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Tonerbestandsabfrage

Es gibt die Möglichkeit Tonerbestandsabfragen per Mail an die im Vertrag am zugehörigen Ansprechpartner hinterlegte Mail-Adresse zu versenden. Dafür müssen folgende Voraussetzungen eingerichtet werden:

Anlegen zweier Textbausteine:

Im Modul Textbausteine (TB) müssen zwei neue Textbausteine angelegt werden.

Achtung: unbedingt auf Korrekte Anlage der Textschlüssel achten!

Textbaustein 1:

Über diesen Textbaustein wird der Betreff der Email mit der Vertragsnummer gefüllt, die bei der Tonerstatistik ausgewählt wird.

Textschlüssel: bwBetreffToneranfrage

Text: Toneranfrage Vertragsnummer: #VertragsNummer#

Textbaustein 2:

Über diesen Textbaustein werden die Informationen der Tonerabfrage mithilfe der entsprechenden Platzhalter in den Mail-Text gezogen.

„Musterinfotext XY“ und „Musterfirma GmbH“ sind natürlich nach Belieben anzupassen.

Textschlüssel: bwToneranfrageMailHTML

Text:

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd">
<html>
  <head>
    <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=iso-8859-1">
    <title>Tonerabfrage</title>
    <style type="text/css">
      body { font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; }
      img { border: 0px; }
      .Stil1 { font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; }
      .kopf { }
      .logo { position: absolute; top: 20px; right: 20px; }
    </style>
  </head>
  <body>
    <p>Musterinfotext XY</p>

    <ul>
      <li>
        <strong>Maschine:</strong> #MM# 
        <strong>Bezeichnung:</strong> #MB# <br>
        <strong>Standort:</strong> #SN# #SR# #ST# <br>
        Anzahl (#ZB#):_________________<br><br>
      </li>
    </ul>

    <p>Musterfirma GmbH</p>
  </body>
</html>

Platzhalter:

#MM# Maschinennummer

#MB# Maschinenbezeichnung

#SN# Stellplatz (Adresse)

#SR# Straße des Stellplatzes (Adresse)

#ST# Stellplatz der Maschine

#ZB# Zählerbezeichnung

Maileinstellungen:

Im Modul E-Mail-Einstellungen (EE) sind in der Zeile mit der Dokumentenart „Zählerstände“ ein Mitarbeiter und der zu nutzende E-Mail-Client einzustellen.

Damit sind alle Vorbereitungen abgeschlossen und der E-Mail Versand kann angestoßen werden:

Im Modul Service-Statistiken (TS) ist auf der rechten Seite im Abschnitt „Reports“ unter Reports/Verträge der Eintrag „Abfrage von Tonerbeständen beim Kunden“ auszuwählen.

Anschließend sind unter dem Abschnitt „Allgemeine Auswahlbedingungen“ die gewünschten Einschränkungen anzupassen.

Im Abschnitt „Optionen“ können auch noch Einschränkungen getroffen werden. Wird hier das Häkchen bei „Mails sofort versenden“ gesetzt, werden die Mails per „Drucken“-Funktion losgeschickt. Andernfalls werden die Mails unter Entwürfen im jeweiligen Mail-Programm abgelegt.