Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- op-verwaltung:op-verwaltung [2022/11/25 07:57] – Andrea Müller
+++ op-verwaltung:op-verwaltung [2026/01/13 08:12] (aktuell) – [Qualitätsmanagement] Rico Kuehn
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 <note important>Für das Modul wird die Lizenz Mahnwesen benötigt. (außer OP-Abgleich)</note>
 ===== Voraussetzungen =====
 ==== Einstellen der Zahlungsbedingungen ====
-Die Ermittlung der ersten Mahnstufe, z.B. die einer Zahlungserinnerung, erfolgt über die am Vorgang hinterlegte Zahlungsbedingung. Die einzelnen Zahlungsbedingungen müssen daher vorher klar definiert werden.
+Die Ermittlung der ersten Mahnstufe, z.B. die einer Zahlungserinnerung, erfolgt über die am Vorgang hinterlegte [[weitere_stammdaten:zahlungsbedingungen|Zahlungsbedingung]]. Die einzelnen Zahlungsbedingungen müssen daher vorher klar definiert werden.
-{{:sonstiges:zahlungsbedingungen.png?400|}}
+{{:op-verwaltung:zb3.jpg?nolink&800|}}
-Die Einteilung, wann eine Rechnung sich im Zahlungsverzug befindet, wird anhand des Fälligkeitstermin und der Karenztage ermittelt.
+Die Einteilung, wann eine Rechnung sich im Zahlungsverzug befindet, wird anhand des //Fälligkeitstermin// und der //Karenztage// ermittelt.
 ==== Mahnstufenverwaltung ====
-Damit Concept Office zu mahnende Belege ermitteln kann, wird neben den Zahlungsbedingungen auch eine Hinterlegung der einzelnen Mahnstufen benötigt, welche im Modul **Mahnstufen** hinterlegt werden können.
+Damit Concept Office zu mahnende Belege ermitteln kann, wird neben den Zahlungsbedingungen auch eine Hinterlegung der einzelnen Mahnstufen benötigt, welche im Modul [[weitere_stammdaten:mahnstufen|Mahnstufen]] hinterlegt werden können.
-Die unterschiedlichen Stufen können mit festen Werten über die Eingabefelder Mahngebühr, Karenztage und Mahnfrist konfiguriert werden. Zudem ist es auch möglich dies prozentual anhand des Rechnungswertes bzw. des Mahnwertes vor einzustellen.
+Die unterschiedlichen Stufen können mit festen Werten über die Eingabefelder //Mahngebühr//,//Karenztage// und //Mahnfrist// konfiguriert werden. Zudem ist es auch möglich dies prozentual anhand des Rechnungswertes bzw. des Mahnwertes vor einzustellen.
+Der Anwendungsfall erfordert entweder die Eintragung von "Wert" oder "Prozent". Wenn sowohl Wert als auch Prozent eingetragen sind, werden die Prozente vom Rechnungsbetrag berechnet.
+Die **Karenztage** bedeuten, dass während dieser Tage noch keine Mahngebühren bezahlt werden müssen (zusätzliche Tage bis zur Zahlung). Diese Angabe steuert, wann eine Mahnstufe erreicht ist (und ab welchem Zeitpunkt also eine Mahnung erzeugt werden soll).  Die Karenztage addieren sich auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Ist eine Rechnung z.B. bis 01.05.2024 fällig, dann ist sie ab 02.05.2024 überfällig. Hat man als Karenztage 0 Tage eingestellt, dann ist die erste Mahnstufe am 02.05.2024 erreicht (an dem Tag soll die Mahnung vorgeschlagen bzw. erstellt werden).
+**Mahnfrist** - nach wie vielen Tagen die nächste Mahnung gedruckt und verschickt werden kann.
+Hier kann man festlegen, wie viele Tage dem Kunden gewährt werden, nach dem Mahnschreiben zu bezahlen. Im vorhergehenden Beispiel würde die Mahnung am 02.05.2024 an den Kunden gesendet. Wenn man als Mahnfrist  2 Tage eingibt, dann würde auf der Mahnung als Zahlungsfrist 04.05.2024 gedruckt werden.
+Bei der Ermittlung der 1 Mahnstufe (Zahlungserinnerung) werden nur noch die Karenztage der Zahlungsbedingung beachtet. Das **Mahndatum** ergibt sich aus dem Fälligkeitsdatum und der angegeben Karenztage aus der Zahlungsbedingung der Rechnung.
 Beim Erreichen der dritten Mahnstufe, kann z.B. auch eine Liefersperre gesetzt werden. Über die Textfelder können die als Beschreibung dienenden Texte, wie der Betreff und der Kopf- und Fußtext, hinterlegt werden. Diese Eingaben werden beim Erstellen des jeweiligen Mahnschreibens mit in das Formular übernommen und können auch nochmals vor dem Erstellen der Mahnungen individuell auf diese angepasst werden.
-{{:sonstiges:mahnstufenverwaltung.png?800|}}
+{{:op-verwaltung:mahnstufenverwaltung.png|}}
 ====== Überblick OP-Verwaltung ======
 Im Modul **OP-Verwaltung** werden detaillierte Rechnungsinformationen und im System bereits erzeugten Mahnungen zu dem gewählten Vorgang angezeigt.
-{{:sonstiges:mahnungen.png?600|}}
+{{:op-verwaltung:mahnungen.png|}}
 In der Übersicht sind alle bereits im Verzug befindlichen Belege angezeigt. Die Funktion "Mahnvorschläge erstellen" liest neue Belege ein. Über die Selektion einzelner Belege oder durch Mehrfachselektion, können höhere Mahnstufen gesetzt und ausgeglichene OPs erledigt werden.
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 Die im Fälligkeitsverzug befindlichen Rechnungen werden anhand der vorher im Vorgang gewählten Zahlungsbedingungen vom System ermittelt und mit der ersten Mahnstufe z.B. der Zahlungserinnerung aufgeführt.
-Durch Klick auf die Seitenansicht erhält man die Möglichkeit alle Mahnbelege vorab einzusehen oder über die Drucksteuerung direkt erstellen zu lassen. Es besteht zudem die Option, die Belege vorher durch entsprechende Filtern zu separieren.
+Durch Klick auf die Seitenansicht erhält man die Möglichkeit alle Mahnbelege vorab einzusehen oder über die Drucksteuerung direkt erstellen zu lassen. Es besteht zudem die Option, die Belege vorher durch entsprechende Filter zu separieren.
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 Durch das Ausführen der Funktion "Mahnvorschläge erstellen" öffnet sich der Mahnvorschlag Parameter, in welchem der Tag einzustellen ist, zudem gemahnt werden soll. Im zweiten Schritt wird bestimmt, ob dies für einen bestimmten Kunden oder für alle im Verzug befindlichen Kunden (0 = alle) durchführt werden soll.
-{{:op-verwaltung:mahnvoschlag_erstellen.png?800|}}
+{{:op-verwaltung:mahnvoschlag_erstellen.png?600|}}
 Der Druck von Mahnungen schließt diese nicht ab! Dies muss durch die Funktion Mahnung abschließen erfolgen.
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 ===== Versenden per Brief =====
-Es können mehrere überfällige Rechnungen eines Kunden zu unterschiedlichen OP's in einer Mahnung dargestellt werden. Darüber hinaus werden auch weitere aktuelle Verbindlichkeiten des Kunden aus anderen Vorgängen zu Informationszwecken mit aufgeführt. Das Mahnformular kann wie andere Formulartypen angepasst werden.
+Es können mehrere überfällige Rechnungen eines Kunden zu unterschiedlichen OP's in einer Mahnung dargestellt werden. Darüber hinaus werden auch weitere aktuelle Verbindlichkeiten des Kunden aus anderen Vorgängen zu Informationszwecken mit aufgeführt. Das Mahnformular kann wie andere Formulartypen angepasst werden. Pro Rechnungsanschrift entsteht ein Mahnbrief.
+==== Fremdsprachige Mahntexte ====
+Die Mahnstufentexte werden über Textbausteine abgebildet. Diese können direkt an Mahnstufen hinterlegt werden und auch mehrsprachig verfasst werden. Die Sprache wird aus der Rechnungsanschrift des entsprechenden Rechnungsempfängers gezogen.
+Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die folgenden [[weitere_stammdaten:textbausteine |Textbausteine]] in der entsprechenden Sprache vorhanden sein:
+  * #Mahnstufe<n>Betreff#
+  * #Mahnstufe<n>Kopf#
+  * #Mahnstufe<n>Fuss#
+<n> muss dabei durch die zugehörige Nummer der Mahnstufe ersetzt werden. Also für Mahnstufe 1 lautet der Schlüssel für den Textbaustein: #Mahnstufe1Betreff#.
 ===== Versenden per Mail =====
-Mahnbriefe können auch per E-Mail versendet werden.
+Mahnbriefe können auch per E-Mail versendet werden. Pro Rechnungsanschrift und ermittelter Mahnungsmailadresse entsteht eine E-Mail mit dem dazugehörigen Mahnbrief.
-Für den Betreff und den Text stehen folgende Textbausteine //bwMailTextMahnbrief//, //bwMailBetreffMahnbrief// zur Verfügung, welche angepasst werden können. Dazu können folgende Platzhalter verwendet werden:
+==== Ansprechpartner ====
+Standardverbindungsart "Mahnungsmail" - Ist am Kunden eine Mahnungsmail hinterlegt, so wird diese beim E-Mailversand der Mahnung herangezogen. Die Ermittlungsreihenfolge der Mahnungsmail ist analog der Rechnungsmail.
+Ist die Mahnungsmail leer, so wird wie bisher die Rechnungsmail verwendet.
+==== Textbausteine ====
+Für den Betreff und den Text stehen die Textbausteine //bwMailTextMahnbrief//, //bwMailBetreffMahnbrief// zur Verfügung, welche angepasst werden können. Dazu können folgende Platzhalter verwendet werden:
+<code>
 #Rechnungname#
+#Kundennummer# oder #KU#
 #Mahnstufe#
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 #DatumLetzteMahnung# (das Datum der vorherigen Mahnung an den Kunden)
+</code>
-Wenn die Rechnungsmail vorhanden ist, wird diese als Adresse verwendet.
 ==== Konfigurationen für den E-Mailversand ====
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 In der Drucksteuerung muss für den OP Mahnbrief der Drucker $Email eingetragen werden.
-{{:sonstiges:mahnenpermail.png? 1000|}}
+{{:op-verwaltung:mahnenpermail.png?1000|}}
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 Die Ordnerstruktur //„jahr\monat“// bezieht sich auf Jahr und Monat aus den Rechnungsdokumenten.
+====== Gutschriften und negative Rechnungen ======
+Wenn Offene Posten durch evtl. vorhandene Gutschriften oder negative Rechnungen kompensiert werden, erfolgt eine Meldung und die offenen Posten werden in der Spalte Bemerkung mit dem Hinweis 'manuell zu bearbeiten' versehen.
+{{:op-verwaltung:opgutschriften.png?1000|}}
+Zugehörige Mahnvorschläge werden automatisch abgeschlossen. \\ Offene Posten müssen in solchen Fällen manuell geprüft und gegebenenfalls bearbeitet werden.  \\ Ist eine Rechnung beispielsweise durch eine Gutschrift vollständig oder über den Rechnungsbetrag hinaus ausgeglichen, ist eine Mahnung nicht erforderlich.
 ====== Mahnung abschließen ======
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   * AgendaOP
-Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini:
+Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini. Die Feldbezeichnungen sind fix vorgegeben und dürfen nicht verändert werden. Die Spaltenbezeichnungen in der OP.txt sind dagegen frei wählbar.
 <code>Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini:
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 Nach Neustarten von Concept Office können nun im Modul OP-Verwaltung die offenen Posten abgeglichen werden.
+<note tip>Beim Import offener Posten werden vorhandene offene Posten aus Fremdbelegen gelöscht, wenn diese erledigt sind.</note>
 ====== Weitere Funktionen ======
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 Um bei bestimmten Kunden Mahnungen komplett auszuschließen, kann eine Mahnsperre direkt am Kunden im Kundenstamm hinterlegt werden.
+==== Mahnsperre in den Zahlungsbedingungen ====
+In den Zahlungsbedingungen wurde das Kennzeichen 'Mahnsperre' implementiert (ab CO 8.2752.0).
+Wenn ein Vorgang eine Zahlungsbedingung mit Mahnsperre verwendet, wird in der OP-Verwaltung kein Eintrag dafür vorgenommen
 ===== OP-Saldo am Kunden =====
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 ===== Qualitätsmanagement =====
-Eine neue Spalte Mahnstufe zeigt die jeweilige Mahnstufe der Rechnung an. Über die Tabellenoption kann Übersicht in der gewählten Selektion in weiterführende Formate exportiert werden.
+Eine neue Spalte Mahnstufe zeigt die jeweilige Mahnstufe der Rechnung an. Über die Tabellenoption kann die Übersicht in der gewählten Selektion in weiterführende Formate exportiert werden.
 Neben der Auswertung bzw. Selektion und dem Export in andere Formate, besteht die Möglichkeit, eine Auflistung aller selektierten OPs in der Seitenansicht erstellen zu lassen.