Lizenzverwaltung

Es gibt 2 Möglichkeiten die Lizenzen anzulegen. Je nach Anwendungsfall wird die entsprechende „Artikelart Allgemein“ gesetzt.

Werden die Lizenzen nur im Vertrag aufgenommen, so wird der jeweilige Artikel im Artikelstamm mit der „Artikelart Allgemein“= „Bearbeitungsgebühr / Dienstleistungen“ angelegt.

Für die Erfassung im Vertrag müssen die Lizenzen nicht mit einer Identnummer erfasst werden. In diesem Fall reicht es aus, die Lizenzen über die Artikelnummer im Vertrag aufzunehmen.

Sollen die Lizenzen mit einer Lizenznummer im Modul Lizenzen einzeln verwaltet werden, so wird der jeweilige Artikel im Artikelstamm mit der „Artikelart Allgemein“= Lizenz angelegt.

Um die Anzahl der verfügbaren Lizenzen zu verwalten, bietet es sich an, für diesen Artikel ein Lager zu hinterlegen. Damit kann über den Lagerbestand die verfügbare Anzahl an Lizenzen ermittelt werden.

Damit bei der Buchung der Lizenzen, über den Wareneingang, für jede Lizenz eine Identnummer und ein Lizenz-Key hinterlegt werden kann, wird in den Mengeneinheiten eine Inhaltsmenge=1 angegeben, sonst wird nur eine Lizenznummer gebucht.

Lizenzen werden im Modul Lizenzen mit einer Identnummer und Lizenznummer verwaltet.

Das Zubuchen der Lizenzen wird über die Warenbuchungen durchgeführt, kann aber auch manuell im Modul Lizenzen erfolgen.

Lizenzen können über das Modul Bestellungen beim jeweiligen Lieferanten bestellt werden.

Über das Modul Warenbuchungen werden die Lizenzen zugebucht. Hierbei erfolgt analog dem Zubuchen von Maschinen, eine Vereinzelung der Lizenzen. Für jede Lizenz wird eine Identnummer und der zugehörige Lizenz-Key eingetragen. Nach dem Buchen werden die gebuchten Lizenzen im Modul Lizenzen angezeigt.

Das Modul Lizenzen befindet sich unter Aktuell-Service. Hier können die Lizenzen verwaltet werden.

Lizenzen werden ähnlich wie Maschinen, mit einer Identnummer vereinzelt. Weiterhin kann die Lizenznummer hinterlegt werden. Dies entspricht beim Buchen über den Wareneingang, dem Feld Seriennummer.

In der Karteikarte Ein-/Verkauf werden die Einkaufs- und Verkaufsdaten erfasst.

• Über die manuelle Anlage können bereits bestehende Kunden-Lizenzen erfasst werden.
• Über den Button „neu“ wird eine fortlaufende System-ID vergeben.
• Über das Modul Warenbuchungen können Lizenzen mit einer Identnummer gebucht werden.
• Über die Vorgangsbearbeitung werden die Daten der Lizenzen aus dem Vorgang übernommen

• Firma = Kunde
• Artikel = Lizenz-Artikel
• Vorgang = Vorgang über den die Lizenz verkauft wurde
• Lizenznummer(n) = Lizenz-Key der gelieferten Lizenzen
• Gültig Ab: = Datum, ab wann die Lizenz gültig ist
• Gültig Bis: = Gültigkeit der Lizenz bis.
• Menge = 1 (Vereinzelt wird immer=1 gesetzt)
• Lager= Das Lager an dem die Lizenzen geführt werden
• Zustand= aktueller Zustand, ob die Lizenz am Lager verfügbar ist, oder dem Kunden zugeordnet ist (erfolgt hierbei analog den Maschinen)
• Version= freier Text
• Bemerkung = freier Text

• Bestellnummer= CO-Bestellnummer, über die die Lizenz beim Lieferanten bestellt und zugebucht wurde
• Lieferscheinnummer= Lieferscheinnummer, mit der der Wareneingang gebucht wurde
• Rechnungsnummer= Rechnungsnummer die zu Bestellung gebucht wurde
• Lieferantennummer = der Lieferant, über den die Lizenz eingekauft wurde
• Eingangsdatum= Wareneingangs-Datum
• Rechnungsdatum = Rechnungsdatum des Lieferanten
• Letzter Inventurwert= wie wurde die Lizenz zur letzten Inventur bewertet
• Einkaufspreis= Einkaufspreis beim Lieferanten

• Lieferscheinnummer= Lieferscheinnummer aus dem CO-Vorgang
• Rechnungsnummer= Rechnungsnummer aus dem CO-Vorgang
• Lieferdatum= Lieferscheindatum aus dem CO-Vorgang
• Rechnungsdatum = Datum der Rechnung aus dem CO-Vorgang
• Verkaufspreis= Verkaufspreis aus dem CO-Vorgang

In der Übersicht werden die erfassten Lizenzen angezeigt.

Hier kann nach Artikel, Hersteller, Kunde etc. gesucht (Fernglas-Suche) und gefiltert (Filterzeile Übersicht) werden.

Im Vorgang wird zunächst der Lizenzartikel als Position eingefügt. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf die Position, oder Karteikarte „Positionsverarbeitung) kann die Erfassungsmaske für die Lizenzdaten aufgerufen werden. Dies wird analog zur Maschinen-Reservierung, über Identartikel reservieren vorgenommen.

Über die Erfassungsmaske können für die ausgewählte Position die vorhandenen Lizenzen ausgewählt werden.

Die Rechnung wird nur gedruckt, wenn die oben genannten Lizenzdaten erfasst sind.

Im Modul Vertragsarten muss für die jeweilige Vertragsart das Kennzeichen „Lizenzverwaltung“ gesetzt werden. Wird nur der Haken Lizenzverwaltung aktiviert, so wird im Vertrag die Karteikarte der Erlöse (Wartung, Miete und Klick) ausgeblendet. Sollte es notwendig sein, dann kann jedoch auch eine parallele Erfassung von klassischen Erlösen, Kontingenten und Lizenzen erfolgen.

Der Lizenz-Vertrag wird im Modul Verträge, mit der entsprechenden Vertragsart angelegt. Vorbelegte Standardwerte werden aus der Vertragsart übernommen. Die weitere Anlage erfolgt analog der normalen Vertragsanlage.

Im Vertrag, unter Rechnungsempfänger/Optionen werden die Einstellungen für die Lizenzabrechnung vorgenommen (analog Pauschalen und Klicks).