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disposition:multiroute

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-12-17T13:56:36+00:00

MultiRoute

MultiRoute ist ein Webservice, den Concept Office innerhalb der Disposition konsumieren kann. Die Basis bildet BingMaps von Microsoft, wofür gb consite einen professionellen Webservice, angereichert mit Funktionalitäten zur Routen-Optimierung und Verkehrsinformationen, zur Verfügung stellt.

Der Webservice bekommt die Anschriften der Planungseinheiten als Wegpunkte übermittelt und errechnet die Fahrzeiten und Kilometer dazwischen. Darüberhinaus ist er in der Lage die optimale Reihenfolge, unter Berücksichtigung von Fixterminen, zu berechnen. Tagesbeginn bzw. Anfahrten von einer Privatanschrift (z.B. Service-Techniker) sind fix und auch dynamisch möglich und es werden Verkehrsdaten in der Karte angezeigt.

Dieses Modul benötigt eine separate Lizenz!

Anbieter

gb consite GmbH Geomarketing Software & Beratung

Mittenheimer Straße 58

85764 Oberschleißheim

Telefon: +49 89 / 309 052 970

Telefax: +49 89 / 309 052 979

E-Mail: info@gbconsite.de

Internet: www.gbconsite.de

Ansprechpartner

Alina Erke

Vertrieb für Zustellplanung, Gehfolgen-Berechnung, Verlagswesen, Routenoptimierung

Telefon: 089 / 309 052 975

alina.erke@gbconsite.de

Voraussetzungen

Konfigurationen

Bitte aktivieren Sie die Konfiguration 415:

Konfiguration 415: Routenplanung aktiv

Steuert wo die Routenplanung (vorausgesetzt, dass diese lizensiert ist) angewendet werden soll.

0 - Nicht aktiv
1 - Disposition Service
2 - Disposition Auslieferung
3 - Disposition Service und Auslieferung

Standardwerte

Für die Anfahrten, muss in den Standardwerten unter Administration eine Aktivitätenart hinterlegt werden. Wenn in den Mandantenstandardwerten die Aktivitätenart für Anfahrt auf '(keine Zuordnung)' gesetzt ist, so wird die Anfahrt auch nicht als eigenständige Aktivität geführt.

Eine wird empfohlen hier eine separate Aktivitätenart, z.B. Anfahrt, zu verwenden.

Verzeichnis ImportExport

MultiRoute.ini anlegen mit folgendem Inhalt:

[General]
Username=
Password=
ProtPath="\\###SERVERNAME###\CO\Data\Logs\MultiRoute"
;Timeout in Millisekunden
WaitTimeFirstRequestPerWayPoint=500

Hier müssen die Benutzerdaten vom gb consite -Zugang des Händlers eingetragen, und das Passwort zusätzlich über den Konfigurationsmanager verschlüsselt werden. Im Protokoll-Pfad, wenn angegeben, wird die letzte Abfrage jeweils als Datei (json-Objekt) abgelegt.

Wenn keine URL angegeben wird, verwendet Concept Office automatisch die Adressierung auf https://webservice.tourenplaner.biz/.

Mitarbeiter

Am Mitarbeiter (z.B. Techniker) kann die Funktion Arbeitsstart Wohnort (für Dispo) aktiviert werden. Hierzu muss zwingend die Privatanschrift am Mitarbeiter eingetragen sein

Arbeitsstart Wohnort (für Dispo) dient als Vorgabewert und kann in der Disposition jederzeit übersteuert werden.

Disposition Service-Aufträge

Über die Modulfunktion Route neu berechnen werden, je nach Markierung (Planungseinheit, oder Techniker), die Daten an den Webservice übermittelt und die Fahrzeit mit Kilometerangabe als verkettete Aktivität voran gestellt.

Ist das Häkchen Route optimieren gesetzt, wird durch den Webservice auch die optimale Reihenfolge ermittelt. Fix-Termine werden dabei berücksichtigt und die restlichen Aufträge drumherum geplant.

Passt diese nicht platztechnisch zwischen die Aufträge, ist die Anfahrt nicht in der geplanten Zeit möglich

Wird dann nachträglich in der Planungsansicht verschoben/optimiert, wird aus Performance-Gründen nicht permanent im Hintergrund neu berechnet. Hierzu dient die Modulfunktion Route neu berechnen.

Mit dem Häkchen Start am Wohnort, kann die Standardeinstellung am Mitarbeiter für diesen Tag übersteuert werden.

Es wird immer für den markierten oder in der Modulfunktion selektierten Mitarbeiter optimiert.

Im Menü lässt sich die Karte über Kartenansicht anzeigen.

In der Kartenansicht empfiehlt sich die Einstellung Automatisch, da hier nur die Karte zum schnellen Zoomen angezeigt wird und beim Hineinzoomen, ab einer sinnvollen Höhe, automatisch in die Fotoansicht gewechselt wird.

Diese ist hilfreich, um z.B. die Park- bzw. Anfahrtssituation zu prüfen.

Über den Haken Verkehrsinformationen werden diese als zusätzlicher Layer eingeblendet.

Ist die Check-Box Verkehrsinformationen nicht vorhanden, muss das von gb concide einmal für den Benutzer frei geschaltet werden.

In der Kartenansicht wird neben der geplanten zusätzliche die optimale Reihenfolge für die Route dargestellt.

KnowHow, MultiRoute, Route, Routenplaner, Karte, Verkehr, Verkehrsinformationen, Disposition

soennecken:rechnungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-12T13:30:28+00:00

Lieferanten-Rechnungen

Voraussetzungen

Dieses Modul benötigt die Lizenz „Lieferantenrechnungen einlesen (Opentrans)“.

Für die Zentralregulierung (Soennecken) sind am Lieferanten die Betriebsnummern zu hinterlegen (Registerkarte „Weiteres“ dort im Bereich Betriebsnummer. Ist eine Betriebsnummer vorhanden und die Lieferanten-Rechnungen werden mit einer abweichenden Betriebsnummer geliefert, dann ist hier zusätzlich unter „externe Kundennummern“ (Reiter Mitarbeiter/Weiteres) ein Eintrag vorzunehmen. (Die Warenwirtschaft muss, wie im Bild gezeigt, exakt BetriebsnummerAlternativ heißen.)

Sollen alle Rechnungen auf einen Kreditor in die Fibu übergeben werden, dann ist der Rechnungssteller an den einzelnen Lieferanten zu prüfen und ggf. umzustellen.

• Am jeweiligen Lieferant sollte auch das Kennzeichen „Sammelrechnung“ aktiviert werden, damit nur Rechnungen mit einer ZR-Nummer übergeben werden.

Wenn der Erlösartikel nicht der Artikel „Frachtkosten“ ist, so muss in der Datei Office.dat (..\CO\Sysdata\Office.dat) eingetragen werden, welcher Erlösartikel für eventuelle Zuschläge Verwendung finden soll. Dies erfolgt in der abgebildeten Form:

REFrachtArtikel=SOEFracht

„SOEFracht“ ist im Beispiel oben die Artikelnummer des Erlösartikels für Zuschläge.

Konfiguration 370 - Vorhandensein einer Frachtposition lieferanten- und bestellungsabhängig prüfen und Konfiguration 381 - Mengen der internen Fracht-/Portoartikel automatisch gemäß Auftragsstatus setzen prüfen

In der Datei Lieferantenrechnungen_einlesen.ini (..\CO\Sysdata\ImportExport\Lieferantenrechnungen_einlesen.ini) muss folgender Eintrag erfolgen:

[ActebisRechnung]

Importtyp = 1

Zusätzlich kann beim Einlesen der Belege eingestellt werden, ob vor der Übergabe an das Rechnungseingangsbuch eine manuelle Sichtung erfolgen soll, oder ob die Belege, die nach der Prüfung als in Ordnung befunden werden, sofort in das Rechnungseingangsbuch in CO gebucht werden. Soll keine automatische Buchung erfolgen, so wird dies über den nachfolgenden Eintrag in die Lieferantenrechnungen_einlesen.ini vorgenommen. Fehlerhafte Lieferantenbelege werden nicht automatisch übergeben und müssen manuell nachbearbeitet werden.

NurEinlesen=1

Die Belege erhalten in diesem Fall, nach dem Einlesen den Prüfstatus OK (grüner Haken), und den Status „importiert“.

_LieferantenMengenEinheitIgnorieren=#1 ignoriert das Prüfen der Mengeneinheiten beim Abgleich zwischen Datei und Bestellung.

Soennecken erstellt die Abrechnung in der Regel mittwochs, so dass die Dateien für die Zusammenfassung (*.csv) erst am nächsten Tag zur Verfügung stehen.

Eingangsrechnungen – Prüfen / Korrigieren / Akzeptieren

Nach dem Einlesen der Sammelrechnungsbelege wird zur weiteren Bearbeitung das Modul „<Lieferanten Rechnungen>“ geöffnet (Im Beispiel „Soennecken Rechnungen“, abhängig vom Eintrag in der coTreeview.dat). Dieses wird im Bereich „Aktuell“ / <Lieferanten> Rechnungen“ aufgerufen.

Nach dem Aufruf des Moduls kann im oberen Bereich der Maske eine Auswahl getroffen werden, wenn nur ein bestimmter Teil der Belege geprüft werden soll. Zur Auswahl stehen dabei:

Zeitraum (von / bis)
Bearbeiter (aus der Bestellung)
Geschäftsbereich (aus Bestellung)
Lieferant
ZR-Nummer

Zudem können geprüfte Belege ausgeblendet werden. Als geprüfte Belege gelten dabei Belege mit dem Status „extern gebucht“, oder „Freigeben f. Fibu“, bei denen keine Reklamation (offene Belastungsanzeige) vorliegt und keine Nacharbeit im Kundenauftrag nötig ist. Durch Klick auf die Schaltfläche „Anzeigen“ werden die selektierten Belege angezeigt.

Prüfung

Beim Einlesen werden die Rechnungen geprüft und mit einem Prüfstatus versehen. Hierbei wird von Concept Office festgestellt, ob die gelieferten Rechnungsdaten, mit den Daten der zugrundeliegenden Bestellungen übereinstimmen. Wird bei der Prüfung ein Fehler festgestellt, dann wird dieser über den Fehlertext angezeigt.

Im Status grün werden die Rechnungen ohne Prüffehler angezeigt. Diese können sofort verbucht werden.
Der Prüfstatus „Achtung“ zeigt an, dass bei der Übernahme Abweichungen zur Bestellung, oder fehlerhafte Daten festgestellt wurden.

Status der Rechnungen

Die Rechnungen erhalten neben dem Prüfstatus, noch ein Kennzeichen, in welchem Bearbeitungsstatus sich die Rechnungen befinden.

Folgenden Status können die Belege haben:

importiert
- Rechnungen sind importiert und haben einen Prüfstatus.
Wartet auf Sammelbelegnummer
- Rechnungen wurden geprüft, sind noch nicht verbucht. Die ZR-Nummer (Sammelbelegnummer) ist noch nicht zugeordnet.
manuell gebucht
- setzt CO ein, wenn die Rechnung über den manuellen Rechnungseingang gebucht wurde.
extern gebucht
- kann für die Rechnung zugeordnet werden, wenn die Rechnung außerhalb von CO gebucht wurde und damit für nicht mehr für die Rechnungsprüfung relevant ist.
freigegeben für Fibu
- Rechnung wurde gebucht und ist in das Rechnungseingangsbuch übergeben. Den Status der Fibu-Übergabe kann in der Spalte Fibu-Übergabestatus eingesehen werden.

Die Status „freigegeben für Fibu“, „manuell gebucht“ und „Warte auf Sammelbelegnummer“ können ab Version 8.2232.15 nicht mehr manuell gesetzt werden.

Über den Haken „akzeptierte Belege ausblenden“ können Belege mit dem Status „extern gebucht“ und „freigegeben f. Fibu“ ausgeblendet werden.

Wenn man eine Lieferantenrechnung bucht und dabei eine Belastungsanzeige erstellt, dann bekommt die Rechnung den Status „In Bearbeitung“, die Belastungsanzeigenummer ist die ReBuch-Beleg-Id und der Status ist entweder „Warte auf Sammelbeleg“ oder „Freigeben für Fibu“, je nach Option.

Ob eine Belastungsanzeige geprüft wird, ist nur über Konfig 83 abfragbar.

Modulfunktionen

Rechnung neu prüfen
- Die Rechnungsdaten werden erneut gegen die Bestellung geprüft (z.B. nach manuellen Korrekturen). Diese Belege müssen dann manuell gebucht werden.
Freigegeben für FiBu
- Übergibt die Daten in das Rechnungseingangsbuch
Wareneingang buchen
- Bucht den Wareneingang. Nach Abschluss der Buchungsfunktion erfolgt eine Neuprüfung des Beleges.
Position anfügen
- Erlaubt es, eine Position der Rechnung hinzufügen
Aktivität anlegen
- Erstellt eine Aktivität. Damit lässt sich von der Rechnung z. B. eine Aufgabe für einen anderen Mitarbeiter zur Rechnungsklärung delegieren.

Lieferantengutschriften

Gutschriften können nicht direkt gebucht werden, da zwischen 2 Fällen unterschieden werden muss:

Gutschrift im Bezug auf Preise

Soll lediglich der Einkaufspreis korrigiert werden, kann dies im Rechnungseingang erfolgen. Geben Sie dabei den gutgeschriebenen Wert (und nicht resultierenden Wert) als Preis an. Concept Office zieht diesen von dem zuvor eingebuchten Wert ab. Ist ein Vorgang in der Bestellung referenziert, wird auch dort der EK korrigiert.

Gutschrift im Bezug auf Mengen

Soll die Menge verändert werden, erzeugen Sie bei einer Lagerbestellung eine Rücksendung mit Warenbuchung über die Gutschriftsmenge und buchen diese im Rechnungseingang zu. Handelt es sich um eine Direktlieferung, legen Sie zunächst einen Rechnungskorrektur-Vorgang zum Kunden an. Erzeugen Sie daraus die Rücksende-Bestellung.

Mögliche Fehlerfälle:

Bestellung zur Rechnung ist in der Warenwirtschaft nicht vorhanden oder wurde in der Rechnung nicht angegeben.
Rechnungswert stimmt auf Positionsebene nicht mit Bestellungswert überein, weil folgende Werte unstimmig sind:
- Preis
- Rabatt
- Menge
- Preiseinheit
- Mengeneinheit
Rechnung stimmt in sich nicht (Rechnungsendsumme <> Summe der Positionswerte = meist fehlende Zuschläge)
Lieferant in der Warenwirtschaft nicht vorhanden oder GLN in Stammdaten nicht hinterlegt.
Positionsnummern auf der Rechnung vertauscht
Lieferantenartikelnummern stimmen nicht überein

Durch Doppelklick auf eine Zeile gelangt man in die Positionen. Dort werden die gefundenen Unstimmigkeiten in Rot dargestellt. Im Bild unten sind bei 3 Positionen die Preise nicht identisch.

Der prüfende Sachbearbeiter hat nun die Möglichkeit auf verschiedene Fehlerfälle zu reagieren. Sollen Prüfungsdifferenzen bewusst ignoriert werden, so kann in der jeweiligen Position der Haken „Manuell ok“ gesetzt werden.

Korrigieren

Fall 1: Preis, Preiseinheit oder Rabatt stimmen nicht überein

Stellt der Sachbearbeiter fest, dass die Werte der Rechnung stimmen, hat er direkt hier die Möglichkeit die Bestellung entsprechend zu korrigieren. Die Korrektur wird direkt an die Bestellung und darüber hinaus an einen evtl. verbundenen Auftrag weitergegeben. Dies kann für eine oder mehrere Positionen auch mit dem Haken „Manuell ok“ erfolgen.

Kommt der Sachbearbeiter zu dem Urteil, dass die Werte der Rechnung nicht stimmen, belässt er die Werte wie sie sind.

Fall 2: Rechnung stimmt in sich nicht

Stimmt die Summe der Rechnungspositionen nicht mit dem Gesamtbetrag der Rechnung überein, liegt das an fehlenden Zuschlägen (Frachtkosten etc.). In diesem Fall kann man in der Spalte „R.-Zuschläge“ den entsprechenden Wert eintragen. Dadurch wird ein Artikel (siehe Kapitel „Voraussetzungen“) in die Bestellung eingefügt. Damit stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein.

Fall 3: Bestellung zur Rechnung nicht vorhanden

Hierzu kann es zwei Ursachen geben. Zum einen kann tatsächlich nicht bestellt worden sein. Zum anderen kann in der Rechnung aber auch die Angabe der Bestellnummer fehlen.

Im ersten Fall kann, wenn in der Rechnungsdatei die Positionen angegeben wurden, ein entsprechender Erlösartikel hinterlegt werden. Damit wird die Rechnung in Concept Office buchbar. Sind in der Rechnungsdatei keine Positionen angegeben, kann die Rechnung nur im Modul „Rechnungseingang“ gebucht werden.

Fehlt nur die Bestellnummer in der Rechnung, so kann diese direkt im Modul „Lieferanten Rechnungen“ nachgetragen werden. Hierbei kann man die Suche im betreffenden Feld zu Hilfe nehmen.

Fall 4: Lieferant konnte nicht zugeordnet werden

Auch hier kann es zwei Ursachen geben. Entweder der Lieferant existiert nicht in den Stammdaten von Concept Office oder die Betriebsnummer im Lieferantenstamm ist nicht korrekt gepflegt. Siehe hierzu auch die Möglichkeit einer alternativen Betriebsnummer (Abschnitt Voraussetzungen).

Fall 5: Offene BestellREMenge zu gering oder auf 0

In diesem Fall ist die Bestellung zu prüfen. Die Bestellung wurde erzeugt, die Positionen sind aber nicht bestellt („bestellt“ in Positionstabelle = 0 oder nicht = „Menge“). Ändern Sie die „bestellt“-Mengen entsprechend in der Bestellung ab und aktualisieren Sie dann mit F5 die Ansicht in Lieferanten Rechnungen.

Fall 6: mehrere Bestellungen werden in einer Rechnung geliefert

Im Modul „Lieferanten Rechnungen“ kann immer nur eine Bestellung zu einem gelieferten Rechnungs-Datensatz zugeordnet werden. Werden in einer Datei mehrere Bestellungen zusammengefasst, so muss diese Rechnung über das Modul Rechnungseingang gebucht werden. In diesem Fall wird der Status des Lieferanten-Belegs auf „extern gebucht“ gesetzt.

Fall 7: Teilrechnungen zu Bestellungen

Hierzu kann es mehrere Ursachen geben.

Es werden nicht alle Positionen berechnet.

Positionsdaten werden in der Soennecken-Datei mitgeliefert. In diesem Fall erfolgt die Zuordnung der Bestellpositionen über die Positionsnummer. Die Rechnung kann in diesem Fall akzeptiert und gebucht werden, da die Rechnungssumme mit der Summe der Bestellpositionen übereinstimmt.

Es werden keine Positionsdaten mitgeliefert, jedoch die Bestellnummer.

Die Summe der Rechnung stimmt in diesem Fall nicht mit der Bestellsumme überein. In diesem Fall muss über die mitgelieferte PDF-Rechnungs-Datei eine Prüfung der berechneten Positionen erfolgen. Positionen die nicht auf der PDF-Datei aufgeführt sind, werden in diesem Fall aus der Positionsansicht gelöscht. Dies erfolgt über Ziele markieren und Taste „Entf“. Nun sollte die Summe der Rechnung mit der Summe der Bestellpositionen übereinstimmen.

Es werden nur Teilmengen zu einer Position berechnet.

Hier wird geprüft, ob der Rechnungswert stimmt. In diesem Fall wird in der Position der Haken „Manuell“ gesetzt und die Rechnung kann manuell gebucht werden.

Fall 8: Rechnungen werden nicht im Modul "Lieferanten Rechnungen" gebucht

Es werden die Status ‚manuell gebucht‘ und ‚extern gebucht‘ unterstützt:

‚manuell gebucht‘ setzt CO ein, wenn die Rechnung über den Rechnungseingang gebucht wurde (nicht mehr manuell einstellbar)

‚extern gebucht‘ kann für die Rechnung zugeordnet werden (manuell einstellbar), wenn die Rechnung außerhalb von CO gebucht wurde und damit für nicht mehr für die Rechnungsprüfung relevant ist.

Wird eine Rechnungen nicht im Modul „Lieferanten Rechnungen“ gebucht und soll gelöscht werden, so wird hierzu die entsprechende Zeile in der Übersicht markiert und mit der Taste „Entf“ gelöscht.

Belege mit diesen Kennzeichen werden bei gesetztem Haken „akzeptierte Belege ausblenden“ nicht angezeigt.

Der Status ‚manuell gebucht‘ kann in folgenden Fällen sinnvoll Verwendung finden:

Zur Rechnung existiert keine Bestellung.
Die Rechnung wird über das Modul Rechnungseingänge, oder direkt in der Finanzbuchhaltung gebucht.
Um die Rechnung im Modul „Lieferanten Rechnungen“ zu belassen.
In der Rechnung werden mehrere Bestellungen zusammengefasst geliefert. In diesem Fall muss die Rechnung über das Modul „Rechnungseingang“ gebucht werden. Im Modul „Lieferanten Rechnungen“ wird der Status für diese Rechnung auf „manuell gebucht“ gesetzt.

Belege für die Fibu-Übergabe bereitstellen

Ist der Prüfstatus der Rechnung „grün“ kann die Rechnung an das Rechnungseingangsbuch übergeben werden. Je nach gesetztem Office.dat-Schalter wird dies beim Einlesen der Belege vorgenommen, oder muss manuell durchgeführt werden. Ist der Office.dat-Schalter „nurEinlesen=1“ gesetzt, so kann man nach dem Status sortieren und alle „grünen“ Rechnungen in einem Schritt an das Rechnungseingangsbuch übergeben. Dazu alle Rechnungen (die entsprechenden Zeilen) markieren und die entsprechende Modulfunktion betätigen.

Danach erhalten sie eine entsprechende Erfolgsmeldung und der Status der Rechnungen wechselt von „importiert“ auf „freigegeben f. Fibu“. Steht eine Rechnung im Prüfstatus „Achtung“, da eine Preisdifferenz vorliegt, die Rechnung soll aber an die Fibu übergeben werden, dann kann dies über „manuell Buchen“ erfolgen. In diesem Fall wird eine Belastungsanzeige erstellt. In der Spalte „Reklamation“ wird dies mit dem Eintrag „in Bearbeitung“ vermerkt, bis die entsprechende Gutschrift eingetroffen ist. Eine Spalte „Reklamation: in Bearbeitung“ wird in altrosa angezeigt. In der Spalte „Vorgang“ kann man hinterlegen, dass man in einem mit einer Bestellung verbundenen Vorgang noch Korrekturen, beispielsweise beim Verkaufspreis vornehmen möchte.

Welche Belegnummer wird in die Finanzbuchhaltung übergeben?

Wird ein Beleg in das Rechnungseingangsbuch von Concept Office gebucht, dann wird im Feld „Belegnummer“ die Rechnungsnummer des Lieferanten eingetragen und in das Feld „Sammelbelegnummer“ die ZRA-Nummer von Lieferanten. Zum dem gibt es ein Feld „Sammelbeleg buchen“. Das Feld wird aus dem Kreditor des Lieferanten vorbelegt.

Bei der Übergabe in die Finanzbuchhaltung wird als Belegnummer die ZRA-Nummer übergeben, wenn das Feld „Sammelbeleg buchen“ gefüllt ist, andernfalls die Belegnummer.

Weiteres

Folgendes Sonderrecht ist zu beachten:

Sonderrecht Lieferantenrechnungen (Filter)

Steuert, welche Lieferantenrechnungen geprüft und gebucht werden sollen:

Keine Rechte
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

Actebis

Unter dem Modul „Soennecken Rechnungen“ wird in Concept Office das Prüfen und Buchen der „Lieferanten Sammelrechnungen“ durchgeführt. Über die coTreeview.dat kann der Anzeigenname „Soennecken Rechnungen“ geändert werden. Hierzu „Soennecken Rechnungen“ in „ Actebis Rechnungen“ ändern und anschließend die geänderte coTreeview.dat in den Ordner …\sysdata\privat\ kopieren. Weiterhin muss im Pfad .. \SysData>\ImportExport\ in der Datei Lieferantenrechnungen_einlesen.Ini der entsprechende Eintrag vorhanden sein:

[ActebisRechnung]

WareneingangBuchen=1

NurEinlesen=0

Die Daten werden über die Edi-Schnittstelle, über die Schnittstelle „Lieferantenrechnungen einlesen“, „Datenformat „Actebis“, Importschema „ActebisRechnung„, übernommen. Über das Concept Office Tool „Automation“ kann das Einlesen nun über den Windows-Task-Planer eingerichtet und damit ohne weiteres Zutun in einem beliebigen Intervall erfolgen. Falls gewünscht kann das Einlesen auch manuell erfolgen. Hierzu in der EDI-Schnittstelle die Felder entsprechend hinterlegen (siehe Bild unten) und die Schaltfläche „Einlesen“ betätigen. Danach stehen die Belege zur Prüfung im Modul „<Lieferanten> Rechnungen“ zur Verfügung.

Achtung beim automatischen FTP-Abruf muss der Passivhaken gesetzt werden.

vorgaenge:erweiterte_verkaufsinformationen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-26T08:56:52+00:00

Erweiterte Verkaufshinweise

Um dem Innendienst den Telefonverkauf zu erleichtern, können Sie zur Position erweiterte Verkaufshinweise anzeigen. Diese werden in einem separaten Fenster angezeigt und können auch auf einen anderen Monitor gelegt werden.

Mit diesen Funktionen kann während eines Telefonats kompetent Auskunft gegeben und durch entsprechende Empfehlungen die Anzahl der Vorgangspositionen gesteigert werden.

Das Fenster kann während der gesamten Vorgangsbearbeitung geöffnet bleiben und aktualisiert sich mit jedem Positionswechsel oder beim Speichern einer neuen Position. Sie sehen auf dem zweiten Bildschirm also immer alle nötigen Verkaufshinweise zur aktuell markierten Position.

Für dieses Modul benötigen Sie eine Lizenz.

Aufruf

Das Zusatzmodul befindet sich in der Modulleiste beim Aufruf der Positionsliste.

Hier erhalten Sie für die aktuell markierte Position im Vorgang Erweiterte Verkaufshinweise angezeigt.

*klicken Sie auf das Bild um es in voller Größe anzuzeigen

Für Alternativen, Zubehör und Verbrauchsmaterial ist es möglich am Artikel unter der Reiterkarte Tkd einen Rang zu setzen. Dieser bestimmt die Reihenfolge in der Anzeigesortierung auch für erweiterte Verkaufsinformationen.

Rangreihenfolge - höchster Rang gewinnt

Inhalt

Bei optimaler Pflege Ihrer Artikeldaten, z.B. durch Verwendung Soennecken AMDP-Daten, werden in der ersten Reihe Bild, Mengeneinheiten, Artikelmerkmale und Dokumente angezeigt. Darunter Alternativen, Zubehör und Verbrauchsmaterial. Die dritte Reihe enthält neben den Kataloginformationen die 10 häufigsten Artikel, die der Kunde kauft aber noch nicht in diesem Vorgang enthalten sind. Daneben Artikel, welche andere Kunden auch kauften, wenn der aktuell markierte Artikel im Vorgang war.

Bei aktivierter Soenneckenbestandsabfrage, wird Ihnen auch die aktuelle Verfügbarkeit angezeigt. Das Symbol oben links neben dem Artikelbild zeigt die Verfügbarkeit des Artikels, der aktuell im Vorgang ausgewählt ist.

Durch einen Klick auf das „+“-Symbol wird der jeweilige Artikel in den aktuellen Vorgang übernommen

Wird die Maus über das Symbol für die Bestandsauskunft geführt, so erhält man neben dem farblich dargestellten Status auch Detailinformationen.

Die Artikelmerkmale lassen sich zur besseren Übersicht auf eine Klassifizierung umschalten.

Arbeiten Sie im Tagesgeschäft mit den Soennecken AMDP-Daten empfiehlt sich die Einstellung „Soennecken“. Die Einstellung bleibt auch beim Verlassen des Fensters erhalten.

Individuelle Anpassung

Die beiden mit statistisch Werten gefüllten Boxen unten rechts, lassen sich inhaltlich an die Anforderungen des jeweiligen Händlers und dessen Vertriebskonzepte anpassen. Gesteuert wird der angezeigte Inhalt über zwei Recherchen.

Erweiterte Verkaufshinweise - Box 1
Erweiterte Verkaufshinweise - Box 2

Diese Recherchen werden programmseitig ausgeliefert und sind mit dem Standardinhalt, den Top 10 des Kunden, die noch nicht im Vorgang aufgenommen sind und weiteren Artikelempfehlungen vorbelegt.

Löscht man diese Recherchen, so werden sie beim nächsten Aufruf der Modulfunktion automatisch wieder mit dem Standardinhalt erstellt.

Die Recherchen sind standardmäßig keinem Mitarbeiter zugeordnet. Sie können entweder vom Systemverwalter gepflegt werden oder man ordnet entsprechende Mitarbeiter zu.

Das Anpassen von Recherchen sollte nur von Personen mit Erfahrung in diesem Bereich durchgeführt werden. Benötigen Sie hierbei Unterstützung, wenden Sie sich bitte an den Support.

Das Feld Beschreibung der Recherche legt die Überschrift der jeweiligen Box fest und der SQL-Befehlt den Inhalt. Für den SQL-Befehl sind Variablen vordefiniert um den Inhalt bei Bedarf im Kontext des aktuellen Artikels oder Kunden anzuzeigen.

So wäre es z.B. möglich, immer die aktuelle Monatsaktion anzuzeigen, die als Preiskatalog hinterlegt sein könnte und die jeweiligen Artikel werden dann genau so wie Alternativen oder Zubehör in den Vorgang übernommen.

Verknüpft man zusätzlich mit dem Kunden, kann man den Inhalt auf diesen eingrenzen.

Ist eine Recherche fehlerhaft, so wird die jeweilige Box mit entsprechender Überschrift und ohne Inhalt angezeigt.

Da der Inhalt der beiden individuellen Boxen zu Laufzeit errechnet wird, ist die Geschwindigkeit, mit der die Inhalte angezeigt werden, von der Systemleistung abhängig.

Sollten Sie generell Probleme mit der Performance Ihrer Systemumgebung haben, lassen sich die Boxen mit einem Dummy-SQL-Befehl und entsprechender Überschrift sogar einzeln deaktivieren.

Auswertung

Werden Artikel über die Modulfunktion erweiterte Verkaufshinweise einem Vorgang hinzugefügt, bekommen sie ein entsprechendes Kennzeichen in der Datenbank. Dadurch besteht die Möglichkeit auszuwerten, welcher Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum Zusatzartikel verkauft bzw. wie sich die Anzahl der Auftragspositionen erhöht hat.

Hierzu sind individuelle Anpassungen Ihrer Statistiken bzw. Recherchen nötig. Bitte wenden Sie sich an unseren Support. Wenn Sie zur Auswertung Recherchen nutzen möchten, ist die entsprechende Lizenz für das Recherche-Modul Voraussetzung.

Soennecken eG

Concept Office unterstützt Mitglieder der Soennecken eG mit vielen weiteren nützlichen Funktionen. Mehr dazu unter Soennecken und Concept Office.

Verkaufsinformationen, Verkaufshinweise, Soennecken

allgemein:exchangesynchronisation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Synchronisation über Microsoft Exchange Server

Concept Office verfügt über die Möglichkeit, Daten mit Microsoft Outlook-Konten abzugleichen. Dies kann für Einzelplätze über die Outlook-Synchronisation erfolgen. Für größere Unternehmen sowie Mitarbeiter die nicht täglich lokal mit Concept Office arbeiten, gibt es alternativ die Möglichkeit, die Daten zentral via Microsoft Exchange zu synchronisieren.

Funktionsweise

Über einen Dienst wird zentral mit dem Exchange-Server kommuniziert. Der Dienst synchronisiert alle für ihn eingestellten Benutzerkonten gemäß den inhaltlichen Einstellungen. Anschließend wird ein definiertes Synchronisationsintervall abgewartet, bevor der Prozess erneut durchlaufen wird.

Voraussetzungen

Folgendes wird benötigt:

Exchange Server (ab Version 2010), der die Emailkonten der Mitarbeiter verwaltet
Benutzer-Account, welcher über die Berechtigung Exchange Impersonation verfügt
Server mit installierter Concept Office-Applikation und Verbindung zum Exchange-Server

Diese Funktion wird mit der Lizenz Exchange Synchronisation freigeschaltet.

Bei der Synchronisation werden personenbezogene Daten auf weitere Geräte, in die lokalen Outlookinstanzen, kopiert. Daher sollten Sie durch Ihren Datenschutzbeauftragten prüfen lassen, welche Notwendigkeiten hinsichtlich der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Ihr Unternehmen bestehen.

Technische Einstellungen

Einrichten des Dienst-Benutzers auf dem Exchangeserver

Nachfolgend die beispielhafte Einrichtung eines Benutzers, in dessen Kontext der Synchronisationsdienst ausgeführt werden soll.

Als erstes wird der Domänenbenutzer ewservice mit einem Exchangeserverpostfach angelegt.

Mittels eines Webbrowsers kann man sich als Domänenadministrator an der Exchangeserververwaltungskonsole anmelden über:

https://[Url des Exchangeservers]/ecp

Nach der Anmeldung sollte man sich im Knoten E-Mail > Optionen: Meine Organisation verwalten befinden.

In der Liste der Postfächer sollte jetzt auch das Postfach ewservice zu sehen sein.

Über die Navigation wechselt man auf Menü Rollen und Überwachung

Hier legt man über Neu… die neue Rollengruppe EWS-Applicationimpersonation an.

Unter Rollen: fügt man die Rolle ApplicationImpersonation hinzu.

Unter Mitglieder: fügt man den Benutzer ewservice hinzu.

Einrichten des Dienstes

Die ausführbare Dienst-Datei befindet sich im Anwendungspfad und heisst Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe.

Sicherstellen, dass die Dateiausführung erlaubt ist

Rechte Maustaste auf die Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe –> Eigenschaften –> allgemein: Kontrollkästchen zulassen (engl.: unblock)

Registrierung des Dienstes

Eingabeaufforderung als Administrator starten
in den Pfad zur InstallUtil.exe wechseln (i.d.R. C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\InstallUtil.exe)
InstallUtil.Exe aufrufen mit Startparameter Pfad zur Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe

 C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\InstallUtil.exe "C:\Program Files (x86)\Software-Concept\Concept Office\Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe"

Bei der Installation des Dienstes kann auch der Name des Services und der Anzeigename übergeben werden.

 C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\InstallUtil.exe /ServiceName=myServiceName /DisplayName="my Display Name" "C:\Program Files (x86)\Software-Concept\Concept Office\Sc.Co.ExchangeSynchroService.exe"

Der Dienst ist nun installiert und kann unter Dienste konfiguriert werden.

Der ausführende Benutzer des Dienstes sollte ausreichend Berechtigung für die CO-Umgebung besitzen. Ein „Lokales Systemkonto“ kann meist nicht in der gesamten Domäne zugreifen.

Benutzerkonto zuweisen

Aufruf der Dienste
Rechte Maustaste auf den Eintrag ExchangeSynchroService –> Eigenschaften –> Anmelden

Den zuvor angelegten Benutzer auswählen bzw. eintragen.

Beim Patchen oder Installieren muss der Dienst angehalten bzw. beendet werden. Anschliessend muss der Dienst neu gestartet werden.

Inhaltliche Konfiguration

Für die Einrichtung des Dienstes finden Sie im Anwendungspfad die Datei Sc.Co.ExchangeSynchroKonfig.exe.

Allgemeine Optionen

Hier werden der URL-Pfad des Exchange Web Services an, sowie Domäne, Benutzername und Kennwort hinterlegt

Der hier hinterlegte Benutzer muss über die Berechtigungen für Exchange Impersonation verfügen. Im Regelfall wird der hier hinterlegte Benutzer verwendet.

Für Office 365 lautet die URL https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx

Synchronisation

Die hier getroffenene Einstellungen gelten als Default Benutzer Einstellungen. Sie können pro Nutzer-Konto individuell überschrieben werden.

Welche Inhalte synchronisiert werden sollen, lässt sich individuell einstellen.

Einstellung des führenden Systems

Bei kurz hintereinander statt findenden Änderungen in den zu synchronisierenden Systemen muss eines als führend festgelegt werden, um dauerhafte Synchronisation ein und desselben Zustands zu vermeiden. In den CO – Optionen unter Outlooksynchronisation kann das führende System für die Synchronisation ausgewählt werden.

Folgende Fehlermeldung deutet darauf hin, dass das führende System noch nicht ausgewählt wurde. Aktivität mit der Nummer: ‚240552‘ hat sich geändert, wurde aber nicht synchronisiert, weil das Änderungsdatum auf beiden Seiten innerhalb einer Minute Liegen. Bitte ändern Sie eine der beiden Aktivitäten.

Werden in beiden Systemen innerhalb eines Synchronisationsintervalls Änderungen durchgeführt, werden die Änderungen aktuell gesetzt, die im führenden System durchgeführt wurden.

Weiterführende Hinweise zur Bedeutung der einzelnen Einstellungen finden Sie hier:

Benutzer Konten

In der Registerkarte User-Konten legen Sie fest, welche Mitarbeiter synchronisiert werden. Wählen Sie dazu einen Concept Office Mitarbeiter aus und ordnen Sie ihm das passende Emailkonto zu.

Weiterhin lassen sich hier die Default Benutzer Einstellungen übersteuern.

Bekannte Einschränkungen

Die Synchronisation berücksichtigt keine im Outlook angelegten Serientermine. Das Kopieren der Termine im Outlook ist nicht zulässig.

Mehrere Mandanten

Mehrere Mandanten können mit einem Synchroservice synchronisiert werden, sofern folgende Rahmenbedingungen gelten:

gleicher Exchange-Server
gleiche Standard-Einstellungen für die Synchronisation
kein Mitarbeiter-Account wird in mehreren Mandanten synchronisiert

Zur Eingabe wird jeweils das Feld Mandant umgestellt. Auf der Registerkarte User-Konten wird dann die Liste zu synchronisierender Mitarbeiter des gewählten Mandanten angezeigt.

allgemein, Exchange, Synchronisation

concept_cash:bonerfassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-21T08:06:34+00:00

Bonbearbeitung

Der Artikel beschreibt den allgemeinen Ablauf der Bearbeitung eines Bons in Concept Cash.

Generell lässt sich sagen, dass jeder Bon eine ähnliche, dreistufige Abarbeitung durchläuft.

Kundenidentifikation

Als erstes muss der Kunde identifiziert werden. Handelt es sich um einen unbekannten Kunden, verwendet Concept Cash eine allgemeine Kundeneinstellung - den Barverkaufskunden.

Der Barverkaufskunde ist bei jedem neuen Bon voreingestellt.

Die Kundenidentifikation ist Voraussetzung für kundenindividuelle Preise und Vertragsleistungserkennung.

Es kann auch nach erfolgter Artikeleingabe ein Kundenwechsel durchgeführt werden. In diesem Fall wird für alle Artikel eine erneute Preisermittlung durchgeführt.

Nachfolgend werden die einzelnen Arten der Kundenidentifikation erläutert.

Für Umsatzauswertungen kann alternativ auch nur eine Postleitzahl erfasst werden.

Direkteingabe

Die Direktauswahl der Kundennummer kann mit der Taste F3 oder die Funktion Kunde in den Kassenfunktionen aufgerufen werden.

Kundensuche

Im Firmenstamm können für die Kunden Kundenkartennummern hinterlegt werden. Anhand so einer Nummer kann an der Kasse der Kunde ermittelt werden.

Über F11 oder die Kassenfunktion Kundensuche kann ein Suchfenster aufgerufen werden.

Kundenkarte

Um die Nummer einer Kundenkarte einzugeben, kann die Kassenfunktion Kundenkarte oder die Tastenkombination STRG + UMSCHALT + F10 genutzt werden.

Für die Suche nach einer Kundenkartennummer existiert eine separate Kassenfunktion, die auch mittels STRG + UMSCHALT + F12 aufrufbar ist.

Kundenkostenstelle

Wenn Kostenstellen an den Kundenanschriften eingetragen wurden, kann auch direkt darüber gesucht werden: Kassenfunktion Kostenstellensuche oder STRG + UMSCHALT + F4 .

manueller Kunde

Für den Fall, dass der Kunde seine Daten auf der Quittung oder dem Bon aufgedruckt haben möchte, er jedoch nicht in Concept Office angelegt ist, kann die Kundeneingabe auch manuell erfolgen. Über die Kassenfunktion manueller Kunde oder die Tastenkombination STRG + F10 lässt sich die sich zugehörige Eingabemaske öffnen.

In den Optionen kann hinterlegt werden, ab welchem Bon-Wert bei Zahlung die manuelle Kundeneingabe automatisch angezeigt werden soll, wenn kein Kunde hinterlegt ist.

Positionserfassung

Ist der Kunde bekannt, können die Positionen erfasst werden. Dabei wird für jede Position eine Artikelnummer erfasst. Anschließend werden je nach aktivierten Bearbeitungsmodi Menge, Preis und Verkäufer eingegeben. Über Kassenfunktionen können Rabatt und Lagerkennung geändert werden.

Bereits erfasste Positionen können nachträglich bearbeitet werden, indem sie in der Positionsübersicht ausgewählt werden.

Die Eingabe der Artikelnummern kann über verschiedene Möglichkeiten erfolgen.

Direkteingabe

Die Artikelnummer oder die EAN-Nummer werden per Tastatur oder Scanner ins Feld Artikelnummer eingetragen.

Artikelsuche

Über die Kassenfunktion Artikelsuche oder die Taste F12 lässt sich eine Matchcodesuche starten.

Artikelfesttasten

Eine Schnellauswahl über Artikelfesttasten.

Sonstiges

Sie können ebenfalls Textpositionen oder Rücknahmen auf Positionsebene erfassen. Sie können in den bisherigen Umsätzen des Kunden nach Artikeln suchen.

Concept Cash unterstützt den Maschinenverkauf an der Kasse und die Veräußerung von Vertragsleistungen.

Positionen des Bons können storniert werden.

Bons können geparkt, storniert oder zurückgenommen werden.

Vorgänge können über Concept Cash abgewickelt, und Bestellungen angenommen.

Kassieren

Sind alle Positionen erfasst, erfolgt das Abschließen des Bons - das Kassieren, . Dazu wechselt der Kassierer durch drücken der F8-Taste oder durch die Kassenfunktion Bezahlen in den Bezahlmodus.

Dabei ändern sich mehrere Punkte der Ansicht:

die Position werden ausgegraut
im Bereich der aktuellen Bonposition wird ein Betragsfeld angezeigt
der Bereich Artikelanzeige zeigt die Zahlungsübersicht
Der Gesamtbetrag des Bons zeigt nun auch den noch zu zahlenden Betrag.

Concept Cash erwartet nun vom Kassierer die Eingaben, mit welchen Zahlungsarten welche Beträge bezahlt werden. Dazu gibt der Kassierer den Betrag ein und wählt anschließend über die Kassenfunktionen oder die Tastaturkürzel eine Zahlungsart aus. Es ist möglich, einige Zahlungsarten zu kombinieren, zum Beispiel mit Gutschein und Bargeld zu bezahlen. In dem Fall werden die Beträge nacheinander eingegeben. Bei Überzahlung weist Concept Cash das Wechselgeld aus. Zum Abschluß (der gezahlte Betrag ist so groß wie der Bonbetrag), erfolgt der Ausdruck auf dem Kassendrucker.

Reihenfolge:

Bezahlmodus aktivieren
Betragseingabe
Zahlungsart wählen
optional weitere Betragseingabe und weitere Zahlungsart (wiederholbar)
Wechselgeld
abschließen

Ist der Zahlgeldzwang in den Optionen aktiviert, wird der Zahlbetrag mit 0 vorbelegt, sonst mit der Bonsumme bzw. dem noch nicht bezahlten Bonbetrag.

Zahlungsarten

Aktuell stehen 4 Zahlungsarten zur Verfügung

Zahlungsart	Kürzel	Kombinierbar	Überzahlung	Sonstiges
Bar	`ALT`+`1`	ja	möglich	Barzahlung
Gutschein	`ALT`+`4`	ja	optional	Gutscheine
Kreditkarte	`ALT`+`5`	nein	nein	Zahlbetrag muss am Kartenlesegerät ebenfalls eingetragen werden
Lieferschein / Rechnung	`ALT`+`6`	nein	nein	Übergabe der Daten an Concept Office

Als kombinierbar gekennzeichnete Zahlungsarten können gleichzeitig auf einem Bon verwendet werden. Nicht kombinierbare gelten jeweils für den kompletten Bon.

Überzahlung gibt an, dass ein Zahlbetrag eingegeben werden kann, der den Bonbetrag übersteigt. In dem Falle wird eine Wechselgeldanzeige ausgegeben.

Wechsel in Positionserfassung

Falls noch eine Position auf dem Bon erfasst werden soll, kann mittelst der Kassenfunktion Neue Position oder der Taste F5 in den Eingabemodul zurückgewechselt werden.

Die Eingaben zur Abrechnung werden dabei nicht verworfen.

Zahlungsstorno

Um eine Korrektur einer bereits eingegebenen Zahlung vorzunehmen, kann durch Start des Stornomodus eine Zahlungsposition ausgewählt werden. Durch anschließendes Betätigen der Eingabe-Taste wird die Zahlung storniert. IN der Zahlungsübersicht sind dann 2 Positionen zu sehen. Die originale und die Stornoposition.

Eingabe von Skonto

Während des Barzahlungsmodus kann auch ein Skontobetrag eingegeben werden. Der Aufruf geschieht über die Kassenfunktion Skonto oder die Tastenkombination STRG+F2

Im Feld Skonto % kann nun der gewünschte Betrag eingegeben werden.

Der skontofähige Betrag ist die Summe der Preise aller Artikel, die als skontotfähig gekennzeichnet sind.

Der maximale Skontosatz den ein Kassierer vergeben kann, wird in den Kassierer-Stammdaten festgelegt. Die Kassiererwechsel-Schaltfläche ermöglicht es, einem Kassierer mit höherem Maximalskonto eine Eingabe vorzunehmen.

In den Optionen lässt sich hinterlegen, dass die Skontoabfrage ab einem gewählten Betrag automatisch erscheinen soll.

Concept Cash, Kasse, Bonbearbeitung

e-mail-einstellungen:e-mail-einstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-12T15:29:02+00:00

Akademie

Zentralisierte E-Mail-Einstellungen

Das Modul E-Mail-Einstellungen wird in der Strukturansicht unter Administration aufgerufen. Zur zügigeren Navigation des Moduls kann das Kürzel EE verwendet werden.

Funktionsweise

Das Modul ist die zentrale Pflegemöglichkeit für Einstellungen zum E-Mail-Versand aus Concept Office. Es können für den Versand von unterschiedlichen Anwendungsfällen, z.B. Vorgangsdokumente oder Edi-Schnittstelle, verschiedene Versendemöglichkeiten hinterlegt werden. So können beispielsweise ein lokales Microsoft Outlook oder ein zentraler SMTP-Server verwendet werden.

Der Leistungsumfang der Versendemöglichkeiten ist unterschiedlich. Details dazu finden Sie in der Beschreibung der jeweiligen Funktion.

Änderungen zum vorherigen Verhalten

Übernahme bestehender Einstellungen

Beim Update bzw. beim ersten Einspielen eines Patches >= 7.0.389 werden die Daten aus den bisherigen Speicherorten übertragen. Bei der ersten Nutzeranmeldung werden die Konfigurationen des Mandanten, sowie die aktuell im Konfigurationsmanager eingestellten Werte übernommen. Dabei werden die Einstellungen des Benutzers, der diese Übernahme durchführt, für alle anderen Benutzer einheitlich gesetzt.

Wir empfehlen die Einstellung des einspielenden Benutzers vor dem Patchen zu prüfen, sowie nach dem Einspielen des Patches eine anschließende Prüfung der übernommenen Daten.

Für den Zugriff auf das neue Modul müssen möglicherweise weitere Rechte vergeben werden: Modulrecht E-Mail-Einstellungen.

Geänderte Einstellungen

Es entfallen die Versendeoptionen aus dem Konfigurationsmanager, außer den Versendeeinstellungen für Concept-EDI. Diese sind weiterhin im Konfigurationsmanager unter dem Reiter Concept EDI verfügbar.

Die Konfigurationen

241 – Aufruf E-Mail-Client aus Vorgängen
245 – Aufruf E-Mail-Client aus Vorgängen nur Rechnungsdokumente
330 – abweichender E-Mail-Absender bei Rechnungsversand
1054 – Aufruf E-Mail-Client außer Vorgängen

sind jetzt INAKTIV und als solche gekennzeichnet.

Einstellungen

Wenn statt lokalen Microsoft Outlook-konten ein zentraler Versand über SMTP erfolgen soll, muss dieser auf der Registerkarte SMTP-Server vordefiniert werden.

SMTP-Server

Alle in Concept Office benötigten E-Mail-Server werden hier hinterlegt.

Details für die einzustellenden Daten erfahren Sie vom Betreiber des SMTP-Servers. Wenden Sie sich an Ihren Administrator oder die Hilfeseiten Ihres Mailingdienstes.

Mit Einstellungen prüfen können Sie direkt die Richtigkeit der Eingaben und die Erreichbarkeit des Servers sicherstellen.

E-Mail-Einstellungen

Die unter SMTP-Server hinterlegten Serverdaten und Absenderadressen können Sie verschiedenen Verwendungszwecken zuweisen. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, zu konfigurieren, ob die Vorlaufmaske angezeigt wird, in welchem Format die Mail zu versenden ist und ob dies sofort erfolgen soll.

Sofort senden ist bei SMTP-Versand immer der Fall. Die Einstellung ist nur in Verbindung mit dem lokalen Microsoft Outlook relevant.

Bei den Einstellungen im vorliegenden Beispiel würde nun eine Rechnung eines Bürobedarfvorgangs über Outlook per Mail versendet, eine Rechnung eines Büromöbelvorganges mit den Einstellungen, die ehemals im Mandant hinterlegt waren. Würden keine spezifischen Daten gefunden, also hier zum Beispiel für Angebote, dann erfolgt der Versand mit den Daten, die aus dem Konfigurationsmanager übernommen wurden.

Soll beim Schreiben einer E-Mail aus einer Firma heraus keine Vorlaufmaske von Concept Office gestartet werden, sondern sich direkt eine leere E-Mail in Outlook öffnen, muss dafür ein Eintrag wie unten im Bild zu sehen, erfolgen

Die Ermittlungsreihenfolge ist wir folgt:

- Dokumentenart - Filiale - Geschäftsbereich - E-Mail-Einstellungsgruppe - Mitarbeiternummer

Gruppen

Die Gruppen können unter dem Reiter E-Mail-Einstellungen zur Steuerung verwendet werden.

Zur Gruppenkennung sind nur Ziffern zugelassen und die Gruppenbezeichnung ist frei wählbar.

Über die Suche können abschließend die Firmen der entsprechend markierten Gruppe zugeordnet werden.

Zur Zeit besteht im Modul Firmen unter dem Reiter Kundendaten/ E-Mail-Einstellungen nur die Möglichkeit EINE Gruppe auszuwählen.

Konfigurationsmanager, Email

howto:modern_authentification_einstellen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:40+00:00

Modern Authentification

Modern Authentification einstellen (Oauth2 Authentification für den POP3 Aufruf)

Notwendig für für Concept EDI, EDI-Integration in Concept Office und Exchange-Server-Synchronisation mit Concept Office.

Azure Active Directory Center

Hinweise zur Einrichtung im ‚Azure Active Directory Admin Center‘ finden Sie unter:

App-Registrierung: https://learn.microsoft.com/de-de/azure/active-directory/develop/quickstart-register-app
Die App benötigt ‚POP.AccessAsApp‘ Berechtigungen.

Anwendungs- und Dienstprinzipalobjekte: https://learn.microsoft.com/de-de/azure/active-directory/develop/app-objects-and-service-principals
Der Zugriff auf die Postfächer erfolgt über Dienstprinzipale.

Verwalten von Berechtigungen:https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/recipients/mailbox-permissions?view=exchserver-2019
FullAccess – Rechte müssen für jedes Postfach vergeben werden, sonst hat das Dienstprinzipal keinen Zugriff.

Falls Sie Unterstützung zur Einrichtung (kostenpflichtige Dienstleistung) benötigen, so wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Powershell

Full-Access-Rechte müssen für jedes Postfach vergeben werden, sonst hat die App keinen Zugriff!
1. Windows PowerShell als Administrator starten.

Install-Module -Name AzureAD
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement

2. Zustimmung für die Installation trotz der „nicht vertrauenswürdigen Quellen“ erteilen.

$AppId = „YOUR_APP_ID_HERE“
$TenantId = „YOUR_TENANT_ID_HERE“
$DisplayName = „POP3App“
Import-module AzureAD
Connect-AzureAd -Tenant $TenantId
($Principal = Get-AzureADServicePrincipal -filter „AppId eq ‚$AppId‘“)
$PrincipalId = $Principal.ObjectId

3. Einloggen in das Azure AD Center

Import-module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -Organization $TenantId
New-ServicePrincipal -AppId $AppId -ServiceId $PrincipalId -DisplayName $DisplayName

4. Einloggen in das Exchange Center

Add-MailboxPermission -User $PrincipalId -AccessRights FullAccess -Identity „ ef@conceptoffice.onmicrosoft.com“
Add-MailboxPermission -User $PrincipalId -AccessRights FullAccess -Identity „Test.Shared@conceptoffice.onmicrosoft.com “

Concept Office

1. Pflege in externe Systeme

2. Konfiguration EDI-Schnittstelle z.B. für Tickets einlesen oder eAB einlesen

Concept EDI

Für alle diejenigen, welche mit Concept EDI (nicht EDI 2.0 bzw. EDI-Integration) arbeiten, ist folgender Punkt wichtig:
Im Konfigurationsmanager (Windows Startmenü → Alle Apps → Software Concept → Konfigurationsmanager) müssen die Eintragungen, die auch in Externe Systeme kommen, noch im Reiter Concept EDI eingerichtet werden wie unten ersichtlich:

mps_meldungen:modulfunktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-05-13T07:58:15+00:00

Modulfunktionen MPS-Meldungen

Nach Auswahl der zur bearbeitenden Meldung kann die Modulfunktion wahlweise im Menü oder rechten Bildrand aufgerufen werden. Hierüber kann die Weiterverarbeitung der Meldedaten in Form einer Aktivität, eines Serviceauftrages, Vorganges oder Tickets erfolgen. Des Weiteren können hier die Meldungen aktuell abgeglichen sowie die mit fehlerhaftem Prüfstatus neu geprüft werden.

Meldungen abgleichen

Über Meldungen abgleichen (1) werden die Meldungen per WebService-Schnittstelle direkt aus dem MPS-System (2) abgefragt. Eine Meldung informiert nach dem Abgleich über neu hinzugekommene Meldungen seit dem letzten Abgleich (3).

Das Feld Letztes Event-Abrufdatum am MPS-Kunden legt fest, ab welchem Meldungsdatum MPS-Meldungen abgerufen werden.

Der Zeitstempel wird nach jedem Abruf neu gesetzt.

Wurde das MPS-System schon länger vor Einführung des Moduls betrieben, empfiehlt es sich, dieses Datum von Hand zu setzten und nur aktuelle Meldungen abzuholen (Erstsynchronisation). Im Falle eines Problems kann über diesen Zeitstempel auch erzwungen werden, bestimmte Meldungen erneut zu importieren.

Werden beim ersten Import auch ältere Meldungen mit eingelesen, z.B. wo das Verbrauchsmaterial schon geliefert wurde, kann anschließend der Meldungsstatus von Hand geändert werden. Jede Meldung hat eine eindeutige ID, über die das System erkennt, ob sie bereits importiert wurde.

Meldungen, welche doppelt importiert oder die durch den Kunden zwischen dem Auslösen und Importieren schon behoben wurden (z.B. Toner vor Ort), werden im Meldungstext entsprechend gekennzeichnet.

Meldungen neu prüfen

Fehlerhafte Meldungen durchlaufen erneut die gleiche Prüfung, die schon beim Einlesen durchgeführt wurde. So können die Stammdaten, die beim ersten Mal noch nicht entsprechend gepflegt waren, mit der Meldung synchronisiert werden.

Dazu werden die entsprechenden Meldungen markiert und mit Meldungen neu prüfen bestätigt.

Mit gedrückter Shift-Taste führt die Modulfunktion ‚Meldung neu prüfen‘ eine verkürzte Prüfung (ohne Verbindung zum MPS-Server) gegen den Vertrag und den Artikelstamm durch. Dadurch werden die Artikel- und Vertragsinformationen neu ermittelt und in die MPS-Meldung geschrieben.

Übernahme in den Vorgang/Serviceauftrag

Die Übernahme der Meldungen in einen Vorgang/Serviceauftrag erfolgen nach bei der Übernahme fest zu legenden Parametern. Diese sogenannten Schema’s können auch gespeichert werden. Achtung es lässt sich immer nur der obere Teil der Maske eines Schemas speichern, da die weiteren Parameter immer wieder neu zu definieren sind und somit eine Vorbelegung nicht zielführend ist.

Bei Kunden, die eine Bonität=8 haben, wird bei Erstellung eines Vorganges/Serviceauftrages eine Warnung ausgegeben.

Bei der Erstellung von Serviceaufträgen, kann als Geschäftsbereich „Lt.Maschine“ gewählt werden, dann wird der Service-Geschäftsbereich aus der Maschine eingesetzt.

Übernahme per Edi-Schema

Bei der Übernahme von MPS-Meldungen als Vorgang bzw. Serviceauftrag ist es möglich, ein Edi-Schema anzugeben.

In der Auswahl werden Schemata angeboten, die in Datei ‚ < SysData-Pfad > \ ImportExport \ Mps-Bedarfsmeldung_einlesen.Ini definiert sind. Die dort unterstützten Einstellungen entsprechen denen aus dem Kundenbestellungsimport. Lediglich die Daten des Kunden (Kundennummer, Lieferanschrift) werden aus der MPS-Maschine ermittelt.

Ist ein Edi-Schema angegeben, sind die anderen Einstellungsmöglichkeiten der Maske inaktiv.

Modulfunktionen ausblenden

Über die Konfiguration ‚521-Modulfunktionen in MPS-Meldungen ausblenden‘ können in MPS-Meldungen die Modulfunktionen Ticket anlegen, Vorgang anlegen und Serviceauftrag anlegen gesperrt werden. Dies ist geschäftsbereichs-und mitarbeiterabhängig einstellbar.

Konfiguration 521: Modulfunktionen in MPS Meldungen ausblenden

Sollen die Modulfunktionen "Ticket anlegen", "Vorgang anlegen" oder "Serviceauftrag anlegen" im Modul MPS Meldungen ausgeblendet werden, geschicht dies über die Eingabe des Kürzels TT, VO oder TA in der textuellen Einstellung. Bei mehreren Funktionen müssen die Kürzel durch Komma getrennt werden.

0 - Nein, keine Funktionalität ausblenden
1 - Ja

weitere_stammdaten:profildefinitionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-11T07:32:11+00:00

Profildefinitionen

Einige Module von Concept Office lassen sich um selbst definierte Masken, sogenannte Profilmasken, erweitern.

Das Pflegen von Profilen erfolgt in diesem Modul.

Um die Profildefinitionen nutzen zu können, wird die Lizenz Admin-Modul benötigt.

Anlegen und Bearbeiten von Profilen

Bevor ein Profil erstellt wird, sollten die Informationen genau ausgewählt werden. Außerdem kann es sinnvoll sein, das Aussehen der Maske zuvor skizzenartig zu Papier zu bringen.

Anlegen der Profildefinition

Zuerst müssen Kopfinformationen für das Profil festgelegt werden.

Als Profil wird ein eindeutiger Name vergeben. Die Bezeichnung wird innerhalb von Concept Office zur Auswahl/Anzeige verwendet. Der Anzeigeort bzw. die Zuordnung für das Profil wird im Feld Profilart ausgewählt.

Existieren mehrere Profile für eine Profilart, lässt sich über die Reihenfolge Anzeige steuern, wie die Profile angeordnet werden sollen.

Im Feld Filter kann definiert werden, wann das Profil angezeigt werden soll.

Beispiel: ‚Ticketart=1‘ (Ist kein Eintrag vorhanden, wird das Profil bei allen Einträgen der Profilart angezeigt.)

Festlegen des Layouts

Als nächstes wird der eigentliche Inhalt des Profils spezifiziert. Dazu stehen verschiedene Typen von Eingabefeldern, sogenannte Steuerelemente, zur Verfügung. Die Auswahl erfolgt über das Kontextmenü. Nun können nacheinander die einzelnen Felder für das Profil angelegt werden.

Die exakte Ausrichtung kann auch über die Felder Position X und Position Y in den Profileinträgen durchgeführt werden.

Details der Profileinträge sind im Modul Profileintragdefinitionen zu finden.

Rechte

Für jedes Profil werden pro Mandant eigene Rechte (Keine/Lesen/Alle Rechte) angelegt. Dadurch kann über die Rechteverwaltung gesteuert werden, welche Mitarbeiter welches Profil sehen können.

Nun ist es bei entsprechender Berechtigung für Profildaten möglich, diese zu bearbeiten, auch wenn für die eigentliche Maske nur Leserechte besteht.

Programmverhalten von Profilen

Anzeige im Modul

Nach Anlage des Profils ist eine neue Registerkarte im durch die Profilart zugewiesenen Modul verfügbar.

Nach Aufruf der Registerkarte können die Felder nun gefüllt werden.

Besonderheiten

Das Profilfeld Textfeld - Verweis auf Tabelle ist mit einer Matchcode-Suche ausgestattet. Für das Ergebnis der Suche wurde hinter dem Feld im Layout Platz reserviert. Gleiches gilt für das Profilfeld Combobox - Verweis auf Tabelle . Hier wird der Platz für den Eintrag aus der Box reserviert. Dieser Platz ist bei der Erstellung des Layouts nicht sichtbar. Es muss mindestens die Breite des Feldes als Abstand eingehalten werden.

Profile in der Datenbank

Jedes Profil wird in einer separaten Tabelle der Concept Office Datenbank gespeichert, der Tabellenname wird wiefolgt aufgebaut:

<Modul>_<Mandant-Nr>_<Profilname>

Die einzelnen Profilfelder werden gemäß der Maskenbezeichnung als Datenbankfeld angelegt und gespeichert. Die Profilfelder können dann per Recherchen abgefragt und ausgewertet werden.

Besonderheiten Kontaktprofile und Vorgangsprofile

Werden Profilfelder an Kontakten und Vorgängen so definiert, dass Felder mit gleicher Maskenbezeichnung und selbem Feldtyp existieren, so werden die Daten aus dem Kontakt in den neu angelegten Vorgang kopiert.

weitere stammdaten, Profile

weitere_stammdaten:zahlungsbedingungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-21T09:15:34+00:00

Zahlungsbedingungen (ZB)

In dem Modul werden Zahlungsvereinbarungen definiert, die in Rechnungen und Gutschriften Verwendung finden. Diese können anschließend in den Stammdaten der Kunden und den Vorgängen ausgewählt werden.

Eingeben von Zahlungsbedingungen

Mit Klick auf Neu wird einen neuer Datensatz angelegt. Dabei erhält die Zahlungsbedingung automatisch eine fortlaufende Nummer.

Bei angeschlossener Finanzbuchhaltung müssen möglicherweise die Nummern gemäß der FiBu-Schlüssel geändert werden.

Das Feld Bezeichnung sollte die Zahlungsbedingung leserlich kennzeichnen, z.B. „10 Tage 2%, 30 Tage netto“.

Eine Zahlungsbedingung kann, neben dem Nettozahlungsziel, 2 zusätzliche Zahlungsziele besitzen. Dabei kann entweder eine konkrete Anzahl Tage oder auf ein bestimmten Tag eines beliebigen Folgemonats eingegeben werden - sowie ein Skontosatz in Prozent.

Es ist auch möglich zu definieren, über eine Zahlungsbedingung Skonto für nicht skontofähige Artikel gewähren, indem der gleichnamige Haken gesetzt wird.

Der Fälligkeitstermin ermöglicht es, bei angeschlossener Finanzbuchhaltung, eine abweichende Mahnfrist zu hinterlegen.

Externer Schlüssel enthält den Wert, der an die angeschlossenen Finanzbuchhaltung übergeben wird. Damit entfällt die Notwendigkeit, Zahlungsbedingungen in CO und der Fibu immer synchron anlegen/benennen zu müssen. Die externen Schlüssel dürfen eine Zeichenanzahl von max. 20 haben.

Falls die Zahlungsbedingung eine Lastschriftart enthalten soll, wird diese im gleichnamigen Feld eingestellt. Folgende Einstellungen sind möglich:

0 - keine Lastschrift
1 - Einzugsermächtigung
2 - Abbuchungsauftrag
3 - keine FiBu-Übergabe
4 - Belege parken

Für Einstellungen >0 muss am Kunden eine Bankverbindung hinterlegt sein.

Ab dem 01.02.2014 muss bei Lastschrift neben der Mandats-ID, der Gläubiger-ID und BIC sowie IBAN das Einzugsdatum angegeben werden. Weiter Informationen: Bankeinzugstermine.

Zum Ausweisen spezieller Anteile, wie z.B. der WIR-Anteile in der Schweiz, kann das Feld Teilbetrags-Anteil % verwendet werden.

Weiterhin ist es möglich einen Rechnungsgebühren-Artikel an den Zahlungsbedingungen zu ergänzen. Weiterführende Informationen: Rechnungsgebühr im Vorgang oder Rechnungsgebühr im Vertrag

Durch die Optionen „Gilt für Kunden“ und / oder „Gilt für Lieferanten“ kann unterschieden werden, bei welchen Kontakttypen diese Zahlungsbedingung angezeigt werden soll. In Vorgängen, Bestellungen und Firmen werden dann nur die freigeschalteten Zahlungsbedingungen angezeigt.

Ein neues Kennzeichen „Rücklesen von OP-Daten aus Fibu deaktivieren“ ab CO8.3460.14 ermöglicht die Belege mit bestimmten Zahlungsbedingungen vom Offene-Posten-Abgleich auszuschließen. Belege mit solchen Zahlungsbedingungen werden beim OP-Abgleich künftig nicht mehr als „OP-Erledigt“ markiert.

Kennzeichen: Genehmigungspflichtig im Genehmigungsverfahren

Texte anpassen

Jede Zahlungsbedingung kann 2 Texte enthalten, welche auf den verschiedenen Dokumenten gedruckt werden. Wird das Feld Abweichender Text auf Angebot und Auftragsbestätigung nicht gefüllt, verwenden alle Vorgangsdokumente den Inhalt des Feldes Text.

Um einen Text einzugeben, können verschiedene Platzhalter verwendet werden, die später, zum Zeitpunkt des Ausdrucks, durch tatsächliche Daten ersetzt werden. Zur besseren Lesbarkeit wird unter Beispieltext einen so aufgelösten Text (Wertangaben sind dabei durch 0,00 dargestellt) angezeigt. Folgende Platzhalter stehen zur Auswahl:

Platzhalter für die Zahlungsbedingungstext:

Platzhalter	Bedeutung
#B5	Bankkonto des Debitors
#B6	Bankleitzahl
#B9	BIC
#BB	Bruttobetrag
#D4	Datum Fälligkeitstage („dd.mm.yyyy“)
#D3	Datum Nettotage („dd.mm.yyyy“)
#D1	Datum Skonttage1 („dd.mm.yyyy“)
#D2	Datum Skonttage2 („dd.mm.yyyy“)
#DK	Debitorenkonto (üblicherweise als Mandats-ID verwendet)
#ED	Einzugsdatum
#GI	Gläubiger-ID (in der Mandantenpflege Tab Finazbuchführung/Intra zu hinterlegen.)
#B8	IBAN
#B7	Name der Bank
#R1	Restbetrag1 (Brutto-Skontobetrag1)
#R2	Restbetrag2 (Brutto-Skontobetrag2)
#TR	Restbetrag nach Teilbetrag
#B1	Skontobetrag1
#B2	Skontobetrag2
#SF	Skontofähiger Betrag
#P1	Skontosatz1 („x.x“)
#P2	Skontosatz2 („x.x“)
#TE	Teilbetrag
#TA	Teilbetraganteil in %
#WR	Währung

In den Auftragsbestätigungen werden folgende Platzhalter anders behandelt.

Platzhalter	Bedeutung
#BB	Bruttobetrag (Netto kasse)
#D1	Datum Skonttage1 (xxx Tage)
#R1	Restbetrag1 (abzgl. n.nn%)
#B1	Skontobetrag1 (x.x % Skto)

Beispiel:

In der Zahlungsbedingung sind 3% Skonto innerhalb von 10 Tagen, 30 Tage netto  definiert. 

Zahlungsbedingungstext : #P1% Skonto=#B1 #W bis zum #D1 ergibt #R1, bis zum #D3 rein netto

Folgende Rechnung wird gelegt:
Rechnungsdatum: 12.4.2010
Rechnungsbetrag: 37,69 € , skontofähig = 37,69 €

ergibt eine Zahlungsbedingungstext auf der Rechnung:

3,0% Skonto=1,13 € bis zum 20.04.2010 ergibt 36,56 €, bis zum 12.05.2010 rein netto

Verwendet werden sollten nur Textbausteine, die tatsächlich gefüllten Feldern entsprechen. Eine Logikprüfung findet hier nicht statt.

Zuweisen von Zahlungsbedingungen

Bei Vorgangsanlage wird in dieser Reihenfolge die genauest eingestellte Zahlungsbedingung ermittelt:

Zahlungsbedingung der Geschäftsbereichsdaten am Kunde
Zahlungsbedingung des Kunden

An diesen Stellen können also abweichende Einstellungen vorgenommen werden. Die allgemeinste Einstellung wird an der Standardfirma eingetragen - der Kopiervorlage für alle neuen Kontakte.

Standardzahlungsbedingung ändern

Wenn im Concept Office ein neuer Kunden angelegt werden soll, so wird diesem immer eine Standardzahlungsbedingung zugewiesen. Jedoch ist es nicht immer gewünscht, dass diese Zahlungsbedingung allen Kunden automatisiert hinterlegt werden soll.

Im Folgenden wird kurz gezeigt, wie diese Standardzahlungsbedingung zu ändern ist.

Wechseln in den Bereich „Stammdaten“ und Aufruf des Moduls „Firmen“
Eingabe der Firmennummer 1 und mit anschließendem Bestätigen.
Es erscheint folgendes Hinweisfenster:

Mit Klick auf „OK“ fortfahren
Im Register „Kundendaten“ im Abschnitt „Zahlungsbedingungen / Rechnungstermine“ können die jeweiligen Zahlungsbedingungen geändert werden.

Sobald abgespeichert, ist diese Änderung für jede ab dem Moment neu angelegte Kundenfirma gültig.

Änderung der Zahlungsbedingung(en) bei Bestandskunden

Bei Bestandkunden muss die Änderung manuell im Register „Kundendaten“, durchgeführt werden.

Alternativ kann dies in der Übersicht des Firmenmoduls die gewünschten Kunden geschehen, indem der Kunde ausgewählt und mit der Modulfunktion „Firmendaten ändern“ eine Massenänderung durchgeführt wird:

Zahlungsbedingungen deaktivieren

Bereits verwendete Zahlungsbedingungen können aufgrund von Abhängigkeiten nicht gelöscht werden. Mit der Checkbox „Aktiv“ gibt es jedoch die Möglichkeit diese deaktivieren. Alternativ kann dies auch im entsprechenden Feld in der Übersicht gemacht werden.

Durch das Deaktivieren wird die Zahlungsbedingung in den Modulen Firmen (siehe Screenshot) oder Vorgänge ausgegraut, um den Hinweis „(inaktiv)“ ergänzt und ans Ende des Auswahlfeldes gestellt:

Zahlungsbedingungen, ZBD, Skonto, FiBu, Platzhalter

allgemein:suchfunktion

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Suchfunktion

Artikelsuche

Die Suche (auch Matchcodesuche) wird durch Mausklick auf die Schaltfläche oder mit der Funktionstaste F4 ausgelöst. Es erscheint das zum jeweiligen Modul zugehörige Suchfenster (Beispiel: Artikelsuche).

Die Suchkriterien Artikelnummer, Bezeichnung und Kurztext sind logische UND Verknüpfungen. Im obigen Bild werden alle Artikel gesucht, wo die Artikelnummer mit 93 beginnt und die Bezeichnung beginnt mit dem Wort „Farb“. Ein „*“ hinter oder vor dem Wort steht als Platzhalter für nicht bekannte Teile des Suchkriteriums. Das „+“ steht als Platzhalter für „*“ vor und hinter dem Wort und relativiert bei mehreren Suchbegriffen die Reihenfolge.

Wird in der Artikelbezeichnung Stuhl + blau eingegeben, dann werden neben Stuhl blau auch Ergebnisse mit dem Inhalt blau Stuhl angezeigt.

Ein Klick auf das Symbol (alternativ F4) setzt die in der letzten Suche eingegebenen Suchparameter wieder ein und das Suchergebnis wird aufgelistet, bis die unter Maximal eingetragene Menge erreicht ist.

Hierbei wird die letzte Sortierung beibehalten. Sie können jede Spalte alphabetisch sortieren, in dem Sie auf den Spaltennamen klicken.

Im Feld Maximal kann die Anzahl der Suchtreffer eingeschränkt werden um die Performance der Datenbank nicht zu sehr zu belasten.

Setzt man in das Kontrollkästchen Manuell einen Haken, startet die Suche nicht automatisch, sondern erst wenn die Schaltfläche Start betätigt wurde.

Die angezeigten Suchfelder lassen sich über die Benutzereinstellungen konfigurieren.

Ist per Option die Mehrfachauswahl in den Suchergebnissen zugelassen, funktioniert diese mittels Klick ins erste Feld der Position.

Historische Artikelsuche

Die Suche in historischen Vorgängen des Kunden ist ebenfalls im Vorgang möglich. Die Funktion wird über die rechte Maustaste oder die Tastenkombi Strg + F4 aufgerufen. Diese Artikel können dann mit den historischen Preisen in den Vorgang übernommen werden. Dazu erscheint für die Übernahme des VK´s ein Fenster und für die Übernmahme des Ek´s.

Bei OFML-Artikeln wird der historische Preis nicht übernommen.

Volltextsuche

Die Volltextsuche erlaubt die Eingabe eines beliebigen Suchwortes, welches an beliebiger Stelle des Artikels stehen kann.

Für die Suche nach Zahlenfolgen (z.B. abw. Artikelnummern) die Zahl und Leerzeichen oder Zahl und + eingegeben werden.

allgemein, Suche

bestellvorschlaege:bestellvorschlaege

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-25T13:14:27+00:00

Bestellvorschläge

Im Strukturbaum unter Aktuell finden Sie das Modul Bestellvorschläge (BV).

Über das Modul „Bestellvorschläge“ können sowohl Bestellvorschläge, als auch Umbuchungsvorschläge erstellt werden.

Ermitteln

Sie können sich von Ihrer Warenwirtschaft Bestellvorschläge in verschiedenen Selektionen ermitteln lassen. Beispielsweise für ein einzelnes Lager oder einen bestimmten Lieferanten.

Sie können bei Lager auch eine Lagergruppe auswählen, für die die Bestellvorschläge ermittelt werden sollen.

Eine neue Checkbox ‚Erweiterte Protokollierung‘ (ab CO 8.3460.xx) wurde im Reiter ‚Ermitteln‘ hinzugefügt. Durch Aktivieren dieser Option werden nun alle Artikel ausführlich im Log-Protokoll erfasst, auch solche, die nicht als Bestellvorschlag erstellt wurden. Diese Option steht genauso für Bestellvorschläge per Automation zur Verfügung:

< option >
< name > BvProtokollExt < /name >
< value > True < /value >
< /option >

Falls die Option nicht aktiviert ist, wird nur ein minimalistisches Protokoll ausgegeben.

Mit dem Button Lagermengen prüfen können Sie sämtliche Bestände auf fehlerhafte Mengen kontrollieren

Die Funktion öffnet sich in einem eigenen Fenster und kontrolliert auch den Maschinenbestand

Nutzen Sie diese Funktion vor Ihrer Inventur, um Fehlbestände aus digitalen Fehlbuchungen zu vermeiden.

Im Modul Bestellvorschläge werden Logdateien zur Lagermengenprüfung automatisch unter …\CO\Data\Logs\Lager\ in entsprechend benannten Ordnern gespeichert.

Bearbeiten

Sie können bei Bedarf die einzelnen Artikel vor der Bestellung noch bearbeiten.

Für diesen Prozess werden Ihnen unter der Reiterkarte Bearbeiten vielfältige Informationen zur Verfügung gestellt.

Im Reiter „Bearbeiten“ der Bestellvorschläge werden unter dem Link „Wareneingänge/-ausgänge“ nun sämtliche Warenein- und -ausgänge aus allen Lagern angezeigt.

Übersicht/Drucken

Hier finden Sie die Übersicht aller Bestellvorschläge. Die Mengen können Sie bei entsprechend eingestellten Rechten auch in Massenbearbeitung ändern.

Im Bestellvorschlag (Reiter: Übersicht/Drucken) steht eine Modulfunktion zum Import von Tagespreisen aus einer Excel-Datei zur Verfügung. Dabei werden Lieferant und Preis sowohl im Bestellvorschlag als auch im Artikelstamm aktualisiert.

Zu importierende Excel-Daten:

Vorschlagsnummer
Artikelnummer
Lieferantennummer
Preis

Optional kann im Importschema ein Preiskatalog über den Schalter _Preiskatalog definiert werden.

Hinweis: Der Tagespreis wird immer mit Staffelmenge = 0 importiert; vorhandene Staffeln werden dabei beendet.

Übernahme

Hier werden die Bestellvorschläge in die Bestellungen übernommen. Sie können verschiedene Auswahlkriterien für die Übernahme setzen und wie in der Bestellübernahme aus dem Vorgang bestimmen, ob eine neue Bestellung erzeugt wird oder die Artikel an eine offene Bestellung angehängt werden.

Die Bestellungen können erzeugt werden:

für die Lagergruppe
pro Lager
alle Läger
alle Lieferanten
pro Lieferant

Für die Übernahme der Bestellvorschläge in die Bestellungen muss unter „Übernahme“ der Geschäftsbereich ausgewählt werden. Es kann außerdem eine Filiale zugeordnet werden.

Über diese Geschäftsbereichszuordnung können später die offenen Bestellungen pro Geschäftsbereich ermittelt werden. Mit „Vorschläge übernehmen“ werden die Bestellvorschläge in die Bestellungen, mit dem Status erfasst übernommen.

Erzeugte und ergänzte Bestellungen werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. Für Umlagerungsvorschläge können Sie hier einen Transportschein drucken.

Um die Bestellvorschläge eines Lieferanten, aus den unterschiedlichen Lägern, in eine Bestellung zu übernehmen muss noch in der Rubrik „Übernahme“ der Haken „An evtl. vorhanden Bestellungen anfügen“ gesetzt werden. Außerdem muss noch der Geschäftsbereich gewählt werden, für welchen die Bestellung ausgelöst wird.

Wird in der Rubrik „Übernahme“ der Haken „An evtl. vorhanden Bestellungen anfügen“ nicht gesetzt, so wird pro Lager eine Bestellung ausgelöst.

Protokoll

Hier werden die Protokolleinträge angezeigt, die im laufenden Bestellvorschlag entstehen und auf z.B. nicht bestellbare Artikel hinweisen. Wird der Bestellvorgang aus dem Bestellvorschlag abgeschlossen, wird die Auflistung geleert.

Lieferantenübersicht

Hier erhalten Sie ein Übersicht der Lieferanten für welche eine Bestellung erzeugt bzw. ergänzt wurde. Die unterschiedlichen Farben weisen visuell auf den Status der Bestellung hin.

Rot = Mindestbestellwert nicht erreicht
Gelb = Mindestbestellwert erreicht, aber Freihausgrenze noch nicht
Schwarz = Mindestbestellwert und Freihausgrenze erreicht

Bestellvorschläge, Bestellwesen

In den Bestellvorschlägen gibt es im Reiter „Lieferantenübersicht“ eine neue Spalte „Bestellzeitpuffer“, die anzeigt, wie viel Zeit noch bleibt bis die Ware bestellt werden muss, damit sie bis zum Freitag vor dem Wunschtermin des Kunden angekommen ist.

Grün steht dabei für mehr als eine Woche Zeit, gelb für weniger als eine Woche und rot dafür, dass die Bestellung bereits hätte ausgelöst werden müssen. Als Lieferzeit werden, falls vorhanden, die Wiederbeschaffungstage des Artikels verwendet, ansonsten die mittlere Lieferzeit des Lieferanten.

Weitere Themen

Seiten in diesem Namensraum:

Bestellvorschläge für Lagergruppen

Dynamische Bestandsermittlung

Umbuchungsvorschläge

Bestellvorschläge, Bestellwesen

concept_mps:docuform_tonerbestellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:28+00:00

Tonerbestellungen über Concept Office

Für die Verwendung des MPS-Servers sind Zugangsdaten notwendig, welche am Mandanten hinterlegt sind.

Concept Office verfügt über eine Schnittstelle zum Verarbeiten von Tonerbestellungen (Bedarfsmeldungen) der Endgeräte, welche über einen fsm-Server von docuform angebunden sind.

Die beiden Systeme, Concept Office und fsm-Server, sind direkt miteinander verbunden und haben ein beidseitigen Nutzen.

Vorbereitende Einstellungen

Am fleet-management-server müssen nachfolgende Einstellungen vorgenommen werden.

Schwellwertregel definieren

Concept Office benötigt eine per Email übertragene Tonerbedarfsmeldung, welche der fsm-Server anhand von Schwellwerten versendet.

Wird der eingestellt Schwellwert erreicht oder unterschritten, wird die Meldung versandt.

Bis zur Behebung wird keine erneute Schwellwertmeldung versendet.

Alarme berücksichtigen

Ab der fsm-Server Version 5.1x können weitere Einstellungen getroffen werden. So lässt sich eine Schwellwertregel nun auch so konfigurieren, dass sie zusätzlich zum Erreichen des Schwellwertes auch auf Alarmmeldungen des Gerätes reagiert. Damit können auch Geräte überwacht werden, die den Füllstand nur grob oder unzuverlässig melden:

Dabei sind folgende Dinge zu beachten:

die Schwellwertprüfung erfolgt weiterhin bei der nächsten Zählerverarbeitung (und nicht bei Eingang das Alarms)
der eingegebene Prozentsatz gilt für Toner, Auffangbehälter und Zubehör gleichermaßen
die Alarmmeldungen ignorieren die sonst übliche Mindestklickanzahl

Versandeinstellungen

Damit eine Verarbeitung möglich ist, wird ein Dateianhang benötigt.

Unter Händler/Kunden den gewünschten Kunden auswählen.
Auf der Registerkarte Benachrichtigungen wechseln.
Im Feld Daten Als Dateianhang und bei Datenformat CSV einstellen.

Wenn diese Einstellung im Händler-Account getroffen wird, so gilt sie automatisch für alle nachfolgend angelegten Kunden.

Verbrauchsmaterialien

Die Verbrauchsmaterialien-Daten werden durch die Geräte-Informationen der meldenden Drucker übertragen/erzeugt. Somit wird die Datenbank automatisch ergänzt, wenn neue Toner-Modelle im Einsatz sind.

Damit Concept Office mit den Bestellungen umgehen kann, muss an jedem Verbrauchsmaterial eine CO-Artikelnummer hinterlegt werden.

Knoten Verbrauchsmaterial wählen
Material wählen, z.B. Toner
Im Feld Beschreibung CO-Artikelnummer eintragen

}

Einlesen der Bestellungen

Das Einlesen selbst erfolgt in der Edi-Schnittstelle oder als automatisierter Prozess.

bwImportAscii.ini

In die bwImportAscii.ini (liegt im Sysdata-Pfad) muss vorher folgender Eintrag vorgenommen werden, wobei eine zeitliche Unterscheidung zu beachten ist:

bis 19.05.2021

[docuFormBedarfsMeldung]
Charset="UTF-8"
SkipLines=1
FieldDelimiter=","
Feld1=Ip,0,0,1,1
Feld2=Modell,0,0,1,1
Feld3=Beschreibung,0,0,1,1
Feld4=Mac,0,0,1,1
Feld5=SerienNr,0,0,1,1
Feld6=Inventarnr,0,0,1,1
Feld7=Kunde,0,0,1,1
Feld8=Wartungsvertrag,0,0,1,1
Feld9=Standort,0,0,1,1
Feld10=Kontakt,0,0,1,1
Feld11=VerbrauchsmaterialMeldung,0,0,1,1
Feld12=VerbrauchsmaterialBeschreibung,0,0,1,1
Feld13=Zählerstand sw,0,0,1,1
Feld14=Zählerstand Farbe,0,0,1,1
Feld15=Lifetime Zähler,0,0,1,1
Feld16=Erfassungszeit,0,0,1,1
Feld17=Event Identifikator,0,0,1,1
Feld18=Farbe,0,0,1,1
Feld19=Asset-Nr,0,0,1,1
Feld20=Kundenbeschreibung,0,0,1,1

ab 20.05.2021

[docuFormBedarfsMeldung]
Charset="UTF-8"
SkipLines=1
FieldDelimiter=","
Feld1=Ip,0,0,1,1
Feld2=Modell,0,0,1,1
Feld3=Beschreibung,0,0,1,1
Feld4=Mac,0,0,1,1
Feld5=SerienNr,0,0,1,1
Feld6=Inventarnr,0,0,1,1
Feld7=Kunde,0,0,1,1
Feld8=Wartungsvertrag,0,0,1,1
Feld9=Standort,0,0,1,1
Feld10=VerbrauchsmaterialMeldung,0,0,1,1
Feld11=VerbrauchsmaterialBeschreibung,0,0,1,1
Feld12=Zählerstand sw,0,0,1,1
Feld13=Zählerstand Farbe,0,0,1,1
Feld14=Lifetime Zähler,0,0,1,1
Feld15=Erfassungszeit,0,0,1,1
Feld16=Event Identifikator,0,0,1,1
Feld17=Farbe,0,0,1,1
Feld18=Asset-Nr,0,0,1,1
Feld19=Kundenbeschreibung,0,0,1,1
Feld20=Kontakt,0,0,1,1

Mps-Bedarfsmeldungen_einlesen.ini

In die Datei Mps-Bedarfsmeldungen_einlesen.ini (im Ordner ImportExport im Sysdatapfad) muss Folgendes eingetragen und eingestellt werden:

[docuFormBedarfsMeldung]

Geschaeftsbereich=#Ihr Geschaeftsbereich
Eingangsart=#Ihre Eingangsart
AbwicklungsArt=#Lager

_NurKundenArtikelNummerBeachten=#0
_LagerZuordnungsart=#0
_KostenstelleAusPosAmKopfEintragen=#0
_PackzettelDrucken=#0
_LieferanschriftAusStammdaten=#0
_DefaultArtikel=#Artikelnummer für nicht aufzulösende Artikel
_PortoArtikel=#
_KundenAnlage=#0
_KundenIdentifikationsart=#0
_KostenstelleAusStammdaten=#0
_UnsereKundennummer=#0
_PreiseInclMwst=#0
_KundenDuplikatePruefen=#0
_RechanschriftUebernehmen=#0
_RechnungsFreigabe=#0
_Kundenartikel=#0
_PreiseAusStammdaten=#1
_APBestellungInBestellnummer=#0
_UebernahmeKundenbestellpositionsnummer=#0
_PositionswertOberGrenze=#0
_PositionswertUnterGrenze=#0
_ArtikelAuswahlAnzeigen=#0

Weiteres

Sonderrecht Mps-Bedarfsmeldung einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Mps-Bedarfsmeldungen einzulesen.

Ja
Nein

Sonderrecht Mps-Alarmmeldung einlesen

Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Mps-Alarmmeldungen einzulesen.

Ja
Nein

Concept MPS, MPS, docuform, Kundenbestellungen, Bedarfsmeldung

druck-manager:additive_drucksteuerung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:32+00:00

Additiver Druck

Additive Drucksteuerung

Wenn es nötig sein sollte, jeweils den gleichen Eintrag in mehrere Seitensteuerungen für das gleiche Formular einzufügen, können sie stattdessen eine additive Drucksteuerung anlegen.

Eine additive Drucksteuerung wird beim Druck zur vorhandenen Drucksteuerung hinzugefügt, wenn die Selektionskriterien erfüllt sind. Sollten mehrere additive Drucksteuerungen zutreffen, dann werden auch mehrere hinzugefügt.

Eine additive Formularzuordnung kann mit einer Kundengruppe kombiniert werden, wenn sie nur bei bestimmen Kunden wirksam sein soll(Siehe Gruppeninformation anlegen).

Eine additive Formularzuordnung kann mit einer Seitensteuerung kombiniert werden, wenn der Bedarf besteht.

Die Priorität 999 ist reserviert für die Globale additive Drucksteuerung und darf hier nicht verwendet werden.

Der erste nicht additive Druckauftrag ist der Masterdruckauftrag. An diesem werden die Druckparameter definiert. Der additive Druck beinhaltet dann immer in der Voreinstellung die Druckparameter aus dem Masterdruckauftrag, diese können bei Bedarf angepasst werden.

Werden beim Masterdruckauftrag Druckparameter einmalig angepasst, werden diese Anpassungen auch einmalig in den darauf folgenden additiven Druckauftrag übernommen.

Globale additive Drucksteuerung

Diese ermöglicht die Optimierung komplexer Drucksysteme für elektronische Archivierung wie

ELO
DocuWare
ConceptDMS

Die Einstellungen für diese Funktionalität müssen folgendermaßen erfolgen:

Der Haken additiver Druck muss gesetzt sein
Die Priorität in der Formularzuordnung muss auf 999 stehen

Mit dieser Einstellung werden alle Zuordnungskriterien wie Kunde, Kundengruppe, Geschäftsbereich usw. ignoriert. Pro Dokument wird nur eine Formularzuordnung benötigt.

In dieser Zeile wird am Dokument

die Kennzeichnung (wie oben beschrieben)
die Archivierungsart (z.B. ELO)
das Ablageverzeichnis

eingestellt.

Sobald der additive Druck aktiviert ist, werden in den dadurch zusätzlich erzeugten Drucken die Druckparameter, die die Logo-Anzeige steuern per Definition auf aktiv gesetzt.

Dies ist eine Einstellung, deren Funktionalität nur unter bestimmten Voraussetzungen gewährleistet ist. Bitte kontaktieren Sie den Support, falls die hier beschriebene Vorgehensweise nicht wie gewünscht greift.

Druck-Manager, Concept DMS

inventur:inventur_durchfuehrung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-01T14:11:46+00:00

Inventurzähllisten

Unter Sonstiges befindet sich das Modul Inventurzähllisten. In diesen werden die Artikel nach Lägern gruppiert erfasst, gezählt, bewertet und übernommen.

Bevor Zähllisten angelegt werden können, muss im Modul Inventurbücher, das zugehörige Buch existieren.

Anlage von Zähllisten

Die Anlage neuer Zähllisten erfolgt im Reiter ‚Eingabe‘.

Um eine Zählliste anzulegen, muss im Feld Zähllistennummer einen numerischen Wert eingegeben werden. Anschließend wird im Feld Bezeichnung der Name der Zählliste hinterlegt und das Inventurbuch bzw. das zugehörige Lager, für welches die Zählliste erstellt wird, ausgewählt.

Optional besteht die Möglichkeit, eine Bemerkung hinzufügen.

Die Aufnahme der Artikel zu einer Zählliste erfolgt unter dem Reiter „Mengenerfassung“. Es gibt 2 Optionen:

Durch Klick auf das Symbol Fernglas in der Tabelle, Spalte Artikelnummer erscheint das Fenster Artikelsuche.
Über die Modulfunktion „Artikel hinzufügen“ wird die Auswahlmaske gestartet.

Bei der Modulfunktion kann nach unterschiedlichen Kriterien wie Artikelart, Lieferantennummer, etc. ausgewählt werden, welche Artikel in die Zählliste aufgenommen werden sollen.

Folgende Optionen sind zu beachten:

Artikel mit EDV-Bestand = 0 ignorieren

gesetzt: Lagerartikel mit Ist-Bestand=0 werden nicht auf der Zählliste gedruckt
nicht gesetzt: Alle Lagerartikel (der getroffenen Selektion) werden angedruckt

Zählmengen mit EDV-Bestand vorbelegen

gesetzt: In der Mengenerfassung, wird der EDV-Bestand angezeigt und in Gesamt gezählt übernommen.
nicht gesetzt: In der Mengenerfassung wird der EDV-Bestand angezeigt.

Ermittlung anhand Kommissionsaufträgen

gesetzt: Artikel, die sich in der Kommission befinden, werden inbegriffen.

Ausdrucken von Zähllisten

Nachdem die Zähllisten vollständig erstellt wurden, ist es möglich, diese auszudrucken. Es besteht die Möglichkeit, Zähllisten, nach Artikelnummer oder Stellplatz sortiert, auszudrucken.

Die gedruckten Zähllisten enthalten die Artikelnummern, Artikelbezeichnung, die Mengeneinheit der Artikel, deren Stellplätze und eine Spalte für die manuell erfassten Lagermengen.

Mengenerfassung

Nachdem die Artikel gezählt wurden, müssen diese Werte eingegeben werden. Im Reiter „Mengenerfassung“ erfolgt neben der Aufnahme der Zähllisten-Artikel, auch die Eingabe der gezählten Mengen.

In der Spalte Gezählt können die gezählten Mengen eingetragen werden. Diese werden dann automatisch in der Spalte Gesamt gezählt übernommen.

Je nach der Einstellung der Konfiguration 84 wird die eingetragene Menge zur Menge der Spalte Gesamt gezählt hinzugerechnet oder sie überschreibt die bereits vorhandene Menge. Zählen mehrere Mitarbeiter die gleichen Artikel an verschiedenen Orten, so empfiehlt sich die Einstellung = 1 (Ja,Eingegebene Menge wird zur bisherigen Eingabe addiert).

Konfiguration 84 steuert, ob eingegebenen Mengen zu bisherigen addiert werden oder diese überschreiben (greift nicht bei permanenten Inventuren)

0 - Nein, Eingegebene Menge überschreibt bisherige Eingabe
1 - Ja, Eingegebene Menge wird zur bisherigen Eingabe addiert.

Sobald ein Artikel auf einer Zähllisten gesetzt wird (d.h. gezählt wurde), speichert CO den EDV-Bestand dieses Lagerartikels ab. Alle nach diesem Zeitpunkt getätigten Zu- und Abgänge werden bei der Übernahme mit der gezählten Menge verrechnet. Deshalb sollte der Zeitraum zwischen dem Anlegen der Zähllisten und der Übernahme der Inventur möglichst kurz sein. Wenn es gewünscht ist, die Zähllisten im Vorfeld auszudrucken, sollte den Knopf Bestand aktualisieren direkt vor der Durchführung der Inventur (vor dem Zählen der Artikel) gedrückt werden (Bestand von Maschinenartikeln wird nicht aktualisiert). Damit werden die aktuellen EDV-Bestände erneut übernommen. Dies ist in der Übersicht auch für mehrere Listen gleichzeitig möglich. Dazu sind die entsprechenden Zähllisten zu markieren.

2 Varianten der Durchführung:

1. Standard ist, die gezählten Mengen im Reiter Mengenerfassung bei „gezählt“ einzutragen - dadurch wechselt der Status auf „gezählt“ - nun ist eine Bewertung in „Bewertung“ mit der gleichnamigen Modulfunktion möglich, auch wenn der Haken bei „Nur gezählte Artikel bewerten“ gesetzt ist. Falsch erfasste Mengen kann man durch Subtraktion (Minusmengen) korrigieren

2. Des Weiteren ist es möglich, bei der Mengenerfassung - Modulfunktion „Artikel hinzufügen“ „ die Zählmenge mit EDV-Bestand vorbelegen“ zu wählen. Diesen Fall hat man, wenn man weiß, dass die Bestände stimmen, weil man diese permanent gezählt und gepflegt hat. Beim Setzen dieses Hakens bleibt der Status aber auf „angelegt“, wodurch man bei der Bewertung zwingend den Haken bei „Nur gezählte Artikel bewerten“ entfernen muss.

Die Inventurzählliste ab CO 8.3460.14 verfügt über eine neue zuschaltbare Spalte ‚DEK-Abweichung‘. Dort wird die Wertabweichung auf Basis des Lager-DEK zwischen gezählter Menge und Inventur-Ausgangsbestand angezeigt.

Inventurmengen einlesen

Zur Übernahme von externen Zähllisten gibt es die Modulfunktion „Inventurmengen einlesen“. Es werden Textdateien eingelesen, die die CO-Artikelnummer und/oder EAN und die Menge, getrennt durch Semikolon, enthalten. Exceldateien müssen erst in das Format „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“ konvertiert werden und mit Öffnen durch den Editor werden die Datensätze durch ein Semikolon getrennt.

Bei dieser Übernahme können folgende Optionen ausgewählt werden:

Fehlende Artikel in Zählliste aufnehmen
Mengen aus Datei zu Mengen in Zählliste addieren
Bereits gezählte Artikel nicht überschreiben

Für das Einlesen wird in der Datei bwimportascii.ini folgender Eintrag benötigt:

[Zaehllisten]

FieldDelimiter=";" 

Feld1=Artikelnummer,0,0,1,1 

Feld2=Menge,0,0,1,1

Feld3=Stellplatz,0,0,1,1

Feld4=SerienNr,0,0,1,1

Über die Spalte (Feld1) kann die Artikelnummer, oder die GTIN (EAN) verarbeitet werden.

Stellplatz

Zusätzlich kann der Parameter Stellplatz mit eingelesen werden. Hierfür muss die bwImportAscii.ini ergänzt werden (z.B. „Feld3=Stellplatz,0,0,1,1“). Neu eingelesene Stellplätze überschreiben dabei bestehende Stellplätze. Dies kann dem zugehörigen Log (…/Data/Logs/Inventur) entnommen werden.

Bewertung

Nachdem die gezählten Mengen erfasst sind, kann im Reiter „Bewertung“ die Bewertung der Artikel erfolgen. Bewertet wird immer der gezählte Bestand, es erfolgt keine nachträgliche Verrechnung von Warenbuchungen.

Es ist möglich eine Bewertung für alle Artikel der Zählliste zu machen. Alternativ können einzelne Artikel markiert werden, um eine Bewertung vorzunehmen.

Wenn keine Artikel vorselektiert sind, werden immer alle bewertet.

Nach Aufruf der Modulfunktion Bewerten stehen folgende Bewertungsarten zur Auswahl:

DEK Artikel (Durchschnitts-EK laut Artikel)
DEK Lager/Artikel (Durchschnitts-EK laut Lager, wenn dieser =0, dann Rückfallvariante DEK Artikel)
LEK (letztem EK)
Liste (Listen-EK)
Abschlag auf letzten Inventurwert (prozentuale Bewertung über das Feld „Abschlag %“ )
Abschlag auf aktuellen EK (prozentuale Bewertung über das Feld „Abschlag %“ ) - Bei Identartikeln wird der Abschlag entweder auf den im Identartikel hinterlegten Einkaufspreis angewendet oder, je nach Auswahl, auf den kalkulatorischen EK des Identartikels (siehe Optionen in der Bewertungsmaske).

Zusätzlich gibt es folgende Optionen:

Für Nullpreise Listen-EK einsetzen
Vorhandene Preise <> 0 belassen
Nur gezählte Artikel bewerten
Bei Identartikeln kalkulatorischen Preis verwenden

Wenn mit Abschlägen bewertet wird, wird der Prozentsatz des Abschlags in der Spalte ‚Abschlag‘ angezeigt. Die Spalte ‚Bewert.-EK‘ zeigt den Einkaufspreis, welcher der Bewertung zu Grunde lag, während die Spalte ‚Inventurwert‘ den Gesamtwert nach der Bewertung darstellt.

Manuelle Bewertung

Neben den beschriebenen Bewertungsarten steht die manuelle Bewertung zur Verfügung. Bei dieser wird der gewünschte Wert in die Spalte Man. Bew. eingegeben, der sich auf die Preiseinheit bezieht, die in der Spalte PE angezeigt wird.

Der eventuelle Abschlag erfolgt durch eine prozentuale Angabe in der Spalte Abschlag. Der Inventurwert ergibt sich aus der Bewertung minus Abschlag multipliziert mit der erfassten Menge (bezogen auf die Preiseinheit).

In der Spalte Manuelle Freigabe ist es möglich durch Setzen eines Häkchens einen Artikel für die Übernahme freizugeben.

Übernahme

Über die Modulfunktion „Übernehmen“ wird die ausgewählte Zählliste übernommen. Es besteht die Möglichkeit, dass von einer Liste nur die freigegebenen Artikel übernommen werden sollen und/oder nur die gezählten Artikel. Für unterjährige Bewertung können Inventurwerte eingefroren werden.

Die Spalte Übernommen zeigt in einer Zählliste an, ob die Artikel bereits übernommen wurden. Wird ein Artikel vor der Übernahme bewertet, wird der Inventurwert in den Artikelstamm zurückgeschrieben. Wird ein Artikel nach erfolgter Übernahme bewertet, bezieht sich der Wert nur auf das Inventurbuch.

Bei der Übernahme werden die gezählten Mengen nicht 1:1 als EDV-Bestand übernommen, sondern mit den Warenzugängen und Warenabgängen seit Anlegen der Zähllisten modifiziert.

officeheute:officeheute

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-10-01T09:11:34+00:00

Office Heute

Funktionsbeschreibung

Die Übersicht Office Heute bietet auf einen Blick, was in der täglichen Arbeit für Sie wichtig ist. Ob es Umsatz- oder Planzahlen sind oder Sie sehen möchten, welche Bestellungen und Vorgänge am aktuellen Tag auf Sie warten oder ob Sie sich dafür interessieren, wer von Ihren Kollegen als nächstes Geburtstag hat. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich eigene Recherchen als Gadget anzeigen zu lassen. In der Registerkarte Module finden Sie eine Komplettübersicht aller Module, können danach suchen und direkt dahin wechseln.

Die Gadgets lassen sich vielfältig anpassen. Es können Einschränkungen auf Mitarbeiter oder Geschäftsbereich getroffen werden und auch das Klonen eine Gadgets ist möglich.

Einstellungen

Administrative Einstellungen

Sonderrecht -> Sonderrecht Zusatz / Sonstiges -> HTML-Ansichten konfigurieren -> Ja / Nein

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist HTML-Ansichten zu konfigurieren oder nicht.

Es gibt zwei Schemen auf die Sie die Office Heute Seite anpassen können.

Entweder auf - > Office Heute Vertriebsmitarbeiter (entspricht 6.0 Active Heute) oder auf - > Office Heute Sachbearbeiter (entspricht 6.0 Office Heute).
Es kann im Mitarbeiterprofil angepasst werden, s. Abb.

Speicherort: <HTMLPfad>/Privat/

Legen Sie hier einen neuen Unterordner namens Privat an. Würden Sie die mitgelieferte Datei bearbeiten, werden diese bei Update des Systems überschrieben.

Ist das entsprechende Recht vorhanden, kann jeder Mitarbeiter diese Seite für sich überarbeiten.

Werkseinstellung

Je nach Mitarbeiterqualifikation erfolgt die Auswahl:
Für Vertriebsmitarbeiter in der Datei » OfficeHeuteVertriebsmitarbeiter.ini. Für alle anderen, in der Datei » OfficeHeuteSachbearbeiter.ini.

Eine Besonderheit hat das Gadget News

Diesen Text können Sie folgendermaßen ändern:
Klicken Sie auf Weitere Stammdaten im Baum des CO dann auf Textbausteine.

Hier können Sie nun den gewünschten Text eintragen. Bspw. einen Kalenderspruch für den jetzigen Monat zur Motivation Ihrer Mitarbeiter.
Formatierte Texte werden im Abschnitt Text gelblich angezeigt und in der Übersicht ist die Spalte Text formatiert gefällt.

Automatische Aktualisierung

Soll Office heute als Info-Bildschirm an einer Wand hängen, ist es sinnvoll, dass sich die Seite in vorgegebenen Intervallen aktualisiert. Dies können Sie über die Nutzereinstellungen realisieren.

}

Einstellungen für Benutzer

Anleitung zum Gestalten der Office Heute - Seite

Wie soll Ihre Übersicht aussehen?

Klicken Sie auf das kleine Rad (oben rechts), dies sind die Einstellungen.
Markieren Sie die Einträge die Ihnen wichtig sind und entscheiden, wieviel Spalten es geben soll.
Haben Sie diese Einstellungen getroffen, können Sie jedes Gadget für sich nochmals verschieben.
Dazu das betreffende Anklicken und per Drag and Drop an die gewünschte Stelle ziehen.

Hierbei haben Sie die Möglichkeit selbst zu entscheiden, welche Einstellungen Sie gern sehen möchten. Bei jeder dieser Zeilen handelt es sich um ein sogenanntes Gadget.

Gadgets

Gadget
(Englisch für Apparat oder technische Spielerei) - es bezeichnet ein technisches Werkzeug oder Gerät mit bisher so nicht bekannter Funktionalität und/oder besonderem Design

Die Gadgets in Office Heute werden automatisch aktualisiert. Dazu muss in den Optionen ein Aktualisierungsintervall eingestellt werden. Aus dem Modul Recherche heraus können Ergebnisse als Gadget ausgegeben werden.

Beschreibungen

Angebots- / Auftragsbestand

zeigt Ihnen den aktuellen Gesamtbestand der vorliegenden Angebote und Aufträge nach Auftragswert, unterteilt nach Bearbeitungsstatus unabhängig von weiteren Kriterien. Hier wird auch der Auftragswert von Positionen angezeigt, die nicht berechnet werden.

Zusätzlich wird eine Summenzeile über den Gesamtbestand angezeigt.

Angebots- / Auftragsbestand Normal / Service

zeigt Ihnen den aktuellen Angebots- und Auftragsbestand nach Bearbeitungsstatus und aufgeteilt nach Normalvorgängen und Service-Aufträgen

Anzahl der Aktivitäten

zeigt die Termine und Aktivitäten des jeweils angemeldeten Users
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Aktivitäten

Dieses Gadget zeigt den Inhalt der Gadgets Termine und unerledigte Aufgaben in einer Anzeige

Aufgaben Heute

Hier werden die heute anstehenden Aufgaben des angemeldeten Users angezeigt.

Auftragseingänge

Zeigt die Anzahl der Auftragseingänge nach Auftragseingangsdatum und Vergleich mit dem Vorjahr.

belieferbare Aufträge

zeigt Aufträge, die an Lager vorrätig und/oder durch Wareneingang zur Lieferung bereit stehen

fakturierbare Aufträge

zeigt Aufträge, die berechenbare Positionen enthalten

Fakturierrückstand

Auswertung der zu berechnenden Positionen nach Lieferstatus
Hier werden Auftragswerte angezeigt, die zur Berechnung stehen, wo aber noch keine Berechnung stattgefunden hat. Die Summen werden aus Auftragsposition gebildet und der Bearbeitungsstatus des Vorgangs zu Grunde gelegt.

Geburtstage Ansprechpartner

zeigt tagesaktuell Geburtstage von Kunden- und Lieferantenansprechpartnern, wenn sie in den Stammdaten hinterlegt sind

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Geburtstage Ansprechpartner anzeigen

Steuert, ob die Geburtstage der Ansprechpartnern auf der Office Heute Seite angezeigt werden sollen.

Ja
Nein

Geburtstage Mitarbeiter

Hier können Sie die aktuellen Geburtstage anzeigen lassen oder über die Einstellungen mehrere Tage auswählen.

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Geburtstage Mitarbeiter anzeigen

Steuert, ob die Geburtstage der Mitarbeiter auf der Office Heute angezeigt werden sollen.

Ja
Nein

lieferbereite Aufträge

zeigt Aufträge, die bestätigt sind und bei Bedarf beim Hersteller bestellt sind

nachzubearbeitende Störungen

zeigt Service-Aufträge an, die von Concept Mobile mit Fehlern zurückgemeldet wurden.

News

Das News-Gadget ermöglicht es Ihnen, allen Mitarbeitern bestimmte Informationen anzuzeigen. Im Modul Textbausteine kann im Textbaustein bwNews der gewünschte Text hinterlegt werden. Um die Nachrichten aufeinanderfolgend mit Überschriften anzuzeigen, müssen Sie im Textbaustein durch folgenden Platzhalter getrennt werden:

#neu#

nicht bestellte Bestellungen

zeigt Bestellungen im Staus „erfasst“
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Bestellungen

nicht bestellte Serviceaufträge

zeigt alle bestätigten Serviceaufträge, die mindestens eine Position enthalten, zu der es keine zugehörige Bestellposition gibt. Es werden nur Normalaufträge beachtet.
Weiterführende Informationen finden Sie hier: Service-Aufträge

Posteingang

Hier sehen Sie Ihren Posteingang, wenn Concept Office mit einem Mailkonto synchronisiert ist
Weitere Informationen dazu finden Sie hier:Emails mit Outlook synchronisieren

Termine Heute

Terminanzeige für den aktuellen Tag

Die Bemerkung aus den Gadgets der aktuellen Termine/Aufgaben wurde in der 8.0 entfernt, um die Anzeige übersichtlicher zu gestalten.

überfällige Angebote

zeigt alle offenen Angebote, bei denen eine Angebotsfrist hinterlegt und überschritten ist

überfällige Bestellungen

zeigt noch offene oder nur teilgelieferte Lieferantenbestellungen an, die ein Lieferdatum eingetragen und überschritten haben

Weiterführende Informationen finden Sie hier: Bestellungen

Umsätze

Umsatzübersicht im Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahr

Hier ist dieses Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht Umsatzansicht (Filter) für Office Heute

Legt fest, welche Umsätze dem Benutzer auf der Office Heute Startseite angezeigt werden.

keine Umsätze
nur eigene Umsätze
nur eigenen Umsätze und Umsätze der eigenen Kunden im zugeordneten Geschäftsbereich
Umsätze des VK-Teams
Umsätze der Mitarbeitergruppe
Umsätze des Geschäftsbereiches
alle Umsätze

Recherchen

Es ist möglich das Ergebnis von Recherchen in einem Gadget angezeigt werden.

Hierfür muss zuerst eine Recherche angelegt und dort der Haken In Office Heute Gadgets anzeigen aktiviert werden. Die Beschreibung wird im Gadget später zur Auswahl stehen. Dieses Feld sollte also nicht leer bleiben.

Nun kann in den Einstellungen das Gadget Recherche ausgewählt werden. Zunächst erscheint dann ein Gadget namens Leer. Mit Klick auf das Einstellungsrädchen des Gadgets kann eine Überschrift vergeben und eine Recherche ausgewählt werden. Es besteht auch die Möglichkeit das Gadget zu duplizieren (klonen), für den Fall, dass eine weitere Recherche in Office heute angezeigt werden soll.

Alternativ kann über Neues Recherchegadget ein weiteres Gadget erstellt werden.

Recherche Gadgets, die kein Ergebnis liefern, werden aufgrund der Übersichtlichkeit ausgeblendet.

Es ist möglich aus der Recherche in das jeweilige Modul abzuspringen.

Ab CO 8.2569.16 wird bei Recherchegadgets nur noch nach $-Platzhaltern gesucht ($Mitarbeiternummer oder $Kontaktnummer). Die Suche nach der Variablen selbst (@Mitarbeiternummer) entfällt

SLA-Status

Kennzeichen/Farbe	Bedeutung
	Keine Reaktionszeit, kein Meldedatum
	Weniger als die Hälfte der Reaktionszeit ist vergangen
	Hälfte der Reaktionszeit ist vergangen
	Reaktionszeit ist überschritten

Vorgangssichten

Hier kann eine Vorgangssicht ausgewählt werden. Das Ergebnis der Sicht wird angezeigt. Ist keine Überschrift in den Einstellungen des Gadgets eingetragen, wird die Bezeichnung der Sicht als Überschrift angezeigt.

Sichten

Haben Sie Sichten in Vorgängen oder bestellungen erzeugt und möchten das Ergebnis direkt auf Office heute sehen, dann können Sie das ebenfalls über ein Gadget realisieren. Dazu das entsprechende Gadget aufrufen und über das kleine Einstellungsrädchen konfigurieren. Auch dieses Gadget können Sie klonen, also duplizieren, um eine weitere Sicht anzuzeigen.

Tabs / Registerkarten

Planzahlen

zeigt den tagesaktuellen Vergleich der tatsächlichen Verkaufszahlen mit den geplanten Verkaufzahlen
Weitere Informationen finden Sie hier: Planzahlen

Umsatzdetails

zeigt eine aufgeschlüsselte Umsatzauswertung nach z.B. Geschäftsbereichen und Warengruppen

Textbausteine, Sonderrecht, Versionen, Sonderrecht, Rechteverwaltung

vertraege:vertragskalkulation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-25T10:12:50+00:00

Vertragskalkulation

Dieses Modul ist mit der Lizenz VorgangsKalkulationExtern verfügbar.

1.Vorbereitung

1.1 Konfiguration

Einstellung der Konfiguration 339 auf die Einstellung 5 Vertragskalkulation intern.

Konfiguration 339: Externe Vorgangskalkulation

Hier stellen Sie das gewünschte Kalkulationsmodell ein.

0 - Nicht unterstützt
1 - Vertragskalkulation Excel - ein Modell
2 - Vertragskalkulation Excel - mehrere Modelle
3 - Positionskalkulation Excel Möbel individuell (Variante1)
4 - Positionskalkulation Excel Möbel individuell (Variante2)
5 - Vertragskalkulation intern

1.2 Einstellungsmöglichkeit am Mandanten

Für einen einheitlichen Aufschlag für Folgeklicks, können die Werte hier vordefiniert werden.

Damit Klicks in der Vertragskalkulation angezeigt werden, muss am Mandanten das Feld Art am Zähler gefüllt sein.

1.3 Einstellungsmöglichkeit am Grundartikel der Maschine

Für einen vordefinierten kalkulatorischen Klick-EK können Sie am Grundartikel der Maschine den Wert im Reiter Service vordefinieren.

1.4 Erstellen eines Textbausteins

Als Kopiervorlage können Sie folgenden Text nutzen:

Miete + Wartung

Miete pro Monat #MietRate# € Abrechnung #MietIntervall#

Servicepauschale pro Monat #WartungRate# € Abrechnung #WartungIntervall#

- Monatliche Freiseiten #Zaehler1Bez# #Zaehler1Freikopien#

- Monatliche Freiseiten #Zaehler2Bez# #Zaehler2Freikopien#

- Preis Folgeseite #Zaehler1Bez# #Zaehler1Klickpreis# €

- Preis Folgeseite #Zaehler2Bez# #Zaehler2Klickpreis# €

Abrechnung #Zaehler1Intervall#

Vertragslaufzeit #Laufzeit# Monate

In dem aufgeführten Wartungsvertrag sind folgende Dienstleistungen beinhaltet:

* Verbrauchsmaterial (Toner, Entwickler, Trommel)

* Ersatzteile

* Technikerleistungen

* An- und Abfahrtskosten

Reparaturen bzw. Technikereinsätze, die auf unsachgemäße Bedienung zurückzuführen sind, fallen nicht unter Wartungsvertragsleistungen.

Das gleiche gilt für Umsetzungen.Kopiermaterialien einschließlich Heftklammern sind nicht im Wartungsvertrag enthalten.

Wird kein Wartungsvertrag abgeschlossen, werden Verbrauchsmaterialien berechnet.

Um Miete und Wartung summiert anzuzeigen, können Sie auch folgenden Platzhalter verwenden. #MietePlusWartungRate#

Alle gültigen Platzhalter finden Sie auch hier.

2. Vertragskalkulation im Vorgang

2.1 Positionen im Vorgang

Die zu kalkulierenden Maschinen können für die Kalkulation im Vorgang in einer Position aufgenommen werden. Für die spätere Vereinzelung sollten folgende Einstellungen beachtet werden.

Am Abschnitt kann für die spätere Vereinzelung die Bezeichnung für die einzelnen Positionen hinterlegt werden. Diese werden pro gewünschtem Abschnitt durch Komma getrennt. Dabei muss die Anzahl der durch Komma getrennten Bezeichnungen mit der Anzahl der Maschinen übereinstimmen, sonst entstehen leere Ordner.

Jetzt wird mittels Modulfunktion die Vertragskalkulation, welche entweder im oberen Menüband unter Modulfunktion oder in der rechten Leiste zu finden ist, als separates Fenster geöffnet:

Bei Aufruf der Modulfunktion mit gedrückter Shift-Taste wird immer eine leere Kalkulation geöffnet. So können einzelne Positionen selektiert und separat kalkuliert werden. Andernfalls wird die letzte Kalkulation innerhalb dieses Vorgangs wieder geladen.

Sofern hinterlegt, werden Sie beim Aufruf der Vertragskalkulation zur Auswahl der Leasingfaktoren aufgefordert. Diese werden in die Kalkulation übernommen. Damit der richtige Wert dort angezeigt wird, muss mindestens eine Kalkulation gespeichert werden.

Hier können Sie jetzt alle weiteren Einstellungen treffen. Die gelb gekennzeichneten Felder sind bereits durch Ihre Voreinstellungen an Mandant und Maschine gefüllt. Diese können Sie jetzt manuell noch bearbeiten. Es öffnet sich ein Fenster in dem noch mal die generellen Parameter des Vertrages angezeigt werden. Hierbei wird auf die Daten aus der Vertragskalkulation zurück gegriffen.

Um die Mengen zu vereinzeln, muss hier der Haken entsprechend gesetzt werden. Textbausteine der Art Vertragskalkulationstext können hier ausgewählt werden. Die Erlöse werden aufgrund des oberen Grids bereits vorberechnet, manuelle Eingaben z.B. Erhöhungen der Raten sind ebenso möglich. Außerdem wird hier das Intervall eingestellt. Die Eingaben sind nach dem Speichern an den Maschinenpositionen gespeichert und werden bei erneutem Aufruf der Kalkulation wieder angezeigt. Die Positionen werden direkt nach dem Schließen der Vertragskalkulation vereinzelt, sofern der Haken gesetzt wurde.

Es ist möglich, über die Vertragskalkulation zu definieren, dass die Erlösanteile in Summe die Rate bilden. Ist diese Option gesetzt, werden zusätzliche Spalten zur Eingabe der Erlösartikel mit den entsprechenden Anteilen eingeblendet.

In der Position können jetzt die Maschinen zugeordnet werden. Die kalkulierten Daten werden bei der Anlage des Vertrages aus dem Vorgang übernommen. Sollen mehrere Maschinen aufgenommen werden, sind diese zu markieren.

Bemerkung: Sollte in der Vertragskalkulation ohne Leasingfaktoren gearbeitet werden, muss entweder manuell ein Leasingfaktor von 1,0 hinterlegt werden, oder es muss ein Standardleasingfaktor von 1,0 angelegt und ausgewählt werden, damit in der Kalkulation beim Mieterlös die Rate mittels Programmlogik errechnet und vorbelegt wird.

2.2.1 Hinweis

Wird in der Vertragskalkulation der Haken auf Schreibschutz gesetzt, so werden bei nachfolgenden Aufrufen die Werte nicht mehr anhand des Auftrages aktualisiert. Zusätzlich sind keine Eingaben in der Maske mehr möglich.

2.2 Extra Raten

Im Bereich Extra Raten können neben der Wartungspauschale weitere Pauschalen hinterlegt werden. Zum Beispiel, wenn Fleet (MPS) über eine eigene Pauschale in den Vertrag und die Vertragskalkulation aufgenommen werden soll. Hierzu muss ein entsprechender Erlösartikel angelegt werden. Der Verkaufspreis dieses Artikels wird als Verkaufspreis vorgeschlagen, kann aber in der oberen Tabelle mit der Maschinenauflistung in der entsprechenden Spalte (Spaltenname = Erlösartikelnummer) abgeändert werden. Der zur Ertragsberechnung herangezogene Einkaufspreis ist der Einkaufspreis des Erlösartikels.

In der Tabelle mit den Gesamtwerten wird eine weitere Zeile für diesen Erlös angezeigt. Bei Anlage eines Vertrages wird für diesen Erlös unter Zuhilfenahme des Erlösartikels ein oder zwei weitere Wartungspauschalen angelegt.

Um die Vertragstexte zu erweitern, können die Platzhalter „#WartungExtra < n > Name#“ (Bezeichnung des Erlösartikels) und „#WartungExtra < n > Rate#“ verwendet werden, wobei für < n > die Werte 1 und 2 zulässig sind.

2.3 Ablöse / Ablöseartikel

Um eine Ablöse in die Vertragskalkulation einzubeziehen, benötigen Sie im ersten Schritt einen Ablöseartikel, den Sie über das Modul Artikel unter Stammdaten anlegen.

In der Vertragskalkulation im Vorgang im Abschnitt „Allgemein“ können Sie diesen Ablöseartikel einfügen bzw. auswählen.

Die Ablöse wird dann als interne Position in den ersten Abschnitt der Positionen aufgenommen. Damit wird die Ablöse als zusätzliche Kosten in den ersten Abschnitt eingerechnet und schmälert dort entsprechend den Rohertrag.

2.4 Vertragsanlage mit den Daten der Vertragskalkulation

Aus einem Vorgang mit Vertragskalkulation kann mit wenigen Klicks ein Vertrag angelegt werden. Hierzu sind in der Positionsliste die betreffenden Maschinen zu markieren und mit Rechtsklick der Punkt Vertrag anlegen auszuwählen.

Bei erstmaliger Ausführung müssen die Erlösartikel pro Erlösart eingetragen werden. Diese sind bei erneuter Ausführung der Funktion dann bereits vorbelegt.

Steht im Feld Vertragsnummer bereits eine Nummer, so hat der Kunde des Auftrags bereits einen Vertrag und dieser würde erweitert werden. Möchten Sie das nicht, können Sie die Nummer mit 0 überschreiben. Dann entsteht ein neuer Vertrag mit einer neuen Vertragsnummer.

Haben sie verschiedene Modelle in der Vertragskalkulation mit verschiedenen Verkaufspreisen für Folgeklicks, dann wird bei der Vertragsanlage der Verkaufspreis der Folgeklicks für den Pool unter Berücksichtigung der hinterlegten Freikopien gemittelt.

Zusätzlich gibt es die Option ‚Kosten aus Kalkulation übernehmen‘. Diese gibt an, ob Kosten an die Vertragserlöse zu übernehmen sind.

Vorgaenge

vorgaenge:serviceauftrag_anlegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-27T13:43:02+00:00

Service-Auftrag für Maschinen aus dem Vorgang anlegen

Es ist im Vorgang möglich positionsweise Service-Aufträge für Maschinen anzulegen, die mit Hinweisen wie Lieferdatum versehen sind. So sollen zukünftige Lieferungen einfacher vorbereitet werden.

Aus den Vorgangsdaten wird übernommen:

der Terminwunsch des Kunden
die Auftragsnummer
der zukünftige Standort
sowie die Identnummer der Maschine

Service-Auftrag anlegen

Öffnen Sie das Modul Vorgänge und tragen Sie unter Position, die zu liefernde bzw. die zu liefernden Maschinen ein.

Wählen Sie nun die Funktion „Service-Auftrag anlegen“ aus. Dies ist über den Reiter „Positionsverarbeitung“ in der obigen Menüleiste oder per Rechtsklick auf die Position möglich.

Sollte die Funktion „Service-Auftrag anlegen“ nicht angezeigt werden, dann überprüfen Sie im gewählten Geschäftsbereich, ob „Tkd-Funktionen freischalten“ angeklickt ist.

Danach öffnet sich folgende Vorlaufmaske:

Tragen Sie, wie in der Abbildung dargestellt, den entsprechenden Geschäftsbereich ein sowie alle weiteren für Sie notwendigen Daten. Im Feld „Fehlermeldung“ erscheint der neue Hinweistext. In diesem Text ist die Maschine, der Auftrag sowie der Terminwunsch des Kunden angegeben.

Werden mehrere Maschinen ausgewählt, dann erscheint in den Feldern Fehlertext und Ident-Nr.: „(mehrere gewählt)“.

Wenn Sie den Service-Auftrag anlegen, erscheint im unteren Teil der Vorlaufsmaske ein blauer Link mit der Nummer des Auftrages. Mit diesem Link können Sie direkt in den Auftrag wechseln.

Bei der Anlage von mehreren Aufträgen werden Ihnen in den Link zwar alle Nummern angezeigt, aber mit Klick darauf, springen Sie immer in den ersten angelegten Auftrag.

Hinweistext einsehen

Im neu angelegten Service-Auftrag finden Sie den Hinweistext im unteren Bereich des Reiters Identartikel im Abschnitt Identartikeldaten.

Textbaustein anpassen

Der Hinweistext kann über das Modul Textbausteine unter Weitere Stammdaten gesteuert werden. Hierfür öffnen Sie das Modul und suchen nach dem Textschlüssel ‚bwServiceauftragFehlertext‘.

In der sich nachfolgend öffnenden Eingabe-Maske können Sie den Text entsprechend anpassen und abschließend speichern.

vorgangsverfolgung:vorgangsverfolgung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-05T13:27:25+00:00

Vorgangsverfolgung

Ziel ist die Anzeige einer Übersicht von nicht erledigten Vorgängen, in der man den Abarbeitungsstand des jeweiligen Vorganges sieht. Dafür steht das Modul Vorgangsverfolgung zur Verfügung.

Übersicht

Im Modul kann nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

Geschäftsbereich
Sachbearbeiter
Zeitraum
Zusatzvorgangsart
Verkäufer
Kunde
Bearbeitungsstatus
Verkaufsteam
Kundenbestellnummer

Die einzelnen Abarbeitungsphasen werden durch farbige Punkte dargestellt. Über die Filterzeile können weitere Einstellungen vorgenommen werden.

Hinweis: Bevor Datensätze mit einem Klick auf „Anzeigen“ geladen werden, muss zwingend eine genaue Vorfilterung durchgeführt werden. Ansonsten führt dies bei großen Datenmengen zu langen Ladezeiten.

Filterung

Sobald die Datensätze geladen wurden, kann das Ergebnis zusätzlich mit der Filterzeile eingeschränkt werden. Falls diese nicht angezeigt wird, kann diese mit der Tastenkombination STRG + Shift + F eingeblendet werden.

Weitere Tabellenspalten können über die Spaltenauswahl hinzugefügt werden:

Um neu hinzugefügte Spalten zu befüllen, ist eine Aktualisierung der Ansicht notwendig.

Farbdefinitionen

	Grau	Gelb	Grün	Rot
Angebot(AN)	Nicht erstellt	Status angeboten ohne Druck	Erstellt	Erstellt Frist abgelaufen
Auftragsbestätigung (AB)	Nicht erstellt	Status Bestätigt ohne Druck	Erstellt	-
Bestellung (BE)	Nicht erstellt (es sind keine Bestellpositionen zum Auftrag vorhanden)	Teilweise erstellt (Bestellung ist nicht ausgelöst)	Erstellt (Bestellung wurde für alle Bestellpositionen ausgelöst )	Mindestens eine Position noch nicht bestellt (Bestellung ist vorhanden, aber mindestens eine Position ist nicht bestellt)
Lieferanten-AB (LAB)	Nicht eingegangen	Teilweise eingegangen	Eingegangen	-
Dispo	keine Dispoaktivität für Vorgang vorhanden	Dispoaktivität im Status ‚disponierbar‘ für Vorgang vorhanden	Dispoaktivität im Status größer als ‚disponierbar‘ für Vorgang vorhanden	-
Wareneingang (WB)	keiner	Teilweise	Vollständig	Überfällig
Lieferschein (LS)	keiner	Teilweise	Vollständig	Überfällig
Service-Auftrag (TA)	Nicht erstellt	Teilweise erledigt	Unterbearbeitungsstatus abgeschlossen	-
Rechnung (RG)	keine	Teilweise	Vollständig	Mindestens eine noch zu fakturierende Position vorhanden

Ein Service-Auftrag ist dem Vorgang zugeordnet, wenn er die gleiche Gruppierungsnummer wie der Vorgang hat.

Vorgaenge

nl:weitere_stammdaten:zahlungsbedingungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:40+00:00

Betalingscondities

In deze module kunnen betalingscondities gedefinieerd worden, die verwerkt kunnen worden bij facturen en creditnota’s. Deze kunnen aansluitend in de stamgegevens van de klant of in het dossier vastgelegd worden.

Aanmaken van betalingscondities

Klik op Nieuw om een nieuwe betalingsconditie aan te maken. Hiermee krijgt de betalingsconditie een eigen nummer toegewezen.

Indien u een boekhoudsysteem gekoppeld heeft dan kan het zijn dat u het nummer dient te wijzigen, zodat deze gelijk loopt.

U dient een omschrijving in te geven, die herkenbaar is voor de betreffende betalingsconditie, bijvoorbeeld: „40/40/20 binnen 14 dagen“

Betalingsdoel

Een betalingsconditie, kan naast een netto betaling nog twee andere betalingsdoelen hebben. Hiermee kan een concreet aantal dagen of een bepaalde dag aangegeven worden, of een betalingskorting in procenten.

Het is ook mogelijk om over een betalingsconditie te regelen dat korting gegeven mag worden op artikelen waarop korting niet is toegestaan als het betreffende selectieveld geselecteerd is.

De vervaldatum maakt het mogelijk om bij een aangesloten boekhoudsysteem, een afwijkende datum voor aanmaningen vast te leggen.

Machtiging

Indien bij de betalingsconditie een machtiging plaatsvindt, dan dient u het gelijknamige selectieveld te selecteren. De volgende instellingen zijn mogelijk:

0 - Geen automatische afschrijving
1 - Machtiging
2 - Afboekingsorder
3 - Geen FiAd overdracht
4 - Document parkeren

Voor de instelling >0 dient een financiële boekhouding gekoppeld te zijn.

Vanaf datum 01.02.2014 dient bij een machtiging van de administratie ID, de schuldeiser ID IBAN en BIC, evenals de betalingsdatum aangegeven te worden. Hoe men dit kan berekenen en weergeven zie je hierna: Bankeinzugstermine.

Conditie

Voor het weergeven van een speciale conditie, zoals de WIR conditie in Zwitserland, kan het veld Deelbedrag / aandeel% toegepast worden.

Teksten

Elke betalingsartikel kan twee teksten bevatten, welke op verschillende documenten weergegeven kan worden. Wordt het veld Afwijkende tekst op offerte en opdrachtbevestiging niet gevuld, dan wordt de tekst genomen in het veld Tekst.

Om een tekst in te geven, kunt u gebruik maken van verschillende plaatshouders, die tijdens het afdrukken met de juiste gegevens gevuld worden. Voor een betere leesbaarheid kunt u in het veld voorbeeldtekst de tekst zien die weergegeven wordt tijdens het afdrukken van het document (waarden worden als 0,00 weergegeven). De volgende plaatshouders staan tot uw beschikking:

Plaatshouders voor de betalingsconditie tekst

Plaatshouder	Omschrijving
#B5	Bankkonto des Debitors
#B6	Bankleitzahl
#B9	BIC
#BB	Bruttobetrag
#D4	Datum Fälligkeitstage („dd.mm.yyyy“)
#D3	Datum Nettotage („dd.mm.yyyy“)
#D1	Datum Skonttage1 („dd.mm.yyyy“)
#D2	Datum Skonttage2 („dd.mm.yyyy“)
#DK	Debitorenkonto (üblicherweise als Mandats-ID verwendet)
#ED	Einzugsdatum
#GI	Gläubiger-ID (in der Mandantenpflege Tab Finazbuchführung/Intra zu hinterlegen.)
#B8	IBAN
#B7	Name der Bank
#R1	Restbetrag1 (Brutto-Skontobetrag1)
#R2	Restbetrag2 (Brutto-Skontobetrag2)
#TR	Restbetrag nach Teilbetrag
#B1	Skontobetrag1
#B2	Skontobetrag2
#SF	Skontofähiger Betrag
#P1	Skontosatz1 („x.x“)
#P2	Skontosatz2 („x.x“)
#TE	Teilbetrag
#TA	Teilbetraganteil in %
#WR	Währung

In den Auftragsbestätigungen werden folgend Platzhalter anders behandelt.

Plaatshouders	Omschrijving
#BB	Bruttobetrag (Netto kasse)
#D1	Datum Skonttage1 (xxx Tage)
#R1	Restbetrag1 (abzgl. n.nn%)
#B1	Skontobetrag1 (x.x % Skto)

Voorbeeld:

In de betalingsconditie is een betalingskorting van 3% binnen 10 dagen, 30 dagen netto gedefinieerd. 

Tekst betalingsconditie : #P1% korting=#B1 #W tot/met #D1 is #R1, tot #D3 netto

De volgende factuur wordt gemaakt:
Factuurdatum:  12.4.2010
Factuurbedrag: 37,69 € , Korting = 37,69 €

Resultaat betalingsconditie tekst op factuur:

3,0% korting=1,13 € tot/met 20.04.2010 is 36,56 €, tot 12.05.2010 netto

Gebruik alleen plaatshouders met daadwerkelijk gevulde velden. Een controle over regels wordt niet uitgevoerd.

Toewijzen van betalingscondities

Bij het aanmaken van een dossier wordt de volgende volgorde gehanteerd bij het toewijzen van een betalingsconditie:

Betalingsconditie van verkoopgebied
Betalingsconditie van klant

Zo kunt u op verschillende plaatsen de instellingen ingeven. U kunt natuurlijk ook in het bedrijven sjabloon een standaard betalingsconditie vastleggen, dit geldt dan voor alle nieuwe bedrijven die u aanmaakt.

Betalingsconditie, FinAd, Plaatshouders

textformat_semikolon_tab_getrennt_beispiel_soft_carrier

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-16T07:06:46+00:00

Text-Format (Artikelstamm_einlesen)

Nicht alle Schalter sind mit jedem Format kompatibel. Weiterführende Hinweise erhalten Sie beim Support

Felder

(alphabetisch):

Artikelnummer: <1-10> eindeutige Benennung eines Artikels
ArtikelLangText: Artikellangtext ersetzt in Dokumenten die Bezeichnung eines Artikels
Bestellnummer: (Artikelnummer des Lieferanten)
Bezeichnung: <1-3> ausführliche Artikelbezeichnung. Immer mit Bezeichnung1 anfangen.
BildDateiName: Pfadangabe für Vorhandene Bilder
Ean: Das EAN-Feld ist ein Schlüsselfeld, ist dieses LEER wird es in der Edi mit dem Platzhalter x + Bestellnummer gefüllt, dieser wird bei Übernahme in den Artikelstamm nicht übernommen. EAN = GTIN.
EANPruefen: EAN auf Gültigkeit prüfen (0=nein,1=ja)
EanUmverpackung: Zusammenfassung mehrerer EAN zu einer Einheit
EClassVersion: <1-5> (Zuordnung aus BMEcat zu eindeutiger ID in CO-Datenbank)
EClassKomplett: <1-5>
EkKipGueltigAb: KIP-Einkaufspreis gültig ab
EkKipGueltigBis: KIP-Einkaufspreis gültig bis
EkKipMenge: <1-5>EK-Menge, übersteuert von KIP
EkKipPreis: <1-5> (EK-Listenpreis, der von KIP gelenkt wird)
Folgeartikelnummer: Importiert die Folgeartikelnummer. Nur in Excel- und CSV-Format verfügbar.
GarantieDauerHersteller: Monate (Zahl)
GueltigAb: Angabe Datum für EK
GueltigBis: Angabe Datum für EK
GueltigAbVk: Angabe Datum für VK (Falls diese nicht angeben werden, wird bisher, das Datum - bis und ab - für den VK- vom EK-Preis bezogen)
GueltigBisVk: Angabe Datum für VK (Falls diese nicht angeben werden, wird bisher, das Datum - bis und ab - für den VK- vom EK-Preis bezogen)
Herkunft: Zur Angabe der Quelle des Datensatzes, wird keine Quelle angegeben, dann wird das Datenformat eingesetzt (BMECat, Text, Excel, pbsMail) - ab Version 7.0
Hersteller: : Betriebsnummer Hersteller
HerstellerArtikelnummer: ArtikelNrHaendler = 1 , ArtikelNrHerstellerReferenz = 2
IlnLieferant: <1-10> (Betriebsnummer des Lieferanten)
Kalkgruppe: Preisgruppe bzw. Kalkulationsgruppe (Gruppierung zur Preisbildung)
Katalogkennung: Katalogname bzw. Kürzel. Dadurch müssen die Artikel in EDI-Artikel/Selektion/Katalogdaten (unten) eingelesen werden (relevant für VK). In der Selektion auf Lieferantenebene (oben) werden nur die Standardpreise angezeigt.
Katalogseite: Katalogseite
Katalogartikelnr: Katalogherstellernummer
KatalogPosnr: Artikelpositionsnummer im Katalog
MaximaleBestellMenge: Maximalbestellmenge
MengenEinheitEk: (Einkaufsmengeneinheit)
MengenEinheitUmverpackung: Mengeneinheit umverpacken
MengeUmverpackung: Zusammenfassung Verkaufsmengen oder Einkaufsmengen (Losgröße)
MindestBestellMenge: <1-10> (minimal zu bestelende Menge)
MindestBestellMengeLs1: Mindestbestellmenge des Lieferanten
MwstSatz: 0 = 0%, 1 = 7%, 2 = 19 %
NurAenderungen = 1, Datei enthält nur aktualisierte Artikel, bei 0 werden alle nicht in der Datei enthaltenen auf Bestellsperre gesetzt
PreisEinheitEk: <1-10> (Einkaufspreiseinheit)
PreisEinheitVk: Verkaufspreiseinheit bzgl. Standardmengeneinheit
Preisgruppe:<Preisgruppe> (warengruppenunabhängige Gruppierung zur Preisbildung)
Provisionsgruppe: <Provisionsgruppe> (Kennzeichen zur Provisionsermittlung)
Staffelmenge: <1-5> (ab Menge) - EKL
Staffelpreis: <1-5> (ab Preis) - EKL
Status: Normal = 0, BestellSperre = 1, AuslaufArtikel = 2, WiederVerfuegbar = 3, NeuNurAnkuendigung = 4, Geloescht = 5, ZurZeitNichtLieferbar = 6, Neu = 8, Geaendert = 9, AuslaufArtikelDistributor = 20, NeuBestellbar = 40
Serie: Herstellerartikelserie
SortimentKennungArtikel: Sortiment-Einstellungen Artikel
SortimentKennungKatalog: Sortiment-Einstellungen des Katalogs
UserDef: <1-20> Benutzerdefinierte Einstellungen
VkBruttoPreis: Brutto-VK-Preis
VkNettoPreis: <1-5> (Nettoverkaufspreis)
VkStaffelMenge: <1-5> (ab VK-Preis der Menge)
WarenGruppe: <Warengruppe> (die am Kunde hinterlegte Warengruppe (Bürobedarf, Dienstleistungen, EDV, Erlöse, Kopierer, Möbel, Werbemittel) wird importiert)
WarenUnterGruppe: <Warenuntergruppe> (ist n einer Warengruppe eine Warenuntergruppe (Computerzubehör, Hardware, Netzwerk, Software) hinterlegt, so wird diese und dessen Warenunteruntergruppen (falls angelegt) ebenfalls mit importiert.)
WarenUnterUnterGruppe: <Warenunteruntergruppe> (die an der Warenuntergruppe hinterlegte Warenunteruntergruppe (Grafikkarten, Mainboards, Prozessoren))
ZeilenUeberspringen/SkipLines = <Anzahl>, Anzahl zu überspringender Zeilen

*Die unterstrichenen Felder sind Pflichtfelder.

Schalter

Zusätzlich zum Schema in Artikelstamm_einlesen.ini muss auch ein Schema in BwImportAscii.ini mit gleichem Namen und „Übersetzung“ des Spalters angelegt werden.

aktivitaeten:aktivitaeten_delegieren

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Aktivitäten delegieren

Concept Office bietet die Möglichkeit, nicht nur für sich selbst Aktivitäten anzulegen, sondern diese auch an andere Mitarbeiter des Unternehmens zu delegieren.

Im Modul Delegierte Aktivitäten sind die delegierten Aktivitäten zu sehen.

Zuordnen von Mitarbeitern

Bei der Eingabe einer Aktivität oder einer nachträglichen Änderung, können im Feld Mitarbeiter weitere Mitarbeiter hinzugefügt werden. Für jeden weiteren Mitarbeiter entsteht dabei eine delegierte Aktivität.

Nach Abspeichern der Aktivität sieht dieser Mitarbeiter unter Offene Aktivitäten eine neue Aktivität.

Bestätigung

Normalerweise ist eine Aktivität sofort nach Anlage bestätigt. Wenn eine Aktivität delegiert wird, generiert Concept Office eine Bestätigungsabfrage, welche vom an der Aktivität hinzugefügten Mitarbeiter bestätigt oder abgelehnt werden soll.

Bei Nein, wird die Aktivität ganz normal bestätigt. Bei Ja muss der Mitarbeiter entscheiden, ob er die Aktivität bestätigt oder ablehnt.

In der Übersicht kann im Feld Bestätigt schnell festgestellt werden, ob delegierte Aktivitäten bestätigt sind. Von Kollegen ungelesene Aktivitäten werden fett dargestellt. Im Abschnitt Infos können über dem Linklabel Mitarbeiter bestätigte und abgelehnte Aktivitäten, welche an Kollegen delegiert wurden, eingesehen werden.

Rückmeldung

Über eine Konfiguration kann erreicht werden, dass jede erledigte, firmenbezogene Aktivität ohne Wiedervorlage eine Rückmeldungsaktivität an den der Firma zugeordneten Hauptmitarbeiter erzeugt.

Mögliche Konfigurationen:

Konfiguration 1000: Rückmeldung für Hauptverantwortlichen generieren

0 - Nein, keine Rückmeldung
1 - Ja, wenn aktueller Mitarbeiter nicht im verantwortlichen Verkaufsteam ist.
2 - Ja, wenn aktueller Mitarbeiter nicht der Hauptverantwortliche ist

Sonderrechte

Unter Delegierte Aktivitäten werden nur offene, anderen Mitarbeitern zugeordnete Aktivitäten angezeigt. Erledigte delegierte Aktivitäten kann man unter Alle Aktivitäten oder den zugeordneten Firmen aufrufen.

Das Löschen delegierter Aktivitäten ist über ein Sonderrecht steuerbar.

Sonderrecht Delegierte Aktivitäten löschen

Steuert, ob ein Mitarbeiter ihm delegierte Aktivitäten löschen darf. Setzt das Modulrecht Aktivitäten voraus und schränkt dieses ein.

Ja
Nein

Aktivitaeten, delegierte Aktivitaeten

bestellungen:manuelle_bestellung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-29T08:32:01+00:00

Bestellungen manuell erstellen

Das manuelle Bestellen erfolgt in folgenden Schritten

Auswahl des Lieferanten
Eintragen weiterer Kopfinformationen
Erfassen der Bestellpositionen
Überprüfung der Eingaben
Ausdruck der Bestelldokumente

Auswahl des Lieferanten

Durch Klick auf die Matchcodesuche für das Feld Firmennummer können Sie die Suche nach einem Lieferanten starten. Wählen Sie anschließend im Suchfenster den gewünschten Lieferanten aus.

Alternativ können Sie die Firmennummer des Lieferanten auch direkt in das Feld eintragen.

Nach erfolgter Auswahl werden viele Informationen bereits automatisch gefüllt. Diese Informationen werden aus den Stammdaten des Lieferanten ermittelt.

Um bei allen Concept Office Lieferanten bestellen zu können, ist die Beachtung dieses Sonderrechtes notwendig:

Sonderrecht Bei allen Lieferanten bestellen (Filiallösung)

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist bei allen Lieferanten zu bestellen.

Nein
Ja

Eintragen weiterer Kopfinformationen

Lagerauswahl / Lieferanschrift

Sie sollten festlegen wohin die Ware geliefert werden soll. Entweder geben Sie eines der Läger an, oder wählen direkt eine Lieferanschrift.

Das eingestellte Lager wird unabhängig von der Lieferanschrift mit den Bestellmengen belastet. Bestellte Artikel werden an diesem Lager mit erfasst und bestellt gezählt.

Sonstiges

Kopf- und Fußtext der Bestellung werden aus dem zugeordneten Geschäftsbereich eingetragen.

Falls ein konkreter Terminwunsch existiert, sollten Sie diesen ebenfalls hinterlegen. Außerdem lässt sich eine individuelle Bestellinfo eintragen.

Erfassen der Bestellpositionen

Nun können Sie damit beginnen, auf der Registerkarte Positionen die Artikel zu erfassen, die Sie bestellen möchten.

Geben Sie dazu im Feld Artikelnummer die Artikelnummer ein oder wählen Sie sie über die Matchcodesuche aus. Geben Sie anschließend die gewünschte Bestellmenge ein.

Überprüfung der Eingaben

Sind alle Artikel erfasst, sollten Sie auf der Registerkarte Lieferdaten/Sonstiges den Bereich Bestellung überprüfen. Hier finden Sie den Gesamtbestellwert und können ihn mit bekannten Mindestbestellwerten oder Zuschlägen vergleichen.

An dieser Stelle kann es sinnvoll sein, weitere Artikel aufzunehmen oder die Bestellung zu einem späteren Zeitpunkt weiter zu bearbeiten.

Ausdruck der Bestelldokumente

Sind Sie mit Ihren Eingaben zufrieden, können Sie die Bestellung nun auslösen. Dazu dient der Bereich Druckfreigabe auf der Registerkarte Lieferdaten/Sonstiges.

Wählen Sie Ausgabeart und Dokument aus. Geben Sie bei Freigaben ein entsprechendes Datum an.

Bestellungen

concept_dms:administration

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:26+00:00

Administration der Integration von Concept DMS by Starke

Voraussetzungen

Eine lokale Installation der DMS-Applikation ist nicht notwendig. In diesem Fall ist sicherzustellen, dass das Anzeigeprogramm DMSViewerLoader.exe über eine gemappte Netzwerkresource auf dem Archiv-Server zugreifen kann. Alternativ dazu ist eine lokale Installation der DMS-Applikation möglich.

Die Einrichtung muss in der Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini (Speicherort Sysdata-Pfad) hinterlegt sein.

Dieses Modul ist mit der Lizenz Archivierung verfügbar.

Konfiguration

Die Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini steuert, ob die Integration von Concept DMS by Starke aktiv ist oder nicht. Ist die Konfigurationsdatei im Sysdata-Pfad von Concept Office vorhanden, wird beim Anzeigen der jeweiligen Dokumente geprüft, ob sie über den Crystal-Report-Viewer von Concept Office oder über den DMS-Viewer angezeigt werden soll.

Damit das passende Concept Office-Dokument im DMS auch gefunden wird, müssen die Dokumententypen, Schlüsselwerte und Mandanten aus CO den entsprechenden Pendants im Concept DMS by Starke zugeordnet werden.

Prinzipiell ist es möglich, Dokumente im Crystal-Report-Viewer anzeigen zu lassen, obwohl diese archiviert sind. Die Einstellung dafür kann für jedes Dokument in der Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini einzeln vorgenommen werden.

Die Konfiguration im Detail

Die Konfigurationsdatei enthält 6 Sektionen: Einstellungen, Mandantzuordnung, Formularzuordnung, Ordnersuchmasken, Feldzuordnung und Kontextarchivierung

Sektion Einstellungen

Hier werden Einstellungen für den Zugriff auf das Archivsystem vorgenommen.

PfadAnzeigeProgramm=   Pfad zum Anzeigeprogramm DMSViewerLoader.exe, das vom Concept DMS System zur Verfügung gestellt wird
ArchivServerIP=        IP des Archivservers
Port=                  Port, über den die Kommunikation mit dem Archivsystem stattfindet
User=                  Nutzer im Archivsystem, der die Berechtigung im Archivsystem hat, Dokumente anzuzeigen
Pwd=                   Kennwort zu diesem Nutzer
Windowslogin=          Schalter, ob zur Anmeldung beim Archivsystem die Logindaten von Windows verwendet werden sollen

Sektion Mandantzuordnung

Jedem Mandanten in Concept Office kann der entsprechende Mandant im Archivsystem zugeordnet werden. Soll die DMS Integration für einzelne Concept Office-Mandanten deaktiviert werden, dann wird diesen Concept Office-Mandanten kein Mandant im Archivsystem zugeordnet.

Im nachfolgenden Beispiel soll Concept Office-Mandant 99 auf DMS-Mandant 0005 gemappt werden:

 [Mandantzuordnung]
99=0005

Der DMS-Mandant ist eine Zeichenfolge, deshalb müssen führende Nullen (Vornullen) mit eingetragen werden.

Sektion Formularzuordnung

Jedem Dokumenttyp in Concept Office kann die ID des entsprechenden Dokuments im Archivsystem zugeordnet werden. Soll die DMS Integration für einzelne Concept Office-Dokumenttypen deaktiviert werden, dann wird diesen Concept Office-Dokumenttypen keine Dokument-ID im Archivsystem zugeordnet.

Hier ein Beispiel in dem der Dokumententyp Rechnungen im DMS die Dokument-ID 6 besitzt:

[Formularzuordnung]
Rechnungen=6

Sektion Ordnersuchmasken

Für die Anzeige Archivierte Dokumente in den CO-Modulen Vorgänge, Firmen und Maschinen können im DMS Suchmasken definiert werden, denen wiederum Dokumentarten zugeordnet werden können.

In dieser Sektion können den CO-Aufrufen die gewünschten Suchmasken zu geordnet werden.

Wird die eingetragene Suchmaske im DMS nicht gefunden, arbeitet das DMS mit der zuletzt genutzten Suchmaske weiter.

Beispiel der Zuordnung der Suchmaske Maschinenakte zur Ordnersuche im Modul Maschinen:

[OrdnerSuchmasken]
MaschinenOrdnersuche=Maschinenakte

Sektion Feldzuordnung

Hier muss jedem CO-Schlüsselfeld, das als Suchparameter beim Aufruf von Dokumenten im Archivsystem oder bei der Kontextarchivierung benötigt wird, die entsprechende Index-ID im Archivsystem zugeordnet werden. Es ist zulässig, dass verschiedene CO-Schlüsselfelder auf die gleiche Index-ID im Archivsystem gemappt werden.

Beispiel der Zuordnung der Lieferscheinnummer zur Index-ID 4518 im Archivsystem:

[Feldzuordnung]
LieferscheinNummerKennung=4518

Sektion Kontextarchivierung

Bei der Kontextarchivierung können beliebige Dokumente und E-Mails aus Outlook per Drag and Drop-Funktion archiviert werden. Der jeweilige Kontext wird als Verschlagwortungsinformation automatisch zusammen mit dem zu archivierenden Dokument an das Archivsystem übergeben. Die Kontextarchivierung ist für die Module Vorgänge, Firmen und Maschinen verfügbar.

Die Einstellungen für die Kontextarchivierung beinhalten folgende Einträge:

PfadKontextArchivierungProgramm=    Pfad zum zum Programm DMSSendTo.exe, das vom DMS System zur Verfügung gestellt wird und für die Übernahme der von CO übergebenen Daten sorgt
IndexMaskeAnzeigen=                 1 - Indexmaske wird angezeigt und die Verschlagwortungsinformationen können geändert und ergänzt werden, 0 - Indexmaske wird nicht angezeigt
DokumentenartKontextFirma=          die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Firma archiviert werden
DokumentenartKontextVorgang=        die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Vorgang archiviert werden
DokumentenartKontextMaschine=       die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Maschine archiviert werden

Beispiel für eine Konfiguration der Kontextarchivierung:

[KontextArchivierung]
PfadKontextArchivierungProgramm=z:\DMSSendTo.exe
IndexMaskeAnzeigen=1
DokumentenartKontextFirma=KundenAkte
DokumentenartKontextVorgang=Vorgangsakte
DokumentenartKontextMaschine=Maschinenakte

Die Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini hängt stark von der Konfiguration der Concept DMS by Starke Installation ab. Es ist deshalb nicht ohne Weiteres möglich, die Konfigurationsdatei von einer Installation auf eine andere zu übertragen, wenn nicht sichergestellt ist, dass beide Concept DMS-Installationen identisch konfiguriert sind.

Beispiel für eine Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini

[Einstellungen]
PfadAnzeigeProgramm=v:\DMSViewerLoader.exe
ArchivServerIP=192.168.1.100
Port=27244
User=AnzeigeBenutzer
pwd=5j33tww
;windowslogin=ja

[Mandantzuordnung]
;<CO-Mandant>=<Mandant im Concept DMS>
99=0001

[Formularzuordnung]
;<CO-Dokument>=<Dokument-ID Concept DMS>
Angebote=1
Auftragsbestaetigungen=2
Lieferscheine=3
Rechnungen=4
Gutschriften=5
Bestellungen=6
BestellungsStornos=7
Packzettel=10
VertragsRechnungen=24
VertragsGutschriften=25
Reparaturauftraege=26

[OrdnerSuchmasken]
;<Modul-Suchfunktion>=<Eingabemasken in Concept-DMS>
MaschinenOrdnersuche=Maschinenakte
FirmenOrdnerSuche=Firmenakte
VorgangsOrdnersuche=Vorgangsakte

[Feldzuordnung]
;<CO-Schlüssel>=<Schlüssel-ID Concept DMS>
BelegNummerKennung=4518
LieferscheinNummerKennung=4518
VorgangsNummerKennung=4500
AuftragsNummerKennung=4518
MaschinenNummerKennung=4528
KundenNummerKennung=4503
DokumentenArtKennung=13
LieferantenNummerKennung=4516

; Feldzuordnung für Kontextarchivierung
AuftragsNummerKennung=4518
BelegDatumKennung=4505
FirmennummerKennung=4503
KurznameKennung=4504
FirmennameKennung=4517
OrtKennung=4520
StrasseKennung=4521
PostleitzahlKennung=4523
Vertragsnummer=4526

[KontextArchivierung]
PfadKontextArchivierungProgramm=z:\DMSSendTo.exe
IndexMaskeAnzeigen=1
DokumentenartKontextFirma=KundenAkte
DokumentenartKontextVorgang=Vorgangsakte
DokumentenartKontextMaschine=Maschinenakte

Hinweise zur Verschlagwortung

Nach der Übernahme der Dokumente in Archivsysteme muss eine Verschlagwortung erfolgen, damit die archivierten Dokumente auch mit den gewünschten Suchkriterien wiedergefunden werden können. Dies kann manuell oder automatisch erfolgen. Da die manuelle Verschlagwortung zeitintensiv ist, sollte, wenn möglich, die automatische Verschlagwortung Verwendung finden.

Bei Dokumenten, die von Concept Office an das Concept DMS by Starke übergeben werden, erfolgt die Verschlagwortung automatisch, indem ein Indexagent von DMS auf die Verschlagwortungstabelle in der Concept Office-Datenbank zugreift und die entsprechenden Einträge für das jeweilige Dokument ausliest.

Falls bisher schon eine Archivierungslösung im Einsatz war, muss geprüft werden, ob in der Office.dat von Concept Office der Eintrag DocuwareType= vorhanden ist. Wenn ja, muss dieser Eintrag auf DocuwareType=0 geändert werden.

Fehlersuche Kontextarchivierung

Wenn die Kontextarchivierung nicht, wie erwartet, funktioniert, obwohl alle Einstellungen korrekt vorgenommen wurden, kann über den Office.dat-Schalter ConceptDmsDebug=1 die Erstellung einer Kopie der .dmsparam-Datei aktiviert werden, die alle Parameter enthält, die an das DMS übergeben werden. Die Datei trägt den Namen der zu archivierenden Datei, die Erweiterung dmsparam. Sie wird in den Windows-Temp-Ordner des jeweiligen Benutzers geschrieben.

Mit Hilfe dieser Datei kann das aufgetretene Problem ggf. eingegrenzt werden.

Concept DMS, Archivierung, Administration

concept_mps:docuform_einrichtung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-11-14T14:22:56+00:00

Akademie

Schnittstelle zu Concept MPS

Voraussetzungen

Zur Nutzung der Schnittstelle wird ein Zugang (Händlerkonto) zu einem Fleet & Service Management System der docuFORM GmbH benötigt.

Damit Concept Office mit einem docuform-Server Verbindung aufnehmen kann, muss auf beiden Systemen der Port 52004 freigegeben sein.

Concept Office kann mehrere docuForm-Server verwalten.

Die Server von docuForm können direkt bei docuForm oder vom Händler selbst gehostet sein. Falls ein Hosting durch uns gewünscht ist, bitte folgende Artikel beachten:

Die Nutzung setzt 1 Lizenz Managed Print Service voraus.

Einrichtung

Zugangsdaten

Im Modul Mandanten müssen in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD), in der Tabelle MPS-Systeme die Zugangsdaten für den docuForm-Server eingetragen werden.

Die Eingabe des fsm-Server-Passwortes muss als MD5-Hash erfolgen. Nutzen Sie zur unverschlüsselten Eingabe die Schaltfläche rechts am Eingabefeld. Der Hash wird dann generiert.

Einstellungen der MPS Maschinen

Nachfolgende Einstellungen erfolgen im Modul MPS-Maschinen, im Kontext des MPS-Systems docuform.

Zähler mappen

Die Zähler vom docuform fsm-Server müssen mit den Zählern in Concept Office abgeglichen/gemappt werden. Dies ist ausführlich im Artikel Zähler mappen beschrieben.

Kunden zuordnen

Damit ein Kunde erfolgreich eingelesen werden kann, muss dieser auf der Registerkarte Kundenzuordnungen hinterlegt werden. Dabei muss der Kundenname des docuform fsm-Server mit einem im Concept Office vorhandenen Kunden verbunden werden.

Legen Sie diese Kundenzuordnung zeitgleich mit der Anlage des Endkunden am fsm-Server an. Dann vergessen Sie keine Eintragung.

Maschinen importieren und zuweisen

Über die Modulfunktion Maschinen mit MPS abgleichen werden alle Maschinen vom docuForm fsm-Server importiert, die bei vorher zugeordneten Kunden stehen.

Dabei versucht Concept Office diese Maschinen mit im Modul Maschinen vorhandenen Geräten abzugleichen und zuzuordnen. Dies geschieht über die Seriennummer oder die MAC-Adresse. Nach dem Import können Sie in der Registerkarte Übersicht prüfen, ob alle importierten MPS-Geräte zugeordnet wurden. Man erkennt nicht zugeordnete Maschinen an der fehlenden Nummer in der Spalte CO-Maschinennummer.

In diesem Fall muss die Maschine manuell zugewiesen werden. Dazu klickt man doppelt auf die betreffende Maschine um in der Registerkarte Eingabe und hinterlegt im Feld CO-MaschinenNr eine gültige Maschinennummer.

nachträgliches Zuweisen

Müssen Sie die Maschinen in Concept Office erst anlegen, können Sie nachdem dies getan ist, die Modulfunktion Maschinenstamm-Abgleich betätigen und die neuen CO-Maschinen werden mit den MPS-Maschinen abgeglichen.

Zählerstände importieren

Um Zählerstände vom MPS-System zu übernehmen, verwenden Sie die Modulfunktion Zähler mit MPS abgleichen.

Dabei wird für jede MPS-Maschine, die mit einer CO-Maschine verknüpft ist ein Zählerstand eingelesen. Dies ist mit einer Technikermeldung vergleichbar. Pro Tag und Zähler kann nur eine Übernahme erfolgen.

Falls Sie nur für eine Maschine Zähler importieren möchten, können Sie die MPS-Info Modulfunktion benutzen.

Anzeige bestehender Zählermeldungen

Die eingelesenen Zählerstände werden als MPS-Meldung an der Maschine vermerkt. Über die Modulfunktion Zählerhistorie können Sie sich die Zählermeldungen für die ausgewählte MPS-Maschine anzeigen lassen.

Zähler zur Abrechnung freigeben

Damit nicht jeder eingelesene Zählerstand automatisch zur Abrechnung gelangt, sind für die Abrechnungsfreigabe weitere Schritte notwendig. Dies ist im Artikel Zähler für eine Abrechnung übernehmen beschrieben.

Concept MPS, MPS, docuform

concept_mps:docuform_mibwalk

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:28+00:00

Der MIB-Collector (FSM Client)

Der MIB-Collector ist ein Werkzeug zum Erfassen von Maschineninformationen unbekannter oder fehlerhafter Modelle. Es ist Bestandteil des FSM-Client Paketes und kann ohne Installation des Clients ausgeführt werden.

Durchführen eines MIB-Walk

Während eines MIB-Walk sollte das Gerät nicht anderweitig genutzt werden.

Um die Daten eines Modells zu ermitteln, starten Sie zunächst den MIB-Collector und geben die IP-Adresse des Gerätes an:

Die weiteren Einstellungen bleiben unverändert. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Der MIB-Collector versucht nun mit dem Gerät zu kommunizieren. Ist dies erfolgreich, sehen Sie in der nächsten Maske die Modellbezeichnung vorbelegt (Pfeil 1).

Die Erkennung des Modells ist zwingende Voraussetzung zum Fortfahren.

Weiterhin wird ein Link zu den Informationsseiten des Gerätes angeboten (Pfeil 2). Dort erhalten Sie die Informationen, die in den nachfolgenden Dialogen eingetragen werden müssen.

Füllen Sie Seriennummer und Kontaktinformatione aus und klicken Sie auf Weiter. Sie werden nun nach den Funktionen des Modells befragt:

Im nächsten Dialogfenster erfolgt die Eingabe der aktuellen Zählerstände. Sie sollten diese in den Informationsseiten des Gerätes ablesen können.

Sofern vorhanden können Sie auch die Tonerstände angeben. Die anderen Einstellungen bleiben unverändert. Klicken Sie auf Weiter. Nun erfolgt das elektronische Auslesen der Daten.

Anschließend wird Ihnen das Ergebnis angezeigt.

Sie können das Ergebnisfeld manuell mit Texten und Bildern ergänzen. Je mehr Informationen zum Gerät verfügbar sind - desto besser!

Durch Klick auf Weiter schließen Sie den MIB-Walk ab. Sie können nun wählen, wie die Daten an docuform übermittelt werden sollen. Empfohlen ist die Übertragung per Webseite. Durch Klick auf Beenden werden Sie zum Speichern der Ergebnisdatei aufgefordert. Diese muss per Email oder Webseite übertragen werden.

Nach Versand der Daten werden die Informationen zeitnah in die PMD-Pakete eingearbeitet.

Concept MPS, MPS, docuform

disposition-service:disposition-service

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-05-24T11:42:58+00:00

Disposition Serviceauftrag

Die Disposition dient dazu, Service- oder Montageaufträge einem Termin und einem Techniker zuzuweisen. Dies geschieht, in dem Aufträge aus einer Tabellenansicht per Drag and Drop in eine Kalenderansicht gezogen werden. Wir empfehlen in der Planungsansicht zu disponieren.

Zur besseren Übersicht kann das Fenster mit der Auftragstabelle ausgekoppelt und außerhalb vom Programm angezeigt werden. Unabhängig davon kann das CO weiter voll umfassend genutzt werden.

Vorbereitung

In den Benutzereinstellungen können Sie die Intervalleinteilung sowie die sichtbare Tages- und Arbeitszeit einstellen. Solange dies noch nicht geschehen ist, startet die entsprechende Maske bei jedem Start der Disposition. Zu dem kann die folgende Konfiguration genutzt werden:

Konfiguration 265: Vorbelegung der Dauer eines Technikereinsatzes für Disposition

10 - Minuten
15 - Minuten
20 - Minuten
30 - Minuten
45 - Minuten
60 - Minuten
90 - Minuten

Besetzt die Dauer des Technikereinsatzes in der Disposition mit dem angegebenen Wert vor

Oben Rechts im Feld Mitarbeiter sind alle, als Techniker gepflegten, Mitarbeiter aufgelistet. Durch Klick auf den Pfeil kann die Liste aufgeklappt werden und Sie können Techniker aus der Auflistung entfernen. Alle Techniker werden durch Klick auf das rote Kreuz entfernt. Am Ende der Auflistung findet Sie zur schnellen Auswahl auch alle Techniker eines Geschäftsbereichs. Klicken Sie darauf, werden alle Techniker ausgewählt, die in der Mitarbeiterpflege diesem Geschäftsbereich zugeordnet sind.

Im Modul Mitarbeiter können den Technikern Anzeigenamen für die Disposition vergeben werden (Registerkarte Weiteres). Nach diesem Anzeigenamen werden die Techniker in der Planungsansicht, alphabetisch sortiert, angezeigt. Somit kann man zum Beispiel Techniker, die nur bestimmte Herstellermaschinen reparieren, zusammenfassen. Denkbar ist auch ein Zusammenfassen nach Gebiet o.ä.

Wurde kein Anzeigename am Mitarbeiter hinterlegt, sortiert das Programm nach dem Nachnamen.

Disponieren

Im unteren (alternativ im rechten) Bereich befinden sich die disponierbaren Aufträge, sowie die als Aufgabe einem Techniker zugewiesenen Aufträge. In dieser Liste zu disponierender Aufträge werden alle Aufträge angezeigt, die einen Unterbearbeitungsstatus aufweisen, welche im Modul Mandanten, Registerkarte Vorgabewerte TKD als disponierbar gekennzeichnet sind.

Die Farbe der kleinen Kugel hat folgende Bedeutung:

= keine Priorität/Reaktionszeit hinterlegt (Priorität ist 0 oder 1000)
= die Reaktionszeit ist noch nicht zur Hälfte aufgebraucht
= die Reaktionszeit ist bereits mindestens zur Hälfte aufgebraucht
= die Reaktionszeit ist überschritten
= der Auftrag wurde zurückgemeldet.

Die Farbe der Kugel in den noch zu disponierenden Aufträgen steht für den aktuellen Status. Bei den bereits disponierten Aufträgen steht sie für den Status zum disponierten Zeitpunkt. Die Reaktionszeit kommt aus dem entsprechendem Feld im Serviceauftrag, der diese Information dem Service-Level-Agreement des Vertrages oder der Maschine entnommen hat.

Mit der linken Maustaste, per Drag und Drop, kann ein solcher Auftrag in die Zeitschiene oberhalb gezogen werden.

Im diesem Moment wird ein Eintrag im Kalender des Techniker vorgenommen. Verschiebt der Techniker seinen Termin, werden die Aufträge auch in der Disposition verschoben. Zudem werden die Daten (Techniker, Datum und Uhrzeit) im entsprechenden Auftrag vermerkt.

Über den Kontext der rechten Maustaste können disponierte Aufträge wieder zurückgesetzt werden (Termin löschen) oder auf erledigt/rückgemeldet gesetzt werden. Im Kontextmenü lässt sich zudem der Intervall einstellen, in dem die Zeitschiene angezeigt werden soll und über die Schaltfläche Liefertermin ermitteln kann ein Fenster aufgerufen werden, welche die Positionen des zugrunde liegenden Auftrags anzeigt (inklusive avisiertem Lieferantenliefertermin)

Anzeige disponierter Aufträge

Die Anzeige der Aufträge in der Planungsansicht kann konfiguriert werden. Dies geschieht über den Textbaustein bwDispoAnzeigeText. Mögliche Platzhalter sind:

Kunde: #KN#
Standort-Ort: #SO#
Standort-Strasse: #SR#
Standort-PLZ: #SZ#
Vorgangsnummer: #VG#

Ist in dem disponierten Auftrag das Kennzeichen Fixtermin gesetzt, wird er mit einem roten Rand angezeigt.

Die Farbe der Schrift des disponierten Auftrages ändert sich, während der Auftrag im Concept Mobile bearbeitet wird:

Gelesen - Blau
Unterwegs - Grün
Im Einsatz - Rot
Erledigt - Grau

Infoblase

Alle wichtigen Informationen zu einem Auftrag finden sich bei einem disponierten Auftrag in der Infoblase, die bei erscheint, wenn man mit der Maus über den Auftrag geht:

Die Informationen in dieser Infoblase können angepasst werden. Dies geschieht im Textbaustein bwdispobemerkung im Modul Textbausteine.

Folgende Platzhalter können darin verwendet werden:

Platzhalter	Bedeutung
#DB#	Dispobemerkung
#EH#	Einsatzhinweis
#ED#	EK-Datum
#FT#	Fehler
#KU/KN#	Kunde/ Kurzname
#KMN#	KundenmaschinenNr.
#LI#	Lieferinfo
#MB#	Maschinenbezeichnung
#MM#	Maschine
#RT#	Reaktionszeit
#SA#	Ansprechpartner (Lieferanschrift)
#SE#	SerienNr.
#SN#	Standort-Name
#SO#	Standort-Ort
#SR#	Standort-Straße
#ST#	Stellplatz
#SZ#	Standort-PLZ
#VD#	VK-Datum
#VBZ#	Vertragsbezeichnung
#VN#	VertragsNr.
#VZ#	Vertragsart

Dispobemerkung

Im Serviceauftrag gibt es ein neues Feld Dispobemerkung. Dies dient dem Disponenten zur freien Eingabe einer Notiz. Diese Eingabe kann im Serviceauftrag oder in der Tabelle der zu disponierenden Aufträge im Modul Disposition erfolgen.

Aufgaben

Aufgaben sind in der Disposition Aufträge, die zwar einem Techniker zugewiesen worden, jedoch nicht mit einer Zeit versehen wurden. Sie erscheinen nicht in der Zeitschiene oben. Eine Aufgabe wird erstellt, in dem in der Liste disponierbarer Aufträge ein Techniker in der Spalte Techniker ausgewählt wird.

Reparaturauftrag drucken oder mailen

Wurde ein Serviceauftrag disponiert, kann er für den Techniker ausgedruckt bzw. an ihn gemailt werden. Dazu muss der Auftrag in der Planungsansicht angeklickt und dann die entsprechende Schaltfläche betätigt werden.

Dispo-Bereiche

Alle zu disponierenden Aufträge in einer Tabelle zu haben, kann schnell unübersichtlich werden. Daher gibt es die Möglichkeit Aufträge in Selektionen zu gruppieren. So lässt sich beispielsweise eine Selektion anlegen, die Aufträge eines bestimmten Unterbearbeitungsstatus beinhalten (zum Beispiel „Wartet auf Kundennachricht“). Beim Speichern einer Selektion in der Disposition werden auch die in diesem Moment sichtbaren Techniker mit gespeichert. So kann man beispielsweise eine Selektion erstellen, die Aufträge beinhaltet, wo die Maschinen ein bestimmtes Herstellerkürzel tragen (am Modellartikel) und wenn dann diese Selektion aufgerufen wird, dann sind auch nur die Techniker zu sehen, die diesen Herstellertyp reparieren können.

Über den kleinen Pfeil können Sie auf die verschiedenen gespeicherten Selektionen zugreifen (siehe Bild)

Über der Tabelle zu disponierender Aufträge wird die entsprechende Selektion noch einmal in roter Schriftfarbe angezeigt:

Wie Sie eine solche Selektionen anlegen können, lesen Sie bitte hier nach: Sichten-Manager

Löschen der Dispoaktivität

Wird ein Auftrag disponiert, entsteht automatisch ein Termin im Kalender des entsprechenden Technikers. Dieser Termin wird normalerweise beim Berechnen des Service-Auftrages gelöscht, da an seine Stelle die Stundenzettel-Aktivität kommt, die entsteht, wenn die realen Zeiten im Service-Auftrag erfasst werden. Soll dies nicht geschehen muss die Mandantenkonfiguration 284 entsprechend eingestellt werden:

Konfiguration 284: Umgang mit Dispoaktivitäten bei Fakturierung

0 - löschen
1 - beibehalten

Dieses Modul ist mit der Lizenz Disposition verfügbar.

Stundenzettel-Aktivität

Erledigte Stundenzettel werden zur manuellen Bearbeitung gesperrt, wenn sie Auftragsverknüpfungen mit dazugehörigen Tätigkeiten haben.

disposition:disposition

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-04T11:51:43+00:00

Disposition

Die Disposition dient dazu, Aufträgen des Geschäftsbereiches Möbel Termin, Monteur und notwendige Ressourcen (z.B. LKW, Werkzeuge) zuzuweisen.
Wir empfehlen Aufträge in der Tages- oder Wochenansicht zu disponieren.

Weitere Hinweise und Regeln zur Disposition finden Sie hier.

Vorbereitung

Einstellung für Kalender-und Dispositionsmodul

Einstellung der Konfigurationen

Konfiguration 328: Folgekommissionierschein

Die Konfiguration muss die Einstellung 2 haben, damit nur ein Kommissionierschein pro Position gedruckt werden kann.

0 - nicht möglich
1 - möglich, Druck aller nicht gelieferten Positionen
2 - möglich, Druck aller nicht gelieferten Positionen, die nicht auf einem anderen offenen Kommissionierschein sind

Konfiguration 312:Teillieferung in CO-Logistik und Disposition anzeigen

Die Konfiguration muss aktiv sein, damit die Kommissionierscheine in der Disposition angezeigt werden.

0 - Nein
1 - Ja

Dispositionsaktivitäten werden jetzt mit Rechnungsdruck erledigt gesetzt, falls die Aktivität lt. Konfiguration 284 nicht gelöscht werden soll.

Einstellung der Rechte

Der Mitarbeiter, der disponiert, benötigt die Rechte Disposition und Dispositionsaktivitäten bearbeiten/löschen.
Für die Anzeige der Dispo-Liste ist das Recht Dispo-Liste erforderlich.

Stammdatenverwaltung

Die Anlage der Stammdaten für die Disposition finden Sie hier.

Disponieren

Vorgangsbearbeitung

Die Disposition basiert auf einem im Vorgang erstellten Kommissionierschein.
In der Modulfunktion Liefertermin ermitteln in der Vorgangsbearbeitung wird der Auftrag zur Kommissionierung freigegeben.

Es ist auch möglich SET-Artikel als Teillieferung zu liefern.

Im Feld Dispobemerkung können Informationen für den Disponenten hinterlegt werden, die er in der Durchführung seiner Lieferplanung jederzeit einsehen kann. Komplettiert werden die Zusatzinformationen durch Lademeter und der Eingabe einer voraussichtlichen Montagedauer in Stunden, welche beim Einfügen des Vorgangs in die Kalendersicht sofort berücksichtigt wird. Mit der Funktion Zur Kommissionierung freigeben wird ein Kommissionierschein erstellt und es wird ein organisatorischer Wechsel vom Innendienst in die Disposition vollzogen.

Disposition

Mit der Disposition erhalten Sie eine Kalenderdarstellung, in der dem Disponenten alle relevanten Informationen zur Planung der Dienstleistungsdurchführung zur Verfügung stehen.

Planungskalender

Zur Planung wird die Tages- oder Wochenansicht empfohlen. Die Darstellung des Planungskalenders gliedert sich in drei Hauptbereiche:

Kalenderdarstellung

Die Kalendereinstellung kann durch den Benutzer in unterschiedliche Darstellungsarten eingestellt werden.

Planungseinheiten (disponierte Vorgänge)

Die Symbole sind im Aktivzustand farbig - inaktiv weiß

Symbol	Status	Kurzbeschreibung
	aktiv	Vorgang wurde disponiert
	aktiv	Lieferavis gedruckt
	aktiv	Lieferschein gedruckt
	aktiv	Ware ist kommissioniert, bzw. Liefermenge eingetragen
	aktiv	Dispobemerkung vorhanden
	aktiv	Lagerauftrag
	aktiv	Direktlieferung
	aktiv	Disposition ist gesichtet und noch nicht als Erledigt bzw. Rückgemeldet gekennzeichnet
	aktiv	Disposition ist als Erledigt bzw. Rückgemeldet gekennzeichnet

Anzeige disponierter Aufträge

Die Anzeige der Aufträge in der Planungsansicht kann konfiguriert werden. Dies geschieht über den Textbaustein bwDispoAnzeigeText. Mögliche Platzhalter sind:

Platzhalter	Bedeutung
#ED#	EK-Datum
#KN#	Kunde
#SO#	Standort-Ort
#SZ#	Standort-PLZ
#SR#	Standort-Strasse
#VD#	VK-Datum
#VG#	Vorgangsnummer

Infoblase

Alle wichtigen Informationen zu einem Auftrag finden sich bei einem disponierten Auftrag in der Infoblase, die erscheint, wenn man mit der Maus über den Auftrag geht:

Die Informationen in dieser Infoblase können angepasst werden. Dies geschieht im Textbaustein bwdispobemerkung im Modul Textbausteine.

Folgende Platzhalter können darin verwendet werden:

Platzhalter	Bedeutung
#SA#	Ansprechpartner (Lieferanschrift)
#DB#	Dispo-Bemerkung
#KU#/#KN#	Kunde/Kurzname
#LI#	Lieferinfo
#MB#	Maschinenbezeichnung
#TL#	Telefonnummer (Lieferanschrift (AP))

Im Vorgang gibt es ein Feld Dispobemerkung. Dieses dient dem Disponenten zur freien Eingabe einer Notiz. Diese Eingabe kann im Vorgang oder in der Tabelle der zu disponierenden Aufträge im Modul Disposition erfolgen.

Die Dispobemerkung selbst wird als Tooltip der Planungseinheit angezeigt, wenn der Textbaustein „bwdispobemerkung“ mit dem Platzhalter #DB# gefüllt wurde.

Vorgangsübersicht

hier werden alle Vorgänge, welche disponiert werden können, aufgeführt. Diese Übersicht kann über den Button maximieren in einem eigenen Programmfenster dargestellt werden, welches z.B. auf einem weiteren Bildschirm zur Anzeige kommt.

Ressourcen

Darstellung aller möglichen Ressourcen, wie Mitarbeiter, LKW’s und Werkzeuge, … Ist in den Ressourcen ein Dispo-Name gepflegt, wird dieser im Grid angezeigt. Rückfallvariante ist der Kurzname.

Mittels Drag’n Drop-Funktion können disponierbare Vorgänge in die gewählte Kalenderansicht überführt werden.

Durch diesen Schritt erfolgt sofort eine Aktualisierung der Ressourcen, um doppelte Verplanungen auszuschließen. Sofort werden bereits geplante oder verhinderte (krank) Ressourcen in roter Schrift dargestellt. Es werden nur tatsächlich am Tag verfügbare Ressourcen angezeigt. Mitarbeiter, die einen ganztägigen Außer-Haus-Termin haben, erscheinen nicht im Ressourcen-Grid. Ressourcen können per Drag’n’Drop der Planungseinheit zugeführt werden.

Ist eine Planungseinheit markiert, haben die Ressourcen in der Ressourcentabelle unterschiedliche Farben. Diese zeigen die Verfügbarkeit der jeweiligen Ressource für die markierte Planungseinheit an.

Farbe	Bedeutung
	Die Ressource ist in der markierten Planungseinheit verplant.
	Die Ressource ist für den gasamten Zeitraum verplant.
	Die Ressource ist für einen Teil der Zeit in einer anderen Planungseinheit verplant.
	Die Resource ist verfügbar.

Planungseinheiten mit Fixtermin werden rot umrandet angezeigt.

Nach der zeitlichen Disposition kann das Lieferavis an den Kunden generiert werden. Hierzu ist lediglich die Planungseinheit zu anzuklicken und danach der Button Drucken oder den Button E-Mail versenden zu betätigen.

Übersicht disponierte Vorgänge

Im Vorgang und am Kunden gibt es einen grünen Schriftzug „Dispositionen“. Darüber öffnet sich ein Fenster mit der Anzeige der Dispositionen zum Vorgang bzw. zum Kunden. In der Disposition selbst kann über die Seitenansicht dieses Fenster global als Dispo-Liste aufgerufen werden.

Mehrere Vorgänge pro Planungseinheit

Soweit die Praxis des jeweiligen Fachhändlers vorsieht, kann eine Planungseinheit auch aus mehreren Vorgängen bestehen, da diese zum gleichen Kunden geliefert oder als eine Liefereinheit gesehen werden. Die Zuordnung erfolgt wiederum unter Zuhilfenahme der Drag’n Drop-Funktion eines undisponierten Vorgangs zu einer bestehenden Planungseinheit. Dadurch werden nunmehr 2-x Vorgänge in einer Planungseinheit dargestellt.

Konfiguration 586: Sollen mehrere Vorgänge pro Planungseinheit in der Disposition möglich sein

0 - Nein
1 - Ja (Standard)

Bitte Beachten: Die Aktivierung der Konfiguration kann zu Performance-Verlusten führen.

Veränderungen in aktuellen Dispositionen

Soweit eine Planungseinheit aus der Dispositionsübersicht entnommen und neu geplant werden soll, ist die Planungseinheit mittels der bereitgestellten Funktion Dispositionen löschen in der Menüleiste bzw. Kontextmenü herauszunehmen. Dadurch steht der Vorgang wieder zur Disposition bereit und wird in der Vorgangsübersicht angezeigt.

Sollten Ressourcen, bspw. Mitarbeiter wegen Krankheit o.ä., nicht zur Verfügung stehen, kann der Disponent eine Neuzuordnung vornehmen. Dazu muss die nicht zur Verfügung stehende Ressource aus der Planungseinheit entnommen werden. Über das Kontextmenü (rechter Mausklick) wird die Möglichkeit Ressourcen entfernen angeboten, wo Sie eine Anzeige aller Ressourcen erhalten und wählen können.

Ergibt sich innerhalb einer Planungseinheit, welche aus mehreren Vorgängen zusammen gestellt wurde, bspw. eine Terminverzögerung, so kann auch ein Vorgang aus der Planungseinheit entnommen werden. Analog zur Entnahme von Ressourcen, existiert im Kontextmenü die Funktion Vorgänge entnehmen, wo aus der Liste der dargestellten Vorgänge der zu löschende auszuwählen ist.

Über die rechte Maustaste kann man von der Planungseinheit in die zugrunde liegende Aktivität (Menüpunkt Aktivität öffnen) verzweigen und dort ggf. den Endezeitpunkt, Bezeichnung anpassen.

disposition:disposition2

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-12T10:26:46+00:00

Disposition 2.0 Einsatz und Ablauf

Bevor Sie die Disposition 2.0 optimal nutzen können, sind weitere Einstellungen notwendig. Lesen Sie deshalb unbedingt vorher welche Vorbereitungen und Einstellungen sie treffen müssen.

Allgemeine Informationen

Das Modul Disposition 2.0 fasst die beiden geschäftsbereichsabhängigen Dispositionen aus Concept Office zusammen. Damit kann jetzt in einem einzigen Modul für verschiedene Geschäftsbereiche disponiert werden.

Es wurden folgende Funktionserweiterungen für den Prozess Disposition in Concept Office implementiert:

Zuordnung mehrerer Ressourcen
mehrtägige Planungen
speicherbare Filtermöglichkeiten zur Erstellung verschiedener Ansichten
Suche von Dispositionen
Planungseinheiten ohne Kommissionsschein
manuelle Planungseinheiten ohne Vorgangsbezug
Vorladen von Zeiträumen für die Dispositionsansicht
Hinterlegung von Geschäftszeiten, Infos zu abgeschlossenen Vorinstallationen und anderen wichtigen Hinweisen in ‚Auftragsinfo‘

Ansicht

Bildschirmansicht der Disposition 2.0

Arbeitsfenster

Im oberen Teil erfolgt die Anzeige des gewählten Zeitraumes, die Planungseinheitensuche und die ausgewählten Ressourcen. Darunter folgt die Kalenderansicht, wie in der oberen Modulleiste ausgewählt.

Folgende Möglichkeiten haben Sie:

Heute

Tagesansicht

Arbeitswoche

Kalenderwoche

Monatsansicht

Planungsansicht

Darunter befinden sich die Einstellungen der Anzeigeschemas. Hier wird die Arbeitsansicht der Disposition 2.0 eingestellt.

Die Bildschirmaktualisierung lässt sich über die Angabe Tage zurück/voraus optimieren.

Wird die Zeile eines zu disponierenden Vorganges aktiviert, wird geprüft, ob der Vorgang sich nach wie vor im Status ‚disponierbar‘ befindet. Ist dies nicht der Fall, wird die aktivierte Zeile durchgestrichen dargestellt. Diese Prüfung ist sinnvoll, wenn z.B. von mehreren Arbeitsplätzen aus disponiert wird.

Es werden dann beim Aktualisieren die Planungseinheiten, für diese Anzahl von Tagen, vorgeladen, um beim Blättern in der Arbeitsansicht (Tage vor/zurück) Wartezeiten durch ständiges Nachladen von Daten zu verhindern.

Die Aktualisierung dauert beim Vorladen von Planungseinheiten für mehrere Wochen ggf. länger!

Im unteren Teil werden die zu disponierenden Planungseinheiten angezeigt.

Die Schemaeinstellung und die Planungseinheitenliste bilden ein eigenes Fenster und können bei Bedarf durch Klick auf das Symbol ausgeklinkt und damit auf einem anderen Bildschirm auch außerhalb vom Concept Office Fenster angezeigt werden.

Zusatzfunktionen rechts

Ganz rechts im Bildschirm wird die Ressourcentabelle angezeigt.

Fahrzeuge

Werkzeuge

Monteure

Kalenderwoche

Techniker

Wie in jeder CO-Tabelle kann auch hier gefiltert werden, damit genau die Ressourcen angezeigt werden, die zum jeweiligen Geschäftsprozess eingestellten Schema gehören.

Bei Nutzung von Multiroute finden Sie Daten zur Routenberechnung im mittleren Teil. Diese können hier nun auch filialbezogen ermittelt werden.

Ganz unten ist der Kalendermonat eingeblendet, je nach Anzeigeplatz einer oder mehrere Monate. In dieser Kalenderansicht werden alle Tage, die erstens durch das eingestellte Schema zur Ansicht frei gegeben und zweitens an denen Planungseinheiten disponiert sind fett dargestellt.

Beim Start wird der Zeitraum der großen Kalenderansicht in der kleinen Kalenderansicht gelb hinterlegt. Beim Mausklick auf einen Tag oder eine Kalenderwoche in der kleinen Kalenderansicht wird auch die große geändert. Der rote Rahmen zeigt immer den heutigen Tag.

Freigabe zur Disposition

In den Normalaufträgen erfolgt die Freigabe auf der Karteikarte Lieferdaten/Texte.

Dazu muss auf den Button Freigabe zur Disposition geklickt werden. Jetzt kann ein Kommissionsschein für die Dispositionsfreigabe erstellt werden.

Es können alle oder nur einzelne (markierte) Positionen zur Kommissionierung freigegeben werden. Der Kommissionierschein kann erzeugt (*-Schein) oder gedruckt werden. Mit OK werden die Positionen zur Disposition freigegeben. Durch Auswahl verschiedener Positionen ist es möglich, mehrere Kommissionierscheine mit getrennten Dispositionsfreigaben zu erzeugen. Über den grünen Schriftzug Dispositionen werden die aktuellen, dem Vorgang zugeordneten Dispositionen angezeigt.

In Klammern wird die Gesamtanzahl der Dispositionsfreigeben/Planungseinheiten zum Vorgang angezeigt.

Die erzeugten Dispositionsfreigaben werden in der Disposition 2.0 angezeigt und können an unterschiedlichen Tagen für verschiedene Mitarbeiter geplant werden.
In den Serviceaufträgen erfolgt die Freigabe zur Disposition auf der Reiterkarte Maschinen. Hier wird in der Regel kein Kommissionierschein benötigt.
Ist in Standardwerte als Standard-Unterbearbeitungsstatus disponierbar eingestellt, so erfolgt die Dispositionsfreigabe wie bisher automatisch. Es können mehrere Dispositionen angelegt werden, um zum Beispiel Einsätze für unterschiedliche Techniker oder an unterschiedlichen Tagen zu planen.

Sofortdispo
Es gibt auch die Möglichkeit Vorgänge sofort einem Mitarbeiter zuzuweisen. Dafür muss der Button Sofortdispo geklickt werden. Es erscheint ein Fenster zur sofortigen Disposition, wo man Datum, Uhrzeit und Mitarbeiter direkt wählen kann. Aufträge können bei einer Sofortdisposition in Concept Office nun auch einem bestimmten Bereich zugeordnet werden. In Concept Flex Serviceeinsätzen gibt es dazu die Funktion ‚disponierte Bereichsaufträge‘. Dort werden die Aufträge der eigenen Bereiche angezeigt und können vom Techniker bzw. Monteur übernommen werden.

druck-manager:druckerinformation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:32+00:00

Druckerinformation

(ab Version 5.40)

Im Bereich Druckerinformation werden virtuelle (logische) Drucker eingerichtet und realen (physischen) Druckern zugeordnet.

Beispiel:
Im Unternehmen befindet sich ein Netzwerkdrucker mit 3 Schächten. Im ersten Schacht befindet sich Kopfbogenpapier mit vorgedrucktem Logo, im zweiten Schacht normales, weisses Papier und im drittem Schacht befindet sich günstiges Konzeptpapier.

Im Bereich Druckerinformation kann der Anwender nun jedem Schacht dieses Druckers einen virtuellen Drucker zuweisen, um später seine Druckaufträge sinnvoll auf diese Schächte zu verteilen. Also beispielsweise die erste Seite einer Rechnung auf Kopfbogen, die restlichen Seiten der Rechnung auf weißem Papier und die Kopie der Rechnung auf Konzeptpapier.

Die Einrichtung der virtuellen Drucker wird durch Klicken auf den Bereich Druckerinformationen gestartet.

In der angezeigten Tabelle können nun alle Daten manuell eingetragen werden. Wesentlich bequemer und weniger fehleranfällig geht das mit der interaktiven Druckereinrichtung, dem so genannten Lernmodus. Dieser liest die Daten für die Druckereinrichtung aus dem Betriebssystem aus. Der Lernmodus wird über die entsprechende Schaltfläche gestartet.

Unter „Virtueller Druckername“ geben Sie einen sinnvollen Namen ein. Jeder virtuelle Druckername kann nur einmal vergeben werden. Sollte der virtuelle Druckername nicht selbsterklärend sein, können Sie diesen unter „Beschreibung“ erklären. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Druckereinstellungen ermitteln. Im darauf folgenden Dialogfeld „Drucker einrichten“ können Sie den realen Drucker auswählen und alle Einstellungen für diesen Drucker vornehmen (Ausrichtung und Zufuhr des Papier etc.). Nach Bestätigung mit „OK“ werden diese Einstellungen in die Interaktive Druckereinrichtung übernommen. Durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern wird der virtuelle Drucker in die Tabelle eingetragen. Sie können nun weitere virtuelle Drucker einrichten oder das Dialogfeld schließen.

Die Drucksteuerung unterscheidet physische Drucker und Exportdrucker. Exportdrucker wandeln die Druckdaten um in verschiedene Zielformate, die zur Archivierung, zur Weiterverarbeitung oder zur Weitergabe an Fremdsysteme dienen.

Die interaktive Druckereinrichtung ermittelt den Namen des Druckers aus den Windows-Druckerdaten in Form der installierten Druckertreiber. Dabei kann nicht geprüft werden, ob über den Treiber ein physischer Drucker angesteuert wird oder ob damit Daten in ein Verarbeitungssystem (z.B. eine Archivierungssoftware) exportiert werden. Um den Drucker als Exportdrucker zu deklarieren, wird der Haken bei Exportdrucker gesetzt. Damit wir die Drucksteuerung angewiesen, diesen Drucker genauso zu behandeln, wie die vordefinierten Exportdrucker.

Bei einigen Druckern kann es vorkommen, das der reale Druckername nicht korrekt ausgelesen werden kann. Ist dies der Fall, erhalten Sie eine Meldung. Der reale Druckername muss dann noch manuell ausgewählt werden, hierfür den Drucker aus dem Auswahlfeld Realer Druckername manuell auswählen.

Hinweis: Bei der Verwendung der Drucksteuerung auf Systemen mit Citrix Metaframe gelten einige Besonderheiten, die Sie hier nachlesen können.

Die eingerichteten virtuellen Drucker sind nun in der Tabelle eingetragen.

Folgende Bedeutung haben die einzelnen Felder der Tabelle:

Nr.	Fortlaufende Nummer, wird automatisch gefüllt
Virtueller Druckername	Der Name des virtuellen Druckers, wie er im Programm verwendet wird.
Beschreibung	Frei wählbare Druckerbeschreibung
Realer Druckername	Der Name, unter dem der Drucker im Betriebssystem angemeldet ist. (bei Netzwerkdruckern inklusive UNC-Pfad.
Papierausrichtung	Hier ist das Quer- bzw. Hochformat einstellbar
Papierformat	Einstellung der Papierformate (A3, A4 usw.)
Papierquelle	Schacht oder Kassette des realen Druckers
Exportdrucker	deklariert den Drucker als Exportdrucker
Nullpunktkorrektur X-Achse	Erlaubt die Korrektur des Druckbildes auf dem Papier. Die Angabe erfolgt in Millimetern, Nachkommastellen sind erlaubt
Nullpunktkorrektur Y-Achse	Erlaubt die Korrektur des Druckbildes auf dem Papier. Die Angabe erfolgt in Millimetern, Nachkommastellen sind erlaubt

Folgende virtuelle Drucker sind programmintern als Standarddrucker und zum Export in Spezialformate reserviert und sollten nicht als Namen für andere virtuelle Drucker vergeben werden:

$StandardDrucker
$Excel8
$PDF
$RTF
$Winword
$Text
$Fritzfax (ab Windows 7 kein Support des Herstellers mehr verfügbar)
$Email
$ArchivierungDocuware
$ArchivierungElo
$ArchivierungWindream
$ArchivierungConceptDMS (ab CO 6.1)

Druckerauswahldialog

In CO 6.0 kann über die Einstellung Druckerdialog bei Druck mit Druckerauswahl aus Vorgang (Konfiguration 315) geschäftsbereichsabhängig eingestellt werden, welcher Druckerauswahldialog beim Druck von Dokumenten aus dem Vorgang verwendet werden soll. (Diese Konfiguration ist nur für Dokumente einstellbar, die mit Crystal-Reports Ver. 11 gedruckt werden. Bei Druck mit Crystal-Reports Ver. 12 ist der Windows-Druckerauswahldialog fest vorgegeben.)

Konfiguration 315: Einstellung Druckerdialog bei Druck mit Druckerauswahl aus Vorgang

0 - Crystal-Reports-Druckerauswahldialog wird angezeigt-CO 5.40-kompatibel (Druckereinstellungen bei Mehrfachdruck gehen verloren)
1 - Seiteneinrichtungsdialog und Crystal-Reports-Druckerauswahldialog werden angezeigt (Druckereinstellungen bei Mehrfachdruck gehen verloren)
2 - Windows-Druckerauswahldialog wird angezeigt (Druckereinstellungen bei Mehrfachdruck bleiben erhalten)

Der Crystal-Reports-Druckerauswahldialog bietet die Möglichkeit, über den Druckertreiber auf spezielle Funktionen des Druckers zuzugreifen, die nicht von jedem Drucker unterstützt werden. Diese Einstellungen gelten dann aber nur für den aktuellen Ausdruck und müssen bei mehrfachem Druck immer wieder neu zugewiesen werden. Deshalb erscheint der Druckerauswahldialog bei jedem Druckdurchlauf erneut.

Der Windows-Druckerauswahldialog merkt sich bei mehrfachem Druck die beim ersten Druckdurchlauf zugewiesenen Einstellungen und verwendet diese für alle weiteren Druckdurchläufe. Spezielle Funktionen des Druckers können jedoch nicht an die Druckfunktion weitergegeben werden.

Drucken, Druck-Manager, Drucker

firmen:firmenrechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-05T07:54:58+00:00

Rechte für die Firmenpflege verwalten

Der nachfolgende Artikel beschreibt die Möglichkeiten der Rechteeinstellungen für die Firmenpflege. Die allgemeinen Funktionsweise der Rechteverwaltung ist hier beschrieben.

Modulrechte

Generell legt das Modulrecht Firmen fest, wie Concept Office Nutzer mit Firmendaten umgehen dürfen. Es existieren die Ausprägungen:

Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Außerdem sind entsprechende Ausprägung der Modulrechte Anschriften und Ansprechpartner notwendig, falls Firmenanschriften und -ansprechpartner bearbeitet werden sollen.

Firmenansicht

Das Modulrecht Firmen steuert wie die Firmen bearbeitet werden dürfen. Über Sonderrechte lässt sich festlegen welche Firmen angezeigt werden.

Sonderrecht Firmenansicht für Interessenten (Filter)

Legt fest, welche als Interessent gekennzeichnete Firmen dem Sachbearbeiter angezeigt werden. Dabei wird die Mitarbeiterzuordnung an den Firmen oder deren Geschäftsbereiche ausgewertet.

nur eigene Firmen
Firmen des VK-Teams
Firmen des Geschäftsbereiches
Alle Firmen

Sonderrecht Firmenansicht für Kunden (Filter)

Legt fest, welche Firmen mit Kunden-Status dem Sachbearbeiter angezeigt werden. Dabei wird die Mitarbeiterzuordnung an den Firmen oder deren Geschäftsbereiche ausgewertet.

nur eigene Firmen
Firmen des VK-Teams
Firmen des Geschäftsbereiches
Alle Firmen

Sonderrecht Firmenansicht für Lieferanten (Filter)

Legt fest, welche als Lieferanten gekennzeichnete Firmen dem Sachbearbeiter angezeigt werden. Dabei wird die Mitarbeiterzuordnung an den Firmen oder deren Geschäftsbereiche ausgewertet.

nur eigene Firmen
Firmen des VK-Teams
Firmen des Geschäftsbereiches
Alle Firmen

Bei eingeschränkter Ansicht wird die Datensatzanzahl im Baum mit einem Sternchen gekennzeichnet.

Bearbeiten abhängig vom Firmenstatus erlauben

Das Modul-Recht Firmen steuert wie die Firmen bearbeitet werden dürfen. Über zwei Sonderrechte lässt sich das Recht einschränken.

Sonderrecht Kunden bearbeiten

Beschränkt das Modul-Recht Firmen. Falls nicht gewährt, wird das Zugriffsrecht für Firmen mit dem Status Kunde auf Lesen reduziert.

Ja
Nein

Sonderrecht Lieferant bearbeiten

Beschränkt das Modul-Recht Firmen. Falls nicht gewährt, wird das Zugriffsrecht für Firmen mit dem Status Lieferant auf Lesen reduziert.

Ja
Nein

Mit dem Modulrecht Firmen-Ändern besitzen Ihre Mitarbeiter automatisch das Recht Interessenten zu bearbeiten. Nur Kunden- oder Lieferanten- bearbeiten kann über die Sonderrechte freigeschalten oder verboten werden.

Weitere Sonderrechte

Weiterhin regeln Sonderrechte diffizilere Einstellungen.

Sonderrecht Firmenstatus (Kunde, Lieferant, Interessent) ändern

Ein Benutzer mit diesem Recht darf den Status einer Firma verändern, zum Beispiel vom Interessenten zum Kunden abändern.

Ja
Nein

Sonderrecht Gesperrte Firmen bearbeiten

Regelt, ob ein Mitarbeiter Firmen mit Bonität: 9 - gesperrt bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern

Regelt, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Kundenbonität, Bankverbindung ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Ja, auch bei gesperrten Firmen
Nein

Sonderrecht Mitarbeiterzuordnung ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Zuordnung der eigenen Mitarbeiter zu Firmen bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Geschäftsbereichsdaten ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Geschäftsbereichsdaten einer Firma bearbeiten darf.

Keine Rechte
Lesen via API ohne Modulrecht
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
Alle Rechte

Sonderrecht Webshopzuordnung trotz Bearbeitungssperre ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Zuordnung der eigenen Mitarbeiter zu Firmen bearbeiten darf.

Ja
Nein

Sonderrecht Buchhaltungsdaten ändern

Ein Benutzer mit diesem Recht darf Buchhaltungsdaten ändern.

Ja
Nein

Sonderrecht Firmen umnummerieren

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist die Firmennummern der eigenen Firma umzunummerieren.

Ja
Nein

Sonderrecht Kundenanschrift bearbeiten

Legt fest, ob ein Benutzer dazu berechtigt ist die Firmenanschrift zu ändern.

Ja
Nein

Sonderrecht Anschriftszuordnung (außer Haupt- und Rechnungsanschrift) trotz Sperre ändern

Bestimmt, ob ein Benutzer berechtigt ist, die Anschriftszuordnung in Firmen zu ändern, die laut Firmenrecht für Bearbeitungen gesperrt sind.

Ja
Nein

Sonderrecht Rabattstufe

Legt fest, welche Rabattstufe bei Neuanlage von Kunden automatisch vergeben werden soll.

Keine Rabattstufe
Rabattstufe 1
Rabattstufe 2
Rabattstufe 3

Sonderrecht Standardfirma, Standardanschrift und Alle-Artikel ändern

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist die Standardfirma, Standardanschrift und Alle-Artikel zu ändern.

Nein
Ja

Firmen, Rechteverwaltung, Sonderrechte

firmen:geschaeftsbereichsabhaengige_einstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-11-20T09:08:08+00:00

Geschäftsbereichsabhängige Firmeneinstellungen

Wenn ein Kunde oder Lieferant in mehreren Geschäftsbereiche verwendet werden soll, kann es notwendig sein abweichende Einstellungen für einige Geschäftsbereiche zu definieren. Diese werden bei der Verarbeitung von Vorgängen und Service-Aufträgen berücksichtigt.

Meistens kann man die Einstellungen für alle Geschäftsbereiche in Standard und Ausnahme aufteilen. Sinnvoll ist es, in diesen Einstellungen nur die Ausnahmen zu hinterlegen. Der Standard sollte in der Firma selbst eingegeben werden.

Aufrufen der Einstellungen

Die Eingabe erfolgt über eine eigene Übersicht namens Geschäftsbereichsdaten. Diese ist im Unterbaum einer ausgewählten Firma zu finden:

Eingabe von Geschäftsbereichsdaten

Durch Klicken auf Neu wird das Auswahlfeld Geschäftsbereich freigeschaltet. Wählen Sie den gewünschten Geschäftsbereich aus und speichern Sie die Eingabe. Anschließend können Sie die eigentlichen Einstellungen bearbeiten.

Die Einstellungen sind nach Kunde und Lieferant aufgeteilt. Außerdem können spezifische Bemerkungen und Hinweistexte hinterlegt werden.

Wird einer Einstellung der Wert (keine Zuordnung) zugewiesen, wird der an der Firma selbst hinterlegte Wert für den ausgewählten Geschäftsbereich verwendet.

Für einzelne Kunden ist es möglich ab CO 8.4005.xx abweichende Arbeitswerte individuell pro Geschäftsbereich zu hinterlegen.

Löschen von Einstellungen

Die Zuweisung eines Geschäftsbereiches und die hinterlegten Einstellungen lassen sich jederzeit löschen - durch Klick auf das Löschen-Symbol im Menü.

Concept Office verwendet dann die Einstellungen aus der Firma selbst.

Firmen, Geschaeftsbereiche

firmen:neuanlage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-10-01T08:51:47+00:00

Neuanlage von Firmen

Die Neuanlage einer Firma unterscheidet sich von der Bearbeitung einer Bestehenden. Die optimale Eingabereihenfolge ist einer Visitenkarte nachempfunden und detailliert in diesem Artikel beschrieben.

Auswahl des Firmenstatus

Die Neuanlage von Firmen kann direkt in der Eingabemaske angelegt werden.

Der Button ‚Neu‘ zur Erstellung von Firmen ab CO 8.2569.16 wurde entfernt. Dazu wurde die Kennzeichnung, ob es sich um einen Kunden, Lieferanten oder Interessenten handelt, an den Anfang der Maske verschoben. Der Haken für Interessenten ist standardmäßig voreingestellt. Zudem wurde das Feld für die Filiale in die Eingabemaske umgezogen.

Die Vergabe des Status Aktiv, einer neu angelegten Firma, wird durch speichern automatisch vergeben. Die Auswahl eines Status ist entscheidend, da dieser darüber bestimmt aus welchem Nummernkreise die Firmennummer zugewiesen wird.

Name und Zuordnungen

Anschließend muss ein Kurzname für die Firme gewählt werden. Dieser dient zur Findung bei einer späteren Suche. Der Kurzname darf 50 Zeichen lang sein.

Außerdem können Zuordnungen wie Kundengruppe, Branche und Kategorie getroffen werden.

Einige Felder werden automatisch gefüllt. Die Werte dafür können in der Standardfirma, Firmennummer 1, hinterlegt werden.

Namen und Mitarbeiterzuordnungen können automatisch vorbesetzt werden.

Zur Mitarbeiterzuordnung gibt außerdem es das Sonderrecht Mitarbeiterzuordnung bei Firmen ändern.

Sonderrecht Mitarbeiterzuordnung ändern

Legt fest, ob ein Mitarbeiter die Zuordnung der eigenen Mitarbeiter zu Firmen bearbeiten darf.

Ja
Nein

Durch Klicken auf Speichern werden die Eingaben übernommen. Außerdem wird die Eingabemaske wieder auf das normale Bearbeitungslayout umgewandelt. Daher sollte das Speichern erst nach der Dateneingabe durchgeführt werden.

Name, Anschrift, Ansprechpartner

Im Abschnitt Hauptanschrift kann nun die Anschrift der Firma angegeben werden. Diese wird für alle Verwendungen, wie Vorgangsbearbeitung oder Bestellungen, verwendet. Der Name der Firma wird automatisch aus dem Kurznamen gezogen. Im darauffolgenden Abschnitt können Daten zum Hauptansprechpartner eingetragen werden. Weitere Anschriften und Ansprechpartner einer Firma können im Nachhinein hinzugefügt werden.

Verbindungsdaten

Nun können die wichtigsten Verbindungsdaten eingetragen werden: Telefon, Mobiltelefon, FAX, Email und Internet-Adresse.

Jede Verbindung besitzt ein Kennzeichen namens AP, welches festlegt, ob die Verbindung dem Ansprechpartner oder der Anschrift als Zentrale zugeordnet wird. Die Vorbelegung deckt dabei den häufigsten Fall ab. Weitere Informationen finden sind unter Verbindungen zu finden.

Firmen, Neuanlage

itscope:itscope

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-23T07:05:43+00:00

CO-Einstellungen zu ITscope

Voraussetzungen

Lizenzzukauf ITScope für CO (Angebot über Sachbearbeitung erstellen)
Account/Zugang bei ITScope → Hinweis auf Erstellung eines CO-Benutzers mit allen Rechten vorab
Bereitstellung des Benutzer-API-Key´s für ExterneSysteme bei Einrichtung im CO

Im ITscope unter Meine Firma → Mitarbeiter → Auswahl eines Benutzer → API-Zugang zu finden.

Die API-Nutzung (Verbrauch/Abrufe) ist unter dem ITscope-Account → API_Nutzung einzusehen.

Administrative Einstellungen

(1) Externe Systeme

Die Zugangsdaten des ITscope-Benutzers müssen im Modul ExterneSysteme im CO hinterlegt werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass der Benutzer mit allen Rechten auf der ITScope-Seite angelegt wurde. Der API-Key ist aus dem Benutzer im ITScope zu entnehmen/ zu finden.

* (1) SystemName laut CO auswählen
* (2) Mail-Account
* (3) Key:  siehe Benutzer ITscope
* (4) URL:  https://api.itscope.com/2.1/  -> ist einheitlich für ALLE!

(2) API-Key hinterlegen

Jeder Benutzer hat in ITScope einen eigenen API-Key. Für den Abruf der Daten aus Concept Office muss ein Benutzer (Mailkonto) hinterlegt werden, welcher mit allen Rechten versehen ist. Der API-Key kann unter dem FirmenAccount → Benutzer → API-Zugang eingesehen werden:

(3) CallBack aktivieren

Im Installationsverzeichnis von Concept Office muss einmalig die CoItScopeCallback.exe als Admin (Rechtsklick als Administrator) ausgeführt werden.

(4) Automation anlegen

Mit der Angabe einer Recherche, welche im Ergebnis nur die CO-Artikel liefert, können Artikel im Nachtlauf mit ITScope aktualisiert werden.

<task>
<name>ITscopeArtikelAktualisieren</name>
<mandant>1</mandant>
<operations>
<operation name="ITscopeArtikelAktualisieren">
<call>
<option>
<name>RechercheNummer</name>
<value>50252</value>
</option>
</call>
</operation>
</operations>
</task>

Automation mit Übernahmeschemaauswahl anlegen

Soll ein bestimmtes Übernahmeschema und nicht das Standardschema für die Automation genutzt werden ist folgende Task zu verwenden und die entsprechende Bezeichnung am Knoten zu hinterlegen:

<task>
<name>ITscopeArtikelAktualisieren</name>
<mandant>1</mandant>
<operations>
<operation name="ITscopeArtikelAktualisieren">
<call>
<option>
<name>RechercheNummer</name>
<value>50252</value>
</option>
<option>
<name>Schema</name>
<value>testnichtStandard</value>
</option>
</call>
</operation>
</operations>
</task>

Einstellungen in Concept Office

Bestellausgabe am Lieferanten hinterlegen

Wird ein Lieferant im Bestellprozess über ITScope abgewickelt, so muss in Concept Office die Bestellausgabeart „ITscope“, sowie Ihre Kundennummer beim Lieferanten im Firmenstamm hinterlegt werden:

Lieferantenmapping

Damit der Preis-/Bestandsabgleich im Artikelstamm zu den gewünschten Lieferanten erfolgen kann, müssen die Lieferanten in Concept Office gemappt werden.

Dies wird am Lieferanten (Firmenmodul) unter Mitarbeiter/Weiteres mit Angabe der Fremdnummer aus ITscope (Nummer des Distributors) aktiviert. Ist der Lieferant gemappt, so kann ein aktiver Abgleich oder auch die Neuanlage von Artikeln mit Hinterlegung der Lieferanten erfolgen.

Die Nummern aus COP stimmen nicht überein.

In dem folgenden Link gelangen Sie zur aktuellen Lieferantenübersicht von ITScope https://guide.itscope.com/kb/eservices/

Diese findet man im ITScope als Lieferanten-ID am Distributor.

Möglichkeit 1: Über die Artikelsuche in den gewünschten Bezugsquellen den Lieferanten anklicken. Es öffnet sich rechts ein Infofenster und die Lieferanten-ID kann aus den Lieferantendetails entnommen werden.

Möglichkeit 2: Der Lieferant wird über die Suche ausgewählt und man entnimmt die ITScope-ID des Lieferanten aus der Statistik.

Damit Einkaufspreise und Bestand an Artikeln aktualisiert werden kann, müssen die Haken „EK-Preise aktualisieren“ und „Bestand/Bestandstatus aktualisieren“ aktiv sein.

Diese finden Sie unter Firma –> Lieferantendaten –> ITscope

Artikel suchen und Übernhemen

Artikelsuche aus CO

In der Artikelsuche kann jetzt via ITscope gesucht werden. Dafür wurde der Haken ‚Suche in ITscope Artikeln‘ hinzugefügt. Wenn dieser Haken aktiviert wird, steht nur die Volltextsuche zur Verfügung und die anderen Felder werden ausgegraut.

Suchmöglichkeiten/-Einschränkungen:

Volltextsuche nutzen, um über alle Eigenschaften der Artikel sich suchen (Hersteller, EAN, Bezeichnung, HerstellerNr)
Volltextsuche ‚Toner black Kyo <EAN>‘ möglich.
Volltextsuche mit ‚<Bestellnr>‘ (alleinstehend) möglich.
Keine Suche über der Daten Distributoren. (Debitorenname, Kürzel)

Zur Übernahme nach Concept Office öffnet sich (analog COP) das Übernahmefenster, welches über ein vordefiniertes Schema oder mit manuellen Einträgen befüllt werden kann.

Der Hauptlieferant wird bei Anlage eines neuen Artikels aus ITscope nun nach folgenden Kriterien ermittelt:

günstigster Lieferant (EK) mit Bestand
wenn keiner Bestand hat, dann der günstigste Lieferant (EK)
wenn keine Bestände und keine EK-Preise vorhanden, dann der erste Lieferant, der gefunden wird

Den Abgleich bestehender Artikel kann man als Massenlauf aus der Artikelübersicht durchführen (Modul Artikel / Reiter Einkauf → Modul Funktion „ITScope-Daten aktualisieren“)

Artikelsuche aus Vorgang

Im Vorgang kann über die Modulfunktion ‚ITscope starten‘ die Plattform aufgerufen werden. Ist neben ITscope auch COP als aktiv in den Externen System angelegt, dann erscheint ein derzeit noch ein Auswahlfenster. Neben dem Importdialog öffnet sich nun die ITscope-Plattform im Browser.

Über die Teilenfunktion im ITScope kann der/die gewählte Artikel/Sammlung nach CO übertragen werden.

Artikelübertragung aus ITScope an Concept Office

Artikel können aus ITScope an Concept Office übergeben werden. Hierfür wird die „Teilen“-Funktion der Plattform genutzt. Je nach ERP muss der entsprechende Übertragungslink verwendet werden. Bei der Übertragung wird zwischen einzelnen Artikeln oder Sammlungen unterschieden.

Für die Artikelübertragung an Concept Office gibt es einen Concept Office Button in der Teilen Funktion:

Bestellausgabe an ITscope

Für die Ausgabe einer Bestellung zu ITscope gibt es die Ausgabeart „ITscope“:

Standardmäßig die kann Ausgabeart am Lieferanten vorbelegt werden (Firma –> Lieferantendaten –> Bestellausgabe)

Falls Bestellungen der Ausgabeart OpenTrans mit anderen Mitteln erfolgt (bspw. Bestellungen werden an Soennecken automatisch per EDI-Schnittstelle versendet), so muss die Konfiguration 60 - „Bestellungen (openTRANS) in nach Lieferanten getrennte Ordner speichern“ auf 1 -Ja gestellt werden.

Sonst werden ITscope-Bestellungen versehentlich an den falschen Lieferanten versendet.

Damit die Ausgabe erfolgen kann, muss folgendes gepflegt sein:

Positionen besitzen die Bestellnummer des Lieferanten
Die Bestellung ist Vorgangsbezogen
Am Lieferanten steht Ihre Kundennummer und die ITscope Lieferantennummer (Frmednummer)

EDI-Schnittstelle: Belegabgleich aus ITscope per API-Abruf

Belegabgleich mit ITscope

maschinen:zaehler

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-08-22T11:44:34+00:00

Zähler

Drucker besitzen mechanische oder elektronische Zählwerke, welche wiederspiegeln, wie oft bestimmte Funktionen des Geräts benutzt wurden. In Concept Office lassen sich diese Zahlen als sogenannte Zähler abbilden. Zähler werden im Umfeld des technischen Kundendienstes an verschiedenen Stellen im Programm verwendet, beispielsweise bei Service-Einsätzen oder Vertragsabrechnungen.

Definition von Zählern

Alle Zähler, die verwendet werden sollen, werden im Modul Mandanten, Registerkarte Vorgabewerte TKD definiert. Jeder Zähler benötigt einen eindeutigen Namen.

Spalte	Beschreibung
Zähler	Name des Zählers
Lfd Nummer Anzeige	ermöglicht die Definition einer Anzeigereihenfolge (sonst alphabetisch)
Klickfaktor	wird verwendet bei Berechnungen von Gesamtzählern für TKD-Statistiken
Art	legt fest, ob der Zähler der Kategorie schwarz/weiss, Farbe oder Scan zugeordnet wird. Nur Zähler dieser 3 Arten können in der Vertragskalkulation verwendet werden.
technischer Zähler	ermöglicht es den Zähler als technischen Zähler zu verwenden
kaufmännischer Zähler	ermöglicht es den Zähler als kaufmännischen Zähler zu verwenden
Aufschlag Wartung %	Kalkulationsgröße für die Vertragskalkulation
Aufschlag Folgeklick %	Kalkulationsgröße für die Vertragskalkulation
Kumulierender Zähler	Ist der Haken gesetzt, zählt der Zähler immer weiter und beginnt nicht bei jeder Abrechnung bei 0. Der Haken ist standardmäßig gesetzt.

technische und kaufmännische Zähler

Mit Concept Office 7.0 wurde der Begriff des kaufmännischen Zählers eingeführt und verschiedene, bisher nur über Umwege zu realisierende Konstellationen, einfach und transparent abzubilden. Alle im Mandanten hinterlegten Zähler besitzen die Kennzeichen technischer Zähler und kaufmännischer Zähler, welche bei der Verarbeitung unterschiedliche Auswirkungen haben.

technischer Zähler: Soll einem Zähler entsprechen, der namentlich so am Gerät existiert („realer Name“). Nur ein als technisch markierter Zähler kann am Modellartikel zugewiesen werden.

kaufmännischer Zähler: Dient als Namensgeber gegenüber dem Endkunden. Wird weiterhin beim Poolen von Erlösen ausgewertet. Nur ein als kaufmännisch markierter Zähler kann einem Vertragserlös zugewiesen werden.

Beim Update auf Concept Office 7.0 werden alle vorhanden Zähler sowohl als kaufmännisch als auch als technisch gekennzeichnet.

Nicht kumulierende Zähler

Am Zähler (Mandanten/Register Vorgabewerte(Service)) gibt es eine Eigenschaft ‚Ist kumulierend‘. Damit wird gesteuert, ob eine Zählermeldung immer auf der vorhergehenden basiert oder der Ausgangswert immer = 0 ist. Der Standardwert hierfür ist = 1, da Meldungen von Zählerständen immer fortlaufend erfasst werden. Andere Meldungen, wir z.B. Transfervolumina (MByte), werden jeden Monat absolut erfasst und beruhen damit immer auf dem Ausgangswert = 0. Bei Zählern der Arten „Farbe“, „schwarz/weiß“ und „Scan“ erhalten sie eine Warnung, wenn der Haken entfernt wird, da ein klassischer Print- und Scanvertrag immer kumulierend ist.

Zuweisen am Modellartikel

Am Modellartikel, Registerkarte TKD, befindet sich die Liste der am Modell vorhandenen Zähler. Die Zähler werden automatisch jeder Maschine dieses Modells vererbt.

Spalte	Beschreibung
Zähler	Name des Zählers
Beschreibung	Feld für eigene Ergänzung
Ort	optionale Angabe, wo der Zähler am Gerät zu finden ist
Nullung bei	Nullungsoffset bei mechanischen Zählwerken
Klickfaktor	wird verwendet bei Berechnungen von Gesamtzählern für TKD-Statistiken
kalkulierter Klick-EK	statistische Größe für den EK dieses Zählers
kalk. Info	Feld für eigene Ergänzung
zugeordneter kaufmännischer Zähler	Vorgabe eines abweichenden kaufmännischen Zählers welcher bei Vertragserlösanlage vererbt wird

Zählerstände einer Maschine

Jede Maschine besitzt die an Ihrem Modell festgelegten Zähler und speichert dazu ihre eigenen Zählerstände. Jeder Zählerstand ist eindeutig einem Datum zugeordnet.

Zähler im Vertrag

Wenn in Verträgen Klickerlöse verwendet werden sollen, müssen diese immer einen technischen Zähler als Berechnungsgrundlage besitzen. Zum Zeitpunkt einer Vertragsabrechnung werden die aktuellen Zählerstände angefordert. Dabei wird auf den kundenseitigen Dokumenten namentlich der kaufmännische Zähler ausgegeben.

Der kaufmännische Zähler ist auch das Kriterium, mit dem Klickerlöse zu einem Pool zusammengefasst werden.

Durch kaufmännische Zähler ist es möglich, unterschiedliche Zähler zu einem oder zu mehreren Pools zusammenzufassen.

Maschinen, Vertraege, Zaehler, Pool

mps_maschinen:mpsinfos_anzeigen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:58+00:00

Akademie

MPS-Infos in Concept Office anzeigen

Mit angeschlossenem MPS-System können im Maschinenstamm Toner-Füllstände und Zählerstände live abgerufen und übernehmen.

Aufruf

Über die Modulfuktion MPS-Infos abrufen wird der Abruf gestartet:

Die Funktion ist nicht verfügbar, wenn die Maschine nicht über ein online abrufbares MPS-System angeschlossen ist.

Inhalte

Bei Aufruf verbindet sich Concept Office direkt mit dem MPS-System und ruft die Informationen ab. Die auf dem MPS-System verfügbaren Informationen werden in einem Dialogfenster angezeigt.

Der Umfang der Informationen hängt von den durch das MPS-System bereitgestellten Daten ab.

Verbrauchsmaterialien

Die am Gerät eingebauten Verbrauchsmaterialien werden mit Füllstand, Reichweite und dem Datum der letzten Lieferung angezeigt.

Als Datum der letzten Lieferung wird das Datum des letzten Lieferscheines verwendet, ist ein solcher nicht vorhanden bspw. auf Grund von Direktlieferung erscheint die Anzeige ‚Vorgang vom x‘.

Zählerstände

In der Zählerübersicht werden die Zähler des MPS-Systems sowie deren Zuordnung zu Concept Office-Zählern angezeigt. Die Zuordnung der Zähler kann auf der gleichnamigen Registerkarte editiert werden.

Der Datenstand entspricht dem Zeitpunkt der letzten Übertragung der realen Maschine zum MPS-System.

Manuelles Speichern von Zählerständen

Concept Office speichert Zählerstände in einer Massenverarbeitung. Um gezielt für eine Maschine Zähler zu übernehmen, z.B. um sie für einen Service-Auftrag aktuell vorliegen zu haben, gibt es die Schaltfläche Zählerstände speichern. Diese erzeugt pro zugeordnetem Zähler einen Datensatz vom Typ MPS-Zähler.

Ereignisse

Wurden Ereignisse zu der Maschine bereitgestellt, werden diese angezeigt.

MPS, MPS Maschinen, Concept MPS, Toner, Maschine

mps_meldungen:allgemein

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:58+00:00

Allgemein

Unterstützte MPS-Systeme:

Unterstützte Meldungsarten:

Bedarfsmeldungen

Das Modul Mps-Meldungen wird in der Strukturansicht unter Aktuell-Kundendienst aufgerufen. Für eine zügigere Navigation kann zur Eingabe das Kürzel MM verwendet werden.

Neben der Auswahl des gewünschten MPS-Systems (1) und der Meldungsart (2) besteht die Option einen bestimmten Zeitraum (3) oder Kunden (4) zu wählen. Anschließend werden die Eingaben mit dem Anzeigen-Button (5) bestätigt.

Der angezeigte Datenstand entspricht der Zeit bis zum letzten Abruf (Meldungen abgleichen) vom MPS-System durch Concept Office.

Im Menü befindet sich außerdem eine Check-Box (Kontrollkästchen) (6), durch deren Aktivierung die erledigten Meldungen ebenfalls angezeigt werden können.

Funktionsübersicht

Automatischer Abruf per Automation
Selektierter Abruf pro MPS-System per Modulfunktion
Komplexe Filtermöglichkeiten
Zusammenfassung von Meldungen, z.B. nach Maschine oder Lieferanschrift, für die Weiterverarbeitung
Plausibilitätsprüfung von Bedarfsmeldungen
Automatische Auswahl des Artikels unter Berücksichtigung von Vertrag und Modell (Original/Alternative)
Verschiedene Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung wie Aktivität, Service-Auftrag, Ticket oder Vorgang
Anzeige von Meldungen (Prüffehlertext), die durch den Kunden bereits behoben wurden
Berücksichtigung der Fremdbetreuung von Maschinen

Wurden Bedarfsmeldungen bisher per E-Mail-Import über ConceptEDI eingelesen, muss dieser, wenn die Weiterverarbeitung per MPS-Meldungen erfolgen soll, deaktiviert werden!

Ermittlung der Artikelnummer

Die Artikel-Nr wird anhand von ArtikelartTKD und Farbkennung der am Modell-Artikel hinterlegten Materialien ermittelt.

Ist im MPS-System eine Artikelnummer hinterlegt, so hat diese Vorrang, falls bisher die Zuordnung über das MPS-System erfolgte.

Ob ein original- oder kompatibler Artikel verwendet wird hängt von der Einstellung am Vertrag bzw. der jeweiligen Maschine ab.

Über die Einstellung „Bedarfsmeldung MPS-Artikelnummer ignorieren“ an den MPS-Systemen am Mandanten wird die in der Bedarfsmeldung übermittelte Artikelnummer nicht berücksichtigt und immer eine Ermittlung anhand der CO-Stammdaten durchgeführt. Eine vom MPS-System gelieferte Artikelnummer wird in den MPS-Meldungen in Klammern gesetzt.

Wenn der Fleetmanger für Verbrauchsmaterial die Artikelart ‚Toner‘ liefert und kein entsprechender Artikel dieser Artikelart gefunden wird, sucht CO nun zusätzlich am Modell in den hinterlegten Materialien für die Artikelart TKD ‚Tintenpatrone‘.

Grund: FM-Audit liefert bei Verbrauchmaterialmeldungen auch für Tintenstrahldrucker die Artikelart TKD ‚Toner‘.

Anzeige und Aktualisierung von Meldungen

Beim Anzeigen von Meldungen oder dem Aktualisieren der Ansicht erfolgt ein Datenabgleich. Folgende Schritte werden dabei für jede Meldung durchgeführt:

Meldungen für gelieferte Vorgänge werden erledigt (Meldungsstatus)
Abgleich Zähler mit MPS-System
Abgleich Reichweite (Tage/Seiten) mit MPS-System
Abgleich Letzter Einbau (lastRefill) mit MPS-System
Laufleistungskontrolle aktualisieren

Fremdbetreuung

Ist an einer Maschine für Fremdbetreuung Material ein Eintrag (ungleich 0) vorhanden, werden Meldungen für diese Maschine mit dem Status erledigt eingelesen.

mps_meldungen:vorbereitungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:58+00:00

Vorbereitungen

Im Modul Mandanten muss in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD), in der Tabelle MPS-Systeme, am entsprechenden MPS-System, die Funktion Web-Service-Anbindung Bedarfsmeldungen aktiviert werden.

Werden die Bedarfsmeldungen für das Kundenportal aktiviert, wird im Kundenportal die Bestellmenge für Toner mit 1 vorbelegt und ist nicht änderbar. Die Angaben aus dem Bemerkungs-Feld werden in den Meldungstext der MPS-Meldung übernommen.

Für die Ermittlung der Zählerstände im Bezug zum jeweiligen Verbrauchsmaterial muss am Zähler im Mandanten die entsprechende Zuordnung (Schwarz/Weiß bzw. Farbe) vorgenommen werden.

Um ein optimales Ergebnis zu erhalten, ist es für Verbrauchsmaterialien im Modul Artikel notwendig, folgende Werte entsprechend zu pflegen …

Wert	Zweck	Bemerkung
ArtikelartTKD	Artikelermittlung	Die Angabe von Entwicklereinheit, Resttonerbehälter, Toner oder Trommel wird für die Ermittlung des jeweiligen Artikels herangezogen
Farbkennung	Artikelermittlung	ohne die Farbkennung ist keine Ermittlung bei Farbsystemen möglich
Original-/kompatibler Artikel	Artikelermittlung	Steuert auf Vertrags- bzw. Maschinen-Ebene, ob ein Original- oder kompatibler Artikel geliefert werden soll
Laufleistung lt. Hersteller (Klicks)	Plausibilitätsprüfung	Da beim Import einer Meldung, dank MPS-System, der Zählerstand zur Verfügung steht, kann die Laufleistung des letzten gelieferten Artikels ermittelt werden

Je nach Datenqualität des Artikelstamms, ist es in einem gewissen Rahmen möglich, die ArtikelartTKD und die Farbkennung per Massenänderung zu setzen. Wenden Sie sich hierzu bitte an den Support.

Verträge, Reiter Maschinen
Check-Box zur Auswahl Original-/kompatibler Artikel

nummernkreise:nummernkreise

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-09-10T13:38:43+00:00

Nummernkreise

Das Modul Nummernkreise befindet sich im Strukturbaum unter Administration.

In einem Mandanten werden verschiedene fortlaufende Nummern benötigt, um Eindeutigkeiten zu gewährleisten. Diese so genannten Belegnummern werden in diesem Modul zusammengefasst.

Es wird immer die nächste zu vergebene Nummer angezeigt. Änderungen sollten nach der Festlegung nicht mehr erfolgen, damit ein geschlossener Nummernkreis gewährleistet wird.

Es besteht die Möglichkeit pro Geschäftsbereich einen eigenen Nummernkreis zu verwenden.

Anlage von Belegnummern

Über den Reiter „Eingabe“ kann ein neuer Nummernkreis angelegt werden. Für die genauere Definition, wo die Nummern zur Anwendung kommen, stehen die Felder Geschäftsbereich, Art und Filiale zur Verfügung.

Anschließend wird im Feld Nummer die Startzahl eingeben. Die Nummernkreise müssen eindeutig definiert werden, d.h. es darf keinen zweiten Kreis mit den gleichen Schlüsseln geben.

Bei der Vergabe sollten ausreichend große Abstände zwischen den Nummernkreisen eingehalten werden.

Es besteht die Möglichkeit pro Geschäftsbereich und Filiale einen eigenen Nummernkreis zu verwenden.

Achtung, nur die folgenden Nummernkreise können filialabhängig definiert werden:

- Firmennummern/Debitoren/Kreditoren
- Maschinennummern
- Vorgangsnummern
- Bestellungsnummern
- Vertragsnummern
- AngebotsNummern
- Lieferscheinnummern
- Rechnungsnummern
- Gutschriftsnummern
- Nullrechnungsnummern
- Einmalrechnungsnummer
- Barverkaufsnummern

Nummernkreise können nicht gleichzeitig einem Geschäftsbereich und einer Filiale zugeordnet werden.

Um die Filial-Funktionalität nutzen zu können, muss außerdem die Konfiguration 479 „Nummernvergabe nach Filialzuordnung“ aktiviert werden.

Konfiguration 479: Nummernvergabe nach Filialzuordnung

0 - Nein
1 - Ja

Arten von Belegnummern

Die Belegnummern sind in 3 Gruppen aufgeteilt: interne Nummern, Formulare und Stammdaten. Diese werden automatisch an Hand der Art des Nummernkreises ermittelt. Ersichtlich sind diese in der Übersicht in der Spalte Gruppe.

Formularnummern

Hier befinden sich die Belegnummern, die Sie später auf den gedruckten Firmendokumenten vorfinden, also auch für Ihre Kunden und Lieferanten zu sehen sind.

Alle Belegnummern die Rechnungen und Gutschriften betreffen, müssen mandantenweit eindeutig sein. Anders ausgedrückt handelt es sich um verschiedene Intervalle auf dem selben Zahlenstrahl. Wählen Sie deshalb die Abstände entsprechend groß aus.

Stammdaten

Die hier befindlichen Belegnummern dienen hauptsächlich den Stammdaten in Ihrem Unternehmen.

interne Nummern

Diese Nummern haben technischen Charakter und dienen dem Programmablauf. Sie müssen nicht oder nur in Rücksprache mit dem Support verändert werden.

mehrere Nummernkreise verwenden

Im einfachsten Fall gibt es im Mandanten genau einen Nummernkreis, ohne Geschäftsbereichszuordnung. Falls es notwendig ist, lässt sich aber pro Geschäftsbereich ein eigener Nummernkreis definieren. Dieser kann so eingestellt werden, dass nur bestimmte Nummern eigenständig ermittelt werden.

Ist eine Belegnummer auf -1 gestellt, wird bei der Ermittlung die Belegnummer des Standardnummernkreises verwendet.

Einrichtung Schritt für Schritt:

Kopieren der Belegnummern durch die Menüfunktion Speichern unter
Auswahl des gewünschten Geschäftsbereiches
Setzen aller Werte auf -1
Setzen der Werte, die vom Standard abweichen

Trotzdem mehrerer Nummernkreise muss jeder Nummer pro Typ und Mandant eindeutig sein. Beispielsweise kann es nur ein Angebot 9300155 geben. Achten Sie bei der Vergabe auf ausreichend große Intervallabstände.

Mandanten, Belegnummer, Nummernkreis

provisionsabrechnung:provisionsabrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-21T06:49:29+00:00

Provisionsabrechnung (PV)

Im diesem Modul kann für fakturierte Vorgänge eine Provisionsermittlung durchgeführt werden.

Zur erfolgreichen Abrechnung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Provisionsgruppen sind im Mandantenstamm gepflegt und den Artikeln zugeordnet
Provisionsstaffeln sind gepflegt und den Verkaufsteams zugeordnet
den Vorgängen/Vorgangspositionen ist jeweils das korrekte Verkaufsteam zugeordnet

Auswahlbedingungen

Die Provisionsermittlung erfolgt nach mindestens einer der folgenden Auswahlbedingungen:

Zeitraum (von-bis)
Mitarbeiter (von-bis)
Verkaufsteam

Drucken der Provisionsliste und Überarbeitung

Über den Button Seitenansicht kann die Provisionsabrechnung für die eingestellte Auswahl als Vorschau auf dem Bildschirm angezeigt werden. Mit dem Button Drucken wird die Provisionsliste ausgedruckt.

Außerdem werden danach in der Registerkarte Übersicht die Rechnungen mit dem jeweiligen Artikelumsatz angezeigt.

Mit einen Doppelklick auf eine Rechnung, wird der Datensatz ins Register Provisions-Daten geladen und die Provision pro Position angezeigt. Bei einer Provisionsteilung wird der Provisionsbetrag anteilig gesplittet.

Auf Positionsbasis können nun manuelle Änderungen vorgenommen werden, z.B. Änderung der Provision.

Abrechnen der Provisionen

Nach eingehender Prüfung der Provisionen können diese abgerechnet werden. Dazu klicken Sie auf den Knopf Abrechnen auf der Registerkarte Provisions-Liste.

Dadurch wird die Provision als Auszahlung für die provisionsberechtigten Mitarbeiter eingetragen. Ebenfalls findet eine interne Kennzeichnung der Vorgangspositionen statt.

Achtung bei Artikeln, die nach Rechnungsstellung durch den Rechnungseingang in den Vorgang gebucht wurden, wird die Rechnungsnummer 1 hinterlegt.

Bei Rechnungskorrekturen wird die Provisionsteilungen anhand einer referenzierten Rechnung aus dem Ursprungsauftrag übernommen.

Auswertungen, Provisionsabrechnung, Provision

Weitere Informationen

rechnungseingang:buchung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-05-21T08:55:59+00:00

Rechnungsprüfung und Buchung

Rechnung suchen

Um die gewünschte Bestellung zu finden, kann die Bestellnummer oder die Lieferscheinnummer unter „Auswahl zu prüfender Bestellungen“ eingetragen werden. Mittels Klick auf „Anzeigen“ werden nun der Lieferant und die einzelnen Positionen angezeigt.

Die Positionsliste kann über das Symbol auf ein eigenes Fenster ausgelagert werden.

Wareneingang buchen

Sie können auch Rechnungen prüfen, für die noch kein Wareneingang erfolgte und diesen bei Bedarf gleich mit buchen.

Hierfür müssen Sie bei „Auswahl zu prüfender Bestellungen“ die Lieferscheinnummer angeben. Zudem muss „Rechnungsmenge gleichzeitig als Liefermenge in der Bestellung zubuchen“ angeklickt sein. Bei der anschließenden Buchung wird der Wareneingang mit gebucht.

Um den Status der Positionen unterscheiden zu können, gibt es eine farbabweichende Textdarstellung der Positionen:

Textfarbe	Status
schwarz	geliefert, nicht geprüft
grün	geliefert und geprüft
rot	nicht geliefert, nicht geprüft

Ist an der Versandart eine Einstellung bei „Aktion beim Buchen der vom Lieferanten gemeldeten Menge“ gesetzt, wird diese an dieser Stelle ebenfalls ausgewertet.

Rechnungsprüfung vornehmen

Um die Rechnungsprüfung durchzuführen sind folgende Angaben zwingend notwendig:

Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Rechnungsmenge
Netto (welches auf der Papierrechnung steht)

Mittels der Selektion im unteren Bereich können Sie bestimmen, welche Positionen Sie buchen wollen, ob Sie die Lieferung gleich mit buchen wollen und ob die Rechnung an die Fibu übergeben werden soll. Außerdem haben Sie die Möglichkeit einen Buchungstext einzutragen.

Mittels dem Haken „Freigabe“ an der Position können Sie nur bestimmte Positionen zur Buchung freigeben. Dazu müssen Sie vor dem Buchen dann noch den Haken „nur freigebene Positionen buchen“ setzen.

Beim Buchen einer Eingangsrechnung über den Rechnungseingang wird geprüft, ob dazu eine importierte Lieferantenrechnung existiert. Falls ja, wird diese auf den Status ‚extern gebucht‘ gesetzt.

Gutschriften prüfen

Wenn Sie Gutschriften prüfen, sollten Sie die Referenzrechnungsnummer angeben. Erst wenn der Aktuelle Nettobetrag aus Concept Office mit dem Netto aus der Papierrechnung übereinstimmen, wird die Rechnung sauber gebucht. Sollte eine Abweichung gebucht werden, wird eine Belastungsanzeige an den Lieferanten erzeugt.

Falls Sie eine Buchung löschen müssen, sollten Sie vorher prüfen, ob diese bereits in die FiBu übergeben wurde.
Achtung immer erst die Positionen freigeben und dann die Übernahmekriterien festlegen.

Buchungstext

Über den Textbaustein bwRechnungseingang kann der Buchungstext der Eingangsrechnung beeinflusst werden. Als Platzhalter im Text sind für die BelegId #Laufendenummer#, für die Bestellungsnummer #BN#, für die Auftragsnummer #Vorgangsnummer# und für die Referenznummer #ReferenzNr# vorgesehen.

Achtung: Für die Fibuübergabe muss ein einzeiliger Text verwendet werden. Die max. Zeichenlänge (z.B. Datev 3.0 - 60 Zeichen) sollte beachtet werden, ansonsten wird der Text gekürzt ausgegeben.

Dokumente hochladen

Im Rechnungseingang kann das externe Rechnungsdokument mittels Drag&Drop-Funktion zu den Rechnungsdaten hinzugefügt werden. Dafür wird das Dokument einfach per Maus auf das Blatt-Symbol im Rechnungseingang gezogen.

Die PDF-Datei wird, entsprechend der für Drag&Drop-Dokumente festgelegten Einstellungen, im CO-Dokumenteordner abgelegt.

Seiten in diesem Namensraum:

Abschläge für Einkaufsrechnungen

Feldbeschreibung Rechnungseingang

Konfigurationen und Rechte

Leasingrückkauf

Positionen umlegen

Rechnungseingang

Rechnungseingang

schnittstellen:copagent_vorbereitungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:02+00:00

Vorbereitungen Schnittstelle "cop agent" und "neos"

Begleitender Artikel zu copagent und neos

Systemvoraussetzungen

In dem lokalen Netzwerk, in dem auch Concept Office eingesetzt wird, muss eine cop- bzw. NEOS-Installation mit der Lizenz „professional“ vorhanden sein. Diese ist bei cop bzw. Nordanex kostenpflichtig zu erwerben und beinhaltet die notwendige SOAP-Schnittstelle. Zusätzlich muss der ConceptOfficeButton bei Dienst-Support kostenpflichtig freigeschalten werden. Lassen Sie sich bei der Einrichtung vom Dienst-Support unterstützen.

Kontaktdaten cop:

cop software + services GmbH & Co. KG
Stuttgarter Straße 24
D-71665 Vaihingen an der Enz
Tel.:+49 (0) 7042 81434-0
Fax: +49 (0) 7042 81434-29
Email: support@cop-software.de

Kontaktdaten neos:

Nordanex Systemverbund GmbH & Co. KG
Barkhausenstraße 2 / t.i.m.e.Port 2
D-27568 Bremerhaven
Tel.:+49 (0) 471 483839-0
Fax: +49 (0) 471 483839-29
Email: info@nordanex.de

Das Modul ist mit der CO-Lizenz COP-Agent verfügbar.

Administrative Einstellungen

Die Artikeldaten werden per Webservice abgerufen. Dafür müssen die Zugangsdaten im Modul Externe Systeme eingetragen werden. Für eine Cloudinstallation von cop bzw. NEOS ist der Eintrag einer zweiten Url notwendig. In das Feld URL kommt die URL(SOAP) und in die Zusatzinfo1 die URL mit der das Webinterface aufgerufen wird.

Desweiteren muss die Anwendung CoCallBack.exe aus dem Programmverzeichnis auf jedem Rechner einmalig als Administrator ausgeführt werden. Die Anwendung trägt die nötigen Registry-Einträge in den Branch HKEY_CLASSES_ROOT ein. Diese Einstellungen stellen den Datenaustausch mit Cop sicher.

Damit Concept Office Lieferanten und Artikel den cop-/NEOS-Daten richtig zuweisen kann, müssen die entsprechenden IDs korrekt hinterlegt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie weiter unten.

Unser Support wird Ihnen bei den administrativen Einstellungen bei Bedarf gern behilflich sein.

Lieferant zuweisen

Im Firmenstamm gibt es in der Registerkarte Mitarbeiter/Weiteres die Tabelle Externe Kundennummern. Hier muss bei jedem cop-/NEOS-Lieferant die sup_id aus cop agent bzw. NEOS eingetragen werden. Die externe Warenwirtschaft muss „cop“ heißen.

Hier finden Sie die allgemeine Übersicht der IDs:

http://copwiki.de/mediawiki/index.php?title=Lieferantenkonten

Einige IDs erhalten Sie nur auf Anfrage beim jeweiligen Lieferanten.

Artikel zuweisen

Am Artikel wird in der Registerkarte Mengeneinheiten/Kataloge in der Tabelle Kataloge ein Eintrag erwartet. Der Katalogname muss dabei „cop“ heißen und die map_id der COP-/NEOS-Daten als Abweichende Artikelnummer eingegeben werden. Bei Artikelanlage aus cop agent / NEOS heraus, wird diese Zuordnung automatisch vorgenommen.

Artikel können mit den bestehenden Artikeln verknüpft werden, indem im Übernahmeschema der Haken an vorhandene Artikel anfügen gesetzt wird. Dabei wird geprüft, ob die CO Artikelnummer bereits vorhanden ist. Weitere Informationen zur Bildung der Artikelnummer finden Sie hier.

Die Verknüpfung funktioniert nur dann, wenn bei der Übernahme dieselbe Artikelnummer entsteht, wie bereits im CO vorhanden. Alle abweichenden Artikelnummern sollten überprüft und bei Bedarf manuell in der Tabelle verknüpft werden.

Hersteller zuweisen

Gewünschte Hersteller müssen im Concept Office angelegt werden und können als Hersteller gekennzeichnet werden. Die Warenwirtschaft muss dabei „CopHersteller“ heißen und die man_id der COP-/NEOS-Daten als FirmenNr. in externe Kundennummern eingegeben werden. Das gewünschte Herstellerkürzel muss unter Lieferantendaten→Lieferantenkürzel eingetragen werden. Diese Datenpflege ist nur notwendig, wenn bei der Artikelnummernbildung das Herstellerkürzel automatisch ermittelt werden soll.

Diese Einstellung ist optional, wenn das Übernahmeschema //Herstellerkürzel aus den Stammdaten für die Artikelnummernbildung// verwendet wird.

Schnittstelle, Vorgänge, cop

sonderkonditionen:sonderkonditionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-01-07T09:33:11+00:00

Sonderkonditionen

Kundensonderkonditionen werden in der Strukturansicht unter Stammdaten/ Sonderkonditionen aufgerufen. Für eine zügigere Navigation kann zur Eingabe das Kürzel SO verwendet werden.

In dem Modul können diese für Artikel mit dem Auswahl-Kennzeichen Sonderkonditionen=Klassisch festgelegt werden.

Kundenzuordnung (1)

Es ist möglich speziell für einen Kunden, eine Kundengruppe oder für eine zeitlich begrenzte Aktion Konditionen anzulegen.

Kundenpreis
Kundengruppenpreis
Aktionspreis

Artikelzuordnung (2)

Zu einem speziellen Artikel lt. Artikelnummer, einem Artikelbereich, für eine Warengruppe, einem Warengruppenbereich oder einer Preisgruppe kann ein Sonderpreis oder Sonderrabatt angelegt werden.

Wird eine Sonderkondition für einen Artikel angelegt, dann kann hier auch eine abweichende Losgröße zum Artikelstamm hinterlegt werden.

Soll eine Sonderkondition für Alle Artikel im Stamm angelegt werden, dann kann dies im Artikelbereich mit der Eingabe von * erfolgen .

Allgemein (3)

Der Zeitraum für die Sonderkondition wird mit Gültig ab und Gültig bis hinterlegt, wobei Gültig bis keine Einschränkung haben muss.
Als Preiskatalog für die Sonderkonditionen stehen die vorhandene VK-Preiskataloge zur Verfügung.
Unter Mengenstaffel kann eine bestimmte Staffel gewählt werden.
Unter Rabattmerkmal kann festgelegt werden, ob Rabatte für alle Artikel, für rabattfähige oder für nicht rabattfähige Artikel gelten.
Es kann zusätzlich ein Rahmenvertrag, der mit dem Kunden besteht in der Sonderkondition hinterlegt werden.
Zudem kann das Merkmal Kundenkernsortiment gesetzt werden. Dieses wird im Soennecken Webshop ausgewertet und sorgt dafür, dass der Kunde nur diese Artikel sehen kann.
Der an der Sonderkondition mit Lfdnr.=1 gespeicherte Wert für ‚Kernsortiment‘ wird nun bei Neuanlage einer Kondition in der Maske vorbelegt.

Zusatzrabatt-Vereinbarungen (4)

Soll zu den vereinbarten Sonderkonditionen ein zusätzlicher Rabatt gewährt werden, zum Beispiel bei Onlineshop-Bestellungen, kann dies unter den Zusatzrabatt-Vereinbarungen vorgenommen werden.

Dann wird im Vorgang, bei der hier eingetragenen Eingangsart, dieser Rabatt zusätzlich vergeben.

Sonderpreise (5)

In dieser Rubrik werden die vereinbarten Sonderpreise oder Sonderrabatte hinterlegt. Es kann auch eine Preis-Staffelung erfolgen.

Wird der Preis über einen Preiskatalog oder eine Mengenstaffel ermittelt, beispielsweise für Artikelbereiche, so muss hier kein Eintrag erfolgen.

Sicherungskopie

Bei eingestellter Konfiguration 380 wird bei Erzeugen einer Preiskalkulation in den Sonderkonditionen eine Sicherungskopie der übernommen Daten in einer Exceldatei erzeugt. Diese wird dann im Dokumentenordner unter Mandant\Preispflege\uebernommen abgelegt.

Anlage Vorgang

Bei der Anlage eines Vorganges aus der Sonderkondition heraus ist diese Konfiguration zu beachten:

Konfiguration 254: Version XRechnung

Bei Kunden mit Kostenstellen ist deren Angabe im Vorgang Pflicht

0 - Nein
1 - Ja

Übernahme in die Preispflege

Siehe Übernahme Sonderkonditionen in die Preispflege

Artikel

stammdaten_tkd:vertragspreisanpassung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-25T08:23:03+00:00

Vertragspreisanpassung

In diesem Modul können Änderungen für Vertragspreise durchgeführt werden. Dabei können Kunden informiert und Erhöhungen freigegeben oder zurückgestellt werden.

Das Modul Vertragspreisanpassung befindet sich im Strukturbaum unter Stammdaten TKD.

Anlage Vertragspreisanpassung

Über Klick auf Neu kann eine neue Vertragspreisanpassung hinterlegt werden, dabei wird automatische eine eindeutige Nummer vergeben. Anschließend erfolgt die Eingabe einer Bezeichnung.

Im Bereich Selektionskriterien können verschiedene Voreinstellungen für die Auswahl der zu erhöhenden Vertragserlöse bei der automatischen Vertragspreisanpassung getroffen werden. Gewählt werden kann:

Geschäftsbereich
Vertragsarten
Erlösart
Firma
Kundengruppe
Preisanpassungs-Schema

Die hier hinterlegten Daten bei den Selektionskriterien spielen bei der manuellen Vertragspreisänderung keine Rolle. Sie haben dort lediglich informativen Charakter.

Es kann bei der Vertragspreisanpassung ein Kundenanschreiben aufgerufen werden. Dafür ist es möglich einen formatierbaren Kopftext im gleichnamigen Feld einzugeben.

Zudem kann eine Bemerkung hinterlegt werden. Diese hat lediglich informellen Charakter und ist nur intern sichtbar.

Manuelle und automatische Vertragspreisanpassung

Es gibt zwei Wege, um Verträge für die Vertragspreisanpassung vorzubereiten. Zum einen kann im Modul Verträge eine manuelle Auswahl getroffen und diese dann über die Modulfunktion „zu Vertragspreisanpassung hinzufügen“ zur Weiterverarbeitung gegeben werden. Zum anderen können die Verträge unter zu Hilfenahme der hinterlegten Daten am Vertrag im Modul Vertragspreisanpassung importiert werden.

Manuelle Vertragspreisanpassung

Bei der manuellen Vertragspreisanpassung haben alle Anpassungs-Werte, die am Vertrag eingegeben wurden, keine Gültigkeit. Anzupassende Verträge werden über Selektionen ausgewählt und in das Modul Vertragspreisanpassung weitergegeben. Dort werden dann die Erhöhungswerte festgelegt.

Verträge manuell hinzufügen

Im Modul Verträge erfolgt eine Auswahl der Verträge, die zur Erhöhung vorgesehen sind. Dazu kann die „Fernglassuche“ verwendet werden.

Sind in der Übersicht nur noch Verträge, die selektiert werden sollen, erfolgt über die Modulfunktion Zur Vertragspreisanpassung hinzufügen eine Überführung in das entsprechende Modul.

In dem daraufhin angezeigten Fenster kann entschieden werden, ob die selektierten Verträge in eine bereits vorhandene oder in eine neue Vertragspreisanpassung überführt werden sollen.

Bei einer neuen Anpassung erfolgt zusätzlich die Eingabe einer Bezeichnung sowie des Stichtages. Zudem werden die zu überführenden Erlösarten (Klick, Wartung, Miete) benötigt.

Preise manuell ändern

Im Modul Vertragspreisanpassung kann eine bestehende Anpassung geöffnet oder neu angelegt werden. Die im Bereich Selektionskriterien hinterlegten Felder spielen bei der manuellen Vertragspreisänderung keine Rolle und haben lediglich informativen Charakter.

Im Reiter Vertragserlöse befinden sich alle Erlöse im Status erfasst. Durch Markieren und Löschen können auch hier noch Vertragserlöse von der Anpassung geschlossen bzw. über die Modulfunktion Vertragserlöse manuell hinzufügen ergänzt werden.

In der Spalte Neuer Preis kann eine Preisvergabe erfolgen. Alternativ kann die Modulfunktion Massenänderung verwendet werden. Per Massenänderung sind folgende möglich:

Status
Anpassung in %
Neuer Preis
Klickpreis runden auf
Abrunden für Pauschalen und Klickpreise

Es ist möglich eine Massenänderung mit Faktor = 0 % durchzuführen. Durch diese Funktionalität wird der Ursprungspreis (Alter Preis) wieder hergestellt.

Manuelle Anpassung durchführen

Sind alle zu erhöhenden Erlöse mit einem neuen Preis versehen worden und der Status dieser Erlöse ist Freigegeben, können die neuen Preise über die Modulfunktion Vertragsanpassung durchführen in die Verträge übertragen werden.

Automatische Vertragspreisanpassung

Bei der automatischen Vertragspreisanpassung werden die Daten direkt am Vertrag, in der Regel über ein Schema, gepflegt. Das Laden der Vertragserlöse erfolgt anschließend durch eine Modulfunktion.

Ist an einem Vertrag ein Schema für Vertragspreisanpassung hinterlegt, so werden ausschließlich dessen Werte für die automatische Erhöhung verwendet. Abweichende Einstellungen am Vertrag selbst sind nicht mehr möglich (ab 8.3822.2).

Voreinstellungen am Vertrag

Die zur automatischen Vertragspreiserhöhung notwendigen Parameter werden am Vertrag im Reiter „Rechnungsempfänger/Optionen“ selbst hinterlegt. Hier muss der Haken Preisanpassung möglich gesetzt sein.

Anschließend können die Daten manuell in die Felder eingetragen oder ein voran gelegtes Schema aufgerufen werden. Die Pflege der Schemata erfolgt im Modul Vertragspreisanpassungs-Schemata.

Hinzufügen zur Preisanpassung

Im Modul Vertragspreisanpassung werden im Eingabe-Reiter über die Selektionskriterien, die Vertragserlöse ausgewählt, die in die Anpassung gezogen werden sollen. Zur Auswahl stehen die unter Anlage beschriebenen Optionen.

Im Reiter Vertragserlöse steht nun die Modulfunktion Vertragserlöse neu laden zur Verfügung. Durch diese werden alle Erlöse, die

den Selektionskriterien,
den Preisanpassungsdaten aus Vertrag/Schemata entsprechen (letzte Abrechnung bis 1 Tag vor dem Stichtag) sowie
in diesem Zeitraum noch nicht abgerechnet wurden, in dem die Erhöhung stattfindet,

im Status Erfasst in das Grid geladen und erhalten den neuen Preis, wenn die Daten gepflegt wurden. Nun können letzte Änderungen vorgenommen werden.

Abschließend werden die Erlöse wie bei der manuellen Vertragspreisanpassung freigegeben und über die Modulfunktion Vertragsanpassung durchführen, wird der Prozess abgeschlossen.

Kundenbrief versenden

Im Reiter „Eingabe“ ist es einen Kopftext für ein Kundenanschreiben zu erstellen, indem die Kunden über die Preiserhöhung informiert werden. (Abweichende bzw. individuelle Anschreiben können über die Reportabteilung von Software-Concept erstellt werden. )

Anschließend können im Reiter „Vertragserlöse“ die Erlöse selektiert werden, für die ein Anschreiben erstellt werden soll. Über das Drucken-Symbol in der Menüleiste wird der Druck ausgelöst.

Der Vertragserlös erhält nun den Status Kunde informiert.

vertraege:mindestkopien

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-02T06:58:59+00:00

Mindestkopien-Abrechnung

Beim Abrechnen der Klickerlöse gibt es die Abrechnungsart Mindestkopien. Der nachfolgende Artikel beschreibt wie diese Abrechnungsart eingestellt wird und wie die Abrechnung erfolgt.

Einstellen der Abrechnungsart

Um die Abrechnungsart einzustellen gehen Sie wie folgt vor: Öffnen oder legen Sie einen Vertrag an. Weitere Informationen zur Vertragsanlage finden Sie hier.

Beim Anlegen der Klickerlöse wählen Sie als Abrechnungsart 4 - Mindestkopien, festes Intervall aus.

Es existiert keine separate Spalte für Mindestkopien, darum wird die Anzahl der Mindestkopien wird in die Spalte „Frei-/Vorauskopien (monatlich)“ eingetragen. Zudem legen Sie einen Klickpreis für die einzelnen abzurechnenden Klicks fest.

Abrechnungsweise

In der Vertragsabrechnung erfolgt die Errechnung des Klickerlöses wie folgt:

1.Variante: Mehr Klicks als Mindestkopienanzahl

Menge abzurechnende Klicks > Mindestkopien = Menge abzurechnender Klicks * Klickpreis

Ist die Anzahl der abzurechnenden Klicks größer als die Mindestkopienanzahl, dann ergibt sich der Erlös aus den abzurechnenden Klicks * dem eingetragenem Klickpreis.

Beispiel: Klickpreis: 0,01; Mindeskopienanzahl: 3000; Abzurechnende Klicks: 4500

Dann beträgt der Erlös: 4500 * 0,01 = 45,00 Euro.

2.Variante: Weniger Klicks als Mindestkopienanzahl

Menge abzurechnende Klicks < Mindestkopien = Mindestkopien * Klickpreis

Ist die Anzahl der abzurechnenden Klicks kleiner als die Mindestkopienanzahl, dann ergibt sich der Erlös aus der Mindestkopienanzahl * dem eingetragenem Klickpreis.

Beispiel: Klickpreis: 0,01; Mindeskopienanzahl: 3000; Abzurechnende Klicks: 1500

Dann beträgt der Erlös: 3000 * 0,01 = 30,00 Euro.

vertraege:vertragsleistungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T13:40:02+00:00

Vertragsleistungen

In den Verträge in Concept Office lässt sich festlegen, dass Kunden definierte Artikel oder Leistungen unentgeltlich erhalten. Diese werden als Vertragsleistungen bezeichnet.

Funktionsweise

Am Vertrag oder dessen Vertragsart werden die gewünschten Leistungen über Artikelnummern, ganze Warengruppen oder andere Merkmale eingetragen. Wird ein solcher Artikel in einem Service-Auftrag erfasst, weist Concept Office auf die Vertragsleistung hin oder legt diese direkt fest.

Ausschlüsse und Leistung kostenpflichtig

Vertragsleistung ausschließen

Es lassen sich auch Artikel explizit ausschließen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn bis auf eine Ausnahme einen ganze Warengruppe als Vertragsleistung gelten soll. So lässt sich beispielsweise die Warenuntergruppe „Farbtoner“ ausschließen, während die komplette Warengruppe „Toner“ Vertragsleistung ist.

Vertragsleistung kostenpflichtig

Auch in diesem Fall kostet die Vertragsleistung Geld. Dabei wird aber im Gegensatz zum Ausschluss keine Bestpreisfindung gemacht (wenn aktiviert) sondern immer der am Kunden hinterlegte Preis verwendet. Damit ist das sogenannte tonerabnahmebasiertes Serviceverfahren möglich. Der höhere Tonerpreis gilt nur für diesen Kunden solange der Vertrag gültig ist, da mit diesem höheren Preis weitere Serviceleistungen finanziert werden.

Vertragsleistungsarten

Folgende Einstellungen sind als Vertragsleistung möglich

Warengruppe: alle Artikel einer Warengruppe
Warenuntergruppe: alle Artikel einer Warenuntergruppe
Warenunteruntergruppe: alle Artikel einer Warenunteruntergruppe
Artikel: ein konkreteter Artikel
Artikelmaterial (komplett): alle als Material am Modellartikel der Maschine hinterlegten Artikel
Zubehörartikel (komplett): alle als Zubehör am Modellartikel der Maschine hinterlegten Artikel
Service-Artikelart: alle Artikel einer TKD-Artikelart

Es besteht die Möglichkeit, Toner und Farbpatronen in Vertragsleistungen nach ihrer Farbe auszuschließen.

Beim Hinzufügen von Vertragsleistungen kann man nun, wenn die „ServiceArtikelart“ sowie „Toner“ oder „Tintenpatrone“ ausgewählt wird, die gewünschte Farbe festlegen.

Vertragsleistungen definieren

Die Definition ist am Vertrag oder der Vertragsart möglich. Empfohlen ist die Einstellung an der Vertragsart und die - bei Bedarf - individuelle Überarbeitung im Vertrag.

Vertragsart

In den Vertragsarten werden die Vertragsleistungen auf der gleichnamigen Registerkarte hinterlegt.

Sollen neue Leistungen hinzugefügt werden, klickt man auf die Schaltfläche Neuanlage.

Vertrag

Im Vertragsmodul werden die Einstellungen auf der Registerkarte Leistungen/Aussetzungen hinterlegt.

Alle einem Vertrag zugeordneten Maschinen erhalten automatisch die Leistung Leistungen gemäß Vertragsart. Dadurch werden die der Vertragsart zugeordneten Vertragsleistungen zugewiesen.

Vertragsleistungen in Service-Aufträgen

Bei der Eingabe einer Position findet eine Vertragsleistungsprüfung statt. Wird mindestens eine gültige Zuordnung gefunden, wird der Nutzer über ein Dialogfenster informiert und kann nun die Leistung zuweisen.

Alternativ und zu Kontrollzwecken kann man auch die rechte Maustaste über dem Identartikel mit der Funktion „Vertrag prüfen“ nutzen.

Die Position wird dadurch als nicht berechenbar gekennzeichnet und erhält den Verkaufspreis 0. Bei der Faktura des Service-Auftrags wird der Einkaufspreis als Belastung im Umsatz und der Maschinen-/Vertragshistorie eingetragen.

Sonstiges

Konfigurationen

Das Programmverhalten kann über Konfigurationen angepasst werden.

Konfiguration 12: Vertragsprüfung durchführen

Schaltet die Prüfung auf Vertragsleistungen zu- oder ab. (Geschäftsbereichsabhängig möglich)

0 - Nein
1 - Ja
2 - Ja, außer bei Angeboten bzw. Kostenvoranschlägen

Die Vertragsprüfung wird auch für Verträge im Status ‚erfasst‘ durchgeführt. Für die Abrechnung ist der Vertrag jedoch gesperrt.

Konfiguration 128: Vertragsprüfung auch zu Verträgen des Debitors.

Wenn aktiv werden, falls vorhanden, auch die Verträge für abweichende Debitoren berücksichtigt.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 186: Zugeordnete Vertragsleistungen nur berücksichtigen, wenn diese auch als Zubehör hinterlegt sind.

Wenn aktiviert, muss unabhängig von der Vertragsleistungsart der Artikel entweder als Material oder Zubehör am Modell der Maschine hinterlegt sein.

0 - Nein, keine Prüfung
1 - Ja, Prüfung

Konfiguration 197: Bei Vertragsleistungen auf Geschäftsbereich des Vertrages buchen

Steuert, ob bei Vertragsleistungen der Umsatz auf den Geschäftsbereich des Vertrags oder der Vorgangs bzw. Kassenvorgang gebucht wird.

0 - Nein, auf Geschäftsbereich des Vorgangs buchen
1 - Ja, auf Geschäftsbereich des Vertrags buchen

Konfiguration 229: Zuordnung des AD-Mitarbeiters bei Vertragsleistungen.

Steuert die Ermittlung des AD-Mitarbeiters für eine Vertragsleistung-Position.

0 - Standardverhalten
1 - Fixe Zuordnung an dieser Konfiguration
2 - Verkäufer aus dem Vertrag (Wartung) einsetzen

Konfiguration 236: Zuordnung der Vertragsleistungen automatisch vornehmen.

Wenn aktiv, wird falls genau 1 Maschine für 1 Vertragsleistung ermittelt werden kann, diese automatisch zugeordnet.

0 - Nein, manuelle Zuordnung.
1 - Ja, automatisch, falls möglich

Konfiguration 279: Vertragsprüfung nur für Artikel mit angegebener TKD-Artikelart durchführen.

Wenn aktiv, werden Artikel ohne eingetragene TKD-Artikelart nicht geprüft.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 357: Bei Nicht-Vertragsleistungspositionen Vertragsnummer in Historie entfernen.

Steuert, ob Vorgangspositionen, die nicht als Vertragsleistung gekennzeichnet, aber einer Maschine mit Vertrag zugeordnet sind, ohne Vertragsbezug in der Historie vermerkt werden.

0 - Nein, Vertragsnummer wird vermerkt.
1 - Ja, Vertragsbezug wird gelöscht.

Vertraege, Vertragsleistungen

vertragsabrechnung:einmalrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-07T08:34:18+00:00

Einmalrechnungen

Concept Office bietet die Möglichkeit, Vertragserlöse nur einmalig in Papierform abzurechnen und nachfolgende Rechnungen nicht auszudrucken.

Arbeitsweise

Wird ein mit Einmalrechnung gekennzeichneter Vertrag abgerechnet, verarbeitet Concept Office die Daten wie bei einer klassischen Abrechnung. Handelt es sich um die erste Abrechnung, wird diese auch gedruckt. Handelt es sich um eine Folgeabrechnung, werden die Daten für das Druckdokument regulär erzeugt - inklusive Umsatzdaten und Bereitstellung für die Finanzbuchhaltung - der Ausdruck wird aber unterdrückt.

Einstellungen im Vertrag

Im Modul Verträge auf der Registerkarte Rechnungsempfänger/Optionen gibt es hierfür die DropDown-Auswahl Einmalrechnung.

Sie steuert für den gesamten Vertrag, ob und welche Erlöse einmalig abgerechnet werden sollen.

Nicht jede Kombination von Klickerlösen und Einmalrechnung-Einstellung ist sinnvoll. Concept Office erlaubt die Eingabe aber in jedem Fall.

Belegnummern

Für Einmalrechnungen existiert ein gesonderter Belegnummernkreis. Diese Nummern werden sowohl bei der erstmaligen Abrechnung mit Papierausdruck verwendet, als auch bei den Folgeabrechnungen ohne Beleg. Die Belegnummer wird auch bei den Folgeabrechnungen bei der FiBu-Übergabe berücksichtigt.

Reportlayout

Es existiert ein gesonderter Report Vertragseinmalrechnung. Dieser kann nach Ihren Vorgaben angepasst werden, um diesem Anwendungsfall bestmöglich gerecht zu werden.

Der Report kommt nur zur Anwendung, wenn ausschließlich einmalig abzurechnende Erlöse berücksichtigt werden. Aktivieren Sie bei der Vertragsabrechnung daher nur die Erlösarten, die als einmalig gekennzeichnet sind.

Beispiel: Wenn nur Pauschalen als Einmalrechnung eingestellt sind, sollten bei Berücksichtigen die Haken Miete und Wartung aktiviert werden.

Nachträgliches Drucken

Sollte doch einmal eine Folgeabrechnung gedruckt werden müssen, kann dies direkt im Modul Vertragsabrechnung bei den Optionen angehakt werden.

Nachträglich kann jede Folgerechnung über die Druckwiederholung oder die Dokumentenansicht, beispielsweise im Unterbaum des Vertrages, ausgedruckt werden.

Vertraege, Vertragsabrechung

vorgaenge:katalogpreisliste

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:14+00:00

Erstellen Preisliste in Katalogform

Voraussetzungen

Für die Katalogerstellung aus Concept Office ist ein gesonderter Report, sowie eine Anpassungen der Dictionary-Datei nötig. Der Report wird standardmäßig mit Ihrem Logo und der Fusszeile mit Ihren Geschäftsdaten ausgestattet.

Anlage der Daten

Geplanten Inhalt des Kataloges als Vorgang anlegen

Empfohlen wird die Anlage einer Zusatzvorgangsart, damit der Vorgang nicht auftragseingangswirksam ist und nicht fakturiert werden kann.

Übernommen werden folgende Felder:

Vorgangstitel - Katalogtitel
Gültig bis - Gültigkeitsangabe des Kataloges
Abschnitte - Gruppierungsüberschriften
Abschnitte - Bilder
Artikelpositionen - Angebotsartikel
Textpositionen - Texte

Jeder Abschnitt bildet eine Seite des Dokuments. Der Abschnittstext ist die Seitenüberschrift. Die Position des Artikels im Abschnitt entspricht der Position auf der Seite. Pro Seite können 10 Positionen in einem 2-spaltigen Layout dargestellt werden, auf der ersten Seite, wegen den Kopfdaten, nur 8 Positionen. Werden im ersten Abschnitt nur 2 Positionen erfasst, können diese auf der ersten Seite hervorgehoben, z.B. für eine Aktion, dargestellt werden (Druckparameter „Seite 1 als Aktion darstellen“).

Erste Seite

Der Vorgangstitel bildet automatisch den Namen der Preisliste bzw. des Katalogs auf der ersten Seite. Die Angabe für „Gültig bis …“ kommt ebenfalls automatisch aus dem Vorgang. Der Druckparameter „Seite 1 als Aktion darstellen“, steuert, ob nur zwei Artikel auf der ersten Seite dargestellt werden. Ist der Haken gesetzt, darf der erste Abschnitt maximal 2 Positionen haben.

Folgeseiten

Die Bezeichnung des Abschnitts wird als Seitenüberschrift bzw. Kategorie ausgegeben und die Abschnittsposition entspricht der Position auf der Seite. Durch umsortieren in der Positionsliste, kann auf einfache Weise die Darstellung verändert werden. Artikel lassen sich so innerhalb einer Seite neu anordnen oder auf andere Seiten verschieben. Auch ganze Seiten lassen sich verschieben, in dem man die Reihenfolge der Abschnitte ändert.Die Abschnittsnummer wird auch als Seitenzahl angezeigt.

Darstellung einzelner Artikel

Wird im Vorgang eine Nummer im Feld „Kundenartikelnummer“ angegeben, wird diese angezeigt und wenn vorhanden nicht das Bild (Feld „Bildname“), sondern, wenn vorhanden, das Sammelbild (Feld „Bildname1“) angezeigt. So ist es möglich, platzsparend mit nur einer Position, einen Artikel darzustellen, den es in mehreren Ausführungen gibt. Der Text kann individuell über den Langtext des Artikels gesteuert formatiert werden.

Die Schriftgröße für Arial 6 kann nicht ausgewählt und muss manuell eingegeben werden. Ist der Druckparameter „Legende Farben anzeigen“ aktiviert (Standard), wird, sobald ein Artikel mit Varianten vorhanden ist (Kundenartikelnummer), über der Fußzeile eine Legende angezeigt.

Textbereiche

Es können formatierte Textblöcke mit und ohne Bezug zu einem Artikel eingefügt werden. Es empfiehlt sich als Positionsnummer eine Stelle mehr zu verwenden, z.B. „2.3.1“, damit die Reihenfolge der Positionen durchgängig erhalten bleibt.

Füllseiten

Ist die Anzahl der Abschnitte (Seiten) nicht durch 4 teilbar, kann mit „Füllseiten“ gearbeitet werden. Hierzu muss ein Bild (Format jpeg, 18×23 cm) im Concept Office-Ordner „..\CO\Reports\Privat\Preislisten“ existieren. Es kann dann einfach in der Positionsliste ein Abschnitt für die entsprechende Seite eingefügt werden, der als Bezeichnung den Namen der Bilddatei trägt. Aufgrund der Inhalte muss bei firmenspezifischen Bildern der Mandant vorangestellt (z.B. „Mustermandant-Logistik.jpg“) werden. Es ist sinnvoll sich hierfür einige Vorlagen abzulegen, um schnell darauf zugreifen zu können.

Bestandskontrolle

Mit dem Druckparameter „Freie Menge (Hauptlager) anzeigen“ kann eine Bestandskontrolle gedruckt werden. Als Bezeichnung werden nur noch die ersten 25 Zeichen der Artikelbezeichnung als Kurzbezeichnung ausgegeben und dafür zusätzlich die freie Menge auf dem Hauptlager. Diese Funktion ist hauptsächlich zur schnellen Kontrolle für den Einkauf gedacht. So kann ohne zeitlichen Aufwand die Verfügbarkeit für einen Aktionsflyer oder kleinen Katalog überwacht werden. Unterschrittene Mindestbestände oder 0-Mengen werden rot angezeigt. Wird das Feld „Kundenbestellnummer“ verwendet um mit einer Position mehrere Varianten eines Artikels darzustellen, werden unter der Kurzbezeichnung alle dazugehörigen Artikelnummern mit Bestandsinformation aufgelistet. Aktuelle Bestellmengen werden mit einem „(B)“ gekennzeichnet hinter der freien Menge angezeigt.

Diese Funktion ist im Basisreport nicht enthalten. Bitte kontaktieren Sie dazu den Support.

Druckparameter

Mittels Druckparameter lassen sich weitere Feineinstellungen für den Katalog vornehmen. Die Fusszeilen müssen zwingend mit dem Texteditor, der mit Klick auf die Lupe öffnet, gesetzt werden. Sollten Die Fusszeilen für mehr als einen Drucklauf erhalten bleiben, empfiehlt es sich die Textbausteine selbst entsprechend zu befüllen.

vorgaenge:optional_kennzeichen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-25T12:16:30+00:00

Alternativ und Optional Kennzeichen

Das Alternativkennzeichen im Vorgang weist eine Position als Alternative aus.

Beispiel: Position 1 ist ein Schreibtisch als alternative Position dazu wäre ein anderer Schreibtisch mit abweichenden Eigenschaften als nächste Position zu vermerken.

Das Optionalkennzeichen im Vorgang weist eine Position als Option aus.

Beispiel: Position 1 ist ein Schreibtisch als optionale Position dazu wäre hier ein Stuhl oder eine Schreibunterlage als nächste Position zu vermerken.

Basketartikel müssen nach der Übernahme in Concept Office als optional gekennzeichnet werden.

Vorgaenge

vorgaenge:xrechnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-15T08:22:25+00:00

Rechnungsversand per XRechnung

Die XRechnung, ein XML-basiertes Format, ist der aktuelle Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.

Hier finden Sie eine Übersicht der aktuell unterstützten Felder.

Für dieses Modul ist die Lizenz XRechnung erforderlich.

Version XRechnung

Konfiguration 522: Version XRechnung

Angabe der Version XRechnung

0 - aktuelle Version (aktuell implementierte Version)
1 - lt. Einstellung textuell

Da die XRechnungsversion halbjährlich aktualisiert werden, ist es zwingend notwendig, CO regelmäßig zu atualisieren. Nur dadurch kann gewährleistet werden, dass das Portal ihres Auftraggebers die XRechnung nicht ablehnt.

Einrichtung XRechnung

Lizenz prüfen

Unter Administration im Modul Lizenzinfo kann im Reiter Optionen die Lizenz für die XRechnung eingesehen werden. Ist ein Häkchen bei Sonderverarbeitung XRechnung gesetzt, verfügen Sie bereits über die notwendige Lizenz.

Ist die Lizenz nicht vorhanden, muss diese im Ordner Licenses im auf dem Laufwerk C unter dem Ordner CO eingefügt werden. Mit einem Klick auf Lizensieren gelangt man automatisch zu dem entsprechenden Ordner.

Info: Nach dem Einspielen der Lizenz kann ein Neustart von Concept Office notwendig sein.

Einstellungen am Mandanten

Bankverbindung eintragen

Unter Administration im Modul Mandanten wird im Reiter Bankverbindungen die IBAN eingetragen (alle anderen Spalten werden automatisch ausgefüllt).

Falls mehrere Banken existieren, wird automatisch immer die erste aktive Bank für die XRechnung benutzt. Sollen mehrere Banken auf der XRechnung erscheinen, muss ein Bankverbindungs-Schemata angelegt werden.

Bankverbindungs-Schemata anlegen

Um z.B. zwei Bankverbindungen in der XRechnung anzeigen zu lassen, wird dafür ein Schemata im Modul Bankverbindungs-Schemata angelegt. Dieses Modul finden Sie unter Weitere Stammdaten.

Nachdem das Schemata benannt wurde, werden die Banken ausgewählt, welche in der XRechnung angezeigt werden sollen. Wird in der Tabelle Zuordnungen in der Spalte Kunde eine 1 eingetragen, so gilt dieses Schemata für alle Kunden.

Einstellungen im Druck-Manager

Druck-Kundengruppe

Über die Druck-Kundengruppe können Kunden ausgewählt, welche die XRechnung erhalten sollen.

Diese wird unter Administration im Modul Druck-Manager unter Reiter Gruppen und Mitglieder angelegt.

Für die Neuanlage wählen Sie im Grid in einer neuen Zeile die Gruppenart „Kundengruppe“ im Drop-Down-Menü aus. Der Name XRechnung wird in der Spalte „Name“ eingetragen. Das $ setzt sich automatisch nach dem Aktualisieren vor den Namen.

Um nun dieser Gruppe Kunden hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. über das Modul Druck-Manager:

Im Druck-Manager im Reiter „Gruppen und Mitglieder“ können Sie nach Auswahl der Gruppe im unteren Abschnitt der Seite Kunden hinzufügen.
Dies geschieht über die Fernglas-Suche oder die Eingabe der Kundennummer.

2. über das Modul Firmen:

Öffnen Sie das Modul Firmen unter Stammdaten.
Wählen Sie einen Kunden aus und öffnen den Reiter „Kundendaten“.
Im Abschnitt „Allgemein“ befindet sich die Auswahlmöglichkeit für die Druck-Kundengruppe.

Der Kunde, welcher die XRechnung erhalten soll, darf nur einer Email-Gruppe im Kontext von Rechnungen angehören!

Formularzuordnung

Öffnen Sie im Modul Druck-Manager den Reiter „Formularzuordnung“. Fügen Sie in einer neuen Zeile die entsprechende Rechnungsart* (z.B. Rechnung (1) oder Rechnung (Standard)) hinzu.

Folgende Spalten müssen befüllt werden:

Formularname – z.B. Rechnung (1)
Kundengruppe – $XRechnung
Drucker – $EmailXRechnung
Absenderadresse – z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, diese E-Mail-Adresse (welche im Portal als Rechnungs-Mail hinterlegt wurde) muss zwingend in der Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen werden
Absender-Telefonnummer - z.B. senderphone: +49 123 / 456789 (wird verwendet, wenn am Sachbearbeiter keine Telefonnummer hinterlegt ist)
Absendername - z.B. sendername: Max Müller (Rückfallvariante, wenn 1. Sachbearbeiter am Auftrag/Vertrag=0 und/oder 2. angemeldeter Mitarbeiter/Sachbearbeiter keine qualifizierten Namensinformationen trägt)

Sollen mehrere Informationen vorgegeben werden, werden die Informationen mit Komma getrennt in die Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen - z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, senderphone: +49123/456789, sendername: Max Müller

Kontrolle ob Muster oder Standard:

Modul Geschäftsbereiche à Reiter „Textbausteine“ à Reportgruppensatz à Standardaufträge à Mustersatz = z.B. Rechnung (1) oder Standardsatz = z.B. Rechnung (Standard)

Seitensteuerung

Falls zusätzlich zur XRechnung eine PDF oder ein Papierdruck erzeugt werden soll, muss eine Seitensteuerung eingerichtet werden.

In diesem Fall wird eine Seitensteuerung für die Ausgabe der XRechnung und PDF erzeugt. Dafür muss die Seitensteuerung einheitlich benannt werden z.B. „XRechnung + PDF“. Für die XRechnung wird in der Spalte Drucker $EmailXRechnung eingetragen.

Für die PDF wird der Drucker $PDF angegeben. Zusätzlich muss in der Spalte Exportverzeichnins der Pfad angegeben werden, wo die PDF gespeichert werden soll.

Falls eine Seitensteuerung zum Einsatz kommt, dann muss in der Formularzuordnung die Spalte „Seitensteuerung“ ausgewählt werden.

Leitweg-ID und Ziel-Email

Die Leitweg ID wird unter Stammdaten im Modul Firmen im Reiter „Mitarbeiter/Weiteres“ in die Tabelle „Externe Kundennummern“ in die Spalte „Fremdnummer“ eingetragen.

Die Leitweg-ID ist nicht als Pflichtfeld bei der Ausgabe von XRechnungen ausgelegt. Ist diese am Kunden bzw. der Anschrift nicht angegeben, setzt CO automatisch den Wert '(keine Zuordnung)‘ dafür ein.

Es kann zudem ein individueller Standardwert (z.B. ‚unbekannt‘) in der Konfigurationsdatei '< SysDataPfad > \ ImportExport \ XRechnung.ini‘ festgelegt werden:

[General]
BT-10=#unbekannt

Beachten Sie bitte, dass die Leitweg-ID weiterhin bei Rechnungen für Behörden Pflicht ist und in den Stammdaten gepflegt werden muss.

Um die Angabe der Leitweg-ID in den Stammdaten zur Pflicht zu machen, muss ein leerer Standardwert in der XRechnung.ini hinterlegt werden. Dann wird der Rechnungsdruck mit Ausgabe als XRechnung mit einem Fehler abgebrochen, wenn keine Leitweg-ID in den Stammdaten hinterlegt ist.

[General]
BT-10=#

Die Portal-E-Mail wird ebenfalls im Modul Firmen eingetragen. Dafür öffnen Sie den Reiter „Eingabe“. Unter „Verbindungen“ wird die Ziel-Email in der Spalte „RechnungsMail“ hinterlegt.

Email-Einstellungen

Wenn die XRechnung über Outlook versendet werden soll, muss unter Administration im Modul E-Mail Einstellungen der E-Mail Client entsprechend ausgewählt werden. Dadurch wird bei dem Rechnungsdruck die XRechnung in den Ordner Entwürfe im Outlook gelegt und muss manuell gesendet werden.

Soll die Rechnung über SMTP verschickt werden, muss unter dem Reiter „Smtp-Server“ der Server entsprechend eingerichtet werden. Die XRechnung wird dadurch bei Rechnungsdruck sofort an den entsprechenden Empfänger gesendet. Hier muss in der Spalte Absender die einheitliche E-Mail Adresse (z.B. xrechnung@software-concept.de) eingetragen werden. Zusätzlich muss unter dem Reiter „E-Mail Einstellungen“ der SMTP E-Mail Client ausgewählt werden.

Sonderfälle XRechnung

Anschrift bei XRechnung bei mehreren Firmenstandorten, die über Geschäftsbereiche gesteuert werden

Es wird geprüft, ob der im Auftrag bzw. Vertrag hinterlegte Geschäftsbereich (am Vertrag: der Geschäftsbereich für Miete, Wartung oder Klicks, je nach dem was im Vertrag hinterlegt wurde) auf eine Filiale verweist.

Ist dies der Fall, so wird die Anschrift für die XRechnungs-Ausgabe nicht dem Mandanten, sondern der Filiale entnommen.

Ist an der Filiale eine Kundennummer hinterlegt, so wird anhand dieser die Umsatzsteuer-ID ermittelt.

Bitte beachten Sie, dass die Geschäftsbereiche der verschiedenen Vertragserlöse, die gleiche Filiale aufweisen sollten.

Leitweg-ID für mehrere Anschriften einer Firma

Die Leitweg-ID kann zusätzlich pro Rechnungsanschrift angegeben werden.

Hierfür muss in den weiteren Anschriften im Reiter „Weiteres“ im Abschnitt „Warenwirtschaftsdaten“ die geltende Leitweg-ID eingetragen werden. Wenn dieses Feld nicht ausgefüllt wird, greift CO automatisch auf die hinterlegte Leitweg-ID im Modul Firmen zurück.

Gleiches gilt am Vertrag für Miete, Wartung oder Klick, je nachdem was in der Vertragsart freigegeben ist.

Bitte beachten Sie, dass bei verschiedenen Anschriften, pro Vertragserlös die gleiche Leitweg-ID verwendet werden sollte.

Ist die Leitweg-ID an der Anschrift leer, so wird die am Kunden hinterlegte Leitweg-ID verwendet.

Stornorechnung XRechnung

Es gibt die Möglichkeit einzustellen, dass bei Storno einer Rechnung im Modul Formulardruck für Kunden, die XRechungen empfangen, eine Storno-XRechnung ausgegeben wird. Hierfür muss als Zusatzparameter ‚stornobeleg:1‘ in die Rechnungszeile im Druck-Manager eingetragen werden.

Als < InvoiceTypeCode > wird dann der Wert 384 übergeben. Außerdem wird der Knoten <BillingReference> mit der ursprünglichen Rechnungsnummer befüllt. Als ID für die Stornorechnung wird die ursprüngliche Rechnungsnummer mit einem angehängten ‚S‘ ausgegeben.

XRechnung.ini

Im Verzeichnis <SysData>\ImportExport wird die Datei XRechnung.ini unterstützt. Für ausgewählte X-Rechnungs-ID (BT-xx) können Werte angegeben werden, die die Verarbeitung steuern.

Ist die Steuerdatei nicht vorhanden, dann erfolgt die Ausgabe wie dem Wert 0 entsprechend.

Per .ini steuerbare Felder

Feldnummer	Feldname	CO-Punkt	ab Version	Inhalt	Verfügbar ab
BT-10	Leitweg-ID	CO-44419	8.0	siehe - Leitweg-ID	8.2752.107
BT-45	Buyer electronic adress	CO-41589	7.0	Externe Kostenstelle 0 - Name Rechnungsempfänger 1 - Ausgabe der Kostenstelle	7.0.6635
BT-70	Deliver to Party name	CO-40919	8.0	Name abweichende Lieferanschrift 0 - nicht ausgeben 1 - ausgeben	8.1337.85
BT-126	Invoice line identifier	CO-42154/CO-42314	7.0	Vertragsabrechnungen\Vertragsabrechnungskorrekturen 0 - interne Rechnung-Positionsnummer 1 - Ausgabe MaschinenNr, SerinenNr, Stellplatz	7.0.6652 / 8.1771.0

Angaben können erfolgen:

global
pro Mandant
pro Kunde

Bei der Ermittlung werden die gültigen Einstellungen kombiniert.

Beispiel:

Aktuell unterstützt wird ID ‚BT-70’, die im Rahmen einer kostenpflichtigen Anpassung (Name abweichende Lieferanschrift) implementiert wurde.

Standardmäßig wird ‚BT-70‘ ausgegeben (falls keine XRechnung.ini) vorhanden ist. BT-70=1 wird ausgeben BT-70=0 wird unterdrückt (wie ohne .ini).

; Steuert die Ausgabe der XRechnungen
; Datei muss nicht vorhanden sein, dann greifen die programmseitigen Standardwerte


; globale Einstellungen
[General]

;Deliver to party name BT-70 Text 0..1 58
;Der Name des Empfängers, an den die Waren geliefert bzw. für den die Dienstleistungen erbracht werden.
;Das Informationselement ist zu verwenden, wenn der Empfänger vom Erwerber abweicht.
; 1-ausgeben 0-nicht ausgeben
BT-70=1

; Einstellungen für Mandant 98, übersteuert globale Einstellungen
[General_98]
BT-70=0

; Einstellungen für Kunden 61, übersteuert globale und Mandanteneinstellungen 
[Kunde_61]
; Ausgabe unterdrücken
BT-70=0

weitere_stammdaten:anreden

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-13T06:31:22+00:00

Anreden

Für die Kundenansprechpartner können geschlechtsabhängige Anredeschablonen vordefiniert werden, welche z.B. in Vorgangsdokumenten und Emails eingesetzt werden können. Diese sogenannten Anreden werden in diesem Modul gepflegt.

Eingabe von Anreden

Durch Klick auf neu wird das Feld Anrede freigeschaltet. Sie können nun einen bis zu 50 Zeichen langen Namen vergeben. Dieser muss eindeutig gewählt werden. Für die spätere Auswahl ist der Name nicht von Bedeutung.

Der Anredetext kann aus freiem Text und folgenden Platzhaltern bestehen:

Nachname
Vorname
Titel
Beruf

Bei der Eingabe muss auf Leerzeichen zwischen dem freien Text und den Platzhaltern geachtet werden.

Es besteht jetzt auch die Möglichkeit sprachneutrale (englische) Anredenplatzhalter zu benutzen. Dies ist sinnvoll, wenn eine CO-Installation von Anwender genutzt wird, die verschiedene Sprachen benutzen.

Durch die Eingabe weiterer Kriterien kann man einschränken, für welche Ansprechpartner die aktuelle Anrede später zur Auswahl angeboten wird:

Sprache: gemäß der Spracheinstellung am Ansprechpartner können fremdsprachige Anreden gefiltert werden
Geschlecht: Trennung für männliche, weibliche und neutrale Anreden
Anzeige: Festlegung, ob die Anrede für Anschriftsanreden, persönliche Anreden oder beides zulässig ist

Zuweisen von Anreden

Bei der Anlage oder Pflege von Ansprechpartnern kann man aus den angelegten Anreden auswählen. In der Auswahl werden die im Text enthaltenen Platzhalter mit den Echtdaten ersetzt.

Wenn eine Anrede zugewiesen wird, wird diese in Textform gespeichert. Eine Änderung der verwendeten Stammdaten-Anrede hat keinen Einfluss auf die dem Ansprechpartner zugewiesene Anrede.

weitere Stammdaten, Anreden

weitere_stammdaten:bezirke

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-04T12:22:10+00:00

Bezirke (BZ)

In diesem Modul können Bezirke definiert werden. Diese können verwendet werden als

Verkaufsgebiete
Anfahrtszonen
Tour
Filiale

Anlage eines Bezirkes

Durch Klicken auf Neu wird das Feld Bezirk freigeschalten. Es kann nun ein maximal 30 Zeichen langer, eindeutiger Namen eingeben werden. Die Bezeichnung wird in Concept Office zur Auswahl dieses Bezirkes angeboten. Nachfolgend wird eine Bezirksart gewählt und anschließend gespeichert.

Optional kann ein Bezirk einem bestimmten Geschäftsbereich zugeordnet werden.

In der Tabelle Postleitzahlbereiche können länderabhängige Postleitzahlenbereiche eingetragen werden - in beliebiger Anzahl.

Gilt der Bereich nur für eine Postleitzahl, überspringen Sie die Eingabe des Feldes PLZ bis. Concept Office füllt das Feld dann automatisch mit dem Wert des Feldes PLZ von.

Verkaufsgebiete

Einem, als Verkaufsgebiet deklariertem, Bezirk kann optional ein Gebietsleiter und eine Gültigkeitsdauer zugewiesen werden.

Zuordnung von Mitarbeitern

Im Abschnitt Mitarbeiterzuordnung können dem Bezirk eigene Mitarbeiter zugewiesen oder nicht zugewiesen werden. Dies geschieht entweder durch Doppelklick oder durch Auswählen des Mitarbeiters und Klicken des Zuweisen- oder Entfernen-Knopfes.

Ist während des Zuweisens der Haken Firmen und Projekte neu zuordnen gesetzt, werden die in den Modulen Firmen und Projekte gespeicherten Mitarbeiterzuordnungen ebenfalls überarbeitet.

Zuweisen von Bezirken (Verkaufsgebiete)

Bei Neuanlage von Firmen und Projekten wird die Bezirks- und Mitarbeiterzuordnung dem neuen Datensatz vererbt. Die Einstellungen können danach manuell geändert werden.

Dynamische Zuweisung von Verkäufern im Auftrag

Ist die Mandantenkonfiguration 99 auf den Wert 2 gestellt, wird der Verkäufer anhand der Postleitzahl der Lieferanschrift über die Postleitzahlenzuordnung in Bezirken ermittelt. Ein fest am Kunden hinterlegter Verkäufer gewinnt jedoch gegen den dynamisch ermittelten.

Anfahrtszone

Wird ein Bezirk als Anfahrtszone deklariert, dann entfällt die Mitarbeiterzuordnung (wird deaktiviert). Es besteht nun die Möglichkeit einen Anfahrtsartikel (Anfahrtspauschale) zu hinterlegen. Dieser wird automatisch in einem Service-Auftrag aufgenommen, wenn die Postleitzahl des Standortes der Maschine im Postleitzahlenbereich dieses Bezirks liegt und an der Maschine direkt kein Anfahrtsartikel hinterlegt ist.

Alternativ zur Anfahrtspauschale kann für die entsprechende Postleitzahl auch eine feste Entfernung (in km) und eine feste Zeit (in Minuten) angegeben werden. Diese Daten sind bei der Zeiterfassung in Concept Office und Concept Flex dann vor eingestellt und können bei Bedarf im Auftrag überschrieben werden.

Ist die Anfahrt in einem Service-Auftrag Vertragsleistung, wird der Artikel mit einem Verkaufspreis von 0 aufgenommen.

Im Modul Bezirke bei den Anfahrtszonen ist es auch möglich eine Filiale zu hinterlegen. Dadurch können Anfahrtszonen nun filialspezifisch genutzt werden – basierend auf der im Serviceauftrag hinterlegten Filiale. Ist im Vorgang keine Filiale hinterlegt, werden automatisch alle Anfahrtszonen berücksichtigt, die im jeweiligen Bezirk liegen.

Tour

Einem als Tour deklarierter Bezirk kann man anstatt der Anfahrtspauschale eine Tournummer hinterlegen. Diese muss als Tour im Tourenstamm angelegt sein. Wird ein Vorgang angelegt und die Lieferanschrift stammt aus dem hinterlegtem Postleitzahlenbereich, dann wird die Tournummer dynamisch an den Vorgang geschrieben.

weitere Stammdaten, Bezirke, Mitarbeiterzuordnung, Anfahrtspauschale

Filiale

Diese dient dazu, mittels Postleitzahl-Bereichen Filialen an Firmen und Anschriften zuordnen zu können. Sind Filial-Bezirke definiert, wird beim Speichern von Firmen und Anschriften, bei denen keine Filiale angegeben ist, versucht, anhand des Bezirkes die Filiale zu ermitteln.

Die Ermittlung für die Filiale, gilt nur für Kunden und Interessenten.

weitere_stammdaten:lieferantensonderkonditionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:56:18+00:00

Lieferantensonderkonditionen

Manchmal kann es notwendig sein, von den Stammdaten abweichende Konditionen mit einem Lieferanten in Concept Office zu hinterlegen. Ein Beispiel hierfür sind Rahmenverträge Ihrer Kunden mit Ihren Lieferanten.

Diese Konditionen finden nur für Artikel mit Konditionsart klassisch Verwendung. Artikel mit der Konditionsart Möbel erhalten Ihre Preise über die Möbelsonderkonditionen.

Eingabe von Lieferantensonderkonditionen

Um eine neue Kondition zu hinterlegen, klicken Sie zuerst auf neu. Wählen Sie den Lieferanten aus, für den die Kondition hinterlegt werden soll. Anschließend muss festgelegt werden, um welche Konditionsart es sich handelt. Dabei sind folgende Auswahlen möglich:

Artikel:
Artikelbereich: gilt für alle Artikel dieses Artikelbereichs (Platzhalter)
Bestellnummer: gilt für eine Bestellnummer des Lieferanten (nicht artikelgebunden)
Warengruppe
Preisgruppe

Abhängig von Ihrer Wahl geben Sie nun den Namen des Artikels oder der Gruppe ein.

Um die Lieferantensonderkondition nur für bestimmte eigene Kunden zuzulassen, kann entweder eine Firmennummer oder eine Kundengruppe ausgewählt werden.

Tragen Sie abschließend Preis oder Rabatt ein und füllen Sie die restlichen, optionalen Felder.

Beachten Sie, daß Sie mittels Lieferantensonderkonditionen nur den EK konditionieren können.

Wenn Sie Kundensonderkonditionen hinterlegen, welche eine Lieferantenzuordnung enthalten, wird die Lieferantensonderkondition automatisch generiert und muss nicht manuell erfasst werden.

Lieferantensonderkondition

allgemein:startleiste:interne_hilfe

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:22+00:00

Interne Hilfe

Die interne Hilfe dient dem Nutzer von Concept Office dazu eigene Inhalte als Hilfe oder Prozessbeschreibung zur Verfügung zu stellen. Dies können Bilder, Microsoft Office Dokumente oder PDFs sein. Voraussetzung ist lediglich, dass die Nutzer ein Programm zum Anzeigen der entsprechenden Dokumente auf ihrem Rechner installiert haben.

Wenn Sie mit vorhandenen Dokumenten arbeiten möchten, ist das PDF-Format am flexibelsten. Für komplexere Dokumentationen empfiehlt sich eine flexible HTML-Struktur.

Einstellungen

Der Einsatz der internen Hilfe ist im CO-Pfad bereits vorbereitet. Dazu finden Sie im Ordner Documents den Unterodner PrivateHelp.

Hier werden die Dokumente abgelegt, die in der Internen Hilfe angezeigt werden sollen. Hier befindet sich ebenfalls die Datei PrivateHelpMappings.ini in welcher Sie die Zuordnungen der Dokumente einstellen.

Die vorhandenen Kürzel zu den jeweiligen Modulen können Sie im Hauptmenü oben links einsehen.

Beachten Sie bitte, dass hier nur Module angezeigt werden, für die Sie die entsprechenden Rechte besitzen.

Für mehrere Mandanten bei unterschiedlichen internen Hilfen gilt folgendes: Jeder Mandant, muss über einen eigenen Mandantenordner, mit einer eigenen PrivateHelpMappings.ini und den dazugehörigen Dokumenten verfügen.

Allgemeine Dokumente (für alle Mandanten) können auch außerhalb der Mandantenordner, global, abgelegt werden. Nur der entsprechende Eintrag in der .ini muss je Mandant eingetragen werden.

Für weitere Einstellungen und Einrichtungen zur Funktion kontaktieren Sie bitte unseren Support

Abbildung von händlerinternen Prozessen und Abläufen

Die interne Hilfe ist in der Modulleiste auswählbar, wenn entsprechende Dokumente hinterlegt sind. Der Button wird mit einem weißen Fragezeichen auf rotem Grund angezeigt, wenn es für das aktuell geöffnete Modul eine Hilfedatei gibt, andernfalls ist er grau.

Beim Klick darauf öffnet sich dann das jeweils hinterlegte Dokument in einem separaten Fenster.

Praxisbeispiel

In diesem Fall wird eine HTML-Struktur verwendet, da man so komplexe Themen mit Hilfe von Links unterteilen bzw. übersichtlicher gestalten kann. Es wurde ebenfalls eine Indexseite als Stichwortverzeichnis mit der Startseite von Concept Office verknüpft.

PrivateHelpMappings.ini

OH=Startseite.html

Zur einfachen Pflege verwendet der Fachhändler Microsoft Word, da sich damit Dokumente leicht bearbeiten, als HTML-Datei speichern und über Links und Textmarken verknüpfen lassen.

Die Pflege ist den Bereichsleitern übertragen und sollte auch als Bestandteil der internen Hilfe dokumentiert sein.

Neue Seite erstellen

Vorhandene Datei öffnen, dann „speichern unter…“ und abändern.

Link auf Startseite einfügen

In der Tabelle eine Zeile einfügen und einen Link auf die vorher erstellt oder vorhandene Seite erstellen.

Link erstellen

Text markieren und unter „Einfügen“ „Link“ wählen…

auf einen Abschnitt (Textmarke) im gleichen Dokument verlinkt werden soll, rechts „Textmarke…“ wählen.

Textmarken müssen vorher angelegt werden.

Soll auf einen Abschnitt in einem anderen Dokument verlinkt werden, zuerst das Dokument wählen und dann werden unter „Textmarke…“ die Abschnitte des gewählten Dokuments gezeigt.

Wird keine Textmarke gewählt, öffnet sich das Dokument ohne an eine bestimmte Stelle zu springen.

Links und Textmarken helfen die Dokumente sinnvoll zu unterteilen. So kann man z.B. ein Dokument mit dem Modul Vorgänge verknüpfen und über Links um Kopfbereich zu verschiedenen Unterpunkten der Vorgangsbearbeitung abspringen. Dies kann dann z.B. so aussehen…

Textmarke (Absatz) erstellen

Textmarken sind für Abschnitte sinnvoll.

Die gewünschte Überschrift markieren und kopieren. Wenn markiert, unter „Einfügen“ „Textmarke“ wählen…

Bezeichnung einfügen. Sind Leerzeichen dabei, müssen diese durch „_“ ersetzt oder die Bezeichnung gekürzt werden.

Datum für Änderungen

Zum Schluss Datums- bzw. Änderungsangaben hinzufügen und Mitarbeiter mit Hinweis auf Dokumentation informieren.

Als Datum für geändert am empfiehlt sich ein Feld mit der Funktion Datum einzufügen. Am Datumsfeld kann man dann einstellen, ob es sich beim Öffnen (zum Bearbeiten mit Word) aktualisieren soll.

Möchte man mit einer Index-Seite (Stichwort-Verzeichnis) arbeiten empfiehlt sich folgende Vorgehensweise…

Für die Felder geändert am und geändert durch, fügt man eine Textmarke ein (GeandertAm, GeaendertDurch). Auf der Index-Seite wählt man an der entsprechenden Stelle Objekt aus Datei einfügen… und gibt bei Bereich den Namen der Textmarke sowie den Dateinamen an.

Vorteil: Ändert man ein Dokument, so aktualisieren sich auf der Index-Seite auch die Informationen für die Änderung und man muss diese nicht zusätzlich pflegen.

nl:aktivitaeten:aktivitaeten_delegieren

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:28+00:00

Activiteiten delegeren

Concept Office biedt de mogelijkheid om niet alleen voor uzelf activiteiten aan te maken, maar deze kunnen ook aan andere medewerkers binnen uw organisatie toegekend worden.

In de module Gedelegeerde activiteiten kunt u de activiteiten zien welke u gedelegeerd heeft.

Toewijzen van medewerkers

Bij het aanmaken of aanpassen van een activiteit, kunt u in het veld Medewerker eventueel ook andere medewerkers toekennen. Voor deze medewerkers ontstaat daarbij een gedelegeerde activiteit.

Na het opslaan van de activiteit ziet de betreffende medewerker onder Open activiteiten een nieuwe activiteit.

Bevestiging

Normaal is een activiteit direct na het aanmaken bevestigd. Maar als u een activiteit delegeert, vraag Concept Office of u een Bevestiging wilt ontvangen.

Als u Nee aanklikt, wordt de activiteit op de normale manier bevestigd. Indien u Ja kiest, moet de medewerker aangeven of de activiteit bevestigd of afgewezen wordt.

Op het tabblad Overzicht kunt u snel zien of de activiteit bevestigd is. De ongelezen activiteiten van medewerkers worden vet weergegeven.

Terugkoppeling

Met behulp van een configuratie instelling kan aangegeven worden of er bij elke voltooide bedrijf-gerelateerde activiteit, een bericht voor de hoofdcontactpersoon gegenereerd moet worden.

Mogelijke configuraties:

Configuratie 1000: Rückmeldung für Hauptverantwortlichen generieren

0 - Nein, keine Rückmeldung
1 - Ja, wenn aktueller Mitarbeiter nicht im verantwortlichen Verkaufsteam ist.
2 - Ja, wenn aktueller Mitarbeiter nicht der Hauptverantwortliche ist

Verdere aanwijzingen

Onder Gedelegeerde activiteiten worden alleen open, aan andere medewerkers gedelegeerde activiteiten getoond. Afgehandelde gedelegeerde activiteiten kan men onder Open activiteiten of onder de toegekende bedrijven oproepen. Met een speciaal recht is het mogelijk om gedelegeerde activiteiten te verwijderen.

Mogelijke bijzondere rechten:

Sonderrecht Delegierte Aktivitäten löschen

Steuert, ob ein Mitarbeiter ihm delegierte Aktivitäten löschen darf. Setzt das Modulrecht Aktivitäten voraus und schränkt dieses ein.

Nein
Ja

Activiteiten, Gedelegeerde activiteiten

nl:bestellungen:manuelle_bestellung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:28+00:00

Bestelling handmatig aanmaken

Het handmatig bestellen gaat als volgt:

Selectie van leverancier
Overige kopgegevens ingeven
Aanmaken van bestelposities
Check van gegevens
Printen van bestelling

Selecteren van een leverancier

Door een klik op het selectieveld Bedrijfsnummer kunt u het zoeken naar een leverancier starten. Selecteer aansluitend in het zoekvenster de gewenste leverancier.

Als alternatief kunt u ook het bedrijfsnummer van de leverancier direct in het betreffende veld ingeven.

Na een succesvolle selectie, wordt veel informatie automatisch gevuld. Deze informatie wordt uit Stamgegevens leverancier overgenomen.

Ingave overige kopgegevens

Magazijnkeuze / Leverancieradres

U dient vast te leggen waar de goederen geleverd dienen te worden. U kunt een Magazijn opgeven, of direct een leveradres selecteren.

Het ingestelde magazijn wordt onafhankelijk van het leveradres met de bestelhoeveelheid belast. Bestelde artikelen worden aan dit magazijn gekoppeld en besteld en worden meegenomen in de aantallen.

Overige

Kop- en Voettekst voor de bestelling worden uit de toegewezen Verkoopgebied overgenomen.

Indien men een concrete leverdatum weet, dan dienen deze eveneens aangegeven te worden. Overigens kunt u individuele Bestellinfo ingeven.

Ingeven van bestelposities

Nu kunt u beginnen in het tabblad Posities de artikelen in te voeren, die u wilt bestellen.

Geef in het veld Artikelnummer het gewenste artikelnummer in of selecteer een artikel middels het selectie veld uit. Geef aansluitend nog de gewenste hoeveelheid in.

Check van gegevens

Als alle artikelen zijn ingevoerd, dan kunt u deze middels het tabblad Leveradres/Overige in bereik Bestellen controleren. Hier ziet u het totale bestelwaarde en kunt u de bekende Minimale bestelhoeveelheid of Toeslagen vergelijken.

Op dit punt kan het zinvol zijn, overige artikelen op te nemen, of de bestelling op een later tijdstip te bewerken.

Printen van een bestelling

Indien alle gegevens juist zijn, dan kunt u de bestelling genereren. Hiervoor gaat u naar afdrukvrijgave in het tabblad Levergegevens/Overige.

Kies het gewenste afdruksoort en document. Geef bij vrijgifte de Datum in.

Bestellen

nl:disposition:disposition

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:30+00:00

Serviceplanning

De serviceplanningsmodule is bedoeld om alle dossiers in het meubelbereik te kunnen plannen met een grafische weergave. In deze module kunnen afspraken, resources en monteurs ingepland worden.
Aanbevolen wordt om deze planning op dag- of weekniveau in te steken.

Verdere aanwijzingen en richtlijnen met betrekking tot de serviceplanningsmodule kunt u vinden onder disposition_hinweiseundempfehlungen.

Voorbereiding

Agenda en serviceplanningsmodule instellingen

In de Benutzereinstellungen kunt u de algemene intervalopties instellen in combinatie met de dag- en arbeidsduur. Concept Office zal bij elk gebruik van de serviceplanning vragen om de instellingen totdat deze ingevoerd zijn.

Instellen van de administratieconfiguraties

Configuratie 328: Vervolgpakbon

De configuratie dient instelling 2 te hebben, zodat de pakbon per positie afgedrukt kan worden.

0 - niet mogelijk
1 - mogelijk, druk alle niet geleverde posities af
2 - mogelijk, druk alle niet geleverde posities af, die niet op een andere pakbon openstaan

Configuratie 367: Verkoper bericht sturen bij inplanning van een dossier

Instelling of en hoe een verkoper geïnformeerd dient te worden

0 - geen bericht sturen
1 - activiteit aanleggen
2 - per e-mail informeren

Configuratie 312: Deellevering in CO-logistiek en serviceplanningsmodule tonen

Deze configuratie moet actief zijn, zodat de pakbonnen in de serviceplanningsmodule getoond worden.

0 - Nee
1 - Ja

Serviceplanningsactiviteiten worden nu met het afdrukken van de factuur op voltooid gezet wanneer de activiteit, volgens administratieconfiguratie instelling 284, de activiteit niet verwijderd worden mag.

Instellen van de rechten

De medewerker die inplant dient de rechten ‚Disposition‘ en ‚Dispositieactiviteiten bewerken/verwijderen‘ te krijgen. Om het overzicht van de serviceplanning te krijgen is het recht ‚Dispo-Liste‘ noodzakelijk.

Bewerking stamgegevens

Om de stamgegevens voor de serviceplanning te bewerken klik hier.

Plannen

Dossierbewerking

De planning is gebaseerd op de in een dossier bewerkte pakbon.
In de modulefunctie levertermijn bepalen in de dossierverwerking wordt de opdracht gereed gemaakt voor het picken.

Het is ook mogelijk om een setartikel als deellevering te leveren.

In het veld opmerking voor planner kan informatie voor de planner ingevuld worden zodat deze altijd overzicht heeft over de leveringen. Dit is tevens voorzien van extra informatie over de te laden hoeveelheid en de montageduur in uren. Deze informatie wordt direct uit het dossier mee overgenomen en in het kalenderoverzicht getoond. Wanneer de functie ‚voor planning vrijgeven‘ wordt geactiveerd wordt er een pakbon opgesteld waardoor de organisatorische wissel plaatsvindt en het dossier van de binnendienst op de planning overgaat.

Planning

In de planningsmodule ziet men een kalenderweergave, waarmee de planner direct alle relevante informatie tot zijn/haar beschikking heeft.

Kalenderweergave

Voor de planning wordt de dag- of het weekoverzicht aanbevolen. De weergave van de kalender bestaat uit drie hoofdgebieden:

* Kalenderweergave De kalenderweergave kan door de de gebruiker naar eigen inzicht aangepast worden.

* In te plannen dossiers De symbolen zijn, mits actief, gekleurd. Zijn ze inactief dan worden ze wit weergegeven.

^ Symbool ^ Status ^ Korte omschrijving|

	actief	Dossier is ingepland
	actief	Levervoorstel geprint
	actief	Leverbon geprint
	actief	Pakbon geprint
	actief	Opmerking voor de planning aanwezig
	actief	Magazijnopdracht
	actief	Directe levering

Weergave van geplande opdrachten

De weergave van opdrachten in het planningsoverzicht kan geconfigureerd worden. Dit gebeurt via de Textbaustein bwDispoAnzeigeText. Mogelijke plaatshouders zijn:

Klant: #KN#
Woonplaats: #SO#
Adres: #SR#
Postcode: #SZ#
Dossiernummer: #VG#

De tekstkleur van de geplande opdrachte verandert wanneer een opdracht in Concept Mobile bewerkt wordt:

Gelezen - Blauw
Onderweg- Groen
Actief bezig - Rood
Voltooid - Grijs

Infoballon

Alle belangrijke informatie voor een bepaalde opdracht bevindt zich in een infoballon die verschijnt wanneer men de muiscursos boven een opdracht beweegt:

De informatie in deze infoballon kan aangepast worden. Dit gebeurt in het tekstsjabloon bwdispobemerkung in de module Textbausteine.

De volgende plaatshouders kunnen gebruikt worden:

Klant/korte naam: #KU#/#KN#
Leverinformatie: #LI#
Opmerking voor de planning: #DB#
Aanspreekpartner (Leveradres): #SA#
Telefoonnummer (Leveradres): #TL#

Opmerking voor de planning

In de serviceopdracht bestaat een nieuw veld genaamd ‚opmerking voor de planning‘. Voor de planner kan dit vrijelijk gebruikt worden om notities in te vullen die van belang zijn voor de te plannen opdracht.

De opmerking voor de planning wordt als tooltip aangetoond in de kalenderweergave wanneer het tekstsjabloon „bwdispobemerkung“ met de plaatshouder #DB# aangevuld wordt.

Dossieroverzicht

hier worden alle dossiers, die gepland kunnen worden, getoond. Via de button maximaliseren kan dit overzicht in een eigen venster getoond worden wanneer men gebruik maakt van meerdere beeldschermen.

Resources

Toont alle mogelijke resources zoals medewerker, servicevoertuigen en dergelijke.

Via drag-&-drop kunnen alle in te plannen dossiers in het kalenderoverzicht gesleept worden.

Na het uitvoeren van deze stap volgt er direct een actualisatie van de resources, om dubbele planningen te voorkomen. Niet beschikbare resources worden in het rood getoond. De resources kunnen net als de dossiers via drag-&-drop in het kalenderoverzicht gesleept worden.

Wanneer een planbare eenheid gemarkeerd is dan hebben de resources in de resourcestabel verschillende kleuren. Dit laat direct de beschikbaarheid van de resource zien voor de te plannen eenheid zodat er rekening gehouden kan worden met bepaalde voorwaarden.

Kleur	Betekenis
	Deze resource staat voor de gemarkeerde eenheid gepland.
	Deze resource staat voor het gehele tijdvak gepland.
	Deze resource is voor een deel van de tijd voor een andere eenheid gepland.
	Deze resource is beschikbaar.

Na een juiste planning kan een levervoorstel voor de klant gegenereerd worden. Hiervoor dient met slechts de planningseenheid aan te klikken en daarna de button Afdruk of de button E-mail versturen te selecteren.

Met het creëren van een planningseenheid wordt een activiteit voor de servicemonteurs en de verkopers aangelegd (let op: afhankelijk van administratie configuratie 367). Voor deze activiteit kan een pakbon ‚meubelen‘ gegeneerd worden.

Wanneer deze activiteit verwijderd wordt dan wordt de planningseenheid in het kalenderoverzicht ook verwijderd!

Overzicht geplande dossiers

In het dossier en bij de klant bestaat een nieuwe groene tekstregel ‚Planningen‘. Vanaf daar kan een venster geopend worden die alle planningen van een bepaald dossier of een bepaalde klant toont. In de planningsmodule zelf kan via het overzicht een planningslijst opgeroepen worden waarmee alle planningen direct onder elkaar gelist zichtbaar zijn.

Extra's

Het is mogelijk dat een planningseenheid uit meerdere dossiers bestaat, omdat er bijvoorbeeld meerdere dossiers invloed hebben op één en dezelfde klant of dat de dossiers samen een levereenheid vormen. Dit kan wederom per drag-&-drop ingesteld worden door niet-geplande dossiers te koppelen aan een bestaande planningseenheid. Daardoor worden 2 dossiers in een planningseenheid weergegeven.

Veranderingen in actuele planningen

Wanneer een planningseenheid uit het planningsoverzicht gehaald worden en opnieuw gepland worden moet kan dit door middel van de functie ‚Planning verwijderen‘ in het menu of in het contextmenu (rechtermuisklik). Daarna staat het dossier weer voor de planning gereed en wordt deze ook in het dossieroverzicht getoond.

Wanneer resources, bijvoorbeeld zieke medewerkers, niet ter beschikking staan, dan kan de planner een nieuwe resource toewijzen. In dat geval dient de niet ter beschikking staande resource uit de planningseenheid genomen te worden. Via het contextmenu (rechtermuisklik) is de optie ‚resources verwijderen‘ beschikbaar. Alle ter beschikking staande resources worden hier getoond.

Wanneer zich binnen de planningseenheid, die uit meerdere dossiers bestaat, een vertraging voordoet dan kan het dossier uit de planningseenheid verwijderd worden. Ook deze functie is via het contextmenu op te roepen.

Middels de rechtermuis button kan men kan man in de planningseenheid de activiteit die eraan ten grondslag ligt aanpassen met bijvoorbeeld een eindtijd.

nl:firmen:firmenrechte

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:30+00:00

Rechten voor het beheren van de rechten van bedrijven

Het onderstaande artikel beschrijft de mogelijkheden van de rechteninstelling voor het onderhouden van bedrijven. De algemene werking van rechtenbeheer is hier beschreven.

Rechten module

Algemeen legt het Rechten Module bedrijven vast, hoe Concept Office gebruikers met bedrijfsgegevens mogen omgaan. de volgende keuzes zijn beschikbaar:

Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Bovendien zijn bepaalde keuzes voor rechten module adressen en contactpersonen noodzakelijk, indien bedrijfsadressen en contactpersonen bewerkt dienen te worden.

Bedrijfaanzicht

De Rechten module bedrijvenbepaald hoe de bedrijven bewerkt mogen worden. Middels het Speciaalrecht bedrijven aanzicht kan men vastleggen welke bedrijven getoond worden.

Speciale rechten Firmenansicht

Legt vast, welke bedrijven aan medewerker ter beschikking gesteld worden. hierbij wordt de toekenning aan een medewerker middels een bedrijf of verkoopgebeid uitgewerkt.

nur eigene Firmen
Firmen des VK-Teams
Firmen des Geschäftsbereiches
Alle Firmen

Bij een beperkte aanzicht worden de aantal gegevens in een boomstructuur met een ster gekenmerkt.

Wijzigen van bedrijfsgegevens, afhankelijk van bedrijfstatus toestaan

De rechten voor module bedrijven bepaald hoe de bedrijven bewerkt mogen worden. Middels twee speciale rechten kunt u de rechten beperken.

Speciale rechten Bedrijf bewerken

Beperkt op de module rechten bedrijven. Indien niet gekozen, worden de toegangsrechten voor een berdijf met de status klant op alleen lezen beperkt.

Ja
Nein

Speciale rechten Leverancier bewerken

>Beperkt op de module rechten bedrijven. Indien niet gekozen, worden de toegangsrechten voor een berdijf met de status klant op alleen lezen beperkt.

Ja
Nein

Met de rechten Bedrijf-bewerken krijgen uw medewerkers automatisch het recht prospects te bewerken. Alleen klanten- of Leveranciers- bewerken kan over speciale rechten vrijgeschakeld of geblokkeerd worden.

Overige speciale rechten

Overige regels speciale rechten zorgvuldige instellingen.

Speciale rechten Bedrijfsstatus (Prospect, klant, leverancier) wijzigen

Een gebruiker met dit recht mag de status van een berdijf wijzigen, van bijvoorbeeld, een prodpect naar een klant.

Ja
Nein

Speciale rechten Geblokkeerde bedrijven bewerken

Bepaald, of een medewerker een bedrijf met een kredietlimiet: 9 - geblokkeerd mag bewerken.

Ja
Nein

Speciale rechten Categorie, Kwalificatie, Branche, Herkomst ondanks blokkade toch bewerken

Bepaald, of een medeweker de genoemde velden mag bewerken.

Ja
Nein

SPeciale rechten Kredietlimiet klant, Bankgegevens bewerken

Legt vast, of een medewerker de benoemde velden mag bewerken.

Ja
Ja, auch bei gesperrten Firmen
Nein

Speciale rechten Medewerker toewijzing wijzigen

Legt vast, of een medewerker de toewijzing van eigen medewerkers aan een bedrijf mag bewerken.

Ja
Nein

Bedrijven, Rechtenbeheer, Speciale, rechten

nl:firmen:geschaeftsbereichsabhaengige_einstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:30+00:00

Verkoopgebied afhankelijke bedrijfsinstellingen

Wanneer een klant of leverancier in meerdere verkoopgebieden verwerkt dient te worden, dan kan het noodzakelijk zijn afwijkende instellingen voor een verkoopgebied te definiëren. Deze worden dan bij de verwerking van een dossier en service-opdrachten verwerkt.

Meestal kan men de instellingen voor alle verkoopgebieden in standaard en uitzondering opdelen. Het is zinvol, bij deze instellingen alleen de uitzonderingen aan te geven. De standaard dient in het bedrijf zelf aangegeven te worden.

Oproepen van de instellingen

Het beheer hiervan geschiedt via het menu Verkoopgebiedgegevens, in het tabblad Beeld, welke te vinden in bij het geselecteerde bedrijf.

Ingave van verkoopgebiedgegevens

Door het selecteren van New wordt het keuzeveld Verkoopgebied vrijgeschakeld. Kies het gewenste verkoopgebied en sla de gegevens op. Aansluitend kunt u de standaard instellingen wijzigen.

De instellingen zijn volgens Klantgegevens en Leveranciersgegevens gescheiden. Bovendien kunnen speciale opmerkingen en informatietekst ingegeven worden.

Wordt een van de instellingen niet toegewezen, Dan wordt de aan het bedrijf toegekende (standaard) waarde voor betreffende verkoopgebied toegepast.

Verwijderen van instellingen

De toewijzing van een verkoopgebied en de bijbehorende instellingen, kunt u te allen tijde verwijderen - door het selecteren van het Verwijderen-symbool in het menu.

Concept Office verwerkt dan de gegevens uit het bedrijf.

Bedrijven, Verkoopgebieden

nl:firmen:neuanlage

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:32+00:00

Aanmaken van bedrijven

Het aanmaken van een nieuw bedrijf vergt meer informati dan het wijzigen van een bestaand bedrijf. Het systeem is zo opgebouwd dat de volgorde overeenkomstig een visitekaartje is. Hoe u een nieuwe bedrijf kunt aanmaken is in dit artikel beschreven.

Keuze van bedrijfststatus

Het aanmaken van een bedrijf wordt door een klik op het menu new gestart.

Allereerst dient u te bepalen welke Status het nieuwe bedrijf heeft, actief wordt automatisch toegewezen. Indien het een klant is kunt u Prospect of Klant selecteren, als het een leverancier is, kiest u deze. De keuze bepaald ook uit welke Nummerreeks het bedrijfsnummer toegewezen wordt. Door op OK te selecteren wordt de keuze overgenomen.

Naam en toewijzingen

Aansluitend kiest u een kortenaam voor het bedrijf. Deze dient ervoor, dat u later deze in verschillende velden eenvoudig kunt zoeken. De korte naam mag max. 50 tekens lang zijn.

Bovendien kunt u verdere toewijzingen zoals Klantgroep of Branche selecteren.

Sommige velden worden automatisch gevuld. Deze waarde kunt u in het Standaard bedrijf, Bedrijfsnummer 1, ingegeven worden.

Namen en de toewijzing van medewerkers kan automatisch vooringesteld worden.

Door het selecteren van het Diskette-Symbool worden de gegevens overgenomen. Bovendien worden de ingave velden weer op de normale verwerkingslayout omgezet. Daarom adviseren wij u pas na een complete ingave de gegevens op te slaan.

Naam, Adres, Contactpersoon

Nu kunt u de adresgegevens en contactpersoon van het bedrijf ingeven. Het eerste adres is het hoofdadres van het bedrijf, deze wordt voor alle verwerkingen vooringesteld. Analoog geldt de contactpersoon als Hoofdcontactpersoon. U kunt op een later tijdstip meerdere adressen of contactpersonen aanmaken.

Contactsoorten

Nu kunnen de belangrijkste contactgegevens ingegeven worden: Telefoon, Mobiel, FAX, Email en Internet-Adres.

Elke contact item kent een kenmerk CP, welke vastlegt, of het contact item van het contactpersoon of adres centraal het het bedrijf toegekend dient te worden. Overige informatie vindt u onder Contactsoorten.

Bedrijven, Nieuw

nl:officeheute:officeheute

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:36+00:00

Office vandaag

Dit artikel beschrijft de nieuwe functies welke vanaf Concept Office 6.1 ter beschikking staan.
Voor verdere informatie kunt u contact opnemen met onze support afdeling.

Geschiedenis

In de eerdere versies van Concept Office waren er twee startpagina's.
Voor buitendienst medewerkers was er een pagina Active vandaag en voor binnendienst medewerkers stond de pagina Office vandaag ter beschikking.
Deze startpagina's waren eenvoudig opgebouwd en men kon de inhoud en de opmaak van deze pagina's niet naar eigen inzicht aanpassen.

Functiebeschrijving

De pagina Office vandaag geeft in één oogopslag een overzicht van de dagelijkse, voor uw werk belangrijke zaken. Of het nu om omzetgegevens of openstaande offertes gaat; of dat u een lijst van bestellingen en dossiers wilt zien; of als u de verjaardagen van collega’s en klanten niet wenst te vergeten. U kunt het allemaal naar eigen voorkeur inrichten. Bijvoorbeeld zoals hieronder is weergegeven.

Instellingen

Fabrieksinstelling

Afhankelijk van de medewerker kwalificatie wordt de opmaak van de Office vandaag pagina bepaald door de volgende configuratiebestanden:

Voor buitendienst medewerkers » OfficeHeuteVertriebsmitarbeiter.ini
Voor alle overige medewerkers: » OfficeHeuteSachbearbeiter.ini

Op deze manier kan met behulp van het Medewerkersprofiel opgegeven worden welke gegevens een medewerker te zien krijgt en hoe deze getoond worden op de Office vandaag pagina.

Mocht u de standaard meegeleverde configuratiebestanden bewerken, dan worden deze bij een systeemupdate overschreven.

Rechten beheer -> Sonderrecht Zusatz / Sonstiges -> HTML aangezichten configureren -> Ja / Nee

Met deze instelling wordt bepaald of medewerkers de Office vandaag pagina zelf naar eigen wensen mogen aanpassen.

Als dit recht van toepassing is, worden de persoonlijke instellingen opgeslagen in het configuratiebestand OfficeHeuteHtmlAnsicht.ini.

Gebruikersinstellingen

Aanwijzingen voor het inrichten van de Office vandaag pagina

Hoe moet uw overzicht eruit zien?

Klik op het kleine tandwiel (rechtsboven), hiermee opent u de instellingen.
Vink de voor u belangrijke items aan, en bepaal het aantal kolommen waarin deze items getoond moeten worden.
Als u een keuze gemaakt heeft, kunt u elk item (zogenaamde gadgets) nog verschuiven op de pagina.
Daarvoor moet u de betreffende module aanklikken en door middel van Drag & Drop op de gewenste plaats slepen.

Hier heeft u zelf de mogelijkheid om te bepalen welke items u graag wilt zien.

Gadgets

Gadget
De term gadget wordt (ook) gebruikt om kleine softwareapplicaties met een bepaalde functie aan te duiden.

Beschrijvingen van de gadgets

Omzet

Omzet overzicht in vergelijking met de vorige maand en het voorgaande jaar.

Orderingang

Toont het aantal orders per maand en per jaar. Tevens wordt er een vergelijk met het voorgaande jaar en maand getoond.

Offerte-/Orderbestand

Toont u een actueel overzicht van de aanwezige offertes en orders, onderverdeeld naar de bewerkingsstatus.

Offerte-/Orderbestand & Service opdrachten

Toont u een actueel offerte- en orderbestand onderverdeeld naar bewerkingsstatus en laat tevens een overzicht van de service opdrachten zien.

Aantal activiteiten

Toont de afspraken en taken van de aangemelde gebruiker
Verdere informatie kunt u hier vinden: Activiteiten

Deze gadget laat de inhoud van de gadgets Afspraken vandaag en Taken vandaag in één oogopslag zien.

Afspraken vandaag

Weergave van afspraken vandaag

Taken vandaag

Hier worden de aanstaande taken van de aangemelde gebruiker getoond.

Inbox

Hier ziet u uw inbox, indien Concept Office met uw e-mailaccount gesynchroniseerd wordt.
Verdere informatie kunt u hier vinden: E-mail met Outlook synchroniseren

Verjaardagen contactpersonen

Toont de verjaardagen van de contactpersonen van klanten en leveranciers, als deze bij de stamgegevens zijn ingevoerd.

Verjaardagen werknemers

Hiermee kunt u de actuele verjaardagen van werknemers tonen, of door middel van de instellingen een selectie over meerdere dagen laten zien.

Factureerachterstand

Berekening van de nog te factureren posities na levering.

Factureerbare orders

Toont orders die te factureren posities bevatten.

Opdrachten gereed voor uitlevering

Toont de opdrachten die in het magazijn op voorraad zijn, of na goederenontvangst voor levering klaar staan.

Beschikbare orders

Toont opdrachten welke bevestigd zijn en indien nodig besteld zijn bij de leverancier.

Verlopen offertes

Alle openstaande offertes, waarvan de geldigheidsperiode overschreven is.

Niet bestelde orders

Alle bevestigde (service)opdrachten, die tenminste één item bevatten, en waar geen bijbehorende bestelling voor bestaat. Er worden alleen normale opdrachten in acht genomen. Verdere informatie kunt u hier vinden: Service opdrachten

Achterstallige bestellingen

Toont openstaande of deels geleverde bestellingen, waarbij een leverdatum is opgegeven en overschreden is.
Verdere informatie kunt u hier vinden: Bestellingen

Niet bestelde bestellingen

Toont de bestellingen met de status „aangemaakt“.
Verder informatie kunt u hier vinden: Bestellingen

Nieuws

De gadget Nieuws heeft een bijzonderheid:

De door u gekozen tekst loopt hier van beneden naar boven.

Deze tekst kunt u op de volgende manier veranderen:
Klik op Overige stamgegevens en dan op tekstsjablonen.

Hier kunt u de gewenste „lopende“ tekst intypen. Bijvoorbeeld een toepasselijke boodschap voor de komende maand, ter motivatie van uw medewerkers.
Indien u een meerdelige tekst wenst op te geven, moet u „Tekst ongeformatteerd opslaan“ aanvinken.

Openstaande storingen

Toont service opdrachten die vanuit Concept Mobile met storingen teruggemeld worden.

Agenda

Afspraken overzicht voor vandaag.

Tabs

Streefcijfers

Toont een dagelijks vergelijk van de daadwerkelijk omzetgegevens ten opzichte van de streefcijfers.

Verdere informatie kunt u hier vinden: Streefcijfers

Omzetdetails

Geeft een gedetailleerde uitsplitsing van de verkoopanalyse naar verkoopgebied en productgroep.

Tekstbouwstenen, Versies, Rechtenbeheer, Speciale rechten

nl:weitere_stammdaten:anreden

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:38+00:00

Brief- / Adresaanhef

Voor de contactpersoon van de klant kunnen geslacht afhankelijke aanhefsjablonen vooringesteld worden, welke in bijvoorbeeld dossierdocumenen en emails ingezet worden. De betreffende aanhef wordt in deze module onderhouden.

Invoer van aanhef

Door nieuw te selecteren wordt het veld Aanhef vrijgeschakeld. U kunt nu een naam met max. 50 tekens ingeven. Deze dient u eenduidig aan te geven. Deze naam is niet van toepassing voor eventuele zoekfuncties.

Een aanhef kan uit vrije tekst en onderstaande plaatshouders bestaan:

Achternaam
Voornaam
Titel
Beroep

Houdt u rekening bij de invoer van uw tekst met de spaties tussen de vrije tekst en de plaatshouders.

Door het ingeven van overige criteria’s, kunt u beperken, voor welke contactpersoon de actuele aanhef als keuze aangeboden wordt:

Taal: afhankelijk van de taalinstelling bij contactpersonen kunt u de aanhef filteren op basis van de taal
Geslacht: Scheiding van mannelijke, vrouwelijke of neutrale aanhef.
Weergave: Vastleggen, waar de betreffende aanhef getoond dient te worden.

Toewijzen van adres- en briefaanhef

Bij het aanmaken en onderhouden van Contactpersonen kunt u de aangemaakte adres- en/of briefaanhef. Bij het selecteren en toekennen van de aanhef worden de plaatshouders omgezet in de betreffende tekst.

Wanneer u een aanhef gaat toewijzen, wordt deze in tekstvorm opgeslagen. Een wijziging van de toegepaste stamgegeven adres- / briefaanhef heeft geen invloed op de bij de contactpersoon toegewezen aanhef.

Uitgebreide, stamgegevens, Adresbriefaanhef

nl:weitere_stammdaten:profildefinitionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:58:40+00:00

Profiel definities

Sommige modulen van Concept Office kunnen uigebreidt worden met zelf gedefinieerde, zogenaamde Profielmaskers.

Het onderhouden van profielen wordt hier beschreven.

Aanmaken en bewerken van profielen

Voordat u een profiel wilt aanmaken, dient u zeker te zijn welke informatie in het profiel opgenomen dient te worden. Bovendien kan het zinvol zijn, eerst de layout op een stuk papier uit te tekenenm alvorens u start met de invoer hiervan.

Aanmaken van profiel definities

Allereerst dienen de kopgegevens van het profiel vastgelegd te worden.

Als Profiel wordt een eenduidige naam gekozen. De beschrijving wordt binnen Concept Office voor selectie/aanzicht toegepast. De lokatie en/of toewijzing van het profiel wordt in het veld Profielsoort geselecteerd. Bestaan er meedere profielen voor één profielsoort, dan kunt u deze aansturen middels Volgorde tonen, hoe de profielen weergegeven dienen te worden.

Vastleggen van de Layout

Legen Sie nun nacheinander die einzelnen Felder für das Profil an.

Die exakte Ausrichtung kann auch über die Felder Position X und Position Y in den Profileinträgen durchgeführt werden.

Details der Profileinträge

Die einzelnen Felder werden als Profileinträge bezeichnet. Durch Doppelklick eines Feldes oder durch Auswahl im Unterbaum des Profils können diese aufgerufen werden. Nun werden die Profileinträge und deren Verhalten detailliert eingestellt.

Das Maskenbezeichnung speichert den Namen des Feldes, wie er im Profil angezeigt werden soll. Für Suchen und Recherchen kann abweichend eine Recherchebezeichnung hinterlegt werden, z.B. ergänzt um den Profilnamen. Außerdem kann der Datentyp des Profileintrags hier verändert werden.

Auch Steuerinformationen wie Positionen und Größe des Feldes, sowie die Reihenfolge wie die Felder angesprungen werden (Tab-Index) können hier eingestellt werden.

Programmverhalten von Profilen

Anzeige im Modul

Nach Anlage des Profils ist eine neue Registerkarte im durch die Profilart zugewiesenen Modul verfügbar.

Nach Aufruf der Registerkarte können die Felder nun gefüllt werden.

Profile in der Datenbank

Jedes Profil wird in einer separaten Tabelle der Concept Office Datenbank gespeichert, der Tabellenname wird wiefolgt aufgebaut:

<Modul>_<Mandant-Nr>_<Profilname>

Die einzelnen Profilfelder werden gemäß der Maskenbezeichnung als Datenbankfeld angelegt und gespeichert.

weitere stammdaten, Profile

aufschlag_basis-ek

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-23T06:42:03+00:00

Aufschläge Basis-EK

Hierbei handelt es sich um ein Modul, welches die Möglichkeit bietet besonders günstige Einkaufspreise des Lieferanten als Basispreis in Concept Office zu führen und diesen über eine EK-Aufschlagskalkulation als Standardeinkaufspreis (LEK/KIP) zu verstecken. Sprich der EK des Lieferanten wird beim Import als Basiseinkaufspreis importiert und der Fachhändler entscheidet, ob dieser als Standardeinkaufspreis wertmäßig bestehen bleibt (dann ist kein Aufschlag notwendig, denn Basiseinkaufspreis = Standardeinkaufspreis) oder durch einen Aufschlag manipuliert/kalkuliert wird.

Für die Freischaltung des Moduls „Aufschläge Basis-EK“ ist die Lizenz „Einkaufspreiskalkulation anhand Basiseinkaufspreis“ notwendig. Die Live-Aktivierung im System erfolgt über die Konfigurationseinstellung 459.

Das Modul befindet sich in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten und kann mit dem Kürzel „BK“ aufgerufen werden.

Vorbereitung

Mit der Aktivierung der Konfiguration lassen sich die Aufschlagsdefinitionen je Lieferant zu Artikeln oder Warengruppen/Warenuntergruppen definieren. Sobald die ersten Einkaufspreise eines Lieferanten aus EDI-Artikeln in den Artikelstamm übernommen werden, sind die Basiseinkaufspreise gepflegt. Die Aufschläge werden mit sofortiger Wirkung als LEK/KIP am Artikel hinterlegt.

Die Erstübernahme von Einkaufspreisen aus EDI-Artikel füllt nach Aktivierung den Basis-EK am Artikel. Auch die manuelle Eingabe eines Basiseinkaufspreises wäre möglich.

Rechteeinstellungen

Mit der Rechteverwaltung lässt sich steuern, welche Benutzer den realen Basiseinkaufspreis sehen können. Soll dieser versteckt werden, so wird den Anwendern nur der kalkulierte Einkaufspreis (Basiseinkaufspreis + Aufschlag X-%) angezeigt.

Die Sichtbarkeit lässt sich nur am Artikel oder im Vorgang steuern.

Im Einkaufsbereich wird immer mit dem realen Basiseinkaufspreis gearbeitet, da dieser gegenüber des Lieferanten gültig ist. Dies betrifft folgende Module:

Bestellungen
Wareneingang (wenn Basis-EK aktiv)
Rechnungseingang/Lieferantenrechnungen

Sichtbarkeit des Basiseinkaufspreises

Der aktivierte Basiseinkaufspreis wird in folgenden Programmteilen abgebildet:

Modul Artikel

Im Reiter ‚Einkauf‘ wird im unteren Grid ‚Einkaufspreise‘ neben dem Nettopreis (LEK/KIP) zusätzlich der Basispreis und die Kalkulationsart angezeigt.

Kalkulationsarten des Basiseinkaufspreises:

‚Automatisch’ = Ist die Kalkulationsart ‚automatisch‘, so wirken die Einstellungen aus Basis-Ek-Kalkulationsparameter und der EK-Preis ergibt sich aus dem Basis-EK (echter Lieferanten-Ek) + Aufschlag der zutreffenden Einstellungen.

‚Manuell’ =Bei der Kalkulationsart ‚manuell‘ kann auf Artikelebene ein individueller Einkaufspreis definiert werden, sodass bei Änderung des EK’s dieser Aufschlag wieder hergestellt wird.

‚Keine Zurodung’ = Ebenso kann die Kalkulationsart auf ‚Keine Zuordnung‘ gestellt werden. Hierbei findet keine Kalkulation statt und es wird der Basiseinkaufspreis des Lieferanten als LEK/KIP 1:1 übernommen.

Ob der Basis-Ek und dessen Kalkulationsart angezeigt wird, ist über ein Sonderrecht einstellbar. Beim Import oder Eingabe eines Basis-EK wird entsprechend der EK nach den Einstellungen kalkuliert.

Soll der EK von einem Artikel ohne Aufschlag zum Basis-EK behandelt werden, so kann die Kalkulationsart auf ‚manuell‘ umgestellt werden und der EK muss wertmäßig dem Basis-EK angepasst werden.

Modul Vorgänge

In den Vorgangspositionen wird der EK-Preis inklusive Aufschlag angezeigt. Ist das Recht für den Basiseinkaufspreis aktiviert, so kann im Infobereich der Basispreis eingesehen werden.

Modul Bestellungen

Im Modul Bestellungen wird immer der Basispreis als Positionspreis angezeigt, da dieser gegenüber dem Lieferanten gilt.

Modul Wareneingang

Im Modul Warenbuchung wird ebenfalls der ‚Basispreis‘ als Preis angezeigt:

Modul Rechnungseingang

Im Rechnungseingang wird der EK-Preis ebenfalls mit dem Basiseinkaufspreis angezeigt:

Module Lieferantenkonditionen und Kundensonderkonditionen

Ist der Basiseinkaufspreis über die Konfiguration 459 aktiv, so lässt sich eine weitere Steuerung der Konditionen (Lieferanten oder Kundenkonditionen) in Concept Office abbilden. Über die Konfiguration 491 lässt sich definieren, ob der EK laut Kondition mit dem Aufschlag aus den Basispreis gebildet werden soll.

Ist diese Konfiguration aktiv, so wird der hinterlegte Einkaufspreis aus der Kondition ebenfalls mit dem aktuellen Aufschlag lt. Basis-EK kalkuliert.

Beispiel Lieferantenkondition

Der EK-Preis für den Artikel _9011590 ist laut Lieferantenkondition 21,00 €, so wird dieser laut den Kalkulationsdefinitionen des Moduls ‚Aufschlag auf Basis-EK‘ wie ein Basis-EK behandelt und entsprechend kalkuliert.

Lieferantenkondition:

Auswirkung der Lieferantenkondition im Vorgang:

Wichtig: Ist eine Lieferantenkondition vorhanden, so übersteuert diese den BasisEK am Artikel.

Beispiel Sonderkonditionen

Es besteht die Möglichkeit eine Aufschlagskalkulation auf den Basis-Ek oder den klassischen EK-Aufschlag zu wählen.

Ist der Basis-EK aktiv, so kann dieser als Kalkulationsbasis hinterlegt werden.

Im Vorgang wird der kalkulierte Kunden-VK entsprechend abgebildet:

Bei der Ermittlung Kundensonderkonditionen ist die Einstellung lt Konfiguration 98 ‚Bestpreisfindung‘ zu beachten.

draganddrop

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-24T08:51:07+00:00

Drag & Drop - Die interne Dokumentenverwaltung von Concept Office

Die interne Dokumentenverwaltung Drag&Drop ermöglicht in ausgewählten Modulen das Bereitstellen von Dokumenten, die außerhalb von CO entstanden sind, aber einen direkten Bezug zum ausgewählten Datensatz haben.

Einrichtung

Diese Funktion ist nur mit der Lizenz 'Vertriebsunterstützung Active 1' nutzbar.

Konfiguration 417: Drag & Drop Funktion.

0 - Nein
1 - Ja

Desweiteren sollten, falls gewünscht, entsprechende Dokumentenarten angelegt werden.

Module

In folgenden Modulen steht die Funktion Drag&Drop zur Verfügung:

Aktivitäten
Bestellungen
Firmen
Maschinen
Tickets
Verträge
Vorgänge
Projekte
Lieferantenkonditionen
Lizenzen

Archiv

Im zentralen CO-Verzeichnis werden die Dokumente entsprechend vorgehalten.

Pfad: .\CO\Documents\1\DragDrop\JJJJMM\Dokumentenart

Die Dokumente werden mit dem Orginaldateinamen zuerst nach Datum und an zweiter Stelle nach Dokumentenart abgelegt. Jeden Monat wird ein neuer Ordner angelegt.

Einsatz

Die gewünschten Dokumente sind wie gewohnt in Drag&Drop-Funktionen mit der Maus auf das Dokumentensymbol zu ziehen. Danach öffnet sich ein Fenster zur Dokumentenzuweisung.

Es können auch E-Mails per Drag&Drop angehängt werden.

Per Drag&Drop besteht auch die Möglichkeit Links aus Webseiten zuzuweisen. Mittels Doppelklick auf das Drag&Drop-Symbol kann der Dokumentenzuweisungsdialog geöffnet werden und man kann manuell Dokumente verknüpfen. Beispielsweise kann man einen Sharepoint-Link einfügen und auf diesem Wege ein Sharepoint-Dokument zuordnen.

Um nur die Anhänge aus einer E-Mail an das gewünschte Modul zu hängen, muss beim Anwenden der Drag&Drop-Funktion die Umschalttaste gedrückt gehalten werden.

Beim Parallelbetrieb eines Archivierungssystemes kann es unter Umständen zu Konflikten kommen. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall unseren Support.

erweiterte_rollout_funktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-06-10T13:21:16+00:00

Erweiterte Rollout-Funktionen

Mit diesen Funktionen bietet Concept Office unter anderem die Möglichkeit leichter eine große Anzahl von Maschinen an verschiedene Standorte zu versenden.

Für dieses Modul ist die Lizenz "Erweiterte Rollout-Funktionen" erforderlich.

Abweichende Lieferanschriften und Rechnungsadressen

Bei der Auswahl der abweichenden Rechnungs- bzw. Lieferanschriftsnummer ist zu beachten, Anschriften der Firma im Vorgangskopf zu wählen (Haken „alle Anschriften“ bei der Suche deaktivieren). Werden Rechnungsanschriften anderer Firmen gewählt, so wird die Debitorennummer der abweichenden Rechnungsadresse nicht ausgewertet.

Abweichungen eintragen

Für Auftragsabschnitte sind die neuen Spalten „Abweichende Lieferanschrift“ und „Abweichende Rechnungsanschrift“ verfügbar. Diese Spalten aktivieren Sie im Vorgang im Reiter Positionen über die Spaltenauswahl.

Die Adresse kann über das Fernglas-Symbol gesucht werden. Wird in die Spalten eine abweichende Anschrift eingetragen, so wird pro Anschrift 1 Lieferschein (bzw. 1 Rechnung) mit der jeweiligen Anschrift erstellt. Dies geschieht auch, wenn die abweichende Anschrift gleich der im Auftragskopf vorgegebenen Anschrift ist.

Dokumente für gleiche abweichende Anschriften werden zusammengefasst.

Sofern aus einem Auftrag aufgrund abweichender Liefer- bzw. Rechnungsanschriften mehrere Dokumente erzeugt werden, wird das Kennzeichen „Teillieferung“ bzw. „Teilrechnung“ nicht ausgewertet.

Kommissionierscheine

Es werden separate Kommissionierscheine für abweichende Lieferanschriften erstellt.

Direktlieferungen

Bestellungen für Aufträge mit Direktlieferung an abweichende Lieferanschriften werden nicht in Teilbestellungen zu den abweichenden Lieferanschriften zerlegt. Es wird immer die Lieferanschrift des Auftragskopfes benutzt.

Stornierungen

Für die Stornierung von Lieferscheinen bzw. Rechnungen mit abweichenden Anschriften gibt es keine gesonderte Verarbeitung. Jedes Dokument muss separat storniert werden, so als wäre es mit einer Teillieferung bzw. Teilrechnung entstanden.

Vorab-Identnummer für Vorvertrag

Die Generierung eines Vertrages aus dem Vorgang heraus soll oftmals erfolgen, wenn noch keine Seriennummern verfügbar sind, um beispielsweise einen Vertragsentwurf zu erstellen. Deshalb lassen sich Vorab-Identnummern anlegen. Diese verfügen über eine interne IdentNummer aber noch nicht über eine Seriennummer.

Am entsprechenden Geschäftsbereich muss der Haken TKD-Funktionen freischalten gesetzt sein.

Identnummern vorab belegen

Im Vorgang unter Positionen Maschine hinzufügen und anschließen mit Rechtsklick Vertrag anlegen auswählen. Es öffnet sich das Fenster zur Vertragsanlage. Mit Klick auf „Identartikel vorab anlegen“ wird automatisch der Haken bei „Als Vorvertrag anlegen“ gesetzt. Nach Eingabe der restlichen Daten auf „Vertrag anlegen“ klicken. Sie erhalten abschließend eine Meldung über das erfolgreiches Anlegen mit Vertragsnummer.

Ansicht im Vorvertrag

Im Modul Vertrag steht nun im Reiter Eingabe der Status: „erfasst (wartet auf Freigabe)“.

Im Reiter Maschinen steht an der Maschine in der Spalte „Seriennummer“ als Platzhalter „(erwartet)“.

Warenbuchung

Wird eine Bestellung zu einer Vorgangsposition erzeugt, zu der Vorab-Identnummer generiert wurden, so werden für diese bei Warenbuchung die Seriennummern aus dem Wareneingang übernommen.

excel_xls_97_xlsx_2007

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-16T07:07:42+00:00

Excel-Format (Artikelstamm_einlesen)

Nicht alle Schalter sind mit jedem Format kompatibel. Weiterführende Hinweise erhalten Sie beim Support

Felder

(alphabetisch):

Artikelnummer: eindeutige Benennung eines Artikels
ArtikelLangText: Artikellangtext ersetzt in Dokumenten die Bezeichnung eines Artikels
Bestellnummer: (Artikelnummer des Lieferanten)
Bezeichnung: <1-3> ausführliche Artikelbezeichnung. Immer mit Bezeichnung1 anfangen.
BildDateiName: Pfadangabe für Vorhandene Bilder
Ean: Das EAN-Feld ist ein Schlüsselfeld, ist dieses LEER wird es in der Edi mit dem Platzhalter x + Bestellnummer gefüllt, dieser wird bei Übernahme in den Artikelstamm nicht übernommen. EAN = GTIN.
EANPruefen: EAN auf Gültigkeit prüfen (0=nein,1=ja)
EanUmverpackung: Zusammenfassung mehrerer EAN zu einer Einheit
EClassVersion: <1-5> (Zuordnung aus BMEcat zu eindeutiger ID in CO-Datenbank)
EClassKomplett: <1-5>
EkKipGueltigAb: KIP-Einkaufspreis gültig ab
EkKipGueltigBis: KIP-Einkaufspreis gültig bis
EkKipMenge: <1-5>EK-Menge, übersteuert von KIP
EkKipPreis: <1-5> (EK-Listenpreis, der von KIP gelenkt wird)
Folgeartikelnummer: Importiert die Folgeartikelnummer. Nur in Excel- und CSV-Format verfügbar.
GarantieDauerHersteller: Monate (Zahl)
GueltigAb: Angabe Datum für EK
GueltigBis: Angabe Datum für EK
GueltigAbVk: Angabe Datum für VK (Falls diese nicht angeben werden, wird bisher, das Datum - bis und ab - für den VK- vom EK-Preis bezogen)
GueltigBisVk: Angabe Datum für VK (Falls diese nicht angeben werden, wird bisher, das Datum - bis und ab - für den VK- vom EK-Preis bezogen)
Herkunft: Zur Angabe der Quelle des Datensatzes, wird keine Quelle angegeben, dann wird das Datenformat eingesetzt (BMECat, Text, Excel, pbsMail) - ab Version 7.0
Hersteller: Betriebsnummer Hersteller
HerstellerArtikelnummer: ArtikelNrHaendler = 1 , ArtikelNrHerstellerReferenz = 2
IlnLieferant: <1-10> (Betriebsnummer des Lieferanten)
Kalkgruppe: Preisgruppe bzw. Kalkulationsgruppe (Gruppierung zur Preisbildung)
Katalogkennung: Katalogname bzw. Kürzel. Dadurch müssen die Artikel in EDI-Artikel/Selektion/Katalogdaten (unten) eingelesen werden (relevant für VK). In der Selektion auf Lieferantenebene (oben) werden nur die Standardpreise angezeigt.
Katalogseite: Katalogseite
Katalogartikelnr: Katalogherstellernummer
KatalogPosnr: Artikelpositionsnummer im Katalog
MaximaleBestellMenge: Maximalbestellmenge
MengenEinheitEk: (Einkaufsmengeneinheit)
MengenEinheitUmverpackung: Mengeneinheit umverpacken
MengeUmverpackung: Zusammenfassung Verkaufsmengen oder Einkaufsmengen (Losgröße)
MindestBestellMenge: <1-10> (minimal zu bestelende Menge)
MindestBestellMengeLs1: Mindestbestellmenge des Lieferanten
MwstSatz: 0 = 0%, 1 = 7%, 2 = 19 %
NurAenderungen = 1, Datei enthält nur aktualisierte Artikel, bei 0 werden alle nicht in der Datei enthaltenen auf Bestellsperre gesetzt
PreisEinheitEk: <1-10> (Einkaufspreiseinheit)
PreisEinheitVk: Verkaufspreiseinheit bzgl. Standardmengeneinheit
Preisgruppe:<Preisgruppe> (warengruppenunabhängige Gruppierung zur Preisbildung)
Provisionsgruppe: <Provisionsgruppe> (Kennzeichen zur Provisionsermittlung)
Staffelmenge: <1-5> (ab Menge)
Staffelpreis: <1-5> (ab Preis)
Status: Normal = 0, BestellSperre = 1, AuslaufArtikel = 2, WiederVerfuegbar = 3, NeuNurAnkuendigung = 4, Geloescht = 5, ZurZeitNichtLieferbar = 6, Neu = 8, Geaendert = 9, AuslaufArtikelDistributor = 20, NeuBestellbar = 40
Serie: Herstellerartikelserie
SortimentKennungArtikel: Sortiment-Einstellungen Artikel
SortimentKennungKatalog: Sortiment-Einstellungen des Katalogs
UserDef: <1-20> Benutzerdefinierte Einstellungen
VkBruttoPreis: Brutto-VK-Preis
VkNettoPreis: <1-5> (Nettoverkaufspreis)
VkStaffelMenge: <1-5> (ab VK-Preis der Menge)
WarenGruppe: <Warengruppe> (die am Kunde hinterlegte Warengruppe (Bürobedarf, Dienstleistungen, EDV, Erlöse, Kopierer, Möbel, Werbemittel) wird importiert)
WarenUnterGruppe: <Warenuntergruppe> (ist n einer Warengruppe eine Warenuntergruppe (Computerzubehör, Hardware, Netzwerk, Software) hinterlegt, so wird diese und dessen Warenunteruntergruppen (falls angelegt) ebenfalls mit importiert.)
WarenUnterUnterGruppe: <Warenunteruntergruppe> (die an der Warenuntergruppe hinterlegte Warenunteruntergruppe (Grafikkarten, Mainboards, Prozessoren))
ZeilenUeberspringen/SkipLines = <Anzahl>, Anzahl zu überspringender Zeilen

*Die unterstrichenen Felder sind Pflichtfelder.

administration:archivierung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Archivierung von Dokumenten

Concept Office unterstützt die Dokumenten-Management-Systeme (DMS) ELO Archiv, DocuWare, Windream und Concept DMS by Starke.

Für diese DMS wird die automatische Archivierung durch zusätzliche Übergabe der Verschlagwortungs-Informationen unterstützt.

Der Export von Concept Office-Dokumenten in andere DMS ist ebenfalls möglich. Aber die Verschlagwortung muss dann manuell erfolgen.

Im Druck-Manager kann für jede Dokumentenart, die archiviert werden soll, das Übergabeverzeichnis für die Dokumente und die Steuerdatei eingestellt werden.

DMS Integration

Für Concept DMS by Starke bieten wir eine Erweiterung an, die DMS Integration. Damit ist es möglich, Fremddokumente wie z.B. PDF-Dokumente und auch Emails aus Outlook im Firmen- oder Vorgangskontext von Concept Office zu archivieren. Dabei werden die Verschlagwortungsinformationen aus Concept Office hinzugefügt und angezeigt. Der Benutzer hat dann die Möglichkeit, diese Informationen vor der Übergabe an das Archivsystem zu ergänzen oder abzuändern. Außerdem kann über die DMS Integration aus Concept Office heraus direkt auf die archivierten Dokumente zugegriffen werden.

Übergabe der Verschlagwortungs-Informationen

Für aktuelle Archivierungs-Schnittstellen wie Concept DMS by Starke und Docuware-Anbindung findet die Übergabe der Index-Informationen anhand einer Datenbanktabelle statt.

Archivierbare Dokumentenarten

Folgende Dokumentenarten werden archiviert:

Modul Bestellungen: Bestellung, BestellStorno
Modul Service-Aufträge: Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Gutschrift, Rücknahmeschein, Lieferschein, Packzettel, Rechnung
Modul Vorgänge: Angebot, Auftragsbestätigung, Gutschrift, Lieferschein, Packzettel, Rechnung
Modul Vertragsabrechnung: Vertragsrechnung, Vertragsgutschrift

Um nur die Anhänge aus einer E-Mail an das gewünschte Modul zu hängen, muss beim Anwenden der DMS-Funktion keine Umschalttaste gedrückt gehalten werden.

Archivieren in Concept Mobile

Für die Archivierung von Dokumenten die via Concept Mobile erzeugt werden (Reparaturaufträge), sind keine gesonderten Einstellungen zu beachten. Es werden die Einstellungen des Druck-Manager berücksichtigt.

Bis Version CO 6.0.1811

Für die Archivierung von automatisch generierten Reparaturaufträgen sind Archivdrucker und Ausgabepfad in der Steuerdatei web.config einzutragen:

<configuration> 
  ... 
  <appSettings> 
    <add key="ArchivDrucker" value="$ArchivierungDocuware" /> 
    <add key="ArchivPath" value="C:\Tmp" /> 
    ... 
  </appSettings> 
</configuration>

Nachträgliches Archivieren

Es besteht die Möglichkeit nachträglich Dokumente aus Concept Office an das Archivsystem zu übergeben. Dazu wird im Modul Formulardruck, Registerkarte Druckwiederholung Die Einstellung Datenexport verwendet: Selektieren Sie die gewünschten Dokumente anhand der verfügbaren Auswahlkriterien. Stellen Sie anschliessend den zum Archivsystem passenden Exportdrucker ein. Klicken Sie abschliessend auf den Drucken-Button in der Funktionsleiste.

Hinweise

Dieses Modul ist mit der Lizenz Archivierung verfügbar.

Windream Archivierung

Die Verzeichnisse für Indexdateien und zu archivierende Dokumente sollten schon bei der Installation von Windream auf den Pfad verweisen, der als Exportpfad im Druck-Manager eingestellt ist. Ist dieser Pfad ein Netzwerkpfad, dann muss dieser laut Herstellerangaben als Laufwerk gemappt sein.

Windream 2017 Archivierung

Voraussetzungen

Dieses Modul ist mit der Lizenz Windream 2017 verfügbar.

Windream 2017.ini

Zuordnung der Feldnamen von CO zu Windream Über die Konfigurationsdatei Windream2017.ini erfolgt das Mapping der CO-Feldnamen auf die Windream-Feldnamen.

Aufbau der Konfigurationsdatei

[Kopfdaten]
<Infotyp>=<Feldname>
;<Position>
;<optional Wert>
Version=Version 1.2
ZielOrdnerPraefix=\Innendienst
DokumentTyp=ObjectTypeName
Steuerdatei=URL
Dokumentdatei=BinaryFile
[Formularzuordnung]
;<CO-Dokumenttyp>=<Dokumentname Windream>
Angebote=Angebote-Ausgang-CR
Auftragsbestaetigungen=Auftragsbestätigungen-Ausgang-CR
Lieferscheine=Lieferscheine-Ausgang-CR
Rechnungen=Rechnungen-Ausgang-CR
Gutschriften=Gutschriften-Ausgang-CR
Bestellungen=Bestellungen-Ausgang-CR
BestellungsStorno=BestellungsStorno-Ausgang-CR
Packzettel=Kommissionierscheine-Ausgang-CR
VertragsRechnungen=VertragsRechnungen-Ausgang-CR
VertragsGutschriften=VertragsGutschriften-Ausgang-CR
Reparaturauftraege=Reparaturaufträge-Ausgang-CR
Lieferavisierungen=Lieferavisierungen-Ausgang-CR
Ruecknahmescheine=Ruecknahmescheine-Ausgang-CR
;Konfiguration der Indexfelder
;hier fortlaufend alle gewünschten Indexfelder für den jeweiligen Dokumenttyp aufführen
;<LfdNr>=<CO-Feldname>
;<Windream-Index>
;Unterknoten aktiv
;1=Unterknoten aktiv: 0=Unterknoten nicht aktiv: wenn aktiv, dann wird der Wert als Unterknoten geliefert
[Angebote]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Auftragsbestaetigungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Rechnungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Gutschriften]
1=Kundennummer;Kundennummer;0

3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Bestellungen]
1=Lieferantennummer;Lieferantennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
5=Kundennummer;Kundennummer;0
[BestellungsStorno]
1=Lieferantennummer;Lieferantennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
5=Kundennummer;Kundennummer;0
[Packzettel]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Lieferscheine]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Lieferavisierungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[Reparaturauftraege]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Auftragsnummer;0

4=Belegdatum;Datum;0
;5=Maschinenbezeichnung;Modell;0
5=Maschinennummer;Maschinennummer;0
6=Stellplatzinfo;Stellplatz;0
7=Lieferungname;Kunde;0
8=Bemerkung;Bemerkung;0
;10=Artikelnummer;Artikelnummer;0
[Ruecknahmescheine]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vorgangsnummer;Vorgangsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[VertragsRechnungen]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vertragsnummer;Vertragsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0
[VertragsGutschriften]
1=Kundennummer;Kundennummer;0
2=Vertragsnummer;Vertragsnummer;0
3=Belegnummer;Belegnummer;1
4=Belegdatum;Datum;0

Alternativ kann für jeden Dokumententyp eine abweichender Dokumentenordner hintelegt werden.

Orginalzeile:        <CO-Dokumenttyp>=<Dokumentname Windream>
abweichender Ordner: <CO-Dokumenttyp>=<Dokumentname Windream>;<abweichender Dokumentenordner>

Bsp.: Lieferschein=Lieferscheine-Ausgang-CR;Lieferscheinausgangsordner

Die Datei Windream2017.ini muss im Sysdata Ordner hinterlegt werden.

Ausgabe der Daten zur Archivierung

Die zu archivierenden Formulare müssen in der Drucksteuerung zusätzlich eingetragen werden. Die Archivierung erfolgt mit dem Drucker $ArchivierungWindream2017. Ausgegeben werden für jedes Dokument je eine Xml-Datei (Der Aufbau dieser wird in der Windream2017.ini festgelegt.) und das Dokument als PDF-Datei. Die Ausgabe erfolgt in das gleiche Verzeichnis, welches im Druckmanager als Exportverzeichnis hinterlegt ist.

Archivierung, Druck-Manager

administration:benachrichtigung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-13T06:05:03+00:00

Administration

Benachrichtigungen (BT)

Für dieses Modul ist die Lizenz Admintool erforderlich.

Um Kunden oder auch eigene Mitarbeiter / Techniker über verschiedene Sachstände zu unterrichten, gibt es im Concept Office die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu verschicken.

Dieses Modul finden Sie im Strukturbaum unter Administration und kann über die Modulkürzel BT aufgerufen werden.

Aufbau des Benachrichtungen-Moduls

Im Modul Benachrichtigungen finden Sie 3 Reiterkarten:

Benachrichtigungen
Gruppen
Aufgaben

1.Benachrichtigungen

Im oberen Bereich des Benachrichtigungen-Reiters lassen sich beliebig viele Ereignisse hinterlegen. Jede hinterlegte Benachrichtigung erhält eine eigenständige Ereignisnummer.

Zunächst kann für die Benachrichtigung ein fest definierter Kunde (=Kundennummer in Spalte Kunden) oder eine Benachrichtigungs-Gruppe (insofern diese im Register Gruppen angelegt wurde) hinterlegt werden. Wird kein Kunde bzw keine Kundengruppe definiert, so wird die Kunden-Spalte mit der Zahl 1 vorbelegt und hat zur Folge, dass das Ereignis für ALLE Kunden (1=ALLE) gilt. In der Bezeichnungs-Spalte wird die Benachrichtigung benannt und kann über die Beschreibungs-Spalte genauer beschrieben werden.

Wenn alle Voreinstellungen getroffen wurden, kann nun der Auslöser für die Benachrichtigung definiert werden. Dabei entscheidet die Wahl des Auslösers, welche Bearbeitungs-Spalte (siehe Pfeile) im Ereignis ausgewählt werden kann, um das Ereignis einem explizitem Status/ Dokument zuzuordnen.

Trigger (Auslöser):

Auftragsimport
Bearbeitungsstatusänderung
Dokumentendruck
Genehmigungsverfahren
MPS-Bedarfsmeldung
MPS-Maschine nichct erreichbar
Ticketanlage
Ticketbearbeitungsstatusänderung
Trackinginformation eintragen
Unterbearbeitungsstatusändergun
Warenbuchung auftragsbezogen

Ab CO 8.2569.33: Trigger für Benachrichtigungen bei Anlage von MPS-Bedarfsmeldungen. In einer neuen Spalte kann definiert werden, für welches MPS-System diese Benachrichtigungen aktiviert werden, auch Portalmeldungen via MPS-System können Benachrichtigungen auslösen. Es stehen auch die Platzhalter für die Benachrichtigungen zur Verfügung.

Ab CO 8.3822.2: mit dem Trigger „Trackinginformation eintragen“ wird eine neue Benachrichtigungsaufgabe erzeugt, wenn neue Trackingdaten auf Kopfebene des Auftrags geschrieben oder geändert werden. Dafür werden nun auch bei DHL die Trackinginformationen aus den Positionen in den Kopf übertragen.

Für die Benachrichtigungen stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:

#TrackingInfo# - Sendungsnummer(n)
#TrackingURL# - Tracking-URL ergänzt um die Sendungsnummer(n), wenn diese für den entsprechenden Paketdienstleister gepflegt ist (Versandarten)

Reaktionen:

Nachdem das Ereignis angelegt wurde, lassen sich nun verschiedene Reaktionen (Benachrichtigungen) hinterlegen:

E-Mail senden: versenden einer E-Mail an eine Empfängeradresse aus den vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten oder durch Eingabe einer direkten E-Mail in das Empfängerfeld
Aktivität anlegen: anlegen einer Aktivität mit Vorbelegung der Aktivitätenart sowie des betreffenden Mitarbeiters, für welchen die Aktivität angelegt werden soll
Drucken
KRZN-Meldung
SimpleClicks-Verbrauchsmaterialmeldung: auslösen einer SimpleClicks-Verbrauchsmaterialmeldung
SimlpeClicks-Störungsmeldung: auslösen einer SimlpeClicks-Störungsmeldung
individuell

Zudem ist es Möglich, mehrere Reaktionen zu ein und demselben Ereignis zu hinterlegen.

Im oben gezeigten Beispiel wird sowohl eine E-Mail gesendet, als auch eine Aktivität angelegt, wenn das Ereignis Unterbearbeitungsstatus = disponiert eintritt.

Bitte beachten Sie, wenn Sie als Auslöser den Unterbearbeitungsstatus disponiert verwenden, wird bei jeder NEUEN Disposition eine Mail versandt.

Über den Haken ‚Sofort benachrichtigen‘ kann entschieden werden, ob die Reaktion (E-Mail) sofort (benötigt die Einrichtung eines SMTP-Servers) oder im Nachgang durch einen Mitarbeiter manuell ausgelöst werden soll. Reaktionen/E-Mails, welche nicht sofort benachrichtigt werden sollen, werden im Aufgaben-Reiter als ausstehend gekennzeichnet.

Empfängeradresse bei E-Mail senden:

(keine Zuordnung)
Angebotsmail Vorgang
AP der Rolle Verbrauchsmaterial am Vertrag
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Anschrift
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Firma
AP der Rolle Verbrauchsmaterial an Maschine
AP der Rolle Fleet-Administrator
AP der Rolle IT-Verantwortlicher
AP der Rolle Portal-Administrator
AP der Rolle Rollout-Verantwortlicher
AP der Rolle Service am Vertrag
AP der Rolle Service an Anschrift
AP der Rolle Service an Firma
AP der Rolle Service an Maschine
AP der Rolle Standortverantwortlicher
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher am Vertrag
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Anschrift
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Firma
AP der Rolle Vertragsverantwortlicher an Maschine
AP der Rolle Wiederverkäufer
AP der Rolle Zählerstände am Vertrag
AP der Rolle Zählerstände an Anschrift
AP der Rolle Zählerstände an Firma
AP der Rolle Zählerstände an Maschine
Avisierungsmail Vorgang
Bearbeitermailadresse
BestellungsMail
Bestellt durch aus Vorgang
E-Mail
Genehmigungsberechtigte (alle)
Genehmigungsberechtigte des GB
LieferbestaetigungsMail
Lieferungsmail Vorgang
Maschinenort Benachrichtigungsmail
Mahnungsmail
Mitarbeiter am Kunden
MPS-Meldender
RechnungsMail
Rechnungsmail Vorgang
Verkäufermailadresse

2.Gruppen

Da gewisse Benachrichtigungen nur für bestimmte Kunden benötigt werden, bietet es sich an, eine Kundengruppe für diese anzulegen. Dabei wird lediglich die Bezeichnung der Gruppe, sowie eine kurze Bemerkung hinterlegt. Im unteren Bereich werden dann die Kundennummern für die angelegte Kundengruppe hinterlegt. Sie können die Kunden über die Fernglassuche oder auch durch Direkteingabe der Kundennummer der Gruppe zuordnen.

3.Aufgaben

In der Reiterkarte Aufgaben werden alle ausgeführten Reaktionen, welche über ein Ereignis definiert bzw ausgelöst wurden, aufgelistet. Dabei zeigt der Status an, ob die Benachrichtigung erfolgt ist oder noch ausstehend ist. Auch fehlerhafte Status werden aufgezeigt, wo im Nachgang geprüft werden muss, was die Fehlerursache ist.

Der Status ‚ausstehend‘ erfolgt dann, wenn die hinterlegte Reaktion Keinen ‚sofort benachrichtigen‘-Haken besitzt. Diese müssen manuell über die Modulfunktion Aufgabe ausführen am rechten Rand angestoßen werden.

Einstellen von Textbausteinen

Für jede Reaktion einer hinterlegten Benachrichtigung kann ein spezieller Textbaustein hinterlegt werden. Diese müssen bei Anlage im Modul Textbausteine in Ihrer Art als Benachrichtigung definiert werden.

Die hinterlegten Textbausteine können dann in der Benachrichtigungs-Reaktion ausgewählt werden.

Deaktivieren einer Benachrichtigung

Falls eingestellte Benachrichtigungen einmal nicht benötigt werden, können diese deaktiviert und bei Neubedarf wieder aktiviert werden.

Hierfür wird mit Reiter Benachrichtigungen in der oberen Tabelle in der Spalte Deaktivieren der Haken gesetzt oder entfernt.

Benachrichtigungen, Textbausteine

administration:mehrsprachigkeit

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Mehrsprachigkeit

Allgemeine Einstellung

Um die Spracheausgabe von Concept Office anzupassen, ist die Einstellung über einen Schalter in der Datei office.dat möglich. Hier muss folgender Eintrag hinterlegt werden:

Language=<Wert>

Folgende Nummernzuteilung besteht:

Nummer	Sprache
0	Deutsch
1	Englisch
2	Französisch
3	Italienisch
4	Niederländisch
5	Spanisch
999	Rechnersprache (Windowsspracheinstellung des angemeldeten Nutzers)

Nutzerabhängige Einstellung

Durch den Eintrag des Usernamens ist die Einstellung einer abweichenden Sprache möglich.

Language_Username=0

Bitte beachten Sie, dass die Übersetzungen teilweise noch in Bearbeitung sind. Die entsprechenden Einträge werden dann in der Standardsprache (deutsch) angezeigt.

administration:mps_systeme

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:12+00:00

Akademie

Einrichten der Schnittstelle zu einem MPS System

Grundeinstellungen

Im Modul Mandanten müssen in der Registerkarte Vorgabewerte (TKD), in der Tabelle MPS-Systeme die Zugangsdaten für den MPS-Server eingetragen und der Funktionsumfang festgelegt werden.

Die Eingabe des Passwortes muss als MD5-Hash erfolgen. Dazu wird die Schaltfläche rechts am Eingabefeld genutzt. Das Passwort wird im Klartext eingegeben und der Hash-Wert wird anschließend automatisch generiert.

Technische Voraussetzungen

Die Kommunikation mit den einzelnen Systemen erfolgt per Webservice-Technologie.

Je nach eingesetzter Firewall- oder UTM-Lösung, müssen unter Umständen Ports freigegeben bzw. Regeln erstellt werden.

Details zu Aufruf bzw. URL, Funktionsumfang und verwendeten Ports der Webservice-Schnittstellen, erfahren Sie vom Anbieter des jeweiligen MPS-Systems.

Einstellungen zu Maschinen

Die weiteren Schritte zur Einrichtung erfolgen im Modul MPS-Maschinen, im Kontext des gewünschten MPS-Systems:

Concept MPS, MPS, docuform, fmaudit, simpleclicks

aktionen:aktionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-12T08:31:57+00:00

Aktionen

Als Aktion bezeichnet man einen marketing-strategischen Prozess, bei dem eine Anzahl Firmen kontaktiert bzw. informiert wird. Beispiele hierfür sind Kundenakquise, Produktpräsentationen oder Messevorbereitungen.

Das Modul Aktionen bietet die Möglichkeit einen solchen Prozess abzubilden, zu überwachen und auszuwerten.

Für das Hinzufügen und Entfernen von Firmen an Aktionen wird das Recht Firmen-Aktionen ausgewertet.

Anlegen einer Aktion

Über den Reiter Eingabe im Modul Aktionen können verschiedene Aktionen angelegt werden. Dabei wird die Aktion über die Aktionsart, deren Bezeichnung und vielen weiteren Kriterien genau definiert. Jede Aktion besitzt genau eine Aktionsart, welche über das gleichnamige Modul angelegt werden kann.

Aktionsarten

Aktionsarten dienen der Gruppierungsmöglichkeit für Aktionen und können über das Modul-Aktionsarten angelegt werden. Die Aktionsart sollte über einen eindeutigen Namen mit max. 20 Zeichen definiert werden. Zur Auswahl wird in Concept Office die Bezeichnung angeboten, welche maximal 255 Zeichen lang sein darf.

Nach Erfassen der Aktionsarten stehen diese im Modul Aktionen zur Verfügung.

Datenverarbeiten aus dem Firmen-Modul

Im Firmen-Modul werden im Reiter „Übersicht“ alle im Concept Office angelegten Firmen angezeigt. Diese können über die Selektionszeile nach bestimmten Kriterien gefiltert werden (z.B. alle Firmen aus dem PLZ-Bereich „0“) und anschließend einer bestimmten Aktion zugeordnet werden. Dies geschieht über die Modulfunktion Datenverarbeitung (Firmen).

Daraufhin öffnet sich die Verarbeitungsauswahl, über welche die selektierten Firmen einer Aktion zugewiesen werden können.

Zudem kann bei Anlage bzw. Zuordnung zu einer Aktion ein Mitarbeiter angegeben werden, der dann in der Aktion unter Beteiligte Firmen der Firma zugeordnet wird.

Beteiligte Firmen

Über den Strukturbaum können in der jeweiligen Aktion die Beteiligten Firmen zu dieser Aktion geöffnet werden.

Reiter Eingabe

Es ist möglich über den Reiter Eingabe weitere Firmen und Ansprechpartner hinzuzufügen.

Im oberen Abschnitt wird die Nummer der Aktion, die Nummer der Firma sowie der gewählte Ansprechpartner angezeigt. Über den Link Verbindungen besteht die Möglichkeit alle Kontakte zu der gewählten Firma anzuzeigen. Über Zuordnung ändern kann der Ansprechpartner gewechselt werden.

Im mittleren Abschnitt kann für die Firma eine Qualifikation gewählt werden. Die hier angezeigten Auswahlmöglichkeiten werden im Modul Qualifikationen verwaltet. Zudem können das Datum, der zugehörige Mitarbeiter und eine Bemerkung eingetragen werden.

Im unteren Teil des Reiters werden die Daten zur Firma angezeigt.

Reiter Übersicht

In der Übersicht werden alle Firmen, die der Aktion zu geordnet sind, dargestellt.

Folgende Spalten können in der Übersicht eingeblendet werden:

Ansprechpartner
Ansprechpartner Mail
Absprechpartner Tel.
Bemerkung: im Reiter Eingabe hinterlegte Bemerkung
Datum
Firma
Firmenqualifikation: entspricht dem Status der Firma
Hauptmitarbeiter
Kurzname
Land
Mitarbeiter
Name
Ort
PLZ
Qualifikation (Firma-Aktion): im Reiter Eingabe hinterlegte Qualifikation
Straße

Wenn zu Aktionen hinzugefügte Kunden oder Ansprechpartner mit Werbesperre gekennzeichnet sind, wird dies farblich (rot) in der Übersicht der beteiligten Firmen und in der Eingabemaske hinterlegt.

aktionen:durchfuehrung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Durchführung einer Aktion

Anlegen einer Aktion

Die Anlage einer Aktion kann entweder im gleichnamigen Modul erfolgen oder über den Verarbeitungsassisten im Firmenmodul.

Zuordnung von Firmen

Firmen können über den Verarbeitungsassisten im Firmenmodul zugeordnet werden.

Firmen die kein einheitliches Selektionskriterium aufweisen, lassen sich gemeinsam verarbeiten, wenn Sie nacheinander einer Aktion zugeordnet werden. Im Untermodul beteiligte Firmen stehen diese anschließend für eine Verarbeitung zur Verfügung.

Aktionen

aktivitaeten:aktivitaetensynchronisation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:14+00:00

Aktivitäten mit Outlook synchronisieren

Aktivitäten und Termine können mit Microsoft Outlook synchronisiert werden. Es können Aktivitäten sowie zugeordnete Ansprechpartner übertragen werden. Außerdem können Outlook-Termine in Concept Office importiert werden. Aktuell ist kein Löschweitergabe möglich.

Das Feld Abrechnungsinfo (Billinginformation) wird im Outlook als Referenz auf die Aktivitätennummer verwendet.

Konfigurieren der Synchronisation

Hinweise für die allgemeinen Synchronistationseinstellungen

Startdatum

Durch Eintragen eines Datums im Feld Synchronisation ab legen wird festgelegt, ab welchen Zeitstempel Aktivitäten für die Synchronisation berücksichtigt werden sollen.

Dadurch ist es möglich vergangene Termine zu synchronisieren, z.B. für nachträgliche Auswertungen oder Historien.

Synchronisation von Aktivitäten in Richtung Outlook

Um Aktivitäten nach Outlook zu übergeben muss das gleichnamige Kontrollkästchen angehakt werden.

Optional lassen sich den Aktivitäten zugeordnete Ansprechpartner automatisch für die Synchronisation kennzeichnen. Weiterführende Informationen dazu finden sich in der Beschreibung der Ansprechpartnersynchronisation.

Synchronisation von Terminen in Richtung Concept Office

Durch das Kontrollkästchen Termine und Aufgaben aus Outlook importieren wird das Einlesen in Concept Office aktiviert.

Dabei kann unterschieden werden ob nur bestehende Aktivitäten aktualisiert oder auch neue Aktivitäten angelegt werden können.

Neue Termine werden dabei im Hintergrund übernommen und mit der Aktivitätenart Aktivitäten Import Fremdsystem gekennzeichnet. Diese sollte später geändert werden. Es ist jedoch auch möglich Kategorien in Outlook genau so zu benennen, wir Aktivitätenarten in Concept Office. Dann wird eine in Outlook angelegte Aktivität auch gleich mit der entsprechenden Aktivitätenart angelegt.

Werden Aktivitäten aus Outlook importiert, muss nachträglich eine Aktivitätenart und die entsprechende Firma zugeordnet werden. Es empfiehlt sich daher, kundenbezogene Aktivitäten in Concept Office anzulegen und diese Aktivitäten nach Outlook zu synchronisieren. Zur nachträglichen Zuordnung ruft man die Aktivität durch einen Doppelklick auf und kann dann im Bereich Zuordnung der Aktivität auf <Zuordnung ändern> klicken. Dadurch wird es möglich die Aktivität über die Suchfunktion zuzuordnen.

Weitere Informationen

Im Gegensatz zu vorherigen Concept Office Versionen wird nun auch das privat-Kennzeichen synchronisiert.

Synchronisierte Termine und Aufgaben werden im Outlook im Feld Abrechnungsinfo vermerkt. Es wird die Aktivitäten-ID hinterlegt.

Aktivitäten können in Concept Office mehreren Mitarbeitern zugeordnet werden, im Outlook gibt es eine solche Zuordnung nicht - hier ist der Mitarbeiter eindeutig. Ändert ein Mitarbeiter in seinem Outlook eine Aktivität, die er mit anderen Mitarbeitern teilt und synchronisiert die Änderung anschließend zurück - greift die Änderung nun auch die anderen Mitarbeiter.

Das Aktualisieren von Aktivitäten setzt voraus, dass der aktuelle Mitarbeiter der Aktivität (noch) zugeordnet ist und ein Änderungsrecht für diese Aktivität besitzt.

Unter Weitere Stammdaten/Aktivitätenarten lässt sich einstellen, ob Aktivitäten dieser Aktivitätenart prinzipiell synchronisiert werden sollen.

Mögliche Einträge im UserSetting

RueckwirkenderZeitraum = 30 (Tage)

Alle Aktivitäten deren Datum oder das Datum ihrer letzten Änderung größer(neuer), als „heute - 30 Tage“ ist, werden für die ExchangeSynchro ausgewertet.

MonatsBegrenzungzukunft = 18

Alle Aktivitäten deren Datum oder das Datum ihrer letzten Änderung kleiner(älter), als „heute + 18 Tage“ ist, werden für die ExchangeSynchro ausgewertet.

Aktivitaeten, Outlookanbindung

aktivitaeten:serienaktivitaeten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T09:15:09+00:00

Serienaktivitäten

Finden Aktivitäten zyklisch statt, kann Concept Office diese nach erstmaliger Anlage einer solchen Aktivität eine sogenannte Serie generieren. Dies geschieht mittels der Modulfunktion Serientyp erstellen.

Es sind Serien für Termine und Aufgaben möglich.

Eingabe der Serien-Eigenschaften

Als Beginn der Serie wird das aktuelle Datum vorbelegt. Handelt es sich um eine mehrtägige Aktivität, kann die Anzahl der Tage im Feld Offset eingegeben werden.

Eine Serie kann täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich angelegt werden. Die tägliche bzw. wöchentliche Serie kann für alle oder nur bestimmte Wochentage definiert werden.

Das Ende der Serie kann mit einer festen Vorgabe über die Anzahl, bzw. über ein Enddatum festgelegt werden.

Termin-Serien werden direkt nach Klicken auf OK vollständig erzeugt. Bei Aufgaben-Serien wird die nächste Aufgabe wird dann erzeugt, wenn die aktuelle Aufgabe der Serie erledigt wird.

Entfernen von Serien

Um eine Aktivität zukünftig nicht mehr als Serie zu behandeln, ist der Aufruf der Modulfunktion Serientyp erstellenin einer solchen Aktivität notwendig. Anschließend kann mit dem Klick auf Serie löschen die Serienaktivität gelöscht werden.

Aktivitaeten, Serienaktivitaeten

aktivitaeten:workflow

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-10-11T12:29:33+00:00

Akademie

Workflows

Workflows sind selbstauslösende Arbeitsabläufe, die in Concept Office über Aktivitäten abgebildet werden. Diese sind in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten zu finden. Sie werden an den Aktivitätenarten eingerichtet.

Wenn aktiv, werden diese Arbeitsabläufe sowohl in Concept Office als auch in Concept Mobile eingehalten.

Anlage eines Workflow mit (möglichen) Ergebnissen

Es wird die Aktivitätenart ausgewählt, für welche ein Workflow hinterlegt werden soll. Es können für alle Aktivitäten beliebig viele Workflows definiert werden.

In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden.

Sie müssen nicht alle möglichen Ergebnisse mit einem Workflow definieren.

Jetzt kann der gewünschte Workflow definiert werden. In der ersten Spalte kann aus allen zuvor angelegten möglichen Ergebnissen das ausgewählt werden, welches als erstes mit einem Workflow hinterlegt werden soll.

Ergebnis- Auswahl eines zuvor festgelegten möglichen Ergebnis
Geschäftsbereich-Auswahl eines für den Workflow gültigen Geschäftsbereiches
Wird (alle) gewählt, gilt der Workflow dieser Aktivität für alle Geschäftsbereiche.
Aktivität-Auswahl der Aktivität, die dem eingetretenen Ergebnis folgen soll (es dient der optimalen Weiterführung der Aufgabe)
Bezeichnung-Hinterlegung textueller Hinweise, die für die nächste Aktivität von Bedeutung sind
Offset in Tagen-Hinterlegung der Tage bis zur Aktivität, d.h. aktuelles Datum plus Offset in Tagen ergibt das Datum der Aktivität
Mitarbeiter-Zuständiger Mitarbeiter, der für die Ausführung der Aktivität zuständig ist
Bereich - der festgelegte, zugehörige Bereich
Bemerkungen - die hier vorbesetzte Bemerkung wird an die entstehende Aktivität vererbt.

Im Modul Aktivitätenarten gibt es auch die Möglichkeit, sich mit einem Klick auf den entsprechenden Link die Workflows grafisch anzeigen zu lassen.

Die grafische Darstellung ermöglicht den Arbeitsablauf, der für die entsprechende Aktivitätenart definiert ist, noch einmal zu prüfen und erleichtert den Mitarbeitern diese Abläufen nachvollziehen zu können.

Diese Grafik wird in einem separaten Fenster angezeigt. Mittels dieser Einstellungen können die Aktivitäten zu Workflowketten verbunden werden. Wurde beispielsweise in einer Aktivität an einem definierten Ergebnis als Workflow eine andere Aktivität festgelegt, die ebenfalls einen Workflow hinterlegt hat, erhält man eine Workflowkette.

Einstellungen

Konfiguration 355: Beim Erledigen einer Aktivität muss ein Ergebnis angegeben werden.

Beim Erledigen einer Aktivität muss ein Ergebnis angegeben werden, wenn für diese Aktivitätenart Ergebnisse hinterlegt sind.

0 - Nein
1 - Ja

Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse

Das Ziel der Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse ist, eine Kette von Aktivitäten mit Hilfe eines auslösenden Triggers sofort zu erstellen.

Dazu wird in Aktivitätenarten eine sogenannte Triggeraktivität (Kennung) angelegt. Sie dient lediglich dazu, um die Aktivitätenkette auszulösen und erscheint später nicht mehr in den offenen Aktivitäten.

Außerdem muss die Check-Box Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen aktiviert werden.

In der Workflowdefinition dieser Aktivität wird angegeben, welche Aktivitäten bei Anlage ausgelöst werden. Hierbei ist die Nennung unterschiedlicher Mitarbeiter sowie Offset-Tage (aktuelles Datum + Offset-Tage = Aktivitätendatum) möglich.

Auslösen der Workflowkette

Um die Aktivitätenkette nun auszulösen, muss eine Aktivität mit dieser Triggeraktivität erstellt werden.

Für alle an dieser hinterlegten Workflowdefinitionen werden nun Aktivitäten erstellt.

Die Triggeraktivität selbst wird jedoch ausgeblendet. Innerhalb jeder der einzelnen Aktivitäten kann über den Link Workflow eine Übersicht der verknüpften Aktivitäten sowie deren Status abgerufen werden.

Aktivitaeten

allgemein:cokundentool

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-02-05T10:06:50+00:00

COKundentool

Allgemeine Einstellungen

Es werden nur Kundensonderpreise für die Kunden ausgegeben, welche im Modul „Firmen“ unter „Kundendaten“ in der Rubrik „Allgemein“ eine „Internetshop-ID:“ haben. Die Internetshop-ID kann mit der Firmennummer identisch sein.

Die Ausgabe der Kundensonderkonditionen erfolgt über das Modul „COKundentools.exe“. Dieses befindet sich im Programmpfad unter …\Programme\Software-Concept\Conceptoffice\sc.CO.Kundentools.exe oder unter C:\Users\Windows-Benutzername\Appdata\Local\ConceptOffice\sc.CO.Kundentools.exe . Aus diesem Verzeichnis, eine Verknüpfung auf den Desktop anlegen. Anschließend auf dem Desktop mit der rechten Maustaste die Eigenschaften der Verknüpfung aufrufen und unter Ziel, den vorhandenen Eintrag ergänzen um „ PrivatePilot“.

Wird dies nicht vorgenommen, so muss beim Start des „COKundentools“ die Eingabe „PrivatePilot“ manuell eingetragen werden.

Für die Ausgabe der Kundensonderkonditionen muss in der Datei „COKundentools.ini“ ein Eintrag mit dem Ausgabepfad angelegt werden. Die Datei „COKundentools.ini“ ist im Pfad ..\Sysdata

Wird das Programm über die Verknüpfung das erste Mal gestartet und der Eintrag wird in der COKundentools.ini nicht gefunden, dann wird der Eintrag automatisch angelegt und der Ausgabe-Pfad kann anschließend eingetragen, bzw. geändert werden.

Ausgabe der Kundensonderpreise

Der Aufruf des Moduls zur Ausgabe der Kundensonderpreise erfolgt über die angelegte Verknüpfung.

Einstellungen

Als Mandant wird der aktuelle Mandant aus Concept Office voreingestellt.

Unter „Kundennr:“ kann ein Kunde ausgewählt werden, so dass nur für diesen Kunden die Kundensonderpreise ausgelesen werden.

Erfolgt keine Auswahl (Kundennr:=0), so werden die Kundensonderpreise zu allen Kunden mit einer Internetshop-ID ausgelesen. Die Internetshop-ID wird im Modul „Firmen“, in der Registerkarte „Kundendaten“, unter „Allgemein“, im Feld „Internetshop-ID“, hinterlegt.
Für jeden Kunden wird eine eigene Datei mit Kundennummer und Name angelegt.

Unter „Ausgabepfad:“ wird der Pfad eingestellt, bzw. aus der COKundentool.ini übernommen, in welchen die Datei(en) abgelegt werden. Von dort aus können die Dateien in den Webshop übertragen werden.

Optionen für die Ausgabe der Daten

Kundenartikelpreise ausgeben: es werden nur Kundensonderpreise zu dem ausgewählten Kunden ausgegeben. Dies betrifft alle Kundenartikel und Kundenwarengruppenpreise.
Kundengruppenartikelpreise ausgeben: es werden Sonderpreise der Kundengruppe ausgegeben. Dies betrifft alle Kundengruppenartikel und Kundengruppenwarengruppenpreise.
nur Artikel mit Exportkennzeichen berücksichtigen: selektiert alle Artikel, bei denen „Artikel exportieren“ im Artikelstamm aktiviert ist.
Preise für Bereiche ausgeben: wählt Sonderpreise für einen Bereich aus, z.B. Artikelnummer = „Lei*“ (für alle Artikel, welche mit Lei beginnen), oder Artikelnummer = „*“ (für alle Artikel), oder Warengruppe = „*“ (für alle Warengruppen).
nur Kundenartikel-Nettopreise (ohne Warengruppenpreise): hier werden, nur Artikel-Sonderkonditionen mit absoluten Beträgen, aber keine Warengruppenpreise und keine Bereichspreise ausgewählt.
Bei Rabattregelung Rabatte ausgeben: hier werden Sonderkonditionen mit Rabatten ausgegeben.
Datei mit Staffelmenge ausgeben: sind Staffelpreise angegeben, so werden diese mit ausgegeben, sonst nur die kleinste Staffelmenge (0, oder 1)
Artikel als Kernsortiment ausgeben: Artikel werden mit dem Kennzeichen Kernsortiment ausgegeben
Aktionspreise ignorieren: sind Aktionspreise vorhanden, werden diese ignoriert
Nullpreise explizit ausgeben: wird der Haken gesetzt werden Artikel mit Nullpreise mit ausgegeben, andernfalls werden diese ignoriert
Nur Preise aus dem Preiskatalog: die Ausgabe der Preise einzelner Preiskataloge
Preiskatalogname in Ausgabedateiname aufnehmen: hier wird der Name des gewählten Preiskataloges mit in den Dateinamen der ausgegebenen Datei übernommen
Webkatalogname in Ausgabedateiname aufnehmen: hier wird der Name des gewählten Webkataloges mit in den Dateinamen der ausgegebenen Datei übernommen
Für Artikel, die keinen gültige Sonderkondition haben, den Listenpreis ausgeben: Ist dieser Haken gesetzt wird für Artikel, die keinen gültigen Preis im gewählten Katalog haben, der Listenpreis übernommen.
Kundennr. anstelle von Kurzname in Dateiname: Wird bei der Ausgabe im Dateinamen die Kundennummer anstelle des Kunden-Kurznamen verwendet.
Zusätzlich alle Kundenartikel ausgeben
PBS-Deutschland: Anbindung des PBS-Deutschland-Webshop

Führende Artikelnummer

Auswahl, ob für den Webshop die eigene Artikelnummer aus Concept Office übergeben wird.
Die Artikelnummer aus einem Katalogeintrag, im Modul Artikel, unter „Katalog“
Alternativ kann der Artikel auch mit beiden Nummern übergeben werden
nach GTIN (wenn keine GTIN vorhanden ist, wird der Artikel ignoriert)

Ist die Parameterauswahl abgeschlossen, dann werden die Kundensonderpreise über den Button „Start“, in das Zielverzeichnis ausgegeben. Für jeden Kunden wird eine eigene Datei erzeugt. Zur Überprüfung kann das Protokoll eingesehen werden, in dem die ausgegebenen Dateien gelistet sind und auch Fehler vermerkt werden.

Will man den Prozess automatisieren, kann man als 2. Parameter am Kundentool eine 0 mitgeben und kann das Kundentool in den Windows-Taskplaner einbinden.

Beim Kundentool zur Preislistenausgabe PrivatePilot können jetzt Sets von Einstellungen als Schema gespeichert, geladen und gelöscht, sowie automatisch ausgeführt werden. Mögliche Aufrufparameter des Kundentools:

```
Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot
```
- Maske wird angezeigt
```
Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot <Kundennummer>
```
- Automatische Verarbeitung mit Standardschema für den angegebenen Kunden

Sc.Co.Kundentools.exe PrivatePilot <Kundennummer> <Schemaname>

Anstelle einer speziellen Kundennummer kann auch * angegeben werden. Damit werden die Dateien für alle Kunden ausgegeben.

COKundentool,, Webshop

allgemein:sichten-manager

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Der Sichten-Manager

Mit einem Klick auf das Fernglassymbol (alternativ CTRL + F) wird eine umfangreiche Suchfunktion aufgerufen. Die Suche bezieht sich dabei auf den Inhalt des Moduls, von dem aus sie gestartet wird.

Wurde in dem Modul, in dem der Sichtenmanager geöffnet wird bereits eine Selektion (Sicht) gespeichert, können Sie diese schnell über den kleinen Pfeil unter dem Fernglas auswählen.

Sie können sich mit Hilfe logischer Verknüpfungen eine Selektion zusammenstellen, die genau die Datensätze enthält, die sie suchen. Diese Selektionen lassen sich speichern und so einfach zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufrufen. Wobei die Abfrage und nicht das Ergebnis gespeichert wird. Somit wird bei jedem Aufruf der Selektion eine Abfrage mit den momentan aktuellen Daten durchgeführt.

Bitte beachten Sie, dass bei logischen Verknüpfungen das UND eine andere Bedeutung hat, als im üblichen Sprachgebrauch. Suchen Sie nach allen Angeboten der Kunden 123 und 456, dann sollten Sie mit ODER selektieren, da sonst nach Angeboten gesucht wird die zu einem Kunden gehören, der die Nummer 123 und die Nummer 456 hat. Er kann aber nur entweder die Nummer 123 haben ODER die Nummer 456.

Um kompliziertere Selektionen vorzunehmen, können Teile einer Selektion auch in Klammern gesetzt werden. Hierzu markieren Sie die Teile der Selektion die eingeklammert werden und klicken im Kontextmenü der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Klammer setzen.

Selektionsteile müssen auch dann in Klammern gesetzt werden, wenn in einer Selektion nach UND und ODER selektiert wird, da die UND Verknüpfung immer Vorrang vor der ODER Verknüpfung hat.

Beispiel:

Gesucht werden alle nicht erledigten Vorgänge der Geschäftsbereiche Verkauf und Service. Ungeklammert sähe diese nun so aus:

Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Service' und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt'

Da aber die UND Verknüpfung Vorrang hat, "liest" der Sichten-Manager die Selektion so:

Geschäftsbereich ist gleich 'Service' und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf'

Damit werden vom Geschäftsbereich 'Verkauf' auch alle erledigten mit angezeigt. Korrekt geklammert sollte die Selektion so aussehen:

(Geschäftsbereich ist gleich 'Verkauf' oder
Geschäftsbereich ist gleich 'Service') und
Bearbeitungsstatus ist ungleich 'erledigt'

So wie in der Mathematik Punkt- vor Strichrechnung gilt, gilt hier also Und- vor Oderselektion.

Selektionen speichern

Zum Speichern von Selektionen klicken Sie, nach Zusammenstellen der Abfrage, einfach auf Speichern anstatt auf Übernehmen. Um die gespeicherte Selektion später oberhalb der Strukturansicht unter dem Menüpunkt Sichten abrufen zu können, setzen Sie einen Haken hinter In Strukturansicht anzeigen und vergeben für diese „Sicht“ einen passenden Namen.

Über das Auswahlfeld Selektion ist sichtbar für: können Sie auswählen, ob die von Ihnen gespeicherte Selektion nur für Sie sichtbar sein soll (Häkchen bei Selektion ist privat) oder Sie hinterlegen die Mitarbeiter, für die die Selektion bestimmt ist.

Eine gespeicherte Selektion kann über die Schaltfläche Selektion öffnen oder, wenn sie als Sicht in die Strukturansicht eingebunden wurde, über das Modul Sichten wieder aufgerufen werden. Wurde eine Sicht in die Strukturansicht eingebunden ist diese erst nach Neustart von Concept Office sichtbar.

Wird eine gespeicherte Sicht über die Strukturansicht aufgerufen, springt Concept Office automatisch in das Modul in dem die Sicht selektiert und abgespeichert wurde.

Es wurde eine neue Option unter Allgemeine Optionen / Baumstruktur-Einstellungen „Aktualisierungsintervall Sichten in min“ angelegt. Hiermit kann erreicht werden, dass die Sichten in vorgegebenen Intervallen aktualisiert werden. Dies ist besonders sinnvoll, wenn die Ergebnisanzahl im Baum angezeigt wird. Bitte beachten, dass diese Option bei großen Datenbanken evtl. die Performance beeinträchtigen kann.

Selektionsschablonen

Aus dem Sichten-Manager heraus lassen sich Schablonen anlegen, die vorgefertigte Suchabfragen mit Parametern enthalten. Werden diese Suchanfragen gestartet, so erscheint eine Maske, auf der nur noch die Werte der Suchparameter eingegeben werden müssen.

Um eine neue Schablone zu erstellen, wird das Kontrollkästchen Platzhalter anzeigen aktiviert. Nun wird eine Selektion erstellt, die feste Abfrageparameter enthalten kann, aber auch Platzhalter, welche erst bei Abfrage durch den Nutzer gefüllt werden. Jetzt wird an Stelle eines Wertes ein Platzhalter in die Selektion eingesetzt (zum Beispiel <$P1>). Es ist darauf zu achten, dass für verschiedene Werte innerhalb einer Abfrage auch verschiedene Platzhalter verwendet werden müssen.

Über die Schaltfläche Speichern wird die Selektionsschablone, wie jede andere Sicht auch, abgespeichert. Wichtig ist hierbei eine sinnvolle Beschreibung zu hinterlegen, da sonst andere Nutzer den Inhalt der Selektion nicht erkennen.

Sichten ändern

Möchten Sie eine Sicht ändern, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Modul, welches Ziel der Sicht ist.
Öffnen Sie die Fernglassuche.
Über die Schaltfläche Öffnen navigieren Sie zu der zu ändernden Sicht und wählen diese aus.
Ändern Sie die Selektionsbedingung
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern, wählen entsprechende die Sicht aus und speichern

Sichten löschen

Möchten Sie Sichten löschen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Modul, welches Ziel der Sicht ist.
Öffnen Sie die Fernglassuche
Über die Schaltfläche Öffnen navigieren Sie zu der zu löschenden Sicht und wählen diese aus.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen

Tipps

Bei der Suche nach einem Datum ist es möglich, ein Datum mit Jahr = 1960 als Platzhalter für den SQL-Ausdruck Datum is null einzusetzen. Hierdurch ist es möglich auf das Vorhandensein von Datensätzen zu prüfen.

Weiteres

Hier sind folgende Sonderechte zu beachten:

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Bereiche

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Öffentlich

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

Sonderrecht Gespeicherte Selektionen und Schablonen - Privat

Steuert die Bearbeitungsrechte eines Mitarbeiters im Sichten-Manager

Keine Rechte
Lesen
Lesen/Ändern
Lesen/Ändern/Anlegen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen
Lesen/Ändern/Anlegen/Löschen/Administration

allgemein, Sichten-Manager, Suche

allgemein:uebersichten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Übersichten

Nahezu jedes Modul enthält eine Registerkarte, die mit Übersicht bezeichnet ist. In der Übersicht des jeweiligen Moduls finden Sie alle Datensätze, die zu diesem Modul gehören.

Sortieren

Die Datensätze können nach jeder beliebigen Spalte sortiert werden, in dem man auf die Spaltenüberschrift klickt. Dadurch werden die Datensätze alphabetisch aufsteigend sortiert. Eine absteigende Sortierung erreicht man durch einen wiederholten Klick auf die Spaltenüberschrift

Sortieren nach mehreren Spalten ist mittels gedrückter UMSCHALT-Taste möglich.

Gruppieren

Die in der Übersicht gezeigten Daten können auch gruppiert werden. Dafür wird die Spaltenüberschrift mit der linken Maustaste in den Bereich darüber gezogen (siehe Bild).

Will man die Gruppierung aufheben, dann zieht man die Spalte aus dem oberen Bereich wieder an ihrem Platz in der Tabelle.

Anordnen

Spalten lassen sich in beliebiger Reihenfolge anordnen. Ziehen Sie mit linker Maustaste per drag & drop eine Spalte an den von Ihnen gewünschten Platz. Die von Ihnen gewählte Reihenfolge wird vom Programm gespeichert und steht beim nächsten Start wieder zur Verfügung.

Spaltenauswahl

Der besseren Übersicht halber lassen sich Spalten auch abschalten. Bei einigen Spalten wird durch abschalten der Aufbau der Übersicht schneller. Zum Abschalten oder wieder Zuschalten von Spalten klicken Sie auf die im Bild zu sehende Schaltfläche.

Im sich darauf hin öffnenden Fenster können Sie nun nicht gewünschte Spalten abwählen oder wieder hinzufügen.

Beachten Sie, dass es in der jeweiligen Übersicht zu Mehrfachanzeigen kommen kann, wenn Profilfelder zur Auswahl definiert sind.

Daten filtern

In der ersten Zeile jeder Übersicht gibt es eine Filterfunktion. Je nach Datentyp (Zahlen oder Buchstaben) kann man verschiedene Operatoren auswählen:

Über die Schaltfläche ganz am Anfang der Spalten, kann ein Filter gelöscht werden.

Ist diese Filter-Zeile in einer Übersicht (oder sonstiger tabellarischer Anzeige) einmal nicht zu sehen, können Sie diese mit der Tastaturkombination STRG + SHIFT + F ein oder ausblenden.

Die Tabellenfilterzeile wird farbig unterlegt, sobald ein Suchwert eingetragen wurde.

Der Tabellenfilter wird verworfen wenn:

Eine Fernglassuche geöffnet wird
Ein anderer Einstiegspunkt ins Modul gewählt wird
Eine Fernglassuche entfernt wird

Tabellenoptionen

Über die Tastenkombination STRG + SHIFT + G können die Tabellenoptionen aufgerufen werden. Damit kann jede Übersicht, aber auch jede andere tabellarische Ansicht, individuell eingestellt werden.

allgemein:webserviceumstellung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Webservice Konfiguration 2.0

Der Artikel dient als Leitfaden für die technisch, notwendige Umstellung des Webservice.

Funktionsweise

Concept Office stellt aktuell die Konfiguration in .default.config-Dateien bereit. Bei einer Neuinstallation müssen die benötigten Datein in .config umbenannt und ausgefüllt werden. Bei bereits konfigurierten Umgebungen folgen Sie den Anweisungen unter dem Abschnitt Durchführung der Umstellung.

bisher

Sc.Co.WebServices.Host.exe.default.config
Sc.Co.WebServices.Services.exe.default.config

ab Stand 7.0.1336

Sc.Co.WebServices.Host.exe.default.config
Sc.Co.WebServices.Services.exe.default.config
Application.default.config
Services.default.config

ab Stand 7.0.2141

Application.default.config
Services.default.config

Umstellungsbegründung

Die Dateien Sc.Co.WebServices.Host.exe.config und Sc.Co.WebServices.Services.exe.config enthielten bisher Informationen über den Programmstand und Informationen über die Installationsumgebung. Diese Informationen werden nun getrennt abgelegt um erstere updatefähig und zweitere updatesicher halten zu können.

Als positiver Nebeneffekt können Service und Host synchron konfiguriert werden.

Durchführung der Umstellung

Application.default.config in Application.config umbenennen. Mandantentag eintragen/anpassen. (siehe bisherige Config-Datei)
Services.default.config in Services.config umbenennen. IP/Servername und Port eintragen/anpassen. (siehe bisherige Config-Datei)

Bei Installation eines Standes >= 7.0.1336 werden die Dateien Sc.Co.WebServices.Host.exe.config und Sc.Co.WebServices.Service.exe.config als *.bak-Dateien ins Programmverzeichnis gesichert.

webservice, allgemein

anschriften:anschriften

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:18+00:00

Anschriften

Das Modul Anschriften beherbergt alle im Mandanten vorhandenen Anschriften, d.h. von Kunden, Lieferanten, Projekten und Mitarbeitern.

Anschriften werden über die Anschriftsnummer eindeutig identifiziert.

Im Unterbaum einer Firma werden nur die der Firma zugeordneten Anschriften angezeigt. Außerdem werden bei Neuanlage einer Anschrift die Zuordnungsdaten vorbelegt.

Seiten in diesem Namensraum:

Feldbeschreibungen des Moduls Anschriften

Kundenkostenstellen

Modulfunktionen Anschriften

Postfachanschriften

Rechte für Anschriften

Warenwirtschaftsdaten einer Anschrift

Zuordnungen von Anschriften

Anschriften, Stammdaten

anschriften:kategorien

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-02-21T13:40:48+00:00

Anschriftskategorien

Jede Anschrift besitzt mehrere Kennzeichen, die sogenannten Kategorien. Diese regeln als was die Anschrift verwendet werden darf.

Die Kategorien zeigen nicht an was eine Anschrift ist, sondern was sie sein kann.

Rechnungsanschrift

Mit diesem Kennzeichen darf die Anschrift für Rechnungen und Gutschriften verwendet werden. (Vorgangsbearbeitung)

Lieferanschrift

So gekennzeichnet, kann die Anschrift für Lieferscheine und Rücknahmescheine verwendet werden. (Vorgangsbearbeitung)

Lieferavisierungsanschrift

So gekennzeichnet, kann die Anschrift für die Lieferavisierung verwendet werden. (Vorgangsbearbeitung)

Angebotsanschrift

Eine solche Anschrift darf für Angebote und Auftragsbestätigungen verwendet werden. (Vorgangsbearbeitung)

Bestellanschrift

Ist dieses Kennzeichen gesetzt, darf die Anschrift für Bestellungen verwendet werden. (Bestellwesen)

Ermittlung:

Ist am Lieferanten eine Anschrift hinterlegt, die das Kennzeichen ‚Bestellanschrift‘ trägt und der aktuellen Filiale zugeordnet ist, wird diese verwendet. Falls keine filialabhängige Anschrift gefunden wird, greift die Standard-Bestellanschrift des Lieferanten.

Rücksendeanschrift

Die Anschrift darf für Rücksendungen verwendet werden (Bestellwesen).

Weiteres

Es gibt ein Sonderrecht, welches den Mitarbeiter erlaubt die Anschriftskategorie trotz Sperre einer Firma zu ändern. Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern

Sonderrecht Kategorie, Qualifikation, Branche, Herkunft trotz Sperre ändern

Regelt, ob ein Mitarbeiter die genannten Felder bearbeiten darf.

Ja
Nein

Anschriften, Anschriftskategorien

anschriften:zuordnung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:20+00:00

Zuordnungen von Anschriften

Im Bereich Zuordnungen ist ersichtlich, wozu die angezeigte Anschrift gehört. Es existieren 4 mögliche Felder, die zum Teil untereinander in Beziehung stehen:

Firma
Projekt
Ansprechpartner
Mitarbeiter

Die erstmalige Zuordnung erfolgt automatisch.

Firmenanschriften

Ist eine Anschrift einer Firma zugeordnet, wird hier die Firmennummer angezeigt.

Eine Anschrift kann gleichzeitig einer Firma und einem Projekt oder einer Firma und einem Ansprechparner zugeordnet sein.

Projektanschriften

Ist eine Anschrift einem Projekt zugeordnet, wird hier die Projektnummer angezeigt.

Eine Anschrift kann gleichzeitig einem Projekt und einer Firma oder einem Projekt und einem Ansprechparner zugeordnet sein.

Ansprechpartneranschriften

Ist eine Anschrift einem Ansprechpartner zugeordnet, wird hier die Ansprechpartnernummer angezeigt.

Eine Anschrift kann gleichzeitig einem Ansprechpartner und einer Firma oder einem Ansprechpartner und einem Projekt zugeordnet sein.

Mitarbeiteranschriften

Handelt es sich um die Anschrift eines Mitarbeiters, wird hier die Nummer des Mitarbeiters angezeigt. Diese Zuordnung ist nicht mit anderen Zuordnungen kombinierbar und kann auch nicht geändert werden.

Anschriften, Zuordnung

ansprechpartner:ansprechpartner_rollen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-04-10T11:56:00+00:00

Ansprechpartnerrollen

Zur Nutzung der Ansprechpartnerrollen muss die Konfiguration 517 aktiviert werden.

Bitte stellen Sie die Konfiguration nicht ohne Rücksprache mit unserem Support um.

Ziel:

Ansprechpartner beim Endkunden haben definierte Rollen (Zuständigkeiten) aus Sicht Concept Office
Ein Ansprechpartner kann mehrere Rollen bedienen
Ansprechpartnerrollen pro Kunde, Anschrift, Maschine mit entsprechender Vererbung
Automatisierte Kommunikation (Benachrichtigung) mit dem Ansprechpartner je nach Rolle
Unterstützung untergeordneter/übergeordneter Firmen
Verwendung der Rollen in den Geschäftsvorfällen: Serviceeinsatz, Materiallieferung, Zähleranfrage, Portal-Administrator, Erreichbarkeit von Fleet-Geräten

Einstellungen der Ansprechpartnerrollen (Ansprechpartnerrechte)

Unterstütze Rollen:

Zählerstände - Verwendet bei Anfrage Zählermeldungen.

Service - Anzeige der verantwortlichen im Portal an Anschrift, an Gerät.

Verbrauchsmaterialien - Ansprechpartner für Materiallieferung, wird in Vorgang eingesetzt Anzeige als Verantwortlichen für Verbrauchsmaterial im Portal an Anschrift, an Gerät.

Standortverantwortlicher - wird als Rückfallvariante verwendet, falls es keinen AP für Service und Material - wird berücksichtigt bei Portalrechten ‚nur eigene Anschriften/Geräte sehen‘ (an Anschriften mit der Kennung ‚Im Portal anzeigen‘ möglich).

Vertragsverantwortlicher - freie Rolle für Benachrichtigungen/Steuerung für Portalberechtigungen.

Portal-Administrator - Anlage von Nutzern im Portal.

Fleet-Administrator - freie Rolle für Benachrichtigungen (Erreichbarkeit von Geräten).

IT-Verantwortlicher - freie Rolle für Benachrichtigungen.

Rollout-Verantwortlicher - freie Rolle für Benachrichtigungen.

Sind mehrere Personen an einer Rolle angegeben, werden diese unabhängig von einander z.B. per Mail mit eigenen Benachrichtigungsaufgaben benachrichtigt.

Ansprechpartnerrollen können in den folgenden Modulen definiert werden:

an der Firma

an der Maschine

an der Anschrift

an den Verträgen

Die genaue Reihenfolge des Rollenkonzepts auf die Verträge ist: Kontakt > Vertrag > Standort > Maschine (ab CO 8.4512.x).

Besonderheiten

Concept Office

Maschinen

Wird eine Ansprechpartnerrolle für eine Maschine zugeordnet, erfolgte bisher die gleichzeitige Speicherung der Maschinenanschriftsnummer in der Rollenzuweisung, diese wird jetzt mit dem Wert ‚0‘ zugeordnet.

Concept Portal

Benutzer

Rollen können jetzt im Concept Flex Kundenportal im Modul Benutzer angezeigt und gepflegt werden, dazu ist das entsprechende Portal-Recht notwendig.

Anschriften

können jetzt zu einer Rolle mehrere Ansprechpartner angezeigt werden. Wenn es keine konkreten Ansprechpartner zur Anschrift gibt, werden alle allgemeinen Ansprechpartner dieser Rolle/Firma angezeigt. Es werden nur die Rollen für Service und Verbrauchsmaterial angezeigt.

Maschinen

werden jetzt zu einer Rolle auch mehrere Ansprechpartner angezeigt. Wenn es keine konkreten Ansprechpartner zur Maschine gibt, werden alle allgemeinen Ansprechpartner dieser Rolle/Standort angezeigt. Ist auch am Standort nichts hinterlegt, werden die allgemeinen Ansprechpartner der Firma angezeigt. Es werden nur die Rollen für Service und Verbrauchsmaterial angezeigt.

Rollenbeispiele

Bsp.1 Ansprechpartner soll alle Maschinen des Standortes sehen (zugehörige Anschriften sehen im Portal):

Folgende Einstellungen müssen vorliegen:

Portal MaschinenRecht eigene eingetragen
StandorteRecht eigene eingetragen
Rolle Standortverantwortlicher vergeben

CO Portal (Kundenportal)

ansprechpartner:ansprechpartnersynchronisation

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:20+00:00

Ansprechpartner mit Outlook synchronisieren

Ansprechpartner und deren Verbindungsdaten können nach Microsoft Outlook als Kontakt übergeben und von dort importiert werden.

Für die Synchronisation wird am Outlook-Kontakt das Feld Spitzname zur Referenzierung verwendet.

Konfigurieren der Synchronisation

Hinweise für die allgemeinen Synchronistationseinstellungen

Synchronisation von Ansprechpartnern in Richtung Outlook

Um Ansprechpartner nach Outlook zu übergeben muss das gleichnamige Kontrollkästchen angehakt werden.

Dabei werden nur Ansprechpartner berücksichtigt, welche das notwendige Kennzeichen besitzen:

Das Kennzeichen kann manuell gesetzt werden oder automatisch durch Aktivitätensynchronisation inklusive Ansprechpartner.

Synchronisation von Ansprechpartnern in Richtung Concept Office

Durch das Kontrollkästchen Kontakte aus Outlook importieren wird das Einlesen in Concept Office aktiviert.

Dabei kann unterschieden werden ob nur bestehende Ansprechpartner aktualisiert oder auch neue Ansprechpartner angelegt werden können.

Die Aktualisierung geschieht im Hintergrund. Die Neuanlage ist aber nur bei manueller Synchronisation möglich, da hier bei jedem neuen Ansprechpartner durch den Benutzer Einstellungen getroffen werden müssen, wie z.B. die Firmenzuordnung.

Weitere Informationen

Wird am Outlook-Kontakt das Feld Spitzname mit dem Wert -1 gefüllt, wird der Ansprechpartner bei der Synchronisation nicht berücksichtigt.

Wird das Synchronisationskennzeichen am Ansprechpartner entfernt, wird für den angemeldeten Benutzer der Ansprechpartner zukünftig nicht mehr synchronisiert. Am Outlook-Kontakt wird als Notiz Synchronisierung beendet seit <Datum> eingetragen (ergänzt). Ein Löschen findet nicht statt.

Wird ein Ansprechpartner auf inaktiv gesetzt, wird das Synchronisationskennzeichen für alle Mitarbeiter entfernt. Der Notiztext des Outlook-Kontakts wird ergänzt:Ansprechpartner inaktiv seit <Datum>. Auch hier findet kein Löschen statt.

Das Einlesen und Aktualisieren von Ansprechpartnern setzt die entsprechenden Benutzerrechte voraus.

Sonderrecht

Hier ist dieses Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht Ansprechpartner synchronisieren für alle Mitarbeiter erlauben

Dürfen Ansprechpartner und deren Verbindungsdaten aller Mitarbeiter nach Outlook übergeben werden?

Ja
Nein

Ansprechpartner, Outlookanbindung

ansprechpartner:wie_wird_ein_ansprechpartner_angelegt

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-21T07:25:32+00:00

Ansprechpartner anlegen

Ansprechpartner können auf 3 Wegen angelegt werden:

über das Modul Firmen / Anschriften
direkt über das Modul Ansprechpartner
bei Anlage von Aktivitäten

1. über das Modul Firmen oder über das Modul Anschriften

Dazu gibt es in den Modulfunktionen einen Button „Ansprechpartner anlegen“.

2. direkt über das Modul Ansprechpartner

Über die Schaltfläche „neu“ öffnet sich eine neue Eingabemaske, damit man den Ansprechpartner anlegen kann.

Als erstes wird über die Fernglassuche die entsprechende Firma ausgewählt, zu welcher der Ansprechpartner gehört.

Als nächstes wird die passende Anschrift gewählt. Dabei werden nur die Anschriften der bereits ausgewählten Firma angezeigt.

Anschließend sollten wenigstens Name und Vorname angegeben werden. Diese beiden sind Pflichtfelder. Alles andere kann eingegeben werden, muss aber nicht zwingend.

Die weiteren Reiter des Moduls Ansprechpartner kann man sich über das Modul Profildefinitionen eigenständig zusammenstellen.

Wenn alle Eingaben eingegeben und gespeichert wurden ist dies im Ansprechpartner hinterlegt und es können nun noch die passenden Verbindungen eingegeben werden.

3. bei Anlage von Aktivitäten

Bei Anlage von Aktivitäten kann jetzt auch ein neuer Ansprechpartner angelegt und mit der Aktivität verknüpft werden.

Hierfür gibt es im Modul Aktivitäten einen neuen Button Neuer AP. Über diesen kann in einer separaten Maske der neue Ansprechpartner angelegt werden.

Der Button ist erst nach Wahl der Firma sichtbar.

Alternativ ist dies auch über die Modulfunktion Aktivitäten anlegen bspw. aus dem Modul Firmen möglichen. Hierfür muss in der Eingabemaske Zuordnung der neue Haken Neuen Ansprechpartner anlegen gesetzt werden.

Weiteres

In diesem Modul ist die Möglichkeit gegeben Daten, wie Telefonliste, Geburtstage Ansprechpartner oder ein Adressetikett, bereits angelegte Ansprechpartnern zu drucken. Dabei ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Ansprechpartner

Steuert, welche Rechte der Benutzer Zum Ducken bestimmter Datensätze im Ansprechpartner-Modul hat.

Keine Rechte
Nur für einzelne Datensätze
Alle Rechte

artikel:artikelnummer

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-06-21T06:42:31+00:00

Artikelnummer

Die Artikelnummer ist das eindeutige Kennzeichen eines Artikels. Jede Artikelnummer kann innerhalb des Artikelstammes von Concept Office nur einmal vorkommen und darf maximal 30 Zeichen lang sein. Eine Artikelnummer kann aus Ziffern und Buchstaben gemischt zusammengesetzt sein.

Bitte verzichten Sie möglichst auf Sonderzeichen in der Artikelnummer, da diese erfahrungsgemäß zu Verarbeitungsproblemen in den verschiedensten Prozessen führen können (. , ; : - _ + * \ / Leerzeichen & = #)

Vordefinierte Artikelnummern

Einige Artikelnummern sind fest im Programm vorhanden und können nicht geändert/überschrieben werden.

A:Der Artikel A wird in der Vorgangsbearbeitung verwendet um einen Abschnitt zu kennzeichnen.
T: T steht in Vorgängen oder Bestellungen für eine Textposition
(alle): der Standardartikel

Artikelnummer ändern

Das Feld Artikelnummer ist normalerweise vor Veränderung geschützt und ausgegraut dargestellt. Ist es nötig die Nummer zu ändern, muss der betroffene Artikel zuerst im Modul Artikel geladen werden. Durch Aufruf der Menüfunktion Speicher unter wird das Feld Artikelnummer freigeschalten und der ausgewählte Artikel kann umbenannt werden.

Ein andere Möglichkeit ist es über der Modulfunktion Artikel umbenennen die Artikelnummer zu ändern. Bei Betätigung des Buttons Artikel umbenennen erscheint eine Maske mit dem gleichen Namen. Anschließend kann in der Maske die neue Artikelnummer des markierten/aufgerufenen Artikels eingetragen und durch Betätigung des Feldes Umbenennen die Artikelnummer verändert werden.

Bedenken Sie, dass die Artikelnummer in allen aktuellen und historischen Daten ihrer Warenwirtschaft geändert wird.

Artikelnummer automatisch (Bürobedarf)

Für die Anlage von Artikeln anhand vorhandener EDI-Artikel-Daten lassen sich Bildungsvorschriften definieren. Dies wird am Lieferanten hinterlegt.

Wird ein Lieferantenkürzel angegeben, wird dieses bei der Anlage vorangestellt.

Die im Screenshot hinterlegten Regeln würden aus der Bestellnummer 900/01 die Artikelnummer MF900-01 generieren.

Sonstiges

Konfiguration 6: Steuert die Groß-/Kleinschreibung der Artikelnummer

Um ein einheitliches Bild auf Kundendokumenten zu erzeugen, ist es möglich einzustellen, dass neu erfasste Artikelnummern automatisch in Großschreibung umgewandelt werden.

0 - Großschreibung
1 - Groß-/Kleinschreibung

Artikel, Artikelnummer

artikel:basisartikel_basket

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:20+00:00

Basisartikel Basket und Katalogsuche Basket

Bis einschließlich Version 5.34 wurde ein Möbelartikel über die Eigenschaft variantenfähig gekennzeichnet, um einen Artikel als Möbelartikel zu kennzeichnen. Diese Eigenschaft wurde in zwei Eigenschaften aufgesplittet, um zusätzliche Sonderfälle abbilden zu können.

Bis auf die unten erwähnten Sonderfälle, werden stets beide Eigenschaften zugewiesen (oder entfernt).

Lieferanten-Sammelartikel sollten stets beide Eigenschaften besitzen.

Basisartikel Basket

Das Feld steuert, ob ein Artikel bei der Übernahme von Basket-OFML-Positionen für die Variantencodeprüfung zur Verfügung steht. Ist die Eigenschaft gesetzt, wird der Artikel immer dann als Auftragsposition verwendet, wenn eine Basket-Position die gleiche Variante (den gleichen Variantencode) wie der Artikel besitzt. In diesem Fall erhält die Position auch den Preis des gespeicherten Artikels.

Katalogsuche Basket

Das Feld steuert, ob für diesen Artikel, wenn er über Artikelsuche Warenwirtschaft im Basket eingesetzt wird, eine Katalogsuche im OFML-Katalog ausgeführt wird. Bei gesetzter Eigenschaft wird die Katalogsuche ausgeführt. Außerdem werden die Preise aus dem Katalog verwendet und nicht die im Concept Office hinterlegten.

Sonderfälle

Durch Zuweisen der Eigenschaft Basisartikel Basket und Entfernen der Eigenschaft Katalogsuche Basket lässt sich erreichen, dass ein Stammdatenartikel, als konfigurierbarer Möbelartikel erfasst werden kann, ein zufälliges Zusammenstellen des Artikels aber niemals auf den vorhandenen Stammdatenartikel verweist (Preisfindung, Lagerzuordnung, etc.)

Durch Zuweisen der Eigenschaft Katalogsuche Basket und Entfernen der Eigenschaft Basisartikel Basket lässt sich erreichen, dass ein Stammdatenartikel, der eigentlich ein konfigurierter Möbelartikel ist, nicht als solcher behandelt wird (nachträgliche Änderung, Preisfindung, etc.).

Sonderzeichen Basketartikel

Bei der Erfassung von Basketpositionen sollten in der Rabattbezeichnung die Sonderzeichen „#“ und „~“ nicht benutzt werden, da diese internen Zwecken dienen. Das Verhalten von CO wurde für einen speziellen Fall stabilisiert (Rabattbezeichnung enthält „###“).

Artikel, Basket, Basisartikel, Katalogsuche

artikel:bilder

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-11T08:24:24+00:00

Artikelbilder in Concept Office

Nachfolgend werden die Verwendungsmöglichkeiten von Bildern (Bildfeldern) in Concept Office beschrieben.

Artikel

Spaltenname	Herkunft	Verwendungszweck
BildName	aus Artikeldirektimport (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)
	aus OFMLPosition.ImageFullName (pCon-Produkte)	Vorlage für Auftragspositionsbilder
	aus TradePilot Katalogimport (EDI)	Artikelbild in Concept Office, Cash, Mobile
BildName1	aus Artikeldirektimport (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)
	aus EdiArtikel.BildNummer bei ArtikelAnlage oder -änderung (EDI)
	aus Cop bei Artikel Neuanlage (EDI)
BildName2	aus Artikeldirektimport (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)
BildName2	aus EdiArtikel.BildNummerAlternativ bei ArtikelAnlage oder -änderung (EDI)
WebshopBild	aus EdiArtikel.BildNummer bei ArtikelAnlage oder -änderung (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)

LieferantenArtikel

Am Lieferantenartikel werden nur Dateinamen gespeichert. Es wird zwingend eine Pfad für Bilddateien am Lieferanten benötigt.

Spaltenname	Herkunft	Verwendungszweck
BildNummer	aus EdiArtikel.BildNummer bei ArtikelAnlage (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)
BildnummerAlternativ	aus EdiArtikel.BildNummerAlternativ bei ArtikelAnlage (EDI)	Ausgabe in BMECat Katalog (EDI)

AuftragsPositionen

Spaltenname	Herkunft	Verwendungszweck
BildDateiName	aus Artikel.BildName	Vorlage für Druckdaten
	aus OFMLPos.ImageFullName (pCon-Produkte)
	aus OFMLPos.CatalogImageFullName (pCon-Produkte)
	aus OFMLPos.ImageFullName3 (pCon-Produkte)
	aus WPPos.ImageFullName (bis 5.40)
BildDateiName2	aus OFMLPos.ImageFullName2 (pCon-Produkte)	Vorlage für Druckdaten

Druckdaten

Zu druckende Bilder werden als blob-Daten in der gesonderten Tabelle Bilderdruck bereitgestellt. Dies gilt ab Concept Office 7.0 für alle Vorgangsdokumente.

Anlage von Artikelbildern

Artikelbilder werden in der Registerkarte Texte/Bilder als Dateiverweise (Links) angelegt.
- Spalte Dokument zwingend mit einer Bezeichnung ausfüllen
- Spalte Art: Bild wählen; Es sind auch andere Formate wie pdf oder Excel-Dateien möglich
- die Spalte Bild füllt sich automatisch nach Abschluss und Speichern
- bei mehreren Bildern: Sortierreihenfolge beginnend mit 1 festlegen
- Auf welchen Dokumenten soll das Bild gedruckt werden: Haken in gewünschten Kästchen setzen
- Zählerableseinformation: ein Dokument (meistens PDF), das beschreibt, wo man an der jeweiligen Maschine die Zählerstände findet
- Angebot: beim Versenden des Angebotes per E-Mail wird der E-Mail das Artikelbild als weitere PDF angehängt
- Spalte Pfad: über das Fernglas die Bilddatei (üblich JPG) verknüpfen

Bilder müssen quadratisch sein, um nicht verzerrt dargestellt zu werden.

Hier ein Tipp! Bilder sollten ein gängiges Format wie JPG oder PNG haben.

Artikel, Bilder

artikel:durchschnittsek

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-08-13T10:36:30+00:00

Durchschnitts-EK

Mittels Konfigurations 1 kann die Preisermittling des EK eingestellt werden.

Konfiguration 1: Steuert die Ermittlung des Rohgewinns (Ermittlungsvorschrift für EK)
Anhand welcher Ausgangsdaten wird der Rohgewinn ermittelt.

0 - Durchschnittlicher Ek
1 - Letzter EK
2 - ListenEK lt. Auftragsmenge
3 - ListenEK lt. Menge = 1
5 - Kalkulatorischer EK
6 - Lt. optimaler Bestellmenge
7 - Durchschnittlicher EK pro Lager

Alte EK’s spielen bei der Berechnung inhaltlich keine Rolle - es gibt hinsichtlich Preis nur zwei Faktoren und zwar der jetzige DEK und der EK von der Buchung.

Die Berechnung des Durchschnitts-EK’s erfolgt nach folgender Formel:

(alter DEK * alte Menge + akt. ZubuchungsEK * Zubuchungsmenge) / (alte Menge + Zubuchungsmenge)

Bei der Ermittlung des DEK wird der Bestand von Sperrlagern nicht berücksichtigt.

Hier ist dieses Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht Letzter-EK und Durchschnitts-EK ändern

Erlaubt dem Benutzer der Änderung des letzten EK's und des Durchschnitts-EK's.

Ja
Nein

Artikel, Preise

artikel:folgeartikel

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-18T09:06:46+00:00

Folgeartikel

Wird ein Artikel durch einen anderen ersetzt, bietet Concept Office Funktionen an, die Ihnen das Verändern der elektronischen Daten erleichtern.

Voraussetzung

Um einen Folgeartikel zu definieren muss der neue Artikel im Artikelstamm angelegt sein.

Eintragen eines Folgeartikels

Das Benennen eines Folgeartikels geht oft mit einer Verkaufssperre einher.

Wählen Sie den zu ersetzenden Artikel im Artikelstamm aus, Registerkarte Artikel. Anschließend können Sie im Feld Folgeartikel entweder direkt die Artikelnummer des Folgeartikels eingeben, oder über die Matchcodesuche auswählen.

Per Link in der Artikelmaske kann am Folgeartikel eingesehen werden, welche die Vorläuferartikel sind.

Referenzen übertragen

Wird die Änderung gespeichert, können Sie in einem Abfragedialog entscheiden, ob und welche Daten des Ursprungsartikels auf den Folgeartikel übertragen werden sollen:

Preisänderungsfaktor: falls der Folgeartikel eine abweichende Standardmengeneinheit besitzt, kann ein Faktor mit zwei Nachkommastellen zur Umrechnung angegeben werden
Lagerbestände übertragen: addiert den Bestand des alten Artikels zum Bestand des Folgeartikels
Kundensonderkonditionen übertragen: erzeugt Kundensonderkonditionen für den Folgeartikel, die der Kalkulation des bestehenden Artikels entsprechen
alte Sonderkonditionen löschen: entfernt Kundensonderkonditionen zum alten Artikel
Katalogartikel übertragen: erfasst den Folgeartikel in Katalogen , die den alten Artikel beinhalten
Katalogpreise übertragen: setzt dem Folgeartikel im Katalog den bestehenden Katalogpreis
Kundenartikel übertragen: besitzt der alte Artikel Kundenartikelzuordnungen, werden für den Folgeartikel Ähnliche erzeigt
Material/Zubehörzuordnungen übertragen: ergänzt den Folgeartikel an allen Modellen, welche den alten Artikel als Zuordnung besitzen
Vertragsleistungen übertragen: ergänzt Verträge und Vertragsarten, bei denen der alte Artikel als Leistung zugeordnet wurde, um einen Eintrag zum Folgeartikel

Artikel, Folgeartikel

artikel:losgroesse

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-09-12T07:21:35+00:00

Losgröße

Als Losgröße bezeichnet Concept Office die Umverpackungsmenge, in der ein Artikel verkauft oder bestellt werden kann.

Losgrößen für den Verkauf

Die Losgröße im Verkauf ist ein Faktor (bezogen auf die Standardmengeneinheit) mit dem Sie einen Artikel verkaufen. Die Eingabe erfolgt in der Registerkarte Artikel, im Bereich Verkaufsinformationen.

Für Concept Cash kann eine eigene Losgröße angegeben werden. Diese gilt auch für die Abwicklungsart Kasse.

Kleinste Abgabemenge

Die kleinste Abgabemenge gibt die geringste Menge (bezogen auf die Standardmengeneinheit) an, mit der ein Artikel verkauft werden soll. Sie ist gleichzeitig der Wert, mit dem die Menge bei der Positionserfassung vorbelegt wird.

Die kleinste Abgabemenge muss immer ein Vielfaches der Losgröße sein.

In den meisten Anwendungsfällen entspricht die kleinste Abgabemenge der Losgröße.

Eingabenprüfung im Vorgang

Concept Office weist den Sachbearbeiter auf Fehleingaben in der Positionserfassung hin, wenn eine Menge ungleich einem Vielfachen der Losgröße eingegeben wird.

Losgrößen für den Einkauf

Die Losgröße im Einkauf ist der Faktor (bezogen auf die Mengeneinheit des Lieferanten) zu dem Sie den Artikel bei dem jeweiligen Lieferanten einkaufen können. Sie wird auf der Registerkarte EK für den verschiedenen Lieferanten hinterlegt.

Eingabenprüfung im Vorgang

Vorgangspositionen, die als Direktlieferung erfasst werden, können nur in der Losgröße des zugeordneten Lieferanten abgewickelt werden. Ist kein Lieferant explizit zugewiesen, wird der Hauptlieferant zur Prüfung verwendet.

Eingaben in Bestellungen

Bestellungpositionen können nur mit Vielfachen der Losgröße erfasst werden.

Artikel

artikel:verkaufssperre

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2024-03-14T13:22:20+00:00

Verkaufssperre eines Artikels

Durch die Verkaufssperre lässt sich der Verkauf eines Artikels unterbinden. In vielen Fällen geht die Verkaufssperre mit der Einrichtung eines Folgeartikels einher.

Das Erfassen des gesperrten Artikels in einem Vorgang in nicht mehr möglich. Die Abarbeitung bestehender Vorgangspositionen mit diesem Artikel wird nicht beeinflusst.

Bestellungen des Artikels werden von diesem Sperrkennzeichen nicht berücksichtigt.

Erhält ein Artikel das Sortimentskennzeichen „Auslaufartikel“, wird das Feld gesperrt automatisch aktiviert, wenn in allen Lägern der Bestand 0 ist.

Folgende DropDownOptionen, der Verkaufssperre sind möglich:

keine
vorübergehend, mit Edi-Aktualisierung
dauerhaft (Ist diese Auswahl gesetzt, dann bleibt diese Sperre auch bei Änderung vom Status des Lieferantenartikels.)

Sperren und Entsperren bei Änderung vom Status des Lieferantenartikels

Über die Konfiguration (558) ‚Verkaufssperre am Artikel automatisch setzen bei Statusänderung am Lieferantenartikel’ werden Artikel automatisch gesperrt und entsperrt, bei Änderungen am Status des Lieferantenartikels. Folgende Ausprägungen sind möglich:

0 - keine automatische Sperre
1 - Sperren, wenn Artikel bei allen Lieferanten gesperrt ist und Bestand=0 (alle Läger) (Standardeinstellung)
2 - Sperren, wenn Artikel bei Hauptlieferanten gesperrt ist und Bestand=0, Artikel automatisch entsperren, wenn dieser wieder verfügbar ist.

Entsperrt werden Artikel nur automatisch, wenn Konfiguration 558 den Wert =2 hat. Entsperrt werden Artikel nur dann, wenn Lieferantenartikel vom Status ‚Zur Zeit nicht lieferbar‘ auf ‚wieder verfügbar‘ oder ‚normal‘ wechseln.

Artikel, die sich auf einem Sperrlager befinden, werden von der Aktualisierung ausgenommen.

Außerdem ist am Lieferanten das Kennzeichen „Wenn Hauptlieferant, dann Bestellstatus des Lieferanten an den Artikel übernehmen“ zu setzen, damit die Konfiguration wirksam wird.

Artikel, gesperrt, Verkaufssperre

artikel:zusammenlegen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:22+00:00

Zusammenlegen von Artikeln

Es kann vorkommen, dass ein und derselbe physische Artikel mehrfach in Ihrem Artikelstamm vorhanden ist. Wenn Sie dies bereinigen möchten, gehen Sie wie folgt vor.

Neuen Artikel definieren

Entscheiden Sie welcher Artikel weiterhin verwendet werden soll (nachfolgend neuer Artikel genannt) und welcher nicht (nachfolgend alter Artikel genannt).

Folgende Auswahlkriterien sollten dabei beachtet werden:

Name und Geläufigkeit beider Artikel
Aufwand zum Umpflegen der Stammdaten (Sonderkonditionen, Lieferantenzurodnungen,…)

Prüfen Sie an dieser Stelle, ob Kundensonderkonditionen für beide Artikel vorhanden sind. Falls ja, ist eine manuelle Anpassung empfohlen. Falls nein, können die Konditionen später automatisiert übernommen werden.

Änderungen am alten Artikel

Setzen Sie das Sperrkennzeichen.

Tragen Sie den neuen Artikel als Folgeartikel ein.

Speichern Sie die Änderungen und buchen Sie die Bestände um. Übernehmen Sie die Sonderkonditionen, falls Sie keine manuelle Prüfung durchgeführt haben.

Änderungen am neuen Artikel

Übertragen Sie bei Bedarf die Mengeneinheiten und Lieferantenzuordnungen aus dem alten Artikel.

Handelt es sich um einen neuen Artikel, entweder durch EDi-Fakt-Übernahme oder manuelle Anlage, sollten Sie alle Einstellungen des neuen Artikels mit dem alten Artikel vergleichen.

Weitere Änderungen

Wurde der alte Artikel über EDI-Fakt mit Daten versorgt, und soll zukünftig der neue Artikel aktualisiert werden, müssen Sie den oder die relevanten EDI-Artikel abändern. Im Modul EDI-Artikel wählen Sie diese nacheinander aus. Auf der Registerkarte Eingabe, im Feld Artikelnummer steht ein Verweis auf den alten Artikel. Ändern Sie das Feld entsprechend ab.

Artikel, Zusammenlegen, Folgeartikel

bestellungen:druckeinstellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-12T10:30:39+00:00

Bestellungen ausgeben

Nachfolgend werden die Möglichkeiten der Ausgabe von Bestellungen beschrieben.

Die Einstellungen werden auf der Registerkarte Lieferdaten/Sonstiges im Bereich Druckfreigabe getroffen.

Dokumente

Für Bestellungen existieren 4 Druckdokumente.

Der Druck der Dokumente verändert den Bearbeitungsstatus.

Anfrage

Die Bestellung wird als Anfrage ausgedruckt.

Bestellung

Die Bestellung wird als Bestellung ausgegeben.

Für Bestellungen vom Typ Rücksendungen steht dieses Dokument nicht zur Verfügung.

Rücksendung

(gilt nur für Bestellungen vom Typ Rücksendungen)

Die Bestellung wird als Rücksendung ausgegeben.

Storno

Nun möglich für bereits bestellte Bestellungen.

Die Bestellung wird komplett storniert.

Mahnung

Nun möglich für bereits bestellte Bestellungen.

Noch nicht vollständig gelieferte Positionen werden auf einer Mahnung ausgegeben.

Arbeiten mit Freigaben

Statt die Dokumente sofort auszugeben, können Sie diese Ausgabe vormerken - indem Sie eine Freigabe für das Dokument setzen. Das Bestellfreigabedatum wird dabei vorbesetzt. Sie können es aber beliebig abändern.

Ausgabeart

Die Ausgabeart legt fest in welcher Form eine Bestellung generiert wird - ob als Ausdruck oder in einem elektronisch verarbeitbaren Format. Die Ausgabeart wird in den Stammdaten des Lieferanten vorbelegt, sie kann hier jedoch geändert werden.

Positionen komprimieren

Über diese Option werden mehrfach vorkommende Artikelnummern (Lieferantenartikelnummer muss vorhanden sein) zu einer Position zusammengefasst. Werden dadurch neue Mengenstaffeln erreicht, wird zu dem günstigeren Preis bestellt.

Bestellungen

co_portal:meldungsstatistik

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-24T08:42:01+00:00

Portalabrechnung: Meldungsstatistik

Die folgende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie die Summe der Zählerstände ermitteln und melden können:

1. Rufen Sie in Concept Office den Menüpunkt „Auswertungen“ auf.

2. Danach klicken Sie auf Auswertungen.

3. Und darunter den Menüpunkt Statistiken.

4. Mit einem Doppelklick auf die Gruppe: Portal, klappen Sie das Gruppenelement auf.

5. Im jetzt geöffneten Fenster, können Sie nun die Auswahl für den gewünschten Abrechnungszeitraum setzen.

Der Filter kann auch gespeichert werden, so dass Sie Ihn zum nächsten Abrechnungszeitraum erneut nutzen können.
Lediglich das Datum muss dann geändert werden.

Beispiel: Firma X, rechnet lt. Vertragsunterlagen, Quartalsweise die Zählerstände ab.
Somit würde folgender Filter zustande kommen:

Das Ergebnis sehen Sie dann in der Seitenansicht des Reports:

Bitte melden Sie uns die Summe der Zählerstände, via Antwort auf die von uns gesandte Mail.

Mit Doppelklick auf einen Eintrag, Bsp. Februar können Sie überprüfen, welche Maschinen / Geräte in die Zählerstandablesung gemeldet worden sind.
Dazu erscheint der folgende Report:

Portal, Meldungsstatistik, zaehlerstaende

co_portal:passwortvergabe

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-09-05T08:24:14+00:00

CO Portal: Manuelles Freischalten und Passwortvergabe

Bekommt ein Kunde eine Mail mit Zählerstandsanforderung, dann ist dieser Kunde (Ansprechpartner des Kunden) automatisch für das Portal freigeschalten. In der Mail ist auch ein vorläufiges Passwort verschlüsselt.

Ein Kunde hat aber auch die Möglichkeit sich ein Passwort zu vergeben. Sobald er dies getan hat, kommt in der Anforderungsmail das Login nicht mehr mit.

Manuelle Freigabe und Passwortvergabe

Wird ein Ansprechpartner nicht automatisiert durch eine Zählertstandsanforderung freigeschaltet, kann der Händler dies manuell im Modul Ansprechpartner tun. Dazu wird das Feld Portallogin mit der Email gefüllt und ein Haken bei Portalzugeang gesetzt. Ein Passwort kann vergeben werden. Der Kunde kann sich dies jedoch auch beim ersten Einloggen selbst vergeben.

Portalmail zur Passwortvergabe versenden

Per Modulfunktion - ‚Portalmail senden‘ am Ansprechpartner

Über diese Funktion können Sie einem aktivierten Portalnutzer einen Link zur Passwortvergabe senden.
Der Link wird über die E-Maileinstellung vom Flex Kundenportal versendet, es werden die neuen Textbausteine bwMailTextPortalAktivMail und bwMailBetreffPortalAktivMail als E-Mailtext/Betreff verwendet.

In Standardwerten kann ein Wert für ‚Aktivitätenart beim Verschicken einer Portalmail‘ eingestellt werden - ist hier eine Aktivitätenart hinterlegt, wird beim Versenden jeder Portalmail eine erledigte Aktivität angelegt. Diese enthält den Ansprechpartner mit zugehöriger Firma und die Bezeichnung ‚Portalmail versendet.‘. Als Mitarbeiter wird der Mitarbeiter eingesetzt, welcher die Portalmail ausgelöst hat.

Was darf der Kunde im Portal sehen?

Sie können bestimmen, welche Module Ihre Kunden in CO Portal sehen dürfen. Diese Freigabe können Sie in verschiedenen Stufen realisieren.

Am Mandanten können die Portaloptionen für alle Kunden voreingestellt werden. (Trotzdem braucht jeder einzelne Kunde die Freigabe zu Portalzugang wie oben beschrieben)
Die Modulfunktion Portaloptionen im Modul Firmen schaltet alle Ansprechpartner mit Zugang in den jeweiligen Portalmodulen frei
Die Modulfunktion Portaloptionen im Modul Ansprechpartner schaltet nur diesen Ansprechpartner in den jeweiligen Portalmodulen frei

Kunde gibt sich selbst ein Passwort und Passwortwiederherstellung

Haben Sie dem Kunden kein Passwort gegeben oder hat er es vergessen, kann er es sich selbst vergeben bzw. wiederherstellen. Voraussetzung ist aber, dass in Concept Office am Ansprechpartner ein Haken bei Portalzugang gesetzt ist und das Feld Portal-Login gefüllt ist.

Ihr Kunde kann sich ein Passwort vergeben in dem er das Portal aufruft und in der Anmeldemaske auf Neues Passwort vergeben klickt.

In der folgenden Ansicht kann er seine E-Mail eingeben. Diese muss mit der E-Mail übereinstimmen, die Sie in das Feld Portal-Login am Ansprechpartner in Concept Office eingetragen haben.

Nach Absenden erscheint ein entsprechender Hinweis und der Kunde erhält eine Mail mit einem Link und der Bitte diesem zur Passwortvergabe zu betätigen.

Nach doppelt eingegebenem Passwort kann sich der Kunde einloggen.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:vorbereitungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-11-27T13:25:55+00:00

CO Portal: Vorbereitung und Einstellungen

Die Systemvoraussetzungen für CO Portal finden Sie hier.

CO Portal ist nur in Verbindung mit Concept Office nutzbar.

Mandanteneinstellungen

Im Modul Mandanten im Tab Vorgabewerte TKD wird die URL zu CO Portal hinterlegt und es werden die mandantenweiten Rechte vergeben.

Im Bereich MPS Systeme wird die URL zum Portal angelegt. Diese wird zur Bildung des Zugangslinks in E-Mails verwendet. Die Felder Username und Passwort werden leer gelassen.

Rechte

Über die dahinter befindliche Schaltfläche Portaloptionen bearbeiten können die mandantenweiten Rechte vorbelegt werden, welche initial für alle Ansprechpartner gelten:

Folgende Module lassen sich freigeben:

Zähler (funktioniert nur in Zusammenhang mit Verträgen, an denen die Option „Meldung durch CO Portal“ hinterlegt ist)
Maschinen (alle Geräte des Kunden (Maschinen mit Seriennummer) unabhängig ob Vertragsgerät oder nicht)
Serviceaufträge (hier kann spezifiziert werden zwischen:
- keine
- nur offene
- alle)

Diese Rechte lassen sich an jeder Firma und an jedem Ansprechpartner überschreiben.

Mandantenkonfigurationen

Konfiguration 286: E-Mail für Störungsmeldungen

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die E-Mailadresse ein, an die Störungsmeldungen versendet werden sollen.

Konfiguration 287: E-Mail für Verbrauchmaterialanforderungen

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die E-Mailadresse ein, an die Verbrauchmaterialanforderungen versendet werden sollen.

Konfiguration 289: Link zur Startseite im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die Webseite an, die neben den einzelnen Modulbausteinen auf der Startseite erscheinen soll. CO Portal behandelt diese Seite als Inner Frame und zeigt dort beliebigen Inhalt an.

Konfiguration 290: Verweis auf Firmenlogo im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie den Bildnamen inkl. Pfad für das Logo im Kundenportal an. Am Besten wird dies in der CO Umgebung auf ihrem Server abgelegt. Es ist dann links im Portal ganz oben zu sehen.

Konfiguration 291: Ablauftage der initialen Zählerstandsabfrage

In das Feld Einstellung textuell geben Sie die Zahl an, die angibt nach wie vielen Tagen der Link in der E-Mail (Zählerstandanforderung mit Direktzugriffslink) ungültig werden soll. Im Link gibt es zu diesem Zweck einen Timestamp. Auf dieser Webseite kann dieser zu Prüfungszwecken in ein Datum umgewandelt werden: coderstoolbox.net/unixtimestamp

Konfiguration 292: Link zum Impressum im Kundenportal

In das Feld Einstellung textuell geben Sie den Link an, der angibt wo sich das Impressum befindet.Beachten Sie, dass das Impressum eine Pflichtangabe auf einer nicht privaten Webseite ist.

Konfiguration 293: Passwortanforderung ausblenden

0 - nein
1 - ja

Schaltet die Passwortwiederherstellung ab. Kunden können sich dann nur über den Link einer Zählerstandsanforderung anmelden und haben kein eigenes Login.

Konfiguration 333: Störungen melden über

Mit welchem Verfahren sollen Portalstörungsmeldungen übertragen werden.

0 - per Email
1 - Ticket anlegen

Wenn das Ticketmodul lizenziert ist, können Tickets direkt angelegt werden.

Konfiguration 352: Stellplatzänderung melden über

Mit welchem Verfahren sollen Stellplatzmeldungen übertragen werden.

0 - per Email ( Einstellung textuell Emailadresse eintragen)
1 - Ticket anlegen
2 - Stellplatz direkt ändern

Wenn das Ticketmodul lizenziert ist, können Tickets direkt angelegt werden.

Konfiguration 400: Soll bei MPS Maschinen der Button ‚Verbrauchmaterial bestellen‘ ausgeblendet werden.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 437: Übermittlung von Verbrauchsmaterialmeldungen aus dem Portal

0 – Per Mail
1 – Als Mps-Meldung speichern

Steuert, wie im Portal ausgelöste Verbrauchsmaterialmeldungen übermittelt werden sollen.

Konfiguration 496: Mailversand mit Absender aus E-Mail-Einstellungen

0 – Nein
1 – Ja

Erfolgt aus dem Portal ein Mailversand, wird nicht die Loginmail-Adresse des Kunden als Absender verwendet, sondern die Mailadresse, welche an den E-Mail-Einstellungen hinterlegt ist.

Konfiguration 497: Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht

kann gesteuert werden, ob bei der Bestellung von Verbrauchsmaterial über das Concept Flex Kundenportal der aktuelle Zählerstand des Gerätes (Vertragsmaschinen) angegeben werden muss oder nicht, bzw. ob die Vertragsart das Verhalten bestimmt.

0 – keine Pflicht
1 – wird durch Vertragsart bestimmt
2 – ist Pflicht für alle Vertragsmaschinen

Soll laut Konfiguration die Vertragsart das Verhalten bestimmen, kann das über eine neue Eigenschaft (Zählerstandsangabe bei Verbrauchsmaterialbestellung ist Pflicht), an der jeweiligen Vertragsart hinterlegt werden.

Konfiguration 504: Anzeige der Artikelbezeichnung im Kundenportal.

0 - Artikelbezeichnung
1 – Kurztext, wenn vorhanden

Steuert, ob bei der Artikelbezeichnungen im Portal der Kurztext (wenn vorhanden) oder die Bezeichnung angezeigt wird.

Konfiguration 511: Seitenname im Browser

Steuert den Browsertitel für das Kundenportal. Der hier hinterlegte Text wird als Name om Browser angezeit. Ist kein Text hinterlegt, wird Concept Flex angezeigt.

Konfiguration 514: Maximale Größe in MB für Uploads im CO Portal

Über die Einstellung textuell kann die Dateigröße für Uploads (z.B. Dokument an ein Ticket anhängen) beschränkt werden. Die maximale Größe muss im IIS angepasst werden.

Konfiguration 515: Link zu Danteschutzbestimmungen im Kundenportal

Bei Eingabe einer Url bitte das Protokoll (http:// oder https://) mit angeben.

Konfiguration 549: Ablauftage Portal-Link zur Passwortvergabe

Fehlt dieser Eintrag wird mit einem Standartwert von 1 Tag gearbeitet. (http:// oder https://) mit angeben.

Konfiguration 550: Tickets ohne Ticket-Id ausblenden.

0 – Nein
1 – Ja

Sollen im Modul Tickets (Störungen) nur Daten angezeigt werden, die eine Ticket-Id haben.

Konfiguration 575: Soll bei MPS-Maschinen die MPS-Info abgefragt werden.

0 – Nein
1 – Ja

Über die textuelle Einstellung können Stunden hinterlegt werden, ab wann die MPS Infos erneut abgefragt werden. ACHTUNG: Aus Performancegründen ist die Standardeinstellung = Nein. Wenn aktiviert, kann in den textuellen Einstellungen ein zeitlicher Wert in Stunden angegeben werden, zu dem die Informationen abgefragt werden sollen, falls die aktuellen Daten älter sind als die definierten Stunden. Ist kein textueller Wert bei aktivierter Konfiguration vorgegeben, so werden die Informationen beim Laden der Maschinendetails immer aktualisiert. Die Aktivierung der Konfiguration ist nicht unbedingt notwendig, wenn MPS-Infos per Automation zeitgesteuert sowieso aktualisiert werden und das dort verwendetet Intervall ausreichend ist.

Konfiguration 587: Suchfunktion für B2B Produktsucche.

0 – Volltextsucher inkl. Ähnlichkeitsfindung
1 – einfache Volltextsuche

Steuert, welche Suche für die B2B Produktsuche verwendet wird.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal

co_portal:zaehlerstandsmeldung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2026-03-24T08:22:42+00:00

CO Portal: Modul Zählerstandsmeldung

In diesem Modul kann ihr Kunde Zählerstände melden. Diese werden dabei, nach Plausibilitätsprüfung, direkt in Concept Office eingetragen und können für eine Vertragabrechnung verwendet werden. Ihr Kunde erhält dafür eine E-Mail mit einem Link zu seinen Geräten.

Zählerstände ablesen

Um Endkunden die Suche nach dem richtigen Zählerstand zu erleichtern, haben Sie die Möglichkeit ein Dokument (PDF, HTML, Bilddatei) am Modellartikel zu hinterlegen. Dieses Dokument wird durch einen Link in der Maschinenkachel verfügbar gemacht. Der Kunde kann mit Klick auf den Link Wie lese ich den Zählerstand ab? das Dokument öffnen.

In Concept Office suchen Sie dafür den Artikel des Modells und ergänzen in der Registerkarte Texte/Bilder im Bereich Dateiverweise den Pfad zur entsprechenden Datei. Der Speicherort des Dokumentes sollte idealerweise in der zentralen CO-Strukturligen befinden - mindestens aber für Concept Office Benutzer erreichbar sein. Damit ist sichergestellt, dass der Portalbenutzer im Kontext der WebService-Schnittstelle Zugriff hat.

Ab Concept Flex Kundenportal kann ein UNC-Pfad oder eine Internet URL verwendet werden.

Bei Geräten dieses Modells findet sich in CO Portal danach ein Link für ihre Kunden.

Zählerstände via CO Portal

Kunden, die ihre Zählerstände per Web melden sollen, müssen in ihren Verträgen im Auswahlfeld Zählermeldung durch den entsprechenden Eintrag aufweisen.

CO Portal Ready

Die Modulfunktion Portal Ready (Modul Verträge) ermöglicht es einen oder mehrere markierte Verträge zu prüfen. Dabei wird geprüft ob den Einstellungen am Vertrag entsprechend Ansprechpartner mit einer E-Mail ausgestattet sind und ob an mehreren Ansprechpartnern nicht fälschlicherweise die gleiche Emailadresse hinterlegt ist. Beim Ausführen von „Portal Ready“ werden den Ansprechpartnern auch gleich die entsprechenden Rechte für das Portal eingeräumt. Diese Prüfung wird auch beim Absenden der Zähleranforderung durchgeführt.

Zählerstände anfordern

Mit der Zählerstandsabfrage via CO Portal werden Kunden-eMails erstellt. Diese Anforderung wird unter Auswertung - Service-Statistiken - Ungemeldete Zählerstände via CO Portal abgerufen. Der Kunde erhält eine Email. Der Inhalt wird über den Textbaustein bwCOPortalZEmailHtml festgelegt. Über den Platzhalter #URL# wird ein Link in der Mail angeboten, über den der Kunde direkt zu seinen Maschinen gelangt. Statt der URL kann ein Hyperlink zur Zählerabfrage versendet werden Bsp.: (< a href=„#url#“ > Bitte klicken Sie hier, um die Zählerstände zu melden</a >). Sein Login ist in dem Link verschlüsselt, so dass der Kunde keine Logindaten vorhalten muss. Er hat jedoch die Möglichkeit sich ein eigenes Passwort zu generieren, um in andere Bereiche des Portals zu gelangen ohne sich die Mail mit dem Link aufheben zu müssen.

Lesen Sie hier mehr zu Passwortvergabe.

Zählerstände eintragen

Durch Klick auf den Link in der E-Mail gelangt er direkt in einer Übersicht seiner Maschinen:

Der Kunde sieht nur vertragsrelevante Zähler. Ein Link „Wie lese ich den Zähler ab?“ zeigt ihm wo er am Gerät den Zählerstand ablesen kann.

Gibt der Kunde einen nicht plausiblen Zählerstand ein, bekommt er einen Hinweis und kann korrigieren.

Bestehen die gemeldeten Zählerstände die Plausibilitätsprüfung, erscheinen die in grüne Farbe. Die Zählerstände sind sofort in Concept Office eingetragen, jedoch nicht für die Abrechnung freigegeben. Solange dies noch nicht erfolgte, kann der Kunde die eingegebenen Zahlen korrigieren. Nach der Freigabe zur Berechnung kann keine Korrektur im Portal mehr erfolgen.

Zählerstände freigeben

In Modul Zählerstandserfassung (ZE) können über das Portal gemeldete Zähler zur Berechnung freigegeben werden. Dies erfolgt über die Schaltfläche:

Dabei werden die vom Kunden eingetragenen Zähler noch einmal auf Plausibilität geprüft und gegebenenfalls in ein Protokoll eingetragen. Zählerstände die diese Prüfung nicht bestehen, werden nicht freigegeben und müssen manuell freigegeben werden.

Gleiche E-Mail bei mehreren Kunden

Es kann vorkommen, das über mehrere Kunden hinweg Ansprechpartner die gleiche E-Mail Adresse besitzen. In diesem Fall hat der Ansprechpartner nach dem Login über einen Link die Möglichkeit zwischen den Firmen zu wechseln und somit mit einem Login Zugriff auf alle ihm anvertrauten Geräte.

Lesen Sie in den folgenden weiterführenden Links mehr zu CO Portal:

Portal, zaehlerstaende, TKD, Statistiken

Portal, Zählerstände

concept_cash:bearbeitungsmodi

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-12-19T13:17:39+00:00

Bearbeitungsmodi bei der Bonerfassung

Als Standard verhält sich Concept Cash während der Positionerfassung stets so, dass nach erfolgter Artikeleingabe direkt die nächste Position eingegeben werden kann.

Über verschiedene Einstellungen, so genannte Modi, kann man das Verhalten verändern.

Allgemeine Hinweise

Die Modi werden in der Informationszeile angezeigt. Aktivierte Modi sind farbig unterlegt.

Durch Anklicken des Modusfelds oder drücken der zugehörige Tastenkombination lassen sich die Modi zu- oder abschalten. Für jeden Modul existiert auch eine Kassenfunktion zur Aktivierung/Deaktivierung.

Diese Zuschaltung gilt für genau eine Bearbeitung (Position). Ist eine Bonposition ausgewählt wenn ein Modi aktiviert wird, springt das Programm direkt in das zugeordnete Eingabefeld. Ist währenddessen keine Position ausgewählt, wird Concept Cash nach der Eingabe der nächsten Artikelnummer die Modi-Felder nacheinander anspringen.

Beispiel: Es ist keine Position ausgewählt und Sie aktivieren die Modi Mengenmodus und Preismodus.
Nun geben Sie die Artikelnummer ein. Concept Cash springt nun in das Feld Menge. Nach erfolgter Mengeneingabe springt der Fokus in das Feld Preis. Erst nach der Preiseingabe können Sie eine neue Position erfassen.
Die Modi sind nach der Eingabe wieder deaktiviert worden.

Die Bearbeitungsmodi können bei Stornopositionen, Gutscheinverkäufen, Textpositionen sowie Ausgaben nicht oder nur eingeschränkt verwendet werden.

Dauermodi

Einige Modi lassen sich dauerhaft über die Kassenoptionen zuschalten:

Mengenmodus
Preismodus
Verkäufermodus

Beschreibung der einzelnen Modi

Mengenmodus

Erlaubt die Eingabe der Positionsmenge.

Taste: F4

Die Mengenänderung erzwingt eine Preisermittlung für den Artikel. So werden eventuell vorhandene Staffelpreise berücksichtigt.

Eine Mengenänderung verwirft einen manuell eingegebenen Preis oder Rabatt.

Über die Optionen oder mit ALT+F3 kann der Modus auch dauerhaft zugeschaltet werden.

Preismodus

Erlaubt die Änderung des Artikelpreises.

Mit einem n vor dem Preis können Sie einen Nettopreis eingeben.

Taste: ALT+F5

Über die Optionen oder mit STRG+F7 kann der Modus auch dauerhaft zugeschaltet werden.

Für die Einzelpreiseingabe gelten sowohl die Angabe des maximalen Rabattes für den Kassierer als auch die Concept Office-Rechte, die die Rabattvergabe von Artikeln betreffen.

Rabattmodus

Erlaubt die Eingabe eines Rabattes. Der eingegebene Rabatt wird in der gleichnamigen Spalte angezeigt.

Es erscheint ein Dialogfester in dem Sie wählen können, einen prozentualen Rabatt, einen Wertrabatt oder einen neuen Preis zu vergeben.

Der maximale Rabattsatz den ein Kassierer vergeben kann, wird in den Kassierer-Stammdaten festgelegt. Die Kassiererwechsel-Schaltfläche ermöglicht es, einem Kassierer mit höherem Maximalrabatt eine Eingabe für diese Position vorzunehmen.

Taste: F6

Für die Rabattvergabe gelten sowohl die Angabe des maximalen Rabattes für den Kassierer als auch die Concept Office-Rechte, die die Rabattvergabe von Artikeln betreffen.

Verkäufermodus

Ermöglicht die explizite Zuordnung eines Verkäufers (Verkaufsteams) zur Position. Dieses wird für die Umsatzauswertung und Provisionsabrechnung genutzt.

Taste: F10

Über die Optionen oder mit ALT+F10 kann der Modus auch dauerhaft zugeschaltet werden.

Stornomodus

Der Modus ermöglicht das Stornieren auf Positionsebene sowie das Stornieren einer Zahlung beim Kassieren.

Taste: F7

Concept Cash, Kasse, Bonbearbeitung

concept_cash:bestellungen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-21T07:34:09+00:00

Bestellungen erzeugen

Concept Cash bietet die Möglichkeit, eine Bestellung in Concept Office zu erzeugen.

Bestellungen können nur nach erfolgter Kundenidentifikation erfolgen. Als Minimum muss eine manuelle Kundenerfassung erfolgen.

Erfassen der zu bestellenden Artikel

Der zu bestellende Artikel wird wie gewohnt erfasst. Anschließend kann über die Kassenfunktion Bestellen oder die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+F3 die Position als bestellt gekennzeichnet werden.

Übergabe an Concept Office

Um die Übergabe an Concept Office auszulösen, muss der Bon kassiert werden. Dabei wird ein neuer Vorgang erstellt und eine Auftragsbestätigung gedruckt (zur Aushändigung an den Kunden). Der Artikel ist jetzt im eigentlichen Sinne noch nicht bestellt, nur der Kundenauftrag ist angelegt. In eine Bestellung beim Lieferanten muss er noch via automatischem Bestellvorschlag oder von Hand überführt werden.

Vorkasse des bestellten Artikels

Die Vorkasse in Concept Cash nutzt derzeit in allen Versionen noch das alte Abschlagsverfahren.

Wie in Concept Office Vorgängen kann auch die Kasse einen Abschlagsbon (Vorkasse) erzeugen. Sie benötigen dafür einen Artikel, der das Merkmal Abschlagsartikel aufweist. Das im Bild unten gezeigte Häkchen wird im Modul Artikel auf dem Tab Gruppierungen/Weiteres gesetzt.

Dieser Artikel kann nun unter die zu bestellende Position erfasst werden und mit einem Preis versehen werden. Dieser Artikel kann mit den Zahlungsmöglichkeiten Bar, Gutschein oder EC Karte abkassiert werden. Beim Abkassieren druckt Concept Cash die Auftragsbestätigung für den Kunden und den Vorkassenbon aus.

Holt der Kunde die Ware wieder ab (die bestellte Position muss auf zu liefern oder geliefert stehen), kann nach Eingabe der Kundennummer in lieferbereiten Positionen nach der Position gesucht werden:

Nach Aufnahme der bestellten Position in die Positionsliste wird automatisch auch die Abschlagsposition mit aufgenommen. Diese weißt nun negative Preise auf, da der Kunde bereits gezahlt hat. Der Bon kann nun abgeschlossen werden.

Concept Cash, Kasse

concept_cash:bon_parken

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-12-19T09:29:17+00:00

Bons Parken / Stonieren

Manchmal kann es notwendig sein, einen Bon zu einem späteren Zeitpunkt weiter zu bearbeiten. Oder man möchte die aktuell getroffenen Eingabe verwerfen. Concept Cash bietet Möglichkeiten, die Bearbeitung später oder garnicht fortzusetzen.

Durch Aufruf der Kassenfunktion Bon Abbruch oder mit F2 kann ein Auswahldialog aufgerufen werden.

Parken eines Bons

Das Parken des Bons kann jederzeit während der Positionserfassung aber vor dem Kassieren durchgeführt werden

Es gibt die Möglichkeit den Bon zu parken und zusätzlich zum Parken noch einen Packzettel auszudrucken. Letzteres ist sinnvoll, wenn der Kunde eine Warenausgabe oder ähnliches aufsuchen muss, bevor er bezahlt.

In beiden Fällen wird ein Parkschein über den Bondrucker ausgedruckt.

Aufrufen geparkter Bons

Die Kassenfunktion geparkte Bons oder ALT+F1 ruft die eine Liste der aktuell geparkten Bons aller Kassen der Filiale auf den Bildschirm.

Wird ein Bon ausgewählt, kann er im Anschluß direkt weiterbearbeitet werden.

Wir empfehlen geparkte Bons vor dem Kassenabschluss abzuarbeiten. Technisch können geparkten Bons jedoch auch zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.

Bon Stornieren

Durch auswählen dieser Schaltfläche werden alle Eingaben des Bons unwiderruflich gelöscht.

Ein Storno ist nur vor dem Kassieren möglich. Wurde bereits kassiert, besteht aber die Möglichkeit einer Bonrücknahme.

concept_cash:einnahmen_ausgaben

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-11-21T13:32:57+00:00

Einnahmen und Ausgaben

Abseits der Bonbearbeitung kommt es an einer Ladenkasse vor, Geld aus der Kasse zu entnehmen oder einzunehmen.

Concept Cash bietet die Möglichkeit diese Einnahmen und Ausgaben zu verwalten.

Für Einnahmen oder Ausgaben müssen Sie einen separaten Bon erfassen.

Einstellungen

In den Stammdaten können Gründe für Einnahmen und Ausgaben definiert werden. Während der Eingabe kann der Kassierer auch hier nicht hinterlegte Gründe im Kassenvorfall verwenden, so dass es nicht notwendig ist, jeden jemals vorkommenden Grund zu hinterlegen.

2 Sonderfälle sind bereits fest im Programm definiert: Kassieren von Rechnungen und Abschöpfungen.

Einnahmen

Durch Aufruf der Kassenfunktion Einnahme oder der Tastenkombination ALT+F11 wird im Bereich der aktuellen Bonposition die Felder zur Eingabe einer Einahme angezeigt.

Dabei werden die in den Stammdaten eingegeben Einnahmegründe zur Auswahl angeboten. Der Kassierer kann aber auch einen freihändigen Grund eingeben.

Nach Eingabe des Betrages wird eine Bonposition aufgenommen, die die Einnahme wiederspiegelt.

Abschließend muss der Bon abgerechnet werden.

Ausgaben

Durch Aufruf der Kassenfunktion Ausgabe oder der Tastenkombination ALT+F12 wird im Bereich der aktuellen Bonposition die Felder zur Eingabe einer Entnahme angezeigt.

Dabei werden die in den Stammdaten eingegeben Ausgabegründe zur Auswahl angeboten. Der Kassierer kann aber auch einen freihändigen Grund eingeben.

Nach Eingabe des Betrages wird eine Bonposition aufgenommen, die die Entnahme wiederspiegelt.

Abschließend muss der Bon abgerechnet werden, dabei bietet Concept Cash die Möglichkeit einer Adresserfassung zum Ausdruck auf dem Kassenbon.

Concept Cash, Kasse

concept_cash:optionen

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-14T08:20:41+00:00

Optionen in Concept Cash

Die Optionen in Concept Cash steuern das Programmverhalten und ermöglichen es, Concept Cash nach eigenen Anforderungen anzupassen.

Die Optionen können über das Concept Cash Hauptmenü oder das Symbol auf dem Startbildschirm gestartet werden.

Allgemeine Optionen

In diesem Menü werden grundlegende Einstellungen für das Programmverhalten der Kasse hinterlegt, beginnend beim optischen Erscheinungsbild im Bereich Container-Einstellungen.

Für die nachfolgenden Optionen kann ein Gültigkeitsbereich festgelegt werden. Er legt fest, ob es sich um globale Einstellungen, die für alle physischen Kassensysteme gleichermaßen gelten sollen,oder um lokale Einstellungen, die nur für genau dieses Kassensystem gelten sollen, handelt

Stellen Sie vorerst nur eine globale Einstellung ein. Eine nachträgliche Lokalisierung ist jederzeit möglich.

Nun folgen die Allgemeinen Einstellungen:

Tabelle für die Artikelfesttasten
Online Buchen
Bonnummer fortlaufend: laufende Bonnummer nicht bei Tagesbeginn auf 1 zurücksetzen
automatisches Skonto: ab welchem Betrag automatisch die Skontoeingabe beim Bezahlen aufgerufen werden soll.
Abschöpfung anzeigen:
Kassiereranmeldung-Resetzeit: „Bildschirmschoner“;nach wieviel Sekunden Inaktivität, muss sich der Kassierer erneut anmelden
Verhalten bei bereits gestarteter Kasse

Anschließend werden die Dauermodi eingestellt, sowie ob Bons und Quittungen gedruckt werden sollen und die Druckabfrage ab Steuerbetrag einzuschalten.

Zahlungsoptionen

ENTER als Bar:im Bezahlmodus wird nach Bestätigung des Zahlbetrages dieser automatisch als Barzahlung übernommen
Zahlgeldzwang: als Vorschlag zur Zahlung wird 0,00 € vorbelegt (Kassierer muss Betrag immer eingeben)
Lieferschein/Rechung auf Bondrucker: Leitet den Druck der Vorgangsdokumente auf den Bondrucker um

Nachfolgend werden die Gutschein Optionen eingestellt.

Unter Kassenabschluss können Sie einstellen, wie oft der Zählvorgang des Sortenberichts wiederholt werden soll, wenn Differenzen größer als der eingegebene Betrag auftreten.

Unter Steuergrenze können Sie den automatischen Start der manuellen Kundeneingabe für Barzahlungskunden ab einen Bonbetrag in Hauswährung hinterlegen.

Displayoptionen

Im Bereich Standbymodus hinterlegen Sie den Text, der dem Kunden angezeigt werden soll, wenn sich die Kasse im Ruhezustand befindet.

Im Bereich Positionseingabe stellen Sie ein, wie dem Kunden einzelne Positionen während der Eingabe angezeigt werden sollen.

Im Bereich Zahlungseingabe stellen Sie ein, was angezeigt wird, wenn die Zahlung erfolgt.

Hardwareeinstellungen

Hier werden die technischen Bedingungen für die Druckausgabe, die Schublade und die Anzeige des Displays hinterlegt. Beim ersten Start sollte hier einmal auf die Schaltfläche „Standard“ geklickt werden und die Werte, die dann eingetragen wurden, übernommen werden. Als „Standard“ wird ein Epson Serielldrucker an COM 1 inkl. Schubladenbelegung eingetragen.

Durch Klicken auf die Schaltfläche Kassenauswahl haben Sie die Möglichkeit, aus einem Auswahlfenster die „Aktuelle Kasse“ zu definieren. Im Feld Speichermodus können Sie entweder Globale Konfiguration oder Nutzerabhängige Konfiguration einstellen. Die nutzerabhängige Konfiguration ist für den Betrieb auf einem Windows-Terminal-Server vorgesehen. Wenn Sie Globale Konfiguration wählen, werden die Einstellungen für den kompletten PC gespeichert (empfohlen an normalen Kassen-PCs). Die Speicherung der Daten erfolgt in der Registry in local machine. Wählen Sie Nutzerabhängige Konfiguration, werden die Einstellungen nutzerbezogen gespeichert (current user).

Im Bereich Drucker können Sie einen verfügbaren Drucker als Bondrucker einstellen, wenn kein Bondrucker verwendet werden soll. Das Häkchen im Feld Druckerfunktionalität unterstützen muss immer gesetzt sein. Welcher Drucker als Quittungs-, Lieferschein- und/oder Rechnungsdruckerverwendet werden soll, können Sie im Drop-Down-Feld A4-Standard-Drucker auswählen.

Im Feld COM Drucker werden der COM Port und weitere Settings des Druckers eingestellt, siehe technische Beschreibung Ihres Bondruckers. In den Bereichen Kassenschublade und Display werden analog zum Feld COM Drucker die Einstellungen definiert, wiederum siehe technische Handbücher Ihrer Hardware.

Achtung die Eingabe des Kassenschubladen - COMPorts ist nur durch Betätigen der Taste „Druckerliste laden“ möglich.

Im Bereich Allgemein legen Sie fest, ob die Kasse auch mit der Maus bedient werden kann und ob sich die Kasse minimieren lassen soll (beides empfohlen)

Concept Cash, Kasse

concept_cash:stammdaten

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2025-08-14T07:47:26+00:00

Stammdatenpflege in Concept Cash

Einige, gezielt für das Kassieren notwendige, Stammdaten werden direkt in Concept Cash gepflegt.

Die Stammdaten werden in Concept Cash, über den gleichnamigen Punkt im Navigationsmenü.

Um das Modul zu starten, muss der anmeldete Kassierer als Concept Cash-Administrator gekennzeichnet sein.

Kassen

Hier werden die physisch vorhandenen Kassen angelegt und einer Filiale zugeordnet. Diese Filialzuordnung ermöglicht später die Ermittlung von Barverkaufslager, Geschäftsbereich und anderen Stammdaten.

Man kann in dieser Registerkarte auch sehen, welche Kasse in Betrieb ist, wie viel Wechselgeld eingegeben wurde und welche Kasse abgerechnet ist.

Kassierer

Hier werden die Kassierer angelegt. Die Zuordnung zu einem Concept Office Mitarbeiter kann dadurch erzeilt werden, dass die Kassierernummer identisch zur Mitarbeiternummer eingetragen wird.

Mit Kurzname und Passwort meldet sich der Kassierer an den einzelnen Modulen der Kasse an. Es ist also sinnvoll den Kurznamen mit einem Kürzel, z.B. den Initialen auszufüllen.

Auf dem Bon wird dagegen Vorname und Name des Kassierers ausgewiesen.

Das Kennzeichen Admin. mache den Kassierer zum Concept Cash-Administrator. Machen Module können nur mit diesen Rechten aufgerufen werden (z.B. Stammdaten, Optionen, Konfiguration).

Ferner wird hier hinterlegt, wie viel Prozent Rabatt und wie viel Prozent Skonto der Kassierer maximal geben darf.

Eine Rabattvergabe über den hier hinterlegten Wert hinaus ist - innerhalb eines Kassiervorgangs - durch einen Kassiererwechsel möglich.

Artikeltasten

Pflegemöglichkeit für die Artikelfesttasten, um schnell auf häufig benutzte Artikel zugreifen zu können.

Bondruck Layout

In der Konfiguration des Bondrucks haben Sie die Möglichkeit, den Ausdruck Ihres Bons zu gestalten. Sie können Formate für Grafiken {Logo}, Texte, Zahlenwerte, Steuerwerte, Artikelbezeichnungen {ArtikelBezeichnung}, Artikelnummern, Mengen, Werbetexte, Textinformationen etc… hinterlegen.

Sollte der Drucker mehrere Logos unterstützen, dann ist folgende Schreibweise für den Fall des 1. Logos zu verwenden: {Logo}[1]

Folgende Bezeichnungen stehen Ihnen per Drop-Down-Feld zur Verfügung: BonKopf, BonFuß, eCBuchung, Gesamtsumme, Gutschein, Lieferschein, LSRechFuss, Parkschein, PosZeile, Rechnung, Rücknahme, Steuer, Text, ZahlungsEnde, ZahlungsZeile.

Die Schriftart und die Schriftgröße können für die einzelnen Bonzeilen eingesehen und gepflegt werden.

Zahlungsarten

Die Übersicht der verfügbaren Zahlungsarten. Voreingestellt sind:

Zahlungsart	Tastenkürzel
Barzahlung	ALT + 1
Gutschein	ALT + 4
Kreditkarte	ALT + 5
Rechnung / Lieferschien	ALT + 6

Eine Änderung der Zahlungarten sollte nur nach Rücksprache mit dem Support durchgeführt werden.

Kreditkarten

Hier können unterschiedlichen Arten von Kreditkarten, sowie die Pfade zu deren Icons hinterlegt werden.

Da keine Anbindung an Kartenlesegeräte existiert, dient diese Hinterlegung lediglich der späteren Auswertung, auf welchen Kartentyp welche Zahlungen erfolgt sind.

Zahlungssorten

Zahlungssorten werden für die Abrechnung benötigt und hier hinterlegt. Es kann festgelegt werden, ob bei der Abrechnung der Betrag oder die Anzahl pro Zahlungssorte eingegeben werden soll. Ein Haken bei Wechselgeld legt fest, ob der gezählte Betrag in das Wechselgeld des nächsten Tages eingerechnet werden soll.

Einnahmen / Ausgaben

Gründe für Einnahmen und Ausgaben.

Concept Cash, Kasse, Stammdaten, Administration

concept_cash:vorgangsabwicklung

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:26+00:00

Vorgänge kassieren

Concept Cash ermöglicht es in Concept Office erfasste Vorgänge zu liefern und zu fakturieren (kassieren).

Lieferbereite Aufträge

Nach der Kundenidentifikation wird im Infobereich der Kundenanzeige angezeigt, wenn dem Kunden zugeordnete Vorgangspositionen zur Lieferung bereitstehen.

Über die Kassenfunktion Auftragssuche oder über STRG+UMSCHALT+F8 lässt sich eine Suche starten.

Aus der Suche lassen sich nun die gewünschten Artikel auswählen und in den Bon aufnehmen. Mehrfachübernahme ist möglich.

Die Anzahl der lieferbereiten Aufträge reduziert sich erst, nachdem der Bon kassiert wurde - nicht nach der Aufnahme in den Bon.

Rechnungen Kassieren

Falls ein Kunde eine Rechnung an der Kasse bezahlen will, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie den Kunden aus (Kundenidentifikation) und rufen Sie die Kassenfunktion Einnahme Rechnung auf. Alternativ ist die Tastenkombination Alt+F2 möglich.

Daraufhin wird im Bereich der aktuellen Bonposition die Eingabe zur Rechnungsnummer angezeigt.

Sie können nun die Rechnungsnummer eingeben oder aus bestehenden offenen Posten auswählen.

Nach Bestätigen des Rechnungsbetrages wird die Rechnung als Bonposition aufgenommen.

Die Bonbearbeitung kann nun normal fortgesetzt werden.

Es wird keine Buchungsinformation an Ihre Finanzbuchhaltung übergeben. Sie müssen die Rechnung in der Fibu nochmals als bezahlt kennzeichnen. Sie können zum Beispiel die Statistik Einnahmen/Ausgaben für diese Kasse und diesen Tag ausdrucken, darin sind die Rechnungsnummern ersichtlich.

Concept Cash, Kasse, Vorgaenge

concept_flex:barcodescan

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:28+00:00

Barcodescan Funktion Flex Logistik

Diese Funktion befindet sich in der Pilotierungsphase und steht aktuell noch nicht zur Verfügung!

ConceptFlex kann, wenn das verwendetet Endgerät über eine kompatible Kamera verfügt und der Zugriff darauf besteht, Barcodes direkt scannen und verarbeiten. Je nach Hersteller ist das Menü für die Einstellungen des Gerätes (nicht ConceptFlex) teilweise angepasst oder anders aufgebaut.

Es kann direkt ein Menüpunkt für den Chrome-Browser vorhanden sein oder auch ein separater Punkt für die Kamera, wo man wiederum die Einstellungen für die jeweilige Anwendung findet. Jeder Hersteller bietet in der Regel online eine Bedienungsanleitung an, die Sie bei Problemen mit der jeweiligen Einstellung heranziehen sollten.

Voraussetzungen

Ein Endgerät mit kompatiblem Webbrowser und Kamera wird benötigt.
Es muss Zugriff auf die Kamera muss bestehen. Das ist von den gerätespezifischen Sicherheitseinstellungen abhängig.

Barcode-Formate

Aktuell werden folgende Formate unterstützt…

1D product	1D industrial	2D
UPC-A	Code 39	QR Code
UPC-E	~~Code 93~~	Data Matrix
EAN-8	Code 128	~~Aztec~~ *
EAN-13	~~Codabar~~	~~PDF 417~~ *
	ITF	~~MaxiCode~~
	RSS-14
	~~RSS-Expanded~~ *

Grundeinstellungen

Die Barcode Scanfunktion kann unter im Hauptmenü unter Einstellungen aktiviert werden…

Die Grundeinstellungen sind mit einer Linie als Zielmarkierung und aktivierter Formatautomatik vorbelegt, wobei die Zielmarkierung nach den persönlichen Vorlieben angepasst bzw. auch deaktiviert werden kann.

Mit diesen vorbelegten Grundeinstellungen kann eigentlich sofort losgelegt werden. Weitere Einstellungen sind nur in Problemfällen nötig!

Barcodes scannen

Ist die Funktion aktiv, erscheint neben den jeweiligen Eingabefeldern ein entsprechendes Symbol…

An dieser Stelle erscheinen, je nach verwendetem Endgerät und Browser, ggf. Meldungen die Kamera zu aktivieren oder den Zugriff darauf zu gewähren.

Über dieses Symbol wird dann die Kamera aktiviert. Sind mehrere Kameras vorhanden, wird die Standard-Kamera aktiviert. Die zu verwendende Kamera kann dann aber nachträglich ausgewählt werden.

Ansicht Tablet/Smartphone…

Der Dialog schließt sich automatisch, sobald ein Barcode erkannt wurde und die Suche beginnt. Er kann aber auch manuell wieder beendet werden, für den Fall, dass man den Vorgang abbrechen möchte.

Weitere Einstellungen

Zugriff auf Kamera einstellen

Android Smartphone/Tablet

Bei Geräten, die mit Android laufen, kann der Zugriff auf die Kamera für den Chrome-Browser in den Einstellungen festgelegt werden.

Apple Smartphone/Tablet

Bei mobilen Geräten von Apple kann der Zugriff auf die Kamera für den Browser in den Einstellungen festgelegt werden…

Formatautomatik

Ist die Formularautomatik aktiv, scannt die Anwendung alle unterstützten Formate. Es kann aber nötig sein, wenn mit Verpackungen gearbeitet wird, auf denen mehrere Barcodes aufgedruckt sind, dass nur ein oder bestimmte Barcodes gescannt werden dürfen. Ist das der Fall, können die Formatautomatik deaktiviert und nur die benötigten Formate aktiviert werden. Die Funktion ist im Auslieferungszustand mit einer typischen Kombination vorbelegt.

Es muss bei deaktivierter Formatautomatik mindestens ein Format aktiviert werden, sonst ist die automatische Erkennung aktiv!

Einschränkungen

Auf iOS-Geräten funktioniert der Kamerazugriff nur mit dem integrierten Safari-Browser und nicht mit anderen Browsern. Grund ist ein eingeschränkter WebRTC Support von Apple. Mindestens iOS 13 wird benötigt.

F & A

F: Warum muss bei jedem Scan der Zugriff auf die Kamera erneut gewährt werden, bzw. erscheint die Abfrage dazu?

A: Ob und wie lange die Einstellung erhalten bleibt, hängt vom verwendeten Endgerät und Browser ab. Im Normalfall kann in den Einstellungen des Endgerätes festgelegt werden ob der Zugriff gewährt, nicht gewährt oder immer nachgefragt werden soll. Nach dem Löschen von Browser-Daten, erfolgt die Abfrage meist erneut.

F: Warum kann die Funktion auch aktiviert werden, wenn das Endgerät keine Kamera hat?

A: ConceptFlex kann auf mehreren Geräten parallel genutzt werden, unabhängig, ob eine Kamera vorhanden ist. Die Funktion lässt sich auch kurzfristig aktivieren bzw. deaktivieren.

F: Warum steht die Funktion nicht generell in jedem Eingabefeld zur Verfügung?

A: Es ist nicht immer unbedingt sinnvoll in jedes Feld scannen zu können, da das oft zu Fehlern führt, bzw. versehentlich Daten ändert (z.B. Feld Artikeltext). Daher wurden die Felder bewusst gewählt.

Flex, Barcode, scannen, Formate, Apple, Android, Safari, Chrome

concept_mps:docuform_snmpextender

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:28+00:00

SNMP Extender

Der SNMP Extender ist ein Werkzeug welches dem fsm-Client der Concept MPS Schnittstelle beiliegt.

Er ermöglicht die Überwachung lokal angeschlossener Drucker.

Der Umfang in dem ein konkretes Gerät überwacht werden kann, hängt von den durch das Gerät bereitgestellten Daten ab.

Voraussetzungen

Der SNMP Extender ist aktuell nur als 32-bit Applikation verfügbar. Er kann nur auf 32-bit Windowssystemen verwendet werden.

Das Installationsprogramm liegt dem fsm-Client-Paket bei.

Der angeschlossene Drucker muss PCL5/PCL6 und oder Postscript fähig sein. GDI-Drucker oder Geräte bei denen der Druckertreiber die Druckaufträge verarbeitet, werden nicht unterstützt - bei solchen Druckern ist keine elektronische Abfrage möglich.

Funktionsweise

Der SNMP-Extender empfängt die SNMP-Anfragen und schickt diese als PJL-Anfrage an das lokale Gerät. Dessen Antwort wird als SNMP-Information ausgegeben.

Weiterführende Informationen finden Sie in der Beschreibung des Herstellers.

Einstellungen im fsm-client

Da der SNMP-Extender einen abweichenden Port verwendet, muss dieset im fsm-client gezielt eingestellt werden:

Concept MPS, MPS, docuform

cop:manids

Anonymous (anonymous@undisclosed.example.com) — 2023-05-23T12:55:30+00:00

ManID	Hersteller
3402	1000EYES
7011	180s
9398	1C ONLINE
10504	1C PUB
13018	1Control
13058	1MORE
7690	2-Power
9030	24 Bottles
6903	2leef
2337	2N Telecommunications
9350	2R-Tec
7775	2×3
9420	360fly
2366	3CX
7423	3D SYSTEMS
13006	3D-Tool
2	3DConnexion
13198	3DFILAMENT
14003	3DFlow
8032	3DOODLER
11331	3DPanospace
10386	3dRudder
11958	3Dsimo
2700	3L
3	3M
13805	3MK
11452	3SIXT
10387	4D Puzzle
2606	4G Systems
4548	4Gamers
9244	4K Kabel
13004	4POS
8171	4smarts
4289	5 Star
3726	505 Games
8184	5nine Software
10388	8bitdo
14107	8KFlexwarm
8118	8MAN
14300	8MAN EDU
13652	A P M
13523	A T R
13392	A Z V
2091	A-Data
9264	A-LAN
1172	a-rival
4201	A-solar
2319	A.C. Ryan
9666	A.I.C. Europe
1083	A.I.V.
13101	A.v.E
1498	A.W. Faber-Castell
6166	A10 Networks
1275	A4TECH
14276	Aarke
9600	AASSET
4243	Aavara
11802	Abacus
9531	ABB
2668	Abbrazzio
1004	ABBYY
10389	ABC
9381	ABC Hobby
7564	Ability Engineering Ltd.
13266	ABITRON
8232	ABL Sursum
12601	Ablecom
12013	Ably-Tech
9548	ABN Braun
9245	Absaar
3420	absatzplus
7224	Absima
1939	ABUS SECURITY-CENTER
3342	ACBEL
10907	ACC
7163	Accantum
10508	Access IS
1446	ACCO
10858	AccuLux
10188	Accuride
9246	Accusys
950	ACDSEE
4489	Ace Electronics
4551	ACE OF SWEDEN
5	Acer
11825	Acerbit
743	ACKERMANN
2670	ACME UNITED
859	ACOME
6456	Acopino
8732	ACQUA MORELLI
11978	ACR SAS
942	Acronis
8879	ACS
12128	Actec
2315	ACTI
3199	Actian Corp.
3729	ACTIDATA
10646	Actiforce
7666	Actino Software GmbH
8011	Actiontec Electronics
4665	Actipro Software
2992	Active Key
11326	Active O2
2480	ActiveJet
8944	ACTIVEON
7401	ActiveState Software Inc.
11760	ActiveXperts
610	Activision
6622	ACTlink
6026	actus
5866	Acunetix
1608	ACV
7196	Adafruit
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5313	Adam Hall
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