Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- firmen:loeschen [2020/10/20 07:14] – Andrea Müller
+++ firmen:loeschen [2023/09/15 12:07] (aktuell) – [1.4 Fehlermeldungen] victoria
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-====== Firmen löschen ======
+====== Firmen löschen und anonymisieren======
+Im Concept Office ist es möglich, Firmendaten (Anschriften, Ansprechpartner, Anschriften) und entsprechende zugehörige Dokumente, Vorgänge und ähnliches zu löschen bzw. zu anonymisieren und entsprechend „unbrauchbar“ zu machen. Dies kann nur bei entsprechender Rechtevergabe erfolgen.
+===== 1. Firmen löschen =====
+==== 1.1 Auswirkungen ===
 Das Löschen von Firmen stellt aus unserer Programmsicht eine Ausnahme dar und sollte verwendet werden, wenn durch versehentliche Anlage oder Datenimport [[firmen:duplikate|Firmenduplikate]] entstanden sind. Wenn Sie eine Firma tatsächlich löschen wollen, ist dies nur möglich, wenn keine referenzierten Daten oder Dokumente existieren - ansonsten erscheint eine Fehlermeldung.
-==== Alternativen zum Löschvorgang ====
+Löschen ist in folgenden Modulen möglich:
+  * Firmen
+  * Anschriften
+  * Ansprechpartner
+Folgende Untermodule/Dokumente können betroffen sein:
+  * Alle Dokumente
+  * Vorgänge
+  * Serviceaufträge
+  * Zugeordnete Projekte
+  * Tickets
+  * Sonderkonditionen
+  * Aktivitäten
+==== 1.2 Alternativen zum Löschvorgang ====
 Wenn ein Geschäftskontakt zukünftig nicht mehr von Interesse ist, so sollten bestehende Informationen und Dokumente trotzdem beibehalten werden. Anstatt sie zu löschen, sollte die Firma deshalb den [[firmen:status#aktiv|Status]] //inaktiv// erhalten.
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 Eine mögliche Alternative zum Löschen kann auch das [[firmen:umnummerieren|Zusammenlegen dieser Firma]] mit beispielsweise dem //Barverkaufskunden// sein.
-==== Firmen löschen ====
+==== 1.3 Löschvorgang ====
 Zum Löschen einer Firma öffnen Sie das Modul //Firmen// unter **Stammdaten**. Wählen Sie im nächsten Schritt die Firma aus, die gelöscht werden soll.
-Im oberen Menüband unter //Start// befindet sich die Löschfunktion. Es erscheint noch eine Kontrollabfrage sowie eine anschließende Sicherheitsabfrage, ob die Firma wirklich gelöscht werden soll.
+Im oberen Menüband unter //Start// befindet sich die Löschfunktion. Es erscheint noch eine Kontrollabfrage sowie eine anschließende Sicherheitsabfrage, ob die Firma wirklich gelöscht werden soll. Dies funktioniert nur, wenn keine Dokumente, Vorgänge, etc. zur Firma existieren.
+{{:firmen:firmen-loeschen.png|}}
+==== 1.4 Fehlermeldungen ===
+**Offene Vorgänge: ** Sollte es noch offene Vorgänge zu der Firma geben, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass die Firma nicht gelöscht werden kann. Diese offenen Vorgänge müssen zunächst geschlossen werden.
+{{:firmen:firma-loeschen-fehler.png|}}
+**Abgeschlossene Vorgänge: ** Sind abgeschlossene Vorgänge vorhanden, erhalten Sie ebenfalls eine Fehlermeldung mit Abfrage, ob der Kontakt mit Löschkennzeichen versehen werden soll.
-{{:firmen:firmen-loeschen.png?direct&300|}}
+{{:firmen:firmen-loeschen-loeschkennzeichen.png|}}
+Die Firmennummer bleibt vorerst erhalten, es werden aber Anschrift, Ansprechpartner und Verbindungen entfernt. Als Kurzname wird //gelöscht!// eingetragen.
-==== Fehlermeldungen ===
+{{:firmen:firmen-loeschen-mit-loeschkennzeichen.png?direct&500|}}
-**1. Offene Vorgänge: ** Sollte es noch offene Vorgänge zu der Firma geben, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass die Firma nicht gelöscht werden kann.
+===== 2. Anonymisierung =====
+Sie können die Kontaktdaten der Firma auch anonymisieren, d.h. es werden alle Informationen wie Name der Firma, Anschrift und Kontaktpersonen mit ihren Verbindungen gelöscht. Dies kann beispielsweise durch die Einhaltung der DSVGO-Richtlinien notwendig sein.
-**2. Abgeschlossene Vorgänge: ** Sind abgeschlossene Vorgänge vorhanden, erhalten Sie ebenfalls eine Fehlermeldung.
+Hierfür öffnen Sie die Firma und wählen im rechten Menüband //"Kontaktdaten anonymisieren"//. Nun wird in den Kontaktfelder **anonym** eingetragen. Einige Daten (woraus nicht auf die Firma geschlossen werden kann) bleiben erhalten. Diese Daten dienen beispielsweise Auswertungszwecken.
-{{:firmen:firmen-loeschen-loeschkennzeichen.png?direct&400|}}
 {{tag>Firmen löschen}}