Unterschiede

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--- zr_pruefmechanismen_lieferantenrechnungen [2026/06/05 08:08] – [Ablauf und Einstellungen für den elektronischen Belegabgleich der Lieferantenrechnungen im Delkredere] Susan Siegmund
+++ zr_pruefmechanismen_lieferantenrechnungen [2026/06/12 11:54] (aktuell) – [Modul Lieferantenrechnungen (Modulkürzel SE)] Susan Siegmund
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-===== Ablauf und Einstellungen für den elektronischen Belegabgleich der Lieferantenrechnungen im Delkredere =====
+===== Ablauf und Einstellungen für den elektronischen Belegabgleich der Lieferantenrechnungen =====
 Um den elektronischen Rechnungsabgleich der Lieferantenbelege in Concept Office nutzen zu können, müssen entsprechende Einstellungen im Vorfeld getroffen werden.
-Ziel ist ein automatisierter Abgleich auf Belegebene gegen die vorhandenen Informationen der Bestellung abzugleichen und bei positiver Prüfung durch die Software eine automatische Übergabe der Belege an die angebundene Buchhaltungssoftware vorzunehmen.
+Ziel ist ein automatisierter Abgleich auf Belegebene mit den vorhandenen Informationen der Bestellung. Bei positiver Prüfung durch die Software sollen die Belege automatisch an die angebundene Buchhaltungssoftware übergeben werden.
+===== Interne Vorbereitungen =====
-===== Konfigurationen für Lieferantenrechnungen =====
+=== (1) Angabe der Betriebsnummer am Lieferanten ===
+Damit die Belege den Lieferanten zugeordnet werden können, muss die Betriebsnummer im Firmenstamm hinterlegt werden.
+{{::betriebsnummer.png?nolink&1000|}}
+=== (2) Prüfungsart des Lieferanten ===
+Damit die Belegprüfung möglichst reibungslos durchgeführt werden kann, sollte die Qualität der importierten Belege je Lieferant überprüft werden.
+Im ersten Schritt ist festzulegen, ob die Belege Positionsinformationen enthalten. Nur wenn diese Informationen vorhanden sind, kann eine zuverlässige Prüfung auf Positionsebene hinsichtlich Artikelnummer, Menge und Preis erfolgen.
+Erhalten Sie im Fehlertext die Information, dass keine Positionsdaten vorhanden sind, so empfehlen wir die Prüfung der Rechnungsbelege dieses Lieferanten auf Kopfebene vorzunehmen (wertmäßige Prüfung des Rechnungswertes gegen den Bestellwert).
+Sollten Sie die Prüfung der Rechnungsbelege zu einem bestimmten Lieferanten gänzlich ausschließen wollen, so können Sie dies mit einer Verarbeitungssperre hinterlegen.
+{{::pruefungsart.png?nolink&1000|}}
+=== (3) Anlage eines Frachtkostenartikels ===
+Damit Frachtgebühren automatisch verarbeitet werden können, ist einmalig ein Frachtartikel im System anzulegen. Dieser dient der Erfassung von Frachtkosten für alle Lieferanten im Rahmen der Rechnungsprüfung. Wird auf einem Rechnungsbeleg eine Frachtgebühr ausgewiesen, ordnet das System diese automatisch dem hinterlegten Frachtartikel zu und ergänzt die entsprechende Bestellung sowie den Beleg um die Frachtposition.
+Wird der Artikel "**Frachtkosten**" genannt, erkennt Concept Office automatisch den Frachtartikel. Ist bereits ein Artikel im System vorhanden, so kann dieser in der **Office.dat** (Zentrales CO-Verszeichnis\Sysdata\office.dat) hinterlegt werden:
+**REFrachtArtikel=**
+In diesem Prozess gibt es nur einen Frachtkostenartikel, welcher stellvertretend für alle Lieferanten aus dem Delkredere verwendet wird. Die Lieferanten werden im Einkaufsreiter am Frachtkostenartikel zugeordnet.
+{{:intern:fracht1.jpg?nolink&1000|}}
+=== (4) Konfigurationen für Lieferantenrechnungen ===
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 [[intern:lieferantenrechnungen_8.0|Lieferantenrechnungen: Neuerungen in CO8.0]]
-===== Import/Abruf der Lieferantenrechnungen einrichten =====
+=== (5) Import/Abruf der Lieferantenrechnungen einrichten ===
 Der Abruf wird über die EDI-Schnittstelle 'Lieferantenrechnungen_einlesen' konfiguriert und kann zeitgesteuert über die Windowsaufgabenplanung automatisiert werden.
 <note>Für den Abruf der Belege werden die FTP-Zugangsdaten des Mitglieds benötigt.</note>
-===== Folgende Einstellungen müssen vorab getätigt werden =====
-==== (1) Angabe der Betriebsnummer am Lieferanten ====
-Damit die Belege den Lieferanten zugeordnet werden können, muss die Betriebsnummer im Firmenstamm hinterlegt werden.
+===== Modul Lieferantenrechnungen (Modulkürzel SE) =====
-{{::betriebsnummer.png?nolink&1000|}}
+Bei der elektronischen Rechnungsprüfung können nur Einzelbelege (keine Sammelrechnung!) geprüft werden. Die importierten Belege werden als Datensätze in die Übersicht geladen und können anhand der Belegnummer, Bestellnummer oder ZRA-Nummer gefiltert werden. Zudem lässt die Selektion in der Hauptauswahl eine Einschränkung der Belege anhand des Zeitraums, der Filiale oder des Geschäftsbereiches einschränken.
-==== (2) Prüfungsart des Lieferanten ====
-Damit die Prüfung der Belege so reibungslos wie möglich vorgenommen werden kann, gilt es die Qualität der importierten Belege je Lieferant unter die Lupe zu nehmen.
-Im ersten Step muss definiert werden, ob uns der Beleg Positionsinformationen mit gibt. Nur dann kann eine saubere Prüfung auf Positionsebene bezüglich Artikelnummer, Menge und Preis durchgeführt werden.
+{{::uebersicht_belege.png?nolink&1100|}}
-Erhalten Sie im Fehlertext die Information, dass keine Positionsdaten vorhanden sind, so empfehlen wir die Prüfung der Rechnungsbelege dieses Lieferanten auf Kopfebene vorzunehmen (wertmäßige Prüfung des Rechnungswertes gegen den Bestellwert).
+=== Folgende Spalten geben einen Hauptüberblick, wie die Erstprüfung durch die Software den Beleg/die Belege einordnet: ===
-Sollten Sie die Prüfung der Rechnungsbelege zu einem bestimmten Lieferanten gänzlich ausschließen wollen, so können Sie dies mit einer Verarbeitungssperre hinterlegen.
-{{::pruefungsart.png?nolink&1000|}}
-===== (3) Anlage eines Frachtkostenartikel =====
+__**Spalte Status:**__
-Um die automatische Anlage der Frachtgebühren im System vornehmen zu können, muss ein Frachtartikel für die Anlage im System hinterlegt/angelegt werden. Dieser wird einkaufsseitig für alle Lieferanten im Delkredere verwendet und automatisiert in den Belegen und der Bestellung zugefügt.
+Diese gibt an, in welchen Verarbeitungsstatus der Beleg einzuordnen ist.
-Wird der Artikel "**Frachtkosten**" genannt, erkennt Concept Office automatisch den Frachtartikel. Ist bereits ein Artikel im System vorhanden, so kann dieser in der **Office.dat** (Zentrales CO-Verszeichnis\Sysdata\office.dat) hinterlegt werden:
+**Importiert =** Der Datensatz wurde im Modul eingelesen, keine weitere Verarbeitung bisher.
-**REFrachtArtikel=**
+**Freigegeben für Fibu =** Der Datensatz wurde automatisch oder manuell über den Button 'Freigeben für Fibu' als Datensatz an die Buchhaltung bereitgestellt.
-In diesem Prozess gibt es nur einen Frachtkostenartikel, welcher stellvertretend für alle Lieferanten aus dem Delkredere verwendet wird. Die Lieferanten werden im Einkaufsreiter am Frachtkostenartikel zugeordnet.
+**Extern gebucht =** Der Beleg wurde beim Import als bereits übergeben erkannt ( bereits manuell im Modul Rechnungseingang übergeben worden).
-{{:intern:fracht1.jpg?nolink&1000|}}
+**Warte auf ZR-Nummer =** Am Lieferanten ist die Kennung 'Sammelbuchung' aktiv, welche eine Übergabe der Belege nur zulässt, wenn die ZRA-Nummer vorhanden ist.
-====== Modul Lieferantenrechnungen (Modulkürzel SE) ======
+**Manuell gebucht =** Dieser Status kann manuell gesetzt werden und hat keine feste Programmlogik (interne Verwendung möglich).
+__**Spalte Fibu Status:**__
+Diese sagt aus, ob der Beleg für die Übergabe an die Fibu (CO-Fibuschnittstelle) bereitgestellt wurde.
+__**Spalte Prüfstatus:**__
+Diese Spalte dient als erster Indikator, ob der Beleg inhaltlich mit der Bestellung übereinstimmt (grüner Haken) oder Abweichungen erkannt wurden (gelbes Warndreieck).
+Vorgehen "grüner Haken": -> Der Beleg kann in die Fibu übergeben werden. Beim Import kann über die Lieferantenrechnungen.ini definiert werden, ob ein erfolgreich geprüfter Beleg automatisch an die Fibu bereitgestellt wird (= grüner Haken Fibu Status). Ist keine automatische Übergabe definiert (Schalter 'NurEinlesen=1'), so müssen die Belege manuell über die Modulfunktion "Freigegeben für Fibu" gesetzt werden.
-Bei der elektronischen Rechnungsprüfung können nur Einzelbelege (keine Sammelrechnung!) geprüft werden.
 Das Modul Lieferantenrechnungen prüft den elektronischen Beleg auf Übereinstimmung mit der vorliegenden Bestellung in folgenden Kriterien:
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   * Gesamtwert
+Werden Abweichungen beim Import erkannt, so muss der Beleg im Detail geprüft werden. Mit einem Doppelklick auf die Beleg-Zeile öffnen sich die Rechnungsdetail mit den importierten Positionen.
-====== Übergabe an die Buchhaltung ======
+==== Übergabe an die Buchhaltung ====
 Beim Import der Rechnungsbelege kann definiert werden, ob eine automatische Übergabe an die Buchhaltung erfolgen soll, wenn die Prüfung des Beleges korrekt (grüner Haken) ist.