Ablauf und Einstellungen für den elektronischen Belegabgleich der Lieferantenrechnungen

Um den elektronischen Rechnungsabgleich der Lieferantenbelege in Concept Office nutzen zu können, müssen entsprechende Einstellungen im Vorfeld getroffen werden. Ziel ist ein automatisierter Abgleich auf Belegebene gegen die vorhandenen Informationen der Bestellung abzugleichen und bei positiver Prüfung durch die Software eine automatische Übergabe der Belege an die angebundene Buchhaltungssoftware vorzunehmen.

• KF146 = Abweichung des Rechnungsbetrages bei Rechnungseingangsprüfung erlauben
• KF567 = Abweichung des Betrages beim Einlesen von Lieferantenauftragsbestätigungen und -rechnungen auf Positionsebene erlauben
• KF370 = Vorhandensein einer Frachtposition lieferanten- und bestellungsabhängig prüfen
• KF381 = Mengen der internen Fracht/Porto automatisch gemäß Auftragsstatus setzen

Lieferantenrechnungen: Neuerungen in CO8.0

Der Abruf wird über die EDI-Schnittstelle ‚Lieferantenrechnungen_einlesen‘ konfiguriert und kann zeitgesteuert über die Windowsaufgabenplanung automatisiert werden.

Damit die Prüfung der Belege so reibungslos wie möglich vorgenommen werden kann, gilt es die Qualität der importierten Belege je Lieferant unter die Lupe zu nehmen.

Im ersten Step muss definiert werden, ob uns der Beleg Positionsinformationen mit gibt. Nur dann kann eine saubere Prüfung auf Positionsebene bezüglich Artikelnummer, Menge und Preis durchgeführt werden.

Erhalten Sie im Fehlertext die Information, dass keine Positionsdaten vorhanden sind, so empfehlen wir die Prüfung der Rechnungsbelege dieses Lieferanten auf Kopfebene vorzunehmen (wertmäßige Prüfung des Rechnungswertes gegen den Bestellwert).

Sollten Sie die Prüfung der Rechnungsbelege zu einem bestimmten Lieferanten gänzlich ausschließen wollen, so können Sie dies mit einer Verarbeitungssperre hinterlegen.

Beim Import der Rechnungsbelege kann definiert werden, ob eine automatische Übergabe an die Buchhaltung erfolgen soll, wenn die Prüfung des Beleges korrekt (grüner Haken) ist. Wird keine automatische Übergabe vorgenommen, so kann dies durch den Benutzer manuell auf Belegebene oder aus der Übersicht aller Belege mit dem Button ‚Freigegeben für Fibu‘ erfolgen.

Hinweis:

Wird in der Buchhaltung die Summe des ZRA-Laufes geprüft, so empfiehlt sich die Belegübergabe erst vorzunehmen, wenn die ZRA-Nummer am Beleg zugeordnet wurde. Um zu verhindern, dass ein Beleg ohne ZRA-Zuordnung übergeben werden kann, muss für den Lieferanten die Einstellung Sammelbuchung (Modul Firmen/Reiter Lieferanten) angegeben werden.

Die bereitgestellten Belege (Eingangsrechnungen) können nun aus dem Modul Fibuschnittstelle (RA) in Concept Office an die Buchhaltung übergeben werden: