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--- weitere_stammdaten:aktivitaetenarten [2021/12/20 12:23] – Andrea Müller
+++ weitere_stammdaten:aktivitaetenarten [2023/07/26 15:19] (aktuell) – Externe Bearbeitung 127.0.0.1
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-//Akademie//
 ====== Aktivitätenarten ======
-Jeder Aktivität liegt eine Aktivitätenart zu Grunde. In diesem Modul können Sie diese verwalten.
+Unter [[weitere_stammdaten:Weitere Stammdaten]] befindet sich das Modul **Aktivitätenarten**.
+Jeder Aktivität liegt eine Aktivitätenart zu Grunde. Die Anlage von Aktivitätenarten geschieht im vorliegenden Modul. Aktivitätenarten dienen der Selektion von Einzelaktivitäten zur späteren Auswertung.
-Aktivitätenarten dienen der Selektion von Einzelaktivitäten zur späteten Auswertung.
-Außerdem können Farben für das Hervorheben in der Monatsansicht und im Kalender definiert werden. Ist eine Aktivitätenart nicht //aktiv// gesetzt, wird sie in der Auswahl bei Anlage einer Aktivität ganz unten ausgegraut angezeigt, da sie nur noch der Anzeige in historischen Aktivitäten dient.
 ===== Eingabe von Aktivitätenarten =====
-Durch Klicken auf //neu// wird das Feld //Kennung// zur Eingabe freigegen. Sie können nun einen maximal 20 Zeichen langen, eindeutigen Namen vergeben. In Concept Office wird Ihnen stets die //Bezeichung// zur Auswahl der Aktivitätenart angeboten.
+Durch Klicken auf //Neu// wird das Feld //Kennung// zur Eingabe freigegeben. Nun kann ein maximal 20 Zeichen langer, eindeutiger Name vergeben werden. In Concept Office wird stets die //Bezeichnung// zur Auswahl der Aktivitätenart angeboten.
-Zu späteten statistischen Auswertungen stehen Ihnen folgende Eingaben zur Verfügung:
+Ist eine Aktivitätenart nicht aktiv gesetzt, wird sie in der Auswahl bei Anlage einer Aktivität ganz unten ausgegraut angezeigt, da sie nur noch der Anzeige in historischen Aktivitäten dient.
-  * Dauer (hh:mm)
-  * Kosten
-  * Mögliche Ergebnisse
-Weiterhin können Sie folgende Vorgaben an Aktivitäten dieser Aktivitätenart vererben:
+Außerdem können Farben für das Hervorheben in der Monatsansicht, im Kalender und der Disposition definiert werden. Durch farbige Kennzeichnungen können besondere Aktivitäten sofort erkannt werden. Die Farben sollten sparsam verwendet werden, um eine Signalwirkung zu erzielen.
-  * privat
-  * außer Haus
-Farbige Kennzeichnungen helfen Ihnen, besondere Aktivitäten sofort zu erkennen.
+Zu späteren statistischen Auswertung stehen folgende Eingaben zur Verfügung:
+  * **Kosten**: Hier kann angegeben werden, welche Kosten durch die Aktivitätenart entstehen
+  * **Mögliche Ergebnisse**: Dieses Feld dient der Eingabe von Ergebnissen
-{{:weitere_stammdaten:aktivitaetenartenfarbenzuordnungen.png?400|}}
+Weiterhin können folgende Vorgaben an Aktivitäten dieser Aktivitätenart vererbt werden:
+  * //Privat//
+  * //Außer Haus//
-<note tip>Nutzen Sie die Farben sparsam um eine Signalwirkung zu erzielen.</note>
+Im Abschnitt //Einstellungen// gibt es folgende Optionen:
+  * In der Historie anzeigen (kleines Fenster hinter dem grünen Link im Modul [[firmen:Firmen]]))
+  * Mit Outlook synchronisieren
+  * E-Mail an entsprechenden Mitarbeiter senden
+  * Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen
+  * Stundenzettelaktivität
+  * Im Portal anzeigen
+  * Kostenpflichtig (Einstellung wird auch nach Concept Flex vererbt. Das Feld dient lediglich der Kennzeichnung ohne weitere Funktionalität im Programm.)
+  * Erledigung nur mit Folgeaktivität möglich (Wenn diese Einstellung aktiv ist, können Aktivitäten dieser Art nur mit vorhandener Folgeaktivität gespeichert werden.)
+  * Erledigung nur mit Eingabe weiterer Firmendaten (Betrifft Anzahl der Mitarbeiter, Datum und Bemerkung. Die Abfragefelder kommen nur, wenn die Aktivität auch mit einer Firma verknüpft ist. Die Felder werden mit den aktuellen Daten aus der Firma vorbelegt. Die vorbelegten Daten müssen nicht zwingend geändert, aber mindestes bestätigt werden.)
+{{:weitere_stammdaten:weitere_stammdatenaktivitaeten_arten_einstellungen.png|}}
-==== Einstellungen ====
-Im Bereich Einstellungen kann konfiguriert werden, ob
-  * Aktivitäten mit dieser Aktivitätenart in der Historie am Kunden (kleines Fenster hinter dem grünen Link im Modul //Firmen//) angezeigt werden sollen,
-  * Aktivitäten mit dieser Aktivitätenart mit Outlook synchronisiert werden sollen,
-  * eine Email erzeugt und versandt wird, wenn eine Aktivitäten mit dieser Aktivitätenart erzeugt wird, sofern ein anderer Mitarbeiter diese erstellt.
 ==== Workflows ====
+Workflows sind selbstauslösende Arbeitsabläufe, die in //Concept Office// über [[aktivitaeten:aktivitaeten|Aktivitäten]] abgebildet werden.
+Es besteht die Möglichkeit der Anlage eines Workflows mit oder ohne Ergebnissen.
+{{:weitere_stammdaten:wikiworkfloweingabe.png|}}
+=== Anlage eines Workflows mit möglichen Ergebnissen ===
+Es können für alle Aktivitäten beliebig viele Workflows definiert werden. In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden. Nicht alle möglichen Ergebnisse müssen mit einem Workflow definiert werden.
+{{:weitere_stammdaten:workflows2b.png|}}
+In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden.
+{{:weitere_stammdaten:workflows3.png|}}
+<note tip>Es müssen nicht alle möglichen Ergebnisse mit einem Workflow definiert werden.</note>
+Im Abschnitt //Workflowdefinition// kann zuerst eins der zuvor festgelegten möglichen Ergebnisse ausgewählt werden. Die Seite muss zuerst aktualisiert werden, damit die möglichen Ergebnisse angezeigt werden.
+{{:weitere_stammdaten:workflows4.png|}}
+Jetzt kann der gewünschte Workflow definiert werden. In der ersten Spalte kann aus allen zuvor angelegten möglichen Ergebnissen das ausgewählt werden, welches als erstes mit einem Workflow hinterlegt werden soll.
+  - **Ergebnis** - Auswahl eines zuvor festgelegten möglichen Ergebnis
+  - **Geschäftsbereich** - Auswahl eines für den Workflow gültigen Geschäftsbereiches \\ Wird //(alle)// gewählt, gilt der Workflow dieser Aktivität für alle Geschäftsbereiche.
+  - **Aktivität** - Auswahl der Aktivität, die dem eingetretenen Ergebnis folgen soll (es dient der optimalen Weiterführung der Aufgabe)
+  - **Bezeichnung** - Hinterlegung textueller Hinweise, die für die nächste Aktivität von Bedeutung sind
+  - **Offset in Tagen** - Hinterlegung der Tage bis zur Aktivität, d.h.  aktuelles Datum plus //Offset in Tagen// ergibt das Datum der Aktivität
+  - **Mitarbeiter** - Zuständiger Mitarbeiter, der für die Ausführung der Aktivität zuständig ist
+  - **Bereich** - der festgelegte, zugehörige [[weitere_stammdaten:mitarbeitergruppen|Bereich]]
+  - **Bemerkungen** - die hier vorbesetzte Bemerkung wird an die entstehende Aktivität vererbt.
+Über den Link //Workflow// anzeigen wird die schematische Darstellung geöffnet. Diese steht nicht zur Verfügung, wenn im Abschnitt //Einstellungen// die Option Aktivitäten der //Workflowkette// sofort erstellen angehakt ist.
+Die grafische Darstellung ermöglicht den Arbeitsablauf, der für die entsprechende Aktivitätenart definiert ist, noch einmal zu prüfen und erleichtert den Mitarbeitern diesen Abläufen nachvollziehen zu können.
+{{:weitere_stammdaten:linkzurgrafischendarstellung.png|}}
+Diese Grafik wird in einem separaten Fenster angezeigt. Mittels dieser Einstellungen können die Aktivitäten zu Workflowketten verbunden werden. Wurde beispielsweise in einer Aktivität an einem definierten Ergebnis als Workflow eine andere Aktivität festgelegt, die ebenfalls einen Workflow hinterlegt hat, erhält man eine Workflowkette.
+{{:weitere_stammdaten:grafischedarstellung1.png|}}
+Folgende Konfiguration ist zu beachten:
+<html>
+<table width="100%" style="border:0px;">
+<tr>
+   <td style="border:3px solid #4A7AC2; padding:5px; background-color:#E0EEEE;">
+      <table width="100%" style="border:0px; margin:0px">
+         <tr>
+            <td width="100px" style="border:0px; text-align:center; padding:5px;" >
+               <img src="./scpictures/konfigurationen.png">
+	    </td>
+	    <td style="border:0px; padding:10px; ">
+<p><a href="doku.php?id=mandanten:konfigurationen" style="color:#56B04F;">Konfiguration</a>
+: Beim Erledigen einer Aktivität muss ein Ergebnis angegeben werden.<br><br> Beim Erledigen einer Aktivität muss ein Ergebnis angegeben werden, wenn für diese Aktivitätenart Ergebnisse hinterlegt sind.
+</p><ul style="color: #333333;">
+<li>  0 - Nein
+<li>  1 - Ja
+	    </td>
+	 </tr>
+      </table></td></tr></table>
+</html>
+===== Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse =====
+Das Ziel der Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse ist, eine Kette von Aktivitäten mit Hilfe eines auslösenden Triggers sofort zu erstellen.
+Dazu wird in //Aktivitätenarten// eine sogenannte Triggeraktivität (Kennung) angelegt. Sie dient lediglich dazu, um die Aktivitätenkette auszulösen und erscheint später nicht mehr in den offenen Aktivitäten.
+Außerdem muss die Check-Box //Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen// aktiviert werden.
+{{:weitere_stammdaten:aktivitaeten_workflow_bild_1a.png|}}
+In der Workflowdefinition dieser Aktivität wird angegeben, welche Aktivitäten bei Anlage ausgelöst werden. Hierbei ist die Nennung unterschiedlicher Mitarbeiter sowie Offset-Tage (aktuelles Datum + Offset-Tage = Aktivitätendatum) möglich.
+{{:weitere_stammdaten:ohne_ergebnisse.png|}}
+=== Auslösen der Workflowkette ===
+Um die Aktivitätenkette nun auszulösen, muss eine Aktivität mit dieser Triggeraktivität erstellt werden.
+Für alle an dieser hinterlegten Definitionen werden nun Aktivitäten erstellt.
+Die Triggeraktivität selbst wird jedoch ausgeblendet. Innerhalb jeder der einzelnen Aktivitäten kann über den Link //Workflow// eine Übersicht der verknüpften Aktivitäten sowie deren Status abgerufen werden.
-{{:aktivitaeten:wikiworkfloweingabe.png?600|}}
-Die Funktionsweise von Workflows werden [[aktivitaeten:workflow|hier]] beschrieben.
 ===== Zuweisen von Aktivitätenarten =====
-In jeder Aktivität können Sie im //Aktivitäten//-Auswahlfeld aus den vorhandenen Aktivitätenarten wählen. Je nach Herkunft der Aktivität ist diese mit Standardwerten vorbelegt.
+Im Modul **Offene Aktivitäten**, ist unter Aktuell-Vertrieb zu finden, stehen die Aktivitätenarten zur Verfügung. In jeder Aktivität kann im Aktivitäten-Auswahlfeld aus den vorhandenen Aktivitätenarten gewählt werden. Je nach Herkunft der Aktivität ist diese mit Standardwerten vorbelegt.
+{{:weitere_stammdaten:aktivitaet.png|}}