Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- concept_dms:administration [2018/08/06 08:16] – [Hinweise zur Verschlagwortung] Michael Weigelt
+++ concept_dms:administration [2023/05/23 12:55] (aktuell) – Externe Bearbeitung 127.0.0.1
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 ===== Konfiguration =====
-Die Konfigurationsdatei //ConceptDMS.ini// steuert, ob die Integration von Concept DMS by Starke aktiv ist, oder nicht. Ist die Konfigurationsdatei im Sysdata-Pfad von //Concept Office// vorhanden, dann wird beim Anzeigen der jeweiligen Dokumente geprüft, ob sie über die den Crystal-Report-Viewer von Concept Office oder über den DMS-Viewer angezeigt werden sollen.
+Die Konfigurationsdatei //ConceptDMS.ini// steuert, ob die Integration von Concept DMS by Starke aktiv ist oder nicht. Ist die Konfigurationsdatei im Sysdata-Pfad von //Concept Office// vorhanden, wird beim Anzeigen der jeweiligen Dokumente geprüft, ob sie über den Crystal-Report-Viewer von Concept Office oder über den DMS-Viewer angezeigt werden soll.
-Damit das passende //Concept Office//-Dokument im DMS auch gefunden wird, müssen die Dokumententypen, Schlüsselwerte und Mandanten aus CO den entsprechenden Pentants im Concept DMS by Starke zugeordnet werden.
+Damit das passende //Concept Office//-Dokument im DMS auch gefunden wird, müssen die Dokumententypen, Schlüsselwerte und Mandanten aus CO den entsprechenden Pendants im Concept DMS by Starke zugeordnet werden.
-<note tip>Prinzipiell ist es möglich, Dokumente im dem Crystal-Report-Viewer anzeigen zu lassen, obwohl die archiviert sind. Diese Einstellung kann für jedes Dokument in der Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini einzeln vorgenommen werden.</note>
+<note tip>Prinzipiell ist es möglich, Dokumente im Crystal-Report-Viewer anzeigen zu lassen, obwohl diese archiviert sind. Die Einstellung dafür kann für jedes Dokument in der Konfigurationsdatei ConceptDMS.ini einzeln vorgenommen werden.</note>
 ==== Die Konfiguration im Detail ====
-Die Konfigurationsdatei enthält 4 Sektionen: Einstellungen, Mandantzuordnung, Formularzuordnung und Feldzuordnung
+Die Konfigurationsdatei enthält 6 Sektionen: Einstellungen, Mandantzuordnung, Formularzuordnung, Ordnersuchmasken, Feldzuordnung und Kontextarchivierung
 === Sektion Einstellungen ===
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 === Sektion Ordnersuchmasken ===
-Für die Anzeige "Archivierte Dokumente" in den CO-Modulen Vorgänge, Firmen und Maschinen können im DMS Suchmasken definiert werden, denen wiederum Dokumentarten zugeordnet werden können.
+Für die Anzeige //Archivierte Dokumente// in den CO-Modulen //[[vorgaenge:vorgaenge|Vorgänge]]//, //[[firmen:firmen|Firmen]]// und //[[maschinen:maschinen|Maschinen]]// können im DMS Suchmasken definiert werden, denen wiederum Dokumentarten zugeordnet werden können.
-In dieser Sektion können den CO-Aufrufen die gewünschten Suchmaskten zu geordnet werden.
-Beispiel der Zuordnung der Suchmaske Maschinenakte zur Ordnersuche im Modul Maschinen:
+In dieser Sektion können den CO-Aufrufen die gewünschten Suchmasken zu geordnet werden.
+<note important>
+Wird die eingetragene Suchmaske im DMS nicht gefunden, arbeitet das DMS mit der zuletzt genutzten Suchmaske weiter. </note>
+Beispiel der Zuordnung der Suchmaske Maschinenakte zur Ordnersuche im Modul //Maschinen//:
 <code>
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 === Sektion Feldzuordnung ===
-Hier muss jedem CO-Schlüsselfeld, das als Suchparameter beim Aufruf von Dokumenten im Archivsystem benötigt wird, die entsprechende Index-ID im Archivsystem zugeordnet werden. Es ist zulässig, dass verschiedene CO-Schlüsselfelder auf die gleiche Index-ID im Archivsystem gemappt werden.
+Hier muss jedem CO-Schlüsselfeld, das als Suchparameter beim Aufruf von Dokumenten im Archivsystem oder bei der Kontextarchivierung benötigt wird, die entsprechende Index-ID im Archivsystem zugeordnet werden. Es ist zulässig, dass verschiedene CO-Schlüsselfelder auf die gleiche Index-ID im Archivsystem gemappt werden.
 Beispiel der Zuordnung der Lieferscheinnummer zur Index-ID 4518 im Archivsystem:
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 [Feldzuordnung]
 LieferscheinNummerKennung=4518
+</code>
+=== Sektion Kontextarchivierung ===
+Bei der Kontextarchivierung können beliebige Dokumente und E-Mails aus Outlook per Drag and Drop-Funktion archiviert werden. Der jeweilige Kontext wird als Verschlagwortungsinformation automatisch zusammen mit dem zu archivierenden Dokument an das Archivsystem übergeben. Die Kontextarchivierung ist für die Module //Vorgänge//, //Firmen// und //Maschinen// verfügbar.
+Die Einstellungen für die Kontextarchivierung beinhalten folgende Einträge:
+<code>
+PfadKontextArchivierungProgramm=    Pfad zum zum Programm DMSSendTo.exe, das vom DMS System zur Verfügung gestellt wird und für die Übernahme der von CO übergebenen Daten sorgt
+IndexMaskeAnzeigen=                 1 - Indexmaske wird angezeigt und die Verschlagwortungsinformationen können geändert und ergänzt werden, 0 - Indexmaske wird nicht angezeigt
+DokumentenartKontextFirma=          die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Firma archiviert werden
+DokumentenartKontextVorgang=        die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Vorgang archiviert werden
+DokumentenartKontextMaschine=       die zu verwendende Dokumentenart im DMS für Dokumente, die im Modul Maschine archiviert werden
+Beispiel für eine Konfiguration der Kontextarchivierung:
+[KontextArchivierung]
+PfadKontextArchivierungProgramm=z:\DMSSendTo.exe
+IndexMaskeAnzeigen=1
+DokumentenartKontextFirma=KundenAkte
+DokumentenartKontextVorgang=Vorgangsakte
+DokumentenartKontextMaschine=Maschinenakte
 </code>
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 VorgangsNummerKennung=4500
 AuftragsNummerKennung=4518
+MaschinenNummerKennung=4528
-;weitere Schlüssel
 KundenNummerKennung=4503
 DokumentenArtKennung=13
+LieferantenNummerKennung=4516
+; Feldzuordnung für Kontextarchivierung
+AuftragsNummerKennung=4518
+BelegDatumKennung=4505
+FirmennummerKennung=4503
+KurznameKennung=4504
+FirmennameKennung=4517
+OrtKennung=4520
+StrasseKennung=4521
+PostleitzahlKennung=4523
+Vertragsnummer=4526
 [KontextArchivierung]
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 ===== Hinweise zur Verschlagwortung =====
-Nach der Übernahme der Dokumente in Archivsysteme muss eine Verschlagwortung erfolgen, damit die archivierten Dokumente auch mit den gewünschten Suchkriterien wiedergefunden werden können. Dies kann manuell oder automatisch erfolgen. Da die manuelle Verschlagwortung zeitintensiv ist, sollte wenn möglich die automatische Verschlagwortung Verwendung finden.
+Nach der Übernahme der Dokumente in Archivsysteme muss eine Verschlagwortung erfolgen, damit die archivierten Dokumente auch mit den gewünschten Suchkriterien wiedergefunden werden können. Dies kann manuell oder automatisch erfolgen. Da die manuelle Verschlagwortung zeitintensiv ist, sollte, wenn möglich, die automatische Verschlagwortung Verwendung finden.
 Bei Dokumenten, die von Concept Office an das Concept DMS by Starke übergeben werden, erfolgt die Verschlagwortung automatisch, indem ein Indexagent von DMS auf die Verschlagwortungstabelle in der Concept Office-Datenbank zugreift und die entsprechenden Einträge für das jeweilige Dokument ausliest.
-<note important>Falls bisher schon eine Archivierungslösung im Einsatz war, dann muss geprüft werden, ob in der Office.dat von Concept Office der Eintrag DocuwareType= vorhanden ist, wenn ja, dann muss dieser Eintrag auf DocuwareType=0 geändert werden.
+<note important>Falls bisher schon eine Archivierungslösung im Einsatz war, muss geprüft werden, ob in der Office.dat von Concept Office der Eintrag DocuwareType= vorhanden ist. Wenn ja, muss dieser Eintrag auf DocuwareType=0 geändert werden.
 </note>
-===== Fehlersuche =====
+===== Fehlersuche Kontextarchivierung =====
+Wenn die Kontextarchivierung nicht, wie erwartet, funktioniert, obwohl alle Einstellungen korrekt vorgenommen wurden, kann über den Office.dat-Schalter ConceptDmsDebug=1 die Erstellung einer Kopie der .dmsparam-Datei aktiviert werden, die alle Parameter enthält, die an das DMS übergeben werden. Die Datei trägt den Namen der zu archivierenden Datei, die Erweiterung //dmsparam//. Sie wird in den Windows-Temp-Ordner des jeweiligen Benutzers geschrieben.
+Mit Hilfe dieser Datei kann das aufgetretene Problem ggf. eingegrenzt werden.
-{{tag>ConceptDMS Archivierung Administration}}
+{{tag>Concept_DMS Archivierung Administration}}