auswahl eines nicht zulässigen Lagers ist bei Verkauf nicht möglich
2 - Ja, bei Verkauf, Einkauf und Warenbuchung sind nur der Filiale zugeordnete Läger einstellbar
Die Auswahl eines nicht zulässigen Lagers ist nicht möglich

Die Konfiguration 49 prüft zusätzlich die Zuordnung der Filiale für den aktuellen Mitarbeiter.

Bsp.:
1. Bei der freihändigen Warenbuchung oder Bestellung werden nur die Läger angeboten, welche der Filiale des aktuellen Mitarbeiters zugeordnet sind.
2. Ist in einer vorgangsbezogenen Bestellung die Filiale z.B. durch den zugeordneten Vorgang definiert, werden die Läger dieser Filiale verwendet.

Unterfiliale

Ist im Feld Hauptfiliale eine Filiale hinterlegt, so handelt es sich um eine Unterfiliale. Unterfilialen lassen sich an der Kasse auswählen. Wird eine Unterfiliale verwendet, so steuert diese Lager, Geschäftsbereich und ggf. Drucklayout für Kassenvorgänge.

Zuordnung der Filialen

Jeder Vorgang, Vertrag und Ticket besitzt eine Filialzuordnung. Je nach Programmeinstellung wird diese unterschiedlich vorbelegt. Folgende Einstellungen sind dabei möglich.

Konfiguration 43: Filialzuordnung in Vorgängen, Verträgen und Tickets

0 - lt. Kundenstamm, Rückfall lt. Geschäftsbereich
Nacheinander werden Kontaktgeschäftsbereich, Kontakt, Geschäftsbereich, Mandant auf eine Filialzuordnung überprüft. Das genaueste gefundene Ergebnis wird eingetragen.
1 - lt. Mandantenstamm
Die am Mandanten hinterlegte Filiale wird im Vorgang, Vertrag und Ticket eingetragen.
2 - lt. AD-Mitarbeiter
Die am Verkäufer hinterlegte Filiale wird im Vorgang, Vertrag und Ticket eingetragen.
3 - lt. Geschäftsbereich
Die am Geschäftsbereich hinterlegte Filiale wird im Vorgang, Vertrag und Ticket eingetragen.
4 - lt. Kundenstamm, keine Rückfallvariante
5 - lt. Kundenstamm, Rückfall lt. AD-Mitarbeiter
6 - lt. AD-Mitarbeiter, Rückfall lt. Kundenstamm

Filiallösung

Die Einstellung „Filiallösung“ ermöglicht es Filialen, untereinander zu bestellen und zu liefern. Dazu sind weitere Einstellungen im Programm notwendig. Weitere Informationen zu diesem Punkt können Sie vom Concept Office Support erhalten.

Konfiguration 39: Filiallösung aktivieren

0 - inaktiv
1 - aktiv

Die Konfiguration sollte nur nach Rücksprache mit dem Concept Office Support aktiviert werden.

Weiteres

Sonderrecht Filialenänderung im Vorgang erlauben

Erlaubt dem Bearbeiter die Filiale im Vorgang zu ändern.

Nein
Ja

Filiale, Filiallösung, Lagerzuordnung, Lägerzuordnung, 540

weitere_stammdaten:mitarbeiter

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-27T13:35:51+00:00

Mitarbeiter

Dieses Modul Mitarbeiter ermöglicht die Eingabe und Verwaltung von Informationen zu den im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter.

Das Modul wird in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten aufgerufen. Für eine zügigere Navigation kann zur Eingabe das Kürzel MI verwendet werden.

Anlegen von Mitarbeitern

Registerkarte Eingabe

Durch Klick auf Neu wird eine neue Mitarbeiternummer vergeben. Alternativ kommt eine eigene Nummer in Frage - es muss jedoch sichergestellt sein, dass diese noch nicht vergeben wurde und zwischen 0 und 32767 liegt. Zwingend ist der Kurzname, welcher den Mitarbeiter eindeutig kennzeichnet.

Alle weiteren Felder sind optional befüllbar und haben teilweise informativen Charakter bzw. erleichtern spätere Selektionen.

Folgende Felder haben konkrete Auswirkungen auf das Programmverhalten:

Aktiv (1)

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann er hier als nicht mehr aktiv gekennzeichnet werden. Inaktive Mitarbeiter werden immer am Ende der Mitarbeiterauswahl angezeigt. Sie sind mit dem Hinweis (inaktiv) versehen und können für neue Vorgänge , Aktivitäten , etc. nicht ausgewählt werden. In den Vorgängen, Aktivitäten, etc. in denen sie während ihrer aktiven Zeit ausgewählt waren, bleiben sie jedoch erhalten, so dass dies später immer nachvollzogen werden kann.

Art (2)

Dieses Feld ist schon bei der Neuanlage immer mit Mitarbeiter vorbelegt. Hier können jedoch auch Kfz (Firmenfahrzeuge/Lieferfahrzeuge), Fremdfirmen (Dienstleister/Montagefirmen), Raum (Montageräume/Werkstattplätze) oder Werkzeug (Montagekoffer/Werkstattwagen/Sackkarren) verwaltet werden. Sollen diese disponierbar sein, müssen Sie auch als Ressource angelegt sein.

Loginname (3)

Beim Start von Concept Office wird ermittelt, ob der aktuelle Betriebssystembenutzer bei einem Mitarbeiter als Loginname hinterlegt ist. Kann genau ein Mitarbeiter ermittelt werden, erscheint keine Mitarbeiterauswahlmaske. In der Rechteverwaltung muss der Mitarbeiter als - Neuer Benutzer - angelegt werden und folgend gewünschte Rechte vergeben werden.

Geschäftsbereiche (4)

Über die Rechteverwaltung lassen sich Programminhalte auf die zugeordneten Geschäftsbereiche einschränken.

aktueller Geschäftsbereich (5)

Mit dem hier eingestellten Geschäftsbereich werden, vorausgesetzt sie sind so eingestellt, die Geschäftsbereichsfelder vorbelegt. Diese Vorbelegung lässt sich manuell übersteuern.

Qualifikation (6)

Nur als Vertriebsmitarbeiter gekennzeichnete Mitarbeiter können im Vorgang als Verkäufer eingetragen werden bzw. werden bei der Verkäuferzuordnung berücksichtigt.
Nur als Techniker gekennzeichnete Mitarbeiter können in Serviceaufträge als Techniker ausgewählt werden.

Filiale (7)

Ist am Mitarbeiter eine Filiale hinterlegt, so wird die zur Filiale zugehörigen Anschrift auf der V-Card angezeigt.

Registerkarte Technikerqualifikation

Hier können detaillierte Informationen über Fachkenntnisse der Techniker hinterlegt werden.

Registerkarte Weiteres

Eintrag des Fahrzeuges für den entsprechenden Mitarbeiter, wenn es ein Firmenfahrzeug ist oder für betriebliche Zwecke genutzt wird. (siehe auch Fahrzeuge) (1)

Passwortvergabe für den Concept Mobile Zugang (2)
Es wird verschlüsselt gespeichert und ist nur hier veränderbar.

Festlegung der Zugehörigkeiten zu Bezirken (3) und Verkaufsteam (4)

Hinterlegung von Signaturen für Briefkopf (5) und E-Mails (6)
Sie werden aus Concept Office erzeugt.

Bestimmung der Vertretung für den Mitarbeiter während Abwesenheit (7). Bisher wirkt das nur bei der Herstellerauftragsbestätigung, und zwar im Zusammenhang mit der Konfiguration 255 und nur bei der Bearbeitung eigener Bestellungen. Wenn diese aktiv ist, sieht man nur die eigenen Herstellerauftragsbestätigungen. Wenn der Mitarbeiter z.B. vier Wochen nicht im Büro ist, kommt keiner an seine Herstellerauftragsbestätigungen. Wenn man hier aber einen Vertreter festlegt, dann sieht dieser sie auch.

Reiterkarte Provisionszahlungen

Hier hat man die Einsicht zu den Auszahlungen der Provisionsanteile eines Mitarbeiters. Für ein besseres Verständnis siehe Mitarbeitergruppen und Provisionsstaffel.

Zuweisung von Mitarbeitern

Mitarbeiterzuordnungen erfolgen meist automatisch. Weiter Informationen sind in den jeweiligen Modulen Modulen zu finden.

Mitarbeiter anonymisieren

Laut dem DSGVO haben Mitarbeiter das Recht, dass ihre persönlichen Daten gelöscht werden, wenn sie aus dem Unternehmen ausscheiden. Die Modulfunktion macht genau das. Alle Daten, wie zum Beispiel das Geburtsdatum oder die Adresse, werden gelöscht. An allen Stellen, an denen der Mitarbeiter eingetragen war(Firmen, Aktivitäten usw.), wird das Wort „anonym“ und die Mitarbeiternummer des Mitarbeiters eingetragen.

weitere Stammdaten, Mitarbeiter, Techniker, Ressourcen

weitere_stammdaten:mitarbeitergruppen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-24T14:52:04+00:00

Akademie

Mitarbeitergruppen

Unter den weiteren Stammdaten können Mitarbeiter zu Mitarbeitergruppen zusammengefasst werden. Jeder Mitarbeiter kann dabei in mehreren Gruppen enthalten sein. Dies ermöglicht zum Beispiel die Definition von Verkaufsteams oder die Einrichtung spezieller Umsatzanzeigen.

Eingabe einer Mitarbeitergruppe

Durch Klick auf Neu wird das Feld Mitarbeitergruppe freigeschalten. Die Gruppe kann nun eindeutig definiert werden, indem einen bis zu 20 Zeichen langen Namen eingegeben wird, der die Gruppe eindeutig definiert. Die Bezeichnung dient später der Auswahl der Gruppe und darf bis zu 50 Zeichen lang sein. Nun muss die Mitarbeitergruppe gespeichert werden, wodurch die Eingabe der restlichen Felder freigeschalten wird.

Eine Mitarbeitergruppe ist bei Eingabe immer aktiv, kann aber später inaktiv gesetzt werden. Diese Gruppe wird dann nicht mehr zur Auswahl (z.B. in den Vorgängen) angeboten.

Die Gruppenart bietet die Möglichkeit Mitarbeiter zu einem Verkaufsteam einer Mitarbeitergruppe oder einer Genehmigungsgruppe zuzuordnen.

Eine Mitarbeitergruppe definiert, in welchem Maß, in welchen Bereichen etc. die zugehörigen Mitarbeiter ihre Arbeitskraft dem Unternehmen zur Verfügung stellen.

Einer Genehmigungsgruppe gehören Mitarbeiter, die bestimmte Vorgänge, Abläufe etc. im Unternehmen überprüfen und genehmigen müssen, bevor diese endgültig werden.

Verkaufsteam wird im nächsten Kapitel separat erklärt.

In der Tabelle Mitarbeiterzuordnung können nun die Mitarbeiter zugewiesen werden. Dabei ist eine zeitliche Befristung möglich. Für die Gruppenart Verkaufsteam gibt es mehrere Optionen:

Das Kennzeichen Hauptmitarbeiter findet bei der Ermittlung von Verkaufsteams in Vorgängen Bedeutung.

Durch Auswahl einer Provisionsstaffel wird diesem Verkaufsteam eine Provision zugeordnet. Diese zugeordnete Provision kann anteilig auf die Mitarbeiter des Verkaufsteams verteilt werden. Die prozentuale Aufteilung wird in der Spalte Provisionsteilung eingegeben - die Summe muss dabei 100 ergeben.

Verkaufsteams

Jeder Vorgang in Concept Office besitzt nicht nur einen Verkäufer sondern auch ein Verkaufsteam. Diese werden dazu verwendet Gebietsaufteilungen abzubilden oder Provisionen aufzuteilen.

Über die Rechteverwaltung sind Einschränkungen auf Daten des Verkaufsteams möglich.

Wenn kein Verkaufsteam in organisatorischer Form existiert, kann pro Verkäufer ein gleichnamiges Verkaufsteam angelegt werden. Diesem Verkaufsteam wird nur der gleichnamige Mitarbeiter zugeordnet.

Zuweisen von Verkaufsteams

Die Zuordnung des Verkaufsteams im Vorgang erfolgt implizit über den Verkäufer. Wenn dieser ermittelt wurde, prüft Concept Office dessen Mitgliedschaft in den aktiven Verkaufsteams:

ist der Verkäufer in genau 1 Verkaufsteam enthalten, wird dieses eingesetzt.
ist der Verkäufer in mehreren Verkaufsteams enthalten, besitzt aber nur in genau 1 die Zuordnung Hauptmitarbeiter, wird dieses eingesetzt
konnte keine eindeutige Zuordnung ermittelt werden, wird kein Verkaufsteam eingetragen.

Für eine korrekte Provisionsabrechnung muss der im Vorgang hinterlegte Verkäufer Mitglied des Verkaufsteams aus dem Vorgang sein

Die Zuordnung an der Firma kann Geschäftsbereichsabhängig erfolgen. Im Modul Firmen über den Reiter „Untermodule“ können die Geschäftsbereichsabhängige Firmeneinstellungen zum Kunden aufgerufen werden.

Nun kann das Verkaufsteam hinterlegt werden.

Anlage Genehmigungsgruppen

Im Concept Office können bestimmte Einstellungen im Prozesse des Angebotsverfahrens nur noch mit einer Genehmigung durchgeführt werden. Eine Ausführung ohne entsprechende Genehmigung ist für die eingestellten Mitarbeiter nicht möglich.

Durch das Setzen des Hakens auf Genehmigungsgruppe im Reiter Eingabe, ist die Reiterkarte Genehmigungsverfahren verfügbar.

Es lassen sich pro Mitarbeitergruppe (z.B. Sachbearbeiter) Kriterien definieren, die dazu führen, dass ein Vorgesetzter die Abgabe (Druck) eines Dokuments genehmigen muss.

Einstellungsmöglichkeiten Genehmigungsverfahren

Im Reiter Genehmigungsverfahren gibt es folgende Optionen:

Wechsel der ZBD ist zu genehmigen

Ob für die Änderung der Zahlungsbedingungen im Vergleich zur Standardeinstellung am Kunden eine Genehmigung notwendig ist, kann hier eingestellt werden.

Unterschreitung der Auftragsmindestspanne ist zu genehmigen

Hier kann entschieden werden, ob die Mindestspanne laut Geschäftsbereich unterschritten werden darf.

Unterschreitung der Artikelmindestspanne ist zu genehmigen

Durch diese Option kann entschieden werden, ob die Mindestspanne, die im Modul Artikel hinterlegt wurde, überschritten werden darf.

Überschreitung des Auftragswertes ist zu genehmigen

Im Feld kann direkt einen Wert eingetragen werden oder es greift die Einstellung am Geschäftsbereich.

Gilt für Genehmigungsart

Hier besteht die Option zwischen Angebot, Auftragsbestätigung oder Gutschrift auszuwählen.

4-Augen-Prinzip

An einer Genehmigungsgruppe kann ausgewählt werden, ob das 4-Augen-Prinzip angewendet werden soll. Falls der Antragsteller die Berechtigung hat ein Formular zu drucken, dies bedeutet der Auftragswert in einem Vorgang überschreitet nicht den Wert aus der Genehmigungsgruppe, ist er prinzipiell befugt das Formular zu drucken. Ist aber das 4-Augen-Prinzip aktiv muss trotzdem eine Genehmigung eingeholt werden. Diese Genehmigung muss durch einen zweiten Mitarbeiter erfolgen, egal in welcher Genehmigungsstufe er ist. Falls der Antragsteller die Berechtigung nicht hat, also der Auftragswert überschritten wird, muss der zweite Mitarbeiter berechtigt sein die Genehmigung frei geben zu dürfen.

Bereiche

Ist der Haken auf Bereich gesetzt, so werden die Abteilungen in denen die zugeordneten Mitarbeiter tätig sind, aufgelistet.

Provisionseinstellungen

Durch Auswahl einer Provisionsstaffel wird diesem Verkaufsteam eine Provision zugeordnet. Diese zugeordnete Provision kann anteilig auf die Mitarbeiter des Verkaufsteams verteilt werden, geben Sie dazu die prozentuale Aufteilung in der Spalte Provisionsteilung ein - die Summe muss dabei 100 ergeben.

Umsatzrechte (Ansicht) einschränken

Im Modul Rechteverwaltung Reiter „Gruppenrechte“ lassen sich über ein Sonderrecht die in Concept Office angezeigten Umsätze für einzelne Mitarbeiter einschränken. Dabei kann auf Mitarbeitergruppen oder Verkaufsteams Bezug genommen werden, bei denen der Mitarbeiter zugeordnet ist.

Sonderrecht Umsatzansicht (Filter)

Über diese Sonderrecht kann festgelegt werden, dass ein Nutzer nur Teile der vorhandenen Umsätze sehen darf. Je nach eingestellter Ausprägung werden die Daten gefiltert

keine Umsätze
nur eigene Umsätze
nur eigene Umsätze und Umsätze eigener Kunden
Umsätze des VK-Teams
Umsätze der Mitarbeitergruppe
Umsätze des Geschäftsbreichs
Alle Umsätze

Mitarbeitergruppen, weitere Stammdaten, Mitarbeiter, Verkaufsteam, VK-Team, Provision

werbemittel:werbemittel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-13T10:23:52+00:00

Werbemittelversand

Ein Katalog (oder ein anderes Werbemittel) soll bei Kundenaufträgen automatisch mit ausgeliefert werden.

Vorbereitung

Das Werbemittel (Katalog, Warenprobe etc.) muss als Artikel angelegt sein. Das Werbemittel hat beim Versand keinen Verkaufspreis. Der eventuell bestehende Verkaufspreis wird beim Versand als Werbemittel automatisch genullt.

Dieser Artikel muss in der Registerkarte Mengeneinheiten/Sonstiges als Werbemittel aktiviert werden.

Werbemittel zuordnen

Wählen Sie die Firmen aus, denen das Werbemittel zugesandt werden soll. Nutzen Sie dafür die Fernglassuche (Sichtenmanager) im Modul Firmen. In der Übersicht des Moduls sollten nun alle Firmen aufgelistet sein, die das Werbemittel erhalten sollen.

Weiterhin können ein Ansprechpartner, eine Aktion und ein Mitarbeiter bestimmt werden.

Konfiguration 1046: Vorbesetzen des Mitarbeiters bei Eingabe Werbemittel

Hier kann eingestellt werden, ob die Combobox 'Mitarbeiter' vorbesetzt sein soll.

0 - nicht vorbesetzen
1 - vorbesetzen

Über den Schemaschalter ‚_WerbemittelBeachten=#1‘ ist es möglich, beim Kundenbestellungsimport automatisch aktive Werbemittel in den Auftrag einzufügen.

Im Abschnitt Werbemittel kann nun der Artikel und die gewünschte Anzahl ausgewählt werden. Es besteht die Option, die Sprache auszuwählen und eine Bemerkung hinzufügen.

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit das Datum auszuwählen und das Werbemittel als Verschickt zu kennzeichnen. Wird der Haken bei Verschickt gesetzt, dann nimmt Concept Office an, dass das Werbemittel bereits versandt wurde und nimmt es in keinen Auftrag mehr auf.

Werbemittel in Übersicht verarbeiten

Werbemittel können auch über die Übersicht verarbeitet werden. Klicken Sie dafür auf die Modulfunktion Daten verarbeiten um den Assistenten zu starten. Wählen Sie hier den Punkt Den selektierten Firmen ein Werbemittel zuordnen (…) und gegebenfalls auch einen Haken bei der Für die selektierten Daten eine Aktivität anlegen und klicken Sie auf Weiter.

Hier können Sie aus allen, als Werbemittel deklarierten Artikeln, den Zuzuordnenden auswählen, in dem Sie ihn von Links nach Rechts bewegen. (Setzen Sie einen Haken bei Werbemittel verschickt, dann nimmt Concept Office an, dass das Werbemittel bereits versandt wurde und nimmt es in keinen Auftrag mehr auf.)

Wenn Sie nun mit einer der gewählten Firmen einen Vorgang erfassen, erhalten Sie eine Abfrage, ob der Werbeartikel angefügt werden soll.Beantworten Sie die Frage mit Ja, wird das Werbemittel als erste Position im Vorgang angelegt. Dies geschieht nur einmal. Dabei wird an dem Werbemittel für diese Firma ein „Verschickt“-Kennzeichen gesetzt.

Werbemittelzuordnung kontrollieren

Dies können Sie kontrollieren indem Sie die der Firma zugeordneten Unterpunkte öffnen und dort den Menüpunkt Werbemittel klicken.

Vertrieb, Werbemittel, Katalogversand

zaehlerstandserfassung:schaetzen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-13T08:48:37+00:00

Zählerstände schätzen / Letzten bekannten Zählerstand übernehmen

Im unteren Abschnitt des Moduls Zählerstandserfassung befindet sich neben dem Abschnitt „Details“ der Abschnitt „Zählerstände schätzen / Letzten bekannten Zählerstand übernehmen“.

Zählerstände schätzen

Zuerst wird das Datum ausgewählt, zudem die Schätzung gemacht werden soll. Standardmäßig ist das Feld mit dem aktuellen Datum befüllt. Abschließend auf „Schätzen“ klicken.

Es erscheint ein Eingabe-Fenster, indem der Wert festgelegt werden kann, wie die Schätzwerte gerundet werden sollen.

Mit Klick auf „Übernehmen“ im Abschnitt „Zählerstände schätzen“, werden die ermittelten Werte in das Grid „Aktuelle Zählerstände“ in die Spalte „Stand neu“ übertragen.

Zugehörige Konfigurationen:

Konfiguration 519: Max. Anzahl an Zählerschätzungen nach der ein Hinweis erfolgen soll

Angabe, ob Hinweismeldung nach einer gewissen Anzahl an Schätzungen erfolgen soll.

0 - keine Meldung
1 - Meldung nach angegebener Anzahl

Konfiguration 530: Betrachtungszeitraum (rückwirkend) von Meldungen für Zählerschätzungen

Ausgehend von der letzten Meldung werden Zählermeldungen im angegeben Zeitraum bei der Schätzung berücksichtigt (inkl. evtl. vorhandener Endmeldungen des letzten Vertrages). Wird der Betrachtungszeitraum nicht mindestens erreicht, so wird die Schätzung genullt.

0 - Wert aus Einstellung textuell verwenden
90 - Tage
180 - Tage
360 - Tage (Standardeinstellung)
540 - Tage
720 - Tage

Log Zählerschätzungen

Zählerschätzungen werden in ein Logfile geschrieben. < DataPfad >\Logs\Zaehlerstaende\< Username > Zaehlerstande < Zeitstempel > .log

Darin enthalten sind Informationen:

zu den geschätzten Zählerständen
zu Geräten bei denen die max. Anzahl von Schätzungen lt. Konfiguration 519 erreicht ist.

Das Protokoll wird nach Übernahme der geschätzten Zählerstände automatisch geöffnet.

Letzten bekannten Zählerstand übernehmen

Über diese Funktion ist es möglich, Maschinen den letzten bekannten Zählerstand als neuen Zählerstand zu hinterlegen, und diesen sogleich freizugeben.

Zaehlerstandserfassung

nl:bestellvorschlaege:bestellvorschlaege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:28+00:00

Bestelvoorstel

Im Strukturbaum unter Aktuell finden Sie das Modul Bestellvorschläge.

Ermitteln

Sie können sich von Ihrer Warenwirtschaft Bestellvorschläge in verschiedenen Selektionen ermitteln lassen. Beispielsweise für ein einzelnes Lager oder einen bestimmten Lieferanten.

Mit dem Button Lagermengen prüfen können Sie sämtliche Bestände auf fehlerhafte Mengen kontrollieren

Die Funktion öffnet sich in einem eigenen Fenster und kontrolliert auch den Maschinenbestand

Nutzen Sie diese Funktion vor Ihrer Inventur, um Fehlbestände aus digitalen Fehlbeständen zu vermeiden.

Bearbeiten

Sie können bei Bedarf die einzelnen Artikel vor der Bestellung noch bearbeiten.

Für diesen Prozess werden Ihnen unter der Reiterkarte Bearbeiten vielfältige Informationen zur Verfügung gestellt.

Übersicht/Drucken

Hier finden Sie die Übersicht aller Bestellvorschläge. Die Mengen können Sie bei entsprechend eingestellten Rechten auch in Massenbearbeitung ändern.

Übernahme

Hier werden die Bestellvorschläge in die Bestellungen übernommen. Sie können verschiedene Auswahlkriterien für die Übernahme setzen und wie in der Bestellübernahme aus dem Vorgang bestimmen, ob eine neue Bestellung erzeugt wird oder die Artikel an eine offene Bestellung angehängt werden.

Erzeugte und ergänzte Bestellungen werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. Für Umlagerungsvorschläge können Sie hier einen Transportschein drucken.

Protokoll

Hier werden die Protokalleinträge angezeigt, die im laufeneden Bestellvorschlag entstehen und auf z.B. nicht bestellbare Artikel hinweisen. Wird der Bestellvorgang aus dem Bestellvorschlag abgeschlossen, wird die Auflistung geleert.

Lieferantenübersicht

Hier erhalten Sie ein Übersicht der Lieferanten für welche eine Bestellung erzeugt bzw. ergänzt wurde. Die unterschiedlichen Farben weisen visuell auf den Status der Bestellung hin.

Rot = Mindestbestellwert nicht erreicht
Gelb = Mindestbestellwert erreicht, aber Freihausgrenze noch nicht
Schwarz = Mindestbestellwert und Freihausgrenze erreicht

Bestelvoorstel, Bestellen

nl:firmen:neuanlage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:32+00:00

Aanmaken van bedrijven

Het aanmaken van een nieuw bedrijf vergt meer informati dan het wijzigen van een bestaand bedrijf. Het systeem is zo opgebouwd dat de volgorde overeenkomstig een visitekaartje is. Hoe u een nieuwe bedrijf kunt aanmaken is in dit artikel beschreven.

Keuze van bedrijfststatus

Het aanmaken van een bedrijf wordt door een klik op het menu new gestart.

Allereerst dient u te bepalen welke Status het nieuwe bedrijf heeft, actief wordt automatisch toegewezen. Indien het een klant is kunt u Prospect of Klant selecteren, als het een leverancier is, kiest u deze. De keuze bepaald ook uit welke Nummerreeks het bedrijfsnummer toegewezen wordt. Door op OK te selecteren wordt de keuze overgenomen.

Naam en toewijzingen

Aansluitend kiest u een kortenaam voor het bedrijf. Deze dient ervoor, dat u later deze in verschillende velden eenvoudig kunt zoeken. De korte naam mag max. 50 tekens lang zijn.

Bovendien kunt u verdere toewijzingen zoals Klantgroep of Branche selecteren.

Sommige velden worden automatisch gevuld. Deze waarde kunt u in het Standaard bedrijf, Bedrijfsnummer 1, ingegeven worden.

Namen en de toewijzing van medewerkers kan automatisch vooringesteld worden.

Door het selecteren van het Diskette-Symbool worden de gegevens overgenomen. Bovendien worden de ingave velden weer op de normale verwerkingslayout omgezet. Daarom adviseren wij u pas na een complete ingave de gegevens op te slaan.

Naam, Adres, Contactpersoon

Nu kunt u de adresgegevens en contactpersoon van het bedrijf ingeven. Het eerste adres is het hoofdadres van het bedrijf, deze wordt voor alle verwerkingen vooringesteld. Analoog geldt de contactpersoon als Hoofdcontactpersoon. U kunt op een later tijdstip meerdere adressen of contactpersonen aanmaken.

Contactsoorten

Nu kunnen de belangrijkste contactgegevens ingegeven worden: Telefoon, Mobiel, FAX, Email en Internet-Adres.

Elke contact item kent een kenmerk CP, welke vastlegt, of het contact item van het contactpersoon of adres centraal het het bedrijf toegekend dient te worden. Overige informatie vindt u onder Contactsoorten.

Bedrijven, Nieuw

nl:firmen:pflegehinweise

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:32+00:00

Informatie voor het onderhouden van uw bedrijfsgegevens

Dit artikel beschijft de informatie omtrent de instellingen en onderhoud van uw bedrijfsgegevens.

Algemene informatie

Of het nu een prospect, klant of leverancier is, het gaat altijd over bedrijven. De bedrijfstatus kenmerkt, welke verkoop informatie tot een bedrijf behoren.

Automatisch vullen van velden

Per configuratie, kunnen een aantal velden automatisch gevuld worden.

Configuratie 1036: Korte naam bedrijf automatisch vullen

Hier kan men installen, of en hoe een korte naam van een bedrijf, bij een foutieve ingave gegenereerd wordt.

0 - nicht vorbesetzen
1 - Nachname
2 - Nachname(6) - Ort(3)
3 - Nachname(10) - Ort(3)
4 - Nachname - Ort

Configuratie 1037: Bedrijfsnaam toewijzen

Wanneer bij het aanmaken van een nieuw bedrijf de naam niet handmatig wordt ingegeven, kan het programma een naam na automatisch genereren.

0 - Kurzname
1 - Kurzname, wenn dieser <> Nachname
3 - Vorname Nachname

Configuratie 1038: Voorinstelling van een medewerker bij een bedrijf

Bij het aanmaken van een nieuw bedrijf kan het selectieveld medewerker automatisch een medewerker toewijzen. Hier kan ingesteld worden, of en welke medewerker toegewezen moet te worden.

0 - nicht vorbesetzen
1 - mit aktuellem Mitarbeiter
2 - mit dem ersten Mitarbeiter aus der Liste zugeordneter Mitarbeiter

Configuratie 1039: Voorinstellingen van WV-Medewerkers bij aanmaken van een bedrijf

Bij het aanmaken van een nieuw bedrijf kan middels het medewerker selectiemenu bij een automatisch gegenereerde Activiteit een medewerker voorinstellen. Hier kan ingesteld worden, of en welke medewerker automatisch toegewezen wordt.

0 - mit aktuellem Mitarbeiter
1 - mit hauptverantwortlichen Mitarbeiter
2 - mit dem ersten Mitarbeiter aus der Liste zugeordneter Mitarbeiter

Overige Configuraties

Configuratie 56: Klantadres uit dossierverwerking actualiseren.

Indien geactiveerd veranderd Concept Office na goedkeuring de bedrijfsgegevens volgens de in het dossier gewijzigde gegevens.

0 - Nein
1 - Ja
2 - Ja, nur bei neu angelegten Vorgängen

Configuratie 1018: Tonen van bedrijfsinformatie

Geeft aan, welke bedrijfsinformatie na selectie van een bedrijfsnummer als naam getoond dient te worden (Het betreft niet de adressen van dossierverwerking).

0 - Kurzname
1 - Name
2 - Nummer und Kurzname

Bedrijven, Gegevensonderhoud

nl:vorgaenge:eigenbedarf

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Eigen gebruik in de dossierverwerking

Om een goederenuitgifte in de eigen onderneming zichtbaar te maken kan dossierverwerking gebruikt worden. Daarvoor moeten wel eerst enkele stamgegevens aangepast worden.

Voorbereidingen

Speciale dossiersoorten

U heeft een dossiersoort met speciale eigenschappen nodig.

Bij dit extra dossiertype moet Order intake (effectief) uitgevinkt zijn, en moet bij Effectieve omzet de keuze nee, gereed met levering geselecteerd worden.

Speciale klanten

U heeft een bedrijf nodig welke uw onderneming, filiaal of medewerker vertegenwoordigt.

Het bedrijf wordt later als klant in het dossier opgenomen.

Onder klantgegevens kan aan deze klant ook een extra dossiersoort toegekend worden, die dan bij de orderinvoer automatisch ingevuld wordt.

Gebruik

Indien u een eigen gebruik dossier wilt verwerken, dient u eerst een dossier aan te maken. Selecteer uw eigen gebruik klant als klant en kies daarna het overeenkomende extra dossiertype.

Verwerk daarna de overige dossierposities en vervolg alle gewenste stappen tot aan het maken van de leverbon. Nadat de leverbon afgedrukt is, wordt het dossier automatisch in de status gereed gezet.

Statistiek

In de statistiekmodule kunt u dossiers met een speciale eigen dossiertype evalueren.

Nadat u een selectie hebt gemaakt, moet u de gewenste printerinstellingen opgeven.

U krijgt een statistische evaluatie, die u kunt exporteren of afdrukken.

Vorgaenge, Eigenbedarf

draganddrop

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-24T08:51:07+00:00

Drag & Drop - Die interne Dokumentenverwaltung von Concept Office

Die interne Dokumentenverwaltung Drag&Drop ermöglicht in ausgewählten Modulen das Bereitstellen von Dokumenten, die außerhalb von CO entstanden sind, aber einen direkten Bezug zum ausgewählten Datensatz haben.

Einrichtung

Diese Funktion ist nur mit der Lizenz 'Vertriebsunterstützung Active 1' nutzbar.

Konfiguration 417: Drag & Drop Funktion.

0 - Nein
1 - Ja

Desweiteren sollten, falls gewünscht, entsprechende Dokumentenarten angelegt werden.

Module

In folgenden Modulen steht die Funktion Drag&Drop zur Verfügung:

Aktivitäten
Bestellungen
Firmen
Maschinen
Tickets
Verträge
Vorgänge
Projekte
Lieferantenkonditionen
Lizenzen

Archiv

Im zentralen CO-Verzeichnis werden die Dokumente entsprechend vorgehalten.

Pfad: .\CO\Documents\1\DragDrop\JJJJMM\Dokumentenart

Die Dokumente werden mit dem Orginaldateinamen zuerst nach Datum und an zweiter Stelle nach Dokumentenart abgelegt. Jeden Monat wird ein neuer Ordner angelegt.

Einsatz

Die gewünschten Dokumente sind wie gewohnt in Drag&Drop-Funktionen mit der Maus auf das Dokumentensymbol zu ziehen. Danach öffnet sich ein Fenster zur Dokumentenzuweisung.

Es können auch E-Mails per Drag&Drop angehängt werden.

Per Drag&Drop besteht auch die Möglichkeit Links aus Webseiten zuzuweisen. Mittels Doppelklick auf das Drag&Drop-Symbol kann der Dokumentenzuweisungsdialog geöffnet werden und man kann manuell Dokumente verknüpfen. Beispielsweise kann man einen Sharepoint-Link einfügen und auf diesem Wege ein Sharepoint-Dokument zuordnen.

Um nur die Anhänge aus einer E-Mail an das gewünschte Modul zu hängen, muss beim Anwenden der Drag&Drop-Funktion die Umschalttaste gedrückt gehalten werden.

Beim Parallelbetrieb eines Archivierungssystemes kann es unter Umständen zu Konflikten kommen. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall unseren Support.

sidebar

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-11-18T10:26:23+00:00

Willkommen WIKI 8.0

allgemein:cokundentool

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-05T10:06:50+00:00

COKundentool

Allgemeine Einstellungen

Es werden nur Kundensonderpreise für die Kunden ausgegeben, welche im Modul „Firmen“ unter „Kundendaten“ in der Rubrik „Allgemein“ eine „Internetshop-ID:“ haben. Die Internetshop-ID kann mit der Firmennummer identisch sein.

Die Ausgabe der Kundensonderkonditionen erfolgt über das Modul „COKundentools.exe“. Dieses befindet sich im Programmpfad unter …\Programme\Software-Concept\Conceptoffice\sc.CO.Kundentools.exe oder unter C:\Users\Windows-Benutzername\Appdata\Local\ConceptOffice\sc.CO.Kundentools.exe . Aus diesem Verzeichnis, eine Verknüpfung auf den Desktop anlegen. Anschließend auf dem Desktop mit der rechten Maustaste die Eigenschaften der Verknüpfung aufrufen und unter Ziel, den vorhandenen Eintrag ergänzen um „ PrivatePilot“.

Wird dies nicht vorgenommen, so muss beim Start des „COKundentools“ die Eingabe „PrivatePilot“ manuell eingetragen werden.

Für die Ausgabe der Kundensonderkonditionen muss in der Datei „COKundentools.ini“ ein Eintrag mit dem Ausgabepfad angelegt werden. Die Datei „COKundentools.ini“ ist im Pfad ..\Sysdata

Wird das Programm über die Verknüpfung das erste Mal gestartet und der Eintrag wird in der COKundentools.ini nicht gefunden, dann wird der Eintrag automatisch angelegt und der Ausgabe-Pfad kann anschließend eingetragen, bzw. geändert werden.

Ausgabe der Kundensonderpreise

Der Aufruf des Moduls zur Ausgabe der Kundensonderpreise erfolgt über die angelegte Verknüpfung.

Einstellungen

Als Mandant wird der aktuelle Mandant aus Concept Office voreingestellt.

Unter „Kundennr:“ kann ein Kunde ausgewählt werden, so dass nur für diesen Kunden die Kundensonderpreise ausgelesen werden.

Erfolgt keine Auswahl (Kundennr:=0), so werden die Kundensonderpreise zu allen Kunden mit einer Internetshop-ID ausgelesen. Die Internetshop-ID wird im Modul „Firmen“, in der Registerkarte „Kundendaten“, unter „Allgemein“, im Feld „Internetshop-ID“, hinterlegt.
Für jeden Kunden wird eine eigene Datei mit Kundennummer und Name angelegt.

Unter „Ausgabepfad:“ wird der Pfad eingestellt, bzw. aus der COKundentool.ini übernommen, in welchen die Datei(en) abgelegt werden. Von dort aus können die Dateien in den Webshop übertragen werden.

Optionen für die Ausgabe der Daten

Kundenartikelpreise ausgeben: es werden nur Kundensonderpreise zu dem ausgewählten Kunden ausgegeben. Dies betrifft alle Kundenartikel und Kundenwarengruppenpreise.
Kundengruppenartikelpreise ausgeben: es werden Sonderpreise der Kundengruppe ausgegeben. Dies betrifft alle Kundengruppenartikel und Kundengruppenwarengruppenpreise.
nur Artikel mit Exportkennzeichen berücksichtigen: selektiert alle Artikel, bei denen „Artikel exportieren“ im Artikelstamm aktiviert ist.
Preise für Bereiche ausgeben: wählt Sonderpreise für einen Bereich aus, z.B. Artikelnummer = „Lei*“ (für alle Artikel, welche mit Lei beginnen), oder Artikelnummer = „*“ (für alle Artikel), oder Warengruppe = „*“ (für alle Warengruppen).
nur Kundenartikel-Nettopreise (ohne Warengruppenpreise): hier werden, nur Artikel-Sonderkonditionen mit absoluten Beträgen, aber keine Warengruppenpreise und keine Bereichspreise ausgewählt.
Bei Rabattregelung Rabatte ausgeben: hier werden Sonderkonditionen mit Rabatten ausgegeben.
Datei mit Staffelmenge ausgeben: sind Staffelpreise angegeben, so werden diese mit ausgegeben, sonst nur die kleinste Staffelmenge (0, oder 1)
Artikel als Kernsortiment ausgeben: Artikel werden mit dem Kennzeichen Kernsortiment ausgegeben
Aktionspreise ignorieren: sind Aktionspreise vorhanden, werden diese ignoriert
Nullpreise explizit ausgeben: wird der Haken gesetzt werden Artikel mit Nullpreise mit ausgegeben, andernfalls werden diese ignoriert
Nur Preise aus dem Preiskatalog: die Ausgabe der Preise einzelner Preiskataloge
Preiskatalogname in Ausgabedateiname aufnehmen: hier wird der Name des gewählten Preiskataloges mit in den Dateinamen der ausgegebenen Datei übernommen
Webkatalogname in Ausgabedateiname aufnehmen: hier wird der Name des gewählten Webkataloges mit in den Dateinamen der ausgegebenen Datei übernommen
Für Artikel, die keinen gültige Sonderkondition haben, den Listenpreis ausgeben: Ist dieser Haken gesetzt wird für Artikel, die keinen gültigen Preis im gewählten Katalog haben, der Listenpreis übernommen.
Kundennr. anstelle von Kurzname in Dateiname: Wird bei der Ausgabe im Dateinamen die Kundennummer anstelle des Kunden-Kurznamen verwendet.
Zusätzlich alle Kundenartikel ausgeben
PBS-Deutschland: Anbindung des PBS-Deutschland-Webshop

Führende Artikelnummer

Auswahl, ob für den Webshop die eigene Artikelnummer aus Concept Office übergeben wird.
Die Artikelnummer aus einem Katalogeintrag, im Modul Artikel, unter „Katalog“
Alternativ kann der Artikel auch mit beiden Nummern übergeben werden
nach GTIN (wenn keine GTIN vorhanden ist, wird der Artikel ignoriert)

Ist die Parameterauswahl abgeschlossen, dann werden die Kundensonderpreise über den Button „Start“, in das Zielverzeichnis ausgegeben. Für jeden Kunden wird eine eigene Datei erzeugt. Zur Überprüfung kann das Protokoll eingesehen werden, in dem die ausgegebenen Dateien gelistet sind und auch Fehler vermerkt werden.

Will man den Prozess automatisieren, kann man als 2. Parameter am Kundentool eine 0 mitgeben und kann das Kundentool in den Windows-Taskplaner einbinden.

Beim Kundentool zur Preislistenausgabe PrivatePilot können jetzt Sets von Einstellungen als Schema gespeichert, geladen und gelöscht, sowie automatisch ausgeführt werden. Mögliche Aufrufparameter des Kundentools:

```
Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot
```
- Maske wird angezeigt
```
Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot <Kundennummer>
```
- Automatische Verarbeitung mit Standardschema für den angegebenen Kunden

Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot <Kundennummer> <Schemaname>

Anstelle einer speziellen Kundennummer kann auch * angegeben werden. Damit werden die Dateien für alle Kunden ausgegeben.

COKundentool,, Webshop

allgemein:dsgvo-datenschutzgrundverordnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-07-01T13:15:39+00:00

DSGVO Datenschutzgrundverordnung

Anpassungen in Concept Office

Ab 25. Mai 2018 gilt die neue EU Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). In Concept Office sind dazu erweiterte Funktionen implementiert, um den Händler datenschutzkonform agieren zu lassen.

Firmen Stammdaten

An jedem Firmendatensatz kann der Status der AVV eingestellt und fortlaufend eingesehen werden.

Einstellungen zur Herkunft

Es kann hinterlegt werden, welcher Herkunft die entsprechenden Datensätze sind. Diese Funktion ist am Kontakt, sowie am Ansprechpartner einstellbar. Mittels Zuweisen einer Aktion kann eindeutig nachvollzogen werden, wo der Datensatz herkommt.

Kontakt

Ansprechpartner

Modulfunktion Kontaktdatenauskunft

Für die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) kann mit der Modulfunktion eine E-Mail erzeugt werden, welche die Kontaktinformationen als Dateianhang enthält. Diese können auch direkt ausgedruckt werden. Mittels Vorschau kann das Dokument geprüft werden

Der Vereinbarungsinhalt ist in Textbausteinen hinterlegt. Diese sind im Einzelnen:

bwMailTextDSGVOAP
bwMailTextDSGVOKunde
bwMailBetreffDSGVOAP
bwMailBetreffDSGVOKunde

und können bei Bedarf angepasst werden.

Anhang zur Email der Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV)

Diese Modulfunktion ist in gleicher Funktionsweise auch am Ansprechpartner verfügbar.

Neuerungen beim Löschen von Kontakten

Beim Löschen von Kontakten wird der Kontakt als gelöscht gekennzeichnet. Namen, Anschriften und Ansprechpartner werden gelöscht. Vorgänge, Umsätze und Druckdokumente bleiben erhalten, sind aber nur durch gezielte Abfrage sichtbar.

Kontakte, Firmen, Ansprechpartner

Anonymisierung

Bei Ansprechpartnern und Kontakten (Firmen) gibt es die Modulfunktion Ansprechpartner oder Kontaktdaten anonymisieren.

Im Rahmen der Anonymisierung personenbezogener Daten bei Ansprechpartnern und Kontakten (Firmen) in den Übersichten der Ansprechpartner und der Kontakte wurden zwei Spalten (Anonymisierung-Info und Anonymisiert am) hinzugefügt.

Es kann nun ein Grund für die Anonymisierung hinterlegt werden (Anonymisierung-Info).
Zusätzlich wird automatisch das Datum der Anonymisierung gespeichert (Anonymisiert am).
Eine Captcha-Sicherheitsabfrage zum Anonymisieren von Ansprechpartnern wurde hinzugefügt.

allgemein:outlooksicherheit

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Sicherheitseinstellungen für Microsoft Outlook

Damit Concept Office ohne Rückfrage mit Microsoft Office Daten abgleichen kann, muss die entsprechende Einstellung in MS Outlook abgeschaltet werden.

Einstellung in MS Office 2007

Wählen Sie in der Menüleiste Extras aus und dann den Menüpunkt Vertrauensstellungscenter…

Auf der Registerkarte Programmgesteuerter Zugriff wählen Sie die Einstellung Bei verdächtigen Aktivitäten nie Warnhinweis anzeigen.

Einstellung in MS Office 2010

Wählen Sie im Menü Datei den Menüpunkt Optionen.

Auf der Regsiterkarte Sicherheitscenter klicken Sie bitte auf Einstellungen für das Sicherheitscenter.

Auf der Registerkarte Programmgesteuerter Zugriff wählen Sie die Einstellung Bei verdächtigen Aktivitäten nie Warnhinweis anzeigen.

Alternativen

Falls Sie oder Ihr Administrator die Sicherheitsfunktion nicht komplett abschalten möchten, kann mittels Drittsoftware ein selektiver Zugriff auf Outlook ermöglicht werden. Beispielsweise kann Advanced Security for Outlook dies umsetzen.

allgemein, Outlookanbindung

allgemein:outlooksynchronisation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Synchronisation mit Microsoft Outlook

Es existieren verschiedene Möglichkeiten Daten mit Microsoft Outlook auszutauschen. Diese werden zentral über eine Synchronisationsschnittstelle abgewickelt. Der Aufruf der Outlocksynchronisation erfolgt in den Optionen unter der Reiterkarte Office.

Voraussetzungen

Es wird ein installiertes Microsoft Outlook ab Version 2007 vorausgesetzt. Das Produkt muss auf dem selben System installiert sein auf dem auch Concept Office installiert ist. Der Zugriff auf ein lokales Microsoft Outlook von einer Terminalserver-Sitzung mit Concept Office ist nicht möglich.

Konfigurieren der Synchronisation

Die Konfiguration erfolgt beim erstmaligen Synchronisieren und kann jederzeit in den Nutzereinstellungen überarbeitet werden.

Allgemeine Einstellungen

Das Synchronisationsintervall gibt den Minutenabstand zwischen 2 Synchronisationsvorgängen an. Die Einstellung 0 deaktiviert die automatische Synchronisation.

Als Synchronisations-Mandant muss ein führender Mandant ausgewählt werden, da MS Outlook keine Mandanten widerspiegelt.

Weitere Einstellungen

Die Einstellungen der jeweiligen Synchronisationsart werden im Kontext der Funktionsbeschreibung dokumentiert.

Synchronisieren

Während die Synchronisation läuft, wird in der Statuszeile ein entsprechendes Symbol eingeblendet:

automatisch

Wird ein Synchronisationsintervall >0 eingestellt, startet Concept Office zyklisch und automatisch die Synchronisation.

manuell

Die Synchronisation kann auch manuell durchgeführt werden, durch Klicken Outlock synchronisieren unter der Reiterkarte Office.

Einige Synchronisationsfunktionen sind nur bei manueller Ausführung möglich. Diese werden in der Funktionsbeschreibung gesondert vermerkt.

Arten der Synchronisation

Es wird zwischen verschiedenen Arten von Synchronisationen unterschieden:

Sonstiges

Dieses Modul ist mit der Lizenz Vertriebsunterstützung 1 verfügbar.

Warnmeldung von Microsoft Outlook

Möglicherweise erscheint beim Start der Synchronisation folgende Warnmeldung:

Sie können diese Meldung bei jedem Aufruf manuell beantworten - dies ist für eine automatische Synchronisation aber nicht praktikabel. Stattdessen empfehlen wird in dem Fall die Einstellung abzuschalten.

allgemein, Outlookanbindung, Outlook, Synchronisation

allgemein:reminder

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Reminder

Die Funktion „Reminder“ dient dem Benutzer von Concept Office dazu, sich selbst an Termine und Aufgaben zu erinnern und auf an ihn delegierte Termine und Aufgaben hinzuweisen. Ab Version 6.0 ist der Reminder kein eigenes Programm mehr, sondern in Concept Office integriert. Das heißt, er funktioniert auch nur wenn Concept Office läuft, aber auch dann, wenn es minimiert

Die Funktion „Reminder“ zeigt folgendes an:

Aktivitäten, bei denen eine Erinnerung eingestellt wurde.
Aktivitäten, die man zugewiesen (delegiert) bekommen hat.
Rückmeldungen von Aktivitäten, die man anderen Nutzern zugewiesen hat.

In den Benutzereinstellungen kann jeder Anwender dieser Funktionen eine eigene Farbe zuweisen. So das man bereits an der Farbe des kleinen Fensters erkennt, um was es sich handelt. Zudem kann die Verweildauer des Erinnerungsfensters eingestellt werden.

Soll die Erinnerung automatisch mit einem Vorlauf versehen werden, so kann das ebenfalls in den Benutzereinstellungen hinterlegt werden.

Öffnet sich das Fenster, bekommt es keinen Fokus. Der Nutzer kann einfach weiterarbeiten. Nach Start von Concept Office erscheint eine Erinnerung mit einer Zusammenfassung aller Aufgaben und Termine des Tages.

Mit Klick auf das kleine Kreuz oben rechts schließt das Erinnerungsfenster. Auf die Pinnadel daneben klickt man, wenn sich das Fenster nicht nach der eingestellten Verweildauer automatisch schließen soll. Links unten findet der Nutzer Icons je nach Verknüpfung der Aktivität mit anderen Daten:

Sprung in die Aktivität
Sprung in die verknüpfte Firma
Sprung in den verknüpften Ansprechpartner
Sprung in den verknüpften Vorgang
„Nicht mehr Erinnern“ aktivieren
Neue Erinnerung eintragen

Bekommt man einen Termin delegiert, wird dies in einer anderen Farbe (wenn entsprechend eingestellt) dargestellt. Zudem finden sich in dem Erinnerungsfenster Icons um den Termin zu bestätigen oder abzulehnen.

Wurde eine delegierte Aktivität bestätigt oder abgelehnt, kann man sich auch ein Fenster einblenden lassen. Dies wird so lande angezeigt, bis dieses mit einem Klick auf „Zur Kenntnis genommen“ oder durch den Klick auf das entsprechende Icon ausgeblendet wird.

Starten des Reminders

Über der Office-Schaltfläche kann der Reminder gestartet werden. Nach der Betätigung des Buttons Reminder starten werden alle Erinnerungen angezeigt.

anrufliste:anrufliste

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-12T08:46:56+00:00

Anrufliste

Wenn eine TAPI-Schnittstelle vorhanden ist und konfiguriert wurde, kann Concept Office Daten mit Ihrer Telefonanlage austauschen. Das Modul Anrufliste zeigt eine Übersicht aller eingehenden und ausgehenden Anrufe

Anruf-Übersicht

Die Übersicht zeigt alle Anrufe, ob sie eingehend oder ausgehend waren und ob Sie angenommen wurden.

Durch Doppelklick auf einen Datensatz gelangen Sie in die Anruf-Ansicht.

Anruf-Ansicht

Falls die Telefonnummer in Ihren Firmen-Stammdaten hinterlegt ist, zeigt Concept Office Ihnen die zugehörigen Daten hier an.

Sie können von hieraus in die Firma oder den zugehörigen Ansprechpartner wechseln. Außerdem ist das Anlegen einer Aktivität möglich.

Modulfunktionen

Über die Modulfunktionen kann der Anrufer auch direkt zurückgerufen werden.

Sonstiges

Dieses Modul ist mit der Lizenz Vertriebsunterstützung 1 verfügbar.

Aktuell-Vertrieb, Anrufliste

artikel:taetigkeiten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-23T13:21:57+00:00

Tätigkeiten

Als Tätigkeiten werden Artikel (Artikelart Allgemein) mit der gleichnamigen Artikelart bezeichnet.

Sie unterscheiden sich in mancherlei Hinsicht von sonstigen Artikeln. Der nachfolgende Artikel beschreibt diese Unterschiede.

Darstellung als Position

Tätigkeiten werden mit türkisfarbenem Hintergrund dargestellt.

Eingabe der Details (Stundenerfassung)

Um die Details der Tätigkeit einzugeben, müssen Sie im Kontextmenü die Stundenerfassung aufrufen. Alternativ ist F12 möglich.

Geben Sie eine oder mehrere Zeilen ein. Zwingend müssen Datum, Techniker und Stundensatz eingetragen werden.

Preisermittlung

Die Preisermittlung von Tätigkeitspositionen wurde grundlegend überarbeitet. Rabatte und Stundensätze werden jetzt pro Stundenzettelposition erfasst. Der Positionswert wird positionsweise angezeigt. Der Wert der Tätigkeitsposition ist die Summe der rabattierten Positionswerte der Stundenzettelpositionen. Der eingegebene Rabatt beeinflusst die Preise für Arbeits- und Fahrtzeit, nicht jedoch den Kilometerpreis. Der Rabatt wird anhand des Tätigkeitsartikels vorbesetzt, d.h. vorhandene Sonderkonditionen werden berücksichtigt.

An der Tätigkeitsposition (Vorgangsposition) wird der rabattierte Preis mit Rabatt=0 ausgewiesen, die Einzelrabatte können über den Langtext in die Kundenformulare eingesetzt werden.

Für Langtexte wurden folgende neue Platzhalter definiert:

Platzhalter	Bedeutung
#PWFR#	Preis pro Arbeitswert Fahrtzeit rabattiert
#PWR#	Preis pro Arbeitswert rabattiert
#PSFR#	Preis pro Stunde Fahrtzeit rabattiert
#PSR#	Preis pro Stunde rabattiert
#RAB#	Rabatt
#RAB0#	Rabatt mit Nullwertunterdrückung

Tätigkeiten mit vordefinierten Preisen

Soll eine Tätigkeit doch einen festen Preis besitzen, wird dieser auf der Registerkarte Service hinterlegt

Wählen Sie aus, ob es sich um eine Arbeitszeit, einen Arbeitswert oder eine Pauschale handeln soll und geben Sie anschließend die Zeiten, die Intervalle oder die Pauschalbeträge ein.

Es ist möglich nur einen Verkaufspreis zu hinterlegen. Die Pauschale für den EK wird nur dann verwendet, wenn die Summe aus Arbeitszeit-, Fahrtzeit- und Kilometerkosten gleich 0 ist.

In allen anderen Fällen wird der Einkaufspreis wie unter Preisfindung beschrieben anhand der Stundenzettel ermittelt.

Positionstext

Tätigkeiten besitzen keinen festen Positionstext. Dieser wird nach Eingabe der Stundenerfassung von Concept Office gebildet. Abhängig von der Abrechnungsart der Tätigkeit wird dazu der Textbaustein bwTaetigAW (für Arbeitswerte), bwTaetigAZ (für Arbeitszeit) oder bwTaetigPA (für Pauschalen) als Vorlage verwendet. Die im Textbaustein enthaltenen Platzhalter werden dabei durch die Informationen der Tätigkeit ersetzt.

Eine Liste der möglichen Platzhalter finden Sie hier.

Artikel, Taetigkeiten

bestellvorschlaege:bestellvorschlaege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-25T13:14:27+00:00

Bestellvorschläge

Im Strukturbaum unter Aktuell finden Sie das Modul Bestellvorschläge (BV).

Über das Modul „Bestellvorschläge“ können sowohl Bestellvorschläge, als auch Umbuchungsvorschläge erstellt werden.

Ermitteln

Sie können sich von Ihrer Warenwirtschaft Bestellvorschläge in verschiedenen Selektionen ermitteln lassen. Beispielsweise für ein einzelnes Lager oder einen bestimmten Lieferanten.

Sie können bei Lager auch eine Lagergruppe auswählen, für die die Bestellvorschläge ermittelt werden sollen.

Eine neue Checkbox ‚Erweiterte Protokollierung‘ (ab CO 8.3460.xx) wurde im Reiter ‚Ermitteln‘ hinzugefügt. Durch Aktivieren dieser Option werden nun alle Artikel ausführlich im Log-Protokoll erfasst, auch solche, die nicht als Bestellvorschlag erstellt wurden. Diese Option steht genauso für Bestellvorschläge per Automation zur Verfügung:

< option >
< name > BvProtokollExt < /name >
< value > True < /value >
< /option >

Falls die Option nicht aktiviert ist, wird nur ein minimalistisches Protokoll ausgegeben.

Mit dem Button Lagermengen prüfen können Sie sämtliche Bestände auf fehlerhafte Mengen kontrollieren

Die Funktion öffnet sich in einem eigenen Fenster und kontrolliert auch den Maschinenbestand

Nutzen Sie diese Funktion vor Ihrer Inventur, um Fehlbestände aus digitalen Fehlbuchungen zu vermeiden.

Im Modul Bestellvorschläge werden Logdateien zur Lagermengenprüfung automatisch unter …\CO\Data\Logs\Lager\ in entsprechend benannten Ordnern gespeichert.

Bearbeiten

Sie können bei Bedarf die einzelnen Artikel vor der Bestellung noch bearbeiten.

Für diesen Prozess werden Ihnen unter der Reiterkarte Bearbeiten vielfältige Informationen zur Verfügung gestellt.

Im Reiter „Bearbeiten“ der Bestellvorschläge werden unter dem Link „Wareneingänge/-ausgänge“ nun sämtliche Warenein- und -ausgänge aus allen Lagern angezeigt.

Übersicht/Drucken

Hier finden Sie die Übersicht aller Bestellvorschläge. Die Mengen können Sie bei entsprechend eingestellten Rechten auch in Massenbearbeitung ändern.

Im Bestellvorschlag (Reiter: Übersicht/Drucken) steht eine Modulfunktion zum Import von Tagespreisen aus einer Excel-Datei zur Verfügung. Dabei werden Lieferant und Preis sowohl im Bestellvorschlag als auch im Artikelstamm aktualisiert.

Zu importierende Excel-Daten:

Vorschlagsnummer
Artikelnummer
Lieferantennummer
Preis

Optional kann im Importschema ein Preiskatalog über den Schalter _Preiskatalog definiert werden.

Hinweis: Der Tagespreis wird immer mit Staffelmenge = 0 importiert; vorhandene Staffeln werden dabei beendet.

Übernahme

Die Bestellungen können erzeugt werden:

für die Lagergruppe
pro Lager
alle Läger
alle Lieferanten
pro Lieferant

Für die Übernahme der Bestellvorschläge in die Bestellungen muss unter „Übernahme“ der Geschäftsbereich ausgewählt werden. Es kann außerdem eine Filiale zugeordnet werden.

Über diese Geschäftsbereichszuordnung können später die offenen Bestellungen pro Geschäftsbereich ermittelt werden. Mit „Vorschläge übernehmen“ werden die Bestellvorschläge in die Bestellungen, mit dem Status erfasst übernommen.

Erzeugte und ergänzte Bestellungen werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. Für Umlagerungsvorschläge können Sie hier einen Transportschein drucken.

Um die Bestellvorschläge eines Lieferanten, aus den unterschiedlichen Lägern, in eine Bestellung zu übernehmen muss noch in der Rubrik „Übernahme“ der Haken „An evtl. vorhanden Bestellungen anfügen“ gesetzt werden. Außerdem muss noch der Geschäftsbereich gewählt werden, für welchen die Bestellung ausgelöst wird.

Wird in der Rubrik „Übernahme“ der Haken „An evtl. vorhanden Bestellungen anfügen“ nicht gesetzt, so wird pro Lager eine Bestellung ausgelöst.

Protokoll

Hier werden die Protokolleinträge angezeigt, die im laufenden Bestellvorschlag entstehen und auf z.B. nicht bestellbare Artikel hinweisen. Wird der Bestellvorgang aus dem Bestellvorschlag abgeschlossen, wird die Auflistung geleert.

Lieferantenübersicht

Hier erhalten Sie ein Übersicht der Lieferanten für welche eine Bestellung erzeugt bzw. ergänzt wurde. Die unterschiedlichen Farben weisen visuell auf den Status der Bestellung hin.

Rot = Mindestbestellwert nicht erreicht
Gelb = Mindestbestellwert erreicht, aber Freihausgrenze noch nicht
Schwarz = Mindestbestellwert und Freihausgrenze erreicht

Bestellvorschläge, Bestellwesen

In den Bestellvorschlägen gibt es im Reiter „Lieferantenübersicht“ eine neue Spalte „Bestellzeitpuffer“, die anzeigt, wie viel Zeit noch bleibt bis die Ware bestellt werden muss, damit sie bis zum Freitag vor dem Wunschtermin des Kunden angekommen ist.

Grün steht dabei für mehr als eine Woche Zeit, gelb für weniger als eine Woche und rot dafür, dass die Bestellung bereits hätte ausgelöst werden müssen. Als Lieferzeit werden, falls vorhanden, die Wiederbeschaffungstage des Artikels verwendet, ansonsten die mittlere Lieferzeit des Lieferanten.

Weitere Themen

Seiten in diesem Namensraum:

Bestellvorschläge für Lagergruppen

Dynamische Bestandsermittlung

Umbuchungsvorschläge

Bestellvorschläge, Bestellwesen

concept_cash:bonpositionsstorno

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-12-14T06:59:47+00:00

Stornieren von Bonpositionen

Um eine Fehleingabe innerhalb eines Bons zu korrigieren, können verschiedene Storno-Funktionen genutzt werden.

Besondere Positionen können nicht storniert werden. Dazu gehören Gutscheinverkäufe, Textpositionen oder Ausgaben.

Zeilenstorno

Um die zuletzt eingegeben Zeile zu stornieren, kann die Kassenfunktion Zeilenstorno genutzt werden. Sie storniert die unterste Zeile der Bonpositionen.

Taste: ALT+F7

Die Position bleibt als Anzeige in den Bonpositionen stehen, wird rot, mit Preis 0 und mit Menge Storno dargestellt. Die Position wird nicht auf dem Kassenbon ausgedruckt.

Stornieren über den Stornomodus

Das Aktivieren des Stornomodus und ein anschließender Klick auf eine Bonposition storniert diese Position.

Taste: F7

Die Position bleibt als Anzeige in den Bonpositionen stehen, wird rot, mit Preis 0 und mit Menge Storno dargestellt. Die Position wird nicht auf dem Kassenbon ausgedruckt.

separate Stornoposition oder Teilstorno

Aktivieren des Stornomodus und anschließende Eingabe einer Artikelnummer ermöglicht das Ausweisen der Stornoposition sowie Teilstornierungen.

Taste: F7

Button:

Concept Cash bietet dann eine Auswahl der Positionen mit gleicher Artikelnummer an.

Hier kann nun die Position ausgewählt und eine Stornomenge eingegeben werden.

Nach dem Klick auf OK wurde eine neue Position hinzugefügt, rot dargestellt und mit negativer Menge. Die stornierte Position ist mit einem * gekennzeichnet. Beide Positionen werden auf dem Kassenbon ausgedruckt.

Concept Cash, Kasse, Bonbearbeitung

concept_cash:sachbuchungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-08-16T06:59:43+00:00

Kassenverkäufe als Sachbuchung an die Fibu übergeben

Aktuell ist die Möglichkeit Sachbuchungen in die Fibu zu buchen, nur für die folgenden Finanzbuchhaltungen implememtiert:

Datev
eGecko

Konfiguration 204: Kassenverkäufe als Sachbuchung buchen

0 - Als Rechnungsausgang für den Barverkaufsdebitor buchen
1 - Sachbuchung einfach (Erlöse, Rechnungszahlung)
2 - Sachbuchung komplett (Erlöse, Entnahmen, Einnahmen, Kreditkartenzahlung, Rechnungszahlung)

Ausprägung = 1: In der Ausprägung 1 werden die Buchungen als Erlösbuchungen, sowie sonstige Einnahmen und Ausgaben gebucht. Eine Unterscheidung zwischen Bar und Karten-Zahlungen wird hier nicht durchgeführt.

Ausprägung = 2: Es werden separate Buchungen ausgeführt:

Erlösbuchungen
- Barverkauf Konto gegen Sachkonto
Gutscheinverkauf
- Erlöskonto gegen Kassenkonto
Gutscheinzahlungen,
- Kassenkonto gegen Sachkonto Gutschein
Ausgaben
- Kassenkonto gegen Sachkonto Auszahlung
Einnahmen
- Sachkonto Einnahmen gegen Kassenkonto
Einnahme aus Rechnung
- Debitor gegen Sachkonto Kasse (Kassenkonto)
Kartenzahlungen.
- Erlöskonto Artikel gegen Kassenkonto.
- Kassenkonto gegen Sachkonto Karte

Vorbereitungen

Vor der Umstellung der Konfiguration 204 auf die Ausprägung 2 müssen die Konten an der Kasse hinterlegt werden. Einstellungen der Sachkonten müssen im Modul Concept Cash (Kasse) vorgenommen werden. Dort werden die einzelnen Module über die „Stammdaten“ aufgerufen

Kassenkonten hinterlegen

Concept Cash –> Stammdaten –> Kassen

Kreditkarten-Konten hinterlegen

Concept Cash –> Stammdaten –> Kreditkarten

Ein- und Ausgaben definieren

Concept Cash –> Stammdaten –> Einnahmen/Ausgaben

Zahlungsarten

Concept Cash –> Stammdaten –> Zahlungsarten

Abschöpfungen

Artikel „DIVABSCHOEPFUNG“ für Abschöpfungen anlegen. Damit diese an der Kasse gebucht werden können.

Belegarten

Belegart	Buchungstyp
101	Barverkauf, Erlösbuchung zu den Bon-Positionen wenn andere Bezahlart des Bons vorliegt.
110	Zahlung oder Verkauf eines Gutscheins
112	Ausgaben
121	Kartenzahlung
131	Ausgleich einer Rechnung

Es wird für jeden Bon und jedes Erlös-, Sach-Konto ein Buchungssatz erzeugt.

Concept Cash, Kasse, Sachbuchungen

concept_cash:vorgangsabwicklung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:26+00:00

Vorgänge kassieren

Concept Cash ermöglicht es in Concept Office erfasste Vorgänge zu liefern und zu fakturieren (kassieren).

Lieferbereite Aufträge

Nach der Kundenidentifikation wird im Infobereich der Kundenanzeige angezeigt, wenn dem Kunden zugeordnete Vorgangspositionen zur Lieferung bereitstehen.

Über die Kassenfunktion Auftragssuche oder über STRG+UMSCHALT+F8 lässt sich eine Suche starten.

Aus der Suche lassen sich nun die gewünschten Artikel auswählen und in den Bon aufnehmen. Mehrfachübernahme ist möglich.

Die Anzahl der lieferbereiten Aufträge reduziert sich erst, nachdem der Bon kassiert wurde - nicht nach der Aufnahme in den Bon.

Rechnungen Kassieren

Falls ein Kunde eine Rechnung an der Kasse bezahlen will, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie den Kunden aus (Kundenidentifikation) und rufen Sie die Kassenfunktion Einnahme Rechnung auf. Alternativ ist die Tastenkombination Alt+F2 möglich.

Daraufhin wird im Bereich der aktuellen Bonposition die Eingabe zur Rechnungsnummer angezeigt.

Sie können nun die Rechnungsnummer eingeben oder aus bestehenden offenen Posten auswählen.

Nach Bestätigen des Rechnungsbetrages wird die Rechnung als Bonposition aufgenommen.

Die Bonbearbeitung kann nun normal fortgesetzt werden.

Es wird keine Buchungsinformation an Ihre Finanzbuchhaltung übergeben. Sie müssen die Rechnung in der Fibu nochmals als bezahlt kennzeichnen. Sie können zum Beispiel die Statistik Einnahmen/Ausgaben für diese Kasse und diesen Tag ausdrucken, darin sind die Rechnungsnummern ersichtlich.

Concept Cash, Kasse, Vorgaenge

edi-schnittstelle:import_dokumente_xml

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:34+00:00

XML-Import von Dokumenten

Ab Version 7.0.2174 verfügbar.

Concept Office verfügt über eine Schnittstelle zum Einlesen von Dokumenten im Datenformat XML.

Für diese Funktion ist eine Lizenz erforderlich.

Import XML Datei

Öffnen Sie unter Sonstiges das Modul Edi-Schnittstelle.

Wählen Sie bei Schnittstelle „Dokumente einlesen“ und bei Datenformat „CO-Documents-XML-Format“ ein.

Über den Button Konfiguration können Sie das entsprechende Quellverzeichnis, aus dem die XML-Dateien importiert werden sollen, auswählen.

Nun werden Ihnen alle Dokumente angezeigt, die an dem Zielpfad zur Verfügung stehen. Über das Häkchen können Sie auswählen, welche importiert werden sollen. Standardmäßig sind diese Kästchen aktiv vorbelegt. Mit anschließendem Klick auf Einlesen werden die ausgewählten Dokumente importiert.

Abschließend erhalten Sie eine Meldung über das Resultat des Imports. Sie können diesem entnehmen, welche Dokument erfolgreich eingelesen wurden und sich Fehlermeldungen zu gescheiterten Importen anschauen.

Samples Datei

Die nachfolgende Samples Datei stellt den Aufbau einer XML-Datei dar, welcher für ein korrektes Einlesen über die Edi-Schnittstelle in Concept Office erforderlich ist.

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<CoDocument>

  <!-- ausgebende Applikation --> 
  <Application>Concept Office</Application>
  <SenderId>Bürowelt Gmbh</SenderId>
  <ReceiverId>Servicepartner Gmbh</ReceiverId>
  <CreationTime>2019-09-04T14:03:00</CreationTime>
  <Creator>Frank Mustermann</Creator>
  
  <!-- Dokumentart, WICHTIG: notwendiges Feld, es muss eine entsprechende Dokumentenart in CO existieren-->
  <DocumentType>Statusseite</DocumentType>
  
  <!-- Dateiname des Dokumentes, WICHTIG: notwendiges Feld, die Datei muss in dem angegebenen Pfad enthalten sein -->
  <!-- Die Datei wird bei der Verarbeitung in das Dokumentenverzeichnis bewegt -->
  <DocumentFileName>C:\Beispielordner\Statusseite5432.pdf</DocumentFileName>
  
  <!-- Beschreibung des Dokuments, wird als Titel in CO verwendet, WICHTIG: notwendiges Feld, darf nicht leer sein -->
  <Description>Statusseite zu Gerät 5432</Description>
  <Comment>Bei Installation vom Techniker erstellt.</Comment>
  <Assignments>
	<Assign>
		<!--'Vorgang', 'Maschine', 'Vertrag', 'Kontakt', 'Projekt', 'Aktivitaet', 'Aktion' (ohne Kontakt), 'Planung', 'Ticket'-->
		<!-- Verhalten wie bei Drag & Drop in dem Modul-->
		<!-- WICHTIG: Das Dokument wird zusätzlich zu Vorgangsnummer, Maschinennummer, etc. einer Kontaktnummer zugewiesen -->
		<!-- Die Kontaktnummer wird aus der ERSTEN Zuweisung (Assignment) genommen, in diesem Beispiel des Vorgangs -->
		<!-- Sollte die erste Zuweisung keine Kontaktnummer hervorbringen, kann dem Dokument durch die nächste Zuweisung eine Kontaktnummer zugewiesen werden, usw. -->
		<!-- Alle weiteren Zuweisungen überschreiben NICHT die Kontaktnummer. Ausnahme: Zuweisung an einen Kontakt, dieser überschreibt die Kontaktnummer -->
		<!-- Mit jeder Zuweisung einer Kontaktnummer wird auch die (Haupt-)Ansprechpartnernummer an das Dokument zugewiesen, falls es zu der Zuweisung eine gibt -->
     	        <Type>Vorgang</Type>
		<Key>1059269</Key>
	</Assign>
	<Assign>
		<Type>Maschine</Type>
		<Key>5432</Key>
	</Assign>
  </Assignments>  
</CoDocument>

Weiteres

Sonderrecht Dokumente einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Dokumente in den Dokumentenstamm einzulesen.

Ja
Nein

fibuschnittstelle:fibuschnittstelle

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-28T09:11:24+00:00

Fibuschnittstelle

Im Modul Fibuschnittstelle werden die Daten der Debitoren- und Kreditoren von Concept Office an die Finanzbuchhaltungssoftware übergeben.

Übersicht unterstützter Fibu-Programme

Registerkarte Anzeige

In der Registerkarte Anzeige können vor der eigentlichen Fibu-Übergabe über die Schaltfläche Seitenansicht die Daten, die übergeben werden, angesehen werden. Dazu wird die Belegart ausgewählt, z.B.: Rechnungen und Gutschriften, sowie der Erfassungszeitraum von – bis angegeben. Auch nach einer Sammelbelegnummer (z.B.: ZR-Nummer von Soennecken) kann selektiert werden.

Wurden in der Registerkarte FiBu-Übergabe die Buchungen übergeben, dann kann über die Schaltfläche Übergabeprotokoll das Protokoll angesehen und über die Schaltfläche Drucken das Protokoll gedruckt werden.

Registerkarte Fibu-Übergabe

Hier findet die Übergabe in die angeschlossene Finanzbuchhaltung statt.

Durch Wahl des Buchungskreises, z.B. Ausgangsrechnungen, der angeschlossenen Fibu (standardmäßig durch Einstellung am Mandanten vorbelegt) sowie dem Belegdatum/Buchungsdatum, kann eine Übergabe erfolgen. Durch Klick auf die Schaltfläche Anzahl ermitteln und wird die Anzahl der bereitstehenden Belege angezeigt.

Durch Setzen der Häkchen „Stammdaten übergeben“, „alle Belege übergeben“ und die Einstellung Belege pro Filiale separieren, können die Daten, die zu übergeben sind, weiter spezifiziert werden.

Beachten: die Besonderheiten bei den Fibuschnittstellen zur Datev, KHK und Abacus.

Bei der Fibuübergabe ist es zudem möglich, die Datev3.0 als zusätzliches Ausgabeformat anzugeben. Damit werden bei der Übergabe neben der aktuell eingestellten Fibu zusätzlich die Daten für die Datev 3.0 bereitgestellt. Die Ausgabe erfolgt mit identischen Parametern (Pfad, Belege separieren, Stammdaten, usw.) und erfolgt über das Auswahlfeld: Zusätzliche Ausgabe für Fibu.

Registerkarte Kasse

Mit Eingabe des Bondatums von – bis ein und dem Klick auf die Schaltfläche Kassenbuch übernehmen, werden die Buchungen aus der Kasse in die Finanzbuchhaltung übergeben. Es erscheint eine Übergabebestätigung mit der Anzahl der übergebenen Buchungen.

Registerkarte Perioden

Ausgangsrechnungen - Unter Perioden können für Ausgangsrechnungen spezielle Einschränkungen für das Belegdatum getroffen werden. Bei der Standardeinstellung Tage voraus=0 und Tage zurück=0 und keine Monatswechsel verbieten-Haken finden keine Prüfungen statt.

Unter Tage voraus kann man einstellen, um wieviele Tage das Belegdatum vordatiert werden kann. Ist der Haken bei Monatswechsel verbieten gesetzt, ist die Änderung des Datums nur maximal auf das Ende des aktuellen Monats möglich.

Unter Tage zurück kann man einstellen, um wieviele Tage das Belegdatum rückdatiert werden kann. Ist der Haken bei Monatswechsel verbieten gesetzt, ist die Änderung des Datums nur maximal auf den ersten Tag des aktuellen Monats möglich.

Alle Buchungen - Hier kann ein Zeitraum für das Belegdatum aller Buchungen - Eingangs- und Ausgangsrechnungen - festgelegt werden. Liegen die Belegdaten nicht in dem Bereich, können die Buchungen nicht ausgeführt werden.

Weiteres

Hier ist das Sonderrecht Sofortstorno auch nach FiBu-Übergabe erlauben zu beachten.

Sonderrecht Sofortstorno auch nach erfolgter FiBu-Übergabe erlauben

Wenn gewährt kann der Bearbeiter jederzeit eine Rechnung stornieren.

Nein
Ja

Weitere Seiten zum Thema Fibuschnittstellen

Seiten in diesem Namensraum:

Bankeinzugstermine

Fibuschnittstelle KHK

Schalter für Finanzbuchhaltungen

S (Fortsetzung)

Textbausteine Finanzbuchhaltung

Übersicht der Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungssoftware

FibuSchnittstelle

firmen:massenaenderung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-18T08:37:03+00:00

Modulfunktion Firmendaten ändern

Diese Funktion ist nur in der Übersicht des Modul Firmen verfügbar.

Ändern von Gruppen

Folgende Gruppenzugehörigkeiten können angepasst werden:

Druckkundengruppe
Benachrichtigungsgruppe
E-Mail-Einstellungsgruppe

Werden die Haken aktiviert, dann ist es möglich links neben dem Haken auszuwählen, ob Gruppen hinzugefügt, entfernt oder gelöscht werden sollen. Auf der rechten Seite erfolgt die Wahl der Gruppe.

Verwendung Optionhaken

Für die Auswahl „die selektierten Firmen als ‚aktiv‘ kennzeichen“ und „Werbesperre setzen“ gelten besondere Regeln bei der Verwendung des Haken. Nachfolgend sind die 3 Optionen erklärt.

1.keine Veränderung

2.Inaktivsetzung

3.Aktivsetzung

Weiteres

Folgendes Sonderecht ist hier zu beachten:

Sonderrecht Massenänderung von Daten (Modulfunktion)

Steuert, ob der Benutzer dazu berechtigt ist datenbezogene Massenänderungen von der Modulfunktion aus auszuführen.

Nein
Ja

firmen:umsatzauskunft

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-20T07:39:27+00:00

Umsatzauskunft

Vorbereitung

Um eine schnelle Anzeige zu gewährleisten, müssen die Umsatzdaten komprimiert werden. Zu diesem Zweck starten Sie ein kleines Tool, welches auch per geplantem Task jede Nacht laufen kann.

Das Tool heißt Sc.Co.Kundentools.exe und liegt im Applikationspfad. Bei einer Standardinstallation finden Sie das Tool unter: ..\Programme(x86)\Software-Concept\ConceptOffice. Nach Start durch Doppelklick werden Sie aufgefordert einen Parameter einzugeben. Der Parameter lautet: COWartung.

(Um das Tool täglich als geplanten Task laufen zu lassen, lautet der Parameter: CoWartung auto)

Danach startet das Tool. Im Feld Ab Datum können Sie die Umsätze, die Sie komprimieren wollen, einschränken. Bleibt das Feld leer werden alle Umsätze komprimiert.

Je nach Datenmenge kann das Tool einige Minuten benötigen. Steht links unten Fertig, können Sie das Tool schließen und Concept Office starten.

Umsatzauskunft nutzen

Im Modul Firmen auf der Registerkarte Eingabe, in der Auskunft sowie in der Vorgangsbearbeitung gibt es einen grünen Link: Umsatzauskunft. Ein Klick darauf startet das entsprechende Fenster.

Im Bereich Auswahl können Sie eine Einschränkung der zu betrachtenden Daten vornehmen. Im Bereich Betrachtung nach legen Sie die Gruppierung der Daten fest.

Unter den Umsatzdaten sehen Sie, wann das Kundentool die Daten das letzte Mal für diese Anzeige komprimiert hat. Die verschiedenen Anzeigen aktualisieren sich selbstständig.

Sonstiges

Folgende Sonderrecht ist zu beachten

Sonderrecht Umsatzauskunft

Steuert, ob der Benutzer dazu befugt ist die Umsatzauskunft aufzurufen.

Nein
Ja

Firmen, Umsatz, Kunden, Auskunft

howto:kundenhistorie_und_artikelbezogene_auswertung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Artikelbezogene Auswertung in Concept Office

Mit der Funktion „Auskunft“ haben Sie die Möglichkeit, kunden- und artikelbezogene Vorgangshistorien zu generieren. Ein typisches Szenario für diese Funktion wäre z. B. die Nachfrage eines Kunden: „Ich habe Ende 2017 einen Container bei Ihnen gekauft, ich benötigte diesen noch zwei Mal.“

Das Modul „Auskunft“ können Sie in der Strukturansicht im Bereich „Auswertungen“ öffnen:

Um die Ergebnisse bereits im Vorfeld einzuschränken, sollten Sie hier bereits die Firmennummer hinterlegen (das Feld „Artikelnummer“ ist für OFML-Artikel nicht relevant). Klicken Sie anschließend auf „Historie anzeigen“:

In dem nun erscheinenden Fenster „Auskunft Historie“ haben Sie die Möglichkeit, weitere Suchkriterien zu hinterlegen. Sobald Sie auf „Anzeigen“ klicken, wird die hinterlegte max. Anzahl an Positionen angezeigt:

Das Ergebnis können Sie mit der Filterfunktion noch weiter einschränken, bis Sie den gewünschten Artikel gefunden haben:

Das Ergebnis der Auskunft kann wie üblich mit der Tastenkombination STRG + SHIFT + G exportiert werden:

maschinen:ruecknahme_maschine

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T07:23:41+00:00

Rücknahme von Maschinen

Soll von einem Kunden eine Maschine zurückgeholt werden, dann erfolgt dies über die Vorgangsbearbeitung. Die Rücknahme kann auch dann erfolgen, wenn das Gerät noch im Vertrag des Kunden ist, weil es evtl. noch nicht endabgerechnet ist. Eine Endabrechnung kann auch noch erfolgen, wenn das Gerät bereits am Lager oder sogar beim nächsten Kunden ist. Die Zählerstände für die Endabrechnung werden direkt im Vertrag eingetragen und nicht im Modul Zählerstandserfassung.

Maschinen sollten in Zukunft, um Fehlerquellen zu vermeiden, in ein und dem selben Vorgang reserviert bzw. zurückgenommen werden.

Ausnahmen stellen Maschinen mit folgenden Kriterien dar:

Maschine hat den Gerätezustand = Rücknahme vom Kunden und Standort = Lager
Maschine ist bereits geliefert und fakturiert

Bei diesen Ausnahmen können die Maschinen auch in neuen Vorgängen aufgenommen werden.

Rücknahme von Maschinen in neuem Vorgang

Maschinen, die geliefert und fakturiert sind oder Maschinen, die den Gerätezustand „Rücknahme vom Kunden“ sowie den Standort „Lager“ haben, können in einem neuen Vorgang zurückgenommen werden.

Ablauf

Öffnen Sie einen neuen Vorgang unter Vorgänge. Als Vorgangsart wird „Rechnungskorrektur mit Lagerbuchung“ gewählt.

Danach wird der Kunde gewählt, von dem die Maschine zurückgeholt werden soll. Tragen Sie nun alle weiteren von Ihnen benötigten Informationen in den Reiter Kopfdaten ein.

Im Reiter Kopfdaten wird die Abwicklungsart auf „Lager“ gestellt.

Danach wird im Reiter Positionen der entsprechende Maschinen-Artikel ausgewählt. Hierbei ist zu prüfen, dass der Rücknahmewert, unter VK-Preis, anpasst wird. Gleiches gilt für den Einkaufspreis. Dieser sollte den Betrag = 0 haben. Der Rücknahmewert richtet sich danach, was mit dem Kunden vereinbart wurde.

Wird die zurückzunehmende Menge eingetragen, dann öffnet sich ein Reservierungsdialog für die Kundengeräte. Hier ist die Maschine auszuwählen, die zurückgenommen werden soll.

Ist die Konfiguration 386 (Übernahme der konkreten EKs der Geräte und Zubehöre mit Seriennummer bei Maschinenreservierung) aktiv, erhalten Sie eine zusätzliche Abfrage zum Einkaufspreis, ob dieser auf 0 gesetzt werden soll.

Anschließend kann im Reiter Sonstiges der Rücknahmeschein gedruckt werden. Um den Vorgang abzuschließen muss danach die Korrektur-Rechnung gedruckt werden. Mit dieser wird der Rücknahmevorgang abgeschlossen.

Die Maschine steht nun wieder am Lager mit dem Gerätezustand „Rücknahme vom Kunden“.

Rücknahme von Maschinen im bestehenden Vorgang

Um eine Maschine im bestehenden Vorgang zurückzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie den entsprechenden Vorgang im Modul Vorgänge und wechseln anschließen in den Reiter Positionen. Tragen Sie bei der zurückzunehmenden Maschine in der Spalte „Zu liefern“ „-1“ ein.

Nun erscheint folgende Abfrage zur Lieferscheinauswahl:

Sie haben 2 Möglichkeiten:

auf aktuellen Lieferschein buchen (Es wird auf dem aktuellen Lieferschein automatisch bei Geliefert 0 eingetragen.)
einen neuen Korrekturlieferschein erstellen (Nach der Auswahl müssen Sie den Lieferschein erneut drucken, um den Korrekturlieferschein zu erhalten.)

Der Gerätezustand ändert sich bei beiden Möglichkeiten abschließend auf „Rücknahme vom Kunden“.

Rückkauf von der Leasinggesellschaft

Die Eingangsrechnung eines eventuellen Leasingrückkaufs ist hier beschrieben.

maschinen:zaehler_umbenennen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T07:42:14+00:00

Zähler einer Maschine umbenennen

Manchmal ist es notwendig, dass ein bestehender Zähler an einer Maschine umbenannt werden muss. Der nachfolgende Artikel beschreibt das Vorgehen im Detail.

Voraussetzungen

Beide Zähler müssen im Mandant existieren und dem Modellartikel der Maschine zugeordnet sein.

Umbenennen

Zunächst muss die Maschine im Maschinenstamm ausgewählt werden. Zu diesem Zeitpunkt sollten alter und neuer Zähler bereits in der Zählerübersicht zu sehen sein.

Durch Aufruf der Modulfunktion Zählerstandsänderung wird das Dialogfenster der Zählerstände angezeigt.

Unten links befindet sich die Schaltfläche Zähler umschreiben. Durch Klick öffnet sich ein weiteres Dialogfeld.

Hier werden alter Zähler und neuer Zähler ausgewählt. Anschließend mit OK bestätigt. Zu diesem Zeitpunkt werden die Zähler intern verändert.

Hinweise

Zähler mit Vertragserlös

Ist der alte Zähler einem aktiven Vertragserlös zugeordnet, verhindert Concept Office das Umbenennen.

In dem Fall muss der Erlös zuerst abgeändert werden. Hierbei ist zu beachten, dass für Poolabrechnungen weitere Einstellungen notwendig sind, wie unter Kaufmännische Zähler beschrieben.

Maschinen, Zähler, Modulfunktion

monatsansicht:monatsansicht

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-10-15T09:57:14+00:00

Monatsansicht

Die Monatsansicht bietet eine kalendarisch angeordnete Übersicht der Mitarbeiter und deren Aktivitäten. Dadurch wird eine effektive Terminplanung für ganze Gruppen möglich ist.

Darstellung

Die Darstellung erfolgt tabellarisch. Der zweizeilige Spaltenkopf zeigt Kalenderwoche und den Tag an. Für jeden Mitarbeiter wird eine Zeile angefügt. In der Zellen wird die Anzahl von Aufgaben/Terminen angezeigt. Die Farbzuordnung der Aktivitätenarten findet dabei Berücksichtigung.

Das aktuelle Datum wird fett dargestellt.

In den Kalender integrierte Feiertage werden ebenfalls angezeigt.

Detail-Ansicht

Durch einen Klick auf ein Tabellenfeld erscheint eine Detailansicht, welche die einzelnen Aktivitäten auflistet.

Von hier aus ist jede Aktivität per Linklabel aufrufbar.

Filtermöglichkeiten

Im Bereich Auswahl sind folgende Schnellfilter vorhanden:

Monat, Jahr und die Schaltfläche Heute
Aktivitätenarten (Es werden nur Events mit dieser Aktivitätenart angezeigt.)
nur Aufgaben oder Termine anzeigen
nur Aktivitäten im oder außer Haus anzeigen
Filtermöglichkeit nach Bereich oder Ressourcenart

Weitere Filtermöglichkeiten finden Sie in der Fernglassuche.

Sonstiges

Die Nutzerberechtigungen legen fest, welche Aktivitäten angezeigt werden.

Durch das Klicken auf die Datensatznavigationstasten kann monatsweise geblättert oder zum Jahresanfang bzw. -ende gesprungen werden.

Dieses Modul ist mit der Lizenz Vertriebssteuerung Active verfügbar.

Sonderechte

Sonderrecht Monatsansicht (Filter)

Steuert, welche Aktivitäten dem Benutzer in der Monatsansicht angezeigt werden sollen.

Keine Aktivitäten
nur eigene Aktivitäten
Aktivitäten des VK-Teams
Aktivitäten des Geschäftsbereiches
alle Aktivitäten

Aktuell-Vertrieb, Monatsansicht

projekte:projekte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:00+00:00

Projekte

Das Modul ermöglicht die Anlage und Verwaltung von Projekten. Ein Projekt kann u.a. Vorgänge, Aktivitäten und Dokumente umfassen. Projekte lassen sich nach vor, während und nach Durchführung anhand verschiedener Kriterien auswerten und analysieren.

Hier sind diese Sonderrechte zu beachten:

Sonderrecht Beteiligte Firmen am Projekt löschen

Legt fest, ob ein Benutzer beteiligte Firmen an einem Projekt zu entfernen.

Ja
Nein

Sonderrecht Projekte

Legt fest, ob ein Benutzer das Recht hat Projekt im Modul zu bearbeiten.

Keine Rechte
Lesen via API ohne Modulrecht
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
Alle Rechte

Sonderrecht Referenzobjekt bearbeiten

Steuert, ob Projekte mit dem Kennzeichen 'Referenzobjekt' bearbeitet werden dürfen.

Nein
JA

Seiten in diesem Namensraum:

Feldbeschreibung für das Modul Projekte

Projektansicht

P (Fortsetzung)

Projektauswertungen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Vertriebsunterstützung 2 verfügbar.

Aktuell-Vertrieb, Projekte

schnittstellen:copagent

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:02+00:00

COP-Agent

Concept Office verfügt über eine Schnittstelle zu cop agent. Dabei handelt es sich um eine Beschaffungslösung, die Sie bei allen einkaufsrelevanten Abläufen unterstützt. Die Produkt- und Preisrecherche zeigt an, welcher Lieferant die besten Einkaufspreise und Lieferzeiten bietet. Dazu erhalten Sie alle notwendigen Produktdetails wie Bilder oder technische Daten. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Anbieters: http://www.cop-software.de

Vor allem für Mitglieder der Compass-Gruppe bietet sich hier in Verbindung mit Concept Office ein echter Vorteil.

Mit Concept Office können Sie auf cop-Daten direkt aus der Warenwirtschaft zugreifen. Direkt im Vorgang oder einer Bestellung können Sie Einkaufspreise und Lagerbestandsdaten abrufen und aktualisieren. Über die Suche lassen sich nicht in Concept Office vorhandene Artikel finden und direkt im Vorgang anlegen.

Dieses Modul ist mit der Lizenz COP-Agent verfügbar.

Lesen Sie hier, welche Vorbereitungen getroffen werden müssen.

Import von Merklisten/Artikellisten

Anwendung aus Concept Office

Im Vorgang steht die Modulfunktion - COP-Agent starten - zur Verfügung.

Daraus öffnet sich die Seite zum COP-Agent sowie eine Übernahmemaske.

Button in COP - An Concept Office übertragen

Ist der Button nicht sichtbar, wenden Sie sich bitte an den COP-Support. Siehe administrative Voraussetzungen Vorbereitungen für das Verwenden der Schnittstelle zu "cop agent"

Über diesen Button lassen sich nun problemlos ganze Merklisten, sowie Artikellisten (Mehrfachmarkierung), aber auch einzelne Artikel nach Concept Office importieren.

Wir empfehlen, auftragsbezogene Artikel- und Artikellisten immer im Kontext eines Vorgangs zu importieren.
Da wir hier nur eine Map-ID zur Verfügung haben, ist es nicht möglich, die Artikel mit Bezeichnung o.ä. anzuzeigen. Bei Merklisten hingegen haben wir den Namen der Merkliste zur Verfügung.

Merklisten hingegen werden mit der entsprechenden Bezeichnung aus COP importiert. Hierbei sollte beachtet werden, dass bei der Benamung möglichst nicht mit „-“ und „_“ gearbeitet wird. Dies könnte dazu führen, dass die Bezeichnung nicht korrekt nach Concept Office übertragen wird.

Wird ein Artikel oder eine Merkliste übernommen, verschwinden diese aus der Übernahmemaske. Kommt es bei der Übernahme zu einem Fehler, bleiben der Artikel oder die Liste erhalten, um eine erneute Übernahme zu ermöglichen. Ist das nicht nötig, kann die Liste oder der Artikel über Entfernen gelöscht werden.

Über den Aktualisieren-Button lassen sich die aus COP exportierten Artikel und Listen anzeigen.

Wird der COP-Agent direkt aus dem Vorgang gestartet, geschieht nun alles mit Bezug auf diesen Vorgang. Artikel oder Listen, die aus cop nach Concept Office übergeben werden, ohne vorherigen Aufruf der Modulfunktion aus einem Concept Office Vorgang, werden in allen Vorgängen im Übernahmefenster angezeigt.

Suche in cop-Artikeln

Wird in der Matchcodesuche gezielt nach cop-Artikeln gesucht, ist direkt im Suchfenster erkennbar, ob der Artikel im Concept Office schon vorhanden ist.

Im Concept Office vorhanden	Bereits verknüpft	Bedeutung
Ja	Ja	Anhand von Herstellerartikelnummer oder EAN wurde ein passender Artikel gefunden und Artikel besitzt bereits eine cop Map-Id
Ja	Nein	Anhand von Herstellerartikelnummer oder EAN wurde ein passender Artikel gefunden, der Artikel besitzt keine cop Map-Id
Nein	Nein	Anhand von Herstellerartikelnummer oder EAN wurde kein passender Artikel gefunden, im CO existiert die MapID nicht

Artikel, welche bereits im Artikelstamm vorhanden sind, werden anhand des Standardschemas verknüpft oder aktualisiert.

Beim Abgleich nur über die Herstellerartikelnummer wird bei einem uneindeutigem Match eine Auswahl an Artikeln angeboten. Über die Herstellerartikelnummer liefert uns die Schnittstelle oft Ergebnisse > 1 und es kann manuell das richtige Ergebnis gewählt werden. Diese Funktion ist nur bei Einzelaktualisierung möglich, bei Massenaktualisieren wird eine Verknüpfung verhindert. Dazu gibt es eine entsprechende Meldung im Protokoll.

Übernahme

Für die Übernahme von cop-Artikeln wurde ein eigenes Schema implementiert. Im Übernahmeschema kann nun z.B. auch der EK-Preis abgewählt werden. Zur Nutzung muss mindestens ein Standardschema gespeichert werden. Das Standardschema wird beim Aktualisieren und Verknüpfen über die Concept Office ‚Suche in cop agent Artikeln‘ verwendet. Abweichend können weitere (z.B. pro Lieferant) angelegt werden.

Folgende Möglichkeiten zur Artikelnummernbildung bei der Übernahme aus cop stehen zur Verfügung

Einmalig das Schema für alle Artikel ohne Herstellerkürzel = Das Kürzel kann im Schema unter abweichende Kürzel hinzugefügt werden. Dieses Kürzel wird, wenn ausgefüllt, allen Artikeln des Imports vorangestellt. Keine automatische Bildung des Herstellerkürzels.

Herstellerkürzel aus den Stammdaten für die Artikelnummernbildung = Automatische Bildung der Artikelnummer, Artikelnummer und Herstellerkürzel des Herstellers (Datenpflege der Hersteller und cop manIDs notwendig)

Schema gruppiert pro Hersteller anzeigen = Das Kürzel kann im Schema unter abweichende Kürzel hinzugefügt werden. Dieses Kürzel wird, wenn ausgefüllt, allen Artikeln des Imports vorangestellt. Keine automatische Bildung des Herstellerkürzels. Eingabe/Schema wird einmal pro Hersteller angezeigt.

Für jeden Artikel einzeln das Schema anzeigen = Das Kürzel kann im Schema unter abweichende Kürzel hinzugefügt werden. Dieses Kürzel wird, wenn ausgefüllt, allen Artikeln des Imports vorangestellt. Keine automatische Bildung des Herstellerkürzels. Eingabe/Schema wird einmal pro Artikel angezeigt. Mit dieser Einstellung ist es außerdem möglich, jeden Artikel individuell anzulegen (z.B. Artikelart,Warengruppe…)

Konfiguration 458: Standardverhalten beim Artikelimport aus cop

Steuert das Standardverhalten beim Artikelimport aus cop bzgl. der Bildung von Artikelnummern und Anzeige der Übernahmeoptionen.

Herstellerkürzel aus den Stammdaten für Artikelnummernbildung verwenden
Einmalig das Schema für alle Artikel ohne Herstellerkürzel
Schema gruppiert pro Hersteller anzeigen
Für jeden Artikel einzeln das Schema anzeigen

Über die Konfiguration kann der Vorgabewert in der Übernahmemaske definiert werden. Ein manueller Wechsel ist in der Übernahmemaske jederzeit möglich.

Preise können beim Import im Vorgang und in der Vorgangs-Ek-Analyse Real-Time abgefragt.

Achtung: Eine Real-Time Abfrage kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

cop Sperre

Neue Checkbox am Kontaktgeschäftsbereich ‚Sperre für den cop agent‘. Hier können pro Lieferant und Geschäftsbereich die cop-Funktionalitäten gesperrt werden. Über die neue Warengruppengeschäftsbereichszuordnung im Modul Warengruppen, kann festgelegt werden welche Artikelwarengruppen zu welchen Geschäftsbereich gehören. Somit kann sichergestellt werden, dass bestimmte Artikel/Warengruppen nicht über cop agent aktualisiert oder verknüpft werden.

Ausgabe von Bestellungen an COP

Bestellungen können nach COP exportiert werden. Dafür steht die Bestellausgabeart cop Service zur Verfügung.

Erweiterte Einstellungen

In den Lieferantendaten des Firmenmoduls ist es möglich, die Aktualisierung des Bestandes (Status wird grau) und der EK-Preise über cop - Agent abzuwählen, so dass Artikel eines Lieferanten nicht mehr über cop aktualisiert werden.

Artikel, Bestellungen, Schnittstelle, Vorgänge

schnittstellen:mps

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-06T13:24:37+00:00

Schnittstelle zu MPS Systemen

Indem MPS-Systeme an Concept Office angebunden werden, lassen sich Daten aus diesen Systemen innerhalb der Applikation verwenden.

Funktionsumfang

Der Umfang der möglichen Funktionen ist stark vom eingesetzten MPS-System abhängig. Folgende Funktionen sind generell vorhanden:

Übernahme von Zählerständen als Technikermeldung oder zur Abrechnung
live-Abfrage von aktuellen Tonerfüllständen
Abfrage von Ereignissen und Störungen
Einlesen von Tonerbedarfsmeldungen

Voraussetzungen

Damit Concept Office auf ein MPS-System zugreifen kann, muss dieses eingerichtet und so konfiguriert sein, dass es Datenzugriff erlaubt.

Die Nutzung setzt eine Lizenz für die passende Schnittstelle voraus.

Unterstützte MPS-Systeme

Folgende Systeme/Hersteller werden derzeit unterstützt (alphabetisch)

Weiterführende Artikel

Concept MPS, MPS, docuform, fmaudit, simpleclicks

schnittstellen:neos

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:04+00:00

Concept Office verfügt über eine Schnittstelle zu NEOS. NEOS (Nordanex-Einkaufs-Optimierungs-System) ist mehr als ein Softwaretool zur Beschaffung. Höchste Datenqualität und die Verdichtung der verschiedenen Lieferantenartikel auf eine Artikelnummer lösen das Stammdatenproblem der Nordanex IT-Systemhäuser. Alle nachgelagerten Beschaffungsprozesse, wie Listung beim Lieferanten, Rechnungsprozess, Bestellkonditionen, RAM und Gewährleistung sind bereits geregelt.

Die Produkt- und Preisrecherche zeigt an, welcher Lieferant die besten Einkaufspreise und Lieferzeiten bietet. Dazu erhalten Sie alle notwendigen Produktdetails, wie Bilder oder technische Daten. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Anbieters: http://www.nordanex.de

Vor allem für Mitglieder von Soennecken bietet sich hier in Verbindung mit Concept Office ein echter Mehrwert.

Mit Concept Office können Sie auf NEOS-Daten direkt aus der Warenwirtschaft zugreifen. Direkt im Vorgang oder einer Bestellung können Sie Einkaufspreise und Lagerbestandsdaten abrufen und aktualisieren. Über die Suche lassen sich nicht in Concept Office vorhandene Artikel finden und direkt im Vorgang anlegen.

Dieses Modul erfordert eine Lizenz!

Lesen Sie hier, welche Vorbereitungen getroffen werden müssen.

Artikeldaten im Vorgang aktualisieren

Bei der Neuanlage von Artikel aus NEOS können die Warengruppen übernommen werden, wenn man unter Warengruppe ‚aus EDI kopieren‘ einstellt. Nicht vorhandene Warengruppen werden dabei automatisch angelegt. Sind die Artikelpositionen in den Vorgang (Angebot oder Auftrag) aufgenommen, können die Einkaufspreise der Artikel nun lieferantenübergreifend aktualisiert und verglichen werden. Dafür klicken Sie auf die Modulfunktion EK-Analyse. Im sich daraufhin öffnenden Fenster sehen Sie alle Postionen des Auftrages und nebeneinander alle für die Artikel möglichen Lieferanten. Für jeden Lieferanten werden die folgenden Informationen angezeigt:

ein Kontrollkästchen, welches über den aktuell im Auftrag hinterlegten Lieferanten informiert.
EK-Preis
Bestand
Bestandsstatus (Ampel analog zu neos)
letztes Aktualisierungsdatum

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Daten aktualisieren werden die Lieferantendaten via Webservice direkt aktualisiert. Dabei werden auch die Stammdaten des Lieferantenartikels aktualisiert. Wird ein Artikel bei einem Lieferanten geführt, der am Artikel noch nicht bekannt ist, wird dieser direkt im Artikelstamm am Artikel hinzugefügt.

Am Ende der Tabelle sind verschiedene Summierungen und Werte aufgeführt:

Summe möglich: maximaler Bestellwert bei diesem Lieferanten
Summe ist: aktueller zugewiesener Bestellwert
Mindestbestellwert: Lieferanteninformation; wird rot dargestellt, wenn unterschritten
Fracht frei: Lieferanteninformation
Versandkosten:Lieferanteninformation

Die Schaltfläche Günstigster Lieferant besetzt für alle Artikel den Lieferanten mit dem niedrigsten Preis vor.

Durch manuelles Anhaken von Kontrollkästchen kann ein Artikel einem anderen Lieferant zugeordnet werden. Dies kann beispielsweise genutzt werden um Mindestbestellwerte zu erreichen.

NEU ab Version 7.0.1078 - Import von Artikel/Artikellisten

Ziel

Ziel ist der Import von Artikeln/Artikellisten nach Concept Office sowie die Übergabe der Bestellungen nach NEOS.

Voraussetzungen

Ausführen des Programmes CoCallBack.exe, das im Lieferumfang von Concept Office, im Programmverzeichnis, enthalten ist

Dieses Programm ist mit Administratorrechten einmalig auszuführen und erstellt alle nötigen Einträge in der Windows-Registry.

Einmalige Freischaltung des Buttons im NEOS durch den NEOS-Support

Aufruf

Modul Vorgänge - Modulfunktion COP-Agent starten.

Dabei öffnet sich automatisch die Seite zu NEOS sowie eine Übernahmemaske. Wird NEOS direkt aus dem Vorgang gestartet, geschieht nun alles mit Bezug auf diesen Vorgang. Artikel oder Listen, die nach Concept Office übergeben werden, ohne Aufruf der Modulfunktion aus einem Concept Office Vorgang, werden in allen Vorgängen angezeigt.

Import von Artikeln oder Listen

Button in NEOS - An Concept Office übertragen

Bitte wenden Sie sich zur einmaligen Freischaltung des Buttons an den NEOS-Support.

Über diesen Button lassen sich nun problemlos ganze Merklisten, sowie Artikellisten (Mehrfachmarkierung), aber auch einzelne Artikel nach Concept Office importieren.

Wir empfehlen Artikel und Artikellisten immer im Kontext eines Vorgangs zu importieren.

Da wir hier nur eine Map-ID zur Verfügung haben, ist es nicht möglich die Artikel mit Bezeichnung o.ä. anzuzeigen.

Merklisten hingegen werden mit der entsprechenden Bezeichnung aus NEOS importiert. Hierbei sollte beachtet werden, dass bei der Benamung möglichst nicht mit „-“ und „_“ gearbeitet wird. Dies könnte dazu führen, dass die Bezeichnung nicht korrekt nach Concept Office übertragen wird.

Wird ein Artikel oder eine Merkliste übernommen, verschwinden diese aus der Übernahmemaske. Kommt es bei der Übernahme zu einem Fehler, bleiben der Artikel oder die Liste in dieser erhalten, um eine erneute Übernahme zu ermöglichen. Ist das nicht nötig, kann die Liste oder der Artikel über Entfernen gelöscht werden.

Export von Bestellungen an NEOS

soennecken:soflex_pbseasy

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-31T12:22:15+00:00

Abschaltung LS1 Sortiment ab 01.07.2025

Das LS1 Sortiment wird aus PBSEasy herausgenommen, Bestellungen über PBSEasy sind dann per LS1 GLN 4399901576926 nicht mehr möglich. Direktanbindungen können die GLN zwar weiter schicken, perspektivisch wird die GLN aber entfallen.

Bitte nutzen Sie über PBSEasy stattdessen die LS3 GLN 4388888002610 - und steuern die Sendung mit den bekannten Auftragskategorien.

Am 30.04.2026 wird das LS1-Sortiment endgültig abgeschaltet

Folgende Einstellungen müssen in Concept Office vorgenommen werden

Der Lieferant LS1 wird gesperrt und LS3 ist vorhanden oder wird neu angelegt

Deaktivieren Sie den Lieferanten LS1 im Firmenmodul
Entfernen Sie die Betriebsnummer am Lieferant
Ändern Sie die Lieferantenzuordnung an Ihren bestehenden Artikel. Hierzu können Sie aus der Übersicht im Artikelmodul die Fernglassuche starten und alle Artikel selektieren, welche Stand heute den Lieferanten LS1 als Hauptlieferanten gelistet haben.
Passen Sie über die Massenänderung die Zuordnung der Artikel mit Hauptlieferant LS1 auf LS3 an
Insofern Sie die Zuorndungen LS1 an Ihren Artikel löschen wollen, so können Sie dies per SQL durch unseren Support durchführen lassen.
Die Artikeldaten müssen bei PBSeasy für LS3 aktiviert werden. Werden diese bereits abgeglichen, müssen keine weiteren Schritte unternehmen werden.

(1) Lieferant LS1 deaktivieren

(2) Betriebsnummer am Lieferant LS1 entfernen

(3)Selektion Artikel mit Hauptlieferant LS!

(4) Anpassung Hauptlieferantenkennung von LS1 auf LS3

Ist LS1 Hauptlieferant an Ihren Artikeln, so muss zwingend ein neuer Lieferant als Hauptlieferant definiert werden. Dies können sie für einzelne oder alle Artikel mit Markierung aus der Übersicht durchführen.

Weitere wichtige Informationen im Zusammenanhang mit dem ERP-Wechsel SoFlex seitens Soennecken.

stammdaten:lieferantenkonditionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T07:03:36+00:00

Lieferanten-Konditionen

Lieferantenkonditionen erlauben es dem Händler vom Hersteller gewährte Rabatte, Rahmenverträge und maximale Bestellmengen für alle oder einzelne Kunden, Kundengruppen abzubilden.

Für das Modul Lieferantenkonditionen sind Lizenzen erforderlich.

Modul Lieferantenkonditionen

Sie finden das Modul Lieferantenkonditionen in Ihrem Concept Office Bereich „Stammdaten“.

In diesem Modul können die Lieferantenkonditionen gepflegt werden. Es stehen folgende Daten zur Verfügung:

Kopfdaten

Optionaler Verweis auf Kunde
Optionaler Verweis auf Lieferant
Optionaler Verweis auf Kundengruppe
Rahmenvertragsnummer
Gültigkeitsdatum
Verweis auf ein Projektlager (hierzu wurde eine neue Lagerqualifikation eingeführt)
Unsere Kundennummer

Sind die Kopfdaten erfasst, muss die Kondition gespeichert werden.

Positionsdaten

Optionaler Verweis auf Artikel
Für Artikelkonditionen
Maximale Bestellmenge
Einkaufspreis
Einkaufsrabatt
Optionaler Verweis auf Warengruppe (Hier wird nicht die am Artikel zugeordnete Warengruppe angezeigt. Es kann eine Lieferantenkondition für eine bestimmte Warengruppe, statt für einzelne Artikel, anlegt werden.)

Wenn eine vorhandene Rahmenvertragsnummer bereits in einer anderen Kondition verwendet wird, wird ein Hinweis ausgegeben.
Einer Lieferantenkondition können beliebig viele Dokumente zugeordnet werden. Außerdem lassen sich aus der Maske heraus Aktivitäten anlegen, die aber keinen Bezug zu den Lieferantenkonditionen haben.

Verarbeitung der Kondition

Wird eine Vorgangsposition erfasst, so wird geprüft, ob für den erfassten Artikel die Kondition zutrifft. Ist dies der Fall, so wird die Rahmenvertragsnummer der Kondition in die Auftragsposition übernommen. Sofern definiert, werden Preis oder Rabatt der Kondition gezogen. Ist an der Kondition ein Projektlager definiert, so wird dieses Lager als Positionslager benutzt.

Sofern die in Vorgängen erfassten Mengen, die an der Kondition erfasste Maximalmenge überschreiten, wird ein Hinweis angezeigt.

In der Lieferantenkondition selbst ist ersichtlich, welche Menge des Artikel zu dieser Kondition beim Lieferanten bestellt werden kann (Maximale Menge), welche Menge bereits in Vorgängen zugeordnet ist (Bestellmenge) und welchen Anteil die Bestellmenge von der Maximalmenge (% Bestellmenge) ausmacht.

Die Rahmenvertragsnummer sowie gegebenenfalls der Einkaufspreis laut Kondition werden in die Bestellung übernommen. Wird die Bestellung zugebucht, so wird an Artikeln mit Seriennummer (Maschinen) die Rahmenvertragsnummer hinterlegt (neues Feld auf der Maschinenpflegemaske auf der Karteikarte „Ein- /Verkauf, Details“).

Beim Hinterlegen der Rahmenvertragsnummer in einer Auftragsposition wird der Rahmenvertrag wirksam, auch, wenn der Kunde nicht im Rahmenvertrag steht. Dies kann durch die Vergabe von Rechten erlaubt werden.

Sonderrecht Kundenspezifischen Rahmenvertrag für alle Kunden verwenden

Legt fest, ob der Mitarbeiter eine Rahmenvertragsnummer, die in einer Lieferantenkondition für einen bestimmten Kunde hinterlegt ist, auch für einen anderen Kunde verwenden darf.

Nein
Ja

Beim Hinterlegen der Rahmenvertragsnummer in einer Bestellposition wird ebenfalls der entsprechende Preis gezogen.

Anzeige der Konditionen

Sonderrecht Lieferantenkonditionenansicht (Filter)

Legt fest, welche Konditionen in der Übersicht im Modul Lieferantenkonditionen angezeigt werden.

nur Konditionen zu eigenen Firmen
alle Konditionen

vertraege:alternativtoner

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-01T07:32:39+00:00

Alternative Verbrauchsmaterialien

Es besteht die Möglichkeit, im Vertrag oder an einer Maschine zu hinterlegen, ob diese mit original oder kompatiblem Verbrauchsmaterial beliefert werden soll.

Einstellungen am Artikel

Alle Verbrauchsmaterialien (Toner, Trommeln, Resttonerbehälter), sowohl original als auch kompatibel, müssen mit der entsprechenden ArtikelartTKD gekennzeichnet werden.

Es ist notwendig folgende Einstellungen in Stammdaten zu prüfen und ggf. anzupassen.

Original-Artikel

Am Original-Artikel müssen die möglichen Alternativen als Alternativartikel hinterlegt sein. Sind mehrere Alternativen hinterlegt, kann über Spalte Rang eine Reihenfolge festgelegt werden. Der Artikel mit dem höchsten Rang wird eingesetzt.

Alternativ-Artikel

Handelt es sich bei der Alternative um einen kompatiblen Artikel (z.B. Refill, Rebuild usw.), muss dieser als kompatibler Artikel gekennzeichnet werden. Die Kennzeichnung erfolgt in der Registerkarte TKD.

Achten Sie darauf, hierfür in den alternativen Artikel zu wechseln, sonst wird der originale Artikel mit diesem Kennzeichen versehen!

Einstellung im Vertrag

Die Verwendung von alternativen Verbrauchsmaterialien kann im Vertrag über die Registerkarte Rechnungsempfänger/Optionen und die Option Kompatible Artikel verwenden festgelegt werden.

Trifft dies nicht für alle Maschinen des Vertrags zu, so kann die Verwendung kompatibler Artikel an der jeweiligen Maschine im Vertrag Reiterkarte Vertragsmaschinen gesperrt werden.

Einstellung an der Maschine

Ist eine Maschine keinem Vertrag zugeordnet, so steht die Option auch direkt an der Maschine zur Verfügung.

Der Haken ist nur sichtbar, wenn die Maschine keinem Vertrag zugeordnet ist!

Verhalten bei manueller Erfassung

Wird im Service-Auftrag ein Toner erfasst, prüft Concept Office die Vertragseinstellungen, sowie die Einstellungen der Artikel. In Abhängigkeit der Einstellung der Konfiguration 426 wird bei Maschinen aus Verträgen, die kompatible Verbrauchsmaterialien erlauben, für welche ein originales Verbrauchsmaterial erfasst wird, der kompatible Artikel automatisch oder nach Rückfrage eingesetzt, falls dies lt. Vertragskonstellation zulässig ist.

Verhalten bei Datenimport

Beim Import einer Bedarfsmeldung, gilt nun:

Wenn vom MPS-System kein Verbrauchsmaterial explizit mitgegeben wird und
- es ist nur originales Verbrauchsmaterial erlaubt, dann wird der Artikel der angeforderten Farbe mit dem höchsten Rang im Material des Modells in den Auftrag aufgenommen.
- es ist kompatibles Verbrauchsmaterial erlaubt, wird am Artikel der angeforderten Farbe mit dem höchsten Rang im Material des Modells die Alternative mit dem höchsten Rang in den Auftrag aufgenommen. Zur Ermittlung werden aber nur Alternativen herangezogen, die im Artikelstamm als kompatibler Toner gekennzeichnet sind.

Wird vom MPS-System eine Artikelnummer mitgegeben und
- es ist nur originales Verbrauchsmaterial erlaubt, wird dieser Artikel in den Auftrag aufgenommen.
- es ist kompatibles Verbrauchsmaterial erlaubt, wird die Alternative mit dem höchsten Rang in den Auftrag aufgenommen, die an diesem Artikel hinterlegt ist. Zur Ermittlung werden aber nur Alternativen herangezogen, die im Artikelstamm als kompatibler Artikel gekennzeichnet sind.

alternativ, Artikel, kompatibel, Service-Aufträge, Toner, Verbrauchsmaterial, Verträge

vertraege:vertragsrechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:12+00:00

Rechte, um die Vertragspflege zu verwalten

Im nachfolgenden Artikel werden die Rechteeinstellungen für die Maschinenpflege beschrieben. Die allgemeine Funktionsweise der Rechteverwaltung wird hier näher beschrieben.

Vertragsansicht

Sonderrecht Vertragsansicht

Legt fest, welche Verträge dem Benutzer angezeigt werden sollen. Dabei wird die Mitarbeiterzuordnung an die Firme oder deren Geschäftsbereich ausgewertet.

Alle Verträge
nur eigene Verträge
Verträge des Geschäftsbereiches

Weitere Sonderrechte

Sonderrecht Vertragsabrechnung

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist Vertragsabrechnungen durchzuführen. Dabei wird zwischen Keine Rechte und der Vertragsart ausgewertet.

Keine Rechte
Pauschalen
Klicks
Pauschalen und Klicks

Sonderrecht Administrative Rechnungskorrekturen erlauben

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist Zusatzrechnungen/-gutschriften, welche am Ende eines Rechnungsprozesses angehängt werden, durchzuführen.

Ja
Nein

Sonderrecht Klick-EK in Vertragskalkulation ändern

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist den Klick-EK in der Vertragskalkulation zu ändern.

Ja
Nein

Sonderrecht Einstellung für 'Behandlung von Negativ-Zählermeldungen' im Modul ‚Vertragsabrechnung‘ ändern

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist Negativ-Zählermeldungen in der Vertragsabrechnung zu ändern.

Ja
Nein

vorgaenge:bestellung_aus_vorgang

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T13:47:59+00:00

Bestellung aus Vorgang erstellen

Sie können in Concept Office aus einem Vorgang eine Bestellung erstellen. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn nicht genügend Lagermenge zum Abschließen eines Vorgang vorhanden ist.

Bestellung anlegen

Öffnen Sie den Vorgang für den Sie eine Bestellung erzeugen wollen. Anschließend wechseln Sie in den Reiter Positionen.

Wählen Sie den Artikel aus, den Sie nach bestellen wollen und klicken auf Bestellen.

Es öffnet sich eine Übersicht der Lieferanten mit Mindestbestellwerten aus denen ausgewählt werden kann. Mit Klick auf Fortsetzen öffnet sich das „Bestellung erzeugen“-Fenster.

Sie können nun verschiedene Optionen für die Bestellung auswählen. Mit Klick auf Bestellen schließen Sie den Bestellvorgang ab.

In der Maske der Modulfunktion ‚Bestellen‘ im Vorgang gibt es auch eine Funktion ‚Vorschau‘. Diese Funktion ermittelt, wie viele Bestellungen mit welcher Positionsanzahl erzeugt würden, wenn man die Bestellungsgenerierung auslösen würde.

Hier ist diese Konfiguration zu beachten:

Konfiguration 116: Version XRechnung

Bestellungen für unbestätigte Vorgänge (Status=erfasst/angeboten)zulassen XRechnung

0 - Nein, nur für bestätigte Vorgänge zulassen
1 - Ja, auch für unbestätigte (angebotene) Vorgänge erlauben
2 - Ja, auch für unbestätigte (angebotene) Vorgänge erlauben, jedoch auslösen verhindern

Bestellung einsehen

Die erzeugte Bestellung wird im Vorgang im Reiter Sonstiges unter „Dokumente“ abgelegt.

Weiteres

Um bei allen Concept Office Lieferanten bestellen zu können, ist die Beachtung dieses Sonderrechtes notwendig:

Sonderrecht Bei allen Lieferanten bestellen (Filiallösung)

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist bei allen Lieferanten zu bestellen.

Nein
Ja

Sonderrecht Bestellungsansicht (Filter)

Bestimmt, welche Bestellungen dem Bearbeiter angezeigt werden.

keine Bestellungen
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des VK-Teams
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

vorgaenge:eigenbedarf

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-14T11:22:13+00:00

Eigenbedarf

Um eine Warenausgabe im eigenen Unternehmen abzubilden, kann die Vorgangsbearbeitung benutzt werden. Zuvor sind jedoch einige Stammdaten anzupassen.

Vorbereitungen

spezielle Zusatzvorgangsart

Sie benötigen eine Zusatzvorgangsart mit speziellen Eigenschaften.

Die Zusatzvorgangsart muss nicht auftragseingangswirksam und mit Umsatzwirksamkeit nein, erledigt mit Lieferung gekennzeichnet sein.

spezieller Kunde

Sie benötigen eine Firma, welche ihr Unternehmen, die Filiale oder den Mitarbeiter repräsentiert.

Die Firma wird später als Kunde im Vorgang eingesetzt.

In den Kundendaten kann diesem Kunden auch fest eine Zusatzvorgangsart zugeordnet werden, die bei Auftragsanlage automatisch eingetragen wird.

Verwendung

Wenn Sie einen Eigenbedarf-Vorgang abwickeln wollen, erstellen Sie zunächst einen Vorgang. Wählen Sie als Kunde Ihren Eigenbedarfskunden aus und stellen Sie die entsprechende Zusatzvorgangsart ein.

Erfassen Sie die Vorgangspositionen und unternehmen Sie alle gewünschten Schritte bis zur Lieferschein-Erstellung. Nachdem der Lieferschein gedruckt wurde, wird der Vorgang automatisch in den Status erledigt gesetzt.

Statistik

Im Statistikmodul können Sie auch Vorgänge mit einer besonderen Zusatzvorgangsart auswerten.

Nachdem Sie Ihre Selektion ausgewählt haben, stellen Sie die gewünschten Druckparameter ein.

Sie erhalten eine statistische Auswertung, die Sie nach Bedarf exportieren oder direkt drucken können.

Vorgaenge, Eigenbedarf

vorgaenge:erweiterte_verkaufsinformationen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-26T08:56:52+00:00

Erweiterte Verkaufshinweise

Um dem Innendienst den Telefonverkauf zu erleichtern, können Sie zur Position erweiterte Verkaufshinweise anzeigen. Diese werden in einem separaten Fenster angezeigt und können auch auf einen anderen Monitor gelegt werden.

Mit diesen Funktionen kann während eines Telefonats kompetent Auskunft gegeben und durch entsprechende Empfehlungen die Anzahl der Vorgangspositionen gesteigert werden.

Das Fenster kann während der gesamten Vorgangsbearbeitung geöffnet bleiben und aktualisiert sich mit jedem Positionswechsel oder beim Speichern einer neuen Position. Sie sehen auf dem zweiten Bildschirm also immer alle nötigen Verkaufshinweise zur aktuell markierten Position.

Für dieses Modul benötigen Sie eine Lizenz.

Aufruf

Das Zusatzmodul befindet sich in der Modulleiste beim Aufruf der Positionsliste.

Hier erhalten Sie für die aktuell markierte Position im Vorgang Erweiterte Verkaufshinweise angezeigt.

*klicken Sie auf das Bild um es in voller Größe anzuzeigen

Für Alternativen, Zubehör und Verbrauchsmaterial ist es möglich am Artikel unter der Reiterkarte Tkd einen Rang zu setzen. Dieser bestimmt die Reihenfolge in der Anzeigesortierung auch für erweiterte Verkaufsinformationen.

Rangreihenfolge - höchster Rang gewinnt

Inhalt

Bei optimaler Pflege Ihrer Artikeldaten, z.B. durch Verwendung Soennecken AMDP-Daten, werden in der ersten Reihe Bild, Mengeneinheiten, Artikelmerkmale und Dokumente angezeigt. Darunter Alternativen, Zubehör und Verbrauchsmaterial. Die dritte Reihe enthält neben den Kataloginformationen die 10 häufigsten Artikel, die der Kunde kauft aber noch nicht in diesem Vorgang enthalten sind. Daneben Artikel, welche andere Kunden auch kauften, wenn der aktuell markierte Artikel im Vorgang war.

Bei aktivierter Soenneckenbestandsabfrage, wird Ihnen auch die aktuelle Verfügbarkeit angezeigt. Das Symbol oben links neben dem Artikelbild zeigt die Verfügbarkeit des Artikels, der aktuell im Vorgang ausgewählt ist.

Durch einen Klick auf das „+“-Symbol wird der jeweilige Artikel in den aktuellen Vorgang übernommen

Wird die Maus über das Symbol für die Bestandsauskunft geführt, so erhält man neben dem farblich dargestellten Status auch Detailinformationen.

Die Artikelmerkmale lassen sich zur besseren Übersicht auf eine Klassifizierung umschalten.

Arbeiten Sie im Tagesgeschäft mit den Soennecken AMDP-Daten empfiehlt sich die Einstellung „Soennecken“. Die Einstellung bleibt auch beim Verlassen des Fensters erhalten.

Individuelle Anpassung

Die beiden mit statistisch Werten gefüllten Boxen unten rechts, lassen sich inhaltlich an die Anforderungen des jeweiligen Händlers und dessen Vertriebskonzepte anpassen. Gesteuert wird der angezeigte Inhalt über zwei Recherchen.

Erweiterte Verkaufshinweise - Box 1
Erweiterte Verkaufshinweise - Box 2

Diese Recherchen werden programmseitig ausgeliefert und sind mit dem Standardinhalt, den Top 10 des Kunden, die noch nicht im Vorgang aufgenommen sind und weiteren Artikelempfehlungen vorbelegt.

Löscht man diese Recherchen, so werden sie beim nächsten Aufruf der Modulfunktion automatisch wieder mit dem Standardinhalt erstellt.

Die Recherchen sind standardmäßig keinem Mitarbeiter zugeordnet. Sie können entweder vom Systemverwalter gepflegt werden oder man ordnet entsprechende Mitarbeiter zu.

Das Anpassen von Recherchen sollte nur von Personen mit Erfahrung in diesem Bereich durchgeführt werden. Benötigen Sie hierbei Unterstützung, wenden Sie sich bitte an den Support.

Das Feld Beschreibung der Recherche legt die Überschrift der jeweiligen Box fest und der SQL-Befehlt den Inhalt. Für den SQL-Befehl sind Variablen vordefiniert um den Inhalt bei Bedarf im Kontext des aktuellen Artikels oder Kunden anzuzeigen.

So wäre es z.B. möglich, immer die aktuelle Monatsaktion anzuzeigen, die als Preiskatalog hinterlegt sein könnte und die jeweiligen Artikel werden dann genau so wie Alternativen oder Zubehör in den Vorgang übernommen.

Verknüpft man zusätzlich mit dem Kunden, kann man den Inhalt auf diesen eingrenzen.

Ist eine Recherche fehlerhaft, so wird die jeweilige Box mit entsprechender Überschrift und ohne Inhalt angezeigt.

Da der Inhalt der beiden individuellen Boxen zu Laufzeit errechnet wird, ist die Geschwindigkeit, mit der die Inhalte angezeigt werden, von der Systemleistung abhängig.

Sollten Sie generell Probleme mit der Performance Ihrer Systemumgebung haben, lassen sich die Boxen mit einem Dummy-SQL-Befehl und entsprechender Überschrift sogar einzeln deaktivieren.

Auswertung

Werden Artikel über die Modulfunktion erweiterte Verkaufshinweise einem Vorgang hinzugefügt, bekommen sie ein entsprechendes Kennzeichen in der Datenbank. Dadurch besteht die Möglichkeit auszuwerten, welcher Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum Zusatzartikel verkauft bzw. wie sich die Anzahl der Auftragspositionen erhöht hat.

Hierzu sind individuelle Anpassungen Ihrer Statistiken bzw. Recherchen nötig. Bitte wenden Sie sich an unseren Support. Wenn Sie zur Auswertung Recherchen nutzen möchten, ist die entsprechende Lizenz für das Recherche-Modul Voraussetzung.

Soennecken eG

Concept Office unterstützt Mitglieder der Soennecken eG mit vielen weiteren nützlichen Funktionen. Mehr dazu unter Soennecken und Concept Office.

Verkaufsinformationen, Verkaufshinweise, Soennecken

vorgaenge:leasingberechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-26T11:26:17+00:00

Leasingberechnung im Angebot

Concept Office bietet die Möglichkeit Leasingberechnungen für Angebote durchzuführen. Dabei entstehen Textpositionen im Vorgang, die auf hinterlegten Werten beruhende Ergebnisse beinhalten. Der Nutzer kann damit Leasingangebote erstellen, ohne selbst rechnen zu müssen.

Vorbereitung

Hinterlegen von Leasingfaktoren

Im Modul Leasingfaktoren unter können für die einzelnen Leasinggesellschaften verschiedene laufzeitabhängige Faktoren angegeben werden. Leasinggesellschaften müssen vorher als Kunden angelegt worden sein.

Textbausteine definieren

Für die Aufnahme in den Auftrag muss mindestens ein Textbaustein definiert werden. Möchte man mit alternativen Texten arbeiten, kann man auch mehrere anlegen. Diese werden dann vom Nutzer im Vorgang ausgewählt.

Unterstützt werden die Platzhalter:

Platzhalter	Bedeutung
#AuftragswertInklMwst#, #AuftragswertExclMwst#	Auftragswert mit bzw. ohne Mwst.
#RateInklMwst#, #RateExclMwst#	Errechnete Rate mit bzw. ohne Mwst
#KN#	Kurzname der Leasinggesellschaft
#Laufzeit#	Laufzeit des Leasingvertrages

Leasingberechnung im Vorgang

Im Vorgang kann über die Modulfunktion Leasing berechnen eine Maske gestartet werden, die es erlaubt, eine oder mehrere Leasingkonditionen aufzunehmen. Zu diesem Zweck kann man die hinterlegen Konditionen suchen.

Danach kann über die Suche in der Spalte Text ein Textbaustein ausgewählt werden.

Nach Betätigung der „Übernehmen“-Taste werden die Texte als Textpositionen in den Vorgang übernommen. Diese Texte werden für den Ausdruck auf Angebot und Auftragsbestätigung gekennzeichnet. Zusätzlich wird eine interne Textposition erzeugt, die die Eckdaten der Leasingkalkulation beinhaltet, um später nachvollziehen zu können auf welcher Grundlage die Berechnung erfolgte.

Eine wiederholte Kalkulation auf der Basis alter Daten ist nicht möglich. Nachfolgende Änderungen am Vorgang aktualisieren nicht die generierten Texte. In diesem Fall muss die Textposition gelöscht und neu gebildet werden.

Unter folgenden Einschränkungen ist die Leasingberechnung auch für den Geschäftsbereich Möbel möglich:

Nach der Anlage der Angebotspositionen als letztes Doing noch Textbausteine für das Leasing formulieren. Diese geben dann Leasingrate, Leasingzins, Leasingdauer sinngemäß auf der letzten Seite wieder.
Wird im pCon.basket geändert, löscht das System den hinterlegten Leasingtextbaustein und dieser muss neu geladen werden. (Aufwand i.d.r. 2 Minuten)
Zum Textbaustein entfernen, reicht es aus, den pCon.basket - Startknopf mit gedrückter Shifttaste zu betätigen. Beim Beenden erfolgt eine komplette Synchronisation der Positionsliste aus dem pCon.basket. Die Textposition verschwindet.
Leasingtextbausteine sind nur in der Concept Office Positionsliste ersichtlich.
Es erfolgt an dieser Stelle derzeit keine Weiterentwicklung, d.h. der beschriebene Umstand bleibt zunächst Bestandteil der Softwareauslieferung. Etwaige Nachteile hierzu wären Stand Heute nicht änderbar.

vorgaenge:steuerfreierechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-28T06:26:25+00:00

Steuerfreie Rechnungen im Inland

Für bestimmte Kunden kann es notwendig sein, einen Vorgang ohne Mehrwertsteuer zu berechnen. Dies kann über ein spezielles Steuergebiet realisiert werden.

Hinterlegen der Stammdaten

Zuerst müssen Sie Ihre Stammdaten erweitern. Dies geschieht in drei Schritten.

Anlegen des Steuergebietes

Im Modul Länder legen Sie ein neues Steuergebiet an.

Eintragen des Steuersatzes

Anschließend wechseln Sie in das Modul Steuersätze.

Erweitern Sie den steuerfreien Satz, indem Sie eine neue Zeile mit dem zuvor angelegten Steuergebiet hinzufügen. Der Prozentsatz sollte 0 sein.

Bearbeitung der Kontierungsgruppen

Abschließend müssen Ihre Kontierungsgruppen angepasst werden.

Fügen Sie jeder gewünschten Kontierungsgruppe eine neue Zeile mit dem Steuergebiet, dem Steuersatz und den gewünschten Kontonummern hinzu.

Einstellungen am Vorgang

Nachdem die Stammdaten passen, können Sie nun in einem Vorgang, auf der Registerkarte Sonstiges das Steuergebiet zuweisen.

Diese Zuweisung kann auch nach Eingabe der Positionen, muss aber vor dem Druck eines Vorgangsdokumentes geschehen.

Einstellungen am Kunden

Falls ein Kunde immer steuerfreie Rechnungen erhält, macht es Sinn das Steuergebiet in seiner Rechnungsanschrift zu hinterlegen. Auf der Registerkarte Weiteres im Modul Anschriften können Sie dies vornehmen.

Wird nun ein Vorgang zu dieser Rechnungsanschrift erzeugt, wird das Steuergebiet automatisch am Vorgang eingetragen.

vorgaenge, steuerfrei, steuergebiete

Steuerfreie Rechnungen ins Ausland deren Lieferanschrift im Inland liegt, können ebenfalls mittels dieser Einstellung erstellt werden.

vorgaenge:textposition

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-28T07:20:03+00:00

T wie Textposition

Manchmal ist es notwendig innerhalb der Positionsliste einen zusätzlichen Text zu erfassen. in Concept Office erfolgt dies über die Artikelnummer T.

Bei Eingabe von T in die Spalte Artikelnummer öffnet sich das Fenster zum Eingeben des Textes und zur Vergabe einiger Attribute:

Mit einem Doppelklick in das Texteingabefenster öffnet sich ein Editor, indem Sie diese Texte auch formatieren können.

Eine angelegte Textposition kann über F9 oder über das Kontextmenü der Maus (Rechtsklick) erneut aufgerufen werden.

Textpositionen erhalten auf unseren Standard-Auftragsformularen keine Positionsnummer. Um Lücken in der Nummerierung für den Kunden zu vermeiden, sollte man bei Textpositionen eine Unterpositionsnummer vergeben.

weitere_dokumente:weitere_dokumente

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:18+00:00

Weitere Dokumente

Dokumente können an verschiedene Stammdaten angehängt werden:

Firmen
Projekte
Verträge
Maschinen
Vorgänge
Service-Aufträge
Aktivitäten
Aktionen
Schulungen
Planungen

Dabei kann ein Dokument auch mehrfach verknüpft werden.

Im Bereich Zuordnung kann diese Verknüpfung hinterlegt werden. Zusätzlich kann ein Bearbeiter und/oder ein Verkäufer zugeordnet werden. Darunter legt man Dokumentenart, eine Bezeichnung und optional eine Bemerkung an. Im Feld Dokument wird der Pfad zum Dokument hinterlegt. Hier sollte immer ein zentraler Ordner gewählt werden. bedenken Sie, das ein Dokument in Ihren „Eigenen Dateien“ nur von Ihnen eingesehen werden kann.

Die Bezeichnung wird dann an den verknüpften Orten angezeigt. Ist keine Bezeichnung angegeben worden, so wird der Pfad zum Dokument angezeigt.

Neben Dokumenten können auch Windows-Ordner verknüpft werden. Damit stehen die Inhalte von Windows-Ordnern an allen verknüpfbaren Daten (Kunden, Aufträge, etc.) schnell zur Verfügung.

Die Registerkarte Historie ist nur bei lizenzierter Zeichnungsverwaltung aktiviert.

Weiteres

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Dokumentenansicht (Filter)

Zu welchen Dokumenten hat der Benutzer Einsicht?

nur eigene Dokumente
nur Dokumente zu eigenen Firma
alle Dokumente

Sonderrecht Daten drucken

Steuert, ob der Benutzer dazu befugt ist Dokumente zu drucken.

Nein
Ja

weitere_stammdaten:auslandsartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-07-21T13:29:26+00:00

Auslandsartikel

Für vorhandene Artikel können für jede Sprache unterschiedliche Texte hinterlegt werden. Wird dieser Artikel an einen Kunden mit dieser Basket-Sprache verkauft, werden statt den normalen Artikeltexten die hier hinterlegten Texte verwendet.

Dies ist nur für Concept Office Artikel möglich. Die Artikeldaten des pCon Basket stehen nur in der installierten Sprache zur Verfügung.

Eingabe von Auslandsartikeln

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Artikelnummer zur Eingabe freigeschalten. Über die Matchcodesuche kann ein bestehender Artikel ausgewählt werden. Außerdem muss die gewünschte Sprache eingestellt, sowie gespeichert werden.

Anschließend erfolgt die Eingabe der einzelnen Texte.

Zuweisung von Auslandsartikeln

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie die Texte von Auslandsartikel gewählt werden können. Dies ist im Vorgang und im Modul Anschriften möglich.

Vorgang

Eine explizite Zuweisung ist hier nicht möglich. Dies geschieht über die im Vorgang im Reiter Sonstiges ausgewählte Sprache:

Dazu ist im Modul Konfigurationen die Konfiguration 368 zu beachten:

Konfiguration 368: Basketsprache im Vorgang übersteuert Formularsprache der Anschrift

0 - Nein, Formularsprache der Anschrift steuert Ausdruck
1 - Ja, Sprache im Vorgang steuert Ausdruck

Anschriften

Die zweite Möglichkeit ist durch Aufrufen des Moduls Anschriften. Im Reiter „Weiteres“ kann man nun die Formularsprache ändern.

In der Positionsverarbeitung werden die Artikeltexte dabei nicht ersetzt, sondern mit den Standard-Artikeltexten angezeigt.

Erst beim Ausdruck des Dokuments (oder in der Seitenansicht) werden die Texte ersetzt.

weitere Stammdaten, Auslandsartikel, Mehrsprachigkeit

weitere_stammdaten:unterbearbeitungsstatus

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-16T09:39:40+00:00

Unterbearbeitungsstatus

Unterbearbeitungsstatus werden definiert, um die Verarbeitung von verschiedenen Service-Aufträgen abzubilden und die einzelnen Zwischenschritte darzustellen.

Alle vorhandenen Unterbearbeitungsstatus werden in der Übersicht des Moduls angezeigt. Der Übersichtsmodus ermöglicht es, eine schnelle Überarbeitung von vorhandenen Unterbearbeitungsstatus durchzuführen.

Bestehende Einträge, die mit der Installation mitgeliefert werden, dürfen nicht gelöscht werden, da dies sonst zu Fehlverhalten im Programm führt.

Eingabe

Im Reiter Eingabe des Moduls kann mit Klick auf Neu ein Unterbearbeitungsstatus angelegt werden.aus:

Die StatusId wird automatisch bei Neuanlage vergeben und kennzeichnet den Unterbearbeitungsstatus eindeutig. Zusätzlich wird eine Bezeichnung benötigt, über welche der Status dann im Programm ausgewählt werden kann.

Außerdem gibt es die Möglichkeit einem Unterbearbeitungsstatus eine Farbe zuzuordnen, dadurch werden die Aufträge in der Dispositionskartenansicht in der entsprechenden Farbe dargestellt.

Folgende weitere Eingaben sind möglich:

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
StatusID	eindeutige Nummer	wird bei Neuanlage automatisch vergeben
Bezeichnung	Textfeld	Anzeigename; über diesen Namen wird der Status ausgewählt
aktiv	Kontrollkästchen	kennzeichnet den Status als verwendbar
disponierbar	Kontrollkästchen	Service-Aufträge mit diesem Status werden im Dispositionsmodul zum disponieren angeboten
Mobile / Flex	Kontrollkästchen	dieser Status kann als Rückmeldestatus in Concept Mobile oder Concept Flex verwendet werden
Fakturasperre	Kontrollkästchen	Service-Aufträge mit diesem Status erlauben keinen Rechnungsdruck
Sperre Auftragsbestätigung	Kontrollkästchen	Ist dieses Häkchen gesetzt, so kann ein nicht bestätigter Auftrag mit diesem Unterbearbeitungsstatus nicht bestätigt werden.
Sortierung	Textfeld, numerisch	steuert die Anzeigereihenfolge in der Unterbearbeitungsstatus-Auswahlbox
Bemerkung	Textfeld, mehrzeilig	freie Eingabe weiterer Informationen

Nachfolgende Konfigurationen sollten beachtet werden:

Konfiguration 305: Wert des Unterbearbeitungsstatus nach Textausgabe des Serviceauftrages

(Steuert, welchen Unterbearbeitungsstatus der Serviceauftrag annehmen soll, nachdem er textuell ausgegeben wurde.)

0 - Abweichende Einstellung lt. Angabe unter Einstellung textuell
2 - Standard Einstellung (Unterbearbeitungsstatus: 2 - versendet an Support)

Konfiguration 397: Unterbearbeitungsstatus bei Störungen ist Pflichtfeld

(Steuert, ob die manuelle Eingabe des Feldes Unterbearbeitungsstatus bei Störungen im Concept Mobile/Flex Pflicht ist (keine automatische Vorbesetzung).)

0 - Nein
2 - Ja)

Zuweisen von Unterbearbeitungsstatus

Unter Aktuell-Kundendienst im Modul Serviceaufträge stehen nun die Unterbearbeitungsstatus zur Verfügung.

Unterbearbeitungsstatus „Vom Techniker disponierbar“

In den disponierbaren Aufträgen in Serviceeinsätzen werden nur Aufträge angeboten, die einen solchen Unterbearbeitungsstatus haben.

Weitere Stammdaten, Unterbearbeitungsstatus, Disposition, Concept Mobile

nl:kalender:kalenderansichten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:32+00:00

Agenda weergaven

De agenda beschikt over meerdere weergaven. Afhankelijk van de gebruiksdoeleinden tonen ze een bijbehorend beeld.

Dag

Het afspraken overzicht toont precies één dag.

Werkweek

In deze weergave wordt een werkweek van vijf dagen getoond, per dag een kolom.

Kalenderweek

De week wordt in twee kolommen weergegeven, en worden alleen nog de tijden en een korte omschrijving van de afspraken getoond.

Maand

Het afspraken overzicht toont vijf kalenderweken. De dagen worden in aparte kolommen getoond.

Agenda

nl:vorgaenge:steuerfreierechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:38+00:00

BTW-vrije facturen in het binnenland

Voor sommige klanten kan het nodig zijn, een dossier zonder BTW te berekenen. Deze kan over speciaal aangemaakte BTW-gebieden gerealiseerd worden.

Aanmaken van stamgegevens

Allereerst dient u uw stamgegevens uit te breiden. Dit gebeurt in 3 stappen.

Aanmaken van BTW-gebied

In module landen legt u een nieuw BTW-gebied aan.

Aanmaken van een BTW-tarief

Aansluitend wisselt u naar de module BTW-tarief.

Breidt het BTW-vrije record uit, doormiddel van een nieuwe regel door het eerder aangemaakte BTW-gebied toe te voegen. Het percentage dient 0 te zijn.

Bewerking van grootboekgroepen

Afsluitend dient u de grootboekgroepen aan te passen.

Voeg aan de door u gewenste grootboekgroep een nieuwe regel toe met het BTW-gebied, het BTW-tarief en het gewenste rekeningnummer.

Instellingen bij het dossier

Nadat alle stamgegevens juist zijn aangemaakt, kunt u in een dossier, in het tabblad Overige het BTW-Gebied toewijzen.

Deze toewijzing kan ook nadat u de posities heeft ingegeven, echter dient het voor het printen van een dossierdocument te gebeuren.

Instellingen bij de klant

Indien een bedrijf altijd een BTW-vrije factuur dient te ontvangen, dan is het verstandig het BTW-gebied in zijn factuuradres op te nemen. In het tabblad Overige in de module Adressen kunt u deze instellen.

Indien maar één dossier aan dit factuuradres verstuurt, wordt het BTW-gebied automatisch aan het dossier toegevoegd.

Dossier, BTW-vrije, BTW-gebieden

administration:standardwerte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Standardwerte

Das Modul Standartwerte ist in der Strukturansicht unter Administration zu finden.

Wird ein Standardwert für eine bestimmte Einstellung festgelegt, übernimmt Concept Office diese immer automatisch und belegt die definierten Werte vor. So kann die Arbeit erleichtert werden.

Die Neuanlage von Standardwerten ist nicht möglich. Es können nur die Ausprägungen der bestehenden Werte geändert werden. In der Übersicht sind alle Einstellungen, die zusammen mit dem Programm mitgeliefert werden, angezeigt.

Eingabe von Standardwerten

Wird eine Einstellung in der „Übersicht“ doppelt geklickt, öffnet sich diese in der Eingabe-Maske. Hier besteht die Möglichkeit, den Standardwert zu ändern, indem ein anderer Wert aus der Liste per Dropdown selektiert und anschließend die Änderung gespeichert wird.

Verwenden von Standardwerten

Die Verwendung von Standardwerten findet in vielen unterschiedlichen Modulen statt.

Unten ist ein Beispiel aus dem Modul Projekte zu sehen. Wird der Standardwert Erstkontaktphase als Standardwert bei der Neuanlage von Projekten ausgewählt und gespeichert, erscheint dieser automatisch im Feld Projektphase des Moduls.

Serviceaufträgen

Auch hier ist es möglich einen Standardwert festzulegen und zu speichern. Jedoch erscheint hier der Unterbearbeitungsstatus erst nach der Speicherung des Serviceauftrages.

Ausnahmen

Viele der Standardwerte belegen bei Auswahl und Speicherung bestimmte Felder vor. Wenige sind an einer Konfiguration angeknüpft und können erst nach Aktivierung etwas generieren.

Zum Beispiel kann bei der Angebotsbearbeitung mittels der Einstellung „Aktivität bei Anlage Angebot“ ein Standardwert ausgewählt werden, wann eine Aktivität automatisch erzeugt werden soll. Hier sollte beachtet werden, dass die Konfiguration 140 aktiv ist. Bei Nichtaktivierung wird beim Druck eines Angebotes keine Aktivität erzeugt.

allgemein:bilder

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Bildbearbeitung für Concept Office

Erstellung quadratischer Artikelbilder mit FastStone Photo Resizer 3.2

Eine freie, nichtkommerzielle Version ist unter http://www.faststone.org/ erhältlich.

1. Die zu ändernden Bilder auswählen.

2. Über „Advanced Options“ die entsprechenden Einstellungen vornehmen.

3. Unter Resize die gewünschte Bildgröße einstellen (hier die längste Seite auf 5 cm = 591 Pixel)

4. Unter Canvas die Größe des Bereichs angeben, in welchen das Bild eingefügt werden soll. In diesem Beispiel 5 x 5 cm.

5. Nach den entsprechenden Einstellungen ein Zielverzeichnis auswählen und die Bilder konvertieren.

Beispiel:

Vorher:

Nachher: (für eine bessere optische Darstellung wurde hier ein Rahmen hinzugefügt)

intern, Bilder

allgemein:modulfunktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:16+00:00

Modulfunktionen

In vielen Modulen gibt es Funktionen, welche bestimmte Aktionen oder Datenverarbeitungen auslösen. Beispielsweise kann die Funktion Aktivität anlegen genutzt werden um im aktuellen Kontext eine Aktivität anzulegen.

Solche Funktionen werden als Modulfunktionen bezeichnet.

Aufruf

Bildschirmrand

Über die am rechten Bildschirmrand angebrachten Schaltflächen sind die Modulfunktionen am einfachsten erreichbar.

Können wegen fehlender Höhe nicht alle Modulfunktionen angezeigt werden, lassen sich diese über die untere kleine Leiste aufklappen (Klick mit der linken Maustaste).

Einstellmöglichkeiten

Modulfunktionen können ein- und ausgeblendet werden sowie in Symbolgröße und Schrift angepasst werden.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den kleinen Pfeil am unteren Rand der Leiste.

Multifunktionsleiste

Die Modulfunktionen können alternativ über die Registerkarte Funktionen in der Multifunktionsleiste aufgerufen werden.

Funktionen

Die einzelnen Funktionen werden im Kontext der Module beschrieben.

allgemein:suchfunktion

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Suchfunktion

Artikelsuche

Die Suche (auch Matchcodesuche) wird durch Mausklick auf die Schaltfläche oder mit der Funktionstaste F4 ausgelöst. Es erscheint das zum jeweiligen Modul zugehörige Suchfenster (Beispiel: Artikelsuche).

Die Suchkriterien Artikelnummer, Bezeichnung und Kurztext sind logische UND Verknüpfungen. Im obigen Bild werden alle Artikel gesucht, wo die Artikelnummer mit 93 beginnt und die Bezeichnung beginnt mit dem Wort „Farb“. Ein „*“ hinter oder vor dem Wort steht als Platzhalter für nicht bekannte Teile des Suchkriteriums. Das „+“ steht als Platzhalter für „*“ vor und hinter dem Wort und relativiert bei mehreren Suchbegriffen die Reihenfolge.

Wird in der Artikelbezeichnung Stuhl + blau eingegeben, dann werden neben Stuhl blau auch Ergebnisse mit dem Inhalt blau Stuhl angezeigt.

Ein Klick auf das Symbol (alternativ F4) setzt die in der letzten Suche eingegebenen Suchparameter wieder ein und das Suchergebnis wird aufgelistet, bis die unter Maximal eingetragene Menge erreicht ist.

Hierbei wird die letzte Sortierung beibehalten. Sie können jede Spalte alphabetisch sortieren, in dem Sie auf den Spaltennamen klicken.

Im Feld Maximal kann die Anzahl der Suchtreffer eingeschränkt werden um die Performance der Datenbank nicht zu sehr zu belasten.

Setzt man in das Kontrollkästchen Manuell einen Haken, startet die Suche nicht automatisch, sondern erst wenn die Schaltfläche Start betätigt wurde.

Die angezeigten Suchfelder lassen sich über die Benutzereinstellungen konfigurieren.

Ist per Option die Mehrfachauswahl in den Suchergebnissen zugelassen, funktioniert diese mittels Klick ins erste Feld der Position.

Historische Artikelsuche

Die Suche in historischen Vorgängen des Kunden ist ebenfalls im Vorgang möglich. Die Funktion wird über die rechte Maustaste oder die Tastenkombi Strg + F4 aufgerufen. Diese Artikel können dann mit den historischen Preisen in den Vorgang übernommen werden. Dazu erscheint für die Übernahme des VK´s ein Fenster und für die Übernmahme des Ek´s.

Bei OFML-Artikeln wird der historische Preis nicht übernommen.

Volltextsuche

Die Volltextsuche erlaubt die Eingabe eines beliebigen Suchwortes, welches an beliebiger Stelle des Artikels stehen kann.

Für die Suche nach Zahlenfolgen (z.B. abw. Artikelnummern) die Zahl und Leerzeichen oder Zahl und + eingegeben werden.

allgemein, Suche

artikel:artikelnummer

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-06-21T06:42:31+00:00

Artikelnummer

Die Artikelnummer ist das eindeutige Kennzeichen eines Artikels. Jede Artikelnummer kann innerhalb des Artikelstammes von Concept Office nur einmal vorkommen und darf maximal 30 Zeichen lang sein. Eine Artikelnummer kann aus Ziffern und Buchstaben gemischt zusammengesetzt sein.

Bitte verzichten Sie möglichst auf Sonderzeichen in der Artikelnummer, da diese erfahrungsgemäß zu Verarbeitungsproblemen in den verschiedensten Prozessen führen können (. , ; : - _ + * \ / Leerzeichen & = #)

Vordefinierte Artikelnummern

Einige Artikelnummern sind fest im Programm vorhanden und können nicht geändert/überschrieben werden.

A:Der Artikel A wird in der Vorgangsbearbeitung verwendet um einen Abschnitt zu kennzeichnen.
T: T steht in Vorgängen oder Bestellungen für eine Textposition
(alle): der Standardartikel

Artikelnummer ändern

Das Feld Artikelnummer ist normalerweise vor Veränderung geschützt und ausgegraut dargestellt. Ist es nötig die Nummer zu ändern, muss der betroffene Artikel zuerst im Modul Artikel geladen werden. Durch Aufruf der Menüfunktion Speicher unter wird das Feld Artikelnummer freigeschalten und der ausgewählte Artikel kann umbenannt werden.

Ein andere Möglichkeit ist es über der Modulfunktion Artikel umbenennen die Artikelnummer zu ändern. Bei Betätigung des Buttons Artikel umbenennen erscheint eine Maske mit dem gleichen Namen. Anschließend kann in der Maske die neue Artikelnummer des markierten/aufgerufenen Artikels eingetragen und durch Betätigung des Feldes Umbenennen die Artikelnummer verändert werden.

Bedenken Sie, dass die Artikelnummer in allen aktuellen und historischen Daten ihrer Warenwirtschaft geändert wird.

Artikelnummer automatisch (Bürobedarf)

Für die Anlage von Artikeln anhand vorhandener EDI-Artikel-Daten lassen sich Bildungsvorschriften definieren. Dies wird am Lieferanten hinterlegt.

Wird ein Lieferantenkürzel angegeben, wird dieses bei der Anlage vorangestellt.

Die im Screenshot hinterlegten Regeln würden aus der Bestellnummer 900/01 die Artikelnummer MF900-01 generieren.

Sonstiges

Konfiguration 6: Steuert die Groß-/Kleinschreibung der Artikelnummer

Um ein einheitliches Bild auf Kundendokumenten zu erzeugen, ist es möglich einzustellen, dass neu erfasste Artikelnummern automatisch in Großschreibung umgewandelt werden.

0 - Großschreibung
1 - Groß-/Kleinschreibung

Artikel, Artikelnummer

artikel:mindestspanne

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Mindestspanne eines Artikel

Im Artikelstamm kann für einen Artikel eine Mindestspanne hinterlegt werden. Je nach Einstellung erscheint eine Warnmeldung oder ein Verkauf unter diesem Wert wird verhindert.

Eingabe einer Mindestspanne

Am Artikel erfolgt die Eingabe auf der Registerkarte Preise im Feld Mindestspanne. Die Eingabe erfolgt in %.

Warnmeldung

Wird dieser Artikel in einem Vorgang oder Angebot erfasst, und der Verkaufspreis unterschreitet die Spanne erscheint eine Meldung folgenden Typs.

Die Eingabe ist trotzdem möglich. Außerdem wird der Nutzer eine mögliche Preisanpassung vorgeschlagen.

Verhinderung der Unterschreitung

Über ein Recht kann einzelnen Benutzern verboten werden die Spanne zu unterschreiten.

Sonderrecht Mindestspanne am Artikel unterschreiten

Das Recht steuert, ob der Benutzer bei der Preiseingabe eines Artikels dessen Mindestspanne unterschreiten darf.

Ja
Nein

Fehlt dem Benutzer das Recht erscheint bei der Eingabe stattdessen folgende Meldung:

Artikel, Mindestspanne

bestellungen:ruecksendungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-29T11:33:01+00:00

Lieferantenseitige Rücksendungen/Reklamationen

Findet eine Warenbewegung von Ihnen zu einem Ihrer Lieferanten statt, wird das als Rücksendung bezeichnet. Diese werden ebenfalls im Modul Bestellungen abgewickelt. Dabei ist der Bestellungstyp für die Verarbeitung entscheidend.

In fast allen Belangen verhält sich eine Rücksendung wie eine Bestellung. Ein markanter Unterschied ist das Fehlen des Dokumentes Bestellung - stattdessen wird das Dokument Rücksendung angeboten.

Anlegen einer Rücksendung

Sie können eine Rücksendung genau wie eine manuelle Bestellung erfassen. Sie können zur schnellen Positionserfassung aus einer existierenden Bestellung durch die Menüfunktion Speichern Unter ein Duplikat vom Typ Rücksendung erzeugen.

Arten der Rücksendungen

Rücksendung mit Lagerbuchung

Bei diesem Typ werden beim Druck der Rücksendung die Mengen vom zugeordneten Lager abgebucht.

Mit der Erzeugung des Rücksendescheines wird die Ware vom Lager abgebucht. Möglichkeit der Zuordnung einer Referenzbestellnummer - Bestellung mit der die Ware ins Lager gebucht wurde.

Rücksendung ohne Lagerbuchung

Bei diesem Typ werden beim Druck der Rücksendung werden keine Warenbewegungen gebucht.

Diese Art der Rücksendung lässt sich für Anmeldung von Wertgutschriften u.ä. verwenden. Auch hier kann eine Referenzbestellnummer angegeben werden.

Rücksendung für Reparatur

Bei dieser Art der Rücksendung findet ebenfalls keine Warenbewegung statt. Hiermit können Reparatureinsendungen zum Hersteller verwaltet werden.

Rücksendungen werden bei Rücksendescheindruck ausgebucht und bei Belieferung wieder eingebucht

Abrechnung der Rücksendungen

Rücksendungen werden genau wie Bestellungen im Rechnungseingang gebucht oder in der Zentralregulierung übergeben. Je nachdem ob eine Referenzbestellnummer angegeben ist, wird der Wert der Orginalbestellung gut geschrieben und die Rücksendung ohne Berechnung geschlossen. Wenn keine Referenzbestellnummer angegeben ist, wird die Rücksendung selbst bebucht und nach Rechnungsprüfung geschlossen.

Hinweise

Bei Rücksendungen ist die Modulfunktion Bestellen deaktiviert.

Bestellungen

co_portal:passwortvergabe

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-05T08:24:14+00:00

CO Portal: Manuelles Freischalten und Passwortvergabe

Bekommt ein Kunde eine Mail mit Zählerstandsanforderung, dann ist dieser Kunde (Ansprechpartner des Kunden) automatisch für das Portal freigeschalten. In der Mail ist auch ein vorläufiges Passwort verschlüsselt.

Ein Kunde hat aber auch die Möglichkeit sich ein Passwort zu vergeben. Sobald er dies getan hat, kommt in der Anforderungsmail das Login nicht mehr mit.

Manuelle Freigabe und Passwortvergabe

Wird ein Ansprechpartner nicht automatisiert durch eine Zählertstandsanforderung freigeschaltet, kann der Händler dies manuell im Modul Ansprechpartner tun. Dazu wird das Feld Portallogin mit der Email gefüllt und ein Haken bei Portalzugeang gesetzt. Ein Passwort kann vergeben werden. Der Kunde kann sich dies jedoch auch beim ersten Einloggen selbst vergeben.

Portalmail zur Passwortvergabe versenden

Per Modulfunktion - ‚Portalmail senden‘ am Ansprechpartner

Über diese Funktion können Sie einem aktivierten Portalnutzer einen Link zur Passwortvergabe senden.
Der Link wird über die E-Maileinstellung vom Flex Kundenportal versendet, es werden die neuen Textbausteine bwMailTextPortalAktivMail und bwMailBetreffPortalAktivMail als E-Mailtext/Betreff verwendet.

In Standardwerten kann ein Wert für ‚Aktivitätenart beim Verschicken einer Portalmail‘ eingestellt werden - ist hier eine Aktivitätenart hinterlegt, wird beim Versenden jeder Portalmail eine erledigte Aktivität angelegt. Diese enthält den Ansprechpartner mit zugehöriger Firma und die Bezeichnung ‚Portalmail versendet.‘. Als Mitarbeiter wird der Mitarbeiter eingesetzt, welcher die Portalmail ausgelöst hat.

Was darf der Kunde im Portal sehen?

Sie können bestimmen, welche Module Ihre Kunden in CO Portal sehen dürfen. Diese Freigabe können Sie in verschiedenen Stufen realisieren.

Am Mandanten können die Portaloptionen für alle Kunden voreingestellt werden. (Trotzdem braucht jeder einzelne Kunde die Freigabe zu Portalzugang wie oben beschrieben)
Die Modulfunktion Portaloptionen im Modul Firmen schaltet alle Ansprechpartner mit Zugang in den jeweiligen Portalmodulen frei
Die Modulfunktion Portaloptionen im Modul Ansprechpartner schaltet nur diesen Ansprechpartner in den jeweiligen Portalmodulen frei

Kunde gibt sich selbst ein Passwort und Passwortwiederherstellung

Haben Sie dem Kunden kein Passwort gegeben oder hat er es vergessen, kann er es sich selbst vergeben bzw. wiederherstellen. Voraussetzung ist aber, dass in Concept Office am Ansprechpartner ein Haken bei Portalzugang gesetzt ist und das Feld Portal-Login gefüllt ist.

Ihr Kunde kann sich ein Passwort vergeben in dem er das Portal aufruft und in der Anmeldemaske auf Neues Passwort vergeben klickt.

In der folgenden Ansicht kann er seine E-Mail eingeben. Diese muss mit der E-Mail übereinstimmen, die Sie in das Feld Portal-Login am Ansprechpartner in Concept Office eingetragen haben.

Nach Absenden erscheint ein entsprechender Hinweis und der Kunde erhält eine Mail mit einem Link und der Bitte diesem zur Passwortvergabe zu betätigen.

Nach doppelt eingegebenem Passwort kann sich der Kunde einloggen.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co8:buerotechnik

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-04-06T10:49:39+00:00

Geschäftsbereich Bürotechnik

Dieser Artikel gehört zum Bereich "Neues in Concept Office 8"

Allgemeines

Auskunft: Neue Karteikarte - Wartungshistorie
Im Modul Auskunft wurde eine neue Reiterkarte „Wartungshistorie“ hinzugefügt. Hier kann zu einem Kunden oder zu einem Modell (Artikelnummer) maschinenübergreifend oder kundenübergreifend die Wartungshistorie angezeigt werden.

Neue Artikeleigenschaft
‚Artikel muss vom Techniker gewechselt werden‘

Diese Kennung am Artikel bewirkt, dass dieser nur über einen Service-Auftrag abgewickelt werden kann. Zudem lässt sich diese Kennung im Modul MPS-Meldungen und in der Artikelauswahl der Vertragsleistung an der Vertragsart filtern.

Anbindung des Ticketsystems ZAMMAD
Bei der Anbindung des Ticketsystem Zammad wurde der Abgleich der Stammdaten (Firmen und Ansprechpartner) implementiert. Dabei ist Concept Office das führende System. Es besteht die Möglichkeit aus den gelisteten Tickets im Zammad einen Service-Aufträge in Concept Office zu erstellen.

Auswahl des Geschäftsbereiches
Die Auswahl des Geschäftsbereiches kann nun bei Anlage eines Service-Auftrages lt. Maschine gesetzt werden.

Disposition 2.0
Im Dispositions-Schema kann zusätzlich die Filiale als Filterkriterium angegeben werden.

Rückkaufwert

Im Vertragsmodul gibt es eine neue Modulfunktion ‚Rückkaufswerte ermitteln. Dazu werden in einer separaten Maske alle aktiven Mieterlöse des Vertrages angezeigt. Das Stichtagsdatum der Maske bestimmt, zu welchem Datum der Rückkaufswert ermittelt werden soll. Das Datum wird mit dem Ende des aktuellen Monats bzw. des Folgemonats vorbelegt, je nachdem ob der Aufruf bis zum 15. eines Monats oder später erfolgt. Aus dem Datum der letzten Abrechnung bis zum Stichtag errechnet sich eine Restlaufzeit in Monaten. Diese Restlaufzeit, multipliziert mit der Rate, ergibt den Rückkaufswert des Gerätes. Im oberen Bereich wird immer die Summe aller Rückkaufswerte dargestellt.

Kontingentvereinbarungen

Es ist möglich, bei der Definition von Kontingenten immer eine Mengenvereinbarung zu treffen.

Typischerweise wird dies bei Stundenkontingenten angewendet, wenn pauschal eine Anzahl Stunden als Kontingent vereinbart wird, jedoch unerheblich ist, wer diese leistet (Techniker, Consultant,..).

In einer Leistungsgruppe können die entsprechenden Tätigkeitsartikel angegeben werden und deren abgerechnete Gesamtmenge wird gegen das Kontingent geprüft.

Vertragsgutschriften

Bei Vertragsgutschriften besteht die Möglichkeit, einen Grund für die Gutschrift anzugeben. Dieser wird in der Dokumentenmaske für Vertragsrechnungskorrekturen angezeigt. Wenn ein Druck des Grundes auf der Gutschrift gewünscht ist, müsste eine Formularanpassung erfolgen.

Kundenportal

Erweiterung Modul Störungen
Das Modul Tickets (Störungen) im Portal wurde erweitert. Um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können, wird in Concept Office das Modul Tickets benötigt. Hierzu sind entsprechende Lizenzen erforderlich (Tickets/ Flex Portal Service). Dazu auch die Konfiguration ‚333 - Störungen melden über‘ beachten, diese muss auf ‚1‘ stehen, um Tickets im Portal nutzen zu können.

Es können Ticketarten pro Modul (Auswertungen, Dashboard, Tickets, Verträge, usw.) im Portal gesteuert werden. Ein Ansprechpartner kann nun zusätzlich für alle diese Module, per Portalrecht gesteuert, Tickets erstellen. Es stehen dann jeweils die Ticketarten zur Verfügung, die administrativ für die jeweiligen Module, in den Ticketarten, zugelassen wurden.

Die Ticketanlage/Störungen melden aus Maschinen ist weiterhin ohne Portalrecht möglich und somit kompatibel zum bisherigen Verhalten. Wurde für die Maschinen keine Einstellung getroffen, so wird wie bisher automatisch auf die Ticketart Störung zurückgegriffen.

2-stufige Vorqualifikation für Tickets
Unter Qualifikationen können für jede Stufe die entsprechenden Texte hinterlegt werden. An jeder Ticketart können die benötigten Texte für beide Stufen verknüpft werden. Die Stufen können vom Kunden im Portal oder im Modul Tickets (Concept Office) ausgewählt werden, im Modul Tickets können diese auch nachträglich geändert werden. Werden an der Ticketart nur Texte für eine Stufe hinterlegt, so wird nur diese Stufe zur Auswahl angeboten. Mit dieser Funktion können (Störungs-) Meldungen in max. 2 Stufen vorqualifiziert werden. Diese Funktion ist nur in Verbindung mit dem Portalrecht - Tickets anlegen=ja verfügbar.

An der Ticketart kann ebenfalls ein Geschäftsbereich vorgegeben werden, welchen das Ticket beim Erstellen mit dieser Ticketart erbt.

Konfiguration 497: Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht

Über die neue Konfiguration 497 (Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht), kann gesteuert werden, ob bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial über das Kundenportal, der aktuelle Zählerstand des Gerätes angegeben werden muss oder nicht, bzw. ob die Vertragsart das Verhalten bestimmt.

Soll laut Konfiguration die Vertragsart das Verhalten bestimmen, kann dies über einen neuen Haken ‚Zählerstandseingabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht‘, an der jeweiligen Vertragsart hinterlegt werden.

Verbrauchsmaterial bestellen
An der Vertragsart kann angegeben werden, ob der Endkunde beim Bestellen von Verbrauchsmaterial über das Kundenportal eine Menge größer 1 angeben darf.

Der Standardwert=1 und somit kompatibel zum bisherigen Verhalten.

Lizenzen und Lizenzabrechnung

Concept Office 8 verfügt über die Möglichkeit Lizenzen zu verwalten und in Intervallen abzurechnen. Alles zu Lizenzen lesen sie hier.

CO8

concept_cash:usb_bondrucker

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:26+00:00

USB Bondrucker einrichten

Neben den seriellen und parallelen Bon-Druckern können auch USB Bondrucker über Concept Cash angeschlossen werden.

USB-Drucker hinzufügen

Die Einrichtung des USB-Bondruckers erfolgt über die Windows-Funktion Geräte und Drucker hinzufügen. Folgende Schritte werden ausgeführt:

Aufruf der Windows-Funktion „Geräte und Drucker hinzufügen“

Drucker hinzufügen
Einen lokalen Drucker hinzufügen

Im anschließenden Dialog „Einen Druckanschluss auswählen“
  - Vorhandenen Anschluss verwenden: den Eintrag „USBxxx (virtueller Druckerport für USB)“ auswählen

Nach der Auswahl auf „Weiter“

Im Dialogfenster „Den Druckertreiber installieren“

Als Hersteller Generic auswählen
Als Drucker „Generic / Text only“ auswählen

Danach auf „Weiter“

Im folgenden Dialogfenster „Geben Sie einen Druckernamen ein“, wird ein Druckername zugewiesen.

Im nachfolgenden Dialogfenster „Druckerfreigabe“ kann der Drucker für das Netzwerk freigegeben werden.
Soll der Drucker nur lokal verwendet werden, dann ist eine Freigabe nicht erforderlich.

USB-Drucker in Concept Cash einrichten

Nach dem Einrichten des USB-Druckers kann in Concept Cash, unter Optionen, der USB-Drucker in den Hardwareeinstellungen aufgenommen werden.

Wird die Kassenschublade über den Bondrucker gesteuert, dann in beiden Einträgen,
unter Drucker und Kassenschublade, als „COM Port“ den angelegten USB-Drucker auswählen.
Dieser steht neben COM- und LPT- Einträgen, mit dem angelegten Druckernamen zur Verfügung.

Concept Cash, Kasse, Bondrucker, USBBondrucker, USB, Bondrucker

disposition:stammdatenverwaltung_disposition

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:30+00:00

Stammdatenverwaltung für die Disposition

Mitarbeiter

Zum einen werden für die Aufgabenstellung Monteure geplant und zum anderen noch notwendige Hilfsmittel, wie Fahrzeuge oder Werkzeuge etc. benötigt. Diese Ressourcen werden im Concept Office 7.0 in der Mitarbeiterverwaltung angelegt. Soweit es sich um Mitarbeiter handelt, kann zusätzlich die Auswahl eines Monteurs getroffen werden.

Fahrzeuge

Alle genannten Ressourcen können als unabhängige Einheiten angelegt und verwaltet werden. Besteht die Situation, dass feste Verbindungen, z.B. zwischen LKW und dem Fahrer und/oder einem Monteur gäbe, kann dies entsprechend eingetragen werden. Über die Fahrzeugverwaltung wird ein LKW detaillierter definiert, wie z. B. durch sein amtl. Kennzeichen. Mit wenigen Handgriffen ist das Fahrzeug angelegt.

Ressourcen

Ressourcen werden im Unternehmen führend selbst verwaltet. D.h. der Disponent muss Personal, LKW, Ressourcen etc. selbst steuern können. Der Disponent ist für das Zuteilen von Ressourcen und Waren und das Einteilen von Personen in einer Organisation zuständig. Er überwacht das Ausführen der Dienste der Organisation und legt gegebenenfalls die spätest zulässigen Termine fest.

Nach der Anlage verknüpft man die Ressource, aus dem Mitarbeiterstamm, mit dem Fahrzeug, indem man unter dem Mitarbeiter-Tab Weiteres in der Rubrik Weitere Daten via Drop-Down-Menü des Feldes Kfz Kennzeichen das Fahrzeug auswählt und zuordnet. Gleiches ist bei den Personen durchzuführen, welche fix dem Fahrzeug zugeordnet sind. So entstehen z.B. Montage- und/oder Demontageteams.

Aktivitätenart

Für eine saubere Abwicklung der Disposition und für die Erstellung der Laufzettel ist es erforderlich eine Aktivitätenart Dispo anzulegen.

Disposition

firmen:duplikate

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-15T11:54:25+00:00

Duplikate

Concept Office verfügt über Funktionen zum Finden und Verwalten von Firmenduplikaten.

Kriterien

Ein Duplikatsverdacht liegt dann vor, wenn Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten in der Anschriftsinformationen verschiedener Firmen entdeckt werden.

Kennzeichnung

Jede Firma verfügt einen einen sogenannten Duplikatsstatus

nicht geprüft: (Voreinstellung) bisher keine Prüfung dieser Firma auf Duplikatsstatus
manuell geprüft: vom Sachbearbeiter explizit als Nicht-Duplikat gekennzeichnet
automatisch geprüft: von CO als Nicht-Duplikat gekennzeichnet
Kandidat: duplikatsverdächtig

Duplikate finden

Es existieren mehrere Möglichkeiten die Duplikatssuche durchzuführen:

Neuanlage

Wird eine Firma neu angelegt, erfolgt die Prüfung automatisch. Werden mögliche Duplikate gefunden, erscheint ein Dialogfenster

Der Sachbearbeiter hat nun folgende Möglichkeiten:

Schließen: Firma wird gespeichert. Duplikatsstatus wird auf „nicht geprüft“ gesetzt.
Anzeigen: Firma wird gespeichert. Der Duplikatsstatus wird auf „Kandidat“ gesetzt. Ausgewählte Firma wird geladen.
Kein Duplikat: Firma wird gespeichert. Duplikatsstatus wird auf „manuell geprüft“ gesetzt.
Löschen: Eingabe wird verworfen.

für eine bestehende Firma

Um für eine bestehende Firma die Prüfung durchzuführen, laden Sie die Firma und Klicken Sie auf Duplikate….

Der weitere Ablauf entspricht der automatischen Prüfung bei Neuanlage. Lediglich der Button Löschen steht nicht zur Verfügung. Falls Sie die geladene Firma als Duplikat einstufen, sollten sie diese Löschen oder auf inaktiv setzen.

Massenlauf

Es besteht die Möglichkeit eine Duplikats-Prüfung für mehrere Firmen durchzuführen. Klicken Sie dazu auf Neu und anschließend auf Duplikate… Daraufhin wird ein Auswahldialog angezeigt:

Sie können auswählen, ob nur nicht geprüfte (Voreinstellung) oder auch in der Vergangenheit überprüfte Firmen untersucht werden sollen. Start beginnt die Prüfung.

Abhängig von der Auswahl kann die Verarbeitung einige Zeit in Anspruch nehmen und enorme Last auf der Datenbank erzeugen. Daher sollten Sie diese Funktion nicht zu Stoßzeiten durchführen.

Die Prüfung setzt für jede untersuchte Firma entweder den Status automatisch geprüft oder Kandidat. Nach Abschluss der Prüfung können Sie die Kandidaten durchgehen und, wie unter für eine bestehende Firma beschrieben, prüfen.

Kandidatenprüfung

Sie können diese Kandidatenprüfung auch zu einem anderen Zeitpunkt durchführen. Starten Sie im Firmenmodul die Fernglassuche und wählen Sie Duplikatsstatus ist gleich Kandidat aus. In der Firmenübersicht werden nun die Kandidaten angezeigt. Sie können sie nun einzeln, wie unter für eine bestehende Firma beschrieben, prüfen.

Firmen, Duplikate, Duplikatssuche

firmen:loeschen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-27T07:39:16+00:00

Firmen löschen und anonymisieren

Im Concept Office ist es möglich, Firmendaten (Anschriften, Ansprechpartner, Anschriften) und entsprechende zugehörige Dokumente, Vorgänge und ähnliches zu löschen bzw. zu anonymisieren und entsprechend „unbrauchbar“ zu machen. Dies kann nur bei entsprechender Rechtevergabe erfolgen.

1. Firmen löschen

1.1 Auswirkungen

Das Löschen von Firmen stellt aus unserer Programmsicht eine Ausnahme dar und sollte verwendet werden, wenn durch versehentliche Anlage oder Datenimport Firmenduplikate entstanden sind. Wenn Sie eine Firma tatsächlich löschen wollen, ist dies nur möglich, wenn keine referenzierten Daten oder Dokumente existieren - ansonsten erscheint eine Fehlermeldung.

Löschen ist in folgenden Modulen möglich:

Firmen
Anschriften
Ansprechpartner

Folgende Untermodule/Dokumente können betroffen sein:

Alle Dokumente
Vorgänge
Serviceaufträge
Zugeordnete Projekte
Tickets
Sonderkonditionen
Aktivitäten

1.2 Alternativen zum Löschvorgang

Wenn ein Geschäftskontakt zukünftig nicht mehr von Interesse ist, so sollten bestehende Informationen und Dokumente trotzdem beibehalten werden. Anstatt sie zu löschen, sollte die Firma deshalb den Status inaktiv erhalten.

Eine mögliche Alternative zum Löschen kann auch das Zusammenlegen dieser Firma mit beispielsweise dem Barverkaufskunden sein.

1.3 Löschvorgang

Zum Löschen einer Firma öffnen Sie das Modul Firmen unter Stammdaten. Wählen Sie im nächsten Schritt die Firma aus, die gelöscht werden soll.

Im oberen Menüband unter Start befindet sich die Löschfunktion. Es erscheint noch eine Kontrollabfrage sowie eine anschließende Sicherheitsabfrage, ob die Firma wirklich gelöscht werden soll. Dies funktioniert nur, wenn keine Dokumente, Vorgänge, etc. zur Firma existieren.

1.4 Fehlermeldungen

Offene Vorgänge: Sollte es noch offene Vorgänge zu der Firma geben, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass die Firma nicht gelöscht werden kann. Diese offenen Vorgänge müssen zunächst geschlossen werden.

Abgeschlossene Vorgänge: Sind abgeschlossene Vorgänge vorhanden, erhalten Sie ebenfalls eine Fehlermeldung mit Abfrage, ob der Kontakt mit Löschkennzeichen versehen werden soll.

Die Firmennummer bleibt vorerst erhalten, es werden aber Anschrift, Ansprechpartner und Verbindungen entfernt. Als Kurzname wird gelöscht! eingetragen.

2. Anonymisierung

Sie können die Kontaktdaten der Firma auch anonymisieren, d.h. es werden alle Informationen wie Name der Firma, Anschrift und Kontaktpersonen mit ihren Verbindungen gelöscht. Dies kann beispielsweise durch die Einhaltung der DSVGO-Richtlinien notwendig sein.

Hierfür öffnen Sie die Firma und wählen im rechten Menüband (Modulfunktionen) „Kontaktdaten anonymisieren“. Nun wird in den Kontaktfelder anonym eingetragen. Einige Daten (woraus nicht auf die Firma geschlossen werden kann) bleiben erhalten. Diese Daten dienen beispielsweise Auswertungszwecken.

Modulfunktion „Anschriften/Ansprechpartner/Kontaktdaten anonymisieren“:

Hier kann ein Anonymisierungsgrund angegeben werden, dieser wird in der Spalte Anonymisierungsinfo gespeichert.

Hierfür stehen folgende Spalten in der Übersicht zur Verfügung:

Anonymisiert am
Anonymisierungsinfo

Firmen, löschen