Zentralisierte E-Mail-Einstellungen

Es können für den Versand von unterschiedlichen Dokumenten per E-Mail verschiedene SMTP-Server und E-Mail Absender hinterlegt werden.

Alle betreffenden Mitarbeiter versenden vom selben E-Mail Account Zählerstandsabfragen.

Einstellungen

Rechteverwaltung

Zuerst müssen Sie dem entsprechenden Mitarbeiter oder der entsprechenden Gruppe das Recht für den neuen Dialog ‚E-Mail-Einstellungen‘ zuweisen.

SMTP-Server

Danach können die entsprechenden Mitarbeiter im Menü Administration unter dem Punkt E-Mail-Einstellungen SMTP-Server Daten hinterlegen.

Beim Update bzw. beim Einspielen des betroffenen Patches 7.0.xxx werden die Daten aus dem Mandanten und dem Konfigurationsmanager übernommen, die an dem Mitarbeiter eingetragen sind, der das Patch einspielt. Wir empfehlen das Einspielen durch den Administrator und damit die Übernahme der Administratoreinstellungen und die anschließende Prüfung der Daten.

Email-Einstellungen

Die hier hinterlegten Serverdaten und Absenderadressen können Sie dann im Reiter ‚E-Mail-Einstellungen‘ für verschiedene Verwendungszwecke zuweisen, so dass die gleichen Einstellungen für den Versand von unterschiedlichen Dokumenten verwendet werden können. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, zu konfigurieren, ob die Vorlaufmaske angezeigt wird, in welchem Format die Mail zu versenden ist und ob dies sofort erfolgen soll.

Nur über Outlook ist es möglich NICHT sofort zu versenden.

Bei den Einstellungen im vorliegenden Beispiel würde nun eine Rechnung eines Bürobedarfvorgangs über Outlook per Mail versendet, eine Rechnung eines Büromöbelvorganges mit den Einstellungen, die ehemals im Mandant hinterlegt waren. Würden keine spezifischen Daten gefunden, also hier zum Beispiel für Angebote, dann erfolgt der Versand mit den Daten, die aus dem Konfigmanager übernommen wurden.

Achtung: hierdurch entfallen die Versendeoptionen aus dem Konfigurationsmanager und die Konfigurationen „241 – Aufruf E-Mail-Client aus Vorgängen“, „245 – Aufruf E-Mail-Client aus Vorgängen nur Rechnungsdokumente“‚ „330 – abweichender E-Mail-Absender bei Rechnungsversand“, „1054 – Aufruf E-Mail-Client außer Vorgängen“

Konfigurationsmanager, Email