Dokumentenarten

Jedes Dokument in Concept Office besitzt eine zugrundeliegende Dokumentenart (Modul Dokumentenarten / Weitere Stammdaten). Diese werden hier gepflegt. Die gebräuchlichsten und von CO verwendeten Dokumentenarten sind schon vorhanden, unter anderem:

• Brief
• eMail
• Fax
• Serienbrief
• Zeichnung

Durch klicken auf Neu wird das Feld Dokumentenart zur Eingabe freigegeben. Ein maximal 20 Zeichen langer Name kann nun eingegeben werden. Zur Auswahl wird das Feld Bezeichnung, dessen Inhalt bis zu 255 Zeichen erlaubt, angeboten.

Freischaltung für bestimmte Dokumentenarten:

• Zeichnungsverwaltung freischalten
• Am Kontakt anzeigen
• Im Portal anzeigen möglich (damit wird die Dokumentenart als Portalrecht für Downloads angeboten)

Ab CO Version 8.4621.xx ist es möglich die Dokumentenarten über einen Haken als aktiv oder inaktiv zu kennzeichnen.

Inaktive Dokumentenarten werden in den Auswahllisten am Ende angezeigt und zusätzlich mit dem Hinweis versehen, dass diese Dokumentenart inaktiv ist. Zudem ist es nicht möglich, neue Einträge mit einer inaktiven Dokumentenart anzulegen. Dokumente mit inaktiven Dokumentenarten werden ausgeblendet und sind ausschließlich in den Untermodulen ‚Weitere Dokumente‘ entsprechend gekennzeichnet sichtbar. Standardmäßig sind alle Dokumentenarten aktiv.

Beim Speichern eines Dokumentes stehen die Dokumentenarten in einem Auswahlfeld des Moduls Weitere Dokumente, welches in der Strukturansicht unter Dokumente aufzufinden ist, zur Verfügung.

Bei der Löschung einer Dokumentenart wird den Dokumenten, denen diese Art zugeordnet war die Einstellung (keine Zuordnung) zugewiesen. Diese besitzt kein Zeichnungsverwaltung-Kennzeichen. In so einem Fall ist die Einsicht aller Einstellungen des betroffenen Dokumentes möglicherweise nicht mehr gegeben.