DSGVO Datenschutzgrundverordnung

Ab 25. Mai 2018 gilt die neue EU Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). In Concept Office sind dazu erweiterte Funktionen implementiert, um den Händler datenschutzkonform agieren zu lassen.

An jedem Firmendatensatz kann der Status der AVV eingestellt und fortlaufend eingesehen werden.

Es kann hinterlegt werden, welcher Herkunft die entsprechenden Datensätze sind. Diese Funktion ist am Kontakt, sowie am Ansprechpartner einstellbar. Mittels Zuweisen einer Aktion kann eindeutig nachvollzogen werden, wo der Datensatz herkommt.

Kontakt

Ansprechpartner

Für die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) kann mit der Modulfunktion eine E-Mail erzeugt werden, welche die Kontaktinformationen als Dateianhang enthält. Diese können auch direkt ausgedruckt werden. Mittels Vorschau kann das Dokument geprüft werden

Der Vereinbarungsinhalt ist in Textbausteinen hinterlegt. Diese sind im Einzelnen:

• bwMailTextDSGVOAP
• bwMailTextDSGVOKunde
• bwMailBetreffDSGVOAP
• bwMailBetreffDSGVOKunde

und können bei Bedarf angepasst werden.

Diese Modulfunktion ist in gleicher Funktionsweise auch am Ansprechpartner verfügbar.

Beim Löschen von Kontakten wird der Kontakt als gelöscht gekennzeichnet. Namen, Anschriften und Ansprechpartner werden gelöscht. Vorgänge, Umsätze und Druckdokumente bleiben erhalten, sind aber nur durch gezielte Abfrage sichtbar.

Bei Ansprechpartnern und Kontakten (Firmen) gibt es die Modulfunktion Ansprechpartner oder Kontaktdaten anonymisieren.

Im Rahmen der Anonymisierung personenbezogener Daten bei Ansprechpartnern und Kontakten (Firmen) in den Übersichten der Ansprechpartner und der Kontakte wurden zwei Spalten (Anonymisierung-Info und Anonymisiert am) hinzugefügt.

• Es kann nun ein Grund für die Anonymisierung hinterlegt werden (Anonymisierung-Info).
• Zusätzlich wird automatisch das Datum der Anonymisierung gespeichert (Anonymisiert am).
• Eine Captcha-Sicherheitsabfrage zum Anonymisieren von Ansprechpartnern wurde hinzugefügt.