Um den elektronischen Rechnungsabgleich der Lieferantenbelege in Concept Office nutzen zu können, müssen entsprechende Einstellungen im Vorfeld getroffen werden. Ziel ist ein automatisierter Abgleich auf Belegebene, gegen die vorhandenen Informationen der Bestellung, abzugleichen und bei positiver Prüfung durch die Software eine automatische Übergabe der Belege an die angebundene Buchhaltungssoftware vorzunehmen.

Damit die Belege den Lieferanten zugeordnet werden können, muss die Betriebsnummer im Firmenstamm hinterlegt werden.

Damit die Prüfung der Belege so reibungslos wie möglich vorgenommen werden kann, gilt es die Qualität der importierten Belege je Lieferant unter die Lupe zu nehmen.

Im ersten Step muss definiert werden, ob uns der Beleg Positionsinformationen mit gibt. Nur dann kann eine saubere Prüfung auf Positionsebene bezüglich Artikelnummer, Menge und Preis durchgeführt werden.

Erhalten Sie im Fehlertext die Information, dass keine Positionsdaten vorhanden sind, so empfehlen wir die Prüfung der Rechnungsbelege dieses Lieferanten auf Kopfebene vorzunehmen (wertmäßige Prüfung des Rechnungswertes gegen den Bestellwert).

Sollten Sie die Prüfung der Rechnungsbelege zu einem bestimmten Lieferanten gänzlich ausschließen wollen, so können Sie dies mit einer Verarbeitungssperre hinterlegen.

Um die automatische Anlage der Frachtgebühren im System vornehmen zu können, muss ein Frachtartikel für die Anlage im System hinterlegt/angelegt werden. Dieser wird einkaufsseitig für alle Lieferanten im Delkredere verwendet und automatisiert in den Belegen und der Bestellung zugefügt.

Wird der Artikel „Frachtkosten“ genannt, erkennt Concept Office automatisch den Frachtartikel. Ist bereits ein Artikel im System vorhanden, so kann dieser in der Office.dat (Zentrales CO-Verszeichnis\Sysdata\office.dat) hinterlegt werden:

REFrachtArtikel=

In diesem Prozess gibt es nur einen Frachtkostenartikel, welcher stellvertretend für alle Lieferanten aus dem Delkredere verwendet wird. Die Lieferanten werden im Einkaufsreiter am Frachtkostenartikel zugeordnet.

• KF146 = Abweichung des Rechnungsbetrages bei Rechnungseingangsprüfung erlauben
• KF567 = Abweichung des Betrages beim Einlesen von Lieferantenauftragsbestätigungen und -rechnungen auf Positionsebene erlauben
• KF370 = Vorhandensein einer Frachtposition lieferanten- und bestellungsabhängig prüfen
• KF381 = Mengen der internen Fracht/Porto automatisch gemäß Auftragsstatus setzen

Lieferantenrechnungen: Neuerungen in CO8.0

Der Abruf wird über die EDI-Schnittstelle ‚Lieferantenrechnungen_einlesen‘ konfiguriert und kann zeitgesteuert über die Windowsaufgabenplanung automatisiert werden.

Bei der elektronischen Rechnungsprüfung können nur Einzelbelege (keine Sammelrechnung!) geprüft werden. Die importierten Belege werden als Datensätze in die Übersicht geladen und können anhand der Belegnummer, Bestellnummer oder ZRA-Nummer gefiltert werden. Zudem lässt die Selektion in der Hauptauswahl eine Einschränkung der Belege anhand des Zeitraums, der Filiale oder des Geschäftsbereiches einschränken.

Spalte Prüfstatus:

Diese Spalte dient als erster Indikator, ob der Beleg inhaltlich mit der Bestellung übereinstimmt (grüner Haken) oder Abweichungen erkannt wurden (gelbes Warndreieck).

Vorgehen „grüner Haken“: → Der Beleg kann in die Fibu übergeben werden. Beim Import kann über die Lieferantenrechnungen.ini definiert werden, ob ein erfolgreich geprüfter Beleg automatisch an die Fibu bereitgestellt wird (= grüner Haken Fibu Status). Ist keine automatische Übergabe definiert (Schalter ‚NurEinlesen=1‘), so müssen die Belege manuell über die Modulfunktion „Freigegeben für Fibu“ gesetzt werden.

Spalte Status:

Diese gibt an, in welchen Verarbeitungsstatus der Beleg einzuordnen ist.

Importiert = Der Datensatz wurde im Modul eingelesen, keine weitere Verarbeitung bisher.

Freigegeben für Fibu = Der Datensatz wurde automatisch oder manuell über den Button ‚Freigeben für Fibu‘ als Datensatz an die Buchhaltung bereitgestellt.

Extern gebucht = Der Beleg wurde beim Import als bereits übergeben erkannt ( bereits manuell im Modul Rechnungseingang übergeben worden).

Warte auf ZR-Nummer = Am Lieferanten ist die Kennung ‚Sammelbuchung‘ aktiv, welche eine Übergabe der Belege nur zulässt, wenn die ZRA-Nummer vorhanden ist.

Manuell gebucht = Dieser Status kann manuell gesetzt werden und hat keine feste Programmlogik (interne Nutzung).

Fibu Status-Spalte:

Diese sagt aus, wie der Beleg nach

Das Modul Lieferantenrechnungen prüft den elektronischen Beleg auf Übereinstimmung mit der vorliegenden Bestellung in folgenden Kriterien:

• Artikel
• Menge
• Preis
• Preiseinheit
• Gesamtwert

Beim Import der Rechnungsbelege kann definiert werden, ob eine automatische Übergabe an die Buchhaltung erfolgen soll, wenn die Prüfung des Beleges korrekt (grüner Haken) ist. Wird keine automatische Übergabe vorgenommen, so kann dies durch den Benutzer manuell auf Belegebene oder aus der Übersicht aller Belege mit dem Button ‚Freigegeben für Fibu‘ erfolgen.

Hinweis:

Wird in der Buchhaltung die Summe des ZRA-Laufes geprüft, so empfiehlt sich die Belegübergabe erst vorzunehmen, wenn die ZRA-Nummer am Beleg zugeordnet wurde. Um zu verhindern, dass ein Beleg ohne ZRA-Zuordnung übergeben werden kann, muss für den Lieferanten die Einstellung Sammelbuchung (Modul Firmen/Reiter Lieferanten) angegeben werden.

Die bereitgestellten Belege (Eingangsrechnungen) können nun aus dem Modul Fibuschnittstelle (RA) in Concept Office an die Buchhaltung übergeben werden: